Teknik Penyimpanan Arsip

Alat Arsip
1. Map Arsip/Folder Adalah lipatan kertas/plastik tebal untuk menyimpan arsip. Macam-macam map arsip/folder meliputi : a. Stofmap folio (map berdaun) b. Snelhechter (map berpenjepit) c. Brief Ordner (map besar berpenjepit) d. Portapel (map bertali) e. Hanging Folder (map gantung) 2. Sekat Petunjuk/Guide Adalah alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.

Alat Arsip 3. kartu indeks dan kartu-kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali. Kotak/ Lemari Kartu/Card Cabinet Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali. Rak Arsip Adalah lemari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip. 5. . 4. Lemari Arsip/Filing Cabinet Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu. aluminium atau besi baja tahan karat/api.

 8.Alat Arsip 6. Rak Sortir Adalah alat yang digunakan untuk memisahmisahkan surat yang diterima. diproses. Kotak Arsip/File Box Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/map arsip. 7. Berkas Peringatan/Tickler File Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/kartu-kartu yang memiliki tanggal jatuh tempo. dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan .

Vertikal Filing Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/ map arsip kemudian diletakkan berdiri/tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang. Horizontal Filing (Flat Filing) Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam lemari arsip (disusun secara mendatar/horizontal dari bawah ke atas). . Lateral Filing Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan. 3. 2.Tata Cara Penyimpanan 1.

Indeks/kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat. (deponeren)yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat. Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. 2. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/release mark).Prosedur Penyimpanan Arsip 1. . Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.

Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan. portapel atau folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam lemari arsip/filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain. Kegiatan menyortir/memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/kotak sortir. . brief ordner. 4.Prosedur Penyimpanan Arsip 3. snelhechter. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian. Penyimpanan surat ke dalam map/folder dapat menggunakan stofmap folio. Menyimpan surat ke dalam map (folder). 5. masalah atau tujuan surat.

Yaitu dengan memakai a.Sistem Pengarsipan  Dalam sistem pengarsipan ada 5 macam cara pengaturan atau teknik penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Sistem Geografis / Wilayah e. Sistem Nomor d. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System) b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat) c. Sistem Tanggal (Chronologis) .

Sistem Abjad  Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. nama perusahaan / organisasi.  Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar). nama benda dan subjek masalah. nama tempat. . Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang.

Nama orang .Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai) .Nama perusahaan / organisasi .Nama benda / barang .Nama tempat / daerah .Cara Menemukan Ciri  Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan. Adapun kata tangkap dapat berupa : .

Sedangkan nama. merupakan judul / caption. atau bagian terkecil dari suatu nama.  Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri. . Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.  Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.Cara Menemukan Ciri  Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.  Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya.

b. a.Petunjuk Silang  Ada dua macam petunjuk silang. Petunjuk silang tak langsung Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu. Petunjuk silang langsung Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah. .

Menyusun menurut susunan abjad. Menetapkan caption atau judul surat Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan Membuat petunjuk silang Memberi kode surat Menyortir.Langkah-langkah Mengarsip  Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan         seksama Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan. yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip. yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan . Menyimpan arsip.

adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan. Daftar Indeks.Sistem Perihal Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. . sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama. apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil. Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah: 1. disebut sub pembagian pembantu. Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi.

Perlengkapan menyimpan surat .Folder .Mencatat surat dalam kartu kendali 5.Memberi kode surat . Penyimpanan surat.Kartu kendali 3. Pemberian kode surat 4. Menyimpan kartu kendali. dengan cara .Guide . .Sistem Perihal 2.Membaca surat untuk mengetahui isi surat .Filling Cabinet .

Yang diperlukan dalam sistem ini adalah a. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi) Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.Folder b.Sistem Nomor  Di dalam sistem nomor ada 4 macam 1. Daftar klasifikasi nomor .Guide .Filling cabinet . Perlengkapan yang diperlukan adalah .

Kartu kendali Dalam klasifikasi. dan surat dalam filling cabinet . memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor . Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu .Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan . Guna daftar klasifikasi adalah .Sebagai pedoman pemberian kode surat . Setiap masalah diberi nomor tertentu. nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor.Pembagian pembantu.Sistem Nomor  c.Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide .Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat Uraian guide.Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder . memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama . folder.Pembagian utama.

Menyimpan kartu kendali .Mencatat surat pada kartu indeks .Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan .Memberi kode surat .Menyimpan surat .Mencatat surat kedalam kartu kendali .Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya .Sistem Nomor  Cara penyimpanan surat .

dan folder (setiap guide 10 folder) . Sistem nomor menurut Terminal Digit Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit.Sistem Nomor  2. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat. filling cabinet 10 laci. Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah . yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. guide (setiap laci 10 guide). . yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas.Kartu kendali.

Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder . Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder c. surat dengan nomor kode 55317. Dua angka dari belakang sebagai unit 1. berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19. dibelakang guide 17.Cara penyimpanan surat. didalam folder nomor 3. surat yang ke 55.Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut a. . yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide b.Sistem Nomor  .

sehingga terdapat dua angka ditengah. dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam. Dalam sistem ini namanama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.Sistem Nomor  3. sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map. . Sistem Nomor Middle Digit Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. 4. Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah. kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map. Sistem nomor Soundex (phonetic system) Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan.

. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.Sistem Greografis/Wilayah  Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. tidak dipisah-pisahkan. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.

Menyimpan kartu kendali  . filling cabinet. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masingmasing f. guide. yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan. dan kartu kendali. Membaca surat c.Penyimpanan surat melalui prosedur a. .Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah. Mencatat surat pada kartu kendali e. folder.Sistem Greografis/Wilayah  Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini .Penemuan kembali. Memberi kode surat d. cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya. Menyimpan surat g. . b. Melihat tanda pembebas dalam surat.

guide sebanyak 12 buah.Pembagian sistem tanggal a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci) b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide) c. Yang diperlukan untuk sistem ini adalah . . filling cabinet. didepan laci dicantumkan judul “tahun”. masing-masing untuk satu bulan.Sistem Tanggal Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul .Perlengkapan yang diperlukan. dan kartu kendali. folder.

Susunan guide dan folder dalam filling cabinet a.Penyimpanan surat. Laci menggambarkan tahun b. Menyimpan surat. Mencatat surat pada kartu kendali c. langkah-langkah dalam penyimpanan surat a.Sistem Tanggal . Guide menggambarkan bulan c. . Menetapkan kode surat sebelum disimpan b. Folder menggambarkan tanggal .