TUJUAN

MENGURUS MESYUARAT YANG EFFEKTIF DAN PANDUAN MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT
OLEH MOHD. FARID BIN RAHMAT PENOLONG PENDAFTAR

• Menguruskan mesyuarat dengan lebih cekap dan berkesan. • Menyelesaikan atau menyelaras usaha sesuatu program. • Memastikan keputusan dan tindakan yang akan dilakukan dibuat dengan jayanya.

TANGGUNGJAWAB URUSETIA
• Tindakan PraMesyuarat • Tindakan Semasa Mesyuarat • Tindakan Selepas Mesyuarat

Tindakan Pra-Mesyuarat
• Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat.
– Berunding dengan Pengerusi Mesyuarat. – Tentukan tarikh, masa dan tempat yang sesuai. – Tentukan agenda mesyuarat dan peruntukan masa setiap agenda.

Tindakan Pra-Mesyuarat
• Membuat tempahan Bilik Mesyuarat.
– Tempahan secara bertulis / borang. – Kemudahan Dewan Kuliah sila isi borang di Pejabat Pengurusan Akademik dan lain-lain dewan sila isi borang Pejabat Harta Bina di HEP, 3 hari sebelum mesyuarat.

Tindakan Pra-Mesyuarat
• Menentukan bahan rujukan
– Sediakan minit terdahulu (jika ada) atau bahan rujukan dengan secukupnya. – Gunakan kertas pelbagai warna untuk mengasingkan bahan-bahan rujukan.

Tarikh. Agenda. – 10 hari adalah masa norma yang baik untuk hantar surat. – Alat pembesar suara. Tindakan Selepas Mesyuarat • Penyediaan Minit – Draf minit untuk kelulusan Pengerusi selewat-lewatnya 3 hari selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Pra-Mesyuarat • Memberitahu ahli mesyuarat mengenai etiket mesyuarat. – Menyusun nama/jawatan ahli mesyuarat. – Bilik bersih dan kemas.Tindakan Pra-Mesyuarat • Menghantar Surat Jemputan Mesyuarat. – Alat multimedia atau over-head projector – Tempahan minum ringan. • Perkara penting yang dibincangkan. . Nama Pengerusi dan Lampiran (jika ada) – Sebaik-baiknya jangan menghantar wakil ke mesyuarat. – Tempoh yang sesuai ialah 2 hari sebelum mesyuarat. – Cara memberi penghormatan kepada Pengerusi. – Bilik yang sesuai dengan jumlah ahli mesyuarat. – Menghadiri mesyuarat menepati masa. – Kandungan surat. – Surat dan dokumen berkenaan dihantar 10 hari sebelum mesyuarat. – Minit mesyuarat diluluskan oleh Pengerusi dan diedarkan kepada ahli mesyuarat 1 minggu selepas tarikh mesyuarat. Tindakan Pra-Mesyuarat • Menentukan kehadiran – Urusetia berhubung dengan ahli mesyuarat untuk menetukan senarai ahli mesyuarat yang hadir. – Memberitahu Pengerusi / Setiausaha jika berhajat untuk meningggalkan mesyuarat. • Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil. • Keputusan-keputusan yang dibuat. Tindakan Pra-Mesyuarat • Persediaan kemudahan di Bilik Mesyuarat. Tempat. Masa. Nama mesyuarat. Tindakan Semasa Mesyuarat • Catatan Minit – Minit hendaklah direkodkan:• Senarai kehadiran.

– Contoh: (Catatan Minit) Tindakan: (nama) Tindakan Selepas Mesyuarat • Pengesahan maklumbalas perlaksanaan keputusan mesyuarat. Tindakan Selepas Mesyuarat • Penyediaan laporan maklumbalas. – Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah menunjukkan sama ada TINDAKAN atau MAKLUMAN sahaja. – Pihak yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklumbalas kepada urusetia mesyuarat. Tindakan Selepas Mesyuarat • Laporan maklumbalas oleh Urusetia. . Tindakan Selepas Mesyuarat • Catatan Perbincangan – Minit mesyuarat hendaklah direkodkan secara padat. – Tanggungjawab Urusetia menyediakan laporan maklumbalas kepada pihak yang bertanggungjawab menyelaras perlaksanaan program mereka.Tindakan Selepas Mesyuarat • Format Minit – Format minit disusun mengikut agenda mesyuarat. tepat dan jelas. Tindakan Selepas Mesyuarat • Susunan nama ahli-ahli mesyuarat – Catatan nama ahli mesyuarat disusun mengikut kekananan ahli yang hadir. – Maklumbalas yang diterima hendaklah diedarkan untuk perhatian ahli-ahli mesyuarat. – Urusetia hendaklah membuat riangkasan dan penganalisaan terhadap maklumbalas yang diterima.

• Hadir bersama (nama jemputan yang bukan ahli mesyuarat). 10. -Setuju pada fakta yang berguna. Tarikh minit disediakan. -Minta komen ahli mesyuarat terhadap penjelasan dia. Hal-hal lain. Perkara-perkara berbangkit. Penutup dan masa tamat. 9. Format Minit Mesyuarat 12. TINDAKAN -Mencelah bila dia ‘pause’ bercakap dan ajukan soalan kepada ahli yang lain. Aluan Pengerusi Mesyuarat. Format Minit Mesyuarat 6. Pembentangan dan perbincangan. • Senarai Urusetia. Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Agresif Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Banyak cakap TINDAKAN -Kawal emosi dan jangan bertindak kasar. . • Tarikh. -Ambil fakta yang berguna sahaja. masa dan tempat. 11.Format Minit Mesyuarat • Nama mesyuarat. Urusetia (Nama pencatat) 13. bilangan dan tahun. -Bagi soalan yang susah untuk dia menjawab. 7. Pengesahan minit terdahulu dan pindaan. • Kehadiran. 8.

TINDAKAN -Tanya pandangan mereka. -Minta ahli mesyuarat lain menjawab soalan selain dari anda. pandangan dan komen ahli mesyuarat. -Alihkan fokus kepada ahli lain dengan menanyakan soalan. -Sebut nama mereka dan mengulangi pandangan / fakta yang dibincangkan dan meminta pendapat mereka mengenainya. TINDAKAN -Ulangi pandangan anda atau ahli mesyuarat anda dengan lebih jelas. -Menggalakkan mereka memberi komitment ketika mesyuarat. • Menyingkirkan ahli mesyuarat yang tidak difikirkan biadap dalam mesyuarat. • Membuat keputusan dengan persetujuan sebulat suara ahli-ahli mesyuarat.Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Suka komplain Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Senyap TINDAKAN -Terangkan tujuan mesyuarat untuk berbincang dan menyelesaikan masalah secara muzakarah. Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Kebingungan Peranan Pengerusi Mesyuarat • Menguruskan mesyuarat mengikut agenda yang telah diedarkan. Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI Pertembungan personaliti Mengendali Perangai Ahli Mesyuarat PERANGAI TINDAKAN Cakap belakang -Ajukan soalan jika mereka ada pandangan yang boleh dikongsikan. -Tanya pengalaman mereka mengenai perkara yang dibincangkan. • Mengawal tindakan dan emosi ahli mesyuarat. -Kalau ahli atau anda tersilap memberi maklumat. . berikan pujian kepada mereka. • Mendapatkan / mendengar cadangan. -Tumpukan kepada pandangan yang membina. TINDAKAN -Minta mereka memberi tumpuan untuk mencari jalan penyelesaian.

¾ Taklimat Pengurusan Mesyuarat dan Minit Mesyuarat. Menyediakan keperluan mesyuarat. Mencatatkan Minit Mesyuarat. • Boleh memberi pandangan. sokongan atau mengundi dalam mesyuarat. Jabatan Perdana Menteri. • Ahli mesyuarat yang ingkar. . ¾ How To Organise An Effective Meeting and Conference. Kemahiran Mengurus Mesyuarat dan Menulis Minit Mesyuarat. biadab dan berbahasa kasar boleh dikeluarkan dari mesyuarat dan dicatit di dalam minit mesyuarat. David Seekings. cadangan komen. Marion E. ¾ Modul 4. Mengedarkan Minit Mesyuarat. Majlis Latihan dan Kepimpinan Universiti-Universiti Awam Malaysia (MAKLUM). • Memaklumkan ketidakhadiran kepada setiausaha mesyuarat. Rujukan ¾ Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.Peranan Setiausaha Mesyuarat • • • • Menganjurkan mesyuarat. 1988. • Menjaga adab dan tidak menggangu ahli mesyuarat lain yang sedang bercakap. 1992. • Menghantar kertas kerja / maklum balas kepada setiausaha sebelum mesyuarat.Haynes. Kursus Pengurusan Persatuan. 2 Tahun 1991. masa dan tempat yang telah ditetapkan. Peranan Ahli Mesyuarat • Hadir mengikut tarikh. 2003. SOALAN ¾ Effective Meeting Skills. dengan keizinan Pengerusi.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful