Penggolongan Arsip Menurut Bentuk (Wujudnya

)
Pada pengertian arsip menurut Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 (tentang Ketentuanketentuan Pokok Kearsipan) disebutkan bahwa arsip merupakan “naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah (juga Badan-badan Swasta dan/atau perorangan) dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah atau pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Berdasarkan bentuk atau wujudnya ini, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu: a. Surat. Yaitu setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi. Contohnya:
         

Naskah perjanjian atau kontrak; Akte pendirian perusahaan/organisasi; Notulen rapat; Laporan-laporan; Kuitansi; Naskah berita acara; Bon penjualan; Kartu pegawai; Table-tabel, gambar atau bagan; Grafik.

b. Pita rekaman; c. Piringan hitam d. Microfilm. Kaitannya dengan perkembangan teknologi dan transfer informasi dalam wujud data digital, perlu dicermati mengenai kedudukan arsip elektronik dalam bidang kearsipan. Untuk pembahasan mengenai hal ini, rencananya akan dibahas dalam artikel tersendiri.

 Menggunakan bahasa Indonesia yang baku.  Warkat Pos Surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat.  Kartu Pos Surat yang berbentuk kartu yang berukuran 10 cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh Perumtal. Syarat-syarat yang baik dalam surat.  Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat. Pengertian Surat : Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang kusus berlaku untuk surat-menyurat . 3. Bukti tertulis yang otentik. Bukti historis dari suatu kegiatan. Alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan( arsip).menyurat :  Menggunakan kertas surat yang teat dalam hal ukuran.  Menggunakan bahasa yang jelas(clear). Penggolongan Surat : 1) Penggolongan Surat Menurut Wujudnya  Surat Bersampul Surat berkumpul adalah surat yang terdiri atas kertas beserta amplopnya.jenis. 2.  Menyajikan fakta yang benar dan lengkap. Pedoman atatu dasar untuk bertidak.  Telegram dan Teleks Surat yang dikirimkan dari jauh. . serta harus disesuaikan dengan jenis surat yang akan ditulis. Guna Surat :        Alat komunikasi tulis.  Tidak menggunakan kata-kata atau istilah yang sulit. Keterangan yang dapat memberi rasa aman dalam aktivitas tertentu. Alat untuk mewaklli perseorangan dan mewakili organisasi(duta organisasi).dan warna.  Menggunakan gaya bahasa yang lugas.  Menggunakan surat yang standart.  Tidak menggunakan singkatan yang belum lazim. 4.pengertian surat 1.

 Surat konfidensial Surat untuk kalangan terbatas. Surat intern Surat yang ditujukan ke dalam lingkungan atatu organisasi.  Surat Rahasia Surat yang hanya boleh dibuka dan hanya boleh diketahui isinya oleh orang yang dituju 7) Penggolongan Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya . b. 5) Penggolongan Surat Menurut Isi dan Maksudnya  Surat permohonan  Surat penuntutan  Surat pesanan  Surat keterangan 6) Penggolongan Surat Menurut sifatnnya  Surat biasa Surat yang isinya bersifat biasa.  Surat tanda Bukti Surat khusus yang berbentuk formulir yang digunakan untuk tanda bukti suatu kegiatan. Surat ekstern Surat yang ditujukan ke luar organisasi 4) Penggolongan Surat Menurut Bnyaknya Sasaran Yang Dituju a) Surat biasa Surat yang ditujukan kepada satu atau beberapa orang/organisasi. Memo dan Nota Surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi.  Surat Sosial Surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan. b) Surat edaran dan surat pengumuman Surat yang ditujukan kepada orang/organisasi yang jumlahnya banyak.  Surat Niaga Surat yang terutama dipakai oleh perusahaan niaga untuk urusan perdagangan atau jual beli.  Surat Pemerintah Suarat resmi yang terutama dipergunakan oleh istansi pemerintah. 3) Penggolongan Surat Menurut Kegiatan a. 2) Penggolongan Surat Menurut Pemakaiannya  Surat Pribadi Surat dari perseorangan kepada orang lain atau kepada organisasi.

 Surat biasa Surat yang diperlakukan secara biasa.  Bentuk alinea bergantung (hanging paragraph style) Bentuk surat diatas mempunyai Variasi masing-masing sehingga bentuk surat berperihal secara lengkap. .  Surat segera/ekspres Surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera.  Surat kilat Surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera.