PERANCANGAN SISTEM APLIKASI ADMINISTRASI NILAI SISWA PADA LPK MUHAMMADIYAH DI JAKARTA

Skripsi ini diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh Gelar sarjana pada jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jakarta

Disusun Oleh :

Nama : Nia Rosniawati N.R.P : 203.513.007

FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL VETERAN JAKARTA 2008

LEMBAR PENGESAHAN

Skripsi ini telah disetujui dan disyahkan di Jakarta, Juni 2008

Disetujui oleh : Pembimbing Skripsi

Titin Pramiyati, S.Kom., MSi

Disyahkan oleh : Ketua Jurusan Sistem Informasi

Titin Pramiyati, S.Kom., MSi

SURAT KETERANGAN LULUS TUGAS AKHIR

Yang bertanda tangan dibawah ini menerangkan bahwa :

Nama N.R.P Judul Skripsi

: Nia Rosniawati : 203.513.007

PERANCANGAN SISTEM APLIKASI ADMINISTRASI NILAI SISWA PADA LPK MUHAMMADIYAH DI JAKARTA

Telah Lulus Tugas Akhir Pada tanggal :

Tim Penguji
No Jabatan Nama Penguji Tandatangan

Ketua

Drs. Achmad Sunarto, BE

Anggota

Husein, S.Kom

Jakarta, Juni 2008

Ketua Jurusan

( Titin Pramiyati, S. Kom., MSi )

ABSTRAKSI
Saat ini kita memasuki suatu era yang kerap disebut dengan era Millenium, dimana teknologi berkembang begitu pesat seakan membawa kita kedunia dengan peradaban baru. Dunia terasa semakin sempit karena suatu peristiwa yang terjadi dibelahan dunia yang dapat dengan mudah diakses bahkan dalam hitungan detik dibelahan dunia lainnya. Salah satu alat teknologi yang membuat semua ini mungkin terjadi adalah komputer. Komputer sebagai Kaki Tangan manusia yang semakin berkembang, baik dalam perangkat maupun kegunaannya. Hampir disegala bidang komputer digunakan untuk membantu dan mempermudah pekerjaan kita. Alat canggih ini digunakan bukan saja diperusahaan-perusahaan swasta, tetapi juga dilembaga-lembaga pendidikan. Begitu pentingnya peranan komputer dalam bidang apapun didunia ini, membuat kita harus mulai memikirkan untuk memanfaatkannya semaksimal mungkin dalam rangka membantu tugas dan pekerjaan kita sehari-hari, namun tidak cukup hanya itu. Kitapun harus memikirkan untuk pemeliharaannya (maintance) karena jika suatu komponen saja mengalami kerusakan, maka sistem komputer tidak berjalan sebagaimana mestinya dan pada akhirnya pekerjaan kita menjadi terhambat karenanya. Dalam dunia pendidikan, sebuah unit yang sangat menunjang kelancaran proses belajar mengajar adalah bagian administrasi. Hilir mudiknya arus proses administrasi baik keuangan maupun proses memasukkan nilai siswa tampaknya menjadi hal penting yang harus dikelola dengan baik. Untuk memudahkan pengaturan ini langkah terbaik diambil adalah dengan penggunaan sistem komputerasi, Karena mengikuti perkembangan teknologi yang semakin pesat sampai saat ini.

KATA PENGANTAR
Alhamdulillah dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT, atas segala berkah dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas ini dengan sebaik-baiknya. Dan penulis mengambil judul tugas akhir sebagai berikut :

PERANCANGAN SISTEM APLIKASI ADMINISTRASI NILAI SISWA PADA LPK MUHAMMADIYAH JAKARTA
Tugas akhir ini merupakan salah satu persyaratan untuk memperoleh Sarjana Fakultas Ilmu Komputer Jurusan Sistem Informasi Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jakarta. Dalam penulisan ini penulis telah mendapat bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih sebesarbesarnya kepada : 1. Bapak Ir. Budiman Joko Said M,M Selaku Rektor Unversitas Pembangunan Veteran Nasional Jakarta 2. Bapak Dr.Dwi Nugroho M.Sc Selaku Dekan Fakultas Komputer Unversitas Pembangunan Veteran Nasional Jakarta 3. Bu Titin Pramiyati S.Kom., MSi Selaku pembimbing dan sekaligus Ketua Jurusan Sistem Informasi Fakultas Komputer UPN Veteran Jakarta 4. Bapak Drs. H. Mustaqiem Selaku Pimpinan Yayasan Muhammadiyah Cabang Cipulir

DI

5. Bapak Aryo Harjianto Selaku Direktur LPK Muhammadiyah Jakarta 6. Bapak Malkan Nur Sebagai Pembimbing pada LPK Muhammadiyah Jakarta 7. Seluruh Staff Tata Usaha dan Staff Guru LPK Muhammadiyah yang telah banyak membantu 8. Kedua orang tua tercinta yang telah banyak membantu baik dari materil ataupun moril 9. Kepada suami dan anak yang telah mendukung dan memberikan sport moral ataupun moril 10. Dan semua pihak yang telah membantu dan tidak dapat disebutkan satu persatu, namun telah banyak memberikan bantuan dan saran sehingga selesainya tugas akhir ini. Penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu semua kritik dan saran yang sifatnya membangun dari semua pihak sangat penulis harapkan untuk penyempurnaan penulisan ini. Besar harapan penulis semoga penulisan ini berguna dan bermanfaat bagi Fakultas Ilmu Komputer Jurusan Sistem Informasi Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jakarta.

Jakarta, Juni 2008 Penulis

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL LEMBAR PENGESAHAN ABSTRAK KATA PENGANTAR .. DAFTAR ISI . i iii

DAFTAR SIMBOL. vii DAFTAR TABEL.. xi

DAFTAR GAMBAR . xii DAFTAR LAMPIRAN . xiii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang . B. Maksud Dan Tujuan . C. Ruang Lingkup. D. Metode Penelitian. E. Sistematika Penulisan... BAB II KAJIAN PUSTAKA A. Sistem Informasi . B. Pengolahan Data .. 8 9 1 3 3 4 6

C. Komponen Pendukung . 10 D. Administrasi Nilai Siswa . 18

BAB III SISTEM YANG BERJALAN A. Profil Sekolah 20 1. Urian Sejarah Singkat, Visi Dan Misi 20 2. Struktur Organisasi Uraian Fungsi Dan Tugas 22 B. Perancangan Sistem Administrasi Pada LPK

Muhammadiyah . 26 1. Dokumen Sistem Berjalan .. 26 a. Dokumen Masukan 26 b. Dokumen Simpanan .. 27 c. Dokumen Keluaran 28 2. Prosedur Sistem Berjalan 29 3. Diagram Alir Data ... 31 a. Diagram Konteks 31 b. Diagram Nol . 33 C. Analisa Permasalahan 34 1. Teknologi Yang Digunakan .. 34 2. Identifikasi masalah 35 3. Masalah Pokok . 36 4. Analisa Kebutuhan Informasi . 37 5. Analisa Pemecahan Masalah .. 38 6. Pemecahan Masalah . 39 D. Rancangan Umum Sistem Usulan 39 1. Metode Pengembangan Yang Digunakan .. 39

2. Teknologi Yang Digunakan BAB IV RANCANGAN USULAN

. 40

A. Tujuan Dan Saran 42 B. Rancangan Logik . 43 1. Diagram Alir Data . 44 a. Diagram Konteks . 44 b. Diagram Nol 45 c. Diagram Rinci .. 46 d. Uraian Proses .. 49 2. Normalisasi 51 a. Bentuk Tidak Normal (Un-Normal) 51 b. Bentuk Normal Pertama (1NF) 51 c. Bentuk Normal Kedua (2NF)... 52 d. Bentuk Normal Ketiga (3NF) .. 52 3. Diagram Hubungan Entitas (ERD).. 55 C. Rancangan Fisik Sistem Usulan .. 55 1. Bagan Pengolahan . 55 a. Bagan Pengolahan Terstruktur 56 b. Pembagian Modul Pengolahan 57 c. Rancangan Program . 58 d. Struktur Menu Pengoperasian .. 59 2. Rancangan Masukan .. 60 3. Rancangan Keluaran 61

4. Rancangan Data 62 5. Rancangan Kode .. 64 D. Konfigurasi Sisitem Komputer .. 67 1. Spesifikasi Perangkat Keras .. 67 2. Spesifikasi Perangkat Lunak . 68 E. Keamanan Komputer .. 69 F. Implementasi 70

1. Uraian Kegiatan . 71 2. Jadwal Implementasi . 74 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan 75 B. Saran 76 Daftar Pustaka ... 77

10

DAFTAR SIMBOL

1. Diagram Alir Alir Data No. 1. Simbol Enternal Entity Simbol yang menggambarkan orang atau Penjelasan / Arti

organisasi yang menjadi sumber atau tujuan dari informasi 2. Process Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang berlangsung didalam sistem 3. Data Store Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk menyimpan atau mengambil data 4. Data Flow Digunakan untuk menggambarkan suatu aliran data

11

2. Kamus Data No. 1. Simbol Penjelasan / Arti Merupkan symbol pembuatan / pemasukan data pertama kali kedalam aliran data Merupakan symbol dari data yang dimasukan kedalam diagram aliran data Merupakan symbol yang digunakan menutup komponen yang sudah dipilih Merupakan symbol yang memiliki salah satu pilihan digunakan untuk

= + ( ) [ ] { } @ #

2.

3.

4.

untuk

5.

Merupakan simbol pengulangan dari komponen yang tertutup Merupakan symbol primary key

6.

7.

Merupakan symbol foreign key

12

3. Diagram Hubungan Entitas No. Simbol Penjelasan / Arti Entitas yang keberadaanya mandiri dan harus ada dalam suatu sistem 1.

Hubungan suatu entitas dari suatu ke satu (one to one) dimana setiap entitas pada himpunan A 2. berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan B begitu pula sebaliknya Hubungan suatu entitas dari satu ke banyak (one to many) dimana setiap entitas pada suatu 3. himpunan dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas lainnya Hubungan suatu entitas dari banyak ke satu (many 4. to one) dimana setiap entitas

berhubungan paling banyak dengan satu entitas lainnya. Hubungan suatu entitas dari banyak ke banyak (many to many) dimana setiap entitas pada suatu

5.

himpunan entitas lainnya.

13

4. Bagan Terstruktur No. Simbol MODUL Simbol yang menunjukkan suatu modul 1. Penjelasan / Arti

DECISION Simbol yang menunjukkan pilihan dalam 2. mengerjakan modul PREDEFINE MODUL Suato proses yang ditentukan terlebih dahulu dan 3. hanya bias diifenitasikan melalui namanya KONEKSI Digunakan untuk mengubungkan suatu modul 4. dengan modul lainnya LOOPING Suatu perulangan didalam modul 5.

KOPEL Menunjukan data dan elemen control yang 6. dikirimkan dari modul kemodul lainnya

14

DAFTAR TABEL
Tabel 4.1. Jadwal Implementasi .. 74

15

DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. Konfigurasi Komputer. 11 Gambar 3.1. Struktur Organisasi LPK Muhammadiyah.. 22 Gambar 3.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan 31 Gambar 3.3. Diagram Nol Sistem Berjalan 33 Gambar 4.1. Diagram Konteks Sistem Usulan 44 Gambar 4.2. Diagram Nol Sistem Usulan . 45 Gambar 4.3. Diagram Rinci 1.0 ... 46 Gambar 4.4. Diagram Rinci 2.0 .. 47 Gambar 4.5. Diagram Rinci 3.0 .. 48 Gambar 4.6. Entity Relationship Diagram Usulan .. 54 Gambar 4.7. Bagan Pengolahan Terstruktur 56 Gambar 4.8 Pembagian Modul Login... 57 Gambar 4.9. Pembagian Modul Input Data 57 Gambar 4.10. Pembagian Modul Laporan .. 58

16

DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN A ( DOKUMEN SISTEM BERJALAN ) I. Dokumen Masukan Lampiran A1-1. Surat Tugas Instruktur. 79 Lampiran A1-2. Biodata Siswa . 80 Lampiran A1-3. Daftar Nilai . 81 II. Dokumen Simpanan A2-1. Kamus Data . 82 III. Dokumen Keluaran Lampiran A3-1. Daftar Instruktur 87 Lampiran A3-2 Daftar Biodata Siswa ... 88 Lampiran A3-3 Daftar Nilai Siswa 89

LAMPIRAN B (DOKUMEN SISTEM USULAN) I. Dokumen Masukan Lampiran B1-1. Data Mata Diklat 90 Lampiran B1-2 Data Instruktur . 91 Lampiran B1-3 Data Siswa .. 92 Lampiran B1-4 Data Nilai Siswa .. 93 II. Dokumen Keluaran Lampiran B2-1 Laporan Data Instruktur .. 94 Lampiran B2-2 Laporan Data Siswa... 95 Lampiran B2-3 Laporan Nilai Siswa . 96

17

III. Tampilan Menu Program Lampiran B3-1. Menu Utama . 97 Lampiran B3-2. Menu Login ... 98 Lampiran B3-3 Input Mata Diklat . 99 Lampiran B3-4 Input Data Instruktur .100 Lampiran B3-5 Input Data Siswa 101 Lampiran B3-6 Input Nilai Siswa ..102 Lampiran B3-7 Laporan Data Mata Diklat .103 Lampiran B3-8 Lampiran B3-9 Laporan Data Instruktur ..104 Laporan Data Siswa .105

Lampiran B3-10 Laporan Nilai Siswa .106 IV. Kamus Data Lampiran B4-1 Kamus Data 107

LAMPIRAN C (SPESIFIKASI FILE) Lampiran C-1. Rancangan Data Mata Diklat 109 Lampiran C-2. Rancangan Data Instruktur ..110 Lampiran C-3. Rancangan Data Siswa .111 Lampiran C-4. Rancangan Nilai Siswa .112 Lampiran C-5. Rancangan User.113

18

LAMPIRAN D ( MODUL PENGOLAHAN) Lampiran D-1. Modul Utama 114 Lampiran D-2. Modul Input User 115 Lampiran D-3. Modul Input Mata Diklat.117 Lampiran D-4. Modul Input Data Instruktur119 Lampiran D-5. Modul Input Data Siswa..121 Lampiran D-6. Modul Input Nilai Siswa .123 Lampiran D-7. Modul Laporan Mata Diklat126 Lampiran D-8. Modul Laporan Data Instruktur 127 Lampiran D-9. Modul Laporan Data Siswa.128 Lampiran D-10. Modul Laporan Rekap Nilai 129

19

BAB I PENDAHULUAN

A.

Latar Belakang Dalam dunia pendidikan, sebuah unit yang sangat menunjang kelancaran

proses belajar mengajar adalah bagian administrasi. Hilir mudiknya arus memasukkan nilai tampaknya menjadi hal penting yang harus dilakukan dengan baik. Untuk memudahkan pengaturan ini langkah terbaik diambil adalah dengan penggunaan sistem komputerisasi. Didalam kebudayaan yang semakin maju diperlukan suatu alat yang mempunyai kemampuan untuk melakukan pekerjaan rutin, menghitung, menyimpan informasi dalam jumlah besar, mengambil data dengan cepat secara acak (random) maupun urut (sequential) dan menyelesaikan persoalan rumit serta banyak perhitungan dalam waktu yang cepat. Dalam hal ini komputer merupakan alat yang memainkan peranan yang sangat besar. Kehadiran komputer didalam suatu organisasi atau sekolah akan sangat menunjang efisiensi kinerja sehingga akan mendapatkan dampak yang positif didalam suatu aktifitas sekolah. Komputer adalah sarana yang digunakan untuk membantu mencapai hasil kerja yang maksimal dan dapat menunjang informasi yang cepat dan akurat. Maraknya perkembangan bahasa pemograman disaat sekarang ini, semakin memudahkan programer dalam membuat suatu aplikasi yang berbasis database

20

sehingga didalam pembuatan aplikasi tersebut para pemogram dapat berinteraksi langsung dengan media pemrograman yang dihadapi. Salah satu unsur terpenting dewasa ini adalah penguasaan komputer sebagai media komunikasi, pengetahuan dan hiburan. Begitu pentingnya peranan media komputer dalam era globalisasi menyebabkan semakin banyaknya instansi atau perusahaan yang telah memanfaatkan media tersebut. Mengandalkan pengolahan data yang baik sangat diperlukan oleh sebuah perusahaan atau organisasi karena dengan pengolahan data yang terkomputerisasi dapat mempercepat pengambilan keputusan oleh pihak diinginkan sehingga organisasi atau pengolahan tersebut dapat meningkatkan kinerjanya Dengan mengacu pada pemikiran inilah, penulis tertarik untuk melakukan perancangan program komputerisasi di bagian administrasi. Bagian administrasi nilai yang penulis pilih sebagai tempat untuk melakukan kegiatan ini adalah LPK Muhammadiyah Jakarta. Alasan penulis memilih tempat tersebut adalah karena pada LPK Muhammadiyah Jakarta ini belum memiliki sistem Komputerisasi. Dengan adanya sistem komputerisasi ini diharapkan akan terciptanya efisiensi dan efektifitas yang baik, terutama dalam hal pelayanan pada administrasi sekolah tersebut. B. Maksud Dan Tujuan Penulisan Adapun maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah : 1. Menganalisis sistem yang sedang berjalan agar masalah yang selama ini dihadapi, dapat ditemukan solusi sebagai bahan pertimbangan untuk perbaikan

21

2. Merancang dan memperbaiki sistem dengan menggunakan sebagai penerapan perkembangan teknologi sehingga memudahkan dalam proses administrasi nilai. Sedangkan tujuan pembuatan tugas akhir ini adalah : 1. Merancang dan membuat Aplikasi administrasi nilai dengan studi kasus untuk LPK Muhammadiyah.. 2. Memberikan informasi mengenai perubahan data secara cepat dan akurat 3. Pembuatan sistem aplikasi yang cepat bagi LPK Muhammadiyah

4. Memberikan kemudahan dalam pengadministrasian nilai. 5. Meningkatkan mutu SDM yang lebih maju dari sebelumnya melalui Aplikasi administrasi nilai C. Ruang Lingkup Dalam penulisan skripsi ini, penulis membatasi pembahasan permasalahan yaitu mengenai masalah pada administrasi nilai siswa, meliputi : Data Instruktur, Data Siswa, Data Rekapitulasi Nilai Siswa dan sampai pembuatan laporan. D. Metode Penelitian Untuk mendapatkan data serta masukan dalam penyusunan tugas akhir penulis menggunakan teknik pengumpulan data yaitu: a. Perencanaan Dalam pembuatan tugas ini ada beberapa tahap yang harus dilakukan diantaranya perencanaan yang bertujuan untuk :

22

a. Menentukan ruang lingkup penulisan b. Mengacu berbagai area permasalahan potensial c. Mengatur urutan tugas b. Analisa Penelitian sistem yang ada dengan target merancang sistem yang baru dan diperbaharui, ada beberapa langkah yang harus dilakukan : 1. Mengumpulkan & menganalisis formulir, dokumen , file yang berkaitan dgn sistem yang berjalan. 2. Menyusun dan menyajikan laporan perbaikan (rekomendasi ) dari sistem yang berjalan kepada user. 3. Merancang suatu sistem perbaikan dan mengidentifikasikan aplikasi aplikasi untuk penerapannya pada komputer. 4. Menganalisis & menyusun biaya-biaya serta keuntungan dari sistem yang baru 5. Mengawasi semua kegiatan dalam penerapan sistem yang baru. c. Perancangan Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum merupakan persiapan dari desain secara terinci. Desain secara umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci. Desain terinci dimaksudkan untuk pemrogram komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasi sistem

23

Adapun langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : a. Menyiapkan rancangan sistem yang terperinci b. Mengidentifikasi berbagai alternative konfigurasi sistem c. Mengevaluasi berbagai alternative sistem d. Memilih konfigurasi terbaik e. Menyiapkan usulan penerapan. d. Metode Studi Pustaka Studi Pustaka dilakukan dengan berbagai buku-buku bacaan serta literatur yang sesuai dengan isi materi tugas akhir ini. e. Metode Wawancara Wawancara dilakukan secara langsung dengan pihak-pihak yang dapat memberikan informasi atau keterangan-keterangan yang dibutuhkan

E.

Sistematika Penulisan Untuk mempermudah pemahaman dari laporan Tugas Akhir ini, juga untuk

mempermudah penyusunan dalam penulisan laporan ini, maka penulis menguraikan masalah-masalah dengan membuat sistematika sebagai berikut:

BAB

I : PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang penjelasan umum mengenai alasan pemilihan judul, maksud dan tujuan penulisan, metode penelitian, ruang lingkup dan sistematika penulisan.

24

BAB

II

: KAJIAN PUSTAKA Dalam bab ini diuraikan mengenai konsep dasar dari program yang dibahas dalam ruang lingkup penulisan tugas akhir yang berhubungan dengan bidang sistem informasi, konsep teori merancang program. Dan langkah-langkah pembuatan program dan lain sebagiannya. Peralatan pendukung (tools sytem) memberikan penjelasan secara teoritis tentang peralatan (tools). Pendukung dalam perancangan program yang meliputi konsep teori

normalisasi, kamus data, flowchart, dan sebagainya.

BAB III

: SISTEM BERJALAN Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum LPK

Muhammadiyah Jakarta yang terdiri : sejarah singkat, struktur organisasi dan fungsi, analisa sistem yang sedang berjalan, masalah dihadapi, analisa pemecahan masalah, analisa sistem berjalan BAB IV : SISTEM USULAN Dalam Bab ini berisikan spesifikasi rancangan program yang meliputi spesifikasi bentuk masukan, spesifikasi bentuk keluaran, kamus data, normalisasi file, spesifikasi file, spesifikasi program struktur kode, program flowchart, dan listing program. BAB V : PENUTUP Bab ini berisi kesimpulan yang dapat diambil dari pembahasan serta saran-saran untuk memperbaiki masalah yang ada.

25

BAB II KAJIAN PUSTAKA

A.

Sistem Informasi Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan dan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul dan bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan sasaran tertentu. Informasi adalah merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. Dalam konsep Model Newell-Siman sistem informasi didefinisikan sebagai berikut : Sistem informasi harus membantu dalam mendefinisikan ruang persoalan dan dalam proses mencari suatu pemecahan. Format harus berusaha melonggarkan batas-batas ikatan rasionalitas sistem harus menggunakan ingatan yang sesuai dengan tugas. Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (Integrated), yang menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

26

Manfaat informasi dibagi beberapa macam yaitu : a. Bagi Perusahaan Bagi perusahaan diperlukan untuk mengolah data dan menjadi informasi sehingga pihak yang membuat keputusan dapat menggunakan informasi tersebut untuk membuat keputusan yang bagus. b. Perorangan Untuk perorangan diperlukan dalam pengambilan keputusan yang sesuai dengan peranan masing-masing individu harus membantu keputusan memerlukan informasi yang akurat. Sedangkan fungsi dari Sistem Informasi itu sendiri adalah : Sistem informasi mulai dapat berkomunikasi dengan sistem yang lain sehingga mendatangkan sinergi yang luar biasa, Sistem informasi tidak hanya data digunakan oleh satu unit usaha, tetapi berbagai perusahaan yang dapat saling berbagi memakai Sistem Informasi.

B.

Pengolahan Data Pengertian pengolahan data bisa disederhanakan sebagai sebuah mekanisme untuk menerima data, mengkomunikasi ke berbagai pihak yang berkepentingan, menyimpan, memproses dan menyajikan dalam berbagai bentuk laporan, untuk menunjang segenap fungsi dalam sebuah perusahaan, Lebih-lebih akan menjadi terasa, jika perusahaan tersebut merupakan perusahaan yang menggunakan laba financial sebagai orientasi

keberhasilannya.

27

C.

Komponen Pendukung Dalam pembuatan program aplikasi ini, sangat penting didukung

peralatan yang memadai agar program aplikasi yang penulis buat berjalan sesuai dengan yang direncanakan, baik itu perangkat keras (Hardware) ataupun perangkat lunak (Software). Pengadaan peralatan pendukung hendaklah sesuai dengan ketentuan yang ada, agar terhindar dari beberapa masalah yang membuat program aplikasi ini tidak berjalan dengan semestinya. Adapun peralatan pendukungnya adalah : 1. Perangkat Keras Spesifikasi yang penulis gunakan dalam pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut : Processor RAM Floppy Drive Hardisk Keyboard Mouse Monitor Printer : Intel Pentium IV : 256 MB SDRAM : 3 Inch, 1,44 MB : 40 Giga Byte (GB) : PS/2 (101/102 Key) : PS/2 Optic : SVGA (Trigem 800 x 600) : Desk Jet

Meskipun demikian, program aplikasi tersebut masih memungkinkan untuk diuji coba dengan spesifikasi yang lebih rendah lagi. Akan tetapi sebaiknya dengan spesifikasi yang penulis gunakan bukan sebagai standarisasi untuk menjalankan program tersebut tetapi sebaiknya digunakan spesifikasi yang lebih

28

tinggi lagi, sehingga program aplikasi dapat bekerja dengan baik. Berikut ini adalah gambar dari spesifikasi yang penulis gambarkan melalui konfigurasi sebagai berikut :

Keyboard & Mouse

Hardisk

CPU

Monitor

Printer

Gambar 2.1 Konfigurasi Komputer

2. Perangkat Lunak Software atau perangkat lunak adalah program-program yang diperlukan untuk menjalankan perangkat keras, diantaranya adalah : bahasa pemrograman yaitu Visual Basic 6.0, alasan penulis menggunakan bahasa pemrograman tersebut

29

karena banyak kalangan programmer pada masa sekarang dan bahasa pemrograman ini bisa masuk dalam sistem yang berbasis windows baik level rendah dan level yang paling tinggi saat ini, program ini juga mudah dipergunakan untuk pembuatan program. Dan lebih dari itu penulis menganggap bahwa program Microsoft Visual Basic 6.0 Banyak pendukung untuk aplikasi database diantaranya adalah Microsoft Acces, dan bisa berinteraksi dengan programprogram lainnya. Operating sistem pendukung lainnya adalah Microsoft Windows XP. Dan dalam pembuatan langkah-langkah program adalah sebagai berikut: a Menganalisa dan memahami persoalan yang ada, kemudian mengembangkan suatu urutan proses logika untuk menyelesaikan masalah tersebut diatas dalam bentuk logaritmatika b Menentukan bentuk data apa yang diperlukan, sebagai input dalam program yang akan dibuat, serta apa saja yang akan dihasilkan sebagai Output program yang dibuat. c Pengkodean dari algoritma yang sudah dibuat, diterjemahkan kedalam bentuk statement yang sesuai dan terdapat didalam bahasa pemrograman yang digunakan. d Melakukan test program dari proses logika yang dibuat, apakah program tersebut sudah benar dan bebas dari unsur kesalahan atau masih harus direvisi atau diperbaiki kembali. e Melakukan pendokumentasian program sebagai Back-Up (cadangan), yang mana proses ini penting untuk dilakukan untuk pengembangan program selanjutnya.

30

3. Database Database adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file lainnya sehingga membentuk satu bagan data yang menginformasikan satu perusahaan, instansi dalam batasan tertentu. Dalam database terdapat bagian unsur-unsur yang lain diantaranya : a Record Record adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan

menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap b File Kumpulan record-record sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama, atribut sama, namun beda data valuenya c Value Value adalah data actual atau informasi yang disimpan pada tiap data elemen atau atribut. d Entitas Entitas adalah suatu yang dapat diidentifikasikan dalam lingkungan kerja user. Sesuatu user yang ingin ditelusuri sebuah kelas entitas adalah sekumpulan entitas dan digambarkan oleh struktur atau format entitas dalam kelas tersebut. e Atribut Entitas memilki atribut yang menggambarkan karakteristik entitas. Adapun pembagian attribute adalah sebagai berikut :

31

1. Candidate Key Suatu atribut atau satu set minimal atribut yang mengidentifikasikan secara unik suatu kerja kejadian spesifik dari entity. 2. Primary Key Suatu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik tapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity. 3. Alternate Key Kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key 4. Foreign Key Suatu atribut atau satu set atribut yang melengkapi satu relationship (hubungan) yang menunjukkan keindukannya. Adapun kegunaan database adalah sebagai berikut : a. Redudansi dan Inkonsistensi b. Kesulitan pengaksesan data c. Isolasi data untuk standarisasi d. Multiuser (banyak pemakai) e. Masalah keamanan (security) f. Masalah Integrasi (kesatuan) g. Masalah data independence (kebebasan data)

32

4. Data Flow Diagram Diagram Aliran Data (DAD) Data Flow Diagram (DFD) adalah fungsional dari nilai yang dihitung oleh sistem DAD memuat proses yang mentransformasikan data, aliran data yang menggerakkan data. DAD bisa digolongkan sebagai berikut : a Proses Adalah suatu yang melakukan transformasi terhadap data yang terjadi. b Aliran Data Aliran data menghubungkan keluaran dari suatu objek/proses yang terjadi pada satu masukan.

5. Entity Relationship Diagram Diagram hubungan entitas adalah diagram yang memperlihatkan entitas yang terlibat dalam suatu sistem serta hubungan-hubungan (relasi antar entitas tersebut). Entity Relasi dapat digolongkan sebagai berikut : a. Hubungan Satu Satu (One To One) Merupakan hubungan file pertama dengan file kedua yaitu jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan dengan entity pertama yang hanya mempunyai hubungan dengan satu kejadian pada entity kedua dan sebelumnya. b. Hubungan Satu Kebanyak (One To Many) Merupakan hubungan file pertama dengan file kedua yaitu jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan dengan satu entity/atribut dengan beberapa entity /atribut lainnya.

33

c. Hubungan Banyak ke Banyak (Many To Many) Merupakan hubungan file pertama dengan file kedua yaitu hubungan yang dilakukan dengan beberapa entity/atribut dengan beberapa entity/atribut lainnya.

6. Normalisasi Normalisasi adalah merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya, dimana kondisi yang diuji apakah mengalami kesulitan pada saat Insert (menambah) Delete (menghapus) Update (mengubah), Refieve (Membaca). Adapun bentuk-bentuk dari normalisasi adalah sebagai berikut : a. Bentuk Tidak Normal Adalah data yang direkam dengan baik memperhatikan format tertentu. Dan tidak ada yang terduplikasi. b. Bentuk Normal Kesatu (1NF) Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal pertama jika dan hanya jika setiap atribut bernilai tunggal untuk setiap baris. c. Bentuk Normal Kedua (2NF) Suatu relasi berada dalam normal ke-2 jika dan hanya berada pada bentuk normal pertama, semua atribut bukan kunci memiliki defenisi sepenuhnya terhadap kunci primer, dan atribut bukan kunci yang tidak merupakan bagian kunci primer

34

d. Bentuk Normal Ketiga (3NF) Bentuk ketiga adalah relasi harus dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak mempunyai hubungan yang transitif terhadap kunci primer.

7. Flowchart Flowchart adalah simbol-simbol yang digunakan untuk menggambarkan proses yang terjadi didalam suatu program komputer secara sistematik dan logis. Dalam pembuatan program memiliki beberapa simbol yang bisa digunakan untuk menggambarkan rangkaian proses yang harus dilaksanakan, untuk lebih jelas mengenai simbol-simbol flowchart dapat dilihat pada daftar flowchart. Dalam sistem flowchart adalah menggambarkan urutan prosedur secara detail didalam suatu sistem komputerisasi dan bersifat fisik.

D. ADMINISTRASI NILAI SISWA a. Ketentuan Penilaian Ketentuan penilaian yang ada pada LPK Muhammadiyah adalah sebagai berikut : 1) Aturan dalam proses nilai a. Nilai Rata-Rata Ulangan b. Nilai Rata-rata Tugas c. Nilai Mid Semester d. Nilai Semester

35

2) Pengisian nilai Pengisian nilai yang dilakukan dalam memasukkan data nilai dengan ketentuan nilai menggunakan puluhan mulai dari 10 (sepuluh) dan maksimal 100 (seratus) 3) Penentuan predikat Untuk predikat pada pengisian nilai adalah sebagai berikut : A (Istimewa) = ( 90 100 ) B (Baik) C (Cukup) D (Kurang) = ( 80 89 ) = ( 70 79 ) = ( 60 69 )

b. Pengolahan Penilaian Dalam pengolahan penilaian yang selama ini ada dalam LPK Muhammadiyah adalah sebagai berikut : Guru mengentry / memasukkan data ke dalam buku nilai yang ada dengan ketentuan ,Rata-rata tugas, rata-rata ulangan, mid semester dan semester. Penilaian ini juga bisa diisi oleh petugas tata usaha kedalam form nilai yang telah disediakan oleh bagian kurikulum Setelah data itu dimasukkan kedalam form yang telah disediakan maka petugas tata usaha memasukkan kedalam pengolahan data untuk melakukan penyimpanan file untuk diolah menjadi data yang berkesatuan.

36

Setelah data direkam dalam satu file, maka file tersebut diolah untuk bisa dimasukkan kedalam nilai raport dan diberikan predikat sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Setelah pengolahan data yang diolah selesai maka bisa dituangkan dalam bentuk laporan yang diberikan kepada Kepala LPK, Guru dan Unit. Untuk dijadikan nilai raport yang sudah lengkap dengan nilai dan predikat yang sudah diberikan secara otomatis.

37

BAB III SISTEM YANG BERJALAN

A. PROFIL SEKOLAH
Dengan memperhatikan perkembangan zaman yang semakin maju serta kesadaran masyarakat semakin tinggi tentang pentingnya pendidikan komputer khususnya dilingkungan Muhammadiyah Cipulir. Maka Bapak H.Sugu

Purwogunanto S.E mempunyai gagasan untuk mengembangkan dan merintis Lembaga Pendidikan Komputer (LPK) di Jalan Panjang, Cipulir Kebayoran Lama. 1. Uraian Sejarah Singkat, Visi Dan Misi Pada bulan 01 Juli 1992. Bapak H.Sugu Purwogunanto S.E, berkonsultasi dengan Pimpinan perguruan yang yang saat itu dijabat oleh Bapak H.Munif untuk mendirikan Lembaga Pendidikan Komputer (LPK) dan mendapatkan lampu hijau untuk bisa mendirikan Lembaga tersebut. Bulan Juli 1992 Bapak H.Sugu Purwogunanto S.E membuat permohonan berdirinya Lembaga Pendidikan Komputer yang telah diajukan ke KANWIL DIKBUD bidang DIKMENJUR DKI. Dengan modal keyakinan dan semangat yang tinggi awal pembuatan Lembaga Pendidikan Komputer menggunakan 20 komputer dalam 1 ruangan praktek yang saat itu masih berbasis DOS, Word Star, Lotus dan lain-lain. Dan saat itu masih menggunakan 1 ruangan

38

Karena kebutuhan Lab Komputer yang dituntut oleh banyak khalayak, khususnya wali murid dari unit SD, SMP, SMA dan SMK, maka Lembaga Pendidikan Komputer (LPK) Muhammadiyah mengembangkan dari 1 ruangan menjadi 2 ruangan dan masing-masing ruang terdiri dari 30 komputer yang sudah terdapat fasilitas jaringan. Pada saat ini Lembaga Pendidikan sudah menggunakan jaringan Internet untuk mendukung fasilitas belajar siswa, karena kemajuan teknologi yang semakin cepat berkembang dan dilengkapi pula dengan jaringan Hotspot dengan jarak 300 meter dalam ruang lingkup Lembaga Pendidikan Komputer. a. Visi

Terwujudnya Sumber Daya Manusia Yang Terampil Dan Profesional Yang Dilandasi Iman Dan Takwa Serta Perilaku Santun

b. Misi 1 2 3 Memantapkan Sekolah Sebagai Pusat Budaya Yang Positif Dan Islami Menumbuhkembangkan Bakat, Potensi Dasar Dan Kreatifitas Peserta Didik Mengembangkan Semangat Kemandirian

39

2. STRUKTUR ORGANISASI KEPALA LPK ARYO

KURIKULUM DRS. JOKO SUHARTO TATA USAHA EDI PURWANTO INSTRUKTUR NIA ROSMAWATI, MILA RAHMAWATY. S.Kom, ADI ARDIANSYAH. S.Kom, ASMUNI JAMHUR, PERMANASARI. S.Kom Gambar 3.1 Struktur Organisasi LPK Muhammadiyah

KESISWAAN MALKAN NUR, S.Kom

22

TUGAS DAN FUNGSI 1. KEPALA LPK a. Melaksanakan pendidikan formal selama jangka waktu tertentu sesuai dengan jenjang sifat sekolah b. Melaksanakan pendidikan dan pengajaran sesuai kurikulum yang berlaku dan berusaha mengembangkannya c. Melaksanakan bimbingan dan penyuluhan serta bimbingan kerja bagi peserta didik d. Membina personil pimpinannya e. Membina dan melaksanakan ketatausahaan f. Mengadakan kerjasama yang baik dengan Depdiknas serta instansi terkait g. Membina kerjasama dengan wali murid, masyarakat, DUDI h. Bertanggung jawab kepada Dinas Dikmenti DKI Jakarta i. Berusaha meningkatkan kualitas pendidikan

2. KURIKULUM Membantu Kepala LPK dalam bidang : a. Menyusun Perencanaan b. Pengorganisasian c. Pengarahan d. Ketenagaan e. Pengawasan f. Penilaian

3. KESISWAAN Membantu Kepala LPK dalam bidang : a. Menyusun perencanaan kegiatan b. Pengorganisasian c. Pengarahan d. Ketenagaan e. Pengawasan f. Penilaian g. Identifikasi dan pengumpulan penyusunan laporan

4. INSTRUKTUR a. Mengajar pada jam kerja yang ditentukan b. Merencanakan dan melaksanakan program-program pengajaran yang sesuai dengan alokasi waktu yang ditentukan. c. Membuat program pengajaran baik tahunan dan semester sesuai dengan program yang telah ditentukan d. Mengkoordinasikan pemakaian bahan dan alat praktek program studi yang bersangkutan e. Membimbing dan mengarahkan siswa dalam pelaksanaan belajar mengajar f. Berperan melaporkan kegiatan kepada kepala LPK

5. TATA USAHA a. menyusun program ketatausahaan b. mengkoordinir pekerjaan tata usaha sekolah c. mengerjakan daftar siswa menurut abjad kedalam buku laporan d. pendataan dan pembuatan grafik : nilai belajar siswa, target kurikulum, dan daya serap e. membuat statistik tenaga kependidikan dan DUK (PNS) f. membuat statistik siswa g. mengatur dan pengadaan administrasi/alat tulis kantor h. mengatur administrasi siswa i. mengatur administrasi pegawai j. mengatur administrasi perlengkapan k. membuat laporan keluar (bulanan, triwulan, tahunan dan lain-lain) l. melaksanaan pekerjaan pengetikan m. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan langsung sesuai keperluan

B.

PERANCANGAN MUHAMMADIYAH

SISTEM

ADMINISTRASI

PADA

LPK

2. Dokumen Sistem Berjalan Dalam pengolahanan data, diperlukan data-data yang diproses sesuai dengan yang diinginkan. Adapun masukan yang diperlukan dalam administrasi nilai siswa Bentuk-bentuk dari spesifikasi masukan tersebut adalah sebagai berikut: a. Dokumen Masukan Dokumen masukan yang diperlukan untuk mengolah data pada sistem berjalan adalah sebagai berikut :

1) Data Instruktur Fungsi Media Sumber Frekuensi : Untuk mendata jumlah instruktur : Kertas : Tata Usaha : 1 Tahun

Bentuk Lampiran : Lampiran A1-1 2) Data Siswa Fungsi Media Sumber Frekuensi : Untuk mengetahui data siswa : Kertas : Guru/Instruktur : 1 Tahun

Bentuk Lampiran : Lampiran A1-2 3) Daftar Nilai Fungsi Media Sumber Frekuensi : Untuk mengetahui nilai keseluruhan siswa : Kertas : Guru : 3 bulan

Bentuk Lampiran : Lampiran A1-3

b. Dokumen Simpanan Dokumen simpanan yang diperlukan untuk mengolah data pada sistem berjalan adalah sebagai berikut : 1) File Instruktur Fungsi Media Sumber : Untuk menyimpan data instruktur : Kertas : Tata Usaha

Frekuensi

: 1 Tahun

Bentuk Lampiran : Lampiran A2-1

2) File Siswa Fungsi Media Sumber Frekuensi : Untuk menyimpan data siswa : Kertas : Guru : 1 Tahun

Bentuk Lampiran : Lampiran A2-2 3) File Nilai Fungsi Media Sumber Frekuensi : Untuk menyimpan data nilai siswa : Kertas : Guru : 3 bulan

Bentuk Lampiran : Lampiran A2-3

c. Dokumen Keluaran Dokumen keluaran yang diperlukan untuk mengolah data pada sistem berjalan adalah sebagai berikut : 1) Laporan Data Instruktur Fungsi Media Distribusi Sumber Frekuensi : Untuk mengetahui data instruktur : Kertas : Kepala LPK : Tata Usaha : 1 Tahun

Bentuk Lampiran : Lampiran A3-1

2) Laporan Data Siswa Fungsi Media Sumber Distribusi Frekuensi : Untuk mengetahui data siswa : Kertas : Guru : Kepala LPK, Guru, Tata Usaha, Wakil Kesiswaan : 1 Tahun

Bentuk Lampiran : Lampiran A3-2

3) Laporan Data Nilai Siswa Fungsi Media Sumber Distribusi Frekuensi : Untuk mengetahui data nilai siswa : Kertas : Guru : Kepala LPK, Guru, Kesiswaan : 3 Bulan

Bentuk Lampiran : Lampiran A3-3

3. Prosedur Sistem Berjalan Dalam pengolahan penilaian yang selama ini ada dalam LPK Muhammadiyah adalah sebagai berikut : a. Memasukkan Nilai Guru mengentry / memasukan data kedalam buku nilai yang ada dengan ketentuan ,Rata-rata tugas, rata-rata ulangan, mid semester dan semester. Penilaian ini juga bisa diisi oleh petugas tata usaha kedalam form nilai yang telah disediakan oleh bagian kurikulum

b. Proses Data Setelah data direkam dalam satu file, maka file tersebut diolah untuk bisa dimasukkan kedalam nilai raport dan diberikan predikat sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

c. Laporan Penilaian Setelah pengolahan data yang diolah selesai maka bisa dituangkan dalam bentuk laporan yang diberikan kepada Kepala LPK, Guru dan Unit. Untu dijadikan nilai raport yang sudah lengkap dengan nilai dan predikat yang sudah diberikan secara otomatis.

4. Diagram Aliran Data Adapun aliran data dan urutan proses yang akan diusulkan akan digambarkan dalam bentuk DAD dan ERD. a. Diagram konteks berjalan
a Guru InputNilaiSisw a LaporanRekapNilai LaporanDataSisw a LaporanRekapNilai c Kesisw aan

P1 LaporanRekapNilai LaporanDataSisw a LaporanDataInstruktur Sistem Administrasi Nilai Sis w a InputNilaiSisw a InputDataInstruktur InputDataSisw a

b Kepala LPK

e Tata Us aha

LaporanDataSisw a

LaporanDataInstruktur

d Kurikulu m

Gambar 3.2 Diagram Konteks

Diagram diatas menjelaskan guru memasukkan data nilai siswa dan data mata diklat dan hanya mendapatkan laporan rekap nilai siswa, untuk kesiswaan mendapatkan laporan data siswa dan rekap nilai siswa, untuk tata usaha memasukkan data siswa dan memasukkan nilai siswa (hanya membantu guru yang bersangkutan), dan mendapatkan laporan data siswa dan laporan rekap nilai yang berfungsi untuk arsip, sedangkan kurikulum hanya mendapatkan laporan data instruktur dan laporan data siswa dan untuk Kepala LPK memasukkan data instruktur dan mendapatkan laporan data mata diklat, laporan data instruktur, laporan data siswa dan laporan data rekap nilai.

b. Diagram Nol Sistem berjalan

a Guru

InputNilaiSisw a InputDataInstruktur InputDataSisw a InputNilaiSisw a

P1 Input Nilai InputDataInstruktur

DataSis w a DataInstruktur D1 FormDataSisw a D2 FormIns truktur

DataNilai

D3 FormNilai

DataInstruktur

e Tata Us aha DataSis w a

P2 DataNilai Pengola h Nilai

b Kepala LPK

DataSis w a DataInstruktur D1 FormDataSisw a D2 FormIns truktur

DataNilai

D3 FormNilai

DataInstruktur DataSis w a P3 LaporanDataInstruktur LaporanDataSisw a LaporanRekapNilai Cetak Laporan LaporanRekapNilai LaporanDataInstruktur LaporanDataSisa LaporanRekapNilai DataNilai

c Kesisw aan LaporanDataSisw a LaporanRekapNilai LaporanDataSisa LaporanDataInstruktur

d Kurikulum

Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Berjalan

10

Dari diagram diatas bisa dijelaskan ada beberapa proses sistem yang dilakukan untuk memasukkan data dan menghasilkan laporan data-data yang telah diinput. Proses yang dilakukan adalah : Guru/Instruktur memasukkan nilai siswa dan mendapatkan laporan rekap nilai Kepala LPK memasukkan data Instruktur dan mendapatkan laporan data isntruktur, laporan data siswa serta laporan rekap nilai Kepala Unit dari pengolahan nilai diatas mendapatkan laporan data siswa dan rekap nilai siswa Yayasan juga mendapatkan laporan data siswa dan laporan data instruktur Untuk Tata usaha menginput data siswa dan nilai siswa serta mendapatkan laporan data siswa dan laporan rekap nilai untuk keperluan arsip Arsip.

C. ANALISA PERMASALAHAN
a. Teknologi Pengolahan Yang Digunakan Dalam pengolahan data sistem ini mempergunakan spesifikasi komputer yang harus dipenuhi, sebagai berikut : 1) Perangkat Keras Processor RAM Floppy Drive Hardisk Keyboard Mouse Monitor Printer : Intel Pentium IV : 256 MB SDRAM : 3 Inch, 1,44 MB : 40 Giga Byte (GB) : PS/2 (101/102 Key) : PS/2 Optic : SVGA (Trigem 800 x 600) : Desk Jet

11

2) Perangkat Lunak Menggunakan Sistem operasi Windows XP Menggunakan Ms. Acces untuk penyimpanan database

b. Identifikasi Masalah Dari hasil penelitian yang dilakukan menurut kaedah pemecahan PIECES, adapun permasalahan yang terjadi pada administrasi nilai pada LPK Muhammadiyah dapat diketahui sebagai berikut : a. Performance dari sistem yang berjalan Pemasukan data nilai yang dilakukan masih banyak kerangkapan pada masing-masing data. Dalam pengolahan data, baik pembuatan laporan belum tersusun dengan baik. b. Informasi data yang kurang akurat Untuk mencari data yang dilakukan sangat tidak akurat akibat rangkap pembuatan no peserta, dan sering terlambat dalam pembuatan laporan bulanan ataupun laporan akhir tahun. c. Ekonomi Dalam pembuatan laporan banyak data yang berulang yang dilakukan dalam pembauatan laporan dan mengakibatkan pemborosan pembiyaian dari segi ekonomisnya, karena pembuatan data yang sangat tidak akurat akibat terjadi perulangan. d. Control/keamanan Penyimpanan data yang masih banyak data-data yang berpencar/tidak menyatu dalam satu file, dan penyalahgunaan data oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan.

12

e. Efesiensi yang kurang Komputer yang digunakan masih terbatas hanya penggunaan aplikasi pengolah data dan pengolah angka. f. Service/pelayanan Dalam pencarian data yang relative lama untuk pencarian data siswa dan data nilai yang dibutuhkan oleh siswa, akan mengakibatkan pelayanan yang kurang maksimal

c. Masalah Pokok 1. Proses memasukkan nilai tidak efisien karena dikerjakan secara manual 2. Perhitungan kurang teliti di bagian administrasi sehingga terjadi kesalahan yang mengakibatkan sangat fatal 3. Pencarian data yang tidak efektif dan effesien 4. Pembuatan penilaian tidak sistematis

d. Analisa Kebutuhan Informasi Dalam pembuatan perancangan sistem yang telah berjalan tentunya memenuhi kebutuhan informasi kepada beberapa komponen yang

membuntuhkan beberapa informasi, untuk pengolahan data yang membutuhkan adalah sebagai berikut : 1) Kepala Unit a. Rekap nilai seluruh siswa untuk kepentingan belajar mengajar b. Laporan rekap nilai yang berfungsi untuk evaluasi pembelajaran untuk menentukan pengambilan keputusan untuk pengembangan kurikulum

13

2) Kepala LPK a. Rekap data siswa dan rekap nilai siswa untuk kepentingan system belajar mengajar b. Laporan Rekap nilai untuk keperluan evaluasi pembelajaran yang sedang berlangsung dan sebagai evaluasi untuk menentukan kebijakan pengembangan LPK Muhammadiyah 3) Instruktur Laporan Nilai Siswa berfungsi untuk mengetahui nilai siswa pada masingmasing pelajaran dan untuk kepentingan evaluasi untuk langkah-langkah sistem pengajaran. 4) Tata Usaha Laporan nilai siswa sebagai arsip LPK Komputer

e. Analisa Pemecahan Masalah Beberapa pemecahan masalah yang bisa diusulkan yaitu sebagai berikut : a. Menggunakan sistem LAN (Local Are Network) Dalam penggunaan sistem ini ada beberapa keuntungan yang bisa diambil yaitu : Bisa menggunakan sharing file Lebih mudah dalam pengeloalaan file Dan ada beberapa kekurangan sebagai berikut : Karena sistem bisa diakses secara jaringan (network) maka setiap user bisa mengakses nilai dan keamanan yang belum terjamin Untuk pengaksesan file yang bersamaan bisa mengakibatkan kegagalan dalam penyimpanan

14

b. Menggunakan sistem Stand Alone Dalam penggunaan sistem ini bisa dikategorikan beberapa keuntungan sebagai berikut : Penyimpanan database bisa berjalan dengan baik Bila menggunakan sistem stand alone ini maka keamanan bisa terintegerasi dengan seluruh user Dan ada beberapa kekurangan yang bisa dikategorikan sebagai berikut: Tidak bisa diakses dari luar ruangan (Jaringan) Perlu sumber daya untuk mengelola data

f. Pemecahan Masalah Untuk memudahkan pengolahan administrasi nilai maka diperlukan suatu program aplikasi yang bisa meningkatkan pelayanan dalam pengolahan nilai dan menghasilkan data yang akurat, tepat dan memudahkan untuk sistem pengolahan administrasi nilai. Dengan membuat PERANCANGAN SISTEM APLIKASI

ADMINISTRASI NILAI SISWA, akan bisa membantu pengolahan data yang akurat dan effisien.

D. RANCANGAN UMUM SISTEM USULAN

Untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang dimiliki masing-masing sistem yang diusulkan maka ada beberapa alternatife yang bisa memaksimalkan sumber daya manusia untuk mengoptimalkan perancangan sistem yang ada. Dari alasan yang disebutkan diatas maka sistem yang dibuat untuk mengoptimalkan perancangan sistem administrasi ini menggunakan sistem Stand Alone dan bisa dikembangkan dalam bentuk jaringan (LAN), Namun sistem ini bisa 15

diakses dari komputer jaringan (LAN), Namun hanya bisa melihat, karena demi keamanan sistem administrasi nilai untuk kepentingan bersama. 1. Metode Pengembangan yang digunakan Pada LPK Muhammadiyah sangat berupaya untuk mengembangkan sistem yang baru untuk meningkatkan khususnya dalam pengolahan administrasi nilai agar masalah yang selama ini dialami teratasi dengan baik dengan menggunakan sistem yang baru dan tentunya berdampak positif pada LPK Muhammadiyah khususnya bagian administrasi Untuk pengembangan sistem informasi ini menggunakan metode

pengembangan sistem terstruktur. Pendekatan terstruktur (Structured Approach). Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tool) dan tekhnik (techigues) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. DAD meerupakan alat untuk structured analisis. Pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar (top level) dan dibagi menjadi bagian yang lebih terinci (lower level). DAD yang pertama digambarkan adalah level teratas (top level) dan diagram ini disebut context diagram. Dari content diagram ini kemudian akan digambarkan dengan lebih terinci lagi yang disebut overview diagaram (level 0). Tiap-tiap overview diagram akan digambarkan secara lebih rinci dan disebut level 1 dan seterusnya sampai tiap-tiap proses tidak dapat digambarkan terinci lagi. 2. Teknologi yang digunakan Mengenai teknologi yang perlu digunakan adalah dengan menerapkan Siklus Pengembangan Sistem (SDLC), yang terdiri dari beberapa tahapan yaitu perancangan sistem yang digunakan untuk menentukan dan mendefinisikan sistem informasi apa yang akan digunakan untuk kepentingan pengembangan pelaksanaan

16

kegiatan pada LPK Muhammadiyah, sehingga memberikan keuntungan dan nilai lebih untuk kegiatan LPK Muhammadiyah secara keseluruhan, dan juga merancang sistem untuk penyelesaian kegiatan LPK Muhammadiyah. Perlu adanya pengunaan konfigurasi yang baik dari komponen-komponen perangkat keras dan perangkat lunak yang akan digunakan. Dalah hal ini, bentuk-bentuk usulan yang diberikan oleh penulis dilihat dari analisa kebutuhan informasi yang ada, yaitu sebagai berikut : a. Data instruktur yang dibuat dan didokumentasikan dalam sebuah database Master Instrtruktur. b. Data Siswa yang dibuat dan didokumentasikan dalam sebuah database Master DataSiswa. c. Data Nilai Siswa yang didokumentasikan didalam database Master RekapNilai. d. Pembuatan laporan untuk mengetahui data siswa dan rekap nilai untuk keperluan penilaian persemester. Dalam upaya pengembangan sistem yang berjalan, penulis akan coba memberikan rancangan aplikasi dalam bentuk Aplikasi yang berbasis Stand Alone, untuk dikembangakan sebagai alternative pemecahan masalah, guna membantu mengolah data nilai dan lainnya yang tersimpan dalam media penyimpanan dalam bentuk database yang dapat dipergunakan untuk mengintegerasikan seluruh data yang ada guna mempermudah dalam hal pembuatan laporan. Untuk rancangan aplikasi, penulis menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic dengan menggunakan Database Microsoft Acces.

17

BAB IV RANCANGAN USULAN

B. Tujuan Dan Saran

Untuk menunjang keberhasilan dalam proses belajar mengajar diperlukan administrasi yang cepat, tepat dan akurat. Pada saat ini sistem yang dibutuhkan adalah sistem informasi dengan database yang baik secara dan ditunjang oleh perangkat komputer yang memenuhi spesifikasi yang dibutuhkan sehingga memberi kemudahan dalam menyajikan informasi secara cepat dan tepat untuk perkembangan dimasa sekarang dan akan datang. Sasaran dari perancangan sistem yang baru ini adalah untuk mengatasi masalah yang ada pada sistem yang sedang berjalan. Dengan adanya sistem yang baru ini diharapkan akan dapat membantu kebutuhan penggunaan dalam hal: 1. Penghematan waktu dengan akurasi yang tinggi 2. Kemudahan untuk mendapatkan informasi yang cepat dan akurat 3. mempermudah dalam pengontrolan dokumen memasukan dan keluaran 4. Meningkatkan pengolahan administrasi nilai Maka secara umum dapat dikatakan bahwa rancangan sistem ini bertujuan untuk memenuhi kebutuhan akan penyelesaiaan masalah yang ada pada sistem yang sedang berjalan, sedangkan secara khusus sasaran perancangan sistem ini adalah memberikan efektifitas prosedur kerja dan informasi terinci sesuai dengan kebutuhan sekolah, kemudahan dan penganganan pengoperasian sistem pengolahan data untuk proses pengolahan nilai sangat penting dan diharapkan agar pemeliharaan sistem dapat dipenuhi.

18

C. Rancangan Logik
Pada sistem usulan ini mengalami beberapa perubahan dari prosedur sistem yang berjalan diantaranya pada proses pengolahan nilai, proses ini ditiadakan karena pada sistem usulan nilai sudah dibuatkan rumus perhitungan. Berikut ini akan dijelaskan beberapa perubahan dan penambahan sistem yang diusulkan. 1. Diagram Alir Data Diagram alir data digunakan untuk menggambarkan proses atau fungsi-fungsi yang dilakukan oleh sistem secara keseluruhan, proses-proses dari sistem usulan digambarkan secara logika dengan menggunakan aliran data. Gambaran umum dari sistem usulan ini dapat sebagai berikut:

19

1.1. Diagram Konteks

a Guru LaporanRekapNilai UserName&Password KonfirmasiPassword

b Sis wa

InputDataInstruktur P1 LaporanDataSiswa LaporanRekapNilai Sistem LaporanRekapNilai Administ rasi LaporanDataInstruk tur Nilai Siswa LaporanDataSiswa

InputDataSiswa InputNilaiSis wa

c Kepala LPK LaporanDataSiswa LaporanRekapNilai LaporanDataIns truktur

d Tata Usaha

LaporanDataInstruktur LaporanDataSiswa

LaporanRekapNilai LaporanDataSiswa

f Kurikulum

e Kesiswaan

Gambar 4.1 Diagram Konteks Sistem Usulan

20

1.2. Diagram Nol

P1 UserName&Password KonfirmasiP assw or d Login KonfirmasiP assw or d UserName&Password

DataUser

D5

DataUser

a Guru

P2 Memasukan Administrasi Nilai InputDataInstruktur InputDataSisw a InputNilaiSisw a InputMataDiklat

DatatInstruktur DataMataDiklat DataSiswa D1 MataDiklat D3 DataSiswa

DataMataDiklat

DataNilai D2 Instruktur D4 RekapNilai

d Tata Usaha

DatatInstruktur

DataNilai DataSiswa c Kepala LP K P3 Mencetak Laporan LaporanDataInstruktur LaporanDataSiswa LaporanRekapNilai

LaporanRekapNilai LaporanDataSiswa LaporanRekapNilai LaporanDataInstruktur

e Kesisw aan

LaporanDataSiswa LaporanDataSiswa LaporanRekapNilai LaporanDataInstruktur

f Kurikulum

LaporanRekapNilai

b Siswa UserName&Password KonfirmasiP assw or d

Gambar 4.2 Diagram Nol Sistem Usulan

21

1.3. Diagram Rinci 1.3.1. Diagram Rinci 1 Proses Login

b Sis wa

UserName&Pass word

a Guru UserName&Pass word

P1. 1 UserName&Pass word

d Tata Usaha

Login

Dat aUser

D5 Dat aUser

Gambar 4.3 Diagram Rinci 1.0

22

1.3.2. Diagram Rinci 1 Proses Memasukan Nilai

P2. 1 InputDataIns truktur InputMataDiklat InputDataSiswa InputNilaiSis wa Sistem Administ ras i Nilai Siswa

Dat aMataDiklat

D1 MataDiklat

Dat atInstruktur

D2 Instruktur

d Tata Usaha Dat aSiswa D3 Dat aSiswa

Dat aNilai

D4 RekapNilai

P2. 2 Dat atInstruktur Dat aSiswa Dat aNilai Cet ak Dat a Dat aNilai Dat aSiswa Dat atInstruktur

Gambar 4.4 Diagram Rinci 2.0

23

1.3.3. Diagram Rinci 2 Proses Cetak Laporan

f Kurikulum LaporanDataSis wa

P3.1 Cetak Laporan Data Siswa

LaporanDataSis wa DataNilai InputDataSi swa DatatIns truktur DataMataDi kl at

e Kesis waan

LaporanDataSis wa DataMataDi kl at D1 MataDiklat

DatatIns truktur

D2 Instr uktur

c Kepal a LPK DataSi swa D3 DataSi swa

DataNil ai

D4 RekapNil ai

P3.2 LaporanRekapNi lai LaporanRekapNi lai Cetak Laporan Rekap Ni lai

LaporanRekapNi lai LaporanDataSis wa

a LaporanRekapNi lai Guru

P3.3 Cetak Laporan Raport LaporanRekapNi lai LaporanRekapNilai LaporanDataSis wa

LaporanRekapNi lai b Si swa LaporanRekapNi lai d Tata Usaha LaporanRekapNilai

Gambar 4.5 Diagram Rinci 3.0

24

1.4. Uraian Proses Untuk uraian proses usulan diatas adalah sebagai berikut : 1. Proses Login Deskripsi : Untuk bisa masuk kedalam Aplikasi Nilai yang ada seluruh user memasukkan nama user dan password beserta level yang ada, level yang ada adalah sebagai berikut : a. Administrator b. Guru c. Siswa 2. Proses Memasukan Nilai Deskripsi : Untuk bisa memasukkan nilai dan dicetak diserahkan kepada pihak yang bersangkutan maka harus dimasukkan beberapa data diantaranya adalah jenis Mata Diklat (Mata Pelajaran), Nama Instruktur dan Data Siswa. Data-data tersebtu direkam (disimpan pada tabel yang berkaitan). Jika sudah memasukkan data tersebut baru bisa memasukkan data nilai baik ulangan, tugas, midsemester dan semester dan bisa dicetak sesuai dengan yang diingkan. Data yang sudah dimasukan bisa diperbaiki kembali (dikoreksi) jika ada penambahan ataupun kesalahan dalam memasukan data. Adapun urutan prosesnya dalah sebagai berikut : a. Merekam Nilai Guru merekam nilai siswa yang terdiri dari nilai tugas, nilai ulangan, nilai mid semester dan nilai semester yang langsung tersimpan dalam data penyimpanan RekapNilai

25

b. Mencetak Nilai Untuk mencetak nilai siswa dari data Rekap nilai yang dihubungkan dari tabel Instruktur, tabel MataDiklat, Tabel DataSiswa. Dan menghasilkan rekap nilai yang diserahkan kepada guru yang bertujuan agar guru dapat mengoreksi atau mengecek kembali data nilai yang sudah dimasukan, jika terdapat kesalahan maka guru yang bersangkut bisa memperbaharui dan kembali disimpan pada data RekapNilai. 2. Proses Pencetakan Laporan Deskripsi : Pembuatan laporan diambil dari data store Rekap guru yang berhubungan dengan tabel MataDiklat, tabel Instruktur, tabel DataSiswa yang kemudian diolah, dimana urutan proses sebagai berikut : d. Cetak laporan nilai semester e. Cetak laporan nilai perkelas f. Cetak laporan hasil belajar

2. Normalisasi Data Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. a. Bentuk Tidak Normal Suatu relasi dikatakan dalam bentuk Unnormalisasi karena diantara atribut memiliki nilai yang sama

26

KodeMata + {MataPelajaran + Nim + NamaSis} + Kelamin + Tempat + Tanggal + Unit + Kelas + Jurusan + Paralel + Alamat + Telp + Jam + Hari + Lab + {NamaIns + Editing} + Jenjang + Ulangan1 + Ulangan2 + Ulangan3 + Ulangan4 + Ulangan5 + Tugas1 + Tugas2 + Tugas3 + Tugas4 + Tugas5 + MidSemester + Semester + User + Password + Akses

b. Bentuk Normal Pertama 1 NF Bentuk normal pertama mempunyai ciri setiap data bentuk dalam suatu record dan mengandung nilai atomic tunggal dengan kata lain tidak ada atribut yang berulangulang atau nilai ganda KodeMata + MataPelajaran + Nim + NamaSis + Kelamin + Tempat + Tanggal + Unit + Kelas + Jurusan + Paralel + Alamat + Telp + Jam + Hari + Lab + NamaIns + Editing + Jenjang + Ulangan1 + Ulangan2 +

Ulangan3 + Ulangan4 + Ulangan5 + Tugas1 + Tugas2 + Tugas3 + Tugas4 + Tugas5 + MidSemester + Semester + User + Password + Akses

c. Bentuk Normal Kedua 2NF Suatu relasi dikatakan dalam bentuk 2NF jika dan hanya jika : Berada pada bentuk 1NF dan semua atribut bukan kunci memiliki depensi terhadap MataDiklat = @KodeMata + MataPelajaran Instruktur DataSiswa = @KodeIns + NamaIns + MataDiklat + Hari + Editing = @Nim + NamaSiswa + Kelamin + Tempat + Tanggal + Unit + Kelas + Jurusan + Paralel + Alamat + Telp + MataPelajaran + Jam + Hari + Lab + NamaIns + Editing RekapNilai = @Nim + NamaSiswa + NamaIns + MataPelajaran + Jenjang + Ulangan1 + Ulangan2 + Ulangan3 + Ulangan4

27

+ Ulangan5 + Tugas1 + Tugas2 + Tugas3 + Tugas4 + Tugas5 + MidSemester + Semester + + Editing Login = @User + Password + Akses

d. Bentuk Normal Ketiga 3NF MataDiklat = @KodeMata + MataPelajaran Instruktur DataSiswa = @KodeIns + NamaIns + MataDiklat + Hari + Editing = @Nim + NamaSiswa + Kelamin + Tempat + Tanggal + Unit + Kelas + Jurusan + Paralel + Alamat + Telp + MataPelajaran + Jam + Hari + Lab + Instruktur + Editing RekapNilai = #Nim + NamaSiswa + Instruktur + MataPelajaran + Jenjang + Ulangan1 + Ulangan2 + Ulangan3 + Ulangan4 + Ulangan5 + Tugas1 + Tugas2 + Tugas3 + Tugas4 + Tugas5 + MidSemester + Semester + Editing Login = @User + Password + Akses

3. Diagram Hubungan Entitas (ERD) ERD berikut ini merupakan alat bantu untuk menganalisa suatu data dalam membuat suatu aplikasi program dan juga menjelaskan hubungan antara entitas guru dengan entitas murid dalam pengembangan Sistem Informasi Pengolahan Administrasi

28

Gambar 4.6 Entity Relationship Diagram Usulan

29

D. Rancangan Fisik Sistem Usulan

Disini dijelaskan tentang pengolahan bagan terstruktur, rancangan proses dari pembagian modul pengolahan rancangan program, struktur menu pengoperasian, rancangan masukan, dan rancangan kode. 1. Bagan Pengolahan Terstruktur Bagan pengolahan terstruktur digunakan untuk : a. mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari sistem informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan sub modul. b. Menunjukkan hubungan elemen data, elemen control, modul dan hubungan antar modul.

30

a. Bagan Pengolahan Terstruktur

Gambar 4.7 Bagan Pengolahan Terstruktur

31

b. Pembagian Modul Pengolahan Login

Input User

Rubah Password Gambar 4.8 Pembagian Modul Login

Hapus User

Input Data

Input Mata Diklat

Input Instruktur

Input Data Siswa

Input Nilai Siswa

Gambar 4.9 Pembagian Modul Input Data

32

Laporan

Laporan Mata Diklat

Laporan Instruktur

Laporan Data Siswa

Laporan Nilai Siswa

Gambar 4.10 Pembagian Modul Laporan c. Rancangan Program Adapun spesifikasi rancangan programnya sebagai berikut : 1) Sistem Administrasi Nilai (Lampiran B3-1) 2) Login a. Input User (Lampiran B3-2) 3) Input Nilai a. Input Mata Diklat (Lampiran B3-3) b. Input Instruktur (Lampiran B3-4) c. Input Data Siswa (Lampiran B3-5) d. Input Rekap Nilai (Lampiran B3-6) 4) Laporan a. Laporan Data Mata Diklat ( Lampiran B3-7) b. Laporan Data Instruktur (Lampiran B3-8) c. Laporan Data Nilai (Lampiran B3-9) d. Laporan Rekap Nilai (Lampiran B3-10)

33

d. Struktur Menu Pengoperasian Dalam suatu program aplikasi banyak user menggunakan memasukkan data, perubahan data, hapus data dan pencetakan data. Adapun penjelasannya sebagai berikut : a. Struktur Back Office c. Menu Utama Digunakan untuk memilih jenis-jenis aplikasi yang ada dalam program aplikasi seperti : input data siswa, untuk membuat laporan dan lain-lain d. Menu Input Nilai Untuk memasukkan data nilai yang akan diolah baik itu membuat baru, memperbaiki data atau menghapus data. e. Menu Laporan Digunakan untuk membuat aplikasi laporan baik itu pencetakan atau hanya sekedar untuk melihat saja. f. Menu Keluar Menu ini berfungsi untuk keluar dari aplikasi yang akan ditutup atau diakhiri suatu program aplikasinya oleh pengguna atau user b. Rancangan Masukan i. Input Data Mata Diklat Deskripsi : Digunakan untuk mengisi daftar namanama pelajaran yang akan diajarkan Sumber Media Bentuk : Guru : Kertas : Lampiran B1-1

34

ii.

Input Instruktur Deskripsi : Digunakan untuk mengisi daftar namanama Insturktu/Pengajar Sumber Media Bentuk : Yayasan : Kertas : Lampiran B1-2

iii.

Input Data Siswa Deskripsi : Digunakan untuk memasukan biodata siswa yang aktif belajar Sumber Media Bentuk : Guru : Kertas : Lampiran B1-3

iv.

Input Rekap Nilai Deskripsi : Digunakan untuk memasukkan nilai-nilai siswa baik itu ulangan harian, tugas-tugas, mid semester dan semester Sumber Media Bentuk : Guru : Kertas : Lampiran B1-4

35

c. Rancangan Keluaran i. Laporan Data Instruktur Deskripsi Distribusi Media Bentuk : Merupakan laporan data instruktur : Yayasan : Kertas : Lampiran B2-1

ii.

Laporan Data Siswa Deskripsi Distribusi : Merupakan laporan data-data siswa : Guru, Yayasan, Kepala LPK dan Kepala Unit Media Bentuk : Kertas : Lampiran B2-2

iii.

Laporan Rekap Nilai Deskripsi Distribusi Media Bentuk : Laporan rekap nilai keseluruhan : Kepala LPK, Kepala Unit dan Guru : Kertas : Lampiran B2-3

d. Rancangan Data Dalam pembuatan program, tentunya ada beberapa file dan spesifikasi program yang dibuat. File yang telah dibuat guna mengetahui fungsi file, tipe file dan lain sebagainya yang berhubungan dengan file tersebut. Adapun rincian spesifikasi file dalam penulisan ini adalah :

36

a.

Nama File Isi file

: :

Login Berisi data user yang bisa mengakses aplikasi tersebut

Fungsi Bentuk

: :

Untuk menyimpan data user Lampiran C-5

b.

Nama File Isi file

: :

MataDiklat Berisi data-data tentang mata pelajaran yang akan diajarkan

Fungsi Bentuk

: :

Untuk menyimpan data mata pelajaran Lampiran C-1

c.

Nama File Isi file Fungsi Bentuk

: : : :

Instruktur Berisi data-data Instruktur Untuk menyimpan untuk data isntruktur Lampiran C-2

d.

Nama File Isi file Fungsi Bentuk

: : : :

Data Siswa Berisi data-data Siswa Untuk menyimpan untuk data siswa Lampiran C-3

e.

Nama File Isi file Fungsi Bentuk

: : : :

RekapNilai Berisi data-data nilai Untuk menyimpan untuk data nilai Lampiran C-4

37

e. Rancangan Kode Untuk mengklasifikasikan data masukan dan mempermudah dalam pencarian data dibuatlah kode yang terdiri dari angka. Adapun struktur kode yang digunakan. Adapun manfaat dari pengkodean adalah sebagai berikut : i. ii. iii. iv. Menghindari kesalahan akibat penulisan ulang Mempercepat pengolahan data Menghemat tempat atau space pada penyimpanan data Data mudah diidentifikasi karena lebih sederhana Adapun contoh pengkodean adalah sebagai berikut : 1. Nama Kode Panjang Struktur Keterangan : : : : 9 01 Contoh : 9 01 9 KodeMata 3 9 0 1

: Adalah No unik : No Urut 0 1

: No Unik : Mata Pelajaran Microsoft Word

38

2.

Nama Kode Panjang Struktur Keterangan

: : : :

KodeIns 7 9 901 01 0 1 0 1 0 1

: Kode Mata Pelajaran : Kode Hari Keterangan : 01 : Senin 02 : Selasa 03 : Rabu 04 : Kamis 05 : Jum`at 06 : Sabtu

01 Contoh : 9 901 01 01

: No Urut 0 1 0 1 0 1

: Mata Pelajaran Microsoft Word : Mengajar Hari Senin : No Urut 01

39

3.

Nama Kode Panjang Struktur Keterangan

: : : :

NIM 9 0 04 4 0 0 5 0 0 0 1

: Kode Unit Keterangan : 01 : SD 02 : SMP 03 : SMA 04 : SMK

005

: Kode Jurusan Keterangan : 001 : IPA 002 : IPS 003 : Akuntansi 004 : Administrasi Perkantoran 005 : Multimedia 006 : SD Dan SMP

0001 Contoh : 0 04 005 0001

: No Urut 4 0 0 5 0 0 0 1

: Unit SMK : Jurusan Multimedia : No Urut 0001

40

E. Konfigurasi Sistem Komputer

Dalam pembuatan program aplikasi ini, sangat penting didukung peralatan yang memadai agar program aplikasi yang penulis buat berjalan dengan yang direncanakan, baik itu perangkat keras (hardware) ataupun perangkat lunak (Software) Pengadaan peralatan pendukung hendaklah sesuai dengan ketentuan yang ada, agar terhindari dari beberapa masalah yang membuat program aplikasi ini tidak berjalan dengan semestinya. Adapun peralatan pendukungnya adalah : a. Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware) Spesifikasi perangkat keras adalah sebagai berikut : Processor RAM Floppy Drive Hardisk Keyboard Mouse Monitor Printer : Intel Pentium IV : 256 MB SDRAM : 3 Inch, 1,44 MB : 40 GB (Giga Byte) : PS/2 (101/102 Keys) : PS/2 Optic : SVGA (Philips) : HP 3940

Meskipun demikian, program aplikasi tersebut masih memungkinkan untuk diuji coba dengan spesifikasi yang lebih rendah lagi. Tetapi sebaiknya digunakan spesifikasi yang lebih tinggi lagi, sehingga program dapat bekerja dengan baik.

41

b. Spesifikasi Perangkat Lunak (Software) Software atau perangkat lunak adalah program-program yang diperlukan untuk menjalankan perangkat keras, diantaranya bahasa pemrograman yaitu Visual Basic 6.0, alasan penulis mengggunakan bahasa pemrograman tersebut karena banyak digunakan oleh kalangan programmer saat ini dan bisa kompetibel dengan program-program aplikasi lainnya. Dan selain menggunakan Visual Basic untuk menuliskan program atau bahasa pemrograman penulis juga menggunakan Microsoft untuk pembuatan database dan bisa berinteraksi pula dengan program-program lainnya. Operating sistem pendukung lainnya adalah menggunakan Microsoft Windows XP. Dan dalam pembuatan program adalah sebagai berikut : i. Menganalisa dan memahami persoalan yang ada, kemudian mengembangkan suatu urutan proses logika untuk menyelesaikan masalah tersebut diatas dalam bentuk algoritma. ii. Menentukan bentuk data apa yang diperlukan, sebagai input dalam program yang akan dibuat, serta apa saja yang akan dihasilkan, sebagai output dari program yang dibuat. iii. Pengkodean dari algoritma yang sudah dibuat, diterjemahkan kedalam bentuk statement-statement yang sesuai dan terdapat didalam bahasa pemrograman yang digunakan iv. Melakukan test program dari proses logika yang sudah dibuat, apakah program tersebut sudah benar dan bebas dari unsur kesalahan atau masih harus direvisi atau diperbaiki kembali. v. Melakukan pendokumentasian program sebagai Back-up (cadangan, yang mana proses ini penting untuk dilakukan, untuk usaha pengembangan program selanjutnya.

42

F. Keamanan Komputer
a. Proteksi Data Setelah sistem diimplementasikan dan sesuai dengan yang diharapkan maka yang tidak kalah penting untuk diperhatikan adalah keamanan terhadap sistem, karena pada konsepnya sistem dapat diapakai oleh semua user atau pengguna, dalam hal ini pengguna adalah Karyawan LPK Muhammadiyah. Untuk melindungi seluruh sistem dari gangguan luar maka penulis menggunakan sistem pelindung untuk aplikasi database dengan memproteksi data yaitu database yang sangat riskan untuk bisa diakses oleh user atau pengguna yang tidak berkepentingan dan diharapkan dapat meminimalkan gangguan terhadap sistem dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan b. Hak Otorisasi Hak otoritas dimaksudkan untuk memberikan hak pengguna terhadap piranti perangkat lunka ini sesui dengan batasan-batasam yang berlaku sesuai dengan hak yang diatur melalui user dan passwordnya i. Administrator Administrator merupakan seorang pengguna atau user yang diberikan hak secara penuh untuk merubah, mengedit serta mengatur keseluruhan isi dan serta tampilan yang ada pada program aplikasi. Orang yang bisa mengakses ini merupakan orang yang paham tentang program aplikasi yang disajikan serta bisa dipercaya untuk bisa mengembangkan sistem aplikasi ini. ii. Guru Merupakan seorang user yang mempunyai akses seperti administrator, namun ada beberapa akses yang dibatas, yaitu pembuatan user, pembuatan instruktur dan pembuatan mata diklat (mata pelajaran) 43

iii.

Siswa Merupakan pengguna yang hanya bisa melihat laporan rekap nilai yang dimaksud dan tidak bisa melihat data secara keseluruhan.

G. Implementasi
Rencana implementasi sistem adalah suatu rencana kerja yang menjelaskan suatu tentang penerapan sistem secara keseluruhan. Rencana implementasi sistem ini juga merupakan tahapan lanjutan dari perancangan sistem. Tujuannya untuk mewujudkan suatu sistem yang diusulkan dan menilai apakah sistem yang diusulkan layak atau tidak untuk dibuat. a. Uraian Kegiatan i. Pembuatan dan pengujian program Kegiatan ini dilakukan mulai dari kegiatan menyusun atau membuat program dengan menggunakan spesifikasi program yang dibuat. Program, yang dioperasikan harus bebas terlebih dahulu dari kesalahan-kesalahan. Oleh sebab itu harus dilakukan pengujian terhadap program untuk menemukan kesalahankesalahan yang mungkin dapat terjadi. Kesalahan dari program yang mungkin terjadi dapat diklasifikasikan dalam bentuk : 1. Kesalahan bahasa (Language error), merupakan kesalahan didalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan diinginkan 2. Kesalahan suatu proses (run-time-error), merupakan kesalahan yang terjadi sewaktu execute program dijalankan yang akan menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada saatnya 3. Kesalahan logika (Logical error), merupakan kesalahan dari logika program yang dibuat.

44

Kegiatan pengujian program ini dilakukan secara berulang-ulang samapi program tersebut sudah diperkirakan mempunyai kemungkinan kecil dalam melakukan kesalahan. Adapun perhitungan waktu yang dibutuhkan untuk program ini adalah : Banyakya Program (n) Rata-rata Program (h) Programer (p) Diketahui : 1. Banyaknya program 2. Jumlah programmer 3. lama pembuatan dan test satu program : 10 Program : 2 Orang : 3 Hari

Banyakya Program (10 ) Rata-rata Program ( 3 ) 2

= 17 Hari (Ket 1 Minggu = 5 Hari kerja ) Jadi lamanya pembuatan program dan test program adalah 4 minggu ii. Pembuatan buku petunjuk Pembuatan buku petunjuk bertujuan untuk memberikan petunjuk kepada pemakai tentang bagaimana cara mengoperasikan sistem dalam pemakaian sistem usulan ini. Dan dipakai juga untuk membantu pengopersian sistem. Perkiraan pembuatan modul dilakukan selama 5 hari iii. Pelatihan Personil Tujuan pelatihan terhadap para personil dalam memberikan latihanlatihan yang menerapkan aplikasi dari buku petunjuk yang telah dibuat. Dengan pelatihan diharapkan dapat mencapai hasil yang optimal. Adapun kegiatan ini meliputi bagaimana cara penggunaan sistem bagi tiap-tiap bagian. Pelatihan dilakukan dan diperkirakan selama 5 hari

45

iv.

Penyiapan data Penyimpanan data bertujuan untuk menyiapkan data yang akan dimasukan kedalam file-file untuk selanjutnya diproses, dan diperkirakan memakan waktu selama 5 hari

v.

Perekeman data Merupakan kegiatan perekaman data-data mata diklat, instruktur dan data siswa yang diperlukan untuk kelancaran aplikasi agar bisa diproses dengan komputer. Diperkirakan memakan Waktu selama 15 hari

vi.

Pengujian sistem Tahap ini bertujuan untuk melakukan uji coba aplikasi secara keseluruhan apakah sistem berjalan dengan baik secara keseluruhan. Dan tahap ini memerlukan waktu selama 5 hari

vii.

Peralihan sistem Setelah sistem diuji dan dinyatakan layak untuk digunakan maka tahap selanjutnya adalah peralihan sistem. Peralihan sistem merupakan suatu kegiatan sistem lama digantikan dengan sistem yang baru dan ini tidak bisa berjalan mulus dikarena kebiasaan yang lama harus ditinggalkan dan memakai sistem yang baru. Dan peralihan ini memakan waku sampai 15 hari

viii.

Pengoperasian sistem dan evaluasi sistem Pada tahap ini aplikasi yang telah dibuat dijalankan secara penuh dengan menggunakan prosedur yang telah ditentukan. Hal-hal yang harus dievaluasi dalam tahapan ini meliputi Input maupun Output dan prosedur kerja. Waktu yang perlukan adalah 15 hari

46

b. Jadwal Implementasi

Tabel 4.1 Jadwal Implementasu

47

BAB V PENUTUP

A. KESIMPULAN
Setelah penulis menguraikan beberapa isi dalam tugas akhir ini, dapat diambil kesimpulan adalah sebagai berikut : c. Komputer sangatlah penting dalam era khususnya dalam hal pekerjaan dan menjadikan pekerjaan lebih efektif dan efisien, termasuk juga dalam melakukan aktifitas sehari-hari seperti : pengolahan kata, pengolahan data, entry data dan lain sebagainya d. Dengan rancangannya sistem aplikasi administrasi nilai ini, kita bisa mengimbangi teknologi yang semakin pesat khususnya dibidang komputer dalam rangka penanganan data-data, agar pemasukan data-data tersebut bisa memberikan informasi secara tepat dan memakan waktu yang sangat cepat e. Dengan dibuatnya sistem ini, bisa meringankan pekerjaan dalam memasukkan nilai siswa khusunya di LPK Muhammdiyah. Lebih dari itu akan mendapatkan hasil yang maksimal dalam hal pemberian informasi mengenai laporan-laporan yang dibuat.

48

B. SARAN
Dalam pembuatan tugas akhir ini penulis memberikan saran khusunya pada LPK Muhammadiyah dan umumnya kepada semua pihak adalah sebagai berikut : f. Dalam memasukkan data hendaknya operator yang bertugas diperlukan ketelitian yang sangat tinggi sehingga data akan memberikan informasi secara benar dan akurat g. Dalam hal perangkat penunjang yang penulis cantumkan dalam tulisan ini baik perangkat keras maupun perangkat lunaknya, hendaknya dipenuhi guna

keberhasilan dalam aplikasi data yang akan dilakukan, bahkan jika perlu dan memungkinkan ditambah perangkat-perangkat yang lebih tinggi yang penulis anjurkan agar aplikasi dapat bekerja dengan maksimal h. Sistem ini masih jauh dari sempurna, sedangkan dalam perkembangan teknologi yang sangat cepat dan menuntut program aplikasi yang lebih cepat dibandingkan program aplikasi yang sebelumnya, maka penulis menyarankan untuk

memperbaharui atau meng Update program aplikasi yang digunakan.

49

DAFTAR PUSTAKA
Alam M. Agus J, 2003, belajar Sendiri Microsoft Basic 6.0, Elexmedia Komputindo, Jakarta

B.Davis Gordon, 2002, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, PPM, Jakarta

Hadi Rahadian, 2004, Membuat Laporan Dengan Crystal Report 8.5 Dan Visual Basic, Elexmedia Komputindo, Jakarta

Kadir Abdul, 199, Konsep Dan Tuntunan Praktis Basis Data, Andi Yogyakarta

Kroenko David M, 2005, Dasar-Dasar Desgin Dan Implementasi Database Processing Jilid I, Erlangga, Jakarta

Kristanto Harianto IR, 2000, Konsep Dan Perancangan Database, Andi, Yogyakarta

Nugroho Adi ST, MMSi, Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Dengan Metologi Orientasi Objek, Informatika, Bandung, 2002

Pardosi Mico, 2003, Bahasa Pemrograman Windows Dan Internet, CV Dua Selasa, Surabaya

Sadewa Aat, 2006, Seni Pemrograman Visrus Menggunakan Visual Basic, DSI Publishing

Sugiono, Ir, Pemrograman Terstruktur, Panji Gumilang, Kuningan, 2005 50

Sutanto Edy, 2000, Sistem Basis Data, Graha Ilmu, Yogyakarta

Wahana Komputer, 2000, Tip & Trik Pemrograman Visual Basic 6.0, Andi Yogyakarta, Semarang

Wahyu Winarno Wing, 2004, Sistem Informasi Manajemen, UUP (Unit Penerbit & Percetakan) YKPN.

51