13

BAB III UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
1. Organisasi Ilmu organisasi menjadi salah satu cabang dari ilmu administrasi, yang memiliki pokok kegiatan mengelompokkan personil dan menyusun kerangka kerja, menjalin hubungan kerjasama antar personil. Organisasi merupakan kesatuan kerja yang disusun melalui suatu peraturan sebagai wadah dalam menjalankan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Organisasi sendiri memiliki 2 sifat utama, yakni : 1. Bersifat statis Organisasi merupakan wadah dalam melakukan pembagian tugas dan wewenang, secara struktural dan fungsional menempatkan individu sesuai keahliannya. 2. Bersifat dinamis Organisasi merupakan pembagian tugas dan wewenang serta adanya komunikasi dalam menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dari pengertian di atas, organisasi memiliki unsur-unsur pokok yang menyebabkan timbulnya organisasi, yaitu : 1. Adanya pembagian tugas. 2. Adanya kerjasama. 3. Adanya tujuan yang telah ditentukan. Perbedaan administrasi dengan organisasi yaitu : Administrasi 1. Mencakup proses, fungsi, personil sebagai pelaksana. dan Organisasi 1. Sebagai wadah melaksanakan kegiatan sesuai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

14

Administrasi 2. Di dalamnya ada pengorganisasian dari proses, fungsi, dan personilnya. 3. Tidak hanya melaksanakan pengorganisasian, namun mencakup proses perencanaan, pengawasan, dan sebagainya.

Organisasi 2. Bagian dari administrasi. 3. Menekankan pada pengorganisasian dari segi proses, fungsi, dan personil-personilnya.

Dalam menyusun kerangka organisasi, beberapa ahli hampir memiliki persepsi yang sama membuat konsep tentang prinsip-prinsip organisasi, antara lain : 1. Perumusan tujuan (principle of goals) 2. Pembagian tugas (principle of specialization) 3. Pengkoordinasian (principle of coordination) 4. Rentang pengawasan (principle of span control) 5. Kontinuitas (principle of continuity) Adapun beberapa hal penting yang harus dipelajari pada ilmu organisasi, meliputi : 1. Type organisasi • Organisasi garis Organisasi ini diprakarsai oleh Henry Fayol, dimana biasa disebut dengan organisasi lini, lurus, maupun militer karena bercirikan : a. Dipakai pada tingkat organisasi yang sederhana. b. Tidak ada staff ahli. c. Wewenang dan tanggung jawab secara verrtikal dari pimpinan ke bawahan. d. Kekuasaan dan tanggung jawab sepenuhnya pada pimpinan. e. Pemilik organisasi merupakan top manajemen. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis :

15

a. Kesatuan perintah sangat jelas. b. Pimpinan dan bawahan, masing-masing memiliki wewenang dan tanggung jawab yang sangat jelas. c. d. e. Semua perintah yang diberikan pimpinan, dapat dengan mudah dan cepat berjalan. Disiplin. Pimpinan dapat melakukan koordinasi dan supervisi, sehinggan mudah dilaksanakan dan diketahui bawahan. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis : a. Dalam pengembangan keahlian pegawai dibatasi bahkan tidak dapat dipraktekkan secara linier. b. Pimpinan bersikap otoriter. c. Tidak ada pembentukan unit-unit organisasi • Organisasi staff Staff merupakan orang yang ahli dalam bidangnya, dan pada organisasi ini mereka berfungsi memberikan sumbangan pemikiran, ide, saran ataupun nasehat kepada pimpinan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. • Organisasi garis dan staff Organisasi ini merupakan gabungan dari organisasi garis dan staff. Organisasi ini diprakarsai oleh Horrington Emperson yang dipraktekkan di perindustrian. Sedangkan staff, memiliki kedudukan setingkat dengan pimpinan. Organisasi garis dan staff bercirikan : a. Bersifat kompleks. b. Pimpinan memiliki wewenang memerintah bawahan. c. Dalam kelancaran tugas, pimpinan dibantu staff ahli.

16

d. Staff ahli bertugas memberikan saran dan bantuan kepada pimpinan, namun bukan memberikan perintah. e. Staff ahli dimanfaatkan melaksanakan pekerjaan secara efisien dan efektif. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis dan staff : a. Pembagian tugas pada kelompok garis dan staff sangat jelas. b. Disiplin dalam bekerja. c. Adanya koordinasi antara pimpinan dan staff. d. Fleksibel dalam bekerjasama. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis dan staff : a. Bawahan seringkali membuat persepsi bahwan saran/nasehat dari staff merupakan perintah dari pimpinan. b. Terkadang pimpinan melupakan keberadaan staff, sehingga diabaikan mereka. • Organisasi fungsi Organisasi fungsi diprakarsai oleh F. W. Taylor (functional type of organization), diterapkan pada pabrik tempat beliau bekerja. Perintah dari pimpinan ke bawahan berjalan melalui kepala bagian. Masing-masing kepala bagian diberi tanggung jawab kepada bawahannya. Organisasi fungsi bercirikan : a. Kekuasaan tidak berjalan secara langsung. b. Tiap kepala bagian memiliki beberapa bawahan. c. Tiap kepala bagian merupakan orang yang ahli dalam bidangnya. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi fungsi : a. Pembagian tugas akan tenaga pikir dan tenaga fisik (spesialisasi) sangat jelas.

Senat. Seluruh anggota menjadi pimpinan. c. Kesatuan komando kurang tegas. Anggota diklasifikasikan berdasarkan tugas yang akan dilaksanakan pada kegiatan. Majelis. Timbul perselisihan anat pimpinan karena permasalahan tanggung jawab. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. dan Team. Terry sebagai pemrakarsa organisasi ini menyatakan bahwa panitian merupakan sekelompok orang-orang yang terpilih untuk bersama-sama membahas masalah yang ada pada organisasi. dan tanggung jawab yang sama. Komite. Keputusan bersifat demokratis karena dimusyawarahkan. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. Tugas pimpinan dilaksanakan bersama anggota. Menghemat biaya perekrutan staff. pimpinan dari organisasi ini secara bersama-sama namun tetap ada ketua panitia. Badan. Hak. Kerjasama yang sangat kuat. dan wewenang yang sama untuk anggota. c. b. Organisasi panitian bercirikan : a. Proses pengambilan keputusan membutuhkan waktu yang lama. G. • Organisasi panitia Organisasi ini sering digunakan melalui beberapa istilah seperti Dewan. Keselarasan pemikiran sehingga antisipasi akan tindakan yang ceroboh. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi panitia : a. c. R.17 b. kepala bagian dan bawahan dalam satu fungsi mudah dilaksanakan. Kesatuan wewenang. b. wewenang. Oleh sebab itu. Koordinasi pimpinan. d. b. Satgas. . Anggota memiliki hak. tanggung jawab.

Rincian dari tugas-tugas setiap unit kerja (job description). Pengeluaran biaya yang tidak terkendali (boros). b. Keputusan kurang obyektif karena bersifat kompromi. c. Isi. c. Menurut para ahli seperti Keith Davis dan Henry Hodges. Contoh gambar : . Aliran komando dan tanggung jawab dari pimpinan ke bawahan atau sebaliknya.18 b. Tanggung jawabanggota tidak penuh. sehingga beberapa hal penting yang terkandung di dalamnya yaitu : a. Nama. jabatan. bentuk bagan organisasi dapat dibuat berdasarkan tipe organisasi. pangkat dan golongan bila ada. luas maupun ruang lingkup organisasi. selanjutnya disusun ke bawah. d. 2. dan tanggung jawab mengalir dengan jelas dari pimpinan sampai ke bawahan. d. Bagan organisasi Bagan organisasi menjadi alat informasi mengenai struktur organisasi. Bentuk vertikal Saluran perintah. Disusun hanya dengan dua bidang satuan organisasi yang sejajar dekat dengan pimpinan. sehingga ada permasalahan saling menuduh. antara lain : a. wewenang.

wewenang dan tanggung jawab disusun mendatar (menyamping arah kiri ke kanan) dari pimpinan sampai bawahan. wewenang. namun dibuat terbalik dimana saluran perintah. Bentuk piramida Disusun dengan mudah. Kreasi bentuk ini pada dasarnya sama dengan piramida biasa. Contoh gambar : c. sederhana dan jelas berdasarkan tingkatan pada tiap satuan tugas organisasi. Contoh gambar : d. sehingga diterapkan pada organisasi garis (lurus).19 b. Lebih tepat diterapkan pada organisasi fungsi. Contoh gambar : . Bentuk piramida terbalik Bentuk ini merupakan dasar dari piramida di atas. dan tanggung jawab pimpinan kepada bawahan dimulai dari arah bawah ke atas. Bentuk horizontal Saluran perintah.

Contoh gambar : f. Bentuk lingkaran dengan kotak-kotak Susunan bentuk ini menekankan pada hubungan di antara satuansatuan organisasi. Satuan tugas disusun hanya dengan menggambar kotak dan garis-garis pada saluran perintah. Bentuk setengah lingkaran dan bentuk telur dengan garis-garis Kreasi bentuk ini merupakan variasi dari bentuk dasar lingkaran. maka sangat cocok hanya untuk jenjang tingkat atas (pimpinan) saja. wewenang. Karena jenjang organisasi tidak jelas. Contoh gambar : .20 e. dan tanggung jawab.

Dimulai dengan bahasa Latin. Bentuk lukisan Saluran perintah. Contoh gambar : Dew an K omis ar is Dir ek t ur B agian P e njuala n P engangk utan W ak il Dir ek tur L apanga n Miny ak (P er tambanga n) P eny ar ingan & P engolahan P ompa B ens in 2. Dari kedua bahasa . menggerakkan. membimbing. Secara etimologis. dan tanggung jawab terbaca secara jelas melaui objek (gambar asli/lukisan) dari pimpinan maupun bawahan.21 g. mengorganisasikan. menggunakan kata maneggiare kemudian bahasa Italia menggunakan kata maneggio. wewenang. manajemen berasal dari beberapa beberapa bahasa yang turun temurun. membina. dan mengawasi sekelompok personil. serta mengerahkan segenap fasilitas kerja. Manajemen Ilmu manajemen termasuk cabang dari ilmu administrasi dengan memulai kegiatan merencanakan.

Rumah tangga (house keeping) 2. bahasa Inggris menggunakan kata manage yang kemudian biasa disebut dengan management. d. Buku tersebut membahas tentang kinerja pegawai yang menekankan pada : a. pengelolaan. pengurusan. b. Perencanaan menentukan anggaran kegiatan dalam proses produksi. Menunggang kuda (to train a horse) 3. c. bank. kepemimpinan. misal menggunakan kata manajemen. Membuat jadwal istirahat pegawai dalam bekerja. Membuat putaran kerja (rolling) antar pegawai e. . Sedangkan di Indonesia. Jadi. Beberapa pemrakarsa manajemen secara urut diawali oleh : 1. sebenarnya sejak zaman sejarah dahulu kala tanpa sengaja (dirasakan) manusia telah melakukan proses dari manajemen. dan sebagainya. Charles Babbage Pada tahun 1792 – 1871. Pembagian kerja yang jelas (job description & job specification). pembinaan. Akhirnya berkat sumbangsih pemikiran dari pemrakarsa manajemen lahirlah konsep-konsep nyata manajemen. Kata manage memiliki makna : 1. sarjana matematika tersebut meneliti sekaligus menjadi sebuah buku dengan judul The Economy of Machinary & Manufactural. ketatalaksanaan. penggunaan istilah management bermacammacam namun kandungan yang termaktub sama. dan sebagainya. rumah.22 tersebut. management disimpulkan suatu seni dalam menjalankan kegiatan pada organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Mengatur dan mengawasi (to direct and control) Makna di atas menjadi penerapan dalam kehidupan sehari-hari di segala bidang seperti di sekolah. Efisiensi kerja dalam mencapai tujuan. Manajemen sebagai salah satu unsur dasar dari administrasi yang merupakan anak cabang dari ilmu sosial.

d. c. Penelitian dilakukan dengan pengamatan (trial & error) pada kasus yang ada. Pembagian tugas kerja (organisasi fungsional). sehingga tahap ini merupakan perjuangan para pemrakarsa agar manajemen menjadi salah satu cabang ilmu pengetahuan. ilmu manajemen lahir melalui beberapa tahap yakni : a. Frederick Winslow Taylor Setelah Charles Babbage belum menuai hasil. Tahap survival Tahun 1886 diawalinya Gerakan Manajemen Ilmiah. Manajemen perusahaan. W. sehingga ada solusi untuk mencapai tujuan organisasi. Tahap konsolidasi Tahun 1930. System ban berjalan (perputaran). d. pengembangan ilmu menekankan pada hubungan antar manusia baik secara formal maupun informal agar tercipta keharmonisan. b. manajemen termasuk cabang ilmu pengetahuan sehingga konsep-konsep manajemen (prinsip. c. rumus) direvisi lagi agar memiliki kekuatan teori dan para ahli yang telah mempelajari mendapat gelar kesarjanaan secara resmi dari lembaga perguruan tinggi. Semenjak itu. Tahap behaviouralisme Tahun 1959. .23 2. Prinsip-prinsip manajemen ilmiah. Taylor bekerja. Sehingga tahun 1886 tercetus Gerakan Manajemen Ilmiah dan disebut sebagai Bapak Manajemen Ilmiah. Hasil penelitian yang meluas tersebut membahas tentang : a. pada tahun 1856 – 1955 muncul sarjana pertambangan yang melanjutkan penelitian tersebut di perusahaan tempat F. Tahap human relation Tahap berikutnya tahun 1945. berkembang ke arah perilaku manusia dalam bersikap. dalil. b.

manajemen pemasaran. Agar tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai secara : a. f. konsep manajemen lebih matang dan didukung dengan peralatan teknologi modern seperti komputer untuk mengolah data yang akurat. coordinating. . Tahap platinum Tahun 2000. commanding. manajemen kinerja. sarjana pertambangan dari Perancis yang juga mendapat sebutan Bapak Administrasi Modern. adanya robot yang mengambil alih tugas manusia sehingga efisiensi dan efektivitas tercapai. pihak-pihak yang berkepentingan dapat mengambil kebijaksanaan lebih akurat dan cepat. Henry Fayol Pada tahun 1841 – 1925. b. b. Efisien (pendayagunaan antara pemasukan dengan pengeluaran). c. controlling (POCCC). 14 prinsip umum manajemen. Fungsi manajemen planning. Tahap matematika Tahun 1990. Efektif (pendayagunaan waktu yang setepat-tepatnya). Pembagian kerja (organisasi garis/lini/lurus).24 e. organizing. dan sebagainya. Uraian di atas merupakan sejarah munculnya manajemen oleh para pemrakarsa dan selanjutnya bermunculan para ahli dengan berbagai konsep manajemen dan secara resmi diterapkan di Indonesia. berhasil menyumbangkan pemikiran dengan judul General & Industrial Management yang membahas tentang : a. Hal ini berdampak. ilmu manajemen pada perguruan tinggi mulai difokuskan pada spesialisasi bidang studi seperti manajemen sumber daya manusia. 3. ilmu manajemen berkembang luas dengan mengkolaborasikan diri dengan software-software yang disediakan komputer agar dalam proses manajemen.

yang disebut The Six M in Management. dan gagasan dari seseorang kepada orang lain. Money (anggaran) c. Market (pemasaran) Di dalam proses manajemen pun. Komunikasi Ilmu komunikasi menjadi cabang dari ilmu administrasi yang sekarang dapat berdiri sendiri dan berkembang pesat dengan program studi yang bertalian.25 Maka manajemen didukung beberapa sarana yang mutlak harus ada. Man (factor manusia) b. yang bersifat timbal balik antara . 3. meliputi : a. Methods (system kerja) d. dapat disimpulkan bahwa : • Administrasi merupakan proses penetapan kebijaksanaan dan tujuan dari organisasi. Manajemen puncak (Top management) b. • Organisasi sebagai wadah yang menyusun dan menempatkan individu (the right man in the right place) yang melaksanakan kegiatan. organisasi. dibagi dalam 3 tingkatan yaitu : a. Ilmu yang membahas mengenai kegiatan menyampaikan berita. Machines (peralatan teknologi/mesin) f. Manajemen madya (Middle management) c. Materials (perlengkapan pendukung/bahan-bahan) e. • Manajemen menjadi proses pelaksanaan kegiatan pada organisasi dengan berdasarkan kebijakan administrasi. dan manajemen merupakan satu kesatuan yang saling mengikat. Manajemen bawah (Lower management) Hubungan antara administrasi. pemberian ide.

Berita tidak jelas Berita menjadi salah satu komponen yang mutlak harus ada dalam komunikasi. 2. Hal ini disebabkan ada beberapa hambatan dalam komunikasi. adalah asal sumber informasi dikomunikasikan dengan bahasa yang sederhana . sebagai berikut : 1. adalah orang yang menerima berita dari komunikator. Komponen yang terlibat dalam komunikasi ada 5 faktor yang berperanan. 4. Berita. sarana penunjang komunikasi harus memadai. Terkadang terjadi salah pengertian (miss communication) dalam komunikasi. 3. Sebab itu. Dengan bahasa yang lugas. 5. adalah pengertian yang disampaikan komunikator yang berupa lambang seperti gerakan. adalah sarana/tempat berlakunya lambang-lambang tersebut. Komunikator. antara lain : 1. Komunikan. baik secara formal maupun nonformal. atau bahasa 3. 2. Sarana yang kurang memadai Demi tercapainya tujuan. jelas. informasi yang disampaikan harus jelas dimengerti komunikan. dan tepat akan semakin mudah dimengerti dan diterima oleh komunikan. sinar. Media. adalah tanggapan dari komunikan (umpan balik). Penggunaan bahasa yang kurang jelas Komunikasi berhasil bila informasi yang disampaikan dapat diterima dan dipahami. disebabkan informasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan tidak jelas. Feed Back. suara.26 pimpinan dengan pimpinan. Sehingga komunikator sedapatnya mampu memilih sarana mana yang dirasa efektif dalam penyampaian informasi. . pimpinan dengan bawahan. Informasi yang disampaikan berwujud bahasa baik lisan ataupun tulisan.

pimpinan dengan pimpinan. penjelasan. seminar. Entah itu suara gaduh atau gangguan-gangguan teknis yang kadang-kadang muncul saat komunikasi berlangsung. dsb. Komunikasi intern Adalah komunikasi yang bersifat informal antara pimpinan dengan bawahan. pengaduan. dsb. Wujud komunikasi seperti rapat dinas. faktor lingkunganpun mempengaruhi. laporan. petunjuk. Faktor lingkungan Berhasil tidaknya komunikasi. dan bawahan dengan bawahan agar menciptakan kerjasama yang harmonis diantara para pegawai sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. Wujud komunikasi seperti instruksi. • Komunikasi horizontal Adalah komunikasi antara pimpinan dengan pimpinan atau bawahan dengan bawahan.27 4. Dalam komunikasi ini digolongkan dalam 2 bentuk komunikasi yaitu : • Komunikasi formal Adalah komunikasi yang dilakukan organisasi dengan pihak luar melalui media yang resmi. Yang termasuk dalam komunikasi intern antara lain : • Komunikasi vertikal Adalah komunikasi yang berlangsung dari pimpinan ke bawahan (downward communication) atau dari bawahan ke pimpinan (upward communication). informasi. lokakarya. 2. Komunikasi di dalam organisasi memiliki 2 bentuk yaitu : 1. Komunikasi tersebut berlangsung dua arah ( two way communication). Wujud komunikasi seperti wawancara dengan . Komunikasi ekstern Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak lain di luar organisasi. saran.

• Komunikasi informal Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak luar secara tidak resmi.28 pers. Berbagai jenis intellijens yang dikelompokkan dalam masing-masing bidang spesialisasi. menyebarkan. Prajudi Atmosudirdja. Pimpinan biasanya membutuhkan intellijens yang secara otomatis termasuk orang-orang yang cerdas. dan kepercayaan pihak luar terhadap organisasi. dukungan. ilmu informasi terbagi menjadi 3 jenis ilmu antara lain : 1. logis. sistematis. misalnya : • Political intelligence • Government intelligence • Military intelligence • Business intelligence • Monetary intelligence • Industrial intelligence . mencatat. 4. jujur. Wujud komunikasi ini seperti memperhatikan sikap/perilaku anggota yang ada dalam organisasi. penyelenggaraan pameran. untuk dipakai sebagai alat mengambil keputusan maupun pengamanan atau tindakan penyelamatan. penerbitan brosur. dan intuitif. Ilmu Intellijens Adalah ilmu yang tertua dan klasik karena sebelum Masehi atau zaman kerjaan telah diterapkan dan mempelajari sistem informasi yang diperoleh dari saluran/media yang sifatnya terbuka dan birokratis. hanya untuk menambah perhatian. dan menyimpan berbagai keterangan obyektif yang diperlukan. pemasangan iklan. Informasi Sebagai cabang ilmu administrasi. dsb. ilmu informasi membahas tentang kegiatan menghimpun. website. Menurut Prof. menggandakan. mengolah.

Secara umum. dengan dimulainya kertas atau perkamen atau papyrus sebagai alat mencatat informasi. yang akhirnya menjadi serentetan pekerjaan rutin yang dilakukan tata usaha. Informasi yang disampaikan pada ilmu ini dapat besifat specified (berdasarkan keperluan) dan discretionary (pimpinan menentukan sendiri). 5. antara lain : • Penerimaan • Pencatatan • Penggandaan • Penyimpanan • Pemilahan • Pengolahan • Pendistribusian 3. sebagai cabang dari ilmu administrasi. Tetapi. agar dapat mengisi lowongan pekerjaan biasanya syaratsyarat utama yang dibutuhkan organisasi antara lain : . ilmu tata usaha modern berkembang di Eropa pada abad ke 17. Ilmu Tata Usaha Ilmu tata usaha bersumber dari zaman Mesir Kuno dan di Romawi Kuno. Personalia Ilmu personalia (sumber daya manusia) berkembang pesat dan menjadi bahasan popular saat ini di kalangan masyarakat. Sistem informasi yang digunakan pada ilmu ini berhubungan dengan pekerjaan kertas (paper work).29 2. ilmu personalia menekankan pada kegiatan mengatur dan mengembangkan tenaga kerja. Ilmu Sistem Informasi Manajemen (SIM) Ilmu sistem informasi manajemen merupakan bentuk tata usaha modern yang mengkaitkan dengan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data untuk menghasilkan keputusan/kebijaksanaan.

Pendidikan Latar belakang pendidikan menjadi syarat mutlak dalam rekruitmen pegawai. Sehingga orang berbondong-bondong untuk bisa mengantongi ijasah pascasarjana. dan respek terhadap lingkungan. Ketrampilan Ketrampilan merupakan salah satu talenta atau nilai plus yang dimiliki oleh calon pegawai. ada yang berasal dari sumber intern maupun ekstern. Kepribadian utama yang harus dimiliki pegawai adalah jujur. Melalui pendidikan baik formal maupun informal menunjang kualitas hidup manusia. pegawai yang . maka unit kepegawaian memiliki tugas menyiapkan rekrutmen pegawai dengan menyebarkan informasi tersebut ke berbagai media. Informasi tersebut disebarluaskan agar diketahui pencari kerja. 3. Kedua sumber tersebut diuraikan sebagai berikut : 1. Nantinya diharapkan. bertanggung jawab. ketrampilan tersebut dapat berkembang melalui kegiatan training yang diadakan organisasi. Ketrampilan diperoleh melalui pendidikan formal maupun informal. Namun. Media yang dipilih diusahakan mampu menarik hati calon tenaga kerja untuk tertarik melamarnya. di era platinum ini pendidikan pascasarjana menjadi pilihan banyak orang untuk meningkatkan kualitas hidupnya. Sumber tenaga kerja intern Sumber tenaga kerja dari dalam (intern) meliputi pegawai yang telah menduduki jabatan dan sudah pula terikat perjanjian kerja dengan organisasi tempat unit kepegawaian bernaung. Kepribadian Kepribadian merupakan watak dari pegawai yang menunjang keberhasilannya dalam bekerja. Mereka yang berasal dari organisasi sendiri dan hendak mengisi lowongan pekerjaan biasanya mendapat prioritas pertama asal memenuhi persyaratan yang ditentukan. Namun. Terlebih lagi pemerintah mencanangkan minimal pendidikan adalah 9 tahun. 2.30 1. Sumber pegawai yang dapat direkrut mengisi lowongan. Bila terjadi lowongan pekerjaan dalam organisasi.

Akibatnya. Kawan pegawai Jika terjadi lowongan pekerjaan. Aktif berarti memanfaatkan berbagai saluran/media komunikasi untuk memperoleh tenaga kerja. jumlah pelamar yang mendaftar kadang-kadang jauh melebihi jumlah yang dibutuhkan. Bila rekruitmen kurang cermat. baik ekstern maupun intern dapat bertindak aktif dan pasif. organisasi menginformasikan kepada pegawai untuk mengusulkan kawan dekatnya menempati jabatan yang lowong. 2. melalui banyak saluran antara lain : 1. Berbeda dengan pegawai dari luar organisasi yang membuka persaingan bebas antar pelamar sehingga unit kepegawaian dapat memilih pelamar yang rata-rata tergolong baik untuk kemudian dibina menjadi pegawai yang baik.31 ditarik dari dalam kalau tidak dipilih dengan cermat dapat menjadi boomerang di kemudian hari. . jika pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke organisasi. Sumber penarikan pegawai baik dari ekstern maupun intern. Terlebih lagi bila hal tersebut dilakukan atas dasar system kawan (spoil system) karena dapat menimbulkan klik kepegawaian yang kurang sehat. dapat merugikan karena pegawai yang terpilih hanya ingin mencari pengalaman dan menyelidiki kondisi perusahaan selama masa percobaan. Hal ini sudah biasa. rekruitmen pegawai baik dari sumber intern maupun ekstern memiliki keuntungan dan kerugian. Jika hal itu terjadi. Sumber tenaga kerja ekstern Rekruitmen pegawai dari luar akan memacu pelamar bersaing secara terbuka. bagian rekruitmen harus mampu menyeleksi secara ketat sehingga mendapatkan pegawai yang berpotensial sesuai persyaratan. Bagian rekruitmen melakukan penarikan pegawai. Dengan demikian. karena pegawai mengusulkan kawannya dan secara langsung pegawai yang mengusulkan harus menjadi penjamin kualitas kawan yang diusulkan.

satu agama. Lembaga Pendidikan Rekruitmen melalui lembaga pendidikan dilakukan dengan cara. Organisasi ini menjadi tempat yang dihuni orang-orang terlatih dan terdidik. nepotisme terjadi bila pegawai diterima karena ada hubungan saudara walaupun tidak memenuhi syarat. Prinsip The Right Man In The Right Place diabaikan. ada kecenderungan subjektifitas mendominasi. Faktor keberuntungan pun menjadi pengaruh rekruitmen serupa. Saat itulah. sekretaris tergabung dalam ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia). kantor pemerintahan ini sampai pada tingkat kabupaten dan memiliki balai latihan sampai tingkat kecamatan. Depnaker Departemen tenaga kerja menjadi penghubung antara pencari tenaga kerja dan calon pegawai. misalnya : sarjana kedokteran tergabung dalam IDI (Ikatan Dokter Indonesia). dan lain lain yang dapat menimbulkan masalah di kemudian hari. terkadang meletakkan diskriminasi misalnya pegawai mengusulkan kawannya yang satu suku. bagian kepegawaian dapat memonitor siswa yang berpotensi untuk menjadi pegawai pada organisasi bila sudah lulus pendidikan. 5. Kerabat pegawai Rekruitmen ini memprioritaskan pegawai yang memiliki hubungan saudara (nepotisme). . pegawai yang mengusulkan kawannya belum sepenuhnya menjadi penjamin kualitas kerja kawannya yang setaraf dengan dirinya. organisasi memberi kesempatan magang bagi siswa lembaga tersebut. Dalam kehidupan sehari-hari. Meskipun rekruitmen pegawai melalui kawan ini baik. 4.32 Namun. Organisasi profesi Rekruitmen pagawai menggunakan saluran melalui anggota organisasi profesi. 2. Rekruitmen terkadang kurang murni. 3.

Leasing. tetapi bagian kepegawaian pun tetap harus menyediakan waktu.33 6. pelamar dating secara kebetulan mencari pekerjaan. Akhirnya. Lembaga ini memiliki tenaga ahli dari berbagai disiplin ilmu yang siap menyelesaikan pekerjaan sesuai permintaan. adalah iklan yang menyebutkan nama perusahaan. adalah iklan yang tidak menyebutkan nama perusahaan dan diganti dengan nomor iklan koran/kotak pos. bila tidak diperlukan dimusnahkan. . data tersebut disimpan dengan masa tertentu. kemudian ditawarkan atas dasar kontrak kerja. bagian kepegawaian merekrut pegawai dengan system pegawai lepas atau berdasarkan kontrak kerja saja ( parttime job). Tetapi. Rekrutmen itu bersifat kebetulan saja sehingga disebut Walk-in. Jenis iklan Want Advertisement. dan tenaga untuk menyeleksi pelamar. organisasi mendapat pegawai yang datang sendiri ke kantor organisasi tersebut. Open house Suatu ketika. dan syarat-syarat pelamar. Majalah/Koran dipilih terlebih dahulu untuk membatasi pelamar. organisasi mengalami peningkatan pekerjaan sehingga kekurangan pegawai. Ada 2 jenis iklan yaitu Want Advertisement & Blind Advertisement. Iklan Rekruitmen pegawai melalui iklan dapat dicetak pada majalah atau Koran. Walk-in. Jenis iklan Blind Advertisement. Iklan ini akan menarik minat pelamar. dan data pelamar sendiri oleh organisasi disimpan sebagai arsip yang sewaktu-waktu bila perusahaan membutuhkan pegawai dapat informasi dari file tersebut. 7. cara melamar. dana. Pemanfaatan leasing ini menguntungkan organisasi karena organisasi mendapat pegawai yang bermutu dan terhindar dari pembayaran seperti tunjangan-tunjangan pada pegawai tetap. Kadang kala. Organisasi dapat merekrut melalui leasing yang merupakan lembaga yang menyediakan tenaga ahli bidang tertentu.

Bagian kepegawaian harus melakukan kegiatan seleksi pegawai agar memperoleh pegawai yang memenuhi persyaratan. Pewawancara secara langsung dapat mengetahui kemampuan. dan sebagainya terhindar dari pemborosan waktu yang digunakan pegawai untuk pergi/pulang kantor. dan sikap pelamar. Masa percobaan menjadi batu loncatan sebagai awal keberhasilan karier pegawai di kemudian hari. Untuk itu bagian kepegawaian harus menyiapkan dan melaksanakan program khusus dengan uraian sebagai berikut : 1. penginapan.34 Selain cara-cara di atas. akan melalui tahap masa percobaan (trainee). 3. Wawancara Wawancara menjadi bagian penting dari seleksi pegawai. Tes yang umum digunakan ada dua yaitu tes tertulis dan tes lisan. kepribadian. Pelamar yang lulus seleksi dan diterima sebagai pegawai. Sedangkan pelamar pun harus menunjukkan sejelas-jelasnya baik talenta maupun kepribadiannya agar dapat menarik simpati pewawancara. Open house menguntungkan karena organisasi tidak perlu menyediakan transportasi. masa percobaan dilalui selama 3 bulan atau lebih. dan berhasil dengan baik jika kedua pihak melakukan persiapan. terakhir rekrutmen dengan cara yang disebut Open House. Masalah seleksi pegawai meliputi : 1. Seleksi administratif pelamar Seleksi administratif menjadi dasar kebijakan bagian kepegawaian. Tes Selesai seleksi administratif disusul kemudian tes untuk mengetahui sejauhmana kemampuan seseorang terhadap bidang pekerjaannya. 2. pengetahuan. Umumnya. Tujuan latihan masa percobaan . Rekrutmen ini mengutamakan pegawai yang domisilinya dekat lokasi pekerjaan. sebab seleksi ini menitikberatkan pada kebenaran informasi dari surat lamaran dan dokumen-dokumen pendukung si pelamar.

• Menyamakan persepsi akan pengetahuan dan ketrampilan kerja yang dimiliki personil baru tentang realita pekerjaan yang dianut pada organisasi. hakikatnya sama dengan proses belajar mengajar dimana bagian kepegawaian membuat rencana terstruktur untuk program latihan yang diberikan. Pegawai (sumber daya manusia) termasuk dalam bagian invenstasi organisasi yang tidak ternilai. Pembinaan kemampuan kerja pegawai tersedia dalam 2 model yakni : . dan teknik pada unit kerja dan kegiatan yang dilakukan sama hal nya dengan orientasi formal. 2. pelaksanaan latihan (schedule). serta hak dan kewajiban pegawai. Sedangkan pimpinan unit kerja (Kabag/manajer) mengenalkan dan melatih bidang pekerjaan di unitnya. Kepada organisasinya.35 • Membantu pegawai masa percobaan agar mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja untuk mencapai efisiensi kerja dan produktivitas organisasi tidak terganggu karena kehadiran personil baru. Dilakukan bagian kepegawaian yang bekerjasama dengan pimpinan masing-masing unit kerja (Kabag/Manajer). prosedur. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah besar. Orientasi pegawai masa percobaan • Orientasi formal. Bagian kepegawaian memberikan uraian umum tentang kebijakan organisasi. Kegiatan masa percobaan. • Dengan melatih personil baru. dan teknik pelaksanaannya. • Orientasi informal. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah kecil. Dengan menekankan pada proses. 3. pegawai memberikan sumbangsih baik tenaga dan pikiran. Oleh sebab itu pembinaan kemampuan kerja dilaksanakan organisasi melalui bagian kepegawaian semenjak proses rekruitmen hingga masa percobaan. efektivitas pimpinan dan stabilitas produksi tetap tinggi.

2. pernyataan tertulis tidak puas. Oleh pimpinan dikenai hukuman disiplin dengan cara menunda kenaikan pangkat selama 1 tahun. Hukum disiplin dibagi menjadi 3 tingkat yaitu : 1. maka akan terkena hukuman disiplin. contoh : teguran lisan. penundaan kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi (Dalam tingkatan pegawai negeri digolongkan menjadi IA-D. Disiplin organisasi merupakan keadaan tertib para personil yang tergabung dalam organisasi tersebut. Bila tidak mematuhi disiplin organisasi yang diterapkan.36 1. tetapi karena hukuman disiplin maka tahun 1998 baru naik pangkat). ketrampilan yang sesuai dengan jabatannya. Hukuman tingkat rendah. karena pegawai dibekali pengetahuan. Tujuannya untuk meningkatkan kemampuan kerja.000). Preservice training Pembinaan pegawai ketika masih dalam masa percobaan dikenal dengan istilah preservice training. IIIA-D. dan penurunan pangkat setingkat lebih rendah (Sama dengan kenaikan pangkat setingkat lebih tinngi. Jika guru tersebut kenaikan pangkat 2 tahun sekali. jika guru tersebut tahun 1995 . misal mengajar tahun 1995 golongan IIIA maka tahun 1997 menjadi golongan IIIB. IVA-D. Hukuman tingkat sedang. ketrampilan. Inservice training Pembinaan pegawai yang secara terus menerus berkelanjutan dari latihan masa percobaan. contoh : penundaan kenaikan gaji berkala (Seorang PNS melanggar peraturan. Untuk guru yang lulusan sarjana memperoleh golongan IIIA melanggr peraturan. dan sikap saat mengampu jabatan dalam bidangnya. Tujuannya agar pegawai siap memasuki dunia kerja dan mampu segera berkarya. tunduk dan mematuhi segala peraturan yang dibuat dan ditetapkan.000 menjadi Rp 185. diberi hukuman tingkat sedang dengan cara memberi penundaan kenaikan gaji berkala yang biasanya diperoleh selama 1 tahun maka 4 bulan sekali menerima kenaikan gaji dari Rp 175. mutu kerja. 2. keahlian. IIA-D. teguran tertulis.

karena hukum disiplin tahun 1996 golongan IID dan baru tahun 1998 menjadi golongan IIIA kembali. Penilaian yang dilaksanakan dengan cara digolongkan atas pekerjaan pokok dan pekerjaan penunjang. Tujuan diadalannya penilaian ini adalah : 1. bersifat rahasia dalam kurun waktu satu tahun.). karena kasus ia mendapat hukum disiplin tingkat berat maka tahun 1996 ia dicabut dari jabatan tersebut dan tetap menjadi guru). Penilaian biasa Metode penilaian yang dilakukan pimpinan dengan cara mencatat aktivitas pekerjaan pegawai pada buku catatan yang tersedia. tunjangan anak. guru. Ada 2 metode penilaian yang dapat dipilih organisasi. Masing-masing unsur dihargai dengan nilai yang ditetapkan.37 golongan IIIA maka tahun 1997 golongan IIIB. antara lain : 1. Hukuman tingkat berat. pengacara. dan pembebasan dari jabatan (Seorang guru tahun 1995 menjabat sebagai Wakasek. pemberhentian tidak dengan hormat (Seorang guru yang mengajar di suatu daerah dan terlibat dalam organisasi terlarang. Penilaian pegawai dilakukan secara objektif berdasarkan catatan yang akurat. pemsiun yang diambil setiap bulan dengan perolehan 80% dari gaji terakhir). oleh pemerintah diberhentikan tidak dengan hormat karena bertentangan dengan negara dan si guru tidak mendapatkan hak-hak kepegawaiannya). Langkah penting selanjutnya yang perlu dipelajari dalam ilmu sumber daya manusia (personalia) adalah administrasi penilaian pegawai. Meningkatkan cara kerja pegawai. dan lain-lain. Sebagai masukan untuk perbaikan agar bekerja lebih efisien. contoh : pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri (Seorang PNS berusia 50 tahun dengan masa kerja 10 tahun diberhentikan dengn memperoleh hak kepegawiaan seperti askes. hakim. 3. Penilaian sistem kredit Metode penilaian yang diterapkan khusus untuk jabatan fungsional seperti dokter. 2. . 2. dosen.

Pemindahan dari satu tempat ke tempat lain dalam jabatan yang sama. Mutasi dapat bersifat positif maupun negatif. tidak puas dengan cara bekerja pegawai. karena cacat atau secara fisik kondisi pegawai belum menguntungkan sehingga tidak dapat menunaikan tugas. 2. sehingga organisasi mengambil keputusan berdasarkan kebijakan dan peraturan pemberhentian yang sedang berlaku. Promosi. Pemberhentian digolongkan menjadi tiga jenis yaitu : 1. Pemberhentian pegawai atau pemutusan hubungan kerja (PHK) terjadi bila pegawai dinilai sudah tidak produktif lagi. Perubahan jabatan yang tidak mengurangi tanggung jawab. . Atas permintaan pegawai sendiri Pemberhentian atas permintaan pegawai sendiri dikarenakan beberapa alasan misalnya : karena sudah lanjut usia. Mutasi berati pemindahan atau perubahan jabatan dalam organisasi. 3. Atas kehendak organisasi Pemberhentian atas kehendak organisasi dikarenakan beberapa alasan misalnya : adanyan pengurangan pegawai. atau pindah kerja.38 sehingga pegawai berkewajiban mengumpulkan sesuai nilai (point) yang diminta. misalnya kepala sekolah yang diturunkan jabatannya kembali menjadi guru biasa. Demosi. misalnya manajer pemasaran cabang Surabaya dipindah menjadi manajer pemasaran cabang Bali. beberapa contoh yang termasuk dalam kegiatan mutasi : 1. 4. misalnya kepala bidang pendidikan menengah umum propinsi Jatim dipindah menjadi kepala bidang pendidikan menengah kejuruan propinsi Jatim. Tugas akhir dari administrasi kepegawaian adalah kegiatan mutasi dan pemberhentian pegawai. 2. pensiun dan sebagainya. misalnya guru bidang studi yang diangkat menjadi kepala sekolah.

membahas tentang pokok-pokok kegiatan pengaturan dan pengolahan dalam menggunakan segi-segi pembiayaan sekaligus pertanggungjawaban keuangan (PPBS). Istilah uang kas berarti uang tunai yang ada dalam kas. Definisi kas menurut : a. Finansia Ilmu finansia (keuangan) menjadi cabang dari ilmu administrasi. Keuangan . kas adalah kekayaan badan usaha yang tersedia dan dapat dipergunakan untuk melakukan kewajiban perusahaan. kas merupakan alat penukar yang dapat dipergunakan untuk membayar kewajiban perusahaan jangka pendek (pinjaman). Kas berarti pula alat penukar berupa uang kertas. Kas bon (hutang pegawai) Semua yang tergolong kas dapat dipakai membayar pinjaman atau hutang jangka pendek. dan sebagainya.39 3. Kas dapat digunakan untuk membayar pinjaman jangka pendek dalam akuntansi termasuk harta lancar. tempat membayar atau menerima uang dan juga peti kayu sebagai alat mengirim barang. 6. Cek mundur (cek yang pengambilannya ditangguhkan trlebih dahulu) c. kas adalah tempat penyimpanan uang. Ada beberapa kertas berharga yang tidak tergolong dalam kas : a. Kamus umum bahasa Indonesia. uang logam. dan sebagainya. tersangkut pidana. Perangko b. b. cek. dan alat penukar uang tersebut. Pendek kata. . terkait dengan organisasi terlarang. deposito yang segera dapat ditarik rekening giro. Karena terpaksa Pemberhentian karena terpaksa disebabkan beberapa hal misalnya : meninggal dunia.

jadi khusus menerima kas saja. mereka yang bergerak di bidang pengurusan uang tunai. Pengawan secara preventif dengan mekanisme pengurusan seperti prsedur proses penerimaan dan pengeluaran kas. . Hal serupa harus diantisipasi. pengurusan kas tidak hanya mengurusi uang tunai yang digunakan sebagai alat pembayaran yang sah. tetapi mengurus kertas berharga juga yang bukan berwujud uang tunai. pihak pimpinan dalam usaha khususnya kepala bagian keuangan harus melakukan pengawasan secara ketat namun bijaksana dalam bidang tersebut. dsb) • Perpindahan uang kas dari pegawai yang satu ke pegawai yang lain dilakukan dengan bukti pertanggungjawaban. Pengawasan penerimaan kas Kebijakan pencegahan penyelewengan uang terhadap penerimaan kas sebagai berikut : • Penerimaan kas disetor ke bank secara berkala dan dilakukan setiap hari. dan pemisahan fungsi pegawai yang mengurus kas akan banyak membantu mencegah dan menyalahgunakan keuangan. • Bila penerima kas juga merangkap tugas mengeluarkan kas. Rincian kebijakan yang dipilih untuk ditetapkan dalam mengurus kegiatan pengawasan kas diuraikan sebagai berikut : a. • Penerima kas harus tidak bertugas ganda. Terlebih lagi. Pengurusan kas merupakan pekerjaan yang banyak menanggung resiko bila dibandingkan dengan bidang pekerjaan keuangan lainnya.40 Dengan demikian. nota. Oleh karena itu. spesialisasi pegawai atas tugas penerimaan dan pengeluaran kas. • Setiap transaksi yang mengakibatkan penerimaan uang tunai harus disertai dokumen yang sah (kuitansi. saat mencatat transaksi dan rekonsiliasi bank memberi peluang penyelewengan keuangan.

• Dana kas disimpan dengan aman. • Dana yang disimpan dengan aman. Pengawasan saldo kas Upaya mencegah penyalahgunaan saldo kas ditempu dengan cara sebagai berikut : • Saldo kas diawasi secara ketat. • Petugas yang mengurus cek tidak merangkap sebagai petugas yang mengurus kas. • Semua cek yang ditandatangani petugas yang menyusun rekonsiliasi bank sebaiknya dilakukan secara tertutup. c. Pengawasan pengeluaran kas Pengawasan pengeluaran uang dari kas dilakukan melalui kebijakan sebagai berikut : • Pengeluaran kas sebaiknya tidak dengan uang tunai tetapi dengan cek. pengurusan keuangan negara pada umumnya diselenggarakan dengan berpedoman pada anggaran (budgeting) dan pemeriksaan (auditing). • Setiap transaksi didukung dengan dokumen sah dan harus disahkan pejabat untuk bahan pemeriksaan. Atas . sebaiknya sering dihitung secara mendadak. • Petugas penyusun rekonsiliasi tidak diserahi tugas menerima kas atau menandatangani cek. • Pengeluaran kas dengan uang tunai untuk kas kecil dibatasi hanya untuk hal-hal yang perlu saja. Penatausahaan Keuangan Negara Kekayaan negara dinilai dengan uang. Keuangan negara harus diurus sesuai dengan anggaran belanja yang telah ditetapkan olah undangundang. Jadi.41 b. dan itu menjadi medan kegiatan ilmu administrasi keuangan negara dalam arti luas.

pertanggungjawaban dan pengawasan uang milik negara. Negara mempunyai kewajiban menjalankan pemerintahan dan membayar tagihan pihak ketiga yang harus dibayar pemerintah. hak mengadakan pinjaman paksa kepad rakyat. Istilah anggaran dalam bahasa Belanda “begroooting” dan dalam bahasa Inggris “budget”. 1980:12) Negara termasuk rumah tangga yang mementingkan pelayanan kepada masyarakat (public service). (Westra Pariata. (UU No 7 tahun 1965) . pembukuan uang negara. b. Sesungguhnya anggaran meliputi taksiran tentang : a. hak menarik pajak. Dengan demikian. dan proyek-proyek yang merupakan isi dari rencana kerja. hak memungut iuran. kegiatan penatausahaan meliputi bidang penyediaan anggaran keuangan negara. c. aktivitas. “seluruh kekayaan negara. Jasa. Oleh karena itu. Jumlah biaya yang dikeluarkan. Sumber yang dapat digunakan menutup biaya tersebut. baik kekayaan yang berada dalam pengurusan para pejabat atau lembaga termasuk pemerintahan maupun berada dalam penguasaan dan pengurusan bank pemerintahan dengan status hukum perdata”. Hak dan kewajiban negara inilah yang merupakan hakikat keuangan negara. dan hak melakukan pungutan yang sah. termasuk di dalamnya segala bagian-bagian harta milik kekayaan itu dan segala hak dan kewajiban yang timbul karenanya. Hak itu meliputi : hak mencetak uang. negara harus ditopang dengan hak menguasai keuangan negara agar dapat melaksanakan kewajibannya..42 dasar pemikiran tersebut. Kewajiban negara kita dirumuskan dalam UUD 1945 negara diberi hak istimewa berkaitan dengan keuangan negara agar pelaksanaan kewajiban negara berhasil mewujudkan kesejahteraan rakyat. Pelaksanaan kewajiban memerlukan dana yang harus deprogram secara cermat dalam anggaran negara. definisi keuangan negara adalah …. hak mengadakan perjanjian pinjaman.

Pengurusan Umum dan Khusus Keuangan Negara Pengurusan umum lebih menekankan pada penguasaan uang dan barang milik negara. dan pimpinan perusahaan negara. Fungsi pada no 1 dan 2 di atas. perusahaan milik negara dan ABRI/POLRI. ABRI/POLRI dan perusahaan milik negara masuk kas negara sesuai dengan waktu yang ditetapkan. kemudian membebankan kepada mata anggaran yang sudah ditetapkan. Presiden mendelegasikan kembali kepada para Menteri. Dalam praktek pengurusan keuangan negara di Indonesia. Penggunaan keuangan negara dianggarkan setiap tahun dalam satu kebijakan negara yang kemudian dijadikan undang-undang APBN yang disusun sesuai dengan daur/siklus anggaran. Kepala Lembaga Negara. keuangan negara adalah hak dan kewajiban negara serta segala sesuatu yang berhubungan dengan hak dan kewajiban tersebut yang dinilai dengan uang. sedangkan pengurusan khusus lebih mengutamakan pada pelaksanaan perintah yang dikeluarkan badan yang bertindak dalam lingkup pengurusan umum. Pengurusan umum dan khusus dilakukan badan-badan yang disebut otorisator dan ordonator. Kedua badan itu memiliki fungsi : 1. Pemisahan pelaksana fungsi itu sesuai dengan undang-undang yaitu Badan Otorisator tidak boleh merangkap sebagai Badan Ordonator. dibebankan kepada Badan Otorisasi sedangkan fungsi no 3 dan 4 dijalankan oleh Badan Ordonator. .43 Tegasnya. Memutuskan kebijakan keuangan (moneter) yang berakibat penerimaan negara/pengeluaran negara. Panglima ABRI/POLRI. 4. Menerima jumlah penerimaan negara yang dilakukan oleh lembaga departemen. Menerima dan mengkaji tagihan kepada negara. Badan Otorisator dipercayakan kepada Presiden sebagai mandataris MPR. Dalam tugas sehari-hari. nondepartemen. 2. 3. Mengatur dan mengusahakan agar penerimaan negara yang dikelola adalah lembaga departemen. nondepartemen.

Komponen Anggaran Negara Anggaran pendapatan dan belanja negara memiliki 2 komponen : 1. 3. Komponen Anggaran Belanja Negara Pengeluaran negara ada yang rutin dan tidak rutin. 2. Asas keseimbangan (anggaran pendapatan belanja harus ditutup dengan anggaran pendapatan. Presiden menunjuk Menteri Keuangan untuk bertindak sebagai Badan Ordonator.44 Presiden dan mereka yang menerima pelimpahan wewenang itulah yang menjalankan fungsi no 1 dan 2 di atas. yang tidak rutin biaya yang bersifat investasi dan disebut biaya pembangunan. kabupaten. Selanjutnya. Asas Penyusunan Anggaran Anggaran negara disusun berdasarkan asas-asas tertentu misalnya : 1. Asas universalitas = asas brutto (jumlah anggaran belanja ditetapkan secara bulat tanpa dipotong). penyusunannya harus menggambarkan obyek yang dibiayai). Asas pemerincian (rincian anggaran disesuaikan dengan fungsi kegiatan yang dijalankan oleh tiap organisasi pemerintahan. Komponen belanja yang direncanakan akan dikeluarkan oleh pemerintah guna melakukan kewajiban negara. serta lembaga ABRI/POLRI di bawah Panglima yang menguasai keuangan negara atas angkatannya masing-masing. Pengeluaran rutin menyangkut pengeluaran yang bersifat konsumtif dan operatif. Ia dalam menjalankan tugasnya sehari-hari dibantu oleh Kepala Kantor Perbendaharaan Negara yang berdomisili di setiap propinsi. 2. Mereka yang bertindak sebagai Badan Otorisasi keuangan negara. Komponen pendapatan yang diharapkan untuk menutup belanja. . pengaturan dasar seperti ini bertujuan agat tidak terjadi defisit).

Perbekalan berkaitan erat dengan masalah penyediaan bekal berupa barang. denda. dan perawatan serta penyingkiran barang-barang keperluan kerja. peralatan kantor. atau perlengkapan untuk membantu pencapaian tujuan suatu usaha kerjasama. Penerimaan dalam negeri meliputi : pendapatan dari sector minyak bumi. Perbekalan Ilmu perbekalan (logistik) yang termasuk dalam cabang ilmu administrasi membahas tentang kegiatan perencanaan.45 Jadi. pengadaan. dan lain-lain. Bekal berarti barang atau uang persediaan untuk digunakan dalam perjalanan. Fungsi perbekalan berpedoman pada kegiatan : . Fungsi perbekalan untuk menyediakan informasi tentang kebutuhan perbendaharaan kantor yang terdiri dari perabot kantor. belanja pemeliharaan. biaya bantuan proyek dan juga anggaran belanja yang mengantisipasi hutang pemerintah (public debt). Dalam bahasa Inggris disebut supply. sedangkan hutang luar negeri disebut foreign debt. pengaturan menggunakan peralatan/perlengkapan (operasional) kerja. iuran. komponen APBN meliputi belanja pegawai. 7. pengendalian. belanja barang. Penerimaan bukan pajak meliputi : penerimaan hasil bersih perusahaan negara. belanja subsidi daerah otonom. pengimpanan. penerimaan dari retribusi. dan perlengkapan kantor. milik pemerintah. kemudian menutupnya dengan menetapkan anggaran pendapatan dari sumber-sumber penerimaan negara. dan penerimaan di luar sector minyak yang utama adalah pajak dan bukan pajak. perabot. Komponen Anggaran Pendapatan Negara Penerimaan negara diperoleh dari dalam negeri dan luar negeri. gas alam. Ketika pembuatan APBN pemerintah menetapkan pengeluaran yang dibutuhkan dalam bentuk belanja negara terlebih dahulu. peralatan.

Rencana penimbunan. namun sesuai kebutuhan. why. meliputi penetapan alokasi dana khusus untuk persediaan pengadaan barang perbekalan. antara lain : a.46 1. meliputi : a. sehingga barang-barang tersebut mampu mendukung kegunaan usaha mencapai target keuntungan yang maksimal. 2. 3. Adapun anggaran perbekalan itu itu hendaknya disusun sekurang-kurangnya berisi anggaran pembelian. • Sewa. Kualitas barang lebih diutamakan. penelitian dan pengembangan. Rencana penghapusan barang perbekalan. Adapun langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pengadaan perbekalan. menerima hibah/hadiah. misalnya membeli. pendistribusian. menyewa atau membuat sendiri). how much. where. penyimpanan. b. Barang tidak perlu mewah. meminjam. penyaluran. yaitu : . pemeliharaan. who. Barang/perlengkapan hanya digunakan pada musim fluktuasi kerja memuncak. c. Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan memperhatikan rumus 5 W dan 2 H (what. adalah pemenuhan kebutuhan barang perbekalan dengan berbagai cara. hibah Sewa dapat dilakukan bila : a. dan penyerahan barang-barang perbekalan. pinjam. memperbaiki/membuat • Pembelian Beberapa prinsip yang perlukan dipahami dalam melakukan pembelian barang perbekalan. hadiah. d. Rencana pemeliharaan barang perbekalan. Penganggaran. c. perbaikan. sendiri. Pengadaan. menyewa. how). Harus sesuai dengan rencana pengadaan dan fungsinya bagi unit pemakai. b. when. Rencana pengadaan barang (membeli.

• Membuat/memperbaiki barang perbekalan Membuat pertimbangan : a. d. c. jangka waktu kegunaannya imbang dengan biaya perbaikan. b. Kalau hibah/hadiah merupakan pemberian cumacuma dari organisasi yang lain. sarana. Sedangkan peminjaman dilakukan pada instansi lain dalam kaitan adanya kerjasama. maupun manusia.47 b. dan biaya operasional. Membeli barang baru jauh lebih mahal disbanding membuat sendiri. kegiatan ini membutuhkan ruangan agar barang itu tetap aman dari kerusakan yang disebabkan oleh alam. Sedangkan kegiatan memperbaiki dilakukan organisasi dengan alasan yaitu : a. Pembuatan sendiri dilakukan untuk melatih teknisi dalam negeri. binatang. Barang yang diperbaiki. Tersedianya bahan baku yang cukup. Tersedianya tenaga yang produktif untuk membuat sendiri. Harga peralatan sangat tinggi dan sangat dibutuhkan. Biaya perbaikan jauh lebih murah disbanding membeli barang baru. c. Pengumpulan/penggudangan/penyimpanan. c. tetapi suku cadang dapat diperoleh dengan mudah. guna penyediaan ruangan (gudang). Peralatan yang diperbaiki sudah tidak diproduksi lagi. Contoh skema jenis gudang sesuai kondisi ruangan yang dimiliki : barang sendiri dilakukan organisasi dengan . Sehingga memerlukan dana. 4. b. Peralatan tersebut langka.

dengan ciri-ciri tidak memiliki atap. dengan ciri-ciri beratap. cirinya : bangunannya beratap. untuk menyimpan barang perbekalan agar tahan lama (bertahun-tahun).48 T erbuka Semi T er tutup/Lumbung (open shed) T ransit T er tutup S er baguna Kedap udara Pendingin GUDANG Bertangki k er ing T ahan api Igloo (bahan peledak) Keterangan : a.  Gudang serbaguna. misalnya : yang akan dimuat di kapal. lantainya tanah atau yang diratakan saja. dan belakang. berdinding kiri. kanan. kanan. b. lantainya diratakan atau diaspal. terdiri dari 2 ruangan : .  Gudang pendingin. pangkalan udara atau pangkalan truk.  Gudang kedap udara. lori. umumnya berlokasi dekat pelabuhan.  Gudang terbuka diolah. berdinding samping kiri. lori. untuk menampung barang yang tidak mudah rusak karena pengaruh cuaca :  Gudang terbuka tidak diolah. Gudang terbuka. forklift). Gudang tertutup. stasiun kereta api. Gudang semi tertutup disebut lumbung (open shed). cocok untuk transit barang. c. gudang kereta api. biasanya bersusun/bertingkat dengan sarana pengangkut (troli. dan pengungkit katrol. truk. tertutup rapat sehingga harus menggunakan AC. berwujud padang luas dibatasi pagar. dan belakang :  Gudang transit untuk menimbun barang yang akan dipindah ke tempat lain.

metode penyimpanan. Pendistribusian barang perbekalan adalah kegiatan bongkar muat dari gudang sampai pemakai barang. misal : jenis minyak cat. misal : penyimpanan senjata. Prosedur pelaksanaan dan pengangkutan (kesiapsiagaan petugas pengangkut. bom. Gudang tahan api.ruangan pendingin (sejuk) . mengawetkan makanan) d. dan sebagainya. c.49 . mesin. Untuk menyimpan bahan peledak. kemudahan pengurusan dokumentasi barang). dan denah tempat penyimpanan yang jelas. bahan kimia yang mudah terbakar. kode lokasi barang. ketertiban administrasi. Prosedur penatausahaan barang perbekalan (kedua fisik barang. hendaknya memperhatikan lokasi tempat penyimpananannya. dan jalur transportasi. f. ruangan yang tersedia. Pencarian kembali barang akan mudah ditelusuri kembali bila digunakan dengan peletakan barang. dan lain-lain supaya tidak mudah meledak. Gudang igloo. Gudang bertangki kering. .ruangan pembeku (menyimpan barang kimia yang mudah terbakar. roket. dibuat dari baja berlantai beton kuat untuk menyimpan barang persediaan masa puluhan tahun mendatang. seperti kubu orang Eskimo dibuat dari beton kuat beratap kubah kemudian ditimbun tanah tampak seperti gundukan tanah. penempatan barang seharusnya menggunakan pedoman barang yang pertama disimpan maka yang pertama juga dibongkar (first in first out / FIFO) 5. memiliki konstruksi bangunan yang mampu menahan serangan api. Selain itu. b. Prosedur penyampaian berita pengiriman barang (kesiapan penerima adalah pemakai barang). Kelancaran pendistribusian barang dipengaruhi : a. dinamit. cat. kelengkapan alat pengangkutan). untuk menyimpan barang api yang mudah menyala/terbakar. Pengaturan barang dalam gudang. e.

e. e. bertugas mendistribusikan barang perbekalan. Bagian pengadaan. d. kurang efektif. Spilage (barang yang disimpan busuk. Bagian penyaluran. c. 2. dan tidak menguntungkan lagi sehingga dihapuskan dan diganti yang baru). atau perampokan). Kecepatan. Absolute (dinilai kurang layak. kurang efisien. bertugas mengendalikan barang perbekalan dan mengadakan penghapusan bila barang perbekalan sudah tidak bermanfaat. 3.50 d. Faktor-faktor yang mempengaruhi penghapusan barang perbekalan adalah : a. 4. yang tidak dapat digunakan. antara lain : 1. . Kadaluarsa (sudah mengalami keausan/deteriorisasi atau barang yang umur masa berlakunya sudah kadaluarsa). berubah-ubah atau berkurang kualitasnya karena pengaruh alam). penggelapan. 5. f. b. dimanfaatkan untuk kegiatan unit instansi sendiri). kecekatan. Berikutnya kegiatan perbekalan setelah melakukan penyimpanan adalah kegiatan penghapusan barang perbekalan. bertugas menyimpan dan memelihara barang perbekalan. dan ketepatan proses bongkar muat dari atau ke awal pengangkutan dan kemana barang dalam perjalanan. Teknis ekonomis (secara teknis dan ekonomis sudah tidak bermanfaat atau tidak menguntungkan). Bagian inventarisasi dan penghapusan. Bagian analisis kebutuhan perlengkapan. Bagian penyimpanan dan pemeliharaan. Di dalamnya pun terdapat lima organisasi perbekalan. Surplus (kelebihan barang. diartikan sebagai tindakan yang dilakukan berdasarkan atas prosedur dan tata cara perbekalan guna meniadakan barang dari daftar inventaris. Kehilangan (karena pencurian. Tenaga pelaksana pendistribusian. bertugas mengusahakan agar ada persediaan perbekalan. bertugas sebagai badan perencanaan perbekalan/perlengkapan.

h. dan menyempurnakan kondisi barang. Kegiatan akhir yakni pemeliharaan barang perbekalan (maintenance) adalah usaha/proses memperpanjang umur kondisi barang dan menjaga daya tahan dan daya guna barang perbekalan agar tetap maksimal. Menurut Ensiklopedi. Dalam humas dibedakan menjadi 2 hubungan yakni : . memperbaiki. atas dasar bukti pidana/perdata). Istilah tersebut lahir di negara Amerika. Tahap perencanaan b. Humas Unsur terakhir yang menjadi bagian dari ilmu administrasi adalah ilmu hubungan masyarakat (humas) yang memiliki pokok bahasan tentang kegiatan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat sekitar. dirampas. Pada tahun tersebut. Ekses (kelebihan barang dalam suatu unit tidak dapat digunakan untuk unit itu sendiri tetapi dapat dimanfaatkan pada unit yang lain).51 g. Barang tak bertuan (penumpukan barang yang tidak jelas pemiliknya dan tidak diurus oleh pemiliknya). humas diistilahkan public relation tetapi masih dihubungkan dengan istilah foreign relation (hubungan internasional). Tahap pasca pemeliharaan Sedangkan cara yang dilakukan dalam pemeliharaan misalnya : merawat. Tahap pelaksanaan c. Barang rampasan (barang yang disita. humas berasal dari bahasa Inggris yakni public (masyarakat) dan relation (hubungan). Asal mula kata humas dipromosikan oleh Thomas Jefferson tahun 1804 pada suatu kongres. 8. humas adalah kegiatan organisasi menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi dengan public yang berkepentingan untuk mendapat dukungan secara sukarela. Dari segi etimologis. i. Tahap pemeliharaan dilakukan melalui : a.

nama. mempertahankan sdm yang produktif dan loyal) Hubungan eksternal dikelompokkan menjadi : • Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations) • Hubungan dengan jawatan pemerintahan (Government relations) • Hubungan dengan pers/wartawan (Press relations) • Hubungan pimpinan dengan pelanggan . Hubungan eksternal Hubungan yang dilakukan organisasi dengan masyarakat di luar organisasi yang bersangkutan untuk memperoleh citra perusahaan baik di mata masyarakat ditinjau dari organisasi. Hubungan ini dilakukan dengan cara mengadakan : • Rapat • Pengumuman • Majalah/Buletin intern • Rekreasi • Laporan 2. hubungan yang harmonis. Hubungan internal Hubungan antara pimpinan dengan bawahan yang harus diterima terus menerus untuk kelancaran tugas maupun kepentingan pribadi sehingga tercita suasana kerja yang menyenangkan.52 1. dilakukan dengan cara : • Mencari pelanggan • Memperkenalkan produksi • Mencari modal dan hubungan • Memecahkan persoalan yang dihadapi organisasi • Memperbaiki hubungan dengan serikat kerja/SPSI (pemogokan sdm. saling pengertian dan saling kerjasama baik dalam hubungan vertikal maupun horisontal. maupun produk yang ditawarkan.

Mengadakan riset Yaitu mengadakan penelitian baik ke dalam maupun ke luar instansi misalnya : . instansi mana yang sekiranya akan dijadikan obyek kegiatan. Hasil akhir Untuk hasil akhir dipergunakan menilai apakah kegiatan tersebut sesuai dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat. Memberikan saran kepada pimpinan Jika rencana kegiatan yang dilakukan sudah tepat dan dapat diterima oleh massa. . kegiatan humas merupakan proses kontinu yang selalu berusaha menyempurnakan kegiatan dari tugas.Riset ke dalam berupa penyelidikan kegiatan unit-unit instansinya yang menemukan dan menyimpulkan fakta-fakta yang diperlukan. 4. misalnya mengadakan publisitas dengan menggunakan media massa.53 • Hubungan organisasi dengan organisasi yang lain (studi banding. . surat menyurat) Pada pokoknya dalam pelaksanaan proses kegiatan humas meliputi 6 tahap yaitu : 1. Mempersiapkan dan merencanakan riset Merencanakan berarti memilih dan menghubungkan fakta yang satu dengan fakta yang lain. 2. Pelaksanaan riset Setelah rencana dan alat dipersiapkan maka proses selanjutnya adalah pelaksanaan mengadakan kegiatan. 3. 6.Riset ke luar untuk mendapatkan gambaran siapa. pertemuan dengan pihak ketiga. Mengadakan pengecekan tentang tanggapan masyarakat 5. pembangunan. kemudian melanjutkan tindakan untuk memperkirakan masa depan agar perencanaan dapat tercapai maka harus dipersiapkan segala fasilitas yang diperlukan untuk melaksanakan rencana kegiatan tersebut.

komunikator menyampaikan pesan kepada komunikator secara perseorangan.54 Jika terjadi hubungan komunikasi dari human relation. Pola pohon (Tree pattern) A B C D E F Pola ini sering disebut dengan pola perantara. Pola ini individu terlibat penyampaian pesan kepada orang lain. Kebaikan pola ini karena tidak membutuhkan media. biasanya dalam bahasa Jawa diartikan gethuk tular. dan komunikasi itulah yang menjadi dasar dari pola humas. kemudian pesan tersebut disampaikan ke pihak lain begitu juga seterusnya. kemungkinan besar akan terjadi pemalsuan pesan atau secara sengaja ataupun tidak mengubah isi pesan dimana timbul gossip/issu karena tidak menjamin pesan yang disampaikan. Jika menerapkan pola ini. dalam hal ini yang bertindak sebagai perantara adalah B. Pola mata rantai (Chain pattern) A B C F E D Pola ini sering kita temukan dalam kehidupan sehari-hari. kemudian komunikan . 2. Pola ini. antara lain : 1.

3. Pola roda atau bintang (Wheel or Star pattern) B C A D Pada pola ini.55 bertindak sebagai komunikator menyempaikan pesan kepada kelompok komunikan yang lain. A bertindak sebagai komunikator yang menyampaikan pesan kepada komunikan. 4. Yang menjadi humas biasanya si B karena orang yang menyampaikan ingormasi secara timbal balik. komunikasi yang dilakukan dapat efektif dan efisien sehingga pesan yang disampaikan mudah menimbulkan umpan balik (feed back) yang lebih akurat sesuai dengan pesan komunikator karena pola ini adalah pola perbaikan dari roda atau bintang. E . Pola roda atau bintang yang idsempurnakan (Improved wheel or star pattern) E B C A D Dalam pola ini. Komunikan dalam pola ini adalah sebagai anggota kelompok dan tidak saling berkomunikasi. Dalam pola ini tidak terjadi komunikasi.

yang termasuk adalah : • Media visual. Media ini digunakan dalam E . • Media auditif. plakat. adalah media yang dapat didengar. contoh : film. menimbulkan rasa bosan. Pola terbuka (Open structured pattern) B C A D Dalam pola ini. yang termasuk jenis media ini telepon. perlu adanya waktu yang cukup guna menafsirkan pengertiannya. usaha public relation akan lebih banyak dikerjakan oleh orangorang yang terpilih pada organisasi tersebut. maka media humas pun dibedakan menjadi 2 yakni : 1. Media komunikasi ekternal. Kelemahanya : kemungkinan timbul gangguan yang tidak diinginkan. Dalam perkembangan kehidupan sosial ekonomi masyarakat Indonesia yang makin maju. biaya yang dikeluarkan lebih murah. Karena hubungan masyarakat terdapat 2 hubungan yakni hubungan internal dan eksternal. brosur. pameran. setiap anggota dapat saling menggunakan daya nalarnya dalam menanggapi pesan dari komunikator. dsb. Pola ini terbaik dari pola humas yang lain. pembuatan dan penggunaannya lebih mudah.56 5. dsb Keuntungannya : menghemat waktu dan tenaga. informasi yang disampaikan lebih jelas. radio. Komunikator dan komunikan dapat terlibat dalam komunikasi tanpa ada perantara yang lebih tepat (komunikasi langsung). tape recorder.

6. Mengusahakan agar organisasi dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan public yang sebenarnya. kunjungan. adalah media yang dapat dilihat dan didengar. biasanya dilakukan hanya antara pimpinan dengan bawahan contohnya rapat. majalah. • Media cetak. pertemuan. 3. 5. contohnya surat kabar.57 komunikasi antar personal yang biasanya banyak digunakan di lingkungan kantor. tabloid. Mempertahankan reputasi/nama baik organisasi dan menangkis serangan yang bermaksud menjatuhkan nama perusahaan. Media komunikasi internal. Membantu kelancaran komunikasi di dalam dan di luar organisasi. 4. seminar. Memberi penjelasan tentang hasil produksi baik berupa barang maupun jasa dari organisasi yang bersangkutan. contohnya televisi. 2. dsb. kunjungan. Media ini bisa disampaikan melalui faximile. adalah segala barang cetak. 2. Memberi penjelasan tentang kebijaksanaan pimpinan organisasi yang penjelasannya dititikberatkan bahwa penjelasan itu dapat dipertanggungjawabkan. brosur. bulletin. Perwujudan kegiatan humas dalam organisasi adalah : 1. dsb. wawancara. . Membantu public untuk menentukan dan mengetahui kebutuhan yang sebenarnya. dsb. • Media audio visual. pertemuan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful