DATABASE EXCEL

Database merupakan range dari sel yang terdiri dari susunan suatu daftar data tertentu. Database merupakan daftar dari data yang saling berhubungan dimana baris menyimpan informasi data record dan kolom menyimpan data field. Baris pertama terdiri dari label untuk setiap kolom. Fungsi Database Sebelumnya kita telah mengenal fungsi statistik seperti SUM() untuk menjumlah, AVERAGE() untuk merata-rata, dan COUNT() untuk menghitung banyak data. Di samping itu Excel menyediakan fungsi database untuk nnelakukan perhitungan statistik pada data-data yang memenuhi suatu kriteri. Fungsi database antara lain DSUM() untuk menjumlah data dengan criteria tertentu, DAVERAGE untuk merata-rata data dengan criteria tertentu, dan DCOUNT()untuk menghitung banyak data dengan criteria tertentu. Bentuk fungsi database adalah sebagai berikut : =DSUM(range database; nomor kolom; range criteria) =DAVERAGE(range database; nomor kolom; range criteri =DCOUNT(range database; nomor kolom; range criteria)

field kedua adalah Pembelian sebagai jumlah pembelian barang. pada sel F9 ketikkan formula =DSUM(B2:D11. atau dihitung banyaknya. Lunas menunjukkan penjualan barang sudah lunas dan Belum Lunas menunjukkan penjualan barang tersebut belum lunas. dan field ketiga adalah Keterangan sebagai status kelunasan penjualan barang. Untuk itu pada sel F2 dan F3 ketikkan criteria sebagai berikut: Nama Pembeli Gusti Kriteria ini merupakan range criteria yang terdiri dari dua baris. yaitu baris judul (Nama Pembeli) dan baris isi (Gusti). Kita ingin mengetahui nilai total penjualan barang pembeli Gusti.F2:F3) . dirata-rata.2.Dimana range database adalah range sel database berada. di bawah ini terlihat daftar penjualan barang pada beberapa toko Field pertama adalah Nama Pembeli sebagai nama pembeli barang. dan range criteria adalah range yang berisi criteria. Sebagai contoh. Untuk menghitung jumlah total penjualan barang dengan nama Pembeli Gusti. nomor kolom adalah nomor kolom yang datanya akan dijumlahkan.

nilai hasil fungsi database ini terlihat seperti pada gambar dibawah .Setelah diformat sesuai dengan data jumlah pembelian.

Selain dengan satu criteria. buatlah criteria seperti berikut: Nama Pembeli Gusti Keterangan Belum Lunas Di sini range criteria adalah F2:G3. ketikkan formula =DSUM(B2:D11. kriteria ini menggunakan dua field. Jika kita ingin mengetahui jumlah penjualan dengan nama pembeli Gusti yang Belum Lunas. yaitu Nama Pembeli dan Keterangan. gantilah nama pembeli pada range criteria yaitu F3 dengan nama pembeli lain. Untuk mengetahui jumlah pembelian dengan nama pembeli Gusti yang belum lunas.F2:G3) pada sel G9 seperti gambar berikut .2.Untuk mengetahui jumlah pembelian dengan nama pembeli lain. kita dapat menggunakan lebih dan satu criteria.

.

.

pilih range criteria (F2:F3). pilih range database (B2:D11). Pada kotak Criteria. sehingga kotak dialog fungsi terlihat seperti : . Pada kotak Field. ketikkan nomor indeks kolom yang akan dihitung (2).4. Klik tomnol OK. maka pada layar monitor akan muncul kotak dialog Function Arguments DSUM. Pada kotak database.

.5. Setelah selesai klik tombol OK untuk menutup kotak dialog.

Contoh Lembar kerja dalam bentuk database dapat dilihat dari table penjualan barang di bawah ini. . KOTA dan sebagainya. Kolom-kolom ini disebut field dan setiap field harus mempunyai judul kolom atau nama field. Baris-baris ini disebut record. kita dapat menggunakan fasilitas database Excel. Untuk memudahkan dalam mengelola database. ALAMAT. Jika data pada database sedikit. Tetapi jika data pada database sangat banyak. Lembar kerja Microsoft Excel merupakan range berisi data yang disusun berdasarkan baris dan kolom. seperti NAMA. kita tidak akan kesulitan dalam mengelolanya.MENGELOLA DATABASE Kumpulan data-data merupakan database. Setiap baris mengandung data-data dari suatu subjek. Setiap kolom mengandung data-data yang sejenis. tentu kita akan kesulitan.

tidak boleh ada nama field(judul kolom) yang sama  Kita tidak boleh menggunakan nama field (judul kolom) yang sama dengan alamat sel. C80 dll  Semua isi baris yang ada dibawah nama field merupakan data. seperti A25. Jika kita menuliskan judul dalam dua baris.  Pada suatu database. karena baris tersebut akan dianggap sebagai data. kita harus memperhatikan beberapa aturan penulisan dan penyusunan database sebeagai berikut:  Nama field (judul kolom) database harus berada di suatu baris judul. maka yang dianggap sebagai nama field hanya baris kedua saja. Oleh karena itu sebaiknya antara field dengan data tidak boleh ada baris kosong atau baris yang berisi lambang-lambang lain.Aturan Penulisan dan Penyusunan Database Untuk membuat suatu database pada lembar kerja Excel. .

menghapus data. Fasilitas Data Form merupakan salah satu cara untuk nnengelola database. dan mengedit data. menambah data. . Dengan menggunakan Excel.Mengelola Database dengan Data Form MengeLola database merupakan kegiatan yang sering dilakukan. kita mempunyai banyak cara untuk membuat database baru.

Kemudian kliklah menu data dan perintah Form. Sebagai contoh. Kemudian berilah nama lembar kerja yang berisi judul kolom tersebut.2. Disini kita memilih range B5:G5. Pilihlah range yang mencakup seluruh judul kolom. Nama lembar kerja harus kita sesuaikan dengan tabel database karena judul formulir data yang akan dibuat diberi nama lembar kerja. disini kita memberi nama lembar kerja Form Input Data 3. maka pada layar monitor terlihat kotak pesan Microsoft Excel .

Setelah record pertama dimasukkan. maka pada layar monitor terlihat formulir untuk pengelolaan database yang akan kita buat. kliklah tombol OK. Jika kita mengetikkan data pada suatu kotak. Ketikkan data-data penjualan barang diatas ke dalam kotak teks dengan label yang sama dengan judul kolom.4. tekanlah tombol Tab untuk pindah ke kotak berikutnya. kliklah tombol New untuk memasukkan data-data baris berikutnya. formulir pengelolaan database terlihat seperti gambar dibawah . Jika Kita menggunakan baris pertama range yang dipilih sebagai label form dan bukan data. Setelah kita mengetikkan data-data dari suatu record. Judul formulir berisi nama lembar kerja database. 5.

klik tombol Close. Database penjualan barang yang kita buat terlihat seperti gambar dibawah . Setelah kita selesai menggunakan formulir pengelolaan data.6.

kita menggunakan bar penggulung vertical (vertical scroll bar). mungkin kita ingin memeriksa data-data yang telah dimasukkan dengan menampilkannya dalam formulir pengelolaan database. mungkin data-data tersebut memiliki kesalahan dan kita ingin mengeditnya.Untuk menampilkan data-data yang lain. kemudian klik kotak teks yang berisi data tersebut dan editlah. maka pada layar monitor terlihat formulir untuk pengelolaan database kernbali. Klik tornbol tanda panah ke at as untuk menampilkan data bans sebelunnnya. Klik tornbol tanda panah ke bawah untuk menampilkan data baris berikutnya. Mengedit Data Setelah menampilkan data-data dan memeriksanya. Untuk itu tampilan baris data yang akan diedit dengan menggunakan bar penggulung vertical.Menampilkan Data dalam Data Form Setelah memasukkan data-data ke dalam database. Membatalkan Pengeditan Jika kita belum pindah ke baris data lain atau keluar dari baris data yang sedang kita edit. 3. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut : 1.Kliklah menu Data dan perintah Form. Sebagai contoh database di atas kita nnernilih range seluas B5:G20 2.Pilihlah range dan database yang akan kita sunting. Range yang dipilih harus mencakup seluruh judul kolorn dan seluruh data yang ada di bawahnya. Hal ini atas dapat kita lakukan juga dengan menyeret kotak penggulung yang ada di tengah bar penggulung ke bawah atau ke atas. kita dapat membatalkan pengeditan data dengan mengklik tombol perintah Restore .

Jika kita menghapusnya klik OK.Menghapus Baris Data Jika baris data tertentu sudah tidak dibutuhkan lagi. Untuk itu tampilkan baris data yang ingin dihapus. kemudian klik tombol Delete. . maka pada layar monitor terlihat kotak dialog Microsoft Excel yang berisi pertanyaan konfirmasi penghapusan data seperti pada gambar dibawah. kita dapat menghapusnya.

lalu tekan Enter. Sebagai contoh kita ingin mencari data-data penjualan yang jumlahnya lebih besar dan 20. lebih besar dari (>). dan tidak sama (<> ) pada kriteria. kliklah tornbol Close. Jika sudah selesai. . lebih kecil dari (<). maka data dengan jumlah penjualan lebih besar dari 20 ditampilkan pada formulir. lebih besar atau sama dengan ( > . kita dapat menggunakan operator pembanding sama dengan (=). Untuk itu pada kotak teks Junnlah ketikkan >20. Untuk menampilkan data-data yang lain gunakan tornbol Find Prev atau Find Next. lebih kecil atau sama dengan ( < ).Penggunaan Operator Pembanding untuk Pencarian Data U n t u k data berupa nilai.

dan pada kotak Then by kedua pilihlah Keterangan dan kLik kotak pilihan Ascending. Dan kotak dialog terlihat bahwa kita dapat mengurutkan data dengan menggunakan tiga kunci pengurutan. maka pada layar monitor terlihat kotak dialog Sort. . Untuk contoh database di atas. 3.Kliklah menu Data dan klik perintah Sort. LangkahLangkahnya sebagai berikut : 1. yang sama pada kunci pengurutan pertama. kolom Pelanggan sebagai kunci pengurutan kedua secara menaik. 2.Mengurutkan Data dalam Database Pencarian data tertentu dari database yang terurut akan lebih mudah dan cepat dibandingkan jika data tersusun secara acak. Kotak Sort by digunakan sebagai kunci pengurutan pertama dan dua kotak Then by digunakan sebagai kunci pengurutan kedua dan ketiga. kita memilih range B5:G11. dan kolom Keterangan sebagai kunci pengurutan ketiga secara menaik juga. sehingga kotak dialog terlihat seperti di bawah. Untuk itu pada kotak Sort by pilihlah Tanggal dan klik kotak pilihan Ascending pada kotak Then by pertama pilihlah Pelanggan dan klik kotak pilihan Ascending. akan diurutkan dengan kunci pengurutan kedua. Untuk memudahkan pencarian datadata tertentu dalann database Excel. Artinya untuk data. kita akan mengurutkan data-data. Untuk data yang sama pada kunci pengurutan keduan diurutkan dengan kunci pengurutan ketiga. Pilihan ini harus mencakup seluruh judul kolom dan seluruh data yang ada dibawahnya. Di sini kita akan mengurutkan data dengan kolom tanggal sebagai kunci pengurutan pertama secara menaik.Pilihlah range dan database yang akan diurutkan.

.

.

Menggunakan Fasilitas Validasi Data Untuk Memasukkan Data Agar tidak memasukkan sembarang data kedalam database. Pada kotak Allow Date. . dan pada kotak Data pilihlah operator between. Pilihlah range yang akan kita batasi pemasukkan datanya. Untuk membatasi pemasukkan data pada kolom Tanggal. Disini kita memilih range dari kolom tanggal D6:D11. kita dapat membatasi pemasukkan data dengan menggunakan fasilitas validasi data. Disini kita akan membatasi pengisian data pada kolom tanggal penjualan dengan data berjenis tanggal yang dapat dimasukkan hanya boleh berkisar antara 1 April 2006 hingga 30 April 2006. kemudian kliklah menu Data dan perintah Validation maka pada layar monitor terlihat dialog data Validation. lakukan langkah-langkah berikut: 1. karena data yang akan kita masukkan dibatasi antara 1 April 2006 hingga 30 April 2006. 2.

.

Menyaring data Menggunakan fasilitas Auto filter memungkinkan anda untuk menampilkan semua record yang memenuhi criteria .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful