13

BAB III UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
1. Organisasi Ilmu organisasi menjadi salah satu cabang dari ilmu administrasi, yang memiliki pokok kegiatan mengelompokkan personil dan menyusun kerangka kerja, menjalin hubungan kerjasama antar personil. Organisasi merupakan kesatuan kerja yang disusun melalui suatu peraturan sebagai wadah dalam menjalankan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Organisasi sendiri memiliki 2 sifat utama, yakni : 1. Bersifat statis Organisasi merupakan wadah dalam melakukan pembagian tugas dan wewenang, secara struktural dan fungsional menempatkan individu sesuai keahliannya. 2. Bersifat dinamis Organisasi merupakan pembagian tugas dan wewenang serta adanya komunikasi dalam menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dari pengertian di atas, organisasi memiliki unsur-unsur pokok yang menyebabkan timbulnya organisasi, yaitu : 1. Adanya pembagian tugas. 2. Adanya kerjasama. 3. Adanya tujuan yang telah ditentukan. Perbedaan administrasi dengan organisasi yaitu : Administrasi 1. Mencakup proses, fungsi, personil sebagai pelaksana. dan Organisasi 1. Sebagai wadah melaksanakan kegiatan sesuai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

14

Administrasi 2. Di dalamnya ada pengorganisasian dari proses, fungsi, dan personilnya. 3. Tidak hanya melaksanakan pengorganisasian, namun mencakup proses perencanaan, pengawasan, dan sebagainya.

Organisasi 2. Bagian dari administrasi. 3. Menekankan pada pengorganisasian dari segi proses, fungsi, dan personil-personilnya.

Dalam menyusun kerangka organisasi, beberapa ahli hampir memiliki persepsi yang sama membuat konsep tentang prinsip-prinsip organisasi, antara lain : 1. Perumusan tujuan (principle of goals) 2. Pembagian tugas (principle of specialization) 3. Pengkoordinasian (principle of coordination) 4. Rentang pengawasan (principle of span control) 5. Kontinuitas (principle of continuity) Adapun beberapa hal penting yang harus dipelajari pada ilmu organisasi, meliputi : 1. Type organisasi • Organisasi garis Organisasi ini diprakarsai oleh Henry Fayol, dimana biasa disebut dengan organisasi lini, lurus, maupun militer karena bercirikan : a. Dipakai pada tingkat organisasi yang sederhana. b. Tidak ada staff ahli. c. Wewenang dan tanggung jawab secara verrtikal dari pimpinan ke bawahan. d. Kekuasaan dan tanggung jawab sepenuhnya pada pimpinan. e. Pemilik organisasi merupakan top manajemen. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis :

15

a. Kesatuan perintah sangat jelas. b. Pimpinan dan bawahan, masing-masing memiliki wewenang dan tanggung jawab yang sangat jelas. c. d. e. Semua perintah yang diberikan pimpinan, dapat dengan mudah dan cepat berjalan. Disiplin. Pimpinan dapat melakukan koordinasi dan supervisi, sehinggan mudah dilaksanakan dan diketahui bawahan. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis : a. Dalam pengembangan keahlian pegawai dibatasi bahkan tidak dapat dipraktekkan secara linier. b. Pimpinan bersikap otoriter. c. Tidak ada pembentukan unit-unit organisasi • Organisasi staff Staff merupakan orang yang ahli dalam bidangnya, dan pada organisasi ini mereka berfungsi memberikan sumbangan pemikiran, ide, saran ataupun nasehat kepada pimpinan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. • Organisasi garis dan staff Organisasi ini merupakan gabungan dari organisasi garis dan staff. Organisasi ini diprakarsai oleh Horrington Emperson yang dipraktekkan di perindustrian. Sedangkan staff, memiliki kedudukan setingkat dengan pimpinan. Organisasi garis dan staff bercirikan : a. Bersifat kompleks. b. Pimpinan memiliki wewenang memerintah bawahan. c. Dalam kelancaran tugas, pimpinan dibantu staff ahli.

16

d. Staff ahli bertugas memberikan saran dan bantuan kepada pimpinan, namun bukan memberikan perintah. e. Staff ahli dimanfaatkan melaksanakan pekerjaan secara efisien dan efektif. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis dan staff : a. Pembagian tugas pada kelompok garis dan staff sangat jelas. b. Disiplin dalam bekerja. c. Adanya koordinasi antara pimpinan dan staff. d. Fleksibel dalam bekerjasama. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis dan staff : a. Bawahan seringkali membuat persepsi bahwan saran/nasehat dari staff merupakan perintah dari pimpinan. b. Terkadang pimpinan melupakan keberadaan staff, sehingga diabaikan mereka. • Organisasi fungsi Organisasi fungsi diprakarsai oleh F. W. Taylor (functional type of organization), diterapkan pada pabrik tempat beliau bekerja. Perintah dari pimpinan ke bawahan berjalan melalui kepala bagian. Masing-masing kepala bagian diberi tanggung jawab kepada bawahannya. Organisasi fungsi bercirikan : a. Kekuasaan tidak berjalan secara langsung. b. Tiap kepala bagian memiliki beberapa bawahan. c. Tiap kepala bagian merupakan orang yang ahli dalam bidangnya. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi fungsi : a. Pembagian tugas akan tenaga pikir dan tenaga fisik (spesialisasi) sangat jelas.

c. c. Komite. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. Menghemat biaya perekrutan staff. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. Tugas pimpinan dilaksanakan bersama anggota. c. Kesatuan komando kurang tegas. Kesatuan wewenang. Oleh sebab itu. dan wewenang yang sama untuk anggota. wewenang. Kerjasama yang sangat kuat. tanggung jawab. b. dan Team. Hak. Majelis. G. Koordinasi pimpinan. d. pimpinan dari organisasi ini secara bersama-sama namun tetap ada ketua panitia. kepala bagian dan bawahan dalam satu fungsi mudah dilaksanakan. b. Timbul perselisihan anat pimpinan karena permasalahan tanggung jawab. Proses pengambilan keputusan membutuhkan waktu yang lama. Badan. Senat. Anggota diklasifikasikan berdasarkan tugas yang akan dilaksanakan pada kegiatan. Keputusan bersifat demokratis karena dimusyawarahkan.17 b. Organisasi panitian bercirikan : a. Satgas. Terry sebagai pemrakarsa organisasi ini menyatakan bahwa panitian merupakan sekelompok orang-orang yang terpilih untuk bersama-sama membahas masalah yang ada pada organisasi. Seluruh anggota menjadi pimpinan. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi panitia : a. Anggota memiliki hak. . dan tanggung jawab yang sama. • Organisasi panitia Organisasi ini sering digunakan melalui beberapa istilah seperti Dewan. R. Keselarasan pemikiran sehingga antisipasi akan tindakan yang ceroboh. b.

18 b. d. c. Nama. Pengeluaran biaya yang tidak terkendali (boros). jabatan. pangkat dan golongan bila ada. Keputusan kurang obyektif karena bersifat kompromi. antara lain : a. Bagan organisasi Bagan organisasi menjadi alat informasi mengenai struktur organisasi. b. sehingga ada permasalahan saling menuduh. Isi. 2. d. bentuk bagan organisasi dapat dibuat berdasarkan tipe organisasi. luas maupun ruang lingkup organisasi. Disusun hanya dengan dua bidang satuan organisasi yang sejajar dekat dengan pimpinan. selanjutnya disusun ke bawah. sehingga beberapa hal penting yang terkandung di dalamnya yaitu : a. Rincian dari tugas-tugas setiap unit kerja (job description). dan tanggung jawab mengalir dengan jelas dari pimpinan sampai ke bawahan. Aliran komando dan tanggung jawab dari pimpinan ke bawahan atau sebaliknya. Bentuk vertikal Saluran perintah. c. Contoh gambar : . Tanggung jawabanggota tidak penuh. Menurut para ahli seperti Keith Davis dan Henry Hodges. wewenang.

wewenang dan tanggung jawab disusun mendatar (menyamping arah kiri ke kanan) dari pimpinan sampai bawahan. sehingga diterapkan pada organisasi garis (lurus). Bentuk horizontal Saluran perintah. sederhana dan jelas berdasarkan tingkatan pada tiap satuan tugas organisasi. dan tanggung jawab pimpinan kepada bawahan dimulai dari arah bawah ke atas. namun dibuat terbalik dimana saluran perintah. Lebih tepat diterapkan pada organisasi fungsi. Contoh gambar : d. Contoh gambar : . Bentuk piramida Disusun dengan mudah. Contoh gambar : c.19 b. Kreasi bentuk ini pada dasarnya sama dengan piramida biasa. wewenang. Bentuk piramida terbalik Bentuk ini merupakan dasar dari piramida di atas.

Contoh gambar : f. Satuan tugas disusun hanya dengan menggambar kotak dan garis-garis pada saluran perintah. Bentuk lingkaran dengan kotak-kotak Susunan bentuk ini menekankan pada hubungan di antara satuansatuan organisasi. maka sangat cocok hanya untuk jenjang tingkat atas (pimpinan) saja.20 e. Karena jenjang organisasi tidak jelas. dan tanggung jawab. Bentuk setengah lingkaran dan bentuk telur dengan garis-garis Kreasi bentuk ini merupakan variasi dari bentuk dasar lingkaran. wewenang. Contoh gambar : .

menggerakkan. membina. wewenang. menggunakan kata maneggiare kemudian bahasa Italia menggunakan kata maneggio. manajemen berasal dari beberapa beberapa bahasa yang turun temurun. Dimulai dengan bahasa Latin. mengorganisasikan. Secara etimologis. Manajemen Ilmu manajemen termasuk cabang dari ilmu administrasi dengan memulai kegiatan merencanakan. Bentuk lukisan Saluran perintah. Dari kedua bahasa .21 g. membimbing. Contoh gambar : Dew an K omis ar is Dir ek t ur B agian P e njuala n P engangk utan W ak il Dir ek tur L apanga n Miny ak (P er tambanga n) P eny ar ingan & P engolahan P ompa B ens in 2. dan mengawasi sekelompok personil. serta mengerahkan segenap fasilitas kerja. dan tanggung jawab terbaca secara jelas melaui objek (gambar asli/lukisan) dari pimpinan maupun bawahan.

pengelolaan. rumah. Jadi. ketatalaksanaan. Membuat jadwal istirahat pegawai dalam bekerja. Buku tersebut membahas tentang kinerja pegawai yang menekankan pada : a. Kata manage memiliki makna : 1. Pembagian kerja yang jelas (job description & job specification). Beberapa pemrakarsa manajemen secara urut diawali oleh : 1. pengurusan. Membuat putaran kerja (rolling) antar pegawai e. sarjana matematika tersebut meneliti sekaligus menjadi sebuah buku dengan judul The Economy of Machinary & Manufactural. d. Charles Babbage Pada tahun 1792 – 1871. dan sebagainya. bank. Manajemen sebagai salah satu unsur dasar dari administrasi yang merupakan anak cabang dari ilmu sosial. c. pembinaan. Efisiensi kerja dalam mencapai tujuan. bahasa Inggris menggunakan kata manage yang kemudian biasa disebut dengan management. Akhirnya berkat sumbangsih pemikiran dari pemrakarsa manajemen lahirlah konsep-konsep nyata manajemen. Menunggang kuda (to train a horse) 3. penggunaan istilah management bermacammacam namun kandungan yang termaktub sama. kepemimpinan. Sedangkan di Indonesia. Rumah tangga (house keeping) 2. . b. Perencanaan menentukan anggaran kegiatan dalam proses produksi. misal menggunakan kata manajemen. dan sebagainya.22 tersebut. sebenarnya sejak zaman sejarah dahulu kala tanpa sengaja (dirasakan) manusia telah melakukan proses dari manajemen. Mengatur dan mengawasi (to direct and control) Makna di atas menjadi penerapan dalam kehidupan sehari-hari di segala bidang seperti di sekolah. management disimpulkan suatu seni dalam menjalankan kegiatan pada organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

sehingga tahap ini merupakan perjuangan para pemrakarsa agar manajemen menjadi salah satu cabang ilmu pengetahuan. ilmu manajemen lahir melalui beberapa tahap yakni : a. sehingga ada solusi untuk mencapai tujuan organisasi. W. b. pada tahun 1856 – 1955 muncul sarjana pertambangan yang melanjutkan penelitian tersebut di perusahaan tempat F. c. pengembangan ilmu menekankan pada hubungan antar manusia baik secara formal maupun informal agar tercipta keharmonisan. rumus) direvisi lagi agar memiliki kekuatan teori dan para ahli yang telah mempelajari mendapat gelar kesarjanaan secara resmi dari lembaga perguruan tinggi. dalil. Taylor bekerja. d. . Tahap behaviouralisme Tahun 1959. Penelitian dilakukan dengan pengamatan (trial & error) pada kasus yang ada. Tahap konsolidasi Tahun 1930. manajemen termasuk cabang ilmu pengetahuan sehingga konsep-konsep manajemen (prinsip. Tahap human relation Tahap berikutnya tahun 1945. System ban berjalan (perputaran). Frederick Winslow Taylor Setelah Charles Babbage belum menuai hasil. Semenjak itu. Tahap survival Tahun 1886 diawalinya Gerakan Manajemen Ilmiah. c. b. berkembang ke arah perilaku manusia dalam bersikap. Prinsip-prinsip manajemen ilmiah. Manajemen perusahaan.23 2. Sehingga tahun 1886 tercetus Gerakan Manajemen Ilmiah dan disebut sebagai Bapak Manajemen Ilmiah. Hasil penelitian yang meluas tersebut membahas tentang : a. d. Pembagian tugas kerja (organisasi fungsional).

Efektif (pendayagunaan waktu yang setepat-tepatnya). Henry Fayol Pada tahun 1841 – 1925. f. sarjana pertambangan dari Perancis yang juga mendapat sebutan Bapak Administrasi Modern. b. konsep manajemen lebih matang dan didukung dengan peralatan teknologi modern seperti komputer untuk mengolah data yang akurat. controlling (POCCC). organizing. 3. coordinating. Tahap matematika Tahun 1990. berhasil menyumbangkan pemikiran dengan judul General & Industrial Management yang membahas tentang : a. manajemen kinerja. ilmu manajemen pada perguruan tinggi mulai difokuskan pada spesialisasi bidang studi seperti manajemen sumber daya manusia. Efisien (pendayagunaan antara pemasukan dengan pengeluaran). Fungsi manajemen planning.24 e. . Tahap platinum Tahun 2000. adanya robot yang mengambil alih tugas manusia sehingga efisiensi dan efektivitas tercapai. Uraian di atas merupakan sejarah munculnya manajemen oleh para pemrakarsa dan selanjutnya bermunculan para ahli dengan berbagai konsep manajemen dan secara resmi diterapkan di Indonesia. b. c. commanding. pihak-pihak yang berkepentingan dapat mengambil kebijaksanaan lebih akurat dan cepat. Pembagian kerja (organisasi garis/lini/lurus). ilmu manajemen berkembang luas dengan mengkolaborasikan diri dengan software-software yang disediakan komputer agar dalam proses manajemen. manajemen pemasaran. dan sebagainya. Hal ini berdampak. 14 prinsip umum manajemen. Agar tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai secara : a.

pemberian ide. 3. Man (factor manusia) b. dan manajemen merupakan satu kesatuan yang saling mengikat. Manajemen puncak (Top management) b. Manajemen madya (Middle management) c. Materials (perlengkapan pendukung/bahan-bahan) e. Manajemen bawah (Lower management) Hubungan antara administrasi. Ilmu yang membahas mengenai kegiatan menyampaikan berita. dibagi dalam 3 tingkatan yaitu : a. yang bersifat timbal balik antara . Money (anggaran) c. • Organisasi sebagai wadah yang menyusun dan menempatkan individu (the right man in the right place) yang melaksanakan kegiatan. dan gagasan dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi Ilmu komunikasi menjadi cabang dari ilmu administrasi yang sekarang dapat berdiri sendiri dan berkembang pesat dengan program studi yang bertalian. dapat disimpulkan bahwa : • Administrasi merupakan proses penetapan kebijaksanaan dan tujuan dari organisasi.25 Maka manajemen didukung beberapa sarana yang mutlak harus ada. organisasi. yang disebut The Six M in Management. meliputi : a. • Manajemen menjadi proses pelaksanaan kegiatan pada organisasi dengan berdasarkan kebijakan administrasi. Market (pemasaran) Di dalam proses manajemen pun. Machines (peralatan teknologi/mesin) f. Methods (system kerja) d.

Sebab itu. adalah asal sumber informasi dikomunikasikan dengan bahasa yang sederhana . 2. 5. adalah sarana/tempat berlakunya lambang-lambang tersebut. adalah tanggapan dari komunikan (umpan balik). sarana penunjang komunikasi harus memadai. Sehingga komunikator sedapatnya mampu memilih sarana mana yang dirasa efektif dalam penyampaian informasi. adalah pengertian yang disampaikan komunikator yang berupa lambang seperti gerakan. Media. Informasi yang disampaikan berwujud bahasa baik lisan ataupun tulisan. Komponen yang terlibat dalam komunikasi ada 5 faktor yang berperanan. adalah orang yang menerima berita dari komunikator. sinar. . Berita. antara lain : 1. disebabkan informasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan tidak jelas. Komunikan. baik secara formal maupun nonformal. 2. atau bahasa 3. sebagai berikut : 1. 3. Sarana yang kurang memadai Demi tercapainya tujuan. informasi yang disampaikan harus jelas dimengerti komunikan. dan tepat akan semakin mudah dimengerti dan diterima oleh komunikan. Hal ini disebabkan ada beberapa hambatan dalam komunikasi. Komunikator. jelas. pimpinan dengan bawahan. Feed Back. Penggunaan bahasa yang kurang jelas Komunikasi berhasil bila informasi yang disampaikan dapat diterima dan dipahami. suara. Terkadang terjadi salah pengertian (miss communication) dalam komunikasi. Dengan bahasa yang lugas.26 pimpinan dengan pimpinan. 4. Berita tidak jelas Berita menjadi salah satu komponen yang mutlak harus ada dalam komunikasi.

dan bawahan dengan bawahan agar menciptakan kerjasama yang harmonis diantara para pegawai sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. saran.27 4. pengaduan. Komunikasi ekstern Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak lain di luar organisasi. dsb. • Komunikasi horizontal Adalah komunikasi antara pimpinan dengan pimpinan atau bawahan dengan bawahan. Faktor lingkungan Berhasil tidaknya komunikasi. Wujud komunikasi seperti instruksi. pimpinan dengan pimpinan. seminar. laporan. Wujud komunikasi seperti rapat dinas. petunjuk. Wujud komunikasi seperti wawancara dengan . Dalam komunikasi ini digolongkan dalam 2 bentuk komunikasi yaitu : • Komunikasi formal Adalah komunikasi yang dilakukan organisasi dengan pihak luar melalui media yang resmi. lokakarya. 2. penjelasan. Yang termasuk dalam komunikasi intern antara lain : • Komunikasi vertikal Adalah komunikasi yang berlangsung dari pimpinan ke bawahan (downward communication) atau dari bawahan ke pimpinan (upward communication). Komunikasi intern Adalah komunikasi yang bersifat informal antara pimpinan dengan bawahan. Komunikasi tersebut berlangsung dua arah ( two way communication). Entah itu suara gaduh atau gangguan-gangguan teknis yang kadang-kadang muncul saat komunikasi berlangsung. Komunikasi di dalam organisasi memiliki 2 bentuk yaitu : 1. informasi. faktor lingkunganpun mempengaruhi. dsb.

sistematis. dan intuitif. logis. Berbagai jenis intellijens yang dikelompokkan dalam masing-masing bidang spesialisasi. menyebarkan. Wujud komunikasi ini seperti memperhatikan sikap/perilaku anggota yang ada dalam organisasi. jujur. dsb. • Komunikasi informal Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak luar secara tidak resmi. dukungan. mengolah. penerbitan brosur. penyelenggaraan pameran.28 pers. Ilmu Intellijens Adalah ilmu yang tertua dan klasik karena sebelum Masehi atau zaman kerjaan telah diterapkan dan mempelajari sistem informasi yang diperoleh dari saluran/media yang sifatnya terbuka dan birokratis. dan menyimpan berbagai keterangan obyektif yang diperlukan. Informasi Sebagai cabang ilmu administrasi. mencatat. menggandakan. hanya untuk menambah perhatian. ilmu informasi membahas tentang kegiatan menghimpun. untuk dipakai sebagai alat mengambil keputusan maupun pengamanan atau tindakan penyelamatan. misalnya : • Political intelligence • Government intelligence • Military intelligence • Business intelligence • Monetary intelligence • Industrial intelligence . pemasangan iklan. Pimpinan biasanya membutuhkan intellijens yang secara otomatis termasuk orang-orang yang cerdas. Menurut Prof. 4. dan kepercayaan pihak luar terhadap organisasi. website. Prajudi Atmosudirdja. ilmu informasi terbagi menjadi 3 jenis ilmu antara lain : 1.

ilmu tata usaha modern berkembang di Eropa pada abad ke 17. sebagai cabang dari ilmu administrasi. Informasi yang disampaikan pada ilmu ini dapat besifat specified (berdasarkan keperluan) dan discretionary (pimpinan menentukan sendiri). yang akhirnya menjadi serentetan pekerjaan rutin yang dilakukan tata usaha. Secara umum. Sistem informasi yang digunakan pada ilmu ini berhubungan dengan pekerjaan kertas (paper work). ilmu personalia menekankan pada kegiatan mengatur dan mengembangkan tenaga kerja. dengan dimulainya kertas atau perkamen atau papyrus sebagai alat mencatat informasi. Ilmu Sistem Informasi Manajemen (SIM) Ilmu sistem informasi manajemen merupakan bentuk tata usaha modern yang mengkaitkan dengan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data untuk menghasilkan keputusan/kebijaksanaan. 5. Tetapi. antara lain : • Penerimaan • Pencatatan • Penggandaan • Penyimpanan • Pemilahan • Pengolahan • Pendistribusian 3. agar dapat mengisi lowongan pekerjaan biasanya syaratsyarat utama yang dibutuhkan organisasi antara lain : . Ilmu Tata Usaha Ilmu tata usaha bersumber dari zaman Mesir Kuno dan di Romawi Kuno.29 2. Personalia Ilmu personalia (sumber daya manusia) berkembang pesat dan menjadi bahasan popular saat ini di kalangan masyarakat.

Ketrampilan Ketrampilan merupakan salah satu talenta atau nilai plus yang dimiliki oleh calon pegawai. Terlebih lagi pemerintah mencanangkan minimal pendidikan adalah 9 tahun. Kepribadian Kepribadian merupakan watak dari pegawai yang menunjang keberhasilannya dalam bekerja. Sumber tenaga kerja intern Sumber tenaga kerja dari dalam (intern) meliputi pegawai yang telah menduduki jabatan dan sudah pula terikat perjanjian kerja dengan organisasi tempat unit kepegawaian bernaung. Informasi tersebut disebarluaskan agar diketahui pencari kerja. ada yang berasal dari sumber intern maupun ekstern. Mereka yang berasal dari organisasi sendiri dan hendak mengisi lowongan pekerjaan biasanya mendapat prioritas pertama asal memenuhi persyaratan yang ditentukan. 3. Nantinya diharapkan. maka unit kepegawaian memiliki tugas menyiapkan rekrutmen pegawai dengan menyebarkan informasi tersebut ke berbagai media. Sumber pegawai yang dapat direkrut mengisi lowongan. Namun. di era platinum ini pendidikan pascasarjana menjadi pilihan banyak orang untuk meningkatkan kualitas hidupnya. Media yang dipilih diusahakan mampu menarik hati calon tenaga kerja untuk tertarik melamarnya. ketrampilan tersebut dapat berkembang melalui kegiatan training yang diadakan organisasi. Sehingga orang berbondong-bondong untuk bisa mengantongi ijasah pascasarjana. Ketrampilan diperoleh melalui pendidikan formal maupun informal. Kedua sumber tersebut diuraikan sebagai berikut : 1. pegawai yang .30 1. Melalui pendidikan baik formal maupun informal menunjang kualitas hidup manusia. dan respek terhadap lingkungan. bertanggung jawab. Bila terjadi lowongan pekerjaan dalam organisasi. Namun. Kepribadian utama yang harus dimiliki pegawai adalah jujur. Pendidikan Latar belakang pendidikan menjadi syarat mutlak dalam rekruitmen pegawai. 2.

. organisasi menginformasikan kepada pegawai untuk mengusulkan kawan dekatnya menempati jabatan yang lowong. Terlebih lagi bila hal tersebut dilakukan atas dasar system kawan (spoil system) karena dapat menimbulkan klik kepegawaian yang kurang sehat. Dengan demikian. Sumber penarikan pegawai baik dari ekstern maupun intern. baik ekstern maupun intern dapat bertindak aktif dan pasif. rekruitmen pegawai baik dari sumber intern maupun ekstern memiliki keuntungan dan kerugian. Hal ini sudah biasa. Bagian rekruitmen melakukan penarikan pegawai. jika pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke organisasi. melalui banyak saluran antara lain : 1. karena pegawai mengusulkan kawannya dan secara langsung pegawai yang mengusulkan harus menjadi penjamin kualitas kawan yang diusulkan. Kawan pegawai Jika terjadi lowongan pekerjaan. jumlah pelamar yang mendaftar kadang-kadang jauh melebihi jumlah yang dibutuhkan. Berbeda dengan pegawai dari luar organisasi yang membuka persaingan bebas antar pelamar sehingga unit kepegawaian dapat memilih pelamar yang rata-rata tergolong baik untuk kemudian dibina menjadi pegawai yang baik. bagian rekruitmen harus mampu menyeleksi secara ketat sehingga mendapatkan pegawai yang berpotensial sesuai persyaratan.31 ditarik dari dalam kalau tidak dipilih dengan cermat dapat menjadi boomerang di kemudian hari. Aktif berarti memanfaatkan berbagai saluran/media komunikasi untuk memperoleh tenaga kerja. Akibatnya. dapat merugikan karena pegawai yang terpilih hanya ingin mencari pengalaman dan menyelidiki kondisi perusahaan selama masa percobaan. Sumber tenaga kerja ekstern Rekruitmen pegawai dari luar akan memacu pelamar bersaing secara terbuka. Jika hal itu terjadi. Bila rekruitmen kurang cermat. 2.

misalnya : sarjana kedokteran tergabung dalam IDI (Ikatan Dokter Indonesia). Organisasi ini menjadi tempat yang dihuni orang-orang terlatih dan terdidik. Meskipun rekruitmen pegawai melalui kawan ini baik. Rekruitmen terkadang kurang murni. organisasi memberi kesempatan magang bagi siswa lembaga tersebut. Faktor keberuntungan pun menjadi pengaruh rekruitmen serupa. Prinsip The Right Man In The Right Place diabaikan. . Depnaker Departemen tenaga kerja menjadi penghubung antara pencari tenaga kerja dan calon pegawai. sekretaris tergabung dalam ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia). 5. satu agama. Organisasi profesi Rekruitmen pagawai menggunakan saluran melalui anggota organisasi profesi. Saat itulah. 3. 4. dan lain lain yang dapat menimbulkan masalah di kemudian hari. Lembaga Pendidikan Rekruitmen melalui lembaga pendidikan dilakukan dengan cara. ada kecenderungan subjektifitas mendominasi. kantor pemerintahan ini sampai pada tingkat kabupaten dan memiliki balai latihan sampai tingkat kecamatan. Dalam kehidupan sehari-hari. nepotisme terjadi bila pegawai diterima karena ada hubungan saudara walaupun tidak memenuhi syarat. terkadang meletakkan diskriminasi misalnya pegawai mengusulkan kawannya yang satu suku. Kerabat pegawai Rekruitmen ini memprioritaskan pegawai yang memiliki hubungan saudara (nepotisme). pegawai yang mengusulkan kawannya belum sepenuhnya menjadi penjamin kualitas kerja kawannya yang setaraf dengan dirinya. bagian kepegawaian dapat memonitor siswa yang berpotensi untuk menjadi pegawai pada organisasi bila sudah lulus pendidikan. 2.32 Namun.

tetapi bagian kepegawaian pun tetap harus menyediakan waktu. Rekrutmen itu bersifat kebetulan saja sehingga disebut Walk-in. Majalah/Koran dipilih terlebih dahulu untuk membatasi pelamar. 7. Akhirnya. Lembaga ini memiliki tenaga ahli dari berbagai disiplin ilmu yang siap menyelesaikan pekerjaan sesuai permintaan. adalah iklan yang tidak menyebutkan nama perusahaan dan diganti dengan nomor iklan koran/kotak pos. Ada 2 jenis iklan yaitu Want Advertisement & Blind Advertisement. dan syarat-syarat pelamar. bagian kepegawaian merekrut pegawai dengan system pegawai lepas atau berdasarkan kontrak kerja saja ( parttime job). dan tenaga untuk menyeleksi pelamar. . organisasi mendapat pegawai yang datang sendiri ke kantor organisasi tersebut. Open house Suatu ketika. Walk-in. pelamar dating secara kebetulan mencari pekerjaan. Jenis iklan Blind Advertisement. cara melamar. Leasing. Kadang kala. Tetapi. data tersebut disimpan dengan masa tertentu. Jenis iklan Want Advertisement. Iklan ini akan menarik minat pelamar. dana. kemudian ditawarkan atas dasar kontrak kerja. Organisasi dapat merekrut melalui leasing yang merupakan lembaga yang menyediakan tenaga ahli bidang tertentu. dan data pelamar sendiri oleh organisasi disimpan sebagai arsip yang sewaktu-waktu bila perusahaan membutuhkan pegawai dapat informasi dari file tersebut. Pemanfaatan leasing ini menguntungkan organisasi karena organisasi mendapat pegawai yang bermutu dan terhindar dari pembayaran seperti tunjangan-tunjangan pada pegawai tetap. adalah iklan yang menyebutkan nama perusahaan. organisasi mengalami peningkatan pekerjaan sehingga kekurangan pegawai.33 6. bila tidak diperlukan dimusnahkan. Iklan Rekruitmen pegawai melalui iklan dapat dicetak pada majalah atau Koran.

Masa percobaan menjadi batu loncatan sebagai awal keberhasilan karier pegawai di kemudian hari.34 Selain cara-cara di atas. kepribadian. Pelamar yang lulus seleksi dan diterima sebagai pegawai. Bagian kepegawaian harus melakukan kegiatan seleksi pegawai agar memperoleh pegawai yang memenuhi persyaratan. 2. pengetahuan. Rekrutmen ini mengutamakan pegawai yang domisilinya dekat lokasi pekerjaan. Tes Selesai seleksi administratif disusul kemudian tes untuk mengetahui sejauhmana kemampuan seseorang terhadap bidang pekerjaannya. Untuk itu bagian kepegawaian harus menyiapkan dan melaksanakan program khusus dengan uraian sebagai berikut : 1. akan melalui tahap masa percobaan (trainee). dan sebagainya terhindar dari pemborosan waktu yang digunakan pegawai untuk pergi/pulang kantor. terakhir rekrutmen dengan cara yang disebut Open House. Umumnya. 3. sebab seleksi ini menitikberatkan pada kebenaran informasi dari surat lamaran dan dokumen-dokumen pendukung si pelamar. masa percobaan dilalui selama 3 bulan atau lebih. dan sikap pelamar. Masalah seleksi pegawai meliputi : 1. Sedangkan pelamar pun harus menunjukkan sejelas-jelasnya baik talenta maupun kepribadiannya agar dapat menarik simpati pewawancara. Tes yang umum digunakan ada dua yaitu tes tertulis dan tes lisan. Open house menguntungkan karena organisasi tidak perlu menyediakan transportasi. Wawancara Wawancara menjadi bagian penting dari seleksi pegawai. dan berhasil dengan baik jika kedua pihak melakukan persiapan. Seleksi administratif pelamar Seleksi administratif menjadi dasar kebijakan bagian kepegawaian. Tujuan latihan masa percobaan . Pewawancara secara langsung dapat mengetahui kemampuan. penginapan.

Bagian kepegawaian memberikan uraian umum tentang kebijakan organisasi. Dengan menekankan pada proses. pelaksanaan latihan (schedule). Oleh sebab itu pembinaan kemampuan kerja dilaksanakan organisasi melalui bagian kepegawaian semenjak proses rekruitmen hingga masa percobaan. prosedur. Orientasi pegawai masa percobaan • Orientasi formal. • Dengan melatih personil baru. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah kecil. Pembinaan kemampuan kerja pegawai tersedia dalam 2 model yakni : .35 • Membantu pegawai masa percobaan agar mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja untuk mencapai efisiensi kerja dan produktivitas organisasi tidak terganggu karena kehadiran personil baru. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah besar. dan teknik pelaksanaannya. Kepada organisasinya. Sedangkan pimpinan unit kerja (Kabag/manajer) mengenalkan dan melatih bidang pekerjaan di unitnya. hakikatnya sama dengan proses belajar mengajar dimana bagian kepegawaian membuat rencana terstruktur untuk program latihan yang diberikan. efektivitas pimpinan dan stabilitas produksi tetap tinggi. • Orientasi informal. 3. 2. Kegiatan masa percobaan. Pegawai (sumber daya manusia) termasuk dalam bagian invenstasi organisasi yang tidak ternilai. serta hak dan kewajiban pegawai. dan teknik pada unit kerja dan kegiatan yang dilakukan sama hal nya dengan orientasi formal. Dilakukan bagian kepegawaian yang bekerjasama dengan pimpinan masing-masing unit kerja (Kabag/Manajer). • Menyamakan persepsi akan pengetahuan dan ketrampilan kerja yang dimiliki personil baru tentang realita pekerjaan yang dianut pada organisasi. pegawai memberikan sumbangsih baik tenaga dan pikiran.

IIA-D. penundaan kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi (Dalam tingkatan pegawai negeri digolongkan menjadi IA-D. ketrampilan yang sesuai dengan jabatannya. dan penurunan pangkat setingkat lebih rendah (Sama dengan kenaikan pangkat setingkat lebih tinngi. teguran tertulis. Tujuannya untuk meningkatkan kemampuan kerja. jika guru tersebut tahun 1995 . Hukuman tingkat sedang. Hukuman tingkat rendah. Jika guru tersebut kenaikan pangkat 2 tahun sekali. IVA-D. keahlian. 2. Bila tidak mematuhi disiplin organisasi yang diterapkan. pernyataan tertulis tidak puas. Hukum disiplin dibagi menjadi 3 tingkat yaitu : 1. diberi hukuman tingkat sedang dengan cara memberi penundaan kenaikan gaji berkala yang biasanya diperoleh selama 1 tahun maka 4 bulan sekali menerima kenaikan gaji dari Rp 175. Disiplin organisasi merupakan keadaan tertib para personil yang tergabung dalam organisasi tersebut. Preservice training Pembinaan pegawai ketika masih dalam masa percobaan dikenal dengan istilah preservice training. IIIA-D. tetapi karena hukuman disiplin maka tahun 1998 baru naik pangkat). Inservice training Pembinaan pegawai yang secara terus menerus berkelanjutan dari latihan masa percobaan. dan sikap saat mengampu jabatan dalam bidangnya. Tujuannya agar pegawai siap memasuki dunia kerja dan mampu segera berkarya. contoh : penundaan kenaikan gaji berkala (Seorang PNS melanggar peraturan.000 menjadi Rp 185. maka akan terkena hukuman disiplin. misal mengajar tahun 1995 golongan IIIA maka tahun 1997 menjadi golongan IIIB. karena pegawai dibekali pengetahuan. Oleh pimpinan dikenai hukuman disiplin dengan cara menunda kenaikan pangkat selama 1 tahun. ketrampilan. 2.000).36 1. contoh : teguran lisan. tunduk dan mematuhi segala peraturan yang dibuat dan ditetapkan. Untuk guru yang lulusan sarjana memperoleh golongan IIIA melanggr peraturan. mutu kerja.

tunjangan anak. oleh pemerintah diberhentikan tidak dengan hormat karena bertentangan dengan negara dan si guru tidak mendapatkan hak-hak kepegawaiannya).). . bersifat rahasia dalam kurun waktu satu tahun. pengacara. pemberhentian tidak dengan hormat (Seorang guru yang mengajar di suatu daerah dan terlibat dalam organisasi terlarang. Penilaian sistem kredit Metode penilaian yang diterapkan khusus untuk jabatan fungsional seperti dokter. guru. Ada 2 metode penilaian yang dapat dipilih organisasi. 2. antara lain : 1. Penilaian pegawai dilakukan secara objektif berdasarkan catatan yang akurat. dosen. karena hukum disiplin tahun 1996 golongan IID dan baru tahun 1998 menjadi golongan IIIA kembali. Langkah penting selanjutnya yang perlu dipelajari dalam ilmu sumber daya manusia (personalia) adalah administrasi penilaian pegawai. Tujuan diadalannya penilaian ini adalah : 1. dan lain-lain. dan pembebasan dari jabatan (Seorang guru tahun 1995 menjabat sebagai Wakasek. 3. Hukuman tingkat berat. Penilaian biasa Metode penilaian yang dilakukan pimpinan dengan cara mencatat aktivitas pekerjaan pegawai pada buku catatan yang tersedia. karena kasus ia mendapat hukum disiplin tingkat berat maka tahun 1996 ia dicabut dari jabatan tersebut dan tetap menjadi guru). Sebagai masukan untuk perbaikan agar bekerja lebih efisien. 2. hakim. contoh : pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri (Seorang PNS berusia 50 tahun dengan masa kerja 10 tahun diberhentikan dengn memperoleh hak kepegawiaan seperti askes. Masing-masing unsur dihargai dengan nilai yang ditetapkan. Penilaian yang dilaksanakan dengan cara digolongkan atas pekerjaan pokok dan pekerjaan penunjang. Meningkatkan cara kerja pegawai.37 golongan IIIA maka tahun 1997 golongan IIIB. pemsiun yang diambil setiap bulan dengan perolehan 80% dari gaji terakhir).

Pemberhentian pegawai atau pemutusan hubungan kerja (PHK) terjadi bila pegawai dinilai sudah tidak produktif lagi. karena cacat atau secara fisik kondisi pegawai belum menguntungkan sehingga tidak dapat menunaikan tugas. beberapa contoh yang termasuk dalam kegiatan mutasi : 1. Pemberhentian digolongkan menjadi tiga jenis yaitu : 1. Mutasi dapat bersifat positif maupun negatif. atau pindah kerja. 2. Tugas akhir dari administrasi kepegawaian adalah kegiatan mutasi dan pemberhentian pegawai.38 sehingga pegawai berkewajiban mengumpulkan sesuai nilai (point) yang diminta. Promosi. Atas permintaan pegawai sendiri Pemberhentian atas permintaan pegawai sendiri dikarenakan beberapa alasan misalnya : karena sudah lanjut usia. pensiun dan sebagainya. 2. Atas kehendak organisasi Pemberhentian atas kehendak organisasi dikarenakan beberapa alasan misalnya : adanyan pengurangan pegawai. Demosi. Perubahan jabatan yang tidak mengurangi tanggung jawab. misalnya kepala sekolah yang diturunkan jabatannya kembali menjadi guru biasa. tidak puas dengan cara bekerja pegawai. misalnya manajer pemasaran cabang Surabaya dipindah menjadi manajer pemasaran cabang Bali. 3. . sehingga organisasi mengambil keputusan berdasarkan kebijakan dan peraturan pemberhentian yang sedang berlaku. Mutasi berati pemindahan atau perubahan jabatan dalam organisasi. 4. misalnya guru bidang studi yang diangkat menjadi kepala sekolah. misalnya kepala bidang pendidikan menengah umum propinsi Jatim dipindah menjadi kepala bidang pendidikan menengah kejuruan propinsi Jatim. Pemindahan dari satu tempat ke tempat lain dalam jabatan yang sama.

cek. Cek mundur (cek yang pengambilannya ditangguhkan trlebih dahulu) c. uang logam. dan sebagainya. kas adalah tempat penyimpanan uang. Kas dapat digunakan untuk membayar pinjaman jangka pendek dalam akuntansi termasuk harta lancar. b. kas merupakan alat penukar yang dapat dipergunakan untuk membayar kewajiban perusahaan jangka pendek (pinjaman). kas adalah kekayaan badan usaha yang tersedia dan dapat dipergunakan untuk melakukan kewajiban perusahaan. dan sebagainya. terkait dengan organisasi terlarang. Kas bon (hutang pegawai) Semua yang tergolong kas dapat dipakai membayar pinjaman atau hutang jangka pendek. Finansia Ilmu finansia (keuangan) menjadi cabang dari ilmu administrasi.39 3. Keuangan . Ada beberapa kertas berharga yang tidak tergolong dalam kas : a. Perangko b. Definisi kas menurut : a. . deposito yang segera dapat ditarik rekening giro. tersangkut pidana. Istilah uang kas berarti uang tunai yang ada dalam kas. membahas tentang pokok-pokok kegiatan pengaturan dan pengolahan dalam menggunakan segi-segi pembiayaan sekaligus pertanggungjawaban keuangan (PPBS). Pendek kata. dan alat penukar uang tersebut. Karena terpaksa Pemberhentian karena terpaksa disebabkan beberapa hal misalnya : meninggal dunia. tempat membayar atau menerima uang dan juga peti kayu sebagai alat mengirim barang. Kas berarti pula alat penukar berupa uang kertas. 6. Kamus umum bahasa Indonesia.

jadi khusus menerima kas saja. tetapi mengurus kertas berharga juga yang bukan berwujud uang tunai. nota. dsb) • Perpindahan uang kas dari pegawai yang satu ke pegawai yang lain dilakukan dengan bukti pertanggungjawaban. Rincian kebijakan yang dipilih untuk ditetapkan dalam mengurus kegiatan pengawasan kas diuraikan sebagai berikut : a. • Setiap transaksi yang mengakibatkan penerimaan uang tunai harus disertai dokumen yang sah (kuitansi. pihak pimpinan dalam usaha khususnya kepala bagian keuangan harus melakukan pengawasan secara ketat namun bijaksana dalam bidang tersebut. Pengawan secara preventif dengan mekanisme pengurusan seperti prsedur proses penerimaan dan pengeluaran kas. • Penerima kas harus tidak bertugas ganda. mereka yang bergerak di bidang pengurusan uang tunai. . Pengurusan kas merupakan pekerjaan yang banyak menanggung resiko bila dibandingkan dengan bidang pekerjaan keuangan lainnya. Terlebih lagi. pengurusan kas tidak hanya mengurusi uang tunai yang digunakan sebagai alat pembayaran yang sah. dan pemisahan fungsi pegawai yang mengurus kas akan banyak membantu mencegah dan menyalahgunakan keuangan. spesialisasi pegawai atas tugas penerimaan dan pengeluaran kas.40 Dengan demikian. saat mencatat transaksi dan rekonsiliasi bank memberi peluang penyelewengan keuangan. Pengawasan penerimaan kas Kebijakan pencegahan penyelewengan uang terhadap penerimaan kas sebagai berikut : • Penerimaan kas disetor ke bank secara berkala dan dilakukan setiap hari. Oleh karena itu. • Bila penerima kas juga merangkap tugas mengeluarkan kas. Hal serupa harus diantisipasi.

sebaiknya sering dihitung secara mendadak. • Setiap transaksi didukung dengan dokumen sah dan harus disahkan pejabat untuk bahan pemeriksaan. Atas . • Petugas penyusun rekonsiliasi tidak diserahi tugas menerima kas atau menandatangani cek. • Dana kas disimpan dengan aman. Pengawasan saldo kas Upaya mencegah penyalahgunaan saldo kas ditempu dengan cara sebagai berikut : • Saldo kas diawasi secara ketat. c.41 b. Penatausahaan Keuangan Negara Kekayaan negara dinilai dengan uang. • Dana yang disimpan dengan aman. Keuangan negara harus diurus sesuai dengan anggaran belanja yang telah ditetapkan olah undangundang. dan itu menjadi medan kegiatan ilmu administrasi keuangan negara dalam arti luas. pengurusan keuangan negara pada umumnya diselenggarakan dengan berpedoman pada anggaran (budgeting) dan pemeriksaan (auditing). Jadi. Pengawasan pengeluaran kas Pengawasan pengeluaran uang dari kas dilakukan melalui kebijakan sebagai berikut : • Pengeluaran kas sebaiknya tidak dengan uang tunai tetapi dengan cek. • Petugas yang mengurus cek tidak merangkap sebagai petugas yang mengurus kas. • Semua cek yang ditandatangani petugas yang menyusun rekonsiliasi bank sebaiknya dilakukan secara tertutup. • Pengeluaran kas dengan uang tunai untuk kas kecil dibatasi hanya untuk hal-hal yang perlu saja.

pertanggungjawaban dan pengawasan uang milik negara. hak mengadakan perjanjian pinjaman. Kewajiban negara kita dirumuskan dalam UUD 1945 negara diberi hak istimewa berkaitan dengan keuangan negara agar pelaksanaan kewajiban negara berhasil mewujudkan kesejahteraan rakyat. Pelaksanaan kewajiban memerlukan dana yang harus deprogram secara cermat dalam anggaran negara. 1980:12) Negara termasuk rumah tangga yang mementingkan pelayanan kepada masyarakat (public service). definisi keuangan negara adalah …. Jumlah biaya yang dikeluarkan. negara harus ditopang dengan hak menguasai keuangan negara agar dapat melaksanakan kewajibannya. aktivitas. Jasa. “seluruh kekayaan negara.42 dasar pemikiran tersebut. Sesungguhnya anggaran meliputi taksiran tentang : a. Istilah anggaran dalam bahasa Belanda “begroooting” dan dalam bahasa Inggris “budget”. hak menarik pajak. Negara mempunyai kewajiban menjalankan pemerintahan dan membayar tagihan pihak ketiga yang harus dibayar pemerintah. (UU No 7 tahun 1965) . pembukuan uang negara. (Westra Pariata. Oleh karena itu. c. Dengan demikian. hak mengadakan pinjaman paksa kepad rakyat. kegiatan penatausahaan meliputi bidang penyediaan anggaran keuangan negara. b. Hak dan kewajiban negara inilah yang merupakan hakikat keuangan negara.. hak memungut iuran. termasuk di dalamnya segala bagian-bagian harta milik kekayaan itu dan segala hak dan kewajiban yang timbul karenanya. Hak itu meliputi : hak mencetak uang. baik kekayaan yang berada dalam pengurusan para pejabat atau lembaga termasuk pemerintahan maupun berada dalam penguasaan dan pengurusan bank pemerintahan dengan status hukum perdata”. dan hak melakukan pungutan yang sah. dan proyek-proyek yang merupakan isi dari rencana kerja. Sumber yang dapat digunakan menutup biaya tersebut.

kemudian membebankan kepada mata anggaran yang sudah ditetapkan. Pengurusan umum dan khusus dilakukan badan-badan yang disebut otorisator dan ordonator. . 2. Menerima dan mengkaji tagihan kepada negara. nondepartemen. Dalam tugas sehari-hari. perusahaan milik negara dan ABRI/POLRI. dan pimpinan perusahaan negara. Badan Otorisator dipercayakan kepada Presiden sebagai mandataris MPR. Menerima jumlah penerimaan negara yang dilakukan oleh lembaga departemen. nondepartemen. dibebankan kepada Badan Otorisasi sedangkan fungsi no 3 dan 4 dijalankan oleh Badan Ordonator.43 Tegasnya. Mengatur dan mengusahakan agar penerimaan negara yang dikelola adalah lembaga departemen. Presiden mendelegasikan kembali kepada para Menteri. Fungsi pada no 1 dan 2 di atas. sedangkan pengurusan khusus lebih mengutamakan pada pelaksanaan perintah yang dikeluarkan badan yang bertindak dalam lingkup pengurusan umum. Dalam praktek pengurusan keuangan negara di Indonesia. keuangan negara adalah hak dan kewajiban negara serta segala sesuatu yang berhubungan dengan hak dan kewajiban tersebut yang dinilai dengan uang. Pengurusan Umum dan Khusus Keuangan Negara Pengurusan umum lebih menekankan pada penguasaan uang dan barang milik negara. Panglima ABRI/POLRI. Kepala Lembaga Negara. ABRI/POLRI dan perusahaan milik negara masuk kas negara sesuai dengan waktu yang ditetapkan. 3. Memutuskan kebijakan keuangan (moneter) yang berakibat penerimaan negara/pengeluaran negara. 4. Kedua badan itu memiliki fungsi : 1. Penggunaan keuangan negara dianggarkan setiap tahun dalam satu kebijakan negara yang kemudian dijadikan undang-undang APBN yang disusun sesuai dengan daur/siklus anggaran. Pemisahan pelaksana fungsi itu sesuai dengan undang-undang yaitu Badan Otorisator tidak boleh merangkap sebagai Badan Ordonator.

Komponen Anggaran Negara Anggaran pendapatan dan belanja negara memiliki 2 komponen : 1. Presiden menunjuk Menteri Keuangan untuk bertindak sebagai Badan Ordonator. kabupaten. 2. Asas keseimbangan (anggaran pendapatan belanja harus ditutup dengan anggaran pendapatan. 2. Asas universalitas = asas brutto (jumlah anggaran belanja ditetapkan secara bulat tanpa dipotong). . Mereka yang bertindak sebagai Badan Otorisasi keuangan negara. 3. yang tidak rutin biaya yang bersifat investasi dan disebut biaya pembangunan. serta lembaga ABRI/POLRI di bawah Panglima yang menguasai keuangan negara atas angkatannya masing-masing.44 Presiden dan mereka yang menerima pelimpahan wewenang itulah yang menjalankan fungsi no 1 dan 2 di atas. Selanjutnya. penyusunannya harus menggambarkan obyek yang dibiayai). Asas pemerincian (rincian anggaran disesuaikan dengan fungsi kegiatan yang dijalankan oleh tiap organisasi pemerintahan. Pengeluaran rutin menyangkut pengeluaran yang bersifat konsumtif dan operatif. pengaturan dasar seperti ini bertujuan agat tidak terjadi defisit). Komponen belanja yang direncanakan akan dikeluarkan oleh pemerintah guna melakukan kewajiban negara. Komponen Anggaran Belanja Negara Pengeluaran negara ada yang rutin dan tidak rutin. Ia dalam menjalankan tugasnya sehari-hari dibantu oleh Kepala Kantor Perbendaharaan Negara yang berdomisili di setiap propinsi. Asas Penyusunan Anggaran Anggaran negara disusun berdasarkan asas-asas tertentu misalnya : 1. Komponen pendapatan yang diharapkan untuk menutup belanja.

atau perlengkapan untuk membantu pencapaian tujuan suatu usaha kerjasama. Penerimaan dalam negeri meliputi : pendapatan dari sector minyak bumi. Perbekalan berkaitan erat dengan masalah penyediaan bekal berupa barang. Komponen Anggaran Pendapatan Negara Penerimaan negara diperoleh dari dalam negeri dan luar negeri. gas alam. pengimpanan. Dalam bahasa Inggris disebut supply. Penerimaan bukan pajak meliputi : penerimaan hasil bersih perusahaan negara. pengaturan menggunakan peralatan/perlengkapan (operasional) kerja. peralatan. dan perlengkapan kantor. Fungsi perbekalan berpedoman pada kegiatan : . belanja pemeliharaan. perabot. belanja subsidi daerah otonom. dan penerimaan di luar sector minyak yang utama adalah pajak dan bukan pajak. dan perawatan serta penyingkiran barang-barang keperluan kerja. penerimaan dari retribusi. milik pemerintah. sedangkan hutang luar negeri disebut foreign debt. dan lain-lain.45 Jadi. pengendalian. komponen APBN meliputi belanja pegawai. denda. iuran. Bekal berarti barang atau uang persediaan untuk digunakan dalam perjalanan. Perbekalan Ilmu perbekalan (logistik) yang termasuk dalam cabang ilmu administrasi membahas tentang kegiatan perencanaan. Ketika pembuatan APBN pemerintah menetapkan pengeluaran yang dibutuhkan dalam bentuk belanja negara terlebih dahulu. 7. kemudian menutupnya dengan menetapkan anggaran pendapatan dari sumber-sumber penerimaan negara. belanja barang. Fungsi perbekalan untuk menyediakan informasi tentang kebutuhan perbendaharaan kantor yang terdiri dari perabot kantor. pengadaan. biaya bantuan proyek dan juga anggaran belanja yang mengantisipasi hutang pemerintah (public debt). peralatan kantor.

hadiah. Adapun anggaran perbekalan itu itu hendaknya disusun sekurang-kurangnya berisi anggaran pembelian. how). pinjam. c. 3. Rencana pemeliharaan barang perbekalan. d. penyaluran. c. menyewa atau membuat sendiri). pemeliharaan. sendiri. b. antara lain : a. Harus sesuai dengan rencana pengadaan dan fungsinya bagi unit pemakai. adalah pemenuhan kebutuhan barang perbekalan dengan berbagai cara. • Sewa. meliputi penetapan alokasi dana khusus untuk persediaan pengadaan barang perbekalan. Adapun langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pengadaan perbekalan. yaitu : . Barang/perlengkapan hanya digunakan pada musim fluktuasi kerja memuncak.46 1. meminjam. sehingga barang-barang tersebut mampu mendukung kegunaan usaha mencapai target keuntungan yang maksimal. Pengadaan. hibah Sewa dapat dilakukan bila : a. why. namun sesuai kebutuhan. menyewa. misalnya membeli. Kualitas barang lebih diutamakan. Rencana penghapusan barang perbekalan. memperbaiki/membuat • Pembelian Beberapa prinsip yang perlukan dipahami dalam melakukan pembelian barang perbekalan. where. how much. b. penelitian dan pengembangan. Penganggaran. 2. perbaikan. Rencana penimbunan. pendistribusian. menerima hibah/hadiah. Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan memperhatikan rumus 5 W dan 2 H (what. penyimpanan. who. meliputi : a. Rencana pengadaan barang (membeli. dan penyerahan barang-barang perbekalan. when. Barang tidak perlu mewah.

Kalau hibah/hadiah merupakan pemberian cumacuma dari organisasi yang lain. Sedangkan peminjaman dilakukan pada instansi lain dalam kaitan adanya kerjasama. Pembuatan sendiri dilakukan untuk melatih teknisi dalam negeri. maupun manusia. c. Peralatan yang diperbaiki sudah tidak diproduksi lagi. • Membuat/memperbaiki barang perbekalan Membuat pertimbangan : a. d. Tersedianya bahan baku yang cukup. dan biaya operasional. sarana. Tersedianya tenaga yang produktif untuk membuat sendiri. b. binatang. Membeli barang baru jauh lebih mahal disbanding membuat sendiri. Contoh skema jenis gudang sesuai kondisi ruangan yang dimiliki : barang sendiri dilakukan organisasi dengan . b. kegiatan ini membutuhkan ruangan agar barang itu tetap aman dari kerusakan yang disebabkan oleh alam. Biaya perbaikan jauh lebih murah disbanding membeli barang baru. Sehingga memerlukan dana. c. Harga peralatan sangat tinggi dan sangat dibutuhkan. tetapi suku cadang dapat diperoleh dengan mudah. Barang yang diperbaiki. 4. Peralatan tersebut langka.47 b. Sedangkan kegiatan memperbaiki dilakukan organisasi dengan alasan yaitu : a. Pengumpulan/penggudangan/penyimpanan. c. jangka waktu kegunaannya imbang dengan biaya perbaikan. guna penyediaan ruangan (gudang).

umumnya berlokasi dekat pelabuhan.  Gudang kedap udara. untuk menampung barang yang tidak mudah rusak karena pengaruh cuaca :  Gudang terbuka tidak diolah. Gudang semi tertutup disebut lumbung (open shed). cirinya : bangunannya beratap. berwujud padang luas dibatasi pagar. misalnya : yang akan dimuat di kapal. berdinding samping kiri. lori. b. Gudang tertutup. forklift). lori. Gudang terbuka. stasiun kereta api.  Gudang terbuka diolah. tertutup rapat sehingga harus menggunakan AC. berdinding kiri. gudang kereta api.48 T erbuka Semi T er tutup/Lumbung (open shed) T ransit T er tutup S er baguna Kedap udara Pendingin GUDANG Bertangki k er ing T ahan api Igloo (bahan peledak) Keterangan : a. dengan ciri-ciri beratap. kanan. pangkalan udara atau pangkalan truk. terdiri dari 2 ruangan : . untuk menyimpan barang perbekalan agar tahan lama (bertahun-tahun). dan belakang :  Gudang transit untuk menimbun barang yang akan dipindah ke tempat lain.  Gudang pendingin. dan pengungkit katrol. cocok untuk transit barang. biasanya bersusun/bertingkat dengan sarana pengangkut (troli. kanan.  Gudang serbaguna. lantainya diratakan atau diaspal. truk. c. dan belakang. dengan ciri-ciri tidak memiliki atap. lantainya tanah atau yang diratakan saja.

Kelancaran pendistribusian barang dipengaruhi : a. kode lokasi barang. hendaknya memperhatikan lokasi tempat penyimpananannya. mesin. ketertiban administrasi. dibuat dari baja berlantai beton kuat untuk menyimpan barang persediaan masa puluhan tahun mendatang. Untuk menyimpan bahan peledak.ruangan pembeku (menyimpan barang kimia yang mudah terbakar. seperti kubu orang Eskimo dibuat dari beton kuat beratap kubah kemudian ditimbun tanah tampak seperti gundukan tanah. Pengaturan barang dalam gudang. dan lain-lain supaya tidak mudah meledak. misal : penyimpanan senjata. Prosedur penyampaian berita pengiriman barang (kesiapan penerima adalah pemakai barang). cat. Gudang tahan api. misal : jenis minyak cat. metode penyimpanan. Prosedur penatausahaan barang perbekalan (kedua fisik barang. kelengkapan alat pengangkutan). memiliki konstruksi bangunan yang mampu menahan serangan api. Gudang igloo. b. ruangan yang tersedia. dan sebagainya.ruangan pendingin (sejuk) . e. Pendistribusian barang perbekalan adalah kegiatan bongkar muat dari gudang sampai pemakai barang. c. kemudahan pengurusan dokumentasi barang). untuk menyimpan barang api yang mudah menyala/terbakar. Prosedur pelaksanaan dan pengangkutan (kesiapsiagaan petugas pengangkut. bahan kimia yang mudah terbakar. roket. . dan denah tempat penyimpanan yang jelas. Gudang bertangki kering. Pencarian kembali barang akan mudah ditelusuri kembali bila digunakan dengan peletakan barang. dan jalur transportasi.49 . f. penempatan barang seharusnya menggunakan pedoman barang yang pertama disimpan maka yang pertama juga dibongkar (first in first out / FIFO) 5. Selain itu. dinamit. mengawetkan makanan) d. bom.

Surplus (kelebihan barang. d. dan ketepatan proses bongkar muat dari atau ke awal pengangkutan dan kemana barang dalam perjalanan. f. b. atau perampokan). e. . bertugas mendistribusikan barang perbekalan. Bagian pengadaan. bertugas sebagai badan perencanaan perbekalan/perlengkapan. Bagian analisis kebutuhan perlengkapan. Tenaga pelaksana pendistribusian. kurang efisien. yang tidak dapat digunakan. Absolute (dinilai kurang layak.50 d. Spilage (barang yang disimpan busuk. antara lain : 1. bertugas mengendalikan barang perbekalan dan mengadakan penghapusan bila barang perbekalan sudah tidak bermanfaat. Bagian penyaluran. Teknis ekonomis (secara teknis dan ekonomis sudah tidak bermanfaat atau tidak menguntungkan). bertugas menyimpan dan memelihara barang perbekalan. Di dalamnya pun terdapat lima organisasi perbekalan. Faktor-faktor yang mempengaruhi penghapusan barang perbekalan adalah : a. Kadaluarsa (sudah mengalami keausan/deteriorisasi atau barang yang umur masa berlakunya sudah kadaluarsa). 4. kurang efektif. Bagian inventarisasi dan penghapusan. 2. Kecepatan. penggelapan. bertugas mengusahakan agar ada persediaan perbekalan. diartikan sebagai tindakan yang dilakukan berdasarkan atas prosedur dan tata cara perbekalan guna meniadakan barang dari daftar inventaris. 3. Berikutnya kegiatan perbekalan setelah melakukan penyimpanan adalah kegiatan penghapusan barang perbekalan. Kehilangan (karena pencurian. berubah-ubah atau berkurang kualitasnya karena pengaruh alam). e. kecekatan. 5. Bagian penyimpanan dan pemeliharaan. c. dan tidak menguntungkan lagi sehingga dihapuskan dan diganti yang baru). dimanfaatkan untuk kegiatan unit instansi sendiri).

Barang tak bertuan (penumpukan barang yang tidak jelas pemiliknya dan tidak diurus oleh pemiliknya). Dalam humas dibedakan menjadi 2 hubungan yakni : . humas diistilahkan public relation tetapi masih dihubungkan dengan istilah foreign relation (hubungan internasional). humas berasal dari bahasa Inggris yakni public (masyarakat) dan relation (hubungan). Asal mula kata humas dipromosikan oleh Thomas Jefferson tahun 1804 pada suatu kongres. Ekses (kelebihan barang dalam suatu unit tidak dapat digunakan untuk unit itu sendiri tetapi dapat dimanfaatkan pada unit yang lain).51 g. i. Tahap pemeliharaan dilakukan melalui : a. humas adalah kegiatan organisasi menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi dengan public yang berkepentingan untuk mendapat dukungan secara sukarela. Kegiatan akhir yakni pemeliharaan barang perbekalan (maintenance) adalah usaha/proses memperpanjang umur kondisi barang dan menjaga daya tahan dan daya guna barang perbekalan agar tetap maksimal. 8. Menurut Ensiklopedi. dirampas. dan menyempurnakan kondisi barang. h. Barang rampasan (barang yang disita. atas dasar bukti pidana/perdata). memperbaiki. Tahap perencanaan b. Dari segi etimologis. Pada tahun tersebut. Tahap pelaksanaan c. Humas Unsur terakhir yang menjadi bagian dari ilmu administrasi adalah ilmu hubungan masyarakat (humas) yang memiliki pokok bahasan tentang kegiatan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat sekitar. Istilah tersebut lahir di negara Amerika. Tahap pasca pemeliharaan Sedangkan cara yang dilakukan dalam pemeliharaan misalnya : merawat.

52 1. Hubungan internal Hubungan antara pimpinan dengan bawahan yang harus diterima terus menerus untuk kelancaran tugas maupun kepentingan pribadi sehingga tercita suasana kerja yang menyenangkan. mempertahankan sdm yang produktif dan loyal) Hubungan eksternal dikelompokkan menjadi : • Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations) • Hubungan dengan jawatan pemerintahan (Government relations) • Hubungan dengan pers/wartawan (Press relations) • Hubungan pimpinan dengan pelanggan . Hubungan eksternal Hubungan yang dilakukan organisasi dengan masyarakat di luar organisasi yang bersangkutan untuk memperoleh citra perusahaan baik di mata masyarakat ditinjau dari organisasi. nama. hubungan yang harmonis. maupun produk yang ditawarkan. Hubungan ini dilakukan dengan cara mengadakan : • Rapat • Pengumuman • Majalah/Buletin intern • Rekreasi • Laporan 2. saling pengertian dan saling kerjasama baik dalam hubungan vertikal maupun horisontal. dilakukan dengan cara : • Mencari pelanggan • Memperkenalkan produksi • Mencari modal dan hubungan • Memecahkan persoalan yang dihadapi organisasi • Memperbaiki hubungan dengan serikat kerja/SPSI (pemogokan sdm.

2.53 • Hubungan organisasi dengan organisasi yang lain (studi banding. kemudian melanjutkan tindakan untuk memperkirakan masa depan agar perencanaan dapat tercapai maka harus dipersiapkan segala fasilitas yang diperlukan untuk melaksanakan rencana kegiatan tersebut. 6. . Pelaksanaan riset Setelah rencana dan alat dipersiapkan maka proses selanjutnya adalah pelaksanaan mengadakan kegiatan. surat menyurat) Pada pokoknya dalam pelaksanaan proses kegiatan humas meliputi 6 tahap yaitu : 1. Mengadakan riset Yaitu mengadakan penelitian baik ke dalam maupun ke luar instansi misalnya : . instansi mana yang sekiranya akan dijadikan obyek kegiatan. kegiatan humas merupakan proses kontinu yang selalu berusaha menyempurnakan kegiatan dari tugas. 4. . misalnya mengadakan publisitas dengan menggunakan media massa.Riset ke luar untuk mendapatkan gambaran siapa. pertemuan dengan pihak ketiga.Riset ke dalam berupa penyelidikan kegiatan unit-unit instansinya yang menemukan dan menyimpulkan fakta-fakta yang diperlukan. Mempersiapkan dan merencanakan riset Merencanakan berarti memilih dan menghubungkan fakta yang satu dengan fakta yang lain. 3. Mengadakan pengecekan tentang tanggapan masyarakat 5. Memberikan saran kepada pimpinan Jika rencana kegiatan yang dilakukan sudah tepat dan dapat diterima oleh massa. pembangunan. Hasil akhir Untuk hasil akhir dipergunakan menilai apakah kegiatan tersebut sesuai dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat.

komunikator menyampaikan pesan kepada komunikator secara perseorangan. dan komunikasi itulah yang menjadi dasar dari pola humas. 2. Pola pohon (Tree pattern) A B C D E F Pola ini sering disebut dengan pola perantara. Pola mata rantai (Chain pattern) A B C F E D Pola ini sering kita temukan dalam kehidupan sehari-hari. dalam hal ini yang bertindak sebagai perantara adalah B. biasanya dalam bahasa Jawa diartikan gethuk tular. Pola ini. kemudian pesan tersebut disampaikan ke pihak lain begitu juga seterusnya. antara lain : 1. Pola ini individu terlibat penyampaian pesan kepada orang lain.54 Jika terjadi hubungan komunikasi dari human relation. Jika menerapkan pola ini. kemudian komunikan . kemungkinan besar akan terjadi pemalsuan pesan atau secara sengaja ataupun tidak mengubah isi pesan dimana timbul gossip/issu karena tidak menjamin pesan yang disampaikan. Kebaikan pola ini karena tidak membutuhkan media.

E . A bertindak sebagai komunikator yang menyampaikan pesan kepada komunikan. Komunikan dalam pola ini adalah sebagai anggota kelompok dan tidak saling berkomunikasi.55 bertindak sebagai komunikator menyempaikan pesan kepada kelompok komunikan yang lain. Dalam pola ini tidak terjadi komunikasi. Pola roda atau bintang (Wheel or Star pattern) B C A D Pada pola ini. Pola roda atau bintang yang idsempurnakan (Improved wheel or star pattern) E B C A D Dalam pola ini. 4. 3. Yang menjadi humas biasanya si B karena orang yang menyampaikan ingormasi secara timbal balik. komunikasi yang dilakukan dapat efektif dan efisien sehingga pesan yang disampaikan mudah menimbulkan umpan balik (feed back) yang lebih akurat sesuai dengan pesan komunikator karena pola ini adalah pola perbaikan dari roda atau bintang.

Media komunikasi ekternal. Media ini digunakan dalam E . dsb Keuntungannya : menghemat waktu dan tenaga. maka media humas pun dibedakan menjadi 2 yakni : 1. dsb. perlu adanya waktu yang cukup guna menafsirkan pengertiannya. yang termasuk jenis media ini telepon. setiap anggota dapat saling menggunakan daya nalarnya dalam menanggapi pesan dari komunikator. Dalam perkembangan kehidupan sosial ekonomi masyarakat Indonesia yang makin maju. Karena hubungan masyarakat terdapat 2 hubungan yakni hubungan internal dan eksternal. adalah media yang dapat didengar.56 5. Pola ini terbaik dari pola humas yang lain. menimbulkan rasa bosan. brosur. biaya yang dikeluarkan lebih murah. radio. usaha public relation akan lebih banyak dikerjakan oleh orangorang yang terpilih pada organisasi tersebut. Kelemahanya : kemungkinan timbul gangguan yang tidak diinginkan. pameran. yang termasuk adalah : • Media visual. tape recorder. Pola terbuka (Open structured pattern) B C A D Dalam pola ini. contoh : film. • Media auditif. pembuatan dan penggunaannya lebih mudah. plakat. Komunikator dan komunikan dapat terlibat dalam komunikasi tanpa ada perantara yang lebih tepat (komunikasi langsung). informasi yang disampaikan lebih jelas.

. 2. Mempertahankan reputasi/nama baik organisasi dan menangkis serangan yang bermaksud menjatuhkan nama perusahaan. Perwujudan kegiatan humas dalam organisasi adalah : 1. Media komunikasi internal. 2. bulletin. wawancara. adalah segala barang cetak. pertemuan. Membantu public untuk menentukan dan mengetahui kebutuhan yang sebenarnya. dsb. biasanya dilakukan hanya antara pimpinan dengan bawahan contohnya rapat. kunjungan. dsb. Membantu kelancaran komunikasi di dalam dan di luar organisasi. seminar. contohnya televisi.57 komunikasi antar personal yang biasanya banyak digunakan di lingkungan kantor. 6. • Media audio visual. Media ini bisa disampaikan melalui faximile. • Media cetak. Memberi penjelasan tentang kebijaksanaan pimpinan organisasi yang penjelasannya dititikberatkan bahwa penjelasan itu dapat dipertanggungjawabkan. adalah media yang dapat dilihat dan didengar. Memberi penjelasan tentang hasil produksi baik berupa barang maupun jasa dari organisasi yang bersangkutan. tabloid. brosur. contohnya surat kabar. Mengusahakan agar organisasi dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan public yang sebenarnya. dsb. 4. kunjungan. pertemuan. 5. majalah. 3.