DATABASE EXCEL

Database merupakan range dari sel yang terdiri dari susunan suatu daftar data tertentu. Database merupakan daftar dari data yang saling berhubungan dimana baris menyimpan informasi data record dan kolom menyimpan data field. Baris pertama terdiri dari label untuk setiap kolom. Fungsi Database Sebelumnya kita telah mengenal fungsi statistik seperti SUM() untuk menjumlah, AVERAGE() untuk merata-rata, dan COUNT() untuk menghitung banyak data. Di samping itu Excel menyediakan fungsi database untuk nnelakukan perhitungan statistik pada data-data yang memenuhi suatu kriteri. Fungsi database antara lain DSUM() untuk menjumlah data dengan criteria tertentu, DAVERAGE untuk merata-rata data dengan criteria tertentu, dan DCOUNT()untuk menghitung banyak data dengan criteria tertentu. Bentuk fungsi database adalah sebagai berikut : =DSUM(range database; nomor kolom; range criteria) =DAVERAGE(range database; nomor kolom; range criteri =DCOUNT(range database; nomor kolom; range criteria)

F2:F3) . Sebagai contoh. dirata-rata. atau dihitung banyaknya. pada sel F9 ketikkan formula =DSUM(B2:D11.Dimana range database adalah range sel database berada. nomor kolom adalah nomor kolom yang datanya akan dijumlahkan. yaitu baris judul (Nama Pembeli) dan baris isi (Gusti). di bawah ini terlihat daftar penjualan barang pada beberapa toko Field pertama adalah Nama Pembeli sebagai nama pembeli barang. dan field ketiga adalah Keterangan sebagai status kelunasan penjualan barang. Lunas menunjukkan penjualan barang sudah lunas dan Belum Lunas menunjukkan penjualan barang tersebut belum lunas. dan range criteria adalah range yang berisi criteria. field kedua adalah Pembelian sebagai jumlah pembelian barang. Untuk menghitung jumlah total penjualan barang dengan nama Pembeli Gusti.2. Kita ingin mengetahui nilai total penjualan barang pembeli Gusti. Untuk itu pada sel F2 dan F3 ketikkan criteria sebagai berikut: Nama Pembeli Gusti Kriteria ini merupakan range criteria yang terdiri dari dua baris.

Setelah diformat sesuai dengan data jumlah pembelian. nilai hasil fungsi database ini terlihat seperti pada gambar dibawah .

yaitu Nama Pembeli dan Keterangan. Selain dengan satu criteria. Jika kita ingin mengetahui jumlah penjualan dengan nama pembeli Gusti yang Belum Lunas.F2:G3) pada sel G9 seperti gambar berikut .Untuk mengetahui jumlah pembelian dengan nama pembeli lain. gantilah nama pembeli pada range criteria yaitu F3 dengan nama pembeli lain. kita dapat menggunakan lebih dan satu criteria. ketikkan formula =DSUM(B2:D11. kriteria ini menggunakan dua field. Untuk mengetahui jumlah pembelian dengan nama pembeli Gusti yang belum lunas.2. buatlah criteria seperti berikut: Nama Pembeli Gusti Keterangan Belum Lunas Di sini range criteria adalah F2:G3.

.

.

pilih range criteria (F2:F3). maka pada layar monitor akan muncul kotak dialog Function Arguments DSUM. ketikkan nomor indeks kolom yang akan dihitung (2). Klik tomnol OK. Pada kotak database. pilih range database (B2:D11). Pada kotak Field.4. sehingga kotak dialog fungsi terlihat seperti : . Pada kotak Criteria.

5. . Setelah selesai klik tombol OK untuk menutup kotak dialog.

kita dapat menggunakan fasilitas database Excel. Lembar kerja Microsoft Excel merupakan range berisi data yang disusun berdasarkan baris dan kolom. .MENGELOLA DATABASE Kumpulan data-data merupakan database. Setiap kolom mengandung data-data yang sejenis. Contoh Lembar kerja dalam bentuk database dapat dilihat dari table penjualan barang di bawah ini. Setiap baris mengandung data-data dari suatu subjek. KOTA dan sebagainya. Baris-baris ini disebut record. Kolom-kolom ini disebut field dan setiap field harus mempunyai judul kolom atau nama field. Untuk memudahkan dalam mengelola database. seperti NAMA. kita tidak akan kesulitan dalam mengelolanya. Tetapi jika data pada database sangat banyak. tentu kita akan kesulitan. ALAMAT. Jika data pada database sedikit.

. Oleh karena itu sebaiknya antara field dengan data tidak boleh ada baris kosong atau baris yang berisi lambang-lambang lain. maka yang dianggap sebagai nama field hanya baris kedua saja. kita harus memperhatikan beberapa aturan penulisan dan penyusunan database sebeagai berikut:  Nama field (judul kolom) database harus berada di suatu baris judul.  Pada suatu database. karena baris tersebut akan dianggap sebagai data. seperti A25.Aturan Penulisan dan Penyusunan Database Untuk membuat suatu database pada lembar kerja Excel. C80 dll  Semua isi baris yang ada dibawah nama field merupakan data. tidak boleh ada nama field(judul kolom) yang sama  Kita tidak boleh menggunakan nama field (judul kolom) yang sama dengan alamat sel. Jika kita menuliskan judul dalam dua baris.

.Mengelola Database dengan Data Form MengeLola database merupakan kegiatan yang sering dilakukan. kita mempunyai banyak cara untuk membuat database baru. Dengan menggunakan Excel. Fasilitas Data Form merupakan salah satu cara untuk nnengelola database. dan mengedit data. menghapus data. menambah data.

Disini kita memilih range B5:G5. Kemudian kliklah menu data dan perintah Form. Kemudian berilah nama lembar kerja yang berisi judul kolom tersebut. maka pada layar monitor terlihat kotak pesan Microsoft Excel . Pilihlah range yang mencakup seluruh judul kolom. Sebagai contoh. Nama lembar kerja harus kita sesuaikan dengan tabel database karena judul formulir data yang akan dibuat diberi nama lembar kerja. disini kita memberi nama lembar kerja Form Input Data 3.2.

Jika kita mengetikkan data pada suatu kotak. Ketikkan data-data penjualan barang diatas ke dalam kotak teks dengan label yang sama dengan judul kolom. maka pada layar monitor terlihat formulir untuk pengelolaan database yang akan kita buat. kliklah tombol New untuk memasukkan data-data baris berikutnya. Setelah record pertama dimasukkan. tekanlah tombol Tab untuk pindah ke kotak berikutnya. Judul formulir berisi nama lembar kerja database. Jika Kita menggunakan baris pertama range yang dipilih sebagai label form dan bukan data.4. 5. Setelah kita mengetikkan data-data dari suatu record. formulir pengelolaan database terlihat seperti gambar dibawah . kliklah tombol OK.

Database penjualan barang yang kita buat terlihat seperti gambar dibawah . klik tombol Close. Setelah kita selesai menggunakan formulir pengelolaan data.6.

Klik tornbol tanda panah ke bawah untuk menampilkan data baris berikutnya.Pilihlah range dan database yang akan kita sunting. kita menggunakan bar penggulung vertical (vertical scroll bar). Untuk itu tampilan baris data yang akan diedit dengan menggunakan bar penggulung vertical. maka pada layar monitor terlihat formulir untuk pengelolaan database kernbali. Mengedit Data Setelah menampilkan data-data dan memeriksanya.Kliklah menu Data dan perintah Form. Sebagai contoh database di atas kita nnernilih range seluas B5:G20 2. mungkin data-data tersebut memiliki kesalahan dan kita ingin mengeditnya. Klik tornbol tanda panah ke at as untuk menampilkan data bans sebelunnnya. Hal ini atas dapat kita lakukan juga dengan menyeret kotak penggulung yang ada di tengah bar penggulung ke bawah atau ke atas. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut : 1. Membatalkan Pengeditan Jika kita belum pindah ke baris data lain atau keluar dari baris data yang sedang kita edit.Untuk menampilkan data-data yang lain.Menampilkan Data dalam Data Form Setelah memasukkan data-data ke dalam database. Range yang dipilih harus mencakup seluruh judul kolorn dan seluruh data yang ada di bawahnya. kemudian klik kotak teks yang berisi data tersebut dan editlah. 3. kita dapat membatalkan pengeditan data dengan mengklik tombol perintah Restore . mungkin kita ingin memeriksa data-data yang telah dimasukkan dengan menampilkannya dalam formulir pengelolaan database.

. Untuk itu tampilkan baris data yang ingin dihapus. kemudian klik tombol Delete. maka pada layar monitor terlihat kotak dialog Microsoft Excel yang berisi pertanyaan konfirmasi penghapusan data seperti pada gambar dibawah.Menghapus Baris Data Jika baris data tertentu sudah tidak dibutuhkan lagi. kita dapat menghapusnya. Jika kita menghapusnya klik OK.

lebih kecil atau sama dengan ( < ). kliklah tornbol Close. Jika sudah selesai. dan tidak sama (<> ) pada kriteria. kita dapat menggunakan operator pembanding sama dengan (=). Untuk itu pada kotak teks Junnlah ketikkan >20. lebih besar atau sama dengan ( > . maka data dengan jumlah penjualan lebih besar dari 20 ditampilkan pada formulir. Sebagai contoh kita ingin mencari data-data penjualan yang jumlahnya lebih besar dan 20. lebih kecil dari (<). lalu tekan Enter. lebih besar dari (>). .Penggunaan Operator Pembanding untuk Pencarian Data U n t u k data berupa nilai. Untuk menampilkan data-data yang lain gunakan tornbol Find Prev atau Find Next.

kita memilih range B5:G11. dan pada kotak Then by kedua pilihlah Keterangan dan kLik kotak pilihan Ascending. LangkahLangkahnya sebagai berikut : 1. Untuk data yang sama pada kunci pengurutan keduan diurutkan dengan kunci pengurutan ketiga. Untuk memudahkan pencarian datadata tertentu dalann database Excel. Kotak Sort by digunakan sebagai kunci pengurutan pertama dan dua kotak Then by digunakan sebagai kunci pengurutan kedua dan ketiga. sehingga kotak dialog terlihat seperti di bawah. kolom Pelanggan sebagai kunci pengurutan kedua secara menaik.Kliklah menu Data dan klik perintah Sort.Pilihlah range dan database yang akan diurutkan. dan kolom Keterangan sebagai kunci pengurutan ketiga secara menaik juga. Di sini kita akan mengurutkan data dengan kolom tanggal sebagai kunci pengurutan pertama secara menaik. . yang sama pada kunci pengurutan pertama. kita akan mengurutkan data-data. Untuk contoh database di atas. Untuk itu pada kotak Sort by pilihlah Tanggal dan klik kotak pilihan Ascending pada kotak Then by pertama pilihlah Pelanggan dan klik kotak pilihan Ascending. Dan kotak dialog terlihat bahwa kita dapat mengurutkan data dengan menggunakan tiga kunci pengurutan. Pilihan ini harus mencakup seluruh judul kolom dan seluruh data yang ada dibawahnya. Artinya untuk data.Mengurutkan Data dalam Database Pencarian data tertentu dari database yang terurut akan lebih mudah dan cepat dibandingkan jika data tersusun secara acak. 2. 3. maka pada layar monitor terlihat kotak dialog Sort. akan diurutkan dengan kunci pengurutan kedua.

.

.

lakukan langkah-langkah berikut: 1. Disini kita akan membatasi pengisian data pada kolom tanggal penjualan dengan data berjenis tanggal yang dapat dimasukkan hanya boleh berkisar antara 1 April 2006 hingga 30 April 2006. Pilihlah range yang akan kita batasi pemasukkan datanya. kemudian kliklah menu Data dan perintah Validation maka pada layar monitor terlihat dialog data Validation. Pada kotak Allow Date. Disini kita memilih range dari kolom tanggal D6:D11.Menggunakan Fasilitas Validasi Data Untuk Memasukkan Data Agar tidak memasukkan sembarang data kedalam database. 2. kita dapat membatasi pemasukkan data dengan menggunakan fasilitas validasi data. . karena data yang akan kita masukkan dibatasi antara 1 April 2006 hingga 30 April 2006. dan pada kotak Data pilihlah operator between. Untuk membatasi pemasukkan data pada kolom Tanggal.

.

Menyaring data Menggunakan fasilitas Auto filter memungkinkan anda untuk menampilkan semua record yang memenuhi criteria .