P. 1
Tugas Kearsipan Jody

Tugas Kearsipan Jody

|Views: 4|Likes:
Published by Jodi 'Dancer' R-

More info:

Published by: Jodi 'Dancer' R- on Mar 03, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

03/18/2014

pdf

text

original

BAB III Penyimpanan Arsip Inaktif 1.

Sistem Penyimpanan Sebagaimana telah dikemukakan di muka bahwa arsip dinamis dibedakan menjadi arsip dinamis aktif (current records) dan arsip dinamis inaktif (dormant records). Untuk efisiensinya kedua tipe arsip tersebut disimpan secara terpisah. Apapun jenis dan tipe suatu organisasinya, arsip inaktif akan lebih berdayaguna jika disimpan secara terpusat. Tempat pemusatan penyimpanan arsip inaktif ini disebut sebagai pusat arsip (record centre), yang dalam pelaksanaannya dilakukan oleh unit kearsipan dalam suatu organisasi. Didalam manajemen kearsipan (records manajemen) yang dimaksudkan dengan pusat arsip adalah tempat penyimpanan arsip inaktif yang berasal dari unit-unit kerja dalam lingkungan organisasi. Hal ini perlu dijelaskan mengingat pusat arsip sering dikacaukan dengan central file (untuk menyimpan arsip inaktif) dan bahkan dengan Arsip Nasional. Secara organisatoris pusat arsip merupakan bagian integral dari suatu organisasi, mengemban tugas melaksanakan penyimpanan dan pemeliharaan arsip inaktif dalam lingkungannya. Sedangkan Arsip Nasional, salah satu lembaga yang tugasnya melakukan penyimpanan, pemeliharaan dan penyediaan arsip statis yang berasal dari lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah. Khususnya di Indonesia Arsip Nasional RI merupakan lembaga non departemen. Pada negara-negara yang telah maju keberadaan pusat arsip dianggap suatu hal yang mutlak. Pusat arsip dirancang untuk menyimpan sejumlah besar arsip inaktif yang memiliki jangka waktu simpan (retensi) yang bervariasi. Keberadaan pusat arsip ini merupakan suatu cara untuk mengatasi membanjirnya arsip yang tercipta. Keuntungan-keuntungan lain yang diperoleh dengan adanya pusat arsip ini adalah : a) Menghindarkan adanya pemupukan arsip inaktif pada masing-masing unit kerja. Dengan demikian mengurangi beban bagi unit kerja yang

d) Diperoleh penghematan baik dalam rangka penggunaan ruangan.” Jelaslah bahwa arsip perlu dipelihara. misalnya USA yang telah berpengalaman cukup luas dalam perencanaan dan manajemen pusat arsip. c) Memberikan kepastian terhadap arsip yang bernilai permanen yang akan diserahkan kepada Arsip nasional RI sebagai arsip statis. kemudahan dalam menemukan kembali arsip (retrieval) serta penghematan terhadap arsip yang bernilai tinggi. Di negara tersebut telah . Ini berarti setiap orgsnisasi mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk menyelamatkan bahan pertanggung jawaban kegiatan organisasi. Disamping memberikan penghematan. Fungsi dan peranan pusat arsip ini sesuai pula dengan tujuan kearsipan sebagaimana yang dimaksudkan Undang-undang Pokok Kearsipan No. 7 tahun 1971. b) Menghindarkan percampuradukan antar arsip aktif dan inaktif. pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah. juga merancang penggunaan ruangan dan peralatan sesuai dengan ketentuan teknis kearsipan. dijamin keselamatannya agar dapat digunakan untuk berbagai keperluan. Berbeda dengan halnya dengan negara-negara tang telah maju. Hal ini bukanlah merupakan tindakan yang mudah mengingat di Indonesia (sampai dengan tahun 1990) pusat arsip belum dijadikan bagian mutlak dari manajemen kearsipan. yang menyatakan bahwa : “Tujuan dan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan serta bahan untuk pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan. peralatan. yang seringkali jika tetap berada di sana akan menumpuk tanpa pemeliharaan dan perlindungan.bersangkutan. Dengan demikian tampaklah bahwa pusat arsip mempunyai fungsi ganda. tenaga serta penghematan waktu dalam mencari kembali arsip. Kelengkapan pusat arsip harus dirancang agar mampu menampung arsip dalam jumlah besar dan dengan biaya serendah mungkin. Upaya ini disamping melakukan pembinaan di bidang sistem kearsipannya.

Kesemuanya itu tergantung kebutuhan. Diantaranya pusat arsip dibangun menjadi satu gedung induk. air. 2. Untuk penempatannya ada beberapa pilihan yang dapat dilakukan. di pihak lain dapat pula dibangun secara terpisah dari gedung kantornya. Kira-kira 40% dari semua arsip federal disimpan dipusat arsip dan pemerintah dalam setiap tahun menghemat sekitar $ 200 juta. Hal ini hanya dimungkinkan jika arsip di masa aktifnya telah teratur dan telah dimilikinya jadwal retensi arsip. Sedangkan bagi gedung kantor yang tidak bertingkat. dengan syarat terhindar dari lalu lalang pegawai dari unit kerja lainnya. serangga. Hal ini agar lebih mudah melayani pengguna arsip. Penghematan ini hanya dapat dicapai karena adanya penyusutan yang terencana. dapat ditempatkan ditengah.mampu secara teratur mengatur rasio penyimpanan arsip yang jumlahnya cukup besar. Kecenderungan organisasi besar adalah . Pusat Arsip dan Penempatan Penempatan pusat arsip harus dirancang sedemikian rupa. dan dipihak lain juga untuk menjaga keamanan informasi dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan. kantor-kantor memperoleh penghematan kurang lebih $ 13. Untuk organisasi yang relatif besar pada umumnya memerlukan gedung yang berdiri sendiri. suhu dan kelembapan. khususnya tergantung besar kecilnya arsip yang tercipta pada setiap organisasi. yang disesuaikan dengan kondisi dan karakteristik organisasinya.50 per kubik setiap tahunnya. Bagi suatu organisasi yang tidak besar (sedang atau kecil) dengan jumlah arsip yang relatif kecil. pada umumnya pusat arsip dibangun menjadi satu dengan gedung kantor. Dengan adanya pusat arsip. Untuk gedung yang bertingkat ditempatkan pada lantai bawah atau basement agar tidak membebani kontruksi gedung kantor. Ruangan dan perlengkapan disediakan dengan memperhatikan keamanan arsip dari bahaya kebakaran. Ini menunjukkan bahwa dengan kehadiran pusat arsip akan cukup banyak memperoleh penghematan.

luasnya ruangan dibatasi tidak lebih dari 150 m2 sampai dengan 200 m2.memiliki pembagian organisasi yang kompleks sesuai dengan kompleksitas tugas dan fungsinya . . Jenis organisasi semacam ini misalnya Departemen. Krakatau Stell. atau Pemerintah Daerah Tingkat I. tetapi lebih berfungsi untuk menyimpan dan memelihara arsip. Persyaratan Ruang atau Gedung Pusat Arsip Ruangan atau pusat penyimpanan arsip inaktif bukanlah tempat kerja. jumlah pegawai besar dan arsip yang tercipta besar pula. Namun demikian patokanpatokan tertentu dapat digunakan untuk kepentingan pembangunan gedung pusat arsip. Cilegon Sehingga didalam membangun ruangan atau gedung arsip harus memperhatikan konstruksi dan kelengkapannya. Syarat-syarat yang dikemukakan di bawah ini diambilnya dari persyaratan untuk gedung Arsip Nasional (untuk menyimpan arsip statis). yakni pengaturan masuknya cahaya matahari untuk memberi perlindungan secara maksimum terhadap sinar ultraviolet d) Kawasan tempat penyimpanan : maksudnya bahwa untuk alasan keamanan khususnya untuk mencegah dan membatasi meluasnya api jika terjadi kebakaran dan pengendalian atmosfir.T. Persyaratan yang dimaksud antara lain : a) Adanya isolasi b) Pengendalian iklim (suhu dan kelembapan) c) Penerangan. Foto : Pusat Arsip inaktif milik P.

Pintu dirancang sedemikian rupa sehingga tidak akan terjadi distorsi dalam jangka waktu 1 jam. namun demikian dalam keadaan mendesak dapat dibuka selama jam bekerja. Disamping sistem alarm dan perlindungan terhadap api.Ruangan penyimpanan arsip mutlak diperlukan isolasibuntuk mencegah kebakaran. Agar berfungsi secara efektif tembok tidak diberi lobang atau celah-celah. Struktur tradisional maksudnya bahwa bangunan dibanun dengan persyaratan sebagaimana membangun gedung pada umumnya. bahkan ada yang 20 tahun atau lebih) dibangun agar arsip dapat tahan lama. Konstruksi bangunan pusat arsip dapat dibedakan menjadi dua tipe. layak pula pintu dilengkapi dengan sistem penguncian secara otomatis. Isolasi diperlukan baik untuk tembok. yakni konstruksi tradisional dan kontruksi dengan mendasar pada struktur. Menurut teori ruangan arsip memang harus tertutup secara terus menerus. Tetapi pintu segera ditutup jika tidak diperlukan. Persyartan minimum bahwa tembok harus mampu menahan api sekurang-kurangnya dalam jangka waktu dua jam. Tangga-tangga darurat perlu disediakan untuk keperluan para karyawan jika sewaktu-waktu terjadi kebakaran. Hal ini dimaksudkan agar api tidak mudah menjalar ke tempat lain melalui lobang tersebut bilamana terjadi kebakaran. Dengan demikian keindahan dan seringkali kenyamanan kerja tidak diindahkan. Pintu tahan api di buat dari baja dengan dilapisi bahan anti panas. Gedung untuk pusat arsip inaktif dengan jangka simpan yang bervariasi (ada yang berusia kurang dari 10 tahun. Bangunan disangga tiang pancang beton dan dan ruangan bebas tanpa . Pintu yang merupakan jalan masuk menuju tangga darurat harus tahan api pula. Yang diutamakan adalah kokoh dan tahan dari segala faktor perusak. Untuk membangunan tidak dapat lain harus bekerjasama dengan para arsitek dengan memperhatikan kaidahkaidah pemeliharaan dan keamanan arsip. langitlangit maupun pintu.

30 m atau 1 x 1. Kayu tidak dianjurkan digunakan untuk lantai. terpengaruh iklim dan mudah rusak karena berbagai sebab. Jarak tiang-tiang tersebut satu sama lainnya berukuran 1 x 1. karena adanya tiang-tiang baja tersebut. Sedangkan atap dari logam seperti seng. Lebih-lebih jika bangunannya terletak pada kawasan industri akan cepat terjadi pelapukan oleh gas belerang (sulphorous gas) dalam udara. Fungsi utama untuk menyangga bangunan.penghalang. Tipe konstruksi ini telah berkembang di Eropa sekitar 30 tahun yang lalu. Adapun pada tipe kedua. khususnya untuk penyimpanan arsip statis (gedung Arsip Nasional). Bentuk serta bahan-bahanya bergantung sekali pada iklim setempat. bangunan dirancang sekaligus untuk kepentingan penempatan papan-papan rak. Bagi gedung yang tidak bertingkat. Jenis bangunan ini memamg agak kurang tepat jika untuk menyimpan arsip inaktif. karena sangat mudah menampung panas. Atap sebagai penutup bangunan juga perlu mendapat perhatian. Pada beton lantai langsung dipancang tonggak-tonggak baja yang berfungsi ganda. yang akan berpengaruh terhadap kasanah arsip serta peralatannya. Sudah barang tentu paling baik dari beton dengan dilapisi bahan yang tidak mudah terbakar. alumunium dan sejenisnya tidak digunakan.50 m. Menurut para ahli atap dari batu (slate roof) atau genting secara teknis dapat dipertanggungjawabkan. Bentuk atap memungkinkan air mengalir lancar. Talang atau saluran air tidak dibuat melalui ruangan penyimpanan. Tipe ini memudahkan pengaturan rak dan peralatan lainnya sesuai dengan kebutuhan. karena mudah terbakar. Tipe bangunan ini memang tidak indah dan ruangan tidak dapat diatur sekehendak hati. tinggi atap pada umumnya tidak ada standard yang pasti. Karena jika terjadi kebocoran akan merusak arsip dan peralatan lainnya. Dapat rendah sebagaimana bangunan . dan fungsi lainnya sebagai tiang papan rak.

Hal ini nampaknya ada yang dilupakan.biasa. 3. Untuk atap yang tinggi dapaty lebih banyak menampung rak dan rak dapat dibuat secara bertingkat sebagaimana tampak pada foto dibawah ini.50%. sedangkan untuk film suhu sekitar 10°C 16°C dengan kelembapan relatif sekitar 30% . baik yang berupa arsip kertas (arsip korespondensi. Oleh karna itu mutlak diperlukan A. Jenis dan tipe arsip tersebut sudah barang tentu cara penyimpanannya dan tipe arsip tersebut berbedabeda. Untuk menempatkan boks arsip digunakan “forklift” untuk mengangkatnya. Ada yang berpendapat bahwa AC hanya diperlukan untuk arsip statis yang harus disimpan selama-lamanya. Masing-masing perlu disediakan ruangan tersendiri. sehingga untuk arsip inaktif tidak diperlukan AC. Dalam jangka waktu 2 tahun saja arsip dapat rusak jika tanpa pengaturan iklim (tumbuh jamur. peta dan sebagainya. foto. Lebih-lebih lagi bagi arsip yang memiliki umur sepuluh tahun lebih dan yang nantinya akan diserahkan kepada Arsip Nasional. namun nilai arsip tidak dapat dibandingkan dengan uang seberapapun besarnya. arsip yang tersimpan di pusat arsip (arsip inaktif) umumnya mempunyai jangka simpan 2 tahun sampai dengan 10 tahun lebih.65% . film maupun disket. Jika suhu dan kelembapan tidak dikembalikan. Penggunaan sistem udara ini memang mahal. dalam jangka waktu singkat arsip tersebut tidak akan mengalami kerusakan. dapat pula tinggi. Khususnya antara arsip kertas suhu udara sekitar 24°C dengan kelembapan sekitar 50% . sampai di . Penataan Arsip Inaktif Arsip inaktif berasal dari berbagai unit kerja jenis dan tipenya bermacam-macam.C. Lebihlebih arsip berupa film atau microfilm dan foto yang sangat mudah terpengaruh oleh kondisi lingkungan. timbulnya berbagai serangga dan sebagainya) tanpa menunggu 2 tahun arsip tersebut akan mengalami kerusakan. Dengan kelembapan berbeda. berarti kedua jenis arsip tersebut tidak disimpan dalam ruangan yang sama.

Jenis arsip tersebut disimpan pada boks dengan berbagai bentuk dan ukuran boks dibuat dari karton yang berkualitas tinggi. Gangguan utama disket adalah debu. Apabila dimiliki arsip yang berupa disket. tanpa harus memberkaskan menjadi satu. meskipun isinya memungkinkan saling berkaitan. Agar informasi yang terkandung dalam arsip tetap mencerminkan tugas dan fungsinya. Kiranya dihindarkan tindakan penggabungan pemberkasan antara arsip dari unit kerja yang satu dengan unit kerja lainnya. jenis arsip tersebut dibungkus kertas transparan secara rangkap. jumlahnya paling besar dibandingkan dengan jenis arsip lainnya. maka arsip yang diciptakan dibiarkan sebagaimana adanya. Arsip-arsip yang berasal dari unitunit kerja ditempatkan secara terpisah pada rak-rak yang telah diatur terlebih dahulu. Pada prinsipnya penataan arsip inaktif tetap mempertahankan sistem pemberkasan (filling systems) pada masa aktifnya. oleh karenanya harus disimpan pada tempat yang tertutup. Jika hal ini dilakukan berkas tidak lagi mencerminkan tugas dan fungsi unit-unit organisasi. kondisi suhu dan kelembapannya belum diperoleh suatu standar yang pasti sebagaimana film. Unit organisasi atau unit kerja adalah unit yang melaksanakan salah satu fungsi organisasi. dengan kandungan asam . Sehingga berkas yang tercipta akan senantiasa mencerminkan fungsi unit organisasi yang bersangkutan. Namun para ahli memperkirakan bahwa kondisi suhu dan kelembapannya disamakan dengan penyimpanan arsip film. kemudian disimpan pada almari logam. Pada umumnya arsip korespondensi serta yang terkait dengannya. Sedangkan pita magnetik disimpan pada tabung logam.Arsip Nasional fisik arsip sudah harus dilakukan sejak masa inaktifnya. Perbedaan yang utama terletak pada tata cara pemeliharaannya khususnya arsip yang berkenaan dengan pengaturan suhu dan kelembapan karena arsip inaktif disimpan dalam jangka waktu yang lebih lama. Jika akan menunjukkan hubungan antara berkas antara unit kerja yang satu dengan yang lainnya dapat dilakukan dengan membuat kartu tunjuk silang. sejak masa aktif.

juga ada yang berukuran 38 cm panjang. 20 cm lebar dan tinggi 27 cm . unit rak dalam deretan rak. dan nomor papan rak. Untuk penemuan kembalinya dilakukan melalui indeks baik sistem manual maupun mekanik. Karena kandungan zat asam yang tinggi akan merusak kertas. Beberapa jenis boks/kotak . dan 2 = untuk menyatakan nomor boks. 7 = unit ke 7 dari kelompok/deretan rak . Misalnya : boks dengan nomor 2-7-1-2 berarti : 2 = menyatakan nomor untuk deretan atau kelompok rak.yang rendah. lebar 10 cm dengan tingginya 27 cm. deretan rak milik unit kerja tertentu. Untuk menjaga keamanan informasinya. Pada setiap boks diberi label yang berisi tanda-tanda tertentu. tanda-tanda tersebut tidak perlu menjelaskan isi informasinya. 1 = papan rak . Ukuran boks ada yang miliki ukuran 38 cm panjang. Tanda berupa nomor atau huruf yang menunjukkan nomor boks.

Disamping itu juga rak yang terbuka ada pula yang tertutup. Penggunaan rak bergerak lebih menghemat tempat/ruangan . Dengan perkembangan teknologi dewasa ini bentuk rak semakin canggih.Untuk penempatan boks pada rak perlu diatur sedemikian rupa agar mudah mencari dan mengenalinya. misalnya rak bergerak (mobile shelving). Untuk keperluan tersebut boks yang memiliki nomor genap ditempatkan pada deretan depan . sedangkan angka untuk nomor unit boks dan rak. Huruf digunakan untuk memberi tanda kelompok rak dan papan rak . ada yang dibuat dari kayu ada pula yang dari logam. (lihat gambar) Tanda untuk boks dapat juga digunakan huruf dan angka. Rak bergerak. sedangkan untuk boks dengan nomor ganjil ditempatkan dibelakang. Misalnya nomor 2-7-1-2 diganti dengan huruf dan angka menjadi : B 7-A 2. Rak yang digunakan bermacam-macam jenisnya.

Rak statis (atas dan bawah) .

Nomor boks memberikan keterangan tentang lokasi penyimpanan seri berkas e) Tanggal pemusnahan atau penyerahan arsip ke Arsip Nasional dengan mengacu kepada Jadwal Retensi Arsip .4. Kecepatan penemuan kembali sangat tergantung dari ketepatan dalam pembuatan indeks. Penemuan Kembali Arsip Apabila pengguna telah menaruh kepercayaan yang besar kepada puasat arsip. Pada kartu indeks tercantum beberapa keterangan antara lain : a) Judul seri berkas b) Tanggal pemindahan c) Penerima arsip pada waktu pemindahan. Sistem pengindeksan dapat dilakukan melalui sistem manual maupun secara otomatis bergantung kemampuan setiap organisasi. Untuk kemudahan dalam penemuan kembali (finding aid). kepercayaan tersebut dijawab dengan merancang prosedur penemuan kembali secara sederhana tetapi tepat. Setiap seri berkas dibuatkan kartu indeks. Sehingga pelayanan dapat dilakukan secara memuaskan. Keterangan ini diperlukan jika timbul suatu masalah d) Nomor boks.

sehingga pelayanan dapat dilakukan secara cepat. pengindeksan (indexing) dapat dilakukan melalui komputer. Dengan sistem otomatis ini akan diperoleh beberapa keuntungan diantaranya adalah : a) Kecepatan dan ketepatan dalam pencarian dan penyajian arsip b) Dengan sistem komputer dengan cepat diketahui arsip mana yang bisa dimusnakan sesuai dengan jadwal retensinya. Untuk lebih cepat memberikan pelayanan informasi kepada pengguna. akan lebih cepat mengetahui judul-judul arsip yang ada hubungannya dengan arsip lainnya jika menggunakan sistem komputer. dan secara cepat pula akan dilakukan pendaftarannya (di print-out) c) Memudahkan bagi pengguna untuk mengetahui khasanah arsip yang ada dipusat arsip d) Dengan sistem komputer akan lebih cepat diketahui jumlah dan jenis arsip yang telah disusutkan serta yang diterima dari unit-unit kerja. Pada beberapa negara maju banyak perusahaan telah melakukan hal ini. Pada gilirannya akan memudahkan perencanaan anggaran untuk pengelolaan arsip inaktif. sehingga memudahkan dalam memproyeksikan kebutuhan personalia. juga berfungsi untuk sarana seleksi arsip dalam rangka penyusutan arsip. Melalui kartu indeks dapat ditelusuri arsip mana yang sudah bila dimusnahkan dan yang dapat diserahkan kepada Arsip Nasional. akan mengetahui judul-judul yang besar pula. Terutama diterapkan pada organisasi atau perusaan besar dengan khasah arsip yang besar pula. f) Secara cepat pula diketahui jenis-jenis arsip yang memiliki simpan permanen yang akan diserahkan kepada Arsip Nasional g) Memudahkan pembuatan laporan sehubungan dengan peningkatan akumulasi arsip. e) Dengan sistem komputer akan lebih mudah penerapan sistem tunjuk silang. Di dalam suatu organisasi yang besar dengan volume arsip inaktif yang besar pula.Kartu indeks dipergunakan selain untuk sarana penemuan arsip. ruangan dan peralatannya. .

Oleh karna itu perlu diteliti sebabsebabnya. Dapat saja terjadi pada waktu mengembalikan arsip dalam keadaan tidak lengkap lagi. Untuk mengukur efisiensi dapat dilakukan dengan membandingkan antara arsip yang tidak diketemukan dengan yang diketemukan. Penyusutan Arsip Inaktif Penyusutan arsip inaktif merupakan salah satu kegiatan pengelolaan arsip inaktif di pusat arsip. Bagi . Pengukuran Efisiensi Pelayanan Arsip Pada waktu-waktu tertentu misalnya pada setiap tahun dilakukan evaluasi untuk mengetahui efisiensi pelayanan arsip. maka perlu dilakukan pengkajian pada unit yang bersangkutan. Bagi instansi pemerintah penyerahan arsip statis ini merupakan kewajiban yang diatur oleh undangundang. Jika kemungkinan ini terjadi.5. sebab yang lain mungkin karena penataannya yang tidak benar. Langkah-langkah penyusutan arsip inaktif kiranya tidak banyak berbeda jika melakukan terhadap arsip aktif. Yaitu dari tindakan penyiangan sampai kepada proses penilaiannya. Karena kekurangan telitian arsip di tempat lain. Formulanya adalah sebagai berikut. 6. namun tetap dimungkinkan menyerahkan kepada Arsip Nasional. Kegiatan ini dimaksudkan untuk mengurangi jumlah arsip dengan cara memusnahkan arsip yang tidak berniali guna. Apabila arsip yang tidak diketemukan adalah arsip yang berkalikali dipinjam oleh unit kerja tertentu. Jumlah arsip yang tidak diketemukan X 100% = % tidak diketemukan Jumlah arsip yang diketemukan Apabila jumlah arsip yang tidak diketemukan lebih dari 3% ini menunjukkan adanya suatu masalah. serta menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional. Perbedaanya terletak pada pemusnahannya. Sedangkan bagi perusahaan atau organisasi swasta meskipun penyerahan ini bukan suatu kewajiban. Jika tetap menyimpan sendiri kiranya tetap menjaga kelestarian bahan bukti peninggalan kegiatan organisasinya.

Bahkan pelaksanaan penyusutan di pusat arsip lebih sulit. Tindakan ini tidak mudah. terlebih lagi jika yang dihadapi lembaran lepas. Untuk mengetahui unit mana yang menciptakan tidak dapat dilakukan kecuali dengan pengkajian yang mendalam.instansi pemerintah pemusnahannya baru dapat dilakukan apabila telah mendapatkan persetujuan Arsip Nasional. Dengan demikian sebelum memusnakan arsip perlu meminta persetujuan terlebih dahulu. karena arsip berasal dari berbagai unit kerja yang memiliki tugas dan fungsi yang berbeda-beda. Dalam kondisi yang demikian itu ada proses kegiatan lain yang harus dilaksanakan. Penggunaan komputer untuk penemuan kembali penilaian dan pembuatan daftar pertelaan arsip. Keberhasilan pengkajian ini hanya dapat diperoleh jika para petugas memahami. untuk melaksanakan penyusutan arsip dalam kondisi semacam itu buakan suatu tindakan yang mudah. Sehingga tidak sekedar pemberkasan arsip yang bersangkutan. Sebagaimana pelaksanaan penyusutan arsip aktif yang tidak tertib. yakni mengetahui pencipta arsipnya. . Kenyataan menunjukkan bahwa dewasa ini banyak arsip tersimpan di pusat arsip dalam keadaan tidak teratur. Tidak jarang arsip tersebut tercampur menjadi satu sehingga sulit ketahui unit penciptanya. untuk melaksanakan openyusutan arsip aktif yang tidak tertib.

sekaligus menetapkan penciptanya. Oleh karna itu dengan alasan keengganan. juga dalam rangka pengamanan bahan bukti kegiatan organisasi. baik dalam kaitannya dengan pendayagunaan arsiparsip tersebut. Alasan utama penyerahan ini. Pengetahuan tentang tugas dan fungsi unit-unit kerja tersebut merupakan kunci utama dalam pelaksanaan pembenahan arsip inaktif tersebut. Demikian juga membiarkan dengan maksud agar arsip musnah dimakan waktu juga tidak dapat dibenarkan. bahwa arsip tercipta sebagai hasil samping proses kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit kerja dalam arsip akan mencerminkan tugas dan fungsi unit organisasi yang bersangkutan. (Disamping itu pula tentunya masih ada faktor-faktor lainnya yang mendukung kegiatan itu). Dengan demikian petugas arsip memang harus mampu menyimpulkan isi keterangan yang terkandung di dalam arsip. Bagaimanapun kondisin arsip yang ada. . Banyak keuntungan yang akan diperoleh jika arsip tersebut dibenahi. pengelolaan sebelum tindakan penyusutan mutlak dilakukan. Oleh karna itu dengan menelaah informasi yang terkandung dalam arsip dapat diketahui fungsi siapa (unit kerja mana) kegiatan dalam arsip tersebut.Tugas dan fungsi masing-masing unit kerja yang ada di dalam organisasinya. keputusan untuk memusnakan arsip-arsip tersebut begitu saja adalah suatu tindakan yang tidak bijaksana. Seorang petugas sedang mencatat (membuat deskripsi) pada kartu setelah arsip diberkaskan.

Pokok-pokok Proses penyusutan arsip tertib Menyiangi arsip yang telah melampui Masa inaktif sesuai jadwal retensi Menyisihkan dari berkas inaktifnya Dan menempatkan pada rak yang tersedia Sortir/memilahkan antara arsip yang akan dimusnahkan Dan diserahkan berdasar retensi arsip Mimisahkan arsip yang akan dimusnahkan dan yang akan diserahkan ke arsip nasional Pembuatan daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan dan yang diserahkan Pelaksanaan pemusnahan dan penyerahan Sesuai dengan ketentuan yang belaku .

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->