BAB III Penyimpanan Arsip Inaktif 1.

Sistem Penyimpanan Sebagaimana telah dikemukakan di muka bahwa arsip dinamis dibedakan menjadi arsip dinamis aktif (current records) dan arsip dinamis inaktif (dormant records). Untuk efisiensinya kedua tipe arsip tersebut disimpan secara terpisah. Apapun jenis dan tipe suatu organisasinya, arsip inaktif akan lebih berdayaguna jika disimpan secara terpusat. Tempat pemusatan penyimpanan arsip inaktif ini disebut sebagai pusat arsip (record centre), yang dalam pelaksanaannya dilakukan oleh unit kearsipan dalam suatu organisasi. Didalam manajemen kearsipan (records manajemen) yang dimaksudkan dengan pusat arsip adalah tempat penyimpanan arsip inaktif yang berasal dari unit-unit kerja dalam lingkungan organisasi. Hal ini perlu dijelaskan mengingat pusat arsip sering dikacaukan dengan central file (untuk menyimpan arsip inaktif) dan bahkan dengan Arsip Nasional. Secara organisatoris pusat arsip merupakan bagian integral dari suatu organisasi, mengemban tugas melaksanakan penyimpanan dan pemeliharaan arsip inaktif dalam lingkungannya. Sedangkan Arsip Nasional, salah satu lembaga yang tugasnya melakukan penyimpanan, pemeliharaan dan penyediaan arsip statis yang berasal dari lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah. Khususnya di Indonesia Arsip Nasional RI merupakan lembaga non departemen. Pada negara-negara yang telah maju keberadaan pusat arsip dianggap suatu hal yang mutlak. Pusat arsip dirancang untuk menyimpan sejumlah besar arsip inaktif yang memiliki jangka waktu simpan (retensi) yang bervariasi. Keberadaan pusat arsip ini merupakan suatu cara untuk mengatasi membanjirnya arsip yang tercipta. Keuntungan-keuntungan lain yang diperoleh dengan adanya pusat arsip ini adalah : a) Menghindarkan adanya pemupukan arsip inaktif pada masing-masing unit kerja. Dengan demikian mengurangi beban bagi unit kerja yang

Berbeda dengan halnya dengan negara-negara tang telah maju. Di negara tersebut telah . juga merancang penggunaan ruangan dan peralatan sesuai dengan ketentuan teknis kearsipan. d) Diperoleh penghematan baik dalam rangka penggunaan ruangan.bersangkutan. peralatan. c) Memberikan kepastian terhadap arsip yang bernilai permanen yang akan diserahkan kepada Arsip nasional RI sebagai arsip statis. Ini berarti setiap orgsnisasi mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk menyelamatkan bahan pertanggung jawaban kegiatan organisasi. Upaya ini disamping melakukan pembinaan di bidang sistem kearsipannya. yang seringkali jika tetap berada di sana akan menumpuk tanpa pemeliharaan dan perlindungan. pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah. 7 tahun 1971. Dengan demikian tampaklah bahwa pusat arsip mempunyai fungsi ganda. Fungsi dan peranan pusat arsip ini sesuai pula dengan tujuan kearsipan sebagaimana yang dimaksudkan Undang-undang Pokok Kearsipan No. Hal ini bukanlah merupakan tindakan yang mudah mengingat di Indonesia (sampai dengan tahun 1990) pusat arsip belum dijadikan bagian mutlak dari manajemen kearsipan. b) Menghindarkan percampuradukan antar arsip aktif dan inaktif. misalnya USA yang telah berpengalaman cukup luas dalam perencanaan dan manajemen pusat arsip. Disamping memberikan penghematan. dijamin keselamatannya agar dapat digunakan untuk berbagai keperluan.” Jelaslah bahwa arsip perlu dipelihara. kemudahan dalam menemukan kembali arsip (retrieval) serta penghematan terhadap arsip yang bernilai tinggi. tenaga serta penghematan waktu dalam mencari kembali arsip. yang menyatakan bahwa : “Tujuan dan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan serta bahan untuk pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan. Kelengkapan pusat arsip harus dirancang agar mampu menampung arsip dalam jumlah besar dan dengan biaya serendah mungkin.

Pusat Arsip dan Penempatan Penempatan pusat arsip harus dirancang sedemikian rupa. suhu dan kelembapan. di pihak lain dapat pula dibangun secara terpisah dari gedung kantornya. khususnya tergantung besar kecilnya arsip yang tercipta pada setiap organisasi. Untuk organisasi yang relatif besar pada umumnya memerlukan gedung yang berdiri sendiri. Penghematan ini hanya dapat dicapai karena adanya penyusutan yang terencana. dan dipihak lain juga untuk menjaga keamanan informasi dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan. Kecenderungan organisasi besar adalah . kantor-kantor memperoleh penghematan kurang lebih $ 13. dengan syarat terhindar dari lalu lalang pegawai dari unit kerja lainnya. Diantaranya pusat arsip dibangun menjadi satu gedung induk. Hal ini hanya dimungkinkan jika arsip di masa aktifnya telah teratur dan telah dimilikinya jadwal retensi arsip. Sedangkan bagi gedung kantor yang tidak bertingkat. serangga. air. Untuk gedung yang bertingkat ditempatkan pada lantai bawah atau basement agar tidak membebani kontruksi gedung kantor. 2. Kira-kira 40% dari semua arsip federal disimpan dipusat arsip dan pemerintah dalam setiap tahun menghemat sekitar $ 200 juta. yang disesuaikan dengan kondisi dan karakteristik organisasinya. pada umumnya pusat arsip dibangun menjadi satu dengan gedung kantor. Dengan adanya pusat arsip. Ini menunjukkan bahwa dengan kehadiran pusat arsip akan cukup banyak memperoleh penghematan.50 per kubik setiap tahunnya. Untuk penempatannya ada beberapa pilihan yang dapat dilakukan. dapat ditempatkan ditengah.mampu secara teratur mengatur rasio penyimpanan arsip yang jumlahnya cukup besar. Hal ini agar lebih mudah melayani pengguna arsip. Bagi suatu organisasi yang tidak besar (sedang atau kecil) dengan jumlah arsip yang relatif kecil. Ruangan dan perlengkapan disediakan dengan memperhatikan keamanan arsip dari bahaya kebakaran. Kesemuanya itu tergantung kebutuhan.

yakni pengaturan masuknya cahaya matahari untuk memberi perlindungan secara maksimum terhadap sinar ultraviolet d) Kawasan tempat penyimpanan : maksudnya bahwa untuk alasan keamanan khususnya untuk mencegah dan membatasi meluasnya api jika terjadi kebakaran dan pengendalian atmosfir. luasnya ruangan dibatasi tidak lebih dari 150 m2 sampai dengan 200 m2. atau Pemerintah Daerah Tingkat I. Persyaratan Ruang atau Gedung Pusat Arsip Ruangan atau pusat penyimpanan arsip inaktif bukanlah tempat kerja. Jenis organisasi semacam ini misalnya Departemen. Syarat-syarat yang dikemukakan di bawah ini diambilnya dari persyaratan untuk gedung Arsip Nasional (untuk menyimpan arsip statis). Cilegon Sehingga didalam membangun ruangan atau gedung arsip harus memperhatikan konstruksi dan kelengkapannya. Foto : Pusat Arsip inaktif milik P.T. Krakatau Stell. . Persyaratan yang dimaksud antara lain : a) Adanya isolasi b) Pengendalian iklim (suhu dan kelembapan) c) Penerangan. Namun demikian patokanpatokan tertentu dapat digunakan untuk kepentingan pembangunan gedung pusat arsip.memiliki pembagian organisasi yang kompleks sesuai dengan kompleksitas tugas dan fungsinya . tetapi lebih berfungsi untuk menyimpan dan memelihara arsip. jumlah pegawai besar dan arsip yang tercipta besar pula.

langitlangit maupun pintu. Bangunan disangga tiang pancang beton dan dan ruangan bebas tanpa . Pintu yang merupakan jalan masuk menuju tangga darurat harus tahan api pula. Yang diutamakan adalah kokoh dan tahan dari segala faktor perusak.Ruangan penyimpanan arsip mutlak diperlukan isolasibuntuk mencegah kebakaran. Persyartan minimum bahwa tembok harus mampu menahan api sekurang-kurangnya dalam jangka waktu dua jam. layak pula pintu dilengkapi dengan sistem penguncian secara otomatis. Hal ini dimaksudkan agar api tidak mudah menjalar ke tempat lain melalui lobang tersebut bilamana terjadi kebakaran. Untuk membangunan tidak dapat lain harus bekerjasama dengan para arsitek dengan memperhatikan kaidahkaidah pemeliharaan dan keamanan arsip. Gedung untuk pusat arsip inaktif dengan jangka simpan yang bervariasi (ada yang berusia kurang dari 10 tahun. Tangga-tangga darurat perlu disediakan untuk keperluan para karyawan jika sewaktu-waktu terjadi kebakaran. Dengan demikian keindahan dan seringkali kenyamanan kerja tidak diindahkan. Tetapi pintu segera ditutup jika tidak diperlukan. bahkan ada yang 20 tahun atau lebih) dibangun agar arsip dapat tahan lama. namun demikian dalam keadaan mendesak dapat dibuka selama jam bekerja. yakni konstruksi tradisional dan kontruksi dengan mendasar pada struktur. Struktur tradisional maksudnya bahwa bangunan dibanun dengan persyaratan sebagaimana membangun gedung pada umumnya. Menurut teori ruangan arsip memang harus tertutup secara terus menerus. Konstruksi bangunan pusat arsip dapat dibedakan menjadi dua tipe. Agar berfungsi secara efektif tembok tidak diberi lobang atau celah-celah. Pintu dirancang sedemikian rupa sehingga tidak akan terjadi distorsi dalam jangka waktu 1 jam. Disamping sistem alarm dan perlindungan terhadap api. Pintu tahan api di buat dari baja dengan dilapisi bahan anti panas. Isolasi diperlukan baik untuk tembok.

karena sangat mudah menampung panas. Bagi gedung yang tidak bertingkat. karena adanya tiang-tiang baja tersebut. bangunan dirancang sekaligus untuk kepentingan penempatan papan-papan rak. alumunium dan sejenisnya tidak digunakan. Tipe bangunan ini memang tidak indah dan ruangan tidak dapat diatur sekehendak hati. Sudah barang tentu paling baik dari beton dengan dilapisi bahan yang tidak mudah terbakar. yang akan berpengaruh terhadap kasanah arsip serta peralatannya. karena mudah terbakar. Tipe ini memudahkan pengaturan rak dan peralatan lainnya sesuai dengan kebutuhan. Jenis bangunan ini memamg agak kurang tepat jika untuk menyimpan arsip inaktif.30 m atau 1 x 1. Sedangkan atap dari logam seperti seng. Karena jika terjadi kebocoran akan merusak arsip dan peralatan lainnya. Kayu tidak dianjurkan digunakan untuk lantai. dan fungsi lainnya sebagai tiang papan rak. khususnya untuk penyimpanan arsip statis (gedung Arsip Nasional). Lebih-lebih jika bangunannya terletak pada kawasan industri akan cepat terjadi pelapukan oleh gas belerang (sulphorous gas) dalam udara. Atap sebagai penutup bangunan juga perlu mendapat perhatian. Bentuk serta bahan-bahanya bergantung sekali pada iklim setempat. Pada beton lantai langsung dipancang tonggak-tonggak baja yang berfungsi ganda. Dapat rendah sebagaimana bangunan . Adapun pada tipe kedua.50 m. Talang atau saluran air tidak dibuat melalui ruangan penyimpanan. tinggi atap pada umumnya tidak ada standard yang pasti. Menurut para ahli atap dari batu (slate roof) atau genting secara teknis dapat dipertanggungjawabkan. Tipe konstruksi ini telah berkembang di Eropa sekitar 30 tahun yang lalu. Fungsi utama untuk menyangga bangunan. Bentuk atap memungkinkan air mengalir lancar.penghalang. Jarak tiang-tiang tersebut satu sama lainnya berukuran 1 x 1. terpengaruh iklim dan mudah rusak karena berbagai sebab.

Untuk atap yang tinggi dapaty lebih banyak menampung rak dan rak dapat dibuat secara bertingkat sebagaimana tampak pada foto dibawah ini.C. Hal ini nampaknya ada yang dilupakan. peta dan sebagainya. Ada yang berpendapat bahwa AC hanya diperlukan untuk arsip statis yang harus disimpan selama-lamanya. Masing-masing perlu disediakan ruangan tersendiri. Dengan kelembapan berbeda. foto. arsip yang tersimpan di pusat arsip (arsip inaktif) umumnya mempunyai jangka simpan 2 tahun sampai dengan 10 tahun lebih. Penggunaan sistem udara ini memang mahal. berarti kedua jenis arsip tersebut tidak disimpan dalam ruangan yang sama. dalam jangka waktu singkat arsip tersebut tidak akan mengalami kerusakan. Lebih-lebih lagi bagi arsip yang memiliki umur sepuluh tahun lebih dan yang nantinya akan diserahkan kepada Arsip Nasional. Untuk menempatkan boks arsip digunakan “forklift” untuk mengangkatnya. sampai di . Penataan Arsip Inaktif Arsip inaktif berasal dari berbagai unit kerja jenis dan tipenya bermacam-macam. sedangkan untuk film suhu sekitar 10°C 16°C dengan kelembapan relatif sekitar 30% . Lebihlebih arsip berupa film atau microfilm dan foto yang sangat mudah terpengaruh oleh kondisi lingkungan.biasa. Oleh karna itu mutlak diperlukan A. sehingga untuk arsip inaktif tidak diperlukan AC.50%. Dalam jangka waktu 2 tahun saja arsip dapat rusak jika tanpa pengaturan iklim (tumbuh jamur. Jenis dan tipe arsip tersebut sudah barang tentu cara penyimpanannya dan tipe arsip tersebut berbedabeda. 3.65% . film maupun disket. Jika suhu dan kelembapan tidak dikembalikan. dapat pula tinggi. timbulnya berbagai serangga dan sebagainya) tanpa menunggu 2 tahun arsip tersebut akan mengalami kerusakan. baik yang berupa arsip kertas (arsip korespondensi. Khususnya antara arsip kertas suhu udara sekitar 24°C dengan kelembapan sekitar 50% . namun nilai arsip tidak dapat dibandingkan dengan uang seberapapun besarnya.

Sehingga berkas yang tercipta akan senantiasa mencerminkan fungsi unit organisasi yang bersangkutan. Jenis arsip tersebut disimpan pada boks dengan berbagai bentuk dan ukuran boks dibuat dari karton yang berkualitas tinggi. Namun para ahli memperkirakan bahwa kondisi suhu dan kelembapannya disamakan dengan penyimpanan arsip film. Perbedaan yang utama terletak pada tata cara pemeliharaannya khususnya arsip yang berkenaan dengan pengaturan suhu dan kelembapan karena arsip inaktif disimpan dalam jangka waktu yang lebih lama. jenis arsip tersebut dibungkus kertas transparan secara rangkap. kemudian disimpan pada almari logam. Pada umumnya arsip korespondensi serta yang terkait dengannya. Apabila dimiliki arsip yang berupa disket. Sedangkan pita magnetik disimpan pada tabung logam. meskipun isinya memungkinkan saling berkaitan. maka arsip yang diciptakan dibiarkan sebagaimana adanya. Arsip-arsip yang berasal dari unitunit kerja ditempatkan secara terpisah pada rak-rak yang telah diatur terlebih dahulu. Gangguan utama disket adalah debu. kondisi suhu dan kelembapannya belum diperoleh suatu standar yang pasti sebagaimana film. jumlahnya paling besar dibandingkan dengan jenis arsip lainnya.Arsip Nasional fisik arsip sudah harus dilakukan sejak masa inaktifnya. Pada prinsipnya penataan arsip inaktif tetap mempertahankan sistem pemberkasan (filling systems) pada masa aktifnya. Unit organisasi atau unit kerja adalah unit yang melaksanakan salah satu fungsi organisasi. tanpa harus memberkaskan menjadi satu. sejak masa aktif. dengan kandungan asam . Kiranya dihindarkan tindakan penggabungan pemberkasan antara arsip dari unit kerja yang satu dengan unit kerja lainnya. Jika hal ini dilakukan berkas tidak lagi mencerminkan tugas dan fungsi unit-unit organisasi. oleh karenanya harus disimpan pada tempat yang tertutup. Agar informasi yang terkandung dalam arsip tetap mencerminkan tugas dan fungsinya. Jika akan menunjukkan hubungan antara berkas antara unit kerja yang satu dengan yang lainnya dapat dilakukan dengan membuat kartu tunjuk silang.

Pada setiap boks diberi label yang berisi tanda-tanda tertentu. dan nomor papan rak. 7 = unit ke 7 dari kelompok/deretan rak . Untuk penemuan kembalinya dilakukan melalui indeks baik sistem manual maupun mekanik. Beberapa jenis boks/kotak . Misalnya : boks dengan nomor 2-7-1-2 berarti : 2 = menyatakan nomor untuk deretan atau kelompok rak. Karena kandungan zat asam yang tinggi akan merusak kertas. deretan rak milik unit kerja tertentu. tanda-tanda tersebut tidak perlu menjelaskan isi informasinya.yang rendah. juga ada yang berukuran 38 cm panjang. lebar 10 cm dengan tingginya 27 cm. unit rak dalam deretan rak. Tanda berupa nomor atau huruf yang menunjukkan nomor boks. 1 = papan rak . Untuk menjaga keamanan informasinya. Ukuran boks ada yang miliki ukuran 38 cm panjang. dan 2 = untuk menyatakan nomor boks. 20 cm lebar dan tinggi 27 cm .

Huruf digunakan untuk memberi tanda kelompok rak dan papan rak . ada yang dibuat dari kayu ada pula yang dari logam. Untuk keperluan tersebut boks yang memiliki nomor genap ditempatkan pada deretan depan . sedangkan angka untuk nomor unit boks dan rak.Untuk penempatan boks pada rak perlu diatur sedemikian rupa agar mudah mencari dan mengenalinya. Penggunaan rak bergerak lebih menghemat tempat/ruangan . Misalnya nomor 2-7-1-2 diganti dengan huruf dan angka menjadi : B 7-A 2. misalnya rak bergerak (mobile shelving). Rak yang digunakan bermacam-macam jenisnya. Rak bergerak. Disamping itu juga rak yang terbuka ada pula yang tertutup. (lihat gambar) Tanda untuk boks dapat juga digunakan huruf dan angka. sedangkan untuk boks dengan nomor ganjil ditempatkan dibelakang. Dengan perkembangan teknologi dewasa ini bentuk rak semakin canggih.

Rak statis (atas dan bawah) .

Nomor boks memberikan keterangan tentang lokasi penyimpanan seri berkas e) Tanggal pemusnahan atau penyerahan arsip ke Arsip Nasional dengan mengacu kepada Jadwal Retensi Arsip . Sehingga pelayanan dapat dilakukan secara memuaskan. Pada kartu indeks tercantum beberapa keterangan antara lain : a) Judul seri berkas b) Tanggal pemindahan c) Penerima arsip pada waktu pemindahan. Untuk kemudahan dalam penemuan kembali (finding aid). Setiap seri berkas dibuatkan kartu indeks. Keterangan ini diperlukan jika timbul suatu masalah d) Nomor boks.4. kepercayaan tersebut dijawab dengan merancang prosedur penemuan kembali secara sederhana tetapi tepat. Sistem pengindeksan dapat dilakukan melalui sistem manual maupun secara otomatis bergantung kemampuan setiap organisasi. Kecepatan penemuan kembali sangat tergantung dari ketepatan dalam pembuatan indeks. Penemuan Kembali Arsip Apabila pengguna telah menaruh kepercayaan yang besar kepada puasat arsip.

sehingga pelayanan dapat dilakukan secara cepat. pengindeksan (indexing) dapat dilakukan melalui komputer.Kartu indeks dipergunakan selain untuk sarana penemuan arsip. . Di dalam suatu organisasi yang besar dengan volume arsip inaktif yang besar pula. Dengan sistem otomatis ini akan diperoleh beberapa keuntungan diantaranya adalah : a) Kecepatan dan ketepatan dalam pencarian dan penyajian arsip b) Dengan sistem komputer dengan cepat diketahui arsip mana yang bisa dimusnakan sesuai dengan jadwal retensinya. Terutama diterapkan pada organisasi atau perusaan besar dengan khasah arsip yang besar pula. Untuk lebih cepat memberikan pelayanan informasi kepada pengguna. akan mengetahui judul-judul yang besar pula. ruangan dan peralatannya. dan secara cepat pula akan dilakukan pendaftarannya (di print-out) c) Memudahkan bagi pengguna untuk mengetahui khasanah arsip yang ada dipusat arsip d) Dengan sistem komputer akan lebih cepat diketahui jumlah dan jenis arsip yang telah disusutkan serta yang diterima dari unit-unit kerja. f) Secara cepat pula diketahui jenis-jenis arsip yang memiliki simpan permanen yang akan diserahkan kepada Arsip Nasional g) Memudahkan pembuatan laporan sehubungan dengan peningkatan akumulasi arsip. Melalui kartu indeks dapat ditelusuri arsip mana yang sudah bila dimusnahkan dan yang dapat diserahkan kepada Arsip Nasional. sehingga memudahkan dalam memproyeksikan kebutuhan personalia. Pada gilirannya akan memudahkan perencanaan anggaran untuk pengelolaan arsip inaktif. Pada beberapa negara maju banyak perusahaan telah melakukan hal ini. akan lebih cepat mengetahui judul-judul arsip yang ada hubungannya dengan arsip lainnya jika menggunakan sistem komputer. e) Dengan sistem komputer akan lebih mudah penerapan sistem tunjuk silang. juga berfungsi untuk sarana seleksi arsip dalam rangka penyusutan arsip.

Kegiatan ini dimaksudkan untuk mengurangi jumlah arsip dengan cara memusnahkan arsip yang tidak berniali guna. Yaitu dari tindakan penyiangan sampai kepada proses penilaiannya. Jumlah arsip yang tidak diketemukan X 100% = % tidak diketemukan Jumlah arsip yang diketemukan Apabila jumlah arsip yang tidak diketemukan lebih dari 3% ini menunjukkan adanya suatu masalah. Bagi . Karena kekurangan telitian arsip di tempat lain. maka perlu dilakukan pengkajian pada unit yang bersangkutan. Apabila arsip yang tidak diketemukan adalah arsip yang berkalikali dipinjam oleh unit kerja tertentu. Perbedaanya terletak pada pemusnahannya. Bagi instansi pemerintah penyerahan arsip statis ini merupakan kewajiban yang diatur oleh undangundang. Formulanya adalah sebagai berikut. Untuk mengukur efisiensi dapat dilakukan dengan membandingkan antara arsip yang tidak diketemukan dengan yang diketemukan. sebab yang lain mungkin karena penataannya yang tidak benar. Langkah-langkah penyusutan arsip inaktif kiranya tidak banyak berbeda jika melakukan terhadap arsip aktif. 6. Pengukuran Efisiensi Pelayanan Arsip Pada waktu-waktu tertentu misalnya pada setiap tahun dilakukan evaluasi untuk mengetahui efisiensi pelayanan arsip. Jika kemungkinan ini terjadi. serta menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional. Oleh karna itu perlu diteliti sebabsebabnya. Penyusutan Arsip Inaktif Penyusutan arsip inaktif merupakan salah satu kegiatan pengelolaan arsip inaktif di pusat arsip. Dapat saja terjadi pada waktu mengembalikan arsip dalam keadaan tidak lengkap lagi. namun tetap dimungkinkan menyerahkan kepada Arsip Nasional. Sedangkan bagi perusahaan atau organisasi swasta meskipun penyerahan ini bukan suatu kewajiban.5. Jika tetap menyimpan sendiri kiranya tetap menjaga kelestarian bahan bukti peninggalan kegiatan organisasinya.

Keberhasilan pengkajian ini hanya dapat diperoleh jika para petugas memahami. Sebagaimana pelaksanaan penyusutan arsip aktif yang tidak tertib. terlebih lagi jika yang dihadapi lembaran lepas. Bahkan pelaksanaan penyusutan di pusat arsip lebih sulit. untuk melaksanakan penyusutan arsip dalam kondisi semacam itu buakan suatu tindakan yang mudah. Sehingga tidak sekedar pemberkasan arsip yang bersangkutan. karena arsip berasal dari berbagai unit kerja yang memiliki tugas dan fungsi yang berbeda-beda.instansi pemerintah pemusnahannya baru dapat dilakukan apabila telah mendapatkan persetujuan Arsip Nasional. Untuk mengetahui unit mana yang menciptakan tidak dapat dilakukan kecuali dengan pengkajian yang mendalam. Kenyataan menunjukkan bahwa dewasa ini banyak arsip tersimpan di pusat arsip dalam keadaan tidak teratur. Dengan demikian sebelum memusnakan arsip perlu meminta persetujuan terlebih dahulu. Tidak jarang arsip tersebut tercampur menjadi satu sehingga sulit ketahui unit penciptanya. yakni mengetahui pencipta arsipnya. untuk melaksanakan openyusutan arsip aktif yang tidak tertib. Dalam kondisi yang demikian itu ada proses kegiatan lain yang harus dilaksanakan. . Penggunaan komputer untuk penemuan kembali penilaian dan pembuatan daftar pertelaan arsip. Tindakan ini tidak mudah.

juga dalam rangka pengamanan bahan bukti kegiatan organisasi. Dengan demikian petugas arsip memang harus mampu menyimpulkan isi keterangan yang terkandung di dalam arsip. bahwa arsip tercipta sebagai hasil samping proses kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit kerja dalam arsip akan mencerminkan tugas dan fungsi unit organisasi yang bersangkutan. Oleh karna itu dengan menelaah informasi yang terkandung dalam arsip dapat diketahui fungsi siapa (unit kerja mana) kegiatan dalam arsip tersebut. sekaligus menetapkan penciptanya. baik dalam kaitannya dengan pendayagunaan arsiparsip tersebut. Demikian juga membiarkan dengan maksud agar arsip musnah dimakan waktu juga tidak dapat dibenarkan. Bagaimanapun kondisin arsip yang ada. keputusan untuk memusnakan arsip-arsip tersebut begitu saja adalah suatu tindakan yang tidak bijaksana.Tugas dan fungsi masing-masing unit kerja yang ada di dalam organisasinya. Pengetahuan tentang tugas dan fungsi unit-unit kerja tersebut merupakan kunci utama dalam pelaksanaan pembenahan arsip inaktif tersebut. Oleh karna itu dengan alasan keengganan. (Disamping itu pula tentunya masih ada faktor-faktor lainnya yang mendukung kegiatan itu). pengelolaan sebelum tindakan penyusutan mutlak dilakukan. . Seorang petugas sedang mencatat (membuat deskripsi) pada kartu setelah arsip diberkaskan. Alasan utama penyerahan ini. Banyak keuntungan yang akan diperoleh jika arsip tersebut dibenahi.

Pokok-pokok Proses penyusutan arsip tertib Menyiangi arsip yang telah melampui Masa inaktif sesuai jadwal retensi Menyisihkan dari berkas inaktifnya Dan menempatkan pada rak yang tersedia Sortir/memilahkan antara arsip yang akan dimusnahkan Dan diserahkan berdasar retensi arsip Mimisahkan arsip yang akan dimusnahkan dan yang akan diserahkan ke arsip nasional Pembuatan daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan dan yang diserahkan Pelaksanaan pemusnahan dan penyerahan Sesuai dengan ketentuan yang belaku .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful