BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI PADA PT.

TELESINDO SHOP

3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang dan Sejarah PT. Telesindo Shop Cikal bakal perusahaan yang dimulai sejak 1992 dengan nama PT. Setia Utama Telesindo, PT. Telesindo Shop didirikan pada 8 Mei 2001 melalui keputusan pemerintah dengan nomor SIUP (Surat Izin Usaha Perusahaan) 1489/0903/SIUP/PK/VIII/2001. Dimulai sebagai toko handphone dengan dibukanya “Outlet Setia Utama Telesindo” yang terletak di Mall Ciputra, seiring berjalannya waktu pada tahun 1997 pendiri PT. Telesindo Shop dapat membuktikan bahwa perusahaan dapat berkembang dengan baik sehingga menjadi dealer resmi Telkomsel (Authorized Dealer). Dengan didukung oleh jalur distribusi yang mencakup hampir seluruh wilayah nusantara, menjadikan PT. Telesindo Shop sebagai “Leading Distributor” terutama untuk produk-produk “Wireless Communication”. Kerja keras, komitmen dan kejujuran menjadikan PT. Telesindo Shop sebagai salah satu ikon selular yang disegani di Indonesia. Kualitas kerja yang baik dan profesionalisme yang terbukti akhirnya membuka jalan bagi PT. Telesindo Shop untuk berkembang lebih maju lagi dengan diangkat sebagai authorized dealer PT. Telkomsel dan dipercaya sebagai distribution channel untuk berbagai produk

53

54 operator selular. Dan sampai saat ini PT. Telesindo Shop merupakan brand dari Divisi Retail memiliki: Lebih dari 50 kantor cabang Lebih dari 380 outlet Lebih dari 18.000 Reseller Terletak di lebih dari 100 kota Lebih dari 2000 karyawan. Sebagai bagian dari service terhadap kesetiaan pelanggan dan konsumen, PT. Telesindo Shop meluncurkan website www.telesindoshop.com. Lewat situs ini, PT. Telesindo Shop juga menyediakan layanan belanja online terhadap kebutuhan selular pelanggan. Dengan belanja online ini diharapkan dapat melayani secara cepat dan tepat kebutuhan selular pelanggan. Tidak hanya beragam jenis merek handset, dilengkapi juga dengan beragam produk selular lainnya, seperti layanan konten, dari Games hingga Musik, serta beragam asesoris ponsel yang dapat dipesan hanya lewat online shopping di www.telesindoshop.com. 3.1.2 Visi dan Misi PT. Telesindo Shop Untuk memenuhi kebutuhan telekomunikasi selular di Indonesia, PT. Telesindo Shop memberi solusi dalam melengkapi aktifitas berkomunikasi melalui pelayanannya yang mendukung pengguna kebutuhan telekomunikasi di berbagai aspek sosial. Dalam menjalankan kegiatan usahanya PT. Telesindo Shop memiliki

55 visi dan misi yang harus dicapai oleh karyawan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab masing - masing. 3.1.2.1 Visi Perusahaan PT. Telesindo Shop mempunyai visi perusahaan sebagai berikut: Menjunjung tinggi Fairly Partnership baik terhadap principle maupun mitra bisnis. 3.1.2.2 Misi Perusahaan PT. Telesindo Shop mempunyai misi perusahaan sebagai berikut: Bertekad untuk menjadi terdepan sebagai distribution channel dan penyedia solusi telekomunikasi dengan memberikan kepedulian terhadap konsumen, konsistensi ketersediaan produk dan pengetahuan handal tentang industri telekomunikasi. 3.1.3 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Penting bagi setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang baik. Struktur organisasi perusahaan dapat berjalan baik dan efisien bila terdapat pembagian tugas, pelimpahan wewenang, serta tanggung jawab setiap bagian secara jelas yang digambarkan dalam struktur organisasi. 3.1.3.1 Struktur Organisasi Dalam sebuah perusahaan terdapat struktur organisasi yang berfungsi mengatur seluruh kegiatan perusahaan. Berikut ini struktur organisasi yang

56 menggambarkan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab pada PT. Telesindo Shop:
Direktur

Wakil Direktur

Pembelian

Penjualan

Akuntansi dan Keuangan

Personalia

Gudang

TI

Manajer Pembelian

Manajer Penjualan

Manajer Akuntansi

Manajer Keuangan

Manajer Personalia

Manajer Gudang

Manajer TI

Staf Pembelian

Sales Counter Staff

Admin Sales

Salesman

Staf Akuntansi

Staf Keuangan

Staf HRD

Supervisor Gudang

Staf TI

Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi pada PT. Telesindo Shop (Sumber : Company Profile 2005) 3.1.3.2 Uraian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang Tujuan dalam pembagian fungsi, tugas, tanggung jawab, dan wewenang adalah agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efektif, ekonomis, dan efisien agar sasaran yang telah disusun oleh perusahaan dapat dicapai. Deskripsi tugas, wewenang, serta tanggung jawab dari masing - masing jenjang manajemen menurut struktur organisasi PT. Telesindo Shop adalah sebagai berikut:

j. Mengontrol dan mendukung semua kegiatan manager dan mengevaluasi hasil lapangan. b. e. sekretariat. meminta pertanggungjawaban dan memberhentikan para manager. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kegiatan sistem dan pengembangan informasi teknologi. Mengambil keputusan dalam menghadapi berbagai persoalan dan membantu para manager dalam menyelesaikan persoalan. Merencanakan. i. g. Mengangkat. Mempertimbangkan usulan dari bawahannya yang bermanfaat bagi perusahaan. umum. dan mengawasi operasi bisnis perusahaan. menjalankan. Menetapkan rencana operasi perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.57 1. dan pengawasan intern d. Bertanggung jawab atas kemajuan perusahaan. h. Menetapkan dan menentukan berbagai kebijakan perusahaan. Direktur Tugas dan tanggung jawab direktur sebagai berikut: a. f. . Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan badan – badan di luar perusahaan. c.

d. Menentukan strategi pemasaran yang akan dilakukan. c. Wakil Direktur Tugas dan tanggung jawab wakil direktur sebagai berikut: a. 4. . Manajer Penjualan Tugas dan tanggung jawab Manager Penjualan sebagai berikut: a. Manajer Pembelian Tugas dan tanggung jawab Manager Pembelian sebagai berikut: a. b. 2. c.58 k. Memberikan laporan pembelian ke Wakil Direktur sebagai laporan pertanggungjawaban. Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas pembelian. Menganalisis segmen pasar yang baru. b. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Pembelian. b. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Penjualan. Memeriksa dan menyetujui (otorisasi) perintah kerja serta yang berkaitan dengan anggaran perusahaan secara keseluruhan. Membuat keputusan untuk menangani masalah pembelian perusahaan. Menggantikan posisi direktur bila yang bersangkutan berhalangan. 3. Menangani semua rencana kerja bersama dengan direktur.

f. Menyelenggarakan administrasi keuangan dan pembukuan. d.59 d. Mengecek laporan penjualan yang dibuat oleh Sales Administrasi. serta bertanggung jawab terhadap semua laporan akuntansi yang dikeluarkan. g. Membuat keputusan untuk menangani masalah penjualan perusahaan. Manajer Keuangan Tugas dan tanggung jawab Manajer Keuangan sebagai berikut: a. Bertanggung jawab atas pencapaian target penjualan sesuai yang telah ditetapkan. dan mengawasi pengelolaan dana dalam perusahaan dan kegiatan administrasi perusahaan. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Akuntansi. e. 6. Memeriksa laporan akuntansi yang dibuat oleh Staf Akuntansi. Membuat keputusan untuk menangani masalah akuntansi perusahaan. . Mempertanggungjawabkan laporan akuntansi kepada Wakil Direktur. Mengkoordinasikan. c. e. b. Manajer Akuntansi Tugas dan tanggung jawab Manajer Akuntansi sebagai berikut: a. 5. Memberikan laporan penjualan ke Wakil Direktur sebagai laporan pertanggungjawaban.

e. Menerima. Membuat keputusan untuk menangani masalah keuangan perusahaan. Menjadwalkan rapat rutin perusahaan. c. Manajer Personalia Tugas dan tanggung jawab Manager Personalia sebagai berikut: a. Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas yang berkaitan dengan karyawan. Mempertanggungjawabkan laporan keuangan kepada Wakil Direktur. Melakukan training atau pelatihan pada karyawan baru. realisasi dan pengawasannya. Memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh Staf Finance. memberhentikan dan menetapkan posisi karyawan dari masing-masing bagian dan membuat iklan lowongan pekerjaan. Manajer Gudang Tugas dan tanggung jawab Manajer Gudang sebagai berikut: . Bertanggung jawab terhadap anggaran keuangan. 8. Membuat keputusan untuk menangani masalah yang berkaitan dengan SDM perusahaan. f. f. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Finance. 7. c. b. Bertanggung jawab kepada Direktur atas SDM dalam perusahaan. e.60 b. d. d.

pengiriman dan retur barang yang telah terjadi. Menganalisa sistem yang sedang berjalan dan program yang dibutuhkan oleh perusahaan. Membuat keputusan untuk menangani masalah persediaan / stok barang dalam perusahaan. Melakukan backup data secara rutin. Mengecek stok barang.61 a. e. e. b. d. 9. Bertanggung jawab atas kelancaran pengoperasian hardware dan software serta seluruh jaringan yang ada. Mengawasi kegiatan penerimaan barang dan pengiriman barang. Memeriksa jadwal pengiriman dan penerimaan barang. b. f. Manajer TI Tugas dan tanggung jawab Manajer TI sebagai berikut: a. Mengawasi kinerja jaringan dan aktivitas yang berlangsung di dalamnya. . d. Bertanggung jawab atas semua pengembangan sistem informasi yang ada di perusahaan. Melakukan maintenance aset sistem informasi perusahaan secara berkala. Melaporkan kegiatan penerimaan. c. c.

Membuat keputusan untuk menangani masalah sistem informasi dalam perusahaan. Mengatur dan mengurus hal .62 g. b. Bertanggung jawab untuk melakukan pengadaan barang. Staf Pembelian Tugas dan tanggung jawab Staf Pembelian sebagai berikut: a. 11. 12. Sales Administrasi Tugas dan tanggung jawab Sales Administrasi sebagai berikut: a. 10. d. Melakukan penawaran harga dengan supplier. Memberi penjelasan kepada customer tentang produk yang ada. Menginput pengeluaran barang yang dipesan dalam daftar stok barang. c. .hal yang berhubungan dengan administrasi penjualan. Membuat Sales Order dan Kwitansi atau Nota Penjualan berdasarkan pesanan. b. Mengarsip Sales Order sebagai dokumen perusahaan. c. Mencari supplier baru. Bagian Sales Counter Staff Tugas dan tanggung jawab Bagian Sales Counter Staff sebagai berikut: a.

jurnal penerimaan kas dan jurnal keuangan lainnya yang dibutuhkan oleh perusahaan dan . b. Mencari pelanggan baru. laba rugi. Menerima dan menyetujui pesanan. Mengatur dan mengawasi pemasukan dan pengeluaran kas.63 b. d. Mengunjungi pelanggan untuk menawarkan barang dan melaporkan hasil kunjungan. Staf Akuntansi Tugas dan tanggung jawab Staf Akuntansi sebagai berikut: a. laporan neraca. b. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Menerima dan mencatat pesanan barang dari pelanggan. Melakukan survey dan menilai kualitas pelanggan baru. Membuat laporan akuntansi. f. c. 13. Salesman Tugas dan tanggung jawab Salesman sebagai berikut: a. Berusaha memenuhi target penjualan yang ditetapkan. c. e. 14. g. Membuat laporan penjualan. Melakukan promosi terhadap produk – produk perusahaan kepada pelanggan.

. c.64 membuat pembukuan mengenai pendapatan dan pengeluaran uang dari semua transaksi yang terjadi. 15. Menangani semua data akuntansi yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. f. Melakukan pembayaran utang kepada pihak supplier. Mengawasi pelaksanaan prosedur keuangan yang diterapkan. Melakukan pencatatan – pencatatan dan bertanggung jawab atas pencatatan transaksi yang berhubungan dengan segala kegiatan perusahaan. ketentuan perpajakan. Bertanggung jawab untuk mengelola keuangan dalam perusahaan. e. Membuat laporan pajak. dan juga pembayaran pajak kepada Pemerintah. d. laba rugi dan membuat pembukuan mengenai pendapatan dan pengeluaran uang dari semua transaksi yang terjadi. d. c. Mengurus dan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan pajak seperti perhitungan pajak. Mengkoordinir dan mengawasi hasil penagihan piutang pelanggan. b. Menyusun laporan neraca. Staf Keuangan Tugas dan tanggung jawab Staf Keuangan sebagai berikut: a. g.

65 e. Melakukan pelatihan kepada para karyawan. Staf HRD Tugas dan tanggung jawab Staf HRD sebagai berikut: a. Mengatur jadwal pengiriman barang. e. Mengatasi dan bertanggung jawab atas keluhan karyawan. Melakukan pengecekan pembayaran pelanggan lewat giro. house keeping. cek. Menyusun Laporan Penerimaan Uang. d. 17. Supervisor Gudang Tugas dan tanggung jawab Supervisor Gudang sebagai berikut: a. Menyiapkan barang sesuai dengan pesanan. b. d. Mengurus bagian receptionist. Menanggani penggajian karyawan. Menyiapkan keperluan rapat rutin perusahaan. dan keamanan. g. Mengecek stok barang. c. f. b. via transfer dan lain sebagainya. c. . Mengkoordinir dan memonitor aktivitas dari para pekerja. Mengecek keadaan barang tersebut sebelum dikirim. 16.

c. i. Bertanggung jawab untuk mengawasi semua kegiatan yang dilakukan di gudang agar berjalan dengan baik. Menganalisa sistem yang sedang berjalan dan program yang dibutuhkan oleh perusahaan. Mengawasi arus keluar masuknya barang dalam gudang. Membuat aplikasi sistem yang baru bila sistem yang lama tidak dapat lagi mendukung kegiatan di dalam perusahaan. Bertanggung jawab atas seluruh kehilangan barang di gudang.2.66 e. Melakukan backup data secara rutin. g. b. Staf TI Tugas dan tanggung jawab Staf TI sebagai berikut: a. f. Bertanggung jawab atas pemeliharaan mesin – mesin yang ada di pabrik. Melakukan maintenance aset sistem informasi. 18.2 Sistem yang Berjalan 3. h.1 Deskripsi Prosedur Penjualan Tunai Fungsi yang terkait dengan kegiatan penjualan tunai antara lain: . 3. d. Membuat Laporan Stok.

Telesindo Shop sebagai berikut: Proses penjualan dimulai ketika pelanggan melakukan pemesanan ke sales counter staff dan customer menentukan jenis pembayarannya secara tunai. 5. barang-barang yang dipesan dapat dibayar dan diterima langsung oleh customer dan barang-barang yang dipesan dapat juga dikirim dengan opsi pembayaran dilakukan pada saat barang sudah diterima oleh customer. Jika stok masih tersedia. 2. Telesindo Shop. atau facsimile ke perusahaan dan pelanggan datang langsung ke PT. Pemesanan dapat dilakukan melalui via telepon.67 1. sales counter staff akan langsung meng-input data pesanan. maka customer dapat memesan barang yang lain atau membatalkan pemesanan. . email. Jika barang yang diminta ternyata tidak tersedia. 3. Sales Counter Staff Sales Administrasi / Kasir Bagian Gudang / Logistics Bagian Keuangan / Finance Bagian Akuntansi / Accounting Adapun uraian proses penjualan pada sistem informasi penjualan PT. 2. Sesuai dengan kebijakan perusahaan mengenai penjualan tunai. Kemudian sales counter staff mengecek data barang di Database Barang. apakah jenis barang yang dipesan tersedia atau tidak.

. rangkap ke. Faktur ini digunakan customer untuk mengambil langsung barang yang sudah dibeli di bagian sales counter.1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian finance/accounting. rangkap ke.4 yang diterima dari dari sales counter staff. Jika customer ingin agar barang yang dipesan dikirim maka prosedurnya sebagai berikut: Pertama barang-barang yang dipesan oleh pelanggan akan dicatat dalam bentuk Sales Order atau Order Confirmation oleh sales counter staff sebanyak 4 (empat) rangkap. Sesuai dengan order confirmation rangkap ke. maka bagian logistics atau gudang melakukan pengecekan sesuai dengan jenis dan pesanan customer. Order Confirmation itu juga dijadikan dasar oleh bagian logistics untuk mencetak surat jalan pengiriman barang atau Delivery Order sebanyak 3 (tiga) rangkap.2 berwarna Merah diarsipkan oleh bagian sales administrasi.3 berwarna Kuning disimpan bagian gudang sebagai arsip. Kemudian kasir akan mencetak faktur setelah pembayaran diterima. masing-masing rangkap ke.2 berwarna Merah ditujukan kepada customer.3 berwarna Hijau ditujukan kepada sales counter staff. masing-masing rangkap ke. maka sales counter staff akan membuatkan nota penjualan yang langsung dibayarkan ke kasir.1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian accounting.4 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian gudang dan rangkap ke. dan rangkap ke. rangkap ke.68 Jika customer ingin membayar dan menerima langsung barang yang dipesannya.

2 disimpan oleh pelanggan. Faktur Penjualan rangkap ke. dan rangkap ke.2 dan menyerahkan faktur penjualan rangkap ke. Setelah itu pelanggan akan menandatangani Surat Jalan dan Faktur penjualan yang ada. Barang yang telah diterima pelanggan akan diperiksa kembali. Setelah itu barang yang telah siap akan dikirimkan ke pelanggan oleh bagian pengiriman dengan menyertakan Faktur Penjualan rangkap ke. Dan bagian gudang mengarsip surat jalan rangkap ke.69 Jika barang yang dipesan tersedia. sales admin. rangkap ke. Jika telah sesuai maka sales administrasi akan meng-input data pembayaran ke komputer yang selanjutnya dibuat Laporan Penjualan setiap akhir bulan. Setelah membuat surat jalan 3 (tiga) rangkap.2 berwarna Merah diarsipkan oleh bagian sales administrasi. surat jalan rangkap ke. sales administrasi akan mengarsip faktur penjualan rangkap ke. kemudian membuat sales invoice atau faktur penjualan sebanyak 3 (tiga) rangkap. bagian gudang akan mempersiapkan barang sesuai pesanan.1 dan uang .3.3.1 dan 3.2 yang telah diotorisasi oleh bagian sales administrasi. maka sales administrasi akan mengecek kesesuaian antara surat jalan yang diterima dari bagian pengiriman dengan bukti pembayaran atau uang yang diterima dari customer.3 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian finance/accounting. masing-masing rangkap ke1 berwarna Putih ditujukan kepada customer (jika lunas). Selanjutnya.dan memberikan surat jalan beserta barang kepada supir atau bagian pengiriman dan penagihan untuk dikirim. Sales invoice ini dibuat berdasarkan Order Confirmation rangkap ke. Setelah menerima uang pembayaran yang disetorkan oleh bagian pengiriman.1 dan surat jalan rangkap ke.

staf setelah pelanggan menerima menerima uang dan SJ pengiriman dan menandatangani SJ rangkap ke.1 dan 2 serta SI rangkap ke.1 dan 3 dari staf membawa SJ rangkap gudang ke. staf gudang / pada saat akhir bulan membuat laporan stok logistics admin. SJ mengirim barang ke pengiriman rangkap ke.1 Event Table Penjualan Tunai . sales setelah menerima SO mencetak Sales Invoice rangkap ke. rangkap ke.3.1 dan 3. Nantinya bagian keuangan akan memeriksa dan membuat laporan penerimaan uang. sales.1 dan 2 serta SI rangkap ke.1 dan 3.1 dan 2 serta SI pelanggan dan rangkap ke. Event mencatat pesanan melakukan konfirmasi penjualan Internal Agent Staf penjualan Start When pelanggan datang memesan barang Activity in the event menyiapkan barang mengirim barang menerima pembayaran membuat laporan penerimaan uang membuat laporan stok membuat laporan penjualan dan mengecek stok barang dan mencetak Sales Order (SO) 4 rangkap admin.4 dari staf (SJ) 3 rangkap logistics penjualan Staf setelah menerima barang.70 yang diterima serta laporan penjualan kepada bagian finance atau keuangan.1 dan SI penerimaan uang rangkap ke. staf setelah menerima SJ membuat laporan keuangan / rangkap ke.1 dan SI rangkap ke. sales pada saat akhir bulan membuat laporan penjualan Tabel 3.3 serta bukti finance pembayaran / uang dari admin.2 dari staf (SI) 3 rangkap dan penjualan menghubungi staf gudang untuk menyiapkan barang staf gudang / setelah menerima SO mencetak Surat Jalan rangkap ke.

menerima SO rangkap ke. menerima SJ rangkap ke.3 yang sudah ditandatangani ke staf pengiriman menyetorkan uang 27. mengirim barang menerima pembayaran 22.1 dan SI rangkap ke. sales komputer staf gudang komputer staf pengiriman pelanggan staf pengiriman admin. sales 16.2 ke admin. memberikan SI rangkap ke. mencetak Surat Jalan (SJ) 3 rangkap 18. memberikan SJ rangkap ke. mengarsip SJ rangkap ke.4 ke bagian gudang / logistics 8.1 dari staf gudang 25. menerima SO rangkap ke.1 dan SI rangkap ke.4 dari sales counter staff 15.1 dan SI rangkap ke.3 7.1 dan SI rangkap ke.3 yang ditandatangani pelanggan serta bukti pembayaran / uang 28.3 19.71 actor pelanggan sales counter staff komputer activity memesan barang 1. mencetak Sales Invoice (SI) 3 rangkap 11. melakukan pembayaran 24. menandatangani SJ rangkap ke.1 dan 3 dari staf gudang 21. menerima SJ rangkap ke. mengecek stok barang 4.3 serta bukti admin. memberikan SO rangkap ke. sales .1 dan 2 serta SI rangkap ke. mengarsip SI rangkap ke. melakukan konfirmasi ke staf gudang untuk menyiapkan barang 12. menerima detail pesanan 3.1 dan 3 ke staf gudang 13.3 serta bukti pembayaran / uang tersebut ke admin sales membuat laporan penjualan 29.2 dari sales counter staff 10.2 dan SI rangkap ke. memberikan detail pesanan mencatat pesanan 2. memberikan SO rangkap ke-1 ke staf accounting melakukan konfirmasi penjualan 9. mengarsip SO rangkap ke.1 dan 2 serta SI rangkap ke.1 dan 3 23. memberikan SJ rangkap ke. memberikan SO rangkap ke.1 dan 3 dari admin.2 menyiapkan barang 14. sales 6. menerima barang 26. menerima SJ rangkap ke. memberikan SJ rangkap ke. mencetak Sales Order (SO) 4 rangkap 5.1 dan 3 ke staf pengiriman mengirim barang 20.1 dan 2 serta SI rangkap ke. menerima SJ rangkap ke. menyiapkan barang 17. menerima SI rangkap ke.

bukti pembayaran / uang.3. membuat laporan penjualan 31. dan laporan penjualan dari admin. SI rangkap ke.1.sales 33. memberikan laporan stok ke staf acounting staf keuangan staf gudang Tabel 3. menerima SJ rangkap ke. membuat laporan penerimaan uang 34.2 Workflow Table Penjualan Tunai . memberikan SJ rangkap ke.72 pembayaran / uang dari staf pengiriman 30. memberikan SJ rangkap ke. laporan penjualan dan laporan penerimaan uang ke staf accounting membuat laporan stok 35.1.1. dan laporan penjualan ke staf keuangan membuat laporan penerimaan uang 32.3. membuat laporan stok 36. SI rangkap ke. SI rangkap ke.3. bukti pembayaran / uang.

2.2 Overview Activity Diagram Penjualan Tunai .2 Overview Activity Diagram dan Detail Activity Diagram 3.2.73 3.1 Overview Activity Diagram Gambar 3.2.

74 3.3 Detail Activity Diagram Penjualan Tunai Detail Pemesanan Barang Detail mencatat pesanan .2.2 Detail Activity Diagram Gambar 3.2.

75 Detail melakukan konfirmasi penjualan Detail menyiapkan barang .

SI rangkap ke-1 dan 3.76 Detail mengirim barang Detail menerima pembayaran Pelanggan Bag. SJ rangkap ke-1. Serta SJ rangkap ke-1 dan 2 SJ Melakukan pembayaran SI Memberikan SI rangkap ke-3 dan SJ rangkap ke-1 Menerima SI rangkap ke-3. dan bukti pembayaran/uang . Pengiriman SJ SJ SI SI Menerima barang.

77 Detail menyetor uang Detail membuat laporan penjualan .

SI rangkap ke-3.sales Membuat laporan penerimaan uang LPU Tr_Laporan_ Penerimaan_ Uang Detail membuat laporan stok Bag. Gudang Komputer Membuat laporan stok LS Tr_Laporan _Stok . Finance Komputer SI SJ LP Menerima SJ rangkap ke-1.78 Detail membuat laporan penerimaan uang Bag. dan LP dari admin.

Sales Order (SO) atau Order Confirmation Sales Order atau Order Confirmation digunakan untuk mencatat produk pesanan dari customer.2. Faktur Penjualan dicetak sebanyak 3 (tiga) rangkap. dan sebagai dasar untuk membuat Surat Jalan dan Faktur Penjualan. Faktur Penjualan berisi daftar barang yang dipesan oleh pelanggan. masing-masing rangkap ke. sebagai bukti atas pemesanan barang yang telah dilakukan.3 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian finance/accounting.79 3.2 berwarna Merah ditujukan kepada sales administrasi. Faktur Penjualan (Sales Invoice) Faktur Penjualan dibuat oleh sales administrasi pada PT.1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian accounting. dan rangkap ke.3 Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan pada proses sistem penjualan tunai PT.2 berwarna Merah ditujukan kepada sales administrasi. pada saat customer melakukan pemesanan barang. Faktur digunakan oleh perusahaan untuk melakukan penagihan kepada customer. rangkap ke.1 berwarna Putih ditujukan kepada customer (jika lunas). rangkap ke. Dokumen ini dikeluarkan oleh sales counter staff. .3 berwarna Hijau ditujukan kepada sales. dan rangkap ke. Telesindo Shop. masing-masing rangkap ke.4 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian gudang. Telesindo Shop: 1. 2. rangkap ke. Sales Order dicetak 4 (empat) rangkap.

dan rangkap ke. Telesindo Shop ialah sebagai berikut: .2.2 berwarna Merah ditujukan kepada customer. Nota Penjualan Nota penjualan digunakan sebagai bukti jumlah pesanan barang oleh customer yang harus dibayarkan customer ke kasir. Surat Jalan dicetak sebanyak 3 (tiga) rangkap. Faktur ini dijadikan bukti bahwa barang yang dibeli sudah lunas dibayar oleh customer. 5. Nota penjualan dibuatkan oleh sales counter staff. 4. Faktur / Struk Pembayaran Faktur atau struk pembayaran dibuat dan di-input oleh kasir setelah menerima nota penjualan dan bukti pembayaran atau uang dari customer. Surat Jalan Pengiriman Barang Surat jalan digunakan untuk menyiapkan barang.1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian finance/accounting rangkap ke. 3.4 Laporan yang Dihasilkan Laporan-laporan yang dihasilkan di dalam sistem penjualan tunai PT.80 3.3 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian gudang. dan digunakan untuk mengirim barang kepada customer. masing-masing rangkap ke.

item barang yang dibeli. jumlah dan periode tagihan. no. Laporan Penerimaan Uang Laporan Penerimaan Uang dibuat oleh bagian finance terdiri dari no. 2. Laporan Penjualan Laporan penjualan dibuat oleh sales administrasi untuk melaporkan hasil penjualan kepada manajer keuangan untuk nantinya ditujukan kepada manajer akuntansi. invoice berbeda yang berisi informasi satu nama customer saja. tanggal. dan nama customer. . nota delivery order atau surat jalan berbeda yang berisi informasi satu nama customer yang membeli satu barang tertentu. Laporan penjualan per customer Laporan ini terdiri dari tanggal pembelian. Laporan penjualan ada 3 yaitu: a.invoice. invoice berbeda yang berisi informasi satu item barang yang dijual. Laporan penjualan per item dan per customer Laporan ini terdiri dari perincian tanggal pembelian. no. c. b. Laporan ini diserahkan kepada manajer akuntansi. Laporan penjualan per item Laporan ini terdiri dari kode customer yang berbeda. invoice dan no. no. no.81 1. nama salesman.

Aplikasi ini dirancang oleh IT Consultant PT.82 3. Yahoo! Messenger . Telesindo Shop juga merekrut karyawan sebagai IT Consultant yang bertugas untuk melakukan maintenance aset sistem informasi secara berkala. Aplikasi ini dinamakan Inventory Control System. Mozilla Firefox 3. Software Winzip : untuk Backup data 4. Spesifikasi aplikasi: 1. Telesindo Shop menggunakan aplikasi sistem penjualan dengan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic. dengan database di Ms. dengan bantuan perusahaan software lain sebagai pihak ketiga yang ditunjuk oleh perusahaan dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Dengan adanya aplikasi ini. diharapkan dapat membantu proses pencatatan yang terkomputerisasi. merancang program yang dibutuhkan oleh perusahaan.3.3 Struktur Aplikasi yang Digunakan 3. PT. Telesindo Shop. dan melakukan pelatihan penggunaan komputer kepada karyawan secara berkala. Inventory Control System (2001-2003 HaiTek Software) Spesifikasi software: 1.1 Software / Aplikasi & Hardware PT.Access. menjaga integritas data. sehingga dapat mendukung proses penjualan secara keseluruhan. Microsoft Windows XP 2.

Memory 4.4 GHz 6. Memory 4. Harddisk 5. Motherboard : ASUS P4 intel 845 E SC 2. CD ROM Sedangkan untuk spesifikasi hardware server adalah sebagai berikut: 1. Processor : 17” inch LG : 512 MB : 80 GB : Pentium 4 dengan kecepatan 2. Processor 6. Harddisk 5. Motherboard : ASUS P4 intel 845 E SC 2.83 Spesifikasi hardware yang digunakan karyawan adalah sebagai berikut: 1. Printer : 17” inch Viewsonic : 256 MB : 40 GB : Pentium 4 dengan kecepatan 1.6 GHz : Epson LX 300 dan HP Laser Jet 1100 7. Monitor 3. Monitor 3. Mouse dan Keyboard 7. Mouse dan Keyboard 8. CD ROM .

b.84 3. manajer gudang.3 Database Adapun PT.2 User dari Aplikasi Sistem informasi penjualan yang dimiliki PT. Supervisor gudang berhak mengakses sistem komputer untuk menginput delivery order (surat jalan) dan mengupdate stok barang. Staf finance berhak mengakses sistem komputer untuk membuat laporan penerimaan uang. d. manajer finance. Telesindo Shop tidak bisa diakses secara bebas oleh setiap karyawan. laporan stok dan laporan penerimaan uang. manajer penjualan. Manager TI berhak mengakses sistem komputer untuk melakukan backup data secara rutin. c. Setiap karyawan sebagai user dari aplikasi memiliki hak akses yang berbeda-beda. e. Database ini secara langsung dapat diakses di dalam aplikasi penjualan tersebut. Berikut ini adalah pengambaran hak akses karyawan terutama terkait dengan proses penjualan tunai: a. staf finance dan staf akuntansi berhak mengakses sistem komputer untuk memeriksa laporan penjualan. Staf penjualan berhak mengakses sistem komputer untuk menginput invoice dan membuat laporan penjualan. 3.3. Telesindo Shop menggunakan penggunaan database dengan Microsoft Access. Database yang tersedia contohnya sebagai berikut: .3. Manajer akuntansi.

HPP. no. piutang. alamat. harga. no. customer / supplier. f. b. total. no. item. no. imei.tlp. lokasi. item. quantity. d. tgl. saldo akhir. Database Supplier (Ms_Supplier) Terdiri dari nama. BPB. grup. imei. jabatan. imei. supplier. nama barang. penjualan. quantity. alamat. tipe pembayaran. Database Barang (Ms_Barang) Terdiri dari nama. no. kode barang. total. kode barang. tgl. tipe pembayaran. Database Customer (Ms_Customer) Terdiri dari nama. nama barang. nama barang. hutang. no. no. Database Pembelian (Tr_Pembelian) Terdiri dari tanggal. surat jalan. no. harga. imei. tlp. subtotal. subtotal. no. customer. no. e. g.85 a. quantity. Database Laporan (Tr_Laporan) Terdiri dari tanggal. no. . posisi. total. Database Penjualan (Tr_Penjualan) Terdiri dari tanggal.tlp. lokasi. c. saldo awal. harga jual / HPP. harga. surat jalan. Database Karyawan (Ms_Barang) Terdiri dari nama. alamat. pembelian. quantity.

3. Telesindo Shop juga mengintegrasikan jaringan LAN (Local Area Network) untuk memudahkan penggunaan sistem informasi.4 Uraian Cara Penggunaan Aplikasi PT. Berikut uraian cara penggunaan aplikasi tersebut: Gambar 3.86 3. Telesindo Shop menggunakan tipe topologi jaringan Star yaitu dimana server berada di pusat atau central dan bercabang ke komputer lainnya. PT. Telesindo Shop menggunakan aplikasi sistem penjualan yang dinamakan Inventory Control System.4 Tampilan Menu Login .4 Network Jaringan dan network yang digunakan pada PT.3.

Laporan.5 Tampilan Transaksi Di dalam menu utama terdapat menu File. Terdapat option untuk me-reset jika ingin mengulang Log In dan Cancel untuk membatalkan Log In dan keluar dari sistem. Inquery. Pengiriman Ke Cabang. Retur Penjualan. Audit. Utility dan Help. Penerimaan Dari Cabang. Browse IMEI. Pada menu Transaksi terdapat sub menu Pembelian. Retur Pembelian. . serta Adjustment Inventory. Transaksi.87 User tidak dapat masuk atau Log In ke dalam sistem jika user salah meng-input User ID atau User Name atau Password. Gambar 3. Semua field harus diisi termasuk Lokasi. Penjualan. Proses. Masing-masing user mempunyai ID dan Password yang berbeda.

quantity.. nama barang. item. Hapus (jika ada kesalahan entry yang ingin dihapus). nama. total Dpp. no. Print (jika ingin mencetak form ini). harga. quantity. charge. grand total. harga. total Ppn. . keterangan. customer. Surat Jalan. icon opsi untuk jenis penjualan (yang terdiri dari penjualan retail dan murni). Selain itu di dalam form ini juga terdapat icon untuk Swap (jika ingin menukar atau mengganti entry). Post (jika entry sudah selesai).88 Gambar 3. charge. Reset (jika ingin mengulang entry dari awal). tanggal (untuk tanggal. total disc. total payment. dan Tutup (jika ingin menutup form ini dan keluar). kode barang. Preview (jika ingin melihat hasil entry). payment.6 Tampilan Form Faktur Penjualan Tampilan form Faktur Penjualan yang terdiri dari nomor. akan langsung di-generate). keterangan.

Penjualan. Penerimaan dari Cabang. Pembelian. Adjustmen serta Cari Imei.89 Gambar 3. Retur Penjualan.7 Tampilan Browse IMEI Di dalam menu Browse IMEI terdapat sub menu Join Transaksi. . Retur Pembelian. Pengiriman ke Cabang.

IMEI. Terdapat juga icon untuk mempermudah pencarian atau browse IMEI Penjualan yaitu Index by Nomor Bukti (jika ingin meng-index sesuai dengan no.8 Tampilan IMEI Penjualan Tampilan ini menjelaskan sub menu Penjualan pada menu Browse IMEI yang terdiri dari Tanggal. Refresh (jika ingin me-refresh tampilan IMEI Penjualan). Kode. Barang. No. Customer.90 Gambar 3. . To End (jika ingin menuju ke informasi paling bawah). To Top (jika ingin kembali ke informasi paling atas). Faktur. Bukti Penjualan). Find (jika ingin mencari langsung IMEI sesuai informasi yang telah diketahui). dan Tutup (jika ingin menutup tampilan ini dan keluar).

. IMEI. Refresh (jika ingin me-refresh tampilan IMEI Retur Penjualan). dan Tutup (jika ingin menutup tampilan ini dan keluar). No. Nota. Find (jika ingin mencari langsung IMEI sesuai informasi yang telah diketahui). Bukti Retur Penjualan).9 Tampilan IMEI Retur Penjualan Sedangkan tampilan ini menjelaskan sub menu Retur Penjualan pada menu Browse IMEI yang terdiri dari Tanggal.91 Gambar 3. Kode. Customer. Barang. To End (jika ingin menuju ke informasi paling bawah). To Top (jika ingin kembali ke informasi paling atas). Terdapat juga icon untuk mempermudah pencarian atau browse IMEI Retur Penjualan yaitu Index by Nomor Bukti (jika ingin meng-index sesuai dengan no.

Pengiriman ke Cabang. Adjustment. List Imei. Resume Laporan Selisih Harga. Retur Pembelian. Penerimaan dari Cabang. Retur Penjualan.10 Tampilan Laporan Di dalam menu Laporan terdapat sub menu Pembelian.92 Gambar 3. . Cross Check serta Stok. Penjualan.

dan Khusus. .11 Tampilan Sub Menu Laporan Tampilan ini menjelaskan sub menu Laporan Penjualan pada menu Laporan yang terdiri dari 3 jenis yaitu Detail. Rekap.93 Gambar 3.

Supplier. Lokasi. Sedangkan untuk Print Options terdapat pilihan yaitu Cetak ke Excel. konsinyasi. Grup (memilih grup barang yang ingin di-input). Customer. Untuk bantuan keyword. Segment. Brand. Faktur. terdapat pilihan Harga Jual. dan Payment. End User dan Tanpa HCO / E-Pay. Item.12 Tampilan Laporan Penjualan Berikut ini tampilan dari detail Laporan Penjualan pada menu Laporan yang terdiri dari Periode (menunjukkan periode laporan). Supplier. dan putus). Partai. .94 Gambar 3. Semua. Customer. terdapat Tanggal. dan Halaman. Harga HPP. Barang. Untuk Sales Options. Retail. Pada tampilan ini juga terdapat icon Print (jika ingin mencetak laporan ini). Jenis (terdiri dari semua. Brand. dan Tutup (jika ingin menutup tampilan ini dan keluar). Segmen. Payment. Reset (jika ingin me-reset laporan ini).

Export. digunakan untuk memanggil kembali data. digunakan untuk mengupdate jumlah barang. untuk menampilkan saldo awal Harga Pokok Persediaan. Upload Data.95 Gambar 3. Download Data. untuk . Saldo Awal Inventory. Send Message. Saldo Awal HPP. untuk menampilkan saldo awal persediaan. Backup. yang digunakan user untuk mengubah atau meng-edit User ID. Data Changes. untuk meng-download data. digunakan untuk mengubah atau meng-edit database yang ada. untuk meng-upload data. untuk mengirimkan pesan atau message.13 Tampilan Utility Pada menu Utility terdapat sub menu Maintenance User. Update Quantity on Hand. Restore. digunakan untuk meng-back up data. yang digunakan user untuk menganti password. Maintenance Database. digunakan untuk menggunakan data dari luar. Ubah Password.

untuk melihat barcode. dan Setup. . Barcode.96 mengetahui perubahan data. untuk pengaturan aplikasi.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful