Menyelesaikan Pesan-Pesan Bisnis

Memproses Lebih Lanjut Konsep Pertama Anda
Setelah anda menyelesaikan konsep pertama pesan ada, anda mungkin tergoda untuk menarik napas lega dan melanjutkan ke proyek berikutnya. Tetapi hasilnya dapat kurang baik karena konsep pertama jarang yang ringkas, jelas dan terlalu memaksa seperti sebagaimana seharusnya dan seharusnya. Kita dapat meninjau kembali dan memperhalus pesan sebelum membuatnya dan mendistribusikannya. Privisi sebuah dokumen antara lain : A. Membaca ulang beberapa kali, satu kali untuk memeriksa isi B. Pengorganisasian C. Gaya D. Nada E. Merevisi untuk revisi ulang satu kali keterbacaan F. Satu kali untuk kejelasan dan kerngkasan Menyelesaikan pesan terdiri dari empat tugas : 1. Merevisi pesan 2. Memproduksinya 3. Mengoreksinya 4. Mendistribusikannya Menyampaikan dokumen secara keseluruhan sebelum melihat hal yg detai. Memfokuskan pada gambaran umum terlebih dulu adalah lebih efisien karena anda tidak akan menghabiskan waktu menyempurnakan bagian tertentu yang pada akhrnya mungkin akan anda eliminasi atau ubah secara besar-besar. Keterangan : Jika anda mempunyai waktu sisihkan konsep anda sehari atau dua hari sebelum anda mulai proses revisi. Lihat gambar

Mengevaluasi isi, pengorganisasian gaya dan nada • Meninjau ulang keterbacaan

Proses Revisi

• •

Mengedit dan menulis ulang agar jelas dan ringkas Mengevaluasi isi, pengorganisasian, gaya dan nada • • • • Meninjau ulang keterbacaan
Proses Produksi Proses Koreksi

Memeriksa tata bahas, dan tanda baca Memeriksa kesalahan eja dan ketik

Mencari materi hilang dan kesalahan desain • • • Mengembangkan gaya Kenyamanan, waktu, Keamanan, dan privasi
Proses Distribusi

Merevisi Pesan Anda
Merevisi pesan anda dapat diartikan sepanjang anda menulis lalu anda dapat merevisinya lagi. Anda secara terus menerus mencari cara terbaik dengan memeriksa kata yang tepat dan menguji kalimat-kalimat alternatif. Idealnya anda sebaiknya mendiamkan konsep tersebut satu atau dua hari agar dapat melihat sudut pandang yang lebih segar. Kemudian, baca seluruh dokumen dengan cepat untuk mengevaluasi efektivitas secara keseluruhan menghasilkan poin yang lebih halus, dan keringkasan pesan. Revisi adalah proses berkelanjutan bagi sebagian besar penulis.

pengorganisasian. Menjelaskan hubungan antara ide-ide dengan mengubah penempatan dan kombinasi prosa Mengevaluasi Isi. Gaya. Mengurangi antusiasme yang berlebihan dan menghilangkan kata – kata yang mungkin tidak dikenal oleh pembaca 5. tanyakan diri anda sendiri pertanyaan – pertanyaan berikut : • Apakah informasi tersebut akurat? • Apakah informasi tersebut relevan dengan penerima pesan anda? • Apakah ada cukup informasi untuk memuaskan kebutuhan pembaca pesan anda? • Apakah ada keseimbangan yang bagus antara yang umum dan yang spesifik? Setelah anda merasa puas dengan isi pesan anda. anda dapat meninjau ulang pengorganisasiannya. Menyoroti keunggulan utama sebuah program 8. Dan Nada Pesan Anda Ketika anda memulai proses revisi. Menghapus bahan yang tidak relevan untuk kamus pada ide utama 7. dan nada untuk mengevaluasi isi pesan and. Menghilangkan ungkapan yang berlebihan 4. Tanyakan pada diri anda sendiri suatu pertanyaan berikut : • Apakah semua poin tercakup dalam urutan yang paling logis? • Apakah ide-ide yang paling penting mendapat tempat yang paling banyak.Surat yang sedang diedit biasa untuk menghindari kesalahan-kesalahan sebagai berikut : 1. Menekankan sudut pandang “anda” 2. Membahas detail keunggulan-keunggukan utama 3. dan apakah ide-ide tersebut ditempatkan pada posisi yang paling menonjol? . fokuskan perhatian anda pada isi. gaya. Pengorganisasian. Menulis kepanjangan (misal PT  Perseroan Terbatas) untuk menghindari kebingungan 6.

Skor 10 menunjukan bahwa sebuah dokumen dapat dibaca dan dipahami oleh rata-rata murid kelas 10. tujuan dan pengorganisasian materi dokume. menurut pembac. skor The Flesch Kincaid Grade Level yang mengukur kesulitan membaca yang dihubungkan dengan pencapaian tingkat peringkat/grade level achievement. Dalam dokumen yang lebih panjang. maka orang akan cendrung memberi lebih banyak perhatian pada pekerjaan Anda. semakin mudah dokumen tersebut dibaca. Kesimpulannya untuk memastikan bahwa kesimpulan tersebut merangkum ide pokok dan meninggalkan kesan positif pada penerima . gaya dan nada dari pesan Anda. Pastikan bhawa pembukuan dokumen releva. periksa untuk melihat bahwa beberapa paragraph pertama membangun subjek. Sebagian besar dokumen bisnis mempunyai rentang skor 8-11. . pengorganisasian. Tinjauan ulang.• Apakah pesan akan menjadi lebih meyakinkan bila diatur dalam urutan yang berbeda? • Apakah ada poin yang tidak perlu diulang-ulang? • Apakah detail pesan dikelompokkan secara logis di seluruh dokumen? Ketika isi pesan telah ditulis dengan baik dan diatur secara efektif lalu mempertimbangkan apakah anda telah mencapai gaya dan nada yang tepat bagi penerima pesan anda. luangkan waktu ekstra pada awal dan akhir pesan anda. Apakah tulisan anda cukup formal? Apakah pesan terlalu kasual? Apakah pesan anda member tekanan lebih besar pada kebutuhan penerimaan daripada kebutuhan anda sendiri? Dalam putaran pertama. Semakin tinggi skor yang diperoleh sebuah dokumen. Bila Anda memperoleh reputasi atas usaha Anda membuat dokumen baik yang menghargai waktu penerima informasi. Misalnya. lakukanlah putaran kedua untuk melihat keterbacaan pesan anda. Dokumen teknik biasanya mempunyai rentang skor 12-14. maka bagian awal dan akhir sebuah pesan mempunyai dampak paling besar pada pembaca. Meninjau Ulang Keterbatasan Setelah Anda puas dengan isi.

seperti analisis penerima. Anda dapat menciptakan sebuah ritme yang menekan pada poin penting. dan rekomendasi. jumlah suku kata. Para komunikator kata-kata bisnis dan yang sukses tahu bahwa selain memperpendek kalimat-kalimat untuk pengukuran yang lebih pendek. Teknik untuk membuat pesan Anda lebih mudah dibaca dengan cepat: membuat panjang kalimat bervariasi. menghidupkan gaya tulisan anda. Dengan memilih kata-kata dan struktur kalimat secara hati-hati. Sebaiknya menggunakan kata-kata yang lebih sederhana atau kalimat-kalimat dibaca. Teknik ini Membuat Variasi Panjang Kalimat Keanekaragaman adalah sebuah cara kreatif untuk membuat pesan Anda menarik dan mudah dibaca. Faktor-faktor lain yang mempengaruhi keterbacaan dokumen. bukan membuat kalimatnya terpotong-potong atau amatiran tapi lebih kepada kemudahan pada saat keterbacaan. dan membuat informasi Anda menarik bagi pembaca. sebagai ganti narasi. desain dokumen. tetapi semua indeks tersebut dibatasi oleh apa yang mampu diukurnya: panjang kata. Membaca dengan cepat juga membantu para pembaca menilai apakah dokumen tersebut berharga.Indeks keterbacaan (readability indexes) menawarkan poin referensi yang bermanfaat. menggunakan daftar dan bullet membuat pesan Anda lebih diminati dan menarik untuk dibaca. dan panjang paragraf. dan menambahkan judul dan subjudul yang efektif. kesimpulan. panjang kalimat. menggunakan paragraphparagraf yang lebih pendek. mereka akan membacanya lebih teliti ketika ada waktu yang memungkinkan. Dokumen yang efektif . Bila mereka menganggap bahwa dokumen tersebut mengandung informasi berharga atau membutuhkan respons. Sebagian besar penerima pesan bisnis –terutama para manajer senior yang berpengaruh—membaca dengan cepat sebagian besar dokumen untuk mencari ide-ide pokok. kejelasan tulisan. mereka dapat memperbaiki keterbacaan sebuah pesan dengan membuat dokumen itu menarik dan mudah dibaca dengan cepat (scan).

medium (15-25 kata). Anda akan dapat menyampaikan pesan Anda sementara tetap mempertahankan dokumen Anda tetap hidup dan menarik. atau merangkum atau prapeninjauan informasi. Kalimatkalimat pendek dapat diproses dengan cepat dan lebih mudah bagi para pembicara yang bukan asli dan para penerjemah untuk menginterprestasikannya. Hati-hati dengan paragraf pendek karena ketika Anda ingin mengemas ide besar dalam paragraf pendek. Dari waktu ke waktu. Kalimat panjang sulit dibaca dengan cepat. . dan email dengan lebih teliti. Kesimpulan dibuat dari kalimat pendek yang dapat menonjolkan pesan Anda. Setiap kalimat panjang juga mempunyai kelemahan. Menjaga Paragraf Anda Tetap Pendek Paragraf-paragraf pendek lebih mudah dibaca bila dibandingkan dengan paragraf-paragraf panjang. dan panjang (lebih dari 25 kata). Anda dapat menekankan ide dengan mengisolasikan ide tersebut dalam paragraf pendek yang kuat.biasanya menggunakan campuran kalimat-kalimat pendek (sampai dengan sekitar 15 kata). dan paragraf tersebut membuat tulisan Anda tersebut lebih mengundang dibaca. Setiap panjang kalimat mempunyai keunggulan sendiri. Kalimat yang panjang sering kali merupkan cara terbaik untuk menyampaikan ide-ide yang kompleks. membuat daftar multipoint yang saling berhubungan. pecah ide tersebut ke dalam subtopik dan perlakuan setiap subtopik dalam paragraf yang terpisah. Kalimat dengan panjang medium berguna untuk menggabungkan antar ide-ide. memo-memo. Dengan memilih panjang kalimat yang terbaik untuk setiap kebutuhan komunikasi dan selalu ingat untuk mencampur panjang kalimat agar bervariasi. Semakin Anda menggunakan kalimat panjang. Paragraf pendek membantu penerima pesan pembaca surat-surat. semakin besar kemungkinan bahwa pembaca yang membaca dengan cepat tidak akan membaca cukup banyak kata untuk benar-benar memahami artinya.

Judul dan subjudul mempunyai fungsi-fungsi penting berikut ini: 1. memecah halaman secara visual. 2. Bullets biasanya lebih disukai. mengandung. 3. Membuat daftar dapat dengan huruf. dan memberi kesempatan istirahat bagi pembaca. yang Daftar efektif dapat untuk menggunakan urutan kalimat-kalimat ide-ide Anda. Pengorganisasian. menyoroti poin utama. Subjudul (Subheading) adalah subordinat bagi judul. memudahkan proses membaca cepat bagai para orang sibuk. Perhatian. dan dalam beberapa kasus menggugah rasa ingin tahu akan menarik perhatian pembaca. Judul yang informative. Judul Deskriptif mengidentifikasi sebuah topik tetapi hanya sedikit. Menggunakan judul dan subjudul bersamaan membantu para pembaca melihat hubungan antara ide-ide pokok dan ide-ide subordinasinya sehingga mereka dapat lebih memahami isi pesan Anda. Menggunakan Daftar Dan Bullets Untuk Menjelaskan Dan Menekankan Pesan Alternatif sebuah daftar. Judul menunjukan pada pembaca Anda secara selintas bagaimana dokumen tersebut diatur. nomor atau bullets. Daftar juga menyederhanakan subjek yang kompleks.Dengan memecah paragraf tunggal yang besar ke dalam beberapa paragraf yang lebih pendek. mengindikasikan subbagian dengan satu bagian utama. Subjudul juga menunjukan pergeseran ide ke ide berikutnya. . Menambah Judul dan Subjudul Sebuah judul ( Heading) adalah judul singkat yang menceritakan pada pembaca tentang isi dari bagian yang mengikutinya. Dua kategori Judul : 1. konvensional adalah mulai dengan menuliskan ide-ide penting dalam menunjukan meninggalkan dampak ide-ide tersebut secara visual dan menigkatkan kemungkinan bahwa seorang pembaca akan menemukan poin utama Anda. Koneksi. Anda dapat membuat materi lebih mudah dibaca.buatlah teks yang mudah dibaca.

yaitu: • Memecah kalimat yang terlalu panjang Jangan menghubungkan terlalu banyak anak kalimat dengan kata “dan”. ketika anda mempunyai terlalu banyak hedges. • Menulis kembali kalimat yang memakai hedging Kadang-kadang. anda ingin memastikan bahwa pesan anda jelas. anda harus menulis kata mungkin atau kelihatannya untuk menghindari menyatakan suatu pendapat seperti sebuah fakta. Setelah anda membaca ulang dan merevisi pesan anda untuk keterbacaannya.2. anda berisiko dengan menunjukkan ketidakyakinan tentang apa yang sedang anda bicarakan. Namun. • Menekankan paralelisme Ketika anda mempunyai dua atau lebih ide untuk diekspresikan. Judul ini membimbing para pembaca untuk berfikir dengan suatu cara tertentu tentang topik. • Memperbaiki penjelas yang mengacaukan Kadang-kadang modifier (penjelas) bukan hanya kata sifat atau kata keterangan. • Menulis ulang urutan kata benda yang panjang . Oleh karena itu. tetapi seluruh frasa yang menjelaskan sebuah kata benda atau kata kerja. buatlah ide-ide tersebut paralel. Berikut ada beberapa contoh tips. Mengulang konstruksi tata bahasa yang sama menunjukkan bahwa ide-ide tersebut saling berhubungan. Judul Informatif Membawa pembaca Anda tepat ke dalam konteks pesan Anda. kita harus menanyakan kepada diri sendiri apakah kalimat anda mudah diuraikan? Apakah paragraf anda mempunya kalimat topik yang jelas? Apakah pernyataan anda sederhana dan langsung? Sebuah kalimat yang jelas bukan sesuatu yang kebetulan. Mengedit Untuk Kejelasan Dan Keringkasan Kejelasan adalah sesuatu yang penting agar pesan anda dapat diterima oleh penerima pesan dengan akurat dan efisien.

Bila banyak kata benda digabungkan bersama-sama sebagai penjelas. para penulis tentang masalah bisnis kadang-kadang menggunakan ekspresi seperti: disebutkan di atas. . • Mengganti kata kerja kamuflase Untuk memperpendek dan menghidupkan pesan anda. • Memperjelas referensi yang janggal Dalam usaha menghemat kata-kata. tiga-per-empat eksekutif dalam suatu survey mengeluh bahwa sebagian besar pesan ditulis terlalu panjang. gunakan kata kerja sebagai ganti frasa kata benda. Para eksekutif kemungkinan besar membaca dokumen yang berkomunikasi dengan efisien sehingga sangat penting untuk membuang materi yang tidak perlu. para pembaca perlu membaca kalimat tersebut dua kali untuk mengetahui siapa mengerjakan apa. • Memperjelas struktur kalimat Jagalah agar subjek dan predikat sebuah kalimat berada sedekat mungkin. kalimat yang dihasilkan menjadi sulit dipahami. Sebagai tambahan pada faktor kejelasan. tetapi terlalu banyak kata seperti itu dapat menurunkan nilai tulisan dan merusak kredibilitas anda. Kata-kata tersebut membuat para pembaca melompat dari satu poin ke poin lain. • Mengurangi antusiasme anda Kata sifat dan kata keterangan kadang-kadang memperkuat atau menekankan arti kalimat anda. Banyak dokumen bisnis saat ini dipenuhi kalimat dan frasa yang hanya menambah sedikit atau tidak menambah apa-apa pada pesan tersebut. Kenyataannya. dll. Contoh: sapu  menyapu. penerima pesan anda tidak akan perlu berpikir keras untuk memahami kalimat tersebut. disebutkan sebelumnya. pembaca akan menghargai pesan bisnis yang ringkas. yang menyebabkan komunikasi menjadi tidak efektif. Ketika subjek dan predikat jauh terpisah. yang sebelumnya. yang disebut di awal. Walaupun anda menambah beberapa kata.

kemungkinannya adalah kalimat tersebut dapat diperpendek. Dengan menggunakan kata kerja infinitive sebagai ganti beberapa frasa. sederhanakanlah. • Hilangkan permulaan kalimat “It is / There are” Bila anda memulai sebuah kalimat dengan kata ganti yang tidak pasti seperti it (itu) atau there (ada). dan aturlah menurut aturan. Carilah peluang untuk membuat materi yang disampaikan lebih menarik dengan menggunakan kata dan frasa yang kuat dan hidup. pendekkanlah. yaitu: • Hapus kata dan frasa yang tidak perlu Beberapa kombinasi kata memiliki ekuivalen satu kata yang lebih efisien. Ketika anda menulis ulang. berkonsentrasilah pada bagaimana setiap kata memberikan kontribusi untuk membuat kalimat-kalimat yang efektif dan bagaimana kalimat tersebut membangun paragraf yang koheren. dan membuang setiap kata keterangan yang tidak menambah apa-apa pada arti pesan yang sudah dijelaskan dalam kata kerja. • Perpendek kata dan frasa yang terlalu panjang Kata-kata yang pendek biasanya lebih jelas dan lebih mudah dibaca dibandingkan dengan kata-kata yang panjang. Berikut ada beberapa contoh tips. anda bukan hanya memperpedek kalmia anda. Selain itu. hindari kekacauan karena adanya kata ganti yang terlalu banyak atau penempatannya salah. anda menghilangkan setiap kata yang tidak mempunyai fungsi apa-apa.Ketika anda mengedit agar lebih ringkas. Ketika anda mulai melakukan tugas mengedit. namun juga membuat kalimat tersebut menjadi lebih jelas. Menggunakan Teknologi Untuk Merevisi Pesan Anda . • Hilangkan kata-kata yang berlebihan Dalam beberapa kombinasi kata. mengganti setiap kata yang panjang dengan kata yang lebih pendek. kata-kata cenderung mengungkapkan hal yang sama bahkan terkadang berlebihan.

Berhati-hatilah dalam menggunakan fitur ini. dokumen checker Anda dengan cara kamus yang elektronik. spell checker (pemeriksa ejaan) membandingkan yang benar. autocorrect akan secara otomatis memperbaiki kesalahan ketik tersebut. menghapus.Ketika tiba waktunya untuk merevisi pesan Anda. dan memindahkan teks dengan fungsi-fungsi seperti: • Cut and paste (potong dan tempel) Mengambil satu blok teks dari satu bagian dokumen dan menempelkannya di tempat lain. • Search and replace (cari dan ganti) Menelusuri kata-kata atau frasa-frasa dan mengubahnya bila dibutuhkan. program pengolahan kata Anda dapat membantu menambah. 2. 3. beserta perbaikan ejaan yang benar. tetapi alat tersebut bukan substitusi untuk keterampilan mengeja yang baik. untuk menyoroti kata-kata yang tidak dikenal. grammar checker (pemeriksa tata bahasa) . memilih opsi “replace all” dapat menyebabkan kesalahan-kesalahan yang tidak diperkirakan. • Autocorrection Memungkinkan Anda menyimpan kata-kata yang biasanya salah eja atau salah ketik. Ada empat fungsi peranti lunak yang dapat membantu untuk memunculkan yang terbaik dari dokumen Anda. dan memberi saran ejaan Spell adalah bagus memperbaiki banyak kesalahan ketik dalam dokumen. kamus thesaurus berfungsi untuk memberi Anda alternatif kata-kata. Bila Anda mengetik teh bukan the. 1. • Revision marks dan commenting feature Alat-alat yang tersedia pada peranti lunak seperti revision marks dan commenting feature tetap menelusuri usulan perubahan editing secara elektronik dan memberikan sejarah revisi dokumen. sama seperti fungsi yang diberikan oleh kamus thesaurus cetakan.

Merevisi Pesan-Pesan Bisnis A. dan kamus thesaurus yang terkomputerisasi dapat membantu dalam proses revisi. pemeriksa tata bahasa. tetapi alat-alat tersebut tidak dapat menggantikan keterampilan Anda menulis dan mengedit yang bagus. C. relevan. 4. Mengevaluasi Isi. Pengorganisasian • • • • • Pastikan informasi akurat. dan cukup Periksa semua poin penting muncul dalam urutan logis Verifikasikan bahwa Anda telah menyajikan pendukung yang cukup untuk membuat ide pokok meyakinkan dan menarik Pastikan pembukaan dan penutupan efektif Pastikan Anda telah mencapai nada yang benar B.grammar checker harus menentukan apakah Anda menggunakan kata-kata dengan benar dan menyusun kalimat-kalimat mengikuti aturan komposisi yang kompleks. style checker (pemeriksa gaya bahasa) dapat juga memonitor pilihan kata dan kalimat pada dokumen Anda dan memberikan saran alternatif yang mungkin menghasilkan tulisan yang lebih efektif. Mengedit untuk Kejelasan • Pecah kalimat yang terlalu panjang dan tulis ulang kalimat yang menggunakan hedging • Perjelas struktur kalimat dan referensi yang tidak pas . Meninjau Ulang untuk Keterbacaan • Gunakan campuran kalimat pendek dan panjang • Jaga agar paragraf tetap pendek • Gunakan daftar angka dan bullets untuk memberikan tekanan pada poin-poin kunci • Buat dokumen jadi mudah dibaca cepat (scan) dengan menggunakan judul dan subjudul. Pemeriksa ejaan.

Suara. Peranti lunak presentasi (Presentation Software) yang membantu anda meciptakan transparansi overhead dan pertunjukan slide komputerisasi. suara. Juga pastikan untuk mendesain dokumen anda untuk kemudahan agar mudah dibaca. Mengedit untuk Keringkasan • • Hapus kata dan frasa yang tidak perlu dan berlebihan Perpendek kata dan frasa yang panjang Memproduksi Pesan Anda Sekarang tiba waktunya untuk meletakan kertas kerja anda untuk ditampilkan dalam display. Ketika memproduksi pesan anda. tetapi juga menyampaikan rasa professional dan perhatian pada detail. yaitu : 1. 2. . Peranti lunak untuk menciptakan visualisasi bisnis dibagi menjadi dua kelompok dasar : 1. suara.• Buat antusisame Anda lebih moderat untuk menjaga nada profesional D. Ambillah manfaat dari kemampuan program pengolah kata anda untuk memasukkan elemen-elemen komunikasi lainnya. tipografi. dan hypertext dapat menggunakan beberapa program pengolah kata dan alat-alat peranti lunak. dan Hypertext Ada beberapa poin penting dalam menambah grafik. Kualitas produksi dari pesan anda – efek total dari desain halaman. Desain yang halus dan menarik tidak hanya membuat dokumen anda lebih menarik. Kualitas desain dokumen anda mempengaruhi keterbacaan dan persepsi penerima. elemen grafis. video. dan gunakan teknoligi produksi dengan bijakasana. (contoh : MS Powerpoint). dan hypertext. dan hypertext link yang dipilih dengan hati-hati. kertas. Video. suara. Menambah grafik. dan sebagainya – memainkan peranan penting bagi efektifitas pesan anda. Menambah Grafik. video. video. carilah cara-cara yang efektif untuk memperkaya pesan anda dengan grafis.

Peranti lunak grafik (graphics Software) yang terdiri dari berbagai kompleksitas. Maksudnya : tayangkan hanya poinpoin pokok dari gagasan yang ingin Anda sampaikan. Mengapa penambahan grafik. memiliki rentang dari alat-alat sederhana yang membantu anda menciptakan diagram dan diagram alir. perbedaan yang amat mendasar ini acap dilupakan orang ketika membuat slide presentasi. Kesalahan pertama : memindahkan word ke powerpoint. dan hypertext menjadi salah satu faktor penting dalam penyajian presentasi anda ? Pernahkan anda menghadiri suatu seminar yang penyajian pesannya membuat anda mengantuk ? Ada beberapa kesalahan fatal yang biasa terjadi dalam penyajian pesan anda melalui presentasi: 1. Slide presentasi adalah slide presentasi. suara. Sebab kalimat panjang yang semua menggunakan HURUF KAPITAL terbukti justru sulit dibaca. 2. Solusinya : jika Anda akan menulis persentasi dengan bullet point. video. Maksudnya. dan masing-masing poin sebaiknya terdiri tak lebih dari lima kata. powerpoint abuse atau penganiayaan slide presentasi. Sialnya.2. gunakan huruf non-kapital. saya acap melihat kalimat-kalimat panjang dan rinci dari word langsung saja dicopy paste ke dalam powerpoint – dengan font yang kecil lagi (misal ukuran 12 atau 14). Aturan yang bisa diterapkan secara fleksibel ini intinya mengajak kita untuk hanya membuat maksimal 5 bullet point dalam setiap halaman slide. Demikianlah. Tulisankan gagasan itu dengan ringkas – hindari kesalahan fatal berupa keinginan untuk menampilkan kalimat-kalimat panjang dan rinci dalam sebuah slide. (contoh : MS . powerpoint dan word adalah dua aplikasi dengan fungsi yang amat berbeda. Kesalahan kedua yang juga acap ditemui : SEMUA TULISAN MEMAKAI HURUF KAPITAL. Visio). Untuk judul sebuah slide mungkin oke menggunakan huruf besar semua. mungkin ada baiknya jika kita mengingat 5 x 5 rule. Ini namanya. Namun ketika Anda menjabarkan dalam poin-poin yang ringkas dalam baris sesudahnya.

Maksudnya. kita memang kudu meletakkan gambar (image) yang relevan dan artistik. dalam medium digital seperti layar komputer. Dan bukan jenis huruf seriff seperti Times New Roman. style peletakan gambar kalau bisa mengacu pada pola tertentu yang konsisten (dan bukan asal taruh saja). Kita mungkin sulit meniru kejeniusan Tuan Gates dalam membikin software. dan sekali lagi konsisten. Dan jangan lupa. Ini perlu diingat. Sejumlah pakar presentasi menyebutkan. sebaiknya gunakan jenis huruf sans seriff seperti Arial. Untuk membuat slide lebih artistik. Maksudnya. hal ini akan membuat slide Anda terkesan kampungan. Apalagi jika clip art itu diletakkan secara serampangan – tanpa memperhatikan segi estetika. Dan yang tak kalah penting : semuanya ditata dengan memperhatikan aspek estetika. Kesannya jadi berantakan dan tidak profesional. desain gambar dan tata letak kalimat tampaknya disusun dengan mengacu pada nilai estetika. maka sebaiknya jenis dan ukuran inilah yang kita pakai dalam semua halaman slide. Verdana atau Georgia. Mungkin dalam hal desain image ini ada baiknya jika kita langsung berguru dari presentasi sang pencipta PowerPoint itu sendiri (lihat beberapa contoh presentasi melalui image dibawah ini). Kalau ingin menaruh gambar. dan sorry to say. jenis huruf seperti Arial lebih mudah dibaca dibanding Times New Roman. Kesalahan ketiga : desain gambar yang kampungan dan ditata dengan serampangan. saya banyak melihat slide dengan gambar yang dicomot dari clip art (banyak tersedia dalam powerpoint). Sialnya. sebab tak jarang kita melihat pemakaian jenis huruf yang tidak konsisten. namun tentu bukan hal yang relatif rumit untuk bisa mengcopy desain presentasi seperti yang terlihat dalam gambar diatas. Seperti yang kita saksikan dalam contoh diatas. jangan pakai clip art. ya cari gambar (image) yang professional look.Selanjutnya. kalau bisa gunakan font dengan ukuran minimal 24 (ukuran yang lebih kecil akan membuat orang yang duduk dibelakang akan kesulitan membacanya). jika kita menggunakan huruf Arial dengan font size 28. Dan jangan lupa juga satu hal : konsistensi. 3. Yang .

Sebab dengan itulah kita mungkin baru bisa mendesain sebuah slide yang elok nan menggetarkan. dan ruang kosong. Dalam membuat atau membagi keterbacaan dokumen. perlu adanya keseimbangan antara desain yang digunakan dengan ruang untuk teks. Demikianlah. Memperbaiki efektivitas pesan. gambar-gambar. Pengendalian diri . Dan bukan deretan slide yang garing nan membosankan. penerima pesan akan mengenali dan mengerti isi dari pesan tersebut 2. 2. jenis huruf. ukuran huruf. gunakanlah margin. Desain yang efektif dapat membantu dalam menyusun nada dokumen dan membantu para pembaca dalam membaca pesan yang ingin disampaikan. Dengan mutu yang memilukan. Dengan konsisten terhadap pesan-pesan yang dibuat. Mengirimkan pesan nonverbal. Dalam mencapai sebuah desain yang efektif. Dengan desain visual yang ditampilkan. dapat mempengaruhi persepsi penerima pesan terhadap apa yg disampaikan. Konsisten Dalam setiap pesan yang dibuat. dan spasi yang tidak berubah-ubah. Keseimbangan Supaya dokumen dapat dimengerti oleh penerima. tiga kesalahan fatal yang mestinya bisa kita hindari jauhjauh ketika kita hendak membuat slide presentasi. Mendesain Untuk Keterbacaan Desain mempengaruhi impresi yang dibuat oleh pesan. desain dokumen dibagi menjadi dua cara yang penting : 1. 3. Berbagai elemen dari desain visual yang ada dalam dokumen yang akan ditampilkan akan menyalurkan pesan yg ingin disampaikan kepada pembaca. perlu memperhatikan empat elemen desain : 1.dibutuhkan hanyalah kepekaan kita akan nilai-nilai estetika (sense of aesthetic).

(3) sisi kanan rata dengan margin kiri tidak rata. 4. Margin Dan Justifikasi Margin mendefinisikan ruang di sekeliling teks yang akan kita buat dan diantara kolom-kolom teks.yang dibagi dalam 4 kelompok.Kesederhanaan dalam desain memungkinkan pesan yang ingin disampaikan dapat ditangkap oleh penerima. Hendaknya judul yang diletakkan di tengah baris tidak lebih dari dua baris karena banyak baris akan memperlambat para pembaca pesan ketika mereka mencari awal setiap baris. Misalnya.yaitu: (1) justified (rata di sisi kiri dan di sisi kanan).lekukan setiap paragraph atau ekstra ruang antara paragraph yang tidak melekuk. highlight. Ruang kosong meliputi area terbuka disekitar judul. (2) sisi kiri rata dengan margin kanan tidak rata. ruang yang dibuat oleh akhir baris yang tidak rata. Margin dipengaruhi oleh cara kita menempatkan garis ketikan. ruang vertical antarkolom. atau sentuhan dekoratif yang dapat menggangu penyampaian pesan. Ruang Kosong Setiap ruang bebas dari teks atau network disebut ruang kosong (white space). (4) di . kolom yang sempit dengan terlalu banyak spasi antarkata dapat mengganggu. dan ruang ini memberikan kontras visual untuk para pembaca pesan Anda dan memberikan mereka sebuah titik untuk istirahat.area margin. Detail Berikan detail yang dapat mempengaruhi desain dan pesan yang akan disampaikan. dan spasi horizontal antarbaris teks. Yang terpenting dari peletakkan judul dan subjudul di dalam suatu dokumen adalah mengundang para pembaca untuk ikut terlibat dalam pesan yang kita buat. kaitkan judul dan subjudul sedekat mungkin dengan teks yang ingin diperkenalkan dan ha ini dapat dilakukan dengan meletakkan lebih banyak ruang kosong di atas judul tersebut daripada di bawahnya. Tidak perlu menggunakan banyak elemen desain. Karena judul dan subjudul memberikan petunjuk bagi para pembaca mengenai pengorganisasian isi pesan yang kita buat.

dan hal ini terkadang membuat kita sulit memilih jenis font yang akan kita pakai. Sebagian besar komputer menawarkan pilihan font atau jenis huruf yang banyak sekali. hindari menggunakan lebih dari dua jenis huruf dalam satu halaman. karena penggunaan terlalu banyak jenis huruf akan mengacaukan dokumen dan dapat menghasilkan tampilan dokumen yang amatir. Jenis Huruf Jenis huruf merujuk pada desain fisik dari abjad. klasik atau modern. Ketikan (3) biasa digunakan dalam dokumen-dokumen bisnis. Misal huruf tebal untuk subjudul digunakan untuk memisahkan teks yang panjang. Hal yang terpenting apapun jenis font yang akan dipilih batasi jumlah jenis huruf dalam satu dokumen. Perlu diingat bahwa model huruf yang digunakan jangan sampai menghalangi yang kemampuan pembaca memahami/membaca pesan-pesan . dan untuk ketikan (4) digunakan untuk teks dalam paragraf tetapi biasanya digunakan untuk juduk dan subjudul. Ketikan ini juga sering dianggap lebih sulit dibaca karena gap yang besar dapat muncul diantara kata-kata dan karena lebih banyak kata diberi garis hubung. Ketikan (1) ”mempergelap” tampilan pesan yang kita buat karena panjang baris yang seragam menyebabkan kurangnya ruang kosong sebagaimana yang diciptakan margin yang tidak rata. Ketikan (2) membuat tampilan pesan yang akan kita buat ”lebih ringan”. Huruf tebal dan huruf miring paling efektif bila digunakan untuk kata-kata kunci(kata-kata yang membantu pembaca memahami poin utama sebuah teks).angka dan karakter teks lainnya. jenis ini memberikan sebuah dokumen rasa keterbukaan yang informal dan kontemporer. Model Huruf Yaitu modifikasi-modifikasi yang dapat memberikan kontras atau penekanan pada huruf. Secara umum. dan lain-lain. bersifat bisnis atau kasual.tengah. Huruf miring untuk memberikan penekanan atau kutipan. Setiap jenis huruf mempengaruhi nada dari pesan yang kita buat.membuatnya terlihat otoriter atau bersahabat. huruf tebal dapat juga digunakan untuk kata-kata yang berdiri sendiri di tengah-tengah blok teks.

Control ini digunakan untuk memastikan cukup ruang kosong dalam dokumen. dan juga format yang atraktif untuk beberapa dokumen. Template dan stylesheets Selain untuk menghemat waktu template dan stylesheets banyak digunakan oleh perusahaan untuk memastikan konsistensi tampilan dan rasa untuk semua dokumen perusahaan.disampaikan. bergantung pada peranti lunak dan system yang digunakan. Memformat paragraf Kontrol yang memformat paragraf dapat dapat berguna untuk mengubah tampilan dokumen ketika dibutuhkan. Anda perlu mengerti peranti dengan lunak yang akan digunakan agar dapat menggunakannya berikut: 1. 4. 3. orientasi posisi cetak dokumen(portrait atau landscape). Namun sebagian besar pekerjaan memproduksi pesan dikerjakan menggunakan program pengolah kata. Pengaturan halaman Pengaturan halaman berguna untuk mengontrol margin. seperti Microsoft word atau sun staroffice.dan lokasi header&footer. Menggunakan Teknologi Untuk Memproduksi Pesan Anda Alat-alat produksi untuk penyelesaian pesan sangat bervariasi. Misal efektif dengan memanfaatkan fitur-fitur . 2. Pastikan juga bahwa ukuran huruf proporsional dengan kepentingan pesan dan ruang yang tersedia. dan peranti lunak tersebut menawarkan alat yang bermacam-macam untuk memformat dan menampilkan pesan. misalnya penggunaan huruf tebal dan huruf miring yang tidak tepat dapat memperlambat pembacaan pesan. Microsoft power point adalah peranti lunak yang paling banyak digunakan untuk presentasi elektronik. Memformat kolom Merupakan cara praktis untuk memformat daftar yang panjang.

Memformat font Selain huruf tebal. dan lainnya) .huruf miring.memadatkan spasi agar dokumen dapat pas dalam satu halaman. Fitur ini berguna untuk misal menyesuaikan sebuah header dalam satu baris. grafik. Gambar-gambar. tabel. Kesalahan tulisan  Kesalahan ketik  Kata-kata yang salah eja  Kesalahan tata bahasa  Kesalahan tanda baca B. Tabel-tabel Merupakan cara terbaik untuk menampilkan informasi yang mempunyai baris dan kolom. foto. 6. Koreksi Pesan Bisnis A. dan objek Walaupun membutuhkan waktu dan beberapa latihan untuk mempelajari menggunakan fitur-fitur tersebut namun sebanding dengan hasilnya yaitu meningkatnya tampilan dokumen dan kesan dari para pembaca. 8. 7. Elemen yang hilang  Bagian teks yang hilang  Peraga-peraga yang hilang (gambar. secara otomatis memberi nomor kembali ketika menambah atau menghilangkan komponen daftar tersebut. dan garis bawah terdapat juga cara untuk memadatkan atau memperluas teks secara horizontal.atau gunakan hanging indents untuk menyesuaikan baris pertama setiap paragraf. textbox. bagan. 5. Numbered and bulleted list Memformat daftar yang memakai nomor dan atau memakai bullet.

menjilid. format atau bentuk pesan. pendistribusian pesan harus hati-hati. software untuk membuka pesan. dan mengirimkan laporan harus mempertimbangkan biaya yang dikeluarkan dengan manfaat yang . Kesalahan desain & format  Pilihan font yang tidak tepat atau tidak konsisten  Ukuran kolom. tanda hak cipta. spasi. sumber referensi lainnya yang hilang C.  Keamanan & privasi → pesan yang bersifat rahasia dan sensitif harus diproteksi agar tidak jatuh ke tangan yang salah. faktor biaya sangat berpengaruh dan dapat menjadi masalah. jangan sampai terlalu cepat atau terlalu lama.  Kenyamanan → pemberi pesan harus mempertimbangkan kenyamanan penerima pesan agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik. Dalam mencetak. Sumber catatan. diperoleh. dan margin paragraf  Karakter-karakter khusus  Baris tulisan yang janggal dan perpindahan halaman  Header dan footer  Kesesuaian format dengan standar perusahaan Pendistribusian Pesan Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pendistribusian pesan antara lain:  Biaya → produksi laporan yang panjang dan produksi laporan miltimedia. Faktor kenyamanan seperti akses.  Waktu → efisiensi waktu yang dibutuhkan dari pemberi pesan kepada penerima pesan harus diperhitungkan. Oleh karena itu.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful