Teknik Penyimpanan Arsip

Alat Arsip
1. Map Arsip/Folder Adalah lipatan kertas/plastik tebal untuk menyimpan arsip. Macam-macam map arsip/folder meliputi : a. Stofmap folio (map berdaun) b. Snelhechter (map berpenjepit) c. Brief Ordner (map besar berpenjepit) d. Portapel (map bertali) e. Hanging Folder (map gantung) 2. Sekat Petunjuk/Guide Adalah alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.

Lemari Arsip/Filing Cabinet Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu. aluminium atau besi baja tahan karat/api. Kotak/ Lemari Kartu/Card Cabinet Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali. . 5.Alat Arsip 3. Rak Arsip Adalah lemari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip. kartu indeks dan kartu-kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali. 4.

diproses.Alat Arsip 6. Kotak Arsip/File Box Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/map arsip.  8. Berkas Peringatan/Tickler File Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/kartu-kartu yang memiliki tanggal jatuh tempo. 7. Rak Sortir Adalah alat yang digunakan untuk memisahmisahkan surat yang diterima. dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan .

Vertikal Filing Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/ map arsip kemudian diletakkan berdiri/tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang. 2.Tata Cara Penyimpanan 1. . Lateral Filing Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan. 3. Horizontal Filing (Flat Filing) Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam lemari arsip (disusun secara mendatar/horizontal dari bawah ke atas).

2. Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. (deponeren)yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/release mark). .Prosedur Penyimpanan Arsip 1. Indeks/kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

Prosedur Penyimpanan Arsip 3. Penyimpanan surat ke dalam map/folder dapat menggunakan stofmap folio. masalah atau tujuan surat. portapel atau folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam lemari arsip/filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain. Menyimpan surat ke dalam map (folder). brief ordner. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan. snelhechter. 4. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian. 5. Kegiatan menyortir/memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/kotak sortir. .

Sistem Geografis / Wilayah e. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System) b. Yaitu dengan memakai a. Sistem Tanggal (Chronologis) . Sistem Perihal (Pokok Isi Surat) c. Sistem Nomor d.Sistem Pengarsipan  Dalam sistem pengarsipan ada 5 macam cara pengaturan atau teknik penyimpanan arsip secara logis dan sistematis.

Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang. nama benda dan subjek masalah. .Sistem Abjad  Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. nama perusahaan / organisasi. nama tempat.  Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).

Nama benda / barang .Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai) .Nama tempat / daerah .Cara Menemukan Ciri  Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.Nama perusahaan / organisasi .Nama orang . Adapun kata tangkap dapat berupa : .

merupakan judul / caption. atau bagian terkecil dari suatu nama.Cara Menemukan Ciri  Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Sedangkan nama. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit. .  Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.  Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri.  Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya. atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.

Petunjuk Silang  Ada dua macam petunjuk silang. . b. Petunjuk silang tak langsung Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu. Petunjuk silang langsung Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah. a.

Langkah-langkah Mengarsip  Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan         seksama Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan. Menetapkan caption atau judul surat Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan Membuat petunjuk silang Memberi kode surat Menyortir. yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip. yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan . Menyimpan arsip. Menyusun menurut susunan abjad.

Sistem Perihal Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah: 1. sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu. disebut sub pembagian pembantu. adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan. Daftar Indeks. . Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama.

Pemberian kode surat 4. Penyimpanan surat.Memberi kode surat . Perlengkapan menyimpan surat .Membaca surat untuk mengetahui isi surat . .Sistem Perihal 2.Folder .Mencatat surat dalam kartu kendali 5. dengan cara .Filling Cabinet . Menyimpan kartu kendali.Guide .Kartu kendali 3.

Daftar klasifikasi nomor . Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi) Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan. Perlengkapan yang diperlukan adalah .Folder b.Filling cabinet . Yang diperlukan dalam sistem ini adalah a.Sistem Nomor  Di dalam sistem nomor ada 4 macam 1.Guide .

Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan .Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat Uraian guide. Kartu kendali Dalam klasifikasi. dan surat dalam filling cabinet . folder.Sebagai pedoman pemberian kode surat .Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder . Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu .Pembagian pembantu. memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor . Guna daftar klasifikasi adalah .Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide .Pembagian utama. Setiap masalah diberi nomor tertentu. memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama . nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor.Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.Sistem Nomor  c.

Mencatat surat kedalam kartu kendali .Sistem Nomor  Cara penyimpanan surat .Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya .Menyimpan kartu kendali .Memberi kode surat .Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan .Mencatat surat pada kartu indeks .Menyimpan surat .

Sistem nomor menurut Terminal Digit Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit. . yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.Kartu kendali. Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah . dan folder (setiap guide 10 folder) .Sistem Nomor  2. yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas. guide (setiap laci 10 guide). filling cabinet 10 laci.

Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut a. Dua angka dari belakang sebagai unit 1. dibelakang guide 17. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder c. didalam folder nomor 3.Sistem Nomor  .Cara penyimpanan surat. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder . surat yang ke 55. . surat dengan nomor kode 55317. berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19. yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide b.

Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah. 4. Sistem Nomor Middle Digit Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. sehingga terdapat dua angka ditengah. . Dalam sistem ini namanama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka. kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map. dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.Sistem Nomor  3. Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam. sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map. Sistem nomor Soundex (phonetic system) Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan.

Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. . Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama. tidak dipisah-pisahkan.Sistem Greografis/Wilayah  Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.

Membaca surat c. b. Mencatat surat pada kartu kendali e.Sistem Greografis/Wilayah  Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini . . Melihat tanda pembebas dalam surat.Penemuan kembali.Penyimpanan surat melalui prosedur a. Menyimpan surat g. yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masingmasing f. folder. . guide. Menyimpan kartu kendali  . filling cabinet. cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah. dan kartu kendali. Memberi kode surat d.

filling cabinet. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide) c. dan kartu kendali. guide sebanyak 12 buah.Perlengkapan yang diperlukan. .Sistem Tanggal Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). didepan laci dicantumkan judul “tahun”. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul .Pembagian sistem tanggal a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci) b. folder. Yang diperlukan untuk sistem ini adalah . masing-masing untuk satu bulan.

Mencatat surat pada kartu kendali c. Guide menggambarkan bulan c.Sistem Tanggal . Menetapkan kode surat sebelum disimpan b.Penyimpanan surat. Menyimpan surat. Laci menggambarkan tahun b. Folder menggambarkan tanggal . langkah-langkah dalam penyimpanan surat a. .Susunan guide dan folder dalam filling cabinet a.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful