13

BAB III UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
1. Organisasi Ilmu organisasi menjadi salah satu cabang dari ilmu administrasi, yang memiliki pokok kegiatan mengelompokkan personil dan menyusun kerangka kerja, menjalin hubungan kerjasama antar personil. Organisasi merupakan kesatuan kerja yang disusun melalui suatu peraturan sebagai wadah dalam menjalankan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Organisasi sendiri memiliki 2 sifat utama, yakni : 1. Bersifat statis Organisasi merupakan wadah dalam melakukan pembagian tugas dan wewenang, secara struktural dan fungsional menempatkan individu sesuai keahliannya. 2. Bersifat dinamis Organisasi merupakan pembagian tugas dan wewenang serta adanya komunikasi dalam menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dari pengertian di atas, organisasi memiliki unsur-unsur pokok yang menyebabkan timbulnya organisasi, yaitu : 1. Adanya pembagian tugas. 2. Adanya kerjasama. 3. Adanya tujuan yang telah ditentukan. Perbedaan administrasi dengan organisasi yaitu : Administrasi 1. Mencakup proses, fungsi, personil sebagai pelaksana. dan Organisasi 1. Sebagai wadah melaksanakan kegiatan sesuai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

14

Administrasi 2. Di dalamnya ada pengorganisasian dari proses, fungsi, dan personilnya. 3. Tidak hanya melaksanakan pengorganisasian, namun mencakup proses perencanaan, pengawasan, dan sebagainya.

Organisasi 2. Bagian dari administrasi. 3. Menekankan pada pengorganisasian dari segi proses, fungsi, dan personil-personilnya.

Dalam menyusun kerangka organisasi, beberapa ahli hampir memiliki persepsi yang sama membuat konsep tentang prinsip-prinsip organisasi, antara lain : 1. Perumusan tujuan (principle of goals) 2. Pembagian tugas (principle of specialization) 3. Pengkoordinasian (principle of coordination) 4. Rentang pengawasan (principle of span control) 5. Kontinuitas (principle of continuity) Adapun beberapa hal penting yang harus dipelajari pada ilmu organisasi, meliputi : 1. Type organisasi • Organisasi garis Organisasi ini diprakarsai oleh Henry Fayol, dimana biasa disebut dengan organisasi lini, lurus, maupun militer karena bercirikan : a. Dipakai pada tingkat organisasi yang sederhana. b. Tidak ada staff ahli. c. Wewenang dan tanggung jawab secara verrtikal dari pimpinan ke bawahan. d. Kekuasaan dan tanggung jawab sepenuhnya pada pimpinan. e. Pemilik organisasi merupakan top manajemen. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis : a. Kesatuan perintah sangat jelas.

15

b. Pimpinan dan bawahan, masing-masing memiliki wewenang dan tanggung jawab yang sangat jelas. c. d. e. Semua perintah yang diberikan pimpinan, dapat dengan mudah dan cepat berjalan. Disiplin. Pimpinan dapat melakukan koordinasi dan supervisi, sehinggan mudah dilaksanakan dan diketahui bawahan. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis : a. Dalam pengembangan keahlian pegawai dibatasi bahkan tidak dapat dipraktekkan secara linier. b. Pimpinan bersikap otoriter. c. Tidak ada pembentukan unit-unit organisasi • Organisasi staff Staff merupakan orang yang ahli dalam bidangnya, dan pada organisasi ini mereka berfungsi memberikan sumbangan pemikiran, ide, saran ataupun nasehat kepada pimpinan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. • Organisasi garis dan staff Organisasi ini merupakan gabungan dari organisasi garis dan staff. Organisasi ini diprakarsai oleh Horrington Emperson yang dipraktekkan di perindustrian. Sedangkan staff, memiliki kedudukan setingkat dengan pimpinan. Organisasi garis dan staff bercirikan : a. Bersifat kompleks. b. Pimpinan memiliki wewenang memerintah bawahan. c. Dalam kelancaran tugas, pimpinan dibantu staff ahli.

16

d. Staff ahli bertugas memberikan saran dan bantuan kepada pimpinan, namun bukan memberikan perintah. e. Staff ahli dimanfaatkan melaksanakan pekerjaan secara efisien dan efektif. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis dan staff : a. Pembagian tugas pada kelompok garis dan staff sangat jelas. b. Disiplin dalam bekerja. c. Adanya koordinasi antara pimpinan dan staff. d. Fleksibel dalam bekerjasama. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis dan staff : a. Bawahan seringkali membuat persepsi bahwan saran/nasehat dari staff merupakan perintah dari pimpinan. b. Terkadang pimpinan melupakan keberadaan staff, sehingga diabaikan mereka. • Organisasi fungsi Organisasi fungsi diprakarsai oleh F. W. Taylor (functional type of organization), diterapkan pada pabrik tempat beliau bekerja. Perintah dari pimpinan ke bawahan berjalan melalui kepala bagian. Masing-masing kepala bagian diberi tanggung jawab kepada bawahannya. Organisasi fungsi bercirikan : a. Kekuasaan tidak berjalan secara langsung. b. Tiap kepala bagian memiliki beberapa bawahan. c. Tiap kepala bagian merupakan orang yang ahli dalam bidangnya. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi fungsi : a. Pembagian tugas akan tenaga pikir dan tenaga fisik (spesialisasi) sangat jelas.

c. Hak. Kesatuan wewenang. Tugas pimpinan dilaksanakan bersama anggota. Menghemat biaya perekrutan staff. Oleh sebab itu. Koordinasi pimpinan. Majelis. tanggung jawab. kepala bagian dan bawahan dalam satu fungsi mudah dilaksanakan. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi panitia : a. pimpinan dari organisasi ini secara bersama-sama namun tetap ada ketua panitia. Badan. dan wewenang yang sama untuk anggota. Terry sebagai pemrakarsa organisasi ini menyatakan bahwa panitian merupakan sekelompok orang-orang yang terpilih untuk bersama-sama membahas masalah yang ada pada organisasi. c. Anggota memiliki hak. Seluruh anggota menjadi pimpinan. Senat. d. Kesatuan komando kurang tegas. Anggota diklasifikasikan berdasarkan tugas yang akan dilaksanakan pada kegiatan. b. Keselarasan pemikiran sehingga antisipasi akan tindakan yang ceroboh. Proses pengambilan keputusan membutuhkan waktu yang lama.17 b. c. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. . Kerjasama yang sangat kuat. • Organisasi panitia Organisasi ini sering digunakan melalui beberapa istilah seperti Dewan. dan tanggung jawab yang sama. dan Team. G. Satgas. R. Timbul perselisihan anat pimpinan karena permasalahan tanggung jawab. Keputusan bersifat demokratis karena dimusyawarahkan. wewenang. Komite. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. Organisasi panitian bercirikan : a. b. b.

Tanggung jawabanggota tidak penuh. Rincian dari tugas-tugas setiap unit kerja (job description). Bentuk vertikal Saluran perintah. d. jabatan.18 b. Pengeluaran biaya yang tidak terkendali (boros). 2. Contoh gambar : . Keputusan kurang obyektif karena bersifat kompromi. Isi. sehingga beberapa hal penting yang terkandung di dalamnya yaitu : a. d. selanjutnya disusun ke bawah. Nama. dan tanggung jawab mengalir dengan jelas dari pimpinan sampai ke bawahan. antara lain : a. Aliran komando dan tanggung jawab dari pimpinan ke bawahan atau sebaliknya. c. wewenang. sehingga ada permasalahan saling menuduh. Disusun hanya dengan dua bidang satuan organisasi yang sejajar dekat dengan pimpinan. bentuk bagan organisasi dapat dibuat berdasarkan tipe organisasi. luas maupun ruang lingkup organisasi. pangkat dan golongan bila ada. b. Bagan organisasi Bagan organisasi menjadi alat informasi mengenai struktur organisasi. Menurut para ahli seperti Keith Davis dan Henry Hodges. c.

namun dibuat terbalik dimana saluran perintah. dan tanggung jawab pimpinan kepada bawahan dimulai dari arah bawah ke atas. Bentuk horizontal Saluran perintah. Contoh gambar : c. Contoh gambar : d.19 b. wewenang. Bentuk piramida Disusun dengan mudah. wewenang dan tanggung jawab disusun mendatar (menyamping arah kiri ke kanan) dari pimpinan sampai bawahan. Contoh gambar : . sederhana dan jelas berdasarkan tingkatan pada tiap satuan tugas organisasi. Kreasi bentuk ini pada dasarnya sama dengan piramida biasa. sehingga diterapkan pada organisasi garis (lurus). Bentuk piramida terbalik Bentuk ini merupakan dasar dari piramida di atas. Lebih tepat diterapkan pada organisasi fungsi.

Karena jenjang organisasi tidak jelas. wewenang. Bentuk setengah lingkaran dan bentuk telur dengan garis-garis Kreasi bentuk ini merupakan variasi dari bentuk dasar lingkaran. Contoh gambar : . maka sangat cocok hanya untuk jenjang tingkat atas (pimpinan) saja. dan tanggung jawab. Contoh gambar : f. Bentuk lingkaran dengan kotak-kotak Susunan bentuk ini menekankan pada hubungan di antara satuansatuan organisasi.20 e. Satuan tugas disusun hanya dengan menggambar kotak dan garis-garis pada saluran perintah.

membimbing. mengorganisasikan. Dimulai dengan bahasa Latin. dan tanggung jawab terbaca secara jelas melaui objek (gambar asli/lukisan) dari pimpinan maupun bawahan. manajemen berasal dari beberapa beberapa bahasa yang turun temurun. wewenang. Bentuk lukisan Saluran perintah. Contoh gambar : D e w a n K o m i s a r i s D i r e k t u r B a g i a nP e n j u a l a n P e n g a n g k u t a n W a k i lD i r e k t u r L a p a n g a n M i n y a k ( P e r t a m b a n g a n ) P e n y a r i n g a n & P e n g o l a h a n P o m p aB e n s i n 2. serta mengerahkan segenap fasilitas kerja. menggunakan kata maneggiare kemudian bahasa Italia menggunakan kata maneggio. Secara etimologis.21 g. dan mengawasi sekelompok personil. menggerakkan. Dari kedua bahasa . Manajemen Ilmu manajemen termasuk cabang dari ilmu administrasi dengan memulai kegiatan merencanakan. membina.

ketatalaksanaan. sebenarnya sejak zaman sejarah dahulu kala tanpa sengaja (dirasakan) manusia telah melakukan proses dari manajemen. dan sebagainya. sarjana matematika tersebut meneliti sekaligus menjadi sebuah buku dengan judul The Economy of Machinary & Manufactural. rumah. Membuat putaran kerja (rolling) antar pegawai e. Membuat jadwal istirahat pegawai dalam bekerja. Pembagian kerja yang jelas (job description & job specification). . management disimpulkan suatu seni dalam menjalankan kegiatan pada organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Jadi. Perencanaan menentukan anggaran kegiatan dalam proses produksi. Manajemen sebagai salah satu unsur dasar dari administrasi yang merupakan anak cabang dari ilmu sosial. pembinaan. Rumah tangga (house keeping) 2. Charles Babbage Pada tahun 1792 – 1871. Menunggang kuda (to train a horse) 3. Buku tersebut membahas tentang kinerja pegawai yang menekankan pada : a. pengurusan. misal menggunakan kata manajemen. pengelolaan. Akhirnya berkat sumbangsih pemikiran dari pemrakarsa manajemen lahirlah konsep-konsep nyata manajemen. Sedangkan di Indonesia. Kata manage memiliki makna : 1. kepemimpinan. penggunaan istilah management bermacammacam namun kandungan yang termaktub sama. Beberapa pemrakarsa manajemen secara urut diawali oleh : 1. bank. Mengatur dan mengawasi (to direct and control) Makna di atas menjadi penerapan dalam kehidupan sehari-hari di segala bidang seperti di sekolah. b. dan sebagainya. c. bahasa Inggris menggunakan kata manage yang kemudian biasa disebut dengan management. Efisiensi kerja dalam mencapai tujuan. d.22 tersebut.

pada tahun 1856 – 1955 muncul sarjana pertambangan yang melanjutkan penelitian tersebut di perusahaan tempat F. d. Penelitian dilakukan dengan pengamatan (trial & error) pada kasus yang ada. Hasil penelitian yang meluas tersebut membahas tentang : a. Taylor bekerja. . sehingga ada solusi untuk mencapai tujuan organisasi. Prinsip-prinsip manajemen ilmiah. b. ilmu manajemen lahir melalui beberapa tahap yakni : a. pengembangan ilmu menekankan pada hubungan antar manusia baik secara formal maupun informal agar tercipta keharmonisan. rumus) direvisi lagi agar memiliki kekuatan teori dan para ahli yang telah mempelajari mendapat gelar kesarjanaan secara resmi dari lembaga perguruan tinggi. dalil. Tahap behaviouralisme Tahun 1959. c. Frederick Winslow Taylor Setelah Charles Babbage belum menuai hasil. berkembang ke arah perilaku manusia dalam bersikap. W. Tahap survival Tahun 1886 diawalinya Gerakan Manajemen Ilmiah. sehingga tahap ini merupakan perjuangan para pemrakarsa agar manajemen menjadi salah satu cabang ilmu pengetahuan. manajemen termasuk cabang ilmu pengetahuan sehingga konsep-konsep manajemen (prinsip. c. b. Pembagian tugas kerja (organisasi fungsional). Tahap human relation Tahap berikutnya tahun 1945. System ban berjalan (perputaran). Tahap konsolidasi Tahun 1930. Manajemen perusahaan. Sehingga tahun 1886 tercetus Gerakan Manajemen Ilmiah dan disebut sebagai Bapak Manajemen Ilmiah. d. Semenjak itu.23 2.

konsep manajemen lebih matang dan didukung dengan peralatan teknologi modern seperti komputer untuk mengolah data yang akurat. sarjana pertambangan dari Perancis yang juga mendapat sebutan Bapak Administrasi Modern.24 e. ilmu manajemen berkembang luas dengan mengkolaborasikan diri dengan software-software yang disediakan komputer agar dalam proses manajemen. Hal ini berdampak. b. dan sebagainya. Efektif (pendayagunaan waktu yang setepat-tepatnya). 14 prinsip umum manajemen. manajemen kinerja. . c. Henry Fayol Pada tahun 1841 – 1925. Tahap matematika Tahun 1990. ilmu manajemen pada perguruan tinggi mulai difokuskan pada spesialisasi bidang studi seperti manajemen sumber daya manusia. b. pihak-pihak yang berkepentingan dapat mengambil kebijaksanaan lebih akurat dan cepat. manajemen pemasaran. coordinating. commanding. adanya robot yang mengambil alih tugas manusia sehingga efisiensi dan efektivitas tercapai. berhasil menyumbangkan pemikiran dengan judul General & Industrial Management yang membahas tentang : a. Uraian di atas merupakan sejarah munculnya manajemen oleh para pemrakarsa dan selanjutnya bermunculan para ahli dengan berbagai konsep manajemen dan secara resmi diterapkan di Indonesia. controlling (POCCC). f. 3. Pembagian kerja (organisasi garis/lini/lurus). Fungsi manajemen planning. Efisien (pendayagunaan antara pemasukan dengan pengeluaran). organizing. Agar tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai secara : a. Tahap platinum Tahun 2000.

Man (factor manusia) b. dibagi dalam 3 tingkatan yaitu : a. Manajemen puncak (Top management) b. • Organisasi sebagai wadah yang menyusun dan menempatkan individu (the right man in the right place) yang melaksanakan kegiatan. yang disebut The Six M in Management.25 Maka manajemen didukung beberapa sarana yang mutlak harus ada. 3. Materials (perlengkapan pendukung/bahan-bahan) e. Ilmu yang membahas mengenai kegiatan menyampaikan berita. dan gagasan dari seseorang kepada orang lain. Market (pemasaran) Di dalam proses manajemen pun. • Manajemen menjadi proses pelaksanaan kegiatan pada organisasi dengan berdasarkan kebijakan administrasi. pemberian ide. Komunikasi Ilmu komunikasi menjadi cabang dari ilmu administrasi yang sekarang dapat berdiri sendiri dan berkembang pesat dengan program studi yang bertalian. Methods (system kerja) d. Manajemen madya (Middle management) c. Machines (peralatan teknologi/mesin) f. dan manajemen merupakan satu kesatuan yang saling mengikat. dapat disimpulkan bahwa : • Administrasi merupakan proses penetapan kebijaksanaan dan tujuan dari organisasi. yang bersifat timbal balik antara . organisasi. meliputi : a. Manajemen bawah (Lower management) Hubungan antara administrasi. Money (anggaran) c.

adalah asal sumber informasi dikomunikasikan dengan bahasa yang sederhana .26 pimpinan dengan pimpinan. Media. dan tepat akan semakin mudah dimengerti dan diterima oleh komunikan. Sehingga komunikator sedapatnya mampu memilih sarana mana yang dirasa efektif dalam penyampaian informasi. Sebab itu. pimpinan dengan bawahan. Komponen yang terlibat dalam komunikasi ada 5 faktor yang berperanan. Komunikan. sebagai berikut : 1. informasi yang disampaikan harus jelas dimengerti komunikan. disebabkan informasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan tidak jelas. adalah pengertian yang disampaikan komunikator yang berupa lambang seperti gerakan. Feed Back. sarana penunjang komunikasi harus memadai. 5. suara. Hal ini disebabkan ada beberapa hambatan dalam komunikasi. baik secara formal maupun nonformal. . Komunikator. Berita tidak jelas Berita menjadi salah satu komponen yang mutlak harus ada dalam komunikasi. sinar. jelas. adalah tanggapan dari komunikan (umpan balik). atau bahasa 3. Sarana yang kurang memadai Demi tercapainya tujuan. Informasi yang disampaikan berwujud bahasa baik lisan ataupun tulisan. Penggunaan bahasa yang kurang jelas Komunikasi berhasil bila informasi yang disampaikan dapat diterima dan dipahami. 4. 3. Terkadang terjadi salah pengertian (miss communication) dalam komunikasi. 2. antara lain : 1. Dengan bahasa yang lugas. Berita. 2. adalah orang yang menerima berita dari komunikator. adalah sarana/tempat berlakunya lambang-lambang tersebut.

Komunikasi di dalam organisasi memiliki 2 bentuk yaitu : 1. faktor lingkunganpun mempengaruhi. Wujud komunikasi seperti instruksi. 2.27 4. dsb. petunjuk. Wujud komunikasi seperti wawancara dengan . dsb. Komunikasi intern Adalah komunikasi yang bersifat informal antara pimpinan dengan bawahan. pengaduan. Entah itu suara gaduh atau gangguan-gangguan teknis yang kadang-kadang muncul saat komunikasi berlangsung. Faktor lingkungan Berhasil tidaknya komunikasi. Komunikasi ekstern Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak lain di luar organisasi. • Komunikasi horizontal Adalah komunikasi antara pimpinan dengan pimpinan atau bawahan dengan bawahan. pimpinan dengan pimpinan. saran. Dalam komunikasi ini digolongkan dalam 2 bentuk komunikasi yaitu : • Komunikasi formal Adalah komunikasi yang dilakukan organisasi dengan pihak luar melalui media yang resmi. seminar. lokakarya. Komunikasi tersebut berlangsung dua arah (two way communication). Wujud komunikasi seperti rapat dinas. informasi. Yang termasuk dalam komunikasi intern antara lain : • Komunikasi vertikal Adalah komunikasi yang berlangsung dari pimpinan ke bawahan (downward communication) atau dari bawahan ke pimpinan (upward communication). dan bawahan dengan bawahan agar menciptakan kerjasama yang harmonis diantara para pegawai sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. penjelasan. laporan.

mencatat. dan kepercayaan pihak luar terhadap organisasi. mengolah. ilmu informasi terbagi menjadi 3 jenis ilmu antara lain : 1. jujur. Berbagai jenis intellijens yang dikelompokkan dalam masing-masing bidang spesialisasi. • Komunikasi informal Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak luar secara tidak resmi. misalnya : • Political intelligence • Government intelligence • Military intelligence • Business intelligence • Monetary intelligence • Industrial intelligence . untuk dipakai sebagai alat mengambil keputusan maupun pengamanan atau tindakan penyelamatan. website. menggandakan. dan menyimpan berbagai keterangan obyektif yang diperlukan. Informasi Sebagai cabang ilmu administrasi. penyelenggaraan pameran. ilmu informasi membahas tentang kegiatan menghimpun. dan intuitif. sistematis. Wujud komunikasi ini seperti memperhatikan sikap/perilaku anggota yang ada dalam organisasi. dukungan. hanya untuk menambah perhatian.28 pers. Menurut Prof. Ilmu Intellijens Adalah ilmu yang tertua dan klasik karena sebelum Masehi atau zaman kerjaan telah diterapkan dan mempelajari sistem informasi yang diperoleh dari saluran/media yang sifatnya terbuka dan birokratis. logis. menyebarkan. dsb. Prajudi Atmosudirdja. Pimpinan biasanya membutuhkan intellijens yang secara otomatis termasuk orang-orang yang cerdas. penerbitan brosur. pemasangan iklan. 4.

Ilmu Sistem Informasi Manajemen (SIM) Ilmu sistem informasi manajemen merupakan bentuk tata usaha modern yang mengkaitkan dengan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data untuk menghasilkan keputusan/kebijaksanaan. Personalia Ilmu personalia (sumber daya manusia) berkembang pesat dan menjadi bahasan popular saat ini di kalangan masyarakat. ilmu tata usaha modern berkembang di Eropa pada abad ke 17. antara lain : • Penerimaan • Pencatatan • Penggandaan • Penyimpanan • Pemilahan • Pengolahan • Pendistribusian 3. agar dapat mengisi lowongan pekerjaan biasanya syaratsyarat utama yang dibutuhkan organisasi antara lain : .29 2. dengan dimulainya kertas atau perkamen atau papyrus sebagai alat mencatat informasi. Ilmu Tata Usaha Ilmu tata usaha bersumber dari zaman Mesir Kuno dan di Romawi Kuno. Informasi yang disampaikan pada ilmu ini dapat besifat specified (berdasarkan keperluan) dan discretionary (pimpinan menentukan sendiri). Tetapi. ilmu personalia menekankan pada kegiatan mengatur dan mengembangkan tenaga kerja. Sistem informasi yang digunakan pada ilmu ini berhubungan dengan pekerjaan kertas (paper work). Secara umum. sebagai cabang dari ilmu administrasi. yang akhirnya menjadi serentetan pekerjaan rutin yang dilakukan tata usaha. 5.

3. maka unit memiliki rekrutmen pegawai dengan menyebarkan informasi tersebut ke berbagai media. Namun. Nantinya diharapkan. pegawai yang . dan respek terhadap lingkungan. Kedua sumber tersebut diuraikan sebagai berikut : 1. Namun. Sehingga orang berbondong-bondong untuk bisa mengantongi ijasah pascasarjana. Ketrampilan diperoleh melalui pendidikan formal maupun informal. Sumber tenaga kerja intern Sumber tenaga kerja dari dalam (intern) meliputi pegawai yang telah menduduki jabatan dan sudah pula terikat perjanjian kerja dengan organisasi tempat unit kepegawaian bernaung. Sumber pegawai yang dapat direkrut mengisi lowongan. bertanggung jawab. Terlebih lagi pemerintah mencanangkan minimal pendidikan adalah 9 tahun. Mereka yang berasal dari organisasi sendiri dan hendak mengisi lowongan pekerjaan biasanya mendapat prioritas pertama asal memenuhi persyaratan yang ditentukan. Kepribadian utama yang harus dimiliki pegawai adalah jujur. 2. Media yang dipilih diusahakan mampu menarik hati calon tenaga kerja untuk tertarik melamarnya. ketrampilan tersebut dapat berkembang melalui kegiatan training yang diadakan organisasi. ada yang berasal dari sumber intern maupun ekstern. Pendidikan Latar belakang pendidikan menjadi syarat mutlak dalam rekruitmen pegawai.30 1. Melalui pendidikan baik formal maupun informal menunjang kualitas hidup manusia. Bila kepegawaian terjadi lowongan tugas pekerjaan menyiapkan dalam organisasi. Kepribadian Kepribadian merupakan watak dari pegawai yang menunjang keberhasilannya dalam bekerja. Informasi tersebut disebarluaskan agar diketahui pencari kerja. di era platinum ini pendidikan pascasarjana menjadi pilihan banyak orang untuk meningkatkan kualitas hidupnya. Ketrampilan Ketrampilan merupakan salah satu talenta atau nilai plus yang dimiliki oleh calon pegawai.

Berbeda dengan pegawai dari luar organisasi yang membuka persaingan bebas antar pelamar sehingga unit kepegawaian dapat memilih pelamar yang rata-rata tergolong baik untuk kemudian dibina menjadi pegawai yang baik. karena pegawai mengusulkan kawannya dan secara langsung pegawai yang mengusulkan harus menjadi penjamin kualitas kawan yang diusulkan. Bila rekruitmen kurang cermat. Akibatnya. baik ekstern maupun intern dapat bertindak aktif dan pasif. Terlebih lagi bila hal tersebut dilakukan atas dasar system kawan (spoil system) karena dapat menimbulkan klik kepegawaian yang kurang sehat. bagian rekruitmen harus mampu menyeleksi secara ketat sehingga mendapatkan pegawai yang berpotensial sesuai persyaratan. . Bagian rekruitmen melakukan penarikan pegawai. jika pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke organisasi. dapat merugikan karena pegawai yang terpilih hanya ingin mencari pengalaman dan menyelidiki kondisi perusahaan selama masa percobaan. organisasi menginformasikan kepada pegawai untuk mengusulkan kawan dekatnya menempati jabatan yang lowong. Aktif berarti memanfaatkan berbagai saluran/media komunikasi untuk memperoleh tenaga kerja. Dengan demikian. Kawan pegawai Jika terjadi lowongan pekerjaan. Sumber penarikan pegawai baik dari ekstern maupun intern. Jika hal itu terjadi. 2. Hal ini sudah biasa. Sumber tenaga kerja ekstern Rekruitmen pegawai dari luar akan memacu pelamar bersaing secara terbuka.31 ditarik dari dalam kalau tidak dipilih dengan cermat dapat menjadi boomerang di kemudian hari. rekruitmen pegawai baik dari sumber intern maupun ekstern memiliki keuntungan dan kerugian. jumlah pelamar yang mendaftar kadang-kadang jauh melebihi jumlah yang dibutuhkan. melalui banyak saluran antara lain : 1.

2. Prinsip The Right Man In The Right Place diabaikan. Depnaker Departemen tenaga kerja menjadi penghubung antara pencari tenaga kerja dan calon pegawai. bagian kepegawaian dapat memonitor siswa yang berpotensi untuk menjadi pegawai pada organisasi bila sudah lulus pendidikan. terkadang meletakkan diskriminasi misalnya pegawai mengusulkan kawannya yang satu suku. . ada kecenderungan subjektifitas mendominasi.32 Namun. 3. organisasi memberi kesempatan magang bagi siswa lembaga tersebut. dan lain lain yang dapat menimbulkan masalah di kemudian hari. Rekruitmen terkadang kurang murni. Lembaga Pendidikan Rekruitmen melalui lembaga pendidikan dilakukan dengan cara. Organisasi profesi Rekruitmen pagawai menggunakan saluran melalui anggota organisasi profesi. Kerabat pegawai Rekruitmen ini memprioritaskan pegawai yang memiliki hubungan saudara (nepotisme). 5. Saat itulah. Faktor keberuntungan pun menjadi pengaruh rekruitmen serupa. 4. sekretaris tergabung dalam ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia). kantor pemerintahan ini sampai pada tingkat kabupaten dan memiliki balai latihan sampai tingkat kecamatan. pegawai yang mengusulkan kawannya belum sepenuhnya menjadi penjamin kualitas kerja kawannya yang setaraf dengan dirinya. Dalam kehidupan sehari-hari. Organisasi ini menjadi tempat yang dihuni orang-orang terlatih dan terdidik. misalnya : sarjana kedokteran tergabung dalam IDI (Ikatan Dokter Indonesia). nepotisme terjadi bila pegawai diterima karena ada hubungan saudara walaupun tidak memenuhi syarat. Meskipun rekruitmen pegawai melalui kawan ini baik. satu agama.

. Pemanfaatan leasing ini menguntungkan organisasi karena organisasi mendapat pegawai yang bermutu dan terhindar dari pembayaran seperti tunjangan-tunjangan pada pegawai tetap. Ada 2 jenis iklan yaitu Want Advertisement & Blind Advertisement. kemudian ditawarkan atas dasar kontrak kerja. Majalah/Koran dipilih terlebih dahulu untuk membatasi pelamar. Organisasi dapat merekrut melalui leasing yang merupakan lembaga yang menyediakan tenaga ahli bidang tertentu. dan syarat-syarat pelamar. organisasi mengalami peningkatan pekerjaan sehingga kekurangan pegawai. Iklan Rekruitmen pegawai melalui iklan dapat dicetak pada majalah atau Koran. Jenis iklan Blind Advertisement. Akhirnya. tetapi bagian kepegawaian pun tetap harus menyediakan waktu. bagian kepegawaian merekrut pegawai dengan system pegawai lepas atau berdasarkan kontrak kerja saja (parttime job). dana. 7. adalah iklan yang tidak menyebutkan nama perusahaan dan diganti dengan nomor iklan koran/kotak pos. Jenis iklan Want Advertisement. bila tidak diperlukan dimusnahkan. Kadang kala. Iklan ini akan menarik minat pelamar.33 6. Rekrutmen itu bersifat kebetulan saja sehingga disebut Walk-in. Open house Suatu ketika. dan tenaga untuk menyeleksi pelamar. Tetapi. Lembaga ini memiliki tenaga ahli dari berbagai disiplin ilmu yang siap menyelesaikan pekerjaan sesuai permintaan. adalah iklan yang menyebutkan nama perusahaan. Walk-in. dan data pelamar sendiri oleh organisasi disimpan sebagai arsip yang sewaktu-waktu bila perusahaan membutuhkan pegawai dapat informasi dari file tersebut. Leasing. cara melamar. pelamar dating secara kebetulan mencari pekerjaan. data tersebut disimpan dengan masa tertentu. organisasi mendapat pegawai yang datang sendiri ke kantor organisasi tersebut.

Sedangkan pelamar pun harus menunjukkan sejelas-jelasnya baik talenta maupun kepribadiannya agar dapat menarik simpati pewawancara. kepribadian. Umumnya. sebab seleksi ini menitikberatkan pada kebenaran informasi dari surat lamaran dan dokumen-dokumen pendukung si pelamar. Wawancara Wawancara menjadi bagian penting dari seleksi pegawai. Untuk itu bagian kepegawaian harus menyiapkan dan melaksanakan program khusus dengan uraian sebagai berikut : 1. Rekrutmen ini mengutamakan pegawai yang domisilinya dekat lokasi pekerjaan. 2. Pelamar yang lulus seleksi dan diterima sebagai pegawai. dan sikap pelamar. pengetahuan. akan melalui tahap masa percobaan (trainee). terakhir rekrutmen dengan cara yang disebut Open House. penginapan. masa percobaan dilalui selama 3 bulan atau lebih. 3.34 Selain cara-cara di atas. Masa percobaan menjadi batu loncatan sebagai awal keberhasilan karier pegawai di kemudian hari. Tes Selesai seleksi administratif disusul kemudian tes untuk mengetahui sejauhmana kemampuan seseorang terhadap bidang pekerjaannya. Masalah seleksi pegawai meliputi : 1. Pewawancara secara langsung dapat mengetahui kemampuan. Tes yang umum digunakan ada dua yaitu tes tertulis dan tes lisan. Seleksi administratif pelamar Seleksi administratif menjadi dasar kebijakan bagian kepegawaian. dan berhasil dengan baik jika kedua pihak melakukan persiapan. Tujuan latihan masa percobaan . Bagian kepegawaian harus melakukan kegiatan seleksi pegawai agar memperoleh pegawai yang memenuhi persyaratan. Open house menguntungkan karena organisasi tidak perlu menyediakan transportasi. dan sebagainya terhindar dari pemborosan waktu yang digunakan pegawai untuk pergi/pulang kantor.

Pegawai (sumber daya manusia) termasuk dalam bagian invenstasi organisasi yang tidak ternilai. • Menyamakan persepsi akan pengetahuan dan ketrampilan kerja yang dimiliki personil baru tentang realita pekerjaan yang dianut pada organisasi.35 • Membantu pegawai masa percobaan agar mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja untuk mencapai efisiensi kerja dan produktivitas organisasi tidak terganggu karena kehadiran personil baru. Bagian kepegawaian memberikan uraian umum tentang kebijakan organisasi. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah besar. Kepada organisasinya. prosedur. dan teknik . • Dengan melatih personil baru. hakikatnya sama dengan proses belajar mengajar dimana bagian kepegawaian membuat rencana terstruktur untuk program latihan yang pelaksanaannya. 3. Orientasi pegawai masa percobaan • Orientasi formal. Kegiatan masa percobaan. serta hak dan kewajiban pegawai. Oleh sebab itu pembinaan kemampuan kerja dilaksanakan organisasi melalui bagian kepegawaian semenjak proses rekruitmen hingga masa percobaan. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah kecil. • Orientasi informal. 2. Sedangkan pimpinan unit kerja (Kabag/manajer) mengenalkan dan melatih bidang pekerjaan di unitnya. Pembinaan kemampuan kerja pegawai tersedia dalam 2 model yakni : diberikan. Dengan menekankan pada proses. efektivitas pimpinan dan stabilitas produksi tetap tinggi. pelaksanaan latihan (schedule). pegawai memberikan sumbangsih baik tenaga dan pikiran. dan teknik pada unit kerja dan kegiatan yang dilakukan sama hal nya dengan orientasi formal. Dilakukan bagian kepegawaian yang bekerjasama dengan pimpinan masing-masing unit kerja (Kabag/Manajer).

ketrampilan. teguran tertulis. Preservice training Pembinaan pegawai ketika masih dalam masa percobaan dikenal dengan istilah preservice training. tunduk dan mematuhi segala peraturan yang dibuat dan ditetapkan. dan penurunan pangkat setingkat lebih rendah (Sama dengan kenaikan pangkat setingkat lebih tinngi. ketrampilan yang sesuai dengan jabatannya. 2. penundaan kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi (Dalam tingkatan pegawai negeri digolongkan menjadi IA-D. Bila tidak mematuhi disiplin organisasi yang diterapkan. contoh : teguran lisan. maka akan terkena hukuman disiplin. diberi hukuman tingkat sedang dengan cara memberi penundaan kenaikan gaji berkala yang biasanya diperoleh selama 1 tahun maka 4 bulan sekali menerima kenaikan gaji dari Rp 175. jika guru tersebut tahun 1995 . IVA-D. tetapi karena hukuman disiplin maka tahun 1998 baru naik pangkat). IIIA-D. dan sikap saat mengampu jabatan dalam bidangnya.36 1. Hukum disiplin dibagi menjadi 3 tingkat yaitu : 1.000 menjadi Rp 185. Tujuannya untuk meningkatkan kemampuan kerja. Disiplin organisasi merupakan keadaan tertib para personil yang tergabung dalam organisasi tersebut. misal mengajar tahun 1995 golongan IIIA maka tahun 1997 menjadi golongan IIIB. keahlian.000). Jika guru tersebut kenaikan pangkat 2 tahun sekali. pernyataan tertulis tidak puas. Untuk guru yang lulusan sarjana memperoleh golongan IIIA melanggr peraturan. IIA-D. Oleh pimpinan dikenai hukuman disiplin dengan cara menunda kenaikan pangkat selama 1 tahun. 2. Hukuman tingkat rendah. mutu kerja. Hukuman tingkat sedang. karena pegawai dibekali pengetahuan. contoh : penundaan kenaikan gaji berkala (Seorang PNS melanggar peraturan. Inservice training Pembinaan pegawai yang secara terus menerus berkelanjutan dari latihan masa percobaan. Tujuannya agar pegawai siap memasuki dunia kerja dan mampu segera berkarya.

Penilaian sistem kredit Metode penilaian yang diterapkan khusus untuk jabatan fungsional seperti dokter. pengacara. dosen. tunjangan anak. Penilaian yang dilaksanakan dengan cara digolongkan atas pekerjaan pokok dan pekerjaan penunjang. pemberhentian tidak dengan hormat (Seorang guru yang mengajar di suatu daerah dan terlibat dalam organisasi terlarang. 2. dan pembebasan dari jabatan (Seorang guru tahun 1995 menjabat sebagai Wakasek. Penilaian pegawai dilakukan secara objektif berdasarkan catatan yang akurat. Langkah penting selanjutnya yang perlu dipelajari dalam ilmu sumber daya manusia (personalia) adalah administrasi penilaian pegawai. bersifat rahasia dalam kurun waktu satu tahun. Hukuman tingkat berat. guru. 3. Penilaian biasa Metode penilaian yang dilakukan pimpinan dengan cara mencatat aktivitas pekerjaan pegawai pada buku catatan yang tersedia. contoh : pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri (Seorang PNS berusia 50 tahun dengan masa kerja 10 tahun diberhentikan dengn memperoleh hak kepegawiaan seperti askes. Ada 2 metode penilaian yang dapat dipilih organisasi. oleh pemerintah diberhentikan tidak dengan hormat karena bertentangan dengan negara dan si guru tidak mendapatkan hak-hak kepegawaiannya). karena kasus ia mendapat hukum disiplin tingkat berat maka tahun 1996 ia dicabut dari jabatan tersebut dan tetap menjadi guru). hakim. Sebagai masukan untuk perbaikan agar bekerja lebih efisien. dan lain-lain. Masing-masing unsur dihargai dengan nilai yang ditetapkan. 2.). antara lain : 1. pemsiun yang diambil setiap bulan dengan perolehan 80% dari gaji terakhir). karena hukum disiplin tahun 1996 golongan IID dan baru tahun 1998 menjadi golongan IIIA kembali. Tujuan diadalannya penilaian ini adalah : 1. Meningkatkan cara kerja pegawai.37 golongan IIIA maka tahun 1997 golongan IIIB. .

2. misalnya guru bidang studi yang diangkat menjadi kepala sekolah. Tugas akhir dari administrasi kepegawaian adalah kegiatan mutasi dan pemberhentian pegawai. karena cacat atau secara fisik kondisi pegawai belum menguntungkan sehingga tidak dapat menunaikan tugas. misalnya kepala sekolah yang diturunkan jabatannya kembali menjadi guru biasa.38 sehingga pegawai berkewajiban mengumpulkan sesuai nilai (point) yang diminta. Promosi. Perubahan jabatan yang tidak mengurangi tanggung jawab. Pemberhentian pegawai atau pemutusan hubungan kerja (PHK) terjadi bila pegawai dinilai sudah tidak produktif lagi. Mutasi berati pemindahan atau perubahan jabatan dalam organisasi. . Atas kehendak organisasi Pemberhentian atas kehendak organisasi dikarenakan beberapa alasan misalnya : adanyan pengurangan pegawai. Pemindahan dari satu tempat ke tempat lain dalam jabatan yang sama. 3. 4. tidak puas dengan cara bekerja pegawai. Mutasi dapat bersifat positif maupun negatif. pensiun dan sebagainya. 2. Atas permintaan pegawai sendiri Pemberhentian atas permintaan pegawai sendiri dikarenakan beberapa alasan misalnya : karena sudah lanjut usia. Pemberhentian digolongkan menjadi tiga jenis yaitu : 1. misalnya manajer pemasaran cabang Surabaya dipindah menjadi manajer pemasaran cabang Bali. Demosi. beberapa contoh yang termasuk dalam kegiatan mutasi : 1. misalnya kepala bidang pendidikan menengah umum propinsi Jatim dipindah menjadi kepala bidang pendidikan menengah kejuruan propinsi Jatim. atau pindah kerja. sehingga organisasi mengambil keputusan berdasarkan kebijakan dan peraturan pemberhentian yang sedang berlaku.

Ada beberapa kertas berharga yang tidak tergolong dalam kas : a. Kas berarti pula alat penukar berupa uang kertas. . dan sebagainya. Finansia Ilmu finansia (keuangan) menjadi cabang dari ilmu administrasi. b. kas adalah tempat penyimpanan uang. kas adalah kekayaan badan usaha yang tersedia dan dapat dipergunakan untuk melakukan kewajiban perusahaan. cek.39 3. Karena terpaksa Pemberhentian karena terpaksa disebabkan beberapa hal misalnya : meninggal dunia. uang logam. terkait dengan organisasi terlarang. deposito yang segera dapat ditarik rekening giro. Perangko b. Kas bon (hutang pegawai) Semua yang tergolong kas dapat dipakai membayar pinjaman atau hutang jangka pendek. dan alat penukar uang tersebut. Kamus umum bahasa Indonesia. Keuangan . Pendek kata. membahas tentang pokok-pokok kegiatan pengaturan dan pengolahan dalam menggunakan segi-segi pembiayaan sekaligus pertanggungjawaban keuangan (PPBS). Kas dapat digunakan untuk membayar pinjaman jangka pendek dalam akuntansi termasuk harta lancar. tempat membayar atau menerima uang dan juga peti kayu sebagai alat mengirim barang. dan sebagainya. kas merupakan alat penukar yang dapat dipergunakan untuk membayar kewajiban perusahaan jangka pendek (pinjaman). tersangkut pidana. Definisi kas menurut : a. Istilah uang kas berarti uang tunai yang ada dalam kas. Cek mundur (cek yang pengambilannya ditangguhkan trlebih dahulu) c. 6.

saat mencatat transaksi dan rekonsiliasi bank memberi peluang penyelewengan keuangan. Pengurusan kas merupakan pekerjaan yang banyak menanggung resiko bila dibandingkan dengan bidang pekerjaan keuangan lainnya. dan pemisahan fungsi pegawai yang mengurus kas akan banyak membantu mencegah dan menyalahgunakan keuangan. spesialisasi pegawai atas tugas penerimaan dan pengeluaran kas. tetapi mengurus kertas berharga juga yang bukan berwujud uang tunai. Pengawan secara preventif dengan mekanisme pengurusan seperti prsedur proses penerimaan dan pengeluaran kas. mereka yang bergerak di bidang pengurusan uang tunai. pihak pimpinan dalam usaha khususnya kepala bagian keuangan harus melakukan pengawasan secara ketat namun bijaksana dalam bidang tersebut. nota. Hal serupa harus diantisipasi. • Bila penerima kas juga merangkap tugas mengeluarkan kas. Rincian kebijakan yang dipilih untuk ditetapkan dalam mengurus kegiatan pengawasan kas diuraikan sebagai berikut : a. Terlebih lagi. jadi khusus menerima kas saja.40 Dengan demikian. pengurusan kas tidak hanya mengurusi uang tunai yang digunakan sebagai alat pembayaran yang sah. Oleh karena itu. dsb) • Perpindahan uang kas dari pegawai yang satu ke pegawai yang lain dilakukan dengan bukti pertanggungjawaban. . Pengawasan penerimaan kas Kebijakan pencegahan penyelewengan uang terhadap penerimaan kas sebagai berikut : • Penerimaan kas disetor ke bank secara berkala dan dilakukan setiap hari. • Penerima kas harus tidak bertugas ganda. • Setiap transaksi yang mengakibatkan penerimaan uang tunai harus disertai dokumen yang sah (kuitansi.

• Setiap transaksi didukung dengan dokumen sah dan harus disahkan pejabat untuk bahan pemeriksaan. • Semua cek yang ditandatangani petugas yang menyusun rekonsiliasi bank sebaiknya dilakukan secara tertutup. sebaiknya sering dihitung secara mendadak. dan itu menjadi medan kegiatan ilmu administrasi keuangan negara dalam arti luas. • Dana kas disimpan dengan aman. Penatausahaan Keuangan Negara Kekayaan negara dinilai dengan uang. Pengawasan pengeluaran kas Pengawasan pengeluaran uang dari kas dilakukan melalui kebijakan sebagai berikut : • Pengeluaran kas sebaiknya tidak dengan uang tunai tetapi dengan cek. Atas . Pengawasan saldo kas Upaya mencegah penyalahgunaan saldo kas ditempu dengan cara sebagai berikut : • Saldo kas diawasi secara ketat. • Petugas yang mengurus cek tidak merangkap sebagai petugas yang mengurus kas. Keuangan negara harus diurus sesuai dengan anggaran belanja yang telah ditetapkan olah undangundang. pengurusan keuangan negara pada umumnya diselenggarakan dengan berpedoman pada anggaran (budgeting) dan pemeriksaan (auditing). c. • Dana yang disimpan dengan aman.41 b. Jadi. • Pengeluaran kas dengan uang tunai untuk kas kecil dibatasi hanya untuk hal-hal yang perlu saja. • Petugas penyusun rekonsiliasi tidak diserahi tugas menerima kas atau menandatangani cek.

“seluruh kekayaan negara. pembukuan uang negara. Hak dan kewajiban negara inilah yang merupakan hakikat keuangan negara. pertanggungjawaban dan pengawasan uang milik negara. hak mengadakan pinjaman paksa kepad rakyat. baik kekayaan yang berada dalam pengurusan para pejabat atau lembaga termasuk pemerintahan maupun berada dalam penguasaan dan pengurusan bank pemerintahan dengan status hukum perdata”. Kewajiban negara kita dirumuskan dalam UUD 1945 negara diberi hak istimewa berkaitan dengan keuangan negara agar pelaksanaan kewajiban negara berhasil mewujudkan kesejahteraan rakyat. Sesungguhnya anggaran meliputi taksiran tentang : a. kegiatan penatausahaan meliputi bidang penyediaan anggaran keuangan negara. Oleh karena itu. Pelaksanaan kewajiban memerlukan dana yang harus deprogram secara cermat dalam anggaran negara. c. Jumlah biaya yang dikeluarkan. Istilah anggaran dalam bahasa Belanda “begroooting” dan dalam bahasa Inggris “budget”. Jasa. (Westra Pariata. aktivitas. termasuk di dalamnya segala bagian-bagian harta milik kekayaan itu dan segala hak dan kewajiban yang timbul karenanya. dan hak melakukan pungutan yang sah. hak menarik pajak. Hak itu meliputi : hak mencetak uang. Dengan demikian. negara harus ditopang dengan hak menguasai keuangan negara agar dapat melaksanakan kewajibannya. definisi keuangan negara adalah …. hak mengadakan perjanjian pinjaman. hak memungut iuran. b. (UU No 7 tahun 1965) . Negara mempunyai kewajiban menjalankan pemerintahan dan membayar tagihan pihak ketiga yang harus dibayar pemerintah. 1980:12) Negara termasuk rumah tangga yang mementingkan pelayanan kepada masyarakat (public service).42 dasar pemikiran tersebut.. Sumber yang dapat digunakan menutup biaya tersebut. dan proyek-proyek yang merupakan isi dari rencana kerja.

Pengurusan Umum dan Khusus Keuangan Negara Pengurusan umum lebih menekankan pada penguasaan uang dan barang milik negara. Panglima ABRI/POLRI. perusahaan milik negara dan ABRI/POLRI. Fungsi pada no 1 dan 2 di atas. Badan Otorisator dipercayakan kepada Presiden sebagai mandataris MPR. 3. dan pimpinan perusahaan negara. Presiden mendelegasikan kembali kepada para Menteri.43 Tegasnya. dibebankan kepada Badan Otorisasi sedangkan fungsi no 3 dan 4 dijalankan oleh Badan Ordonator. sedangkan pengurusan khusus lebih mengutamakan pada pelaksanaan perintah yang dikeluarkan badan yang bertindak dalam lingkup pengurusan umum. kemudian membebankan kepada mata anggaran yang sudah ditetapkan. keuangan negara adalah hak dan kewajiban negara serta segala sesuatu yang berhubungan dengan hak dan kewajiban tersebut yang dinilai dengan uang. Penggunaan keuangan negara dianggarkan setiap tahun dalam satu kebijakan negara yang kemudian dijadikan undang-undang APBN yang disusun sesuai dengan daur/siklus anggaran. Mengatur dan mengusahakan agar penerimaan negara yang dikelola adalah lembaga departemen. Kepala Lembaga Negara. 2. Pengurusan umum dan khusus dilakukan badan-badan yang disebut otorisator dan ordonator. 4. Pemisahan pelaksana fungsi itu sesuai dengan undang-undang yaitu Badan Otorisator tidak boleh merangkap sebagai Badan Ordonator. Menerima jumlah penerimaan negara yang dilakukan oleh lembaga departemen. . Menerima dan mengkaji tagihan kepada negara. Memutuskan kebijakan keuangan (moneter) yang berakibat penerimaan negara/pengeluaran negara. Dalam praktek pengurusan keuangan negara di Indonesia. nondepartemen. Kedua badan itu memiliki fungsi : 1. Dalam tugas sehari-hari. ABRI/POLRI dan perusahaan milik negara masuk kas negara sesuai dengan waktu yang ditetapkan. nondepartemen.

Pengeluaran rutin menyangkut pengeluaran yang bersifat konsumtif dan operatif. serta lembaga ABRI/POLRI di bawah Panglima yang menguasai keuangan negara atas angkatannya masing-masing. Asas keseimbangan (anggaran pendapatan belanja harus ditutup dengan anggaran pendapatan. penyusunannya harus menggambarkan obyek yang dibiayai). 2. Asas Penyusunan Anggaran Anggaran negara disusun berdasarkan asas-asas tertentu misalnya : 1. Asas universalitas = asas brutto (jumlah anggaran belanja ditetapkan secara bulat tanpa dipotong). pengaturan dasar seperti ini bertujuan agat tidak terjadi defisit). 2. Komponen Anggaran Negara Anggaran pendapatan dan belanja negara memiliki 2 komponen : 1. Komponen belanja yang direncanakan akan dikeluarkan oleh pemerintah guna melakukan kewajiban negara. . Presiden menunjuk Menteri Keuangan untuk bertindak sebagai Badan Ordonator. Mereka yang bertindak sebagai Badan Otorisasi keuangan negara. Asas pemerincian (rincian anggaran disesuaikan dengan fungsi kegiatan yang dijalankan oleh tiap organisasi pemerintahan. Komponen pendapatan yang diharapkan untuk menutup belanja. 3. Selanjutnya. kabupaten. Ia dalam menjalankan tugasnya sehari-hari dibantu oleh Kepala Kantor Perbendaharaan Negara yang berdomisili di setiap propinsi. yang tidak rutin biaya yang bersifat investasi dan disebut biaya pembangunan.44 Presiden dan mereka yang menerima pelimpahan wewenang itulah yang menjalankan fungsi no 1 dan 2 di atas. Komponen Anggaran Belanja Negara Pengeluaran negara ada yang rutin dan tidak rutin.

denda. Fungsi perbekalan untuk menyediakan informasi tentang kebutuhan perbendaharaan kantor yang terdiri dari perabot kantor. belanja subsidi daerah otonom. 7.45 Jadi. Penerimaan bukan pajak meliputi : penerimaan hasil bersih perusahaan negara. dan penerimaan di luar sector minyak yang utama adalah pajak dan bukan pajak. Penerimaan dalam negeri meliputi : pendapatan dari sector minyak bumi. peralatan kantor. Komponen Anggaran Pendapatan Negara Penerimaan negara diperoleh dari dalam negeri dan luar negeri. penerimaan dari retribusi. iuran. Perbekalan Ilmu perbekalan (logistik) yang termasuk dalam cabang ilmu administrasi membahas tentang kegiatan perencanaan. biaya bantuan proyek dan juga anggaran belanja yang mengantisipasi hutang pemerintah (public debt). perabot. belanja barang. gas alam. dan lain-lain. pengadaan. sedangkan hutang luar negeri disebut foreign debt. belanja pemeliharaan. Fungsi perbekalan berpedoman pada kegiatan : . Ketika pembuatan APBN pemerintah menetapkan pengeluaran yang dibutuhkan dalam bentuk belanja negara terlebih dahulu. pengendalian. pengaturan menggunakan peralatan/perlengkapan (operasional) kerja. dan perlengkapan kantor. kemudian menutupnya dengan menetapkan anggaran pendapatan dari sumber-sumber penerimaan negara. dan perawatan serta penyingkiran barang-barang keperluan kerja. pengimpanan. peralatan. Dalam bahasa Inggris disebut supply. komponen APBN meliputi belanja pegawai. Bekal berarti barang atau uang persediaan untuk digunakan dalam perjalanan. milik pemerintah. atau perlengkapan untuk membantu pencapaian tujuan suatu usaha kerjasama. Perbekalan berkaitan erat dengan masalah penyediaan bekal berupa barang.

Barang/perlengkapan hanya digunakan pada musim fluktuasi kerja memuncak. where.46 1. perbaikan. b. sehingga barang-barang tersebut mampu mendukung kegunaan usaha mencapai target keuntungan yang maksimal. penelitian dan pengembangan. d. Rencana pemeliharaan barang perbekalan. meliputi penetapan alokasi dana khusus untuk persediaan pengadaan barang perbekalan. how much. Adapun langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pengadaan perbekalan. how). meliputi : a. Rencana penghapusan barang perbekalan. c. Rencana penimbunan. Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan memperhatikan rumus 5 W dan 2 H (what. pendistribusian. hibah Sewa dapat dilakukan bila : a. c. b. Pengadaan. hadiah. menerima hibah/hadiah. penyaluran. meminjam. Harus sesuai dengan rencana pengadaan dan fungsinya bagi unit pemakai. pemeliharaan. dan penyerahan barang-barang perbekalan. memperbaiki/membuat • Pembelian Beberapa prinsip yang perlukan dipahami dalam melakukan pembelian barang perbekalan. who. Rencana pengadaan barang (membeli. menyewa. 3. Penganggaran. namun sesuai kebutuhan. • Sewa. 2. Barang tidak perlu mewah. Kualitas barang lebih diutamakan. sendiri. penyimpanan. pinjam. adalah pemenuhan kebutuhan barang perbekalan dengan berbagai cara. yaitu : . antara lain : a. when. why. misalnya membeli. Adapun anggaran perbekalan itu itu hendaknya disusun sekurang-kurangnya berisi anggaran pembelian. menyewa atau membuat sendiri).

Pengumpulan/penggudangan/penyimpanan. Membeli barang baru jauh lebih mahal disbanding membuat sendiri. c. c.47 b. Pembuatan sendiri dilakukan untuk melatih teknisi dalam negeri. Sehingga memerlukan dana. Peralatan yang diperbaiki sudah tidak diproduksi lagi. dan biaya operasional. Tersedianya bahan baku yang cukup. sarana. Harga peralatan sangat tinggi dan sangat dibutuhkan. Kalau hibah/hadiah merupakan pemberian cumacuma dari organisasi yang lain. guna penyediaan ruangan (gudang). Contoh skema jenis gudang sesuai kondisi ruangan yang dimiliki : barang sendiri dilakukan organisasi dengan . Barang yang diperbaiki. Sedangkan kegiatan memperbaiki dilakukan organisasi dengan alasan yaitu : a. maupun manusia. Tersedianya tenaga yang produktif untuk membuat sendiri. c. Sedangkan peminjaman dilakukan pada instansi lain dalam kaitan adanya kerjasama. 4. Biaya perbaikan jauh lebih murah disbanding membeli barang baru. binatang. kegiatan ini membutuhkan ruangan agar barang itu tetap aman dari kerusakan yang disebabkan oleh alam. b. d. • Membuat/memperbaiki barang perbekalan Membuat pertimbangan : a. b. jangka waktu kegunaannya imbang dengan biaya perbaikan. tetapi suku cadang dapat diperoleh dengan mudah. Peralatan tersebut langka.

Gudang terbuka.  Gudang serbaguna. cirinya : bangunannya beratap. dan belakang. gudang kereta api. terdiri dari 2 ruangan : .48 T er buk a S em iT er tut up/L u mbung (open shed) T r ans it T er tut up S er baguna K edap udar a P endin gin GU D A N G B er tangk ik er ing T ahan api Igloo ( bahan peledak ) Keterangan : a. truk. untuk menyimpan barang perbekalan agar tahan lama (bertahun-tahun). misalnya : yang akan dimuat di kapal. lantainya diratakan atau diaspal.  Gudang terbuka diolah. berwujud padang luas dibatasi pagar. berdinding kiri.  Gudang kedap udara. pangkalan udara atau pangkalan truk. b. Gudang semi tertutup disebut lumbung (open shed). cocok untuk transit barang. kanan. lantainya tanah atau yang diratakan saja. dengan ciri-ciri tidak memiliki atap. dengan ciri-ciri beratap. Gudang tertutup. dan pengungkit katrol. kanan. umumnya berlokasi dekat pelabuhan. berdinding samping kiri. c. lori. stasiun kereta api. tertutup rapat sehingga harus menggunakan AC. dan belakang :  Gudang transit untuk menimbun barang yang akan dipindah ke tempat lain. biasanya bersusun/bertingkat dengan sarana pengangkut (troli. lori. untuk menampung barang yang tidak mudah rusak karena pengaruh cuaca :  Gudang terbuka tidak diolah. forklift).  Gudang pendingin.

seperti kubu orang Eskimo dibuat dari beton kuat beratap kubah kemudian ditimbun tanah tampak seperti gundukan tanah.49 . dinamit. Prosedur penatausahaan barang perbekalan (kedua fisik barang. kelengkapan alat pengangkutan). e. roket. Pengaturan barang dalam gudang. Prosedur penyampaian berita pengiriman barang (kesiapan penerima adalah pemakai barang). hendaknya memperhatikan lokasi tempat penyimpananannya. Gudang tahan api. misal : jenis minyak cat. dibuat dari baja berlantai beton kuat untuk menyimpan barang persediaan masa puluhan tahun mendatang. Selain itu. Gudang igloo. bahan kimia yang mudah terbakar. misal : penyimpanan senjata. dan jalur transportasi.ruangan pendingin (sejuk) . dan lain-lain supaya tidak mudah meledak. . Pencarian kembali barang akan mudah ditelusuri kembali bila digunakan dengan peletakan barang. kode lokasi barang. b. dan sebagainya. penempatan barang seharusnya menggunakan pedoman barang yang pertama disimpan maka yang pertama juga dibongkar (first in first out / FIFO) 5. Pendistribusian barang perbekalan adalah kegiatan bongkar muat dari gudang sampai pemakai barang. memiliki konstruksi bangunan yang mampu menahan serangan api.ruangan pembeku (menyimpan barang kimia yang mudah terbakar. kemudahan pengurusan dokumentasi barang). untuk menyimpan barang api yang mudah menyala/terbakar. cat. f. Untuk menyimpan bahan peledak. ketertiban administrasi. bom. metode penyimpanan. ruangan yang tersedia. c. dan denah tempat penyimpanan yang jelas. Prosedur pelaksanaan dan pengangkutan (kesiapsiagaan petugas pengangkut. Gudang bertangki kering. mengawetkan makanan) d. Kelancaran pendistribusian barang dipengaruhi : a. mesin.

Teknis ekonomis (secara teknis dan ekonomis sudah tidak bermanfaat atau tidak menguntungkan). Faktor-faktor yang mempengaruhi penghapusan barang perbekalan adalah : a. yang tidak dapat digunakan. bertugas sebagai badan perencanaan perbekalan/perlengkapan. Bagian penyaluran. Bagian analisis kebutuhan perlengkapan. Surplus (kelebihan barang. bertugas mendistribusikan barang perbekalan. Bagian penyimpanan dan pemeliharaan. bertugas mengendalikan barang perbekalan dan mengadakan penghapusan bila barang perbekalan sudah tidak bermanfaat. antara lain : 1. kurang efisien. Absolute (dinilai kurang layak. 5. c. Spilage (barang yang disimpan busuk. Kehilangan (karena pencurian. dimanfaatkan untuk kegiatan unit instansi sendiri). kecekatan. dan ketepatan proses bongkar muat dari atau ke awal pengangkutan dan kemana barang dalam perjalanan. Di dalamnya pun terdapat lima organisasi perbekalan. dan tidak menguntungkan lagi sehingga dihapuskan dan diganti yang baru). 2. Bagian pengadaan. berubah-ubah atau berkurang kualitasnya karena pengaruh alam). bertugas mengusahakan agar ada persediaan perbekalan. f.50 d. e. Bagian inventarisasi dan penghapusan. penggelapan. e. d. Kadaluarsa (sudah mengalami keausan/deteriorisasi atau barang yang umur masa berlakunya sudah kadaluarsa). atau perampokan). Kecepatan. bertugas menyimpan dan memelihara barang perbekalan. diartikan sebagai tindakan yang dilakukan berdasarkan atas prosedur dan tata cara perbekalan guna meniadakan barang dari daftar inventaris. . b. 4. Berikutnya kegiatan perbekalan setelah melakukan penyimpanan adalah kegiatan penghapusan barang perbekalan. Tenaga pelaksana pendistribusian. kurang efektif. 3.

Dalam humas dibedakan menjadi 2 hubungan yakni : . Tahap pemeliharaan dilakukan melalui : a. Asal mula kata humas dipromosikan oleh Thomas Jefferson tahun 1804 pada suatu kongres. Humas Unsur terakhir yang menjadi bagian dari ilmu administrasi adalah ilmu hubungan masyarakat (humas) yang memiliki pokok bahasan tentang kegiatan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat sekitar. dirampas. atas dasar bukti pidana/perdata). Barang rampasan (barang yang disita. Dari segi etimologis. Pada tahun tersebut. 8. dan menyempurnakan kondisi barang. humas diistilahkan public relation tetapi masih dihubungkan dengan istilah foreign relation (hubungan internasional). Barang tak bertuan (penumpukan barang yang tidak jelas pemiliknya dan tidak diurus oleh pemiliknya). Menurut Ensiklopedi. Kegiatan akhir yakni pemeliharaan barang perbekalan (maintenance) adalah usaha/proses memperpanjang umur kondisi barang dan menjaga daya tahan dan daya guna barang perbekalan agar tetap maksimal. Tahap pelaksanaan c. h. Istilah tersebut lahir di negara Amerika. memperbaiki. humas berasal dari bahasa Inggris yakni public (masyarakat) dan relation (hubungan). humas adalah kegiatan organisasi menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi dengan public yang berkepentingan untuk mendapat dukungan secara sukarela. Tahap pasca pemeliharaan Sedangkan cara yang dilakukan dalam pemeliharaan misalnya : merawat. i. Tahap perencanaan b. Ekses (kelebihan barang dalam suatu unit tidak dapat digunakan untuk unit itu sendiri tetapi dapat dimanfaatkan pada unit yang lain).51 g.

maupun produk yang ditawarkan. Hubungan eksternal Hubungan yang dilakukan organisasi dengan masyarakat di luar organisasi yang bersangkutan untuk memperoleh citra perusahaan baik di mata masyarakat ditinjau dari organisasi.52 1. hubungan yang harmonis. nama. mempertahankan sdm yang produktif dan loyal) Hubungan eksternal dikelompokkan menjadi : • Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations) • Hubungan dengan jawatan pemerintahan (Government relations) • Hubungan dengan pers/wartawan (Press relations) • Hubungan pimpinan dengan pelanggan . Hubungan internal Hubungan antara pimpinan dengan bawahan yang harus diterima terus menerus untuk kelancaran tugas maupun kepentingan pribadi sehingga tercita suasana kerja yang menyenangkan. saling pengertian dan saling kerjasama baik dalam hubungan vertikal maupun horisontal. Hubungan ini dilakukan dengan cara mengadakan : • Rapat • Pengumuman • Majalah/Buletin intern • Rekreasi • Laporan 2. dilakukan dengan cara : • Mencari pelanggan • Memperkenalkan produksi • Mencari modal dan hubungan • Memecahkan persoalan yang dihadapi organisasi • Memperbaiki hubungan dengan serikat kerja/SPSI (pemogokan sdm.

4. 2. kemudian melanjutkan tindakan untuk memperkirakan masa depan agar perencanaan dapat tercapai maka harus dipersiapkan segala fasilitas yang diperlukan untuk melaksanakan rencana kegiatan tersebut. 3. surat menyurat) Pada pokoknya dalam pelaksanaan proses kegiatan humas meliputi 6 tahap yaitu : 1.Riset ke dalam berupa penyelidikan kegiatan unit-unit instansinya yang menemukan dan menyimpulkan fakta-fakta yang diperlukan. Mengadakan riset Yaitu mengadakan penelitian baik ke dalam maupun ke luar instansi misalnya : . .Riset ke luar untuk mendapatkan gambaran siapa. Pelaksanaan riset Setelah rencana dan alat dipersiapkan maka proses selanjutnya adalah pelaksanaan mengadakan kegiatan. .53 • Hubungan organisasi dengan organisasi yang lain (studi banding. Hasil akhir Untuk hasil akhir dipergunakan menilai apakah kegiatan tersebut sesuai dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat. misalnya mengadakan publisitas dengan menggunakan media massa. kegiatan humas merupakan proses kontinu yang selalu berusaha menyempurnakan kegiatan dari tugas. Mempersiapkan dan merencanakan riset Merencanakan berarti memilih dan menghubungkan fakta yang satu dengan fakta yang lain. Mengadakan pengecekan tentang tanggapan masyarakat 5. pertemuan dengan pihak ketiga. 6. pembangunan. instansi mana yang sekiranya akan dijadikan obyek kegiatan. Memberikan saran kepada pimpinan Jika rencana kegiatan yang dilakukan sudah tepat dan dapat diterima oleh massa.

biasanya dalam bahasa Jawa diartikan gethuk tular. dan komunikasi itulah yang menjadi dasar dari pola humas. antara lain : 1.54 Jika terjadi hubungan komunikasi dari human relation. kemungkinan besar akan terjadi pemalsuan pesan atau secara sengaja ataupun tidak mengubah isi pesan dimana timbul gossip/issu karena tidak menjamin pesan yang disampaikan. Pola pohon (Tree pattern) A B C D E F Pola ini sering disebut dengan pola perantara. dalam hal ini yang bertindak sebagai perantara adalah B. Jika menerapkan pola ini. Kebaikan pola ini karena tidak membutuhkan media. Pola mata rantai (Chain pattern) A B C F E D Pola ini sering kita temukan dalam kehidupan sehari-hari. 2. komunikator menyampaikan pesan kepada komunikator secara perseorangan. kemudian pesan tersebut disampaikan ke pihak lain begitu juga seterusnya. Pola ini. Pola ini individu terlibat penyampaian pesan kepada orang lain. kemudian komunikan .

E . Yang menjadi humas biasanya si B karena orang yang menyampaikan ingormasi secara timbal balik. Pola roda atau bintang yang idsempurnakan (Improved wheel or star pattern) E B C A D Dalam pola ini. komunikasi yang dilakukan dapat efektif dan efisien sehingga pesan yang disampaikan mudah menimbulkan umpan balik (feed back) yang lebih akurat sesuai dengan pesan komunikator karena pola ini adalah pola perbaikan dari roda atau bintang. Dalam pola ini tidak terjadi komunikasi. Pola roda atau bintang (Wheel or Star pattern) B C A D Pada pola ini. 3. 4.55 bertindak sebagai komunikator menyempaikan pesan kepada kelompok komunikan yang lain. Komunikan dalam pola ini adalah sebagai anggota kelompok dan tidak saling berkomunikasi. A bertindak sebagai komunikator yang menyampaikan pesan kepada komunikan.

menimbulkan rasa bosan. contoh : film. Kelemahanya : kemungkinan timbul gangguan yang tidak diinginkan. Media ini digunakan dalam E . Komunikator dan komunikan dapat terlibat dalam komunikasi tanpa ada perantara yang lebih tepat (komunikasi langsung). pembuatan dan penggunaannya lebih mudah. • Media auditif. yang termasuk jenis media ini telepon. maka media humas pun dibedakan menjadi 2 yakni : 1. brosur. adalah media yang dapat didengar. informasi yang disampaikan lebih jelas. plakat. dsb Keuntungannya : menghemat waktu dan tenaga. yang termasuk adalah : • Media visual. Karena hubungan masyarakat terdapat 2 hubungan yakni hubungan internal dan eksternal. biaya yang dikeluarkan lebih murah. usaha public relation akan lebih banyak dikerjakan oleh orangorang yang terpilih pada organisasi tersebut. radio. Pola terbuka (Open structured pattern) B C A D Dalam pola ini.56 5. perlu adanya waktu yang cukup guna menafsirkan pengertiannya. Pola ini terbaik dari pola humas yang lain. Dalam perkembangan kehidupan sosial ekonomi masyarakat Indonesia yang makin maju. Media komunikasi ekternal. tape recorder. setiap anggota dapat saling menggunakan daya nalarnya dalam menanggapi pesan dari komunikator. dsb. pameran.

brosur. 2. 6. Perwujudan kegiatan humas dalam organisasi adalah : 1. kunjungan. Mengusahakan agar organisasi dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan public yang sebenarnya. 5. contohnya surat kabar. bulletin. biasanya dilakukan hanya antara pimpinan dengan bawahan contohnya rapat. Mempertahankan reputasi/nama baik organisasi dan menangkis serangan yang bermaksud menjatuhkan nama perusahaan. pertemuan. Memberi penjelasan tentang kebijaksanaan pimpinan organisasi yang penjelasannya dititikberatkan bahwa penjelasan itu dapat dipertanggungjawabkan. • Media cetak. • Media audio visual. Media komunikasi internal. Membantu kelancaran komunikasi di dalam dan di luar organisasi. adalah media yang dapat dilihat dan didengar.57 komunikasi antar personal yang biasanya banyak digunakan di lingkungan kantor. . dsb. majalah. seminar. dsb. Memberi penjelasan tentang hasil produksi baik berupa barang maupun jasa dari organisasi yang bersangkutan. kunjungan. tabloid. 4. pertemuan. dsb. wawancara. 2. Media ini bisa disampaikan melalui faximile. adalah segala barang cetak. contohnya televisi. 3. Membantu public untuk menentukan dan mengetahui kebutuhan yang sebenarnya.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful