DATABASE EXCEL

Database merupakan range dari sel yang terdiri dari susunan suatu daftar data tertentu. Database merupakan daftar dari data yang saling berhubungan dimana baris menyimpan informasi data record dan kolom menyimpan data field. Baris pertama terdiri dari label untuk setiap kolom. Fungsi Database Sebelumnya kita telah mengenal fungsi statistik seperti SUM() untuk menjumlah, AVERAGE() untuk merata-rata, dan COUNT() untuk menghitung banyak data. Di samping itu Excel menyediakan fungsi database untuk nnelakukan perhitungan statistik pada data-data yang memenuhi suatu kriteri. Fungsi database antara lain DSUM() untuk menjumlah data dengan criteria tertentu, DAVERAGE untuk merata-rata data dengan criteria tertentu, dan DCOUNT()untuk menghitung banyak data dengan criteria tertentu. Bentuk fungsi database adalah sebagai berikut : =DSUM(range database; nomor kolom; range criteria) =DAVERAGE(range database; nomor kolom; range criteri =DCOUNT(range database; nomor kolom; range criteria)

Untuk menghitung jumlah total penjualan barang dengan nama Pembeli Gusti. Sebagai contoh. Kita ingin mengetahui nilai total penjualan barang pembeli Gusti.Dimana range database adalah range sel database berada. pada sel F9 ketikkan formula =DSUM(B2:D11. di bawah ini terlihat daftar penjualan barang pada beberapa toko Field pertama adalah Nama Pembeli sebagai nama pembeli barang. dan field ketiga adalah Keterangan sebagai status kelunasan penjualan barang. yaitu baris judul (Nama Pembeli) dan baris isi (Gusti). Lunas menunjukkan penjualan barang sudah lunas dan Belum Lunas menunjukkan penjualan barang tersebut belum lunas. field kedua adalah Pembelian sebagai jumlah pembelian barang.2. Untuk itu pada sel F2 dan F3 ketikkan criteria sebagai berikut: Nama Pembeli Gusti Kriteria ini merupakan range criteria yang terdiri dari dua baris. dan range criteria adalah range yang berisi criteria. nomor kolom adalah nomor kolom yang datanya akan dijumlahkan. atau dihitung banyaknya.F2:F3) . dirata-rata.

Setelah diformat sesuai dengan data jumlah pembelian. nilai hasil fungsi database ini terlihat seperti pada gambar dibawah .

ketikkan formula =DSUM(B2:D11. kita dapat menggunakan lebih dan satu criteria. Untuk mengetahui jumlah pembelian dengan nama pembeli Gusti yang belum lunas. buatlah criteria seperti berikut: Nama Pembeli Gusti Keterangan Belum Lunas Di sini range criteria adalah F2:G3. Jika kita ingin mengetahui jumlah penjualan dengan nama pembeli Gusti yang Belum Lunas.F2:G3) pada sel G9 seperti gambar berikut . gantilah nama pembeli pada range criteria yaitu F3 dengan nama pembeli lain.Untuk mengetahui jumlah pembelian dengan nama pembeli lain. Selain dengan satu criteria. yaitu Nama Pembeli dan Keterangan.2. kriteria ini menggunakan dua field.

.

.

pilih range criteria (F2:F3). Klik tomnol OK. sehingga kotak dialog fungsi terlihat seperti : . pilih range database (B2:D11). Pada kotak database. Pada kotak Criteria. Pada kotak Field. ketikkan nomor indeks kolom yang akan dihitung (2).4. maka pada layar monitor akan muncul kotak dialog Function Arguments DSUM.

. Setelah selesai klik tombol OK untuk menutup kotak dialog.5.

Tetapi jika data pada database sangat banyak. kita tidak akan kesulitan dalam mengelolanya. tentu kita akan kesulitan. Setiap kolom mengandung data-data yang sejenis. Lembar kerja Microsoft Excel merupakan range berisi data yang disusun berdasarkan baris dan kolom. Baris-baris ini disebut record. seperti NAMA. Setiap baris mengandung data-data dari suatu subjek. .MENGELOLA DATABASE Kumpulan data-data merupakan database. KOTA dan sebagainya. kita dapat menggunakan fasilitas database Excel. ALAMAT. Jika data pada database sedikit. Kolom-kolom ini disebut field dan setiap field harus mempunyai judul kolom atau nama field. Contoh Lembar kerja dalam bentuk database dapat dilihat dari table penjualan barang di bawah ini. Untuk memudahkan dalam mengelola database.

Jika kita menuliskan judul dalam dua baris.  Pada suatu database. Oleh karena itu sebaiknya antara field dengan data tidak boleh ada baris kosong atau baris yang berisi lambang-lambang lain. C80 dll  Semua isi baris yang ada dibawah nama field merupakan data. karena baris tersebut akan dianggap sebagai data.Aturan Penulisan dan Penyusunan Database Untuk membuat suatu database pada lembar kerja Excel. tidak boleh ada nama field(judul kolom) yang sama  Kita tidak boleh menggunakan nama field (judul kolom) yang sama dengan alamat sel. . maka yang dianggap sebagai nama field hanya baris kedua saja. seperti A25. kita harus memperhatikan beberapa aturan penulisan dan penyusunan database sebeagai berikut:  Nama field (judul kolom) database harus berada di suatu baris judul.

. dan mengedit data. menambah data. Fasilitas Data Form merupakan salah satu cara untuk nnengelola database. kita mempunyai banyak cara untuk membuat database baru. Dengan menggunakan Excel. menghapus data.Mengelola Database dengan Data Form MengeLola database merupakan kegiatan yang sering dilakukan.

Kemudian kliklah menu data dan perintah Form. Nama lembar kerja harus kita sesuaikan dengan tabel database karena judul formulir data yang akan dibuat diberi nama lembar kerja. Pilihlah range yang mencakup seluruh judul kolom. maka pada layar monitor terlihat kotak pesan Microsoft Excel . Kemudian berilah nama lembar kerja yang berisi judul kolom tersebut. Disini kita memilih range B5:G5. disini kita memberi nama lembar kerja Form Input Data 3.2. Sebagai contoh.

4. Judul formulir berisi nama lembar kerja database. 5. kliklah tombol OK. kliklah tombol New untuk memasukkan data-data baris berikutnya. Ketikkan data-data penjualan barang diatas ke dalam kotak teks dengan label yang sama dengan judul kolom. Jika Kita menggunakan baris pertama range yang dipilih sebagai label form dan bukan data. Setelah record pertama dimasukkan. Jika kita mengetikkan data pada suatu kotak. tekanlah tombol Tab untuk pindah ke kotak berikutnya. maka pada layar monitor terlihat formulir untuk pengelolaan database yang akan kita buat. formulir pengelolaan database terlihat seperti gambar dibawah . Setelah kita mengetikkan data-data dari suatu record.

klik tombol Close. Setelah kita selesai menggunakan formulir pengelolaan data. Database penjualan barang yang kita buat terlihat seperti gambar dibawah .6.

Kliklah menu Data dan perintah Form.Pilihlah range dan database yang akan kita sunting. maka pada layar monitor terlihat formulir untuk pengelolaan database kernbali. Mengedit Data Setelah menampilkan data-data dan memeriksanya.Untuk menampilkan data-data yang lain. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut : 1. Hal ini atas dapat kita lakukan juga dengan menyeret kotak penggulung yang ada di tengah bar penggulung ke bawah atau ke atas. Klik tornbol tanda panah ke at as untuk menampilkan data bans sebelunnnya. kemudian klik kotak teks yang berisi data tersebut dan editlah. mungkin kita ingin memeriksa data-data yang telah dimasukkan dengan menampilkannya dalam formulir pengelolaan database.Menampilkan Data dalam Data Form Setelah memasukkan data-data ke dalam database. Untuk itu tampilan baris data yang akan diedit dengan menggunakan bar penggulung vertical. 3. Membatalkan Pengeditan Jika kita belum pindah ke baris data lain atau keluar dari baris data yang sedang kita edit. mungkin data-data tersebut memiliki kesalahan dan kita ingin mengeditnya. kita menggunakan bar penggulung vertical (vertical scroll bar). Sebagai contoh database di atas kita nnernilih range seluas B5:G20 2. kita dapat membatalkan pengeditan data dengan mengklik tombol perintah Restore . Range yang dipilih harus mencakup seluruh judul kolorn dan seluruh data yang ada di bawahnya. Klik tornbol tanda panah ke bawah untuk menampilkan data baris berikutnya.

kemudian klik tombol Delete. maka pada layar monitor terlihat kotak dialog Microsoft Excel yang berisi pertanyaan konfirmasi penghapusan data seperti pada gambar dibawah. Untuk itu tampilkan baris data yang ingin dihapus. kita dapat menghapusnya.Menghapus Baris Data Jika baris data tertentu sudah tidak dibutuhkan lagi. Jika kita menghapusnya klik OK. .

lebih kecil atau sama dengan ( < ). Untuk menampilkan data-data yang lain gunakan tornbol Find Prev atau Find Next. kita dapat menggunakan operator pembanding sama dengan (=). kliklah tornbol Close. Sebagai contoh kita ingin mencari data-data penjualan yang jumlahnya lebih besar dan 20. lebih kecil dari (<). Untuk itu pada kotak teks Junnlah ketikkan >20. dan tidak sama (<> ) pada kriteria. lebih besar atau sama dengan ( > . Jika sudah selesai. maka data dengan jumlah penjualan lebih besar dari 20 ditampilkan pada formulir. lebih besar dari (>).Penggunaan Operator Pembanding untuk Pencarian Data U n t u k data berupa nilai. lalu tekan Enter. .

kolom Pelanggan sebagai kunci pengurutan kedua secara menaik. dan pada kotak Then by kedua pilihlah Keterangan dan kLik kotak pilihan Ascending. sehingga kotak dialog terlihat seperti di bawah. kita akan mengurutkan data-data. akan diurutkan dengan kunci pengurutan kedua. Dan kotak dialog terlihat bahwa kita dapat mengurutkan data dengan menggunakan tiga kunci pengurutan. maka pada layar monitor terlihat kotak dialog Sort. Kotak Sort by digunakan sebagai kunci pengurutan pertama dan dua kotak Then by digunakan sebagai kunci pengurutan kedua dan ketiga. Di sini kita akan mengurutkan data dengan kolom tanggal sebagai kunci pengurutan pertama secara menaik.Pilihlah range dan database yang akan diurutkan. Untuk data yang sama pada kunci pengurutan keduan diurutkan dengan kunci pengurutan ketiga. dan kolom Keterangan sebagai kunci pengurutan ketiga secara menaik juga. yang sama pada kunci pengurutan pertama. kita memilih range B5:G11.Kliklah menu Data dan klik perintah Sort. Artinya untuk data. Untuk itu pada kotak Sort by pilihlah Tanggal dan klik kotak pilihan Ascending pada kotak Then by pertama pilihlah Pelanggan dan klik kotak pilihan Ascending. Untuk memudahkan pencarian datadata tertentu dalann database Excel. . Untuk contoh database di atas. LangkahLangkahnya sebagai berikut : 1. 3. 2. Pilihan ini harus mencakup seluruh judul kolom dan seluruh data yang ada dibawahnya.Mengurutkan Data dalam Database Pencarian data tertentu dari database yang terurut akan lebih mudah dan cepat dibandingkan jika data tersusun secara acak.

.

.

Pada kotak Allow Date. Disini kita akan membatasi pengisian data pada kolom tanggal penjualan dengan data berjenis tanggal yang dapat dimasukkan hanya boleh berkisar antara 1 April 2006 hingga 30 April 2006. Disini kita memilih range dari kolom tanggal D6:D11. Pilihlah range yang akan kita batasi pemasukkan datanya. . kemudian kliklah menu Data dan perintah Validation maka pada layar monitor terlihat dialog data Validation.Menggunakan Fasilitas Validasi Data Untuk Memasukkan Data Agar tidak memasukkan sembarang data kedalam database. dan pada kotak Data pilihlah operator between. lakukan langkah-langkah berikut: 1. karena data yang akan kita masukkan dibatasi antara 1 April 2006 hingga 30 April 2006. Untuk membatasi pemasukkan data pada kolom Tanggal. kita dapat membatasi pemasukkan data dengan menggunakan fasilitas validasi data. 2.

.

Menyaring data Menggunakan fasilitas Auto filter memungkinkan anda untuk menampilkan semua record yang memenuhi criteria .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful