BAB III Penyimpanan Arsip Inaktif 1.

Sistem Penyimpanan Sebagaimana telah dikemukakan di muka bahwa arsip dinamis dibedakan menjadi arsip dinamis aktif (current records) dan arsip dinamis inaktif (dormant records). Untuk efisiensinya kedua tipe arsip tersebut disimpan secara terpisah. Apapun jenis dan tipe suatu organisasinya, arsip inaktif akan lebih berdayaguna jika disimpan secara terpusat. Tempat pemusatan penyimpanan arsip inaktif ini disebut sebagai pusat arsip (record centre), yang dalam pelaksanaannya dilakukan oleh unit kearsipan dalam suatu organisasi. Didalam manajemen kearsipan (records manajemen) yang dimaksudkan dengan pusat arsip adalah tempat penyimpanan arsip inaktif yang berasal dari unit-unit kerja dalam lingkungan organisasi. Hal ini perlu dijelaskan mengingat pusat arsip sering dikacaukan dengan central file (untuk menyimpan arsip inaktif) dan bahkan dengan Arsip Nasional. Secara organisatoris pusat arsip merupakan bagian integral dari suatu organisasi, mengemban tugas melaksanakan penyimpanan dan pemeliharaan arsip inaktif dalam lingkungannya. Sedangkan Arsip Nasional, salah satu lembaga yang tugasnya melakukan penyimpanan, pemeliharaan dan penyediaan arsip statis yang berasal dari lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah. Khususnya di Indonesia Arsip Nasional RI merupakan lembaga non departemen. Pada negara-negara yang telah maju keberadaan pusat arsip dianggap suatu hal yang mutlak. Pusat arsip dirancang untuk menyimpan sejumlah besar arsip inaktif yang memiliki jangka waktu simpan (retensi) yang bervariasi. Keberadaan pusat arsip ini merupakan suatu cara untuk mengatasi membanjirnya arsip yang tercipta. Keuntungan-keuntungan lain yang diperoleh dengan adanya pusat arsip ini adalah : a) Menghindarkan adanya pemupukan arsip inaktif pada masing-masing unit kerja. Dengan demikian mengurangi beban bagi unit kerja yang

Ini berarti setiap orgsnisasi mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk menyelamatkan bahan pertanggung jawaban kegiatan organisasi. juga merancang penggunaan ruangan dan peralatan sesuai dengan ketentuan teknis kearsipan. yang seringkali jika tetap berada di sana akan menumpuk tanpa pemeliharaan dan perlindungan. yang menyatakan bahwa : “Tujuan dan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan serta bahan untuk pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan. c) Memberikan kepastian terhadap arsip yang bernilai permanen yang akan diserahkan kepada Arsip nasional RI sebagai arsip statis. Hal ini bukanlah merupakan tindakan yang mudah mengingat di Indonesia (sampai dengan tahun 1990) pusat arsip belum dijadikan bagian mutlak dari manajemen kearsipan. Upaya ini disamping melakukan pembinaan di bidang sistem kearsipannya.” Jelaslah bahwa arsip perlu dipelihara. Berbeda dengan halnya dengan negara-negara tang telah maju. Disamping memberikan penghematan. Fungsi dan peranan pusat arsip ini sesuai pula dengan tujuan kearsipan sebagaimana yang dimaksudkan Undang-undang Pokok Kearsipan No. b) Menghindarkan percampuradukan antar arsip aktif dan inaktif. Kelengkapan pusat arsip harus dirancang agar mampu menampung arsip dalam jumlah besar dan dengan biaya serendah mungkin. tenaga serta penghematan waktu dalam mencari kembali arsip. dijamin keselamatannya agar dapat digunakan untuk berbagai keperluan. kemudahan dalam menemukan kembali arsip (retrieval) serta penghematan terhadap arsip yang bernilai tinggi. pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah. Di negara tersebut telah . 7 tahun 1971. Dengan demikian tampaklah bahwa pusat arsip mempunyai fungsi ganda. d) Diperoleh penghematan baik dalam rangka penggunaan ruangan. misalnya USA yang telah berpengalaman cukup luas dalam perencanaan dan manajemen pusat arsip. peralatan.bersangkutan.

di pihak lain dapat pula dibangun secara terpisah dari gedung kantornya. Hal ini hanya dimungkinkan jika arsip di masa aktifnya telah teratur dan telah dimilikinya jadwal retensi arsip. Untuk gedung yang bertingkat ditempatkan pada lantai bawah atau basement agar tidak membebani kontruksi gedung kantor. Ruangan dan perlengkapan disediakan dengan memperhatikan keamanan arsip dari bahaya kebakaran.mampu secara teratur mengatur rasio penyimpanan arsip yang jumlahnya cukup besar. Untuk organisasi yang relatif besar pada umumnya memerlukan gedung yang berdiri sendiri. kantor-kantor memperoleh penghematan kurang lebih $ 13. dengan syarat terhindar dari lalu lalang pegawai dari unit kerja lainnya. Dengan adanya pusat arsip. Pusat Arsip dan Penempatan Penempatan pusat arsip harus dirancang sedemikian rupa. Diantaranya pusat arsip dibangun menjadi satu gedung induk. pada umumnya pusat arsip dibangun menjadi satu dengan gedung kantor. Untuk penempatannya ada beberapa pilihan yang dapat dilakukan. Kecenderungan organisasi besar adalah . Penghematan ini hanya dapat dicapai karena adanya penyusutan yang terencana. Bagi suatu organisasi yang tidak besar (sedang atau kecil) dengan jumlah arsip yang relatif kecil. 2. Hal ini agar lebih mudah melayani pengguna arsip. dapat ditempatkan ditengah. dan dipihak lain juga untuk menjaga keamanan informasi dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan. khususnya tergantung besar kecilnya arsip yang tercipta pada setiap organisasi. air. Ini menunjukkan bahwa dengan kehadiran pusat arsip akan cukup banyak memperoleh penghematan. suhu dan kelembapan. yang disesuaikan dengan kondisi dan karakteristik organisasinya. serangga. Kira-kira 40% dari semua arsip federal disimpan dipusat arsip dan pemerintah dalam setiap tahun menghemat sekitar $ 200 juta.50 per kubik setiap tahunnya. Kesemuanya itu tergantung kebutuhan. Sedangkan bagi gedung kantor yang tidak bertingkat.

Foto : Pusat Arsip inaktif milik P. Cilegon Sehingga didalam membangun ruangan atau gedung arsip harus memperhatikan konstruksi dan kelengkapannya. Namun demikian patokanpatokan tertentu dapat digunakan untuk kepentingan pembangunan gedung pusat arsip. . Jenis organisasi semacam ini misalnya Departemen. luasnya ruangan dibatasi tidak lebih dari 150 m2 sampai dengan 200 m2. yakni pengaturan masuknya cahaya matahari untuk memberi perlindungan secara maksimum terhadap sinar ultraviolet d) Kawasan tempat penyimpanan : maksudnya bahwa untuk alasan keamanan khususnya untuk mencegah dan membatasi meluasnya api jika terjadi kebakaran dan pengendalian atmosfir.memiliki pembagian organisasi yang kompleks sesuai dengan kompleksitas tugas dan fungsinya . atau Pemerintah Daerah Tingkat I.T. Krakatau Stell. jumlah pegawai besar dan arsip yang tercipta besar pula. Persyaratan Ruang atau Gedung Pusat Arsip Ruangan atau pusat penyimpanan arsip inaktif bukanlah tempat kerja. Persyaratan yang dimaksud antara lain : a) Adanya isolasi b) Pengendalian iklim (suhu dan kelembapan) c) Penerangan. Syarat-syarat yang dikemukakan di bawah ini diambilnya dari persyaratan untuk gedung Arsip Nasional (untuk menyimpan arsip statis). tetapi lebih berfungsi untuk menyimpan dan memelihara arsip.

Bangunan disangga tiang pancang beton dan dan ruangan bebas tanpa . Tangga-tangga darurat perlu disediakan untuk keperluan para karyawan jika sewaktu-waktu terjadi kebakaran. Pintu dirancang sedemikian rupa sehingga tidak akan terjadi distorsi dalam jangka waktu 1 jam. langitlangit maupun pintu. layak pula pintu dilengkapi dengan sistem penguncian secara otomatis. Agar berfungsi secara efektif tembok tidak diberi lobang atau celah-celah. Gedung untuk pusat arsip inaktif dengan jangka simpan yang bervariasi (ada yang berusia kurang dari 10 tahun. Persyartan minimum bahwa tembok harus mampu menahan api sekurang-kurangnya dalam jangka waktu dua jam. Isolasi diperlukan baik untuk tembok. Konstruksi bangunan pusat arsip dapat dibedakan menjadi dua tipe. Dengan demikian keindahan dan seringkali kenyamanan kerja tidak diindahkan. bahkan ada yang 20 tahun atau lebih) dibangun agar arsip dapat tahan lama. Pintu tahan api di buat dari baja dengan dilapisi bahan anti panas. Menurut teori ruangan arsip memang harus tertutup secara terus menerus. Hal ini dimaksudkan agar api tidak mudah menjalar ke tempat lain melalui lobang tersebut bilamana terjadi kebakaran. yakni konstruksi tradisional dan kontruksi dengan mendasar pada struktur. Tetapi pintu segera ditutup jika tidak diperlukan. Yang diutamakan adalah kokoh dan tahan dari segala faktor perusak. namun demikian dalam keadaan mendesak dapat dibuka selama jam bekerja.Ruangan penyimpanan arsip mutlak diperlukan isolasibuntuk mencegah kebakaran. Pintu yang merupakan jalan masuk menuju tangga darurat harus tahan api pula. Disamping sistem alarm dan perlindungan terhadap api. Untuk membangunan tidak dapat lain harus bekerjasama dengan para arsitek dengan memperhatikan kaidahkaidah pemeliharaan dan keamanan arsip. Struktur tradisional maksudnya bahwa bangunan dibanun dengan persyaratan sebagaimana membangun gedung pada umumnya.

Tipe ini memudahkan pengaturan rak dan peralatan lainnya sesuai dengan kebutuhan. Bentuk serta bahan-bahanya bergantung sekali pada iklim setempat. Jenis bangunan ini memamg agak kurang tepat jika untuk menyimpan arsip inaktif. Menurut para ahli atap dari batu (slate roof) atau genting secara teknis dapat dipertanggungjawabkan. Adapun pada tipe kedua. Tipe konstruksi ini telah berkembang di Eropa sekitar 30 tahun yang lalu. Talang atau saluran air tidak dibuat melalui ruangan penyimpanan. karena mudah terbakar.penghalang. Pada beton lantai langsung dipancang tonggak-tonggak baja yang berfungsi ganda.50 m. Jarak tiang-tiang tersebut satu sama lainnya berukuran 1 x 1. Tipe bangunan ini memang tidak indah dan ruangan tidak dapat diatur sekehendak hati. yang akan berpengaruh terhadap kasanah arsip serta peralatannya. Sudah barang tentu paling baik dari beton dengan dilapisi bahan yang tidak mudah terbakar. Atap sebagai penutup bangunan juga perlu mendapat perhatian. tinggi atap pada umumnya tidak ada standard yang pasti. Bagi gedung yang tidak bertingkat. khususnya untuk penyimpanan arsip statis (gedung Arsip Nasional). dan fungsi lainnya sebagai tiang papan rak. Karena jika terjadi kebocoran akan merusak arsip dan peralatan lainnya.30 m atau 1 x 1. Kayu tidak dianjurkan digunakan untuk lantai. bangunan dirancang sekaligus untuk kepentingan penempatan papan-papan rak. karena adanya tiang-tiang baja tersebut. Sedangkan atap dari logam seperti seng. Dapat rendah sebagaimana bangunan . Bentuk atap memungkinkan air mengalir lancar. Fungsi utama untuk menyangga bangunan. Lebih-lebih jika bangunannya terletak pada kawasan industri akan cepat terjadi pelapukan oleh gas belerang (sulphorous gas) dalam udara. alumunium dan sejenisnya tidak digunakan. terpengaruh iklim dan mudah rusak karena berbagai sebab. karena sangat mudah menampung panas.

Untuk menempatkan boks arsip digunakan “forklift” untuk mengangkatnya. Dengan kelembapan berbeda.65% . Masing-masing perlu disediakan ruangan tersendiri. arsip yang tersimpan di pusat arsip (arsip inaktif) umumnya mempunyai jangka simpan 2 tahun sampai dengan 10 tahun lebih. Khususnya antara arsip kertas suhu udara sekitar 24°C dengan kelembapan sekitar 50% . namun nilai arsip tidak dapat dibandingkan dengan uang seberapapun besarnya. timbulnya berbagai serangga dan sebagainya) tanpa menunggu 2 tahun arsip tersebut akan mengalami kerusakan. Jika suhu dan kelembapan tidak dikembalikan. sedangkan untuk film suhu sekitar 10°C 16°C dengan kelembapan relatif sekitar 30% .50%.biasa. film maupun disket. sehingga untuk arsip inaktif tidak diperlukan AC. Penataan Arsip Inaktif Arsip inaktif berasal dari berbagai unit kerja jenis dan tipenya bermacam-macam. dalam jangka waktu singkat arsip tersebut tidak akan mengalami kerusakan. Oleh karna itu mutlak diperlukan A. Dalam jangka waktu 2 tahun saja arsip dapat rusak jika tanpa pengaturan iklim (tumbuh jamur. Penggunaan sistem udara ini memang mahal. sampai di . baik yang berupa arsip kertas (arsip korespondensi. peta dan sebagainya. dapat pula tinggi. Lebih-lebih lagi bagi arsip yang memiliki umur sepuluh tahun lebih dan yang nantinya akan diserahkan kepada Arsip Nasional. Untuk atap yang tinggi dapaty lebih banyak menampung rak dan rak dapat dibuat secara bertingkat sebagaimana tampak pada foto dibawah ini.C. Ada yang berpendapat bahwa AC hanya diperlukan untuk arsip statis yang harus disimpan selama-lamanya. Jenis dan tipe arsip tersebut sudah barang tentu cara penyimpanannya dan tipe arsip tersebut berbedabeda. Lebihlebih arsip berupa film atau microfilm dan foto yang sangat mudah terpengaruh oleh kondisi lingkungan. foto. Hal ini nampaknya ada yang dilupakan. berarti kedua jenis arsip tersebut tidak disimpan dalam ruangan yang sama. 3.

maka arsip yang diciptakan dibiarkan sebagaimana adanya. Gangguan utama disket adalah debu. kondisi suhu dan kelembapannya belum diperoleh suatu standar yang pasti sebagaimana film. Agar informasi yang terkandung dalam arsip tetap mencerminkan tugas dan fungsinya. Sedangkan pita magnetik disimpan pada tabung logam. meskipun isinya memungkinkan saling berkaitan. Jenis arsip tersebut disimpan pada boks dengan berbagai bentuk dan ukuran boks dibuat dari karton yang berkualitas tinggi. kemudian disimpan pada almari logam. jumlahnya paling besar dibandingkan dengan jenis arsip lainnya. Jika hal ini dilakukan berkas tidak lagi mencerminkan tugas dan fungsi unit-unit organisasi. oleh karenanya harus disimpan pada tempat yang tertutup. dengan kandungan asam . Sehingga berkas yang tercipta akan senantiasa mencerminkan fungsi unit organisasi yang bersangkutan.Arsip Nasional fisik arsip sudah harus dilakukan sejak masa inaktifnya. sejak masa aktif. Kiranya dihindarkan tindakan penggabungan pemberkasan antara arsip dari unit kerja yang satu dengan unit kerja lainnya. Pada umumnya arsip korespondensi serta yang terkait dengannya. Apabila dimiliki arsip yang berupa disket. Jika akan menunjukkan hubungan antara berkas antara unit kerja yang satu dengan yang lainnya dapat dilakukan dengan membuat kartu tunjuk silang. Unit organisasi atau unit kerja adalah unit yang melaksanakan salah satu fungsi organisasi. Pada prinsipnya penataan arsip inaktif tetap mempertahankan sistem pemberkasan (filling systems) pada masa aktifnya. Perbedaan yang utama terletak pada tata cara pemeliharaannya khususnya arsip yang berkenaan dengan pengaturan suhu dan kelembapan karena arsip inaktif disimpan dalam jangka waktu yang lebih lama. Namun para ahli memperkirakan bahwa kondisi suhu dan kelembapannya disamakan dengan penyimpanan arsip film. tanpa harus memberkaskan menjadi satu. jenis arsip tersebut dibungkus kertas transparan secara rangkap. Arsip-arsip yang berasal dari unitunit kerja ditempatkan secara terpisah pada rak-rak yang telah diatur terlebih dahulu.

Misalnya : boks dengan nomor 2-7-1-2 berarti : 2 = menyatakan nomor untuk deretan atau kelompok rak. tanda-tanda tersebut tidak perlu menjelaskan isi informasinya. dan nomor papan rak. unit rak dalam deretan rak. 7 = unit ke 7 dari kelompok/deretan rak . Karena kandungan zat asam yang tinggi akan merusak kertas. Ukuran boks ada yang miliki ukuran 38 cm panjang. lebar 10 cm dengan tingginya 27 cm. 20 cm lebar dan tinggi 27 cm . 1 = papan rak . Beberapa jenis boks/kotak . deretan rak milik unit kerja tertentu. dan 2 = untuk menyatakan nomor boks. Untuk menjaga keamanan informasinya. juga ada yang berukuran 38 cm panjang.yang rendah. Pada setiap boks diberi label yang berisi tanda-tanda tertentu. Untuk penemuan kembalinya dilakukan melalui indeks baik sistem manual maupun mekanik. Tanda berupa nomor atau huruf yang menunjukkan nomor boks.

sedangkan untuk boks dengan nomor ganjil ditempatkan dibelakang. Untuk keperluan tersebut boks yang memiliki nomor genap ditempatkan pada deretan depan . Rak yang digunakan bermacam-macam jenisnya.Untuk penempatan boks pada rak perlu diatur sedemikian rupa agar mudah mencari dan mengenalinya. Penggunaan rak bergerak lebih menghemat tempat/ruangan . ada yang dibuat dari kayu ada pula yang dari logam. Dengan perkembangan teknologi dewasa ini bentuk rak semakin canggih. sedangkan angka untuk nomor unit boks dan rak. Huruf digunakan untuk memberi tanda kelompok rak dan papan rak . (lihat gambar) Tanda untuk boks dapat juga digunakan huruf dan angka. Disamping itu juga rak yang terbuka ada pula yang tertutup. Rak bergerak. Misalnya nomor 2-7-1-2 diganti dengan huruf dan angka menjadi : B 7-A 2. misalnya rak bergerak (mobile shelving).

Rak statis (atas dan bawah) .

Penemuan Kembali Arsip Apabila pengguna telah menaruh kepercayaan yang besar kepada puasat arsip. Nomor boks memberikan keterangan tentang lokasi penyimpanan seri berkas e) Tanggal pemusnahan atau penyerahan arsip ke Arsip Nasional dengan mengacu kepada Jadwal Retensi Arsip . Pada kartu indeks tercantum beberapa keterangan antara lain : a) Judul seri berkas b) Tanggal pemindahan c) Penerima arsip pada waktu pemindahan. Setiap seri berkas dibuatkan kartu indeks. Untuk kemudahan dalam penemuan kembali (finding aid). Sehingga pelayanan dapat dilakukan secara memuaskan. Kecepatan penemuan kembali sangat tergantung dari ketepatan dalam pembuatan indeks. Keterangan ini diperlukan jika timbul suatu masalah d) Nomor boks.4. kepercayaan tersebut dijawab dengan merancang prosedur penemuan kembali secara sederhana tetapi tepat. Sistem pengindeksan dapat dilakukan melalui sistem manual maupun secara otomatis bergantung kemampuan setiap organisasi.

Di dalam suatu organisasi yang besar dengan volume arsip inaktif yang besar pula. dan secara cepat pula akan dilakukan pendaftarannya (di print-out) c) Memudahkan bagi pengguna untuk mengetahui khasanah arsip yang ada dipusat arsip d) Dengan sistem komputer akan lebih cepat diketahui jumlah dan jenis arsip yang telah disusutkan serta yang diterima dari unit-unit kerja. Melalui kartu indeks dapat ditelusuri arsip mana yang sudah bila dimusnahkan dan yang dapat diserahkan kepada Arsip Nasional. Dengan sistem otomatis ini akan diperoleh beberapa keuntungan diantaranya adalah : a) Kecepatan dan ketepatan dalam pencarian dan penyajian arsip b) Dengan sistem komputer dengan cepat diketahui arsip mana yang bisa dimusnakan sesuai dengan jadwal retensinya. f) Secara cepat pula diketahui jenis-jenis arsip yang memiliki simpan permanen yang akan diserahkan kepada Arsip Nasional g) Memudahkan pembuatan laporan sehubungan dengan peningkatan akumulasi arsip. pengindeksan (indexing) dapat dilakukan melalui komputer. akan lebih cepat mengetahui judul-judul arsip yang ada hubungannya dengan arsip lainnya jika menggunakan sistem komputer. Pada gilirannya akan memudahkan perencanaan anggaran untuk pengelolaan arsip inaktif. . akan mengetahui judul-judul yang besar pula.Kartu indeks dipergunakan selain untuk sarana penemuan arsip. sehingga memudahkan dalam memproyeksikan kebutuhan personalia. Terutama diterapkan pada organisasi atau perusaan besar dengan khasah arsip yang besar pula. ruangan dan peralatannya. juga berfungsi untuk sarana seleksi arsip dalam rangka penyusutan arsip. e) Dengan sistem komputer akan lebih mudah penerapan sistem tunjuk silang. sehingga pelayanan dapat dilakukan secara cepat. Untuk lebih cepat memberikan pelayanan informasi kepada pengguna. Pada beberapa negara maju banyak perusahaan telah melakukan hal ini.

Formulanya adalah sebagai berikut. Bagi instansi pemerintah penyerahan arsip statis ini merupakan kewajiban yang diatur oleh undangundang. Oleh karna itu perlu diteliti sebabsebabnya. Jika tetap menyimpan sendiri kiranya tetap menjaga kelestarian bahan bukti peninggalan kegiatan organisasinya. Bagi . Dapat saja terjadi pada waktu mengembalikan arsip dalam keadaan tidak lengkap lagi. Pengukuran Efisiensi Pelayanan Arsip Pada waktu-waktu tertentu misalnya pada setiap tahun dilakukan evaluasi untuk mengetahui efisiensi pelayanan arsip. maka perlu dilakukan pengkajian pada unit yang bersangkutan. Karena kekurangan telitian arsip di tempat lain. 6. Sedangkan bagi perusahaan atau organisasi swasta meskipun penyerahan ini bukan suatu kewajiban. Jika kemungkinan ini terjadi. Apabila arsip yang tidak diketemukan adalah arsip yang berkalikali dipinjam oleh unit kerja tertentu. Untuk mengukur efisiensi dapat dilakukan dengan membandingkan antara arsip yang tidak diketemukan dengan yang diketemukan. Perbedaanya terletak pada pemusnahannya. Kegiatan ini dimaksudkan untuk mengurangi jumlah arsip dengan cara memusnahkan arsip yang tidak berniali guna. Yaitu dari tindakan penyiangan sampai kepada proses penilaiannya. namun tetap dimungkinkan menyerahkan kepada Arsip Nasional. serta menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional. Langkah-langkah penyusutan arsip inaktif kiranya tidak banyak berbeda jika melakukan terhadap arsip aktif.5. sebab yang lain mungkin karena penataannya yang tidak benar. Jumlah arsip yang tidak diketemukan X 100% = % tidak diketemukan Jumlah arsip yang diketemukan Apabila jumlah arsip yang tidak diketemukan lebih dari 3% ini menunjukkan adanya suatu masalah. Penyusutan Arsip Inaktif Penyusutan arsip inaktif merupakan salah satu kegiatan pengelolaan arsip inaktif di pusat arsip.

Penggunaan komputer untuk penemuan kembali penilaian dan pembuatan daftar pertelaan arsip.instansi pemerintah pemusnahannya baru dapat dilakukan apabila telah mendapatkan persetujuan Arsip Nasional. untuk melaksanakan penyusutan arsip dalam kondisi semacam itu buakan suatu tindakan yang mudah. Keberhasilan pengkajian ini hanya dapat diperoleh jika para petugas memahami. Tidak jarang arsip tersebut tercampur menjadi satu sehingga sulit ketahui unit penciptanya. Dengan demikian sebelum memusnakan arsip perlu meminta persetujuan terlebih dahulu. Tindakan ini tidak mudah. terlebih lagi jika yang dihadapi lembaran lepas. Kenyataan menunjukkan bahwa dewasa ini banyak arsip tersimpan di pusat arsip dalam keadaan tidak teratur. Bahkan pelaksanaan penyusutan di pusat arsip lebih sulit. Dalam kondisi yang demikian itu ada proses kegiatan lain yang harus dilaksanakan. karena arsip berasal dari berbagai unit kerja yang memiliki tugas dan fungsi yang berbeda-beda. Sehingga tidak sekedar pemberkasan arsip yang bersangkutan. yakni mengetahui pencipta arsipnya. Sebagaimana pelaksanaan penyusutan arsip aktif yang tidak tertib. Untuk mengetahui unit mana yang menciptakan tidak dapat dilakukan kecuali dengan pengkajian yang mendalam. untuk melaksanakan openyusutan arsip aktif yang tidak tertib. .

Tugas dan fungsi masing-masing unit kerja yang ada di dalam organisasinya. Seorang petugas sedang mencatat (membuat deskripsi) pada kartu setelah arsip diberkaskan. Dengan demikian petugas arsip memang harus mampu menyimpulkan isi keterangan yang terkandung di dalam arsip. baik dalam kaitannya dengan pendayagunaan arsiparsip tersebut. Banyak keuntungan yang akan diperoleh jika arsip tersebut dibenahi. Oleh karna itu dengan menelaah informasi yang terkandung dalam arsip dapat diketahui fungsi siapa (unit kerja mana) kegiatan dalam arsip tersebut. bahwa arsip tercipta sebagai hasil samping proses kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit kerja dalam arsip akan mencerminkan tugas dan fungsi unit organisasi yang bersangkutan. keputusan untuk memusnakan arsip-arsip tersebut begitu saja adalah suatu tindakan yang tidak bijaksana. . Alasan utama penyerahan ini. pengelolaan sebelum tindakan penyusutan mutlak dilakukan. Oleh karna itu dengan alasan keengganan. juga dalam rangka pengamanan bahan bukti kegiatan organisasi. Bagaimanapun kondisin arsip yang ada. Pengetahuan tentang tugas dan fungsi unit-unit kerja tersebut merupakan kunci utama dalam pelaksanaan pembenahan arsip inaktif tersebut. (Disamping itu pula tentunya masih ada faktor-faktor lainnya yang mendukung kegiatan itu). Demikian juga membiarkan dengan maksud agar arsip musnah dimakan waktu juga tidak dapat dibenarkan. sekaligus menetapkan penciptanya.

Pokok-pokok Proses penyusutan arsip tertib Menyiangi arsip yang telah melampui Masa inaktif sesuai jadwal retensi Menyisihkan dari berkas inaktifnya Dan menempatkan pada rak yang tersedia Sortir/memilahkan antara arsip yang akan dimusnahkan Dan diserahkan berdasar retensi arsip Mimisahkan arsip yang akan dimusnahkan dan yang akan diserahkan ke arsip nasional Pembuatan daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan dan yang diserahkan Pelaksanaan pemusnahan dan penyerahan Sesuai dengan ketentuan yang belaku .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful