A.

Judul Proposal ANALISIS DAN

PERANCANGAN DATA SERVICE

SISTEM DAN

INFORMASI SPAREPART

PENGELOLAAN

BERBASIS MULTIUSER PADA HSC COMPUTER

B.

Latar Belakang Kemajuan teknologi yang demikian pesat mendorong setiap orang untuk

memanfaatkan hasil dari kemajuan teknologi tersebut dengan sebaik - baiknya. Begitu juga halnya dengan kemajuan teknologi komputer, dimana teknologi komputer mempunyai peranan yang penting untuk membantu perusahaan dalam memecahkan berbagai masalah yang dihadapi dan penyajian informasi yang cepat. Penerapan sistem multiuser merupakan salah satu contoh pemanfaatan teknologi komputer. Penggunaan sistem multiuser dapat membantu pekerjaan perusahaan, terutama dalam masalah pengolahan data dan pengaksesan informasi. Sistem multiuser merupakan suatu sistem komputer yang menghubungkan dua atau lebih komputer, untuk melakukan pertukaran data dan informasi (Evi Tria Juliana, 2009 ). Informasi berpindah dari komputer satu ke komputer lainnya. Pemanfaatan sistem multiuser melalui perantara manusia dapat membuat pertukaran informasi menjadi lebih mudah dan cepat. Sistem multiuser dapat digunakan perusahaan untuk membantu pengolahan data, seperti pengolahan data masuk, proses, hingga hasil output nya bisa digunakan sebagai informasi buat pengguna. Untuk menerapkan sistem multiuser, perusahaan menggunakan perangkat lunak komputer yang dapat mendukung teknologi tersebut. Perangkat lunak tersebut dapat digunakan secara bersamaan oleh masing-masing bagian perusahaan. HSC Computer Kaliwungu bergerak dalam bidang jual beli serta pelayanan service software, hardware komputer, printer, laptop, netbook dan monitor. HSC Computer Kaliwungu merupakan perusahaan yang sudah berkembang yang mana perusahaan tersebut sudah berdiri sejak tahun 2005 hingga sekarang dan membuka beberapa kerjasama dengan pihak FIF dan ADIRA untuk peningkatan penjualan ataupun pelayanannya.

Sistem kerja pengelolaan data service pada HSC Computer Kaliwungu yaitu berupa pencatatan data service masuk dari pelanggan, yang diterima pada bagian admin kemudian dicatat di nota data service, untuk dicatat kembali ke buku data service, setelah itu data kerusakan di berikan ke bagian teknisi untuk di catat kembali kerusakan kerusakan yang terjadi untuk di proses, setelah tindakan selesai teknisi melaporkan ke bagian admin secara langsung untuk dicatat kembali ke buku data service, dengan biaya yang sudah ditentukan oleh pimpinan, kemudian admin menghubungi pelanggan satu persatu via sms, berupa biaya service dan sparepart apa saja yang diganti, dari keterangan sistem kerja tersebut semua masih menggunakan cara manual atau masih menggunakan buku, dan juga data tidak dapat tersimpan dalam satu tempat penyimpanan sehingga pada saat proses pelaporan ke pimpinan kurang cepat dan sering terlambat disajikan karena terjadi penumpukan data dibuku laporan service, disisi lain karena banyaknya layanan service yang masuk di HSC Computer sehingga pimpinan sering kesulitan mendapatkan informasi mengenai laporan-laporan pelayanan service yang terjadi dari kegiatan service setiap bulannya secara keseluruhan. Faktor permasalahan yang mendukung salah satunya adalah dalam pengolahan data dan tidak adanya batasan sistem yang dapat mengantisipasi keamanan data dari laporan pelayanan sehingga lebih mudah dimanipulasi pihak-pihak yang tidak berkepentingan, karena masih menggunakan buku manual. Faktor pendukung permasalahan yang lain yaitu untuk tindakan proses service penggantian sparepart, kerusakan pada printer, monitor, tidak bisa langsung terselesaikan pada hari itu, bisa terselesaikan dalam waktu 7 hari, tergantung sparepart cepat didapat atau lama, karena untuk kerusakan hardware pada HSC Computer tidak ready stock, dengan lamanya waktu perbaikan, terkadang pelanggan juga menghubungi ke admin untuk menanyakan barang service sudah jadi apa belum, sudah sejauh mana dan untuk kerusakanya apa saja, terkadang admin merasa kesulitan untuk memberikan informasi tersebut, karena harus membuka buku data service, mencari nama pelanggan, data barang, mendatangi teknisi secara langsung,

Tabel 1. Data Service HSC Computer Kaliwungu No. Service 13011 Barang No. Seri HRJ5 40338 LFRF 06969 Alamat Saribaru 081391164082 Patukangan 085866662050 Nlolokerto 081325233401 Kerusakan Kelengkapan

CPU

Mati

- Charger - Tas - Kabel Power - Kabel Data - Kabel Power - Kabel Data Kaki Monitor

13012

NB Asus

Install OS

13013

Canon ip2770

Ngeblink Error B200 Mati

13014

Canon Mp258

LUSD Sabetan J0D01 081901691844 22900 29238 Magelung 081325678986

13015

Monitor Dell

Tabel 2. Data Biaya HSC Computer Kaliwungu Masuk Keluar Tindakan Biaya Keterangan

130113

130113

Ganti Power Supply

90000

Diambil

130113

130113

Install Windows

50000

Diambil

130113

140113

Reset

30000

Diambil

130113

140113

Ganti Logic Board

100000

Diambil

130113

160113

Ganti Flyback

120000

Diambil

Berdasarkan masalah yang terjadi di HSC Computer, untuk itu diperlukan suatu sistem, dimana salah satu solusi yang bisa digunakan adalah sistem informasi. Untuk itu penulis mencoba merancang suatu sistem informasi dengan media komputer berbasis multiuser, dengan memanfaatkan fungsi multiuser, setiap teknisi akan menginputkan data informasi tindakan service, berupa kerusakan barang, dan penggantian sparepart, dengan adanya sistem informasi admin tidak perlu membuka buku data service, untuk mencari nama pelanggan, barang service, kerusakanya apa, dan tidak perlu datang langsung ke bagian teknisi untuk menanyakan hasil service sudah jadi apa belum, penggantian sparepart apa saja, dan untuk pelaporan data service ke pimpinan juga akan cepat tersajikan karena semua sudah menggunakan media computer berbasis multiuser, Dengan adanya suatu sistem informasi dengan maksud dapat membantu dalam hal menangani permasalahan-permasalahan pengolahan data, laporan service dan juga membantu pemimpin dalam proses pengambilan keputusan. Sistem yang dirancang ini dapat menjadi media penginputan data-data di HSC Computer Kaliwungu khususnya data-data pada sistem informasi service. Dan juga dapat menghasilkan output sebagai laporan-laporan yang dibutuhkan oleh HSC Computer Kaliwungu dalam hal service software, maupun hardware. Sehingga penulis berkeinginan untuk menyusun Skripsi dengan judul : Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Service dan Sparepart Komputer Berbasis Multiuser pada HSC Computer Kaliwungu .

C.

Identifikasi Masalah Dari latar belakang yang telah diuraikan diatas, penulis dapat

mengidentifikasi masalah masalah yang ada sebagai berikut: 1. Pimpinan kesulitan mengetahui antara service yang sudah jadi dan yang belum. 2. Admin kurang cepat memberikan informasi ke pelanggan mengenai hasil service. 3. Pengelolaan data service kurang aman, karena masih disimpan di media buku. 4. Admin kurang cepat memberikan laporan ke pimpinan.

D.

Pembatasan Masalah Supaya penulisan lebih terfokus pada obyek penulisan, maka dibuatkan

suatu batasan masalah yaitu sebagai berikut : 1. Penulis menggunakan sebuah software dengan bahasa pemrogaman Visual Basic 6 dengan database MySQL. 2. Penulisan ini dilakukan di toko HSC Computer Kaliwungu berupa Barang masuk, Proses service, Biaya sparepart, Biaya service, dan Biaya transport. 3. Membahas pengelolaan data service berupa cpu , netbook, notebook, printer dan monitor

E.

Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan diatas

sebelumnya maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut : 1. Bagaimana cara membuat software pengelolaan data service dan sparepart berbasis multiuser pada Toko HSC Computer ? 2. Bagaimana cara mempermudah pimpinan dalam menentukan hasil service antara yang sudah jadi dan yang belum. 3. Bagaimana cara mempermudah admin dalam pembuatan laporan, berupa pendataan service masuk, sampai laporan hasil service ?

F.

Tujuan Penelitian Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah diatas, maka penulisan ini

bertujuan menerapkan sebuah sistem informasi pengelolaan data service berbasis multiuser. 1. Meningkatkan kinerja para karyawan untuk dapat lebih memuaskan customer. 2. Memudahkan pimpinan dalam menerima data data service antara yang sudah jadi dan yang belum. 3. Sistem management pengelolaan data service akurat. 4. Meningkatkan keamanan data service menjadi lebih terjamin karena tersimpan di media penyimpanan komputer. menjadi lebih baik dan

G.

Manfaat Penelitian Adapun penulisan ini dapat memberikan beberapa manfaat antara lain

sebagai berikut : 1. Bagi Obyek penelitian : a. Diharapkan mempermudah admin dalam memasukan data service, sampai melaporkan hasil service ke pimpinan. b. Diharapkan pimpinan mudah mengetahui antara service yang sudah jadi dan yang belum. c. Diharapkan sistem management pengelolaan data service pada HSC Computer menjadi lebih baik. 2. Bagi Penulis : a. Sebagai sarana pengembangan ilmu pengetahuan bagi penulis untuk menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh dari perkuliahan, terutama dalam menerapkan pemrogaman multiuser. b. Untuk menambah pengetahuan dan menimba pengalaman guna memperoleh bekal pengetahuan, keterampilan serta bisa mengenal dunia kerja. 3. Bagi Akademik : a. Adanya hubungan antara Sekolah Tinggi Elektronika dan Komputer dengan Toko HSC Computer Kaliwungu. b. Sebagai bahan penyempurnaan Sistem Informasi Akademik yang telah ada menuju ke arah Sistem Informasi yang lebih baik.

H.

Spesifikasi Produk Yang Dikembangkan Spesifikasi Produk yang dikembangkan penulis meliputi sebagai berikut :

1. Identifikasi Data Masuk berupa : a. b. c. d. Data Pelanggan Data Barang Service Tindakan dari Teknisi Biaya transport, sparepart, cancel

2. Informasi yang dihasilkan : a. b. c. Informasi Pelanggan Informasi Data Sparepart yang diganti Informasi Biaya secara keseluruhan

3. Tujuan Informasi : a. b. c. Informasi Untuk Pelanggan Informasi Bagian Admin Informasi Pimpinan

4. Software yang digunakan : a. b. c. d. Visual Basic 6 Database MySQL MySQL connector ODBC Navicat Premium Enterprise 10

I.

Diskripsi Teoritik A. Konsep Dasar Sistem Suatu sistem dapat didefenisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari

dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. ( Danu Wira Pangestu, S.Kom. 2006). Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsystem). Misalnya, sistem komputer terdiri dari subsistem perangkat keras dan subsistem perangkat lunak. Masing-masing subsistem dapat terdiri dari subsistem-subsistem yang lebih kecil lagi atau terdiri dari komponen-komponen. Subsistem perangkat keras (hardware) dapat terdiri dari alat masukan, alat pemroses, alat keluaran dan simpanan luar. Subsistemsubsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Interaksi dari subsistem-subsistem sedemikian rupa, sehingga dicapai suatu kesatuan yang terpadu atau terintegrasi (integrated). Seandainya sistem komputer yang dimiliki, masing-masing komponennya saling bekerja sendiri-sendiri tidak terintegrasi, maka tujuan dari sistem komputer tersebut tidak akan tercapai.

B. Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut ini: 1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem phisik (phisical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara phisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiranpemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem phisik merupakan sistem yang ada secara phisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya. 2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi akuntansi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. 3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem taktentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan programprogram yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. C. Konsep Dasar Informasi Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi atau pun dunia usaha sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi maupun dunia usaha. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh. Keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya

disebut dengan istilah entropy ( Danu Wira Pangestu, S.Kom. 2006).. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy tersebut yang disebut dengan negative entropy atau negentropy. Apakah sebenarnya informasi itu, sehingga sangat penting artinya bagi suatu sistem? Informasi dapat didefenisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu ( Danu Wira Pangestu, S.Kom. 2006). D. Siklus Informasi (John Burch, 2005) Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf-huruf atau alphabet, angka-angka, bentuk-bentuk suara, sinyal-sinyal, gambar-gambar dan sebagainya. Di dalam kegiatan suatu perusahaan, misalnya dari hasil inputan data service oleh bagian admin, dihasilkan sejumlah data data yang merupakan data dari pelanggan tersebut masih belum dapat dimengerti dengan jelas. Untuk keperluan pengambilan keputusan, maka data data inputan tersebut perlu diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Beraneka ragam informasi dapat dihasilkan darinya, misalnya : 1. Informasi berupa laporan kerusakan tiap-tiap komputer, berguna

bagi pemilik untuk menetapkan besarnya biaya yang dikenakan ke pelanggan.

2.

Informasi berupa laporan biaya yang ditanggung pelanggan sesuai

dengan kerusakan yang ada, berguna bagi pelanggan untuk mengetahui biaya yang ditanggung. Telah disinggung bahwa data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses yang tertentu. Data yang diolah melalui suatu

model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch, 2005 disebut dengan siklus informasi (information cycle) atau ada yang menyebutnya dengan istilah siklus pengolahan data (data processing cycles).

Input Data

Proses ( Model )

Data Ditangkap Hasil Tindakan Penerima

Output Information

Gambar 1. Siklus Informasi Sumber ( Danu Wira Pangestu, S.Kom. 2006)

J.

Kajian Penulisan yang Relevan

Berdasarkan hasil penulisan terdahulu yang relevan dengan judul ini yang dapat dijadikan sebagai acuan yaitu penulisan yang dilakukan oleh Hendra Wijaya Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Service Pada PT. Daya Citra Mitrayasa, Hasil Penulisan menunjukan sistem kerja, produk, serta jasa yang ada sama, perbedaanya disini hanya pemakaian progam, database yang digunakan, letak dari objek yang diteliti, serta data yang di inputkan untuk menghasilkan informasi sesuai dengan permasalahan yang sedang diteliti,

J. Kerangka Berfikir
Toko HSC Computer Kaliwungu -Data pelanggan masuk masih dicatat dibuku data service(manual). -Teknisi melaporkan hasil pekerjaan secara langsung ke admin. Perancangan Sistem Baru Program Visual MySQL Pemimpin Admin Teknisi -Pimpinan kesulitan mendapat informasi service yang sudah jadi dan yang belum

-Observasi -Wawancara -Studi Pustaka -Dokumentasi

Analisis Sistem lama

Gambar 2. Kerangka Berfikir pada Toko HSC Computer Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Service dan Sparepart berbasis Multiuser Keterangan : 1. Masalah sistem lama yang dihadapi pada Toko HSC Computer adalah : a. b. c. Data service pelanggan dicatat dibuku laporan / masih manual. Teknisi melapor hasil pekerjaan secara langsung ke admin. Pemilik merasa kesulitan mendapatkan informasi mengenai hasil

pekerjaan teknisi karena laporan masih memakai buku laporan manual. 2. a) Analisis pada sistem lama yaitu dengan cara sebagai berikut : Observasi : melakukan pengamatan secara langsung ke obyek penulisan. b) Wawancara : Merupakan teknik pengumpulan data dengan cara melakukan Tanya jawab, diskusi dan wawancara dengan pihak yang berkepentingan. c) Studipustaka : Pengumpulan data yang berasal dari buku-buku literature serta bacaan lain yang mendukung penulisan.

a)

Dokumentasi : Pengumpulan data dengan membaca arsip-arsip yang ada pada obyek penulisan.

3. a)

Perancangan Sistem Baru : Penulis menggunakan bahasa pemrogaman Visual Basic 6 dengan menggunakan database MySQL.

b)

Sistem baru di gunakan oleh Toko HSC Computer yang meliputi Pemimpinan, bagian admin dan para Teknisi.

L.

Model Pengembangan

Adapun model yang penulis gunakan adalah model SDLC ( Sistem Development Life. Cycle), prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen desain sistem yang menggunakan sistem berbasis computer.

M.

Jadwal Kegiatan Penulisan

Adapun jadual kegiatan penulisan adalah sebagai berikut : Tabel 2. Jadwal Kegiatan Penulisan N o Kegiatan Penulisan 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4 2 3 4

Pengumpulan Data

2 3 4

Perencanaan Analisis Perancangan Sistem

Penerapan Sistem

Penggunaan Sistem

Dokumentasi

N.

Daftar Pustaka Pengelolaan Data Service Pada PT. DAYACIPTA MITRAYASA

Hendra Wijaya, 2011, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Danu Wira Pangestu, S.Kom, 2006, Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan PT. INDONESIA RAYA AUDIVISI