Professional Documents
Culture Documents
Menguruskan mesyuarat dengan lebih cekap dan berkesan. Menyelesaikan atau menyelaras usaha sesuatu program. Memastikan keputusan dan tindakan yang akan dilakukan dibuat dengan jayanya.
TANGGUNGJAWAB URUSETIA
Tindakan PraMesyuarat Tindakan Semasa Mesyuarat Tindakan Selepas Mesyuarat
Tindakan Pra-Mesyuarat
Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat.
Berunding dengan Pengerusi Mesyuarat. Tentukan tarikh, masa dan tempat yang sesuai. Tentukan agenda mesyuarat dan peruntukan masa setiap agenda.
Tindakan Pra-Mesyuarat
Membuat tempahan Bilik Mesyuarat.
Tempahan secara bertulis / borang. Kemudahan Dewan Kuliah sila isi borang di Pejabat Pengurusan Akademik dan lain-lain dewan sila isi borang Pejabat Harta Bina di HEP, 3 hari sebelum mesyuarat.
Tindakan Pra-Mesyuarat
Menentukan bahan rujukan
Sediakan minit terdahulu (jika ada) atau bahan rujukan dengan secukupnya. Gunakan kertas pelbagai warna untuk mengasingkan bahan-bahan rujukan.
Tindakan Pra-Mesyuarat
Menghantar Surat Jemputan Mesyuarat.
Surat dan dokumen berkenaan dihantar 10 hari sebelum mesyuarat. 10 hari adalah masa norma yang baik untuk hantar surat. Kandungan surat; Nama mesyuarat, Tarikh, Masa, Tempat, Agenda, Nama Pengerusi dan Lampiran (jika ada) Sebaik-baiknya jangan menghantar wakil ke mesyuarat.
Tindakan Pra-Mesyuarat
Persediaan kemudahan di Bilik Mesyuarat.
Bilik yang sesuai dengan jumlah ahli mesyuarat. Bilik bersih dan kemas. Menyusun nama/jawatan ahli mesyuarat. Alat pembesar suara. Alat multimedia atau over-head projector Tempahan minum ringan.
Tindakan Pra-Mesyuarat
Menentukan kehadiran
Urusetia berhubung dengan ahli mesyuarat untuk menetukan senarai ahli mesyuarat yang hadir. Tempoh yang sesuai ialah 2 hari sebelum mesyuarat.
Tindakan Pra-Mesyuarat
Memberitahu ahli mesyuarat mengenai etiket mesyuarat.
Cara memberi penghormatan kepada Pengerusi. Menghadiri mesyuarat menepati masa. Memberitahu Pengerusi / Setiausaha jika berhajat untuk meningggalkan mesyuarat.
TINDAKAN
-Kawal emosi dan jangan bertindak kasar. -Ambil fakta yang berguna sahaja. -Setuju pada fakta yang berguna.
TINDAKAN
-Mencelah bila dia pause bercakap dan ajukan soalan kepada ahli yang lain. -Bagi soalan yang susah untuk dia menjawab. -Minta komen ahli mesyuarat terhadap penjelasan dia.
TINDAKAN
-Terangkan tujuan mesyuarat untuk berbincang dan menyelesaikan masalah secara muzakarah. -Minta ahli mesyuarat lain menjawab soalan selain dari anda.
TINDAKAN
-Tanya pandangan mereka. -Tanya pengalaman mereka mengenai perkara yang dibincangkan. -Menggalakkan mereka memberi komitment ketika mesyuarat.
TINDAKAN
-Minta mereka memberi tumpuan untuk mencari jalan penyelesaian. -Tumpukan kepada pandangan yang membina. -Alihkan fokus kepada ahli lain dengan menanyakan soalan.
TINDAKAN
-Ulangi pandangan anda atau ahli mesyuarat anda dengan lebih jelas. -Kalau ahli atau anda tersilap memberi maklumat, berikan pujian kepada mereka.
Rujukan
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 1991, Jabatan Perdana Menteri. Modul 4, Kemahiran Mengurus Mesyuarat dan Menulis Minit Mesyuarat, Majlis Latihan dan Kepimpinan Universiti-Universiti Awam Malaysia (MAKLUM). How To Organise An Effective Meeting and Conference, David Seekings, 1992.
SOALAN
Effective Meeting Skills, Marion E.Haynes, 1988. Taklimat Pengurusan Mesyuarat dan Minit Mesyuarat, Kursus Pengurusan Persatuan, 2003.