13

BAB III UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
1. Organisasi Ilmu organisasi menjadi salah satu cabang dari ilmu administrasi, yang memiliki pokok kegiatan mengelompokkan personil dan menyusun kerangka kerja, menjalin hubungan kerjasama antar personil. Organisasi merupakan kesatuan kerja yang disusun melalui suatu peraturan sebagai wadah dalam menjalankan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Organisasi sendiri memiliki 2 sifat utama, yakni : 1. Bersifat statis Organisasi merupakan wadah dalam melakukan pembagian tugas dan wewenang, secara struktural dan fungsional menempatkan individu sesuai keahliannya. 2. Bersifat dinamis Organisasi merupakan pembagian tugas dan wewenang serta adanya komunikasi dalam menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dari pengertian di atas, organisasi memiliki unsur-unsur pokok yang menyebabkan timbulnya organisasi, yaitu : 1. Adanya pembagian tugas. 2. Adanya kerjasama. 3. Adanya tujuan yang telah ditentukan. Perbedaan administrasi dengan organisasi yaitu : Administrasi 1. Mencakup proses, fungsi, personil sebagai pelaksana. dan Organisasi 1. Sebagai wadah melaksanakan kegiatan sesuai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

14

Administrasi 2. Di dalamnya ada pengorganisasian dari proses, fungsi, dan personilnya. 3. Tidak hanya melaksanakan pengorganisasian, namun mencakup proses perencanaan, pengawasan, dan sebagainya.

Organisasi 2. Bagian dari administrasi. 3. Menekankan pada pengorganisasian dari segi proses, fungsi, dan personil-personilnya.

Dalam menyusun kerangka organisasi, beberapa ahli hampir memiliki persepsi yang sama membuat konsep tentang prinsip-prinsip organisasi, antara lain : 1. Perumusan tujuan (principle of goals) 2. Pembagian tugas (principle of specialization) 3. Pengkoordinasian (principle of coordination) 4. Rentang pengawasan (principle of span control) 5. Kontinuitas (principle of continuity) Adapun beberapa hal penting yang harus dipelajari pada ilmu organisasi, meliputi : 1. Type organisasi • Organisasi garis Organisasi ini diprakarsai oleh Henry Fayol, dimana biasa disebut dengan organisasi lini, lurus, maupun militer karena bercirikan : a. Dipakai pada tingkat organisasi yang sederhana. b. Tidak ada staff ahli. c. Wewenang dan tanggung jawab secara verrtikal dari pimpinan ke bawahan. d. Kekuasaan dan tanggung jawab sepenuhnya pada pimpinan. e. Pemilik organisasi merupakan top manajemen. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis :

15

a. Kesatuan perintah sangat jelas. b. Pimpinan dan bawahan, masing-masing memiliki wewenang dan tanggung jawab yang sangat jelas. c. d. e. Semua perintah yang diberikan pimpinan, dapat dengan mudah dan cepat berjalan. Disiplin. Pimpinan dapat melakukan koordinasi dan supervisi, sehinggan mudah dilaksanakan dan diketahui bawahan. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis : a. Dalam pengembangan keahlian pegawai dibatasi bahkan tidak dapat dipraktekkan secara linier. b. Pimpinan bersikap otoriter. c. Tidak ada pembentukan unit-unit organisasi • Organisasi staff Staff merupakan orang yang ahli dalam bidangnya, dan pada organisasi ini mereka berfungsi memberikan sumbangan pemikiran, ide, saran ataupun nasehat kepada pimpinan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. • Organisasi garis dan staff Organisasi ini merupakan gabungan dari organisasi garis dan staff. Organisasi ini diprakarsai oleh Horrington Emperson yang dipraktekkan di perindustrian. Sedangkan staff, memiliki kedudukan setingkat dengan pimpinan. Organisasi garis dan staff bercirikan : a. Bersifat kompleks. b. Pimpinan memiliki wewenang memerintah bawahan. c. Dalam kelancaran tugas, pimpinan dibantu staff ahli.

16

d. Staff ahli bertugas memberikan saran dan bantuan kepada pimpinan, namun bukan memberikan perintah. e. Staff ahli dimanfaatkan melaksanakan pekerjaan secara efisien dan efektif. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis dan staff : a. Pembagian tugas pada kelompok garis dan staff sangat jelas. b. Disiplin dalam bekerja. c. Adanya koordinasi antara pimpinan dan staff. d. Fleksibel dalam bekerjasama. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis dan staff : a. Bawahan seringkali membuat persepsi bahwan saran/nasehat dari staff merupakan perintah dari pimpinan. b. Terkadang pimpinan melupakan keberadaan staff, sehingga diabaikan mereka. • Organisasi fungsi Organisasi fungsi diprakarsai oleh F. W. Taylor (functional type of organization), diterapkan pada pabrik tempat beliau bekerja. Perintah dari pimpinan ke bawahan berjalan melalui kepala bagian. Masing-masing kepala bagian diberi tanggung jawab kepada bawahannya. Organisasi fungsi bercirikan : a. Kekuasaan tidak berjalan secara langsung. b. Tiap kepala bagian memiliki beberapa bawahan. c. Tiap kepala bagian merupakan orang yang ahli dalam bidangnya. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi fungsi : a. Pembagian tugas akan tenaga pikir dan tenaga fisik (spesialisasi) sangat jelas.

R. kepala bagian dan bawahan dalam satu fungsi mudah dilaksanakan. tanggung jawab. Menghemat biaya perekrutan staff. Badan. dan wewenang yang sama untuk anggota. Koordinasi pimpinan. Majelis. Anggota memiliki hak. Komite. G. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. Keputusan bersifat demokratis karena dimusyawarahkan. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi panitia : a. Terry sebagai pemrakarsa organisasi ini menyatakan bahwa panitian merupakan sekelompok orang-orang yang terpilih untuk bersama-sama membahas masalah yang ada pada organisasi. pimpinan dari organisasi ini secara bersama-sama namun tetap ada ketua panitia. Hak. b. • Organisasi panitia Organisasi ini sering digunakan melalui beberapa istilah seperti Dewan. c. b. Anggota diklasifikasikan berdasarkan tugas yang akan dilaksanakan pada kegiatan. c. b. Proses pengambilan keputusan membutuhkan waktu yang lama. dan Team. Keselarasan pemikiran sehingga antisipasi akan tindakan yang ceroboh. Kesatuan wewenang. Tugas pimpinan dilaksanakan bersama anggota. Oleh sebab itu. Seluruh anggota menjadi pimpinan. Organisasi panitian bercirikan : a. Satgas. Senat. d. Kerjasama yang sangat kuat. wewenang. c. Kesatuan komando kurang tegas. . Timbul perselisihan anat pimpinan karena permasalahan tanggung jawab.17 b. dan tanggung jawab yang sama.

sehingga ada permasalahan saling menuduh. Rincian dari tugas-tugas setiap unit kerja (job description).18 b. Bagan organisasi Bagan organisasi menjadi alat informasi mengenai struktur organisasi. luas maupun ruang lingkup organisasi. Pengeluaran biaya yang tidak terkendali (boros). Disusun hanya dengan dua bidang satuan organisasi yang sejajar dekat dengan pimpinan. c. Menurut para ahli seperti Keith Davis dan Henry Hodges. Keputusan kurang obyektif karena bersifat kompromi. sehingga beberapa hal penting yang terkandung di dalamnya yaitu : a. c. Nama. dan tanggung jawab mengalir dengan jelas dari pimpinan sampai ke bawahan. b. selanjutnya disusun ke bawah. wewenang. 2. Bentuk vertikal Saluran perintah. jabatan. Contoh gambar : . Isi. d. Aliran komando dan tanggung jawab dari pimpinan ke bawahan atau sebaliknya. antara lain : a. d. pangkat dan golongan bila ada. Tanggung jawabanggota tidak penuh. bentuk bagan organisasi dapat dibuat berdasarkan tipe organisasi.

Contoh gambar : c. namun dibuat terbalik dimana saluran perintah. Bentuk piramida terbalik Bentuk ini merupakan dasar dari piramida di atas. sehingga diterapkan pada organisasi garis (lurus). dan tanggung jawab pimpinan kepada bawahan dimulai dari arah bawah ke atas.19 b. Contoh gambar : d. sederhana dan jelas berdasarkan tingkatan pada tiap satuan tugas organisasi. Bentuk horizontal Saluran perintah. wewenang dan tanggung jawab disusun mendatar (menyamping arah kiri ke kanan) dari pimpinan sampai bawahan. Contoh gambar : . wewenang. Kreasi bentuk ini pada dasarnya sama dengan piramida biasa. Lebih tepat diterapkan pada organisasi fungsi. Bentuk piramida Disusun dengan mudah.

Bentuk lingkaran dengan kotak-kotak Susunan bentuk ini menekankan pada hubungan di antara satuansatuan organisasi.20 e. dan tanggung jawab. Contoh gambar : f. Bentuk setengah lingkaran dan bentuk telur dengan garis-garis Kreasi bentuk ini merupakan variasi dari bentuk dasar lingkaran. Contoh gambar : . Satuan tugas disusun hanya dengan menggambar kotak dan garis-garis pada saluran perintah. Karena jenjang organisasi tidak jelas. maka sangat cocok hanya untuk jenjang tingkat atas (pimpinan) saja. wewenang.

Dari kedua bahasa . Secara etimologis. manajemen berasal dari beberapa beberapa bahasa yang turun temurun. mengorganisasikan. serta mengerahkan segenap fasilitas kerja.21 g. membimbing. dan mengawasi sekelompok personil. wewenang. dan tanggung jawab terbaca secara jelas melaui objek (gambar asli/lukisan) dari pimpinan maupun bawahan. menggerakkan. Dimulai dengan bahasa Latin. Contoh gambar : Dew an K omis ar is Dir ek t ur B agian P e njuala n P engangk utan W ak il Dir ek tur L apanga n Miny ak (P er tambanga n) P eny ar ingan & P engolahan P ompa B ens in 2. menggunakan kata maneggiare kemudian bahasa Italia menggunakan kata maneggio. Bentuk lukisan Saluran perintah. Manajemen Ilmu manajemen termasuk cabang dari ilmu administrasi dengan memulai kegiatan merencanakan. membina.

Beberapa pemrakarsa manajemen secara urut diawali oleh : 1. pengelolaan. Efisiensi kerja dalam mencapai tujuan. Menunggang kuda (to train a horse) 3. bahasa Inggris menggunakan kata manage yang kemudian biasa disebut dengan management. penggunaan istilah management bermacammacam namun kandungan yang termaktub sama. Mengatur dan mengawasi (to direct and control) Makna di atas menjadi penerapan dalam kehidupan sehari-hari di segala bidang seperti di sekolah. bank. Membuat putaran kerja (rolling) antar pegawai e. Buku tersebut membahas tentang kinerja pegawai yang menekankan pada : a. Jadi. Perencanaan menentukan anggaran kegiatan dalam proses produksi. Rumah tangga (house keeping) 2. . kepemimpinan. dan sebagainya. Akhirnya berkat sumbangsih pemikiran dari pemrakarsa manajemen lahirlah konsep-konsep nyata manajemen. sebenarnya sejak zaman sejarah dahulu kala tanpa sengaja (dirasakan) manusia telah melakukan proses dari manajemen. pengurusan. dan sebagainya. Kata manage memiliki makna : 1. b. d. misal menggunakan kata manajemen. sarjana matematika tersebut meneliti sekaligus menjadi sebuah buku dengan judul The Economy of Machinary & Manufactural. Sedangkan di Indonesia. ketatalaksanaan. pembinaan. management disimpulkan suatu seni dalam menjalankan kegiatan pada organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Membuat jadwal istirahat pegawai dalam bekerja.22 tersebut. c. Pembagian kerja yang jelas (job description & job specification). Charles Babbage Pada tahun 1792 – 1871. Manajemen sebagai salah satu unsur dasar dari administrasi yang merupakan anak cabang dari ilmu sosial. rumah.

W. Hasil penelitian yang meluas tersebut membahas tentang : a. b. c. . rumus) direvisi lagi agar memiliki kekuatan teori dan para ahli yang telah mempelajari mendapat gelar kesarjanaan secara resmi dari lembaga perguruan tinggi. pengembangan ilmu menekankan pada hubungan antar manusia baik secara formal maupun informal agar tercipta keharmonisan. System ban berjalan (perputaran). Frederick Winslow Taylor Setelah Charles Babbage belum menuai hasil.23 2. ilmu manajemen lahir melalui beberapa tahap yakni : a. b. manajemen termasuk cabang ilmu pengetahuan sehingga konsep-konsep manajemen (prinsip. d. Taylor bekerja. Tahap behaviouralisme Tahun 1959. Tahap survival Tahun 1886 diawalinya Gerakan Manajemen Ilmiah. Semenjak itu. c. Pembagian tugas kerja (organisasi fungsional). Tahap konsolidasi Tahun 1930. dalil. pada tahun 1856 – 1955 muncul sarjana pertambangan yang melanjutkan penelitian tersebut di perusahaan tempat F. Sehingga tahun 1886 tercetus Gerakan Manajemen Ilmiah dan disebut sebagai Bapak Manajemen Ilmiah. Penelitian dilakukan dengan pengamatan (trial & error) pada kasus yang ada. berkembang ke arah perilaku manusia dalam bersikap. sehingga tahap ini merupakan perjuangan para pemrakarsa agar manajemen menjadi salah satu cabang ilmu pengetahuan. Tahap human relation Tahap berikutnya tahun 1945. sehingga ada solusi untuk mencapai tujuan organisasi. d. Prinsip-prinsip manajemen ilmiah. Manajemen perusahaan.

14 prinsip umum manajemen. b. adanya robot yang mengambil alih tugas manusia sehingga efisiensi dan efektivitas tercapai. Henry Fayol Pada tahun 1841 – 1925. c. pihak-pihak yang berkepentingan dapat mengambil kebijaksanaan lebih akurat dan cepat. Uraian di atas merupakan sejarah munculnya manajemen oleh para pemrakarsa dan selanjutnya bermunculan para ahli dengan berbagai konsep manajemen dan secara resmi diterapkan di Indonesia. Efisien (pendayagunaan antara pemasukan dengan pengeluaran). Agar tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai secara : a. berhasil menyumbangkan pemikiran dengan judul General & Industrial Management yang membahas tentang : a. organizing. ilmu manajemen berkembang luas dengan mengkolaborasikan diri dengan software-software yang disediakan komputer agar dalam proses manajemen. sarjana pertambangan dari Perancis yang juga mendapat sebutan Bapak Administrasi Modern. Efektif (pendayagunaan waktu yang setepat-tepatnya).24 e. controlling (POCCC). manajemen kinerja. f. Fungsi manajemen planning. Pembagian kerja (organisasi garis/lini/lurus). ilmu manajemen pada perguruan tinggi mulai difokuskan pada spesialisasi bidang studi seperti manajemen sumber daya manusia. konsep manajemen lebih matang dan didukung dengan peralatan teknologi modern seperti komputer untuk mengolah data yang akurat. Tahap matematika Tahun 1990. commanding. 3. b. Tahap platinum Tahun 2000. Hal ini berdampak. coordinating. manajemen pemasaran. . dan sebagainya.

pemberian ide. Komunikasi Ilmu komunikasi menjadi cabang dari ilmu administrasi yang sekarang dapat berdiri sendiri dan berkembang pesat dengan program studi yang bertalian. Man (factor manusia) b. yang bersifat timbal balik antara . dibagi dalam 3 tingkatan yaitu : a. Manajemen bawah (Lower management) Hubungan antara administrasi. Methods (system kerja) d. dan gagasan dari seseorang kepada orang lain. Machines (peralatan teknologi/mesin) f. Manajemen madya (Middle management) c. • Organisasi sebagai wadah yang menyusun dan menempatkan individu (the right man in the right place) yang melaksanakan kegiatan. • Manajemen menjadi proses pelaksanaan kegiatan pada organisasi dengan berdasarkan kebijakan administrasi.25 Maka manajemen didukung beberapa sarana yang mutlak harus ada. dan manajemen merupakan satu kesatuan yang saling mengikat. Manajemen puncak (Top management) b. Money (anggaran) c. 3. dapat disimpulkan bahwa : • Administrasi merupakan proses penetapan kebijaksanaan dan tujuan dari organisasi. Materials (perlengkapan pendukung/bahan-bahan) e. yang disebut The Six M in Management. Market (pemasaran) Di dalam proses manajemen pun. organisasi. Ilmu yang membahas mengenai kegiatan menyampaikan berita. meliputi : a.

Sehingga komunikator sedapatnya mampu memilih sarana mana yang dirasa efektif dalam penyampaian informasi. Terkadang terjadi salah pengertian (miss communication) dalam komunikasi. jelas. disebabkan informasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan tidak jelas. Hal ini disebabkan ada beberapa hambatan dalam komunikasi. informasi yang disampaikan harus jelas dimengerti komunikan. Dengan bahasa yang lugas. 2. Feed Back. adalah tanggapan dari komunikan (umpan balik). Komunikator. atau bahasa 3. pimpinan dengan bawahan. sinar. 2. Informasi yang disampaikan berwujud bahasa baik lisan ataupun tulisan. dan tepat akan semakin mudah dimengerti dan diterima oleh komunikan. sebagai berikut : 1. adalah pengertian yang disampaikan komunikator yang berupa lambang seperti gerakan. Komponen yang terlibat dalam komunikasi ada 5 faktor yang berperanan. adalah sarana/tempat berlakunya lambang-lambang tersebut. adalah asal sumber informasi dikomunikasikan dengan bahasa yang sederhana . . Berita. 5. sarana penunjang komunikasi harus memadai. Penggunaan bahasa yang kurang jelas Komunikasi berhasil bila informasi yang disampaikan dapat diterima dan dipahami.26 pimpinan dengan pimpinan. adalah orang yang menerima berita dari komunikator. 4. Berita tidak jelas Berita menjadi salah satu komponen yang mutlak harus ada dalam komunikasi. Media. Sebab itu. antara lain : 1. baik secara formal maupun nonformal. suara. Komunikan. 3. Sarana yang kurang memadai Demi tercapainya tujuan.

petunjuk. pimpinan dengan pimpinan. 2. laporan. lokakarya. Komunikasi tersebut berlangsung dua arah ( two way communication). Komunikasi di dalam organisasi memiliki 2 bentuk yaitu : 1. informasi. Komunikasi ekstern Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak lain di luar organisasi. penjelasan. pengaduan. Entah itu suara gaduh atau gangguan-gangguan teknis yang kadang-kadang muncul saat komunikasi berlangsung. dan bawahan dengan bawahan agar menciptakan kerjasama yang harmonis diantara para pegawai sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai.27 4. Komunikasi intern Adalah komunikasi yang bersifat informal antara pimpinan dengan bawahan. Yang termasuk dalam komunikasi intern antara lain : • Komunikasi vertikal Adalah komunikasi yang berlangsung dari pimpinan ke bawahan (downward communication) atau dari bawahan ke pimpinan (upward communication). dsb. faktor lingkunganpun mempengaruhi. Wujud komunikasi seperti rapat dinas. Faktor lingkungan Berhasil tidaknya komunikasi. Wujud komunikasi seperti wawancara dengan . saran. Dalam komunikasi ini digolongkan dalam 2 bentuk komunikasi yaitu : • Komunikasi formal Adalah komunikasi yang dilakukan organisasi dengan pihak luar melalui media yang resmi. dsb. seminar. Wujud komunikasi seperti instruksi. • Komunikasi horizontal Adalah komunikasi antara pimpinan dengan pimpinan atau bawahan dengan bawahan.

ilmu informasi membahas tentang kegiatan menghimpun. mencatat. penerbitan brosur. Informasi Sebagai cabang ilmu administrasi.28 pers. Wujud komunikasi ini seperti memperhatikan sikap/perilaku anggota yang ada dalam organisasi. sistematis. Prajudi Atmosudirdja. dan kepercayaan pihak luar terhadap organisasi. misalnya : • Political intelligence • Government intelligence • Military intelligence • Business intelligence • Monetary intelligence • Industrial intelligence . dukungan. website. Pimpinan biasanya membutuhkan intellijens yang secara otomatis termasuk orang-orang yang cerdas. Ilmu Intellijens Adalah ilmu yang tertua dan klasik karena sebelum Masehi atau zaman kerjaan telah diterapkan dan mempelajari sistem informasi yang diperoleh dari saluran/media yang sifatnya terbuka dan birokratis. dan menyimpan berbagai keterangan obyektif yang diperlukan. penyelenggaraan pameran. ilmu informasi terbagi menjadi 3 jenis ilmu antara lain : 1. hanya untuk menambah perhatian. Menurut Prof. dsb. • Komunikasi informal Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak luar secara tidak resmi. dan intuitif. untuk dipakai sebagai alat mengambil keputusan maupun pengamanan atau tindakan penyelamatan. mengolah. menyebarkan. logis. menggandakan. jujur. 4. Berbagai jenis intellijens yang dikelompokkan dalam masing-masing bidang spesialisasi. pemasangan iklan.

agar dapat mengisi lowongan pekerjaan biasanya syaratsyarat utama yang dibutuhkan organisasi antara lain : . Ilmu Tata Usaha Ilmu tata usaha bersumber dari zaman Mesir Kuno dan di Romawi Kuno. Personalia Ilmu personalia (sumber daya manusia) berkembang pesat dan menjadi bahasan popular saat ini di kalangan masyarakat. 5. Tetapi.29 2. Sistem informasi yang digunakan pada ilmu ini berhubungan dengan pekerjaan kertas (paper work). ilmu personalia menekankan pada kegiatan mengatur dan mengembangkan tenaga kerja. ilmu tata usaha modern berkembang di Eropa pada abad ke 17. antara lain : • Penerimaan • Pencatatan • Penggandaan • Penyimpanan • Pemilahan • Pengolahan • Pendistribusian 3. dengan dimulainya kertas atau perkamen atau papyrus sebagai alat mencatat informasi. sebagai cabang dari ilmu administrasi. Secara umum. Informasi yang disampaikan pada ilmu ini dapat besifat specified (berdasarkan keperluan) dan discretionary (pimpinan menentukan sendiri). Ilmu Sistem Informasi Manajemen (SIM) Ilmu sistem informasi manajemen merupakan bentuk tata usaha modern yang mengkaitkan dengan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data untuk menghasilkan keputusan/kebijaksanaan. yang akhirnya menjadi serentetan pekerjaan rutin yang dilakukan tata usaha.

Terlebih lagi pemerintah mencanangkan minimal pendidikan adalah 9 tahun. ketrampilan tersebut dapat berkembang melalui kegiatan training yang diadakan organisasi. dan respek terhadap lingkungan. Sehingga orang berbondong-bondong untuk bisa mengantongi ijasah pascasarjana. bertanggung jawab. Kepribadian utama yang harus dimiliki pegawai adalah jujur. 2. Bila terjadi lowongan pekerjaan dalam organisasi. Melalui pendidikan baik formal maupun informal menunjang kualitas hidup manusia. Ketrampilan diperoleh melalui pendidikan formal maupun informal. pegawai yang . Pendidikan Latar belakang pendidikan menjadi syarat mutlak dalam rekruitmen pegawai. di era platinum ini pendidikan pascasarjana menjadi pilihan banyak orang untuk meningkatkan kualitas hidupnya. Nantinya diharapkan. Ketrampilan Ketrampilan merupakan salah satu talenta atau nilai plus yang dimiliki oleh calon pegawai. Namun. Mereka yang berasal dari organisasi sendiri dan hendak mengisi lowongan pekerjaan biasanya mendapat prioritas pertama asal memenuhi persyaratan yang ditentukan. Informasi tersebut disebarluaskan agar diketahui pencari kerja. Sumber tenaga kerja intern Sumber tenaga kerja dari dalam (intern) meliputi pegawai yang telah menduduki jabatan dan sudah pula terikat perjanjian kerja dengan organisasi tempat unit kepegawaian bernaung. Namun. Kedua sumber tersebut diuraikan sebagai berikut : 1. Kepribadian Kepribadian merupakan watak dari pegawai yang menunjang keberhasilannya dalam bekerja. Media yang dipilih diusahakan mampu menarik hati calon tenaga kerja untuk tertarik melamarnya. maka unit kepegawaian memiliki tugas menyiapkan rekrutmen pegawai dengan menyebarkan informasi tersebut ke berbagai media. ada yang berasal dari sumber intern maupun ekstern. 3.30 1. Sumber pegawai yang dapat direkrut mengisi lowongan.

Bila rekruitmen kurang cermat. Bagian rekruitmen melakukan penarikan pegawai. Sumber tenaga kerja ekstern Rekruitmen pegawai dari luar akan memacu pelamar bersaing secara terbuka. Dengan demikian. melalui banyak saluran antara lain : 1. 2. rekruitmen pegawai baik dari sumber intern maupun ekstern memiliki keuntungan dan kerugian. baik ekstern maupun intern dapat bertindak aktif dan pasif. Akibatnya. jika pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke organisasi. Terlebih lagi bila hal tersebut dilakukan atas dasar system kawan (spoil system) karena dapat menimbulkan klik kepegawaian yang kurang sehat. Jika hal itu terjadi. Sumber penarikan pegawai baik dari ekstern maupun intern. . jumlah pelamar yang mendaftar kadang-kadang jauh melebihi jumlah yang dibutuhkan. karena pegawai mengusulkan kawannya dan secara langsung pegawai yang mengusulkan harus menjadi penjamin kualitas kawan yang diusulkan.31 ditarik dari dalam kalau tidak dipilih dengan cermat dapat menjadi boomerang di kemudian hari. Kawan pegawai Jika terjadi lowongan pekerjaan. organisasi menginformasikan kepada pegawai untuk mengusulkan kawan dekatnya menempati jabatan yang lowong. Berbeda dengan pegawai dari luar organisasi yang membuka persaingan bebas antar pelamar sehingga unit kepegawaian dapat memilih pelamar yang rata-rata tergolong baik untuk kemudian dibina menjadi pegawai yang baik. dapat merugikan karena pegawai yang terpilih hanya ingin mencari pengalaman dan menyelidiki kondisi perusahaan selama masa percobaan. Aktif berarti memanfaatkan berbagai saluran/media komunikasi untuk memperoleh tenaga kerja. bagian rekruitmen harus mampu menyeleksi secara ketat sehingga mendapatkan pegawai yang berpotensial sesuai persyaratan. Hal ini sudah biasa.

4. kantor pemerintahan ini sampai pada tingkat kabupaten dan memiliki balai latihan sampai tingkat kecamatan. Kerabat pegawai Rekruitmen ini memprioritaskan pegawai yang memiliki hubungan saudara (nepotisme). Organisasi profesi Rekruitmen pagawai menggunakan saluran melalui anggota organisasi profesi. pegawai yang mengusulkan kawannya belum sepenuhnya menjadi penjamin kualitas kerja kawannya yang setaraf dengan dirinya. bagian kepegawaian dapat memonitor siswa yang berpotensi untuk menjadi pegawai pada organisasi bila sudah lulus pendidikan. Rekruitmen terkadang kurang murni. dan lain lain yang dapat menimbulkan masalah di kemudian hari. Meskipun rekruitmen pegawai melalui kawan ini baik. misalnya : sarjana kedokteran tergabung dalam IDI (Ikatan Dokter Indonesia).32 Namun. Faktor keberuntungan pun menjadi pengaruh rekruitmen serupa. Saat itulah. satu agama. 2. nepotisme terjadi bila pegawai diterima karena ada hubungan saudara walaupun tidak memenuhi syarat. 3. . Dalam kehidupan sehari-hari. 5. Prinsip The Right Man In The Right Place diabaikan. ada kecenderungan subjektifitas mendominasi. Organisasi ini menjadi tempat yang dihuni orang-orang terlatih dan terdidik. terkadang meletakkan diskriminasi misalnya pegawai mengusulkan kawannya yang satu suku. Depnaker Departemen tenaga kerja menjadi penghubung antara pencari tenaga kerja dan calon pegawai. Lembaga Pendidikan Rekruitmen melalui lembaga pendidikan dilakukan dengan cara. sekretaris tergabung dalam ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia). organisasi memberi kesempatan magang bagi siswa lembaga tersebut.

7. data tersebut disimpan dengan masa tertentu.33 6. Akhirnya. Iklan ini akan menarik minat pelamar. Ada 2 jenis iklan yaitu Want Advertisement & Blind Advertisement. Jenis iklan Blind Advertisement. . Majalah/Koran dipilih terlebih dahulu untuk membatasi pelamar. Lembaga ini memiliki tenaga ahli dari berbagai disiplin ilmu yang siap menyelesaikan pekerjaan sesuai permintaan. pelamar dating secara kebetulan mencari pekerjaan. cara melamar. dan data pelamar sendiri oleh organisasi disimpan sebagai arsip yang sewaktu-waktu bila perusahaan membutuhkan pegawai dapat informasi dari file tersebut. Jenis iklan Want Advertisement. Rekrutmen itu bersifat kebetulan saja sehingga disebut Walk-in. Tetapi. bila tidak diperlukan dimusnahkan. Kadang kala. dana. dan syarat-syarat pelamar. kemudian ditawarkan atas dasar kontrak kerja. Open house Suatu ketika. bagian kepegawaian merekrut pegawai dengan system pegawai lepas atau berdasarkan kontrak kerja saja ( parttime job). tetapi bagian kepegawaian pun tetap harus menyediakan waktu. adalah iklan yang tidak menyebutkan nama perusahaan dan diganti dengan nomor iklan koran/kotak pos. Pemanfaatan leasing ini menguntungkan organisasi karena organisasi mendapat pegawai yang bermutu dan terhindar dari pembayaran seperti tunjangan-tunjangan pada pegawai tetap. dan tenaga untuk menyeleksi pelamar. Leasing. organisasi mengalami peningkatan pekerjaan sehingga kekurangan pegawai. Walk-in. adalah iklan yang menyebutkan nama perusahaan. Iklan Rekruitmen pegawai melalui iklan dapat dicetak pada majalah atau Koran. organisasi mendapat pegawai yang datang sendiri ke kantor organisasi tersebut. Organisasi dapat merekrut melalui leasing yang merupakan lembaga yang menyediakan tenaga ahli bidang tertentu.

Rekrutmen ini mengutamakan pegawai yang domisilinya dekat lokasi pekerjaan. Pewawancara secara langsung dapat mengetahui kemampuan. Tes Selesai seleksi administratif disusul kemudian tes untuk mengetahui sejauhmana kemampuan seseorang terhadap bidang pekerjaannya. Open house menguntungkan karena organisasi tidak perlu menyediakan transportasi. Sedangkan pelamar pun harus menunjukkan sejelas-jelasnya baik talenta maupun kepribadiannya agar dapat menarik simpati pewawancara. Wawancara Wawancara menjadi bagian penting dari seleksi pegawai. 3. terakhir rekrutmen dengan cara yang disebut Open House. kepribadian. Tujuan latihan masa percobaan . dan berhasil dengan baik jika kedua pihak melakukan persiapan. Pelamar yang lulus seleksi dan diterima sebagai pegawai. akan melalui tahap masa percobaan (trainee). Seleksi administratif pelamar Seleksi administratif menjadi dasar kebijakan bagian kepegawaian. Umumnya. masa percobaan dilalui selama 3 bulan atau lebih. 2. pengetahuan. dan sikap pelamar.34 Selain cara-cara di atas. sebab seleksi ini menitikberatkan pada kebenaran informasi dari surat lamaran dan dokumen-dokumen pendukung si pelamar. Tes yang umum digunakan ada dua yaitu tes tertulis dan tes lisan. penginapan. Masa percobaan menjadi batu loncatan sebagai awal keberhasilan karier pegawai di kemudian hari. Masalah seleksi pegawai meliputi : 1. Untuk itu bagian kepegawaian harus menyiapkan dan melaksanakan program khusus dengan uraian sebagai berikut : 1. Bagian kepegawaian harus melakukan kegiatan seleksi pegawai agar memperoleh pegawai yang memenuhi persyaratan. dan sebagainya terhindar dari pemborosan waktu yang digunakan pegawai untuk pergi/pulang kantor.

serta hak dan kewajiban pegawai. Kegiatan masa percobaan. Bagian kepegawaian memberikan uraian umum tentang kebijakan organisasi. Sedangkan pimpinan unit kerja (Kabag/manajer) mengenalkan dan melatih bidang pekerjaan di unitnya. dan teknik pada unit kerja dan kegiatan yang dilakukan sama hal nya dengan orientasi formal. Kepada organisasinya. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah kecil. Dilakukan bagian kepegawaian yang bekerjasama dengan pimpinan masing-masing unit kerja (Kabag/Manajer). Oleh sebab itu pembinaan kemampuan kerja dilaksanakan organisasi melalui bagian kepegawaian semenjak proses rekruitmen hingga masa percobaan. pegawai memberikan sumbangsih baik tenaga dan pikiran. • Orientasi informal. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah besar. efektivitas pimpinan dan stabilitas produksi tetap tinggi. Dengan menekankan pada proses. 2. • Menyamakan persepsi akan pengetahuan dan ketrampilan kerja yang dimiliki personil baru tentang realita pekerjaan yang dianut pada organisasi. • Dengan melatih personil baru. 3. Pembinaan kemampuan kerja pegawai tersedia dalam 2 model yakni : . Orientasi pegawai masa percobaan • Orientasi formal. pelaksanaan latihan (schedule). prosedur.35 • Membantu pegawai masa percobaan agar mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja untuk mencapai efisiensi kerja dan produktivitas organisasi tidak terganggu karena kehadiran personil baru. hakikatnya sama dengan proses belajar mengajar dimana bagian kepegawaian membuat rencana terstruktur untuk program latihan yang diberikan. Pegawai (sumber daya manusia) termasuk dalam bagian invenstasi organisasi yang tidak ternilai. dan teknik pelaksanaannya.

keahlian. Oleh pimpinan dikenai hukuman disiplin dengan cara menunda kenaikan pangkat selama 1 tahun. ketrampilan yang sesuai dengan jabatannya. jika guru tersebut tahun 1995 . IVA-D. Hukuman tingkat rendah. mutu kerja. IIIA-D.36 1. Hukum disiplin dibagi menjadi 3 tingkat yaitu : 1. tunduk dan mematuhi segala peraturan yang dibuat dan ditetapkan. Tujuannya untuk meningkatkan kemampuan kerja. 2. Disiplin organisasi merupakan keadaan tertib para personil yang tergabung dalam organisasi tersebut. maka akan terkena hukuman disiplin. dan sikap saat mengampu jabatan dalam bidangnya. Tujuannya agar pegawai siap memasuki dunia kerja dan mampu segera berkarya.000 menjadi Rp 185. tetapi karena hukuman disiplin maka tahun 1998 baru naik pangkat). pernyataan tertulis tidak puas. Hukuman tingkat sedang. dan penurunan pangkat setingkat lebih rendah (Sama dengan kenaikan pangkat setingkat lebih tinngi. contoh : penundaan kenaikan gaji berkala (Seorang PNS melanggar peraturan. diberi hukuman tingkat sedang dengan cara memberi penundaan kenaikan gaji berkala yang biasanya diperoleh selama 1 tahun maka 4 bulan sekali menerima kenaikan gaji dari Rp 175. ketrampilan. Bila tidak mematuhi disiplin organisasi yang diterapkan. misal mengajar tahun 1995 golongan IIIA maka tahun 1997 menjadi golongan IIIB. Jika guru tersebut kenaikan pangkat 2 tahun sekali. IIA-D.000). contoh : teguran lisan. Preservice training Pembinaan pegawai ketika masih dalam masa percobaan dikenal dengan istilah preservice training. penundaan kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi (Dalam tingkatan pegawai negeri digolongkan menjadi IA-D. karena pegawai dibekali pengetahuan. teguran tertulis. 2. Untuk guru yang lulusan sarjana memperoleh golongan IIIA melanggr peraturan. Inservice training Pembinaan pegawai yang secara terus menerus berkelanjutan dari latihan masa percobaan.

contoh : pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri (Seorang PNS berusia 50 tahun dengan masa kerja 10 tahun diberhentikan dengn memperoleh hak kepegawiaan seperti askes. Masing-masing unsur dihargai dengan nilai yang ditetapkan. hakim. Ada 2 metode penilaian yang dapat dipilih organisasi. dan pembebasan dari jabatan (Seorang guru tahun 1995 menjabat sebagai Wakasek. Penilaian sistem kredit Metode penilaian yang diterapkan khusus untuk jabatan fungsional seperti dokter. Meningkatkan cara kerja pegawai. . 2. karena kasus ia mendapat hukum disiplin tingkat berat maka tahun 1996 ia dicabut dari jabatan tersebut dan tetap menjadi guru). Langkah penting selanjutnya yang perlu dipelajari dalam ilmu sumber daya manusia (personalia) adalah administrasi penilaian pegawai. antara lain : 1. guru. dan lain-lain. 2. pengacara.37 golongan IIIA maka tahun 1997 golongan IIIB. Penilaian pegawai dilakukan secara objektif berdasarkan catatan yang akurat. Penilaian yang dilaksanakan dengan cara digolongkan atas pekerjaan pokok dan pekerjaan penunjang. 3. bersifat rahasia dalam kurun waktu satu tahun. Hukuman tingkat berat. pemberhentian tidak dengan hormat (Seorang guru yang mengajar di suatu daerah dan terlibat dalam organisasi terlarang. karena hukum disiplin tahun 1996 golongan IID dan baru tahun 1998 menjadi golongan IIIA kembali. tunjangan anak. oleh pemerintah diberhentikan tidak dengan hormat karena bertentangan dengan negara dan si guru tidak mendapatkan hak-hak kepegawaiannya). Sebagai masukan untuk perbaikan agar bekerja lebih efisien. Penilaian biasa Metode penilaian yang dilakukan pimpinan dengan cara mencatat aktivitas pekerjaan pegawai pada buku catatan yang tersedia.). pemsiun yang diambil setiap bulan dengan perolehan 80% dari gaji terakhir). dosen. Tujuan diadalannya penilaian ini adalah : 1.

beberapa contoh yang termasuk dalam kegiatan mutasi : 1. Perubahan jabatan yang tidak mengurangi tanggung jawab. Pemberhentian pegawai atau pemutusan hubungan kerja (PHK) terjadi bila pegawai dinilai sudah tidak produktif lagi. 2. sehingga organisasi mengambil keputusan berdasarkan kebijakan dan peraturan pemberhentian yang sedang berlaku. misalnya kepala sekolah yang diturunkan jabatannya kembali menjadi guru biasa.38 sehingga pegawai berkewajiban mengumpulkan sesuai nilai (point) yang diminta. Atas kehendak organisasi Pemberhentian atas kehendak organisasi dikarenakan beberapa alasan misalnya : adanyan pengurangan pegawai. atau pindah kerja. Pemindahan dari satu tempat ke tempat lain dalam jabatan yang sama. . Promosi. 3. Mutasi dapat bersifat positif maupun negatif. Mutasi berati pemindahan atau perubahan jabatan dalam organisasi. misalnya kepala bidang pendidikan menengah umum propinsi Jatim dipindah menjadi kepala bidang pendidikan menengah kejuruan propinsi Jatim. 4. Pemberhentian digolongkan menjadi tiga jenis yaitu : 1. pensiun dan sebagainya. Tugas akhir dari administrasi kepegawaian adalah kegiatan mutasi dan pemberhentian pegawai. misalnya manajer pemasaran cabang Surabaya dipindah menjadi manajer pemasaran cabang Bali. Atas permintaan pegawai sendiri Pemberhentian atas permintaan pegawai sendiri dikarenakan beberapa alasan misalnya : karena sudah lanjut usia. Demosi. misalnya guru bidang studi yang diangkat menjadi kepala sekolah. tidak puas dengan cara bekerja pegawai. 2. karena cacat atau secara fisik kondisi pegawai belum menguntungkan sehingga tidak dapat menunaikan tugas.

Perangko b. Kas berarti pula alat penukar berupa uang kertas. uang logam. Karena terpaksa Pemberhentian karena terpaksa disebabkan beberapa hal misalnya : meninggal dunia. kas merupakan alat penukar yang dapat dipergunakan untuk membayar kewajiban perusahaan jangka pendek (pinjaman). terkait dengan organisasi terlarang. Finansia Ilmu finansia (keuangan) menjadi cabang dari ilmu administrasi. Cek mundur (cek yang pengambilannya ditangguhkan trlebih dahulu) c. 6. dan sebagainya. Definisi kas menurut : a.39 3. dan sebagainya. b. Istilah uang kas berarti uang tunai yang ada dalam kas. kas adalah tempat penyimpanan uang. . Keuangan . cek. tersangkut pidana. kas adalah kekayaan badan usaha yang tersedia dan dapat dipergunakan untuk melakukan kewajiban perusahaan. Pendek kata. dan alat penukar uang tersebut. Kas dapat digunakan untuk membayar pinjaman jangka pendek dalam akuntansi termasuk harta lancar. Ada beberapa kertas berharga yang tidak tergolong dalam kas : a. membahas tentang pokok-pokok kegiatan pengaturan dan pengolahan dalam menggunakan segi-segi pembiayaan sekaligus pertanggungjawaban keuangan (PPBS). tempat membayar atau menerima uang dan juga peti kayu sebagai alat mengirim barang. Kamus umum bahasa Indonesia. deposito yang segera dapat ditarik rekening giro. Kas bon (hutang pegawai) Semua yang tergolong kas dapat dipakai membayar pinjaman atau hutang jangka pendek.

• Bila penerima kas juga merangkap tugas mengeluarkan kas. nota. Pengawasan penerimaan kas Kebijakan pencegahan penyelewengan uang terhadap penerimaan kas sebagai berikut : • Penerimaan kas disetor ke bank secara berkala dan dilakukan setiap hari. • Setiap transaksi yang mengakibatkan penerimaan uang tunai harus disertai dokumen yang sah (kuitansi. dsb) • Perpindahan uang kas dari pegawai yang satu ke pegawai yang lain dilakukan dengan bukti pertanggungjawaban. Oleh karena itu. Terlebih lagi. Pengurusan kas merupakan pekerjaan yang banyak menanggung resiko bila dibandingkan dengan bidang pekerjaan keuangan lainnya. pengurusan kas tidak hanya mengurusi uang tunai yang digunakan sebagai alat pembayaran yang sah. tetapi mengurus kertas berharga juga yang bukan berwujud uang tunai. pihak pimpinan dalam usaha khususnya kepala bagian keuangan harus melakukan pengawasan secara ketat namun bijaksana dalam bidang tersebut. jadi khusus menerima kas saja. Hal serupa harus diantisipasi. Rincian kebijakan yang dipilih untuk ditetapkan dalam mengurus kegiatan pengawasan kas diuraikan sebagai berikut : a. • Penerima kas harus tidak bertugas ganda. dan pemisahan fungsi pegawai yang mengurus kas akan banyak membantu mencegah dan menyalahgunakan keuangan. saat mencatat transaksi dan rekonsiliasi bank memberi peluang penyelewengan keuangan. Pengawan secara preventif dengan mekanisme pengurusan seperti prsedur proses penerimaan dan pengeluaran kas. mereka yang bergerak di bidang pengurusan uang tunai.40 Dengan demikian. . spesialisasi pegawai atas tugas penerimaan dan pengeluaran kas.

Atas . • Semua cek yang ditandatangani petugas yang menyusun rekonsiliasi bank sebaiknya dilakukan secara tertutup. Pengawasan pengeluaran kas Pengawasan pengeluaran uang dari kas dilakukan melalui kebijakan sebagai berikut : • Pengeluaran kas sebaiknya tidak dengan uang tunai tetapi dengan cek. • Dana kas disimpan dengan aman. Keuangan negara harus diurus sesuai dengan anggaran belanja yang telah ditetapkan olah undangundang. Penatausahaan Keuangan Negara Kekayaan negara dinilai dengan uang. • Dana yang disimpan dengan aman. • Setiap transaksi didukung dengan dokumen sah dan harus disahkan pejabat untuk bahan pemeriksaan. • Pengeluaran kas dengan uang tunai untuk kas kecil dibatasi hanya untuk hal-hal yang perlu saja. Jadi. c. pengurusan keuangan negara pada umumnya diselenggarakan dengan berpedoman pada anggaran (budgeting) dan pemeriksaan (auditing). sebaiknya sering dihitung secara mendadak. • Petugas penyusun rekonsiliasi tidak diserahi tugas menerima kas atau menandatangani cek. dan itu menjadi medan kegiatan ilmu administrasi keuangan negara dalam arti luas. • Petugas yang mengurus cek tidak merangkap sebagai petugas yang mengurus kas. Pengawasan saldo kas Upaya mencegah penyalahgunaan saldo kas ditempu dengan cara sebagai berikut : • Saldo kas diawasi secara ketat.41 b.

. Kewajiban negara kita dirumuskan dalam UUD 1945 negara diberi hak istimewa berkaitan dengan keuangan negara agar pelaksanaan kewajiban negara berhasil mewujudkan kesejahteraan rakyat. Negara mempunyai kewajiban menjalankan pemerintahan dan membayar tagihan pihak ketiga yang harus dibayar pemerintah. aktivitas. 1980:12) Negara termasuk rumah tangga yang mementingkan pelayanan kepada masyarakat (public service). dan proyek-proyek yang merupakan isi dari rencana kerja. baik kekayaan yang berada dalam pengurusan para pejabat atau lembaga termasuk pemerintahan maupun berada dalam penguasaan dan pengurusan bank pemerintahan dengan status hukum perdata”. “seluruh kekayaan negara. dan hak melakukan pungutan yang sah. c. pertanggungjawaban dan pengawasan uang milik negara. definisi keuangan negara adalah …. hak mengadakan pinjaman paksa kepad rakyat. termasuk di dalamnya segala bagian-bagian harta milik kekayaan itu dan segala hak dan kewajiban yang timbul karenanya. Hak itu meliputi : hak mencetak uang. Hak dan kewajiban negara inilah yang merupakan hakikat keuangan negara. pembukuan uang negara. hak menarik pajak. kegiatan penatausahaan meliputi bidang penyediaan anggaran keuangan negara. Sumber yang dapat digunakan menutup biaya tersebut. Pelaksanaan kewajiban memerlukan dana yang harus deprogram secara cermat dalam anggaran negara. b. Jumlah biaya yang dikeluarkan. Oleh karena itu. Sesungguhnya anggaran meliputi taksiran tentang : a. (UU No 7 tahun 1965) . Istilah anggaran dalam bahasa Belanda “begroooting” dan dalam bahasa Inggris “budget”. Dengan demikian. negara harus ditopang dengan hak menguasai keuangan negara agar dapat melaksanakan kewajibannya. Jasa. (Westra Pariata. hak mengadakan perjanjian pinjaman.42 dasar pemikiran tersebut. hak memungut iuran.

nondepartemen. Dalam praktek pengurusan keuangan negara di Indonesia. dibebankan kepada Badan Otorisasi sedangkan fungsi no 3 dan 4 dijalankan oleh Badan Ordonator. kemudian membebankan kepada mata anggaran yang sudah ditetapkan. 2. Menerima dan mengkaji tagihan kepada negara. Mengatur dan mengusahakan agar penerimaan negara yang dikelola adalah lembaga departemen. Pengurusan Umum dan Khusus Keuangan Negara Pengurusan umum lebih menekankan pada penguasaan uang dan barang milik negara. Kepala Lembaga Negara. Penggunaan keuangan negara dianggarkan setiap tahun dalam satu kebijakan negara yang kemudian dijadikan undang-undang APBN yang disusun sesuai dengan daur/siklus anggaran. Pengurusan umum dan khusus dilakukan badan-badan yang disebut otorisator dan ordonator. keuangan negara adalah hak dan kewajiban negara serta segala sesuatu yang berhubungan dengan hak dan kewajiban tersebut yang dinilai dengan uang. . Menerima jumlah penerimaan negara yang dilakukan oleh lembaga departemen. Presiden mendelegasikan kembali kepada para Menteri. perusahaan milik negara dan ABRI/POLRI. Panglima ABRI/POLRI. nondepartemen. dan pimpinan perusahaan negara. ABRI/POLRI dan perusahaan milik negara masuk kas negara sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Dalam tugas sehari-hari. Badan Otorisator dipercayakan kepada Presiden sebagai mandataris MPR. Memutuskan kebijakan keuangan (moneter) yang berakibat penerimaan negara/pengeluaran negara. Fungsi pada no 1 dan 2 di atas. 4. sedangkan pengurusan khusus lebih mengutamakan pada pelaksanaan perintah yang dikeluarkan badan yang bertindak dalam lingkup pengurusan umum. 3. Pemisahan pelaksana fungsi itu sesuai dengan undang-undang yaitu Badan Otorisator tidak boleh merangkap sebagai Badan Ordonator. Kedua badan itu memiliki fungsi : 1.43 Tegasnya.

Presiden menunjuk Menteri Keuangan untuk bertindak sebagai Badan Ordonator. pengaturan dasar seperti ini bertujuan agat tidak terjadi defisit). Komponen pendapatan yang diharapkan untuk menutup belanja. Asas universalitas = asas brutto (jumlah anggaran belanja ditetapkan secara bulat tanpa dipotong). serta lembaga ABRI/POLRI di bawah Panglima yang menguasai keuangan negara atas angkatannya masing-masing. 3. Mereka yang bertindak sebagai Badan Otorisasi keuangan negara. Komponen belanja yang direncanakan akan dikeluarkan oleh pemerintah guna melakukan kewajiban negara. Asas keseimbangan (anggaran pendapatan belanja harus ditutup dengan anggaran pendapatan. Asas pemerincian (rincian anggaran disesuaikan dengan fungsi kegiatan yang dijalankan oleh tiap organisasi pemerintahan.44 Presiden dan mereka yang menerima pelimpahan wewenang itulah yang menjalankan fungsi no 1 dan 2 di atas. Komponen Anggaran Negara Anggaran pendapatan dan belanja negara memiliki 2 komponen : 1. yang tidak rutin biaya yang bersifat investasi dan disebut biaya pembangunan. Pengeluaran rutin menyangkut pengeluaran yang bersifat konsumtif dan operatif. 2. Asas Penyusunan Anggaran Anggaran negara disusun berdasarkan asas-asas tertentu misalnya : 1. Komponen Anggaran Belanja Negara Pengeluaran negara ada yang rutin dan tidak rutin. Ia dalam menjalankan tugasnya sehari-hari dibantu oleh Kepala Kantor Perbendaharaan Negara yang berdomisili di setiap propinsi. 2. kabupaten. penyusunannya harus menggambarkan obyek yang dibiayai). Selanjutnya. .

belanja subsidi daerah otonom. perabot. Komponen Anggaran Pendapatan Negara Penerimaan negara diperoleh dari dalam negeri dan luar negeri. peralatan kantor. atau perlengkapan untuk membantu pencapaian tujuan suatu usaha kerjasama. pengadaan. kemudian menutupnya dengan menetapkan anggaran pendapatan dari sumber-sumber penerimaan negara. komponen APBN meliputi belanja pegawai. Fungsi perbekalan berpedoman pada kegiatan : . peralatan. pengaturan menggunakan peralatan/perlengkapan (operasional) kerja. dan perlengkapan kantor. denda. sedangkan hutang luar negeri disebut foreign debt. Ketika pembuatan APBN pemerintah menetapkan pengeluaran yang dibutuhkan dalam bentuk belanja negara terlebih dahulu. belanja barang. belanja pemeliharaan. 7. dan lain-lain. Penerimaan bukan pajak meliputi : penerimaan hasil bersih perusahaan negara. Perbekalan berkaitan erat dengan masalah penyediaan bekal berupa barang. iuran. pengendalian. dan penerimaan di luar sector minyak yang utama adalah pajak dan bukan pajak. milik pemerintah. Fungsi perbekalan untuk menyediakan informasi tentang kebutuhan perbendaharaan kantor yang terdiri dari perabot kantor.45 Jadi. Perbekalan Ilmu perbekalan (logistik) yang termasuk dalam cabang ilmu administrasi membahas tentang kegiatan perencanaan. Penerimaan dalam negeri meliputi : pendapatan dari sector minyak bumi. Dalam bahasa Inggris disebut supply. penerimaan dari retribusi. biaya bantuan proyek dan juga anggaran belanja yang mengantisipasi hutang pemerintah (public debt). dan perawatan serta penyingkiran barang-barang keperluan kerja. gas alam. pengimpanan. Bekal berarti barang atau uang persediaan untuk digunakan dalam perjalanan.

hibah Sewa dapat dilakukan bila : a. pinjam. Adapun anggaran perbekalan itu itu hendaknya disusun sekurang-kurangnya berisi anggaran pembelian. b. sehingga barang-barang tersebut mampu mendukung kegunaan usaha mencapai target keuntungan yang maksimal. • Sewa. c. meliputi : a. who. Rencana penghapusan barang perbekalan. Pengadaan. 2. b. Penganggaran. Rencana penimbunan. penyimpanan. penyaluran. antara lain : a. penelitian dan pengembangan. hadiah. memperbaiki/membuat • Pembelian Beberapa prinsip yang perlukan dipahami dalam melakukan pembelian barang perbekalan. Kualitas barang lebih diutamakan. pemeliharaan. menyewa atau membuat sendiri). menyewa. 3. adalah pemenuhan kebutuhan barang perbekalan dengan berbagai cara. Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan memperhatikan rumus 5 W dan 2 H (what. why. c. meliputi penetapan alokasi dana khusus untuk persediaan pengadaan barang perbekalan. d. how). dan penyerahan barang-barang perbekalan. Rencana pemeliharaan barang perbekalan. Adapun langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pengadaan perbekalan. meminjam. misalnya membeli.46 1. perbaikan. Rencana pengadaan barang (membeli. Harus sesuai dengan rencana pengadaan dan fungsinya bagi unit pemakai. Barang tidak perlu mewah. how much. menerima hibah/hadiah. when. pendistribusian. Barang/perlengkapan hanya digunakan pada musim fluktuasi kerja memuncak. yaitu : . sendiri. namun sesuai kebutuhan. where.

Sehingga memerlukan dana. Contoh skema jenis gudang sesuai kondisi ruangan yang dimiliki : barang sendiri dilakukan organisasi dengan . Kalau hibah/hadiah merupakan pemberian cumacuma dari organisasi yang lain. jangka waktu kegunaannya imbang dengan biaya perbaikan. Biaya perbaikan jauh lebih murah disbanding membeli barang baru. binatang. Sedangkan kegiatan memperbaiki dilakukan organisasi dengan alasan yaitu : a. Tersedianya bahan baku yang cukup. 4. • Membuat/memperbaiki barang perbekalan Membuat pertimbangan : a. b. kegiatan ini membutuhkan ruangan agar barang itu tetap aman dari kerusakan yang disebabkan oleh alam. Harga peralatan sangat tinggi dan sangat dibutuhkan.47 b. Pengumpulan/penggudangan/penyimpanan. c. tetapi suku cadang dapat diperoleh dengan mudah. c. Peralatan yang diperbaiki sudah tidak diproduksi lagi. sarana. c. Tersedianya tenaga yang produktif untuk membuat sendiri. Peralatan tersebut langka. Barang yang diperbaiki. guna penyediaan ruangan (gudang). maupun manusia. Pembuatan sendiri dilakukan untuk melatih teknisi dalam negeri. Membeli barang baru jauh lebih mahal disbanding membuat sendiri. dan biaya operasional. Sedangkan peminjaman dilakukan pada instansi lain dalam kaitan adanya kerjasama. d. b.

 Gudang serbaguna. Gudang tertutup. Gudang semi tertutup disebut lumbung (open shed). dan belakang. berwujud padang luas dibatasi pagar. dengan ciri-ciri beratap. biasanya bersusun/bertingkat dengan sarana pengangkut (troli. c. tertutup rapat sehingga harus menggunakan AC. kanan. misalnya : yang akan dimuat di kapal. Gudang terbuka. dengan ciri-ciri tidak memiliki atap. gudang kereta api.  Gudang terbuka diolah. untuk menyimpan barang perbekalan agar tahan lama (bertahun-tahun). lantainya diratakan atau diaspal. lantainya tanah atau yang diratakan saja. stasiun kereta api. pangkalan udara atau pangkalan truk. cocok untuk transit barang. truk.48 T erbuka Semi T er tutup/Lumbung (open shed) T ransit T er tutup S er baguna Kedap udara Pendingin GUDANG Bertangki k er ing T ahan api Igloo (bahan peledak) Keterangan : a. berdinding samping kiri. terdiri dari 2 ruangan : .  Gudang kedap udara. b. umumnya berlokasi dekat pelabuhan. lori. forklift). berdinding kiri. dan pengungkit katrol.  Gudang pendingin. untuk menampung barang yang tidak mudah rusak karena pengaruh cuaca :  Gudang terbuka tidak diolah. lori. cirinya : bangunannya beratap. kanan. dan belakang :  Gudang transit untuk menimbun barang yang akan dipindah ke tempat lain.

metode penyimpanan. untuk menyimpan barang api yang mudah menyala/terbakar. bahan kimia yang mudah terbakar.ruangan pembeku (menyimpan barang kimia yang mudah terbakar. dibuat dari baja berlantai beton kuat untuk menyimpan barang persediaan masa puluhan tahun mendatang. mengawetkan makanan) d. Selain itu. kode lokasi barang. Prosedur penatausahaan barang perbekalan (kedua fisik barang. Pencarian kembali barang akan mudah ditelusuri kembali bila digunakan dengan peletakan barang. Gudang tahan api. misal : penyimpanan senjata. cat. mesin. Prosedur penyampaian berita pengiriman barang (kesiapan penerima adalah pemakai barang). hendaknya memperhatikan lokasi tempat penyimpananannya. e. dan lain-lain supaya tidak mudah meledak. dan denah tempat penyimpanan yang jelas. c. Prosedur pelaksanaan dan pengangkutan (kesiapsiagaan petugas pengangkut. Untuk menyimpan bahan peledak. roket. ruangan yang tersedia. misal : jenis minyak cat. ketertiban administrasi. dan jalur transportasi. Gudang igloo. Pendistribusian barang perbekalan adalah kegiatan bongkar muat dari gudang sampai pemakai barang. Kelancaran pendistribusian barang dipengaruhi : a. penempatan barang seharusnya menggunakan pedoman barang yang pertama disimpan maka yang pertama juga dibongkar (first in first out / FIFO) 5. bom. Gudang bertangki kering. f. b.ruangan pendingin (sejuk) . . seperti kubu orang Eskimo dibuat dari beton kuat beratap kubah kemudian ditimbun tanah tampak seperti gundukan tanah. dinamit. memiliki konstruksi bangunan yang mampu menahan serangan api. dan sebagainya. kemudahan pengurusan dokumentasi barang). Pengaturan barang dalam gudang. kelengkapan alat pengangkutan).49 .

dan ketepatan proses bongkar muat dari atau ke awal pengangkutan dan kemana barang dalam perjalanan.50 d. bertugas mendistribusikan barang perbekalan. Di dalamnya pun terdapat lima organisasi perbekalan. . c. Spilage (barang yang disimpan busuk. yang tidak dapat digunakan. 2. berubah-ubah atau berkurang kualitasnya karena pengaruh alam). Kadaluarsa (sudah mengalami keausan/deteriorisasi atau barang yang umur masa berlakunya sudah kadaluarsa). Bagian pengadaan. bertugas mengusahakan agar ada persediaan perbekalan. Surplus (kelebihan barang. penggelapan. Absolute (dinilai kurang layak. Bagian inventarisasi dan penghapusan. e. Berikutnya kegiatan perbekalan setelah melakukan penyimpanan adalah kegiatan penghapusan barang perbekalan. kurang efektif. kurang efisien. Bagian penyaluran. Kecepatan. Tenaga pelaksana pendistribusian. Kehilangan (karena pencurian. Faktor-faktor yang mempengaruhi penghapusan barang perbekalan adalah : a. kecekatan. Bagian analisis kebutuhan perlengkapan. b. atau perampokan). bertugas menyimpan dan memelihara barang perbekalan. d. 3. bertugas mengendalikan barang perbekalan dan mengadakan penghapusan bila barang perbekalan sudah tidak bermanfaat. Bagian penyimpanan dan pemeliharaan. 5. dan tidak menguntungkan lagi sehingga dihapuskan dan diganti yang baru). dimanfaatkan untuk kegiatan unit instansi sendiri). e. f. antara lain : 1. diartikan sebagai tindakan yang dilakukan berdasarkan atas prosedur dan tata cara perbekalan guna meniadakan barang dari daftar inventaris. bertugas sebagai badan perencanaan perbekalan/perlengkapan. 4. Teknis ekonomis (secara teknis dan ekonomis sudah tidak bermanfaat atau tidak menguntungkan).

Ekses (kelebihan barang dalam suatu unit tidak dapat digunakan untuk unit itu sendiri tetapi dapat dimanfaatkan pada unit yang lain). memperbaiki. Tahap pasca pemeliharaan Sedangkan cara yang dilakukan dalam pemeliharaan misalnya : merawat. Kegiatan akhir yakni pemeliharaan barang perbekalan (maintenance) adalah usaha/proses memperpanjang umur kondisi barang dan menjaga daya tahan dan daya guna barang perbekalan agar tetap maksimal. Istilah tersebut lahir di negara Amerika. dirampas. humas berasal dari bahasa Inggris yakni public (masyarakat) dan relation (hubungan). Barang tak bertuan (penumpukan barang yang tidak jelas pemiliknya dan tidak diurus oleh pemiliknya). 8. Humas Unsur terakhir yang menjadi bagian dari ilmu administrasi adalah ilmu hubungan masyarakat (humas) yang memiliki pokok bahasan tentang kegiatan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat sekitar. i. Dalam humas dibedakan menjadi 2 hubungan yakni : . Tahap perencanaan b. humas diistilahkan public relation tetapi masih dihubungkan dengan istilah foreign relation (hubungan internasional). Asal mula kata humas dipromosikan oleh Thomas Jefferson tahun 1804 pada suatu kongres. Dari segi etimologis. Tahap pelaksanaan c.51 g. h. humas adalah kegiatan organisasi menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi dengan public yang berkepentingan untuk mendapat dukungan secara sukarela. Barang rampasan (barang yang disita. Pada tahun tersebut. atas dasar bukti pidana/perdata). dan menyempurnakan kondisi barang. Tahap pemeliharaan dilakukan melalui : a. Menurut Ensiklopedi.

Hubungan ini dilakukan dengan cara mengadakan : • Rapat • Pengumuman • Majalah/Buletin intern • Rekreasi • Laporan 2. saling pengertian dan saling kerjasama baik dalam hubungan vertikal maupun horisontal. Hubungan eksternal Hubungan yang dilakukan organisasi dengan masyarakat di luar organisasi yang bersangkutan untuk memperoleh citra perusahaan baik di mata masyarakat ditinjau dari organisasi. nama.52 1. mempertahankan sdm yang produktif dan loyal) Hubungan eksternal dikelompokkan menjadi : • Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations) • Hubungan dengan jawatan pemerintahan (Government relations) • Hubungan dengan pers/wartawan (Press relations) • Hubungan pimpinan dengan pelanggan . dilakukan dengan cara : • Mencari pelanggan • Memperkenalkan produksi • Mencari modal dan hubungan • Memecahkan persoalan yang dihadapi organisasi • Memperbaiki hubungan dengan serikat kerja/SPSI (pemogokan sdm. maupun produk yang ditawarkan. Hubungan internal Hubungan antara pimpinan dengan bawahan yang harus diterima terus menerus untuk kelancaran tugas maupun kepentingan pribadi sehingga tercita suasana kerja yang menyenangkan. hubungan yang harmonis.

6. pembangunan. misalnya mengadakan publisitas dengan menggunakan media massa.53 • Hubungan organisasi dengan organisasi yang lain (studi banding. .Riset ke dalam berupa penyelidikan kegiatan unit-unit instansinya yang menemukan dan menyimpulkan fakta-fakta yang diperlukan.Riset ke luar untuk mendapatkan gambaran siapa. Hasil akhir Untuk hasil akhir dipergunakan menilai apakah kegiatan tersebut sesuai dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat. pertemuan dengan pihak ketiga. 2. instansi mana yang sekiranya akan dijadikan obyek kegiatan. Mengadakan riset Yaitu mengadakan penelitian baik ke dalam maupun ke luar instansi misalnya : . kegiatan humas merupakan proses kontinu yang selalu berusaha menyempurnakan kegiatan dari tugas. 3. . Mengadakan pengecekan tentang tanggapan masyarakat 5. surat menyurat) Pada pokoknya dalam pelaksanaan proses kegiatan humas meliputi 6 tahap yaitu : 1. 4. kemudian melanjutkan tindakan untuk memperkirakan masa depan agar perencanaan dapat tercapai maka harus dipersiapkan segala fasilitas yang diperlukan untuk melaksanakan rencana kegiatan tersebut. Memberikan saran kepada pimpinan Jika rencana kegiatan yang dilakukan sudah tepat dan dapat diterima oleh massa. Pelaksanaan riset Setelah rencana dan alat dipersiapkan maka proses selanjutnya adalah pelaksanaan mengadakan kegiatan. Mempersiapkan dan merencanakan riset Merencanakan berarti memilih dan menghubungkan fakta yang satu dengan fakta yang lain.

Jika menerapkan pola ini. komunikator menyampaikan pesan kepada komunikator secara perseorangan. dalam hal ini yang bertindak sebagai perantara adalah B. Pola ini individu terlibat penyampaian pesan kepada orang lain. kemungkinan besar akan terjadi pemalsuan pesan atau secara sengaja ataupun tidak mengubah isi pesan dimana timbul gossip/issu karena tidak menjamin pesan yang disampaikan.54 Jika terjadi hubungan komunikasi dari human relation. Pola pohon (Tree pattern) A B C D E F Pola ini sering disebut dengan pola perantara. kemudian komunikan . kemudian pesan tersebut disampaikan ke pihak lain begitu juga seterusnya. dan komunikasi itulah yang menjadi dasar dari pola humas. Pola mata rantai (Chain pattern) A B C F E D Pola ini sering kita temukan dalam kehidupan sehari-hari. 2. biasanya dalam bahasa Jawa diartikan gethuk tular. Pola ini. Kebaikan pola ini karena tidak membutuhkan media. antara lain : 1.

Pola roda atau bintang yang idsempurnakan (Improved wheel or star pattern) E B C A D Dalam pola ini. 4.55 bertindak sebagai komunikator menyempaikan pesan kepada kelompok komunikan yang lain. Dalam pola ini tidak terjadi komunikasi. Yang menjadi humas biasanya si B karena orang yang menyampaikan ingormasi secara timbal balik. A bertindak sebagai komunikator yang menyampaikan pesan kepada komunikan. Pola roda atau bintang (Wheel or Star pattern) B C A D Pada pola ini. 3. E . komunikasi yang dilakukan dapat efektif dan efisien sehingga pesan yang disampaikan mudah menimbulkan umpan balik (feed back) yang lebih akurat sesuai dengan pesan komunikator karena pola ini adalah pola perbaikan dari roda atau bintang. Komunikan dalam pola ini adalah sebagai anggota kelompok dan tidak saling berkomunikasi.

informasi yang disampaikan lebih jelas. plakat. adalah media yang dapat didengar. dsb Keuntungannya : menghemat waktu dan tenaga. maka media humas pun dibedakan menjadi 2 yakni : 1. menimbulkan rasa bosan. yang termasuk jenis media ini telepon. pameran. radio. Kelemahanya : kemungkinan timbul gangguan yang tidak diinginkan. usaha public relation akan lebih banyak dikerjakan oleh orangorang yang terpilih pada organisasi tersebut. setiap anggota dapat saling menggunakan daya nalarnya dalam menanggapi pesan dari komunikator. brosur. Karena hubungan masyarakat terdapat 2 hubungan yakni hubungan internal dan eksternal. Media komunikasi ekternal. perlu adanya waktu yang cukup guna menafsirkan pengertiannya. Pola ini terbaik dari pola humas yang lain. dsb. Pola terbuka (Open structured pattern) B C A D Dalam pola ini. pembuatan dan penggunaannya lebih mudah. Dalam perkembangan kehidupan sosial ekonomi masyarakat Indonesia yang makin maju. yang termasuk adalah : • Media visual. Komunikator dan komunikan dapat terlibat dalam komunikasi tanpa ada perantara yang lebih tepat (komunikasi langsung). • Media auditif. Media ini digunakan dalam E .56 5. biaya yang dikeluarkan lebih murah. tape recorder. contoh : film.

kunjungan. Media komunikasi internal. 4. Membantu kelancaran komunikasi di dalam dan di luar organisasi. 6. • Media cetak. majalah. • Media audio visual. contohnya televisi. . adalah media yang dapat dilihat dan didengar. Mempertahankan reputasi/nama baik organisasi dan menangkis serangan yang bermaksud menjatuhkan nama perusahaan. Membantu public untuk menentukan dan mengetahui kebutuhan yang sebenarnya. 2. tabloid. 2. wawancara. Media ini bisa disampaikan melalui faximile. 3. Perwujudan kegiatan humas dalam organisasi adalah : 1. bulletin. Mengusahakan agar organisasi dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan public yang sebenarnya. dsb. contohnya surat kabar. brosur. pertemuan. adalah segala barang cetak. biasanya dilakukan hanya antara pimpinan dengan bawahan contohnya rapat. seminar. Memberi penjelasan tentang hasil produksi baik berupa barang maupun jasa dari organisasi yang bersangkutan. dsb. kunjungan. dsb. Memberi penjelasan tentang kebijaksanaan pimpinan organisasi yang penjelasannya dititikberatkan bahwa penjelasan itu dapat dipertanggungjawabkan. pertemuan.57 komunikasi antar personal yang biasanya banyak digunakan di lingkungan kantor. 5.