Perencanaan Dan Analisis Sistem

Tinjauan Sekilas
Perencanaan sistem mencakup identifikasi subsistem dalam sistem informasi yang perlu diperhatikan dalam pengembangan. Tujuan perencanaan sistem adalah mengidentifikasi masalah yang perlu diatasi segera ataupun untuk kepentingan masa datang. Analisis sistem dimulai setelah perencanaan sistem melakukan identifikasi atas subsistem atas pengembangan. Analisis sistem merupakan proses memahami sistem berjalan dan masalahmasalahnya, menguraikan kebutuhan-kebutuhan informasi, dan menetapkan prioritas-prioritas untuk pekerjaan sistem selanjutnya. Analisis sistem berfokus pada pendefinisian kebutuhan informasi dan kebutuhan sistem yang diperlukan oleh sistem untuk menjalankan tujuan-tujuan manajemen. Analis sistem sangat perlu memahami masalah-masalah dan kebutuhan-kebutuhan informasi manajemen. Karena kekeliruan-kekeliruan utama dalam tahap analisis sangat berdampak pada biaya siklus pengembangan berkaitan dengan tahap perancangan dan implementasi.

Perencanaan Sistem Dan Analisis Kelayakan.

Perencanaan keseluruhan dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan sebagai berikut : Sumberdaya akan ditargetkan untuk subsistem yang paling membutuhkan. Duplikasi dan hasil yang sia-sia akan diminimalkan. Pengembangan sistem dalam organisasi akan konsisten dengan perencanaan strategis organisasi secara keseluruhan.

Tahapan perencanaan sistem dan analisis kelayakan 1. 2. 3. 4. 5. Pembahasan dan perencanaan pada tingkat manajemen puncak Penetapan dewan pengarah perencanaan sistem Penetapan tujuan dan batasan keseluruhan Pengembangan perencanaan sistem informasi strategis Identifikasi dan pemrioritasan area-area spesifik dalam organisasi sebagai fokus pengembangan sistem 6. Pembuatan proposal sistem untuk mendukung dasar analisis dan perancangan awal subsistem tertentu 7. Pembentukan tim untuk tujuan analisis dan perancangan awal sistem. Perencanaan diawali dari manajemen puncak dan berakhir pada pembentukan tim khusus yang bertugas melaksanakan analisis dan perancangan awal sistem.

Perencanaan Sistem Dan Manajemen Puncak Tugas utama pengembang sistem adalah mengkomunikasikan perencanaan strategis, faktorfaktor penentu kesuksesan dan tujuan-tujuan keseluruhan pada manajemen puncak. Pengembang sistem adalah profesional dan bertanggungjawab atas kesuksesan dan kegagalan sistem. Pengembangan tidak dapat hanya dilakukan melalui komunikasi tertutup dengan manajemen puncak. Pengembang sistem harus menyelesaikan proyek melalui komunikasi berkelanjutan dengan manajemen selama proyek berlangsung. Dewan Pengarah Dewan pengarah mewakili manajemen puncak dan seluruh fungsi utama dalam organisasi. Tanggungjawab utamanya adalah memfokuskan kebutuhan perusahaan akan informasi sekarang dan masa mendatang. Dewan tersebut harus memiliki wakil dari manajemen puncak agar sistem cocok dengan perencanaan strategis perusahaan secara keseluruhan. Dewan pengarah bertanggungjawab terhadap perencanaan dan pengendalian pengembangan sistem perusahaan secara keseluruhan. Dewan pengarah tidak harus terlibat dalam pelaksanaan proyek pengembangan sistem secara rinci. Proyek-proyek individual harus diawasi dan dikelola oleh orang yang secara periodic memberikan laporan kepada dewan pengarah. Pembuatan Tujuan-Tujuan Dan Batasan-Batasan Sistem Perencanaan keseluruhan pembuatan tujuan-tujuan umum perusahaan dan tujuan-tujuan khusus subsistem dalam perusahaan haruslah efektif. Tujuan-tujuan umum meliputi tujuan-tujuan strategis keseluruhan yang berkaitan dengan siklus perencanaan jangka panjang perusahaan. Rincian tujuan-tujuan strategisadalah tujuan-tujuan taktis. Pembuatan tujuan-tujuan khusus sistem sebelum pengembangan sangatlah penting. Karena tanpa tujuan-tujuan tersebut sistem sulit dievaluasi secara lengkap serta analis dan perancang sistem sulit bekerja secara efisien. Selain itu, faktor-faktor penentu kesuksesan juga penting bagi perusahaan. Faktor-faktor ini adalah karakteristik-karakteristik yang membedakan perusahaan dari para pesaingnya dan merupakan kunci untuk mencapai kesuksesan. Pembuatan Rencana Sistem Strategis Rencana sistem strategis adalah dokumen tertulis yang berkaitan dengan sasaran jangka panjang dan jangka pendek pengembangan sistem perusahaan yang dihasilkan oleh dewan pengarah atau orang yang bertanggungjawab atas pengembangan sistem. Elemen kunci perencanaan harus mencakup :

Pernyataan menyeluruh berkaitan dengan faktor-faktor penentu kesuksesan perusahaan dan tujuan-tujuan keseluruhan. Deskripsi sistem di perusahaan yang membutuhkan pengembangan. Pernyataan mengenai prioritas yang menunjukan area mana yang merupakan prioritas tertinggi. Garis besar sumber daya yang dibutuhkan, mencakup biaya, kepegawaian dan peralatan. Kerangka waktu tentatif untuk pengembangan sistem khusus.

Identifikasi Proyek Individual Untuk Menentukan Prioritas Penetapan prioritas merupakan hal yang penting, karena sumber daya keuangan sering kali terbatas. Peringkat prioritas proyek harus dilakukan dengan cara yang sama dengan penganggaran modal. Manfaat khusus proyek harus didefinisikan dan biaya harus diestimasikan mendekati kenyataan dan dinyatakan dalam anggaran keuangan yang dibuat seakurat mungkin. Pembuatan Proposal Proyek Sistem Proposal proyek sistem harus dibuat sebagai anggaran proyek tentatif dan harus mencakup estimasi biaya pelaksanaan analisis dan perancangan awal sistem serta harus memuat tujuantujuan keseluruhan dan estimasi awal biaya, juga manfaat proyek. Pelaksanaan Proyek Sistem Dalam pelaksanaan proyek sistem, umumnya diperlukan manajemen, akuntan, pemakai sistem, pemrogram computer dan berbagai jenis keahlian teknis pendukung lainnya. Hal yang penting dalam pelaksanaan proyek sistem adalah adanya komunikasi antar anggota tim pengembangan sistem, pemakai sistem yang sedang dikembankan dan manajemen puncak atau dewan pengarah agar tidak ada hal yang mengejutkan pada saat proyek pengembangan diselesaikan.

Langkah-Langkah Analisis Sistem

Tahap 1: Survey Sistem Berjalan Tujuan survey sistem, yaitu : 1. 2. 3. 4. Memperoleh pemahaman mengenai aspek-aspek operasional sistem Menetapkan hubungan kerja dengan pemakai sistem Mengumpulkan data penting yang bermanfaat dalam pembuatan rancangan sistem Mengidentifikasikan masalah-masalah spesifik yang membutuhkan perhatian pada saat dilakukan perancangan selanjutnya

Kesuksesan atau kegagalan proyek pengembangan akan sangat bergantung pada kualitas hubungan antara tim pengembangan dengan individu-individu yang bekerja di lingkungan sistem.
3

Pertimbangan Perilaku Tugas pertama analis yang melaksanakan survey sistem adalah menciptakan hubungan kerja yang baik antara tim proyek dengan manajemen. Beberapa pendekatan yang dapat digunakan diantaranya : Ketahui sebanyak mungkin orang yang terlibat dalam sistem sesegera mungkin. Komunikasikan manfaat sistem yang diusulkan kepada orang-orang yang terlibat. Berikan jaminan, pada tingkat yang mungkin kepada seluruh orang yang akan kehilangan pekerjaan atau mengalami perubahan tanggungjawab pekerjaan. Berikan jaminan bahwa sistem akan membuat pekerjaan orang-orang yang terlibat dalam sistem menjadi lebih mudah.

Sumber-Sumber Untuk Mengumpulkan Data Seluruh sumber-sumber informasi yang tersedia dapat digunakan. Termasuk wawancara, kuesioner, observasi, dan telaahan atas beragam jenis dokumen seperti catatan hasil rapat perusahaan, bagan akun, bagan organisasi, laporan keuangan, manual prosedur, kebijakan perusahaan, manual pembagian tugas, dan lain-lain. Sumber informasi dari luar perusahaan jangan diabaikan. Seperti publikasi-publikasi industry dan perdagangan, serta jurnal-jurnal profesional. Akhirnya, pelanggan harus dianggap sebagia komponen peting dalam sistem dan harus dipertimbangkan dalam setiap analisis. Analisis Temuan-Temuan Survey Jika survey telah selesai, kekuatan dan kelemahan subsistem dapat dianalisis. Survey berfokus pada pemahaman hakekat dan operasi sistem (dan masalah-masalah yang berkaitan), dan analisis temuan-temuan survey berfokus pada kekuatan dan kelemahan sistem. Saat mengevaluasi sistem berjalan, digunakan standar-standar yang berkaitan dengan efektivitas dan efisiensi sebagai acuan. Evaluasi efektifitas kemampuan sistem difokuskan pada bottleneck yang menunjukan kelemahan-kelemahan sistem yang kemungkinan perbaikannya secara besarbesaran sangatlah kecil. Tahap 2 : Identifikasi Kebutuhan Informasi Identifikasi ini dilakukan untuk pembuatan keputusan manajerial. Dalam identifikasi kebutuhan informasi, analis melakukan analisis kebutuhan informasi yaitu mempelajari keputusankeputusan spesifik yang dibuat oleh para manajer berdasarkan masukan informasi. Untuk mengidentifikasi keputusan-keputusan yang dibuat oleh manajer, pengembang harus paham dengan masalah-masalah yang dihadapi para manajer berkaitan dengan kebutuhankebutuhan informasi. Teknik-teknik sistematis yang dapat digunakan untuk memperoleh pemahaman mengenai keputusan dan kebutuhan informasi, diantaranya adalah :
4

Identifikasikan tanggung jawab utama para manajer Identifikasikan cara untuk mengevaluasi manajer Identifikasikan beberapa masalah utama yang dihadapi para manajer Identifikasikan cara bagaimana manajer mengevaluasi keluaran personal

Tahap 3 : Identifikasi Kebutuhan Sistem Kebutuhan-kebutuhan sistem dapat dispesifikasikan menurut masukan dan keluaran. Kebutuhan masukan untuk subsistem tertentu menyatakan kebutuhan-kebutuhan spesifik yang harus dipenuhi oleh subsistem untuk mencapai tujuannnya. Dalam kebutuhan keluaran, beberapa hal ini perlu dipertimbangkan, yaitu Laporan perkembangan harian Laporan keuangan harian Laporan mengenai unit-unit yang rusak Laporan mengenai masalah-masalah bahan mentah

Tahap 4 : Pembuatan Laporan Analisis Sistem Keluaran akhir proyek analisis sistem adalah laporan. Laporan seringkali digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan manajemen puncak serta mengorganisasikan dan mendokumentasikan seluruh temuan pada ketiga fase terdahulu dalam proyek analisis. Elemen kunci laporan analisis sistem mencakup hal-hal berikut ini : Ikhtisar lingkup dan tujuan proyek analis Hubungan antara proyek dengan seluruh rencana sistem informasi strategis Deskripsi dari setiap masalah dalam subsistem tertentu yang diteliti Ikhtisar keputusan yang dibuat dan kebutuhan-kebutuhan informasi spesifik Spesifikasi kebutuhan kinerja sistem Anggaran biaya keseluruhan dan kerangka waktu pelaksanaan proyek Rekomendasi untuk perbaikan sistem berjalan atau untuk perancangan sistem baru Rekomendasi yang berkaitan dengan modifikasi tujuan-tujuan sistem yang sedang diteliti

Laporan analisis sistem yang sudah selesai, diberikan kepada manajemen puncak. Lalu ditelaah dan dibahas diantara orang-orang yang berkepentingan yang menentukan apakah perancangan awal sistem akan dilakukan.

Teknik-Teknik Pengumpulan Fakta

Wawancara pendekatan Bermanfaat untuk mendekatkan analis dengan para pembuat keputusan dan masalah-masalah yang mereka hadapi. Tujuan wawancara adalah untuk mengakrabkan pembicaraan dan meningkatkan perhatian para manajer. Keuntungan dari wawancara ini adalah manajer fleksibel
5

membahas isu-isu yang penting bagi mereka. Tekanannya adalah membina kepercayaan dan membuka hubungan komunikasi dan bukan pengumpulan fakta. Analis harus berusaha mengarahkan pembicaraan kepada hal yang bermanfaat bagi proyek analis sistem Wawancara Terstruktur Tujuan wawancara tersrtuktur adalah untuk menjawab kumpulan pertanyaan tertentu. Wawancara ini merupakan kelanjutan wawancara pendekatan secara lebih sistematis. Dalam wawancara, penting untuk membuat catatan tertulis selama dan setelah wawancara. Tim analisis harus bekerja secara konstan dengan manajemen selama proyek berlangsung agar dapat membantu pembentukan dasar sistem yang disetujui dan dianggap menguntungkan oleh manajemen. Wawancara mengandung masalah seni mendengarkan. Pewawancara yang efektif akan memberikan kesempatan lebih banyak untuk berbicara kepada orang yang diwawancarainya. Kuesioner Terbuka Merupakan teknik pengumpulan fakta dimana orang memberikan jawaban tertulis atas pertanyaan yang lebih bersifat umum daripada spesifik. Tujuannya adalah untuk memperoleh pemahaman mendasar mengenai sistem. Tetapi, kuesioner terbuka kurang akrab dibandingkan wawancara pendekatan dan tidak membina hubungan kerja dengan manajer. Namun manajer memiliki waktu yang lebih banyak untuk memikirkan pertanyaan tertentu sebelum memberikan tanggapan, sehingga jawabannya lebih baik. Kuesioner Tertutup Merupakan teknik mengumpulkan jawaban untuk pertanyaan dalam jumlah besar dengan lebih sedikit waktu. Namun dalam kuesioner tertutup, masalah utama akan benar-benar tidak terdeteksi karena adanya batasan utama pertanyaan rinci. Penelaahan Dokumen Dokumen-dokumen penting harus ditelaah sebelum melakukan wawancara. Dokumen-dokumen ini dapat membantu analisis untuk memperoleh pemahaman menyeluruh mengenai organisasi. Pada saat menelaah dokumen, perlu diingat bahwa sistem umumnya tidak beroperasi dan dijalankan sesuai yang didokumentasikan. Sehingga, analis tidak pernah mendasarkan pada dokumentasi pada saat menguraikan kinerja atau operasi sistem. Observasi Observasi operasi aktual atas sistem yang dipelajari akan memberikan cara pandang yang tidak dapat diperoleh dengan cara yang lain. Observasi bermanfaat untuk mengkonfirmasikan informasi yang diperoleh dari kuesioner dan wawancara. Salah satu teknik observasi yang
6

bermanfaat adalah melihat transaksi yang akan diproses melalui keseluruhan sistem. Observasi lebih bermanfaat jika dilakukan tanpa pemberitahuan, sehingga hasil observasi sesuai dengan yang normalnya dilakukan sehari-hari.

Teknik-Teknik untuk Mengorganisasikan Fakta

Analisis Pengukuran Kinerja Merupakan teknik menganalisis aktivitas sistem tertentu dan mengikhtisarkan jumlah masukan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas tersebut. Tujuan utamanya adalah mempelajari dan mengukur efisiensi tugas-tugas pekerjan tertentu. Analisis Distribusi Kerja Sangat mirip dengan analisis pengukuran kinerja. Hanya saja, analisis distribusi kerja berfokus pada tugas-tugas tertentu individu tertentu, sementara analisis pengukuran kinerja berfokus pada tugas tertentu. Secara bersama, analisis pengukuran kinerja dan analisis distribusi kerja akan menjadi alat yang efektif untuk mempelajari pemanfaatan sumber daya-sumber daya perusahaan. Selain itu, teknik-teknik ini memberikan pemahaman yang mendalam mengenai pekerjaanpekerjaan dalam sistem yang sedang dipelajari. Analisis Arus Informasi Beberapa teknik yang bermanfaat untuk analisis arus informasi di antara dan di dalam subsistemsubsistem, diantaranya : Bagan arus dokumen dan analitis, yang bermanfaat untuk memberikan gambaran menyeluruh berkaitan dengan pemrosesan transaksi dalam organisasi. Diagram arus keputusan, menekankan pada rantai keputusan dan kebutuhan-kebutuhan informasi untuk setiap keputusan tertentus yang berkaitan dengan subsistem tertentu dalam perusahaan. Diagram arus data logis/ diagram arus data/ DFD, menekankan pada arus logis kejadiankejadian yang harus muncul dalam sistem tertentu. Umumnya, DFD dibuat secara hierarkis, dimana DFD selanjutnya akan semakin rinci. DFD yang hanya menunjukan entitas-entitas dasar dan arus data dalam sistem disebut diagram konteks.

DFD dan diagram arus keputusan berbeda dalam hal fokus terhadap langkah-langkah operasional yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas atau fungsi tertentu. DFD menekankan pada hubungan antara arus data dan pemrosesan. DFD sangat sederhana dan mudah digunakan. DFD umumnya tidak memuat rincian mengenai jenis teknologi yang akan digunakan dalam pemrosesan, maupun data rinci yang akan diproses.

Metodologi Warnier-Orr Merupakan metodologi dan teknik pendiagraman untuk menganalisis keluaran dari aplikasi dan pemilahan aplikasi kedalam struktur hierarki modul-modul untuk menjalankan pemrosesan yang diperlukan. Metodologi ini mudah dipahami, digunakan dan dapat mendokumentasikan setiap jenis sistem, dari mulai tinjauan sekilas tingkat atas sampai logika program rinci. Analisis Fungsional Berbeda dengan analisis arus informasi, karena dalam analisis fungsional tidak ada masukan, keluaran, atau proses yang dispesifikasikan. Sehingga, transaksi-transaksi diuraikan dalam bentuk pelaksanaan fungsi tertentu. Aplikasi yang sangat berguna untuk teknis jenis ini adalah analisis fungsional hierarki. Cara yang tepat untuk mengembangkannya adalah dengan menambahkannya dengan digram arus data logis dan bagan arus dokumen. Diagram fungsi hierarkis yang memuat bagan arus pendukung menunjukan masukan, keluaran dan proses yang disebut HIPO. HIPO menunjukan sistem informasi dalam bentuk modul-modul dan mengaitkannya dengan informasi dalam organisasi. Modul-modul HIPO memuat divisi-divisi yang bermanfaat untuk menugaskan tim perancangan sistem tertentu untuk melaksanakan tugas-tugas khusus. Analisis Matriks Disebut juga sebagai diagram sumber dan penggunaan informasi. Merupakan matriks masukan/ keluaran dimana baris-baris memuat unsur-unsur data dan kolom-kolom menunjukan pemanfaatan unsur-unsur data tersebut. Diagram masukan/ keluaran memberikan referensi yang bermanfaat untuk perancangan spesifikasi tata letak catatan dan struktur file. Namun, tidak menggambarkan arus informasi. Sehingga normalnya, diagram ini digunakan sebagai pelengkap bagan arus dan bagan-bagan fungsi hierarkis.

Analisis Sistem Terstruktur

Merupakan pendekatan dalam analisis sistem yang bermula dari deskripsi sangat umum mengenai sistem tertentu dan kemudian diproses dengan rangkaian langkah-langkah logis, yang semakin lama semakin rinci. DFD vs Bagan Aruss DFD
Menyajikan deskripsi logis dari sistem Menghubungkan elemen-elemen masukan/ keluaran dan penyimpanan, tapi tidak memuat deskripsi fisik. Bermanfaat untuk secara konseptual memisahkan masalah arus data dan implementasi fisik. -

Bagan Arus
Menyajikan deskripsi fisik dari sistem Membuat spesifikasi peralatan-peralatan masukan/ keluaran dan penyimpanan. Bermanfaat untuk mendokumentasikan implementasi fisik dari sistem

Perancangan Sistem Terstruktur vs Analisis Sistem Terstruktur Perancangan berkaitan dengan penciptaan sistem baru atau dimodifikasi, sedangkan analisis mencakup evaluasi kritis atas masalah-masalah tertentu atau sistem berjalan. Analisis harus dipelajari secara simultan dengan perancangan agar masalah tertentu dapat dipahami dan didokumentasikan dengan baik. Langkah-Langkah dalam Analisis Sistem Terstruktur 1. Membuat DFD Diagram sistem pertama yang dibuat tidak menunjukan rincian proses logis/ kondisi kekeliruan lainnya. Rincian ini harus disajikan dalam diagram pendukung sampai sistem diuraikan secara memadai. 2. Membuat kamus data Kamus data yang dibuat berkaitan dengan penyimpanan data yang direferensikan dalam DFD. Ini mencakup deskripsi struktur data dan elemen-elemen data. 3. Mendefinisikan metode akses Dengan menspesifikasikan bagaiman penyimpanan data akan diakses. Umumnya berkaitan dengan pendefinisian kunci akses primer dan sekunder. 4. Mendefinisikan logika proses Mencakup beragam jenis pohon keputusan dan diagram-diagram keputusan serta bahasa inggris terstruktur. 5. Bahasa inggris terstruktur Merupakan bahasa khusus yang menguraikan logika proses yang menggunakan beberapa kata kunci, termasuk if, then, else if, dan so. Bahasa inggris terstruktur tidak mencakup provisi atas kondisi-kondisi kekeliruan dan akses file data. Jika ini ditambahkan, dokumentasi yang dihasilkan disebut pseudocode.