TUJUAN

MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT
OLEH MOHD. FARID BIN RAHMAT PENOLONG PENDAFTAR

• Menguruskan mesyuarat dengan lebih cekap dan berkesan. • Menyelesaikan atau menyelaras usaha sesuatu program. • Memastikan keputusan dan tindakan yang akan dilakukan dibuat dengan jayanya.

TANGGUNGJAWAB URUSETIA
• Tindakan PraMesyuarat • Tindakan Semasa Mesyuarat • Tindakan Selepas Mesyuarat

Tindakan Pra-Mesyuarat
• Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat.
– Berunding dengan Pengerusi Mesyuarat. – Tentukan tarikh, masa dan tempat yang sesuai. – Tentukan agenda mesyuarat dan peruntukan masa setiap agenda.

Tindakan Pra-Mesyuarat
• Membuat tempahan Bilik Mesyuarat.
– Tempahan secara bertulis / borang. – Kemudahan Dewan Kuliah sila isi borang di Pejabat Pengurusan Akademik dan lain-lain dewan sila isi borang Pejabat Harta Bina di HEP, 3 hari sebelum mesyuarat.

Tindakan Pra-Mesyuarat
• Menentukan bahan rujukan
– Sediakan minit terdahulu (jika ada) atau bahan rujukan dengan secukupnya. – Gunakan kertas pelbagai warna untuk mengasingkan bahan-bahan rujukan.

Masa. Tindakan Semasa Mesyuarat • Catatan Minit – Minit hendaklah direkodkan:• Senarai kehadiran. Agenda. • Perkara penting yang dibincangkan. . – Surat dan dokumen berkenaan dihantar 10 hari sebelum mesyuarat. Tempat. – Kandungan surat. – Memberitahu Pengerusi / Setiausaha jika berhajat untuk meningggalkan mesyuarat. – Tempoh yang sesuai ialah 2 hari sebelum mesyuarat. Nama mesyuarat. – Minit mesyuarat diluluskan oleh Pengerusi dan diedarkan kepada ahli mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. – Bilik yang sesuai dengan jumlah ahli mesyuarat.Tindakan Pra-Mesyuarat • Menghantar Surat Jemputan Mesyuarat. Tindakan Selepas Mesyuarat • Penyediaan Minit – Draf minit untuk kelulusan Pengerusi selewat-lewatnya 3 hari selepas tarikh mesyuarat. Nama Pengerusi dan Lampiran (jika ada) – Sebaik-baiknya jangan menghantar wakil ke mesyuarat. Tarikh. – Cara memberi penghormatan kepada Pengerusi. – Menyusun nama/jawatan ahli mesyuarat. – Alat pembesar suara. • Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil. Tindakan Pra-Mesyuarat • Memberitahu ahli mesyuarat mengenai etiket mesyuarat. – Bilik bersih dan kemas. – Menghadiri mesyuarat menepati masa. – Alat multimedia atau over-head projector – Tempahan minum ringan. • Keputusan-keputusan yang dibuat. Tindakan Pra-Mesyuarat • Menentukan kehadiran – Urusetia berhubung dengan ahli mesyuarat untuk menetukan senarai ahli mesyuarat yang hadir. Tindakan Pra-Mesyuarat • Persediaan kemudahan di Bilik Mesyuarat. – 10 hari adalah masa norma yang baik untuk hantar surat.

Tindakan Selepas Mesyuarat • Susunan nama ahli-ahli mesyuarat – Catatan nama ahli mesyuarat disusun mengikut kekananan ahli yang hadir. – Contoh: (Catatan Minit) Tindakan: (nama) Tindakan Selepas Mesyuarat • Pengesahan maklumbalas perlaksanaan keputusan mesyuarat. tepat dan jelas. Tindakan Selepas Mesyuarat • Laporan maklumbalas oleh Urusetia. . – Pihak yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklumbalas kepada urusetia mesyuarat. – Urusetia hendaklah membuat riangkasan dan penganalisaan terhadap maklumbalas yang diterima.Tindakan Selepas Mesyuarat • Format Minit – Format minit disusun mengikut agenda mesyuarat. – Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah menunjukkan sama ada TINDAKAN atau MAKLUMAN sahaja. Tindakan Selepas Mesyuarat • Catatan Perbincangan – Minit mesyuarat hendaklah direkodkan secara padat. Tindakan Selepas Mesyuarat • Penyediaan laporan maklumbalas. – Tanggungjawab Urusetia menyediakan laporan maklumbalas kepada pihak yang bertanggungjawab menyelaras perlaksanaan program mereka. – Maklumbalas yang diterima hendaklah diedarkan untuk perhatian ahli-ahli mesyuarat.

-Ambil fakta yang berguna sahaja. • Senarai Urusetia. Penutup dan masa tamat. 11. -Setuju pada fakta yang berguna. 9. 7. 8. . Perkara-perkara berbangkit. TINDAKAN -Mencelah bila dia ‘pause’ bercakap dan ajukan soalan kepada ahli yang lain. Format Minit Mesyuarat 12. Urusetia (Nama pencatat) 13. bilangan dan tahun. • Tarikh. • Hadir bersama (nama jemputan yang bukan ahli mesyuarat). Pengesahan minit terdahulu dan pindaan. Aluan Pengerusi Mesyuarat. 10. Format Minit Mesyuarat 6. Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Agresif Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Banyak cakap TINDAKAN -Kawal emosi dan jangan bertindak kasar. Tarikh minit disediakan. -Minta komen ahli mesyuarat terhadap penjelasan dia. -Bagi soalan yang susah untuk dia menjawab. • Kehadiran. Pembentangan dan perbincangan.Format Minit Mesyuarat • Nama mesyuarat. masa dan tempat. Hal-hal lain.

pandangan dan komen ahli mesyuarat. -Alihkan fokus kepada ahli lain dengan menanyakan soalan. Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Kebingungan Peranan Pengerusi Mesyuarat • Menguruskan mesyuarat mengikut agenda yang telah diedarkan. TINDAKAN -Ulangi pandangan anda atau ahli mesyuarat anda dengan lebih jelas. TINDAKAN -Minta mereka memberi tumpuan untuk mencari jalan penyelesaian. • Membuat keputusan dengan persetujuan sebulat suara ahli-ahli mesyuarat. -Tumpukan kepada pandangan yang membina. -Minta ahli mesyuarat lain menjawab soalan selain dari anda. . • Mengawal tindakan dan emosi ahli mesyuarat. TINDAKAN -Tanya pandangan mereka. -Tanya pengalaman mereka mengenai perkara yang dibincangkan. -Kalau ahli atau anda tersilap memberi maklumat. -Sebut nama mereka dan mengulangi pandangan / fakta yang dibincangkan dan meminta pendapat mereka mengenainya. -Menggalakkan mereka memberi komitment ketika mesyuarat. • Menyingkirkan ahli mesyuarat yang tidak difikirkan biadap dalam mesyuarat. berikan pujian kepada mereka.Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Suka komplain Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Senyap TINDAKAN -Terangkan tujuan mesyuarat untuk berbincang dan menyelesaikan masalah secara muzakarah. Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Pertembungan personaliti Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI TINDAKAN Cakap belakang -Ajukan soalan jika mereka ada pandangan yang boleh dikongsikan. • Mendapatkan / mendengar cadangan.

• Ahli mesyuarat yang ingkar. Marion E. 2003.Peranan Setiausaha Mesyuarat • • • • Menganjurkan mesyuarat. Kemahiran Mengurus Mesyuarat dan Menulis Minit Mesyuarat. dengan keizinan Pengerusi. ¾ How To Organise An Effective Meeting and Conference. Kursus Pengurusan Persatuan. . ¾ Taklimat Pengurusan Mesyuarat dan Minit Mesyuarat. Mencatatkan Minit Mesyuarat. Mengedarkan Minit Mesyuarat.Haynes. David Seekings. • Boleh memberi pandangan. sokongan atau mengundi dalam mesyuarat. Majlis Latihan dan Kepimpinan Universiti-Universiti Awam Malaysia (MAKLUM). • Memaklumkan ketidakhadiran kepada setiausaha mesyuarat. cadangan komen. Menyediakan keperluan mesyuarat. 1988. Rujukan ¾ Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. Peranan Ahli Mesyuarat • Hadir mengikut tarikh. ¾ Modul 4. 2 Tahun 1991. masa dan tempat yang telah ditetapkan. • Menghantar kertas kerja / maklum balas kepada setiausaha sebelum mesyuarat. Jabatan Perdana Menteri. biadab dan berbahasa kasar boleh dikeluarkan dari mesyuarat dan dicatit di dalam minit mesyuarat. 1992. • Menjaga adab dan tidak menggangu ahli mesyuarat lain yang sedang bercakap. SOALAN ¾ Effective Meeting Skills.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful