13

BAB III UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
1. Organisasi Ilmu organisasi menjadi salah satu cabang dari ilmu administrasi, yang memiliki pokok kegiatan mengelompokkan personil dan menyusun kerangka kerja, menjalin hubungan kerjasama antar personil. Organisasi merupakan kesatuan kerja yang disusun melalui suatu peraturan sebagai wadah dalam menjalankan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Organisasi sendiri memiliki 2 sifat utama, yakni : 1. Bersifat statis Organisasi merupakan wadah dalam melakukan pembagian tugas dan wewenang, secara struktural dan fungsional menempatkan individu sesuai keahliannya. 2. Bersifat dinamis Organisasi merupakan pembagian tugas dan wewenang serta adanya komunikasi dalam menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dari pengertian di atas, organisasi memiliki unsur-unsur pokok yang menyebabkan timbulnya organisasi, yaitu : 1. Adanya pembagian tugas. 2. Adanya kerjasama. 3. Adanya tujuan yang telah ditentukan. Perbedaan administrasi dengan organisasi yaitu : Administrasi 1. Mencakup proses, fungsi, personil sebagai pelaksana. dan Organisasi 1. Sebagai wadah melaksanakan kegiatan sesuai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

14

Administrasi 2. Di dalamnya ada pengorganisasian dari proses, fungsi, dan personilnya. 3. Tidak hanya melaksanakan pengorganisasian, namun mencakup proses perencanaan, pengawasan, dan sebagainya.

Organisasi 2. Bagian dari administrasi. 3. Menekankan pada pengorganisasian dari segi proses, fungsi, dan personil-personilnya.

Dalam menyusun kerangka organisasi, beberapa ahli hampir memiliki persepsi yang sama membuat konsep tentang prinsip-prinsip organisasi, antara lain : 1. Perumusan tujuan (principle of goals) 2. Pembagian tugas (principle of specialization) 3. Pengkoordinasian (principle of coordination) 4. Rentang pengawasan (principle of span control) 5. Kontinuitas (principle of continuity) Adapun beberapa hal penting yang harus dipelajari pada ilmu organisasi, meliputi : 1. Type organisasi • Organisasi garis Organisasi ini diprakarsai oleh Henry Fayol, dimana biasa disebut dengan organisasi lini, lurus, maupun militer karena bercirikan : a. Dipakai pada tingkat organisasi yang sederhana. b. Tidak ada staff ahli. c. Wewenang dan tanggung jawab secara verrtikal dari pimpinan ke bawahan. d. Kekuasaan dan tanggung jawab sepenuhnya pada pimpinan. e. Pemilik organisasi merupakan top manajemen. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis : a. Kesatuan perintah sangat jelas.

15

b. Pimpinan dan bawahan, masing-masing memiliki wewenang dan tanggung jawab yang sangat jelas. c. d. e. Semua perintah yang diberikan pimpinan, dapat dengan mudah dan cepat berjalan. Disiplin. Pimpinan dapat melakukan koordinasi dan supervisi, sehinggan mudah dilaksanakan dan diketahui bawahan. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis : a. Dalam pengembangan keahlian pegawai dibatasi bahkan tidak dapat dipraktekkan secara linier. b. Pimpinan bersikap otoriter. c. Tidak ada pembentukan unit-unit organisasi • Organisasi staff Staff merupakan orang yang ahli dalam bidangnya, dan pada organisasi ini mereka berfungsi memberikan sumbangan pemikiran, ide, saran ataupun nasehat kepada pimpinan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. • Organisasi garis dan staff Organisasi ini merupakan gabungan dari organisasi garis dan staff. Organisasi ini diprakarsai oleh Horrington Emperson yang dipraktekkan di perindustrian. Sedangkan staff, memiliki kedudukan setingkat dengan pimpinan. Organisasi garis dan staff bercirikan : a. Bersifat kompleks. b. Pimpinan memiliki wewenang memerintah bawahan. c. Dalam kelancaran tugas, pimpinan dibantu staff ahli.

16

d. Staff ahli bertugas memberikan saran dan bantuan kepada pimpinan, namun bukan memberikan perintah. e. Staff ahli dimanfaatkan melaksanakan pekerjaan secara efisien dan efektif. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis dan staff : a. Pembagian tugas pada kelompok garis dan staff sangat jelas. b. Disiplin dalam bekerja. c. Adanya koordinasi antara pimpinan dan staff. d. Fleksibel dalam bekerjasama. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis dan staff : a. Bawahan seringkali membuat persepsi bahwan saran/nasehat dari staff merupakan perintah dari pimpinan. b. Terkadang pimpinan melupakan keberadaan staff, sehingga diabaikan mereka. • Organisasi fungsi Organisasi fungsi diprakarsai oleh F. W. Taylor (functional type of organization), diterapkan pada pabrik tempat beliau bekerja. Perintah dari pimpinan ke bawahan berjalan melalui kepala bagian. Masing-masing kepala bagian diberi tanggung jawab kepada bawahannya. Organisasi fungsi bercirikan : a. Kekuasaan tidak berjalan secara langsung. b. Tiap kepala bagian memiliki beberapa bawahan. c. Tiap kepala bagian merupakan orang yang ahli dalam bidangnya. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi fungsi : a. Pembagian tugas akan tenaga pikir dan tenaga fisik (spesialisasi) sangat jelas.

Proses pengambilan keputusan membutuhkan waktu yang lama. Kesatuan wewenang. Komite. Majelis.17 b. Badan. Oleh sebab itu. c. tanggung jawab. Timbul perselisihan anat pimpinan karena permasalahan tanggung jawab. Satgas. Terry sebagai pemrakarsa organisasi ini menyatakan bahwa panitian merupakan sekelompok orang-orang yang terpilih untuk bersama-sama membahas masalah yang ada pada organisasi. Keselarasan pemikiran sehingga antisipasi akan tindakan yang ceroboh. Koordinasi pimpinan. Keputusan bersifat demokratis karena dimusyawarahkan. b. Anggota diklasifikasikan berdasarkan tugas yang akan dilaksanakan pada kegiatan. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. • Organisasi panitia Organisasi ini sering digunakan melalui beberapa istilah seperti Dewan. Seluruh anggota menjadi pimpinan. c. Menghemat biaya perekrutan staff. dan Team. R. b. dan wewenang yang sama untuk anggota. Kerjasama yang sangat kuat. b. pimpinan dari organisasi ini secara bersama-sama namun tetap ada ketua panitia. Tugas pimpinan dilaksanakan bersama anggota. Senat. dan tanggung jawab yang sama. Anggota memiliki hak. c. d. Kesatuan komando kurang tegas. G. Hak. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi panitia : a. . Organisasi panitian bercirikan : a. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. wewenang. kepala bagian dan bawahan dalam satu fungsi mudah dilaksanakan.

2. Bentuk vertikal Saluran perintah. jabatan. Nama. Contoh gambar : .18 b. Pengeluaran biaya yang tidak terkendali (boros). wewenang. pangkat dan golongan bila ada. b. sehingga ada permasalahan saling menuduh. Aliran komando dan tanggung jawab dari pimpinan ke bawahan atau sebaliknya. dan tanggung jawab mengalir dengan jelas dari pimpinan sampai ke bawahan. selanjutnya disusun ke bawah. Tanggung jawabanggota tidak penuh. d. c. Isi. Bagan organisasi Bagan organisasi menjadi alat informasi mengenai struktur organisasi. antara lain : a. luas maupun ruang lingkup organisasi. Rincian dari tugas-tugas setiap unit kerja (job description). c. Menurut para ahli seperti Keith Davis dan Henry Hodges. sehingga beberapa hal penting yang terkandung di dalamnya yaitu : a. d. bentuk bagan organisasi dapat dibuat berdasarkan tipe organisasi. Disusun hanya dengan dua bidang satuan organisasi yang sejajar dekat dengan pimpinan. Keputusan kurang obyektif karena bersifat kompromi.

sederhana dan jelas berdasarkan tingkatan pada tiap satuan tugas organisasi. dan tanggung jawab pimpinan kepada bawahan dimulai dari arah bawah ke atas. sehingga diterapkan pada organisasi garis (lurus). Contoh gambar : . Bentuk piramida terbalik Bentuk ini merupakan dasar dari piramida di atas. Lebih tepat diterapkan pada organisasi fungsi. Contoh gambar : c.19 b. Kreasi bentuk ini pada dasarnya sama dengan piramida biasa. Bentuk horizontal Saluran perintah. Bentuk piramida Disusun dengan mudah. wewenang. Contoh gambar : d. wewenang dan tanggung jawab disusun mendatar (menyamping arah kiri ke kanan) dari pimpinan sampai bawahan. namun dibuat terbalik dimana saluran perintah.

20 e. Bentuk setengah lingkaran dan bentuk telur dengan garis-garis Kreasi bentuk ini merupakan variasi dari bentuk dasar lingkaran. Contoh gambar : . Bentuk lingkaran dengan kotak-kotak Susunan bentuk ini menekankan pada hubungan di antara satuansatuan organisasi. Contoh gambar : f. dan tanggung jawab. maka sangat cocok hanya untuk jenjang tingkat atas (pimpinan) saja. Karena jenjang organisasi tidak jelas. wewenang. Satuan tugas disusun hanya dengan menggambar kotak dan garis-garis pada saluran perintah.

membimbing.21 g. Dari kedua bahasa . dan tanggung jawab terbaca secara jelas melaui objek (gambar asli/lukisan) dari pimpinan maupun bawahan. dan mengawasi sekelompok personil. Manajemen Ilmu manajemen termasuk cabang dari ilmu administrasi dengan memulai kegiatan merencanakan. Dimulai dengan bahasa Latin. Contoh gambar : D e w a n K o m i s a r i s D i r e k t u r B a g i a nP e n j u a l a n P e n g a n g k u t a n W a k i lD i r e k t u r L a p a n g a n M i n y a k ( P e r t a m b a n g a n ) P e n y a r i n g a n & P e n g o l a h a n P o m p aB e n s i n 2. menggunakan kata maneggiare kemudian bahasa Italia menggunakan kata maneggio. menggerakkan. Bentuk lukisan Saluran perintah. serta mengerahkan segenap fasilitas kerja. manajemen berasal dari beberapa beberapa bahasa yang turun temurun. membina. mengorganisasikan. Secara etimologis. wewenang.

sarjana matematika tersebut meneliti sekaligus menjadi sebuah buku dengan judul The Economy of Machinary & Manufactural. rumah. misal menggunakan kata manajemen. Sedangkan di Indonesia. d. Akhirnya berkat sumbangsih pemikiran dari pemrakarsa manajemen lahirlah konsep-konsep nyata manajemen. Efisiensi kerja dalam mencapai tujuan. bank. Rumah tangga (house keeping) 2. Membuat putaran kerja (rolling) antar pegawai e. Buku tersebut membahas tentang kinerja pegawai yang menekankan pada : a. pengelolaan. sebenarnya sejak zaman sejarah dahulu kala tanpa sengaja (dirasakan) manusia telah melakukan proses dari manajemen. Mengatur dan mengawasi (to direct and control) Makna di atas menjadi penerapan dalam kehidupan sehari-hari di segala bidang seperti di sekolah. Beberapa pemrakarsa manajemen secara urut diawali oleh : 1. Jadi. pengurusan. Menunggang kuda (to train a horse) 3. bahasa Inggris menggunakan kata manage yang kemudian biasa disebut dengan management. ketatalaksanaan. c. Membuat jadwal istirahat pegawai dalam bekerja. pembinaan. kepemimpinan. . management disimpulkan suatu seni dalam menjalankan kegiatan pada organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kata manage memiliki makna : 1. penggunaan istilah management bermacammacam namun kandungan yang termaktub sama. b. Charles Babbage Pada tahun 1792 – 1871.22 tersebut. dan sebagainya. dan sebagainya. Pembagian kerja yang jelas (job description & job specification). Manajemen sebagai salah satu unsur dasar dari administrasi yang merupakan anak cabang dari ilmu sosial. Perencanaan menentukan anggaran kegiatan dalam proses produksi.

d. Semenjak itu. Prinsip-prinsip manajemen ilmiah. ilmu manajemen lahir melalui beberapa tahap yakni : a. pada tahun 1856 – 1955 muncul sarjana pertambangan yang melanjutkan penelitian tersebut di perusahaan tempat F. rumus) direvisi lagi agar memiliki kekuatan teori dan para ahli yang telah mempelajari mendapat gelar kesarjanaan secara resmi dari lembaga perguruan tinggi. b. sehingga ada solusi untuk mencapai tujuan organisasi. System ban berjalan (perputaran). Tahap konsolidasi Tahun 1930. c. Penelitian dilakukan dengan pengamatan (trial & error) pada kasus yang ada. W. Manajemen perusahaan. Tahap behaviouralisme Tahun 1959. c. pengembangan ilmu menekankan pada hubungan antar manusia baik secara formal maupun informal agar tercipta keharmonisan. manajemen termasuk cabang ilmu pengetahuan sehingga konsep-konsep manajemen (prinsip. . Sehingga tahun 1886 tercetus Gerakan Manajemen Ilmiah dan disebut sebagai Bapak Manajemen Ilmiah. Frederick Winslow Taylor Setelah Charles Babbage belum menuai hasil. Tahap human relation Tahap berikutnya tahun 1945. Taylor bekerja. b. berkembang ke arah perilaku manusia dalam bersikap. dalil. Pembagian tugas kerja (organisasi fungsional). Tahap survival Tahun 1886 diawalinya Gerakan Manajemen Ilmiah. sehingga tahap ini merupakan perjuangan para pemrakarsa agar manajemen menjadi salah satu cabang ilmu pengetahuan. Hasil penelitian yang meluas tersebut membahas tentang : a.23 2. d.

konsep manajemen lebih matang dan didukung dengan peralatan teknologi modern seperti komputer untuk mengolah data yang akurat. Tahap platinum Tahun 2000. 14 prinsip umum manajemen. ilmu manajemen pada perguruan tinggi mulai difokuskan pada spesialisasi bidang studi seperti manajemen sumber daya manusia. Uraian di atas merupakan sejarah munculnya manajemen oleh para pemrakarsa dan selanjutnya bermunculan para ahli dengan berbagai konsep manajemen dan secara resmi diterapkan di Indonesia. Efisien (pendayagunaan antara pemasukan dengan pengeluaran). ilmu manajemen berkembang luas dengan mengkolaborasikan diri dengan software-software yang disediakan komputer agar dalam proses manajemen. Hal ini berdampak. manajemen kinerja. controlling (POCCC). Tahap matematika Tahun 1990. coordinating. commanding. pihak-pihak yang berkepentingan dapat mengambil kebijaksanaan lebih akurat dan cepat. Fungsi manajemen planning. dan sebagainya. manajemen pemasaran. berhasil menyumbangkan pemikiran dengan judul General & Industrial Management yang membahas tentang : a. Henry Fayol Pada tahun 1841 – 1925.24 e. b. Pembagian kerja (organisasi garis/lini/lurus). c. sarjana pertambangan dari Perancis yang juga mendapat sebutan Bapak Administrasi Modern. organizing. Efektif (pendayagunaan waktu yang setepat-tepatnya). 3. f. Agar tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai secara : a. . b. adanya robot yang mengambil alih tugas manusia sehingga efisiensi dan efektivitas tercapai.

dapat disimpulkan bahwa : • Administrasi merupakan proses penetapan kebijaksanaan dan tujuan dari organisasi. Man (factor manusia) b. organisasi. Market (pemasaran) Di dalam proses manajemen pun. • Manajemen menjadi proses pelaksanaan kegiatan pada organisasi dengan berdasarkan kebijakan administrasi. Ilmu yang membahas mengenai kegiatan menyampaikan berita. • Organisasi sebagai wadah yang menyusun dan menempatkan individu (the right man in the right place) yang melaksanakan kegiatan. Manajemen bawah (Lower management) Hubungan antara administrasi. Komunikasi Ilmu komunikasi menjadi cabang dari ilmu administrasi yang sekarang dapat berdiri sendiri dan berkembang pesat dengan program studi yang bertalian. Manajemen puncak (Top management) b. Money (anggaran) c. Machines (peralatan teknologi/mesin) f.25 Maka manajemen didukung beberapa sarana yang mutlak harus ada. Methods (system kerja) d. pemberian ide. Manajemen madya (Middle management) c. meliputi : a. dan gagasan dari seseorang kepada orang lain. yang bersifat timbal balik antara . 3. dibagi dalam 3 tingkatan yaitu : a. Materials (perlengkapan pendukung/bahan-bahan) e. dan manajemen merupakan satu kesatuan yang saling mengikat. yang disebut The Six M in Management.

antara lain : 1. Feed Back. informasi yang disampaikan harus jelas dimengerti komunikan. suara. sebagai berikut : 1. Sebab itu. Terkadang terjadi salah pengertian (miss communication) dalam komunikasi. 2. pimpinan dengan bawahan. Berita. adalah tanggapan dari komunikan (umpan balik).26 pimpinan dengan pimpinan. dan tepat akan semakin mudah dimengerti dan diterima oleh komunikan. 2. adalah sarana/tempat berlakunya lambang-lambang tersebut. Informasi yang disampaikan berwujud bahasa baik lisan ataupun tulisan. Sarana yang kurang memadai Demi tercapainya tujuan. atau bahasa 3. sinar. adalah asal sumber informasi dikomunikasikan dengan bahasa yang sederhana . baik secara formal maupun nonformal. Komunikan. jelas. 4. Media. Sehingga komunikator sedapatnya mampu memilih sarana mana yang dirasa efektif dalam penyampaian informasi. 3. . Berita tidak jelas Berita menjadi salah satu komponen yang mutlak harus ada dalam komunikasi. 5. Komunikator. Komponen yang terlibat dalam komunikasi ada 5 faktor yang berperanan. disebabkan informasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan tidak jelas. Dengan bahasa yang lugas. adalah orang yang menerima berita dari komunikator. Penggunaan bahasa yang kurang jelas Komunikasi berhasil bila informasi yang disampaikan dapat diterima dan dipahami. Hal ini disebabkan ada beberapa hambatan dalam komunikasi. sarana penunjang komunikasi harus memadai. adalah pengertian yang disampaikan komunikator yang berupa lambang seperti gerakan.

2. lokakarya. petunjuk. informasi.27 4. dan bawahan dengan bawahan agar menciptakan kerjasama yang harmonis diantara para pegawai sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. • Komunikasi horizontal Adalah komunikasi antara pimpinan dengan pimpinan atau bawahan dengan bawahan. seminar. saran. Yang termasuk dalam komunikasi intern antara lain : • Komunikasi vertikal Adalah komunikasi yang berlangsung dari pimpinan ke bawahan (downward communication) atau dari bawahan ke pimpinan (upward communication). pimpinan dengan pimpinan. Entah itu suara gaduh atau gangguan-gangguan teknis yang kadang-kadang muncul saat komunikasi berlangsung. dsb. Faktor lingkungan Berhasil tidaknya komunikasi. Komunikasi ekstern Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak lain di luar organisasi. Komunikasi intern Adalah komunikasi yang bersifat informal antara pimpinan dengan bawahan. pengaduan. Wujud komunikasi seperti wawancara dengan . faktor lingkunganpun mempengaruhi. Dalam komunikasi ini digolongkan dalam 2 bentuk komunikasi yaitu : • Komunikasi formal Adalah komunikasi yang dilakukan organisasi dengan pihak luar melalui media yang resmi. dsb. Komunikasi di dalam organisasi memiliki 2 bentuk yaitu : 1. laporan. penjelasan. Wujud komunikasi seperti rapat dinas. Komunikasi tersebut berlangsung dua arah (two way communication). Wujud komunikasi seperti instruksi.

penerbitan brosur. sistematis. dan intuitif. pemasangan iklan. menyebarkan. Prajudi Atmosudirdja. penyelenggaraan pameran. Wujud komunikasi ini seperti memperhatikan sikap/perilaku anggota yang ada dalam organisasi. hanya untuk menambah perhatian. ilmu informasi terbagi menjadi 3 jenis ilmu antara lain : 1. dan kepercayaan pihak luar terhadap organisasi. misalnya : • Political intelligence • Government intelligence • Military intelligence • Business intelligence • Monetary intelligence • Industrial intelligence . • Komunikasi informal Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak luar secara tidak resmi. logis. jujur. ilmu informasi membahas tentang kegiatan menghimpun. Informasi Sebagai cabang ilmu administrasi. untuk dipakai sebagai alat mengambil keputusan maupun pengamanan atau tindakan penyelamatan. mengolah. dukungan. mencatat. dsb.28 pers. Ilmu Intellijens Adalah ilmu yang tertua dan klasik karena sebelum Masehi atau zaman kerjaan telah diterapkan dan mempelajari sistem informasi yang diperoleh dari saluran/media yang sifatnya terbuka dan birokratis. Menurut Prof. Pimpinan biasanya membutuhkan intellijens yang secara otomatis termasuk orang-orang yang cerdas. Berbagai jenis intellijens yang dikelompokkan dalam masing-masing bidang spesialisasi. 4. website. menggandakan. dan menyimpan berbagai keterangan obyektif yang diperlukan.

Tetapi. yang akhirnya menjadi serentetan pekerjaan rutin yang dilakukan tata usaha. ilmu personalia menekankan pada kegiatan mengatur dan mengembangkan tenaga kerja. Ilmu Sistem Informasi Manajemen (SIM) Ilmu sistem informasi manajemen merupakan bentuk tata usaha modern yang mengkaitkan dengan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data untuk menghasilkan keputusan/kebijaksanaan. antara lain : • Penerimaan • Pencatatan • Penggandaan • Penyimpanan • Pemilahan • Pengolahan • Pendistribusian 3. dengan dimulainya kertas atau perkamen atau papyrus sebagai alat mencatat informasi. Personalia Ilmu personalia (sumber daya manusia) berkembang pesat dan menjadi bahasan popular saat ini di kalangan masyarakat. agar dapat mengisi lowongan pekerjaan biasanya syaratsyarat utama yang dibutuhkan organisasi antara lain : . ilmu tata usaha modern berkembang di Eropa pada abad ke 17. Ilmu Tata Usaha Ilmu tata usaha bersumber dari zaman Mesir Kuno dan di Romawi Kuno. Secara umum. sebagai cabang dari ilmu administrasi.29 2. Informasi yang disampaikan pada ilmu ini dapat besifat specified (berdasarkan keperluan) dan discretionary (pimpinan menentukan sendiri). Sistem informasi yang digunakan pada ilmu ini berhubungan dengan pekerjaan kertas (paper work). 5.

Sumber tenaga kerja intern Sumber tenaga kerja dari dalam (intern) meliputi pegawai yang telah menduduki jabatan dan sudah pula terikat perjanjian kerja dengan organisasi tempat unit kepegawaian bernaung. pegawai yang . ada yang berasal dari sumber intern maupun ekstern. maka unit memiliki rekrutmen pegawai dengan menyebarkan informasi tersebut ke berbagai media. Pendidikan Latar belakang pendidikan menjadi syarat mutlak dalam rekruitmen pegawai.30 1. Ketrampilan diperoleh melalui pendidikan formal maupun informal. Melalui pendidikan baik formal maupun informal menunjang kualitas hidup manusia. dan respek terhadap lingkungan. di era platinum ini pendidikan pascasarjana menjadi pilihan banyak orang untuk meningkatkan kualitas hidupnya. 2. Terlebih lagi pemerintah mencanangkan minimal pendidikan adalah 9 tahun. Mereka yang berasal dari organisasi sendiri dan hendak mengisi lowongan pekerjaan biasanya mendapat prioritas pertama asal memenuhi persyaratan yang ditentukan. Ketrampilan Ketrampilan merupakan salah satu talenta atau nilai plus yang dimiliki oleh calon pegawai. Namun. Bila kepegawaian terjadi lowongan tugas pekerjaan menyiapkan dalam organisasi. Kepribadian utama yang harus dimiliki pegawai adalah jujur. Sumber pegawai yang dapat direkrut mengisi lowongan. 3. Kepribadian Kepribadian merupakan watak dari pegawai yang menunjang keberhasilannya dalam bekerja. Informasi tersebut disebarluaskan agar diketahui pencari kerja. Nantinya diharapkan. bertanggung jawab. Kedua sumber tersebut diuraikan sebagai berikut : 1. Media yang dipilih diusahakan mampu menarik hati calon tenaga kerja untuk tertarik melamarnya. ketrampilan tersebut dapat berkembang melalui kegiatan training yang diadakan organisasi. Sehingga orang berbondong-bondong untuk bisa mengantongi ijasah pascasarjana. Namun.

Bila rekruitmen kurang cermat. Jika hal itu terjadi. melalui banyak saluran antara lain : 1. Aktif berarti memanfaatkan berbagai saluran/media komunikasi untuk memperoleh tenaga kerja. bagian rekruitmen harus mampu menyeleksi secara ketat sehingga mendapatkan pegawai yang berpotensial sesuai persyaratan. karena pegawai mengusulkan kawannya dan secara langsung pegawai yang mengusulkan harus menjadi penjamin kualitas kawan yang diusulkan. Kawan pegawai Jika terjadi lowongan pekerjaan. Bagian rekruitmen melakukan penarikan pegawai. rekruitmen pegawai baik dari sumber intern maupun ekstern memiliki keuntungan dan kerugian. . organisasi menginformasikan kepada pegawai untuk mengusulkan kawan dekatnya menempati jabatan yang lowong. Akibatnya. Dengan demikian. Hal ini sudah biasa.31 ditarik dari dalam kalau tidak dipilih dengan cermat dapat menjadi boomerang di kemudian hari. Berbeda dengan pegawai dari luar organisasi yang membuka persaingan bebas antar pelamar sehingga unit kepegawaian dapat memilih pelamar yang rata-rata tergolong baik untuk kemudian dibina menjadi pegawai yang baik. Sumber penarikan pegawai baik dari ekstern maupun intern. jumlah pelamar yang mendaftar kadang-kadang jauh melebihi jumlah yang dibutuhkan. baik ekstern maupun intern dapat bertindak aktif dan pasif. jika pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke organisasi. 2. Terlebih lagi bila hal tersebut dilakukan atas dasar system kawan (spoil system) karena dapat menimbulkan klik kepegawaian yang kurang sehat. Sumber tenaga kerja ekstern Rekruitmen pegawai dari luar akan memacu pelamar bersaing secara terbuka. dapat merugikan karena pegawai yang terpilih hanya ingin mencari pengalaman dan menyelidiki kondisi perusahaan selama masa percobaan.

dan lain lain yang dapat menimbulkan masalah di kemudian hari. Dalam kehidupan sehari-hari. . misalnya : sarjana kedokteran tergabung dalam IDI (Ikatan Dokter Indonesia).32 Namun. Prinsip The Right Man In The Right Place diabaikan. 2. Rekruitmen terkadang kurang murni. bagian kepegawaian dapat memonitor siswa yang berpotensi untuk menjadi pegawai pada organisasi bila sudah lulus pendidikan. 5. Depnaker Departemen tenaga kerja menjadi penghubung antara pencari tenaga kerja dan calon pegawai. Lembaga Pendidikan Rekruitmen melalui lembaga pendidikan dilakukan dengan cara. satu agama. organisasi memberi kesempatan magang bagi siswa lembaga tersebut. 4. ada kecenderungan subjektifitas mendominasi. Saat itulah. 3. Meskipun rekruitmen pegawai melalui kawan ini baik. Organisasi profesi Rekruitmen pagawai menggunakan saluran melalui anggota organisasi profesi. Organisasi ini menjadi tempat yang dihuni orang-orang terlatih dan terdidik. terkadang meletakkan diskriminasi misalnya pegawai mengusulkan kawannya yang satu suku. sekretaris tergabung dalam ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia). pegawai yang mengusulkan kawannya belum sepenuhnya menjadi penjamin kualitas kerja kawannya yang setaraf dengan dirinya. Kerabat pegawai Rekruitmen ini memprioritaskan pegawai yang memiliki hubungan saudara (nepotisme). nepotisme terjadi bila pegawai diterima karena ada hubungan saudara walaupun tidak memenuhi syarat. Faktor keberuntungan pun menjadi pengaruh rekruitmen serupa. kantor pemerintahan ini sampai pada tingkat kabupaten dan memiliki balai latihan sampai tingkat kecamatan.

Pemanfaatan leasing ini menguntungkan organisasi karena organisasi mendapat pegawai yang bermutu dan terhindar dari pembayaran seperti tunjangan-tunjangan pada pegawai tetap. adalah iklan yang menyebutkan nama perusahaan. Ada 2 jenis iklan yaitu Want Advertisement & Blind Advertisement. Iklan Rekruitmen pegawai melalui iklan dapat dicetak pada majalah atau Koran. 7. Tetapi. Iklan ini akan menarik minat pelamar. pelamar dating secara kebetulan mencari pekerjaan. Jenis iklan Want Advertisement. Jenis iklan Blind Advertisement. Organisasi dapat merekrut melalui leasing yang merupakan lembaga yang menyediakan tenaga ahli bidang tertentu. organisasi mengalami peningkatan pekerjaan sehingga kekurangan pegawai. cara melamar. Rekrutmen itu bersifat kebetulan saja sehingga disebut Walk-in. Kadang kala. dan tenaga untuk menyeleksi pelamar. dan data pelamar sendiri oleh organisasi disimpan sebagai arsip yang sewaktu-waktu bila perusahaan membutuhkan pegawai dapat informasi dari file tersebut. Walk-in.33 6. Leasing. Lembaga ini memiliki tenaga ahli dari berbagai disiplin ilmu yang siap menyelesaikan pekerjaan sesuai permintaan. dana. Majalah/Koran dipilih terlebih dahulu untuk membatasi pelamar. kemudian ditawarkan atas dasar kontrak kerja. data tersebut disimpan dengan masa tertentu. organisasi mendapat pegawai yang datang sendiri ke kantor organisasi tersebut. adalah iklan yang tidak menyebutkan nama perusahaan dan diganti dengan nomor iklan koran/kotak pos. bila tidak diperlukan dimusnahkan. bagian kepegawaian merekrut pegawai dengan system pegawai lepas atau berdasarkan kontrak kerja saja (parttime job). . Akhirnya. tetapi bagian kepegawaian pun tetap harus menyediakan waktu. Open house Suatu ketika. dan syarat-syarat pelamar.

Seleksi administratif pelamar Seleksi administratif menjadi dasar kebijakan bagian kepegawaian. Tes Selesai seleksi administratif disusul kemudian tes untuk mengetahui sejauhmana kemampuan seseorang terhadap bidang pekerjaannya. sebab seleksi ini menitikberatkan pada kebenaran informasi dari surat lamaran dan dokumen-dokumen pendukung si pelamar. Wawancara Wawancara menjadi bagian penting dari seleksi pegawai. Pewawancara secara langsung dapat mengetahui kemampuan. masa percobaan dilalui selama 3 bulan atau lebih. 3. Sedangkan pelamar pun harus menunjukkan sejelas-jelasnya baik talenta maupun kepribadiannya agar dapat menarik simpati pewawancara. penginapan. Untuk itu bagian kepegawaian harus menyiapkan dan melaksanakan program khusus dengan uraian sebagai berikut : 1. Bagian kepegawaian harus melakukan kegiatan seleksi pegawai agar memperoleh pegawai yang memenuhi persyaratan. dan sebagainya terhindar dari pemborosan waktu yang digunakan pegawai untuk pergi/pulang kantor. terakhir rekrutmen dengan cara yang disebut Open House. 2. pengetahuan.34 Selain cara-cara di atas. Masa percobaan menjadi batu loncatan sebagai awal keberhasilan karier pegawai di kemudian hari. kepribadian. Umumnya. dan berhasil dengan baik jika kedua pihak melakukan persiapan. Tes yang umum digunakan ada dua yaitu tes tertulis dan tes lisan. Rekrutmen ini mengutamakan pegawai yang domisilinya dekat lokasi pekerjaan. Tujuan latihan masa percobaan . Pelamar yang lulus seleksi dan diterima sebagai pegawai. Masalah seleksi pegawai meliputi : 1. Open house menguntungkan karena organisasi tidak perlu menyediakan transportasi. dan sikap pelamar. akan melalui tahap masa percobaan (trainee).

Pegawai (sumber daya manusia) termasuk dalam bagian invenstasi organisasi yang tidak ternilai. hakikatnya sama dengan proses belajar mengajar dimana bagian kepegawaian membuat rencana terstruktur untuk program latihan yang pelaksanaannya. dan teknik pada unit kerja dan kegiatan yang dilakukan sama hal nya dengan orientasi formal. 3. Oleh sebab itu pembinaan kemampuan kerja dilaksanakan organisasi melalui bagian kepegawaian semenjak proses rekruitmen hingga masa percobaan. dan teknik . 2.35 • Membantu pegawai masa percobaan agar mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja untuk mencapai efisiensi kerja dan produktivitas organisasi tidak terganggu karena kehadiran personil baru. pegawai memberikan sumbangsih baik tenaga dan pikiran. Kepada organisasinya. prosedur. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah kecil. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah besar. Dengan menekankan pada proses. • Menyamakan persepsi akan pengetahuan dan ketrampilan kerja yang dimiliki personil baru tentang realita pekerjaan yang dianut pada organisasi. Dilakukan bagian kepegawaian yang bekerjasama dengan pimpinan masing-masing unit kerja (Kabag/Manajer). serta hak dan kewajiban pegawai. Bagian kepegawaian memberikan uraian umum tentang kebijakan organisasi. Pembinaan kemampuan kerja pegawai tersedia dalam 2 model yakni : diberikan. • Orientasi informal. efektivitas pimpinan dan stabilitas produksi tetap tinggi. Orientasi pegawai masa percobaan • Orientasi formal. Sedangkan pimpinan unit kerja (Kabag/manajer) mengenalkan dan melatih bidang pekerjaan di unitnya. pelaksanaan latihan (schedule). Kegiatan masa percobaan. • Dengan melatih personil baru.

Disiplin organisasi merupakan keadaan tertib para personil yang tergabung dalam organisasi tersebut.000). maka akan terkena hukuman disiplin. Untuk guru yang lulusan sarjana memperoleh golongan IIIA melanggr peraturan. Oleh pimpinan dikenai hukuman disiplin dengan cara menunda kenaikan pangkat selama 1 tahun. IVA-D. ketrampilan yang sesuai dengan jabatannya. ketrampilan. tunduk dan mematuhi segala peraturan yang dibuat dan ditetapkan. Preservice training Pembinaan pegawai ketika masih dalam masa percobaan dikenal dengan istilah preservice training. Hukuman tingkat sedang. IIIA-D. Hukuman tingkat rendah. teguran tertulis. diberi hukuman tingkat sedang dengan cara memberi penundaan kenaikan gaji berkala yang biasanya diperoleh selama 1 tahun maka 4 bulan sekali menerima kenaikan gaji dari Rp 175. 2. dan penurunan pangkat setingkat lebih rendah (Sama dengan kenaikan pangkat setingkat lebih tinngi. Tujuannya untuk meningkatkan kemampuan kerja. jika guru tersebut tahun 1995 . IIA-D. contoh : penundaan kenaikan gaji berkala (Seorang PNS melanggar peraturan. tetapi karena hukuman disiplin maka tahun 1998 baru naik pangkat). mutu kerja. penundaan kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi (Dalam tingkatan pegawai negeri digolongkan menjadi IA-D. Inservice training Pembinaan pegawai yang secara terus menerus berkelanjutan dari latihan masa percobaan.36 1. Bila tidak mematuhi disiplin organisasi yang diterapkan. contoh : teguran lisan. 2. keahlian. Tujuannya agar pegawai siap memasuki dunia kerja dan mampu segera berkarya.000 menjadi Rp 185. Hukum disiplin dibagi menjadi 3 tingkat yaitu : 1. pernyataan tertulis tidak puas. karena pegawai dibekali pengetahuan. Jika guru tersebut kenaikan pangkat 2 tahun sekali. dan sikap saat mengampu jabatan dalam bidangnya. misal mengajar tahun 1995 golongan IIIA maka tahun 1997 menjadi golongan IIIB.

Masing-masing unsur dihargai dengan nilai yang ditetapkan. pemberhentian tidak dengan hormat (Seorang guru yang mengajar di suatu daerah dan terlibat dalam organisasi terlarang. Penilaian biasa Metode penilaian yang dilakukan pimpinan dengan cara mencatat aktivitas pekerjaan pegawai pada buku catatan yang tersedia. dan pembebasan dari jabatan (Seorang guru tahun 1995 menjabat sebagai Wakasek. tunjangan anak. dan lain-lain. guru. Penilaian sistem kredit Metode penilaian yang diterapkan khusus untuk jabatan fungsional seperti dokter. 2.). 2. hakim. Langkah penting selanjutnya yang perlu dipelajari dalam ilmu sumber daya manusia (personalia) adalah administrasi penilaian pegawai. oleh pemerintah diberhentikan tidak dengan hormat karena bertentangan dengan negara dan si guru tidak mendapatkan hak-hak kepegawaiannya). dosen. Hukuman tingkat berat. contoh : pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri (Seorang PNS berusia 50 tahun dengan masa kerja 10 tahun diberhentikan dengn memperoleh hak kepegawiaan seperti askes. Penilaian yang dilaksanakan dengan cara digolongkan atas pekerjaan pokok dan pekerjaan penunjang.37 golongan IIIA maka tahun 1997 golongan IIIB. Meningkatkan cara kerja pegawai. pengacara. karena hukum disiplin tahun 1996 golongan IID dan baru tahun 1998 menjadi golongan IIIA kembali. karena kasus ia mendapat hukum disiplin tingkat berat maka tahun 1996 ia dicabut dari jabatan tersebut dan tetap menjadi guru). antara lain : 1. Sebagai masukan untuk perbaikan agar bekerja lebih efisien. . 3. Tujuan diadalannya penilaian ini adalah : 1. Penilaian pegawai dilakukan secara objektif berdasarkan catatan yang akurat. pemsiun yang diambil setiap bulan dengan perolehan 80% dari gaji terakhir). bersifat rahasia dalam kurun waktu satu tahun. Ada 2 metode penilaian yang dapat dipilih organisasi.

Pemberhentian pegawai atau pemutusan hubungan kerja (PHK) terjadi bila pegawai dinilai sudah tidak produktif lagi. misalnya kepala bidang pendidikan menengah umum propinsi Jatim dipindah menjadi kepala bidang pendidikan menengah kejuruan propinsi Jatim. Atas permintaan pegawai sendiri Pemberhentian atas permintaan pegawai sendiri dikarenakan beberapa alasan misalnya : karena sudah lanjut usia. Atas kehendak organisasi Pemberhentian atas kehendak organisasi dikarenakan beberapa alasan misalnya : adanyan pengurangan pegawai.38 sehingga pegawai berkewajiban mengumpulkan sesuai nilai (point) yang diminta. 2. 2. Perubahan jabatan yang tidak mengurangi tanggung jawab. Pemindahan dari satu tempat ke tempat lain dalam jabatan yang sama. Tugas akhir dari administrasi kepegawaian adalah kegiatan mutasi dan pemberhentian pegawai. tidak puas dengan cara bekerja pegawai. Mutasi dapat bersifat positif maupun negatif. Promosi. sehingga organisasi mengambil keputusan berdasarkan kebijakan dan peraturan pemberhentian yang sedang berlaku. 4. karena cacat atau secara fisik kondisi pegawai belum menguntungkan sehingga tidak dapat menunaikan tugas. Mutasi berati pemindahan atau perubahan jabatan dalam organisasi. beberapa contoh yang termasuk dalam kegiatan mutasi : 1. misalnya manajer pemasaran cabang Surabaya dipindah menjadi manajer pemasaran cabang Bali. atau pindah kerja. Pemberhentian digolongkan menjadi tiga jenis yaitu : 1. misalnya kepala sekolah yang diturunkan jabatannya kembali menjadi guru biasa. Demosi. 3. . misalnya guru bidang studi yang diangkat menjadi kepala sekolah. pensiun dan sebagainya.

Definisi kas menurut : a. terkait dengan organisasi terlarang. Istilah uang kas berarti uang tunai yang ada dalam kas. membahas tentang pokok-pokok kegiatan pengaturan dan pengolahan dalam menggunakan segi-segi pembiayaan sekaligus pertanggungjawaban keuangan (PPBS). . kas merupakan alat penukar yang dapat dipergunakan untuk membayar kewajiban perusahaan jangka pendek (pinjaman). uang logam. Pendek kata. dan alat penukar uang tersebut. Finansia Ilmu finansia (keuangan) menjadi cabang dari ilmu administrasi. kas adalah tempat penyimpanan uang. dan sebagainya. tempat membayar atau menerima uang dan juga peti kayu sebagai alat mengirim barang. Keuangan . b. Kas bon (hutang pegawai) Semua yang tergolong kas dapat dipakai membayar pinjaman atau hutang jangka pendek. Cek mundur (cek yang pengambilannya ditangguhkan trlebih dahulu) c. cek.39 3. 6. Kas dapat digunakan untuk membayar pinjaman jangka pendek dalam akuntansi termasuk harta lancar. dan sebagainya. tersangkut pidana. Perangko b. kas adalah kekayaan badan usaha yang tersedia dan dapat dipergunakan untuk melakukan kewajiban perusahaan. Ada beberapa kertas berharga yang tidak tergolong dalam kas : a. deposito yang segera dapat ditarik rekening giro. Kamus umum bahasa Indonesia. Kas berarti pula alat penukar berupa uang kertas. Karena terpaksa Pemberhentian karena terpaksa disebabkan beberapa hal misalnya : meninggal dunia.

saat mencatat transaksi dan rekonsiliasi bank memberi peluang penyelewengan keuangan. Oleh karena itu. tetapi mengurus kertas berharga juga yang bukan berwujud uang tunai. pengurusan kas tidak hanya mengurusi uang tunai yang digunakan sebagai alat pembayaran yang sah. dan pemisahan fungsi pegawai yang mengurus kas akan banyak membantu mencegah dan menyalahgunakan keuangan. • Bila penerima kas juga merangkap tugas mengeluarkan kas. Pengurusan kas merupakan pekerjaan yang banyak menanggung resiko bila dibandingkan dengan bidang pekerjaan keuangan lainnya. dsb) • Perpindahan uang kas dari pegawai yang satu ke pegawai yang lain dilakukan dengan bukti pertanggungjawaban. mereka yang bergerak di bidang pengurusan uang tunai. Pengawan secara preventif dengan mekanisme pengurusan seperti prsedur proses penerimaan dan pengeluaran kas. pihak pimpinan dalam usaha khususnya kepala bagian keuangan harus melakukan pengawasan secara ketat namun bijaksana dalam bidang tersebut. Pengawasan penerimaan kas Kebijakan pencegahan penyelewengan uang terhadap penerimaan kas sebagai berikut : • Penerimaan kas disetor ke bank secara berkala dan dilakukan setiap hari. nota. • Setiap transaksi yang mengakibatkan penerimaan uang tunai harus disertai dokumen yang sah (kuitansi. spesialisasi pegawai atas tugas penerimaan dan pengeluaran kas. • Penerima kas harus tidak bertugas ganda.40 Dengan demikian. . Hal serupa harus diantisipasi. Rincian kebijakan yang dipilih untuk ditetapkan dalam mengurus kegiatan pengawasan kas diuraikan sebagai berikut : a. Terlebih lagi. jadi khusus menerima kas saja.

dan itu menjadi medan kegiatan ilmu administrasi keuangan negara dalam arti luas. pengurusan keuangan negara pada umumnya diselenggarakan dengan berpedoman pada anggaran (budgeting) dan pemeriksaan (auditing). Atas . • Dana kas disimpan dengan aman. • Petugas yang mengurus cek tidak merangkap sebagai petugas yang mengurus kas. Keuangan negara harus diurus sesuai dengan anggaran belanja yang telah ditetapkan olah undangundang. Pengawasan saldo kas Upaya mencegah penyalahgunaan saldo kas ditempu dengan cara sebagai berikut : • Saldo kas diawasi secara ketat. Jadi. • Petugas penyusun rekonsiliasi tidak diserahi tugas menerima kas atau menandatangani cek. • Semua cek yang ditandatangani petugas yang menyusun rekonsiliasi bank sebaiknya dilakukan secara tertutup.41 b. • Pengeluaran kas dengan uang tunai untuk kas kecil dibatasi hanya untuk hal-hal yang perlu saja. c. Penatausahaan Keuangan Negara Kekayaan negara dinilai dengan uang. Pengawasan pengeluaran kas Pengawasan pengeluaran uang dari kas dilakukan melalui kebijakan sebagai berikut : • Pengeluaran kas sebaiknya tidak dengan uang tunai tetapi dengan cek. • Setiap transaksi didukung dengan dokumen sah dan harus disahkan pejabat untuk bahan pemeriksaan. sebaiknya sering dihitung secara mendadak. • Dana yang disimpan dengan aman.

hak menarik pajak. dan proyek-proyek yang merupakan isi dari rencana kerja. Kewajiban negara kita dirumuskan dalam UUD 1945 negara diberi hak istimewa berkaitan dengan keuangan negara agar pelaksanaan kewajiban negara berhasil mewujudkan kesejahteraan rakyat. (UU No 7 tahun 1965) . (Westra Pariata. baik kekayaan yang berada dalam pengurusan para pejabat atau lembaga termasuk pemerintahan maupun berada dalam penguasaan dan pengurusan bank pemerintahan dengan status hukum perdata”. termasuk di dalamnya segala bagian-bagian harta milik kekayaan itu dan segala hak dan kewajiban yang timbul karenanya. Hak itu meliputi : hak mencetak uang.42 dasar pemikiran tersebut. 1980:12) Negara termasuk rumah tangga yang mementingkan pelayanan kepada masyarakat (public service). negara harus ditopang dengan hak menguasai keuangan negara agar dapat melaksanakan kewajibannya. Istilah anggaran dalam bahasa Belanda “begroooting” dan dalam bahasa Inggris “budget”. Negara mempunyai kewajiban menjalankan pemerintahan dan membayar tagihan pihak ketiga yang harus dibayar pemerintah. c. b. Jumlah biaya yang dikeluarkan. Pelaksanaan kewajiban memerlukan dana yang harus deprogram secara cermat dalam anggaran negara. aktivitas. Sesungguhnya anggaran meliputi taksiran tentang : a.. hak mengadakan perjanjian pinjaman. hak memungut iuran. Dengan demikian. Hak dan kewajiban negara inilah yang merupakan hakikat keuangan negara. Oleh karena itu. definisi keuangan negara adalah …. Jasa. “seluruh kekayaan negara. kegiatan penatausahaan meliputi bidang penyediaan anggaran keuangan negara. pembukuan uang negara. hak mengadakan pinjaman paksa kepad rakyat. pertanggungjawaban dan pengawasan uang milik negara. dan hak melakukan pungutan yang sah. Sumber yang dapat digunakan menutup biaya tersebut.

dan pimpinan perusahaan negara. Pengurusan umum dan khusus dilakukan badan-badan yang disebut otorisator dan ordonator. ABRI/POLRI dan perusahaan milik negara masuk kas negara sesuai dengan waktu yang ditetapkan. keuangan negara adalah hak dan kewajiban negara serta segala sesuatu yang berhubungan dengan hak dan kewajiban tersebut yang dinilai dengan uang. nondepartemen.43 Tegasnya. Pemisahan pelaksana fungsi itu sesuai dengan undang-undang yaitu Badan Otorisator tidak boleh merangkap sebagai Badan Ordonator. Kepala Lembaga Negara. Dalam praktek pengurusan keuangan negara di Indonesia. Pengurusan Umum dan Khusus Keuangan Negara Pengurusan umum lebih menekankan pada penguasaan uang dan barang milik negara. Penggunaan keuangan negara dianggarkan setiap tahun dalam satu kebijakan negara yang kemudian dijadikan undang-undang APBN yang disusun sesuai dengan daur/siklus anggaran. nondepartemen. 2. Presiden mendelegasikan kembali kepada para Menteri. Mengatur dan mengusahakan agar penerimaan negara yang dikelola adalah lembaga departemen. Dalam tugas sehari-hari. dibebankan kepada Badan Otorisasi sedangkan fungsi no 3 dan 4 dijalankan oleh Badan Ordonator. Fungsi pada no 1 dan 2 di atas. sedangkan pengurusan khusus lebih mengutamakan pada pelaksanaan perintah yang dikeluarkan badan yang bertindak dalam lingkup pengurusan umum. Kedua badan itu memiliki fungsi : 1. Menerima jumlah penerimaan negara yang dilakukan oleh lembaga departemen. perusahaan milik negara dan ABRI/POLRI. Badan Otorisator dipercayakan kepada Presiden sebagai mandataris MPR. Panglima ABRI/POLRI. 3. Menerima dan mengkaji tagihan kepada negara. 4. kemudian membebankan kepada mata anggaran yang sudah ditetapkan. Memutuskan kebijakan keuangan (moneter) yang berakibat penerimaan negara/pengeluaran negara. .

Mereka yang bertindak sebagai Badan Otorisasi keuangan negara. Pengeluaran rutin menyangkut pengeluaran yang bersifat konsumtif dan operatif. Presiden menunjuk Menteri Keuangan untuk bertindak sebagai Badan Ordonator. Ia dalam menjalankan tugasnya sehari-hari dibantu oleh Kepala Kantor Perbendaharaan Negara yang berdomisili di setiap propinsi. 2. penyusunannya harus menggambarkan obyek yang dibiayai). Asas Penyusunan Anggaran Anggaran negara disusun berdasarkan asas-asas tertentu misalnya : 1. kabupaten. Komponen Anggaran Negara Anggaran pendapatan dan belanja negara memiliki 2 komponen : 1. Komponen Anggaran Belanja Negara Pengeluaran negara ada yang rutin dan tidak rutin. . Komponen belanja yang direncanakan akan dikeluarkan oleh pemerintah guna melakukan kewajiban negara. Asas universalitas = asas brutto (jumlah anggaran belanja ditetapkan secara bulat tanpa dipotong). yang tidak rutin biaya yang bersifat investasi dan disebut biaya pembangunan. Komponen pendapatan yang diharapkan untuk menutup belanja. Asas pemerincian (rincian anggaran disesuaikan dengan fungsi kegiatan yang dijalankan oleh tiap organisasi pemerintahan. Asas keseimbangan (anggaran pendapatan belanja harus ditutup dengan anggaran pendapatan. 2. pengaturan dasar seperti ini bertujuan agat tidak terjadi defisit). Selanjutnya.44 Presiden dan mereka yang menerima pelimpahan wewenang itulah yang menjalankan fungsi no 1 dan 2 di atas. 3. serta lembaga ABRI/POLRI di bawah Panglima yang menguasai keuangan negara atas angkatannya masing-masing.

pengimpanan. atau perlengkapan untuk membantu pencapaian tujuan suatu usaha kerjasama. Komponen Anggaran Pendapatan Negara Penerimaan negara diperoleh dari dalam negeri dan luar negeri. Bekal berarti barang atau uang persediaan untuk digunakan dalam perjalanan. pengendalian. pengadaan. peralatan kantor. Fungsi perbekalan untuk menyediakan informasi tentang kebutuhan perbendaharaan kantor yang terdiri dari perabot kantor. dan perawatan serta penyingkiran barang-barang keperluan kerja. milik pemerintah. peralatan. dan penerimaan di luar sector minyak yang utama adalah pajak dan bukan pajak. belanja pemeliharaan. komponen APBN meliputi belanja pegawai. Penerimaan bukan pajak meliputi : penerimaan hasil bersih perusahaan negara. biaya bantuan proyek dan juga anggaran belanja yang mengantisipasi hutang pemerintah (public debt). belanja subsidi daerah otonom. perabot. Ketika pembuatan APBN pemerintah menetapkan pengeluaran yang dibutuhkan dalam bentuk belanja negara terlebih dahulu. 7. kemudian menutupnya dengan menetapkan anggaran pendapatan dari sumber-sumber penerimaan negara.45 Jadi. gas alam. Perbekalan berkaitan erat dengan masalah penyediaan bekal berupa barang. dan perlengkapan kantor. pengaturan menggunakan peralatan/perlengkapan (operasional) kerja. penerimaan dari retribusi. sedangkan hutang luar negeri disebut foreign debt. dan lain-lain. iuran. denda. Perbekalan Ilmu perbekalan (logistik) yang termasuk dalam cabang ilmu administrasi membahas tentang kegiatan perencanaan. Penerimaan dalam negeri meliputi : pendapatan dari sector minyak bumi. Fungsi perbekalan berpedoman pada kegiatan : . belanja barang. Dalam bahasa Inggris disebut supply.

how). Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan memperhatikan rumus 5 W dan 2 H (what. penyimpanan. when. how much. pemeliharaan. misalnya membeli. pinjam. meliputi penetapan alokasi dana khusus untuk persediaan pengadaan barang perbekalan. b. Rencana penimbunan. Rencana pemeliharaan barang perbekalan. menyewa atau membuat sendiri). Barang/perlengkapan hanya digunakan pada musim fluktuasi kerja memuncak. b. namun sesuai kebutuhan. menerima hibah/hadiah.46 1. meminjam. c. perbaikan. hibah Sewa dapat dilakukan bila : a. hadiah. Pengadaan. Adapun langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pengadaan perbekalan. • Sewa. c. pendistribusian. penelitian dan pengembangan. Adapun anggaran perbekalan itu itu hendaknya disusun sekurang-kurangnya berisi anggaran pembelian. Rencana penghapusan barang perbekalan. 2. dan penyerahan barang-barang perbekalan. adalah pemenuhan kebutuhan barang perbekalan dengan berbagai cara. penyaluran. memperbaiki/membuat • Pembelian Beberapa prinsip yang perlukan dipahami dalam melakukan pembelian barang perbekalan. meliputi : a. Rencana pengadaan barang (membeli. sendiri. Harus sesuai dengan rencana pengadaan dan fungsinya bagi unit pemakai. who. where. Barang tidak perlu mewah. d. why. Penganggaran. menyewa. yaitu : . sehingga barang-barang tersebut mampu mendukung kegunaan usaha mencapai target keuntungan yang maksimal. 3. Kualitas barang lebih diutamakan. antara lain : a.

tetapi suku cadang dapat diperoleh dengan mudah. Harga peralatan sangat tinggi dan sangat dibutuhkan. Kalau hibah/hadiah merupakan pemberian cumacuma dari organisasi yang lain. Sehingga memerlukan dana. Membeli barang baru jauh lebih mahal disbanding membuat sendiri. d. Tersedianya bahan baku yang cukup. Contoh skema jenis gudang sesuai kondisi ruangan yang dimiliki : barang sendiri dilakukan organisasi dengan . Sedangkan peminjaman dilakukan pada instansi lain dalam kaitan adanya kerjasama. jangka waktu kegunaannya imbang dengan biaya perbaikan. maupun manusia. Pembuatan sendiri dilakukan untuk melatih teknisi dalam negeri. c. Biaya perbaikan jauh lebih murah disbanding membeli barang baru. b. dan biaya operasional. Peralatan tersebut langka. 4. Tersedianya tenaga yang produktif untuk membuat sendiri. Peralatan yang diperbaiki sudah tidak diproduksi lagi. c. guna penyediaan ruangan (gudang). Barang yang diperbaiki. • Membuat/memperbaiki barang perbekalan Membuat pertimbangan : a. Sedangkan kegiatan memperbaiki dilakukan organisasi dengan alasan yaitu : a. sarana. c. binatang. b. kegiatan ini membutuhkan ruangan agar barang itu tetap aman dari kerusakan yang disebabkan oleh alam.47 b. Pengumpulan/penggudangan/penyimpanan.

lantainya tanah atau yang diratakan saja. terdiri dari 2 ruangan : . dan pengungkit katrol. forklift).48 T er buk a S em iT er tut up/L u mbung (open shed) T r ans it T er tut up S er baguna K edap udar a P endin gin GU D A N G B er tangk ik er ing T ahan api Igloo ( bahan peledak ) Keterangan : a. tertutup rapat sehingga harus menggunakan AC. berwujud padang luas dibatasi pagar. dan belakang. kanan.  Gudang serbaguna. cirinya : bangunannya beratap.  Gudang terbuka diolah. truk. untuk menampung barang yang tidak mudah rusak karena pengaruh cuaca :  Gudang terbuka tidak diolah.  Gudang pendingin. dengan ciri-ciri beratap. biasanya bersusun/bertingkat dengan sarana pengangkut (troli. lantainya diratakan atau diaspal. dan belakang :  Gudang transit untuk menimbun barang yang akan dipindah ke tempat lain. berdinding samping kiri. b. Gudang terbuka. Gudang tertutup.  Gudang kedap udara. lori. stasiun kereta api. kanan. umumnya berlokasi dekat pelabuhan. cocok untuk transit barang. berdinding kiri. c. Gudang semi tertutup disebut lumbung (open shed). lori. dengan ciri-ciri tidak memiliki atap. gudang kereta api. untuk menyimpan barang perbekalan agar tahan lama (bertahun-tahun). misalnya : yang akan dimuat di kapal. pangkalan udara atau pangkalan truk.

kelengkapan alat pengangkutan). Pendistribusian barang perbekalan adalah kegiatan bongkar muat dari gudang sampai pemakai barang. hendaknya memperhatikan lokasi tempat penyimpananannya. Pengaturan barang dalam gudang. metode penyimpanan. Prosedur pelaksanaan dan pengangkutan (kesiapsiagaan petugas pengangkut. memiliki konstruksi bangunan yang mampu menahan serangan api. Selain itu.49 . untuk menyimpan barang api yang mudah menyala/terbakar. seperti kubu orang Eskimo dibuat dari beton kuat beratap kubah kemudian ditimbun tanah tampak seperti gundukan tanah. Gudang tahan api. penempatan barang seharusnya menggunakan pedoman barang yang pertama disimpan maka yang pertama juga dibongkar (first in first out / FIFO) 5. Untuk menyimpan bahan peledak. ketertiban administrasi. kemudahan pengurusan dokumentasi barang). mesin. dinamit. dibuat dari baja berlantai beton kuat untuk menyimpan barang persediaan masa puluhan tahun mendatang. cat. dan denah tempat penyimpanan yang jelas. dan lain-lain supaya tidak mudah meledak. c. bom. b. dan jalur transportasi. f. Pencarian kembali barang akan mudah ditelusuri kembali bila digunakan dengan peletakan barang. Gudang bertangki kering. mengawetkan makanan) d. roket.ruangan pembeku (menyimpan barang kimia yang mudah terbakar. Prosedur penyampaian berita pengiriman barang (kesiapan penerima adalah pemakai barang). kode lokasi barang. Gudang igloo.ruangan pendingin (sejuk) . Prosedur penatausahaan barang perbekalan (kedua fisik barang. ruangan yang tersedia. Kelancaran pendistribusian barang dipengaruhi : a. bahan kimia yang mudah terbakar. e. . misal : penyimpanan senjata. dan sebagainya. misal : jenis minyak cat.

Spilage (barang yang disimpan busuk. f. antara lain : 1. atau perampokan). Bagian analisis kebutuhan perlengkapan. Bagian penyimpanan dan pemeliharaan. 5. dan tidak menguntungkan lagi sehingga dihapuskan dan diganti yang baru). kurang efisien. dan ketepatan proses bongkar muat dari atau ke awal pengangkutan dan kemana barang dalam perjalanan. Tenaga pelaksana pendistribusian. yang tidak dapat digunakan. Di dalamnya pun terdapat lima organisasi perbekalan. bertugas mendistribusikan barang perbekalan. e. Surplus (kelebihan barang. Berikutnya kegiatan perbekalan setelah melakukan penyimpanan adalah kegiatan penghapusan barang perbekalan.50 d. Kecepatan. berubah-ubah atau berkurang kualitasnya karena pengaruh alam). 2. Kadaluarsa (sudah mengalami keausan/deteriorisasi atau barang yang umur masa berlakunya sudah kadaluarsa). dimanfaatkan untuk kegiatan unit instansi sendiri). c. bertugas sebagai badan perencanaan perbekalan/perlengkapan. Bagian pengadaan. 4. penggelapan. bertugas mengendalikan barang perbekalan dan mengadakan penghapusan bila barang perbekalan sudah tidak bermanfaat. bertugas mengusahakan agar ada persediaan perbekalan. e. Faktor-faktor yang mempengaruhi penghapusan barang perbekalan adalah : a. diartikan sebagai tindakan yang dilakukan berdasarkan atas prosedur dan tata cara perbekalan guna meniadakan barang dari daftar inventaris. Absolute (dinilai kurang layak. kurang efektif. Teknis ekonomis (secara teknis dan ekonomis sudah tidak bermanfaat atau tidak menguntungkan). d. Bagian penyaluran. bertugas menyimpan dan memelihara barang perbekalan. kecekatan. Kehilangan (karena pencurian. . 3. Bagian inventarisasi dan penghapusan. b.

humas berasal dari bahasa Inggris yakni public (masyarakat) dan relation (hubungan). Tahap perencanaan b. Pada tahun tersebut. Menurut Ensiklopedi. humas diistilahkan public relation tetapi masih dihubungkan dengan istilah foreign relation (hubungan internasional). Dalam humas dibedakan menjadi 2 hubungan yakni : . Tahap pelaksanaan c. dirampas. Kegiatan akhir yakni pemeliharaan barang perbekalan (maintenance) adalah usaha/proses memperpanjang umur kondisi barang dan menjaga daya tahan dan daya guna barang perbekalan agar tetap maksimal. Ekses (kelebihan barang dalam suatu unit tidak dapat digunakan untuk unit itu sendiri tetapi dapat dimanfaatkan pada unit yang lain). Barang tak bertuan (penumpukan barang yang tidak jelas pemiliknya dan tidak diurus oleh pemiliknya). memperbaiki. humas adalah kegiatan organisasi menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi dengan public yang berkepentingan untuk mendapat dukungan secara sukarela. Asal mula kata humas dipromosikan oleh Thomas Jefferson tahun 1804 pada suatu kongres. Tahap pasca pemeliharaan Sedangkan cara yang dilakukan dalam pemeliharaan misalnya : merawat. Tahap pemeliharaan dilakukan melalui : a. dan menyempurnakan kondisi barang. Istilah tersebut lahir di negara Amerika. h. Barang rampasan (barang yang disita. Humas Unsur terakhir yang menjadi bagian dari ilmu administrasi adalah ilmu hubungan masyarakat (humas) yang memiliki pokok bahasan tentang kegiatan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat sekitar. Dari segi etimologis.51 g. 8. i. atas dasar bukti pidana/perdata).

hubungan yang harmonis. maupun produk yang ditawarkan. dilakukan dengan cara : • Mencari pelanggan • Memperkenalkan produksi • Mencari modal dan hubungan • Memecahkan persoalan yang dihadapi organisasi • Memperbaiki hubungan dengan serikat kerja/SPSI (pemogokan sdm. Hubungan eksternal Hubungan yang dilakukan organisasi dengan masyarakat di luar organisasi yang bersangkutan untuk memperoleh citra perusahaan baik di mata masyarakat ditinjau dari organisasi.52 1. nama. Hubungan ini dilakukan dengan cara mengadakan : • Rapat • Pengumuman • Majalah/Buletin intern • Rekreasi • Laporan 2. Hubungan internal Hubungan antara pimpinan dengan bawahan yang harus diterima terus menerus untuk kelancaran tugas maupun kepentingan pribadi sehingga tercita suasana kerja yang menyenangkan. mempertahankan sdm yang produktif dan loyal) Hubungan eksternal dikelompokkan menjadi : • Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations) • Hubungan dengan jawatan pemerintahan (Government relations) • Hubungan dengan pers/wartawan (Press relations) • Hubungan pimpinan dengan pelanggan . saling pengertian dan saling kerjasama baik dalam hubungan vertikal maupun horisontal.

Hasil akhir Untuk hasil akhir dipergunakan menilai apakah kegiatan tersebut sesuai dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat. Pelaksanaan riset Setelah rencana dan alat dipersiapkan maka proses selanjutnya adalah pelaksanaan mengadakan kegiatan. kemudian melanjutkan tindakan untuk memperkirakan masa depan agar perencanaan dapat tercapai maka harus dipersiapkan segala fasilitas yang diperlukan untuk melaksanakan rencana kegiatan tersebut. 2. pertemuan dengan pihak ketiga. kegiatan humas merupakan proses kontinu yang selalu berusaha menyempurnakan kegiatan dari tugas. Memberikan saran kepada pimpinan Jika rencana kegiatan yang dilakukan sudah tepat dan dapat diterima oleh massa. . pembangunan. 6. instansi mana yang sekiranya akan dijadikan obyek kegiatan. 4.53 • Hubungan organisasi dengan organisasi yang lain (studi banding. 3. surat menyurat) Pada pokoknya dalam pelaksanaan proses kegiatan humas meliputi 6 tahap yaitu : 1. Mengadakan riset Yaitu mengadakan penelitian baik ke dalam maupun ke luar instansi misalnya : . Mempersiapkan dan merencanakan riset Merencanakan berarti memilih dan menghubungkan fakta yang satu dengan fakta yang lain. misalnya mengadakan publisitas dengan menggunakan media massa. . Mengadakan pengecekan tentang tanggapan masyarakat 5.Riset ke dalam berupa penyelidikan kegiatan unit-unit instansinya yang menemukan dan menyimpulkan fakta-fakta yang diperlukan.Riset ke luar untuk mendapatkan gambaran siapa.

biasanya dalam bahasa Jawa diartikan gethuk tular. Pola mata rantai (Chain pattern) A B C F E D Pola ini sering kita temukan dalam kehidupan sehari-hari. Jika menerapkan pola ini. kemudian pesan tersebut disampaikan ke pihak lain begitu juga seterusnya. dalam hal ini yang bertindak sebagai perantara adalah B. komunikator menyampaikan pesan kepada komunikator secara perseorangan. kemudian komunikan . Pola ini. 2. antara lain : 1. Pola ini individu terlibat penyampaian pesan kepada orang lain. kemungkinan besar akan terjadi pemalsuan pesan atau secara sengaja ataupun tidak mengubah isi pesan dimana timbul gossip/issu karena tidak menjamin pesan yang disampaikan. dan komunikasi itulah yang menjadi dasar dari pola humas. Kebaikan pola ini karena tidak membutuhkan media.54 Jika terjadi hubungan komunikasi dari human relation. Pola pohon (Tree pattern) A B C D E F Pola ini sering disebut dengan pola perantara.

komunikasi yang dilakukan dapat efektif dan efisien sehingga pesan yang disampaikan mudah menimbulkan umpan balik (feed back) yang lebih akurat sesuai dengan pesan komunikator karena pola ini adalah pola perbaikan dari roda atau bintang. Pola roda atau bintang (Wheel or Star pattern) B C A D Pada pola ini. Yang menjadi humas biasanya si B karena orang yang menyampaikan ingormasi secara timbal balik. A bertindak sebagai komunikator yang menyampaikan pesan kepada komunikan. 3. Komunikan dalam pola ini adalah sebagai anggota kelompok dan tidak saling berkomunikasi. E .55 bertindak sebagai komunikator menyempaikan pesan kepada kelompok komunikan yang lain. Dalam pola ini tidak terjadi komunikasi. Pola roda atau bintang yang idsempurnakan (Improved wheel or star pattern) E B C A D Dalam pola ini. 4.

Dalam perkembangan kehidupan sosial ekonomi masyarakat Indonesia yang makin maju. radio. Pola ini terbaik dari pola humas yang lain. menimbulkan rasa bosan. Pola terbuka (Open structured pattern) B C A D Dalam pola ini. Media komunikasi ekternal. tape recorder. yang termasuk jenis media ini telepon.56 5. dsb. Komunikator dan komunikan dapat terlibat dalam komunikasi tanpa ada perantara yang lebih tepat (komunikasi langsung). yang termasuk adalah : • Media visual. pembuatan dan penggunaannya lebih mudah. perlu adanya waktu yang cukup guna menafsirkan pengertiannya. contoh : film. pameran. adalah media yang dapat didengar. dsb Keuntungannya : menghemat waktu dan tenaga. brosur. biaya yang dikeluarkan lebih murah. plakat. • Media auditif. informasi yang disampaikan lebih jelas. setiap anggota dapat saling menggunakan daya nalarnya dalam menanggapi pesan dari komunikator. usaha public relation akan lebih banyak dikerjakan oleh orangorang yang terpilih pada organisasi tersebut. Kelemahanya : kemungkinan timbul gangguan yang tidak diinginkan. maka media humas pun dibedakan menjadi 2 yakni : 1. Media ini digunakan dalam E . Karena hubungan masyarakat terdapat 2 hubungan yakni hubungan internal dan eksternal.

tabloid. dsb. Media ini bisa disampaikan melalui faximile. dsb. contohnya televisi. Memberi penjelasan tentang hasil produksi baik berupa barang maupun jasa dari organisasi yang bersangkutan. dsb. adalah segala barang cetak. adalah media yang dapat dilihat dan didengar.57 komunikasi antar personal yang biasanya banyak digunakan di lingkungan kantor. 3. majalah. Membantu public untuk menentukan dan mengetahui kebutuhan yang sebenarnya. 5. wawancara. • Media audio visual. Memberi penjelasan tentang kebijaksanaan pimpinan organisasi yang penjelasannya dititikberatkan bahwa penjelasan itu dapat dipertanggungjawabkan. . 4. contohnya surat kabar. kunjungan. Perwujudan kegiatan humas dalam organisasi adalah : 1. Mengusahakan agar organisasi dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan public yang sebenarnya. • Media cetak. Mempertahankan reputasi/nama baik organisasi dan menangkis serangan yang bermaksud menjatuhkan nama perusahaan. 6. pertemuan. Media komunikasi internal. Membantu kelancaran komunikasi di dalam dan di luar organisasi. 2. biasanya dilakukan hanya antara pimpinan dengan bawahan contohnya rapat. bulletin. brosur. seminar. pertemuan. kunjungan. 2.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful