Menyelesaikan Pesan-Pesan Bisnis

Memproses Lebih Lanjut Konsep Pertama Anda
Setelah anda menyelesaikan konsep pertama pesan ada, anda mungkin tergoda untuk menarik napas lega dan melanjutkan ke proyek berikutnya. Tetapi hasilnya dapat kurang baik karena konsep pertama jarang yang ringkas, jelas dan terlalu memaksa seperti sebagaimana seharusnya dan seharusnya. Kita dapat meninjau kembali dan memperhalus pesan sebelum membuatnya dan mendistribusikannya. Privisi sebuah dokumen antara lain : A. Membaca ulang beberapa kali, satu kali untuk memeriksa isi B. Pengorganisasian C. Gaya D. Nada E. Merevisi untuk revisi ulang satu kali keterbacaan F. Satu kali untuk kejelasan dan kerngkasan Menyelesaikan pesan terdiri dari empat tugas : 1. Merevisi pesan 2. Memproduksinya 3. Mengoreksinya 4. Mendistribusikannya Menyampaikan dokumen secara keseluruhan sebelum melihat hal yg detai. Memfokuskan pada gambaran umum terlebih dulu adalah lebih efisien karena anda tidak akan menghabiskan waktu menyempurnakan bagian tertentu yang pada akhrnya mungkin akan anda eliminasi atau ubah secara besar-besar. Keterangan : Jika anda mempunyai waktu sisihkan konsep anda sehari atau dua hari sebelum anda mulai proses revisi. Lihat gambar

Mengevaluasi isi, pengorganisasian gaya dan nada • Meninjau ulang keterbacaan

Proses Revisi

• •

Mengedit dan menulis ulang agar jelas dan ringkas Mengevaluasi isi, pengorganisasian, gaya dan nada • • • • Meninjau ulang keterbacaan
Proses Produksi Proses Koreksi

Memeriksa tata bahas, dan tanda baca Memeriksa kesalahan eja dan ketik

Mencari materi hilang dan kesalahan desain • • • Mengembangkan gaya Kenyamanan, waktu, Keamanan, dan privasi
Proses Distribusi

Merevisi Pesan Anda
Merevisi pesan anda dapat diartikan sepanjang anda menulis lalu anda dapat merevisinya lagi. Anda secara terus menerus mencari cara terbaik dengan memeriksa kata yang tepat dan menguji kalimat-kalimat alternatif. Idealnya anda sebaiknya mendiamkan konsep tersebut satu atau dua hari agar dapat melihat sudut pandang yang lebih segar. Kemudian, baca seluruh dokumen dengan cepat untuk mengevaluasi efektivitas secara keseluruhan menghasilkan poin yang lebih halus, dan keringkasan pesan. Revisi adalah proses berkelanjutan bagi sebagian besar penulis.

Menghapus bahan yang tidak relevan untuk kamus pada ide utama 7. Tanyakan pada diri anda sendiri suatu pertanyaan berikut : • Apakah semua poin tercakup dalam urutan yang paling logis? • Apakah ide-ide yang paling penting mendapat tempat yang paling banyak. fokuskan perhatian anda pada isi. Dan Nada Pesan Anda Ketika anda memulai proses revisi.Surat yang sedang diedit biasa untuk menghindari kesalahan-kesalahan sebagai berikut : 1. tanyakan diri anda sendiri pertanyaan – pertanyaan berikut : • Apakah informasi tersebut akurat? • Apakah informasi tersebut relevan dengan penerima pesan anda? • Apakah ada cukup informasi untuk memuaskan kebutuhan pembaca pesan anda? • Apakah ada keseimbangan yang bagus antara yang umum dan yang spesifik? Setelah anda merasa puas dengan isi pesan anda. Menyoroti keunggulan utama sebuah program 8. Membahas detail keunggulan-keunggukan utama 3. Gaya. Pengorganisasian. Menulis kepanjangan (misal PT  Perseroan Terbatas) untuk menghindari kebingungan 6. gaya. dan apakah ide-ide tersebut ditempatkan pada posisi yang paling menonjol? . dan nada untuk mengevaluasi isi pesan and. pengorganisasian. Menekankan sudut pandang “anda” 2. anda dapat meninjau ulang pengorganisasiannya. Menghilangkan ungkapan yang berlebihan 4. Mengurangi antusiasme yang berlebihan dan menghilangkan kata – kata yang mungkin tidak dikenal oleh pembaca 5. Menjelaskan hubungan antara ide-ide dengan mengubah penempatan dan kombinasi prosa Mengevaluasi Isi.

Tinjauan ulang. . Pastikan bhawa pembukuan dokumen releva. Meninjau Ulang Keterbatasan Setelah Anda puas dengan isi. Sebagian besar dokumen bisnis mempunyai rentang skor 8-11. menurut pembac. skor The Flesch Kincaid Grade Level yang mengukur kesulitan membaca yang dihubungkan dengan pencapaian tingkat peringkat/grade level achievement. luangkan waktu ekstra pada awal dan akhir pesan anda.• Apakah pesan akan menjadi lebih meyakinkan bila diatur dalam urutan yang berbeda? • Apakah ada poin yang tidak perlu diulang-ulang? • Apakah detail pesan dikelompokkan secara logis di seluruh dokumen? Ketika isi pesan telah ditulis dengan baik dan diatur secara efektif lalu mempertimbangkan apakah anda telah mencapai gaya dan nada yang tepat bagi penerima pesan anda. tujuan dan pengorganisasian materi dokume. Misalnya. gaya dan nada dari pesan Anda. Kesimpulannya untuk memastikan bahwa kesimpulan tersebut merangkum ide pokok dan meninggalkan kesan positif pada penerima . pengorganisasian. Dalam dokumen yang lebih panjang. lakukanlah putaran kedua untuk melihat keterbacaan pesan anda. Skor 10 menunjukan bahwa sebuah dokumen dapat dibaca dan dipahami oleh rata-rata murid kelas 10. maka bagian awal dan akhir sebuah pesan mempunyai dampak paling besar pada pembaca. maka orang akan cendrung memberi lebih banyak perhatian pada pekerjaan Anda. Apakah tulisan anda cukup formal? Apakah pesan terlalu kasual? Apakah pesan anda member tekanan lebih besar pada kebutuhan penerimaan daripada kebutuhan anda sendiri? Dalam putaran pertama. Bila Anda memperoleh reputasi atas usaha Anda membuat dokumen baik yang menghargai waktu penerima informasi. semakin mudah dokumen tersebut dibaca. periksa untuk melihat bahwa beberapa paragraph pertama membangun subjek. Semakin tinggi skor yang diperoleh sebuah dokumen. Dokumen teknik biasanya mempunyai rentang skor 12-14.

seperti analisis penerima. dan panjang paragraf. sebagai ganti narasi. menggunakan daftar dan bullet membuat pesan Anda lebih diminati dan menarik untuk dibaca. Bila mereka menganggap bahwa dokumen tersebut mengandung informasi berharga atau membutuhkan respons. dan menambahkan judul dan subjudul yang efektif. Teknik untuk membuat pesan Anda lebih mudah dibaca dengan cepat: membuat panjang kalimat bervariasi. tetapi semua indeks tersebut dibatasi oleh apa yang mampu diukurnya: panjang kata. menggunakan paragraphparagraf yang lebih pendek. mereka dapat memperbaiki keterbacaan sebuah pesan dengan membuat dokumen itu menarik dan mudah dibaca dengan cepat (scan). dan membuat informasi Anda menarik bagi pembaca. menghidupkan gaya tulisan anda. desain dokumen. kejelasan tulisan. Anda dapat menciptakan sebuah ritme yang menekan pada poin penting. panjang kalimat. Dengan memilih kata-kata dan struktur kalimat secara hati-hati. Dokumen yang efektif . mereka akan membacanya lebih teliti ketika ada waktu yang memungkinkan. jumlah suku kata. kesimpulan. Faktor-faktor lain yang mempengaruhi keterbacaan dokumen. Sebagian besar penerima pesan bisnis –terutama para manajer senior yang berpengaruh—membaca dengan cepat sebagian besar dokumen untuk mencari ide-ide pokok. dan rekomendasi.Indeks keterbacaan (readability indexes) menawarkan poin referensi yang bermanfaat. Membaca dengan cepat juga membantu para pembaca menilai apakah dokumen tersebut berharga. Teknik ini Membuat Variasi Panjang Kalimat Keanekaragaman adalah sebuah cara kreatif untuk membuat pesan Anda menarik dan mudah dibaca. Sebaiknya menggunakan kata-kata yang lebih sederhana atau kalimat-kalimat dibaca. Para komunikator kata-kata bisnis dan yang sukses tahu bahwa selain memperpendek kalimat-kalimat untuk pengukuran yang lebih pendek. bukan membuat kalimatnya terpotong-potong atau amatiran tapi lebih kepada kemudahan pada saat keterbacaan.

Menjaga Paragraf Anda Tetap Pendek Paragraf-paragraf pendek lebih mudah dibaca bila dibandingkan dengan paragraf-paragraf panjang. dan paragraf tersebut membuat tulisan Anda tersebut lebih mengundang dibaca. atau merangkum atau prapeninjauan informasi. pecah ide tersebut ke dalam subtopik dan perlakuan setiap subtopik dalam paragraf yang terpisah. memo-memo. Semakin Anda menggunakan kalimat panjang. Kalimat panjang sulit dibaca dengan cepat. semakin besar kemungkinan bahwa pembaca yang membaca dengan cepat tidak akan membaca cukup banyak kata untuk benar-benar memahami artinya. dan panjang (lebih dari 25 kata). .biasanya menggunakan campuran kalimat-kalimat pendek (sampai dengan sekitar 15 kata). Kalimatkalimat pendek dapat diproses dengan cepat dan lebih mudah bagi para pembicara yang bukan asli dan para penerjemah untuk menginterprestasikannya. Kesimpulan dibuat dari kalimat pendek yang dapat menonjolkan pesan Anda. Hati-hati dengan paragraf pendek karena ketika Anda ingin mengemas ide besar dalam paragraf pendek. dan email dengan lebih teliti. Kalimat dengan panjang medium berguna untuk menggabungkan antar ide-ide. Anda dapat menekankan ide dengan mengisolasikan ide tersebut dalam paragraf pendek yang kuat. Setiap kalimat panjang juga mempunyai kelemahan. membuat daftar multipoint yang saling berhubungan. medium (15-25 kata). Paragraf pendek membantu penerima pesan pembaca surat-surat. Anda akan dapat menyampaikan pesan Anda sementara tetap mempertahankan dokumen Anda tetap hidup dan menarik. Dari waktu ke waktu. Dengan memilih panjang kalimat yang terbaik untuk setiap kebutuhan komunikasi dan selalu ingat untuk mencampur panjang kalimat agar bervariasi. Setiap panjang kalimat mempunyai keunggulan sendiri. Kalimat yang panjang sering kali merupkan cara terbaik untuk menyampaikan ide-ide yang kompleks.

dan memberi kesempatan istirahat bagi pembaca. mengindikasikan subbagian dengan satu bagian utama. yang Daftar efektif dapat untuk menggunakan urutan kalimat-kalimat ide-ide Anda. Bullets biasanya lebih disukai. 3. 2. dan dalam beberapa kasus menggugah rasa ingin tahu akan menarik perhatian pembaca.Dengan memecah paragraf tunggal yang besar ke dalam beberapa paragraf yang lebih pendek. Menambah Judul dan Subjudul Sebuah judul ( Heading) adalah judul singkat yang menceritakan pada pembaca tentang isi dari bagian yang mengikutinya. nomor atau bullets. Koneksi. Perhatian. Judul dan subjudul mempunyai fungsi-fungsi penting berikut ini: 1. Pengorganisasian.buatlah teks yang mudah dibaca. Anda dapat membuat materi lebih mudah dibaca. memudahkan proses membaca cepat bagai para orang sibuk. Daftar juga menyederhanakan subjek yang kompleks. mengandung. memecah halaman secara visual. Dua kategori Judul : 1. Subjudul (Subheading) adalah subordinat bagi judul. Menggunakan Daftar Dan Bullets Untuk Menjelaskan Dan Menekankan Pesan Alternatif sebuah daftar. Membuat daftar dapat dengan huruf. Subjudul juga menunjukan pergeseran ide ke ide berikutnya. Menggunakan judul dan subjudul bersamaan membantu para pembaca melihat hubungan antara ide-ide pokok dan ide-ide subordinasinya sehingga mereka dapat lebih memahami isi pesan Anda. . menyoroti poin utama. Judul Deskriptif mengidentifikasi sebuah topik tetapi hanya sedikit. Judul menunjukan pada pembaca Anda secara selintas bagaimana dokumen tersebut diatur. Judul yang informative. konvensional adalah mulai dengan menuliskan ide-ide penting dalam menunjukan meninggalkan dampak ide-ide tersebut secara visual dan menigkatkan kemungkinan bahwa seorang pembaca akan menemukan poin utama Anda.

• Menulis kembali kalimat yang memakai hedging Kadang-kadang. • Menulis ulang urutan kata benda yang panjang . ketika anda mempunyai terlalu banyak hedges. Mengulang konstruksi tata bahasa yang sama menunjukkan bahwa ide-ide tersebut saling berhubungan. Judul ini membimbing para pembaca untuk berfikir dengan suatu cara tertentu tentang topik. Berikut ada beberapa contoh tips. buatlah ide-ide tersebut paralel. Judul Informatif Membawa pembaca Anda tepat ke dalam konteks pesan Anda. Mengedit Untuk Kejelasan Dan Keringkasan Kejelasan adalah sesuatu yang penting agar pesan anda dapat diterima oleh penerima pesan dengan akurat dan efisien. • Menekankan paralelisme Ketika anda mempunyai dua atau lebih ide untuk diekspresikan. Namun. anda harus menulis kata mungkin atau kelihatannya untuk menghindari menyatakan suatu pendapat seperti sebuah fakta. Setelah anda membaca ulang dan merevisi pesan anda untuk keterbacaannya. tetapi seluruh frasa yang menjelaskan sebuah kata benda atau kata kerja. Oleh karena itu. anda berisiko dengan menunjukkan ketidakyakinan tentang apa yang sedang anda bicarakan.2. yaitu: • Memecah kalimat yang terlalu panjang Jangan menghubungkan terlalu banyak anak kalimat dengan kata “dan”. anda ingin memastikan bahwa pesan anda jelas. • Memperbaiki penjelas yang mengacaukan Kadang-kadang modifier (penjelas) bukan hanya kata sifat atau kata keterangan. kita harus menanyakan kepada diri sendiri apakah kalimat anda mudah diuraikan? Apakah paragraf anda mempunya kalimat topik yang jelas? Apakah pernyataan anda sederhana dan langsung? Sebuah kalimat yang jelas bukan sesuatu yang kebetulan.

dll. pembaca akan menghargai pesan bisnis yang ringkas. .Bila banyak kata benda digabungkan bersama-sama sebagai penjelas. Para eksekutif kemungkinan besar membaca dokumen yang berkomunikasi dengan efisien sehingga sangat penting untuk membuang materi yang tidak perlu. tetapi terlalu banyak kata seperti itu dapat menurunkan nilai tulisan dan merusak kredibilitas anda. yang sebelumnya. Ketika subjek dan predikat jauh terpisah. yang disebut di awal. kalimat yang dihasilkan menjadi sulit dipahami. gunakan kata kerja sebagai ganti frasa kata benda. para penulis tentang masalah bisnis kadang-kadang menggunakan ekspresi seperti: disebutkan di atas. • Memperjelas referensi yang janggal Dalam usaha menghemat kata-kata. disebutkan sebelumnya. penerima pesan anda tidak akan perlu berpikir keras untuk memahami kalimat tersebut. Banyak dokumen bisnis saat ini dipenuhi kalimat dan frasa yang hanya menambah sedikit atau tidak menambah apa-apa pada pesan tersebut. Sebagai tambahan pada faktor kejelasan. • Mengganti kata kerja kamuflase Untuk memperpendek dan menghidupkan pesan anda. tiga-per-empat eksekutif dalam suatu survey mengeluh bahwa sebagian besar pesan ditulis terlalu panjang. Kenyataannya. Kata-kata tersebut membuat para pembaca melompat dari satu poin ke poin lain. para pembaca perlu membaca kalimat tersebut dua kali untuk mengetahui siapa mengerjakan apa. • Mengurangi antusiasme anda Kata sifat dan kata keterangan kadang-kadang memperkuat atau menekankan arti kalimat anda. • Memperjelas struktur kalimat Jagalah agar subjek dan predikat sebuah kalimat berada sedekat mungkin. Walaupun anda menambah beberapa kata. Contoh: sapu  menyapu. yang menyebabkan komunikasi menjadi tidak efektif.

dan aturlah menurut aturan. namun juga membuat kalimat tersebut menjadi lebih jelas. • Perpendek kata dan frasa yang terlalu panjang Kata-kata yang pendek biasanya lebih jelas dan lebih mudah dibaca dibandingkan dengan kata-kata yang panjang. anda menghilangkan setiap kata yang tidak mempunyai fungsi apa-apa. mengganti setiap kata yang panjang dengan kata yang lebih pendek. • Hilangkan kata-kata yang berlebihan Dalam beberapa kombinasi kata. anda bukan hanya memperpedek kalmia anda. Dengan menggunakan kata kerja infinitive sebagai ganti beberapa frasa. pendekkanlah. Carilah peluang untuk membuat materi yang disampaikan lebih menarik dengan menggunakan kata dan frasa yang kuat dan hidup. • Hilangkan permulaan kalimat “It is / There are” Bila anda memulai sebuah kalimat dengan kata ganti yang tidak pasti seperti it (itu) atau there (ada). dan membuang setiap kata keterangan yang tidak menambah apa-apa pada arti pesan yang sudah dijelaskan dalam kata kerja.Ketika anda mengedit agar lebih ringkas. kata-kata cenderung mengungkapkan hal yang sama bahkan terkadang berlebihan. kemungkinannya adalah kalimat tersebut dapat diperpendek. Berikut ada beberapa contoh tips. berkonsentrasilah pada bagaimana setiap kata memberikan kontribusi untuk membuat kalimat-kalimat yang efektif dan bagaimana kalimat tersebut membangun paragraf yang koheren. Ketika anda mulai melakukan tugas mengedit. yaitu: • Hapus kata dan frasa yang tidak perlu Beberapa kombinasi kata memiliki ekuivalen satu kata yang lebih efisien. Ketika anda menulis ulang. Menggunakan Teknologi Untuk Merevisi Pesan Anda . hindari kekacauan karena adanya kata ganti yang terlalu banyak atau penempatannya salah. Selain itu. sederhanakanlah.

program pengolahan kata Anda dapat membantu menambah. menghapus. • Autocorrection Memungkinkan Anda menyimpan kata-kata yang biasanya salah eja atau salah ketik. 2. kamus thesaurus berfungsi untuk memberi Anda alternatif kata-kata. beserta perbaikan ejaan yang benar. sama seperti fungsi yang diberikan oleh kamus thesaurus cetakan. grammar checker (pemeriksa tata bahasa) . autocorrect akan secara otomatis memperbaiki kesalahan ketik tersebut. dan memberi saran ejaan Spell adalah bagus memperbaiki banyak kesalahan ketik dalam dokumen. • Revision marks dan commenting feature Alat-alat yang tersedia pada peranti lunak seperti revision marks dan commenting feature tetap menelusuri usulan perubahan editing secara elektronik dan memberikan sejarah revisi dokumen. tetapi alat tersebut bukan substitusi untuk keterampilan mengeja yang baik. • Search and replace (cari dan ganti) Menelusuri kata-kata atau frasa-frasa dan mengubahnya bila dibutuhkan. memilih opsi “replace all” dapat menyebabkan kesalahan-kesalahan yang tidak diperkirakan. untuk menyoroti kata-kata yang tidak dikenal. dokumen checker Anda dengan cara kamus yang elektronik. spell checker (pemeriksa ejaan) membandingkan yang benar. Ada empat fungsi peranti lunak yang dapat membantu untuk memunculkan yang terbaik dari dokumen Anda. 1. Berhati-hatilah dalam menggunakan fitur ini. Bila Anda mengetik teh bukan the. dan memindahkan teks dengan fungsi-fungsi seperti: • Cut and paste (potong dan tempel) Mengambil satu blok teks dari satu bagian dokumen dan menempelkannya di tempat lain. 3.Ketika tiba waktunya untuk merevisi pesan Anda.

Pengorganisasian • • • • • Pastikan informasi akurat. tetapi alat-alat tersebut tidak dapat menggantikan keterampilan Anda menulis dan mengedit yang bagus. Mengevaluasi Isi. Pemeriksa ejaan. Merevisi Pesan-Pesan Bisnis A. style checker (pemeriksa gaya bahasa) dapat juga memonitor pilihan kata dan kalimat pada dokumen Anda dan memberikan saran alternatif yang mungkin menghasilkan tulisan yang lebih efektif. pemeriksa tata bahasa. relevan. Mengedit untuk Kejelasan • Pecah kalimat yang terlalu panjang dan tulis ulang kalimat yang menggunakan hedging • Perjelas struktur kalimat dan referensi yang tidak pas . dan cukup Periksa semua poin penting muncul dalam urutan logis Verifikasikan bahwa Anda telah menyajikan pendukung yang cukup untuk membuat ide pokok meyakinkan dan menarik Pastikan pembukaan dan penutupan efektif Pastikan Anda telah mencapai nada yang benar B. Meninjau Ulang untuk Keterbacaan • Gunakan campuran kalimat pendek dan panjang • Jaga agar paragraf tetap pendek • Gunakan daftar angka dan bullets untuk memberikan tekanan pada poin-poin kunci • Buat dokumen jadi mudah dibaca cepat (scan) dengan menggunakan judul dan subjudul. dan kamus thesaurus yang terkomputerisasi dapat membantu dalam proses revisi. C. 4.grammar checker harus menentukan apakah Anda menggunakan kata-kata dengan benar dan menyusun kalimat-kalimat mengikuti aturan komposisi yang kompleks.

elemen grafis. Menambah grafik. Peranti lunak presentasi (Presentation Software) yang membantu anda meciptakan transparansi overhead dan pertunjukan slide komputerisasi. dan hypertext link yang dipilih dengan hati-hati. .• Buat antusisame Anda lebih moderat untuk menjaga nada profesional D. dan hypertext. video. Ketika memproduksi pesan anda. dan hypertext dapat menggunakan beberapa program pengolah kata dan alat-alat peranti lunak. video. kertas. Peranti lunak untuk menciptakan visualisasi bisnis dibagi menjadi dua kelompok dasar : 1. yaitu : 1. dan gunakan teknoligi produksi dengan bijakasana. Video. Juga pastikan untuk mendesain dokumen anda untuk kemudahan agar mudah dibaca. suara. tipografi. 2. tetapi juga menyampaikan rasa professional dan perhatian pada detail. Kualitas desain dokumen anda mempengaruhi keterbacaan dan persepsi penerima. Kualitas produksi dari pesan anda – efek total dari desain halaman. Menambah Grafik. (contoh : MS Powerpoint). dan sebagainya – memainkan peranan penting bagi efektifitas pesan anda. Mengedit untuk Keringkasan • • Hapus kata dan frasa yang tidak perlu dan berlebihan Perpendek kata dan frasa yang panjang Memproduksi Pesan Anda Sekarang tiba waktunya untuk meletakan kertas kerja anda untuk ditampilkan dalam display. carilah cara-cara yang efektif untuk memperkaya pesan anda dengan grafis. video. suara. dan Hypertext Ada beberapa poin penting dalam menambah grafik. Suara. Ambillah manfaat dari kemampuan program pengolah kata anda untuk memasukkan elemen-elemen komunikasi lainnya. suara. Desain yang halus dan menarik tidak hanya membuat dokumen anda lebih menarik.

mungkin ada baiknya jika kita mengingat 5 x 5 rule. Namun ketika Anda menjabarkan dalam poin-poin yang ringkas dalam baris sesudahnya. Sialnya. gunakan huruf non-kapital. Peranti lunak grafik (graphics Software) yang terdiri dari berbagai kompleksitas. Sebab kalimat panjang yang semua menggunakan HURUF KAPITAL terbukti justru sulit dibaca. powerpoint dan word adalah dua aplikasi dengan fungsi yang amat berbeda. Kesalahan pertama : memindahkan word ke powerpoint. dan hypertext menjadi salah satu faktor penting dalam penyajian presentasi anda ? Pernahkan anda menghadiri suatu seminar yang penyajian pesannya membuat anda mengantuk ? Ada beberapa kesalahan fatal yang biasa terjadi dalam penyajian pesan anda melalui presentasi: 1. Slide presentasi adalah slide presentasi. dan masing-masing poin sebaiknya terdiri tak lebih dari lima kata. Solusinya : jika Anda akan menulis persentasi dengan bullet point. Mengapa penambahan grafik. Kesalahan kedua yang juga acap ditemui : SEMUA TULISAN MEMAKAI HURUF KAPITAL. powerpoint abuse atau penganiayaan slide presentasi. perbedaan yang amat mendasar ini acap dilupakan orang ketika membuat slide presentasi.2. Aturan yang bisa diterapkan secara fleksibel ini intinya mengajak kita untuk hanya membuat maksimal 5 bullet point dalam setiap halaman slide. Demikianlah. saya acap melihat kalimat-kalimat panjang dan rinci dari word langsung saja dicopy paste ke dalam powerpoint – dengan font yang kecil lagi (misal ukuran 12 atau 14). memiliki rentang dari alat-alat sederhana yang membantu anda menciptakan diagram dan diagram alir. Tulisankan gagasan itu dengan ringkas – hindari kesalahan fatal berupa keinginan untuk menampilkan kalimat-kalimat panjang dan rinci dalam sebuah slide. (contoh : MS . 2. Visio). Maksudnya. suara. Ini namanya. Maksudnya : tayangkan hanya poinpoin pokok dari gagasan yang ingin Anda sampaikan. video. Untuk judul sebuah slide mungkin oke menggunakan huruf besar semua.

maka sebaiknya jenis dan ukuran inilah yang kita pakai dalam semua halaman slide. hal ini akan membuat slide Anda terkesan kampungan. Maksudnya. sebaiknya gunakan jenis huruf sans seriff seperti Arial. ya cari gambar (image) yang professional look.Selanjutnya. dan sekali lagi konsisten. Maksudnya. Dan bukan jenis huruf seriff seperti Times New Roman. Kalau ingin menaruh gambar. Yang . jika kita menggunakan huruf Arial dengan font size 28. style peletakan gambar kalau bisa mengacu pada pola tertentu yang konsisten (dan bukan asal taruh saja). jenis huruf seperti Arial lebih mudah dibaca dibanding Times New Roman. Kita mungkin sulit meniru kejeniusan Tuan Gates dalam membikin software. sebab tak jarang kita melihat pemakaian jenis huruf yang tidak konsisten. Kesalahan ketiga : desain gambar yang kampungan dan ditata dengan serampangan. Dan yang tak kalah penting : semuanya ditata dengan memperhatikan aspek estetika. Seperti yang kita saksikan dalam contoh diatas. dalam medium digital seperti layar komputer. dan sorry to say. kita memang kudu meletakkan gambar (image) yang relevan dan artistik. Untuk membuat slide lebih artistik. Mungkin dalam hal desain image ini ada baiknya jika kita langsung berguru dari presentasi sang pencipta PowerPoint itu sendiri (lihat beberapa contoh presentasi melalui image dibawah ini). namun tentu bukan hal yang relatif rumit untuk bisa mengcopy desain presentasi seperti yang terlihat dalam gambar diatas. Sejumlah pakar presentasi menyebutkan. 3. desain gambar dan tata letak kalimat tampaknya disusun dengan mengacu pada nilai estetika. Apalagi jika clip art itu diletakkan secara serampangan – tanpa memperhatikan segi estetika. Sialnya. Dan jangan lupa juga satu hal : konsistensi. Ini perlu diingat. Verdana atau Georgia. saya banyak melihat slide dengan gambar yang dicomot dari clip art (banyak tersedia dalam powerpoint). Kesannya jadi berantakan dan tidak profesional. Dan jangan lupa. jangan pakai clip art. kalau bisa gunakan font dengan ukuran minimal 24 (ukuran yang lebih kecil akan membuat orang yang duduk dibelakang akan kesulitan membacanya).

perlu memperhatikan empat elemen desain : 1. Pengendalian diri . Keseimbangan Supaya dokumen dapat dimengerti oleh penerima. gunakanlah margin. dan spasi yang tidak berubah-ubah. gambar-gambar. Mendesain Untuk Keterbacaan Desain mempengaruhi impresi yang dibuat oleh pesan. Berbagai elemen dari desain visual yang ada dalam dokumen yang akan ditampilkan akan menyalurkan pesan yg ingin disampaikan kepada pembaca. ukuran huruf. penerima pesan akan mengenali dan mengerti isi dari pesan tersebut 2. Memperbaiki efektivitas pesan.dibutuhkan hanyalah kepekaan kita akan nilai-nilai estetika (sense of aesthetic). Konsisten Dalam setiap pesan yang dibuat. Sebab dengan itulah kita mungkin baru bisa mendesain sebuah slide yang elok nan menggetarkan. Dengan mutu yang memilukan. dapat mempengaruhi persepsi penerima pesan terhadap apa yg disampaikan. Dan bukan deretan slide yang garing nan membosankan. 2. perlu adanya keseimbangan antara desain yang digunakan dengan ruang untuk teks. Demikianlah. desain dokumen dibagi menjadi dua cara yang penting : 1. Dalam membuat atau membagi keterbacaan dokumen. Desain yang efektif dapat membantu dalam menyusun nada dokumen dan membantu para pembaca dalam membaca pesan yang ingin disampaikan. 3. Dengan konsisten terhadap pesan-pesan yang dibuat. Dengan desain visual yang ditampilkan. Mengirimkan pesan nonverbal. jenis huruf. dan ruang kosong. Dalam mencapai sebuah desain yang efektif. tiga kesalahan fatal yang mestinya bisa kita hindari jauhjauh ketika kita hendak membuat slide presentasi.

Tidak perlu menggunakan banyak elemen desain. kolom yang sempit dengan terlalu banyak spasi antarkata dapat mengganggu.lekukan setiap paragraph atau ekstra ruang antara paragraph yang tidak melekuk. (3) sisi kanan rata dengan margin kiri tidak rata. Hendaknya judul yang diletakkan di tengah baris tidak lebih dari dua baris karena banyak baris akan memperlambat para pembaca pesan ketika mereka mencari awal setiap baris.yaitu: (1) justified (rata di sisi kiri dan di sisi kanan). ruang vertical antarkolom.yang dibagi dalam 4 kelompok. (2) sisi kiri rata dengan margin kanan tidak rata. atau sentuhan dekoratif yang dapat menggangu penyampaian pesan. Margin Dan Justifikasi Margin mendefinisikan ruang di sekeliling teks yang akan kita buat dan diantara kolom-kolom teks. dan spasi horizontal antarbaris teks.Kesederhanaan dalam desain memungkinkan pesan yang ingin disampaikan dapat ditangkap oleh penerima. Ruang kosong meliputi area terbuka disekitar judul. Karena judul dan subjudul memberikan petunjuk bagi para pembaca mengenai pengorganisasian isi pesan yang kita buat. Ruang Kosong Setiap ruang bebas dari teks atau network disebut ruang kosong (white space). (4) di .area margin. ruang yang dibuat oleh akhir baris yang tidak rata. kaitkan judul dan subjudul sedekat mungkin dengan teks yang ingin diperkenalkan dan ha ini dapat dilakukan dengan meletakkan lebih banyak ruang kosong di atas judul tersebut daripada di bawahnya. Misalnya. dan ruang ini memberikan kontras visual untuk para pembaca pesan Anda dan memberikan mereka sebuah titik untuk istirahat. Detail Berikan detail yang dapat mempengaruhi desain dan pesan yang akan disampaikan. Margin dipengaruhi oleh cara kita menempatkan garis ketikan. Yang terpenting dari peletakkan judul dan subjudul di dalam suatu dokumen adalah mengundang para pembaca untuk ikut terlibat dalam pesan yang kita buat. 4. highlight.

Secara umum. Sebagian besar komputer menawarkan pilihan font atau jenis huruf yang banyak sekali.tengah. huruf tebal dapat juga digunakan untuk kata-kata yang berdiri sendiri di tengah-tengah blok teks. Misal huruf tebal untuk subjudul digunakan untuk memisahkan teks yang panjang. Huruf tebal dan huruf miring paling efektif bila digunakan untuk kata-kata kunci(kata-kata yang membantu pembaca memahami poin utama sebuah teks). hindari menggunakan lebih dari dua jenis huruf dalam satu halaman. Jenis Huruf Jenis huruf merujuk pada desain fisik dari abjad. dan lain-lain. jenis ini memberikan sebuah dokumen rasa keterbukaan yang informal dan kontemporer.dan hal ini terkadang membuat kita sulit memilih jenis font yang akan kita pakai.membuatnya terlihat otoriter atau bersahabat. Huruf miring untuk memberikan penekanan atau kutipan. Hal yang terpenting apapun jenis font yang akan dipilih batasi jumlah jenis huruf dalam satu dokumen. Setiap jenis huruf mempengaruhi nada dari pesan yang kita buat. klasik atau modern. Ketikan ini juga sering dianggap lebih sulit dibaca karena gap yang besar dapat muncul diantara kata-kata dan karena lebih banyak kata diberi garis hubung. bersifat bisnis atau kasual. Ketikan (1) ”mempergelap” tampilan pesan yang kita buat karena panjang baris yang seragam menyebabkan kurangnya ruang kosong sebagaimana yang diciptakan margin yang tidak rata.angka dan karakter teks lainnya. Perlu diingat bahwa model huruf yang digunakan jangan sampai menghalangi yang kemampuan pembaca memahami/membaca pesan-pesan . Ketikan (3) biasa digunakan dalam dokumen-dokumen bisnis. Ketikan (2) membuat tampilan pesan yang akan kita buat ”lebih ringan”. karena penggunaan terlalu banyak jenis huruf akan mengacaukan dokumen dan dapat menghasilkan tampilan dokumen yang amatir. dan untuk ketikan (4) digunakan untuk teks dalam paragraf tetapi biasanya digunakan untuk juduk dan subjudul. Model Huruf Yaitu modifikasi-modifikasi yang dapat memberikan kontras atau penekanan pada huruf.

Misal efektif dengan memanfaatkan fitur-fitur . Control ini digunakan untuk memastikan cukup ruang kosong dalam dokumen. Namun sebagian besar pekerjaan memproduksi pesan dikerjakan menggunakan program pengolah kata. Pastikan juga bahwa ukuran huruf proporsional dengan kepentingan pesan dan ruang yang tersedia. orientasi posisi cetak dokumen(portrait atau landscape). Memformat kolom Merupakan cara praktis untuk memformat daftar yang panjang. Pengaturan halaman Pengaturan halaman berguna untuk mengontrol margin. 2. Menggunakan Teknologi Untuk Memproduksi Pesan Anda Alat-alat produksi untuk penyelesaian pesan sangat bervariasi. dan juga format yang atraktif untuk beberapa dokumen. 4. dan peranti lunak tersebut menawarkan alat yang bermacam-macam untuk memformat dan menampilkan pesan. seperti Microsoft word atau sun staroffice. Microsoft power point adalah peranti lunak yang paling banyak digunakan untuk presentasi elektronik.dan lokasi header&footer.disampaikan. Template dan stylesheets Selain untuk menghemat waktu template dan stylesheets banyak digunakan oleh perusahaan untuk memastikan konsistensi tampilan dan rasa untuk semua dokumen perusahaan. Memformat paragraf Kontrol yang memformat paragraf dapat dapat berguna untuk mengubah tampilan dokumen ketika dibutuhkan. 3. bergantung pada peranti lunak dan system yang digunakan. misalnya penggunaan huruf tebal dan huruf miring yang tidak tepat dapat memperlambat pembacaan pesan. Anda perlu mengerti peranti dengan lunak yang akan digunakan agar dapat menggunakannya berikut: 1.

dan lainnya) . bagan. Elemen yang hilang  Bagian teks yang hilang  Peraga-peraga yang hilang (gambar.huruf miring.atau gunakan hanging indents untuk menyesuaikan baris pertama setiap paragraf. Gambar-gambar. Memformat font Selain huruf tebal.memadatkan spasi agar dokumen dapat pas dalam satu halaman. grafik. Tabel-tabel Merupakan cara terbaik untuk menampilkan informasi yang mempunyai baris dan kolom. 5. 7. tabel. dan garis bawah terdapat juga cara untuk memadatkan atau memperluas teks secara horizontal. foto. Numbered and bulleted list Memformat daftar yang memakai nomor dan atau memakai bullet. dan objek Walaupun membutuhkan waktu dan beberapa latihan untuk mempelajari menggunakan fitur-fitur tersebut namun sebanding dengan hasilnya yaitu meningkatnya tampilan dokumen dan kesan dari para pembaca. Kesalahan tulisan  Kesalahan ketik  Kata-kata yang salah eja  Kesalahan tata bahasa  Kesalahan tanda baca B. 8. 6. Koreksi Pesan Bisnis A. textbox. secara otomatis memberi nomor kembali ketika menambah atau menghilangkan komponen daftar tersebut. Fitur ini berguna untuk misal menyesuaikan sebuah header dalam satu baris.

dan mengirimkan laporan harus mempertimbangkan biaya yang dikeluarkan dengan manfaat yang . format atau bentuk pesan. sumber referensi lainnya yang hilang C.  Keamanan & privasi → pesan yang bersifat rahasia dan sensitif harus diproteksi agar tidak jatuh ke tangan yang salah. Oleh karena itu. Kesalahan desain & format  Pilihan font yang tidak tepat atau tidak konsisten  Ukuran kolom. dan margin paragraf  Karakter-karakter khusus  Baris tulisan yang janggal dan perpindahan halaman  Header dan footer  Kesesuaian format dengan standar perusahaan Pendistribusian Pesan Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pendistribusian pesan antara lain:  Biaya → produksi laporan yang panjang dan produksi laporan miltimedia. software untuk membuka pesan.  Waktu → efisiensi waktu yang dibutuhkan dari pemberi pesan kepada penerima pesan harus diperhitungkan. tanda hak cipta. diperoleh. Faktor kenyamanan seperti akses. spasi. faktor biaya sangat berpengaruh dan dapat menjadi masalah. jangan sampai terlalu cepat atau terlalu lama. pendistribusian pesan harus hati-hati.  Kenyamanan → pemberi pesan harus mempertimbangkan kenyamanan penerima pesan agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik. menjilid. Dalam mencetak. Sumber catatan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful