13

BAB III UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
1. Organisasi Ilmu organisasi menjadi salah satu cabang dari ilmu administrasi, yang memiliki pokok kegiatan mengelompokkan personil dan menyusun kerangka kerja, menjalin hubungan kerjasama antar personil. Organisasi merupakan kesatuan kerja yang disusun melalui suatu peraturan sebagai wadah dalam menjalankan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Organisasi sendiri memiliki 2 sifat utama, yakni : 1. Bersifat statis Organisasi merupakan wadah dalam melakukan pembagian tugas dan wewenang, secara struktural dan fungsional menempatkan individu sesuai keahliannya. 2. Bersifat dinamis Organisasi merupakan pembagian tugas dan wewenang serta adanya komunikasi dalam menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dari pengertian di atas, organisasi memiliki unsur-unsur pokok yang menyebabkan timbulnya organisasi, yaitu : 1. Adanya pembagian tugas. 2. Adanya kerjasama. 3. Adanya tujuan yang telah ditentukan. Perbedaan administrasi dengan organisasi yaitu : Administrasi 1. Mencakup proses, fungsi, personil sebagai pelaksana. dan Organisasi 1. Sebagai wadah melaksanakan kegiatan sesuai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

14

Administrasi 2. Di dalamnya ada pengorganisasian dari proses, fungsi, dan personilnya. 3. Tidak hanya melaksanakan pengorganisasian, namun mencakup proses perencanaan, pengawasan, dan sebagainya.

Organisasi 2. Bagian dari administrasi. 3. Menekankan pada pengorganisasian dari segi proses, fungsi, dan personil-personilnya.

Dalam menyusun kerangka organisasi, beberapa ahli hampir memiliki persepsi yang sama membuat konsep tentang prinsip-prinsip organisasi, antara lain : 1. Perumusan tujuan (principle of goals) 2. Pembagian tugas (principle of specialization) 3. Pengkoordinasian (principle of coordination) 4. Rentang pengawasan (principle of span control) 5. Kontinuitas (principle of continuity) Adapun beberapa hal penting yang harus dipelajari pada ilmu organisasi, meliputi : 1. Type organisasi • Organisasi garis Organisasi ini diprakarsai oleh Henry Fayol, dimana biasa disebut dengan organisasi lini, lurus, maupun militer karena bercirikan : a. Dipakai pada tingkat organisasi yang sederhana. b. Tidak ada staff ahli. c. Wewenang dan tanggung jawab secara verrtikal dari pimpinan ke bawahan. d. Kekuasaan dan tanggung jawab sepenuhnya pada pimpinan. e. Pemilik organisasi merupakan top manajemen. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis :

15

a. Kesatuan perintah sangat jelas. b. Pimpinan dan bawahan, masing-masing memiliki wewenang dan tanggung jawab yang sangat jelas. c. d. e. Semua perintah yang diberikan pimpinan, dapat dengan mudah dan cepat berjalan. Disiplin. Pimpinan dapat melakukan koordinasi dan supervisi, sehinggan mudah dilaksanakan dan diketahui bawahan. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis : a. Dalam pengembangan keahlian pegawai dibatasi bahkan tidak dapat dipraktekkan secara linier. b. Pimpinan bersikap otoriter. c. Tidak ada pembentukan unit-unit organisasi • Organisasi staff Staff merupakan orang yang ahli dalam bidangnya, dan pada organisasi ini mereka berfungsi memberikan sumbangan pemikiran, ide, saran ataupun nasehat kepada pimpinan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. • Organisasi garis dan staff Organisasi ini merupakan gabungan dari organisasi garis dan staff. Organisasi ini diprakarsai oleh Horrington Emperson yang dipraktekkan di perindustrian. Sedangkan staff, memiliki kedudukan setingkat dengan pimpinan. Organisasi garis dan staff bercirikan : a. Bersifat kompleks. b. Pimpinan memiliki wewenang memerintah bawahan. c. Dalam kelancaran tugas, pimpinan dibantu staff ahli.

16

d. Staff ahli bertugas memberikan saran dan bantuan kepada pimpinan, namun bukan memberikan perintah. e. Staff ahli dimanfaatkan melaksanakan pekerjaan secara efisien dan efektif. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis dan staff : a. Pembagian tugas pada kelompok garis dan staff sangat jelas. b. Disiplin dalam bekerja. c. Adanya koordinasi antara pimpinan dan staff. d. Fleksibel dalam bekerjasama. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis dan staff : a. Bawahan seringkali membuat persepsi bahwan saran/nasehat dari staff merupakan perintah dari pimpinan. b. Terkadang pimpinan melupakan keberadaan staff, sehingga diabaikan mereka. • Organisasi fungsi Organisasi fungsi diprakarsai oleh F. W. Taylor (functional type of organization), diterapkan pada pabrik tempat beliau bekerja. Perintah dari pimpinan ke bawahan berjalan melalui kepala bagian. Masing-masing kepala bagian diberi tanggung jawab kepada bawahannya. Organisasi fungsi bercirikan : a. Kekuasaan tidak berjalan secara langsung. b. Tiap kepala bagian memiliki beberapa bawahan. c. Tiap kepala bagian merupakan orang yang ahli dalam bidangnya. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi fungsi : a. Pembagian tugas akan tenaga pikir dan tenaga fisik (spesialisasi) sangat jelas.

b. dan wewenang yang sama untuk anggota. Kerjasama yang sangat kuat. Hak. Badan. . Komite. dan tanggung jawab yang sama. G. Keselarasan pemikiran sehingga antisipasi akan tindakan yang ceroboh. kepala bagian dan bawahan dalam satu fungsi mudah dilaksanakan. Seluruh anggota menjadi pimpinan. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi panitia : a. b.17 b. • Organisasi panitia Organisasi ini sering digunakan melalui beberapa istilah seperti Dewan. Koordinasi pimpinan. Anggota diklasifikasikan berdasarkan tugas yang akan dilaksanakan pada kegiatan. Majelis. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. Kesatuan wewenang. b. Keputusan bersifat demokratis karena dimusyawarahkan. Terry sebagai pemrakarsa organisasi ini menyatakan bahwa panitian merupakan sekelompok orang-orang yang terpilih untuk bersama-sama membahas masalah yang ada pada organisasi. Tugas pimpinan dilaksanakan bersama anggota. d. tanggung jawab. Proses pengambilan keputusan membutuhkan waktu yang lama. Timbul perselisihan anat pimpinan karena permasalahan tanggung jawab. Organisasi panitian bercirikan : a. Kesatuan komando kurang tegas. c. Senat. Satgas. wewenang. c. Menghemat biaya perekrutan staff. Oleh sebab itu. pimpinan dari organisasi ini secara bersama-sama namun tetap ada ketua panitia. Anggota memiliki hak. R. dan Team. c.

Menurut para ahli seperti Keith Davis dan Henry Hodges. c. b.18 b. d. Pengeluaran biaya yang tidak terkendali (boros). c. selanjutnya disusun ke bawah. Isi. bentuk bagan organisasi dapat dibuat berdasarkan tipe organisasi. Bagan organisasi Bagan organisasi menjadi alat informasi mengenai struktur organisasi. Aliran komando dan tanggung jawab dari pimpinan ke bawahan atau sebaliknya. Tanggung jawabanggota tidak penuh. sehingga beberapa hal penting yang terkandung di dalamnya yaitu : a. sehingga ada permasalahan saling menuduh. antara lain : a. Contoh gambar : . 2. Keputusan kurang obyektif karena bersifat kompromi. dan tanggung jawab mengalir dengan jelas dari pimpinan sampai ke bawahan. Nama. Bentuk vertikal Saluran perintah. pangkat dan golongan bila ada. d. wewenang. Disusun hanya dengan dua bidang satuan organisasi yang sejajar dekat dengan pimpinan. jabatan. luas maupun ruang lingkup organisasi. Rincian dari tugas-tugas setiap unit kerja (job description).

Bentuk horizontal Saluran perintah. Kreasi bentuk ini pada dasarnya sama dengan piramida biasa. Lebih tepat diterapkan pada organisasi fungsi. wewenang dan tanggung jawab disusun mendatar (menyamping arah kiri ke kanan) dari pimpinan sampai bawahan. Contoh gambar : . Bentuk piramida Disusun dengan mudah. dan tanggung jawab pimpinan kepada bawahan dimulai dari arah bawah ke atas.19 b. sehingga diterapkan pada organisasi garis (lurus). namun dibuat terbalik dimana saluran perintah. sederhana dan jelas berdasarkan tingkatan pada tiap satuan tugas organisasi. Contoh gambar : c. wewenang. Bentuk piramida terbalik Bentuk ini merupakan dasar dari piramida di atas. Contoh gambar : d.

wewenang. Contoh gambar : f. Bentuk setengah lingkaran dan bentuk telur dengan garis-garis Kreasi bentuk ini merupakan variasi dari bentuk dasar lingkaran. maka sangat cocok hanya untuk jenjang tingkat atas (pimpinan) saja. Satuan tugas disusun hanya dengan menggambar kotak dan garis-garis pada saluran perintah.20 e. dan tanggung jawab. Contoh gambar : . Bentuk lingkaran dengan kotak-kotak Susunan bentuk ini menekankan pada hubungan di antara satuansatuan organisasi. Karena jenjang organisasi tidak jelas.

Dimulai dengan bahasa Latin. serta mengerahkan segenap fasilitas kerja. menggunakan kata maneggiare kemudian bahasa Italia menggunakan kata maneggio. manajemen berasal dari beberapa beberapa bahasa yang turun temurun. dan tanggung jawab terbaca secara jelas melaui objek (gambar asli/lukisan) dari pimpinan maupun bawahan. menggerakkan. membimbing. Contoh gambar : Dew an K omis ar is Dir ek t ur B agian P e njuala n P engangk utan W ak il Dir ek tur L apanga n Miny ak (P er tambanga n) P eny ar ingan & P engolahan P ompa B ens in 2. Bentuk lukisan Saluran perintah.21 g. membina. wewenang. dan mengawasi sekelompok personil. Secara etimologis. mengorganisasikan. Manajemen Ilmu manajemen termasuk cabang dari ilmu administrasi dengan memulai kegiatan merencanakan. Dari kedua bahasa .

Manajemen sebagai salah satu unsur dasar dari administrasi yang merupakan anak cabang dari ilmu sosial. c. bank. ketatalaksanaan. Membuat jadwal istirahat pegawai dalam bekerja. Menunggang kuda (to train a horse) 3. Buku tersebut membahas tentang kinerja pegawai yang menekankan pada : a. pengelolaan.22 tersebut. Akhirnya berkat sumbangsih pemikiran dari pemrakarsa manajemen lahirlah konsep-konsep nyata manajemen. Pembagian kerja yang jelas (job description & job specification). bahasa Inggris menggunakan kata manage yang kemudian biasa disebut dengan management. Rumah tangga (house keeping) 2. Jadi. sebenarnya sejak zaman sejarah dahulu kala tanpa sengaja (dirasakan) manusia telah melakukan proses dari manajemen. pembinaan. dan sebagainya. Kata manage memiliki makna : 1. Efisiensi kerja dalam mencapai tujuan. rumah. kepemimpinan. b. Mengatur dan mengawasi (to direct and control) Makna di atas menjadi penerapan dalam kehidupan sehari-hari di segala bidang seperti di sekolah. d. Membuat putaran kerja (rolling) antar pegawai e. Beberapa pemrakarsa manajemen secara urut diawali oleh : 1. management disimpulkan suatu seni dalam menjalankan kegiatan pada organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. misal menggunakan kata manajemen. Perencanaan menentukan anggaran kegiatan dalam proses produksi. pengurusan. . Charles Babbage Pada tahun 1792 – 1871. Sedangkan di Indonesia. penggunaan istilah management bermacammacam namun kandungan yang termaktub sama. dan sebagainya. sarjana matematika tersebut meneliti sekaligus menjadi sebuah buku dengan judul The Economy of Machinary & Manufactural.

Tahap survival Tahun 1886 diawalinya Gerakan Manajemen Ilmiah. c. Penelitian dilakukan dengan pengamatan (trial & error) pada kasus yang ada. W. manajemen termasuk cabang ilmu pengetahuan sehingga konsep-konsep manajemen (prinsip. sehingga tahap ini merupakan perjuangan para pemrakarsa agar manajemen menjadi salah satu cabang ilmu pengetahuan. pengembangan ilmu menekankan pada hubungan antar manusia baik secara formal maupun informal agar tercipta keharmonisan.23 2. dalil. Tahap human relation Tahap berikutnya tahun 1945. Tahap behaviouralisme Tahun 1959. ilmu manajemen lahir melalui beberapa tahap yakni : a. b. Manajemen perusahaan. d. rumus) direvisi lagi agar memiliki kekuatan teori dan para ahli yang telah mempelajari mendapat gelar kesarjanaan secara resmi dari lembaga perguruan tinggi. Tahap konsolidasi Tahun 1930. berkembang ke arah perilaku manusia dalam bersikap. d. . pada tahun 1856 – 1955 muncul sarjana pertambangan yang melanjutkan penelitian tersebut di perusahaan tempat F. c. b. Pembagian tugas kerja (organisasi fungsional). System ban berjalan (perputaran). Prinsip-prinsip manajemen ilmiah. sehingga ada solusi untuk mencapai tujuan organisasi. Semenjak itu. Frederick Winslow Taylor Setelah Charles Babbage belum menuai hasil. Taylor bekerja. Hasil penelitian yang meluas tersebut membahas tentang : a. Sehingga tahun 1886 tercetus Gerakan Manajemen Ilmiah dan disebut sebagai Bapak Manajemen Ilmiah.

b. organizing. manajemen kinerja. Tahap matematika Tahun 1990. ilmu manajemen berkembang luas dengan mengkolaborasikan diri dengan software-software yang disediakan komputer agar dalam proses manajemen. c. coordinating. sarjana pertambangan dari Perancis yang juga mendapat sebutan Bapak Administrasi Modern. Hal ini berdampak. Fungsi manajemen planning. f. Tahap platinum Tahun 2000. Efisien (pendayagunaan antara pemasukan dengan pengeluaran). berhasil menyumbangkan pemikiran dengan judul General & Industrial Management yang membahas tentang : a. manajemen pemasaran. 14 prinsip umum manajemen. ilmu manajemen pada perguruan tinggi mulai difokuskan pada spesialisasi bidang studi seperti manajemen sumber daya manusia. Pembagian kerja (organisasi garis/lini/lurus). pihak-pihak yang berkepentingan dapat mengambil kebijaksanaan lebih akurat dan cepat. Agar tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai secara : a. Efektif (pendayagunaan waktu yang setepat-tepatnya). 3. controlling (POCCC). commanding. dan sebagainya. adanya robot yang mengambil alih tugas manusia sehingga efisiensi dan efektivitas tercapai. konsep manajemen lebih matang dan didukung dengan peralatan teknologi modern seperti komputer untuk mengolah data yang akurat. Henry Fayol Pada tahun 1841 – 1925. b. . Uraian di atas merupakan sejarah munculnya manajemen oleh para pemrakarsa dan selanjutnya bermunculan para ahli dengan berbagai konsep manajemen dan secara resmi diterapkan di Indonesia.24 e.

Money (anggaran) c. Market (pemasaran) Di dalam proses manajemen pun. 3. Methods (system kerja) d. Manajemen bawah (Lower management) Hubungan antara administrasi. Materials (perlengkapan pendukung/bahan-bahan) e. dan gagasan dari seseorang kepada orang lain. Machines (peralatan teknologi/mesin) f. yang bersifat timbal balik antara . Komunikasi Ilmu komunikasi menjadi cabang dari ilmu administrasi yang sekarang dapat berdiri sendiri dan berkembang pesat dengan program studi yang bertalian. dapat disimpulkan bahwa : • Administrasi merupakan proses penetapan kebijaksanaan dan tujuan dari organisasi. • Organisasi sebagai wadah yang menyusun dan menempatkan individu (the right man in the right place) yang melaksanakan kegiatan. Manajemen madya (Middle management) c. Ilmu yang membahas mengenai kegiatan menyampaikan berita. dibagi dalam 3 tingkatan yaitu : a. dan manajemen merupakan satu kesatuan yang saling mengikat. • Manajemen menjadi proses pelaksanaan kegiatan pada organisasi dengan berdasarkan kebijakan administrasi. Man (factor manusia) b.25 Maka manajemen didukung beberapa sarana yang mutlak harus ada. meliputi : a. Manajemen puncak (Top management) b. yang disebut The Six M in Management. pemberian ide. organisasi.

Sehingga komunikator sedapatnya mampu memilih sarana mana yang dirasa efektif dalam penyampaian informasi. Informasi yang disampaikan berwujud bahasa baik lisan ataupun tulisan. Sarana yang kurang memadai Demi tercapainya tujuan. antara lain : 1. 2. suara. dan tepat akan semakin mudah dimengerti dan diterima oleh komunikan. adalah asal sumber informasi dikomunikasikan dengan bahasa yang sederhana . Dengan bahasa yang lugas. Komponen yang terlibat dalam komunikasi ada 5 faktor yang berperanan. Feed Back. Penggunaan bahasa yang kurang jelas Komunikasi berhasil bila informasi yang disampaikan dapat diterima dan dipahami. disebabkan informasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan tidak jelas. pimpinan dengan bawahan.26 pimpinan dengan pimpinan. Sebab itu. Berita tidak jelas Berita menjadi salah satu komponen yang mutlak harus ada dalam komunikasi. adalah tanggapan dari komunikan (umpan balik). 3. adalah sarana/tempat berlakunya lambang-lambang tersebut. sinar. baik secara formal maupun nonformal. . Berita. atau bahasa 3. 4. Terkadang terjadi salah pengertian (miss communication) dalam komunikasi. Komunikan. sebagai berikut : 1. 2. adalah pengertian yang disampaikan komunikator yang berupa lambang seperti gerakan. informasi yang disampaikan harus jelas dimengerti komunikan. Komunikator. jelas. adalah orang yang menerima berita dari komunikator. 5. sarana penunjang komunikasi harus memadai. Media. Hal ini disebabkan ada beberapa hambatan dalam komunikasi.

Komunikasi intern Adalah komunikasi yang bersifat informal antara pimpinan dengan bawahan. faktor lingkunganpun mempengaruhi. lokakarya. Entah itu suara gaduh atau gangguan-gangguan teknis yang kadang-kadang muncul saat komunikasi berlangsung. pimpinan dengan pimpinan. 2. petunjuk. saran. Wujud komunikasi seperti rapat dinas. Wujud komunikasi seperti wawancara dengan . Yang termasuk dalam komunikasi intern antara lain : • Komunikasi vertikal Adalah komunikasi yang berlangsung dari pimpinan ke bawahan (downward communication) atau dari bawahan ke pimpinan (upward communication). penjelasan.27 4. Komunikasi tersebut berlangsung dua arah ( two way communication). laporan. informasi. dsb. Faktor lingkungan Berhasil tidaknya komunikasi. Wujud komunikasi seperti instruksi. Dalam komunikasi ini digolongkan dalam 2 bentuk komunikasi yaitu : • Komunikasi formal Adalah komunikasi yang dilakukan organisasi dengan pihak luar melalui media yang resmi. Komunikasi ekstern Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak lain di luar organisasi. Komunikasi di dalam organisasi memiliki 2 bentuk yaitu : 1. • Komunikasi horizontal Adalah komunikasi antara pimpinan dengan pimpinan atau bawahan dengan bawahan. dsb. dan bawahan dengan bawahan agar menciptakan kerjasama yang harmonis diantara para pegawai sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. pengaduan. seminar.

dukungan. menggandakan. Menurut Prof. Berbagai jenis intellijens yang dikelompokkan dalam masing-masing bidang spesialisasi. dsb. Pimpinan biasanya membutuhkan intellijens yang secara otomatis termasuk orang-orang yang cerdas. • Komunikasi informal Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak luar secara tidak resmi. logis. Wujud komunikasi ini seperti memperhatikan sikap/perilaku anggota yang ada dalam organisasi. Informasi Sebagai cabang ilmu administrasi. misalnya : • Political intelligence • Government intelligence • Military intelligence • Business intelligence • Monetary intelligence • Industrial intelligence . dan intuitif. penyelenggaraan pameran. Ilmu Intellijens Adalah ilmu yang tertua dan klasik karena sebelum Masehi atau zaman kerjaan telah diterapkan dan mempelajari sistem informasi yang diperoleh dari saluran/media yang sifatnya terbuka dan birokratis. 4. hanya untuk menambah perhatian. jujur. untuk dipakai sebagai alat mengambil keputusan maupun pengamanan atau tindakan penyelamatan. website.28 pers. sistematis. mengolah. menyebarkan. penerbitan brosur. dan menyimpan berbagai keterangan obyektif yang diperlukan. dan kepercayaan pihak luar terhadap organisasi. pemasangan iklan. ilmu informasi membahas tentang kegiatan menghimpun. Prajudi Atmosudirdja. ilmu informasi terbagi menjadi 3 jenis ilmu antara lain : 1. mencatat.

ilmu tata usaha modern berkembang di Eropa pada abad ke 17. Personalia Ilmu personalia (sumber daya manusia) berkembang pesat dan menjadi bahasan popular saat ini di kalangan masyarakat. agar dapat mengisi lowongan pekerjaan biasanya syaratsyarat utama yang dibutuhkan organisasi antara lain : . sebagai cabang dari ilmu administrasi.29 2. Ilmu Tata Usaha Ilmu tata usaha bersumber dari zaman Mesir Kuno dan di Romawi Kuno. yang akhirnya menjadi serentetan pekerjaan rutin yang dilakukan tata usaha. Informasi yang disampaikan pada ilmu ini dapat besifat specified (berdasarkan keperluan) dan discretionary (pimpinan menentukan sendiri). Secara umum. 5. dengan dimulainya kertas atau perkamen atau papyrus sebagai alat mencatat informasi. antara lain : • Penerimaan • Pencatatan • Penggandaan • Penyimpanan • Pemilahan • Pengolahan • Pendistribusian 3. Sistem informasi yang digunakan pada ilmu ini berhubungan dengan pekerjaan kertas (paper work). ilmu personalia menekankan pada kegiatan mengatur dan mengembangkan tenaga kerja. Ilmu Sistem Informasi Manajemen (SIM) Ilmu sistem informasi manajemen merupakan bentuk tata usaha modern yang mengkaitkan dengan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data untuk menghasilkan keputusan/kebijaksanaan. Tetapi.

Kedua sumber tersebut diuraikan sebagai berikut : 1.30 1. Sehingga orang berbondong-bondong untuk bisa mengantongi ijasah pascasarjana. Kepribadian utama yang harus dimiliki pegawai adalah jujur. Sumber pegawai yang dapat direkrut mengisi lowongan. maka unit kepegawaian memiliki tugas menyiapkan rekrutmen pegawai dengan menyebarkan informasi tersebut ke berbagai media. Mereka yang berasal dari organisasi sendiri dan hendak mengisi lowongan pekerjaan biasanya mendapat prioritas pertama asal memenuhi persyaratan yang ditentukan. di era platinum ini pendidikan pascasarjana menjadi pilihan banyak orang untuk meningkatkan kualitas hidupnya. Ketrampilan Ketrampilan merupakan salah satu talenta atau nilai plus yang dimiliki oleh calon pegawai. ada yang berasal dari sumber intern maupun ekstern. pegawai yang . Namun. 2. Kepribadian Kepribadian merupakan watak dari pegawai yang menunjang keberhasilannya dalam bekerja. bertanggung jawab. Pendidikan Latar belakang pendidikan menjadi syarat mutlak dalam rekruitmen pegawai. 3. Ketrampilan diperoleh melalui pendidikan formal maupun informal. Namun. Sumber tenaga kerja intern Sumber tenaga kerja dari dalam (intern) meliputi pegawai yang telah menduduki jabatan dan sudah pula terikat perjanjian kerja dengan organisasi tempat unit kepegawaian bernaung. dan respek terhadap lingkungan. Nantinya diharapkan. Terlebih lagi pemerintah mencanangkan minimal pendidikan adalah 9 tahun. Informasi tersebut disebarluaskan agar diketahui pencari kerja. Bila terjadi lowongan pekerjaan dalam organisasi. Media yang dipilih diusahakan mampu menarik hati calon tenaga kerja untuk tertarik melamarnya. Melalui pendidikan baik formal maupun informal menunjang kualitas hidup manusia. ketrampilan tersebut dapat berkembang melalui kegiatan training yang diadakan organisasi.

Berbeda dengan pegawai dari luar organisasi yang membuka persaingan bebas antar pelamar sehingga unit kepegawaian dapat memilih pelamar yang rata-rata tergolong baik untuk kemudian dibina menjadi pegawai yang baik. Akibatnya. dapat merugikan karena pegawai yang terpilih hanya ingin mencari pengalaman dan menyelidiki kondisi perusahaan selama masa percobaan. bagian rekruitmen harus mampu menyeleksi secara ketat sehingga mendapatkan pegawai yang berpotensial sesuai persyaratan. Sumber penarikan pegawai baik dari ekstern maupun intern. . organisasi menginformasikan kepada pegawai untuk mengusulkan kawan dekatnya menempati jabatan yang lowong. Jika hal itu terjadi. Terlebih lagi bila hal tersebut dilakukan atas dasar system kawan (spoil system) karena dapat menimbulkan klik kepegawaian yang kurang sehat. jika pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke organisasi. Kawan pegawai Jika terjadi lowongan pekerjaan. melalui banyak saluran antara lain : 1. karena pegawai mengusulkan kawannya dan secara langsung pegawai yang mengusulkan harus menjadi penjamin kualitas kawan yang diusulkan. rekruitmen pegawai baik dari sumber intern maupun ekstern memiliki keuntungan dan kerugian. baik ekstern maupun intern dapat bertindak aktif dan pasif. Sumber tenaga kerja ekstern Rekruitmen pegawai dari luar akan memacu pelamar bersaing secara terbuka. jumlah pelamar yang mendaftar kadang-kadang jauh melebihi jumlah yang dibutuhkan. Aktif berarti memanfaatkan berbagai saluran/media komunikasi untuk memperoleh tenaga kerja. 2. Bila rekruitmen kurang cermat. Bagian rekruitmen melakukan penarikan pegawai. Dengan demikian.31 ditarik dari dalam kalau tidak dipilih dengan cermat dapat menjadi boomerang di kemudian hari. Hal ini sudah biasa.

sekretaris tergabung dalam ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia). pegawai yang mengusulkan kawannya belum sepenuhnya menjadi penjamin kualitas kerja kawannya yang setaraf dengan dirinya. satu agama. Kerabat pegawai Rekruitmen ini memprioritaskan pegawai yang memiliki hubungan saudara (nepotisme). Organisasi profesi Rekruitmen pagawai menggunakan saluran melalui anggota organisasi profesi. Rekruitmen terkadang kurang murni. terkadang meletakkan diskriminasi misalnya pegawai mengusulkan kawannya yang satu suku. dan lain lain yang dapat menimbulkan masalah di kemudian hari. 2. Dalam kehidupan sehari-hari. 5. Saat itulah. Organisasi ini menjadi tempat yang dihuni orang-orang terlatih dan terdidik. 3. ada kecenderungan subjektifitas mendominasi. .32 Namun. misalnya : sarjana kedokteran tergabung dalam IDI (Ikatan Dokter Indonesia). bagian kepegawaian dapat memonitor siswa yang berpotensi untuk menjadi pegawai pada organisasi bila sudah lulus pendidikan. Meskipun rekruitmen pegawai melalui kawan ini baik. kantor pemerintahan ini sampai pada tingkat kabupaten dan memiliki balai latihan sampai tingkat kecamatan. Depnaker Departemen tenaga kerja menjadi penghubung antara pencari tenaga kerja dan calon pegawai. Faktor keberuntungan pun menjadi pengaruh rekruitmen serupa. 4. organisasi memberi kesempatan magang bagi siswa lembaga tersebut. Lembaga Pendidikan Rekruitmen melalui lembaga pendidikan dilakukan dengan cara. Prinsip The Right Man In The Right Place diabaikan. nepotisme terjadi bila pegawai diterima karena ada hubungan saudara walaupun tidak memenuhi syarat.

dan data pelamar sendiri oleh organisasi disimpan sebagai arsip yang sewaktu-waktu bila perusahaan membutuhkan pegawai dapat informasi dari file tersebut. Iklan ini akan menarik minat pelamar. adalah iklan yang menyebutkan nama perusahaan. tetapi bagian kepegawaian pun tetap harus menyediakan waktu. organisasi mengalami peningkatan pekerjaan sehingga kekurangan pegawai. dana.33 6. Majalah/Koran dipilih terlebih dahulu untuk membatasi pelamar. Tetapi. kemudian ditawarkan atas dasar kontrak kerja. Kadang kala. Pemanfaatan leasing ini menguntungkan organisasi karena organisasi mendapat pegawai yang bermutu dan terhindar dari pembayaran seperti tunjangan-tunjangan pada pegawai tetap. Ada 2 jenis iklan yaitu Want Advertisement & Blind Advertisement. dan syarat-syarat pelamar. adalah iklan yang tidak menyebutkan nama perusahaan dan diganti dengan nomor iklan koran/kotak pos. Walk-in. bila tidak diperlukan dimusnahkan. Leasing. . Akhirnya. Iklan Rekruitmen pegawai melalui iklan dapat dicetak pada majalah atau Koran. Open house Suatu ketika. Jenis iklan Blind Advertisement. data tersebut disimpan dengan masa tertentu. bagian kepegawaian merekrut pegawai dengan system pegawai lepas atau berdasarkan kontrak kerja saja ( parttime job). dan tenaga untuk menyeleksi pelamar. Jenis iklan Want Advertisement. cara melamar. organisasi mendapat pegawai yang datang sendiri ke kantor organisasi tersebut. Organisasi dapat merekrut melalui leasing yang merupakan lembaga yang menyediakan tenaga ahli bidang tertentu. pelamar dating secara kebetulan mencari pekerjaan. Lembaga ini memiliki tenaga ahli dari berbagai disiplin ilmu yang siap menyelesaikan pekerjaan sesuai permintaan. Rekrutmen itu bersifat kebetulan saja sehingga disebut Walk-in. 7.

penginapan. Tes Selesai seleksi administratif disusul kemudian tes untuk mengetahui sejauhmana kemampuan seseorang terhadap bidang pekerjaannya. Masa percobaan menjadi batu loncatan sebagai awal keberhasilan karier pegawai di kemudian hari. terakhir rekrutmen dengan cara yang disebut Open House. Pewawancara secara langsung dapat mengetahui kemampuan. kepribadian. 3. masa percobaan dilalui selama 3 bulan atau lebih. Masalah seleksi pegawai meliputi : 1. Rekrutmen ini mengutamakan pegawai yang domisilinya dekat lokasi pekerjaan. Open house menguntungkan karena organisasi tidak perlu menyediakan transportasi. Untuk itu bagian kepegawaian harus menyiapkan dan melaksanakan program khusus dengan uraian sebagai berikut : 1. Seleksi administratif pelamar Seleksi administratif menjadi dasar kebijakan bagian kepegawaian. Pelamar yang lulus seleksi dan diterima sebagai pegawai. Tes yang umum digunakan ada dua yaitu tes tertulis dan tes lisan. Tujuan latihan masa percobaan . pengetahuan. sebab seleksi ini menitikberatkan pada kebenaran informasi dari surat lamaran dan dokumen-dokumen pendukung si pelamar. Umumnya. dan sebagainya terhindar dari pemborosan waktu yang digunakan pegawai untuk pergi/pulang kantor.34 Selain cara-cara di atas. dan sikap pelamar. Sedangkan pelamar pun harus menunjukkan sejelas-jelasnya baik talenta maupun kepribadiannya agar dapat menarik simpati pewawancara. Bagian kepegawaian harus melakukan kegiatan seleksi pegawai agar memperoleh pegawai yang memenuhi persyaratan. akan melalui tahap masa percobaan (trainee). dan berhasil dengan baik jika kedua pihak melakukan persiapan. Wawancara Wawancara menjadi bagian penting dari seleksi pegawai. 2.

efektivitas pimpinan dan stabilitas produksi tetap tinggi. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah kecil. Pegawai (sumber daya manusia) termasuk dalam bagian invenstasi organisasi yang tidak ternilai. serta hak dan kewajiban pegawai. Kegiatan masa percobaan. Sedangkan pimpinan unit kerja (Kabag/manajer) mengenalkan dan melatih bidang pekerjaan di unitnya. Pembinaan kemampuan kerja pegawai tersedia dalam 2 model yakni : . Orientasi pegawai masa percobaan • Orientasi formal. pelaksanaan latihan (schedule). dan teknik pada unit kerja dan kegiatan yang dilakukan sama hal nya dengan orientasi formal. Oleh sebab itu pembinaan kemampuan kerja dilaksanakan organisasi melalui bagian kepegawaian semenjak proses rekruitmen hingga masa percobaan. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah besar. Kepada organisasinya. 3. dan teknik pelaksanaannya. 2. Dengan menekankan pada proses. hakikatnya sama dengan proses belajar mengajar dimana bagian kepegawaian membuat rencana terstruktur untuk program latihan yang diberikan.35 • Membantu pegawai masa percobaan agar mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja untuk mencapai efisiensi kerja dan produktivitas organisasi tidak terganggu karena kehadiran personil baru. pegawai memberikan sumbangsih baik tenaga dan pikiran. • Dengan melatih personil baru. Bagian kepegawaian memberikan uraian umum tentang kebijakan organisasi. Dilakukan bagian kepegawaian yang bekerjasama dengan pimpinan masing-masing unit kerja (Kabag/Manajer). • Orientasi informal. prosedur. • Menyamakan persepsi akan pengetahuan dan ketrampilan kerja yang dimiliki personil baru tentang realita pekerjaan yang dianut pada organisasi.

misal mengajar tahun 1995 golongan IIIA maka tahun 1997 menjadi golongan IIIB. contoh : penundaan kenaikan gaji berkala (Seorang PNS melanggar peraturan. IIA-D. Untuk guru yang lulusan sarjana memperoleh golongan IIIA melanggr peraturan.000). keahlian. jika guru tersebut tahun 1995 . Jika guru tersebut kenaikan pangkat 2 tahun sekali. Hukuman tingkat sedang. Inservice training Pembinaan pegawai yang secara terus menerus berkelanjutan dari latihan masa percobaan. diberi hukuman tingkat sedang dengan cara memberi penundaan kenaikan gaji berkala yang biasanya diperoleh selama 1 tahun maka 4 bulan sekali menerima kenaikan gaji dari Rp 175. maka akan terkena hukuman disiplin. Tujuannya agar pegawai siap memasuki dunia kerja dan mampu segera berkarya. mutu kerja. IIIA-D. Hukum disiplin dibagi menjadi 3 tingkat yaitu : 1. IVA-D. ketrampilan yang sesuai dengan jabatannya. tetapi karena hukuman disiplin maka tahun 1998 baru naik pangkat). 2. teguran tertulis. karena pegawai dibekali pengetahuan. dan sikap saat mengampu jabatan dalam bidangnya. Hukuman tingkat rendah. pernyataan tertulis tidak puas. Bila tidak mematuhi disiplin organisasi yang diterapkan. Tujuannya untuk meningkatkan kemampuan kerja.000 menjadi Rp 185. 2. ketrampilan. Preservice training Pembinaan pegawai ketika masih dalam masa percobaan dikenal dengan istilah preservice training. dan penurunan pangkat setingkat lebih rendah (Sama dengan kenaikan pangkat setingkat lebih tinngi. Disiplin organisasi merupakan keadaan tertib para personil yang tergabung dalam organisasi tersebut. penundaan kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi (Dalam tingkatan pegawai negeri digolongkan menjadi IA-D.36 1. contoh : teguran lisan. Oleh pimpinan dikenai hukuman disiplin dengan cara menunda kenaikan pangkat selama 1 tahun. tunduk dan mematuhi segala peraturan yang dibuat dan ditetapkan.

Masing-masing unsur dihargai dengan nilai yang ditetapkan. Tujuan diadalannya penilaian ini adalah : 1. Sebagai masukan untuk perbaikan agar bekerja lebih efisien.). Penilaian yang dilaksanakan dengan cara digolongkan atas pekerjaan pokok dan pekerjaan penunjang. Penilaian biasa Metode penilaian yang dilakukan pimpinan dengan cara mencatat aktivitas pekerjaan pegawai pada buku catatan yang tersedia. bersifat rahasia dalam kurun waktu satu tahun. Penilaian sistem kredit Metode penilaian yang diterapkan khusus untuk jabatan fungsional seperti dokter. contoh : pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri (Seorang PNS berusia 50 tahun dengan masa kerja 10 tahun diberhentikan dengn memperoleh hak kepegawiaan seperti askes. dan pembebasan dari jabatan (Seorang guru tahun 1995 menjabat sebagai Wakasek. hakim.37 golongan IIIA maka tahun 1997 golongan IIIB. 3. dosen. . Ada 2 metode penilaian yang dapat dipilih organisasi. Langkah penting selanjutnya yang perlu dipelajari dalam ilmu sumber daya manusia (personalia) adalah administrasi penilaian pegawai. tunjangan anak. pengacara. dan lain-lain. Hukuman tingkat berat. 2. pemberhentian tidak dengan hormat (Seorang guru yang mengajar di suatu daerah dan terlibat dalam organisasi terlarang. antara lain : 1. karena kasus ia mendapat hukum disiplin tingkat berat maka tahun 1996 ia dicabut dari jabatan tersebut dan tetap menjadi guru). Penilaian pegawai dilakukan secara objektif berdasarkan catatan yang akurat. pemsiun yang diambil setiap bulan dengan perolehan 80% dari gaji terakhir). karena hukum disiplin tahun 1996 golongan IID dan baru tahun 1998 menjadi golongan IIIA kembali. oleh pemerintah diberhentikan tidak dengan hormat karena bertentangan dengan negara dan si guru tidak mendapatkan hak-hak kepegawaiannya). Meningkatkan cara kerja pegawai. 2. guru.

Mutasi dapat bersifat positif maupun negatif. Pemberhentian digolongkan menjadi tiga jenis yaitu : 1. misalnya kepala sekolah yang diturunkan jabatannya kembali menjadi guru biasa. Demosi. tidak puas dengan cara bekerja pegawai. beberapa contoh yang termasuk dalam kegiatan mutasi : 1. . misalnya kepala bidang pendidikan menengah umum propinsi Jatim dipindah menjadi kepala bidang pendidikan menengah kejuruan propinsi Jatim. pensiun dan sebagainya. 2. misalnya manajer pemasaran cabang Surabaya dipindah menjadi manajer pemasaran cabang Bali. misalnya guru bidang studi yang diangkat menjadi kepala sekolah. Pemindahan dari satu tempat ke tempat lain dalam jabatan yang sama.38 sehingga pegawai berkewajiban mengumpulkan sesuai nilai (point) yang diminta. Pemberhentian pegawai atau pemutusan hubungan kerja (PHK) terjadi bila pegawai dinilai sudah tidak produktif lagi. karena cacat atau secara fisik kondisi pegawai belum menguntungkan sehingga tidak dapat menunaikan tugas. 2. Atas kehendak organisasi Pemberhentian atas kehendak organisasi dikarenakan beberapa alasan misalnya : adanyan pengurangan pegawai. Tugas akhir dari administrasi kepegawaian adalah kegiatan mutasi dan pemberhentian pegawai. 3. 4. sehingga organisasi mengambil keputusan berdasarkan kebijakan dan peraturan pemberhentian yang sedang berlaku. Mutasi berati pemindahan atau perubahan jabatan dalam organisasi. Perubahan jabatan yang tidak mengurangi tanggung jawab. Atas permintaan pegawai sendiri Pemberhentian atas permintaan pegawai sendiri dikarenakan beberapa alasan misalnya : karena sudah lanjut usia. Promosi. atau pindah kerja.

membahas tentang pokok-pokok kegiatan pengaturan dan pengolahan dalam menggunakan segi-segi pembiayaan sekaligus pertanggungjawaban keuangan (PPBS). Finansia Ilmu finansia (keuangan) menjadi cabang dari ilmu administrasi. Kas bon (hutang pegawai) Semua yang tergolong kas dapat dipakai membayar pinjaman atau hutang jangka pendek. Keuangan . Kamus umum bahasa Indonesia. Kas dapat digunakan untuk membayar pinjaman jangka pendek dalam akuntansi termasuk harta lancar. Definisi kas menurut : a. dan alat penukar uang tersebut. Perangko b. tempat membayar atau menerima uang dan juga peti kayu sebagai alat mengirim barang. b. Karena terpaksa Pemberhentian karena terpaksa disebabkan beberapa hal misalnya : meninggal dunia. kas merupakan alat penukar yang dapat dipergunakan untuk membayar kewajiban perusahaan jangka pendek (pinjaman). . uang logam. kas adalah kekayaan badan usaha yang tersedia dan dapat dipergunakan untuk melakukan kewajiban perusahaan. cek. Cek mundur (cek yang pengambilannya ditangguhkan trlebih dahulu) c. dan sebagainya. 6. Kas berarti pula alat penukar berupa uang kertas. deposito yang segera dapat ditarik rekening giro. Istilah uang kas berarti uang tunai yang ada dalam kas. dan sebagainya. Pendek kata. terkait dengan organisasi terlarang. Ada beberapa kertas berharga yang tidak tergolong dalam kas : a. tersangkut pidana.39 3. kas adalah tempat penyimpanan uang.

. tetapi mengurus kertas berharga juga yang bukan berwujud uang tunai. spesialisasi pegawai atas tugas penerimaan dan pengeluaran kas. jadi khusus menerima kas saja. mereka yang bergerak di bidang pengurusan uang tunai. • Penerima kas harus tidak bertugas ganda. Hal serupa harus diantisipasi. nota. Rincian kebijakan yang dipilih untuk ditetapkan dalam mengurus kegiatan pengawasan kas diuraikan sebagai berikut : a. Oleh karena itu.40 Dengan demikian. dsb) • Perpindahan uang kas dari pegawai yang satu ke pegawai yang lain dilakukan dengan bukti pertanggungjawaban. • Setiap transaksi yang mengakibatkan penerimaan uang tunai harus disertai dokumen yang sah (kuitansi. saat mencatat transaksi dan rekonsiliasi bank memberi peluang penyelewengan keuangan. Terlebih lagi. pengurusan kas tidak hanya mengurusi uang tunai yang digunakan sebagai alat pembayaran yang sah. • Bila penerima kas juga merangkap tugas mengeluarkan kas. pihak pimpinan dalam usaha khususnya kepala bagian keuangan harus melakukan pengawasan secara ketat namun bijaksana dalam bidang tersebut. Pengawan secara preventif dengan mekanisme pengurusan seperti prsedur proses penerimaan dan pengeluaran kas. Pengurusan kas merupakan pekerjaan yang banyak menanggung resiko bila dibandingkan dengan bidang pekerjaan keuangan lainnya. Pengawasan penerimaan kas Kebijakan pencegahan penyelewengan uang terhadap penerimaan kas sebagai berikut : • Penerimaan kas disetor ke bank secara berkala dan dilakukan setiap hari. dan pemisahan fungsi pegawai yang mengurus kas akan banyak membantu mencegah dan menyalahgunakan keuangan.

• Setiap transaksi didukung dengan dokumen sah dan harus disahkan pejabat untuk bahan pemeriksaan.41 b. • Pengeluaran kas dengan uang tunai untuk kas kecil dibatasi hanya untuk hal-hal yang perlu saja. Pengawasan saldo kas Upaya mencegah penyalahgunaan saldo kas ditempu dengan cara sebagai berikut : • Saldo kas diawasi secara ketat. • Petugas yang mengurus cek tidak merangkap sebagai petugas yang mengurus kas. • Semua cek yang ditandatangani petugas yang menyusun rekonsiliasi bank sebaiknya dilakukan secara tertutup. Pengawasan pengeluaran kas Pengawasan pengeluaran uang dari kas dilakukan melalui kebijakan sebagai berikut : • Pengeluaran kas sebaiknya tidak dengan uang tunai tetapi dengan cek. • Dana kas disimpan dengan aman. Atas . sebaiknya sering dihitung secara mendadak. • Petugas penyusun rekonsiliasi tidak diserahi tugas menerima kas atau menandatangani cek. c. Jadi. Keuangan negara harus diurus sesuai dengan anggaran belanja yang telah ditetapkan olah undangundang. pengurusan keuangan negara pada umumnya diselenggarakan dengan berpedoman pada anggaran (budgeting) dan pemeriksaan (auditing). Penatausahaan Keuangan Negara Kekayaan negara dinilai dengan uang. dan itu menjadi medan kegiatan ilmu administrasi keuangan negara dalam arti luas. • Dana yang disimpan dengan aman.

hak menarik pajak. baik kekayaan yang berada dalam pengurusan para pejabat atau lembaga termasuk pemerintahan maupun berada dalam penguasaan dan pengurusan bank pemerintahan dengan status hukum perdata”. Hak itu meliputi : hak mencetak uang. Oleh karena itu. (UU No 7 tahun 1965) . c. termasuk di dalamnya segala bagian-bagian harta milik kekayaan itu dan segala hak dan kewajiban yang timbul karenanya. negara harus ditopang dengan hak menguasai keuangan negara agar dapat melaksanakan kewajibannya. Pelaksanaan kewajiban memerlukan dana yang harus deprogram secara cermat dalam anggaran negara. Negara mempunyai kewajiban menjalankan pemerintahan dan membayar tagihan pihak ketiga yang harus dibayar pemerintah. hak mengadakan pinjaman paksa kepad rakyat. hak mengadakan perjanjian pinjaman.. 1980:12) Negara termasuk rumah tangga yang mementingkan pelayanan kepada masyarakat (public service). dan hak melakukan pungutan yang sah. Istilah anggaran dalam bahasa Belanda “begroooting” dan dalam bahasa Inggris “budget”. pertanggungjawaban dan pengawasan uang milik negara. Kewajiban negara kita dirumuskan dalam UUD 1945 negara diberi hak istimewa berkaitan dengan keuangan negara agar pelaksanaan kewajiban negara berhasil mewujudkan kesejahteraan rakyat.42 dasar pemikiran tersebut. pembukuan uang negara. dan proyek-proyek yang merupakan isi dari rencana kerja. Dengan demikian. Sesungguhnya anggaran meliputi taksiran tentang : a. Jasa. aktivitas. kegiatan penatausahaan meliputi bidang penyediaan anggaran keuangan negara. (Westra Pariata. Hak dan kewajiban negara inilah yang merupakan hakikat keuangan negara. hak memungut iuran. definisi keuangan negara adalah …. Jumlah biaya yang dikeluarkan. Sumber yang dapat digunakan menutup biaya tersebut. b. “seluruh kekayaan negara.

Dalam tugas sehari-hari. Presiden mendelegasikan kembali kepada para Menteri. dan pimpinan perusahaan negara.43 Tegasnya. Menerima jumlah penerimaan negara yang dilakukan oleh lembaga departemen. Fungsi pada no 1 dan 2 di atas. 4. Menerima dan mengkaji tagihan kepada negara. perusahaan milik negara dan ABRI/POLRI. nondepartemen. Mengatur dan mengusahakan agar penerimaan negara yang dikelola adalah lembaga departemen. sedangkan pengurusan khusus lebih mengutamakan pada pelaksanaan perintah yang dikeluarkan badan yang bertindak dalam lingkup pengurusan umum. . Kedua badan itu memiliki fungsi : 1. Pengurusan Umum dan Khusus Keuangan Negara Pengurusan umum lebih menekankan pada penguasaan uang dan barang milik negara. kemudian membebankan kepada mata anggaran yang sudah ditetapkan. Kepala Lembaga Negara. 3. keuangan negara adalah hak dan kewajiban negara serta segala sesuatu yang berhubungan dengan hak dan kewajiban tersebut yang dinilai dengan uang. Panglima ABRI/POLRI. Dalam praktek pengurusan keuangan negara di Indonesia. nondepartemen. ABRI/POLRI dan perusahaan milik negara masuk kas negara sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Pengurusan umum dan khusus dilakukan badan-badan yang disebut otorisator dan ordonator. Badan Otorisator dipercayakan kepada Presiden sebagai mandataris MPR. dibebankan kepada Badan Otorisasi sedangkan fungsi no 3 dan 4 dijalankan oleh Badan Ordonator. Pemisahan pelaksana fungsi itu sesuai dengan undang-undang yaitu Badan Otorisator tidak boleh merangkap sebagai Badan Ordonator. Penggunaan keuangan negara dianggarkan setiap tahun dalam satu kebijakan negara yang kemudian dijadikan undang-undang APBN yang disusun sesuai dengan daur/siklus anggaran. Memutuskan kebijakan keuangan (moneter) yang berakibat penerimaan negara/pengeluaran negara. 2.

Pengeluaran rutin menyangkut pengeluaran yang bersifat konsumtif dan operatif. Komponen belanja yang direncanakan akan dikeluarkan oleh pemerintah guna melakukan kewajiban negara.44 Presiden dan mereka yang menerima pelimpahan wewenang itulah yang menjalankan fungsi no 1 dan 2 di atas. Asas keseimbangan (anggaran pendapatan belanja harus ditutup dengan anggaran pendapatan. Ia dalam menjalankan tugasnya sehari-hari dibantu oleh Kepala Kantor Perbendaharaan Negara yang berdomisili di setiap propinsi. serta lembaga ABRI/POLRI di bawah Panglima yang menguasai keuangan negara atas angkatannya masing-masing. 2. yang tidak rutin biaya yang bersifat investasi dan disebut biaya pembangunan. Komponen Anggaran Belanja Negara Pengeluaran negara ada yang rutin dan tidak rutin. pengaturan dasar seperti ini bertujuan agat tidak terjadi defisit). Asas Penyusunan Anggaran Anggaran negara disusun berdasarkan asas-asas tertentu misalnya : 1. kabupaten. Mereka yang bertindak sebagai Badan Otorisasi keuangan negara. 3. Komponen pendapatan yang diharapkan untuk menutup belanja. Selanjutnya. Presiden menunjuk Menteri Keuangan untuk bertindak sebagai Badan Ordonator. Komponen Anggaran Negara Anggaran pendapatan dan belanja negara memiliki 2 komponen : 1. 2. Asas universalitas = asas brutto (jumlah anggaran belanja ditetapkan secara bulat tanpa dipotong). Asas pemerincian (rincian anggaran disesuaikan dengan fungsi kegiatan yang dijalankan oleh tiap organisasi pemerintahan. penyusunannya harus menggambarkan obyek yang dibiayai). .

belanja pemeliharaan. Dalam bahasa Inggris disebut supply. dan perlengkapan kantor. Penerimaan dalam negeri meliputi : pendapatan dari sector minyak bumi. belanja subsidi daerah otonom. atau perlengkapan untuk membantu pencapaian tujuan suatu usaha kerjasama. Ketika pembuatan APBN pemerintah menetapkan pengeluaran yang dibutuhkan dalam bentuk belanja negara terlebih dahulu. denda. Fungsi perbekalan berpedoman pada kegiatan : .45 Jadi. dan lain-lain. milik pemerintah. Penerimaan bukan pajak meliputi : penerimaan hasil bersih perusahaan negara. belanja barang. Perbekalan Ilmu perbekalan (logistik) yang termasuk dalam cabang ilmu administrasi membahas tentang kegiatan perencanaan. penerimaan dari retribusi. iuran. Komponen Anggaran Pendapatan Negara Penerimaan negara diperoleh dari dalam negeri dan luar negeri. peralatan kantor. kemudian menutupnya dengan menetapkan anggaran pendapatan dari sumber-sumber penerimaan negara. dan penerimaan di luar sector minyak yang utama adalah pajak dan bukan pajak. dan perawatan serta penyingkiran barang-barang keperluan kerja. pengendalian. pengadaan. pengaturan menggunakan peralatan/perlengkapan (operasional) kerja. peralatan. perabot. Bekal berarti barang atau uang persediaan untuk digunakan dalam perjalanan. biaya bantuan proyek dan juga anggaran belanja yang mengantisipasi hutang pemerintah (public debt). sedangkan hutang luar negeri disebut foreign debt. komponen APBN meliputi belanja pegawai. Perbekalan berkaitan erat dengan masalah penyediaan bekal berupa barang. Fungsi perbekalan untuk menyediakan informasi tentang kebutuhan perbendaharaan kantor yang terdiri dari perabot kantor. pengimpanan. gas alam. 7.

Adapun langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pengadaan perbekalan. menyewa atau membuat sendiri). penyimpanan. yaitu : . perbaikan. Kualitas barang lebih diutamakan. b. meliputi : a. sendiri. memperbaiki/membuat • Pembelian Beberapa prinsip yang perlukan dipahami dalam melakukan pembelian barang perbekalan. b.46 1. d. hadiah. when. menyewa. how). 3. meminjam. Rencana penimbunan. meliputi penetapan alokasi dana khusus untuk persediaan pengadaan barang perbekalan. Rencana penghapusan barang perbekalan. adalah pemenuhan kebutuhan barang perbekalan dengan berbagai cara. why. sehingga barang-barang tersebut mampu mendukung kegunaan usaha mencapai target keuntungan yang maksimal. c. where. penelitian dan pengembangan. Harus sesuai dengan rencana pengadaan dan fungsinya bagi unit pemakai. Adapun anggaran perbekalan itu itu hendaknya disusun sekurang-kurangnya berisi anggaran pembelian. penyaluran. • Sewa. menerima hibah/hadiah. Barang tidak perlu mewah. 2. who. how much. c. Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan memperhatikan rumus 5 W dan 2 H (what. hibah Sewa dapat dilakukan bila : a. namun sesuai kebutuhan. antara lain : a. Pengadaan. dan penyerahan barang-barang perbekalan. pemeliharaan. Rencana pengadaan barang (membeli. pinjam. pendistribusian. Rencana pemeliharaan barang perbekalan. misalnya membeli. Barang/perlengkapan hanya digunakan pada musim fluktuasi kerja memuncak. Penganggaran.

jangka waktu kegunaannya imbang dengan biaya perbaikan. Sedangkan kegiatan memperbaiki dilakukan organisasi dengan alasan yaitu : a. guna penyediaan ruangan (gudang). • Membuat/memperbaiki barang perbekalan Membuat pertimbangan : a. c. Pembuatan sendiri dilakukan untuk melatih teknisi dalam negeri. Pengumpulan/penggudangan/penyimpanan. d. maupun manusia. c. dan biaya operasional. tetapi suku cadang dapat diperoleh dengan mudah.47 b. Tersedianya tenaga yang produktif untuk membuat sendiri. sarana. Sedangkan peminjaman dilakukan pada instansi lain dalam kaitan adanya kerjasama. binatang. Contoh skema jenis gudang sesuai kondisi ruangan yang dimiliki : barang sendiri dilakukan organisasi dengan . Peralatan tersebut langka. Membeli barang baru jauh lebih mahal disbanding membuat sendiri. Biaya perbaikan jauh lebih murah disbanding membeli barang baru. Peralatan yang diperbaiki sudah tidak diproduksi lagi. b. Tersedianya bahan baku yang cukup. 4. b. c. Harga peralatan sangat tinggi dan sangat dibutuhkan. Sehingga memerlukan dana. kegiatan ini membutuhkan ruangan agar barang itu tetap aman dari kerusakan yang disebabkan oleh alam. Barang yang diperbaiki. Kalau hibah/hadiah merupakan pemberian cumacuma dari organisasi yang lain.

Gudang terbuka. berwujud padang luas dibatasi pagar. Gudang tertutup. dan belakang. dan pengungkit katrol. tertutup rapat sehingga harus menggunakan AC. truk. c. cirinya : bangunannya beratap. gudang kereta api. untuk menampung barang yang tidak mudah rusak karena pengaruh cuaca :  Gudang terbuka tidak diolah. kanan. dan belakang :  Gudang transit untuk menimbun barang yang akan dipindah ke tempat lain. cocok untuk transit barang. lori. berdinding samping kiri. pangkalan udara atau pangkalan truk. b. dengan ciri-ciri beratap. lori. untuk menyimpan barang perbekalan agar tahan lama (bertahun-tahun). stasiun kereta api.  Gudang kedap udara. Gudang semi tertutup disebut lumbung (open shed).48 T erbuka Semi T er tutup/Lumbung (open shed) T ransit T er tutup S er baguna Kedap udara Pendingin GUDANG Bertangki k er ing T ahan api Igloo (bahan peledak) Keterangan : a. forklift). misalnya : yang akan dimuat di kapal.  Gudang serbaguna. biasanya bersusun/bertingkat dengan sarana pengangkut (troli. dengan ciri-ciri tidak memiliki atap. lantainya diratakan atau diaspal. berdinding kiri.  Gudang pendingin. kanan. terdiri dari 2 ruangan : . lantainya tanah atau yang diratakan saja.  Gudang terbuka diolah. umumnya berlokasi dekat pelabuhan.

c. misal : jenis minyak cat. kode lokasi barang. Pencarian kembali barang akan mudah ditelusuri kembali bila digunakan dengan peletakan barang. seperti kubu orang Eskimo dibuat dari beton kuat beratap kubah kemudian ditimbun tanah tampak seperti gundukan tanah. misal : penyimpanan senjata. dan sebagainya. b. hendaknya memperhatikan lokasi tempat penyimpananannya. dinamit. untuk menyimpan barang api yang mudah menyala/terbakar. dan denah tempat penyimpanan yang jelas. f. Untuk menyimpan bahan peledak.49 . . cat. Gudang igloo. ruangan yang tersedia. bahan kimia yang mudah terbakar. kemudahan pengurusan dokumentasi barang). Prosedur pelaksanaan dan pengangkutan (kesiapsiagaan petugas pengangkut.ruangan pendingin (sejuk) . bom. dan jalur transportasi. penempatan barang seharusnya menggunakan pedoman barang yang pertama disimpan maka yang pertama juga dibongkar (first in first out / FIFO) 5. ketertiban administrasi. roket. mesin. Prosedur penatausahaan barang perbekalan (kedua fisik barang. Gudang tahan api.ruangan pembeku (menyimpan barang kimia yang mudah terbakar. Kelancaran pendistribusian barang dipengaruhi : a. dibuat dari baja berlantai beton kuat untuk menyimpan barang persediaan masa puluhan tahun mendatang. dan lain-lain supaya tidak mudah meledak. Pengaturan barang dalam gudang. kelengkapan alat pengangkutan). memiliki konstruksi bangunan yang mampu menahan serangan api. Pendistribusian barang perbekalan adalah kegiatan bongkar muat dari gudang sampai pemakai barang. Gudang bertangki kering. Selain itu. Prosedur penyampaian berita pengiriman barang (kesiapan penerima adalah pemakai barang). mengawetkan makanan) d. e. metode penyimpanan.

Bagian analisis kebutuhan perlengkapan. Di dalamnya pun terdapat lima organisasi perbekalan. bertugas sebagai badan perencanaan perbekalan/perlengkapan. dan ketepatan proses bongkar muat dari atau ke awal pengangkutan dan kemana barang dalam perjalanan. Bagian pengadaan. Absolute (dinilai kurang layak. Bagian penyimpanan dan pemeliharaan. Faktor-faktor yang mempengaruhi penghapusan barang perbekalan adalah : a. antara lain : 1. kurang efektif. bertugas mengusahakan agar ada persediaan perbekalan. atau perampokan). Kadaluarsa (sudah mengalami keausan/deteriorisasi atau barang yang umur masa berlakunya sudah kadaluarsa). bertugas mendistribusikan barang perbekalan. e. Spilage (barang yang disimpan busuk. bertugas mengendalikan barang perbekalan dan mengadakan penghapusan bila barang perbekalan sudah tidak bermanfaat. Bagian inventarisasi dan penghapusan. c. 4. d. Tenaga pelaksana pendistribusian. e. Berikutnya kegiatan perbekalan setelah melakukan penyimpanan adalah kegiatan penghapusan barang perbekalan. Kecepatan. f. yang tidak dapat digunakan. diartikan sebagai tindakan yang dilakukan berdasarkan atas prosedur dan tata cara perbekalan guna meniadakan barang dari daftar inventaris. 5. Kehilangan (karena pencurian. Surplus (kelebihan barang. kurang efisien. 3. Teknis ekonomis (secara teknis dan ekonomis sudah tidak bermanfaat atau tidak menguntungkan).50 d. . Bagian penyaluran. bertugas menyimpan dan memelihara barang perbekalan. dan tidak menguntungkan lagi sehingga dihapuskan dan diganti yang baru). penggelapan. kecekatan. b. berubah-ubah atau berkurang kualitasnya karena pengaruh alam). 2. dimanfaatkan untuk kegiatan unit instansi sendiri).

Istilah tersebut lahir di negara Amerika. humas adalah kegiatan organisasi menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi dengan public yang berkepentingan untuk mendapat dukungan secara sukarela. Ekses (kelebihan barang dalam suatu unit tidak dapat digunakan untuk unit itu sendiri tetapi dapat dimanfaatkan pada unit yang lain). i. Barang rampasan (barang yang disita. 8. humas diistilahkan public relation tetapi masih dihubungkan dengan istilah foreign relation (hubungan internasional).51 g. Tahap pelaksanaan c. Dari segi etimologis. Dalam humas dibedakan menjadi 2 hubungan yakni : . humas berasal dari bahasa Inggris yakni public (masyarakat) dan relation (hubungan). Humas Unsur terakhir yang menjadi bagian dari ilmu administrasi adalah ilmu hubungan masyarakat (humas) yang memiliki pokok bahasan tentang kegiatan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat sekitar. Menurut Ensiklopedi. Tahap perencanaan b. Pada tahun tersebut. Kegiatan akhir yakni pemeliharaan barang perbekalan (maintenance) adalah usaha/proses memperpanjang umur kondisi barang dan menjaga daya tahan dan daya guna barang perbekalan agar tetap maksimal. Tahap pasca pemeliharaan Sedangkan cara yang dilakukan dalam pemeliharaan misalnya : merawat. h. Tahap pemeliharaan dilakukan melalui : a. Asal mula kata humas dipromosikan oleh Thomas Jefferson tahun 1804 pada suatu kongres. memperbaiki. dirampas. atas dasar bukti pidana/perdata). Barang tak bertuan (penumpukan barang yang tidak jelas pemiliknya dan tidak diurus oleh pemiliknya). dan menyempurnakan kondisi barang.

Hubungan eksternal Hubungan yang dilakukan organisasi dengan masyarakat di luar organisasi yang bersangkutan untuk memperoleh citra perusahaan baik di mata masyarakat ditinjau dari organisasi. maupun produk yang ditawarkan. Hubungan ini dilakukan dengan cara mengadakan : • Rapat • Pengumuman • Majalah/Buletin intern • Rekreasi • Laporan 2. dilakukan dengan cara : • Mencari pelanggan • Memperkenalkan produksi • Mencari modal dan hubungan • Memecahkan persoalan yang dihadapi organisasi • Memperbaiki hubungan dengan serikat kerja/SPSI (pemogokan sdm. saling pengertian dan saling kerjasama baik dalam hubungan vertikal maupun horisontal. mempertahankan sdm yang produktif dan loyal) Hubungan eksternal dikelompokkan menjadi : • Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations) • Hubungan dengan jawatan pemerintahan (Government relations) • Hubungan dengan pers/wartawan (Press relations) • Hubungan pimpinan dengan pelanggan . Hubungan internal Hubungan antara pimpinan dengan bawahan yang harus diterima terus menerus untuk kelancaran tugas maupun kepentingan pribadi sehingga tercita suasana kerja yang menyenangkan. hubungan yang harmonis.52 1. nama.

. Mempersiapkan dan merencanakan riset Merencanakan berarti memilih dan menghubungkan fakta yang satu dengan fakta yang lain. pembangunan. instansi mana yang sekiranya akan dijadikan obyek kegiatan. 3.Riset ke dalam berupa penyelidikan kegiatan unit-unit instansinya yang menemukan dan menyimpulkan fakta-fakta yang diperlukan. Mengadakan riset Yaitu mengadakan penelitian baik ke dalam maupun ke luar instansi misalnya : . .53 • Hubungan organisasi dengan organisasi yang lain (studi banding. 4. Pelaksanaan riset Setelah rencana dan alat dipersiapkan maka proses selanjutnya adalah pelaksanaan mengadakan kegiatan. kemudian melanjutkan tindakan untuk memperkirakan masa depan agar perencanaan dapat tercapai maka harus dipersiapkan segala fasilitas yang diperlukan untuk melaksanakan rencana kegiatan tersebut.Riset ke luar untuk mendapatkan gambaran siapa. Memberikan saran kepada pimpinan Jika rencana kegiatan yang dilakukan sudah tepat dan dapat diterima oleh massa. Hasil akhir Untuk hasil akhir dipergunakan menilai apakah kegiatan tersebut sesuai dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat. pertemuan dengan pihak ketiga. kegiatan humas merupakan proses kontinu yang selalu berusaha menyempurnakan kegiatan dari tugas. misalnya mengadakan publisitas dengan menggunakan media massa. surat menyurat) Pada pokoknya dalam pelaksanaan proses kegiatan humas meliputi 6 tahap yaitu : 1. 2. 6. Mengadakan pengecekan tentang tanggapan masyarakat 5.

Pola pohon (Tree pattern) A B C D E F Pola ini sering disebut dengan pola perantara. kemungkinan besar akan terjadi pemalsuan pesan atau secara sengaja ataupun tidak mengubah isi pesan dimana timbul gossip/issu karena tidak menjamin pesan yang disampaikan. Kebaikan pola ini karena tidak membutuhkan media. komunikator menyampaikan pesan kepada komunikator secara perseorangan. Jika menerapkan pola ini. Pola ini individu terlibat penyampaian pesan kepada orang lain. 2.54 Jika terjadi hubungan komunikasi dari human relation. dan komunikasi itulah yang menjadi dasar dari pola humas. Pola mata rantai (Chain pattern) A B C F E D Pola ini sering kita temukan dalam kehidupan sehari-hari. antara lain : 1. biasanya dalam bahasa Jawa diartikan gethuk tular. dalam hal ini yang bertindak sebagai perantara adalah B. kemudian komunikan . kemudian pesan tersebut disampaikan ke pihak lain begitu juga seterusnya. Pola ini.

3.55 bertindak sebagai komunikator menyempaikan pesan kepada kelompok komunikan yang lain. E . komunikasi yang dilakukan dapat efektif dan efisien sehingga pesan yang disampaikan mudah menimbulkan umpan balik (feed back) yang lebih akurat sesuai dengan pesan komunikator karena pola ini adalah pola perbaikan dari roda atau bintang. Pola roda atau bintang (Wheel or Star pattern) B C A D Pada pola ini. Yang menjadi humas biasanya si B karena orang yang menyampaikan ingormasi secara timbal balik. Komunikan dalam pola ini adalah sebagai anggota kelompok dan tidak saling berkomunikasi. Pola roda atau bintang yang idsempurnakan (Improved wheel or star pattern) E B C A D Dalam pola ini. Dalam pola ini tidak terjadi komunikasi. A bertindak sebagai komunikator yang menyampaikan pesan kepada komunikan. 4.

radio. Komunikator dan komunikan dapat terlibat dalam komunikasi tanpa ada perantara yang lebih tepat (komunikasi langsung). yang termasuk adalah : • Media visual.56 5. dsb. brosur. Pola terbuka (Open structured pattern) B C A D Dalam pola ini. Karena hubungan masyarakat terdapat 2 hubungan yakni hubungan internal dan eksternal. maka media humas pun dibedakan menjadi 2 yakni : 1. Media ini digunakan dalam E . dsb Keuntungannya : menghemat waktu dan tenaga. menimbulkan rasa bosan. informasi yang disampaikan lebih jelas. adalah media yang dapat didengar. pembuatan dan penggunaannya lebih mudah. usaha public relation akan lebih banyak dikerjakan oleh orangorang yang terpilih pada organisasi tersebut. tape recorder. yang termasuk jenis media ini telepon. Media komunikasi ekternal. plakat. Pola ini terbaik dari pola humas yang lain. perlu adanya waktu yang cukup guna menafsirkan pengertiannya. contoh : film. pameran. biaya yang dikeluarkan lebih murah. Dalam perkembangan kehidupan sosial ekonomi masyarakat Indonesia yang makin maju. setiap anggota dapat saling menggunakan daya nalarnya dalam menanggapi pesan dari komunikator. Kelemahanya : kemungkinan timbul gangguan yang tidak diinginkan. • Media auditif.

3. 2. brosur.57 komunikasi antar personal yang biasanya banyak digunakan di lingkungan kantor. 6. • Media cetak. kunjungan. seminar. Media ini bisa disampaikan melalui faximile. dsb. tabloid. 4. Mempertahankan reputasi/nama baik organisasi dan menangkis serangan yang bermaksud menjatuhkan nama perusahaan. Memberi penjelasan tentang kebijaksanaan pimpinan organisasi yang penjelasannya dititikberatkan bahwa penjelasan itu dapat dipertanggungjawabkan. Perwujudan kegiatan humas dalam organisasi adalah : 1. contohnya televisi. Membantu kelancaran komunikasi di dalam dan di luar organisasi. Membantu public untuk menentukan dan mengetahui kebutuhan yang sebenarnya. bulletin. 5. Memberi penjelasan tentang hasil produksi baik berupa barang maupun jasa dari organisasi yang bersangkutan. • Media audio visual. adalah segala barang cetak. wawancara. contohnya surat kabar. adalah media yang dapat dilihat dan didengar. Media komunikasi internal. 2. biasanya dilakukan hanya antara pimpinan dengan bawahan contohnya rapat. dsb. Mengusahakan agar organisasi dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan public yang sebenarnya. dsb. pertemuan. majalah. pertemuan. kunjungan. .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful