BAB III Penyimpanan Arsip Inaktif 1.

Sistem Penyimpanan Sebagaimana telah dikemukakan di muka bahwa arsip dinamis dibedakan menjadi arsip dinamis aktif (current records) dan arsip dinamis inaktif (dormant records). Untuk efisiensinya kedua tipe arsip tersebut disimpan secara terpisah. Apapun jenis dan tipe suatu organisasinya, arsip inaktif akan lebih berdayaguna jika disimpan secara terpusat. Tempat pemusatan penyimpanan arsip inaktif ini disebut sebagai pusat arsip (record centre), yang dalam pelaksanaannya dilakukan oleh unit kearsipan dalam suatu organisasi. Didalam manajemen kearsipan (records manajemen) yang dimaksudkan dengan pusat arsip adalah tempat penyimpanan arsip inaktif yang berasal dari unit-unit kerja dalam lingkungan organisasi. Hal ini perlu dijelaskan mengingat pusat arsip sering dikacaukan dengan central file (untuk menyimpan arsip inaktif) dan bahkan dengan Arsip Nasional. Secara organisatoris pusat arsip merupakan bagian integral dari suatu organisasi, mengemban tugas melaksanakan penyimpanan dan pemeliharaan arsip inaktif dalam lingkungannya. Sedangkan Arsip Nasional, salah satu lembaga yang tugasnya melakukan penyimpanan, pemeliharaan dan penyediaan arsip statis yang berasal dari lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah. Khususnya di Indonesia Arsip Nasional RI merupakan lembaga non departemen. Pada negara-negara yang telah maju keberadaan pusat arsip dianggap suatu hal yang mutlak. Pusat arsip dirancang untuk menyimpan sejumlah besar arsip inaktif yang memiliki jangka waktu simpan (retensi) yang bervariasi. Keberadaan pusat arsip ini merupakan suatu cara untuk mengatasi membanjirnya arsip yang tercipta. Keuntungan-keuntungan lain yang diperoleh dengan adanya pusat arsip ini adalah : a) Menghindarkan adanya pemupukan arsip inaktif pada masing-masing unit kerja. Dengan demikian mengurangi beban bagi unit kerja yang

bersangkutan, yang seringkali jika tetap berada di sana akan menumpuk tanpa pemeliharaan dan perlindungan. b) Menghindarkan percampuradukan antar arsip aktif dan inaktif. c) Memberikan kepastian terhadap arsip yang bernilai permanen yang akan diserahkan kepada Arsip nasional RI sebagai arsip statis. d) Diperoleh penghematan baik dalam rangka penggunaan ruangan, peralatan, tenaga serta penghematan waktu dalam mencari kembali arsip. Dengan demikian tampaklah bahwa pusat arsip mempunyai fungsi ganda. Disamping memberikan penghematan, kemudahan dalam menemukan kembali arsip (retrieval) serta penghematan terhadap arsip yang bernilai tinggi. Fungsi dan peranan pusat arsip ini sesuai pula dengan tujuan kearsipan sebagaimana yang dimaksudkan Undang-undang Pokok Kearsipan No. 7 tahun 1971, yang menyatakan bahwa : Tujuan dan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan serta bahan untuk pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah. Jelaslah bahwa arsip perlu dipelihara, dijamin keselamatannya agar dapat digunakan untuk berbagai keperluan. Ini berarti setiap orgsnisasi mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk menyelamatkan bahan pertanggung jawaban kegiatan organisasi. Upaya ini disamping melakukan pembinaan di bidang sistem kearsipannya, juga merancang penggunaan ruangan dan peralatan sesuai dengan ketentuan teknis kearsipan. Kelengkapan pusat arsip harus dirancang agar mampu menampung arsip dalam jumlah besar dan dengan biaya serendah mungkin. Hal ini bukanlah merupakan tindakan yang mudah mengingat di Indonesia (sampai dengan tahun 1990) pusat arsip belum dijadikan bagian mutlak dari manajemen kearsipan. Berbeda dengan halnya dengan negara-negara tang telah maju, misalnya USA yang telah berpengalaman cukup luas dalam perencanaan dan manajemen pusat arsip. Di negara tersebut telah

mampu secara teratur mengatur rasio penyimpanan arsip yang jumlahnya cukup besar. Dengan adanya pusat arsip, kantor-kantor memperoleh penghematan kurang lebih $ 13.50 per kubik setiap tahunnya. Kira-kira 40% dari semua arsip federal disimpan dipusat arsip dan pemerintah dalam setiap tahun menghemat sekitar $ 200 juta. Ini menunjukkan bahwa dengan kehadiran pusat arsip akan cukup banyak memperoleh penghematan. Penghematan ini hanya dapat dicapai karena adanya penyusutan yang terencana. Hal ini hanya dimungkinkan jika arsip di masa aktifnya telah teratur dan telah dimilikinya jadwal retensi arsip. 2. Pusat Arsip dan Penempatan Penempatan pusat arsip harus dirancang sedemikian rupa, yang disesuaikan dengan kondisi dan karakteristik organisasinya. Untuk penempatannya ada beberapa pilihan yang dapat dilakukan. Diantaranya pusat arsip dibangun menjadi satu gedung induk, di pihak lain dapat pula dibangun secara terpisah dari gedung kantornya. Kesemuanya itu tergantung kebutuhan, khususnya tergantung besar kecilnya arsip yang tercipta pada setiap organisasi. Bagi suatu organisasi yang tidak besar (sedang atau kecil) dengan jumlah arsip yang relatif kecil, pada umumnya pusat arsip dibangun menjadi satu dengan gedung kantor. Untuk gedung yang bertingkat ditempatkan pada lantai bawah atau basement agar tidak membebani kontruksi gedung kantor. Sedangkan bagi gedung kantor yang tidak bertingkat, dapat ditempatkan ditengah, dengan syarat terhindar dari lalu lalang pegawai dari unit kerja lainnya. Hal ini agar lebih mudah melayani pengguna arsip, dan dipihak lain juga untuk menjaga keamanan informasi dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan. Ruangan dan perlengkapan disediakan dengan memperhatikan keamanan arsip dari bahaya kebakaran, air, serangga, suhu dan kelembapan. Untuk organisasi yang relatif besar pada umumnya memerlukan gedung yang berdiri sendiri. Kecenderungan organisasi besar adalah

memiliki

pembagian

organisasi

yang

kompleks

sesuai

dengan

kompleksitas tugas dan fungsinya ; jumlah pegawai besar dan arsip yang tercipta besar pula. Jenis organisasi semacam ini misalnya Departemen, atau Pemerintah Daerah Tingkat I. Persyaratan Ruang atau Gedung Pusat Arsip Ruangan atau pusat penyimpanan arsip inaktif bukanlah tempat kerja, tetapi lebih berfungsi untuk menyimpan dan memelihara arsip.

Foto : Pusat Arsip inaktif milik P.T. Krakatau Stell, Cilegon

Sehingga didalam membangun ruangan atau gedung arsip harus memperhatikan konstruksi dan kelengkapannya. Syarat-syarat yang dikemukakan di bawah ini diambilnya dari persyaratan untuk gedung Arsip Nasional (untuk menyimpan arsip statis). Namun demikian patokanpatokan tertentu dapat digunakan untuk kepentingan pembangunan gedung pusat arsip. Persyaratan yang dimaksud antara lain : a) Adanya isolasi b) Pengendalian iklim (suhu dan kelembapan) c) Penerangan, yakni pengaturan masuknya cahaya matahari untuk memberi perlindungan secara maksimum terhadap sinar ultraviolet d) Kawasan tempat penyimpanan : maksudnya bahwa untuk alasan keamanan khususnya untuk mencegah dan membatasi meluasnya api jika terjadi kebakaran dan pengendalian atmosfir, luasnya ruangan dibatasi tidak lebih dari 150 m2 sampai dengan 200 m2.

Ruangan penyimpanan arsip mutlak diperlukan isolasibuntuk mencegah kebakaran. Isolasi diperlukan baik untuk tembok, langitlangit maupun pintu. Persyartan minimum bahwa tembok harus mampu menahan api sekurang-kurangnya dalam jangka waktu dua jam. Agar berfungsi secara efektif tembok tidak diberi lobang atau celah-celah. Hal ini dimaksudkan agar api tidak mudah menjalar ke tempat lain melalui lobang tersebut bilamana terjadi kebakaran. Pintu tahan api di buat dari baja dengan dilapisi bahan anti panas. Pintu dirancang sedemikian rupa sehingga tidak akan terjadi distorsi dalam jangka waktu 1 jam. Menurut teori ruangan arsip memang harus tertutup secara terus menerus, namun demikian dalam keadaan mendesak dapat dibuka selama jam bekerja. Tetapi pintu segera ditutup jika tidak diperlukan. Disamping sistem alarm dan perlindungan terhadap api, layak pula pintu dilengkapi dengan sistem penguncian secara otomatis. Tangga-tangga darurat perlu disediakan untuk keperluan para karyawan jika sewaktu-waktu terjadi kebakaran. Pintu yang merupakan jalan masuk menuju tangga darurat harus tahan api pula. Gedung untuk pusat arsip inaktif dengan jangka simpan yang bervariasi (ada yang berusia kurang dari 10 tahun, bahkan ada yang 20 tahun atau lebih) dibangun agar arsip dapat tahan lama. Dengan demikian keindahan dan seringkali kenyamanan kerja tidak diindahkan. Yang diutamakan adalah kokoh dan tahan dari segala faktor perusak. Untuk membangunan tidak dapat lain harus bekerjasama dengan para arsitek dengan memperhatikan kaidahkaidah pemeliharaan dan keamanan arsip. Konstruksi bangunan pusat arsip dapat dibedakan menjadi dua tipe, yakni konstruksi tradisional dan kontruksi dengan mendasar pada struktur. Struktur tradisional maksudnya bahwa bangunan dibanun dengan persyaratan sebagaimana membangun gedung pada umumnya. Bangunan disangga tiang pancang beton dan dan ruangan bebas tanpa

penghalang. Tipe ini memudahkan pengaturan rak dan peralatan lainnya sesuai dengan kebutuhan. Adapun pada tipe kedua, bangunan dirancang sekaligus untuk kepentingan penempatan papan-papan rak. Pada beton lantai langsung dipancang tonggak-tonggak baja yang berfungsi ganda. Fungsi utama untuk menyangga bangunan, dan fungsi lainnya sebagai tiang papan rak. Tipe konstruksi ini telah berkembang di Eropa sekitar 30 tahun yang lalu, khususnya untuk penyimpanan arsip statis (gedung Arsip Nasional). Tipe bangunan ini memang tidak indah dan ruangan tidak dapat diatur sekehendak hati, karena adanya tiang-tiang baja tersebut. Jarak tiang-tiang tersebut satu sama lainnya berukuran 1 x 1.30 m atau 1 x 1.50 m. Jenis bangunan ini memamg agak kurang tepat jika untuk menyimpan arsip inaktif. Kayu tidak dianjurkan digunakan untuk lantai, karena mudah terbakar, terpengaruh iklim dan mudah rusak karena berbagai sebab. Sudah barang tentu paling baik dari beton dengan dilapisi bahan yang tidak mudah terbakar. Atap sebagai penutup bangunan juga perlu mendapat perhatian. Bentuk serta bahan-bahanya bergantung sekali pada iklim setempat. Bentuk atap memungkinkan air mengalir lancar. Talang atau saluran air tidak dibuat melalui ruangan penyimpanan. Karena jika terjadi kebocoran akan merusak arsip dan peralatan lainnya. Menurut para ahli atap dari batu (slate roof) atau genting secara teknis dapat dipertanggungjawabkan. Sedangkan atap dari logam seperti seng, alumunium dan sejenisnya tidak digunakan, karena sangat mudah menampung panas, yang akan berpengaruh terhadap kasanah arsip serta peralatannya. Lebih-lebih jika bangunannya terletak pada kawasan industri akan cepat terjadi pelapukan oleh gas belerang (sulphorous gas) dalam udara. Bagi gedung yang tidak bertingkat, tinggi atap pada umumnya tidak ada standard yang pasti. Dapat rendah sebagaimana bangunan

biasa, dapat pula tinggi. Untuk atap yang tinggi dapaty lebih banyak menampung rak dan rak dapat dibuat secara bertingkat sebagaimana tampak pada foto dibawah ini. Untuk menempatkan boks arsip digunakan forklift untuk mengangkatnya. 3. Penataan Arsip Inaktif Arsip inaktif berasal dari berbagai unit kerja jenis dan tipenya bermacam-macam, baik yang berupa arsip kertas (arsip korespondensi, peta dan sebagainya, foto, film maupun disket. Jenis dan tipe arsip tersebut sudah barang tentu cara penyimpanannya dan tipe arsip tersebut berbedabeda. Khususnya antara arsip kertas suhu udara sekitar 24C dengan kelembapan sekitar 50% - 65% ; sedangkan untuk film suhu sekitar 10C 16C dengan kelembapan relatif sekitar 30% - 50%. Dengan kelembapan berbeda, berarti kedua jenis arsip tersebut tidak disimpan dalam ruangan yang sama. Masing-masing perlu disediakan ruangan tersendiri. Jika suhu dan kelembapan tidak dikembalikan, dalam jangka waktu singkat arsip tersebut tidak akan mengalami kerusakan. Lebihlebih arsip berupa film atau microfilm dan foto yang sangat mudah terpengaruh oleh kondisi lingkungan. Oleh karna itu mutlak diperlukan A.C. Penggunaan sistem udara ini memang mahal, namun nilai arsip tidak dapat dibandingkan dengan uang seberapapun besarnya. Ada yang berpendapat bahwa AC hanya diperlukan untuk arsip statis yang harus disimpan selama-lamanya, sehingga untuk arsip inaktif tidak diperlukan AC. Hal ini nampaknya ada yang dilupakan, arsip yang tersimpan di pusat arsip (arsip inaktif) umumnya mempunyai jangka simpan 2 tahun sampai dengan 10 tahun lebih. Dalam jangka waktu 2 tahun saja arsip dapat rusak jika tanpa pengaturan iklim (tumbuh jamur, timbulnya berbagai serangga dan sebagainya) tanpa menunggu 2 tahun arsip tersebut akan mengalami kerusakan. Lebih-lebih lagi bagi arsip yang memiliki umur sepuluh tahun lebih dan yang nantinya akan diserahkan kepada Arsip Nasional, sampai di

Arsip Nasional fisik arsip sudah harus dilakukan sejak masa inaktifnya, sejak masa aktif. Apabila dimiliki arsip yang berupa disket, jenis arsip tersebut dibungkus kertas transparan secara rangkap, kemudian disimpan pada almari logam. Gangguan utama disket adalah debu, oleh karenanya harus disimpan pada tempat yang tertutup. Sedangkan pita magnetik disimpan pada tabung logam, kondisi suhu dan kelembapannya belum diperoleh suatu standar yang pasti sebagaimana film. Namun para ahli memperkirakan bahwa kondisi suhu dan kelembapannya disamakan dengan penyimpanan arsip film. Pada prinsipnya penataan arsip inaktif tetap mempertahankan sistem pemberkasan (filling systems) pada masa aktifnya. Perbedaan yang utama terletak pada tata cara pemeliharaannya khususnya arsip yang berkenaan dengan pengaturan suhu dan kelembapan karena arsip inaktif disimpan dalam jangka waktu yang lebih lama. Arsip-arsip yang berasal dari unitunit kerja ditempatkan secara terpisah pada rak-rak yang telah diatur terlebih dahulu. Kiranya dihindarkan tindakan penggabungan pemberkasan antara arsip dari unit kerja yang satu dengan unit kerja lainnya, meskipun isinya memungkinkan saling berkaitan. Jika hal ini dilakukan berkas tidak lagi mencerminkan tugas dan fungsi unit-unit organisasi. Unit organisasi atau unit kerja adalah unit yang melaksanakan salah satu fungsi organisasi. Sehingga berkas yang tercipta akan senantiasa mencerminkan fungsi unit organisasi yang bersangkutan. Agar informasi yang terkandung dalam arsip tetap mencerminkan tugas dan fungsinya, maka arsip yang diciptakan dibiarkan sebagaimana adanya, tanpa harus memberkaskan menjadi satu. Jika akan menunjukkan hubungan antara berkas antara unit kerja yang satu dengan yang lainnya dapat dilakukan dengan membuat kartu tunjuk silang. Pada umumnya arsip korespondensi serta yang terkait dengannya, jumlahnya paling besar dibandingkan dengan jenis arsip lainnya. Jenis arsip tersebut disimpan pada boks dengan berbagai bentuk dan ukuran boks dibuat dari karton yang berkualitas tinggi, dengan kandungan asam

yang rendah. Karena kandungan zat asam yang tinggi akan merusak kertas. Ukuran boks ada yang miliki ukuran 38 cm panjang, 20 cm lebar dan tinggi 27 cm ; juga ada yang berukuran 38 cm panjang, lebar 10 cm dengan tingginya 27 cm. Pada setiap boks diberi label yang berisi tanda-tanda tertentu. Untuk menjaga keamanan informasinya, tanda-tanda tersebut tidak perlu menjelaskan isi informasinya. Tanda berupa nomor atau huruf yang menunjukkan nomor boks, deretan rak milik unit kerja tertentu, unit rak dalam deretan rak, dan nomor papan rak. Untuk penemuan kembalinya dilakukan melalui indeks baik sistem manual maupun mekanik. Misalnya : boks dengan nomor 2-7-1-2 berarti : 2 = menyatakan nomor untuk deretan atau kelompok rak, 7 = unit ke 7 dari kelompok/deretan rak ; 1 = papan rak ; dan 2 = untuk menyatakan nomor boks. Beberapa jenis boks/kotak

Untuk penempatan boks pada rak perlu diatur sedemikian rupa agar mudah mencari dan mengenalinya. Untuk keperluan tersebut boks yang memiliki nomor genap ditempatkan pada deretan depan ; sedangkan untuk boks dengan nomor ganjil ditempatkan dibelakang. (lihat gambar)

Tanda untuk boks dapat juga digunakan huruf dan angka. Huruf digunakan untuk memberi tanda kelompok rak dan papan rak ; sedangkan angka untuk nomor unit boks dan rak. Misalnya nomor 2-7-1-2 diganti dengan huruf dan angka menjadi : B 7-A 2. Rak yang digunakan bermacam-macam jenisnya, ada yang dibuat dari kayu ada pula yang dari logam. Disamping itu juga rak yang terbuka ada pula yang tertutup. Dengan perkembangan teknologi dewasa ini bentuk rak semakin canggih, misalnya rak bergerak (mobile shelving).

Rak bergerak. Penggunaan rak bergerak lebih menghemat tempat/ruangan

Rak statis (atas dan bawah)

4.

Penemuan Kembali Arsip Apabila pengguna telah menaruh kepercayaan yang besar kepada puasat arsip, kepercayaan tersebut dijawab dengan merancang prosedur penemuan kembali secara sederhana tetapi tepat. Sehingga pelayanan dapat dilakukan secara memuaskan. Untuk kemudahan dalam penemuan kembali (finding aid). Kecepatan penemuan kembali sangat tergantung dari ketepatan dalam pembuatan indeks. Sistem pengindeksan dapat dilakukan melalui sistem manual maupun secara otomatis bergantung kemampuan setiap organisasi. Setiap seri berkas dibuatkan kartu indeks. Pada kartu indeks tercantum beberapa keterangan antara lain : a) Judul seri berkas b) Tanggal pemindahan
c)

Penerima arsip pada waktu pemindahan. Keterangan ini diperlukan jika timbul suatu masalah

d) Nomor boks. Nomor boks memberikan keterangan tentang lokasi penyimpanan seri berkas
e)

Tanggal pemusnahan atau penyerahan arsip ke Arsip Nasional dengan mengacu kepada Jadwal Retensi Arsip

Kartu indeks dipergunakan selain untuk sarana penemuan arsip, juga berfungsi untuk sarana seleksi arsip dalam rangka penyusutan arsip. Melalui kartu indeks dapat ditelusuri arsip mana yang sudah bila dimusnahkan dan yang dapat diserahkan kepada Arsip Nasional. Untuk lebih cepat memberikan pelayanan informasi kepada pengguna, pengindeksan (indexing) dapat dilakukan melalui komputer. Pada beberapa negara maju banyak perusahaan telah melakukan hal ini. Terutama diterapkan pada organisasi atau perusaan besar dengan khasah arsip yang besar pula, sehingga pelayanan dapat dilakukan secara cepat. Dengan sistem otomatis ini akan diperoleh beberapa keuntungan diantaranya adalah : a) Kecepatan dan ketepatan dalam pencarian dan penyajian arsip
b)

Dengan sistem komputer dengan cepat diketahui arsip mana yang bisa dimusnakan sesuai dengan jadwal retensinya. dan secara cepat pula akan dilakukan pendaftarannya (di print-out)

c) Memudahkan bagi pengguna untuk mengetahui khasanah arsip yang ada dipusat arsip d) Dengan sistem komputer akan lebih cepat diketahui jumlah dan jenis arsip yang telah disusutkan serta yang diterima dari unit-unit kerja. Pada gilirannya akan memudahkan perencanaan anggaran untuk pengelolaan arsip inaktif. e) Dengan sistem komputer akan lebih mudah penerapan sistem tunjuk silang. Di dalam suatu organisasi yang besar dengan volume arsip inaktif yang besar pula, akan mengetahui judul-judul yang besar pula, akan lebih cepat mengetahui judul-judul arsip yang ada hubungannya dengan arsip lainnya jika menggunakan sistem komputer. f) Secara cepat pula diketahui jenis-jenis arsip yang memiliki simpan permanen yang akan diserahkan kepada Arsip Nasional g) Memudahkan pembuatan laporan sehubungan dengan peningkatan akumulasi arsip, sehingga memudahkan dalam memproyeksikan kebutuhan personalia, ruangan dan peralatannya.

5.

Pengukuran Efisiensi Pelayanan Arsip Pada waktu-waktu tertentu misalnya pada setiap tahun dilakukan evaluasi untuk mengetahui efisiensi pelayanan arsip. Untuk mengukur efisiensi dapat dilakukan dengan membandingkan antara arsip yang tidak diketemukan dengan yang diketemukan. Formulanya adalah sebagai berikut.
Jumlah arsip yang tidak diketemukan X 100% = % tidak diketemukan Jumlah arsip yang diketemukan

Apabila jumlah arsip yang tidak diketemukan lebih dari 3% ini menunjukkan adanya suatu masalah. Oleh karna itu perlu diteliti sebabsebabnya. Apabila arsip yang tidak diketemukan adalah arsip yang berkalikali dipinjam oleh unit kerja tertentu, maka perlu dilakukan pengkajian pada unit yang bersangkutan. Dapat saja terjadi pada waktu mengembalikan arsip dalam keadaan tidak lengkap lagi. Jika kemungkinan ini terjadi, sebab yang lain mungkin karena penataannya yang tidak benar. Karena kekurangan telitian arsip di tempat lain. 6. Penyusutan Arsip Inaktif Penyusutan arsip inaktif merupakan salah satu kegiatan pengelolaan arsip inaktif di pusat arsip. Kegiatan ini dimaksudkan untuk mengurangi jumlah arsip dengan cara memusnahkan arsip yang tidak berniali guna, serta menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional. Bagi instansi pemerintah penyerahan arsip statis ini merupakan kewajiban yang diatur oleh undangundang. Sedangkan bagi perusahaan atau organisasi swasta meskipun penyerahan ini bukan suatu kewajiban, namun tetap dimungkinkan menyerahkan kepada Arsip Nasional. Jika tetap menyimpan sendiri kiranya tetap menjaga kelestarian bahan bukti peninggalan kegiatan organisasinya. Langkah-langkah penyusutan arsip inaktif kiranya tidak banyak berbeda jika melakukan terhadap arsip aktif. Yaitu dari tindakan penyiangan sampai kepada proses penilaiannya. Perbedaanya terletak pada pemusnahannya. Bagi

instansi pemerintah pemusnahannya baru dapat dilakukan apabila telah mendapatkan persetujuan Arsip Nasional. Dengan demikian sebelum memusnakan arsip perlu meminta persetujuan terlebih dahulu. Kenyataan menunjukkan bahwa dewasa ini banyak arsip tersimpan di pusat arsip dalam keadaan tidak teratur. Sebagaimana pelaksanaan penyusutan arsip aktif yang tidak tertib, untuk melaksanakan openyusutan arsip aktif yang tidak tertib, untuk melaksanakan penyusutan arsip dalam kondisi semacam itu buakan suatu tindakan yang mudah. Bahkan pelaksanaan penyusutan di pusat arsip lebih sulit, karena arsip berasal dari berbagai unit kerja yang memiliki tugas dan fungsi yang berbeda-beda. Tidak jarang arsip tersebut tercampur menjadi satu sehingga sulit ketahui unit penciptanya. Dalam kondisi yang demikian itu ada proses kegiatan lain yang harus dilaksanakan, yakni mengetahui pencipta arsipnya. Sehingga tidak sekedar pemberkasan arsip yang bersangkutan. Tindakan ini tidak mudah, terlebih lagi jika yang dihadapi lembaran lepas. Untuk mengetahui unit mana yang menciptakan tidak dapat dilakukan kecuali dengan pengkajian yang mendalam. Keberhasilan pengkajian ini hanya dapat diperoleh jika para petugas memahami.

Penggunaan komputer untuk penemuan kembali penilaian dan pembuatan daftar pertelaan arsip.

Tugas dan fungsi masing-masing unit kerja yang ada di dalam organisasinya. Pengetahuan tentang tugas dan fungsi unit-unit kerja tersebut merupakan kunci utama dalam pelaksanaan pembenahan arsip inaktif tersebut. (Disamping itu pula tentunya masih ada faktor-faktor lainnya yang mendukung kegiatan itu). Alasan utama penyerahan ini, bahwa arsip tercipta sebagai hasil samping proses kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit kerja dalam arsip akan mencerminkan tugas dan fungsi unit organisasi yang bersangkutan. Oleh karna itu dengan menelaah informasi yang terkandung dalam arsip dapat diketahui fungsi siapa (unit kerja mana) kegiatan dalam arsip tersebut. Dengan demikian petugas arsip memang harus mampu menyimpulkan isi keterangan yang terkandung di dalam arsip, sekaligus menetapkan penciptanya. Bagaimanapun kondisin arsip yang ada, pengelolaan sebelum tindakan penyusutan mutlak dilakukan. Banyak keuntungan yang akan diperoleh jika arsip tersebut dibenahi, baik dalam kaitannya dengan pendayagunaan arsiparsip tersebut, juga dalam rangka pengamanan bahan bukti kegiatan organisasi. Oleh karna itu dengan alasan keengganan, keputusan untuk memusnakan arsip-arsip tersebut begitu saja adalah suatu tindakan yang tidak bijaksana. Demikian juga membiarkan dengan maksud agar arsip musnah dimakan waktu juga tidak dapat dibenarkan.

Seorang petugas sedang mencatat (membuat deskripsi) pada kartu setelah arsip diberkaskan.

Pokok-pokok Proses penyusutan arsip tertib Menyiangi arsip yang telah melampui Masa inaktif sesuai jadwal retensi

Menyisihkan dari berkas inaktifnya Dan menempatkan pada rak yang tersedia

Sortir/memilahkan antara arsip yang akan dimusnahkan Dan diserahkan berdasar retensi arsip

Mimisahkan arsip yang akan dimusnahkan dan yang akan diserahkan ke arsip nasional

Pembuatan daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan dan yang diserahkan

Pelaksanaan pemusnahan dan penyerahan Sesuai dengan ketentuan yang belaku