DATABASE EXCEL

Database merupakan range dari sel yang terdiri dari susunan suatu daftar data tertentu. Database merupakan daftar dari data yang saling berhubungan dimana baris menyimpan informasi data record dan kolom menyimpan data field. Baris pertama terdiri dari label untuk setiap kolom. Fungsi Database Sebelumnya kita telah mengenal fungsi statistik seperti SUM() untuk menjumlah, AVERAGE() untuk merata-rata, dan COUNT() untuk menghitung banyak data. Di samping itu Excel menyediakan fungsi database untuk nnelakukan perhitungan statistik pada data-data yang memenuhi suatu kriteri. Fungsi database antara lain DSUM() untuk menjumlah data dengan criteria tertentu, DAVERAGE untuk merata-rata data dengan criteria tertentu, dan DCOUNT()untuk menghitung banyak data dengan criteria tertentu. Bentuk fungsi database adalah sebagai berikut : =DSUM(range database; nomor kolom; range criteria) =DAVERAGE(range database; nomor kolom; range criteri =DCOUNT(range database; nomor kolom; range criteria)

Kita ingin mengetahui nilai total penjualan barang pembeli Gusti.Dimana range database adalah range sel database berada. field kedua adalah Pembelian sebagai jumlah pembelian barang.2. Untuk itu pada sel F2 dan F3 ketikkan criteria sebagai berikut: Nama Pembeli Gusti Kriteria ini merupakan range criteria yang terdiri dari dua baris. pada sel F9 ketikkan formula =DSUM(B2:D11. Sebagai contoh. atau dihitung banyaknya. yaitu baris judul (Nama Pembeli) dan baris isi (Gusti). dirata-rata. di bawah ini terlihat daftar penjualan barang pada beberapa toko Field pertama adalah Nama Pembeli sebagai nama pembeli barang. dan range criteria adalah range yang berisi criteria.F2:F3) . dan field ketiga adalah Keterangan sebagai status kelunasan penjualan barang. Untuk menghitung jumlah total penjualan barang dengan nama Pembeli Gusti. nomor kolom adalah nomor kolom yang datanya akan dijumlahkan. Lunas menunjukkan penjualan barang sudah lunas dan Belum Lunas menunjukkan penjualan barang tersebut belum lunas.

Setelah diformat sesuai dengan data jumlah pembelian. nilai hasil fungsi database ini terlihat seperti pada gambar dibawah .

ketikkan formula =DSUM(B2:D11.Untuk mengetahui jumlah pembelian dengan nama pembeli lain. kriteria ini menggunakan dua field. kita dapat menggunakan lebih dan satu criteria. gantilah nama pembeli pada range criteria yaitu F3 dengan nama pembeli lain. buatlah criteria seperti berikut: Nama Pembeli Gusti Keterangan Belum Lunas Di sini range criteria adalah F2:G3.2. yaitu Nama Pembeli dan Keterangan. Untuk mengetahui jumlah pembelian dengan nama pembeli Gusti yang belum lunas. Selain dengan satu criteria.F2:G3) pada sel G9 seperti gambar berikut . Jika kita ingin mengetahui jumlah penjualan dengan nama pembeli Gusti yang Belum Lunas.

.

.

Pada kotak database. Pada kotak Criteria.4. sehingga kotak dialog fungsi terlihat seperti : . Pada kotak Field. pilih range database (B2:D11). Klik tomnol OK. pilih range criteria (F2:F3). ketikkan nomor indeks kolom yang akan dihitung (2). maka pada layar monitor akan muncul kotak dialog Function Arguments DSUM.

. Setelah selesai klik tombol OK untuk menutup kotak dialog.5.

Setiap kolom mengandung data-data yang sejenis. Lembar kerja Microsoft Excel merupakan range berisi data yang disusun berdasarkan baris dan kolom. ALAMAT. Untuk memudahkan dalam mengelola database. Contoh Lembar kerja dalam bentuk database dapat dilihat dari table penjualan barang di bawah ini. tentu kita akan kesulitan. kita tidak akan kesulitan dalam mengelolanya. . seperti NAMA. Baris-baris ini disebut record. Kolom-kolom ini disebut field dan setiap field harus mempunyai judul kolom atau nama field. Tetapi jika data pada database sangat banyak. kita dapat menggunakan fasilitas database Excel. KOTA dan sebagainya.MENGELOLA DATABASE Kumpulan data-data merupakan database. Jika data pada database sedikit. Setiap baris mengandung data-data dari suatu subjek.

 Pada suatu database. seperti A25. C80 dll  Semua isi baris yang ada dibawah nama field merupakan data. tidak boleh ada nama field(judul kolom) yang sama  Kita tidak boleh menggunakan nama field (judul kolom) yang sama dengan alamat sel. Jika kita menuliskan judul dalam dua baris. karena baris tersebut akan dianggap sebagai data.Aturan Penulisan dan Penyusunan Database Untuk membuat suatu database pada lembar kerja Excel. kita harus memperhatikan beberapa aturan penulisan dan penyusunan database sebeagai berikut:  Nama field (judul kolom) database harus berada di suatu baris judul. Oleh karena itu sebaiknya antara field dengan data tidak boleh ada baris kosong atau baris yang berisi lambang-lambang lain. . maka yang dianggap sebagai nama field hanya baris kedua saja.

Fasilitas Data Form merupakan salah satu cara untuk nnengelola database.Mengelola Database dengan Data Form MengeLola database merupakan kegiatan yang sering dilakukan. menambah data. kita mempunyai banyak cara untuk membuat database baru. dan mengedit data. . menghapus data. Dengan menggunakan Excel.

Sebagai contoh. maka pada layar monitor terlihat kotak pesan Microsoft Excel . Nama lembar kerja harus kita sesuaikan dengan tabel database karena judul formulir data yang akan dibuat diberi nama lembar kerja. Disini kita memilih range B5:G5. Pilihlah range yang mencakup seluruh judul kolom. disini kita memberi nama lembar kerja Form Input Data 3. Kemudian berilah nama lembar kerja yang berisi judul kolom tersebut.2. Kemudian kliklah menu data dan perintah Form.

kliklah tombol OK. tekanlah tombol Tab untuk pindah ke kotak berikutnya. Setelah record pertama dimasukkan. Ketikkan data-data penjualan barang diatas ke dalam kotak teks dengan label yang sama dengan judul kolom. kliklah tombol New untuk memasukkan data-data baris berikutnya. Jika kita mengetikkan data pada suatu kotak. formulir pengelolaan database terlihat seperti gambar dibawah . maka pada layar monitor terlihat formulir untuk pengelolaan database yang akan kita buat.4. Judul formulir berisi nama lembar kerja database. Setelah kita mengetikkan data-data dari suatu record. 5. Jika Kita menggunakan baris pertama range yang dipilih sebagai label form dan bukan data.

Database penjualan barang yang kita buat terlihat seperti gambar dibawah . klik tombol Close. Setelah kita selesai menggunakan formulir pengelolaan data.6.

mungkin data-data tersebut memiliki kesalahan dan kita ingin mengeditnya. Untuk itu tampilan baris data yang akan diedit dengan menggunakan bar penggulung vertical. Hal ini atas dapat kita lakukan juga dengan menyeret kotak penggulung yang ada di tengah bar penggulung ke bawah atau ke atas. Membatalkan Pengeditan Jika kita belum pindah ke baris data lain atau keluar dari baris data yang sedang kita edit. mungkin kita ingin memeriksa data-data yang telah dimasukkan dengan menampilkannya dalam formulir pengelolaan database. kita menggunakan bar penggulung vertical (vertical scroll bar). Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut : 1. kemudian klik kotak teks yang berisi data tersebut dan editlah. maka pada layar monitor terlihat formulir untuk pengelolaan database kernbali.Untuk menampilkan data-data yang lain. Klik tornbol tanda panah ke bawah untuk menampilkan data baris berikutnya.Menampilkan Data dalam Data Form Setelah memasukkan data-data ke dalam database.Kliklah menu Data dan perintah Form. Mengedit Data Setelah menampilkan data-data dan memeriksanya. Klik tornbol tanda panah ke at as untuk menampilkan data bans sebelunnnya. Range yang dipilih harus mencakup seluruh judul kolorn dan seluruh data yang ada di bawahnya. 3.Pilihlah range dan database yang akan kita sunting. kita dapat membatalkan pengeditan data dengan mengklik tombol perintah Restore . Sebagai contoh database di atas kita nnernilih range seluas B5:G20 2.

. Jika kita menghapusnya klik OK.Menghapus Baris Data Jika baris data tertentu sudah tidak dibutuhkan lagi. kita dapat menghapusnya. Untuk itu tampilkan baris data yang ingin dihapus. kemudian klik tombol Delete. maka pada layar monitor terlihat kotak dialog Microsoft Excel yang berisi pertanyaan konfirmasi penghapusan data seperti pada gambar dibawah.

Jika sudah selesai. maka data dengan jumlah penjualan lebih besar dari 20 ditampilkan pada formulir. kita dapat menggunakan operator pembanding sama dengan (=). Sebagai contoh kita ingin mencari data-data penjualan yang jumlahnya lebih besar dan 20. lalu tekan Enter. . dan tidak sama (<> ) pada kriteria.Penggunaan Operator Pembanding untuk Pencarian Data U n t u k data berupa nilai. lebih kecil dari (<). kliklah tornbol Close. lebih besar atau sama dengan ( > . Untuk itu pada kotak teks Junnlah ketikkan >20. lebih besar dari (>). Untuk menampilkan data-data yang lain gunakan tornbol Find Prev atau Find Next. lebih kecil atau sama dengan ( < ).

Untuk data yang sama pada kunci pengurutan keduan diurutkan dengan kunci pengurutan ketiga. sehingga kotak dialog terlihat seperti di bawah. Untuk contoh database di atas. 2. dan pada kotak Then by kedua pilihlah Keterangan dan kLik kotak pilihan Ascending. dan kolom Keterangan sebagai kunci pengurutan ketiga secara menaik juga. kita akan mengurutkan data-data.Kliklah menu Data dan klik perintah Sort. yang sama pada kunci pengurutan pertama. Pilihan ini harus mencakup seluruh judul kolom dan seluruh data yang ada dibawahnya. LangkahLangkahnya sebagai berikut : 1. Dan kotak dialog terlihat bahwa kita dapat mengurutkan data dengan menggunakan tiga kunci pengurutan. akan diurutkan dengan kunci pengurutan kedua.Pilihlah range dan database yang akan diurutkan. Untuk memudahkan pencarian datadata tertentu dalann database Excel. . 3.Mengurutkan Data dalam Database Pencarian data tertentu dari database yang terurut akan lebih mudah dan cepat dibandingkan jika data tersusun secara acak. Artinya untuk data. kita memilih range B5:G11. kolom Pelanggan sebagai kunci pengurutan kedua secara menaik. Kotak Sort by digunakan sebagai kunci pengurutan pertama dan dua kotak Then by digunakan sebagai kunci pengurutan kedua dan ketiga. Di sini kita akan mengurutkan data dengan kolom tanggal sebagai kunci pengurutan pertama secara menaik. maka pada layar monitor terlihat kotak dialog Sort. Untuk itu pada kotak Sort by pilihlah Tanggal dan klik kotak pilihan Ascending pada kotak Then by pertama pilihlah Pelanggan dan klik kotak pilihan Ascending.

.

.

dan pada kotak Data pilihlah operator between. Untuk membatasi pemasukkan data pada kolom Tanggal. Disini kita akan membatasi pengisian data pada kolom tanggal penjualan dengan data berjenis tanggal yang dapat dimasukkan hanya boleh berkisar antara 1 April 2006 hingga 30 April 2006. Disini kita memilih range dari kolom tanggal D6:D11. Pilihlah range yang akan kita batasi pemasukkan datanya. Pada kotak Allow Date. karena data yang akan kita masukkan dibatasi antara 1 April 2006 hingga 30 April 2006. kemudian kliklah menu Data dan perintah Validation maka pada layar monitor terlihat dialog data Validation. 2. lakukan langkah-langkah berikut: 1. kita dapat membatasi pemasukkan data dengan menggunakan fasilitas validasi data. .Menggunakan Fasilitas Validasi Data Untuk Memasukkan Data Agar tidak memasukkan sembarang data kedalam database.

.

Menyaring data Menggunakan fasilitas Auto filter memungkinkan anda untuk menampilkan semua record yang memenuhi criteria .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful