13

BAB III UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
1. Organisasi Ilmu organisasi menjadi salah satu cabang dari ilmu administrasi, yang memiliki pokok kegiatan mengelompokkan personil dan menyusun kerangka kerja, menjalin hubungan kerjasama antar personil. Organisasi merupakan kesatuan kerja yang disusun melalui suatu peraturan sebagai wadah dalam menjalankan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Organisasi sendiri memiliki 2 sifat utama, yakni : 1. Bersifat statis Organisasi merupakan wadah dalam melakukan pembagian tugas dan wewenang, secara struktural dan fungsional menempatkan individu sesuai keahliannya. 2. Bersifat dinamis Organisasi merupakan pembagian tugas dan wewenang serta adanya komunikasi dalam menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dari pengertian di atas, organisasi memiliki unsur-unsur pokok yang menyebabkan timbulnya organisasi, yaitu : 1. Adanya pembagian tugas. 2. Adanya kerjasama. 3. Adanya tujuan yang telah ditentukan. Perbedaan administrasi dengan organisasi yaitu : Administrasi 1. Mencakup proses, fungsi, personil sebagai pelaksana. dan Organisasi 1. Sebagai wadah melaksanakan kegiatan sesuai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

14

Administrasi 2. Di dalamnya ada pengorganisasian dari proses, fungsi, dan personilnya. 3. Tidak hanya melaksanakan pengorganisasian, namun mencakup proses perencanaan, pengawasan, dan sebagainya.

Organisasi 2. Bagian dari administrasi. 3. Menekankan pada pengorganisasian dari segi proses, fungsi, dan personil-personilnya.

Dalam menyusun kerangka organisasi, beberapa ahli hampir memiliki persepsi yang sama membuat konsep tentang prinsip-prinsip organisasi, antara lain : 1. Perumusan tujuan (principle of goals) 2. Pembagian tugas (principle of specialization) 3. Pengkoordinasian (principle of coordination) 4. Rentang pengawasan (principle of span control) 5. Kontinuitas (principle of continuity) Adapun beberapa hal penting yang harus dipelajari pada ilmu organisasi, meliputi : 1. Type organisasi • Organisasi garis Organisasi ini diprakarsai oleh Henry Fayol, dimana biasa disebut dengan organisasi lini, lurus, maupun militer karena bercirikan : a. Dipakai pada tingkat organisasi yang sederhana. b. Tidak ada staff ahli. c. Wewenang dan tanggung jawab secara verrtikal dari pimpinan ke bawahan. d. Kekuasaan dan tanggung jawab sepenuhnya pada pimpinan. e. Pemilik organisasi merupakan top manajemen. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis :

15

a. Kesatuan perintah sangat jelas. b. Pimpinan dan bawahan, masing-masing memiliki wewenang dan tanggung jawab yang sangat jelas. c. d. e. Semua perintah yang diberikan pimpinan, dapat dengan mudah dan cepat berjalan. Disiplin. Pimpinan dapat melakukan koordinasi dan supervisi, sehinggan mudah dilaksanakan dan diketahui bawahan. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis : a. Dalam pengembangan keahlian pegawai dibatasi bahkan tidak dapat dipraktekkan secara linier. b. Pimpinan bersikap otoriter. c. Tidak ada pembentukan unit-unit organisasi • Organisasi staff Staff merupakan orang yang ahli dalam bidangnya, dan pada organisasi ini mereka berfungsi memberikan sumbangan pemikiran, ide, saran ataupun nasehat kepada pimpinan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. • Organisasi garis dan staff Organisasi ini merupakan gabungan dari organisasi garis dan staff. Organisasi ini diprakarsai oleh Horrington Emperson yang dipraktekkan di perindustrian. Sedangkan staff, memiliki kedudukan setingkat dengan pimpinan. Organisasi garis dan staff bercirikan : a. Bersifat kompleks. b. Pimpinan memiliki wewenang memerintah bawahan. c. Dalam kelancaran tugas, pimpinan dibantu staff ahli.

16

d. Staff ahli bertugas memberikan saran dan bantuan kepada pimpinan, namun bukan memberikan perintah. e. Staff ahli dimanfaatkan melaksanakan pekerjaan secara efisien dan efektif. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis dan staff : a. Pembagian tugas pada kelompok garis dan staff sangat jelas. b. Disiplin dalam bekerja. c. Adanya koordinasi antara pimpinan dan staff. d. Fleksibel dalam bekerjasama. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis dan staff : a. Bawahan seringkali membuat persepsi bahwan saran/nasehat dari staff merupakan perintah dari pimpinan. b. Terkadang pimpinan melupakan keberadaan staff, sehingga diabaikan mereka. • Organisasi fungsi Organisasi fungsi diprakarsai oleh F. W. Taylor (functional type of organization), diterapkan pada pabrik tempat beliau bekerja. Perintah dari pimpinan ke bawahan berjalan melalui kepala bagian. Masing-masing kepala bagian diberi tanggung jawab kepada bawahannya. Organisasi fungsi bercirikan : a. Kekuasaan tidak berjalan secara langsung. b. Tiap kepala bagian memiliki beberapa bawahan. c. Tiap kepala bagian merupakan orang yang ahli dalam bidangnya. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi fungsi : a. Pembagian tugas akan tenaga pikir dan tenaga fisik (spesialisasi) sangat jelas.

Komite. Kesatuan wewenang. dan Team. c. dan tanggung jawab yang sama. kepala bagian dan bawahan dalam satu fungsi mudah dilaksanakan. Senat. Satgas. b. Tugas pimpinan dilaksanakan bersama anggota. Majelis. pimpinan dari organisasi ini secara bersama-sama namun tetap ada ketua panitia. R. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. Terry sebagai pemrakarsa organisasi ini menyatakan bahwa panitian merupakan sekelompok orang-orang yang terpilih untuk bersama-sama membahas masalah yang ada pada organisasi. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. • Organisasi panitia Organisasi ini sering digunakan melalui beberapa istilah seperti Dewan. G. b. Keselarasan pemikiran sehingga antisipasi akan tindakan yang ceroboh. . Badan. Kesatuan komando kurang tegas. Hak. Proses pengambilan keputusan membutuhkan waktu yang lama. Menghemat biaya perekrutan staff. d. Oleh sebab itu. dan wewenang yang sama untuk anggota. c. tanggung jawab. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi panitia : a. Koordinasi pimpinan. Organisasi panitian bercirikan : a.17 b. wewenang. Anggota memiliki hak. Keputusan bersifat demokratis karena dimusyawarahkan. Timbul perselisihan anat pimpinan karena permasalahan tanggung jawab. c. Anggota diklasifikasikan berdasarkan tugas yang akan dilaksanakan pada kegiatan. Kerjasama yang sangat kuat. b. Seluruh anggota menjadi pimpinan.

Disusun hanya dengan dua bidang satuan organisasi yang sejajar dekat dengan pimpinan. c. Contoh gambar : . Bentuk vertikal Saluran perintah. 2. luas maupun ruang lingkup organisasi. Keputusan kurang obyektif karena bersifat kompromi. sehingga ada permasalahan saling menuduh. b. dan tanggung jawab mengalir dengan jelas dari pimpinan sampai ke bawahan. Bagan organisasi Bagan organisasi menjadi alat informasi mengenai struktur organisasi. selanjutnya disusun ke bawah. Menurut para ahli seperti Keith Davis dan Henry Hodges. Aliran komando dan tanggung jawab dari pimpinan ke bawahan atau sebaliknya. sehingga beberapa hal penting yang terkandung di dalamnya yaitu : a. wewenang. jabatan. pangkat dan golongan bila ada. Isi. c. bentuk bagan organisasi dapat dibuat berdasarkan tipe organisasi. Pengeluaran biaya yang tidak terkendali (boros).18 b. d. Rincian dari tugas-tugas setiap unit kerja (job description). d. Nama. Tanggung jawabanggota tidak penuh. antara lain : a.

namun dibuat terbalik dimana saluran perintah. Lebih tepat diterapkan pada organisasi fungsi. Contoh gambar : c. sehingga diterapkan pada organisasi garis (lurus). sederhana dan jelas berdasarkan tingkatan pada tiap satuan tugas organisasi. wewenang. Bentuk piramida Disusun dengan mudah.19 b. Bentuk horizontal Saluran perintah. dan tanggung jawab pimpinan kepada bawahan dimulai dari arah bawah ke atas. Bentuk piramida terbalik Bentuk ini merupakan dasar dari piramida di atas. wewenang dan tanggung jawab disusun mendatar (menyamping arah kiri ke kanan) dari pimpinan sampai bawahan. Contoh gambar : . Kreasi bentuk ini pada dasarnya sama dengan piramida biasa. Contoh gambar : d.

Contoh gambar : . Contoh gambar : f. Satuan tugas disusun hanya dengan menggambar kotak dan garis-garis pada saluran perintah.20 e. Bentuk setengah lingkaran dan bentuk telur dengan garis-garis Kreasi bentuk ini merupakan variasi dari bentuk dasar lingkaran. dan tanggung jawab. maka sangat cocok hanya untuk jenjang tingkat atas (pimpinan) saja. Bentuk lingkaran dengan kotak-kotak Susunan bentuk ini menekankan pada hubungan di antara satuansatuan organisasi. Karena jenjang organisasi tidak jelas. wewenang.

Contoh gambar : Dew an K omis ar is Dir ek t ur B agian P e njuala n P engangk utan W ak il Dir ek tur L apanga n Miny ak (P er tambanga n) P eny ar ingan & P engolahan P ompa B ens in 2. menggunakan kata maneggiare kemudian bahasa Italia menggunakan kata maneggio. membimbing. Dimulai dengan bahasa Latin. dan tanggung jawab terbaca secara jelas melaui objek (gambar asli/lukisan) dari pimpinan maupun bawahan. mengorganisasikan. Bentuk lukisan Saluran perintah.21 g. dan mengawasi sekelompok personil. Manajemen Ilmu manajemen termasuk cabang dari ilmu administrasi dengan memulai kegiatan merencanakan. serta mengerahkan segenap fasilitas kerja. Secara etimologis. manajemen berasal dari beberapa beberapa bahasa yang turun temurun. membina. menggerakkan. Dari kedua bahasa . wewenang.

ketatalaksanaan. Kata manage memiliki makna : 1. Charles Babbage Pada tahun 1792 – 1871. Perencanaan menentukan anggaran kegiatan dalam proses produksi. sarjana matematika tersebut meneliti sekaligus menjadi sebuah buku dengan judul The Economy of Machinary & Manufactural. Jadi. bahasa Inggris menggunakan kata manage yang kemudian biasa disebut dengan management. dan sebagainya.22 tersebut. Sedangkan di Indonesia. dan sebagainya. d. b. . Efisiensi kerja dalam mencapai tujuan. rumah. Akhirnya berkat sumbangsih pemikiran dari pemrakarsa manajemen lahirlah konsep-konsep nyata manajemen. Membuat jadwal istirahat pegawai dalam bekerja. pengelolaan. Pembagian kerja yang jelas (job description & job specification). Buku tersebut membahas tentang kinerja pegawai yang menekankan pada : a. bank. misal menggunakan kata manajemen. penggunaan istilah management bermacammacam namun kandungan yang termaktub sama. Beberapa pemrakarsa manajemen secara urut diawali oleh : 1. Rumah tangga (house keeping) 2. sebenarnya sejak zaman sejarah dahulu kala tanpa sengaja (dirasakan) manusia telah melakukan proses dari manajemen. pembinaan. Manajemen sebagai salah satu unsur dasar dari administrasi yang merupakan anak cabang dari ilmu sosial. kepemimpinan. c. Mengatur dan mengawasi (to direct and control) Makna di atas menjadi penerapan dalam kehidupan sehari-hari di segala bidang seperti di sekolah. Menunggang kuda (to train a horse) 3. management disimpulkan suatu seni dalam menjalankan kegiatan pada organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. pengurusan. Membuat putaran kerja (rolling) antar pegawai e.

Taylor bekerja. System ban berjalan (perputaran). Sehingga tahun 1886 tercetus Gerakan Manajemen Ilmiah dan disebut sebagai Bapak Manajemen Ilmiah. Prinsip-prinsip manajemen ilmiah. Frederick Winslow Taylor Setelah Charles Babbage belum menuai hasil. Semenjak itu. Tahap konsolidasi Tahun 1930. Pembagian tugas kerja (organisasi fungsional). b. rumus) direvisi lagi agar memiliki kekuatan teori dan para ahli yang telah mempelajari mendapat gelar kesarjanaan secara resmi dari lembaga perguruan tinggi. W. sehingga ada solusi untuk mencapai tujuan organisasi. Manajemen perusahaan. b. pada tahun 1856 – 1955 muncul sarjana pertambangan yang melanjutkan penelitian tersebut di perusahaan tempat F. pengembangan ilmu menekankan pada hubungan antar manusia baik secara formal maupun informal agar tercipta keharmonisan. d. c. Hasil penelitian yang meluas tersebut membahas tentang : a. c. d. . Tahap human relation Tahap berikutnya tahun 1945. dalil. Tahap behaviouralisme Tahun 1959. ilmu manajemen lahir melalui beberapa tahap yakni : a. berkembang ke arah perilaku manusia dalam bersikap. sehingga tahap ini merupakan perjuangan para pemrakarsa agar manajemen menjadi salah satu cabang ilmu pengetahuan. Tahap survival Tahun 1886 diawalinya Gerakan Manajemen Ilmiah.23 2. Penelitian dilakukan dengan pengamatan (trial & error) pada kasus yang ada. manajemen termasuk cabang ilmu pengetahuan sehingga konsep-konsep manajemen (prinsip.

organizing. Tahap platinum Tahun 2000. controlling (POCCC). Agar tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai secara : a. ilmu manajemen berkembang luas dengan mengkolaborasikan diri dengan software-software yang disediakan komputer agar dalam proses manajemen.24 e. Henry Fayol Pada tahun 1841 – 1925. commanding. Fungsi manajemen planning. pihak-pihak yang berkepentingan dapat mengambil kebijaksanaan lebih akurat dan cepat. dan sebagainya. Efektif (pendayagunaan waktu yang setepat-tepatnya). konsep manajemen lebih matang dan didukung dengan peralatan teknologi modern seperti komputer untuk mengolah data yang akurat. Efisien (pendayagunaan antara pemasukan dengan pengeluaran). b. c. Hal ini berdampak. b. sarjana pertambangan dari Perancis yang juga mendapat sebutan Bapak Administrasi Modern. adanya robot yang mengambil alih tugas manusia sehingga efisiensi dan efektivitas tercapai. f. . Pembagian kerja (organisasi garis/lini/lurus). manajemen pemasaran. coordinating. ilmu manajemen pada perguruan tinggi mulai difokuskan pada spesialisasi bidang studi seperti manajemen sumber daya manusia. 14 prinsip umum manajemen. manajemen kinerja. 3. Uraian di atas merupakan sejarah munculnya manajemen oleh para pemrakarsa dan selanjutnya bermunculan para ahli dengan berbagai konsep manajemen dan secara resmi diterapkan di Indonesia. Tahap matematika Tahun 1990. berhasil menyumbangkan pemikiran dengan judul General & Industrial Management yang membahas tentang : a.

pemberian ide. Ilmu yang membahas mengenai kegiatan menyampaikan berita.25 Maka manajemen didukung beberapa sarana yang mutlak harus ada. Manajemen puncak (Top management) b. dan gagasan dari seseorang kepada orang lain. Machines (peralatan teknologi/mesin) f. Materials (perlengkapan pendukung/bahan-bahan) e. Manajemen bawah (Lower management) Hubungan antara administrasi. Komunikasi Ilmu komunikasi menjadi cabang dari ilmu administrasi yang sekarang dapat berdiri sendiri dan berkembang pesat dengan program studi yang bertalian. dan manajemen merupakan satu kesatuan yang saling mengikat. Manajemen madya (Middle management) c. • Organisasi sebagai wadah yang menyusun dan menempatkan individu (the right man in the right place) yang melaksanakan kegiatan. Money (anggaran) c. • Manajemen menjadi proses pelaksanaan kegiatan pada organisasi dengan berdasarkan kebijakan administrasi. Methods (system kerja) d. Man (factor manusia) b. organisasi. dibagi dalam 3 tingkatan yaitu : a. 3. yang disebut The Six M in Management. Market (pemasaran) Di dalam proses manajemen pun. yang bersifat timbal balik antara . meliputi : a. dapat disimpulkan bahwa : • Administrasi merupakan proses penetapan kebijaksanaan dan tujuan dari organisasi.

antara lain : 1.26 pimpinan dengan pimpinan. sarana penunjang komunikasi harus memadai. Berita tidak jelas Berita menjadi salah satu komponen yang mutlak harus ada dalam komunikasi. baik secara formal maupun nonformal. Komunikan. sinar. Dengan bahasa yang lugas. jelas. Terkadang terjadi salah pengertian (miss communication) dalam komunikasi. 4. dan tepat akan semakin mudah dimengerti dan diterima oleh komunikan. pimpinan dengan bawahan. adalah pengertian yang disampaikan komunikator yang berupa lambang seperti gerakan. 3. disebabkan informasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan tidak jelas. sebagai berikut : 1. Informasi yang disampaikan berwujud bahasa baik lisan ataupun tulisan. Sehingga komunikator sedapatnya mampu memilih sarana mana yang dirasa efektif dalam penyampaian informasi. Feed Back. Penggunaan bahasa yang kurang jelas Komunikasi berhasil bila informasi yang disampaikan dapat diterima dan dipahami. . adalah tanggapan dari komunikan (umpan balik). informasi yang disampaikan harus jelas dimengerti komunikan. 5. adalah orang yang menerima berita dari komunikator. adalah sarana/tempat berlakunya lambang-lambang tersebut. 2. Komponen yang terlibat dalam komunikasi ada 5 faktor yang berperanan. Media. adalah asal sumber informasi dikomunikasikan dengan bahasa yang sederhana . Komunikator. Berita. Sebab itu. 2. Hal ini disebabkan ada beberapa hambatan dalam komunikasi. atau bahasa 3. Sarana yang kurang memadai Demi tercapainya tujuan. suara.

27 4. Komunikasi tersebut berlangsung dua arah ( two way communication). Entah itu suara gaduh atau gangguan-gangguan teknis yang kadang-kadang muncul saat komunikasi berlangsung. • Komunikasi horizontal Adalah komunikasi antara pimpinan dengan pimpinan atau bawahan dengan bawahan. pimpinan dengan pimpinan. penjelasan. dsb. Komunikasi di dalam organisasi memiliki 2 bentuk yaitu : 1. saran. Faktor lingkungan Berhasil tidaknya komunikasi. Wujud komunikasi seperti rapat dinas. petunjuk. informasi. faktor lingkunganpun mempengaruhi. dsb. Dalam komunikasi ini digolongkan dalam 2 bentuk komunikasi yaitu : • Komunikasi formal Adalah komunikasi yang dilakukan organisasi dengan pihak luar melalui media yang resmi. pengaduan. lokakarya. dan bawahan dengan bawahan agar menciptakan kerjasama yang harmonis diantara para pegawai sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. seminar. laporan. Wujud komunikasi seperti instruksi. Komunikasi ekstern Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak lain di luar organisasi. 2. Wujud komunikasi seperti wawancara dengan . Yang termasuk dalam komunikasi intern antara lain : • Komunikasi vertikal Adalah komunikasi yang berlangsung dari pimpinan ke bawahan (downward communication) atau dari bawahan ke pimpinan (upward communication). Komunikasi intern Adalah komunikasi yang bersifat informal antara pimpinan dengan bawahan.

penerbitan brosur. dan menyimpan berbagai keterangan obyektif yang diperlukan. dsb. pemasangan iklan. penyelenggaraan pameran. Prajudi Atmosudirdja. hanya untuk menambah perhatian. website. ilmu informasi terbagi menjadi 3 jenis ilmu antara lain : 1. untuk dipakai sebagai alat mengambil keputusan maupun pengamanan atau tindakan penyelamatan. dan intuitif. ilmu informasi membahas tentang kegiatan menghimpun. 4. sistematis. • Komunikasi informal Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak luar secara tidak resmi. menyebarkan. logis. Wujud komunikasi ini seperti memperhatikan sikap/perilaku anggota yang ada dalam organisasi. Ilmu Intellijens Adalah ilmu yang tertua dan klasik karena sebelum Masehi atau zaman kerjaan telah diterapkan dan mempelajari sistem informasi yang diperoleh dari saluran/media yang sifatnya terbuka dan birokratis. mencatat. misalnya : • Political intelligence • Government intelligence • Military intelligence • Business intelligence • Monetary intelligence • Industrial intelligence . Berbagai jenis intellijens yang dikelompokkan dalam masing-masing bidang spesialisasi. dan kepercayaan pihak luar terhadap organisasi. Menurut Prof. jujur. Pimpinan biasanya membutuhkan intellijens yang secara otomatis termasuk orang-orang yang cerdas.28 pers. menggandakan. dukungan. Informasi Sebagai cabang ilmu administrasi. mengolah.

Tetapi.29 2. 5. Ilmu Sistem Informasi Manajemen (SIM) Ilmu sistem informasi manajemen merupakan bentuk tata usaha modern yang mengkaitkan dengan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data untuk menghasilkan keputusan/kebijaksanaan. yang akhirnya menjadi serentetan pekerjaan rutin yang dilakukan tata usaha. agar dapat mengisi lowongan pekerjaan biasanya syaratsyarat utama yang dibutuhkan organisasi antara lain : . dengan dimulainya kertas atau perkamen atau papyrus sebagai alat mencatat informasi. Ilmu Tata Usaha Ilmu tata usaha bersumber dari zaman Mesir Kuno dan di Romawi Kuno. Secara umum. ilmu tata usaha modern berkembang di Eropa pada abad ke 17. Personalia Ilmu personalia (sumber daya manusia) berkembang pesat dan menjadi bahasan popular saat ini di kalangan masyarakat. Sistem informasi yang digunakan pada ilmu ini berhubungan dengan pekerjaan kertas (paper work). antara lain : • Penerimaan • Pencatatan • Penggandaan • Penyimpanan • Pemilahan • Pengolahan • Pendistribusian 3. ilmu personalia menekankan pada kegiatan mengatur dan mengembangkan tenaga kerja. sebagai cabang dari ilmu administrasi. Informasi yang disampaikan pada ilmu ini dapat besifat specified (berdasarkan keperluan) dan discretionary (pimpinan menentukan sendiri).

bertanggung jawab. dan respek terhadap lingkungan. di era platinum ini pendidikan pascasarjana menjadi pilihan banyak orang untuk meningkatkan kualitas hidupnya. Melalui pendidikan baik formal maupun informal menunjang kualitas hidup manusia. Kepribadian Kepribadian merupakan watak dari pegawai yang menunjang keberhasilannya dalam bekerja. Kepribadian utama yang harus dimiliki pegawai adalah jujur. Namun. ketrampilan tersebut dapat berkembang melalui kegiatan training yang diadakan organisasi. 2. Kedua sumber tersebut diuraikan sebagai berikut : 1. Terlebih lagi pemerintah mencanangkan minimal pendidikan adalah 9 tahun. Pendidikan Latar belakang pendidikan menjadi syarat mutlak dalam rekruitmen pegawai. Ketrampilan Ketrampilan merupakan salah satu talenta atau nilai plus yang dimiliki oleh calon pegawai. Informasi tersebut disebarluaskan agar diketahui pencari kerja. 3. ada yang berasal dari sumber intern maupun ekstern.30 1. Ketrampilan diperoleh melalui pendidikan formal maupun informal. Namun. Mereka yang berasal dari organisasi sendiri dan hendak mengisi lowongan pekerjaan biasanya mendapat prioritas pertama asal memenuhi persyaratan yang ditentukan. pegawai yang . Nantinya diharapkan. Sumber tenaga kerja intern Sumber tenaga kerja dari dalam (intern) meliputi pegawai yang telah menduduki jabatan dan sudah pula terikat perjanjian kerja dengan organisasi tempat unit kepegawaian bernaung. Media yang dipilih diusahakan mampu menarik hati calon tenaga kerja untuk tertarik melamarnya. Sumber pegawai yang dapat direkrut mengisi lowongan. Bila terjadi lowongan pekerjaan dalam organisasi. maka unit kepegawaian memiliki tugas menyiapkan rekrutmen pegawai dengan menyebarkan informasi tersebut ke berbagai media. Sehingga orang berbondong-bondong untuk bisa mengantongi ijasah pascasarjana.

Bila rekruitmen kurang cermat. organisasi menginformasikan kepada pegawai untuk mengusulkan kawan dekatnya menempati jabatan yang lowong.31 ditarik dari dalam kalau tidak dipilih dengan cermat dapat menjadi boomerang di kemudian hari. Sumber tenaga kerja ekstern Rekruitmen pegawai dari luar akan memacu pelamar bersaing secara terbuka. Bagian rekruitmen melakukan penarikan pegawai. karena pegawai mengusulkan kawannya dan secara langsung pegawai yang mengusulkan harus menjadi penjamin kualitas kawan yang diusulkan. . Dengan demikian. Sumber penarikan pegawai baik dari ekstern maupun intern. bagian rekruitmen harus mampu menyeleksi secara ketat sehingga mendapatkan pegawai yang berpotensial sesuai persyaratan. jumlah pelamar yang mendaftar kadang-kadang jauh melebihi jumlah yang dibutuhkan. Aktif berarti memanfaatkan berbagai saluran/media komunikasi untuk memperoleh tenaga kerja. Terlebih lagi bila hal tersebut dilakukan atas dasar system kawan (spoil system) karena dapat menimbulkan klik kepegawaian yang kurang sehat. Jika hal itu terjadi. Hal ini sudah biasa. dapat merugikan karena pegawai yang terpilih hanya ingin mencari pengalaman dan menyelidiki kondisi perusahaan selama masa percobaan. baik ekstern maupun intern dapat bertindak aktif dan pasif. Berbeda dengan pegawai dari luar organisasi yang membuka persaingan bebas antar pelamar sehingga unit kepegawaian dapat memilih pelamar yang rata-rata tergolong baik untuk kemudian dibina menjadi pegawai yang baik. melalui banyak saluran antara lain : 1. Akibatnya. rekruitmen pegawai baik dari sumber intern maupun ekstern memiliki keuntungan dan kerugian. jika pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke organisasi. 2. Kawan pegawai Jika terjadi lowongan pekerjaan.

Organisasi profesi Rekruitmen pagawai menggunakan saluran melalui anggota organisasi profesi. Prinsip The Right Man In The Right Place diabaikan. 3. organisasi memberi kesempatan magang bagi siswa lembaga tersebut. 2. Dalam kehidupan sehari-hari. terkadang meletakkan diskriminasi misalnya pegawai mengusulkan kawannya yang satu suku. bagian kepegawaian dapat memonitor siswa yang berpotensi untuk menjadi pegawai pada organisasi bila sudah lulus pendidikan. Depnaker Departemen tenaga kerja menjadi penghubung antara pencari tenaga kerja dan calon pegawai. kantor pemerintahan ini sampai pada tingkat kabupaten dan memiliki balai latihan sampai tingkat kecamatan. misalnya : sarjana kedokteran tergabung dalam IDI (Ikatan Dokter Indonesia). 4. Lembaga Pendidikan Rekruitmen melalui lembaga pendidikan dilakukan dengan cara. Organisasi ini menjadi tempat yang dihuni orang-orang terlatih dan terdidik. Rekruitmen terkadang kurang murni. . Meskipun rekruitmen pegawai melalui kawan ini baik. nepotisme terjadi bila pegawai diterima karena ada hubungan saudara walaupun tidak memenuhi syarat. dan lain lain yang dapat menimbulkan masalah di kemudian hari. ada kecenderungan subjektifitas mendominasi. sekretaris tergabung dalam ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia).32 Namun. Faktor keberuntungan pun menjadi pengaruh rekruitmen serupa. Kerabat pegawai Rekruitmen ini memprioritaskan pegawai yang memiliki hubungan saudara (nepotisme). pegawai yang mengusulkan kawannya belum sepenuhnya menjadi penjamin kualitas kerja kawannya yang setaraf dengan dirinya. satu agama. 5. Saat itulah.

dan tenaga untuk menyeleksi pelamar. Majalah/Koran dipilih terlebih dahulu untuk membatasi pelamar. bila tidak diperlukan dimusnahkan. Rekrutmen itu bersifat kebetulan saja sehingga disebut Walk-in. cara melamar. dana. data tersebut disimpan dengan masa tertentu. Walk-in. pelamar dating secara kebetulan mencari pekerjaan. organisasi mengalami peningkatan pekerjaan sehingga kekurangan pegawai. Iklan Rekruitmen pegawai melalui iklan dapat dicetak pada majalah atau Koran. kemudian ditawarkan atas dasar kontrak kerja. Lembaga ini memiliki tenaga ahli dari berbagai disiplin ilmu yang siap menyelesaikan pekerjaan sesuai permintaan. dan data pelamar sendiri oleh organisasi disimpan sebagai arsip yang sewaktu-waktu bila perusahaan membutuhkan pegawai dapat informasi dari file tersebut. Jenis iklan Blind Advertisement. Tetapi. dan syarat-syarat pelamar. Jenis iklan Want Advertisement. organisasi mendapat pegawai yang datang sendiri ke kantor organisasi tersebut. Open house Suatu ketika. Ada 2 jenis iklan yaitu Want Advertisement & Blind Advertisement.33 6. Pemanfaatan leasing ini menguntungkan organisasi karena organisasi mendapat pegawai yang bermutu dan terhindar dari pembayaran seperti tunjangan-tunjangan pada pegawai tetap. Iklan ini akan menarik minat pelamar. . 7. Leasing. Organisasi dapat merekrut melalui leasing yang merupakan lembaga yang menyediakan tenaga ahli bidang tertentu. bagian kepegawaian merekrut pegawai dengan system pegawai lepas atau berdasarkan kontrak kerja saja ( parttime job). Kadang kala. tetapi bagian kepegawaian pun tetap harus menyediakan waktu. adalah iklan yang menyebutkan nama perusahaan. adalah iklan yang tidak menyebutkan nama perusahaan dan diganti dengan nomor iklan koran/kotak pos. Akhirnya.

masa percobaan dilalui selama 3 bulan atau lebih. Masa percobaan menjadi batu loncatan sebagai awal keberhasilan karier pegawai di kemudian hari. kepribadian. dan sebagainya terhindar dari pemborosan waktu yang digunakan pegawai untuk pergi/pulang kantor. 3. Umumnya.34 Selain cara-cara di atas. Pelamar yang lulus seleksi dan diterima sebagai pegawai. Pewawancara secara langsung dapat mengetahui kemampuan. Tes yang umum digunakan ada dua yaitu tes tertulis dan tes lisan. dan sikap pelamar. 2. Bagian kepegawaian harus melakukan kegiatan seleksi pegawai agar memperoleh pegawai yang memenuhi persyaratan. Wawancara Wawancara menjadi bagian penting dari seleksi pegawai. Tes Selesai seleksi administratif disusul kemudian tes untuk mengetahui sejauhmana kemampuan seseorang terhadap bidang pekerjaannya. Seleksi administratif pelamar Seleksi administratif menjadi dasar kebijakan bagian kepegawaian. akan melalui tahap masa percobaan (trainee). Tujuan latihan masa percobaan . Rekrutmen ini mengutamakan pegawai yang domisilinya dekat lokasi pekerjaan. penginapan. pengetahuan. Masalah seleksi pegawai meliputi : 1. Open house menguntungkan karena organisasi tidak perlu menyediakan transportasi. terakhir rekrutmen dengan cara yang disebut Open House. dan berhasil dengan baik jika kedua pihak melakukan persiapan. sebab seleksi ini menitikberatkan pada kebenaran informasi dari surat lamaran dan dokumen-dokumen pendukung si pelamar. Sedangkan pelamar pun harus menunjukkan sejelas-jelasnya baik talenta maupun kepribadiannya agar dapat menarik simpati pewawancara. Untuk itu bagian kepegawaian harus menyiapkan dan melaksanakan program khusus dengan uraian sebagai berikut : 1.

• Dengan melatih personil baru. Orientasi pegawai masa percobaan • Orientasi formal. Kegiatan masa percobaan. Sedangkan pimpinan unit kerja (Kabag/manajer) mengenalkan dan melatih bidang pekerjaan di unitnya. • Menyamakan persepsi akan pengetahuan dan ketrampilan kerja yang dimiliki personil baru tentang realita pekerjaan yang dianut pada organisasi. pegawai memberikan sumbangsih baik tenaga dan pikiran. 2. • Orientasi informal. hakikatnya sama dengan proses belajar mengajar dimana bagian kepegawaian membuat rencana terstruktur untuk program latihan yang diberikan. Bagian kepegawaian memberikan uraian umum tentang kebijakan organisasi. Oleh sebab itu pembinaan kemampuan kerja dilaksanakan organisasi melalui bagian kepegawaian semenjak proses rekruitmen hingga masa percobaan. serta hak dan kewajiban pegawai.35 • Membantu pegawai masa percobaan agar mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja untuk mencapai efisiensi kerja dan produktivitas organisasi tidak terganggu karena kehadiran personil baru. pelaksanaan latihan (schedule). dan teknik pada unit kerja dan kegiatan yang dilakukan sama hal nya dengan orientasi formal. Pembinaan kemampuan kerja pegawai tersedia dalam 2 model yakni : . Kepada organisasinya. Dengan menekankan pada proses. dan teknik pelaksanaannya. Pegawai (sumber daya manusia) termasuk dalam bagian invenstasi organisasi yang tidak ternilai. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah kecil. Dilakukan bagian kepegawaian yang bekerjasama dengan pimpinan masing-masing unit kerja (Kabag/Manajer). 3. prosedur. efektivitas pimpinan dan stabilitas produksi tetap tinggi. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah besar.

Bila tidak mematuhi disiplin organisasi yang diterapkan.000 menjadi Rp 185. ketrampilan yang sesuai dengan jabatannya. keahlian. dan penurunan pangkat setingkat lebih rendah (Sama dengan kenaikan pangkat setingkat lebih tinngi. Tujuannya untuk meningkatkan kemampuan kerja. tunduk dan mematuhi segala peraturan yang dibuat dan ditetapkan. Untuk guru yang lulusan sarjana memperoleh golongan IIIA melanggr peraturan. contoh : teguran lisan. Hukum disiplin dibagi menjadi 3 tingkat yaitu : 1. 2. misal mengajar tahun 1995 golongan IIIA maka tahun 1997 menjadi golongan IIIB. teguran tertulis. dan sikap saat mengampu jabatan dalam bidangnya.000). IIA-D. Jika guru tersebut kenaikan pangkat 2 tahun sekali. pernyataan tertulis tidak puas. karena pegawai dibekali pengetahuan. contoh : penundaan kenaikan gaji berkala (Seorang PNS melanggar peraturan. IIIA-D. penundaan kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi (Dalam tingkatan pegawai negeri digolongkan menjadi IA-D. tetapi karena hukuman disiplin maka tahun 1998 baru naik pangkat). Hukuman tingkat sedang. Preservice training Pembinaan pegawai ketika masih dalam masa percobaan dikenal dengan istilah preservice training. jika guru tersebut tahun 1995 . ketrampilan. Disiplin organisasi merupakan keadaan tertib para personil yang tergabung dalam organisasi tersebut. Hukuman tingkat rendah. Oleh pimpinan dikenai hukuman disiplin dengan cara menunda kenaikan pangkat selama 1 tahun. IVA-D. diberi hukuman tingkat sedang dengan cara memberi penundaan kenaikan gaji berkala yang biasanya diperoleh selama 1 tahun maka 4 bulan sekali menerima kenaikan gaji dari Rp 175. maka akan terkena hukuman disiplin.36 1. mutu kerja. 2. Inservice training Pembinaan pegawai yang secara terus menerus berkelanjutan dari latihan masa percobaan. Tujuannya agar pegawai siap memasuki dunia kerja dan mampu segera berkarya.

Penilaian biasa Metode penilaian yang dilakukan pimpinan dengan cara mencatat aktivitas pekerjaan pegawai pada buku catatan yang tersedia.37 golongan IIIA maka tahun 1997 golongan IIIB. Penilaian pegawai dilakukan secara objektif berdasarkan catatan yang akurat. karena hukum disiplin tahun 1996 golongan IID dan baru tahun 1998 menjadi golongan IIIA kembali. dosen.). Meningkatkan cara kerja pegawai. oleh pemerintah diberhentikan tidak dengan hormat karena bertentangan dengan negara dan si guru tidak mendapatkan hak-hak kepegawaiannya). pengacara. 3. bersifat rahasia dalam kurun waktu satu tahun. Penilaian yang dilaksanakan dengan cara digolongkan atas pekerjaan pokok dan pekerjaan penunjang. . Langkah penting selanjutnya yang perlu dipelajari dalam ilmu sumber daya manusia (personalia) adalah administrasi penilaian pegawai. 2. karena kasus ia mendapat hukum disiplin tingkat berat maka tahun 1996 ia dicabut dari jabatan tersebut dan tetap menjadi guru). Ada 2 metode penilaian yang dapat dipilih organisasi. tunjangan anak. guru. Tujuan diadalannya penilaian ini adalah : 1. 2. Masing-masing unsur dihargai dengan nilai yang ditetapkan. pemberhentian tidak dengan hormat (Seorang guru yang mengajar di suatu daerah dan terlibat dalam organisasi terlarang. dan pembebasan dari jabatan (Seorang guru tahun 1995 menjabat sebagai Wakasek. pemsiun yang diambil setiap bulan dengan perolehan 80% dari gaji terakhir). hakim. dan lain-lain. contoh : pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri (Seorang PNS berusia 50 tahun dengan masa kerja 10 tahun diberhentikan dengn memperoleh hak kepegawiaan seperti askes. Hukuman tingkat berat. Sebagai masukan untuk perbaikan agar bekerja lebih efisien. antara lain : 1. Penilaian sistem kredit Metode penilaian yang diterapkan khusus untuk jabatan fungsional seperti dokter.

Pemberhentian pegawai atau pemutusan hubungan kerja (PHK) terjadi bila pegawai dinilai sudah tidak produktif lagi. pensiun dan sebagainya. misalnya guru bidang studi yang diangkat menjadi kepala sekolah. Pemindahan dari satu tempat ke tempat lain dalam jabatan yang sama. Mutasi dapat bersifat positif maupun negatif. Atas kehendak organisasi Pemberhentian atas kehendak organisasi dikarenakan beberapa alasan misalnya : adanyan pengurangan pegawai. tidak puas dengan cara bekerja pegawai. Atas permintaan pegawai sendiri Pemberhentian atas permintaan pegawai sendiri dikarenakan beberapa alasan misalnya : karena sudah lanjut usia.38 sehingga pegawai berkewajiban mengumpulkan sesuai nilai (point) yang diminta. . beberapa contoh yang termasuk dalam kegiatan mutasi : 1. Perubahan jabatan yang tidak mengurangi tanggung jawab. misalnya kepala sekolah yang diturunkan jabatannya kembali menjadi guru biasa. 3. Promosi. misalnya manajer pemasaran cabang Surabaya dipindah menjadi manajer pemasaran cabang Bali. Mutasi berati pemindahan atau perubahan jabatan dalam organisasi. misalnya kepala bidang pendidikan menengah umum propinsi Jatim dipindah menjadi kepala bidang pendidikan menengah kejuruan propinsi Jatim. 2. 2. 4. Tugas akhir dari administrasi kepegawaian adalah kegiatan mutasi dan pemberhentian pegawai. sehingga organisasi mengambil keputusan berdasarkan kebijakan dan peraturan pemberhentian yang sedang berlaku. Pemberhentian digolongkan menjadi tiga jenis yaitu : 1. atau pindah kerja. karena cacat atau secara fisik kondisi pegawai belum menguntungkan sehingga tidak dapat menunaikan tugas. Demosi.

terkait dengan organisasi terlarang.39 3. Perangko b. 6. Istilah uang kas berarti uang tunai yang ada dalam kas. kas adalah kekayaan badan usaha yang tersedia dan dapat dipergunakan untuk melakukan kewajiban perusahaan. kas adalah tempat penyimpanan uang. uang logam. Ada beberapa kertas berharga yang tidak tergolong dalam kas : a. deposito yang segera dapat ditarik rekening giro. dan sebagainya. tersangkut pidana. dan alat penukar uang tersebut. Kas dapat digunakan untuk membayar pinjaman jangka pendek dalam akuntansi termasuk harta lancar. Karena terpaksa Pemberhentian karena terpaksa disebabkan beberapa hal misalnya : meninggal dunia. Kas berarti pula alat penukar berupa uang kertas. Kas bon (hutang pegawai) Semua yang tergolong kas dapat dipakai membayar pinjaman atau hutang jangka pendek. Pendek kata. cek. tempat membayar atau menerima uang dan juga peti kayu sebagai alat mengirim barang. kas merupakan alat penukar yang dapat dipergunakan untuk membayar kewajiban perusahaan jangka pendek (pinjaman). membahas tentang pokok-pokok kegiatan pengaturan dan pengolahan dalam menggunakan segi-segi pembiayaan sekaligus pertanggungjawaban keuangan (PPBS). Cek mundur (cek yang pengambilannya ditangguhkan trlebih dahulu) c. dan sebagainya. Finansia Ilmu finansia (keuangan) menjadi cabang dari ilmu administrasi. Definisi kas menurut : a. Keuangan . b. Kamus umum bahasa Indonesia. .

Hal serupa harus diantisipasi. pihak pimpinan dalam usaha khususnya kepala bagian keuangan harus melakukan pengawasan secara ketat namun bijaksana dalam bidang tersebut. Rincian kebijakan yang dipilih untuk ditetapkan dalam mengurus kegiatan pengawasan kas diuraikan sebagai berikut : a. Terlebih lagi. Oleh karena itu. . Pengawan secara preventif dengan mekanisme pengurusan seperti prsedur proses penerimaan dan pengeluaran kas. pengurusan kas tidak hanya mengurusi uang tunai yang digunakan sebagai alat pembayaran yang sah. spesialisasi pegawai atas tugas penerimaan dan pengeluaran kas. saat mencatat transaksi dan rekonsiliasi bank memberi peluang penyelewengan keuangan. Pengurusan kas merupakan pekerjaan yang banyak menanggung resiko bila dibandingkan dengan bidang pekerjaan keuangan lainnya. Pengawasan penerimaan kas Kebijakan pencegahan penyelewengan uang terhadap penerimaan kas sebagai berikut : • Penerimaan kas disetor ke bank secara berkala dan dilakukan setiap hari. tetapi mengurus kertas berharga juga yang bukan berwujud uang tunai. nota. mereka yang bergerak di bidang pengurusan uang tunai. jadi khusus menerima kas saja.40 Dengan demikian. dan pemisahan fungsi pegawai yang mengurus kas akan banyak membantu mencegah dan menyalahgunakan keuangan. • Bila penerima kas juga merangkap tugas mengeluarkan kas. • Setiap transaksi yang mengakibatkan penerimaan uang tunai harus disertai dokumen yang sah (kuitansi. dsb) • Perpindahan uang kas dari pegawai yang satu ke pegawai yang lain dilakukan dengan bukti pertanggungjawaban. • Penerima kas harus tidak bertugas ganda.

pengurusan keuangan negara pada umumnya diselenggarakan dengan berpedoman pada anggaran (budgeting) dan pemeriksaan (auditing). Keuangan negara harus diurus sesuai dengan anggaran belanja yang telah ditetapkan olah undangundang. Jadi. sebaiknya sering dihitung secara mendadak. • Petugas yang mengurus cek tidak merangkap sebagai petugas yang mengurus kas. c. • Pengeluaran kas dengan uang tunai untuk kas kecil dibatasi hanya untuk hal-hal yang perlu saja.41 b. Pengawasan pengeluaran kas Pengawasan pengeluaran uang dari kas dilakukan melalui kebijakan sebagai berikut : • Pengeluaran kas sebaiknya tidak dengan uang tunai tetapi dengan cek. • Dana yang disimpan dengan aman. Pengawasan saldo kas Upaya mencegah penyalahgunaan saldo kas ditempu dengan cara sebagai berikut : • Saldo kas diawasi secara ketat. • Setiap transaksi didukung dengan dokumen sah dan harus disahkan pejabat untuk bahan pemeriksaan. • Semua cek yang ditandatangani petugas yang menyusun rekonsiliasi bank sebaiknya dilakukan secara tertutup. Atas . • Dana kas disimpan dengan aman. Penatausahaan Keuangan Negara Kekayaan negara dinilai dengan uang. dan itu menjadi medan kegiatan ilmu administrasi keuangan negara dalam arti luas. • Petugas penyusun rekonsiliasi tidak diserahi tugas menerima kas atau menandatangani cek.

Kewajiban negara kita dirumuskan dalam UUD 1945 negara diberi hak istimewa berkaitan dengan keuangan negara agar pelaksanaan kewajiban negara berhasil mewujudkan kesejahteraan rakyat. negara harus ditopang dengan hak menguasai keuangan negara agar dapat melaksanakan kewajibannya. Sumber yang dapat digunakan menutup biaya tersebut. Sesungguhnya anggaran meliputi taksiran tentang : a. (Westra Pariata. dan proyek-proyek yang merupakan isi dari rencana kerja. 1980:12) Negara termasuk rumah tangga yang mementingkan pelayanan kepada masyarakat (public service). Jasa. hak mengadakan pinjaman paksa kepad rakyat. dan hak melakukan pungutan yang sah. termasuk di dalamnya segala bagian-bagian harta milik kekayaan itu dan segala hak dan kewajiban yang timbul karenanya. Oleh karena itu.. Hak itu meliputi : hak mencetak uang. Pelaksanaan kewajiban memerlukan dana yang harus deprogram secara cermat dalam anggaran negara. aktivitas. hak mengadakan perjanjian pinjaman. Istilah anggaran dalam bahasa Belanda “begroooting” dan dalam bahasa Inggris “budget”. Jumlah biaya yang dikeluarkan. baik kekayaan yang berada dalam pengurusan para pejabat atau lembaga termasuk pemerintahan maupun berada dalam penguasaan dan pengurusan bank pemerintahan dengan status hukum perdata”. c. definisi keuangan negara adalah …. kegiatan penatausahaan meliputi bidang penyediaan anggaran keuangan negara. hak memungut iuran. “seluruh kekayaan negara. (UU No 7 tahun 1965) . hak menarik pajak.42 dasar pemikiran tersebut. pertanggungjawaban dan pengawasan uang milik negara. Hak dan kewajiban negara inilah yang merupakan hakikat keuangan negara. Dengan demikian. pembukuan uang negara. b. Negara mempunyai kewajiban menjalankan pemerintahan dan membayar tagihan pihak ketiga yang harus dibayar pemerintah.

Presiden mendelegasikan kembali kepada para Menteri. Menerima dan mengkaji tagihan kepada negara. sedangkan pengurusan khusus lebih mengutamakan pada pelaksanaan perintah yang dikeluarkan badan yang bertindak dalam lingkup pengurusan umum. Fungsi pada no 1 dan 2 di atas.43 Tegasnya. Pengurusan Umum dan Khusus Keuangan Negara Pengurusan umum lebih menekankan pada penguasaan uang dan barang milik negara. 4. Pemisahan pelaksana fungsi itu sesuai dengan undang-undang yaitu Badan Otorisator tidak boleh merangkap sebagai Badan Ordonator. dibebankan kepada Badan Otorisasi sedangkan fungsi no 3 dan 4 dijalankan oleh Badan Ordonator. Badan Otorisator dipercayakan kepada Presiden sebagai mandataris MPR. 3. 2. perusahaan milik negara dan ABRI/POLRI. dan pimpinan perusahaan negara. Mengatur dan mengusahakan agar penerimaan negara yang dikelola adalah lembaga departemen. Pengurusan umum dan khusus dilakukan badan-badan yang disebut otorisator dan ordonator. keuangan negara adalah hak dan kewajiban negara serta segala sesuatu yang berhubungan dengan hak dan kewajiban tersebut yang dinilai dengan uang. Kepala Lembaga Negara. Dalam tugas sehari-hari. nondepartemen. kemudian membebankan kepada mata anggaran yang sudah ditetapkan. Dalam praktek pengurusan keuangan negara di Indonesia. Menerima jumlah penerimaan negara yang dilakukan oleh lembaga departemen. ABRI/POLRI dan perusahaan milik negara masuk kas negara sesuai dengan waktu yang ditetapkan. . Kedua badan itu memiliki fungsi : 1. Penggunaan keuangan negara dianggarkan setiap tahun dalam satu kebijakan negara yang kemudian dijadikan undang-undang APBN yang disusun sesuai dengan daur/siklus anggaran. Panglima ABRI/POLRI. nondepartemen. Memutuskan kebijakan keuangan (moneter) yang berakibat penerimaan negara/pengeluaran negara.

pengaturan dasar seperti ini bertujuan agat tidak terjadi defisit). yang tidak rutin biaya yang bersifat investasi dan disebut biaya pembangunan. Komponen belanja yang direncanakan akan dikeluarkan oleh pemerintah guna melakukan kewajiban negara. 2. Asas universalitas = asas brutto (jumlah anggaran belanja ditetapkan secara bulat tanpa dipotong). . kabupaten. 3. Komponen Anggaran Belanja Negara Pengeluaran negara ada yang rutin dan tidak rutin. Selanjutnya. Asas Penyusunan Anggaran Anggaran negara disusun berdasarkan asas-asas tertentu misalnya : 1. Pengeluaran rutin menyangkut pengeluaran yang bersifat konsumtif dan operatif. Asas keseimbangan (anggaran pendapatan belanja harus ditutup dengan anggaran pendapatan. Ia dalam menjalankan tugasnya sehari-hari dibantu oleh Kepala Kantor Perbendaharaan Negara yang berdomisili di setiap propinsi. penyusunannya harus menggambarkan obyek yang dibiayai).44 Presiden dan mereka yang menerima pelimpahan wewenang itulah yang menjalankan fungsi no 1 dan 2 di atas. Asas pemerincian (rincian anggaran disesuaikan dengan fungsi kegiatan yang dijalankan oleh tiap organisasi pemerintahan. Komponen Anggaran Negara Anggaran pendapatan dan belanja negara memiliki 2 komponen : 1. Komponen pendapatan yang diharapkan untuk menutup belanja. serta lembaga ABRI/POLRI di bawah Panglima yang menguasai keuangan negara atas angkatannya masing-masing. 2. Mereka yang bertindak sebagai Badan Otorisasi keuangan negara. Presiden menunjuk Menteri Keuangan untuk bertindak sebagai Badan Ordonator.

Fungsi perbekalan berpedoman pada kegiatan : . denda. Ketika pembuatan APBN pemerintah menetapkan pengeluaran yang dibutuhkan dalam bentuk belanja negara terlebih dahulu. gas alam. Bekal berarti barang atau uang persediaan untuk digunakan dalam perjalanan. belanja barang. belanja pemeliharaan. milik pemerintah. Dalam bahasa Inggris disebut supply. kemudian menutupnya dengan menetapkan anggaran pendapatan dari sumber-sumber penerimaan negara. atau perlengkapan untuk membantu pencapaian tujuan suatu usaha kerjasama. dan lain-lain. dan perlengkapan kantor. Fungsi perbekalan untuk menyediakan informasi tentang kebutuhan perbendaharaan kantor yang terdiri dari perabot kantor. perabot. dan penerimaan di luar sector minyak yang utama adalah pajak dan bukan pajak. dan perawatan serta penyingkiran barang-barang keperluan kerja. komponen APBN meliputi belanja pegawai. pengimpanan. biaya bantuan proyek dan juga anggaran belanja yang mengantisipasi hutang pemerintah (public debt). 7. Komponen Anggaran Pendapatan Negara Penerimaan negara diperoleh dari dalam negeri dan luar negeri. pengadaan. Penerimaan bukan pajak meliputi : penerimaan hasil bersih perusahaan negara. iuran. sedangkan hutang luar negeri disebut foreign debt.45 Jadi. Penerimaan dalam negeri meliputi : pendapatan dari sector minyak bumi. peralatan. belanja subsidi daerah otonom. Perbekalan Ilmu perbekalan (logistik) yang termasuk dalam cabang ilmu administrasi membahas tentang kegiatan perencanaan. penerimaan dari retribusi. peralatan kantor. Perbekalan berkaitan erat dengan masalah penyediaan bekal berupa barang. pengendalian. pengaturan menggunakan peralatan/perlengkapan (operasional) kerja.

memperbaiki/membuat • Pembelian Beberapa prinsip yang perlukan dipahami dalam melakukan pembelian barang perbekalan. meminjam. adalah pemenuhan kebutuhan barang perbekalan dengan berbagai cara. 3. Adapun anggaran perbekalan itu itu hendaknya disusun sekurang-kurangnya berisi anggaran pembelian. perbaikan. how). pemeliharaan.46 1. pinjam. how much. Rencana pemeliharaan barang perbekalan. namun sesuai kebutuhan. hadiah. misalnya membeli. menyewa atau membuat sendiri). c. why. Pengadaan. Adapun langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pengadaan perbekalan. Penganggaran. who. antara lain : a. hibah Sewa dapat dilakukan bila : a. 2. b. penelitian dan pengembangan. sendiri. c. sehingga barang-barang tersebut mampu mendukung kegunaan usaha mencapai target keuntungan yang maksimal. Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan memperhatikan rumus 5 W dan 2 H (what. Rencana penimbunan. Barang tidak perlu mewah. menerima hibah/hadiah. when. Harus sesuai dengan rencana pengadaan dan fungsinya bagi unit pemakai. Barang/perlengkapan hanya digunakan pada musim fluktuasi kerja memuncak. yaitu : . where. d. pendistribusian. penyaluran. • Sewa. menyewa. b. Kualitas barang lebih diutamakan. dan penyerahan barang-barang perbekalan. Rencana penghapusan barang perbekalan. meliputi : a. Rencana pengadaan barang (membeli. meliputi penetapan alokasi dana khusus untuk persediaan pengadaan barang perbekalan. penyimpanan.

jangka waktu kegunaannya imbang dengan biaya perbaikan. Tersedianya bahan baku yang cukup. Sedangkan kegiatan memperbaiki dilakukan organisasi dengan alasan yaitu : a. Sedangkan peminjaman dilakukan pada instansi lain dalam kaitan adanya kerjasama. Contoh skema jenis gudang sesuai kondisi ruangan yang dimiliki : barang sendiri dilakukan organisasi dengan . d. tetapi suku cadang dapat diperoleh dengan mudah. sarana. Harga peralatan sangat tinggi dan sangat dibutuhkan. Kalau hibah/hadiah merupakan pemberian cumacuma dari organisasi yang lain. • Membuat/memperbaiki barang perbekalan Membuat pertimbangan : a. b. dan biaya operasional. Barang yang diperbaiki. Sehingga memerlukan dana. guna penyediaan ruangan (gudang). c. Membeli barang baru jauh lebih mahal disbanding membuat sendiri. Biaya perbaikan jauh lebih murah disbanding membeli barang baru. Pengumpulan/penggudangan/penyimpanan. 4. binatang. maupun manusia. Peralatan tersebut langka. kegiatan ini membutuhkan ruangan agar barang itu tetap aman dari kerusakan yang disebabkan oleh alam. Peralatan yang diperbaiki sudah tidak diproduksi lagi. Pembuatan sendiri dilakukan untuk melatih teknisi dalam negeri. b. Tersedianya tenaga yang produktif untuk membuat sendiri. c. c.47 b.

untuk menyimpan barang perbekalan agar tahan lama (bertahun-tahun). berdinding kiri. terdiri dari 2 ruangan : . Gudang semi tertutup disebut lumbung (open shed). dan belakang :  Gudang transit untuk menimbun barang yang akan dipindah ke tempat lain.  Gudang pendingin. Gudang terbuka. dengan ciri-ciri beratap.  Gudang kedap udara.48 T erbuka Semi T er tutup/Lumbung (open shed) T ransit T er tutup S er baguna Kedap udara Pendingin GUDANG Bertangki k er ing T ahan api Igloo (bahan peledak) Keterangan : a. misalnya : yang akan dimuat di kapal. c. dan belakang. Gudang tertutup. kanan. truk. berwujud padang luas dibatasi pagar. biasanya bersusun/bertingkat dengan sarana pengangkut (troli. lori. b.  Gudang terbuka diolah. gudang kereta api. umumnya berlokasi dekat pelabuhan. dan pengungkit katrol. dengan ciri-ciri tidak memiliki atap. lantainya diratakan atau diaspal. tertutup rapat sehingga harus menggunakan AC.  Gudang serbaguna. forklift). kanan. lori. pangkalan udara atau pangkalan truk. berdinding samping kiri. cocok untuk transit barang. untuk menampung barang yang tidak mudah rusak karena pengaruh cuaca :  Gudang terbuka tidak diolah. lantainya tanah atau yang diratakan saja. stasiun kereta api. cirinya : bangunannya beratap.

misal : penyimpanan senjata. e. ruangan yang tersedia.ruangan pendingin (sejuk) . Gudang bertangki kering. dinamit. c. seperti kubu orang Eskimo dibuat dari beton kuat beratap kubah kemudian ditimbun tanah tampak seperti gundukan tanah. misal : jenis minyak cat. Pendistribusian barang perbekalan adalah kegiatan bongkar muat dari gudang sampai pemakai barang.ruangan pembeku (menyimpan barang kimia yang mudah terbakar.49 . penempatan barang seharusnya menggunakan pedoman barang yang pertama disimpan maka yang pertama juga dibongkar (first in first out / FIFO) 5. f. bahan kimia yang mudah terbakar. kemudahan pengurusan dokumentasi barang). Prosedur penatausahaan barang perbekalan (kedua fisik barang. Prosedur pelaksanaan dan pengangkutan (kesiapsiagaan petugas pengangkut. dan jalur transportasi. dan sebagainya. mesin. Gudang tahan api. Pencarian kembali barang akan mudah ditelusuri kembali bila digunakan dengan peletakan barang. roket. Prosedur penyampaian berita pengiriman barang (kesiapan penerima adalah pemakai barang). kode lokasi barang. Kelancaran pendistribusian barang dipengaruhi : a. dan lain-lain supaya tidak mudah meledak. ketertiban administrasi. dan denah tempat penyimpanan yang jelas. memiliki konstruksi bangunan yang mampu menahan serangan api. cat. . hendaknya memperhatikan lokasi tempat penyimpananannya. bom. dibuat dari baja berlantai beton kuat untuk menyimpan barang persediaan masa puluhan tahun mendatang. Gudang igloo. Selain itu. b. Pengaturan barang dalam gudang. untuk menyimpan barang api yang mudah menyala/terbakar. kelengkapan alat pengangkutan). mengawetkan makanan) d. Untuk menyimpan bahan peledak. metode penyimpanan.

kurang efektif. penggelapan. Bagian penyaluran. 2. Bagian inventarisasi dan penghapusan. Faktor-faktor yang mempengaruhi penghapusan barang perbekalan adalah : a. e. c. b. Tenaga pelaksana pendistribusian. bertugas mengusahakan agar ada persediaan perbekalan. Di dalamnya pun terdapat lima organisasi perbekalan. Kadaluarsa (sudah mengalami keausan/deteriorisasi atau barang yang umur masa berlakunya sudah kadaluarsa). 4. 3. yang tidak dapat digunakan. bertugas sebagai badan perencanaan perbekalan/perlengkapan. kecekatan. Bagian penyimpanan dan pemeliharaan. dimanfaatkan untuk kegiatan unit instansi sendiri). e. Kecepatan. Bagian pengadaan. Kehilangan (karena pencurian. 5. Absolute (dinilai kurang layak. bertugas menyimpan dan memelihara barang perbekalan. . bertugas mendistribusikan barang perbekalan. Teknis ekonomis (secara teknis dan ekonomis sudah tidak bermanfaat atau tidak menguntungkan). d. dan tidak menguntungkan lagi sehingga dihapuskan dan diganti yang baru). antara lain : 1. diartikan sebagai tindakan yang dilakukan berdasarkan atas prosedur dan tata cara perbekalan guna meniadakan barang dari daftar inventaris. berubah-ubah atau berkurang kualitasnya karena pengaruh alam). bertugas mengendalikan barang perbekalan dan mengadakan penghapusan bila barang perbekalan sudah tidak bermanfaat. dan ketepatan proses bongkar muat dari atau ke awal pengangkutan dan kemana barang dalam perjalanan. Berikutnya kegiatan perbekalan setelah melakukan penyimpanan adalah kegiatan penghapusan barang perbekalan.50 d. kurang efisien. f. Bagian analisis kebutuhan perlengkapan. Spilage (barang yang disimpan busuk. Surplus (kelebihan barang. atau perampokan).

h. Dari segi etimologis. humas diistilahkan public relation tetapi masih dihubungkan dengan istilah foreign relation (hubungan internasional). Menurut Ensiklopedi. dirampas. Tahap pemeliharaan dilakukan melalui : a. Kegiatan akhir yakni pemeliharaan barang perbekalan (maintenance) adalah usaha/proses memperpanjang umur kondisi barang dan menjaga daya tahan dan daya guna barang perbekalan agar tetap maksimal. atas dasar bukti pidana/perdata). humas adalah kegiatan organisasi menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi dengan public yang berkepentingan untuk mendapat dukungan secara sukarela. Ekses (kelebihan barang dalam suatu unit tidak dapat digunakan untuk unit itu sendiri tetapi dapat dimanfaatkan pada unit yang lain).51 g. Istilah tersebut lahir di negara Amerika. Pada tahun tersebut. Dalam humas dibedakan menjadi 2 hubungan yakni : . humas berasal dari bahasa Inggris yakni public (masyarakat) dan relation (hubungan). Tahap perencanaan b. 8. i. memperbaiki. Barang tak bertuan (penumpukan barang yang tidak jelas pemiliknya dan tidak diurus oleh pemiliknya). dan menyempurnakan kondisi barang. Barang rampasan (barang yang disita. Tahap pasca pemeliharaan Sedangkan cara yang dilakukan dalam pemeliharaan misalnya : merawat. Tahap pelaksanaan c. Asal mula kata humas dipromosikan oleh Thomas Jefferson tahun 1804 pada suatu kongres. Humas Unsur terakhir yang menjadi bagian dari ilmu administrasi adalah ilmu hubungan masyarakat (humas) yang memiliki pokok bahasan tentang kegiatan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat sekitar.

dilakukan dengan cara : • Mencari pelanggan • Memperkenalkan produksi • Mencari modal dan hubungan • Memecahkan persoalan yang dihadapi organisasi • Memperbaiki hubungan dengan serikat kerja/SPSI (pemogokan sdm. Hubungan internal Hubungan antara pimpinan dengan bawahan yang harus diterima terus menerus untuk kelancaran tugas maupun kepentingan pribadi sehingga tercita suasana kerja yang menyenangkan. saling pengertian dan saling kerjasama baik dalam hubungan vertikal maupun horisontal. maupun produk yang ditawarkan. hubungan yang harmonis.52 1. Hubungan eksternal Hubungan yang dilakukan organisasi dengan masyarakat di luar organisasi yang bersangkutan untuk memperoleh citra perusahaan baik di mata masyarakat ditinjau dari organisasi. mempertahankan sdm yang produktif dan loyal) Hubungan eksternal dikelompokkan menjadi : • Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations) • Hubungan dengan jawatan pemerintahan (Government relations) • Hubungan dengan pers/wartawan (Press relations) • Hubungan pimpinan dengan pelanggan . Hubungan ini dilakukan dengan cara mengadakan : • Rapat • Pengumuman • Majalah/Buletin intern • Rekreasi • Laporan 2. nama.

3.Riset ke luar untuk mendapatkan gambaran siapa. Memberikan saran kepada pimpinan Jika rencana kegiatan yang dilakukan sudah tepat dan dapat diterima oleh massa. pembangunan. kemudian melanjutkan tindakan untuk memperkirakan masa depan agar perencanaan dapat tercapai maka harus dipersiapkan segala fasilitas yang diperlukan untuk melaksanakan rencana kegiatan tersebut. 4. Mempersiapkan dan merencanakan riset Merencanakan berarti memilih dan menghubungkan fakta yang satu dengan fakta yang lain. kegiatan humas merupakan proses kontinu yang selalu berusaha menyempurnakan kegiatan dari tugas. Mengadakan pengecekan tentang tanggapan masyarakat 5. . pertemuan dengan pihak ketiga. Hasil akhir Untuk hasil akhir dipergunakan menilai apakah kegiatan tersebut sesuai dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat. Mengadakan riset Yaitu mengadakan penelitian baik ke dalam maupun ke luar instansi misalnya : . surat menyurat) Pada pokoknya dalam pelaksanaan proses kegiatan humas meliputi 6 tahap yaitu : 1. 2. misalnya mengadakan publisitas dengan menggunakan media massa.Riset ke dalam berupa penyelidikan kegiatan unit-unit instansinya yang menemukan dan menyimpulkan fakta-fakta yang diperlukan. instansi mana yang sekiranya akan dijadikan obyek kegiatan.53 • Hubungan organisasi dengan organisasi yang lain (studi banding. Pelaksanaan riset Setelah rencana dan alat dipersiapkan maka proses selanjutnya adalah pelaksanaan mengadakan kegiatan. 6. .

kemungkinan besar akan terjadi pemalsuan pesan atau secara sengaja ataupun tidak mengubah isi pesan dimana timbul gossip/issu karena tidak menjamin pesan yang disampaikan. Pola ini. Pola pohon (Tree pattern) A B C D E F Pola ini sering disebut dengan pola perantara. kemudian pesan tersebut disampaikan ke pihak lain begitu juga seterusnya.54 Jika terjadi hubungan komunikasi dari human relation. dan komunikasi itulah yang menjadi dasar dari pola humas. antara lain : 1. Pola ini individu terlibat penyampaian pesan kepada orang lain. komunikator menyampaikan pesan kepada komunikator secara perseorangan. biasanya dalam bahasa Jawa diartikan gethuk tular. kemudian komunikan . dalam hal ini yang bertindak sebagai perantara adalah B. Pola mata rantai (Chain pattern) A B C F E D Pola ini sering kita temukan dalam kehidupan sehari-hari. Kebaikan pola ini karena tidak membutuhkan media. Jika menerapkan pola ini. 2.

komunikasi yang dilakukan dapat efektif dan efisien sehingga pesan yang disampaikan mudah menimbulkan umpan balik (feed back) yang lebih akurat sesuai dengan pesan komunikator karena pola ini adalah pola perbaikan dari roda atau bintang. Dalam pola ini tidak terjadi komunikasi. Komunikan dalam pola ini adalah sebagai anggota kelompok dan tidak saling berkomunikasi. E . Pola roda atau bintang (Wheel or Star pattern) B C A D Pada pola ini. A bertindak sebagai komunikator yang menyampaikan pesan kepada komunikan. 3.55 bertindak sebagai komunikator menyempaikan pesan kepada kelompok komunikan yang lain. 4. Yang menjadi humas biasanya si B karena orang yang menyampaikan ingormasi secara timbal balik. Pola roda atau bintang yang idsempurnakan (Improved wheel or star pattern) E B C A D Dalam pola ini.

yang termasuk jenis media ini telepon. dsb. usaha public relation akan lebih banyak dikerjakan oleh orangorang yang terpilih pada organisasi tersebut. pembuatan dan penggunaannya lebih mudah. tape recorder. perlu adanya waktu yang cukup guna menafsirkan pengertiannya.56 5. Pola terbuka (Open structured pattern) B C A D Dalam pola ini. radio. pameran. Kelemahanya : kemungkinan timbul gangguan yang tidak diinginkan. setiap anggota dapat saling menggunakan daya nalarnya dalam menanggapi pesan dari komunikator. adalah media yang dapat didengar. Media ini digunakan dalam E . menimbulkan rasa bosan. Media komunikasi ekternal. plakat. biaya yang dikeluarkan lebih murah. Karena hubungan masyarakat terdapat 2 hubungan yakni hubungan internal dan eksternal. contoh : film. • Media auditif. maka media humas pun dibedakan menjadi 2 yakni : 1. informasi yang disampaikan lebih jelas. brosur. Komunikator dan komunikan dapat terlibat dalam komunikasi tanpa ada perantara yang lebih tepat (komunikasi langsung). Pola ini terbaik dari pola humas yang lain. yang termasuk adalah : • Media visual. dsb Keuntungannya : menghemat waktu dan tenaga. Dalam perkembangan kehidupan sosial ekonomi masyarakat Indonesia yang makin maju.

biasanya dilakukan hanya antara pimpinan dengan bawahan contohnya rapat. contohnya televisi. 2. Membantu public untuk menentukan dan mengetahui kebutuhan yang sebenarnya. Memberi penjelasan tentang kebijaksanaan pimpinan organisasi yang penjelasannya dititikberatkan bahwa penjelasan itu dapat dipertanggungjawabkan. • Media audio visual. 4. 5. pertemuan. • Media cetak. . seminar. Media komunikasi internal. adalah media yang dapat dilihat dan didengar. 3. adalah segala barang cetak. dsb. contohnya surat kabar. Membantu kelancaran komunikasi di dalam dan di luar organisasi. kunjungan. wawancara. Memberi penjelasan tentang hasil produksi baik berupa barang maupun jasa dari organisasi yang bersangkutan. Mempertahankan reputasi/nama baik organisasi dan menangkis serangan yang bermaksud menjatuhkan nama perusahaan. Perwujudan kegiatan humas dalam organisasi adalah : 1. tabloid. brosur. dsb. Media ini bisa disampaikan melalui faximile. Mengusahakan agar organisasi dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan public yang sebenarnya. 6. majalah. bulletin. 2. dsb.57 komunikasi antar personal yang biasanya banyak digunakan di lingkungan kantor. kunjungan. pertemuan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful