TUJUAN

MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT
OLEH MOHD. FARID BIN RAHMAT PENOLONG PENDAFTAR

• Menguruskan mesyuarat dengan lebih cekap dan berkesan. • Menyelesaikan atau menyelaras usaha sesuatu program. • Memastikan keputusan dan tindakan yang akan dilakukan dibuat dengan jayanya.

TANGGUNGJAWAB URUSETIA
• Tindakan PraMesyuarat • Tindakan Semasa Mesyuarat • Tindakan Selepas Mesyuarat

Tindakan Pra-Mesyuarat
• Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat.
– Berunding dengan Pengerusi Mesyuarat. – Tentukan tarikh, masa dan tempat yang sesuai. – Tentukan agenda mesyuarat dan peruntukan masa setiap agenda.

Tindakan Pra-Mesyuarat
• Membuat tempahan Bilik Mesyuarat.
– Tempahan secara bertulis / borang. – Kemudahan Dewan Kuliah sila isi borang di Pejabat Pengurusan Akademik dan lain-lain dewan sila isi borang Pejabat Harta Bina di HEP, 3 hari sebelum mesyuarat.

Tindakan Pra-Mesyuarat
• Menentukan bahan rujukan
– Sediakan minit terdahulu (jika ada) atau bahan rujukan dengan secukupnya. – Gunakan kertas pelbagai warna untuk mengasingkan bahan-bahan rujukan.

– Cara memberi penghormatan kepada Pengerusi. – Tempoh yang sesuai ialah 2 hari sebelum mesyuarat. . Tindakan Pra-Mesyuarat • Menentukan kehadiran – Urusetia berhubung dengan ahli mesyuarat untuk menetukan senarai ahli mesyuarat yang hadir. Masa. Tempat. Tindakan Selepas Mesyuarat • Penyediaan Minit – Draf minit untuk kelulusan Pengerusi selewat-lewatnya 3 hari selepas tarikh mesyuarat. – 10 hari adalah masa norma yang baik untuk hantar surat. – Menyusun nama/jawatan ahli mesyuarat. Nama Pengerusi dan Lampiran (jika ada) – Sebaik-baiknya jangan menghantar wakil ke mesyuarat. – Kandungan surat. • Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil. – Alat multimedia atau over-head projector – Tempahan minum ringan. – Bilik bersih dan kemas. • Perkara penting yang dibincangkan. – Minit mesyuarat diluluskan oleh Pengerusi dan diedarkan kepada ahli mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tarikh. • Keputusan-keputusan yang dibuat. – Bilik yang sesuai dengan jumlah ahli mesyuarat. Tindakan Pra-Mesyuarat • Persediaan kemudahan di Bilik Mesyuarat. – Menghadiri mesyuarat menepati masa. – Alat pembesar suara. Nama mesyuarat. Agenda. – Memberitahu Pengerusi / Setiausaha jika berhajat untuk meningggalkan mesyuarat. Tindakan Pra-Mesyuarat • Memberitahu ahli mesyuarat mengenai etiket mesyuarat. – Surat dan dokumen berkenaan dihantar 10 hari sebelum mesyuarat. Tindakan Semasa Mesyuarat • Catatan Minit – Minit hendaklah direkodkan:• Senarai kehadiran.Tindakan Pra-Mesyuarat • Menghantar Surat Jemputan Mesyuarat.

Tindakan Selepas Mesyuarat • Penyediaan laporan maklumbalas. tepat dan jelas. Tindakan Selepas Mesyuarat • Susunan nama ahli-ahli mesyuarat – Catatan nama ahli mesyuarat disusun mengikut kekananan ahli yang hadir. Tindakan Selepas Mesyuarat • Catatan Perbincangan – Minit mesyuarat hendaklah direkodkan secara padat. – Pihak yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklumbalas kepada urusetia mesyuarat. – Urusetia hendaklah membuat riangkasan dan penganalisaan terhadap maklumbalas yang diterima. Tindakan Selepas Mesyuarat • Laporan maklumbalas oleh Urusetia. – Tanggungjawab Urusetia menyediakan laporan maklumbalas kepada pihak yang bertanggungjawab menyelaras perlaksanaan program mereka. – Contoh: (Catatan Minit) Tindakan: (nama) Tindakan Selepas Mesyuarat • Pengesahan maklumbalas perlaksanaan keputusan mesyuarat. .Tindakan Selepas Mesyuarat • Format Minit – Format minit disusun mengikut agenda mesyuarat. – Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah menunjukkan sama ada TINDAKAN atau MAKLUMAN sahaja. – Maklumbalas yang diterima hendaklah diedarkan untuk perhatian ahli-ahli mesyuarat.

Tarikh minit disediakan. Pembentangan dan perbincangan. 8. masa dan tempat. -Bagi soalan yang susah untuk dia menjawab. Hal-hal lain.Format Minit Mesyuarat • Nama mesyuarat. -Setuju pada fakta yang berguna. bilangan dan tahun. • Hadir bersama (nama jemputan yang bukan ahli mesyuarat). • Senarai Urusetia. . 7. Urusetia (Nama pencatat) 13. -Ambil fakta yang berguna sahaja. Penutup dan masa tamat. • Tarikh. Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Agresif Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Banyak cakap TINDAKAN -Kawal emosi dan jangan bertindak kasar. 9. -Minta komen ahli mesyuarat terhadap penjelasan dia. 11. Format Minit Mesyuarat 6. • Kehadiran. Pengesahan minit terdahulu dan pindaan. Perkara-perkara berbangkit. Format Minit Mesyuarat 12. TINDAKAN -Mencelah bila dia ‘pause’ bercakap dan ajukan soalan kepada ahli yang lain. 10. Aluan Pengerusi Mesyuarat.

• Mendapatkan / mendengar cadangan. . TINDAKAN -Minta mereka memberi tumpuan untuk mencari jalan penyelesaian. berikan pujian kepada mereka.Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Suka komplain Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Senyap TINDAKAN -Terangkan tujuan mesyuarat untuk berbincang dan menyelesaikan masalah secara muzakarah. Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Pertembungan personaliti Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI TINDAKAN Cakap belakang -Ajukan soalan jika mereka ada pandangan yang boleh dikongsikan. -Minta ahli mesyuarat lain menjawab soalan selain dari anda. -Menggalakkan mereka memberi komitment ketika mesyuarat. pandangan dan komen ahli mesyuarat. -Sebut nama mereka dan mengulangi pandangan / fakta yang dibincangkan dan meminta pendapat mereka mengenainya. -Kalau ahli atau anda tersilap memberi maklumat. -Tanya pengalaman mereka mengenai perkara yang dibincangkan. TINDAKAN -Ulangi pandangan anda atau ahli mesyuarat anda dengan lebih jelas. • Membuat keputusan dengan persetujuan sebulat suara ahli-ahli mesyuarat. Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Kebingungan Peranan Pengerusi Mesyuarat • Menguruskan mesyuarat mengikut agenda yang telah diedarkan. • Menyingkirkan ahli mesyuarat yang tidak difikirkan biadap dalam mesyuarat. -Alihkan fokus kepada ahli lain dengan menanyakan soalan. TINDAKAN -Tanya pandangan mereka. -Tumpukan kepada pandangan yang membina. • Mengawal tindakan dan emosi ahli mesyuarat.

cadangan komen. sokongan atau mengundi dalam mesyuarat. Jabatan Perdana Menteri. 1988. 2003. David Seekings. Peranan Ahli Mesyuarat • Hadir mengikut tarikh. • Memaklumkan ketidakhadiran kepada setiausaha mesyuarat.Haynes. Kursus Pengurusan Persatuan. ¾ How To Organise An Effective Meeting and Conference. ¾ Taklimat Pengurusan Mesyuarat dan Minit Mesyuarat. Mencatatkan Minit Mesyuarat. Menyediakan keperluan mesyuarat. Rujukan ¾ Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. Kemahiran Mengurus Mesyuarat dan Menulis Minit Mesyuarat. ¾ Modul 4. 2 Tahun 1991. • Boleh memberi pandangan. . biadab dan berbahasa kasar boleh dikeluarkan dari mesyuarat dan dicatit di dalam minit mesyuarat. 1992. SOALAN ¾ Effective Meeting Skills. • Menjaga adab dan tidak menggangu ahli mesyuarat lain yang sedang bercakap. Majlis Latihan dan Kepimpinan Universiti-Universiti Awam Malaysia (MAKLUM). • Ahli mesyuarat yang ingkar.Peranan Setiausaha Mesyuarat • • • • Menganjurkan mesyuarat. Marion E. • Menghantar kertas kerja / maklum balas kepada setiausaha sebelum mesyuarat. masa dan tempat yang telah ditetapkan. Mengedarkan Minit Mesyuarat. dengan keizinan Pengerusi.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful