P. 1
2ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI : PENGENALAN, CARA MENGELOLA, BENTUK ORGANISASI, KEGIATAN & PERAN KONSULTAN HUKUM

2ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI : PENGENALAN, CARA MENGELOLA, BENTUK ORGANISASI, KEGIATAN & PERAN KONSULTAN HUKUM

|Views: 490|Likes:
Published by dogar3000
ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI :
PENGENALAN, CARA MENGELOLA, BENTUK ORGANISASI, KEGIATAN & PERAN KONSULTAN HUKUM

oleh :
Ir. H. Nazarkhan Yasin
ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI :
PENGENALAN, CARA MENGELOLA, BENTUK ORGANISASI, KEGIATAN & PERAN KONSULTAN HUKUM

oleh :
Ir. H. Nazarkhan Yasin

More info:

Categories:Types, Reviews
Published by: dogar3000 on Mar 14, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

12/05/2014

pdf

text

original

ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI : PENGENALAN, CARA MENGELOLA, BENTUK ORGANISASI, KEGIATAN & PERAN KONSULTAN HUKUM

oleh : Ir. H. Nazarkhan Yasin

1. ADMINISTRASI

KONTRAK

KONSTRUKSI

&

ADMINISTRASI

PROYEK KONSTRUKSI 1.1 Pengantar Administrasi kontrak adalah suatu terminologi (istilah) yang menggambarkan penanganan komersial dari suatu kontrak sejak kontrak tersebut ditanda tangani sampai diakhiri secara resmi atau putus tak direncanakan (karena kesalahan kontrak) atau pengakhiran kontrak dini (Gilbreath, 1992). Administrasi kontrak mengawasi penanganan komersial berdasarkan ketentuan dari setiap kontrak. Pengguna jasa harus memantau bukan saja pemenuhan tugas oleh penyedia jasa tapi juga pemenuhan tugas pengguna jasa sendiri. Tugastugas rutin termasuk penerimaan dan pengawasan dari pengajuan penyedia jasa, memelihara catatan kontrak dan pembayaran termyn bulanan kadang-kadang mengaburkan resiko-resiko kritis yang ditemukan selama masa pelaksanaan (Gilbreath, 1992). Perubahan pekerjaan, klaim-klaim, pembayaran dini atau kelebihan membayar dan unjuk kerja yang tidak memuaskan dapat dicegah dengan melaksanakan suatu struktur program standar administrasi kontrak yang baik. (Gilbreath 1992). Administrasi kontrak merupakan suatu bagian dari administrasi proyek konstruksi.

1

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

1.2 Beberapa Pengertian Ada beberapa pengertian yang dikutip dari beberapa sumber kepustakaan Barat: a). Administrasi Kontrak memiliki dwifungsi yaitu: pembentukan/penyusunan dan pengadministrasian biasanya dibagi atas dua kategori kronologis : yang pertama telah terjadi sampai dengan saat kontrak dibentuk dan yang kedua terus berlanjut selama masa pelaksanaan dan berakhir (diharapkan) dengan penyelesaian pekerjaan yang sukses, pembayaran akhir dan pengakhiran kontrak . (Gilbreath 1992) b). Pengelolaan transaksi komersial yang diperlukan untuk pemenuhan

kontraktual. Dimulai sejak kontrak ditandatangani hingga pengakhiran kontrak atau pemutusan kontrak. (Gilbreath 1992) c). Administrasi kontrak termasuk tanggung jawab mengawasi pekerjaan sesuai syarat-syarat kontrak, menyiapkan dan memproses perubahanperubahan yang akan dibuat, menyediakan penafsiran (dengan bantuan hukum bila diperlukan) dari bahasa kontrak dan menyetujui penagihan sesuai pekerjaan yang dilaksanakan. (Cleland 1995) d) Pengelolaan atau penanganan dari suatu hubungan usaha antara para pihak yang berkontrak yang secara pikiran populer terbatas sebagai pekerjaan administrasi. (Fisk, 1997) 1.3 Peran Administarsi Kontrak Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut dalam butir 1.2 sebelumnya, dapatlah dikatakan bahwa dalam melaksanakan suatu kontrak konstruksi, administrasi kontrak memegang peranan yang sangat penting.

2

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

Kemajuan pekerjaan fisik dilapangan (proyek) seharusnya diimbangi dengan pengelolaan administrasi kontrak yang sistimatis, lengkap dan akurat sesuai ketentuan-ketentuan dan syarat-syarat kontrak. Secara umum yang dimaksudkan pekerjaan-pekerjaan administrasi kontrak adalah pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi proyek dari kontrak tersebut seperti menyiapkan jaminan-jaminan, asuransi, membuat laporan kemajuan pekerjaan, tata persuratan (korespondensi) antara para pihak yang mengikatkan diri dalam kontrak konstruksi (antara pengguna jasa dan penyedia jasa). Selanjutnya sejalan dengan kemajuan proyek itu sendiri, administrasi kontrak juga mencakup proses penagihan dan pembayaran, perubahan pekerjaan, amandemen/addendum kontrak, pembuatan berita acara sampai kepada pengurusan masalah klaim. Oleh karena itu dalam pelatihan ini akan diterangkan terlebih dulu apa dasar pemikiran/filosofi, batasan atau definisi, maksud dan tujuan serta fungsi administrasi kontrak. 1.4 Dasar Pemikiran/Filosofi Suatu kontrak konstruksi seharusnya diawali dengan suatu perencanaan yang matang, kemudian dilanjutkan dengan proses pembentukan/penyusunan dan diteruskan dengan pelaksanaan kontrak tersebut. Selanjutnya kontrak ini harus diadministrasikan dan dikelola. Ketiga tahapan ini haruslah bersifat terpadu/integral dan dapat diumpamakan seperti pembesian didalam beton bertulang.

3

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

(Gilbreath 1992) 1. (Gilbreath 1992) 4 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Inilah yang sesungguhnya diartikan sebagai suatu proses Administrasi Proyek Konstruksi. yaitu pembangunan fisiknya seperti galian pondasi.5 Batasan/Definisi Berdasarkan beberapa pengertian yang diuraikan sebelumnya kiranya dapatlah dirumuskan pengertian mengenai administrasi kontrak yaitu sebagai berikut. Aspek kongkrit artinya dalam bentuk yang nyata apa yang terlihat. mengadministrasikan dan mengelola kontrak pada saat ini mutlak merupakan keharusan sebagai suatu disiplin yang memerlukan pandangan khusus. besi beton. (Gilbreath 1992). b.Kebutuhan merencanakan. yaitu: a. 1. Aspek lain (yang sering terabaikan) adalah suatu perangkat yang rumit yang memungkinkan aspek kongkrit tadi diakui/diterima dan kemudian dibayar. beton dan sebagainya. membentuk. keahlian dan penanganan secara profesional.6 Maksud danTujuan Maksud dari administrasi kontrak konstruksi adalah menyelenggarakan seluruh aspek non teknis secara tertib dan teratur sesuai kemajuan pelaksanaan agar tujuan kontrak tercapai. bekisting. Pada suatu proyek terdapat ada 2 aspek (sudut pandang) yang harus berjalan paralel satu sama lain. Administrasi kontrak adalah : Suatu istilah atau terminologi yang menggambarkan penanganan secara komersial dari Kontrak (Konstruksi) sejak Kontrak tersebut mulai berlaku sampai kontrak tersebut berakhir secara resmi (pekerjaan selesai) atau putus ditengah jalan (early termination) karena kesalahan salah satu pihak atau karena keinginan pengguna jasa.

diketahui industri jasa konstruksi mulai berkembang tahun 1967 dan mencapai puncaknya dalam kurun waktu 30 tahun lalu berhenti sama sekali karena terjadi krisis moneter pada pertengahan tahun 1997. Tujuan lain adalah mencegah/mengurangi atau menyelesaikan perselisihan/perbedaan pendapat yang dihadapi para pihak serta mengurangi klaim yang mungkin terjadi.7 Fungsi Administrasi kontrak berfungsi menggerakkan proyek atau menyelesaikan perselisihan dan pembayaran. (Gilbreath 1992) 1. Sebagaimana. (Gilbreath 1992) Artinya pengguna jasa akan mendapatkan Proyek yang mutunya.Tujuan dari administrasi kontrak adalah agar proyek tersebut secara komersial berhasil. Barangkali mulai saat itulah para pelaku usaha jasa konstruksi menyadari betapa pentingnya administrasi kontrak. mengurus perubahan pekerjaan (pekerjaan tambah/kurang) dan klaim-klaim serta menyelesaikan perselisihan yang mungkin timbul selama pelaksanaan kontrak. 5 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . 1. sesuai ketentuan dalam kontrak. Sebaliknya penyedia jasa mendapatkan haknya berupa pembayaran atas hasil pekerjaan beserta perubahan dan klaim-klaim serta hak-hak lain bilamana ada. biayanya dan waktunya sesuai kontrak.8 Kebutuhan akan Administrasi Kontrak yang baik Administrasi Kontrak akan menjadi semakin penting sehubungan semakin rumitnya kontrak.

(Gilbreath 1992) Administrasi kontrak mengawasi agar tujuan komersial kontrak tercapai sesuai dengan syarat-syarat/ketentuan kontrak. Administrasi kontrak adalah tanggungjawab pengguna jasa dan penyedia jasa secara bersama-sama dan bukan hanya satu pihak saja.6 bahwa administrasi kontrak adalah seluruh penanganan non teknis dari pelaksanaan suatu kontrak konstruksi. 1. Bila di perhatikan dengan teliti tugas-tugas atau kewajiban-kewajiban administrasi kontrak adalah melaksanakan seluruh ketentuan tersebut dalam dokumen kontrak yang tidak bersifat teknis yaitu ketentuan atau kesepakatan yang bersifat hukum untuk dipatuhi baik oleh pengguna jasa maupun oleh penyedia jasa.9 Hubungan Administrasi Kontrak dengan Aspek Hukum Sebagaimana telah dijelaskan dalam butir 1. Dipihak pengguna jasa pun kondisi administrasi kontrak tidak lebih baik. 6 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Dapat juga dikatakan secara singkat bahwa: administrasi kontrak adalah pengelolaan dari transaksi komersial yang diperlukan untuk suatu pemenuhan kontraktual bagi para pihak.Klaim-klaim yang diajukan (kebanyakan mengenai pembayaran) mengalami kesulitan karena administrasi kontrak yang tidak dilaksanakan dengan baik: catatan-catatan tidak dipelihara perintah-perintah lisan banyak yang tidak dikukuhkan dengan perintah tertulis. Dengan demikian kiranya tidak sulit untuk dipahami bahwa administrasi kontrak berkaitan dengan disiplin ilmu yang lain yaitu hukum. Hal ini bertambah parah karena petugas yang mengurus masalah ini telah berganti-ganti untuk kesekian kalinya.

* dan penyedia jasa utama mengenai .Rencana dan desain proyek untuk memenuhi kebutuhan pengguna jasa .2 1. 1.10.Masa/waktu untuk menetapkan kreteria desain . berarti administrasi kontrak memang mempunyai hubungan dengan aspek hukum.10. d.3 pengguna jasa (pemilik atau pemberi tugas) konsultan perencana penyedia jasa (pembangun.Batasan biaya dan waktu untuk menyelesaikan desain . biasanya pengguna jasa membuat kontrak dengan: * arsitek/konsultan perencana mengenai: .10.Perencanaan proyek. kontraktor) ditambah peserta-peserta lain termasuk : a. spesifiksi teknik.1 1. e. b.Pemilihan penyedia jasa : Penawaran terendah untuk pekerjaan umum. manajemen konstruksi pengawasan mutu (quality control) perwakilan/agen asuransi sub – penyedia jasa pemasok bahan/material dan peralatan Dalam praktek.Mengingat ketentuan-ketentuan dalam dokumen kontrak yang bukan teknis adalah menyangkut bidang hukum. c. peraturan-peraturan sehubungan untuk membangun proyek Kontrak-kontrak lain adalah antara: * Pengguna jasa dan konsultan manajemen konstruksi 7 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .10 Pihak-pihak yang terlibat dalam Administrasi Kontrak 1.

garansi maksimum cost + fixed fee. Dalam tampilan ini terlihat pula selain perencanaan terpisah. Kontrak ini diperuntukkan fixed lump sum price. Sedangkan untuk fee disain akan dirundingkan. 1 sampai dengan No. Tak ada hubungan hukum antara arsitek dan penyedia jasa kecuali untuk penyelidikan lapangan. Disamping itu pengguna jasa mengikat suatu kontrak tersendiri dengan arsitek/konsultan perencana secara langsung. 1. Dalam tampilan No. penyedia jasa tunggal dengan beberapa sub penyedia jasa. b). Tak ada desain fee terpisah. unit price.* Pengguna jasa dan konsultan hukum * Penguna jasa dan penyedia jasa dan beberapa sub penyedia jasa untuk melaksanakan proyek. a). 1 terlihat suatu hubungan yang telah cukup kita kenal sehingga dapat disebut sebagai suatu hubungan tradisional pengguna jasa membuat hubungan kontraktual langsung dengan penyedia jasa utama yang membawahi beberapa sub penyedia jasa. Disini pengguna jasa mengikat diri dengan suatu gabungan perencanaan dan pelaksanan konstruksi dalam satu kontrak. Dalam Tampilan No. Ada beberapa sub-penyedia jasa dibawah desain build contractor. 2 digambarkan hubungan kontraktual antara pengguna jasa dan penyedia jasa rancang bangunan (design build contractor / turn Key builder).11 Hubungan Kontraktual antar para pihak Hubungan kontraktual antara pengguna jasa dengan pihak-pihak terkait tergambar dalam tampilan-tampilan No. 4 dengan penjelasan singkat sebagai berikut:. 8 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .

Caroline Sutandi. proyek dan atau nomor pekerjaan. (Fisk.Desain perencana (arsitek/engineer) . 4. Memelihara arsip-arsip termasuk referensi/rujukan semua hal sehubungan dengan proyek dengan akuntansi yang cocok. terutama semua perubahan. 3 adalah antara pengguna jasa dan desain/manager konstruksi yang terpisah dari hubungan pengguna jasa dan penyedia jasa umum yang independen. 1997) 9 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .Penyedia jasa umum/independen Terlihat pula bahwa antara manager konstruksi dengan desain perencana dan penyedia jasa umum hanya ada hubungan kerja (bukan hubungan kontraktual). dan semua dokumen yang terkait. (Caroline Sutandi. Antara penyedia jasa dengan manager konstruksi hanya ada hubungan kerja melalui suatu tim konstruksi yang berada dibawah manager konstruksi. addendum.c). masing-masing dengan: . Juga termasuk menyiapkan rekaman kontrak itu sendiri. Dalam Tampilan itu jelas terlihat bahwa pengguna jasa membutuhkan 3 (tiga) buah hubungan kontraktual secara terpisah. Pen-dokumentasian secara hati-hati dapat menjadi kritis bagi perusahaan jika masalah hukum muncul kemudian. 2002) Tanggung jawab administrasi kontrak lainnya adalah memelihara arsip kontrak. d). Hubungan kontraktual berikutnya sebagaimana terlihat dalam Tampilan No.12 Administrasi Konstruksi (A. atau suplemen yang berkaitan erat dengan kontrak asli dan yakini bahwa dokumen-dokumen tersebut dipakai sebagai referensi silang. Hubungan kontraktual ke empat adalah hubungan dibawah suatu kontrak dengan manager konstruksi profesional yang secara diagram tergambar dalam Tampilan No. 2002) 1.Manager konstruksi yang profesional .

2. Oleh karena itu administrasi kontrak hanyalah sebagian dari administrasi proyek konstruksi. Dalam tampilan tersebut terlihat bahwa semenjak timbulnya klaim antar pengguna jasa. lengkap dan akurat. dan 20 dan 21 Selanjutnya dalam Tampilan No. bekenaan dengan penyedia jasa. prosedur-prosedur. Selanjutnya lihat tampilan-tampilan No. 4 dan 5 pada halaman 17. 1. tanggung jawab. kewenangan dan kewajiban dari semua pihak. hubungan sistim bisnis. klaim-klaim dan penanganan sengketa kepada spesifikasi teknis/non teknis (dokumen kontrak) dan sejumlah data yang diperlukan dari administrasi proyek yang memiliki sistematika. pembayaran administrasi. perencana/konsultan penyedia jasa/sub penyedia jasa dan pemasok sehubungan dengan pengoperasian proyek. Caroline Sutandi. perubahan pekerjaan dan kerja tambah. Untuk menyelesaikan permasalahan ini diperlukan pemecahan ditinjau dari aspek-aspek hukum (legal aspek). 5 halaman 21 tergambar secara diagram hubungan antara administrasi kontrak/proyek dengan aspek hukum sejak proyek dimulai sampai proyek ditutup. 3. 10 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . tapi menuntun para pihak. 19. Dari pernyataan aspek hukum ini dapat diperoleh keputusan final dengan menggunakan rencana sebagai rujukan dan spesifikasi kontrak. perundingan-perundingan dan semua fungsifungsi penutupan proyek dan penutupan administrasi. perubahan pekerjaan. pelaksanaan konstruksi. perencanaan dan penjadualan koordinasi. kebutuhan dokumentasi. pengawasan material. penanganan sengketa dan klaim.13 Administrasi Proyek Konstruksi (A.1. 2002) Dipakai merujuk tanggung jawab yang lebih luas sehubungan dengan semua fungsi-fungsi Proyek yang terkait antara para pihak yang berkontrak – tak hanya kewajiban-kewajiban administrasi. 18. pekerjaan-pekerjaan tambah.

Contoh lain adalah perubahan gambar yang diperintahkan secara lisan oleh pengguna jasa dan tidak diikuti dengan perintah tertulis dalam bentuk perubahan gambar. 2. telah menunda masalah yang nantinya akan sangat mempersulit diri sendiri. KONDISI ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI DI INDONESIA 2. 11 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . 2. lengkap dan akurat. perintah lisan ini semakin hari semakin banyak dan tak pernah dicatat (lupa). 2. Hal ini kadang-kadang menjadi bertambah parah karena penyedia jasa tidak pernah menunjuk seseorang petugas khusus yang mencatat perintah/instruksi tadi atau jika ada petugasnya sering berganti-ganti.3 Menunda Masalah Apa yang diuraikan dalam butir 2.Dari keputusan akhir ini proyek tersebut dapat ditutup dengan pengertian pekerjaan dapat diterima dengan masa perawatan atau putus. Hal ini akan menimbulkan kesulitan yang tak jarang menjadi sengketa dikemudian hari karena mungkin saja pengguna jasa lupa atau pura-pura lupa pernah memberikan instruksi perubahan pekerjaan secara lisan. ternyata pekerjaan tambah tersebut baru didasarkan atas perintah lisan sehingga pengajuan biaya dan waktu tidak didukung oleh dokumen yang otentik (tertulis).2 Kebiasaan yang kurang baik Pada umumnya penyedia jasa memiliki kebiasaan yang kurang baik yaitu lalai mencatat perintah/instruksi dari pengguna jasa yang diberikan secara lisan.1 Kondisi Umum : Secara umum dapat dikatakan bahwa para pelaku industri jasa konstruksi di Indonesia sebagian besar belum menyadari arti pentingnya administrasi proyek konstruksi yang harus dilaksanakan dengan sistimatis. Dalam banyak kegiatan. Hal tersebut baru disadari apabila telah timbul masalah. sebagai contoh : pada saat mengajukan klaim pekerjaan tambah.2 berarti penyedia jasa sadar atau tidak.

maka dapat diharapkan bahwa administrasi proyek konstruksi akan berjalan dengan sistimatis. Dan pada akhirnya masalah administrasi proyek konstruksi ini harus diselesaikan dan 12 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Hal ini akan menjadi semakin sulit. Menunda masalah hanya akan sangat mempersulit diri sendiri dikemudian hari. Akibatnya mudah diduga. 2. permintaan perpanjangan waktu serta permintaan kompensasi lain. petugas administrasi proyek konstruksi sebaiknya tidak diganti-ganti dari sejak awal kontrak hingga kontrak berakhir. lengkap dan akurat serta tidak akan menimbulkan masalah dikemudian hari. telah menyusun suatu organisasi administrasi proyek konstruksi yang dimasukkan sebagai bagian dari organisasi proyek.4 Mempersulit pelaksanaan kontrak. apabila petugas administrasi proyek konstruksi baik dipihak penyedia jasa maupun dipihak pengguna jasa. Selain itu tunjuklah personalia yang penuh waktu (bukan paruh waktu) dan dapat berhubungan dengan petugas yang setara dari pihak pengguna jasa sehingga terjadi suatu hubungan kerja yang baik dan harmonis antara penyedia jasa dan pengguna jasa dalam hal pelaksanaan administrasi proyek konstruksi. Hal-hal yang diuraikan sebelumnya terutama dalam butir 2. malah bertambah rugi Pengalaman penulis menunjukkan bahwa kebanyakan penyedia jasa karena mau menghemat biaya memperkerjakan tenaga untuk administrasi proyek konstruksi dengan upah/imbalan yang murah.2 pada gilirannya akan memengaruhi pelaksanaan kontrak yang akan menyulitkan penyedia jasa dalam menuntut haknya seperti pembayaran termijn. Bila organisasi administrasi proyek konstruksi dibuat dengan baik dan tepat serta didukung oleh petugas-petugas yang profesional dan berpengalaman.5 Mau menghemat biaya. 2.Seharusnya penyedia jasa dari sejak awal kontrak. mutu pekerjaan yang dihasilkan dibawah standar sehingga menimbulkan kesulitan. telah berganti dengan petugas lain. Oleh karena itu apabila tidak sangat terpaksa.

Oleh karena itu sebaiknya sejak dari awal kontrak. Dengan kata lain administrasi proyek konstruksi yang ditangani sambil lalu menimbulkan kerugian yang tidak kecil. 2.6 Menjaga integritas Yang dimaksudkan disini adalah masing-masing petugas administrasi proyek konstruksi baik dari pihak pengguna jasa maupun penyedia jasa seharusnya menjaga sebaik-baiknya instansi tempat dia bekerja mengenai segala hal yang perlu dirahasiakan. maka peluang klaim yang mungkin ada tidak dapat dimanfaatkan. tenaga-tenaga profesional dan berpengalaman sudah dipersiapkan. biaya anggaran dan alokasi dana.7 Pemanfaatan peluang klaim Oleh karena administrasi proyek konstruksi tidak dikelola dengan baik. Besar kemungkinan baik pengguna jasa maupun penyedia jasa bahkan tidak pernah menyadari bahwa sesungguhnya peluang klaim ada tapi tidak dimanfaatkan. Bila administrasi proyek konstruksi kontrak dikelola dengan baik antara lain dari sejak awal mempelajari dokumen kontrak dengan teliti dan seksama 13 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . 2. petugas-petugas administrasi proyek konstruksi ini tanpa disadari telah melanggar rambu-rambu yang seharusnya tidak dilanggar seperti membocorkan rencana perubahan pekerjaan. Ini sebenarnya adalah peluang yang terabaikan. seharusnya dihindari apalagi bila uang telah mulai berperan sebagai imbalan dari informasi tadi.mungkin sekali harus menyewa konsultan hukum dengan mengeluarkan biaya yang pasti tidak murah. Tidak jarang terjadi karena sudah terlalu akrab. Ini jauh lebih murah dibandingkan dengan cara memperkerjakan tenaga yang murah tapi tidak profesional. Hal-hal seperti ini.

termasuk pertemuan-pertemuan resmi antara semua pihak. Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah memulai hubungan baik antara para pihak.mungkin masalah peluang klaim tersebut akan dapat diketahui sejak dini. unjuk kerja yang tak memuaskan. KEGIATAN-KEGIATAN UMUM ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI 3. 3. pemenuhan tugas penyedia jasa dan juga pengguna jasa.1 Pengantar Dalam butir 1 diatas telah disebutkan bahwa administrasi kontrak adalah suatu terminologi/istilah yang menggambarkan penanganan komersial suatu kontrak sejak kontrak tersebut ditanda tangani sampai diakhiri secara resmi atau putus ditengah jalan.2 Mobilisasi dan Pelaksanaan Masa-masa awal administrasi kontrak sangat menentukan berhasil tidaknya proyek tersebut. tugas-tugas rutin seperti penerimaan dokumen dari penyedia jasa. Selanjutnya uraian mengenai pemanfaatan peluang klaim dapat dibaca dalam buku seri kedua yang telah beredar: “Mengenal KLAIM KONSTRUKSI DAN PENYELESAIAN SENGKETA KONSTRUKSI” Bab VI – TEKNIK DAN KIAT MEMANFAATKAN PELUANG KLAIM. 14 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . catatan kontrak pembayaran termyn. Diantara kegiatan administrasi kontrak tersebut adalah mengawasi pelaksanaan secara komersial dari kontrak. 3. semua transaksi komersial yang mungkin ditemui administrasi kontrak. klaim-klaim pembayaran. Kegiatan-kegiatan rutin yang dimaksud akan diuraikan dalam paragraph berikut. sehingga persiapan pengajuan klaim dapat dilakukan dengan sebaik-baiknya. perubahan pekerjaan.

1992) 3. pembentukan dan administrasi kontrak perubahan-perubahan akan hampir selalu pasti terjadi. dokumen-dokumen. atau tuntutan hukum dikemudian hari. Penetapan pekerjaan yang tak terencana atau secara subjektif dapat mengakibatkan kelebihan atau kekurangan pembayaran. (Gilbreath. Berikut ini akan diuraikan macam-macam sebab perubahan kontraktual dan meyajikan suatu proses untuk mengawasi dan menetapkan perubahanperubahan dalam rangka perjanjian antara pengguna jasa dan penyedia jasa. terlindungi dan mudah dicari. (Gilbreath. Tumpukan dari catatan kontrak. 1992) 3. Hal ini bukan saja penting untuk administrasi kontrak tetapi mengingat bahwa dokumen-dokumen tersebut dapat digunakan untuk keperluan klaim. padahal karena faktor waktu dan nilai uang sangatlah penting.3 Penagihan Termyn dan Pembayaran Berbeda dengan membeli barang jadi. Hal ini akan merugikan pengguna jasa misalnya dengan membayar pekerjaan terlalu dini yang berakibat biaya-biaya yang belum perlu dikeluarkan terlalu awal. maka pengguna jasa telah kehilangan manfaat dari pembayaran tersebut. melaksanakan suatu kontrak membutuhkan pembayaran termyn secara berkala-sesuai dengan kemajuan pekerjaan. formulir-formulir dan laporan membutuhkan perencanaan dan disiplin yang teliti. dan sengketa berkepanjangan. kehilangan kontrak. 15 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Meskipun ada usaha-usaha terbaik dari pihak-pihak terkait telah dilakukan selama masa perencanaan.Disamping itu dituntut pula arsip kontrak yang lengkap.4 Perubahan-perubahan Pekerjaan Tak ada yang lebih tetap selain dari pada perubahan itu sendiri selama pelaksanaan proyek. Sekali pembayaran telah dilaksanakan untuk pekerjaan yang belum dikerjakan. jika ada.

Tindakan lain di luar kekuasaan.modifikasi metode pelaksanaan b.perubahan urutan-urutan design dan pelaksanaan . supplier atau tindakan Tuhan. diantaranya: . Ini menyangkut modifikasi lingkup pekerjaan penyedia jasa atau metode pelaksanaan sebagai akibat dari : . 16 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . maka hal ini menjadi perubahan yang resmi. Ini sangat sulit dilacak dan diawasi.Perubahan-perubahan tak resmi Perubahan ini sering disebut “perubahan konstruktip” dalam bahasa hukum.perubahan jadual .perubahan design .3. Hal ini menyebabkan penyedia jasa melaksanakan pekerjaan berbeda dengan ketentuan kontrak atau melaksanakan pekerjaan lain. c.Tindakan atau pembatalan dari pihak ketiga seperti penyedia jasa lain. . Perubahan-Perubahan Resmi Perubahan adalah keputusan yang disadari pengguna jasa untuk melakukan modifikasi atas pekerjaan penyedia jasa. atau akibat dari ini terhadap biaya saja dengan perubahan yang sesuai.Tindakan atau perubahan dari pengguna jasa. Bila hal ini dapat diakui oleh para pihak. .4. Ribuan perubahan dapat terjadi selama masa perencanaan dan pelaksanaan dari suatu proyek. . Kebanyakan para pelaku jasa konstruksi membagi perubahan kontrak dalam 2 (dua) kategori yaitu.perubahan biaya .1 Macam-Macam Perubahan Kontraktual a.

hal-hal berikut adalah beberapa diantaranya : a. terutama dalam pekerjaan/proyek yang sangat kompleks. Pengguna jasa yang tidak puas akan hasil kerja departemen tekniknya atau unjuk kerja dari konsultan desain mungkin adalah penyebab utama. Perubahan resmi dalam kebanyakan kontrak merupakan hak pengguna jasa yang diatur dalam pasal kontrak. 17 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Gejala-gejala dari masalah ini terbukti dari banyaknya perbaikan besar-besaran pada gambar-gambar rencana dan spesifikasi. Informasi desain yang cacat atau tak lengkap. Petunjuk atau instruksi tertulis dari pengguna jasa untuk melakukan perubahan dan merinci tambahan kompensasi disebut : Perintah Perubahan. Sebagai tambahan pengguna jasa sering merubah jadual atau urutanurutan pekerjaan yang direncanakan untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai kebutuhan pengguna jasa atau pelaksanaan penyedia jasa lain atau perusahaan lain.Perubahan resmi yang paling biasa/umum terjadi adalah perubahan design yang dituangkan dalam perubahan gambar dan spesifikasi. Sebagai kompensasi perubahan ini. 1992) 3.4.2 Macam-Macam Sebab Perubahan Walaupun sebab-sebab perubahan tak terhitung. dan didokumentasikan dengan suatu perangkat perubahan. perubahan ini mudah ditangani dan dikerjakan. (Gilbreath. Oleh karena perubahan resmi biasanya sudah diketahui sebelum dilaksanakan berdasarkan rencana yang dipilih pengguna jasa. dalam arti biaya dan atau waktu telah diatur dalam ketentuan-ketentuan kontrak.

pasar. Perubahan dalam operasi. Juga suatu gejala dari pengguna jasa atau para perencana mereka yang tidak tahu apa yang mereka inginkan atau berapa besar pengaruh kebimbangan mereka atas konstruksi. b. Keputusan membeli sendiri secara langsung harus didasarkan pada kekuatan membeli pengguna jasa dan penyedia jasa dan pengawasan termasuk pertimbangan ekonomi. Pertanyaan dari tanggung jawab pengadaan harus tidak hanya bergantung pada harga yang sudah diperkirakan tapi juga pada penetapan pihak mana yang bersedia dibebani tambahan tanggung jawab . keamanan.Perubahan kebutuhan. pendanaan. terutama untuk proyek yang mempunyai rentang beberapa tahun atau mengawasi proyek yang 18 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . struktur dan seterusnya. Para pengguna jasa yang memutuskan untuk menghemat uang atau melatih pengawasan langsung dengan membeli sendiri barang-barang harus mempertimbangkan tambahan tanggung jawab karena melakukan hal-hal tersebut.seseorang yang dapat meyakini bahwa material atau peralatan akan tiba dilapangan tepat waktu dan kondisi baik. Suatu fenomena biasa dalam proyek fast track dimana desain sering kali selangkah didepan atau dibelakang konstruksi. atau kebutuhan peralatan. Kelambatan atau cacat barang-barang atau peralatan yang disediakan pengguna jasa. Banyak pengguna jasa menyediakan peralatan atau material untuk penyedia jasa untuk dipasang atau dirakit. kelayakan.Revisi rencana dibuat bila penyedia jasa telah melaksanakan pekerjaan sering menciptakan lingkaran setan: revisi pada satu sistim struktur dan lain-lain menyebabkan revisi-revisi pada sistim terkait. lingkungan. c.

Kejadian ini. juga terjadi. perkiraan dan ketergantungan para penyedia jasa (dan sub) dilapangan. Bila tindakan-tindakan dari suatu penyedia jasa mencampuri. dokumen-dokumen konsisten dan jelas. gudang penyimpanan. Bahasa kontrak yang mendua arti dan penafsiran kontrak. atau benda lain dibawah permukaan seringkali berpengaruh langsung pada unjuk kerja penyedia jasa. menggambarkan kasus-kasus perubahan yang utama. Hal lain yang dapat berubah walaupun tak biasa. jalan masuk. batuan. Resiko ini bertambah dalam proporsi tidak langsung pada jumlah.Dampak jaminan pekerjaan oleh pihak lain. larangan-larangan kemudian. ruang kerja seperti tempat menaruh material. 19 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Sedikit pengguna jasa atau penyedia jasa yang dapat melaksanakan perubahan tipe ini. hambatan pada tempat kerja. e. menolong untuk mencegah perubahanperubahan karena sebab ini.sangat kompleks atau usaha peka. resmi atau tidak. dan pelatihan administrasi kontrak dan prosedur. Yang terbaik setiap usaha harus dilakukan untuk mengantisipasi perubahan-perubahan ini dan menyiapkan dampak terhadap biaya proyek dan ketentuan kontrak. Pengawasan terhadap pembentukan kontrak secara ekstensif. memperlambat atau menyebabkan kesulitan pada para penyedia jasa lain. f. Perubahan atau kondisi lapangan yang tak dikenal. termasuk cuaca. perubahan-perubahan tak resmi mungkin terjadi. d. kondisi lapangan yang mungkin tak diketahui atau berubah selama masa konstruksi. Kondisi-kondisi dibawah permukaan menggambarkan contoh klasik dari.

Tak terhitung contoh-contoh pelarangan atau perubahan dari pengguna jasa atas metode kerja penyedia jasa. h.g. Kecuali hal ini ditetapkan dalam dokumen kontrak para penyedia jasa biasanya bebas membangun dengan cara yang mereka pandang cocok. Hal ini biasanya suatu kewajiban yang harus dilakukan dalam waktu 20 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Para pengguna jasa yang menetapkan larangan pada metode yang diterima atau tradisional. Ini sama sekali tidak benar. Pengguna jasa sering menuntut pengawasan gambar desain atau gambar kerja dari penyedia jasa. pengguna jasa seharusnya juga perlu memenuhi kewajiban kontraktualnya. Sebenarnya setiap kontrak menuntut tindakan-tindakan pengguna jasa selain dari pembayaran. Pemenuhan kontrak yang terlambat atau tidak mencukupi dari pihak pengguna jasa. maka penyedia jasa tersebut dapat klaim hal ini sebagai perubahan tak resmi dan klaim ini seringkali berhasil. Larangan metode-metode kerja. menuntut pemenuhan dari kedua belah pihak. Kebanyakan menyangkut ketepatan dan waktu pemeriksaan dan penerimaan dari pekerjaan. Walaupun telah banyak dibicarakan tentang perubahan kewajiban penyedia jasa. mencampuri unjuk kerja penyedia jasa. Banyak pengguna jasa merasa kewajibannya hanya terbatas pada pembayaran kepada penyedia jasa. berarti meninggalkan suatu larangan khusus dalam kontrak. Kontrak konstruksi laksana jalan satu arah. Jika pengguna jasa meningkatkan keterlibatan dengan kegiatan seharihari penyedia jasa – melewati garis pemisah antara pemantauan unjuk kerja dan pengawasan – artinya pengguna jasa telah ikut mencampuri pekerjaan penyedia jasa. Oleh karena tanggung jawab para penyedia jasa yang bebas untuk memakai metode kerja tertentu adalah untuk memenuhi ketentuan kontrak.

Perlambatan atau Percepatan. Kondisi perubahan dari segi waktu adalah kritis pilihannya seringkali secara hukum atau memperpanjang perundingan. Inilah salah satu sebab mengapa pengenalan dan penyelesaian menjadi kritis. Jenis biaya perlambatan termasuk biaya menunggu dan re–mobilisasi. proses perubahan pekerjaan adalah sebagai berikut: 21 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Bila penyedia jasa terlambat karena pengguna jasa atau penyedia jasa lain atau pihak ketiga. yang pada gilirannya menjadi penyebab pengaruh selanjutnya sering ditemukan diantara perubahan konstruktif atau tak resmi. Suatu hal yang tidak biasa bagi pengguna jasa dalam kegiatannya memantau atau mengelola pekerjaan penyedia jasa untuk memantau taraf penampilan yang diperlukan. jangan diambil. dan mungkin tak dapat memenuhi waktu kontrak. maka hal ini akan menimbulkan tambahan biaya. Hal yang sama terjadi bila pekerjaan dipercepat.3 Proses Perubahan Pekerjaan Apakah resmi atau tidak. Memisahkan masing-masing dan menghitung pengaruh terhadap waktu dan biaya sangat sulit. (Gilbreath. i.4.beberapa hari diantara pengajuan penyedia jasa. Kemampuan pengguna jasa untuk memenuhi kesepakatan kontraktual harus dianalisis sebelum dimasukkan dalam kontrak. percepatan dan perlambatan menggambarkan bahwa kombinasi penyebab dan pengaruh. kehilangan efisiensi perubahan cuaca atau sebab sebab lain. Jika anda tak dapat memenuhi kewajiban ini. 1992) 3. Keduanya. Biaya percepatan seringkali termasuk kenaikan biaya untuk lembur tambahan tenaga kerja dan peralatan dan kehilangan efisiensi.

b. 19. c. Evaluasi Untuk membantu pengguna jasa melakukan evaluasi atas rencana perubahan pekerjaan ini. pengguna jasa memberikan persetujuan resmi dengan menggunakan formulir seperti tersebut dalam Tampilan No. Penggabungan kedalam kontrak Proses berikutnya adalah penggabungan perubahan pekerjaan tersebut kedalam kontrak dengan menerbitkan perintah perubahan mengunakan formulir tersebut dalam Tampilan No. Pembayaran Proses pembayaran atas perubahan pekerjaan ini akan mengikuti ketentuan tersebut dalam kontrak karena sudah menjadi bagian dari 22 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . 20. terutama manfaat perubahan tersebut dibanding dengan tambahan biaya dan atau waktu yang mungkin terjadi serta pengaruhnya terhadap pekerjaan. 18. Persetujuan Setelah dicapai persetujuan antara pengguna jasa dan penyedia jasa mengenai estimasi biaya perubahan beserta syarat-syarat/ketentuan lainnya. keinginan ini harus disampaikan kepada penyedia jasa. d.a. Cara penyampaian secara tertulis dapat menggunakan contoh formulir seperti tergambar dalam Tampilan No. dapat meminta estimasi biaya dari penyedia jasa dengan menggunakan suatu formulir seperti tergambar dalam Tampilan No. Terlihat cara penyampaian sangat sederhana sehingga mudah dimengerti. e. Pengenalan (Indentifikasi) Setelah pengguna jasa melakukan pengenalan atas rencana perubahan dan mempertimbangkan dari segala segi. 17.

vii. v. Prosesnya adalah sebagai berikut : i. Administrasi kontrak kemudian menyiapkan formulir persetujuan perubahan kontrak yang disampaikan ke direksi proyek dan direksi harian. direksi proyek menyampaikan perintah perubahan kepada penyedia jasa dan penyedia jasa meneruskan ke administrasi kontrak untuk dibagikan. Administrator kontrak atas permintaan pengguna jasa menyiapkan perintah perubahan pekerjaan dan disampaikan ke direksi proyek. Direksi proyek memberikan perintah perubahan pekerjaan dan meyampaikan hal tersebut kepada pengguna jasa. Direksi proyek kemudian menerbitkan surat pemberitahuan ke penyedia jasa dengan tembusan ke estimasi. iv. iii. Rangkaian seluruh proses perubahan pekerjaan secara diagram dapat digambarkan seperti terlihat dalam Tampilan 21. vi. Spesialis kontrak ii. Bagian estimasi dan penyedia jasa mempersiapkan penawaran dan memperkirakan harga yang wajar dan diteruskan ke administrator kontrak yang akan melakukan peninjauan pengaruh terhadap kontrak.kontrak atau dapat juga diatur tersendiri sesuai kesepakatan antara pengguna jasa dan penyedia jasa. (Gilbreath. kontrak dan direksi mempersiapkan harian yang pemberitahuan kemudian dan menyampaikan ke direksi proyek dengan tembusan ke administrasi meninjau pemberitahuan tersebut. 1992) 23 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Setelah ditanda tangani.

Prosesnya secara ringkas adalah sebagai berikut: Penyedia jasa menyiapkan penawaran harga untuk perubahan pekerjaan yang diminta penyedia jasa dan klaim dari penyedia jasa. (Gilbreath.3. dan kejadian biaya lainnya juga harus dikumpulkan setiap hari. terbitkan perintah perubahan untuk menutupnya sehingga semua perubahan pekerjaan didokumentasikan dan diawasi dengan cara yang sama. 22. yaitu: a.4. 1992) 24 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Tertib kontrak harus sepenuhnya memasukkan proses perubahan pekerjaan ini yang memiliki 2 (dua) keuntungan. Oleh karena perubahan pekerjaan menggambarkan salah satu daerah utama dari resiko komersial. penerimaan bahan. Secara diagram tergambar dalam Tampilan No. Pengoperasian atau biaya audit dari perubahan pekerjaan akan lebih langsung. Proses perubahan pekerjaan lebih terkelola.4 Dokumen-Dokumen Perubahan Pekerjaan Sehubungan dengan perubahan yang dapat terjadi pada pekerjaan yang sebelumnya sudah dirubah namun proses ini sebaiknya di ikuti dengan tertib. Jika pekerjaan diselesaikan atau diteruskan sampai pada titik dimana keadaan darurat telah berlalu atau perkiraan biaya yang wajar dapat ditetapkan. Pengguna jasa melakukan langkah-langkah berikut:      identifikasi  pemberitahuan ke penyedia jasa evaluasi harga yang wajar persetujuan perubahan pekerjaan penerbitan perintah perubahan pembayaran Catatan waktu. b.

Apakah perwakilan penyedia jasa disebut manajer proyek (penyedia jasa). setiap kontrak secara resmi harus ditutup/diakhiri.6 Rapat dengan penyedia jasa Suatu kebiasaan yang baik bagi manager kontrak untuk menjadualkan suatu rapat permulaan dengan wakil. Semua barang yang harus diserahkan. 3.sebagai lawan (Counterpart) – sebelum suatu pekerjaan benar-benar dilaksanakan atau suatu transaksi administrasi kontrak terjadi. Tak ada kerusakan sebelum pelaksanaan 2. Dia tidak harus menjadi perwakilan pemasok penyedia jasa atau petugas pemasok dari kantor pusat. diterima dan mencukupi. begitu juga seharusnya pengguna jasa mempunyai hanya satu orang khusus dari penyedia jasa dengan siapa dia berurusan bila masalah-masalah komersial terjadi. Hal ini merupakan pekerjaan dasar untuk membina hubungan baik selama masa pelaksanaan. Semua dokumen yang diharapkan.3. Penyedia jasa . Semua pekerjaan dapat diterima (atau dengan catatan) 4. dekat dengan pelaksanaan konstruksi. prosedur penanganannya dapat ditinjau oleh kedua belah pihak sebelum pekerjaan tersebut terjadi. 25 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Proses ini harus dirancang untuk melindungi kepentingan pengguna jasa dengan meyakini: 1. Kebingungan atau kelambatan mungkin dapat dihindari bila proses pekerjaan tersebut seperti pembayaran termyn dan perubahan pekerjaan. superintendant. telah diterima 3. Dia harus berada dilapangan.5 Penutupan/Pengakhiran Kontrak Direncanakan atau tidak. manajer atau sebutan lain dia bertanggung jawab untuk transaksi komersial yang akan diambil. Seperti penyedia jasa mengharapkan untuk tidak berurusan dengan beberapa perwakilan pengguna jasa untuk transaksi biasa.

perintah perubahan dan . Contoh dari Checklist terlihat dalam Tampilan No. Contoh formulir harus diberikan kepada penyedia jasa. * Pembayaran Termyn Bagaimana cara menghitung prestasi pekerjaan dan cara pembayarannya. kesabaran dan kecermatan agar membuahkan hasil. 5) terlihat bahwa memang sudah harus diantisipasi sejak awal jika pemasukan dokumen tersebut tidak akan tepat waktu. 26 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 perhitungan. Dari contoh daftar pengecekan dokumen (Tampilan No. perubahan. aturan mainnya sebaiknya telah disepakati sejak awal. agar peyedia jasa memahami ketentuan-ketentuan kontrak. 5 * Proses perubahan Pekerjaan Pemberitahuan. perubahan pekerjaan. Demikian pula dengan hal-hal lain seperti otoritas kontraktual. hutang untuk barang-barang yang disediakan pengguna jasa.Agenda rapat mungkin termasuk beberapa topik bahasan berikut: * Otorita secara kontraktual Siapa dari pihak pengguna jasa dan penyedia jasa yang berhak berbicara mengenai masalah komersial dan teknis tertentu. Salah satu bukti tugas administrasi kontrak membutuhkan ketekunan. * Hubungan dan korespondensi secara kontraktual Pengaturan mengenai sistim penomeran surat dan dokumen lain. kerapihan. * Pengajuan-pengajuan dokumen Manajer kontrak dapat memberikan ringkasan atau Checklist. pembayaran termyn. sebagainya. Inipun bisa tidak tepat waktu lagi. koresponden. * Pengakhiran Kontrak Pengakhiran kontrak dan istilah-istilah yang berhubungan dengan itu seperti retensi. sebutan dan sebagainya. sehingga perlu pemasukan ulang. alamat.

Berikut adalah beberapa saran pada sistim catatan kontrak a. Walaupun untuk proyek dan kontrak yang paling sederhana sekalipun.Bila hal-hal ini dipenuhi dapat diharapkan administrasi kontrak akan berjalan baik dan lancar sehingga tujuan penyelenggaraan administrasi kontrak dapat dikatakan berhasil. d. Catatan sering hilang. laporan-laporan dan catatan-catatan selama masa pembentukan dan pengadministrasian kontrak. 1992) 3. b. Cegah penggandaan dan kelebihan arsip.7 Menyusun Catatan Kontrak Catatan-catatan kontrak yang akurat/tepat. Pelihara kontrak asli dilebih dari satu tempat untuk menjaga bahaya hilang atau kebakaran. sekali penyedia jasa memulai pekerjaan. Walaupun manajer kontrak harus konsentrasi pada pengawasan bahan/material yang berhubungan dengan unjuk kerja. dan mudah dicari kembali merupakan kebutuhan yang takdapat ditawar-tawar. Tampilan No. jumlah kertas-kertas yang berhubungan dengan kontrak memerlukan pelaksanaan dan pengawasan kontraktual yang kadang-kadang mengejutkan. 27 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . c.6 menggambarkan contoh sistim pengarsipan kontrak yang dianjurkan untuk tipe-tipe dokumen. dia harus juga mendapat informasi dan catatan mengenai kejadian-kejadian sebelum penunjukan pemenang tender. Tunjuk seorang yang bertanggung jawab memelihara dan mengamankan arsip. Perubahan dan pembaharuan sering diperlukan dan hal ini dapat tak terkendali bila dokumen yang telah dirubah terletak pada lebih dari satu tempat. Awasi keluar masuk data-data menggunakan kartu masuk/keluar atau cara lain. (Gilbreath.

h. kondisi terlaksana. Ini termasuk estimasi harga. Biaya tenaga kerja. Evaluasi secara priodik daftar distribusi dokumen yang diperlukan untuk meneliti nama-nama atau orang-orang yang tak perlu diberi rekaman. Penyedia jasa dalam hal ini menginginkan pembayaran sebagian besar dalam waktu sesingkat mungkin. 1992) 3. Penagihan dari penyedia jasa yang tepat dan akurat serta pembayaran tepat waktu adalah kritis bagi kemajuan dari kebanyakan penyedia jasa. Pelihara 1 (satu) set gambar-gambar kontrak yang berlaku pada waktu pelulusan pekerjaan. . f. Jangan tandai untuk menunjukkan perubahan. bahan dan peralatan selama masa perlaksanaan biasanya terlalu berat jika mengharapkan penyedia jasa untuk memikulnya sendiri. penetapan kemajuan pekerjaan tetap diperlukan. Pelihara gambar-gambar ini hanya untuk dasar kontrak atau dasar perhitungan biaya. Kecuali masa pelaksanaan dari kontrak tertentu kurang dari 30 hari. Usahakan untuk tidak memberikan setiap orang salinan dokumen. Penggandaan dan pendistribusian dengan mudah menjadi suatu yang membahayakan. 28 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 data computer seteliti mungkin. Pergunakan sandi-sandi pengamanan dan cara pengawasan.8 Penagihan Termyn dan Pembayaran Pembayaran termyn secara berkala adalah gaya hidup industri konstruksi. Tambahan pula pembayaran kepada pemasok bahan dan sub penyedia jasa adalah bagian pembayaran kepada penyedia jasa yang diterima dari pengguna jasa. Pengguna jasa harus yakin bahwa pembayaran termyn ditetapkan secara objektif dan direncanakan untuk meningkatkan unjuk kerja dalam hal waktu. Pelihara barang-barang rahasia. penawaran lain dan dokumen klaim. Pelihara (Gilbreath.e. dan sebagainya pada gambar. Pergunakan gambar yang lain untuk keperluan ini. g.

pembayaran berdasarkan kemajuan proyek (progress) ini yang paling disukai oleh pengguna jasa. pengiriman dan pemasangan sebuah generator turbin. pengguna jasa yang tanpa alasan memperlambat atau menahan pembayaran akan menimbulkan resiko penyedia jasa tidak puas. (Gilbreath. Cara pembayaran. Dari ketiga dasar pembayaran tersebut. yang akan diwujudkan dalam bentuk penurunan mutu. pengguna jasa membayar untuk pekerjaan ini. Setiap bulan penyedia jasa mengajukan tagihan yang menggambarkan biaya-biaya sebenarnya untuk material. Pertimbangan-pertimbangan cash-flow dan biaya tinggi memaksa pengguna jasa hanya harus membayar pekerjaan-pekerjaan yang benar-benar telah diselesaikan dan tidak sebelumnya: Sebaliknya.8.Pembayaran dini dan kelebihan membayar untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu selama kontrak berlangsung adalah dua resiko pengguna jasa yang harus dihindari. upah dan peralatan overhead dan sebagainya yang terjadi bulan sebelumnya. Perkiraan biaya + jasa US $ 20 juta.1 Dasar-dasar Pembayaran Ada tiga dasar untuk melakukan pembayaran yaitu berdasarkan (1) biaya. penggunaan jasa. Porsi jasa dari nilai kontrak dibayarkan dalam angsuran bulanan atau lump-sum pada penutupan kontrak. atau bahkan kebangkrutan. biaya + jasa pasti (Cost Plus Fixed fee). Pembayaran Berdasarkan Biaya Andaikan pengguna jasa kontrak pembuatan. akan mempunyai dampak negatif pada proyek. Setelah dilakukan verifikasi untuk ketepatan penggunaan dana. (2) waktu dan (3) kemajuan pelaksanaan (progress) sesungguhnya. Penjelasannya adalah sebagai berikut: a. 1992) 3. pengurangan tenaga kerja dan peralatan. 29 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .

c. Pemberangkatan. Pembayaran setiap termyn berdasarkan progres yang benar-benar telah dicapai.b. fabrikasi rotor turbin. fabrikasi stator turbin. apabila diperkirakan bahwa biaya-biaya yang dilakukan adalah proporsional dari pekerjaan yang akan dilaksanakan. Pembayaran dipecah dari 20 juta dalam 20 bulan menjadi US $ 1 juta / bulan. Pembayaran berdasarkan biaya lebih menggambarkan kemajuan pekerjaan sesungguhnya. tapi pembayaran termyn dilaksanakan beberapa kali masing-masing bebannya proporsional terhadap nilainya. perubahan-perubahan atau sebab-sebab lain. pembayaran berdasarkan waktu adalah yang paling tidak disukai: karena cara ini sama sekali tidak memberikan rangsangan positif bagi penyedia jasa. Contoh dari progres termasuk penerimaan bahan baku. Pembayaran berdasarkan Progres Untuk Generator turbin sama jika dibeli dengan harga US $ 20 juta Fixed-Lump-Sum. Cara ini kadang-kadang tidak selalu sinkron dengan progres sesungguhnya bila terjadi kekurangan bahkan gangguan tenaga kerja. fabrikasi generator di dalam bengkel. Pembayaran Berdasarkan Waktu Misalnya turbin yang sama dibeli dengan harga Fixed-Lump Sum (untuk pengadaan dan pemasangan – kombinasi) US $ 20 juta. Penyedia jasa berjanji menyelesaikan pekerjaan dalam waktu 20 bulan. Seluruh angsuran termyn berjumlah sama dengan nilai kontrak. 30 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . pemasangan dan berakhir dengan testing dan penerimaan. Dari ketiga cara pembayaran terurai sebelumnya. pengepakan generator turbin kelapangan penerimaan dilapangan.

maka waktu pembayaran menjadi alat kontrol yang berharga bagi pengguna jasa. Akan tetapi dari sisi pengguna jasa instalasi (pemasangan) inilah yang penting. Cara pembayaran ini memberikan insentif/rangsangan kepada penyedia jasa untuk meningkatkan prestasi. Oleh karena nilai waktu dan uang sangat penting bagi penyedia jasa. Jumlah pembayaran kepada penyedia jasa tak akan bervariasi tapi waktu pembayarannya dapat bervariasi. Cara pembayaran berdasarkan prestasi juga berharga karena cara ini menempatkan sesuatu yang penting pada bagian pekerjaan tertentu yang walaupun kritis bagi pengguna jasa dan punya nilai kecil antara lain: pengetesan. sehingga mendorong penyedia jasa untuk menyelesaikan pengetesan selekas mungkin agar fasilitas/bagian pekerjaan itu dapat segera dipakai. Penyedia jasa misalnya tak punya rangsangan untuk mengangkat sebuah turbin cepat-cepat kelapangan karena biaya pemasangan relatif kecil. 31 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Sebaliknya dari segi penyedia jasa yang paling penting adalah membelanjakan bahan sebanyak mungkin untuk ditagihkan tanpa terlalu memikirkan prestasi/proyek sehingga lapangan pekerjaan penuh dengan bahan yang kebanyakan belum dibutuhkan pada waktu itu. pekerjaanpekerjaan itu semua jauh lebih berat dibandingkan dengan upah pemasangan. Pembayaran berdasarkan kemajuan pekerjaan sangat menolong dari segi pengawasan hanya bila penyedia jasa melaksanakan bagian pekerjaan tertentu secara tepat waktu dan mutu baik. Walaupun bagi penyedia jasa biaya pengetesan kecil tapi bagi pengguna jasa hal ini besar artinya bagi kemajuan pekerjaan.Tetapi kadang-kadang secara proporsional tidak tepat karena misalnya untuk pekerjaan yang banyak bahan dan peralatannya.

kriteria atau penilaian berdasarkan kontrak maka keduanya akan diterima dengan menggunakan teknik yang sama. antisipasi biaya proyek atau perkiraan biaya proyek total pada waktu penyelesaian (ramalan).8. Oleh karena cara pembayaran ini mencerminkan pengawasan pelaksanaan yang sangat kuat.Pengguna jasa menempatkan jumlah uang sebanyak mungkin pada bagian akhir pekerjaan sedangkan penyedia jasa menginginkan sebanyak mungkin pemasukan uang pada saat awal proyek dengan cara menumpuk bahan dilapangan (“front-end loading”). tapi dalam banyak hal berdasarkan criteria berbeda dengan yang terdapat dalam kontrak mengenai perpaduan pembayaran. 1992) 3.8.3 Tantangan objektifitas dalam pengukuran a. Salah satu hal yang sangat menyita waktu. membingungkan dan kadang-kadang daya cara-cara yang tidak akurat dalam mengukur kemajuan/progress pekerjaan adalah menetapkan progress tersebut 32 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Tetapi ingat para pengguna jasa kebanyakan punya 2 (dua) alasan untuk mengunakan kemajuan pekerjaan yaitu: 1) Untuk menentukan dimana proyek berada. maka cara ini sangat ditekankan.2 Alasan-alasan lain mengukur kemajuan Pekerjaan Ada alasan-alasan lain bagi pengguna jasa untuk mengetahui kemajuan pekerjaan termasuk untuk mendapatkan informasi mengenai rencana tanggal penyelesaian proyek. Oleh karena pengukuran kemajuan pekerjaan untuk tujuan ini mempergunakan patokan. dalam hal uang dan jadual 2) Untuk men-fasilitasikan pembayaran pekerjaan penyedia jasa (Gilbreath 1992) 3. Kedua-duanya merupakan alasan-alasan penting untuk mengukur kemajuan pekerjaan. jadual pelaksanaan. (Gilbreath.

d. mengenali yang perlu diadakan sehubungan dengan penawaran. Untuk menetapkan pendekatan pembayaran. c. Diantaranya perlu ditetapkan ketentuanketentuan cara pengukuran yang jelas. 33 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .secara subjektif berdasarkan pengalaman orang yang mengukur atau apa yang terlihat di lapangan. Akibatnya terjadi perdebatan antara pengguna jasa dan penyedia jasa mengenai nilai beberapa pekerjaan yang sudah dilaksanakan. Hal ini mengakibatkan perlu evaluasi terhadap penawaran. (Gilbreath 1992) 3. Seharusnya pengguna jasa harus menentukan rencana pembayaran dan nilai pekerjaan tanpa harus mengindahkan jumlah yang diminta penyedia jasa dengan menempatkan suatu prosentase dari jumlah penilaian dalam penawaran (RFP – Request For Proposal). objektifitas sudah harus direncanakan selama masa penyusunan kontrak dan dipakai dalam pelaksanaan. b. Lingkup pekerjaan harus diuraikan dalam uraian pekerjaan yang lebih rinci dengan masingmasing harga satuan. Banyak kontrak menyebutkan “pengukuran bersama dari suatu progres dan menyatakan bahwa pembayaran akan dilakukan tanpa merinci penetapan tersebut. Jangan lupa tipe pengguna jasa. adalah pembebanan sebanyak mungkin dibelakang (back-end loading). Banyak pengguna jasa menetapkan metode yang akan dipakai untuk memberi kesempatan penyedia jasa untuk menawar melalui bobot pekerjaan.9 Pemilihan Rencana Pembayaran dan Penilaian Bobot Metode penilaian apapun yang dipakai untuk menunjukkan kemajuan pekerjaan. yang penting hal ini sudah ditetapkan sedini mungkin. sedangkan penyedia jasa menginginkan pembebanan pembayaran sebanyak mungkin didepan (front-end loading). Untuk menghindari penilaian yang subjektip ini. pengguna jasa meninjau lingkup pekerjaan.

1992) 3. 7: 3.10.1 Administrator kontrak (pengguna jasa) mempersiapkan estimasi bentuk master progres kemudian diserahkan ke penyedia jasa. 3.10.Walaupun penyedia jasa keberatan. selama tender atau setelah pengajuan penawaran.10.2 Penyedia jasa menyiapkan estimasi progres pendahuluan dan menyerahkan kepada spesialis kontrak untuk ditinjau estimasi progres dan kesesuaian teknisnya. 3.10.5 Accounting setelah mengecek perpanjangan waktu dan data pendukung mengembalikan dokumen ke administrator kontrak untuk memperbaiki estimasi pendahuluan.10.10.3 Setelah itu dokumen tersebut dikirimkan kepada administrator kontrak untuk memperkirakan kesesuaian komersial kemudian diteruskan ke insinyur biaya untuk diberi kode biaya. 3.4 Setelah itu dokumen diteruskan ke akuntansi untuk mengecek perpanjangan waktu pelaksanaan dan data perbaikan. 3. 7 dan arus dokumen pembayaran tergambar dalam Tampilan No. (Gilbreath.10 Prosedur Pengukuran Progress dan Pembayaran yang dianjurkan Prosedur dari proses kemajuan pekerjaan dan pembayaran tergambar dalam Tampilan No.6 Dokumen yang sudah dikoreksi final oleh penyedia jasa dikirimkan ke:  Administrator kontrak  Spesialis kontrak  Accounting  Direksi proyek untuk ditanda tangani 34 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . 8 Penjelasan dari kedua Tampilan ini adalah sebagai berikut: Tampilan No. 3. pengguna jasa harus mengambil inisiatip menyetujui usulan penyedia jasa bila hal itu masuk akal.

Membuat estimasi pekerjaan penyedia jasa yang diselesaikan d. Untuk mengetahui status pembayaran yang sudah dilakukan beserta rinciannya dan diterima oleh penyedia jasa. Harus diingat bahwa laporan ini sering diperlukan dalam berkonsultasi mengenai kejadian dilapangan sehari-hari untuk memberikan pembuktian selama proses hukum. 10 menggambarkan status pembayaran kemajuan Pekerjaan yang telah dibayarkan ke penyedia jasa termasuk detailnya. Adapun arus dokumen tak perlu persis sesuai contoh dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kesepakatan sebelumnya. Sesuatu yang bagi Indonesia merupakan hal baru adalah dalam formulir ini bagian bawah adalah pernyataan persetujuan penyedia jasa agar tidak terjadi sengketa. (Gilbreath. Tampilan No. Penyedia jasa mengajukan tagihan sesuai estimasi yang sudah disetujui f. 1992) 3. Persetujuan pengguna jasa atas hasil pekerjaan penyedia jasa e. pengguna jasa dapat membuat suatu ringkasan seperti tergambar dalam Tampilan No.3. kemudian tagihan dibayar.10. Tagihan diverifikasi bagian accounting. Disini terlihat kerja sama tugas-tugas administrasi kontrak yang harus diperlihara antara pengguna jasa dan penyedia jasa.11 Laporan Harian Konstruksi Buku harian konstruksi adalah suatu dokumen penting. 8 kita melihat secara jelas arus dokumen dan pembayaran dengan ringkasan aktivitas sebagai berikut: a. Mungkin hal ini baik untuk dibudidayakan dimasa mendatang. 9. Membuat form estimasi induk c.7 Penyedia jasa menerima pembayaran setelah akunting melakukan pemeriksaan tagihan dengan estimasi Pada Tampilan No. Menetapkan cara pembayaran b. 35 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .

d. Catat setiap pekerjaan atau yang ditempatkan tak berhubungan dengan gambar-gambar atau spesifikasi atau tindakan yang diambil. c. Dalam hal ini.11.11. Jika halaman akan dikosongkan. c. 3. Hanya dijilid dengan sampul keras b. e. manager proyek dapat disarankan melaporkan seluruh transaksi yang telah terjadi dilapangan. kenali hal-hal khusus. Tak ada penghapusan d. Dimana penyedia jasa melaksanakan pekerjaan tambah karena suatu sebab halangan dibawah tanah yang tak terlihat. termasuk setiap pernyataan dan kesepakatan yang dibuat selama panggilan tersebut. Catatan panggilan telpon yang diterima. Catat waktu dan nama orang dari pihak penyedia jasa kepada siapa perintah lapangan diberikan.1 Format Buku Harian : a. disarankan untuk memasukkan laporan harian pada setiap tenggang waktu tertentu kepada manager kontrak. b.jika ada selama pekerjaan. buatlah 36 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .2 Isi Buku harian a. Tak ada halaman yang disobek dari buku setiap waktu e. Halaman-halaman harus diberi nomer halaman dengan tinta dan tak ada nomor yang diloncati. Catat kondisi tak terlihat yang dapat memperlambat penyedia jasa. tandai dengan “X” besar pada halaman dan tandai “kosong”. Kebutuhan-kebutuhan umum yang diperlukan dapat dikelompokkan dalam 2 (dua) kategori: 3.

suatu perhitungan lain biaya lapangan dan semua personel dan peralatan dilapangan dan bagaimana mereka terlibat. f. Catat semua isi percakapan yang pokok yang dilaksanakan dengan g. h. i. 3.11.3 penyedia jasa dilapangan, sekalian sebagai kesepakatan/persetujuan kedua belah pihak. Catat semua kesalahan lapangan yang dibuat setiap pihak dilapangan. Tanyakan nama dan pekerjaan para pemuka halaman Tanda tangan setiap Buku Harian pada saat ini.

Siapa harus memelihara catatan harian dan Laporan Harian a. b. Suatu catatan harian khusus harus dipegang oleh setiap perubahan yang terlihat dalam proyek Laporan harian konstruksi disiapkan dan diajukan oleh hanya perwakilan proyek setempat, data harian dari laporan kejadian pekerjaan yang diajukan setiap pengawas merupakan sumber informasi.

c. Laporan Permohonan Pengawasan

Kemajuan Pekerjaan penyedia jasa

Pembayaran sebagai pengguna jasa

3.11.4

Dokumentasi dan pengawasan Intern Kadang-kadang perwakilan proyek bertanggung jawab untuk memantau beberapa proyek kecil ketimbang satu proyek besar. • Suatu pendekatan praktek didalam hal ini adalah menyiapkan laporan manajemen untuk setiap proyek dimana perwakilan proyek bertanggung jawab.

37

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

3.11.5

Laporan Umpan Balik Khusus Komunikasi dapat mengurangkan jumlah pengulangan kesalahan dilapangan yang sering terjadi sebagai akibat dari kesalahan tradisional dalam berkomunikasi antar tenaga-tenaga konstruksi dan perencana proyek. b. Laporan perbaikan lapangan disiapkan oleh perwakilan proyek setempat dan diajukan ke manager proyek untuk di-evaluasi oleh perencana dan departemen spesifikasi untuk melihat apakah permasalahan dapat dihindari dimasa mendatang dengan fee perencanaan dan spesifikasi. c. Dokumen harus melakukan hal-hal berikut:  Pengenalan masalah  Penawaran penyelesaian  perubahan spesifikasi dan/atau gambar d. pembuatan beton dalam pabrik beton e. Laporan pemeriksaan kepada pengawas lapangan. Laporan harian Perlu/tidak

3.11.6 Aneka catatan Banyak tipe catatan perubahan yang penting untuk dicatat dan dipelihara untuk ditunjukkan nanti. Kebanyakan catatan yang harus dipelihara tentang masalah teknis, bukan masalah administrasi. Catatan-catan itu termasuk: a. sertifikat produksi dari pabrik b. c. sertifikat pengetesan laboratorium tiket penyerahan transport beton

d. catatan pada pemeriksaan pengelasan struktur

38

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

f. filter sistim pembuangan air g. peralatan h. pengawasan i. j. sertifikat oleh pengawas proyek k. cocokan

laporan pengetesan laporan laporan pabrikasi khusus

pengelasan radiasi penerimaan laporan ketidak

l. permohonan langsung dan tindakan yang diambil m. perencanaan laporan beton (Caroline Sutandi, 2002) 4. ORGANISASI ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI” 4.1 Pengantar Dalam uraian yang lalu (paragrap 1) telah diuraikan mengenai pengertian, dasar pemikiran/filosofi, administrasi kontrak. Disamping itu dalam paragrap 2 dijumpai banyak nama-nama petugas seperti manajer kontrak, administrator kontrak, pengawas lapangan, perwakilan penyedia jasa dan sebagainya yang mungkin akan membingungkan. Hal ini tak lain karena hal itu diambil dari sumber pustaka yang berbeda. Oleh karena itu dianjurkan sejak dari awal, penamaan dari petugas administrasi kontrak telah disepakati antara pengguna jasa dan penyedia jasa seperti yang terdapat dalam butir 2, karena tak ada standar atau pedoman yang baku mengenai penamaan para petugas ini. definisi/batasan maksud/tujuan dan fungsi dari

39

Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

spesifikasi gambar-gambar dan sebagainya selain tentunya harus menguasai aspek teknis untuk melaksanakan proyek tersebut. terutama dari segi administrasinya. Untuk administrator kontrak atau manajer kontrak minimal harus menguasai aspek-aspek teknis pelaksanaan suatu proyek.2. 4.Berdasarkan hal-hal tersebut kiranya jelas bahwa administrasi proyek konstruksi harus ditempatkan didalam proyek itu sendiri dalam arti organisasi administrasi proyek konstruksi harus merupakan bagian dari organisasi proyek. Untuk kepala proyek (project director) dari pihak pengguna jasa dan manajer proyek dari pihak penyedia jasa harus menguasai seluruh aspek yang terdapat dalam dokumen kontrak (perjanjian. 4. syaratsyarat. b. 40 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .1 Untuk mendapatkan hasil yang efektif dan efisien seharusnyalah para petugas administrasi proyek konstruksi memiliki kualifikasi yang mencukupi. Tentu saja organisasi administrasi proyek konstruksi ini harus ada baik dipihak pengguna jasa maupun dipihak penyedia jasa yang satu sama lain merupakan lawan pihak (counterpart) yang harus berhubungan satu sama lain secara setara dan terus menerus.2.2 Kualifikasi Personalia 4. Hubungan baik (dalam arti yang positif) antara kedua administrasi proyek konstruksi tersebut merupakan kunci berhasil tidaknya penanganan administrasi proyek konstruksi.2 Kualifikasi yang dituntut setidak-tidaknya sebagai berikut : a.

Seorang petugas akuntansi / keuangan yang bertugas memantau kemajuan pekerjaan dari segi pembayaran dan menyiapkan jaminanjaminan.Seorang kepala yang disebut saja : administrator kontrak yang bertanggung jawab atas terselenggaranya tugas-tugas dan tanggung jawab administrasi kontrak secara keseluruhan. menyiapkan izin- 41 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . spek. Seorang petugas administrasi yang mengurus tata persuratan atau korespondensi.1 Dalam organisasi administrasi kontrak dipihak penyedia jasa sekurangkurangnya harus ada 4 (empat unsur) yaitu: a. serah terima pekerjaan. Petugas akuntansi keuangan kiranya sudah cukup jelas kualifikasinya.3. d. jadual pelaksanaan. b. syarat-syarat. Petugas administrasi harus memiliki kemampuan administrasi yang memadai dalam bidang tata persuratan yang berhubungan dengan proyek. penyimpangan dari gambar. Seorang estimator yang bertugas memantau kemajuan perubahan atau pekerjaan secara fisik. Estimator atau inspektur tentunya adalah orang-orang teknik yang menguasai aspek-aspek teknis pelaksanaan suatu proyek. perubahan pekerjaan amandeman atau addendum. 4. c.c. e. izin. berita acara kemajuan. dan mempunyai pengetahuan mengenai arsip.3 Petugas inti Administrasi Proyek Konstruksi 4. d. penagihan-penagihan.

1 Tanggung Jawab Manajer Proyek adalah : 4. personalia umum. 4.2 Mengawasi seluruh pelaksanaan proyek selama proyek berlangsung Menggunakan data dan informasi dari administrasi proyek Secara efisien dapat menangani beberapa proyek Jawab Perwakilan Proyek/Site Engineer/Pengawas Tanggung - Lapangan adalah : Secara terbatas mengawasi tugas-tugas tata usaha Mengawasi proyek 42 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .3.4. 13 diperlihatkan contoh organisai proyek dari penyedia jasa dimana terlihat fungsi administrasi kontrak berada langsung dibawah kepala proyek sedangkan program & engineering. akuntansi/keuangan dan logistik berada dibawah site manager. personalia umum akutansi/keuangan dan logistik yang secara keseluruhan berada dibawah direksi harian. Hal ini menandakan pentingnya administrasi kontrak. yang mengepalai administrasi kontrak disebut : manajer kontrak. Dalam tampilan No 12 diperlihatkan contoh organisasi proyek dari pengguna jasa dimana terlihat dengan jelas fungsi administrasi kontrak yang sejajar dengan teknik.4.2 Dipihak pengguna jasa susunan organisasinya kurang lebih sama kecuali: a. b. Dalam Tampilan No. Sebagai counterpart estimator dipihak penyedia jasa adalah para pengawas atau inspektur. agar tidak membingungkan dengan jabatan yang setara dipihak penyedia jasa.4 Tanggung jawab Petugas-petugas Administrasi Kontrak 4. qs. Hal ini menggambarkan bahwa direksi Harian mengawasi administrasi kontrak setiap hari disamping tugasnya mengawasi konstruksi (penyedia jasa) melalui beberapa Pengawas.4.

2 4. Biasanya diberi nama: 4.5 Manager proyek mendelegasikan sebanyak mungkin fungsi administrasi kontrak kepada perwakilan proyek dilapangan.2 4.6. Dari uraian terlihat pula bahwa seorang manager tidak dituntut untuk melaksanakan seluruh tugas tapi mendelegasikannya keorang lain dengan ketentuan dia tetap bertanggung jawab. mengadakan atau menyiapkan pelayanan atau pelaporan yang cocok dengan cara: 43 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .3 managemen konstruksi profesional (pmc) agen mk (AIA) managemen konstruksi (AGC – Auv) Sebaiknya manajemen konstruksi tidak mempunyai hubungan langsung dengan konsultan perencana (yang merencanakan proyek atau penyedia jasa umum yang membangun proyek).3 4.Selalu memberi informasi kepada manajer proyek mengenai setiap langkah kemampuan proyek 4.6. 4.1 4.5.5. Filosofi terpenting dalam administrasi proyek konstruksi.5 Fungsi Manajer Proyek 4.6 Tugas Manajemen Konstruksi Yang dimaksudkan dengan manajemen konstruksi adalah agen dari pengguna jasa untuk mengawasi beberapa fungsi perencanaan dan pelaksanaan.6.5. siklus kelangsungan proyek jaminan mutu dan pengawasan mutu adalah sangat penting.1 4.5.5. Manager konstruksi.4 4. Dapat menghilangkan banyak konflik Mengurangi klaim dan sengketa Efisiensi lebih besar terhadap para pihak Dapat disimpulkan bahwa seorang administrator proyek konstruksi..

pengembangan anggaran proyek. menggunakan jejak kritis (cpm – critical path method). Suatu kontrak managemen konstruksi yang lengkap dapat dengan mudah mencakup seluruh kewajiban termasuk 6 (enam) kategori berikut: a) Peran serta dalam menetapkan strategi penawaran termasuk fast track. pengadaan dan konstruksi ekonomi. biasanya dengan desain resmi. kontrak-kontrak spesialis untuk mencegah konflik antara kontrakkontrak terpisah. Evaluasi penawaran dan membantu memilih penyedia jasa 44 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . memantau dan memeriksa ketepatan desain.a. d. menjadi dokumen kontrak dan analisis seluruh kontrak. jadual dan kebutuhan mutu telah diperoleh manager konstruksi memantau seluruh perkembangan proyek. membuat rekomendasi tentang teknologi konstruksi. Mengusulkan alternatif-alternatif konstruksi yang harus dipelajari tim proyek manajemen selama masa perencanaan dan memperkuat pengaruh dari alternatif-alternatif ini pada biaya proyek dan pengadaan. c. Saran-saran dan koordinasi pada pengadaan material serta peralatan dan pekerjaan dari semua penyedia jasa konstruksi. maupun tim konstruksi dalam setiap hal sehubungan dengan konstruksi. e. menyediakan biaya dan informasi kejadian selama proyek berjalan dan melaksanakan pelayanan masalah konstruksi lain yang dibutuhkan pengguna jasa. Menjaga hubungan tak bertentangan dari anggota-anggota tim. untuk melihat bahwa sasaran tidak dilampaui tanpa diketahui pengguna jasa. b) c) d) e) Menetapkan pekerjaan tahapan. termasuk perkiraan biaya konstruksi dan Penyaluran seluruh tahapan proyek. termasuk mengenai pemasukan Penyaluran biaya. Bekerja dengan pengguna jasa dan organisasi perencanaan sejak awal perencanaan sampai konstruksi selesai. Sekali biaya proyek.

koordinasi dan pengelolaan lapangan.Melaksanakan program keamanan proyek .Mengembangkan dan menjalankan area sistim transport .Penafsiran dokumen kontrak (Caroline Sutandi.Laksanakan pelayanan proses data elektronik (edp – service) Pada tahapan konstruksi: . Suatu chek list mungkin sebagai berikut: .Menilai dan mengevaluasi penawaran dan menetapkan peluang . . meninjau dan menyetujui pembayaran termyn dari penyedia jasa .Kembangkan program keamanan proyek .Jaminan mutu dan pemeriksaan .Mengolah perubahan kontrak dan klaim .Kembangkan program hubungan tenaga kerja proyek .Mengatur sistim waktu dan pengawasan mutu .Mengelola kegiatan harian pengguna jasa atau arsitek perencana. 2002) 5. Sangat dianjurkan bahwa seluruh tugas-tugas yang diantisipasi didaftar dan dimasukkan dalam kontrak mk dengan pengguna jasa.Bantu pengembangan program asuransi . pemeriksaan.Mengelola dan melaksanakan tugas-tugas syarat-syarat tender .1 Pengertian 45 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .Mencatat.f)Penyelesaian managemen di lapangan untuk menyediakan administrasi kontrak.Meng-koordinasi hubungan tenaga kerja . METODE FAST TRACK DALAM ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI 5.Melaksanakan kontrak spesialis .

(Gilbreath.3.Fast track adalah (1) suatu metode perencanaan dan pelaksanaan dimana serangkaian kewajiban-kewajiban. (2) Tumpang tindihnya proses perencanaan dan pelaksanaan (konstruksi) konstruksi perencanaan diselesaikan. sub) tetapi dipakai pada kontrakkontrak dengan penyedia jasa spesialis dengan pengawasan dari manajer konstruksi.2 Pemakaian Fast Track Pertama-tama harus dipahami bahwa metode fast track tidak dapat dipakai pada kontrak konvensional (penyedia jasa utama.3 Tujuan Metode Fast Track 5. 5. tugas-tugas atau kontrak yang saling tumpang tindih untuk mengurangkan sehingga waktu yang dapat diperlukan dimulai untuk sebelum menyelesaikan proyek. 1992) 5. Hal ini dapat dicapai kalau metode fast track dipakai pada bentuk kontrak dengan penyedia jasa spesialis yang masing-masing punya keahlian khusus. Kemudian harus dipahami pula metode fast track baru bermanfaat (efektif) untuk proyek-proyek yang besar. Pekerjaan lain dapat berjalan terus. 5.3.2 Masa konstruksi yang lebih pendek Kegiatan perencanaan pengadaan metode konstruksi dapat dikerjakan bersamaan tanpa harus menunggu selesainya perencanaan. dimana konstruksi relatif lama (lebih dari satu tahun) dan tingkat kecanggihan teknologi yang cukup tinggi.1 Mendapatkan pekerjaan dengan kwalitas lebih baik. Hal ini dimungkinkan karena untuk tiap bagian pekerjaan spesialisasi ada kontrak sendiri dengan penyedia jasa tertentu sehingga bila dalam suatu pekerjaan dan spesialisasi perlu metode fast track yang terpengaruh hanya suatu bagian tertentu. 46 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .

sedangkan sub penyedia jasa juga menuntut hal yang sama (2 kali pengunaan keuntungan) 5.3. klaim sudah disinggung dalam paragrap 3 tetapi karena kegiatankegiatan ini terjadi pada waktu yang tak dapat ditentukan (perubahan. Kegiatan-kegiatan khusus tersebut menurut Gilbreath 1992 adalah sebagai berikut: 47 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . retensi) maka kegiatan-kegiatan ini perlu diuraikan tersendiri. perubahan pekerjaan. KEGIATAN-KEGIATAN KHUSUS ADMINISTRASI KONTRAK 6. 6. perubahan retensi.5. klaim) atau terjadi hanya sekali. Tugas-tugas metode fast track disampaikan ke penyedia jasa melalui manajer kontrak dengan sepersetujuan project manajer dari pihak pengguna jasa. karena yang berhak menggunakan metode fast track adalah pengguna jasa.3 Biaya proyek lebih murah Hal ini dimungkinkan dengan sistim kontrak penyedia jasa spesialis dimana dapat dihindari keuntungan berganda yang terjadi dalam sistim konvensional dimana penyedia jasa utama mendapat keuntungan.4 Organisasi fast track dalam administrasi proyek konstruksi Kiranya cukup jelas bahwa organisasi fast track ini hanya berada dipihak pengguna jasa.1 Pengantar Sesungguhnya pembayaran akhir. retensi. (pembayaran akhir. Manajer kontrak seharusnya tidak memiliki hak untuk melaksanakan metode fFast track karena dia hanya bertindak sebagai koordinator dan bukan sebagai pengambil keputusan.

6.1 Cara-cara Pencairan Retensi 48 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . 6. Secara umum.2 Pembayaran Akhir Prosedur pembayaran bulanan seperti yang diuraikan sebelumnya. Bila risiko ini terjadi setelah penyedia jasa meninggalkan lapangan pekerjaan.3. perlu dipelajari alasan-alasan berikut: a. 100 juta. Untuk menanggulangi risiko kesalahan atau kekurangan. uang retensi dapat dipakai untuk memperbaiki pekerjaanpekerjaan tersebut. seharusnya dipakai juga untuk pembayaran akhir dengan beberapa tambahan yang perlu diperhatikan. Untuk mendorong penyedia jasa kembali kepekerjaan setelah demobilisasi. b. Dapat juga retensi ditetapkan langsung dengan jumlah uang misalnya Rp. Penyedia jasa dapat didorong untuk kembali menyelesaikan pekerjaan yang tertinggal dengan prasyarat uang retensi akan dicairkan bila pekerjaan tersebut diselesaikan. sejumlah pembayaran atas prestasi pekerjaan yang sudah dilaksanakan tidak segera dibayar tapi ditahan pengguna jasa sebagai jaminan sisa pekerjaan akan dilaksanakan dengan benar dan tepat waktu. Kebiasaan ini disebut retensi. Retensi biasanya sebesar 10 % dari jumlah terhutang (nilai kontrak yang akan dibayar setelah seluruh pekerjaan selesai). Untuk membicarakan retensi lebih dekat.6.3 Retensi Tradisi dalam industri konstruksi adalah menahan sebagian pembayaran sampai waktu tertentu sesudah pembayaran akhir dibayarkan kepada penyedia jasa. c. Beberapa rekomendasi untuk pembayaran akhir terdapat dalam uraian pengakhiran kontrak. Memotivasi penyedia jasa untuk menyelesaikan pekerjaan. Bila ini tujuannya maka retensi menjadi sebagai suatu insentip.

c. Melewati suatu periode tertentu. Pengguna jasa harus selalu yakin siapa yang menanggung biaya ini – bukan penyedia jasa. Uang retensi dapat dicairkan secara bertahap sesuai progress. Jika menyangkut pengoperasian suatu alat atau mesin suatu sistim. Pengguna jasa mungkin berkeinginan menunggu suatu waktu tertentu (30 – 60-90 hari) setelah penyelesaian sebelum pencairan uang retensi tersebut.Melepaskan retensi bervariasi sesuai sasaran pengawasan/kontrak pengguna jasa dan lingkup pekerjaan. Jasa dan biaya ditagihkan pada penyedia jasa (pengguna jasa/jika jumlah ini diterima). Retensi dilakukan karena memang ada alasan dan berdasarkan kondisi tertentu bukan karena tradisi atau bukanlah karena orang-orang selalu menahan retensi sebesar 10 %. Pencapaian suatu unjuk kerja tertentu. Penyelesaian sebagian pekerjaan tertentu. Escrow Account Pengguna jasa menaruh dana didalam escrow account rekening/penyedia jasa – bunga dapat ditarik untuk manfaat 49 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .2 Beberapa Alternatif Retensi Pertimbangkan penggunaan satu atau lebih pilihan berikut. a. pengguna jasa mungkin menuntut suatu unjuk kerja terlebih dulu sebelum uang retensi dicairkan. Sebagai tambahan pada jenis kondisi pembebasan setelah penyelesaian seluruh pekerjaan. retensi dapat dibebaskan pada : a. b. Irrevocable Letter of Credit Minta dari bank atau institusi keuangan untuk menerbitkan dokumen ini yang dapat ditarik oleh pengguna jasa bila penyedia jasa tidak menyelesaikan pekerjaan.3. 6. b.

menganalisis setiap klaim dengan seksama. sehingga menarik untuk menyiapkan pertahanan klaim atau menggugat klaim. setiap usaha harus dilakukan untuk mengenali situasi klaim pada saat sedini mungkin. Bila tidak bank garansi ini dapat dicairkan pengguna jasa. tapi klaim-klaim mengikuti karakteristik. dan mengusahakan cara penyelesaian yang cepat. dan biasanya disertai dengan kerugian bagi semua pihak yang terkait. Bila klaim tak terhindarkan. Jumlah ini dapat sama dengan nilai retensi atau sejumlah yang ditetapkan sesuai formula tertentu c.tapi hanya dapat dilaksanakan pada kondisi tertentu – seperti persetujuan dari pengguna jasa.penyedia jasa . 50 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Bank Ganransi Penyedia jasa diminta untuk menyerahkan bank garansi dari bank yang disetujui pengguna jasa yang nilainya minimal sama dengan nilai retensi (10%) dengan maksud menjamin penyedia jasa memperbaiki pekerjaan cacat.4 Klaim-klaim Klaim-klaim tidak dapat distandarkan. Memperpanjang sengketa akan membahayakan sisa pelaksanaan proyek dan menciptakan proses penyelesaian yang menyusahkan tidak perlu. Klaim-klaim tersebut juga sangat biasa. berasal dari keadaan yang sama dalam memiliki unsur-unsur yang diduga. Pembelaan klaim yang baik adalah selalu mencegah kondisi terjadinya klaim karena pembentukan kontrak dan administrasi kontrak yang baik. 7. 6. PERAN KONSULTAN HUKUM DALAM APK 7.1 Hubungan antara pengelolaan Kontrak dan masalah Hukum Proyek konstruksi perlu melibatkan konsultan hukum. Selanjutnya lihat pelatihan : KLAIM KONSTRUKSI DAN PENYELESAIAN SENGKETA KONSTRUKSI”.

Bagaimana memanfaatkan jasanya secara optimal Jawaban pertanyaan pertama : sejak saat dini.1. d. Kepribadiaan Pilih yang memiliki kepribadian yang dapat mengerti masalah anda (yang mudah mendengarkan keluhan anda) c. mk atau pegawai lain. Pertanyaan-pertanyaan berikut akan dijawab sebagai berikut : 7. Bagaimana cara memilih c. (lawyer senior jasanya lebih tinggi) e.1 Bagaimana memilih lawyer/konsultan hukum Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam memilih konsultan hukum : a. Biaya 51 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Tipe Praktis Seperti memilih untuk hal lain : arsitek. Harga Pilih yang harganya pantas tapi profesional (bukan murahan). Hal ini sama dengan memilih konsultan lain. Pemanfaatan Strategi Pilih lawyer yang lebih muda tapi berkualifikasi dan sama professional dengan yang senior sehingga dapat menghemat biaya.Perlu diketahui 3 hal sehubungan dengan konsultan hukum ini : a. membahayakan posisi anda. Pilihlah yang mengerti masalah sengketa konstruksi dan mempunyai pengalaman praktis b. Jangan karena mau murah. Kapan diperlukan ? b.

Misalnya jika penyedia jasa cidera janji. keduanya membutuhkan bantuan konsultan hukum (lawyer). begitu muncul masalah hukum.2 Peran konsultan hukum dalam APK Selama tak ada masalah hukum. 7. APK adalah tanggung jawab pengguna jasa dan penyedia jasa. (Gilbreath.Biaya dapat banyak berkurang dengan membatasi hal-hal yang sangat perlu saja seperti penggandaan dokumen-dokumen sendiri. konsultan hukum akan memberikan nasihat sesuai ketentuan kontrak.2. Dalam hal tertentu para pihak telah menyimpang jauh dari kontrak.2. diperlukan bantuan lawyer : 7. Disinilah konsultan hukum dapat berperan mengembalikan ke ketentuan kontrak. 1992) 7.2. konsultan hukum dapat membantu klaim secara lebih tepat sasaran asalkan data-data lengkap.2 Bantuan pada klaim Apakah dalam mengajukan klaim atau membela serangan klaim. jangan bicara yang kurang perlu yang tak ada hubungannya dengan masalah (telpon). 7. Sepakati biaya lawyer datang dan kembali ketempat anda tidak ditagih. Selain itu pada waktu konsultasi jangan dihabiskan dengan hal-hal yang tidak berkaitan dengan masalah. Akan tetapi. diperingatkan sesuai ketentuan kontrak.1 Memastikan hak-hak & cara perbaikan Bila terjadi masalah.3 Anggapan hukum lawan kewajiban 52 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .

2. Perlu diingat bahwa proses Pengadilan bukanlah suatu hal yang memalukan atau tanda kegagalan.5 Bila pengguna jasa menggugat Jika ada kesempatan. Banyak konsultan hukum yakin. Kesenggangan antara anggapan hukum dan kenyataan komersial mungkin dimanfaatkan untuk keuntungan salah satu pihak 7. satu-satunya jalan keluar: “Sewa Konsultan Hukum”. butuh konsultan hukum dengan fakta selengkap mungkin. Menyewa lawyer tak beda dengan menyerahkan kontrak. 1992) 7. (Gilbreath. Gugatan dianggap investasi. b. Akses yang setara terhadap konsultan hukum Jika pengguna jasa memiliki pengetahuan teknis hukum melebihi penyedia jasa maka dia dapat memanfaatkan hal ini dalam menghadapi klaim penyedia jasa walaupun akses ke konsultan hukum sama.a. gugat lebih dulu.3 Ringkasan : Mendapatkan yang terbaik dari konsultan hukum Tindakan dan perilaku anda dapat menjadikan konsultan hukum sebagai asset atau hambatan besar. 53 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Hanya konsultan hukum yang mengerti hukum secara lebih baik 7. menggugat lebih dulu. Untuk mendapatkan hasil terbaik. Susunlah dokumen secara cepat dan cepat untuk menghemat biaya.4 Bila pengguna jasa digugat Kecuali klaim tersebut kecil. Posisi tawar keuangan yang setara. Sesungguhnya asumsi itu tidak benar.2. lebih mulia.

1992) 7.2 Pelihara pelaksanaan. tetapkan kebutuhan anda. apa yang tidak.4. pelajari dengan seksama seluruh dokumen kontrak 7.1 Dipihak penyedia jasa.4.Pilihlah lawyer yang ahli.4 Petugas APK harus aktif dan antisipatif.6 Pelajari terus menerus dokumen kontrak 54 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .4.4.4. instruksi-instruksi dalam satu arsip sehingga mudah mencarinya kembali. 7. jangan pasif. Jika sungguh-sungguh mau mencegah atau menyelesaikan masalah yang tak terhindarkan maka harus diketahui apa yang lawyer bias lakukan. pilihlah seorang kepala proyek yang selain cakap dan berpengalaman dibidang pelaksanaan. juga cakap dan berpengalaman dan merasa berkepentingan dengan berhasilnya APK dan sekaligus sebagai perunding tangguh. Ingat para lawyer memberikan nasihat : mereka tidak mengelola bisnis anda atau membebaskan anda dari tanggung jawab.5 Pelihara risalah rapat. terutama bila dokumen kontrak bahasa asing (Inggris) 7. 7.3 Jika perlu minta bantuan konsultan hukum. cara pembayaran.4 Beberapa Pesan/Tip 7. sertakan mereka pada waktu yang tepat dan biarkan mereka sesuai tujuan. 7. setujui pelaksanaan. Harus diketahui kapan dan bagaimana menggunakan lawyer.4. (Gilbreath.

7. penyuapan dan segala bentuk penilaian yang tidak berdasarkan norma-norma hukum yang normal dan benar (kkn). EVALUASI PENYEDIA JASA & KONTRAK KONSTRUKSI 8. Selain itu perlu pula mengevaluasi kontrak untuk kepentingan pengguna jasa sendiri agar dapat memperbaiki mutu kontrak konstruksi dimasa depan. 7.8 Petugas-petugas APK tidak boleh membuat kesepakatan dengan pihak lain karena ini wewenang kepala proyek.4. Namun demikian bila penyedia jasa di evaluasi/dinilai unjuk kerjanya sesungguhnya juga bermanfaat bagi dirinya sendiri untuk masa depan asalkan penilaian atas unjuk kerja tersebut benar-benar objektif.4. Merekalah yang berkepentingan dengan unjuk kerja dari suatu penyedia jasa dimasa mendatang (tender berikutnya).9 Antara organisasi lapangan dengan APK harus dijalin kesatuan pandangan. 7. terlepas dari unsurunsur kecurangan seperti.1 Pengantar Dipandang perlu untuk menguraikan kedua tugas yaitu meng-evaluasi penyedia jasa dan kontrak konstruksi secara khusus dalam satu Bab karena tugas ini hanya diperuntukkan bagi pengguna jasa.4. 55 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . 7.4.7 Jalin hubungan baik (dalam arti positif) antara APK pengguna jasa dan penyedia jasa.10 Petugas APK jangan diganti-ganti bila tidak terpaksa 8.

Contohnya terlukis dalam Tampilan No. Sebagai contoh. Yakini bahwa formulir ini mencerminkan seluruh lingkup unjuk kerja penyedia jasa bahwa yang diminta adalah evaluasi yang objektif dan setiap daerah yang bermasalah telah dijelaskan dengan seksama.2 Evaluasi hasil kerja penyedia jasa Sebagai bagian dari proses pengakhiran kontrak. 33. pertimbangkan evaluasi unjuk kerja penyedia jasa secara objektif dan seksama oleh orang-orang yang berhubungan dengan penyedia jasa dalam banyak bidang. 34. Dengan cara ini evaluasi penyedia jasa menjadi petunjuk bukan saja unjuk kerja penyedia jasa melainkan juga kontrak itu sendiri.3 Kriteria Evaluasi Untuk mengevaluasi penyedia jasa dapat dibuat beberapa kriteria yang dapat dievaluasi. termasuk spesialis konstruksi.8. manajer kontrak dan manajer konstruksi. Disarankan juga bahwa bidang pemantauan dan personel administrasi menunjukkan peningkatan yang direkomendasikan untuk kontrak-kontrak yang akan datang dari jenis yang sama. berisi kebutuhankebutuhan yang kabur atau berbenturan atau dinilai dengan cara membuat penetapan kemajuan pekerjaan menjadi sulit. sebagai berikut: 56 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . 1992) 8. (Gilbreath. Beberapa perusahaan menggunakan formulir terpisah untuk mengevaluasi kontrak itu sendiri. hal ini harus dicatat. Formulir ini dikembalikan kepada arsip perkualifikasi penawaran dari pengguna jasa untuk digunakan bila menilai penyedia jasa untuk pekerjaan yang akan datang. Contoh formulir evaluasi lengkap terlukis dalam tampilan No. Hal ini akan meningkatkan usaha perkontrakan dimasa mendatang. jika penyedia jasa yang ditanyakan memiliki kekurangan pengawasan komersial. Evaluasi lengkap tidak harus disampaikan kepada penyedia jasa tetapi harus dipakai hanya untuk informasi pengguna jasa.

Hasil penilaian ini disampaikan kepada penyedia jasa yang bersangkutan agar nantinya dapat dipakai untuk tender berikutnya. Oleh karena itu pengguna jasa tetap perlu mengevaluasi penyedia jasa. • lapangan kerja. Tentunya ada pembaca yang bertanya-tanya bukankah pemenang tender tersebut telah lulus prakwalifikasi. tempat material. 57 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . • • instruksi-instruksi dari pengguna jasa. lalu Sistimatika kerja. kinerjanya setelah itu menurun. Memang benar penyedia jasa tersebut telah lulus prakualifikasi sebelumnya dan memenangkan tender tetapi tidak jarang terjadi.• pekerjaan persiapan (mobilisasi peralatan dan personel). sehingga apa masih perlu kinerjanya dievaluasi. Tanggapan atas Keselamatan kerja Kebersihan dan lain-lain Untuk menjamin objektifitas penilaian (agar tidak timbul dugaan kkn) penilaian ini sebaiknya melibatkan suatu lembaga resmi yang dibentuk pemerintah seperti Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi Nasional (LPJKN) yang memang ditugaskan Pemerintah antara lain untuk hal-hal seperti ini. • Penilaian Persiapan waktu pengaturan lapangan (kantor lapangan. bangsal kerja. • lintas dan sebagainya). • (safety enginering).

telah dicantumkan dalam kontrak. Bila berkontrak dengan perusahaan asing jangan lupa menetapkan hukum yang berlaku (governing law) yaitu hukum Republik Indonesia.4. 8. pada tahap evaluasi inipun kiranya pengguna jasa perlu didampingi oleh orang yang mengerti masalah 58 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .6 Apakah pengesampingan pasal 1266 KUHPer disebut dalam salah satu pasal kontrak. 8. Sebagaimana pada tahap pembuatan/penyusunan kontrak.1 Apakah kontrak tersebut telah sesuai ketentuan-ketentuan tersebut dalam UU RI No.4 8.4. 8. “fixed lump sum price” dan lain-lain. yang berlaku harus ditetapkan walaupun ditulis dalam 2 bahasa misalnya Inggris dan Indonesia harus ditegaskan bahwa bahasa yang berlaku hanya satu yaitu Bahasa Indonesia. 8.4. penyelesaian praktis.5 8. 29/2000. 18/1999 dan Peraturan Pemerintah No. harus diberi definisi agar tidak menimbulkan sengketa dikemudian hari. 33 adalah contoh formulir evaluasi penyedia jasa. perubahan pekerjaan. 30/1999 dan peraturan perundang-undangan lain yang terkait.4.7 Hal-hal yang mungkin akan menimbulkan perbedaan penafsiran seperti kata-kata/istilah “hari”. UU RI No. Bahasa kontrak.4 Evaluasi kontrak konstruksi Adapun hal-hal yang perlu dievaluasi mengenai kontrak konstruksi antara lain: 8.3 Apakah klausula mengenai klaim konstruksi.4.Bagi penyedia jasa sendiri sebetulnya hal ini juga penting agar dia selalu waspada akan unjuk kerjanya sehingga selalu siap mengerjakan suatu proyek dengan kinerja yang memuaskan pengguna jasa atau bahkan meningkatkannya. jelas dan tidak bermakna ganda atau dapat ditafsirkan lain dalam kontrak konstruksi.4.2 8. Tampilan No.4. Apakah pasal mengenai penyelesaian sengketa konstruksi telah dicantumkan dengan tegas.

tetapi harus selalu diingat bahwa yang akan melaksanakan kontrak nantinya bukanlah ahli hukum tetapi para ahli teknik yang mungkin saja kurang memahami hukum. 34 dapat dipakai sebagai bahan untuk mengevaluasi kontrak konstruksi. Oleh karena itu disarankan agar dalam menyusun kontrak konstruksi dibantu oleh konsultan hukum yang mengerti hukum konstruksi. 9. HAL-HAL PENTING YANG PERLU DICATAT Dari uraian-uraian dalam bab-bab sebelumnya beberapa hal penting yang perlu dicatat adalah : 9. Jadi evaluasi ini dapat dikatakan sebagai koreksi untuk pengguna jasa apakah kontrak ini bermasalah atau malah cacat hukum. dinamakan dengan suatu terminologi administrasi kontrak yang sering diabaikan. tidak bermakna ganda atau dapat ditafsirkan berbeda sehingga menimbulkan masalah dan akhirnya menjadi sengketa. Hal lain yang juga penting adalah evaluasi terhadap kontrak konstruksi itu sendiri. Sebagaimana telah diketahui bahwa: “kontrak adalah suatu produk hukum yang merupakan undang-undang bagi yang membuatnya (Kitab Undang-undang Hukum Perdata . 1992) 59 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Yang paling pandai membuat kontrak tentunya adalah para ahli hukum (lawyer). (Gilbreath. Tampilan No.KUHPer Pasal 1338).1 Suatu rangkaian kegiatan non teknis yang merupakan salah satu kegiatan dari proyek dan seharusnya berjalan paralel dengan kemajuan fisik dilapangan.konstruksi. Di Indonesia selama ini biasanya yang menyusun kontrak adalah pengguna jasa sendiri. Apakah kontrak tersebut baik dalam arti dapat dipakai (applicable).

1992) 9.3 Administrasi kontrak merupakan bagian dari tahapan kontrak itu sendiri yang terdiri dari : perencanaan kontrak. 1992) 9. (Gilbreath. karena tidak menyadari arti pentingnya dan hampir tak pernah ada pelatihan atau sosialisasi mengenai administrasi kontrak. 9. ditata dan diatur serta dilaksanakan sebaik mungkin secara profesional dan tidak sebagai tugas sambilan. (Gilbreath. (Gilbreath.6 Tujuan administrasi kontrak adalah agar proyek tersebut secara komersial berhasil yang artinya hasil pekerjaan fisik secara teknis memuaskan pengguna jasa sesuai spesifikasi teknis dan gambar rencana. (Gilbreath.2 Administrasi kontrak adalah seluruh kegiatan non teknis dari suatu proyek yang dimulai sejak kontrak ditanda tangani sampai kontrak berakhir (pekerjaan selesai) atau putus ditengah jalan. 9. (Gilbreath. administrasi kontrak dan pemantauan kontrak. 1992). 1992) 9.9 Berdasarkan hal-hal tersebut dalam butir-butir diatas. 1992) 9. 1992) 9. dilain pihak penyedia jasa telah menerima seluruh pembayaran yang menjadi haknya termasuk segala kompensasi lain (bilamana ada). (Gilbreath.10 Organisasi administrasi kontrak harus disusun dan ditetapkan sejak awal kontrak dan tetap ada sampai kontrak berakhir dengan menempatkan personalia yang cakap dan permanen dibidang masing-masing dan berpengalaman. 1992) 60 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .9.7 Administrasi kontrak mengurangi/mencegah/menyelesaikan perselisihan dan mengurangi klaim. (Gilbreath.4 Administrasi kontrak dapat definisikan sebagai suatu istilah atau terminologi yang menggambarkan penanganan secara komersial dari suatu kontrak konstruksi dan merupakan bagian dari administrasi proyek konstruksi.8 Administrasi proyek konstruksi di Indonesia belum dilaksanakan sebagai mana mestinya. pembentukan (penyusunan kontrak). 9.5 Administrasi kontrak bermaksud untuk menyelenggarakan seluruh aspek non teknis dari suatu proyek. administrasi proyek konstruksi harus diciptakan.

Untuk itu perlu diadakan pelatihan mengenai administrasi proyek konstruksi yang dapat dikoordinasikan oleh LPJKN bersama Asosiasi Profesi seperti AKI.11 Administrasi Kontrak harus diterapkan didalam organisasi proyek dan harus ada dalam tingkatan yang sama pada masing-masing pihak (pengguna jasa dan penyedia jasa).9. PENGANTAR Para pelaku industri jasa konstruksi di Indonesia baik sebagai penyedia jasa (kontraktor pelaksana/konsultan perencana/pengawas) maupun oengguna jasa umumnya hingga saat ini jarang sekali atau sedikit sekali yang melibatkan peran serta konsultan hukum dalam penyusunan kontrak konstruksi. PERANAN KONSULTAN HUKUM 1. GAPENSI dan lain-lain. 9. 9. biaya besar.13 Perlu sosialisasi kepada para pelaku industri jasa konstruksi mengenai pentingnya melaksanakan dan memelihara serta meningkatkan pemahaman mengenai administrasi proyek konstruksi.15 Dalam hal menghadapi kesulitan mengenai administrasi proyek konstruksi.14 Kontrak-kontrak konstruksi dimasa mendatang terutama yang besar-besar. Dengan kata lain administrasi kontrak merupakan bagian dari administrasi proyek konstruksi. tingkat kerumitan/teknologi tinggi.12 Seharusnya pengelolaan administrasi proyek konstruksi sebaiknya telah diatur dalam dokumen kontrak terutama untuk proyek-proyek yang masa konstruksinya relatif lama. Mengapa ? Jawabannya mungkin ada 2 yaitu: 61 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . harus mencantumkan klausula mengenai administrasi proyek konstruksi secara lebih rinci. 9. 9. jangan ragu untuk minta bantuan jasa dari konsultan hukum yang mengerti hukum konstruksi.

Pokoknya kontrak ditanda tangani dulu. Kapan menggunakan jasa konsultan hukum. 1. selalu dianjurkan agar “filosofi” dibalik bukan “Kumaha engkek” tapi “Engkek Kumaha” (nanti bagaimana?). Pelatihan atau Kuliah Umum. HUBUNGAN ANTARA PERMASALAHAN HUKUM PENGELOLAAN KONTRAK DAN Jika anda terlibat dalam proyek konstruksi dalam kapasitas apapun-anda akan memerlukan konsultasi dan keahlian seorang konsultan hukum. 2. nanti kalau ada masalah baru cari Konsultan Hukum. Walaupun tidak praktis mengusulkan bahwa setiap Manager kontrak atau setiap petugas yang terlibat dalam proses mempunyai lisensi/izin praktek sebagai lawyer atau bahkan seorang dalam pelatihan hukum. Sebagaimana diketahui kontrak konstruksi adalah suatu dokumen/produk hukum. Oleh karena itu sangat dianjurkan untuk memilih dan menggunakan konsultan hukum yang kompeten dan memahami hukum-hukum konstruksi. (2). semua harus mengetahui 3 hal : (1). Sebagian besar pekerjaan atau usaha yang berkaitan dengan perkontrakan melibatkan hak-hak dan kewajiban hukum dan oleh karenanya tentu hampir setiap orang yang berkepentingan/menginginkan pengelolaan kontrak secara baik dan benar secara hukum.1. Dalam setiap memberikan Seminar.2 Masih menggunakan “filosofi” orang Jawa Barat : “Kumaha engkek” (bagaimana nanti). Bagaimana memilih seorang 62 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .1 Tidak mengetahui/menyadari bahwa kontrak secara hukum harus benar dan tidak mempunyai penafsiran yang berbeda antara para pihak dan hal ini memerlukan jasa konsultan hukum untuk membuatnya.

Setelah lulus maka dia punya Master Degree bidang hukum dengan berbekal latar belakang bidang teknik. 63 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Akan tetapi ada beberapa pos dalam urutan pengelolaan kontrak yang memerlukan peninjauan khusus dari jasa konsultan hukum. Seterusnya. karena halhal berikut: 3. Bab ini menerangkan resiko-resiko tersebut. Pertanyaan pertama dapat dijawab dengan segera : gunakan konsultan hukum sejak semula. Setelah dia mencapai Bachelor Degree dia masuk Law School untuk mencapai Master Degree. bukanlah pertanyaan jika anda harus memperoleh keahlian hukum. 3. memberikan nasehat dalam memilih konsultan hukum dan memberikan saran-saran terbaik dari keahliannya. Hal ini disebabkan karena sistim pendidikan kita berbeda dengan sistim pendidikan di Amerika Serikat misalnya. misalnya Teknik Sipil. keterlibatan seseorang ahli hukum atau firma hukum sejak saat awal hingga penyelesaian proyek selalu merupakan suatu hal positif. Disana seseorang menamatkan dulu studinya dalam suatu bidang tertentu. CARA MEMILIH KONSULTAN HUKUM YANG TEPAT Bagi para pelaku industri jasa konstruksi di Indonesia memilih konsultan hukum yang tepat untuk keperluan kontrak konstruksi rasanya memang tidak mudah. tetapi bila menggunakannya dan bagaimana mendapatkan yang terbaik dari ahli yang anda pakai” (Gilbreath 1992).konsultan hukum dan (3). Untuk setiap aspek dalam kontrak.1 Jarang sekali ada seorang ahli teknik yang profesional sekaligus juga seorang konsultan hukum/lawyer apalagi sebaliknya : seorang sarjana hukum yang ahli teknik. karena disanalah kesalahan dimulai. Kapan menggunakannya sekali anda telah menjatuhkan pilihan.

Ini anggapan yang sangat keliru dan diharapkan dimasa mendatang anggapan ini dapat dihilangkan. Di dunia Barat atau bahkan di Singapura. risiko yang dibawa. Mereka menilai suatu perusahaan yang didampingi penasehat hukum menunjukan bonafiditas dari Perusahaan tersebut dan tidak dicurigai untuk berbuat hal-hal yang negatif. manager konstruksi atau pegawai lain. Selanjutnya berikut ini di terangkan bagaimana cara memilih seorang konsultan hukum dengan pertimbangan beberapa faktor : a) Tipe Ahli Hukum Praktek Sewa seorang lawyer/konsultan hukum seperti anda akan menyewa seorang arsitek. para pengguna jasa menilai.3 Ada kekhawatiran bila menggunakan jasa konsultan hukum untuk keperluan kontrak. Pemerintah/pengguna jasa beranggapan bahwa calon penyedia jasa yang membawa lawyer/konsultan hukum beritikad kurang baik. Hal ini biasanya kurang disukai Pemerintah sebagai pengguna jasa. Dengan kata lain : Carilah seseorang ahli hukum yang paham mengenai sengketa konstruksi. permasalahan-permasalahan. Carilah seseorang yang tahu usaha konstruksi. sebuah kontraktor yang baik adalah kontraktor yang melibatkan jasa konsultan hukum.3. dan pemecahannya. Para ahli hukum yang ahli dalam segala bidang dan satu orang yang 64 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . 3.2 Belum banyak (sedikit sekali) kantor-kantor Firma Hukum di Indonesia yang mampu menangani masalah-masalah jasa konstruksi karena umumnya mereka tidak memiliki sarjana-sarjana teknik yang mengetahui kasus-kasus industri jasa konstruksi. Ini adalah pengalaman mendampingi sebuah BUMN berunding mengenai kontrak konstruksi dengan sebuah Perusahaan Singapura yang didampingi lawyernya. seolah-olah mau berperkara.

dan dia menghormati profesi anda atau tugas anda dan memahami ketegangan dan praktek-praktek yang anda hadapi. ingatlah selalu. Hukum telah menjadi terlalu rumit bagi seseorang untuk menangani semua. Jangan melihat seorang lawyer untuk segala-galanya. pilihlah seseorang ahli dalam bidang konstruksi tanpa menghiraukan kantor/firmanya. Akan tetapi. Pastikan dia mengerti bahwa anda mengelola kontrak. Anda dapatkan apa yang anda bayar. Wawancara beberapa prospek yang cocok dan pilih seorang yang anda sukai. Bila anda mempunyai kebutuhan dibidang perusahaan dan litigasi.benar-benar cakap dalam satu bidang mungkin merupakan hambatan dari ahli hukum yang sangat ahli di bidang konstruksi. Pasaran jasa hukum saat ini mulai meningkat secara kompetitif. Bila anda hanya berkepentingan dengan 1 (satu) proyek atau suatu sengketa khusus. c) Harga. posisi keuangan anda atau usaha anda. 65 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Bila memiliki sejumlah pekerjaan hukum yang akan dikerjakan kemungkinan anda dapat berunding mengenai jasa kontak lebih murah dari standar untuk lawyer yang anda pilih. bahwa membayar jasa pelayanan hukum tidak berbeda dengan hal lain. pertimbangkan pengalaman praktek yang luas dengan kekhususan (spesialisasi) dalam bidang praktek yang banyak dari ahli hukum tersebut. jangan coba untuk menghemat beberapa dollar untuk jasa hukum bila hal itu akan membahayakan proyek anda. b) Kepribadian. Mungkin anda akan mengakhiri perbincangan berjam-jam dengan lawyer/ahli hukum anda dibawah situasi yang menegangkan dan dibawah keadaan yang kurang menyenangkan.

66 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Yakini bahwa lawyer anda mengerti keterbatasan-keterbatasan mereka. hatta untuk pekerjaan yang sama. Anda mungkin akan harus tergantung pada lawyer lain bila ia melihat hal itu cocok. Sekali Firma Hukum telah dipilih. cobalah untuk mengenali seorang yang cakap dengan biaya lebih rendah. Jika anda tidak kenal dengan firma hukum tersebut. Tetapi sekali anda tahu lawyer-lawyer dalam firma tersebut. Hal ini bisa untuk bidang profesi lain kepana tidak lawyer (Komentar : mungkin di Amerika/Eropa Barat hal ini dapat dengan mudah dilakukan. Hal ini terutama penting bila tagihan jasa hukum anda.Pertimbangkan pengaturan jasa tidak terduga yang mungkin keluar. Seringkali lawyer-lawyer yang lebih murah dan berkemampuan (kurang mahal) dapat memecahkan semua masalah dan mendapatkan nasihat dari lawyer-lawyer yang lebih berpengalaman dengan cara menanyakan beberapa pertanyaan dan bahkan cuma-cuma dalam percakapan bebas. Yakini bahwa lawyer anda cukup keinginan untuk mendapatkan jawaban yang benar – yang dia takut untuk menanyakannya kepada atasan mereka. Jika ini dikerjakan dengan setengah dari harga seorang lawyer yang paling berpengalaman dalam Firma tersebut. Ada beberapa tugas-tugas hukum yang memakan waktu yang sama untuk dilakukan. arahkan permintaan-permintaan anda kepada lawyer yang kurang mahal (bayarannya) yang cakap untuk menangani pekerjaan. d) Penggunaan Siasat/Strategi. diramalkan akan memyebabkan masalah cash flow anda. ini lebih mudah dikatakan daripada dilakukan. karena banyak pilihan. Lihat-lihatlah sekeliling. anda akan memotong biaya separuhnya. Untuk kebanyakan pelayanan jasa hukum. Di Indonesia nampaknya belum banyak pilihan). tagihan lawyer biasanya berdasarkan jam-jaman (hourly basis) dan makin berpengalaman/makin professional seorang lawyer biasanya tarifnya jauh lebih mahal. tidak pandang tingkat pengalaman. Jangan buat kesalahan dengan menetapkan sebuah palu besar bila palu kecil dapat melaksanakan pekerjaan – cari seorang lawyer yang kurang mahal dengan kecakapan yang diperlukan.

wawancara-wawancara. Yakini anda memahami semua macam biaya yang sudah pasti dan mana yang akan membengkak dan beberapa jumlahnya. Untuk memotong biaya-biaya ini pertimbangkan untuk menangani beberapa pekerjaan diluar Kantor Pengacara – dengan mengerjakan sendiri atau dengan bantuan yang kurang mahal.e) Biaya/Ongkos. Bila hal ini dilakukan maka pada waktu menetapkan jumlah jam yang harus 67 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Kebanyakan Firma Hukum menaikkan biaya dan menagih biaya langsung pada kasus-kasus klien seperti telepon dan fotocopy. pencarian dokumen dan pekerjan sejenis. Dalam suatu kasus yang luas. Sebagai contoh mungkin anda dapat mencapai kesepakatan bahwa para lawyer tidak menagih biaya perjalanan. Akhirnya selalulah dipertimbangkan bagaimana anda akan dibebankan dan gunakan pengetahuan itu untuk keuntungan anda. Mungkin anda dapat menyakinkan suatu Firma Hukum untuk mengalihkan tarif jasa dan kebiasaannya pada pekerjaan anda. hal ini kelihatannya suatu konsesi kecil yang mungkin memberikan anda keuntungan. Sama halnya dengan semua bentuk-bentuk perkontrakan. gunakan kekuatan berunding anda sebagai pembeli untuk mendapatkan biaya yang paling menguntungkan. Biaya-biaya dan tagihan dari firma hukum seringkali dapat dirundingkan dan dapat menurunkan atau menaikan biaya anda tergantung dari cara bagaimana hal tersebut di tangani. Sebagai contoh mungkin pekerjaan-pekerjaan fotocopy yang banyak (perkara litigasi) tuntutan biasanya sangat banyak fotocopy. Bila anda membayar atas dasar jam-jaman. Beberapa hal lebih menyangkut dengan masalah hubungan antara klien dengan Konsultan Hukum dari pada sengketa-sengketa atau masalah pengertian. jangan gunakan waktu untuk mengobrol dengan lawyer anda atau mendiskusikan hal-hal yang tidak berhubungan dengan masalah selama jam kerja.

(Gilbreath 1992). 68 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Kontrak-kontrak menentukan resiko-resiko. Oleh karena itu perlu melibatkan ahli hukum (lawyer) yang mengerti mengenai hukum konstruksi. pengguna jasa tidak memiliki perlindungan kecuali yang ditetapkan undang-undang dan rasa keadilan. Ingatlah Harga dari Kontrak yang anda susun bukanlah untuk membuat bangunan atau jalan raya. Kontrak tidak membangun dan bangunan sendiri tidak membutuhkan kontrak. tidak lain karena apabila kita berbicara mengenai kontrak artinya kita berbicara mengenai hukum. 4.ditagih. Jarang sekali beberapa dollar dibelanjakan untuk memperoleh nilai lebih. Gunakan waktu dengan bijak. Bergantung pada salah satu atau keduanya adalah salah satu kesalahan. Kenapa hal ini penting.1 Gilbreath menulis peranan lawyer selama penyusunan kontrak sebagai berikut: Penggambaran nasehat hukum yang kompeten selama penyusunan kontrak adalah hal terbaik dalam industri konstruksi. Maksud kontrak adalah membuat dan menetapkan hak-hak dan kewajiban hukum dari setiap pihak yang terlibat. lawyer bersangkutan tidak dapat memisahkan percakapan biasa dari inti permasalahan pekerjaan yang ditagih. atau membangun sesuatu yang lain. Konsultan Hukum sebaiknya sudah berperan pada waktu penyusunan/pembentukan kontrak bahkan seharusnya fase perencanaan kontrak. 4. Ketahuilah selalu jika masalah hukum sedang berlangsung. tidak perduli siapa (lawyer) yang anda pakai. Waktu itu mahal. Undang-undang biasanya dimengerti sepenuhnya hanya oleh lawyer dan keadilan terbentuk dalam pengadilan. PERAN KONSULTAN HUKUM SELAMA PENYUSUNAN KONTRAK. yang pada dasarnya ditemui dalam hak-hak para pihak. Tanpa suatu kontrak yang sah.

dapat dilaksanakan dan dapat menyelesaikan masalah-masalah ketimbang menciptakannya. Sebuah Pasal kontrak yang pernah dilaksanakan mungkin saja sekarang tidak bernilai dan tidak berlaku. Akan tetapi. Jika anda tidak mengetahui dampak dari hukum.Keduanya tidak cukup dari sudut pandang secara keseluruhan. tetapi menurut pengadilan ketidak tahuan mengenai undang-undang tidak pernah merupakan alasan. Suatu prosedur yang suatu waktu tidak mencukupi untuk melindungi pengguna jasa mungkin saja sekarang mencukupi dan sebaliknya. 4. kontrak anda tidak memberikan banyak petunjuk sejak permulaan. Kebanyakan kontrak ditulis atau ditinjau oleh lawyer tetapi dipergunakan oleh orang-orang bukan lawyer. dan hal itu mungkin merupakan pembalasan kepada anda selama masa administrasi. mintalah tinjauan dari konsultan hukum yang kompeten. berikut beberapa tip. a. Ketidak tahuan mungkin saja berupa suatu kebahagiaan. kebayakan sengketa tergantung pada apa yang para lawyer dan pengadilan baca dalam kontrak tersebut. Jika anda adalah penyedia jasa atau sub penyedia jasa yang diberi kontrak yang diciptakan orang lain. Diskusikan resiko yang diberikan kepada anda dalam usulan kontrak. Mintalah seorang pengacara untuk meninjau bentuk standar kontrak anda atau sesuatu yang telah anda ubah untuk setiap permintaan. Hukum selalu berubah Apa yang hari ini sah (menurut hukum) mungkin saja tidak sah besok.2 Pedoman Hukum untuk Menyusun Kontrak Saran-saran mengenai hukum bila menyusun kontrak. Disamping saran-saran uraian tersebut. Tantangan penyusunan kontrak adalah menulis kontrak yang dimengerti. 69 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .

penyedia jasa adalah orang-orang yang bekerja dibawah kontrak tersebut. c. tanya diri anda “Apa saya mengerti ini ?”. Yakini staf yang lain – orang-orang yang bekerja diproyek – mengetahui kondisi-kondisi kontrak. 70 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Jika naskah tidak sempurna maka pekerjaan memiliki peluang menjadi cacat. Jangan pernah mengusulkan kontrak dengan bahasa dengan arti dua. b. dokumen-dokumen adalah naskah. bila anda menanda tanganinya maka itu adalah kontrak anda. d. Mereka tidak selalu merupakan orang-orang yang melaksanakan syaratsyarat/ketentuan kontrak atau membahayakan hak-hak anda. Bila membaca (Kontrak). Kedengarannya sederhana namun banyak masalah timbul bila orang menganggap mereka tahu Syarat-Syarat Kontrak padahal mereka sesungguhnya tidak tahu. Tidaklah cukup jika hanya pengguna jasa yang mengerti kontrak – para penyedia jasa dan sub.Janganlah puas hanya karena insinyur lapangan atau manager kontrak memahami kontrak. Bacalah selalu kontrak anda sebelum memutuskan untuk menggunakannya. tanya diri anda “Apakah penyedia jasa akan mengerti hal ini ?”. UndangUndang mewajibkan salah satu pihak untuk membaca setiap kontrak yang ditanda tangani. Tidak pandang apakah kontrak tersebut berasal dari anda atau pihak lain. Undang-undang mengandung bahasa kontrak yang mendua arti dan saling bertentangan terhadap pihak yang mengusulkan atau yang mengajukan kontrak. Bila membaca (Kontrak). Ingat .

mungkin hal itu sudah tua. e. kuno/ketinggalan jaman. Kebayakan standar atau referensi kontrak dikonsep atau diubah oleh lawyer pada beberapa tempat. Anda menang bila anda mengerti – bukan jika pihak lain bingung atau tertekan. Kadang-kadang keabsahan tidak berarti apa-apa. pergunakan lawyer yang tahu. Adakalanya lawyer-lawyer menulis hanya dengan arti “keabsahan” tapi kecenderungan belakangan ini adalah terdapat kontrak yang mudah dibaca yang kembali kepada “keabsahan” hanya bila perlu. Jika standar atau “bentuk” kontrak terlihat seluruhya berisi ketentuan hukum. tidak pernah dimengerti para pihak dan tidak harus dipakai ii.Hindari logat/dialek daerah. Jika sebuah kontrak secara umum dapat dimengerti. Petunjuk-petunjuk berikut mungkin dapat membantu anda membuat ketetapan itu: i. Kata-kata tertulis dapat merupakan sampah atau harta Ketahui perbedaan jika anda tidak tahu. kebiasaan-kebiasaan dan kata-kata yang ditafsirkan lebih dari satu cara. tapi kelihatannya resmi. Setelah proyek selesai jangan terkesan anda menekan seseorang dengan bahasa anda. Buatlah (kontrak tersebut) sederhana dan langsung. Tantangannya adalah menentukan arti dari setiap contoh keabsahan dan apakah anda menginginkan hal itu dalam kontrak anda. kadang-kadang ada sisipan-sisipan bahasa hukum (seperti “Pengesampingan” dari suatu Pasal-Pasal) dan 71 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Kadang-kadang berarti sesuatu yang lebih baik dikatakan dalam bahasa sehari-hari dan kadangkadang keabsahan dapat memberikan salah satu pihak pengaruh yang hebat sekali atas pihak lainnya.

Hal itu barangkali karena bentuk kontrak tersebut telah diubah setelah bertahun-tahun untuk maksud permintaan khusus. Kecuali anda menghadapi proyek yang sama dengan para pihak yang sama dibawah keadaan resiko-resiko yang sama. Sebuah contoh ekstrim dari tipe kontrak ini adalah bentuk : pengusulan” yang diajukan oleh sebuah penyedia jasa renovasi rumah yang secara khas menyatakan : Saya akan menyediakan ____________ seharga Rp. kelihatannya kadang-kadang sesuai ketentuan hukum mengandung ketentuanketentuan atau rujukan yang tidak cocok. kontrak tersebut mungkin menyelesaikan pekerjaan – tetapi mungkin tidak memberikan perlindungan dan pengawasan yang ingin anda peroleh pada proyek besar dan komplek. iv. Jika sebuah kontrak secara umum dapat dimengerti. jangan merubah hal tersebut tanpa bantuan seorang lawyer. anda mengambil resiko-resiko atas kelalaian anda sendiri. iii. Ingat: Kontrak memiliki resiko-resiko.menunjuk banyak Pasal dan ayat. rubah untuk anda pakai atau hubungi lawyer. bentuk kontrak yang belum direvisi. Mulai dengan yang baru. Ketentuan hukum amatiran mungkin lebih buruk dari ketentuan hukum yang murni. Jangan gunakan kontrak tersebut. Jika anda tidak menempatkan resiko-resiko dari pihak lain dalam sebuah kontrak. itu mungkin baru saja konsep oleh lawyer-lawyer. Jika anda tidak menyukai ketentuan hukum ini. _____________ Tempat untuk tanda tangan pengguna jasa sudah disediakan sebagai 72 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Jika kontrak sangat jelas dan mudah dimengerti oleh siapapun. kontrak ini dapat berarti bencana dalam sengketa atau perkara hukum.

Mengingat keseluruhan dokumen adalah kontrak. setiap kontrak mengandung resikoresiko yang unik dan mematikan. g. Kerumitan pekerjaan mungkin suatu petujuk kerumitan kontrak yang diperlukan. Menemukan pertentangan-pertentangan ini cukup sulit jika anda sendiri yang memulai seluruh dokumen. Jika anda mengumpulkan seluruh dokumen dari referensi-referensi. jangan dipakai. Tetapi kesederhanaan ini memiliki harga tersembunyi yang hebat sekali – membiarkan pengguna jasa secara keseluruhan menanggung resiko jika pekerjaan tersebut dibayar dimuka. Lindungi diri anda sejak dini secara 73 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . mungkin hal ini merupakan suatu usaha yang berat. Hati-hati dengan kumpulan rujukan Kebanyakan bentuk kontrak menggunakan format hukum yang dikenal sebagai kumpulan rujukan sebagai suatu cara membagi-bagi kontrak konstruksi menjadi lebih pendek.tanda persetujuan. Anda kan mendapatkan sesuatu yang lebih jelas dari itu dan anda tidak dapat mengeluh mengenai ketentuan hukum. tetapi itu bukanlah sesuatu yang benar. f. Mungkin suatu praktek usaha yang buruk menganggap pekerjaan sederhana untuk pekerjaan yang kompleks dan melibatkan resiko. anda akan menghadapi kesulitan jika ketentuan-ketentuan dalam setiap dua dokumen bertentangan (menyebabkan dua arti). Lindungi anda sendiri Walaupun salah satu pihak atau para pihak mungkin optimis pada waktu penetapan/penunjukan pemenang. Hal ini menghilangkan pengawasan atas cara-cara pembayaran jadual penyelesaian dan mutu. sehingga merupakan potongan-potongan yang saling berkaitan.

Gunakan seluruh pasal-pasal yang melindungi diri sendiri. bukan untuk menjadi wasit sengketa konstruksi. setiap kontrak yang tidak sah dapat dilaksanakan dan tidak pandang bangaimana kasarnya. KESIMPULAN Dari uraian tersebut diatas dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut : 74 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .tertulis dengan memperkirakan resiko-resiko ini akan terjadi. Sebagai contoh : pengguna jasa dapat meminta penyedia jasa menggunakan sub penyedia jasa dengan cara “membayar jika dibayar”. 1992). Dalam beberapa negara bagian (di Amerika Serikat) dalam sebuah Pasal : sub penyedia jasa membayar jika dibayar. h. Terus terang. anda dapat memilih apakan akan memenuhi rasa keadilan anda jika suatu peristiwa muncul. kecuali anda harus atau menginginkannya untuk beberapa keuntungan lain. membolehkan penyedia jasa menggunakan keadaan pengguna jasa tidak emmbayar sebagai pembelaan dari klaim pembayaran dari sub penyedia jasa. Hal ini menuntun kita kepada pertanyaan “keadilan”. sesuai anggaran dan tanpa mutu yang kompromi. 5. dan usahakan sebaikbaiknya untuk tidak melepaskan selama perundingan. (Gilbreath. Kontrak-kontrak konstruksi tidak seperti transaksi-transaksi konsumen. Jangan terlalu khawatir mengenai keadilan. Istilah-istilah tidak harus “adil” sah saja. Jika anda mengambil inisiatif dalam urusan kontrak dan memegangnya. Tugas anda adalah mendapatkan proyek yang dibangun tepat waktu. Seorang manager kontrak dibayar untuk mewakili majikannya atau kliennya.

5. kontrak yang dibuat harus secara hukum adalah benar.5 Untuk masa-masa mendatang seharusnya kita di Indonesia melibatkan peranan Konsultan Hukum dalam menyusun kontrak-kontrak konstruksi terutama untuk proyek-proyek berskala besar dengan tingkat kerumitan dan kecanggihan teknologi yang sudah sangat tinggi dengan alasan-alasan sebagai berikut. 5. Mengantisipasi/mengurangi terjadinya perselisihan/sengketa dan kontrak konstruksi tidak sampai cacat hukum terutama untuk pekerjaan konstruksi yang besar dan kompleks. 75 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 .3 Perlu diingat bahwa walaupun kontrak konstruksi adalah dokumen/produk hukum yang disusun oleh konsultan hukum. bukanlah orang-orang yang mengerti hukum tapi orang-orang teknik.2 Yang dapat menyusun kontrak konstruksi dengan benar secara hukum adalah orang yang mengerti hukum secara umum yaitu para lawyer/konsultan hukum dan yang mengerti mengenai hukum konstruksi secara khusus.4 Untuk mengantisipasi atau mengurangi kemungkinan terjadi sengketa atau perselisihan. Oleh karena itu bahasa kontrak harus dibuat sejelas dan sesederhana mungkin agar dimenegrti oleh orang-orang bukan ahli hukum namun tidak melanggar kaidah atau peraturan perundang-undangan yang berlaku. yang akan melaksanakan kontrak tersebut.5. a). maka para lawyer yang menyusun kontrak harus berusaha agar setiap kata/istilah yang dipakai tidak berarti lebih dari satu atau artinya membingungkan.1 Kontrak konstruksi adalah suatu dokumen/produk hukum dengan pengertian. 5. 5.

Mengantisipasi kemungkinan perundingan mengenai kontrak dengan pihak investor asing yang hampir dapat dipastikan akan selalu didampingi lawyer mereka.b). Buku Managing Construction Contracts. Proyek-proyek bantuan yang menggunakan dana luar negeri hampir dapat dipastikan menggunakan kontrak dengan sistim mereka (FIDIC.7 Mengingat sistim pendidikan kita yang berbeda dengan Dunia Barat (Amerika Serikat) maka konsultan hukum yang dipilih haruslah konsultan hukum profesional yang bekerja sama dengan ahli teknik yang profesional dan berpengalaman dibidang industri konstruksi dan hukum konstruksi. Nazarkhan Yasin. Gilbreath 2. Ir 76 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10 . Daftar Pustaka : 1.6 Anggapan kebanyakan orang bahwa keterlibatan konsultan hukum dalam industri jasa konstruksi khususnya dalam pengelolaan kontrak konstruksi beritikad kurang baik (ingin berperkara) kiranya sudah waktunya dihilangkan mengingat negara-negara maju malah berkeyakinan banwa peran konsultan hukum disini adalah suatu keharusan. Ir 3. 5. Buku Mengenal “KONTRAK KONSTRUKSI” di Indonesia oleh H. JCT). c). Buku “ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI” oleh H. 1992 oleh Robert D. 5. Nazarkhan Yasin.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->