13

BAB III UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
1. Organisasi Ilmu organisasi menjadi salah satu cabang dari ilmu administrasi, yang memiliki pokok kegiatan mengelompokkan personil dan menyusun kerangka kerja, menjalin hubungan kerjasama antar personil. Organisasi merupakan kesatuan kerja yang disusun melalui suatu peraturan sebagai wadah dalam menjalankan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Organisasi sendiri memiliki 2 sifat utama, yakni : 1. Bersifat statis Organisasi merupakan wadah dalam melakukan pembagian tugas dan wewenang, secara struktural dan fungsional menempatkan individu sesuai keahliannya. 2. Bersifat dinamis Organisasi merupakan pembagian tugas dan wewenang serta adanya komunikasi dalam menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dari pengertian di atas, organisasi memiliki unsur-unsur pokok yang menyebabkan timbulnya organisasi, yaitu : 1. Adanya pembagian tugas. 2. Adanya kerjasama. 3. Adanya tujuan yang telah ditentukan. Perbedaan administrasi dengan organisasi yaitu : Administrasi 1. Mencakup proses, fungsi, personil sebagai pelaksana. dan Organisasi 1. Sebagai wadah melaksanakan kegiatan sesuai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

14

Administrasi 2. Di dalamnya ada pengorganisasian dari proses, fungsi, dan personilnya. 3. Tidak hanya melaksanakan pengorganisasian, namun mencakup proses perencanaan, pengawasan, dan sebagainya.

Organisasi 2. Bagian dari administrasi. 3. Menekankan pada pengorganisasian dari segi proses, fungsi, dan personil-personilnya.

Dalam menyusun kerangka organisasi, beberapa ahli hampir memiliki persepsi yang sama membuat konsep tentang prinsip-prinsip organisasi, antara lain : 1. Perumusan tujuan (principle of goals) 2. Pembagian tugas (principle of specialization) 3. Pengkoordinasian (principle of coordination) 4. Rentang pengawasan (principle of span control) 5. Kontinuitas (principle of continuity) Adapun beberapa hal penting yang harus dipelajari pada ilmu organisasi, meliputi : 1. Type organisasi • Organisasi garis Organisasi ini diprakarsai oleh Henry Fayol, dimana biasa disebut dengan organisasi lini, lurus, maupun militer karena bercirikan : a. Dipakai pada tingkat organisasi yang sederhana. b. Tidak ada staff ahli. c. Wewenang dan tanggung jawab secara verrtikal dari pimpinan ke bawahan. d. Kekuasaan dan tanggung jawab sepenuhnya pada pimpinan. e. Pemilik organisasi merupakan top manajemen. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis : a. Kesatuan perintah sangat jelas.

15

b. Pimpinan dan bawahan, masing-masing memiliki wewenang dan tanggung jawab yang sangat jelas. c. d. e. Semua perintah yang diberikan pimpinan, dapat dengan mudah dan cepat berjalan. Disiplin. Pimpinan dapat melakukan koordinasi dan supervisi, sehinggan mudah dilaksanakan dan diketahui bawahan. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis : a. Dalam pengembangan keahlian pegawai dibatasi bahkan tidak dapat dipraktekkan secara linier. b. Pimpinan bersikap otoriter. c. Tidak ada pembentukan unit-unit organisasi • Organisasi staff Staff merupakan orang yang ahli dalam bidangnya, dan pada organisasi ini mereka berfungsi memberikan sumbangan pemikiran, ide, saran ataupun nasehat kepada pimpinan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. • Organisasi garis dan staff Organisasi ini merupakan gabungan dari organisasi garis dan staff. Organisasi ini diprakarsai oleh Horrington Emperson yang dipraktekkan di perindustrian. Sedangkan staff, memiliki kedudukan setingkat dengan pimpinan. Organisasi garis dan staff bercirikan : a. Bersifat kompleks. b. Pimpinan memiliki wewenang memerintah bawahan. c. Dalam kelancaran tugas, pimpinan dibantu staff ahli.

16

d. Staff ahli bertugas memberikan saran dan bantuan kepada pimpinan, namun bukan memberikan perintah. e. Staff ahli dimanfaatkan melaksanakan pekerjaan secara efisien dan efektif. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis dan staff : a. Pembagian tugas pada kelompok garis dan staff sangat jelas. b. Disiplin dalam bekerja. c. Adanya koordinasi antara pimpinan dan staff. d. Fleksibel dalam bekerjasama. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis dan staff : a. Bawahan seringkali membuat persepsi bahwan saran/nasehat dari staff merupakan perintah dari pimpinan. b. Terkadang pimpinan melupakan keberadaan staff, sehingga diabaikan mereka. • Organisasi fungsi Organisasi fungsi diprakarsai oleh F. W. Taylor (functional type of organization), diterapkan pada pabrik tempat beliau bekerja. Perintah dari pimpinan ke bawahan berjalan melalui kepala bagian. Masing-masing kepala bagian diberi tanggung jawab kepada bawahannya. Organisasi fungsi bercirikan : a. Kekuasaan tidak berjalan secara langsung. b. Tiap kepala bagian memiliki beberapa bawahan. c. Tiap kepala bagian merupakan orang yang ahli dalam bidangnya. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi fungsi : a. Pembagian tugas akan tenaga pikir dan tenaga fisik (spesialisasi) sangat jelas.

Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi panitia : a. Kesatuan wewenang. Keselarasan pemikiran sehingga antisipasi akan tindakan yang ceroboh.17 b. tanggung jawab. • Organisasi panitia Organisasi ini sering digunakan melalui beberapa istilah seperti Dewan. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. kepala bagian dan bawahan dalam satu fungsi mudah dilaksanakan. Keputusan bersifat demokratis karena dimusyawarahkan. Organisasi panitian bercirikan : a. Proses pengambilan keputusan membutuhkan waktu yang lama. Menghemat biaya perekrutan staff. b. c. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. c. . Anggota memiliki hak. dan tanggung jawab yang sama. pimpinan dari organisasi ini secara bersama-sama namun tetap ada ketua panitia. R. Tugas pimpinan dilaksanakan bersama anggota. Komite. b. c. Timbul perselisihan anat pimpinan karena permasalahan tanggung jawab. Oleh sebab itu. Hak. G. wewenang. Kesatuan komando kurang tegas. Anggota diklasifikasikan berdasarkan tugas yang akan dilaksanakan pada kegiatan. Koordinasi pimpinan. dan wewenang yang sama untuk anggota. Seluruh anggota menjadi pimpinan. Badan. d. Terry sebagai pemrakarsa organisasi ini menyatakan bahwa panitian merupakan sekelompok orang-orang yang terpilih untuk bersama-sama membahas masalah yang ada pada organisasi. dan Team. Kerjasama yang sangat kuat. Majelis. b. Senat. Satgas.

d. Bagan organisasi Bagan organisasi menjadi alat informasi mengenai struktur organisasi. Tanggung jawabanggota tidak penuh. d. dan tanggung jawab mengalir dengan jelas dari pimpinan sampai ke bawahan. c. bentuk bagan organisasi dapat dibuat berdasarkan tipe organisasi. Disusun hanya dengan dua bidang satuan organisasi yang sejajar dekat dengan pimpinan. Keputusan kurang obyektif karena bersifat kompromi. selanjutnya disusun ke bawah. Rincian dari tugas-tugas setiap unit kerja (job description). b. luas maupun ruang lingkup organisasi. Contoh gambar : . pangkat dan golongan bila ada. Aliran komando dan tanggung jawab dari pimpinan ke bawahan atau sebaliknya. sehingga ada permasalahan saling menuduh. Bentuk vertikal Saluran perintah. 2. sehingga beberapa hal penting yang terkandung di dalamnya yaitu : a. antara lain : a.18 b. Isi. jabatan. Nama. c. wewenang. Pengeluaran biaya yang tidak terkendali (boros). Menurut para ahli seperti Keith Davis dan Henry Hodges.

Kreasi bentuk ini pada dasarnya sama dengan piramida biasa. wewenang.19 b. dan tanggung jawab pimpinan kepada bawahan dimulai dari arah bawah ke atas. Lebih tepat diterapkan pada organisasi fungsi. Contoh gambar : d. sederhana dan jelas berdasarkan tingkatan pada tiap satuan tugas organisasi. Bentuk piramida terbalik Bentuk ini merupakan dasar dari piramida di atas. namun dibuat terbalik dimana saluran perintah. Bentuk piramida Disusun dengan mudah. Contoh gambar : . sehingga diterapkan pada organisasi garis (lurus). Bentuk horizontal Saluran perintah. wewenang dan tanggung jawab disusun mendatar (menyamping arah kiri ke kanan) dari pimpinan sampai bawahan. Contoh gambar : c.

Bentuk lingkaran dengan kotak-kotak Susunan bentuk ini menekankan pada hubungan di antara satuansatuan organisasi.20 e. Satuan tugas disusun hanya dengan menggambar kotak dan garis-garis pada saluran perintah. Contoh gambar : f. Contoh gambar : . dan tanggung jawab. Bentuk setengah lingkaran dan bentuk telur dengan garis-garis Kreasi bentuk ini merupakan variasi dari bentuk dasar lingkaran. maka sangat cocok hanya untuk jenjang tingkat atas (pimpinan) saja. Karena jenjang organisasi tidak jelas. wewenang.

menggunakan kata maneggiare kemudian bahasa Italia menggunakan kata maneggio.21 g. mengorganisasikan. Dimulai dengan bahasa Latin. membimbing. dan mengawasi sekelompok personil. Secara etimologis. menggerakkan. Manajemen Ilmu manajemen termasuk cabang dari ilmu administrasi dengan memulai kegiatan merencanakan. manajemen berasal dari beberapa beberapa bahasa yang turun temurun. wewenang. dan tanggung jawab terbaca secara jelas melaui objek (gambar asli/lukisan) dari pimpinan maupun bawahan. Dari kedua bahasa . serta mengerahkan segenap fasilitas kerja. membina. Contoh gambar : D e w a n K o m i s a r i s D i r e k t u r B a g i a nP e n j u a l a n P e n g a n g k u t a n W a k i lD i r e k t u r L a p a n g a n M i n y a k ( P e r t a m b a n g a n ) P e n y a r i n g a n & P e n g o l a h a n P o m p aB e n s i n 2. Bentuk lukisan Saluran perintah.

dan sebagainya. Pembagian kerja yang jelas (job description & job specification). management disimpulkan suatu seni dalam menjalankan kegiatan pada organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Mengatur dan mengawasi (to direct and control) Makna di atas menjadi penerapan dalam kehidupan sehari-hari di segala bidang seperti di sekolah. bahasa Inggris menggunakan kata manage yang kemudian biasa disebut dengan management. Rumah tangga (house keeping) 2. pengurusan. bank. Membuat jadwal istirahat pegawai dalam bekerja. penggunaan istilah management bermacammacam namun kandungan yang termaktub sama. c. sarjana matematika tersebut meneliti sekaligus menjadi sebuah buku dengan judul The Economy of Machinary & Manufactural. kepemimpinan. misal menggunakan kata manajemen. Manajemen sebagai salah satu unsur dasar dari administrasi yang merupakan anak cabang dari ilmu sosial.22 tersebut. Membuat putaran kerja (rolling) antar pegawai e. Beberapa pemrakarsa manajemen secara urut diawali oleh : 1. Perencanaan menentukan anggaran kegiatan dalam proses produksi. Buku tersebut membahas tentang kinerja pegawai yang menekankan pada : a. pembinaan. Efisiensi kerja dalam mencapai tujuan. dan sebagainya. Akhirnya berkat sumbangsih pemikiran dari pemrakarsa manajemen lahirlah konsep-konsep nyata manajemen. . sebenarnya sejak zaman sejarah dahulu kala tanpa sengaja (dirasakan) manusia telah melakukan proses dari manajemen. Sedangkan di Indonesia. Jadi. b. ketatalaksanaan. pengelolaan. rumah. Kata manage memiliki makna : 1. Charles Babbage Pada tahun 1792 – 1871. d. Menunggang kuda (to train a horse) 3.

manajemen termasuk cabang ilmu pengetahuan sehingga konsep-konsep manajemen (prinsip. c. pengembangan ilmu menekankan pada hubungan antar manusia baik secara formal maupun informal agar tercipta keharmonisan. Tahap behaviouralisme Tahun 1959. Hasil penelitian yang meluas tersebut membahas tentang : a. W. b. Frederick Winslow Taylor Setelah Charles Babbage belum menuai hasil. System ban berjalan (perputaran). Tahap survival Tahun 1886 diawalinya Gerakan Manajemen Ilmiah. sehingga tahap ini merupakan perjuangan para pemrakarsa agar manajemen menjadi salah satu cabang ilmu pengetahuan. Sehingga tahun 1886 tercetus Gerakan Manajemen Ilmiah dan disebut sebagai Bapak Manajemen Ilmiah. dalil. Tahap human relation Tahap berikutnya tahun 1945. Prinsip-prinsip manajemen ilmiah. d. Tahap konsolidasi Tahun 1930. d. Taylor bekerja. ilmu manajemen lahir melalui beberapa tahap yakni : a. b. Penelitian dilakukan dengan pengamatan (trial & error) pada kasus yang ada. Pembagian tugas kerja (organisasi fungsional). sehingga ada solusi untuk mencapai tujuan organisasi. c.23 2. Manajemen perusahaan. pada tahun 1856 – 1955 muncul sarjana pertambangan yang melanjutkan penelitian tersebut di perusahaan tempat F. Semenjak itu. rumus) direvisi lagi agar memiliki kekuatan teori dan para ahli yang telah mempelajari mendapat gelar kesarjanaan secara resmi dari lembaga perguruan tinggi. . berkembang ke arah perilaku manusia dalam bersikap.

f. konsep manajemen lebih matang dan didukung dengan peralatan teknologi modern seperti komputer untuk mengolah data yang akurat. berhasil menyumbangkan pemikiran dengan judul General & Industrial Management yang membahas tentang : a. Agar tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai secara : a. manajemen pemasaran. . c. organizing. Pembagian kerja (organisasi garis/lini/lurus). Henry Fayol Pada tahun 1841 – 1925. ilmu manajemen pada perguruan tinggi mulai difokuskan pada spesialisasi bidang studi seperti manajemen sumber daya manusia. commanding. 14 prinsip umum manajemen. 3. controlling (POCCC). Tahap platinum Tahun 2000. dan sebagainya. Efektif (pendayagunaan waktu yang setepat-tepatnya). coordinating. Uraian di atas merupakan sejarah munculnya manajemen oleh para pemrakarsa dan selanjutnya bermunculan para ahli dengan berbagai konsep manajemen dan secara resmi diterapkan di Indonesia. manajemen kinerja. Fungsi manajemen planning.24 e. ilmu manajemen berkembang luas dengan mengkolaborasikan diri dengan software-software yang disediakan komputer agar dalam proses manajemen. sarjana pertambangan dari Perancis yang juga mendapat sebutan Bapak Administrasi Modern. Hal ini berdampak. b. pihak-pihak yang berkepentingan dapat mengambil kebijaksanaan lebih akurat dan cepat. adanya robot yang mengambil alih tugas manusia sehingga efisiensi dan efektivitas tercapai. Tahap matematika Tahun 1990. b. Efisien (pendayagunaan antara pemasukan dengan pengeluaran).

Komunikasi Ilmu komunikasi menjadi cabang dari ilmu administrasi yang sekarang dapat berdiri sendiri dan berkembang pesat dengan program studi yang bertalian. organisasi. Man (factor manusia) b. Manajemen bawah (Lower management) Hubungan antara administrasi. yang disebut The Six M in Management.25 Maka manajemen didukung beberapa sarana yang mutlak harus ada. Methods (system kerja) d. dan gagasan dari seseorang kepada orang lain. Money (anggaran) c. Market (pemasaran) Di dalam proses manajemen pun. dan manajemen merupakan satu kesatuan yang saling mengikat. Ilmu yang membahas mengenai kegiatan menyampaikan berita. • Organisasi sebagai wadah yang menyusun dan menempatkan individu (the right man in the right place) yang melaksanakan kegiatan. • Manajemen menjadi proses pelaksanaan kegiatan pada organisasi dengan berdasarkan kebijakan administrasi. meliputi : a. dibagi dalam 3 tingkatan yaitu : a. pemberian ide. Materials (perlengkapan pendukung/bahan-bahan) e. Manajemen madya (Middle management) c. Machines (peralatan teknologi/mesin) f. Manajemen puncak (Top management) b. 3. dapat disimpulkan bahwa : • Administrasi merupakan proses penetapan kebijaksanaan dan tujuan dari organisasi. yang bersifat timbal balik antara .

3. Penggunaan bahasa yang kurang jelas Komunikasi berhasil bila informasi yang disampaikan dapat diterima dan dipahami. Berita tidak jelas Berita menjadi salah satu komponen yang mutlak harus ada dalam komunikasi. sinar. Dengan bahasa yang lugas. Sehingga komunikator sedapatnya mampu memilih sarana mana yang dirasa efektif dalam penyampaian informasi. .26 pimpinan dengan pimpinan. disebabkan informasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan tidak jelas. Komponen yang terlibat dalam komunikasi ada 5 faktor yang berperanan. Terkadang terjadi salah pengertian (miss communication) dalam komunikasi. 2. Komunikan. adalah pengertian yang disampaikan komunikator yang berupa lambang seperti gerakan. 4. Hal ini disebabkan ada beberapa hambatan dalam komunikasi. sarana penunjang komunikasi harus memadai. suara. atau bahasa 3. Informasi yang disampaikan berwujud bahasa baik lisan ataupun tulisan. adalah asal sumber informasi dikomunikasikan dengan bahasa yang sederhana . adalah orang yang menerima berita dari komunikator. pimpinan dengan bawahan. sebagai berikut : 1. dan tepat akan semakin mudah dimengerti dan diterima oleh komunikan. 2. informasi yang disampaikan harus jelas dimengerti komunikan. Berita. adalah tanggapan dari komunikan (umpan balik). antara lain : 1. 5. Komunikator. jelas. baik secara formal maupun nonformal. Media. Feed Back. Sarana yang kurang memadai Demi tercapainya tujuan. adalah sarana/tempat berlakunya lambang-lambang tersebut. Sebab itu.

27 4. Komunikasi intern Adalah komunikasi yang bersifat informal antara pimpinan dengan bawahan. dan bawahan dengan bawahan agar menciptakan kerjasama yang harmonis diantara para pegawai sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. faktor lingkunganpun mempengaruhi. seminar. dsb. Komunikasi tersebut berlangsung dua arah (two way communication). lokakarya. pimpinan dengan pimpinan. laporan. saran. Dalam komunikasi ini digolongkan dalam 2 bentuk komunikasi yaitu : • Komunikasi formal Adalah komunikasi yang dilakukan organisasi dengan pihak luar melalui media yang resmi. dsb. Faktor lingkungan Berhasil tidaknya komunikasi. Wujud komunikasi seperti rapat dinas. Komunikasi ekstern Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak lain di luar organisasi. pengaduan. penjelasan. Wujud komunikasi seperti wawancara dengan . Wujud komunikasi seperti instruksi. • Komunikasi horizontal Adalah komunikasi antara pimpinan dengan pimpinan atau bawahan dengan bawahan. petunjuk. informasi. Yang termasuk dalam komunikasi intern antara lain : • Komunikasi vertikal Adalah komunikasi yang berlangsung dari pimpinan ke bawahan (downward communication) atau dari bawahan ke pimpinan (upward communication). Komunikasi di dalam organisasi memiliki 2 bentuk yaitu : 1. Entah itu suara gaduh atau gangguan-gangguan teknis yang kadang-kadang muncul saat komunikasi berlangsung. 2.

mengolah. dan menyimpan berbagai keterangan obyektif yang diperlukan. misalnya : • Political intelligence • Government intelligence • Military intelligence • Business intelligence • Monetary intelligence • Industrial intelligence . mencatat. sistematis.28 pers. logis. dan intuitif. pemasangan iklan. menggandakan. penyelenggaraan pameran. menyebarkan. website. Informasi Sebagai cabang ilmu administrasi. Wujud komunikasi ini seperti memperhatikan sikap/perilaku anggota yang ada dalam organisasi. ilmu informasi terbagi menjadi 3 jenis ilmu antara lain : 1. ilmu informasi membahas tentang kegiatan menghimpun. untuk dipakai sebagai alat mengambil keputusan maupun pengamanan atau tindakan penyelamatan. Menurut Prof. Ilmu Intellijens Adalah ilmu yang tertua dan klasik karena sebelum Masehi atau zaman kerjaan telah diterapkan dan mempelajari sistem informasi yang diperoleh dari saluran/media yang sifatnya terbuka dan birokratis. jujur. • Komunikasi informal Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak luar secara tidak resmi. Pimpinan biasanya membutuhkan intellijens yang secara otomatis termasuk orang-orang yang cerdas. dsb. Berbagai jenis intellijens yang dikelompokkan dalam masing-masing bidang spesialisasi. hanya untuk menambah perhatian. penerbitan brosur. Prajudi Atmosudirdja. dan kepercayaan pihak luar terhadap organisasi. dukungan. 4.

Tetapi. dengan dimulainya kertas atau perkamen atau papyrus sebagai alat mencatat informasi. ilmu tata usaha modern berkembang di Eropa pada abad ke 17. agar dapat mengisi lowongan pekerjaan biasanya syaratsyarat utama yang dibutuhkan organisasi antara lain : . ilmu personalia menekankan pada kegiatan mengatur dan mengembangkan tenaga kerja.29 2. Secara umum. yang akhirnya menjadi serentetan pekerjaan rutin yang dilakukan tata usaha. sebagai cabang dari ilmu administrasi. Ilmu Tata Usaha Ilmu tata usaha bersumber dari zaman Mesir Kuno dan di Romawi Kuno. antara lain : • Penerimaan • Pencatatan • Penggandaan • Penyimpanan • Pemilahan • Pengolahan • Pendistribusian 3. Ilmu Sistem Informasi Manajemen (SIM) Ilmu sistem informasi manajemen merupakan bentuk tata usaha modern yang mengkaitkan dengan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data untuk menghasilkan keputusan/kebijaksanaan. Informasi yang disampaikan pada ilmu ini dapat besifat specified (berdasarkan keperluan) dan discretionary (pimpinan menentukan sendiri). Sistem informasi yang digunakan pada ilmu ini berhubungan dengan pekerjaan kertas (paper work). 5. Personalia Ilmu personalia (sumber daya manusia) berkembang pesat dan menjadi bahasan popular saat ini di kalangan masyarakat.

Kepribadian Kepribadian merupakan watak dari pegawai yang menunjang keberhasilannya dalam bekerja. Kepribadian utama yang harus dimiliki pegawai adalah jujur. pegawai yang . Melalui pendidikan baik formal maupun informal menunjang kualitas hidup manusia. Ketrampilan Ketrampilan merupakan salah satu talenta atau nilai plus yang dimiliki oleh calon pegawai. 2. maka unit memiliki rekrutmen pegawai dengan menyebarkan informasi tersebut ke berbagai media. Ketrampilan diperoleh melalui pendidikan formal maupun informal. Nantinya diharapkan. Sehingga orang berbondong-bondong untuk bisa mengantongi ijasah pascasarjana. Informasi tersebut disebarluaskan agar diketahui pencari kerja. Namun. ada yang berasal dari sumber intern maupun ekstern. Kedua sumber tersebut diuraikan sebagai berikut : 1. di era platinum ini pendidikan pascasarjana menjadi pilihan banyak orang untuk meningkatkan kualitas hidupnya. Mereka yang berasal dari organisasi sendiri dan hendak mengisi lowongan pekerjaan biasanya mendapat prioritas pertama asal memenuhi persyaratan yang ditentukan. Sumber tenaga kerja intern Sumber tenaga kerja dari dalam (intern) meliputi pegawai yang telah menduduki jabatan dan sudah pula terikat perjanjian kerja dengan organisasi tempat unit kepegawaian bernaung. Sumber pegawai yang dapat direkrut mengisi lowongan.30 1. 3. dan respek terhadap lingkungan. Media yang dipilih diusahakan mampu menarik hati calon tenaga kerja untuk tertarik melamarnya. Pendidikan Latar belakang pendidikan menjadi syarat mutlak dalam rekruitmen pegawai. Terlebih lagi pemerintah mencanangkan minimal pendidikan adalah 9 tahun. Namun. bertanggung jawab. Bila kepegawaian terjadi lowongan tugas pekerjaan menyiapkan dalam organisasi. ketrampilan tersebut dapat berkembang melalui kegiatan training yang diadakan organisasi.

31 ditarik dari dalam kalau tidak dipilih dengan cermat dapat menjadi boomerang di kemudian hari. Akibatnya. melalui banyak saluran antara lain : 1. jika pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke organisasi. . rekruitmen pegawai baik dari sumber intern maupun ekstern memiliki keuntungan dan kerugian. Bila rekruitmen kurang cermat. Dengan demikian. Kawan pegawai Jika terjadi lowongan pekerjaan. Hal ini sudah biasa. Sumber tenaga kerja ekstern Rekruitmen pegawai dari luar akan memacu pelamar bersaing secara terbuka. Sumber penarikan pegawai baik dari ekstern maupun intern. Bagian rekruitmen melakukan penarikan pegawai. dapat merugikan karena pegawai yang terpilih hanya ingin mencari pengalaman dan menyelidiki kondisi perusahaan selama masa percobaan. Terlebih lagi bila hal tersebut dilakukan atas dasar system kawan (spoil system) karena dapat menimbulkan klik kepegawaian yang kurang sehat. jumlah pelamar yang mendaftar kadang-kadang jauh melebihi jumlah yang dibutuhkan. 2. Aktif berarti memanfaatkan berbagai saluran/media komunikasi untuk memperoleh tenaga kerja. bagian rekruitmen harus mampu menyeleksi secara ketat sehingga mendapatkan pegawai yang berpotensial sesuai persyaratan. baik ekstern maupun intern dapat bertindak aktif dan pasif. Jika hal itu terjadi. Berbeda dengan pegawai dari luar organisasi yang membuka persaingan bebas antar pelamar sehingga unit kepegawaian dapat memilih pelamar yang rata-rata tergolong baik untuk kemudian dibina menjadi pegawai yang baik. karena pegawai mengusulkan kawannya dan secara langsung pegawai yang mengusulkan harus menjadi penjamin kualitas kawan yang diusulkan. organisasi menginformasikan kepada pegawai untuk mengusulkan kawan dekatnya menempati jabatan yang lowong.

bagian kepegawaian dapat memonitor siswa yang berpotensi untuk menjadi pegawai pada organisasi bila sudah lulus pendidikan. Organisasi profesi Rekruitmen pagawai menggunakan saluran melalui anggota organisasi profesi. Meskipun rekruitmen pegawai melalui kawan ini baik. Rekruitmen terkadang kurang murni. organisasi memberi kesempatan magang bagi siswa lembaga tersebut. 4. Kerabat pegawai Rekruitmen ini memprioritaskan pegawai yang memiliki hubungan saudara (nepotisme). 2. Lembaga Pendidikan Rekruitmen melalui lembaga pendidikan dilakukan dengan cara. pegawai yang mengusulkan kawannya belum sepenuhnya menjadi penjamin kualitas kerja kawannya yang setaraf dengan dirinya. Faktor keberuntungan pun menjadi pengaruh rekruitmen serupa. 5. satu agama. Dalam kehidupan sehari-hari. ada kecenderungan subjektifitas mendominasi. Prinsip The Right Man In The Right Place diabaikan. nepotisme terjadi bila pegawai diterima karena ada hubungan saudara walaupun tidak memenuhi syarat.32 Namun. Saat itulah. Depnaker Departemen tenaga kerja menjadi penghubung antara pencari tenaga kerja dan calon pegawai. dan lain lain yang dapat menimbulkan masalah di kemudian hari. Organisasi ini menjadi tempat yang dihuni orang-orang terlatih dan terdidik. misalnya : sarjana kedokteran tergabung dalam IDI (Ikatan Dokter Indonesia). . sekretaris tergabung dalam ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia). kantor pemerintahan ini sampai pada tingkat kabupaten dan memiliki balai latihan sampai tingkat kecamatan. 3. terkadang meletakkan diskriminasi misalnya pegawai mengusulkan kawannya yang satu suku.

Akhirnya. Open house Suatu ketika. 7. dan tenaga untuk menyeleksi pelamar. Jenis iklan Want Advertisement. dan data pelamar sendiri oleh organisasi disimpan sebagai arsip yang sewaktu-waktu bila perusahaan membutuhkan pegawai dapat informasi dari file tersebut. Pemanfaatan leasing ini menguntungkan organisasi karena organisasi mendapat pegawai yang bermutu dan terhindar dari pembayaran seperti tunjangan-tunjangan pada pegawai tetap. Iklan Rekruitmen pegawai melalui iklan dapat dicetak pada majalah atau Koran. Lembaga ini memiliki tenaga ahli dari berbagai disiplin ilmu yang siap menyelesaikan pekerjaan sesuai permintaan. . Rekrutmen itu bersifat kebetulan saja sehingga disebut Walk-in. dana. Iklan ini akan menarik minat pelamar. bagian kepegawaian merekrut pegawai dengan system pegawai lepas atau berdasarkan kontrak kerja saja (parttime job). tetapi bagian kepegawaian pun tetap harus menyediakan waktu. Tetapi. bila tidak diperlukan dimusnahkan. Ada 2 jenis iklan yaitu Want Advertisement & Blind Advertisement. Jenis iklan Blind Advertisement. organisasi mendapat pegawai yang datang sendiri ke kantor organisasi tersebut. adalah iklan yang tidak menyebutkan nama perusahaan dan diganti dengan nomor iklan koran/kotak pos. adalah iklan yang menyebutkan nama perusahaan. pelamar dating secara kebetulan mencari pekerjaan. Organisasi dapat merekrut melalui leasing yang merupakan lembaga yang menyediakan tenaga ahli bidang tertentu. cara melamar. Leasing. Majalah/Koran dipilih terlebih dahulu untuk membatasi pelamar.33 6. data tersebut disimpan dengan masa tertentu. kemudian ditawarkan atas dasar kontrak kerja. organisasi mengalami peningkatan pekerjaan sehingga kekurangan pegawai. Kadang kala. Walk-in. dan syarat-syarat pelamar.

dan berhasil dengan baik jika kedua pihak melakukan persiapan. 3. Seleksi administratif pelamar Seleksi administratif menjadi dasar kebijakan bagian kepegawaian. Pewawancara secara langsung dapat mengetahui kemampuan. Tes Selesai seleksi administratif disusul kemudian tes untuk mengetahui sejauhmana kemampuan seseorang terhadap bidang pekerjaannya. Masa percobaan menjadi batu loncatan sebagai awal keberhasilan karier pegawai di kemudian hari. Bagian kepegawaian harus melakukan kegiatan seleksi pegawai agar memperoleh pegawai yang memenuhi persyaratan. pengetahuan. dan sikap pelamar. Open house menguntungkan karena organisasi tidak perlu menyediakan transportasi. Pelamar yang lulus seleksi dan diterima sebagai pegawai. sebab seleksi ini menitikberatkan pada kebenaran informasi dari surat lamaran dan dokumen-dokumen pendukung si pelamar. 2.34 Selain cara-cara di atas. Untuk itu bagian kepegawaian harus menyiapkan dan melaksanakan program khusus dengan uraian sebagai berikut : 1. Rekrutmen ini mengutamakan pegawai yang domisilinya dekat lokasi pekerjaan. masa percobaan dilalui selama 3 bulan atau lebih. Sedangkan pelamar pun harus menunjukkan sejelas-jelasnya baik talenta maupun kepribadiannya agar dapat menarik simpati pewawancara. Tujuan latihan masa percobaan . Wawancara Wawancara menjadi bagian penting dari seleksi pegawai. kepribadian. Umumnya. penginapan. terakhir rekrutmen dengan cara yang disebut Open House. akan melalui tahap masa percobaan (trainee). Tes yang umum digunakan ada dua yaitu tes tertulis dan tes lisan. dan sebagainya terhindar dari pemborosan waktu yang digunakan pegawai untuk pergi/pulang kantor. Masalah seleksi pegawai meliputi : 1.

2. prosedur. • Dengan melatih personil baru. • Menyamakan persepsi akan pengetahuan dan ketrampilan kerja yang dimiliki personil baru tentang realita pekerjaan yang dianut pada organisasi. Kegiatan masa percobaan. Pegawai (sumber daya manusia) termasuk dalam bagian invenstasi organisasi yang tidak ternilai. Sedangkan pimpinan unit kerja (Kabag/manajer) mengenalkan dan melatih bidang pekerjaan di unitnya. serta hak dan kewajiban pegawai. Bagian kepegawaian memberikan uraian umum tentang kebijakan organisasi. efektivitas pimpinan dan stabilitas produksi tetap tinggi. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah kecil. 3. dan teknik pada unit kerja dan kegiatan yang dilakukan sama hal nya dengan orientasi formal. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah besar. pelaksanaan latihan (schedule). • Orientasi informal. hakikatnya sama dengan proses belajar mengajar dimana bagian kepegawaian membuat rencana terstruktur untuk program latihan yang pelaksanaannya. Pembinaan kemampuan kerja pegawai tersedia dalam 2 model yakni : diberikan. Kepada organisasinya. Orientasi pegawai masa percobaan • Orientasi formal. Oleh sebab itu pembinaan kemampuan kerja dilaksanakan organisasi melalui bagian kepegawaian semenjak proses rekruitmen hingga masa percobaan. Dengan menekankan pada proses. Dilakukan bagian kepegawaian yang bekerjasama dengan pimpinan masing-masing unit kerja (Kabag/Manajer). dan teknik . pegawai memberikan sumbangsih baik tenaga dan pikiran.35 • Membantu pegawai masa percobaan agar mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja untuk mencapai efisiensi kerja dan produktivitas organisasi tidak terganggu karena kehadiran personil baru.

keahlian. mutu kerja. Hukuman tingkat rendah. Jika guru tersebut kenaikan pangkat 2 tahun sekali.000). ketrampilan. pernyataan tertulis tidak puas. ketrampilan yang sesuai dengan jabatannya. IIIA-D. contoh : penundaan kenaikan gaji berkala (Seorang PNS melanggar peraturan. contoh : teguran lisan. misal mengajar tahun 1995 golongan IIIA maka tahun 1997 menjadi golongan IIIB. 2. Preservice training Pembinaan pegawai ketika masih dalam masa percobaan dikenal dengan istilah preservice training. IVA-D. Tujuannya untuk meningkatkan kemampuan kerja. dan sikap saat mengampu jabatan dalam bidangnya. karena pegawai dibekali pengetahuan. maka akan terkena hukuman disiplin. Hukum disiplin dibagi menjadi 3 tingkat yaitu : 1. jika guru tersebut tahun 1995 . diberi hukuman tingkat sedang dengan cara memberi penundaan kenaikan gaji berkala yang biasanya diperoleh selama 1 tahun maka 4 bulan sekali menerima kenaikan gaji dari Rp 175. dan penurunan pangkat setingkat lebih rendah (Sama dengan kenaikan pangkat setingkat lebih tinngi. Tujuannya agar pegawai siap memasuki dunia kerja dan mampu segera berkarya. IIA-D. tetapi karena hukuman disiplin maka tahun 1998 baru naik pangkat).36 1.000 menjadi Rp 185. Hukuman tingkat sedang. 2. Inservice training Pembinaan pegawai yang secara terus menerus berkelanjutan dari latihan masa percobaan. Bila tidak mematuhi disiplin organisasi yang diterapkan. tunduk dan mematuhi segala peraturan yang dibuat dan ditetapkan. Oleh pimpinan dikenai hukuman disiplin dengan cara menunda kenaikan pangkat selama 1 tahun. penundaan kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi (Dalam tingkatan pegawai negeri digolongkan menjadi IA-D. teguran tertulis. Disiplin organisasi merupakan keadaan tertib para personil yang tergabung dalam organisasi tersebut. Untuk guru yang lulusan sarjana memperoleh golongan IIIA melanggr peraturan.

Tujuan diadalannya penilaian ini adalah : 1. bersifat rahasia dalam kurun waktu satu tahun.). karena hukum disiplin tahun 1996 golongan IID dan baru tahun 1998 menjadi golongan IIIA kembali. 3. Penilaian sistem kredit Metode penilaian yang diterapkan khusus untuk jabatan fungsional seperti dokter. contoh : pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri (Seorang PNS berusia 50 tahun dengan masa kerja 10 tahun diberhentikan dengn memperoleh hak kepegawiaan seperti askes. oleh pemerintah diberhentikan tidak dengan hormat karena bertentangan dengan negara dan si guru tidak mendapatkan hak-hak kepegawaiannya). hakim. Langkah penting selanjutnya yang perlu dipelajari dalam ilmu sumber daya manusia (personalia) adalah administrasi penilaian pegawai. Meningkatkan cara kerja pegawai. guru.37 golongan IIIA maka tahun 1997 golongan IIIB. Hukuman tingkat berat. dosen. tunjangan anak. antara lain : 1. 2. Penilaian pegawai dilakukan secara objektif berdasarkan catatan yang akurat. pemsiun yang diambil setiap bulan dengan perolehan 80% dari gaji terakhir). pemberhentian tidak dengan hormat (Seorang guru yang mengajar di suatu daerah dan terlibat dalam organisasi terlarang. Penilaian biasa Metode penilaian yang dilakukan pimpinan dengan cara mencatat aktivitas pekerjaan pegawai pada buku catatan yang tersedia. Penilaian yang dilaksanakan dengan cara digolongkan atas pekerjaan pokok dan pekerjaan penunjang. . dan pembebasan dari jabatan (Seorang guru tahun 1995 menjabat sebagai Wakasek. dan lain-lain. Ada 2 metode penilaian yang dapat dipilih organisasi. 2. karena kasus ia mendapat hukum disiplin tingkat berat maka tahun 1996 ia dicabut dari jabatan tersebut dan tetap menjadi guru). Sebagai masukan untuk perbaikan agar bekerja lebih efisien. Masing-masing unsur dihargai dengan nilai yang ditetapkan. pengacara.

38 sehingga pegawai berkewajiban mengumpulkan sesuai nilai (point) yang diminta. Demosi. tidak puas dengan cara bekerja pegawai. pensiun dan sebagainya. Mutasi berati pemindahan atau perubahan jabatan dalam organisasi. Atas kehendak organisasi Pemberhentian atas kehendak organisasi dikarenakan beberapa alasan misalnya : adanyan pengurangan pegawai. Perubahan jabatan yang tidak mengurangi tanggung jawab. Atas permintaan pegawai sendiri Pemberhentian atas permintaan pegawai sendiri dikarenakan beberapa alasan misalnya : karena sudah lanjut usia. atau pindah kerja. karena cacat atau secara fisik kondisi pegawai belum menguntungkan sehingga tidak dapat menunaikan tugas. misalnya manajer pemasaran cabang Surabaya dipindah menjadi manajer pemasaran cabang Bali. 3. 2. Pemberhentian pegawai atau pemutusan hubungan kerja (PHK) terjadi bila pegawai dinilai sudah tidak produktif lagi. beberapa contoh yang termasuk dalam kegiatan mutasi : 1. Pemberhentian digolongkan menjadi tiga jenis yaitu : 1. Mutasi dapat bersifat positif maupun negatif. misalnya guru bidang studi yang diangkat menjadi kepala sekolah. . 4. Tugas akhir dari administrasi kepegawaian adalah kegiatan mutasi dan pemberhentian pegawai. Promosi. Pemindahan dari satu tempat ke tempat lain dalam jabatan yang sama. misalnya kepala sekolah yang diturunkan jabatannya kembali menjadi guru biasa. misalnya kepala bidang pendidikan menengah umum propinsi Jatim dipindah menjadi kepala bidang pendidikan menengah kejuruan propinsi Jatim. sehingga organisasi mengambil keputusan berdasarkan kebijakan dan peraturan pemberhentian yang sedang berlaku. 2.

tempat membayar atau menerima uang dan juga peti kayu sebagai alat mengirim barang. cek. terkait dengan organisasi terlarang. dan sebagainya. Keuangan . 6. dan alat penukar uang tersebut.39 3. Kas dapat digunakan untuk membayar pinjaman jangka pendek dalam akuntansi termasuk harta lancar. Pendek kata. membahas tentang pokok-pokok kegiatan pengaturan dan pengolahan dalam menggunakan segi-segi pembiayaan sekaligus pertanggungjawaban keuangan (PPBS). kas adalah tempat penyimpanan uang. Istilah uang kas berarti uang tunai yang ada dalam kas. kas adalah kekayaan badan usaha yang tersedia dan dapat dipergunakan untuk melakukan kewajiban perusahaan. tersangkut pidana. Perangko b. Kas bon (hutang pegawai) Semua yang tergolong kas dapat dipakai membayar pinjaman atau hutang jangka pendek. b. uang logam. Karena terpaksa Pemberhentian karena terpaksa disebabkan beberapa hal misalnya : meninggal dunia. deposito yang segera dapat ditarik rekening giro. dan sebagainya. Kamus umum bahasa Indonesia. Kas berarti pula alat penukar berupa uang kertas. Cek mundur (cek yang pengambilannya ditangguhkan trlebih dahulu) c. . Finansia Ilmu finansia (keuangan) menjadi cabang dari ilmu administrasi. Definisi kas menurut : a. kas merupakan alat penukar yang dapat dipergunakan untuk membayar kewajiban perusahaan jangka pendek (pinjaman). Ada beberapa kertas berharga yang tidak tergolong dalam kas : a.

Pengawan secara preventif dengan mekanisme pengurusan seperti prsedur proses penerimaan dan pengeluaran kas. tetapi mengurus kertas berharga juga yang bukan berwujud uang tunai. nota. • Setiap transaksi yang mengakibatkan penerimaan uang tunai harus disertai dokumen yang sah (kuitansi.40 Dengan demikian. saat mencatat transaksi dan rekonsiliasi bank memberi peluang penyelewengan keuangan. mereka yang bergerak di bidang pengurusan uang tunai. pengurusan kas tidak hanya mengurusi uang tunai yang digunakan sebagai alat pembayaran yang sah. Rincian kebijakan yang dipilih untuk ditetapkan dalam mengurus kegiatan pengawasan kas diuraikan sebagai berikut : a. Pengawasan penerimaan kas Kebijakan pencegahan penyelewengan uang terhadap penerimaan kas sebagai berikut : • Penerimaan kas disetor ke bank secara berkala dan dilakukan setiap hari. dan pemisahan fungsi pegawai yang mengurus kas akan banyak membantu mencegah dan menyalahgunakan keuangan. Oleh karena itu. dsb) • Perpindahan uang kas dari pegawai yang satu ke pegawai yang lain dilakukan dengan bukti pertanggungjawaban. Pengurusan kas merupakan pekerjaan yang banyak menanggung resiko bila dibandingkan dengan bidang pekerjaan keuangan lainnya. Hal serupa harus diantisipasi. • Bila penerima kas juga merangkap tugas mengeluarkan kas. spesialisasi pegawai atas tugas penerimaan dan pengeluaran kas. . pihak pimpinan dalam usaha khususnya kepala bagian keuangan harus melakukan pengawasan secara ketat namun bijaksana dalam bidang tersebut. • Penerima kas harus tidak bertugas ganda. Terlebih lagi. jadi khusus menerima kas saja.

• Petugas penyusun rekonsiliasi tidak diserahi tugas menerima kas atau menandatangani cek.41 b. sebaiknya sering dihitung secara mendadak. Pengawasan saldo kas Upaya mencegah penyalahgunaan saldo kas ditempu dengan cara sebagai berikut : • Saldo kas diawasi secara ketat. • Dana kas disimpan dengan aman. Pengawasan pengeluaran kas Pengawasan pengeluaran uang dari kas dilakukan melalui kebijakan sebagai berikut : • Pengeluaran kas sebaiknya tidak dengan uang tunai tetapi dengan cek. dan itu menjadi medan kegiatan ilmu administrasi keuangan negara dalam arti luas. Jadi. pengurusan keuangan negara pada umumnya diselenggarakan dengan berpedoman pada anggaran (budgeting) dan pemeriksaan (auditing). Keuangan negara harus diurus sesuai dengan anggaran belanja yang telah ditetapkan olah undangundang. Penatausahaan Keuangan Negara Kekayaan negara dinilai dengan uang. Atas . • Dana yang disimpan dengan aman. • Pengeluaran kas dengan uang tunai untuk kas kecil dibatasi hanya untuk hal-hal yang perlu saja. c. • Semua cek yang ditandatangani petugas yang menyusun rekonsiliasi bank sebaiknya dilakukan secara tertutup. • Petugas yang mengurus cek tidak merangkap sebagai petugas yang mengurus kas. • Setiap transaksi didukung dengan dokumen sah dan harus disahkan pejabat untuk bahan pemeriksaan.

hak mengadakan perjanjian pinjaman. baik kekayaan yang berada dalam pengurusan para pejabat atau lembaga termasuk pemerintahan maupun berada dalam penguasaan dan pengurusan bank pemerintahan dengan status hukum perdata”. Kewajiban negara kita dirumuskan dalam UUD 1945 negara diberi hak istimewa berkaitan dengan keuangan negara agar pelaksanaan kewajiban negara berhasil mewujudkan kesejahteraan rakyat. Sumber yang dapat digunakan menutup biaya tersebut. Jasa.42 dasar pemikiran tersebut. Oleh karena itu. (UU No 7 tahun 1965) . b. definisi keuangan negara adalah …. Jumlah biaya yang dikeluarkan.. hak memungut iuran. Sesungguhnya anggaran meliputi taksiran tentang : a. Negara mempunyai kewajiban menjalankan pemerintahan dan membayar tagihan pihak ketiga yang harus dibayar pemerintah. 1980:12) Negara termasuk rumah tangga yang mementingkan pelayanan kepada masyarakat (public service). Hak itu meliputi : hak mencetak uang. pertanggungjawaban dan pengawasan uang milik negara. termasuk di dalamnya segala bagian-bagian harta milik kekayaan itu dan segala hak dan kewajiban yang timbul karenanya. dan proyek-proyek yang merupakan isi dari rencana kerja. pembukuan uang negara. “seluruh kekayaan negara. Istilah anggaran dalam bahasa Belanda “begroooting” dan dalam bahasa Inggris “budget”. aktivitas. (Westra Pariata. Hak dan kewajiban negara inilah yang merupakan hakikat keuangan negara. c. hak menarik pajak. hak mengadakan pinjaman paksa kepad rakyat. kegiatan penatausahaan meliputi bidang penyediaan anggaran keuangan negara. Dengan demikian. Pelaksanaan kewajiban memerlukan dana yang harus deprogram secara cermat dalam anggaran negara. negara harus ditopang dengan hak menguasai keuangan negara agar dapat melaksanakan kewajibannya. dan hak melakukan pungutan yang sah.

Mengatur dan mengusahakan agar penerimaan negara yang dikelola adalah lembaga departemen.43 Tegasnya. Kedua badan itu memiliki fungsi : 1. Presiden mendelegasikan kembali kepada para Menteri. Pengurusan Umum dan Khusus Keuangan Negara Pengurusan umum lebih menekankan pada penguasaan uang dan barang milik negara. Menerima jumlah penerimaan negara yang dilakukan oleh lembaga departemen. Kepala Lembaga Negara. dan pimpinan perusahaan negara. keuangan negara adalah hak dan kewajiban negara serta segala sesuatu yang berhubungan dengan hak dan kewajiban tersebut yang dinilai dengan uang. Memutuskan kebijakan keuangan (moneter) yang berakibat penerimaan negara/pengeluaran negara. perusahaan milik negara dan ABRI/POLRI. . ABRI/POLRI dan perusahaan milik negara masuk kas negara sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Pemisahan pelaksana fungsi itu sesuai dengan undang-undang yaitu Badan Otorisator tidak boleh merangkap sebagai Badan Ordonator. 4. Pengurusan umum dan khusus dilakukan badan-badan yang disebut otorisator dan ordonator. Menerima dan mengkaji tagihan kepada negara. Fungsi pada no 1 dan 2 di atas. nondepartemen. 2. dibebankan kepada Badan Otorisasi sedangkan fungsi no 3 dan 4 dijalankan oleh Badan Ordonator. 3. Badan Otorisator dipercayakan kepada Presiden sebagai mandataris MPR. Panglima ABRI/POLRI. nondepartemen. Penggunaan keuangan negara dianggarkan setiap tahun dalam satu kebijakan negara yang kemudian dijadikan undang-undang APBN yang disusun sesuai dengan daur/siklus anggaran. Dalam praktek pengurusan keuangan negara di Indonesia. Dalam tugas sehari-hari. sedangkan pengurusan khusus lebih mengutamakan pada pelaksanaan perintah yang dikeluarkan badan yang bertindak dalam lingkup pengurusan umum. kemudian membebankan kepada mata anggaran yang sudah ditetapkan.

. Asas pemerincian (rincian anggaran disesuaikan dengan fungsi kegiatan yang dijalankan oleh tiap organisasi pemerintahan. yang tidak rutin biaya yang bersifat investasi dan disebut biaya pembangunan. Pengeluaran rutin menyangkut pengeluaran yang bersifat konsumtif dan operatif. Asas universalitas = asas brutto (jumlah anggaran belanja ditetapkan secara bulat tanpa dipotong). 2. Presiden menunjuk Menteri Keuangan untuk bertindak sebagai Badan Ordonator. Selanjutnya. serta lembaga ABRI/POLRI di bawah Panglima yang menguasai keuangan negara atas angkatannya masing-masing. Ia dalam menjalankan tugasnya sehari-hari dibantu oleh Kepala Kantor Perbendaharaan Negara yang berdomisili di setiap propinsi. Komponen belanja yang direncanakan akan dikeluarkan oleh pemerintah guna melakukan kewajiban negara. Komponen Anggaran Belanja Negara Pengeluaran negara ada yang rutin dan tidak rutin. Mereka yang bertindak sebagai Badan Otorisasi keuangan negara. Komponen Anggaran Negara Anggaran pendapatan dan belanja negara memiliki 2 komponen : 1. Asas keseimbangan (anggaran pendapatan belanja harus ditutup dengan anggaran pendapatan. kabupaten. pengaturan dasar seperti ini bertujuan agat tidak terjadi defisit). penyusunannya harus menggambarkan obyek yang dibiayai). Komponen pendapatan yang diharapkan untuk menutup belanja. 2. Asas Penyusunan Anggaran Anggaran negara disusun berdasarkan asas-asas tertentu misalnya : 1.44 Presiden dan mereka yang menerima pelimpahan wewenang itulah yang menjalankan fungsi no 1 dan 2 di atas. 3.

Perbekalan Ilmu perbekalan (logistik) yang termasuk dalam cabang ilmu administrasi membahas tentang kegiatan perencanaan. komponen APBN meliputi belanja pegawai. 7. biaya bantuan proyek dan juga anggaran belanja yang mengantisipasi hutang pemerintah (public debt). dan perawatan serta penyingkiran barang-barang keperluan kerja. atau perlengkapan untuk membantu pencapaian tujuan suatu usaha kerjasama. peralatan kantor. belanja subsidi daerah otonom. Komponen Anggaran Pendapatan Negara Penerimaan negara diperoleh dari dalam negeri dan luar negeri. pengendalian. perabot. pengadaan. peralatan. Ketika pembuatan APBN pemerintah menetapkan pengeluaran yang dibutuhkan dalam bentuk belanja negara terlebih dahulu. Bekal berarti barang atau uang persediaan untuk digunakan dalam perjalanan. Penerimaan bukan pajak meliputi : penerimaan hasil bersih perusahaan negara. kemudian menutupnya dengan menetapkan anggaran pendapatan dari sumber-sumber penerimaan negara. dan perlengkapan kantor. dan lain-lain. pengimpanan. belanja pemeliharaan. penerimaan dari retribusi. milik pemerintah. pengaturan menggunakan peralatan/perlengkapan (operasional) kerja. sedangkan hutang luar negeri disebut foreign debt. Penerimaan dalam negeri meliputi : pendapatan dari sector minyak bumi. Dalam bahasa Inggris disebut supply. denda. gas alam. Perbekalan berkaitan erat dengan masalah penyediaan bekal berupa barang. Fungsi perbekalan untuk menyediakan informasi tentang kebutuhan perbendaharaan kantor yang terdiri dari perabot kantor. belanja barang. Fungsi perbekalan berpedoman pada kegiatan : . dan penerimaan di luar sector minyak yang utama adalah pajak dan bukan pajak. iuran.45 Jadi.

pinjam. b. Barang tidak perlu mewah. pemeliharaan. penelitian dan pengembangan. yaitu : . pendistribusian. 3. 2. Rencana pengadaan barang (membeli. hadiah. when. c. dan penyerahan barang-barang perbekalan. menerima hibah/hadiah. adalah pemenuhan kebutuhan barang perbekalan dengan berbagai cara. Barang/perlengkapan hanya digunakan pada musim fluktuasi kerja memuncak. sehingga barang-barang tersebut mampu mendukung kegunaan usaha mencapai target keuntungan yang maksimal. Penganggaran. penyimpanan. meliputi : a. antara lain : a. sendiri. Harus sesuai dengan rencana pengadaan dan fungsinya bagi unit pemakai. meminjam. memperbaiki/membuat • Pembelian Beberapa prinsip yang perlukan dipahami dalam melakukan pembelian barang perbekalan. why. where. menyewa. Rencana penimbunan. meliputi penetapan alokasi dana khusus untuk persediaan pengadaan barang perbekalan. hibah Sewa dapat dilakukan bila : a. • Sewa. Kualitas barang lebih diutamakan. Rencana penghapusan barang perbekalan. Adapun anggaran perbekalan itu itu hendaknya disusun sekurang-kurangnya berisi anggaran pembelian. how much. Rencana pemeliharaan barang perbekalan. Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan memperhatikan rumus 5 W dan 2 H (what. perbaikan. Adapun langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pengadaan perbekalan. c. namun sesuai kebutuhan. menyewa atau membuat sendiri). penyaluran. how). Pengadaan.46 1. b. who. d. misalnya membeli.

b. jangka waktu kegunaannya imbang dengan biaya perbaikan. Harga peralatan sangat tinggi dan sangat dibutuhkan. dan biaya operasional. Contoh skema jenis gudang sesuai kondisi ruangan yang dimiliki : barang sendiri dilakukan organisasi dengan . c. d. Pembuatan sendiri dilakukan untuk melatih teknisi dalam negeri. • Membuat/memperbaiki barang perbekalan Membuat pertimbangan : a.47 b. Sehingga memerlukan dana. Peralatan tersebut langka. Barang yang diperbaiki. guna penyediaan ruangan (gudang). Tersedianya bahan baku yang cukup. c. Tersedianya tenaga yang produktif untuk membuat sendiri. Pengumpulan/penggudangan/penyimpanan. Sedangkan peminjaman dilakukan pada instansi lain dalam kaitan adanya kerjasama. maupun manusia. kegiatan ini membutuhkan ruangan agar barang itu tetap aman dari kerusakan yang disebabkan oleh alam. Kalau hibah/hadiah merupakan pemberian cumacuma dari organisasi yang lain. binatang. c. tetapi suku cadang dapat diperoleh dengan mudah. 4. b. Membeli barang baru jauh lebih mahal disbanding membuat sendiri. Sedangkan kegiatan memperbaiki dilakukan organisasi dengan alasan yaitu : a. Biaya perbaikan jauh lebih murah disbanding membeli barang baru. Peralatan yang diperbaiki sudah tidak diproduksi lagi. sarana.

c. truk. umumnya berlokasi dekat pelabuhan. berdinding samping kiri. dan belakang :  Gudang transit untuk menimbun barang yang akan dipindah ke tempat lain. gudang kereta api. dengan ciri-ciri beratap. dan belakang.  Gudang kedap udara. stasiun kereta api. lantainya diratakan atau diaspal. untuk menampung barang yang tidak mudah rusak karena pengaruh cuaca :  Gudang terbuka tidak diolah.48 T er buk a S em iT er tut up/L u mbung (open shed) T r ans it T er tut up S er baguna K edap udar a P endin gin GU D A N G B er tangk ik er ing T ahan api Igloo ( bahan peledak ) Keterangan : a. kanan. lantainya tanah atau yang diratakan saja. dan pengungkit katrol. biasanya bersusun/bertingkat dengan sarana pengangkut (troli. b. berdinding kiri. lori.  Gudang terbuka diolah. Gudang terbuka. Gudang semi tertutup disebut lumbung (open shed). terdiri dari 2 ruangan : .  Gudang serbaguna. cocok untuk transit barang. dengan ciri-ciri tidak memiliki atap. lori. cirinya : bangunannya beratap. misalnya : yang akan dimuat di kapal. tertutup rapat sehingga harus menggunakan AC.  Gudang pendingin. Gudang tertutup. untuk menyimpan barang perbekalan agar tahan lama (bertahun-tahun). forklift). berwujud padang luas dibatasi pagar. kanan. pangkalan udara atau pangkalan truk.

cat. Pencarian kembali barang akan mudah ditelusuri kembali bila digunakan dengan peletakan barang. e. Gudang tahan api. Untuk menyimpan bahan peledak. f. Pendistribusian barang perbekalan adalah kegiatan bongkar muat dari gudang sampai pemakai barang. misal : jenis minyak cat. Pengaturan barang dalam gudang. dan sebagainya.ruangan pendingin (sejuk) .ruangan pembeku (menyimpan barang kimia yang mudah terbakar. kode lokasi barang. misal : penyimpanan senjata. untuk menyimpan barang api yang mudah menyala/terbakar. dibuat dari baja berlantai beton kuat untuk menyimpan barang persediaan masa puluhan tahun mendatang. Prosedur pelaksanaan dan pengangkutan (kesiapsiagaan petugas pengangkut. mesin. dan denah tempat penyimpanan yang jelas. ketertiban administrasi. dan jalur transportasi. . metode penyimpanan. memiliki konstruksi bangunan yang mampu menahan serangan api. ruangan yang tersedia. b. kelengkapan alat pengangkutan). Gudang bertangki kering. Prosedur penyampaian berita pengiriman barang (kesiapan penerima adalah pemakai barang). seperti kubu orang Eskimo dibuat dari beton kuat beratap kubah kemudian ditimbun tanah tampak seperti gundukan tanah. roket. Gudang igloo. dinamit. c. hendaknya memperhatikan lokasi tempat penyimpananannya. Kelancaran pendistribusian barang dipengaruhi : a.49 . penempatan barang seharusnya menggunakan pedoman barang yang pertama disimpan maka yang pertama juga dibongkar (first in first out / FIFO) 5. Selain itu. kemudahan pengurusan dokumentasi barang). bom. mengawetkan makanan) d. Prosedur penatausahaan barang perbekalan (kedua fisik barang. bahan kimia yang mudah terbakar. dan lain-lain supaya tidak mudah meledak.

f. Kehilangan (karena pencurian. Kadaluarsa (sudah mengalami keausan/deteriorisasi atau barang yang umur masa berlakunya sudah kadaluarsa). yang tidak dapat digunakan. bertugas sebagai badan perencanaan perbekalan/perlengkapan. antara lain : 1. kurang efisien. Berikutnya kegiatan perbekalan setelah melakukan penyimpanan adalah kegiatan penghapusan barang perbekalan. Bagian penyaluran. dimanfaatkan untuk kegiatan unit instansi sendiri). c. atau perampokan). . kecekatan. Bagian inventarisasi dan penghapusan. Tenaga pelaksana pendistribusian. d. bertugas mendistribusikan barang perbekalan. Bagian penyimpanan dan pemeliharaan. b. e. Bagian analisis kebutuhan perlengkapan. diartikan sebagai tindakan yang dilakukan berdasarkan atas prosedur dan tata cara perbekalan guna meniadakan barang dari daftar inventaris. 5. Spilage (barang yang disimpan busuk. dan ketepatan proses bongkar muat dari atau ke awal pengangkutan dan kemana barang dalam perjalanan. 3. Absolute (dinilai kurang layak. Di dalamnya pun terdapat lima organisasi perbekalan. penggelapan. 4. 2. kurang efektif. dan tidak menguntungkan lagi sehingga dihapuskan dan diganti yang baru). berubah-ubah atau berkurang kualitasnya karena pengaruh alam).50 d. bertugas mengendalikan barang perbekalan dan mengadakan penghapusan bila barang perbekalan sudah tidak bermanfaat. Faktor-faktor yang mempengaruhi penghapusan barang perbekalan adalah : a. Bagian pengadaan. Teknis ekonomis (secara teknis dan ekonomis sudah tidak bermanfaat atau tidak menguntungkan). Surplus (kelebihan barang. Kecepatan. bertugas menyimpan dan memelihara barang perbekalan. bertugas mengusahakan agar ada persediaan perbekalan. e.

Kegiatan akhir yakni pemeliharaan barang perbekalan (maintenance) adalah usaha/proses memperpanjang umur kondisi barang dan menjaga daya tahan dan daya guna barang perbekalan agar tetap maksimal.51 g. Tahap pelaksanaan c. humas berasal dari bahasa Inggris yakni public (masyarakat) dan relation (hubungan). Istilah tersebut lahir di negara Amerika. Tahap pemeliharaan dilakukan melalui : a. memperbaiki. Barang rampasan (barang yang disita. Dalam humas dibedakan menjadi 2 hubungan yakni : . atas dasar bukti pidana/perdata). dirampas. humas adalah kegiatan organisasi menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi dengan public yang berkepentingan untuk mendapat dukungan secara sukarela. Humas Unsur terakhir yang menjadi bagian dari ilmu administrasi adalah ilmu hubungan masyarakat (humas) yang memiliki pokok bahasan tentang kegiatan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat sekitar. 8. Pada tahun tersebut. dan menyempurnakan kondisi barang. Asal mula kata humas dipromosikan oleh Thomas Jefferson tahun 1804 pada suatu kongres. humas diistilahkan public relation tetapi masih dihubungkan dengan istilah foreign relation (hubungan internasional). i. Tahap pasca pemeliharaan Sedangkan cara yang dilakukan dalam pemeliharaan misalnya : merawat. h. Tahap perencanaan b. Dari segi etimologis. Ekses (kelebihan barang dalam suatu unit tidak dapat digunakan untuk unit itu sendiri tetapi dapat dimanfaatkan pada unit yang lain). Menurut Ensiklopedi. Barang tak bertuan (penumpukan barang yang tidak jelas pemiliknya dan tidak diurus oleh pemiliknya).

Hubungan internal Hubungan antara pimpinan dengan bawahan yang harus diterima terus menerus untuk kelancaran tugas maupun kepentingan pribadi sehingga tercita suasana kerja yang menyenangkan. Hubungan ini dilakukan dengan cara mengadakan : • Rapat • Pengumuman • Majalah/Buletin intern • Rekreasi • Laporan 2.52 1. dilakukan dengan cara : • Mencari pelanggan • Memperkenalkan produksi • Mencari modal dan hubungan • Memecahkan persoalan yang dihadapi organisasi • Memperbaiki hubungan dengan serikat kerja/SPSI (pemogokan sdm. maupun produk yang ditawarkan. hubungan yang harmonis. mempertahankan sdm yang produktif dan loyal) Hubungan eksternal dikelompokkan menjadi : • Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations) • Hubungan dengan jawatan pemerintahan (Government relations) • Hubungan dengan pers/wartawan (Press relations) • Hubungan pimpinan dengan pelanggan . Hubungan eksternal Hubungan yang dilakukan organisasi dengan masyarakat di luar organisasi yang bersangkutan untuk memperoleh citra perusahaan baik di mata masyarakat ditinjau dari organisasi. nama. saling pengertian dan saling kerjasama baik dalam hubungan vertikal maupun horisontal.

instansi mana yang sekiranya akan dijadikan obyek kegiatan. 6. Pelaksanaan riset Setelah rencana dan alat dipersiapkan maka proses selanjutnya adalah pelaksanaan mengadakan kegiatan. 3. . misalnya mengadakan publisitas dengan menggunakan media massa. Memberikan saran kepada pimpinan Jika rencana kegiatan yang dilakukan sudah tepat dan dapat diterima oleh massa. Hasil akhir Untuk hasil akhir dipergunakan menilai apakah kegiatan tersebut sesuai dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat.Riset ke luar untuk mendapatkan gambaran siapa. pembangunan. kegiatan humas merupakan proses kontinu yang selalu berusaha menyempurnakan kegiatan dari tugas. Mempersiapkan dan merencanakan riset Merencanakan berarti memilih dan menghubungkan fakta yang satu dengan fakta yang lain. 2. Mengadakan pengecekan tentang tanggapan masyarakat 5. kemudian melanjutkan tindakan untuk memperkirakan masa depan agar perencanaan dapat tercapai maka harus dipersiapkan segala fasilitas yang diperlukan untuk melaksanakan rencana kegiatan tersebut. surat menyurat) Pada pokoknya dalam pelaksanaan proses kegiatan humas meliputi 6 tahap yaitu : 1.53 • Hubungan organisasi dengan organisasi yang lain (studi banding. 4. pertemuan dengan pihak ketiga. Mengadakan riset Yaitu mengadakan penelitian baik ke dalam maupun ke luar instansi misalnya : . .Riset ke dalam berupa penyelidikan kegiatan unit-unit instansinya yang menemukan dan menyimpulkan fakta-fakta yang diperlukan.

biasanya dalam bahasa Jawa diartikan gethuk tular. antara lain : 1. Pola pohon (Tree pattern) A B C D E F Pola ini sering disebut dengan pola perantara. komunikator menyampaikan pesan kepada komunikator secara perseorangan. 2. kemudian pesan tersebut disampaikan ke pihak lain begitu juga seterusnya. Pola ini.54 Jika terjadi hubungan komunikasi dari human relation. Kebaikan pola ini karena tidak membutuhkan media. kemudian komunikan . kemungkinan besar akan terjadi pemalsuan pesan atau secara sengaja ataupun tidak mengubah isi pesan dimana timbul gossip/issu karena tidak menjamin pesan yang disampaikan. dalam hal ini yang bertindak sebagai perantara adalah B. Pola mata rantai (Chain pattern) A B C F E D Pola ini sering kita temukan dalam kehidupan sehari-hari. Jika menerapkan pola ini. dan komunikasi itulah yang menjadi dasar dari pola humas. Pola ini individu terlibat penyampaian pesan kepada orang lain.

4. komunikasi yang dilakukan dapat efektif dan efisien sehingga pesan yang disampaikan mudah menimbulkan umpan balik (feed back) yang lebih akurat sesuai dengan pesan komunikator karena pola ini adalah pola perbaikan dari roda atau bintang. Pola roda atau bintang (Wheel or Star pattern) B C A D Pada pola ini. Komunikan dalam pola ini adalah sebagai anggota kelompok dan tidak saling berkomunikasi.55 bertindak sebagai komunikator menyempaikan pesan kepada kelompok komunikan yang lain. 3. A bertindak sebagai komunikator yang menyampaikan pesan kepada komunikan. E . Yang menjadi humas biasanya si B karena orang yang menyampaikan ingormasi secara timbal balik. Dalam pola ini tidak terjadi komunikasi. Pola roda atau bintang yang idsempurnakan (Improved wheel or star pattern) E B C A D Dalam pola ini.

brosur. maka media humas pun dibedakan menjadi 2 yakni : 1. • Media auditif. Pola ini terbaik dari pola humas yang lain. setiap anggota dapat saling menggunakan daya nalarnya dalam menanggapi pesan dari komunikator. dsb. Kelemahanya : kemungkinan timbul gangguan yang tidak diinginkan. pembuatan dan penggunaannya lebih mudah. radio. Pola terbuka (Open structured pattern) B C A D Dalam pola ini. biaya yang dikeluarkan lebih murah. contoh : film. usaha public relation akan lebih banyak dikerjakan oleh orangorang yang terpilih pada organisasi tersebut. plakat. Media komunikasi ekternal. Dalam perkembangan kehidupan sosial ekonomi masyarakat Indonesia yang makin maju. pameran. Komunikator dan komunikan dapat terlibat dalam komunikasi tanpa ada perantara yang lebih tepat (komunikasi langsung). informasi yang disampaikan lebih jelas. tape recorder.56 5. adalah media yang dapat didengar. perlu adanya waktu yang cukup guna menafsirkan pengertiannya. yang termasuk jenis media ini telepon. dsb Keuntungannya : menghemat waktu dan tenaga. Media ini digunakan dalam E . menimbulkan rasa bosan. Karena hubungan masyarakat terdapat 2 hubungan yakni hubungan internal dan eksternal. yang termasuk adalah : • Media visual.

seminar. dsb. Perwujudan kegiatan humas dalam organisasi adalah : 1. 3. kunjungan. brosur. adalah media yang dapat dilihat dan didengar. 2. Memberi penjelasan tentang hasil produksi baik berupa barang maupun jasa dari organisasi yang bersangkutan. Media ini bisa disampaikan melalui faximile. biasanya dilakukan hanya antara pimpinan dengan bawahan contohnya rapat. • Media cetak. Memberi penjelasan tentang kebijaksanaan pimpinan organisasi yang penjelasannya dititikberatkan bahwa penjelasan itu dapat dipertanggungjawabkan. pertemuan.57 komunikasi antar personal yang biasanya banyak digunakan di lingkungan kantor. Mempertahankan reputasi/nama baik organisasi dan menangkis serangan yang bermaksud menjatuhkan nama perusahaan. pertemuan. Membantu public untuk menentukan dan mengetahui kebutuhan yang sebenarnya. 4. wawancara. • Media audio visual. 2. bulletin. dsb. dsb. contohnya surat kabar. Mengusahakan agar organisasi dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan public yang sebenarnya. Media komunikasi internal. . majalah. adalah segala barang cetak. contohnya televisi. 5. kunjungan. Membantu kelancaran komunikasi di dalam dan di luar organisasi. 6. tabloid.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful