13

BAB III UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
1. Organisasi Ilmu organisasi menjadi salah satu cabang dari ilmu administrasi, yang memiliki pokok kegiatan mengelompokkan personil dan menyusun kerangka kerja, menjalin hubungan kerjasama antar personil. Organisasi merupakan kesatuan kerja yang disusun melalui suatu peraturan sebagai wadah dalam menjalankan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Organisasi sendiri memiliki 2 sifat utama, yakni : 1. Bersifat statis Organisasi merupakan wadah dalam melakukan pembagian tugas dan wewenang, secara struktural dan fungsional menempatkan individu sesuai keahliannya. 2. Bersifat dinamis Organisasi merupakan pembagian tugas dan wewenang serta adanya komunikasi dalam menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dari pengertian di atas, organisasi memiliki unsur-unsur pokok yang menyebabkan timbulnya organisasi, yaitu : 1. Adanya pembagian tugas. 2. Adanya kerjasama. 3. Adanya tujuan yang telah ditentukan. Perbedaan administrasi dengan organisasi yaitu : Administrasi 1. Mencakup proses, fungsi, personil sebagai pelaksana. dan Organisasi 1. Sebagai wadah melaksanakan kegiatan sesuai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

14

Administrasi 2. Di dalamnya ada pengorganisasian dari proses, fungsi, dan personilnya. 3. Tidak hanya melaksanakan pengorganisasian, namun mencakup proses perencanaan, pengawasan, dan sebagainya.

Organisasi 2. Bagian dari administrasi. 3. Menekankan pada pengorganisasian dari segi proses, fungsi, dan personil-personilnya.

Dalam menyusun kerangka organisasi, beberapa ahli hampir memiliki persepsi yang sama membuat konsep tentang prinsip-prinsip organisasi, antara lain : 1. Perumusan tujuan (principle of goals) 2. Pembagian tugas (principle of specialization) 3. Pengkoordinasian (principle of coordination) 4. Rentang pengawasan (principle of span control) 5. Kontinuitas (principle of continuity) Adapun beberapa hal penting yang harus dipelajari pada ilmu organisasi, meliputi : 1. Type organisasi • Organisasi garis Organisasi ini diprakarsai oleh Henry Fayol, dimana biasa disebut dengan organisasi lini, lurus, maupun militer karena bercirikan : a. Dipakai pada tingkat organisasi yang sederhana. b. Tidak ada staff ahli. c. Wewenang dan tanggung jawab secara verrtikal dari pimpinan ke bawahan. d. Kekuasaan dan tanggung jawab sepenuhnya pada pimpinan. e. Pemilik organisasi merupakan top manajemen. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis :

15

a. Kesatuan perintah sangat jelas. b. Pimpinan dan bawahan, masing-masing memiliki wewenang dan tanggung jawab yang sangat jelas. c. d. e. Semua perintah yang diberikan pimpinan, dapat dengan mudah dan cepat berjalan. Disiplin. Pimpinan dapat melakukan koordinasi dan supervisi, sehinggan mudah dilaksanakan dan diketahui bawahan. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis : a. Dalam pengembangan keahlian pegawai dibatasi bahkan tidak dapat dipraktekkan secara linier. b. Pimpinan bersikap otoriter. c. Tidak ada pembentukan unit-unit organisasi • Organisasi staff Staff merupakan orang yang ahli dalam bidangnya, dan pada organisasi ini mereka berfungsi memberikan sumbangan pemikiran, ide, saran ataupun nasehat kepada pimpinan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. • Organisasi garis dan staff Organisasi ini merupakan gabungan dari organisasi garis dan staff. Organisasi ini diprakarsai oleh Horrington Emperson yang dipraktekkan di perindustrian. Sedangkan staff, memiliki kedudukan setingkat dengan pimpinan. Organisasi garis dan staff bercirikan : a. Bersifat kompleks. b. Pimpinan memiliki wewenang memerintah bawahan. c. Dalam kelancaran tugas, pimpinan dibantu staff ahli.

16

d. Staff ahli bertugas memberikan saran dan bantuan kepada pimpinan, namun bukan memberikan perintah. e. Staff ahli dimanfaatkan melaksanakan pekerjaan secara efisien dan efektif. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis dan staff : a. Pembagian tugas pada kelompok garis dan staff sangat jelas. b. Disiplin dalam bekerja. c. Adanya koordinasi antara pimpinan dan staff. d. Fleksibel dalam bekerjasama. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis dan staff : a. Bawahan seringkali membuat persepsi bahwan saran/nasehat dari staff merupakan perintah dari pimpinan. b. Terkadang pimpinan melupakan keberadaan staff, sehingga diabaikan mereka. • Organisasi fungsi Organisasi fungsi diprakarsai oleh F. W. Taylor (functional type of organization), diterapkan pada pabrik tempat beliau bekerja. Perintah dari pimpinan ke bawahan berjalan melalui kepala bagian. Masing-masing kepala bagian diberi tanggung jawab kepada bawahannya. Organisasi fungsi bercirikan : a. Kekuasaan tidak berjalan secara langsung. b. Tiap kepala bagian memiliki beberapa bawahan. c. Tiap kepala bagian merupakan orang yang ahli dalam bidangnya. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi fungsi : a. Pembagian tugas akan tenaga pikir dan tenaga fisik (spesialisasi) sangat jelas.

d. • Organisasi panitia Organisasi ini sering digunakan melalui beberapa istilah seperti Dewan. Organisasi panitian bercirikan : a. Oleh sebab itu. G. Seluruh anggota menjadi pimpinan. c. Kesatuan wewenang. pimpinan dari organisasi ini secara bersama-sama namun tetap ada ketua panitia. b. Badan. c. Kesatuan komando kurang tegas. Anggota diklasifikasikan berdasarkan tugas yang akan dilaksanakan pada kegiatan. Keselarasan pemikiran sehingga antisipasi akan tindakan yang ceroboh. Senat. R. Hak. Anggota memiliki hak. . dan Team. dan tanggung jawab yang sama. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi panitia : a. b. tanggung jawab. Timbul perselisihan anat pimpinan karena permasalahan tanggung jawab. wewenang. Majelis. Kerjasama yang sangat kuat. dan wewenang yang sama untuk anggota. Terry sebagai pemrakarsa organisasi ini menyatakan bahwa panitian merupakan sekelompok orang-orang yang terpilih untuk bersama-sama membahas masalah yang ada pada organisasi. b. kepala bagian dan bawahan dalam satu fungsi mudah dilaksanakan. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. Menghemat biaya perekrutan staff. Koordinasi pimpinan. Komite. Satgas.17 b. Keputusan bersifat demokratis karena dimusyawarahkan. Tugas pimpinan dilaksanakan bersama anggota. Proses pengambilan keputusan membutuhkan waktu yang lama. c.

luas maupun ruang lingkup organisasi. selanjutnya disusun ke bawah. Tanggung jawabanggota tidak penuh. Menurut para ahli seperti Keith Davis dan Henry Hodges. d. Disusun hanya dengan dua bidang satuan organisasi yang sejajar dekat dengan pimpinan. dan tanggung jawab mengalir dengan jelas dari pimpinan sampai ke bawahan. Bagan organisasi Bagan organisasi menjadi alat informasi mengenai struktur organisasi. Rincian dari tugas-tugas setiap unit kerja (job description). 2. sehingga beberapa hal penting yang terkandung di dalamnya yaitu : a. jabatan. pangkat dan golongan bila ada. sehingga ada permasalahan saling menuduh. Pengeluaran biaya yang tidak terkendali (boros). Aliran komando dan tanggung jawab dari pimpinan ke bawahan atau sebaliknya. wewenang. antara lain : a. b. Bentuk vertikal Saluran perintah. Isi. bentuk bagan organisasi dapat dibuat berdasarkan tipe organisasi.18 b. Keputusan kurang obyektif karena bersifat kompromi. Contoh gambar : . d. Nama. c. c.

19 b. Contoh gambar : d. Bentuk horizontal Saluran perintah. Contoh gambar : . Bentuk piramida terbalik Bentuk ini merupakan dasar dari piramida di atas. Lebih tepat diterapkan pada organisasi fungsi. Bentuk piramida Disusun dengan mudah. Kreasi bentuk ini pada dasarnya sama dengan piramida biasa. wewenang dan tanggung jawab disusun mendatar (menyamping arah kiri ke kanan) dari pimpinan sampai bawahan. Contoh gambar : c. sederhana dan jelas berdasarkan tingkatan pada tiap satuan tugas organisasi. wewenang. dan tanggung jawab pimpinan kepada bawahan dimulai dari arah bawah ke atas. namun dibuat terbalik dimana saluran perintah. sehingga diterapkan pada organisasi garis (lurus).

maka sangat cocok hanya untuk jenjang tingkat atas (pimpinan) saja. Satuan tugas disusun hanya dengan menggambar kotak dan garis-garis pada saluran perintah. Bentuk lingkaran dengan kotak-kotak Susunan bentuk ini menekankan pada hubungan di antara satuansatuan organisasi. dan tanggung jawab. wewenang. Contoh gambar : f. Karena jenjang organisasi tidak jelas.20 e. Bentuk setengah lingkaran dan bentuk telur dengan garis-garis Kreasi bentuk ini merupakan variasi dari bentuk dasar lingkaran. Contoh gambar : .

wewenang. membimbing. menggerakkan. dan tanggung jawab terbaca secara jelas melaui objek (gambar asli/lukisan) dari pimpinan maupun bawahan. serta mengerahkan segenap fasilitas kerja. Dimulai dengan bahasa Latin. mengorganisasikan. Contoh gambar : Dew an K omis ar is Dir ek t ur B agian P e njuala n P engangk utan W ak il Dir ek tur L apanga n Miny ak (P er tambanga n) P eny ar ingan & P engolahan P ompa B ens in 2. Secara etimologis. menggunakan kata maneggiare kemudian bahasa Italia menggunakan kata maneggio. Bentuk lukisan Saluran perintah. Manajemen Ilmu manajemen termasuk cabang dari ilmu administrasi dengan memulai kegiatan merencanakan. dan mengawasi sekelompok personil. Dari kedua bahasa .21 g. manajemen berasal dari beberapa beberapa bahasa yang turun temurun. membina.

kepemimpinan. sarjana matematika tersebut meneliti sekaligus menjadi sebuah buku dengan judul The Economy of Machinary & Manufactural. b. Menunggang kuda (to train a horse) 3. Beberapa pemrakarsa manajemen secara urut diawali oleh : 1. Buku tersebut membahas tentang kinerja pegawai yang menekankan pada : a. bahasa Inggris menggunakan kata manage yang kemudian biasa disebut dengan management. Manajemen sebagai salah satu unsur dasar dari administrasi yang merupakan anak cabang dari ilmu sosial. dan sebagainya. sebenarnya sejak zaman sejarah dahulu kala tanpa sengaja (dirasakan) manusia telah melakukan proses dari manajemen. penggunaan istilah management bermacammacam namun kandungan yang termaktub sama. Jadi. management disimpulkan suatu seni dalam menjalankan kegiatan pada organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. pengurusan. Rumah tangga (house keeping) 2. Mengatur dan mengawasi (to direct and control) Makna di atas menjadi penerapan dalam kehidupan sehari-hari di segala bidang seperti di sekolah. misal menggunakan kata manajemen. Pembagian kerja yang jelas (job description & job specification). c. ketatalaksanaan. Sedangkan di Indonesia. pengelolaan. rumah. Perencanaan menentukan anggaran kegiatan dalam proses produksi. . Kata manage memiliki makna : 1. Efisiensi kerja dalam mencapai tujuan. Charles Babbage Pada tahun 1792 – 1871. Membuat jadwal istirahat pegawai dalam bekerja.22 tersebut. pembinaan. Membuat putaran kerja (rolling) antar pegawai e. bank. dan sebagainya. Akhirnya berkat sumbangsih pemikiran dari pemrakarsa manajemen lahirlah konsep-konsep nyata manajemen. d.

dalil. Penelitian dilakukan dengan pengamatan (trial & error) pada kasus yang ada. Tahap survival Tahun 1886 diawalinya Gerakan Manajemen Ilmiah. pengembangan ilmu menekankan pada hubungan antar manusia baik secara formal maupun informal agar tercipta keharmonisan. b. b. Prinsip-prinsip manajemen ilmiah. c. Tahap behaviouralisme Tahun 1959. System ban berjalan (perputaran). sehingga ada solusi untuk mencapai tujuan organisasi. Taylor bekerja. Sehingga tahun 1886 tercetus Gerakan Manajemen Ilmiah dan disebut sebagai Bapak Manajemen Ilmiah. Tahap konsolidasi Tahun 1930. pada tahun 1856 – 1955 muncul sarjana pertambangan yang melanjutkan penelitian tersebut di perusahaan tempat F. Tahap human relation Tahap berikutnya tahun 1945. d. c. W. Frederick Winslow Taylor Setelah Charles Babbage belum menuai hasil. Hasil penelitian yang meluas tersebut membahas tentang : a. ilmu manajemen lahir melalui beberapa tahap yakni : a.23 2. manajemen termasuk cabang ilmu pengetahuan sehingga konsep-konsep manajemen (prinsip. Semenjak itu. Pembagian tugas kerja (organisasi fungsional). . Manajemen perusahaan. rumus) direvisi lagi agar memiliki kekuatan teori dan para ahli yang telah mempelajari mendapat gelar kesarjanaan secara resmi dari lembaga perguruan tinggi. sehingga tahap ini merupakan perjuangan para pemrakarsa agar manajemen menjadi salah satu cabang ilmu pengetahuan. d. berkembang ke arah perilaku manusia dalam bersikap.

Tahap platinum Tahun 2000. Henry Fayol Pada tahun 1841 – 1925. Fungsi manajemen planning. dan sebagainya. berhasil menyumbangkan pemikiran dengan judul General & Industrial Management yang membahas tentang : a. adanya robot yang mengambil alih tugas manusia sehingga efisiensi dan efektivitas tercapai. 14 prinsip umum manajemen. Efisien (pendayagunaan antara pemasukan dengan pengeluaran). c. konsep manajemen lebih matang dan didukung dengan peralatan teknologi modern seperti komputer untuk mengolah data yang akurat. manajemen kinerja. ilmu manajemen berkembang luas dengan mengkolaborasikan diri dengan software-software yang disediakan komputer agar dalam proses manajemen. f. coordinating. Agar tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai secara : a. Efektif (pendayagunaan waktu yang setepat-tepatnya). controlling (POCCC). . Hal ini berdampak. Pembagian kerja (organisasi garis/lini/lurus).24 e. sarjana pertambangan dari Perancis yang juga mendapat sebutan Bapak Administrasi Modern. 3. Tahap matematika Tahun 1990. organizing. Uraian di atas merupakan sejarah munculnya manajemen oleh para pemrakarsa dan selanjutnya bermunculan para ahli dengan berbagai konsep manajemen dan secara resmi diterapkan di Indonesia. ilmu manajemen pada perguruan tinggi mulai difokuskan pada spesialisasi bidang studi seperti manajemen sumber daya manusia. manajemen pemasaran. commanding. pihak-pihak yang berkepentingan dapat mengambil kebijaksanaan lebih akurat dan cepat. b. b.

25 Maka manajemen didukung beberapa sarana yang mutlak harus ada. Komunikasi Ilmu komunikasi menjadi cabang dari ilmu administrasi yang sekarang dapat berdiri sendiri dan berkembang pesat dengan program studi yang bertalian. dibagi dalam 3 tingkatan yaitu : a. Money (anggaran) c. Market (pemasaran) Di dalam proses manajemen pun. dan gagasan dari seseorang kepada orang lain. Manajemen bawah (Lower management) Hubungan antara administrasi. Materials (perlengkapan pendukung/bahan-bahan) e. dapat disimpulkan bahwa : • Administrasi merupakan proses penetapan kebijaksanaan dan tujuan dari organisasi. Methods (system kerja) d. yang bersifat timbal balik antara . Manajemen puncak (Top management) b. organisasi. meliputi : a. • Manajemen menjadi proses pelaksanaan kegiatan pada organisasi dengan berdasarkan kebijakan administrasi. Ilmu yang membahas mengenai kegiatan menyampaikan berita. 3. Manajemen madya (Middle management) c. yang disebut The Six M in Management. • Organisasi sebagai wadah yang menyusun dan menempatkan individu (the right man in the right place) yang melaksanakan kegiatan. Machines (peralatan teknologi/mesin) f. dan manajemen merupakan satu kesatuan yang saling mengikat. pemberian ide. Man (factor manusia) b.

atau bahasa 3.26 pimpinan dengan pimpinan. baik secara formal maupun nonformal. Feed Back. adalah asal sumber informasi dikomunikasikan dengan bahasa yang sederhana . 5. pimpinan dengan bawahan. Informasi yang disampaikan berwujud bahasa baik lisan ataupun tulisan. Komunikan. 4. adalah sarana/tempat berlakunya lambang-lambang tersebut. 2. Berita. sinar. adalah orang yang menerima berita dari komunikator. adalah pengertian yang disampaikan komunikator yang berupa lambang seperti gerakan. Penggunaan bahasa yang kurang jelas Komunikasi berhasil bila informasi yang disampaikan dapat diterima dan dipahami. 3. suara. sarana penunjang komunikasi harus memadai. adalah tanggapan dari komunikan (umpan balik). 2. sebagai berikut : 1. Sarana yang kurang memadai Demi tercapainya tujuan. informasi yang disampaikan harus jelas dimengerti komunikan. Hal ini disebabkan ada beberapa hambatan dalam komunikasi. . Sebab itu. dan tepat akan semakin mudah dimengerti dan diterima oleh komunikan. Sehingga komunikator sedapatnya mampu memilih sarana mana yang dirasa efektif dalam penyampaian informasi. Komponen yang terlibat dalam komunikasi ada 5 faktor yang berperanan. Media. Terkadang terjadi salah pengertian (miss communication) dalam komunikasi. antara lain : 1. Berita tidak jelas Berita menjadi salah satu komponen yang mutlak harus ada dalam komunikasi. Dengan bahasa yang lugas. jelas. Komunikator. disebabkan informasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan tidak jelas.

Wujud komunikasi seperti instruksi. Wujud komunikasi seperti wawancara dengan . laporan. 2. Dalam komunikasi ini digolongkan dalam 2 bentuk komunikasi yaitu : • Komunikasi formal Adalah komunikasi yang dilakukan organisasi dengan pihak luar melalui media yang resmi. Wujud komunikasi seperti rapat dinas. dsb.27 4. informasi. faktor lingkunganpun mempengaruhi. penjelasan. Entah itu suara gaduh atau gangguan-gangguan teknis yang kadang-kadang muncul saat komunikasi berlangsung. Komunikasi ekstern Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak lain di luar organisasi. dan bawahan dengan bawahan agar menciptakan kerjasama yang harmonis diantara para pegawai sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. petunjuk. pengaduan. lokakarya. saran. pimpinan dengan pimpinan. dsb. Komunikasi intern Adalah komunikasi yang bersifat informal antara pimpinan dengan bawahan. Komunikasi di dalam organisasi memiliki 2 bentuk yaitu : 1. Yang termasuk dalam komunikasi intern antara lain : • Komunikasi vertikal Adalah komunikasi yang berlangsung dari pimpinan ke bawahan (downward communication) atau dari bawahan ke pimpinan (upward communication). seminar. • Komunikasi horizontal Adalah komunikasi antara pimpinan dengan pimpinan atau bawahan dengan bawahan. Komunikasi tersebut berlangsung dua arah ( two way communication). Faktor lingkungan Berhasil tidaknya komunikasi.

menyebarkan. hanya untuk menambah perhatian. mengolah. dan menyimpan berbagai keterangan obyektif yang diperlukan. untuk dipakai sebagai alat mengambil keputusan maupun pengamanan atau tindakan penyelamatan. penerbitan brosur. menggandakan. misalnya : • Political intelligence • Government intelligence • Military intelligence • Business intelligence • Monetary intelligence • Industrial intelligence . 4. Menurut Prof. pemasangan iklan. dukungan. dan kepercayaan pihak luar terhadap organisasi. ilmu informasi terbagi menjadi 3 jenis ilmu antara lain : 1. jujur. • Komunikasi informal Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak luar secara tidak resmi. Pimpinan biasanya membutuhkan intellijens yang secara otomatis termasuk orang-orang yang cerdas. Wujud komunikasi ini seperti memperhatikan sikap/perilaku anggota yang ada dalam organisasi. website. dan intuitif. mencatat. Berbagai jenis intellijens yang dikelompokkan dalam masing-masing bidang spesialisasi. dsb. Informasi Sebagai cabang ilmu administrasi. Prajudi Atmosudirdja. Ilmu Intellijens Adalah ilmu yang tertua dan klasik karena sebelum Masehi atau zaman kerjaan telah diterapkan dan mempelajari sistem informasi yang diperoleh dari saluran/media yang sifatnya terbuka dan birokratis. ilmu informasi membahas tentang kegiatan menghimpun. sistematis.28 pers. logis. penyelenggaraan pameran.

antara lain : • Penerimaan • Pencatatan • Penggandaan • Penyimpanan • Pemilahan • Pengolahan • Pendistribusian 3. Personalia Ilmu personalia (sumber daya manusia) berkembang pesat dan menjadi bahasan popular saat ini di kalangan masyarakat. sebagai cabang dari ilmu administrasi. Informasi yang disampaikan pada ilmu ini dapat besifat specified (berdasarkan keperluan) dan discretionary (pimpinan menentukan sendiri). Secara umum. agar dapat mengisi lowongan pekerjaan biasanya syaratsyarat utama yang dibutuhkan organisasi antara lain : . Sistem informasi yang digunakan pada ilmu ini berhubungan dengan pekerjaan kertas (paper work). Ilmu Sistem Informasi Manajemen (SIM) Ilmu sistem informasi manajemen merupakan bentuk tata usaha modern yang mengkaitkan dengan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data untuk menghasilkan keputusan/kebijaksanaan. yang akhirnya menjadi serentetan pekerjaan rutin yang dilakukan tata usaha. 5. Tetapi. dengan dimulainya kertas atau perkamen atau papyrus sebagai alat mencatat informasi. ilmu tata usaha modern berkembang di Eropa pada abad ke 17. Ilmu Tata Usaha Ilmu tata usaha bersumber dari zaman Mesir Kuno dan di Romawi Kuno.29 2. ilmu personalia menekankan pada kegiatan mengatur dan mengembangkan tenaga kerja.

maka unit kepegawaian memiliki tugas menyiapkan rekrutmen pegawai dengan menyebarkan informasi tersebut ke berbagai media. Ketrampilan Ketrampilan merupakan salah satu talenta atau nilai plus yang dimiliki oleh calon pegawai. dan respek terhadap lingkungan. Nantinya diharapkan. di era platinum ini pendidikan pascasarjana menjadi pilihan banyak orang untuk meningkatkan kualitas hidupnya. Namun. Kedua sumber tersebut diuraikan sebagai berikut : 1. Sumber tenaga kerja intern Sumber tenaga kerja dari dalam (intern) meliputi pegawai yang telah menduduki jabatan dan sudah pula terikat perjanjian kerja dengan organisasi tempat unit kepegawaian bernaung. Informasi tersebut disebarluaskan agar diketahui pencari kerja. pegawai yang . Ketrampilan diperoleh melalui pendidikan formal maupun informal. ada yang berasal dari sumber intern maupun ekstern. Mereka yang berasal dari organisasi sendiri dan hendak mengisi lowongan pekerjaan biasanya mendapat prioritas pertama asal memenuhi persyaratan yang ditentukan.30 1. Melalui pendidikan baik formal maupun informal menunjang kualitas hidup manusia. Sehingga orang berbondong-bondong untuk bisa mengantongi ijasah pascasarjana. ketrampilan tersebut dapat berkembang melalui kegiatan training yang diadakan organisasi. Terlebih lagi pemerintah mencanangkan minimal pendidikan adalah 9 tahun. Namun. 2. bertanggung jawab. Media yang dipilih diusahakan mampu menarik hati calon tenaga kerja untuk tertarik melamarnya. 3. Bila terjadi lowongan pekerjaan dalam organisasi. Sumber pegawai yang dapat direkrut mengisi lowongan. Kepribadian utama yang harus dimiliki pegawai adalah jujur. Pendidikan Latar belakang pendidikan menjadi syarat mutlak dalam rekruitmen pegawai. Kepribadian Kepribadian merupakan watak dari pegawai yang menunjang keberhasilannya dalam bekerja.

Terlebih lagi bila hal tersebut dilakukan atas dasar system kawan (spoil system) karena dapat menimbulkan klik kepegawaian yang kurang sehat. jumlah pelamar yang mendaftar kadang-kadang jauh melebihi jumlah yang dibutuhkan. . melalui banyak saluran antara lain : 1. Hal ini sudah biasa.31 ditarik dari dalam kalau tidak dipilih dengan cermat dapat menjadi boomerang di kemudian hari. organisasi menginformasikan kepada pegawai untuk mengusulkan kawan dekatnya menempati jabatan yang lowong. dapat merugikan karena pegawai yang terpilih hanya ingin mencari pengalaman dan menyelidiki kondisi perusahaan selama masa percobaan. Bila rekruitmen kurang cermat. Aktif berarti memanfaatkan berbagai saluran/media komunikasi untuk memperoleh tenaga kerja. Sumber penarikan pegawai baik dari ekstern maupun intern. rekruitmen pegawai baik dari sumber intern maupun ekstern memiliki keuntungan dan kerugian. Jika hal itu terjadi. Sumber tenaga kerja ekstern Rekruitmen pegawai dari luar akan memacu pelamar bersaing secara terbuka. bagian rekruitmen harus mampu menyeleksi secara ketat sehingga mendapatkan pegawai yang berpotensial sesuai persyaratan. Kawan pegawai Jika terjadi lowongan pekerjaan. Dengan demikian. Berbeda dengan pegawai dari luar organisasi yang membuka persaingan bebas antar pelamar sehingga unit kepegawaian dapat memilih pelamar yang rata-rata tergolong baik untuk kemudian dibina menjadi pegawai yang baik. baik ekstern maupun intern dapat bertindak aktif dan pasif. Akibatnya. jika pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke organisasi. 2. karena pegawai mengusulkan kawannya dan secara langsung pegawai yang mengusulkan harus menjadi penjamin kualitas kawan yang diusulkan. Bagian rekruitmen melakukan penarikan pegawai.

4. Dalam kehidupan sehari-hari. misalnya : sarjana kedokteran tergabung dalam IDI (Ikatan Dokter Indonesia). sekretaris tergabung dalam ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia).32 Namun. Prinsip The Right Man In The Right Place diabaikan. Faktor keberuntungan pun menjadi pengaruh rekruitmen serupa. nepotisme terjadi bila pegawai diterima karena ada hubungan saudara walaupun tidak memenuhi syarat. organisasi memberi kesempatan magang bagi siswa lembaga tersebut. Depnaker Departemen tenaga kerja menjadi penghubung antara pencari tenaga kerja dan calon pegawai. bagian kepegawaian dapat memonitor siswa yang berpotensi untuk menjadi pegawai pada organisasi bila sudah lulus pendidikan. kantor pemerintahan ini sampai pada tingkat kabupaten dan memiliki balai latihan sampai tingkat kecamatan. satu agama. Lembaga Pendidikan Rekruitmen melalui lembaga pendidikan dilakukan dengan cara. Kerabat pegawai Rekruitmen ini memprioritaskan pegawai yang memiliki hubungan saudara (nepotisme). terkadang meletakkan diskriminasi misalnya pegawai mengusulkan kawannya yang satu suku. Organisasi ini menjadi tempat yang dihuni orang-orang terlatih dan terdidik. 3. Saat itulah. dan lain lain yang dapat menimbulkan masalah di kemudian hari. 2. 5. ada kecenderungan subjektifitas mendominasi. Meskipun rekruitmen pegawai melalui kawan ini baik. pegawai yang mengusulkan kawannya belum sepenuhnya menjadi penjamin kualitas kerja kawannya yang setaraf dengan dirinya. Organisasi profesi Rekruitmen pagawai menggunakan saluran melalui anggota organisasi profesi. Rekruitmen terkadang kurang murni. .

Tetapi. tetapi bagian kepegawaian pun tetap harus menyediakan waktu. Pemanfaatan leasing ini menguntungkan organisasi karena organisasi mendapat pegawai yang bermutu dan terhindar dari pembayaran seperti tunjangan-tunjangan pada pegawai tetap. Majalah/Koran dipilih terlebih dahulu untuk membatasi pelamar. Kadang kala. kemudian ditawarkan atas dasar kontrak kerja. Akhirnya. dan tenaga untuk menyeleksi pelamar. Leasing. 7. Open house Suatu ketika. organisasi mendapat pegawai yang datang sendiri ke kantor organisasi tersebut. dan data pelamar sendiri oleh organisasi disimpan sebagai arsip yang sewaktu-waktu bila perusahaan membutuhkan pegawai dapat informasi dari file tersebut. data tersebut disimpan dengan masa tertentu. Jenis iklan Blind Advertisement. cara melamar. Walk-in. Ada 2 jenis iklan yaitu Want Advertisement & Blind Advertisement. adalah iklan yang tidak menyebutkan nama perusahaan dan diganti dengan nomor iklan koran/kotak pos. bila tidak diperlukan dimusnahkan. organisasi mengalami peningkatan pekerjaan sehingga kekurangan pegawai. bagian kepegawaian merekrut pegawai dengan system pegawai lepas atau berdasarkan kontrak kerja saja ( parttime job). dana. adalah iklan yang menyebutkan nama perusahaan. pelamar dating secara kebetulan mencari pekerjaan. Lembaga ini memiliki tenaga ahli dari berbagai disiplin ilmu yang siap menyelesaikan pekerjaan sesuai permintaan.33 6. Organisasi dapat merekrut melalui leasing yang merupakan lembaga yang menyediakan tenaga ahli bidang tertentu. dan syarat-syarat pelamar. Iklan Rekruitmen pegawai melalui iklan dapat dicetak pada majalah atau Koran. Rekrutmen itu bersifat kebetulan saja sehingga disebut Walk-in. Jenis iklan Want Advertisement. . Iklan ini akan menarik minat pelamar.

Tes Selesai seleksi administratif disusul kemudian tes untuk mengetahui sejauhmana kemampuan seseorang terhadap bidang pekerjaannya. Tujuan latihan masa percobaan . Tes yang umum digunakan ada dua yaitu tes tertulis dan tes lisan. 3. dan sikap pelamar. Masalah seleksi pegawai meliputi : 1. Rekrutmen ini mengutamakan pegawai yang domisilinya dekat lokasi pekerjaan. 2. pengetahuan. akan melalui tahap masa percobaan (trainee). terakhir rekrutmen dengan cara yang disebut Open House. masa percobaan dilalui selama 3 bulan atau lebih. dan berhasil dengan baik jika kedua pihak melakukan persiapan.34 Selain cara-cara di atas. penginapan. Pelamar yang lulus seleksi dan diterima sebagai pegawai. Pewawancara secara langsung dapat mengetahui kemampuan. Masa percobaan menjadi batu loncatan sebagai awal keberhasilan karier pegawai di kemudian hari. Seleksi administratif pelamar Seleksi administratif menjadi dasar kebijakan bagian kepegawaian. Wawancara Wawancara menjadi bagian penting dari seleksi pegawai. kepribadian. Sedangkan pelamar pun harus menunjukkan sejelas-jelasnya baik talenta maupun kepribadiannya agar dapat menarik simpati pewawancara. Untuk itu bagian kepegawaian harus menyiapkan dan melaksanakan program khusus dengan uraian sebagai berikut : 1. dan sebagainya terhindar dari pemborosan waktu yang digunakan pegawai untuk pergi/pulang kantor. Bagian kepegawaian harus melakukan kegiatan seleksi pegawai agar memperoleh pegawai yang memenuhi persyaratan. Umumnya. sebab seleksi ini menitikberatkan pada kebenaran informasi dari surat lamaran dan dokumen-dokumen pendukung si pelamar. Open house menguntungkan karena organisasi tidak perlu menyediakan transportasi.

hakikatnya sama dengan proses belajar mengajar dimana bagian kepegawaian membuat rencana terstruktur untuk program latihan yang diberikan. • Orientasi informal. Kegiatan masa percobaan. prosedur. Oleh sebab itu pembinaan kemampuan kerja dilaksanakan organisasi melalui bagian kepegawaian semenjak proses rekruitmen hingga masa percobaan.35 • Membantu pegawai masa percobaan agar mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja untuk mencapai efisiensi kerja dan produktivitas organisasi tidak terganggu karena kehadiran personil baru. Orientasi pegawai masa percobaan • Orientasi formal. 2. dan teknik pada unit kerja dan kegiatan yang dilakukan sama hal nya dengan orientasi formal. serta hak dan kewajiban pegawai. Bagian kepegawaian memberikan uraian umum tentang kebijakan organisasi. Sedangkan pimpinan unit kerja (Kabag/manajer) mengenalkan dan melatih bidang pekerjaan di unitnya. Dilakukan bagian kepegawaian yang bekerjasama dengan pimpinan masing-masing unit kerja (Kabag/Manajer). Pembinaan kemampuan kerja pegawai tersedia dalam 2 model yakni : . • Menyamakan persepsi akan pengetahuan dan ketrampilan kerja yang dimiliki personil baru tentang realita pekerjaan yang dianut pada organisasi. pelaksanaan latihan (schedule). pegawai memberikan sumbangsih baik tenaga dan pikiran. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah besar. • Dengan melatih personil baru. Pegawai (sumber daya manusia) termasuk dalam bagian invenstasi organisasi yang tidak ternilai. dan teknik pelaksanaannya. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah kecil. Kepada organisasinya. 3. efektivitas pimpinan dan stabilitas produksi tetap tinggi. Dengan menekankan pada proses.

diberi hukuman tingkat sedang dengan cara memberi penundaan kenaikan gaji berkala yang biasanya diperoleh selama 1 tahun maka 4 bulan sekali menerima kenaikan gaji dari Rp 175. Tujuannya untuk meningkatkan kemampuan kerja. dan penurunan pangkat setingkat lebih rendah (Sama dengan kenaikan pangkat setingkat lebih tinngi. teguran tertulis. Inservice training Pembinaan pegawai yang secara terus menerus berkelanjutan dari latihan masa percobaan. Hukuman tingkat sedang. IIA-D. jika guru tersebut tahun 1995 . dan sikap saat mengampu jabatan dalam bidangnya. Bila tidak mematuhi disiplin organisasi yang diterapkan.000 menjadi Rp 185. Oleh pimpinan dikenai hukuman disiplin dengan cara menunda kenaikan pangkat selama 1 tahun. IIIA-D. tetapi karena hukuman disiplin maka tahun 1998 baru naik pangkat). Jika guru tersebut kenaikan pangkat 2 tahun sekali. pernyataan tertulis tidak puas. penundaan kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi (Dalam tingkatan pegawai negeri digolongkan menjadi IA-D. Hukum disiplin dibagi menjadi 3 tingkat yaitu : 1. Tujuannya agar pegawai siap memasuki dunia kerja dan mampu segera berkarya. karena pegawai dibekali pengetahuan. tunduk dan mematuhi segala peraturan yang dibuat dan ditetapkan. 2. contoh : teguran lisan. Untuk guru yang lulusan sarjana memperoleh golongan IIIA melanggr peraturan. Hukuman tingkat rendah.36 1. Preservice training Pembinaan pegawai ketika masih dalam masa percobaan dikenal dengan istilah preservice training. 2. Disiplin organisasi merupakan keadaan tertib para personil yang tergabung dalam organisasi tersebut. ketrampilan yang sesuai dengan jabatannya. IVA-D. mutu kerja.000). misal mengajar tahun 1995 golongan IIIA maka tahun 1997 menjadi golongan IIIB. maka akan terkena hukuman disiplin. contoh : penundaan kenaikan gaji berkala (Seorang PNS melanggar peraturan. keahlian. ketrampilan.

37 golongan IIIA maka tahun 1997 golongan IIIB. 2. Tujuan diadalannya penilaian ini adalah : 1. Penilaian pegawai dilakukan secara objektif berdasarkan catatan yang akurat. dosen. antara lain : 1. bersifat rahasia dalam kurun waktu satu tahun. hakim. Penilaian biasa Metode penilaian yang dilakukan pimpinan dengan cara mencatat aktivitas pekerjaan pegawai pada buku catatan yang tersedia. pemsiun yang diambil setiap bulan dengan perolehan 80% dari gaji terakhir). Ada 2 metode penilaian yang dapat dipilih organisasi. karena hukum disiplin tahun 1996 golongan IID dan baru tahun 1998 menjadi golongan IIIA kembali.). guru. Masing-masing unsur dihargai dengan nilai yang ditetapkan. Langkah penting selanjutnya yang perlu dipelajari dalam ilmu sumber daya manusia (personalia) adalah administrasi penilaian pegawai. karena kasus ia mendapat hukum disiplin tingkat berat maka tahun 1996 ia dicabut dari jabatan tersebut dan tetap menjadi guru). pengacara. oleh pemerintah diberhentikan tidak dengan hormat karena bertentangan dengan negara dan si guru tidak mendapatkan hak-hak kepegawaiannya). Penilaian yang dilaksanakan dengan cara digolongkan atas pekerjaan pokok dan pekerjaan penunjang. 3. dan pembebasan dari jabatan (Seorang guru tahun 1995 menjabat sebagai Wakasek. Meningkatkan cara kerja pegawai. 2. Sebagai masukan untuk perbaikan agar bekerja lebih efisien. pemberhentian tidak dengan hormat (Seorang guru yang mengajar di suatu daerah dan terlibat dalam organisasi terlarang. Hukuman tingkat berat. contoh : pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri (Seorang PNS berusia 50 tahun dengan masa kerja 10 tahun diberhentikan dengn memperoleh hak kepegawiaan seperti askes. tunjangan anak. dan lain-lain. Penilaian sistem kredit Metode penilaian yang diterapkan khusus untuk jabatan fungsional seperti dokter. .

Pemberhentian pegawai atau pemutusan hubungan kerja (PHK) terjadi bila pegawai dinilai sudah tidak produktif lagi. Pemberhentian digolongkan menjadi tiga jenis yaitu : 1. sehingga organisasi mengambil keputusan berdasarkan kebijakan dan peraturan pemberhentian yang sedang berlaku. . Pemindahan dari satu tempat ke tempat lain dalam jabatan yang sama. Atas permintaan pegawai sendiri Pemberhentian atas permintaan pegawai sendiri dikarenakan beberapa alasan misalnya : karena sudah lanjut usia. Perubahan jabatan yang tidak mengurangi tanggung jawab. Tugas akhir dari administrasi kepegawaian adalah kegiatan mutasi dan pemberhentian pegawai. 4. misalnya kepala sekolah yang diturunkan jabatannya kembali menjadi guru biasa. misalnya guru bidang studi yang diangkat menjadi kepala sekolah.38 sehingga pegawai berkewajiban mengumpulkan sesuai nilai (point) yang diminta. Promosi. misalnya manajer pemasaran cabang Surabaya dipindah menjadi manajer pemasaran cabang Bali. misalnya kepala bidang pendidikan menengah umum propinsi Jatim dipindah menjadi kepala bidang pendidikan menengah kejuruan propinsi Jatim. 2. Atas kehendak organisasi Pemberhentian atas kehendak organisasi dikarenakan beberapa alasan misalnya : adanyan pengurangan pegawai. tidak puas dengan cara bekerja pegawai. atau pindah kerja. Demosi. 2. beberapa contoh yang termasuk dalam kegiatan mutasi : 1. Mutasi dapat bersifat positif maupun negatif. pensiun dan sebagainya. 3. karena cacat atau secara fisik kondisi pegawai belum menguntungkan sehingga tidak dapat menunaikan tugas. Mutasi berati pemindahan atau perubahan jabatan dalam organisasi.

Perangko b. Kamus umum bahasa Indonesia. Istilah uang kas berarti uang tunai yang ada dalam kas. membahas tentang pokok-pokok kegiatan pengaturan dan pengolahan dalam menggunakan segi-segi pembiayaan sekaligus pertanggungjawaban keuangan (PPBS). dan sebagainya. Pendek kata. terkait dengan organisasi terlarang. Keuangan . b. . kas merupakan alat penukar yang dapat dipergunakan untuk membayar kewajiban perusahaan jangka pendek (pinjaman). Kas dapat digunakan untuk membayar pinjaman jangka pendek dalam akuntansi termasuk harta lancar. tersangkut pidana. Finansia Ilmu finansia (keuangan) menjadi cabang dari ilmu administrasi. Kas bon (hutang pegawai) Semua yang tergolong kas dapat dipakai membayar pinjaman atau hutang jangka pendek. dan alat penukar uang tersebut.39 3. 6. tempat membayar atau menerima uang dan juga peti kayu sebagai alat mengirim barang. Karena terpaksa Pemberhentian karena terpaksa disebabkan beberapa hal misalnya : meninggal dunia. cek. uang logam. kas adalah kekayaan badan usaha yang tersedia dan dapat dipergunakan untuk melakukan kewajiban perusahaan. Cek mundur (cek yang pengambilannya ditangguhkan trlebih dahulu) c. kas adalah tempat penyimpanan uang. dan sebagainya. Kas berarti pula alat penukar berupa uang kertas. Definisi kas menurut : a. Ada beberapa kertas berharga yang tidak tergolong dalam kas : a. deposito yang segera dapat ditarik rekening giro.

mereka yang bergerak di bidang pengurusan uang tunai.40 Dengan demikian. Pengurusan kas merupakan pekerjaan yang banyak menanggung resiko bila dibandingkan dengan bidang pekerjaan keuangan lainnya. • Bila penerima kas juga merangkap tugas mengeluarkan kas. Hal serupa harus diantisipasi. Pengawasan penerimaan kas Kebijakan pencegahan penyelewengan uang terhadap penerimaan kas sebagai berikut : • Penerimaan kas disetor ke bank secara berkala dan dilakukan setiap hari. Pengawan secara preventif dengan mekanisme pengurusan seperti prsedur proses penerimaan dan pengeluaran kas. jadi khusus menerima kas saja. Terlebih lagi. saat mencatat transaksi dan rekonsiliasi bank memberi peluang penyelewengan keuangan. dsb) • Perpindahan uang kas dari pegawai yang satu ke pegawai yang lain dilakukan dengan bukti pertanggungjawaban. • Penerima kas harus tidak bertugas ganda. • Setiap transaksi yang mengakibatkan penerimaan uang tunai harus disertai dokumen yang sah (kuitansi. Rincian kebijakan yang dipilih untuk ditetapkan dalam mengurus kegiatan pengawasan kas diuraikan sebagai berikut : a. pengurusan kas tidak hanya mengurusi uang tunai yang digunakan sebagai alat pembayaran yang sah. spesialisasi pegawai atas tugas penerimaan dan pengeluaran kas. nota. pihak pimpinan dalam usaha khususnya kepala bagian keuangan harus melakukan pengawasan secara ketat namun bijaksana dalam bidang tersebut. tetapi mengurus kertas berharga juga yang bukan berwujud uang tunai. . dan pemisahan fungsi pegawai yang mengurus kas akan banyak membantu mencegah dan menyalahgunakan keuangan. Oleh karena itu.

• Petugas penyusun rekonsiliasi tidak diserahi tugas menerima kas atau menandatangani cek. Pengawasan pengeluaran kas Pengawasan pengeluaran uang dari kas dilakukan melalui kebijakan sebagai berikut : • Pengeluaran kas sebaiknya tidak dengan uang tunai tetapi dengan cek. • Petugas yang mengurus cek tidak merangkap sebagai petugas yang mengurus kas. • Semua cek yang ditandatangani petugas yang menyusun rekonsiliasi bank sebaiknya dilakukan secara tertutup. Atas . • Dana yang disimpan dengan aman. dan itu menjadi medan kegiatan ilmu administrasi keuangan negara dalam arti luas. Penatausahaan Keuangan Negara Kekayaan negara dinilai dengan uang. c. Pengawasan saldo kas Upaya mencegah penyalahgunaan saldo kas ditempu dengan cara sebagai berikut : • Saldo kas diawasi secara ketat. • Pengeluaran kas dengan uang tunai untuk kas kecil dibatasi hanya untuk hal-hal yang perlu saja. • Dana kas disimpan dengan aman. sebaiknya sering dihitung secara mendadak. Keuangan negara harus diurus sesuai dengan anggaran belanja yang telah ditetapkan olah undangundang.41 b. • Setiap transaksi didukung dengan dokumen sah dan harus disahkan pejabat untuk bahan pemeriksaan. pengurusan keuangan negara pada umumnya diselenggarakan dengan berpedoman pada anggaran (budgeting) dan pemeriksaan (auditing). Jadi.

Oleh karena itu. Jumlah biaya yang dikeluarkan. Istilah anggaran dalam bahasa Belanda “begroooting” dan dalam bahasa Inggris “budget”. hak mengadakan pinjaman paksa kepad rakyat. Dengan demikian. 1980:12) Negara termasuk rumah tangga yang mementingkan pelayanan kepada masyarakat (public service).. aktivitas. hak menarik pajak. negara harus ditopang dengan hak menguasai keuangan negara agar dapat melaksanakan kewajibannya. pertanggungjawaban dan pengawasan uang milik negara. dan hak melakukan pungutan yang sah. c. kegiatan penatausahaan meliputi bidang penyediaan anggaran keuangan negara. Jasa. pembukuan uang negara. baik kekayaan yang berada dalam pengurusan para pejabat atau lembaga termasuk pemerintahan maupun berada dalam penguasaan dan pengurusan bank pemerintahan dengan status hukum perdata”. Pelaksanaan kewajiban memerlukan dana yang harus deprogram secara cermat dalam anggaran negara. termasuk di dalamnya segala bagian-bagian harta milik kekayaan itu dan segala hak dan kewajiban yang timbul karenanya. definisi keuangan negara adalah …. Negara mempunyai kewajiban menjalankan pemerintahan dan membayar tagihan pihak ketiga yang harus dibayar pemerintah. b. dan proyek-proyek yang merupakan isi dari rencana kerja. “seluruh kekayaan negara. hak mengadakan perjanjian pinjaman. Hak itu meliputi : hak mencetak uang. hak memungut iuran.42 dasar pemikiran tersebut. Sumber yang dapat digunakan menutup biaya tersebut. Kewajiban negara kita dirumuskan dalam UUD 1945 negara diberi hak istimewa berkaitan dengan keuangan negara agar pelaksanaan kewajiban negara berhasil mewujudkan kesejahteraan rakyat. Sesungguhnya anggaran meliputi taksiran tentang : a. Hak dan kewajiban negara inilah yang merupakan hakikat keuangan negara. (UU No 7 tahun 1965) . (Westra Pariata.

dibebankan kepada Badan Otorisasi sedangkan fungsi no 3 dan 4 dijalankan oleh Badan Ordonator. Panglima ABRI/POLRI. Badan Otorisator dipercayakan kepada Presiden sebagai mandataris MPR.43 Tegasnya. Penggunaan keuangan negara dianggarkan setiap tahun dalam satu kebijakan negara yang kemudian dijadikan undang-undang APBN yang disusun sesuai dengan daur/siklus anggaran. Memutuskan kebijakan keuangan (moneter) yang berakibat penerimaan negara/pengeluaran negara. kemudian membebankan kepada mata anggaran yang sudah ditetapkan. sedangkan pengurusan khusus lebih mengutamakan pada pelaksanaan perintah yang dikeluarkan badan yang bertindak dalam lingkup pengurusan umum. dan pimpinan perusahaan negara. Fungsi pada no 1 dan 2 di atas. Presiden mendelegasikan kembali kepada para Menteri. Menerima dan mengkaji tagihan kepada negara. Pemisahan pelaksana fungsi itu sesuai dengan undang-undang yaitu Badan Otorisator tidak boleh merangkap sebagai Badan Ordonator. nondepartemen. Pengurusan Umum dan Khusus Keuangan Negara Pengurusan umum lebih menekankan pada penguasaan uang dan barang milik negara. Kepala Lembaga Negara. 2. keuangan negara adalah hak dan kewajiban negara serta segala sesuatu yang berhubungan dengan hak dan kewajiban tersebut yang dinilai dengan uang. nondepartemen. 4. 3. Pengurusan umum dan khusus dilakukan badan-badan yang disebut otorisator dan ordonator. Dalam tugas sehari-hari. . Kedua badan itu memiliki fungsi : 1. Menerima jumlah penerimaan negara yang dilakukan oleh lembaga departemen. Mengatur dan mengusahakan agar penerimaan negara yang dikelola adalah lembaga departemen. perusahaan milik negara dan ABRI/POLRI. Dalam praktek pengurusan keuangan negara di Indonesia. ABRI/POLRI dan perusahaan milik negara masuk kas negara sesuai dengan waktu yang ditetapkan.

penyusunannya harus menggambarkan obyek yang dibiayai). Komponen belanja yang direncanakan akan dikeluarkan oleh pemerintah guna melakukan kewajiban negara. 3. Asas pemerincian (rincian anggaran disesuaikan dengan fungsi kegiatan yang dijalankan oleh tiap organisasi pemerintahan. Pengeluaran rutin menyangkut pengeluaran yang bersifat konsumtif dan operatif. Presiden menunjuk Menteri Keuangan untuk bertindak sebagai Badan Ordonator. Asas keseimbangan (anggaran pendapatan belanja harus ditutup dengan anggaran pendapatan. yang tidak rutin biaya yang bersifat investasi dan disebut biaya pembangunan. Ia dalam menjalankan tugasnya sehari-hari dibantu oleh Kepala Kantor Perbendaharaan Negara yang berdomisili di setiap propinsi. Selanjutnya. Asas Penyusunan Anggaran Anggaran negara disusun berdasarkan asas-asas tertentu misalnya : 1. Mereka yang bertindak sebagai Badan Otorisasi keuangan negara.44 Presiden dan mereka yang menerima pelimpahan wewenang itulah yang menjalankan fungsi no 1 dan 2 di atas. Komponen Anggaran Belanja Negara Pengeluaran negara ada yang rutin dan tidak rutin. 2. 2. Komponen pendapatan yang diharapkan untuk menutup belanja. serta lembaga ABRI/POLRI di bawah Panglima yang menguasai keuangan negara atas angkatannya masing-masing. Asas universalitas = asas brutto (jumlah anggaran belanja ditetapkan secara bulat tanpa dipotong). kabupaten. pengaturan dasar seperti ini bertujuan agat tidak terjadi defisit). Komponen Anggaran Negara Anggaran pendapatan dan belanja negara memiliki 2 komponen : 1. .

7. sedangkan hutang luar negeri disebut foreign debt. milik pemerintah. Penerimaan bukan pajak meliputi : penerimaan hasil bersih perusahaan negara. iuran. peralatan. dan perawatan serta penyingkiran barang-barang keperluan kerja. pengaturan menggunakan peralatan/perlengkapan (operasional) kerja. Perbekalan berkaitan erat dengan masalah penyediaan bekal berupa barang. komponen APBN meliputi belanja pegawai. denda. belanja subsidi daerah otonom. Penerimaan dalam negeri meliputi : pendapatan dari sector minyak bumi. pengendalian. pengimpanan. gas alam. belanja barang. kemudian menutupnya dengan menetapkan anggaran pendapatan dari sumber-sumber penerimaan negara. dan lain-lain. belanja pemeliharaan. Fungsi perbekalan untuk menyediakan informasi tentang kebutuhan perbendaharaan kantor yang terdiri dari perabot kantor. biaya bantuan proyek dan juga anggaran belanja yang mengantisipasi hutang pemerintah (public debt). perabot. Bekal berarti barang atau uang persediaan untuk digunakan dalam perjalanan. atau perlengkapan untuk membantu pencapaian tujuan suatu usaha kerjasama. peralatan kantor. Ketika pembuatan APBN pemerintah menetapkan pengeluaran yang dibutuhkan dalam bentuk belanja negara terlebih dahulu. pengadaan. Fungsi perbekalan berpedoman pada kegiatan : . dan penerimaan di luar sector minyak yang utama adalah pajak dan bukan pajak. penerimaan dari retribusi. Komponen Anggaran Pendapatan Negara Penerimaan negara diperoleh dari dalam negeri dan luar negeri. dan perlengkapan kantor.45 Jadi. Dalam bahasa Inggris disebut supply. Perbekalan Ilmu perbekalan (logistik) yang termasuk dalam cabang ilmu administrasi membahas tentang kegiatan perencanaan.

antara lain : a. Penganggaran. Barang/perlengkapan hanya digunakan pada musim fluktuasi kerja memuncak. meminjam. Pengadaan. menerima hibah/hadiah. Kualitas barang lebih diutamakan. 3. Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan memperhatikan rumus 5 W dan 2 H (what. Rencana pengadaan barang (membeli. hadiah. memperbaiki/membuat • Pembelian Beberapa prinsip yang perlukan dipahami dalam melakukan pembelian barang perbekalan. b. penyaluran. Rencana penimbunan. who. perbaikan. pemeliharaan. penelitian dan pengembangan. when. menyewa. 2. c. Adapun anggaran perbekalan itu itu hendaknya disusun sekurang-kurangnya berisi anggaran pembelian. d. why. adalah pemenuhan kebutuhan barang perbekalan dengan berbagai cara. Harus sesuai dengan rencana pengadaan dan fungsinya bagi unit pemakai. meliputi penetapan alokasi dana khusus untuk persediaan pengadaan barang perbekalan. yaitu : . menyewa atau membuat sendiri). hibah Sewa dapat dilakukan bila : a. c. b.46 1. how much. misalnya membeli. namun sesuai kebutuhan. pinjam. • Sewa. Rencana penghapusan barang perbekalan. sendiri. meliputi : a. penyimpanan. sehingga barang-barang tersebut mampu mendukung kegunaan usaha mencapai target keuntungan yang maksimal. how). where. pendistribusian. Rencana pemeliharaan barang perbekalan. dan penyerahan barang-barang perbekalan. Barang tidak perlu mewah. Adapun langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pengadaan perbekalan.

Sedangkan peminjaman dilakukan pada instansi lain dalam kaitan adanya kerjasama. Peralatan yang diperbaiki sudah tidak diproduksi lagi. 4. c. Contoh skema jenis gudang sesuai kondisi ruangan yang dimiliki : barang sendiri dilakukan organisasi dengan . • Membuat/memperbaiki barang perbekalan Membuat pertimbangan : a. dan biaya operasional. Kalau hibah/hadiah merupakan pemberian cumacuma dari organisasi yang lain. Harga peralatan sangat tinggi dan sangat dibutuhkan. guna penyediaan ruangan (gudang). Sehingga memerlukan dana. Tersedianya tenaga yang produktif untuk membuat sendiri. Pengumpulan/penggudangan/penyimpanan. Sedangkan kegiatan memperbaiki dilakukan organisasi dengan alasan yaitu : a. c. Peralatan tersebut langka. c. binatang. Tersedianya bahan baku yang cukup. jangka waktu kegunaannya imbang dengan biaya perbaikan. b. maupun manusia. sarana. kegiatan ini membutuhkan ruangan agar barang itu tetap aman dari kerusakan yang disebabkan oleh alam. Biaya perbaikan jauh lebih murah disbanding membeli barang baru. b. Pembuatan sendiri dilakukan untuk melatih teknisi dalam negeri. tetapi suku cadang dapat diperoleh dengan mudah.47 b. Membeli barang baru jauh lebih mahal disbanding membuat sendiri. d. Barang yang diperbaiki.

untuk menampung barang yang tidak mudah rusak karena pengaruh cuaca :  Gudang terbuka tidak diolah. kanan. misalnya : yang akan dimuat di kapal. Gudang tertutup. berdinding samping kiri. tertutup rapat sehingga harus menggunakan AC. truk. forklift). cocok untuk transit barang. lori. dan belakang :  Gudang transit untuk menimbun barang yang akan dipindah ke tempat lain. pangkalan udara atau pangkalan truk. dan pengungkit katrol. stasiun kereta api. lori. c. biasanya bersusun/bertingkat dengan sarana pengangkut (troli.  Gudang kedap udara. untuk menyimpan barang perbekalan agar tahan lama (bertahun-tahun). terdiri dari 2 ruangan : . dan belakang. kanan. gudang kereta api. Gudang semi tertutup disebut lumbung (open shed).  Gudang pendingin. berdinding kiri. umumnya berlokasi dekat pelabuhan.  Gudang serbaguna.48 T erbuka Semi T er tutup/Lumbung (open shed) T ransit T er tutup S er baguna Kedap udara Pendingin GUDANG Bertangki k er ing T ahan api Igloo (bahan peledak) Keterangan : a. cirinya : bangunannya beratap. lantainya diratakan atau diaspal. dengan ciri-ciri beratap. dengan ciri-ciri tidak memiliki atap. berwujud padang luas dibatasi pagar. lantainya tanah atau yang diratakan saja.  Gudang terbuka diolah. Gudang terbuka. b.

c. dinamit. Selain itu. Untuk menyimpan bahan peledak. mengawetkan makanan) d. Prosedur penatausahaan barang perbekalan (kedua fisik barang. b. metode penyimpanan. kemudahan pengurusan dokumentasi barang). misal : jenis minyak cat. Kelancaran pendistribusian barang dipengaruhi : a. hendaknya memperhatikan lokasi tempat penyimpananannya. Pengaturan barang dalam gudang. kode lokasi barang. Prosedur pelaksanaan dan pengangkutan (kesiapsiagaan petugas pengangkut. Gudang tahan api. Pencarian kembali barang akan mudah ditelusuri kembali bila digunakan dengan peletakan barang. dibuat dari baja berlantai beton kuat untuk menyimpan barang persediaan masa puluhan tahun mendatang. dan jalur transportasi. roket. ruangan yang tersedia. bom. . Gudang bertangki kering. e. f. misal : penyimpanan senjata.ruangan pendingin (sejuk) . untuk menyimpan barang api yang mudah menyala/terbakar. kelengkapan alat pengangkutan).49 .ruangan pembeku (menyimpan barang kimia yang mudah terbakar. Prosedur penyampaian berita pengiriman barang (kesiapan penerima adalah pemakai barang). dan lain-lain supaya tidak mudah meledak. Pendistribusian barang perbekalan adalah kegiatan bongkar muat dari gudang sampai pemakai barang. Gudang igloo. cat. dan denah tempat penyimpanan yang jelas. memiliki konstruksi bangunan yang mampu menahan serangan api. penempatan barang seharusnya menggunakan pedoman barang yang pertama disimpan maka yang pertama juga dibongkar (first in first out / FIFO) 5. ketertiban administrasi. mesin. seperti kubu orang Eskimo dibuat dari beton kuat beratap kubah kemudian ditimbun tanah tampak seperti gundukan tanah. bahan kimia yang mudah terbakar. dan sebagainya.

Absolute (dinilai kurang layak. kurang efektif. Bagian inventarisasi dan penghapusan. 4. Kecepatan. 3. d. dimanfaatkan untuk kegiatan unit instansi sendiri). . dan ketepatan proses bongkar muat dari atau ke awal pengangkutan dan kemana barang dalam perjalanan. Tenaga pelaksana pendistribusian. bertugas mengendalikan barang perbekalan dan mengadakan penghapusan bila barang perbekalan sudah tidak bermanfaat. bertugas mendistribusikan barang perbekalan. Teknis ekonomis (secara teknis dan ekonomis sudah tidak bermanfaat atau tidak menguntungkan). yang tidak dapat digunakan. Kehilangan (karena pencurian. bertugas mengusahakan agar ada persediaan perbekalan. Bagian penyimpanan dan pemeliharaan. bertugas menyimpan dan memelihara barang perbekalan. bertugas sebagai badan perencanaan perbekalan/perlengkapan. e. Di dalamnya pun terdapat lima organisasi perbekalan. Bagian analisis kebutuhan perlengkapan.50 d. kurang efisien. Spilage (barang yang disimpan busuk. Berikutnya kegiatan perbekalan setelah melakukan penyimpanan adalah kegiatan penghapusan barang perbekalan. Bagian pengadaan. c. f. penggelapan. e. diartikan sebagai tindakan yang dilakukan berdasarkan atas prosedur dan tata cara perbekalan guna meniadakan barang dari daftar inventaris. berubah-ubah atau berkurang kualitasnya karena pengaruh alam). b. Faktor-faktor yang mempengaruhi penghapusan barang perbekalan adalah : a. kecekatan. dan tidak menguntungkan lagi sehingga dihapuskan dan diganti yang baru). Bagian penyaluran. Surplus (kelebihan barang. atau perampokan). antara lain : 1. Kadaluarsa (sudah mengalami keausan/deteriorisasi atau barang yang umur masa berlakunya sudah kadaluarsa). 5. 2.

Dari segi etimologis. humas adalah kegiatan organisasi menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi dengan public yang berkepentingan untuk mendapat dukungan secara sukarela. Tahap pelaksanaan c. atas dasar bukti pidana/perdata). humas diistilahkan public relation tetapi masih dihubungkan dengan istilah foreign relation (hubungan internasional).51 g. Pada tahun tersebut. Tahap pemeliharaan dilakukan melalui : a. Kegiatan akhir yakni pemeliharaan barang perbekalan (maintenance) adalah usaha/proses memperpanjang umur kondisi barang dan menjaga daya tahan dan daya guna barang perbekalan agar tetap maksimal. Tahap perencanaan b. Menurut Ensiklopedi. Asal mula kata humas dipromosikan oleh Thomas Jefferson tahun 1804 pada suatu kongres. i. Humas Unsur terakhir yang menjadi bagian dari ilmu administrasi adalah ilmu hubungan masyarakat (humas) yang memiliki pokok bahasan tentang kegiatan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat sekitar. Istilah tersebut lahir di negara Amerika. h. Barang tak bertuan (penumpukan barang yang tidak jelas pemiliknya dan tidak diurus oleh pemiliknya). Ekses (kelebihan barang dalam suatu unit tidak dapat digunakan untuk unit itu sendiri tetapi dapat dimanfaatkan pada unit yang lain). memperbaiki. 8. humas berasal dari bahasa Inggris yakni public (masyarakat) dan relation (hubungan). dirampas. dan menyempurnakan kondisi barang. Barang rampasan (barang yang disita. Dalam humas dibedakan menjadi 2 hubungan yakni : . Tahap pasca pemeliharaan Sedangkan cara yang dilakukan dalam pemeliharaan misalnya : merawat.

Hubungan ini dilakukan dengan cara mengadakan : • Rapat • Pengumuman • Majalah/Buletin intern • Rekreasi • Laporan 2. hubungan yang harmonis.52 1. maupun produk yang ditawarkan. mempertahankan sdm yang produktif dan loyal) Hubungan eksternal dikelompokkan menjadi : • Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations) • Hubungan dengan jawatan pemerintahan (Government relations) • Hubungan dengan pers/wartawan (Press relations) • Hubungan pimpinan dengan pelanggan . nama. Hubungan eksternal Hubungan yang dilakukan organisasi dengan masyarakat di luar organisasi yang bersangkutan untuk memperoleh citra perusahaan baik di mata masyarakat ditinjau dari organisasi. dilakukan dengan cara : • Mencari pelanggan • Memperkenalkan produksi • Mencari modal dan hubungan • Memecahkan persoalan yang dihadapi organisasi • Memperbaiki hubungan dengan serikat kerja/SPSI (pemogokan sdm. Hubungan internal Hubungan antara pimpinan dengan bawahan yang harus diterima terus menerus untuk kelancaran tugas maupun kepentingan pribadi sehingga tercita suasana kerja yang menyenangkan. saling pengertian dan saling kerjasama baik dalam hubungan vertikal maupun horisontal.

Mengadakan pengecekan tentang tanggapan masyarakat 5.Riset ke luar untuk mendapatkan gambaran siapa. misalnya mengadakan publisitas dengan menggunakan media massa. 2. Mempersiapkan dan merencanakan riset Merencanakan berarti memilih dan menghubungkan fakta yang satu dengan fakta yang lain. Hasil akhir Untuk hasil akhir dipergunakan menilai apakah kegiatan tersebut sesuai dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat. 6. 3. pertemuan dengan pihak ketiga. Pelaksanaan riset Setelah rencana dan alat dipersiapkan maka proses selanjutnya adalah pelaksanaan mengadakan kegiatan.Riset ke dalam berupa penyelidikan kegiatan unit-unit instansinya yang menemukan dan menyimpulkan fakta-fakta yang diperlukan. Mengadakan riset Yaitu mengadakan penelitian baik ke dalam maupun ke luar instansi misalnya : . kegiatan humas merupakan proses kontinu yang selalu berusaha menyempurnakan kegiatan dari tugas. . instansi mana yang sekiranya akan dijadikan obyek kegiatan. Memberikan saran kepada pimpinan Jika rencana kegiatan yang dilakukan sudah tepat dan dapat diterima oleh massa. surat menyurat) Pada pokoknya dalam pelaksanaan proses kegiatan humas meliputi 6 tahap yaitu : 1. 4. pembangunan. . kemudian melanjutkan tindakan untuk memperkirakan masa depan agar perencanaan dapat tercapai maka harus dipersiapkan segala fasilitas yang diperlukan untuk melaksanakan rencana kegiatan tersebut.53 • Hubungan organisasi dengan organisasi yang lain (studi banding.

dan komunikasi itulah yang menjadi dasar dari pola humas. komunikator menyampaikan pesan kepada komunikator secara perseorangan. Pola ini. Pola mata rantai (Chain pattern) A B C F E D Pola ini sering kita temukan dalam kehidupan sehari-hari. antara lain : 1. Kebaikan pola ini karena tidak membutuhkan media.54 Jika terjadi hubungan komunikasi dari human relation. 2. biasanya dalam bahasa Jawa diartikan gethuk tular. kemudian komunikan . kemudian pesan tersebut disampaikan ke pihak lain begitu juga seterusnya. Jika menerapkan pola ini. dalam hal ini yang bertindak sebagai perantara adalah B. Pola ini individu terlibat penyampaian pesan kepada orang lain. Pola pohon (Tree pattern) A B C D E F Pola ini sering disebut dengan pola perantara. kemungkinan besar akan terjadi pemalsuan pesan atau secara sengaja ataupun tidak mengubah isi pesan dimana timbul gossip/issu karena tidak menjamin pesan yang disampaikan.

E . A bertindak sebagai komunikator yang menyampaikan pesan kepada komunikan. Pola roda atau bintang yang idsempurnakan (Improved wheel or star pattern) E B C A D Dalam pola ini. 4. Komunikan dalam pola ini adalah sebagai anggota kelompok dan tidak saling berkomunikasi. Pola roda atau bintang (Wheel or Star pattern) B C A D Pada pola ini. Dalam pola ini tidak terjadi komunikasi. Yang menjadi humas biasanya si B karena orang yang menyampaikan ingormasi secara timbal balik. 3.55 bertindak sebagai komunikator menyempaikan pesan kepada kelompok komunikan yang lain. komunikasi yang dilakukan dapat efektif dan efisien sehingga pesan yang disampaikan mudah menimbulkan umpan balik (feed back) yang lebih akurat sesuai dengan pesan komunikator karena pola ini adalah pola perbaikan dari roda atau bintang.

radio. plakat. biaya yang dikeluarkan lebih murah. pameran. contoh : film. perlu adanya waktu yang cukup guna menafsirkan pengertiannya. setiap anggota dapat saling menggunakan daya nalarnya dalam menanggapi pesan dari komunikator. dsb.56 5. informasi yang disampaikan lebih jelas. menimbulkan rasa bosan. dsb Keuntungannya : menghemat waktu dan tenaga. Pola terbuka (Open structured pattern) B C A D Dalam pola ini. • Media auditif. Pola ini terbaik dari pola humas yang lain. Komunikator dan komunikan dapat terlibat dalam komunikasi tanpa ada perantara yang lebih tepat (komunikasi langsung). Karena hubungan masyarakat terdapat 2 hubungan yakni hubungan internal dan eksternal. pembuatan dan penggunaannya lebih mudah. Media ini digunakan dalam E . yang termasuk adalah : • Media visual. Media komunikasi ekternal. Dalam perkembangan kehidupan sosial ekonomi masyarakat Indonesia yang makin maju. brosur. tape recorder. maka media humas pun dibedakan menjadi 2 yakni : 1. yang termasuk jenis media ini telepon. Kelemahanya : kemungkinan timbul gangguan yang tidak diinginkan. adalah media yang dapat didengar. usaha public relation akan lebih banyak dikerjakan oleh orangorang yang terpilih pada organisasi tersebut.

kunjungan. wawancara. pertemuan. tabloid. 4. • Media cetak. contohnya surat kabar. biasanya dilakukan hanya antara pimpinan dengan bawahan contohnya rapat. Membantu public untuk menentukan dan mengetahui kebutuhan yang sebenarnya. 5.57 komunikasi antar personal yang biasanya banyak digunakan di lingkungan kantor. dsb. Media ini bisa disampaikan melalui faximile. seminar. Mempertahankan reputasi/nama baik organisasi dan menangkis serangan yang bermaksud menjatuhkan nama perusahaan. bulletin. . dsb. Memberi penjelasan tentang kebijaksanaan pimpinan organisasi yang penjelasannya dititikberatkan bahwa penjelasan itu dapat dipertanggungjawabkan. pertemuan. 3. dsb. contohnya televisi. brosur. adalah media yang dapat dilihat dan didengar. Mengusahakan agar organisasi dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan public yang sebenarnya. 2. Memberi penjelasan tentang hasil produksi baik berupa barang maupun jasa dari organisasi yang bersangkutan. 2. kunjungan. • Media audio visual. majalah. Media komunikasi internal. 6. adalah segala barang cetak. Membantu kelancaran komunikasi di dalam dan di luar organisasi. Perwujudan kegiatan humas dalam organisasi adalah : 1.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful