REVISI PESAN BISNIS Menyunting Pesan (Editing)

Setelah naskah pertama selesai, kebanyakan orang menganggap pekerjaan menyusun pesan telah selesai dan mulai beralih ke pekerjaan lainnya. Hal sesungguhnya tidaklah demikian. Menyusun pesan bisnis memerlukan proses yang dilakukan dengan hati-hati. Draft pesan yang telah selesai harus di telaah ulang (review) dan diperbaiki lagi, baik dari sudut isi maupun gaya bahasa yang digunakan, organisasi, serta format penulisannya.

Mengevaluasi Isi dan Organisasi

Idealnya, naskah pertama dibiarkan selama beberapa saat sebelum memulai proses penyuntingan. Evaluasi dimulai dengan membaca secara cepat dan memusatkan perhatian pada isi, organisasi, dan format pesan. Pertanyaan-pertanyaan berikut bisa dijadikan pedoman dalam melakukan evaluasi terhadap isi, organisasi, dan format pesan : Apakah cukup semua butir? Apakah susunan sudah bertalian logis? Apakah sudah ada keseimbangan antara informasi umum dan spesifik? Apakah gagasan yang paling penting sudah mendapat porsi cukup dan ditempatkan pada posisi menonjol? Apakah dukungan sudah cukup dan fakta sudah diperiksa ulang? Apakah lebih meyakinkan bila pesan diatur dalam susunan yang berbeda? Apakah perlu menambahkan sesuatu? Bagian awal dan akhir memiliki dampak yang paling besar bagi penerima. Pastikan bahwa bagian awal relevan, menarik, dan sesuai dengan kemungkinan reaksi penerima.

Meninjau ulang Gaya dan Kemudahan dalam membaca

Setelah puas dengan isi, organisasi, dan format pesan berikutnya dievaluasi gaya dan kemudahan pembacaan. Untuk memastikan kemudahan pembacaan, periksa kembali kosa kata, panjang kalimat dan paragraph, dan struktur kalimat. Pertanyaan berikut bisa dijadikan pedoman untuk meninjau ulang gaya dan kemudahan pembacaan : Apakah informasi penting telah ditekankan secara efektif? Apakah paragraf memiliki kalimat topik yang jelas? Apakah peralihan antara gagasan jelas? Apakah terdapat istilah atau jargon yang tidak familiar? Apakah terdapat penggunaan bahasa yang berlebihan? Bagaimana pengaruh pilihan kata terhadap pembaca?

Menulis Ulang Pesan

Pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan:

Hanya memindahkan kata-kata dan tidak benar-benar memperbaikinya. Tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu. Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan. Telah disampaikan bahwa dokumen bisnis dapat meningkatkan citra perusahaan.

Dokumen yang ditulis ulang umumnya lebih mantap dan kuat. Namun, perhatian dan waktu yang digunakan untuk melakukan perbaikan kata dan kalimat hendaknya disesuaikan dengan batasan waktu. Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik, dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap dan kuat.

Memproduksi Pesan
Saat ini pesan diproduksi dengan bantuan Komputer. Banyak aplikasi digunakan untuk membuat desain pesan agar lebih menarik seperti Ms. Word, Desktop Publishing, Photoshop dll. Agar desain pesan bisnis efektif, perlu diperhatikan:

Konsistensi Pemakaian desain yang konsisten dalam seluruh isi dokumen untuk elemen desain yang muncul berulang-ulang. Misalnya, penggunaan margin, jenis huruf, besar huruf, spasi, dan garis.

Seimbang Supaya desain terlihat menyenangkan, perlu dijaga keseimbangan ruang antara teks, gambar, dan ruang kosong

Terkendali Desain diusahakan sederhana. Terlalu banyak elemen desain atau terlalu banyak sentuhan dekoratif akan menyebabkan dokumen terlihat kacau.

Rincian Desain yang baik akan memberikan kemudahan bagi pembaca untuk mencari rincian pesan. Rincian pesan yang ingin ditampilkan akan mempengaruhi pesan.

Mencetak Pesan
Setelah menyusun pesan dari awal sampai akhir, langkah terakhir adalah mencetak pesan. Teknologi layar komputer saat ini WYSWYG (What You See is What You Get). Namun, mencetak dokumen diatas kertas perlu dilakukan: - Memastikan Margin - Penampilan - Kebenaran Nomor Halaman - Judul - Gambar, dan rincian lainnya Mencetak dokumen yang belum final ( proof sheet ) dengan printer dapat dilakukan menggunakan pilihan print quality yang lebih rendah ( economode ) untuk menghemat toner atau

tinta. Membaca cetakan percobaan ( proof reading ) dilakukan untuk memeriksa kebenaran seluruh isi pesan, organisasi, penulisan, format, dan desain. setelah puas, pesan dicetak kembali dengan pilihan best quality dan selanjutnya didistribusikan kepada penerima.