13

BAB III UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
1. Organisasi Ilmu organisasi menjadi salah satu cabang dari ilmu administrasi, yang memiliki pokok kegiatan mengelompokkan personil dan menyusun kerangka kerja, menjalin hubungan kerjasama antar personil. Organisasi merupakan kesatuan kerja yang disusun melalui suatu peraturan sebagai wadah dalam menjalankan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Organisasi sendiri memiliki 2 sifat utama, yakni : 1. Bersifat statis Organisasi merupakan wadah dalam melakukan pembagian tugas dan wewenang, secara struktural dan fungsional menempatkan individu sesuai keahliannya. 2. Bersifat dinamis Organisasi merupakan pembagian tugas dan wewenang serta adanya komunikasi dalam menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dari pengertian di atas, organisasi memiliki unsur-unsur pokok yang menyebabkan timbulnya organisasi, yaitu : 1. Adanya pembagian tugas. 2. Adanya kerjasama. 3. Adanya tujuan yang telah ditentukan. Perbedaan administrasi dengan organisasi yaitu : Administrasi 1. Mencakup proses, fungsi, personil sebagai pelaksana. dan Organisasi 1. Sebagai wadah melaksanakan kegiatan sesuai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

14

Administrasi 2. Di dalamnya ada pengorganisasian dari proses, fungsi, dan personilnya. 3. Tidak hanya melaksanakan pengorganisasian, namun mencakup proses perencanaan, pengawasan, dan sebagainya.

Organisasi 2. Bagian dari administrasi. 3. Menekankan pada pengorganisasian dari segi proses, fungsi, dan personil-personilnya.

Dalam menyusun kerangka organisasi, beberapa ahli hampir memiliki persepsi yang sama membuat konsep tentang prinsip-prinsip organisasi, antara lain : 1. Perumusan tujuan (principle of goals) 2. Pembagian tugas (principle of specialization) 3. Pengkoordinasian (principle of coordination) 4. Rentang pengawasan (principle of span control) 5. Kontinuitas (principle of continuity) Adapun beberapa hal penting yang harus dipelajari pada ilmu organisasi, meliputi : 1. Type organisasi • Organisasi garis Organisasi ini diprakarsai oleh Henry Fayol, dimana biasa disebut dengan organisasi lini, lurus, maupun militer karena bercirikan : a. Dipakai pada tingkat organisasi yang sederhana. b. Tidak ada staff ahli. c. Wewenang dan tanggung jawab secara verrtikal dari pimpinan ke bawahan. d. Kekuasaan dan tanggung jawab sepenuhnya pada pimpinan. e. Pemilik organisasi merupakan top manajemen. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis : a. Kesatuan perintah sangat jelas.

15

b. Pimpinan dan bawahan, masing-masing memiliki wewenang dan tanggung jawab yang sangat jelas. c. d. e. Semua perintah yang diberikan pimpinan, dapat dengan mudah dan cepat berjalan. Disiplin. Pimpinan dapat melakukan koordinasi dan supervisi, sehinggan mudah dilaksanakan dan diketahui bawahan. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis : a. Dalam pengembangan keahlian pegawai dibatasi bahkan tidak dapat dipraktekkan secara linier. b. Pimpinan bersikap otoriter. c. Tidak ada pembentukan unit-unit organisasi • Organisasi staff Staff merupakan orang yang ahli dalam bidangnya, dan pada organisasi ini mereka berfungsi memberikan sumbangan pemikiran, ide, saran ataupun nasehat kepada pimpinan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. • Organisasi garis dan staff Organisasi ini merupakan gabungan dari organisasi garis dan staff. Organisasi ini diprakarsai oleh Horrington Emperson yang dipraktekkan di perindustrian. Sedangkan staff, memiliki kedudukan setingkat dengan pimpinan. Organisasi garis dan staff bercirikan : a. Bersifat kompleks. b. Pimpinan memiliki wewenang memerintah bawahan. c. Dalam kelancaran tugas, pimpinan dibantu staff ahli.

16

d. Staff ahli bertugas memberikan saran dan bantuan kepada pimpinan, namun bukan memberikan perintah. e. Staff ahli dimanfaatkan melaksanakan pekerjaan secara efisien dan efektif. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis dan staff : a. Pembagian tugas pada kelompok garis dan staff sangat jelas. b. Disiplin dalam bekerja. c. Adanya koordinasi antara pimpinan dan staff. d. Fleksibel dalam bekerjasama. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis dan staff : a. Bawahan seringkali membuat persepsi bahwan saran/nasehat dari staff merupakan perintah dari pimpinan. b. Terkadang pimpinan melupakan keberadaan staff, sehingga diabaikan mereka. • Organisasi fungsi Organisasi fungsi diprakarsai oleh F. W. Taylor (functional type of organization), diterapkan pada pabrik tempat beliau bekerja. Perintah dari pimpinan ke bawahan berjalan melalui kepala bagian. Masing-masing kepala bagian diberi tanggung jawab kepada bawahannya. Organisasi fungsi bercirikan : a. Kekuasaan tidak berjalan secara langsung. b. Tiap kepala bagian memiliki beberapa bawahan. c. Tiap kepala bagian merupakan orang yang ahli dalam bidangnya. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi fungsi : a. Pembagian tugas akan tenaga pikir dan tenaga fisik (spesialisasi) sangat jelas.

Tugas pimpinan dilaksanakan bersama anggota. Menghemat biaya perekrutan staff. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. dan tanggung jawab yang sama. R. Kerjasama yang sangat kuat. Kesatuan wewenang. Keselarasan pemikiran sehingga antisipasi akan tindakan yang ceroboh. • Organisasi panitia Organisasi ini sering digunakan melalui beberapa istilah seperti Dewan. Seluruh anggota menjadi pimpinan. b. c. b.17 b. Badan. Koordinasi pimpinan. Proses pengambilan keputusan membutuhkan waktu yang lama. b. dan Team. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi panitia : a. Terry sebagai pemrakarsa organisasi ini menyatakan bahwa panitian merupakan sekelompok orang-orang yang terpilih untuk bersama-sama membahas masalah yang ada pada organisasi. Organisasi panitian bercirikan : a. Timbul perselisihan anat pimpinan karena permasalahan tanggung jawab. d. pimpinan dari organisasi ini secara bersama-sama namun tetap ada ketua panitia. Hak. Satgas. kepala bagian dan bawahan dalam satu fungsi mudah dilaksanakan. wewenang. Majelis. Anggota diklasifikasikan berdasarkan tugas yang akan dilaksanakan pada kegiatan. dan wewenang yang sama untuk anggota. Kesatuan komando kurang tegas. Keputusan bersifat demokratis karena dimusyawarahkan. Senat. Komite. G. Anggota memiliki hak. c. . tanggung jawab. c. Oleh sebab itu.

bentuk bagan organisasi dapat dibuat berdasarkan tipe organisasi. Disusun hanya dengan dua bidang satuan organisasi yang sejajar dekat dengan pimpinan. c. selanjutnya disusun ke bawah. Bentuk vertikal Saluran perintah. c. Isi. sehingga beberapa hal penting yang terkandung di dalamnya yaitu : a. antara lain : a. Contoh gambar : . luas maupun ruang lingkup organisasi. wewenang. Rincian dari tugas-tugas setiap unit kerja (job description). sehingga ada permasalahan saling menuduh. Nama. Keputusan kurang obyektif karena bersifat kompromi. Menurut para ahli seperti Keith Davis dan Henry Hodges. 2. jabatan.18 b. b. Tanggung jawabanggota tidak penuh. d. Bagan organisasi Bagan organisasi menjadi alat informasi mengenai struktur organisasi. pangkat dan golongan bila ada. Aliran komando dan tanggung jawab dari pimpinan ke bawahan atau sebaliknya. Pengeluaran biaya yang tidak terkendali (boros). dan tanggung jawab mengalir dengan jelas dari pimpinan sampai ke bawahan. d.

Contoh gambar : . Bentuk horizontal Saluran perintah. Lebih tepat diterapkan pada organisasi fungsi. Bentuk piramida terbalik Bentuk ini merupakan dasar dari piramida di atas. Contoh gambar : d. wewenang.19 b. Contoh gambar : c. sederhana dan jelas berdasarkan tingkatan pada tiap satuan tugas organisasi. Bentuk piramida Disusun dengan mudah. sehingga diterapkan pada organisasi garis (lurus). namun dibuat terbalik dimana saluran perintah. Kreasi bentuk ini pada dasarnya sama dengan piramida biasa. dan tanggung jawab pimpinan kepada bawahan dimulai dari arah bawah ke atas. wewenang dan tanggung jawab disusun mendatar (menyamping arah kiri ke kanan) dari pimpinan sampai bawahan.

wewenang. Contoh gambar : . dan tanggung jawab. maka sangat cocok hanya untuk jenjang tingkat atas (pimpinan) saja. Contoh gambar : f.20 e. Bentuk lingkaran dengan kotak-kotak Susunan bentuk ini menekankan pada hubungan di antara satuansatuan organisasi. Satuan tugas disusun hanya dengan menggambar kotak dan garis-garis pada saluran perintah. Bentuk setengah lingkaran dan bentuk telur dengan garis-garis Kreasi bentuk ini merupakan variasi dari bentuk dasar lingkaran. Karena jenjang organisasi tidak jelas.

menggunakan kata maneggiare kemudian bahasa Italia menggunakan kata maneggio. Bentuk lukisan Saluran perintah. Secara etimologis.21 g. dan mengawasi sekelompok personil. dan tanggung jawab terbaca secara jelas melaui objek (gambar asli/lukisan) dari pimpinan maupun bawahan. Manajemen Ilmu manajemen termasuk cabang dari ilmu administrasi dengan memulai kegiatan merencanakan. menggerakkan. wewenang. mengorganisasikan. manajemen berasal dari beberapa beberapa bahasa yang turun temurun. membina. Dimulai dengan bahasa Latin. Contoh gambar : D e w a n K o m i s a r i s D i r e k t u r B a g i a nP e n j u a l a n P e n g a n g k u t a n W a k i lD i r e k t u r L a p a n g a n M i n y a k ( P e r t a m b a n g a n ) P e n y a r i n g a n & P e n g o l a h a n P o m p aB e n s i n 2. Dari kedua bahasa . serta mengerahkan segenap fasilitas kerja. membimbing.

bank. Jadi. c. Rumah tangga (house keeping) 2. Charles Babbage Pada tahun 1792 – 1871. management disimpulkan suatu seni dalam menjalankan kegiatan pada organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. rumah. pembinaan. Membuat jadwal istirahat pegawai dalam bekerja. Kata manage memiliki makna : 1. Pembagian kerja yang jelas (job description & job specification). Efisiensi kerja dalam mencapai tujuan. Membuat putaran kerja (rolling) antar pegawai e. Sedangkan di Indonesia. dan sebagainya. d. Beberapa pemrakarsa manajemen secara urut diawali oleh : 1. pengelolaan. pengurusan. Buku tersebut membahas tentang kinerja pegawai yang menekankan pada : a. ketatalaksanaan. penggunaan istilah management bermacammacam namun kandungan yang termaktub sama. dan sebagainya. b. Akhirnya berkat sumbangsih pemikiran dari pemrakarsa manajemen lahirlah konsep-konsep nyata manajemen. kepemimpinan. misal menggunakan kata manajemen.22 tersebut. Manajemen sebagai salah satu unsur dasar dari administrasi yang merupakan anak cabang dari ilmu sosial. Menunggang kuda (to train a horse) 3. sebenarnya sejak zaman sejarah dahulu kala tanpa sengaja (dirasakan) manusia telah melakukan proses dari manajemen. . sarjana matematika tersebut meneliti sekaligus menjadi sebuah buku dengan judul The Economy of Machinary & Manufactural. bahasa Inggris menggunakan kata manage yang kemudian biasa disebut dengan management. Mengatur dan mengawasi (to direct and control) Makna di atas menjadi penerapan dalam kehidupan sehari-hari di segala bidang seperti di sekolah. Perencanaan menentukan anggaran kegiatan dalam proses produksi.

Taylor bekerja. W. rumus) direvisi lagi agar memiliki kekuatan teori dan para ahli yang telah mempelajari mendapat gelar kesarjanaan secara resmi dari lembaga perguruan tinggi. c. d. pada tahun 1856 – 1955 muncul sarjana pertambangan yang melanjutkan penelitian tersebut di perusahaan tempat F. Tahap konsolidasi Tahun 1930. pengembangan ilmu menekankan pada hubungan antar manusia baik secara formal maupun informal agar tercipta keharmonisan. Sehingga tahun 1886 tercetus Gerakan Manajemen Ilmiah dan disebut sebagai Bapak Manajemen Ilmiah. Penelitian dilakukan dengan pengamatan (trial & error) pada kasus yang ada. berkembang ke arah perilaku manusia dalam bersikap. c. Pembagian tugas kerja (organisasi fungsional). . Tahap survival Tahun 1886 diawalinya Gerakan Manajemen Ilmiah.23 2. Manajemen perusahaan. sehingga tahap ini merupakan perjuangan para pemrakarsa agar manajemen menjadi salah satu cabang ilmu pengetahuan. d. Semenjak itu. ilmu manajemen lahir melalui beberapa tahap yakni : a. Prinsip-prinsip manajemen ilmiah. Frederick Winslow Taylor Setelah Charles Babbage belum menuai hasil. dalil. System ban berjalan (perputaran). Tahap human relation Tahap berikutnya tahun 1945. manajemen termasuk cabang ilmu pengetahuan sehingga konsep-konsep manajemen (prinsip. Tahap behaviouralisme Tahun 1959. Hasil penelitian yang meluas tersebut membahas tentang : a. sehingga ada solusi untuk mencapai tujuan organisasi. b. b.

Uraian di atas merupakan sejarah munculnya manajemen oleh para pemrakarsa dan selanjutnya bermunculan para ahli dengan berbagai konsep manajemen dan secara resmi diterapkan di Indonesia. organizing. adanya robot yang mengambil alih tugas manusia sehingga efisiensi dan efektivitas tercapai. ilmu manajemen pada perguruan tinggi mulai difokuskan pada spesialisasi bidang studi seperti manajemen sumber daya manusia. b. f. . dan sebagainya. berhasil menyumbangkan pemikiran dengan judul General & Industrial Management yang membahas tentang : a. ilmu manajemen berkembang luas dengan mengkolaborasikan diri dengan software-software yang disediakan komputer agar dalam proses manajemen. Henry Fayol Pada tahun 1841 – 1925. 14 prinsip umum manajemen. coordinating. Pembagian kerja (organisasi garis/lini/lurus). sarjana pertambangan dari Perancis yang juga mendapat sebutan Bapak Administrasi Modern. pihak-pihak yang berkepentingan dapat mengambil kebijaksanaan lebih akurat dan cepat. Tahap matematika Tahun 1990. Fungsi manajemen planning. Efisien (pendayagunaan antara pemasukan dengan pengeluaran). c. manajemen pemasaran. controlling (POCCC). b. commanding.24 e. 3. Tahap platinum Tahun 2000. manajemen kinerja. konsep manajemen lebih matang dan didukung dengan peralatan teknologi modern seperti komputer untuk mengolah data yang akurat. Efektif (pendayagunaan waktu yang setepat-tepatnya). Agar tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai secara : a. Hal ini berdampak.

Machines (peralatan teknologi/mesin) f. • Organisasi sebagai wadah yang menyusun dan menempatkan individu (the right man in the right place) yang melaksanakan kegiatan. Materials (perlengkapan pendukung/bahan-bahan) e. 3. Market (pemasaran) Di dalam proses manajemen pun. Methods (system kerja) d. yang bersifat timbal balik antara . Manajemen madya (Middle management) c. dan gagasan dari seseorang kepada orang lain. Man (factor manusia) b. Ilmu yang membahas mengenai kegiatan menyampaikan berita. • Manajemen menjadi proses pelaksanaan kegiatan pada organisasi dengan berdasarkan kebijakan administrasi. dapat disimpulkan bahwa : • Administrasi merupakan proses penetapan kebijaksanaan dan tujuan dari organisasi. Manajemen bawah (Lower management) Hubungan antara administrasi. dibagi dalam 3 tingkatan yaitu : a. Manajemen puncak (Top management) b. pemberian ide.25 Maka manajemen didukung beberapa sarana yang mutlak harus ada. Komunikasi Ilmu komunikasi menjadi cabang dari ilmu administrasi yang sekarang dapat berdiri sendiri dan berkembang pesat dengan program studi yang bertalian. yang disebut The Six M in Management. meliputi : a. organisasi. dan manajemen merupakan satu kesatuan yang saling mengikat. Money (anggaran) c.

Komunikator. informasi yang disampaikan harus jelas dimengerti komunikan. Komunikan. Berita. Penggunaan bahasa yang kurang jelas Komunikasi berhasil bila informasi yang disampaikan dapat diterima dan dipahami. 4. 2. antara lain : 1. 3. suara. Sarana yang kurang memadai Demi tercapainya tujuan. pimpinan dengan bawahan. Media. Sehingga komunikator sedapatnya mampu memilih sarana mana yang dirasa efektif dalam penyampaian informasi. sarana penunjang komunikasi harus memadai. adalah orang yang menerima berita dari komunikator. . baik secara formal maupun nonformal. Terkadang terjadi salah pengertian (miss communication) dalam komunikasi. Informasi yang disampaikan berwujud bahasa baik lisan ataupun tulisan. 5. sinar. atau bahasa 3. adalah asal sumber informasi dikomunikasikan dengan bahasa yang sederhana . Sebab itu. sebagai berikut : 1. adalah sarana/tempat berlakunya lambang-lambang tersebut. adalah tanggapan dari komunikan (umpan balik). adalah pengertian yang disampaikan komunikator yang berupa lambang seperti gerakan. disebabkan informasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan tidak jelas. dan tepat akan semakin mudah dimengerti dan diterima oleh komunikan. Berita tidak jelas Berita menjadi salah satu komponen yang mutlak harus ada dalam komunikasi.26 pimpinan dengan pimpinan. Komponen yang terlibat dalam komunikasi ada 5 faktor yang berperanan. jelas. Dengan bahasa yang lugas. 2. Hal ini disebabkan ada beberapa hambatan dalam komunikasi. Feed Back.

Wujud komunikasi seperti instruksi. pengaduan. Yang termasuk dalam komunikasi intern antara lain : • Komunikasi vertikal Adalah komunikasi yang berlangsung dari pimpinan ke bawahan (downward communication) atau dari bawahan ke pimpinan (upward communication). Entah itu suara gaduh atau gangguan-gangguan teknis yang kadang-kadang muncul saat komunikasi berlangsung.27 4. dsb. Faktor lingkungan Berhasil tidaknya komunikasi. informasi. faktor lingkunganpun mempengaruhi. Wujud komunikasi seperti rapat dinas. pimpinan dengan pimpinan. Wujud komunikasi seperti wawancara dengan . petunjuk. saran. Komunikasi intern Adalah komunikasi yang bersifat informal antara pimpinan dengan bawahan. lokakarya. 2. Komunikasi di dalam organisasi memiliki 2 bentuk yaitu : 1. Komunikasi ekstern Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak lain di luar organisasi. laporan. seminar. dan bawahan dengan bawahan agar menciptakan kerjasama yang harmonis diantara para pegawai sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. Dalam komunikasi ini digolongkan dalam 2 bentuk komunikasi yaitu : • Komunikasi formal Adalah komunikasi yang dilakukan organisasi dengan pihak luar melalui media yang resmi. dsb. penjelasan. • Komunikasi horizontal Adalah komunikasi antara pimpinan dengan pimpinan atau bawahan dengan bawahan. Komunikasi tersebut berlangsung dua arah (two way communication).

penyelenggaraan pameran. Pimpinan biasanya membutuhkan intellijens yang secara otomatis termasuk orang-orang yang cerdas. untuk dipakai sebagai alat mengambil keputusan maupun pengamanan atau tindakan penyelamatan. misalnya : • Political intelligence • Government intelligence • Military intelligence • Business intelligence • Monetary intelligence • Industrial intelligence . Berbagai jenis intellijens yang dikelompokkan dalam masing-masing bidang spesialisasi. Prajudi Atmosudirdja. menyebarkan. menggandakan. website. Informasi Sebagai cabang ilmu administrasi. Menurut Prof. Ilmu Intellijens Adalah ilmu yang tertua dan klasik karena sebelum Masehi atau zaman kerjaan telah diterapkan dan mempelajari sistem informasi yang diperoleh dari saluran/media yang sifatnya terbuka dan birokratis. dsb. ilmu informasi terbagi menjadi 3 jenis ilmu antara lain : 1. hanya untuk menambah perhatian. ilmu informasi membahas tentang kegiatan menghimpun. pemasangan iklan. Wujud komunikasi ini seperti memperhatikan sikap/perilaku anggota yang ada dalam organisasi. jujur. penerbitan brosur. mengolah. mencatat. dan menyimpan berbagai keterangan obyektif yang diperlukan. logis. • Komunikasi informal Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak luar secara tidak resmi. sistematis.28 pers. dan intuitif. 4. dukungan. dan kepercayaan pihak luar terhadap organisasi.

Secara umum. Informasi yang disampaikan pada ilmu ini dapat besifat specified (berdasarkan keperluan) dan discretionary (pimpinan menentukan sendiri). Ilmu Sistem Informasi Manajemen (SIM) Ilmu sistem informasi manajemen merupakan bentuk tata usaha modern yang mengkaitkan dengan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data untuk menghasilkan keputusan/kebijaksanaan. Tetapi. 5. antara lain : • Penerimaan • Pencatatan • Penggandaan • Penyimpanan • Pemilahan • Pengolahan • Pendistribusian 3. yang akhirnya menjadi serentetan pekerjaan rutin yang dilakukan tata usaha. ilmu personalia menekankan pada kegiatan mengatur dan mengembangkan tenaga kerja.29 2. Sistem informasi yang digunakan pada ilmu ini berhubungan dengan pekerjaan kertas (paper work). ilmu tata usaha modern berkembang di Eropa pada abad ke 17. Ilmu Tata Usaha Ilmu tata usaha bersumber dari zaman Mesir Kuno dan di Romawi Kuno. sebagai cabang dari ilmu administrasi. agar dapat mengisi lowongan pekerjaan biasanya syaratsyarat utama yang dibutuhkan organisasi antara lain : . dengan dimulainya kertas atau perkamen atau papyrus sebagai alat mencatat informasi. Personalia Ilmu personalia (sumber daya manusia) berkembang pesat dan menjadi bahasan popular saat ini di kalangan masyarakat.

Sumber pegawai yang dapat direkrut mengisi lowongan. 2. Namun. Media yang dipilih diusahakan mampu menarik hati calon tenaga kerja untuk tertarik melamarnya. Ketrampilan Ketrampilan merupakan salah satu talenta atau nilai plus yang dimiliki oleh calon pegawai. bertanggung jawab. Informasi tersebut disebarluaskan agar diketahui pencari kerja. Nantinya diharapkan. Kedua sumber tersebut diuraikan sebagai berikut : 1. dan respek terhadap lingkungan. 3. di era platinum ini pendidikan pascasarjana menjadi pilihan banyak orang untuk meningkatkan kualitas hidupnya. pegawai yang . Ketrampilan diperoleh melalui pendidikan formal maupun informal. Kepribadian utama yang harus dimiliki pegawai adalah jujur. Sehingga orang berbondong-bondong untuk bisa mengantongi ijasah pascasarjana. Pendidikan Latar belakang pendidikan menjadi syarat mutlak dalam rekruitmen pegawai. ada yang berasal dari sumber intern maupun ekstern. Sumber tenaga kerja intern Sumber tenaga kerja dari dalam (intern) meliputi pegawai yang telah menduduki jabatan dan sudah pula terikat perjanjian kerja dengan organisasi tempat unit kepegawaian bernaung. Kepribadian Kepribadian merupakan watak dari pegawai yang menunjang keberhasilannya dalam bekerja. Namun.30 1. Mereka yang berasal dari organisasi sendiri dan hendak mengisi lowongan pekerjaan biasanya mendapat prioritas pertama asal memenuhi persyaratan yang ditentukan. Melalui pendidikan baik formal maupun informal menunjang kualitas hidup manusia. Bila kepegawaian terjadi lowongan tugas pekerjaan menyiapkan dalam organisasi. Terlebih lagi pemerintah mencanangkan minimal pendidikan adalah 9 tahun. ketrampilan tersebut dapat berkembang melalui kegiatan training yang diadakan organisasi. maka unit memiliki rekrutmen pegawai dengan menyebarkan informasi tersebut ke berbagai media.

.31 ditarik dari dalam kalau tidak dipilih dengan cermat dapat menjadi boomerang di kemudian hari. Jika hal itu terjadi. Aktif berarti memanfaatkan berbagai saluran/media komunikasi untuk memperoleh tenaga kerja. melalui banyak saluran antara lain : 1. Dengan demikian. rekruitmen pegawai baik dari sumber intern maupun ekstern memiliki keuntungan dan kerugian. jika pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke organisasi. dapat merugikan karena pegawai yang terpilih hanya ingin mencari pengalaman dan menyelidiki kondisi perusahaan selama masa percobaan. bagian rekruitmen harus mampu menyeleksi secara ketat sehingga mendapatkan pegawai yang berpotensial sesuai persyaratan. Bagian rekruitmen melakukan penarikan pegawai. Akibatnya. 2. jumlah pelamar yang mendaftar kadang-kadang jauh melebihi jumlah yang dibutuhkan. Sumber penarikan pegawai baik dari ekstern maupun intern. Hal ini sudah biasa. Kawan pegawai Jika terjadi lowongan pekerjaan. Berbeda dengan pegawai dari luar organisasi yang membuka persaingan bebas antar pelamar sehingga unit kepegawaian dapat memilih pelamar yang rata-rata tergolong baik untuk kemudian dibina menjadi pegawai yang baik. Bila rekruitmen kurang cermat. Sumber tenaga kerja ekstern Rekruitmen pegawai dari luar akan memacu pelamar bersaing secara terbuka. karena pegawai mengusulkan kawannya dan secara langsung pegawai yang mengusulkan harus menjadi penjamin kualitas kawan yang diusulkan. Terlebih lagi bila hal tersebut dilakukan atas dasar system kawan (spoil system) karena dapat menimbulkan klik kepegawaian yang kurang sehat. organisasi menginformasikan kepada pegawai untuk mengusulkan kawan dekatnya menempati jabatan yang lowong. baik ekstern maupun intern dapat bertindak aktif dan pasif.

Organisasi ini menjadi tempat yang dihuni orang-orang terlatih dan terdidik. satu agama. Kerabat pegawai Rekruitmen ini memprioritaskan pegawai yang memiliki hubungan saudara (nepotisme). kantor pemerintahan ini sampai pada tingkat kabupaten dan memiliki balai latihan sampai tingkat kecamatan. Faktor keberuntungan pun menjadi pengaruh rekruitmen serupa. dan lain lain yang dapat menimbulkan masalah di kemudian hari. nepotisme terjadi bila pegawai diterima karena ada hubungan saudara walaupun tidak memenuhi syarat. Dalam kehidupan sehari-hari. pegawai yang mengusulkan kawannya belum sepenuhnya menjadi penjamin kualitas kerja kawannya yang setaraf dengan dirinya. 2. bagian kepegawaian dapat memonitor siswa yang berpotensi untuk menjadi pegawai pada organisasi bila sudah lulus pendidikan. misalnya : sarjana kedokteran tergabung dalam IDI (Ikatan Dokter Indonesia). Rekruitmen terkadang kurang murni. Prinsip The Right Man In The Right Place diabaikan. . terkadang meletakkan diskriminasi misalnya pegawai mengusulkan kawannya yang satu suku. 5. organisasi memberi kesempatan magang bagi siswa lembaga tersebut. ada kecenderungan subjektifitas mendominasi. Meskipun rekruitmen pegawai melalui kawan ini baik. Depnaker Departemen tenaga kerja menjadi penghubung antara pencari tenaga kerja dan calon pegawai.32 Namun. 3. 4. Lembaga Pendidikan Rekruitmen melalui lembaga pendidikan dilakukan dengan cara. sekretaris tergabung dalam ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia). Organisasi profesi Rekruitmen pagawai menggunakan saluran melalui anggota organisasi profesi. Saat itulah.

Ada 2 jenis iklan yaitu Want Advertisement & Blind Advertisement. adalah iklan yang tidak menyebutkan nama perusahaan dan diganti dengan nomor iklan koran/kotak pos.33 6. dana. Iklan ini akan menarik minat pelamar. Pemanfaatan leasing ini menguntungkan organisasi karena organisasi mendapat pegawai yang bermutu dan terhindar dari pembayaran seperti tunjangan-tunjangan pada pegawai tetap. Jenis iklan Blind Advertisement. Rekrutmen itu bersifat kebetulan saja sehingga disebut Walk-in. Majalah/Koran dipilih terlebih dahulu untuk membatasi pelamar. Tetapi. dan syarat-syarat pelamar. Iklan Rekruitmen pegawai melalui iklan dapat dicetak pada majalah atau Koran. tetapi bagian kepegawaian pun tetap harus menyediakan waktu. data tersebut disimpan dengan masa tertentu. adalah iklan yang menyebutkan nama perusahaan. pelamar dating secara kebetulan mencari pekerjaan. dan data pelamar sendiri oleh organisasi disimpan sebagai arsip yang sewaktu-waktu bila perusahaan membutuhkan pegawai dapat informasi dari file tersebut. Walk-in. . bila tidak diperlukan dimusnahkan. cara melamar. Open house Suatu ketika. Lembaga ini memiliki tenaga ahli dari berbagai disiplin ilmu yang siap menyelesaikan pekerjaan sesuai permintaan. organisasi mengalami peningkatan pekerjaan sehingga kekurangan pegawai. Akhirnya. organisasi mendapat pegawai yang datang sendiri ke kantor organisasi tersebut. dan tenaga untuk menyeleksi pelamar. kemudian ditawarkan atas dasar kontrak kerja. Organisasi dapat merekrut melalui leasing yang merupakan lembaga yang menyediakan tenaga ahli bidang tertentu. Kadang kala. Jenis iklan Want Advertisement. 7. bagian kepegawaian merekrut pegawai dengan system pegawai lepas atau berdasarkan kontrak kerja saja (parttime job). Leasing.

masa percobaan dilalui selama 3 bulan atau lebih. Sedangkan pelamar pun harus menunjukkan sejelas-jelasnya baik talenta maupun kepribadiannya agar dapat menarik simpati pewawancara. 2. kepribadian. terakhir rekrutmen dengan cara yang disebut Open House. Untuk itu bagian kepegawaian harus menyiapkan dan melaksanakan program khusus dengan uraian sebagai berikut : 1. akan melalui tahap masa percobaan (trainee). Tes Selesai seleksi administratif disusul kemudian tes untuk mengetahui sejauhmana kemampuan seseorang terhadap bidang pekerjaannya. dan sikap pelamar. dan berhasil dengan baik jika kedua pihak melakukan persiapan. Pelamar yang lulus seleksi dan diterima sebagai pegawai. Rekrutmen ini mengutamakan pegawai yang domisilinya dekat lokasi pekerjaan. Wawancara Wawancara menjadi bagian penting dari seleksi pegawai. Bagian kepegawaian harus melakukan kegiatan seleksi pegawai agar memperoleh pegawai yang memenuhi persyaratan. penginapan. Pewawancara secara langsung dapat mengetahui kemampuan. Masalah seleksi pegawai meliputi : 1. dan sebagainya terhindar dari pemborosan waktu yang digunakan pegawai untuk pergi/pulang kantor. Open house menguntungkan karena organisasi tidak perlu menyediakan transportasi.34 Selain cara-cara di atas. Umumnya. 3. pengetahuan. Masa percobaan menjadi batu loncatan sebagai awal keberhasilan karier pegawai di kemudian hari. Seleksi administratif pelamar Seleksi administratif menjadi dasar kebijakan bagian kepegawaian. Tes yang umum digunakan ada dua yaitu tes tertulis dan tes lisan. sebab seleksi ini menitikberatkan pada kebenaran informasi dari surat lamaran dan dokumen-dokumen pendukung si pelamar. Tujuan latihan masa percobaan .

diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah kecil. 3. pegawai memberikan sumbangsih baik tenaga dan pikiran. dan teknik . • Dengan melatih personil baru. Sedangkan pimpinan unit kerja (Kabag/manajer) mengenalkan dan melatih bidang pekerjaan di unitnya. prosedur. Pembinaan kemampuan kerja pegawai tersedia dalam 2 model yakni : diberikan. Kepada organisasinya. dan teknik pada unit kerja dan kegiatan yang dilakukan sama hal nya dengan orientasi formal. Dengan menekankan pada proses. Orientasi pegawai masa percobaan • Orientasi formal. 2.35 • Membantu pegawai masa percobaan agar mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja untuk mencapai efisiensi kerja dan produktivitas organisasi tidak terganggu karena kehadiran personil baru. Pegawai (sumber daya manusia) termasuk dalam bagian invenstasi organisasi yang tidak ternilai. Kegiatan masa percobaan. serta hak dan kewajiban pegawai. efektivitas pimpinan dan stabilitas produksi tetap tinggi. • Menyamakan persepsi akan pengetahuan dan ketrampilan kerja yang dimiliki personil baru tentang realita pekerjaan yang dianut pada organisasi. Oleh sebab itu pembinaan kemampuan kerja dilaksanakan organisasi melalui bagian kepegawaian semenjak proses rekruitmen hingga masa percobaan. hakikatnya sama dengan proses belajar mengajar dimana bagian kepegawaian membuat rencana terstruktur untuk program latihan yang pelaksanaannya. • Orientasi informal. pelaksanaan latihan (schedule). diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah besar. Bagian kepegawaian memberikan uraian umum tentang kebijakan organisasi. Dilakukan bagian kepegawaian yang bekerjasama dengan pimpinan masing-masing unit kerja (Kabag/Manajer).

teguran tertulis.000). pernyataan tertulis tidak puas. keahlian. Jika guru tersebut kenaikan pangkat 2 tahun sekali. 2. penundaan kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi (Dalam tingkatan pegawai negeri digolongkan menjadi IA-D. tetapi karena hukuman disiplin maka tahun 1998 baru naik pangkat). Tujuannya untuk meningkatkan kemampuan kerja. Tujuannya agar pegawai siap memasuki dunia kerja dan mampu segera berkarya. Disiplin organisasi merupakan keadaan tertib para personil yang tergabung dalam organisasi tersebut. diberi hukuman tingkat sedang dengan cara memberi penundaan kenaikan gaji berkala yang biasanya diperoleh selama 1 tahun maka 4 bulan sekali menerima kenaikan gaji dari Rp 175. ketrampilan yang sesuai dengan jabatannya. misal mengajar tahun 1995 golongan IIIA maka tahun 1997 menjadi golongan IIIB. jika guru tersebut tahun 1995 . karena pegawai dibekali pengetahuan. Untuk guru yang lulusan sarjana memperoleh golongan IIIA melanggr peraturan. ketrampilan. Inservice training Pembinaan pegawai yang secara terus menerus berkelanjutan dari latihan masa percobaan. 2. IIA-D. IIIA-D.000 menjadi Rp 185. contoh : teguran lisan. Hukum disiplin dibagi menjadi 3 tingkat yaitu : 1. IVA-D. tunduk dan mematuhi segala peraturan yang dibuat dan ditetapkan. mutu kerja. dan penurunan pangkat setingkat lebih rendah (Sama dengan kenaikan pangkat setingkat lebih tinngi. Bila tidak mematuhi disiplin organisasi yang diterapkan. contoh : penundaan kenaikan gaji berkala (Seorang PNS melanggar peraturan.36 1. Hukuman tingkat sedang. maka akan terkena hukuman disiplin. Preservice training Pembinaan pegawai ketika masih dalam masa percobaan dikenal dengan istilah preservice training. Hukuman tingkat rendah. Oleh pimpinan dikenai hukuman disiplin dengan cara menunda kenaikan pangkat selama 1 tahun. dan sikap saat mengampu jabatan dalam bidangnya.

Penilaian pegawai dilakukan secara objektif berdasarkan catatan yang akurat. guru. bersifat rahasia dalam kurun waktu satu tahun. Penilaian sistem kredit Metode penilaian yang diterapkan khusus untuk jabatan fungsional seperti dokter. Penilaian yang dilaksanakan dengan cara digolongkan atas pekerjaan pokok dan pekerjaan penunjang. pemberhentian tidak dengan hormat (Seorang guru yang mengajar di suatu daerah dan terlibat dalam organisasi terlarang. Hukuman tingkat berat. 3. Penilaian biasa Metode penilaian yang dilakukan pimpinan dengan cara mencatat aktivitas pekerjaan pegawai pada buku catatan yang tersedia. dosen. pengacara. Ada 2 metode penilaian yang dapat dipilih organisasi. oleh pemerintah diberhentikan tidak dengan hormat karena bertentangan dengan negara dan si guru tidak mendapatkan hak-hak kepegawaiannya).). Tujuan diadalannya penilaian ini adalah : 1.37 golongan IIIA maka tahun 1997 golongan IIIB. Masing-masing unsur dihargai dengan nilai yang ditetapkan. tunjangan anak. hakim. antara lain : 1. Meningkatkan cara kerja pegawai. contoh : pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri (Seorang PNS berusia 50 tahun dengan masa kerja 10 tahun diberhentikan dengn memperoleh hak kepegawiaan seperti askes. Sebagai masukan untuk perbaikan agar bekerja lebih efisien. karena hukum disiplin tahun 1996 golongan IID dan baru tahun 1998 menjadi golongan IIIA kembali. karena kasus ia mendapat hukum disiplin tingkat berat maka tahun 1996 ia dicabut dari jabatan tersebut dan tetap menjadi guru). 2. . 2. dan pembebasan dari jabatan (Seorang guru tahun 1995 menjabat sebagai Wakasek. pemsiun yang diambil setiap bulan dengan perolehan 80% dari gaji terakhir). dan lain-lain. Langkah penting selanjutnya yang perlu dipelajari dalam ilmu sumber daya manusia (personalia) adalah administrasi penilaian pegawai.

Pemberhentian digolongkan menjadi tiga jenis yaitu : 1. pensiun dan sebagainya. sehingga organisasi mengambil keputusan berdasarkan kebijakan dan peraturan pemberhentian yang sedang berlaku. tidak puas dengan cara bekerja pegawai. misalnya kepala sekolah yang diturunkan jabatannya kembali menjadi guru biasa. karena cacat atau secara fisik kondisi pegawai belum menguntungkan sehingga tidak dapat menunaikan tugas. . Mutasi berati pemindahan atau perubahan jabatan dalam organisasi. beberapa contoh yang termasuk dalam kegiatan mutasi : 1. Atas kehendak organisasi Pemberhentian atas kehendak organisasi dikarenakan beberapa alasan misalnya : adanyan pengurangan pegawai. Atas permintaan pegawai sendiri Pemberhentian atas permintaan pegawai sendiri dikarenakan beberapa alasan misalnya : karena sudah lanjut usia. 3. 4. misalnya guru bidang studi yang diangkat menjadi kepala sekolah. Demosi. Pemberhentian pegawai atau pemutusan hubungan kerja (PHK) terjadi bila pegawai dinilai sudah tidak produktif lagi. misalnya manajer pemasaran cabang Surabaya dipindah menjadi manajer pemasaran cabang Bali. atau pindah kerja. Perubahan jabatan yang tidak mengurangi tanggung jawab. misalnya kepala bidang pendidikan menengah umum propinsi Jatim dipindah menjadi kepala bidang pendidikan menengah kejuruan propinsi Jatim. 2. 2.38 sehingga pegawai berkewajiban mengumpulkan sesuai nilai (point) yang diminta. Tugas akhir dari administrasi kepegawaian adalah kegiatan mutasi dan pemberhentian pegawai. Mutasi dapat bersifat positif maupun negatif. Pemindahan dari satu tempat ke tempat lain dalam jabatan yang sama. Promosi.

Karena terpaksa Pemberhentian karena terpaksa disebabkan beberapa hal misalnya : meninggal dunia. deposito yang segera dapat ditarik rekening giro. Kas dapat digunakan untuk membayar pinjaman jangka pendek dalam akuntansi termasuk harta lancar. Pendek kata. dan sebagainya. cek. uang logam.39 3. dan alat penukar uang tersebut. kas merupakan alat penukar yang dapat dipergunakan untuk membayar kewajiban perusahaan jangka pendek (pinjaman). membahas tentang pokok-pokok kegiatan pengaturan dan pengolahan dalam menggunakan segi-segi pembiayaan sekaligus pertanggungjawaban keuangan (PPBS). kas adalah kekayaan badan usaha yang tersedia dan dapat dipergunakan untuk melakukan kewajiban perusahaan. Kas bon (hutang pegawai) Semua yang tergolong kas dapat dipakai membayar pinjaman atau hutang jangka pendek. Kas berarti pula alat penukar berupa uang kertas. Finansia Ilmu finansia (keuangan) menjadi cabang dari ilmu administrasi. Ada beberapa kertas berharga yang tidak tergolong dalam kas : a. Perangko b. 6. Cek mundur (cek yang pengambilannya ditangguhkan trlebih dahulu) c. b. terkait dengan organisasi terlarang. Istilah uang kas berarti uang tunai yang ada dalam kas. . Kamus umum bahasa Indonesia. dan sebagainya. tempat membayar atau menerima uang dan juga peti kayu sebagai alat mengirim barang. tersangkut pidana. Keuangan . kas adalah tempat penyimpanan uang. Definisi kas menurut : a.

Pengurusan kas merupakan pekerjaan yang banyak menanggung resiko bila dibandingkan dengan bidang pekerjaan keuangan lainnya.40 Dengan demikian. nota. Pengawasan penerimaan kas Kebijakan pencegahan penyelewengan uang terhadap penerimaan kas sebagai berikut : • Penerimaan kas disetor ke bank secara berkala dan dilakukan setiap hari. spesialisasi pegawai atas tugas penerimaan dan pengeluaran kas. • Penerima kas harus tidak bertugas ganda. saat mencatat transaksi dan rekonsiliasi bank memberi peluang penyelewengan keuangan. Hal serupa harus diantisipasi. Terlebih lagi. tetapi mengurus kertas berharga juga yang bukan berwujud uang tunai. Rincian kebijakan yang dipilih untuk ditetapkan dalam mengurus kegiatan pengawasan kas diuraikan sebagai berikut : a. Pengawan secara preventif dengan mekanisme pengurusan seperti prsedur proses penerimaan dan pengeluaran kas. mereka yang bergerak di bidang pengurusan uang tunai. • Setiap transaksi yang mengakibatkan penerimaan uang tunai harus disertai dokumen yang sah (kuitansi. jadi khusus menerima kas saja. Oleh karena itu. . pihak pimpinan dalam usaha khususnya kepala bagian keuangan harus melakukan pengawasan secara ketat namun bijaksana dalam bidang tersebut. dan pemisahan fungsi pegawai yang mengurus kas akan banyak membantu mencegah dan menyalahgunakan keuangan. • Bila penerima kas juga merangkap tugas mengeluarkan kas. pengurusan kas tidak hanya mengurusi uang tunai yang digunakan sebagai alat pembayaran yang sah. dsb) • Perpindahan uang kas dari pegawai yang satu ke pegawai yang lain dilakukan dengan bukti pertanggungjawaban.

sebaiknya sering dihitung secara mendadak. Atas . • Setiap transaksi didukung dengan dokumen sah dan harus disahkan pejabat untuk bahan pemeriksaan. • Pengeluaran kas dengan uang tunai untuk kas kecil dibatasi hanya untuk hal-hal yang perlu saja. Keuangan negara harus diurus sesuai dengan anggaran belanja yang telah ditetapkan olah undangundang.41 b. pengurusan keuangan negara pada umumnya diselenggarakan dengan berpedoman pada anggaran (budgeting) dan pemeriksaan (auditing). • Petugas yang mengurus cek tidak merangkap sebagai petugas yang mengurus kas. • Semua cek yang ditandatangani petugas yang menyusun rekonsiliasi bank sebaiknya dilakukan secara tertutup. Pengawasan pengeluaran kas Pengawasan pengeluaran uang dari kas dilakukan melalui kebijakan sebagai berikut : • Pengeluaran kas sebaiknya tidak dengan uang tunai tetapi dengan cek. c. • Dana yang disimpan dengan aman. • Dana kas disimpan dengan aman. Jadi. • Petugas penyusun rekonsiliasi tidak diserahi tugas menerima kas atau menandatangani cek. Penatausahaan Keuangan Negara Kekayaan negara dinilai dengan uang. dan itu menjadi medan kegiatan ilmu administrasi keuangan negara dalam arti luas. Pengawasan saldo kas Upaya mencegah penyalahgunaan saldo kas ditempu dengan cara sebagai berikut : • Saldo kas diawasi secara ketat.

Hak itu meliputi : hak mencetak uang. hak mengadakan pinjaman paksa kepad rakyat. Pelaksanaan kewajiban memerlukan dana yang harus deprogram secara cermat dalam anggaran negara. dan proyek-proyek yang merupakan isi dari rencana kerja. Negara mempunyai kewajiban menjalankan pemerintahan dan membayar tagihan pihak ketiga yang harus dibayar pemerintah. pembukuan uang negara.42 dasar pemikiran tersebut. hak memungut iuran. baik kekayaan yang berada dalam pengurusan para pejabat atau lembaga termasuk pemerintahan maupun berada dalam penguasaan dan pengurusan bank pemerintahan dengan status hukum perdata”. Sesungguhnya anggaran meliputi taksiran tentang : a. termasuk di dalamnya segala bagian-bagian harta milik kekayaan itu dan segala hak dan kewajiban yang timbul karenanya. Jumlah biaya yang dikeluarkan. b.. “seluruh kekayaan negara. pertanggungjawaban dan pengawasan uang milik negara. Kewajiban negara kita dirumuskan dalam UUD 1945 negara diberi hak istimewa berkaitan dengan keuangan negara agar pelaksanaan kewajiban negara berhasil mewujudkan kesejahteraan rakyat. Oleh karena itu. negara harus ditopang dengan hak menguasai keuangan negara agar dapat melaksanakan kewajibannya. dan hak melakukan pungutan yang sah. Jasa. kegiatan penatausahaan meliputi bidang penyediaan anggaran keuangan negara. hak menarik pajak. aktivitas. Sumber yang dapat digunakan menutup biaya tersebut. hak mengadakan perjanjian pinjaman. 1980:12) Negara termasuk rumah tangga yang mementingkan pelayanan kepada masyarakat (public service). Hak dan kewajiban negara inilah yang merupakan hakikat keuangan negara. definisi keuangan negara adalah …. Dengan demikian. (Westra Pariata. c. Istilah anggaran dalam bahasa Belanda “begroooting” dan dalam bahasa Inggris “budget”. (UU No 7 tahun 1965) .

dibebankan kepada Badan Otorisasi sedangkan fungsi no 3 dan 4 dijalankan oleh Badan Ordonator. 4. Presiden mendelegasikan kembali kepada para Menteri. Menerima jumlah penerimaan negara yang dilakukan oleh lembaga departemen. nondepartemen. Mengatur dan mengusahakan agar penerimaan negara yang dikelola adalah lembaga departemen. Dalam tugas sehari-hari. Dalam praktek pengurusan keuangan negara di Indonesia. 2. perusahaan milik negara dan ABRI/POLRI. Badan Otorisator dipercayakan kepada Presiden sebagai mandataris MPR. nondepartemen. 3. Pengurusan umum dan khusus dilakukan badan-badan yang disebut otorisator dan ordonator. ABRI/POLRI dan perusahaan milik negara masuk kas negara sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Panglima ABRI/POLRI. keuangan negara adalah hak dan kewajiban negara serta segala sesuatu yang berhubungan dengan hak dan kewajiban tersebut yang dinilai dengan uang. Memutuskan kebijakan keuangan (moneter) yang berakibat penerimaan negara/pengeluaran negara.43 Tegasnya. . Penggunaan keuangan negara dianggarkan setiap tahun dalam satu kebijakan negara yang kemudian dijadikan undang-undang APBN yang disusun sesuai dengan daur/siklus anggaran. Kedua badan itu memiliki fungsi : 1. Pengurusan Umum dan Khusus Keuangan Negara Pengurusan umum lebih menekankan pada penguasaan uang dan barang milik negara. Pemisahan pelaksana fungsi itu sesuai dengan undang-undang yaitu Badan Otorisator tidak boleh merangkap sebagai Badan Ordonator. dan pimpinan perusahaan negara. Kepala Lembaga Negara. kemudian membebankan kepada mata anggaran yang sudah ditetapkan. sedangkan pengurusan khusus lebih mengutamakan pada pelaksanaan perintah yang dikeluarkan badan yang bertindak dalam lingkup pengurusan umum. Menerima dan mengkaji tagihan kepada negara. Fungsi pada no 1 dan 2 di atas.

3. Komponen pendapatan yang diharapkan untuk menutup belanja. Pengeluaran rutin menyangkut pengeluaran yang bersifat konsumtif dan operatif. pengaturan dasar seperti ini bertujuan agat tidak terjadi defisit). Ia dalam menjalankan tugasnya sehari-hari dibantu oleh Kepala Kantor Perbendaharaan Negara yang berdomisili di setiap propinsi. penyusunannya harus menggambarkan obyek yang dibiayai). Asas keseimbangan (anggaran pendapatan belanja harus ditutup dengan anggaran pendapatan. Komponen Anggaran Belanja Negara Pengeluaran negara ada yang rutin dan tidak rutin. Asas Penyusunan Anggaran Anggaran negara disusun berdasarkan asas-asas tertentu misalnya : 1.44 Presiden dan mereka yang menerima pelimpahan wewenang itulah yang menjalankan fungsi no 1 dan 2 di atas. serta lembaga ABRI/POLRI di bawah Panglima yang menguasai keuangan negara atas angkatannya masing-masing. 2. Asas universalitas = asas brutto (jumlah anggaran belanja ditetapkan secara bulat tanpa dipotong). Mereka yang bertindak sebagai Badan Otorisasi keuangan negara. Selanjutnya. . kabupaten. yang tidak rutin biaya yang bersifat investasi dan disebut biaya pembangunan. Asas pemerincian (rincian anggaran disesuaikan dengan fungsi kegiatan yang dijalankan oleh tiap organisasi pemerintahan. Presiden menunjuk Menteri Keuangan untuk bertindak sebagai Badan Ordonator. Komponen Anggaran Negara Anggaran pendapatan dan belanja negara memiliki 2 komponen : 1. 2. Komponen belanja yang direncanakan akan dikeluarkan oleh pemerintah guna melakukan kewajiban negara.

Ketika pembuatan APBN pemerintah menetapkan pengeluaran yang dibutuhkan dalam bentuk belanja negara terlebih dahulu. milik pemerintah. Fungsi perbekalan untuk menyediakan informasi tentang kebutuhan perbendaharaan kantor yang terdiri dari perabot kantor. Bekal berarti barang atau uang persediaan untuk digunakan dalam perjalanan. Fungsi perbekalan berpedoman pada kegiatan : . belanja barang. 7. atau perlengkapan untuk membantu pencapaian tujuan suatu usaha kerjasama. Penerimaan bukan pajak meliputi : penerimaan hasil bersih perusahaan negara. pengendalian. dan penerimaan di luar sector minyak yang utama adalah pajak dan bukan pajak. Dalam bahasa Inggris disebut supply. belanja pemeliharaan. perabot. gas alam. belanja subsidi daerah otonom. pengaturan menggunakan peralatan/perlengkapan (operasional) kerja.45 Jadi. Penerimaan dalam negeri meliputi : pendapatan dari sector minyak bumi. denda. Perbekalan Ilmu perbekalan (logistik) yang termasuk dalam cabang ilmu administrasi membahas tentang kegiatan perencanaan. pengimpanan. dan perawatan serta penyingkiran barang-barang keperluan kerja. peralatan kantor. sedangkan hutang luar negeri disebut foreign debt. komponen APBN meliputi belanja pegawai. peralatan. penerimaan dari retribusi. dan lain-lain. iuran. biaya bantuan proyek dan juga anggaran belanja yang mengantisipasi hutang pemerintah (public debt). Komponen Anggaran Pendapatan Negara Penerimaan negara diperoleh dari dalam negeri dan luar negeri. Perbekalan berkaitan erat dengan masalah penyediaan bekal berupa barang. kemudian menutupnya dengan menetapkan anggaran pendapatan dari sumber-sumber penerimaan negara. pengadaan. dan perlengkapan kantor.

• Sewa. sehingga barang-barang tersebut mampu mendukung kegunaan usaha mencapai target keuntungan yang maksimal. menyewa. 2. pinjam. who. b. Rencana pemeliharaan barang perbekalan. meliputi : a. b. how). menerima hibah/hadiah. Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan memperhatikan rumus 5 W dan 2 H (what. Kualitas barang lebih diutamakan. c. c. Barang tidak perlu mewah. perbaikan. Penganggaran. dan penyerahan barang-barang perbekalan. antara lain : a. Pengadaan. Harus sesuai dengan rencana pengadaan dan fungsinya bagi unit pemakai. pemeliharaan.46 1. why. meliputi penetapan alokasi dana khusus untuk persediaan pengadaan barang perbekalan. menyewa atau membuat sendiri). where. penelitian dan pengembangan. penyimpanan. pendistribusian. adalah pemenuhan kebutuhan barang perbekalan dengan berbagai cara. hibah Sewa dapat dilakukan bila : a. misalnya membeli. yaitu : . Adapun anggaran perbekalan itu itu hendaknya disusun sekurang-kurangnya berisi anggaran pembelian. sendiri. Rencana penimbunan. d. Barang/perlengkapan hanya digunakan pada musim fluktuasi kerja memuncak. penyaluran. Adapun langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pengadaan perbekalan. namun sesuai kebutuhan. meminjam. 3. Rencana penghapusan barang perbekalan. hadiah. when. how much. memperbaiki/membuat • Pembelian Beberapa prinsip yang perlukan dipahami dalam melakukan pembelian barang perbekalan. Rencana pengadaan barang (membeli.

Membeli barang baru jauh lebih mahal disbanding membuat sendiri. kegiatan ini membutuhkan ruangan agar barang itu tetap aman dari kerusakan yang disebabkan oleh alam. Contoh skema jenis gudang sesuai kondisi ruangan yang dimiliki : barang sendiri dilakukan organisasi dengan . Peralatan tersebut langka. Tersedianya tenaga yang produktif untuk membuat sendiri. Tersedianya bahan baku yang cukup.47 b. maupun manusia. Harga peralatan sangat tinggi dan sangat dibutuhkan. b. Barang yang diperbaiki. sarana. Kalau hibah/hadiah merupakan pemberian cumacuma dari organisasi yang lain. c. Biaya perbaikan jauh lebih murah disbanding membeli barang baru. c. Sedangkan peminjaman dilakukan pada instansi lain dalam kaitan adanya kerjasama. jangka waktu kegunaannya imbang dengan biaya perbaikan. • Membuat/memperbaiki barang perbekalan Membuat pertimbangan : a. binatang. b. c. Sehingga memerlukan dana. d. tetapi suku cadang dapat diperoleh dengan mudah. Peralatan yang diperbaiki sudah tidak diproduksi lagi. dan biaya operasional. 4. Sedangkan kegiatan memperbaiki dilakukan organisasi dengan alasan yaitu : a. Pengumpulan/penggudangan/penyimpanan. guna penyediaan ruangan (gudang). Pembuatan sendiri dilakukan untuk melatih teknisi dalam negeri.

dan pengungkit katrol. lantainya tanah atau yang diratakan saja. gudang kereta api. biasanya bersusun/bertingkat dengan sarana pengangkut (troli. dan belakang :  Gudang transit untuk menimbun barang yang akan dipindah ke tempat lain.  Gudang kedap udara. untuk menampung barang yang tidak mudah rusak karena pengaruh cuaca :  Gudang terbuka tidak diolah. kanan. dengan ciri-ciri tidak memiliki atap. c. truk. cirinya : bangunannya beratap. pangkalan udara atau pangkalan truk. misalnya : yang akan dimuat di kapal. Gudang tertutup. stasiun kereta api. dan belakang. dengan ciri-ciri beratap. untuk menyimpan barang perbekalan agar tahan lama (bertahun-tahun).48 T er buk a S em iT er tut up/L u mbung (open shed) T r ans it T er tut up S er baguna K edap udar a P endin gin GU D A N G B er tangk ik er ing T ahan api Igloo ( bahan peledak ) Keterangan : a. kanan. Gudang terbuka. umumnya berlokasi dekat pelabuhan. lori. forklift).  Gudang serbaguna. tertutup rapat sehingga harus menggunakan AC. b. lantainya diratakan atau diaspal.  Gudang terbuka diolah. berdinding kiri. Gudang semi tertutup disebut lumbung (open shed). terdiri dari 2 ruangan : .  Gudang pendingin. berwujud padang luas dibatasi pagar. berdinding samping kiri. cocok untuk transit barang. lori.

Pendistribusian barang perbekalan adalah kegiatan bongkar muat dari gudang sampai pemakai barang. e. seperti kubu orang Eskimo dibuat dari beton kuat beratap kubah kemudian ditimbun tanah tampak seperti gundukan tanah. ketertiban administrasi. mesin. Pengaturan barang dalam gudang. Kelancaran pendistribusian barang dipengaruhi : a. dan lain-lain supaya tidak mudah meledak. Selain itu. Gudang igloo. Pencarian kembali barang akan mudah ditelusuri kembali bila digunakan dengan peletakan barang. . Gudang bertangki kering. misal : penyimpanan senjata. Gudang tahan api. misal : jenis minyak cat. b. Prosedur penyampaian berita pengiriman barang (kesiapan penerima adalah pemakai barang). kode lokasi barang. cat. dan sebagainya. untuk menyimpan barang api yang mudah menyala/terbakar. dan jalur transportasi. Prosedur penatausahaan barang perbekalan (kedua fisik barang. dinamit.ruangan pembeku (menyimpan barang kimia yang mudah terbakar. metode penyimpanan. dibuat dari baja berlantai beton kuat untuk menyimpan barang persediaan masa puluhan tahun mendatang. mengawetkan makanan) d. Untuk menyimpan bahan peledak.49 . penempatan barang seharusnya menggunakan pedoman barang yang pertama disimpan maka yang pertama juga dibongkar (first in first out / FIFO) 5. memiliki konstruksi bangunan yang mampu menahan serangan api. hendaknya memperhatikan lokasi tempat penyimpananannya. f. bom. kelengkapan alat pengangkutan). ruangan yang tersedia. roket.ruangan pendingin (sejuk) . c. dan denah tempat penyimpanan yang jelas. Prosedur pelaksanaan dan pengangkutan (kesiapsiagaan petugas pengangkut. bahan kimia yang mudah terbakar. kemudahan pengurusan dokumentasi barang).

dimanfaatkan untuk kegiatan unit instansi sendiri). Kecepatan. diartikan sebagai tindakan yang dilakukan berdasarkan atas prosedur dan tata cara perbekalan guna meniadakan barang dari daftar inventaris. bertugas sebagai badan perencanaan perbekalan/perlengkapan. e. 5. 2. Kadaluarsa (sudah mengalami keausan/deteriorisasi atau barang yang umur masa berlakunya sudah kadaluarsa). Teknis ekonomis (secara teknis dan ekonomis sudah tidak bermanfaat atau tidak menguntungkan). bertugas mendistribusikan barang perbekalan. b. Bagian inventarisasi dan penghapusan. 3. Tenaga pelaksana pendistribusian. f. Di dalamnya pun terdapat lima organisasi perbekalan. yang tidak dapat digunakan. dan ketepatan proses bongkar muat dari atau ke awal pengangkutan dan kemana barang dalam perjalanan. kurang efektif. berubah-ubah atau berkurang kualitasnya karena pengaruh alam).50 d. bertugas mengusahakan agar ada persediaan perbekalan. Absolute (dinilai kurang layak. e. d. penggelapan. bertugas mengendalikan barang perbekalan dan mengadakan penghapusan bila barang perbekalan sudah tidak bermanfaat. Bagian penyaluran. . Spilage (barang yang disimpan busuk. Bagian analisis kebutuhan perlengkapan. bertugas menyimpan dan memelihara barang perbekalan. Faktor-faktor yang mempengaruhi penghapusan barang perbekalan adalah : a. Bagian pengadaan. atau perampokan). kecekatan. kurang efisien. Surplus (kelebihan barang. dan tidak menguntungkan lagi sehingga dihapuskan dan diganti yang baru). Berikutnya kegiatan perbekalan setelah melakukan penyimpanan adalah kegiatan penghapusan barang perbekalan. Bagian penyimpanan dan pemeliharaan. c. antara lain : 1. Kehilangan (karena pencurian. 4.

dirampas. humas adalah kegiatan organisasi menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi dengan public yang berkepentingan untuk mendapat dukungan secara sukarela. Barang tak bertuan (penumpukan barang yang tidak jelas pemiliknya dan tidak diurus oleh pemiliknya). Barang rampasan (barang yang disita. Asal mula kata humas dipromosikan oleh Thomas Jefferson tahun 1804 pada suatu kongres. Menurut Ensiklopedi. h. 8. i. Ekses (kelebihan barang dalam suatu unit tidak dapat digunakan untuk unit itu sendiri tetapi dapat dimanfaatkan pada unit yang lain). Dari segi etimologis. Humas Unsur terakhir yang menjadi bagian dari ilmu administrasi adalah ilmu hubungan masyarakat (humas) yang memiliki pokok bahasan tentang kegiatan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat sekitar. Pada tahun tersebut. Istilah tersebut lahir di negara Amerika.51 g. Kegiatan akhir yakni pemeliharaan barang perbekalan (maintenance) adalah usaha/proses memperpanjang umur kondisi barang dan menjaga daya tahan dan daya guna barang perbekalan agar tetap maksimal. Dalam humas dibedakan menjadi 2 hubungan yakni : . humas berasal dari bahasa Inggris yakni public (masyarakat) dan relation (hubungan). Tahap perencanaan b. memperbaiki. atas dasar bukti pidana/perdata). Tahap pelaksanaan c. Tahap pasca pemeliharaan Sedangkan cara yang dilakukan dalam pemeliharaan misalnya : merawat. dan menyempurnakan kondisi barang. humas diistilahkan public relation tetapi masih dihubungkan dengan istilah foreign relation (hubungan internasional). Tahap pemeliharaan dilakukan melalui : a.

maupun produk yang ditawarkan. nama. Hubungan internal Hubungan antara pimpinan dengan bawahan yang harus diterima terus menerus untuk kelancaran tugas maupun kepentingan pribadi sehingga tercita suasana kerja yang menyenangkan. mempertahankan sdm yang produktif dan loyal) Hubungan eksternal dikelompokkan menjadi : • Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations) • Hubungan dengan jawatan pemerintahan (Government relations) • Hubungan dengan pers/wartawan (Press relations) • Hubungan pimpinan dengan pelanggan . hubungan yang harmonis. dilakukan dengan cara : • Mencari pelanggan • Memperkenalkan produksi • Mencari modal dan hubungan • Memecahkan persoalan yang dihadapi organisasi • Memperbaiki hubungan dengan serikat kerja/SPSI (pemogokan sdm. Hubungan ini dilakukan dengan cara mengadakan : • Rapat • Pengumuman • Majalah/Buletin intern • Rekreasi • Laporan 2. Hubungan eksternal Hubungan yang dilakukan organisasi dengan masyarakat di luar organisasi yang bersangkutan untuk memperoleh citra perusahaan baik di mata masyarakat ditinjau dari organisasi.52 1. saling pengertian dan saling kerjasama baik dalam hubungan vertikal maupun horisontal.

6. pertemuan dengan pihak ketiga.Riset ke dalam berupa penyelidikan kegiatan unit-unit instansinya yang menemukan dan menyimpulkan fakta-fakta yang diperlukan. . Memberikan saran kepada pimpinan Jika rencana kegiatan yang dilakukan sudah tepat dan dapat diterima oleh massa. Mempersiapkan dan merencanakan riset Merencanakan berarti memilih dan menghubungkan fakta yang satu dengan fakta yang lain. Hasil akhir Untuk hasil akhir dipergunakan menilai apakah kegiatan tersebut sesuai dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat. kemudian melanjutkan tindakan untuk memperkirakan masa depan agar perencanaan dapat tercapai maka harus dipersiapkan segala fasilitas yang diperlukan untuk melaksanakan rencana kegiatan tersebut. pembangunan.Riset ke luar untuk mendapatkan gambaran siapa. Mengadakan riset Yaitu mengadakan penelitian baik ke dalam maupun ke luar instansi misalnya : . 3. misalnya mengadakan publisitas dengan menggunakan media massa. surat menyurat) Pada pokoknya dalam pelaksanaan proses kegiatan humas meliputi 6 tahap yaitu : 1. kegiatan humas merupakan proses kontinu yang selalu berusaha menyempurnakan kegiatan dari tugas. instansi mana yang sekiranya akan dijadikan obyek kegiatan. 4. . Mengadakan pengecekan tentang tanggapan masyarakat 5. Pelaksanaan riset Setelah rencana dan alat dipersiapkan maka proses selanjutnya adalah pelaksanaan mengadakan kegiatan.53 • Hubungan organisasi dengan organisasi yang lain (studi banding. 2.

2.54 Jika terjadi hubungan komunikasi dari human relation. antara lain : 1. Jika menerapkan pola ini. kemungkinan besar akan terjadi pemalsuan pesan atau secara sengaja ataupun tidak mengubah isi pesan dimana timbul gossip/issu karena tidak menjamin pesan yang disampaikan. komunikator menyampaikan pesan kepada komunikator secara perseorangan. Pola ini individu terlibat penyampaian pesan kepada orang lain. Pola ini. kemudian komunikan . Kebaikan pola ini karena tidak membutuhkan media. Pola pohon (Tree pattern) A B C D E F Pola ini sering disebut dengan pola perantara. dan komunikasi itulah yang menjadi dasar dari pola humas. biasanya dalam bahasa Jawa diartikan gethuk tular. Pola mata rantai (Chain pattern) A B C F E D Pola ini sering kita temukan dalam kehidupan sehari-hari. dalam hal ini yang bertindak sebagai perantara adalah B. kemudian pesan tersebut disampaikan ke pihak lain begitu juga seterusnya.

4.55 bertindak sebagai komunikator menyempaikan pesan kepada kelompok komunikan yang lain. Pola roda atau bintang yang idsempurnakan (Improved wheel or star pattern) E B C A D Dalam pola ini. A bertindak sebagai komunikator yang menyampaikan pesan kepada komunikan. Yang menjadi humas biasanya si B karena orang yang menyampaikan ingormasi secara timbal balik. Pola roda atau bintang (Wheel or Star pattern) B C A D Pada pola ini. Dalam pola ini tidak terjadi komunikasi. Komunikan dalam pola ini adalah sebagai anggota kelompok dan tidak saling berkomunikasi. E . komunikasi yang dilakukan dapat efektif dan efisien sehingga pesan yang disampaikan mudah menimbulkan umpan balik (feed back) yang lebih akurat sesuai dengan pesan komunikator karena pola ini adalah pola perbaikan dari roda atau bintang. 3.

Media komunikasi ekternal. perlu adanya waktu yang cukup guna menafsirkan pengertiannya. Media ini digunakan dalam E . yang termasuk jenis media ini telepon. Kelemahanya : kemungkinan timbul gangguan yang tidak diinginkan.56 5. Pola terbuka (Open structured pattern) B C A D Dalam pola ini. usaha public relation akan lebih banyak dikerjakan oleh orangorang yang terpilih pada organisasi tersebut. Komunikator dan komunikan dapat terlibat dalam komunikasi tanpa ada perantara yang lebih tepat (komunikasi langsung). maka media humas pun dibedakan menjadi 2 yakni : 1. pembuatan dan penggunaannya lebih mudah. biaya yang dikeluarkan lebih murah. • Media auditif. brosur. Karena hubungan masyarakat terdapat 2 hubungan yakni hubungan internal dan eksternal. setiap anggota dapat saling menggunakan daya nalarnya dalam menanggapi pesan dari komunikator. radio. dsb. yang termasuk adalah : • Media visual. menimbulkan rasa bosan. informasi yang disampaikan lebih jelas. dsb Keuntungannya : menghemat waktu dan tenaga. plakat. tape recorder. Pola ini terbaik dari pola humas yang lain. contoh : film. Dalam perkembangan kehidupan sosial ekonomi masyarakat Indonesia yang makin maju. pameran. adalah media yang dapat didengar.

6. pertemuan. kunjungan. 2. dsb. Perwujudan kegiatan humas dalam organisasi adalah : 1. tabloid. contohnya surat kabar. biasanya dilakukan hanya antara pimpinan dengan bawahan contohnya rapat. Memberi penjelasan tentang hasil produksi baik berupa barang maupun jasa dari organisasi yang bersangkutan. Memberi penjelasan tentang kebijaksanaan pimpinan organisasi yang penjelasannya dititikberatkan bahwa penjelasan itu dapat dipertanggungjawabkan. Membantu public untuk menentukan dan mengetahui kebutuhan yang sebenarnya. seminar. 4. dsb. Media ini bisa disampaikan melalui faximile. • Media audio visual. pertemuan. bulletin. contohnya televisi. brosur. 2. kunjungan. majalah. adalah media yang dapat dilihat dan didengar. Mempertahankan reputasi/nama baik organisasi dan menangkis serangan yang bermaksud menjatuhkan nama perusahaan. Membantu kelancaran komunikasi di dalam dan di luar organisasi. Media komunikasi internal. . 5. Mengusahakan agar organisasi dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan public yang sebenarnya. adalah segala barang cetak. 3.57 komunikasi antar personal yang biasanya banyak digunakan di lingkungan kantor. dsb. • Media cetak. wawancara.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful