ADMINISTRATIFE OFFICE MANAGEMENT

SMG, Sept 2012

Kantor

Dalam pengertian yang statis adalah gedung atau suatu tempat. (Kantor ayah saya berlantai lima atau kantor ayah saya di jalan Majapahit). Dalam arti dinamis adalah berarti proses. (bagaimana kantor itu, surat sudah satu minggu belum selesai juga (maksudnya proses). Dari dua pengertian tadi dapat diartikan bahwa kantor merupakan suatu tempat yang digunakan untuk melakukan suatu aktivitas secara terus menerus (continue). (Bila aktivitas
itu hanya satu kali atau sesaat saja maka tidak dapat dikatakan sebagai kantor.

OFFICE

A place where correspondence, preparation of forms and reports, records keeping, and filing are handled by typists, secretaries, bookkeepers, file clerks, machine operators, supervisors & manager.
(pyisical products such as letters, memorandums, reports, statements & invoices, notes, minutes, file)

Office Management (Information Management)

Dynamic field of work comprising administrative systems, data processing, reprographics, word processing, records management, telecommunications and micrographics
(information it contains in products such as letters, memorandums, reports, statements & invoices, notes, minutes, file)

Kegiatan Kantor

Pada umumnya kegiatan kantor mempunyai peranan:

Melayani pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi. Menyediakan informasi bagi pucuk pimpinan organisasi untuk membuat keputusan. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai satu keseluruhan.

Fungsi Kantor
Menurut Geoffeny Mills dan Oliver Standing Ford Inggris

Receiving information Recording information Arranging information Giving information Safeguarding assets

Kegiatan administrasi

Menghimpun, yaitu kegiatan2 yg mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana2 shg siap utk digunakan bila diperlukan Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan alat tulis yg diperlukan shg terwujud tulisan yg mudah dibaca, dikirim dan disimpan termasuk dg alat rekam

Kegiatan administrasi

Mengolah, yaitu kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud aga mudah untuk digunakan Menggandakan, yaitu memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang dibutuhkan Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dgn berbagai alat agar sampai ke pihak lain yang dituju. Menyimpan, yaitu menaruh dengan berbagai alat dan cara di tempat tertentu

Karakteristik kantor modern

1.

2. 3.

4.

5.

Memiliki bangunan & tata ruang yg baik Perlengkapan / perabot yang tepat Pegawai yang melaks tugas dg baik dan akuntabel Bekerja analitis, sistematis, rational, terbuka dan demokratis Memiliki sikap, cara berfikir yang sesuai dg perkembangan jaman

Karakteristik kantor modern

(lanjutan)

6. Mendayagunakan biaya dan tatalaksana yang efektif, efisien dan produktif 7. Mendasarkan atas sistem informasi (information based organitation 8. Computer based