Menyelesaikan Pesan-Pesan Bisnis

Memproses Lebih Lanjut Konsep Pertama Anda
Setelah anda menyelesaikan konsep pertama pesan ada, anda mungkin tergoda untuk menarik napas lega dan melanjutkan ke proyek berikutnya. Tetapi hasilnya dapat kurang baik karena konsep pertama jarang yang ringkas, jelas dan terlalu memaksa seperti sebagaimana seharusnya dan seharusnya. Kita dapat meninjau kembali dan memperhalus pesan sebelum membuatnya dan mendistribusikannya. Privisi sebuah dokumen antara lain : A. Membaca ulang beberapa kali, satu kali untuk memeriksa isi B. Pengorganisasian C. Gaya D. Nada E. Merevisi untuk revisi ulang satu kali keterbacaan F. Satu kali untuk kejelasan dan kerngkasan Menyelesaikan pesan terdiri dari empat tugas : 1. Merevisi pesan 2. Memproduksinya 3. Mengoreksinya 4. Mendistribusikannya Menyampaikan dokumen secara keseluruhan sebelum melihat hal yg detai. Memfokuskan pada gambaran umum terlebih dulu adalah lebih efisien karena anda tidak akan menghabiskan waktu menyempurnakan bagian tertentu yang pada akhrnya mungkin akan anda eliminasi atau ubah secara besar-besar. Keterangan : Jika anda mempunyai waktu sisihkan konsep anda sehari atau dua hari sebelum anda mulai proses revisi. Lihat gambar

Mengevaluasi isi, pengorganisasian gaya dan nada • Meninjau ulang keterbacaan

Proses Revisi

• •

Mengedit dan menulis ulang agar jelas dan ringkas Mengevaluasi isi, pengorganisasian, gaya dan nada • • • • Meninjau ulang keterbacaan
Proses Produksi Proses Koreksi

Memeriksa tata bahas, dan tanda baca Memeriksa kesalahan eja dan ketik

Mencari materi hilang dan kesalahan desain • • • Mengembangkan gaya Kenyamanan, waktu, Keamanan, dan privasi
Proses Distribusi

Merevisi Pesan Anda
Merevisi pesan anda dapat diartikan sepanjang anda menulis lalu anda dapat merevisinya lagi. Anda secara terus menerus mencari cara terbaik dengan memeriksa kata yang tepat dan menguji kalimat-kalimat alternatif. Idealnya anda sebaiknya mendiamkan konsep tersebut satu atau dua hari agar dapat melihat sudut pandang yang lebih segar. Kemudian, baca seluruh dokumen dengan cepat untuk mengevaluasi efektivitas secara keseluruhan menghasilkan poin yang lebih halus, dan keringkasan pesan. Revisi adalah proses berkelanjutan bagi sebagian besar penulis.

Membahas detail keunggulan-keunggukan utama 3. dan apakah ide-ide tersebut ditempatkan pada posisi yang paling menonjol? . Dan Nada Pesan Anda Ketika anda memulai proses revisi. pengorganisasian. Menyoroti keunggulan utama sebuah program 8. Menjelaskan hubungan antara ide-ide dengan mengubah penempatan dan kombinasi prosa Mengevaluasi Isi. gaya. Gaya. Menghapus bahan yang tidak relevan untuk kamus pada ide utama 7. Menekankan sudut pandang “anda” 2.Surat yang sedang diedit biasa untuk menghindari kesalahan-kesalahan sebagai berikut : 1. Menulis kepanjangan (misal PT  Perseroan Terbatas) untuk menghindari kebingungan 6. Mengurangi antusiasme yang berlebihan dan menghilangkan kata – kata yang mungkin tidak dikenal oleh pembaca 5. Tanyakan pada diri anda sendiri suatu pertanyaan berikut : • Apakah semua poin tercakup dalam urutan yang paling logis? • Apakah ide-ide yang paling penting mendapat tempat yang paling banyak. Pengorganisasian. Menghilangkan ungkapan yang berlebihan 4. dan nada untuk mengevaluasi isi pesan and. anda dapat meninjau ulang pengorganisasiannya. tanyakan diri anda sendiri pertanyaan – pertanyaan berikut : • Apakah informasi tersebut akurat? • Apakah informasi tersebut relevan dengan penerima pesan anda? • Apakah ada cukup informasi untuk memuaskan kebutuhan pembaca pesan anda? • Apakah ada keseimbangan yang bagus antara yang umum dan yang spesifik? Setelah anda merasa puas dengan isi pesan anda. fokuskan perhatian anda pada isi.

Skor 10 menunjukan bahwa sebuah dokumen dapat dibaca dan dipahami oleh rata-rata murid kelas 10. pengorganisasian. tujuan dan pengorganisasian materi dokume. Tinjauan ulang. Dokumen teknik biasanya mempunyai rentang skor 12-14. Pastikan bhawa pembukuan dokumen releva. Apakah tulisan anda cukup formal? Apakah pesan terlalu kasual? Apakah pesan anda member tekanan lebih besar pada kebutuhan penerimaan daripada kebutuhan anda sendiri? Dalam putaran pertama. periksa untuk melihat bahwa beberapa paragraph pertama membangun subjek. maka orang akan cendrung memberi lebih banyak perhatian pada pekerjaan Anda. luangkan waktu ekstra pada awal dan akhir pesan anda. maka bagian awal dan akhir sebuah pesan mempunyai dampak paling besar pada pembaca. Misalnya. Meninjau Ulang Keterbatasan Setelah Anda puas dengan isi. gaya dan nada dari pesan Anda. skor The Flesch Kincaid Grade Level yang mengukur kesulitan membaca yang dihubungkan dengan pencapaian tingkat peringkat/grade level achievement. lakukanlah putaran kedua untuk melihat keterbacaan pesan anda. menurut pembac.• Apakah pesan akan menjadi lebih meyakinkan bila diatur dalam urutan yang berbeda? • Apakah ada poin yang tidak perlu diulang-ulang? • Apakah detail pesan dikelompokkan secara logis di seluruh dokumen? Ketika isi pesan telah ditulis dengan baik dan diatur secara efektif lalu mempertimbangkan apakah anda telah mencapai gaya dan nada yang tepat bagi penerima pesan anda. Semakin tinggi skor yang diperoleh sebuah dokumen. Bila Anda memperoleh reputasi atas usaha Anda membuat dokumen baik yang menghargai waktu penerima informasi. semakin mudah dokumen tersebut dibaca. Sebagian besar dokumen bisnis mempunyai rentang skor 8-11. Dalam dokumen yang lebih panjang. Kesimpulannya untuk memastikan bahwa kesimpulan tersebut merangkum ide pokok dan meninggalkan kesan positif pada penerima . .

mereka akan membacanya lebih teliti ketika ada waktu yang memungkinkan. dan rekomendasi. mereka dapat memperbaiki keterbacaan sebuah pesan dengan membuat dokumen itu menarik dan mudah dibaca dengan cepat (scan). tetapi semua indeks tersebut dibatasi oleh apa yang mampu diukurnya: panjang kata. Dokumen yang efektif . seperti analisis penerima. Teknik untuk membuat pesan Anda lebih mudah dibaca dengan cepat: membuat panjang kalimat bervariasi. sebagai ganti narasi. kesimpulan. dan menambahkan judul dan subjudul yang efektif. kejelasan tulisan. dan membuat informasi Anda menarik bagi pembaca. dan panjang paragraf. Anda dapat menciptakan sebuah ritme yang menekan pada poin penting. Membaca dengan cepat juga membantu para pembaca menilai apakah dokumen tersebut berharga. Bila mereka menganggap bahwa dokumen tersebut mengandung informasi berharga atau membutuhkan respons. menggunakan paragraphparagraf yang lebih pendek. Dengan memilih kata-kata dan struktur kalimat secara hati-hati. jumlah suku kata. menggunakan daftar dan bullet membuat pesan Anda lebih diminati dan menarik untuk dibaca. menghidupkan gaya tulisan anda. Teknik ini Membuat Variasi Panjang Kalimat Keanekaragaman adalah sebuah cara kreatif untuk membuat pesan Anda menarik dan mudah dibaca. bukan membuat kalimatnya terpotong-potong atau amatiran tapi lebih kepada kemudahan pada saat keterbacaan. Faktor-faktor lain yang mempengaruhi keterbacaan dokumen.Indeks keterbacaan (readability indexes) menawarkan poin referensi yang bermanfaat. panjang kalimat. Sebaiknya menggunakan kata-kata yang lebih sederhana atau kalimat-kalimat dibaca. Para komunikator kata-kata bisnis dan yang sukses tahu bahwa selain memperpendek kalimat-kalimat untuk pengukuran yang lebih pendek. Sebagian besar penerima pesan bisnis –terutama para manajer senior yang berpengaruh—membaca dengan cepat sebagian besar dokumen untuk mencari ide-ide pokok. desain dokumen.

Setiap panjang kalimat mempunyai keunggulan sendiri. Dari waktu ke waktu. Dengan memilih panjang kalimat yang terbaik untuk setiap kebutuhan komunikasi dan selalu ingat untuk mencampur panjang kalimat agar bervariasi. membuat daftar multipoint yang saling berhubungan. atau merangkum atau prapeninjauan informasi. Kesimpulan dibuat dari kalimat pendek yang dapat menonjolkan pesan Anda. memo-memo. dan paragraf tersebut membuat tulisan Anda tersebut lebih mengundang dibaca. Kalimat panjang sulit dibaca dengan cepat.biasanya menggunakan campuran kalimat-kalimat pendek (sampai dengan sekitar 15 kata). Kalimatkalimat pendek dapat diproses dengan cepat dan lebih mudah bagi para pembicara yang bukan asli dan para penerjemah untuk menginterprestasikannya. Kalimat yang panjang sering kali merupkan cara terbaik untuk menyampaikan ide-ide yang kompleks. Anda dapat menekankan ide dengan mengisolasikan ide tersebut dalam paragraf pendek yang kuat. Menjaga Paragraf Anda Tetap Pendek Paragraf-paragraf pendek lebih mudah dibaca bila dibandingkan dengan paragraf-paragraf panjang. Paragraf pendek membantu penerima pesan pembaca surat-surat. dan email dengan lebih teliti. Setiap kalimat panjang juga mempunyai kelemahan. Anda akan dapat menyampaikan pesan Anda sementara tetap mempertahankan dokumen Anda tetap hidup dan menarik. Hati-hati dengan paragraf pendek karena ketika Anda ingin mengemas ide besar dalam paragraf pendek. pecah ide tersebut ke dalam subtopik dan perlakuan setiap subtopik dalam paragraf yang terpisah. Kalimat dengan panjang medium berguna untuk menggabungkan antar ide-ide. semakin besar kemungkinan bahwa pembaca yang membaca dengan cepat tidak akan membaca cukup banyak kata untuk benar-benar memahami artinya. medium (15-25 kata). dan panjang (lebih dari 25 kata). . Semakin Anda menggunakan kalimat panjang.

Judul menunjukan pada pembaca Anda secara selintas bagaimana dokumen tersebut diatur. Subjudul (Subheading) adalah subordinat bagi judul. Daftar juga menyederhanakan subjek yang kompleks.buatlah teks yang mudah dibaca.Dengan memecah paragraf tunggal yang besar ke dalam beberapa paragraf yang lebih pendek. Pengorganisasian. Membuat daftar dapat dengan huruf. yang Daftar efektif dapat untuk menggunakan urutan kalimat-kalimat ide-ide Anda. 2. . mengindikasikan subbagian dengan satu bagian utama. Judul yang informative. dan dalam beberapa kasus menggugah rasa ingin tahu akan menarik perhatian pembaca. Menggunakan Daftar Dan Bullets Untuk Menjelaskan Dan Menekankan Pesan Alternatif sebuah daftar. Subjudul juga menunjukan pergeseran ide ke ide berikutnya. Judul dan subjudul mempunyai fungsi-fungsi penting berikut ini: 1. memudahkan proses membaca cepat bagai para orang sibuk. konvensional adalah mulai dengan menuliskan ide-ide penting dalam menunjukan meninggalkan dampak ide-ide tersebut secara visual dan menigkatkan kemungkinan bahwa seorang pembaca akan menemukan poin utama Anda. Koneksi. Judul Deskriptif mengidentifikasi sebuah topik tetapi hanya sedikit. Bullets biasanya lebih disukai. mengandung. Perhatian. menyoroti poin utama. Menambah Judul dan Subjudul Sebuah judul ( Heading) adalah judul singkat yang menceritakan pada pembaca tentang isi dari bagian yang mengikutinya. memecah halaman secara visual. 3. dan memberi kesempatan istirahat bagi pembaca. Anda dapat membuat materi lebih mudah dibaca. Menggunakan judul dan subjudul bersamaan membantu para pembaca melihat hubungan antara ide-ide pokok dan ide-ide subordinasinya sehingga mereka dapat lebih memahami isi pesan Anda. nomor atau bullets. Dua kategori Judul : 1.

Mengedit Untuk Kejelasan Dan Keringkasan Kejelasan adalah sesuatu yang penting agar pesan anda dapat diterima oleh penerima pesan dengan akurat dan efisien. • Menulis kembali kalimat yang memakai hedging Kadang-kadang. • Memperbaiki penjelas yang mengacaukan Kadang-kadang modifier (penjelas) bukan hanya kata sifat atau kata keterangan. kita harus menanyakan kepada diri sendiri apakah kalimat anda mudah diuraikan? Apakah paragraf anda mempunya kalimat topik yang jelas? Apakah pernyataan anda sederhana dan langsung? Sebuah kalimat yang jelas bukan sesuatu yang kebetulan. anda berisiko dengan menunjukkan ketidakyakinan tentang apa yang sedang anda bicarakan. Judul Informatif Membawa pembaca Anda tepat ke dalam konteks pesan Anda. Mengulang konstruksi tata bahasa yang sama menunjukkan bahwa ide-ide tersebut saling berhubungan.2. Judul ini membimbing para pembaca untuk berfikir dengan suatu cara tertentu tentang topik. tetapi seluruh frasa yang menjelaskan sebuah kata benda atau kata kerja. anda harus menulis kata mungkin atau kelihatannya untuk menghindari menyatakan suatu pendapat seperti sebuah fakta. Berikut ada beberapa contoh tips. buatlah ide-ide tersebut paralel. Setelah anda membaca ulang dan merevisi pesan anda untuk keterbacaannya. • Menulis ulang urutan kata benda yang panjang . • Menekankan paralelisme Ketika anda mempunyai dua atau lebih ide untuk diekspresikan. yaitu: • Memecah kalimat yang terlalu panjang Jangan menghubungkan terlalu banyak anak kalimat dengan kata “dan”. ketika anda mempunyai terlalu banyak hedges. Oleh karena itu. anda ingin memastikan bahwa pesan anda jelas. Namun.

Ketika subjek dan predikat jauh terpisah. Banyak dokumen bisnis saat ini dipenuhi kalimat dan frasa yang hanya menambah sedikit atau tidak menambah apa-apa pada pesan tersebut. Sebagai tambahan pada faktor kejelasan. tiga-per-empat eksekutif dalam suatu survey mengeluh bahwa sebagian besar pesan ditulis terlalu panjang. para pembaca perlu membaca kalimat tersebut dua kali untuk mengetahui siapa mengerjakan apa. kalimat yang dihasilkan menjadi sulit dipahami. yang sebelumnya. Kenyataannya. para penulis tentang masalah bisnis kadang-kadang menggunakan ekspresi seperti: disebutkan di atas. Contoh: sapu  menyapu. Walaupun anda menambah beberapa kata. disebutkan sebelumnya. tetapi terlalu banyak kata seperti itu dapat menurunkan nilai tulisan dan merusak kredibilitas anda. Kata-kata tersebut membuat para pembaca melompat dari satu poin ke poin lain. gunakan kata kerja sebagai ganti frasa kata benda. • Memperjelas referensi yang janggal Dalam usaha menghemat kata-kata. yang menyebabkan komunikasi menjadi tidak efektif.Bila banyak kata benda digabungkan bersama-sama sebagai penjelas. • Mengurangi antusiasme anda Kata sifat dan kata keterangan kadang-kadang memperkuat atau menekankan arti kalimat anda. Para eksekutif kemungkinan besar membaca dokumen yang berkomunikasi dengan efisien sehingga sangat penting untuk membuang materi yang tidak perlu. . yang disebut di awal. pembaca akan menghargai pesan bisnis yang ringkas. dll. penerima pesan anda tidak akan perlu berpikir keras untuk memahami kalimat tersebut. • Memperjelas struktur kalimat Jagalah agar subjek dan predikat sebuah kalimat berada sedekat mungkin. • Mengganti kata kerja kamuflase Untuk memperpendek dan menghidupkan pesan anda.

Selain itu. dan aturlah menurut aturan. • Hilangkan permulaan kalimat “It is / There are” Bila anda memulai sebuah kalimat dengan kata ganti yang tidak pasti seperti it (itu) atau there (ada). Menggunakan Teknologi Untuk Merevisi Pesan Anda . Dengan menggunakan kata kerja infinitive sebagai ganti beberapa frasa.Ketika anda mengedit agar lebih ringkas. kata-kata cenderung mengungkapkan hal yang sama bahkan terkadang berlebihan. anda menghilangkan setiap kata yang tidak mempunyai fungsi apa-apa. Ketika anda mulai melakukan tugas mengedit. hindari kekacauan karena adanya kata ganti yang terlalu banyak atau penempatannya salah. berkonsentrasilah pada bagaimana setiap kata memberikan kontribusi untuk membuat kalimat-kalimat yang efektif dan bagaimana kalimat tersebut membangun paragraf yang koheren. • Perpendek kata dan frasa yang terlalu panjang Kata-kata yang pendek biasanya lebih jelas dan lebih mudah dibaca dibandingkan dengan kata-kata yang panjang. yaitu: • Hapus kata dan frasa yang tidak perlu Beberapa kombinasi kata memiliki ekuivalen satu kata yang lebih efisien. • Hilangkan kata-kata yang berlebihan Dalam beberapa kombinasi kata. Carilah peluang untuk membuat materi yang disampaikan lebih menarik dengan menggunakan kata dan frasa yang kuat dan hidup. dan membuang setiap kata keterangan yang tidak menambah apa-apa pada arti pesan yang sudah dijelaskan dalam kata kerja. mengganti setiap kata yang panjang dengan kata yang lebih pendek. Ketika anda menulis ulang. pendekkanlah. sederhanakanlah. namun juga membuat kalimat tersebut menjadi lebih jelas. kemungkinannya adalah kalimat tersebut dapat diperpendek. Berikut ada beberapa contoh tips. anda bukan hanya memperpedek kalmia anda.

menghapus. sama seperti fungsi yang diberikan oleh kamus thesaurus cetakan. dokumen checker Anda dengan cara kamus yang elektronik. program pengolahan kata Anda dapat membantu menambah. • Revision marks dan commenting feature Alat-alat yang tersedia pada peranti lunak seperti revision marks dan commenting feature tetap menelusuri usulan perubahan editing secara elektronik dan memberikan sejarah revisi dokumen. • Search and replace (cari dan ganti) Menelusuri kata-kata atau frasa-frasa dan mengubahnya bila dibutuhkan. 3. untuk menyoroti kata-kata yang tidak dikenal. Ada empat fungsi peranti lunak yang dapat membantu untuk memunculkan yang terbaik dari dokumen Anda. beserta perbaikan ejaan yang benar. dan memindahkan teks dengan fungsi-fungsi seperti: • Cut and paste (potong dan tempel) Mengambil satu blok teks dari satu bagian dokumen dan menempelkannya di tempat lain. kamus thesaurus berfungsi untuk memberi Anda alternatif kata-kata. Berhati-hatilah dalam menggunakan fitur ini. spell checker (pemeriksa ejaan) membandingkan yang benar.Ketika tiba waktunya untuk merevisi pesan Anda. grammar checker (pemeriksa tata bahasa) . memilih opsi “replace all” dapat menyebabkan kesalahan-kesalahan yang tidak diperkirakan. 1. tetapi alat tersebut bukan substitusi untuk keterampilan mengeja yang baik. autocorrect akan secara otomatis memperbaiki kesalahan ketik tersebut. • Autocorrection Memungkinkan Anda menyimpan kata-kata yang biasanya salah eja atau salah ketik. 2. dan memberi saran ejaan Spell adalah bagus memperbaiki banyak kesalahan ketik dalam dokumen. Bila Anda mengetik teh bukan the.

dan kamus thesaurus yang terkomputerisasi dapat membantu dalam proses revisi. Pemeriksa ejaan. Mengevaluasi Isi. pemeriksa tata bahasa. Merevisi Pesan-Pesan Bisnis A. 4. Mengedit untuk Kejelasan • Pecah kalimat yang terlalu panjang dan tulis ulang kalimat yang menggunakan hedging • Perjelas struktur kalimat dan referensi yang tidak pas .grammar checker harus menentukan apakah Anda menggunakan kata-kata dengan benar dan menyusun kalimat-kalimat mengikuti aturan komposisi yang kompleks. dan cukup Periksa semua poin penting muncul dalam urutan logis Verifikasikan bahwa Anda telah menyajikan pendukung yang cukup untuk membuat ide pokok meyakinkan dan menarik Pastikan pembukaan dan penutupan efektif Pastikan Anda telah mencapai nada yang benar B. Pengorganisasian • • • • • Pastikan informasi akurat. style checker (pemeriksa gaya bahasa) dapat juga memonitor pilihan kata dan kalimat pada dokumen Anda dan memberikan saran alternatif yang mungkin menghasilkan tulisan yang lebih efektif. relevan. C. Meninjau Ulang untuk Keterbacaan • Gunakan campuran kalimat pendek dan panjang • Jaga agar paragraf tetap pendek • Gunakan daftar angka dan bullets untuk memberikan tekanan pada poin-poin kunci • Buat dokumen jadi mudah dibaca cepat (scan) dengan menggunakan judul dan subjudul. tetapi alat-alat tersebut tidak dapat menggantikan keterampilan Anda menulis dan mengedit yang bagus.

2. elemen grafis. Peranti lunak presentasi (Presentation Software) yang membantu anda meciptakan transparansi overhead dan pertunjukan slide komputerisasi. Menambah Grafik. dan sebagainya – memainkan peranan penting bagi efektifitas pesan anda. Suara. . dan hypertext dapat menggunakan beberapa program pengolah kata dan alat-alat peranti lunak. Mengedit untuk Keringkasan • • Hapus kata dan frasa yang tidak perlu dan berlebihan Perpendek kata dan frasa yang panjang Memproduksi Pesan Anda Sekarang tiba waktunya untuk meletakan kertas kerja anda untuk ditampilkan dalam display. video. Peranti lunak untuk menciptakan visualisasi bisnis dibagi menjadi dua kelompok dasar : 1. suara. dan hypertext. Video. tetapi juga menyampaikan rasa professional dan perhatian pada detail. Ambillah manfaat dari kemampuan program pengolah kata anda untuk memasukkan elemen-elemen komunikasi lainnya. suara. Juga pastikan untuk mendesain dokumen anda untuk kemudahan agar mudah dibaca. Ketika memproduksi pesan anda. Desain yang halus dan menarik tidak hanya membuat dokumen anda lebih menarik. suara. Kualitas desain dokumen anda mempengaruhi keterbacaan dan persepsi penerima. carilah cara-cara yang efektif untuk memperkaya pesan anda dengan grafis. kertas.• Buat antusisame Anda lebih moderat untuk menjaga nada profesional D. dan Hypertext Ada beberapa poin penting dalam menambah grafik. (contoh : MS Powerpoint). video. yaitu : 1. video. dan hypertext link yang dipilih dengan hati-hati. Kualitas produksi dari pesan anda – efek total dari desain halaman. dan gunakan teknoligi produksi dengan bijakasana. Menambah grafik. tipografi.

2. Visio). Ini namanya. powerpoint abuse atau penganiayaan slide presentasi. video. perbedaan yang amat mendasar ini acap dilupakan orang ketika membuat slide presentasi. suara. Namun ketika Anda menjabarkan dalam poin-poin yang ringkas dalam baris sesudahnya. dan hypertext menjadi salah satu faktor penting dalam penyajian presentasi anda ? Pernahkan anda menghadiri suatu seminar yang penyajian pesannya membuat anda mengantuk ? Ada beberapa kesalahan fatal yang biasa terjadi dalam penyajian pesan anda melalui presentasi: 1. Mengapa penambahan grafik. Kesalahan kedua yang juga acap ditemui : SEMUA TULISAN MEMAKAI HURUF KAPITAL.2. mungkin ada baiknya jika kita mengingat 5 x 5 rule. Aturan yang bisa diterapkan secara fleksibel ini intinya mengajak kita untuk hanya membuat maksimal 5 bullet point dalam setiap halaman slide. Demikianlah. Kesalahan pertama : memindahkan word ke powerpoint. Sialnya. memiliki rentang dari alat-alat sederhana yang membantu anda menciptakan diagram dan diagram alir. Maksudnya : tayangkan hanya poinpoin pokok dari gagasan yang ingin Anda sampaikan. dan masing-masing poin sebaiknya terdiri tak lebih dari lima kata. Slide presentasi adalah slide presentasi. Tulisankan gagasan itu dengan ringkas – hindari kesalahan fatal berupa keinginan untuk menampilkan kalimat-kalimat panjang dan rinci dalam sebuah slide. powerpoint dan word adalah dua aplikasi dengan fungsi yang amat berbeda. Maksudnya. gunakan huruf non-kapital. Solusinya : jika Anda akan menulis persentasi dengan bullet point. saya acap melihat kalimat-kalimat panjang dan rinci dari word langsung saja dicopy paste ke dalam powerpoint – dengan font yang kecil lagi (misal ukuran 12 atau 14). Untuk judul sebuah slide mungkin oke menggunakan huruf besar semua. Peranti lunak grafik (graphics Software) yang terdiri dari berbagai kompleksitas. (contoh : MS . Sebab kalimat panjang yang semua menggunakan HURUF KAPITAL terbukti justru sulit dibaca.

Sejumlah pakar presentasi menyebutkan. 3. Dan jangan lupa juga satu hal : konsistensi. Verdana atau Georgia. kita memang kudu meletakkan gambar (image) yang relevan dan artistik. Dan jangan lupa. Kita mungkin sulit meniru kejeniusan Tuan Gates dalam membikin software. maka sebaiknya jenis dan ukuran inilah yang kita pakai dalam semua halaman slide. dan sorry to say. Apalagi jika clip art itu diletakkan secara serampangan – tanpa memperhatikan segi estetika.Selanjutnya. Dan bukan jenis huruf seriff seperti Times New Roman. jika kita menggunakan huruf Arial dengan font size 28. Dan yang tak kalah penting : semuanya ditata dengan memperhatikan aspek estetika. saya banyak melihat slide dengan gambar yang dicomot dari clip art (banyak tersedia dalam powerpoint). Untuk membuat slide lebih artistik. Maksudnya. kalau bisa gunakan font dengan ukuran minimal 24 (ukuran yang lebih kecil akan membuat orang yang duduk dibelakang akan kesulitan membacanya). Yang . ya cari gambar (image) yang professional look. sebaiknya gunakan jenis huruf sans seriff seperti Arial. Ini perlu diingat. hal ini akan membuat slide Anda terkesan kampungan. jangan pakai clip art. Seperti yang kita saksikan dalam contoh diatas. Kalau ingin menaruh gambar. dan sekali lagi konsisten. jenis huruf seperti Arial lebih mudah dibaca dibanding Times New Roman. dalam medium digital seperti layar komputer. namun tentu bukan hal yang relatif rumit untuk bisa mengcopy desain presentasi seperti yang terlihat dalam gambar diatas. Maksudnya. Kesalahan ketiga : desain gambar yang kampungan dan ditata dengan serampangan. Sialnya. style peletakan gambar kalau bisa mengacu pada pola tertentu yang konsisten (dan bukan asal taruh saja). sebab tak jarang kita melihat pemakaian jenis huruf yang tidak konsisten. Mungkin dalam hal desain image ini ada baiknya jika kita langsung berguru dari presentasi sang pencipta PowerPoint itu sendiri (lihat beberapa contoh presentasi melalui image dibawah ini). Kesannya jadi berantakan dan tidak profesional. desain gambar dan tata letak kalimat tampaknya disusun dengan mengacu pada nilai estetika.

dapat mempengaruhi persepsi penerima pesan terhadap apa yg disampaikan. Sebab dengan itulah kita mungkin baru bisa mendesain sebuah slide yang elok nan menggetarkan. Memperbaiki efektivitas pesan. Mengirimkan pesan nonverbal. penerima pesan akan mengenali dan mengerti isi dari pesan tersebut 2. Desain yang efektif dapat membantu dalam menyusun nada dokumen dan membantu para pembaca dalam membaca pesan yang ingin disampaikan. dan ruang kosong. Dengan mutu yang memilukan. tiga kesalahan fatal yang mestinya bisa kita hindari jauhjauh ketika kita hendak membuat slide presentasi. Dalam mencapai sebuah desain yang efektif. Demikianlah.dibutuhkan hanyalah kepekaan kita akan nilai-nilai estetika (sense of aesthetic). Berbagai elemen dari desain visual yang ada dalam dokumen yang akan ditampilkan akan menyalurkan pesan yg ingin disampaikan kepada pembaca. perlu adanya keseimbangan antara desain yang digunakan dengan ruang untuk teks. Dalam membuat atau membagi keterbacaan dokumen. gunakanlah margin. perlu memperhatikan empat elemen desain : 1. Dengan desain visual yang ditampilkan. gambar-gambar. Dan bukan deretan slide yang garing nan membosankan. Keseimbangan Supaya dokumen dapat dimengerti oleh penerima. dan spasi yang tidak berubah-ubah. 3. Dengan konsisten terhadap pesan-pesan yang dibuat. jenis huruf. Mendesain Untuk Keterbacaan Desain mempengaruhi impresi yang dibuat oleh pesan. Pengendalian diri . desain dokumen dibagi menjadi dua cara yang penting : 1. 2. Konsisten Dalam setiap pesan yang dibuat. ukuran huruf.

(4) di . dan ruang ini memberikan kontras visual untuk para pembaca pesan Anda dan memberikan mereka sebuah titik untuk istirahat. dan spasi horizontal antarbaris teks.yaitu: (1) justified (rata di sisi kiri dan di sisi kanan). ruang vertical antarkolom. Detail Berikan detail yang dapat mempengaruhi desain dan pesan yang akan disampaikan. (2) sisi kiri rata dengan margin kanan tidak rata. Tidak perlu menggunakan banyak elemen desain. Ruang kosong meliputi area terbuka disekitar judul.yang dibagi dalam 4 kelompok. atau sentuhan dekoratif yang dapat menggangu penyampaian pesan. ruang yang dibuat oleh akhir baris yang tidak rata.area margin. highlight. Yang terpenting dari peletakkan judul dan subjudul di dalam suatu dokumen adalah mengundang para pembaca untuk ikut terlibat dalam pesan yang kita buat. Hendaknya judul yang diletakkan di tengah baris tidak lebih dari dua baris karena banyak baris akan memperlambat para pembaca pesan ketika mereka mencari awal setiap baris. Misalnya. kaitkan judul dan subjudul sedekat mungkin dengan teks yang ingin diperkenalkan dan ha ini dapat dilakukan dengan meletakkan lebih banyak ruang kosong di atas judul tersebut daripada di bawahnya. Margin dipengaruhi oleh cara kita menempatkan garis ketikan. (3) sisi kanan rata dengan margin kiri tidak rata.Kesederhanaan dalam desain memungkinkan pesan yang ingin disampaikan dapat ditangkap oleh penerima.lekukan setiap paragraph atau ekstra ruang antara paragraph yang tidak melekuk. Ruang Kosong Setiap ruang bebas dari teks atau network disebut ruang kosong (white space). Karena judul dan subjudul memberikan petunjuk bagi para pembaca mengenai pengorganisasian isi pesan yang kita buat. kolom yang sempit dengan terlalu banyak spasi antarkata dapat mengganggu. Margin Dan Justifikasi Margin mendefinisikan ruang di sekeliling teks yang akan kita buat dan diantara kolom-kolom teks. 4.

bersifat bisnis atau kasual. Huruf miring untuk memberikan penekanan atau kutipan. Ketikan (1) ”mempergelap” tampilan pesan yang kita buat karena panjang baris yang seragam menyebabkan kurangnya ruang kosong sebagaimana yang diciptakan margin yang tidak rata. Jenis Huruf Jenis huruf merujuk pada desain fisik dari abjad. Misal huruf tebal untuk subjudul digunakan untuk memisahkan teks yang panjang.membuatnya terlihat otoriter atau bersahabat. hindari menggunakan lebih dari dua jenis huruf dalam satu halaman. Perlu diingat bahwa model huruf yang digunakan jangan sampai menghalangi yang kemampuan pembaca memahami/membaca pesan-pesan . dan lain-lain. Hal yang terpenting apapun jenis font yang akan dipilih batasi jumlah jenis huruf dalam satu dokumen. Sebagian besar komputer menawarkan pilihan font atau jenis huruf yang banyak sekali. klasik atau modern. karena penggunaan terlalu banyak jenis huruf akan mengacaukan dokumen dan dapat menghasilkan tampilan dokumen yang amatir. Huruf tebal dan huruf miring paling efektif bila digunakan untuk kata-kata kunci(kata-kata yang membantu pembaca memahami poin utama sebuah teks). Setiap jenis huruf mempengaruhi nada dari pesan yang kita buat. Ketikan (2) membuat tampilan pesan yang akan kita buat ”lebih ringan”. Ketikan (3) biasa digunakan dalam dokumen-dokumen bisnis. Ketikan ini juga sering dianggap lebih sulit dibaca karena gap yang besar dapat muncul diantara kata-kata dan karena lebih banyak kata diberi garis hubung. dan untuk ketikan (4) digunakan untuk teks dalam paragraf tetapi biasanya digunakan untuk juduk dan subjudul. Secara umum. Model Huruf Yaitu modifikasi-modifikasi yang dapat memberikan kontras atau penekanan pada huruf.tengah. huruf tebal dapat juga digunakan untuk kata-kata yang berdiri sendiri di tengah-tengah blok teks.angka dan karakter teks lainnya. jenis ini memberikan sebuah dokumen rasa keterbukaan yang informal dan kontemporer.dan hal ini terkadang membuat kita sulit memilih jenis font yang akan kita pakai.

dan peranti lunak tersebut menawarkan alat yang bermacam-macam untuk memformat dan menampilkan pesan. seperti Microsoft word atau sun staroffice. Anda perlu mengerti peranti dengan lunak yang akan digunakan agar dapat menggunakannya berikut: 1. 2.dan lokasi header&footer. Control ini digunakan untuk memastikan cukup ruang kosong dalam dokumen. bergantung pada peranti lunak dan system yang digunakan. 4. Template dan stylesheets Selain untuk menghemat waktu template dan stylesheets banyak digunakan oleh perusahaan untuk memastikan konsistensi tampilan dan rasa untuk semua dokumen perusahaan. Pengaturan halaman Pengaturan halaman berguna untuk mengontrol margin. Microsoft power point adalah peranti lunak yang paling banyak digunakan untuk presentasi elektronik. 3. misalnya penggunaan huruf tebal dan huruf miring yang tidak tepat dapat memperlambat pembacaan pesan. Pastikan juga bahwa ukuran huruf proporsional dengan kepentingan pesan dan ruang yang tersedia. dan juga format yang atraktif untuk beberapa dokumen. Memformat paragraf Kontrol yang memformat paragraf dapat dapat berguna untuk mengubah tampilan dokumen ketika dibutuhkan.disampaikan. Misal efektif dengan memanfaatkan fitur-fitur . Namun sebagian besar pekerjaan memproduksi pesan dikerjakan menggunakan program pengolah kata. Memformat kolom Merupakan cara praktis untuk memformat daftar yang panjang. orientasi posisi cetak dokumen(portrait atau landscape). Menggunakan Teknologi Untuk Memproduksi Pesan Anda Alat-alat produksi untuk penyelesaian pesan sangat bervariasi.

dan objek Walaupun membutuhkan waktu dan beberapa latihan untuk mempelajari menggunakan fitur-fitur tersebut namun sebanding dengan hasilnya yaitu meningkatnya tampilan dokumen dan kesan dari para pembaca. Koreksi Pesan Bisnis A. dan garis bawah terdapat juga cara untuk memadatkan atau memperluas teks secara horizontal. 6. 7. Kesalahan tulisan  Kesalahan ketik  Kata-kata yang salah eja  Kesalahan tata bahasa  Kesalahan tanda baca B. secara otomatis memberi nomor kembali ketika menambah atau menghilangkan komponen daftar tersebut. Fitur ini berguna untuk misal menyesuaikan sebuah header dalam satu baris. 8. Numbered and bulleted list Memformat daftar yang memakai nomor dan atau memakai bullet.huruf miring. tabel. textbox. grafik. Memformat font Selain huruf tebal. dan lainnya) .memadatkan spasi agar dokumen dapat pas dalam satu halaman. bagan. foto. Gambar-gambar.atau gunakan hanging indents untuk menyesuaikan baris pertama setiap paragraf. 5. Elemen yang hilang  Bagian teks yang hilang  Peraga-peraga yang hilang (gambar. Tabel-tabel Merupakan cara terbaik untuk menampilkan informasi yang mempunyai baris dan kolom.

 Keamanan & privasi → pesan yang bersifat rahasia dan sensitif harus diproteksi agar tidak jatuh ke tangan yang salah. Faktor kenyamanan seperti akses. software untuk membuka pesan.  Waktu → efisiensi waktu yang dibutuhkan dari pemberi pesan kepada penerima pesan harus diperhitungkan. dan margin paragraf  Karakter-karakter khusus  Baris tulisan yang janggal dan perpindahan halaman  Header dan footer  Kesesuaian format dengan standar perusahaan Pendistribusian Pesan Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pendistribusian pesan antara lain:  Biaya → produksi laporan yang panjang dan produksi laporan miltimedia. Oleh karena itu. sumber referensi lainnya yang hilang C. dan mengirimkan laporan harus mempertimbangkan biaya yang dikeluarkan dengan manfaat yang . Dalam mencetak. jangan sampai terlalu cepat atau terlalu lama. tanda hak cipta. format atau bentuk pesan. menjilid. faktor biaya sangat berpengaruh dan dapat menjadi masalah. spasi. diperoleh.  Kenyamanan → pemberi pesan harus mempertimbangkan kenyamanan penerima pesan agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik. pendistribusian pesan harus hati-hati. Kesalahan desain & format  Pilihan font yang tidak tepat atau tidak konsisten  Ukuran kolom. Sumber catatan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful