13

BAB III UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
1. Organisasi Ilmu organisasi menjadi salah satu cabang dari ilmu administrasi, yang memiliki pokok kegiatan mengelompokkan personil dan menyusun kerangka kerja, menjalin hubungan kerjasama antar personil. Organisasi merupakan kesatuan kerja yang disusun melalui suatu peraturan sebagai wadah dalam menjalankan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Organisasi sendiri memiliki 2 sifat utama, yakni : 1. Bersifat statis Organisasi merupakan wadah dalam melakukan pembagian tugas dan wewenang, secara struktural dan fungsional menempatkan individu sesuai keahliannya. 2. Bersifat dinamis Organisasi merupakan pembagian tugas dan wewenang serta adanya komunikasi dalam menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dari pengertian di atas, organisasi memiliki unsur-unsur pokok yang menyebabkan timbulnya organisasi, yaitu : 1. Adanya pembagian tugas. 2. Adanya kerjasama. 3. Adanya tujuan yang telah ditentukan. Perbedaan administrasi dengan organisasi yaitu : Administrasi 1. Mencakup proses, fungsi, personil sebagai pelaksana. dan Organisasi 1. Sebagai wadah melaksanakan kegiatan sesuai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

14

Administrasi 2. Di dalamnya ada pengorganisasian dari proses, fungsi, dan personilnya. 3. Tidak hanya melaksanakan pengorganisasian, namun mencakup proses perencanaan, pengawasan, dan sebagainya.

Organisasi 2. Bagian dari administrasi. 3. Menekankan pada pengorganisasian dari segi proses, fungsi, dan personil-personilnya.

Dalam menyusun kerangka organisasi, beberapa ahli hampir memiliki persepsi yang sama membuat konsep tentang prinsip-prinsip organisasi, antara lain : 1. Perumusan tujuan (principle of goals) 2. Pembagian tugas (principle of specialization) 3. Pengkoordinasian (principle of coordination) 4. Rentang pengawasan (principle of span control) 5. Kontinuitas (principle of continuity) Adapun beberapa hal penting yang harus dipelajari pada ilmu organisasi, meliputi : 1. Type organisasi • Organisasi garis Organisasi ini diprakarsai oleh Henry Fayol, dimana biasa disebut dengan organisasi lini, lurus, maupun militer karena bercirikan : a. Dipakai pada tingkat organisasi yang sederhana. b. Tidak ada staff ahli. c. Wewenang dan tanggung jawab secara verrtikal dari pimpinan ke bawahan. d. Kekuasaan dan tanggung jawab sepenuhnya pada pimpinan. e. Pemilik organisasi merupakan top manajemen. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis : a. Kesatuan perintah sangat jelas.

15

b. Pimpinan dan bawahan, masing-masing memiliki wewenang dan tanggung jawab yang sangat jelas. c. d. e. Semua perintah yang diberikan pimpinan, dapat dengan mudah dan cepat berjalan. Disiplin. Pimpinan dapat melakukan koordinasi dan supervisi, sehinggan mudah dilaksanakan dan diketahui bawahan. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis : a. Dalam pengembangan keahlian pegawai dibatasi bahkan tidak dapat dipraktekkan secara linier. b. Pimpinan bersikap otoriter. c. Tidak ada pembentukan unit-unit organisasi • Organisasi staff Staff merupakan orang yang ahli dalam bidangnya, dan pada organisasi ini mereka berfungsi memberikan sumbangan pemikiran, ide, saran ataupun nasehat kepada pimpinan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. • Organisasi garis dan staff Organisasi ini merupakan gabungan dari organisasi garis dan staff. Organisasi ini diprakarsai oleh Horrington Emperson yang dipraktekkan di perindustrian. Sedangkan staff, memiliki kedudukan setingkat dengan pimpinan. Organisasi garis dan staff bercirikan : a. Bersifat kompleks. b. Pimpinan memiliki wewenang memerintah bawahan. c. Dalam kelancaran tugas, pimpinan dibantu staff ahli.

16

d. Staff ahli bertugas memberikan saran dan bantuan kepada pimpinan, namun bukan memberikan perintah. e. Staff ahli dimanfaatkan melaksanakan pekerjaan secara efisien dan efektif. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis dan staff : a. Pembagian tugas pada kelompok garis dan staff sangat jelas. b. Disiplin dalam bekerja. c. Adanya koordinasi antara pimpinan dan staff. d. Fleksibel dalam bekerjasama. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis dan staff : a. Bawahan seringkali membuat persepsi bahwan saran/nasehat dari staff merupakan perintah dari pimpinan. b. Terkadang pimpinan melupakan keberadaan staff, sehingga diabaikan mereka. • Organisasi fungsi Organisasi fungsi diprakarsai oleh F. W. Taylor (functional type of organization), diterapkan pada pabrik tempat beliau bekerja. Perintah dari pimpinan ke bawahan berjalan melalui kepala bagian. Masing-masing kepala bagian diberi tanggung jawab kepada bawahannya. Organisasi fungsi bercirikan : a. Kekuasaan tidak berjalan secara langsung. b. Tiap kepala bagian memiliki beberapa bawahan. c. Tiap kepala bagian merupakan orang yang ahli dalam bidangnya. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi fungsi : a. Pembagian tugas akan tenaga pikir dan tenaga fisik (spesialisasi) sangat jelas.

Kesatuan wewenang. Oleh sebab itu. b. R. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. wewenang. c. Kesatuan komando kurang tegas. Majelis. G. b. Keselarasan pemikiran sehingga antisipasi akan tindakan yang ceroboh. Senat. Kerjasama yang sangat kuat. Menghemat biaya perekrutan staff. Satgas. tanggung jawab. c. Anggota diklasifikasikan berdasarkan tugas yang akan dilaksanakan pada kegiatan. Seluruh anggota menjadi pimpinan. b. . Anggota memiliki hak. • Organisasi panitia Organisasi ini sering digunakan melalui beberapa istilah seperti Dewan. pimpinan dari organisasi ini secara bersama-sama namun tetap ada ketua panitia. dan tanggung jawab yang sama. c. dan Team. Koordinasi pimpinan. Organisasi panitian bercirikan : a. kepala bagian dan bawahan dalam satu fungsi mudah dilaksanakan. Badan. Terry sebagai pemrakarsa organisasi ini menyatakan bahwa panitian merupakan sekelompok orang-orang yang terpilih untuk bersama-sama membahas masalah yang ada pada organisasi. Tugas pimpinan dilaksanakan bersama anggota. d. Timbul perselisihan anat pimpinan karena permasalahan tanggung jawab. dan wewenang yang sama untuk anggota. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a.17 b. Hak. Proses pengambilan keputusan membutuhkan waktu yang lama. Keputusan bersifat demokratis karena dimusyawarahkan. Komite. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi panitia : a.

antara lain : a. Menurut para ahli seperti Keith Davis dan Henry Hodges. Aliran komando dan tanggung jawab dari pimpinan ke bawahan atau sebaliknya. c. jabatan. Tanggung jawabanggota tidak penuh. sehingga beberapa hal penting yang terkandung di dalamnya yaitu : a. d. Nama. pangkat dan golongan bila ada. bentuk bagan organisasi dapat dibuat berdasarkan tipe organisasi. luas maupun ruang lingkup organisasi. 2. dan tanggung jawab mengalir dengan jelas dari pimpinan sampai ke bawahan. Keputusan kurang obyektif karena bersifat kompromi. d. Disusun hanya dengan dua bidang satuan organisasi yang sejajar dekat dengan pimpinan. selanjutnya disusun ke bawah. b. Isi.18 b. Bagan organisasi Bagan organisasi menjadi alat informasi mengenai struktur organisasi. c. Contoh gambar : . Pengeluaran biaya yang tidak terkendali (boros). wewenang. Bentuk vertikal Saluran perintah. Rincian dari tugas-tugas setiap unit kerja (job description). sehingga ada permasalahan saling menuduh.

19 b. namun dibuat terbalik dimana saluran perintah. Bentuk piramida Disusun dengan mudah. Lebih tepat diterapkan pada organisasi fungsi. sederhana dan jelas berdasarkan tingkatan pada tiap satuan tugas organisasi. Contoh gambar : d. Contoh gambar : c. Kreasi bentuk ini pada dasarnya sama dengan piramida biasa. dan tanggung jawab pimpinan kepada bawahan dimulai dari arah bawah ke atas. wewenang dan tanggung jawab disusun mendatar (menyamping arah kiri ke kanan) dari pimpinan sampai bawahan. wewenang. sehingga diterapkan pada organisasi garis (lurus). Contoh gambar : . Bentuk horizontal Saluran perintah. Bentuk piramida terbalik Bentuk ini merupakan dasar dari piramida di atas.

Karena jenjang organisasi tidak jelas. Bentuk lingkaran dengan kotak-kotak Susunan bentuk ini menekankan pada hubungan di antara satuansatuan organisasi. maka sangat cocok hanya untuk jenjang tingkat atas (pimpinan) saja. Bentuk setengah lingkaran dan bentuk telur dengan garis-garis Kreasi bentuk ini merupakan variasi dari bentuk dasar lingkaran. Contoh gambar : . dan tanggung jawab. Contoh gambar : f. Satuan tugas disusun hanya dengan menggambar kotak dan garis-garis pada saluran perintah. wewenang.20 e.

dan tanggung jawab terbaca secara jelas melaui objek (gambar asli/lukisan) dari pimpinan maupun bawahan. dan mengawasi sekelompok personil. serta mengerahkan segenap fasilitas kerja. Dimulai dengan bahasa Latin. Secara etimologis. menggerakkan. Contoh gambar : D e w a n K o m i s a r i s D i r e k t u r B a g i a nP e n j u a l a n P e n g a n g k u t a n W a k i lD i r e k t u r L a p a n g a n M i n y a k ( P e r t a m b a n g a n ) P e n y a r i n g a n & P e n g o l a h a n P o m p aB e n s i n 2. Dari kedua bahasa . manajemen berasal dari beberapa beberapa bahasa yang turun temurun. mengorganisasikan. Manajemen Ilmu manajemen termasuk cabang dari ilmu administrasi dengan memulai kegiatan merencanakan. membina. menggunakan kata maneggiare kemudian bahasa Italia menggunakan kata maneggio. membimbing. wewenang.21 g. Bentuk lukisan Saluran perintah.

Jadi. bahasa Inggris menggunakan kata manage yang kemudian biasa disebut dengan management. Charles Babbage Pada tahun 1792 – 1871. Mengatur dan mengawasi (to direct and control) Makna di atas menjadi penerapan dalam kehidupan sehari-hari di segala bidang seperti di sekolah. pengurusan. pengelolaan. management disimpulkan suatu seni dalam menjalankan kegiatan pada organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. sebenarnya sejak zaman sejarah dahulu kala tanpa sengaja (dirasakan) manusia telah melakukan proses dari manajemen. Efisiensi kerja dalam mencapai tujuan. c. pembinaan. dan sebagainya. Manajemen sebagai salah satu unsur dasar dari administrasi yang merupakan anak cabang dari ilmu sosial. penggunaan istilah management bermacammacam namun kandungan yang termaktub sama. rumah. misal menggunakan kata manajemen. Membuat jadwal istirahat pegawai dalam bekerja. dan sebagainya. Sedangkan di Indonesia. Perencanaan menentukan anggaran kegiatan dalam proses produksi. d. sarjana matematika tersebut meneliti sekaligus menjadi sebuah buku dengan judul The Economy of Machinary & Manufactural. Membuat putaran kerja (rolling) antar pegawai e. Pembagian kerja yang jelas (job description & job specification). ketatalaksanaan. Akhirnya berkat sumbangsih pemikiran dari pemrakarsa manajemen lahirlah konsep-konsep nyata manajemen. Beberapa pemrakarsa manajemen secara urut diawali oleh : 1. Rumah tangga (house keeping) 2. . kepemimpinan.22 tersebut. b. Buku tersebut membahas tentang kinerja pegawai yang menekankan pada : a. Kata manage memiliki makna : 1. bank. Menunggang kuda (to train a horse) 3.

Tahap survival Tahun 1886 diawalinya Gerakan Manajemen Ilmiah. Prinsip-prinsip manajemen ilmiah. manajemen termasuk cabang ilmu pengetahuan sehingga konsep-konsep manajemen (prinsip. pengembangan ilmu menekankan pada hubungan antar manusia baik secara formal maupun informal agar tercipta keharmonisan. Tahap konsolidasi Tahun 1930. System ban berjalan (perputaran). Tahap human relation Tahap berikutnya tahun 1945. Pembagian tugas kerja (organisasi fungsional). rumus) direvisi lagi agar memiliki kekuatan teori dan para ahli yang telah mempelajari mendapat gelar kesarjanaan secara resmi dari lembaga perguruan tinggi. b. Tahap behaviouralisme Tahun 1959. berkembang ke arah perilaku manusia dalam bersikap. dalil. pada tahun 1856 – 1955 muncul sarjana pertambangan yang melanjutkan penelitian tersebut di perusahaan tempat F. Manajemen perusahaan. Sehingga tahun 1886 tercetus Gerakan Manajemen Ilmiah dan disebut sebagai Bapak Manajemen Ilmiah. . Semenjak itu. W. c. sehingga tahap ini merupakan perjuangan para pemrakarsa agar manajemen menjadi salah satu cabang ilmu pengetahuan. Hasil penelitian yang meluas tersebut membahas tentang : a. b.23 2. ilmu manajemen lahir melalui beberapa tahap yakni : a. Penelitian dilakukan dengan pengamatan (trial & error) pada kasus yang ada. sehingga ada solusi untuk mencapai tujuan organisasi. d. Frederick Winslow Taylor Setelah Charles Babbage belum menuai hasil. Taylor bekerja. c. d.

14 prinsip umum manajemen. ilmu manajemen berkembang luas dengan mengkolaborasikan diri dengan software-software yang disediakan komputer agar dalam proses manajemen. adanya robot yang mengambil alih tugas manusia sehingga efisiensi dan efektivitas tercapai. . Tahap matematika Tahun 1990. manajemen pemasaran. b.24 e. ilmu manajemen pada perguruan tinggi mulai difokuskan pada spesialisasi bidang studi seperti manajemen sumber daya manusia. Tahap platinum Tahun 2000. Fungsi manajemen planning. organizing. pihak-pihak yang berkepentingan dapat mengambil kebijaksanaan lebih akurat dan cepat. commanding. berhasil menyumbangkan pemikiran dengan judul General & Industrial Management yang membahas tentang : a. manajemen kinerja. Pembagian kerja (organisasi garis/lini/lurus). dan sebagainya. Henry Fayol Pada tahun 1841 – 1925. 3. Agar tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai secara : a. Efektif (pendayagunaan waktu yang setepat-tepatnya). konsep manajemen lebih matang dan didukung dengan peralatan teknologi modern seperti komputer untuk mengolah data yang akurat. controlling (POCCC). coordinating. Efisien (pendayagunaan antara pemasukan dengan pengeluaran). b. c. Uraian di atas merupakan sejarah munculnya manajemen oleh para pemrakarsa dan selanjutnya bermunculan para ahli dengan berbagai konsep manajemen dan secara resmi diterapkan di Indonesia. f. sarjana pertambangan dari Perancis yang juga mendapat sebutan Bapak Administrasi Modern. Hal ini berdampak.

3. Materials (perlengkapan pendukung/bahan-bahan) e. yang disebut The Six M in Management. Komunikasi Ilmu komunikasi menjadi cabang dari ilmu administrasi yang sekarang dapat berdiri sendiri dan berkembang pesat dengan program studi yang bertalian. organisasi. meliputi : a. dapat disimpulkan bahwa : • Administrasi merupakan proses penetapan kebijaksanaan dan tujuan dari organisasi.25 Maka manajemen didukung beberapa sarana yang mutlak harus ada. dan gagasan dari seseorang kepada orang lain. • Organisasi sebagai wadah yang menyusun dan menempatkan individu (the right man in the right place) yang melaksanakan kegiatan. Manajemen puncak (Top management) b. Machines (peralatan teknologi/mesin) f. dibagi dalam 3 tingkatan yaitu : a. Methods (system kerja) d. Ilmu yang membahas mengenai kegiatan menyampaikan berita. Manajemen madya (Middle management) c. Manajemen bawah (Lower management) Hubungan antara administrasi. • Manajemen menjadi proses pelaksanaan kegiatan pada organisasi dengan berdasarkan kebijakan administrasi. dan manajemen merupakan satu kesatuan yang saling mengikat. Market (pemasaran) Di dalam proses manajemen pun. yang bersifat timbal balik antara . pemberian ide. Money (anggaran) c. Man (factor manusia) b.

pimpinan dengan bawahan. Media. suara.26 pimpinan dengan pimpinan. Dengan bahasa yang lugas. Berita tidak jelas Berita menjadi salah satu komponen yang mutlak harus ada dalam komunikasi. 4. Sarana yang kurang memadai Demi tercapainya tujuan. dan tepat akan semakin mudah dimengerti dan diterima oleh komunikan. adalah pengertian yang disampaikan komunikator yang berupa lambang seperti gerakan. atau bahasa 3. sarana penunjang komunikasi harus memadai. adalah sarana/tempat berlakunya lambang-lambang tersebut. jelas. Terkadang terjadi salah pengertian (miss communication) dalam komunikasi. Feed Back. Informasi yang disampaikan berwujud bahasa baik lisan ataupun tulisan. Komunikan. sebagai berikut : 1. adalah orang yang menerima berita dari komunikator. Komunikator. 2. informasi yang disampaikan harus jelas dimengerti komunikan. adalah tanggapan dari komunikan (umpan balik). Hal ini disebabkan ada beberapa hambatan dalam komunikasi. disebabkan informasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan tidak jelas. . 2. 5. adalah asal sumber informasi dikomunikasikan dengan bahasa yang sederhana . Sehingga komunikator sedapatnya mampu memilih sarana mana yang dirasa efektif dalam penyampaian informasi. antara lain : 1. Penggunaan bahasa yang kurang jelas Komunikasi berhasil bila informasi yang disampaikan dapat diterima dan dipahami. Komponen yang terlibat dalam komunikasi ada 5 faktor yang berperanan. baik secara formal maupun nonformal. Berita. sinar. 3. Sebab itu.

pimpinan dengan pimpinan. • Komunikasi horizontal Adalah komunikasi antara pimpinan dengan pimpinan atau bawahan dengan bawahan. dsb. penjelasan. laporan. Wujud komunikasi seperti wawancara dengan . Wujud komunikasi seperti instruksi. petunjuk.27 4. saran. dsb. Komunikasi ekstern Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak lain di luar organisasi. Komunikasi di dalam organisasi memiliki 2 bentuk yaitu : 1. informasi. dan bawahan dengan bawahan agar menciptakan kerjasama yang harmonis diantara para pegawai sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. pengaduan. Entah itu suara gaduh atau gangguan-gangguan teknis yang kadang-kadang muncul saat komunikasi berlangsung. lokakarya. Yang termasuk dalam komunikasi intern antara lain : • Komunikasi vertikal Adalah komunikasi yang berlangsung dari pimpinan ke bawahan (downward communication) atau dari bawahan ke pimpinan (upward communication). seminar. Wujud komunikasi seperti rapat dinas. Komunikasi intern Adalah komunikasi yang bersifat informal antara pimpinan dengan bawahan. faktor lingkunganpun mempengaruhi. Faktor lingkungan Berhasil tidaknya komunikasi. Dalam komunikasi ini digolongkan dalam 2 bentuk komunikasi yaitu : • Komunikasi formal Adalah komunikasi yang dilakukan organisasi dengan pihak luar melalui media yang resmi. Komunikasi tersebut berlangsung dua arah (two way communication). 2.

dan menyimpan berbagai keterangan obyektif yang diperlukan. website. dukungan. Prajudi Atmosudirdja. ilmu informasi membahas tentang kegiatan menghimpun. ilmu informasi terbagi menjadi 3 jenis ilmu antara lain : 1. Menurut Prof. menyebarkan. untuk dipakai sebagai alat mengambil keputusan maupun pengamanan atau tindakan penyelamatan. misalnya : • Political intelligence • Government intelligence • Military intelligence • Business intelligence • Monetary intelligence • Industrial intelligence . sistematis. menggandakan. Pimpinan biasanya membutuhkan intellijens yang secara otomatis termasuk orang-orang yang cerdas. hanya untuk menambah perhatian. dsb. Informasi Sebagai cabang ilmu administrasi. • Komunikasi informal Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak luar secara tidak resmi. mencatat. dan intuitif. logis. Berbagai jenis intellijens yang dikelompokkan dalam masing-masing bidang spesialisasi. jujur. penerbitan brosur. penyelenggaraan pameran. Wujud komunikasi ini seperti memperhatikan sikap/perilaku anggota yang ada dalam organisasi. dan kepercayaan pihak luar terhadap organisasi. pemasangan iklan. Ilmu Intellijens Adalah ilmu yang tertua dan klasik karena sebelum Masehi atau zaman kerjaan telah diterapkan dan mempelajari sistem informasi yang diperoleh dari saluran/media yang sifatnya terbuka dan birokratis. 4. mengolah.28 pers.

Personalia Ilmu personalia (sumber daya manusia) berkembang pesat dan menjadi bahasan popular saat ini di kalangan masyarakat. yang akhirnya menjadi serentetan pekerjaan rutin yang dilakukan tata usaha. Tetapi. Secara umum. Informasi yang disampaikan pada ilmu ini dapat besifat specified (berdasarkan keperluan) dan discretionary (pimpinan menentukan sendiri).29 2. Ilmu Tata Usaha Ilmu tata usaha bersumber dari zaman Mesir Kuno dan di Romawi Kuno. ilmu personalia menekankan pada kegiatan mengatur dan mengembangkan tenaga kerja. dengan dimulainya kertas atau perkamen atau papyrus sebagai alat mencatat informasi. 5. ilmu tata usaha modern berkembang di Eropa pada abad ke 17. Sistem informasi yang digunakan pada ilmu ini berhubungan dengan pekerjaan kertas (paper work). Ilmu Sistem Informasi Manajemen (SIM) Ilmu sistem informasi manajemen merupakan bentuk tata usaha modern yang mengkaitkan dengan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data untuk menghasilkan keputusan/kebijaksanaan. antara lain : • Penerimaan • Pencatatan • Penggandaan • Penyimpanan • Pemilahan • Pengolahan • Pendistribusian 3. sebagai cabang dari ilmu administrasi. agar dapat mengisi lowongan pekerjaan biasanya syaratsyarat utama yang dibutuhkan organisasi antara lain : .

Nantinya diharapkan. 3. 2. ada yang berasal dari sumber intern maupun ekstern. di era platinum ini pendidikan pascasarjana menjadi pilihan banyak orang untuk meningkatkan kualitas hidupnya. Mereka yang berasal dari organisasi sendiri dan hendak mengisi lowongan pekerjaan biasanya mendapat prioritas pertama asal memenuhi persyaratan yang ditentukan. Informasi tersebut disebarluaskan agar diketahui pencari kerja. Pendidikan Latar belakang pendidikan menjadi syarat mutlak dalam rekruitmen pegawai. Sumber pegawai yang dapat direkrut mengisi lowongan. dan respek terhadap lingkungan. Namun. maka unit memiliki rekrutmen pegawai dengan menyebarkan informasi tersebut ke berbagai media. Ketrampilan diperoleh melalui pendidikan formal maupun informal. Media yang dipilih diusahakan mampu menarik hati calon tenaga kerja untuk tertarik melamarnya. Terlebih lagi pemerintah mencanangkan minimal pendidikan adalah 9 tahun. Namun. Kepribadian Kepribadian merupakan watak dari pegawai yang menunjang keberhasilannya dalam bekerja. Ketrampilan Ketrampilan merupakan salah satu talenta atau nilai plus yang dimiliki oleh calon pegawai. pegawai yang . Kedua sumber tersebut diuraikan sebagai berikut : 1. Bila kepegawaian terjadi lowongan tugas pekerjaan menyiapkan dalam organisasi. Sumber tenaga kerja intern Sumber tenaga kerja dari dalam (intern) meliputi pegawai yang telah menduduki jabatan dan sudah pula terikat perjanjian kerja dengan organisasi tempat unit kepegawaian bernaung. Sehingga orang berbondong-bondong untuk bisa mengantongi ijasah pascasarjana. ketrampilan tersebut dapat berkembang melalui kegiatan training yang diadakan organisasi. bertanggung jawab.30 1. Kepribadian utama yang harus dimiliki pegawai adalah jujur. Melalui pendidikan baik formal maupun informal menunjang kualitas hidup manusia.

Bagian rekruitmen melakukan penarikan pegawai. jika pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke organisasi. Aktif berarti memanfaatkan berbagai saluran/media komunikasi untuk memperoleh tenaga kerja. 2. Kawan pegawai Jika terjadi lowongan pekerjaan. Akibatnya. . melalui banyak saluran antara lain : 1. bagian rekruitmen harus mampu menyeleksi secara ketat sehingga mendapatkan pegawai yang berpotensial sesuai persyaratan. organisasi menginformasikan kepada pegawai untuk mengusulkan kawan dekatnya menempati jabatan yang lowong. Jika hal itu terjadi. jumlah pelamar yang mendaftar kadang-kadang jauh melebihi jumlah yang dibutuhkan. Sumber tenaga kerja ekstern Rekruitmen pegawai dari luar akan memacu pelamar bersaing secara terbuka. Hal ini sudah biasa. karena pegawai mengusulkan kawannya dan secara langsung pegawai yang mengusulkan harus menjadi penjamin kualitas kawan yang diusulkan. Terlebih lagi bila hal tersebut dilakukan atas dasar system kawan (spoil system) karena dapat menimbulkan klik kepegawaian yang kurang sehat. baik ekstern maupun intern dapat bertindak aktif dan pasif. rekruitmen pegawai baik dari sumber intern maupun ekstern memiliki keuntungan dan kerugian. Berbeda dengan pegawai dari luar organisasi yang membuka persaingan bebas antar pelamar sehingga unit kepegawaian dapat memilih pelamar yang rata-rata tergolong baik untuk kemudian dibina menjadi pegawai yang baik. Sumber penarikan pegawai baik dari ekstern maupun intern. Bila rekruitmen kurang cermat. dapat merugikan karena pegawai yang terpilih hanya ingin mencari pengalaman dan menyelidiki kondisi perusahaan selama masa percobaan. Dengan demikian.31 ditarik dari dalam kalau tidak dipilih dengan cermat dapat menjadi boomerang di kemudian hari.

Kerabat pegawai Rekruitmen ini memprioritaskan pegawai yang memiliki hubungan saudara (nepotisme). dan lain lain yang dapat menimbulkan masalah di kemudian hari. Depnaker Departemen tenaga kerja menjadi penghubung antara pencari tenaga kerja dan calon pegawai. ada kecenderungan subjektifitas mendominasi. satu agama. Organisasi ini menjadi tempat yang dihuni orang-orang terlatih dan terdidik. kantor pemerintahan ini sampai pada tingkat kabupaten dan memiliki balai latihan sampai tingkat kecamatan. Prinsip The Right Man In The Right Place diabaikan. sekretaris tergabung dalam ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia). 5. Organisasi profesi Rekruitmen pagawai menggunakan saluran melalui anggota organisasi profesi. organisasi memberi kesempatan magang bagi siswa lembaga tersebut. 2. . terkadang meletakkan diskriminasi misalnya pegawai mengusulkan kawannya yang satu suku. Rekruitmen terkadang kurang murni. 4. 3. Lembaga Pendidikan Rekruitmen melalui lembaga pendidikan dilakukan dengan cara. Meskipun rekruitmen pegawai melalui kawan ini baik.32 Namun. nepotisme terjadi bila pegawai diterima karena ada hubungan saudara walaupun tidak memenuhi syarat. Dalam kehidupan sehari-hari. misalnya : sarjana kedokteran tergabung dalam IDI (Ikatan Dokter Indonesia). bagian kepegawaian dapat memonitor siswa yang berpotensi untuk menjadi pegawai pada organisasi bila sudah lulus pendidikan. Saat itulah. Faktor keberuntungan pun menjadi pengaruh rekruitmen serupa. pegawai yang mengusulkan kawannya belum sepenuhnya menjadi penjamin kualitas kerja kawannya yang setaraf dengan dirinya.

Majalah/Koran dipilih terlebih dahulu untuk membatasi pelamar. dan data pelamar sendiri oleh organisasi disimpan sebagai arsip yang sewaktu-waktu bila perusahaan membutuhkan pegawai dapat informasi dari file tersebut. data tersebut disimpan dengan masa tertentu. dana. Ada 2 jenis iklan yaitu Want Advertisement & Blind Advertisement. cara melamar. Organisasi dapat merekrut melalui leasing yang merupakan lembaga yang menyediakan tenaga ahli bidang tertentu. tetapi bagian kepegawaian pun tetap harus menyediakan waktu. organisasi mendapat pegawai yang datang sendiri ke kantor organisasi tersebut. Leasing. pelamar dating secara kebetulan mencari pekerjaan. Pemanfaatan leasing ini menguntungkan organisasi karena organisasi mendapat pegawai yang bermutu dan terhindar dari pembayaran seperti tunjangan-tunjangan pada pegawai tetap. Iklan ini akan menarik minat pelamar. Rekrutmen itu bersifat kebetulan saja sehingga disebut Walk-in. Jenis iklan Want Advertisement. dan tenaga untuk menyeleksi pelamar. bagian kepegawaian merekrut pegawai dengan system pegawai lepas atau berdasarkan kontrak kerja saja (parttime job). bila tidak diperlukan dimusnahkan. organisasi mengalami peningkatan pekerjaan sehingga kekurangan pegawai. kemudian ditawarkan atas dasar kontrak kerja. Iklan Rekruitmen pegawai melalui iklan dapat dicetak pada majalah atau Koran. adalah iklan yang menyebutkan nama perusahaan. Akhirnya. adalah iklan yang tidak menyebutkan nama perusahaan dan diganti dengan nomor iklan koran/kotak pos. 7. Tetapi. Jenis iklan Blind Advertisement. Kadang kala.33 6. Lembaga ini memiliki tenaga ahli dari berbagai disiplin ilmu yang siap menyelesaikan pekerjaan sesuai permintaan. dan syarat-syarat pelamar. Walk-in. . Open house Suatu ketika.

Tujuan latihan masa percobaan . dan berhasil dengan baik jika kedua pihak melakukan persiapan. Rekrutmen ini mengutamakan pegawai yang domisilinya dekat lokasi pekerjaan. Masalah seleksi pegawai meliputi : 1. pengetahuan. Umumnya. sebab seleksi ini menitikberatkan pada kebenaran informasi dari surat lamaran dan dokumen-dokumen pendukung si pelamar. 2. dan sebagainya terhindar dari pemborosan waktu yang digunakan pegawai untuk pergi/pulang kantor. Pelamar yang lulus seleksi dan diterima sebagai pegawai. 3.34 Selain cara-cara di atas. Wawancara Wawancara menjadi bagian penting dari seleksi pegawai. kepribadian. Masa percobaan menjadi batu loncatan sebagai awal keberhasilan karier pegawai di kemudian hari. Untuk itu bagian kepegawaian harus menyiapkan dan melaksanakan program khusus dengan uraian sebagai berikut : 1. penginapan. Tes Selesai seleksi administratif disusul kemudian tes untuk mengetahui sejauhmana kemampuan seseorang terhadap bidang pekerjaannya. dan sikap pelamar. Seleksi administratif pelamar Seleksi administratif menjadi dasar kebijakan bagian kepegawaian. Open house menguntungkan karena organisasi tidak perlu menyediakan transportasi. akan melalui tahap masa percobaan (trainee). Tes yang umum digunakan ada dua yaitu tes tertulis dan tes lisan. terakhir rekrutmen dengan cara yang disebut Open House. Sedangkan pelamar pun harus menunjukkan sejelas-jelasnya baik talenta maupun kepribadiannya agar dapat menarik simpati pewawancara. masa percobaan dilalui selama 3 bulan atau lebih. Pewawancara secara langsung dapat mengetahui kemampuan. Bagian kepegawaian harus melakukan kegiatan seleksi pegawai agar memperoleh pegawai yang memenuhi persyaratan.

Kegiatan masa percobaan. Oleh sebab itu pembinaan kemampuan kerja dilaksanakan organisasi melalui bagian kepegawaian semenjak proses rekruitmen hingga masa percobaan. Orientasi pegawai masa percobaan • Orientasi formal. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah kecil. dan teknik . Bagian kepegawaian memberikan uraian umum tentang kebijakan organisasi. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah besar. serta hak dan kewajiban pegawai. Sedangkan pimpinan unit kerja (Kabag/manajer) mengenalkan dan melatih bidang pekerjaan di unitnya. Kepada organisasinya. • Menyamakan persepsi akan pengetahuan dan ketrampilan kerja yang dimiliki personil baru tentang realita pekerjaan yang dianut pada organisasi. • Dengan melatih personil baru. 2. pelaksanaan latihan (schedule). dan teknik pada unit kerja dan kegiatan yang dilakukan sama hal nya dengan orientasi formal. pegawai memberikan sumbangsih baik tenaga dan pikiran. Dilakukan bagian kepegawaian yang bekerjasama dengan pimpinan masing-masing unit kerja (Kabag/Manajer). 3. Pembinaan kemampuan kerja pegawai tersedia dalam 2 model yakni : diberikan. • Orientasi informal. Dengan menekankan pada proses. Pegawai (sumber daya manusia) termasuk dalam bagian invenstasi organisasi yang tidak ternilai. efektivitas pimpinan dan stabilitas produksi tetap tinggi.35 • Membantu pegawai masa percobaan agar mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja untuk mencapai efisiensi kerja dan produktivitas organisasi tidak terganggu karena kehadiran personil baru. hakikatnya sama dengan proses belajar mengajar dimana bagian kepegawaian membuat rencana terstruktur untuk program latihan yang pelaksanaannya. prosedur.

ketrampilan yang sesuai dengan jabatannya. misal mengajar tahun 1995 golongan IIIA maka tahun 1997 menjadi golongan IIIB. IVA-D. Hukuman tingkat rendah. Disiplin organisasi merupakan keadaan tertib para personil yang tergabung dalam organisasi tersebut. Hukuman tingkat sedang. maka akan terkena hukuman disiplin.36 1. 2. Hukum disiplin dibagi menjadi 3 tingkat yaitu : 1. keahlian.000 menjadi Rp 185. jika guru tersebut tahun 1995 . contoh : teguran lisan. IIA-D. pernyataan tertulis tidak puas. Tujuannya agar pegawai siap memasuki dunia kerja dan mampu segera berkarya. tunduk dan mematuhi segala peraturan yang dibuat dan ditetapkan. Jika guru tersebut kenaikan pangkat 2 tahun sekali. Tujuannya untuk meningkatkan kemampuan kerja. Inservice training Pembinaan pegawai yang secara terus menerus berkelanjutan dari latihan masa percobaan. karena pegawai dibekali pengetahuan. tetapi karena hukuman disiplin maka tahun 1998 baru naik pangkat). Bila tidak mematuhi disiplin organisasi yang diterapkan. Untuk guru yang lulusan sarjana memperoleh golongan IIIA melanggr peraturan. teguran tertulis. ketrampilan. dan penurunan pangkat setingkat lebih rendah (Sama dengan kenaikan pangkat setingkat lebih tinngi. mutu kerja. diberi hukuman tingkat sedang dengan cara memberi penundaan kenaikan gaji berkala yang biasanya diperoleh selama 1 tahun maka 4 bulan sekali menerima kenaikan gaji dari Rp 175. penundaan kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi (Dalam tingkatan pegawai negeri digolongkan menjadi IA-D. contoh : penundaan kenaikan gaji berkala (Seorang PNS melanggar peraturan. Oleh pimpinan dikenai hukuman disiplin dengan cara menunda kenaikan pangkat selama 1 tahun. Preservice training Pembinaan pegawai ketika masih dalam masa percobaan dikenal dengan istilah preservice training.000). dan sikap saat mengampu jabatan dalam bidangnya. 2. IIIA-D.

Tujuan diadalannya penilaian ini adalah : 1. tunjangan anak. Meningkatkan cara kerja pegawai. 2.37 golongan IIIA maka tahun 1997 golongan IIIB. dosen. dan lain-lain. Penilaian pegawai dilakukan secara objektif berdasarkan catatan yang akurat. Hukuman tingkat berat. Penilaian biasa Metode penilaian yang dilakukan pimpinan dengan cara mencatat aktivitas pekerjaan pegawai pada buku catatan yang tersedia.). antara lain : 1. contoh : pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri (Seorang PNS berusia 50 tahun dengan masa kerja 10 tahun diberhentikan dengn memperoleh hak kepegawiaan seperti askes. 2. dan pembebasan dari jabatan (Seorang guru tahun 1995 menjabat sebagai Wakasek. pemsiun yang diambil setiap bulan dengan perolehan 80% dari gaji terakhir). Langkah penting selanjutnya yang perlu dipelajari dalam ilmu sumber daya manusia (personalia) adalah administrasi penilaian pegawai. Masing-masing unsur dihargai dengan nilai yang ditetapkan. . 3. hakim. Penilaian yang dilaksanakan dengan cara digolongkan atas pekerjaan pokok dan pekerjaan penunjang. karena hukum disiplin tahun 1996 golongan IID dan baru tahun 1998 menjadi golongan IIIA kembali. karena kasus ia mendapat hukum disiplin tingkat berat maka tahun 1996 ia dicabut dari jabatan tersebut dan tetap menjadi guru). Ada 2 metode penilaian yang dapat dipilih organisasi. oleh pemerintah diberhentikan tidak dengan hormat karena bertentangan dengan negara dan si guru tidak mendapatkan hak-hak kepegawaiannya). Penilaian sistem kredit Metode penilaian yang diterapkan khusus untuk jabatan fungsional seperti dokter. Sebagai masukan untuk perbaikan agar bekerja lebih efisien. pengacara. bersifat rahasia dalam kurun waktu satu tahun. guru. pemberhentian tidak dengan hormat (Seorang guru yang mengajar di suatu daerah dan terlibat dalam organisasi terlarang.

misalnya kepala sekolah yang diturunkan jabatannya kembali menjadi guru biasa. Atas permintaan pegawai sendiri Pemberhentian atas permintaan pegawai sendiri dikarenakan beberapa alasan misalnya : karena sudah lanjut usia. misalnya guru bidang studi yang diangkat menjadi kepala sekolah. Promosi. atau pindah kerja. Mutasi dapat bersifat positif maupun negatif. Pemindahan dari satu tempat ke tempat lain dalam jabatan yang sama. Demosi. misalnya kepala bidang pendidikan menengah umum propinsi Jatim dipindah menjadi kepala bidang pendidikan menengah kejuruan propinsi Jatim. misalnya manajer pemasaran cabang Surabaya dipindah menjadi manajer pemasaran cabang Bali. Tugas akhir dari administrasi kepegawaian adalah kegiatan mutasi dan pemberhentian pegawai. pensiun dan sebagainya. tidak puas dengan cara bekerja pegawai. Pemberhentian pegawai atau pemutusan hubungan kerja (PHK) terjadi bila pegawai dinilai sudah tidak produktif lagi. sehingga organisasi mengambil keputusan berdasarkan kebijakan dan peraturan pemberhentian yang sedang berlaku. karena cacat atau secara fisik kondisi pegawai belum menguntungkan sehingga tidak dapat menunaikan tugas. Perubahan jabatan yang tidak mengurangi tanggung jawab. Pemberhentian digolongkan menjadi tiga jenis yaitu : 1. Atas kehendak organisasi Pemberhentian atas kehendak organisasi dikarenakan beberapa alasan misalnya : adanyan pengurangan pegawai. 4. .38 sehingga pegawai berkewajiban mengumpulkan sesuai nilai (point) yang diminta. beberapa contoh yang termasuk dalam kegiatan mutasi : 1. 2. 2. Mutasi berati pemindahan atau perubahan jabatan dalam organisasi. 3.

kas adalah tempat penyimpanan uang. Kas dapat digunakan untuk membayar pinjaman jangka pendek dalam akuntansi termasuk harta lancar. dan sebagainya. Pendek kata. Istilah uang kas berarti uang tunai yang ada dalam kas. uang logam. Finansia Ilmu finansia (keuangan) menjadi cabang dari ilmu administrasi. .39 3. Keuangan . cek. Ada beberapa kertas berharga yang tidak tergolong dalam kas : a. Karena terpaksa Pemberhentian karena terpaksa disebabkan beberapa hal misalnya : meninggal dunia. Definisi kas menurut : a. dan alat penukar uang tersebut. Perangko b. Cek mundur (cek yang pengambilannya ditangguhkan trlebih dahulu) c. 6. tempat membayar atau menerima uang dan juga peti kayu sebagai alat mengirim barang. deposito yang segera dapat ditarik rekening giro. kas adalah kekayaan badan usaha yang tersedia dan dapat dipergunakan untuk melakukan kewajiban perusahaan. Kas berarti pula alat penukar berupa uang kertas. tersangkut pidana. kas merupakan alat penukar yang dapat dipergunakan untuk membayar kewajiban perusahaan jangka pendek (pinjaman). Kamus umum bahasa Indonesia. membahas tentang pokok-pokok kegiatan pengaturan dan pengolahan dalam menggunakan segi-segi pembiayaan sekaligus pertanggungjawaban keuangan (PPBS). dan sebagainya. b. Kas bon (hutang pegawai) Semua yang tergolong kas dapat dipakai membayar pinjaman atau hutang jangka pendek. terkait dengan organisasi terlarang.

Terlebih lagi. mereka yang bergerak di bidang pengurusan uang tunai. • Bila penerima kas juga merangkap tugas mengeluarkan kas. pengurusan kas tidak hanya mengurusi uang tunai yang digunakan sebagai alat pembayaran yang sah. • Penerima kas harus tidak bertugas ganda. Hal serupa harus diantisipasi. Pengawasan penerimaan kas Kebijakan pencegahan penyelewengan uang terhadap penerimaan kas sebagai berikut : • Penerimaan kas disetor ke bank secara berkala dan dilakukan setiap hari. spesialisasi pegawai atas tugas penerimaan dan pengeluaran kas. pihak pimpinan dalam usaha khususnya kepala bagian keuangan harus melakukan pengawasan secara ketat namun bijaksana dalam bidang tersebut.40 Dengan demikian. saat mencatat transaksi dan rekonsiliasi bank memberi peluang penyelewengan keuangan. • Setiap transaksi yang mengakibatkan penerimaan uang tunai harus disertai dokumen yang sah (kuitansi. . Oleh karena itu. Pengawan secara preventif dengan mekanisme pengurusan seperti prsedur proses penerimaan dan pengeluaran kas. Rincian kebijakan yang dipilih untuk ditetapkan dalam mengurus kegiatan pengawasan kas diuraikan sebagai berikut : a. Pengurusan kas merupakan pekerjaan yang banyak menanggung resiko bila dibandingkan dengan bidang pekerjaan keuangan lainnya. jadi khusus menerima kas saja. tetapi mengurus kertas berharga juga yang bukan berwujud uang tunai. dan pemisahan fungsi pegawai yang mengurus kas akan banyak membantu mencegah dan menyalahgunakan keuangan. nota. dsb) • Perpindahan uang kas dari pegawai yang satu ke pegawai yang lain dilakukan dengan bukti pertanggungjawaban.

pengurusan keuangan negara pada umumnya diselenggarakan dengan berpedoman pada anggaran (budgeting) dan pemeriksaan (auditing). • Petugas yang mengurus cek tidak merangkap sebagai petugas yang mengurus kas.41 b. Atas . Jadi. • Petugas penyusun rekonsiliasi tidak diserahi tugas menerima kas atau menandatangani cek. • Pengeluaran kas dengan uang tunai untuk kas kecil dibatasi hanya untuk hal-hal yang perlu saja. • Dana yang disimpan dengan aman. c. Pengawasan pengeluaran kas Pengawasan pengeluaran uang dari kas dilakukan melalui kebijakan sebagai berikut : • Pengeluaran kas sebaiknya tidak dengan uang tunai tetapi dengan cek. Penatausahaan Keuangan Negara Kekayaan negara dinilai dengan uang. • Semua cek yang ditandatangani petugas yang menyusun rekonsiliasi bank sebaiknya dilakukan secara tertutup. dan itu menjadi medan kegiatan ilmu administrasi keuangan negara dalam arti luas. Pengawasan saldo kas Upaya mencegah penyalahgunaan saldo kas ditempu dengan cara sebagai berikut : • Saldo kas diawasi secara ketat. • Dana kas disimpan dengan aman. • Setiap transaksi didukung dengan dokumen sah dan harus disahkan pejabat untuk bahan pemeriksaan. sebaiknya sering dihitung secara mendadak. Keuangan negara harus diurus sesuai dengan anggaran belanja yang telah ditetapkan olah undangundang.

dan hak melakukan pungutan yang sah. Negara mempunyai kewajiban menjalankan pemerintahan dan membayar tagihan pihak ketiga yang harus dibayar pemerintah. Jumlah biaya yang dikeluarkan. Sumber yang dapat digunakan menutup biaya tersebut. Oleh karena itu. Dengan demikian. negara harus ditopang dengan hak menguasai keuangan negara agar dapat melaksanakan kewajibannya. definisi keuangan negara adalah …. (Westra Pariata. hak mengadakan pinjaman paksa kepad rakyat. baik kekayaan yang berada dalam pengurusan para pejabat atau lembaga termasuk pemerintahan maupun berada dalam penguasaan dan pengurusan bank pemerintahan dengan status hukum perdata”. (UU No 7 tahun 1965) . hak mengadakan perjanjian pinjaman.. hak menarik pajak. b. “seluruh kekayaan negara. Pelaksanaan kewajiban memerlukan dana yang harus deprogram secara cermat dalam anggaran negara. hak memungut iuran. pertanggungjawaban dan pengawasan uang milik negara. Sesungguhnya anggaran meliputi taksiran tentang : a. kegiatan penatausahaan meliputi bidang penyediaan anggaran keuangan negara. Kewajiban negara kita dirumuskan dalam UUD 1945 negara diberi hak istimewa berkaitan dengan keuangan negara agar pelaksanaan kewajiban negara berhasil mewujudkan kesejahteraan rakyat. termasuk di dalamnya segala bagian-bagian harta milik kekayaan itu dan segala hak dan kewajiban yang timbul karenanya. pembukuan uang negara. Hak itu meliputi : hak mencetak uang.42 dasar pemikiran tersebut. c. aktivitas. Hak dan kewajiban negara inilah yang merupakan hakikat keuangan negara. Istilah anggaran dalam bahasa Belanda “begroooting” dan dalam bahasa Inggris “budget”. dan proyek-proyek yang merupakan isi dari rencana kerja. Jasa. 1980:12) Negara termasuk rumah tangga yang mementingkan pelayanan kepada masyarakat (public service).

dan pimpinan perusahaan negara. 2. Dalam praktek pengurusan keuangan negara di Indonesia. . Kepala Lembaga Negara. 4. perusahaan milik negara dan ABRI/POLRI. kemudian membebankan kepada mata anggaran yang sudah ditetapkan. nondepartemen. Pengurusan Umum dan Khusus Keuangan Negara Pengurusan umum lebih menekankan pada penguasaan uang dan barang milik negara. Mengatur dan mengusahakan agar penerimaan negara yang dikelola adalah lembaga departemen. Badan Otorisator dipercayakan kepada Presiden sebagai mandataris MPR. Kedua badan itu memiliki fungsi : 1. ABRI/POLRI dan perusahaan milik negara masuk kas negara sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Panglima ABRI/POLRI. Memutuskan kebijakan keuangan (moneter) yang berakibat penerimaan negara/pengeluaran negara. sedangkan pengurusan khusus lebih mengutamakan pada pelaksanaan perintah yang dikeluarkan badan yang bertindak dalam lingkup pengurusan umum. Dalam tugas sehari-hari. Menerima dan mengkaji tagihan kepada negara. Fungsi pada no 1 dan 2 di atas. nondepartemen. dibebankan kepada Badan Otorisasi sedangkan fungsi no 3 dan 4 dijalankan oleh Badan Ordonator. Pemisahan pelaksana fungsi itu sesuai dengan undang-undang yaitu Badan Otorisator tidak boleh merangkap sebagai Badan Ordonator. keuangan negara adalah hak dan kewajiban negara serta segala sesuatu yang berhubungan dengan hak dan kewajiban tersebut yang dinilai dengan uang. Pengurusan umum dan khusus dilakukan badan-badan yang disebut otorisator dan ordonator. Penggunaan keuangan negara dianggarkan setiap tahun dalam satu kebijakan negara yang kemudian dijadikan undang-undang APBN yang disusun sesuai dengan daur/siklus anggaran. 3.43 Tegasnya. Presiden mendelegasikan kembali kepada para Menteri. Menerima jumlah penerimaan negara yang dilakukan oleh lembaga departemen.

Pengeluaran rutin menyangkut pengeluaran yang bersifat konsumtif dan operatif. serta lembaga ABRI/POLRI di bawah Panglima yang menguasai keuangan negara atas angkatannya masing-masing. 3. Komponen pendapatan yang diharapkan untuk menutup belanja. 2. . Komponen Anggaran Belanja Negara Pengeluaran negara ada yang rutin dan tidak rutin. Asas pemerincian (rincian anggaran disesuaikan dengan fungsi kegiatan yang dijalankan oleh tiap organisasi pemerintahan. Komponen Anggaran Negara Anggaran pendapatan dan belanja negara memiliki 2 komponen : 1.44 Presiden dan mereka yang menerima pelimpahan wewenang itulah yang menjalankan fungsi no 1 dan 2 di atas. Selanjutnya. Mereka yang bertindak sebagai Badan Otorisasi keuangan negara. 2. Ia dalam menjalankan tugasnya sehari-hari dibantu oleh Kepala Kantor Perbendaharaan Negara yang berdomisili di setiap propinsi. kabupaten. penyusunannya harus menggambarkan obyek yang dibiayai). Asas universalitas = asas brutto (jumlah anggaran belanja ditetapkan secara bulat tanpa dipotong). Asas keseimbangan (anggaran pendapatan belanja harus ditutup dengan anggaran pendapatan. Komponen belanja yang direncanakan akan dikeluarkan oleh pemerintah guna melakukan kewajiban negara. Presiden menunjuk Menteri Keuangan untuk bertindak sebagai Badan Ordonator. yang tidak rutin biaya yang bersifat investasi dan disebut biaya pembangunan. pengaturan dasar seperti ini bertujuan agat tidak terjadi defisit). Asas Penyusunan Anggaran Anggaran negara disusun berdasarkan asas-asas tertentu misalnya : 1.

Perbekalan berkaitan erat dengan masalah penyediaan bekal berupa barang. iuran. Fungsi perbekalan untuk menyediakan informasi tentang kebutuhan perbendaharaan kantor yang terdiri dari perabot kantor. Dalam bahasa Inggris disebut supply. Ketika pembuatan APBN pemerintah menetapkan pengeluaran yang dibutuhkan dalam bentuk belanja negara terlebih dahulu. belanja barang. Penerimaan dalam negeri meliputi : pendapatan dari sector minyak bumi. Penerimaan bukan pajak meliputi : penerimaan hasil bersih perusahaan negara. gas alam. pengendalian. penerimaan dari retribusi. dan lain-lain. biaya bantuan proyek dan juga anggaran belanja yang mengantisipasi hutang pemerintah (public debt). Perbekalan Ilmu perbekalan (logistik) yang termasuk dalam cabang ilmu administrasi membahas tentang kegiatan perencanaan. komponen APBN meliputi belanja pegawai. atau perlengkapan untuk membantu pencapaian tujuan suatu usaha kerjasama. peralatan. Komponen Anggaran Pendapatan Negara Penerimaan negara diperoleh dari dalam negeri dan luar negeri. belanja pemeliharaan. sedangkan hutang luar negeri disebut foreign debt. kemudian menutupnya dengan menetapkan anggaran pendapatan dari sumber-sumber penerimaan negara. dan perlengkapan kantor.45 Jadi. dan perawatan serta penyingkiran barang-barang keperluan kerja. 7. pengaturan menggunakan peralatan/perlengkapan (operasional) kerja. milik pemerintah. pengadaan. denda. Bekal berarti barang atau uang persediaan untuk digunakan dalam perjalanan. dan penerimaan di luar sector minyak yang utama adalah pajak dan bukan pajak. pengimpanan. perabot. Fungsi perbekalan berpedoman pada kegiatan : . belanja subsidi daerah otonom. peralatan kantor.

dan penyerahan barang-barang perbekalan. Penganggaran. Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan memperhatikan rumus 5 W dan 2 H (what. Adapun anggaran perbekalan itu itu hendaknya disusun sekurang-kurangnya berisi anggaran pembelian. how). • Sewa. b. meliputi : a. when. meliputi penetapan alokasi dana khusus untuk persediaan pengadaan barang perbekalan. sehingga barang-barang tersebut mampu mendukung kegunaan usaha mencapai target keuntungan yang maksimal. antara lain : a. adalah pemenuhan kebutuhan barang perbekalan dengan berbagai cara. hadiah. menyewa. meminjam. Kualitas barang lebih diutamakan. Adapun langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pengadaan perbekalan. why. memperbaiki/membuat • Pembelian Beberapa prinsip yang perlukan dipahami dalam melakukan pembelian barang perbekalan. penyaluran. Pengadaan. pendistribusian. namun sesuai kebutuhan. Harus sesuai dengan rencana pengadaan dan fungsinya bagi unit pemakai. 2.46 1. pinjam. penelitian dan pengembangan. c. misalnya membeli. d. Barang tidak perlu mewah. Rencana pengadaan barang (membeli. c. penyimpanan. menyewa atau membuat sendiri). Rencana pemeliharaan barang perbekalan. how much. Rencana penghapusan barang perbekalan. who. yaitu : . Rencana penimbunan. 3. b. hibah Sewa dapat dilakukan bila : a. where. pemeliharaan. sendiri. menerima hibah/hadiah. Barang/perlengkapan hanya digunakan pada musim fluktuasi kerja memuncak. perbaikan.

Tersedianya bahan baku yang cukup. Pengumpulan/penggudangan/penyimpanan. Contoh skema jenis gudang sesuai kondisi ruangan yang dimiliki : barang sendiri dilakukan organisasi dengan . 4. dan biaya operasional. b. Pembuatan sendiri dilakukan untuk melatih teknisi dalam negeri. sarana. b. • Membuat/memperbaiki barang perbekalan Membuat pertimbangan : a. binatang. c. c. Peralatan yang diperbaiki sudah tidak diproduksi lagi. jangka waktu kegunaannya imbang dengan biaya perbaikan. maupun manusia. Harga peralatan sangat tinggi dan sangat dibutuhkan. tetapi suku cadang dapat diperoleh dengan mudah. Tersedianya tenaga yang produktif untuk membuat sendiri.47 b. Sehingga memerlukan dana. Sedangkan kegiatan memperbaiki dilakukan organisasi dengan alasan yaitu : a. Biaya perbaikan jauh lebih murah disbanding membeli barang baru. d. Sedangkan peminjaman dilakukan pada instansi lain dalam kaitan adanya kerjasama. Barang yang diperbaiki. Kalau hibah/hadiah merupakan pemberian cumacuma dari organisasi yang lain. Membeli barang baru jauh lebih mahal disbanding membuat sendiri. c. Peralatan tersebut langka. guna penyediaan ruangan (gudang). kegiatan ini membutuhkan ruangan agar barang itu tetap aman dari kerusakan yang disebabkan oleh alam.

 Gudang serbaguna. misalnya : yang akan dimuat di kapal.48 T er buk a S em iT er tut up/L u mbung (open shed) T r ans it T er tut up S er baguna K edap udar a P endin gin GU D A N G B er tangk ik er ing T ahan api Igloo ( bahan peledak ) Keterangan : a. dengan ciri-ciri tidak memiliki atap. berwujud padang luas dibatasi pagar. cocok untuk transit barang. berdinding samping kiri. dan belakang :  Gudang transit untuk menimbun barang yang akan dipindah ke tempat lain. biasanya bersusun/bertingkat dengan sarana pengangkut (troli. lantainya tanah atau yang diratakan saja. stasiun kereta api. dan belakang.  Gudang pendingin. berdinding kiri.  Gudang kedap udara. kanan. gudang kereta api. dan pengungkit katrol. tertutup rapat sehingga harus menggunakan AC. pangkalan udara atau pangkalan truk. lantainya diratakan atau diaspal. forklift). kanan. Gudang tertutup. lori. umumnya berlokasi dekat pelabuhan. lori. cirinya : bangunannya beratap. dengan ciri-ciri beratap. c.  Gudang terbuka diolah. Gudang terbuka. b. untuk menyimpan barang perbekalan agar tahan lama (bertahun-tahun). untuk menampung barang yang tidak mudah rusak karena pengaruh cuaca :  Gudang terbuka tidak diolah. terdiri dari 2 ruangan : . Gudang semi tertutup disebut lumbung (open shed). truk.

Prosedur penatausahaan barang perbekalan (kedua fisik barang. Pencarian kembali barang akan mudah ditelusuri kembali bila digunakan dengan peletakan barang. Gudang bertangki kering. Pendistribusian barang perbekalan adalah kegiatan bongkar muat dari gudang sampai pemakai barang. seperti kubu orang Eskimo dibuat dari beton kuat beratap kubah kemudian ditimbun tanah tampak seperti gundukan tanah. hendaknya memperhatikan lokasi tempat penyimpananannya. Untuk menyimpan bahan peledak. Prosedur penyampaian berita pengiriman barang (kesiapan penerima adalah pemakai barang). kode lokasi barang. dan lain-lain supaya tidak mudah meledak. ketertiban administrasi. dan jalur transportasi. e. b. bahan kimia yang mudah terbakar. roket. ruangan yang tersedia.ruangan pendingin (sejuk) . memiliki konstruksi bangunan yang mampu menahan serangan api. c. misal : penyimpanan senjata. Kelancaran pendistribusian barang dipengaruhi : a. Prosedur pelaksanaan dan pengangkutan (kesiapsiagaan petugas pengangkut. mengawetkan makanan) d. . bom. dinamit. Gudang tahan api. kelengkapan alat pengangkutan). metode penyimpanan. Gudang igloo. dan denah tempat penyimpanan yang jelas. f.ruangan pembeku (menyimpan barang kimia yang mudah terbakar. mesin. untuk menyimpan barang api yang mudah menyala/terbakar. penempatan barang seharusnya menggunakan pedoman barang yang pertama disimpan maka yang pertama juga dibongkar (first in first out / FIFO) 5. Pengaturan barang dalam gudang. dan sebagainya. misal : jenis minyak cat.49 . kemudahan pengurusan dokumentasi barang). cat. dibuat dari baja berlantai beton kuat untuk menyimpan barang persediaan masa puluhan tahun mendatang. Selain itu.

. dan tidak menguntungkan lagi sehingga dihapuskan dan diganti yang baru). Kehilangan (karena pencurian. e. f. 3. bertugas sebagai badan perencanaan perbekalan/perlengkapan. antara lain : 1. penggelapan. yang tidak dapat digunakan. Bagian penyimpanan dan pemeliharaan. 4. Absolute (dinilai kurang layak. Di dalamnya pun terdapat lima organisasi perbekalan. Faktor-faktor yang mempengaruhi penghapusan barang perbekalan adalah : a. diartikan sebagai tindakan yang dilakukan berdasarkan atas prosedur dan tata cara perbekalan guna meniadakan barang dari daftar inventaris. dan ketepatan proses bongkar muat dari atau ke awal pengangkutan dan kemana barang dalam perjalanan. 5. Bagian pengadaan. b. dimanfaatkan untuk kegiatan unit instansi sendiri). bertugas mengusahakan agar ada persediaan perbekalan. bertugas mengendalikan barang perbekalan dan mengadakan penghapusan bila barang perbekalan sudah tidak bermanfaat. bertugas menyimpan dan memelihara barang perbekalan. Bagian inventarisasi dan penghapusan. c. e.50 d. Surplus (kelebihan barang. 2. Kecepatan. d. Bagian penyaluran. kurang efisien. Spilage (barang yang disimpan busuk. Tenaga pelaksana pendistribusian. berubah-ubah atau berkurang kualitasnya karena pengaruh alam). Teknis ekonomis (secara teknis dan ekonomis sudah tidak bermanfaat atau tidak menguntungkan). Bagian analisis kebutuhan perlengkapan. kurang efektif. bertugas mendistribusikan barang perbekalan. kecekatan. atau perampokan). Berikutnya kegiatan perbekalan setelah melakukan penyimpanan adalah kegiatan penghapusan barang perbekalan. Kadaluarsa (sudah mengalami keausan/deteriorisasi atau barang yang umur masa berlakunya sudah kadaluarsa).

humas berasal dari bahasa Inggris yakni public (masyarakat) dan relation (hubungan).51 g. dirampas. 8. Barang rampasan (barang yang disita. atas dasar bukti pidana/perdata). Tahap perencanaan b. Tahap pasca pemeliharaan Sedangkan cara yang dilakukan dalam pemeliharaan misalnya : merawat. Asal mula kata humas dipromosikan oleh Thomas Jefferson tahun 1804 pada suatu kongres. Ekses (kelebihan barang dalam suatu unit tidak dapat digunakan untuk unit itu sendiri tetapi dapat dimanfaatkan pada unit yang lain). memperbaiki. humas adalah kegiatan organisasi menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi dengan public yang berkepentingan untuk mendapat dukungan secara sukarela. Istilah tersebut lahir di negara Amerika. Tahap pemeliharaan dilakukan melalui : a. Barang tak bertuan (penumpukan barang yang tidak jelas pemiliknya dan tidak diurus oleh pemiliknya). h. Kegiatan akhir yakni pemeliharaan barang perbekalan (maintenance) adalah usaha/proses memperpanjang umur kondisi barang dan menjaga daya tahan dan daya guna barang perbekalan agar tetap maksimal. i. Pada tahun tersebut. Humas Unsur terakhir yang menjadi bagian dari ilmu administrasi adalah ilmu hubungan masyarakat (humas) yang memiliki pokok bahasan tentang kegiatan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat sekitar. dan menyempurnakan kondisi barang. Tahap pelaksanaan c. Menurut Ensiklopedi. Dalam humas dibedakan menjadi 2 hubungan yakni : . humas diistilahkan public relation tetapi masih dihubungkan dengan istilah foreign relation (hubungan internasional). Dari segi etimologis.

dilakukan dengan cara : • Mencari pelanggan • Memperkenalkan produksi • Mencari modal dan hubungan • Memecahkan persoalan yang dihadapi organisasi • Memperbaiki hubungan dengan serikat kerja/SPSI (pemogokan sdm. saling pengertian dan saling kerjasama baik dalam hubungan vertikal maupun horisontal. Hubungan eksternal Hubungan yang dilakukan organisasi dengan masyarakat di luar organisasi yang bersangkutan untuk memperoleh citra perusahaan baik di mata masyarakat ditinjau dari organisasi. maupun produk yang ditawarkan. Hubungan internal Hubungan antara pimpinan dengan bawahan yang harus diterima terus menerus untuk kelancaran tugas maupun kepentingan pribadi sehingga tercita suasana kerja yang menyenangkan. mempertahankan sdm yang produktif dan loyal) Hubungan eksternal dikelompokkan menjadi : • Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations) • Hubungan dengan jawatan pemerintahan (Government relations) • Hubungan dengan pers/wartawan (Press relations) • Hubungan pimpinan dengan pelanggan .52 1. hubungan yang harmonis. Hubungan ini dilakukan dengan cara mengadakan : • Rapat • Pengumuman • Majalah/Buletin intern • Rekreasi • Laporan 2. nama.

Mengadakan pengecekan tentang tanggapan masyarakat 5. instansi mana yang sekiranya akan dijadikan obyek kegiatan. kegiatan humas merupakan proses kontinu yang selalu berusaha menyempurnakan kegiatan dari tugas. misalnya mengadakan publisitas dengan menggunakan media massa. Mengadakan riset Yaitu mengadakan penelitian baik ke dalam maupun ke luar instansi misalnya : . Hasil akhir Untuk hasil akhir dipergunakan menilai apakah kegiatan tersebut sesuai dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat. kemudian melanjutkan tindakan untuk memperkirakan masa depan agar perencanaan dapat tercapai maka harus dipersiapkan segala fasilitas yang diperlukan untuk melaksanakan rencana kegiatan tersebut.Riset ke dalam berupa penyelidikan kegiatan unit-unit instansinya yang menemukan dan menyimpulkan fakta-fakta yang diperlukan. 6. Mempersiapkan dan merencanakan riset Merencanakan berarti memilih dan menghubungkan fakta yang satu dengan fakta yang lain.53 • Hubungan organisasi dengan organisasi yang lain (studi banding. 3. 4. pembangunan. Memberikan saran kepada pimpinan Jika rencana kegiatan yang dilakukan sudah tepat dan dapat diterima oleh massa.Riset ke luar untuk mendapatkan gambaran siapa. . surat menyurat) Pada pokoknya dalam pelaksanaan proses kegiatan humas meliputi 6 tahap yaitu : 1. Pelaksanaan riset Setelah rencana dan alat dipersiapkan maka proses selanjutnya adalah pelaksanaan mengadakan kegiatan. 2. . pertemuan dengan pihak ketiga.

komunikator menyampaikan pesan kepada komunikator secara perseorangan. kemudian komunikan . Pola ini. kemungkinan besar akan terjadi pemalsuan pesan atau secara sengaja ataupun tidak mengubah isi pesan dimana timbul gossip/issu karena tidak menjamin pesan yang disampaikan. dalam hal ini yang bertindak sebagai perantara adalah B. biasanya dalam bahasa Jawa diartikan gethuk tular. kemudian pesan tersebut disampaikan ke pihak lain begitu juga seterusnya. Pola pohon (Tree pattern) A B C D E F Pola ini sering disebut dengan pola perantara. Kebaikan pola ini karena tidak membutuhkan media. Jika menerapkan pola ini. 2. Pola mata rantai (Chain pattern) A B C F E D Pola ini sering kita temukan dalam kehidupan sehari-hari.54 Jika terjadi hubungan komunikasi dari human relation. antara lain : 1. Pola ini individu terlibat penyampaian pesan kepada orang lain. dan komunikasi itulah yang menjadi dasar dari pola humas.

Dalam pola ini tidak terjadi komunikasi. 3. 4. Pola roda atau bintang yang idsempurnakan (Improved wheel or star pattern) E B C A D Dalam pola ini. E .55 bertindak sebagai komunikator menyempaikan pesan kepada kelompok komunikan yang lain. Komunikan dalam pola ini adalah sebagai anggota kelompok dan tidak saling berkomunikasi. A bertindak sebagai komunikator yang menyampaikan pesan kepada komunikan. Pola roda atau bintang (Wheel or Star pattern) B C A D Pada pola ini. Yang menjadi humas biasanya si B karena orang yang menyampaikan ingormasi secara timbal balik. komunikasi yang dilakukan dapat efektif dan efisien sehingga pesan yang disampaikan mudah menimbulkan umpan balik (feed back) yang lebih akurat sesuai dengan pesan komunikator karena pola ini adalah pola perbaikan dari roda atau bintang.

maka media humas pun dibedakan menjadi 2 yakni : 1. Pola ini terbaik dari pola humas yang lain. Komunikator dan komunikan dapat terlibat dalam komunikasi tanpa ada perantara yang lebih tepat (komunikasi langsung). yang termasuk jenis media ini telepon.56 5. pameran. brosur. informasi yang disampaikan lebih jelas. usaha public relation akan lebih banyak dikerjakan oleh orangorang yang terpilih pada organisasi tersebut. adalah media yang dapat didengar. tape recorder. plakat. Kelemahanya : kemungkinan timbul gangguan yang tidak diinginkan. contoh : film. radio. dsb Keuntungannya : menghemat waktu dan tenaga. menimbulkan rasa bosan. Pola terbuka (Open structured pattern) B C A D Dalam pola ini. Dalam perkembangan kehidupan sosial ekonomi masyarakat Indonesia yang makin maju. yang termasuk adalah : • Media visual. Karena hubungan masyarakat terdapat 2 hubungan yakni hubungan internal dan eksternal. biaya yang dikeluarkan lebih murah. setiap anggota dapat saling menggunakan daya nalarnya dalam menanggapi pesan dari komunikator. dsb. perlu adanya waktu yang cukup guna menafsirkan pengertiannya. Media ini digunakan dalam E . Media komunikasi ekternal. pembuatan dan penggunaannya lebih mudah. • Media auditif.

2. . Mempertahankan reputasi/nama baik organisasi dan menangkis serangan yang bermaksud menjatuhkan nama perusahaan. seminar. • Media audio visual. Memberi penjelasan tentang kebijaksanaan pimpinan organisasi yang penjelasannya dititikberatkan bahwa penjelasan itu dapat dipertanggungjawabkan. 3. Memberi penjelasan tentang hasil produksi baik berupa barang maupun jasa dari organisasi yang bersangkutan. 2. wawancara. 4. Membantu public untuk menentukan dan mengetahui kebutuhan yang sebenarnya. pertemuan. bulletin. Media komunikasi internal. 5. • Media cetak. Mengusahakan agar organisasi dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan public yang sebenarnya. kunjungan. 6. Media ini bisa disampaikan melalui faximile. kunjungan. tabloid. dsb. adalah media yang dapat dilihat dan didengar. pertemuan.57 komunikasi antar personal yang biasanya banyak digunakan di lingkungan kantor. dsb. dsb. contohnya surat kabar. biasanya dilakukan hanya antara pimpinan dengan bawahan contohnya rapat. Membantu kelancaran komunikasi di dalam dan di luar organisasi. Perwujudan kegiatan humas dalam organisasi adalah : 1. contohnya televisi. brosur. majalah. adalah segala barang cetak.