ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI : PENGENALAN, CARA MENGELOLA, BENTUK ORGANISASI, KEGIATAN & PERAN KONSULTAN HUKUM

oleh : Ir. H. Nazarkhan Yasin

1. ADMINISTRASI

KONTRAK

KONSTRUKSI

&

ADMINISTRASI

PROYEK KONSTRUKSI 1.1 Pengantar Administrasi kontrak adalah suatu terminologi (istilah) yang menggambarkan penanganan komersial dari suatu kontrak sejak kontrak tersebut ditanda tangani sampai diakhiri secara resmi atau putus tak direncanakan (karena kesalahan kontrak) atau pengakhiran kontrak dini (Gilbreath, 1992). Administrasi kontrak mengawasi penanganan komersial berdasarkan ketentuan dari setiap kontrak. Pengguna jasa harus memantau bukan saja pemenuhan tugas oleh penyedia jasa tapi juga pemenuhan tugas pengguna jasa sendiri. Tugastugas rutin termasuk penerimaan dan pengawasan dari pengajuan penyedia jasa, memelihara catatan kontrak dan pembayaran termyn bulanan kadang-kadang mengaburkan resiko-resiko kritis yang ditemukan selama masa pelaksanaan (Gilbreath, 1992). Perubahan pekerjaan, klaim-klaim, pembayaran dini atau kelebihan membayar dan unjuk kerja yang tidak memuaskan dapat dicegah dengan melaksanakan suatu struktur program standar administrasi kontrak yang baik. (Gilbreath 1992). Administrasi kontrak merupakan suatu bagian dari administrasi proyek konstruksi.

1

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

1.2 Beberapa Pengertian Ada beberapa pengertian yang dikutip dari beberapa sumber kepustakaan Barat: a). Administrasi Kontrak memiliki dwifungsi yaitu: pembentukan/penyusunan dan pengadministrasian biasanya dibagi atas dua kategori kronologis : yang pertama telah terjadi sampai dengan saat kontrak dibentuk dan yang kedua terus berlanjut selama masa pelaksanaan dan berakhir (diharapkan) dengan penyelesaian pekerjaan yang sukses, pembayaran akhir dan pengakhiran kontrak . (Gilbreath 1992) b). Pengelolaan transaksi komersial yang diperlukan untuk pemenuhan

kontraktual. Dimulai sejak kontrak ditandatangani hingga pengakhiran kontrak atau pemutusan kontrak. (Gilbreath 1992) c). Administrasi kontrak termasuk tanggung jawab mengawasi pekerjaan sesuai syarat-syarat kontrak, menyiapkan dan memproses perubahanperubahan yang akan dibuat, menyediakan penafsiran (dengan bantuan hukum bila diperlukan) dari bahasa kontrak dan menyetujui penagihan sesuai pekerjaan yang dilaksanakan. (Cleland 1995) d) Pengelolaan atau penanganan dari suatu hubungan usaha antara para pihak yang berkontrak yang secara pikiran populer terbatas sebagai pekerjaan administrasi. (Fisk, 1997) 1.3 Peran Administarsi Kontrak Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut dalam butir 1.2 sebelumnya, dapatlah dikatakan bahwa dalam melaksanakan suatu kontrak konstruksi, administrasi kontrak memegang peranan yang sangat penting.

2

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Kemajuan pekerjaan fisik dilapangan (proyek) seharusnya diimbangi dengan pengelolaan administrasi kontrak yang sistimatis, lengkap dan akurat sesuai ketentuan-ketentuan dan syarat-syarat kontrak. Secara umum yang dimaksudkan pekerjaan-pekerjaan administrasi kontrak adalah pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi proyek dari kontrak tersebut seperti menyiapkan jaminan-jaminan, asuransi, membuat laporan kemajuan pekerjaan, tata persuratan (korespondensi) antara para pihak yang mengikatkan diri dalam kontrak konstruksi (antara pengguna jasa dan penyedia jasa). Selanjutnya sejalan dengan kemajuan proyek itu sendiri, administrasi kontrak juga mencakup proses penagihan dan pembayaran, perubahan pekerjaan, amandemen/addendum kontrak, pembuatan berita acara sampai kepada pengurusan masalah klaim. Oleh karena itu dalam pelatihan ini akan diterangkan terlebih dulu apa dasar pemikiran/filosofi, batasan atau definisi, maksud dan tujuan serta fungsi administrasi kontrak. 1.4 Dasar Pemikiran/Filosofi Suatu kontrak konstruksi seharusnya diawali dengan suatu perencanaan yang matang, kemudian dilanjutkan dengan proses pembentukan/penyusunan dan diteruskan dengan pelaksanaan kontrak tersebut. Selanjutnya kontrak ini harus diadministrasikan dan dikelola. Ketiga tahapan ini haruslah bersifat terpadu/integral dan dapat diumpamakan seperti pembesian didalam beton bertulang.

3

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

b.5 Batasan/Definisi Berdasarkan beberapa pengertian yang diuraikan sebelumnya kiranya dapatlah dirumuskan pengertian mengenai administrasi kontrak yaitu sebagai berikut. 1.Kebutuhan merencanakan. besi beton. (Gilbreath 1992) 4 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .6 Maksud danTujuan Maksud dari administrasi kontrak konstruksi adalah menyelenggarakan seluruh aspek non teknis secara tertib dan teratur sesuai kemajuan pelaksanaan agar tujuan kontrak tercapai. yaitu: a. Administrasi kontrak adalah : Suatu istilah atau terminologi yang menggambarkan penanganan secara komersial dari Kontrak (Konstruksi) sejak Kontrak tersebut mulai berlaku sampai kontrak tersebut berakhir secara resmi (pekerjaan selesai) atau putus ditengah jalan (early termination) karena kesalahan salah satu pihak atau karena keinginan pengguna jasa. membentuk. beton dan sebagainya. (Gilbreath 1992) 1. bekisting. Aspek kongkrit artinya dalam bentuk yang nyata apa yang terlihat. Pada suatu proyek terdapat ada 2 aspek (sudut pandang) yang harus berjalan paralel satu sama lain. mengadministrasikan dan mengelola kontrak pada saat ini mutlak merupakan keharusan sebagai suatu disiplin yang memerlukan pandangan khusus. Inilah yang sesungguhnya diartikan sebagai suatu proses Administrasi Proyek Konstruksi. Aspek lain (yang sering terabaikan) adalah suatu perangkat yang rumit yang memungkinkan aspek kongkrit tadi diakui/diterima dan kemudian dibayar. keahlian dan penanganan secara profesional. (Gilbreath 1992). yaitu pembangunan fisiknya seperti galian pondasi.

5 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Sebaliknya penyedia jasa mendapatkan haknya berupa pembayaran atas hasil pekerjaan beserta perubahan dan klaim-klaim serta hak-hak lain bilamana ada. (Gilbreath 1992) Artinya pengguna jasa akan mendapatkan Proyek yang mutunya.7 Fungsi Administrasi kontrak berfungsi menggerakkan proyek atau menyelesaikan perselisihan dan pembayaran. biayanya dan waktunya sesuai kontrak. Tujuan lain adalah mencegah/mengurangi atau menyelesaikan perselisihan/perbedaan pendapat yang dihadapi para pihak serta mengurangi klaim yang mungkin terjadi.Tujuan dari administrasi kontrak adalah agar proyek tersebut secara komersial berhasil.8 Kebutuhan akan Administrasi Kontrak yang baik Administrasi Kontrak akan menjadi semakin penting sehubungan semakin rumitnya kontrak. Sebagaimana. mengurus perubahan pekerjaan (pekerjaan tambah/kurang) dan klaim-klaim serta menyelesaikan perselisihan yang mungkin timbul selama pelaksanaan kontrak. (Gilbreath 1992) 1. sesuai ketentuan dalam kontrak. Barangkali mulai saat itulah para pelaku usaha jasa konstruksi menyadari betapa pentingnya administrasi kontrak. 1. diketahui industri jasa konstruksi mulai berkembang tahun 1967 dan mencapai puncaknya dalam kurun waktu 30 tahun lalu berhenti sama sekali karena terjadi krisis moneter pada pertengahan tahun 1997.

6 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Dengan demikian kiranya tidak sulit untuk dipahami bahwa administrasi kontrak berkaitan dengan disiplin ilmu yang lain yaitu hukum. Bila di perhatikan dengan teliti tugas-tugas atau kewajiban-kewajiban administrasi kontrak adalah melaksanakan seluruh ketentuan tersebut dalam dokumen kontrak yang tidak bersifat teknis yaitu ketentuan atau kesepakatan yang bersifat hukum untuk dipatuhi baik oleh pengguna jasa maupun oleh penyedia jasa. 1.6 bahwa administrasi kontrak adalah seluruh penanganan non teknis dari pelaksanaan suatu kontrak konstruksi. Dapat juga dikatakan secara singkat bahwa: administrasi kontrak adalah pengelolaan dari transaksi komersial yang diperlukan untuk suatu pemenuhan kontraktual bagi para pihak. Hal ini bertambah parah karena petugas yang mengurus masalah ini telah berganti-ganti untuk kesekian kalinya. Administrasi kontrak adalah tanggungjawab pengguna jasa dan penyedia jasa secara bersama-sama dan bukan hanya satu pihak saja. Dipihak pengguna jasa pun kondisi administrasi kontrak tidak lebih baik.9 Hubungan Administrasi Kontrak dengan Aspek Hukum Sebagaimana telah dijelaskan dalam butir 1.Klaim-klaim yang diajukan (kebanyakan mengenai pembayaran) mengalami kesulitan karena administrasi kontrak yang tidak dilaksanakan dengan baik: catatan-catatan tidak dipelihara perintah-perintah lisan banyak yang tidak dikukuhkan dengan perintah tertulis. (Gilbreath 1992) Administrasi kontrak mengawasi agar tujuan komersial kontrak tercapai sesuai dengan syarat-syarat/ketentuan kontrak.

2 1. kontraktor) ditambah peserta-peserta lain termasuk : a. c.Masa/waktu untuk menetapkan kreteria desain . b. biasanya pengguna jasa membuat kontrak dengan: * arsitek/konsultan perencana mengenai: . * dan penyedia jasa utama mengenai . manajemen konstruksi pengawasan mutu (quality control) perwakilan/agen asuransi sub – penyedia jasa pemasok bahan/material dan peralatan Dalam praktek.10. d.10 Pihak-pihak yang terlibat dalam Administrasi Kontrak 1. spesifiksi teknik. e.Rencana dan desain proyek untuk memenuhi kebutuhan pengguna jasa .10. peraturan-peraturan sehubungan untuk membangun proyek Kontrak-kontrak lain adalah antara: * Pengguna jasa dan konsultan manajemen konstruksi 7 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .Pemilihan penyedia jasa : Penawaran terendah untuk pekerjaan umum.Perencanaan proyek.1 1. 1.Batasan biaya dan waktu untuk menyelesaikan desain .3 pengguna jasa (pemilik atau pemberi tugas) konsultan perencana penyedia jasa (pembangun. berarti administrasi kontrak memang mempunyai hubungan dengan aspek hukum.10.Mengingat ketentuan-ketentuan dalam dokumen kontrak yang bukan teknis adalah menyangkut bidang hukum.

* Pengguna jasa dan konsultan hukum * Penguna jasa dan penyedia jasa dan beberapa sub penyedia jasa untuk melaksanakan proyek. 8 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .11 Hubungan Kontraktual antar para pihak Hubungan kontraktual antara pengguna jasa dengan pihak-pihak terkait tergambar dalam tampilan-tampilan No. unit price. 2 digambarkan hubungan kontraktual antara pengguna jasa dan penyedia jasa rancang bangunan (design build contractor / turn Key builder). penyedia jasa tunggal dengan beberapa sub penyedia jasa. garansi maksimum cost + fixed fee. 1. 1 sampai dengan No. Disini pengguna jasa mengikat diri dengan suatu gabungan perencanaan dan pelaksanan konstruksi dalam satu kontrak. Dalam Tampilan No. Disamping itu pengguna jasa mengikat suatu kontrak tersendiri dengan arsitek/konsultan perencana secara langsung. 1 terlihat suatu hubungan yang telah cukup kita kenal sehingga dapat disebut sebagai suatu hubungan tradisional pengguna jasa membuat hubungan kontraktual langsung dengan penyedia jasa utama yang membawahi beberapa sub penyedia jasa. Kontrak ini diperuntukkan fixed lump sum price. 4 dengan penjelasan singkat sebagai berikut:. b). Sedangkan untuk fee disain akan dirundingkan. Ada beberapa sub-penyedia jasa dibawah desain build contractor. Tak ada desain fee terpisah. a). Tak ada hubungan hukum antara arsitek dan penyedia jasa kecuali untuk penyelidikan lapangan. Dalam tampilan No. Dalam tampilan ini terlihat pula selain perencanaan terpisah.

Caroline Sutandi.Desain perencana (arsitek/engineer) . 2002) 1. 3 adalah antara pengguna jasa dan desain/manager konstruksi yang terpisah dari hubungan pengguna jasa dan penyedia jasa umum yang independen. proyek dan atau nomor pekerjaan. addendum.Manager konstruksi yang profesional . (Caroline Sutandi. masing-masing dengan: . Antara penyedia jasa dengan manager konstruksi hanya ada hubungan kerja melalui suatu tim konstruksi yang berada dibawah manager konstruksi. Memelihara arsip-arsip termasuk referensi/rujukan semua hal sehubungan dengan proyek dengan akuntansi yang cocok. terutama semua perubahan. Hubungan kontraktual ke empat adalah hubungan dibawah suatu kontrak dengan manager konstruksi profesional yang secara diagram tergambar dalam Tampilan No.12 Administrasi Konstruksi (A. Hubungan kontraktual berikutnya sebagaimana terlihat dalam Tampilan No. dan semua dokumen yang terkait. Juga termasuk menyiapkan rekaman kontrak itu sendiri. Pen-dokumentasian secara hati-hati dapat menjadi kritis bagi perusahaan jika masalah hukum muncul kemudian. 1997) 9 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . 4.Penyedia jasa umum/independen Terlihat pula bahwa antara manager konstruksi dengan desain perencana dan penyedia jasa umum hanya ada hubungan kerja (bukan hubungan kontraktual). d). Dalam Tampilan itu jelas terlihat bahwa pengguna jasa membutuhkan 3 (tiga) buah hubungan kontraktual secara terpisah.c). atau suplemen yang berkaitan erat dengan kontrak asli dan yakini bahwa dokumen-dokumen tersebut dipakai sebagai referensi silang. (Fisk. 2002) Tanggung jawab administrasi kontrak lainnya adalah memelihara arsip kontrak.

penanganan sengketa dan klaim. Untuk menyelesaikan permasalahan ini diperlukan pemecahan ditinjau dari aspek-aspek hukum (legal aspek). 5 halaman 21 tergambar secara diagram hubungan antara administrasi kontrak/proyek dengan aspek hukum sejak proyek dimulai sampai proyek ditutup.1. Oleh karena itu administrasi kontrak hanyalah sebagian dari administrasi proyek konstruksi. pekerjaan-pekerjaan tambah. pelaksanaan konstruksi. 10 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . 18. lengkap dan akurat. 1. prosedur-prosedur. kebutuhan dokumentasi. Caroline Sutandi. 2. perubahan pekerjaan dan kerja tambah. tapi menuntun para pihak. dan 20 dan 21 Selanjutnya dalam Tampilan No. Dari pernyataan aspek hukum ini dapat diperoleh keputusan final dengan menggunakan rencana sebagai rujukan dan spesifikasi kontrak. perundingan-perundingan dan semua fungsifungsi penutupan proyek dan penutupan administrasi. Selanjutnya lihat tampilan-tampilan No. klaim-klaim dan penanganan sengketa kepada spesifikasi teknis/non teknis (dokumen kontrak) dan sejumlah data yang diperlukan dari administrasi proyek yang memiliki sistematika. 19. 3. pembayaran administrasi. 2002) Dipakai merujuk tanggung jawab yang lebih luas sehubungan dengan semua fungsi-fungsi Proyek yang terkait antara para pihak yang berkontrak – tak hanya kewajiban-kewajiban administrasi. tanggung jawab. 4 dan 5 pada halaman 17. pengawasan material. hubungan sistim bisnis.13 Administrasi Proyek Konstruksi (A. bekenaan dengan penyedia jasa. perubahan pekerjaan. kewenangan dan kewajiban dari semua pihak. perencana/konsultan penyedia jasa/sub penyedia jasa dan pemasok sehubungan dengan pengoperasian proyek. perencanaan dan penjadualan koordinasi. Dalam tampilan tersebut terlihat bahwa semenjak timbulnya klaim antar pengguna jasa.

perintah lisan ini semakin hari semakin banyak dan tak pernah dicatat (lupa). Hal ini akan menimbulkan kesulitan yang tak jarang menjadi sengketa dikemudian hari karena mungkin saja pengguna jasa lupa atau pura-pura lupa pernah memberikan instruksi perubahan pekerjaan secara lisan. telah menunda masalah yang nantinya akan sangat mempersulit diri sendiri. 2. Dalam banyak kegiatan. KONDISI ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI DI INDONESIA 2.3 Menunda Masalah Apa yang diuraikan dalam butir 2. Hal ini kadang-kadang menjadi bertambah parah karena penyedia jasa tidak pernah menunjuk seseorang petugas khusus yang mencatat perintah/instruksi tadi atau jika ada petugasnya sering berganti-ganti. Hal tersebut baru disadari apabila telah timbul masalah. 11 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .Dari keputusan akhir ini proyek tersebut dapat ditutup dengan pengertian pekerjaan dapat diterima dengan masa perawatan atau putus.2 berarti penyedia jasa sadar atau tidak. lengkap dan akurat. Contoh lain adalah perubahan gambar yang diperintahkan secara lisan oleh pengguna jasa dan tidak diikuti dengan perintah tertulis dalam bentuk perubahan gambar. 2.1 Kondisi Umum : Secara umum dapat dikatakan bahwa para pelaku industri jasa konstruksi di Indonesia sebagian besar belum menyadari arti pentingnya administrasi proyek konstruksi yang harus dilaksanakan dengan sistimatis. ternyata pekerjaan tambah tersebut baru didasarkan atas perintah lisan sehingga pengajuan biaya dan waktu tidak didukung oleh dokumen yang otentik (tertulis).2 Kebiasaan yang kurang baik Pada umumnya penyedia jasa memiliki kebiasaan yang kurang baik yaitu lalai mencatat perintah/instruksi dari pengguna jasa yang diberikan secara lisan. 2. sebagai contoh : pada saat mengajukan klaim pekerjaan tambah.

Oleh karena itu apabila tidak sangat terpaksa. mutu pekerjaan yang dihasilkan dibawah standar sehingga menimbulkan kesulitan.Seharusnya penyedia jasa dari sejak awal kontrak. Menunda masalah hanya akan sangat mempersulit diri sendiri dikemudian hari. Akibatnya mudah diduga. maka dapat diharapkan bahwa administrasi proyek konstruksi akan berjalan dengan sistimatis. Selain itu tunjuklah personalia yang penuh waktu (bukan paruh waktu) dan dapat berhubungan dengan petugas yang setara dari pihak pengguna jasa sehingga terjadi suatu hubungan kerja yang baik dan harmonis antara penyedia jasa dan pengguna jasa dalam hal pelaksanaan administrasi proyek konstruksi. 2. malah bertambah rugi Pengalaman penulis menunjukkan bahwa kebanyakan penyedia jasa karena mau menghemat biaya memperkerjakan tenaga untuk administrasi proyek konstruksi dengan upah/imbalan yang murah. petugas administrasi proyek konstruksi sebaiknya tidak diganti-ganti dari sejak awal kontrak hingga kontrak berakhir.4 Mempersulit pelaksanaan kontrak.5 Mau menghemat biaya.2 pada gilirannya akan memengaruhi pelaksanaan kontrak yang akan menyulitkan penyedia jasa dalam menuntut haknya seperti pembayaran termijn. telah menyusun suatu organisasi administrasi proyek konstruksi yang dimasukkan sebagai bagian dari organisasi proyek. Hal ini akan menjadi semakin sulit. permintaan perpanjangan waktu serta permintaan kompensasi lain. Hal-hal yang diuraikan sebelumnya terutama dalam butir 2. Dan pada akhirnya masalah administrasi proyek konstruksi ini harus diselesaikan dan 12 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . 2. Bila organisasi administrasi proyek konstruksi dibuat dengan baik dan tepat serta didukung oleh petugas-petugas yang profesional dan berpengalaman. apabila petugas administrasi proyek konstruksi baik dipihak penyedia jasa maupun dipihak pengguna jasa. lengkap dan akurat serta tidak akan menimbulkan masalah dikemudian hari. telah berganti dengan petugas lain.

Tidak jarang terjadi karena sudah terlalu akrab. seharusnya dihindari apalagi bila uang telah mulai berperan sebagai imbalan dari informasi tadi. Bila administrasi proyek konstruksi kontrak dikelola dengan baik antara lain dari sejak awal mempelajari dokumen kontrak dengan teliti dan seksama 13 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .7 Pemanfaatan peluang klaim Oleh karena administrasi proyek konstruksi tidak dikelola dengan baik. tenaga-tenaga profesional dan berpengalaman sudah dipersiapkan. Hal-hal seperti ini. biaya anggaran dan alokasi dana. 2.mungkin sekali harus menyewa konsultan hukum dengan mengeluarkan biaya yang pasti tidak murah. Besar kemungkinan baik pengguna jasa maupun penyedia jasa bahkan tidak pernah menyadari bahwa sesungguhnya peluang klaim ada tapi tidak dimanfaatkan. Ini jauh lebih murah dibandingkan dengan cara memperkerjakan tenaga yang murah tapi tidak profesional.6 Menjaga integritas Yang dimaksudkan disini adalah masing-masing petugas administrasi proyek konstruksi baik dari pihak pengguna jasa maupun penyedia jasa seharusnya menjaga sebaik-baiknya instansi tempat dia bekerja mengenai segala hal yang perlu dirahasiakan. petugas-petugas administrasi proyek konstruksi ini tanpa disadari telah melanggar rambu-rambu yang seharusnya tidak dilanggar seperti membocorkan rencana perubahan pekerjaan. 2. Dengan kata lain administrasi proyek konstruksi yang ditangani sambil lalu menimbulkan kerugian yang tidak kecil. maka peluang klaim yang mungkin ada tidak dapat dimanfaatkan. Oleh karena itu sebaiknya sejak dari awal kontrak. Ini sebenarnya adalah peluang yang terabaikan.

semua transaksi komersial yang mungkin ditemui administrasi kontrak. Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah memulai hubungan baik antara para pihak.1 Pengantar Dalam butir 1 diatas telah disebutkan bahwa administrasi kontrak adalah suatu terminologi/istilah yang menggambarkan penanganan komersial suatu kontrak sejak kontrak tersebut ditanda tangani sampai diakhiri secara resmi atau putus ditengah jalan. 3. klaim-klaim pembayaran. Selanjutnya uraian mengenai pemanfaatan peluang klaim dapat dibaca dalam buku seri kedua yang telah beredar: “Mengenal KLAIM KONSTRUKSI DAN PENYELESAIAN SENGKETA KONSTRUKSI” Bab VI – TEKNIK DAN KIAT MEMANFAATKAN PELUANG KLAIM. KEGIATAN-KEGIATAN UMUM ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI 3.mungkin masalah peluang klaim tersebut akan dapat diketahui sejak dini. pemenuhan tugas penyedia jasa dan juga pengguna jasa.2 Mobilisasi dan Pelaksanaan Masa-masa awal administrasi kontrak sangat menentukan berhasil tidaknya proyek tersebut. Kegiatan-kegiatan rutin yang dimaksud akan diuraikan dalam paragraph berikut. Diantara kegiatan administrasi kontrak tersebut adalah mengawasi pelaksanaan secara komersial dari kontrak. termasuk pertemuan-pertemuan resmi antara semua pihak. tugas-tugas rutin seperti penerimaan dokumen dari penyedia jasa. catatan kontrak pembayaran termyn. 14 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . 3. unjuk kerja yang tak memuaskan. perubahan pekerjaan. sehingga persiapan pengajuan klaim dapat dilakukan dengan sebaik-baiknya.

Penetapan pekerjaan yang tak terencana atau secara subjektif dapat mengakibatkan kelebihan atau kekurangan pembayaran. jika ada. 1992) 3. (Gilbreath. maka pengguna jasa telah kehilangan manfaat dari pembayaran tersebut.4 Perubahan-perubahan Pekerjaan Tak ada yang lebih tetap selain dari pada perubahan itu sendiri selama pelaksanaan proyek. 15 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . formulir-formulir dan laporan membutuhkan perencanaan dan disiplin yang teliti. Meskipun ada usaha-usaha terbaik dari pihak-pihak terkait telah dilakukan selama masa perencanaan. terlindungi dan mudah dicari. dan sengketa berkepanjangan. dokumen-dokumen. Berikut ini akan diuraikan macam-macam sebab perubahan kontraktual dan meyajikan suatu proses untuk mengawasi dan menetapkan perubahanperubahan dalam rangka perjanjian antara pengguna jasa dan penyedia jasa. Sekali pembayaran telah dilaksanakan untuk pekerjaan yang belum dikerjakan. kehilangan kontrak.3 Penagihan Termyn dan Pembayaran Berbeda dengan membeli barang jadi. melaksanakan suatu kontrak membutuhkan pembayaran termyn secara berkala-sesuai dengan kemajuan pekerjaan.Disamping itu dituntut pula arsip kontrak yang lengkap. 1992) 3. Hal ini akan merugikan pengguna jasa misalnya dengan membayar pekerjaan terlalu dini yang berakibat biaya-biaya yang belum perlu dikeluarkan terlalu awal. Hal ini bukan saja penting untuk administrasi kontrak tetapi mengingat bahwa dokumen-dokumen tersebut dapat digunakan untuk keperluan klaim. atau tuntutan hukum dikemudian hari. padahal karena faktor waktu dan nilai uang sangatlah penting. Tumpukan dari catatan kontrak. pembentukan dan administrasi kontrak perubahan-perubahan akan hampir selalu pasti terjadi. (Gilbreath.

perubahan biaya . Ini menyangkut modifikasi lingkup pekerjaan penyedia jasa atau metode pelaksanaan sebagai akibat dari : .1 Macam-Macam Perubahan Kontraktual a. atau akibat dari ini terhadap biaya saja dengan perubahan yang sesuai. Kebanyakan para pelaku jasa konstruksi membagi perubahan kontrak dalam 2 (dua) kategori yaitu. Ini sangat sulit dilacak dan diawasi. Ribuan perubahan dapat terjadi selama masa perencanaan dan pelaksanaan dari suatu proyek.Perubahan-perubahan tak resmi Perubahan ini sering disebut “perubahan konstruktip” dalam bahasa hukum. c.Tindakan atau pembatalan dari pihak ketiga seperti penyedia jasa lain. Hal ini menyebabkan penyedia jasa melaksanakan pekerjaan berbeda dengan ketentuan kontrak atau melaksanakan pekerjaan lain. maka hal ini menjadi perubahan yang resmi.modifikasi metode pelaksanaan b. diantaranya: .perubahan design . Perubahan-Perubahan Resmi Perubahan adalah keputusan yang disadari pengguna jasa untuk melakukan modifikasi atas pekerjaan penyedia jasa.3. . .Tindakan lain di luar kekuasaan. 16 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .Tindakan atau perubahan dari pengguna jasa.4.perubahan jadual . .perubahan urutan-urutan design dan pelaksanaan . Bila hal ini dapat diakui oleh para pihak. supplier atau tindakan Tuhan.

4. Petunjuk atau instruksi tertulis dari pengguna jasa untuk melakukan perubahan dan merinci tambahan kompensasi disebut : Perintah Perubahan.2 Macam-Macam Sebab Perubahan Walaupun sebab-sebab perubahan tak terhitung. Oleh karena perubahan resmi biasanya sudah diketahui sebelum dilaksanakan berdasarkan rencana yang dipilih pengguna jasa.Perubahan resmi yang paling biasa/umum terjadi adalah perubahan design yang dituangkan dalam perubahan gambar dan spesifikasi. perubahan ini mudah ditangani dan dikerjakan. 17 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . terutama dalam pekerjaan/proyek yang sangat kompleks. Sebagai kompensasi perubahan ini. dan didokumentasikan dengan suatu perangkat perubahan. dalam arti biaya dan atau waktu telah diatur dalam ketentuan-ketentuan kontrak. hal-hal berikut adalah beberapa diantaranya : a. Sebagai tambahan pengguna jasa sering merubah jadual atau urutanurutan pekerjaan yang direncanakan untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai kebutuhan pengguna jasa atau pelaksanaan penyedia jasa lain atau perusahaan lain. 1992) 3. Gejala-gejala dari masalah ini terbukti dari banyaknya perbaikan besar-besaran pada gambar-gambar rencana dan spesifikasi. (Gilbreath. Pengguna jasa yang tidak puas akan hasil kerja departemen tekniknya atau unjuk kerja dari konsultan desain mungkin adalah penyebab utama. Informasi desain yang cacat atau tak lengkap. Perubahan resmi dalam kebanyakan kontrak merupakan hak pengguna jasa yang diatur dalam pasal kontrak.

Kelambatan atau cacat barang-barang atau peralatan yang disediakan pengguna jasa. Keputusan membeli sendiri secara langsung harus didasarkan pada kekuatan membeli pengguna jasa dan penyedia jasa dan pengawasan termasuk pertimbangan ekonomi. terutama untuk proyek yang mempunyai rentang beberapa tahun atau mengawasi proyek yang 18 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . pendanaan. Juga suatu gejala dari pengguna jasa atau para perencana mereka yang tidak tahu apa yang mereka inginkan atau berapa besar pengaruh kebimbangan mereka atas konstruksi. atau kebutuhan peralatan. Para pengguna jasa yang memutuskan untuk menghemat uang atau melatih pengawasan langsung dengan membeli sendiri barang-barang harus mempertimbangkan tambahan tanggung jawab karena melakukan hal-hal tersebut.seseorang yang dapat meyakini bahwa material atau peralatan akan tiba dilapangan tepat waktu dan kondisi baik. pasar. struktur dan seterusnya.Perubahan kebutuhan.Revisi rencana dibuat bila penyedia jasa telah melaksanakan pekerjaan sering menciptakan lingkaran setan: revisi pada satu sistim struktur dan lain-lain menyebabkan revisi-revisi pada sistim terkait. Suatu fenomena biasa dalam proyek fast track dimana desain sering kali selangkah didepan atau dibelakang konstruksi. b. lingkungan. Banyak pengguna jasa menyediakan peralatan atau material untuk penyedia jasa untuk dipasang atau dirakit. c. Pertanyaan dari tanggung jawab pengadaan harus tidak hanya bergantung pada harga yang sudah diperkirakan tapi juga pada penetapan pihak mana yang bersedia dibebani tambahan tanggung jawab . Perubahan dalam operasi. keamanan. kelayakan.

Perubahan atau kondisi lapangan yang tak dikenal. resmi atau tidak. atau benda lain dibawah permukaan seringkali berpengaruh langsung pada unjuk kerja penyedia jasa. 19 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . larangan-larangan kemudian. jalan masuk.Dampak jaminan pekerjaan oleh pihak lain. dokumen-dokumen konsisten dan jelas. dan pelatihan administrasi kontrak dan prosedur. Yang terbaik setiap usaha harus dilakukan untuk mengantisipasi perubahan-perubahan ini dan menyiapkan dampak terhadap biaya proyek dan ketentuan kontrak. menggambarkan kasus-kasus perubahan yang utama. Hal lain yang dapat berubah walaupun tak biasa. Pengawasan terhadap pembentukan kontrak secara ekstensif. Resiko ini bertambah dalam proporsi tidak langsung pada jumlah. ruang kerja seperti tempat menaruh material. f. juga terjadi. Kejadian ini. memperlambat atau menyebabkan kesulitan pada para penyedia jasa lain. Bahasa kontrak yang mendua arti dan penafsiran kontrak.sangat kompleks atau usaha peka. batuan. kondisi lapangan yang mungkin tak diketahui atau berubah selama masa konstruksi. perkiraan dan ketergantungan para penyedia jasa (dan sub) dilapangan. Kondisi-kondisi dibawah permukaan menggambarkan contoh klasik dari. Bila tindakan-tindakan dari suatu penyedia jasa mencampuri. e. gudang penyimpanan. termasuk cuaca. hambatan pada tempat kerja. d. perubahan-perubahan tak resmi mungkin terjadi. menolong untuk mencegah perubahanperubahan karena sebab ini. Sedikit pengguna jasa atau penyedia jasa yang dapat melaksanakan perubahan tipe ini.

Kecuali hal ini ditetapkan dalam dokumen kontrak para penyedia jasa biasanya bebas membangun dengan cara yang mereka pandang cocok. Jika pengguna jasa meningkatkan keterlibatan dengan kegiatan seharihari penyedia jasa – melewati garis pemisah antara pemantauan unjuk kerja dan pengawasan – artinya pengguna jasa telah ikut mencampuri pekerjaan penyedia jasa. Para pengguna jasa yang menetapkan larangan pada metode yang diterima atau tradisional. Pemenuhan kontrak yang terlambat atau tidak mencukupi dari pihak pengguna jasa. Larangan metode-metode kerja. Kebanyakan menyangkut ketepatan dan waktu pemeriksaan dan penerimaan dari pekerjaan. Tak terhitung contoh-contoh pelarangan atau perubahan dari pengguna jasa atas metode kerja penyedia jasa. Sebenarnya setiap kontrak menuntut tindakan-tindakan pengguna jasa selain dari pembayaran. Oleh karena tanggung jawab para penyedia jasa yang bebas untuk memakai metode kerja tertentu adalah untuk memenuhi ketentuan kontrak. Pengguna jasa sering menuntut pengawasan gambar desain atau gambar kerja dari penyedia jasa. berarti meninggalkan suatu larangan khusus dalam kontrak. Banyak pengguna jasa merasa kewajibannya hanya terbatas pada pembayaran kepada penyedia jasa. Hal ini biasanya suatu kewajiban yang harus dilakukan dalam waktu 20 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . maka penyedia jasa tersebut dapat klaim hal ini sebagai perubahan tak resmi dan klaim ini seringkali berhasil. pengguna jasa seharusnya juga perlu memenuhi kewajiban kontraktualnya. h. mencampuri unjuk kerja penyedia jasa.g. menuntut pemenuhan dari kedua belah pihak. Walaupun telah banyak dibicarakan tentang perubahan kewajiban penyedia jasa. Kontrak konstruksi laksana jalan satu arah. Ini sama sekali tidak benar.

yang pada gilirannya menjadi penyebab pengaruh selanjutnya sering ditemukan diantara perubahan konstruktif atau tak resmi. i. jangan diambil. Suatu hal yang tidak biasa bagi pengguna jasa dalam kegiatannya memantau atau mengelola pekerjaan penyedia jasa untuk memantau taraf penampilan yang diperlukan. Memisahkan masing-masing dan menghitung pengaruh terhadap waktu dan biaya sangat sulit. Perlambatan atau Percepatan. Kondisi perubahan dari segi waktu adalah kritis pilihannya seringkali secara hukum atau memperpanjang perundingan. Jika anda tak dapat memenuhi kewajiban ini. kehilangan efisiensi perubahan cuaca atau sebab sebab lain. percepatan dan perlambatan menggambarkan bahwa kombinasi penyebab dan pengaruh.beberapa hari diantara pengajuan penyedia jasa. Jenis biaya perlambatan termasuk biaya menunggu dan re–mobilisasi. 1992) 3. Inilah salah satu sebab mengapa pengenalan dan penyelesaian menjadi kritis. Kemampuan pengguna jasa untuk memenuhi kesepakatan kontraktual harus dianalisis sebelum dimasukkan dalam kontrak. (Gilbreath. dan mungkin tak dapat memenuhi waktu kontrak.4. Hal yang sama terjadi bila pekerjaan dipercepat. Keduanya. maka hal ini akan menimbulkan tambahan biaya.3 Proses Perubahan Pekerjaan Apakah resmi atau tidak. Biaya percepatan seringkali termasuk kenaikan biaya untuk lembur tambahan tenaga kerja dan peralatan dan kehilangan efisiensi. Bila penyedia jasa terlambat karena pengguna jasa atau penyedia jasa lain atau pihak ketiga. proses perubahan pekerjaan adalah sebagai berikut: 21 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .

dapat meminta estimasi biaya dari penyedia jasa dengan menggunakan suatu formulir seperti tergambar dalam Tampilan No. 17. Evaluasi Untuk membantu pengguna jasa melakukan evaluasi atas rencana perubahan pekerjaan ini. b. terutama manfaat perubahan tersebut dibanding dengan tambahan biaya dan atau waktu yang mungkin terjadi serta pengaruhnya terhadap pekerjaan. Persetujuan Setelah dicapai persetujuan antara pengguna jasa dan penyedia jasa mengenai estimasi biaya perubahan beserta syarat-syarat/ketentuan lainnya. Pembayaran Proses pembayaran atas perubahan pekerjaan ini akan mengikuti ketentuan tersebut dalam kontrak karena sudah menjadi bagian dari 22 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Penggabungan kedalam kontrak Proses berikutnya adalah penggabungan perubahan pekerjaan tersebut kedalam kontrak dengan menerbitkan perintah perubahan mengunakan formulir tersebut dalam Tampilan No. 19. keinginan ini harus disampaikan kepada penyedia jasa. Terlihat cara penyampaian sangat sederhana sehingga mudah dimengerti. pengguna jasa memberikan persetujuan resmi dengan menggunakan formulir seperti tersebut dalam Tampilan No. c. 20. Pengenalan (Indentifikasi) Setelah pengguna jasa melakukan pengenalan atas rencana perubahan dan mempertimbangkan dari segala segi. d. e. 18.a. Cara penyampaian secara tertulis dapat menggunakan contoh formulir seperti tergambar dalam Tampilan No.

iii. Administrasi kontrak kemudian menyiapkan formulir persetujuan perubahan kontrak yang disampaikan ke direksi proyek dan direksi harian. (Gilbreath. Setelah ditanda tangani. Spesialis kontrak ii. Administrator kontrak atas permintaan pengguna jasa menyiapkan perintah perubahan pekerjaan dan disampaikan ke direksi proyek. 1992) 23 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . v. direksi proyek menyampaikan perintah perubahan kepada penyedia jasa dan penyedia jasa meneruskan ke administrasi kontrak untuk dibagikan. Rangkaian seluruh proses perubahan pekerjaan secara diagram dapat digambarkan seperti terlihat dalam Tampilan 21. Prosesnya adalah sebagai berikut : i. Bagian estimasi dan penyedia jasa mempersiapkan penawaran dan memperkirakan harga yang wajar dan diteruskan ke administrator kontrak yang akan melakukan peninjauan pengaruh terhadap kontrak. iv. Direksi proyek kemudian menerbitkan surat pemberitahuan ke penyedia jasa dengan tembusan ke estimasi. kontrak dan direksi mempersiapkan harian yang pemberitahuan kemudian dan menyampaikan ke direksi proyek dengan tembusan ke administrasi meninjau pemberitahuan tersebut. vi. Direksi proyek memberikan perintah perubahan pekerjaan dan meyampaikan hal tersebut kepada pengguna jasa. vii.kontrak atau dapat juga diatur tersendiri sesuai kesepakatan antara pengguna jasa dan penyedia jasa.

3. terbitkan perintah perubahan untuk menutupnya sehingga semua perubahan pekerjaan didokumentasikan dan diawasi dengan cara yang sama. 22. Tertib kontrak harus sepenuhnya memasukkan proses perubahan pekerjaan ini yang memiliki 2 (dua) keuntungan. Secara diagram tergambar dalam Tampilan No. Pengguna jasa melakukan langkah-langkah berikut:      identifikasi  pemberitahuan ke penyedia jasa evaluasi harga yang wajar persetujuan perubahan pekerjaan penerbitan perintah perubahan pembayaran Catatan waktu. Jika pekerjaan diselesaikan atau diteruskan sampai pada titik dimana keadaan darurat telah berlalu atau perkiraan biaya yang wajar dapat ditetapkan. (Gilbreath. yaitu: a. Proses perubahan pekerjaan lebih terkelola. 1992) 24 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .4 Dokumen-Dokumen Perubahan Pekerjaan Sehubungan dengan perubahan yang dapat terjadi pada pekerjaan yang sebelumnya sudah dirubah namun proses ini sebaiknya di ikuti dengan tertib. Oleh karena perubahan pekerjaan menggambarkan salah satu daerah utama dari resiko komersial. Pengoperasian atau biaya audit dari perubahan pekerjaan akan lebih langsung. dan kejadian biaya lainnya juga harus dikumpulkan setiap hari.4. Prosesnya secara ringkas adalah sebagai berikut: Penyedia jasa menyiapkan penawaran harga untuk perubahan pekerjaan yang diminta penyedia jasa dan klaim dari penyedia jasa. b. penerimaan bahan.

superintendant. prosedur penanganannya dapat ditinjau oleh kedua belah pihak sebelum pekerjaan tersebut terjadi. Seperti penyedia jasa mengharapkan untuk tidak berurusan dengan beberapa perwakilan pengguna jasa untuk transaksi biasa. Kebingungan atau kelambatan mungkin dapat dihindari bila proses pekerjaan tersebut seperti pembayaran termyn dan perubahan pekerjaan. setiap kontrak secara resmi harus ditutup/diakhiri. Apakah perwakilan penyedia jasa disebut manajer proyek (penyedia jasa). Proses ini harus dirancang untuk melindungi kepentingan pengguna jasa dengan meyakini: 1. Dia tidak harus menjadi perwakilan pemasok penyedia jasa atau petugas pemasok dari kantor pusat. Penyedia jasa .3. manajer atau sebutan lain dia bertanggung jawab untuk transaksi komersial yang akan diambil. Hal ini merupakan pekerjaan dasar untuk membina hubungan baik selama masa pelaksanaan. Semua barang yang harus diserahkan. Semua dokumen yang diharapkan. dekat dengan pelaksanaan konstruksi. diterima dan mencukupi. telah diterima 3. begitu juga seharusnya pengguna jasa mempunyai hanya satu orang khusus dari penyedia jasa dengan siapa dia berurusan bila masalah-masalah komersial terjadi. 25 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .6 Rapat dengan penyedia jasa Suatu kebiasaan yang baik bagi manager kontrak untuk menjadualkan suatu rapat permulaan dengan wakil.sebagai lawan (Counterpart) – sebelum suatu pekerjaan benar-benar dilaksanakan atau suatu transaksi administrasi kontrak terjadi. 3. Tak ada kerusakan sebelum pelaksanaan 2. Semua pekerjaan dapat diterima (atau dengan catatan) 4. Dia harus berada dilapangan.5 Penutupan/Pengakhiran Kontrak Direncanakan atau tidak.

perubahan pekerjaan. * Pengakhiran Kontrak Pengakhiran kontrak dan istilah-istilah yang berhubungan dengan itu seperti retensi. 5 * Proses perubahan Pekerjaan Pemberitahuan. koresponden. * Pengajuan-pengajuan dokumen Manajer kontrak dapat memberikan ringkasan atau Checklist. agar peyedia jasa memahami ketentuan-ketentuan kontrak. Contoh dari Checklist terlihat dalam Tampilan No. 5) terlihat bahwa memang sudah harus diantisipasi sejak awal jika pemasukan dokumen tersebut tidak akan tepat waktu. sebagainya. Contoh formulir harus diberikan kepada penyedia jasa. perintah perubahan dan . Inipun bisa tidak tepat waktu lagi. 26 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 perhitungan. perubahan. sebutan dan sebagainya. Dari contoh daftar pengecekan dokumen (Tampilan No. aturan mainnya sebaiknya telah disepakati sejak awal. * Pembayaran Termyn Bagaimana cara menghitung prestasi pekerjaan dan cara pembayarannya. Demikian pula dengan hal-hal lain seperti otoritas kontraktual. pembayaran termyn.Agenda rapat mungkin termasuk beberapa topik bahasan berikut: * Otorita secara kontraktual Siapa dari pihak pengguna jasa dan penyedia jasa yang berhak berbicara mengenai masalah komersial dan teknis tertentu. alamat. Salah satu bukti tugas administrasi kontrak membutuhkan ketekunan. * Hubungan dan korespondensi secara kontraktual Pengaturan mengenai sistim penomeran surat dan dokumen lain. kesabaran dan kecermatan agar membuahkan hasil. kerapihan. sehingga perlu pemasukan ulang. hutang untuk barang-barang yang disediakan pengguna jasa.

jumlah kertas-kertas yang berhubungan dengan kontrak memerlukan pelaksanaan dan pengawasan kontraktual yang kadang-kadang mengejutkan. dan mudah dicari kembali merupakan kebutuhan yang takdapat ditawar-tawar. Tunjuk seorang yang bertanggung jawab memelihara dan mengamankan arsip.6 menggambarkan contoh sistim pengarsipan kontrak yang dianjurkan untuk tipe-tipe dokumen. Walaupun manajer kontrak harus konsentrasi pada pengawasan bahan/material yang berhubungan dengan unjuk kerja.Bila hal-hal ini dipenuhi dapat diharapkan administrasi kontrak akan berjalan baik dan lancar sehingga tujuan penyelenggaraan administrasi kontrak dapat dikatakan berhasil. b. 27 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Cegah penggandaan dan kelebihan arsip. Pelihara kontrak asli dilebih dari satu tempat untuk menjaga bahaya hilang atau kebakaran. Perubahan dan pembaharuan sering diperlukan dan hal ini dapat tak terkendali bila dokumen yang telah dirubah terletak pada lebih dari satu tempat. (Gilbreath. 1992) 3.7 Menyusun Catatan Kontrak Catatan-catatan kontrak yang akurat/tepat. c. Berikut adalah beberapa saran pada sistim catatan kontrak a. Awasi keluar masuk data-data menggunakan kartu masuk/keluar atau cara lain. Walaupun untuk proyek dan kontrak yang paling sederhana sekalipun. sekali penyedia jasa memulai pekerjaan. laporan-laporan dan catatan-catatan selama masa pembentukan dan pengadministrasian kontrak. dia harus juga mendapat informasi dan catatan mengenai kejadian-kejadian sebelum penunjukan pemenang tender. Catatan sering hilang. Tampilan No. d.

kondisi terlaksana. h. Pergunakan sandi-sandi pengamanan dan cara pengawasan. penetapan kemajuan pekerjaan tetap diperlukan. Pelihara gambar-gambar ini hanya untuk dasar kontrak atau dasar perhitungan biaya. Penggandaan dan pendistribusian dengan mudah menjadi suatu yang membahayakan. Ini termasuk estimasi harga. Penagihan dari penyedia jasa yang tepat dan akurat serta pembayaran tepat waktu adalah kritis bagi kemajuan dari kebanyakan penyedia jasa. Penyedia jasa dalam hal ini menginginkan pembayaran sebagian besar dalam waktu sesingkat mungkin. Tambahan pula pembayaran kepada pemasok bahan dan sub penyedia jasa adalah bagian pembayaran kepada penyedia jasa yang diterima dari pengguna jasa. g. Pengguna jasa harus yakin bahwa pembayaran termyn ditetapkan secara objektif dan direncanakan untuk meningkatkan unjuk kerja dalam hal waktu. penawaran lain dan dokumen klaim. Pelihara (Gilbreath. Pelihara barang-barang rahasia. .e. Kecuali masa pelaksanaan dari kontrak tertentu kurang dari 30 hari. Evaluasi secara priodik daftar distribusi dokumen yang diperlukan untuk meneliti nama-nama atau orang-orang yang tak perlu diberi rekaman. Pergunakan gambar yang lain untuk keperluan ini. f. Jangan tandai untuk menunjukkan perubahan. Pelihara 1 (satu) set gambar-gambar kontrak yang berlaku pada waktu pelulusan pekerjaan. Biaya tenaga kerja. dan sebagainya pada gambar. 28 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 data computer seteliti mungkin. 1992) 3. Usahakan untuk tidak memberikan setiap orang salinan dokumen.8 Penagihan Termyn dan Pembayaran Pembayaran termyn secara berkala adalah gaya hidup industri konstruksi. bahan dan peralatan selama masa perlaksanaan biasanya terlalu berat jika mengharapkan penyedia jasa untuk memikulnya sendiri.

pengguna jasa yang tanpa alasan memperlambat atau menahan pembayaran akan menimbulkan resiko penyedia jasa tidak puas. akan mempunyai dampak negatif pada proyek. pengiriman dan pemasangan sebuah generator turbin. Pembayaran Berdasarkan Biaya Andaikan pengguna jasa kontrak pembuatan. (Gilbreath. penggunaan jasa. (2) waktu dan (3) kemajuan pelaksanaan (progress) sesungguhnya. Dari ketiga dasar pembayaran tersebut.Pembayaran dini dan kelebihan membayar untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu selama kontrak berlangsung adalah dua resiko pengguna jasa yang harus dihindari. Cara pembayaran.8. Pertimbangan-pertimbangan cash-flow dan biaya tinggi memaksa pengguna jasa hanya harus membayar pekerjaan-pekerjaan yang benar-benar telah diselesaikan dan tidak sebelumnya: Sebaliknya. yang akan diwujudkan dalam bentuk penurunan mutu. pengguna jasa membayar untuk pekerjaan ini. upah dan peralatan overhead dan sebagainya yang terjadi bulan sebelumnya. Penjelasannya adalah sebagai berikut: a. 29 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Setelah dilakukan verifikasi untuk ketepatan penggunaan dana. atau bahkan kebangkrutan. Perkiraan biaya + jasa US $ 20 juta. Setiap bulan penyedia jasa mengajukan tagihan yang menggambarkan biaya-biaya sebenarnya untuk material.1 Dasar-dasar Pembayaran Ada tiga dasar untuk melakukan pembayaran yaitu berdasarkan (1) biaya. biaya + jasa pasti (Cost Plus Fixed fee). Porsi jasa dari nilai kontrak dibayarkan dalam angsuran bulanan atau lump-sum pada penutupan kontrak. 1992) 3. pengurangan tenaga kerja dan peralatan. pembayaran berdasarkan kemajuan proyek (progress) ini yang paling disukai oleh pengguna jasa.

pemasangan dan berakhir dengan testing dan penerimaan. Pembayaran Berdasarkan Waktu Misalnya turbin yang sama dibeli dengan harga Fixed-Lump Sum (untuk pengadaan dan pemasangan – kombinasi) US $ 20 juta. c. Seluruh angsuran termyn berjumlah sama dengan nilai kontrak. Pembayaran berdasarkan Progres Untuk Generator turbin sama jika dibeli dengan harga US $ 20 juta Fixed-Lump-Sum. 30 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . fabrikasi rotor turbin. Pembayaran dipecah dari 20 juta dalam 20 bulan menjadi US $ 1 juta / bulan. Dari ketiga cara pembayaran terurai sebelumnya.b. Cara ini kadang-kadang tidak selalu sinkron dengan progres sesungguhnya bila terjadi kekurangan bahkan gangguan tenaga kerja. fabrikasi stator turbin. tapi pembayaran termyn dilaksanakan beberapa kali masing-masing bebannya proporsional terhadap nilainya. apabila diperkirakan bahwa biaya-biaya yang dilakukan adalah proporsional dari pekerjaan yang akan dilaksanakan. Pemberangkatan. Pembayaran setiap termyn berdasarkan progres yang benar-benar telah dicapai. fabrikasi generator di dalam bengkel. pembayaran berdasarkan waktu adalah yang paling tidak disukai: karena cara ini sama sekali tidak memberikan rangsangan positif bagi penyedia jasa. Contoh dari progres termasuk penerimaan bahan baku. perubahan-perubahan atau sebab-sebab lain. Pembayaran berdasarkan biaya lebih menggambarkan kemajuan pekerjaan sesungguhnya. pengepakan generator turbin kelapangan penerimaan dilapangan. Penyedia jasa berjanji menyelesaikan pekerjaan dalam waktu 20 bulan.

31 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .Tetapi kadang-kadang secara proporsional tidak tepat karena misalnya untuk pekerjaan yang banyak bahan dan peralatannya. Penyedia jasa misalnya tak punya rangsangan untuk mengangkat sebuah turbin cepat-cepat kelapangan karena biaya pemasangan relatif kecil. Sebaliknya dari segi penyedia jasa yang paling penting adalah membelanjakan bahan sebanyak mungkin untuk ditagihkan tanpa terlalu memikirkan prestasi/proyek sehingga lapangan pekerjaan penuh dengan bahan yang kebanyakan belum dibutuhkan pada waktu itu. Walaupun bagi penyedia jasa biaya pengetesan kecil tapi bagi pengguna jasa hal ini besar artinya bagi kemajuan pekerjaan. Akan tetapi dari sisi pengguna jasa instalasi (pemasangan) inilah yang penting. Oleh karena nilai waktu dan uang sangat penting bagi penyedia jasa. sehingga mendorong penyedia jasa untuk menyelesaikan pengetesan selekas mungkin agar fasilitas/bagian pekerjaan itu dapat segera dipakai. Cara pembayaran berdasarkan prestasi juga berharga karena cara ini menempatkan sesuatu yang penting pada bagian pekerjaan tertentu yang walaupun kritis bagi pengguna jasa dan punya nilai kecil antara lain: pengetesan. Jumlah pembayaran kepada penyedia jasa tak akan bervariasi tapi waktu pembayarannya dapat bervariasi. maka waktu pembayaran menjadi alat kontrol yang berharga bagi pengguna jasa. pekerjaanpekerjaan itu semua jauh lebih berat dibandingkan dengan upah pemasangan. Cara pembayaran ini memberikan insentif/rangsangan kepada penyedia jasa untuk meningkatkan prestasi. Pembayaran berdasarkan kemajuan pekerjaan sangat menolong dari segi pengawasan hanya bila penyedia jasa melaksanakan bagian pekerjaan tertentu secara tepat waktu dan mutu baik.

2 Alasan-alasan lain mengukur kemajuan Pekerjaan Ada alasan-alasan lain bagi pengguna jasa untuk mengetahui kemajuan pekerjaan termasuk untuk mendapatkan informasi mengenai rencana tanggal penyelesaian proyek. (Gilbreath. Oleh karena cara pembayaran ini mencerminkan pengawasan pelaksanaan yang sangat kuat. kriteria atau penilaian berdasarkan kontrak maka keduanya akan diterima dengan menggunakan teknik yang sama. Salah satu hal yang sangat menyita waktu. tapi dalam banyak hal berdasarkan criteria berbeda dengan yang terdapat dalam kontrak mengenai perpaduan pembayaran.3 Tantangan objektifitas dalam pengukuran a.8. dalam hal uang dan jadual 2) Untuk men-fasilitasikan pembayaran pekerjaan penyedia jasa (Gilbreath 1992) 3. membingungkan dan kadang-kadang daya cara-cara yang tidak akurat dalam mengukur kemajuan/progress pekerjaan adalah menetapkan progress tersebut 32 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . maka cara ini sangat ditekankan. Oleh karena pengukuran kemajuan pekerjaan untuk tujuan ini mempergunakan patokan. 1992) 3. antisipasi biaya proyek atau perkiraan biaya proyek total pada waktu penyelesaian (ramalan). jadual pelaksanaan.Pengguna jasa menempatkan jumlah uang sebanyak mungkin pada bagian akhir pekerjaan sedangkan penyedia jasa menginginkan sebanyak mungkin pemasukan uang pada saat awal proyek dengan cara menumpuk bahan dilapangan (“front-end loading”). Kedua-duanya merupakan alasan-alasan penting untuk mengukur kemajuan pekerjaan.8. Tetapi ingat para pengguna jasa kebanyakan punya 2 (dua) alasan untuk mengunakan kemajuan pekerjaan yaitu: 1) Untuk menentukan dimana proyek berada.

sedangkan penyedia jasa menginginkan pembebanan pembayaran sebanyak mungkin didepan (front-end loading). Untuk menetapkan pendekatan pembayaran. yang penting hal ini sudah ditetapkan sedini mungkin. Banyak kontrak menyebutkan “pengukuran bersama dari suatu progres dan menyatakan bahwa pembayaran akan dilakukan tanpa merinci penetapan tersebut.9 Pemilihan Rencana Pembayaran dan Penilaian Bobot Metode penilaian apapun yang dipakai untuk menunjukkan kemajuan pekerjaan. Diantaranya perlu ditetapkan ketentuanketentuan cara pengukuran yang jelas. Lingkup pekerjaan harus diuraikan dalam uraian pekerjaan yang lebih rinci dengan masingmasing harga satuan. b. 33 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Banyak pengguna jasa menetapkan metode yang akan dipakai untuk memberi kesempatan penyedia jasa untuk menawar melalui bobot pekerjaan. mengenali yang perlu diadakan sehubungan dengan penawaran.secara subjektif berdasarkan pengalaman orang yang mengukur atau apa yang terlihat di lapangan. Seharusnya pengguna jasa harus menentukan rencana pembayaran dan nilai pekerjaan tanpa harus mengindahkan jumlah yang diminta penyedia jasa dengan menempatkan suatu prosentase dari jumlah penilaian dalam penawaran (RFP – Request For Proposal). adalah pembebanan sebanyak mungkin dibelakang (back-end loading). Untuk menghindari penilaian yang subjektip ini. objektifitas sudah harus direncanakan selama masa penyusunan kontrak dan dipakai dalam pelaksanaan. Hal ini mengakibatkan perlu evaluasi terhadap penawaran. Jangan lupa tipe pengguna jasa. (Gilbreath 1992) 3. d. Akibatnya terjadi perdebatan antara pengguna jasa dan penyedia jasa mengenai nilai beberapa pekerjaan yang sudah dilaksanakan. c. pengguna jasa meninjau lingkup pekerjaan.

7: 3. 3.Walaupun penyedia jasa keberatan.10.10. 1992) 3. 7 dan arus dokumen pembayaran tergambar dalam Tampilan No.10 Prosedur Pengukuran Progress dan Pembayaran yang dianjurkan Prosedur dari proses kemajuan pekerjaan dan pembayaran tergambar dalam Tampilan No.10.6 Dokumen yang sudah dikoreksi final oleh penyedia jasa dikirimkan ke:  Administrator kontrak  Spesialis kontrak  Accounting  Direksi proyek untuk ditanda tangani 34 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . 8 Penjelasan dari kedua Tampilan ini adalah sebagai berikut: Tampilan No.2 Penyedia jasa menyiapkan estimasi progres pendahuluan dan menyerahkan kepada spesialis kontrak untuk ditinjau estimasi progres dan kesesuaian teknisnya. 3.3 Setelah itu dokumen tersebut dikirimkan kepada administrator kontrak untuk memperkirakan kesesuaian komersial kemudian diteruskan ke insinyur biaya untuk diberi kode biaya. 3. 3.10. 3.10. (Gilbreath.10. pengguna jasa harus mengambil inisiatip menyetujui usulan penyedia jasa bila hal itu masuk akal.1 Administrator kontrak (pengguna jasa) mempersiapkan estimasi bentuk master progres kemudian diserahkan ke penyedia jasa.5 Accounting setelah mengecek perpanjangan waktu dan data pendukung mengembalikan dokumen ke administrator kontrak untuk memperbaiki estimasi pendahuluan. selama tender atau setelah pengajuan penawaran.4 Setelah itu dokumen diteruskan ke akuntansi untuk mengecek perpanjangan waktu pelaksanaan dan data perbaikan.

Tagihan diverifikasi bagian accounting. 1992) 3.11 Laporan Harian Konstruksi Buku harian konstruksi adalah suatu dokumen penting.7 Penyedia jasa menerima pembayaran setelah akunting melakukan pemeriksaan tagihan dengan estimasi Pada Tampilan No. Adapun arus dokumen tak perlu persis sesuai contoh dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kesepakatan sebelumnya. Sesuatu yang bagi Indonesia merupakan hal baru adalah dalam formulir ini bagian bawah adalah pernyataan persetujuan penyedia jasa agar tidak terjadi sengketa. Tampilan No. pengguna jasa dapat membuat suatu ringkasan seperti tergambar dalam Tampilan No. 10 menggambarkan status pembayaran kemajuan Pekerjaan yang telah dibayarkan ke penyedia jasa termasuk detailnya. Persetujuan pengguna jasa atas hasil pekerjaan penyedia jasa e. Membuat estimasi pekerjaan penyedia jasa yang diselesaikan d. 35 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .10. (Gilbreath. 9. Menetapkan cara pembayaran b. Membuat form estimasi induk c. Harus diingat bahwa laporan ini sering diperlukan dalam berkonsultasi mengenai kejadian dilapangan sehari-hari untuk memberikan pembuktian selama proses hukum. Mungkin hal ini baik untuk dibudidayakan dimasa mendatang. 8 kita melihat secara jelas arus dokumen dan pembayaran dengan ringkasan aktivitas sebagai berikut: a. Penyedia jasa mengajukan tagihan sesuai estimasi yang sudah disetujui f. Disini terlihat kerja sama tugas-tugas administrasi kontrak yang harus diperlihara antara pengguna jasa dan penyedia jasa. Untuk mengetahui status pembayaran yang sudah dilakukan beserta rinciannya dan diterima oleh penyedia jasa. kemudian tagihan dibayar.3.

disarankan untuk memasukkan laporan harian pada setiap tenggang waktu tertentu kepada manager kontrak.11. c. Catat setiap pekerjaan atau yang ditempatkan tak berhubungan dengan gambar-gambar atau spesifikasi atau tindakan yang diambil.1 Format Buku Harian : a. d. Jika halaman akan dikosongkan. 3. Kebutuhan-kebutuhan umum yang diperlukan dapat dikelompokkan dalam 2 (dua) kategori: 3. kenali hal-hal khusus. manager proyek dapat disarankan melaporkan seluruh transaksi yang telah terjadi dilapangan. e.jika ada selama pekerjaan.2 Isi Buku harian a. Hanya dijilid dengan sampul keras b. Tak ada penghapusan d. Catatan panggilan telpon yang diterima. b. termasuk setiap pernyataan dan kesepakatan yang dibuat selama panggilan tersebut. c. Catat kondisi tak terlihat yang dapat memperlambat penyedia jasa.11. Halaman-halaman harus diberi nomer halaman dengan tinta dan tak ada nomor yang diloncati. Dimana penyedia jasa melaksanakan pekerjaan tambah karena suatu sebab halangan dibawah tanah yang tak terlihat. tandai dengan “X” besar pada halaman dan tandai “kosong”. Tak ada halaman yang disobek dari buku setiap waktu e. Catat waktu dan nama orang dari pihak penyedia jasa kepada siapa perintah lapangan diberikan. buatlah 36 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Dalam hal ini.

suatu perhitungan lain biaya lapangan dan semua personel dan peralatan dilapangan dan bagaimana mereka terlibat. f. Catat semua isi percakapan yang pokok yang dilaksanakan dengan g. h. i. 3.11.3 penyedia jasa dilapangan, sekalian sebagai kesepakatan/persetujuan kedua belah pihak. Catat semua kesalahan lapangan yang dibuat setiap pihak dilapangan. Tanyakan nama dan pekerjaan para pemuka halaman Tanda tangan setiap Buku Harian pada saat ini.

Siapa harus memelihara catatan harian dan Laporan Harian a. b. Suatu catatan harian khusus harus dipegang oleh setiap perubahan yang terlihat dalam proyek Laporan harian konstruksi disiapkan dan diajukan oleh hanya perwakilan proyek setempat, data harian dari laporan kejadian pekerjaan yang diajukan setiap pengawas merupakan sumber informasi.

c. Laporan Permohonan Pengawasan

Kemajuan Pekerjaan penyedia jasa

Pembayaran sebagai pengguna jasa

3.11.4

Dokumentasi dan pengawasan Intern Kadang-kadang perwakilan proyek bertanggung jawab untuk memantau beberapa proyek kecil ketimbang satu proyek besar. • Suatu pendekatan praktek didalam hal ini adalah menyiapkan laporan manajemen untuk setiap proyek dimana perwakilan proyek bertanggung jawab.

37

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

3.11.5

Laporan Umpan Balik Khusus Komunikasi dapat mengurangkan jumlah pengulangan kesalahan dilapangan yang sering terjadi sebagai akibat dari kesalahan tradisional dalam berkomunikasi antar tenaga-tenaga konstruksi dan perencana proyek. b. Laporan perbaikan lapangan disiapkan oleh perwakilan proyek setempat dan diajukan ke manager proyek untuk di-evaluasi oleh perencana dan departemen spesifikasi untuk melihat apakah permasalahan dapat dihindari dimasa mendatang dengan fee perencanaan dan spesifikasi. c. Dokumen harus melakukan hal-hal berikut:  Pengenalan masalah  Penawaran penyelesaian  perubahan spesifikasi dan/atau gambar d. pembuatan beton dalam pabrik beton e. Laporan pemeriksaan kepada pengawas lapangan. Laporan harian Perlu/tidak

3.11.6 Aneka catatan Banyak tipe catatan perubahan yang penting untuk dicatat dan dipelihara untuk ditunjukkan nanti. Kebanyakan catatan yang harus dipelihara tentang masalah teknis, bukan masalah administrasi. Catatan-catan itu termasuk: a. sertifikat produksi dari pabrik b. c. sertifikat pengetesan laboratorium tiket penyerahan transport beton

d. catatan pada pemeriksaan pengelasan struktur

38

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

f. filter sistim pembuangan air g. peralatan h. pengawasan i. j. sertifikat oleh pengawas proyek k. cocokan

laporan pengetesan laporan laporan pabrikasi khusus

pengelasan radiasi penerimaan laporan ketidak

l. permohonan langsung dan tindakan yang diambil m. perencanaan laporan beton (Caroline Sutandi, 2002) 4. ORGANISASI ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI” 4.1 Pengantar Dalam uraian yang lalu (paragrap 1) telah diuraikan mengenai pengertian, dasar pemikiran/filosofi, administrasi kontrak. Disamping itu dalam paragrap 2 dijumpai banyak nama-nama petugas seperti manajer kontrak, administrator kontrak, pengawas lapangan, perwakilan penyedia jasa dan sebagainya yang mungkin akan membingungkan. Hal ini tak lain karena hal itu diambil dari sumber pustaka yang berbeda. Oleh karena itu dianjurkan sejak dari awal, penamaan dari petugas administrasi kontrak telah disepakati antara pengguna jasa dan penyedia jasa seperti yang terdapat dalam butir 2, karena tak ada standar atau pedoman yang baku mengenai penamaan para petugas ini. definisi/batasan maksud/tujuan dan fungsi dari

39

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

b. terutama dari segi administrasinya. 4. Untuk kepala proyek (project director) dari pihak pengguna jasa dan manajer proyek dari pihak penyedia jasa harus menguasai seluruh aspek yang terdapat dalam dokumen kontrak (perjanjian. 40 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .1 Untuk mendapatkan hasil yang efektif dan efisien seharusnyalah para petugas administrasi proyek konstruksi memiliki kualifikasi yang mencukupi.2.2 Kualifikasi yang dituntut setidak-tidaknya sebagai berikut : a. 4. syaratsyarat.2 Kualifikasi Personalia 4. Hubungan baik (dalam arti yang positif) antara kedua administrasi proyek konstruksi tersebut merupakan kunci berhasil tidaknya penanganan administrasi proyek konstruksi.2.Berdasarkan hal-hal tersebut kiranya jelas bahwa administrasi proyek konstruksi harus ditempatkan didalam proyek itu sendiri dalam arti organisasi administrasi proyek konstruksi harus merupakan bagian dari organisasi proyek. spesifikasi gambar-gambar dan sebagainya selain tentunya harus menguasai aspek teknis untuk melaksanakan proyek tersebut. Untuk administrator kontrak atau manajer kontrak minimal harus menguasai aspek-aspek teknis pelaksanaan suatu proyek. Tentu saja organisasi administrasi proyek konstruksi ini harus ada baik dipihak pengguna jasa maupun dipihak penyedia jasa yang satu sama lain merupakan lawan pihak (counterpart) yang harus berhubungan satu sama lain secara setara dan terus menerus.

c. menyiapkan izin- 41 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . izin. Petugas akuntansi keuangan kiranya sudah cukup jelas kualifikasinya.3. jadual pelaksanaan. d.Seorang petugas akuntansi / keuangan yang bertugas memantau kemajuan pekerjaan dari segi pembayaran dan menyiapkan jaminanjaminan. Estimator atau inspektur tentunya adalah orang-orang teknik yang menguasai aspek-aspek teknis pelaksanaan suatu proyek. spek. perubahan pekerjaan amandeman atau addendum.3 Petugas inti Administrasi Proyek Konstruksi 4. d. Seorang estimator yang bertugas memantau kemajuan perubahan atau pekerjaan secara fisik. dan mempunyai pengetahuan mengenai arsip. serah terima pekerjaan.c. Petugas administrasi harus memiliki kemampuan administrasi yang memadai dalam bidang tata persuratan yang berhubungan dengan proyek. syarat-syarat. penyimpangan dari gambar.1 Dalam organisasi administrasi kontrak dipihak penyedia jasa sekurangkurangnya harus ada 4 (empat unsur) yaitu: a. b. 4. e. berita acara kemajuan.Seorang kepala yang disebut saja : administrator kontrak yang bertanggung jawab atas terselenggaranya tugas-tugas dan tanggung jawab administrasi kontrak secara keseluruhan. Seorang petugas administrasi yang mengurus tata persuratan atau korespondensi. penagihan-penagihan.

1 Tanggung Jawab Manajer Proyek adalah : 4.2 Dipihak pengguna jasa susunan organisasinya kurang lebih sama kecuali: a.4. Hal ini menggambarkan bahwa direksi Harian mengawasi administrasi kontrak setiap hari disamping tugasnya mengawasi konstruksi (penyedia jasa) melalui beberapa Pengawas.4. Sebagai counterpart estimator dipihak penyedia jasa adalah para pengawas atau inspektur. 4. yang mengepalai administrasi kontrak disebut : manajer kontrak. personalia umum. b. Dalam tampilan No 12 diperlihatkan contoh organisasi proyek dari pengguna jasa dimana terlihat dengan jelas fungsi administrasi kontrak yang sejajar dengan teknik.3.2 Mengawasi seluruh pelaksanaan proyek selama proyek berlangsung Menggunakan data dan informasi dari administrasi proyek Secara efisien dapat menangani beberapa proyek Jawab Perwakilan Proyek/Site Engineer/Pengawas Tanggung - Lapangan adalah : Secara terbatas mengawasi tugas-tugas tata usaha Mengawasi proyek 42 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . qs. agar tidak membingungkan dengan jabatan yang setara dipihak penyedia jasa.4. akuntansi/keuangan dan logistik berada dibawah site manager.4 Tanggung jawab Petugas-petugas Administrasi Kontrak 4. 13 diperlihatkan contoh organisai proyek dari penyedia jasa dimana terlihat fungsi administrasi kontrak berada langsung dibawah kepala proyek sedangkan program & engineering. Hal ini menandakan pentingnya administrasi kontrak. Dalam Tampilan No. personalia umum akutansi/keuangan dan logistik yang secara keseluruhan berada dibawah direksi harian.

5.3 4.6 Tugas Manajemen Konstruksi Yang dimaksudkan dengan manajemen konstruksi adalah agen dari pengguna jasa untuk mengawasi beberapa fungsi perencanaan dan pelaksanaan. Manager konstruksi.5 Manager proyek mendelegasikan sebanyak mungkin fungsi administrasi kontrak kepada perwakilan proyek dilapangan.Selalu memberi informasi kepada manajer proyek mengenai setiap langkah kemampuan proyek 4. Dapat menghilangkan banyak konflik Mengurangi klaim dan sengketa Efisiensi lebih besar terhadap para pihak Dapat disimpulkan bahwa seorang administrator proyek konstruksi.5.6.1 4. Dari uraian terlihat pula bahwa seorang manager tidak dituntut untuk melaksanakan seluruh tugas tapi mendelegasikannya keorang lain dengan ketentuan dia tetap bertanggung jawab.5 Fungsi Manajer Proyek 4.5. 4.2 4.5. Filosofi terpenting dalam administrasi proyek konstruksi.4 4. mengadakan atau menyiapkan pelayanan atau pelaporan yang cocok dengan cara: 43 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .5.. siklus kelangsungan proyek jaminan mutu dan pengawasan mutu adalah sangat penting.6.2 4.6.3 managemen konstruksi profesional (pmc) agen mk (AIA) managemen konstruksi (AGC – Auv) Sebaiknya manajemen konstruksi tidak mempunyai hubungan langsung dengan konsultan perencana (yang merencanakan proyek atau penyedia jasa umum yang membangun proyek).1 4. Biasanya diberi nama: 4.

Bekerja dengan pengguna jasa dan organisasi perencanaan sejak awal perencanaan sampai konstruksi selesai. termasuk mengenai pemasukan Penyaluran biaya. Sekali biaya proyek. maupun tim konstruksi dalam setiap hal sehubungan dengan konstruksi. Evaluasi penawaran dan membantu memilih penyedia jasa 44 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . termasuk perkiraan biaya konstruksi dan Penyaluran seluruh tahapan proyek. membuat rekomendasi tentang teknologi konstruksi.a. menjadi dokumen kontrak dan analisis seluruh kontrak. menggunakan jejak kritis (cpm – critical path method). biasanya dengan desain resmi. jadual dan kebutuhan mutu telah diperoleh manager konstruksi memantau seluruh perkembangan proyek. d. kontrak-kontrak spesialis untuk mencegah konflik antara kontrakkontrak terpisah. Mengusulkan alternatif-alternatif konstruksi yang harus dipelajari tim proyek manajemen selama masa perencanaan dan memperkuat pengaruh dari alternatif-alternatif ini pada biaya proyek dan pengadaan. c. menyediakan biaya dan informasi kejadian selama proyek berjalan dan melaksanakan pelayanan masalah konstruksi lain yang dibutuhkan pengguna jasa. Saran-saran dan koordinasi pada pengadaan material serta peralatan dan pekerjaan dari semua penyedia jasa konstruksi. pengadaan dan konstruksi ekonomi. Menjaga hubungan tak bertentangan dari anggota-anggota tim. pengembangan anggaran proyek. e. b) c) d) e) Menetapkan pekerjaan tahapan. memantau dan memeriksa ketepatan desain. untuk melihat bahwa sasaran tidak dilampaui tanpa diketahui pengguna jasa. Suatu kontrak managemen konstruksi yang lengkap dapat dengan mudah mencakup seluruh kewajiban termasuk 6 (enam) kategori berikut: a) Peran serta dalam menetapkan strategi penawaran termasuk fast track.

pemeriksaan. METODE FAST TRACK DALAM ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI 5.Laksanakan pelayanan proses data elektronik (edp – service) Pada tahapan konstruksi: .Menilai dan mengevaluasi penawaran dan menetapkan peluang .Mengelola dan melaksanakan tugas-tugas syarat-syarat tender . .Mengatur sistim waktu dan pengawasan mutu .Melaksanakan program keamanan proyek .Bantu pengembangan program asuransi .Kembangkan program hubungan tenaga kerja proyek . meninjau dan menyetujui pembayaran termyn dari penyedia jasa . Suatu chek list mungkin sebagai berikut: .f)Penyelesaian managemen di lapangan untuk menyediakan administrasi kontrak.Meng-koordinasi hubungan tenaga kerja . koordinasi dan pengelolaan lapangan.Penafsiran dokumen kontrak (Caroline Sutandi.Kembangkan program keamanan proyek .Mengolah perubahan kontrak dan klaim .Mengembangkan dan menjalankan area sistim transport .Mengelola kegiatan harian pengguna jasa atau arsitek perencana.Mencatat. Sangat dianjurkan bahwa seluruh tugas-tugas yang diantisipasi didaftar dan dimasukkan dalam kontrak mk dengan pengguna jasa.Melaksanakan kontrak spesialis .1 Pengertian 45 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .Jaminan mutu dan pemeriksaan . 2002) 5.

3.3 Tujuan Metode Fast Track 5.1 Mendapatkan pekerjaan dengan kwalitas lebih baik. sub) tetapi dipakai pada kontrakkontrak dengan penyedia jasa spesialis dengan pengawasan dari manajer konstruksi. Hal ini dapat dicapai kalau metode fast track dipakai pada bentuk kontrak dengan penyedia jasa spesialis yang masing-masing punya keahlian khusus. Pekerjaan lain dapat berjalan terus. dimana konstruksi relatif lama (lebih dari satu tahun) dan tingkat kecanggihan teknologi yang cukup tinggi. (2) Tumpang tindihnya proses perencanaan dan pelaksanaan (konstruksi) konstruksi perencanaan diselesaikan.2 Pemakaian Fast Track Pertama-tama harus dipahami bahwa metode fast track tidak dapat dipakai pada kontrak konvensional (penyedia jasa utama. Kemudian harus dipahami pula metode fast track baru bermanfaat (efektif) untuk proyek-proyek yang besar.2 Masa konstruksi yang lebih pendek Kegiatan perencanaan pengadaan metode konstruksi dapat dikerjakan bersamaan tanpa harus menunggu selesainya perencanaan. 5. Hal ini dimungkinkan karena untuk tiap bagian pekerjaan spesialisasi ada kontrak sendiri dengan penyedia jasa tertentu sehingga bila dalam suatu pekerjaan dan spesialisasi perlu metode fast track yang terpengaruh hanya suatu bagian tertentu. 1992) 5. (Gilbreath.3. tugas-tugas atau kontrak yang saling tumpang tindih untuk mengurangkan sehingga waktu yang dapat diperlukan dimulai untuk sebelum menyelesaikan proyek. 46 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .Fast track adalah (1) suatu metode perencanaan dan pelaksanaan dimana serangkaian kewajiban-kewajiban. 5.

KEGIATAN-KEGIATAN KHUSUS ADMINISTRASI KONTRAK 6. perubahan pekerjaan. Tugas-tugas metode fast track disampaikan ke penyedia jasa melalui manajer kontrak dengan sepersetujuan project manajer dari pihak pengguna jasa. retensi. Kegiatan-kegiatan khusus tersebut menurut Gilbreath 1992 adalah sebagai berikut: 47 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .3.1 Pengantar Sesungguhnya pembayaran akhir.3 Biaya proyek lebih murah Hal ini dimungkinkan dengan sistim kontrak penyedia jasa spesialis dimana dapat dihindari keuntungan berganda yang terjadi dalam sistim konvensional dimana penyedia jasa utama mendapat keuntungan. Manajer kontrak seharusnya tidak memiliki hak untuk melaksanakan metode fFast track karena dia hanya bertindak sebagai koordinator dan bukan sebagai pengambil keputusan.5. perubahan retensi. sedangkan sub penyedia jasa juga menuntut hal yang sama (2 kali pengunaan keuntungan) 5. (pembayaran akhir. retensi) maka kegiatan-kegiatan ini perlu diuraikan tersendiri. klaim sudah disinggung dalam paragrap 3 tetapi karena kegiatankegiatan ini terjadi pada waktu yang tak dapat ditentukan (perubahan. 6. karena yang berhak menggunakan metode fast track adalah pengguna jasa. klaim) atau terjadi hanya sekali.4 Organisasi fast track dalam administrasi proyek konstruksi Kiranya cukup jelas bahwa organisasi fast track ini hanya berada dipihak pengguna jasa.

6. perlu dipelajari alasan-alasan berikut: a. 6. Untuk menanggulangi risiko kesalahan atau kekurangan. Retensi biasanya sebesar 10 % dari jumlah terhutang (nilai kontrak yang akan dibayar setelah seluruh pekerjaan selesai). Penyedia jasa dapat didorong untuk kembali menyelesaikan pekerjaan yang tertinggal dengan prasyarat uang retensi akan dicairkan bila pekerjaan tersebut diselesaikan.1 Cara-cara Pencairan Retensi 48 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . sejumlah pembayaran atas prestasi pekerjaan yang sudah dilaksanakan tidak segera dibayar tapi ditahan pengguna jasa sebagai jaminan sisa pekerjaan akan dilaksanakan dengan benar dan tepat waktu. uang retensi dapat dipakai untuk memperbaiki pekerjaanpekerjaan tersebut. seharusnya dipakai juga untuk pembayaran akhir dengan beberapa tambahan yang perlu diperhatikan. Dapat juga retensi ditetapkan langsung dengan jumlah uang misalnya Rp. Untuk mendorong penyedia jasa kembali kepekerjaan setelah demobilisasi. Beberapa rekomendasi untuk pembayaran akhir terdapat dalam uraian pengakhiran kontrak. Untuk membicarakan retensi lebih dekat.2 Pembayaran Akhir Prosedur pembayaran bulanan seperti yang diuraikan sebelumnya. c.3 Retensi Tradisi dalam industri konstruksi adalah menahan sebagian pembayaran sampai waktu tertentu sesudah pembayaran akhir dibayarkan kepada penyedia jasa. Memotivasi penyedia jasa untuk menyelesaikan pekerjaan. 100 juta. 6.3. Secara umum. b. Kebiasaan ini disebut retensi. Bila ini tujuannya maka retensi menjadi sebagai suatu insentip. Bila risiko ini terjadi setelah penyedia jasa meninggalkan lapangan pekerjaan.

Irrevocable Letter of Credit Minta dari bank atau institusi keuangan untuk menerbitkan dokumen ini yang dapat ditarik oleh pengguna jasa bila penyedia jasa tidak menyelesaikan pekerjaan.3. c. Pencapaian suatu unjuk kerja tertentu. Retensi dilakukan karena memang ada alasan dan berdasarkan kondisi tertentu bukan karena tradisi atau bukanlah karena orang-orang selalu menahan retensi sebesar 10 %. retensi dapat dibebaskan pada : a. 6. Jasa dan biaya ditagihkan pada penyedia jasa (pengguna jasa/jika jumlah ini diterima).Melepaskan retensi bervariasi sesuai sasaran pengawasan/kontrak pengguna jasa dan lingkup pekerjaan. Jika menyangkut pengoperasian suatu alat atau mesin suatu sistim.2 Beberapa Alternatif Retensi Pertimbangkan penggunaan satu atau lebih pilihan berikut. b. Sebagai tambahan pada jenis kondisi pembebasan setelah penyelesaian seluruh pekerjaan. Penyelesaian sebagian pekerjaan tertentu. pengguna jasa mungkin menuntut suatu unjuk kerja terlebih dulu sebelum uang retensi dicairkan. Escrow Account Pengguna jasa menaruh dana didalam escrow account rekening/penyedia jasa – bunga dapat ditarik untuk manfaat 49 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Pengguna jasa mungkin berkeinginan menunggu suatu waktu tertentu (30 – 60-90 hari) setelah penyelesaian sebelum pencairan uang retensi tersebut. Pengguna jasa harus selalu yakin siapa yang menanggung biaya ini – bukan penyedia jasa. b. a. Melewati suatu periode tertentu. Uang retensi dapat dicairkan secara bertahap sesuai progress.

berasal dari keadaan yang sama dalam memiliki unsur-unsur yang diduga. Pembelaan klaim yang baik adalah selalu mencegah kondisi terjadinya klaim karena pembentukan kontrak dan administrasi kontrak yang baik. menganalisis setiap klaim dengan seksama. 7. Bila klaim tak terhindarkan. tapi klaim-klaim mengikuti karakteristik.tapi hanya dapat dilaksanakan pada kondisi tertentu – seperti persetujuan dari pengguna jasa.4 Klaim-klaim Klaim-klaim tidak dapat distandarkan. PERAN KONSULTAN HUKUM DALAM APK 7. Jumlah ini dapat sama dengan nilai retensi atau sejumlah yang ditetapkan sesuai formula tertentu c. Bank Ganransi Penyedia jasa diminta untuk menyerahkan bank garansi dari bank yang disetujui pengguna jasa yang nilainya minimal sama dengan nilai retensi (10%) dengan maksud menjamin penyedia jasa memperbaiki pekerjaan cacat. Bila tidak bank garansi ini dapat dicairkan pengguna jasa.1 Hubungan antara pengelolaan Kontrak dan masalah Hukum Proyek konstruksi perlu melibatkan konsultan hukum. dan biasanya disertai dengan kerugian bagi semua pihak yang terkait. Memperpanjang sengketa akan membahayakan sisa pelaksanaan proyek dan menciptakan proses penyelesaian yang menyusahkan tidak perlu.penyedia jasa . 6. Klaim-klaim tersebut juga sangat biasa. Selanjutnya lihat pelatihan : KLAIM KONSTRUKSI DAN PENYELESAIAN SENGKETA KONSTRUKSI”. dan mengusahakan cara penyelesaian yang cepat. sehingga menarik untuk menyiapkan pertahanan klaim atau menggugat klaim. 50 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . setiap usaha harus dilakukan untuk mengenali situasi klaim pada saat sedini mungkin.

Kepribadiaan Pilih yang memiliki kepribadian yang dapat mengerti masalah anda (yang mudah mendengarkan keluhan anda) c. Harga Pilih yang harganya pantas tapi profesional (bukan murahan). Pilihlah yang mengerti masalah sengketa konstruksi dan mempunyai pengalaman praktis b. d. Bagaimana memanfaatkan jasanya secara optimal Jawaban pertanyaan pertama : sejak saat dini. Bagaimana cara memilih c. mk atau pegawai lain. Jangan karena mau murah. Biaya 51 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . (lawyer senior jasanya lebih tinggi) e.Perlu diketahui 3 hal sehubungan dengan konsultan hukum ini : a.1 Bagaimana memilih lawyer/konsultan hukum Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam memilih konsultan hukum : a. Pemanfaatan Strategi Pilih lawyer yang lebih muda tapi berkualifikasi dan sama professional dengan yang senior sehingga dapat menghemat biaya. membahayakan posisi anda. Pertanyaan-pertanyaan berikut akan dijawab sebagai berikut : 7.1. Kapan diperlukan ? b. Hal ini sama dengan memilih konsultan lain. Tipe Praktis Seperti memilih untuk hal lain : arsitek.

7.2. Akan tetapi.2 Bantuan pada klaim Apakah dalam mengajukan klaim atau membela serangan klaim. APK adalah tanggung jawab pengguna jasa dan penyedia jasa. Dalam hal tertentu para pihak telah menyimpang jauh dari kontrak. (Gilbreath.1 Memastikan hak-hak & cara perbaikan Bila terjadi masalah.2. jangan bicara yang kurang perlu yang tak ada hubungannya dengan masalah (telpon). 7.2 Peran konsultan hukum dalam APK Selama tak ada masalah hukum. keduanya membutuhkan bantuan konsultan hukum (lawyer). Sepakati biaya lawyer datang dan kembali ketempat anda tidak ditagih. diperingatkan sesuai ketentuan kontrak. Misalnya jika penyedia jasa cidera janji.Biaya dapat banyak berkurang dengan membatasi hal-hal yang sangat perlu saja seperti penggandaan dokumen-dokumen sendiri. Disinilah konsultan hukum dapat berperan mengembalikan ke ketentuan kontrak.3 Anggapan hukum lawan kewajiban 52 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .2. diperlukan bantuan lawyer : 7. konsultan hukum akan memberikan nasihat sesuai ketentuan kontrak. Selain itu pada waktu konsultasi jangan dihabiskan dengan hal-hal yang tidak berkaitan dengan masalah. konsultan hukum dapat membantu klaim secara lebih tepat sasaran asalkan data-data lengkap. 1992) 7. begitu muncul masalah hukum.

Sesungguhnya asumsi itu tidak benar.5 Bila pengguna jasa menggugat Jika ada kesempatan. 53 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .3 Ringkasan : Mendapatkan yang terbaik dari konsultan hukum Tindakan dan perilaku anda dapat menjadikan konsultan hukum sebagai asset atau hambatan besar.2.a. butuh konsultan hukum dengan fakta selengkap mungkin. Kesenggangan antara anggapan hukum dan kenyataan komersial mungkin dimanfaatkan untuk keuntungan salah satu pihak 7. menggugat lebih dulu. Untuk mendapatkan hasil terbaik. Gugatan dianggap investasi. satu-satunya jalan keluar: “Sewa Konsultan Hukum”. Akses yang setara terhadap konsultan hukum Jika pengguna jasa memiliki pengetahuan teknis hukum melebihi penyedia jasa maka dia dapat memanfaatkan hal ini dalam menghadapi klaim penyedia jasa walaupun akses ke konsultan hukum sama. b. (Gilbreath. gugat lebih dulu. 1992) 7. Banyak konsultan hukum yakin. lebih mulia. Menyewa lawyer tak beda dengan menyerahkan kontrak.4 Bila pengguna jasa digugat Kecuali klaim tersebut kecil.2. Susunlah dokumen secara cepat dan cepat untuk menghemat biaya. Hanya konsultan hukum yang mengerti hukum secara lebih baik 7. Posisi tawar keuangan yang setara. Perlu diingat bahwa proses Pengadilan bukanlah suatu hal yang memalukan atau tanda kegagalan.

setujui pelaksanaan.4.4. jangan pasif. juga cakap dan berpengalaman dan merasa berkepentingan dengan berhasilnya APK dan sekaligus sebagai perunding tangguh.4 Beberapa Pesan/Tip 7. cara pembayaran.1 Dipihak penyedia jasa. terutama bila dokumen kontrak bahasa asing (Inggris) 7. Harus diketahui kapan dan bagaimana menggunakan lawyer. pilihlah seorang kepala proyek yang selain cakap dan berpengalaman dibidang pelaksanaan. 7.4 Petugas APK harus aktif dan antisipatif.5 Pelihara risalah rapat.Pilihlah lawyer yang ahli. 7. 1992) 7.4. Jika sungguh-sungguh mau mencegah atau menyelesaikan masalah yang tak terhindarkan maka harus diketahui apa yang lawyer bias lakukan. Ingat para lawyer memberikan nasihat : mereka tidak mengelola bisnis anda atau membebaskan anda dari tanggung jawab. tetapkan kebutuhan anda.4.3 Jika perlu minta bantuan konsultan hukum.4. pelajari dengan seksama seluruh dokumen kontrak 7.2 Pelihara pelaksanaan. apa yang tidak. 7. sertakan mereka pada waktu yang tepat dan biarkan mereka sesuai tujuan. (Gilbreath.4. instruksi-instruksi dalam satu arsip sehingga mudah mencarinya kembali.6 Pelajari terus menerus dokumen kontrak 54 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .

7. 7.10 Petugas APK jangan diganti-ganti bila tidak terpaksa 8. Namun demikian bila penyedia jasa di evaluasi/dinilai unjuk kerjanya sesungguhnya juga bermanfaat bagi dirinya sendiri untuk masa depan asalkan penilaian atas unjuk kerja tersebut benar-benar objektif. terlepas dari unsurunsur kecurangan seperti. penyuapan dan segala bentuk penilaian yang tidak berdasarkan norma-norma hukum yang normal dan benar (kkn).9 Antara organisasi lapangan dengan APK harus dijalin kesatuan pandangan.7 Jalin hubungan baik (dalam arti positif) antara APK pengguna jasa dan penyedia jasa. Selain itu perlu pula mengevaluasi kontrak untuk kepentingan pengguna jasa sendiri agar dapat memperbaiki mutu kontrak konstruksi dimasa depan.4.4. 55 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .8 Petugas-petugas APK tidak boleh membuat kesepakatan dengan pihak lain karena ini wewenang kepala proyek. EVALUASI PENYEDIA JASA & KONTRAK KONSTRUKSI 8.4. 7.1 Pengantar Dipandang perlu untuk menguraikan kedua tugas yaitu meng-evaluasi penyedia jasa dan kontrak konstruksi secara khusus dalam satu Bab karena tugas ini hanya diperuntukkan bagi pengguna jasa.4. 7. Merekalah yang berkepentingan dengan unjuk kerja dari suatu penyedia jasa dimasa mendatang (tender berikutnya).

33. Formulir ini dikembalikan kepada arsip perkualifikasi penawaran dari pengguna jasa untuk digunakan bila menilai penyedia jasa untuk pekerjaan yang akan datang. jika penyedia jasa yang ditanyakan memiliki kekurangan pengawasan komersial. Evaluasi lengkap tidak harus disampaikan kepada penyedia jasa tetapi harus dipakai hanya untuk informasi pengguna jasa. 1992) 8.2 Evaluasi hasil kerja penyedia jasa Sebagai bagian dari proses pengakhiran kontrak.8. pertimbangkan evaluasi unjuk kerja penyedia jasa secara objektif dan seksama oleh orang-orang yang berhubungan dengan penyedia jasa dalam banyak bidang.3 Kriteria Evaluasi Untuk mengevaluasi penyedia jasa dapat dibuat beberapa kriteria yang dapat dievaluasi. termasuk spesialis konstruksi. Yakini bahwa formulir ini mencerminkan seluruh lingkup unjuk kerja penyedia jasa bahwa yang diminta adalah evaluasi yang objektif dan setiap daerah yang bermasalah telah dijelaskan dengan seksama. Contohnya terlukis dalam Tampilan No. hal ini harus dicatat. Dengan cara ini evaluasi penyedia jasa menjadi petunjuk bukan saja unjuk kerja penyedia jasa melainkan juga kontrak itu sendiri. berisi kebutuhankebutuhan yang kabur atau berbenturan atau dinilai dengan cara membuat penetapan kemajuan pekerjaan menjadi sulit. Sebagai contoh. Disarankan juga bahwa bidang pemantauan dan personel administrasi menunjukkan peningkatan yang direkomendasikan untuk kontrak-kontrak yang akan datang dari jenis yang sama. Hal ini akan meningkatkan usaha perkontrakan dimasa mendatang. (Gilbreath. manajer kontrak dan manajer konstruksi. sebagai berikut: 56 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . 34. Beberapa perusahaan menggunakan formulir terpisah untuk mengevaluasi kontrak itu sendiri. Contoh formulir evaluasi lengkap terlukis dalam tampilan No.

• lapangan kerja. 57 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . • lintas dan sebagainya). • (safety enginering). Tanggapan atas Keselamatan kerja Kebersihan dan lain-lain Untuk menjamin objektifitas penilaian (agar tidak timbul dugaan kkn) penilaian ini sebaiknya melibatkan suatu lembaga resmi yang dibentuk pemerintah seperti Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi Nasional (LPJKN) yang memang ditugaskan Pemerintah antara lain untuk hal-hal seperti ini. sehingga apa masih perlu kinerjanya dievaluasi. • Penilaian Persiapan waktu pengaturan lapangan (kantor lapangan. Tentunya ada pembaca yang bertanya-tanya bukankah pemenang tender tersebut telah lulus prakwalifikasi.• pekerjaan persiapan (mobilisasi peralatan dan personel). kinerjanya setelah itu menurun. • • instruksi-instruksi dari pengguna jasa. Hasil penilaian ini disampaikan kepada penyedia jasa yang bersangkutan agar nantinya dapat dipakai untuk tender berikutnya. bangsal kerja. lalu Sistimatika kerja. Oleh karena itu pengguna jasa tetap perlu mengevaluasi penyedia jasa. tempat material. Memang benar penyedia jasa tersebut telah lulus prakualifikasi sebelumnya dan memenangkan tender tetapi tidak jarang terjadi.

4. Apakah pasal mengenai penyelesaian sengketa konstruksi telah dicantumkan dengan tegas.6 Apakah pengesampingan pasal 1266 KUHPer disebut dalam salah satu pasal kontrak.4 8. UU RI No.4. 8. 33 adalah contoh formulir evaluasi penyedia jasa. “fixed lump sum price” dan lain-lain. Bahasa kontrak.3 Apakah klausula mengenai klaim konstruksi. yang berlaku harus ditetapkan walaupun ditulis dalam 2 bahasa misalnya Inggris dan Indonesia harus ditegaskan bahwa bahasa yang berlaku hanya satu yaitu Bahasa Indonesia.Bagi penyedia jasa sendiri sebetulnya hal ini juga penting agar dia selalu waspada akan unjuk kerjanya sehingga selalu siap mengerjakan suatu proyek dengan kinerja yang memuaskan pengguna jasa atau bahkan meningkatkannya. Bila berkontrak dengan perusahaan asing jangan lupa menetapkan hukum yang berlaku (governing law) yaitu hukum Republik Indonesia.4.1 Apakah kontrak tersebut telah sesuai ketentuan-ketentuan tersebut dalam UU RI No. 8.4. perubahan pekerjaan. pada tahap evaluasi inipun kiranya pengguna jasa perlu didampingi oleh orang yang mengerti masalah 58 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Sebagaimana pada tahap pembuatan/penyusunan kontrak.4. harus diberi definisi agar tidak menimbulkan sengketa dikemudian hari.4.5 8.7 Hal-hal yang mungkin akan menimbulkan perbedaan penafsiran seperti kata-kata/istilah “hari”.4 Evaluasi kontrak konstruksi Adapun hal-hal yang perlu dievaluasi mengenai kontrak konstruksi antara lain: 8. 30/1999 dan peraturan perundang-undangan lain yang terkait. telah dicantumkan dalam kontrak. penyelesaian praktis. 18/1999 dan Peraturan Pemerintah No. 29/2000. 8.2 8. Tampilan No.4. 8. jelas dan tidak bermakna ganda atau dapat ditafsirkan lain dalam kontrak konstruksi.

konstruksi.1 Suatu rangkaian kegiatan non teknis yang merupakan salah satu kegiatan dari proyek dan seharusnya berjalan paralel dengan kemajuan fisik dilapangan. Yang paling pandai membuat kontrak tentunya adalah para ahli hukum (lawyer). Oleh karena itu disarankan agar dalam menyusun kontrak konstruksi dibantu oleh konsultan hukum yang mengerti hukum konstruksi. (Gilbreath. Tampilan No. HAL-HAL PENTING YANG PERLU DICATAT Dari uraian-uraian dalam bab-bab sebelumnya beberapa hal penting yang perlu dicatat adalah : 9. 34 dapat dipakai sebagai bahan untuk mengevaluasi kontrak konstruksi. Sebagaimana telah diketahui bahwa: “kontrak adalah suatu produk hukum yang merupakan undang-undang bagi yang membuatnya (Kitab Undang-undang Hukum Perdata . tetapi harus selalu diingat bahwa yang akan melaksanakan kontrak nantinya bukanlah ahli hukum tetapi para ahli teknik yang mungkin saja kurang memahami hukum. tidak bermakna ganda atau dapat ditafsirkan berbeda sehingga menimbulkan masalah dan akhirnya menjadi sengketa.KUHPer Pasal 1338). 1992) 59 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Di Indonesia selama ini biasanya yang menyusun kontrak adalah pengguna jasa sendiri. dinamakan dengan suatu terminologi administrasi kontrak yang sering diabaikan. Jadi evaluasi ini dapat dikatakan sebagai koreksi untuk pengguna jasa apakah kontrak ini bermasalah atau malah cacat hukum. 9. Apakah kontrak tersebut baik dalam arti dapat dipakai (applicable). Hal lain yang juga penting adalah evaluasi terhadap kontrak konstruksi itu sendiri.

(Gilbreath.9.8 Administrasi proyek konstruksi di Indonesia belum dilaksanakan sebagai mana mestinya. (Gilbreath.5 Administrasi kontrak bermaksud untuk menyelenggarakan seluruh aspek non teknis dari suatu proyek. 1992). administrasi proyek konstruksi harus diciptakan. ditata dan diatur serta dilaksanakan sebaik mungkin secara profesional dan tidak sebagai tugas sambilan. administrasi kontrak dan pemantauan kontrak. pembentukan (penyusunan kontrak). 9. 9.3 Administrasi kontrak merupakan bagian dari tahapan kontrak itu sendiri yang terdiri dari : perencanaan kontrak.4 Administrasi kontrak dapat definisikan sebagai suatu istilah atau terminologi yang menggambarkan penanganan secara komersial dari suatu kontrak konstruksi dan merupakan bagian dari administrasi proyek konstruksi. 1992) 9. 1992) 60 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .6 Tujuan administrasi kontrak adalah agar proyek tersebut secara komersial berhasil yang artinya hasil pekerjaan fisik secara teknis memuaskan pengguna jasa sesuai spesifikasi teknis dan gambar rencana. (Gilbreath. (Gilbreath. 9. (Gilbreath. (Gilbreath.9 Berdasarkan hal-hal tersebut dalam butir-butir diatas. 1992) 9. (Gilbreath.7 Administrasi kontrak mengurangi/mencegah/menyelesaikan perselisihan dan mengurangi klaim. 1992) 9. 1992) 9.2 Administrasi kontrak adalah seluruh kegiatan non teknis dari suatu proyek yang dimulai sejak kontrak ditanda tangani sampai kontrak berakhir (pekerjaan selesai) atau putus ditengah jalan. dilain pihak penyedia jasa telah menerima seluruh pembayaran yang menjadi haknya termasuk segala kompensasi lain (bilamana ada). karena tidak menyadari arti pentingnya dan hampir tak pernah ada pelatihan atau sosialisasi mengenai administrasi kontrak.10 Organisasi administrasi kontrak harus disusun dan ditetapkan sejak awal kontrak dan tetap ada sampai kontrak berakhir dengan menempatkan personalia yang cakap dan permanen dibidang masing-masing dan berpengalaman. 1992) 9.

jangan ragu untuk minta bantuan jasa dari konsultan hukum yang mengerti hukum konstruksi.13 Perlu sosialisasi kepada para pelaku industri jasa konstruksi mengenai pentingnya melaksanakan dan memelihara serta meningkatkan pemahaman mengenai administrasi proyek konstruksi. Dengan kata lain administrasi kontrak merupakan bagian dari administrasi proyek konstruksi. GAPENSI dan lain-lain. harus mencantumkan klausula mengenai administrasi proyek konstruksi secara lebih rinci. 9. 9.9. PENGANTAR Para pelaku industri jasa konstruksi di Indonesia baik sebagai penyedia jasa (kontraktor pelaksana/konsultan perencana/pengawas) maupun oengguna jasa umumnya hingga saat ini jarang sekali atau sedikit sekali yang melibatkan peran serta konsultan hukum dalam penyusunan kontrak konstruksi. Mengapa ? Jawabannya mungkin ada 2 yaitu: 61 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . 9.11 Administrasi Kontrak harus diterapkan didalam organisasi proyek dan harus ada dalam tingkatan yang sama pada masing-masing pihak (pengguna jasa dan penyedia jasa). Untuk itu perlu diadakan pelatihan mengenai administrasi proyek konstruksi yang dapat dikoordinasikan oleh LPJKN bersama Asosiasi Profesi seperti AKI. biaya besar. tingkat kerumitan/teknologi tinggi.14 Kontrak-kontrak konstruksi dimasa mendatang terutama yang besar-besar.15 Dalam hal menghadapi kesulitan mengenai administrasi proyek konstruksi.12 Seharusnya pengelolaan administrasi proyek konstruksi sebaiknya telah diatur dalam dokumen kontrak terutama untuk proyek-proyek yang masa konstruksinya relatif lama. 9. PERANAN KONSULTAN HUKUM 1.

Dalam setiap memberikan Seminar.1 Tidak mengetahui/menyadari bahwa kontrak secara hukum harus benar dan tidak mempunyai penafsiran yang berbeda antara para pihak dan hal ini memerlukan jasa konsultan hukum untuk membuatnya. Sebagian besar pekerjaan atau usaha yang berkaitan dengan perkontrakan melibatkan hak-hak dan kewajiban hukum dan oleh karenanya tentu hampir setiap orang yang berkepentingan/menginginkan pengelolaan kontrak secara baik dan benar secara hukum. Walaupun tidak praktis mengusulkan bahwa setiap Manager kontrak atau setiap petugas yang terlibat dalam proses mempunyai lisensi/izin praktek sebagai lawyer atau bahkan seorang dalam pelatihan hukum.1. 1. Kapan menggunakan jasa konsultan hukum. Pelatihan atau Kuliah Umum. 2. Oleh karena itu sangat dianjurkan untuk memilih dan menggunakan konsultan hukum yang kompeten dan memahami hukum-hukum konstruksi. Pokoknya kontrak ditanda tangani dulu. selalu dianjurkan agar “filosofi” dibalik bukan “Kumaha engkek” tapi “Engkek Kumaha” (nanti bagaimana?). Bagaimana memilih seorang 62 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Sebagaimana diketahui kontrak konstruksi adalah suatu dokumen/produk hukum. HUBUNGAN ANTARA PERMASALAHAN HUKUM PENGELOLAAN KONTRAK DAN Jika anda terlibat dalam proyek konstruksi dalam kapasitas apapun-anda akan memerlukan konsultasi dan keahlian seorang konsultan hukum. semua harus mengetahui 3 hal : (1). nanti kalau ada masalah baru cari Konsultan Hukum. (2).2 Masih menggunakan “filosofi” orang Jawa Barat : “Kumaha engkek” (bagaimana nanti).

Setelah dia mencapai Bachelor Degree dia masuk Law School untuk mencapai Master Degree.konsultan hukum dan (3). misalnya Teknik Sipil. 63 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Untuk setiap aspek dalam kontrak. memberikan nasehat dalam memilih konsultan hukum dan memberikan saran-saran terbaik dari keahliannya.1 Jarang sekali ada seorang ahli teknik yang profesional sekaligus juga seorang konsultan hukum/lawyer apalagi sebaliknya : seorang sarjana hukum yang ahli teknik. Seterusnya. Bab ini menerangkan resiko-resiko tersebut. Pertanyaan pertama dapat dijawab dengan segera : gunakan konsultan hukum sejak semula. karena disanalah kesalahan dimulai. bukanlah pertanyaan jika anda harus memperoleh keahlian hukum. karena halhal berikut: 3. CARA MEMILIH KONSULTAN HUKUM YANG TEPAT Bagi para pelaku industri jasa konstruksi di Indonesia memilih konsultan hukum yang tepat untuk keperluan kontrak konstruksi rasanya memang tidak mudah. keterlibatan seseorang ahli hukum atau firma hukum sejak saat awal hingga penyelesaian proyek selalu merupakan suatu hal positif. Hal ini disebabkan karena sistim pendidikan kita berbeda dengan sistim pendidikan di Amerika Serikat misalnya. Akan tetapi ada beberapa pos dalam urutan pengelolaan kontrak yang memerlukan peninjauan khusus dari jasa konsultan hukum. tetapi bila menggunakannya dan bagaimana mendapatkan yang terbaik dari ahli yang anda pakai” (Gilbreath 1992). Setelah lulus maka dia punya Master Degree bidang hukum dengan berbekal latar belakang bidang teknik. 3. Disana seseorang menamatkan dulu studinya dalam suatu bidang tertentu. Kapan menggunakannya sekali anda telah menjatuhkan pilihan.

sebuah kontraktor yang baik adalah kontraktor yang melibatkan jasa konsultan hukum.3. Ini anggapan yang sangat keliru dan diharapkan dimasa mendatang anggapan ini dapat dihilangkan. Hal ini biasanya kurang disukai Pemerintah sebagai pengguna jasa. permasalahan-permasalahan. manager konstruksi atau pegawai lain. Mereka menilai suatu perusahaan yang didampingi penasehat hukum menunjukan bonafiditas dari Perusahaan tersebut dan tidak dicurigai untuk berbuat hal-hal yang negatif.2 Belum banyak (sedikit sekali) kantor-kantor Firma Hukum di Indonesia yang mampu menangani masalah-masalah jasa konstruksi karena umumnya mereka tidak memiliki sarjana-sarjana teknik yang mengetahui kasus-kasus industri jasa konstruksi. Di dunia Barat atau bahkan di Singapura. 3. Selanjutnya berikut ini di terangkan bagaimana cara memilih seorang konsultan hukum dengan pertimbangan beberapa faktor : a) Tipe Ahli Hukum Praktek Sewa seorang lawyer/konsultan hukum seperti anda akan menyewa seorang arsitek. Ini adalah pengalaman mendampingi sebuah BUMN berunding mengenai kontrak konstruksi dengan sebuah Perusahaan Singapura yang didampingi lawyernya. Pemerintah/pengguna jasa beranggapan bahwa calon penyedia jasa yang membawa lawyer/konsultan hukum beritikad kurang baik. Dengan kata lain : Carilah seseorang ahli hukum yang paham mengenai sengketa konstruksi. seolah-olah mau berperkara. Carilah seseorang yang tahu usaha konstruksi.3 Ada kekhawatiran bila menggunakan jasa konsultan hukum untuk keperluan kontrak. para pengguna jasa menilai. risiko yang dibawa. dan pemecahannya. Para ahli hukum yang ahli dalam segala bidang dan satu orang yang 64 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .

ingatlah selalu. Bila anda hanya berkepentingan dengan 1 (satu) proyek atau suatu sengketa khusus. 65 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Bila anda mempunyai kebutuhan dibidang perusahaan dan litigasi. dan dia menghormati profesi anda atau tugas anda dan memahami ketegangan dan praktek-praktek yang anda hadapi. Jangan melihat seorang lawyer untuk segala-galanya. bahwa membayar jasa pelayanan hukum tidak berbeda dengan hal lain. Hukum telah menjadi terlalu rumit bagi seseorang untuk menangani semua. Pastikan dia mengerti bahwa anda mengelola kontrak. jangan coba untuk menghemat beberapa dollar untuk jasa hukum bila hal itu akan membahayakan proyek anda. b) Kepribadian. c) Harga. Pasaran jasa hukum saat ini mulai meningkat secara kompetitif. pertimbangkan pengalaman praktek yang luas dengan kekhususan (spesialisasi) dalam bidang praktek yang banyak dari ahli hukum tersebut. Akan tetapi. Mungkin anda akan mengakhiri perbincangan berjam-jam dengan lawyer/ahli hukum anda dibawah situasi yang menegangkan dan dibawah keadaan yang kurang menyenangkan. pilihlah seseorang ahli dalam bidang konstruksi tanpa menghiraukan kantor/firmanya. posisi keuangan anda atau usaha anda. Bila memiliki sejumlah pekerjaan hukum yang akan dikerjakan kemungkinan anda dapat berunding mengenai jasa kontak lebih murah dari standar untuk lawyer yang anda pilih.benar-benar cakap dalam satu bidang mungkin merupakan hambatan dari ahli hukum yang sangat ahli di bidang konstruksi. Anda dapatkan apa yang anda bayar. Wawancara beberapa prospek yang cocok dan pilih seorang yang anda sukai.

hatta untuk pekerjaan yang sama. Jangan buat kesalahan dengan menetapkan sebuah palu besar bila palu kecil dapat melaksanakan pekerjaan – cari seorang lawyer yang kurang mahal dengan kecakapan yang diperlukan. ini lebih mudah dikatakan daripada dilakukan. Hal ini terutama penting bila tagihan jasa hukum anda. Ada beberapa tugas-tugas hukum yang memakan waktu yang sama untuk dilakukan. Yakini bahwa lawyer anda mengerti keterbatasan-keterbatasan mereka. Anda mungkin akan harus tergantung pada lawyer lain bila ia melihat hal itu cocok. Sekali Firma Hukum telah dipilih. Tetapi sekali anda tahu lawyer-lawyer dalam firma tersebut. diramalkan akan memyebabkan masalah cash flow anda. karena banyak pilihan. Untuk kebanyakan pelayanan jasa hukum. Jika ini dikerjakan dengan setengah dari harga seorang lawyer yang paling berpengalaman dalam Firma tersebut. cobalah untuk mengenali seorang yang cakap dengan biaya lebih rendah. arahkan permintaan-permintaan anda kepada lawyer yang kurang mahal (bayarannya) yang cakap untuk menangani pekerjaan. Lihat-lihatlah sekeliling. Yakini bahwa lawyer anda cukup keinginan untuk mendapatkan jawaban yang benar – yang dia takut untuk menanyakannya kepada atasan mereka.Pertimbangkan pengaturan jasa tidak terduga yang mungkin keluar. Di Indonesia nampaknya belum banyak pilihan). tidak pandang tingkat pengalaman. tagihan lawyer biasanya berdasarkan jam-jaman (hourly basis) dan makin berpengalaman/makin professional seorang lawyer biasanya tarifnya jauh lebih mahal. Hal ini bisa untuk bidang profesi lain kepana tidak lawyer (Komentar : mungkin di Amerika/Eropa Barat hal ini dapat dengan mudah dilakukan. d) Penggunaan Siasat/Strategi. Jika anda tidak kenal dengan firma hukum tersebut. Seringkali lawyer-lawyer yang lebih murah dan berkemampuan (kurang mahal) dapat memecahkan semua masalah dan mendapatkan nasihat dari lawyer-lawyer yang lebih berpengalaman dengan cara menanyakan beberapa pertanyaan dan bahkan cuma-cuma dalam percakapan bebas. 66 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . anda akan memotong biaya separuhnya.

e) Biaya/Ongkos. Sebagai contoh mungkin anda dapat mencapai kesepakatan bahwa para lawyer tidak menagih biaya perjalanan. Biaya-biaya dan tagihan dari firma hukum seringkali dapat dirundingkan dan dapat menurunkan atau menaikan biaya anda tergantung dari cara bagaimana hal tersebut di tangani. gunakan kekuatan berunding anda sebagai pembeli untuk mendapatkan biaya yang paling menguntungkan. Sebagai contoh mungkin pekerjaan-pekerjaan fotocopy yang banyak (perkara litigasi) tuntutan biasanya sangat banyak fotocopy. pencarian dokumen dan pekerjan sejenis. Beberapa hal lebih menyangkut dengan masalah hubungan antara klien dengan Konsultan Hukum dari pada sengketa-sengketa atau masalah pengertian. Mungkin anda dapat menyakinkan suatu Firma Hukum untuk mengalihkan tarif jasa dan kebiasaannya pada pekerjaan anda. Sama halnya dengan semua bentuk-bentuk perkontrakan. hal ini kelihatannya suatu konsesi kecil yang mungkin memberikan anda keuntungan. Yakini anda memahami semua macam biaya yang sudah pasti dan mana yang akan membengkak dan beberapa jumlahnya. Kebanyakan Firma Hukum menaikkan biaya dan menagih biaya langsung pada kasus-kasus klien seperti telepon dan fotocopy. wawancara-wawancara. Bila anda membayar atas dasar jam-jaman. Akhirnya selalulah dipertimbangkan bagaimana anda akan dibebankan dan gunakan pengetahuan itu untuk keuntungan anda. Bila hal ini dilakukan maka pada waktu menetapkan jumlah jam yang harus 67 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . jangan gunakan waktu untuk mengobrol dengan lawyer anda atau mendiskusikan hal-hal yang tidak berhubungan dengan masalah selama jam kerja. Dalam suatu kasus yang luas. Untuk memotong biaya-biaya ini pertimbangkan untuk menangani beberapa pekerjaan diluar Kantor Pengacara – dengan mengerjakan sendiri atau dengan bantuan yang kurang mahal.

atau membangun sesuatu yang lain. 4. Jarang sekali beberapa dollar dibelanjakan untuk memperoleh nilai lebih. Ketahuilah selalu jika masalah hukum sedang berlangsung. Undang-undang biasanya dimengerti sepenuhnya hanya oleh lawyer dan keadilan terbentuk dalam pengadilan. Tanpa suatu kontrak yang sah.ditagih. Oleh karena itu perlu melibatkan ahli hukum (lawyer) yang mengerti mengenai hukum konstruksi. Bergantung pada salah satu atau keduanya adalah salah satu kesalahan. tidak perduli siapa (lawyer) yang anda pakai. Kontrak tidak membangun dan bangunan sendiri tidak membutuhkan kontrak. Waktu itu mahal. Kontrak-kontrak menentukan resiko-resiko. Maksud kontrak adalah membuat dan menetapkan hak-hak dan kewajiban hukum dari setiap pihak yang terlibat. yang pada dasarnya ditemui dalam hak-hak para pihak. Gunakan waktu dengan bijak. Kenapa hal ini penting. tidak lain karena apabila kita berbicara mengenai kontrak artinya kita berbicara mengenai hukum. PERAN KONSULTAN HUKUM SELAMA PENYUSUNAN KONTRAK. 68 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . pengguna jasa tidak memiliki perlindungan kecuali yang ditetapkan undang-undang dan rasa keadilan. 4. Ingatlah Harga dari Kontrak yang anda susun bukanlah untuk membuat bangunan atau jalan raya. Konsultan Hukum sebaiknya sudah berperan pada waktu penyusunan/pembentukan kontrak bahkan seharusnya fase perencanaan kontrak. (Gilbreath 1992). lawyer bersangkutan tidak dapat memisahkan percakapan biasa dari inti permasalahan pekerjaan yang ditagih.1 Gilbreath menulis peranan lawyer selama penyusunan kontrak sebagai berikut: Penggambaran nasehat hukum yang kompeten selama penyusunan kontrak adalah hal terbaik dalam industri konstruksi.

dapat dilaksanakan dan dapat menyelesaikan masalah-masalah ketimbang menciptakannya. a. 69 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . 4. mintalah tinjauan dari konsultan hukum yang kompeten. kontrak anda tidak memberikan banyak petunjuk sejak permulaan. tetapi menurut pengadilan ketidak tahuan mengenai undang-undang tidak pernah merupakan alasan. Suatu prosedur yang suatu waktu tidak mencukupi untuk melindungi pengguna jasa mungkin saja sekarang mencukupi dan sebaliknya. Jika anda adalah penyedia jasa atau sub penyedia jasa yang diberi kontrak yang diciptakan orang lain. Diskusikan resiko yang diberikan kepada anda dalam usulan kontrak. Ketidak tahuan mungkin saja berupa suatu kebahagiaan.2 Pedoman Hukum untuk Menyusun Kontrak Saran-saran mengenai hukum bila menyusun kontrak. Tantangan penyusunan kontrak adalah menulis kontrak yang dimengerti. kebayakan sengketa tergantung pada apa yang para lawyer dan pengadilan baca dalam kontrak tersebut. dan hal itu mungkin merupakan pembalasan kepada anda selama masa administrasi. Mintalah seorang pengacara untuk meninjau bentuk standar kontrak anda atau sesuatu yang telah anda ubah untuk setiap permintaan. Kebanyakan kontrak ditulis atau ditinjau oleh lawyer tetapi dipergunakan oleh orang-orang bukan lawyer. Disamping saran-saran uraian tersebut. Hukum selalu berubah Apa yang hari ini sah (menurut hukum) mungkin saja tidak sah besok.Keduanya tidak cukup dari sudut pandang secara keseluruhan. berikut beberapa tip. Jika anda tidak mengetahui dampak dari hukum. Sebuah Pasal kontrak yang pernah dilaksanakan mungkin saja sekarang tidak bernilai dan tidak berlaku. Akan tetapi.

penyedia jasa adalah orang-orang yang bekerja dibawah kontrak tersebut. tanya diri anda “Apa saya mengerti ini ?”. c. Jika naskah tidak sempurna maka pekerjaan memiliki peluang menjadi cacat. Mereka tidak selalu merupakan orang-orang yang melaksanakan syaratsyarat/ketentuan kontrak atau membahayakan hak-hak anda. UndangUndang mewajibkan salah satu pihak untuk membaca setiap kontrak yang ditanda tangani. Undang-undang mengandung bahasa kontrak yang mendua arti dan saling bertentangan terhadap pihak yang mengusulkan atau yang mengajukan kontrak. bila anda menanda tanganinya maka itu adalah kontrak anda. Ingat . b. Bacalah selalu kontrak anda sebelum memutuskan untuk menggunakannya. dokumen-dokumen adalah naskah. 70 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Jangan pernah mengusulkan kontrak dengan bahasa dengan arti dua. Kedengarannya sederhana namun banyak masalah timbul bila orang menganggap mereka tahu Syarat-Syarat Kontrak padahal mereka sesungguhnya tidak tahu. Yakini staf yang lain – orang-orang yang bekerja diproyek – mengetahui kondisi-kondisi kontrak. tanya diri anda “Apakah penyedia jasa akan mengerti hal ini ?”. Bila membaca (Kontrak). Tidak pandang apakah kontrak tersebut berasal dari anda atau pihak lain. Bila membaca (Kontrak). Tidaklah cukup jika hanya pengguna jasa yang mengerti kontrak – para penyedia jasa dan sub. d.Janganlah puas hanya karena insinyur lapangan atau manager kontrak memahami kontrak.

Adakalanya lawyer-lawyer menulis hanya dengan arti “keabsahan” tapi kecenderungan belakangan ini adalah terdapat kontrak yang mudah dibaca yang kembali kepada “keabsahan” hanya bila perlu. kuno/ketinggalan jaman. Tantangannya adalah menentukan arti dari setiap contoh keabsahan dan apakah anda menginginkan hal itu dalam kontrak anda. pergunakan lawyer yang tahu. Kebayakan standar atau referensi kontrak dikonsep atau diubah oleh lawyer pada beberapa tempat. kadang-kadang ada sisipan-sisipan bahasa hukum (seperti “Pengesampingan” dari suatu Pasal-Pasal) dan 71 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . tidak pernah dimengerti para pihak dan tidak harus dipakai ii. Setelah proyek selesai jangan terkesan anda menekan seseorang dengan bahasa anda. kebiasaan-kebiasaan dan kata-kata yang ditafsirkan lebih dari satu cara. Anda menang bila anda mengerti – bukan jika pihak lain bingung atau tertekan. Kadang-kadang berarti sesuatu yang lebih baik dikatakan dalam bahasa sehari-hari dan kadangkadang keabsahan dapat memberikan salah satu pihak pengaruh yang hebat sekali atas pihak lainnya. tapi kelihatannya resmi. Buatlah (kontrak tersebut) sederhana dan langsung. Jika standar atau “bentuk” kontrak terlihat seluruhya berisi ketentuan hukum. Petunjuk-petunjuk berikut mungkin dapat membantu anda membuat ketetapan itu: i. e. Jika sebuah kontrak secara umum dapat dimengerti.Hindari logat/dialek daerah. mungkin hal itu sudah tua. Kata-kata tertulis dapat merupakan sampah atau harta Ketahui perbedaan jika anda tidak tahu. Kadang-kadang keabsahan tidak berarti apa-apa.

Jika kontrak sangat jelas dan mudah dimengerti oleh siapapun. Mulai dengan yang baru. Ketentuan hukum amatiran mungkin lebih buruk dari ketentuan hukum yang murni. Jika sebuah kontrak secara umum dapat dimengerti. iv. itu mungkin baru saja konsep oleh lawyer-lawyer. Jika anda tidak menempatkan resiko-resiko dari pihak lain dalam sebuah kontrak. Jangan gunakan kontrak tersebut. jangan merubah hal tersebut tanpa bantuan seorang lawyer. Jika anda tidak menyukai ketentuan hukum ini. Sebuah contoh ekstrim dari tipe kontrak ini adalah bentuk : pengusulan” yang diajukan oleh sebuah penyedia jasa renovasi rumah yang secara khas menyatakan : Saya akan menyediakan ____________ seharga Rp. anda mengambil resiko-resiko atas kelalaian anda sendiri. Hal itu barangkali karena bentuk kontrak tersebut telah diubah setelah bertahun-tahun untuk maksud permintaan khusus. kontrak tersebut mungkin menyelesaikan pekerjaan – tetapi mungkin tidak memberikan perlindungan dan pengawasan yang ingin anda peroleh pada proyek besar dan komplek. bentuk kontrak yang belum direvisi. rubah untuk anda pakai atau hubungi lawyer. Kecuali anda menghadapi proyek yang sama dengan para pihak yang sama dibawah keadaan resiko-resiko yang sama. kontrak ini dapat berarti bencana dalam sengketa atau perkara hukum. _____________ Tempat untuk tanda tangan pengguna jasa sudah disediakan sebagai 72 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Ingat: Kontrak memiliki resiko-resiko.menunjuk banyak Pasal dan ayat. kelihatannya kadang-kadang sesuai ketentuan hukum mengandung ketentuanketentuan atau rujukan yang tidak cocok. iii.

Anda kan mendapatkan sesuatu yang lebih jelas dari itu dan anda tidak dapat mengeluh mengenai ketentuan hukum. Hal ini menghilangkan pengawasan atas cara-cara pembayaran jadual penyelesaian dan mutu. Jika anda mengumpulkan seluruh dokumen dari referensi-referensi. Hati-hati dengan kumpulan rujukan Kebanyakan bentuk kontrak menggunakan format hukum yang dikenal sebagai kumpulan rujukan sebagai suatu cara membagi-bagi kontrak konstruksi menjadi lebih pendek. tetapi itu bukanlah sesuatu yang benar. Mungkin suatu praktek usaha yang buruk menganggap pekerjaan sederhana untuk pekerjaan yang kompleks dan melibatkan resiko. jangan dipakai. Mengingat keseluruhan dokumen adalah kontrak. sehingga merupakan potongan-potongan yang saling berkaitan. g. mungkin hal ini merupakan suatu usaha yang berat.tanda persetujuan. Kerumitan pekerjaan mungkin suatu petujuk kerumitan kontrak yang diperlukan. Menemukan pertentangan-pertentangan ini cukup sulit jika anda sendiri yang memulai seluruh dokumen. setiap kontrak mengandung resikoresiko yang unik dan mematikan. Lindungi anda sendiri Walaupun salah satu pihak atau para pihak mungkin optimis pada waktu penetapan/penunjukan pemenang. f. Tetapi kesederhanaan ini memiliki harga tersembunyi yang hebat sekali – membiarkan pengguna jasa secara keseluruhan menanggung resiko jika pekerjaan tersebut dibayar dimuka. Lindungi diri anda sejak dini secara 73 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . anda akan menghadapi kesulitan jika ketentuan-ketentuan dalam setiap dua dokumen bertentangan (menyebabkan dua arti).

Istilah-istilah tidak harus “adil” sah saja. Kontrak-kontrak konstruksi tidak seperti transaksi-transaksi konsumen. 1992). Jika anda mengambil inisiatif dalam urusan kontrak dan memegangnya. h. Hal ini menuntun kita kepada pertanyaan “keadilan”.tertulis dengan memperkirakan resiko-resiko ini akan terjadi. Dalam beberapa negara bagian (di Amerika Serikat) dalam sebuah Pasal : sub penyedia jasa membayar jika dibayar. kecuali anda harus atau menginginkannya untuk beberapa keuntungan lain. Jangan terlalu khawatir mengenai keadilan. dan usahakan sebaikbaiknya untuk tidak melepaskan selama perundingan. (Gilbreath. Terus terang. anda dapat memilih apakan akan memenuhi rasa keadilan anda jika suatu peristiwa muncul. Seorang manager kontrak dibayar untuk mewakili majikannya atau kliennya. sesuai anggaran dan tanpa mutu yang kompromi. bukan untuk menjadi wasit sengketa konstruksi. KESIMPULAN Dari uraian tersebut diatas dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut : 74 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Gunakan seluruh pasal-pasal yang melindungi diri sendiri. membolehkan penyedia jasa menggunakan keadaan pengguna jasa tidak emmbayar sebagai pembelaan dari klaim pembayaran dari sub penyedia jasa. Sebagai contoh : pengguna jasa dapat meminta penyedia jasa menggunakan sub penyedia jasa dengan cara “membayar jika dibayar”. Tugas anda adalah mendapatkan proyek yang dibangun tepat waktu. setiap kontrak yang tidak sah dapat dilaksanakan dan tidak pandang bangaimana kasarnya. 5.

Oleh karena itu bahasa kontrak harus dibuat sejelas dan sesederhana mungkin agar dimenegrti oleh orang-orang bukan ahli hukum namun tidak melanggar kaidah atau peraturan perundang-undangan yang berlaku. bukanlah orang-orang yang mengerti hukum tapi orang-orang teknik. Mengantisipasi/mengurangi terjadinya perselisihan/sengketa dan kontrak konstruksi tidak sampai cacat hukum terutama untuk pekerjaan konstruksi yang besar dan kompleks. 5.2 Yang dapat menyusun kontrak konstruksi dengan benar secara hukum adalah orang yang mengerti hukum secara umum yaitu para lawyer/konsultan hukum dan yang mengerti mengenai hukum konstruksi secara khusus.4 Untuk mengantisipasi atau mengurangi kemungkinan terjadi sengketa atau perselisihan. 5.1 Kontrak konstruksi adalah suatu dokumen/produk hukum dengan pengertian.5 Untuk masa-masa mendatang seharusnya kita di Indonesia melibatkan peranan Konsultan Hukum dalam menyusun kontrak-kontrak konstruksi terutama untuk proyek-proyek berskala besar dengan tingkat kerumitan dan kecanggihan teknologi yang sudah sangat tinggi dengan alasan-alasan sebagai berikut.5.3 Perlu diingat bahwa walaupun kontrak konstruksi adalah dokumen/produk hukum yang disusun oleh konsultan hukum. 5. yang akan melaksanakan kontrak tersebut. 5. kontrak yang dibuat harus secara hukum adalah benar. a). 75 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . maka para lawyer yang menyusun kontrak harus berusaha agar setiap kata/istilah yang dipakai tidak berarti lebih dari satu atau artinya membingungkan.

Nazarkhan Yasin. 5. Ir 3. Ir 76 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .7 Mengingat sistim pendidikan kita yang berbeda dengan Dunia Barat (Amerika Serikat) maka konsultan hukum yang dipilih haruslah konsultan hukum profesional yang bekerja sama dengan ahli teknik yang profesional dan berpengalaman dibidang industri konstruksi dan hukum konstruksi. 1992 oleh Robert D. Mengantisipasi kemungkinan perundingan mengenai kontrak dengan pihak investor asing yang hampir dapat dipastikan akan selalu didampingi lawyer mereka.b).6 Anggapan kebanyakan orang bahwa keterlibatan konsultan hukum dalam industri jasa konstruksi khususnya dalam pengelolaan kontrak konstruksi beritikad kurang baik (ingin berperkara) kiranya sudah waktunya dihilangkan mengingat negara-negara maju malah berkeyakinan banwa peran konsultan hukum disini adalah suatu keharusan. Buku “ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI” oleh H. Proyek-proyek bantuan yang menggunakan dana luar negeri hampir dapat dipastikan menggunakan kontrak dengan sistim mereka (FIDIC. Buku Mengenal “KONTRAK KONSTRUKSI” di Indonesia oleh H. Gilbreath 2. Buku Managing Construction Contracts. Daftar Pustaka : 1. 5. c). JCT). Nazarkhan Yasin.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful