13

BAB III UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
1. Organisasi Ilmu organisasi menjadi salah satu cabang dari ilmu administrasi, yang memiliki pokok kegiatan mengelompokkan personil dan menyusun kerangka kerja, menjalin hubungan kerjasama antar personil. Organisasi merupakan kesatuan kerja yang disusun melalui suatu peraturan sebagai wadah dalam menjalankan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Organisasi sendiri memiliki 2 sifat utama, yakni : 1. Bersifat statis Organisasi merupakan wadah dalam melakukan pembagian tugas dan wewenang, secara struktural dan fungsional menempatkan individu sesuai keahliannya. 2. Bersifat dinamis Organisasi merupakan pembagian tugas dan wewenang serta adanya komunikasi dalam menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dari pengertian di atas, organisasi memiliki unsur-unsur pokok yang menyebabkan timbulnya organisasi, yaitu : 1. Adanya pembagian tugas. 2. Adanya kerjasama. 3. Adanya tujuan yang telah ditentukan. Perbedaan administrasi dengan organisasi yaitu : Administrasi 1. Mencakup proses, fungsi, personil sebagai pelaksana. dan Organisasi 1. Sebagai wadah melaksanakan kegiatan sesuai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

14

Administrasi 2. Di dalamnya ada pengorganisasian dari proses, fungsi, dan personilnya. 3. Tidak hanya melaksanakan pengorganisasian, namun mencakup proses perencanaan, pengawasan, dan sebagainya.

Organisasi 2. Bagian dari administrasi. 3. Menekankan pada pengorganisasian dari segi proses, fungsi, dan personil-personilnya.

Dalam menyusun kerangka organisasi, beberapa ahli hampir memiliki persepsi yang sama membuat konsep tentang prinsip-prinsip organisasi, antara lain : 1. Perumusan tujuan (principle of goals) 2. Pembagian tugas (principle of specialization) 3. Pengkoordinasian (principle of coordination) 4. Rentang pengawasan (principle of span control) 5. Kontinuitas (principle of continuity) Adapun beberapa hal penting yang harus dipelajari pada ilmu organisasi, meliputi : 1. Type organisasi • Organisasi garis Organisasi ini diprakarsai oleh Henry Fayol, dimana biasa disebut dengan organisasi lini, lurus, maupun militer karena bercirikan : a. Dipakai pada tingkat organisasi yang sederhana. b. Tidak ada staff ahli. c. Wewenang dan tanggung jawab secara verrtikal dari pimpinan ke bawahan. d. Kekuasaan dan tanggung jawab sepenuhnya pada pimpinan. e. Pemilik organisasi merupakan top manajemen. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis :

15

a. Kesatuan perintah sangat jelas. b. Pimpinan dan bawahan, masing-masing memiliki wewenang dan tanggung jawab yang sangat jelas. c. d. e. Semua perintah yang diberikan pimpinan, dapat dengan mudah dan cepat berjalan. Disiplin. Pimpinan dapat melakukan koordinasi dan supervisi, sehinggan mudah dilaksanakan dan diketahui bawahan. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis : a. Dalam pengembangan keahlian pegawai dibatasi bahkan tidak dapat dipraktekkan secara linier. b. Pimpinan bersikap otoriter. c. Tidak ada pembentukan unit-unit organisasi • Organisasi staff Staff merupakan orang yang ahli dalam bidangnya, dan pada organisasi ini mereka berfungsi memberikan sumbangan pemikiran, ide, saran ataupun nasehat kepada pimpinan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. • Organisasi garis dan staff Organisasi ini merupakan gabungan dari organisasi garis dan staff. Organisasi ini diprakarsai oleh Horrington Emperson yang dipraktekkan di perindustrian. Sedangkan staff, memiliki kedudukan setingkat dengan pimpinan. Organisasi garis dan staff bercirikan : a. Bersifat kompleks. b. Pimpinan memiliki wewenang memerintah bawahan. c. Dalam kelancaran tugas, pimpinan dibantu staff ahli.

16

d. Staff ahli bertugas memberikan saran dan bantuan kepada pimpinan, namun bukan memberikan perintah. e. Staff ahli dimanfaatkan melaksanakan pekerjaan secara efisien dan efektif. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi garis dan staff : a. Pembagian tugas pada kelompok garis dan staff sangat jelas. b. Disiplin dalam bekerja. c. Adanya koordinasi antara pimpinan dan staff. d. Fleksibel dalam bekerjasama. Kelemahan-kelemahan yang biasanya didapat pada organisasi garis dan staff : a. Bawahan seringkali membuat persepsi bahwan saran/nasehat dari staff merupakan perintah dari pimpinan. b. Terkadang pimpinan melupakan keberadaan staff, sehingga diabaikan mereka. • Organisasi fungsi Organisasi fungsi diprakarsai oleh F. W. Taylor (functional type of organization), diterapkan pada pabrik tempat beliau bekerja. Perintah dari pimpinan ke bawahan berjalan melalui kepala bagian. Masing-masing kepala bagian diberi tanggung jawab kepada bawahannya. Organisasi fungsi bercirikan : a. Kekuasaan tidak berjalan secara langsung. b. Tiap kepala bagian memiliki beberapa bawahan. c. Tiap kepala bagian merupakan orang yang ahli dalam bidangnya. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi fungsi : a. Pembagian tugas akan tenaga pikir dan tenaga fisik (spesialisasi) sangat jelas.

Majelis. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. Proses pengambilan keputusan membutuhkan waktu yang lama. Organisasi panitian bercirikan : a. Timbul perselisihan anat pimpinan karena permasalahan tanggung jawab. b. b. Keselarasan pemikiran sehingga antisipasi akan tindakan yang ceroboh. kepala bagian dan bawahan dalam satu fungsi mudah dilaksanakan. Satgas. pimpinan dari organisasi ini secara bersama-sama namun tetap ada ketua panitia. dan wewenang yang sama untuk anggota. b. c. Seluruh anggota menjadi pimpinan. Terry sebagai pemrakarsa organisasi ini menyatakan bahwa panitian merupakan sekelompok orang-orang yang terpilih untuk bersama-sama membahas masalah yang ada pada organisasi. Hak.17 b. Kerjasama yang sangat kuat. Kesatuan wewenang. Badan. R. tanggung jawab. Senat. d. • Organisasi panitia Organisasi ini sering digunakan melalui beberapa istilah seperti Dewan. Kesatuan komando kurang tegas. G. Anggota memiliki hak. Komite. dan Team. Anggota diklasifikasikan berdasarkan tugas yang akan dilaksanakan pada kegiatan. Kelebihan-kelebihan yang ada pada organisasi panitia : a. Kelemahan-kelemahan yang terdapat pada organisasi fungsi : a. Tugas pimpinan dilaksanakan bersama anggota. Menghemat biaya perekrutan staff. c. Keputusan bersifat demokratis karena dimusyawarahkan. Oleh sebab itu. . c. wewenang. Koordinasi pimpinan. dan tanggung jawab yang sama.

jabatan. b. bentuk bagan organisasi dapat dibuat berdasarkan tipe organisasi. Contoh gambar : . Tanggung jawabanggota tidak penuh. c.18 b. Menurut para ahli seperti Keith Davis dan Henry Hodges. Bagan organisasi Bagan organisasi menjadi alat informasi mengenai struktur organisasi. wewenang. sehingga ada permasalahan saling menuduh. Isi. d. luas maupun ruang lingkup organisasi. Bentuk vertikal Saluran perintah. sehingga beberapa hal penting yang terkandung di dalamnya yaitu : a. Aliran komando dan tanggung jawab dari pimpinan ke bawahan atau sebaliknya. Pengeluaran biaya yang tidak terkendali (boros). dan tanggung jawab mengalir dengan jelas dari pimpinan sampai ke bawahan. Keputusan kurang obyektif karena bersifat kompromi. selanjutnya disusun ke bawah. d. c. Disusun hanya dengan dua bidang satuan organisasi yang sejajar dekat dengan pimpinan. Rincian dari tugas-tugas setiap unit kerja (job description). Nama. pangkat dan golongan bila ada. antara lain : a. 2.

Contoh gambar : d.19 b. Bentuk horizontal Saluran perintah. dan tanggung jawab pimpinan kepada bawahan dimulai dari arah bawah ke atas. Bentuk piramida Disusun dengan mudah. Contoh gambar : c. Bentuk piramida terbalik Bentuk ini merupakan dasar dari piramida di atas. namun dibuat terbalik dimana saluran perintah. Kreasi bentuk ini pada dasarnya sama dengan piramida biasa. sehingga diterapkan pada organisasi garis (lurus). wewenang. Lebih tepat diterapkan pada organisasi fungsi. wewenang dan tanggung jawab disusun mendatar (menyamping arah kiri ke kanan) dari pimpinan sampai bawahan. Contoh gambar : . sederhana dan jelas berdasarkan tingkatan pada tiap satuan tugas organisasi.

Contoh gambar : . maka sangat cocok hanya untuk jenjang tingkat atas (pimpinan) saja. Bentuk lingkaran dengan kotak-kotak Susunan bentuk ini menekankan pada hubungan di antara satuansatuan organisasi. Contoh gambar : f. wewenang. Karena jenjang organisasi tidak jelas.20 e. Bentuk setengah lingkaran dan bentuk telur dengan garis-garis Kreasi bentuk ini merupakan variasi dari bentuk dasar lingkaran. Satuan tugas disusun hanya dengan menggambar kotak dan garis-garis pada saluran perintah. dan tanggung jawab.

membimbing. menggunakan kata maneggiare kemudian bahasa Italia menggunakan kata maneggio. wewenang. mengorganisasikan. menggerakkan. manajemen berasal dari beberapa beberapa bahasa yang turun temurun. dan mengawasi sekelompok personil. dan tanggung jawab terbaca secara jelas melaui objek (gambar asli/lukisan) dari pimpinan maupun bawahan. serta mengerahkan segenap fasilitas kerja. Bentuk lukisan Saluran perintah. membina. Contoh gambar : Dew an K omis ar is Dir ek t ur B agian P e njuala n P engangk utan W ak il Dir ek tur L apanga n Miny ak (P er tambanga n) P eny ar ingan & P engolahan P ompa B ens in 2.21 g. Secara etimologis. Dari kedua bahasa . Dimulai dengan bahasa Latin. Manajemen Ilmu manajemen termasuk cabang dari ilmu administrasi dengan memulai kegiatan merencanakan.

management disimpulkan suatu seni dalam menjalankan kegiatan pada organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. pengurusan. dan sebagainya. Sedangkan di Indonesia. Perencanaan menentukan anggaran kegiatan dalam proses produksi. ketatalaksanaan. rumah. Efisiensi kerja dalam mencapai tujuan. c. . Beberapa pemrakarsa manajemen secara urut diawali oleh : 1. d. kepemimpinan. Pembagian kerja yang jelas (job description & job specification). Manajemen sebagai salah satu unsur dasar dari administrasi yang merupakan anak cabang dari ilmu sosial. Kata manage memiliki makna : 1. Rumah tangga (house keeping) 2. Akhirnya berkat sumbangsih pemikiran dari pemrakarsa manajemen lahirlah konsep-konsep nyata manajemen. sarjana matematika tersebut meneliti sekaligus menjadi sebuah buku dengan judul The Economy of Machinary & Manufactural. pengelolaan. Charles Babbage Pada tahun 1792 – 1871. sebenarnya sejak zaman sejarah dahulu kala tanpa sengaja (dirasakan) manusia telah melakukan proses dari manajemen. penggunaan istilah management bermacammacam namun kandungan yang termaktub sama. pembinaan.22 tersebut. Membuat putaran kerja (rolling) antar pegawai e. Mengatur dan mengawasi (to direct and control) Makna di atas menjadi penerapan dalam kehidupan sehari-hari di segala bidang seperti di sekolah. bahasa Inggris menggunakan kata manage yang kemudian biasa disebut dengan management. Jadi. dan sebagainya. Menunggang kuda (to train a horse) 3. Buku tersebut membahas tentang kinerja pegawai yang menekankan pada : a. bank. b. Membuat jadwal istirahat pegawai dalam bekerja. misal menggunakan kata manajemen.

ilmu manajemen lahir melalui beberapa tahap yakni : a. b.23 2. Sehingga tahun 1886 tercetus Gerakan Manajemen Ilmiah dan disebut sebagai Bapak Manajemen Ilmiah. Penelitian dilakukan dengan pengamatan (trial & error) pada kasus yang ada. pengembangan ilmu menekankan pada hubungan antar manusia baik secara formal maupun informal agar tercipta keharmonisan. c. d. manajemen termasuk cabang ilmu pengetahuan sehingga konsep-konsep manajemen (prinsip. d. b. Tahap konsolidasi Tahun 1930. dalil. W. Pembagian tugas kerja (organisasi fungsional). pada tahun 1856 – 1955 muncul sarjana pertambangan yang melanjutkan penelitian tersebut di perusahaan tempat F. Tahap behaviouralisme Tahun 1959. Manajemen perusahaan. Tahap survival Tahun 1886 diawalinya Gerakan Manajemen Ilmiah. Tahap human relation Tahap berikutnya tahun 1945. Hasil penelitian yang meluas tersebut membahas tentang : a. . sehingga tahap ini merupakan perjuangan para pemrakarsa agar manajemen menjadi salah satu cabang ilmu pengetahuan. c. Semenjak itu. sehingga ada solusi untuk mencapai tujuan organisasi. Taylor bekerja. berkembang ke arah perilaku manusia dalam bersikap. rumus) direvisi lagi agar memiliki kekuatan teori dan para ahli yang telah mempelajari mendapat gelar kesarjanaan secara resmi dari lembaga perguruan tinggi. System ban berjalan (perputaran). Prinsip-prinsip manajemen ilmiah. Frederick Winslow Taylor Setelah Charles Babbage belum menuai hasil.

sarjana pertambangan dari Perancis yang juga mendapat sebutan Bapak Administrasi Modern. Henry Fayol Pada tahun 1841 – 1925. b. konsep manajemen lebih matang dan didukung dengan peralatan teknologi modern seperti komputer untuk mengolah data yang akurat. Hal ini berdampak. 3. Uraian di atas merupakan sejarah munculnya manajemen oleh para pemrakarsa dan selanjutnya bermunculan para ahli dengan berbagai konsep manajemen dan secara resmi diterapkan di Indonesia. Efektif (pendayagunaan waktu yang setepat-tepatnya). Efisien (pendayagunaan antara pemasukan dengan pengeluaran). berhasil menyumbangkan pemikiran dengan judul General & Industrial Management yang membahas tentang : a. manajemen kinerja. commanding. ilmu manajemen pada perguruan tinggi mulai difokuskan pada spesialisasi bidang studi seperti manajemen sumber daya manusia. manajemen pemasaran.24 e. f. Agar tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai secara : a. dan sebagainya. Pembagian kerja (organisasi garis/lini/lurus). 14 prinsip umum manajemen. b. adanya robot yang mengambil alih tugas manusia sehingga efisiensi dan efektivitas tercapai. c. Tahap matematika Tahun 1990. controlling (POCCC). Fungsi manajemen planning. organizing. ilmu manajemen berkembang luas dengan mengkolaborasikan diri dengan software-software yang disediakan komputer agar dalam proses manajemen. coordinating. pihak-pihak yang berkepentingan dapat mengambil kebijaksanaan lebih akurat dan cepat. . Tahap platinum Tahun 2000.

• Manajemen menjadi proses pelaksanaan kegiatan pada organisasi dengan berdasarkan kebijakan administrasi. • Organisasi sebagai wadah yang menyusun dan menempatkan individu (the right man in the right place) yang melaksanakan kegiatan. Komunikasi Ilmu komunikasi menjadi cabang dari ilmu administrasi yang sekarang dapat berdiri sendiri dan berkembang pesat dengan program studi yang bertalian. Market (pemasaran) Di dalam proses manajemen pun. dapat disimpulkan bahwa : • Administrasi merupakan proses penetapan kebijaksanaan dan tujuan dari organisasi. Machines (peralatan teknologi/mesin) f. dibagi dalam 3 tingkatan yaitu : a. Money (anggaran) c. Manajemen madya (Middle management) c. Materials (perlengkapan pendukung/bahan-bahan) e. organisasi. Methods (system kerja) d. Manajemen bawah (Lower management) Hubungan antara administrasi. Ilmu yang membahas mengenai kegiatan menyampaikan berita.25 Maka manajemen didukung beberapa sarana yang mutlak harus ada. pemberian ide. dan gagasan dari seseorang kepada orang lain. dan manajemen merupakan satu kesatuan yang saling mengikat. Manajemen puncak (Top management) b. meliputi : a. yang disebut The Six M in Management. Man (factor manusia) b. 3. yang bersifat timbal balik antara .

Berita tidak jelas Berita menjadi salah satu komponen yang mutlak harus ada dalam komunikasi. Berita. 5. suara. adalah tanggapan dari komunikan (umpan balik). baik secara formal maupun nonformal. sebagai berikut : 1. Hal ini disebabkan ada beberapa hambatan dalam komunikasi. Sebab itu. Feed Back. . sarana penunjang komunikasi harus memadai. Informasi yang disampaikan berwujud bahasa baik lisan ataupun tulisan. jelas. sinar. adalah asal sumber informasi dikomunikasikan dengan bahasa yang sederhana . pimpinan dengan bawahan.26 pimpinan dengan pimpinan. 3. antara lain : 1. Media. 2. Sehingga komunikator sedapatnya mampu memilih sarana mana yang dirasa efektif dalam penyampaian informasi. adalah pengertian yang disampaikan komunikator yang berupa lambang seperti gerakan. Terkadang terjadi salah pengertian (miss communication) dalam komunikasi. Penggunaan bahasa yang kurang jelas Komunikasi berhasil bila informasi yang disampaikan dapat diterima dan dipahami. disebabkan informasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan tidak jelas. Komunikator. adalah orang yang menerima berita dari komunikator. Dengan bahasa yang lugas. adalah sarana/tempat berlakunya lambang-lambang tersebut. informasi yang disampaikan harus jelas dimengerti komunikan. dan tepat akan semakin mudah dimengerti dan diterima oleh komunikan. Sarana yang kurang memadai Demi tercapainya tujuan. 4. Komponen yang terlibat dalam komunikasi ada 5 faktor yang berperanan. Komunikan. atau bahasa 3. 2.

Wujud komunikasi seperti wawancara dengan . Yang termasuk dalam komunikasi intern antara lain : • Komunikasi vertikal Adalah komunikasi yang berlangsung dari pimpinan ke bawahan (downward communication) atau dari bawahan ke pimpinan (upward communication). Wujud komunikasi seperti rapat dinas. faktor lingkunganpun mempengaruhi. saran.27 4. Komunikasi di dalam organisasi memiliki 2 bentuk yaitu : 1. petunjuk. laporan. Entah itu suara gaduh atau gangguan-gangguan teknis yang kadang-kadang muncul saat komunikasi berlangsung. 2. informasi. Komunikasi tersebut berlangsung dua arah ( two way communication). pengaduan. dan bawahan dengan bawahan agar menciptakan kerjasama yang harmonis diantara para pegawai sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. seminar. Faktor lingkungan Berhasil tidaknya komunikasi. dsb. • Komunikasi horizontal Adalah komunikasi antara pimpinan dengan pimpinan atau bawahan dengan bawahan. lokakarya. Komunikasi ekstern Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak lain di luar organisasi. Komunikasi intern Adalah komunikasi yang bersifat informal antara pimpinan dengan bawahan. dsb. Dalam komunikasi ini digolongkan dalam 2 bentuk komunikasi yaitu : • Komunikasi formal Adalah komunikasi yang dilakukan organisasi dengan pihak luar melalui media yang resmi. penjelasan. pimpinan dengan pimpinan. Wujud komunikasi seperti instruksi.

menggandakan. 4. penerbitan brosur.28 pers. Menurut Prof. Pimpinan biasanya membutuhkan intellijens yang secara otomatis termasuk orang-orang yang cerdas. untuk dipakai sebagai alat mengambil keputusan maupun pengamanan atau tindakan penyelamatan. dukungan. penyelenggaraan pameran. Wujud komunikasi ini seperti memperhatikan sikap/perilaku anggota yang ada dalam organisasi. ilmu informasi membahas tentang kegiatan menghimpun. jujur. pemasangan iklan. mencatat. dan kepercayaan pihak luar terhadap organisasi. dan menyimpan berbagai keterangan obyektif yang diperlukan. misalnya : • Political intelligence • Government intelligence • Military intelligence • Business intelligence • Monetary intelligence • Industrial intelligence . dan intuitif. Ilmu Intellijens Adalah ilmu yang tertua dan klasik karena sebelum Masehi atau zaman kerjaan telah diterapkan dan mempelajari sistem informasi yang diperoleh dari saluran/media yang sifatnya terbuka dan birokratis. sistematis. Prajudi Atmosudirdja. ilmu informasi terbagi menjadi 3 jenis ilmu antara lain : 1. mengolah. dsb. • Komunikasi informal Adalah komunikasi yang berlangsung dengan pihak luar secara tidak resmi. website. Informasi Sebagai cabang ilmu administrasi. Berbagai jenis intellijens yang dikelompokkan dalam masing-masing bidang spesialisasi. menyebarkan. hanya untuk menambah perhatian. logis.

Sistem informasi yang digunakan pada ilmu ini berhubungan dengan pekerjaan kertas (paper work). sebagai cabang dari ilmu administrasi. Informasi yang disampaikan pada ilmu ini dapat besifat specified (berdasarkan keperluan) dan discretionary (pimpinan menentukan sendiri). Personalia Ilmu personalia (sumber daya manusia) berkembang pesat dan menjadi bahasan popular saat ini di kalangan masyarakat.29 2. Tetapi. antara lain : • Penerimaan • Pencatatan • Penggandaan • Penyimpanan • Pemilahan • Pengolahan • Pendistribusian 3. dengan dimulainya kertas atau perkamen atau papyrus sebagai alat mencatat informasi. yang akhirnya menjadi serentetan pekerjaan rutin yang dilakukan tata usaha. Ilmu Tata Usaha Ilmu tata usaha bersumber dari zaman Mesir Kuno dan di Romawi Kuno. Ilmu Sistem Informasi Manajemen (SIM) Ilmu sistem informasi manajemen merupakan bentuk tata usaha modern yang mengkaitkan dengan teknologi komputer sebagai alat pengolahan data untuk menghasilkan keputusan/kebijaksanaan. 5. agar dapat mengisi lowongan pekerjaan biasanya syaratsyarat utama yang dibutuhkan organisasi antara lain : . ilmu tata usaha modern berkembang di Eropa pada abad ke 17. ilmu personalia menekankan pada kegiatan mengatur dan mengembangkan tenaga kerja. Secara umum.

bertanggung jawab. Sumber pegawai yang dapat direkrut mengisi lowongan. Sumber tenaga kerja intern Sumber tenaga kerja dari dalam (intern) meliputi pegawai yang telah menduduki jabatan dan sudah pula terikat perjanjian kerja dengan organisasi tempat unit kepegawaian bernaung. maka unit kepegawaian memiliki tugas menyiapkan rekrutmen pegawai dengan menyebarkan informasi tersebut ke berbagai media. Kepribadian utama yang harus dimiliki pegawai adalah jujur. Terlebih lagi pemerintah mencanangkan minimal pendidikan adalah 9 tahun. Melalui pendidikan baik formal maupun informal menunjang kualitas hidup manusia.30 1. 2. Namun. Namun. 3. pegawai yang . Ketrampilan diperoleh melalui pendidikan formal maupun informal. Informasi tersebut disebarluaskan agar diketahui pencari kerja. Bila terjadi lowongan pekerjaan dalam organisasi. Kepribadian Kepribadian merupakan watak dari pegawai yang menunjang keberhasilannya dalam bekerja. Media yang dipilih diusahakan mampu menarik hati calon tenaga kerja untuk tertarik melamarnya. ada yang berasal dari sumber intern maupun ekstern. Sehingga orang berbondong-bondong untuk bisa mengantongi ijasah pascasarjana. dan respek terhadap lingkungan. di era platinum ini pendidikan pascasarjana menjadi pilihan banyak orang untuk meningkatkan kualitas hidupnya. ketrampilan tersebut dapat berkembang melalui kegiatan training yang diadakan organisasi. Pendidikan Latar belakang pendidikan menjadi syarat mutlak dalam rekruitmen pegawai. Kedua sumber tersebut diuraikan sebagai berikut : 1. Nantinya diharapkan. Ketrampilan Ketrampilan merupakan salah satu talenta atau nilai plus yang dimiliki oleh calon pegawai. Mereka yang berasal dari organisasi sendiri dan hendak mengisi lowongan pekerjaan biasanya mendapat prioritas pertama asal memenuhi persyaratan yang ditentukan.

Sumber penarikan pegawai baik dari ekstern maupun intern. jumlah pelamar yang mendaftar kadang-kadang jauh melebihi jumlah yang dibutuhkan. . Bila rekruitmen kurang cermat. karena pegawai mengusulkan kawannya dan secara langsung pegawai yang mengusulkan harus menjadi penjamin kualitas kawan yang diusulkan. organisasi menginformasikan kepada pegawai untuk mengusulkan kawan dekatnya menempati jabatan yang lowong. Terlebih lagi bila hal tersebut dilakukan atas dasar system kawan (spoil system) karena dapat menimbulkan klik kepegawaian yang kurang sehat.31 ditarik dari dalam kalau tidak dipilih dengan cermat dapat menjadi boomerang di kemudian hari. jika pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke organisasi. 2. melalui banyak saluran antara lain : 1. dapat merugikan karena pegawai yang terpilih hanya ingin mencari pengalaman dan menyelidiki kondisi perusahaan selama masa percobaan. baik ekstern maupun intern dapat bertindak aktif dan pasif. Aktif berarti memanfaatkan berbagai saluran/media komunikasi untuk memperoleh tenaga kerja. Berbeda dengan pegawai dari luar organisasi yang membuka persaingan bebas antar pelamar sehingga unit kepegawaian dapat memilih pelamar yang rata-rata tergolong baik untuk kemudian dibina menjadi pegawai yang baik. rekruitmen pegawai baik dari sumber intern maupun ekstern memiliki keuntungan dan kerugian. Bagian rekruitmen melakukan penarikan pegawai. Akibatnya. Dengan demikian. bagian rekruitmen harus mampu menyeleksi secara ketat sehingga mendapatkan pegawai yang berpotensial sesuai persyaratan. Sumber tenaga kerja ekstern Rekruitmen pegawai dari luar akan memacu pelamar bersaing secara terbuka. Hal ini sudah biasa. Jika hal itu terjadi. Kawan pegawai Jika terjadi lowongan pekerjaan.

Faktor keberuntungan pun menjadi pengaruh rekruitmen serupa. Saat itulah. organisasi memberi kesempatan magang bagi siswa lembaga tersebut. bagian kepegawaian dapat memonitor siswa yang berpotensi untuk menjadi pegawai pada organisasi bila sudah lulus pendidikan. Prinsip The Right Man In The Right Place diabaikan. Dalam kehidupan sehari-hari. Depnaker Departemen tenaga kerja menjadi penghubung antara pencari tenaga kerja dan calon pegawai. ada kecenderungan subjektifitas mendominasi. 5. Rekruitmen terkadang kurang murni. Organisasi profesi Rekruitmen pagawai menggunakan saluran melalui anggota organisasi profesi. 3. dan lain lain yang dapat menimbulkan masalah di kemudian hari. Organisasi ini menjadi tempat yang dihuni orang-orang terlatih dan terdidik.32 Namun. Kerabat pegawai Rekruitmen ini memprioritaskan pegawai yang memiliki hubungan saudara (nepotisme). 2. pegawai yang mengusulkan kawannya belum sepenuhnya menjadi penjamin kualitas kerja kawannya yang setaraf dengan dirinya. sekretaris tergabung dalam ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia). terkadang meletakkan diskriminasi misalnya pegawai mengusulkan kawannya yang satu suku. kantor pemerintahan ini sampai pada tingkat kabupaten dan memiliki balai latihan sampai tingkat kecamatan. . Lembaga Pendidikan Rekruitmen melalui lembaga pendidikan dilakukan dengan cara. nepotisme terjadi bila pegawai diterima karena ada hubungan saudara walaupun tidak memenuhi syarat. Meskipun rekruitmen pegawai melalui kawan ini baik. misalnya : sarjana kedokteran tergabung dalam IDI (Ikatan Dokter Indonesia). satu agama. 4.

pelamar dating secara kebetulan mencari pekerjaan. dana. organisasi mengalami peningkatan pekerjaan sehingga kekurangan pegawai.33 6. cara melamar. data tersebut disimpan dengan masa tertentu. Leasing. Akhirnya. Tetapi. bila tidak diperlukan dimusnahkan. Rekrutmen itu bersifat kebetulan saja sehingga disebut Walk-in. Open house Suatu ketika. Ada 2 jenis iklan yaitu Want Advertisement & Blind Advertisement. adalah iklan yang menyebutkan nama perusahaan. organisasi mendapat pegawai yang datang sendiri ke kantor organisasi tersebut. dan syarat-syarat pelamar. . Pemanfaatan leasing ini menguntungkan organisasi karena organisasi mendapat pegawai yang bermutu dan terhindar dari pembayaran seperti tunjangan-tunjangan pada pegawai tetap. Kadang kala. Iklan ini akan menarik minat pelamar. dan tenaga untuk menyeleksi pelamar. kemudian ditawarkan atas dasar kontrak kerja. adalah iklan yang tidak menyebutkan nama perusahaan dan diganti dengan nomor iklan koran/kotak pos. dan data pelamar sendiri oleh organisasi disimpan sebagai arsip yang sewaktu-waktu bila perusahaan membutuhkan pegawai dapat informasi dari file tersebut. tetapi bagian kepegawaian pun tetap harus menyediakan waktu. Organisasi dapat merekrut melalui leasing yang merupakan lembaga yang menyediakan tenaga ahli bidang tertentu. Jenis iklan Want Advertisement. Jenis iklan Blind Advertisement. 7. bagian kepegawaian merekrut pegawai dengan system pegawai lepas atau berdasarkan kontrak kerja saja ( parttime job). Iklan Rekruitmen pegawai melalui iklan dapat dicetak pada majalah atau Koran. Majalah/Koran dipilih terlebih dahulu untuk membatasi pelamar. Walk-in. Lembaga ini memiliki tenaga ahli dari berbagai disiplin ilmu yang siap menyelesaikan pekerjaan sesuai permintaan.

Seleksi administratif pelamar Seleksi administratif menjadi dasar kebijakan bagian kepegawaian. kepribadian. Pewawancara secara langsung dapat mengetahui kemampuan. Open house menguntungkan karena organisasi tidak perlu menyediakan transportasi. Tes Selesai seleksi administratif disusul kemudian tes untuk mengetahui sejauhmana kemampuan seseorang terhadap bidang pekerjaannya. Masa percobaan menjadi batu loncatan sebagai awal keberhasilan karier pegawai di kemudian hari. Tes yang umum digunakan ada dua yaitu tes tertulis dan tes lisan. terakhir rekrutmen dengan cara yang disebut Open House. 3. dan berhasil dengan baik jika kedua pihak melakukan persiapan. Rekrutmen ini mengutamakan pegawai yang domisilinya dekat lokasi pekerjaan. Bagian kepegawaian harus melakukan kegiatan seleksi pegawai agar memperoleh pegawai yang memenuhi persyaratan. Pelamar yang lulus seleksi dan diterima sebagai pegawai. masa percobaan dilalui selama 3 bulan atau lebih. Umumnya.34 Selain cara-cara di atas. dan sikap pelamar. 2. Tujuan latihan masa percobaan . Wawancara Wawancara menjadi bagian penting dari seleksi pegawai. akan melalui tahap masa percobaan (trainee). Untuk itu bagian kepegawaian harus menyiapkan dan melaksanakan program khusus dengan uraian sebagai berikut : 1. dan sebagainya terhindar dari pemborosan waktu yang digunakan pegawai untuk pergi/pulang kantor. Masalah seleksi pegawai meliputi : 1. penginapan. Sedangkan pelamar pun harus menunjukkan sejelas-jelasnya baik talenta maupun kepribadiannya agar dapat menarik simpati pewawancara. pengetahuan. sebab seleksi ini menitikberatkan pada kebenaran informasi dari surat lamaran dan dokumen-dokumen pendukung si pelamar.

Dilakukan bagian kepegawaian yang bekerjasama dengan pimpinan masing-masing unit kerja (Kabag/Manajer). • Dengan melatih personil baru. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah besar. Oleh sebab itu pembinaan kemampuan kerja dilaksanakan organisasi melalui bagian kepegawaian semenjak proses rekruitmen hingga masa percobaan.35 • Membantu pegawai masa percobaan agar mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja untuk mencapai efisiensi kerja dan produktivitas organisasi tidak terganggu karena kehadiran personil baru. • Orientasi informal. 3. efektivitas pimpinan dan stabilitas produksi tetap tinggi. pelaksanaan latihan (schedule). Bagian kepegawaian memberikan uraian umum tentang kebijakan organisasi. diterapkan untuk melatih pegawai dalam jumlah kecil. dan teknik pada unit kerja dan kegiatan yang dilakukan sama hal nya dengan orientasi formal. Sedangkan pimpinan unit kerja (Kabag/manajer) mengenalkan dan melatih bidang pekerjaan di unitnya. Pegawai (sumber daya manusia) termasuk dalam bagian invenstasi organisasi yang tidak ternilai. Kegiatan masa percobaan. dan teknik pelaksanaannya. Orientasi pegawai masa percobaan • Orientasi formal. Kepada organisasinya. prosedur. • Menyamakan persepsi akan pengetahuan dan ketrampilan kerja yang dimiliki personil baru tentang realita pekerjaan yang dianut pada organisasi. pegawai memberikan sumbangsih baik tenaga dan pikiran. Dengan menekankan pada proses. hakikatnya sama dengan proses belajar mengajar dimana bagian kepegawaian membuat rencana terstruktur untuk program latihan yang diberikan. serta hak dan kewajiban pegawai. 2. Pembinaan kemampuan kerja pegawai tersedia dalam 2 model yakni : .

karena pegawai dibekali pengetahuan. teguran tertulis. Preservice training Pembinaan pegawai ketika masih dalam masa percobaan dikenal dengan istilah preservice training. Hukuman tingkat sedang. Bila tidak mematuhi disiplin organisasi yang diterapkan. Untuk guru yang lulusan sarjana memperoleh golongan IIIA melanggr peraturan. Tujuannya agar pegawai siap memasuki dunia kerja dan mampu segera berkarya. diberi hukuman tingkat sedang dengan cara memberi penundaan kenaikan gaji berkala yang biasanya diperoleh selama 1 tahun maka 4 bulan sekali menerima kenaikan gaji dari Rp 175. keahlian.000). maka akan terkena hukuman disiplin. Tujuannya untuk meningkatkan kemampuan kerja. IIIA-D. jika guru tersebut tahun 1995 . 2. tetapi karena hukuman disiplin maka tahun 1998 baru naik pangkat). dan sikap saat mengampu jabatan dalam bidangnya. contoh : penundaan kenaikan gaji berkala (Seorang PNS melanggar peraturan. penundaan kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi (Dalam tingkatan pegawai negeri digolongkan menjadi IA-D. ketrampilan yang sesuai dengan jabatannya. mutu kerja. Hukuman tingkat rendah. Hukum disiplin dibagi menjadi 3 tingkat yaitu : 1. pernyataan tertulis tidak puas. IVA-D. contoh : teguran lisan. misal mengajar tahun 1995 golongan IIIA maka tahun 1997 menjadi golongan IIIB. ketrampilan. Jika guru tersebut kenaikan pangkat 2 tahun sekali.36 1. IIA-D. dan penurunan pangkat setingkat lebih rendah (Sama dengan kenaikan pangkat setingkat lebih tinngi. tunduk dan mematuhi segala peraturan yang dibuat dan ditetapkan. Inservice training Pembinaan pegawai yang secara terus menerus berkelanjutan dari latihan masa percobaan. Oleh pimpinan dikenai hukuman disiplin dengan cara menunda kenaikan pangkat selama 1 tahun. 2.000 menjadi Rp 185. Disiplin organisasi merupakan keadaan tertib para personil yang tergabung dalam organisasi tersebut.

pengacara. Ada 2 metode penilaian yang dapat dipilih organisasi.). karena hukum disiplin tahun 1996 golongan IID dan baru tahun 1998 menjadi golongan IIIA kembali. guru. . dan pembebasan dari jabatan (Seorang guru tahun 1995 menjabat sebagai Wakasek. hakim. 2. tunjangan anak. contoh : pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri (Seorang PNS berusia 50 tahun dengan masa kerja 10 tahun diberhentikan dengn memperoleh hak kepegawiaan seperti askes. pemberhentian tidak dengan hormat (Seorang guru yang mengajar di suatu daerah dan terlibat dalam organisasi terlarang. bersifat rahasia dalam kurun waktu satu tahun.37 golongan IIIA maka tahun 1997 golongan IIIB. 2. Penilaian yang dilaksanakan dengan cara digolongkan atas pekerjaan pokok dan pekerjaan penunjang. 3. Sebagai masukan untuk perbaikan agar bekerja lebih efisien. dan lain-lain. antara lain : 1. dosen. oleh pemerintah diberhentikan tidak dengan hormat karena bertentangan dengan negara dan si guru tidak mendapatkan hak-hak kepegawaiannya). Masing-masing unsur dihargai dengan nilai yang ditetapkan. Hukuman tingkat berat. Langkah penting selanjutnya yang perlu dipelajari dalam ilmu sumber daya manusia (personalia) adalah administrasi penilaian pegawai. karena kasus ia mendapat hukum disiplin tingkat berat maka tahun 1996 ia dicabut dari jabatan tersebut dan tetap menjadi guru). Penilaian pegawai dilakukan secara objektif berdasarkan catatan yang akurat. Tujuan diadalannya penilaian ini adalah : 1. pemsiun yang diambil setiap bulan dengan perolehan 80% dari gaji terakhir). Meningkatkan cara kerja pegawai. Penilaian biasa Metode penilaian yang dilakukan pimpinan dengan cara mencatat aktivitas pekerjaan pegawai pada buku catatan yang tersedia. Penilaian sistem kredit Metode penilaian yang diterapkan khusus untuk jabatan fungsional seperti dokter.

Pemindahan dari satu tempat ke tempat lain dalam jabatan yang sama.38 sehingga pegawai berkewajiban mengumpulkan sesuai nilai (point) yang diminta. Pemberhentian pegawai atau pemutusan hubungan kerja (PHK) terjadi bila pegawai dinilai sudah tidak produktif lagi. Demosi. misalnya kepala sekolah yang diturunkan jabatannya kembali menjadi guru biasa. misalnya manajer pemasaran cabang Surabaya dipindah menjadi manajer pemasaran cabang Bali. 3. pensiun dan sebagainya. Pemberhentian digolongkan menjadi tiga jenis yaitu : 1. tidak puas dengan cara bekerja pegawai. karena cacat atau secara fisik kondisi pegawai belum menguntungkan sehingga tidak dapat menunaikan tugas. 2. atau pindah kerja. Atas permintaan pegawai sendiri Pemberhentian atas permintaan pegawai sendiri dikarenakan beberapa alasan misalnya : karena sudah lanjut usia. beberapa contoh yang termasuk dalam kegiatan mutasi : 1. misalnya kepala bidang pendidikan menengah umum propinsi Jatim dipindah menjadi kepala bidang pendidikan menengah kejuruan propinsi Jatim. Promosi. Perubahan jabatan yang tidak mengurangi tanggung jawab. Tugas akhir dari administrasi kepegawaian adalah kegiatan mutasi dan pemberhentian pegawai. sehingga organisasi mengambil keputusan berdasarkan kebijakan dan peraturan pemberhentian yang sedang berlaku. misalnya guru bidang studi yang diangkat menjadi kepala sekolah. Mutasi berati pemindahan atau perubahan jabatan dalam organisasi. . 4. Atas kehendak organisasi Pemberhentian atas kehendak organisasi dikarenakan beberapa alasan misalnya : adanyan pengurangan pegawai. Mutasi dapat bersifat positif maupun negatif. 2.

kas adalah tempat penyimpanan uang. dan alat penukar uang tersebut. dan sebagainya. cek. Kamus umum bahasa Indonesia. Perangko b. Karena terpaksa Pemberhentian karena terpaksa disebabkan beberapa hal misalnya : meninggal dunia. membahas tentang pokok-pokok kegiatan pengaturan dan pengolahan dalam menggunakan segi-segi pembiayaan sekaligus pertanggungjawaban keuangan (PPBS). Kas berarti pula alat penukar berupa uang kertas. 6. Keuangan . tersangkut pidana. terkait dengan organisasi terlarang. kas adalah kekayaan badan usaha yang tersedia dan dapat dipergunakan untuk melakukan kewajiban perusahaan. kas merupakan alat penukar yang dapat dipergunakan untuk membayar kewajiban perusahaan jangka pendek (pinjaman). b. uang logam. Finansia Ilmu finansia (keuangan) menjadi cabang dari ilmu administrasi. Pendek kata. Kas dapat digunakan untuk membayar pinjaman jangka pendek dalam akuntansi termasuk harta lancar. deposito yang segera dapat ditarik rekening giro. Ada beberapa kertas berharga yang tidak tergolong dalam kas : a.39 3. Cek mundur (cek yang pengambilannya ditangguhkan trlebih dahulu) c. Kas bon (hutang pegawai) Semua yang tergolong kas dapat dipakai membayar pinjaman atau hutang jangka pendek. Istilah uang kas berarti uang tunai yang ada dalam kas. Definisi kas menurut : a. . tempat membayar atau menerima uang dan juga peti kayu sebagai alat mengirim barang. dan sebagainya.

. spesialisasi pegawai atas tugas penerimaan dan pengeluaran kas. pihak pimpinan dalam usaha khususnya kepala bagian keuangan harus melakukan pengawasan secara ketat namun bijaksana dalam bidang tersebut. saat mencatat transaksi dan rekonsiliasi bank memberi peluang penyelewengan keuangan. jadi khusus menerima kas saja. • Penerima kas harus tidak bertugas ganda. dan pemisahan fungsi pegawai yang mengurus kas akan banyak membantu mencegah dan menyalahgunakan keuangan. nota. • Setiap transaksi yang mengakibatkan penerimaan uang tunai harus disertai dokumen yang sah (kuitansi. Terlebih lagi. tetapi mengurus kertas berharga juga yang bukan berwujud uang tunai. pengurusan kas tidak hanya mengurusi uang tunai yang digunakan sebagai alat pembayaran yang sah. Rincian kebijakan yang dipilih untuk ditetapkan dalam mengurus kegiatan pengawasan kas diuraikan sebagai berikut : a. Oleh karena itu. Pengurusan kas merupakan pekerjaan yang banyak menanggung resiko bila dibandingkan dengan bidang pekerjaan keuangan lainnya. Pengawan secara preventif dengan mekanisme pengurusan seperti prsedur proses penerimaan dan pengeluaran kas. dsb) • Perpindahan uang kas dari pegawai yang satu ke pegawai yang lain dilakukan dengan bukti pertanggungjawaban. Hal serupa harus diantisipasi. mereka yang bergerak di bidang pengurusan uang tunai. Pengawasan penerimaan kas Kebijakan pencegahan penyelewengan uang terhadap penerimaan kas sebagai berikut : • Penerimaan kas disetor ke bank secara berkala dan dilakukan setiap hari.40 Dengan demikian. • Bila penerima kas juga merangkap tugas mengeluarkan kas.

Jadi. Pengawasan saldo kas Upaya mencegah penyalahgunaan saldo kas ditempu dengan cara sebagai berikut : • Saldo kas diawasi secara ketat. • Setiap transaksi didukung dengan dokumen sah dan harus disahkan pejabat untuk bahan pemeriksaan. Atas . • Petugas penyusun rekonsiliasi tidak diserahi tugas menerima kas atau menandatangani cek.41 b. • Semua cek yang ditandatangani petugas yang menyusun rekonsiliasi bank sebaiknya dilakukan secara tertutup. Pengawasan pengeluaran kas Pengawasan pengeluaran uang dari kas dilakukan melalui kebijakan sebagai berikut : • Pengeluaran kas sebaiknya tidak dengan uang tunai tetapi dengan cek. • Pengeluaran kas dengan uang tunai untuk kas kecil dibatasi hanya untuk hal-hal yang perlu saja. pengurusan keuangan negara pada umumnya diselenggarakan dengan berpedoman pada anggaran (budgeting) dan pemeriksaan (auditing). c. • Petugas yang mengurus cek tidak merangkap sebagai petugas yang mengurus kas. sebaiknya sering dihitung secara mendadak. dan itu menjadi medan kegiatan ilmu administrasi keuangan negara dalam arti luas. • Dana yang disimpan dengan aman. Keuangan negara harus diurus sesuai dengan anggaran belanja yang telah ditetapkan olah undangundang. • Dana kas disimpan dengan aman. Penatausahaan Keuangan Negara Kekayaan negara dinilai dengan uang.

kegiatan penatausahaan meliputi bidang penyediaan anggaran keuangan negara.42 dasar pemikiran tersebut. Pelaksanaan kewajiban memerlukan dana yang harus deprogram secara cermat dalam anggaran negara. Istilah anggaran dalam bahasa Belanda “begroooting” dan dalam bahasa Inggris “budget”. Sesungguhnya anggaran meliputi taksiran tentang : a. c. Oleh karena itu. Hak itu meliputi : hak mencetak uang. hak mengadakan perjanjian pinjaman. aktivitas. baik kekayaan yang berada dalam pengurusan para pejabat atau lembaga termasuk pemerintahan maupun berada dalam penguasaan dan pengurusan bank pemerintahan dengan status hukum perdata”. Hak dan kewajiban negara inilah yang merupakan hakikat keuangan negara. Negara mempunyai kewajiban menjalankan pemerintahan dan membayar tagihan pihak ketiga yang harus dibayar pemerintah. Kewajiban negara kita dirumuskan dalam UUD 1945 negara diberi hak istimewa berkaitan dengan keuangan negara agar pelaksanaan kewajiban negara berhasil mewujudkan kesejahteraan rakyat. hak memungut iuran. definisi keuangan negara adalah …. Jumlah biaya yang dikeluarkan. hak menarik pajak. hak mengadakan pinjaman paksa kepad rakyat. 1980:12) Negara termasuk rumah tangga yang mementingkan pelayanan kepada masyarakat (public service). pertanggungjawaban dan pengawasan uang milik negara. b.. dan proyek-proyek yang merupakan isi dari rencana kerja. Sumber yang dapat digunakan menutup biaya tersebut. (UU No 7 tahun 1965) . “seluruh kekayaan negara. dan hak melakukan pungutan yang sah. Jasa. (Westra Pariata. negara harus ditopang dengan hak menguasai keuangan negara agar dapat melaksanakan kewajibannya. termasuk di dalamnya segala bagian-bagian harta milik kekayaan itu dan segala hak dan kewajiban yang timbul karenanya. pembukuan uang negara. Dengan demikian.

dibebankan kepada Badan Otorisasi sedangkan fungsi no 3 dan 4 dijalankan oleh Badan Ordonator. Pengurusan umum dan khusus dilakukan badan-badan yang disebut otorisator dan ordonator. Badan Otorisator dipercayakan kepada Presiden sebagai mandataris MPR. Mengatur dan mengusahakan agar penerimaan negara yang dikelola adalah lembaga departemen. Panglima ABRI/POLRI.43 Tegasnya. Kedua badan itu memiliki fungsi : 1. perusahaan milik negara dan ABRI/POLRI. 4. Dalam tugas sehari-hari. sedangkan pengurusan khusus lebih mengutamakan pada pelaksanaan perintah yang dikeluarkan badan yang bertindak dalam lingkup pengurusan umum. Penggunaan keuangan negara dianggarkan setiap tahun dalam satu kebijakan negara yang kemudian dijadikan undang-undang APBN yang disusun sesuai dengan daur/siklus anggaran. Dalam praktek pengurusan keuangan negara di Indonesia. nondepartemen. dan pimpinan perusahaan negara. Pengurusan Umum dan Khusus Keuangan Negara Pengurusan umum lebih menekankan pada penguasaan uang dan barang milik negara. Memutuskan kebijakan keuangan (moneter) yang berakibat penerimaan negara/pengeluaran negara. nondepartemen. Menerima dan mengkaji tagihan kepada negara. kemudian membebankan kepada mata anggaran yang sudah ditetapkan. . Presiden mendelegasikan kembali kepada para Menteri. Fungsi pada no 1 dan 2 di atas. 2. ABRI/POLRI dan perusahaan milik negara masuk kas negara sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Kepala Lembaga Negara. 3. Pemisahan pelaksana fungsi itu sesuai dengan undang-undang yaitu Badan Otorisator tidak boleh merangkap sebagai Badan Ordonator. keuangan negara adalah hak dan kewajiban negara serta segala sesuatu yang berhubungan dengan hak dan kewajiban tersebut yang dinilai dengan uang. Menerima jumlah penerimaan negara yang dilakukan oleh lembaga departemen.

Selanjutnya. serta lembaga ABRI/POLRI di bawah Panglima yang menguasai keuangan negara atas angkatannya masing-masing. Komponen pendapatan yang diharapkan untuk menutup belanja. Asas universalitas = asas brutto (jumlah anggaran belanja ditetapkan secara bulat tanpa dipotong). 2. Pengeluaran rutin menyangkut pengeluaran yang bersifat konsumtif dan operatif. Ia dalam menjalankan tugasnya sehari-hari dibantu oleh Kepala Kantor Perbendaharaan Negara yang berdomisili di setiap propinsi. Mereka yang bertindak sebagai Badan Otorisasi keuangan negara. 3. Asas pemerincian (rincian anggaran disesuaikan dengan fungsi kegiatan yang dijalankan oleh tiap organisasi pemerintahan. Asas Penyusunan Anggaran Anggaran negara disusun berdasarkan asas-asas tertentu misalnya : 1. penyusunannya harus menggambarkan obyek yang dibiayai). pengaturan dasar seperti ini bertujuan agat tidak terjadi defisit). kabupaten. yang tidak rutin biaya yang bersifat investasi dan disebut biaya pembangunan. . 2.44 Presiden dan mereka yang menerima pelimpahan wewenang itulah yang menjalankan fungsi no 1 dan 2 di atas. Komponen belanja yang direncanakan akan dikeluarkan oleh pemerintah guna melakukan kewajiban negara. Asas keseimbangan (anggaran pendapatan belanja harus ditutup dengan anggaran pendapatan. Presiden menunjuk Menteri Keuangan untuk bertindak sebagai Badan Ordonator. Komponen Anggaran Belanja Negara Pengeluaran negara ada yang rutin dan tidak rutin. Komponen Anggaran Negara Anggaran pendapatan dan belanja negara memiliki 2 komponen : 1.

perabot. biaya bantuan proyek dan juga anggaran belanja yang mengantisipasi hutang pemerintah (public debt). komponen APBN meliputi belanja pegawai. dan lain-lain. gas alam. denda. Komponen Anggaran Pendapatan Negara Penerimaan negara diperoleh dari dalam negeri dan luar negeri. belanja barang. pengimpanan. Penerimaan dalam negeri meliputi : pendapatan dari sector minyak bumi. 7. belanja pemeliharaan. Perbekalan Ilmu perbekalan (logistik) yang termasuk dalam cabang ilmu administrasi membahas tentang kegiatan perencanaan. dan perlengkapan kantor. peralatan. Bekal berarti barang atau uang persediaan untuk digunakan dalam perjalanan. kemudian menutupnya dengan menetapkan anggaran pendapatan dari sumber-sumber penerimaan negara. penerimaan dari retribusi. milik pemerintah. pengaturan menggunakan peralatan/perlengkapan (operasional) kerja. Dalam bahasa Inggris disebut supply. peralatan kantor. pengendalian. Fungsi perbekalan untuk menyediakan informasi tentang kebutuhan perbendaharaan kantor yang terdiri dari perabot kantor. dan penerimaan di luar sector minyak yang utama adalah pajak dan bukan pajak. sedangkan hutang luar negeri disebut foreign debt. dan perawatan serta penyingkiran barang-barang keperluan kerja. belanja subsidi daerah otonom.45 Jadi. iuran. Perbekalan berkaitan erat dengan masalah penyediaan bekal berupa barang. Fungsi perbekalan berpedoman pada kegiatan : . Ketika pembuatan APBN pemerintah menetapkan pengeluaran yang dibutuhkan dalam bentuk belanja negara terlebih dahulu. atau perlengkapan untuk membantu pencapaian tujuan suatu usaha kerjasama. pengadaan. Penerimaan bukan pajak meliputi : penerimaan hasil bersih perusahaan negara.

how). penyaluran. Pengadaan.46 1. c. why. menyewa atau membuat sendiri). memperbaiki/membuat • Pembelian Beberapa prinsip yang perlukan dipahami dalam melakukan pembelian barang perbekalan. Rencana penghapusan barang perbekalan. 3. sendiri. misalnya membeli. menyewa. 2. pendistribusian. Rencana pemeliharaan barang perbekalan. perbaikan. antara lain : a. meliputi penetapan alokasi dana khusus untuk persediaan pengadaan barang perbekalan. • Sewa. penelitian dan pengembangan. adalah pemenuhan kebutuhan barang perbekalan dengan berbagai cara. hadiah. namun sesuai kebutuhan. dan penyerahan barang-barang perbekalan. menerima hibah/hadiah. Barang tidak perlu mewah. b. d. pinjam. Penganggaran. Barang/perlengkapan hanya digunakan pada musim fluktuasi kerja memuncak. Adapun anggaran perbekalan itu itu hendaknya disusun sekurang-kurangnya berisi anggaran pembelian. how much. c. hibah Sewa dapat dilakukan bila : a. Rencana penimbunan. when. sehingga barang-barang tersebut mampu mendukung kegunaan usaha mencapai target keuntungan yang maksimal. Adapun langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pengadaan perbekalan. meminjam. b. where. who. meliputi : a. Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan memperhatikan rumus 5 W dan 2 H (what. Kualitas barang lebih diutamakan. Harus sesuai dengan rencana pengadaan dan fungsinya bagi unit pemakai. pemeliharaan. penyimpanan. Rencana pengadaan barang (membeli. yaitu : .

• Membuat/memperbaiki barang perbekalan Membuat pertimbangan : a. Sedangkan peminjaman dilakukan pada instansi lain dalam kaitan adanya kerjasama. sarana. Harga peralatan sangat tinggi dan sangat dibutuhkan. tetapi suku cadang dapat diperoleh dengan mudah. Contoh skema jenis gudang sesuai kondisi ruangan yang dimiliki : barang sendiri dilakukan organisasi dengan . Kalau hibah/hadiah merupakan pemberian cumacuma dari organisasi yang lain. Tersedianya tenaga yang produktif untuk membuat sendiri. c. Biaya perbaikan jauh lebih murah disbanding membeli barang baru. dan biaya operasional. c. Peralatan yang diperbaiki sudah tidak diproduksi lagi.47 b. Sehingga memerlukan dana. guna penyediaan ruangan (gudang). Peralatan tersebut langka. 4. binatang. b. Barang yang diperbaiki. kegiatan ini membutuhkan ruangan agar barang itu tetap aman dari kerusakan yang disebabkan oleh alam. jangka waktu kegunaannya imbang dengan biaya perbaikan. Pembuatan sendiri dilakukan untuk melatih teknisi dalam negeri. Sedangkan kegiatan memperbaiki dilakukan organisasi dengan alasan yaitu : a. b. d. c. Pengumpulan/penggudangan/penyimpanan. maupun manusia. Membeli barang baru jauh lebih mahal disbanding membuat sendiri. Tersedianya bahan baku yang cukup.

lori. lori. umumnya berlokasi dekat pelabuhan. berdinding kiri. Gudang semi tertutup disebut lumbung (open shed). stasiun kereta api. dan belakang. untuk menampung barang yang tidak mudah rusak karena pengaruh cuaca :  Gudang terbuka tidak diolah.  Gudang serbaguna. lantainya diratakan atau diaspal. gudang kereta api. pangkalan udara atau pangkalan truk.  Gudang pendingin. Gudang terbuka. lantainya tanah atau yang diratakan saja. dengan ciri-ciri beratap.48 T erbuka Semi T er tutup/Lumbung (open shed) T ransit T er tutup S er baguna Kedap udara Pendingin GUDANG Bertangki k er ing T ahan api Igloo (bahan peledak) Keterangan : a. berdinding samping kiri. Gudang tertutup. kanan.  Gudang terbuka diolah. cocok untuk transit barang. b. tertutup rapat sehingga harus menggunakan AC.  Gudang kedap udara. dan belakang :  Gudang transit untuk menimbun barang yang akan dipindah ke tempat lain. terdiri dari 2 ruangan : . biasanya bersusun/bertingkat dengan sarana pengangkut (troli. misalnya : yang akan dimuat di kapal. c. kanan. truk. dengan ciri-ciri tidak memiliki atap. dan pengungkit katrol. cirinya : bangunannya beratap. untuk menyimpan barang perbekalan agar tahan lama (bertahun-tahun). berwujud padang luas dibatasi pagar. forklift).

Prosedur penyampaian berita pengiriman barang (kesiapan penerima adalah pemakai barang). Pencarian kembali barang akan mudah ditelusuri kembali bila digunakan dengan peletakan barang. Pendistribusian barang perbekalan adalah kegiatan bongkar muat dari gudang sampai pemakai barang. Kelancaran pendistribusian barang dipengaruhi : a. seperti kubu orang Eskimo dibuat dari beton kuat beratap kubah kemudian ditimbun tanah tampak seperti gundukan tanah. misal : jenis minyak cat. ruangan yang tersedia.ruangan pembeku (menyimpan barang kimia yang mudah terbakar. Untuk menyimpan bahan peledak. memiliki konstruksi bangunan yang mampu menahan serangan api. untuk menyimpan barang api yang mudah menyala/terbakar. . ketertiban administrasi. bom. f. metode penyimpanan. mengawetkan makanan) d. cat.ruangan pendingin (sejuk) . dan jalur transportasi.49 . e. kode lokasi barang. dan denah tempat penyimpanan yang jelas. c. Prosedur pelaksanaan dan pengangkutan (kesiapsiagaan petugas pengangkut. Selain itu. Prosedur penatausahaan barang perbekalan (kedua fisik barang. mesin. kelengkapan alat pengangkutan). dan lain-lain supaya tidak mudah meledak. bahan kimia yang mudah terbakar. penempatan barang seharusnya menggunakan pedoman barang yang pertama disimpan maka yang pertama juga dibongkar (first in first out / FIFO) 5. dibuat dari baja berlantai beton kuat untuk menyimpan barang persediaan masa puluhan tahun mendatang. dan sebagainya. hendaknya memperhatikan lokasi tempat penyimpananannya. Gudang igloo. kemudahan pengurusan dokumentasi barang). roket. Pengaturan barang dalam gudang. Gudang bertangki kering. b. dinamit. Gudang tahan api. misal : penyimpanan senjata.

bertugas menyimpan dan memelihara barang perbekalan.50 d. dimanfaatkan untuk kegiatan unit instansi sendiri). 5. antara lain : 1. Di dalamnya pun terdapat lima organisasi perbekalan. Spilage (barang yang disimpan busuk. 2. Bagian penyaluran. dan tidak menguntungkan lagi sehingga dihapuskan dan diganti yang baru). bertugas mengusahakan agar ada persediaan perbekalan. e. 3. Teknis ekonomis (secara teknis dan ekonomis sudah tidak bermanfaat atau tidak menguntungkan). Berikutnya kegiatan perbekalan setelah melakukan penyimpanan adalah kegiatan penghapusan barang perbekalan. dan ketepatan proses bongkar muat dari atau ke awal pengangkutan dan kemana barang dalam perjalanan. kurang efisien. e. berubah-ubah atau berkurang kualitasnya karena pengaruh alam). penggelapan. yang tidak dapat digunakan. Surplus (kelebihan barang. bertugas sebagai badan perencanaan perbekalan/perlengkapan. . f. kurang efektif. Absolute (dinilai kurang layak. kecekatan. Faktor-faktor yang mempengaruhi penghapusan barang perbekalan adalah : a. Tenaga pelaksana pendistribusian. Bagian inventarisasi dan penghapusan. Bagian analisis kebutuhan perlengkapan. c. b. Bagian penyimpanan dan pemeliharaan. bertugas mengendalikan barang perbekalan dan mengadakan penghapusan bila barang perbekalan sudah tidak bermanfaat. Bagian pengadaan. Kadaluarsa (sudah mengalami keausan/deteriorisasi atau barang yang umur masa berlakunya sudah kadaluarsa). diartikan sebagai tindakan yang dilakukan berdasarkan atas prosedur dan tata cara perbekalan guna meniadakan barang dari daftar inventaris. atau perampokan). d. 4. bertugas mendistribusikan barang perbekalan. Kecepatan. Kehilangan (karena pencurian.

Barang rampasan (barang yang disita. Tahap perencanaan b. humas diistilahkan public relation tetapi masih dihubungkan dengan istilah foreign relation (hubungan internasional). i. 8. memperbaiki. Dari segi etimologis. Istilah tersebut lahir di negara Amerika. Tahap pasca pemeliharaan Sedangkan cara yang dilakukan dalam pemeliharaan misalnya : merawat. humas adalah kegiatan organisasi menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi dengan public yang berkepentingan untuk mendapat dukungan secara sukarela. dan menyempurnakan kondisi barang. Tahap pelaksanaan c. Humas Unsur terakhir yang menjadi bagian dari ilmu administrasi adalah ilmu hubungan masyarakat (humas) yang memiliki pokok bahasan tentang kegiatan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat sekitar. Dalam humas dibedakan menjadi 2 hubungan yakni : . Menurut Ensiklopedi. dirampas. humas berasal dari bahasa Inggris yakni public (masyarakat) dan relation (hubungan). Barang tak bertuan (penumpukan barang yang tidak jelas pemiliknya dan tidak diurus oleh pemiliknya). Ekses (kelebihan barang dalam suatu unit tidak dapat digunakan untuk unit itu sendiri tetapi dapat dimanfaatkan pada unit yang lain). Kegiatan akhir yakni pemeliharaan barang perbekalan (maintenance) adalah usaha/proses memperpanjang umur kondisi barang dan menjaga daya tahan dan daya guna barang perbekalan agar tetap maksimal. Tahap pemeliharaan dilakukan melalui : a. atas dasar bukti pidana/perdata). Asal mula kata humas dipromosikan oleh Thomas Jefferson tahun 1804 pada suatu kongres. h.51 g. Pada tahun tersebut.

maupun produk yang ditawarkan. mempertahankan sdm yang produktif dan loyal) Hubungan eksternal dikelompokkan menjadi : • Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations) • Hubungan dengan jawatan pemerintahan (Government relations) • Hubungan dengan pers/wartawan (Press relations) • Hubungan pimpinan dengan pelanggan . Hubungan internal Hubungan antara pimpinan dengan bawahan yang harus diterima terus menerus untuk kelancaran tugas maupun kepentingan pribadi sehingga tercita suasana kerja yang menyenangkan. nama. saling pengertian dan saling kerjasama baik dalam hubungan vertikal maupun horisontal. hubungan yang harmonis. Hubungan eksternal Hubungan yang dilakukan organisasi dengan masyarakat di luar organisasi yang bersangkutan untuk memperoleh citra perusahaan baik di mata masyarakat ditinjau dari organisasi.52 1. dilakukan dengan cara : • Mencari pelanggan • Memperkenalkan produksi • Mencari modal dan hubungan • Memecahkan persoalan yang dihadapi organisasi • Memperbaiki hubungan dengan serikat kerja/SPSI (pemogokan sdm. Hubungan ini dilakukan dengan cara mengadakan : • Rapat • Pengumuman • Majalah/Buletin intern • Rekreasi • Laporan 2.

Mengadakan riset Yaitu mengadakan penelitian baik ke dalam maupun ke luar instansi misalnya : . kemudian melanjutkan tindakan untuk memperkirakan masa depan agar perencanaan dapat tercapai maka harus dipersiapkan segala fasilitas yang diperlukan untuk melaksanakan rencana kegiatan tersebut. instansi mana yang sekiranya akan dijadikan obyek kegiatan. misalnya mengadakan publisitas dengan menggunakan media massa. . Pelaksanaan riset Setelah rencana dan alat dipersiapkan maka proses selanjutnya adalah pelaksanaan mengadakan kegiatan. Memberikan saran kepada pimpinan Jika rencana kegiatan yang dilakukan sudah tepat dan dapat diterima oleh massa.53 • Hubungan organisasi dengan organisasi yang lain (studi banding. 2. pembangunan. pertemuan dengan pihak ketiga. Hasil akhir Untuk hasil akhir dipergunakan menilai apakah kegiatan tersebut sesuai dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat.Riset ke dalam berupa penyelidikan kegiatan unit-unit instansinya yang menemukan dan menyimpulkan fakta-fakta yang diperlukan. 3. . Mengadakan pengecekan tentang tanggapan masyarakat 5. 6. Mempersiapkan dan merencanakan riset Merencanakan berarti memilih dan menghubungkan fakta yang satu dengan fakta yang lain. kegiatan humas merupakan proses kontinu yang selalu berusaha menyempurnakan kegiatan dari tugas. 4.Riset ke luar untuk mendapatkan gambaran siapa. surat menyurat) Pada pokoknya dalam pelaksanaan proses kegiatan humas meliputi 6 tahap yaitu : 1.

kemudian pesan tersebut disampaikan ke pihak lain begitu juga seterusnya. Pola pohon (Tree pattern) A B C D E F Pola ini sering disebut dengan pola perantara. kemudian komunikan . Kebaikan pola ini karena tidak membutuhkan media. Pola ini individu terlibat penyampaian pesan kepada orang lain. dan komunikasi itulah yang menjadi dasar dari pola humas. Pola mata rantai (Chain pattern) A B C F E D Pola ini sering kita temukan dalam kehidupan sehari-hari. antara lain : 1. komunikator menyampaikan pesan kepada komunikator secara perseorangan. 2. Pola ini. biasanya dalam bahasa Jawa diartikan gethuk tular. kemungkinan besar akan terjadi pemalsuan pesan atau secara sengaja ataupun tidak mengubah isi pesan dimana timbul gossip/issu karena tidak menjamin pesan yang disampaikan. dalam hal ini yang bertindak sebagai perantara adalah B.54 Jika terjadi hubungan komunikasi dari human relation. Jika menerapkan pola ini.

Dalam pola ini tidak terjadi komunikasi. E . 4. komunikasi yang dilakukan dapat efektif dan efisien sehingga pesan yang disampaikan mudah menimbulkan umpan balik (feed back) yang lebih akurat sesuai dengan pesan komunikator karena pola ini adalah pola perbaikan dari roda atau bintang.55 bertindak sebagai komunikator menyempaikan pesan kepada kelompok komunikan yang lain. Pola roda atau bintang yang idsempurnakan (Improved wheel or star pattern) E B C A D Dalam pola ini. Pola roda atau bintang (Wheel or Star pattern) B C A D Pada pola ini. A bertindak sebagai komunikator yang menyampaikan pesan kepada komunikan. Yang menjadi humas biasanya si B karena orang yang menyampaikan ingormasi secara timbal balik. 3. Komunikan dalam pola ini adalah sebagai anggota kelompok dan tidak saling berkomunikasi.

brosur. adalah media yang dapat didengar. yang termasuk jenis media ini telepon. plakat. dsb. tape recorder. informasi yang disampaikan lebih jelas. maka media humas pun dibedakan menjadi 2 yakni : 1. Pola ini terbaik dari pola humas yang lain. Komunikator dan komunikan dapat terlibat dalam komunikasi tanpa ada perantara yang lebih tepat (komunikasi langsung). Media komunikasi ekternal. biaya yang dikeluarkan lebih murah. Dalam perkembangan kehidupan sosial ekonomi masyarakat Indonesia yang makin maju. yang termasuk adalah : • Media visual. pameran. Kelemahanya : kemungkinan timbul gangguan yang tidak diinginkan. Karena hubungan masyarakat terdapat 2 hubungan yakni hubungan internal dan eksternal. usaha public relation akan lebih banyak dikerjakan oleh orangorang yang terpilih pada organisasi tersebut. contoh : film. Media ini digunakan dalam E .56 5. • Media auditif. pembuatan dan penggunaannya lebih mudah. radio. menimbulkan rasa bosan. perlu adanya waktu yang cukup guna menafsirkan pengertiannya. dsb Keuntungannya : menghemat waktu dan tenaga. Pola terbuka (Open structured pattern) B C A D Dalam pola ini. setiap anggota dapat saling menggunakan daya nalarnya dalam menanggapi pesan dari komunikator.

Mempertahankan reputasi/nama baik organisasi dan menangkis serangan yang bermaksud menjatuhkan nama perusahaan. Media ini bisa disampaikan melalui faximile. tabloid. Media komunikasi internal. Memberi penjelasan tentang kebijaksanaan pimpinan organisasi yang penjelasannya dititikberatkan bahwa penjelasan itu dapat dipertanggungjawabkan. contohnya surat kabar. dsb. 2. • Media audio visual. Mengusahakan agar organisasi dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan public yang sebenarnya. bulletin. pertemuan. 4. adalah media yang dapat dilihat dan didengar. Membantu public untuk menentukan dan mengetahui kebutuhan yang sebenarnya. adalah segala barang cetak. . Membantu kelancaran komunikasi di dalam dan di luar organisasi. brosur. dsb. Memberi penjelasan tentang hasil produksi baik berupa barang maupun jasa dari organisasi yang bersangkutan. 2. Perwujudan kegiatan humas dalam organisasi adalah : 1. majalah. 6. seminar. • Media cetak.57 komunikasi antar personal yang biasanya banyak digunakan di lingkungan kantor. pertemuan. 3. kunjungan. wawancara. contohnya televisi. kunjungan. 5. dsb. biasanya dilakukan hanya antara pimpinan dengan bawahan contohnya rapat.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful