Menyelesaikan Pesan-Pesan Bisnis

Memproses Lebih Lanjut Konsep Pertama Anda

Setelah anda menyelesaikan konsep pertama pesan ada, anda mungkin tergoda untuk menarik napas lega dan melanjutkan ke proyek berikutnya. Tetapi hasilnya dapat kurang baik karena konsep pertama jarang yang ringkas, jelas dan terlalu memaksa seperti sebagaimana seharusnya dan seharusnya. Kita dapat meninjau kembali dan memperhalus pesan sebelum membuatnya dan mendistribusikannya. Privisi sebuah dokumen antara lain : A. Membaca ulang beberapa kali, satu kali untuk memeriksa isi B. Pengorganisasian C. Gaya D. Nada E. Merevisi untuk revisi ulang satu kali keterbacaan F. Satu kali untuk kejelasan dan kerngkasan Menyelesaikan pesan terdiri dari empat tugas : 1. Merevisi pesan 2. Memproduksinya 3. Mengoreksinya 4. Mendistribusikannya Menyampaikan dokumen secara keseluruhan sebelum melihat hal yg detai. Memfokuskan pada gambaran umum terlebih dulu adalah lebih efisien karena anda tidak akan menghabiskan waktu menyempurnakan bagian tertentu yang pada akhrnya mungkin akan anda eliminasi atau ubah secara besar-besar. Keterangan : Jika anda mempunyai waktu sisihkan konsep anda sehari atau dua hari sebelum anda mulai proses revisi. Lihat gambar

Mengevaluasi isi, pengorganisasian gaya dan nada Meninjau ulang keterbacaan

Proses Revisi

Mengedit dan menulis ulang agar jelas dan ringkas Mengevaluasi isi, pengorganisasian, gaya dan nada Meninjau ulang keterbacaan
Proses Produksi Proses Koreksi

Memeriksa tata bahas, dan tanda baca Memeriksa kesalahan eja dan ketik

Mencari materi hilang dan kesalahan desain Mengembangkan gaya Kenyamanan, waktu, Keamanan, dan privasi
Proses Distribusi

Merevisi Pesan Anda

Merevisi pesan anda dapat diartikan sepanjang anda menulis lalu anda dapat merevisinya lagi. Anda secara terus menerus mencari cara terbaik dengan memeriksa kata yang tepat dan menguji kalimat-kalimat alternatif. Idealnya anda sebaiknya mendiamkan konsep tersebut satu atau dua hari agar dapat melihat sudut pandang yang lebih segar. Kemudian, baca seluruh dokumen dengan cepat untuk mengevaluasi efektivitas secara keseluruhan menghasilkan poin yang lebih halus, dan keringkasan pesan. Revisi adalah proses berkelanjutan bagi sebagian besar penulis.

Surat yang sedang diedit biasa untuk menghindari kesalahan-kesalahan sebagai berikut : 1. Menekankan sudut pandang anda 2. Membahas detail keunggulan-keunggukan utama 3. Menghilangkan ungkapan yang berlebihan 4. Mengurangi antusiasme yang berlebihan dan menghilangkan kata kata yang mungkin tidak dikenal oleh pembaca 5. Menulis kepanjangan (misal PT Perseroan Terbatas) untuk menghindari kebingungan 6. Menghapus bahan yang tidak relevan untuk kamus pada ide utama 7. Menyoroti keunggulan utama sebuah program 8. Menjelaskan hubungan antara ide-ide dengan mengubah penempatan dan kombinasi prosa

Mengevaluasi Isi, Pengorganisasian, Gaya, Dan Nada Pesan Anda

Ketika anda memulai proses revisi, fokuskan perhatian anda pada isi, pengorganisasian, gaya, dan nada untuk mengevaluasi isi pesan and, tanyakan diri anda sendiri pertanyaan pertanyaan berikut : Apakah informasi tersebut akurat? Apakah informasi tersebut relevan dengan penerima pesan anda? Apakah ada cukup informasi untuk memuaskan kebutuhan pembaca pesan anda? Apakah ada keseimbangan yang bagus antara yang umum dan yang spesifik? Setelah anda merasa puas dengan isi pesan anda, anda dapat meninjau ulang pengorganisasiannya. Tanyakan pada diri anda sendiri suatu pertanyaan berikut : Apakah semua poin tercakup dalam urutan yang paling logis? Apakah ide-ide yang paling penting mendapat tempat yang paling banyak, dan apakah ide-ide tersebut ditempatkan pada posisi yang paling menonjol?

 Apakah pesan akan menjadi lebih meyakinkan bila diatur dalam urutan yang berbeda? Apakah ada poin yang tidak perlu diulang-ulang? Apakah detail pesan dikelompokkan secara logis di seluruh

dokumen? Ketika isi pesan telah ditulis dengan baik dan diatur secara efektif lalu mempertimbangkan apakah anda telah mencapai gaya dan nada yang tepat bagi penerima pesan anda. Apakah tulisan anda cukup formal? Apakah pesan terlalu kasual? Apakah pesan anda member tekanan lebih besar pada kebutuhan penerimaan daripada kebutuhan anda sendiri? Dalam putaran pertama, luangkan waktu ekstra pada awal dan akhir pesan anda, Pastikan bhawa pembukuan dokumen releva, menurut pembac. Dalam dokumen yang lebih panjang, periksa untuk melihat bahwa beberapa paragraph pertama membangun subjek, tujuan dan pengorganisasian materi dokume. Tinjauan ulang. Kesimpulannya untuk memastikan bahwa kesimpulan tersebut merangkum ide pokok dan meninggalkan kesan positif pada penerima , maka bagian awal dan akhir sebuah pesan mempunyai dampak paling besar pada pembaca.

Meninjau Ulang Keterbatasan

Setelah Anda puas dengan isi, pengorganisasian, gaya dan nada dari pesan Anda, lakukanlah putaran kedua untuk melihat keterbacaan pesan anda. Bila Anda memperoleh reputasi atas usaha Anda membuat dokumen baik yang menghargai waktu penerima informasi, maka orang akan cendrung memberi lebih banyak perhatian pada pekerjaan Anda. Misalnya, skor The Flesch Kincaid Grade Level yang mengukur kesulitan membaca yang dihubungkan dengan pencapaian tingkat peringkat/grade level achievement. Skor 10 menunjukan bahwa sebuah dokumen dapat dibaca dan dipahami oleh rata-rata murid kelas 10. Sebagian besar dokumen bisnis mempunyai rentang skor 8-11. Dokumen teknik biasanya mempunyai rentang skor 12-14. Semakin tinggi skor yang diperoleh sebuah dokumen, semakin mudah dokumen tersebut dibaca.

Indeks keterbacaan (readability indexes) menawarkan poin referensi yang bermanfaat, tetapi semua indeks tersebut dibatasi oleh apa yang mampu diukurnya: panjang kata, jumlah suku kata, panjang kalimat, dan panjang paragraf. Faktor-faktor lain yang mempengaruhi keterbacaan dokumen, seperti analisis penerima, kejelasan tulisan, desain dokumen. Sebaiknya menggunakan kata-kata yang lebih sederhana atau kalimat-kalimat dibaca. Para komunikator kata-kata bisnis dan yang sukses tahu bahwa selain memperpendek kalimat-kalimat untuk pengukuran yang lebih pendek, bukan membuat kalimatnya terpotong-potong atau amatiran tapi lebih kepada kemudahan pada saat

keterbacaan, mereka dapat memperbaiki keterbacaan sebuah pesan dengan membuat dokumen itu menarik dan mudah dibaca dengan cepat (scan). Sebagian besar penerima pesan bisnis terutama para manajer senior yang berpengaruhmembaca dengan cepat sebagian besar dokumen untuk mencari ide-ide pokok, kesimpulan, dan rekomendasi. Membaca dengan cepat juga membantu para pembaca menilai apakah dokumen tersebut berharga. Bila mereka menganggap bahwa dokumen tersebut mengandung informasi berharga atau membutuhkan respons, mereka akan membacanya lebih teliti ketika ada waktu yang memungkinkan. Teknik untuk membuat pesan Anda lebih mudah dibaca dengan cepat: membuat panjang kalimat bervariasi, menggunakan paragraphparagraf yang lebih pendek, menggunakan daftar dan bullet membuat pesan Anda lebih diminati dan menarik untuk dibaca. sebagai ganti narasi, dan menambahkan judul dan subjudul yang efektif. Teknik ini

Membuat Variasi Panjang Kalimat

Keanekaragaman adalah sebuah cara kreatif untuk membuat pesan Anda menarik dan mudah dibaca. Dengan memilih kata-kata dan struktur kalimat secara hati-hati, Anda dapat menciptakan sebuah ritme yang menekan pada poin penting, menghidupkan gaya tulisan anda, dan membuat informasi Anda menarik bagi pembaca. Dokumen yang efektif

biasanya

menggunakan

campuran

kalimat-kalimat

pendek

(sampai

dengan sekitar 15 kata), medium (15-25 kata), dan panjang (lebih dari 25 kata). Kesimpulan dibuat dari kalimat pendek yang dapat menonjolkan pesan Anda. Setiap panjang kalimat mempunyai keunggulan sendiri. Kalimatkalimat pendek dapat diproses dengan cepat dan lebih mudah bagi para pembicara yang bukan asli dan para penerjemah untuk menginterprestasikannya, Kalimat dengan panjang medium berguna untuk menggabungkan antar ide-ide. Kalimat yang panjang sering kali merupkan cara terbaik untuk menyampaikan ide-ide yang kompleks, membuat daftar multipoint yang saling berhubungan, atau merangkum atau prapeninjauan informasi. Setiap kalimat panjang juga mempunyai kelemahan. Kalimat panjang sulit dibaca dengan cepat. Semakin Anda menggunakan kalimat panjang, semakin besar kemungkinan bahwa pembaca yang membaca dengan cepat tidak akan membaca cukup banyak kata untuk benar-benar memahami artinya. Dengan memilih panjang kalimat yang terbaik untuk setiap kebutuhan komunikasi dan selalu ingat untuk mencampur panjang kalimat agar bervariasi, Anda akan dapat menyampaikan pesan Anda sementara tetap mempertahankan dokumen Anda tetap hidup dan menarik.

Menjaga Paragraf Anda Tetap Pendek

Paragraf-paragraf pendek lebih mudah dibaca bila dibandingkan dengan paragraf-paragraf panjang, dan paragraf tersebut membuat tulisan Anda tersebut lebih mengundang dibaca. Paragraf pendek membantu penerima pesan pembaca surat-surat, memo-memo, dan email dengan lebih teliti. Dari waktu ke waktu, Anda dapat menekankan ide dengan mengisolasikan ide tersebut dalam paragraf pendek yang kuat. Hati-hati dengan paragraf pendek karena ketika Anda ingin mengemas ide besar dalam paragraf pendek, pecah ide tersebut ke dalam subtopik dan perlakuan setiap subtopik dalam paragraf yang terpisah.

Dengan memecah paragraf tunggal yang besar ke dalam beberapa paragraf yang lebih pendek, Anda dapat membuat materi lebih mudah dibaca.

Menggunakan Daftar Dan Bullets Untuk Menjelaskan Dan Menekankan Pesan

Alternatif sebuah daftar. yang Daftar efektif dapat untuk menggunakan urutan kalimat-kalimat ide-ide Anda, konvensional adalah mulai dengan menuliskan ide-ide penting dalam menunjukan meninggalkan dampak ide-ide tersebut secara visual dan menigkatkan kemungkinan bahwa seorang pembaca akan menemukan poin utama Anda. Daftar juga menyederhanakan subjek yang kompleks, menyoroti poin utama, memecah halaman secara visual, memudahkan proses membaca cepat bagai para orang sibuk, dan memberi kesempatan istirahat bagi pembaca. Membuat daftar dapat dengan huruf, nomor atau bullets. Bullets biasanya lebih disukai.

Menambah Judul dan Subjudul

Sebuah judul ( Heading) adalah judul singkat yang menceritakan pada pembaca tentang isi dari bagian yang mengikutinya. Subjudul (Subheading) adalah subordinat bagi judul, mengindikasikan subbagian dengan satu bagian utama. Judul dan subjudul mempunyai fungsi-fungsi penting berikut ini: 1. Pengorganisasian. Judul menunjukan pada pembaca Anda secara selintas bagaimana dokumen tersebut diatur. 2. Perhatian. Judul yang informative, mengandung, dan dalam beberapa kasus menggugah rasa ingin tahu akan menarik perhatian pembaca,buatlah teks yang mudah dibaca. 3. Koneksi. Menggunakan judul dan subjudul bersamaan membantu para pembaca melihat hubungan antara ide-ide pokok dan ide-ide subordinasinya sehingga mereka dapat lebih memahami isi pesan Anda. Subjudul juga menunjukan pergeseran ide ke ide berikutnya. Dua kategori Judul : 1. Judul Deskriptif mengidentifikasi sebuah topik tetapi hanya sedikit.

2. Judul Informatif Membawa pembaca Anda tepat ke dalam konteks pesan Anda. Judul ini membimbing para pembaca untuk berfikir dengan suatu cara tertentu tentang topik.

Mengedit Untuk Kejelasan Dan Keringkasan

Kejelasan adalah sesuatu yang penting agar pesan anda dapat diterima oleh penerima pesan dengan akurat dan efisien. Setelah anda membaca ulang dan merevisi pesan anda untuk keterbacaannya, anda ingin memastikan bahwa pesan anda jelas. Oleh karena itu, kita harus menanyakan kepada diri sendiri apakah kalimat anda mudah diuraikan? Apakah paragraf anda mempunya kalimat topik yang jelas? Apakah pernyataan anda sederhana dan langsung? Sebuah kalimat yang jelas bukan sesuatu yang kebetulan. Berikut ada beberapa contoh tips, yaitu: Memecah kalimat yang terlalu panjang Jangan menghubungkan terlalu banyak anak kalimat dengan kata dan. Menulis kembali kalimat yang memakai hedging Kadang-kadang, anda harus menulis kata mungkin atau kelihatannya untuk menghindari menyatakan suatu pendapat seperti sebuah fakta. Namun, ketika anda mempunyai terlalu banyak hedges, anda berisiko dengan menunjukkan ketidakyakinan tentang apa yang sedang anda bicarakan. Menekankan paralelisme Ketika anda mempunyai dua atau lebih ide untuk diekspresikan, buatlah ide-ide tersebut paralel. Mengulang konstruksi tata bahasa yang sama menunjukkan bahwa ide-ide tersebut saling berhubungan. Memperbaiki penjelas yang mengacaukan Kadang-kadang modifier (penjelas) bukan hanya kata sifat atau kata keterangan, tetapi seluruh frasa yang menjelaskan sebuah kata benda atau kata kerja. Menulis ulang urutan kata benda yang panjang

Bila

banyak

kata

benda

digabungkan

bersama-sama

sebagai

penjelas, kalimat yang dihasilkan menjadi sulit dipahami. Walaupun anda menambah beberapa kata, penerima pesan anda tidak akan perlu berpikir keras untuk memahami kalimat tersebut. Mengganti kata kerja kamuflase Untuk memperpendek dan menghidupkan pesan anda, gunakan kata kerja sebagai ganti frasa kata benda. Contoh: sapu menyapu. Memperjelas struktur kalimat Jagalah agar subjek dan predikat sebuah kalimat berada sedekat mungkin. Ketika subjek dan predikat jauh terpisah, para pembaca perlu membaca kalimat tersebut dua kali untuk mengetahui siapa mengerjakan apa. Memperjelas referensi yang janggal Dalam usaha menghemat kata-kata, para penulis tentang masalah bisnis kadang-kadang menggunakan ekspresi seperti: disebutkan di atas, disebutkan sebelumnya, yang sebelumnya, yang disebut di awal, dll. Kata-kata tersebut membuat para pembaca melompat dari satu poin ke poin lain, yang menyebabkan komunikasi menjadi tidak efektif. Mengurangi antusiasme anda Kata sifat dan kata keterangan kadang-kadang memperkuat atau menekankan arti kalimat anda, tetapi terlalu banyak kata seperti itu dapat menurunkan nilai tulisan dan merusak kredibilitas anda. Sebagai tambahan pada faktor kejelasan, pembaca akan

menghargai pesan bisnis yang ringkas. Banyak dokumen bisnis saat ini dipenuhi kalimat dan frasa yang hanya menambah sedikit atau tidak menambah apa-apa pada pesan tersebut. Kenyataannya, tiga-per-empat eksekutif dalam suatu survey mengeluh bahwa sebagian besar pesan ditulis terlalu panjang. Para eksekutif kemungkinan besar membaca dokumen yang berkomunikasi dengan efisien sehingga sangat penting untuk membuang materi yang tidak perlu.

Ketika anda mengedit agar lebih ringkas, anda menghilangkan setiap kata yang tidak mempunyai fungsi apa-apa, mengganti setiap kata yang panjang dengan kata yang lebih pendek, dan membuang setiap kata keterangan yang tidak menambah apa-apa pada arti pesan yang sudah dijelaskan dalam kata kerja. Ketika anda mulai melakukan tugas mengedit, sederhanakanlah, pendekkanlah, dan aturlah menurut aturan. Berikut ada beberapa contoh tips, yaitu: Hapus kata dan frasa yang tidak perlu Beberapa kombinasi kata memiliki ekuivalen satu kata yang lebih efisien. Selain itu, hindari kekacauan karena adanya kata ganti yang terlalu banyak atau penempatannya salah. Perpendek kata dan frasa yang terlalu panjang Kata-kata yang pendek biasanya lebih jelas dan lebih mudah dibaca dibandingkan dengan kata-kata yang panjang. Dengan menggunakan kata kerja infinitive sebagai ganti beberapa frasa, anda bukan hanya memperpedek kalmia anda, namun juga membuat kalimat tersebut menjadi lebih jelas. Hilangkan kata-kata yang berlebihan Dalam beberapa kombinasi kata, kata-kata cenderung mengungkapkan hal yang sama bahkan terkadang berlebihan. Hilangkan permulaan kalimat It is / There are Bila anda memulai sebuah kalimat dengan kata ganti yang tidak pasti seperti it (itu) atau there (ada), kemungkinannya adalah kalimat tersebut dapat diperpendek. Ketika anda menulis ulang, berkonsentrasilah pada bagaimana setiap kata memberikan kontribusi untuk membuat kalimat-kalimat yang efektif dan bagaimana kalimat tersebut membangun paragraf yang koheren. Carilah peluang untuk membuat materi yang disampaikan lebih menarik dengan menggunakan kata dan frasa yang kuat dan hidup.

Menggunakan Teknologi Untuk Merevisi Pesan Anda

Ketika

tiba

waktunya

untuk

merevisi

pesan

Anda,

program

pengolahan kata Anda dapat membantu menambah, menghapus, dan memindahkan teks dengan fungsi-fungsi seperti: Cut and paste (potong dan tempel) Mengambil satu blok teks dari satu bagian dokumen dan menempelkannya di tempat lain. Search and replace (cari dan ganti) Menelusuri kata-kata atau frasa-frasa dan mengubahnya bila dibutuhkan. Berhati-hatilah dalam menggunakan fitur ini; memilih opsi replace all dapat menyebabkan kesalahan-kesalahan yang tidak diperkirakan. Autocorrection Memungkinkan Anda menyimpan kata-kata yang biasanya salah eja atau salah ketik, beserta perbaikan ejaan yang benar. Bila Anda mengetik teh bukan the, autocorrect akan secara otomatis memperbaiki kesalahan ketik tersebut. Revision marks dan commenting feature Alat-alat yang tersedia pada peranti lunak seperti revision marks dan commenting feature tetap menelusuri usulan perubahan editing secara elektronik dan memberikan sejarah revisi dokumen. Ada empat fungsi peranti lunak yang dapat membantu untuk

memunculkan yang terbaik dari dokumen Anda. 1. spell checker (pemeriksa ejaan) membandingkan yang benar. dokumen checker Anda dengan cara kamus yang elektronik, untuk menyoroti kata-kata yang tidak dikenal, dan memberi saran ejaan Spell adalah bagus memperbaiki banyak kesalahan ketik dalam dokumen, tetapi alat tersebut bukan substitusi untuk keterampilan mengeja yang baik. 2. kamus thesaurus berfungsi untuk memberi Anda alternatif kata-kata, sama seperti fungsi yang diberikan oleh kamus thesaurus cetakan. 3. grammar checker (pemeriksa tata bahasa)

grammar checker harus menentukan apakah Anda menggunakan kata-kata dengan benar dan menyusun kalimat-kalimat mengikuti aturan komposisi yang kompleks. 4. style checker (pemeriksa gaya bahasa) dapat juga memonitor pilihan kata dan kalimat pada dokumen Anda dan memberikan saran alternatif yang mungkin menghasilkan tulisan yang lebih efektif. Pemeriksa ejaan, pemeriksa tata bahasa, dan kamus thesaurus yang terkomputerisasi dapat membantu dalam proses revisi, tetapi alat-alat tersebut tidak dapat menggantikan keterampilan Anda menulis dan mengedit yang bagus.

Merevisi Pesan-Pesan Bisnis

A. Mengevaluasi Isi, Pengorganisasian Pastikan informasi akurat, relevan, dan cukup Periksa semua poin penting muncul dalam urutan logis Verifikasikan bahwa Anda telah menyajikan pendukung yang cukup untuk membuat ide pokok meyakinkan dan menarik Pastikan pembukaan dan penutupan efektif Pastikan Anda telah mencapai nada yang benar

B. Meninjau Ulang untuk Keterbacaan Gunakan campuran kalimat pendek dan panjang Jaga agar paragraf tetap pendek Gunakan daftar angka dan bullets untuk memberikan tekanan pada poin-poin kunci Buat dokumen jadi mudah dibaca cepat (scan) dengan menggunakan judul dan subjudul. C. Mengedit untuk Kejelasan Pecah kalimat yang terlalu panjang dan tulis ulang kalimat yang menggunakan hedging Perjelas struktur kalimat dan referensi yang tidak pas

 Buat antusisame Anda lebih moderat untuk menjaga nada profesional D. Mengedit untuk Keringkasan Hapus kata dan frasa yang tidak perlu dan berlebihan Perpendek kata dan frasa yang panjang

Memproduksi Pesan Anda

Sekarang tiba waktunya untuk meletakan kertas kerja anda untuk ditampilkan dalam display. Kualitas produksi dari pesan anda efek total dari desain halaman, elemen grafis, tipografi, kertas, dan sebagainya memainkan peranan penting bagi efektifitas pesan anda. Desain yang halus dan menarik tidak hanya membuat dokumen anda lebih menarik, tetapi juga menyampaikan rasa professional dan perhatian pada detail. Ketika memproduksi pesan anda, carilah cara-cara yang efektif untuk memperkaya pesan anda dengan grafis, suara, video, dan hypertext link yang dipilih dengan hati-hati. Juga pastikan untuk mendesain dokumen anda untuk kemudahan agar mudah dibaca, dan gunakan teknoligi produksi dengan bijakasana.

Menambah Grafik, Suara, Video, dan Hypertext

Ada beberapa poin penting dalam menambah grafik, suara, video, dan hypertext, yaitu : 1. Kualitas desain dokumen anda mempengaruhi keterbacaan dan persepsi penerima; 2. Ambillah manfaat dari kemampuan program pengolah kata anda untuk memasukkan elemen-elemen komunikasi lainnya. Menambah grafik, suara, video, dan hypertext dapat menggunakan beberapa program pengolah kata dan alat-alat peranti lunak. Peranti lunak untuk menciptakan visualisasi bisnis dibagi menjadi dua kelompok dasar : 1. Peranti lunak presentasi (Presentation Software) yang membantu anda meciptakan transparansi overhead dan pertunjukan slide komputerisasi. (contoh : MS Powerpoint).

2. Peranti lunak grafik (graphics Software) yang terdiri dari berbagai kompleksitas, Visio). Mengapa penambahan grafik, suara, video, dan hypertext menjadi salah satu faktor penting dalam penyajian presentasi anda ? Pernahkan anda menghadiri suatu seminar yang penyajian pesannya membuat anda mengantuk ? Ada beberapa kesalahan fatal yang biasa terjadi dalam penyajian pesan anda melalui presentasi: 1. Kesalahan pertama : memindahkan word ke powerpoint. Maksudnya, powerpoint dan word adalah dua aplikasi dengan fungsi yang amat berbeda. Sialnya, perbedaan yang amat mendasar ini acap dilupakan orang ketika membuat slide presentasi. Demikianlah, saya acap melihat kalimat-kalimat panjang dan rinci dari word langsung saja dicopy paste ke dalam powerpoint dengan font yang kecil lagi (misal ukuran 12 atau 14). Ini namanya, powerpoint abuse atau penganiayaan slide presentasi. Solusinya : jika Anda akan menulis persentasi dengan bullet point, mungkin ada baiknya jika kita mengingat 5 x 5 rule. Aturan yang bisa diterapkan secara fleksibel ini intinya mengajak kita untuk hanya membuat maksimal 5 bullet point dalam setiap halaman slide; dan masing-masing poin sebaiknya terdiri tak lebih dari lima kata. Slide presentasi adalah slide presentasi. Maksudnya : tayangkan hanya poinpoin pokok dari gagasan yang ingin Anda sampaikan. Tulisankan gagasan itu dengan ringkas hindari kesalahan fatal berupa keinginan untuk menampilkan kalimat-kalimat panjang dan rinci dalam sebuah slide. 2. Kesalahan kedua yang juga acap ditemui : SEMUA TULISAN MEMAKAI HURUF KAPITAL. Untuk judul sebuah slide mungkin oke menggunakan huruf besar semua. Namun ketika Anda menjabarkan dalam poin-poin yang ringkas dalam baris sesudahnya, gunakan huruf non-kapital. Sebab kalimat panjang yang semua menggunakan HURUF KAPITAL terbukti justru sulit dibaca. memiliki rentang dari alat-alat sederhana yang membantu anda menciptakan diagram dan diagram alir. (contoh : MS

Selanjutnya, kalau bisa gunakan font dengan ukuran minimal 24 (ukuran yang lebih kecil akan membuat orang yang duduk dibelakang akan kesulitan membacanya). Dan jangan lupa, sebaiknya gunakan jenis huruf sans seriff seperti Arial, Verdana atau Georgia. Dan bukan jenis huruf seriff seperti Times New Roman. Sejumlah pakar presentasi menyebutkan, dalam medium digital seperti layar komputer, jenis huruf seperti Arial lebih mudah dibaca dibanding Times New Roman. Dan jangan lupa juga satu hal : konsistensi. Maksudnya, jika kita menggunakan huruf Arial dengan font size 28, maka sebaiknya jenis dan ukuran inilah yang kita pakai dalam semua halaman slide. Ini perlu diingat, sebab tak jarang kita melihat pemakaian jenis huruf yang tidak konsisten. Kesannya jadi berantakan dan tidak profesional. 3. Kesalahan ketiga : desain gambar yang kampungan dan ditata dengan serampangan. Untuk membuat slide lebih artistik, kita memang kudu meletakkan gambar (image) yang relevan dan artistik. Sialnya, saya banyak melihat slide dengan gambar yang dicomot dari clip art (banyak tersedia dalam powerpoint); dan sorry to say, hal ini akan membuat slide Anda terkesan kampungan. Apalagi jika clip art itu diletakkan secara serampangan tanpa memperhatikan segi estetika. Kalau ingin menaruh gambar, ya cari gambar (image) yang professional look, jangan pakai clip art. Dan yang tak kalah penting : semuanya ditata dengan memperhatikan aspek estetika, dan sekali lagi konsisten. Maksudnya, style peletakan gambar kalau bisa mengacu pada pola tertentu yang konsisten (dan bukan asal taruh saja). Mungkin dalam hal desain image ini ada baiknya jika kita langsung berguru dari presentasi sang pencipta PowerPoint itu sendiri (lihat beberapa contoh presentasi melalui image dibawah ini). Seperti yang kita saksikan dalam contoh diatas, desain gambar dan tata letak kalimat tampaknya disusun dengan mengacu pada nilai estetika. Kita mungkin sulit meniru kejeniusan Tuan Gates dalam membikin software, namun tentu bukan hal yang relatif rumit untuk bisa mengcopy desain presentasi seperti yang terlihat dalam gambar diatas. Yang

dibutuhkan hanyalah kepekaan kita akan nilai-nilai estetika (sense of aesthetic). Demikianlah, tiga kesalahan fatal yang mestinya bisa kita hindari jauhjauh ketika kita hendak membuat slide presentasi. Sebab dengan itulah kita mungkin baru bisa mendesain sebuah slide yang elok nan menggetarkan. Dan bukan deretan slide yang garing nan membosankan. Dengan mutu yang memilukan.

Mendesain Untuk Keterbacaan

Desain mempengaruhi impresi yang dibuat oleh pesan. Dalam membuat atau membagi keterbacaan dokumen, desain dokumen dibagi menjadi dua cara yang penting : 1. Memperbaiki efektivitas pesan. Berbagai elemen dari desain visual yang ada dalam dokumen yang akan ditampilkan akan menyalurkan pesan yg ingin disampaikan kepada pembaca. 2. Mengirimkan pesan nonverbal. Dengan desain visual yang ditampilkan, dapat mempengaruhi persepsi penerima pesan terhadap apa yg disampaikan. Desain yang efektif dapat membantu dalam menyusun nada dokumen dan membantu para pembaca dalam membaca pesan yang ingin disampaikan. Dalam mencapai sebuah desain yang efektif, perlu memperhatikan empat elemen desain : 1. Konsisten Dalam setiap pesan yang dibuat, gunakanlah margin, jenis huruf, ukuran huruf, dan spasi yang tidak berubah-ubah. Dengan konsisten terhadap pesan-pesan yang dibuat, penerima pesan akan mengenali dan mengerti isi dari pesan tersebut 2. Keseimbangan Supaya dokumen dapat dimengerti oleh penerima, perlu adanya keseimbangan antara desain yang digunakan dengan ruang untuk teks, gambar-gambar, dan ruang kosong. 3. Pengendalian diri

Kesederhanaan dalam desain memungkinkan pesan yang ingin disampaikan dapat ditangkap oleh penerima. Tidak perlu menggunakan banyak elemen desain, highlight, atau sentuhan dekoratif yang dapat menggangu penyampaian pesan. 4. Detail Berikan detail yang dapat mempengaruhi desain dan pesan yang akan disampaikan. Misalnya, kolom yang sempit dengan terlalu banyak spasi antarkata dapat mengganggu.

Ruang Kosong
Setiap ruang bebas dari teks atau network disebut ruang kosong (white space), dan ruang ini memberikan kontras visual untuk para pembaca pesan Anda dan memberikan mereka sebuah titik untuk istirahat. Ruang kosong meliputi area terbuka disekitar judul,area margin, ruang vertical antarkolom, ruang yang dibuat oleh akhir baris yang tidak rata,lekukan setiap paragraph atau ekstra ruang antara paragraph yang tidak melekuk, dan spasi horizontal antarbaris teks. Yang terpenting dari peletakkan judul dan subjudul di dalam suatu dokumen adalah mengundang para pembaca untuk ikut terlibat dalam pesan yang kita buat. Hendaknya judul yang diletakkan di tengah baris tidak lebih dari dua baris karena banyak baris akan memperlambat para pembaca pesan ketika mereka mencari awal setiap baris. Karena judul dan subjudul memberikan petunjuk bagi para pembaca mengenai pengorganisasian isi pesan yang kita buat, kaitkan judul dan subjudul sedekat mungkin dengan teks yang ingin diperkenalkan dan ha ini dapat dilakukan dengan meletakkan lebih banyak ruang kosong di atas judul tersebut daripada di bawahnya.

Margin Dan Justifikasi

Margin mendefinisikan ruang di sekeliling teks yang akan kita buat dan diantara kolom-kolom teks. Margin dipengaruhi oleh cara kita menempatkan garis ketikan,yang dibagi dalam 4 kelompok,yaitu: (1) justified (rata di sisi kiri dan di sisi kanan), (2) sisi kiri rata dengan margin kanan tidak rata, (3) sisi kanan rata dengan margin kiri tidak rata, (4) di

tengah. Ketikan (1) mempergelap tampilan pesan yang kita buat karena panjang baris yang seragam menyebabkan kurangnya ruang kosong sebagaimana yang diciptakan margin yang tidak rata. Ketikan ini juga sering dianggap lebih sulit dibaca karena gap yang besar dapat muncul diantara kata-kata dan karena lebih banyak kata diberi garis hubung. Ketikan (2) membuat tampilan pesan yang akan kita buat lebih ringan, jenis ini memberikan sebuah dokumen rasa keterbukaan yang informal dan kontemporer. Ketikan (3) biasa digunakan dalam dokumen-dokumen bisnis, dan untuk ketikan (4) digunakan untuk teks dalam paragraf tetapi biasanya digunakan untuk juduk dan subjudul.

Jenis Huruf
Jenis huruf merujuk pada desain fisik dari abjad,angka dan karakter teks lainnya. Setiap jenis huruf mempengaruhi nada dari pesan yang kita buat,membuatnya terlihat otoriter atau bersahabat, bersifat bisnis atau kasual, klasik atau modern, dan lain-lain. Sebagian besar komputer menawarkan pilihan font atau jenis huruf yang banyak sekali,dan hal ini terkadang membuat kita sulit memilih jenis font yang akan kita pakai. Hal yang terpenting apapun jenis font yang akan dipilih batasi jumlah jenis huruf dalam satu dokumen. Secara umum, hindari menggunakan lebih dari dua jenis huruf dalam satu halaman, karena penggunaan terlalu banyak jenis huruf akan mengacaukan dokumen dan dapat menghasilkan tampilan dokumen yang amatir.

Model Huruf
Yaitu modifikasi-modifikasi yang dapat memberikan kontras atau penekanan pada huruf. Misal huruf tebal untuk subjudul digunakan untuk memisahkan teks yang panjang, huruf tebal dapat juga digunakan untuk kata-kata yang berdiri sendiri di tengah-tengah blok teks. Huruf miring untuk memberikan penekanan atau kutipan. Huruf tebal dan huruf miring paling efektif bila digunakan untuk kata-kata kunci(kata-kata yang membantu pembaca memahami poin utama sebuah teks). Perlu diingat bahwa model huruf yang digunakan jangan sampai menghalangi yang kemampuan pembaca memahami/membaca pesan-pesan

disampaikan, misalnya penggunaan huruf tebal dan huruf miring yang tidak tepat dapat memperlambat pembacaan pesan. Pastikan juga bahwa ukuran huruf proporsional dengan kepentingan pesan dan ruang yang tersedia.

Menggunakan Teknologi Untuk Memproduksi Pesan Anda

Alat-alat produksi untuk penyelesaian pesan sangat bervariasi, bergantung pada peranti lunak dan system yang digunakan. Microsoft power point adalah peranti lunak yang paling banyak digunakan untuk presentasi elektronik, dan peranti lunak tersebut menawarkan alat yang bermacam-macam untuk memformat dan menampilkan pesan. Namun sebagian besar pekerjaan memproduksi pesan dikerjakan menggunakan program pengolah kata, seperti Microsoft word atau sun staroffice. Anda perlu mengerti peranti dengan lunak yang akan digunakan agar dapat menggunakannya berikut: 1. Template dan stylesheets Selain untuk menghemat waktu template dan stylesheets banyak digunakan oleh perusahaan untuk memastikan konsistensi tampilan dan rasa untuk semua dokumen perusahaan. 2. Pengaturan halaman Pengaturan halaman berguna untuk mengontrol margin, orientasi posisi cetak dokumen(portrait atau landscape),dan lokasi header&footer. Control ini digunakan untuk memastikan cukup ruang kosong dalam dokumen. 3. Memformat kolom Merupakan cara praktis untuk memformat daftar yang panjang, dan juga format yang atraktif untuk beberapa dokumen. 4. Memformat paragraf Kontrol yang memformat paragraf dapat dapat berguna untuk mengubah tampilan dokumen ketika dibutuhkan. Misal efektif dengan memanfaatkan fitur-fitur

memadatkan

spasi

agar

dokumen

dapat

pas

dalam

satu

halaman,atau gunakan hanging indents untuk menyesuaikan baris pertama setiap paragraf. 5. Memformat font Selain huruf tebal,huruf miring, dan garis bawah terdapat juga cara untuk memadatkan atau memperluas teks secara horizontal. Fitur ini berguna untuk misal menyesuaikan sebuah header dalam satu baris. 6. Numbered and bulleted list Memformat daftar yang memakai nomor dan atau memakai bullet, secara otomatis memberi nomor kembali ketika menambah atau menghilangkan komponen daftar tersebut. 7. Tabel-tabel Merupakan cara terbaik untuk menampilkan informasi yang

mempunyai baris dan kolom. 8. Gambar-gambar, textbox, dan objek Walaupun membutuhkan waktu dan beberapa latihan untuk mempelajari menggunakan fitur-fitur tersebut namun sebanding dengan hasilnya yaitu meningkatnya tampilan dokumen dan kesan dari para pembaca.

Koreksi Pesan Bisnis

A. Kesalahan tulisan Kesalahan ketik Kata-kata yang salah eja Kesalahan tata bahasa Kesalahan tanda baca B. Elemen yang hilang Bagian teks yang hilang Peraga-peraga yang hilang (gambar, tabel, foto, bagan, grafik, dan lainnya)

 Sumber catatan, tanda hak cipta, sumber referensi lainnya yang hilang C. Kesalahan desain & format Pilihan font yang tidak tepat atau tidak konsisten Ukuran kolom, spasi, dan margin paragraf Karakter-karakter khusus Baris tulisan yang janggal dan perpindahan halaman Header dan footer Kesesuaian format dengan standar perusahaan

Pendistribusian Pesan
Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pendistribusian pesan antara lain: Biaya produksi laporan yang panjang dan produksi laporan miltimedia, faktor biaya sangat berpengaruh dan dapat menjadi masalah. Dalam mencetak, diperoleh. Kenyamanan pemberi pesan harus mempertimbangkan kenyamanan penerima pesan agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik. Faktor kenyamanan seperti akses, software untuk membuka pesan, format atau bentuk pesan. Waktu efisiensi waktu yang dibutuhkan dari pemberi pesan kepada penerima pesan harus diperhitungkan, jangan sampai terlalu cepat atau terlalu lama. Keamanan & privasi pesan yang bersifat rahasia dan sensitif harus diproteksi agar tidak jatuh ke tangan yang salah. Oleh karena itu, pendistribusian pesan harus hati-hati. menjilid, dan mengirimkan laporan harus mempertimbangkan biaya yang dikeluarkan dengan manfaat yang