TAKLIMAT

PENYEDIAAN
KERTAS CADANGAN DAN
PANDUAN TUGAS JAWATANKUASA

Oleh;

Haji Zaharuddin bin Haji Shamsuddin, AMP.

Penolong Pengarah (Naik Pangkat),
Pengurusan Sumber Manusia,
Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan,
Jabatan Pelajaran Negeri Pahang

1
 KA ND UN GA N

1. Pendahuluan
2. Senarai Jawatankuasa Induk
3. Senarai Jawatankuasa Pengelola / Kerja
4. Atur Cara Majlis
5. Senarai Jemputan
6. Anggaran Perbelanjaan
7. Senarai Peralatan / Perkhidmatan
8. Kekangan
9. Jadual Kerja
10.Aturan Pentadbiran
11.Pelan Lakaran Perjalanan Majlis
12.Senarai Tugas Jawatankuasa
13.Kesimpulan

2
 PENGENALAN

Kertas cadangan merupakan suatu dokumen yang amat penting

disediakan sebelum program berkenaan dijalankan. Penyediaannya
dibuat berdasarkan kepada catatan minit mesyuarat perancangan yang
telah dipersetujui.

Tujuan umum pnyediaan kertas cadangan ialah;

a. Memudahkan perbincangan.
b. Dokumen bermaklumat untuk ditunjukkan kepada pihak
tertentu untuk kelulusan dan kebenaran.
c. Dokumen sokongan untuk mendapatkan sumber kewangan
dan pembiayaan.
d. Panduan kepada AJK mengawal aktiviti supaya tidak terkeluar
daripada okjektif asal.
e. Suatu bahan sejarah / rujukan di masa akan datang.
f. Memenuhi tuntutan dokumentasi ISO bagi sesebuah organisasi.

3
 CONTOH
KULIT LUAR KERTAS CADANGAN

KERTAS CADANGAN

MAJLIS;
……………………………………

Tema;
…………………………………….

Perasmian oleh;
………………………………………….

Tarikh;
…………………………
Tempat;
…………………………

4
2. PENDAHULUAN

a. Latar belakang
Penerangan lanjut tentang program yang dirancang serta
kepentingan dan peranannya.

b. Matlamat
Menyatakan harapan secara khusus daripada semua objektif
yang dinyatakan.

c. Objektif
Menghuraikan semua objektif yang ingin dicapai daripada
pelbagai aktiviti yang dijalankan dalam program tersebut.

5
 (Program Yang Melibatkan DYMM /Menteri Besar / Menteri)

2. SENARAI JAWATANKUASA INDUK

PENASIHAT : Ikut Kesesuaian Tetamu Kehormat

PENGERUSI : Pengarah / Pegawai Daerah / Pegawai Pelajaran Daerah
SETIAUSAHA : Pengetua / Guru Besar Sekolah Berkenaan
BENDAHARI : Dilantik

AHLI JAWATANKUASA

• S/U Sulit DYMM / Pejabat MB * Setiausaha Majlis Daerah

• Bahagian Majlis Pejabat SUK
• Ketua Sektor Pengurusan Sekolah
• Ketua Sektor Peng. Perkhi.Pend.
• Ketua Unit Pembangunan
• Ketua Unit Perhubungan
• Jurutera Daerah, JKR
• Pegawai Kesihatan Daerah
• Ketua Polis Daerah
• Pegawai Perubatan Daerah
* Pejabat Penerangan Daerah
* Pengurus TNB Daerah
* Pegawai Bonba Daerah
* Pegawai Agama Daerah
* Pegawai Pejabat Haiwan Daerah
* Penghulu Mukim
* Pengerusi Lembaga Pengurus Sekolah
* YDP PIBG Sekolah

6
3. SEN AR AI JAW ATA NKU ASA
PEN GELO LA
PENASIHAT : (Ikut Kesesuaian Tetamu Kehormat)
PENGERUSI : Pengetua / Guru Besar Sekolah Berkenaan
TIM.PENGERUSI : Penolong Kanan
NAIB PENGERUSI : Pengerusi LPS / YDP PIBG
SETIAUSAHA : Guru yang dilantik dalam mesyuarat
BENDAHARI : Orang yang sama dalam JK Induk

AHLI JAWATANKUASA

• AJK Jemputan * AJK Keceriaan & Kebersihan

• AJK Disiplin * AJK Seranta
• AJK Peralatan * AJK Santapan / Jamuan
• AJK Pameran * AJK Persiapan Pentas
• AJK Persembahan * AJK Persiapan Dewan
• AJK Buku Atur Cara * AJK Persiapan Tempat Jamuan
• AJK Keselamatan & Lalulintas * AJK Persiapan Bilik Rehat
• AJK Persiapan Khemah * AJK Kecemasan
• AJK Hadiah & Cenderamata * AJK Siaraya
• AJK Majlis Perasmian * AJK Sambutan
• AJK Protokol * AJK Plaque Perasmian
• AJK Fotografi & Rakaman * AJK Laluan DiRaja / MB / Menteri
• AJK Penyediaan Teks Ucapan, * Pengacara Majlis 7
Teks Doa & Teks Pengacara Majlis * Pembaca Doa
4. AT UR CA RA MA JLI S

9.00 pagi - Ketibaan dif-dif jemputan

9.30 pagi - Ketibaan YB Menteri Pelajaran
Malaysia
- Ketibaan YAB Menteri Besar Perak
- Keberangkatan Tiba DYAM Raja DiHilir Perak & DYAM Raja
Puan Muda
- Keberangkatan Tiba DYTM Raja Muda Perak
10.00 pagi - Keberangkatan Tiba DYMM Paduka Seri Sultan &
DYMM Raja Permaisuri Perak
- Memeriksa Perbarisan
- Memperkenalkan Guru, Kakitangan & AJK PIBG
- Bacaan Doa
- Persembahan Koir
- Ucapan Yang Di Pertua PIBG
- Ucapan Pengetua / Guru Besar
- Titah Ucapan Perasmian oleh DYMM Paduka
Seri Sultan Perak
_ Persembahan Murid
- Penyampaian Hadiah
- Lawatan Pameran
8
- Sesi Bergambar
5. SEN ARA I JEMPU TA N

Bil. Senarai Jemputan Bil. Senarai Jemputan

• Menteri Besar 1 17. Ketua Jabatan 35

• Setiausaha Kerajaan Negeri 1 18. Penghulu 1
• Penasihat Undang -Undang 1 19. Pengetua 40
• Pegawai Kewangan Negeri 1 20. Guru Besar 100
• Exco Pelajaran 1 21. Pegawai PPD 6
• Mufti Kerajaan Negeri 1 22. Ketua Kampung 6
• Pengarah Pelajaran Negeri 1 23. JK PIBG 16
• Semua Pegawai Daerah 9 24. Ibubapa 531
• Semua Orang Besar Daerah 9
• S/U Sulit DYMM / Pejabat MB 1
• Bahagian Majlis SUK 4 Jumlah : 800
• Ahli Parlimen 2
• ADUN 4
• Semua Ketua Sektor JPN 5
• Semua PPD 9
• Semua Ketua Unit JPN 16

9
6. AN GGARA N PE RB ELA NJAA N

Bil. Perkara Kos seunit RM

5. Jamuan Meja Utama (VVIP) 1 20 x RM45 900.00
6. Jamuan Meja (VVIP) 2 40 x RM25 1000.00
7. Jamuan VIP 150 x RM15 2250.00
8. Jamuan Ibu Bapa & Masyarakat 600 x RM8 4800.00
9. Jamuan Pelajar 800 x RM3 3200.00
10. Plaque 1 x RM3500 3500.00
11. Cenderamata Tetamu Kehormat 1 x RM500 500.00
12. Bunga (Isteri Tetamu Kehormat) 1 x RM100 100.00
13. Buku Program Teramu Kehormat 2 x RM100 200.00
14. Buku Program VIP 200 x RM8 1600.00
15. Buku Program Biasa 600 x RM2 1200.00
16. Kad Jemputan & Setem 200 x RM2 400.00
17. Bunga Manggar 10 x RM10 100.00
18. Sirih Junjung 2 x RM20 40.00
19. Bunga Pahar 2 x RM25 50.00
20. Persembahan (Pakaian & Peralatan lain) 2000.00

Jumlah Keseluruhan : RM21,890.00

10
 7. SENARAI KEPERLUAN PERALATAN / PERKHIDMATAN

Bil Jabatan Bahan / Peralatan Catatan

1. JKR Permaidani, Kerusi DiRaja, Khemah, Pentas, Air Cooler,

Air Pancut, Kipas.
2. Bomba Pancutan air untuk membersihkan kawasan

3. TNB Menyediakan generator / keselamatan letrik

4. Polis Kawalan trafik / keselamatan / lalulintas

5. Majlis Daerah Bunga perhiasan, Air Pancut, Kerusi VVIP / VIP, Kipas

6. Pejabat DYMM Kundang, Juru Payung, Payung DiRaja, Peralatan

Jamuan
7. Bahagian Majlis SUK Bendera DiRaja, Pelekat Kerusi, Khidmat Protokol

8. Penerangan Alat Siaraya, Hebahan Radio, Sidang Media, Pengacara

9. Tentera Latihan Perbarisan

10. Pejabat Kesihatan Pegawai Perubatan, Kereta Ambulans

11. Pejabat Agama Pembaca Doa, Teks Doa

12. JPN / PPD Penyelenggaraan, Khidmat Bantu 11

 8. MASALAH YANG DIHADAPI

Bil. Jenis Masalah Cadang Penyelesaian Tindakan

1. Ruang Perasmian/ Ruang Sempit dan Air Diluaskan serta diturap JKR / JPN
Tapak Perhimpunan Bertakung semula

2. Laluan Masuk Ke Keadaan Becak dan berlopak Diturap semula JKR / JPN
Sekolah

3. Kawasan Perparitan Semak dan tersumbat Dibersihkan Majlis Daerah

Hadapan Sekolah

4. Pagar Sekolah Tapak Pagar Jerlus dan tiada Digantikan dengan yang JPN / PPD
berpagar baru

5. Penutup Longkang Pecah dan Membahayakan Digantikan dengan yang JPN / PPD
baru

6. Bilik Rehat DiRaja Tiada Pengubahsuaian bilik JKR / JPN

darjah yang ada

7. Pondok Pengawal Sudah Daif Dibaiki dan dicat semula JPN / PPD

8. Tekanan Air Sangat Rendah Kerana Paip Gantian paip baru JPN / JBA
yang ada sudah uzur

9. Tandas Rosak dan Tersumbat Dibaiki JPN / PPD

12
 9. JA DU AL KERJA

TARIKH PERKARA TINDAKAN

31.1.2005 Sekolah dimaklumkan tentang pemilihan perasmian oleh DYMM Pejabat SUK / JPN
Sultan Perak
2.2.2005 Memaklumkan kepada Pejabat Pelajaran Daerah Pengetua

10.2.2005 Mesyuarat JK Pengelola & PIBG 1 Lantik Jawatankuas Pengetua

17.2.2005 Mesyuarat JK Kecil dan menyediakan Kertas Cadangan Pengetua

29.2.2005 Mesyuarat JK Induk 1 JPN / PPD

Minggu 1 Mac 2005 Menyediakan draf Kata-kata aluan, dapatkan gambar, tandatangan Pengetua
bagi MB, Menteri, Pengarah, PPD, Pegawai Daerah, PIBG dll
30.2.2005 Menghantar surat jemputan kepada DYMM, DYTM, DYAM, MB, JPN / PPD
Menteri, KPPM, Pengarah,Pegawai Daerah, OBJ, PPD dll
8.3.2005 Mesyuarat JK Pengelola 2 Pengetua

18.4.2005 Mesyuarat JK Induk 2 JPN / PPD

23 & 25 .4. 2005 Raptai JPN / PPD

29.4.2005 Majlis sebenar berjalan Semua Yang Terlibat

3.5.2005 Menghantar Surat Penghargaan Pengetua

13
10.5.2005 Mesyuarat Penutup JPN / PPD / Pengetua
 10. ATU RAN PEN TA DBIR AN

Pergerakan/Masa Acara Tatacara

P1 Keberangkatan tiba DYMM Semua jemputan telah berada di tempat

(10,00 pg ) di pintu hadapan sekolah masing-masing.

P2 DYMM Sultan dan Permaisuri Disambut oleh dif-dif kehormat

(10.02 pg) turun dari kenderaan di Raja (Pengetua, MB, Menteri, Pengarah. DO, OBJ)

P3 Rombongan DYMM berdua Diiringi oleh pancaragam sekolah……..,

(10.05 pg) di arak ke pentas di Raja & Bunga Manggar, Sirih Junjung & Bunga Pahar
mengambil tempat di atas * Nyanyian Lagu Negeri Perak
pentas di Raja * Persembahan murid
* Ucapan Aluan Pengetua
* Ucapan Menteri Pendidikan
* Titah Ucapan Perasmian
P4
(11.15 pg) Upacara Perasmian * Rombongan DYMM ke tempat Plaque
* DYMM membuka tirai plaque
* Bacaan Doa

P5 ( 11.30pg) Lawatan ke Makmal Komputer * Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan

P6 (12.00tgh) Lawatan ke Makmal Sains * Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan

P7 (12.30tgh) Bilik Rehat DiRaja * Rombongan DYMM, MB, Menteri

P8 (12.45tgh) Jamuan Tengahari * Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan

P8 (1.15tgh) Bergambar & Bersurai * Rombongan DYMM & Warga Sekolah 14

 11. PE LAN LAK AR PER JA LAN AN
MA JLI S

P1 P8

KANTIN
P3
P2 P4
P8

TAPAK PERASMIAN
BILIK DARJAH

BILIK DARJAH

P8
P5
P6
MAKMAL
PADANG
MAKMAL SAINS
P7 KOMPUTER PERMAINAN

BILIK DARJAH

15
12. BI DAN G TU GAS DAN TA NGG UNGJAW AB
JA WA TA NK UASA KEC IL

12.1. PENGERUSI (Pengetua / Guru Besar)

* Maklumkan ke pengetahuan JPN, PD, PPD.

* Setiausaha kepada J.kuasa Induk
* Pengerusi kepada J.kuasa Pengelola
* Merancang dan memilih J.kuasa Pengelola
* Taklimat tentang bidang tugas kepada J.kuasa
* Menentukan majlis berjalan lancar
* Bertanggungjawab ke atas J.kuasa Pengelola
* Bekerjasama dengan Pejabat SUK, Pejabat
DYMM , Pejabat Daerah, JPN, PPD dan juga
Agensi Kerajaan / Swasta dalam mengendalikan
majlis tersebut.

16
12.2. SETIAUSAHA

* Menerima surat perlantikan daripada Pengerusi

• Membantu Pengerusi dalam sebarang tugas yang diarahkan
• Menyediakan surat perlantikan J.kuasa pengelola
• Menyediakan surat jemputan mesyuarat
• Menyediakan Kertas Cadangan
• Menguruskan surat menyurat kepada;
a. JPN (baik pulih, plaque, peruntukan, kata-kata aluan)
b. SUK (peruntukan, peralatan, khidmat protokol)
c. Pejabat DYMM (mohon perkenan Tuanku, Gambar, khidmat bantu,
kundang dan jurupayung)
d. Pejabat Daerah (Kata-kata aluan, khidmat bantu, peralatan, perabot)
e. Jabatan / agensi (memohon bantuan mengikut keperluan)
• Menyediakan aturan pentadbiran / perjalanan majlis
• Menetapkan yarikh dan hari raptai
• Menyediakan surat penghargaan / terima kasih
• Meneyediakan laporan penilaian
• Menjalankan lain-lain tugas yang diarahkan

17
 12.3. BENDAHARI

• Menyediakan anggaran perbelanjaan

• Mendapatkan anggaran perbelanjaan daripada JK kecil

• Membentangkan anggaran perbelanjaan semasa mesyuarat JK

Pengelola

• Mengurus dan menyediakan Penyata Kewangan

• Menguruskan pengagihan perbelanjaan peringkat sekolah

18
12.4. AJK SAMBUTAN
• Mengenalpasti pegawai / guru / kakitangan yang bersesuaian untuk
bertugas sebagai penyambut tetamu
• Menentukan kedudukan / tempat penyambut tetamu
• Menentukan pelajar / guru / petugas (penyemat roset,
jambangan bunga, pembuka pintu kenderaan) berada
di tempat yang ditetapkan.
• Mengetahui tempat / lokasi kedudukan tempat duduk tetamu
• Penyambut tetamu tahu dan mengenali jemputan terutama jemputan
VVIP / VIP
• Memastikan tetamu diiringi ke dewan / ke khemah yang ditetapkan
• Mengedarkan buku program kepada semua jemputan
• Mengedarkan kad jemputan jamuan kepada kepada VVIP / VIP
• Menyediakan pelajar untuk menyerahkan buku program kepada tetamu
kehormat di atas pentas
* Bekerjasama dengan AJK Buku Program, Pengacara,Hadiah,
Persiapan Dewan / Pentas
19
12.5. AJK DISIPLIN

• Memberi taklimat tentang perjalanan atur cara / peristiwa,pakaian dan

peraturan serta tatacara majlis.

• Menentukan dan mengawal disiplin pelajar semasa perjalanan majlis

dengan bantuan pengawas.

• Bekerjasama dengan AJK Sambutan dan AJK Lalulintas di tempat

yang telah ditetapkan

• Memastikan Aturan Pentadbiran / Perjalanan Majlis di patuhi

20
 12.6. AJK BUKU ATUR CARA
• Bekerjasama dengan Setiausaha untuk mendapatkan kandungan buku
atur cara;
~ Kata-kata aluan
~ Senarai ahli jawatankuasa
~ Sejarah dan perkembangan sekolah
~ Senarai penerima hadiah (jika ada)
~ Senarai atur cara majlis
~ Kandungan lain yang bersesuaian / berkaitan
• Bekerjasama dengan AJK Sambutan / Jemputan tentang pengagihan
buku atur cara mengikut kategori
• Menyemak, meneliti & mengemaskini maklumat dalam buku atur cara
• Memastikan tiada sebarang kesilapan ejaan dan susunan protokol
dalam buku atur cara
• Mengurskan cetakan buku atur cara

21
 12.7. AJK JEMPUTAN

• Menyediakan senarai jemputan

• Menguruskan cetakan kad jemputan, kad jawapan dan pelekat kereta

• Menguruskan pengedaran kad jemputan

• Mendapatkan maklumat kehadiran jemputan (VVIP / VIP)

• Menyampaikan senarai nama kehadiran VVIP / VIP kepada JK Protokol

dan Urusetia

• Menyediakan senarai kehadiran terkini mengikut keutamaan

• Bekerjasama dengan AJK Lalu Lintas, Sambutan, Jamuan, Pengacara,

Protokol
22
12.8. AJK LALULINTAS

• Menyediakan pelan letak kereta untuk semua jemputan

mengikut keutamaan

• Menyediakan pelekat kereta mengikut kategori dan lokasi

(selaraskan dengan JK Jemputan)

• Menyediakan papan tanda penunjuk arah

• Melabelkan tempat letak kereta mengikut kategori

• Pastikan petugas berada di lokasi yg ditetapkan

• Bekerjasama dengan Setiausaha, Pihak Polis, Pegawai

Protokol
23
12.9. AJK PENYEDIAAN TEKS UCAPAN, TEKS
DOA & TEKS PENGACARA MAJLIS

• Sediakan draf teks ucapan untuk;

Tetamu kehormat, Pengetua / Guru Besar dan PIBG / Lembaga
Pengurus Sekolah
* Menghubungi Pejabat Agama untuk bantuan pembaca doa dan teks
doa
• Sediakan draf teks pengacara majlis
• Mengemaskini teks ucapan, teks doa dan teks pengacara majlis dan
mendapatkan pengesahan dari Unit Perhubungan JPN
• Sediakan draf semua kata-kata aluan tetamu kehormat untuk buku atur
cara
• Tentukan teks ucapan, teks doa dan teks pengacara majlis ada dalam
simpanan (standby)
• Sediakan susunan ucapan protokol dan serahkan kepada ketiga-tiga
pihak yang akan berucap (disemak dan disahkan oleh pegawai
protokol)
• Bekerjasama dengan AJK Jemputan, Sambutan, Atur Cara, Siaraya,
Hadiah, Persembahan, Jabatan Penerangan dn protokol.
24
 12.10. AJK HADIAH & CENDERAMATA

• Kenalpasti kategori hadiah dan penerima

• Sediakan anggaran perbelanjaan hadian dan cenderamata
• Membalut dan menyiapkan hadiah dan cenderamata
• Taklimat tatacara penyampaian hadiah kepada semua penerima hadiah
(raptai)
• Bekerjasama dengan Bendahari, Pengacara Majlis dan Protokol
• Sediakan peralatan dan keperluan (alas meja, alas dulang, dulang,dan
petugas)
• Menyediakan hadiah / cenderamata kepada tetamu kehormat
* Sediakan jambangan bunga untuk Isteri sekiranya tetamu kehormt
menbawa Isteri

25
12.11. AJK SERANTA

• Menyediakan papan tanda arah di persimpangan jalan sebagai

panduan kepada jemputan untuk hadir ke majlis berkenaan

• Menghubungi media cetak dan elektronik untuk membuat liputan untuk

hari sebelum dan semasa

• Menyediakan kain rentang, poster atau sebarang maklumat hebahan

kepada masyarakat sekeliling

• Menguruskan kebenaran / permit menggantung kain rentang

• Bertanggungjawab memasangnya serta menanggalkannya

• Menyediakan bilik sidang akhbar jika diperlukan

26
12.12. AJK SIARAYA

• Menghubungi Jabatan Penerangan / syarikat swasta untuk bantuan

siaraya dan juga Pengacara Majlis

• Memohon dan menyediakan peruntukan kewangan untuk sewaan

siaraya

• Menyediakan Juruteknik yang berkemahiran untuk mengendalikan

siaraya

• Menyediakan segala peralatan yang berkaitan siaraya secukupnya

mengikut keperluan (speaker, pembesar suara, dsbnya)

27
 12.13AJK PERSEMBAHAN

• Kenalpasti persembahan yang sesuai (elakkan penggunaan senjata

tajam dalam persembahan berkenaan)

• Menyediakan dan melatih pelajar yang terlibat

• Menyediakan peralatan dan keperluan persembahan

• Menentukan raptai untuk persembahan berkenaan

• Bekerjasama dengan Juruacara dan Protokol

28
 12.14. AJK PAMERAN

• Mengenalpasti jenis pameran (kurikulum, kokurikulum, HEM,

agensi kerajaan / swasta)
• Mengenalpasti kesesuaian lokasi / bilik pameran
• Menyiapkan bilik pameran & menyediakan bahan pameran
• Bekerjasama dengan Setiausaha untuk menghubungi agensi
luar untuk bantuan bahan pameran
• Bekerjasama dengan Setiausaha untuk menghubungi agensi
luar untuk bantuan peralatan pameran
• Menyediakan pelan susun atur dalam bilik pameran
• Menyediakan anggaran perbelanjaan
• Mengenalpasti dan menyediakan petugas yang sesuai dengan
pameran berkenaan

29
12.15. AJK PERSIAPAN KHEMAH

• Menyediakan pelan kedudukan khemah

• Bekerjasama dengan Setiausaha dan Bendahari untuk mohon bantuan
peralatan daripada agensi luar / beli
(kerusi,kipas angin, air cooler, payung, karpet dll)
• Bekerjasama dengan AJK Jemputan dan Protokol untuk menentukan
bilangan dan kedudukan khemah
• Menyediakan kerusi tetamu secukupnya
• Menyediakan label / tanda arah ikut kategori
(khemah utama / khemah jemputan khas / khemah ibubapa / khemah
pelajar)
• Menghias khemah
• Menyediakan anggaran pembelian dan sewaan

30
12.16. AJK PERSIAPAN PENTAS

• Mengenalpasti lokasi pentas / dewan yang sesuai

• Menyediakan pelan susun atur

• Bekerjasama dengan Setiausaha untuk memohon bantuan peralatan

daripada SUK, JKR, MD, JPN (kerusi tetamu kehormat, kerusi-kerusi,
meja, rostrum, kipas, air cooler dll keperluan)

• Bekerjsama dengan AJK Sambutan dan Protokol bagi menyusun dan

melabel tempat duduk tetamu khas mengikut keutamaan

• Menyediakan ‘back drop’

• Menyediakan perhiasan pentas (bendera, bunga, air mineral, gelas,

alas meja, alas kerusi, karpet dll)
31
12.17. AJK TEMPAT / BILIK JAMUAN

• Mengenalpasti tempat / bilik jamuan yang bersesuaian

• Bekerjasama dengan AJK Jemputan untuk menentukan bilangan
kehadiran
• Bekerjasama dengan AJK Protokol untuk menentukan kedudukan
jemputan
• Bekerjasama dengan Setiausaha dan Bendahari untuk mohon
peruntukan jamuan / peralatan / perabot / perhiasan
• Menyusun dan melabelkan tempat duduk VVIP / VIP
• Menyediakan tanda arah ke tempat jamuan dan di dalam dewan
jamuan
• Menghias tempat / bilik jamuan
• Menyediakan segala kelengkapan kerusi, meja dan peralatan yang
berkaitan mengikut kesesuaian secukupnya.

32
12.18. AJK JAMUAN

• Bekerjsama dengan AJK Persiapan Bilik Jamuan bagi

mengenalpasti kesesuaian bilik jamuan
• Bekerjasama dengan AJK Jemputan untuk menyediakan
anggaran perbelanjaan dan bilangan tetamu yang hadir
• Menyediakan Menu Yang bersesuaian dan telah mendapat
persetujuan daripada Pejabat DYMM / PM / MB / M
• Mendapatkan khidmat kundang / pelayan daripada Pejabat
DYMM ( sekiranya tetamu DYMM)
• Mengenalpasti pembekal makanan yang bersesuaian
• Penyediaan peralatan jamuan yang secukupnya
• Penyediaan peralatan lain dalam bilik jamuan
• Memastikan tetamu selesa dan dewan yang bersih
• Sediakan pelan susun atur dewan jamuan untuk rujukan

33
12.19. AJK KECERIAAN & KEBERSIHAN

• Memastikan tahap kebersihan sempurna

• Menceriakan bangunan dan kawasan sekitar

• Bekerjasama dengan Bhg. Majlis SUK, MD, Bomba,JKR dll untuk

bantuan bunga hiasan, tiang dan Bendaera DiRaja pembersihan
kawasan, banteng dan peralatan pancutan air

• Bekerjasama dengan Pejabat Haiwan untuk penyemburan racun

serangga

34
12.20. AJK KECEMASAN

• Mengenalpasti bilik rawatan kecemasan

• Menghubungi Pejabat Kesihatan untuk bantuan Pegawai Perubatan,

Ambulans dan Ubat-ubatan

• Menghiasi bilik rawatan kecemasan

• Menyediakan petugas tertentu untuk membantu sekiranya berlaku

kecemasan selain bantuan daripada Pegawai Perubatan

35
12.21.PENGACARA MAJLIS & PEMBACA DOA

• Menghubungi Jawatankuasa penyediaan teks pengacara majlis dan

doa untuk mendapat yang telah disemak dan diluluskan oleh pihak-
pihak yangt berkenaan;
~ teks pengaraan majlis
~ teks doa
• Dapatkan senarai protokol daripada JK Sambutan / Urusetia / Protokol
• Menghadiri raptai sepenuhnya
• Sentiasa bersedia dari masa ke semasa khususnya dari segi kesihatan,
ketepatan masa, penampilan diri, suara dan maklumat yang berkatan
dengan majlis berkenaan
• Bekerjasama dengan Setiausaha, AJK Persiapan, AJK Siaraya dan
Protokol;
~ masa untuk mengacarakan majlis / bacaan doa
~ tempat untuk mengacarakan / bacaan doa
* Menyediakan pembantu pengacar majlis / pembaca doa sekiranya
berlaku sesuatu kecemasan
36
 12.22. AJK PLAQUE PERASMIAN

• Mengenalpasti tempat meletakkan ‘plaque’ perasmian

• Mendapatkan kelulusan daripada Pejabat DYMM / MB / Menteri

tentang draf ‘plaque’ berkenaan

• Bekerjasama dengan Setiausaha untuk urusan tempahan ‘plaque’

perasmian / uruskan tempahan ‘plaque’

• Menyemak dan meneliti teks ‘plaque’

• Reka bentuk, menghiasi dan membina tapak ‘plaque’ perasmian

• Memastikan tali penarik tirai ‘plaque’ dalam keadaan berfungsi /

menandatangi ‘plaque’ dan sediakan alternatif sekiranya berlaku
kecemasan
37
12.23. AJK. FOTOGRAFI / RAKAMAN

• Menyediakan kamera SLR dan kamera Video

• Menyediakan petugas yang berkelayakan

• Menentukan lokasi penggambaran guru / pelajar bersama tetamu

kehormat

• Menguruskaqn segala urusan penyucian gambar dan memproses

rakaman video

• Menyediakan album gambar

• Menyimpan dengan selamat segala rakaman yang dibuat untuk

kenangan dan laporan

38
12.24. AJK PERALATAN

• Bertanggungjawab kepada semua keperluan peralatan

• Mengedarkan borang maklumat mendapatkan senarai keperluan

peralatan

• Menyediakan rekod penerimaan dan pemulangan peralatan

• Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik semasa penerimaan

dan pemulangan

• Memastikan peralatan yang diperlukan dapat disediakan dengan

secukupnya

• Menyediakan surat penghargaan terima kasih kepada pihak yang

membantu dalam pembekalan peralatan
39
 12.25. AJK MAJLIS PERASMIAN

* Menentukan kedudukan pasukan ‘BM’, ‘SJ’, ‘BP’, kompang, silat (sekiranya ada)
* Menyusun atur cara majlis perasmian pembukaan / penutup dengan kemas.
* Menyediakan pelajar untuk pasukan ‘BM’, ‘SJ’, ‘BP’, kompang, silat dll
* Menyediakan dan memastikan alat perasmian berfungsi sepenuhnya.
* Menyediakan pelajar untuk menyampaikan buku cenderamata kepada Tetamu
Kehormat di atas pentas.
* Menyelaraskan dengan JK Hadiah & Cenderamata untuk cenderamata
kepada Tetamu Kehormat.
* Penyelaras dengan JK Persembahan untuk persembahan murid
* Menentukan masa dan keperluan untuk mengadakan raptai
* Menyelaraskan dengan semua Jawatankuasa yang berkatan dengan majlis
perasmian (Jawatankuasa hadiah / persembahan / protokol / sambutan /
hiasan / persiapan pentas / persiapan dewan / juruacara / doa / siaraya dll
* Menyelaras dengan JK Persiapan pentas tentang penyediaan; (rostrum, kerusi
Tetamu Kehormat, alas, meja, air, gelas, buku cenderamata, ‘tray’, ‘back drop’,
warna, tulisan, hiasan, bunga dll)

40
12.26. AJK PERSIAPAN DEWAN

* Menyediakan pelan keseluruhan kedudukan dewan

* Dapatkan senarai jemputan dan kehadiran tetamu daripada pihak

Urusetia

* Menghubungi pihak-pihak yang berkaitan melalui Urusetia dan juga JK

Peralatan untuk bantuan;

~ Kerusi, ikut keperluan dan kesesuaian

~ Peralatan dewan (tanda arah)

~ Hiasan dewan (bunga)

~ Keperlun lain (karpet, tempat persembahan dll)

41
12.27. AJK PROTOKOL

* Menentukan Penyambut Tetamu Utama untuk menyambut Tetamu

Kehormat
* Menentukan kedudukan Tetamu Kehormat dan jemputan utama di atas
pentas dan di meja utama jamuan.
* Melabelkan kerusi tempat duduk Tetamu Kehormat dan
jemputan di atas pentas dan meja utama jamuan.
* Menyambut dan menentukan kedudukan tetamu VIP dibarisan hadapan /
utama di dalam dewan.
* Membantu JK Perasmian untuk melatih pelajar bagi tujuan
penyerahan buku cenderamata kepada Tetamu Kehormat di atas pentas.
* Memastikan susunan perjalanan majlis mengikut peraturan / protokol.
* Membantu JK Persiapan Pentas dalam penyediaan
keperluan berikut mengikut kesesuaian;
(rostrum, kerusi Tetamu Kehormat, alas, meja, air, gelas,
buku cenderamata, ‘tray’, ‘back drop’, warna, tulisan,
hiasan, bunga dll)

42
 12.28. AJK LALUAN DIRAJA / PERDANA MENTERI /
MENTERI BESAR / MENTERI

• Menentukan dan menyediakan pelan laluan tetamu kehormat dan

serahkan kepada polis untuk keselamatan

• Mohon bantuan permaidani merah / kuning daripada pihak yang

berkenaan

• Memastikan pemasangan permaidani di sepanjang laluan (sekiranya

perlu)

• Memastikan permaidani dalam keadaan baik dan bersih

43
13. KESIMPULAN
Menganjurkan satu majlis rasmi dengan lancar dan berjaya memang suatu tugas yang
sukar dan mencabar. Banyak perkara-perkara kecil boleh menjadi isu besar sekiranya
perancangan dan penyediaannya tidak dilakukan dengan rapi / terlepas pandang.

Untuk membantu kelancaran perjalanan majlis yang diatur maka penyediaan ‘Kertas
Cadangan’ merupakan suatu dokumen sokongan yang boleh dijadikan panduan dalam
menjamin kejayaan perjalanan majlis berkenaan. Ia boleh dijadikan panduan yang
merangkumi prosedur sebelum, semasa dan selepas majlis berlangsung.

‘Kertas Cadangan’ ini meliputi perancangan, penjadualan, peruntukan perbelanjaan,

mesyuarat, keperluan logistik, komunikasi, etika dan juga kualiti pengurusan acara rasmi.

Diharapkan dengan maklumat yang serba ringkas ini dapat dijadikan panduan kepada
pihak pengurusan sekolah dalam merancang dan seterusnya mengendalikan majlis rasmi
di sekolah.

Disediakan oleh,
Hassan bin Ibrahim PPT

44
 Sekian
Terima kasih

45