BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI PADA PT.

TELESINDO SHOP

3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang dan Sejarah PT. Telesindo Shop Cikal bakal perusahaan yang dimulai sejak 1992 dengan nama PT. Setia Utama Telesindo, PT. Telesindo Shop didirikan pada 8 Mei 2001 melalui keputusan pemerintah dengan nomor SIUP (Surat Izin Usaha Perusahaan) 1489/0903/SIUP/PK/VIII/2001. Dimulai sebagai toko handphone dengan dibukanya “Outlet Setia Utama Telesindo” yang terletak di Mall Ciputra, seiring berjalannya waktu pada tahun 1997 pendiri PT. Telesindo Shop dapat membuktikan bahwa perusahaan dapat berkembang dengan baik sehingga menjadi dealer resmi Telkomsel (Authorized Dealer). Dengan didukung oleh jalur distribusi yang mencakup hampir seluruh wilayah nusantara, menjadikan PT. Telesindo Shop sebagai “Leading Distributor” terutama untuk produk-produk “Wireless Communication”. Kerja keras, komitmen dan kejujuran menjadikan PT. Telesindo Shop sebagai salah satu ikon selular yang disegani di Indonesia. Kualitas kerja yang baik dan profesionalisme yang terbukti akhirnya membuka jalan bagi PT. Telesindo Shop untuk berkembang lebih maju lagi dengan diangkat sebagai authorized dealer PT. Telkomsel dan dipercaya sebagai distribution channel untuk berbagai produk

53

54 operator selular. Dan sampai saat ini PT. Telesindo Shop merupakan brand dari Divisi Retail memiliki: Lebih dari 50 kantor cabang Lebih dari 380 outlet Lebih dari 18.000 Reseller Terletak di lebih dari 100 kota Lebih dari 2000 karyawan. Sebagai bagian dari service terhadap kesetiaan pelanggan dan konsumen, PT. Telesindo Shop meluncurkan website www.telesindoshop.com. Lewat situs ini, PT. Telesindo Shop juga menyediakan layanan belanja online terhadap kebutuhan selular pelanggan. Dengan belanja online ini diharapkan dapat melayani secara cepat dan tepat kebutuhan selular pelanggan. Tidak hanya beragam jenis merek handset, dilengkapi juga dengan beragam produk selular lainnya, seperti layanan konten, dari Games hingga Musik, serta beragam asesoris ponsel yang dapat dipesan hanya lewat online shopping di www.telesindoshop.com. 3.1.2 Visi dan Misi PT. Telesindo Shop Untuk memenuhi kebutuhan telekomunikasi selular di Indonesia, PT. Telesindo Shop memberi solusi dalam melengkapi aktifitas berkomunikasi melalui pelayanannya yang mendukung pengguna kebutuhan telekomunikasi di berbagai aspek sosial. Dalam menjalankan kegiatan usahanya PT. Telesindo Shop memiliki

55 visi dan misi yang harus dicapai oleh karyawan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab masing - masing. 3.1.2.1 Visi Perusahaan PT. Telesindo Shop mempunyai visi perusahaan sebagai berikut: Menjunjung tinggi Fairly Partnership baik terhadap principle maupun mitra bisnis. 3.1.2.2 Misi Perusahaan PT. Telesindo Shop mempunyai misi perusahaan sebagai berikut: Bertekad untuk menjadi terdepan sebagai distribution channel dan penyedia solusi telekomunikasi dengan memberikan kepedulian terhadap konsumen, konsistensi ketersediaan produk dan pengetahuan handal tentang industri telekomunikasi. 3.1.3 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Penting bagi setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang baik. Struktur organisasi perusahaan dapat berjalan baik dan efisien bila terdapat pembagian tugas, pelimpahan wewenang, serta tanggung jawab setiap bagian secara jelas yang digambarkan dalam struktur organisasi. 3.1.3.1 Struktur Organisasi Dalam sebuah perusahaan terdapat struktur organisasi yang berfungsi mengatur seluruh kegiatan perusahaan. Berikut ini struktur organisasi yang

56 menggambarkan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab pada PT. Telesindo Shop:
Direktur

Wakil Direktur

Pembelian

Penjualan

Akuntansi dan Keuangan

Personalia

Gudang

TI

Manajer Pembelian

Manajer Penjualan

Manajer Akuntansi

Manajer Keuangan

Manajer Personalia

Manajer Gudang

Manajer TI

Staf Pembelian

Sales Counter Staff

Admin Sales

Salesman

Staf Akuntansi

Staf Keuangan

Staf HRD

Supervisor Gudang

Staf TI

Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi pada PT. Telesindo Shop (Sumber : Company Profile 2005) 3.1.3.2 Uraian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang Tujuan dalam pembagian fungsi, tugas, tanggung jawab, dan wewenang adalah agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efektif, ekonomis, dan efisien agar sasaran yang telah disusun oleh perusahaan dapat dicapai. Deskripsi tugas, wewenang, serta tanggung jawab dari masing - masing jenjang manajemen menurut struktur organisasi PT. Telesindo Shop adalah sebagai berikut:

. Merencanakan. sekretariat. Mengangkat. j. b. Mengambil keputusan dalam menghadapi berbagai persoalan dan membantu para manager dalam menyelesaikan persoalan. g. Direktur Tugas dan tanggung jawab direktur sebagai berikut: a.57 1. dan pengawasan intern d. i. e. Menetapkan rencana operasi perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. h. Bertanggung jawab atas kemajuan perusahaan. f. menjalankan. c. Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan badan – badan di luar perusahaan. Mempertimbangkan usulan dari bawahannya yang bermanfaat bagi perusahaan. umum. Mengontrol dan mendukung semua kegiatan manager dan mengevaluasi hasil lapangan. dan mengawasi operasi bisnis perusahaan. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kegiatan sistem dan pengembangan informasi teknologi. Menetapkan dan menentukan berbagai kebijakan perusahaan. meminta pertanggungjawaban dan memberhentikan para manager.

b. Manajer Pembelian Tugas dan tanggung jawab Manager Pembelian sebagai berikut: a. . c. Memeriksa dan menyetujui (otorisasi) perintah kerja serta yang berkaitan dengan anggaran perusahaan secara keseluruhan. Memberikan laporan pembelian ke Wakil Direktur sebagai laporan pertanggungjawaban. Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas pembelian. 3. 4. b. b. c.58 k. Menentukan strategi pemasaran yang akan dilakukan. Wakil Direktur Tugas dan tanggung jawab wakil direktur sebagai berikut: a. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Pembelian. Menangani semua rencana kerja bersama dengan direktur. 2. d. Menggantikan posisi direktur bila yang bersangkutan berhalangan. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Penjualan. Menganalisis segmen pasar yang baru. Membuat keputusan untuk menangani masalah pembelian perusahaan. Manajer Penjualan Tugas dan tanggung jawab Manager Penjualan sebagai berikut: a.

5. 6. Mengkoordinasikan. Mempertanggungjawabkan laporan akuntansi kepada Wakil Direktur. b. serta bertanggung jawab terhadap semua laporan akuntansi yang dikeluarkan. Mengecek laporan penjualan yang dibuat oleh Sales Administrasi. Bertanggung jawab atas pencapaian target penjualan sesuai yang telah ditetapkan. f. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Akuntansi.59 d. Manajer Keuangan Tugas dan tanggung jawab Manajer Keuangan sebagai berikut: a. Menyelenggarakan administrasi keuangan dan pembukuan. e. Membuat keputusan untuk menangani masalah akuntansi perusahaan. dan mengawasi pengelolaan dana dalam perusahaan dan kegiatan administrasi perusahaan. g. c. Memberikan laporan penjualan ke Wakil Direktur sebagai laporan pertanggungjawaban. e. . Manajer Akuntansi Tugas dan tanggung jawab Manajer Akuntansi sebagai berikut: a. Memeriksa laporan akuntansi yang dibuat oleh Staf Akuntansi. Membuat keputusan untuk menangani masalah penjualan perusahaan. d.

Mempertanggungjawabkan laporan keuangan kepada Wakil Direktur. memberhentikan dan menetapkan posisi karyawan dari masing-masing bagian dan membuat iklan lowongan pekerjaan. Membuat keputusan untuk menangani masalah keuangan perusahaan. e. realisasi dan pengawasannya. b. Membuat keputusan untuk menangani masalah yang berkaitan dengan SDM perusahaan. Bertanggung jawab kepada Direktur atas SDM dalam perusahaan. 7. Bertanggung jawab terhadap anggaran keuangan. Menerima. Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas yang berkaitan dengan karyawan. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Finance. Menjadwalkan rapat rutin perusahaan. f. Memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh Staf Finance. Manajer Gudang Tugas dan tanggung jawab Manajer Gudang sebagai berikut: . c. Manajer Personalia Tugas dan tanggung jawab Manager Personalia sebagai berikut: a. d. c. f. d.60 b. Melakukan training atau pelatihan pada karyawan baru. 8. e.

e. Bertanggung jawab atas semua pengembangan sistem informasi yang ada di perusahaan. Membuat keputusan untuk menangani masalah persediaan / stok barang dalam perusahaan. b.61 a. d. 9. pengiriman dan retur barang yang telah terjadi. e. Bertanggung jawab atas kelancaran pengoperasian hardware dan software serta seluruh jaringan yang ada. Mengawasi kinerja jaringan dan aktivitas yang berlangsung di dalamnya. Melakukan maintenance aset sistem informasi perusahaan secara berkala. f. Melakukan backup data secara rutin. Mengecek stok barang. Memeriksa jadwal pengiriman dan penerimaan barang. c. c. . b. d. Manajer TI Tugas dan tanggung jawab Manajer TI sebagai berikut: a. Melaporkan kegiatan penerimaan. Mengawasi kegiatan penerimaan barang dan pengiriman barang. Menganalisa sistem yang sedang berjalan dan program yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Staf Pembelian Tugas dan tanggung jawab Staf Pembelian sebagai berikut: a.hal yang berhubungan dengan administrasi penjualan. Menginput pengeluaran barang yang dipesan dalam daftar stok barang. c. Bagian Sales Counter Staff Tugas dan tanggung jawab Bagian Sales Counter Staff sebagai berikut: a. 10. Membuat Sales Order dan Kwitansi atau Nota Penjualan berdasarkan pesanan. Bertanggung jawab untuk melakukan pengadaan barang.62 g. b. 12. Melakukan penawaran harga dengan supplier. Memberi penjelasan kepada customer tentang produk yang ada. Mengatur dan mengurus hal . Mencari supplier baru. Sales Administrasi Tugas dan tanggung jawab Sales Administrasi sebagai berikut: a. Membuat keputusan untuk menangani masalah sistem informasi dalam perusahaan. c. b. 11. d. . Mengarsip Sales Order sebagai dokumen perusahaan.

d. Menerima dan menyetujui pesanan. jurnal penerimaan kas dan jurnal keuangan lainnya yang dibutuhkan oleh perusahaan dan . 14. Menerima dan mencatat pesanan barang dari pelanggan. Salesman Tugas dan tanggung jawab Salesman sebagai berikut: a. Membuat laporan penjualan. b. Membuat laporan akuntansi. e. Melakukan survey dan menilai kualitas pelanggan baru. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Mengunjungi pelanggan untuk menawarkan barang dan melaporkan hasil kunjungan. 13. c. laba rugi. b. Mengatur dan mengawasi pemasukan dan pengeluaran kas. Berusaha memenuhi target penjualan yang ditetapkan. Mencari pelanggan baru. f. laporan neraca. g. Melakukan promosi terhadap produk – produk perusahaan kepada pelanggan. Staf Akuntansi Tugas dan tanggung jawab Staf Akuntansi sebagai berikut: a.63 b. c.

e. c. Melakukan pencatatan – pencatatan dan bertanggung jawab atas pencatatan transaksi yang berhubungan dengan segala kegiatan perusahaan. b. Bertanggung jawab untuk mengelola keuangan dalam perusahaan. ketentuan perpajakan. Mengurus dan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan pajak seperti perhitungan pajak. f. laba rugi dan membuat pembukuan mengenai pendapatan dan pengeluaran uang dari semua transaksi yang terjadi. d. d. Mengkoordinir dan mengawasi hasil penagihan piutang pelanggan. 15. c. Mengawasi pelaksanaan prosedur keuangan yang diterapkan. Membuat laporan pajak. Melakukan pembayaran utang kepada pihak supplier. dan juga pembayaran pajak kepada Pemerintah.64 membuat pembukuan mengenai pendapatan dan pengeluaran uang dari semua transaksi yang terjadi. Menangani semua data akuntansi yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. g. Menyusun laporan neraca. Staf Keuangan Tugas dan tanggung jawab Staf Keuangan sebagai berikut: a. .

Melakukan pelatihan kepada para karyawan. Menyiapkan keperluan rapat rutin perusahaan. Menyusun Laporan Penerimaan Uang. e. Mengecek stok barang. Mengurus bagian receptionist. Melakukan pengecekan pembayaran pelanggan lewat giro. Mengatur jadwal pengiriman barang. 16. Supervisor Gudang Tugas dan tanggung jawab Supervisor Gudang sebagai berikut: a. Menanggani penggajian karyawan. Mengecek keadaan barang tersebut sebelum dikirim. 17. house keeping.65 e. cek. f. g. Mengatasi dan bertanggung jawab atas keluhan karyawan. Menyiapkan barang sesuai dengan pesanan. via transfer dan lain sebagainya. d. . Mengkoordinir dan memonitor aktivitas dari para pekerja. b. Staf HRD Tugas dan tanggung jawab Staf HRD sebagai berikut: a. dan keamanan. c. d. b. c.

Melakukan maintenance aset sistem informasi. Mengawasi arus keluar masuknya barang dalam gudang. 3. b. Menganalisa sistem yang sedang berjalan dan program yang dibutuhkan oleh perusahaan. Membuat Laporan Stok.1 Deskripsi Prosedur Penjualan Tunai Fungsi yang terkait dengan kegiatan penjualan tunai antara lain: . c. Bertanggung jawab atas seluruh kehilangan barang di gudang. i.66 e. Bertanggung jawab untuk mengawasi semua kegiatan yang dilakukan di gudang agar berjalan dengan baik. g. f. Membuat aplikasi sistem yang baru bila sistem yang lama tidak dapat lagi mendukung kegiatan di dalam perusahaan. Melakukan backup data secara rutin. Bertanggung jawab atas pemeliharaan mesin – mesin yang ada di pabrik. Staf TI Tugas dan tanggung jawab Staf TI sebagai berikut: a. h. d.2 Sistem yang Berjalan 3. 18.2.

3. sales counter staff akan langsung meng-input data pesanan. 2. Jika barang yang diminta ternyata tidak tersedia. 5. Sesuai dengan kebijakan perusahaan mengenai penjualan tunai. email. 2. Kemudian sales counter staff mengecek data barang di Database Barang. barang-barang yang dipesan dapat dibayar dan diterima langsung oleh customer dan barang-barang yang dipesan dapat juga dikirim dengan opsi pembayaran dilakukan pada saat barang sudah diterima oleh customer. apakah jenis barang yang dipesan tersedia atau tidak. atau facsimile ke perusahaan dan pelanggan datang langsung ke PT. Sales Counter Staff Sales Administrasi / Kasir Bagian Gudang / Logistics Bagian Keuangan / Finance Bagian Akuntansi / Accounting Adapun uraian proses penjualan pada sistem informasi penjualan PT.67 1. . Telesindo Shop sebagai berikut: Proses penjualan dimulai ketika pelanggan melakukan pemesanan ke sales counter staff dan customer menentukan jenis pembayarannya secara tunai. Jika stok masih tersedia. Telesindo Shop. maka customer dapat memesan barang yang lain atau membatalkan pemesanan. Pemesanan dapat dilakukan melalui via telepon.

. maka sales counter staff akan membuatkan nota penjualan yang langsung dibayarkan ke kasir.2 berwarna Merah diarsipkan oleh bagian sales administrasi. Sesuai dengan order confirmation rangkap ke. rangkap ke. masing-masing rangkap ke. masing-masing rangkap ke. Jika customer ingin agar barang yang dipesan dikirim maka prosedurnya sebagai berikut: Pertama barang-barang yang dipesan oleh pelanggan akan dicatat dalam bentuk Sales Order atau Order Confirmation oleh sales counter staff sebanyak 4 (empat) rangkap.2 berwarna Merah ditujukan kepada customer.4 yang diterima dari dari sales counter staff.3 berwarna Hijau ditujukan kepada sales counter staff.68 Jika customer ingin membayar dan menerima langsung barang yang dipesannya. maka bagian logistics atau gudang melakukan pengecekan sesuai dengan jenis dan pesanan customer.1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian finance/accounting. rangkap ke.3 berwarna Kuning disimpan bagian gudang sebagai arsip. rangkap ke.4 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian gudang dan rangkap ke. Kemudian kasir akan mencetak faktur setelah pembayaran diterima. dan rangkap ke. Faktur ini digunakan customer untuk mengambil langsung barang yang sudah dibeli di bagian sales counter.1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian accounting. Order Confirmation itu juga dijadikan dasar oleh bagian logistics untuk mencetak surat jalan pengiriman barang atau Delivery Order sebanyak 3 (tiga) rangkap.

Sales invoice ini dibuat berdasarkan Order Confirmation rangkap ke.2 disimpan oleh pelanggan.3. Selanjutnya. sales admin. Faktur Penjualan rangkap ke.3 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian finance/accounting. rangkap ke. kemudian membuat sales invoice atau faktur penjualan sebanyak 3 (tiga) rangkap.2 yang telah diotorisasi oleh bagian sales administrasi.dan memberikan surat jalan beserta barang kepada supir atau bagian pengiriman dan penagihan untuk dikirim.1 dan surat jalan rangkap ke. Barang yang telah diterima pelanggan akan diperiksa kembali.69 Jika barang yang dipesan tersedia. Jika telah sesuai maka sales administrasi akan meng-input data pembayaran ke komputer yang selanjutnya dibuat Laporan Penjualan setiap akhir bulan.1 dan 3. Setelah itu barang yang telah siap akan dikirimkan ke pelanggan oleh bagian pengiriman dengan menyertakan Faktur Penjualan rangkap ke.3. Setelah itu pelanggan akan menandatangani Surat Jalan dan Faktur penjualan yang ada. dan rangkap ke. Setelah menerima uang pembayaran yang disetorkan oleh bagian pengiriman. masing-masing rangkap ke1 berwarna Putih ditujukan kepada customer (jika lunas). sales administrasi akan mengarsip faktur penjualan rangkap ke. Setelah membuat surat jalan 3 (tiga) rangkap. surat jalan rangkap ke.2 berwarna Merah diarsipkan oleh bagian sales administrasi.2 dan menyerahkan faktur penjualan rangkap ke. bagian gudang akan mempersiapkan barang sesuai pesanan. Dan bagian gudang mengarsip surat jalan rangkap ke. maka sales administrasi akan mengecek kesesuaian antara surat jalan yang diterima dari bagian pengiriman dengan bukti pembayaran atau uang yang diterima dari customer.1 dan uang .

1 dan SI penerimaan uang rangkap ke.1 dan 3. Event mencatat pesanan melakukan konfirmasi penjualan Internal Agent Staf penjualan Start When pelanggan datang memesan barang Activity in the event menyiapkan barang mengirim barang menerima pembayaran membuat laporan penerimaan uang membuat laporan stok membuat laporan penjualan dan mengecek stok barang dan mencetak Sales Order (SO) 4 rangkap admin.1 dan 2 serta SI pelanggan dan rangkap ke.3. staf gudang / pada saat akhir bulan membuat laporan stok logistics admin.1 Event Table Penjualan Tunai . sales setelah menerima SO mencetak Sales Invoice rangkap ke. sales pada saat akhir bulan membuat laporan penjualan Tabel 3.1 dan 3 dari staf membawa SJ rangkap gudang ke. staf setelah menerima SJ membuat laporan keuangan / rangkap ke. Nantinya bagian keuangan akan memeriksa dan membuat laporan penerimaan uang.1 dan 2 serta SI rangkap ke.1 dan SI rangkap ke. SJ mengirim barang ke pengiriman rangkap ke.1 dan 2 serta SI rangkap ke. sales.3 serta bukti finance pembayaran / uang dari admin.1 dan 3.2 dari staf (SI) 3 rangkap dan penjualan menghubungi staf gudang untuk menyiapkan barang staf gudang / setelah menerima SO mencetak Surat Jalan rangkap ke.70 yang diterima serta laporan penjualan kepada bagian finance atau keuangan. rangkap ke. staf setelah pelanggan menerima menerima uang dan SJ pengiriman dan menandatangani SJ rangkap ke.4 dari staf (SJ) 3 rangkap logistics penjualan Staf setelah menerima barang.

mencetak Sales Order (SO) 4 rangkap 5. mencetak Surat Jalan (SJ) 3 rangkap 18. mencetak Sales Invoice (SI) 3 rangkap 11.1 dan 3 dari staf gudang 21.1 dan SI rangkap ke. menerima SJ rangkap ke.4 ke bagian gudang / logistics 8. melakukan konfirmasi ke staf gudang untuk menyiapkan barang 12. memberikan SO rangkap ke. memberikan SJ rangkap ke.3 19. mengarsip SJ rangkap ke.3 serta bukti pembayaran / uang tersebut ke admin sales membuat laporan penjualan 29.1 dan 3 ke staf pengiriman mengirim barang 20. menerima barang 26. sales 16. memberikan SJ rangkap ke. menandatangani SJ rangkap ke.4 dari sales counter staff 15.1 dan 3 ke staf gudang 13. menerima SO rangkap ke. memberikan SI rangkap ke. sales 6.2 menyiapkan barang 14.1 dan 2 serta SI rangkap ke.1 dan 3 23.2 dari sales counter staff 10.71 actor pelanggan sales counter staff komputer activity memesan barang 1.1 dan 2 serta SI rangkap ke. menerima SI rangkap ke. memberikan detail pesanan mencatat pesanan 2. melakukan pembayaran 24. mengarsip SO rangkap ke.3 yang sudah ditandatangani ke staf pengiriman menyetorkan uang 27.3 serta bukti admin. menerima SJ rangkap ke. menyiapkan barang 17.1 dan SI rangkap ke. memberikan SO rangkap ke-1 ke staf accounting melakukan konfirmasi penjualan 9. menerima SJ rangkap ke. menerima SJ rangkap ke. memberikan SO rangkap ke. menerima detail pesanan 3. menerima SO rangkap ke.1 dari staf gudang 25.3 yang ditandatangani pelanggan serta bukti pembayaran / uang 28.2 dan SI rangkap ke.1 dan 2 serta SI rangkap ke. memberikan SJ rangkap ke.1 dan SI rangkap ke. mengecek stok barang 4.3 7. sales . mengirim barang menerima pembayaran 22. mengarsip SI rangkap ke.2 ke admin.1 dan SI rangkap ke.1 dan 3 dari admin. sales komputer staf gudang komputer staf pengiriman pelanggan staf pengiriman admin.

menerima SJ rangkap ke.3.2 Workflow Table Penjualan Tunai . bukti pembayaran / uang. SI rangkap ke. dan laporan penjualan ke staf keuangan membuat laporan penerimaan uang 32.1. memberikan SJ rangkap ke. laporan penjualan dan laporan penerimaan uang ke staf accounting membuat laporan stok 35.1. membuat laporan stok 36.72 pembayaran / uang dari staf pengiriman 30.1.sales 33.3. bukti pembayaran / uang.3. memberikan SJ rangkap ke. SI rangkap ke. memberikan laporan stok ke staf acounting staf keuangan staf gudang Tabel 3. membuat laporan penerimaan uang 34. membuat laporan penjualan 31. dan laporan penjualan dari admin. SI rangkap ke.

2 Overview Activity Diagram dan Detail Activity Diagram 3.2.2.73 3.2.1 Overview Activity Diagram Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Penjualan Tunai .

2.74 3.2.3 Detail Activity Diagram Penjualan Tunai Detail Pemesanan Barang Detail mencatat pesanan .2 Detail Activity Diagram Gambar 3.

75 Detail melakukan konfirmasi penjualan Detail menyiapkan barang .

SJ rangkap ke-1. Serta SJ rangkap ke-1 dan 2 SJ Melakukan pembayaran SI Memberikan SI rangkap ke-3 dan SJ rangkap ke-1 Menerima SI rangkap ke-3. Pengiriman SJ SJ SI SI Menerima barang.76 Detail mengirim barang Detail menerima pembayaran Pelanggan Bag. dan bukti pembayaran/uang . SI rangkap ke-1 dan 3.

77 Detail menyetor uang Detail membuat laporan penjualan .

sales Membuat laporan penerimaan uang LPU Tr_Laporan_ Penerimaan_ Uang Detail membuat laporan stok Bag. dan LP dari admin. Finance Komputer SI SJ LP Menerima SJ rangkap ke-1.78 Detail membuat laporan penerimaan uang Bag. Gudang Komputer Membuat laporan stok LS Tr_Laporan _Stok . SI rangkap ke-3.

masing-masing rangkap ke. pada saat customer melakukan pemesanan barang. Faktur digunakan oleh perusahaan untuk melakukan penagihan kepada customer.3 Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan pada proses sistem penjualan tunai PT. Telesindo Shop: 1.2. dan sebagai dasar untuk membuat Surat Jalan dan Faktur Penjualan. Faktur Penjualan dicetak sebanyak 3 (tiga) rangkap.2 berwarna Merah ditujukan kepada sales administrasi. Sales Order (SO) atau Order Confirmation Sales Order atau Order Confirmation digunakan untuk mencatat produk pesanan dari customer.3 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian finance/accounting. sebagai bukti atas pemesanan barang yang telah dilakukan. rangkap ke. dan rangkap ke.4 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian gudang. masing-masing rangkap ke. Sales Order dicetak 4 (empat) rangkap. Faktur Penjualan (Sales Invoice) Faktur Penjualan dibuat oleh sales administrasi pada PT. dan rangkap ke.1 berwarna Putih ditujukan kepada customer (jika lunas).2 berwarna Merah ditujukan kepada sales administrasi. 2.1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian accounting. . rangkap ke. Dokumen ini dikeluarkan oleh sales counter staff. Faktur Penjualan berisi daftar barang yang dipesan oleh pelanggan.79 3. Telesindo Shop. rangkap ke.3 berwarna Hijau ditujukan kepada sales.

5. dan rangkap ke. 4. dan digunakan untuk mengirim barang kepada customer. Nota Penjualan Nota penjualan digunakan sebagai bukti jumlah pesanan barang oleh customer yang harus dibayarkan customer ke kasir.3 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian gudang.2. Surat Jalan Pengiriman Barang Surat jalan digunakan untuk menyiapkan barang. Faktur ini dijadikan bukti bahwa barang yang dibeli sudah lunas dibayar oleh customer. Surat Jalan dicetak sebanyak 3 (tiga) rangkap.80 3. Faktur / Struk Pembayaran Faktur atau struk pembayaran dibuat dan di-input oleh kasir setelah menerima nota penjualan dan bukti pembayaran atau uang dari customer. Telesindo Shop ialah sebagai berikut: . 3. Nota penjualan dibuatkan oleh sales counter staff.4 Laporan yang Dihasilkan Laporan-laporan yang dihasilkan di dalam sistem penjualan tunai PT. masing-masing rangkap ke.2 berwarna Merah ditujukan kepada customer.1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian finance/accounting rangkap ke.

jumlah dan periode tagihan. dan nama customer.81 1. no. Laporan penjualan per customer Laporan ini terdiri dari tanggal pembelian. Laporan penjualan ada 3 yaitu: a. invoice dan no. . Laporan Penjualan Laporan penjualan dibuat oleh sales administrasi untuk melaporkan hasil penjualan kepada manajer keuangan untuk nantinya ditujukan kepada manajer akuntansi. nota delivery order atau surat jalan berbeda yang berisi informasi satu nama customer yang membeli satu barang tertentu. nama salesman. Laporan penjualan per item dan per customer Laporan ini terdiri dari perincian tanggal pembelian. tanggal. 2. Laporan ini diserahkan kepada manajer akuntansi. no. no. b. invoice berbeda yang berisi informasi satu nama customer saja. invoice berbeda yang berisi informasi satu item barang yang dijual. item barang yang dibeli. no. Laporan Penerimaan Uang Laporan Penerimaan Uang dibuat oleh bagian finance terdiri dari no. c.invoice. Laporan penjualan per item Laporan ini terdiri dari kode customer yang berbeda.

menjaga integritas data. dengan bantuan perusahaan software lain sebagai pihak ketiga yang ditunjuk oleh perusahaan dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Dengan adanya aplikasi ini. Spesifikasi aplikasi: 1. merancang program yang dibutuhkan oleh perusahaan. dengan database di Ms. Microsoft Windows XP 2. Telesindo Shop juga merekrut karyawan sebagai IT Consultant yang bertugas untuk melakukan maintenance aset sistem informasi secara berkala. Telesindo Shop menggunakan aplikasi sistem penjualan dengan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic. PT. Aplikasi ini dinamakan Inventory Control System. Software Winzip : untuk Backup data 4.82 3. Mozilla Firefox 3.3.1 Software / Aplikasi & Hardware PT. Telesindo Shop. Yahoo! Messenger . sehingga dapat mendukung proses penjualan secara keseluruhan. dan melakukan pelatihan penggunaan komputer kepada karyawan secara berkala. Aplikasi ini dirancang oleh IT Consultant PT.3 Struktur Aplikasi yang Digunakan 3. Inventory Control System (2001-2003 HaiTek Software) Spesifikasi software: 1.Access. diharapkan dapat membantu proses pencatatan yang terkomputerisasi.

Motherboard : ASUS P4 intel 845 E SC 2. CD ROM Sedangkan untuk spesifikasi hardware server adalah sebagai berikut: 1. Memory 4. Harddisk 5. Mouse dan Keyboard 7. Harddisk 5. Processor : 17” inch LG : 512 MB : 80 GB : Pentium 4 dengan kecepatan 2. Processor 6. Monitor 3.6 GHz : Epson LX 300 dan HP Laser Jet 1100 7. Mouse dan Keyboard 8. CD ROM . Printer : 17” inch Viewsonic : 256 MB : 40 GB : Pentium 4 dengan kecepatan 1. Memory 4.4 GHz 6.83 Spesifikasi hardware yang digunakan karyawan adalah sebagai berikut: 1. Motherboard : ASUS P4 intel 845 E SC 2. Monitor 3.

b. manajer finance. manajer penjualan.3 Database Adapun PT. d.3. Telesindo Shop tidak bisa diakses secara bebas oleh setiap karyawan. laporan stok dan laporan penerimaan uang. Setiap karyawan sebagai user dari aplikasi memiliki hak akses yang berbeda-beda. Telesindo Shop menggunakan penggunaan database dengan Microsoft Access. e. c. Berikut ini adalah pengambaran hak akses karyawan terutama terkait dengan proses penjualan tunai: a. Manajer akuntansi. Database yang tersedia contohnya sebagai berikut: . staf finance dan staf akuntansi berhak mengakses sistem komputer untuk memeriksa laporan penjualan.2 User dari Aplikasi Sistem informasi penjualan yang dimiliki PT. Manager TI berhak mengakses sistem komputer untuk melakukan backup data secara rutin. 3. manajer gudang. Staf penjualan berhak mengakses sistem komputer untuk menginput invoice dan membuat laporan penjualan. Staf finance berhak mengakses sistem komputer untuk membuat laporan penerimaan uang.84 3.3. Database ini secara langsung dapat diakses di dalam aplikasi penjualan tersebut. Supervisor gudang berhak mengakses sistem komputer untuk menginput delivery order (surat jalan) dan mengupdate stok barang.

customer. b.tlp. imei. surat jalan. tipe pembayaran. imei. nama barang. harga jual / HPP. Database Pembelian (Tr_Pembelian) Terdiri dari tanggal. nama barang. penjualan. grup. quantity. hutang. g. subtotal. no. quantity. subtotal. e. Database Supplier (Ms_Supplier) Terdiri dari nama. alamat. f. . no.85 a. BPB. quantity. lokasi. total. harga. no. pembelian. customer / supplier.tlp. surat jalan. piutang. saldo awal. harga. imei. no. nama barang. supplier. Database Karyawan (Ms_Barang) Terdiri dari nama. d. saldo akhir. tlp. no. posisi. alamat. no. kode barang. jabatan. Database Customer (Ms_Customer) Terdiri dari nama. Database Laporan (Tr_Laporan) Terdiri dari tanggal. lokasi. no. tgl. c. total. tipe pembayaran. harga. item. Database Barang (Ms_Barang) Terdiri dari nama. quantity. no. kode barang. item. no. alamat. total. HPP. tgl. Database Penjualan (Tr_Penjualan) Terdiri dari tanggal. no. no. imei.

3.4 Uraian Cara Penggunaan Aplikasi PT. Berikut uraian cara penggunaan aplikasi tersebut: Gambar 3. Telesindo Shop menggunakan aplikasi sistem penjualan yang dinamakan Inventory Control System.4 Network Jaringan dan network yang digunakan pada PT. 3. Telesindo Shop menggunakan tipe topologi jaringan Star yaitu dimana server berada di pusat atau central dan bercabang ke komputer lainnya. PT.4 Tampilan Menu Login . Telesindo Shop juga mengintegrasikan jaringan LAN (Local Area Network) untuk memudahkan penggunaan sistem informasi.86 3.

87 User tidak dapat masuk atau Log In ke dalam sistem jika user salah meng-input User ID atau User Name atau Password. Semua field harus diisi termasuk Lokasi. Pada menu Transaksi terdapat sub menu Pembelian. Penerimaan Dari Cabang. Transaksi. Retur Pembelian. serta Adjustment Inventory. Audit.5 Tampilan Transaksi Di dalam menu utama terdapat menu File. Laporan. . Utility dan Help. Masing-masing user mempunyai ID dan Password yang berbeda. Pengiriman Ke Cabang. Gambar 3. Browse IMEI. Penjualan. Inquery. Terdapat option untuk me-reset jika ingin mengulang Log In dan Cancel untuk membatalkan Log In dan keluar dari sistem. Retur Penjualan. Proses.

total disc. quantity. payment. . harga. no. item. keterangan. total payment. nama barang. Post (jika entry sudah selesai). customer. kode barang. Print (jika ingin mencetak form ini). quantity.6 Tampilan Form Faktur Penjualan Tampilan form Faktur Penjualan yang terdiri dari nomor.. Preview (jika ingin melihat hasil entry). charge. grand total.88 Gambar 3. total Ppn. keterangan. akan langsung di-generate). Selain itu di dalam form ini juga terdapat icon untuk Swap (jika ingin menukar atau mengganti entry). tanggal (untuk tanggal. total Dpp. nama. icon opsi untuk jenis penjualan (yang terdiri dari penjualan retail dan murni). Hapus (jika ada kesalahan entry yang ingin dihapus). dan Tutup (jika ingin menutup form ini dan keluar). Reset (jika ingin mengulang entry dari awal). harga. Surat Jalan. charge.

Penerimaan dari Cabang. Retur Pembelian.7 Tampilan Browse IMEI Di dalam menu Browse IMEI terdapat sub menu Join Transaksi. Penjualan. . Pembelian. Retur Penjualan.89 Gambar 3. Adjustmen serta Cari Imei. Pengiriman ke Cabang.

Terdapat juga icon untuk mempermudah pencarian atau browse IMEI Penjualan yaitu Index by Nomor Bukti (jika ingin meng-index sesuai dengan no. Customer. IMEI. Faktur. . To Top (jika ingin kembali ke informasi paling atas). No.90 Gambar 3. Find (jika ingin mencari langsung IMEI sesuai informasi yang telah diketahui). Barang. Kode.8 Tampilan IMEI Penjualan Tampilan ini menjelaskan sub menu Penjualan pada menu Browse IMEI yang terdiri dari Tanggal. Refresh (jika ingin me-refresh tampilan IMEI Penjualan). Bukti Penjualan). dan Tutup (jika ingin menutup tampilan ini dan keluar). To End (jika ingin menuju ke informasi paling bawah).

Customer. No. Kode. IMEI. Nota. Bukti Retur Penjualan). To Top (jika ingin kembali ke informasi paling atas). Find (jika ingin mencari langsung IMEI sesuai informasi yang telah diketahui). Barang.91 Gambar 3. To End (jika ingin menuju ke informasi paling bawah). Terdapat juga icon untuk mempermudah pencarian atau browse IMEI Retur Penjualan yaitu Index by Nomor Bukti (jika ingin meng-index sesuai dengan no. Refresh (jika ingin me-refresh tampilan IMEI Retur Penjualan). dan Tutup (jika ingin menutup tampilan ini dan keluar). .9 Tampilan IMEI Retur Penjualan Sedangkan tampilan ini menjelaskan sub menu Retur Penjualan pada menu Browse IMEI yang terdiri dari Tanggal.

Retur Pembelian.92 Gambar 3.10 Tampilan Laporan Di dalam menu Laporan terdapat sub menu Pembelian. Cross Check serta Stok. Adjustment. Penjualan. Retur Penjualan. Penerimaan dari Cabang. List Imei. . Pengiriman ke Cabang. Resume Laporan Selisih Harga.

Rekap. dan Khusus.93 Gambar 3.11 Tampilan Sub Menu Laporan Tampilan ini menjelaskan sub menu Laporan Penjualan pada menu Laporan yang terdiri dari 3 jenis yaitu Detail. .

End User dan Tanpa HCO / E-Pay. Sedangkan untuk Print Options terdapat pilihan yaitu Cetak ke Excel. Lokasi. dan Halaman. Payment. Segment. dan putus). Retail. Customer. dan Tutup (jika ingin menutup tampilan ini dan keluar). Barang. dan Payment. konsinyasi. Untuk Sales Options. Customer. Reset (jika ingin me-reset laporan ini). Grup (memilih grup barang yang ingin di-input). terdapat pilihan Harga Jual. Partai. Supplier. Harga HPP. Semua. Segmen. Untuk bantuan keyword. Faktur. terdapat Tanggal. Pada tampilan ini juga terdapat icon Print (jika ingin mencetak laporan ini). . Supplier.12 Tampilan Laporan Penjualan Berikut ini tampilan dari detail Laporan Penjualan pada menu Laporan yang terdiri dari Periode (menunjukkan periode laporan). Brand.94 Gambar 3. Brand. Item. Jenis (terdiri dari semua.

Saldo Awal Inventory. Maintenance Database.95 Gambar 3. untuk mengirimkan pesan atau message. Upload Data. Backup. yang digunakan user untuk mengubah atau meng-edit User ID. Update Quantity on Hand. digunakan untuk memanggil kembali data. digunakan untuk mengubah atau meng-edit database yang ada.13 Tampilan Utility Pada menu Utility terdapat sub menu Maintenance User. Saldo Awal HPP. digunakan untuk menggunakan data dari luar. Data Changes. Restore. untuk menampilkan saldo awal persediaan. Ubah Password. digunakan untuk mengupdate jumlah barang. untuk meng-upload data. untuk . Send Message. untuk menampilkan saldo awal Harga Pokok Persediaan. digunakan untuk meng-back up data. yang digunakan user untuk menganti password. Download Data. untuk meng-download data. Export.

untuk melihat barcode. Barcode. dan Setup. . untuk pengaturan aplikasi.96 mengetahui perubahan data.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful