Sedangkan surat resmi atau surat dinas adalah surat yang bertujuan untuk urusan dinas atau urusan

kelembagaan. Surat dinas biasanya dikeluarkan oleh sebuah lembaga pemerintahan atau swasta. Bentuk dan bahasa surat dinas terikat oleh aturanaturan yang resmi (baku). Surat resmi bisa dikeluarkan oleh orang per orang yang ditujukan kepada sebuah lembaga. Atau sebaliknya, sebuah lembaga ke orang per orang atau ditujukan ke lembaga lain. Fungsi dari surat resmi di antaranya adalah sebagai alat komunikasi, bahan rujukan, dan catatan kearsipan (bukti). Yang termasuk surat resmi di antaranya adalah:
    

Surat undangan Surat perjanjian Surat kuasa Surat lamaran pekerjaan Surat edaran

Jika Anda ingin membuat surat resmi untuk mewakili sebuah lembaga, maka Anda harus menulisnya dengan struktur yang benar. Struktur Penulisan Surat Resmi Struktur penulisan surat resmi harus memuat sebagai berikut. 1. kop atau kepala surat (berisi nama dan alamat instansi); 2. nomor surat, lampiran, dan perihal surat; 3. tanggal surat (waktu dibuatnya surat); 4. alamat surat (kepada siapa surat ditujukan); 5. salam pembuka; 6. isi surat; 7. salam penutup; 8. tanda tangan pembuat surat; 9. nama pembuat surat; 10. jabatan; dan 11. tembusan surat. Namun secara umum, struktur penulisan surat resmi terdiri atas tiga bagian, yaitu: 1. Kepala surat, berisi:
  

kop surat nomor surat lampiran

(b) alamat lengkap. tangal surat. kelima unsur tersebut ada pada kepala surat Dalam penulisan kepala surat hal-hal berikut perlu diperhatikan. berisi:    salam pembuka isi surat salam penutup. Jangan pula kamu gunakan P.O. (d) nomor kotak pos. . tetapi Jalan dengan J kapital. telpun. Nama instansi tidak disingkat.Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat. Kata jalan tidak disingkat dengan Jl. surat resmi memiliki bagian-bagian yang tetap. yaitu Kotak Pos. alamat surat 2. Box atau Post Office Box. jangan disingkat menjadi Kotpos. Pada contoh di atas. berisi:     tanda tangan pembuat surat nama pembuat surat jabatan dan tembusan surat. 4 Kata kotak pos hendaklah ditulis dengan cermat. bukan tilpun. tetapi Organisasi Sekolah Intra Sekolah 2. Demikian aturan secara umum cara penulisan surat resmi di Indonesia. 1. dan tidak disingkat menjadi Telp atau Tlp. Semoga bermanfaat Surat merupakan alat komunikasi yang tidak didukung oleh mimik dan gesture karena itu surat harus bebas dari salah tafsir. yaitu . telepon. (c) nomor telepon. bentuk dan bahas surat harus mengikuti ragam yang telah dibakukan. misalnya Osis. 3. atau Jln. Kaki surat.. 3. Badan surat. kepala surat Kepala surat yang ditulis lengkap terdiri atas (a) nama instansi. dan perihal surat. Agar tidak menimbulkan salah tafsir. dan (e) lambang atau logo.

Kata nomor dan lampiran dapat disingkat secara taat asas dengan No.OSIS. dan tidak diakhiri dengan tanda baca. bukan dengan angka. Setelah tanggal tidak ada tanda baca. yaitu tanggal ditulis dengan angka. Jumlah barang ditulis dengan huruf. Penulisan Lampiran Yang Tidak Dianjurkan Lampiran: 1 berkas Lamp: 1 (Satu) berkas Penulisan Lampiran Yang dianjurkan Lampiran: Satu berkas Lamp: Satu berkas Kata hal diikuti oleh tanda titik dua dan disertai dengan pokok surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda baca. Penulisan Hal Yang Tidak Dianjurkan Hal : Permohonan Izin mengadakan studi banding Hal : Perpanjangan Izin Penelitian Hal : Permintaan data lomba desa 2008 Hal : Petunjuk Pembinaan Desa Tertinggal Penulisan Hal Yang dianjurkan Hal : Permohonan izin Hal : Perpanjangan izin penelitian Hal : Permintaan data lomba desa 2008 Hal : Petunjuk pembinaan desa tertinggal . bulan ditulis dengan huruf yang diawali huruf kapital. dan hal surat Kata nomor. dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan tanda titik dua (:) yang ditulis secara estetik sesuai dengan panjang ketiga kata tersebut. karena nama kota sudah ada pada kepala surat. lampiran.2007 Kata Lampiran atau Lamp.U. lampiran.No: 110/U/OSIS/2007. dan tahun ditulis dengan angka. diikuti tanda titik dua (:) dan disertai jumlah barang yang dilampirkan. tanggal penulisan surat Tanggal surat ditulis lengkap. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota. 16 Januari 2008 16 -01-2008 16 Jan 2008 . sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya ditulis dengan tanpa tanda titik atau spasi pada setiap hitungan tiga angka karena bukan merupakan . Penulisan Nomor Yang Salah Nomer: 110/U/OSIS/2007. nomor. dan Lamp. Berikut contoh penulisan tanggal yang salah Surabaya : 16 Januari 2008 Surabaya. Awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf kapital. Pokok surat hendaknya dapat menggambarkan pesan yang ada pada isi surat. Nomor: 110/U/OSIS/2007 Penulisan Nomor Yang Benar Nomor: 110/U/OSIS/2007 No: 110 / U /OSIS / 2007 Nomor: 110.5 Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantarai dengan tanda titik dua (:).

3. Sdr. Sdr tidak digunakan. 9. 6. Alamat pengirim juga tidak perlu memakai kata dari yang menyatakan asal.. Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai dengan nama jabatannya. . lengkap. Jika yang dituju nama jabatan seseorang. Pahlawan Nomor 2 SURABAYA Penulisan Alamat yang Dianjurkan Kepala Biro Tata Usaha Kantor Pemerintah Daerah Kantor Pemerintah Daerah Tingkat I Propinsi Jawa Timur Jalan Pahlawan 2 Surabaya salam pembuka dan penutup Contoh salam pembuka adalah sebagai berikut: Salam sejahtera. pangkat. atau Drs. Ibu.alamat tujuan Dalam menuliskan alamat surat. seperti Dr. hal-hal berikut perlu diperhatikan. 2. Penggunaan kata kepada sebelum nama diri tidak diperlukan karena kepada merupakan kata penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah. 8.. sedangkan kata Bapak dan Ibu ditulis lengkap.. Penulisan Alamat yang Tidak Dianjurkan KEPADA Yth. 5. 1. dan bukan nama instansinya. dan informatif. atau nama jabatannya saja. Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup ditulis Yth. Nama diri penerima surat ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap unsurnya. Alamat yang lebih sempit dengan alamat yang lebih luas tingkatannya diantarai dengan tanda koma.. dr. Bpak. bukan huruf kapital semua. Penulisan alamat surat juga harus cermat. Kata Saudara ditulis dengan disingkat. Biro Tata Usaha Kantor Pemda Tingkat I Jatim Jln. Saudara…. Penulisan nama penerima surat harus cermat dan lengkap sesuai dengan kebiasaan si pemilik nama menulis namanya. . Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat. kata sapaan Bapak. kata sapaan tidak digunakan agar tidak berhimpit dengan gelar. tanpa disingkat. atau memiliki pangkat seperti kolonel atau kapten. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya. 7. Dengan huruf awal huruf kapital disertai dengan tanda titik. atau jabatan.

2. Contoh bagian pembuka 1. Salam takzim. isi surat (tubuh surat) Secara garis besar. Demikian harap maklum. 2. dihaturkan beribu-ribu terima kasih. Hormat kami. Hormat saya.. Demikian permohonan kami./H/I/2007 akan kami jawab sebagai berikut. bagian isi. Contoh penulisan paragraf penutup yang tidak dianjurkan: 1. Pernyataan Saudara yang tertera pada surat Saudara tanggal 25 Januari 2007. 2.W. Contoh bagian penutup 1. kami menyampaikan terima kasih. Assalaamu’alaikum W. 29/Pr. isi surat dapat dikelompokkan menjadi bagian pembuka. Atas perhatiannya. Atas perhatian Saudara kami sampaikan terima kasih. 3. Demikian. Tujuan lomba adalah …. Salam Perjuangan. atas perhatian dan kerjasamanya. dan jabatan) Penulisan pengirim surat perlu memperhatikan hal-hal berikut: . Salam Pramuka. Merdeka. No. Pada tanggal 5 Februari 2007 kami akan menyelenggarakan lomba pembacaan puisi. Atas perhatian dan perkenan Bapak. pengirim surat (tanda tangan. diucapkan terima kasih. dan bagian penutup. nama terang. Salam penutup yang lazim adalah sebagai berikut. Wassalam. Di samping itu ada salam yang bersifat khusus.Ibu… yang terhormat.

2. 2. Ketua OSIS Diposkan oleh jendelabahasa di 01. Jika tembusan lebih dari satu. Pihak yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan atau nama orang. Contoh penulisan nama pengirim surat. Nama tidak perlu diberi tanda kurung. untuk laporan. atau ungkapan lain yang mengikat.1. cukup ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama tiap unsurnya. Ketua OSIS sebagai bahan pertanggungjawaban. Dalam tembusan tidak perlu diberikan Kepada Yth atau Yth. 2. 2. KEPADA Yth. Pembina OSIS sebagai pertimbangan. Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan arsip atau pertinggal karena setiap surat resmi pasti ada tembusan. 3. Deby Sukamdani Ketua OSIS KETUA OSIS Penulisan Alamat yang Dianjurkan 1.57 2 komentar Beranda Langgan: Entri (Atom) . Penulisan Alamat yang Tidak Dianjurkan 1. Penulisan Alamat yang Tidak Dianjurkan Tembusan 1. Drs. Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan. untuk diperhatikan. Kepala Sekolah 2. 3. Pembina OSIS 3. dan tidak perlu diakhiri dengan tanda baca. Kepala Sekolah sebagai laporan. Sukoco Joyonegoro Kepala Biro Tata Usaha Kantor Pemda Tingkat I Jatim Jln. Yth. bukan nama instansi. Deby Sukamdani Ketua OSIS 8 tembusan (jika diperlukan Ketentuan penulisan tembusan adalah sebagai berikut: 1. untuk bahan pertimbangan. Pahlawan Nomor 2 SURABAYA 2. diberikan nomor urut tembusan. Nama tidak perlu ditulis dengan huruf kapital seluruhnya. Bpak. Bapak Sukoco Joyonegoro Kepala Biro Tata Usaha Pemerintah Propinsi Jawa Timur Jalan Pahlawan 2 Surabaya 2. 1. digarisbawahi. Penulisan Alamat yang Dianjurkan Tembusan 1.