P. 1
Panduan Mesyuarat Dan Minit Mesyuarat

Panduan Mesyuarat Dan Minit Mesyuarat

|Views: 21|Likes:
Published by Nur Aishah Za
panduan
panduan

More info:

Categories:Types, Speeches
Published by: Nur Aishah Za on Mar 16, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

01/11/2014

pdf

text

original

TUJUAN

MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT
OLEH MOHD. FARID BIN RAHMAT PENOLONG PENDAFTAR

• Menguruskan mesyuarat dengan lebih cekap dan berkesan. • Menyelesaikan atau menyelaras usaha sesuatu program. • Memastikan keputusan dan tindakan yang akan dilakukan dibuat dengan jayanya.

TANGGUNGJAWAB URUSETIA
• Tindakan PraMesyuarat • Tindakan Semasa Mesyuarat • Tindakan Selepas Mesyuarat

Tindakan Pra-Mesyuarat
• Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat.
– Berunding dengan Pengerusi Mesyuarat. – Tentukan tarikh, masa dan tempat yang sesuai. – Tentukan agenda mesyuarat dan peruntukan masa setiap agenda.

Tindakan Pra-Mesyuarat
• Membuat tempahan Bilik Mesyuarat.
– Tempahan secara bertulis / borang. – Kemudahan Dewan Kuliah sila isi borang di Pejabat Pengurusan Akademik dan lain-lain dewan sila isi borang Pejabat Harta Bina di HEP, 3 hari sebelum mesyuarat.

Tindakan Pra-Mesyuarat
• Menentukan bahan rujukan
– Sediakan minit terdahulu (jika ada) atau bahan rujukan dengan secukupnya. – Gunakan kertas pelbagai warna untuk mengasingkan bahan-bahan rujukan.

– Menghadiri mesyuarat menepati masa. Tindakan Pra-Mesyuarat • Menentukan kehadiran – Urusetia berhubung dengan ahli mesyuarat untuk menetukan senarai ahli mesyuarat yang hadir. Tempat. Agenda. Tarikh. Masa. Tindakan Pra-Mesyuarat • Persediaan kemudahan di Bilik Mesyuarat. • Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil. – Tempoh yang sesuai ialah 2 hari sebelum mesyuarat. Tindakan Selepas Mesyuarat • Penyediaan Minit – Draf minit untuk kelulusan Pengerusi selewat-lewatnya 3 hari selepas tarikh mesyuarat. . – Bilik bersih dan kemas. – 10 hari adalah masa norma yang baik untuk hantar surat. Tindakan Semasa Mesyuarat • Catatan Minit – Minit hendaklah direkodkan:• Senarai kehadiran. Nama Pengerusi dan Lampiran (jika ada) – Sebaik-baiknya jangan menghantar wakil ke mesyuarat. • Perkara penting yang dibincangkan. Tindakan Pra-Mesyuarat • Memberitahu ahli mesyuarat mengenai etiket mesyuarat. – Surat dan dokumen berkenaan dihantar 10 hari sebelum mesyuarat. – Cara memberi penghormatan kepada Pengerusi. – Menyusun nama/jawatan ahli mesyuarat. – Kandungan surat. – Memberitahu Pengerusi / Setiausaha jika berhajat untuk meningggalkan mesyuarat. – Minit mesyuarat diluluskan oleh Pengerusi dan diedarkan kepada ahli mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. – Alat multimedia atau over-head projector – Tempahan minum ringan. – Alat pembesar suara.Tindakan Pra-Mesyuarat • Menghantar Surat Jemputan Mesyuarat. • Keputusan-keputusan yang dibuat. – Bilik yang sesuai dengan jumlah ahli mesyuarat. Nama mesyuarat.

Tindakan Selepas Mesyuarat • Susunan nama ahli-ahli mesyuarat – Catatan nama ahli mesyuarat disusun mengikut kekananan ahli yang hadir. – Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah menunjukkan sama ada TINDAKAN atau MAKLUMAN sahaja. . – Urusetia hendaklah membuat riangkasan dan penganalisaan terhadap maklumbalas yang diterima. Tindakan Selepas Mesyuarat • Laporan maklumbalas oleh Urusetia. Tindakan Selepas Mesyuarat • Catatan Perbincangan – Minit mesyuarat hendaklah direkodkan secara padat. Tindakan Selepas Mesyuarat • Penyediaan laporan maklumbalas. – Tanggungjawab Urusetia menyediakan laporan maklumbalas kepada pihak yang bertanggungjawab menyelaras perlaksanaan program mereka. tepat dan jelas. – Pihak yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklumbalas kepada urusetia mesyuarat.Tindakan Selepas Mesyuarat • Format Minit – Format minit disusun mengikut agenda mesyuarat. – Maklumbalas yang diterima hendaklah diedarkan untuk perhatian ahli-ahli mesyuarat. – Contoh: (Catatan Minit) Tindakan: (nama) Tindakan Selepas Mesyuarat • Pengesahan maklumbalas perlaksanaan keputusan mesyuarat.

7.Format Minit Mesyuarat • Nama mesyuarat. -Bagi soalan yang susah untuk dia menjawab. • Kehadiran. Urusetia (Nama pencatat) 13. Format Minit Mesyuarat 6. 9. • Hadir bersama (nama jemputan yang bukan ahli mesyuarat). Pengesahan minit terdahulu dan pindaan. masa dan tempat. -Minta komen ahli mesyuarat terhadap penjelasan dia. -Setuju pada fakta yang berguna. • Tarikh. Perkara-perkara berbangkit. 8. 11. Hal-hal lain. Pembentangan dan perbincangan. • Senarai Urusetia. Tarikh minit disediakan. . Format Minit Mesyuarat 12. TINDAKAN -Mencelah bila dia ‘pause’ bercakap dan ajukan soalan kepada ahli yang lain. 10. Aluan Pengerusi Mesyuarat. Penutup dan masa tamat. bilangan dan tahun. Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Agresif Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Banyak cakap TINDAKAN -Kawal emosi dan jangan bertindak kasar. -Ambil fakta yang berguna sahaja.

TINDAKAN -Ulangi pandangan anda atau ahli mesyuarat anda dengan lebih jelas. pandangan dan komen ahli mesyuarat. -Menggalakkan mereka memberi komitment ketika mesyuarat. • Membuat keputusan dengan persetujuan sebulat suara ahli-ahli mesyuarat. -Tanya pengalaman mereka mengenai perkara yang dibincangkan. -Tumpukan kepada pandangan yang membina.Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Suka komplain Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Senyap TINDAKAN -Terangkan tujuan mesyuarat untuk berbincang dan menyelesaikan masalah secara muzakarah. • Mengawal tindakan dan emosi ahli mesyuarat. TINDAKAN -Tanya pandangan mereka. Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Kebingungan Peranan Pengerusi Mesyuarat • Menguruskan mesyuarat mengikut agenda yang telah diedarkan. -Alihkan fokus kepada ahli lain dengan menanyakan soalan. -Minta ahli mesyuarat lain menjawab soalan selain dari anda. berikan pujian kepada mereka. • Mendapatkan / mendengar cadangan. -Sebut nama mereka dan mengulangi pandangan / fakta yang dibincangkan dan meminta pendapat mereka mengenainya. Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Pertembungan personaliti Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI TINDAKAN Cakap belakang -Ajukan soalan jika mereka ada pandangan yang boleh dikongsikan. . -Kalau ahli atau anda tersilap memberi maklumat. TINDAKAN -Minta mereka memberi tumpuan untuk mencari jalan penyelesaian. • Menyingkirkan ahli mesyuarat yang tidak difikirkan biadap dalam mesyuarat.

Rujukan ¾ Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. cadangan komen. ¾ Modul 4. David Seekings. Kemahiran Mengurus Mesyuarat dan Menulis Minit Mesyuarat. Mengedarkan Minit Mesyuarat.Peranan Setiausaha Mesyuarat • • • • Menganjurkan mesyuarat.Haynes. 1988. ¾ Taklimat Pengurusan Mesyuarat dan Minit Mesyuarat. . ¾ How To Organise An Effective Meeting and Conference. masa dan tempat yang telah ditetapkan. • Ahli mesyuarat yang ingkar. Menyediakan keperluan mesyuarat. 2003. biadab dan berbahasa kasar boleh dikeluarkan dari mesyuarat dan dicatit di dalam minit mesyuarat. • Memaklumkan ketidakhadiran kepada setiausaha mesyuarat. sokongan atau mengundi dalam mesyuarat. Marion E. Kursus Pengurusan Persatuan. • Boleh memberi pandangan. Peranan Ahli Mesyuarat • Hadir mengikut tarikh. • Menghantar kertas kerja / maklum balas kepada setiausaha sebelum mesyuarat. Jabatan Perdana Menteri. SOALAN ¾ Effective Meeting Skills. • Menjaga adab dan tidak menggangu ahli mesyuarat lain yang sedang bercakap. Mencatatkan Minit Mesyuarat. 2 Tahun 1991. dengan keizinan Pengerusi. Majlis Latihan dan Kepimpinan Universiti-Universiti Awam Malaysia (MAKLUM). 1992.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->