Teknik Penyimpanan Arsip

Alat Arsip
1. Map Arsip/Folder Adalah lipatan kertas/plastik tebal untuk menyimpan arsip. Macam-macam map arsip/folder meliputi : a. Stofmap folio (map berdaun) b. Snelhechter (map berpenjepit) c. Brief Ordner (map besar berpenjepit) d. Portapel (map bertali) e. Hanging Folder (map gantung) 2. Sekat Petunjuk/Guide Adalah alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.

4.Alat Arsip 3. 5. aluminium atau besi baja tahan karat/api. Rak Arsip Adalah lemari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip. kartu indeks dan kartu-kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali. . Kotak/ Lemari Kartu/Card Cabinet Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali. Lemari Arsip/Filing Cabinet Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu.

diproses. Berkas Peringatan/Tickler File Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/kartu-kartu yang memiliki tanggal jatuh tempo. Kotak Arsip/File Box Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/map arsip. 7.  8.Alat Arsip 6. Rak Sortir Adalah alat yang digunakan untuk memisahmisahkan surat yang diterima. dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan .

3.Tata Cara Penyimpanan 1. Lateral Filing Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan. . Horizontal Filing (Flat Filing) Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam lemari arsip (disusun secara mendatar/horizontal dari bawah ke atas). Vertikal Filing Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/ map arsip kemudian diletakkan berdiri/tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang. 2.

2. . Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/release mark).Prosedur Penyimpanan Arsip 1. Indeks/kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat. (deponeren)yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat. Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep.

snelhechter. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian. . portapel atau folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam lemari arsip/filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain. Menyimpan surat ke dalam map (folder). Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan. Kegiatan menyortir/memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/kotak sortir.Prosedur Penyimpanan Arsip 3. Penyimpanan surat ke dalam map/folder dapat menggunakan stofmap folio. masalah atau tujuan surat. 4. 5. brief ordner.

Sistem Pengarsipan  Dalam sistem pengarsipan ada 5 macam cara pengaturan atau teknik penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Sistem Tanggal (Chronologis) . Sistem Abjad (Alphabetical Filling System) b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat) c. Yaitu dengan memakai a. Sistem Geografis / Wilayah e. Sistem Nomor d.

. nama tempat. nama benda dan subjek masalah. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang.Sistem Abjad  Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. nama perusahaan / organisasi.  Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).

Nama benda / barang .Cara Menemukan Ciri  Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.Nama orang .Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai) . Adapun kata tangkap dapat berupa : .Nama perusahaan / organisasi .Nama tempat / daerah .

Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit. atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.  Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya.  Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri.Cara Menemukan Ciri  Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Sedangkan nama.  Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip. merupakan judul / caption. . atau bagian terkecil dari suatu nama.

b. Petunjuk silang langsung Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.Petunjuk Silang  Ada dua macam petunjuk silang. a. . Petunjuk silang tak langsung Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.

Menyusun menurut susunan abjad.Langkah-langkah Mengarsip  Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan         seksama Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan. Menetapkan caption atau judul surat Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan Membuat petunjuk silang Memberi kode surat Menyortir. yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan . yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip. Menyimpan arsip.

. Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah: 1. sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu. disebut sub pembagian pembantu. adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama. Daftar Indeks. apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil. Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi.Sistem Perihal Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.

Membaca surat untuk mengetahui isi surat . Menyimpan kartu kendali. dengan cara .Mencatat surat dalam kartu kendali 5. Perlengkapan menyimpan surat . Pemberian kode surat 4.Kartu kendali 3.Folder . Penyimpanan surat.Guide .Sistem Perihal 2.Memberi kode surat . .Filling Cabinet .

Sistem Nomor  Di dalam sistem nomor ada 4 macam 1.Guide . Perlengkapan yang diperlukan adalah . Daftar klasifikasi nomor .Filling cabinet . Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi) Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.Folder b. Yang diperlukan dalam sistem ini adalah a.

Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide . folder.Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan .Pembagian pembantu.Sistem Nomor  c.Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.Pembagian utama. dan surat dalam filling cabinet .Sebagai pedoman pemberian kode surat . memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor .Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat Uraian guide. Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu .Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder . Kartu kendali Dalam klasifikasi. nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu. Guna daftar klasifikasi adalah . memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama .

Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya .Menyimpan surat .Sistem Nomor  Cara penyimpanan surat .Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan .Mencatat surat pada kartu indeks .Mencatat surat kedalam kartu kendali .Memberi kode surat .Menyimpan kartu kendali .

yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip. Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah .Sistem Nomor  2. dan folder (setiap guide 10 folder) . Sistem nomor menurut Terminal Digit Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit. filling cabinet 10 laci. .Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas.Kartu kendali. yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. guide (setiap laci 10 guide). Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder . dibelakang guide 17. . surat dengan nomor kode 55317. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder c. berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19. yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide b. Dua angka dari belakang sebagai unit 1. didalam folder nomor 3.Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut a.Cara penyimpanan surat.Sistem Nomor  . surat yang ke 55.

Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam. Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor. 4. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. sehingga terdapat dua angka ditengah. Sistem Nomor Middle Digit Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit. sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map. Dalam sistem ini namanama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.Sistem Nomor  3. dua angka di depan dan dua angka dibelakang. kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map. . Sistem nomor Soundex (phonetic system) Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan.

Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama. .Sistem Greografis/Wilayah  Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. tidak dipisah-pisahkan.

Sistem Greografis/Wilayah  Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini . Membaca surat c. Memberi kode surat d. folder. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masingmasing f.Penyimpanan surat melalui prosedur a. Mencatat surat pada kartu kendali e. Menyimpan surat g. yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan. Menyimpan kartu kendali  . .Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah. Melihat tanda pembebas dalam surat. .Penemuan kembali. filling cabinet. cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya. dan kartu kendali. guide. b.

folder. . Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide) c. filling cabinet.Perlengkapan yang diperlukan. dan kartu kendali. masing-masing untuk satu bulan.Pembagian sistem tanggal a. Yang diperlukan untuk sistem ini adalah . didepan laci dicantumkan judul “tahun”. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul . Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci) b. guide sebanyak 12 buah.Sistem Tanggal Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).

Menetapkan kode surat sebelum disimpan b. Mencatat surat pada kartu kendali c.Penyimpanan surat. .Sistem Tanggal . Guide menggambarkan bulan c. Menyimpan surat. Laci menggambarkan tahun b. langkah-langkah dalam penyimpanan surat a. Folder menggambarkan tanggal .Susunan guide dan folder dalam filling cabinet a.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful