Teknik Penyimpanan Arsip

Alat Arsip
1. Map Arsip/Folder Adalah lipatan kertas/plastik tebal untuk menyimpan arsip. Macam-macam map arsip/folder meliputi : a. Stofmap folio (map berdaun) b. Snelhechter (map berpenjepit) c. Brief Ordner (map besar berpenjepit) d. Portapel (map bertali) e. Hanging Folder (map gantung) 2. Sekat Petunjuk/Guide Adalah alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.

aluminium atau besi baja tahan karat/api. . Rak Arsip Adalah lemari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip. Lemari Arsip/Filing Cabinet Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu.Alat Arsip 3. kartu indeks dan kartu-kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali. Kotak/ Lemari Kartu/Card Cabinet Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali. 4. 5.

dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan . Rak Sortir Adalah alat yang digunakan untuk memisahmisahkan surat yang diterima.Alat Arsip 6. Berkas Peringatan/Tickler File Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/kartu-kartu yang memiliki tanggal jatuh tempo. diproses.  8. 7. Kotak Arsip/File Box Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/map arsip.

. 2. 3. Vertikal Filing Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/ map arsip kemudian diletakkan berdiri/tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang. Horizontal Filing (Flat Filing) Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam lemari arsip (disusun secara mendatar/horizontal dari bawah ke atas). Lateral Filing Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan.Tata Cara Penyimpanan 1.

. Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. 2. (deponeren)yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.Prosedur Penyimpanan Arsip 1. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/release mark). Indeks/kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian. . Penyimpanan surat ke dalam map/folder dapat menggunakan stofmap folio. 4. Kegiatan menyortir/memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/kotak sortir. 5. brief ordner. Menyimpan surat ke dalam map (folder). portapel atau folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam lemari arsip/filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.Prosedur Penyimpanan Arsip 3. masalah atau tujuan surat. snelhechter.

Sistem Abjad (Alphabetical Filling System) b. Sistem Tanggal (Chronologis) .Sistem Pengarsipan  Dalam sistem pengarsipan ada 5 macam cara pengaturan atau teknik penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Sistem Nomor d. Sistem Geografis / Wilayah e. Yaitu dengan memakai a. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat) c.

Sistem Abjad  Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. nama benda dan subjek masalah. . Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang.  Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar). nama tempat. nama perusahaan / organisasi.

Nama perusahaan / organisasi .Cara Menemukan Ciri  Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.Nama benda / barang . Adapun kata tangkap dapat berupa : .Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai) .Nama orang .Nama tempat / daerah .

atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat. Sedangkan nama.  Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri.  Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip. . atau bagian terkecil dari suatu nama.  Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya.Cara Menemukan Ciri  Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. merupakan judul / caption. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.

. Petunjuk silang langsung Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah. a.Petunjuk Silang  Ada dua macam petunjuk silang. Petunjuk silang tak langsung Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu. b.

Menetapkan caption atau judul surat Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan Membuat petunjuk silang Memberi kode surat Menyortir. Menyimpan arsip. yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip. yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan . Menyusun menurut susunan abjad.Langkah-langkah Mengarsip  Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan         seksama Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.

sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu. disebut sub pembagian pembantu.Sistem Perihal Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah: 1. adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan. Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. . Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama. Daftar Indeks. apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil.

Folder . Menyimpan kartu kendali. Perlengkapan menyimpan surat .Membaca surat untuk mengetahui isi surat . .Guide . Pemberian kode surat 4.Filling Cabinet .Memberi kode surat .Kartu kendali 3.Mencatat surat dalam kartu kendali 5.Sistem Perihal 2. Penyimpanan surat. dengan cara .

Daftar klasifikasi nomor .Folder b. Perlengkapan yang diperlukan adalah .Filling cabinet . Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi) Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan. Yang diperlukan dalam sistem ini adalah a.Sistem Nomor  Di dalam sistem nomor ada 4 macam 1.Guide .

Sebagai pedoman pemberian kode surat . Setiap masalah diberi nomor tertentu. Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu . dan surat dalam filling cabinet .Pembagian utama. folder. Guna daftar klasifikasi adalah .Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder .Pembagian pembantu.Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan . memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor . nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama .Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide .Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat Uraian guide.Sistem Nomor  c.Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu. Kartu kendali Dalam klasifikasi.

Sistem Nomor  Cara penyimpanan surat .Memberi kode surat .Menyimpan kartu kendali .Menyimpan surat .Mencatat surat kedalam kartu kendali .Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya .Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan .Mencatat surat pada kartu indeks .

.Kartu kendali. yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip. Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah . Sistem nomor menurut Terminal Digit Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit. dan folder (setiap guide 10 folder) .Sistem Nomor  2. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat. filling cabinet 10 laci.Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas. guide (setiap laci 10 guide). yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain.

surat dengan nomor kode 55317. yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide b.Cara penyimpanan surat. .Sistem Nomor  . dibelakang guide 17.Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut a. berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19. didalam folder nomor 3. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder . Dua angka dari belakang sebagai unit 1. surat yang ke 55. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder c.

Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit. 4.Sistem Nomor  3. Sistem Nomor Middle Digit Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor. Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam. sehingga terdapat dua angka ditengah. Dalam sistem ini namanama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka. Sistem nomor Soundex (phonetic system) Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map. dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah. .

Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.Sistem Greografis/Wilayah  Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. tidak dipisah-pisahkan. . Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama.

Memberi kode surat d. filling cabinet. Menyimpan kartu kendali  .Sistem Greografis/Wilayah  Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini .Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah.Penemuan kembali. dan kartu kendali. b.Penyimpanan surat melalui prosedur a. Menyimpan surat g. Mencatat surat pada kartu kendali e. guide. Melihat tanda pembebas dalam surat. . folder. . yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masingmasing f. cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya. Membaca surat c.

Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci) b. dan kartu kendali. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide) c. filling cabinet. guide sebanyak 12 buah. masing-masing untuk satu bulan. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul .Sistem Tanggal Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).Pembagian sistem tanggal a. folder. .Perlengkapan yang diperlukan. Yang diperlukan untuk sistem ini adalah . didepan laci dicantumkan judul “tahun”.

. Menetapkan kode surat sebelum disimpan b. Menyimpan surat. langkah-langkah dalam penyimpanan surat a. Mencatat surat pada kartu kendali c.Susunan guide dan folder dalam filling cabinet a.Sistem Tanggal .Penyimpanan surat. Folder menggambarkan tanggal . Laci menggambarkan tahun b. Guide menggambarkan bulan c.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful