Menyelesaikan Pesan-Pesan Bisnis

Memproses Lebih Lanjut Konsep Pertama Anda
Setelah anda menyelesaikan konsep pertama pesan ada, anda mungkin tergoda untuk menarik napas lega dan melanjutkan ke proyek berikutnya. Tetapi hasilnya dapat kurang baik karena konsep pertama jarang yang ringkas, jelas dan terlalu memaksa seperti sebagaimana seharusnya dan seharusnya. Kita dapat meninjau kembali dan memperhalus pesan sebelum membuatnya dan mendistribusikannya. Privisi sebuah dokumen antara lain : A. Membaca ulang beberapa kali, satu kali untuk memeriksa isi B. Pengorganisasian C. Gaya D. Nada E. Merevisi untuk revisi ulang satu kali keterbacaan F. Satu kali untuk kejelasan dan kerngkasan Menyelesaikan pesan terdiri dari empat tugas : 1. Merevisi pesan 2. Memproduksinya 3. Mengoreksinya 4. Mendistribusikannya Menyampaikan dokumen secara keseluruhan sebelum melihat hal yg detai. Memfokuskan pada gambaran umum terlebih dulu adalah lebih efisien karena anda tidak akan menghabiskan waktu menyempurnakan bagian tertentu yang pada akhrnya mungkin akan anda eliminasi atau ubah secara besar-besar. Keterangan : Jika anda mempunyai waktu sisihkan konsep anda sehari atau dua hari sebelum anda mulai proses revisi. Lihat gambar

Mengevaluasi isi, pengorganisasian gaya dan nada • Meninjau ulang keterbacaan

Proses Revisi

• •

Mengedit dan menulis ulang agar jelas dan ringkas Mengevaluasi isi, pengorganisasian, gaya dan nada • • • • Meninjau ulang keterbacaan
Proses Produksi Proses Koreksi

Memeriksa tata bahas, dan tanda baca Memeriksa kesalahan eja dan ketik

Mencari materi hilang dan kesalahan desain • • • Mengembangkan gaya Kenyamanan, waktu, Keamanan, dan privasi
Proses Distribusi

Merevisi Pesan Anda
Merevisi pesan anda dapat diartikan sepanjang anda menulis lalu anda dapat merevisinya lagi. Anda secara terus menerus mencari cara terbaik dengan memeriksa kata yang tepat dan menguji kalimat-kalimat alternatif. Idealnya anda sebaiknya mendiamkan konsep tersebut satu atau dua hari agar dapat melihat sudut pandang yang lebih segar. Kemudian, baca seluruh dokumen dengan cepat untuk mengevaluasi efektivitas secara keseluruhan menghasilkan poin yang lebih halus, dan keringkasan pesan. Revisi adalah proses berkelanjutan bagi sebagian besar penulis.

Dan Nada Pesan Anda Ketika anda memulai proses revisi. gaya. fokuskan perhatian anda pada isi. Menekankan sudut pandang “anda” 2. Menulis kepanjangan (misal PT  Perseroan Terbatas) untuk menghindari kebingungan 6. Menghapus bahan yang tidak relevan untuk kamus pada ide utama 7. Gaya.Surat yang sedang diedit biasa untuk menghindari kesalahan-kesalahan sebagai berikut : 1. Pengorganisasian. tanyakan diri anda sendiri pertanyaan – pertanyaan berikut : • Apakah informasi tersebut akurat? • Apakah informasi tersebut relevan dengan penerima pesan anda? • Apakah ada cukup informasi untuk memuaskan kebutuhan pembaca pesan anda? • Apakah ada keseimbangan yang bagus antara yang umum dan yang spesifik? Setelah anda merasa puas dengan isi pesan anda. anda dapat meninjau ulang pengorganisasiannya. dan nada untuk mengevaluasi isi pesan and. Menjelaskan hubungan antara ide-ide dengan mengubah penempatan dan kombinasi prosa Mengevaluasi Isi. Menyoroti keunggulan utama sebuah program 8. Mengurangi antusiasme yang berlebihan dan menghilangkan kata – kata yang mungkin tidak dikenal oleh pembaca 5. Tanyakan pada diri anda sendiri suatu pertanyaan berikut : • Apakah semua poin tercakup dalam urutan yang paling logis? • Apakah ide-ide yang paling penting mendapat tempat yang paling banyak. Menghilangkan ungkapan yang berlebihan 4. Membahas detail keunggulan-keunggukan utama 3. dan apakah ide-ide tersebut ditempatkan pada posisi yang paling menonjol? . pengorganisasian.

pengorganisasian. luangkan waktu ekstra pada awal dan akhir pesan anda. Meninjau Ulang Keterbatasan Setelah Anda puas dengan isi. tujuan dan pengorganisasian materi dokume.• Apakah pesan akan menjadi lebih meyakinkan bila diatur dalam urutan yang berbeda? • Apakah ada poin yang tidak perlu diulang-ulang? • Apakah detail pesan dikelompokkan secara logis di seluruh dokumen? Ketika isi pesan telah ditulis dengan baik dan diatur secara efektif lalu mempertimbangkan apakah anda telah mencapai gaya dan nada yang tepat bagi penerima pesan anda. Skor 10 menunjukan bahwa sebuah dokumen dapat dibaca dan dipahami oleh rata-rata murid kelas 10. maka orang akan cendrung memberi lebih banyak perhatian pada pekerjaan Anda. skor The Flesch Kincaid Grade Level yang mengukur kesulitan membaca yang dihubungkan dengan pencapaian tingkat peringkat/grade level achievement. Kesimpulannya untuk memastikan bahwa kesimpulan tersebut merangkum ide pokok dan meninggalkan kesan positif pada penerima . . Tinjauan ulang. lakukanlah putaran kedua untuk melihat keterbacaan pesan anda. periksa untuk melihat bahwa beberapa paragraph pertama membangun subjek. Dalam dokumen yang lebih panjang. Bila Anda memperoleh reputasi atas usaha Anda membuat dokumen baik yang menghargai waktu penerima informasi. gaya dan nada dari pesan Anda. Semakin tinggi skor yang diperoleh sebuah dokumen. Misalnya. Pastikan bhawa pembukuan dokumen releva. menurut pembac. Dokumen teknik biasanya mempunyai rentang skor 12-14. Apakah tulisan anda cukup formal? Apakah pesan terlalu kasual? Apakah pesan anda member tekanan lebih besar pada kebutuhan penerimaan daripada kebutuhan anda sendiri? Dalam putaran pertama. semakin mudah dokumen tersebut dibaca. Sebagian besar dokumen bisnis mempunyai rentang skor 8-11. maka bagian awal dan akhir sebuah pesan mempunyai dampak paling besar pada pembaca.

Sebagian besar penerima pesan bisnis –terutama para manajer senior yang berpengaruh—membaca dengan cepat sebagian besar dokumen untuk mencari ide-ide pokok. Sebaiknya menggunakan kata-kata yang lebih sederhana atau kalimat-kalimat dibaca. sebagai ganti narasi. Bila mereka menganggap bahwa dokumen tersebut mengandung informasi berharga atau membutuhkan respons. dan panjang paragraf. Dokumen yang efektif . bukan membuat kalimatnya terpotong-potong atau amatiran tapi lebih kepada kemudahan pada saat keterbacaan. kejelasan tulisan. Teknik untuk membuat pesan Anda lebih mudah dibaca dengan cepat: membuat panjang kalimat bervariasi. Membaca dengan cepat juga membantu para pembaca menilai apakah dokumen tersebut berharga. seperti analisis penerima. panjang kalimat. Teknik ini Membuat Variasi Panjang Kalimat Keanekaragaman adalah sebuah cara kreatif untuk membuat pesan Anda menarik dan mudah dibaca. Faktor-faktor lain yang mempengaruhi keterbacaan dokumen. dan membuat informasi Anda menarik bagi pembaca. kesimpulan.Indeks keterbacaan (readability indexes) menawarkan poin referensi yang bermanfaat. tetapi semua indeks tersebut dibatasi oleh apa yang mampu diukurnya: panjang kata. Para komunikator kata-kata bisnis dan yang sukses tahu bahwa selain memperpendek kalimat-kalimat untuk pengukuran yang lebih pendek. Dengan memilih kata-kata dan struktur kalimat secara hati-hati. dan menambahkan judul dan subjudul yang efektif. dan rekomendasi. mereka dapat memperbaiki keterbacaan sebuah pesan dengan membuat dokumen itu menarik dan mudah dibaca dengan cepat (scan). menggunakan paragraphparagraf yang lebih pendek. desain dokumen. mereka akan membacanya lebih teliti ketika ada waktu yang memungkinkan. menggunakan daftar dan bullet membuat pesan Anda lebih diminati dan menarik untuk dibaca. Anda dapat menciptakan sebuah ritme yang menekan pada poin penting. jumlah suku kata. menghidupkan gaya tulisan anda.

dan panjang (lebih dari 25 kata). Kalimat panjang sulit dibaca dengan cepat. Anda akan dapat menyampaikan pesan Anda sementara tetap mempertahankan dokumen Anda tetap hidup dan menarik. memo-memo. membuat daftar multipoint yang saling berhubungan.biasanya menggunakan campuran kalimat-kalimat pendek (sampai dengan sekitar 15 kata). Setiap kalimat panjang juga mempunyai kelemahan. Kalimat dengan panjang medium berguna untuk menggabungkan antar ide-ide. . Kalimat yang panjang sering kali merupkan cara terbaik untuk menyampaikan ide-ide yang kompleks. Paragraf pendek membantu penerima pesan pembaca surat-surat. Kalimatkalimat pendek dapat diproses dengan cepat dan lebih mudah bagi para pembicara yang bukan asli dan para penerjemah untuk menginterprestasikannya. Dengan memilih panjang kalimat yang terbaik untuk setiap kebutuhan komunikasi dan selalu ingat untuk mencampur panjang kalimat agar bervariasi. atau merangkum atau prapeninjauan informasi. Menjaga Paragraf Anda Tetap Pendek Paragraf-paragraf pendek lebih mudah dibaca bila dibandingkan dengan paragraf-paragraf panjang. dan email dengan lebih teliti. Semakin Anda menggunakan kalimat panjang. pecah ide tersebut ke dalam subtopik dan perlakuan setiap subtopik dalam paragraf yang terpisah. Kesimpulan dibuat dari kalimat pendek yang dapat menonjolkan pesan Anda. medium (15-25 kata). Hati-hati dengan paragraf pendek karena ketika Anda ingin mengemas ide besar dalam paragraf pendek. Anda dapat menekankan ide dengan mengisolasikan ide tersebut dalam paragraf pendek yang kuat. dan paragraf tersebut membuat tulisan Anda tersebut lebih mengundang dibaca. Setiap panjang kalimat mempunyai keunggulan sendiri. Dari waktu ke waktu. semakin besar kemungkinan bahwa pembaca yang membaca dengan cepat tidak akan membaca cukup banyak kata untuk benar-benar memahami artinya.

memecah halaman secara visual.buatlah teks yang mudah dibaca. Perhatian. yang Daftar efektif dapat untuk menggunakan urutan kalimat-kalimat ide-ide Anda. Judul Deskriptif mengidentifikasi sebuah topik tetapi hanya sedikit. Menambah Judul dan Subjudul Sebuah judul ( Heading) adalah judul singkat yang menceritakan pada pembaca tentang isi dari bagian yang mengikutinya. nomor atau bullets. menyoroti poin utama. mengandung. Judul dan subjudul mempunyai fungsi-fungsi penting berikut ini: 1. memudahkan proses membaca cepat bagai para orang sibuk. Koneksi. Subjudul (Subheading) adalah subordinat bagi judul. dan dalam beberapa kasus menggugah rasa ingin tahu akan menarik perhatian pembaca. dan memberi kesempatan istirahat bagi pembaca. Dua kategori Judul : 1. Anda dapat membuat materi lebih mudah dibaca. Judul yang informative. konvensional adalah mulai dengan menuliskan ide-ide penting dalam menunjukan meninggalkan dampak ide-ide tersebut secara visual dan menigkatkan kemungkinan bahwa seorang pembaca akan menemukan poin utama Anda. mengindikasikan subbagian dengan satu bagian utama. . Subjudul juga menunjukan pergeseran ide ke ide berikutnya. Menggunakan Daftar Dan Bullets Untuk Menjelaskan Dan Menekankan Pesan Alternatif sebuah daftar. 3. Bullets biasanya lebih disukai. 2. Pengorganisasian. Daftar juga menyederhanakan subjek yang kompleks.Dengan memecah paragraf tunggal yang besar ke dalam beberapa paragraf yang lebih pendek. Judul menunjukan pada pembaca Anda secara selintas bagaimana dokumen tersebut diatur. Membuat daftar dapat dengan huruf. Menggunakan judul dan subjudul bersamaan membantu para pembaca melihat hubungan antara ide-ide pokok dan ide-ide subordinasinya sehingga mereka dapat lebih memahami isi pesan Anda.

• Menekankan paralelisme Ketika anda mempunyai dua atau lebih ide untuk diekspresikan. Oleh karena itu. Judul ini membimbing para pembaca untuk berfikir dengan suatu cara tertentu tentang topik.2. • Menulis kembali kalimat yang memakai hedging Kadang-kadang. Judul Informatif Membawa pembaca Anda tepat ke dalam konteks pesan Anda. Mengedit Untuk Kejelasan Dan Keringkasan Kejelasan adalah sesuatu yang penting agar pesan anda dapat diterima oleh penerima pesan dengan akurat dan efisien. Mengulang konstruksi tata bahasa yang sama menunjukkan bahwa ide-ide tersebut saling berhubungan. ketika anda mempunyai terlalu banyak hedges. anda harus menulis kata mungkin atau kelihatannya untuk menghindari menyatakan suatu pendapat seperti sebuah fakta. Setelah anda membaca ulang dan merevisi pesan anda untuk keterbacaannya. Namun. anda berisiko dengan menunjukkan ketidakyakinan tentang apa yang sedang anda bicarakan. buatlah ide-ide tersebut paralel. yaitu: • Memecah kalimat yang terlalu panjang Jangan menghubungkan terlalu banyak anak kalimat dengan kata “dan”. Berikut ada beberapa contoh tips. • Menulis ulang urutan kata benda yang panjang . kita harus menanyakan kepada diri sendiri apakah kalimat anda mudah diuraikan? Apakah paragraf anda mempunya kalimat topik yang jelas? Apakah pernyataan anda sederhana dan langsung? Sebuah kalimat yang jelas bukan sesuatu yang kebetulan. anda ingin memastikan bahwa pesan anda jelas. tetapi seluruh frasa yang menjelaskan sebuah kata benda atau kata kerja. • Memperbaiki penjelas yang mengacaukan Kadang-kadang modifier (penjelas) bukan hanya kata sifat atau kata keterangan.

Walaupun anda menambah beberapa kata. gunakan kata kerja sebagai ganti frasa kata benda. yang sebelumnya. para penulis tentang masalah bisnis kadang-kadang menggunakan ekspresi seperti: disebutkan di atas. Ketika subjek dan predikat jauh terpisah. Kenyataannya. yang disebut di awal. penerima pesan anda tidak akan perlu berpikir keras untuk memahami kalimat tersebut. tetapi terlalu banyak kata seperti itu dapat menurunkan nilai tulisan dan merusak kredibilitas anda. • Memperjelas struktur kalimat Jagalah agar subjek dan predikat sebuah kalimat berada sedekat mungkin. yang menyebabkan komunikasi menjadi tidak efektif. • Mengurangi antusiasme anda Kata sifat dan kata keterangan kadang-kadang memperkuat atau menekankan arti kalimat anda. tiga-per-empat eksekutif dalam suatu survey mengeluh bahwa sebagian besar pesan ditulis terlalu panjang. Kata-kata tersebut membuat para pembaca melompat dari satu poin ke poin lain. para pembaca perlu membaca kalimat tersebut dua kali untuk mengetahui siapa mengerjakan apa. • Mengganti kata kerja kamuflase Untuk memperpendek dan menghidupkan pesan anda. pembaca akan menghargai pesan bisnis yang ringkas. dll. Banyak dokumen bisnis saat ini dipenuhi kalimat dan frasa yang hanya menambah sedikit atau tidak menambah apa-apa pada pesan tersebut. . • Memperjelas referensi yang janggal Dalam usaha menghemat kata-kata. Sebagai tambahan pada faktor kejelasan.Bila banyak kata benda digabungkan bersama-sama sebagai penjelas. kalimat yang dihasilkan menjadi sulit dipahami. Contoh: sapu  menyapu. Para eksekutif kemungkinan besar membaca dokumen yang berkomunikasi dengan efisien sehingga sangat penting untuk membuang materi yang tidak perlu. disebutkan sebelumnya.

• Perpendek kata dan frasa yang terlalu panjang Kata-kata yang pendek biasanya lebih jelas dan lebih mudah dibaca dibandingkan dengan kata-kata yang panjang. anda menghilangkan setiap kata yang tidak mempunyai fungsi apa-apa. anda bukan hanya memperpedek kalmia anda. kata-kata cenderung mengungkapkan hal yang sama bahkan terkadang berlebihan.Ketika anda mengedit agar lebih ringkas. Menggunakan Teknologi Untuk Merevisi Pesan Anda . Dengan menggunakan kata kerja infinitive sebagai ganti beberapa frasa. Ketika anda menulis ulang. • Hilangkan permulaan kalimat “It is / There are” Bila anda memulai sebuah kalimat dengan kata ganti yang tidak pasti seperti it (itu) atau there (ada). dan aturlah menurut aturan. namun juga membuat kalimat tersebut menjadi lebih jelas. Carilah peluang untuk membuat materi yang disampaikan lebih menarik dengan menggunakan kata dan frasa yang kuat dan hidup. yaitu: • Hapus kata dan frasa yang tidak perlu Beberapa kombinasi kata memiliki ekuivalen satu kata yang lebih efisien. mengganti setiap kata yang panjang dengan kata yang lebih pendek. Berikut ada beberapa contoh tips. • Hilangkan kata-kata yang berlebihan Dalam beberapa kombinasi kata. Selain itu. Ketika anda mulai melakukan tugas mengedit. hindari kekacauan karena adanya kata ganti yang terlalu banyak atau penempatannya salah. kemungkinannya adalah kalimat tersebut dapat diperpendek. dan membuang setiap kata keterangan yang tidak menambah apa-apa pada arti pesan yang sudah dijelaskan dalam kata kerja. berkonsentrasilah pada bagaimana setiap kata memberikan kontribusi untuk membuat kalimat-kalimat yang efektif dan bagaimana kalimat tersebut membangun paragraf yang koheren. pendekkanlah. sederhanakanlah.

3. • Autocorrection Memungkinkan Anda menyimpan kata-kata yang biasanya salah eja atau salah ketik. • Revision marks dan commenting feature Alat-alat yang tersedia pada peranti lunak seperti revision marks dan commenting feature tetap menelusuri usulan perubahan editing secara elektronik dan memberikan sejarah revisi dokumen. program pengolahan kata Anda dapat membantu menambah. 2. tetapi alat tersebut bukan substitusi untuk keterampilan mengeja yang baik. autocorrect akan secara otomatis memperbaiki kesalahan ketik tersebut. Berhati-hatilah dalam menggunakan fitur ini. menghapus. sama seperti fungsi yang diberikan oleh kamus thesaurus cetakan.Ketika tiba waktunya untuk merevisi pesan Anda. dan memindahkan teks dengan fungsi-fungsi seperti: • Cut and paste (potong dan tempel) Mengambil satu blok teks dari satu bagian dokumen dan menempelkannya di tempat lain. Bila Anda mengetik teh bukan the. spell checker (pemeriksa ejaan) membandingkan yang benar. beserta perbaikan ejaan yang benar. dokumen checker Anda dengan cara kamus yang elektronik. 1. kamus thesaurus berfungsi untuk memberi Anda alternatif kata-kata. untuk menyoroti kata-kata yang tidak dikenal. • Search and replace (cari dan ganti) Menelusuri kata-kata atau frasa-frasa dan mengubahnya bila dibutuhkan. dan memberi saran ejaan Spell adalah bagus memperbaiki banyak kesalahan ketik dalam dokumen. memilih opsi “replace all” dapat menyebabkan kesalahan-kesalahan yang tidak diperkirakan. Ada empat fungsi peranti lunak yang dapat membantu untuk memunculkan yang terbaik dari dokumen Anda. grammar checker (pemeriksa tata bahasa) .

grammar checker harus menentukan apakah Anda menggunakan kata-kata dengan benar dan menyusun kalimat-kalimat mengikuti aturan komposisi yang kompleks. Pemeriksa ejaan. dan cukup Periksa semua poin penting muncul dalam urutan logis Verifikasikan bahwa Anda telah menyajikan pendukung yang cukup untuk membuat ide pokok meyakinkan dan menarik Pastikan pembukaan dan penutupan efektif Pastikan Anda telah mencapai nada yang benar B. C. Mengedit untuk Kejelasan • Pecah kalimat yang terlalu panjang dan tulis ulang kalimat yang menggunakan hedging • Perjelas struktur kalimat dan referensi yang tidak pas . relevan. tetapi alat-alat tersebut tidak dapat menggantikan keterampilan Anda menulis dan mengedit yang bagus. Pengorganisasian • • • • • Pastikan informasi akurat. pemeriksa tata bahasa. Meninjau Ulang untuk Keterbacaan • Gunakan campuran kalimat pendek dan panjang • Jaga agar paragraf tetap pendek • Gunakan daftar angka dan bullets untuk memberikan tekanan pada poin-poin kunci • Buat dokumen jadi mudah dibaca cepat (scan) dengan menggunakan judul dan subjudul. dan kamus thesaurus yang terkomputerisasi dapat membantu dalam proses revisi. Mengevaluasi Isi. style checker (pemeriksa gaya bahasa) dapat juga memonitor pilihan kata dan kalimat pada dokumen Anda dan memberikan saran alternatif yang mungkin menghasilkan tulisan yang lebih efektif. 4. Merevisi Pesan-Pesan Bisnis A.

dan sebagainya – memainkan peranan penting bagi efektifitas pesan anda. Kualitas produksi dari pesan anda – efek total dari desain halaman. yaitu : 1. Menambah grafik. dan hypertext dapat menggunakan beberapa program pengolah kata dan alat-alat peranti lunak. Desain yang halus dan menarik tidak hanya membuat dokumen anda lebih menarik. suara. Menambah Grafik. dan gunakan teknoligi produksi dengan bijakasana. Mengedit untuk Keringkasan • • Hapus kata dan frasa yang tidak perlu dan berlebihan Perpendek kata dan frasa yang panjang Memproduksi Pesan Anda Sekarang tiba waktunya untuk meletakan kertas kerja anda untuk ditampilkan dalam display. Juga pastikan untuk mendesain dokumen anda untuk kemudahan agar mudah dibaca. tipografi. Kualitas desain dokumen anda mempengaruhi keterbacaan dan persepsi penerima. Peranti lunak presentasi (Presentation Software) yang membantu anda meciptakan transparansi overhead dan pertunjukan slide komputerisasi. dan hypertext. Ketika memproduksi pesan anda. Peranti lunak untuk menciptakan visualisasi bisnis dibagi menjadi dua kelompok dasar : 1.• Buat antusisame Anda lebih moderat untuk menjaga nada profesional D. dan hypertext link yang dipilih dengan hati-hati. video. video. Suara. kertas. carilah cara-cara yang efektif untuk memperkaya pesan anda dengan grafis. 2. Ambillah manfaat dari kemampuan program pengolah kata anda untuk memasukkan elemen-elemen komunikasi lainnya. suara. . suara. elemen grafis. video. dan Hypertext Ada beberapa poin penting dalam menambah grafik. tetapi juga menyampaikan rasa professional dan perhatian pada detail. Video. (contoh : MS Powerpoint).

Namun ketika Anda menjabarkan dalam poin-poin yang ringkas dalam baris sesudahnya. suara.2. Visio). Demikianlah. Solusinya : jika Anda akan menulis persentasi dengan bullet point. Ini namanya. Kesalahan kedua yang juga acap ditemui : SEMUA TULISAN MEMAKAI HURUF KAPITAL. memiliki rentang dari alat-alat sederhana yang membantu anda menciptakan diagram dan diagram alir. Maksudnya : tayangkan hanya poinpoin pokok dari gagasan yang ingin Anda sampaikan. (contoh : MS . gunakan huruf non-kapital. Aturan yang bisa diterapkan secara fleksibel ini intinya mengajak kita untuk hanya membuat maksimal 5 bullet point dalam setiap halaman slide. powerpoint abuse atau penganiayaan slide presentasi. powerpoint dan word adalah dua aplikasi dengan fungsi yang amat berbeda. saya acap melihat kalimat-kalimat panjang dan rinci dari word langsung saja dicopy paste ke dalam powerpoint – dengan font yang kecil lagi (misal ukuran 12 atau 14). perbedaan yang amat mendasar ini acap dilupakan orang ketika membuat slide presentasi. dan hypertext menjadi salah satu faktor penting dalam penyajian presentasi anda ? Pernahkan anda menghadiri suatu seminar yang penyajian pesannya membuat anda mengantuk ? Ada beberapa kesalahan fatal yang biasa terjadi dalam penyajian pesan anda melalui presentasi: 1. video. Sialnya. mungkin ada baiknya jika kita mengingat 5 x 5 rule. Tulisankan gagasan itu dengan ringkas – hindari kesalahan fatal berupa keinginan untuk menampilkan kalimat-kalimat panjang dan rinci dalam sebuah slide. Untuk judul sebuah slide mungkin oke menggunakan huruf besar semua. Peranti lunak grafik (graphics Software) yang terdiri dari berbagai kompleksitas. Kesalahan pertama : memindahkan word ke powerpoint. Maksudnya. Sebab kalimat panjang yang semua menggunakan HURUF KAPITAL terbukti justru sulit dibaca. dan masing-masing poin sebaiknya terdiri tak lebih dari lima kata. Slide presentasi adalah slide presentasi. Mengapa penambahan grafik. 2.

jangan pakai clip art. saya banyak melihat slide dengan gambar yang dicomot dari clip art (banyak tersedia dalam powerpoint). hal ini akan membuat slide Anda terkesan kampungan. Maksudnya. Dan jangan lupa.Selanjutnya. Apalagi jika clip art itu diletakkan secara serampangan – tanpa memperhatikan segi estetika. desain gambar dan tata letak kalimat tampaknya disusun dengan mengacu pada nilai estetika. Kesalahan ketiga : desain gambar yang kampungan dan ditata dengan serampangan. Mungkin dalam hal desain image ini ada baiknya jika kita langsung berguru dari presentasi sang pencipta PowerPoint itu sendiri (lihat beberapa contoh presentasi melalui image dibawah ini). maka sebaiknya jenis dan ukuran inilah yang kita pakai dalam semua halaman slide. Dan bukan jenis huruf seriff seperti Times New Roman. dalam medium digital seperti layar komputer. Sejumlah pakar presentasi menyebutkan. Kalau ingin menaruh gambar. sebab tak jarang kita melihat pemakaian jenis huruf yang tidak konsisten. Maksudnya. kalau bisa gunakan font dengan ukuran minimal 24 (ukuran yang lebih kecil akan membuat orang yang duduk dibelakang akan kesulitan membacanya). Dan yang tak kalah penting : semuanya ditata dengan memperhatikan aspek estetika. Verdana atau Georgia. ya cari gambar (image) yang professional look. Ini perlu diingat. jenis huruf seperti Arial lebih mudah dibaca dibanding Times New Roman. Sialnya. Seperti yang kita saksikan dalam contoh diatas. sebaiknya gunakan jenis huruf sans seriff seperti Arial. Kita mungkin sulit meniru kejeniusan Tuan Gates dalam membikin software. Yang . Dan jangan lupa juga satu hal : konsistensi. jika kita menggunakan huruf Arial dengan font size 28. kita memang kudu meletakkan gambar (image) yang relevan dan artistik. Kesannya jadi berantakan dan tidak profesional. dan sorry to say. dan sekali lagi konsisten. style peletakan gambar kalau bisa mengacu pada pola tertentu yang konsisten (dan bukan asal taruh saja). 3. namun tentu bukan hal yang relatif rumit untuk bisa mengcopy desain presentasi seperti yang terlihat dalam gambar diatas. Untuk membuat slide lebih artistik.

dan spasi yang tidak berubah-ubah. ukuran huruf. jenis huruf. Mengirimkan pesan nonverbal. Mendesain Untuk Keterbacaan Desain mempengaruhi impresi yang dibuat oleh pesan. Memperbaiki efektivitas pesan. Dengan desain visual yang ditampilkan. gunakanlah margin. dan ruang kosong. Dalam mencapai sebuah desain yang efektif. penerima pesan akan mengenali dan mengerti isi dari pesan tersebut 2. perlu adanya keseimbangan antara desain yang digunakan dengan ruang untuk teks. desain dokumen dibagi menjadi dua cara yang penting : 1. tiga kesalahan fatal yang mestinya bisa kita hindari jauhjauh ketika kita hendak membuat slide presentasi. 3. Desain yang efektif dapat membantu dalam menyusun nada dokumen dan membantu para pembaca dalam membaca pesan yang ingin disampaikan. Berbagai elemen dari desain visual yang ada dalam dokumen yang akan ditampilkan akan menyalurkan pesan yg ingin disampaikan kepada pembaca. Dengan konsisten terhadap pesan-pesan yang dibuat. Dalam membuat atau membagi keterbacaan dokumen. Konsisten Dalam setiap pesan yang dibuat. Demikianlah. gambar-gambar. 2. perlu memperhatikan empat elemen desain : 1. dapat mempengaruhi persepsi penerima pesan terhadap apa yg disampaikan.dibutuhkan hanyalah kepekaan kita akan nilai-nilai estetika (sense of aesthetic). Pengendalian diri . Sebab dengan itulah kita mungkin baru bisa mendesain sebuah slide yang elok nan menggetarkan. Dan bukan deretan slide yang garing nan membosankan. Keseimbangan Supaya dokumen dapat dimengerti oleh penerima. Dengan mutu yang memilukan.

Detail Berikan detail yang dapat mempengaruhi desain dan pesan yang akan disampaikan. Hendaknya judul yang diletakkan di tengah baris tidak lebih dari dua baris karena banyak baris akan memperlambat para pembaca pesan ketika mereka mencari awal setiap baris. highlight.Kesederhanaan dalam desain memungkinkan pesan yang ingin disampaikan dapat ditangkap oleh penerima. (4) di . ruang vertical antarkolom. (2) sisi kiri rata dengan margin kanan tidak rata. kaitkan judul dan subjudul sedekat mungkin dengan teks yang ingin diperkenalkan dan ha ini dapat dilakukan dengan meletakkan lebih banyak ruang kosong di atas judul tersebut daripada di bawahnya.yang dibagi dalam 4 kelompok. dan spasi horizontal antarbaris teks. 4. (3) sisi kanan rata dengan margin kiri tidak rata.yaitu: (1) justified (rata di sisi kiri dan di sisi kanan). Ruang Kosong Setiap ruang bebas dari teks atau network disebut ruang kosong (white space).lekukan setiap paragraph atau ekstra ruang antara paragraph yang tidak melekuk. Misalnya. ruang yang dibuat oleh akhir baris yang tidak rata. Margin dipengaruhi oleh cara kita menempatkan garis ketikan.area margin. Karena judul dan subjudul memberikan petunjuk bagi para pembaca mengenai pengorganisasian isi pesan yang kita buat. Tidak perlu menggunakan banyak elemen desain. atau sentuhan dekoratif yang dapat menggangu penyampaian pesan. Ruang kosong meliputi area terbuka disekitar judul. dan ruang ini memberikan kontras visual untuk para pembaca pesan Anda dan memberikan mereka sebuah titik untuk istirahat. Yang terpenting dari peletakkan judul dan subjudul di dalam suatu dokumen adalah mengundang para pembaca untuk ikut terlibat dalam pesan yang kita buat. Margin Dan Justifikasi Margin mendefinisikan ruang di sekeliling teks yang akan kita buat dan diantara kolom-kolom teks. kolom yang sempit dengan terlalu banyak spasi antarkata dapat mengganggu.

Secara umum. Perlu diingat bahwa model huruf yang digunakan jangan sampai menghalangi yang kemampuan pembaca memahami/membaca pesan-pesan . Ketikan (1) ”mempergelap” tampilan pesan yang kita buat karena panjang baris yang seragam menyebabkan kurangnya ruang kosong sebagaimana yang diciptakan margin yang tidak rata.membuatnya terlihat otoriter atau bersahabat. karena penggunaan terlalu banyak jenis huruf akan mengacaukan dokumen dan dapat menghasilkan tampilan dokumen yang amatir. Setiap jenis huruf mempengaruhi nada dari pesan yang kita buat. Model Huruf Yaitu modifikasi-modifikasi yang dapat memberikan kontras atau penekanan pada huruf. dan untuk ketikan (4) digunakan untuk teks dalam paragraf tetapi biasanya digunakan untuk juduk dan subjudul. Huruf miring untuk memberikan penekanan atau kutipan.dan hal ini terkadang membuat kita sulit memilih jenis font yang akan kita pakai. Hal yang terpenting apapun jenis font yang akan dipilih batasi jumlah jenis huruf dalam satu dokumen. Misal huruf tebal untuk subjudul digunakan untuk memisahkan teks yang panjang. jenis ini memberikan sebuah dokumen rasa keterbukaan yang informal dan kontemporer. Ketikan ini juga sering dianggap lebih sulit dibaca karena gap yang besar dapat muncul diantara kata-kata dan karena lebih banyak kata diberi garis hubung. huruf tebal dapat juga digunakan untuk kata-kata yang berdiri sendiri di tengah-tengah blok teks.tengah. bersifat bisnis atau kasual.angka dan karakter teks lainnya. Jenis Huruf Jenis huruf merujuk pada desain fisik dari abjad. dan lain-lain. Sebagian besar komputer menawarkan pilihan font atau jenis huruf yang banyak sekali. hindari menggunakan lebih dari dua jenis huruf dalam satu halaman. Huruf tebal dan huruf miring paling efektif bila digunakan untuk kata-kata kunci(kata-kata yang membantu pembaca memahami poin utama sebuah teks). Ketikan (2) membuat tampilan pesan yang akan kita buat ”lebih ringan”. klasik atau modern. Ketikan (3) biasa digunakan dalam dokumen-dokumen bisnis.

seperti Microsoft word atau sun staroffice. 2. Misal efektif dengan memanfaatkan fitur-fitur . Memformat kolom Merupakan cara praktis untuk memformat daftar yang panjang. Memformat paragraf Kontrol yang memformat paragraf dapat dapat berguna untuk mengubah tampilan dokumen ketika dibutuhkan. 3. Menggunakan Teknologi Untuk Memproduksi Pesan Anda Alat-alat produksi untuk penyelesaian pesan sangat bervariasi. dan peranti lunak tersebut menawarkan alat yang bermacam-macam untuk memformat dan menampilkan pesan. Namun sebagian besar pekerjaan memproduksi pesan dikerjakan menggunakan program pengolah kata.disampaikan. Control ini digunakan untuk memastikan cukup ruang kosong dalam dokumen. 4. bergantung pada peranti lunak dan system yang digunakan. Template dan stylesheets Selain untuk menghemat waktu template dan stylesheets banyak digunakan oleh perusahaan untuk memastikan konsistensi tampilan dan rasa untuk semua dokumen perusahaan. orientasi posisi cetak dokumen(portrait atau landscape). Pengaturan halaman Pengaturan halaman berguna untuk mengontrol margin. Pastikan juga bahwa ukuran huruf proporsional dengan kepentingan pesan dan ruang yang tersedia. Anda perlu mengerti peranti dengan lunak yang akan digunakan agar dapat menggunakannya berikut: 1. misalnya penggunaan huruf tebal dan huruf miring yang tidak tepat dapat memperlambat pembacaan pesan. dan juga format yang atraktif untuk beberapa dokumen.dan lokasi header&footer. Microsoft power point adalah peranti lunak yang paling banyak digunakan untuk presentasi elektronik.

Gambar-gambar. Elemen yang hilang  Bagian teks yang hilang  Peraga-peraga yang hilang (gambar. secara otomatis memberi nomor kembali ketika menambah atau menghilangkan komponen daftar tersebut. bagan. 8. Fitur ini berguna untuk misal menyesuaikan sebuah header dalam satu baris. tabel. dan objek Walaupun membutuhkan waktu dan beberapa latihan untuk mempelajari menggunakan fitur-fitur tersebut namun sebanding dengan hasilnya yaitu meningkatnya tampilan dokumen dan kesan dari para pembaca. grafik. 7. Memformat font Selain huruf tebal. 6. Numbered and bulleted list Memformat daftar yang memakai nomor dan atau memakai bullet.huruf miring. Koreksi Pesan Bisnis A.memadatkan spasi agar dokumen dapat pas dalam satu halaman. Tabel-tabel Merupakan cara terbaik untuk menampilkan informasi yang mempunyai baris dan kolom.atau gunakan hanging indents untuk menyesuaikan baris pertama setiap paragraf. dan garis bawah terdapat juga cara untuk memadatkan atau memperluas teks secara horizontal. dan lainnya) . foto. 5. textbox. Kesalahan tulisan  Kesalahan ketik  Kata-kata yang salah eja  Kesalahan tata bahasa  Kesalahan tanda baca B.

Dalam mencetak. jangan sampai terlalu cepat atau terlalu lama. tanda hak cipta. pendistribusian pesan harus hati-hati.  Waktu → efisiensi waktu yang dibutuhkan dari pemberi pesan kepada penerima pesan harus diperhitungkan. diperoleh. spasi. dan mengirimkan laporan harus mempertimbangkan biaya yang dikeluarkan dengan manfaat yang .  Kenyamanan → pemberi pesan harus mempertimbangkan kenyamanan penerima pesan agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik. sumber referensi lainnya yang hilang C. Oleh karena itu. Kesalahan desain & format  Pilihan font yang tidak tepat atau tidak konsisten  Ukuran kolom. Sumber catatan. Faktor kenyamanan seperti akses.  Keamanan & privasi → pesan yang bersifat rahasia dan sensitif harus diproteksi agar tidak jatuh ke tangan yang salah. software untuk membuka pesan. menjilid. faktor biaya sangat berpengaruh dan dapat menjadi masalah. format atau bentuk pesan. dan margin paragraf  Karakter-karakter khusus  Baris tulisan yang janggal dan perpindahan halaman  Header dan footer  Kesesuaian format dengan standar perusahaan Pendistribusian Pesan Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pendistribusian pesan antara lain:  Biaya → produksi laporan yang panjang dan produksi laporan miltimedia.