13

BAB III UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
1. Organisasi Ilmu organisasi menjadi salah satu cabang dari ilmu administrasi, yang memiliki pokok kegiatan mengelompokkan personil dan menyusun kerangka kerja, menjalin hubungan kerjasama antar personil. Organisasi merupakan kesatuan kerja yang disusun melalui suatu peraturan sebagai wadah dalam menjalankan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Organisasi sendiri memiliki 2 sifat utama, yakni : 1. Bersifat statis Organisasi merupakan wadah dalam melakukan pembagian tugas dan wewenang, secara struktural dan fungsional menempatkan individu sesuai keahliannya. 2. Bersifat dinamis Organisasi merupakan pembagian tugas dan wewenang serta adanya komunikasi dalam menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dari pengertian di atas, organisasi memiliki unsur-unsur pokok yang menyebabkan timbulnya organisasi, yaitu : 1. Adanya pembagian tugas. 2. Adanya kerjasama. 3. Adanya tujuan yang telah ditentukan. Perbedaan administrasi dengan organisasi yaitu : Administrasi 1. Mencakup proses, fungsi, personil sebagai pelaksana. dan Organisasi 1. Sebagai wadah melaksanakan kegiatan sesuai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

14

Administrasi 2. Di dalamnya ada pengorganisasian dari proses, fungsi, dan personilnya. 3. Tidak hanya melaksanakan pengorganisasian, namun mencakup proses perencanaan, pengawasan, dan sebagainya.

Organisasi 2. Bagian dari administrasi. 3. Menekankan pada pengorganisasian dari segi proses, fungsi, dan personil-personilnya.

Dalam menyusun kerangka organisasi, beberapa ahli hampir memiliki persepsi yang sama membuat konsep tentang prinsip-prinsip organisasi, antara lain : 1. Perumusan tujuan (principle of goals) 2. Pembagian tugas (principle of specialization) 3. Pengkoordinasian (principle of coordination) 4. Rentang pengawasan (principle of span control) 5. Kontinuitas (principle of continuity) Adapun beberapa hal penting yang harus dipelajari pada ilmu organisasi, meliputi : 1. Type organisasi • Organisasi garis Organisasi ini diprakarsai oleh Henry Fayol, dimana biasa disebut dengan organisasi lini, lurus, maupun militer karena bercirikan : a. Dipakai pada tingkat organisasi yang sederhana. b. Tidak ada staff ahli. c. Wewenang dan tanggung jawab secara verrtikal dari pimpinan ke bawahan. d. Kekuasaan dan tanggung jawab sepenuhnya pada pimpinan. e. Pemilik organisasi merupakan top manajemen. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis :

15

a. Kesatuan perintah sangat jelas. b. Pimpinan dan bawahan, masing-masing memiliki wewenang dan tanggung jawab yang sangat jelas. c. d. e. Semua perintah yang diberikan pimpinan, dapat dengan mudah dan cepat berjalan. Disiplin. Pimpinan dapat melakukan koordinasi dan supervisi, sehinggan mudah dilaksanakan dan diketahui bawahan. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis : a. Dalam pengembangan keahlian pegawai dibatasi bahkan tidak dapat dipraktekkan secara linier. b. Pimpinan bersikap otoriter. c. Tidak ada pembentukan unit-unit organisasi • Organisasi staff Staff merupakan orang yang ahli dalam bidangnya, dan pada organisasi ini mereka berfungsi memberikan sumbangan pemikiran, ide, saran ataupun nasehat kepada pimpinan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. • Organisasi garis dan staff Organisasi ini merupakan gabungan dari organisasi garis dan staff. Organisasi ini diprakarsai oleh Horrington Emperson yang dipraktekkan di perindustrian. Sedangkan staff, memiliki kedudukan setingkat dengan pimpinan. Organisasi garis dan staff bercirikan : a. Bersifat kompleks. b. Pimpinan memiliki wewenang memerintah bawahan. c. Dalam kelancaran tugas, pimpinan dibantu staff ahli.

16

d. Staff ahli bertugas memberikan saran dan bantuan kepada pimpinan, namun bukan memberikan perintah. e. Staff ahli dimanfaatkan melaksanakan pekerjaan secara efisien dan efektif. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis dan staff : a. Pembagian tugas pada kelompok garis dan staff sangat jelas. b. Disiplin dalam bekerja. c. Adanya koordinasi antara pimpinan dan staff. d. Fleksibel dalam bekerjasama. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis dan staff : a. Bawahan seringkali membuat persepsi bahwan saran/nasehat dari staff merupakan perintah dari pimpinan. b. Terkadang pimpinan melupakan keberadaan staff, sehingga diabaikan mereka. • Organisasi fungsi Organisasi fungsi diprakarsai oleh F. W. Taylor (functional type of organization), diterapkan pada pabrik tempat beliau bekerja. Perintah dari pimpinan ke bawahan berjalan melalui kepala bagian. Masing-masing kepala bagian diberi tanggung jawab kepada bawahannya. Organisasi fungsi bercirikan : a. Kekuasaan tidak berjalan secara langsung. b. Tiap kepala bagian memiliki beberapa bawahan. c. Tiap kepala bagian merupakan orang yang ahli dalam bidangnya. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi fungsi : a. Pembagian tugas akan tenaga pikir dan tenaga fisik (spesialisasi) sangat jelas.

Badan. . Menghemat biaya perekrutan staff. Keselarasan pemikiran sehingga antisipasi akan tindakan yang ceroboh. Proses pengambilan keputusan membutuhkan waktu yang lama. d. wewenang. Satgas. Keputusan bersifat demokratis karena dimusyawarahkan. Tugas pimpinan dilaksanakan bersama anggota. Senat. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi panitia : a. Hak. tanggung jawab. Komite. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. • Organisasi panitia Organisasi ini sering digunakan melalui beberapa istilah seperti Dewan. Kesatuan komando kurang tegas. c. dan wewenang yang sama untuk anggota. b. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. Majelis. dan tanggung jawab yang sama. Terry sebagai pemrakarsa organisasi ini menyatakan bahwa panitian merupakan sekelompok orang-orang yang terpilih untuk bersama-sama membahas masalah yang ada pada organisasi. Oleh sebab itu. Anggota diklasifikasikan berdasarkan tugas yang akan dilaksanakan pada kegiatan. Seluruh anggota menjadi pimpinan. G. Anggota memiliki hak. Kerjasama yang sangat kuat. Organisasi panitian bercirikan : a. b. c. b. Kesatuan wewenang. Koordinasi pimpinan. c. R.17 b. dan Team. kepala bagian dan bawahan dalam satu fungsi mudah dilaksanakan. Timbul perselisihan anat pimpinan karena permasalahan tanggung jawab. pimpinan dari organisasi ini secara bersama-sama namun tetap ada ketua panitia.

Isi. luas maupun ruang lingkup organisasi. Rincian dari tugas-tugas setiap unit kerja (job description). sehingga beberapa hal penting yang terkandung di dalamnya yaitu : a. 2. Disusun hanya dengan dua bidang satuan organisasi yang sejajar dekat dengan pimpinan. c. pangkat dan golongan bila ada. c. antara lain : a. Tanggung jawabanggota tidak penuh. dan tanggung jawab mengalir dengan jelas dari pimpinan sampai ke bawahan. bentuk bagan organisasi dapat dibuat berdasarkan tipe organisasi. Pengeluaran biaya yang tidak terkendali (boros). Menurut para ahli seperti Keith Davis dan Henry Hodges. b. d. Bagan organisasi Bagan organisasi menjadi alat informasi mengenai struktur organisasi. wewenang.18 b. selanjutnya disusun ke bawah. Bentuk vertikal Saluran perintah. sehingga ada permasalahan saling menuduh. jabatan. Aliran komando dan tanggung jawab dari pimpinan ke bawahan atau sebaliknya. Keputusan kurang obyektif karena bersifat kompromi. d. Contoh gambar : . Nama.

wewenang. Contoh gambar : c.19 b. Lebih tepat diterapkan pada organisasi fungsi. sehingga diterapkan pada organisasi garis (lurus). Kreasi bentuk ini pada dasarnya sama dengan piramida biasa. namun dibuat terbalik dimana saluran perintah. Bentuk piramida terbalik Bentuk ini merupakan dasar dari piramida di atas. dan tanggung jawab pimpinan kepada bawahan dimulai dari arah bawah ke atas. Bentuk horizontal Saluran perintah. Contoh gambar : d. Bentuk piramida Disusun dengan mudah. wewenang dan tanggung jawab disusun mendatar (menyamping arah kiri ke kanan) dari pimpinan sampai bawahan. sederhana dan jelas berdasarkan tingkatan pada tiap satuan tugas organisasi. Contoh gambar : .

Bentuk lingkaran dengan kotak-kotak Susunan bentuk ini menekankan pada hubungan di antara satuansatuan organisasi. Contoh gambar : f. wewenang. Bentuk setengah lingkaran dan bentuk telur dengan garis-garis Kreasi bentuk ini merupakan variasi dari bentuk dasar lingkaran. dan tanggung jawab. Karena jenjang organisasi tidak jelas. Contoh gambar : . maka sangat cocok hanya untuk jenjang tingkat atas (pimpinan) saja. Satuan tugas disusun hanya dengan menggambar kotak dan garis-garis pada saluran perintah.20 e.

menggunakan kata maneggiare kemudian bahasa Italia menggunakan kata maneggio. wewenang. mengorganisasikan. serta mengerahkan segenap fasilitas kerja. Bentuk lukisan Saluran perintah. Manajemen Ilmu manajemen termasuk cabang dari ilmu administrasi dengan memulai kegiatan merencanakan. menggerakkan. Dimulai dengan bahasa Latin. Dari kedua bahasa . membimbing. membina.21 g. manajemen berasal dari beberapa beberapa bahasa yang turun temurun. Contoh gambar : Dew an K omis ar is Dir ek t ur B agian P e njuala n P engangk utan W ak il Dir ek tur L apanga n Miny ak (P er tambanga n) P eny ar ingan & P engolahan P ompa B ens in 2. dan tanggung jawab terbaca secara jelas melaui objek (gambar asli/lukisan) dari pimpinan maupun bawahan. Secara etimologis. dan mengawasi sekelompok personil.

pembinaan. penggunaan istilah management bermacammacam namun kandungan yang termaktub sama. b.22 tersebut. Kata manage memiliki makna : 1. pengurusan. . sarjana matematika tersebut meneliti sekaligus menjadi sebuah buku dengan judul The Economy of Machinary & Manufactural. Akhirnya berkat sumbangsih pemikiran dari pemrakarsa manajemen lahirlah konsep-konsep nyata manajemen. Perencanaan menentukan anggaran kegiatan dalam proses produksi. bahasa Inggris menggunakan kata manage yang kemudian biasa disebut dengan management. dan sebagainya. Efisiensi kerja dalam mencapai tujuan. Mengatur dan mengawasi (to direct and control) Makna di atas menjadi penerapan dalam kehidupan sehari-hari di segala bidang seperti di sekolah. sebenarnya sejak zaman sejarah dahulu kala tanpa sengaja (dirasakan) manusia telah melakukan proses dari manajemen. bank. Charles Babbage Pada tahun 1792 – 1871. c. Sedangkan di Indonesia. Buku tersebut membahas tentang kinerja pegawai yang menekankan pada : a. Manajemen sebagai salah satu unsur dasar dari administrasi yang merupakan anak cabang dari ilmu sosial. Jadi. management disimpulkan suatu seni dalam menjalankan kegiatan pada organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. kepemimpinan. dan sebagainya. Beberapa pemrakarsa manajemen secara urut diawali oleh : 1. Membuat jadwal istirahat pegawai dalam bekerja. Pembagian kerja yang jelas (job description & job specification). rumah. d. misal menggunakan kata manajemen. Rumah tangga (house keeping) 2. ketatalaksanaan. Membuat putaran kerja (rolling) antar pegawai e. pengelolaan. Menunggang kuda (to train a horse) 3.

. d. Tahap behaviouralisme Tahun 1959. berkembang ke arah perilaku manusia dalam bersikap. Tahap survival Tahun 1886 diawalinya Gerakan Manajemen Ilmiah. Frederick Winslow Taylor Setelah Charles Babbage belum menuai hasil. b. Hasil penelitian yang meluas tersebut membahas tentang : a. Manajemen perusahaan. pada tahun 1856 – 1955 muncul sarjana pertambangan yang melanjutkan penelitian tersebut di perusahaan tempat F. sehingga ada solusi untuk mencapai tujuan organisasi. Tahap human relation Tahap berikutnya tahun 1945. d. Tahap konsolidasi Tahun 1930. c. rumus) direvisi lagi agar memiliki kekuatan teori dan para ahli yang telah mempelajari mendapat gelar kesarjanaan secara resmi dari lembaga perguruan tinggi. pengembangan ilmu menekankan pada hubungan antar manusia baik secara formal maupun informal agar tercipta keharmonisan. Prinsip-prinsip manajemen ilmiah. Penelitian dilakukan dengan pengamatan (trial & error) pada kasus yang ada. c. W. b. Sehingga tahun 1886 tercetus Gerakan Manajemen Ilmiah dan disebut sebagai Bapak Manajemen Ilmiah. Semenjak itu. dalil. sehingga tahap ini merupakan perjuangan para pemrakarsa agar manajemen menjadi salah satu cabang ilmu pengetahuan. System ban berjalan (perputaran).23 2. manajemen termasuk cabang ilmu pengetahuan sehingga konsep-konsep manajemen (prinsip. ilmu manajemen lahir melalui beberapa tahap yakni : a. Taylor bekerja. Pembagian tugas kerja (organisasi fungsional).

Hal ini berdampak. ilmu manajemen berkembang luas dengan mengkolaborasikan diri dengan software-software yang disediakan komputer agar dalam proses manajemen. 3. Fungsi manajemen planning. ilmu manajemen pada perguruan tinggi mulai difokuskan pada spesialisasi bidang studi seperti manajemen sumber daya manusia. organizing. Uraian di atas merupakan sejarah munculnya manajemen oleh para pemrakarsa dan selanjutnya bermunculan para ahli dengan berbagai konsep manajemen dan secara resmi diterapkan di Indonesia. 14 prinsip umum manajemen.24 e. konsep manajemen lebih matang dan didukung dengan peralatan teknologi modern seperti komputer untuk mengolah data yang akurat. manajemen kinerja. Tahap matematika Tahun 1990. b. pihak-pihak yang berkepentingan dapat mengambil kebijaksanaan lebih akurat dan cepat. Henry Fayol Pada tahun 1841 – 1925. . c. berhasil menyumbangkan pemikiran dengan judul General & Industrial Management yang membahas tentang : a. sarjana pertambangan dari Perancis yang juga mendapat sebutan Bapak Administrasi Modern. commanding. b. Efisien (pendayagunaan antara pemasukan dengan pengeluaran). manajemen pemasaran. controlling (POCCC). dan sebagainya. Tahap platinum Tahun 2000. f. coordinating. Pembagian kerja (organisasi garis/lini/lurus). Efektif (pendayagunaan waktu yang setepat-tepatnya). adanya robot yang mengambil alih tugas manusia sehingga efisiensi dan efektivitas tercapai. Agar tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai secara : a.

Machines (peralatan teknologi/mesin) f. dibagi dalam 3 tingkatan yaitu : a. yang disebut The Six M in Management. Manajemen madya (Middle management) c. • Organisasi sebagai wadah yang menyusun dan menempatkan individu (the right man in the right place) yang melaksanakan kegiatan. Materials (perlengkapan pendukung/bahan-bahan) e. • Manajemen menjadi proses pelaksanaan kegiatan pada organisasi dengan berdasarkan kebijakan administrasi. 3. Money (anggaran) c. Komunikasi Ilmu komunikasi menjadi cabang dari ilmu administrasi yang sekarang dapat berdiri sendiri dan berkembang pesat dengan program studi yang bertalian. dan gagasan dari seseorang kepada orang lain. dan manajemen merupakan satu kesatuan yang saling mengikat. Market (pemasaran) Di dalam proses manajemen pun. Methods (system kerja) d. Manajemen bawah (Lower management) Hubungan antara administrasi. Man (factor manusia) b. Ilmu yang membahas mengenai kegiatan menyampaikan berita. yang bersifat timbal balik antara . organisasi. meliputi : a. pemberian ide.25 Maka manajemen didukung beberapa sarana yang mutlak harus ada. dapat disimpulkan bahwa : • Administrasi merupakan proses penetapan kebijaksanaan dan tujuan dari organisasi. Manajemen puncak (Top management) b.

sarana penunjang komunikasi harus memadai. Komunikan. Komponen yang terlibat dalam komunikasi ada 5 faktor yang berperanan. adalah asal sumber informasi dikomunikasikan dengan bahasa yang sederhana . Penggunaan bahasa yang kurang jelas Komunikasi berhasil bila informasi yang disampaikan dapat diterima dan dipahami. 2. 5. informasi yang disampaikan harus jelas dimengerti komunikan.26 pimpinan dengan pimpinan. dan tepat akan semakin mudah dimengerti dan diterima oleh komunikan. Terkadang terjadi salah pengertian (miss communication) dalam komunikasi. Berita tidak jelas Berita menjadi salah satu komponen yang mutlak harus ada dalam komunikasi. Informasi yang disampaikan berwujud bahasa baik lisan ataupun tulisan. atau bahasa 3. sinar. Media. Sehingga komunikator sedapatnya mampu memilih sarana mana yang dirasa efektif dalam penyampaian informasi. adalah sarana/tempat berlakunya lambang-lambang tersebut. adalah orang yang menerima berita dari komunikator. Sarana yang kurang memadai Demi tercapainya tujuan. Feed Back. Sebab itu. adalah pengertian yang disampaikan komunikator yang berupa lambang seperti gerakan. 4. pimpinan dengan bawahan. jelas. 3. Hal ini disebabkan ada beberapa hambatan dalam komunikasi. disebabkan informasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan tidak jelas. . Berita. sebagai berikut : 1. suara. antara lain : 1. 2. Komunikator. baik secara formal maupun nonformal. adalah tanggapan dari komunikan (umpan balik). Dengan bahasa yang lugas.

seminar. dsb. Wujud komunikasi seperti wawancara dengan . faktor lingkunganpun mempengaruhi. Wujud komunikasi seperti instruksi. laporan. Yang termasuk dalam komunikasi intern antara lain : • Komunikasi vertikal Adalah komunikasi yang berlangsung dari pimpinan ke bawahan (downward communication) atau dari bawahan ke pimpinan (upward communication). 2. Komunikasi tersebut berlangsung dua arah ( two way communication). Komunikasi ekstern Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak lain di luar organisasi.27 4. Entah itu suara gaduh atau gangguan-gangguan teknis yang kadang-kadang muncul saat komunikasi berlangsung. penjelasan. dsb. Dalam komunikasi ini digolongkan dalam 2 bentuk komunikasi yaitu : • Komunikasi formal Adalah komunikasi yang dilakukan organisasi dengan pihak luar melalui media yang resmi. Faktor lingkungan Berhasil tidaknya komunikasi. dan bawahan dengan bawahan agar menciptakan kerjasama yang harmonis diantara para pegawai sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. Wujud komunikasi seperti rapat dinas. petunjuk. saran. pimpinan dengan pimpinan. lokakarya. Komunikasi intern Adalah komunikasi yang bersifat informal antara pimpinan dengan bawahan. pengaduan. • Komunikasi horizontal Adalah komunikasi antara pimpinan dengan pimpinan atau bawahan dengan bawahan. informasi. Komunikasi di dalam organisasi memiliki 2 bentuk yaitu : 1.

Wujud komunikasi ini seperti memperhatikan sikap/perilaku anggota yang ada dalam organisasi.28 pers. pemasangan iklan. dan intuitif. hanya untuk menambah perhatian. dan menyimpan berbagai keterangan obyektif yang diperlukan. dsb. Berbagai jenis intellijens yang dikelompokkan dalam masing-masing bidang spesialisasi. ilmu informasi membahas tentang kegiatan menghimpun. Ilmu Intellijens Adalah ilmu yang tertua dan klasik karena sebelum Masehi atau zaman kerjaan telah diterapkan dan mempelajari sistem informasi yang diperoleh dari saluran/media yang sifatnya terbuka dan birokratis. website. 4. ilmu informasi terbagi menjadi 3 jenis ilmu antara lain : 1. Menurut Prof. penerbitan brosur. sistematis. menyebarkan. • Komunikasi informal Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak luar secara tidak resmi. Prajudi Atmosudirdja. Informasi Sebagai cabang ilmu administrasi. jujur. menggandakan. mengolah. untuk dipakai sebagai alat mengambil keputusan maupun pengamanan atau tindakan penyelamatan. misalnya : • Political intelligence • Government intelligence • Military intelligence • Business intelligence • Monetary intelligence • Industrial intelligence . dan kepercayaan pihak luar terhadap organisasi. Pimpinan biasanya membutuhkan intellijens yang secara otomatis termasuk orang-orang yang cerdas. penyelenggaraan pameran. dukungan. logis. mencatat.

ilmu personalia menekankan pada kegiatan mengatur dan mengembangkan tenaga kerja. agar dapat mengisi lowongan pekerjaan biasanya syaratsyarat utama yang dibutuhkan organisasi antara lain : . 5. Secara umum. Tetapi. Sistem informasi yang digunakan pada ilmu ini berhubungan dengan pekerjaan kertas (paper work).29 2. antara lain : • Penerimaan • Pencatatan • Penggandaan • Penyimpanan • Pemilahan • Pengolahan • Pendistribusian 3. yang akhirnya menjadi serentetan pekerjaan rutin yang dilakukan tata usaha. ilmu tata usaha modern berkembang di Eropa pada abad ke 17. dengan dimulainya kertas atau perkamen atau papyrus sebagai alat mencatat informasi. Informasi yang disampaikan pada ilmu ini dapat besifat specified (berdasarkan keperluan) dan discretionary (pimpinan menentukan sendiri). sebagai cabang dari ilmu administrasi. Ilmu Sistem Informasi Manajemen (SIM) Ilmu sistem informasi manajemen merupakan bentuk tata usaha modern yang mengkaitkan dengan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data untuk menghasilkan keputusan/kebijaksanaan. Personalia Ilmu personalia (sumber daya manusia) berkembang pesat dan menjadi bahasan popular saat ini di kalangan masyarakat. Ilmu Tata Usaha Ilmu tata usaha bersumber dari zaman Mesir Kuno dan di Romawi Kuno.

Terlebih lagi pemerintah mencanangkan minimal pendidikan adalah 9 tahun. Mereka yang berasal dari organisasi sendiri dan hendak mengisi lowongan pekerjaan biasanya mendapat prioritas pertama asal memenuhi persyaratan yang ditentukan. Ketrampilan Ketrampilan merupakan salah satu talenta atau nilai plus yang dimiliki oleh calon pegawai.30 1. di era platinum ini pendidikan pascasarjana menjadi pilihan banyak orang untuk meningkatkan kualitas hidupnya. Bila terjadi lowongan pekerjaan dalam organisasi. 2. Kepribadian utama yang harus dimiliki pegawai adalah jujur. Ketrampilan diperoleh melalui pendidikan formal maupun informal. ada yang berasal dari sumber intern maupun ekstern. Namun. bertanggung jawab. Kedua sumber tersebut diuraikan sebagai berikut : 1. Pendidikan Latar belakang pendidikan menjadi syarat mutlak dalam rekruitmen pegawai. dan respek terhadap lingkungan. Sehingga orang berbondong-bondong untuk bisa mengantongi ijasah pascasarjana. ketrampilan tersebut dapat berkembang melalui kegiatan training yang diadakan organisasi. Namun. maka unit kepegawaian memiliki tugas menyiapkan rekrutmen pegawai dengan menyebarkan informasi tersebut ke berbagai media. Sumber pegawai yang dapat direkrut mengisi lowongan. Media yang dipilih diusahakan mampu menarik hati calon tenaga kerja untuk tertarik melamarnya. Kepribadian Kepribadian merupakan watak dari pegawai yang menunjang keberhasilannya dalam bekerja. Melalui pendidikan baik formal maupun informal menunjang kualitas hidup manusia. 3. Informasi tersebut disebarluaskan agar diketahui pencari kerja. pegawai yang . Sumber tenaga kerja intern Sumber tenaga kerja dari dalam (intern) meliputi pegawai yang telah menduduki jabatan dan sudah pula terikat perjanjian kerja dengan organisasi tempat unit kepegawaian bernaung. Nantinya diharapkan.

bagian rekruitmen harus mampu menyeleksi secara ketat sehingga mendapatkan pegawai yang berpotensial sesuai persyaratan. Aktif berarti memanfaatkan berbagai saluran/media komunikasi untuk memperoleh tenaga kerja. dapat merugikan karena pegawai yang terpilih hanya ingin mencari pengalaman dan menyelidiki kondisi perusahaan selama masa percobaan. Bagian rekruitmen melakukan penarikan pegawai. jumlah pelamar yang mendaftar kadang-kadang jauh melebihi jumlah yang dibutuhkan. Hal ini sudah biasa. jika pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke organisasi. Sumber penarikan pegawai baik dari ekstern maupun intern. Berbeda dengan pegawai dari luar organisasi yang membuka persaingan bebas antar pelamar sehingga unit kepegawaian dapat memilih pelamar yang rata-rata tergolong baik untuk kemudian dibina menjadi pegawai yang baik. organisasi menginformasikan kepada pegawai untuk mengusulkan kawan dekatnya menempati jabatan yang lowong. Jika hal itu terjadi. Akibatnya. Dengan demikian. . Terlebih lagi bila hal tersebut dilakukan atas dasar system kawan (spoil system) karena dapat menimbulkan klik kepegawaian yang kurang sehat. Sumber tenaga kerja ekstern Rekruitmen pegawai dari luar akan memacu pelamar bersaing secara terbuka. Kawan pegawai Jika terjadi lowongan pekerjaan. 2. melalui banyak saluran antara lain : 1. baik ekstern maupun intern dapat bertindak aktif dan pasif. karena pegawai mengusulkan kawannya dan secara langsung pegawai yang mengusulkan harus menjadi penjamin kualitas kawan yang diusulkan. Bila rekruitmen kurang cermat. rekruitmen pegawai baik dari sumber intern maupun ekstern memiliki keuntungan dan kerugian.31 ditarik dari dalam kalau tidak dipilih dengan cermat dapat menjadi boomerang di kemudian hari.

misalnya : sarjana kedokteran tergabung dalam IDI (Ikatan Dokter Indonesia). terkadang meletakkan diskriminasi misalnya pegawai mengusulkan kawannya yang satu suku. bagian kepegawaian dapat memonitor siswa yang berpotensi untuk menjadi pegawai pada organisasi bila sudah lulus pendidikan. 5. ada kecenderungan subjektifitas mendominasi. 4. Organisasi ini menjadi tempat yang dihuni orang-orang terlatih dan terdidik. Faktor keberuntungan pun menjadi pengaruh rekruitmen serupa. organisasi memberi kesempatan magang bagi siswa lembaga tersebut. kantor pemerintahan ini sampai pada tingkat kabupaten dan memiliki balai latihan sampai tingkat kecamatan. 2. sekretaris tergabung dalam ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia). Kerabat pegawai Rekruitmen ini memprioritaskan pegawai yang memiliki hubungan saudara (nepotisme). pegawai yang mengusulkan kawannya belum sepenuhnya menjadi penjamin kualitas kerja kawannya yang setaraf dengan dirinya. Rekruitmen terkadang kurang murni. Dalam kehidupan sehari-hari. Organisasi profesi Rekruitmen pagawai menggunakan saluran melalui anggota organisasi profesi. Depnaker Departemen tenaga kerja menjadi penghubung antara pencari tenaga kerja dan calon pegawai. Saat itulah. nepotisme terjadi bila pegawai diterima karena ada hubungan saudara walaupun tidak memenuhi syarat. Lembaga Pendidikan Rekruitmen melalui lembaga pendidikan dilakukan dengan cara. Meskipun rekruitmen pegawai melalui kawan ini baik. .32 Namun. 3. dan lain lain yang dapat menimbulkan masalah di kemudian hari. satu agama. Prinsip The Right Man In The Right Place diabaikan.

pelamar dating secara kebetulan mencari pekerjaan. 7. Lembaga ini memiliki tenaga ahli dari berbagai disiplin ilmu yang siap menyelesaikan pekerjaan sesuai permintaan. Pemanfaatan leasing ini menguntungkan organisasi karena organisasi mendapat pegawai yang bermutu dan terhindar dari pembayaran seperti tunjangan-tunjangan pada pegawai tetap. Iklan Rekruitmen pegawai melalui iklan dapat dicetak pada majalah atau Koran. dana. organisasi mendapat pegawai yang datang sendiri ke kantor organisasi tersebut. adalah iklan yang tidak menyebutkan nama perusahaan dan diganti dengan nomor iklan koran/kotak pos. Tetapi. Majalah/Koran dipilih terlebih dahulu untuk membatasi pelamar. Kadang kala. Jenis iklan Blind Advertisement. dan tenaga untuk menyeleksi pelamar. bila tidak diperlukan dimusnahkan. cara melamar. tetapi bagian kepegawaian pun tetap harus menyediakan waktu. . Ada 2 jenis iklan yaitu Want Advertisement & Blind Advertisement. Iklan ini akan menarik minat pelamar. Organisasi dapat merekrut melalui leasing yang merupakan lembaga yang menyediakan tenaga ahli bidang tertentu. Walk-in. Rekrutmen itu bersifat kebetulan saja sehingga disebut Walk-in. adalah iklan yang menyebutkan nama perusahaan. Leasing. bagian kepegawaian merekrut pegawai dengan system pegawai lepas atau berdasarkan kontrak kerja saja ( parttime job). kemudian ditawarkan atas dasar kontrak kerja. dan data pelamar sendiri oleh organisasi disimpan sebagai arsip yang sewaktu-waktu bila perusahaan membutuhkan pegawai dapat informasi dari file tersebut.33 6. Akhirnya. Jenis iklan Want Advertisement. data tersebut disimpan dengan masa tertentu. dan syarat-syarat pelamar. Open house Suatu ketika. organisasi mengalami peningkatan pekerjaan sehingga kekurangan pegawai.

Wawancara Wawancara menjadi bagian penting dari seleksi pegawai. 3. Untuk itu bagian kepegawaian harus menyiapkan dan melaksanakan program khusus dengan uraian sebagai berikut : 1. masa percobaan dilalui selama 3 bulan atau lebih. sebab seleksi ini menitikberatkan pada kebenaran informasi dari surat lamaran dan dokumen-dokumen pendukung si pelamar. Masalah seleksi pegawai meliputi : 1. dan sikap pelamar. Seleksi administratif pelamar Seleksi administratif menjadi dasar kebijakan bagian kepegawaian. 2. Bagian kepegawaian harus melakukan kegiatan seleksi pegawai agar memperoleh pegawai yang memenuhi persyaratan. kepribadian. Tes Selesai seleksi administratif disusul kemudian tes untuk mengetahui sejauhmana kemampuan seseorang terhadap bidang pekerjaannya. Open house menguntungkan karena organisasi tidak perlu menyediakan transportasi. dan sebagainya terhindar dari pemborosan waktu yang digunakan pegawai untuk pergi/pulang kantor.34 Selain cara-cara di atas. Umumnya. dan berhasil dengan baik jika kedua pihak melakukan persiapan. Sedangkan pelamar pun harus menunjukkan sejelas-jelasnya baik talenta maupun kepribadiannya agar dapat menarik simpati pewawancara. Rekrutmen ini mengutamakan pegawai yang domisilinya dekat lokasi pekerjaan. Pelamar yang lulus seleksi dan diterima sebagai pegawai. pengetahuan. akan melalui tahap masa percobaan (trainee). terakhir rekrutmen dengan cara yang disebut Open House. Tujuan latihan masa percobaan . Pewawancara secara langsung dapat mengetahui kemampuan. Tes yang umum digunakan ada dua yaitu tes tertulis dan tes lisan. Masa percobaan menjadi batu loncatan sebagai awal keberhasilan karier pegawai di kemudian hari. penginapan.

Pembinaan kemampuan kerja pegawai tersedia dalam 2 model yakni : . Oleh sebab itu pembinaan kemampuan kerja dilaksanakan organisasi melalui bagian kepegawaian semenjak proses rekruitmen hingga masa percobaan. pegawai memberikan sumbangsih baik tenaga dan pikiran. • Orientasi informal. 3. Dilakukan bagian kepegawaian yang bekerjasama dengan pimpinan masing-masing unit kerja (Kabag/Manajer). Sedangkan pimpinan unit kerja (Kabag/manajer) mengenalkan dan melatih bidang pekerjaan di unitnya. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah besar. efektivitas pimpinan dan stabilitas produksi tetap tinggi. • Menyamakan persepsi akan pengetahuan dan ketrampilan kerja yang dimiliki personil baru tentang realita pekerjaan yang dianut pada organisasi. Orientasi pegawai masa percobaan • Orientasi formal. dan teknik pada unit kerja dan kegiatan yang dilakukan sama hal nya dengan orientasi formal. • Dengan melatih personil baru. pelaksanaan latihan (schedule). Kepada organisasinya. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah kecil. 2. Pegawai (sumber daya manusia) termasuk dalam bagian invenstasi organisasi yang tidak ternilai. dan teknik pelaksanaannya.35 • Membantu pegawai masa percobaan agar mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja untuk mencapai efisiensi kerja dan produktivitas organisasi tidak terganggu karena kehadiran personil baru. hakikatnya sama dengan proses belajar mengajar dimana bagian kepegawaian membuat rencana terstruktur untuk program latihan yang diberikan. serta hak dan kewajiban pegawai. Bagian kepegawaian memberikan uraian umum tentang kebijakan organisasi. Dengan menekankan pada proses. Kegiatan masa percobaan. prosedur.

IIA-D. diberi hukuman tingkat sedang dengan cara memberi penundaan kenaikan gaji berkala yang biasanya diperoleh selama 1 tahun maka 4 bulan sekali menerima kenaikan gaji dari Rp 175. Hukuman tingkat sedang. Bila tidak mematuhi disiplin organisasi yang diterapkan. jika guru tersebut tahun 1995 . IIIA-D. 2. ketrampilan. maka akan terkena hukuman disiplin. Oleh pimpinan dikenai hukuman disiplin dengan cara menunda kenaikan pangkat selama 1 tahun.36 1. dan penurunan pangkat setingkat lebih rendah (Sama dengan kenaikan pangkat setingkat lebih tinngi. karena pegawai dibekali pengetahuan. pernyataan tertulis tidak puas. misal mengajar tahun 1995 golongan IIIA maka tahun 1997 menjadi golongan IIIB. Preservice training Pembinaan pegawai ketika masih dalam masa percobaan dikenal dengan istilah preservice training. ketrampilan yang sesuai dengan jabatannya. contoh : teguran lisan. penundaan kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi (Dalam tingkatan pegawai negeri digolongkan menjadi IA-D. 2. teguran tertulis. tunduk dan mematuhi segala peraturan yang dibuat dan ditetapkan. Tujuannya agar pegawai siap memasuki dunia kerja dan mampu segera berkarya.000 menjadi Rp 185. Untuk guru yang lulusan sarjana memperoleh golongan IIIA melanggr peraturan. Hukum disiplin dibagi menjadi 3 tingkat yaitu : 1. Tujuannya untuk meningkatkan kemampuan kerja. keahlian. mutu kerja. tetapi karena hukuman disiplin maka tahun 1998 baru naik pangkat). Hukuman tingkat rendah. IVA-D. Jika guru tersebut kenaikan pangkat 2 tahun sekali.000). dan sikap saat mengampu jabatan dalam bidangnya. Disiplin organisasi merupakan keadaan tertib para personil yang tergabung dalam organisasi tersebut. contoh : penundaan kenaikan gaji berkala (Seorang PNS melanggar peraturan. Inservice training Pembinaan pegawai yang secara terus menerus berkelanjutan dari latihan masa percobaan.

karena hukum disiplin tahun 1996 golongan IID dan baru tahun 1998 menjadi golongan IIIA kembali. hakim. 2.37 golongan IIIA maka tahun 1997 golongan IIIB. oleh pemerintah diberhentikan tidak dengan hormat karena bertentangan dengan negara dan si guru tidak mendapatkan hak-hak kepegawaiannya). Sebagai masukan untuk perbaikan agar bekerja lebih efisien. Masing-masing unsur dihargai dengan nilai yang ditetapkan. Hukuman tingkat berat. Langkah penting selanjutnya yang perlu dipelajari dalam ilmu sumber daya manusia (personalia) adalah administrasi penilaian pegawai. tunjangan anak. . Meningkatkan cara kerja pegawai. Penilaian yang dilaksanakan dengan cara digolongkan atas pekerjaan pokok dan pekerjaan penunjang.). Tujuan diadalannya penilaian ini adalah : 1. Penilaian pegawai dilakukan secara objektif berdasarkan catatan yang akurat. guru. pengacara. Penilaian biasa Metode penilaian yang dilakukan pimpinan dengan cara mencatat aktivitas pekerjaan pegawai pada buku catatan yang tersedia. contoh : pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri (Seorang PNS berusia 50 tahun dengan masa kerja 10 tahun diberhentikan dengn memperoleh hak kepegawiaan seperti askes. 2. pemberhentian tidak dengan hormat (Seorang guru yang mengajar di suatu daerah dan terlibat dalam organisasi terlarang. dan lain-lain. dan pembebasan dari jabatan (Seorang guru tahun 1995 menjabat sebagai Wakasek. karena kasus ia mendapat hukum disiplin tingkat berat maka tahun 1996 ia dicabut dari jabatan tersebut dan tetap menjadi guru). Ada 2 metode penilaian yang dapat dipilih organisasi. bersifat rahasia dalam kurun waktu satu tahun. antara lain : 1. 3. Penilaian sistem kredit Metode penilaian yang diterapkan khusus untuk jabatan fungsional seperti dokter. dosen. pemsiun yang diambil setiap bulan dengan perolehan 80% dari gaji terakhir).

Pemindahan dari satu tempat ke tempat lain dalam jabatan yang sama. .38 sehingga pegawai berkewajiban mengumpulkan sesuai nilai (point) yang diminta. atau pindah kerja. Perubahan jabatan yang tidak mengurangi tanggung jawab. Demosi. Atas kehendak organisasi Pemberhentian atas kehendak organisasi dikarenakan beberapa alasan misalnya : adanyan pengurangan pegawai. beberapa contoh yang termasuk dalam kegiatan mutasi : 1. Tugas akhir dari administrasi kepegawaian adalah kegiatan mutasi dan pemberhentian pegawai. 2. karena cacat atau secara fisik kondisi pegawai belum menguntungkan sehingga tidak dapat menunaikan tugas. misalnya kepala sekolah yang diturunkan jabatannya kembali menjadi guru biasa. pensiun dan sebagainya. Mutasi berati pemindahan atau perubahan jabatan dalam organisasi. Atas permintaan pegawai sendiri Pemberhentian atas permintaan pegawai sendiri dikarenakan beberapa alasan misalnya : karena sudah lanjut usia. Pemberhentian pegawai atau pemutusan hubungan kerja (PHK) terjadi bila pegawai dinilai sudah tidak produktif lagi. 3. misalnya manajer pemasaran cabang Surabaya dipindah menjadi manajer pemasaran cabang Bali. misalnya kepala bidang pendidikan menengah umum propinsi Jatim dipindah menjadi kepala bidang pendidikan menengah kejuruan propinsi Jatim. 4. sehingga organisasi mengambil keputusan berdasarkan kebijakan dan peraturan pemberhentian yang sedang berlaku. misalnya guru bidang studi yang diangkat menjadi kepala sekolah. tidak puas dengan cara bekerja pegawai. Promosi. 2. Pemberhentian digolongkan menjadi tiga jenis yaitu : 1. Mutasi dapat bersifat positif maupun negatif.

uang logam. Perangko b. tempat membayar atau menerima uang dan juga peti kayu sebagai alat mengirim barang. 6. kas adalah kekayaan badan usaha yang tersedia dan dapat dipergunakan untuk melakukan kewajiban perusahaan. . deposito yang segera dapat ditarik rekening giro. Kas bon (hutang pegawai) Semua yang tergolong kas dapat dipakai membayar pinjaman atau hutang jangka pendek. Kas dapat digunakan untuk membayar pinjaman jangka pendek dalam akuntansi termasuk harta lancar. Kamus umum bahasa Indonesia. cek.39 3. Finansia Ilmu finansia (keuangan) menjadi cabang dari ilmu administrasi. membahas tentang pokok-pokok kegiatan pengaturan dan pengolahan dalam menggunakan segi-segi pembiayaan sekaligus pertanggungjawaban keuangan (PPBS). Definisi kas menurut : a. kas merupakan alat penukar yang dapat dipergunakan untuk membayar kewajiban perusahaan jangka pendek (pinjaman). Kas berarti pula alat penukar berupa uang kertas. Cek mundur (cek yang pengambilannya ditangguhkan trlebih dahulu) c. dan alat penukar uang tersebut. Karena terpaksa Pemberhentian karena terpaksa disebabkan beberapa hal misalnya : meninggal dunia. dan sebagainya. Pendek kata. b. kas adalah tempat penyimpanan uang. Istilah uang kas berarti uang tunai yang ada dalam kas. dan sebagainya. tersangkut pidana. Keuangan . terkait dengan organisasi terlarang. Ada beberapa kertas berharga yang tidak tergolong dalam kas : a.

jadi khusus menerima kas saja. .40 Dengan demikian. • Bila penerima kas juga merangkap tugas mengeluarkan kas. Terlebih lagi. Oleh karena itu. Pengawan secara preventif dengan mekanisme pengurusan seperti prsedur proses penerimaan dan pengeluaran kas. dsb) • Perpindahan uang kas dari pegawai yang satu ke pegawai yang lain dilakukan dengan bukti pertanggungjawaban. tetapi mengurus kertas berharga juga yang bukan berwujud uang tunai. • Penerima kas harus tidak bertugas ganda. dan pemisahan fungsi pegawai yang mengurus kas akan banyak membantu mencegah dan menyalahgunakan keuangan. Pengawasan penerimaan kas Kebijakan pencegahan penyelewengan uang terhadap penerimaan kas sebagai berikut : • Penerimaan kas disetor ke bank secara berkala dan dilakukan setiap hari. saat mencatat transaksi dan rekonsiliasi bank memberi peluang penyelewengan keuangan. pengurusan kas tidak hanya mengurusi uang tunai yang digunakan sebagai alat pembayaran yang sah. Hal serupa harus diantisipasi. mereka yang bergerak di bidang pengurusan uang tunai. • Setiap transaksi yang mengakibatkan penerimaan uang tunai harus disertai dokumen yang sah (kuitansi. pihak pimpinan dalam usaha khususnya kepala bagian keuangan harus melakukan pengawasan secara ketat namun bijaksana dalam bidang tersebut. Pengurusan kas merupakan pekerjaan yang banyak menanggung resiko bila dibandingkan dengan bidang pekerjaan keuangan lainnya. spesialisasi pegawai atas tugas penerimaan dan pengeluaran kas. Rincian kebijakan yang dipilih untuk ditetapkan dalam mengurus kegiatan pengawasan kas diuraikan sebagai berikut : a. nota.

• Petugas penyusun rekonsiliasi tidak diserahi tugas menerima kas atau menandatangani cek. Keuangan negara harus diurus sesuai dengan anggaran belanja yang telah ditetapkan olah undangundang. • Semua cek yang ditandatangani petugas yang menyusun rekonsiliasi bank sebaiknya dilakukan secara tertutup. • Dana kas disimpan dengan aman. Pengawasan saldo kas Upaya mencegah penyalahgunaan saldo kas ditempu dengan cara sebagai berikut : • Saldo kas diawasi secara ketat. Atas . • Pengeluaran kas dengan uang tunai untuk kas kecil dibatasi hanya untuk hal-hal yang perlu saja. pengurusan keuangan negara pada umumnya diselenggarakan dengan berpedoman pada anggaran (budgeting) dan pemeriksaan (auditing). Penatausahaan Keuangan Negara Kekayaan negara dinilai dengan uang.41 b. • Petugas yang mengurus cek tidak merangkap sebagai petugas yang mengurus kas. • Dana yang disimpan dengan aman. Pengawasan pengeluaran kas Pengawasan pengeluaran uang dari kas dilakukan melalui kebijakan sebagai berikut : • Pengeluaran kas sebaiknya tidak dengan uang tunai tetapi dengan cek. dan itu menjadi medan kegiatan ilmu administrasi keuangan negara dalam arti luas. Jadi. • Setiap transaksi didukung dengan dokumen sah dan harus disahkan pejabat untuk bahan pemeriksaan. sebaiknya sering dihitung secara mendadak. c.

pertanggungjawaban dan pengawasan uang milik negara. definisi keuangan negara adalah ….. Hak itu meliputi : hak mencetak uang. Hak dan kewajiban negara inilah yang merupakan hakikat keuangan negara. 1980:12) Negara termasuk rumah tangga yang mementingkan pelayanan kepada masyarakat (public service). dan hak melakukan pungutan yang sah. aktivitas. Pelaksanaan kewajiban memerlukan dana yang harus deprogram secara cermat dalam anggaran negara. hak menarik pajak. “seluruh kekayaan negara. Sesungguhnya anggaran meliputi taksiran tentang : a. dan proyek-proyek yang merupakan isi dari rencana kerja. Kewajiban negara kita dirumuskan dalam UUD 1945 negara diberi hak istimewa berkaitan dengan keuangan negara agar pelaksanaan kewajiban negara berhasil mewujudkan kesejahteraan rakyat. Istilah anggaran dalam bahasa Belanda “begroooting” dan dalam bahasa Inggris “budget”. baik kekayaan yang berada dalam pengurusan para pejabat atau lembaga termasuk pemerintahan maupun berada dalam penguasaan dan pengurusan bank pemerintahan dengan status hukum perdata”. termasuk di dalamnya segala bagian-bagian harta milik kekayaan itu dan segala hak dan kewajiban yang timbul karenanya. hak mengadakan perjanjian pinjaman.42 dasar pemikiran tersebut. Negara mempunyai kewajiban menjalankan pemerintahan dan membayar tagihan pihak ketiga yang harus dibayar pemerintah. b. c. hak memungut iuran. Sumber yang dapat digunakan menutup biaya tersebut. negara harus ditopang dengan hak menguasai keuangan negara agar dapat melaksanakan kewajibannya. kegiatan penatausahaan meliputi bidang penyediaan anggaran keuangan negara. Dengan demikian. Oleh karena itu. pembukuan uang negara. Jasa. Jumlah biaya yang dikeluarkan. (Westra Pariata. (UU No 7 tahun 1965) . hak mengadakan pinjaman paksa kepad rakyat.

2. sedangkan pengurusan khusus lebih mengutamakan pada pelaksanaan perintah yang dikeluarkan badan yang bertindak dalam lingkup pengurusan umum. Fungsi pada no 1 dan 2 di atas. Dalam tugas sehari-hari. Penggunaan keuangan negara dianggarkan setiap tahun dalam satu kebijakan negara yang kemudian dijadikan undang-undang APBN yang disusun sesuai dengan daur/siklus anggaran. Badan Otorisator dipercayakan kepada Presiden sebagai mandataris MPR. keuangan negara adalah hak dan kewajiban negara serta segala sesuatu yang berhubungan dengan hak dan kewajiban tersebut yang dinilai dengan uang. dan pimpinan perusahaan negara. 4. Panglima ABRI/POLRI. Mengatur dan mengusahakan agar penerimaan negara yang dikelola adalah lembaga departemen. Menerima jumlah penerimaan negara yang dilakukan oleh lembaga departemen. Pengurusan umum dan khusus dilakukan badan-badan yang disebut otorisator dan ordonator. perusahaan milik negara dan ABRI/POLRI. Pengurusan Umum dan Khusus Keuangan Negara Pengurusan umum lebih menekankan pada penguasaan uang dan barang milik negara. kemudian membebankan kepada mata anggaran yang sudah ditetapkan. ABRI/POLRI dan perusahaan milik negara masuk kas negara sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Menerima dan mengkaji tagihan kepada negara. dibebankan kepada Badan Otorisasi sedangkan fungsi no 3 dan 4 dijalankan oleh Badan Ordonator. nondepartemen. . Kedua badan itu memiliki fungsi : 1. Presiden mendelegasikan kembali kepada para Menteri. nondepartemen.43 Tegasnya. 3. Dalam praktek pengurusan keuangan negara di Indonesia. Memutuskan kebijakan keuangan (moneter) yang berakibat penerimaan negara/pengeluaran negara. Kepala Lembaga Negara. Pemisahan pelaksana fungsi itu sesuai dengan undang-undang yaitu Badan Otorisator tidak boleh merangkap sebagai Badan Ordonator.

Asas universalitas = asas brutto (jumlah anggaran belanja ditetapkan secara bulat tanpa dipotong). Ia dalam menjalankan tugasnya sehari-hari dibantu oleh Kepala Kantor Perbendaharaan Negara yang berdomisili di setiap propinsi. Komponen belanja yang direncanakan akan dikeluarkan oleh pemerintah guna melakukan kewajiban negara. Pengeluaran rutin menyangkut pengeluaran yang bersifat konsumtif dan operatif. pengaturan dasar seperti ini bertujuan agat tidak terjadi defisit).44 Presiden dan mereka yang menerima pelimpahan wewenang itulah yang menjalankan fungsi no 1 dan 2 di atas. 2. Presiden menunjuk Menteri Keuangan untuk bertindak sebagai Badan Ordonator. 2. Mereka yang bertindak sebagai Badan Otorisasi keuangan negara. kabupaten. yang tidak rutin biaya yang bersifat investasi dan disebut biaya pembangunan. 3. Komponen Anggaran Negara Anggaran pendapatan dan belanja negara memiliki 2 komponen : 1. Komponen Anggaran Belanja Negara Pengeluaran negara ada yang rutin dan tidak rutin. Selanjutnya. Asas keseimbangan (anggaran pendapatan belanja harus ditutup dengan anggaran pendapatan. Komponen pendapatan yang diharapkan untuk menutup belanja. Asas Penyusunan Anggaran Anggaran negara disusun berdasarkan asas-asas tertentu misalnya : 1. Asas pemerincian (rincian anggaran disesuaikan dengan fungsi kegiatan yang dijalankan oleh tiap organisasi pemerintahan. serta lembaga ABRI/POLRI di bawah Panglima yang menguasai keuangan negara atas angkatannya masing-masing. penyusunannya harus menggambarkan obyek yang dibiayai). .

peralatan kantor. Fungsi perbekalan untuk menyediakan informasi tentang kebutuhan perbendaharaan kantor yang terdiri dari perabot kantor. 7. gas alam. atau perlengkapan untuk membantu pencapaian tujuan suatu usaha kerjasama. Dalam bahasa Inggris disebut supply. biaya bantuan proyek dan juga anggaran belanja yang mengantisipasi hutang pemerintah (public debt). denda. kemudian menutupnya dengan menetapkan anggaran pendapatan dari sumber-sumber penerimaan negara. belanja barang. dan penerimaan di luar sector minyak yang utama adalah pajak dan bukan pajak. iuran. penerimaan dari retribusi. Perbekalan berkaitan erat dengan masalah penyediaan bekal berupa barang. pengadaan. dan lain-lain. perabot. pengendalian. Komponen Anggaran Pendapatan Negara Penerimaan negara diperoleh dari dalam negeri dan luar negeri. belanja subsidi daerah otonom. sedangkan hutang luar negeri disebut foreign debt. belanja pemeliharaan. dan perawatan serta penyingkiran barang-barang keperluan kerja. Ketika pembuatan APBN pemerintah menetapkan pengeluaran yang dibutuhkan dalam bentuk belanja negara terlebih dahulu.45 Jadi. Penerimaan bukan pajak meliputi : penerimaan hasil bersih perusahaan negara. Bekal berarti barang atau uang persediaan untuk digunakan dalam perjalanan. dan perlengkapan kantor. milik pemerintah. peralatan. pengimpanan. pengaturan menggunakan peralatan/perlengkapan (operasional) kerja. Perbekalan Ilmu perbekalan (logistik) yang termasuk dalam cabang ilmu administrasi membahas tentang kegiatan perencanaan. komponen APBN meliputi belanja pegawai. Penerimaan dalam negeri meliputi : pendapatan dari sector minyak bumi. Fungsi perbekalan berpedoman pada kegiatan : .

• Sewa. Rencana pengadaan barang (membeli. Barang tidak perlu mewah. Pengadaan. pendistribusian. menyewa atau membuat sendiri). Kualitas barang lebih diutamakan. dan penyerahan barang-barang perbekalan. hibah Sewa dapat dilakukan bila : a. when. penyaluran. Rencana pemeliharaan barang perbekalan. sendiri. Adapun langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pengadaan perbekalan. meliputi penetapan alokasi dana khusus untuk persediaan pengadaan barang perbekalan. menerima hibah/hadiah. how much. why. Adapun anggaran perbekalan itu itu hendaknya disusun sekurang-kurangnya berisi anggaran pembelian. hadiah.46 1. b. penyimpanan. meliputi : a. Rencana penghapusan barang perbekalan. Rencana penimbunan. b. adalah pemenuhan kebutuhan barang perbekalan dengan berbagai cara. yaitu : . perbaikan. Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan memperhatikan rumus 5 W dan 2 H (what. sehingga barang-barang tersebut mampu mendukung kegunaan usaha mencapai target keuntungan yang maksimal. menyewa. misalnya membeli. penelitian dan pengembangan. Penganggaran. who. pinjam. memperbaiki/membuat • Pembelian Beberapa prinsip yang perlukan dipahami dalam melakukan pembelian barang perbekalan. d. meminjam. 3. Barang/perlengkapan hanya digunakan pada musim fluktuasi kerja memuncak. where. namun sesuai kebutuhan. Harus sesuai dengan rencana pengadaan dan fungsinya bagi unit pemakai. c. pemeliharaan. how). c. antara lain : a. 2.

Harga peralatan sangat tinggi dan sangat dibutuhkan. c. c. Biaya perbaikan jauh lebih murah disbanding membeli barang baru. Tersedianya bahan baku yang cukup. tetapi suku cadang dapat diperoleh dengan mudah. Tersedianya tenaga yang produktif untuk membuat sendiri. Pengumpulan/penggudangan/penyimpanan. Pembuatan sendiri dilakukan untuk melatih teknisi dalam negeri. kegiatan ini membutuhkan ruangan agar barang itu tetap aman dari kerusakan yang disebabkan oleh alam. • Membuat/memperbaiki barang perbekalan Membuat pertimbangan : a. maupun manusia. jangka waktu kegunaannya imbang dengan biaya perbaikan. Sedangkan peminjaman dilakukan pada instansi lain dalam kaitan adanya kerjasama. c. Sehingga memerlukan dana. b. Barang yang diperbaiki. guna penyediaan ruangan (gudang). 4. b. dan biaya operasional. Contoh skema jenis gudang sesuai kondisi ruangan yang dimiliki : barang sendiri dilakukan organisasi dengan . Kalau hibah/hadiah merupakan pemberian cumacuma dari organisasi yang lain. sarana. Sedangkan kegiatan memperbaiki dilakukan organisasi dengan alasan yaitu : a. Peralatan yang diperbaiki sudah tidak diproduksi lagi. d. Membeli barang baru jauh lebih mahal disbanding membuat sendiri. Peralatan tersebut langka. binatang.47 b.

truk. untuk menampung barang yang tidak mudah rusak karena pengaruh cuaca :  Gudang terbuka tidak diolah. berwujud padang luas dibatasi pagar. pangkalan udara atau pangkalan truk. stasiun kereta api. Gudang terbuka.  Gudang serbaguna. dengan ciri-ciri tidak memiliki atap. kanan. berdinding samping kiri.  Gudang pendingin.48 T erbuka Semi T er tutup/Lumbung (open shed) T ransit T er tutup S er baguna Kedap udara Pendingin GUDANG Bertangki k er ing T ahan api Igloo (bahan peledak) Keterangan : a.  Gudang kedap udara. lantainya tanah atau yang diratakan saja. lori. dan belakang :  Gudang transit untuk menimbun barang yang akan dipindah ke tempat lain. kanan. b. Gudang semi tertutup disebut lumbung (open shed). berdinding kiri. gudang kereta api. forklift).  Gudang terbuka diolah. dengan ciri-ciri beratap. untuk menyimpan barang perbekalan agar tahan lama (bertahun-tahun). terdiri dari 2 ruangan : . umumnya berlokasi dekat pelabuhan. cirinya : bangunannya beratap. misalnya : yang akan dimuat di kapal. dan belakang. c. lantainya diratakan atau diaspal. cocok untuk transit barang. biasanya bersusun/bertingkat dengan sarana pengangkut (troli. dan pengungkit katrol. tertutup rapat sehingga harus menggunakan AC. lori. Gudang tertutup.

ruangan pendingin (sejuk) . untuk menyimpan barang api yang mudah menyala/terbakar. ketertiban administrasi. penempatan barang seharusnya menggunakan pedoman barang yang pertama disimpan maka yang pertama juga dibongkar (first in first out / FIFO) 5. Gudang tahan api. dan denah tempat penyimpanan yang jelas. seperti kubu orang Eskimo dibuat dari beton kuat beratap kubah kemudian ditimbun tanah tampak seperti gundukan tanah. Pencarian kembali barang akan mudah ditelusuri kembali bila digunakan dengan peletakan barang. Gudang igloo. dinamit. Untuk menyimpan bahan peledak. e. .ruangan pembeku (menyimpan barang kimia yang mudah terbakar. misal : penyimpanan senjata. Kelancaran pendistribusian barang dipengaruhi : a. memiliki konstruksi bangunan yang mampu menahan serangan api. Prosedur penyampaian berita pengiriman barang (kesiapan penerima adalah pemakai barang). f. misal : jenis minyak cat. c. dan sebagainya. mengawetkan makanan) d. Pengaturan barang dalam gudang. ruangan yang tersedia. Prosedur pelaksanaan dan pengangkutan (kesiapsiagaan petugas pengangkut.49 . kelengkapan alat pengangkutan). b. Prosedur penatausahaan barang perbekalan (kedua fisik barang. mesin. metode penyimpanan. dibuat dari baja berlantai beton kuat untuk menyimpan barang persediaan masa puluhan tahun mendatang. cat. roket. hendaknya memperhatikan lokasi tempat penyimpananannya. Pendistribusian barang perbekalan adalah kegiatan bongkar muat dari gudang sampai pemakai barang. bom. kemudahan pengurusan dokumentasi barang). dan lain-lain supaya tidak mudah meledak. Gudang bertangki kering. bahan kimia yang mudah terbakar. Selain itu. dan jalur transportasi. kode lokasi barang.

kecekatan. bertugas mengusahakan agar ada persediaan perbekalan. Teknis ekonomis (secara teknis dan ekonomis sudah tidak bermanfaat atau tidak menguntungkan). b. berubah-ubah atau berkurang kualitasnya karena pengaruh alam). 2. Berikutnya kegiatan perbekalan setelah melakukan penyimpanan adalah kegiatan penghapusan barang perbekalan. bertugas mengendalikan barang perbekalan dan mengadakan penghapusan bila barang perbekalan sudah tidak bermanfaat. bertugas sebagai badan perencanaan perbekalan/perlengkapan. c. dan tidak menguntungkan lagi sehingga dihapuskan dan diganti yang baru). Bagian analisis kebutuhan perlengkapan. Absolute (dinilai kurang layak. f. d. Bagian inventarisasi dan penghapusan. Kecepatan. kurang efektif. e. dan ketepatan proses bongkar muat dari atau ke awal pengangkutan dan kemana barang dalam perjalanan. . Tenaga pelaksana pendistribusian. Kadaluarsa (sudah mengalami keausan/deteriorisasi atau barang yang umur masa berlakunya sudah kadaluarsa). 3. bertugas menyimpan dan memelihara barang perbekalan. yang tidak dapat digunakan. Bagian penyimpanan dan pemeliharaan. penggelapan. antara lain : 1. Faktor-faktor yang mempengaruhi penghapusan barang perbekalan adalah : a. Kehilangan (karena pencurian. atau perampokan). Spilage (barang yang disimpan busuk. kurang efisien. diartikan sebagai tindakan yang dilakukan berdasarkan atas prosedur dan tata cara perbekalan guna meniadakan barang dari daftar inventaris. e. 5. 4. Bagian penyaluran. Bagian pengadaan. dimanfaatkan untuk kegiatan unit instansi sendiri). Di dalamnya pun terdapat lima organisasi perbekalan. bertugas mendistribusikan barang perbekalan.50 d. Surplus (kelebihan barang.

Barang tak bertuan (penumpukan barang yang tidak jelas pemiliknya dan tidak diurus oleh pemiliknya). h. Kegiatan akhir yakni pemeliharaan barang perbekalan (maintenance) adalah usaha/proses memperpanjang umur kondisi barang dan menjaga daya tahan dan daya guna barang perbekalan agar tetap maksimal. atas dasar bukti pidana/perdata). Barang rampasan (barang yang disita. Istilah tersebut lahir di negara Amerika. Ekses (kelebihan barang dalam suatu unit tidak dapat digunakan untuk unit itu sendiri tetapi dapat dimanfaatkan pada unit yang lain). Asal mula kata humas dipromosikan oleh Thomas Jefferson tahun 1804 pada suatu kongres. memperbaiki. Tahap pasca pemeliharaan Sedangkan cara yang dilakukan dalam pemeliharaan misalnya : merawat. humas adalah kegiatan organisasi menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi dengan public yang berkepentingan untuk mendapat dukungan secara sukarela. 8. Dari segi etimologis. Pada tahun tersebut. Menurut Ensiklopedi.51 g. Humas Unsur terakhir yang menjadi bagian dari ilmu administrasi adalah ilmu hubungan masyarakat (humas) yang memiliki pokok bahasan tentang kegiatan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat sekitar. Tahap pemeliharaan dilakukan melalui : a. humas berasal dari bahasa Inggris yakni public (masyarakat) dan relation (hubungan). humas diistilahkan public relation tetapi masih dihubungkan dengan istilah foreign relation (hubungan internasional). Tahap pelaksanaan c. dirampas. dan menyempurnakan kondisi barang. Dalam humas dibedakan menjadi 2 hubungan yakni : . i. Tahap perencanaan b.

hubungan yang harmonis.52 1. Hubungan internal Hubungan antara pimpinan dengan bawahan yang harus diterima terus menerus untuk kelancaran tugas maupun kepentingan pribadi sehingga tercita suasana kerja yang menyenangkan. maupun produk yang ditawarkan. saling pengertian dan saling kerjasama baik dalam hubungan vertikal maupun horisontal. Hubungan eksternal Hubungan yang dilakukan organisasi dengan masyarakat di luar organisasi yang bersangkutan untuk memperoleh citra perusahaan baik di mata masyarakat ditinjau dari organisasi. mempertahankan sdm yang produktif dan loyal) Hubungan eksternal dikelompokkan menjadi : • Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations) • Hubungan dengan jawatan pemerintahan (Government relations) • Hubungan dengan pers/wartawan (Press relations) • Hubungan pimpinan dengan pelanggan . dilakukan dengan cara : • Mencari pelanggan • Memperkenalkan produksi • Mencari modal dan hubungan • Memecahkan persoalan yang dihadapi organisasi • Memperbaiki hubungan dengan serikat kerja/SPSI (pemogokan sdm. nama. Hubungan ini dilakukan dengan cara mengadakan : • Rapat • Pengumuman • Majalah/Buletin intern • Rekreasi • Laporan 2.

Riset ke luar untuk mendapatkan gambaran siapa. 6.Riset ke dalam berupa penyelidikan kegiatan unit-unit instansinya yang menemukan dan menyimpulkan fakta-fakta yang diperlukan. kemudian melanjutkan tindakan untuk memperkirakan masa depan agar perencanaan dapat tercapai maka harus dipersiapkan segala fasilitas yang diperlukan untuk melaksanakan rencana kegiatan tersebut. Mengadakan pengecekan tentang tanggapan masyarakat 5. 4. pembangunan.53 • Hubungan organisasi dengan organisasi yang lain (studi banding. pertemuan dengan pihak ketiga. Pelaksanaan riset Setelah rencana dan alat dipersiapkan maka proses selanjutnya adalah pelaksanaan mengadakan kegiatan. Hasil akhir Untuk hasil akhir dipergunakan menilai apakah kegiatan tersebut sesuai dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat. kegiatan humas merupakan proses kontinu yang selalu berusaha menyempurnakan kegiatan dari tugas. misalnya mengadakan publisitas dengan menggunakan media massa. instansi mana yang sekiranya akan dijadikan obyek kegiatan. 3. 2. . Memberikan saran kepada pimpinan Jika rencana kegiatan yang dilakukan sudah tepat dan dapat diterima oleh massa. Mempersiapkan dan merencanakan riset Merencanakan berarti memilih dan menghubungkan fakta yang satu dengan fakta yang lain. surat menyurat) Pada pokoknya dalam pelaksanaan proses kegiatan humas meliputi 6 tahap yaitu : 1. Mengadakan riset Yaitu mengadakan penelitian baik ke dalam maupun ke luar instansi misalnya : . .

kemudian komunikan . kemudian pesan tersebut disampaikan ke pihak lain begitu juga seterusnya. dan komunikasi itulah yang menjadi dasar dari pola humas. 2. Kebaikan pola ini karena tidak membutuhkan media. biasanya dalam bahasa Jawa diartikan gethuk tular. kemungkinan besar akan terjadi pemalsuan pesan atau secara sengaja ataupun tidak mengubah isi pesan dimana timbul gossip/issu karena tidak menjamin pesan yang disampaikan. Pola pohon (Tree pattern) A B C D E F Pola ini sering disebut dengan pola perantara.54 Jika terjadi hubungan komunikasi dari human relation. Pola ini individu terlibat penyampaian pesan kepada orang lain. antara lain : 1. komunikator menyampaikan pesan kepada komunikator secara perseorangan. Jika menerapkan pola ini. dalam hal ini yang bertindak sebagai perantara adalah B. Pola mata rantai (Chain pattern) A B C F E D Pola ini sering kita temukan dalam kehidupan sehari-hari. Pola ini.

55 bertindak sebagai komunikator menyempaikan pesan kepada kelompok komunikan yang lain. E . Pola roda atau bintang yang idsempurnakan (Improved wheel or star pattern) E B C A D Dalam pola ini. Yang menjadi humas biasanya si B karena orang yang menyampaikan ingormasi secara timbal balik. Dalam pola ini tidak terjadi komunikasi. 3. Pola roda atau bintang (Wheel or Star pattern) B C A D Pada pola ini. A bertindak sebagai komunikator yang menyampaikan pesan kepada komunikan. Komunikan dalam pola ini adalah sebagai anggota kelompok dan tidak saling berkomunikasi. 4. komunikasi yang dilakukan dapat efektif dan efisien sehingga pesan yang disampaikan mudah menimbulkan umpan balik (feed back) yang lebih akurat sesuai dengan pesan komunikator karena pola ini adalah pola perbaikan dari roda atau bintang.

radio. pembuatan dan penggunaannya lebih mudah. Komunikator dan komunikan dapat terlibat dalam komunikasi tanpa ada perantara yang lebih tepat (komunikasi langsung). usaha public relation akan lebih banyak dikerjakan oleh orangorang yang terpilih pada organisasi tersebut. menimbulkan rasa bosan. dsb. biaya yang dikeluarkan lebih murah.56 5. perlu adanya waktu yang cukup guna menafsirkan pengertiannya. setiap anggota dapat saling menggunakan daya nalarnya dalam menanggapi pesan dari komunikator. Media ini digunakan dalam E . tape recorder. adalah media yang dapat didengar. plakat. pameran. yang termasuk jenis media ini telepon. Pola ini terbaik dari pola humas yang lain. Pola terbuka (Open structured pattern) B C A D Dalam pola ini. brosur. maka media humas pun dibedakan menjadi 2 yakni : 1. Karena hubungan masyarakat terdapat 2 hubungan yakni hubungan internal dan eksternal. dsb Keuntungannya : menghemat waktu dan tenaga. informasi yang disampaikan lebih jelas. Kelemahanya : kemungkinan timbul gangguan yang tidak diinginkan. Media komunikasi ekternal. contoh : film. yang termasuk adalah : • Media visual. Dalam perkembangan kehidupan sosial ekonomi masyarakat Indonesia yang makin maju. • Media auditif.

dsb. bulletin. majalah. seminar. pertemuan. • Media audio visual. 3. Mempertahankan reputasi/nama baik organisasi dan menangkis serangan yang bermaksud menjatuhkan nama perusahaan.57 komunikasi antar personal yang biasanya banyak digunakan di lingkungan kantor. Membantu public untuk menentukan dan mengetahui kebutuhan yang sebenarnya. • Media cetak. 2. kunjungan. Memberi penjelasan tentang hasil produksi baik berupa barang maupun jasa dari organisasi yang bersangkutan. pertemuan. 5. wawancara. biasanya dilakukan hanya antara pimpinan dengan bawahan contohnya rapat. contohnya televisi. Perwujudan kegiatan humas dalam organisasi adalah : 1. adalah segala barang cetak. dsb. contohnya surat kabar. 2. 6. adalah media yang dapat dilihat dan didengar. dsb. Mengusahakan agar organisasi dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan public yang sebenarnya. Membantu kelancaran komunikasi di dalam dan di luar organisasi. 4. tabloid. Media komunikasi internal. Memberi penjelasan tentang kebijaksanaan pimpinan organisasi yang penjelasannya dititikberatkan bahwa penjelasan itu dapat dipertanggungjawabkan. . Media ini bisa disampaikan melalui faximile. kunjungan. brosur.