13

BAB III UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
1. Organisasi Ilmu organisasi menjadi salah satu cabang dari ilmu administrasi, yang memiliki pokok kegiatan mengelompokkan personil dan menyusun kerangka kerja, menjalin hubungan kerjasama antar personil. Organisasi merupakan kesatuan kerja yang disusun melalui suatu peraturan sebagai wadah dalam menjalankan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Organisasi sendiri memiliki 2 sifat utama, yakni : 1. Bersifat statis Organisasi merupakan wadah dalam melakukan pembagian tugas dan wewenang, secara struktural dan fungsional menempatkan individu sesuai keahliannya. 2. Bersifat dinamis Organisasi merupakan pembagian tugas dan wewenang serta adanya komunikasi dalam menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dari pengertian di atas, organisasi memiliki unsur-unsur pokok yang menyebabkan timbulnya organisasi, yaitu : 1. Adanya pembagian tugas. 2. Adanya kerjasama. 3. Adanya tujuan yang telah ditentukan. Perbedaan administrasi dengan organisasi yaitu : Administrasi 1. Mencakup proses, fungsi, personil sebagai pelaksana. dan Organisasi 1. Sebagai wadah melaksanakan kegiatan sesuai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

14

Administrasi 2. Di dalamnya ada pengorganisasian dari proses, fungsi, dan personilnya. 3. Tidak hanya melaksanakan pengorganisasian, namun mencakup proses perencanaan, pengawasan, dan sebagainya.

Organisasi 2. Bagian dari administrasi. 3. Menekankan pada pengorganisasian dari segi proses, fungsi, dan personil-personilnya.

Dalam menyusun kerangka organisasi, beberapa ahli hampir memiliki persepsi yang sama membuat konsep tentang prinsip-prinsip organisasi, antara lain : 1. Perumusan tujuan (principle of goals) 2. Pembagian tugas (principle of specialization) 3. Pengkoordinasian (principle of coordination) 4. Rentang pengawasan (principle of span control) 5. Kontinuitas (principle of continuity) Adapun beberapa hal penting yang harus dipelajari pada ilmu organisasi, meliputi : 1. Type organisasi • Organisasi garis Organisasi ini diprakarsai oleh Henry Fayol, dimana biasa disebut dengan organisasi lini, lurus, maupun militer karena bercirikan : a. Dipakai pada tingkat organisasi yang sederhana. b. Tidak ada staff ahli. c. Wewenang dan tanggung jawab secara verrtikal dari pimpinan ke bawahan. d. Kekuasaan dan tanggung jawab sepenuhnya pada pimpinan. e. Pemilik organisasi merupakan top manajemen. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis :

15

a. Kesatuan perintah sangat jelas. b. Pimpinan dan bawahan, masing-masing memiliki wewenang dan tanggung jawab yang sangat jelas. c. d. e. Semua perintah yang diberikan pimpinan, dapat dengan mudah dan cepat berjalan. Disiplin. Pimpinan dapat melakukan koordinasi dan supervisi, sehinggan mudah dilaksanakan dan diketahui bawahan. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis : a. Dalam pengembangan keahlian pegawai dibatasi bahkan tidak dapat dipraktekkan secara linier. b. Pimpinan bersikap otoriter. c. Tidak ada pembentukan unit-unit organisasi • Organisasi staff Staff merupakan orang yang ahli dalam bidangnya, dan pada organisasi ini mereka berfungsi memberikan sumbangan pemikiran, ide, saran ataupun nasehat kepada pimpinan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. • Organisasi garis dan staff Organisasi ini merupakan gabungan dari organisasi garis dan staff. Organisasi ini diprakarsai oleh Horrington Emperson yang dipraktekkan di perindustrian. Sedangkan staff, memiliki kedudukan setingkat dengan pimpinan. Organisasi garis dan staff bercirikan : a. Bersifat kompleks. b. Pimpinan memiliki wewenang memerintah bawahan. c. Dalam kelancaran tugas, pimpinan dibantu staff ahli.

16

d. Staff ahli bertugas memberikan saran dan bantuan kepada pimpinan, namun bukan memberikan perintah. e. Staff ahli dimanfaatkan melaksanakan pekerjaan secara efisien dan efektif. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis dan staff : a. Pembagian tugas pada kelompok garis dan staff sangat jelas. b. Disiplin dalam bekerja. c. Adanya koordinasi antara pimpinan dan staff. d. Fleksibel dalam bekerjasama. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis dan staff : a. Bawahan seringkali membuat persepsi bahwan saran/nasehat dari staff merupakan perintah dari pimpinan. b. Terkadang pimpinan melupakan keberadaan staff, sehingga diabaikan mereka. • Organisasi fungsi Organisasi fungsi diprakarsai oleh F. W. Taylor (functional type of organization), diterapkan pada pabrik tempat beliau bekerja. Perintah dari pimpinan ke bawahan berjalan melalui kepala bagian. Masing-masing kepala bagian diberi tanggung jawab kepada bawahannya. Organisasi fungsi bercirikan : a. Kekuasaan tidak berjalan secara langsung. b. Tiap kepala bagian memiliki beberapa bawahan. c. Tiap kepala bagian merupakan orang yang ahli dalam bidangnya. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi fungsi : a. Pembagian tugas akan tenaga pikir dan tenaga fisik (spesialisasi) sangat jelas.

Tugas pimpinan dilaksanakan bersama anggota. Keselarasan pemikiran sehingga antisipasi akan tindakan yang ceroboh. . pimpinan dari organisasi ini secara bersama-sama namun tetap ada ketua panitia. Kesatuan komando kurang tegas. dan wewenang yang sama untuk anggota. Terry sebagai pemrakarsa organisasi ini menyatakan bahwa panitian merupakan sekelompok orang-orang yang terpilih untuk bersama-sama membahas masalah yang ada pada organisasi. Kerjasama yang sangat kuat. c. Timbul perselisihan anat pimpinan karena permasalahan tanggung jawab.17 b. b. Anggota diklasifikasikan berdasarkan tugas yang akan dilaksanakan pada kegiatan. Majelis. Keputusan bersifat demokratis karena dimusyawarahkan. Seluruh anggota menjadi pimpinan. Badan. b. Anggota memiliki hak. Koordinasi pimpinan. R. c. Proses pengambilan keputusan membutuhkan waktu yang lama. Senat. d. • Organisasi panitia Organisasi ini sering digunakan melalui beberapa istilah seperti Dewan. Komite. wewenang. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. b. G. kepala bagian dan bawahan dalam satu fungsi mudah dilaksanakan. Organisasi panitian bercirikan : a. Kesatuan wewenang. dan Team. Hak. tanggung jawab. Menghemat biaya perekrutan staff. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi panitia : a. dan tanggung jawab yang sama. Satgas. c. Oleh sebab itu.

b. d. Rincian dari tugas-tugas setiap unit kerja (job description). sehingga ada permasalahan saling menuduh. Keputusan kurang obyektif karena bersifat kompromi. d. Menurut para ahli seperti Keith Davis dan Henry Hodges. Disusun hanya dengan dua bidang satuan organisasi yang sejajar dekat dengan pimpinan. Isi. luas maupun ruang lingkup organisasi. Tanggung jawabanggota tidak penuh. Pengeluaran biaya yang tidak terkendali (boros). sehingga beberapa hal penting yang terkandung di dalamnya yaitu : a. selanjutnya disusun ke bawah. bentuk bagan organisasi dapat dibuat berdasarkan tipe organisasi. Nama. 2. dan tanggung jawab mengalir dengan jelas dari pimpinan sampai ke bawahan. antara lain : a. Bagan organisasi Bagan organisasi menjadi alat informasi mengenai struktur organisasi. c. Aliran komando dan tanggung jawab dari pimpinan ke bawahan atau sebaliknya. Bentuk vertikal Saluran perintah. c. Contoh gambar : . jabatan. wewenang.18 b. pangkat dan golongan bila ada.

sehingga diterapkan pada organisasi garis (lurus). dan tanggung jawab pimpinan kepada bawahan dimulai dari arah bawah ke atas. Lebih tepat diterapkan pada organisasi fungsi. Contoh gambar : d. sederhana dan jelas berdasarkan tingkatan pada tiap satuan tugas organisasi. Bentuk piramida Disusun dengan mudah. Contoh gambar : c. Kreasi bentuk ini pada dasarnya sama dengan piramida biasa. Bentuk horizontal Saluran perintah. wewenang. wewenang dan tanggung jawab disusun mendatar (menyamping arah kiri ke kanan) dari pimpinan sampai bawahan. Bentuk piramida terbalik Bentuk ini merupakan dasar dari piramida di atas. namun dibuat terbalik dimana saluran perintah.19 b. Contoh gambar : .

wewenang. Bentuk lingkaran dengan kotak-kotak Susunan bentuk ini menekankan pada hubungan di antara satuansatuan organisasi. Contoh gambar : . Satuan tugas disusun hanya dengan menggambar kotak dan garis-garis pada saluran perintah. Bentuk setengah lingkaran dan bentuk telur dengan garis-garis Kreasi bentuk ini merupakan variasi dari bentuk dasar lingkaran. maka sangat cocok hanya untuk jenjang tingkat atas (pimpinan) saja. Karena jenjang organisasi tidak jelas. Contoh gambar : f. dan tanggung jawab.20 e.

Manajemen Ilmu manajemen termasuk cabang dari ilmu administrasi dengan memulai kegiatan merencanakan. Dari kedua bahasa .21 g. membina. manajemen berasal dari beberapa beberapa bahasa yang turun temurun. Bentuk lukisan Saluran perintah. wewenang. membimbing. Dimulai dengan bahasa Latin. serta mengerahkan segenap fasilitas kerja. menggerakkan. mengorganisasikan. dan mengawasi sekelompok personil. dan tanggung jawab terbaca secara jelas melaui objek (gambar asli/lukisan) dari pimpinan maupun bawahan. Secara etimologis. Contoh gambar : Dew an K omis ar is Dir ek t ur B agian P e njuala n P engangk utan W ak il Dir ek tur L apanga n Miny ak (P er tambanga n) P eny ar ingan & P engolahan P ompa B ens in 2. menggunakan kata maneggiare kemudian bahasa Italia menggunakan kata maneggio.

b. Akhirnya berkat sumbangsih pemikiran dari pemrakarsa manajemen lahirlah konsep-konsep nyata manajemen. rumah. Perencanaan menentukan anggaran kegiatan dalam proses produksi. dan sebagainya. Charles Babbage Pada tahun 1792 – 1871. pengelolaan. Rumah tangga (house keeping) 2. Efisiensi kerja dalam mencapai tujuan. management disimpulkan suatu seni dalam menjalankan kegiatan pada organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. c. Manajemen sebagai salah satu unsur dasar dari administrasi yang merupakan anak cabang dari ilmu sosial. Jadi. . Membuat jadwal istirahat pegawai dalam bekerja. Membuat putaran kerja (rolling) antar pegawai e. misal menggunakan kata manajemen. Menunggang kuda (to train a horse) 3. Pembagian kerja yang jelas (job description & job specification). Kata manage memiliki makna : 1. sarjana matematika tersebut meneliti sekaligus menjadi sebuah buku dengan judul The Economy of Machinary & Manufactural. Sedangkan di Indonesia. bank. penggunaan istilah management bermacammacam namun kandungan yang termaktub sama. d.22 tersebut. Mengatur dan mengawasi (to direct and control) Makna di atas menjadi penerapan dalam kehidupan sehari-hari di segala bidang seperti di sekolah. pembinaan. pengurusan. sebenarnya sejak zaman sejarah dahulu kala tanpa sengaja (dirasakan) manusia telah melakukan proses dari manajemen. ketatalaksanaan. kepemimpinan. dan sebagainya. Beberapa pemrakarsa manajemen secara urut diawali oleh : 1. bahasa Inggris menggunakan kata manage yang kemudian biasa disebut dengan management. Buku tersebut membahas tentang kinerja pegawai yang menekankan pada : a.

b. Penelitian dilakukan dengan pengamatan (trial & error) pada kasus yang ada. Prinsip-prinsip manajemen ilmiah. W. Sehingga tahun 1886 tercetus Gerakan Manajemen Ilmiah dan disebut sebagai Bapak Manajemen Ilmiah. Hasil penelitian yang meluas tersebut membahas tentang : a. Tahap konsolidasi Tahun 1930. manajemen termasuk cabang ilmu pengetahuan sehingga konsep-konsep manajemen (prinsip. Taylor bekerja. dalil. d. b. Pembagian tugas kerja (organisasi fungsional). c. pada tahun 1856 – 1955 muncul sarjana pertambangan yang melanjutkan penelitian tersebut di perusahaan tempat F. Tahap human relation Tahap berikutnya tahun 1945. berkembang ke arah perilaku manusia dalam bersikap. sehingga ada solusi untuk mencapai tujuan organisasi. pengembangan ilmu menekankan pada hubungan antar manusia baik secara formal maupun informal agar tercipta keharmonisan. . Frederick Winslow Taylor Setelah Charles Babbage belum menuai hasil.23 2. rumus) direvisi lagi agar memiliki kekuatan teori dan para ahli yang telah mempelajari mendapat gelar kesarjanaan secara resmi dari lembaga perguruan tinggi. Tahap behaviouralisme Tahun 1959. c. Manajemen perusahaan. Tahap survival Tahun 1886 diawalinya Gerakan Manajemen Ilmiah. d. Semenjak itu. ilmu manajemen lahir melalui beberapa tahap yakni : a. System ban berjalan (perputaran). sehingga tahap ini merupakan perjuangan para pemrakarsa agar manajemen menjadi salah satu cabang ilmu pengetahuan.

controlling (POCCC). c. dan sebagainya. Henry Fayol Pada tahun 1841 – 1925. coordinating. f. Pembagian kerja (organisasi garis/lini/lurus). ilmu manajemen berkembang luas dengan mengkolaborasikan diri dengan software-software yang disediakan komputer agar dalam proses manajemen. manajemen pemasaran. b. Hal ini berdampak. commanding. Uraian di atas merupakan sejarah munculnya manajemen oleh para pemrakarsa dan selanjutnya bermunculan para ahli dengan berbagai konsep manajemen dan secara resmi diterapkan di Indonesia. manajemen kinerja.24 e. Agar tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai secara : a. Tahap platinum Tahun 2000. Efektif (pendayagunaan waktu yang setepat-tepatnya). 14 prinsip umum manajemen. 3. . ilmu manajemen pada perguruan tinggi mulai difokuskan pada spesialisasi bidang studi seperti manajemen sumber daya manusia. adanya robot yang mengambil alih tugas manusia sehingga efisiensi dan efektivitas tercapai. Efisien (pendayagunaan antara pemasukan dengan pengeluaran). b. Tahap matematika Tahun 1990. berhasil menyumbangkan pemikiran dengan judul General & Industrial Management yang membahas tentang : a. konsep manajemen lebih matang dan didukung dengan peralatan teknologi modern seperti komputer untuk mengolah data yang akurat. sarjana pertambangan dari Perancis yang juga mendapat sebutan Bapak Administrasi Modern. organizing. pihak-pihak yang berkepentingan dapat mengambil kebijaksanaan lebih akurat dan cepat. Fungsi manajemen planning.

dan manajemen merupakan satu kesatuan yang saling mengikat. Manajemen madya (Middle management) c. • Organisasi sebagai wadah yang menyusun dan menempatkan individu (the right man in the right place) yang melaksanakan kegiatan. Machines (peralatan teknologi/mesin) f. yang disebut The Six M in Management. pemberian ide. 3.25 Maka manajemen didukung beberapa sarana yang mutlak harus ada. Manajemen bawah (Lower management) Hubungan antara administrasi. dan gagasan dari seseorang kepada orang lain. dibagi dalam 3 tingkatan yaitu : a. meliputi : a. organisasi. • Manajemen menjadi proses pelaksanaan kegiatan pada organisasi dengan berdasarkan kebijakan administrasi. Money (anggaran) c. yang bersifat timbal balik antara . Materials (perlengkapan pendukung/bahan-bahan) e. Manajemen puncak (Top management) b. Methods (system kerja) d. Komunikasi Ilmu komunikasi menjadi cabang dari ilmu administrasi yang sekarang dapat berdiri sendiri dan berkembang pesat dengan program studi yang bertalian. Ilmu yang membahas mengenai kegiatan menyampaikan berita. Market (pemasaran) Di dalam proses manajemen pun. dapat disimpulkan bahwa : • Administrasi merupakan proses penetapan kebijaksanaan dan tujuan dari organisasi. Man (factor manusia) b.

sebagai berikut : 1.26 pimpinan dengan pimpinan. adalah sarana/tempat berlakunya lambang-lambang tersebut. Berita. Komunikan. pimpinan dengan bawahan. Hal ini disebabkan ada beberapa hambatan dalam komunikasi. sinar. Penggunaan bahasa yang kurang jelas Komunikasi berhasil bila informasi yang disampaikan dapat diterima dan dipahami. 2. adalah orang yang menerima berita dari komunikator. atau bahasa 3. Sarana yang kurang memadai Demi tercapainya tujuan. 2. 5. adalah pengertian yang disampaikan komunikator yang berupa lambang seperti gerakan. Komponen yang terlibat dalam komunikasi ada 5 faktor yang berperanan. disebabkan informasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan tidak jelas. baik secara formal maupun nonformal. 4. sarana penunjang komunikasi harus memadai. adalah asal sumber informasi dikomunikasikan dengan bahasa yang sederhana . suara. Berita tidak jelas Berita menjadi salah satu komponen yang mutlak harus ada dalam komunikasi. Feed Back. Terkadang terjadi salah pengertian (miss communication) dalam komunikasi. Informasi yang disampaikan berwujud bahasa baik lisan ataupun tulisan. dan tepat akan semakin mudah dimengerti dan diterima oleh komunikan. . informasi yang disampaikan harus jelas dimengerti komunikan. jelas. adalah tanggapan dari komunikan (umpan balik). 3. Media. Sebab itu. antara lain : 1. Dengan bahasa yang lugas. Sehingga komunikator sedapatnya mampu memilih sarana mana yang dirasa efektif dalam penyampaian informasi. Komunikator.

Komunikasi di dalam organisasi memiliki 2 bentuk yaitu : 1. Komunikasi intern Adalah komunikasi yang bersifat informal antara pimpinan dengan bawahan. laporan. Dalam komunikasi ini digolongkan dalam 2 bentuk komunikasi yaitu : • Komunikasi formal Adalah komunikasi yang dilakukan organisasi dengan pihak luar melalui media yang resmi. • Komunikasi horizontal Adalah komunikasi antara pimpinan dengan pimpinan atau bawahan dengan bawahan. Yang termasuk dalam komunikasi intern antara lain : • Komunikasi vertikal Adalah komunikasi yang berlangsung dari pimpinan ke bawahan (downward communication) atau dari bawahan ke pimpinan (upward communication). pengaduan.27 4. faktor lingkunganpun mempengaruhi. 2. penjelasan. seminar. Faktor lingkungan Berhasil tidaknya komunikasi. Komunikasi ekstern Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak lain di luar organisasi. petunjuk. dsb. dsb. Wujud komunikasi seperti wawancara dengan . Wujud komunikasi seperti instruksi. dan bawahan dengan bawahan agar menciptakan kerjasama yang harmonis diantara para pegawai sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. Komunikasi tersebut berlangsung dua arah ( two way communication). saran. informasi. pimpinan dengan pimpinan. Wujud komunikasi seperti rapat dinas. lokakarya. Entah itu suara gaduh atau gangguan-gangguan teknis yang kadang-kadang muncul saat komunikasi berlangsung.

Berbagai jenis intellijens yang dikelompokkan dalam masing-masing bidang spesialisasi. penyelenggaraan pameran. dukungan. misalnya : • Political intelligence • Government intelligence • Military intelligence • Business intelligence • Monetary intelligence • Industrial intelligence . dan intuitif. untuk dipakai sebagai alat mengambil keputusan maupun pengamanan atau tindakan penyelamatan. jujur. menggandakan. Menurut Prof. 4. dan kepercayaan pihak luar terhadap organisasi. hanya untuk menambah perhatian.28 pers. Pimpinan biasanya membutuhkan intellijens yang secara otomatis termasuk orang-orang yang cerdas. logis. dan menyimpan berbagai keterangan obyektif yang diperlukan. mengolah. ilmu informasi membahas tentang kegiatan menghimpun. Informasi Sebagai cabang ilmu administrasi. menyebarkan. website. Wujud komunikasi ini seperti memperhatikan sikap/perilaku anggota yang ada dalam organisasi. sistematis. penerbitan brosur. • Komunikasi informal Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak luar secara tidak resmi. Prajudi Atmosudirdja. Ilmu Intellijens Adalah ilmu yang tertua dan klasik karena sebelum Masehi atau zaman kerjaan telah diterapkan dan mempelajari sistem informasi yang diperoleh dari saluran/media yang sifatnya terbuka dan birokratis. ilmu informasi terbagi menjadi 3 jenis ilmu antara lain : 1. mencatat. pemasangan iklan. dsb.

Ilmu Tata Usaha Ilmu tata usaha bersumber dari zaman Mesir Kuno dan di Romawi Kuno. Ilmu Sistem Informasi Manajemen (SIM) Ilmu sistem informasi manajemen merupakan bentuk tata usaha modern yang mengkaitkan dengan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data untuk menghasilkan keputusan/kebijaksanaan. Sistem informasi yang digunakan pada ilmu ini berhubungan dengan pekerjaan kertas (paper work). antara lain : • Penerimaan • Pencatatan • Penggandaan • Penyimpanan • Pemilahan • Pengolahan • Pendistribusian 3. dengan dimulainya kertas atau perkamen atau papyrus sebagai alat mencatat informasi. sebagai cabang dari ilmu administrasi.29 2. Secara umum. Informasi yang disampaikan pada ilmu ini dapat besifat specified (berdasarkan keperluan) dan discretionary (pimpinan menentukan sendiri). yang akhirnya menjadi serentetan pekerjaan rutin yang dilakukan tata usaha. Personalia Ilmu personalia (sumber daya manusia) berkembang pesat dan menjadi bahasan popular saat ini di kalangan masyarakat. Tetapi. 5. ilmu tata usaha modern berkembang di Eropa pada abad ke 17. ilmu personalia menekankan pada kegiatan mengatur dan mengembangkan tenaga kerja. agar dapat mengisi lowongan pekerjaan biasanya syaratsyarat utama yang dibutuhkan organisasi antara lain : .

Mereka yang berasal dari organisasi sendiri dan hendak mengisi lowongan pekerjaan biasanya mendapat prioritas pertama asal memenuhi persyaratan yang ditentukan. Informasi tersebut disebarluaskan agar diketahui pencari kerja. ketrampilan tersebut dapat berkembang melalui kegiatan training yang diadakan organisasi. Ketrampilan Ketrampilan merupakan salah satu talenta atau nilai plus yang dimiliki oleh calon pegawai. Media yang dipilih diusahakan mampu menarik hati calon tenaga kerja untuk tertarik melamarnya. Kepribadian Kepribadian merupakan watak dari pegawai yang menunjang keberhasilannya dalam bekerja.30 1. Namun. maka unit kepegawaian memiliki tugas menyiapkan rekrutmen pegawai dengan menyebarkan informasi tersebut ke berbagai media. 2. bertanggung jawab. Sumber tenaga kerja intern Sumber tenaga kerja dari dalam (intern) meliputi pegawai yang telah menduduki jabatan dan sudah pula terikat perjanjian kerja dengan organisasi tempat unit kepegawaian bernaung. Nantinya diharapkan. Terlebih lagi pemerintah mencanangkan minimal pendidikan adalah 9 tahun. Melalui pendidikan baik formal maupun informal menunjang kualitas hidup manusia. Kedua sumber tersebut diuraikan sebagai berikut : 1. di era platinum ini pendidikan pascasarjana menjadi pilihan banyak orang untuk meningkatkan kualitas hidupnya. Ketrampilan diperoleh melalui pendidikan formal maupun informal. Pendidikan Latar belakang pendidikan menjadi syarat mutlak dalam rekruitmen pegawai. Sumber pegawai yang dapat direkrut mengisi lowongan. pegawai yang . 3. Sehingga orang berbondong-bondong untuk bisa mengantongi ijasah pascasarjana. ada yang berasal dari sumber intern maupun ekstern. Kepribadian utama yang harus dimiliki pegawai adalah jujur. dan respek terhadap lingkungan. Namun. Bila terjadi lowongan pekerjaan dalam organisasi.

melalui banyak saluran antara lain : 1. Hal ini sudah biasa. Sumber penarikan pegawai baik dari ekstern maupun intern. Berbeda dengan pegawai dari luar organisasi yang membuka persaingan bebas antar pelamar sehingga unit kepegawaian dapat memilih pelamar yang rata-rata tergolong baik untuk kemudian dibina menjadi pegawai yang baik. . Bagian rekruitmen melakukan penarikan pegawai. dapat merugikan karena pegawai yang terpilih hanya ingin mencari pengalaman dan menyelidiki kondisi perusahaan selama masa percobaan. karena pegawai mengusulkan kawannya dan secara langsung pegawai yang mengusulkan harus menjadi penjamin kualitas kawan yang diusulkan. bagian rekruitmen harus mampu menyeleksi secara ketat sehingga mendapatkan pegawai yang berpotensial sesuai persyaratan. Jika hal itu terjadi. Bila rekruitmen kurang cermat. Aktif berarti memanfaatkan berbagai saluran/media komunikasi untuk memperoleh tenaga kerja. Sumber tenaga kerja ekstern Rekruitmen pegawai dari luar akan memacu pelamar bersaing secara terbuka. jika pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke organisasi. Dengan demikian. organisasi menginformasikan kepada pegawai untuk mengusulkan kawan dekatnya menempati jabatan yang lowong. Akibatnya. Terlebih lagi bila hal tersebut dilakukan atas dasar system kawan (spoil system) karena dapat menimbulkan klik kepegawaian yang kurang sehat. rekruitmen pegawai baik dari sumber intern maupun ekstern memiliki keuntungan dan kerugian. Kawan pegawai Jika terjadi lowongan pekerjaan. 2.31 ditarik dari dalam kalau tidak dipilih dengan cermat dapat menjadi boomerang di kemudian hari. baik ekstern maupun intern dapat bertindak aktif dan pasif. jumlah pelamar yang mendaftar kadang-kadang jauh melebihi jumlah yang dibutuhkan.

Organisasi profesi Rekruitmen pagawai menggunakan saluran melalui anggota organisasi profesi. pegawai yang mengusulkan kawannya belum sepenuhnya menjadi penjamin kualitas kerja kawannya yang setaraf dengan dirinya. Depnaker Departemen tenaga kerja menjadi penghubung antara pencari tenaga kerja dan calon pegawai. Faktor keberuntungan pun menjadi pengaruh rekruitmen serupa. . misalnya : sarjana kedokteran tergabung dalam IDI (Ikatan Dokter Indonesia). kantor pemerintahan ini sampai pada tingkat kabupaten dan memiliki balai latihan sampai tingkat kecamatan. 5. Organisasi ini menjadi tempat yang dihuni orang-orang terlatih dan terdidik. bagian kepegawaian dapat memonitor siswa yang berpotensi untuk menjadi pegawai pada organisasi bila sudah lulus pendidikan. Lembaga Pendidikan Rekruitmen melalui lembaga pendidikan dilakukan dengan cara. dan lain lain yang dapat menimbulkan masalah di kemudian hari.32 Namun. Rekruitmen terkadang kurang murni. terkadang meletakkan diskriminasi misalnya pegawai mengusulkan kawannya yang satu suku. Saat itulah. 3. 4. sekretaris tergabung dalam ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia). Dalam kehidupan sehari-hari. Prinsip The Right Man In The Right Place diabaikan. Kerabat pegawai Rekruitmen ini memprioritaskan pegawai yang memiliki hubungan saudara (nepotisme). 2. Meskipun rekruitmen pegawai melalui kawan ini baik. satu agama. nepotisme terjadi bila pegawai diterima karena ada hubungan saudara walaupun tidak memenuhi syarat. organisasi memberi kesempatan magang bagi siswa lembaga tersebut. ada kecenderungan subjektifitas mendominasi.

Iklan Rekruitmen pegawai melalui iklan dapat dicetak pada majalah atau Koran. dana. adalah iklan yang tidak menyebutkan nama perusahaan dan diganti dengan nomor iklan koran/kotak pos. Jenis iklan Blind Advertisement. Iklan ini akan menarik minat pelamar. Organisasi dapat merekrut melalui leasing yang merupakan lembaga yang menyediakan tenaga ahli bidang tertentu. Jenis iklan Want Advertisement. adalah iklan yang menyebutkan nama perusahaan. Rekrutmen itu bersifat kebetulan saja sehingga disebut Walk-in. Tetapi. Leasing. Akhirnya. Majalah/Koran dipilih terlebih dahulu untuk membatasi pelamar. cara melamar. . organisasi mendapat pegawai yang datang sendiri ke kantor organisasi tersebut. kemudian ditawarkan atas dasar kontrak kerja. Ada 2 jenis iklan yaitu Want Advertisement & Blind Advertisement. pelamar dating secara kebetulan mencari pekerjaan. Open house Suatu ketika. Pemanfaatan leasing ini menguntungkan organisasi karena organisasi mendapat pegawai yang bermutu dan terhindar dari pembayaran seperti tunjangan-tunjangan pada pegawai tetap. bila tidak diperlukan dimusnahkan. Kadang kala. Walk-in. dan data pelamar sendiri oleh organisasi disimpan sebagai arsip yang sewaktu-waktu bila perusahaan membutuhkan pegawai dapat informasi dari file tersebut. organisasi mengalami peningkatan pekerjaan sehingga kekurangan pegawai. 7.33 6. tetapi bagian kepegawaian pun tetap harus menyediakan waktu. bagian kepegawaian merekrut pegawai dengan system pegawai lepas atau berdasarkan kontrak kerja saja ( parttime job). data tersebut disimpan dengan masa tertentu. Lembaga ini memiliki tenaga ahli dari berbagai disiplin ilmu yang siap menyelesaikan pekerjaan sesuai permintaan. dan tenaga untuk menyeleksi pelamar. dan syarat-syarat pelamar.

dan sikap pelamar. terakhir rekrutmen dengan cara yang disebut Open House. akan melalui tahap masa percobaan (trainee). Sedangkan pelamar pun harus menunjukkan sejelas-jelasnya baik talenta maupun kepribadiannya agar dapat menarik simpati pewawancara. Umumnya. Untuk itu bagian kepegawaian harus menyiapkan dan melaksanakan program khusus dengan uraian sebagai berikut : 1. Wawancara Wawancara menjadi bagian penting dari seleksi pegawai. sebab seleksi ini menitikberatkan pada kebenaran informasi dari surat lamaran dan dokumen-dokumen pendukung si pelamar. masa percobaan dilalui selama 3 bulan atau lebih. Tujuan latihan masa percobaan . Open house menguntungkan karena organisasi tidak perlu menyediakan transportasi. kepribadian.34 Selain cara-cara di atas. Bagian kepegawaian harus melakukan kegiatan seleksi pegawai agar memperoleh pegawai yang memenuhi persyaratan. Tes Selesai seleksi administratif disusul kemudian tes untuk mengetahui sejauhmana kemampuan seseorang terhadap bidang pekerjaannya. Masalah seleksi pegawai meliputi : 1. Rekrutmen ini mengutamakan pegawai yang domisilinya dekat lokasi pekerjaan. dan berhasil dengan baik jika kedua pihak melakukan persiapan. dan sebagainya terhindar dari pemborosan waktu yang digunakan pegawai untuk pergi/pulang kantor. 3. Tes yang umum digunakan ada dua yaitu tes tertulis dan tes lisan. pengetahuan. Pewawancara secara langsung dapat mengetahui kemampuan. Seleksi administratif pelamar Seleksi administratif menjadi dasar kebijakan bagian kepegawaian. 2. Masa percobaan menjadi batu loncatan sebagai awal keberhasilan karier pegawai di kemudian hari. Pelamar yang lulus seleksi dan diterima sebagai pegawai. penginapan.

Dilakukan bagian kepegawaian yang bekerjasama dengan pimpinan masing-masing unit kerja (Kabag/Manajer). serta hak dan kewajiban pegawai. Pegawai (sumber daya manusia) termasuk dalam bagian invenstasi organisasi yang tidak ternilai. 2. hakikatnya sama dengan proses belajar mengajar dimana bagian kepegawaian membuat rencana terstruktur untuk program latihan yang diberikan. • Dengan melatih personil baru. Pembinaan kemampuan kerja pegawai tersedia dalam 2 model yakni : . prosedur. 3. Dengan menekankan pada proses. Sedangkan pimpinan unit kerja (Kabag/manajer) mengenalkan dan melatih bidang pekerjaan di unitnya. • Orientasi informal. pelaksanaan latihan (schedule). dan teknik pelaksanaannya. Bagian kepegawaian memberikan uraian umum tentang kebijakan organisasi.35 • Membantu pegawai masa percobaan agar mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja untuk mencapai efisiensi kerja dan produktivitas organisasi tidak terganggu karena kehadiran personil baru. efektivitas pimpinan dan stabilitas produksi tetap tinggi. pegawai memberikan sumbangsih baik tenaga dan pikiran. Kepada organisasinya. Kegiatan masa percobaan. Oleh sebab itu pembinaan kemampuan kerja dilaksanakan organisasi melalui bagian kepegawaian semenjak proses rekruitmen hingga masa percobaan. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah kecil. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah besar. • Menyamakan persepsi akan pengetahuan dan ketrampilan kerja yang dimiliki personil baru tentang realita pekerjaan yang dianut pada organisasi. dan teknik pada unit kerja dan kegiatan yang dilakukan sama hal nya dengan orientasi formal. Orientasi pegawai masa percobaan • Orientasi formal.

ketrampilan yang sesuai dengan jabatannya. Hukum disiplin dibagi menjadi 3 tingkat yaitu : 1. contoh : penundaan kenaikan gaji berkala (Seorang PNS melanggar peraturan. teguran tertulis. misal mengajar tahun 1995 golongan IIIA maka tahun 1997 menjadi golongan IIIB. Untuk guru yang lulusan sarjana memperoleh golongan IIIA melanggr peraturan. Preservice training Pembinaan pegawai ketika masih dalam masa percobaan dikenal dengan istilah preservice training. Tujuannya agar pegawai siap memasuki dunia kerja dan mampu segera berkarya. Tujuannya untuk meningkatkan kemampuan kerja.36 1. contoh : teguran lisan. 2. IVA-D. ketrampilan.000).000 menjadi Rp 185. tetapi karena hukuman disiplin maka tahun 1998 baru naik pangkat). Hukuman tingkat sedang. keahlian. Hukuman tingkat rendah. tunduk dan mematuhi segala peraturan yang dibuat dan ditetapkan. IIIA-D. mutu kerja. Disiplin organisasi merupakan keadaan tertib para personil yang tergabung dalam organisasi tersebut. Inservice training Pembinaan pegawai yang secara terus menerus berkelanjutan dari latihan masa percobaan. karena pegawai dibekali pengetahuan. Bila tidak mematuhi disiplin organisasi yang diterapkan. Oleh pimpinan dikenai hukuman disiplin dengan cara menunda kenaikan pangkat selama 1 tahun. jika guru tersebut tahun 1995 . 2. diberi hukuman tingkat sedang dengan cara memberi penundaan kenaikan gaji berkala yang biasanya diperoleh selama 1 tahun maka 4 bulan sekali menerima kenaikan gaji dari Rp 175. pernyataan tertulis tidak puas. penundaan kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi (Dalam tingkatan pegawai negeri digolongkan menjadi IA-D. dan sikap saat mengampu jabatan dalam bidangnya. maka akan terkena hukuman disiplin. Jika guru tersebut kenaikan pangkat 2 tahun sekali. IIA-D. dan penurunan pangkat setingkat lebih rendah (Sama dengan kenaikan pangkat setingkat lebih tinngi.

hakim. Penilaian biasa Metode penilaian yang dilakukan pimpinan dengan cara mencatat aktivitas pekerjaan pegawai pada buku catatan yang tersedia. dan pembebasan dari jabatan (Seorang guru tahun 1995 menjabat sebagai Wakasek. pemberhentian tidak dengan hormat (Seorang guru yang mengajar di suatu daerah dan terlibat dalam organisasi terlarang.37 golongan IIIA maka tahun 1997 golongan IIIB. contoh : pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri (Seorang PNS berusia 50 tahun dengan masa kerja 10 tahun diberhentikan dengn memperoleh hak kepegawiaan seperti askes. Penilaian yang dilaksanakan dengan cara digolongkan atas pekerjaan pokok dan pekerjaan penunjang. guru. pemsiun yang diambil setiap bulan dengan perolehan 80% dari gaji terakhir). dan lain-lain. Langkah penting selanjutnya yang perlu dipelajari dalam ilmu sumber daya manusia (personalia) adalah administrasi penilaian pegawai. pengacara. Sebagai masukan untuk perbaikan agar bekerja lebih efisien. bersifat rahasia dalam kurun waktu satu tahun. karena kasus ia mendapat hukum disiplin tingkat berat maka tahun 1996 ia dicabut dari jabatan tersebut dan tetap menjadi guru). Penilaian sistem kredit Metode penilaian yang diterapkan khusus untuk jabatan fungsional seperti dokter. Hukuman tingkat berat. Masing-masing unsur dihargai dengan nilai yang ditetapkan. oleh pemerintah diberhentikan tidak dengan hormat karena bertentangan dengan negara dan si guru tidak mendapatkan hak-hak kepegawaiannya). Meningkatkan cara kerja pegawai. Ada 2 metode penilaian yang dapat dipilih organisasi. 2. Penilaian pegawai dilakukan secara objektif berdasarkan catatan yang akurat. Tujuan diadalannya penilaian ini adalah : 1. karena hukum disiplin tahun 1996 golongan IID dan baru tahun 1998 menjadi golongan IIIA kembali. 3. dosen. tunjangan anak. antara lain : 1. .). 2.

pensiun dan sebagainya. 2. tidak puas dengan cara bekerja pegawai. Atas permintaan pegawai sendiri Pemberhentian atas permintaan pegawai sendiri dikarenakan beberapa alasan misalnya : karena sudah lanjut usia. Tugas akhir dari administrasi kepegawaian adalah kegiatan mutasi dan pemberhentian pegawai. Pemindahan dari satu tempat ke tempat lain dalam jabatan yang sama. 3. misalnya manajer pemasaran cabang Surabaya dipindah menjadi manajer pemasaran cabang Bali. karena cacat atau secara fisik kondisi pegawai belum menguntungkan sehingga tidak dapat menunaikan tugas. sehingga organisasi mengambil keputusan berdasarkan kebijakan dan peraturan pemberhentian yang sedang berlaku. Demosi. misalnya guru bidang studi yang diangkat menjadi kepala sekolah. Mutasi berati pemindahan atau perubahan jabatan dalam organisasi. beberapa contoh yang termasuk dalam kegiatan mutasi : 1. atau pindah kerja.38 sehingga pegawai berkewajiban mengumpulkan sesuai nilai (point) yang diminta. Pemberhentian digolongkan menjadi tiga jenis yaitu : 1. 4. Promosi. misalnya kepala bidang pendidikan menengah umum propinsi Jatim dipindah menjadi kepala bidang pendidikan menengah kejuruan propinsi Jatim. Perubahan jabatan yang tidak mengurangi tanggung jawab. 2. Pemberhentian pegawai atau pemutusan hubungan kerja (PHK) terjadi bila pegawai dinilai sudah tidak produktif lagi. Atas kehendak organisasi Pemberhentian atas kehendak organisasi dikarenakan beberapa alasan misalnya : adanyan pengurangan pegawai. Mutasi dapat bersifat positif maupun negatif. . misalnya kepala sekolah yang diturunkan jabatannya kembali menjadi guru biasa.

Karena terpaksa Pemberhentian karena terpaksa disebabkan beberapa hal misalnya : meninggal dunia. 6. Finansia Ilmu finansia (keuangan) menjadi cabang dari ilmu administrasi. Istilah uang kas berarti uang tunai yang ada dalam kas.39 3. Pendek kata. membahas tentang pokok-pokok kegiatan pengaturan dan pengolahan dalam menggunakan segi-segi pembiayaan sekaligus pertanggungjawaban keuangan (PPBS). terkait dengan organisasi terlarang. kas adalah tempat penyimpanan uang. Cek mundur (cek yang pengambilannya ditangguhkan trlebih dahulu) c. . uang logam. Kamus umum bahasa Indonesia. Perangko b. dan sebagainya. Definisi kas menurut : a. dan sebagainya. Ada beberapa kertas berharga yang tidak tergolong dalam kas : a. tempat membayar atau menerima uang dan juga peti kayu sebagai alat mengirim barang. Kas bon (hutang pegawai) Semua yang tergolong kas dapat dipakai membayar pinjaman atau hutang jangka pendek. Kas berarti pula alat penukar berupa uang kertas. deposito yang segera dapat ditarik rekening giro. kas merupakan alat penukar yang dapat dipergunakan untuk membayar kewajiban perusahaan jangka pendek (pinjaman). Kas dapat digunakan untuk membayar pinjaman jangka pendek dalam akuntansi termasuk harta lancar. cek. tersangkut pidana. dan alat penukar uang tersebut. kas adalah kekayaan badan usaha yang tersedia dan dapat dipergunakan untuk melakukan kewajiban perusahaan. Keuangan . b.

tetapi mengurus kertas berharga juga yang bukan berwujud uang tunai. Oleh karena itu. jadi khusus menerima kas saja. Pengawasan penerimaan kas Kebijakan pencegahan penyelewengan uang terhadap penerimaan kas sebagai berikut : • Penerimaan kas disetor ke bank secara berkala dan dilakukan setiap hari. saat mencatat transaksi dan rekonsiliasi bank memberi peluang penyelewengan keuangan. Pengawan secara preventif dengan mekanisme pengurusan seperti prsedur proses penerimaan dan pengeluaran kas. spesialisasi pegawai atas tugas penerimaan dan pengeluaran kas. Hal serupa harus diantisipasi. . pengurusan kas tidak hanya mengurusi uang tunai yang digunakan sebagai alat pembayaran yang sah. mereka yang bergerak di bidang pengurusan uang tunai. • Penerima kas harus tidak bertugas ganda. Rincian kebijakan yang dipilih untuk ditetapkan dalam mengurus kegiatan pengawasan kas diuraikan sebagai berikut : a. nota.40 Dengan demikian. Terlebih lagi. • Setiap transaksi yang mengakibatkan penerimaan uang tunai harus disertai dokumen yang sah (kuitansi. dan pemisahan fungsi pegawai yang mengurus kas akan banyak membantu mencegah dan menyalahgunakan keuangan. • Bila penerima kas juga merangkap tugas mengeluarkan kas. dsb) • Perpindahan uang kas dari pegawai yang satu ke pegawai yang lain dilakukan dengan bukti pertanggungjawaban. pihak pimpinan dalam usaha khususnya kepala bagian keuangan harus melakukan pengawasan secara ketat namun bijaksana dalam bidang tersebut. Pengurusan kas merupakan pekerjaan yang banyak menanggung resiko bila dibandingkan dengan bidang pekerjaan keuangan lainnya.

41 b. • Petugas penyusun rekonsiliasi tidak diserahi tugas menerima kas atau menandatangani cek. Pengawasan saldo kas Upaya mencegah penyalahgunaan saldo kas ditempu dengan cara sebagai berikut : • Saldo kas diawasi secara ketat. • Setiap transaksi didukung dengan dokumen sah dan harus disahkan pejabat untuk bahan pemeriksaan. Keuangan negara harus diurus sesuai dengan anggaran belanja yang telah ditetapkan olah undangundang. • Dana kas disimpan dengan aman. • Petugas yang mengurus cek tidak merangkap sebagai petugas yang mengurus kas. pengurusan keuangan negara pada umumnya diselenggarakan dengan berpedoman pada anggaran (budgeting) dan pemeriksaan (auditing). Penatausahaan Keuangan Negara Kekayaan negara dinilai dengan uang. • Dana yang disimpan dengan aman. • Pengeluaran kas dengan uang tunai untuk kas kecil dibatasi hanya untuk hal-hal yang perlu saja. c. Pengawasan pengeluaran kas Pengawasan pengeluaran uang dari kas dilakukan melalui kebijakan sebagai berikut : • Pengeluaran kas sebaiknya tidak dengan uang tunai tetapi dengan cek. dan itu menjadi medan kegiatan ilmu administrasi keuangan negara dalam arti luas. sebaiknya sering dihitung secara mendadak. Atas . • Semua cek yang ditandatangani petugas yang menyusun rekonsiliasi bank sebaiknya dilakukan secara tertutup. Jadi.

b. termasuk di dalamnya segala bagian-bagian harta milik kekayaan itu dan segala hak dan kewajiban yang timbul karenanya. hak mengadakan pinjaman paksa kepad rakyat. pertanggungjawaban dan pengawasan uang milik negara. negara harus ditopang dengan hak menguasai keuangan negara agar dapat melaksanakan kewajibannya. pembukuan uang negara. Oleh karena itu. Istilah anggaran dalam bahasa Belanda “begroooting” dan dalam bahasa Inggris “budget”. Jumlah biaya yang dikeluarkan. Hak dan kewajiban negara inilah yang merupakan hakikat keuangan negara. Pelaksanaan kewajiban memerlukan dana yang harus deprogram secara cermat dalam anggaran negara.. Negara mempunyai kewajiban menjalankan pemerintahan dan membayar tagihan pihak ketiga yang harus dibayar pemerintah. hak mengadakan perjanjian pinjaman. aktivitas.42 dasar pemikiran tersebut. “seluruh kekayaan negara. kegiatan penatausahaan meliputi bidang penyediaan anggaran keuangan negara. dan proyek-proyek yang merupakan isi dari rencana kerja. Kewajiban negara kita dirumuskan dalam UUD 1945 negara diberi hak istimewa berkaitan dengan keuangan negara agar pelaksanaan kewajiban negara berhasil mewujudkan kesejahteraan rakyat. Hak itu meliputi : hak mencetak uang. Jasa. Sumber yang dapat digunakan menutup biaya tersebut. Dengan demikian. definisi keuangan negara adalah …. dan hak melakukan pungutan yang sah. hak menarik pajak. baik kekayaan yang berada dalam pengurusan para pejabat atau lembaga termasuk pemerintahan maupun berada dalam penguasaan dan pengurusan bank pemerintahan dengan status hukum perdata”. 1980:12) Negara termasuk rumah tangga yang mementingkan pelayanan kepada masyarakat (public service). c. (Westra Pariata. Sesungguhnya anggaran meliputi taksiran tentang : a. hak memungut iuran. (UU No 7 tahun 1965) .

Kepala Lembaga Negara. perusahaan milik negara dan ABRI/POLRI. dan pimpinan perusahaan negara.43 Tegasnya. Dalam tugas sehari-hari. Fungsi pada no 1 dan 2 di atas. 2. sedangkan pengurusan khusus lebih mengutamakan pada pelaksanaan perintah yang dikeluarkan badan yang bertindak dalam lingkup pengurusan umum. Penggunaan keuangan negara dianggarkan setiap tahun dalam satu kebijakan negara yang kemudian dijadikan undang-undang APBN yang disusun sesuai dengan daur/siklus anggaran. Dalam praktek pengurusan keuangan negara di Indonesia. keuangan negara adalah hak dan kewajiban negara serta segala sesuatu yang berhubungan dengan hak dan kewajiban tersebut yang dinilai dengan uang. Badan Otorisator dipercayakan kepada Presiden sebagai mandataris MPR. Memutuskan kebijakan keuangan (moneter) yang berakibat penerimaan negara/pengeluaran negara. nondepartemen. ABRI/POLRI dan perusahaan milik negara masuk kas negara sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Pengurusan umum dan khusus dilakukan badan-badan yang disebut otorisator dan ordonator. dibebankan kepada Badan Otorisasi sedangkan fungsi no 3 dan 4 dijalankan oleh Badan Ordonator. Pengurusan Umum dan Khusus Keuangan Negara Pengurusan umum lebih menekankan pada penguasaan uang dan barang milik negara. Mengatur dan mengusahakan agar penerimaan negara yang dikelola adalah lembaga departemen. kemudian membebankan kepada mata anggaran yang sudah ditetapkan. Kedua badan itu memiliki fungsi : 1. Presiden mendelegasikan kembali kepada para Menteri. nondepartemen. Menerima dan mengkaji tagihan kepada negara. Pemisahan pelaksana fungsi itu sesuai dengan undang-undang yaitu Badan Otorisator tidak boleh merangkap sebagai Badan Ordonator. 3. Panglima ABRI/POLRI. 4. . Menerima jumlah penerimaan negara yang dilakukan oleh lembaga departemen.

Asas Penyusunan Anggaran Anggaran negara disusun berdasarkan asas-asas tertentu misalnya : 1. 2. 2. penyusunannya harus menggambarkan obyek yang dibiayai). Mereka yang bertindak sebagai Badan Otorisasi keuangan negara. Asas universalitas = asas brutto (jumlah anggaran belanja ditetapkan secara bulat tanpa dipotong). Komponen Anggaran Negara Anggaran pendapatan dan belanja negara memiliki 2 komponen : 1. Komponen pendapatan yang diharapkan untuk menutup belanja. Presiden menunjuk Menteri Keuangan untuk bertindak sebagai Badan Ordonator. pengaturan dasar seperti ini bertujuan agat tidak terjadi defisit). Selanjutnya. Komponen Anggaran Belanja Negara Pengeluaran negara ada yang rutin dan tidak rutin. 3. Pengeluaran rutin menyangkut pengeluaran yang bersifat konsumtif dan operatif. Komponen belanja yang direncanakan akan dikeluarkan oleh pemerintah guna melakukan kewajiban negara. . yang tidak rutin biaya yang bersifat investasi dan disebut biaya pembangunan.44 Presiden dan mereka yang menerima pelimpahan wewenang itulah yang menjalankan fungsi no 1 dan 2 di atas. Asas pemerincian (rincian anggaran disesuaikan dengan fungsi kegiatan yang dijalankan oleh tiap organisasi pemerintahan. serta lembaga ABRI/POLRI di bawah Panglima yang menguasai keuangan negara atas angkatannya masing-masing. Asas keseimbangan (anggaran pendapatan belanja harus ditutup dengan anggaran pendapatan. kabupaten. Ia dalam menjalankan tugasnya sehari-hari dibantu oleh Kepala Kantor Perbendaharaan Negara yang berdomisili di setiap propinsi.

belanja subsidi daerah otonom. milik pemerintah. komponen APBN meliputi belanja pegawai. dan penerimaan di luar sector minyak yang utama adalah pajak dan bukan pajak. pengaturan menggunakan peralatan/perlengkapan (operasional) kerja. Penerimaan bukan pajak meliputi : penerimaan hasil bersih perusahaan negara. dan perawatan serta penyingkiran barang-barang keperluan kerja. 7. dan perlengkapan kantor. pengendalian. belanja barang. Dalam bahasa Inggris disebut supply. perabot. peralatan kantor. Fungsi perbekalan berpedoman pada kegiatan : . penerimaan dari retribusi. Penerimaan dalam negeri meliputi : pendapatan dari sector minyak bumi. iuran. Komponen Anggaran Pendapatan Negara Penerimaan negara diperoleh dari dalam negeri dan luar negeri. pengimpanan. peralatan. Ketika pembuatan APBN pemerintah menetapkan pengeluaran yang dibutuhkan dalam bentuk belanja negara terlebih dahulu. biaya bantuan proyek dan juga anggaran belanja yang mengantisipasi hutang pemerintah (public debt). Perbekalan Ilmu perbekalan (logistik) yang termasuk dalam cabang ilmu administrasi membahas tentang kegiatan perencanaan. belanja pemeliharaan. sedangkan hutang luar negeri disebut foreign debt. Perbekalan berkaitan erat dengan masalah penyediaan bekal berupa barang. gas alam. Fungsi perbekalan untuk menyediakan informasi tentang kebutuhan perbendaharaan kantor yang terdiri dari perabot kantor. atau perlengkapan untuk membantu pencapaian tujuan suatu usaha kerjasama. dan lain-lain. kemudian menutupnya dengan menetapkan anggaran pendapatan dari sumber-sumber penerimaan negara.45 Jadi. pengadaan. denda. Bekal berarti barang atau uang persediaan untuk digunakan dalam perjalanan.

menyewa. Adapun anggaran perbekalan itu itu hendaknya disusun sekurang-kurangnya berisi anggaran pembelian. penyaluran. misalnya membeli. how). Harus sesuai dengan rencana pengadaan dan fungsinya bagi unit pemakai. penelitian dan pengembangan. d. perbaikan. menerima hibah/hadiah. dan penyerahan barang-barang perbekalan. pemeliharaan. Rencana penimbunan. Barang/perlengkapan hanya digunakan pada musim fluktuasi kerja memuncak. sehingga barang-barang tersebut mampu mendukung kegunaan usaha mencapai target keuntungan yang maksimal. Penganggaran. meminjam. Rencana pemeliharaan barang perbekalan. c. Rencana pengadaan barang (membeli. Barang tidak perlu mewah. namun sesuai kebutuhan. 3. • Sewa. Rencana penghapusan barang perbekalan. meliputi : a. Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan memperhatikan rumus 5 W dan 2 H (what. hibah Sewa dapat dilakukan bila : a. b. b. Kualitas barang lebih diutamakan. pendistribusian. adalah pemenuhan kebutuhan barang perbekalan dengan berbagai cara. where. sendiri. antara lain : a. Adapun langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pengadaan perbekalan. why. 2. Pengadaan. who. menyewa atau membuat sendiri). yaitu : . when. how much.46 1. penyimpanan. hadiah. c. pinjam. meliputi penetapan alokasi dana khusus untuk persediaan pengadaan barang perbekalan. memperbaiki/membuat • Pembelian Beberapa prinsip yang perlukan dipahami dalam melakukan pembelian barang perbekalan.

jangka waktu kegunaannya imbang dengan biaya perbaikan. guna penyediaan ruangan (gudang). Peralatan tersebut langka. Membeli barang baru jauh lebih mahal disbanding membuat sendiri. c. sarana. c. • Membuat/memperbaiki barang perbekalan Membuat pertimbangan : a. Pembuatan sendiri dilakukan untuk melatih teknisi dalam negeri. Tersedianya tenaga yang produktif untuk membuat sendiri. Kalau hibah/hadiah merupakan pemberian cumacuma dari organisasi yang lain. Peralatan yang diperbaiki sudah tidak diproduksi lagi. kegiatan ini membutuhkan ruangan agar barang itu tetap aman dari kerusakan yang disebabkan oleh alam. Barang yang diperbaiki. maupun manusia. b. Contoh skema jenis gudang sesuai kondisi ruangan yang dimiliki : barang sendiri dilakukan organisasi dengan . Biaya perbaikan jauh lebih murah disbanding membeli barang baru. d. b. Harga peralatan sangat tinggi dan sangat dibutuhkan. Sehingga memerlukan dana. dan biaya operasional.47 b. Pengumpulan/penggudangan/penyimpanan. binatang. tetapi suku cadang dapat diperoleh dengan mudah. Sedangkan kegiatan memperbaiki dilakukan organisasi dengan alasan yaitu : a. c. Tersedianya bahan baku yang cukup. 4. Sedangkan peminjaman dilakukan pada instansi lain dalam kaitan adanya kerjasama.

 Gudang terbuka diolah. biasanya bersusun/bertingkat dengan sarana pengangkut (troli. dan belakang :  Gudang transit untuk menimbun barang yang akan dipindah ke tempat lain. berdinding kiri. pangkalan udara atau pangkalan truk. dan pengungkit katrol. lori. berdinding samping kiri.  Gudang kedap udara. lori. berwujud padang luas dibatasi pagar. b. kanan. dan belakang. cocok untuk transit barang. lantainya diratakan atau diaspal. misalnya : yang akan dimuat di kapal.  Gudang pendingin. tertutup rapat sehingga harus menggunakan AC. truk. cirinya : bangunannya beratap. Gudang semi tertutup disebut lumbung (open shed). umumnya berlokasi dekat pelabuhan. dengan ciri-ciri tidak memiliki atap. Gudang terbuka. gudang kereta api.48 T erbuka Semi T er tutup/Lumbung (open shed) T ransit T er tutup S er baguna Kedap udara Pendingin GUDANG Bertangki k er ing T ahan api Igloo (bahan peledak) Keterangan : a. terdiri dari 2 ruangan : . kanan. Gudang tertutup. lantainya tanah atau yang diratakan saja. untuk menyimpan barang perbekalan agar tahan lama (bertahun-tahun). stasiun kereta api. forklift).  Gudang serbaguna. untuk menampung barang yang tidak mudah rusak karena pengaruh cuaca :  Gudang terbuka tidak diolah. c. dengan ciri-ciri beratap.

Prosedur penatausahaan barang perbekalan (kedua fisik barang. f. mesin. Prosedur pelaksanaan dan pengangkutan (kesiapsiagaan petugas pengangkut. Untuk menyimpan bahan peledak. dan denah tempat penyimpanan yang jelas.ruangan pembeku (menyimpan barang kimia yang mudah terbakar. Pendistribusian barang perbekalan adalah kegiatan bongkar muat dari gudang sampai pemakai barang.ruangan pendingin (sejuk) . Kelancaran pendistribusian barang dipengaruhi : a. ketertiban administrasi. ruangan yang tersedia. dan sebagainya. roket. untuk menyimpan barang api yang mudah menyala/terbakar. Gudang tahan api. dan lain-lain supaya tidak mudah meledak. Gudang igloo. penempatan barang seharusnya menggunakan pedoman barang yang pertama disimpan maka yang pertama juga dibongkar (first in first out / FIFO) 5. misal : penyimpanan senjata. metode penyimpanan. Gudang bertangki kering. dibuat dari baja berlantai beton kuat untuk menyimpan barang persediaan masa puluhan tahun mendatang. kemudahan pengurusan dokumentasi barang).49 . seperti kubu orang Eskimo dibuat dari beton kuat beratap kubah kemudian ditimbun tanah tampak seperti gundukan tanah. mengawetkan makanan) d. kode lokasi barang. dinamit. Prosedur penyampaian berita pengiriman barang (kesiapan penerima adalah pemakai barang). e. dan jalur transportasi. Pengaturan barang dalam gudang. bahan kimia yang mudah terbakar. kelengkapan alat pengangkutan). hendaknya memperhatikan lokasi tempat penyimpananannya. Pencarian kembali barang akan mudah ditelusuri kembali bila digunakan dengan peletakan barang. memiliki konstruksi bangunan yang mampu menahan serangan api. cat. bom. Selain itu. . misal : jenis minyak cat. c. b.

bertugas menyimpan dan memelihara barang perbekalan. 4. kurang efisien. 3. Kehilangan (karena pencurian. 5. Kadaluarsa (sudah mengalami keausan/deteriorisasi atau barang yang umur masa berlakunya sudah kadaluarsa). Bagian pengadaan. 2. d. dan tidak menguntungkan lagi sehingga dihapuskan dan diganti yang baru). atau perampokan). e. f. Faktor-faktor yang mempengaruhi penghapusan barang perbekalan adalah : a. Bagian penyimpanan dan pemeliharaan. dan ketepatan proses bongkar muat dari atau ke awal pengangkutan dan kemana barang dalam perjalanan. Kecepatan. . Bagian penyaluran. Absolute (dinilai kurang layak. Tenaga pelaksana pendistribusian. antara lain : 1. Berikutnya kegiatan perbekalan setelah melakukan penyimpanan adalah kegiatan penghapusan barang perbekalan. Surplus (kelebihan barang. Di dalamnya pun terdapat lima organisasi perbekalan. Teknis ekonomis (secara teknis dan ekonomis sudah tidak bermanfaat atau tidak menguntungkan). diartikan sebagai tindakan yang dilakukan berdasarkan atas prosedur dan tata cara perbekalan guna meniadakan barang dari daftar inventaris. bertugas sebagai badan perencanaan perbekalan/perlengkapan. penggelapan. bertugas mendistribusikan barang perbekalan.50 d. c. e. kecekatan. b. yang tidak dapat digunakan. Bagian inventarisasi dan penghapusan. berubah-ubah atau berkurang kualitasnya karena pengaruh alam). bertugas mengendalikan barang perbekalan dan mengadakan penghapusan bila barang perbekalan sudah tidak bermanfaat. bertugas mengusahakan agar ada persediaan perbekalan. dimanfaatkan untuk kegiatan unit instansi sendiri). Spilage (barang yang disimpan busuk. kurang efektif. Bagian analisis kebutuhan perlengkapan.

Pada tahun tersebut. atas dasar bukti pidana/perdata). dan menyempurnakan kondisi barang.51 g. Humas Unsur terakhir yang menjadi bagian dari ilmu administrasi adalah ilmu hubungan masyarakat (humas) yang memiliki pokok bahasan tentang kegiatan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat sekitar. Ekses (kelebihan barang dalam suatu unit tidak dapat digunakan untuk unit itu sendiri tetapi dapat dimanfaatkan pada unit yang lain). h. humas diistilahkan public relation tetapi masih dihubungkan dengan istilah foreign relation (hubungan internasional). dirampas. 8. humas berasal dari bahasa Inggris yakni public (masyarakat) dan relation (hubungan). Barang tak bertuan (penumpukan barang yang tidak jelas pemiliknya dan tidak diurus oleh pemiliknya). memperbaiki. Dalam humas dibedakan menjadi 2 hubungan yakni : . Tahap pemeliharaan dilakukan melalui : a. Menurut Ensiklopedi. Istilah tersebut lahir di negara Amerika. Asal mula kata humas dipromosikan oleh Thomas Jefferson tahun 1804 pada suatu kongres. Dari segi etimologis. humas adalah kegiatan organisasi menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi dengan public yang berkepentingan untuk mendapat dukungan secara sukarela. Tahap pasca pemeliharaan Sedangkan cara yang dilakukan dalam pemeliharaan misalnya : merawat. Barang rampasan (barang yang disita. i. Kegiatan akhir yakni pemeliharaan barang perbekalan (maintenance) adalah usaha/proses memperpanjang umur kondisi barang dan menjaga daya tahan dan daya guna barang perbekalan agar tetap maksimal. Tahap perencanaan b. Tahap pelaksanaan c.

nama. saling pengertian dan saling kerjasama baik dalam hubungan vertikal maupun horisontal. mempertahankan sdm yang produktif dan loyal) Hubungan eksternal dikelompokkan menjadi : • Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations) • Hubungan dengan jawatan pemerintahan (Government relations) • Hubungan dengan pers/wartawan (Press relations) • Hubungan pimpinan dengan pelanggan . Hubungan eksternal Hubungan yang dilakukan organisasi dengan masyarakat di luar organisasi yang bersangkutan untuk memperoleh citra perusahaan baik di mata masyarakat ditinjau dari organisasi. maupun produk yang ditawarkan. Hubungan internal Hubungan antara pimpinan dengan bawahan yang harus diterima terus menerus untuk kelancaran tugas maupun kepentingan pribadi sehingga tercita suasana kerja yang menyenangkan.52 1. hubungan yang harmonis. dilakukan dengan cara : • Mencari pelanggan • Memperkenalkan produksi • Mencari modal dan hubungan • Memecahkan persoalan yang dihadapi organisasi • Memperbaiki hubungan dengan serikat kerja/SPSI (pemogokan sdm. Hubungan ini dilakukan dengan cara mengadakan : • Rapat • Pengumuman • Majalah/Buletin intern • Rekreasi • Laporan 2.

kegiatan humas merupakan proses kontinu yang selalu berusaha menyempurnakan kegiatan dari tugas. kemudian melanjutkan tindakan untuk memperkirakan masa depan agar perencanaan dapat tercapai maka harus dipersiapkan segala fasilitas yang diperlukan untuk melaksanakan rencana kegiatan tersebut. . 4. Hasil akhir Untuk hasil akhir dipergunakan menilai apakah kegiatan tersebut sesuai dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat. pertemuan dengan pihak ketiga. pembangunan. 3. Memberikan saran kepada pimpinan Jika rencana kegiatan yang dilakukan sudah tepat dan dapat diterima oleh massa. Pelaksanaan riset Setelah rencana dan alat dipersiapkan maka proses selanjutnya adalah pelaksanaan mengadakan kegiatan. misalnya mengadakan publisitas dengan menggunakan media massa. instansi mana yang sekiranya akan dijadikan obyek kegiatan. Mengadakan riset Yaitu mengadakan penelitian baik ke dalam maupun ke luar instansi misalnya : . Mempersiapkan dan merencanakan riset Merencanakan berarti memilih dan menghubungkan fakta yang satu dengan fakta yang lain.Riset ke dalam berupa penyelidikan kegiatan unit-unit instansinya yang menemukan dan menyimpulkan fakta-fakta yang diperlukan. .Riset ke luar untuk mendapatkan gambaran siapa. 2. 6.53 • Hubungan organisasi dengan organisasi yang lain (studi banding. surat menyurat) Pada pokoknya dalam pelaksanaan proses kegiatan humas meliputi 6 tahap yaitu : 1. Mengadakan pengecekan tentang tanggapan masyarakat 5.

antara lain : 1. kemudian komunikan . komunikator menyampaikan pesan kepada komunikator secara perseorangan. Kebaikan pola ini karena tidak membutuhkan media. Jika menerapkan pola ini. Pola pohon (Tree pattern) A B C D E F Pola ini sering disebut dengan pola perantara. Pola ini individu terlibat penyampaian pesan kepada orang lain. Pola mata rantai (Chain pattern) A B C F E D Pola ini sering kita temukan dalam kehidupan sehari-hari. biasanya dalam bahasa Jawa diartikan gethuk tular. Pola ini.54 Jika terjadi hubungan komunikasi dari human relation. 2. kemungkinan besar akan terjadi pemalsuan pesan atau secara sengaja ataupun tidak mengubah isi pesan dimana timbul gossip/issu karena tidak menjamin pesan yang disampaikan. dalam hal ini yang bertindak sebagai perantara adalah B. kemudian pesan tersebut disampaikan ke pihak lain begitu juga seterusnya. dan komunikasi itulah yang menjadi dasar dari pola humas.

A bertindak sebagai komunikator yang menyampaikan pesan kepada komunikan. Pola roda atau bintang (Wheel or Star pattern) B C A D Pada pola ini. komunikasi yang dilakukan dapat efektif dan efisien sehingga pesan yang disampaikan mudah menimbulkan umpan balik (feed back) yang lebih akurat sesuai dengan pesan komunikator karena pola ini adalah pola perbaikan dari roda atau bintang. Dalam pola ini tidak terjadi komunikasi. 4. Yang menjadi humas biasanya si B karena orang yang menyampaikan ingormasi secara timbal balik. Pola roda atau bintang yang idsempurnakan (Improved wheel or star pattern) E B C A D Dalam pola ini. Komunikan dalam pola ini adalah sebagai anggota kelompok dan tidak saling berkomunikasi. 3.55 bertindak sebagai komunikator menyempaikan pesan kepada kelompok komunikan yang lain. E .

dsb Keuntungannya : menghemat waktu dan tenaga. usaha public relation akan lebih banyak dikerjakan oleh orangorang yang terpilih pada organisasi tersebut. Pola terbuka (Open structured pattern) B C A D Dalam pola ini. dsb. setiap anggota dapat saling menggunakan daya nalarnya dalam menanggapi pesan dari komunikator. pembuatan dan penggunaannya lebih mudah. tape recorder. • Media auditif. Media komunikasi ekternal. Kelemahanya : kemungkinan timbul gangguan yang tidak diinginkan. contoh : film. biaya yang dikeluarkan lebih murah. adalah media yang dapat didengar. yang termasuk jenis media ini telepon. brosur. Pola ini terbaik dari pola humas yang lain. Media ini digunakan dalam E . Karena hubungan masyarakat terdapat 2 hubungan yakni hubungan internal dan eksternal. maka media humas pun dibedakan menjadi 2 yakni : 1. informasi yang disampaikan lebih jelas. radio. pameran. Dalam perkembangan kehidupan sosial ekonomi masyarakat Indonesia yang makin maju. plakat.56 5. Komunikator dan komunikan dapat terlibat dalam komunikasi tanpa ada perantara yang lebih tepat (komunikasi langsung). menimbulkan rasa bosan. perlu adanya waktu yang cukup guna menafsirkan pengertiannya. yang termasuk adalah : • Media visual.

Media komunikasi internal. kunjungan. dsb. Membantu kelancaran komunikasi di dalam dan di luar organisasi. Memberi penjelasan tentang hasil produksi baik berupa barang maupun jasa dari organisasi yang bersangkutan. Mempertahankan reputasi/nama baik organisasi dan menangkis serangan yang bermaksud menjatuhkan nama perusahaan. adalah media yang dapat dilihat dan didengar. Perwujudan kegiatan humas dalam organisasi adalah : 1. pertemuan. • Media cetak. majalah. biasanya dilakukan hanya antara pimpinan dengan bawahan contohnya rapat. dsb. bulletin. Media ini bisa disampaikan melalui faximile. Mengusahakan agar organisasi dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan public yang sebenarnya. 6.57 komunikasi antar personal yang biasanya banyak digunakan di lingkungan kantor. contohnya televisi. dsb. brosur. pertemuan. wawancara. contohnya surat kabar. seminar. adalah segala barang cetak. • Media audio visual. 4. Membantu public untuk menentukan dan mengetahui kebutuhan yang sebenarnya. 2. . 2. kunjungan. tabloid. 3. 5. Memberi penjelasan tentang kebijaksanaan pimpinan organisasi yang penjelasannya dititikberatkan bahwa penjelasan itu dapat dipertanggungjawabkan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful