BAB III Penyimpanan Arsip Inaktif 1.

Sistem Penyimpanan Sebagaimana telah dikemukakan di muka bahwa arsip dinamis dibedakan menjadi arsip dinamis aktif (current records) dan arsip dinamis inaktif (dormant records). Untuk efisiensinya kedua tipe arsip tersebut disimpan secara terpisah. Apapun jenis dan tipe suatu organisasinya, arsip inaktif akan lebih berdayaguna jika disimpan secara terpusat. Tempat pemusatan penyimpanan arsip inaktif ini disebut sebagai pusat arsip (record centre), yang dalam pelaksanaannya dilakukan oleh unit kearsipan dalam suatu organisasi. Didalam manajemen kearsipan (records manajemen) yang dimaksudkan dengan pusat arsip adalah tempat penyimpanan arsip inaktif yang berasal dari unit-unit kerja dalam lingkungan organisasi. Hal ini perlu dijelaskan mengingat pusat arsip sering dikacaukan dengan central file (untuk menyimpan arsip inaktif) dan bahkan dengan Arsip Nasional. Secara organisatoris pusat arsip merupakan bagian integral dari suatu organisasi, mengemban tugas melaksanakan penyimpanan dan pemeliharaan arsip inaktif dalam lingkungannya. Sedangkan Arsip Nasional, salah satu lembaga yang tugasnya melakukan penyimpanan, pemeliharaan dan penyediaan arsip statis yang berasal dari lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah. Khususnya di Indonesia Arsip Nasional RI merupakan lembaga non departemen. Pada negara-negara yang telah maju keberadaan pusat arsip dianggap suatu hal yang mutlak. Pusat arsip dirancang untuk menyimpan sejumlah besar arsip inaktif yang memiliki jangka waktu simpan (retensi) yang bervariasi. Keberadaan pusat arsip ini merupakan suatu cara untuk mengatasi membanjirnya arsip yang tercipta. Keuntungan-keuntungan lain yang diperoleh dengan adanya pusat arsip ini adalah : a) Menghindarkan adanya pemupukan arsip inaktif pada masing-masing unit kerja. Dengan demikian mengurangi beban bagi unit kerja yang

Fungsi dan peranan pusat arsip ini sesuai pula dengan tujuan kearsipan sebagaimana yang dimaksudkan Undang-undang Pokok Kearsipan No. c) Memberikan kepastian terhadap arsip yang bernilai permanen yang akan diserahkan kepada Arsip nasional RI sebagai arsip statis. Disamping memberikan penghematan. Berbeda dengan halnya dengan negara-negara tang telah maju. dijamin keselamatannya agar dapat digunakan untuk berbagai keperluan. d) Diperoleh penghematan baik dalam rangka penggunaan ruangan. Hal ini bukanlah merupakan tindakan yang mudah mengingat di Indonesia (sampai dengan tahun 1990) pusat arsip belum dijadikan bagian mutlak dari manajemen kearsipan. pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.” Jelaslah bahwa arsip perlu dipelihara. Dengan demikian tampaklah bahwa pusat arsip mempunyai fungsi ganda. Kelengkapan pusat arsip harus dirancang agar mampu menampung arsip dalam jumlah besar dan dengan biaya serendah mungkin. peralatan.bersangkutan. Ini berarti setiap orgsnisasi mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk menyelamatkan bahan pertanggung jawaban kegiatan organisasi. Di negara tersebut telah . b) Menghindarkan percampuradukan antar arsip aktif dan inaktif. kemudahan dalam menemukan kembali arsip (retrieval) serta penghematan terhadap arsip yang bernilai tinggi. misalnya USA yang telah berpengalaman cukup luas dalam perencanaan dan manajemen pusat arsip. yang menyatakan bahwa : “Tujuan dan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan serta bahan untuk pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan. Upaya ini disamping melakukan pembinaan di bidang sistem kearsipannya. yang seringkali jika tetap berada di sana akan menumpuk tanpa pemeliharaan dan perlindungan. tenaga serta penghematan waktu dalam mencari kembali arsip. 7 tahun 1971. juga merancang penggunaan ruangan dan peralatan sesuai dengan ketentuan teknis kearsipan.

Untuk organisasi yang relatif besar pada umumnya memerlukan gedung yang berdiri sendiri. Ini menunjukkan bahwa dengan kehadiran pusat arsip akan cukup banyak memperoleh penghematan.mampu secara teratur mengatur rasio penyimpanan arsip yang jumlahnya cukup besar. khususnya tergantung besar kecilnya arsip yang tercipta pada setiap organisasi. dengan syarat terhindar dari lalu lalang pegawai dari unit kerja lainnya. serangga. Kira-kira 40% dari semua arsip federal disimpan dipusat arsip dan pemerintah dalam setiap tahun menghemat sekitar $ 200 juta. pada umumnya pusat arsip dibangun menjadi satu dengan gedung kantor. kantor-kantor memperoleh penghematan kurang lebih $ 13. Sedangkan bagi gedung kantor yang tidak bertingkat. air. suhu dan kelembapan. dan dipihak lain juga untuk menjaga keamanan informasi dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan. Untuk gedung yang bertingkat ditempatkan pada lantai bawah atau basement agar tidak membebani kontruksi gedung kantor. Kesemuanya itu tergantung kebutuhan. Untuk penempatannya ada beberapa pilihan yang dapat dilakukan. Penghematan ini hanya dapat dicapai karena adanya penyusutan yang terencana. dapat ditempatkan ditengah. 2. Diantaranya pusat arsip dibangun menjadi satu gedung induk. yang disesuaikan dengan kondisi dan karakteristik organisasinya.50 per kubik setiap tahunnya. Dengan adanya pusat arsip. Kecenderungan organisasi besar adalah . Ruangan dan perlengkapan disediakan dengan memperhatikan keamanan arsip dari bahaya kebakaran. Pusat Arsip dan Penempatan Penempatan pusat arsip harus dirancang sedemikian rupa. Hal ini hanya dimungkinkan jika arsip di masa aktifnya telah teratur dan telah dimilikinya jadwal retensi arsip. Bagi suatu organisasi yang tidak besar (sedang atau kecil) dengan jumlah arsip yang relatif kecil. di pihak lain dapat pula dibangun secara terpisah dari gedung kantornya. Hal ini agar lebih mudah melayani pengguna arsip.

Namun demikian patokanpatokan tertentu dapat digunakan untuk kepentingan pembangunan gedung pusat arsip. Foto : Pusat Arsip inaktif milik P. Persyaratan Ruang atau Gedung Pusat Arsip Ruangan atau pusat penyimpanan arsip inaktif bukanlah tempat kerja. Syarat-syarat yang dikemukakan di bawah ini diambilnya dari persyaratan untuk gedung Arsip Nasional (untuk menyimpan arsip statis). tetapi lebih berfungsi untuk menyimpan dan memelihara arsip. Persyaratan yang dimaksud antara lain : a) Adanya isolasi b) Pengendalian iklim (suhu dan kelembapan) c) Penerangan.memiliki pembagian organisasi yang kompleks sesuai dengan kompleksitas tugas dan fungsinya . yakni pengaturan masuknya cahaya matahari untuk memberi perlindungan secara maksimum terhadap sinar ultraviolet d) Kawasan tempat penyimpanan : maksudnya bahwa untuk alasan keamanan khususnya untuk mencegah dan membatasi meluasnya api jika terjadi kebakaran dan pengendalian atmosfir. luasnya ruangan dibatasi tidak lebih dari 150 m2 sampai dengan 200 m2. Jenis organisasi semacam ini misalnya Departemen. . Cilegon Sehingga didalam membangun ruangan atau gedung arsip harus memperhatikan konstruksi dan kelengkapannya. jumlah pegawai besar dan arsip yang tercipta besar pula. Krakatau Stell.T. atau Pemerintah Daerah Tingkat I.

Gedung untuk pusat arsip inaktif dengan jangka simpan yang bervariasi (ada yang berusia kurang dari 10 tahun. Tetapi pintu segera ditutup jika tidak diperlukan. layak pula pintu dilengkapi dengan sistem penguncian secara otomatis. Pintu dirancang sedemikian rupa sehingga tidak akan terjadi distorsi dalam jangka waktu 1 jam. Konstruksi bangunan pusat arsip dapat dibedakan menjadi dua tipe. namun demikian dalam keadaan mendesak dapat dibuka selama jam bekerja. bahkan ada yang 20 tahun atau lebih) dibangun agar arsip dapat tahan lama. Untuk membangunan tidak dapat lain harus bekerjasama dengan para arsitek dengan memperhatikan kaidahkaidah pemeliharaan dan keamanan arsip. Struktur tradisional maksudnya bahwa bangunan dibanun dengan persyaratan sebagaimana membangun gedung pada umumnya. Bangunan disangga tiang pancang beton dan dan ruangan bebas tanpa . langitlangit maupun pintu.Ruangan penyimpanan arsip mutlak diperlukan isolasibuntuk mencegah kebakaran. Hal ini dimaksudkan agar api tidak mudah menjalar ke tempat lain melalui lobang tersebut bilamana terjadi kebakaran. Persyartan minimum bahwa tembok harus mampu menahan api sekurang-kurangnya dalam jangka waktu dua jam. yakni konstruksi tradisional dan kontruksi dengan mendasar pada struktur. Dengan demikian keindahan dan seringkali kenyamanan kerja tidak diindahkan. Disamping sistem alarm dan perlindungan terhadap api. Pintu yang merupakan jalan masuk menuju tangga darurat harus tahan api pula. Menurut teori ruangan arsip memang harus tertutup secara terus menerus. Tangga-tangga darurat perlu disediakan untuk keperluan para karyawan jika sewaktu-waktu terjadi kebakaran. Isolasi diperlukan baik untuk tembok. Agar berfungsi secara efektif tembok tidak diberi lobang atau celah-celah. Pintu tahan api di buat dari baja dengan dilapisi bahan anti panas. Yang diutamakan adalah kokoh dan tahan dari segala faktor perusak.

karena sangat mudah menampung panas. Tipe ini memudahkan pengaturan rak dan peralatan lainnya sesuai dengan kebutuhan. bangunan dirancang sekaligus untuk kepentingan penempatan papan-papan rak. karena mudah terbakar. Sudah barang tentu paling baik dari beton dengan dilapisi bahan yang tidak mudah terbakar. Kayu tidak dianjurkan digunakan untuk lantai. Atap sebagai penutup bangunan juga perlu mendapat perhatian. dan fungsi lainnya sebagai tiang papan rak. Fungsi utama untuk menyangga bangunan. Bagi gedung yang tidak bertingkat. Bentuk serta bahan-bahanya bergantung sekali pada iklim setempat. Jenis bangunan ini memamg agak kurang tepat jika untuk menyimpan arsip inaktif. Karena jika terjadi kebocoran akan merusak arsip dan peralatan lainnya. Tipe konstruksi ini telah berkembang di Eropa sekitar 30 tahun yang lalu. alumunium dan sejenisnya tidak digunakan.30 m atau 1 x 1. Sedangkan atap dari logam seperti seng. Pada beton lantai langsung dipancang tonggak-tonggak baja yang berfungsi ganda. Bentuk atap memungkinkan air mengalir lancar. Tipe bangunan ini memang tidak indah dan ruangan tidak dapat diatur sekehendak hati.50 m. Adapun pada tipe kedua.penghalang. Talang atau saluran air tidak dibuat melalui ruangan penyimpanan. Jarak tiang-tiang tersebut satu sama lainnya berukuran 1 x 1. Dapat rendah sebagaimana bangunan . terpengaruh iklim dan mudah rusak karena berbagai sebab. khususnya untuk penyimpanan arsip statis (gedung Arsip Nasional). karena adanya tiang-tiang baja tersebut. yang akan berpengaruh terhadap kasanah arsip serta peralatannya. Lebih-lebih jika bangunannya terletak pada kawasan industri akan cepat terjadi pelapukan oleh gas belerang (sulphorous gas) dalam udara. tinggi atap pada umumnya tidak ada standard yang pasti. Menurut para ahli atap dari batu (slate roof) atau genting secara teknis dapat dipertanggungjawabkan.

Khususnya antara arsip kertas suhu udara sekitar 24°C dengan kelembapan sekitar 50% . Penataan Arsip Inaktif Arsip inaktif berasal dari berbagai unit kerja jenis dan tipenya bermacam-macam. Masing-masing perlu disediakan ruangan tersendiri. baik yang berupa arsip kertas (arsip korespondensi. Untuk menempatkan boks arsip digunakan “forklift” untuk mengangkatnya. sehingga untuk arsip inaktif tidak diperlukan AC. sampai di . film maupun disket.biasa.65% . Penggunaan sistem udara ini memang mahal. Lebihlebih arsip berupa film atau microfilm dan foto yang sangat mudah terpengaruh oleh kondisi lingkungan. dalam jangka waktu singkat arsip tersebut tidak akan mengalami kerusakan. peta dan sebagainya. Hal ini nampaknya ada yang dilupakan. timbulnya berbagai serangga dan sebagainya) tanpa menunggu 2 tahun arsip tersebut akan mengalami kerusakan. Lebih-lebih lagi bagi arsip yang memiliki umur sepuluh tahun lebih dan yang nantinya akan diserahkan kepada Arsip Nasional. dapat pula tinggi. arsip yang tersimpan di pusat arsip (arsip inaktif) umumnya mempunyai jangka simpan 2 tahun sampai dengan 10 tahun lebih. 3. Dengan kelembapan berbeda. Dalam jangka waktu 2 tahun saja arsip dapat rusak jika tanpa pengaturan iklim (tumbuh jamur. berarti kedua jenis arsip tersebut tidak disimpan dalam ruangan yang sama. Jika suhu dan kelembapan tidak dikembalikan. namun nilai arsip tidak dapat dibandingkan dengan uang seberapapun besarnya.50%. Untuk atap yang tinggi dapaty lebih banyak menampung rak dan rak dapat dibuat secara bertingkat sebagaimana tampak pada foto dibawah ini. Jenis dan tipe arsip tersebut sudah barang tentu cara penyimpanannya dan tipe arsip tersebut berbedabeda. sedangkan untuk film suhu sekitar 10°C 16°C dengan kelembapan relatif sekitar 30% . Ada yang berpendapat bahwa AC hanya diperlukan untuk arsip statis yang harus disimpan selama-lamanya.C. Oleh karna itu mutlak diperlukan A. foto.

oleh karenanya harus disimpan pada tempat yang tertutup. Arsip-arsip yang berasal dari unitunit kerja ditempatkan secara terpisah pada rak-rak yang telah diatur terlebih dahulu. dengan kandungan asam . maka arsip yang diciptakan dibiarkan sebagaimana adanya. meskipun isinya memungkinkan saling berkaitan. Perbedaan yang utama terletak pada tata cara pemeliharaannya khususnya arsip yang berkenaan dengan pengaturan suhu dan kelembapan karena arsip inaktif disimpan dalam jangka waktu yang lebih lama. sejak masa aktif. Kiranya dihindarkan tindakan penggabungan pemberkasan antara arsip dari unit kerja yang satu dengan unit kerja lainnya. Sedangkan pita magnetik disimpan pada tabung logam. kemudian disimpan pada almari logam. jumlahnya paling besar dibandingkan dengan jenis arsip lainnya. Pada umumnya arsip korespondensi serta yang terkait dengannya. Gangguan utama disket adalah debu. Agar informasi yang terkandung dalam arsip tetap mencerminkan tugas dan fungsinya. Unit organisasi atau unit kerja adalah unit yang melaksanakan salah satu fungsi organisasi. Jenis arsip tersebut disimpan pada boks dengan berbagai bentuk dan ukuran boks dibuat dari karton yang berkualitas tinggi. kondisi suhu dan kelembapannya belum diperoleh suatu standar yang pasti sebagaimana film. tanpa harus memberkaskan menjadi satu. Jika akan menunjukkan hubungan antara berkas antara unit kerja yang satu dengan yang lainnya dapat dilakukan dengan membuat kartu tunjuk silang. Jika hal ini dilakukan berkas tidak lagi mencerminkan tugas dan fungsi unit-unit organisasi. jenis arsip tersebut dibungkus kertas transparan secara rangkap.Arsip Nasional fisik arsip sudah harus dilakukan sejak masa inaktifnya. Sehingga berkas yang tercipta akan senantiasa mencerminkan fungsi unit organisasi yang bersangkutan. Namun para ahli memperkirakan bahwa kondisi suhu dan kelembapannya disamakan dengan penyimpanan arsip film. Apabila dimiliki arsip yang berupa disket. Pada prinsipnya penataan arsip inaktif tetap mempertahankan sistem pemberkasan (filling systems) pada masa aktifnya.

juga ada yang berukuran 38 cm panjang. Karena kandungan zat asam yang tinggi akan merusak kertas. lebar 10 cm dengan tingginya 27 cm. 7 = unit ke 7 dari kelompok/deretan rak . Tanda berupa nomor atau huruf yang menunjukkan nomor boks. dan 2 = untuk menyatakan nomor boks. 20 cm lebar dan tinggi 27 cm . Misalnya : boks dengan nomor 2-7-1-2 berarti : 2 = menyatakan nomor untuk deretan atau kelompok rak. Beberapa jenis boks/kotak . dan nomor papan rak. tanda-tanda tersebut tidak perlu menjelaskan isi informasinya. Pada setiap boks diberi label yang berisi tanda-tanda tertentu. Untuk penemuan kembalinya dilakukan melalui indeks baik sistem manual maupun mekanik.yang rendah. deretan rak milik unit kerja tertentu. 1 = papan rak . Untuk menjaga keamanan informasinya. unit rak dalam deretan rak. Ukuran boks ada yang miliki ukuran 38 cm panjang.

sedangkan untuk boks dengan nomor ganjil ditempatkan dibelakang.Untuk penempatan boks pada rak perlu diatur sedemikian rupa agar mudah mencari dan mengenalinya. Misalnya nomor 2-7-1-2 diganti dengan huruf dan angka menjadi : B 7-A 2. ada yang dibuat dari kayu ada pula yang dari logam. Disamping itu juga rak yang terbuka ada pula yang tertutup. Rak bergerak. sedangkan angka untuk nomor unit boks dan rak. Huruf digunakan untuk memberi tanda kelompok rak dan papan rak . Penggunaan rak bergerak lebih menghemat tempat/ruangan . Rak yang digunakan bermacam-macam jenisnya. Untuk keperluan tersebut boks yang memiliki nomor genap ditempatkan pada deretan depan . (lihat gambar) Tanda untuk boks dapat juga digunakan huruf dan angka. Dengan perkembangan teknologi dewasa ini bentuk rak semakin canggih. misalnya rak bergerak (mobile shelving).

Rak statis (atas dan bawah) .

Untuk kemudahan dalam penemuan kembali (finding aid). Pada kartu indeks tercantum beberapa keterangan antara lain : a) Judul seri berkas b) Tanggal pemindahan c) Penerima arsip pada waktu pemindahan. Kecepatan penemuan kembali sangat tergantung dari ketepatan dalam pembuatan indeks. kepercayaan tersebut dijawab dengan merancang prosedur penemuan kembali secara sederhana tetapi tepat. Setiap seri berkas dibuatkan kartu indeks.4. Sistem pengindeksan dapat dilakukan melalui sistem manual maupun secara otomatis bergantung kemampuan setiap organisasi. Sehingga pelayanan dapat dilakukan secara memuaskan. Nomor boks memberikan keterangan tentang lokasi penyimpanan seri berkas e) Tanggal pemusnahan atau penyerahan arsip ke Arsip Nasional dengan mengacu kepada Jadwal Retensi Arsip . Keterangan ini diperlukan jika timbul suatu masalah d) Nomor boks. Penemuan Kembali Arsip Apabila pengguna telah menaruh kepercayaan yang besar kepada puasat arsip.

Kartu indeks dipergunakan selain untuk sarana penemuan arsip. sehingga memudahkan dalam memproyeksikan kebutuhan personalia. Terutama diterapkan pada organisasi atau perusaan besar dengan khasah arsip yang besar pula. akan lebih cepat mengetahui judul-judul arsip yang ada hubungannya dengan arsip lainnya jika menggunakan sistem komputer. ruangan dan peralatannya. dan secara cepat pula akan dilakukan pendaftarannya (di print-out) c) Memudahkan bagi pengguna untuk mengetahui khasanah arsip yang ada dipusat arsip d) Dengan sistem komputer akan lebih cepat diketahui jumlah dan jenis arsip yang telah disusutkan serta yang diterima dari unit-unit kerja. akan mengetahui judul-judul yang besar pula. juga berfungsi untuk sarana seleksi arsip dalam rangka penyusutan arsip. Pada gilirannya akan memudahkan perencanaan anggaran untuk pengelolaan arsip inaktif. Dengan sistem otomatis ini akan diperoleh beberapa keuntungan diantaranya adalah : a) Kecepatan dan ketepatan dalam pencarian dan penyajian arsip b) Dengan sistem komputer dengan cepat diketahui arsip mana yang bisa dimusnakan sesuai dengan jadwal retensinya. pengindeksan (indexing) dapat dilakukan melalui komputer. . sehingga pelayanan dapat dilakukan secara cepat. f) Secara cepat pula diketahui jenis-jenis arsip yang memiliki simpan permanen yang akan diserahkan kepada Arsip Nasional g) Memudahkan pembuatan laporan sehubungan dengan peningkatan akumulasi arsip. Di dalam suatu organisasi yang besar dengan volume arsip inaktif yang besar pula. Pada beberapa negara maju banyak perusahaan telah melakukan hal ini. e) Dengan sistem komputer akan lebih mudah penerapan sistem tunjuk silang. Melalui kartu indeks dapat ditelusuri arsip mana yang sudah bila dimusnahkan dan yang dapat diserahkan kepada Arsip Nasional. Untuk lebih cepat memberikan pelayanan informasi kepada pengguna.

Untuk mengukur efisiensi dapat dilakukan dengan membandingkan antara arsip yang tidak diketemukan dengan yang diketemukan. sebab yang lain mungkin karena penataannya yang tidak benar. maka perlu dilakukan pengkajian pada unit yang bersangkutan. Oleh karna itu perlu diteliti sebabsebabnya. Sedangkan bagi perusahaan atau organisasi swasta meskipun penyerahan ini bukan suatu kewajiban. Pengukuran Efisiensi Pelayanan Arsip Pada waktu-waktu tertentu misalnya pada setiap tahun dilakukan evaluasi untuk mengetahui efisiensi pelayanan arsip. Bagi instansi pemerintah penyerahan arsip statis ini merupakan kewajiban yang diatur oleh undangundang. serta menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional. Jika tetap menyimpan sendiri kiranya tetap menjaga kelestarian bahan bukti peninggalan kegiatan organisasinya. Jumlah arsip yang tidak diketemukan X 100% = % tidak diketemukan Jumlah arsip yang diketemukan Apabila jumlah arsip yang tidak diketemukan lebih dari 3% ini menunjukkan adanya suatu masalah. Jika kemungkinan ini terjadi. Penyusutan Arsip Inaktif Penyusutan arsip inaktif merupakan salah satu kegiatan pengelolaan arsip inaktif di pusat arsip.5. Bagi . Perbedaanya terletak pada pemusnahannya. namun tetap dimungkinkan menyerahkan kepada Arsip Nasional. Dapat saja terjadi pada waktu mengembalikan arsip dalam keadaan tidak lengkap lagi. Formulanya adalah sebagai berikut. 6. Karena kekurangan telitian arsip di tempat lain. Apabila arsip yang tidak diketemukan adalah arsip yang berkalikali dipinjam oleh unit kerja tertentu. Langkah-langkah penyusutan arsip inaktif kiranya tidak banyak berbeda jika melakukan terhadap arsip aktif. Kegiatan ini dimaksudkan untuk mengurangi jumlah arsip dengan cara memusnahkan arsip yang tidak berniali guna. Yaitu dari tindakan penyiangan sampai kepada proses penilaiannya.

instansi pemerintah pemusnahannya baru dapat dilakukan apabila telah mendapatkan persetujuan Arsip Nasional. Dengan demikian sebelum memusnakan arsip perlu meminta persetujuan terlebih dahulu. untuk melaksanakan openyusutan arsip aktif yang tidak tertib. terlebih lagi jika yang dihadapi lembaran lepas. Sehingga tidak sekedar pemberkasan arsip yang bersangkutan. Tidak jarang arsip tersebut tercampur menjadi satu sehingga sulit ketahui unit penciptanya. Sebagaimana pelaksanaan penyusutan arsip aktif yang tidak tertib. Untuk mengetahui unit mana yang menciptakan tidak dapat dilakukan kecuali dengan pengkajian yang mendalam. . Kenyataan menunjukkan bahwa dewasa ini banyak arsip tersimpan di pusat arsip dalam keadaan tidak teratur. yakni mengetahui pencipta arsipnya. Bahkan pelaksanaan penyusutan di pusat arsip lebih sulit. Keberhasilan pengkajian ini hanya dapat diperoleh jika para petugas memahami. Penggunaan komputer untuk penemuan kembali penilaian dan pembuatan daftar pertelaan arsip. untuk melaksanakan penyusutan arsip dalam kondisi semacam itu buakan suatu tindakan yang mudah. Dalam kondisi yang demikian itu ada proses kegiatan lain yang harus dilaksanakan. karena arsip berasal dari berbagai unit kerja yang memiliki tugas dan fungsi yang berbeda-beda. Tindakan ini tidak mudah.

Tugas dan fungsi masing-masing unit kerja yang ada di dalam organisasinya. baik dalam kaitannya dengan pendayagunaan arsiparsip tersebut. keputusan untuk memusnakan arsip-arsip tersebut begitu saja adalah suatu tindakan yang tidak bijaksana. Oleh karna itu dengan menelaah informasi yang terkandung dalam arsip dapat diketahui fungsi siapa (unit kerja mana) kegiatan dalam arsip tersebut. Oleh karna itu dengan alasan keengganan. bahwa arsip tercipta sebagai hasil samping proses kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit kerja dalam arsip akan mencerminkan tugas dan fungsi unit organisasi yang bersangkutan. pengelolaan sebelum tindakan penyusutan mutlak dilakukan. Bagaimanapun kondisin arsip yang ada. Banyak keuntungan yang akan diperoleh jika arsip tersebut dibenahi. Seorang petugas sedang mencatat (membuat deskripsi) pada kartu setelah arsip diberkaskan. Pengetahuan tentang tugas dan fungsi unit-unit kerja tersebut merupakan kunci utama dalam pelaksanaan pembenahan arsip inaktif tersebut. sekaligus menetapkan penciptanya. Alasan utama penyerahan ini. juga dalam rangka pengamanan bahan bukti kegiatan organisasi. Dengan demikian petugas arsip memang harus mampu menyimpulkan isi keterangan yang terkandung di dalam arsip. (Disamping itu pula tentunya masih ada faktor-faktor lainnya yang mendukung kegiatan itu). . Demikian juga membiarkan dengan maksud agar arsip musnah dimakan waktu juga tidak dapat dibenarkan.

Pokok-pokok Proses penyusutan arsip tertib Menyiangi arsip yang telah melampui Masa inaktif sesuai jadwal retensi Menyisihkan dari berkas inaktifnya Dan menempatkan pada rak yang tersedia Sortir/memilahkan antara arsip yang akan dimusnahkan Dan diserahkan berdasar retensi arsip Mimisahkan arsip yang akan dimusnahkan dan yang akan diserahkan ke arsip nasional Pembuatan daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan dan yang diserahkan Pelaksanaan pemusnahan dan penyerahan Sesuai dengan ketentuan yang belaku .