13

BAB III UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI

1. Organisasi Ilmu organisasi menjadi salah satu cabang dari ilmu administrasi, yang memiliki pokok kegiatan mengelompokkan personil dan menyusun kerangka kerja, menjalin hubungan kerjasama antar personil. Organisasi merupakan kesatuan kerja yang disusun melalui suatu peraturan sebagai wadah dalam menjalankan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Organisasi sendiri memiliki 2 sifat utama, yakni : 1. Bersifat statis Organisasi merupakan wadah dalam melakukan pembagian tugas dan wewenang, secara struktural dan fungsional menempatkan individu sesuai keahliannya. 2. Bersifat dinamis Organisasi merupakan pembagian tugas dan wewenang serta adanya komunikasi dalam menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dari pengertian di atas, organisasi memiliki unsur-unsur pokok yang menyebabkan timbulnya organisasi, yaitu : 1. Adanya pembagian tugas. 2. Adanya kerjasama. 3. Adanya tujuan yang telah ditentukan. Perbedaan administrasi dengan organisasi yaitu : Administrasi 1. Mencakup proses, fungsi, personil sebagai pelaksana. dan Organisasi 1. Sebagai wadah melaksanakan kegiatan sesuai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

14

Administrasi 2. Di dalamnya ada pengorganisasian dari proses, fungsi, dan personilnya. 3. Tidak hanya melaksanakan pengorganisasian, namun mencakup proses perencanaan, pengawasan, dan sebagainya.

Organisasi 2. Bagian dari administrasi. 3. Menekankan pada pengorganisasian dari segi proses, fungsi, dan personil-personilnya.

Dalam menyusun kerangka organisasi, beberapa ahli hampir memiliki persepsi yang sama membuat konsep tentang prinsip-prinsip organisasi, antara lain : 1. Perumusan tujuan (principle of goals) 2. Pembagian tugas (principle of specialization) 3. Pengkoordinasian (principle of coordination) 4. Rentang pengawasan (principle of span control) 5. Kontinuitas (principle of continuity) Adapun beberapa hal penting yang harus dipelajari pada ilmu organisasi, meliputi : 1. Type organisasi Organisasi garis Organisasi ini diprakarsai oleh Henry Fayol, dimana biasa disebut dengan organisasi lini, lurus, maupun militer karena bercirikan : a. Dipakai pada tingkat organisasi yang sederhana. b. Tidak ada staff ahli. c. Wewenang dan tanggung jawab secara verrtikal dari pimpinan ke bawahan. d. Kekuasaan dan tanggung jawab sepenuhnya pada pimpinan. e. Pemilik organisasi merupakan top manajemen. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis :

15

a. Kesatuan perintah sangat jelas. b. Pimpinan dan bawahan, masing-masing memiliki wewenang dan tanggung jawab yang sangat jelas. c. d. e. Semua perintah yang diberikan pimpinan, dapat dengan mudah dan cepat berjalan. Disiplin. Pimpinan dapat melakukan koordinasi dan supervisi, sehinggan mudah dilaksanakan dan diketahui bawahan. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis : a. Dalam pengembangan keahlian pegawai dibatasi bahkan tidak dapat dipraktekkan secara linier. b. Pimpinan bersikap otoriter. c. Tidak ada pembentukan unit-unit organisasi Organisasi staff Staff merupakan orang yang ahli dalam bidangnya, dan pada organisasi ini mereka berfungsi memberikan sumbangan pemikiran, ide, saran ataupun nasehat kepada pimpinan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Organisasi garis dan staff Organisasi ini merupakan gabungan dari organisasi garis dan staff. Organisasi ini diprakarsai oleh Horrington Emperson yang dipraktekkan di perindustrian. Sedangkan staff, memiliki kedudukan setingkat dengan pimpinan. Organisasi garis dan staff bercirikan : a. Bersifat kompleks. b. Pimpinan memiliki wewenang memerintah bawahan. c. Dalam kelancaran tugas, pimpinan dibantu staff ahli.

16

d. Staff ahli bertugas memberikan saran dan bantuan kepada pimpinan, namun bukan memberikan perintah. e. Staff ahli dimanfaatkan melaksanakan pekerjaan secara efisien dan efektif. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis dan staff : a. Pembagian tugas pada kelompok garis dan staff sangat jelas. b. Disiplin dalam bekerja. c. Adanya koordinasi antara pimpinan dan staff. d. Fleksibel dalam bekerjasama. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis dan staff : a. Bawahan seringkali membuat persepsi bahwan saran/nasehat dari staff merupakan perintah dari pimpinan. b. Terkadang pimpinan melupakan keberadaan staff, sehingga diabaikan mereka. Organisasi fungsi Organisasi fungsi diprakarsai oleh F. W. Taylor (functional type of organization), diterapkan pada pabrik tempat beliau bekerja. Perintah dari pimpinan ke bawahan berjalan melalui kepala bagian. Masing-masing kepala bagian diberi tanggung jawab kepada bawahannya. Organisasi fungsi bercirikan : a. Kekuasaan tidak berjalan secara langsung. b. Tiap kepala bagian memiliki beberapa bawahan. c. Tiap kepala bagian merupakan orang yang ahli dalam bidangnya. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi fungsi : a. Pembagian tugas akan tenaga pikir dan tenaga fisik (spesialisasi) sangat jelas.

17

b. Menghemat biaya perekrutan staff. c. Koordinasi pimpinan, kepala bagian dan bawahan dalam satu fungsi mudah dilaksanakan. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. Kesatuan komando kurang tegas. b. Timbul perselisihan anat pimpinan karena permasalahan tanggung jawab. Organisasi panitia Organisasi ini sering digunakan melalui beberapa istilah seperti Dewan, Senat, Komite, Badan, Majelis, Satgas, dan Team. G. R. Terry sebagai pemrakarsa organisasi ini menyatakan bahwa panitian merupakan sekelompok orang-orang yang terpilih untuk bersama-sama membahas masalah yang ada pada organisasi. Oleh sebab itu, pimpinan dari organisasi ini secara bersama-sama namun tetap ada ketua panitia. Anggota memiliki hak, wewenang, dan tanggung jawab yang sama. Anggota diklasifikasikan berdasarkan tugas yang akan dilaksanakan pada kegiatan. Organisasi panitian bercirikan : a. Seluruh anggota menjadi pimpinan. b. Tugas pimpinan dilaksanakan bersama anggota. c. Hak, tanggung jawab, dan wewenang yang sama untuk anggota. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi panitia : a. Keputusan bersifat demokratis karena dimusyawarahkan. b. Kesatuan wewenang. c. Keselarasan pemikiran sehingga antisipasi akan tindakan yang ceroboh. d. Kerjasama yang sangat kuat. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. Proses pengambilan keputusan membutuhkan waktu yang lama.

18

b. Pengeluaran biaya yang tidak terkendali (boros). c. Keputusan kurang obyektif karena bersifat kompromi. d. Tanggung jawabanggota tidak penuh, sehingga ada permasalahan saling menuduh. 2. Bagan organisasi Bagan organisasi menjadi alat informasi mengenai struktur organisasi, sehingga beberapa hal penting yang terkandung di dalamnya yaitu : a. Isi, luas maupun ruang lingkup organisasi. b. Aliran komando dan tanggung jawab dari pimpinan ke bawahan atau sebaliknya. c. Rincian dari tugas-tugas setiap unit kerja (job description). d. Nama, jabatan, pangkat dan golongan bila ada. Menurut para ahli seperti Keith Davis dan Henry Hodges, bentuk bagan organisasi dapat dibuat berdasarkan tipe organisasi, antara lain : a. Bentuk vertikal Saluran perintah, wewenang, dan tanggung jawab mengalir dengan jelas dari pimpinan sampai ke bawahan. Disusun hanya dengan dua bidang satuan organisasi yang sejajar dekat dengan pimpinan, selanjutnya disusun ke bawah. Contoh gambar :

19

b. Bentuk horizontal Saluran perintah, wewenang dan tanggung jawab disusun mendatar (menyamping arah kiri ke kanan) dari pimpinan sampai bawahan. Lebih tepat diterapkan pada organisasi fungsi. Contoh gambar :

c. Bentuk piramida Disusun dengan mudah, sederhana dan jelas berdasarkan tingkatan pada tiap satuan tugas organisasi, sehingga diterapkan pada organisasi garis (lurus). Contoh gambar :

d. Bentuk piramida terbalik Bentuk ini merupakan dasar dari piramida di atas, namun dibuat terbalik dimana saluran perintah, wewenang, dan tanggung jawab pimpinan kepada bawahan dimulai dari arah bawah ke atas. Kreasi bentuk ini pada dasarnya sama dengan piramida biasa. Contoh gambar :

20

e. Bentuk lingkaran dengan kotak-kotak Susunan bentuk ini menekankan pada hubungan di antara satuansatuan organisasi. Karena jenjang organisasi tidak jelas, maka sangat cocok hanya untuk jenjang tingkat atas (pimpinan) saja. Contoh gambar :

f. Bentuk setengah lingkaran dan bentuk telur dengan garis-garis Kreasi bentuk ini merupakan variasi dari bentuk dasar lingkaran. Satuan tugas disusun hanya dengan menggambar kotak dan garis-garis pada saluran perintah, wewenang, dan tanggung jawab. Contoh gambar :

21

g. Bentuk lukisan Saluran perintah, wewenang, dan tanggung jawab terbaca secara jelas melaui objek (gambar asli/lukisan) dari pimpinan maupun bawahan. Contoh gambar :

Dew an K omis ar is

Dir ek t ur

B agian P e njuala n

P engangk utan

W ak il Dir ek tur

L apanga n Miny ak (P er tambanga n)

P eny ar ingan & P engolahan

P ompa B ens in

2. Manajemen Ilmu manajemen termasuk cabang dari ilmu administrasi dengan memulai kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, membina, membimbing, menggerakkan, dan mengawasi sekelompok personil, serta mengerahkan segenap fasilitas kerja. Secara etimologis, manajemen berasal dari beberapa beberapa bahasa yang turun temurun. Dimulai dengan bahasa Latin, menggunakan kata maneggiare kemudian bahasa Italia menggunakan kata maneggio. Dari kedua bahasa

22

tersebut, bahasa Inggris menggunakan kata manage yang kemudian biasa disebut dengan management. Kata manage memiliki makna : 1. Rumah tangga (house keeping) 2. Menunggang kuda (to train a horse) 3. Mengatur dan mengawasi (to direct and control) Makna di atas menjadi penerapan dalam kehidupan sehari-hari di segala bidang seperti di sekolah, rumah, bank, dan sebagainya. Jadi, management disimpulkan suatu seni dalam menjalankan kegiatan pada organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sedangkan di Indonesia, penggunaan istilah management bermacammacam namun kandungan yang termaktub sama, misal menggunakan kata manajemen, kepemimpinan, ketatalaksanaan, pengurusan, pembinaan, pengelolaan, dan sebagainya. Manajemen sebagai salah satu unsur dasar dari administrasi yang merupakan anak cabang dari ilmu sosial, sebenarnya sejak zaman sejarah dahulu kala tanpa sengaja (dirasakan) manusia telah melakukan proses dari manajemen. Akhirnya berkat sumbangsih pemikiran dari pemrakarsa manajemen lahirlah konsep-konsep nyata manajemen. Beberapa pemrakarsa manajemen secara urut diawali oleh : 1. Charles Babbage Pada tahun 1792 1871, sarjana matematika tersebut meneliti sekaligus menjadi sebuah buku dengan judul The Economy of Machinary & Manufactural. Buku tersebut membahas tentang kinerja pegawai yang menekankan pada : a. Efisiensi kerja dalam mencapai tujuan. b. Perencanaan menentukan anggaran kegiatan dalam proses produksi. c. Membuat jadwal istirahat pegawai dalam bekerja. d. Membuat putaran kerja (rolling) antar pegawai e. Pembagian kerja yang jelas (job description & job specification).

23

2. Frederick Winslow Taylor Setelah Charles Babbage belum menuai hasil, pada tahun 1856 1955 muncul sarjana pertambangan yang melanjutkan penelitian tersebut di perusahaan tempat F. W. Taylor bekerja. Sehingga tahun 1886 tercetus Gerakan Manajemen Ilmiah dan disebut sebagai Bapak Manajemen Ilmiah. Hasil penelitian yang meluas tersebut membahas tentang : a. System ban berjalan (perputaran). b. Manajemen perusahaan. c. Prinsip-prinsip manajemen ilmiah. d. Pembagian tugas kerja (organisasi fungsional). Semenjak itu, ilmu manajemen lahir melalui beberapa tahap yakni : a. Tahap survival Tahun 1886 diawalinya Gerakan Manajemen Ilmiah, sehingga tahap ini merupakan perjuangan para pemrakarsa agar manajemen menjadi salah satu cabang ilmu pengetahuan. b. Tahap konsolidasi Tahun 1930, manajemen termasuk cabang ilmu pengetahuan sehingga konsep-konsep manajemen (prinsip, dalil, rumus) direvisi lagi agar memiliki kekuatan teori dan para ahli yang telah mempelajari mendapat gelar kesarjanaan secara resmi dari lembaga perguruan tinggi. c. Tahap human relation Tahap berikutnya tahun 1945, pengembangan ilmu menekankan pada hubungan antar manusia baik secara formal maupun informal agar tercipta keharmonisan. d. Tahap behaviouralisme Tahun 1959, berkembang ke arah perilaku manusia dalam bersikap. Penelitian dilakukan dengan pengamatan (trial & error) pada kasus yang ada, sehingga ada solusi untuk mencapai tujuan organisasi.

24

e. Tahap matematika Tahun 1990, konsep manajemen lebih matang dan didukung dengan peralatan teknologi modern seperti komputer untuk mengolah data yang akurat, adanya robot yang mengambil alih tugas manusia sehingga efisiensi dan efektivitas tercapai. Hal ini berdampak, ilmu manajemen pada perguruan tinggi mulai difokuskan pada spesialisasi bidang studi seperti manajemen sumber daya manusia, manajemen pemasaran, manajemen kinerja, dan sebagainya. f. Tahap platinum Tahun 2000, ilmu manajemen berkembang luas dengan mengkolaborasikan diri dengan software-software yang disediakan komputer agar dalam proses manajemen, pihak-pihak yang berkepentingan dapat mengambil kebijaksanaan lebih akurat dan cepat. 3. Henry Fayol Pada tahun 1841 1925, sarjana pertambangan dari Perancis yang juga mendapat sebutan Bapak Administrasi Modern, berhasil menyumbangkan pemikiran dengan judul General & Industrial Management yang membahas tentang : a. Pembagian kerja (organisasi garis/lini/lurus). b. 14 prinsip umum manajemen. c. Fungsi manajemen planning, organizing, commanding, coordinating, controlling (POCCC). Uraian di atas merupakan sejarah munculnya manajemen oleh para pemrakarsa dan selanjutnya bermunculan para ahli dengan berbagai konsep manajemen dan secara resmi diterapkan di Indonesia. Agar tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai secara : a. Efisien (pendayagunaan antara pemasukan dengan pengeluaran). b. Efektif (pendayagunaan waktu yang setepat-tepatnya).

25

Maka manajemen didukung beberapa sarana yang mutlak harus ada, yang disebut The Six M in Management, meliputi : a. Man (factor manusia) b. Money (anggaran) c. Methods (system kerja) d. Materials (perlengkapan pendukung/bahan-bahan) e. Machines (peralatan teknologi/mesin) f. Market (pemasaran) Di dalam proses manajemen pun, dibagi dalam 3 tingkatan yaitu : a. Manajemen puncak (Top management) b. Manajemen madya (Middle management) c. Manajemen bawah (Lower management) Hubungan antara administrasi, organisasi, dan manajemen merupakan satu kesatuan yang saling mengikat, dapat disimpulkan bahwa : Administrasi merupakan proses penetapan kebijaksanaan dan tujuan dari organisasi. Organisasi sebagai wadah yang menyusun dan menempatkan individu (the right man in the right place) yang melaksanakan kegiatan. Manajemen menjadi proses pelaksanaan kegiatan pada organisasi dengan berdasarkan kebijakan administrasi. 3. Komunikasi Ilmu komunikasi menjadi cabang dari ilmu administrasi yang sekarang dapat berdiri sendiri dan berkembang pesat dengan program studi yang bertalian. Ilmu yang membahas mengenai kegiatan menyampaikan berita, pemberian ide, dan gagasan dari seseorang kepada orang lain, yang bersifat timbal balik antara

26

pimpinan dengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal maupun nonformal. Komponen yang terlibat dalam komunikasi ada 5 faktor yang berperanan, sebagai berikut : 1. Komunikator, adalah asal sumber informasi dikomunikasikan dengan bahasa yang sederhana . 2. Berita, adalah pengertian yang disampaikan komunikator yang berupa lambang seperti gerakan, sinar, suara, atau bahasa 3. Media, adalah sarana/tempat berlakunya lambang-lambang tersebut. 4. Komunikan, adalah orang yang menerima berita dari komunikator. 5. Feed Back, adalah tanggapan dari komunikan (umpan balik). Terkadang terjadi salah pengertian (miss communication) dalam komunikasi, disebabkan informasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan tidak jelas. Hal ini disebabkan ada beberapa hambatan dalam komunikasi, antara lain : 1. Berita tidak jelas Berita menjadi salah satu komponen yang mutlak harus ada dalam komunikasi. Sebab itu, informasi yang disampaikan harus jelas dimengerti komunikan. 2. Sarana yang kurang memadai Demi tercapainya tujuan, sarana penunjang komunikasi harus memadai. Sehingga komunikator sedapatnya mampu memilih sarana mana yang dirasa efektif dalam penyampaian informasi. 3. Penggunaan bahasa yang kurang jelas Komunikasi berhasil bila informasi yang disampaikan dapat diterima dan dipahami. Informasi yang disampaikan berwujud bahasa baik lisan ataupun tulisan. Dengan bahasa yang lugas, jelas, dan tepat akan semakin mudah dimengerti dan diterima oleh komunikan.

27

4. Faktor lingkungan Berhasil tidaknya komunikasi, faktor lingkunganpun mempengaruhi. Entah itu suara gaduh atau gangguan-gangguan teknis yang kadang-kadang muncul saat komunikasi berlangsung. Komunikasi di dalam organisasi memiliki 2 bentuk yaitu : 1. Komunikasi intern Adalah komunikasi yang bersifat informal antara pimpinan dengan bawahan, pimpinan dengan pimpinan, dan bawahan dengan bawahan agar menciptakan kerjasama yang harmonis diantara para pegawai sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. Yang termasuk dalam komunikasi intern antara lain : Komunikasi vertikal Adalah komunikasi yang berlangsung dari pimpinan ke bawahan (downward communication) atau dari bawahan ke pimpinan (upward communication). Komunikasi tersebut berlangsung dua arah ( two way communication). Wujud komunikasi seperti instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, laporan, saran, pengaduan, dsb. Komunikasi horizontal Adalah komunikasi antara pimpinan dengan pimpinan atau bawahan dengan bawahan. Wujud komunikasi seperti rapat dinas, seminar, lokakarya, dsb. 2. Komunikasi ekstern Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak lain di luar organisasi. Dalam komunikasi ini digolongkan dalam 2 bentuk komunikasi yaitu : Komunikasi formal Adalah komunikasi yang dilakukan organisasi dengan pihak luar melalui media yang resmi. Wujud komunikasi seperti wawancara dengan

28

pers, penerbitan brosur, pemasangan iklan, website, penyelenggaraan pameran, dsb. Komunikasi informal Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak luar secara tidak resmi, hanya untuk menambah perhatian, dukungan, dan kepercayaan pihak luar terhadap organisasi. Wujud komunikasi ini seperti memperhatikan sikap/perilaku anggota yang ada dalam organisasi. 4. Informasi Sebagai cabang ilmu administrasi, ilmu informasi membahas tentang kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyebarkan, dan menyimpan berbagai keterangan obyektif yang diperlukan. Menurut Prof. Prajudi Atmosudirdja, ilmu informasi terbagi menjadi 3 jenis ilmu antara lain : 1. Ilmu Intellijens Adalah ilmu yang tertua dan klasik karena sebelum Masehi atau zaman kerjaan telah diterapkan dan mempelajari sistem informasi yang diperoleh dari saluran/media yang sifatnya terbuka dan birokratis, untuk dipakai sebagai alat mengambil keputusan maupun pengamanan atau tindakan penyelamatan. Pimpinan biasanya membutuhkan intellijens yang secara otomatis termasuk orang-orang yang cerdas, jujur, logis, sistematis, dan intuitif. Berbagai jenis intellijens yang dikelompokkan dalam masing-masing bidang spesialisasi, misalnya : Political intelligence Government intelligence Military intelligence Business intelligence Monetary intelligence Industrial intelligence

29

2. Ilmu Tata Usaha Ilmu tata usaha bersumber dari zaman Mesir Kuno dan di Romawi Kuno, dengan dimulainya kertas atau perkamen atau papyrus sebagai alat mencatat informasi. Tetapi, ilmu tata usaha modern berkembang di Eropa pada abad ke 17. Sistem informasi yang digunakan pada ilmu ini berhubungan dengan pekerjaan kertas (paper work), yang akhirnya menjadi serentetan pekerjaan rutin yang dilakukan tata usaha, antara lain : Penerimaan Pencatatan Penggandaan Penyimpanan Pemilahan Pengolahan Pendistribusian 3. Ilmu Sistem Informasi Manajemen (SIM) Ilmu sistem informasi manajemen merupakan bentuk tata usaha modern yang mengkaitkan dengan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data untuk menghasilkan keputusan/kebijaksanaan. Informasi yang disampaikan pada ilmu ini dapat besifat specified (berdasarkan keperluan) dan discretionary (pimpinan menentukan sendiri). 5. Personalia Ilmu personalia (sumber daya manusia) berkembang pesat dan menjadi bahasan popular saat ini di kalangan masyarakat, sebagai cabang dari ilmu administrasi, ilmu personalia menekankan pada kegiatan mengatur dan mengembangkan tenaga kerja. Secara umum, agar dapat mengisi lowongan pekerjaan biasanya syaratsyarat utama yang dibutuhkan organisasi antara lain :

30

1. Pendidikan Latar belakang pendidikan menjadi syarat mutlak dalam rekruitmen pegawai. Terlebih lagi pemerintah mencanangkan minimal pendidikan adalah 9 tahun. Namun, di era platinum ini pendidikan pascasarjana menjadi pilihan banyak orang untuk meningkatkan kualitas hidupnya. Sehingga orang berbondong-bondong untuk bisa mengantongi ijasah pascasarjana. Melalui pendidikan baik formal maupun informal menunjang kualitas hidup manusia. 2. Ketrampilan Ketrampilan merupakan salah satu talenta atau nilai plus yang dimiliki oleh calon pegawai. Ketrampilan diperoleh melalui pendidikan formal maupun informal. Nantinya diharapkan, ketrampilan tersebut dapat berkembang melalui kegiatan training yang diadakan organisasi. 3. Kepribadian Kepribadian merupakan watak dari pegawai yang menunjang keberhasilannya dalam bekerja. Kepribadian utama yang harus dimiliki pegawai adalah jujur, bertanggung jawab, dan respek terhadap lingkungan. Bila terjadi lowongan pekerjaan dalam organisasi, maka unit kepegawaian memiliki tugas menyiapkan rekrutmen pegawai dengan menyebarkan informasi tersebut ke berbagai media. Informasi tersebut disebarluaskan agar diketahui pencari kerja. Media yang dipilih diusahakan mampu menarik hati calon tenaga kerja untuk tertarik melamarnya. Sumber pegawai yang dapat direkrut mengisi lowongan, ada yang berasal dari sumber intern maupun ekstern. Kedua sumber tersebut diuraikan sebagai berikut : 1. Sumber tenaga kerja intern Sumber tenaga kerja dari dalam (intern) meliputi pegawai yang telah menduduki jabatan dan sudah pula terikat perjanjian kerja dengan organisasi tempat unit kepegawaian bernaung. Mereka yang berasal dari organisasi sendiri dan hendak mengisi lowongan pekerjaan biasanya mendapat prioritas pertama asal memenuhi persyaratan yang ditentukan. Namun, pegawai yang

31

ditarik dari dalam kalau tidak dipilih dengan cermat dapat menjadi boomerang di kemudian hari. Terlebih lagi bila hal tersebut dilakukan atas dasar system kawan (spoil system) karena dapat menimbulkan klik kepegawaian yang kurang sehat. Berbeda dengan pegawai dari luar organisasi yang membuka persaingan bebas antar pelamar sehingga unit kepegawaian dapat memilih pelamar yang rata-rata tergolong baik untuk kemudian dibina menjadi pegawai yang baik. 2. Sumber tenaga kerja ekstern Rekruitmen pegawai dari luar akan memacu pelamar bersaing secara terbuka. Akibatnya, jumlah pelamar yang mendaftar kadang-kadang jauh melebihi jumlah yang dibutuhkan. Jika hal itu terjadi, bagian rekruitmen harus mampu menyeleksi secara ketat sehingga mendapatkan pegawai yang berpotensial sesuai persyaratan. Bila rekruitmen kurang cermat, dapat merugikan karena pegawai yang terpilih hanya ingin mencari pengalaman dan menyelidiki kondisi perusahaan selama masa percobaan. Dengan demikian, rekruitmen pegawai baik dari sumber intern maupun ekstern memiliki keuntungan dan kerugian. Bagian rekruitmen melakukan penarikan pegawai, baik ekstern maupun intern dapat bertindak aktif dan pasif. Aktif berarti memanfaatkan berbagai saluran/media komunikasi untuk memperoleh tenaga kerja, jika pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke organisasi. Sumber penarikan pegawai baik dari ekstern maupun intern, melalui banyak saluran antara lain : 1. Kawan pegawai Jika terjadi lowongan pekerjaan, organisasi menginformasikan kepada pegawai untuk mengusulkan kawan dekatnya menempati jabatan yang lowong. Hal ini sudah biasa, karena pegawai mengusulkan kawannya dan secara langsung pegawai yang mengusulkan harus menjadi penjamin kualitas kawan yang diusulkan.

32

Namun, pegawai yang mengusulkan kawannya belum sepenuhnya menjadi penjamin kualitas kerja kawannya yang setaraf dengan dirinya. Faktor keberuntungan pun menjadi pengaruh rekruitmen serupa. Meskipun rekruitmen pegawai melalui kawan ini baik, ada kecenderungan subjektifitas mendominasi. Rekruitmen terkadang kurang murni, terkadang meletakkan diskriminasi misalnya pegawai mengusulkan kawannya yang satu suku, satu agama, dan lain lain yang dapat menimbulkan masalah di kemudian hari. 2. Kerabat pegawai Rekruitmen ini memprioritaskan pegawai yang memiliki hubungan saudara (nepotisme). Dalam kehidupan sehari-hari, nepotisme terjadi bila pegawai diterima karena ada hubungan saudara walaupun tidak memenuhi syarat. Prinsip The Right Man In The Right Place diabaikan. 3. Organisasi profesi Rekruitmen pagawai menggunakan saluran melalui anggota organisasi profesi, misalnya : sarjana kedokteran tergabung dalam IDI (Ikatan Dokter Indonesia), sekretaris tergabung dalam ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia). Organisasi ini menjadi tempat yang dihuni orang-orang terlatih dan terdidik. 4. Depnaker Departemen tenaga kerja menjadi penghubung antara pencari tenaga kerja dan calon pegawai, kantor pemerintahan ini sampai pada tingkat kabupaten dan memiliki balai latihan sampai tingkat kecamatan. 5. Lembaga Pendidikan Rekruitmen melalui lembaga pendidikan dilakukan dengan cara, organisasi memberi kesempatan magang bagi siswa lembaga tersebut. Saat itulah, bagian kepegawaian dapat memonitor siswa yang berpotensi untuk menjadi pegawai pada organisasi bila sudah lulus pendidikan.

33

6. Iklan Rekruitmen pegawai melalui iklan dapat dicetak pada majalah atau Koran. Majalah/Koran dipilih terlebih dahulu untuk membatasi pelamar, tetapi bagian kepegawaian pun tetap harus menyediakan waktu, dana, dan tenaga untuk menyeleksi pelamar. Ada 2 jenis iklan yaitu Want Advertisement & Blind Advertisement. Jenis iklan Want Advertisement, adalah iklan yang menyebutkan nama perusahaan, cara melamar, dan syarat-syarat pelamar. Iklan ini akan menarik minat pelamar. Jenis iklan Blind Advertisement, adalah iklan yang tidak menyebutkan nama perusahaan dan diganti dengan nomor iklan koran/kotak pos. 7. Leasing, Walk-in, Open house Suatu ketika, organisasi mengalami peningkatan pekerjaan sehingga kekurangan pegawai. Akhirnya, bagian kepegawaian merekrut pegawai dengan system pegawai lepas atau berdasarkan kontrak kerja saja ( parttime job). Organisasi dapat merekrut melalui leasing yang merupakan lembaga yang menyediakan tenaga ahli bidang tertentu, kemudian ditawarkan atas dasar kontrak kerja. Lembaga ini memiliki tenaga ahli dari berbagai disiplin ilmu yang siap menyelesaikan pekerjaan sesuai permintaan. Pemanfaatan leasing ini menguntungkan organisasi karena organisasi mendapat pegawai yang bermutu dan terhindar dari pembayaran seperti tunjangan-tunjangan pada pegawai tetap. Kadang kala, organisasi mendapat pegawai yang datang sendiri ke kantor organisasi tersebut. Rekrutmen itu bersifat kebetulan saja sehingga disebut Walk-in. pelamar dating secara kebetulan mencari pekerjaan, dan data pelamar sendiri oleh organisasi disimpan sebagai arsip yang sewaktu-waktu bila perusahaan membutuhkan pegawai dapat informasi dari file tersebut. Tetapi, data tersebut disimpan dengan masa tertentu, bila tidak diperlukan dimusnahkan.

34

Selain cara-cara di atas, terakhir rekrutmen dengan cara yang disebut Open House. Rekrutmen ini mengutamakan pegawai yang domisilinya dekat lokasi pekerjaan. Open house menguntungkan karena organisasi tidak perlu menyediakan transportasi, penginapan, dan sebagainya terhindar dari pemborosan waktu yang digunakan pegawai untuk pergi/pulang kantor. Bagian kepegawaian harus melakukan kegiatan seleksi pegawai agar memperoleh pegawai yang memenuhi persyaratan. Masalah seleksi pegawai meliputi : 1. Seleksi administratif pelamar Seleksi administratif menjadi dasar kebijakan bagian kepegawaian, sebab seleksi ini menitikberatkan pada kebenaran informasi dari surat lamaran dan dokumen-dokumen pendukung si pelamar. 2. Tes Selesai seleksi administratif disusul kemudian tes untuk mengetahui sejauhmana kemampuan seseorang terhadap bidang pekerjaannya. Tes yang umum digunakan ada dua yaitu tes tertulis dan tes lisan. 3. Wawancara Wawancara menjadi bagian penting dari seleksi pegawai, dan berhasil dengan baik jika kedua pihak melakukan persiapan. Pewawancara secara langsung dapat mengetahui kemampuan, pengetahuan, kepribadian, dan sikap pelamar. Sedangkan pelamar pun harus menunjukkan sejelas-jelasnya baik talenta maupun kepribadiannya agar dapat menarik simpati pewawancara. Pelamar yang lulus seleksi dan diterima sebagai pegawai, akan melalui tahap masa percobaan (trainee). Umumnya, masa percobaan dilalui selama 3 bulan atau lebih. Masa percobaan menjadi batu loncatan sebagai awal keberhasilan karier pegawai di kemudian hari. Untuk itu bagian kepegawaian harus menyiapkan dan melaksanakan program khusus dengan uraian sebagai berikut : 1. Tujuan latihan masa percobaan

35

Membantu pegawai masa percobaan agar mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja untuk mencapai efisiensi kerja dan produktivitas organisasi tidak terganggu karena kehadiran personil baru. Dengan melatih personil baru, efektivitas pimpinan dan stabilitas produksi tetap tinggi. Menyamakan persepsi akan pengetahuan dan ketrampilan kerja yang dimiliki personil baru tentang realita pekerjaan yang dianut pada organisasi. 2. Orientasi pegawai masa percobaan Orientasi formal, diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah besar. Dilakukan bagian kepegawaian yang bekerjasama dengan pimpinan masing-masing unit kerja (Kabag/Manajer). Bagian kepegawaian memberikan uraian umum tentang kebijakan organisasi, serta hak dan kewajiban pegawai. Sedangkan pimpinan unit kerja (Kabag/manajer) mengenalkan dan melatih bidang pekerjaan di unitnya. Orientasi informal, diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah kecil. Dengan menekankan pada proses, prosedur, dan teknik pada unit kerja dan kegiatan yang dilakukan sama hal nya dengan orientasi formal. 3. Kegiatan masa percobaan, hakikatnya sama dengan proses belajar mengajar dimana bagian kepegawaian membuat rencana terstruktur untuk program latihan yang diberikan, pelaksanaan latihan (schedule), dan teknik pelaksanaannya. Pegawai (sumber daya manusia) termasuk dalam bagian invenstasi organisasi yang tidak ternilai. Kepada organisasinya, pegawai memberikan sumbangsih baik tenaga dan pikiran. Oleh sebab itu pembinaan kemampuan kerja dilaksanakan organisasi melalui bagian kepegawaian semenjak proses rekruitmen hingga masa percobaan. Pembinaan kemampuan kerja pegawai tersedia dalam 2 model yakni :

36

1. Preservice training Pembinaan pegawai ketika masih dalam masa percobaan dikenal dengan istilah preservice training. Tujuannya agar pegawai siap memasuki dunia kerja dan mampu segera berkarya, karena pegawai dibekali pengetahuan, ketrampilan, dan sikap saat mengampu jabatan dalam bidangnya. 2. Inservice training Pembinaan pegawai yang secara terus menerus berkelanjutan dari latihan masa percobaan. Tujuannya untuk meningkatkan kemampuan kerja, mutu kerja, keahlian, ketrampilan yang sesuai dengan jabatannya. Disiplin organisasi merupakan keadaan tertib para personil yang tergabung dalam organisasi tersebut, tunduk dan mematuhi segala peraturan yang dibuat dan ditetapkan. Bila tidak mematuhi disiplin organisasi yang diterapkan, maka akan terkena hukuman disiplin. Hukum disiplin dibagi menjadi 3 tingkat yaitu : 1. Hukuman tingkat rendah, contoh : teguran lisan, teguran tertulis, pernyataan tertulis tidak puas. 2. Hukuman tingkat sedang, contoh : penundaan kenaikan gaji berkala (Seorang PNS melanggar peraturan, diberi hukuman tingkat sedang dengan cara memberi penundaan kenaikan gaji berkala yang biasanya diperoleh selama 1 tahun maka 4 bulan sekali menerima kenaikan gaji dari Rp 175.000 menjadi Rp 185.000), penundaan kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi (Dalam tingkatan pegawai negeri digolongkan menjadi IA-D, IIA-D, IIIA-D, IVA-D. Untuk guru yang lulusan sarjana memperoleh golongan IIIA melanggr peraturan. Oleh pimpinan dikenai hukuman disiplin dengan cara menunda kenaikan pangkat selama 1 tahun. Jika guru tersebut kenaikan pangkat 2 tahun sekali, misal mengajar tahun 1995 golongan IIIA maka tahun 1997 menjadi golongan IIIB, tetapi karena hukuman disiplin maka tahun 1998 baru naik pangkat), dan penurunan pangkat setingkat lebih rendah (Sama dengan kenaikan pangkat setingkat lebih tinngi, jika guru tersebut tahun 1995

37

golongan IIIA maka tahun 1997 golongan IIIB, karena hukum disiplin tahun 1996 golongan IID dan baru tahun 1998 menjadi golongan IIIA kembali.). 3. Hukuman tingkat berat, contoh : pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri (Seorang PNS berusia 50 tahun dengan masa kerja 10 tahun diberhentikan dengn memperoleh hak kepegawiaan seperti askes, tunjangan anak, pemsiun yang diambil setiap bulan dengan perolehan 80% dari gaji terakhir), pemberhentian tidak dengan hormat (Seorang guru yang mengajar di suatu daerah dan terlibat dalam organisasi terlarang, oleh pemerintah diberhentikan tidak dengan hormat karena bertentangan dengan negara dan si guru tidak mendapatkan hak-hak kepegawaiannya), dan pembebasan dari jabatan (Seorang guru tahun 1995 menjabat sebagai Wakasek, karena kasus ia mendapat hukum disiplin tingkat berat maka tahun 1996 ia dicabut dari jabatan tersebut dan tetap menjadi guru). Langkah penting selanjutnya yang perlu dipelajari dalam ilmu sumber daya manusia (personalia) adalah administrasi penilaian pegawai. Penilaian pegawai dilakukan secara objektif berdasarkan catatan yang akurat. Tujuan diadalannya penilaian ini adalah : 1. Meningkatkan cara kerja pegawai. 2. Sebagai masukan untuk perbaikan agar bekerja lebih efisien. Ada 2 metode penilaian yang dapat dipilih organisasi, antara lain : 1. Penilaian biasa Metode penilaian yang dilakukan pimpinan dengan cara mencatat aktivitas pekerjaan pegawai pada buku catatan yang tersedia, bersifat rahasia dalam kurun waktu satu tahun. 2. Penilaian sistem kredit Metode penilaian yang diterapkan khusus untuk jabatan fungsional seperti dokter, pengacara, hakim, dosen, guru, dan lain-lain. Penilaian yang dilaksanakan dengan cara digolongkan atas pekerjaan pokok dan pekerjaan penunjang. Masing-masing unsur dihargai dengan nilai yang ditetapkan,

38

sehingga pegawai berkewajiban mengumpulkan sesuai nilai (point) yang diminta. Tugas akhir dari administrasi kepegawaian adalah kegiatan mutasi dan pemberhentian pegawai. Mutasi berati pemindahan atau perubahan jabatan dalam organisasi. Mutasi dapat bersifat positif maupun negatif, beberapa contoh yang termasuk dalam kegiatan mutasi : 1. Promosi, misalnya guru bidang studi yang diangkat menjadi kepala sekolah. 2. Demosi, misalnya kepala sekolah yang diturunkan jabatannya kembali menjadi guru biasa. 3. Perubahan jabatan yang tidak mengurangi tanggung jawab, misalnya kepala bidang pendidikan menengah umum propinsi Jatim dipindah menjadi kepala bidang pendidikan menengah kejuruan propinsi Jatim. 4. Pemindahan dari satu tempat ke tempat lain dalam jabatan yang sama, misalnya manajer pemasaran cabang Surabaya dipindah menjadi manajer pemasaran cabang Bali. Pemberhentian pegawai atau pemutusan hubungan kerja (PHK) terjadi bila pegawai dinilai sudah tidak produktif lagi, sehingga organisasi mengambil keputusan berdasarkan kebijakan dan peraturan pemberhentian yang sedang berlaku. Pemberhentian digolongkan menjadi tiga jenis yaitu : 1. Atas permintaan pegawai sendiri Pemberhentian atas permintaan pegawai sendiri dikarenakan beberapa alasan misalnya : karena sudah lanjut usia, karena cacat atau secara fisik kondisi pegawai belum menguntungkan sehingga tidak dapat menunaikan tugas, atau pindah kerja. 2. Atas kehendak organisasi Pemberhentian atas kehendak organisasi dikarenakan beberapa alasan misalnya : adanyan pengurangan pegawai, tidak puas dengan cara bekerja pegawai, pensiun dan sebagainya.

39

3. Karena terpaksa Pemberhentian karena terpaksa disebabkan beberapa hal misalnya : meninggal dunia, terkait dengan organisasi terlarang, tersangkut pidana, dan sebagainya. 6. Finansia Ilmu finansia (keuangan) menjadi cabang dari ilmu administrasi, membahas tentang pokok-pokok kegiatan pengaturan dan pengolahan dalam menggunakan segi-segi pembiayaan sekaligus pertanggungjawaban keuangan (PPBS). Definisi kas menurut : a. Kamus umum bahasa Indonesia, kas adalah tempat penyimpanan uang, tempat membayar atau menerima uang dan juga peti kayu sebagai alat mengirim barang. b. Keuangan , kas adalah kekayaan badan usaha yang tersedia dan dapat dipergunakan untuk melakukan kewajiban perusahaan. Kas berarti pula alat penukar berupa uang kertas, uang logam, deposito yang segera dapat ditarik rekening giro, cek, dan alat penukar uang tersebut, dan sebagainya. Kas dapat digunakan untuk membayar pinjaman jangka pendek dalam akuntansi termasuk harta lancar. Ada beberapa kertas berharga yang tidak tergolong dalam kas : a. Perangko b. Cek mundur (cek yang pengambilannya ditangguhkan trlebih dahulu) c. Kas bon (hutang pegawai) Semua yang tergolong kas dapat dipakai membayar pinjaman atau hutang jangka pendek. Istilah uang kas berarti uang tunai yang ada dalam kas. Pendek kata, kas merupakan alat penukar yang dapat dipergunakan untuk membayar kewajiban perusahaan jangka pendek (pinjaman).

40

Dengan demikian, pengurusan kas tidak hanya mengurusi uang tunai yang digunakan sebagai alat pembayaran yang sah, tetapi mengurus kertas berharga juga yang bukan berwujud uang tunai. Pengurusan kas merupakan pekerjaan yang banyak menanggung resiko bila dibandingkan dengan bidang pekerjaan keuangan lainnya. Terlebih lagi, mereka yang bergerak di bidang pengurusan uang tunai. Oleh karena itu, pihak pimpinan dalam usaha khususnya kepala bagian keuangan harus melakukan pengawasan secara ketat namun bijaksana dalam bidang tersebut. Pengawan secara preventif dengan mekanisme pengurusan seperti prsedur proses penerimaan dan pengeluaran kas, spesialisasi pegawai atas tugas penerimaan dan pengeluaran kas, dan pemisahan fungsi pegawai yang mengurus kas akan banyak membantu mencegah dan menyalahgunakan keuangan. Rincian kebijakan yang dipilih untuk ditetapkan dalam mengurus kegiatan pengawasan kas diuraikan sebagai berikut : a. Pengawasan penerimaan kas Kebijakan pencegahan penyelewengan uang terhadap penerimaan kas sebagai berikut : Penerimaan kas disetor ke bank secara berkala dan dilakukan setiap hari. Setiap transaksi yang mengakibatkan penerimaan uang tunai harus disertai dokumen yang sah (kuitansi, nota, dsb) Perpindahan uang kas dari pegawai yang satu ke pegawai yang lain dilakukan dengan bukti pertanggungjawaban. Penerima kas harus tidak bertugas ganda, jadi khusus menerima kas saja. Bila penerima kas juga merangkap tugas mengeluarkan kas, saat mencatat transaksi dan rekonsiliasi bank memberi peluang penyelewengan keuangan. Hal serupa harus diantisipasi.

41

b. Pengawasan pengeluaran kas Pengawasan pengeluaran uang dari kas dilakukan melalui kebijakan sebagai berikut : Pengeluaran kas sebaiknya tidak dengan uang tunai tetapi dengan cek. Pengeluaran kas dengan uang tunai untuk kas kecil dibatasi hanya untuk hal-hal yang perlu saja. Setiap transaksi didukung dengan dokumen sah dan harus disahkan pejabat untuk bahan pemeriksaan. Petugas yang mengurus cek tidak merangkap sebagai petugas yang mengurus kas. c. Pengawasan saldo kas Upaya mencegah penyalahgunaan saldo kas ditempu dengan cara sebagai berikut : Saldo kas diawasi secara ketat. Dana kas disimpan dengan aman. Dana yang disimpan dengan aman, sebaiknya sering dihitung secara mendadak. Petugas penyusun rekonsiliasi tidak diserahi tugas menerima kas atau menandatangani cek. Semua cek yang ditandatangani petugas yang menyusun rekonsiliasi bank sebaiknya dilakukan secara tertutup. Penatausahaan Keuangan Negara Kekayaan negara dinilai dengan uang, dan itu menjadi medan kegiatan ilmu administrasi keuangan negara dalam arti luas. Keuangan negara harus diurus sesuai dengan anggaran belanja yang telah ditetapkan olah undangundang. Jadi, pengurusan keuangan negara pada umumnya diselenggarakan dengan berpedoman pada anggaran (budgeting) dan pemeriksaan (auditing). Atas

42

dasar pemikiran tersebut, kegiatan penatausahaan meliputi bidang penyediaan anggaran keuangan negara, pembukuan uang negara, pertanggungjawaban dan pengawasan uang milik negara. Istilah anggaran dalam bahasa Belanda begroooting dan dalam bahasa Inggris budget. Sesungguhnya anggaran meliputi taksiran tentang : a. Jasa, aktivitas, dan proyek-proyek yang merupakan isi dari rencana kerja. b. Jumlah biaya yang dikeluarkan. c. Sumber yang dapat digunakan menutup biaya tersebut. (Westra Pariata, 1980:12) Negara termasuk rumah tangga yang mementingkan pelayanan kepada masyarakat (public service). Dengan demikian, negara harus ditopang dengan hak menguasai keuangan negara agar dapat melaksanakan kewajibannya. Pelaksanaan kewajiban memerlukan dana yang harus deprogram secara cermat dalam anggaran negara. Negara mempunyai kewajiban menjalankan pemerintahan dan membayar tagihan pihak ketiga yang harus dibayar pemerintah. Kewajiban negara kita dirumuskan dalam UUD 1945 negara diberi hak istimewa berkaitan dengan keuangan negara agar pelaksanaan kewajiban negara berhasil mewujudkan kesejahteraan rakyat. Hak itu meliputi : hak mencetak uang, hak mengadakan perjanjian pinjaman, hak mengadakan pinjaman paksa kepad rakyat, hak menarik pajak, hak memungut iuran, dan hak melakukan pungutan yang sah. Hak dan kewajiban negara inilah yang merupakan hakikat keuangan negara. Oleh karena itu, definisi keuangan negara adalah .. seluruh kekayaan negara, termasuk di dalamnya segala bagian-bagian harta milik kekayaan itu dan segala hak dan kewajiban yang timbul karenanya, baik kekayaan yang berada dalam pengurusan para pejabat atau lembaga termasuk pemerintahan maupun berada dalam penguasaan dan pengurusan bank pemerintahan dengan status hukum perdata. (UU No 7 tahun 1965)

43

Tegasnya, keuangan negara adalah hak dan kewajiban negara serta segala sesuatu yang berhubungan dengan hak dan kewajiban tersebut yang dinilai dengan uang. Penggunaan keuangan negara dianggarkan setiap tahun dalam satu kebijakan negara yang kemudian dijadikan undang-undang APBN yang disusun sesuai dengan daur/siklus anggaran. Pengurusan Umum dan Khusus Keuangan Negara Pengurusan umum lebih menekankan pada penguasaan uang dan barang milik negara, sedangkan pengurusan khusus lebih mengutamakan pada pelaksanaan perintah yang dikeluarkan badan yang bertindak dalam lingkup pengurusan umum. Pengurusan umum dan khusus dilakukan badan-badan yang disebut otorisator dan ordonator. Kedua badan itu memiliki fungsi : 1. Memutuskan kebijakan keuangan (moneter) yang berakibat penerimaan negara/pengeluaran negara. 2. Mengatur dan mengusahakan agar penerimaan negara yang dikelola adalah lembaga departemen, nondepartemen, ABRI/POLRI dan perusahaan milik negara masuk kas negara sesuai dengan waktu yang ditetapkan. 3. Menerima dan mengkaji tagihan kepada negara, kemudian membebankan kepada mata anggaran yang sudah ditetapkan. 4. Menerima jumlah penerimaan negara yang dilakukan oleh lembaga departemen, nondepartemen, perusahaan milik negara dan ABRI/POLRI. Fungsi pada no 1 dan 2 di atas, dibebankan kepada Badan Otorisasi sedangkan fungsi no 3 dan 4 dijalankan oleh Badan Ordonator. Pemisahan pelaksana fungsi itu sesuai dengan undang-undang yaitu Badan Otorisator tidak boleh merangkap sebagai Badan Ordonator. Dalam praktek pengurusan keuangan negara di Indonesia, Badan Otorisator dipercayakan kepada Presiden sebagai mandataris MPR. Dalam tugas sehari-hari, Presiden mendelegasikan kembali kepada para Menteri, Kepala Lembaga Negara, Panglima ABRI/POLRI, dan pimpinan perusahaan negara.

44

Presiden dan mereka yang menerima pelimpahan wewenang itulah yang menjalankan fungsi no 1 dan 2 di atas. Mereka yang bertindak sebagai Badan Otorisasi keuangan negara. Selanjutnya, Presiden menunjuk Menteri Keuangan untuk bertindak sebagai Badan Ordonator. Ia dalam menjalankan tugasnya sehari-hari dibantu oleh Kepala Kantor Perbendaharaan Negara yang berdomisili di setiap propinsi, kabupaten, serta lembaga ABRI/POLRI di bawah Panglima yang menguasai keuangan negara atas angkatannya masing-masing. Asas Penyusunan Anggaran Anggaran negara disusun berdasarkan asas-asas tertentu misalnya : 1. Asas universalitas = asas brutto (jumlah anggaran belanja ditetapkan secara bulat tanpa dipotong). 2. Asas keseimbangan (anggaran pendapatan belanja harus ditutup dengan anggaran pendapatan, pengaturan dasar seperti ini bertujuan agat tidak terjadi defisit). 3. Asas pemerincian (rincian anggaran disesuaikan dengan fungsi kegiatan yang dijalankan oleh tiap organisasi pemerintahan, penyusunannya harus menggambarkan obyek yang dibiayai). Komponen Anggaran Negara Anggaran pendapatan dan belanja negara memiliki 2 komponen : 1. Komponen belanja yang direncanakan akan dikeluarkan oleh pemerintah guna melakukan kewajiban negara. 2. Komponen pendapatan yang diharapkan untuk menutup belanja. Komponen Anggaran Belanja Negara Pengeluaran negara ada yang rutin dan tidak rutin. Pengeluaran rutin menyangkut pengeluaran yang bersifat konsumtif dan operatif, yang tidak rutin biaya yang bersifat investasi dan disebut biaya pembangunan.

45

Jadi, komponen APBN meliputi belanja pegawai, belanja barang, belanja pemeliharaan, belanja subsidi daerah otonom, biaya bantuan proyek dan juga anggaran belanja yang mengantisipasi hutang pemerintah (public debt), sedangkan hutang luar negeri disebut foreign debt. Ketika pembuatan APBN pemerintah menetapkan pengeluaran yang dibutuhkan dalam bentuk belanja negara terlebih dahulu, kemudian menutupnya dengan menetapkan anggaran pendapatan dari sumber-sumber penerimaan negara. Komponen Anggaran Pendapatan Negara Penerimaan negara diperoleh dari dalam negeri dan luar negeri. Penerimaan dalam negeri meliputi : pendapatan dari sector minyak bumi, gas alam, dan penerimaan di luar sector minyak yang utama adalah pajak dan bukan pajak. Penerimaan bukan pajak meliputi : penerimaan hasil bersih perusahaan negara, milik pemerintah, penerimaan dari retribusi, denda, iuran, dan lain-lain. 7. Perbekalan Ilmu perbekalan (logistik) yang termasuk dalam cabang ilmu administrasi membahas tentang kegiatan perencanaan, pengadaan, pengaturan menggunakan peralatan/perlengkapan (operasional) kerja, pengimpanan, pengendalian, dan perawatan serta penyingkiran barang-barang keperluan kerja. Bekal berarti barang atau uang persediaan untuk digunakan dalam perjalanan. Perbekalan berkaitan erat dengan masalah penyediaan bekal berupa barang, peralatan, perabot, atau perlengkapan untuk membantu pencapaian tujuan suatu usaha kerjasama. Dalam bahasa Inggris disebut supply. Fungsi perbekalan untuk menyediakan informasi tentang kebutuhan perbendaharaan kantor yang terdiri dari perabot kantor, peralatan kantor, dan perlengkapan kantor. Fungsi perbekalan berpedoman pada kegiatan :

46

1. Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan memperhatikan rumus 5 W dan 2 H (what, when, where, why, who, how much, how), meliputi : a. Rencana pengadaan barang (membeli, menyewa atau membuat sendiri). b. Rencana penimbunan, pendistribusian, dan penyerahan barang-barang perbekalan. c. Rencana pemeliharaan barang perbekalan. d. Rencana penghapusan barang perbekalan. 2. Penganggaran, meliputi penetapan alokasi dana khusus untuk persediaan pengadaan barang perbekalan, sehingga barang-barang tersebut mampu mendukung kegunaan usaha mencapai target keuntungan yang maksimal. Adapun anggaran perbekalan itu itu hendaknya disusun sekurang-kurangnya berisi anggaran pembelian, perbaikan, pemeliharaan, penyimpanan, penyaluran, penelitian dan pengembangan. 3. Pengadaan, adalah pemenuhan kebutuhan barang perbekalan dengan berbagai cara, misalnya membeli, menyewa, meminjam, menerima hibah/hadiah, memperbaiki/membuat Pembelian Beberapa prinsip yang perlukan dipahami dalam melakukan pembelian barang perbekalan, antara lain : a. Barang tidak perlu mewah, namun sesuai kebutuhan. b. Kualitas barang lebih diutamakan. c. Harus sesuai dengan rencana pengadaan dan fungsinya bagi unit pemakai. Sewa, pinjam, hadiah, hibah Sewa dapat dilakukan bila : a. Barang/perlengkapan hanya digunakan pada musim fluktuasi kerja memuncak. sendiri. Adapun langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pengadaan perbekalan, yaitu :

47

b. Harga peralatan sangat tinggi dan sangat dibutuhkan. c. Peralatan tersebut langka. Sedangkan peminjaman dilakukan pada instansi lain dalam kaitan adanya kerjasama. Kalau hibah/hadiah merupakan pemberian cumacuma dari organisasi yang lain. Membuat/memperbaiki barang perbekalan Membuat pertimbangan : a. Membeli barang baru jauh lebih mahal disbanding membuat sendiri. b. Tersedianya bahan baku yang cukup. c. Pembuatan sendiri dilakukan untuk melatih teknisi dalam negeri. d. Tersedianya tenaga yang produktif untuk membuat sendiri. Sedangkan kegiatan memperbaiki dilakukan organisasi dengan alasan yaitu : a. Biaya perbaikan jauh lebih murah disbanding membeli barang baru. b. Barang yang diperbaiki, jangka waktu kegunaannya imbang dengan biaya perbaikan. c. Peralatan yang diperbaiki sudah tidak diproduksi lagi, tetapi suku cadang dapat diperoleh dengan mudah. 4. Pengumpulan/penggudangan/penyimpanan, kegiatan ini membutuhkan ruangan agar barang itu tetap aman dari kerusakan yang disebabkan oleh alam, binatang, maupun manusia. Sehingga memerlukan dana, guna penyediaan ruangan (gudang), sarana, dan biaya operasional. Contoh skema jenis gudang sesuai kondisi ruangan yang dimiliki : barang sendiri dilakukan organisasi dengan

48

T erbuka Semi T er tutup/Lumbung (open shed)

T ransit

T er tutup

S er baguna Kedap udara Pendingin

GUDANG

Bertangki k er ing

T ahan api

Igloo (bahan peledak)

Keterangan : a. Gudang terbuka, dengan ciri-ciri tidak memiliki atap, berwujud padang luas dibatasi pagar, untuk menampung barang yang tidak mudah rusak karena pengaruh cuaca : Gudang terbuka tidak diolah, lantainya tanah atau yang diratakan saja. Gudang terbuka diolah, lantainya diratakan atau diaspal. b. Gudang semi tertutup disebut lumbung (open shed), cirinya : bangunannya beratap, berdinding samping kiri, kanan, dan belakang, cocok untuk transit barang. c. Gudang tertutup, dengan ciri-ciri beratap, berdinding kiri, kanan, dan belakang : Gudang transit untuk menimbun barang yang akan dipindah ke tempat lain, misalnya : yang akan dimuat di kapal, truk, lori, umumnya berlokasi dekat pelabuhan, gudang kereta api, stasiun kereta api, pangkalan udara atau pangkalan truk. Gudang serbaguna, biasanya bersusun/bertingkat dengan sarana pengangkut (troli, lori, dan pengungkit katrol, forklift). Gudang kedap udara, tertutup rapat sehingga harus menggunakan AC, untuk menyimpan barang perbekalan agar tahan lama (bertahun-tahun). Gudang pendingin, terdiri dari 2 ruangan :

49

- ruangan pendingin (sejuk) - ruangan pembeku (menyimpan barang kimia yang mudah terbakar, mengawetkan makanan) d. Gudang bertangki kering, dibuat dari baja berlantai beton kuat untuk menyimpan barang persediaan masa puluhan tahun mendatang, misal : penyimpanan senjata, roket, dan sebagainya. e. Gudang tahan api, untuk menyimpan barang api yang mudah menyala/terbakar, misal : jenis minyak cat, cat, bahan kimia yang mudah terbakar, memiliki konstruksi bangunan yang mampu menahan serangan api. f. Gudang igloo, seperti kubu orang Eskimo dibuat dari beton kuat beratap kubah kemudian ditimbun tanah tampak seperti gundukan tanah. Untuk menyimpan bahan peledak, dinamit, bom, mesin, dan lain-lain supaya tidak mudah meledak. Pengaturan barang dalam gudang, hendaknya memperhatikan lokasi tempat penyimpananannya, ruangan yang tersedia, metode penyimpanan, dan denah tempat penyimpanan yang jelas. Pencarian kembali barang akan mudah ditelusuri kembali bila digunakan dengan peletakan barang, kode lokasi barang, dan jalur transportasi. Selain itu, penempatan barang seharusnya menggunakan pedoman barang yang pertama disimpan maka yang pertama juga dibongkar (first in first out / FIFO) 5. Pendistribusian barang perbekalan adalah kegiatan bongkar muat dari gudang sampai pemakai barang. Kelancaran pendistribusian barang dipengaruhi : a. Prosedur penatausahaan barang perbekalan (kedua fisik barang, ketertiban administrasi, kemudahan pengurusan dokumentasi barang). b. Prosedur penyampaian berita pengiriman barang (kesiapan penerima adalah pemakai barang). c. Prosedur pelaksanaan dan pengangkutan (kesiapsiagaan petugas pengangkut, kelengkapan alat pengangkutan).

50

d. Kecepatan, kecekatan, dan ketepatan proses bongkar muat dari atau ke awal pengangkutan dan kemana barang dalam perjalanan. e. Tenaga pelaksana pendistribusian. Di dalamnya pun terdapat lima organisasi perbekalan, antara lain : 1. Bagian analisis kebutuhan perlengkapan, bertugas sebagai badan perencanaan perbekalan/perlengkapan. 2. Bagian pengadaan, bertugas mengusahakan agar ada persediaan perbekalan. 3. Bagian penyimpanan dan pemeliharaan, bertugas menyimpan dan memelihara barang perbekalan. 4. Bagian penyaluran, bertugas mendistribusikan barang perbekalan. 5. Bagian inventarisasi dan penghapusan, bertugas mengendalikan barang perbekalan dan mengadakan penghapusan bila barang perbekalan sudah tidak bermanfaat. Berikutnya kegiatan perbekalan setelah melakukan penyimpanan adalah kegiatan penghapusan barang perbekalan, diartikan sebagai tindakan yang dilakukan berdasarkan atas prosedur dan tata cara perbekalan guna meniadakan barang dari daftar inventaris. Faktor-faktor yang mempengaruhi penghapusan barang perbekalan adalah : a. Kehilangan (karena pencurian, penggelapan, atau perampokan). b. Teknis ekonomis (secara teknis dan ekonomis sudah tidak bermanfaat atau tidak menguntungkan). c. Absolute (dinilai kurang layak, kurang efektif, kurang efisien, dan tidak menguntungkan lagi sehingga dihapuskan dan diganti yang baru). d. Kadaluarsa (sudah mengalami keausan/deteriorisasi atau barang yang umur masa berlakunya sudah kadaluarsa). e. Spilage (barang yang disimpan busuk, berubah-ubah atau berkurang kualitasnya karena pengaruh alam). f. Surplus (kelebihan barang, yang tidak dapat digunakan, dimanfaatkan untuk kegiatan unit instansi sendiri).

51

g. Ekses (kelebihan barang dalam suatu unit tidak dapat digunakan untuk unit itu sendiri tetapi dapat dimanfaatkan pada unit yang lain). h. Barang tak bertuan (penumpukan barang yang tidak jelas pemiliknya dan tidak diurus oleh pemiliknya). i. Barang rampasan (barang yang disita, dirampas, atas dasar bukti pidana/perdata). Kegiatan akhir yakni pemeliharaan barang perbekalan (maintenance) adalah usaha/proses memperpanjang umur kondisi barang dan menjaga daya tahan dan daya guna barang perbekalan agar tetap maksimal. Tahap pemeliharaan dilakukan melalui : a. Tahap perencanaan b. Tahap pelaksanaan c. Tahap pasca pemeliharaan Sedangkan cara yang dilakukan dalam pemeliharaan misalnya : merawat, memperbaiki, dan menyempurnakan kondisi barang. 8. Humas Unsur terakhir yang menjadi bagian dari ilmu administrasi adalah ilmu hubungan masyarakat (humas) yang memiliki pokok bahasan tentang kegiatan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat sekitar. Dari segi etimologis, humas berasal dari bahasa Inggris yakni public (masyarakat) dan relation (hubungan). Menurut Ensiklopedi, humas adalah kegiatan organisasi menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi dengan public yang berkepentingan untuk mendapat dukungan secara sukarela. Asal mula kata humas dipromosikan oleh Thomas Jefferson tahun 1804 pada suatu kongres. Pada tahun tersebut, humas diistilahkan public relation tetapi masih dihubungkan dengan istilah foreign relation (hubungan internasional). Istilah tersebut lahir di negara Amerika. Dalam humas dibedakan menjadi 2 hubungan yakni :

52

1. Hubungan internal Hubungan antara pimpinan dengan bawahan yang harus diterima terus menerus untuk kelancaran tugas maupun kepentingan pribadi sehingga tercita suasana kerja yang menyenangkan, hubungan yang harmonis, saling pengertian dan saling kerjasama baik dalam hubungan vertikal maupun horisontal. Hubungan ini dilakukan dengan cara mengadakan : Rapat Pengumuman Majalah/Buletin intern Rekreasi Laporan 2. Hubungan eksternal Hubungan yang dilakukan organisasi dengan masyarakat di luar organisasi yang bersangkutan untuk memperoleh citra perusahaan baik di mata masyarakat ditinjau dari organisasi, nama, maupun produk yang ditawarkan, dilakukan dengan cara : Mencari pelanggan Memperkenalkan produksi Mencari modal dan hubungan Memecahkan persoalan yang dihadapi organisasi Memperbaiki hubungan dengan serikat kerja/SPSI (pemogokan sdm, mempertahankan sdm yang produktif dan loyal) Hubungan eksternal dikelompokkan menjadi : Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations) Hubungan dengan jawatan pemerintahan (Government relations) Hubungan dengan pers/wartawan (Press relations) Hubungan pimpinan dengan pelanggan

53

Hubungan organisasi dengan organisasi yang lain (studi banding, pembangunan, pertemuan dengan pihak ketiga, surat menyurat) Pada pokoknya dalam pelaksanaan proses kegiatan humas meliputi 6 tahap yaitu : 1. Mengadakan riset Yaitu mengadakan penelitian baik ke dalam maupun ke luar instansi misalnya : - Riset ke dalam berupa penyelidikan kegiatan unit-unit instansinya yang menemukan dan menyimpulkan fakta-fakta yang diperlukan. - Riset ke luar untuk mendapatkan gambaran siapa, instansi mana yang sekiranya akan dijadikan obyek kegiatan. 2. Mempersiapkan dan merencanakan riset Merencanakan berarti memilih dan menghubungkan fakta yang satu dengan fakta yang lain, kemudian melanjutkan tindakan untuk memperkirakan masa depan agar perencanaan dapat tercapai maka harus dipersiapkan segala fasilitas yang diperlukan untuk melaksanakan rencana kegiatan tersebut. 3. Pelaksanaan riset Setelah rencana dan alat dipersiapkan maka proses selanjutnya adalah pelaksanaan mengadakan kegiatan, misalnya mengadakan publisitas dengan menggunakan media massa. 4. Mengadakan pengecekan tentang tanggapan masyarakat 5. Hasil akhir Untuk hasil akhir dipergunakan menilai apakah kegiatan tersebut sesuai dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat. 6. Memberikan saran kepada pimpinan Jika rencana kegiatan yang dilakukan sudah tepat dan dapat diterima oleh massa, kegiatan humas merupakan proses kontinu yang selalu berusaha menyempurnakan kegiatan dari tugas.

54

Jika terjadi hubungan komunikasi dari human relation, dan komunikasi itulah yang menjadi dasar dari pola humas, antara lain : 1. Pola mata rantai (Chain pattern)

A B C

F E D

Pola ini sering kita temukan dalam kehidupan sehari-hari, biasanya dalam bahasa Jawa diartikan gethuk tular. Pola ini individu terlibat penyampaian pesan kepada orang lain, kemudian pesan tersebut disampaikan ke pihak lain begitu juga seterusnya. Jika menerapkan pola ini, kemungkinan besar akan terjadi pemalsuan pesan atau secara sengaja ataupun tidak mengubah isi pesan dimana timbul gossip/issu karena tidak menjamin pesan yang disampaikan. Kebaikan pola ini karena tidak membutuhkan media. 2. Pola pohon (Tree pattern)

A B C D E F

Pola ini sering disebut dengan pola perantara, dalam hal ini yang bertindak sebagai perantara adalah B. Pola ini, komunikator menyampaikan pesan kepada komunikator secara perseorangan, kemudian komunikan

55

bertindak sebagai komunikator menyempaikan pesan kepada kelompok komunikan yang lain. Yang menjadi humas biasanya si B karena orang yang menyampaikan ingormasi secara timbal balik. 3. Pola roda atau bintang (Wheel or Star pattern)

B C A D
Pada pola ini, A bertindak sebagai komunikator yang menyampaikan pesan kepada komunikan. Komunikan dalam pola ini adalah sebagai anggota kelompok dan tidak saling berkomunikasi. Dalam pola ini tidak terjadi komunikasi. 4. Pola roda atau bintang yang idsempurnakan (Improved wheel or star pattern)

B C A D
Dalam pola ini, komunikasi yang dilakukan dapat efektif dan efisien sehingga pesan yang disampaikan mudah menimbulkan umpan balik (feed back) yang lebih akurat sesuai dengan pesan komunikator karena pola ini adalah pola perbaikan dari roda atau bintang.

56

5. Pola terbuka (Open structured pattern)

B C A D
Dalam pola ini, setiap anggota dapat saling menggunakan daya nalarnya dalam menanggapi pesan dari komunikator. Komunikator dan komunikan dapat terlibat dalam komunikasi tanpa ada perantara yang lebih tepat (komunikasi langsung). Pola ini terbaik dari pola humas yang lain. Dalam perkembangan kehidupan sosial ekonomi masyarakat Indonesia yang makin maju, usaha public relation akan lebih banyak dikerjakan oleh orangorang yang terpilih pada organisasi tersebut. Karena hubungan masyarakat terdapat 2 hubungan yakni hubungan internal dan eksternal, maka media humas pun dibedakan menjadi 2 yakni : 1. Media komunikasi ekternal, yang termasuk adalah : Media visual, contoh : film, plakat, pameran, brosur, dsb Keuntungannya : menghemat waktu dan tenaga, pembuatan dan penggunaannya lebih mudah, informasi yang disampaikan lebih jelas, biaya yang dikeluarkan lebih murah. Kelemahanya : kemungkinan timbul gangguan yang tidak diinginkan, menimbulkan rasa bosan, perlu adanya waktu yang cukup guna menafsirkan pengertiannya. Media auditif, adalah media yang dapat didengar, yang termasuk jenis media ini telepon, tape recorder, radio, dsb. Media ini digunakan dalam

57

komunikasi antar personal yang biasanya banyak digunakan di lingkungan kantor. Media cetak, adalah segala barang cetak. Media ini bisa disampaikan melalui faximile, contohnya surat kabar, majalah, brosur, bulletin, tabloid, dsb. Media audio visual, adalah media yang dapat dilihat dan didengar, contohnya televisi, wawancara, kunjungan, pertemuan, dsb. 2. Media komunikasi internal, biasanya dilakukan hanya antara pimpinan dengan bawahan contohnya rapat, kunjungan, pertemuan, seminar, dsb. Perwujudan kegiatan humas dalam organisasi adalah : 1. Memberi penjelasan tentang hasil produksi baik berupa barang maupun jasa dari organisasi yang bersangkutan. 2. Memberi penjelasan tentang kebijaksanaan pimpinan organisasi yang penjelasannya dititikberatkan bahwa penjelasan itu dapat dipertanggungjawabkan. 3. Membantu public untuk menentukan dan mengetahui kebutuhan yang sebenarnya. 4. Membantu kelancaran komunikasi di dalam dan di luar organisasi. 5. Mengusahakan agar organisasi dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan public yang sebenarnya. 6. Mempertahankan reputasi/nama baik organisasi dan menangkis serangan yang bermaksud menjatuhkan nama perusahaan.