Menulis surat dinas oleh : Amalia Refina Pratiwi IX Hang Nadim

Pengertian
Surat dinas adalah surat resmi yang ditulis atau dikirim oleh sebuah instansi atau kantor untuk keperluan dinas. Surat dinas harus ditulis dengan bahasa yang baku serta memperhatikan kaidah kebahasaan yang benar.

Ciri-ciri Surat Resmi :

1. Menggunakan kop atau surat, apa bila surat

tersebut dikeluarkan oleh organisasi tertentu 2. Terdapat Nomor surat,lampiran dan perihal 3. Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang lazim digunakan 4. Menggunakan bahasa resmi yang sesuai dengan EYD atau aturan bahasa yang baik 5. Menyertakan stempel atau cap dari lembaga resmi

Perbedaan surat resmi dan Surat Pribadi : 1. Surat Resmi Menggunakan Kop atau kepala surat sedangkan surat pribadi tidak. 2. Dalam penulisan surat resmi menggunakan bahasa baku jelas dan mudah dimengerti sesuai dengan ketentuan penulisan surat yang baik dan benar. 3. Dalam penulisan surat pribadi, bahasa yang digunakan tidak terikat dengan peraturan penulisan baku yang penting ditulis dengan jelas dan sopan.

Sistematika surat dinas

1. Kop surat
Memuat informasi tentang - Nama lembaga/instansi - alamat lengkap - logo/lambang (jika ada)
CONTOH :

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH SMP ISLAM BATANG

Jalan Jenderal Ahmad Yani 114, Kauman, Batang 51215, Telepon 7988075

2. Tanggal surat
Pada bagian ini tidak perlu menuliskan nama kota karena di bagian kop surat sudah tertera nama kota CONTOH :

7 September 2009

3. Nomor, Lampiran, Perihal

Penulisan tanda titik dua [ : ] setelah nomor, lampiran, dan perihal diusahakan sejajar.
CONTOH : : 01/OSIS/IX/2009 : Satu lembar : Undangan

Nomor Lampiran Perihal

4. Alamat tujuan surat

1. Aturan penulisan alamat tujuan surat : Tidak perlu menggunakan kata kepada tetapi langsung menggunakan kata Yang Terhormat (penulisannya boleh disingkat [Yth.] Tidak perlu menggunakan kata sapaan Bapak atau Ibu jika yang dituju adalah nama jabatan seperti bupati, camat, direktur, kepala desa, dsb. Tetapi jika yang dituju adalah nama individunya maka boleh ditambahi dengan kata sapaan bapak atau ibu atau saudara Kata jalan tidak boleh disingkat. Jika setelah nama jalan ada nomor maka tidak perlu diberi tulisan nomor . Sebelum nama kota tidak perlu diberi kata di.

2.

3.

4. 5.

Contoh :

Contoh :

Yth. Bupati Batang Jalan Kartini 1 Batang

Yth. Ibu Puji Astuti Jalan Delima 10 Pekalongan

5. Salam pembuka
Gunakan salam pembuka yang netral. Penulisan salam pembuka diakhir dengan tanda koma CONTOH :

Dengan hormat,

6. Isi surat
Isi surat tergantung dari keperluan surat tersebut dibuat bisa berupa surat undangan, surat pemberitahuan, surat permohonan bantuan, surat izin, dsb. Tetapi secara umum, isi surat dinas adalah bagian pembukaan, bagian inti, & bagian penutup. Contoh surat undangan : Mengharap dengan hormat atas kehadiran Bapak/Ibu pada rapat yang akan diselenggarakan pada, Hari : Senin Tanggal : 14 September 2009 Waktu : pukul 20.00 WIB Tempat : Balai Desa Kalipucang Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

7. Salam penutup
Gunakan salam penutup yang netral. Penulisan salam penutup diakhiri dengan tanda koma. Namun, salam penutup tidak wajib ada dalam surat dinas.

CONTOH :

Hormat kami,

8. Jabatan, nama, & tanda tangan pengirim surat

CONTOH :
Kepala Desa, ttd Joko Susilo Mangkubuwono

9. Tembusan
Tembusan adalah seseorang yang dianggap perlu mengetahui tentang isi surat tersebut.

CONTOH :

Tembusan : 1. Yth. Ketua LKMD Desa Kalipucang Kulon 2. Yth. Ketua BPD Desa Kalipucang Kulon

Thank you