P. 1
7 Teknik Penyimpanan Arsip

7 Teknik Penyimpanan Arsip

|Views: 773|Likes:
Published by Eka Wahyuni
bdnv,n,n,
bdnv,n,n,

More info:

Published by: Eka Wahyuni on Apr 12, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

09/16/2014

pdf

text

original

Teknik Penyimpanan Arsip

Alat Arsip
1. Map Arsip/Folder Adalah lipatan kertas/plastik tebal untuk menyimpan arsip. Macam-macam map arsip/folder meliputi : a. Stofmap folio (map berdaun) b. Snelhechter (map berpenjepit) c. Brief Ordner (map besar berpenjepit) d. Portapel (map bertali) e. Hanging Folder (map gantung) 2. Sekat Petunjuk/Guide Adalah alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.

Rak Arsip Adalah lemari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip. Kotak/ Lemari Kartu/Card Cabinet Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali. 4.Alat Arsip 3. kartu indeks dan kartu-kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali. . aluminium atau besi baja tahan karat/api. 5. Lemari Arsip/Filing Cabinet Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu.

dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan . diproses.  8. Kotak Arsip/File Box Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/map arsip. Berkas Peringatan/Tickler File Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/kartu-kartu yang memiliki tanggal jatuh tempo. Rak Sortir Adalah alat yang digunakan untuk memisahmisahkan surat yang diterima.Alat Arsip 6. 7.

Tata Cara Penyimpanan 1. . 2. Horizontal Filing (Flat Filing) Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam lemari arsip (disusun secara mendatar/horizontal dari bawah ke atas). Vertikal Filing Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/ map arsip kemudian diletakkan berdiri/tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang. Lateral Filing Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan. 3.

. (deponeren)yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat. 2. Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep.Prosedur Penyimpanan Arsip 1. Indeks/kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/release mark).

Menyimpan surat ke dalam map (folder). Penyimpanan surat ke dalam map/folder dapat menggunakan stofmap folio.Prosedur Penyimpanan Arsip 3. Kegiatan menyortir/memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/kotak sortir. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian. masalah atau tujuan surat. 5. portapel atau folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam lemari arsip/filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan. brief ordner. snelhechter. . 4.

Sistem Geografis / Wilayah e. Yaitu dengan memakai a. Sistem Tanggal (Chronologis) . Sistem Perihal (Pokok Isi Surat) c.Sistem Pengarsipan  Dalam sistem pengarsipan ada 5 macam cara pengaturan atau teknik penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System) b. Sistem Nomor d.

nama benda dan subjek masalah.Sistem Abjad  Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. . Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang.  Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar). nama perusahaan / organisasi. nama tempat.

Nama tempat / daerah .Cara Menemukan Ciri  Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai) . Adapun kata tangkap dapat berupa : .Nama benda / barang .Nama orang .Nama perusahaan / organisasi .

atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.  Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri. merupakan judul / caption.Cara Menemukan Ciri  Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Sedangkan nama. atau bagian terkecil dari suatu nama.  Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.  Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit. .

Petunjuk silang langsung Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah. a. Petunjuk silang tak langsung Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu. .Petunjuk Silang  Ada dua macam petunjuk silang. b.

yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan . Menetapkan caption atau judul surat Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan Membuat petunjuk silang Memberi kode surat Menyortir.Langkah-langkah Mengarsip  Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan         seksama Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan. Menyusun menurut susunan abjad. Menyimpan arsip. yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.

Sistem Perihal Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Daftar Indeks. adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan. sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu. Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah: 1. disebut sub pembagian pembantu. apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil. . Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama. Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi.

Membaca surat untuk mengetahui isi surat .Mencatat surat dalam kartu kendali 5. Pemberian kode surat 4.Filling Cabinet . . dengan cara .Sistem Perihal 2. Menyimpan kartu kendali.Guide .Folder . Penyimpanan surat.Kartu kendali 3.Memberi kode surat . Perlengkapan menyimpan surat .

Sistem Nomor  Di dalam sistem nomor ada 4 macam 1. Yang diperlukan dalam sistem ini adalah a.Folder b. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi) Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan. Perlengkapan yang diperlukan adalah .Filling cabinet . Daftar klasifikasi nomor .Guide .

memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor .Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu. memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama . dan surat dalam filling cabinet .Sistem Nomor  c.Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat Uraian guide.Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide .Sebagai pedoman pemberian kode surat . Kartu kendali Dalam klasifikasi.Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder .Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan .Pembagian utama. nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor.Pembagian pembantu. Setiap masalah diberi nomor tertentu. Guna daftar klasifikasi adalah . Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu . folder.

Menyimpan kartu kendali .Mencatat surat kedalam kartu kendali .Menyimpan surat .Memberi kode surat .Sistem Nomor  Cara penyimpanan surat .Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya .Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan .Mencatat surat pada kartu indeks .

Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas. guide (setiap laci 10 guide).Kartu kendali. . Sistem nomor menurut Terminal Digit Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit. Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah . filling cabinet 10 laci. dan folder (setiap guide 10 folder) .Sistem Nomor  2. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat. yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip. yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain.

Dua angka dari belakang sebagai unit 1. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder . Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder c. surat yang ke 55. . berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19. yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide b.Cara penyimpanan surat.Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut a.Sistem Nomor  . dibelakang guide 17. didalam folder nomor 3. surat dengan nomor kode 55317.

Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit. dua angka di depan dan dua angka dibelakang.Sistem Nomor  3. Sistem nomor Soundex (phonetic system) Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Dalam sistem ini namanama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka. sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map. Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor. kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map. 4. sehingga terdapat dua angka ditengah. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah. Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam. . Sistem Nomor Middle Digit Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit.

Sistem Greografis/Wilayah  Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. tidak dipisah-pisahkan. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. .

Sistem Greografis/Wilayah  Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini . cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya. Membaca surat c.Penemuan kembali. Menyimpan kartu kendali  . Melihat tanda pembebas dalam surat. yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan. Menyimpan surat g. filling cabinet. b. guide. Mencatat surat pada kartu kendali e. . Menggolongkan surat menurut wilayahnya masingmasing f. . Memberi kode surat d.Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah.Penyimpanan surat melalui prosedur a. dan kartu kendali. folder.

Sistem Tanggal Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). guide sebanyak 12 buah. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul . filling cabinet. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide) c. .Pembagian sistem tanggal a. masing-masing untuk satu bulan. Yang diperlukan untuk sistem ini adalah . Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci) b.Perlengkapan yang diperlukan. didepan laci dicantumkan judul “tahun”. folder. dan kartu kendali.

Menyimpan surat.Sistem Tanggal . Laci menggambarkan tahun b. . Guide menggambarkan bulan c. Folder menggambarkan tanggal . Menetapkan kode surat sebelum disimpan b.Penyimpanan surat.Susunan guide dan folder dalam filling cabinet a. langkah-langkah dalam penyimpanan surat a. Mencatat surat pada kartu kendali c.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->