Audit Siklus Pengeluaran : Pengujian Pengendalian

Pemahaman terhadap pengendalian intern Auditor harus memahami ketiga aspek struktur pengendalian intern yang ada dalam transaksi siklus pengeluaran, yaitu lingkungan pengendalian, system akuntansi, dan prosedur pengendalian. Pemahaman tersebut sangat berguna dalam menentukan strategi audit dalam rangka pengujian substansi. Aspek lingkungan pengendalian secara umum yang terkait dengan siklus pengeluaran Auditor harus memahami struktur organisasi klien yang berkaitan dengan aktivitas siklus pengeluaran ini, sebagai contoh : semua proses pembelian barang-barang dibawah kendali direktur operasi, pencatatan dibawah kendali kontroler, sedangkan proses pengeluaran kas dibawah kendali direktur keuangan, pengaturan pembelian aktiva tetap (capital expendictures) dan kebijaksanaan investasi strategis lainnya akan dipertimbangkan bagaimana pelaksanaanya. Untuk memperoleh pemahaman terhadap bagan organisasi, auditor harus melakukan wawancara (inquiry) kepada manajemen. Sistem akuntansi secara umum yang terkait dengan siklus pengeluaran Pemahaman terhadap system akuntansi menyebabkan auditor harus mempelajari metode pengolahan data, dokumen-dokumen kunci, serta catatan yang digunakan dalam penanganan transaksi siklus pengeluaran. Untuk itu auditor harus mempelajari manual akuntansi, bagan alir system akuntansi, dan melakukan wawancara dengan petugas bagian akuntansi untuk mengetahui proses pengolahan transaksi dalam siklus pengeluaran. Prosedur Pengendalian secara umum yang terkait dengan siklus pengeluaran Auditor harus memahami bagaimana kecenderungan kelima kategori prosedur pengendalian dalam operasi transaksi siklus pengeluaran ini. Kelima kategori tersebut antara lain : 1. Adanya otorisasi yang memadai 2. Adanya pemisahan tugas 3. Adanya dokumen dan catatan akuntansi 4. Adanya akses kea rah pengendalian 5. Pengecekan yang di lakukan oleh personel yang independent Auditor harus melakukan evaluasi apakah prosedur pengendalian dalam perusahaan benar-benar telah berjalan dengan baik. Prosedur pengendalian yang tidak memenuhi kelima criteria tersebut mempunyai kecenderungan risiko audit yang tinggi. Pengendalian Intern terhadap siklus pengeluaran 1. Catatan dan dokumen yang biasa digunakan dalam transaksi siklus pengeluaran

* Check, yaitu dokumen perintah pembayaran sejumlah uang kepada bank * Check Summary, yaitu laporan tentang ringkasan check yang telah dikeluarakan dalam suatu periode * Cash Disbusement Transaction File, yaitu file yang berisi informasi pembayaran cek untuk penjual atau pihak lain yang digunakan untuk memasukan ke dalam rekening utang dagang dan buku besar * Cash Disbusement Juornal or Check Register, merupakan catatan formal terhadap pengeluaran cek untuk pihak lain 2. Fungsi-fungsi terkait dalam transaksi siklus pengeluaran Nama Fungsi Unit Organisasi Pemegang Fungsi 1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas 1. Fungsi pencatatan utang 2. Fungsi keuangan 3. Fungsi akuntansi biaya 4. Fungsi akuntansi umum 5. Fungsi audit intern 6. Fungsi penerimaan kas Bagian pemasaran atau bagian-bagian lain Bagian utang Bagian kasa Bagian akuntansi biaya Bagian akuntansi umum Bagian audit intern Bagian kasa Keterangan : 1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatatan utang. Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan 2. Fungsi pencatatan utama

Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. 3. Fungsi keuangan. Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur. 4. Fungsi akuntansi biaya Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan. 5. Fungsi akuntansi umum Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. 6. Fungsi audit intern Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (akun kas dalam buku besar). Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank scara periodik Risiko yang terdapat struktur pengendalian intern siklus pengeluaran. Dalam memahami risiko pengendalian yang timbul dalam transaksi pengeluaran kas harus memperhatikan kemungkinan-kemungkinan salah saji, pengendalian yang dibutuhkan, serta kemungkinan pengujian yang harus dilakukan berikut ini: a. Terhadap transaksi pembayaran hutang. * Kemungkinan adanya pengeluaran cek untuk pembelian yang tidak disetujui, harus dikendalikan dengan cara penandatanganan cek melakukan penelaahan terhadap kelengkapan pendukung voucher dan persetujuannya. Auditor dapat melakukan pengujian dengan cara observasi apakah penandatanganan cek melakukan pengecekan dengan bebas terhadap dokumen pendukung. * Kemungkinan voucher dibayar dua kali, dikendalikan dengan pemberian cap terhadap voucher dan dokumen pendukungnya bila telah dibayar. Auditor dapat melakukan pengujian apakah semua pembayaran diberi cap.

* Check mungkin dibayarkan untuk jumlah yang salah, dikendalikan dengan pengecekkan oleh pihak yang bebas mengenai kesesuaian jumlah dalam check dengan voucher-nya. * Check mungkin dirubah setelah ditandatangani, dikendalikan dengan pengecekan pemberian tanda cek yang dikirim. Auditor dapa melakukan pengujian dengan melakukan wawancara tentang prosedur pengiriman check, dan observasi proses pengiriman check. b. Terhadap transaksi pengeluaran kas. * Check mungkin tidak dicatat, dikendalikan dengan check yang bemomor urut tercetak. Auditor melakukan pengujian terhadap penggunaan dokumen bemomor urut tercetak. * Kesalahan-kesalahan dalam pencatatan check, dikendalikan dengan pembuatan rekonsiliasi bank secara periodik oleh pihak yang bebas. Auditor dapat melakukan pengujian terhadap bank rekonsiliasi. * Check tidak dicatat dengan segera, dikendalikan oleh pihak yang bebas untuk mencocokkan tanggal check dan tanggal pencatatannya. Pengujian yang dilakukan dengan memperlihatkan kembali adanya kebebasan dalam pengecekan. AUDIT ATAS SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA Siklus penggajian dan personalia meliputi penggunaan tenaga kerja dan pembayaran kesemua pegawai, tanpa memperhatikan klasifikasi atau metode penentuan kompensasi. Pegawai dapat berupa eksekutif dengan gaji tetap ditambah dengan bonus, pekerja kantor berdasarkan gaji bulanan dengan atau tanpa lembur, wiraniaga berdasarkan komisi, buruh pabrik dan pegawai serikat pekerja dibayar berdasarkan jam. Siklus penggajian dan personalia meliputi semua bentuk kompensasi yang diberikan kepada seluruh aktivitas tenaga kerja yang dipekerjakan perusahaan. Rekening-rekening yang terbentuk dalam siklus ini antara lain: 1. Kompensasi pokok (meliputi gaji, upah, insentip, dan macam-macam tunjangan karyawan) 2. Pajak atas gaji/upah karyawan 3. Biaya tenaga kerja langsung (biaya overhead pabrik) 4. Biaya tenaga kerja langsung 5. Utang atas gaji/upah karyawan 6. Gaji dibayar dimuka (uang muka gaji) Permasalahan Audit Terhadap Siklus Penggajian dan Personalia Siklus ini menjadi penting dengan beberapa alasan.. Pertama gaji, upah, dan pajak penghasilan pegawai, dan beban pegawai lainnya merupakan komponen utama pada kebanyakan perusahaan, kedua beban tenaga tenaga kerja (labour) merupakan pertimbangan penting dalam penilaian persediaan pada perusahaan menufaktur dan konstuksi, dimana klasifikasi dan alokasi beban upah yang tidak semestinya dapat menyebabkan salah saji laba bersih secara material. Terakhir, penggajian merupakan bidang yang menyebabkan pemborosan sejumlah besar sumber daya perusahaan karena inefisiensi atau pengujian melalui fraud. Dalam perusahaan yang lebih besar, seringkali kebanyakan akun buku besar untuk memiliki lima

puluh atau lebih akun beban gaji. Penggajian juga mempengaruhi akun persediaan barang jadi pada perusahaan manufaktur. Audit atas siklus penggajian dan personalia meliputi perolehan pemahaman atas struktur pengendalian intern, penetapan resiko pengendalian, pengujian atas substantif atas transaksi, prosedur analitis dan pengujian terinci atas saldo. Jenis-jenis Akun Yang Mempengaruhi Siklus Penggajian dan Personalia Jenis jenis akun yang mempengaruhi adalah : * Beban Gaji dan Upah * Pajak penghasilan ditanggung perusahaan dan tunjangan pegawai * Kewajiban berupa hutang gaji, hutang pajak penghasilan pegawai * Akun sejenis yang berhubungan dengan penggajian Menjelaskan dan menilai materialitas, resiko dan strategi audit Kecurangan dalam pembuatan daftar gaji menjadi perhatian auditor. Kecurangan semacam ini timbul dari adanya pegawai fiktif yang dimasukkan dalam daftar gaji, dan kemungkinan kesalahan yang disengaja dalam menyusun klasifikasi daftar gaji. Ini berarti ada karyawan yang dihitung dengan tarif yang lebih tinggi. Disamping adanya kecurangan tersebut, akuntan harus memperhatikan ketelitian perhitungan sejak penhitungan waktu hadir, insentif sampai dengan pembuatan daftar gaji dan pembuatan slip gaji. Berbagai aspek resiko diatas akan mempengaruhi strategi audit siklus penggajian dan personalia, oleh karena itu hal hal yang harus dipertimbangkan adalah : 1. Resiko audit yang utama timbul dari pemrosesan transaksi penggajian 2. Perusahaan pada umumnya memperluas cakupan pengendalian intern untuk transaksi penggajian 3. Saldo hutang gaji pada akhir tahun kadang kala tidak material Teknis audit yang disarankan 1. Verifikasi kecermatan penyajian berbagai saldo, daftar dan buku pembantu 2. Terapkan prosedur analitikal 3. Lakukan inspeksi proses penghitungan daftar gaji dan hutang 4. Hitung kembali dan lakukan pengujian terhadap daftar gaji dan upah 5. Bandingkan penyajian statement dengan GAAP Struktur Pengendalian Intern Auditor harus memahami struktur pengendalian intern dalam aktivitas pembayaran gaji. Ketiga unsur pengendalian intern harus dipahami, agar dapat menentukan resiko audit yang akan dihadapinya.

Aspek struktur pengendalian yang harus diperhatikan auditor adalah : a. Lingkungan pengendalian Sangat dipengaruhi sistem perekonomian yang berlaku. Dalam menerapkan sistem penggajian ini dipengaruhi oleh kesepakatan kerja dengan organisasi buruh setempat. Dalam masalah penggajian ini manager personalia menghadapi masalah yang sangat pelik karena pada dasarnya transaksi tenaga kerja terjadi setiap saat bersamaan dengan operasinya perusahaan. b. Sistem akuntansi Mencerminkan proses penanganan transaksi penggajian dalam operasi perusahaan. Auditor harus memahami sistem yang digunakan untuk menangani transaksi jasa-jasa tenaga kerja beserta aspek pengendaliannya c. Prosedur pengendalian Menghendaki pelaksanaan lima aspek kategorisasi sistem pengendalian intern dalam operasi perusahaan. Kelima kategori tersebut adalah otorisasi yang memadai, dokumen dan buku-buku catatan, pemisahan tugas, akses kendalian dan pengecekan oleh pihak yang independent Catatan dan dokumen dalam siklus penggajian dan personalia Dokumen-dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur penggajian antara lain sebagai berikut : 1. Personal Authorization adalah surat keputusan yang berisi penempatan dan penugasan seseorang karyawan dalam posisi dan jabatan tertentu 2. Clock Card adalah formulir daftar hadir karyawan 3. Time tickect adalah formulir yang digunakan untuk mencatat waktu kerja seseorang karyawan atas penugasan dan jabatan tertentu 4. Payroll Register adalah laopran yang berisi informasi penggajian seluruh karyawan perusahaan. 5. Payroll Check adalah dokumen yang berisi perintah kepada bank untuk membayarkan sejumlah uang sebagai kompensasi yang diserahkan kepadanya. 6. Labor Cost Distribution Summary adalah laporan yang berisi jumlah pembayaran gaji setiap periode untuk setiap klasifikasi rekening gaji 7. Employee Personnel File merupakan data permanen yang berisi risalah kerja setiap karyawan 8. Personnel Data Master File adalah arsip data personel berkomputer yang termuktahir 9. Employee Earning Master File adalah arsip data personel untuk komputer mengenai penghasilan masing-masing karyawan Fungsi-fungsi yang terkait pada siklus penggajian personalia Kerjasama diantara berbagai bagian tersebut menunjukkan fungsi tertentu yang antara lain :

a. Hiring Employees Fungsi ini berkaitan dengan proses penempatan karyawan pada suatu unit kerja b. Authorizing Payroll Changes Adalah fungsi personalia yang berkaitan dengan penetapan struktur gaji atau upah seseorang beserta perubahannya dalam sistem penggajian perusahaan c. Preparing Attendance dan Time Keeping Data Adalah fungsi personalia yang berkaitan dengan pencatatan kehadiran seseorang dalam kantor atau pabrik dan pencatatan aktifitas seseorang di unit kerja masingmasing d. Preparing the Payroll Adalah fungsi personalia yng berkaitan dengan penyiapan daftar gaji seluruh karyawan e. Recording the Payroll Adalah fungsi akuntansi yang berkaitan dengan pencatatan semua transaksi penggaj ian f. Paying the Payroll Adalah fungsi berkaitan dengan pembayaran gaji kepada setiap individu karyawan g. Filling Payroll Tax Return Adalah fungsi ini berkaitan dengan penanganan pembayaran pajak untuk setiap individu karyawan