PERANAN KELOMPOK INFORMAL

DI DALAM PROSES PENGENDALIAN MANAJEMEN

HAMIDAH

Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara

BAB I
PENDAHULUAN

Organisasi merupakan kumpulan orang-orang yang bekerja secara bersama-

sama dengan mengunakan sumber daya tertentu untuk berusaha mencapai
tujuannya. Dengan kata lain bahwa organisasi itu terdiri dari orang-orang yang
bekerja dalam suatu system pencarian tujuan.
Agar supaya tujuan organisasinya tercapai maka perlu dilakukan usaha-usaha
tertentu untuk mengelola organisasinya. Dalam mengelola organisasi inisudah pasti
tidak dapat terlepas dari aspek-aspek managerial yang berkaitan erat dengan
aktivitas untuk:
• Merencanakan apa yang hendak dicapai oleh organisasi beserta sub-sub
unitnya selama priode waktu tertentu.
• Mengkoordinasikan semua rencana berserta aktivitasnya dari seluruh bagian
yang ada demi tercapainya keselarasan kerja yang mengarah pada tujuan
yang sama.
• Mengolah informasi yang terdapat dalam setiap unit organisasi maupun
diantara unit-unit yang ada serta informasi yang berasal dari lingkungan
ekstern guna pengambilan keputusan.
• Mengevaluasi informasi tersebut untuk dibandingkan terhadap apa yang
diinginkan dan mengambil tindakan tertentu untuk mengoreksi atas
penyimpangan yang terjadi.
• Mempengaruhi perilaku orang-orang yang ada dalam organisai tersebut untuk
diarahkan pada tujuannya.
Proses tercapainya pengendalian dalam suatu organisasi mencakup suatu
analisa tentang pola otonomi yaitu hubungan-hubungan struktural yang ditetapkan
oleh pucuk pimpinan yang dicerminkan dalam bagan struktur organisasinya, serta
gaya manajemen yang diterapkan oleh pucuk pimpinan di dalam usahanya untuk
mempengaruhi prilaku bawahannya.
Tercapainya tujuan organisasi sangat tergantung pada ada atau tidaknya
unsur kerja sama diantara sesama anggotanya, baik melalui struktur formalnya
maupun struktur informalnya. Yang dimaksud dengan struktur formal disini adalah
pola hubungan antara sesama anggota yang terjadi yang diatur melalui struktur
organisasinya, sedangkan struktur informal sisini adalah pola hubungan antara
sesama anggota yang diatur melalui struktur organisasinya, sedangkan struktur
informal disini adalah pola hubungan antara sesama anggota yang terjadinya secara
spontan dan tidak diatur melalui struktur organisasinya.
Kedua pola hubungan tersebut diatas (kelompok formal maupun informal)
mempunyai karakteristik yang berbeda yang mana perlu mendapatkan perhatian
khusus dari pucuk pimpinannya dalam rangka mendukung pelaksanaan fungsi
manajemen terutama perencanaan, koordinasi, penyampaian dan pengolahan
informasi serta pengendalian.

©2004 digitized by USU digital library 1

 Kelompok informal ini seringkali menjadikan masalah bagi manajemen akan
tetapi kalau organisasi informal ini ditangani secara baik oleh manajemen tentu akan
dapat memberikan manfaat tertentu, diataranya:
Menjadikan keseluruhan sistem yang ada menjadi lebih efektif.
Dapat mengurangi beban kerja manajemen.
• Membantu tercapainya seluruh pekerjaan yang dilakukan.
• Mendorong adanya kerja sama yang semakin erat.
• Mengisi kekurangan atas kemampuan para manager.
• Memberikan kepuasan dan kestabilan terhadap kelompok kerjanya.
• Memberikan saluran komunikasi lebih efektif.
• Mendorong para pucuk pimpinan untuk lebih dapat merencanakan serta
melihat kedepan dengan lebih baik lagi.
Pengendalian manajemen merupakan suatu proses yang menggunakan
manajer. Para manajer ini memutuskan tujuan organisasi, menyampaikan tujuan
tersebut kepada anggota organisasi, memutuskan tugas-tugas yang harus
dilaksanankan dan sumber daya yang harus digunakan untuk melaksanakan tugas
tersebut. Karena sistem pengendalian manajemen menggunakan para manajer yang
kegiatannya seperti diuraikan diatas maka sistem ini melibatkan pengaruh timbal
balik antar para manajer tersebut dengan bawahannya. Kegiatan seperti komunikasi,
persuasi, pemberian inspirasi dan pemberian penghargaan terhadap keberhasilan
bawahan merupakan bagian penting di dalam proses pengendalian manajemen.
Peranan kelompok informal dalam proses pengendalian manajemen terletak
pada partisipasi mereka dalam melakukan komunikasi, tertindak seperti apa yang
diinginkan manajer, semangat bekerja sama guna meningkatkan peroduktivitas
kerjanya dan sebagainya.

BAB II
PROSES PENGENDALIAN MANAJEMEN

Sebagai suatu alat kerja, manajer atau pucuk pimpinan memerlukan adanya
suatu konsep manajemen terpadu yang memungkinkan dirinya menyatakan secara
terperinci mengenai serangakaian kegiatan yang harus mereka kelola secara efektif
dan efisien. Adapun elemen-elemen dari konsep manajemen yang terpadu ini
mencakup fungsi-fungsi berikut ini:
1. Perencanaan, mencakup tugas-tugas untuk:
• Meramalkan keadaan yang akan terjadi dimasa mendatang.
• Menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai.
• Menetapkan kebijakan, prosedur, program serta standard pencapiannya.
• Menyusun anggaran.
2. Pengorganisasian, mencakup tugas-tugas untuk:
• Melakukan pengidentifikasian dan pengelompokan pekerjaan-pekerjaan yang
hendak dijalankan.
• Menetapkan dan mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab.
• Menentukan pola hubungan kerja sama dari unit-unit kerja yang ada kedalam
suatu struktur organisasi.
3. Koordinasi, mencakup tugas-tugas untuk:
• Memelihara keseimbangan hubungan yang ada diantara unit-unit kerja yang
ada.
• Menetapkan waktu pelaksanaan tugas.
• Melakukan pengintegrasian unit-unit kerja yang ada.

©2004 digitized by USU digital library 2

4. Motivasi, mencakup tugas-tugas untuk:
• Melakukan seleksi anggota-anggotanya.
• Mengadakan komunikasi.
• Memberikan kompensasi, pendidikan dan latihan kepada anggota-
anggotanya.
• Memberikan dorongan serta petunjuk-petunjuk yang mengarah pada tujuan
yang diinginkan.
5. Pengendalian, mencakup tugas-tugas untuk:
• Menetapkan standard prestasi.
• Melakukan pengukuran prestasi.
• Menginterprestasikan hasil yang telah dicapai.
• Melakukan tindakan korektif terhadap penyimpangan-penyimpangan yang
terjadi.
Bekerjanya proses pengendalian manajemen lebih banyak berkaitan erat
dengan fungsi perencanaan dan pengendalian, dimana tujuan utamanya adalah
membantu pucuk pimpinan dalam mengalokasikan sumber daya yang ada guna
memudahkan pencapaian tujuan dan sasaran organisasinya.
Sebagian besar proses pengendalian manajemen terdiri dari proses
komunikasi dan interaksi yang tidak resmi. Komunikasi yang tidak resmi dapat
terjadi dengan cara rapat, lewat percakapan, momerandum atau bahkan melalui
simbol-simbol tertentu dan ekspresi wajah. Selain kegiatan tak resmi ini hampir
semua organisasi juga memiliki suatu sistem pengendalian manajemen yang bersifat
resmi. Sistem ini terdiri dari 4 tahap yaitu:

1. Tahap Penyusunan Program:

Penyusunan program adalah proses pengambilan keputusan mengenai program-
program yang akan dilaksanakan oleh organisasi dan penaksiran tentan jumlah
sumber daya yang akan dialokasikan kepada setiap program yang ada. Program
adalah kegiatan pokok yang diputuskan oleh organisasi untuk diikuti guna
pelaksanaan strateginya. Dalam kebanyakan organisasi proses penyusunan program
ini cenderung dilembagakan dan ini cenderung menghambat kegiatan-kegiatan yang
murni kreatif. Disamping itu, biasanya dalam proses penyusunan program ini, tujuan
dan strategi organisasi diuraikan secara tertulis. Biasanya tujuan dan strategi ini sulit
untuk dikemukakan secara eksplisit oleh pucuk pimpinan padahal ini perlu agar
dapat digunakan untuk membuat keputusan-keputusan program.

2. Tahap Penyusunan Anggaran:

Di dalam tahap penyusunan anggaran ini, tiap program diterjemahkan ke dalam
satuan uang yang sesuai dengan manajer yang bertanggung jawab atas
pelaksanaannya. Pada dasarnya proses penyusunan anggaran merupakan proses
negosiasi antara manajer pusat-pusat pertanggung jawabannya dengan atasannya.

3. Tahap Pelaksanaan dan Pengukuran:

Selama priode waktu pelaksanaan program, catatan tentang besarnya biaya atas
sumber daya yang telah diperolehnya harus selalu dipelihara. Catatan-catatan ini
akan disusun menurut pusat-pusat pertanggung jawaban. Data yang diklasifikasikan
berdasarkan atas program-programnya akan digunakan sebagai dasar untuk
penyusunan program di masa mendatang, sedangkan data diklasifikasikan menurut
pusat pertanggung jawaban akan digunakan untuk mengukur prestasi manajer pusat
pertanggung jawaban yang bersangkutan.

©2004 digitized by USU digital library 3

4. Tahap Pelaporan dan Analisa:
Salah satu fungsi dari sistem pengendalian manajemen adalah mengkomunikasikan
informasi kepada para manajer yang ada dalam organisasi. Informasi ini dapat
berupa informasi akuntansi maupun nin akuntansi. Informasi ini membuat para
manajer selalu mengetahui apa yang sedang berlangsung dan membantu menjamin
terkoordinasinya pelaksanaan pekerjaan berbagai pusat pertanggung jawaban.
Informasi ini disampaikan dalam bentuk laporan. Atas dasar laporan pengawasan
resmi ini dan pengamatan pribadi serta informasi lain yang dikomunikasikan secara
tidak resmi, maka para manajer akan mengambil keputusan untuk:
• Melakukan perubahan terhadap pelaksanaan anggaran.
• Melakukan perbaikan terhadap anggaran.
• Melakukan perbaikan terhadap program.
• Melakukan perubahan strategi.

BAB III
KELOMPOK INFORMAL

Kebutuhan sosial merupakan salah satu diantara motivasi pekerjaan yang

paling kuat dan memaksa. Orang-orang yang membentuk organisasi akan berlaku
sebagai anggota kelompok, dan keanggotaanya ini akan membentuk perilaku kerja
dan sikapnya terhadap organisasi dan pekerjaan.
Kelompok ini dapat menjalankan pengendalian yang jauh lebih kuat terhadap
anggotanya dari pada yang dilakukan oleh pucuk pimpinan. Oleh karena pucuk
pimpinan hanya dapat mencapai tujuannya hanya dengan bekerja sama melalui
orang-orangnya, maka pucuk pimpinan juga harus bekerja melalui kelompok-
kelompok ini.
Terbentuknya suatu kelompok informal dapat ditimbulkan oleh banyak faktor,
diantaranya: adanya rasa kebersamaan, adanya identifikasi diri, adanya tengertian
perhatian dari sesama anggota kelompok, adanya petunjuk tentang tingkah laku
yang dapat diterima, adanya kesempatan untuk berinisiatif dan berkreatif, adanya
bantuan dari sesama anggota dalam memecahkan persoalan yang dihadapinya dan
adanya perlindungan terhadap semua anggota kelompok.

3.1. Struktur Intern Kelompok

Demi kelestarian kelompok untuk maju ke arah terwujudnya tujuan mereka
dan untuk memberikan perlindungan serta dukungan bagi kebutuhan anggotanya,
maka kelompok informal ini memerlukan adanya suatu struktur intern. Struktur
disini berarti seperangkat karakteristik yang bersifat khas yang mana akan
menentukan hubungan diantara anggotanya. Seperangkat karakteristik ini adalah:
adanya kepemimpinan di dalam kelompok, adanya standard tingkah laku kelompok,
adanya sikap dan nilai-nilai kelompok, adanya tekanan untuk mengikuti, dan
terdapatnya sistem status

3.2. Jenis-jenis Kelompok Informal

Pada umumnya di dalam suatu organisasi formal disamping terdapat
kelompok-kelompok formal juga terdapat kelompok-kelompok informal. Menurut
jenisnya kelompok informal ini dapat dibedakan ke dalam:
a) Horizontal Cliques
Yaitu kelompok informal yang keanggotaannya terdiri dari orang-orang yang
berada pada tingkatan manajemen yang sama dan bekerja dalam bidang yang
sama.

©2004 digitized by USU digital library 4

b) Vertical Cliques
Yaitu kelompok informal yang keanggotaannya terdiri dari orang-orang yang
berada pada tingkatan manajemen yang berbeda-beda, akan tetapi dalam suatu
bidang yang sama.
c) Random Cliques
Yaitu kelompok informal yang keanggotaannya terdiri dari orang-orang yang
berasal dari berbagai tingkatan manajemen dan yang berasal dari berbagai
bidang.

3.3. Komunikasi Di Dalam Kelompok Informal

Salah satu ciri khas dari sistem komunikasi yang terdapat dalam kelompok
informal adalah komunikasi melalui cara “Grapevine” (selentingan). Disamping itu,
komunikasi juga dapat dilakukan melalui memorandum, ekspresi wajah, serta kode-
kode lainnya. Komunikasi ini dapat dilakukan setiap saat disembarang tempat dan
dilaksanakan secara berantai dalam waktu yang singkat dan selalu mendapatkan
perhatian yang seksama. Kemampuan untuk menginterpretasikan informasi sangat
peka sekali dan cenderung adanya kesamaan dalam segi persepsinya. Hal ini terjadi
dikarenakan kesamaan dalam hal sikap dan nilai-nilai kelompok.

BAB IV
PERANAN KELOMPOK INFORMAL DI DALAM
PROSES PENGENDALIAN MANAJEMEN

4.1. Peranan Kelompok Informal Dalam Tahap Penyusunan Program

Penyusunan program merupakan proses pengambilan keputusan terhadap
program yang hendak dilaksanakan dan menaksirkan tentang besarnya sumber daya
yang hendak di alokasikan terhadap setiap program yang dibuatnya.
Penyusunan program ini biasanya lebih banyak dilakukan oleh pucuk
pimpinan secara melembaga sehingga menghambat kegiatan yang bersifat kreatif
dan masuknya ide-ide baru. Hasil penyusunan program ini akan segera disampaikan
pada para manajer tingkat menengah dan selanjutnya akan dijabarkan kedalam
tugas-tugas yang hendak dilaksanakan oleh bawahannya.
Di dalam menyusun program tersebut biasanya pucuk pimpinan hanya
mendasarkan pada strategi yang telah ditetapkan dan dilakukan penyesuaian
seperlunay dengan mendasarkan pada informasi yang baru diterimanya hasil
pengevaluasian terhadap pelaksanaan program terdahulu. Keterandalan informasi
atas hasil evaluasi pelaksanaan program terdahulu sangat tergantung pada
kepentingan serta minat dari seseorang yang ditugaskan untuk melakukan evaluasi,
serta kemampuan seseorang dalam menanggapi perubahan lingkungan yang
dihadapinya. Apabila tidak terdapat unsur keterandalan atas informasi yang
disampaikan ke atas, maka informasi ini menjadi input yang kurang bermanfaat
bagi penyusun program selanjutnya, dan bahkan akan tetap saja terjadi
penyimpangan-penyimpangan atas hasil yang akan dicapainya nanti walaupun sudah
dilakukan penyempurnaan terhadap programnya.
Berhasil atau tidaknya sesuatu program sangat dipengaruhi oleh sikap orang
yang melaksanakan secara langsung program tersebut dan penguasaannya terhadap
lingkungan yang dihadapinya. Disamping itu, penyampaian informasi mengenai
terjadinya penyimpangan dini dapat saja terhambat atau memang sengaja
dikelirukan oleh bawahan. Kesemuanya ini dapat terjadi kalau pucuk pimpinan
benar-benar menerapkan sistem pengukuran prestasi yang ketat dalam menilai
prestasi bawahannya.

©2004 digitized by USU digital library 5

 Kelompok informal merupakan suatu kelompok yang terbentuk secara
spontan dan timbulnya dikarenakan adanya kebutuhan untuk melakukan hubungan
sosial diantara anggotanya. Terbentuknya kelompok informal ini dapat disebabkan
oleh berbagai faktor, diantaranya adalah kesempatan untuk berinisiatif dan
berkreatif terdapatnya bantuan dari sesama anggota dalam memecahkan persoalan
yang dihadapinya.
Apabila pada tingkatan management level menengah para manajer yang
bertanggung jawab terhadap masing-masing fungsi mampu menjalin hubungan
sosial yang erat diantaranya, maka mereka akan dapat bekerja sama untuk
memecahkan segala permasalahan yang sedang dihadapinya secara bersama-sama
dan akan memberikan program yang lebih baik lagi. Komunikasi yang efektif
diantara sesama anggota akan dapat memberikan peringatan dini yang lebih baik
atas ketidak seimbangan antara program dari suatu unit kerja yang satu dengan unit
kerja yang lainnya sehingga akan dapat segera dilakukan penyempurnaan secara
mandiri.
Disamping itu, pemimpin dari kelompok informal akan dapat lebih
menegaskan peran serta para anggotanya secara lebih mendalam dan mengajak
untuk berpartisipasi dalam melaksanakan setiap program yang akan dijalankannya.
Oleh karena mereka adalah orang-orang yang terlibat langsung dalam pelaksanaan
program maka mereka akan lebih terbuka dalam menyampaikan semua hambatan-
hambatan yang dihadapinya secara obyektif dan mereka pulalah yang akan
memberikan pemikiran yang lebih baik lagi demi kesempurnaan program
mendatang.
Dengan terdapatnya koordinasi yang baik diantara sesama anggota kelompok
informal ini maka akan dapat dijamin adanya kerepaduan tujuan sebelum sesuatu
program dicanangkan.

4.2. Peranan Kelompok Informal Dalam Penyusunan Anggaran

Terdapatnya kelompok informal yang berbentuk Vertical Cliques maupun
Horizontal Cliques akan menjamin dilaksanakannya penyusunan anggaran yang
efektif dan efisien. Horizontal Cliques akan menghindarkan terjadinya konflik antar
departemen dalam menggunakan dan merencanakan besarnya kebutuhan anggaran.
Sedangkan Vertical Cliques akan menghindarkan adanya kesan bahwa anggaran
yang ditetapkan oleh pucuk pimpinan seakan-akan sebagai kendala yang membatasi
ruang geraknya dalam mencapai tujuan dan anggaran sebagai suatu batasan kaku
yang harus dicapainya.
Dengan terpeliharanya Horizontal Cliques dan Vertical Cliques yang baik
berarti pola penyusunan anggaran partisipasi akan memberikan warna bagi
management stylenya. Dengan demikian tujuan dan sasaran organisasi akan mudah
tercapai. Pucuk pimpinan perlu menjelaskan terhadap bawahannya bahwa anggaran
bukanlah sebagai alat pemaksa bagi orang yang melaksanakannya akan tetapi
sebagai alat koordinasi dan peringatan dini bagi pucuk pimpinan. Untuk meyakinkan
hal ini maka dalam penyusunan anggaran mereka perlu dilibatkan dan diadakan
negosiasi.

4.3. Peranan Kelompok Informal Dalam Pelaksanaan Dan Pengukuran

Prestasi
Mengingat adanya seperangkat karakteristik yang dimiliki kelompok informal
yang menjadi aturan untuk mengendalikan tingkah laku anggotanya maka
pelaksanaan anggaran tidak akan terjadi hambatan-hambatan lagi. Hal ini
dikarenakan mereka menganggapnya sebagai norma kelompok yang harus
dipatuhinya. Penyelewengan yang dilakukan oleh seseorang anggotanya akan segera
diketahui dan segera dilakukan koreksi demi menjaga nama baik kelompoknya.

©2004 digitized by USU digital library 6

Keberhasilan dalam menepati anggaran yang ada akan memberikan status tersendiri
di mata pimpinan.

4.4. Peranan Kelompok Informal Dalam Tahao Pelaporan Dan Analisa

Laporan yang bersifat akuntansi maupun non akuntansi akan dapat
disampaikan dengan segera dan keterandalannya dapat dijamin. Hal ini dapat terjadi
karena mereka merasa bahwa apa yang disampaikan merupakan suatu prestasi yang
benar-benar dicapai oleh kelompoknya. Mereka juga akan melengkapi sebab-sebab
terjadinya penyimpangan secara cermat dan benar demi sebagai bahan masukan
untuk tahap pemrograman yang selanjutnya. Disamping itu, mereka juga akan
menyampaikan ide-ide barunya demi penyempurnaan anggarannya sendiri.

BAB V
KESIMPULAN

Dari penulisan makalah ini dapatlah disimpulkan sebagai berikut:

• Organisasi merupakan kumpulan orang-orang yang bekerja secara bersama-
sama dengan menggunakan sumber daya tertentu berusaha untuk mencapai
tujuannya.
• Proses tercapainya pengendalian dalam suatu organisasi mencakup analisa
tentang pola otonomi yaitu hubungan struktural yang dicerminkan lewat
struktur organisasi serta gaya manajemen yang dipakai untuk mempengaruhi
perilaku bawahan.
• Disamping pola interaksi yang formal dalam suatu organisasi terdapat juga
pola interasksi yang informal. Kedua pola interaksi diantara sesama anggota
ini mempunyai karakteristik sendiri-sendiri. Pola interaksi ini tidak dapat lepas
dari fungsi komunikasi serta suatu usaha untuk pencapaian tujuan tertentu.
• Proses pengendalian manajemen mempunyai tujuan utama yaitu membantu
pucuk pimpinan dalam mengalokasikan sumber daya yang ada guna
memudahkan pencapaian tujuan dan sasaran organisasinya. Sebagian besar
proses pengendalian manajemen terdiri dari proses komunikasi dan interaksi
yang tidak resmi. Disamping kegiantan yang tidak resmi ini terdapat juga
suatu sistem pengendalian manajemen yang resmi, yang terdiri dari 4 tahap
kegiatan yaitu pemrograman, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan
pengukuran, pelaporan dan analisa.
• Dengan seperangkat karakteristik tertentu yang dimiliki kelompok informal
diharapkan mereka mampu berbuat yang lebih baik dalam proses
pengendalian manajemen.

©2004 digitized by USU digital library 7