TUJUAN

MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT
OLEH MOHD. FARID BIN RAHMAT PENOLONG PENDAFTAR

• Menguruskan mesyuarat dengan lebih cekap dan berkesan. • Menyelesaikan atau menyelaras usaha sesuatu program. • Memastikan keputusan dan tindakan yang akan dilakukan dibuat dengan jayanya.

TANGGUNGJAWAB URUSETIA
• Tindakan PraMesyuarat • Tindakan Semasa Mesyuarat • Tindakan Selepas Mesyuarat

Tindakan Pra-Mesyuarat
• Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat.
– Berunding dengan Pengerusi Mesyuarat. – Tentukan tarikh, masa dan tempat yang sesuai. – Tentukan agenda mesyuarat dan peruntukan masa setiap agenda.

Tindakan Pra-Mesyuarat
• Membuat tempahan Bilik Mesyuarat.
– Tempahan secara bertulis / borang. – Kemudahan Dewan Kuliah sila isi borang di Pejabat Pengurusan Akademik dan lain-lain dewan sila isi borang Pejabat Harta Bina di HEP, 3 hari sebelum mesyuarat.

Tindakan Pra-Mesyuarat
• Menentukan bahan rujukan
– Sediakan minit terdahulu (jika ada) atau bahan rujukan dengan secukupnya. – Gunakan kertas pelbagai warna untuk mengasingkan bahan-bahan rujukan.

• Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil. – Cara memberi penghormatan kepada Pengerusi. – Minit mesyuarat diluluskan oleh Pengerusi dan diedarkan kepada ahli mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. – Menyusun nama/jawatan ahli mesyuarat. . Masa. – Bilik bersih dan kemas. Tindakan Selepas Mesyuarat • Penyediaan Minit – Draf minit untuk kelulusan Pengerusi selewat-lewatnya 3 hari selepas tarikh mesyuarat. – Surat dan dokumen berkenaan dihantar 10 hari sebelum mesyuarat. • Keputusan-keputusan yang dibuat.Tindakan Pra-Mesyuarat • Menghantar Surat Jemputan Mesyuarat. • Perkara penting yang dibincangkan. Agenda. – Menghadiri mesyuarat menepati masa. Tindakan Pra-Mesyuarat • Persediaan kemudahan di Bilik Mesyuarat. Tindakan Semasa Mesyuarat • Catatan Minit – Minit hendaklah direkodkan:• Senarai kehadiran. – Memberitahu Pengerusi / Setiausaha jika berhajat untuk meningggalkan mesyuarat. Tindakan Pra-Mesyuarat • Menentukan kehadiran – Urusetia berhubung dengan ahli mesyuarat untuk menetukan senarai ahli mesyuarat yang hadir. Tarikh. – Kandungan surat. – Tempoh yang sesuai ialah 2 hari sebelum mesyuarat. Nama Pengerusi dan Lampiran (jika ada) – Sebaik-baiknya jangan menghantar wakil ke mesyuarat. – 10 hari adalah masa norma yang baik untuk hantar surat. Tindakan Pra-Mesyuarat • Memberitahu ahli mesyuarat mengenai etiket mesyuarat. Tempat. – Alat multimedia atau over-head projector – Tempahan minum ringan. – Bilik yang sesuai dengan jumlah ahli mesyuarat. Nama mesyuarat. – Alat pembesar suara.

Tindakan Selepas Mesyuarat • Laporan maklumbalas oleh Urusetia. . – Contoh: (Catatan Minit) Tindakan: (nama) Tindakan Selepas Mesyuarat • Pengesahan maklumbalas perlaksanaan keputusan mesyuarat. Tindakan Selepas Mesyuarat • Susunan nama ahli-ahli mesyuarat – Catatan nama ahli mesyuarat disusun mengikut kekananan ahli yang hadir. tepat dan jelas. – Maklumbalas yang diterima hendaklah diedarkan untuk perhatian ahli-ahli mesyuarat. – Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah menunjukkan sama ada TINDAKAN atau MAKLUMAN sahaja. – Pihak yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklumbalas kepada urusetia mesyuarat. – Tanggungjawab Urusetia menyediakan laporan maklumbalas kepada pihak yang bertanggungjawab menyelaras perlaksanaan program mereka.Tindakan Selepas Mesyuarat • Format Minit – Format minit disusun mengikut agenda mesyuarat. Tindakan Selepas Mesyuarat • Catatan Perbincangan – Minit mesyuarat hendaklah direkodkan secara padat. Tindakan Selepas Mesyuarat • Penyediaan laporan maklumbalas. – Urusetia hendaklah membuat riangkasan dan penganalisaan terhadap maklumbalas yang diterima.

• Senarai Urusetia. • Tarikh. 10. • Kehadiran. bilangan dan tahun. -Ambil fakta yang berguna sahaja. TINDAKAN -Mencelah bila dia ‘pause’ bercakap dan ajukan soalan kepada ahli yang lain. Perkara-perkara berbangkit. masa dan tempat. Penutup dan masa tamat. 8. Tarikh minit disediakan. Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Agresif Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Banyak cakap TINDAKAN -Kawal emosi dan jangan bertindak kasar. Hal-hal lain. Pembentangan dan perbincangan. 9. Urusetia (Nama pencatat) 13. -Setuju pada fakta yang berguna.Format Minit Mesyuarat • Nama mesyuarat. 7. • Hadir bersama (nama jemputan yang bukan ahli mesyuarat). Aluan Pengerusi Mesyuarat. -Minta komen ahli mesyuarat terhadap penjelasan dia. 11. -Bagi soalan yang susah untuk dia menjawab. Format Minit Mesyuarat 12. Pengesahan minit terdahulu dan pindaan. . Format Minit Mesyuarat 6.

-Tumpukan kepada pandangan yang membina. pandangan dan komen ahli mesyuarat. • Membuat keputusan dengan persetujuan sebulat suara ahli-ahli mesyuarat. • Menyingkirkan ahli mesyuarat yang tidak difikirkan biadap dalam mesyuarat. . TINDAKAN -Tanya pandangan mereka. -Kalau ahli atau anda tersilap memberi maklumat. Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Pertembungan personaliti Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI TINDAKAN Cakap belakang -Ajukan soalan jika mereka ada pandangan yang boleh dikongsikan. TINDAKAN -Minta mereka memberi tumpuan untuk mencari jalan penyelesaian. -Minta ahli mesyuarat lain menjawab soalan selain dari anda. • Mengawal tindakan dan emosi ahli mesyuarat. -Alihkan fokus kepada ahli lain dengan menanyakan soalan. Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Kebingungan Peranan Pengerusi Mesyuarat • Menguruskan mesyuarat mengikut agenda yang telah diedarkan. -Menggalakkan mereka memberi komitment ketika mesyuarat. -Tanya pengalaman mereka mengenai perkara yang dibincangkan. TINDAKAN -Ulangi pandangan anda atau ahli mesyuarat anda dengan lebih jelas. berikan pujian kepada mereka. -Sebut nama mereka dan mengulangi pandangan / fakta yang dibincangkan dan meminta pendapat mereka mengenainya.Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Suka komplain Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Senyap TINDAKAN -Terangkan tujuan mesyuarat untuk berbincang dan menyelesaikan masalah secara muzakarah. • Mendapatkan / mendengar cadangan.

dengan keizinan Pengerusi. • Menjaga adab dan tidak menggangu ahli mesyuarat lain yang sedang bercakap. ¾ Taklimat Pengurusan Mesyuarat dan Minit Mesyuarat. SOALAN ¾ Effective Meeting Skills. Majlis Latihan dan Kepimpinan Universiti-Universiti Awam Malaysia (MAKLUM). • Menghantar kertas kerja / maklum balas kepada setiausaha sebelum mesyuarat. • Memaklumkan ketidakhadiran kepada setiausaha mesyuarat. Rujukan ¾ Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. sokongan atau mengundi dalam mesyuarat. Menyediakan keperluan mesyuarat. David Seekings. Kemahiran Mengurus Mesyuarat dan Menulis Minit Mesyuarat. 1988. 2003. • Ahli mesyuarat yang ingkar. masa dan tempat yang telah ditetapkan. ¾ Modul 4. . Marion E. 1992.Haynes. biadab dan berbahasa kasar boleh dikeluarkan dari mesyuarat dan dicatit di dalam minit mesyuarat.Peranan Setiausaha Mesyuarat • • • • Menganjurkan mesyuarat. Jabatan Perdana Menteri. Kursus Pengurusan Persatuan. Peranan Ahli Mesyuarat • Hadir mengikut tarikh. 2 Tahun 1991. Mencatatkan Minit Mesyuarat. Mengedarkan Minit Mesyuarat. cadangan komen. ¾ How To Organise An Effective Meeting and Conference. • Boleh memberi pandangan.