Sedangkan surat resmi atau surat dinas adalah surat yang bertujuan untuk urusan dinas atau urusan

kelembagaan. Surat dinas biasanya dikeluarkan oleh sebuah lembaga pemerintahan atau swasta. Bentuk dan bahasa surat dinas terikat oleh aturanaturan yang resmi (baku). Surat resmi bisa dikeluarkan oleh orang per orang yang ditujukan kepada sebuah lembaga. Atau sebaliknya, sebuah lembaga ke orang per orang atau ditujukan ke lembaga lain. Fungsi dari surat resmi di antaranya adalah sebagai alat komunikasi, bahan rujukan, dan catatan kearsipan (bukti). Yang termasuk surat resmi di antaranya adalah:
    

Surat undangan Surat perjanjian Surat kuasa Surat lamaran pekerjaan Surat edaran

Jika Anda ingin membuat surat resmi untuk mewakili sebuah lembaga, maka Anda harus menulisnya dengan struktur yang benar. Struktur Penulisan Surat Resmi Struktur penulisan surat resmi harus memuat sebagai berikut. 1. kop atau kepala surat (berisi nama dan alamat instansi); 2. nomor surat, lampiran, dan perihal surat; 3. tanggal surat (waktu dibuatnya surat); 4. alamat surat (kepada siapa surat ditujukan); 5. salam pembuka; 6. isi surat; 7. salam penutup; 8. tanda tangan pembuat surat; 9. nama pembuat surat; 10. jabatan; dan 11. tembusan surat. Namun secara umum, struktur penulisan surat resmi terdiri atas tiga bagian, yaitu: 1. Kepala surat, berisi:
  

kop surat nomor surat lampiran

1.Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat. 3. kepala surat Kepala surat yang ditulis lengkap terdiri atas (a) nama instansi. Demikian aturan secara umum cara penulisan surat resmi di Indonesia. yaitu . Badan surat. (b) alamat lengkap. misalnya Osis. yaitu Kotak Pos. tangal surat. dan tidak disingkat menjadi Telp atau Tlp. alamat surat 2. Semoga bermanfaat Surat merupakan alat komunikasi yang tidak didukung oleh mimik dan gesture karena itu surat harus bebas dari salah tafsir. 4 Kata kotak pos hendaklah ditulis dengan cermat. tetapi Organisasi Sekolah Intra Sekolah 2. telpun. bukan tilpun. Kata jalan tidak disingkat dengan Jl. dan (e) lambang atau logo. . Nama instansi tidak disingkat. bentuk dan bahas surat harus mengikuti ragam yang telah dibakukan. surat resmi memiliki bagian-bagian yang tetap.O. Jangan pula kamu gunakan P. Box atau Post Office Box. kelima unsur tersebut ada pada kepala surat Dalam penulisan kepala surat hal-hal berikut perlu diperhatikan. atau Jln. tetapi Jalan dengan J kapital. Agar tidak menimbulkan salah tafsir. (d) nomor kotak pos. berisi:    salam pembuka isi surat salam penutup.. Kaki surat. (c) nomor telepon. 3. jangan disingkat menjadi Kotpos. telepon. dan perihal surat. Pada contoh di atas. berisi:     tanda tangan pembuat surat nama pembuat surat jabatan dan tembusan surat.

5 Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantarai dengan tanda titik dua (:). dan tahun ditulis dengan angka. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota. dan tidak diakhiri dengan tanda baca. Setelah tanggal tidak ada tanda baca. Jumlah barang ditulis dengan huruf. yaitu tanggal ditulis dengan angka. nomor. Kata nomor dan lampiran dapat disingkat secara taat asas dengan No.OSIS. Berikut contoh penulisan tanggal yang salah Surabaya : 16 Januari 2008 Surabaya. Penulisan Lampiran Yang Tidak Dianjurkan Lampiran: 1 berkas Lamp: 1 (Satu) berkas Penulisan Lampiran Yang dianjurkan Lampiran: Satu berkas Lamp: Satu berkas Kata hal diikuti oleh tanda titik dua dan disertai dengan pokok surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda baca. tanggal penulisan surat Tanggal surat ditulis lengkap. Awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf kapital. bulan ditulis dengan huruf yang diawali huruf kapital. karena nama kota sudah ada pada kepala surat. bukan dengan angka. Pokok surat hendaknya dapat menggambarkan pesan yang ada pada isi surat. diikuti tanda titik dua (:) dan disertai jumlah barang yang dilampirkan. Penulisan Nomor Yang Salah Nomer: 110/U/OSIS/2007.No: 110/U/OSIS/2007. lampiran. lampiran. 16 Januari 2008 16 -01-2008 16 Jan 2008 .U. Penulisan Hal Yang Tidak Dianjurkan Hal : Permohonan Izin mengadakan studi banding Hal : Perpanjangan Izin Penelitian Hal : Permintaan data lomba desa 2008 Hal : Petunjuk Pembinaan Desa Tertinggal Penulisan Hal Yang dianjurkan Hal : Permohonan izin Hal : Perpanjangan izin penelitian Hal : Permintaan data lomba desa 2008 Hal : Petunjuk pembinaan desa tertinggal . Nomor: 110/U/OSIS/2007 Penulisan Nomor Yang Benar Nomor: 110/U/OSIS/2007 No: 110 / U /OSIS / 2007 Nomor: 110. dan hal surat Kata nomor. dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan tanda titik dua (:) yang ditulis secara estetik sesuai dengan panjang ketiga kata tersebut.2007 Kata Lampiran atau Lamp. dan Lamp. sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya ditulis dengan tanpa tanda titik atau spasi pada setiap hitungan tiga angka karena bukan merupakan .

Biro Tata Usaha Kantor Pemda Tingkat I Jatim Jln. sedangkan kata Bapak dan Ibu ditulis lengkap. bukan huruf kapital semua. 7. 9.. . lengkap. Penulisan Alamat yang Tidak Dianjurkan KEPADA Yth. dr. dan bukan nama instansinya. Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai dengan nama jabatannya. seperti Dr. 3. Penulisan alamat surat juga harus cermat. hal-hal berikut perlu diperhatikan. 1. Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup ditulis Yth. Ibu. 8.. Alamat pengirim juga tidak perlu memakai kata dari yang menyatakan asal. kata sapaan Bapak. atau memiliki pangkat seperti kolonel atau kapten. Pahlawan Nomor 2 SURABAYA Penulisan Alamat yang Dianjurkan Kepala Biro Tata Usaha Kantor Pemerintah Daerah Kantor Pemerintah Daerah Tingkat I Propinsi Jawa Timur Jalan Pahlawan 2 Surabaya salam pembuka dan penutup Contoh salam pembuka adalah sebagai berikut: Salam sejahtera. atau Drs. kata sapaan tidak digunakan agar tidak berhimpit dengan gelar. Jika yang dituju nama jabatan seseorang. Dengan huruf awal huruf kapital disertai dengan tanda titik. dan informatif. Sdr tidak digunakan. Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat. 6. Penggunaan kata kepada sebelum nama diri tidak diperlukan karena kepada merupakan kata penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya. 5. Saudara…... . Nama diri penerima surat ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap unsurnya. Penulisan nama penerima surat harus cermat dan lengkap sesuai dengan kebiasaan si pemilik nama menulis namanya. pangkat. 2. Sdr. tanpa disingkat. Alamat yang lebih sempit dengan alamat yang lebih luas tingkatannya diantarai dengan tanda koma. atau jabatan. atau nama jabatannya saja. Kata Saudara ditulis dengan disingkat.alamat tujuan Dalam menuliskan alamat surat. Bpak.

dan jabatan) Penulisan pengirim surat perlu memperhatikan hal-hal berikut: .. Di samping itu ada salam yang bersifat khusus. Salam takzim. Demikian harap maklum. atas perhatian dan kerjasamanya. 2. bagian isi. Atas perhatian dan perkenan Bapak. isi surat dapat dikelompokkan menjadi bagian pembuka. Hormat saya. No. 29/Pr. Contoh bagian penutup 1. Contoh penulisan paragraf penutup yang tidak dianjurkan: 1. 2./H/I/2007 akan kami jawab sebagai berikut. Pada tanggal 5 Februari 2007 kami akan menyelenggarakan lomba pembacaan puisi. Assalaamu’alaikum W. diucapkan terima kasih. Salam Perjuangan. pengirim surat (tanda tangan.W. Demikian permohonan kami. nama terang. 3. kami menyampaikan terima kasih. Wassalam. Salam penutup yang lazim adalah sebagai berikut. Hormat kami. Atas perhatian Saudara kami sampaikan terima kasih. Contoh bagian pembuka 1. dihaturkan beribu-ribu terima kasih. Salam Pramuka. isi surat (tubuh surat) Secara garis besar. Demikian. Merdeka. Atas perhatiannya. dan bagian penutup. Pernyataan Saudara yang tertera pada surat Saudara tanggal 25 Januari 2007.Ibu… yang terhormat. Tujuan lomba adalah …. 2.

1. Pahlawan Nomor 2 SURABAYA 2. Jika tembusan lebih dari satu. Yth. 3. digarisbawahi. 2. cukup ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama tiap unsurnya. Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan arsip atau pertinggal karena setiap surat resmi pasti ada tembusan. Kepala Sekolah 2. Pembina OSIS sebagai pertimbangan. Pembina OSIS 3. Bpak. atau ungkapan lain yang mengikat. Sukoco Joyonegoro Kepala Biro Tata Usaha Kantor Pemda Tingkat I Jatim Jln. Nama tidak perlu ditulis dengan huruf kapital seluruhnya. dan tidak perlu diakhiri dengan tanda baca.1. Deby Sukamdani Ketua OSIS KETUA OSIS Penulisan Alamat yang Dianjurkan 1. 2. Deby Sukamdani Ketua OSIS 8 tembusan (jika diperlukan Ketentuan penulisan tembusan adalah sebagai berikut: 1. 3. Contoh penulisan nama pengirim surat. Dalam tembusan tidak perlu diberikan Kepada Yth atau Yth. Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan.57 2 komentar Beranda Langgan: Entri (Atom) . KEPADA Yth. Pihak yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan atau nama orang. Nama tidak perlu diberi tanda kurung. Penulisan Alamat yang Tidak Dianjurkan 1. bukan nama instansi. untuk bahan pertimbangan. Kepala Sekolah sebagai laporan. untuk diperhatikan. diberikan nomor urut tembusan. Penulisan Alamat yang Dianjurkan Tembusan 1. untuk laporan. 2. Ketua OSIS Diposkan oleh jendelabahasa di 01. 2. Drs. Ketua OSIS sebagai bahan pertanggungjawaban. Bapak Sukoco Joyonegoro Kepala Biro Tata Usaha Pemerintah Propinsi Jawa Timur Jalan Pahlawan 2 Surabaya 2. Penulisan Alamat yang Tidak Dianjurkan Tembusan 1.