PERAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM PENGAMBILAN

KEPUTUSAN ORGANISASI

PENDAHULUAN

SIM adalah suatu sistem formal tentang golongan, dan penyebaran informasi
kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi. Sistem yang telah maju tidak
hanya mengerjakan fungsi tata usaha akan tetapi juga memberikan bantuan
pengambilan keputusan kepada manajemen. Meskipun jarang terjadi, sistem
terprogramkan mampu memonitor dan mengarahkan operasi-operasi tertentu tanpa
bantuan manusia.
Data SIM terdiri atas data masukan, data operasi, data keluaran, dan sebuah
pengaturan umpan balik. Data ini dikirimkan dan diolah oleh suatu unit pengolahan
pusat (CPU) di dalam komputer. Arus informasi merupakan catatan secara terus
menerus tentang jumlah satuan informasi yang banyak sekali. Agar menjadi efektif,
maka SIM harus mendapat data sedekat-dekatnya dengan titik asalnya dan kemudian
menyalurkannya ke tempat-tempat pengolah informasi di mana data itu akan
digunakan.
Data masukan biasanya terdiri atas unsur-unsur seperti banyaknya bahan
mentah, tanggal penyerahan, harga produk, biaya tenaga kerja dan lainlain. Data
operasi meliputi unsur-unsur seperti angka produksi, biaya mesin, dan pekerjaan
dalam proses. Data keluaran mengandung informasi tentang unsur-unsur seperti
barang-barang potongan, tingkat inventaris akhir dan tanggal pengiriman. Data ini
disampaikan melalui saluran komunikasi ke unit pengolah yang dalam sistem
informasi yang kompleks terdiri atas komputer-komputer elektronik dan
perlengkapan-perlengkapan yang berhubungan. Unit masukan pencatat data pada
umurnnya terdiri atas pencatatan dengan tangan oleh orang-orang bila dikerjakan
secara manual, dan dalam beberapa hal pencatatan data di atas kartu berlubang
(punched card) atau pita berlubang (punched tape). Apabila data bergerak menuju ke
unit pengolah, maka data tersebut disusun menjadi bentuk-bentuk yang lebih berguna
dan menjadi masukan ke dalam proses perencanaan dan pemecahan masalah.
Pengaturan umpan tralik (feedback loop) terdiri atas saluran-saluran informasi
yang menyampaikan masukan yang telah diolah. operasi, dan data keluaran kepada

Created by ZAKY ALKAZAR NASUTION

langkah-langkah analisis dan keputusan sehingga rencana rencana dan standar-standar
dapat dinilai dan petunjuk-petunjuk kontrol dapat disampaikan ke bawah kepada
tingkat-tingkat operasi organisasi.
Komputer dirumuskan sebagai suatu perlengkapan elektronik yang mengolah
data, mampu menerima masukan dan keluaran, dan mempunyai sifat seperti
kecepatan yang tinggi, ketelitian dan kemampuan menyimpan instruksi-instruksi
untuk memecahkan masalah. Komputer dapat melaksanakan kebanyakan jenis
pengolahan informasi yang dapat dilaksanakan oleh manusia dengan lebih cepat dan
dengan kesalahan-kesalahany ang lebih sedikit. Komputer dapat membaca data dari
ratusan kartu berlubang dalam waktu yang sangat singkat; menyimpan jutaan sifat
atau angka untuk kemudian dapat diperoleh kembali seketika, melaksanakan
bermacam-macam perhitungan yang sangat sulit, menulis surat yang telah
diprogramkan, membuat gambar, kurva, grafik dan sebagainya. Komputer tidak dapat
memulai berpikir, membetulkan kesalahannya sendiri, atau melakukan pengolahan
yang sifatnya kreatif. Akan tetapi penemuan kesalahan yang sifatnya rutin dapat
diprogramkan ke dalam komputer sehingga komputer tersebut dapat memberi
peringatan kepada operatornya mengenai kesalahan-kesalahan yang sedang dibuat.
Kebanyakan komputer yang dipakai dalam SIM adalah komputer digital, yang
mengolah data dalam bentuk huruf atau angka yang berlainan, menggunakan "line
printer", mesin ketik (papan ketik), alat membuat lubang kartu atau alat pembuat
lubang pita kertas untuk membuat laporan-laporan atau formulir-formulir jenis
standar. Komputer analog dipergunakan untuk mengolah data yang sifatnya
terus menerus seperti suhu, tekanan udara, informasi mengenai permesinan, dan
produksi lainnya.

PERUMUSAN PERMASALAHAN
Dalam penulisan makalah ini, penulis mengangkat permasalahan-
permasalahan sebagai berikut:
1. Definisi pembuatan keputusan, jenis-jenis, tingkat pengambilan keputusan,
dan cara menganalisis keputusan dalam suatu organisasi.
2. Definisi SIM dan jenis-jenis SIM.
3. Bagaimanakah peranan SIM dalam pengambilan keputusan di dalam suatu
organisasi?

Created by ZAKY ALKAZAR NASUTION

PEMBAHASAN

1. DEFINISI PEMBUATAN KEPUTUSAN, JENIS-JENIS, TINGKAT

PENGAMBILAN KEPUTUSAN DAN MENGANALISIS KEPUTUSAN

Salah satu kegiatan manajemen yang penting adalah memahami sistem

sepenuhnya untuk mengambil keputusan-keputusan yang tepat yang akan dapat
memperbaiki hasil sistem keseluruhan dalam batas-batas tertentu. Dengan demikian
pengambilan keputusan adalah suatu proses pemilihan dari berbagai alternatif
baik kualitatif maupun kuantitatif untuk mendapat suatu alternatif terbaik guna
menjawab masalah atau menyelesaikan konflik (pertentangan). Proses penurunan
suatu keputusan mengandung empat unsur :
(1) Model : Model menunjukkan gambaran suatu rnasalah secara kuantitatif
atau kualitatif .
(2) Kriteria: Kriteria yang dirumuskan menunjukkan tujuan dari keputusan
yang diamtril. Jika terdapat beberapa kriteria yang saling bertentangan, maka
pengambilan keputusan harus melalui kompromi (misalnya menambah jasa langganan
dan mengurangi persediaan, maka keputusan mana yang diambil perlu kompromi).
(3) Pembatas; Faktor-faktor tambahan yang perlu diperhatikan dalam
memecahkan masalah pengambilan keputusan. Misalnya dana yang kurang tersedia.
(4) Optimalisasi: Apabila masalah keputusan telah diuraikan dengan sejelas-
jelasnya (model), maka manajer menentukan apa yang diperlukan (kriteria) dan apa
yang diperbolehkan (pembatas). Pada keadaan ini pengambil keputusan siap untuk
memilih pemecahan yang terbaik atau yang optimum.

Jenis-Jenis Pengambilan Keputusan

Masalah dan konflik terdapat di mana-mana. Beberapa di antaranya bersifat

sederhana dan deterministik, sedangkan yang lain bersifat sangat kompleks dan
probabilistik serta dapat menimbulkan pengaruh yang besar. Pengambilan keputusan
dapat bersifat rutin dan memiliki struktur tertentu atau dapat juga bersifat sangat
kompleks dan tidak berstruktur. Terdapat dua jenis pengambilan keputusan, yaitu :
(1 ) Pengambilan keputusan terprogram.
(2) Pengambilan keputusan tidak terprogram.
Created by ZAKY ALKAZAR NASUTION
1. Pengambilan keputusan terprogram :
Jenis pengambilan keputusan ini.mengandung suatu respons otomatik
terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Masalah yang bersifat pengulangan dan rutin dapat diselesaikan dengan
pengambilan keputusan jenis ini. Tantangan yang besar bagi seorang analis
adalah mengetahui jenis-jenis keputusan ini dan memberikan atau
menyediakan metode-metode untuk melaksanakan pengambilan keputusan
yang terprogram di mana saja. Agar pengambilan keputusan harus
didefinisikan dan dinyatakan secara jelas. Bila hal ini dapat dilaksanakan,
pekerjaan selanjutnya hanyalah mengembangkan suatu algoritma untuk
membuat keputusan rutin dan otomatik.
Dalam kebanyakan organisasi terdapat kesempatan-kesempatan untuk
melaksanakan pengambilan keputusan terprogram karena banyak keputusan
diambil sesuai dengan prosedur pelaksanaan standar yang sifatnya rutin.
Akibat pelaksanaan pengambilan keputusan yang terprogram ini adalah
membebaskan manajemen untuk tugas-tugas yang lebih penting.

2. Pengambilan keputusan tidak terprogram:

menunjukkan proses yang berhubungan dengan masalah'masalah yang
tidak jelas. Dengan kata lain, pengambilan keputusan jenis ini meliputi proses-
proses pengambilan keputusan untuk menjawab masalah-masalah yang kurang
dapat didefinisikan. Masalah-masalah ini umumnya bersifat kompleks, hanya
sedikit parameter'parameter yang diketahui dan kebanyakan parameter yang
diketahui bersifat probabilistik. Untuk menjawab m'asalah ini diperlukan
seluruh bakat dan keahlian dari pengambilan keputusan, ditambah dengan
bantuan sistem infofmasi. Hal ini dimaksudkan untuk mendapatkan keputusan
tidak terprogram dengan baik. Perluasan fasilitas'fasilitas pabrik,
pengembangan produk baru, pengolahan dan pengiklanan kebijaksanaan-
kebijaksanaan, manajemen kepegawaian, dan perpaduan semuanya adalah
contoh masalah-masalah yang memerlukan keputusan-keputusan yang tidak
terprogram. Sangat banyak waktu yang dikorbankan oleh pegawai-pegawai
tinggi pemerintahan, pemimpin-pemimpin perusahaan, administrator sekolah
dan manajer organisasi lainnya dalam menjawab masalah dan mengatasi
Created by ZAKY ALKAZAR NASUTION
 konflik. Ukuran keberhasilan mereka dapat dihubungkan secara langsung
kepada mutu informasi yang mendasari tugas ini.
Pandangan terhadap pengambilan keputusan adalah bahwa proses ini
merupakan proses penggunaan informasi yang rasional, bukan proses yang
emosional, Dalam hal ini, kesukaran-kesukaran dalam pengambilan keputusan
dapat dikaitkan kepada:
(a) Informasi yang tidak cukup dan
(b) Maksud dan tujuan yang tidak dispesifikasikan secara jelas.
Pengambil keputusan mempunyai suatu cara untuk dapat memahami informasi
yang menentukan efisiensi pengolahan informasinya. Pengetahuan seseorang yang
lalu digabungkan dengan kecakapannya mengolah informasi akan menentukan
kesanggupannya untuk mengambil keputusan.

Tingkat-Tingkat Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan berkisar dari sangat rutin dan baku (terprogram)

sampai kompleks (tidak dapat diprogram). Untuk maksud klasifikasi, maka pada
dasarnya ada tiga tingkat pengambilan keputusan.
(1) Pengambilan keputusan tingkat strategis
Pengambilan keputusan strategis dicirikan oleh sejumlah besar ketidak pastian
dan berorientasi ke masa depan. Keputusan-keputusan ini menetapkan rencana jangka
panjang yang akan mempengaruhi keseluruhan organisasi. Pengambilan keputusan
tingkat strategis misalnya perluasan pabrik, penentuan produksi, penggabungan,
penggolongan, pengeluaran modal dan sebagainya. Secara singkat dapat dikatakan
bahwa strategi yang diputuskan itu berhubungan dengan perencanaan jangka panjang
dan meliputi penentuan tujuan, penentuan kebijaksanaan, pengorganisasian, dan
pencapaian keberhasilan organisasi secara keseluruhan.
(2) Pengambilan keputusan tingkat taktis.
Pengambilan keputusan taktis berhubungan dengan kegiatan jangka pendek
dan penentuan sumber daya untuk mencapai tujuan. Jenis pengambilan keputusan irfi
berhubungan dengan bidang-bidang seperti perumusan anggaran, analisis ariran dana,
penentuan tata ruang pabrik, masalah kepegawaian, perbaikan produksi serta
penelitian dan pengembangan. Bila pengambilan keputusan strategis sebagian besar
mengandung kegiatan perencanaan yang menyeluruh, pengambilan keputusan taktis
Created by ZAKY ALKAZAR NASUTION
memerlukan gabungan dari kegiatan perencanaan dan pengawasan. Jenis keputusan
ini memiliki potensi yang kecil untuk melaksanakan pengambilan keputusan
terprogram.. Untuk sebagian besar aturan-aturan keputusan dalam pengambilan
keputusan taktis tidak tersusun dan tidak dapat dipertanggungjawabkan terhadap
kebiasaan sehari-hari dan peraturan yang mengatur sendiri.
(3) Pengambilan keputusan tingkat teknis.
Pada tingkat teknis, standar-standar ditentukandan output bersifat
deterministik (sifatnya menentukan). Pengambilan keputusan teknis adalah suatu
proses yang dapat menjamin bahwa tugas-tugas spesifik dapat dilaksanakan dalam
cara efektif dan efisien. Tingkat ini lebih ditekankan pada fungsi pengawasan dan
sedikit sekali fungsi perencanaan. Pada tingkat ini pengambilan keputusan terprogram
dapat dilaksanakan. Contoh jenis pengambilan keputusan ini adalah penerimaan atau
penolakan kredit, pengendalian proses, penentuan waktu, penerimaan, pengiriman,
pengawasan inventaris dan penempatan karyawan.
Suatu tingkat pengambilan keputusan yang berlainan memerlukan jenis
informasi yang berbeda pula. Para analis harus menyadari jenis-jenis pengambilan
keputusan ini di dalam sistem informasi guna memenuhi keperluan yang berbeda-
beda, karena informasi yang akan dihasilkan tergantung kepada keperluan-
keperluan ini.
Perlu diperhatikan dan dipahami secara jelas bahwa dalam prakteknya di
antara berbagai golongan pangambilan keputusan ini sering batas-batasnya kabur dan
malahan sering tumpang tindih. Walaupun garis-garis pemisahnya tidak jelas atau
kabur, namun sebagai seorang analis harus menyadari akan adanya
jenisjenis pengambilan keputusan ini dan bagaimana sistem informasi dapat dirancang
untuk memenuhi kebutuhan yang berlainan, sebab informasi yang dihasilkan oleh
sistem informasi akan tergantung kepada kebutuhan-kebutuhan ini.
Dalam banyak organisasi, keputusan-keputusan strategis dan taktis lebih
banyak diambil berdasar intuisi, pengalaman dan kemampuan interpretasi, daripada
berdasar informasi dari sistem informasi formal.
Dalam lingkup manajemen usaha dan proyek, masalah yang muncul hampir
seluruhnya merupakan masalah yang usulan pemecahannya perlu
dipertanggungjawabkan, bahkan terkadang seluruh prosesnya perlu diungkapkan
untuk dapat diperiksa.
Hal ini menuntut penggunaan pendekatan yang bersifat formil. Sebagai
Created by ZAKY ALKAZAR NASUTION
contoh, keputusan suatu perusahaan untuk mengembangkan produk tidaklah dapat
dilaksanakan secara intuitif. Seluruh tahapan perlu dipaparkan untuk meyakinkan
pemegang saham, direksi, bagian teknik, bagian produksi dan pemasaran bahwa
produk baru tersebut dapat dibuat dan memang akan menguntungkan perusahaan.
Melalui pendekatan formal semacam ini, maka keputusan tidak saja dibuat akan tetapi
diungkapkan pada semua pihak yang berkepentingan, sebagai usaha utama untuk
meyakinkan pihak lain. Pendekatan formal ini membutuhkan sistematika yang jelas,
masuk akal, seluruh tahapannya mengikuti urutan yang benar dan kesimpulan akhir
merupakan hasil yang konsisten dari seluruh proses. Informasi yang disusun
secara teratur dan sistematik dan selalu diperbaharui maka ia akan merupakan sarana
pengambilan keputusan tidak lain merupakan usaha pentransformasian. Informasi ke
dalam bentuk usulan atau alternatif.
Inti dari sistem informasi manajemen adalah penyusunan informasi secara
teratur dan sistematik mengikuti struktur organisasi dan digunakan untuk mendukung
proses pengambilan keputusan manajemen. Dalam lingkup keputusan yang
bersifat rutin maka sistem informasi manajemen merupakan alat Bantu yang sangat
diperlukan karena informasi yang terolah dengan baik dapat memberi arah pada
keputusan yang baik tinggal menambahkan faktor pertimbangan yang perlu dihasilkan
oleh pengambil keputusan.
Satu langkah yang lebih kontemporer lagi, adalah dengan memasukkan
beberapa aspek dari mekanisme keputusan ke dalam sistem informasi manajemen
tersebut, sehingga pengambil keputusan pada dasarnya hanyalah tinggal memilih saja.

Analisis Keputusan:

Sebagian besar keputusan-keputusan yang dibuat dalam hidup kita ini adalah
berdasarkan intuisi. Kita mempertimbangkan pilihan-pilihan yang kita hadapi
berdasarkan informasi yang telah kita miliki dan sesuai dengan preferensi kita' untuk
kemudian dengan proses intuitif dapat menuju suatu tindakan yang mencerminkan
keputusan terbaik yang kita pilih.
Ciri utama intuisi yang amat mengganggu kita adalah kenyataan bahwa logika
dari intuisi tidak dapat ditelusuri secara rasional. Bila seorang Direktur perusahaan
mengambil keputusan berdasarkan intuisi, mungkin ia akan berkata, "saudara-
saudara sekalian, saya telah membaca semua laporan yang masuk dan setelah
Created by ZAKY ALKAZAR NASUTION
mempertimbangkannya masak-masak, saya kira sebaiknya kita bergabung dengan
Perusahaan X". Meskipun mungkin keputusan tersebut merupakan pemikiran yang
cemerlang, tetapi kita sama sekali tidak dapat mengevaluasinya. Tak ada jalan
atau alat analisis untuk memeriksa langkah demi langkah untuk menentukan apakah
keputusan tersebut merupakan suatu konsekuensi logis dari pilihan-pilihan, informasi
yang tersedia dan preferensi pengambil keputusan. Semuanya itu hanya berlangsung
dalam pikiran si pengambil keputusan saja dan tidak dapat menerangkan secara jelas
kepada orang lain. Dalam kehidupan modern, di mana saling ketergantungan antar
banyak unsur makin meningkat, maka makin pentinglah bagi seorang untuk dapat
menerangkan bagaimana ia dapat sampai pada suatu keputusan. Juga adalah hal yang
amat penting untuk dapat mengetahui bagaimana perubahan faktor-faktor yang
berpengaruh akan dapat mengakibatkan berubahnya keputusannya yang terdahulu.
Suatu proses pengambilan keputusan yang bukan berdasarkan intuisi, tetapi
berdasarkan tahapan-tahapan yang sistematik dalam analisis keputusan ini. Analisis
keputusan sebagai suatu prosedur untuk menganalisis suatu persoalan keputusan.
Prosedur ini pada dasarnya merupakan suatu cara untuk memastikan bahwa langkah-
langkah yang penting telah benar-benar dilakukan. Sehingga sebagai satu kesatuan
yang lengkap, hasil yang diperoleh dapat diyakini kebenarannya. Dari gambar diatas
dapat dilihat bahwa di dalam prosedur keputusan akan terdapat tiga tahapan utama,
yaitu
1) Tahap deterministik
Dalam tahap ini perubah-perubah (Variable-variable) yang mempengaruhi
keputusan perlu didefinisikan dan disalinghubungkan, perlu dilakukan penetapan
nilai, dan selanjutnya tingkat kepentingan perubah diukur tanpa terlebih
dahulu memperhatikan unsur ketidakpastiannya;
2) Tahap probabilistik
Ini merupakan tahap penetapan besarnya ketidakpastian yang melingkupi
perubah-perubah (variable-variable) yang penting dan menyatakannya dalam bentuk
suatu nilai. Dalam tahapan ini juga dilakukan penetapan preferensi atas risiko.
3) Tahap informasional
Intinya adalah meninjau hasil dari dua tahap yang terdahulu guna menentukan
nilai ekonomisnya bila kita ingin mengurangi ketidakpastian pada suatu perubah yang
dirasakan penting. Dengan demikian dari tahapan ini kita dapat menentukan apakah
masih diperlukan pengumpulan informasi tambahan untuk dapat mengurangi kadar
Created by ZAKY ALKAZAR NASUTION
ketidakpastian. Bila ternyata kita mendapatkan bahwa nilai informasi lebih kecil
dibandingkan dengan ongkos yang dikeluatkan, maka tak perlu kita mencari informasi
tambahan, sehingga hasil dari proses pertamalah yang kita jalankan.
Dalam hal yang sebaliknya, informasi baru yang diperoleh mungkin saja akan
mengubah model dan nilai kemungkinan untuk perubah-perubah yang penting, dan
jelas ini akan mengakibatkan bahwa ketiga langkah tersebut harus diulangi kembali.
Prosedur ini dapat diterapkan pada berbagai situasi keputusan seperti pada masalah
komersial, yaitu dalam memperkenalkan produk baru atau memperbaharui disain
produk lama, dalam bidang militer, untuk pengadaan senjata baru atau menentukan
sistem pertahanan yang terbaik dalam menghadapi musuh; juga dalam bidang medis,
untuk menentukan prosedur perawatan pasien; dan tak lupa pula dalam masalah
sosial, yaitu untuk pengaturan dan pelaksanaan pengadaan fasilitas umum; dan
terakhir dalam persoalan pribadi, misalnya dalam pemilihan mobil baru, rumah,
pekerjaan yang sesuai atau segala situasi keputusan lainnya dimana dapat diteraphan
proses analisis yang logis.

2. DEFINISI SIM DAN JENIS SIM.

Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung
pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian:
1. Transaction Processing Systems (TPS)
TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk
memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan
inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi
bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat
dilihat atau digunakan oleh manajer.

2. Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS)

OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data,
yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis
Created by ZAKY ALKAZAR NASUTION
informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya
dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan
organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek OAS seperti word
processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail,
email dan video conferencing.
KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan
doktor dengan membantu menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka
mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.

3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)

SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas
organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat
keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan,
dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah
terkomputerisasi (basis data).

4. Decision Support Systems (DSS)

DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai
sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung
pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap
wewenang eksklusif pembuat keputusan.

5. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI)

AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara
cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan
menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan
logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk
menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli
(juga disebut knowledge-based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan
pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu
organisasi. Berbeda dengan DSS, DSS meningalkan keputusan terakhir bagi pembuat
keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah
khusus. Komponen dasar sistem ahli adalah knowledge-base yaikni suatu mesin
interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan
Created by ZAKY ALKAZAR NASUTION
pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan anatarmuka pengguna.

6. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support

Collaborative Work Systems (CSCW)
Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-
terstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision support systems membuat suatu
solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan
masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan
skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung
perangkat lunak yang disebut dengan “groupware” untuk kolaborasi tim melalui
komputer yang terhubung dengan jaringan.

7. Executive Support Systems (ESS)

ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS
membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan
menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa
diakses seperti kantor.

3. PERAN SIM PADA PENGAMBILAN KEPUTUSAN:

Dukungan sistem informasi manajemen pada pembuatan keputusan dalam

suatu organisasi dapat diuraikan menurut tiga tahapan, proses pembuatan keputusan,
yaitu pemahaman, perancangan (design), dan pemilihan. Dukungan SIM biasanya
melibatkan pengolahan, file komputer maupun non komputer.
Pada tahap pemahaman hubungannya dengan SIM adalah pada proses
penyelidikan yang meliputi pemeriksaan data baik dengan cara yang telah ditentukan
maupun dengan cara khusus. SIM harus memberikan kedua cara tersebut. Sistem
Informasi sendiri harus meneliti semua data dan mengajukan permintaan untuk diuji
mengenai situasi-situasi yang jelas menuntut perhatian. Baik SIM maupun organisasi
harus menyediakan saluran komunikasi untuk masalah-masalah yang diketahui
dengan jelas agar disampaikan kepada organisasi tingkat atas sehingga masalah-
masalah tersebut dapat ditangani. Pada tahap ini juga perlu ditetapkan kemungkinan-
kemungkinannya. Dukungan SIM memerlukan suatu data base dengan data
masyarakat, saingan dan intern ditambah metode untuk penelusuran dan penemuan
Created by ZAKY ALKAZAR NASUTION
masalah-masalah.
Pada tahap perancangan (design), kaitannya dengan SIM adalah membuat
model-model keputusan untuk diolah berdasarkan data yang ada serta memprakarsai
pemecahan-pemecahan alternatif. Model-model yang tersedia harus membantu
menganalisis alternatif-altematif. Dukungan SIM terdiri dari perangkat lunak
statistika serta perangkat lunak pembuatan model lainnya. Hal ini melibatkan
pendekatan terstruktur, manipulasi model, dan sistem pencarian kembali data base.
Pada tahap pemilihan, SIM menjadi paling efektif apabila hasil-hasil
perancangan disajikan dalam suatu bentuk yang mendorong pengambilan keputusan.
Apabila telah dilakukan pemilihan, maka peranan SIM berubah menjadi pengumpulan
data untuk umpan balik dan penilaian kemudian.
Dukungan SIM pada tahap pemilihan adalah memilih berbagai model
keputusan melakukan analisis kepekaan (analisis sensitivitas) serta menentukan
prosedur pemilihan. Dukungan SIM untuk pembuatan keputusan terdiri dari suatu
database yang lengkap, kemampuan pencarian kembali database, perangkat lunak
statistika dan analitik liainnya, serta suatu dasar model yang berisi perangkat lunak
pembuatan model-model keputusan.
Pada dasarnya peranan SIM tersebut pada proses pemahaman, .yang
menyangkut penelitian lingkungan untuk kondisi-kondisi yang memerlukan
keputusan. Istilah pemahaman di sini mempunyai arti sama dengan pengenalan
masalah. Kemudian pada proses perancangan serta pada prosed pemilihan.
Sering orang menyatakan bahwa komputer akan mengambil keputusan, ini
merupakan suatu pemyataan yang salah kaprah dan tidak mengetahui letak peranan
komputer serta bagaimana suatu proses pengambilan keputusan dilakukan. Keputusan
sebenarnya hanya dapat diambil atau dilakukan oleh manusia.
Oleh karena itu, manusia pengambil keputusan harus selalu menjadi bagian
dari suatu pemilihan. Suatu algoritma keputusan, suatu aturan keputusan atau suatu
program komputer hanya membantu dengan memberikan dasar untuk suatu
keputusan, akan tetapi pemilihan keputusan dilakukan oleh seorang manusia.
Pernyataan komputer mengambil keputusan pada umumnya didasarkan atas anggapan
bahwa beberapa keputusan dapat diprogramkan, sedangkan keputusan-
keputusan yang lain tidak. Hal ini mengingatkan bahwa klasifikasi tentang keputusan
terprogram dan tidak terprogram sangat penting untuk perancangan SIM. Ada suatu
kecenderungan di antara para perancang SIM untuk beranggapan, bahwa suatu
Created by ZAKY ALKAZAR NASUTION
database (pusat data) saja akan banyak memperbaiki pengambilan keputusan.
Pandangan demikian sebenarnya telah mengabaikan akan adanya tiga unsur dalam
pengambilan keputusan yang berperan penting, yaitu; data, model atau prosedur
keputusan, dan pengambil keputusan, itu sendiri. Oleh karena itu
pengambilan keputusan dapat diperbaiki dengan data yang lebih baik, model
keputusan yang lebih baik, atau pengambil keputusan yang lebih baik (lebih terlatih,
lebih banyak pengalaman, dan sebagainya).
Pada dasarnya, suatu sistem informasi memiliki sifat yang hampir sama
dengan sistem produksi yang mengkonversikan bahan baku menjadi produk yang
mungkin langsung digunakan oleh konsumen atau menjadi bahan baku untuk fase
konversi berikutnya. Sistem informasi mengkonversi data kasar menjadi suatu laporan
yang dapat dipakai atau menjadi input untuk proses lanjutan.
Banyak manajemen yang tidak puas dengan sistem informasi mereka dan
secara tajam langsung menyalahkan sistem komputer. Tiga alasan yang dapat
menimbulkan hal ini adalah:
(a) Besarnya harapan yang tidak terpenuhi.
(b) Tidak tepatnya analisis sistem
(c) Sindroma komputer yaitu anggapan bahwa komputer mampu
menanggulangi segala kelemahan manajemen.
Komputer hanya dapat dimanfaatkan bila telah dianalisis berdasarkan
perbandingan biaya dengan efektifitasnya dan digunakan secara layak. Keunggulan
komputer sebagai suatu alat terletak di dalam kemampuannya mengolah data yang
banyak dan kompleks serta melakukan perhiturgan-perhitungan yang rumit dalam
waktu yang singkat.
Hal lain yang tidak kalah pentingnya adalah kemauan orang-orang di dalam
manajemen untuk bersikap terbuka dalam menyampaikan masalah-masalah yang
ingin dibantu pemecahannya dengan menggunakan komputer.

PENUTUP

Created by ZAKY ALKAZAR NASUTION

 Sebuah organisasi, apalagi organisasi yang besar yang memiliki jaringan
transaksi yang cukup besar, sangat membutuhkan tersedianya informasi. Selain itu
adanya departemenisasi dalam suatu organisasi, kebutuhan informasi bukan
merupakan persoalan yang sederhana. Kebutuhan informasi bukan hanya berkaitan
dengan relasi di luar organisasi, tetapi juga berkaitan dengan personil yang ada pada
departemen dalam organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu diperlukan
koordinasi dan komunikasi yang sistematik.
Semakin kompleksnya kegiatan dan berkembangnya unit/satuan/departemen
yang ada dalam suatu organisasi, semakin mempersulit koordinasi dan komunikasi
apabila tidak diciptakan suatu sistem. Apabila hal itu terjadi, maka akan menimbulkan
kesulitan dalam pengambilan keputusan.

Created by ZAKY ALKAZAR NASUTION