BAB I PENDAHULUAN

A.

LATAR BELAKANG PKL

Tuntutan kualitas pelayanan kefarmasian dari masyarakat dan perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Kefarmasian semakin tinggi sehingga diperlukan peningkatan kualitas terutama kualitas Asisten Apoteker sebagai tenaga kefarmasian. Untuk meningkatkan kualitas tersebut maka dilaksanakan Praktek Kerja Lapangan sebagai langkah untuk menciptakan individu Asisten Apoteker yang profesional di bidangnya. Lahan PKL selain sebagai sarana belajar mengajar untuk mewujudkan tenaga professional juga sebagai wahana untuk meningkatkan ketrampilan secara utuh dari seorang siswa yang telah mendapat teori di kelas atau praktek di Laboratorium.

B.

TUJUAN PKL
Menerapkan teori-teori yang diperoleh dari mata pelajaran yang telah diberikan di sekolah Menjadikan siswa lebih terampil dalm bidang pelayanan farmasi di apotek Memberikan pengalaman belajar dan ketrampilan kepada siswa untuk memasyarakatkan diri pada suasana iklim lingkungan kerja yang sebenarnya Mendidik siswa agar lebih percaya diri dalam memberikan informasi kepada konsumen Melatih agar terbentuk sikap profesionalisme yang diperlukan siswa untuk memasuki lapangan karja sesuai dengan bidangnya

C.

MANFAAT PKL
Siswa menjadi lebih mengerti situasi dunia kerja yang sebenarnya Siswa mendapat pengalaman yang nantinya akan dibutuhkan pada saat memasuki dunia kerja Siswa akan lebih terampil dalam bekerja Siswa dapat mengetahui bermacam-macam karakter pasien

BAB II TINJAUAN UMUM APOTEK

A.

P E N G E R T I A N AP O T E K
Menurut Permenkes RI Nomor 922/Menkes/Per/X/1993. Apotek

adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran perbekalan farmasi kepada masyarakat.

B.

P E R A T U R A N PERUNDANGApotek merupakan tempat dilaksanakannya kegiatan kefarmasian

UNDANGAN
meliputi pelayanan obat, kosmetika, ataupun alat kesehatan. Persyaratan pendirian suatu apotek hendaklah memperhatikan ketentuan PerMenKes No.992 tahun 1993, yaitu: a. b. c. d. Persyaratan sebagai Apoteker Pengelola Apotek Persyaratan apotek Tata cara pemberian izin apotek. Perbekalan kesehatan, perbekalan administrasi dan

sebagainya. Setelah hal tersebut dipenuhi baru kegiatan di dalam suatu apotek terpenuhi. Tugas dan fungsi apotek menurut PP tahin 1980 adalah : Tempat pengabdian seorang Apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan Sarana farmasi yang melakukan pengubahan bentuk dan penyerahan obat atau bahan obat Sarana penyalur perbekalan famasi yang harus menyebarkan obat yang diperlukan masyarakat secara meluas dan merata

Tujuan usaha apotek adalah : Menyediakan serta mengembangkan jasa pelayanan obat dan atau alat Tempat usaha dan pengabdian profesi apoteker dan asisten apoteker Dengan menjual jasa tersebut,apotek dapat memperoleh keuntungan 1. Meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat 2. Meningkatkan kemampuan dan kesejahteraan karyawan 3. Melaksanakan kewajiban kepada pemerintah kesehatan kepada penderita atau dokter yang membutuhkan

dan keuntungan tersebut diharapkan dapat dipergunakan untuk :

C.

S T R U K T U R ORGANISASI
Suatu apotek mempunyai penanggung jawab seorang apoteker yang

dibantu oleh beberapa asisten apoteker. Seorang Apoteker Penanggungjawab Apotek (APA) dapat dibantu oleh seorang Apoteker Pendamping, apabila APA berhalangan hadir maka dapat digantikan oleh Apoteker Pendamping. Di bawah ini adalah Bagan Struktur Organisasi Apotek :

D.

PENGELOLAAN APOTEK
Pengelolaan apotek pada dasarnya sama antara apotek satu dengan

apotek yang lain, namun yang membedakan adalah aturan atau sistem yang diterapkan pada masing-masing apotek. Pengelolaan apotek pada umumnya adalah sebagai berikut : Pembuatan, pengolahan, peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, penyimpanan, dan penyerahan obat dan bahan obat Pengadaan penyimpanan, penyaluran, dan penyerahan perbekalan farmasi lainnya Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi Macam-macam pengelolaan apotek adalah sebagai berikut : 1. Perencanaan dan pengadaan barang Dalam membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi perlu diperhatikan : a. b. c. Pola penyakit Kemampuan masyarakat Budaya masyarakat

Pengadaan barang melalui pemesanan ke Pedagang Besar Farmasi (PBF). Apotek selalu mempunyai daftar rekanan PBF yang siap untuk menyuplai barang ke apotek. Selain melalui PBF, apotek dapat melakukan pembelian langsung ke grosir obat. Sebelum melakukan pemesanan apotek harus melihat stok barang (obat) yang habis. Pencatatan barang (obat) yang habis ditulis dalam buku defecta. Pemesanan barang ke PBF harus selalu menggunakan Surat Pesanan (SP), untuk pemesanan obat narkotik kepada PBF khusus, yaitu Kimia Farma dengan Surat Pesanan Khusus (3 rangkap). Faktor yang dapat digunakan sebagai pertimbangan dalam pemesanan obat ke PBF :

 time)

PBF dalam keadaan valid (sah) Kesesuaian barang (obat) yang akan dipesan Pelayanan PBF yang baik

Pemesanan sampai dengan waktu pengiriman obat ke apotek tepat (on Pemberian potongan harga barang (obat)

Jangan hanya tergiur oleh potongan harga yang besar, tapi tidak memperhitungkan kondisi obat yang dipesan dan waktu pengiriman yang dijanjikan. Setelah melalui tahap perencanaan dan pengadaan barang tahap berikutnya adalah penerimaan barang. Barang yang diterima harus diperiksa oleh petugas gudang dengan cara mencocokkan Surat Pengiriman Barang, Faktur dengan Surat Pemesanan Barang. Kemudian mencocokkan surat pengiriman barang dan faktur dengan barang yang nyata-nyata dikirim, baik terhadap nama barang, kemasan, jumlah, serta pemeriksaan terhadap kadaluarsa. 2. Penyimpanan barang Petugas gudang mencatat seluruh penerimaan barang pada hari itu dalam buku harian penerimaan barang, kemudian mencatat semua surat pengiriman barang ke kartu stok dan menyimpan barang sesuai dengan jenis dan sifat barang. Untuk barang tertentu disimpan ditempat terpisah, misalnya: 1. Narkotika disimpan di almari terkunci 2. Serum dan vaksin di almari pendingin 3. Bahan yang mudah terbakar di tempat tersendiri. Penyimpanan barang juga dapat dilakukan berdasarkan atas : a. Abjad Dimulai dengan abjad permulaan sampai akhir b. Khasiat atau kegunaan dan golongan obat Obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, narkotika, dan psikotropika

c. Bentuk sediaan obat Suppositoria, ovula, salep, injeksi d. Alat kesehatan Pengaturan dan penyimpanan alat kesehatan disesuaikan dengan kegunaan 3. Penyerahan barang atau penjualan Penyerahan barang atau penjualan obat untuk obat-obat tanpa resep dokter dapat langsung diserahkan kepada pasien. Namun untuk obat-obat yang menggunakan resep dokter sebelum obat diserahkan kepada pasien harus dilakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian antara obat dengan resep. Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker atau asisten apoteker disertai pemberian informasi mengenai aturan pemakaian, khasiat, dan hal-hal yang harus diperhatikan saat pemakaian apabila ada. 4. Administrasi Secara garis besar administrasi di apotek meliputi : 1. Administrasi kesekretariatan Kegiatan administrasi kesekretariatan menangani surat

menyurat, dokumentasi, kearsipan dan pembuatan laporan. Adapun kelengkapan yang diperlukan adalah buku agenda, buku ekspedisi, blangko surat menyurat dan lain-lain. Laporan di apotek diantaranya meliputi : a. Laporan penjualan apotek Obat yang dijual baik resep maupun tanpa resep dirinci dan disusun dalam laporan penjualan apotek. b. Laporan jumlah resep dan pelayanan OGB Laporan jumlah resep dan pelayan OGB berisi data tentang jumlah resep yang masuk perhari dan data prosentase perbandingan keseluruhan jumlah yang penggunaan Laporan OGB ini dengan bertujuan jumlah untuk masuk.

mengetahui tingkat penggunaan OGB dibandingkan obat paten.

Laporan dibuat berdasarkan buku register yang memuat nama dan alamat dokter unit pelayanan dan jumlah resep OGB. Laporan penggunaan OGB dilaporkan setiap bulan. c. Laporan narkotika da.n psikotropika Laporan narkotika dan psikotropika di laporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota / Kab dengan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi dan Kepala Balai Besar POM dan arsip. Laporan narkotika dan psikotropika berisi nama obat/bahan obat, tanggal penerimaan, nama PBF, No Faktur, jumlah diterima, jumlah total, tanggal keluar, jumlah keluar jumlah akhir dan keterangan. Dalam buku laporan narkotika dan psikotropika juga memuat nama dokter penulis resep, alamat dokter, nama pasien dan alamat pasien. Laporan narkotika dan psikotropika dilaporkan setiap bulan. d. Laporan ketenagaan. Laporan ini berisi jumlah tenaga farmasi yang bekerja di apotek/RS dan dilaporkan setiap 3 bulan sekali kepada kepala Dinas Kesehatan Kota/Kab dan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi dan Kepala Balai Besar POM dan arsip. e. Inventarisasi Tugas inventarisasi adalah untuk mengetahui kekayaan apotek yang tertanam pada barang tetap. Nilai barang inventaris akan berkurang tiap tahun karena adanya penyusutan meskipun barang masih baik. Besarnya penyusutan bergantung pada jenis barang. Catatan inventarisasi meliputi tanggal pembelian, nama barang, dan spesifikasinya, jumlah, harga pembelian per unit serta nilai penyusutannya. 2. yang Administrasi resep Kegiatan administrasi resep diantaranya memisahkan resep mengandung narkotika dan psikotropika serta OGB.

Selanjutnya diberi garis merah dibawah nama obat narkotika dan garis biru dibawah obat psikotropika, dan dicatat dalam buku narkotika dan psikotropika jumlah obat yang dipakai, nama dokter, pasien, dan alamat dokter serta pasien. Resep yang telah dipisahkan tersebut akan disusun dan di bendel serta disimpan dengan baik selama 3 tahun. Dalam proses pembendelan dapat dilakukan tiap hari/bulan. 3. Administrasi keuangan Administrasi keuangan merupakan faktor penentu

suksesnya suatu usaha. Berdasarkan laporan dapat diketahui kemajuan atau kemunduran suatu usaha (apotek). Administrasi keuangan di apotek diantaranya meliputi : a. Buku penjualan Merupakan dokumen apotek yang berisi catatan semua penjualan/transaksi perbekalan farmasi. b. Buku pembelian barang Merupakan dokumen apotek untuk mencatat nama obat yang di order/pesan apotek kepada PBF. Buku ini berisi nama PBF, nama obat, jumlah obat, kondisi atau diskon, tanggal kadaluarsa, obat, kode produksi, dan tanggal jatuh tempo. c. Buku inkaso/buku hutang Merupakan dokumen apotek untuk mencatat hutanghutang pada PBF. Dalam buku ini dicatat no faktur dan jumlah kredit yang diberi PBF pada Apotek. d. Buku bank Merupakan bukti untuk mencatat kepercayaan apotek yang disimpan di bank. e. Neraca rugi laba di apotek tentang penjualan

Neraca rugi laba berisi mengenai penjualan kotor serta biaya lain sehingga dapat diketahui laba bersih apotek. Perhitungan neraca rugi laba dapat dilakukan tiap bulan atau tiap tahun. f. Neraca akhir tahun Neraca akhir tahun berisi kas, hutang lancar, hutang modal, inventaris persediaan barang dan modal akhir. g. pajak, Perpajakan Apotek sebagai bahan usaha sudah pasti harus membayar diantaranya Pajak Pertambahan Nilai, Pajak penghasilan badan usaha, PBB, Pajak reklame, Pajak penghasilan karyawan. 4. Administrasi perbekalan Administrasi pengadaan perbekalan serta menangani pengelolaan pembelian barang atau barang dibidang.

Administrasi perbekalan diantaranya meliputi : a. Buku barang habis ( defecta ) Yaitu buku yang memuat daftar barang yang sudah habis atau menipis baik di gudang, diruang peracikan maupun etalase. Buku defecta tersebut berisi nama barang jumlah serta distributor. Buku defecta ini diisi setiap hari oleh asisten apoteker yang bertanggung jawab terhadap item obat tersebut. b. Surat pesanan Seorang apoteker atau asisten apoteker dalam menulis suatu surat pesanan berdasarkan buku defecta . Di dalam surat pesanan (SP) memuat nama PBF, nama dan jumlah obat, serta tanda tangan apoteker. Perlu dibedakan SP untuk Narkotika, Psikotropika dan SP untuk perbekalan farmasi yang lain.

c. Faktur Setelah apotek menulis surat pesanan kepada PBF, maka PBF akan mengirim barang yang disertai dengan faktur. Faktur ini berisi nama PBF, nama obat., jumlah obat, kondisi atau diskon, tanggal kadaluarsa obat, kode produksi, dan tanggal jatuh tempo. Setelah barang diterima, AA yang menerima barang harus mencocokkan antara faktur dan barang serta surat pesanan. d. Kartu Stok Setelah barang diterima, dan sesuai dengan faktur. Barang dimasukkan gudang dan dicatat pada kartu stok. Kartu stok dapat menggambarkan persediaan barang apotek. Kartu stok berisi nama obat, nama PBF, No Batch, ED, penerimaan, pengeluaran dan sisa akhir. e. Kartu Stelling Kartu stelling adalah kartu yang melekat pada dus obat. Kartu stelling dapat digunakan sebagai control penjualan obat, dan setiap pengeluaran obat harus dicatat pada kartu ini, catatan pengeluaran pada kartu stelling dan pada buku penjualan harus sesuai. 5. Administrasi kepegawaian/SDM Administrasi kepegawaian mencatat segala data kepegawaian apotek termasuk absensi, perpindahan tenaga / karyawan, karyawan baru, dll. 5. Pengelolaan obat rusak dan kadaluarsa Hal pertama yang harus dilakukan apabila obat rusak atau kadaluarsa adalah kita mengumpulkan obat-obatan yang rusak/kadaluarsa, mencatat jenis dan jumlah obat yang rusak/kadaluarsa tersebut pada

formulir laporan obat rusak/kadaluarsa, mencatat jumlah obat yang rusak/kadaluarsa pada kartu stok pada kolom pengeluaran, kemudian melakukan retur untuk diserahkan kepada PBF yang bersangkutan. Namun biasanya PBF tidak mudah menerima pengembalian barang karena biasanya PBF memiliki kriteria untuk obat-obat yang dikembalikan. Apabila PBF menolak penerimaan retur untuk obat-obat yang telah rusak/kadaluarsa, maka obat-obat yang rusak/kadaluarsa dimusnahkan sendiri oleh pihak apotek. 6. Control Inventory Tujuan Control Inventory adalah menciptakan keseimbangan antara persediaan dan permintaan oleh karena itu hasil stock opname harus yang seimbang dengan permintaan yang didasarkan atas satu kesatuan waktu tertentu, misalnya satu bulan atau dua bulan atau kurang dari satu tahun. Besarnya permintaan diukur dengan besarnya omzet penjualan yang terjadi selama waktu yang lalu dengan catatan tidak ada permintaan yang ditolak. Untuk mencapai keseimbangan antara persediaan dan permintaan itu ditentukan antara lain dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Persediaan obat didasarkan atas kecepatan gerak atau perputaran. Ini merupakan ketentuan yang paling sederhana dalam mencapai keseimbangan. Obat yang laku keras supaya tersedia lebih banyak dan obat kurang laku disediakan lebih sedikit 2. Persediaan obat ditentukan berdasarkan lokasi P.B.F. Kalau lokasi PBF jauh dari apotek maka perlu penyediaan obat lebih besar daripada kalau lokasi PBF dekat. Perlu diketahui berapa lama pesanan obat dapat dipenuhi 3. Penambahan persediaan obat didasarkan atas kebutuhan per bulan atau hasil penjualan. Ketentuan ini diharapkan persediaan barang pada setiap saat menunjukkan jumlah obat yang tersedia sebesar kebutuhan satu bulan. Hal ini kalau pembelian dilakukan secara tepat.

E.

PENGELOLAAN RESEP
Resep yang masuk ke Apotek harus dikelola dengan baik dan rutin.

Resep tersebut dikelompokkan tiap hari atau tiap bulan sesuai dengan kebijakan masing-masing apotek. Untuk resep yang tertuliskan narkotika dan psikotropika harus dipisahkan. Pada akhir bulan secara rutin harus disertakan pelaporan penggunaan obat golongan narkotika dan psikotropika. Resep tersebut disimpan di apotek sekitar 3 tahun. Apabila resep sudah tersimpan lebih dari 3 tahun maka pihak apotek wajib melakukan pemusnahan resep. Pemusnahan dapat dilakukan sendiri oleh pihak apotek (APA, Asisten Apoteker) dengan diketahui oleh saksisaksi. Pemusnahan resep tersebut harus disertakan pula dengan berita acara pemusnahan.

F.

KOMUNIKASI, INFORMASI, EDUKASI

Apoteker atau asisten apoteker harus memberikan konseling, mengenai sediaan farmasi, pengobatan, dan perbekalan kesehatan lainnya, sehingga dapat memperbaiki kualitas hidup pasien atau yang bersangkutan terhindar dari bahaya penyalahgunaan atau penggunaan salah sediaan farmasi atau perbekalan kesehatan lainnya. Untuk penderita TBC, asma, dan penyakit kronis lainnya, apoteker atau asisten apoteker harus memberikan konselig secara berkelanjutan. Selain itu apoteker atau asisten apoteker juga harus memberikan informasi yang benar, jelas, dan mudah dimengerti, akurat, tidak bias, etis, bijaksana, dan terkini. Informasi obat sekurang-kurangnya meliputi: Cara pemakaian obat, cara penyimpanan obat, jangka waktu pengobatan, aktivitas serta makanan dan minuman yang harus dihindari selama terapi.

BAB III
TINJAUAN APOTEK KIMIA FARMA 18 PEMUDA

A. SEJARAH DAN LOKASI

Kimia farma merupakan pioneer Industri Farmasi di Indonesia. Cikal bakal Kimia Farma adalah NV Pharmacheutiche Handel Vereneging. J. Van. Gorkom & Co yang dibentuk pada tahun 1865 dan NV Chemicalien Handel Rathkam & Co. Perusahaan Farmasi pertama di Hindia Timur yang berdiri pada tahun 1817. Bersama dengan sejumlah perusahaan farmasi lain. Kemudian dilebur menjadi PNF Bhineka Kimia Farma pada tahun 1969 sejalan dengan kebijakan nasionalisasi ex perusahaan perusahaan Belanda di Indonesia. Selanjutnya pada tanggal 16 Agustus 1971 bentuk hukumnya dirubah menjadi Perseroan Terbatas, sehingga selanjutnya disebut PT Kimia Farma (Persero). Sejak tanggal 4 Juli 2001 Kimia Farma tercatat sebagai perusahaan publik di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya. Terlaksananya Kimia Farma menjadi perusahaan publik tak lepas dari kebijaksanaan pemerintah dalam privatisasi yang dilakukan terhadap Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang dimilikinya untuk melibatkan peran serta publik dalam pengelolaan BUMN. Sejak tanggal 4 Januari 2003 dibentuklah 2 anak perusahaan yaitu : PT Kimia Farma Apotek dan PT Kimia Farma Trading & Distribusion. PT Kimia Farma Apotek adalah anak perusahaan PT Kimia Farma Tbk yang khusus menangani bisnis retail apotek. Kimia Farma Apotek merupakan yang terbesar di Indonesia dengan jumlah apotek sekitar 340 di seluruh Indonesia dari Banda Aceh sampai Papua. Saat ini PT Kimia Farma Apotek sedang membenahi diri untuk menjadi lebih besar dan profesional dalam pelayanan. Secara fisik pembenahan sudah dimulai dengan merenovasi bangunan bangunan Apotek Kimia Farma sehingga lebih modern dan nyaman dengan satu ciri korporat yang sama. Secara pelayanan, PT Kimia Farma Apotek sekarang lebih profesional dan lebih lengkap sediaan produknya

dengan membuka diri bagi produk produk lain di luar produk Kimia Farma. Seiring dengan perubahan kearah pelayanan yang lebih baik tersebut, kini PT Kimia Farma Apotek memberikan sarana promosi bagi para produsen baik melalui website maupun sarana lainnya. Diharapkan dengan sarana baru ini produsen maupun PT Kimia Farma Apotek dapat berkembang secara bersama kearah yang lebih baik. Apotek Kimia Farma melayani resep dokter, penjualan obat bebas dan alat kesehatan. Selain itu untuk menunjang kegiatan usaha tersebut, Apotek Kimia Farma juga dilengkapi dengan cakupan pelayanan lainnya seperti praktek dokter, penjualan optik dan swalayan farmasi serta layanan swamedikasi. Apotek Kimia Farma dikelola oleh tenaga Apoteker yang bekerja penuh waktu untuk memberikan pelayanan asuhan kefarmasian dengan baik. Apotek Kimia Farma 18 Pemuda terletak di Jalan Pemuda 135 Semarang. Apotek Kimia Farma 18 Pemuda merupakan pusat dari Apotek Kimia Farma yang ada di Jawa Tengah. Apotek Kimia Farma 18 Pemuda membawahi 17 Apotek yang ada di Jawa Tengah. Seluruh kegiatan administrasi Apotek Kimia Farma yang ada di Jawa Tengah dilakukan di Apotek ini. Letaknya yang srategis dengan persediaan obat yang lengkap dan pelayanan yang memuaskan membuat banyaknya pelanggan yang datang. Bukan hanya dari dalam kota saja namun banyak dari luar kota bahkan luar propinsi membeli obat disini.

B.

STRUKTUR ORGANISASI DAN PERSONALIA

Struktur Organisasi Apotek Kimia Farma 18 Manager Bisnis Apotek Kimia Farma 18 Apoteker (APA)

Koordinator layanan Asisten Apoteker

Koordinator Peracikan

Supervisor Keterangan : 1. Manager Bisnis 2. Apoteker (APA) 3. Supervisor (AA) 4. Asisten Apoteker

Kasir

Reseptir

:Dr. Khristianto, Apt. MM :Wahyu Ani Mukaromah, S.Si,Apt : - Ibu Hendrotomo Devi - Ibu Lilik Setyowati : - Bpk. Adang - Ibu Ari Dwi Wahyuni - Ibu Rina Sulistyowati - Sdri. Dwi Pusparini - Sdri. Fitri Hastuti

5. Kasir

: - Ibu Ambar Amiluto Utami - Ibu Sumarni - Ibu Triwihandayani - Ibu Yohanna

6. Reseptir

: - Bpk. Ananto Sumbogo - Bpk. Dartiwa - Bpk. Mudjio - Bpk. Sukamto - Bpk. Wardjulian - Bpk. Yulianto

C. PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

1. Perencanaan dan pengadaan barang Semua karyawan yang ada di Kimia Farma 18 Pemuda (Apoteker, AA, Reseptir, Kasir) mempunyai tanggung jawab terhadap masing-masing almari obat untuk mendata persediaan obat yang ada di almari tersebut. Jika terdapat obat yang habis dalam almari tersebut, maka harus dicatat dibuku defecta. Kemudian buku defecta tersebut diserahkan kepada supervisor untuk dibuatkan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) dan selanjutnya BPBA akan diajukan ke gudang. Jika gudang mempunyai obat yang dibutuhkan oleh apotek, maka barang langsung diserahkan ke apotek (droping). Namun jika di gudang tidak terdapat barang/obat yang dibutuhkan, maka gudang akan menyerahkan ke bagian pembelian. Kemudian bagian pembelian akan membuatkan Surat Pesanan (SP) sesuai dengan jenis dan jumlah obat yang dibutuhkan. Surat Pesanan tersebut harus mendapat persetujuan dari Apoteker terutama apabila obat yang dipesan adalah obat golongan narkotika dan psikotropika. Selanjutnya SP tersebut akan diserahkan ke PBF atau distributor yang bersangkutan. Hal tersebut juga berlaku untuk obat-obat bebas dan bebas terbatas (Obat-obat yang terdapat di HV). Setelah barang datang, maka asisten apoteker yang menerima barang tersebut harus mencocokkan antara faktur pembelian dengan barang yang ada (meliputi : ED, No.Batch, Jumlah barang, Nama Barang). Kemudian barang tersebut disimpan di tempat yang telah ditentukan dan dicatat kedalam kartu stok sebanyak barang yang telah dimasukkan.

2.

Penyimpanan Penyimpanan obat yang ada di Kimia Farma 18 Pemuda

menggunakan sistem kombinasi, artinya untuk obat-obat yang ada di swalayan farmasi disusun berdasarkan efek farmakologi, bentuk, dan abjad. Sedangkan untuk obat-obat yang ada di dalam apotek disusun berdasarkan abjad, efek farmakologi, bentuk, golongan, sifat fisika kimia, dimana keseluruhan dari penyimpanan tersebut berdasarkan sistem FIFO (First In First Out). 3. Dispensing Istilah dispensing tidak berlaku di apotek, karena sebenarnya arti dari dispensing itu sendiri adalah penyerahan obat yang dilakukan dokter langsung kepada pasien. Namun menurut aturannya, dokter tidak boleh melakukan dispensing kecuali apabila dokter tersebut memiliki sebuah apotek. Sehingga dispensing di Kimia Farma 18 Pemuda tidak pernah ada. Tapi yang digunakan adalah Swamedikasi. Pasien datang ke Apotek dengan keluhan ringan kemudian Asisten Apoteker atau Apoteker akan memberikan obat dengan kategori ringan sesuai dengan keluhan pasien. Jika setelah 2 atau 3 hari tidak sembuh maka pasien disarankan untuk periksa ke dokter. Apotek juga tidak dapat memberikan Swamedikasi apabila keluhan pasien berat seperti penyakit mata, telinga, dll , tetapi pasien disarankan untuk berkonsultasi ke dokter. Selain Swamedikasi, ada juga istilah UPDS yaitu pembelian obat yang tidak menggunakan resep dokter. Obat yang dibeli tersebut biasanya tergolong obat bebas atau obat yang dibeli berdasarkan pengalaman. 4. Pemusnahan perbekalan farmasi yang rusak, ED, atau ditarik Setiap akhir tahun karyawan mempunyai tugas pada masing-masing almari yang menjadi tanggung jawabnya untuk mencatat ED dan melihat apabila ada obat-obat yang rusak. Obat-obat yang rusak/ED sebelumnya dikumpulkan terlebih dahulu lalu obat-obat tersebut diretur ke PBF yang bersangkutan. dari peredaran.

Namun biasanya PBF mempunyai persyaratan untuk obat-obat yang dikembalikan. Apabila obat-obat yang diretur tidak memenuhi persyaratan yang ditentukan dari PBF, maka obat-obat tersebut akan dimusnahkan sendiri oleh pihak apotek. Obat-obat yang ditarik dari peredaran biasanya sebelum dilakukan penarikan pihak apotek diberi surat pemberitahuan dari Balai POM. Kemudian prinsipal obat tersebut akan mengirimkan petugas khusus untuk dilakukan penarikan pada apotek yang bersangkutan. Biasanya obat ditarik dari peredaran karena penyimpangan terhadap cara pembuatan obat yang telah ditentukan, obat mengandung bahan yang membahayakan kesehatan, zat aktif yang terkandungan di dalam obat tersebut melebih batas yang telah ditentukan, dan lain-lain. 5. Administrasi Administrasi yang ada di Kimia Farma 18 Pemuda dikelola oleh Bisnis Manager (BM). Namun Bisnis Manager tidak hanya mengelola kegiatan administrasi yang ada di Kimia Farma 18 Pemuda saja tapi juga mengelola administrasi semua Kimia Farma yang ada di Jawa Tengah. Hasil penjualan dari apotek Kimia Farma 18 Pemuda setiap harinya akan disetorkan ke bagian admnistrasi. 6. Perpajakan dan keuangan Setiap bulan Kimia Farma 18 Pemuda harus membayar berbagai macam pajak, diantaranya adalah Pajak Pertambahan Nilai, Pajak Penghasilan Badan Usaha, Pajak Reklame, PBB, Pajak Penghasilan karyawan, dan lain-lain. Semua Kimia Farma yang ada di Jawa Tengah biasanya menyetorkan hasil penjualannya ke bagian keuangan yang ada di Kimia Farma 18 Pemuda secara langsung atau melalui Bank. 7. a. Laporan dan evaluasi apotek LAPORAN Laporan Narkotika Pelaporan narkotika dilakukan setiap satu bulan sekali, dimana laporan ini dikirimkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kotamadya/Kabupaten dengan tembusan kepada :

- Kabid Bpfm Kanwil DepKes Prop.Jateng - Kepala Balai POM - Penanggung jawab Narkotika Kp - Arsip b. Laporan Psikotropika Pelaporan psikotropika dilakukan etiap satu tahun sekali. Laporan ini dibuat rangkap tiga sebagai tembusan kepada : - Kepala Dinas Kesehatan Kota Semarang - Kepala Balai Besar POM Semarang - Arsip Apotek c. Laporan Obat Generik Berlogo Pelaporannya dilakukan setiap 1 bulan sekali. Laporan Obat Generik Berlogo berisi tentang banyaknya resep yang ditulis dokter yang mengandung Obat Generik Berlogo. EVALUASI Setiap Triwulan tiap-tiap Apotek Kimia Farma dibawah Bisnis Manager Semarang dilakukan evaluasi yang meliputi : a. b. Omzet, penjualan, pembelian, biaya-biaya, dll Pelayanan ,yang dimaksud adalah adanya komplain

dari pasien atau tidak dan apakah sistem pelayanan sudah sesuai standart apa belum c. d. 8. Evaluasi Anggaran Perusahaan yang telah dicapai Program Perusahaan yang sedang dijalankan Control inventory Kegiatan ini dilakukan untuk menjaga obat agar tidak habis pada saat yang dibutuhkan. Untuk itu dalam setiap wadah persediannya diberikan kartu stok untuk mengontrol pengeluaran dan penggunaan obat. Obat-obat yang sifatnya fast moving harus disediakan lebih banyak dibandingkan obat-obat yang lainnya. Sehingga obat-obat yang fast moving harus selalu dicek persediannya karena obat obat tersebut diperkirakan memenuhi target apa tidak

akan habis dalam waktu beberapa hari saja. Jika obat-obat fast moving tersebut sudah mendekati habis, maka pihak apotek akan mengambil ke gudang atau dibuatkan surat pesanan ke PBF.

D. Pengelolaan Resep
Pengelolaan Resep di Apotek Kimia Farma 18 Pemuda terdiri dari penyimpanan resep dan pelayanan resep. 1. Penyimpanan Resep resep, juga dibedakan menurut system pembayarannya Setiap resep yang masuk akan disimpan dan diatur sesuai dengan urutan nomor (tunai/kredit). Resep-resep tersebut akan disimpan selama 3 tahun, lalu setelah 3 tahun akan dimusnahkan. 2. Pelayanan Resep 2.1 a. Skrinning Resep Persyaratan Administrasi - Nama, SIP, dan alamat dokter - Tanggal penulisan resep - Tanda tangan / paraf dokter penulis resep - Nama, alamat, umur, nomor telepon - Nama obat, dosis, jumlah yang diminta, cara pakai b. Pemberian nomor resep c. Penetapan Harga d. Pemeriksaan Ketersediaan Obat 2.2 Perjanjian dan Pembayaran a. Pengambilan obat semua / sebagian b. Ada/tidaknya penggantian obat atas izin dokter/pasien c. Pembayaran tunai / kredit d. Penyerahan struk pembayaran e. Pembuatan kwitansi dan salinan resep jika perlu/atas permintaan pasien

2.3 a.

Penyiapan obat Peracikan kegiatan dan menyiapkan, menimbang, pada mencampur, Dalam memberikan etiket wadah. Merupakan mengemas

melaksanakan peracikan obat harus dibuat sesuai prosedur dengan memperhatikan dosis, jenis dan jumlah obat serta penulisan etiket yang benar b. c. 2.4 a. Pemberian etiket yang jelas dan dapat dibaca Obat dikemas dengan rapi dalam kemasan yang cocok Pemeriksaan akhir Kesesuaian obat dengan resep yang meliputi : - nomor resep - nama obat,bentuk dan jenis sediaan,dosis,jumlah dan aturan pakai - nama pasien, umur, alamat, dan nomor telepon b. Kesesuaian copy resep dengan resep asli c. Kebenaran kwitansi 2.5 Penyerahan obat dan pemberian informasi a. Penyerahan obat harus disertai dengan pemberian informasi yang benar, jelas, dan mudah dimengerti, yang meliputi : - cara pemakaian obat - cara penyimpanan obat - jangka waktu pengobatan b. Tanda terima pasien / penerima obat 2.6 Layanan purna jual a. Konseling secara berkelanjutan untuk penderita penyakit tertentu sehingga dapat memperbaiki kualitas hidup pasien atau yang bersangkutan terhindar dari bahaya penyalahgunaan atau penggunaan sediaan farmasi atau perbekalan kesehatan yang salah

sehingga terjaga kualitasnya

b. Monitoring penggunaan obat Setelah penyerahan obat kepada pasien, apoteker biasanya melaksanakan pemantauan penggunaan obat, terutama untuk pasien tertentu seperti cardiovascular, diabetes, TBC, asma, dan penyakit kronis lainnya. Kemudian Apoteker akan membuat catatan yang berupa uraian mengenai keadaan atau kesehatan pasien tersebut. c. Telefarma Telefarma adalah melayani pasien melalui telepon, menanyakan keadaan pasien, apakah sudah sembuh atau belum, dan apakah membutuhkan obat yang lainnya lagi. Atau dengan kata lain, Telefarma adalah pemesanan obat melalui telepon atau layanan antar.

BAB IV PEMBAHASAN

A. Pengelolaan Pasien
Pengelolaan pasien di Apotek Kimia Farma 18 Pemuda dibagi menjadi dua,yaitu : 1. Pasien Umum Alur pelayanan untuk pasien umum diawali dengan resep yang datang lalu diperiksa ketersediaan obatnya, jika obat tersedia maka dilakukan penetapan harga. Kemudian meminta persetujuan pasien, apabila pasien setuju maka resep tersebut akan dilayani untuk kemudian diserahkan atau dikirim. 2. Pasien khusus a. Pasien jamsostek b. Pasien dari instansi yang bekerja sama dengan Kimia Farma 18 Pemuda, yaitu : PLN, Pertamina, BI, Bikasoga, Indosat, Telkom, dan Courts Alur pelayanan untuk pasien khusus, yaitu : Resep diberi no. biru obat dilayani diserahkan Pembayaran untuk resep kredit dilakukan dengan penagihan berupa rekapan selama satu bulan dari pihak apotek ke perusahaan pelunasannya dapat melalui rekening Kimia Farma 18 Pemuda.

B. Pengelolan Obat
1. Perencanaan dan Pengadaan Obat yang habis persediannya dicatat dibuku defecta, lalu dari data data yang ada dibuku defecta tersebut akan dibuat Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) untuk kemudian diserahkan ke gudang. Apabila gudang mempunyai barang yang diajukan apotek maka gudang akan mendroping barang tersebut ke apotek. Tapi apabila barang yang diminta tidak tersedia di gudang, maka gudang akan mengajukan BPBA tersebut ke bagian administrasi pembelian, lalu dibuatkan surat pesanan untuk dikirim ke distributor (PBF).

Tapi apabila obat dari resep pasien itu habis, maka apotek dapat mengambil langsung kegudang atau dapat meminjam ke Apotek Kimia Farma lain yang lokasinya dekat dengan Kimia Farma 18 Pemuda, peminjaman obat ini disebut dengan istilah kitir. Namun apabila di Apotek Kimia Farma lain juga tidak ada maka apotek bisa melakukan permintaan obat darurat ke PBF yang bersangkutan dengan persetujuan pasien untuk membayar terlebih dahulu. 2. Penyimpanan Sistem penyimpanan barang/obat di Apotek Kimia Farma 18 Pemuda menggunakan sistem kombinasi. Barang/obat yang tergolong obat bebas dari perbekalan farmasi diletakkan dibagian swalayan farmasi, dimana masih dibagi lagi menurut efek farmakologi dan jenisnya. Untuk obat-obat yang tergolong obat keras, obat bebas terbatas, dan lain-lain penyimpanannya diatur dalam bentuk rak-rak, diantaranya : Rak obat patent yang diurutkan sesuai abjad Rak untuk obat-obat yang sifatnya fast moving Rak antibiotik berupa tablet, kapsul Rak untuk salep, krim, dan gel Rak untuk obat-obat KB Rak untuk obat-obat yang TLKL Rak untuk sediaan yang berupa spray / semprot Rak untuk sirup patent yang diurutkan sesuai abjad Rak obat-obat generik Rak untuk sirup antibiotik Rak untuk obat-obat yang harganya mahal Rak untuk drop (yang diminum) Rak untuk obat tetes mata, telinga, dan hidung Rak untuk obat-obat psikotropika Rak terkunci untuk sediaan narkotika Rak untuk obat bentuk injeksi (ampul, vial)

3. Dispensing Istilah dispensing tidak ada di Apotek Kimia Farma 18 Pemuda, karena arti dari dispensing itu sendiri adalah kegiatan penyerahan obat yang dilakukan oleh dokter langsung kepada pasiennya. Tapi menurut aturannya, dokter tidak boleh melakukan dispensing kecuali dokter tersebut memiliki apotek. Jadi istilah dispensing tidak pernah digunakan di Apotek Kimia Farma 18 Semarang. Tapi yang digunakan adalah Swamedikasi. Pasien datang ke Apotek dengan keluhan ringan kemudian Asisten Apoteker atau Apoteker akan memberikan obat dengan kategori ringan sesuai dengan keluhan pasien. Jika setelah 2 atau 3 hari pasien tidak sembuh maka pasien disarankan untuk periksa ke dokter. Apotek tidak dapat memberikan Swamedikasi apabila ada pasien datang dengan keluhan yang berat seperti penyakit mata, telinga, dll, tetapi Apotek menyarankan agar pasien lebih baik berkonsultasi ke dokter. Selain Swamedikasi, ada juga istilah UPDS yaitu pembelian obat yang tidak menggunakan resep dokter. Obat yang dibeli tersebut biasanya tergolong obat bebas atau obat yang dibeli berdasarkan pengalaman. 4. Pemusnahan obat dan resep Obat-obat yang dimusnahkan itu biasanya merupakan obat-obat yang sudah kadaluarsa atau rusak dan tidak dapat diretur ke PBF yang bersangkutan karena adanya perjanjian atau persyaratan tertentu, sedangkan resep-resep yang dimusnahkan itu merupakan resep-resep yang telah disimpan lebih dari 3 tahun. Pemusnahan obat dan resep ini harus disertai dengan berita acara pemusnahan dan juga harus memperoleh ijin dari kantor pusat PT. Kima Farma Apotek.

C. Pengelolaan Administrasi
Administrasi di Apotek Kimia Farma 18 Pemuda merupakan pusat dari semua kegiatan administrasi tersebut meliputi pengadaan dan perencanaan barang di Apotek. Dimana apabila barang di Apotek tersebut habis maka akan dicatat di buku defecta, lalu dari buku defecta itu akan dibuatkan Bon Penerimaan Barang Apotek (BPBA) untuk diajukan ke gudang. Kemudian BPBA

tersebut akan diserahkan dari gudang ke bagian pembelian. Bagian pembelian akan membuat Surat Pesanan (SP) untuk dikirim ke PBF. Setelah itu PBF akan mengirimkan barang ke Apotek/gudang. Untuk pembayarannya dilakukan oleh bagian administrasi.

BAB V PENUTUP

SIMPULAN
Setelah kami melakukan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Apotek Kimia Farma 18 Semarang pada tanggal 1-31 Desember 2008, ada beberapa yang dapat kami simpulkan : 1. Kami menjadi mengerti tentang perencanaan dan pengadaan barang di apotek, penyimpanan perbekalan farmasi, pengelolaan sediaan farmasi yang rusak/kadaluarsa, kegiatan administrasi di apotek, pengelolaan resep, penyerahan obat kepada pasien, pengisian buku defecta, kartu stok, pelaporan obat narkotika, psikotropika, pembacaan resep dokter, dan masih banyak lagi 2. Kami juga mengerti bahwa kepedulian kita terhadap sesama sangatlah penting. Dengan sikap tulus ikhlas memberikan pelayanan yang baik kepada pasien/konsumen akan mengurangi sedikit beban yang ada di pundak mereka

SARAN
Beberapa saran yang sekiranya dapat kami sampaikan : 1. Diharapkan lebih teratur dalam pengisian kartu stok 2. Diharapkan adanya peningkatan ketelitian pegawai dalam bekerja 3. Diharapkan adanya perhatian terhadap keadaan perbekalan farmasi terutama kebersihannya agar konsumen tertarik untuk membeli

DAFTAR PUSTAKA

www.google.com kimiafarma.co.id Departemen Kesehatan RI. 2004. Administrasi Farmasi Jilid III. Jakarta Departemen Kesehatan RI. 2004. Undang-Undang Kesehatan Jilid I. Jakarta

LAMPIRAN

1. Makna Simbol Kimia Farma 2. Laporan Narkotika 3. Surat Pesanan Narkotika 4. Kartu Stok 5. Laporan Penggunaan Sediaan Jadi Narkotika 6. Surat Pesanan Non Narkotika dan Non Psikotropika 7. Permintaan Obat Intern dan Etiket 8. Kwitansi Pembayaran Resep/Tunai 9. Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) 10. Copy Resep

MAKNA SIMBOL KIMIA FARMA

SIMBOL :
Matahari

PARADIGMA BARU
Matahari terbit adalah tanda memasuki babak baru untuk kehidupan yang lebih baik

OPTIMIS
Matahari memiliki cahaya sebagai sumber energi, cahaya tersebut adalah

penggambaran optimisme Kimia Farma dalam menjalankan bisnisnya

KOMITMEN
Matahari selalu terbit dari timur dan tenggelam dari arah barat secara teratur

dan terus menerus memiliki makna adanya komitmen dan konsistensi dalam menjalankan segala tugas yang diemban oleh Kimia Farma dalam bidang farmasi dan kesehatan

SUMBER ENERGI
Matahari sumber energi bagi kehidupan, dan Kimia Farma baru

memposisikan dirinya sebagai sumber energi bagi kesehatan masyarakat

SEMANGAT YANG ABADI

Warna Oranye berarti semangat, warna biru adalah keabadian. Harmonisasi

antara kedua warna tersebut menjadi satu makna yaitu semangat yang abadi

JENIS HURUF
Dirancang khusus untuk kebutuhan Kimia Farma disesuaikan dengan nilai dan image yang telah menjadi energi bagi Kimia Farma, karena prinsip sebuah identitas harus berbeda dengan identitas yang telah ada.

SIFAT HURUF
KOKOH
Memperlihatkan Kimia Farma sebagai perusahaan terbesar dalam bidang farmasi yang memiliki bisnis hulu hilir dan merupakan perusahaan farmasi pertama yang dimiliki Indonesia

DINAMIS
Dengan jenis huruf italic, memperlihatkan kedinamisan dan optimisme Kimia

Farma dalam menjalankan bisnis kesehatan

BERSAHABAT
Dengan huruf kecil dan lengkung, memperlihatkan keramahan Kimia Farma

dalam melayani konsumennya.