P. 1
3 Unsur-Unsur Adm

3 Unsur-Unsur Adm

|Views: 5|Likes:
Published by edrialde

More info:

Published by: edrialde on Mar 20, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

11/29/2013

pdf

text

original

Sections

  • 1.Type organisasi
  • 2.Frederick Winslow Taylor
  • 3.Henry Fayol
  • 4.Informasi
  • 5.Personalia
  • 6.Finansia
  • 7.Perbekalan
  • 8.Humas

13

BAB III UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
1. Organisasi Ilmu organisasi menjadi salah satu cabang dari ilmu administrasi, yang memiliki pokok kegiatan mengelompokkan personil dan menyusun kerangka kerja, menjalin hubungan kerjasama antar personil. Organisasi merupakan kesatuan kerja yang disusun melalui suatu peraturan sebagai wadah dalam menjalankan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Organisasi sendiri memiliki 2 sifat utama, yakni : 1. Bersifat statis Organisasi merupakan wadah dalam melakukan pembagian tugas dan wewenang, secara struktural dan fungsional menempatkan individu sesuai keahliannya. 2. Bersifat dinamis Organisasi merupakan pembagian tugas dan wewenang serta adanya komunikasi dalam menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dari pengertian di atas, organisasi memiliki unsur-unsur pokok yang menyebabkan timbulnya organisasi, yaitu : 1. Adanya pembagian tugas. 2. Adanya kerjasama. 3. Adanya tujuan yang telah ditentukan. Perbedaan administrasi dengan organisasi yaitu : Administrasi 1. Mencakup proses, fungsi, personil sebagai pelaksana. dan Organisasi 1. Sebagai wadah melaksanakan kegiatan sesuai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

14

Administrasi 2. Di dalamnya ada pengorganisasian dari proses, fungsi, dan personilnya. 3. Tidak hanya melaksanakan pengorganisasian, namun mencakup proses perencanaan, pengawasan, dan sebagainya.

Organisasi 2. Bagian dari administrasi. 3. Menekankan pada pengorganisasian dari segi proses, fungsi, dan personil-personilnya.

Dalam menyusun kerangka organisasi, beberapa ahli hampir memiliki persepsi yang sama membuat konsep tentang prinsip-prinsip organisasi, antara lain : 1. Perumusan tujuan (principle of goals) 2. Pembagian tugas (principle of specialization) 3. Pengkoordinasian (principle of coordination) 4. Rentang pengawasan (principle of span control) 5. Kontinuitas (principle of continuity) Adapun beberapa hal penting yang harus dipelajari pada ilmu organisasi, meliputi : 1. Type organisasi • Organisasi garis Organisasi ini diprakarsai oleh Henry Fayol, dimana biasa disebut dengan organisasi lini, lurus, maupun militer karena bercirikan : a. Dipakai pada tingkat organisasi yang sederhana. b. Tidak ada staff ahli. c. Wewenang dan tanggung jawab secara verrtikal dari pimpinan ke bawahan. d. Kekuasaan dan tanggung jawab sepenuhnya pada pimpinan. e. Pemilik organisasi merupakan top manajemen. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis : a. Kesatuan perintah sangat jelas.

15

b. Pimpinan dan bawahan, masing-masing memiliki wewenang dan tanggung jawab yang sangat jelas. c. d. e. Semua perintah yang diberikan pimpinan, dapat dengan mudah dan cepat berjalan. Disiplin. Pimpinan dapat melakukan koordinasi dan supervisi, sehinggan mudah dilaksanakan dan diketahui bawahan. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis : a. Dalam pengembangan keahlian pegawai dibatasi bahkan tidak dapat dipraktekkan secara linier. b. Pimpinan bersikap otoriter. c. Tidak ada pembentukan unit-unit organisasi • Organisasi staff Staff merupakan orang yang ahli dalam bidangnya, dan pada organisasi ini mereka berfungsi memberikan sumbangan pemikiran, ide, saran ataupun nasehat kepada pimpinan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. • Organisasi garis dan staff Organisasi ini merupakan gabungan dari organisasi garis dan staff. Organisasi ini diprakarsai oleh Horrington Emperson yang dipraktekkan di perindustrian. Sedangkan staff, memiliki kedudukan setingkat dengan pimpinan. Organisasi garis dan staff bercirikan : a. Bersifat kompleks. b. Pimpinan memiliki wewenang memerintah bawahan. c. Dalam kelancaran tugas, pimpinan dibantu staff ahli.

16

d. Staff ahli bertugas memberikan saran dan bantuan kepada pimpinan, namun bukan memberikan perintah. e. Staff ahli dimanfaatkan melaksanakan pekerjaan secara efisien dan efektif. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis dan staff : a. Pembagian tugas pada kelompok garis dan staff sangat jelas. b. Disiplin dalam bekerja. c. Adanya koordinasi antara pimpinan dan staff. d. Fleksibel dalam bekerjasama. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis dan staff : a. Bawahan seringkali membuat persepsi bahwan saran/nasehat dari staff merupakan perintah dari pimpinan. b. Terkadang pimpinan melupakan keberadaan staff, sehingga diabaikan mereka. • Organisasi fungsi Organisasi fungsi diprakarsai oleh F. W. Taylor (functional type of organization), diterapkan pada pabrik tempat beliau bekerja. Perintah dari pimpinan ke bawahan berjalan melalui kepala bagian. Masing-masing kepala bagian diberi tanggung jawab kepada bawahannya. Organisasi fungsi bercirikan : a. Kekuasaan tidak berjalan secara langsung. b. Tiap kepala bagian memiliki beberapa bawahan. c. Tiap kepala bagian merupakan orang yang ahli dalam bidangnya. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi fungsi : a. Pembagian tugas akan tenaga pikir dan tenaga fisik (spesialisasi) sangat jelas.

Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. Proses pengambilan keputusan membutuhkan waktu yang lama. dan wewenang yang sama untuk anggota. Komite. c. Terry sebagai pemrakarsa organisasi ini menyatakan bahwa panitian merupakan sekelompok orang-orang yang terpilih untuk bersama-sama membahas masalah yang ada pada organisasi. Hak. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. Timbul perselisihan anat pimpinan karena permasalahan tanggung jawab. kepala bagian dan bawahan dalam satu fungsi mudah dilaksanakan. wewenang. Koordinasi pimpinan. Oleh sebab itu. dan tanggung jawab yang sama. . c. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi panitia : a. Tugas pimpinan dilaksanakan bersama anggota. Seluruh anggota menjadi pimpinan. Kesatuan wewenang. Anggota diklasifikasikan berdasarkan tugas yang akan dilaksanakan pada kegiatan. Badan. Organisasi panitian bercirikan : a. • Organisasi panitia Organisasi ini sering digunakan melalui beberapa istilah seperti Dewan. Keputusan bersifat demokratis karena dimusyawarahkan. Satgas. Anggota memiliki hak. Majelis. Keselarasan pemikiran sehingga antisipasi akan tindakan yang ceroboh. G. b. Kesatuan komando kurang tegas.17 b. Menghemat biaya perekrutan staff. dan Team. Senat. tanggung jawab. R. d. b. b. pimpinan dari organisasi ini secara bersama-sama namun tetap ada ketua panitia. c. Kerjasama yang sangat kuat.

Tanggung jawabanggota tidak penuh. antara lain : a. Menurut para ahli seperti Keith Davis dan Henry Hodges. dan tanggung jawab mengalir dengan jelas dari pimpinan sampai ke bawahan. Pengeluaran biaya yang tidak terkendali (boros). Bentuk vertikal Saluran perintah. sehingga beberapa hal penting yang terkandung di dalamnya yaitu : a. Rincian dari tugas-tugas setiap unit kerja (job description). pangkat dan golongan bila ada. c. Bagan organisasi Bagan organisasi menjadi alat informasi mengenai struktur organisasi. Disusun hanya dengan dua bidang satuan organisasi yang sejajar dekat dengan pimpinan. Nama. jabatan. Keputusan kurang obyektif karena bersifat kompromi. 2. d.18 b. wewenang. bentuk bagan organisasi dapat dibuat berdasarkan tipe organisasi. sehingga ada permasalahan saling menuduh. Contoh gambar : . luas maupun ruang lingkup organisasi. Aliran komando dan tanggung jawab dari pimpinan ke bawahan atau sebaliknya. c. selanjutnya disusun ke bawah. Isi. b. d.

sederhana dan jelas berdasarkan tingkatan pada tiap satuan tugas organisasi. Kreasi bentuk ini pada dasarnya sama dengan piramida biasa. dan tanggung jawab pimpinan kepada bawahan dimulai dari arah bawah ke atas. wewenang dan tanggung jawab disusun mendatar (menyamping arah kiri ke kanan) dari pimpinan sampai bawahan. sehingga diterapkan pada organisasi garis (lurus). Bentuk piramida terbalik Bentuk ini merupakan dasar dari piramida di atas. Contoh gambar : d. Bentuk piramida Disusun dengan mudah. wewenang. Bentuk horizontal Saluran perintah. Contoh gambar : c. Contoh gambar : .19 b. namun dibuat terbalik dimana saluran perintah. Lebih tepat diterapkan pada organisasi fungsi.

Contoh gambar : . Bentuk lingkaran dengan kotak-kotak Susunan bentuk ini menekankan pada hubungan di antara satuansatuan organisasi.20 e. maka sangat cocok hanya untuk jenjang tingkat atas (pimpinan) saja. wewenang. Satuan tugas disusun hanya dengan menggambar kotak dan garis-garis pada saluran perintah. Contoh gambar : f. Bentuk setengah lingkaran dan bentuk telur dengan garis-garis Kreasi bentuk ini merupakan variasi dari bentuk dasar lingkaran. dan tanggung jawab. Karena jenjang organisasi tidak jelas.

mengorganisasikan. menggunakan kata maneggiare kemudian bahasa Italia menggunakan kata maneggio. Dari kedua bahasa . Manajemen Ilmu manajemen termasuk cabang dari ilmu administrasi dengan memulai kegiatan merencanakan. serta mengerahkan segenap fasilitas kerja. menggerakkan. Bentuk lukisan Saluran perintah. dan mengawasi sekelompok personil. membina. dan tanggung jawab terbaca secara jelas melaui objek (gambar asli/lukisan) dari pimpinan maupun bawahan. Dimulai dengan bahasa Latin. manajemen berasal dari beberapa beberapa bahasa yang turun temurun.21 g. Secara etimologis. wewenang. Contoh gambar : D e w a n K o m i s a r i s D i r e k t u r B a g i a nP e n j u a l a n P e n g a n g k u t a n W a k i lD i r e k t u r L a p a n g a n M i n y a k ( P e r t a m b a n g a n ) P e n y a r i n g a n & P e n g o l a h a n P o m p aB e n s i n 2. membimbing.

bahasa Inggris menggunakan kata manage yang kemudian biasa disebut dengan management. sebenarnya sejak zaman sejarah dahulu kala tanpa sengaja (dirasakan) manusia telah melakukan proses dari manajemen. d. sarjana matematika tersebut meneliti sekaligus menjadi sebuah buku dengan judul The Economy of Machinary & Manufactural. management disimpulkan suatu seni dalam menjalankan kegiatan pada organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Membuat jadwal istirahat pegawai dalam bekerja. pengelolaan. kepemimpinan. Menunggang kuda (to train a horse) 3. Efisiensi kerja dalam mencapai tujuan. Kata manage memiliki makna : 1. Pembagian kerja yang jelas (job description & job specification). Charles Babbage Pada tahun 1792 – 1871. bank. misal menggunakan kata manajemen. Perencanaan menentukan anggaran kegiatan dalam proses produksi. Manajemen sebagai salah satu unsur dasar dari administrasi yang merupakan anak cabang dari ilmu sosial. penggunaan istilah management bermacammacam namun kandungan yang termaktub sama. Membuat putaran kerja (rolling) antar pegawai e. Jadi. ketatalaksanaan. dan sebagainya. Akhirnya berkat sumbangsih pemikiran dari pemrakarsa manajemen lahirlah konsep-konsep nyata manajemen. Buku tersebut membahas tentang kinerja pegawai yang menekankan pada : a. pengurusan. pembinaan. c. Beberapa pemrakarsa manajemen secara urut diawali oleh : 1. Rumah tangga (house keeping) 2. Sedangkan di Indonesia. dan sebagainya. rumah.22 tersebut. . b. Mengatur dan mengawasi (to direct and control) Makna di atas menjadi penerapan dalam kehidupan sehari-hari di segala bidang seperti di sekolah.

d. W. manajemen termasuk cabang ilmu pengetahuan sehingga konsep-konsep manajemen (prinsip. sehingga ada solusi untuk mencapai tujuan organisasi. Sehingga tahun 1886 tercetus Gerakan Manajemen Ilmiah dan disebut sebagai Bapak Manajemen Ilmiah. berkembang ke arah perilaku manusia dalam bersikap. b. Tahap konsolidasi Tahun 1930. pengembangan ilmu menekankan pada hubungan antar manusia baik secara formal maupun informal agar tercipta keharmonisan. Prinsip-prinsip manajemen ilmiah. Tahap behaviouralisme Tahun 1959. Semenjak itu. Penelitian dilakukan dengan pengamatan (trial & error) pada kasus yang ada.23 2. . Frederick Winslow Taylor Setelah Charles Babbage belum menuai hasil. pada tahun 1856 – 1955 muncul sarjana pertambangan yang melanjutkan penelitian tersebut di perusahaan tempat F. b. rumus) direvisi lagi agar memiliki kekuatan teori dan para ahli yang telah mempelajari mendapat gelar kesarjanaan secara resmi dari lembaga perguruan tinggi. Tahap survival Tahun 1886 diawalinya Gerakan Manajemen Ilmiah. Pembagian tugas kerja (organisasi fungsional). c. Hasil penelitian yang meluas tersebut membahas tentang : a. Tahap human relation Tahap berikutnya tahun 1945. dalil. System ban berjalan (perputaran). Manajemen perusahaan. c. d. sehingga tahap ini merupakan perjuangan para pemrakarsa agar manajemen menjadi salah satu cabang ilmu pengetahuan. ilmu manajemen lahir melalui beberapa tahap yakni : a. Taylor bekerja.

b. pihak-pihak yang berkepentingan dapat mengambil kebijaksanaan lebih akurat dan cepat. b. .24 e. manajemen pemasaran. Fungsi manajemen planning. f. Tahap matematika Tahun 1990. sarjana pertambangan dari Perancis yang juga mendapat sebutan Bapak Administrasi Modern. konsep manajemen lebih matang dan didukung dengan peralatan teknologi modern seperti komputer untuk mengolah data yang akurat. Hal ini berdampak. dan sebagainya. c. adanya robot yang mengambil alih tugas manusia sehingga efisiensi dan efektivitas tercapai. commanding. Efisien (pendayagunaan antara pemasukan dengan pengeluaran). organizing. Tahap platinum Tahun 2000. controlling (POCCC). Pembagian kerja (organisasi garis/lini/lurus). Agar tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai secara : a. Uraian di atas merupakan sejarah munculnya manajemen oleh para pemrakarsa dan selanjutnya bermunculan para ahli dengan berbagai konsep manajemen dan secara resmi diterapkan di Indonesia. 3. ilmu manajemen pada perguruan tinggi mulai difokuskan pada spesialisasi bidang studi seperti manajemen sumber daya manusia. 14 prinsip umum manajemen. Henry Fayol Pada tahun 1841 – 1925. berhasil menyumbangkan pemikiran dengan judul General & Industrial Management yang membahas tentang : a. ilmu manajemen berkembang luas dengan mengkolaborasikan diri dengan software-software yang disediakan komputer agar dalam proses manajemen. coordinating. manajemen kinerja. Efektif (pendayagunaan waktu yang setepat-tepatnya).

Methods (system kerja) d. Manajemen puncak (Top management) b. organisasi. Market (pemasaran) Di dalam proses manajemen pun. dibagi dalam 3 tingkatan yaitu : a. yang disebut The Six M in Management. Ilmu yang membahas mengenai kegiatan menyampaikan berita. Money (anggaran) c. pemberian ide. Man (factor manusia) b. yang bersifat timbal balik antara . Machines (peralatan teknologi/mesin) f. 3. Manajemen madya (Middle management) c. Materials (perlengkapan pendukung/bahan-bahan) e.25 Maka manajemen didukung beberapa sarana yang mutlak harus ada. dan manajemen merupakan satu kesatuan yang saling mengikat. • Manajemen menjadi proses pelaksanaan kegiatan pada organisasi dengan berdasarkan kebijakan administrasi. dapat disimpulkan bahwa : • Administrasi merupakan proses penetapan kebijaksanaan dan tujuan dari organisasi. • Organisasi sebagai wadah yang menyusun dan menempatkan individu (the right man in the right place) yang melaksanakan kegiatan. dan gagasan dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi Ilmu komunikasi menjadi cabang dari ilmu administrasi yang sekarang dapat berdiri sendiri dan berkembang pesat dengan program studi yang bertalian. Manajemen bawah (Lower management) Hubungan antara administrasi. meliputi : a.

Berita tidak jelas Berita menjadi salah satu komponen yang mutlak harus ada dalam komunikasi. adalah asal sumber informasi dikomunikasikan dengan bahasa yang sederhana . Sebab itu. Media. Komunikan. dan tepat akan semakin mudah dimengerti dan diterima oleh komunikan. disebabkan informasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan tidak jelas. pimpinan dengan bawahan. adalah sarana/tempat berlakunya lambang-lambang tersebut. atau bahasa 3. Sarana yang kurang memadai Demi tercapainya tujuan. Sehingga komunikator sedapatnya mampu memilih sarana mana yang dirasa efektif dalam penyampaian informasi. Berita. informasi yang disampaikan harus jelas dimengerti komunikan. jelas. Informasi yang disampaikan berwujud bahasa baik lisan ataupun tulisan.26 pimpinan dengan pimpinan. Terkadang terjadi salah pengertian (miss communication) dalam komunikasi. 4. Komponen yang terlibat dalam komunikasi ada 5 faktor yang berperanan. baik secara formal maupun nonformal. suara. . antara lain : 1. sebagai berikut : 1. 5. adalah tanggapan dari komunikan (umpan balik). 2. Komunikator. Hal ini disebabkan ada beberapa hambatan dalam komunikasi. 3. adalah orang yang menerima berita dari komunikator. adalah pengertian yang disampaikan komunikator yang berupa lambang seperti gerakan. Feed Back. sarana penunjang komunikasi harus memadai. 2. Penggunaan bahasa yang kurang jelas Komunikasi berhasil bila informasi yang disampaikan dapat diterima dan dipahami. sinar. Dengan bahasa yang lugas.

petunjuk. seminar. pimpinan dengan pimpinan. Komunikasi di dalam organisasi memiliki 2 bentuk yaitu : 1. Wujud komunikasi seperti rapat dinas. Faktor lingkungan Berhasil tidaknya komunikasi. Komunikasi intern Adalah komunikasi yang bersifat informal antara pimpinan dengan bawahan. saran. dsb. • Komunikasi horizontal Adalah komunikasi antara pimpinan dengan pimpinan atau bawahan dengan bawahan. penjelasan. dan bawahan dengan bawahan agar menciptakan kerjasama yang harmonis diantara para pegawai sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. lokakarya. Entah itu suara gaduh atau gangguan-gangguan teknis yang kadang-kadang muncul saat komunikasi berlangsung. Yang termasuk dalam komunikasi intern antara lain : • Komunikasi vertikal Adalah komunikasi yang berlangsung dari pimpinan ke bawahan (downward communication) atau dari bawahan ke pimpinan (upward communication). Wujud komunikasi seperti wawancara dengan . Komunikasi tersebut berlangsung dua arah (two way communication). pengaduan. Komunikasi ekstern Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak lain di luar organisasi. informasi. Dalam komunikasi ini digolongkan dalam 2 bentuk komunikasi yaitu : • Komunikasi formal Adalah komunikasi yang dilakukan organisasi dengan pihak luar melalui media yang resmi. faktor lingkunganpun mempengaruhi. laporan. dsb.27 4. 2. Wujud komunikasi seperti instruksi.

penyelenggaraan pameran. ilmu informasi membahas tentang kegiatan menghimpun. dan kepercayaan pihak luar terhadap organisasi. dsb. pemasangan iklan. menyebarkan. hanya untuk menambah perhatian. logis. menggandakan. website. jujur. dan menyimpan berbagai keterangan obyektif yang diperlukan. untuk dipakai sebagai alat mengambil keputusan maupun pengamanan atau tindakan penyelamatan. dukungan. Informasi Sebagai cabang ilmu administrasi. Prajudi Atmosudirdja. mengolah. Ilmu Intellijens Adalah ilmu yang tertua dan klasik karena sebelum Masehi atau zaman kerjaan telah diterapkan dan mempelajari sistem informasi yang diperoleh dari saluran/media yang sifatnya terbuka dan birokratis. • Komunikasi informal Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak luar secara tidak resmi. mencatat. Menurut Prof. Berbagai jenis intellijens yang dikelompokkan dalam masing-masing bidang spesialisasi. penerbitan brosur.28 pers. Wujud komunikasi ini seperti memperhatikan sikap/perilaku anggota yang ada dalam organisasi. 4. dan intuitif. misalnya : • Political intelligence • Government intelligence • Military intelligence • Business intelligence • Monetary intelligence • Industrial intelligence . ilmu informasi terbagi menjadi 3 jenis ilmu antara lain : 1. Pimpinan biasanya membutuhkan intellijens yang secara otomatis termasuk orang-orang yang cerdas. sistematis.

Ilmu Tata Usaha Ilmu tata usaha bersumber dari zaman Mesir Kuno dan di Romawi Kuno. Secara umum. agar dapat mengisi lowongan pekerjaan biasanya syaratsyarat utama yang dibutuhkan organisasi antara lain : . sebagai cabang dari ilmu administrasi. yang akhirnya menjadi serentetan pekerjaan rutin yang dilakukan tata usaha. Tetapi. antara lain : • Penerimaan • Pencatatan • Penggandaan • Penyimpanan • Pemilahan • Pengolahan • Pendistribusian 3.29 2. dengan dimulainya kertas atau perkamen atau papyrus sebagai alat mencatat informasi. 5. Ilmu Sistem Informasi Manajemen (SIM) Ilmu sistem informasi manajemen merupakan bentuk tata usaha modern yang mengkaitkan dengan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data untuk menghasilkan keputusan/kebijaksanaan. Sistem informasi yang digunakan pada ilmu ini berhubungan dengan pekerjaan kertas (paper work). Personalia Ilmu personalia (sumber daya manusia) berkembang pesat dan menjadi bahasan popular saat ini di kalangan masyarakat. ilmu personalia menekankan pada kegiatan mengatur dan mengembangkan tenaga kerja. ilmu tata usaha modern berkembang di Eropa pada abad ke 17. Informasi yang disampaikan pada ilmu ini dapat besifat specified (berdasarkan keperluan) dan discretionary (pimpinan menentukan sendiri).

Pendidikan Latar belakang pendidikan menjadi syarat mutlak dalam rekruitmen pegawai. Bila kepegawaian terjadi lowongan tugas pekerjaan menyiapkan dalam organisasi. Ketrampilan diperoleh melalui pendidikan formal maupun informal. ketrampilan tersebut dapat berkembang melalui kegiatan training yang diadakan organisasi.30 1. pegawai yang . bertanggung jawab. Terlebih lagi pemerintah mencanangkan minimal pendidikan adalah 9 tahun. Melalui pendidikan baik formal maupun informal menunjang kualitas hidup manusia. ada yang berasal dari sumber intern maupun ekstern. Kepribadian utama yang harus dimiliki pegawai adalah jujur. maka unit memiliki rekrutmen pegawai dengan menyebarkan informasi tersebut ke berbagai media. di era platinum ini pendidikan pascasarjana menjadi pilihan banyak orang untuk meningkatkan kualitas hidupnya. 2. Kepribadian Kepribadian merupakan watak dari pegawai yang menunjang keberhasilannya dalam bekerja. 3. Mereka yang berasal dari organisasi sendiri dan hendak mengisi lowongan pekerjaan biasanya mendapat prioritas pertama asal memenuhi persyaratan yang ditentukan. Sumber pegawai yang dapat direkrut mengisi lowongan. dan respek terhadap lingkungan. Sehingga orang berbondong-bondong untuk bisa mengantongi ijasah pascasarjana. Media yang dipilih diusahakan mampu menarik hati calon tenaga kerja untuk tertarik melamarnya. Ketrampilan Ketrampilan merupakan salah satu talenta atau nilai plus yang dimiliki oleh calon pegawai. Informasi tersebut disebarluaskan agar diketahui pencari kerja. Sumber tenaga kerja intern Sumber tenaga kerja dari dalam (intern) meliputi pegawai yang telah menduduki jabatan dan sudah pula terikat perjanjian kerja dengan organisasi tempat unit kepegawaian bernaung. Nantinya diharapkan. Namun. Namun. Kedua sumber tersebut diuraikan sebagai berikut : 1.

Terlebih lagi bila hal tersebut dilakukan atas dasar system kawan (spoil system) karena dapat menimbulkan klik kepegawaian yang kurang sehat.31 ditarik dari dalam kalau tidak dipilih dengan cermat dapat menjadi boomerang di kemudian hari. Kawan pegawai Jika terjadi lowongan pekerjaan. Aktif berarti memanfaatkan berbagai saluran/media komunikasi untuk memperoleh tenaga kerja. Bagian rekruitmen melakukan penarikan pegawai. Bila rekruitmen kurang cermat. organisasi menginformasikan kepada pegawai untuk mengusulkan kawan dekatnya menempati jabatan yang lowong. karena pegawai mengusulkan kawannya dan secara langsung pegawai yang mengusulkan harus menjadi penjamin kualitas kawan yang diusulkan. jumlah pelamar yang mendaftar kadang-kadang jauh melebihi jumlah yang dibutuhkan. Dengan demikian. Berbeda dengan pegawai dari luar organisasi yang membuka persaingan bebas antar pelamar sehingga unit kepegawaian dapat memilih pelamar yang rata-rata tergolong baik untuk kemudian dibina menjadi pegawai yang baik. melalui banyak saluran antara lain : 1. jika pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke organisasi. 2. rekruitmen pegawai baik dari sumber intern maupun ekstern memiliki keuntungan dan kerugian. . Akibatnya. Jika hal itu terjadi. bagian rekruitmen harus mampu menyeleksi secara ketat sehingga mendapatkan pegawai yang berpotensial sesuai persyaratan. Sumber penarikan pegawai baik dari ekstern maupun intern. Sumber tenaga kerja ekstern Rekruitmen pegawai dari luar akan memacu pelamar bersaing secara terbuka. baik ekstern maupun intern dapat bertindak aktif dan pasif. Hal ini sudah biasa. dapat merugikan karena pegawai yang terpilih hanya ingin mencari pengalaman dan menyelidiki kondisi perusahaan selama masa percobaan.

Dalam kehidupan sehari-hari. 3. kantor pemerintahan ini sampai pada tingkat kabupaten dan memiliki balai latihan sampai tingkat kecamatan. Lembaga Pendidikan Rekruitmen melalui lembaga pendidikan dilakukan dengan cara. Rekruitmen terkadang kurang murni. 2. Organisasi ini menjadi tempat yang dihuni orang-orang terlatih dan terdidik. sekretaris tergabung dalam ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia). dan lain lain yang dapat menimbulkan masalah di kemudian hari. Depnaker Departemen tenaga kerja menjadi penghubung antara pencari tenaga kerja dan calon pegawai. misalnya : sarjana kedokteran tergabung dalam IDI (Ikatan Dokter Indonesia). Prinsip The Right Man In The Right Place diabaikan. . ada kecenderungan subjektifitas mendominasi. organisasi memberi kesempatan magang bagi siswa lembaga tersebut. Organisasi profesi Rekruitmen pagawai menggunakan saluran melalui anggota organisasi profesi. Kerabat pegawai Rekruitmen ini memprioritaskan pegawai yang memiliki hubungan saudara (nepotisme). 4. nepotisme terjadi bila pegawai diterima karena ada hubungan saudara walaupun tidak memenuhi syarat. Saat itulah. terkadang meletakkan diskriminasi misalnya pegawai mengusulkan kawannya yang satu suku. pegawai yang mengusulkan kawannya belum sepenuhnya menjadi penjamin kualitas kerja kawannya yang setaraf dengan dirinya. Meskipun rekruitmen pegawai melalui kawan ini baik.32 Namun. 5. bagian kepegawaian dapat memonitor siswa yang berpotensi untuk menjadi pegawai pada organisasi bila sudah lulus pendidikan. satu agama. Faktor keberuntungan pun menjadi pengaruh rekruitmen serupa.

pelamar dating secara kebetulan mencari pekerjaan. Akhirnya. Organisasi dapat merekrut melalui leasing yang merupakan lembaga yang menyediakan tenaga ahli bidang tertentu. Jenis iklan Want Advertisement.33 6. organisasi mengalami peningkatan pekerjaan sehingga kekurangan pegawai. organisasi mendapat pegawai yang datang sendiri ke kantor organisasi tersebut. adalah iklan yang tidak menyebutkan nama perusahaan dan diganti dengan nomor iklan koran/kotak pos. Iklan ini akan menarik minat pelamar. dana. dan syarat-syarat pelamar. Pemanfaatan leasing ini menguntungkan organisasi karena organisasi mendapat pegawai yang bermutu dan terhindar dari pembayaran seperti tunjangan-tunjangan pada pegawai tetap. dan data pelamar sendiri oleh organisasi disimpan sebagai arsip yang sewaktu-waktu bila perusahaan membutuhkan pegawai dapat informasi dari file tersebut. Jenis iklan Blind Advertisement. cara melamar. bagian kepegawaian merekrut pegawai dengan system pegawai lepas atau berdasarkan kontrak kerja saja (parttime job). tetapi bagian kepegawaian pun tetap harus menyediakan waktu. kemudian ditawarkan atas dasar kontrak kerja. Leasing. Tetapi. 7. data tersebut disimpan dengan masa tertentu. . Iklan Rekruitmen pegawai melalui iklan dapat dicetak pada majalah atau Koran. Open house Suatu ketika. bila tidak diperlukan dimusnahkan. Kadang kala. adalah iklan yang menyebutkan nama perusahaan. Walk-in. Rekrutmen itu bersifat kebetulan saja sehingga disebut Walk-in. Ada 2 jenis iklan yaitu Want Advertisement & Blind Advertisement. Majalah/Koran dipilih terlebih dahulu untuk membatasi pelamar. dan tenaga untuk menyeleksi pelamar. Lembaga ini memiliki tenaga ahli dari berbagai disiplin ilmu yang siap menyelesaikan pekerjaan sesuai permintaan.

Rekrutmen ini mengutamakan pegawai yang domisilinya dekat lokasi pekerjaan. dan berhasil dengan baik jika kedua pihak melakukan persiapan. sebab seleksi ini menitikberatkan pada kebenaran informasi dari surat lamaran dan dokumen-dokumen pendukung si pelamar. dan sebagainya terhindar dari pemborosan waktu yang digunakan pegawai untuk pergi/pulang kantor. Seleksi administratif pelamar Seleksi administratif menjadi dasar kebijakan bagian kepegawaian. dan sikap pelamar. Untuk itu bagian kepegawaian harus menyiapkan dan melaksanakan program khusus dengan uraian sebagai berikut : 1. terakhir rekrutmen dengan cara yang disebut Open House. Masa percobaan menjadi batu loncatan sebagai awal keberhasilan karier pegawai di kemudian hari. Tes yang umum digunakan ada dua yaitu tes tertulis dan tes lisan. Wawancara Wawancara menjadi bagian penting dari seleksi pegawai. kepribadian. Umumnya.34 Selain cara-cara di atas. akan melalui tahap masa percobaan (trainee). pengetahuan. Masalah seleksi pegawai meliputi : 1. penginapan. Pewawancara secara langsung dapat mengetahui kemampuan. 3. masa percobaan dilalui selama 3 bulan atau lebih. Open house menguntungkan karena organisasi tidak perlu menyediakan transportasi. Tes Selesai seleksi administratif disusul kemudian tes untuk mengetahui sejauhmana kemampuan seseorang terhadap bidang pekerjaannya. 2. Tujuan latihan masa percobaan . Pelamar yang lulus seleksi dan diterima sebagai pegawai. Sedangkan pelamar pun harus menunjukkan sejelas-jelasnya baik talenta maupun kepribadiannya agar dapat menarik simpati pewawancara. Bagian kepegawaian harus melakukan kegiatan seleksi pegawai agar memperoleh pegawai yang memenuhi persyaratan.

• Orientasi informal. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah besar. hakikatnya sama dengan proses belajar mengajar dimana bagian kepegawaian membuat rencana terstruktur untuk program latihan yang pelaksanaannya. 2. prosedur. Kegiatan masa percobaan. Dilakukan bagian kepegawaian yang bekerjasama dengan pimpinan masing-masing unit kerja (Kabag/Manajer). dan teknik . diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah kecil. Orientasi pegawai masa percobaan • Orientasi formal. pelaksanaan latihan (schedule).35 • Membantu pegawai masa percobaan agar mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja untuk mencapai efisiensi kerja dan produktivitas organisasi tidak terganggu karena kehadiran personil baru. serta hak dan kewajiban pegawai. pegawai memberikan sumbangsih baik tenaga dan pikiran. Kepada organisasinya. • Menyamakan persepsi akan pengetahuan dan ketrampilan kerja yang dimiliki personil baru tentang realita pekerjaan yang dianut pada organisasi. Dengan menekankan pada proses. 3. Pegawai (sumber daya manusia) termasuk dalam bagian invenstasi organisasi yang tidak ternilai. • Dengan melatih personil baru. dan teknik pada unit kerja dan kegiatan yang dilakukan sama hal nya dengan orientasi formal. Pembinaan kemampuan kerja pegawai tersedia dalam 2 model yakni : diberikan. Sedangkan pimpinan unit kerja (Kabag/manajer) mengenalkan dan melatih bidang pekerjaan di unitnya. Oleh sebab itu pembinaan kemampuan kerja dilaksanakan organisasi melalui bagian kepegawaian semenjak proses rekruitmen hingga masa percobaan. Bagian kepegawaian memberikan uraian umum tentang kebijakan organisasi. efektivitas pimpinan dan stabilitas produksi tetap tinggi.

Hukuman tingkat rendah. ketrampilan. Oleh pimpinan dikenai hukuman disiplin dengan cara menunda kenaikan pangkat selama 1 tahun. Disiplin organisasi merupakan keadaan tertib para personil yang tergabung dalam organisasi tersebut.000 menjadi Rp 185. karena pegawai dibekali pengetahuan. contoh : teguran lisan. mutu kerja. penundaan kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi (Dalam tingkatan pegawai negeri digolongkan menjadi IA-D. maka akan terkena hukuman disiplin. Tujuannya agar pegawai siap memasuki dunia kerja dan mampu segera berkarya. IVA-D. dan penurunan pangkat setingkat lebih rendah (Sama dengan kenaikan pangkat setingkat lebih tinngi. ketrampilan yang sesuai dengan jabatannya. misal mengajar tahun 1995 golongan IIIA maka tahun 1997 menjadi golongan IIIB. tetapi karena hukuman disiplin maka tahun 1998 baru naik pangkat). Tujuannya untuk meningkatkan kemampuan kerja. Jika guru tersebut kenaikan pangkat 2 tahun sekali.36 1.000). 2. Bila tidak mematuhi disiplin organisasi yang diterapkan. pernyataan tertulis tidak puas. tunduk dan mematuhi segala peraturan yang dibuat dan ditetapkan. 2. IIA-D. Preservice training Pembinaan pegawai ketika masih dalam masa percobaan dikenal dengan istilah preservice training. diberi hukuman tingkat sedang dengan cara memberi penundaan kenaikan gaji berkala yang biasanya diperoleh selama 1 tahun maka 4 bulan sekali menerima kenaikan gaji dari Rp 175. Untuk guru yang lulusan sarjana memperoleh golongan IIIA melanggr peraturan. IIIA-D. Hukuman tingkat sedang. Inservice training Pembinaan pegawai yang secara terus menerus berkelanjutan dari latihan masa percobaan. dan sikap saat mengampu jabatan dalam bidangnya. teguran tertulis. Hukum disiplin dibagi menjadi 3 tingkat yaitu : 1. jika guru tersebut tahun 1995 . contoh : penundaan kenaikan gaji berkala (Seorang PNS melanggar peraturan. keahlian.

bersifat rahasia dalam kurun waktu satu tahun.37 golongan IIIA maka tahun 1997 golongan IIIB. 2. contoh : pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri (Seorang PNS berusia 50 tahun dengan masa kerja 10 tahun diberhentikan dengn memperoleh hak kepegawiaan seperti askes. Penilaian biasa Metode penilaian yang dilakukan pimpinan dengan cara mencatat aktivitas pekerjaan pegawai pada buku catatan yang tersedia. tunjangan anak. Meningkatkan cara kerja pegawai. guru. Penilaian yang dilaksanakan dengan cara digolongkan atas pekerjaan pokok dan pekerjaan penunjang. .). karena hukum disiplin tahun 1996 golongan IID dan baru tahun 1998 menjadi golongan IIIA kembali. dan pembebasan dari jabatan (Seorang guru tahun 1995 menjabat sebagai Wakasek. pemsiun yang diambil setiap bulan dengan perolehan 80% dari gaji terakhir). Ada 2 metode penilaian yang dapat dipilih organisasi. hakim. Masing-masing unsur dihargai dengan nilai yang ditetapkan. dan lain-lain. karena kasus ia mendapat hukum disiplin tingkat berat maka tahun 1996 ia dicabut dari jabatan tersebut dan tetap menjadi guru). Tujuan diadalannya penilaian ini adalah : 1. Penilaian sistem kredit Metode penilaian yang diterapkan khusus untuk jabatan fungsional seperti dokter. oleh pemerintah diberhentikan tidak dengan hormat karena bertentangan dengan negara dan si guru tidak mendapatkan hak-hak kepegawaiannya). pengacara. 3. Sebagai masukan untuk perbaikan agar bekerja lebih efisien. antara lain : 1. Penilaian pegawai dilakukan secara objektif berdasarkan catatan yang akurat. pemberhentian tidak dengan hormat (Seorang guru yang mengajar di suatu daerah dan terlibat dalam organisasi terlarang. Hukuman tingkat berat. 2. dosen. Langkah penting selanjutnya yang perlu dipelajari dalam ilmu sumber daya manusia (personalia) adalah administrasi penilaian pegawai.

Promosi. atau pindah kerja. Atas permintaan pegawai sendiri Pemberhentian atas permintaan pegawai sendiri dikarenakan beberapa alasan misalnya : karena sudah lanjut usia. tidak puas dengan cara bekerja pegawai. Demosi. Tugas akhir dari administrasi kepegawaian adalah kegiatan mutasi dan pemberhentian pegawai. pensiun dan sebagainya. Mutasi berati pemindahan atau perubahan jabatan dalam organisasi. Perubahan jabatan yang tidak mengurangi tanggung jawab. Atas kehendak organisasi Pemberhentian atas kehendak organisasi dikarenakan beberapa alasan misalnya : adanyan pengurangan pegawai. Pemberhentian digolongkan menjadi tiga jenis yaitu : 1. Mutasi dapat bersifat positif maupun negatif. 2. beberapa contoh yang termasuk dalam kegiatan mutasi : 1. 2. karena cacat atau secara fisik kondisi pegawai belum menguntungkan sehingga tidak dapat menunaikan tugas. misalnya guru bidang studi yang diangkat menjadi kepala sekolah. sehingga organisasi mengambil keputusan berdasarkan kebijakan dan peraturan pemberhentian yang sedang berlaku. 4. misalnya kepala sekolah yang diturunkan jabatannya kembali menjadi guru biasa. Pemindahan dari satu tempat ke tempat lain dalam jabatan yang sama.38 sehingga pegawai berkewajiban mengumpulkan sesuai nilai (point) yang diminta. misalnya manajer pemasaran cabang Surabaya dipindah menjadi manajer pemasaran cabang Bali. . Pemberhentian pegawai atau pemutusan hubungan kerja (PHK) terjadi bila pegawai dinilai sudah tidak produktif lagi. misalnya kepala bidang pendidikan menengah umum propinsi Jatim dipindah menjadi kepala bidang pendidikan menengah kejuruan propinsi Jatim. 3.

membahas tentang pokok-pokok kegiatan pengaturan dan pengolahan dalam menggunakan segi-segi pembiayaan sekaligus pertanggungjawaban keuangan (PPBS). Pendek kata. Finansia Ilmu finansia (keuangan) menjadi cabang dari ilmu administrasi. tersangkut pidana. b. Karena terpaksa Pemberhentian karena terpaksa disebabkan beberapa hal misalnya : meninggal dunia. deposito yang segera dapat ditarik rekening giro. Cek mundur (cek yang pengambilannya ditangguhkan trlebih dahulu) c. dan alat penukar uang tersebut. Keuangan . uang logam. Istilah uang kas berarti uang tunai yang ada dalam kas.39 3. Definisi kas menurut : a. tempat membayar atau menerima uang dan juga peti kayu sebagai alat mengirim barang. cek. dan sebagainya. Kamus umum bahasa Indonesia. kas merupakan alat penukar yang dapat dipergunakan untuk membayar kewajiban perusahaan jangka pendek (pinjaman). Ada beberapa kertas berharga yang tidak tergolong dalam kas : a. kas adalah tempat penyimpanan uang. 6. dan sebagainya. terkait dengan organisasi terlarang. Perangko b. kas adalah kekayaan badan usaha yang tersedia dan dapat dipergunakan untuk melakukan kewajiban perusahaan. Kas dapat digunakan untuk membayar pinjaman jangka pendek dalam akuntansi termasuk harta lancar. . Kas bon (hutang pegawai) Semua yang tergolong kas dapat dipakai membayar pinjaman atau hutang jangka pendek. Kas berarti pula alat penukar berupa uang kertas.

Pengurusan kas merupakan pekerjaan yang banyak menanggung resiko bila dibandingkan dengan bidang pekerjaan keuangan lainnya. pengurusan kas tidak hanya mengurusi uang tunai yang digunakan sebagai alat pembayaran yang sah.40 Dengan demikian. Pengawan secara preventif dengan mekanisme pengurusan seperti prsedur proses penerimaan dan pengeluaran kas. • Penerima kas harus tidak bertugas ganda. spesialisasi pegawai atas tugas penerimaan dan pengeluaran kas. pihak pimpinan dalam usaha khususnya kepala bagian keuangan harus melakukan pengawasan secara ketat namun bijaksana dalam bidang tersebut. saat mencatat transaksi dan rekonsiliasi bank memberi peluang penyelewengan keuangan. . mereka yang bergerak di bidang pengurusan uang tunai. Rincian kebijakan yang dipilih untuk ditetapkan dalam mengurus kegiatan pengawasan kas diuraikan sebagai berikut : a. jadi khusus menerima kas saja. nota. tetapi mengurus kertas berharga juga yang bukan berwujud uang tunai. dan pemisahan fungsi pegawai yang mengurus kas akan banyak membantu mencegah dan menyalahgunakan keuangan. • Setiap transaksi yang mengakibatkan penerimaan uang tunai harus disertai dokumen yang sah (kuitansi. • Bila penerima kas juga merangkap tugas mengeluarkan kas. Hal serupa harus diantisipasi. Terlebih lagi. Oleh karena itu. dsb) • Perpindahan uang kas dari pegawai yang satu ke pegawai yang lain dilakukan dengan bukti pertanggungjawaban. Pengawasan penerimaan kas Kebijakan pencegahan penyelewengan uang terhadap penerimaan kas sebagai berikut : • Penerimaan kas disetor ke bank secara berkala dan dilakukan setiap hari.

• Pengeluaran kas dengan uang tunai untuk kas kecil dibatasi hanya untuk hal-hal yang perlu saja. sebaiknya sering dihitung secara mendadak. Jadi. Pengawasan pengeluaran kas Pengawasan pengeluaran uang dari kas dilakukan melalui kebijakan sebagai berikut : • Pengeluaran kas sebaiknya tidak dengan uang tunai tetapi dengan cek. • Petugas yang mengurus cek tidak merangkap sebagai petugas yang mengurus kas. Penatausahaan Keuangan Negara Kekayaan negara dinilai dengan uang. Keuangan negara harus diurus sesuai dengan anggaran belanja yang telah ditetapkan olah undangundang. Pengawasan saldo kas Upaya mencegah penyalahgunaan saldo kas ditempu dengan cara sebagai berikut : • Saldo kas diawasi secara ketat. Atas . • Dana yang disimpan dengan aman.41 b. c. • Petugas penyusun rekonsiliasi tidak diserahi tugas menerima kas atau menandatangani cek. • Semua cek yang ditandatangani petugas yang menyusun rekonsiliasi bank sebaiknya dilakukan secara tertutup. • Dana kas disimpan dengan aman. • Setiap transaksi didukung dengan dokumen sah dan harus disahkan pejabat untuk bahan pemeriksaan. dan itu menjadi medan kegiatan ilmu administrasi keuangan negara dalam arti luas. pengurusan keuangan negara pada umumnya diselenggarakan dengan berpedoman pada anggaran (budgeting) dan pemeriksaan (auditing).

(UU No 7 tahun 1965) . hak mengadakan perjanjian pinjaman. pembukuan uang negara. dan hak melakukan pungutan yang sah. Hak dan kewajiban negara inilah yang merupakan hakikat keuangan negara. aktivitas. b. Jumlah biaya yang dikeluarkan. pertanggungjawaban dan pengawasan uang milik negara. Pelaksanaan kewajiban memerlukan dana yang harus deprogram secara cermat dalam anggaran negara. (Westra Pariata. hak memungut iuran. Istilah anggaran dalam bahasa Belanda “begroooting” dan dalam bahasa Inggris “budget”. “seluruh kekayaan negara. hak mengadakan pinjaman paksa kepad rakyat.. termasuk di dalamnya segala bagian-bagian harta milik kekayaan itu dan segala hak dan kewajiban yang timbul karenanya. hak menarik pajak. Kewajiban negara kita dirumuskan dalam UUD 1945 negara diberi hak istimewa berkaitan dengan keuangan negara agar pelaksanaan kewajiban negara berhasil mewujudkan kesejahteraan rakyat. Oleh karena itu.42 dasar pemikiran tersebut. c. kegiatan penatausahaan meliputi bidang penyediaan anggaran keuangan negara. Sumber yang dapat digunakan menutup biaya tersebut. negara harus ditopang dengan hak menguasai keuangan negara agar dapat melaksanakan kewajibannya. Jasa. Dengan demikian. Hak itu meliputi : hak mencetak uang. baik kekayaan yang berada dalam pengurusan para pejabat atau lembaga termasuk pemerintahan maupun berada dalam penguasaan dan pengurusan bank pemerintahan dengan status hukum perdata”. Sesungguhnya anggaran meliputi taksiran tentang : a. Negara mempunyai kewajiban menjalankan pemerintahan dan membayar tagihan pihak ketiga yang harus dibayar pemerintah. definisi keuangan negara adalah …. 1980:12) Negara termasuk rumah tangga yang mementingkan pelayanan kepada masyarakat (public service). dan proyek-proyek yang merupakan isi dari rencana kerja.

Dalam tugas sehari-hari. dan pimpinan perusahaan negara. Memutuskan kebijakan keuangan (moneter) yang berakibat penerimaan negara/pengeluaran negara. 3. Menerima dan mengkaji tagihan kepada negara. nondepartemen. 4. perusahaan milik negara dan ABRI/POLRI. ABRI/POLRI dan perusahaan milik negara masuk kas negara sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Presiden mendelegasikan kembali kepada para Menteri. Pengurusan umum dan khusus dilakukan badan-badan yang disebut otorisator dan ordonator. kemudian membebankan kepada mata anggaran yang sudah ditetapkan. sedangkan pengurusan khusus lebih mengutamakan pada pelaksanaan perintah yang dikeluarkan badan yang bertindak dalam lingkup pengurusan umum. nondepartemen. dibebankan kepada Badan Otorisasi sedangkan fungsi no 3 dan 4 dijalankan oleh Badan Ordonator. Kepala Lembaga Negara. keuangan negara adalah hak dan kewajiban negara serta segala sesuatu yang berhubungan dengan hak dan kewajiban tersebut yang dinilai dengan uang. Mengatur dan mengusahakan agar penerimaan negara yang dikelola adalah lembaga departemen. Badan Otorisator dipercayakan kepada Presiden sebagai mandataris MPR. Kedua badan itu memiliki fungsi : 1.43 Tegasnya. Pengurusan Umum dan Khusus Keuangan Negara Pengurusan umum lebih menekankan pada penguasaan uang dan barang milik negara. Pemisahan pelaksana fungsi itu sesuai dengan undang-undang yaitu Badan Otorisator tidak boleh merangkap sebagai Badan Ordonator. . Dalam praktek pengurusan keuangan negara di Indonesia. 2. Penggunaan keuangan negara dianggarkan setiap tahun dalam satu kebijakan negara yang kemudian dijadikan undang-undang APBN yang disusun sesuai dengan daur/siklus anggaran. Panglima ABRI/POLRI. Fungsi pada no 1 dan 2 di atas. Menerima jumlah penerimaan negara yang dilakukan oleh lembaga departemen.

2. 3.44 Presiden dan mereka yang menerima pelimpahan wewenang itulah yang menjalankan fungsi no 1 dan 2 di atas. Asas keseimbangan (anggaran pendapatan belanja harus ditutup dengan anggaran pendapatan. 2. Selanjutnya. pengaturan dasar seperti ini bertujuan agat tidak terjadi defisit). Asas pemerincian (rincian anggaran disesuaikan dengan fungsi kegiatan yang dijalankan oleh tiap organisasi pemerintahan. Komponen pendapatan yang diharapkan untuk menutup belanja. Pengeluaran rutin menyangkut pengeluaran yang bersifat konsumtif dan operatif. Asas universalitas = asas brutto (jumlah anggaran belanja ditetapkan secara bulat tanpa dipotong). . Ia dalam menjalankan tugasnya sehari-hari dibantu oleh Kepala Kantor Perbendaharaan Negara yang berdomisili di setiap propinsi. Presiden menunjuk Menteri Keuangan untuk bertindak sebagai Badan Ordonator. kabupaten. Komponen Anggaran Belanja Negara Pengeluaran negara ada yang rutin dan tidak rutin. Komponen belanja yang direncanakan akan dikeluarkan oleh pemerintah guna melakukan kewajiban negara. serta lembaga ABRI/POLRI di bawah Panglima yang menguasai keuangan negara atas angkatannya masing-masing. Komponen Anggaran Negara Anggaran pendapatan dan belanja negara memiliki 2 komponen : 1. penyusunannya harus menggambarkan obyek yang dibiayai). Asas Penyusunan Anggaran Anggaran negara disusun berdasarkan asas-asas tertentu misalnya : 1. yang tidak rutin biaya yang bersifat investasi dan disebut biaya pembangunan. Mereka yang bertindak sebagai Badan Otorisasi keuangan negara.

pengaturan menggunakan peralatan/perlengkapan (operasional) kerja. belanja pemeliharaan. belanja subsidi daerah otonom. atau perlengkapan untuk membantu pencapaian tujuan suatu usaha kerjasama. belanja barang. Fungsi perbekalan berpedoman pada kegiatan : . pengimpanan. dan penerimaan di luar sector minyak yang utama adalah pajak dan bukan pajak. biaya bantuan proyek dan juga anggaran belanja yang mengantisipasi hutang pemerintah (public debt). dan perlengkapan kantor. Komponen Anggaran Pendapatan Negara Penerimaan negara diperoleh dari dalam negeri dan luar negeri. Dalam bahasa Inggris disebut supply.45 Jadi. denda. 7. milik pemerintah. pengendalian. peralatan kantor. Perbekalan berkaitan erat dengan masalah penyediaan bekal berupa barang. kemudian menutupnya dengan menetapkan anggaran pendapatan dari sumber-sumber penerimaan negara. pengadaan. Perbekalan Ilmu perbekalan (logistik) yang termasuk dalam cabang ilmu administrasi membahas tentang kegiatan perencanaan. komponen APBN meliputi belanja pegawai. Ketika pembuatan APBN pemerintah menetapkan pengeluaran yang dibutuhkan dalam bentuk belanja negara terlebih dahulu. gas alam. perabot. Penerimaan bukan pajak meliputi : penerimaan hasil bersih perusahaan negara. sedangkan hutang luar negeri disebut foreign debt. penerimaan dari retribusi. Fungsi perbekalan untuk menyediakan informasi tentang kebutuhan perbendaharaan kantor yang terdiri dari perabot kantor. dan lain-lain. Bekal berarti barang atau uang persediaan untuk digunakan dalam perjalanan. dan perawatan serta penyingkiran barang-barang keperluan kerja. Penerimaan dalam negeri meliputi : pendapatan dari sector minyak bumi. iuran. peralatan.

when. penyaluran. perbaikan. penyimpanan. Rencana pengadaan barang (membeli. Rencana pemeliharaan barang perbekalan. • Sewa. d. misalnya membeli. yaitu : . Penganggaran. Rencana penimbunan. Pengadaan. adalah pemenuhan kebutuhan barang perbekalan dengan berbagai cara. how much. menerima hibah/hadiah. why. Rencana penghapusan barang perbekalan. pemeliharaan. hadiah. Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan memperhatikan rumus 5 W dan 2 H (what. hibah Sewa dapat dilakukan bila : a. c. Adapun anggaran perbekalan itu itu hendaknya disusun sekurang-kurangnya berisi anggaran pembelian. Adapun langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pengadaan perbekalan. meliputi penetapan alokasi dana khusus untuk persediaan pengadaan barang perbekalan. pendistribusian. b. penelitian dan pengembangan.46 1. meminjam. pinjam. 2. antara lain : a. how). who. sehingga barang-barang tersebut mampu mendukung kegunaan usaha mencapai target keuntungan yang maksimal. c. meliputi : a. Barang tidak perlu mewah. Barang/perlengkapan hanya digunakan pada musim fluktuasi kerja memuncak. namun sesuai kebutuhan. sendiri. menyewa atau membuat sendiri). b. dan penyerahan barang-barang perbekalan. menyewa. Harus sesuai dengan rencana pengadaan dan fungsinya bagi unit pemakai. 3. where. Kualitas barang lebih diutamakan. memperbaiki/membuat • Pembelian Beberapa prinsip yang perlukan dipahami dalam melakukan pembelian barang perbekalan.

c. jangka waktu kegunaannya imbang dengan biaya perbaikan. Barang yang diperbaiki. kegiatan ini membutuhkan ruangan agar barang itu tetap aman dari kerusakan yang disebabkan oleh alam. b. 4. guna penyediaan ruangan (gudang). dan biaya operasional. Peralatan tersebut langka. b. Pengumpulan/penggudangan/penyimpanan.47 b. c. Harga peralatan sangat tinggi dan sangat dibutuhkan. Pembuatan sendiri dilakukan untuk melatih teknisi dalam negeri. Sedangkan peminjaman dilakukan pada instansi lain dalam kaitan adanya kerjasama. tetapi suku cadang dapat diperoleh dengan mudah. sarana. Sehingga memerlukan dana. Kalau hibah/hadiah merupakan pemberian cumacuma dari organisasi yang lain. Tersedianya tenaga yang produktif untuk membuat sendiri. c. Sedangkan kegiatan memperbaiki dilakukan organisasi dengan alasan yaitu : a. Contoh skema jenis gudang sesuai kondisi ruangan yang dimiliki : barang sendiri dilakukan organisasi dengan . Peralatan yang diperbaiki sudah tidak diproduksi lagi. binatang. • Membuat/memperbaiki barang perbekalan Membuat pertimbangan : a. maupun manusia. d. Tersedianya bahan baku yang cukup. Membeli barang baru jauh lebih mahal disbanding membuat sendiri. Biaya perbaikan jauh lebih murah disbanding membeli barang baru.

lori. dengan ciri-ciri beratap.  Gudang serbaguna. untuk menampung barang yang tidak mudah rusak karena pengaruh cuaca :  Gudang terbuka tidak diolah. umumnya berlokasi dekat pelabuhan. lori. Gudang tertutup. forklift). b. berdinding samping kiri.48 T er buk a S em iT er tut up/L u mbung (open shed) T r ans it T er tut up S er baguna K edap udar a P endin gin GU D A N G B er tangk ik er ing T ahan api Igloo ( bahan peledak ) Keterangan : a. tertutup rapat sehingga harus menggunakan AC. pangkalan udara atau pangkalan truk. lantainya tanah atau yang diratakan saja. truk. berwujud padang luas dibatasi pagar. lantainya diratakan atau diaspal. c.  Gudang pendingin. dan belakang. terdiri dari 2 ruangan : . dan belakang :  Gudang transit untuk menimbun barang yang akan dipindah ke tempat lain. gudang kereta api.  Gudang terbuka diolah. biasanya bersusun/bertingkat dengan sarana pengangkut (troli. cirinya : bangunannya beratap.  Gudang kedap udara. kanan. dengan ciri-ciri tidak memiliki atap. Gudang semi tertutup disebut lumbung (open shed). untuk menyimpan barang perbekalan agar tahan lama (bertahun-tahun). dan pengungkit katrol. kanan. stasiun kereta api. cocok untuk transit barang. misalnya : yang akan dimuat di kapal. berdinding kiri. Gudang terbuka.

dan lain-lain supaya tidak mudah meledak. misal : penyimpanan senjata. Pengaturan barang dalam gudang. Selain itu. ketertiban administrasi.ruangan pembeku (menyimpan barang kimia yang mudah terbakar. ruangan yang tersedia. roket. dan denah tempat penyimpanan yang jelas. seperti kubu orang Eskimo dibuat dari beton kuat beratap kubah kemudian ditimbun tanah tampak seperti gundukan tanah. penempatan barang seharusnya menggunakan pedoman barang yang pertama disimpan maka yang pertama juga dibongkar (first in first out / FIFO) 5. Kelancaran pendistribusian barang dipengaruhi : a. metode penyimpanan. . f. mesin. b. dibuat dari baja berlantai beton kuat untuk menyimpan barang persediaan masa puluhan tahun mendatang.ruangan pendingin (sejuk) . kode lokasi barang. dan sebagainya. c. hendaknya memperhatikan lokasi tempat penyimpananannya. dan jalur transportasi. misal : jenis minyak cat. memiliki konstruksi bangunan yang mampu menahan serangan api. mengawetkan makanan) d.49 . Prosedur penatausahaan barang perbekalan (kedua fisik barang. Gudang igloo. cat. Untuk menyimpan bahan peledak. Prosedur penyampaian berita pengiriman barang (kesiapan penerima adalah pemakai barang). Pencarian kembali barang akan mudah ditelusuri kembali bila digunakan dengan peletakan barang. Gudang tahan api. Pendistribusian barang perbekalan adalah kegiatan bongkar muat dari gudang sampai pemakai barang. kemudahan pengurusan dokumentasi barang). Prosedur pelaksanaan dan pengangkutan (kesiapsiagaan petugas pengangkut. bahan kimia yang mudah terbakar. untuk menyimpan barang api yang mudah menyala/terbakar. Gudang bertangki kering. dinamit. e. kelengkapan alat pengangkutan). bom.

Faktor-faktor yang mempengaruhi penghapusan barang perbekalan adalah : a. bertugas menyimpan dan memelihara barang perbekalan. Kecepatan. bertugas mendistribusikan barang perbekalan. b. 3. 5. Bagian analisis kebutuhan perlengkapan. Spilage (barang yang disimpan busuk. Absolute (dinilai kurang layak. bertugas mengusahakan agar ada persediaan perbekalan. dimanfaatkan untuk kegiatan unit instansi sendiri). Kehilangan (karena pencurian. kurang efektif. d. atau perampokan). Bagian penyaluran. . c. e. berubah-ubah atau berkurang kualitasnya karena pengaruh alam). dan ketepatan proses bongkar muat dari atau ke awal pengangkutan dan kemana barang dalam perjalanan. 4. Berikutnya kegiatan perbekalan setelah melakukan penyimpanan adalah kegiatan penghapusan barang perbekalan. diartikan sebagai tindakan yang dilakukan berdasarkan atas prosedur dan tata cara perbekalan guna meniadakan barang dari daftar inventaris. kecekatan. penggelapan. Bagian inventarisasi dan penghapusan. dan tidak menguntungkan lagi sehingga dihapuskan dan diganti yang baru). bertugas mengendalikan barang perbekalan dan mengadakan penghapusan bila barang perbekalan sudah tidak bermanfaat. yang tidak dapat digunakan. Bagian penyimpanan dan pemeliharaan.50 d. Di dalamnya pun terdapat lima organisasi perbekalan. bertugas sebagai badan perencanaan perbekalan/perlengkapan. Bagian pengadaan. 2. f. kurang efisien. e. Teknis ekonomis (secara teknis dan ekonomis sudah tidak bermanfaat atau tidak menguntungkan). Tenaga pelaksana pendistribusian. antara lain : 1. Kadaluarsa (sudah mengalami keausan/deteriorisasi atau barang yang umur masa berlakunya sudah kadaluarsa). Surplus (kelebihan barang.

Kegiatan akhir yakni pemeliharaan barang perbekalan (maintenance) adalah usaha/proses memperpanjang umur kondisi barang dan menjaga daya tahan dan daya guna barang perbekalan agar tetap maksimal. humas berasal dari bahasa Inggris yakni public (masyarakat) dan relation (hubungan).51 g. Barang tak bertuan (penumpukan barang yang tidak jelas pemiliknya dan tidak diurus oleh pemiliknya). Humas Unsur terakhir yang menjadi bagian dari ilmu administrasi adalah ilmu hubungan masyarakat (humas) yang memiliki pokok bahasan tentang kegiatan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat sekitar. Tahap pemeliharaan dilakukan melalui : a. i. Menurut Ensiklopedi. humas diistilahkan public relation tetapi masih dihubungkan dengan istilah foreign relation (hubungan internasional). Tahap pasca pemeliharaan Sedangkan cara yang dilakukan dalam pemeliharaan misalnya : merawat. Asal mula kata humas dipromosikan oleh Thomas Jefferson tahun 1804 pada suatu kongres. Barang rampasan (barang yang disita. Dari segi etimologis. Tahap perencanaan b. Pada tahun tersebut. dirampas. Istilah tersebut lahir di negara Amerika. 8. Tahap pelaksanaan c. Ekses (kelebihan barang dalam suatu unit tidak dapat digunakan untuk unit itu sendiri tetapi dapat dimanfaatkan pada unit yang lain). Dalam humas dibedakan menjadi 2 hubungan yakni : . h. humas adalah kegiatan organisasi menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi dengan public yang berkepentingan untuk mendapat dukungan secara sukarela. memperbaiki. dan menyempurnakan kondisi barang. atas dasar bukti pidana/perdata).

hubungan yang harmonis. saling pengertian dan saling kerjasama baik dalam hubungan vertikal maupun horisontal. Hubungan ini dilakukan dengan cara mengadakan : • Rapat • Pengumuman • Majalah/Buletin intern • Rekreasi • Laporan 2. mempertahankan sdm yang produktif dan loyal) Hubungan eksternal dikelompokkan menjadi : • Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations) • Hubungan dengan jawatan pemerintahan (Government relations) • Hubungan dengan pers/wartawan (Press relations) • Hubungan pimpinan dengan pelanggan . Hubungan internal Hubungan antara pimpinan dengan bawahan yang harus diterima terus menerus untuk kelancaran tugas maupun kepentingan pribadi sehingga tercita suasana kerja yang menyenangkan. Hubungan eksternal Hubungan yang dilakukan organisasi dengan masyarakat di luar organisasi yang bersangkutan untuk memperoleh citra perusahaan baik di mata masyarakat ditinjau dari organisasi. maupun produk yang ditawarkan. nama.52 1. dilakukan dengan cara : • Mencari pelanggan • Memperkenalkan produksi • Mencari modal dan hubungan • Memecahkan persoalan yang dihadapi organisasi • Memperbaiki hubungan dengan serikat kerja/SPSI (pemogokan sdm.

misalnya mengadakan publisitas dengan menggunakan media massa. . pertemuan dengan pihak ketiga. pembangunan. 2. Hasil akhir Untuk hasil akhir dipergunakan menilai apakah kegiatan tersebut sesuai dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat. kegiatan humas merupakan proses kontinu yang selalu berusaha menyempurnakan kegiatan dari tugas.53 • Hubungan organisasi dengan organisasi yang lain (studi banding. Mempersiapkan dan merencanakan riset Merencanakan berarti memilih dan menghubungkan fakta yang satu dengan fakta yang lain. Mengadakan riset Yaitu mengadakan penelitian baik ke dalam maupun ke luar instansi misalnya : . Pelaksanaan riset Setelah rencana dan alat dipersiapkan maka proses selanjutnya adalah pelaksanaan mengadakan kegiatan. 4. surat menyurat) Pada pokoknya dalam pelaksanaan proses kegiatan humas meliputi 6 tahap yaitu : 1.Riset ke dalam berupa penyelidikan kegiatan unit-unit instansinya yang menemukan dan menyimpulkan fakta-fakta yang diperlukan. kemudian melanjutkan tindakan untuk memperkirakan masa depan agar perencanaan dapat tercapai maka harus dipersiapkan segala fasilitas yang diperlukan untuk melaksanakan rencana kegiatan tersebut. instansi mana yang sekiranya akan dijadikan obyek kegiatan. Memberikan saran kepada pimpinan Jika rencana kegiatan yang dilakukan sudah tepat dan dapat diterima oleh massa. . 3. Mengadakan pengecekan tentang tanggapan masyarakat 5.Riset ke luar untuk mendapatkan gambaran siapa. 6.

Pola ini. Pola ini individu terlibat penyampaian pesan kepada orang lain. kemudian pesan tersebut disampaikan ke pihak lain begitu juga seterusnya. Jika menerapkan pola ini. 2.54 Jika terjadi hubungan komunikasi dari human relation. biasanya dalam bahasa Jawa diartikan gethuk tular. dalam hal ini yang bertindak sebagai perantara adalah B. kemudian komunikan . Pola mata rantai (Chain pattern) A B C F E D Pola ini sering kita temukan dalam kehidupan sehari-hari. Pola pohon (Tree pattern) A B C D E F Pola ini sering disebut dengan pola perantara. dan komunikasi itulah yang menjadi dasar dari pola humas. kemungkinan besar akan terjadi pemalsuan pesan atau secara sengaja ataupun tidak mengubah isi pesan dimana timbul gossip/issu karena tidak menjamin pesan yang disampaikan. komunikator menyampaikan pesan kepada komunikator secara perseorangan. Kebaikan pola ini karena tidak membutuhkan media. antara lain : 1.

Pola roda atau bintang (Wheel or Star pattern) B C A D Pada pola ini. Pola roda atau bintang yang idsempurnakan (Improved wheel or star pattern) E B C A D Dalam pola ini. E .55 bertindak sebagai komunikator menyempaikan pesan kepada kelompok komunikan yang lain. Yang menjadi humas biasanya si B karena orang yang menyampaikan ingormasi secara timbal balik. A bertindak sebagai komunikator yang menyampaikan pesan kepada komunikan. Dalam pola ini tidak terjadi komunikasi. komunikasi yang dilakukan dapat efektif dan efisien sehingga pesan yang disampaikan mudah menimbulkan umpan balik (feed back) yang lebih akurat sesuai dengan pesan komunikator karena pola ini adalah pola perbaikan dari roda atau bintang. Komunikan dalam pola ini adalah sebagai anggota kelompok dan tidak saling berkomunikasi. 4. 3.

perlu adanya waktu yang cukup guna menafsirkan pengertiannya. radio. Media ini digunakan dalam E . Karena hubungan masyarakat terdapat 2 hubungan yakni hubungan internal dan eksternal. Media komunikasi ekternal. maka media humas pun dibedakan menjadi 2 yakni : 1. menimbulkan rasa bosan. contoh : film. setiap anggota dapat saling menggunakan daya nalarnya dalam menanggapi pesan dari komunikator. Pola terbuka (Open structured pattern) B C A D Dalam pola ini. brosur. dsb. adalah media yang dapat didengar. informasi yang disampaikan lebih jelas.56 5. • Media auditif. Komunikator dan komunikan dapat terlibat dalam komunikasi tanpa ada perantara yang lebih tepat (komunikasi langsung). usaha public relation akan lebih banyak dikerjakan oleh orangorang yang terpilih pada organisasi tersebut. Pola ini terbaik dari pola humas yang lain. Kelemahanya : kemungkinan timbul gangguan yang tidak diinginkan. tape recorder. pameran. Dalam perkembangan kehidupan sosial ekonomi masyarakat Indonesia yang makin maju. pembuatan dan penggunaannya lebih mudah. plakat. yang termasuk adalah : • Media visual. yang termasuk jenis media ini telepon. biaya yang dikeluarkan lebih murah. dsb Keuntungannya : menghemat waktu dan tenaga.

majalah.57 komunikasi antar personal yang biasanya banyak digunakan di lingkungan kantor. 2. Mengusahakan agar organisasi dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan public yang sebenarnya. kunjungan. contohnya surat kabar. contohnya televisi. 6. adalah media yang dapat dilihat dan didengar. adalah segala barang cetak. wawancara. Membantu public untuk menentukan dan mengetahui kebutuhan yang sebenarnya. Membantu kelancaran komunikasi di dalam dan di luar organisasi. 2. Mempertahankan reputasi/nama baik organisasi dan menangkis serangan yang bermaksud menjatuhkan nama perusahaan. Media ini bisa disampaikan melalui faximile. Media komunikasi internal. pertemuan. dsb. • Media cetak. kunjungan. 5. Memberi penjelasan tentang kebijaksanaan pimpinan organisasi yang penjelasannya dititikberatkan bahwa penjelasan itu dapat dipertanggungjawabkan. bulletin. seminar. dsb. tabloid. dsb. Memberi penjelasan tentang hasil produksi baik berupa barang maupun jasa dari organisasi yang bersangkutan. brosur. pertemuan. 3. biasanya dilakukan hanya antara pimpinan dengan bawahan contohnya rapat. Perwujudan kegiatan humas dalam organisasi adalah : 1. 4. . • Media audio visual.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->