13

BAB III UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
1. Organisasi Ilmu organisasi menjadi salah satu cabang dari ilmu administrasi, yang memiliki pokok kegiatan mengelompokkan personil dan menyusun kerangka kerja, menjalin hubungan kerjasama antar personil. Organisasi merupakan kesatuan kerja yang disusun melalui suatu peraturan sebagai wadah dalam menjalankan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Organisasi sendiri memiliki 2 sifat utama, yakni : 1. Bersifat statis Organisasi merupakan wadah dalam melakukan pembagian tugas dan wewenang, secara struktural dan fungsional menempatkan individu sesuai keahliannya. 2. Bersifat dinamis Organisasi merupakan pembagian tugas dan wewenang serta adanya komunikasi dalam menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dari pengertian di atas, organisasi memiliki unsur-unsur pokok yang menyebabkan timbulnya organisasi, yaitu : 1. Adanya pembagian tugas. 2. Adanya kerjasama. 3. Adanya tujuan yang telah ditentukan. Perbedaan administrasi dengan organisasi yaitu : Administrasi 1. Mencakup proses, fungsi, personil sebagai pelaksana. dan Organisasi 1. Sebagai wadah melaksanakan kegiatan sesuai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

14

Administrasi 2. Di dalamnya ada pengorganisasian dari proses, fungsi, dan personilnya. 3. Tidak hanya melaksanakan pengorganisasian, namun mencakup proses perencanaan, pengawasan, dan sebagainya.

Organisasi 2. Bagian dari administrasi. 3. Menekankan pada pengorganisasian dari segi proses, fungsi, dan personil-personilnya.

Dalam menyusun kerangka organisasi, beberapa ahli hampir memiliki persepsi yang sama membuat konsep tentang prinsip-prinsip organisasi, antara lain : 1. Perumusan tujuan (principle of goals) 2. Pembagian tugas (principle of specialization) 3. Pengkoordinasian (principle of coordination) 4. Rentang pengawasan (principle of span control) 5. Kontinuitas (principle of continuity) Adapun beberapa hal penting yang harus dipelajari pada ilmu organisasi, meliputi : 1. Type organisasi • Organisasi garis Organisasi ini diprakarsai oleh Henry Fayol, dimana biasa disebut dengan organisasi lini, lurus, maupun militer karena bercirikan : a. Dipakai pada tingkat organisasi yang sederhana. b. Tidak ada staff ahli. c. Wewenang dan tanggung jawab secara verrtikal dari pimpinan ke bawahan. d. Kekuasaan dan tanggung jawab sepenuhnya pada pimpinan. e. Pemilik organisasi merupakan top manajemen. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis :

15

a. Kesatuan perintah sangat jelas. b. Pimpinan dan bawahan, masing-masing memiliki wewenang dan tanggung jawab yang sangat jelas. c. d. e. Semua perintah yang diberikan pimpinan, dapat dengan mudah dan cepat berjalan. Disiplin. Pimpinan dapat melakukan koordinasi dan supervisi, sehinggan mudah dilaksanakan dan diketahui bawahan. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis : a. Dalam pengembangan keahlian pegawai dibatasi bahkan tidak dapat dipraktekkan secara linier. b. Pimpinan bersikap otoriter. c. Tidak ada pembentukan unit-unit organisasi • Organisasi staff Staff merupakan orang yang ahli dalam bidangnya, dan pada organisasi ini mereka berfungsi memberikan sumbangan pemikiran, ide, saran ataupun nasehat kepada pimpinan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. • Organisasi garis dan staff Organisasi ini merupakan gabungan dari organisasi garis dan staff. Organisasi ini diprakarsai oleh Horrington Emperson yang dipraktekkan di perindustrian. Sedangkan staff, memiliki kedudukan setingkat dengan pimpinan. Organisasi garis dan staff bercirikan : a. Bersifat kompleks. b. Pimpinan memiliki wewenang memerintah bawahan. c. Dalam kelancaran tugas, pimpinan dibantu staff ahli.

16

d. Staff ahli bertugas memberikan saran dan bantuan kepada pimpinan, namun bukan memberikan perintah. e. Staff ahli dimanfaatkan melaksanakan pekerjaan secara efisien dan efektif. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis dan staff : a. Pembagian tugas pada kelompok garis dan staff sangat jelas. b. Disiplin dalam bekerja. c. Adanya koordinasi antara pimpinan dan staff. d. Fleksibel dalam bekerjasama. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis dan staff : a. Bawahan seringkali membuat persepsi bahwan saran/nasehat dari staff merupakan perintah dari pimpinan. b. Terkadang pimpinan melupakan keberadaan staff, sehingga diabaikan mereka. • Organisasi fungsi Organisasi fungsi diprakarsai oleh F. W. Taylor (functional type of organization), diterapkan pada pabrik tempat beliau bekerja. Perintah dari pimpinan ke bawahan berjalan melalui kepala bagian. Masing-masing kepala bagian diberi tanggung jawab kepada bawahannya. Organisasi fungsi bercirikan : a. Kekuasaan tidak berjalan secara langsung. b. Tiap kepala bagian memiliki beberapa bawahan. c. Tiap kepala bagian merupakan orang yang ahli dalam bidangnya. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi fungsi : a. Pembagian tugas akan tenaga pikir dan tenaga fisik (spesialisasi) sangat jelas.

G. Anggota memiliki hak. Proses pengambilan keputusan membutuhkan waktu yang lama. R. • Organisasi panitia Organisasi ini sering digunakan melalui beberapa istilah seperti Dewan. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. wewenang. Timbul perselisihan anat pimpinan karena permasalahan tanggung jawab. Kesatuan wewenang. Terry sebagai pemrakarsa organisasi ini menyatakan bahwa panitian merupakan sekelompok orang-orang yang terpilih untuk bersama-sama membahas masalah yang ada pada organisasi. c. Anggota diklasifikasikan berdasarkan tugas yang akan dilaksanakan pada kegiatan. c. Hak. Satgas. Keputusan bersifat demokratis karena dimusyawarahkan. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi panitia : a.17 b. Majelis. kepala bagian dan bawahan dalam satu fungsi mudah dilaksanakan. Menghemat biaya perekrutan staff. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. d. Komite. Badan. Tugas pimpinan dilaksanakan bersama anggota. dan tanggung jawab yang sama. Koordinasi pimpinan. . Kerjasama yang sangat kuat. b. c. Organisasi panitian bercirikan : a. Oleh sebab itu. Kesatuan komando kurang tegas. Seluruh anggota menjadi pimpinan. Senat. dan Team. b. Keselarasan pemikiran sehingga antisipasi akan tindakan yang ceroboh. b. tanggung jawab. dan wewenang yang sama untuk anggota. pimpinan dari organisasi ini secara bersama-sama namun tetap ada ketua panitia.

Isi. luas maupun ruang lingkup organisasi. c. wewenang. c. antara lain : a. selanjutnya disusun ke bawah. Bentuk vertikal Saluran perintah. Menurut para ahli seperti Keith Davis dan Henry Hodges. bentuk bagan organisasi dapat dibuat berdasarkan tipe organisasi. Contoh gambar : . sehingga ada permasalahan saling menuduh. Tanggung jawabanggota tidak penuh. d. pangkat dan golongan bila ada. dan tanggung jawab mengalir dengan jelas dari pimpinan sampai ke bawahan.18 b. sehingga beberapa hal penting yang terkandung di dalamnya yaitu : a. Aliran komando dan tanggung jawab dari pimpinan ke bawahan atau sebaliknya. Nama. Rincian dari tugas-tugas setiap unit kerja (job description). Keputusan kurang obyektif karena bersifat kompromi. jabatan. Bagan organisasi Bagan organisasi menjadi alat informasi mengenai struktur organisasi. Disusun hanya dengan dua bidang satuan organisasi yang sejajar dekat dengan pimpinan. b. d. Pengeluaran biaya yang tidak terkendali (boros). 2.

Contoh gambar : d.19 b. wewenang. namun dibuat terbalik dimana saluran perintah. Bentuk horizontal Saluran perintah. Bentuk piramida Disusun dengan mudah. sederhana dan jelas berdasarkan tingkatan pada tiap satuan tugas organisasi. Contoh gambar : c. Lebih tepat diterapkan pada organisasi fungsi. Contoh gambar : . Bentuk piramida terbalik Bentuk ini merupakan dasar dari piramida di atas. dan tanggung jawab pimpinan kepada bawahan dimulai dari arah bawah ke atas. wewenang dan tanggung jawab disusun mendatar (menyamping arah kiri ke kanan) dari pimpinan sampai bawahan. Kreasi bentuk ini pada dasarnya sama dengan piramida biasa. sehingga diterapkan pada organisasi garis (lurus).

Contoh gambar : f. Bentuk lingkaran dengan kotak-kotak Susunan bentuk ini menekankan pada hubungan di antara satuansatuan organisasi. Karena jenjang organisasi tidak jelas. Contoh gambar : . maka sangat cocok hanya untuk jenjang tingkat atas (pimpinan) saja. wewenang. Satuan tugas disusun hanya dengan menggambar kotak dan garis-garis pada saluran perintah. Bentuk setengah lingkaran dan bentuk telur dengan garis-garis Kreasi bentuk ini merupakan variasi dari bentuk dasar lingkaran.20 e. dan tanggung jawab.

menggerakkan. Secara etimologis. menggunakan kata maneggiare kemudian bahasa Italia menggunakan kata maneggio.21 g. serta mengerahkan segenap fasilitas kerja. Dimulai dengan bahasa Latin. Bentuk lukisan Saluran perintah. mengorganisasikan. dan tanggung jawab terbaca secara jelas melaui objek (gambar asli/lukisan) dari pimpinan maupun bawahan. manajemen berasal dari beberapa beberapa bahasa yang turun temurun. membina. wewenang. Contoh gambar : Dew an K omis ar is Dir ek t ur B agian P e njuala n P engangk utan W ak il Dir ek tur L apanga n Miny ak (P er tambanga n) P eny ar ingan & P engolahan P ompa B ens in 2. dan mengawasi sekelompok personil. Dari kedua bahasa . membimbing. Manajemen Ilmu manajemen termasuk cabang dari ilmu administrasi dengan memulai kegiatan merencanakan.

Kata manage memiliki makna : 1. dan sebagainya. pengurusan. dan sebagainya. management disimpulkan suatu seni dalam menjalankan kegiatan pada organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. bahasa Inggris menggunakan kata manage yang kemudian biasa disebut dengan management. Membuat jadwal istirahat pegawai dalam bekerja.22 tersebut. Sedangkan di Indonesia. pengelolaan. Jadi. Perencanaan menentukan anggaran kegiatan dalam proses produksi. Pembagian kerja yang jelas (job description & job specification). Membuat putaran kerja (rolling) antar pegawai e. Beberapa pemrakarsa manajemen secara urut diawali oleh : 1. ketatalaksanaan. . rumah. pembinaan. bank. Mengatur dan mengawasi (to direct and control) Makna di atas menjadi penerapan dalam kehidupan sehari-hari di segala bidang seperti di sekolah. Buku tersebut membahas tentang kinerja pegawai yang menekankan pada : a. c. kepemimpinan. Efisiensi kerja dalam mencapai tujuan. Menunggang kuda (to train a horse) 3. penggunaan istilah management bermacammacam namun kandungan yang termaktub sama. Akhirnya berkat sumbangsih pemikiran dari pemrakarsa manajemen lahirlah konsep-konsep nyata manajemen. d. sarjana matematika tersebut meneliti sekaligus menjadi sebuah buku dengan judul The Economy of Machinary & Manufactural. Manajemen sebagai salah satu unsur dasar dari administrasi yang merupakan anak cabang dari ilmu sosial. b. Rumah tangga (house keeping) 2. sebenarnya sejak zaman sejarah dahulu kala tanpa sengaja (dirasakan) manusia telah melakukan proses dari manajemen. misal menggunakan kata manajemen. Charles Babbage Pada tahun 1792 – 1871.

sehingga tahap ini merupakan perjuangan para pemrakarsa agar manajemen menjadi salah satu cabang ilmu pengetahuan. Tahap survival Tahun 1886 diawalinya Gerakan Manajemen Ilmiah. Sehingga tahun 1886 tercetus Gerakan Manajemen Ilmiah dan disebut sebagai Bapak Manajemen Ilmiah. b. Tahap human relation Tahap berikutnya tahun 1945. manajemen termasuk cabang ilmu pengetahuan sehingga konsep-konsep manajemen (prinsip. sehingga ada solusi untuk mencapai tujuan organisasi. c. pada tahun 1856 – 1955 muncul sarjana pertambangan yang melanjutkan penelitian tersebut di perusahaan tempat F. Pembagian tugas kerja (organisasi fungsional). W.23 2. Manajemen perusahaan. Tahap behaviouralisme Tahun 1959. b. Prinsip-prinsip manajemen ilmiah. Semenjak itu. d. berkembang ke arah perilaku manusia dalam bersikap. ilmu manajemen lahir melalui beberapa tahap yakni : a. Penelitian dilakukan dengan pengamatan (trial & error) pada kasus yang ada. Taylor bekerja. pengembangan ilmu menekankan pada hubungan antar manusia baik secara formal maupun informal agar tercipta keharmonisan. c. Frederick Winslow Taylor Setelah Charles Babbage belum menuai hasil. rumus) direvisi lagi agar memiliki kekuatan teori dan para ahli yang telah mempelajari mendapat gelar kesarjanaan secara resmi dari lembaga perguruan tinggi. . System ban berjalan (perputaran). Hasil penelitian yang meluas tersebut membahas tentang : a. dalil. Tahap konsolidasi Tahun 1930. d.

f. Hal ini berdampak. berhasil menyumbangkan pemikiran dengan judul General & Industrial Management yang membahas tentang : a. Uraian di atas merupakan sejarah munculnya manajemen oleh para pemrakarsa dan selanjutnya bermunculan para ahli dengan berbagai konsep manajemen dan secara resmi diterapkan di Indonesia. Efisien (pendayagunaan antara pemasukan dengan pengeluaran). sarjana pertambangan dari Perancis yang juga mendapat sebutan Bapak Administrasi Modern. . Fungsi manajemen planning. Henry Fayol Pada tahun 1841 – 1925. manajemen kinerja. Tahap matematika Tahun 1990. coordinating. controlling (POCCC). pihak-pihak yang berkepentingan dapat mengambil kebijaksanaan lebih akurat dan cepat. adanya robot yang mengambil alih tugas manusia sehingga efisiensi dan efektivitas tercapai. Agar tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai secara : a. 3. konsep manajemen lebih matang dan didukung dengan peralatan teknologi modern seperti komputer untuk mengolah data yang akurat. Pembagian kerja (organisasi garis/lini/lurus). b. manajemen pemasaran. c. b. Tahap platinum Tahun 2000. dan sebagainya.24 e. ilmu manajemen berkembang luas dengan mengkolaborasikan diri dengan software-software yang disediakan komputer agar dalam proses manajemen. organizing. ilmu manajemen pada perguruan tinggi mulai difokuskan pada spesialisasi bidang studi seperti manajemen sumber daya manusia. commanding. 14 prinsip umum manajemen. Efektif (pendayagunaan waktu yang setepat-tepatnya).

yang disebut The Six M in Management. Ilmu yang membahas mengenai kegiatan menyampaikan berita. Machines (peralatan teknologi/mesin) f. organisasi. meliputi : a. dan manajemen merupakan satu kesatuan yang saling mengikat. • Organisasi sebagai wadah yang menyusun dan menempatkan individu (the right man in the right place) yang melaksanakan kegiatan. Manajemen puncak (Top management) b. Manajemen madya (Middle management) c. Materials (perlengkapan pendukung/bahan-bahan) e. Komunikasi Ilmu komunikasi menjadi cabang dari ilmu administrasi yang sekarang dapat berdiri sendiri dan berkembang pesat dengan program studi yang bertalian. Market (pemasaran) Di dalam proses manajemen pun. Manajemen bawah (Lower management) Hubungan antara administrasi. • Manajemen menjadi proses pelaksanaan kegiatan pada organisasi dengan berdasarkan kebijakan administrasi. 3. Money (anggaran) c. Man (factor manusia) b. pemberian ide. dan gagasan dari seseorang kepada orang lain. dapat disimpulkan bahwa : • Administrasi merupakan proses penetapan kebijaksanaan dan tujuan dari organisasi. dibagi dalam 3 tingkatan yaitu : a. Methods (system kerja) d.25 Maka manajemen didukung beberapa sarana yang mutlak harus ada. yang bersifat timbal balik antara .

3. atau bahasa 3. sebagai berikut : 1. baik secara formal maupun nonformal. Penggunaan bahasa yang kurang jelas Komunikasi berhasil bila informasi yang disampaikan dapat diterima dan dipahami. Komunikan. disebabkan informasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan tidak jelas. Sarana yang kurang memadai Demi tercapainya tujuan. sarana penunjang komunikasi harus memadai. Berita. Feed Back. adalah orang yang menerima berita dari komunikator. Sehingga komunikator sedapatnya mampu memilih sarana mana yang dirasa efektif dalam penyampaian informasi. jelas. 2. informasi yang disampaikan harus jelas dimengerti komunikan. Komunikator. adalah pengertian yang disampaikan komunikator yang berupa lambang seperti gerakan. Hal ini disebabkan ada beberapa hambatan dalam komunikasi. 4. Informasi yang disampaikan berwujud bahasa baik lisan ataupun tulisan. 2. Sebab itu. Terkadang terjadi salah pengertian (miss communication) dalam komunikasi. Komponen yang terlibat dalam komunikasi ada 5 faktor yang berperanan. . Media. dan tepat akan semakin mudah dimengerti dan diterima oleh komunikan. Dengan bahasa yang lugas.26 pimpinan dengan pimpinan. adalah sarana/tempat berlakunya lambang-lambang tersebut. 5. sinar. suara. antara lain : 1. pimpinan dengan bawahan. adalah tanggapan dari komunikan (umpan balik). adalah asal sumber informasi dikomunikasikan dengan bahasa yang sederhana . Berita tidak jelas Berita menjadi salah satu komponen yang mutlak harus ada dalam komunikasi.

Wujud komunikasi seperti wawancara dengan . Wujud komunikasi seperti rapat dinas. laporan. petunjuk. Faktor lingkungan Berhasil tidaknya komunikasi. Komunikasi intern Adalah komunikasi yang bersifat informal antara pimpinan dengan bawahan. seminar. faktor lingkunganpun mempengaruhi. lokakarya. penjelasan. informasi. Wujud komunikasi seperti instruksi. Komunikasi tersebut berlangsung dua arah ( two way communication). dan bawahan dengan bawahan agar menciptakan kerjasama yang harmonis diantara para pegawai sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. 2. dsb. Komunikasi ekstern Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak lain di luar organisasi.27 4. Entah itu suara gaduh atau gangguan-gangguan teknis yang kadang-kadang muncul saat komunikasi berlangsung. pengaduan. Komunikasi di dalam organisasi memiliki 2 bentuk yaitu : 1. pimpinan dengan pimpinan. • Komunikasi horizontal Adalah komunikasi antara pimpinan dengan pimpinan atau bawahan dengan bawahan. saran. dsb. Dalam komunikasi ini digolongkan dalam 2 bentuk komunikasi yaitu : • Komunikasi formal Adalah komunikasi yang dilakukan organisasi dengan pihak luar melalui media yang resmi. Yang termasuk dalam komunikasi intern antara lain : • Komunikasi vertikal Adalah komunikasi yang berlangsung dari pimpinan ke bawahan (downward communication) atau dari bawahan ke pimpinan (upward communication).

dan intuitif. ilmu informasi terbagi menjadi 3 jenis ilmu antara lain : 1. ilmu informasi membahas tentang kegiatan menghimpun. menyebarkan. mengolah. Informasi Sebagai cabang ilmu administrasi. Menurut Prof. penerbitan brosur. sistematis. dukungan. • Komunikasi informal Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak luar secara tidak resmi. misalnya : • Political intelligence • Government intelligence • Military intelligence • Business intelligence • Monetary intelligence • Industrial intelligence . hanya untuk menambah perhatian. website. untuk dipakai sebagai alat mengambil keputusan maupun pengamanan atau tindakan penyelamatan. mencatat. 4. jujur. dan menyimpan berbagai keterangan obyektif yang diperlukan. Berbagai jenis intellijens yang dikelompokkan dalam masing-masing bidang spesialisasi. dsb. Ilmu Intellijens Adalah ilmu yang tertua dan klasik karena sebelum Masehi atau zaman kerjaan telah diterapkan dan mempelajari sistem informasi yang diperoleh dari saluran/media yang sifatnya terbuka dan birokratis. penyelenggaraan pameran. Prajudi Atmosudirdja. pemasangan iklan.28 pers. dan kepercayaan pihak luar terhadap organisasi. Pimpinan biasanya membutuhkan intellijens yang secara otomatis termasuk orang-orang yang cerdas. menggandakan. logis. Wujud komunikasi ini seperti memperhatikan sikap/perilaku anggota yang ada dalam organisasi.

Personalia Ilmu personalia (sumber daya manusia) berkembang pesat dan menjadi bahasan popular saat ini di kalangan masyarakat. Sistem informasi yang digunakan pada ilmu ini berhubungan dengan pekerjaan kertas (paper work). sebagai cabang dari ilmu administrasi. Secara umum. ilmu tata usaha modern berkembang di Eropa pada abad ke 17. dengan dimulainya kertas atau perkamen atau papyrus sebagai alat mencatat informasi. ilmu personalia menekankan pada kegiatan mengatur dan mengembangkan tenaga kerja. agar dapat mengisi lowongan pekerjaan biasanya syaratsyarat utama yang dibutuhkan organisasi antara lain : . Informasi yang disampaikan pada ilmu ini dapat besifat specified (berdasarkan keperluan) dan discretionary (pimpinan menentukan sendiri). antara lain : • Penerimaan • Pencatatan • Penggandaan • Penyimpanan • Pemilahan • Pengolahan • Pendistribusian 3. Ilmu Sistem Informasi Manajemen (SIM) Ilmu sistem informasi manajemen merupakan bentuk tata usaha modern yang mengkaitkan dengan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data untuk menghasilkan keputusan/kebijaksanaan. Ilmu Tata Usaha Ilmu tata usaha bersumber dari zaman Mesir Kuno dan di Romawi Kuno. 5.29 2. Tetapi. yang akhirnya menjadi serentetan pekerjaan rutin yang dilakukan tata usaha.

Namun. Terlebih lagi pemerintah mencanangkan minimal pendidikan adalah 9 tahun. Sumber tenaga kerja intern Sumber tenaga kerja dari dalam (intern) meliputi pegawai yang telah menduduki jabatan dan sudah pula terikat perjanjian kerja dengan organisasi tempat unit kepegawaian bernaung. Pendidikan Latar belakang pendidikan menjadi syarat mutlak dalam rekruitmen pegawai. Kedua sumber tersebut diuraikan sebagai berikut : 1.30 1. dan respek terhadap lingkungan. ada yang berasal dari sumber intern maupun ekstern. Kepribadian utama yang harus dimiliki pegawai adalah jujur. 3. Sumber pegawai yang dapat direkrut mengisi lowongan. Mereka yang berasal dari organisasi sendiri dan hendak mengisi lowongan pekerjaan biasanya mendapat prioritas pertama asal memenuhi persyaratan yang ditentukan. Namun. ketrampilan tersebut dapat berkembang melalui kegiatan training yang diadakan organisasi. Ketrampilan diperoleh melalui pendidikan formal maupun informal. maka unit kepegawaian memiliki tugas menyiapkan rekrutmen pegawai dengan menyebarkan informasi tersebut ke berbagai media. Media yang dipilih diusahakan mampu menarik hati calon tenaga kerja untuk tertarik melamarnya. Nantinya diharapkan. Kepribadian Kepribadian merupakan watak dari pegawai yang menunjang keberhasilannya dalam bekerja. bertanggung jawab. pegawai yang . Melalui pendidikan baik formal maupun informal menunjang kualitas hidup manusia. di era platinum ini pendidikan pascasarjana menjadi pilihan banyak orang untuk meningkatkan kualitas hidupnya. Bila terjadi lowongan pekerjaan dalam organisasi. Informasi tersebut disebarluaskan agar diketahui pencari kerja. Ketrampilan Ketrampilan merupakan salah satu talenta atau nilai plus yang dimiliki oleh calon pegawai. 2. Sehingga orang berbondong-bondong untuk bisa mengantongi ijasah pascasarjana.

bagian rekruitmen harus mampu menyeleksi secara ketat sehingga mendapatkan pegawai yang berpotensial sesuai persyaratan.31 ditarik dari dalam kalau tidak dipilih dengan cermat dapat menjadi boomerang di kemudian hari. . Aktif berarti memanfaatkan berbagai saluran/media komunikasi untuk memperoleh tenaga kerja. Akibatnya. Jika hal itu terjadi. Terlebih lagi bila hal tersebut dilakukan atas dasar system kawan (spoil system) karena dapat menimbulkan klik kepegawaian yang kurang sehat. Bagian rekruitmen melakukan penarikan pegawai. melalui banyak saluran antara lain : 1. Sumber penarikan pegawai baik dari ekstern maupun intern. Dengan demikian. 2. karena pegawai mengusulkan kawannya dan secara langsung pegawai yang mengusulkan harus menjadi penjamin kualitas kawan yang diusulkan. jika pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke organisasi. Sumber tenaga kerja ekstern Rekruitmen pegawai dari luar akan memacu pelamar bersaing secara terbuka. jumlah pelamar yang mendaftar kadang-kadang jauh melebihi jumlah yang dibutuhkan. Bila rekruitmen kurang cermat. baik ekstern maupun intern dapat bertindak aktif dan pasif. dapat merugikan karena pegawai yang terpilih hanya ingin mencari pengalaman dan menyelidiki kondisi perusahaan selama masa percobaan. Kawan pegawai Jika terjadi lowongan pekerjaan. Berbeda dengan pegawai dari luar organisasi yang membuka persaingan bebas antar pelamar sehingga unit kepegawaian dapat memilih pelamar yang rata-rata tergolong baik untuk kemudian dibina menjadi pegawai yang baik. organisasi menginformasikan kepada pegawai untuk mengusulkan kawan dekatnya menempati jabatan yang lowong. Hal ini sudah biasa. rekruitmen pegawai baik dari sumber intern maupun ekstern memiliki keuntungan dan kerugian.

kantor pemerintahan ini sampai pada tingkat kabupaten dan memiliki balai latihan sampai tingkat kecamatan. misalnya : sarjana kedokteran tergabung dalam IDI (Ikatan Dokter Indonesia). Rekruitmen terkadang kurang murni. Kerabat pegawai Rekruitmen ini memprioritaskan pegawai yang memiliki hubungan saudara (nepotisme). bagian kepegawaian dapat memonitor siswa yang berpotensi untuk menjadi pegawai pada organisasi bila sudah lulus pendidikan. terkadang meletakkan diskriminasi misalnya pegawai mengusulkan kawannya yang satu suku. ada kecenderungan subjektifitas mendominasi. . Lembaga Pendidikan Rekruitmen melalui lembaga pendidikan dilakukan dengan cara. Prinsip The Right Man In The Right Place diabaikan. sekretaris tergabung dalam ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia). Organisasi ini menjadi tempat yang dihuni orang-orang terlatih dan terdidik. satu agama. Saat itulah. Meskipun rekruitmen pegawai melalui kawan ini baik. Faktor keberuntungan pun menjadi pengaruh rekruitmen serupa. dan lain lain yang dapat menimbulkan masalah di kemudian hari. 5. pegawai yang mengusulkan kawannya belum sepenuhnya menjadi penjamin kualitas kerja kawannya yang setaraf dengan dirinya. Depnaker Departemen tenaga kerja menjadi penghubung antara pencari tenaga kerja dan calon pegawai. Organisasi profesi Rekruitmen pagawai menggunakan saluran melalui anggota organisasi profesi. nepotisme terjadi bila pegawai diterima karena ada hubungan saudara walaupun tidak memenuhi syarat. Dalam kehidupan sehari-hari. organisasi memberi kesempatan magang bagi siswa lembaga tersebut. 2. 3.32 Namun. 4.

Rekrutmen itu bersifat kebetulan saja sehingga disebut Walk-in. tetapi bagian kepegawaian pun tetap harus menyediakan waktu. . dan syarat-syarat pelamar. 7. adalah iklan yang tidak menyebutkan nama perusahaan dan diganti dengan nomor iklan koran/kotak pos. Open house Suatu ketika. Majalah/Koran dipilih terlebih dahulu untuk membatasi pelamar. Pemanfaatan leasing ini menguntungkan organisasi karena organisasi mendapat pegawai yang bermutu dan terhindar dari pembayaran seperti tunjangan-tunjangan pada pegawai tetap. bagian kepegawaian merekrut pegawai dengan system pegawai lepas atau berdasarkan kontrak kerja saja ( parttime job). bila tidak diperlukan dimusnahkan. Ada 2 jenis iklan yaitu Want Advertisement & Blind Advertisement. pelamar dating secara kebetulan mencari pekerjaan. Walk-in. cara melamar. dana. Leasing. Organisasi dapat merekrut melalui leasing yang merupakan lembaga yang menyediakan tenaga ahli bidang tertentu. organisasi mengalami peningkatan pekerjaan sehingga kekurangan pegawai.33 6. dan tenaga untuk menyeleksi pelamar. kemudian ditawarkan atas dasar kontrak kerja. Tetapi. data tersebut disimpan dengan masa tertentu. Iklan Rekruitmen pegawai melalui iklan dapat dicetak pada majalah atau Koran. Akhirnya. Lembaga ini memiliki tenaga ahli dari berbagai disiplin ilmu yang siap menyelesaikan pekerjaan sesuai permintaan. Jenis iklan Want Advertisement. Iklan ini akan menarik minat pelamar. organisasi mendapat pegawai yang datang sendiri ke kantor organisasi tersebut. Kadang kala. dan data pelamar sendiri oleh organisasi disimpan sebagai arsip yang sewaktu-waktu bila perusahaan membutuhkan pegawai dapat informasi dari file tersebut. Jenis iklan Blind Advertisement. adalah iklan yang menyebutkan nama perusahaan.

dan berhasil dengan baik jika kedua pihak melakukan persiapan. terakhir rekrutmen dengan cara yang disebut Open House. Pelamar yang lulus seleksi dan diterima sebagai pegawai. 2. Open house menguntungkan karena organisasi tidak perlu menyediakan transportasi. akan melalui tahap masa percobaan (trainee). kepribadian. Tujuan latihan masa percobaan . Sedangkan pelamar pun harus menunjukkan sejelas-jelasnya baik talenta maupun kepribadiannya agar dapat menarik simpati pewawancara. Bagian kepegawaian harus melakukan kegiatan seleksi pegawai agar memperoleh pegawai yang memenuhi persyaratan. 3. Tes Selesai seleksi administratif disusul kemudian tes untuk mengetahui sejauhmana kemampuan seseorang terhadap bidang pekerjaannya.34 Selain cara-cara di atas. Untuk itu bagian kepegawaian harus menyiapkan dan melaksanakan program khusus dengan uraian sebagai berikut : 1. Umumnya. masa percobaan dilalui selama 3 bulan atau lebih. Pewawancara secara langsung dapat mengetahui kemampuan. sebab seleksi ini menitikberatkan pada kebenaran informasi dari surat lamaran dan dokumen-dokumen pendukung si pelamar. Wawancara Wawancara menjadi bagian penting dari seleksi pegawai. Tes yang umum digunakan ada dua yaitu tes tertulis dan tes lisan. Rekrutmen ini mengutamakan pegawai yang domisilinya dekat lokasi pekerjaan. Masa percobaan menjadi batu loncatan sebagai awal keberhasilan karier pegawai di kemudian hari. Masalah seleksi pegawai meliputi : 1. dan sikap pelamar. Seleksi administratif pelamar Seleksi administratif menjadi dasar kebijakan bagian kepegawaian. dan sebagainya terhindar dari pemborosan waktu yang digunakan pegawai untuk pergi/pulang kantor. penginapan. pengetahuan.

Pegawai (sumber daya manusia) termasuk dalam bagian invenstasi organisasi yang tidak ternilai. • Orientasi informal. • Dengan melatih personil baru. efektivitas pimpinan dan stabilitas produksi tetap tinggi. Dengan menekankan pada proses. dan teknik pelaksanaannya. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah kecil. hakikatnya sama dengan proses belajar mengajar dimana bagian kepegawaian membuat rencana terstruktur untuk program latihan yang diberikan. Pembinaan kemampuan kerja pegawai tersedia dalam 2 model yakni : . Oleh sebab itu pembinaan kemampuan kerja dilaksanakan organisasi melalui bagian kepegawaian semenjak proses rekruitmen hingga masa percobaan. prosedur. Kepada organisasinya. Dilakukan bagian kepegawaian yang bekerjasama dengan pimpinan masing-masing unit kerja (Kabag/Manajer).35 • Membantu pegawai masa percobaan agar mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja untuk mencapai efisiensi kerja dan produktivitas organisasi tidak terganggu karena kehadiran personil baru. Kegiatan masa percobaan. dan teknik pada unit kerja dan kegiatan yang dilakukan sama hal nya dengan orientasi formal. pelaksanaan latihan (schedule). • Menyamakan persepsi akan pengetahuan dan ketrampilan kerja yang dimiliki personil baru tentang realita pekerjaan yang dianut pada organisasi. 2. serta hak dan kewajiban pegawai. Orientasi pegawai masa percobaan • Orientasi formal. Sedangkan pimpinan unit kerja (Kabag/manajer) mengenalkan dan melatih bidang pekerjaan di unitnya. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah besar. pegawai memberikan sumbangsih baik tenaga dan pikiran. 3. Bagian kepegawaian memberikan uraian umum tentang kebijakan organisasi.

jika guru tersebut tahun 1995 .000 menjadi Rp 185. keahlian. Oleh pimpinan dikenai hukuman disiplin dengan cara menunda kenaikan pangkat selama 1 tahun. Jika guru tersebut kenaikan pangkat 2 tahun sekali. IVA-D. IIA-D. ketrampilan yang sesuai dengan jabatannya. maka akan terkena hukuman disiplin. contoh : teguran lisan. Preservice training Pembinaan pegawai ketika masih dalam masa percobaan dikenal dengan istilah preservice training.000). karena pegawai dibekali pengetahuan. dan sikap saat mengampu jabatan dalam bidangnya. tetapi karena hukuman disiplin maka tahun 1998 baru naik pangkat). Untuk guru yang lulusan sarjana memperoleh golongan IIIA melanggr peraturan. dan penurunan pangkat setingkat lebih rendah (Sama dengan kenaikan pangkat setingkat lebih tinngi. misal mengajar tahun 1995 golongan IIIA maka tahun 1997 menjadi golongan IIIB. Hukuman tingkat sedang. Tujuannya untuk meningkatkan kemampuan kerja. tunduk dan mematuhi segala peraturan yang dibuat dan ditetapkan. ketrampilan. penundaan kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi (Dalam tingkatan pegawai negeri digolongkan menjadi IA-D. 2. pernyataan tertulis tidak puas. Inservice training Pembinaan pegawai yang secara terus menerus berkelanjutan dari latihan masa percobaan. Disiplin organisasi merupakan keadaan tertib para personil yang tergabung dalam organisasi tersebut. teguran tertulis. 2.36 1. Tujuannya agar pegawai siap memasuki dunia kerja dan mampu segera berkarya. mutu kerja. Bila tidak mematuhi disiplin organisasi yang diterapkan. diberi hukuman tingkat sedang dengan cara memberi penundaan kenaikan gaji berkala yang biasanya diperoleh selama 1 tahun maka 4 bulan sekali menerima kenaikan gaji dari Rp 175. contoh : penundaan kenaikan gaji berkala (Seorang PNS melanggar peraturan. Hukum disiplin dibagi menjadi 3 tingkat yaitu : 1. IIIA-D. Hukuman tingkat rendah.

hakim. 3. tunjangan anak. Masing-masing unsur dihargai dengan nilai yang ditetapkan. dan pembebasan dari jabatan (Seorang guru tahun 1995 menjabat sebagai Wakasek. Ada 2 metode penilaian yang dapat dipilih organisasi. antara lain : 1.). dan lain-lain. 2. . Penilaian sistem kredit Metode penilaian yang diterapkan khusus untuk jabatan fungsional seperti dokter. bersifat rahasia dalam kurun waktu satu tahun. Penilaian biasa Metode penilaian yang dilakukan pimpinan dengan cara mencatat aktivitas pekerjaan pegawai pada buku catatan yang tersedia. contoh : pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri (Seorang PNS berusia 50 tahun dengan masa kerja 10 tahun diberhentikan dengn memperoleh hak kepegawiaan seperti askes. guru. dosen. Langkah penting selanjutnya yang perlu dipelajari dalam ilmu sumber daya manusia (personalia) adalah administrasi penilaian pegawai.37 golongan IIIA maka tahun 1997 golongan IIIB. oleh pemerintah diberhentikan tidak dengan hormat karena bertentangan dengan negara dan si guru tidak mendapatkan hak-hak kepegawaiannya). pemberhentian tidak dengan hormat (Seorang guru yang mengajar di suatu daerah dan terlibat dalam organisasi terlarang. Tujuan diadalannya penilaian ini adalah : 1. Penilaian yang dilaksanakan dengan cara digolongkan atas pekerjaan pokok dan pekerjaan penunjang. Hukuman tingkat berat. karena kasus ia mendapat hukum disiplin tingkat berat maka tahun 1996 ia dicabut dari jabatan tersebut dan tetap menjadi guru). 2. Meningkatkan cara kerja pegawai. karena hukum disiplin tahun 1996 golongan IID dan baru tahun 1998 menjadi golongan IIIA kembali. pengacara. Penilaian pegawai dilakukan secara objektif berdasarkan catatan yang akurat. Sebagai masukan untuk perbaikan agar bekerja lebih efisien. pemsiun yang diambil setiap bulan dengan perolehan 80% dari gaji terakhir).

Mutasi berati pemindahan atau perubahan jabatan dalam organisasi. Promosi. beberapa contoh yang termasuk dalam kegiatan mutasi : 1. 2. sehingga organisasi mengambil keputusan berdasarkan kebijakan dan peraturan pemberhentian yang sedang berlaku. Pemberhentian pegawai atau pemutusan hubungan kerja (PHK) terjadi bila pegawai dinilai sudah tidak produktif lagi. 4. Atas permintaan pegawai sendiri Pemberhentian atas permintaan pegawai sendiri dikarenakan beberapa alasan misalnya : karena sudah lanjut usia. misalnya guru bidang studi yang diangkat menjadi kepala sekolah. Mutasi dapat bersifat positif maupun negatif. . tidak puas dengan cara bekerja pegawai. pensiun dan sebagainya. Tugas akhir dari administrasi kepegawaian adalah kegiatan mutasi dan pemberhentian pegawai. Pemindahan dari satu tempat ke tempat lain dalam jabatan yang sama. Atas kehendak organisasi Pemberhentian atas kehendak organisasi dikarenakan beberapa alasan misalnya : adanyan pengurangan pegawai. Pemberhentian digolongkan menjadi tiga jenis yaitu : 1. 2. atau pindah kerja.38 sehingga pegawai berkewajiban mengumpulkan sesuai nilai (point) yang diminta. Demosi. misalnya kepala sekolah yang diturunkan jabatannya kembali menjadi guru biasa. karena cacat atau secara fisik kondisi pegawai belum menguntungkan sehingga tidak dapat menunaikan tugas. Perubahan jabatan yang tidak mengurangi tanggung jawab. misalnya manajer pemasaran cabang Surabaya dipindah menjadi manajer pemasaran cabang Bali. misalnya kepala bidang pendidikan menengah umum propinsi Jatim dipindah menjadi kepala bidang pendidikan menengah kejuruan propinsi Jatim. 3.

Istilah uang kas berarti uang tunai yang ada dalam kas. tempat membayar atau menerima uang dan juga peti kayu sebagai alat mengirim barang. Kas bon (hutang pegawai) Semua yang tergolong kas dapat dipakai membayar pinjaman atau hutang jangka pendek. Pendek kata.39 3. Perangko b. cek. kas merupakan alat penukar yang dapat dipergunakan untuk membayar kewajiban perusahaan jangka pendek (pinjaman). kas adalah kekayaan badan usaha yang tersedia dan dapat dipergunakan untuk melakukan kewajiban perusahaan. Ada beberapa kertas berharga yang tidak tergolong dalam kas : a. membahas tentang pokok-pokok kegiatan pengaturan dan pengolahan dalam menggunakan segi-segi pembiayaan sekaligus pertanggungjawaban keuangan (PPBS). Definisi kas menurut : a. dan sebagainya. Karena terpaksa Pemberhentian karena terpaksa disebabkan beberapa hal misalnya : meninggal dunia. uang logam. kas adalah tempat penyimpanan uang. deposito yang segera dapat ditarik rekening giro. . Finansia Ilmu finansia (keuangan) menjadi cabang dari ilmu administrasi. 6. Cek mundur (cek yang pengambilannya ditangguhkan trlebih dahulu) c. tersangkut pidana. Keuangan . b. dan sebagainya. terkait dengan organisasi terlarang. dan alat penukar uang tersebut. Kas berarti pula alat penukar berupa uang kertas. Kas dapat digunakan untuk membayar pinjaman jangka pendek dalam akuntansi termasuk harta lancar. Kamus umum bahasa Indonesia.

mereka yang bergerak di bidang pengurusan uang tunai. dan pemisahan fungsi pegawai yang mengurus kas akan banyak membantu mencegah dan menyalahgunakan keuangan. • Bila penerima kas juga merangkap tugas mengeluarkan kas. dsb) • Perpindahan uang kas dari pegawai yang satu ke pegawai yang lain dilakukan dengan bukti pertanggungjawaban. Terlebih lagi. • Penerima kas harus tidak bertugas ganda. nota. • Setiap transaksi yang mengakibatkan penerimaan uang tunai harus disertai dokumen yang sah (kuitansi. jadi khusus menerima kas saja. spesialisasi pegawai atas tugas penerimaan dan pengeluaran kas. Hal serupa harus diantisipasi. Pengawan secara preventif dengan mekanisme pengurusan seperti prsedur proses penerimaan dan pengeluaran kas.40 Dengan demikian. saat mencatat transaksi dan rekonsiliasi bank memberi peluang penyelewengan keuangan. tetapi mengurus kertas berharga juga yang bukan berwujud uang tunai. Rincian kebijakan yang dipilih untuk ditetapkan dalam mengurus kegiatan pengawasan kas diuraikan sebagai berikut : a. Oleh karena itu. . pengurusan kas tidak hanya mengurusi uang tunai yang digunakan sebagai alat pembayaran yang sah. pihak pimpinan dalam usaha khususnya kepala bagian keuangan harus melakukan pengawasan secara ketat namun bijaksana dalam bidang tersebut. Pengurusan kas merupakan pekerjaan yang banyak menanggung resiko bila dibandingkan dengan bidang pekerjaan keuangan lainnya. Pengawasan penerimaan kas Kebijakan pencegahan penyelewengan uang terhadap penerimaan kas sebagai berikut : • Penerimaan kas disetor ke bank secara berkala dan dilakukan setiap hari.

• Semua cek yang ditandatangani petugas yang menyusun rekonsiliasi bank sebaiknya dilakukan secara tertutup. Jadi. • Petugas penyusun rekonsiliasi tidak diserahi tugas menerima kas atau menandatangani cek.41 b. • Setiap transaksi didukung dengan dokumen sah dan harus disahkan pejabat untuk bahan pemeriksaan. sebaiknya sering dihitung secara mendadak. • Petugas yang mengurus cek tidak merangkap sebagai petugas yang mengurus kas. pengurusan keuangan negara pada umumnya diselenggarakan dengan berpedoman pada anggaran (budgeting) dan pemeriksaan (auditing). Pengawasan pengeluaran kas Pengawasan pengeluaran uang dari kas dilakukan melalui kebijakan sebagai berikut : • Pengeluaran kas sebaiknya tidak dengan uang tunai tetapi dengan cek. Keuangan negara harus diurus sesuai dengan anggaran belanja yang telah ditetapkan olah undangundang. dan itu menjadi medan kegiatan ilmu administrasi keuangan negara dalam arti luas. • Pengeluaran kas dengan uang tunai untuk kas kecil dibatasi hanya untuk hal-hal yang perlu saja. • Dana yang disimpan dengan aman. • Dana kas disimpan dengan aman. Pengawasan saldo kas Upaya mencegah penyalahgunaan saldo kas ditempu dengan cara sebagai berikut : • Saldo kas diawasi secara ketat. c. Atas . Penatausahaan Keuangan Negara Kekayaan negara dinilai dengan uang.

pertanggungjawaban dan pengawasan uang milik negara. Oleh karena itu. (Westra Pariata. Negara mempunyai kewajiban menjalankan pemerintahan dan membayar tagihan pihak ketiga yang harus dibayar pemerintah. Hak dan kewajiban negara inilah yang merupakan hakikat keuangan negara. Sesungguhnya anggaran meliputi taksiran tentang : a. Sumber yang dapat digunakan menutup biaya tersebut. 1980:12) Negara termasuk rumah tangga yang mementingkan pelayanan kepada masyarakat (public service). hak mengadakan perjanjian pinjaman. baik kekayaan yang berada dalam pengurusan para pejabat atau lembaga termasuk pemerintahan maupun berada dalam penguasaan dan pengurusan bank pemerintahan dengan status hukum perdata”. Jasa. pembukuan uang negara. c. dan proyek-proyek yang merupakan isi dari rencana kerja. aktivitas. “seluruh kekayaan negara. hak menarik pajak. definisi keuangan negara adalah …. Hak itu meliputi : hak mencetak uang.. Kewajiban negara kita dirumuskan dalam UUD 1945 negara diberi hak istimewa berkaitan dengan keuangan negara agar pelaksanaan kewajiban negara berhasil mewujudkan kesejahteraan rakyat. Pelaksanaan kewajiban memerlukan dana yang harus deprogram secara cermat dalam anggaran negara. hak mengadakan pinjaman paksa kepad rakyat. hak memungut iuran. (UU No 7 tahun 1965) . kegiatan penatausahaan meliputi bidang penyediaan anggaran keuangan negara. Jumlah biaya yang dikeluarkan. Dengan demikian. termasuk di dalamnya segala bagian-bagian harta milik kekayaan itu dan segala hak dan kewajiban yang timbul karenanya. Istilah anggaran dalam bahasa Belanda “begroooting” dan dalam bahasa Inggris “budget”. negara harus ditopang dengan hak menguasai keuangan negara agar dapat melaksanakan kewajibannya. b. dan hak melakukan pungutan yang sah.42 dasar pemikiran tersebut.

nondepartemen. perusahaan milik negara dan ABRI/POLRI. Mengatur dan mengusahakan agar penerimaan negara yang dikelola adalah lembaga departemen. ABRI/POLRI dan perusahaan milik negara masuk kas negara sesuai dengan waktu yang ditetapkan. 2. dan pimpinan perusahaan negara. sedangkan pengurusan khusus lebih mengutamakan pada pelaksanaan perintah yang dikeluarkan badan yang bertindak dalam lingkup pengurusan umum. Panglima ABRI/POLRI. Pemisahan pelaksana fungsi itu sesuai dengan undang-undang yaitu Badan Otorisator tidak boleh merangkap sebagai Badan Ordonator. . Dalam tugas sehari-hari. 4. Kedua badan itu memiliki fungsi : 1. dibebankan kepada Badan Otorisasi sedangkan fungsi no 3 dan 4 dijalankan oleh Badan Ordonator. kemudian membebankan kepada mata anggaran yang sudah ditetapkan. Pengurusan Umum dan Khusus Keuangan Negara Pengurusan umum lebih menekankan pada penguasaan uang dan barang milik negara. Penggunaan keuangan negara dianggarkan setiap tahun dalam satu kebijakan negara yang kemudian dijadikan undang-undang APBN yang disusun sesuai dengan daur/siklus anggaran. Memutuskan kebijakan keuangan (moneter) yang berakibat penerimaan negara/pengeluaran negara. 3. Menerima jumlah penerimaan negara yang dilakukan oleh lembaga departemen.43 Tegasnya. keuangan negara adalah hak dan kewajiban negara serta segala sesuatu yang berhubungan dengan hak dan kewajiban tersebut yang dinilai dengan uang. Badan Otorisator dipercayakan kepada Presiden sebagai mandataris MPR. Kepala Lembaga Negara. Menerima dan mengkaji tagihan kepada negara. Dalam praktek pengurusan keuangan negara di Indonesia. nondepartemen. Fungsi pada no 1 dan 2 di atas. Presiden mendelegasikan kembali kepada para Menteri. Pengurusan umum dan khusus dilakukan badan-badan yang disebut otorisator dan ordonator.

44 Presiden dan mereka yang menerima pelimpahan wewenang itulah yang menjalankan fungsi no 1 dan 2 di atas. Komponen Anggaran Belanja Negara Pengeluaran negara ada yang rutin dan tidak rutin. serta lembaga ABRI/POLRI di bawah Panglima yang menguasai keuangan negara atas angkatannya masing-masing. Asas pemerincian (rincian anggaran disesuaikan dengan fungsi kegiatan yang dijalankan oleh tiap organisasi pemerintahan. Selanjutnya. Ia dalam menjalankan tugasnya sehari-hari dibantu oleh Kepala Kantor Perbendaharaan Negara yang berdomisili di setiap propinsi. Pengeluaran rutin menyangkut pengeluaran yang bersifat konsumtif dan operatif. kabupaten. 2. 3. Asas universalitas = asas brutto (jumlah anggaran belanja ditetapkan secara bulat tanpa dipotong). penyusunannya harus menggambarkan obyek yang dibiayai). Asas Penyusunan Anggaran Anggaran negara disusun berdasarkan asas-asas tertentu misalnya : 1. yang tidak rutin biaya yang bersifat investasi dan disebut biaya pembangunan. Mereka yang bertindak sebagai Badan Otorisasi keuangan negara. Komponen pendapatan yang diharapkan untuk menutup belanja. Komponen belanja yang direncanakan akan dikeluarkan oleh pemerintah guna melakukan kewajiban negara. pengaturan dasar seperti ini bertujuan agat tidak terjadi defisit). Presiden menunjuk Menteri Keuangan untuk bertindak sebagai Badan Ordonator. . Asas keseimbangan (anggaran pendapatan belanja harus ditutup dengan anggaran pendapatan. 2. Komponen Anggaran Negara Anggaran pendapatan dan belanja negara memiliki 2 komponen : 1.

belanja subsidi daerah otonom. dan penerimaan di luar sector minyak yang utama adalah pajak dan bukan pajak. dan lain-lain. perabot. Penerimaan bukan pajak meliputi : penerimaan hasil bersih perusahaan negara. Penerimaan dalam negeri meliputi : pendapatan dari sector minyak bumi. kemudian menutupnya dengan menetapkan anggaran pendapatan dari sumber-sumber penerimaan negara. peralatan. komponen APBN meliputi belanja pegawai. milik pemerintah. Perbekalan berkaitan erat dengan masalah penyediaan bekal berupa barang. pengimpanan. belanja barang. pengendalian. Ketika pembuatan APBN pemerintah menetapkan pengeluaran yang dibutuhkan dalam bentuk belanja negara terlebih dahulu. peralatan kantor. atau perlengkapan untuk membantu pencapaian tujuan suatu usaha kerjasama. pengaturan menggunakan peralatan/perlengkapan (operasional) kerja. denda. dan perawatan serta penyingkiran barang-barang keperluan kerja. dan perlengkapan kantor. sedangkan hutang luar negeri disebut foreign debt. Fungsi perbekalan untuk menyediakan informasi tentang kebutuhan perbendaharaan kantor yang terdiri dari perabot kantor. iuran. Dalam bahasa Inggris disebut supply. gas alam. 7. belanja pemeliharaan. pengadaan. Perbekalan Ilmu perbekalan (logistik) yang termasuk dalam cabang ilmu administrasi membahas tentang kegiatan perencanaan. biaya bantuan proyek dan juga anggaran belanja yang mengantisipasi hutang pemerintah (public debt). Fungsi perbekalan berpedoman pada kegiatan : . penerimaan dari retribusi.45 Jadi. Komponen Anggaran Pendapatan Negara Penerimaan negara diperoleh dari dalam negeri dan luar negeri. Bekal berarti barang atau uang persediaan untuk digunakan dalam perjalanan.

• Sewa. Rencana pengadaan barang (membeli. pinjam. menerima hibah/hadiah. hibah Sewa dapat dilakukan bila : a. namun sesuai kebutuhan. meliputi : a. Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan memperhatikan rumus 5 W dan 2 H (what. Kualitas barang lebih diutamakan.46 1. meliputi penetapan alokasi dana khusus untuk persediaan pengadaan barang perbekalan. when. antara lain : a. penyaluran. Penganggaran. b. penyimpanan. how). Rencana pemeliharaan barang perbekalan. who. yaitu : . Barang/perlengkapan hanya digunakan pada musim fluktuasi kerja memuncak. sehingga barang-barang tersebut mampu mendukung kegunaan usaha mencapai target keuntungan yang maksimal. perbaikan. Rencana penghapusan barang perbekalan. menyewa. meminjam. d. why. c. adalah pemenuhan kebutuhan barang perbekalan dengan berbagai cara. menyewa atau membuat sendiri). how much. c. Pengadaan. hadiah. memperbaiki/membuat • Pembelian Beberapa prinsip yang perlukan dipahami dalam melakukan pembelian barang perbekalan. dan penyerahan barang-barang perbekalan. penelitian dan pengembangan. Harus sesuai dengan rencana pengadaan dan fungsinya bagi unit pemakai. sendiri. where. b. 2. 3. Rencana penimbunan. Adapun langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pengadaan perbekalan. Barang tidak perlu mewah. pendistribusian. pemeliharaan. Adapun anggaran perbekalan itu itu hendaknya disusun sekurang-kurangnya berisi anggaran pembelian. misalnya membeli.

Sedangkan kegiatan memperbaiki dilakukan organisasi dengan alasan yaitu : a. Tersedianya tenaga yang produktif untuk membuat sendiri. Sedangkan peminjaman dilakukan pada instansi lain dalam kaitan adanya kerjasama. Tersedianya bahan baku yang cukup. dan biaya operasional. Sehingga memerlukan dana. jangka waktu kegunaannya imbang dengan biaya perbaikan. Peralatan tersebut langka. binatang. Peralatan yang diperbaiki sudah tidak diproduksi lagi. Contoh skema jenis gudang sesuai kondisi ruangan yang dimiliki : barang sendiri dilakukan organisasi dengan . • Membuat/memperbaiki barang perbekalan Membuat pertimbangan : a. b. 4. Pengumpulan/penggudangan/penyimpanan. sarana. Barang yang diperbaiki. d. c. Kalau hibah/hadiah merupakan pemberian cumacuma dari organisasi yang lain. c. kegiatan ini membutuhkan ruangan agar barang itu tetap aman dari kerusakan yang disebabkan oleh alam. Membeli barang baru jauh lebih mahal disbanding membuat sendiri. tetapi suku cadang dapat diperoleh dengan mudah. maupun manusia. Biaya perbaikan jauh lebih murah disbanding membeli barang baru. guna penyediaan ruangan (gudang).47 b. Pembuatan sendiri dilakukan untuk melatih teknisi dalam negeri. c. Harga peralatan sangat tinggi dan sangat dibutuhkan. b.

dan pengungkit katrol. truk.48 T erbuka Semi T er tutup/Lumbung (open shed) T ransit T er tutup S er baguna Kedap udara Pendingin GUDANG Bertangki k er ing T ahan api Igloo (bahan peledak) Keterangan : a. pangkalan udara atau pangkalan truk. misalnya : yang akan dimuat di kapal. umumnya berlokasi dekat pelabuhan. cocok untuk transit barang. berdinding samping kiri. lori. lori. Gudang terbuka.  Gudang terbuka diolah. terdiri dari 2 ruangan : . lantainya tanah atau yang diratakan saja. untuk menampung barang yang tidak mudah rusak karena pengaruh cuaca :  Gudang terbuka tidak diolah.  Gudang serbaguna. dan belakang. dan belakang :  Gudang transit untuk menimbun barang yang akan dipindah ke tempat lain. tertutup rapat sehingga harus menggunakan AC. gudang kereta api.  Gudang kedap udara. untuk menyimpan barang perbekalan agar tahan lama (bertahun-tahun). berwujud padang luas dibatasi pagar. b. kanan. kanan. Gudang semi tertutup disebut lumbung (open shed).  Gudang pendingin. biasanya bersusun/bertingkat dengan sarana pengangkut (troli. stasiun kereta api. forklift). Gudang tertutup. dengan ciri-ciri beratap. lantainya diratakan atau diaspal. cirinya : bangunannya beratap. c. berdinding kiri. dengan ciri-ciri tidak memiliki atap.

. Pendistribusian barang perbekalan adalah kegiatan bongkar muat dari gudang sampai pemakai barang. untuk menyimpan barang api yang mudah menyala/terbakar. dinamit. mesin. hendaknya memperhatikan lokasi tempat penyimpananannya. seperti kubu orang Eskimo dibuat dari beton kuat beratap kubah kemudian ditimbun tanah tampak seperti gundukan tanah. misal : jenis minyak cat. Selain itu. Gudang tahan api. penempatan barang seharusnya menggunakan pedoman barang yang pertama disimpan maka yang pertama juga dibongkar (first in first out / FIFO) 5. mengawetkan makanan) d.49 . bahan kimia yang mudah terbakar. dan denah tempat penyimpanan yang jelas. e. dibuat dari baja berlantai beton kuat untuk menyimpan barang persediaan masa puluhan tahun mendatang. Prosedur pelaksanaan dan pengangkutan (kesiapsiagaan petugas pengangkut. Gudang igloo. bom. Untuk menyimpan bahan peledak. kemudahan pengurusan dokumentasi barang). ketertiban administrasi. Pencarian kembali barang akan mudah ditelusuri kembali bila digunakan dengan peletakan barang. Prosedur penatausahaan barang perbekalan (kedua fisik barang. Prosedur penyampaian berita pengiriman barang (kesiapan penerima adalah pemakai barang). roket.ruangan pembeku (menyimpan barang kimia yang mudah terbakar. ruangan yang tersedia. dan jalur transportasi. Gudang bertangki kering. dan lain-lain supaya tidak mudah meledak. b. Pengaturan barang dalam gudang. metode penyimpanan. kode lokasi barang. misal : penyimpanan senjata.ruangan pendingin (sejuk) . c. memiliki konstruksi bangunan yang mampu menahan serangan api. Kelancaran pendistribusian barang dipengaruhi : a. f. kelengkapan alat pengangkutan). dan sebagainya. cat.

bertugas mendistribusikan barang perbekalan. Di dalamnya pun terdapat lima organisasi perbekalan. Spilage (barang yang disimpan busuk. Faktor-faktor yang mempengaruhi penghapusan barang perbekalan adalah : a. Teknis ekonomis (secara teknis dan ekonomis sudah tidak bermanfaat atau tidak menguntungkan). Bagian analisis kebutuhan perlengkapan. f. Bagian inventarisasi dan penghapusan. c. kecekatan. dan ketepatan proses bongkar muat dari atau ke awal pengangkutan dan kemana barang dalam perjalanan. e. yang tidak dapat digunakan. Bagian penyimpanan dan pemeliharaan. antara lain : 1. dan tidak menguntungkan lagi sehingga dihapuskan dan diganti yang baru). Surplus (kelebihan barang. Tenaga pelaksana pendistribusian. Kadaluarsa (sudah mengalami keausan/deteriorisasi atau barang yang umur masa berlakunya sudah kadaluarsa). bertugas mengendalikan barang perbekalan dan mengadakan penghapusan bila barang perbekalan sudah tidak bermanfaat. Bagian pengadaan.50 d. . d. Bagian penyaluran. 3. bertugas mengusahakan agar ada persediaan perbekalan. penggelapan. b. Kehilangan (karena pencurian. bertugas menyimpan dan memelihara barang perbekalan. Berikutnya kegiatan perbekalan setelah melakukan penyimpanan adalah kegiatan penghapusan barang perbekalan. kurang efektif. 5. e. Absolute (dinilai kurang layak. atau perampokan). Kecepatan. berubah-ubah atau berkurang kualitasnya karena pengaruh alam). dimanfaatkan untuk kegiatan unit instansi sendiri). kurang efisien. 4. bertugas sebagai badan perencanaan perbekalan/perlengkapan. diartikan sebagai tindakan yang dilakukan berdasarkan atas prosedur dan tata cara perbekalan guna meniadakan barang dari daftar inventaris. 2.

Asal mula kata humas dipromosikan oleh Thomas Jefferson tahun 1804 pada suatu kongres. Barang tak bertuan (penumpukan barang yang tidak jelas pemiliknya dan tidak diurus oleh pemiliknya). Ekses (kelebihan barang dalam suatu unit tidak dapat digunakan untuk unit itu sendiri tetapi dapat dimanfaatkan pada unit yang lain). dan menyempurnakan kondisi barang. 8. h. Istilah tersebut lahir di negara Amerika. Humas Unsur terakhir yang menjadi bagian dari ilmu administrasi adalah ilmu hubungan masyarakat (humas) yang memiliki pokok bahasan tentang kegiatan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat sekitar. Barang rampasan (barang yang disita. Pada tahun tersebut. humas adalah kegiatan organisasi menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi dengan public yang berkepentingan untuk mendapat dukungan secara sukarela. Tahap pemeliharaan dilakukan melalui : a. Kegiatan akhir yakni pemeliharaan barang perbekalan (maintenance) adalah usaha/proses memperpanjang umur kondisi barang dan menjaga daya tahan dan daya guna barang perbekalan agar tetap maksimal. Tahap pasca pemeliharaan Sedangkan cara yang dilakukan dalam pemeliharaan misalnya : merawat. dirampas. memperbaiki. atas dasar bukti pidana/perdata). Menurut Ensiklopedi.51 g. Tahap pelaksanaan c. humas diistilahkan public relation tetapi masih dihubungkan dengan istilah foreign relation (hubungan internasional). Dalam humas dibedakan menjadi 2 hubungan yakni : . Tahap perencanaan b. humas berasal dari bahasa Inggris yakni public (masyarakat) dan relation (hubungan). Dari segi etimologis. i.

52 1. maupun produk yang ditawarkan. saling pengertian dan saling kerjasama baik dalam hubungan vertikal maupun horisontal. mempertahankan sdm yang produktif dan loyal) Hubungan eksternal dikelompokkan menjadi : • Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations) • Hubungan dengan jawatan pemerintahan (Government relations) • Hubungan dengan pers/wartawan (Press relations) • Hubungan pimpinan dengan pelanggan . hubungan yang harmonis. Hubungan ini dilakukan dengan cara mengadakan : • Rapat • Pengumuman • Majalah/Buletin intern • Rekreasi • Laporan 2. Hubungan internal Hubungan antara pimpinan dengan bawahan yang harus diterima terus menerus untuk kelancaran tugas maupun kepentingan pribadi sehingga tercita suasana kerja yang menyenangkan. dilakukan dengan cara : • Mencari pelanggan • Memperkenalkan produksi • Mencari modal dan hubungan • Memecahkan persoalan yang dihadapi organisasi • Memperbaiki hubungan dengan serikat kerja/SPSI (pemogokan sdm. nama. Hubungan eksternal Hubungan yang dilakukan organisasi dengan masyarakat di luar organisasi yang bersangkutan untuk memperoleh citra perusahaan baik di mata masyarakat ditinjau dari organisasi.

Pelaksanaan riset Setelah rencana dan alat dipersiapkan maka proses selanjutnya adalah pelaksanaan mengadakan kegiatan. 6. instansi mana yang sekiranya akan dijadikan obyek kegiatan. pembangunan.Riset ke luar untuk mendapatkan gambaran siapa. .Riset ke dalam berupa penyelidikan kegiatan unit-unit instansinya yang menemukan dan menyimpulkan fakta-fakta yang diperlukan. Memberikan saran kepada pimpinan Jika rencana kegiatan yang dilakukan sudah tepat dan dapat diterima oleh massa. 4. kegiatan humas merupakan proses kontinu yang selalu berusaha menyempurnakan kegiatan dari tugas. Mengadakan riset Yaitu mengadakan penelitian baik ke dalam maupun ke luar instansi misalnya : . kemudian melanjutkan tindakan untuk memperkirakan masa depan agar perencanaan dapat tercapai maka harus dipersiapkan segala fasilitas yang diperlukan untuk melaksanakan rencana kegiatan tersebut. Mengadakan pengecekan tentang tanggapan masyarakat 5. 2. .53 • Hubungan organisasi dengan organisasi yang lain (studi banding. misalnya mengadakan publisitas dengan menggunakan media massa. surat menyurat) Pada pokoknya dalam pelaksanaan proses kegiatan humas meliputi 6 tahap yaitu : 1. Hasil akhir Untuk hasil akhir dipergunakan menilai apakah kegiatan tersebut sesuai dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat. Mempersiapkan dan merencanakan riset Merencanakan berarti memilih dan menghubungkan fakta yang satu dengan fakta yang lain. pertemuan dengan pihak ketiga. 3.

biasanya dalam bahasa Jawa diartikan gethuk tular. Pola mata rantai (Chain pattern) A B C F E D Pola ini sering kita temukan dalam kehidupan sehari-hari. Jika menerapkan pola ini. Pola ini. Pola pohon (Tree pattern) A B C D E F Pola ini sering disebut dengan pola perantara. komunikator menyampaikan pesan kepada komunikator secara perseorangan. Pola ini individu terlibat penyampaian pesan kepada orang lain.54 Jika terjadi hubungan komunikasi dari human relation. 2. dan komunikasi itulah yang menjadi dasar dari pola humas. antara lain : 1. kemudian komunikan . dalam hal ini yang bertindak sebagai perantara adalah B. Kebaikan pola ini karena tidak membutuhkan media. kemudian pesan tersebut disampaikan ke pihak lain begitu juga seterusnya. kemungkinan besar akan terjadi pemalsuan pesan atau secara sengaja ataupun tidak mengubah isi pesan dimana timbul gossip/issu karena tidak menjamin pesan yang disampaikan.

Pola roda atau bintang (Wheel or Star pattern) B C A D Pada pola ini. komunikasi yang dilakukan dapat efektif dan efisien sehingga pesan yang disampaikan mudah menimbulkan umpan balik (feed back) yang lebih akurat sesuai dengan pesan komunikator karena pola ini adalah pola perbaikan dari roda atau bintang. Dalam pola ini tidak terjadi komunikasi. 4.55 bertindak sebagai komunikator menyempaikan pesan kepada kelompok komunikan yang lain. Yang menjadi humas biasanya si B karena orang yang menyampaikan ingormasi secara timbal balik. Pola roda atau bintang yang idsempurnakan (Improved wheel or star pattern) E B C A D Dalam pola ini. E . Komunikan dalam pola ini adalah sebagai anggota kelompok dan tidak saling berkomunikasi. A bertindak sebagai komunikator yang menyampaikan pesan kepada komunikan. 3.

pameran. informasi yang disampaikan lebih jelas. Dalam perkembangan kehidupan sosial ekonomi masyarakat Indonesia yang makin maju. dsb. Media ini digunakan dalam E . Komunikator dan komunikan dapat terlibat dalam komunikasi tanpa ada perantara yang lebih tepat (komunikasi langsung). usaha public relation akan lebih banyak dikerjakan oleh orangorang yang terpilih pada organisasi tersebut. maka media humas pun dibedakan menjadi 2 yakni : 1. Media komunikasi ekternal. menimbulkan rasa bosan. • Media auditif. pembuatan dan penggunaannya lebih mudah. Pola ini terbaik dari pola humas yang lain. dsb Keuntungannya : menghemat waktu dan tenaga. setiap anggota dapat saling menggunakan daya nalarnya dalam menanggapi pesan dari komunikator.56 5. tape recorder. contoh : film. radio. perlu adanya waktu yang cukup guna menafsirkan pengertiannya. Kelemahanya : kemungkinan timbul gangguan yang tidak diinginkan. brosur. plakat. biaya yang dikeluarkan lebih murah. yang termasuk jenis media ini telepon. yang termasuk adalah : • Media visual. Karena hubungan masyarakat terdapat 2 hubungan yakni hubungan internal dan eksternal. adalah media yang dapat didengar. Pola terbuka (Open structured pattern) B C A D Dalam pola ini.

3. pertemuan. seminar. • Media audio visual. 2. wawancara. Media ini bisa disampaikan melalui faximile. Mempertahankan reputasi/nama baik organisasi dan menangkis serangan yang bermaksud menjatuhkan nama perusahaan. bulletin. adalah media yang dapat dilihat dan didengar. brosur. tabloid. adalah segala barang cetak. .57 komunikasi antar personal yang biasanya banyak digunakan di lingkungan kantor. pertemuan. Memberi penjelasan tentang hasil produksi baik berupa barang maupun jasa dari organisasi yang bersangkutan. dsb. kunjungan. Perwujudan kegiatan humas dalam organisasi adalah : 1. dsb. • Media cetak. contohnya surat kabar. majalah. 5. 6. Mengusahakan agar organisasi dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan public yang sebenarnya. Media komunikasi internal. biasanya dilakukan hanya antara pimpinan dengan bawahan contohnya rapat. contohnya televisi. Memberi penjelasan tentang kebijaksanaan pimpinan organisasi yang penjelasannya dititikberatkan bahwa penjelasan itu dapat dipertanggungjawabkan. dsb. kunjungan. 2. Membantu public untuk menentukan dan mengetahui kebutuhan yang sebenarnya. 4. Membantu kelancaran komunikasi di dalam dan di luar organisasi.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful