Penggunaan Mail Merge

:
Bagaimana mengotomatisasi distribusi dokumen ke tujuan yang berbeda

Judul:

Penggunaan Mail Merge: Bagaimana mengotomatisasi distribusi dokumen ke tujuan yang berbeda Versi: 1.0 Edisi pertama:  Januari 2005 Edisi Inggris pertama: Januari 2005 Edisi Indonesia pertama: Februari 2005

.

...........................................................................................................................................4 Penggunaan Mail Merge: Bagaimana mengotomatisasi distribusi dokumen ke tujuan yang berbeda i ......2 Meregister Data Source....ii Pemberitahuan...................................................................................Contoh: Mengirim surat kabar ke daftar pelanggan Daftar Isi Gambaran Umum..............................................................ii Komentar dan Saran...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................1 Data Sources untuk Writer.....................................................................................................................................................................................3 Contoh Praktek Mail Merge...............................................................................1 Apakah Arti Mail Merge.............ii Main Menu dan Toolbar..................................................................4 Urutan operasi yang dilakukan...............................................ii Hak cipta dan informasi merk dagang........................................................................................ii Modifikasi dan update.............................................................................................................................

html. Di dalamnya. pe­review dan orang yang mendukung  sehingga proyek terus berkembang dan berjalan. Hak cipta dan informasi merk dagang Muatan dari Dokumentasi ini adalah tunduk pada  Lisensi Dokumetasi Publik. (Kontak  penulis asli:vponzi@tiscalinet. Versi 1.openoffice.it.org. Edisi Indonesia pertama Penggunaan Mail Merge: Bagaimana mengotomatisasi distribusi dokumen ke tujuan yang berbeda ii . Ini adalah kontribusi yang besar untuk  kebebasan perangkat lunak terbuka.0 Tanggal 01/03/05 19/02/05 Deskripsi Perubahan Edisi pertama diterbitkan. Hak cipta dilindungi. atau mencetak beberapa  salinan dokumen.org Pemberitahuan Terimakasih banyak dan selamat kepada para pengembang yang memberi kita produk yang  bagus! Terimakasih kepada komunitas pengarang.rtf.org/licenses/PDL.Gambaran Umum Gambaran Umum Dokumen ini dimaksudkan untuk pengguna pertama kali OpenOffice.openoffice.) Kontak penulis asli untuk melaporkan kesalahan dalam dokumentasi. daftar ke Users Mail List dan kirim  pertanyaan anda disana: http://support. Komentar dan Saran Tolong langsung sampaikan beberapa komentar dan saran tentang dokumen ini ke: dev@documentation. mengubang isi daripada field di tiap salinan sesuai dengan arsip yang  cocok dari database.org/index.  Contoh praktek menunjukkan bagaimana membuat dokumen yang mengandung field  database. dan menggunakan fitur Mail Merge untuk membuat.0  ("License").) Semua merk dagang dalam pemandu ini kembali kepada pemilik yang sah. Salinan dari Licensi tersedia di:   http  ://www. Untuk pertanyaan  mengenai bagaimana menggunakan perangkat lunak. Modifikasi dan update Versi 1.openoffice. anda hanya boleh menggunakan Dokumetasi jika anda mematuhi dengan istilah  Lisensi.  Anda akan mempelajari bagaimana menggunakan fitur Mail Merge Writer.     Penulis awal Dokumentasi Asli adalah Vincenzo Ponzi.

Main Menu dan Toolbar Pada dokumen ini Anda dapat menemukan referensi ke Main Menu dan toolbar yang  bervariasi. Penggunaan Mail Merge 1 .org Writer  Apakah Arti Mail Merge OpenOffice. Sekenario berikut menggambarkan bagaimana Mail Merge bekerja. dan mengganti field dengan  data yang diambil dari Data Source. menunjukkan dimana mereka ditempatkan.org Writer menyediakan fitur yang sangat berguna untuk membuat atau  mencetak banyak salinan dari dokumen dimana harus dikirimkan ke daftar alamat yang  berbeda. Lokasi menu dan toolbar pada OpenOffice. Dokumen Writer mengandung campuran teks normal dan teks spesial (field) yang mengacu  kepada field Data Source. Gambar 1. Gambar berikut mengacu objek ini. Fungsi Mail Merge meninggalkan teks normal tidak berubah.

  Terakhir dia memulai fungsi Mail Merge untuk mencetak dokumen sebanyak  dengan jumlah alamat yang terdapat di  Data Source.  dimasukkanlah field yang mengacu pada field alamat di Data Source. Data Sources untuk Writer Untuk memperoleh data yang dikandung di Data Source. dan sebagai ganti mengetikkan alamat tujuan.org. Telpon dan seterusnya.Apakah Arti Mail Merge Contoh: Mengirim surat kabar ke daftar pelanggan Bayangkan suatu bisnis yang butuh untuk mengirimkan surat kabar ke semua  pelanggannya.org Writer. OpenOffice. Dia mengetik teks surat kabar. Sekretaris yang mengetik surat kabar menggunakan OpenOffice. Sudah ada Data Source yang mengandung daftar pelanggan dengan semua  informasi relatif: Alamat. Tiap dokumen yang tercetak mengandung teks yang sama tetapi berbeda dalam  nama pelanggan dan alamat.org dapat meregister Data Source dari tipe database berikut: • • • • • • • • ODBC MySQL Adabas dBase ADO Teks Spreadsheet  Buku Alamat Penggunaan Mail Merge 2 . sangat penting untuk meregister  Data Source dulu dengan OpenOffice.

4) Ketik URL (Uniform Resource Locater) Data Source.org menggunakannya untuk  mengidentifikasi Data Source. pilih Tools > Data Sources. 3) Pilih tipe Database. Gambar 2. 5) Klik tombol New Data Source di jendela.Meregister Data Source Meregister Data Source Untuk meregister Data Source dengan OpenOffice.org: 1) Pada Main Menu. Gambar 2 Menampilkan jendela yang  muncul. ketik nama dimana OpenOffice. 2) Pada field Name. Meregister Data Source Penggunaan Mail Merge 3 .

sxw Data source 1 adalah database spreadsheet yang mengandung field berikut ini: Penggunaan Mail Merge 4 . Pada akhir tahun. Gambar 3.Contoh Praktek Mail Merge Contoh Praktek Mail Merge Langkah terbaik untuk menunjukkan bagaimana fungsi Mail Merge bekerja adalah dengan  contoh praktek. Spreadsheet yang ditampilkan di Gambar 3 disimpan sebagai: tab1.org seperti dijelaskan di  “Meregister Data Source” pada  halaman 3. Registrasi  tab1.  Gambar 4 menampilkan bahwa spreadsheet disimpan sebagai Data source 1. Gambar 4. Membuat Data Source Heading dari kolom pada baris pertama spreadsheet akan digunakan sebagai nama field  belakangan.org seperti yang ditampilkan di Gambar 3. Langkah 2 Register spreadsheet ke OpenOffice. Urutan operasi yang dilakukan Langkah 1 Buat Data Source yang mengandung semua data pelanggan. mereka ingin mengirimkan surat ke tiap pelanggan untuk menunjukkan  total kredit point yang telah dikoleksi.sxw.  Langkah termudah untuk melakukan ini adalah dengan membuat spreadsheet dengan Calc  OpenOffice. Surat pesanan perusahaan mengorganisasikan suatu campaign untuk menandai kredit point  ke pelanggan mereka berdasarkan jumlah barang yang mereka beli selama satu tahun.

Untuk memasukkan tanggal yang sekarang: 1) Pilih posisi dimana memasukkan Tanggal yang sekarang.). Contoh penggunaan tabel untuk memposisikan elemen surat Langkah 4 Masukkan field yang diinginkan pada posisi yang sesuai di dokumen.  Gambar 5. 2) Pada main menu pilih: Insert>Fields>Date (lihat Gambar 6). Alamat  Tujuan.Contoh Praktek Mail Merge Name – 2nd­name – Address – ZIP – Town – Ctry – Points – Telephone Sesudah registrasi. Langkah 3 Gunakan OpenOffice. ini sangat mungkin untuk menggunakan Writer OpenOffice.org Writer untuk memasukkan field database pada dokumen untuk  menyurati ke semua (atau pilihan dari) nama yang terkandung di Data Source 1. dan kemudian teks sebagaimana ditampilkan pada Gambar 5. Pada bagian atas dokumen adalah bagus manakala membuat tabel dengan border transparan  untuk memposisikan teks dengan tepat yang biasanya terdapat pada surat (Tanggal. Penggunaan Mail Merge 5 . dan sebagainya.org untuk  membuat dokumen yang menggunakan database sebagai input.

 Memasukkan tanggal yang sekarang Untuk memasukkan field lainnya: 1) Pilih posisi untuk memasukkan Name di sel yang sesuai dari tabel (mengacu pada  Figur 5 di halaman 5). 2) Tekan Control+F2 (atau pilih: Insert > Fields > Other di Main Menu.Contoh Praktek Mail Merge Gambar 6. Gambar 7. 3) Double­klik pada “Data Source 1” dan pada “Sheet1” untuk menampilkan jendela  yang ditunjukkan pada Gambar 7. Menampilkan field dalam database Penggunaan Mail Merge 6 .

8) Klik di “Town” dan tombol Insert dan tekan Space bar. Gambar 8. dokumen telah siap untuk fungsi Mail  Merge. dan ketik kurung tutup“)”. klik pada “Ctry” dan tombol Insert. Field Name dan address dimasukkan pada posisi yang sesuai Langkah 5 Ketika semua field yang dibutuhkan telah dimasukkan. 5) Klik di “2nd­name” dan tombol Insert dan tekan tombol Enter untuk memilih garis  baru. 10)Pilih titik dimana akan memasukkan field Points pada teks. 9) Ketik kurung buka “(”. Sejauh ini hasil yang diperoleh ditunjukkan pada Gambar 8.Contoh Praktek Mail Merge 4) Klik di field “Name” dan kemudian di tombol Insert dan tekan Space bar. klik pada “Points” dan  tombol Insert. 7 Penggunaan Mail Merge . 7) Klik di “Address” dan tombol Insert dan tekan tombol Enter untuk memilih garis  baru. 6) Klik di “ZIP” dan tombol Insert dan tekan Space bar. Ini memungkinkan untuk memulai fungsi ini dalam dua cara: • • Pilih Tools>Mail Merge di Main Menu.  Pilih File>Print di Main Menu.

 Pesan dihasilkan manakala memulai Mail Merge Klik pada OK pada pesan yang pertama. Gambar 9. atau Yes di yang kedua. menampilkan jendela  ditunjukkan pada Gambar 10.Contoh Praktek Mail Merge Gambar 9 menampilkan pesan yang dihasilkan metode ini. Jika Anda memilih keluaran adalah File. Mail Merge mulai mencetak sebanyak dokumen yang  ada pada record terpilih. Jika pilihan keluaran adalah Printer. dimana Mail  Merge akan dibuat untuk tiap record terpilih. Penggunaan Mail Merge 8 . Anda harus menentukan path folder. Gambar 10. Pilihan Mail Merge Pada jendela ini anda boleh menentukan record mana saja yang dicetak: • • • All Selected records (select the records first in the list of records) From record number to record number.

 Printout surat pertama Penggunaan Mail Merge 9 . Manakala terdapat beberapa record yang memiliki nama sama. hasil berkas akan menjadi:  Charlie0. Charlie1. Sebagai contoh.sxw yang dihasilkan Mail Merge. nomor akan ditambahkan ke nama berkas. dan selnjutnya. oleh karena itu nama berkas yang otomatis  dihasilkan oleh Mail Merge adalah Charlie0.Contoh Praktek Mail Merge Nama berkas tergantung pada field Database yang Anda pilih. Charlie2. Jika terdapat beberapa field dengan isi yang sama. Gambar 11. Gambar 11 Menampilkan printout dari berkas Charlie0.sxw. Sebagai contoh:  Nama di record pertama Database adalah Charlie. pada Gambar 10 field terpilih adalah Name.