13

BAB III UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
1. Organisasi Ilmu organisasi menjadi salah satu cabang dari ilmu administrasi, yang memiliki pokok kegiatan mengelompokkan personil dan menyusun kerangka kerja, menjalin hubungan kerjasama antar personil. Organisasi merupakan kesatuan kerja yang disusun melalui suatu peraturan sebagai wadah dalam menjalankan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Organisasi sendiri memiliki 2 sifat utama, yakni : 1. Bersifat statis Organisasi merupakan wadah dalam melakukan pembagian tugas dan wewenang, secara struktural dan fungsional menempatkan individu sesuai keahliannya. 2. Bersifat dinamis Organisasi merupakan pembagian tugas dan wewenang serta adanya komunikasi dalam menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dari pengertian di atas, organisasi memiliki unsur-unsur pokok yang menyebabkan timbulnya organisasi, yaitu : 1. Adanya pembagian tugas. 2. Adanya kerjasama. 3. Adanya tujuan yang telah ditentukan. Perbedaan administrasi dengan organisasi yaitu : Administrasi 1. Mencakup proses, fungsi, personil sebagai pelaksana. dan Organisasi 1. Sebagai wadah melaksanakan kegiatan sesuai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

14

Administrasi 2. Di dalamnya ada pengorganisasian dari proses, fungsi, dan personilnya. 3. Tidak hanya melaksanakan pengorganisasian, namun mencakup proses perencanaan, pengawasan, dan sebagainya.

Organisasi 2. Bagian dari administrasi. 3. Menekankan pada pengorganisasian dari segi proses, fungsi, dan personil-personilnya.

Dalam menyusun kerangka organisasi, beberapa ahli hampir memiliki persepsi yang sama membuat konsep tentang prinsip-prinsip organisasi, antara lain : 1. Perumusan tujuan (principle of goals) 2. Pembagian tugas (principle of specialization) 3. Pengkoordinasian (principle of coordination) 4. Rentang pengawasan (principle of span control) 5. Kontinuitas (principle of continuity) Adapun beberapa hal penting yang harus dipelajari pada ilmu organisasi, meliputi : 1. Type organisasi • Organisasi garis Organisasi ini diprakarsai oleh Henry Fayol, dimana biasa disebut dengan organisasi lini, lurus, maupun militer karena bercirikan : a. Dipakai pada tingkat organisasi yang sederhana. b. Tidak ada staff ahli. c. Wewenang dan tanggung jawab secara verrtikal dari pimpinan ke bawahan. d. Kekuasaan dan tanggung jawab sepenuhnya pada pimpinan. e. Pemilik organisasi merupakan top manajemen. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis :

15

a. Kesatuan perintah sangat jelas. b. Pimpinan dan bawahan, masing-masing memiliki wewenang dan tanggung jawab yang sangat jelas. c. d. e. Semua perintah yang diberikan pimpinan, dapat dengan mudah dan cepat berjalan. Disiplin. Pimpinan dapat melakukan koordinasi dan supervisi, sehinggan mudah dilaksanakan dan diketahui bawahan. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis : a. Dalam pengembangan keahlian pegawai dibatasi bahkan tidak dapat dipraktekkan secara linier. b. Pimpinan bersikap otoriter. c. Tidak ada pembentukan unit-unit organisasi • Organisasi staff Staff merupakan orang yang ahli dalam bidangnya, dan pada organisasi ini mereka berfungsi memberikan sumbangan pemikiran, ide, saran ataupun nasehat kepada pimpinan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. • Organisasi garis dan staff Organisasi ini merupakan gabungan dari organisasi garis dan staff. Organisasi ini diprakarsai oleh Horrington Emperson yang dipraktekkan di perindustrian. Sedangkan staff, memiliki kedudukan setingkat dengan pimpinan. Organisasi garis dan staff bercirikan : a. Bersifat kompleks. b. Pimpinan memiliki wewenang memerintah bawahan. c. Dalam kelancaran tugas, pimpinan dibantu staff ahli.

16

d. Staff ahli bertugas memberikan saran dan bantuan kepada pimpinan, namun bukan memberikan perintah. e. Staff ahli dimanfaatkan melaksanakan pekerjaan secara efisien dan efektif. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis dan staff : a. Pembagian tugas pada kelompok garis dan staff sangat jelas. b. Disiplin dalam bekerja. c. Adanya koordinasi antara pimpinan dan staff. d. Fleksibel dalam bekerjasama. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis dan staff : a. Bawahan seringkali membuat persepsi bahwan saran/nasehat dari staff merupakan perintah dari pimpinan. b. Terkadang pimpinan melupakan keberadaan staff, sehingga diabaikan mereka. • Organisasi fungsi Organisasi fungsi diprakarsai oleh F. W. Taylor (functional type of organization), diterapkan pada pabrik tempat beliau bekerja. Perintah dari pimpinan ke bawahan berjalan melalui kepala bagian. Masing-masing kepala bagian diberi tanggung jawab kepada bawahannya. Organisasi fungsi bercirikan : a. Kekuasaan tidak berjalan secara langsung. b. Tiap kepala bagian memiliki beberapa bawahan. c. Tiap kepala bagian merupakan orang yang ahli dalam bidangnya. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi fungsi : a. Pembagian tugas akan tenaga pikir dan tenaga fisik (spesialisasi) sangat jelas.

kepala bagian dan bawahan dalam satu fungsi mudah dilaksanakan. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. • Organisasi panitia Organisasi ini sering digunakan melalui beberapa istilah seperti Dewan. pimpinan dari organisasi ini secara bersama-sama namun tetap ada ketua panitia. Proses pengambilan keputusan membutuhkan waktu yang lama. Satgas. Kesatuan komando kurang tegas. G. Oleh sebab itu. Organisasi panitian bercirikan : a. dan tanggung jawab yang sama. Keputusan bersifat demokratis karena dimusyawarahkan. wewenang. Majelis. c. Kesatuan wewenang. Senat. Komite. tanggung jawab. Menghemat biaya perekrutan staff.17 b. b. Tugas pimpinan dilaksanakan bersama anggota. Badan. R. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi panitia : a. Timbul perselisihan anat pimpinan karena permasalahan tanggung jawab. Anggota diklasifikasikan berdasarkan tugas yang akan dilaksanakan pada kegiatan. Anggota memiliki hak. c. Hak. dan wewenang yang sama untuk anggota. Koordinasi pimpinan. Keselarasan pemikiran sehingga antisipasi akan tindakan yang ceroboh. b. Terry sebagai pemrakarsa organisasi ini menyatakan bahwa panitian merupakan sekelompok orang-orang yang terpilih untuk bersama-sama membahas masalah yang ada pada organisasi. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. c. Kerjasama yang sangat kuat. dan Team. . d. Seluruh anggota menjadi pimpinan. b.

Aliran komando dan tanggung jawab dari pimpinan ke bawahan atau sebaliknya. Pengeluaran biaya yang tidak terkendali (boros). Nama. c. Bentuk vertikal Saluran perintah. b. d. Tanggung jawabanggota tidak penuh. bentuk bagan organisasi dapat dibuat berdasarkan tipe organisasi. d. c. sehingga beberapa hal penting yang terkandung di dalamnya yaitu : a. Isi. jabatan. Menurut para ahli seperti Keith Davis dan Henry Hodges. pangkat dan golongan bila ada. dan tanggung jawab mengalir dengan jelas dari pimpinan sampai ke bawahan. Keputusan kurang obyektif karena bersifat kompromi. luas maupun ruang lingkup organisasi. wewenang. Disusun hanya dengan dua bidang satuan organisasi yang sejajar dekat dengan pimpinan. Bagan organisasi Bagan organisasi menjadi alat informasi mengenai struktur organisasi.18 b. selanjutnya disusun ke bawah. Rincian dari tugas-tugas setiap unit kerja (job description). antara lain : a. 2. Contoh gambar : . sehingga ada permasalahan saling menuduh.

sederhana dan jelas berdasarkan tingkatan pada tiap satuan tugas organisasi.19 b. Lebih tepat diterapkan pada organisasi fungsi. sehingga diterapkan pada organisasi garis (lurus). wewenang. namun dibuat terbalik dimana saluran perintah. Contoh gambar : d. Bentuk piramida terbalik Bentuk ini merupakan dasar dari piramida di atas. Contoh gambar : c. wewenang dan tanggung jawab disusun mendatar (menyamping arah kiri ke kanan) dari pimpinan sampai bawahan. Bentuk horizontal Saluran perintah. Bentuk piramida Disusun dengan mudah. dan tanggung jawab pimpinan kepada bawahan dimulai dari arah bawah ke atas. Contoh gambar : . Kreasi bentuk ini pada dasarnya sama dengan piramida biasa.

Bentuk setengah lingkaran dan bentuk telur dengan garis-garis Kreasi bentuk ini merupakan variasi dari bentuk dasar lingkaran. Satuan tugas disusun hanya dengan menggambar kotak dan garis-garis pada saluran perintah. Karena jenjang organisasi tidak jelas. Bentuk lingkaran dengan kotak-kotak Susunan bentuk ini menekankan pada hubungan di antara satuansatuan organisasi.20 e. maka sangat cocok hanya untuk jenjang tingkat atas (pimpinan) saja. Contoh gambar : f. wewenang. Contoh gambar : . dan tanggung jawab.

menggunakan kata maneggiare kemudian bahasa Italia menggunakan kata maneggio. Manajemen Ilmu manajemen termasuk cabang dari ilmu administrasi dengan memulai kegiatan merencanakan. membimbing. mengorganisasikan. Dimulai dengan bahasa Latin. Dari kedua bahasa . serta mengerahkan segenap fasilitas kerja. dan tanggung jawab terbaca secara jelas melaui objek (gambar asli/lukisan) dari pimpinan maupun bawahan. dan mengawasi sekelompok personil. membina. menggerakkan. Contoh gambar : Dew an K omis ar is Dir ek t ur B agian P e njuala n P engangk utan W ak il Dir ek tur L apanga n Miny ak (P er tambanga n) P eny ar ingan & P engolahan P ompa B ens in 2. Bentuk lukisan Saluran perintah.21 g. manajemen berasal dari beberapa beberapa bahasa yang turun temurun. Secara etimologis. wewenang.

penggunaan istilah management bermacammacam namun kandungan yang termaktub sama. . Perencanaan menentukan anggaran kegiatan dalam proses produksi. kepemimpinan. Rumah tangga (house keeping) 2. Manajemen sebagai salah satu unsur dasar dari administrasi yang merupakan anak cabang dari ilmu sosial. rumah. pengelolaan. management disimpulkan suatu seni dalam menjalankan kegiatan pada organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. b. Akhirnya berkat sumbangsih pemikiran dari pemrakarsa manajemen lahirlah konsep-konsep nyata manajemen.22 tersebut. d. dan sebagainya. bank. Menunggang kuda (to train a horse) 3. Buku tersebut membahas tentang kinerja pegawai yang menekankan pada : a. pembinaan. Mengatur dan mengawasi (to direct and control) Makna di atas menjadi penerapan dalam kehidupan sehari-hari di segala bidang seperti di sekolah. Beberapa pemrakarsa manajemen secara urut diawali oleh : 1. sebenarnya sejak zaman sejarah dahulu kala tanpa sengaja (dirasakan) manusia telah melakukan proses dari manajemen. dan sebagainya. Sedangkan di Indonesia. sarjana matematika tersebut meneliti sekaligus menjadi sebuah buku dengan judul The Economy of Machinary & Manufactural. Kata manage memiliki makna : 1. Pembagian kerja yang jelas (job description & job specification). ketatalaksanaan. c. misal menggunakan kata manajemen. Membuat putaran kerja (rolling) antar pegawai e. bahasa Inggris menggunakan kata manage yang kemudian biasa disebut dengan management. pengurusan. Efisiensi kerja dalam mencapai tujuan. Jadi. Membuat jadwal istirahat pegawai dalam bekerja. Charles Babbage Pada tahun 1792 – 1871.

sehingga tahap ini merupakan perjuangan para pemrakarsa agar manajemen menjadi salah satu cabang ilmu pengetahuan. Hasil penelitian yang meluas tersebut membahas tentang : a. Tahap survival Tahun 1886 diawalinya Gerakan Manajemen Ilmiah. b. Semenjak itu. dalil. Tahap behaviouralisme Tahun 1959. Frederick Winslow Taylor Setelah Charles Babbage belum menuai hasil.23 2. Sehingga tahun 1886 tercetus Gerakan Manajemen Ilmiah dan disebut sebagai Bapak Manajemen Ilmiah. c. ilmu manajemen lahir melalui beberapa tahap yakni : a. manajemen termasuk cabang ilmu pengetahuan sehingga konsep-konsep manajemen (prinsip. sehingga ada solusi untuk mencapai tujuan organisasi. c. Manajemen perusahaan. berkembang ke arah perilaku manusia dalam bersikap. Tahap konsolidasi Tahun 1930. W. Pembagian tugas kerja (organisasi fungsional). Prinsip-prinsip manajemen ilmiah. d. Penelitian dilakukan dengan pengamatan (trial & error) pada kasus yang ada. System ban berjalan (perputaran). Taylor bekerja. rumus) direvisi lagi agar memiliki kekuatan teori dan para ahli yang telah mempelajari mendapat gelar kesarjanaan secara resmi dari lembaga perguruan tinggi. d. pada tahun 1856 – 1955 muncul sarjana pertambangan yang melanjutkan penelitian tersebut di perusahaan tempat F. . pengembangan ilmu menekankan pada hubungan antar manusia baik secara formal maupun informal agar tercipta keharmonisan. Tahap human relation Tahap berikutnya tahun 1945. b.

sarjana pertambangan dari Perancis yang juga mendapat sebutan Bapak Administrasi Modern. controlling (POCCC). ilmu manajemen pada perguruan tinggi mulai difokuskan pada spesialisasi bidang studi seperti manajemen sumber daya manusia. Agar tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai secara : a. berhasil menyumbangkan pemikiran dengan judul General & Industrial Management yang membahas tentang : a. commanding. pihak-pihak yang berkepentingan dapat mengambil kebijaksanaan lebih akurat dan cepat. Tahap matematika Tahun 1990. Hal ini berdampak. Uraian di atas merupakan sejarah munculnya manajemen oleh para pemrakarsa dan selanjutnya bermunculan para ahli dengan berbagai konsep manajemen dan secara resmi diterapkan di Indonesia. b. c. manajemen kinerja. Henry Fayol Pada tahun 1841 – 1925. Efektif (pendayagunaan waktu yang setepat-tepatnya). adanya robot yang mengambil alih tugas manusia sehingga efisiensi dan efektivitas tercapai. Tahap platinum Tahun 2000. 14 prinsip umum manajemen. dan sebagainya.24 e. b. . manajemen pemasaran. Pembagian kerja (organisasi garis/lini/lurus). f. coordinating. konsep manajemen lebih matang dan didukung dengan peralatan teknologi modern seperti komputer untuk mengolah data yang akurat. Fungsi manajemen planning. organizing. Efisien (pendayagunaan antara pemasukan dengan pengeluaran). ilmu manajemen berkembang luas dengan mengkolaborasikan diri dengan software-software yang disediakan komputer agar dalam proses manajemen. 3.

Methods (system kerja) d. dapat disimpulkan bahwa : • Administrasi merupakan proses penetapan kebijaksanaan dan tujuan dari organisasi. pemberian ide. • Manajemen menjadi proses pelaksanaan kegiatan pada organisasi dengan berdasarkan kebijakan administrasi. dan gagasan dari seseorang kepada orang lain. Manajemen bawah (Lower management) Hubungan antara administrasi. Manajemen puncak (Top management) b. Market (pemasaran) Di dalam proses manajemen pun.25 Maka manajemen didukung beberapa sarana yang mutlak harus ada. Manajemen madya (Middle management) c. Machines (peralatan teknologi/mesin) f. yang disebut The Six M in Management. dan manajemen merupakan satu kesatuan yang saling mengikat. Komunikasi Ilmu komunikasi menjadi cabang dari ilmu administrasi yang sekarang dapat berdiri sendiri dan berkembang pesat dengan program studi yang bertalian. • Organisasi sebagai wadah yang menyusun dan menempatkan individu (the right man in the right place) yang melaksanakan kegiatan. Materials (perlengkapan pendukung/bahan-bahan) e. yang bersifat timbal balik antara . meliputi : a. 3. dibagi dalam 3 tingkatan yaitu : a. Money (anggaran) c. organisasi. Man (factor manusia) b. Ilmu yang membahas mengenai kegiatan menyampaikan berita.

informasi yang disampaikan harus jelas dimengerti komunikan. Sarana yang kurang memadai Demi tercapainya tujuan. adalah asal sumber informasi dikomunikasikan dengan bahasa yang sederhana . 5. atau bahasa 3. 2. Media. 4. sebagai berikut : 1. Penggunaan bahasa yang kurang jelas Komunikasi berhasil bila informasi yang disampaikan dapat diterima dan dipahami. antara lain : 1. jelas. baik secara formal maupun nonformal. . Terkadang terjadi salah pengertian (miss communication) dalam komunikasi. pimpinan dengan bawahan. Komunikan. Komponen yang terlibat dalam komunikasi ada 5 faktor yang berperanan. Sehingga komunikator sedapatnya mampu memilih sarana mana yang dirasa efektif dalam penyampaian informasi. adalah orang yang menerima berita dari komunikator. dan tepat akan semakin mudah dimengerti dan diterima oleh komunikan. Komunikator. adalah sarana/tempat berlakunya lambang-lambang tersebut. Feed Back. Informasi yang disampaikan berwujud bahasa baik lisan ataupun tulisan. Berita. Hal ini disebabkan ada beberapa hambatan dalam komunikasi. 2. sarana penunjang komunikasi harus memadai. sinar. adalah pengertian yang disampaikan komunikator yang berupa lambang seperti gerakan. disebabkan informasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan tidak jelas.26 pimpinan dengan pimpinan. adalah tanggapan dari komunikan (umpan balik). Berita tidak jelas Berita menjadi salah satu komponen yang mutlak harus ada dalam komunikasi. 3. Sebab itu. Dengan bahasa yang lugas. suara.

Wujud komunikasi seperti instruksi. Wujud komunikasi seperti wawancara dengan . petunjuk. informasi. lokakarya.27 4. Entah itu suara gaduh atau gangguan-gangguan teknis yang kadang-kadang muncul saat komunikasi berlangsung. faktor lingkunganpun mempengaruhi. dsb. laporan. Yang termasuk dalam komunikasi intern antara lain : • Komunikasi vertikal Adalah komunikasi yang berlangsung dari pimpinan ke bawahan (downward communication) atau dari bawahan ke pimpinan (upward communication). Komunikasi ekstern Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak lain di luar organisasi. 2. • Komunikasi horizontal Adalah komunikasi antara pimpinan dengan pimpinan atau bawahan dengan bawahan. Komunikasi di dalam organisasi memiliki 2 bentuk yaitu : 1. Komunikasi intern Adalah komunikasi yang bersifat informal antara pimpinan dengan bawahan. dsb. Faktor lingkungan Berhasil tidaknya komunikasi. pengaduan. penjelasan. dan bawahan dengan bawahan agar menciptakan kerjasama yang harmonis diantara para pegawai sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. saran. pimpinan dengan pimpinan. Dalam komunikasi ini digolongkan dalam 2 bentuk komunikasi yaitu : • Komunikasi formal Adalah komunikasi yang dilakukan organisasi dengan pihak luar melalui media yang resmi. Wujud komunikasi seperti rapat dinas. seminar. Komunikasi tersebut berlangsung dua arah ( two way communication).

Prajudi Atmosudirdja. mengolah. dsb. dukungan. Berbagai jenis intellijens yang dikelompokkan dalam masing-masing bidang spesialisasi.28 pers. dan kepercayaan pihak luar terhadap organisasi. penyelenggaraan pameran. menggandakan. • Komunikasi informal Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak luar secara tidak resmi. dan intuitif. Informasi Sebagai cabang ilmu administrasi. penerbitan brosur. jujur. ilmu informasi terbagi menjadi 3 jenis ilmu antara lain : 1. mencatat. untuk dipakai sebagai alat mengambil keputusan maupun pengamanan atau tindakan penyelamatan. dan menyimpan berbagai keterangan obyektif yang diperlukan. pemasangan iklan. menyebarkan. misalnya : • Political intelligence • Government intelligence • Military intelligence • Business intelligence • Monetary intelligence • Industrial intelligence . Menurut Prof. 4. sistematis. ilmu informasi membahas tentang kegiatan menghimpun. website. Wujud komunikasi ini seperti memperhatikan sikap/perilaku anggota yang ada dalam organisasi. Ilmu Intellijens Adalah ilmu yang tertua dan klasik karena sebelum Masehi atau zaman kerjaan telah diterapkan dan mempelajari sistem informasi yang diperoleh dari saluran/media yang sifatnya terbuka dan birokratis. logis. hanya untuk menambah perhatian. Pimpinan biasanya membutuhkan intellijens yang secara otomatis termasuk orang-orang yang cerdas.

Personalia Ilmu personalia (sumber daya manusia) berkembang pesat dan menjadi bahasan popular saat ini di kalangan masyarakat. yang akhirnya menjadi serentetan pekerjaan rutin yang dilakukan tata usaha. Informasi yang disampaikan pada ilmu ini dapat besifat specified (berdasarkan keperluan) dan discretionary (pimpinan menentukan sendiri). Secara umum. dengan dimulainya kertas atau perkamen atau papyrus sebagai alat mencatat informasi. sebagai cabang dari ilmu administrasi.29 2. Sistem informasi yang digunakan pada ilmu ini berhubungan dengan pekerjaan kertas (paper work). Ilmu Tata Usaha Ilmu tata usaha bersumber dari zaman Mesir Kuno dan di Romawi Kuno. Tetapi. Ilmu Sistem Informasi Manajemen (SIM) Ilmu sistem informasi manajemen merupakan bentuk tata usaha modern yang mengkaitkan dengan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data untuk menghasilkan keputusan/kebijaksanaan. ilmu personalia menekankan pada kegiatan mengatur dan mengembangkan tenaga kerja. ilmu tata usaha modern berkembang di Eropa pada abad ke 17. 5. antara lain : • Penerimaan • Pencatatan • Penggandaan • Penyimpanan • Pemilahan • Pengolahan • Pendistribusian 3. agar dapat mengisi lowongan pekerjaan biasanya syaratsyarat utama yang dibutuhkan organisasi antara lain : .

Namun. Sumber pegawai yang dapat direkrut mengisi lowongan. maka unit kepegawaian memiliki tugas menyiapkan rekrutmen pegawai dengan menyebarkan informasi tersebut ke berbagai media. Kepribadian Kepribadian merupakan watak dari pegawai yang menunjang keberhasilannya dalam bekerja. pegawai yang . 2. ada yang berasal dari sumber intern maupun ekstern. Pendidikan Latar belakang pendidikan menjadi syarat mutlak dalam rekruitmen pegawai. di era platinum ini pendidikan pascasarjana menjadi pilihan banyak orang untuk meningkatkan kualitas hidupnya. Kepribadian utama yang harus dimiliki pegawai adalah jujur. Mereka yang berasal dari organisasi sendiri dan hendak mengisi lowongan pekerjaan biasanya mendapat prioritas pertama asal memenuhi persyaratan yang ditentukan. dan respek terhadap lingkungan. Namun. 3.30 1. ketrampilan tersebut dapat berkembang melalui kegiatan training yang diadakan organisasi. Kedua sumber tersebut diuraikan sebagai berikut : 1. Terlebih lagi pemerintah mencanangkan minimal pendidikan adalah 9 tahun. Ketrampilan diperoleh melalui pendidikan formal maupun informal. Sehingga orang berbondong-bondong untuk bisa mengantongi ijasah pascasarjana. Informasi tersebut disebarluaskan agar diketahui pencari kerja. Sumber tenaga kerja intern Sumber tenaga kerja dari dalam (intern) meliputi pegawai yang telah menduduki jabatan dan sudah pula terikat perjanjian kerja dengan organisasi tempat unit kepegawaian bernaung. bertanggung jawab. Ketrampilan Ketrampilan merupakan salah satu talenta atau nilai plus yang dimiliki oleh calon pegawai. Bila terjadi lowongan pekerjaan dalam organisasi. Melalui pendidikan baik formal maupun informal menunjang kualitas hidup manusia. Media yang dipilih diusahakan mampu menarik hati calon tenaga kerja untuk tertarik melamarnya. Nantinya diharapkan.

Berbeda dengan pegawai dari luar organisasi yang membuka persaingan bebas antar pelamar sehingga unit kepegawaian dapat memilih pelamar yang rata-rata tergolong baik untuk kemudian dibina menjadi pegawai yang baik. melalui banyak saluran antara lain : 1. jika pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke organisasi. . organisasi menginformasikan kepada pegawai untuk mengusulkan kawan dekatnya menempati jabatan yang lowong. Dengan demikian. Aktif berarti memanfaatkan berbagai saluran/media komunikasi untuk memperoleh tenaga kerja. Bila rekruitmen kurang cermat.31 ditarik dari dalam kalau tidak dipilih dengan cermat dapat menjadi boomerang di kemudian hari. Terlebih lagi bila hal tersebut dilakukan atas dasar system kawan (spoil system) karena dapat menimbulkan klik kepegawaian yang kurang sehat. Jika hal itu terjadi. rekruitmen pegawai baik dari sumber intern maupun ekstern memiliki keuntungan dan kerugian. Bagian rekruitmen melakukan penarikan pegawai. dapat merugikan karena pegawai yang terpilih hanya ingin mencari pengalaman dan menyelidiki kondisi perusahaan selama masa percobaan. bagian rekruitmen harus mampu menyeleksi secara ketat sehingga mendapatkan pegawai yang berpotensial sesuai persyaratan. baik ekstern maupun intern dapat bertindak aktif dan pasif. Sumber penarikan pegawai baik dari ekstern maupun intern. Akibatnya. Sumber tenaga kerja ekstern Rekruitmen pegawai dari luar akan memacu pelamar bersaing secara terbuka. karena pegawai mengusulkan kawannya dan secara langsung pegawai yang mengusulkan harus menjadi penjamin kualitas kawan yang diusulkan. Hal ini sudah biasa. Kawan pegawai Jika terjadi lowongan pekerjaan. jumlah pelamar yang mendaftar kadang-kadang jauh melebihi jumlah yang dibutuhkan. 2.

terkadang meletakkan diskriminasi misalnya pegawai mengusulkan kawannya yang satu suku. Organisasi profesi Rekruitmen pagawai menggunakan saluran melalui anggota organisasi profesi. sekretaris tergabung dalam ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia).32 Namun. Saat itulah. organisasi memberi kesempatan magang bagi siswa lembaga tersebut. . Lembaga Pendidikan Rekruitmen melalui lembaga pendidikan dilakukan dengan cara. misalnya : sarjana kedokteran tergabung dalam IDI (Ikatan Dokter Indonesia). Dalam kehidupan sehari-hari. Depnaker Departemen tenaga kerja menjadi penghubung antara pencari tenaga kerja dan calon pegawai. 3. ada kecenderungan subjektifitas mendominasi. 2. satu agama. Kerabat pegawai Rekruitmen ini memprioritaskan pegawai yang memiliki hubungan saudara (nepotisme). 5. Faktor keberuntungan pun menjadi pengaruh rekruitmen serupa. Rekruitmen terkadang kurang murni. kantor pemerintahan ini sampai pada tingkat kabupaten dan memiliki balai latihan sampai tingkat kecamatan. nepotisme terjadi bila pegawai diterima karena ada hubungan saudara walaupun tidak memenuhi syarat. dan lain lain yang dapat menimbulkan masalah di kemudian hari. Prinsip The Right Man In The Right Place diabaikan. pegawai yang mengusulkan kawannya belum sepenuhnya menjadi penjamin kualitas kerja kawannya yang setaraf dengan dirinya. Organisasi ini menjadi tempat yang dihuni orang-orang terlatih dan terdidik. Meskipun rekruitmen pegawai melalui kawan ini baik. 4. bagian kepegawaian dapat memonitor siswa yang berpotensi untuk menjadi pegawai pada organisasi bila sudah lulus pendidikan.

Rekrutmen itu bersifat kebetulan saja sehingga disebut Walk-in. Jenis iklan Want Advertisement.33 6. dan data pelamar sendiri oleh organisasi disimpan sebagai arsip yang sewaktu-waktu bila perusahaan membutuhkan pegawai dapat informasi dari file tersebut. bila tidak diperlukan dimusnahkan. Iklan ini akan menarik minat pelamar. Organisasi dapat merekrut melalui leasing yang merupakan lembaga yang menyediakan tenaga ahli bidang tertentu. Lembaga ini memiliki tenaga ahli dari berbagai disiplin ilmu yang siap menyelesaikan pekerjaan sesuai permintaan. bagian kepegawaian merekrut pegawai dengan system pegawai lepas atau berdasarkan kontrak kerja saja ( parttime job). 7. Pemanfaatan leasing ini menguntungkan organisasi karena organisasi mendapat pegawai yang bermutu dan terhindar dari pembayaran seperti tunjangan-tunjangan pada pegawai tetap. Open house Suatu ketika. Majalah/Koran dipilih terlebih dahulu untuk membatasi pelamar. Leasing. adalah iklan yang tidak menyebutkan nama perusahaan dan diganti dengan nomor iklan koran/kotak pos. dana. organisasi mengalami peningkatan pekerjaan sehingga kekurangan pegawai. Tetapi. Jenis iklan Blind Advertisement. Walk-in. cara melamar. adalah iklan yang menyebutkan nama perusahaan. Iklan Rekruitmen pegawai melalui iklan dapat dicetak pada majalah atau Koran. Ada 2 jenis iklan yaitu Want Advertisement & Blind Advertisement. Kadang kala. kemudian ditawarkan atas dasar kontrak kerja. data tersebut disimpan dengan masa tertentu. pelamar dating secara kebetulan mencari pekerjaan. dan syarat-syarat pelamar. dan tenaga untuk menyeleksi pelamar. . Akhirnya. organisasi mendapat pegawai yang datang sendiri ke kantor organisasi tersebut. tetapi bagian kepegawaian pun tetap harus menyediakan waktu.

Masalah seleksi pegawai meliputi : 1. 2. akan melalui tahap masa percobaan (trainee). dan sebagainya terhindar dari pemborosan waktu yang digunakan pegawai untuk pergi/pulang kantor. Untuk itu bagian kepegawaian harus menyiapkan dan melaksanakan program khusus dengan uraian sebagai berikut : 1.34 Selain cara-cara di atas. Masa percobaan menjadi batu loncatan sebagai awal keberhasilan karier pegawai di kemudian hari. Tes yang umum digunakan ada dua yaitu tes tertulis dan tes lisan. penginapan. Bagian kepegawaian harus melakukan kegiatan seleksi pegawai agar memperoleh pegawai yang memenuhi persyaratan. Pelamar yang lulus seleksi dan diterima sebagai pegawai. Seleksi administratif pelamar Seleksi administratif menjadi dasar kebijakan bagian kepegawaian. Pewawancara secara langsung dapat mengetahui kemampuan. Umumnya. Rekrutmen ini mengutamakan pegawai yang domisilinya dekat lokasi pekerjaan. Tujuan latihan masa percobaan . dan berhasil dengan baik jika kedua pihak melakukan persiapan. pengetahuan. masa percobaan dilalui selama 3 bulan atau lebih. kepribadian. Wawancara Wawancara menjadi bagian penting dari seleksi pegawai. dan sikap pelamar. 3. terakhir rekrutmen dengan cara yang disebut Open House. Tes Selesai seleksi administratif disusul kemudian tes untuk mengetahui sejauhmana kemampuan seseorang terhadap bidang pekerjaannya. sebab seleksi ini menitikberatkan pada kebenaran informasi dari surat lamaran dan dokumen-dokumen pendukung si pelamar. Open house menguntungkan karena organisasi tidak perlu menyediakan transportasi. Sedangkan pelamar pun harus menunjukkan sejelas-jelasnya baik talenta maupun kepribadiannya agar dapat menarik simpati pewawancara.

Kegiatan masa percobaan. Orientasi pegawai masa percobaan • Orientasi formal. 3. serta hak dan kewajiban pegawai. efektivitas pimpinan dan stabilitas produksi tetap tinggi. • Orientasi informal. Pembinaan kemampuan kerja pegawai tersedia dalam 2 model yakni : . prosedur. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah besar. Bagian kepegawaian memberikan uraian umum tentang kebijakan organisasi. Dilakukan bagian kepegawaian yang bekerjasama dengan pimpinan masing-masing unit kerja (Kabag/Manajer). • Menyamakan persepsi akan pengetahuan dan ketrampilan kerja yang dimiliki personil baru tentang realita pekerjaan yang dianut pada organisasi.35 • Membantu pegawai masa percobaan agar mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja untuk mencapai efisiensi kerja dan produktivitas organisasi tidak terganggu karena kehadiran personil baru. pelaksanaan latihan (schedule). Dengan menekankan pada proses. Pegawai (sumber daya manusia) termasuk dalam bagian invenstasi organisasi yang tidak ternilai. Oleh sebab itu pembinaan kemampuan kerja dilaksanakan organisasi melalui bagian kepegawaian semenjak proses rekruitmen hingga masa percobaan. 2. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah kecil. dan teknik pelaksanaannya. Kepada organisasinya. dan teknik pada unit kerja dan kegiatan yang dilakukan sama hal nya dengan orientasi formal. Sedangkan pimpinan unit kerja (Kabag/manajer) mengenalkan dan melatih bidang pekerjaan di unitnya. • Dengan melatih personil baru. pegawai memberikan sumbangsih baik tenaga dan pikiran. hakikatnya sama dengan proses belajar mengajar dimana bagian kepegawaian membuat rencana terstruktur untuk program latihan yang diberikan.

misal mengajar tahun 1995 golongan IIIA maka tahun 1997 menjadi golongan IIIB. ketrampilan yang sesuai dengan jabatannya.000 menjadi Rp 185. pernyataan tertulis tidak puas.000). keahlian. penundaan kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi (Dalam tingkatan pegawai negeri digolongkan menjadi IA-D. jika guru tersebut tahun 1995 . Preservice training Pembinaan pegawai ketika masih dalam masa percobaan dikenal dengan istilah preservice training. dan sikap saat mengampu jabatan dalam bidangnya. Oleh pimpinan dikenai hukuman disiplin dengan cara menunda kenaikan pangkat selama 1 tahun. Hukuman tingkat rendah. Untuk guru yang lulusan sarjana memperoleh golongan IIIA melanggr peraturan. diberi hukuman tingkat sedang dengan cara memberi penundaan kenaikan gaji berkala yang biasanya diperoleh selama 1 tahun maka 4 bulan sekali menerima kenaikan gaji dari Rp 175. IIIA-D. ketrampilan. Tujuannya agar pegawai siap memasuki dunia kerja dan mampu segera berkarya. Bila tidak mematuhi disiplin organisasi yang diterapkan. IIA-D. karena pegawai dibekali pengetahuan. Inservice training Pembinaan pegawai yang secara terus menerus berkelanjutan dari latihan masa percobaan. contoh : penundaan kenaikan gaji berkala (Seorang PNS melanggar peraturan. teguran tertulis. 2. Hukuman tingkat sedang. Jika guru tersebut kenaikan pangkat 2 tahun sekali. maka akan terkena hukuman disiplin. tunduk dan mematuhi segala peraturan yang dibuat dan ditetapkan. contoh : teguran lisan. dan penurunan pangkat setingkat lebih rendah (Sama dengan kenaikan pangkat setingkat lebih tinngi. Disiplin organisasi merupakan keadaan tertib para personil yang tergabung dalam organisasi tersebut. Tujuannya untuk meningkatkan kemampuan kerja.36 1. 2. tetapi karena hukuman disiplin maka tahun 1998 baru naik pangkat). mutu kerja. Hukum disiplin dibagi menjadi 3 tingkat yaitu : 1. IVA-D.

pemberhentian tidak dengan hormat (Seorang guru yang mengajar di suatu daerah dan terlibat dalam organisasi terlarang. dan pembebasan dari jabatan (Seorang guru tahun 1995 menjabat sebagai Wakasek. 3. Sebagai masukan untuk perbaikan agar bekerja lebih efisien. Tujuan diadalannya penilaian ini adalah : 1. Langkah penting selanjutnya yang perlu dipelajari dalam ilmu sumber daya manusia (personalia) adalah administrasi penilaian pegawai. Penilaian biasa Metode penilaian yang dilakukan pimpinan dengan cara mencatat aktivitas pekerjaan pegawai pada buku catatan yang tersedia. Masing-masing unsur dihargai dengan nilai yang ditetapkan. karena hukum disiplin tahun 1996 golongan IID dan baru tahun 1998 menjadi golongan IIIA kembali.37 golongan IIIA maka tahun 1997 golongan IIIB. tunjangan anak. 2. pengacara. Meningkatkan cara kerja pegawai. hakim. dosen. pemsiun yang diambil setiap bulan dengan perolehan 80% dari gaji terakhir). Ada 2 metode penilaian yang dapat dipilih organisasi. . contoh : pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri (Seorang PNS berusia 50 tahun dengan masa kerja 10 tahun diberhentikan dengn memperoleh hak kepegawiaan seperti askes. Penilaian sistem kredit Metode penilaian yang diterapkan khusus untuk jabatan fungsional seperti dokter. Penilaian pegawai dilakukan secara objektif berdasarkan catatan yang akurat. 2. Hukuman tingkat berat.). antara lain : 1. oleh pemerintah diberhentikan tidak dengan hormat karena bertentangan dengan negara dan si guru tidak mendapatkan hak-hak kepegawaiannya). dan lain-lain. guru. karena kasus ia mendapat hukum disiplin tingkat berat maka tahun 1996 ia dicabut dari jabatan tersebut dan tetap menjadi guru). bersifat rahasia dalam kurun waktu satu tahun. Penilaian yang dilaksanakan dengan cara digolongkan atas pekerjaan pokok dan pekerjaan penunjang.

Perubahan jabatan yang tidak mengurangi tanggung jawab. Tugas akhir dari administrasi kepegawaian adalah kegiatan mutasi dan pemberhentian pegawai. Atas permintaan pegawai sendiri Pemberhentian atas permintaan pegawai sendiri dikarenakan beberapa alasan misalnya : karena sudah lanjut usia. Pemindahan dari satu tempat ke tempat lain dalam jabatan yang sama. 2. Pemberhentian digolongkan menjadi tiga jenis yaitu : 1. misalnya manajer pemasaran cabang Surabaya dipindah menjadi manajer pemasaran cabang Bali. beberapa contoh yang termasuk dalam kegiatan mutasi : 1. Pemberhentian pegawai atau pemutusan hubungan kerja (PHK) terjadi bila pegawai dinilai sudah tidak produktif lagi. misalnya kepala bidang pendidikan menengah umum propinsi Jatim dipindah menjadi kepala bidang pendidikan menengah kejuruan propinsi Jatim. Promosi. Mutasi berati pemindahan atau perubahan jabatan dalam organisasi. atau pindah kerja. misalnya guru bidang studi yang diangkat menjadi kepala sekolah. misalnya kepala sekolah yang diturunkan jabatannya kembali menjadi guru biasa.38 sehingga pegawai berkewajiban mengumpulkan sesuai nilai (point) yang diminta. Atas kehendak organisasi Pemberhentian atas kehendak organisasi dikarenakan beberapa alasan misalnya : adanyan pengurangan pegawai. 3. pensiun dan sebagainya. karena cacat atau secara fisik kondisi pegawai belum menguntungkan sehingga tidak dapat menunaikan tugas. sehingga organisasi mengambil keputusan berdasarkan kebijakan dan peraturan pemberhentian yang sedang berlaku. Mutasi dapat bersifat positif maupun negatif. 4. tidak puas dengan cara bekerja pegawai. Demosi. . 2.

uang logam. Definisi kas menurut : a. deposito yang segera dapat ditarik rekening giro. . Pendek kata. Kamus umum bahasa Indonesia. terkait dengan organisasi terlarang. b.39 3. Keuangan . dan alat penukar uang tersebut. Kas dapat digunakan untuk membayar pinjaman jangka pendek dalam akuntansi termasuk harta lancar. tempat membayar atau menerima uang dan juga peti kayu sebagai alat mengirim barang. kas merupakan alat penukar yang dapat dipergunakan untuk membayar kewajiban perusahaan jangka pendek (pinjaman). kas adalah tempat penyimpanan uang. dan sebagainya. membahas tentang pokok-pokok kegiatan pengaturan dan pengolahan dalam menggunakan segi-segi pembiayaan sekaligus pertanggungjawaban keuangan (PPBS). Kas berarti pula alat penukar berupa uang kertas. Finansia Ilmu finansia (keuangan) menjadi cabang dari ilmu administrasi. cek. Cek mundur (cek yang pengambilannya ditangguhkan trlebih dahulu) c. Istilah uang kas berarti uang tunai yang ada dalam kas. kas adalah kekayaan badan usaha yang tersedia dan dapat dipergunakan untuk melakukan kewajiban perusahaan. Kas bon (hutang pegawai) Semua yang tergolong kas dapat dipakai membayar pinjaman atau hutang jangka pendek. tersangkut pidana. Perangko b. dan sebagainya. Ada beberapa kertas berharga yang tidak tergolong dalam kas : a. 6. Karena terpaksa Pemberhentian karena terpaksa disebabkan beberapa hal misalnya : meninggal dunia.

Pengawasan penerimaan kas Kebijakan pencegahan penyelewengan uang terhadap penerimaan kas sebagai berikut : • Penerimaan kas disetor ke bank secara berkala dan dilakukan setiap hari. pengurusan kas tidak hanya mengurusi uang tunai yang digunakan sebagai alat pembayaran yang sah. mereka yang bergerak di bidang pengurusan uang tunai. Hal serupa harus diantisipasi. tetapi mengurus kertas berharga juga yang bukan berwujud uang tunai. Pengawan secara preventif dengan mekanisme pengurusan seperti prsedur proses penerimaan dan pengeluaran kas.40 Dengan demikian. • Penerima kas harus tidak bertugas ganda. Oleh karena itu. nota. dan pemisahan fungsi pegawai yang mengurus kas akan banyak membantu mencegah dan menyalahgunakan keuangan. spesialisasi pegawai atas tugas penerimaan dan pengeluaran kas. saat mencatat transaksi dan rekonsiliasi bank memberi peluang penyelewengan keuangan. • Bila penerima kas juga merangkap tugas mengeluarkan kas. pihak pimpinan dalam usaha khususnya kepala bagian keuangan harus melakukan pengawasan secara ketat namun bijaksana dalam bidang tersebut. Pengurusan kas merupakan pekerjaan yang banyak menanggung resiko bila dibandingkan dengan bidang pekerjaan keuangan lainnya. dsb) • Perpindahan uang kas dari pegawai yang satu ke pegawai yang lain dilakukan dengan bukti pertanggungjawaban. . jadi khusus menerima kas saja. Terlebih lagi. Rincian kebijakan yang dipilih untuk ditetapkan dalam mengurus kegiatan pengawasan kas diuraikan sebagai berikut : a. • Setiap transaksi yang mengakibatkan penerimaan uang tunai harus disertai dokumen yang sah (kuitansi.

41 b. pengurusan keuangan negara pada umumnya diselenggarakan dengan berpedoman pada anggaran (budgeting) dan pemeriksaan (auditing). Penatausahaan Keuangan Negara Kekayaan negara dinilai dengan uang. Jadi. • Petugas yang mengurus cek tidak merangkap sebagai petugas yang mengurus kas. Pengawasan pengeluaran kas Pengawasan pengeluaran uang dari kas dilakukan melalui kebijakan sebagai berikut : • Pengeluaran kas sebaiknya tidak dengan uang tunai tetapi dengan cek. • Petugas penyusun rekonsiliasi tidak diserahi tugas menerima kas atau menandatangani cek. • Dana yang disimpan dengan aman. • Semua cek yang ditandatangani petugas yang menyusun rekonsiliasi bank sebaiknya dilakukan secara tertutup. sebaiknya sering dihitung secara mendadak. dan itu menjadi medan kegiatan ilmu administrasi keuangan negara dalam arti luas. Pengawasan saldo kas Upaya mencegah penyalahgunaan saldo kas ditempu dengan cara sebagai berikut : • Saldo kas diawasi secara ketat. Atas . Keuangan negara harus diurus sesuai dengan anggaran belanja yang telah ditetapkan olah undangundang. • Setiap transaksi didukung dengan dokumen sah dan harus disahkan pejabat untuk bahan pemeriksaan. • Pengeluaran kas dengan uang tunai untuk kas kecil dibatasi hanya untuk hal-hal yang perlu saja. • Dana kas disimpan dengan aman. c.

b. hak menarik pajak. definisi keuangan negara adalah …. termasuk di dalamnya segala bagian-bagian harta milik kekayaan itu dan segala hak dan kewajiban yang timbul karenanya. (Westra Pariata. Istilah anggaran dalam bahasa Belanda “begroooting” dan dalam bahasa Inggris “budget”. Sumber yang dapat digunakan menutup biaya tersebut. dan hak melakukan pungutan yang sah. Dengan demikian. hak memungut iuran. Oleh karena itu. Kewajiban negara kita dirumuskan dalam UUD 1945 negara diberi hak istimewa berkaitan dengan keuangan negara agar pelaksanaan kewajiban negara berhasil mewujudkan kesejahteraan rakyat. Hak dan kewajiban negara inilah yang merupakan hakikat keuangan negara. dan proyek-proyek yang merupakan isi dari rencana kerja. pembukuan uang negara. kegiatan penatausahaan meliputi bidang penyediaan anggaran keuangan negara. hak mengadakan perjanjian pinjaman. Hak itu meliputi : hak mencetak uang. hak mengadakan pinjaman paksa kepad rakyat. “seluruh kekayaan negara. aktivitas. pertanggungjawaban dan pengawasan uang milik negara. Jumlah biaya yang dikeluarkan.42 dasar pemikiran tersebut. c. Jasa. 1980:12) Negara termasuk rumah tangga yang mementingkan pelayanan kepada masyarakat (public service). Sesungguhnya anggaran meliputi taksiran tentang : a. Pelaksanaan kewajiban memerlukan dana yang harus deprogram secara cermat dalam anggaran negara. Negara mempunyai kewajiban menjalankan pemerintahan dan membayar tagihan pihak ketiga yang harus dibayar pemerintah.. negara harus ditopang dengan hak menguasai keuangan negara agar dapat melaksanakan kewajibannya. (UU No 7 tahun 1965) . baik kekayaan yang berada dalam pengurusan para pejabat atau lembaga termasuk pemerintahan maupun berada dalam penguasaan dan pengurusan bank pemerintahan dengan status hukum perdata”.

perusahaan milik negara dan ABRI/POLRI. . Kedua badan itu memiliki fungsi : 1. Penggunaan keuangan negara dianggarkan setiap tahun dalam satu kebijakan negara yang kemudian dijadikan undang-undang APBN yang disusun sesuai dengan daur/siklus anggaran. nondepartemen. Pengurusan umum dan khusus dilakukan badan-badan yang disebut otorisator dan ordonator. sedangkan pengurusan khusus lebih mengutamakan pada pelaksanaan perintah yang dikeluarkan badan yang bertindak dalam lingkup pengurusan umum. Menerima dan mengkaji tagihan kepada negara. Pemisahan pelaksana fungsi itu sesuai dengan undang-undang yaitu Badan Otorisator tidak boleh merangkap sebagai Badan Ordonator. 4. Fungsi pada no 1 dan 2 di atas. Menerima jumlah penerimaan negara yang dilakukan oleh lembaga departemen. Panglima ABRI/POLRI. Dalam tugas sehari-hari. dan pimpinan perusahaan negara. dibebankan kepada Badan Otorisasi sedangkan fungsi no 3 dan 4 dijalankan oleh Badan Ordonator. Dalam praktek pengurusan keuangan negara di Indonesia. Memutuskan kebijakan keuangan (moneter) yang berakibat penerimaan negara/pengeluaran negara. Mengatur dan mengusahakan agar penerimaan negara yang dikelola adalah lembaga departemen. Presiden mendelegasikan kembali kepada para Menteri. nondepartemen. ABRI/POLRI dan perusahaan milik negara masuk kas negara sesuai dengan waktu yang ditetapkan. 3.43 Tegasnya. Kepala Lembaga Negara. keuangan negara adalah hak dan kewajiban negara serta segala sesuatu yang berhubungan dengan hak dan kewajiban tersebut yang dinilai dengan uang. kemudian membebankan kepada mata anggaran yang sudah ditetapkan. 2. Badan Otorisator dipercayakan kepada Presiden sebagai mandataris MPR. Pengurusan Umum dan Khusus Keuangan Negara Pengurusan umum lebih menekankan pada penguasaan uang dan barang milik negara.

Asas keseimbangan (anggaran pendapatan belanja harus ditutup dengan anggaran pendapatan. Ia dalam menjalankan tugasnya sehari-hari dibantu oleh Kepala Kantor Perbendaharaan Negara yang berdomisili di setiap propinsi. Komponen belanja yang direncanakan akan dikeluarkan oleh pemerintah guna melakukan kewajiban negara. Pengeluaran rutin menyangkut pengeluaran yang bersifat konsumtif dan operatif. Mereka yang bertindak sebagai Badan Otorisasi keuangan negara. Presiden menunjuk Menteri Keuangan untuk bertindak sebagai Badan Ordonator. penyusunannya harus menggambarkan obyek yang dibiayai). Komponen pendapatan yang diharapkan untuk menutup belanja. 2. pengaturan dasar seperti ini bertujuan agat tidak terjadi defisit). . Komponen Anggaran Belanja Negara Pengeluaran negara ada yang rutin dan tidak rutin. 3. 2. yang tidak rutin biaya yang bersifat investasi dan disebut biaya pembangunan. Asas universalitas = asas brutto (jumlah anggaran belanja ditetapkan secara bulat tanpa dipotong). Komponen Anggaran Negara Anggaran pendapatan dan belanja negara memiliki 2 komponen : 1. Asas pemerincian (rincian anggaran disesuaikan dengan fungsi kegiatan yang dijalankan oleh tiap organisasi pemerintahan. kabupaten. Selanjutnya.44 Presiden dan mereka yang menerima pelimpahan wewenang itulah yang menjalankan fungsi no 1 dan 2 di atas. Asas Penyusunan Anggaran Anggaran negara disusun berdasarkan asas-asas tertentu misalnya : 1. serta lembaga ABRI/POLRI di bawah Panglima yang menguasai keuangan negara atas angkatannya masing-masing.

perabot. belanja pemeliharaan. Perbekalan berkaitan erat dengan masalah penyediaan bekal berupa barang. pengimpanan. Bekal berarti barang atau uang persediaan untuk digunakan dalam perjalanan. milik pemerintah. Perbekalan Ilmu perbekalan (logistik) yang termasuk dalam cabang ilmu administrasi membahas tentang kegiatan perencanaan. Fungsi perbekalan berpedoman pada kegiatan : . peralatan kantor. komponen APBN meliputi belanja pegawai. penerimaan dari retribusi. dan perlengkapan kantor. peralatan. Penerimaan bukan pajak meliputi : penerimaan hasil bersih perusahaan negara. Dalam bahasa Inggris disebut supply. iuran. Ketika pembuatan APBN pemerintah menetapkan pengeluaran yang dibutuhkan dalam bentuk belanja negara terlebih dahulu. dan perawatan serta penyingkiran barang-barang keperluan kerja. atau perlengkapan untuk membantu pencapaian tujuan suatu usaha kerjasama. dan lain-lain. dan penerimaan di luar sector minyak yang utama adalah pajak dan bukan pajak. sedangkan hutang luar negeri disebut foreign debt. 7. Penerimaan dalam negeri meliputi : pendapatan dari sector minyak bumi. gas alam. pengaturan menggunakan peralatan/perlengkapan (operasional) kerja. belanja barang.45 Jadi. denda. Fungsi perbekalan untuk menyediakan informasi tentang kebutuhan perbendaharaan kantor yang terdiri dari perabot kantor. Komponen Anggaran Pendapatan Negara Penerimaan negara diperoleh dari dalam negeri dan luar negeri. pengadaan. pengendalian. biaya bantuan proyek dan juga anggaran belanja yang mengantisipasi hutang pemerintah (public debt). kemudian menutupnya dengan menetapkan anggaran pendapatan dari sumber-sumber penerimaan negara. belanja subsidi daerah otonom.

menyewa atau membuat sendiri). meliputi penetapan alokasi dana khusus untuk persediaan pengadaan barang perbekalan. Barang/perlengkapan hanya digunakan pada musim fluktuasi kerja memuncak. Adapun anggaran perbekalan itu itu hendaknya disusun sekurang-kurangnya berisi anggaran pembelian. 2. Penganggaran. c. who. when. pinjam. Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan memperhatikan rumus 5 W dan 2 H (what. Barang tidak perlu mewah. Rencana pemeliharaan barang perbekalan. antara lain : a. where. memperbaiki/membuat • Pembelian Beberapa prinsip yang perlukan dipahami dalam melakukan pembelian barang perbekalan. Kualitas barang lebih diutamakan. c. 3. penyaluran.46 1. Rencana penghapusan barang perbekalan. penyimpanan. meliputi : a. menyewa. Pengadaan. yaitu : . misalnya membeli. d. hadiah. menerima hibah/hadiah. • Sewa. pendistribusian. namun sesuai kebutuhan. meminjam. sehingga barang-barang tersebut mampu mendukung kegunaan usaha mencapai target keuntungan yang maksimal. dan penyerahan barang-barang perbekalan. Adapun langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pengadaan perbekalan. pemeliharaan. how much. sendiri. b. Harus sesuai dengan rencana pengadaan dan fungsinya bagi unit pemakai. hibah Sewa dapat dilakukan bila : a. adalah pemenuhan kebutuhan barang perbekalan dengan berbagai cara. Rencana penimbunan. perbaikan. Rencana pengadaan barang (membeli. penelitian dan pengembangan. why. how). b.

Membeli barang baru jauh lebih mahal disbanding membuat sendiri. maupun manusia. d. Barang yang diperbaiki. b.47 b. c. sarana. tetapi suku cadang dapat diperoleh dengan mudah. binatang. Sehingga memerlukan dana. • Membuat/memperbaiki barang perbekalan Membuat pertimbangan : a. Sedangkan kegiatan memperbaiki dilakukan organisasi dengan alasan yaitu : a. Contoh skema jenis gudang sesuai kondisi ruangan yang dimiliki : barang sendiri dilakukan organisasi dengan . Biaya perbaikan jauh lebih murah disbanding membeli barang baru. Tersedianya tenaga yang produktif untuk membuat sendiri. Harga peralatan sangat tinggi dan sangat dibutuhkan. c. 4. kegiatan ini membutuhkan ruangan agar barang itu tetap aman dari kerusakan yang disebabkan oleh alam. Pembuatan sendiri dilakukan untuk melatih teknisi dalam negeri. Pengumpulan/penggudangan/penyimpanan. Tersedianya bahan baku yang cukup. Peralatan tersebut langka. Peralatan yang diperbaiki sudah tidak diproduksi lagi. Kalau hibah/hadiah merupakan pemberian cumacuma dari organisasi yang lain. guna penyediaan ruangan (gudang). b. jangka waktu kegunaannya imbang dengan biaya perbaikan. dan biaya operasional. Sedangkan peminjaman dilakukan pada instansi lain dalam kaitan adanya kerjasama. c.

 Gudang pendingin. lantainya diratakan atau diaspal. berwujud padang luas dibatasi pagar. dan belakang :  Gudang transit untuk menimbun barang yang akan dipindah ke tempat lain. Gudang terbuka. pangkalan udara atau pangkalan truk. truk. umumnya berlokasi dekat pelabuhan. forklift).48 T erbuka Semi T er tutup/Lumbung (open shed) T ransit T er tutup S er baguna Kedap udara Pendingin GUDANG Bertangki k er ing T ahan api Igloo (bahan peledak) Keterangan : a. berdinding samping kiri. Gudang tertutup. Gudang semi tertutup disebut lumbung (open shed).  Gudang serbaguna. terdiri dari 2 ruangan : . dengan ciri-ciri beratap. stasiun kereta api. lantainya tanah atau yang diratakan saja. kanan. lori. dengan ciri-ciri tidak memiliki atap. cirinya : bangunannya beratap. cocok untuk transit barang. misalnya : yang akan dimuat di kapal. untuk menyimpan barang perbekalan agar tahan lama (bertahun-tahun). biasanya bersusun/bertingkat dengan sarana pengangkut (troli. untuk menampung barang yang tidak mudah rusak karena pengaruh cuaca :  Gudang terbuka tidak diolah. lori.  Gudang terbuka diolah. dan pengungkit katrol. gudang kereta api.  Gudang kedap udara. dan belakang. b. kanan. tertutup rapat sehingga harus menggunakan AC. c. berdinding kiri.

hendaknya memperhatikan lokasi tempat penyimpananannya. dinamit. f. mengawetkan makanan) d.ruangan pendingin (sejuk) . . misal : penyimpanan senjata. metode penyimpanan. Prosedur penatausahaan barang perbekalan (kedua fisik barang.49 . Prosedur penyampaian berita pengiriman barang (kesiapan penerima adalah pemakai barang). e. seperti kubu orang Eskimo dibuat dari beton kuat beratap kubah kemudian ditimbun tanah tampak seperti gundukan tanah. Selain itu. Prosedur pelaksanaan dan pengangkutan (kesiapsiagaan petugas pengangkut. mesin. bom. dan lain-lain supaya tidak mudah meledak. Gudang bertangki kering. Kelancaran pendistribusian barang dipengaruhi : a. ketertiban administrasi. bahan kimia yang mudah terbakar. kode lokasi barang. roket. Pendistribusian barang perbekalan adalah kegiatan bongkar muat dari gudang sampai pemakai barang. b. dan jalur transportasi. dibuat dari baja berlantai beton kuat untuk menyimpan barang persediaan masa puluhan tahun mendatang. c. kelengkapan alat pengangkutan). cat. Pencarian kembali barang akan mudah ditelusuri kembali bila digunakan dengan peletakan barang. dan sebagainya. penempatan barang seharusnya menggunakan pedoman barang yang pertama disimpan maka yang pertama juga dibongkar (first in first out / FIFO) 5.ruangan pembeku (menyimpan barang kimia yang mudah terbakar. memiliki konstruksi bangunan yang mampu menahan serangan api. Pengaturan barang dalam gudang. untuk menyimpan barang api yang mudah menyala/terbakar. Gudang igloo. Untuk menyimpan bahan peledak. Gudang tahan api. kemudahan pengurusan dokumentasi barang). misal : jenis minyak cat. ruangan yang tersedia. dan denah tempat penyimpanan yang jelas.

2. dan ketepatan proses bongkar muat dari atau ke awal pengangkutan dan kemana barang dalam perjalanan. dimanfaatkan untuk kegiatan unit instansi sendiri). c. kecekatan. Berikutnya kegiatan perbekalan setelah melakukan penyimpanan adalah kegiatan penghapusan barang perbekalan. 3. kurang efisien. dan tidak menguntungkan lagi sehingga dihapuskan dan diganti yang baru). Surplus (kelebihan barang. Bagian inventarisasi dan penghapusan. yang tidak dapat digunakan. Bagian pengadaan. Bagian analisis kebutuhan perlengkapan. Kecepatan. Spilage (barang yang disimpan busuk. Absolute (dinilai kurang layak. kurang efektif. penggelapan. diartikan sebagai tindakan yang dilakukan berdasarkan atas prosedur dan tata cara perbekalan guna meniadakan barang dari daftar inventaris. Kehilangan (karena pencurian. bertugas mendistribusikan barang perbekalan. 5. b. berubah-ubah atau berkurang kualitasnya karena pengaruh alam).50 d. Teknis ekonomis (secara teknis dan ekonomis sudah tidak bermanfaat atau tidak menguntungkan). 4. e. e. d. bertugas sebagai badan perencanaan perbekalan/perlengkapan. bertugas menyimpan dan memelihara barang perbekalan. . bertugas mengendalikan barang perbekalan dan mengadakan penghapusan bila barang perbekalan sudah tidak bermanfaat. Bagian penyaluran. antara lain : 1. Tenaga pelaksana pendistribusian. Di dalamnya pun terdapat lima organisasi perbekalan. Bagian penyimpanan dan pemeliharaan. bertugas mengusahakan agar ada persediaan perbekalan. Kadaluarsa (sudah mengalami keausan/deteriorisasi atau barang yang umur masa berlakunya sudah kadaluarsa). atau perampokan). f. Faktor-faktor yang mempengaruhi penghapusan barang perbekalan adalah : a.

Kegiatan akhir yakni pemeliharaan barang perbekalan (maintenance) adalah usaha/proses memperpanjang umur kondisi barang dan menjaga daya tahan dan daya guna barang perbekalan agar tetap maksimal. Humas Unsur terakhir yang menjadi bagian dari ilmu administrasi adalah ilmu hubungan masyarakat (humas) yang memiliki pokok bahasan tentang kegiatan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat sekitar. i. Ekses (kelebihan barang dalam suatu unit tidak dapat digunakan untuk unit itu sendiri tetapi dapat dimanfaatkan pada unit yang lain). Dari segi etimologis. Istilah tersebut lahir di negara Amerika. Menurut Ensiklopedi. atas dasar bukti pidana/perdata). humas berasal dari bahasa Inggris yakni public (masyarakat) dan relation (hubungan). humas adalah kegiatan organisasi menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi dengan public yang berkepentingan untuk mendapat dukungan secara sukarela. Tahap pemeliharaan dilakukan melalui : a. memperbaiki. dan menyempurnakan kondisi barang.51 g. h. Tahap pasca pemeliharaan Sedangkan cara yang dilakukan dalam pemeliharaan misalnya : merawat. 8. Barang rampasan (barang yang disita. Pada tahun tersebut. Barang tak bertuan (penumpukan barang yang tidak jelas pemiliknya dan tidak diurus oleh pemiliknya). Tahap perencanaan b. dirampas. humas diistilahkan public relation tetapi masih dihubungkan dengan istilah foreign relation (hubungan internasional). Tahap pelaksanaan c. Dalam humas dibedakan menjadi 2 hubungan yakni : . Asal mula kata humas dipromosikan oleh Thomas Jefferson tahun 1804 pada suatu kongres.

Hubungan ini dilakukan dengan cara mengadakan : • Rapat • Pengumuman • Majalah/Buletin intern • Rekreasi • Laporan 2. dilakukan dengan cara : • Mencari pelanggan • Memperkenalkan produksi • Mencari modal dan hubungan • Memecahkan persoalan yang dihadapi organisasi • Memperbaiki hubungan dengan serikat kerja/SPSI (pemogokan sdm. Hubungan internal Hubungan antara pimpinan dengan bawahan yang harus diterima terus menerus untuk kelancaran tugas maupun kepentingan pribadi sehingga tercita suasana kerja yang menyenangkan.52 1. nama. maupun produk yang ditawarkan. mempertahankan sdm yang produktif dan loyal) Hubungan eksternal dikelompokkan menjadi : • Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations) • Hubungan dengan jawatan pemerintahan (Government relations) • Hubungan dengan pers/wartawan (Press relations) • Hubungan pimpinan dengan pelanggan . hubungan yang harmonis. saling pengertian dan saling kerjasama baik dalam hubungan vertikal maupun horisontal. Hubungan eksternal Hubungan yang dilakukan organisasi dengan masyarakat di luar organisasi yang bersangkutan untuk memperoleh citra perusahaan baik di mata masyarakat ditinjau dari organisasi.

. kegiatan humas merupakan proses kontinu yang selalu berusaha menyempurnakan kegiatan dari tugas.Riset ke dalam berupa penyelidikan kegiatan unit-unit instansinya yang menemukan dan menyimpulkan fakta-fakta yang diperlukan. instansi mana yang sekiranya akan dijadikan obyek kegiatan. Hasil akhir Untuk hasil akhir dipergunakan menilai apakah kegiatan tersebut sesuai dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat. kemudian melanjutkan tindakan untuk memperkirakan masa depan agar perencanaan dapat tercapai maka harus dipersiapkan segala fasilitas yang diperlukan untuk melaksanakan rencana kegiatan tersebut. misalnya mengadakan publisitas dengan menggunakan media massa. Pelaksanaan riset Setelah rencana dan alat dipersiapkan maka proses selanjutnya adalah pelaksanaan mengadakan kegiatan. surat menyurat) Pada pokoknya dalam pelaksanaan proses kegiatan humas meliputi 6 tahap yaitu : 1. Mengadakan pengecekan tentang tanggapan masyarakat 5. 2.53 • Hubungan organisasi dengan organisasi yang lain (studi banding. pertemuan dengan pihak ketiga. 6.Riset ke luar untuk mendapatkan gambaran siapa. . pembangunan. Memberikan saran kepada pimpinan Jika rencana kegiatan yang dilakukan sudah tepat dan dapat diterima oleh massa. Mengadakan riset Yaitu mengadakan penelitian baik ke dalam maupun ke luar instansi misalnya : . 4. 3. Mempersiapkan dan merencanakan riset Merencanakan berarti memilih dan menghubungkan fakta yang satu dengan fakta yang lain.

Pola ini individu terlibat penyampaian pesan kepada orang lain. kemudian pesan tersebut disampaikan ke pihak lain begitu juga seterusnya. Jika menerapkan pola ini. kemudian komunikan . dalam hal ini yang bertindak sebagai perantara adalah B. dan komunikasi itulah yang menjadi dasar dari pola humas.54 Jika terjadi hubungan komunikasi dari human relation. Pola pohon (Tree pattern) A B C D E F Pola ini sering disebut dengan pola perantara. biasanya dalam bahasa Jawa diartikan gethuk tular. kemungkinan besar akan terjadi pemalsuan pesan atau secara sengaja ataupun tidak mengubah isi pesan dimana timbul gossip/issu karena tidak menjamin pesan yang disampaikan. antara lain : 1. Pola mata rantai (Chain pattern) A B C F E D Pola ini sering kita temukan dalam kehidupan sehari-hari. Kebaikan pola ini karena tidak membutuhkan media. Pola ini. 2. komunikator menyampaikan pesan kepada komunikator secara perseorangan.

komunikasi yang dilakukan dapat efektif dan efisien sehingga pesan yang disampaikan mudah menimbulkan umpan balik (feed back) yang lebih akurat sesuai dengan pesan komunikator karena pola ini adalah pola perbaikan dari roda atau bintang. 3. Pola roda atau bintang yang idsempurnakan (Improved wheel or star pattern) E B C A D Dalam pola ini. 4. E . Komunikan dalam pola ini adalah sebagai anggota kelompok dan tidak saling berkomunikasi. A bertindak sebagai komunikator yang menyampaikan pesan kepada komunikan. Yang menjadi humas biasanya si B karena orang yang menyampaikan ingormasi secara timbal balik. Dalam pola ini tidak terjadi komunikasi. Pola roda atau bintang (Wheel or Star pattern) B C A D Pada pola ini.55 bertindak sebagai komunikator menyempaikan pesan kepada kelompok komunikan yang lain.

informasi yang disampaikan lebih jelas. contoh : film.56 5. Pola ini terbaik dari pola humas yang lain. Karena hubungan masyarakat terdapat 2 hubungan yakni hubungan internal dan eksternal. maka media humas pun dibedakan menjadi 2 yakni : 1. dsb Keuntungannya : menghemat waktu dan tenaga. Kelemahanya : kemungkinan timbul gangguan yang tidak diinginkan. radio. Dalam perkembangan kehidupan sosial ekonomi masyarakat Indonesia yang makin maju. • Media auditif. Pola terbuka (Open structured pattern) B C A D Dalam pola ini. biaya yang dikeluarkan lebih murah. Media ini digunakan dalam E . perlu adanya waktu yang cukup guna menafsirkan pengertiannya. brosur. pembuatan dan penggunaannya lebih mudah. plakat. menimbulkan rasa bosan. yang termasuk jenis media ini telepon. setiap anggota dapat saling menggunakan daya nalarnya dalam menanggapi pesan dari komunikator. usaha public relation akan lebih banyak dikerjakan oleh orangorang yang terpilih pada organisasi tersebut. pameran. adalah media yang dapat didengar. Komunikator dan komunikan dapat terlibat dalam komunikasi tanpa ada perantara yang lebih tepat (komunikasi langsung). Media komunikasi ekternal. yang termasuk adalah : • Media visual. dsb. tape recorder.

adalah segala barang cetak.57 komunikasi antar personal yang biasanya banyak digunakan di lingkungan kantor. Mengusahakan agar organisasi dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan public yang sebenarnya. kunjungan. tabloid. Media komunikasi internal. 3. 6. wawancara. Memberi penjelasan tentang hasil produksi baik berupa barang maupun jasa dari organisasi yang bersangkutan. • Media cetak. Mempertahankan reputasi/nama baik organisasi dan menangkis serangan yang bermaksud menjatuhkan nama perusahaan. majalah. Membantu public untuk menentukan dan mengetahui kebutuhan yang sebenarnya. dsb. contohnya televisi. kunjungan. 4. dsb. • Media audio visual. Media ini bisa disampaikan melalui faximile. . 2. 2. biasanya dilakukan hanya antara pimpinan dengan bawahan contohnya rapat. adalah media yang dapat dilihat dan didengar. pertemuan. pertemuan. brosur. Membantu kelancaran komunikasi di dalam dan di luar organisasi. Memberi penjelasan tentang kebijaksanaan pimpinan organisasi yang penjelasannya dititikberatkan bahwa penjelasan itu dapat dipertanggungjawabkan. bulletin. seminar. 5. contohnya surat kabar. Perwujudan kegiatan humas dalam organisasi adalah : 1. dsb.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful