Penggunaan Mail Merge

:
Bagaimana mengotomatisasi distribusi dokumen ke tujuan yang berbeda

Judul:

Penggunaan Mail Merge: Bagaimana mengotomatisasi distribusi dokumen ke tujuan yang berbeda Versi: 1.0 Edisi pertama:  Januari 2005 Edisi Inggris pertama: Januari 2005 Edisi Indonesia pertama: Februari 2005

.

......................................................................................................................1 Apakah Arti Mail Merge...............................................4 Penggunaan Mail Merge: Bagaimana mengotomatisasi distribusi dokumen ke tujuan yang berbeda i .ii Main Menu dan Toolbar..............................................Contoh: Mengirim surat kabar ke daftar pelanggan Daftar Isi Gambaran Umum...........................................................................................................3 Contoh Praktek Mail Merge..................................................................4 Urutan operasi yang dilakukan......................................................................ii Pemberitahuan.....................................................................................................................................................ii Komentar dan Saran...............................................................ii Modifikasi dan update...........................................................................................................................................1 Data Sources untuk Writer............................................................................................................................................ii Hak cipta dan informasi merk dagang......................................................................................................................................................2 Meregister Data Source........................................................................................................................................

org/licenses/PDL.0 Tanggal 01/03/05 19/02/05 Deskripsi Perubahan Edisi pertama diterbitkan. (Kontak  penulis asli:vponzi@tiscalinet. Versi 1.  Anda akan mempelajari bagaimana menggunakan fitur Mail Merge Writer.) Kontak penulis asli untuk melaporkan kesalahan dalam dokumentasi.     Penulis awal Dokumentasi Asli adalah Vincenzo Ponzi. Komentar dan Saran Tolong langsung sampaikan beberapa komentar dan saran tentang dokumen ini ke: dev@documentation. Ini adalah kontribusi yang besar untuk  kebebasan perangkat lunak terbuka. Hak cipta dilindungi.openoffice. Modifikasi dan update Versi 1.html. Untuk pertanyaan  mengenai bagaimana menggunakan perangkat lunak. dan menggunakan fitur Mail Merge untuk membuat. mengubang isi daripada field di tiap salinan sesuai dengan arsip yang  cocok dari database. Di dalamnya. atau mencetak beberapa  salinan dokumen. Edisi Indonesia pertama Penggunaan Mail Merge: Bagaimana mengotomatisasi distribusi dokumen ke tujuan yang berbeda ii .Gambaran Umum Gambaran Umum Dokumen ini dimaksudkan untuk pengguna pertama kali OpenOffice.rtf.openoffice.  Contoh praktek menunjukkan bagaimana membuat dokumen yang mengandung field  database. daftar ke Users Mail List dan kirim  pertanyaan anda disana: http://support.openoffice.it. Salinan dari Licensi tersedia di:   http  ://www. Hak cipta dan informasi merk dagang Muatan dari Dokumentasi ini adalah tunduk pada  Lisensi Dokumetasi Publik.org/index. pe­review dan orang yang mendukung  sehingga proyek terus berkembang dan berjalan.0  ("License").) Semua merk dagang dalam pemandu ini kembali kepada pemilik yang sah.org Pemberitahuan Terimakasih banyak dan selamat kepada para pengembang yang memberi kita produk yang  bagus! Terimakasih kepada komunitas pengarang. anda hanya boleh menggunakan Dokumetasi jika anda mematuhi dengan istilah  Lisensi.org.

Sekenario berikut menggambarkan bagaimana Mail Merge bekerja. Penggunaan Mail Merge 1 . Lokasi menu dan toolbar pada OpenOffice. menunjukkan dimana mereka ditempatkan. Fungsi Mail Merge meninggalkan teks normal tidak berubah.Main Menu dan Toolbar Pada dokumen ini Anda dapat menemukan referensi ke Main Menu dan toolbar yang  bervariasi. dan mengganti field dengan  data yang diambil dari Data Source. Dokumen Writer mengandung campuran teks normal dan teks spesial (field) yang mengacu  kepada field Data Source.org Writer menyediakan fitur yang sangat berguna untuk membuat atau  mencetak banyak salinan dari dokumen dimana harus dikirimkan ke daftar alamat yang  berbeda. Gambar berikut mengacu objek ini.org Writer  Apakah Arti Mail Merge OpenOffice. Gambar 1.

Data Sources untuk Writer Untuk memperoleh data yang dikandung di Data Source. Dia mengetik teks surat kabar. Sudah ada Data Source yang mengandung daftar pelanggan dengan semua  informasi relatif: Alamat. Telpon dan seterusnya. dan sebagai ganti mengetikkan alamat tujuan.  Terakhir dia memulai fungsi Mail Merge untuk mencetak dokumen sebanyak  dengan jumlah alamat yang terdapat di  Data Source.org.  dimasukkanlah field yang mengacu pada field alamat di Data Source. Sekretaris yang mengetik surat kabar menggunakan OpenOffice.org Writer. sangat penting untuk meregister  Data Source dulu dengan OpenOffice.Apakah Arti Mail Merge Contoh: Mengirim surat kabar ke daftar pelanggan Bayangkan suatu bisnis yang butuh untuk mengirimkan surat kabar ke semua  pelanggannya. OpenOffice.org dapat meregister Data Source dari tipe database berikut: • • • • • • • • ODBC MySQL Adabas dBase ADO Teks Spreadsheet  Buku Alamat Penggunaan Mail Merge 2 . Tiap dokumen yang tercetak mengandung teks yang sama tetapi berbeda dalam  nama pelanggan dan alamat.

 ketik nama dimana OpenOffice.Meregister Data Source Meregister Data Source Untuk meregister Data Source dengan OpenOffice.org menggunakannya untuk  mengidentifikasi Data Source. 3) Pilih tipe Database. pilih Tools > Data Sources. Meregister Data Source Penggunaan Mail Merge 3 . 2) Pada field Name. Gambar 2 Menampilkan jendela yang  muncul.org: 1) Pada Main Menu. 5) Klik tombol New Data Source di jendela. 4) Ketik URL (Uniform Resource Locater) Data Source. Gambar 2.

org seperti dijelaskan di  “Meregister Data Source” pada  halaman 3.sxw. Registrasi  tab1. Membuat Data Source Heading dari kolom pada baris pertama spreadsheet akan digunakan sebagai nama field  belakangan. Gambar 4. Surat pesanan perusahaan mengorganisasikan suatu campaign untuk menandai kredit point  ke pelanggan mereka berdasarkan jumlah barang yang mereka beli selama satu tahun.org seperti yang ditampilkan di Gambar 3. Pada akhir tahun.Contoh Praktek Mail Merge Contoh Praktek Mail Merge Langkah terbaik untuk menunjukkan bagaimana fungsi Mail Merge bekerja adalah dengan  contoh praktek.  Langkah termudah untuk melakukan ini adalah dengan membuat spreadsheet dengan Calc  OpenOffice. Gambar 3. mereka ingin mengirimkan surat ke tiap pelanggan untuk menunjukkan  total kredit point yang telah dikoleksi. Langkah 2 Register spreadsheet ke OpenOffice. Urutan operasi yang dilakukan Langkah 1 Buat Data Source yang mengandung semua data pelanggan.  Gambar 4 menampilkan bahwa spreadsheet disimpan sebagai Data source 1.sxw Data source 1 adalah database spreadsheet yang mengandung field berikut ini: Penggunaan Mail Merge 4 . Spreadsheet yang ditampilkan di Gambar 3 disimpan sebagai: tab1.

 ini sangat mungkin untuk menggunakan Writer OpenOffice. dan sebagainya. Pada bagian atas dokumen adalah bagus manakala membuat tabel dengan border transparan  untuk memposisikan teks dengan tepat yang biasanya terdapat pada surat (Tanggal. Untuk memasukkan tanggal yang sekarang: 1) Pilih posisi dimana memasukkan Tanggal yang sekarang. dan kemudian teks sebagaimana ditampilkan pada Gambar 5.Contoh Praktek Mail Merge Name – 2nd­name – Address – ZIP – Town – Ctry – Points – Telephone Sesudah registrasi.org untuk  membuat dokumen yang menggunakan database sebagai input. 2) Pada main menu pilih: Insert>Fields>Date (lihat Gambar 6). Alamat  Tujuan.  Gambar 5. Penggunaan Mail Merge 5 . Langkah 3 Gunakan OpenOffice. Contoh penggunaan tabel untuk memposisikan elemen surat Langkah 4 Masukkan field yang diinginkan pada posisi yang sesuai di dokumen.org Writer untuk memasukkan field database pada dokumen untuk  menyurati ke semua (atau pilihan dari) nama yang terkandung di Data Source 1.).

Gambar 7. 3) Double­klik pada “Data Source 1” dan pada “Sheet1” untuk menampilkan jendela  yang ditunjukkan pada Gambar 7. Memasukkan tanggal yang sekarang Untuk memasukkan field lainnya: 1) Pilih posisi untuk memasukkan Name di sel yang sesuai dari tabel (mengacu pada  Figur 5 di halaman 5).Contoh Praktek Mail Merge Gambar 6. Menampilkan field dalam database Penggunaan Mail Merge 6 . 2) Tekan Control+F2 (atau pilih: Insert > Fields > Other di Main Menu.

7 Penggunaan Mail Merge . Sejauh ini hasil yang diperoleh ditunjukkan pada Gambar 8. klik pada “Points” dan  tombol Insert. dokumen telah siap untuk fungsi Mail  Merge.Contoh Praktek Mail Merge 4) Klik di field “Name” dan kemudian di tombol Insert dan tekan Space bar. 8) Klik di “Town” dan tombol Insert dan tekan Space bar. dan ketik kurung tutup“)”. 6) Klik di “ZIP” dan tombol Insert dan tekan Space bar. klik pada “Ctry” dan tombol Insert. Field Name dan address dimasukkan pada posisi yang sesuai Langkah 5 Ketika semua field yang dibutuhkan telah dimasukkan. 10)Pilih titik dimana akan memasukkan field Points pada teks. 9) Ketik kurung buka “(”. Gambar 8. 7) Klik di “Address” dan tombol Insert dan tekan tombol Enter untuk memilih garis  baru. Ini memungkinkan untuk memulai fungsi ini dalam dua cara: • • Pilih Tools>Mail Merge di Main Menu. 5) Klik di “2nd­name” dan tombol Insert dan tekan tombol Enter untuk memilih garis  baru.  Pilih File>Print di Main Menu.

 Anda harus menentukan path folder. Pilihan Mail Merge Pada jendela ini anda boleh menentukan record mana saja yang dicetak: • • • All Selected records (select the records first in the list of records) From record number to record number. Penggunaan Mail Merge 8 . Jika pilihan keluaran adalah Printer. Mail Merge mulai mencetak sebanyak dokumen yang  ada pada record terpilih. Jika Anda memilih keluaran adalah File. dimana Mail  Merge akan dibuat untuk tiap record terpilih. atau Yes di yang kedua.Contoh Praktek Mail Merge Gambar 9 menampilkan pesan yang dihasilkan metode ini. Gambar 9. menampilkan jendela  ditunjukkan pada Gambar 10. Pesan dihasilkan manakala memulai Mail Merge Klik pada OK pada pesan yang pertama. Gambar 10.

Contoh Praktek Mail Merge Nama berkas tergantung pada field Database yang Anda pilih. Printout surat pertama Penggunaan Mail Merge 9 . Charlie2.sxw. oleh karena itu nama berkas yang otomatis  dihasilkan oleh Mail Merge adalah Charlie0. Sebagai contoh. Sebagai contoh:  Nama di record pertama Database adalah Charlie. nomor akan ditambahkan ke nama berkas. Charlie1. Gambar 11 Menampilkan printout dari berkas Charlie0. Manakala terdapat beberapa record yang memiliki nama sama. dan selnjutnya. Jika terdapat beberapa field dengan isi yang sama. pada Gambar 10 field terpilih adalah Name.sxw yang dihasilkan Mail Merge. hasil berkas akan menjadi:  Charlie0. Gambar 11.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful