DATABASE EXCEL

Database merupakan range dari sel yang terdiri dari susunan suatu daftar data tertentu. Database merupakan daftar dari data yang saling berhubungan dimana baris menyimpan informasi data record dan kolom menyimpan data field. Baris pertama terdiri dari label untuk setiap kolom. Fungsi Database Sebelumnya kita telah mengenal fungsi statistik seperti SUM() untuk menjumlah, AVERAGE() untuk merata-rata, dan COUNT() untuk menghitung banyak data. Di samping itu Excel menyediakan fungsi database untuk nnelakukan perhitungan statistik pada data-data yang memenuhi suatu kriteri. Fungsi database antara lain DSUM() untuk menjumlah data dengan criteria tertentu, DAVERAGE untuk merata-rata data dengan criteria tertentu, dan DCOUNT()untuk menghitung banyak data dengan criteria tertentu. Bentuk fungsi database adalah sebagai berikut : =DSUM(range database; nomor kolom; range criteria) =DAVERAGE(range database; nomor kolom; range criteri =DCOUNT(range database; nomor kolom; range criteria)

Untuk menghitung jumlah total penjualan barang dengan nama Pembeli Gusti. Lunas menunjukkan penjualan barang sudah lunas dan Belum Lunas menunjukkan penjualan barang tersebut belum lunas. nomor kolom adalah nomor kolom yang datanya akan dijumlahkan.Dimana range database adalah range sel database berada. dan range criteria adalah range yang berisi criteria. dan field ketiga adalah Keterangan sebagai status kelunasan penjualan barang.2.F2:F3) . yaitu baris judul (Nama Pembeli) dan baris isi (Gusti). field kedua adalah Pembelian sebagai jumlah pembelian barang. pada sel F9 ketikkan formula =DSUM(B2:D11. di bawah ini terlihat daftar penjualan barang pada beberapa toko Field pertama adalah Nama Pembeli sebagai nama pembeli barang. Untuk itu pada sel F2 dan F3 ketikkan criteria sebagai berikut: Nama Pembeli Gusti Kriteria ini merupakan range criteria yang terdiri dari dua baris. Kita ingin mengetahui nilai total penjualan barang pembeli Gusti. Sebagai contoh. dirata-rata. atau dihitung banyaknya.

Setelah diformat sesuai dengan data jumlah pembelian. nilai hasil fungsi database ini terlihat seperti pada gambar dibawah .

gantilah nama pembeli pada range criteria yaitu F3 dengan nama pembeli lain. kita dapat menggunakan lebih dan satu criteria. Untuk mengetahui jumlah pembelian dengan nama pembeli Gusti yang belum lunas. ketikkan formula =DSUM(B2:D11. yaitu Nama Pembeli dan Keterangan. kriteria ini menggunakan dua field.2. Jika kita ingin mengetahui jumlah penjualan dengan nama pembeli Gusti yang Belum Lunas. Selain dengan satu criteria.Untuk mengetahui jumlah pembelian dengan nama pembeli lain. buatlah criteria seperti berikut: Nama Pembeli Gusti Keterangan Belum Lunas Di sini range criteria adalah F2:G3.F2:G3) pada sel G9 seperti gambar berikut .

.

.

pilih range database (B2:D11). sehingga kotak dialog fungsi terlihat seperti : . pilih range criteria (F2:F3). maka pada layar monitor akan muncul kotak dialog Function Arguments DSUM. Pada kotak Criteria.4. Pada kotak database. ketikkan nomor indeks kolom yang akan dihitung (2). Klik tomnol OK. Pada kotak Field.

Setelah selesai klik tombol OK untuk menutup kotak dialog. .5.

MENGELOLA DATABASE Kumpulan data-data merupakan database. kita dapat menggunakan fasilitas database Excel. seperti NAMA. . KOTA dan sebagainya. Untuk memudahkan dalam mengelola database. Tetapi jika data pada database sangat banyak. Jika data pada database sedikit. kita tidak akan kesulitan dalam mengelolanya. tentu kita akan kesulitan. Lembar kerja Microsoft Excel merupakan range berisi data yang disusun berdasarkan baris dan kolom. Contoh Lembar kerja dalam bentuk database dapat dilihat dari table penjualan barang di bawah ini. ALAMAT. Kolom-kolom ini disebut field dan setiap field harus mempunyai judul kolom atau nama field. Setiap kolom mengandung data-data yang sejenis. Setiap baris mengandung data-data dari suatu subjek. Baris-baris ini disebut record.

 Pada suatu database. Oleh karena itu sebaiknya antara field dengan data tidak boleh ada baris kosong atau baris yang berisi lambang-lambang lain. karena baris tersebut akan dianggap sebagai data. tidak boleh ada nama field(judul kolom) yang sama  Kita tidak boleh menggunakan nama field (judul kolom) yang sama dengan alamat sel. maka yang dianggap sebagai nama field hanya baris kedua saja. Jika kita menuliskan judul dalam dua baris. seperti A25. kita harus memperhatikan beberapa aturan penulisan dan penyusunan database sebeagai berikut:  Nama field (judul kolom) database harus berada di suatu baris judul.Aturan Penulisan dan Penyusunan Database Untuk membuat suatu database pada lembar kerja Excel. C80 dll  Semua isi baris yang ada dibawah nama field merupakan data. .

Dengan menggunakan Excel. menghapus data. Fasilitas Data Form merupakan salah satu cara untuk nnengelola database. menambah data.Mengelola Database dengan Data Form MengeLola database merupakan kegiatan yang sering dilakukan. . kita mempunyai banyak cara untuk membuat database baru. dan mengedit data.

maka pada layar monitor terlihat kotak pesan Microsoft Excel .2. Nama lembar kerja harus kita sesuaikan dengan tabel database karena judul formulir data yang akan dibuat diberi nama lembar kerja. Kemudian berilah nama lembar kerja yang berisi judul kolom tersebut. disini kita memberi nama lembar kerja Form Input Data 3. Pilihlah range yang mencakup seluruh judul kolom. Disini kita memilih range B5:G5. Kemudian kliklah menu data dan perintah Form. Sebagai contoh.

Setelah kita mengetikkan data-data dari suatu record. kliklah tombol OK. 5. Jika kita mengetikkan data pada suatu kotak. Ketikkan data-data penjualan barang diatas ke dalam kotak teks dengan label yang sama dengan judul kolom. tekanlah tombol Tab untuk pindah ke kotak berikutnya.4. kliklah tombol New untuk memasukkan data-data baris berikutnya. Jika Kita menggunakan baris pertama range yang dipilih sebagai label form dan bukan data. maka pada layar monitor terlihat formulir untuk pengelolaan database yang akan kita buat. Judul formulir berisi nama lembar kerja database. Setelah record pertama dimasukkan. formulir pengelolaan database terlihat seperti gambar dibawah .

6. klik tombol Close. Database penjualan barang yang kita buat terlihat seperti gambar dibawah . Setelah kita selesai menggunakan formulir pengelolaan data.

Klik tornbol tanda panah ke at as untuk menampilkan data bans sebelunnnya. Membatalkan Pengeditan Jika kita belum pindah ke baris data lain atau keluar dari baris data yang sedang kita edit. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut : 1. kemudian klik kotak teks yang berisi data tersebut dan editlah. Hal ini atas dapat kita lakukan juga dengan menyeret kotak penggulung yang ada di tengah bar penggulung ke bawah atau ke atas. kita menggunakan bar penggulung vertical (vertical scroll bar). 3.Menampilkan Data dalam Data Form Setelah memasukkan data-data ke dalam database. Untuk itu tampilan baris data yang akan diedit dengan menggunakan bar penggulung vertical. mungkin data-data tersebut memiliki kesalahan dan kita ingin mengeditnya.Pilihlah range dan database yang akan kita sunting. Sebagai contoh database di atas kita nnernilih range seluas B5:G20 2.Untuk menampilkan data-data yang lain. Range yang dipilih harus mencakup seluruh judul kolorn dan seluruh data yang ada di bawahnya. maka pada layar monitor terlihat formulir untuk pengelolaan database kernbali. Mengedit Data Setelah menampilkan data-data dan memeriksanya.Kliklah menu Data dan perintah Form. kita dapat membatalkan pengeditan data dengan mengklik tombol perintah Restore . mungkin kita ingin memeriksa data-data yang telah dimasukkan dengan menampilkannya dalam formulir pengelolaan database. Klik tornbol tanda panah ke bawah untuk menampilkan data baris berikutnya.

Jika kita menghapusnya klik OK. kemudian klik tombol Delete. Untuk itu tampilkan baris data yang ingin dihapus. .Menghapus Baris Data Jika baris data tertentu sudah tidak dibutuhkan lagi. maka pada layar monitor terlihat kotak dialog Microsoft Excel yang berisi pertanyaan konfirmasi penghapusan data seperti pada gambar dibawah. kita dapat menghapusnya.

lebih kecil dari (<). . lebih besar atau sama dengan ( > . lebih kecil atau sama dengan ( < ). dan tidak sama (<> ) pada kriteria. lalu tekan Enter. Sebagai contoh kita ingin mencari data-data penjualan yang jumlahnya lebih besar dan 20. kliklah tornbol Close.Penggunaan Operator Pembanding untuk Pencarian Data U n t u k data berupa nilai. Jika sudah selesai. Untuk menampilkan data-data yang lain gunakan tornbol Find Prev atau Find Next. maka data dengan jumlah penjualan lebih besar dari 20 ditampilkan pada formulir. kita dapat menggunakan operator pembanding sama dengan (=). Untuk itu pada kotak teks Junnlah ketikkan >20. lebih besar dari (>).

LangkahLangkahnya sebagai berikut : 1. kita akan mengurutkan data-data. Kotak Sort by digunakan sebagai kunci pengurutan pertama dan dua kotak Then by digunakan sebagai kunci pengurutan kedua dan ketiga. yang sama pada kunci pengurutan pertama. Untuk data yang sama pada kunci pengurutan keduan diurutkan dengan kunci pengurutan ketiga. Artinya untuk data. Untuk contoh database di atas. . dan pada kotak Then by kedua pilihlah Keterangan dan kLik kotak pilihan Ascending. kita memilih range B5:G11. Untuk memudahkan pencarian datadata tertentu dalann database Excel. sehingga kotak dialog terlihat seperti di bawah. dan kolom Keterangan sebagai kunci pengurutan ketiga secara menaik juga. Dan kotak dialog terlihat bahwa kita dapat mengurutkan data dengan menggunakan tiga kunci pengurutan.Mengurutkan Data dalam Database Pencarian data tertentu dari database yang terurut akan lebih mudah dan cepat dibandingkan jika data tersusun secara acak. Pilihan ini harus mencakup seluruh judul kolom dan seluruh data yang ada dibawahnya. maka pada layar monitor terlihat kotak dialog Sort. 3. 2.Pilihlah range dan database yang akan diurutkan. kolom Pelanggan sebagai kunci pengurutan kedua secara menaik. Untuk itu pada kotak Sort by pilihlah Tanggal dan klik kotak pilihan Ascending pada kotak Then by pertama pilihlah Pelanggan dan klik kotak pilihan Ascending.Kliklah menu Data dan klik perintah Sort. akan diurutkan dengan kunci pengurutan kedua. Di sini kita akan mengurutkan data dengan kolom tanggal sebagai kunci pengurutan pertama secara menaik.

.

.

Disini kita akan membatasi pengisian data pada kolom tanggal penjualan dengan data berjenis tanggal yang dapat dimasukkan hanya boleh berkisar antara 1 April 2006 hingga 30 April 2006. Pilihlah range yang akan kita batasi pemasukkan datanya. kemudian kliklah menu Data dan perintah Validation maka pada layar monitor terlihat dialog data Validation. Disini kita memilih range dari kolom tanggal D6:D11. 2. Pada kotak Allow Date. Untuk membatasi pemasukkan data pada kolom Tanggal.Menggunakan Fasilitas Validasi Data Untuk Memasukkan Data Agar tidak memasukkan sembarang data kedalam database. dan pada kotak Data pilihlah operator between. kita dapat membatasi pemasukkan data dengan menggunakan fasilitas validasi data. lakukan langkah-langkah berikut: 1. karena data yang akan kita masukkan dibatasi antara 1 April 2006 hingga 30 April 2006. .

.

Menyaring data Menggunakan fasilitas Auto filter memungkinkan anda untuk menampilkan semua record yang memenuhi criteria .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful