13

BAB III UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
1. Organisasi Ilmu organisasi menjadi salah satu cabang dari ilmu administrasi, yang memiliki pokok kegiatan mengelompokkan personil dan menyusun kerangka kerja, menjalin hubungan kerjasama antar personil. Organisasi merupakan kesatuan kerja yang disusun melalui suatu peraturan sebagai wadah dalam menjalankan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Organisasi sendiri memiliki 2 sifat utama, yakni : 1. Bersifat statis Organisasi merupakan wadah dalam melakukan pembagian tugas dan wewenang, secara struktural dan fungsional menempatkan individu sesuai keahliannya. 2. Bersifat dinamis Organisasi merupakan pembagian tugas dan wewenang serta adanya komunikasi dalam menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dari pengertian di atas, organisasi memiliki unsur-unsur pokok yang menyebabkan timbulnya organisasi, yaitu : 1. Adanya pembagian tugas. 2. Adanya kerjasama. 3. Adanya tujuan yang telah ditentukan. Perbedaan administrasi dengan organisasi yaitu : Administrasi 1. Mencakup proses, fungsi, personil sebagai pelaksana. dan Organisasi 1. Sebagai wadah melaksanakan kegiatan sesuai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

14

Administrasi 2. Di dalamnya ada pengorganisasian dari proses, fungsi, dan personilnya. 3. Tidak hanya melaksanakan pengorganisasian, namun mencakup proses perencanaan, pengawasan, dan sebagainya.

Organisasi 2. Bagian dari administrasi. 3. Menekankan pada pengorganisasian dari segi proses, fungsi, dan personil-personilnya.

Dalam menyusun kerangka organisasi, beberapa ahli hampir memiliki persepsi yang sama membuat konsep tentang prinsip-prinsip organisasi, antara lain : 1. Perumusan tujuan (principle of goals) 2. Pembagian tugas (principle of specialization) 3. Pengkoordinasian (principle of coordination) 4. Rentang pengawasan (principle of span control) 5. Kontinuitas (principle of continuity) Adapun beberapa hal penting yang harus dipelajari pada ilmu organisasi, meliputi : 1. Type organisasi • Organisasi garis Organisasi ini diprakarsai oleh Henry Fayol, dimana biasa disebut dengan organisasi lini, lurus, maupun militer karena bercirikan : a. Dipakai pada tingkat organisasi yang sederhana. b. Tidak ada staff ahli. c. Wewenang dan tanggung jawab secara verrtikal dari pimpinan ke bawahan. d. Kekuasaan dan tanggung jawab sepenuhnya pada pimpinan. e. Pemilik organisasi merupakan top manajemen. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis :

15

a. Kesatuan perintah sangat jelas. b. Pimpinan dan bawahan, masing-masing memiliki wewenang dan tanggung jawab yang sangat jelas. c. d. e. Semua perintah yang diberikan pimpinan, dapat dengan mudah dan cepat berjalan. Disiplin. Pimpinan dapat melakukan koordinasi dan supervisi, sehinggan mudah dilaksanakan dan diketahui bawahan. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis : a. Dalam pengembangan keahlian pegawai dibatasi bahkan tidak dapat dipraktekkan secara linier. b. Pimpinan bersikap otoriter. c. Tidak ada pembentukan unit-unit organisasi • Organisasi staff Staff merupakan orang yang ahli dalam bidangnya, dan pada organisasi ini mereka berfungsi memberikan sumbangan pemikiran, ide, saran ataupun nasehat kepada pimpinan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. • Organisasi garis dan staff Organisasi ini merupakan gabungan dari organisasi garis dan staff. Organisasi ini diprakarsai oleh Horrington Emperson yang dipraktekkan di perindustrian. Sedangkan staff, memiliki kedudukan setingkat dengan pimpinan. Organisasi garis dan staff bercirikan : a. Bersifat kompleks. b. Pimpinan memiliki wewenang memerintah bawahan. c. Dalam kelancaran tugas, pimpinan dibantu staff ahli.

16

d. Staff ahli bertugas memberikan saran dan bantuan kepada pimpinan, namun bukan memberikan perintah. e. Staff ahli dimanfaatkan melaksanakan pekerjaan secara efisien dan efektif. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis dan staff : a. Pembagian tugas pada kelompok garis dan staff sangat jelas. b. Disiplin dalam bekerja. c. Adanya koordinasi antara pimpinan dan staff. d. Fleksibel dalam bekerjasama. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis dan staff : a. Bawahan seringkali membuat persepsi bahwan saran/nasehat dari staff merupakan perintah dari pimpinan. b. Terkadang pimpinan melupakan keberadaan staff, sehingga diabaikan mereka. • Organisasi fungsi Organisasi fungsi diprakarsai oleh F. W. Taylor (functional type of organization), diterapkan pada pabrik tempat beliau bekerja. Perintah dari pimpinan ke bawahan berjalan melalui kepala bagian. Masing-masing kepala bagian diberi tanggung jawab kepada bawahannya. Organisasi fungsi bercirikan : a. Kekuasaan tidak berjalan secara langsung. b. Tiap kepala bagian memiliki beberapa bawahan. c. Tiap kepala bagian merupakan orang yang ahli dalam bidangnya. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi fungsi : a. Pembagian tugas akan tenaga pikir dan tenaga fisik (spesialisasi) sangat jelas.

Majelis. Badan. Hak. c. • Organisasi panitia Organisasi ini sering digunakan melalui beberapa istilah seperti Dewan. Komite. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. c. tanggung jawab. Organisasi panitian bercirikan : a. Keselarasan pemikiran sehingga antisipasi akan tindakan yang ceroboh. c. Oleh sebab itu. dan wewenang yang sama untuk anggota. Kerjasama yang sangat kuat. Senat. pimpinan dari organisasi ini secara bersama-sama namun tetap ada ketua panitia. d. Keputusan bersifat demokratis karena dimusyawarahkan. dan tanggung jawab yang sama. Kesatuan komando kurang tegas.17 b. b. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi panitia : a. Timbul perselisihan anat pimpinan karena permasalahan tanggung jawab. Kesatuan wewenang. G. Terry sebagai pemrakarsa organisasi ini menyatakan bahwa panitian merupakan sekelompok orang-orang yang terpilih untuk bersama-sama membahas masalah yang ada pada organisasi. Anggota memiliki hak. R. wewenang. b. kepala bagian dan bawahan dalam satu fungsi mudah dilaksanakan. Anggota diklasifikasikan berdasarkan tugas yang akan dilaksanakan pada kegiatan. b. Seluruh anggota menjadi pimpinan. Tugas pimpinan dilaksanakan bersama anggota. Menghemat biaya perekrutan staff. Satgas. Proses pengambilan keputusan membutuhkan waktu yang lama. Koordinasi pimpinan. dan Team. .

Rincian dari tugas-tugas setiap unit kerja (job description). Keputusan kurang obyektif karena bersifat kompromi. jabatan. luas maupun ruang lingkup organisasi. Isi. sehingga beberapa hal penting yang terkandung di dalamnya yaitu : a. bentuk bagan organisasi dapat dibuat berdasarkan tipe organisasi. c. dan tanggung jawab mengalir dengan jelas dari pimpinan sampai ke bawahan. wewenang. Pengeluaran biaya yang tidak terkendali (boros). c. selanjutnya disusun ke bawah. b.18 b. Bagan organisasi Bagan organisasi menjadi alat informasi mengenai struktur organisasi. pangkat dan golongan bila ada. d. sehingga ada permasalahan saling menuduh. antara lain : a. Nama. Menurut para ahli seperti Keith Davis dan Henry Hodges. Bentuk vertikal Saluran perintah. Aliran komando dan tanggung jawab dari pimpinan ke bawahan atau sebaliknya. d. Disusun hanya dengan dua bidang satuan organisasi yang sejajar dekat dengan pimpinan. Tanggung jawabanggota tidak penuh. 2. Contoh gambar : .

sehingga diterapkan pada organisasi garis (lurus). Contoh gambar : c. Bentuk piramida Disusun dengan mudah. wewenang. Bentuk piramida terbalik Bentuk ini merupakan dasar dari piramida di atas. Contoh gambar : . wewenang dan tanggung jawab disusun mendatar (menyamping arah kiri ke kanan) dari pimpinan sampai bawahan. dan tanggung jawab pimpinan kepada bawahan dimulai dari arah bawah ke atas. Kreasi bentuk ini pada dasarnya sama dengan piramida biasa. Contoh gambar : d. Lebih tepat diterapkan pada organisasi fungsi. namun dibuat terbalik dimana saluran perintah. Bentuk horizontal Saluran perintah. sederhana dan jelas berdasarkan tingkatan pada tiap satuan tugas organisasi.19 b.

Karena jenjang organisasi tidak jelas. dan tanggung jawab. Bentuk setengah lingkaran dan bentuk telur dengan garis-garis Kreasi bentuk ini merupakan variasi dari bentuk dasar lingkaran.20 e. wewenang. Satuan tugas disusun hanya dengan menggambar kotak dan garis-garis pada saluran perintah. Contoh gambar : f. Bentuk lingkaran dengan kotak-kotak Susunan bentuk ini menekankan pada hubungan di antara satuansatuan organisasi. Contoh gambar : . maka sangat cocok hanya untuk jenjang tingkat atas (pimpinan) saja.

Bentuk lukisan Saluran perintah. menggunakan kata maneggiare kemudian bahasa Italia menggunakan kata maneggio. serta mengerahkan segenap fasilitas kerja. Manajemen Ilmu manajemen termasuk cabang dari ilmu administrasi dengan memulai kegiatan merencanakan. membimbing. Dari kedua bahasa . dan tanggung jawab terbaca secara jelas melaui objek (gambar asli/lukisan) dari pimpinan maupun bawahan. Secara etimologis.21 g. wewenang. Contoh gambar : Dew an K omis ar is Dir ek t ur B agian P e njuala n P engangk utan W ak il Dir ek tur L apanga n Miny ak (P er tambanga n) P eny ar ingan & P engolahan P ompa B ens in 2. membina. dan mengawasi sekelompok personil. Dimulai dengan bahasa Latin. manajemen berasal dari beberapa beberapa bahasa yang turun temurun. mengorganisasikan. menggerakkan.

Menunggang kuda (to train a horse) 3. misal menggunakan kata manajemen. Membuat putaran kerja (rolling) antar pegawai e. Beberapa pemrakarsa manajemen secara urut diawali oleh : 1. Efisiensi kerja dalam mencapai tujuan. b. rumah. Pembagian kerja yang jelas (job description & job specification). penggunaan istilah management bermacammacam namun kandungan yang termaktub sama. bank. Charles Babbage Pada tahun 1792 – 1871. c. Buku tersebut membahas tentang kinerja pegawai yang menekankan pada : a. ketatalaksanaan. dan sebagainya. pengelolaan. Membuat jadwal istirahat pegawai dalam bekerja. d. dan sebagainya. Jadi. Rumah tangga (house keeping) 2. Sedangkan di Indonesia. Akhirnya berkat sumbangsih pemikiran dari pemrakarsa manajemen lahirlah konsep-konsep nyata manajemen. sarjana matematika tersebut meneliti sekaligus menjadi sebuah buku dengan judul The Economy of Machinary & Manufactural. Perencanaan menentukan anggaran kegiatan dalam proses produksi. Manajemen sebagai salah satu unsur dasar dari administrasi yang merupakan anak cabang dari ilmu sosial. management disimpulkan suatu seni dalam menjalankan kegiatan pada organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kata manage memiliki makna : 1. sebenarnya sejak zaman sejarah dahulu kala tanpa sengaja (dirasakan) manusia telah melakukan proses dari manajemen. pembinaan. kepemimpinan. . pengurusan. Mengatur dan mengawasi (to direct and control) Makna di atas menjadi penerapan dalam kehidupan sehari-hari di segala bidang seperti di sekolah.22 tersebut. bahasa Inggris menggunakan kata manage yang kemudian biasa disebut dengan management.

Frederick Winslow Taylor Setelah Charles Babbage belum menuai hasil. W. Tahap human relation Tahap berikutnya tahun 1945. Pembagian tugas kerja (organisasi fungsional). dalil. pengembangan ilmu menekankan pada hubungan antar manusia baik secara formal maupun informal agar tercipta keharmonisan. Hasil penelitian yang meluas tersebut membahas tentang : a. rumus) direvisi lagi agar memiliki kekuatan teori dan para ahli yang telah mempelajari mendapat gelar kesarjanaan secara resmi dari lembaga perguruan tinggi. sehingga ada solusi untuk mencapai tujuan organisasi. d. d. Manajemen perusahaan. Tahap konsolidasi Tahun 1930. Prinsip-prinsip manajemen ilmiah. b. Semenjak itu. Tahap survival Tahun 1886 diawalinya Gerakan Manajemen Ilmiah. pada tahun 1856 – 1955 muncul sarjana pertambangan yang melanjutkan penelitian tersebut di perusahaan tempat F. c. Sehingga tahun 1886 tercetus Gerakan Manajemen Ilmiah dan disebut sebagai Bapak Manajemen Ilmiah. Taylor bekerja. sehingga tahap ini merupakan perjuangan para pemrakarsa agar manajemen menjadi salah satu cabang ilmu pengetahuan. Tahap behaviouralisme Tahun 1959. b. Penelitian dilakukan dengan pengamatan (trial & error) pada kasus yang ada. System ban berjalan (perputaran).23 2. manajemen termasuk cabang ilmu pengetahuan sehingga konsep-konsep manajemen (prinsip. c. ilmu manajemen lahir melalui beberapa tahap yakni : a. . berkembang ke arah perilaku manusia dalam bersikap.

b. Efektif (pendayagunaan waktu yang setepat-tepatnya). Uraian di atas merupakan sejarah munculnya manajemen oleh para pemrakarsa dan selanjutnya bermunculan para ahli dengan berbagai konsep manajemen dan secara resmi diterapkan di Indonesia. 3. organizing. commanding. f. c. controlling (POCCC). pihak-pihak yang berkepentingan dapat mengambil kebijaksanaan lebih akurat dan cepat. coordinating. dan sebagainya. adanya robot yang mengambil alih tugas manusia sehingga efisiensi dan efektivitas tercapai. berhasil menyumbangkan pemikiran dengan judul General & Industrial Management yang membahas tentang : a. ilmu manajemen pada perguruan tinggi mulai difokuskan pada spesialisasi bidang studi seperti manajemen sumber daya manusia. Fungsi manajemen planning. b. ilmu manajemen berkembang luas dengan mengkolaborasikan diri dengan software-software yang disediakan komputer agar dalam proses manajemen. Hal ini berdampak. Henry Fayol Pada tahun 1841 – 1925. 14 prinsip umum manajemen. manajemen pemasaran. Tahap platinum Tahun 2000. manajemen kinerja.24 e. Efisien (pendayagunaan antara pemasukan dengan pengeluaran). Tahap matematika Tahun 1990. Agar tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai secara : a. sarjana pertambangan dari Perancis yang juga mendapat sebutan Bapak Administrasi Modern. konsep manajemen lebih matang dan didukung dengan peralatan teknologi modern seperti komputer untuk mengolah data yang akurat. Pembagian kerja (organisasi garis/lini/lurus). .

dapat disimpulkan bahwa : • Administrasi merupakan proses penetapan kebijaksanaan dan tujuan dari organisasi. Manajemen puncak (Top management) b. dibagi dalam 3 tingkatan yaitu : a. pemberian ide. Materials (perlengkapan pendukung/bahan-bahan) e. Ilmu yang membahas mengenai kegiatan menyampaikan berita. Manajemen bawah (Lower management) Hubungan antara administrasi. Methods (system kerja) d. dan manajemen merupakan satu kesatuan yang saling mengikat. yang bersifat timbal balik antara . Man (factor manusia) b.25 Maka manajemen didukung beberapa sarana yang mutlak harus ada. Manajemen madya (Middle management) c. Machines (peralatan teknologi/mesin) f. 3. dan gagasan dari seseorang kepada orang lain. • Manajemen menjadi proses pelaksanaan kegiatan pada organisasi dengan berdasarkan kebijakan administrasi. Money (anggaran) c. Market (pemasaran) Di dalam proses manajemen pun. organisasi. Komunikasi Ilmu komunikasi menjadi cabang dari ilmu administrasi yang sekarang dapat berdiri sendiri dan berkembang pesat dengan program studi yang bertalian. • Organisasi sebagai wadah yang menyusun dan menempatkan individu (the right man in the right place) yang melaksanakan kegiatan. yang disebut The Six M in Management. meliputi : a.

sebagai berikut : 1. disebabkan informasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan tidak jelas.26 pimpinan dengan pimpinan. Komunikan. Berita tidak jelas Berita menjadi salah satu komponen yang mutlak harus ada dalam komunikasi. Komponen yang terlibat dalam komunikasi ada 5 faktor yang berperanan. Hal ini disebabkan ada beberapa hambatan dalam komunikasi. informasi yang disampaikan harus jelas dimengerti komunikan. Sehingga komunikator sedapatnya mampu memilih sarana mana yang dirasa efektif dalam penyampaian informasi. baik secara formal maupun nonformal. jelas. atau bahasa 3. 2. pimpinan dengan bawahan. Sarana yang kurang memadai Demi tercapainya tujuan. Terkadang terjadi salah pengertian (miss communication) dalam komunikasi. adalah tanggapan dari komunikan (umpan balik). Komunikator. adalah pengertian yang disampaikan komunikator yang berupa lambang seperti gerakan. . adalah asal sumber informasi dikomunikasikan dengan bahasa yang sederhana . suara. Berita. Media. Sebab itu. sarana penunjang komunikasi harus memadai. adalah orang yang menerima berita dari komunikator. Informasi yang disampaikan berwujud bahasa baik lisan ataupun tulisan. Penggunaan bahasa yang kurang jelas Komunikasi berhasil bila informasi yang disampaikan dapat diterima dan dipahami. 3. 5. adalah sarana/tempat berlakunya lambang-lambang tersebut. Feed Back. antara lain : 1. 4. Dengan bahasa yang lugas. sinar. dan tepat akan semakin mudah dimengerti dan diterima oleh komunikan. 2.

dsb. penjelasan. petunjuk. laporan. Faktor lingkungan Berhasil tidaknya komunikasi. pengaduan. dsb. seminar. Komunikasi di dalam organisasi memiliki 2 bentuk yaitu : 1.27 4. Komunikasi tersebut berlangsung dua arah ( two way communication). Yang termasuk dalam komunikasi intern antara lain : • Komunikasi vertikal Adalah komunikasi yang berlangsung dari pimpinan ke bawahan (downward communication) atau dari bawahan ke pimpinan (upward communication). faktor lingkunganpun mempengaruhi. • Komunikasi horizontal Adalah komunikasi antara pimpinan dengan pimpinan atau bawahan dengan bawahan. dan bawahan dengan bawahan agar menciptakan kerjasama yang harmonis diantara para pegawai sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. saran. Dalam komunikasi ini digolongkan dalam 2 bentuk komunikasi yaitu : • Komunikasi formal Adalah komunikasi yang dilakukan organisasi dengan pihak luar melalui media yang resmi. Komunikasi ekstern Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak lain di luar organisasi. Wujud komunikasi seperti rapat dinas. Wujud komunikasi seperti wawancara dengan . informasi. lokakarya. Entah itu suara gaduh atau gangguan-gangguan teknis yang kadang-kadang muncul saat komunikasi berlangsung. pimpinan dengan pimpinan. 2. Wujud komunikasi seperti instruksi. Komunikasi intern Adalah komunikasi yang bersifat informal antara pimpinan dengan bawahan.

logis. dsb. untuk dipakai sebagai alat mengambil keputusan maupun pengamanan atau tindakan penyelamatan. Wujud komunikasi ini seperti memperhatikan sikap/perilaku anggota yang ada dalam organisasi. dan intuitif. • Komunikasi informal Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak luar secara tidak resmi. Informasi Sebagai cabang ilmu administrasi. dukungan. website. Berbagai jenis intellijens yang dikelompokkan dalam masing-masing bidang spesialisasi. jujur.28 pers. dan menyimpan berbagai keterangan obyektif yang diperlukan. ilmu informasi membahas tentang kegiatan menghimpun. penyelenggaraan pameran. Menurut Prof. Pimpinan biasanya membutuhkan intellijens yang secara otomatis termasuk orang-orang yang cerdas. penerbitan brosur. ilmu informasi terbagi menjadi 3 jenis ilmu antara lain : 1. menyebarkan. pemasangan iklan. hanya untuk menambah perhatian. Prajudi Atmosudirdja. mengolah. 4. Ilmu Intellijens Adalah ilmu yang tertua dan klasik karena sebelum Masehi atau zaman kerjaan telah diterapkan dan mempelajari sistem informasi yang diperoleh dari saluran/media yang sifatnya terbuka dan birokratis. misalnya : • Political intelligence • Government intelligence • Military intelligence • Business intelligence • Monetary intelligence • Industrial intelligence . dan kepercayaan pihak luar terhadap organisasi. mencatat. menggandakan. sistematis.

dengan dimulainya kertas atau perkamen atau papyrus sebagai alat mencatat informasi. yang akhirnya menjadi serentetan pekerjaan rutin yang dilakukan tata usaha. agar dapat mengisi lowongan pekerjaan biasanya syaratsyarat utama yang dibutuhkan organisasi antara lain : . antara lain : • Penerimaan • Pencatatan • Penggandaan • Penyimpanan • Pemilahan • Pengolahan • Pendistribusian 3. sebagai cabang dari ilmu administrasi.29 2. Ilmu Sistem Informasi Manajemen (SIM) Ilmu sistem informasi manajemen merupakan bentuk tata usaha modern yang mengkaitkan dengan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data untuk menghasilkan keputusan/kebijaksanaan. 5. Secara umum. ilmu personalia menekankan pada kegiatan mengatur dan mengembangkan tenaga kerja. Personalia Ilmu personalia (sumber daya manusia) berkembang pesat dan menjadi bahasan popular saat ini di kalangan masyarakat. ilmu tata usaha modern berkembang di Eropa pada abad ke 17. Sistem informasi yang digunakan pada ilmu ini berhubungan dengan pekerjaan kertas (paper work). Informasi yang disampaikan pada ilmu ini dapat besifat specified (berdasarkan keperluan) dan discretionary (pimpinan menentukan sendiri). Tetapi. Ilmu Tata Usaha Ilmu tata usaha bersumber dari zaman Mesir Kuno dan di Romawi Kuno.

dan respek terhadap lingkungan. 3. Sumber pegawai yang dapat direkrut mengisi lowongan. Kedua sumber tersebut diuraikan sebagai berikut : 1. ada yang berasal dari sumber intern maupun ekstern. Sumber tenaga kerja intern Sumber tenaga kerja dari dalam (intern) meliputi pegawai yang telah menduduki jabatan dan sudah pula terikat perjanjian kerja dengan organisasi tempat unit kepegawaian bernaung. Media yang dipilih diusahakan mampu menarik hati calon tenaga kerja untuk tertarik melamarnya. Mereka yang berasal dari organisasi sendiri dan hendak mengisi lowongan pekerjaan biasanya mendapat prioritas pertama asal memenuhi persyaratan yang ditentukan. Melalui pendidikan baik formal maupun informal menunjang kualitas hidup manusia. Ketrampilan Ketrampilan merupakan salah satu talenta atau nilai plus yang dimiliki oleh calon pegawai. Kepribadian Kepribadian merupakan watak dari pegawai yang menunjang keberhasilannya dalam bekerja. pegawai yang . Ketrampilan diperoleh melalui pendidikan formal maupun informal. bertanggung jawab.30 1. di era platinum ini pendidikan pascasarjana menjadi pilihan banyak orang untuk meningkatkan kualitas hidupnya. Bila terjadi lowongan pekerjaan dalam organisasi. Sehingga orang berbondong-bondong untuk bisa mengantongi ijasah pascasarjana. 2. maka unit kepegawaian memiliki tugas menyiapkan rekrutmen pegawai dengan menyebarkan informasi tersebut ke berbagai media. Nantinya diharapkan. ketrampilan tersebut dapat berkembang melalui kegiatan training yang diadakan organisasi. Informasi tersebut disebarluaskan agar diketahui pencari kerja. Namun. Namun. Kepribadian utama yang harus dimiliki pegawai adalah jujur. Pendidikan Latar belakang pendidikan menjadi syarat mutlak dalam rekruitmen pegawai. Terlebih lagi pemerintah mencanangkan minimal pendidikan adalah 9 tahun.

31 ditarik dari dalam kalau tidak dipilih dengan cermat dapat menjadi boomerang di kemudian hari. rekruitmen pegawai baik dari sumber intern maupun ekstern memiliki keuntungan dan kerugian. jumlah pelamar yang mendaftar kadang-kadang jauh melebihi jumlah yang dibutuhkan. karena pegawai mengusulkan kawannya dan secara langsung pegawai yang mengusulkan harus menjadi penjamin kualitas kawan yang diusulkan. baik ekstern maupun intern dapat bertindak aktif dan pasif. 2. dapat merugikan karena pegawai yang terpilih hanya ingin mencari pengalaman dan menyelidiki kondisi perusahaan selama masa percobaan. Sumber penarikan pegawai baik dari ekstern maupun intern. jika pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke organisasi. Akibatnya. Bagian rekruitmen melakukan penarikan pegawai. organisasi menginformasikan kepada pegawai untuk mengusulkan kawan dekatnya menempati jabatan yang lowong. melalui banyak saluran antara lain : 1. Kawan pegawai Jika terjadi lowongan pekerjaan. Berbeda dengan pegawai dari luar organisasi yang membuka persaingan bebas antar pelamar sehingga unit kepegawaian dapat memilih pelamar yang rata-rata tergolong baik untuk kemudian dibina menjadi pegawai yang baik. Jika hal itu terjadi. Dengan demikian. . Sumber tenaga kerja ekstern Rekruitmen pegawai dari luar akan memacu pelamar bersaing secara terbuka. Bila rekruitmen kurang cermat. Hal ini sudah biasa. Aktif berarti memanfaatkan berbagai saluran/media komunikasi untuk memperoleh tenaga kerja. Terlebih lagi bila hal tersebut dilakukan atas dasar system kawan (spoil system) karena dapat menimbulkan klik kepegawaian yang kurang sehat. bagian rekruitmen harus mampu menyeleksi secara ketat sehingga mendapatkan pegawai yang berpotensial sesuai persyaratan.

misalnya : sarjana kedokteran tergabung dalam IDI (Ikatan Dokter Indonesia).32 Namun. pegawai yang mengusulkan kawannya belum sepenuhnya menjadi penjamin kualitas kerja kawannya yang setaraf dengan dirinya. Organisasi profesi Rekruitmen pagawai menggunakan saluran melalui anggota organisasi profesi. nepotisme terjadi bila pegawai diterima karena ada hubungan saudara walaupun tidak memenuhi syarat. ada kecenderungan subjektifitas mendominasi. sekretaris tergabung dalam ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia). organisasi memberi kesempatan magang bagi siswa lembaga tersebut. 2. terkadang meletakkan diskriminasi misalnya pegawai mengusulkan kawannya yang satu suku. . kantor pemerintahan ini sampai pada tingkat kabupaten dan memiliki balai latihan sampai tingkat kecamatan. Depnaker Departemen tenaga kerja menjadi penghubung antara pencari tenaga kerja dan calon pegawai. Meskipun rekruitmen pegawai melalui kawan ini baik. Organisasi ini menjadi tempat yang dihuni orang-orang terlatih dan terdidik. bagian kepegawaian dapat memonitor siswa yang berpotensi untuk menjadi pegawai pada organisasi bila sudah lulus pendidikan. 3. dan lain lain yang dapat menimbulkan masalah di kemudian hari. Prinsip The Right Man In The Right Place diabaikan. Rekruitmen terkadang kurang murni. Kerabat pegawai Rekruitmen ini memprioritaskan pegawai yang memiliki hubungan saudara (nepotisme). Dalam kehidupan sehari-hari. Lembaga Pendidikan Rekruitmen melalui lembaga pendidikan dilakukan dengan cara. satu agama. Faktor keberuntungan pun menjadi pengaruh rekruitmen serupa. Saat itulah. 4. 5.

Kadang kala. Tetapi. Walk-in. Akhirnya. Organisasi dapat merekrut melalui leasing yang merupakan lembaga yang menyediakan tenaga ahli bidang tertentu. Leasing.33 6. pelamar dating secara kebetulan mencari pekerjaan. organisasi mengalami peningkatan pekerjaan sehingga kekurangan pegawai. Majalah/Koran dipilih terlebih dahulu untuk membatasi pelamar. . Iklan ini akan menarik minat pelamar. adalah iklan yang menyebutkan nama perusahaan. Jenis iklan Blind Advertisement. dana. Iklan Rekruitmen pegawai melalui iklan dapat dicetak pada majalah atau Koran. tetapi bagian kepegawaian pun tetap harus menyediakan waktu. Rekrutmen itu bersifat kebetulan saja sehingga disebut Walk-in. organisasi mendapat pegawai yang datang sendiri ke kantor organisasi tersebut. Lembaga ini memiliki tenaga ahli dari berbagai disiplin ilmu yang siap menyelesaikan pekerjaan sesuai permintaan. Open house Suatu ketika. bila tidak diperlukan dimusnahkan. Jenis iklan Want Advertisement. data tersebut disimpan dengan masa tertentu. Pemanfaatan leasing ini menguntungkan organisasi karena organisasi mendapat pegawai yang bermutu dan terhindar dari pembayaran seperti tunjangan-tunjangan pada pegawai tetap. 7. Ada 2 jenis iklan yaitu Want Advertisement & Blind Advertisement. cara melamar. dan tenaga untuk menyeleksi pelamar. bagian kepegawaian merekrut pegawai dengan system pegawai lepas atau berdasarkan kontrak kerja saja ( parttime job). dan data pelamar sendiri oleh organisasi disimpan sebagai arsip yang sewaktu-waktu bila perusahaan membutuhkan pegawai dapat informasi dari file tersebut. dan syarat-syarat pelamar. adalah iklan yang tidak menyebutkan nama perusahaan dan diganti dengan nomor iklan koran/kotak pos. kemudian ditawarkan atas dasar kontrak kerja.

2. penginapan. pengetahuan. Masalah seleksi pegawai meliputi : 1. Tes yang umum digunakan ada dua yaitu tes tertulis dan tes lisan. 3. Umumnya. Open house menguntungkan karena organisasi tidak perlu menyediakan transportasi. Sedangkan pelamar pun harus menunjukkan sejelas-jelasnya baik talenta maupun kepribadiannya agar dapat menarik simpati pewawancara. Untuk itu bagian kepegawaian harus menyiapkan dan melaksanakan program khusus dengan uraian sebagai berikut : 1. masa percobaan dilalui selama 3 bulan atau lebih. Tujuan latihan masa percobaan . sebab seleksi ini menitikberatkan pada kebenaran informasi dari surat lamaran dan dokumen-dokumen pendukung si pelamar.34 Selain cara-cara di atas. terakhir rekrutmen dengan cara yang disebut Open House. dan sebagainya terhindar dari pemborosan waktu yang digunakan pegawai untuk pergi/pulang kantor. dan sikap pelamar. Masa percobaan menjadi batu loncatan sebagai awal keberhasilan karier pegawai di kemudian hari. akan melalui tahap masa percobaan (trainee). kepribadian. Wawancara Wawancara menjadi bagian penting dari seleksi pegawai. Rekrutmen ini mengutamakan pegawai yang domisilinya dekat lokasi pekerjaan. Pewawancara secara langsung dapat mengetahui kemampuan. Tes Selesai seleksi administratif disusul kemudian tes untuk mengetahui sejauhmana kemampuan seseorang terhadap bidang pekerjaannya. Bagian kepegawaian harus melakukan kegiatan seleksi pegawai agar memperoleh pegawai yang memenuhi persyaratan. Pelamar yang lulus seleksi dan diterima sebagai pegawai. dan berhasil dengan baik jika kedua pihak melakukan persiapan. Seleksi administratif pelamar Seleksi administratif menjadi dasar kebijakan bagian kepegawaian.

Dengan menekankan pada proses. Oleh sebab itu pembinaan kemampuan kerja dilaksanakan organisasi melalui bagian kepegawaian semenjak proses rekruitmen hingga masa percobaan. Kegiatan masa percobaan. • Orientasi informal. serta hak dan kewajiban pegawai. pelaksanaan latihan (schedule). dan teknik pelaksanaannya. 3. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah besar. pegawai memberikan sumbangsih baik tenaga dan pikiran. Orientasi pegawai masa percobaan • Orientasi formal. dan teknik pada unit kerja dan kegiatan yang dilakukan sama hal nya dengan orientasi formal. • Menyamakan persepsi akan pengetahuan dan ketrampilan kerja yang dimiliki personil baru tentang realita pekerjaan yang dianut pada organisasi. • Dengan melatih personil baru. prosedur.35 • Membantu pegawai masa percobaan agar mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja untuk mencapai efisiensi kerja dan produktivitas organisasi tidak terganggu karena kehadiran personil baru. hakikatnya sama dengan proses belajar mengajar dimana bagian kepegawaian membuat rencana terstruktur untuk program latihan yang diberikan. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah kecil. Kepada organisasinya. efektivitas pimpinan dan stabilitas produksi tetap tinggi. Pembinaan kemampuan kerja pegawai tersedia dalam 2 model yakni : . Dilakukan bagian kepegawaian yang bekerjasama dengan pimpinan masing-masing unit kerja (Kabag/Manajer). 2. Sedangkan pimpinan unit kerja (Kabag/manajer) mengenalkan dan melatih bidang pekerjaan di unitnya. Bagian kepegawaian memberikan uraian umum tentang kebijakan organisasi. Pegawai (sumber daya manusia) termasuk dalam bagian invenstasi organisasi yang tidak ternilai.

ketrampilan. Jika guru tersebut kenaikan pangkat 2 tahun sekali. dan sikap saat mengampu jabatan dalam bidangnya. Inservice training Pembinaan pegawai yang secara terus menerus berkelanjutan dari latihan masa percobaan. maka akan terkena hukuman disiplin. jika guru tersebut tahun 1995 . ketrampilan yang sesuai dengan jabatannya. Preservice training Pembinaan pegawai ketika masih dalam masa percobaan dikenal dengan istilah preservice training. Tujuannya agar pegawai siap memasuki dunia kerja dan mampu segera berkarya. misal mengajar tahun 1995 golongan IIIA maka tahun 1997 menjadi golongan IIIB. Bila tidak mematuhi disiplin organisasi yang diterapkan. Hukuman tingkat sedang. IIIA-D.000 menjadi Rp 185.000). penundaan kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi (Dalam tingkatan pegawai negeri digolongkan menjadi IA-D. diberi hukuman tingkat sedang dengan cara memberi penundaan kenaikan gaji berkala yang biasanya diperoleh selama 1 tahun maka 4 bulan sekali menerima kenaikan gaji dari Rp 175. contoh : penundaan kenaikan gaji berkala (Seorang PNS melanggar peraturan. tunduk dan mematuhi segala peraturan yang dibuat dan ditetapkan. Oleh pimpinan dikenai hukuman disiplin dengan cara menunda kenaikan pangkat selama 1 tahun. dan penurunan pangkat setingkat lebih rendah (Sama dengan kenaikan pangkat setingkat lebih tinngi. mutu kerja. contoh : teguran lisan. tetapi karena hukuman disiplin maka tahun 1998 baru naik pangkat). Tujuannya untuk meningkatkan kemampuan kerja. IIA-D. Hukum disiplin dibagi menjadi 3 tingkat yaitu : 1. Hukuman tingkat rendah. IVA-D. karena pegawai dibekali pengetahuan. 2. Untuk guru yang lulusan sarjana memperoleh golongan IIIA melanggr peraturan. Disiplin organisasi merupakan keadaan tertib para personil yang tergabung dalam organisasi tersebut.36 1. teguran tertulis. 2. pernyataan tertulis tidak puas. keahlian.

Meningkatkan cara kerja pegawai. antara lain : 1. Sebagai masukan untuk perbaikan agar bekerja lebih efisien. oleh pemerintah diberhentikan tidak dengan hormat karena bertentangan dengan negara dan si guru tidak mendapatkan hak-hak kepegawaiannya).). Tujuan diadalannya penilaian ini adalah : 1. 2. 2. pemberhentian tidak dengan hormat (Seorang guru yang mengajar di suatu daerah dan terlibat dalam organisasi terlarang. contoh : pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri (Seorang PNS berusia 50 tahun dengan masa kerja 10 tahun diberhentikan dengn memperoleh hak kepegawiaan seperti askes. hakim. pemsiun yang diambil setiap bulan dengan perolehan 80% dari gaji terakhir). dosen. Masing-masing unsur dihargai dengan nilai yang ditetapkan. guru. karena hukum disiplin tahun 1996 golongan IID dan baru tahun 1998 menjadi golongan IIIA kembali. dan pembebasan dari jabatan (Seorang guru tahun 1995 menjabat sebagai Wakasek. pengacara. Penilaian yang dilaksanakan dengan cara digolongkan atas pekerjaan pokok dan pekerjaan penunjang. karena kasus ia mendapat hukum disiplin tingkat berat maka tahun 1996 ia dicabut dari jabatan tersebut dan tetap menjadi guru). . Ada 2 metode penilaian yang dapat dipilih organisasi. dan lain-lain. Hukuman tingkat berat. Penilaian sistem kredit Metode penilaian yang diterapkan khusus untuk jabatan fungsional seperti dokter. Langkah penting selanjutnya yang perlu dipelajari dalam ilmu sumber daya manusia (personalia) adalah administrasi penilaian pegawai. bersifat rahasia dalam kurun waktu satu tahun. 3. Penilaian pegawai dilakukan secara objektif berdasarkan catatan yang akurat. Penilaian biasa Metode penilaian yang dilakukan pimpinan dengan cara mencatat aktivitas pekerjaan pegawai pada buku catatan yang tersedia.37 golongan IIIA maka tahun 1997 golongan IIIB. tunjangan anak.

4. beberapa contoh yang termasuk dalam kegiatan mutasi : 1. misalnya kepala bidang pendidikan menengah umum propinsi Jatim dipindah menjadi kepala bidang pendidikan menengah kejuruan propinsi Jatim. 2. tidak puas dengan cara bekerja pegawai. atau pindah kerja. misalnya guru bidang studi yang diangkat menjadi kepala sekolah. Mutasi dapat bersifat positif maupun negatif. Promosi. pensiun dan sebagainya. misalnya manajer pemasaran cabang Surabaya dipindah menjadi manajer pemasaran cabang Bali. Pemberhentian pegawai atau pemutusan hubungan kerja (PHK) terjadi bila pegawai dinilai sudah tidak produktif lagi. .38 sehingga pegawai berkewajiban mengumpulkan sesuai nilai (point) yang diminta. Pemindahan dari satu tempat ke tempat lain dalam jabatan yang sama. sehingga organisasi mengambil keputusan berdasarkan kebijakan dan peraturan pemberhentian yang sedang berlaku. Demosi. 2. Atas kehendak organisasi Pemberhentian atas kehendak organisasi dikarenakan beberapa alasan misalnya : adanyan pengurangan pegawai. 3. misalnya kepala sekolah yang diturunkan jabatannya kembali menjadi guru biasa. Atas permintaan pegawai sendiri Pemberhentian atas permintaan pegawai sendiri dikarenakan beberapa alasan misalnya : karena sudah lanjut usia. Tugas akhir dari administrasi kepegawaian adalah kegiatan mutasi dan pemberhentian pegawai. Perubahan jabatan yang tidak mengurangi tanggung jawab. Mutasi berati pemindahan atau perubahan jabatan dalam organisasi. Pemberhentian digolongkan menjadi tiga jenis yaitu : 1. karena cacat atau secara fisik kondisi pegawai belum menguntungkan sehingga tidak dapat menunaikan tugas.

Istilah uang kas berarti uang tunai yang ada dalam kas. kas adalah kekayaan badan usaha yang tersedia dan dapat dipergunakan untuk melakukan kewajiban perusahaan.39 3. dan alat penukar uang tersebut. Karena terpaksa Pemberhentian karena terpaksa disebabkan beberapa hal misalnya : meninggal dunia. Pendek kata. b. Finansia Ilmu finansia (keuangan) menjadi cabang dari ilmu administrasi. Kamus umum bahasa Indonesia. Perangko b. kas adalah tempat penyimpanan uang. terkait dengan organisasi terlarang. uang logam. Ada beberapa kertas berharga yang tidak tergolong dalam kas : a. deposito yang segera dapat ditarik rekening giro. tempat membayar atau menerima uang dan juga peti kayu sebagai alat mengirim barang. dan sebagainya. . 6. kas merupakan alat penukar yang dapat dipergunakan untuk membayar kewajiban perusahaan jangka pendek (pinjaman). cek. Definisi kas menurut : a. Kas bon (hutang pegawai) Semua yang tergolong kas dapat dipakai membayar pinjaman atau hutang jangka pendek. membahas tentang pokok-pokok kegiatan pengaturan dan pengolahan dalam menggunakan segi-segi pembiayaan sekaligus pertanggungjawaban keuangan (PPBS). Keuangan . dan sebagainya. Kas dapat digunakan untuk membayar pinjaman jangka pendek dalam akuntansi termasuk harta lancar. Cek mundur (cek yang pengambilannya ditangguhkan trlebih dahulu) c. Kas berarti pula alat penukar berupa uang kertas. tersangkut pidana.

spesialisasi pegawai atas tugas penerimaan dan pengeluaran kas. saat mencatat transaksi dan rekonsiliasi bank memberi peluang penyelewengan keuangan. Pengurusan kas merupakan pekerjaan yang banyak menanggung resiko bila dibandingkan dengan bidang pekerjaan keuangan lainnya. • Bila penerima kas juga merangkap tugas mengeluarkan kas. dsb) • Perpindahan uang kas dari pegawai yang satu ke pegawai yang lain dilakukan dengan bukti pertanggungjawaban. Terlebih lagi. mereka yang bergerak di bidang pengurusan uang tunai. Hal serupa harus diantisipasi. • Penerima kas harus tidak bertugas ganda. • Setiap transaksi yang mengakibatkan penerimaan uang tunai harus disertai dokumen yang sah (kuitansi. . Rincian kebijakan yang dipilih untuk ditetapkan dalam mengurus kegiatan pengawasan kas diuraikan sebagai berikut : a. pihak pimpinan dalam usaha khususnya kepala bagian keuangan harus melakukan pengawasan secara ketat namun bijaksana dalam bidang tersebut. Pengawasan penerimaan kas Kebijakan pencegahan penyelewengan uang terhadap penerimaan kas sebagai berikut : • Penerimaan kas disetor ke bank secara berkala dan dilakukan setiap hari. pengurusan kas tidak hanya mengurusi uang tunai yang digunakan sebagai alat pembayaran yang sah. Pengawan secara preventif dengan mekanisme pengurusan seperti prsedur proses penerimaan dan pengeluaran kas. tetapi mengurus kertas berharga juga yang bukan berwujud uang tunai. jadi khusus menerima kas saja. Oleh karena itu. nota.40 Dengan demikian. dan pemisahan fungsi pegawai yang mengurus kas akan banyak membantu mencegah dan menyalahgunakan keuangan.

Penatausahaan Keuangan Negara Kekayaan negara dinilai dengan uang. • Petugas penyusun rekonsiliasi tidak diserahi tugas menerima kas atau menandatangani cek. dan itu menjadi medan kegiatan ilmu administrasi keuangan negara dalam arti luas. • Semua cek yang ditandatangani petugas yang menyusun rekonsiliasi bank sebaiknya dilakukan secara tertutup. Pengawasan saldo kas Upaya mencegah penyalahgunaan saldo kas ditempu dengan cara sebagai berikut : • Saldo kas diawasi secara ketat. • Petugas yang mengurus cek tidak merangkap sebagai petugas yang mengurus kas. Keuangan negara harus diurus sesuai dengan anggaran belanja yang telah ditetapkan olah undangundang. • Pengeluaran kas dengan uang tunai untuk kas kecil dibatasi hanya untuk hal-hal yang perlu saja. pengurusan keuangan negara pada umumnya diselenggarakan dengan berpedoman pada anggaran (budgeting) dan pemeriksaan (auditing). Jadi. c.41 b. • Setiap transaksi didukung dengan dokumen sah dan harus disahkan pejabat untuk bahan pemeriksaan. Pengawasan pengeluaran kas Pengawasan pengeluaran uang dari kas dilakukan melalui kebijakan sebagai berikut : • Pengeluaran kas sebaiknya tidak dengan uang tunai tetapi dengan cek. Atas . • Dana yang disimpan dengan aman. sebaiknya sering dihitung secara mendadak. • Dana kas disimpan dengan aman.

hak mengadakan pinjaman paksa kepad rakyat. (Westra Pariata. Kewajiban negara kita dirumuskan dalam UUD 1945 negara diberi hak istimewa berkaitan dengan keuangan negara agar pelaksanaan kewajiban negara berhasil mewujudkan kesejahteraan rakyat. Negara mempunyai kewajiban menjalankan pemerintahan dan membayar tagihan pihak ketiga yang harus dibayar pemerintah. (UU No 7 tahun 1965) . Hak dan kewajiban negara inilah yang merupakan hakikat keuangan negara. aktivitas. Oleh karena itu.. termasuk di dalamnya segala bagian-bagian harta milik kekayaan itu dan segala hak dan kewajiban yang timbul karenanya. Sesungguhnya anggaran meliputi taksiran tentang : a. definisi keuangan negara adalah …. c.42 dasar pemikiran tersebut. pertanggungjawaban dan pengawasan uang milik negara. hak mengadakan perjanjian pinjaman. Jumlah biaya yang dikeluarkan. Dengan demikian. Istilah anggaran dalam bahasa Belanda “begroooting” dan dalam bahasa Inggris “budget”. Jasa. 1980:12) Negara termasuk rumah tangga yang mementingkan pelayanan kepada masyarakat (public service). negara harus ditopang dengan hak menguasai keuangan negara agar dapat melaksanakan kewajibannya. Pelaksanaan kewajiban memerlukan dana yang harus deprogram secara cermat dalam anggaran negara. b. Hak itu meliputi : hak mencetak uang. hak memungut iuran. dan proyek-proyek yang merupakan isi dari rencana kerja. pembukuan uang negara. kegiatan penatausahaan meliputi bidang penyediaan anggaran keuangan negara. “seluruh kekayaan negara. Sumber yang dapat digunakan menutup biaya tersebut. hak menarik pajak. baik kekayaan yang berada dalam pengurusan para pejabat atau lembaga termasuk pemerintahan maupun berada dalam penguasaan dan pengurusan bank pemerintahan dengan status hukum perdata”. dan hak melakukan pungutan yang sah.

nondepartemen. Penggunaan keuangan negara dianggarkan setiap tahun dalam satu kebijakan negara yang kemudian dijadikan undang-undang APBN yang disusun sesuai dengan daur/siklus anggaran. keuangan negara adalah hak dan kewajiban negara serta segala sesuatu yang berhubungan dengan hak dan kewajiban tersebut yang dinilai dengan uang. Badan Otorisator dipercayakan kepada Presiden sebagai mandataris MPR. perusahaan milik negara dan ABRI/POLRI. Kedua badan itu memiliki fungsi : 1. . Fungsi pada no 1 dan 2 di atas. Menerima jumlah penerimaan negara yang dilakukan oleh lembaga departemen. Menerima dan mengkaji tagihan kepada negara. dan pimpinan perusahaan negara.43 Tegasnya. 4. ABRI/POLRI dan perusahaan milik negara masuk kas negara sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Memutuskan kebijakan keuangan (moneter) yang berakibat penerimaan negara/pengeluaran negara. Pemisahan pelaksana fungsi itu sesuai dengan undang-undang yaitu Badan Otorisator tidak boleh merangkap sebagai Badan Ordonator. nondepartemen. Pengurusan Umum dan Khusus Keuangan Negara Pengurusan umum lebih menekankan pada penguasaan uang dan barang milik negara. sedangkan pengurusan khusus lebih mengutamakan pada pelaksanaan perintah yang dikeluarkan badan yang bertindak dalam lingkup pengurusan umum. Mengatur dan mengusahakan agar penerimaan negara yang dikelola adalah lembaga departemen. Dalam praktek pengurusan keuangan negara di Indonesia. Presiden mendelegasikan kembali kepada para Menteri. 2. Kepala Lembaga Negara. Panglima ABRI/POLRI. dibebankan kepada Badan Otorisasi sedangkan fungsi no 3 dan 4 dijalankan oleh Badan Ordonator. 3. Pengurusan umum dan khusus dilakukan badan-badan yang disebut otorisator dan ordonator. Dalam tugas sehari-hari. kemudian membebankan kepada mata anggaran yang sudah ditetapkan.

Pengeluaran rutin menyangkut pengeluaran yang bersifat konsumtif dan operatif. 2. Presiden menunjuk Menteri Keuangan untuk bertindak sebagai Badan Ordonator. yang tidak rutin biaya yang bersifat investasi dan disebut biaya pembangunan. Selanjutnya. Komponen pendapatan yang diharapkan untuk menutup belanja. Asas pemerincian (rincian anggaran disesuaikan dengan fungsi kegiatan yang dijalankan oleh tiap organisasi pemerintahan. serta lembaga ABRI/POLRI di bawah Panglima yang menguasai keuangan negara atas angkatannya masing-masing. Asas Penyusunan Anggaran Anggaran negara disusun berdasarkan asas-asas tertentu misalnya : 1. penyusunannya harus menggambarkan obyek yang dibiayai). Komponen Anggaran Belanja Negara Pengeluaran negara ada yang rutin dan tidak rutin. kabupaten. Ia dalam menjalankan tugasnya sehari-hari dibantu oleh Kepala Kantor Perbendaharaan Negara yang berdomisili di setiap propinsi.44 Presiden dan mereka yang menerima pelimpahan wewenang itulah yang menjalankan fungsi no 1 dan 2 di atas. Asas universalitas = asas brutto (jumlah anggaran belanja ditetapkan secara bulat tanpa dipotong). . Mereka yang bertindak sebagai Badan Otorisasi keuangan negara. Asas keseimbangan (anggaran pendapatan belanja harus ditutup dengan anggaran pendapatan. 2. Komponen Anggaran Negara Anggaran pendapatan dan belanja negara memiliki 2 komponen : 1. 3. pengaturan dasar seperti ini bertujuan agat tidak terjadi defisit). Komponen belanja yang direncanakan akan dikeluarkan oleh pemerintah guna melakukan kewajiban negara.

biaya bantuan proyek dan juga anggaran belanja yang mengantisipasi hutang pemerintah (public debt). Penerimaan bukan pajak meliputi : penerimaan hasil bersih perusahaan negara. milik pemerintah. dan lain-lain. Ketika pembuatan APBN pemerintah menetapkan pengeluaran yang dibutuhkan dalam bentuk belanja negara terlebih dahulu. pengaturan menggunakan peralatan/perlengkapan (operasional) kerja. dan penerimaan di luar sector minyak yang utama adalah pajak dan bukan pajak. peralatan kantor.45 Jadi. gas alam. Fungsi perbekalan berpedoman pada kegiatan : . perabot. pengadaan. kemudian menutupnya dengan menetapkan anggaran pendapatan dari sumber-sumber penerimaan negara. pengendalian. Penerimaan dalam negeri meliputi : pendapatan dari sector minyak bumi. pengimpanan. belanja barang. Perbekalan Ilmu perbekalan (logistik) yang termasuk dalam cabang ilmu administrasi membahas tentang kegiatan perencanaan. Bekal berarti barang atau uang persediaan untuk digunakan dalam perjalanan. denda. belanja pemeliharaan. Fungsi perbekalan untuk menyediakan informasi tentang kebutuhan perbendaharaan kantor yang terdiri dari perabot kantor. atau perlengkapan untuk membantu pencapaian tujuan suatu usaha kerjasama. penerimaan dari retribusi. iuran. Perbekalan berkaitan erat dengan masalah penyediaan bekal berupa barang. 7. peralatan. belanja subsidi daerah otonom. sedangkan hutang luar negeri disebut foreign debt. dan perawatan serta penyingkiran barang-barang keperluan kerja. dan perlengkapan kantor. komponen APBN meliputi belanja pegawai. Dalam bahasa Inggris disebut supply. Komponen Anggaran Pendapatan Negara Penerimaan negara diperoleh dari dalam negeri dan luar negeri.

where. namun sesuai kebutuhan. hadiah. penelitian dan pengembangan. penyaluran. meliputi : a. dan penyerahan barang-barang perbekalan. Pengadaan. Rencana pemeliharaan barang perbekalan. b. Adapun anggaran perbekalan itu itu hendaknya disusun sekurang-kurangnya berisi anggaran pembelian. meminjam. Rencana penghapusan barang perbekalan. Penganggaran. Barang/perlengkapan hanya digunakan pada musim fluktuasi kerja memuncak. adalah pemenuhan kebutuhan barang perbekalan dengan berbagai cara. Harus sesuai dengan rencana pengadaan dan fungsinya bagi unit pemakai. c. Adapun langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pengadaan perbekalan.46 1. when. pinjam. Kualitas barang lebih diutamakan. Rencana penimbunan. perbaikan. menyewa. d. Barang tidak perlu mewah. sendiri. misalnya membeli. menyewa atau membuat sendiri). b. why. who. penyimpanan. 2. Rencana pengadaan barang (membeli. 3. sehingga barang-barang tersebut mampu mendukung kegunaan usaha mencapai target keuntungan yang maksimal. how much. pemeliharaan. c. menerima hibah/hadiah. Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan memperhatikan rumus 5 W dan 2 H (what. pendistribusian. antara lain : a. • Sewa. how). memperbaiki/membuat • Pembelian Beberapa prinsip yang perlukan dipahami dalam melakukan pembelian barang perbekalan. yaitu : . hibah Sewa dapat dilakukan bila : a. meliputi penetapan alokasi dana khusus untuk persediaan pengadaan barang perbekalan.

dan biaya operasional. Sedangkan peminjaman dilakukan pada instansi lain dalam kaitan adanya kerjasama. Kalau hibah/hadiah merupakan pemberian cumacuma dari organisasi yang lain. jangka waktu kegunaannya imbang dengan biaya perbaikan. kegiatan ini membutuhkan ruangan agar barang itu tetap aman dari kerusakan yang disebabkan oleh alam. c. Contoh skema jenis gudang sesuai kondisi ruangan yang dimiliki : barang sendiri dilakukan organisasi dengan . b. Peralatan tersebut langka. Biaya perbaikan jauh lebih murah disbanding membeli barang baru. Sedangkan kegiatan memperbaiki dilakukan organisasi dengan alasan yaitu : a. Sehingga memerlukan dana. sarana. c. Harga peralatan sangat tinggi dan sangat dibutuhkan. tetapi suku cadang dapat diperoleh dengan mudah. binatang. c. Pembuatan sendiri dilakukan untuk melatih teknisi dalam negeri. Tersedianya tenaga yang produktif untuk membuat sendiri. • Membuat/memperbaiki barang perbekalan Membuat pertimbangan : a. b. Tersedianya bahan baku yang cukup.47 b. 4. guna penyediaan ruangan (gudang). Pengumpulan/penggudangan/penyimpanan. Barang yang diperbaiki. Membeli barang baru jauh lebih mahal disbanding membuat sendiri. Peralatan yang diperbaiki sudah tidak diproduksi lagi. maupun manusia. d.

lantainya diratakan atau diaspal. lori. pangkalan udara atau pangkalan truk. untuk menyimpan barang perbekalan agar tahan lama (bertahun-tahun). berdinding samping kiri. dan belakang :  Gudang transit untuk menimbun barang yang akan dipindah ke tempat lain. kanan. b. truk. biasanya bersusun/bertingkat dengan sarana pengangkut (troli. dengan ciri-ciri tidak memiliki atap. lori.  Gudang serbaguna. cirinya : bangunannya beratap.  Gudang terbuka diolah. stasiun kereta api. forklift). umumnya berlokasi dekat pelabuhan. berwujud padang luas dibatasi pagar. tertutup rapat sehingga harus menggunakan AC. cocok untuk transit barang. dan belakang.  Gudang pendingin. c. dan pengungkit katrol. terdiri dari 2 ruangan : . lantainya tanah atau yang diratakan saja. gudang kereta api. untuk menampung barang yang tidak mudah rusak karena pengaruh cuaca :  Gudang terbuka tidak diolah. Gudang terbuka.  Gudang kedap udara. misalnya : yang akan dimuat di kapal. berdinding kiri. Gudang semi tertutup disebut lumbung (open shed). kanan. dengan ciri-ciri beratap. Gudang tertutup.48 T erbuka Semi T er tutup/Lumbung (open shed) T ransit T er tutup S er baguna Kedap udara Pendingin GUDANG Bertangki k er ing T ahan api Igloo (bahan peledak) Keterangan : a.

49 . Kelancaran pendistribusian barang dipengaruhi : a. Gudang bertangki kering. bahan kimia yang mudah terbakar. bom. Pencarian kembali barang akan mudah ditelusuri kembali bila digunakan dengan peletakan barang.ruangan pendingin (sejuk) . Untuk menyimpan bahan peledak. cat. dan sebagainya. kemudahan pengurusan dokumentasi barang). misal : penyimpanan senjata. roket. memiliki konstruksi bangunan yang mampu menahan serangan api. dan denah tempat penyimpanan yang jelas. Pendistribusian barang perbekalan adalah kegiatan bongkar muat dari gudang sampai pemakai barang. b.ruangan pembeku (menyimpan barang kimia yang mudah terbakar. mengawetkan makanan) d. Prosedur penatausahaan barang perbekalan (kedua fisik barang. hendaknya memperhatikan lokasi tempat penyimpananannya. untuk menyimpan barang api yang mudah menyala/terbakar. kode lokasi barang. Gudang igloo. c. dan jalur transportasi. Prosedur pelaksanaan dan pengangkutan (kesiapsiagaan petugas pengangkut. Gudang tahan api. dan lain-lain supaya tidak mudah meledak. dinamit. seperti kubu orang Eskimo dibuat dari beton kuat beratap kubah kemudian ditimbun tanah tampak seperti gundukan tanah. metode penyimpanan. f. misal : jenis minyak cat. e. kelengkapan alat pengangkutan). ketertiban administrasi. Prosedur penyampaian berita pengiriman barang (kesiapan penerima adalah pemakai barang). . Selain itu. mesin. dibuat dari baja berlantai beton kuat untuk menyimpan barang persediaan masa puluhan tahun mendatang. penempatan barang seharusnya menggunakan pedoman barang yang pertama disimpan maka yang pertama juga dibongkar (first in first out / FIFO) 5. Pengaturan barang dalam gudang. ruangan yang tersedia.

Faktor-faktor yang mempengaruhi penghapusan barang perbekalan adalah : a. dan tidak menguntungkan lagi sehingga dihapuskan dan diganti yang baru). Bagian penyaluran. bertugas menyimpan dan memelihara barang perbekalan. . bertugas mendistribusikan barang perbekalan. d. c. yang tidak dapat digunakan. kurang efektif. Bagian pengadaan. 2. e. Absolute (dinilai kurang layak. 4. bertugas mengendalikan barang perbekalan dan mengadakan penghapusan bila barang perbekalan sudah tidak bermanfaat. Bagian inventarisasi dan penghapusan. b. kecekatan. dan ketepatan proses bongkar muat dari atau ke awal pengangkutan dan kemana barang dalam perjalanan. Tenaga pelaksana pendistribusian. 5.50 d. Bagian analisis kebutuhan perlengkapan. e. Kadaluarsa (sudah mengalami keausan/deteriorisasi atau barang yang umur masa berlakunya sudah kadaluarsa). Spilage (barang yang disimpan busuk. 3. dimanfaatkan untuk kegiatan unit instansi sendiri). Kehilangan (karena pencurian. penggelapan. antara lain : 1. Kecepatan. berubah-ubah atau berkurang kualitasnya karena pengaruh alam). f. atau perampokan). Di dalamnya pun terdapat lima organisasi perbekalan. bertugas mengusahakan agar ada persediaan perbekalan. Surplus (kelebihan barang. kurang efisien. Teknis ekonomis (secara teknis dan ekonomis sudah tidak bermanfaat atau tidak menguntungkan). diartikan sebagai tindakan yang dilakukan berdasarkan atas prosedur dan tata cara perbekalan guna meniadakan barang dari daftar inventaris. Berikutnya kegiatan perbekalan setelah melakukan penyimpanan adalah kegiatan penghapusan barang perbekalan. bertugas sebagai badan perencanaan perbekalan/perlengkapan. Bagian penyimpanan dan pemeliharaan.

Barang rampasan (barang yang disita. h. memperbaiki. Istilah tersebut lahir di negara Amerika. 8. Humas Unsur terakhir yang menjadi bagian dari ilmu administrasi adalah ilmu hubungan masyarakat (humas) yang memiliki pokok bahasan tentang kegiatan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat sekitar. humas berasal dari bahasa Inggris yakni public (masyarakat) dan relation (hubungan). dirampas. atas dasar bukti pidana/perdata). Menurut Ensiklopedi. Pada tahun tersebut. humas diistilahkan public relation tetapi masih dihubungkan dengan istilah foreign relation (hubungan internasional). Tahap pasca pemeliharaan Sedangkan cara yang dilakukan dalam pemeliharaan misalnya : merawat. Dari segi etimologis. i. Tahap pemeliharaan dilakukan melalui : a. Barang tak bertuan (penumpukan barang yang tidak jelas pemiliknya dan tidak diurus oleh pemiliknya). dan menyempurnakan kondisi barang. Ekses (kelebihan barang dalam suatu unit tidak dapat digunakan untuk unit itu sendiri tetapi dapat dimanfaatkan pada unit yang lain). Dalam humas dibedakan menjadi 2 hubungan yakni : . Tahap perencanaan b. Tahap pelaksanaan c. Kegiatan akhir yakni pemeliharaan barang perbekalan (maintenance) adalah usaha/proses memperpanjang umur kondisi barang dan menjaga daya tahan dan daya guna barang perbekalan agar tetap maksimal. humas adalah kegiatan organisasi menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi dengan public yang berkepentingan untuk mendapat dukungan secara sukarela.51 g. Asal mula kata humas dipromosikan oleh Thomas Jefferson tahun 1804 pada suatu kongres.

dilakukan dengan cara : • Mencari pelanggan • Memperkenalkan produksi • Mencari modal dan hubungan • Memecahkan persoalan yang dihadapi organisasi • Memperbaiki hubungan dengan serikat kerja/SPSI (pemogokan sdm. Hubungan ini dilakukan dengan cara mengadakan : • Rapat • Pengumuman • Majalah/Buletin intern • Rekreasi • Laporan 2. nama. Hubungan eksternal Hubungan yang dilakukan organisasi dengan masyarakat di luar organisasi yang bersangkutan untuk memperoleh citra perusahaan baik di mata masyarakat ditinjau dari organisasi. Hubungan internal Hubungan antara pimpinan dengan bawahan yang harus diterima terus menerus untuk kelancaran tugas maupun kepentingan pribadi sehingga tercita suasana kerja yang menyenangkan. hubungan yang harmonis. mempertahankan sdm yang produktif dan loyal) Hubungan eksternal dikelompokkan menjadi : • Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations) • Hubungan dengan jawatan pemerintahan (Government relations) • Hubungan dengan pers/wartawan (Press relations) • Hubungan pimpinan dengan pelanggan . saling pengertian dan saling kerjasama baik dalam hubungan vertikal maupun horisontal. maupun produk yang ditawarkan.52 1.

Mempersiapkan dan merencanakan riset Merencanakan berarti memilih dan menghubungkan fakta yang satu dengan fakta yang lain. pembangunan. kemudian melanjutkan tindakan untuk memperkirakan masa depan agar perencanaan dapat tercapai maka harus dipersiapkan segala fasilitas yang diperlukan untuk melaksanakan rencana kegiatan tersebut. misalnya mengadakan publisitas dengan menggunakan media massa. 6. instansi mana yang sekiranya akan dijadikan obyek kegiatan. pertemuan dengan pihak ketiga. . Mengadakan pengecekan tentang tanggapan masyarakat 5. kegiatan humas merupakan proses kontinu yang selalu berusaha menyempurnakan kegiatan dari tugas. surat menyurat) Pada pokoknya dalam pelaksanaan proses kegiatan humas meliputi 6 tahap yaitu : 1.Riset ke dalam berupa penyelidikan kegiatan unit-unit instansinya yang menemukan dan menyimpulkan fakta-fakta yang diperlukan. 2. Pelaksanaan riset Setelah rencana dan alat dipersiapkan maka proses selanjutnya adalah pelaksanaan mengadakan kegiatan.53 • Hubungan organisasi dengan organisasi yang lain (studi banding. Memberikan saran kepada pimpinan Jika rencana kegiatan yang dilakukan sudah tepat dan dapat diterima oleh massa.Riset ke luar untuk mendapatkan gambaran siapa. Hasil akhir Untuk hasil akhir dipergunakan menilai apakah kegiatan tersebut sesuai dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat. . 4. Mengadakan riset Yaitu mengadakan penelitian baik ke dalam maupun ke luar instansi misalnya : . 3.

Pola ini. Pola pohon (Tree pattern) A B C D E F Pola ini sering disebut dengan pola perantara. Pola mata rantai (Chain pattern) A B C F E D Pola ini sering kita temukan dalam kehidupan sehari-hari. antara lain : 1. biasanya dalam bahasa Jawa diartikan gethuk tular. Jika menerapkan pola ini. 2.54 Jika terjadi hubungan komunikasi dari human relation. kemudian pesan tersebut disampaikan ke pihak lain begitu juga seterusnya. Kebaikan pola ini karena tidak membutuhkan media. dalam hal ini yang bertindak sebagai perantara adalah B. Pola ini individu terlibat penyampaian pesan kepada orang lain. komunikator menyampaikan pesan kepada komunikator secara perseorangan. dan komunikasi itulah yang menjadi dasar dari pola humas. kemudian komunikan . kemungkinan besar akan terjadi pemalsuan pesan atau secara sengaja ataupun tidak mengubah isi pesan dimana timbul gossip/issu karena tidak menjamin pesan yang disampaikan.

komunikasi yang dilakukan dapat efektif dan efisien sehingga pesan yang disampaikan mudah menimbulkan umpan balik (feed back) yang lebih akurat sesuai dengan pesan komunikator karena pola ini adalah pola perbaikan dari roda atau bintang. Yang menjadi humas biasanya si B karena orang yang menyampaikan ingormasi secara timbal balik.55 bertindak sebagai komunikator menyempaikan pesan kepada kelompok komunikan yang lain. Pola roda atau bintang yang idsempurnakan (Improved wheel or star pattern) E B C A D Dalam pola ini. A bertindak sebagai komunikator yang menyampaikan pesan kepada komunikan. Komunikan dalam pola ini adalah sebagai anggota kelompok dan tidak saling berkomunikasi. Pola roda atau bintang (Wheel or Star pattern) B C A D Pada pola ini. 4. Dalam pola ini tidak terjadi komunikasi. 3. E .

plakat. maka media humas pun dibedakan menjadi 2 yakni : 1. yang termasuk adalah : • Media visual. radio.56 5. Karena hubungan masyarakat terdapat 2 hubungan yakni hubungan internal dan eksternal. Pola terbuka (Open structured pattern) B C A D Dalam pola ini. pembuatan dan penggunaannya lebih mudah. dsb Keuntungannya : menghemat waktu dan tenaga. adalah media yang dapat didengar. Media komunikasi ekternal. biaya yang dikeluarkan lebih murah. perlu adanya waktu yang cukup guna menafsirkan pengertiannya. brosur. dsb. setiap anggota dapat saling menggunakan daya nalarnya dalam menanggapi pesan dari komunikator. Dalam perkembangan kehidupan sosial ekonomi masyarakat Indonesia yang makin maju. menimbulkan rasa bosan. pameran. • Media auditif. Pola ini terbaik dari pola humas yang lain. contoh : film. informasi yang disampaikan lebih jelas. Kelemahanya : kemungkinan timbul gangguan yang tidak diinginkan. Komunikator dan komunikan dapat terlibat dalam komunikasi tanpa ada perantara yang lebih tepat (komunikasi langsung). Media ini digunakan dalam E . yang termasuk jenis media ini telepon. usaha public relation akan lebih banyak dikerjakan oleh orangorang yang terpilih pada organisasi tersebut. tape recorder.

Membantu public untuk menentukan dan mengetahui kebutuhan yang sebenarnya. biasanya dilakukan hanya antara pimpinan dengan bawahan contohnya rapat. kunjungan. Memberi penjelasan tentang hasil produksi baik berupa barang maupun jasa dari organisasi yang bersangkutan.57 komunikasi antar personal yang biasanya banyak digunakan di lingkungan kantor. bulletin. 3. • Media audio visual. pertemuan. Memberi penjelasan tentang kebijaksanaan pimpinan organisasi yang penjelasannya dititikberatkan bahwa penjelasan itu dapat dipertanggungjawabkan. 4. • Media cetak. contohnya televisi. pertemuan. majalah. tabloid. contohnya surat kabar. 6. brosur. dsb. Mengusahakan agar organisasi dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan public yang sebenarnya. adalah media yang dapat dilihat dan didengar. dsb. 2. 5. Mempertahankan reputasi/nama baik organisasi dan menangkis serangan yang bermaksud menjatuhkan nama perusahaan. Perwujudan kegiatan humas dalam organisasi adalah : 1. Media ini bisa disampaikan melalui faximile. Media komunikasi internal. Membantu kelancaran komunikasi di dalam dan di luar organisasi. adalah segala barang cetak. . dsb. 2. seminar. wawancara. kunjungan.