TUGAS MAKALAH MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

Dosen : Mh Taufiq, Ir Oleh: Nama NIM Kelas Jurusan :Yeti Meitika :10.12.5017 :10S1SI-08 :S1 Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2013

1

KATA PENGANTAR Alhamdulillah puji syukur saya panjatkan kepada Allah SWT yang masih memberikan nafas kehidupan, sehingga saya dapat menyelesaikan pembuatan makalah ini. Makalah ini dibuat untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajemen proyek system informasi. Dalam makalah ini membahas tentang konsep dan aplikasi CBIS,konsep dan perancangan DBMS,network system dan perangkatnya,analisis system informasi & manajemen (PIECES &SWOT),perancangan dan implementasi system informasi,perangkat atau tools dalam analisis dan perancangan system,konsep manajemen terhadap kebutuhan informasi,konsep manajemen proyek system informasi, konsep dan aplikasi Term Of Reference (TOR) dan Konsep dan Aplikasi System Requirements Analisys (SRA). Akhirnya saya sampaikan terima kasih atas perhatiannya terhadap makalah ini, dan penulis berharap semoga makalah ini bermanfaat bagi diri saya sendiri dan khususnya pembaca pada umumnya. Tak ada gading yang tak retak, begitulah adanya makalah ini. Dengan segala kerendahan hati, saran-saran dan kritik yang konstruktif sangat saya harapkan dari para pembaca guna peningkatan pembuatan makalah pada tugas yang lain dan pada waktu mendatang.

Yogyakarta,25 Maret 2013

Penulis

2

KONSEP DAN APLIKASI CBIS Pengantar CBIS Definisi sebuah sistem manajemen, istilah yang dikenal umum masyarakat adalah sebuah sistem manusia / mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hard ware) dan perangkat lunak (soft ware) komputer, prosedur pedoman, model mamajemen, keputusan dan sebuah “data base”. Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan saling bekerjasama untuk mencapai beberapa tujuan. Sistem informasi adalah kumpulan hardware dan software komputer, prosedur, dokumentasi, formulir dan orang yang bertanggungjawab untuk memperoleh, menggerakkan, manajemen,distribusi data dan informasi. Proses yang harus diikuti dalam pengembangan suatu sistem yang baik disebut sistem analysis and design (SA&D). proses SA&D ini didasarkan pada pendekatan sistem untuk mengatasi suatu masalah yang disebabkan oleh beberapa prinsip dasar berikut ini. 1. Seorang manajer harus tahu apa (what) yang dilakukan oleh suatu sistem sebelum membuat spesifikasi bagaimana (how) suatu sistem bekerja. 2. Memilih cakupan yang tepat atas keadaan yang dianalisa akan berpengaruh terhadap masalah apa yang bisa diatasi dan yang tidak. 3. Suatu masalah (atau sistem) sebenarnya terdiri dari beberapa masalah, sehingga strategi yang tepat adalah mengurutkan masalah yang besar ke masalah yang kecil. 4. Pemecahan suatu masalah antara satu bagian dengan bagian lain mungkin sekali berbeda, sehingga pemecahan alternatif yangmenunjukan perspektif yang berbeda hendaknya dibuat dandiperbandingkan sebelum hasil akhir dipilih. 5. Masalah dan pemahamannya berubah ketika dilakukan analisa, sehingga seorang manajer harus mengambil pendekatan bertahap terhadappemecahan masalah. Hal ini memungkinkan komitmen yang terusbertambah(incremental) terhadap pemecahan masalah tertentu, dimana keputusannya adalah berlanjut atau tidak ke tahap berikutnya.

3

Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat diartikan sebagai suatu alat yang mendukung para pengambil keputusan dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen( perencanaan,

pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian), sedemikian rupa sehingga tercapai suatu keputusan yang didasarkan kepada pendekatan sistem. Laudon, mendefinisikan Sistem Informasi sebagai berikut: Information System: Interrelated components that collect, process, store, and disseminate information to support decision making, control, analysis, and visualization in an organization. Gordon B. Davis, mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen sebagai berikut: Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem manusia, mesin yang terintegrasi dalam menyediakan informasi untuk mendukung kegiatankegiatan operasi, manajemen dan pengambilan keputusan suatu organisasi. Jadi dapat diartikan, SIM adalah interelasi atau interaksi komponen komponen atau subsistem subsistem yang saling berhubungan dan terintegrasi dimana diperlukan suatu pengambilan (collect), proses (process), penyimpanan (store) dan diseminasi (diseminatin) informasi untuk mendukung pengambilan keputusan (decision making) serta pengawasan (control) dari organisasi. Sistem Informasi manajemen juga dapat menggambarkan visualisasi dari organisasi. Ada tiga aktifitas dalam SIM dalam memproduksi kebutuhan informasi suatu organisasi, yaitu masukan (input), proses (processing) dan keluaran (output). Sistem Informasi juga diperlukan umpan balik (feed back), dimana keluaran yang dikembalikan untuk membantu mereka dalam mengevaluasi atau mengkoreksi fase masukan. Saat ini banyak pimpinan yang menyadari bagaimana informasi dapat menunjang kompetisi di lingkungan usaha terutama dalam menghadapi era globalisasi yang tergantung bagaimana kemampuan mereka dalam menjalankan organisasi secara global. Hari ini, sistem informasi menyediakan komunikasi dan kekuatan analisa yang diperlukan suatu organisasi untuk penyelenggaraan perdagangan (trading) dan pengelolaan aktifitas atau usaha dalam sekala global. Sumber Daya Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari 5 sumber daya dasar, yaitu: Manusia, Hardware, Software, Data dan Jaringan. Dibawah ini merupakan contoh Sumber daya sistem informasi dan produknya, meliputi:

4

1. Sumber daya manusia 2. Pemakai akhir merupakan orang orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut. Mereka berupa pelanggan, tenaga penjualan, teknisi, staff administrasi, akuntan dan para manajer. Para pakar merupakan orang orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi. Mereka meliputi sistem analis, pembuat software, operator sistem. 3. Sumber daya hardware Dapat digolongkan menjadi: Mesin dan Media. 4. Sumber daya software 5. Software sistem, seperti program sistem operasi, yang mengendalikan serta mendukung operasi sistem computer. Software aplikasi, yang memprogram pemrosesan langsung bagi penggunaan tertentu komputer oleh pemakai akhir. Contohnya, program analisis penjualan, program pengolahan kata dan program penggajian. Prosedur, yang mengoperasikan perintah bagi orang orang yang akan menggunakan sistem informasi. Contohnya, prosedur entri data, prosedur untuk memperbaiki kesalahan, prosedur pendistribusian cek gaji. 6. Sumber daya data Termasuk deskripsi produk, catatan pelanggan, file kepegawaian, database persediaan. 7. Sumber daya jaringan Media komunikasi, pemroses komunikasi, software untuk akses dan pengendalian

jaringan.Pengguna Informasi Dipandang dari tingkat manajemen dan area fungsional Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masingmasing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

5

Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut: 1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi. 2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis. 3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif. 4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi. 5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi. 6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru. 7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem. 8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksitransaksi,

mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka. 9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi. 10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia. 11. SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap: a. Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masingmasing b. Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif. c. Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.
6

Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa kepada hasil yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan keputusan biasanya adalah model sistem keputusan tertutup. Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan menangani suatu model keputusan, dan sebagainya. SIM Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat adalah saling berhubungan. Contohnya pengendalian inventaris pada tingkatan operasional bergantung pada proses yang tepat dari transaksi; pada tingkat dari pengendalian manajemen, pembuatan keputusan tentang keamanan persediaan dan frekuensi memesan lagi bergantung pada pembetulan ringkasan dari hasil operasi-operasi; pada tingkat strategi, hasil dalam operasi-operasi dan pengendalian manajemen yang dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi, saingan tindak tanduk dan sebagainya untuk mencapai strategi inventaris. Tampaknya terdapat kontras tajam antara ciri-ciri informasi untuk perencanaan pengendalian dan taktis berada di tengahnya. Tabel 6 menunjukkan perbedaan tujuh macam ciri. Dengan melihat perbedaan ini, sistem informasi untuk perencanaan strategik tidaklah identik dengan sistem informasi untuk pengendalian operasional. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan. Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari : a. b. Proses transaksi Proses laporan
7

c.

Proses pemeriksaan

Beberapa contoh di bawah ini menggambarkan jenis dukungan keputusan yang dapat dibuat dalam sistem pengendalian operasional : a. Suatu transaksi penarikan kembali sediaan menghasilkan suatu dokumen transaksi. Pengolahan transaksi juga dapat menyelidiki persediaan yang ada, dan memutuskan apakah suatu pesanan pembelian sediaan harus diadakan. b. Suatu pemeriksaan terhadap file pegawai menjelaskan keperluan untuk suatu posisi. Komputer menyelidiki file pegawai menggunakan program untuk memilih kandidat secara kasar. c. Laporan rutin dihasilkan secara periodik. Tetapi suatu aturan keputusan yang diprogramkan dalam suatu prosedur pengolahan laporan bisa menciptakan laporan khusus dalam suatu bidang masalah. Contoh : suatu analisis pesanan yang masih belum dilayani setelah 30 hari. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi berikut : a. Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll) b. Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan c. Sebab penyimpangan d. Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin Database untuk pengendalian manajemen terdiri dari dua elemen utama : a. database dari operasional, dan b. rencana, anggaran, standar, dll yang mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan, juga beberapa data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya.
8

Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian manajemen adalah sebagai berikut : a. b. c. d. e. Model perencanaan dan anggaran Program-program laporan penyimpangan Model-model analisis masalah Model-model keputusan Model-model pemeriksaan/pertanyaan

Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajemen adalah : rencana dan anggaran, laporan yang terjadwal, laporan khusus, analisis situasi masalah, keputusan untuk penelaahan, dan jawaban atas pertanyaan. Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan, sebagai contoh:    Suatu rantai pertokoan dapat memustuskan untuk mengubah menjadi usaha melalui pesanan. Suatu toko serba ada dengan toko di pusat kota dapat memutuskan untuk mengubah menjadi suatu toko obral di luar kota. Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun beberapa perencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran. Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis menunjukkan ciri data :     Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini. Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini). Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, negara, dan sebagainya

9

    

Prospek bagi industri di daerah lain. Kemampuan saingan dan saham pasar mereka. Peluang bagi karya usaha baru. Alternatif strategi Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternatif beberapa strategi. Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi pengendalian manajemen dan pengendalian operasional.

Namun demikian sistem informasi manajemen dapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis, misalnya: a. Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional. b. Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang c. Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database komputer.

SIM Berdasarkan Fungsi Organisasi Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi yntuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis. Sistem informasi pada tiap organisasi berisikan informasi yang berhubungan dengan tiga tipe dasar operasi, yaitu proses transaksi, kontrol dan perencanaan strategis. ketiga tipe dasar operasi ini dapat dikelompokan ke dalam dua bagian, yaitu: 1. 2. kegiatan pada tingkat manajemen dan kegiatan pada tingkat pengoperasian

Kegiatan tingkat manajemen dan tingkat pengoperasian
10

Saat ini kegiatan pada tingkat manajemen digambarkan dalam bentuk segitiga yang terletak di atas gambar empat persegi panjang, gambar pada kegiatan tingkat pengoperasian hampir dapat dikatakan sebagai suatu hal yang tradisional. Kegiatan informasi yang berhubungan dengan organisasi Konsep sistem, Data, dan Informasi Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang menerimanya. Menurut Raymond Mcleod, : “ Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang ” Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadiankejadian dan kesatuan nyata. Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf, angka, bentuk suara, sinyak, gambar, dsb. SIKLUS INFORMASI Adapun fungsi-fungsi informasi adalah sebagai berikut : · · · Untuk meningkatkan pengetahuan bagi si pemakai Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan pemakai Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal.

Informasi yang berkualitas harus : 1. Akurat 2. Tepat pada waktunya
11

3. Relevan. Konsep dasar CBIS Kita menggunakan istilah sistem informasi berbasis komputer (CBIS) untuk menggambarkan lima sub sistem yang menggunakan komputer yang menyediakan informasi untuk pemecahan suatu masalah. Sub Sistem CBIS 1. Sistem Informasi Akuntansi 2. Sistem Informasi Manajemen 3. Sistem Penunjang Keputusan (DSS) 4. Otomatisasi Kantor (OA) 5. Sistem Pakar Penerapan CBIS Yang mengelola CBIS adalah manajer dari unit organisasional dimana komputer tersebut diterapkan. Manajer lah yang merencanakan siklus hidup dan mengatur spesialis informasi yang terlibat.

12

KONSEP DAN PERANCANGAN DBMS Data base adalah sistem file komputer yang menggunakan cara pengorganisasian tertentu, yang dimaksudkan untuk mempercepat pembaharuan masing-masing record, serta pembaharuan secara serempak atas record terkait, juga untuk mempermudah dan mempercepat akses terhadap seluruh record lewat program aplikasi, serta akses terhadap seluruh record lewat program aplikasi, serta akses yang cepat terhadap data yang tersimpan yang harus digunakan secara bersama-sama untuk dibaca guna penyusunan laporan-laporan rutin atau khusus. Manajemen file mengandung arti bahwa data base memiliki suatu tempat yang terstruktur sehingga memungkinkan program untuk menggabungkan berbagai data, record, file yang ada dalam database. Manajemen file ialah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Manajemen file harus dipahami oleh pengelola data base sehingga struktur data base yang berisi data, record, file yang ada dalam database dapat memberikan kemudahan bagi pemakai. STRUKTUR DATA BASE 1. Struktur database hierarkis : struktur kelompok data dan subkelompok yang lebih kecil lagi menyerupai cabang-cabang pohon. 2. Struktur data base Jaringan : Struktur ini memungkinkan satu catatan tertentu menunjuk pada catatan lain dalam database. 3. Struktur data relasional : struktur ini merupakan sekumpulan tabel dan hubungan antar record dilakukan atas dasar nilai-nilai pada suatu data dan record tidak didasarkan pada alamat dalam record. Tujuan utama dari konsep database :  Meminimalkan pengulangan data  Independensi data yaitu kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data. KOMPONEN DATABASE 1. File database. File ini memiliki elemen-elemen data yang disimpan dalam salah satu format organisasi file database.

13

2. Sistem manajemen database. Suatu kelompok program software yang mengelola database, mengontrol akses terhadap database, menjaga keamanan database dan melakukan tugas-tugas lain. 3. Sistem antar muka bahasa induk. Bagian dari DBMS yang berkomunikasi dengan program aplikasi, seperti COBOL dan FORTRAN, yang memerlukan data dari file-file. 4. Program aplikasi. Program ini memiliki fungsi yang sama seperti pada sistem konvensional, hanya saja filefile datanya independen dan menggunakan definisi data standar. Ketidak tergantungan (independensi) dan standarisasi membuat pengembangan program menjadi lebih cepat dan mudah. 5. Sebuah sistem antar muka bahasa alami Suatu bahasa pertanyaan (query language) yang memungkinkan pemakai mendapatkan keterangan tentang apa saja yang tersedia pada sistem komputer. 6. Kamus data : pusat penyimpanan informasi data-data dari database yang memuat skema database dan terdiri dari item - item dalam database serta deskripsi serta definisi atributatributnya. 7. Terminal pengaksesan dan pemutakhiran yang online. Letaknya dapat berdekatan atau berjauhan. Biasa berupa dumb terminal, smart terminal maupun mikro komputer. 8. Sistem keluaran atau pembuat reportase. Terdiri dari laporan rutin dan laporan khusus. Dalam memilih DBMS perlu beberapa pertimbangan, bukan hanya karena mahal harganya. Ada empat hal yang terpenting, yaitu :     Bahasa query Pertimbangan keamanan Biaya tak langsung pemrosesan Kecocokan dengan tipe aplikasi.
14

PERANAN DATABASE Data merupakan suatu bahan atau sumber yang terpenting didalam organisasi, oleh karena itu organisasi-organisasi dan para manajer perlu untuk memahami manajemen data, yaitu suatu aktivitas pengelolaan data dengan berdasarkan teknologi informasi. Apa yang akan dirasakan apabila seorang eksekutif tidak mengerti komputer sedangkan dokumen yang dimiliki perusahaan sangat banyak dan berada dimana – mana, sebagai eksekutif perusahaan mungkin akan frustasi dan tegang dalam menghadapi kondisi tersebut. Sebaliknya didalam pendekatan manajemen database, file-file dikumpulkan disuatu tempat umum dengan menggunakan aplikasi paket program tertentu, sehingga data dapat dengan mudah digunakan untuk kepentingan pemakai, sedangkan aplikasi paket program yang sering digunakan adalah sistem manajemen database (Database Management System / DBMS) berfungsi sebagai software pembantu pengguna database. Database yang umum dikembangkan dalam pendekatan proses, data dikumpulkan dan disusun sesuai struktur data, dengan demikian dapat memberikan kemudahan didalam pencarian dan mengamankan data untuk kepentingan proses lebih lanjut.. Pemrosesan file meliputi pembaharuan dan penggunaan data-data untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan, antara lain : a) Pembaharuan dan pembuatan database untuk membantu transaksi bisnis dari

berbagai aktivitas yang membutuhkan perubahan didalam data perusahaan. b) Menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi setiap pengguna aplikasi yang menggunakan program komputer. Modifikasi Database DBMS menghilangkan database-database utama perusahaan dari kendali pemakai pribadi dan menggantikan kendali tersebut pada spesialis disebut administrasi database (Database Administration/DBAS) dan karyawan yang lain. Administrasi database memakai DDL (Data Definition Language) untuk membuat dan menspesifikasi isi data, hubungan-hubungan dan struktur setiap database serta memodifikasi spesifikasi data ini bila diperlukan. Kamus data adalah info yang dibatalkan dan disimpan dalam definisi dan spesifikasi database yang diputar oleh DBAS.

15

Kamus Data Kamus data telah menjadi alat utama bagi administrasi database, itu merupakan modul software database yang berisi data-data artinya data didalam data, kamus data berisi datadata tentang struktur, elemen-elemen data dan karakteristik-karakteistik dari databasedatabase perusahaan.

Tipe-tipe Database Pertumbuhan dari proses distribusi, pengguna komputer dan pendukung sistem keputusan membuat perkembangan atau peningkatan di berbagai database tipe utama. Lima tipe database utama bagi pengguna komputer perusahaan : a) Operasi Database Umum Database ini menyimpan data-data penting untuk mendukung seluruh operasi-operasi perusahaan. Mereka dapat juga disebut subjek area database (SADB), database transaksi dan produksi database. b) Pengguna Database Umum Database ini menyimpan data dan info inti dari operasi pilihan database luar. Mereka berisi ringkasan data dan info yang paling dibutuhkan bagi manajer perusahaan dan pengguna lainnya. Mereka disebut juga database info dan database manajemen. Databasedatabase ini diakses oleh pengguna eksekutif sebagai bagian dari pendukung sistem. Keputusan dan info sistem eksekutif untuk mendukung keputusan manajer. c) Distribusi Database Database ini berasal dari kelompok-kelompok kerja lokal dan departemen pada kantor daerah, kantor cabang, tempat manufakturing dan tempat kerja lainnya. Database dapat meliputi segmen dari operasi dan pengguna database umum. d) Pengguna Pribadi Database Database ini berisi bermacam-macam data yang dikembangkan oleh pengguna ditempat kerjanya. e) Database Luar Akses besar, pemilik database pribadi/bank-bank data tersedia bagi penggunapengguna dan perusahaan untuk info komersil dengan membayar. Beberapa dari

16

pelayanan bank data memberikan software untuk membantu pengguna menganalisis datanya.

Database Teks Database Teks merupakan perkembangan alami dari pemakai komputer untuk membuat dan menyimpan dokumen secara elektronik. Perusahaan besar dan agen-agen pemerintah menggunakan sistem manajemen. Teks database software untuk membantu, membuat, menyimpan, mencari, menerima, memodifikasi dan merakit dokumen serta info lainnya untuk disimpan sebagai teks data.

Hiperteks Hiperteks adalah metodologi penting bagi konstruksi dan pengguna interkatif dari teks database. Dokumen hiperteks adalah badan/tubuh dari teks bentuk elektronik yang ditandai, sehingga secara cepat dicari bagi pembaca. Ada beberapa paket software untuk mengembangkan dokumen hiperteks. Salah satu yang paling sering digunakan adalah paket kartu hiper untuk komputer Macintosh Apple. Pada kartu hiper unit utamanya adalah kartu. Dokumen hiperteks berisi timbunan-

timbunan/koleksi-koleksi dari hubungan kartu tanda, dengan demikian paket dokumen hiperteks dikenal dengan nama Stackware. Dari definisi hiperteks berisi teks dan grafis terbatas. Hipermedia merupakan dokumendokumen yang berisi bermacam-macam media, termasuk teks, grafik-grafik, video dan lainlain. Keseluruhan hiperteks dan hypermedia menjadikan dokumen elektronik menjadi popular seperti dokumen tradisional diantaranya buku-buku, majalah-majalah dan korankoran.

Pertimbangan Manajer untuk Manajemen Sumber Data Pengguna manajer harus melihat data sebagai sumber penting yang mengharuskan mereka untuk belajar mengatur seperlunya agar menjamin kesuksesan dan bertahan diperusahaannya. Manajemen database merupakan aplikasi penting dari sistem teknik informasi bagi manajemen sumber data organisasi. Bagaimanapun sumber data manajemen lainnya tetap
17

diperlukan untuk menyeimbangkan beberapa masalah yang dihasilkan dari manajemen database. Antara lain administrasi database, administrasi data dan rencana data.

OPERASI DATABASE Menurut penggunaanya terdapat dua kelas database, yaitu untuk aktivitas operasi dan aktivitas manajerial. Secara umum kegiatan operasi memerlukan rincian dari seluruh transaksi yang dilakukan. Pada level lini operasi ini ada atribut kunci dari database, beberapa diantaranya mempunyai relevansi terhadap aktivitas manajerial, yakni sbb : 1. Konsistensi dalam elemen informasi yang berkaitan. 2. Perlunya banyak waktu untuk informasi transaksi dan untuk pelaporan manajemen. 3. Rincian salinan disiapkan sehingga dapat dipergunakan sebagai laporan 4. Berbagi data Kelompok kedua tentang penggunaan database adalah untuk aktivitas manajerial dan ini yang terpenting, meliputi : 1. Sistem intelijen 2. Masalah-masalah manajemen khusus 3. Model manajemen 4. Tugas kunci sistem informasi. Database dapat membantu para manajer dengan cara mengorganisasikan sistem informasi yang berkaitan dengan tugas utama manajemen PENGELOLA DATABASE Seorang spesialis informasi yang bertanggungjawab atas database disebut pengelola database (database administrator) atau DBA. Tugas DBA terbagi dalam empat area utama, yaitu : 1. Perencanaan database, meliputi kerjasama dengan para manajer untuk mendefinisikan skema perusahaan dan dengan para pemakai untuk mendefinisikan subskema mereka.

18

Selain itu DBA berperan penting dalam memilih perangkat keras dan perangkat lunak sistem manajemen database. 2. Penerapan database, mencakup penciptaan database yang sesuai dengan spesifikasi DBMS yang dipilih, serta menetapkan dan menegakkan kebijakan dan prosedur penggunaan database. 3. Operasi database, mencakup menawarkan program-program pendidikan bagi pemakai database, dan menyediakan bantuan saat diperlukan. 4. Keamanan database, meliputi pemantauan kegiatan database.

KEUNTUNGAN DATABASE 1. Mengurangi pengulangan data. Jumlah total file dapat dikurangi, dibandingkan bila file-file komputer disimpan terpisah di tiap aplikasi komputer, dengan menghapus data duplikasi di berbagai file. 2. Mencapai independensi data. Spesifikasi data disimpan dalam skema daripada dalam tiap program aplikasi. Perubahan data dibuat pada struktur data tanpa mempengaruhi program yang mengakes data. 3. Mengintegrasikan data dari beberapa file. Saat file dibentuk sehingga menyediakan kaitan logis, organisasi fisik tidak lagi menjadi kendala. Organisasi logis, pandangan pemakai dan program aplikasi tidak harus tercermin pada medium penyimpanan fisik. 4. Mengambil data dan informasi secara cepat. Hubungan-hubungan logis, data manipulation language, query language memungkinkan pemakai mengambil data dalam hitungan detik atau menit. 5. Meningkatkan keamanan. Data yang dikelola oleh DBMS lebih aman daripada data lain dalam perusahaan, karena dalam DBMS menyertakan kata sandi atau bahasa sandi.

19

KELEMAHAN DAN KENDALA DBMS 1. Memperoleh perangkat lunak dan perangkat keras yang mahal. DBMS mainframe masih sangat mahal. DBMS berbasis komputer mikro, walau biayanya hanya beberapa ratus dolar,d apat merupakan pengeluaran yang besar bagi perusahaan kecil. 2. Kurangnya ahli database. DBMS memerlukan pengetahuan khusus agar dapat memanfaatkan kemampuannya secara penuh. Pengetahuan khusus ini paling baik disediakan oleh para pengelola database (DBA) 3. Biaya pemrosesan data sangat tinggi

20

NETWORK SISTEM DAN PERANGKATNYA Jaringan dibedakan berdasarkan jumlah pemakai yang dilayani, antara lain adalah : 1. Jaringan Setempat (Local Area Network/LAN) Adalah sekumpulan komputer dan peralatan lain yang saling berhubungan melalui suatu medium yang sama dan menghubungkan komputer yang berdekatan secara fisik, tidak mentransfer data melalui telepon. 2. Jaringan Metropolitan (Metropolitan Area Networks/MAN) MAN adalah jaringan dengan area yang cukup luas untuk mencakup suatu kota secara keseluruhan dan beberapa kota kecil yang berdekatan. 3. Jaringan Luas (Wide Area Networks/WAN) Daerah jangkauannya lebih luas dari MAN 4. Internet Kumpulan jaringan yang saling berhubungan Jenis-jenis konfigurasi jaringan (topologi)    RING : dengan menggunakan protocol token ring BUS : ethernet) STAR : memerlukan suatu alat yang dinamakan hub, yaitu alat yang menerima paket data dari suatu komputer disalah satu ujung bintang dan menyalin isinya ke seluruh aset yang lain. suatu kabel dengan panjang terbatas (dengan menggunakan protocol

Gb.18. Topologi LAN

21

PERANGKAT KERAS KOMUNIKASI 1. Modem : alat yang mengubah sinyal-sinyal analog yang digunakan pada komunikasi telepon suara menjadi sinyal digital atau sebaliknya. 2. Hub : alat yang menerima paket data dari suatu komputer disalah satu ujung topologi star dan menyalin isinya ke seluruh komputer lain. 3. Router : alat yang menhubungkan banyak LAN. 4. Switch : peralatan yang menyaring komunikasi data yang tidak ditujukan pada suatu komputer di suatu jaringan tertentu serta mengendalikan rute ke komputer penerima.

Gb.19. Manajemen Jaringan

MANAJEMEN JARINGAN Jaringan merupakan sistem syaraf dari operasi jaringan. Kegagalan jaringan dapat merugikan milyaran rupiah tiap menitnya. Manajemen jaringan ditujukan untuk mengurangi peluang kegagalan jaringan, terutama melalui perencanaan dan pengendalian. Perencanaan jaringan Perencanaan jaringan terdiri dari semua kegiatan yang diarahkan untuk mengantisipasi kebutuhan jaringan perusahaan. Ini mencakup tiga komponen utama :
22

1. Perencanaan kapasitas, menganalisa dan merencanakan volume lalu lintas yang dapat ditangani jaringan. 2. Perencanaan staf, membantu menentukan jumlah orang yang diperlukan untuk mengelola suatu jaringan dan tingkat keahlian khusus. 3. Perencanaan kinerja, menganalisa waktu respon pada suatu tingkat lalu lintas tertentu untuk mengantisipaso efek kemungkinan perubahan kinerja jaringan. Pengendalian jaringan Meliputi pemantauan jaringan setiap hari untuk memastikan bahwa jaringan tetap pada tingkat operasi yang diinginkan. Pengendalian jaringan meliputi prosedur-prosedur seperti deteksi kegagalan, isolasi kegagalan dan pemulihan jaringan. Kegagalan adalah tiap kesalahan dalam data yang dikomunikasikan seperti sambungan komunikasi yang tidak berfungsi atau kondisi lain yang membuat data tidak tiba secara tepat. Manajer Jaringan Adalah orang yang bertanggungjawab merencanakan, menerapkan, mengoperasikan dan mengendalikan jaringan komunikasi data perusahaan. Tersedianya jaringan tanpa kabel Komunikasi tanpa kabel memungkinkan penggunaan komputer melaksanakan aktivitas dimana saja dan kapan saja tanpa ada batasan.Saat ini terdapat empat jenis dasar jaringan tanpa kabel, yaitu : 1. Jaringan seluler terdiri dari para pemakai dengan telepon genggam, terutama digunakan untuk trasmisi suara. 2. LAN tanpa kabel 3. Jaringan luas tanpa kabel 4. Jaringan paging, hanya memberikan kemampuan menerima tetapi mencakup suara maupun digital. Transmisi data berkecepatan tinggi, yaitu : 1. Transmisi data gelombang mikro adalah teknologi siaran radio.
23

2. Transmisi data satelit 3. Transmisi data laser

24

ANALISIS SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN (PIECES & SWOT) 1. Pengertian PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). Analisis dilakukan pada sistem informasi lama yang berupa hard copy seperti brosur apabila band tersebut akan mengadakan pentas. Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah dan akhirnya dapat ditemukan masalah utamanya. Untuk lebih jelasnya agi mengenai PIECES, di bawah ini akan dijelaskan mengenai pengertian dari masing – masing komponen PIECES. 1. Analisis Kinerja Sistem ( Performance ) Kinerja adalah suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu yang digunakan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan (response time). 2. Analisis Informasi ( Information ) Informasi merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak manajemen (marketing) dan user dapat melakukan langkah selanjutnya. Apabila kemampuan sistem informasi baik, maka user akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan. 3. Analisis Ekonomi ( Economy ) Pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan informasi. Peningkatan terhadap kebutuhan ekonomis mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan manfaat. Saat ini banyak perusahaan dan manajemen mulai menerapkan paperless system (meminimalkan penggunaan kertas) dalam rangka penghematan. Oleh karena itu dilihat dari penggunaan bahan kertas yang berlebihan dan biaya iklan di media cetak untuk media publikasi, sistem ini dinilai kurang ekonomis.

25

4. Analisis Pengendalian ( Control ) Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang dianalisa berdasarkan pada segi ketepatan waktu, kemudahan akses, dan ketelitian data yang diproses. 5. Analisis Efisiensi ( Efficiency ) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara optimal. Operasi pada suatu perusahaan dikatakan efisien atau tidak biasanya didasarkan pada tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan. 6. Analisis Pelayanan ( Service ) Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek yang dipilih merupakan peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi manajemen (marketing), user dan bagian lain yang merupakan simbol kualitas dari suatu sistem informasi. 2. Pengertian SWOT Definisi analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, dan Threats).Analisa SWOT adalah suatu metoda penyusunan strategi perusahaan atau organisasi yang bersifat satu unit bisnis tunggal. Ruang lingkup bisnis tunggal tersebut dapat berupa domestik maupun multinasional. SWOT itu sendiri merupakan singkatan dari Strength (S), Weakness (W), Opportunities (O), dan Threats (T) yang artinya kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman atau kendala, dimana yang secara sistematis dapat membantu dalam mengidentifikasi faktor-faktor luar (O dan T) dan faktor didalam perusahaan (S dan W). Kata-kata tersebut dipakai dalam usaha penyusunan suatu rencana matang untuk mencapai tujuan baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang.

26

PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI Rancangan sistem adalah penentuan proses dandata yang diperlukan oleh sistem baru. Langkahlangkah tahap rancangan adalah : a. Menyiapkan rancangan sistem yang terinci. Analis bekerja sama dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru dengan alat-alat yang dijelaskan dalam modul teknis. b. Mengidentifikasikan berbagai alternatif konfigurasi sistem Sekarang analis harus mengidentifikasi konfigurasi (bukan merek atau model) peralatan komputer yang akan memberikan hasil yang terbaik bagi sistem untuk menyelesaikan pemrosesan. c. Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem Analis bekerja sama erat dengan manajer mengevaluasi berbagai alternatif d. Memilih konfigurasi yang terbaik Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi peraltan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal. e. Menyiapkan usulan penerapan Analis menyiapkan usulan penerapan yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dialkukan, keuntungan yang diharapkan dan biayanya. f. Menyetujui atau menolak penerapan sistem Keputusan untuk terus pada tahap penerapan ini sangat penting, karena usaha ini akan sangat meningkatkan jumlah orang yang terlibat. Jika keuntungan yang diharapkan dari sistem melebihi biayanya, penerapan akan disetujui. Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Langkah-langkah penerapan, adalah : a. Merencanakan penerapan
27

Manajer dan spesialis informasi memahami dengan baik pekerjaanyang diperlukan untuk menerapkan rancangan sistem b. Mengumumkan penerapan Proyek penerapan diumumkan kepada seluruh karyawan dengan tujuan untuk menginformasikan pegawai mengenai keputusan tentang penerapan sistem baru dan meminta kerja sama dari pegawai. c. Mendapatkan sumber daya perangkat keras Rancangan sistem disediakan bagi para pemasok berbagai jenis peraltan kpmputer yang terdapat pada konfigurasi disetujui. d. Mendapatkan sumber daya perangkat lunak Saat perusahaan memutuskan untuk menciptakan sendiri perangkat lunak aplikasinya, programer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem sebagai titik awal. e. Menyiapkan database Pengelola database bertanggungjawab untuk semua kegiatan yang berhubungan dengan data dan ini mencakup persiapan database. f. Menyiapkan fasilitas fisik Jika perangkat keras dari sistem baru tidak sesuai dengan fasilitas yang ada perlu dilakukan konstruksi baru atau perombakan. g. Mendidik peserta dan pemakai Sistem baru akan mempengaruhi banyak orang maka diperlukan suatu pelatihan. h. Menyiapkan cutover Proses menghentikan penggunaan sistem lama ke sistem baru disebut cutover i. Menyetujui atau menolak masuk ke sistem baru Manajer dan komite pengarah SIM menelaah status proyek dan menyetujui atau menolak rekomendasi tersebut. j. Masuk ke sistem baru
28

Ada empat pendekatan dasar untuk masuk ke sistem baru :     Percontohan (pilot) : suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam satu subset dari keseluruhan operasi. Serentak (immediate) : pendekatan yang paling sederhana adalah beralih darisistem lama ke sistem abru pada suatu waktu secara bersamaan. Bertahap (phased) : dalam cutover bertahap sistem baru digunakan bagian per bagian Paralel (parallel) : cutover paralel mengharuskan sistem lama dipertahankan sampai sistem baru telah diperiksa secara menyeluruh.

29

PERANGKAT ATAU TOOLS DALAM ANALISYS DAN PERANCANGAN SISTEM Alat-alat yang digunakan dalam perancangan sistem anatara lain : 1. Bagan Alir Sistem Merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan sistem. Dan seringkali simbol-simbol bagan alir sistem dapat digabung dengan bagan alir formulir / bagan alir dokumen dalam sutu perusahaan / organisasi untuk menunjukkan hubungan dan prosedur antar sistem informasi dengan sistem-sistem lainnya dalam suatu perusahaan atau organisasi. 2. Diagram Arus Data (DAD) Merupakan simbol yang digunakan pada tahap analisa untuk memahami sistem secara logika atau arus dari data sistem. DAD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang talah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan. 3. Kamus Data Merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi atau kumpulan data mengenai data-data. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DAD. Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis sistem, kamus data digunakan sebagai alat komunikasi antar analisis sistem dengan pemakai tentang data yang mengalir di sistem. Sedangkan pada tahap perancangan kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan merancang basis data. 4. Jaringan Semantik Tampilan Merupakan bagan untuk memudahkan pemrogram agar tidak perlu membolak balik lembar kerja pada saat menuliskan program untuk disesuaikan dengan navigasi pada setiap lembar kerja. Jaringan semantik tampilan terdiri dari 2 buah komponen, yaitu nomor tampilan (lembar kerja)
30

dan transisi yang menyebabkan perpindahan ke tampilan yang lain (sesuai dengan isi bagian navigasi pada rancangan tampilan). Dalam jaringan semantik, tampilan diberi notasi sebagai lingkaran dan transisi diberi tanda anak panah dan pada bagian atas atau bawah anak panah perlu dituliskan event yang akan mengakibatkan adanya transisi. 5. Prototipe Merupakan pendekatan yang diilhami dari perancangan teknik (seperti pembuatan prototipe bangunan oleh arsitek). Penekanan dari teknik ini adalah pada pembuatan suatu model kerja dari sistem final secepat mungkin.

31

KONSEP MANAJEMEN TERHADAP KEBUTUHAN INFORMASI MANAJEMEN Sebelum kita akan membahas manajemen, kita akan membicarakan fungsi-fungsi manajemen. Henri Fayol, ahli teori manajemen, menyatakan bahwa manajer melaksanakan lima fungsi manajemen, yaitu : a. Planning (perencanaan) b. Organize (organisasi) c. Staff (menyusun staff) d. Direct (mengarahkan) e. Control (mengendalikan) Semua manajer, apa pun tingkatan atau area bisnis mereka, melaksanakan fungsi-fungsi tersebut, walau mungkin dengan penekanan yang berlainan. Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, orang-orang di unit lain dalam perusahaan dan dengan orang-orang d luar perusahaan. Manajer juga memecahkan masalah dengan membuat perubahan-perubahan pada operasi perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya. JENIS KEPUTUSAN DAN KEBUTUHAN INFORMASI Jenis keputusan dalam tingkatan manajemen dapat dibedakan sbb : 1. Manajer lapis terendah/muda :  Keputusannya berulang  Terstruktur  Informasi biasanya telah tersedia 2. Manajer puncak :  Keputusan tidak berulang  Tak berstruktur  Keputusannya tidak diperkirakan  Informasi belum tersedia
32

3. Manajer madya : gabungan antara manajer puncak dan muda.

SUMBER INFORMASI Sumber informasi dapat sangat bervariasi dari satu organisasi dan organisasi yang lain tergantung pada ukuran organisasi, gaya para manajernya, industri dan teknologinya serta kecanggihan sistem informasi organisasi. Juga sumber informasi bagi manajer berbagai lapisan dapat berbeda diantara fungsi-fungsi yang ada. Secara umum sumber informasi dapat diperoleh dari : 1. Informasi dari luar 2. Informasi komputer 3. Informasi non komputer.

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI Informasi umum yang diperlukan manajer mengikuti pola yang mendasar pada sifat kegiatan pada suatu lapisan manajerial. Sebagian besar sistem informasi unruk manajer lapis terbawah didasarkan pada kegiatan operasi dan sistem informasilah yang memproses transaksi kegiatan di dalam organisasi, inilah yang dikenal dengan perancangan dari bawah ke atas (bottom-up design). Sistem pemrosesan transaksi dan sistem informasi lapis terbawah biasanya dikembangkan dengan cara saling berhubungan. Sebaliknya sebagian sistem informasi untuk manajemen puncak harus memiliki fokus eksternal dan berorientasi pada masa depan. Oleh sebab itu sistem informasi perencanaan harus dikaitkan dengan keperluan manajemen puncak artinya bahwa mereka harus dikembangkan lebih bebas (tidak berkaitan) dari sistem pemrosesan transaksi dan sistem pengendalian operasi. Syarat utama dari perancang sistem perencanaan pada manajerial puncak adalah pengetahuan tentang proses manajemen dan perencanaan pada lapis manajer senior dan memiliki pengetahuan tentang sistem informasi dan perancangannya.

33

Sebaliknya perancang sistem lapis terbawah harus memiliki ketrampilan teknis sistem informasi kuat dalam pengetahuan tentang kegiatan operasinya. Pada lapis manajemen madya perancangan sistem sangat dipengaruhi baik oleh sistem informasi puncak maupun sistem pengendalian dari bawah. Sistem informasi perencanaan yang dirancang untuk manajemen puncak harus dapat diperluas ke bawah guna memberikan uraian informasi perencanaan kepada lapis manajemen madya, yang lebih jauh diuraikan untuk memberikan informasi perencanaan yang diperlukan oleh manajer lapis terbawah. Pada arah lain, informasi pengendalian manajemen terutama berisi peringkasan informasi pengendalian operasi. Sistem informasi lapis terbawah yang banyak berurusan dengan informasi internal tentang masa lalu dan masa kini, harus mampu memberikan ringkasan informasi untuk melayani keperluan manajemen dalam rangaka pengendalian kegiatan manajemen. Pada manajemen madya, informasi pengendalian kemudian lebih jauh diringkaskan untuk melayani keperluan informasi manajemen puncak guna pelaksanaan evaluasi keseluruhan dan peninjauan kembali atas kegiatan operasi. Pada lapis manajemen puncak, informasi dari luar sangat berharga bagi pelaksanaan evaluasi keseluruhan dan peninjuan kembali atas kegiatan operasi.

34

KONSEP MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia, masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajement manusia (a people management capability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim. Dasar-Dasar Organisasional Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi dan salaing bekerja sama antara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem maka terdiri dari beberapa elemen yaitu : 1. orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salah satunya ada yang memimpin organisasi tersebut. 2. tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. 3. posisi, setiap orang yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi atau kedudukannya masing-masing. 4. pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai pekerjaan (job) masing-masing sesuai dengan posisinya. 5. teknologi, untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untuk membantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi. 6. struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan dan hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.

35

7. lingkungan luar, merupakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi keberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang organisasi. Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja bagi setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan yang telah disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi : 1. tujuan organisasi yang jelas 2. tugas yang dilakukan harus jelas 3. pembagian tugas yang adil 4. penempatan posisi yang tepat 5. adanya koordinasi dan integrasi Manajemen dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan manajemen yaitu : manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial) dan manajemen tingkat atas (strategik). Setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan semuanya bekerja sama dalam mencapai tujuan dan sasaran. 1. Manajemen tingkat bawah (operasional) - Manajer operasional membuat keputusan berdasarkan aturan-aturan yang telah ditetapkan sebelumnya dan menghasilkan hal-hal yang dapat diprediksikan bila diterapkan dengan benar. - Manajer operasi adalah pembuat keputusan yang pekerjaannya lebih jelas sehingga dapat mempengaruhi implementasi dalam jadwal kerja, kontrol inventaris, penerimaan, dan pengontrolan proses-proses seperti produksi. - Manajer operasi membutuhkan informasi internal yang repetitif, dan sangat tergantung pada informasi yang memuat tentang kinerja terbaru dan merupakan pengguna on-line terbesar, sumberdaya-sumberdaya informasi real-time. 2. Manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial)

36

- Manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka pendek dan mengontrol keputusankeputusan tentang bagaimana sumberdaya bisa dialokasikan dengan baik untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasional, dan meramalkan kebutuhan-kebutuhan sumberdaya dimasa datang untukmeminimalkan problem-problem pegawai yang dapat membahayakan produktivitas. - Manajer tingkat menengah sangat tergantung pada informasi internal dan membutuhkan sangat besar informasi real- time agar dapat melakukan pengontrolan dengan tepat dan informasi terbaru atas kinerja yang diukur sesuai standar. 3. Manajemen tingkat atas (strategik) - Manajer strategik membuat keputusan-keputusan yang akan membimbing manajer operasional dan manajer tingkat menengah. - Manajer strategik bekerja di lingkungan pembuat keputusan yang sangat tidak pasti. Membutuhkan informasi yang bersifat strategis, karena tugas kesehariannya adalah pengarahan dan perencanaan. - Informasi yang strategis diperlukan untuk menilai tingkat keberhasilan organisasi menjalankan tugas dan tujuan organisasi. - Membutuhkan informasi internal (agar bisa beradaptasi dengan perubahan-perubahan yang terjadi dengan cepat) dan informasi eksternal (untuk mengetahui peraturan pemerintah,kebijakan perekonomian, kondisi pasar dan strategi perusahaan-perusahaan pesaing).

Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak tersebut. Kebijakan Sistem

37

Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah) Perencanaan sistem menyangkut estimasi sumberdaya (kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari : perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) dan jangka panjang (periode sampai 5 tahun). Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem, departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data. Proses Perencanaan Sistem Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu : 1. Merencanakan proyek-proyek sistem Tahapan proses perencanaan sistem yaitu : a. Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan b. Mengidentifikasi proyek-proyek sistem c. Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem d. Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu, umur ekonomis, peraturan yang berlaku) e. Menetukan prioritas proyek-proyek sistem f. Membuat laporan perencanaan sistem g. Meminta persetujuan manajemen Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan,Persiapan ini meliputi :   Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan) Mengumumkan proyek pengembangan sistem

38

Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk dikembangkan. Tahapan yang dilakukan yaitu : a. Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem b. Melakukan studi kelayakan c. Menilai kelayakan proyek sistem d. Membuat usulan proyek sistem e. Meminta persetujuan manajemen Perkiraan Proyek Sistem Informasi Sekarang biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau kurang tepat dapat mengurangi keuntungan atau malah kerugian. Perkiraan biaya sistem informasi dan usaha tidak dapat dihitung dengan tepat, karena banyak variabel (manusia, teknikal, lingkungan) yang mempengaruhinya. Untuk mencapai perkiraan biaya dan usah yang dapat diandalkan, digunakan pilihan sebagai berikut : - Memperkirakan waktu yang paling lama dari pengerjaan proyek - Perkiraan berdasarkan pada proyek yang sama - Menggunakan teknik dekomposis - Menggunakan satu atau lebih model empiris Memperkirakan waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan bagian yang paling sulit, untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu yang diperlukan. Penjadwalan tugastugas (kegiatan) dapat menggunakan : 1. Grafik Gantt Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas (kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif tugas-tugas yang dikerjakan.
39

2. Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques) Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan. Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena : - Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas - Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis - Mudah menentukan waktu kendur 3. Penjadwalan proyek berbasis komputer menggunakan PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis dan menguntungkan. Contoh program penjadwalan yaitu Ms Project, Symantec’s Timeline dan Computer Associates’ CA Super Project. Proses pengembangan sistem informasi (PL) dikembangkan oleh pelaku-pelaku yang dapat dikatagorikan dalam 5 kelompok : 1. Manajer senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis dan sangat berpengaruh pada proyek tersebut. 2. Manajer proyek (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan mengontrol orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi). 3. Praktisi, adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk mendapatkan produk sistem informasi (program aplikasi). 4. Pelanggan, adalah orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut. 5. Pengguna akhir, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang dikaitkan dengan penggunaan produk.

40

KONSEP DAN APLIKASI TERMS OF REFERENCE (TOR) Pengertian TOR Term Of Reference adalah Kerangka Kerja, Hal ini dilakukan sebagai Penjanjian Pendahuluan bahwa telah terdapat kesepakatan-kesepakatan Umum, sebelum melangkah kearah Kontrak (Kerja) antar perusahaan atau antar institusi, TOR masih belum dikatakan bahwa Kontrak pasti dapat terealisasi, tetapi Kontrak baiknya dimulai dari Kesepakatan Umum tersebut. Biasanya memuai kesepakatan dan rencana kerjasama yang isinya secara umum dituang dalam poin2 TOR tersebut.

Biasanya TOR memuat suatu rencana perjanjian kerjasama yang dengan jangka waktu panjang ataupun dengan pembiayaan yang besar. Maksud dan Tujuan TOR 1. Kerangka acuan Kerja (KAK) ini merupakan petunjuk bagi Konsultan Perencana yang memuat masukan, azas, kriteria, keluaran dan proses yang harus dipenuhi dan diperhatikan serta diinterpretasikan ke dalam pelaksanaan tugas perencanaan. 2. Dengan penugasan ini diharapkan konsultan Perencana dapat melaksanakan tanggung jawabnya dengan baik untuk menghasilkan keluaran yang memadai sesuai KAK ini.

41

KONSEP DAN SISTEM APLIKASI REQUIREMENTS ANALISYS Penelitian sistem akan memberikan dasar yang terinci untuk rancangan sistem baru mengenai apa yang harus dilakukan sistem itu dan bagaimana operasional sistem serta harus didukung oleh siapa. Pengelola sistem akan menyiapkan usulan penelitian yang memberikan dasar manajer untuk menentukan perlu tidaknya perancangan atau pengembangan sistem Komputer mula mula digunakan sebagai sistem informasi akutansi (SIA) tapi kemudian disadari memiliki nilai potensi sebagai suatu sitem informasi manajemen (SIM). Selanjutnya perhatian meluas pada sistem pendukung keputusan (decision support system)- DSS, kantor virtual ( virtual office) dan sistem berbasis pengetahuan (knowledge-based system ). Kelima bidang aplikasi ini membentuk sistem informasi berbasis komputer( Computer Based Information Sistem ) -CBIS. Sehingga sistem informasi komputer dapat menunjang aktivitas perusahaan, adapun sistem terbentuk melalui beberapa tahapan antara lain : 1. TAHAP PERENCANAAN merencanakan pembuatan sistem yang dibutuhkan dan bisa diterima lingkungan. 2. TAHAP ANALISIS melakukan penelitian didalam memperoleh informasi tentang sistem yang dibutuhkan dan diinginkan oleh lingkungan dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau memperbarui. 3. TAHAP RANCANGAN menyiapkan perangkat didalam mempermudah pembuatan rancangan sistem yang sesuai dengan informasi pada tahap analisis. 4. TAHAP PENERAPAN merealisasikan pembuatan sistem yang merupakan penggabungan antara sumber daya fisik dengan konseptual, serta menghasilkan suatu sistem yang sesuai dengan kebutuhan.

42

5. TAHAP PENGGUNAAN pemakai menggunakan sistem untuk memenuhi kebutuhan, dan mencapai tujuan yang telah diidentifikasi pada tahap perencanaan.

43

DAFTAR PUSTAKA 1. www.google.com 2. http://joy-noname.blogspot.com/2009/09/tools-dalam-perancangan-sistem.html 3. www.scribd.com

44

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful