Teknik Penyimpanan Arsip

Alat Arsip
1. Map Arsip/Folder Adalah lipatan kertas/plastik tebal untuk menyimpan arsip. Macam-macam map arsip/folder meliputi : a. Stofmap folio (map berdaun) b. Snelhechter (map berpenjepit) c. Brief Ordner (map besar berpenjepit) d. Portapel (map bertali) e. Hanging Folder (map gantung) 2. Sekat Petunjuk/Guide Adalah alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.

kartu indeks dan kartu-kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali. 4. Lemari Arsip/Filing Cabinet Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu. . Rak Arsip Adalah lemari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip. Kotak/ Lemari Kartu/Card Cabinet Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali. 5. aluminium atau besi baja tahan karat/api.Alat Arsip 3.

Alat Arsip 6. 7. Kotak Arsip/File Box Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/map arsip. diproses.  8. Rak Sortir Adalah alat yang digunakan untuk memisahmisahkan surat yang diterima. dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan . Berkas Peringatan/Tickler File Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/kartu-kartu yang memiliki tanggal jatuh tempo.

Lateral Filing Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan. . 2. Horizontal Filing (Flat Filing) Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam lemari arsip (disusun secara mendatar/horizontal dari bawah ke atas).Tata Cara Penyimpanan 1. 3. Vertikal Filing Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/ map arsip kemudian diletakkan berdiri/tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.

Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/release mark). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren)yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat. Indeks/kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat. 2. .Prosedur Penyimpanan Arsip 1. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.

Menyimpan surat ke dalam map (folder). . Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan. portapel atau folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam lemari arsip/filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian. brief ordner. Penyimpanan surat ke dalam map/folder dapat menggunakan stofmap folio. Kegiatan menyortir/memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/kotak sortir.Prosedur Penyimpanan Arsip 3. masalah atau tujuan surat. snelhechter. 4. 5.

Sistem Abjad (Alphabetical Filling System) b. Sistem Tanggal (Chronologis) . Sistem Geografis / Wilayah e. Sistem Nomor d. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat) c. Yaitu dengan memakai a.Sistem Pengarsipan  Dalam sistem pengarsipan ada 5 macam cara pengaturan atau teknik penyimpanan arsip secara logis dan sistematis.

Sistem Abjad  Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. nama tempat.  Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar). nama benda dan subjek masalah. . Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang. nama perusahaan / organisasi.

Nama tempat / daerah .Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai) .Nama perusahaan / organisasi .Cara Menemukan Ciri  Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.Nama benda / barang .Nama orang . Adapun kata tangkap dapat berupa : .

 Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya.Cara Menemukan Ciri  Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit. Sedangkan nama. atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat. atau bagian terkecil dari suatu nama.  Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri. .  Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip. merupakan judul / caption.

b. Petunjuk silang tak langsung Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu. a. Petunjuk silang langsung Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah. .Petunjuk Silang  Ada dua macam petunjuk silang.

Menyusun menurut susunan abjad. Menyimpan arsip.Langkah-langkah Mengarsip  Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan         seksama Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan. Menetapkan caption atau judul surat Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan Membuat petunjuk silang Memberi kode surat Menyortir. yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan . yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.

Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah: 1. adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan. Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. . apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil.Sistem Perihal Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. disebut sub pembagian pembantu. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama. Daftar Indeks. sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu.

Perlengkapan menyimpan surat . Menyimpan kartu kendali.Membaca surat untuk mengetahui isi surat .Folder . .Mencatat surat dalam kartu kendali 5.Guide . Pemberian kode surat 4.Sistem Perihal 2.Kartu kendali 3. dengan cara .Filling Cabinet .Memberi kode surat . Penyimpanan surat.

Filling cabinet .Sistem Nomor  Di dalam sistem nomor ada 4 macam 1. Daftar klasifikasi nomor . Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi) Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan. Yang diperlukan dalam sistem ini adalah a.Folder b.Guide . Perlengkapan yang diperlukan adalah .

Guna daftar klasifikasi adalah . memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama . Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu . folder. nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor.Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat Uraian guide.Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide . Kartu kendali Dalam klasifikasi. memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor . dan surat dalam filling cabinet .Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan .Sebagai pedoman pemberian kode surat .Sistem Nomor  c.Pembagian utama.Pembagian pembantu.Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder .Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu. Setiap masalah diberi nomor tertentu.

Mencatat surat pada kartu indeks .Mencatat surat kedalam kartu kendali .Menyimpan kartu kendali .Menyimpan surat .Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan .Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya .Memberi kode surat .Sistem Nomor  Cara penyimpanan surat .

Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah . dan folder (setiap guide 10 folder) .Sistem Nomor  2. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat. Sistem nomor menurut Terminal Digit Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit. yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip. filling cabinet 10 laci.Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas. guide (setiap laci 10 guide). yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. .Kartu kendali.

Dua angka dari belakang sebagai unit 1. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder c. surat yang ke 55. yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide b. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder . dibelakang guide 17. . berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19. didalam folder nomor 3.Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut a.Sistem Nomor  . surat dengan nomor kode 55317.Cara penyimpanan surat.

Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam.Sistem Nomor  3. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit. Dalam sistem ini namanama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Sistem Nomor Middle Digit Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. sehingga terdapat dua angka ditengah. dua angka di depan dan dua angka dibelakang. kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map. sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah. . Sistem nomor Soundex (phonetic system) Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. 4. Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

Sistem Greografis/Wilayah  Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama. . tidak dipisah-pisahkan. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.

dan kartu kendali. guide. Memberi kode surat d. Menyimpan kartu kendali  . Mencatat surat pada kartu kendali e. b. . .Penemuan kembali. Melihat tanda pembebas dalam surat.Sistem Greografis/Wilayah  Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini . yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan. Membaca surat c.Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah. Menyimpan surat g. filling cabinet.Penyimpanan surat melalui prosedur a. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masingmasing f. folder. cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.

Yang diperlukan untuk sistem ini adalah . guide sebanyak 12 buah. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci) b. dan kartu kendali. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide) c.Perlengkapan yang diperlukan. filling cabinet. .Sistem Tanggal Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). didepan laci dicantumkan judul “tahun”. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul . folder. masing-masing untuk satu bulan.Pembagian sistem tanggal a.

Folder menggambarkan tanggal .Susunan guide dan folder dalam filling cabinet a. Mencatat surat pada kartu kendali c. Laci menggambarkan tahun b. .Penyimpanan surat. Guide menggambarkan bulan c. langkah-langkah dalam penyimpanan surat a.Sistem Tanggal . Menetapkan kode surat sebelum disimpan b. Menyimpan surat.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful