2011

PT BINTARO EDAR

Disusun oleh: 1. Nuning Tri Haryati 2. Nurachman Tri Setyaji 3. Pandapotan Mika Hasiholan 4. Randika Putra Metly Kelas : 2Y Akuntansi (24) (25) (26) (27)

SISTEM PROSEDUR
UNIT UNIT TERKAIT, RANCANGAN DOKUMEN

KATA PENGANTAR

Puji syukur yang dalam kami sampaikan kehadirat Tuhan Yang Maha Pemurah, karena berkat kemurahanNya makalah ini dapat kami selesaikan tepat waktu dan sesuai yang kami harapkan.Dalam makalah ini kami membahas “Sistem Informasi Akuntansi Dealer Motor”. Makalah ini dibuat dalam rangka memperdalam pemahaman mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi yang sangat diperlukan dan menunjang dalam profesi akuntansi. penulis berharap makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca. Dalam menyelesaikan makalah ini, penulis juga mendapat bantuan moril dan materi dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini para penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :   Iqbal Islami M.B.A, selaku dosen mata kuliah “System Informasi Akuntansi” Para Orang Tua Penulis yang telah memberikan dukungan moral, materil dan doa kepada kani semua Demikian makalah ini kami buat, semoga bermanfaat,

Bintaro, 10 Februari 2011 Tim Penyusun

PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR

2

BAB I UNIT-UNIT YANG TERKAIT

1. Bagan Struktur Organisasi

STUKTUR ORGANISASI PT BINTARO EDAR

Pimpinan Manager Umum Bagian Adm Umum Bagian Penjualan Salesman Bagian Penagihan Bagian Pengiriman Bagian Suku Cadang Bagian Gudang Bagian Adm Suku Cadang
Bagian Perbaikan dan Perawatan

Bagian Keamanan Satpam

Bagian Keuangan Bagian Penerimaan Bagian Pengeluaran

Bagian Personalia

Internal Bagian Akuntansi Bagian Pembelian Eksternal

Frontman

Mekanik

PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR

3

Pimpinan Pimpinan adalah pemimpin perusahaan sekaligus pemilik perusahaan. Tugas seorang pimpinan PT Bintaro Edar adalah sebagai berikut:      Bertanggung jawab atas keseluruhan kegiatan perusahaan, baik yang intern maupun ekstern perusahaan. Menentukan kebijakan yang diambil perusahaan. Menentukan jumlah personil perusahaan. Menentukan jumlah pengadaan sepeda motor dan suku cadangnya. Mengadakan pengawasan kepada semua bagian yang ada di organisasi.

Manajer Umum Manajer umum adalah manajer yang membawahi semua bagian. Tugas seorang manajer umum PT Bintaro edar adalah sebagai berikut:     Sebagai pengganti pimpinan saat pimpinan tidak ada. Bertanggung jawab terhadap operasional perusahaan setiap hari. Sebagai penasehat perusahaan. Mengotorisasi penerimaan kiriman barang dari main dealer.

Bagian Keuangan Manajer keuangan secara umum bertugas sebagai berikut:    Mengadakan pengawasan terhadap transaksi penjualan dan perputaran keuangan perusahaan. Mengadakan pemeriksaan nota keuangan yang keluar masuk setiap hari, baik berupa tagihan, kuitansi dan sebagainya. Menangani pengaturan pembayaran gaji karyawan. Bagian Keuangan terdiri dari 2 bagian yaitu: 1. Bagian penerimaan  Menerima pembayaran dari pelanggan atas pembelian motor  Menerima pembayaran dari pelanggan atas pembelian suku cadang  Menerima pembayaran dari pelanggan atas jasa perawatan  Menghitung uang yang diterima sesuai dengan harga persetujuan 2. Bagian pengeluaran  Melakukan pembayaran atas pembelian inventory dan perlengkapan kantor lain oleh perusahaan.  Mengawasi dan mengatur pengeluaran uang perusahaan
PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 4

 Mencari langganan baru dan memperluas daerah pemasaran. 4. Salesman Salesman atau tenaga penjualan bertugas sebagai berikut:  Mengusahakan penjualan dan kontak dengan calon pembeli.  Mencatat segala keluhan dari pembeli untuk disampaikan kepada atasan. Bagian penjualan Bagian penjualan membawahi : 1. Administrasi Internal  Menangani administrasi stock barang dan penjualan. Administrasi Eksternal  Bertugas dalam pengurusan faktur sepeda motor.  Menyiapkan laporan keuangan perusahaan.  Mengurus perpanjangan STNK.  Menghitung denda keterlambatan pembayaran. plat nomor kendaraan dan BPKB.  Memeriksa dan menghitung penjualan kredit yang harus diselesaikan pembeli  Menangani penerimaan dan pengeluaran surat 2. 3. Bagian pembelian  Menerima purchase requisition dari bagian gudang  Mencocokkan data inventory di gudang dengan data inventory di database  Melakukan pembelian motor dan suku cadang dari main dealer.  Menangani administrasi penjualan baik secara tunai maupun kredit.  Mengurus surat-surat kendaraan ke polantas.  Mengupdate utang usaha dan piutang usaha. PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 5 . Menerima dan mencatat semua transaksi yang terjadi dalam perusahaan.  Membina hubungan baik dengan pembeli dan calon pembeli. Bagian Akuntansi  Menangani masalah pembukuan.  Mengambil dan menyerahkan STNK.Bagian Administrasi Umum 1.  Membuat laporan kunjungan dan penjualan secara teratur. dengan diotorisasi oleh kepala bagian  Membuat surat pemesanan (purchase order).  Membuat kartu persediaan.

 Membuat work order kepada mekanik untuk memperbaiki kerusakan pada sepeda motor sesuai dengan order kerja. Bagian gudang  Bertanggung jawab pada keamanan barang yang ada di gudang.  Mengurus segala hal yang berhubungan dengan penagihan piutang pelanggan. Bagian Penagihan  Mengeluarkan surat penagihan piutang yang dikirimkan pada pelanggan. 8. Cuci motor dang ganti oli  Mencuci motor pelanggan sesuai work order.  Mendistribusikan pembagian tugas kerja kepada mekanik. Frontman  Menerima dan mencatat keluhan atas kerusakan yang dialami pemilik kendaraan. PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 6 . Bagian suku cadang Bagian ini terbagi dua yaitu administrasi suku cadang dan bagian gudang 4. Bagian perbaikan dan perawatan Bagian ini terbagi dua bagian 6. Bagian pengiriman  Menerima perintah pengiriman (delievery order)  Melakukan pengiriman barang ke tempat tujuan 3.  Menyerahkan kendaraan yang telah selesai diperbaiki ke pemilik.  Mencatat penerimaan dan pengeluaran barng yang ada di gudang  Mengambil dan mengeluarkan barang yang ada di gudang untuk keperluan gudang dan penjualan secara langsung. Administrasi suku cadang  Menangani administrasi penjualan suku cadang  Mencatat keluar masuknya barang yang ada di gudang  Memeriksa kartu persediaan dengan keadaan barang yang sebenarnya di gudang  Membuat laporan bulanan penjualan suku cadang dan jasa service 5.  Mengganti oli motor pelanggan sesuai work order. Mekanik  Memperbaiki kerusakan yang ada pada kendaraan sesuai dengan work order.  Menguji coba motor yang sudah diperbaiki. 7.  Menguji coba kendaraan yang telah selesai diperbaiki.2.

Bagian keamanan Bagian ini mempunyai tugas sebagai berikut:   Bertugas menjaga keamanan dalam lingkungan perusahaan. Bagian Personalia Tugas Bagian Personalia antara lain:       Merekrut karyawan baru Memeriksa absensi karyawan Memberikan Pelatihan Mengawasi kerja karyawan Mengevaluasi kinerja karyawan Memberikan gaji tiap bulan dan bonus PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 7 . Bertugas mengatur kendaraan yang keluar masuk.

PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 8 .

PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 9 .

PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 10 .

PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 11 .

PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 12 .

PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 13 .

 Melampirkan data keuangan.  Melampirkan surat persetujuan suami istri. Selain syarat-syarat kredit di atas yang harus dipenuhi. maka akan diberikan peringatan kedua melalui surat teguran. oleh karena itu ditentukan syaratsyarat sebagai berikut : 1.  Menunjukann surat kuasa dan persetujuan dari komisaris/direktur.000 rupiah.  Melampirkan surat NPWP. rekening Koran dan rekening listrik 3 bulan terakhir. rekening koran tiga bulan terakhir dan neraca rugi/laba. PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 14 . Sistem penjualan secara kredit Dalam sistem penjualan secara tunai perusahaan memberikan kebijakan harga yang telah didiscount sebesar kebijakan dari perusahaan. Kebanyakan transaksi dari PT Bintaro Edar adalah kredit. Atas nama badan usaha  Melampirkan fotocopy KTP direktur/ komisaris yang masih berlaku. Sistem penjualan secara tunai.  Melampirkan fotocopy kartu keluarga.  Kredit juga dapat dilakukan melalui bank atau perusahaan. Atas nama perseorangan-karyawan/wiraswasta  Melampirkan fotocopy KTP (suami/istri) yang masih berlaku.  Melampirkan NPWP perusahaan. PT Bintaro Edar menggunakan 2 sistem penjualan yaitu.  Melampirkan data keuangan. maka akan diberikan peringatan pertama melalui surat teguran.  Kredit dapat dilakukan melalui leasing yaitu Adira Finance. 2. 2) Jika terlambat membayar angsuran kredit selama dua bulan berturut-turut.  Jangka waktu kredit 1 tahun sampai 3 tahun.BAB II SISTEM DAN PROSEDUR Sistem penjualan PT Bintaro Edar Dalam sistem penjualan. 2.  Melampirkan SIUP dan akte pendirian perubahan serta perubahannya. Apabila ada pelanggaran terhadap ketentuan-ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan. akan dikenakan sanksi sebagai berikut: 1) Jika terlambat membayar angsuran kredit selama satu bulan. Dalam sistem penjualan secara kredit perusahaan menentukan kebijakan sebagai berikut:  Uang muka sebesar 500. pemohon juga harus mematuhi peraturan perkreditan lain yang ditetapkan perusahaan. 1.

4) Jika terlambat membayar angsuran kredit atau tidak membayar angsuran kredit selama tiga bulan berturut-turut. salesperson memberikan formulir pemesanan motor dan meminta pelanggan untuk mengisinya. file piutang usaha yang akan diupdate. Bagian akuntansi setelah menerima delivery order. Apabila pelanggan memilih membeli secara kredit. rangkap satu diserahkan ke bagian pengiriman. maka minta pelanggan untuk memenuhi syarat-syarat kredit yang ditentukan paling lambat sebelum motor dikirimkan . bagian keuangan. 2. Setelah syarat syarat sesuai ketentuan terpenuhi. 5. Bagian penjualan nantinya akan mencetak delivery order. bagian administrasi menginput data ke file penjualan.3) Keterlambatan membayar angsuran kredit akan dikenakan denda sesuai dengan peraturan yang berlaku. PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 15 . 8. bagian penjualan. satu lembar diberikan kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran dan satu lembar yang lain disimpan menurut tanggal. Saat ada pesanan. Apabila pelanggan setuju untuk membeli motor sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3. Apabila pelanggan membayar dengan cara kredit. Bagian pengiriman setelah menerima delivery order akan mengirimkan barang kepada pelanggan. bagian gudang. 1. formulir pemesanan dibuat dua rangkap. Bagian administrasi penjualan lalu memeriksa persediaan di database. Bagian gudang bertugas secara berkala memeriksa kartu persediaan dan persediaan secara fisik. akan mnginput nomor delivery order ke dalam database dan mencetak tagihannya. Bagian penerimaan akan mencetak invoice dan melakukan transaksi pembayaran dengan pelanggan. dan rangkap kedua diserahkan kepada bagian akuntansi. untuk uang muka dan angsuran yang telah dibayarkan akan dinyatakan hangus. 4. Sales person menyerahkan satu surat pemesanan kepada bagian administrasi penjualan. Bagian penjualan juga membuat faktur pajak yang diserahkan pada bagian administrasi eksternal. akan mengurus surat-surat kendaraan ke Polantas dan mengirimkan faktur pajak ke KPP. Delivery order dibuat dua rangkap. Pelanggan yang akan melakukan pembelian menemui salesperson atau tenaga penjualan. bagian gudang mengentry jumlah pesanan dan kode pesanan serta mengupdate persediaan. Bagian administrasi eksternal setelah menerima faktur pajak. Apabila pelanggan membayar dengan cara tunai. 7. 6. bagian administrasi. bagian akuntansi akan mengupdate kas. apabila barang yang dimaksud ada. Invoice dibuat rangkap dua. maka sepeda motor akan ditarik kembali oleh perusahaan. maka tanyakan apakah pelanggan akan membayar dengan cash atau kartu kredit. Tarif denda keterlambatan per bulan adalah 2 % dari angsuran per bulan. Prosedur penjualan motor Prosedur penjualan melibatkan 4 bagian.

Apabila pembelian dilakukan secara tunai maka akan mengupdate kas. Prosedur pembelian motor dan suku cadang 1. Bagian keuangan akan mencetak invoice dua rangkap dan memberikan satu invoice pada pelanggan dan satunya lagi untuk disimpan berdasarkan tanggal. Bagian cuci motor dan ganti oli. bagian akuntansi akan menginput data invoice dan mengupdate utang usaha jika pembelian dilakukan secara kredit.Bagian perawatan kemudian memeriksa file piutang usaha untuk memeriksa batas maksimum yang telah ditetapkan. Apabila jumlahnya tidak sama.Untuk costumer perusahaan permintaan jasa reparasi dilakukan secara online atau menghubungi langsung ke bagian jasa perawatan. 5. Selanjutnya bagian pengeluaran akan mengakses database dan melihat invoice yang harus dibayar tuanai dan yang sudah jatuh tempo. bagian administrasi suku cadang mencatat transaksi ini. Jika benar persediaan tidak cukup dan perlu dilakukan pembelian. 2. dilakukan konfirmasi pada main dealer.Setelah permintaan disetujui Kemudian dibuat formulir permintaan jasa perawatan yang disusun berdasarkan antrian waktu permintaan. Pelanggan yang melakukan transaksi pembelian akan bertemu dengan sales person. 2. PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 16 . Suku cadang lalu dikeluarkan dari gudang dan diserahkan kepada pembeli. barang akan dikirimkan lagi pada main dealer. 4. Bagian pembelian akan mengecek persediaan pada database. maka barang akan dikirimkan ke gudang. bagian pembelian akan membuat purchase order yang dikirimkan pada main dealer.Frontman menerima dan mencatat keluhan-keluhan dari customer. Apabila jumlah kuantitas dan jenis barang yang diterima sama. 5. Prosedur pelayanan perbaikan dan perawatan motor 1. Apabila persediaan dirasa tidak cukup maka bagian gudang akan membuat purchase requisition yang akan dikirimkan pada bagian pembelian. Setelah barang direkonsiliasi dan diterima. Mekanik. 3. manajer umum akan mencocokkannya dengan purchase order yang ada. Sales person menghubungi bagian administrasi suku cadang untuk memeriksa apakah persediaan masih ada dan dimana letaknya. Bagian gudang mengecek apakah persediaan cukup. receiving report akan diperiksa oleh manajer umum.. 3. 4. Bagian Service (Perawatan) terdiri dari Frontman.Prosedur penjualan suku cadang 1.jika jenis barang yang diterima tidak sama. Setelah data persediaan ditemukan. bagian administrasi akan menghubungi bagian gudang yang nantinya akan mengupdate persediaan. Kasir kemudian membayarkan uang. Saat barang datang. Customer individu yang kendaraannya mengalami kerusakan membawa kendaraannya yang rusak tersebut ke bengkel. baik dengan cara membayar langsung ke dealer atau melalui transfer bank. 2.

Prosedur Penggajian a). daftar libur berbayar. Bagian Accounting akan menyiapkan Kas sesuai dengan permintaan. jika dapat disetujui maka Financial Controller atau General Manager akan memberikan rekomendasi kepada direktur untuk disetujui. kemudian piutang usaha yang terkait credit customer perusahaan disiapkan dokumennya untuk diproses oleh bagian keuangan. Untuk gaji yang akan dibayarkan dalam bentuk tunai. maka daftar Gaji tersebut akan diserahkan kepada Bagian Accounting sebagai dasar untuk permintaan kas penggajian. Sumber data penghitungan gaji berasal dari bagian personalia yang seharusnya diserahkan begitu tutup buku penggajian dilakukan (biasanya 1 minggu sebelum tanggal penggajian). Untuk gaji yang dibayarkan dalam bentuk check. akan dibuatkan 1 check tunai saja untuk semuanya. Permintaan Kas untuk Penggajian Dalam hal Daftar Gaji disetujui dan telah disahkan. Penghitungan Gaji Penghitungan gaji didahului oleh pengumpulan data-data yang nantinya akan dijadikan dasar perhitungan. Frontman kemudian membuat surat perintah kerja dan mendistribusikan pembagian tugas kepada para mekanik sesuai dengan order kerja. untuk customer perusahaan dibuat invoicenya dan dikirimkan ke customer. Tunjangan dan Potongan : Daftar Karyawan (lengkap dengan jabatan dan masa kerjanya).3. maka akan disiapkan satu daftar perintah transfer kepada bank. PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 17 .Pelunasan piutang dalam jangka waktu 1 bulan setelah invoice dikirimkan ke customer. c). Setelah kendaraan selesai diperbaiki kemudian ditangani oleh frontman untuk diperlihatkan kepada konsumen dan diuji coba. 4. Untuk menentukan Bonus atau insentif : Daftar yang dijadikan dasar perhitungan (Daftar Penjualan dari masing-masing salesman).Cek atau kas yang diterima dari credit card dari customer individu diterima oleh kasir dan diteruskan ke bagian keuangan. Setelah diteliti. dengan tembusan kepada General Manager dan atau Financial Controller. Financial Controller maupun General Manager akan melakukan penelitian baik itu secara mengkhusus dan terperinci maupun umum. Permintaan Kas disertai daftar gaji yang telah disahkan hendaknya telah diterima selambat-lambatnya 2 hari sebelum tanggal penggajian. Adapun data-data yang diperlukan yaitu : Untuk menentukan besarnya Gaji Pokok. yang sangat tergantung dari Daftar Gaji yang diajukan (apakah daftar gaji itu dinilai wajar atau tidak). Persetujuan Gaji Daftar Gaji diajukan oleh Manajer Personalia kepada Direktur. daftar absensi. Sedangkan untuk gaji yang dibayarkan melalui transfer. maka Financial Controller atau General Manager berhak untuk menahannya sampai dijelaskan dan atau dilakukan perbaikan-perbaikan seperlunya. akan dibuatkan check masing-masing untuk satu karyawan. daftar cuti. b). Sedangkan jika dianggap tidak wajar. Untuk surat order yang telah selesai diperbaiki kemudian di serahkan ke bagian keuangan untuk kemudian dilakukan proses penagihan kas.

d). Pemeriksaan Penggajian Proses selanjutnya adalah proses pemeriksaan. yaitu dengan membandingkan antara daftar gaji yang telah desetujui dengan pengeluaran kas. Bukti pemotongan PPh Pasal 21. disaksikan oleh staf personalia. dibagikan oleh kasir perusahaan. maka Financial Controller akan membuat pernyataan wajar atas penggajian tersebut. untuk kemudian dibandingkan dengan General Ledger Detail yang di print-out oleh Akuntan. maka Akuntan akan melakukan pencatatan dengan memposting ayat-ayat jurnal yang sesuai . Pencatatan Penggajian Setelah pembayaran gaji selesai dilaksanakan. Adapun pemeriksaan yang dilakukan. sekaligus memberikan ijin untuk ditutup. Bonggol Check dan Print Out General Ledger Detail yang disahkan oleh Financial Controller) diarsipkan ke dalam masing-masing binder yang telah ditentukan. PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 18 . Apabila tidak ditemukan kesalahan atau ketidak wajaran. g). Diawasi oleh Chief Accounting dan Manajer Personalia. dimana penutupan dilakukan apabila pemeriksaan telah selesai dilaksanakan oleh Financial Controller. Pembagian Gaji Gaji dibagikan atau ditransfer tepat pada tanggal pengajian. Bukti Tranfer. Slip Gaji. sisa fisik uang yang masih ada di kasir. e). Slip Gaji. Penutupan dan Arsip Penggajian Proses akhir dari penggajian adalah penutupan. Pemeriksaan akan dilakukan oleh Financial Controller. Hal ini penting. Selanjutnya semua bukti yang terkait dengan penggajian (Daftar Gaji. f). agar jika diperlukan dapat memberikan penjelasan yang sesuai kepada pegawai yang membutuhkan penjelasan.

nomor telepon. Untuk form surat pemesanan motor adalah sama dengan gambar diatas. Surat pemesanan motor terdiri dari :  Logo perusahaan  Identitas perusahaan berupa nama. alamat.Dokumen yang diperlukan 1) Surat Pemesanan Motor Form & prosedur dapat dijelaskan seperti berikut : Surat pemesanan motor digunakan ketika pembeli telah setuju secara lisan untuk membeli motor kepada salesperson. faximile dan website. PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 19 .Dokumen. Setelah itu salesperson memberikan petunjuk pengisian surat pemesanan motor kepada pembeli.

Otorisasi dilakukan oleh salesperson. manajer penjualan dan pemesan. dalm kasus ini adira finance.   Logo perusahaan finance sebagai rekanan perusahaan. 18. Kode warna dengan pilihan pengisian sebagai berikut :  001Hitam  002 Putih  003 Biru  004 Merah  005 Pink  006 Hitam-Putih  007 Orange  008 Hijau DP/Uang muka pembayaran hanya diisi jika pembeli membeli dengan sistem kredit. Work Order Work Order adalah formulir yang digunakan perusahaan dalam memberikan jasa kepada pelanggan berupa perbaikan. diisi oleh pembeli secara kredit. Nomor formulir diisi sesuai nomor urut formulir yang ada. yaitu kredit kepada perusahan dan kredit kepada perusahan finance. Tanggal survey kredit adalah tanggal survey kelayakan kredit yang dilakukan perusahaan terhadap pembeli. 2. Lama angsuran. Pengisian dilakukan dengan men check list kotak lama angsuran dimana pilihannya sebagai berikut : 12 kali angsuran. 24. 30 dan 36 kali angsuran.      PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 20 . Jadwal pengiriman motor adalah jadwal motor dikirimkan ke alamat yang ditentukan pembeli setelah semua syarat dan ketentuan dipenuhi pembeli. Jadwal waktu kredit adalah tanggal pembayaran kredit tiap bulannya dilakukan pembeli. Judul formulir adalah surat pemesanan motor Bagian isi formulir berisi       Nama lengkap yang diisi sesuai nama lengkap pembeli motor Tempat/tanggal lahir sesuai TTL pembeli Telepon/ HP Pekerjaan Merk dan tipe motor diisi sesuai dengan merk dan tipe motor yang ingin dibeli pembeli. tanggal diisi sesuai tanggal dimana formulir diisi. sesuai dengan keinginan pembeli. pemeliharaan dan purna jual/ suku cadang yang bertempat di bengkel perusahaan.

Identitas perusahaan : Berisi alamat. Bill to/ ditagih kepada diisi dengan nama lengkap pelanggan Kode pelanggan : diisi dengan kode pelanggan yang dikeluarkan perusahaan. PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 21 . Nama Formulir : seperti contoh formulir di atas adalah work order.Form dan prosedur pengisian formulir work order adalah sebagai berikut :        Logo dan Nama Perusahaan . Terlihat seperti contoh diatas berupa logo dan nama PT Bintaro Edar. Jasa : dikolom jasa ada 4 pilihan yang dapat dipilih oleh pemesan dengan mencheck list salah satu atau yang lebih sesuai dengan kebutuhan. jika pemesan tersebut belum pernah melakukan transaksi di perusahaan maka perusahaan memberikan kode pelanggan kepada pemesan tersebut. Nomor dan Tanggal formulir : diisi dengan nomor urut formulir bersangkutan serta tanggal pengisian formulir tersebut. nomor telepon. faximile dan website perusahaan.

Diskon (%) adalah potongan yang diberikan perusahaan kepada pelanggan yang memenuhi syarat. Mekanik dan NK. Pajak : Adalah jumlah pajak yang dibebankan kepada pelanggan oleh perusahaan berkaitan dengan jasa dan penjualan yang dilakukan. Harga per unit adalah harga satuan unit barang maupun jasa.lain. ganti oli dan lainnya. Bagian isi :         Jasa : Diisi dengan nama jasa yang tertera diatas. pemeliharaan. yaitu perbaikan. Otorisasi formulir work order dilakukan oleh frontman dan mekanik yang berperan dalam pemberian jasa ini 3) Invoices untuk customer PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 22 . purna jual dan lain. Total : diisi dengan menjumlahkan jumlah unit dengan harga per unit kemudian dikurangi diskon dan ditambah pajak. Item : Suku cadang/bahan yang digunakan dalam proses servis tersebut. Mekanik diisi dengan nama mekanik yang melakukan servis dan NK diisi dengan nomor karyawan mekanik tersebut. Jumlah unit : Jumlah suku cadang atau bahan yang digunakan Deskripsi kerja diisi dengan jenis spesifik pekerjaan yang dilakukan cotohnya turun mesin.

Kuitansi ini juga digunakan sebagai bukti pembayaran dimuka oleh customer atau bukti penerimaan kas dalam sistem cek.Setelah diterima setoran pembayaran kas oleh customer maka dibuat kuitansi sebagai bukti pembayaran atau pelunasan utang. Tampilan formulir kuitansi seperti di bawah ini : PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 23 .Kuitansi digunakan dalam penjualan secara kredit kepada customer.Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan kas untuk diserahkan ke customer melalui marketing intern.4) Kuitansi Kuitansi adalah dokumen sebagai bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka.

Baik berupa sepeda motor ataupun layanan purna jual/penjualan suku cadang oleh perusahaan.5) Faktur Pajak Standar (*Terlampir) 6) Delivery Order Delivery Order atau formulir pengiriman barang adalah formulir yang digunakan dalam rangka pengiriman barang oleh perusahaan. Tampilan Delivery Order adalah sebagai berikut: PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 24 .

nomor telepon dan faximile serta website perusahaan. Nama formulir : Terletak di kanan atas Nomor dan tanggal formulir. Ditagih pada : Diisi nama lengkap perorangan atau badan yang memesan ataupun bertanggung jawab atas pembelian barang tersebut. Identitas perusahaan yang berisi data-data tentang perusahaan berupa: alamat. terletak di kiri atas formulir dapat dilihat di contoh formulir diatas adalah PT Bintaro Edar.Form dan prosedur pengisian delivery order adalah sebagai berikut :       Logo dan nama perusahaan. nomor diisi berdasarkan nomor urut formulir dan tanggal diisi sesuai dengan tanggal pengisian formulir tersebut. Dikirim pada : Diisi nama lengkap badan atau perorangan yang menjadi penerima kiriman barang tersebut. yang penulisannya tergantung pemesan. PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 25 .

Harga per unit adalah harga satu unit barang Total adalah diisi dengan hmengalikan harga per unit dengan jumlah unit ehingga didapatkan harga total. kemudian dikurangi diskon jika ada. dengan ditandatangani oleh karyawan yang berwenang dan dilengkapi stempel perusahaan. Description/deskripsi : diisi dengan nama barang atau spesifikasi dari barang yang dibeli. Lain-lain : Diisi jika ada biaya lain-lain yang dibebankan kepada perusahaan.. Bagian administrasi internal dan bagian keuangan perusahaan. Otorisasi dokumen ini dilakukan oleh. Alamat : Diisi dengan alamat tempat barang akan dikirimkan. Discount % : adalah jumlah diskon yang diberikan perusahaan kepada pembeli dengan menarik persentase dari harga total barang ysng dibeli. Jumlah unit jumlah total satu jenis barang yang dibeli pembeli. Taxable : pajak yang dikenakan kepada pembeli berupa PPN dengan tariff sebesar 10 % dari harga total barang yang dibeli. Bila tidak ada vendor ID tidak usah diisi.  Purchase order dan Vendor ID : Diisi dengan nomor pemesanan barang yang dilakukan pemesan sebelumnya. Item : Diisi dengan kode barang yang tertera di surat pemesanan maupun faktur suku cadang. Terbilang : Diisi jumlah harga total + pajak + Biaya Kirim + Lain-lain (jika ada). Bagian isi :              No. Subtotal: jumlah total sebelum dikurangi pajak Pajak : diisi dengan nominal PPn yang dikenakan kepada pembeli ( 10% X Total) Biaya Kirim adalah jumlah biaya pengiriman yang dibebankan perusahaan kepada pemesan. PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 26 . diisi nomor urut penulisan di kolom dokumen.

Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat mutasi persediaan dan saldo tiap jenis persediaan.7) Receiving Report 8) Kartu Persediaan Kartu persediaan berisi informasi baik mengenai kuantitas maupun harga pokok berbagai persediaan. baik kuantitas maupun harga pokoknya.Kartu persediaan dipegang oleh bagian persediaan yang mencatat persediaan yang keluar masuk gudang PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 27 .

Dokumen ini kemudian akan direkonsiliasi untuk dikirimkan ke bagian akuntansi. PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 28 . seperti terlihat dikanan atas.terkait penjualan. dimana terletak di kiri atas formulir Identitas perusahaan yang berisi alamat. nama formulir yang tertera adalah kartu persediaan Nomor dan tanggal formulir yang diisi sesuai nomor urut pengeluaran formulir dan diisi dengan tanggal pengisian formulir tersebut. faximile dan website perusahaan. Nama formulir. nomor telepon. Tampilan kartu persediaan seperti dibawah ini : Form dan Sistem prosedur pengisian kartu persediaan dapat dijelaskan sebagai berikut :     Logo Perusahaan. pembelian atau untuk digunakan dalam jasa perawatan.

Pencatat dan penghitung diisi dengan nama karyawan yang melakukan penghitungan dan pencatatan. Bagian Isi formulir terdiri sebagai berikut :    Tanggal Pembelian : diisi dengan data tanggal barang itu dibeli perusahaan tepatnya saat barang tersebut sampai di gudang perusahaan.  Bulan : Diisi dengan nama bulan persediaan dihitung dan dicatat. Check/PO# adalah nomor purchase order yang berkaitan dengan barang persdiaan yang diperiksa Dibeli dari dapat diartikan supplier/ penjual tempat perusahaan membeli barang tersebut. contoh untuk persediaan bulan Januari di kolom bulan ditulis Januari. Jumlah : Diisi dengan nominal jumlah actual dari barang yang tersedia di gudang.      Deskripsi : Diisi dengan spesifikasi barang tersebut. PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 29 . Garansi : Diisi dengan masa garansi terhadap barang tersebut yang diberikan penjual kepada perusahaan. contohnya Nomor seri : Diisi dengan nomor seri barang tersebut saat sampai di gudang. hendaknya karyawan yang mencata dan menghitung dibedakan tugas dan tanggung jawabnya untuk mencegah adanya penyelewengan persediaan perusahaan. diisi dengan nama badan jika penjual berbentuk badan dan diisi nama lengkap penjual jika penjual perorangan. Total : Jumlah keseluruhan barang yang ada di gudang. Otorisasi kartu persediaan sendiri dilakukan oleh Manajer umum perusahaan dan kepala gudang.

bagian PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 30 .Sebelumya bagian inventory mengecek jumlah persediaan dalam database atau mengecek langsung ke gudang penyimpanan untuk memutuskan apakah perlu dilakukan pembelian persediaan. maka bagian persediaan membuat purchase requisition ke bagian pembelian.Dokumen ini dibuat oleh bagian pembelian untuk dikirimkan ke Main Dealer.Hal ini berlaku juga misalnya bila ada pemesanan dalam jumlah tertentu ynag tidak bisa dipenuhi karena jumlah persediaan yang tidak cukup digudang.9) Voucher Journal 10) Purchase order Purhase order adalah dokumen yang digunakan untuk memesan barang kepada main dealer.

Tampilan purchase order dapat dilihat di bawah ini : PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 31 .pembelian kemudian memprose permintaan untuk memperoleh otorisasi. kemudian barulah dibuat purchase order.

BAB III Rancangan Laporan PT BINTARO EDAR Laporan Penjualan Motor Tahun 2010 No Tipe Motor 1 Honuki FF 2 Honuki Harpot 3 Honuki Matic 4 Honuki Sport 5 Honuki Storm 6 Honuki Teen 7 Honuki XX Total Harga Motor Penjualan Persen Total PT BINTARO EDAR Laporan Penjualan Suku Cadang Tahun 2010 No Jenis suku Cadang 1 Sparepart Mesin 2 Sparepart Rangka 3 Aksesoris Total Harga Suku Cadang Persen Total PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 32 .

PT BINTARO EDAR Laporan Penjualan Jasa Perawatan Tahun 2010 Tarif Perawatan No Jenis Perawatan Jumlah Jasa Perawatan Persen Total 1 Perawatan Body 2 Perawatan Cuci 3 Perawatan komponen 4 Perawatan Rutin 5 Perawatan Mesin Total PT BINTARO EDAR Laporan Penjualan Bahan Untuk Jasa Perawatan 2010 No 1 Ban 2 Skrup 3 Cat Ban 4 Oli 5 Shampoo 6 Minyak rem 7 Busi 8 Cat Body Total Nama Bahan Harga Bahan Jumlah Penjualan Persen Total PT BINTARO EDAR Laporan Pembelian Motor Tahun 2010 No Tipe Motor 1 Honuki FF 2 Honuki Harpot 3 Honuki Matic 4 Honuki Sport 5 Honuki Storm 6 Honuki Teen 7 Honuki XX Total Harga Motor Persen Total PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 33 .

PT BINTARO EDAR Laporan Pembelian Suku Cadang Tahun 2010 No Jenis suku Cadang 1 Sparepart mesin 2 sparepart Rangka 3 Aksesoris Total Harga Suku Cadang Persen Total PT BINTARO EDAR Laporan Pembelian Bahan untuk Jasa Perawatan Tahun 2010 No Nama Bahan 1 Ban 2 Skrup 3 Cat Ban 4 Oli 5 Shampoo 6 Minyak rem 7 Busi 8 Cat Body Total Harga Bahan Persen Total PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 34 .

PT BINTARO EDAR Daftar Persediaan Suku Cadang Jenis Suku Cadang Nama Suku Cadang Shroud Cylinder Head Cover Cylinder Head Camshaft Cam Chain Cylinder Right Crankcase Generator Oil Pump Starting Motor Left Crankcase Drive face Driven Face Transmission Piston Carburator Headlight Speedometer Handle Lever/Cable FR Brake Master Cylinder Handle Pipe Steering Stem Front Fender Front Cover Harga @ Unit Sparepart Mesin Sparepart Rangka Floor Panel Body Cover Front Fork Front Brake Caliper Front Wheel Rear Wheel Fuel Tank Air Cleaner Luggage Box PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 35 .

PT BINTARO EDAR Daftar Persediaan Motor Nama Tipe Motor Honuki FF Warna Motor Hitam Putih Biru Hijau Honuki Harpot Merah Orange Hitam Honuki Matic Putih Pink Hitam Honuki Sport Putih Merah Hitam Honuki Storm Biru Putih-Hitam Hitam Honuki Teen Pink Biru Hitam Honuki XX Putih Biru Harga @ Unit PT BINTARO EDAR Daftar Persediaan Bahan Jenis Bahan Lubrication Equipment Lifting Equipment Washing Equipment Tyre Equipment Kuantitas PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 36 .

PT BINTARO EDAR Daftar Penjualan Motor Nama Salesman Rudy Dwiyoko Sutrisno Budiyanto Andri Pratama Briant Andreas Angga Dimas Aditya Nugraha Hendra Lumumba Jumlah Motor yang Terjual Total Penjualan Komisi PT BINTARO EDAR DAFTAR PIUTANG USAHA No Nomor Invoice Nama Customer Deskripsi Jumlah PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 37 .

PT BINTARO EDAR DAFTAR HUTANG USAHA No Nomor Invoice Nama Vendor Deskripsi Jumlah PT BINTARO EDAR DAFTAR INVOICE JATUH TEMPO No Nomor Invoice Nama Customer Deskripsi Tanggal Jatuh Tempo PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 38 .

setelah dikurangi penyisihan persediaan usang Perlengkapan Jumlah Aset Lancar Aset Tidak Lancar Tanah Bangunan. setelah dikurangi penyisihan piutang ragu-ragu Persediaan.setelah dikurangi akumulasi penyusutan Truck.setelah dikurangi akumulasi penyusutan Perabotan Peralatan Jumlah Aset Tidak Lancar JUMLAH ASET KEWAJIBAN Kewajiban Lancar Utang Usaha Utang Pajak Penjualan Utang Gaji Utang Pajak Gaji Jumlah Kewajiban Lancar Kewajiban Tidak Lancar Pinjaman Bank JUMLAH KEWAJIBAN EKUITAS Modal Pemilik Laba Ditahan Penarikan Pemilik Jumlah Ekuitas JUMLAH KEWAJIBAN DAN EKUITAS PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 39 .Rancangan Laporan Keuangan Pokok: PT BINTARO EDAR NERACA 31-Des-10 ASET Aset Lancar Kas Piutang usaha.

31 Desember 2009 Laba Bersih Penarikan Pemilik Penambahan pada Ekuitas Ekuitas.PT BINTARO EDAR LAPORAN LABA RUGI Untuk Periode Yang Berakhir pada 31/12/2010 Pendapatan : Pendapatan Penjualan Diskon Penjualan Return Penjualan Pendapatan Jasa Perawatan Pendapatan Lain-Lain Harga Pokok Penjualan Laba Kotor Beban : Beban Gaji Beban Iklan Beban Administrasi Bank Beban Utilitas Beban Asuransi Beban Bunga Beban Penjualan Beban Marketing Beban Lain-Lain Laba Sebelum Pajak Penghasilan Beban Pajak Penghasilan Laba Bersih PT BINTARO EDAR LAPORAN Perubahan Ekuitas Untuk Periode Yang Berakhir pada 31/12/2010 Ekuitas. 31 Desember 2010 PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 40 .

PT BINTARO EDAR LAPORAN Arus Kas Untuk Periode Yang Berakhir pada 31/12/2010 Arus Kas dari Aktivitas Operasi: Penerimaan Kas dari Pelanggan dan Lainnya Pembayaran Kas kepada Supplier dan Karyawan Kas yang dihasilkan dari Operasi Penerimaan Kas dari Aktivitas Operasi Lainnya Pembayaran Bunga Pembayaran Pajak Penghasilan Arus Kas Bersih dari Aktivitas Operasi Arus Kas dari Aktivitas Investasi: Hasil Penjualan Aset tetap Perolehan Aset Tetap Arus Kas Bersih dari(digunakan untuk) Aktivitas Investasi Arus Kas dari Aktivitas Pendanaan: Penerimaan Pinjaman Jangka Pendek Penerimaan Pinjaman Jangka Panjang Pembayaran Pinjaman Jangka Pendek Pembayaran Pinjaman Jangka Panjang Arus Kas Bersih dari(digunakan untuk) Aktivitas Pendanaan Kenaikan(Penurunan) Bersih Kas Kas pada Awal Periode Kas pada Akhir Periode PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 41 .

LAMPIRAN PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 42 .

PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 43 .

PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 44 .

PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 45 .

PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 46 .

PT BINTARO EDAR |SISTEM DAN PROSEDUR 47 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful