You are on page 1of 6

TUJUAN

MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT


OLEH MOHD. FARID BIN RAHMAT PENOLONG PENDAFTAR

Menguruskan mesyuarat dengan lebih cekap dan berkesan. Menyelesaikan atau menyelaras usaha sesuatu program. Memastikan keputusan dan tindakan yang akan dilakukan dibuat dengan jayanya.

TANGGUNGJAWAB URUSETIA
Tindakan PraMesyuarat Tindakan Semasa Mesyuarat Tindakan Selepas Mesyuarat

Tindakan Pra-Mesyuarat
Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat.
Berunding dengan Pengerusi Mesyuarat. Tentukan tarikh, masa dan tempat yang sesuai. Tentukan agenda mesyuarat dan peruntukan masa setiap agenda.

Tindakan Pra-Mesyuarat
Membuat tempahan Bilik Mesyuarat.
Tempahan secara bertulis / borang. Kemudahan Dewan Kuliah sila isi borang di Pejabat Pengurusan Akademik dan lain-lain dewan sila isi borang Pejabat Harta Bina di HEP, 3 hari sebelum mesyuarat.

Tindakan Pra-Mesyuarat
Menentukan bahan rujukan
Sediakan minit terdahulu (jika ada) atau bahan rujukan dengan secukupnya. Gunakan kertas pelbagai warna untuk mengasingkan bahan-bahan rujukan.

Tindakan Pra-Mesyuarat
Menghantar Surat Jemputan Mesyuarat.
Surat dan dokumen berkenaan dihantar 10 hari sebelum mesyuarat. 10 hari adalah masa norma yang baik untuk hantar surat. Kandungan surat; Nama mesyuarat, Tarikh, Masa, Tempat, Agenda, Nama Pengerusi dan Lampiran (jika ada) Sebaik-baiknya jangan menghantar wakil ke mesyuarat.

Tindakan Pra-Mesyuarat
Persediaan kemudahan di Bilik Mesyuarat.
Bilik yang sesuai dengan jumlah ahli mesyuarat. Bilik bersih dan kemas. Menyusun nama/jawatan ahli mesyuarat. Alat pembesar suara. Alat multimedia atau over-head projector Tempahan minum ringan.

Tindakan Pra-Mesyuarat
Menentukan kehadiran
Urusetia berhubung dengan ahli mesyuarat untuk menetukan senarai ahli mesyuarat yang hadir. Tempoh yang sesuai ialah 2 hari sebelum mesyuarat.

Tindakan Pra-Mesyuarat
Memberitahu ahli mesyuarat mengenai etiket mesyuarat.
Cara memberi penghormatan kepada Pengerusi. Menghadiri mesyuarat menepati masa. Memberitahu Pengerusi / Setiausaha jika berhajat untuk meningggalkan mesyuarat.

Tindakan Semasa Mesyuarat


Catatan Minit
Minit hendaklah direkodkan: Senarai kehadiran. Perkara penting yang dibincangkan. Keputusan-keputusan yang dibuat. Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil.

Tindakan Selepas Mesyuarat


Penyediaan Minit
Draf minit untuk kelulusan Pengerusi selewat-lewatnya 3 hari selepas tarikh mesyuarat. Minit mesyuarat diluluskan oleh Pengerusi dan diedarkan kepada ahli mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat.

Tindakan Selepas Mesyuarat


Format Minit
Format minit disusun mengikut agenda mesyuarat.

Tindakan Selepas Mesyuarat


Susunan nama ahli-ahli mesyuarat
Catatan nama ahli mesyuarat disusun mengikut kekananan ahli yang hadir.

Tindakan Selepas Mesyuarat


Catatan Perbincangan
Minit mesyuarat hendaklah direkodkan secara padat, tepat dan jelas. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah menunjukkan sama ada TINDAKAN atau MAKLUMAN sahaja. Contoh: (Catatan Minit) Tindakan: (nama)

Tindakan Selepas Mesyuarat


Pengesahan maklumbalas perlaksanaan keputusan mesyuarat.
Pihak yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklumbalas kepada urusetia mesyuarat.

Tindakan Selepas Mesyuarat


Laporan maklumbalas oleh Urusetia.
Maklumbalas yang diterima hendaklah diedarkan untuk perhatian ahli-ahli mesyuarat. Urusetia hendaklah membuat riangkasan dan penganalisaan terhadap maklumbalas yang diterima.

Tindakan Selepas Mesyuarat


Penyediaan laporan maklumbalas.
Tanggungjawab Urusetia menyediakan laporan maklumbalas kepada pihak yang bertanggungjawab menyelaras perlaksanaan program mereka.

Format Minit Mesyuarat


Nama mesyuarat, bilangan dan tahun. Tarikh, masa dan tempat. Kehadiran. Hadir bersama (nama jemputan yang bukan ahli mesyuarat). Senarai Urusetia.

Format Minit Mesyuarat


6. Aluan Pengerusi Mesyuarat. 7. Pengesahan minit terdahulu dan pindaan. 8. Perkara-perkara berbangkit. 9. Pembentangan dan perbincangan. 10. Hal-hal lain. 11. Penutup dan masa tamat.

Format Minit Mesyuarat


12. Urusetia (Nama pencatat) 13. Tarikh minit disediakan.

Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat


PERANGAI
Agresif

Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat


PERANGAI
Banyak cakap

TINDAKAN
-Kawal emosi dan jangan bertindak kasar. -Ambil fakta yang berguna sahaja. -Setuju pada fakta yang berguna.

TINDAKAN
-Mencelah bila dia pause bercakap dan ajukan soalan kepada ahli yang lain. -Bagi soalan yang susah untuk dia menjawab. -Minta komen ahli mesyuarat terhadap penjelasan dia.

Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat


PERANGAI
Suka komplain

Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat


PERANGAI
Senyap

TINDAKAN
-Terangkan tujuan mesyuarat untuk berbincang dan menyelesaikan masalah secara muzakarah. -Minta ahli mesyuarat lain menjawab soalan selain dari anda.

TINDAKAN
-Tanya pandangan mereka. -Tanya pengalaman mereka mengenai perkara yang dibincangkan. -Menggalakkan mereka memberi komitment ketika mesyuarat.

Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat


PERANGAI
Pertembungan personaliti

Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat


PERANGAI TINDAKAN
Cakap belakang -Ajukan soalan jika mereka ada pandangan yang boleh dikongsikan. -Sebut nama mereka dan mengulangi pandangan / fakta yang dibincangkan dan meminta pendapat mereka mengenainya.

TINDAKAN
-Minta mereka memberi tumpuan untuk mencari jalan penyelesaian. -Tumpukan kepada pandangan yang membina. -Alihkan fokus kepada ahli lain dengan menanyakan soalan.

Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat


PERANGAI
Kebingungan

Peranan Pengerusi Mesyuarat


Menguruskan mesyuarat mengikut agenda yang telah diedarkan. Mengawal tindakan dan emosi ahli mesyuarat. Mendapatkan / mendengar cadangan, pandangan dan komen ahli mesyuarat. Membuat keputusan dengan persetujuan sebulat suara ahli-ahli mesyuarat. Menyingkirkan ahli mesyuarat yang tidak difikirkan biadap dalam mesyuarat.

TINDAKAN
-Ulangi pandangan anda atau ahli mesyuarat anda dengan lebih jelas. -Kalau ahli atau anda tersilap memberi maklumat, berikan pujian kepada mereka.

Peranan Setiausaha Mesyuarat


Menganjurkan mesyuarat. Menyediakan keperluan mesyuarat. Mencatatkan Minit Mesyuarat. Mengedarkan Minit Mesyuarat.

Peranan Ahli Mesyuarat


Hadir mengikut tarikh, masa dan tempat yang telah ditetapkan. Memaklumkan ketidakhadiran kepada setiausaha mesyuarat. Menghantar kertas kerja / maklum balas kepada setiausaha sebelum mesyuarat. Boleh memberi pandangan, cadangan komen, sokongan atau mengundi dalam mesyuarat, dengan keizinan Pengerusi. Menjaga adab dan tidak menggangu ahli mesyuarat lain yang sedang bercakap. Ahli mesyuarat yang ingkar, biadab dan berbahasa kasar boleh dikeluarkan dari mesyuarat dan dicatit di dalam minit mesyuarat.

Rujukan
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 1991, Jabatan Perdana Menteri. Modul 4, Kemahiran Mengurus Mesyuarat dan Menulis Minit Mesyuarat, Majlis Latihan dan Kepimpinan Universiti-Universiti Awam Malaysia (MAKLUM). How To Organise An Effective Meeting and Conference, David Seekings, 1992.

SOALAN

Effective Meeting Skills, Marion E.Haynes, 1988. Taklimat Pengurusan Mesyuarat dan Minit Mesyuarat, Kursus Pengurusan Persatuan, 2003.

You might also like