Penggunaan Mail Merge

:
Bagaimana mengotomatisasi distribusi dokumen ke tujuan yang berbeda

Judul:

Penggunaan Mail Merge: Bagaimana mengotomatisasi distribusi dokumen ke tujuan yang berbeda Versi: 1.0 Edisi pertama:  Januari 2005 Edisi Inggris pertama: Januari 2005 Edisi Indonesia pertama: Februari 2005

.

..................................................................................................................................................................ii Pemberitahuan................................................4 Penggunaan Mail Merge: Bagaimana mengotomatisasi distribusi dokumen ke tujuan yang berbeda i ......3 Contoh Praktek Mail Merge...........................ii Komentar dan Saran....1 Data Sources untuk Writer...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................2 Meregister Data Source....................................................................................1 Apakah Arti Mail Merge....4 Urutan operasi yang dilakukan......................................................................................................................................ii Hak cipta dan informasi merk dagang..............................................................Contoh: Mengirim surat kabar ke daftar pelanggan Daftar Isi Gambaran Umum.................................ii Main Menu dan Toolbar.........................................................................ii Modifikasi dan update........................................................................................................................................................................................................................................................................

 mengubang isi daripada field di tiap salinan sesuai dengan arsip yang  cocok dari database.     Penulis awal Dokumentasi Asli adalah Vincenzo Ponzi.) Semua merk dagang dalam pemandu ini kembali kepada pemilik yang sah.  Contoh praktek menunjukkan bagaimana membuat dokumen yang mengandung field  database.Gambaran Umum Gambaran Umum Dokumen ini dimaksudkan untuk pengguna pertama kali OpenOffice.org Pemberitahuan Terimakasih banyak dan selamat kepada para pengembang yang memberi kita produk yang  bagus! Terimakasih kepada komunitas pengarang. Salinan dari Licensi tersedia di:   http  ://www. Versi 1. Untuk pertanyaan  mengenai bagaimana menggunakan perangkat lunak. Hak cipta dilindungi.org/licenses/PDL.html.openoffice. Di dalamnya.  Anda akan mempelajari bagaimana menggunakan fitur Mail Merge Writer.) Kontak penulis asli untuk melaporkan kesalahan dalam dokumentasi. daftar ke Users Mail List dan kirim  pertanyaan anda disana: http://support. atau mencetak beberapa  salinan dokumen. pe­review dan orang yang mendukung  sehingga proyek terus berkembang dan berjalan. Hak cipta dan informasi merk dagang Muatan dari Dokumentasi ini adalah tunduk pada  Lisensi Dokumetasi Publik. Modifikasi dan update Versi 1. (Kontak  penulis asli:vponzi@tiscalinet. dan menggunakan fitur Mail Merge untuk membuat. Komentar dan Saran Tolong langsung sampaikan beberapa komentar dan saran tentang dokumen ini ke: dev@documentation.it.0 Tanggal 01/03/05 19/02/05 Deskripsi Perubahan Edisi pertama diterbitkan.0  ("License"). Edisi Indonesia pertama Penggunaan Mail Merge: Bagaimana mengotomatisasi distribusi dokumen ke tujuan yang berbeda ii .org/index.rtf. Ini adalah kontribusi yang besar untuk  kebebasan perangkat lunak terbuka. anda hanya boleh menggunakan Dokumetasi jika anda mematuhi dengan istilah  Lisensi.org.openoffice.openoffice.

Dokumen Writer mengandung campuran teks normal dan teks spesial (field) yang mengacu  kepada field Data Source. Gambar berikut mengacu objek ini.org Writer  Apakah Arti Mail Merge OpenOffice. Lokasi menu dan toolbar pada OpenOffice. dan mengganti field dengan  data yang diambil dari Data Source.Main Menu dan Toolbar Pada dokumen ini Anda dapat menemukan referensi ke Main Menu dan toolbar yang  bervariasi. Gambar 1. menunjukkan dimana mereka ditempatkan. Fungsi Mail Merge meninggalkan teks normal tidak berubah. Sekenario berikut menggambarkan bagaimana Mail Merge bekerja.org Writer menyediakan fitur yang sangat berguna untuk membuat atau  mencetak banyak salinan dari dokumen dimana harus dikirimkan ke daftar alamat yang  berbeda. Penggunaan Mail Merge 1 .

org Writer.org. dan sebagai ganti mengetikkan alamat tujuan.  Terakhir dia memulai fungsi Mail Merge untuk mencetak dokumen sebanyak  dengan jumlah alamat yang terdapat di  Data Source. Dia mengetik teks surat kabar. Data Sources untuk Writer Untuk memperoleh data yang dikandung di Data Source. Telpon dan seterusnya.org dapat meregister Data Source dari tipe database berikut: • • • • • • • • ODBC MySQL Adabas dBase ADO Teks Spreadsheet  Buku Alamat Penggunaan Mail Merge 2 . Sekretaris yang mengetik surat kabar menggunakan OpenOffice.  dimasukkanlah field yang mengacu pada field alamat di Data Source.Apakah Arti Mail Merge Contoh: Mengirim surat kabar ke daftar pelanggan Bayangkan suatu bisnis yang butuh untuk mengirimkan surat kabar ke semua  pelanggannya. OpenOffice. Sudah ada Data Source yang mengandung daftar pelanggan dengan semua  informasi relatif: Alamat. sangat penting untuk meregister  Data Source dulu dengan OpenOffice. Tiap dokumen yang tercetak mengandung teks yang sama tetapi berbeda dalam  nama pelanggan dan alamat.

5) Klik tombol New Data Source di jendela.Meregister Data Source Meregister Data Source Untuk meregister Data Source dengan OpenOffice.org menggunakannya untuk  mengidentifikasi Data Source. pilih Tools > Data Sources. Gambar 2. Gambar 2 Menampilkan jendela yang  muncul. 3) Pilih tipe Database. 2) Pada field Name. Meregister Data Source Penggunaan Mail Merge 3 . ketik nama dimana OpenOffice.org: 1) Pada Main Menu. 4) Ketik URL (Uniform Resource Locater) Data Source.

sxw. Langkah 2 Register spreadsheet ke OpenOffice. Gambar 4. Spreadsheet yang ditampilkan di Gambar 3 disimpan sebagai: tab1. Pada akhir tahun. mereka ingin mengirimkan surat ke tiap pelanggan untuk menunjukkan  total kredit point yang telah dikoleksi. Registrasi  tab1.Contoh Praktek Mail Merge Contoh Praktek Mail Merge Langkah terbaik untuk menunjukkan bagaimana fungsi Mail Merge bekerja adalah dengan  contoh praktek. Gambar 3.org seperti dijelaskan di  “Meregister Data Source” pada  halaman 3. Surat pesanan perusahaan mengorganisasikan suatu campaign untuk menandai kredit point  ke pelanggan mereka berdasarkan jumlah barang yang mereka beli selama satu tahun. Urutan operasi yang dilakukan Langkah 1 Buat Data Source yang mengandung semua data pelanggan.  Gambar 4 menampilkan bahwa spreadsheet disimpan sebagai Data source 1. Membuat Data Source Heading dari kolom pada baris pertama spreadsheet akan digunakan sebagai nama field  belakangan.org seperti yang ditampilkan di Gambar 3.  Langkah termudah untuk melakukan ini adalah dengan membuat spreadsheet dengan Calc  OpenOffice.sxw Data source 1 adalah database spreadsheet yang mengandung field berikut ini: Penggunaan Mail Merge 4 .

 dan sebagainya.org Writer untuk memasukkan field database pada dokumen untuk  menyurati ke semua (atau pilihan dari) nama yang terkandung di Data Source 1.Contoh Praktek Mail Merge Name – 2nd­name – Address – ZIP – Town – Ctry – Points – Telephone Sesudah registrasi. 2) Pada main menu pilih: Insert>Fields>Date (lihat Gambar 6). dan kemudian teks sebagaimana ditampilkan pada Gambar 5.).  Gambar 5. Penggunaan Mail Merge 5 .org untuk  membuat dokumen yang menggunakan database sebagai input. Untuk memasukkan tanggal yang sekarang: 1) Pilih posisi dimana memasukkan Tanggal yang sekarang. Pada bagian atas dokumen adalah bagus manakala membuat tabel dengan border transparan  untuk memposisikan teks dengan tepat yang biasanya terdapat pada surat (Tanggal. Alamat  Tujuan. Langkah 3 Gunakan OpenOffice. Contoh penggunaan tabel untuk memposisikan elemen surat Langkah 4 Masukkan field yang diinginkan pada posisi yang sesuai di dokumen. ini sangat mungkin untuk menggunakan Writer OpenOffice.

 Menampilkan field dalam database Penggunaan Mail Merge 6 . 3) Double­klik pada “Data Source 1” dan pada “Sheet1” untuk menampilkan jendela  yang ditunjukkan pada Gambar 7. 2) Tekan Control+F2 (atau pilih: Insert > Fields > Other di Main Menu. Memasukkan tanggal yang sekarang Untuk memasukkan field lainnya: 1) Pilih posisi untuk memasukkan Name di sel yang sesuai dari tabel (mengacu pada  Figur 5 di halaman 5).Contoh Praktek Mail Merge Gambar 6. Gambar 7.

  Pilih File>Print di Main Menu.Contoh Praktek Mail Merge 4) Klik di field “Name” dan kemudian di tombol Insert dan tekan Space bar. klik pada “Ctry” dan tombol Insert. 8) Klik di “Town” dan tombol Insert dan tekan Space bar. dan ketik kurung tutup“)”. 5) Klik di “2nd­name” dan tombol Insert dan tekan tombol Enter untuk memilih garis  baru. dokumen telah siap untuk fungsi Mail  Merge. 10)Pilih titik dimana akan memasukkan field Points pada teks. Field Name dan address dimasukkan pada posisi yang sesuai Langkah 5 Ketika semua field yang dibutuhkan telah dimasukkan. Ini memungkinkan untuk memulai fungsi ini dalam dua cara: • • Pilih Tools>Mail Merge di Main Menu. Sejauh ini hasil yang diperoleh ditunjukkan pada Gambar 8. 7) Klik di “Address” dan tombol Insert dan tekan tombol Enter untuk memilih garis  baru. Gambar 8. 9) Ketik kurung buka “(”. 7 Penggunaan Mail Merge . klik pada “Points” dan  tombol Insert. 6) Klik di “ZIP” dan tombol Insert dan tekan Space bar.

 Pilihan Mail Merge Pada jendela ini anda boleh menentukan record mana saja yang dicetak: • • • All Selected records (select the records first in the list of records) From record number to record number. Penggunaan Mail Merge 8 . Gambar 9. atau Yes di yang kedua. menampilkan jendela  ditunjukkan pada Gambar 10. Pesan dihasilkan manakala memulai Mail Merge Klik pada OK pada pesan yang pertama. Anda harus menentukan path folder. Mail Merge mulai mencetak sebanyak dokumen yang  ada pada record terpilih. Gambar 10.Contoh Praktek Mail Merge Gambar 9 menampilkan pesan yang dihasilkan metode ini. Jika pilihan keluaran adalah Printer. dimana Mail  Merge akan dibuat untuk tiap record terpilih. Jika Anda memilih keluaran adalah File.

 Sebagai contoh. Gambar 11. Printout surat pertama Penggunaan Mail Merge 9 . hasil berkas akan menjadi:  Charlie0. Manakala terdapat beberapa record yang memiliki nama sama. Jika terdapat beberapa field dengan isi yang sama. Charlie2.sxw.sxw yang dihasilkan Mail Merge. oleh karena itu nama berkas yang otomatis  dihasilkan oleh Mail Merge adalah Charlie0. nomor akan ditambahkan ke nama berkas. Charlie1. Gambar 11 Menampilkan printout dari berkas Charlie0. Sebagai contoh:  Nama di record pertama Database adalah Charlie.Contoh Praktek Mail Merge Nama berkas tergantung pada field Database yang Anda pilih. pada Gambar 10 field terpilih adalah Name. dan selnjutnya.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful