P. 1
telesindo

telesindo

|Views: 23|Likes:
Published by Andy Riza Sahelangi
struktur manajemen
struktur manajemen

More info:

Published by: Andy Riza Sahelangi on Apr 29, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

01/06/2014

pdf

text

original

BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI PADA PT.

TELESINDO SHOP

3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang dan Sejarah PT. Telesindo Shop Cikal bakal perusahaan yang dimulai sejak 1992 dengan nama PT. Setia Utama Telesindo, PT. Telesindo Shop didirikan pada 8 Mei 2001 melalui keputusan pemerintah dengan nomor SIUP (Surat Izin Usaha Perusahaan) 1489/0903/SIUP/PK/VIII/2001. Dimulai sebagai toko handphone dengan dibukanya “Outlet Setia Utama Telesindo” yang terletak di Mall Ciputra, seiring berjalannya waktu pada tahun 1997 pendiri PT. Telesindo Shop dapat membuktikan bahwa perusahaan dapat berkembang dengan baik sehingga menjadi dealer resmi Telkomsel (Authorized Dealer). Dengan didukung oleh jalur distribusi yang mencakup hampir seluruh wilayah nusantara, menjadikan PT. Telesindo Shop sebagai “Leading Distributor” terutama untuk produk-produk “Wireless Communication”. Kerja keras, komitmen dan kejujuran menjadikan PT. Telesindo Shop sebagai salah satu ikon selular yang disegani di Indonesia. Kualitas kerja yang baik dan profesionalisme yang terbukti akhirnya membuka jalan bagi PT. Telesindo Shop untuk berkembang lebih maju lagi dengan diangkat sebagai authorized dealer PT. Telkomsel dan dipercaya sebagai distribution channel untuk berbagai produk

53

54 operator selular. Dan sampai saat ini PT. Telesindo Shop merupakan brand dari Divisi Retail memiliki: Lebih dari 50 kantor cabang Lebih dari 380 outlet Lebih dari 18.000 Reseller Terletak di lebih dari 100 kota Lebih dari 2000 karyawan. Sebagai bagian dari service terhadap kesetiaan pelanggan dan konsumen, PT. Telesindo Shop meluncurkan website www.telesindoshop.com. Lewat situs ini, PT. Telesindo Shop juga menyediakan layanan belanja online terhadap kebutuhan selular pelanggan. Dengan belanja online ini diharapkan dapat melayani secara cepat dan tepat kebutuhan selular pelanggan. Tidak hanya beragam jenis merek handset, dilengkapi juga dengan beragam produk selular lainnya, seperti layanan konten, dari Games hingga Musik, serta beragam asesoris ponsel yang dapat dipesan hanya lewat online shopping di www.telesindoshop.com. 3.1.2 Visi dan Misi PT. Telesindo Shop Untuk memenuhi kebutuhan telekomunikasi selular di Indonesia, PT. Telesindo Shop memberi solusi dalam melengkapi aktifitas berkomunikasi melalui pelayanannya yang mendukung pengguna kebutuhan telekomunikasi di berbagai aspek sosial. Dalam menjalankan kegiatan usahanya PT. Telesindo Shop memiliki

55 visi dan misi yang harus dicapai oleh karyawan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab masing - masing. 3.1.2.1 Visi Perusahaan PT. Telesindo Shop mempunyai visi perusahaan sebagai berikut: Menjunjung tinggi Fairly Partnership baik terhadap principle maupun mitra bisnis. 3.1.2.2 Misi Perusahaan PT. Telesindo Shop mempunyai misi perusahaan sebagai berikut: Bertekad untuk menjadi terdepan sebagai distribution channel dan penyedia solusi telekomunikasi dengan memberikan kepedulian terhadap konsumen, konsistensi ketersediaan produk dan pengetahuan handal tentang industri telekomunikasi. 3.1.3 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Penting bagi setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang baik. Struktur organisasi perusahaan dapat berjalan baik dan efisien bila terdapat pembagian tugas, pelimpahan wewenang, serta tanggung jawab setiap bagian secara jelas yang digambarkan dalam struktur organisasi. 3.1.3.1 Struktur Organisasi Dalam sebuah perusahaan terdapat struktur organisasi yang berfungsi mengatur seluruh kegiatan perusahaan. Berikut ini struktur organisasi yang

56 menggambarkan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab pada PT. Telesindo Shop:
Direktur

Wakil Direktur

Pembelian

Penjualan

Akuntansi dan Keuangan

Personalia

Gudang

TI

Manajer Pembelian

Manajer Penjualan

Manajer Akuntansi

Manajer Keuangan

Manajer Personalia

Manajer Gudang

Manajer TI

Staf Pembelian

Sales Counter Staff

Admin Sales

Salesman

Staf Akuntansi

Staf Keuangan

Staf HRD

Supervisor Gudang

Staf TI

Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi pada PT. Telesindo Shop (Sumber : Company Profile 2005) 3.1.3.2 Uraian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang Tujuan dalam pembagian fungsi, tugas, tanggung jawab, dan wewenang adalah agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efektif, ekonomis, dan efisien agar sasaran yang telah disusun oleh perusahaan dapat dicapai. Deskripsi tugas, wewenang, serta tanggung jawab dari masing - masing jenjang manajemen menurut struktur organisasi PT. Telesindo Shop adalah sebagai berikut:

dan pengawasan intern d. dan mengawasi operasi bisnis perusahaan. Mengambil keputusan dalam menghadapi berbagai persoalan dan membantu para manager dalam menyelesaikan persoalan. Mengontrol dan mendukung semua kegiatan manager dan mengevaluasi hasil lapangan. Bertanggung jawab atas kemajuan perusahaan. g. Direktur Tugas dan tanggung jawab direktur sebagai berikut: a. menjalankan. h. Mempertimbangkan usulan dari bawahannya yang bermanfaat bagi perusahaan. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kegiatan sistem dan pengembangan informasi teknologi. sekretariat. b. Merencanakan.57 1. f. Menetapkan rencana operasi perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. i. j. Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan badan – badan di luar perusahaan. meminta pertanggungjawaban dan memberhentikan para manager. c. Mengangkat. umum. e. Menetapkan dan menentukan berbagai kebijakan perusahaan. .

Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Penjualan.58 k. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Pembelian. 2. Memberikan laporan pembelian ke Wakil Direktur sebagai laporan pertanggungjawaban. b. 4. . Menentukan strategi pemasaran yang akan dilakukan. d. b. c. Wakil Direktur Tugas dan tanggung jawab wakil direktur sebagai berikut: a. c. Manajer Pembelian Tugas dan tanggung jawab Manager Pembelian sebagai berikut: a. 3. Menggantikan posisi direktur bila yang bersangkutan berhalangan. Membuat keputusan untuk menangani masalah pembelian perusahaan. Menganalisis segmen pasar yang baru. Memeriksa dan menyetujui (otorisasi) perintah kerja serta yang berkaitan dengan anggaran perusahaan secara keseluruhan. Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas pembelian. Manajer Penjualan Tugas dan tanggung jawab Manager Penjualan sebagai berikut: a. Menangani semua rencana kerja bersama dengan direktur. b.

6. Membuat keputusan untuk menangani masalah akuntansi perusahaan. Manajer Akuntansi Tugas dan tanggung jawab Manajer Akuntansi sebagai berikut: a. e. e. Mempertanggungjawabkan laporan akuntansi kepada Wakil Direktur. 5. c. Mengkoordinasikan. Manajer Keuangan Tugas dan tanggung jawab Manajer Keuangan sebagai berikut: a. Bertanggung jawab atas pencapaian target penjualan sesuai yang telah ditetapkan. serta bertanggung jawab terhadap semua laporan akuntansi yang dikeluarkan. Membuat keputusan untuk menangani masalah penjualan perusahaan. Menyelenggarakan administrasi keuangan dan pembukuan. g. f. dan mengawasi pengelolaan dana dalam perusahaan dan kegiatan administrasi perusahaan. b. . Memberikan laporan penjualan ke Wakil Direktur sebagai laporan pertanggungjawaban.59 d. Mengecek laporan penjualan yang dibuat oleh Sales Administrasi. d. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Akuntansi. Memeriksa laporan akuntansi yang dibuat oleh Staf Akuntansi.

8. Membuat keputusan untuk menangani masalah yang berkaitan dengan SDM perusahaan. Manajer Gudang Tugas dan tanggung jawab Manajer Gudang sebagai berikut: . memberhentikan dan menetapkan posisi karyawan dari masing-masing bagian dan membuat iklan lowongan pekerjaan. realisasi dan pengawasannya. c. d. Membuat keputusan untuk menangani masalah keuangan perusahaan. e. b. f. Menerima. Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas yang berkaitan dengan karyawan. Menjadwalkan rapat rutin perusahaan. Mempertanggungjawabkan laporan keuangan kepada Wakil Direktur. c. Melakukan training atau pelatihan pada karyawan baru. Bertanggung jawab kepada Direktur atas SDM dalam perusahaan.60 b. Memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh Staf Finance. Bertanggung jawab terhadap anggaran keuangan. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Finance. e. d. f. Manajer Personalia Tugas dan tanggung jawab Manager Personalia sebagai berikut: a. 7.

Bertanggung jawab atas kelancaran pengoperasian hardware dan software serta seluruh jaringan yang ada. pengiriman dan retur barang yang telah terjadi. Melakukan backup data secara rutin. Mengawasi kegiatan penerimaan barang dan pengiriman barang. Membuat keputusan untuk menangani masalah persediaan / stok barang dalam perusahaan. e. Menganalisa sistem yang sedang berjalan dan program yang dibutuhkan oleh perusahaan. c.61 a. 9. . d. Mengawasi kinerja jaringan dan aktivitas yang berlangsung di dalamnya. Bertanggung jawab atas semua pengembangan sistem informasi yang ada di perusahaan. Manajer TI Tugas dan tanggung jawab Manajer TI sebagai berikut: a. b. b. Melakukan maintenance aset sistem informasi perusahaan secara berkala. Melaporkan kegiatan penerimaan. Memeriksa jadwal pengiriman dan penerimaan barang. c. e. d. Mengecek stok barang. f.

Sales Administrasi Tugas dan tanggung jawab Sales Administrasi sebagai berikut: a. Membuat keputusan untuk menangani masalah sistem informasi dalam perusahaan. 12. b. Bagian Sales Counter Staff Tugas dan tanggung jawab Bagian Sales Counter Staff sebagai berikut: a. Mencari supplier baru. Menginput pengeluaran barang yang dipesan dalam daftar stok barang. 10. Membuat Sales Order dan Kwitansi atau Nota Penjualan berdasarkan pesanan. 11. Mengatur dan mengurus hal . Bertanggung jawab untuk melakukan pengadaan barang. . Memberi penjelasan kepada customer tentang produk yang ada. b. c. Melakukan penawaran harga dengan supplier.hal yang berhubungan dengan administrasi penjualan. Mengarsip Sales Order sebagai dokumen perusahaan. Staf Pembelian Tugas dan tanggung jawab Staf Pembelian sebagai berikut: a. c. d.62 g.

13. e. Melakukan survey dan menilai kualitas pelanggan baru. laporan neraca. Menerima dan menyetujui pesanan. Mengatur dan mengawasi pemasukan dan pengeluaran kas. d. Berusaha memenuhi target penjualan yang ditetapkan. Menerima dan mencatat pesanan barang dari pelanggan. Mencari pelanggan baru. g. jurnal penerimaan kas dan jurnal keuangan lainnya yang dibutuhkan oleh perusahaan dan . Menjaga hubungan baik dengan pelanggan. b. 14.63 b. Mengunjungi pelanggan untuk menawarkan barang dan melaporkan hasil kunjungan. Membuat laporan penjualan. c. b. c. Melakukan promosi terhadap produk – produk perusahaan kepada pelanggan. f. Salesman Tugas dan tanggung jawab Salesman sebagai berikut: a. Staf Akuntansi Tugas dan tanggung jawab Staf Akuntansi sebagai berikut: a. Membuat laporan akuntansi. laba rugi.

Mengkoordinir dan mengawasi hasil penagihan piutang pelanggan. Mengawasi pelaksanaan prosedur keuangan yang diterapkan. 15. Menangani semua data akuntansi yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. d. Melakukan pencatatan – pencatatan dan bertanggung jawab atas pencatatan transaksi yang berhubungan dengan segala kegiatan perusahaan. Mengurus dan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan pajak seperti perhitungan pajak. ketentuan perpajakan. Menyusun laporan neraca. c. laba rugi dan membuat pembukuan mengenai pendapatan dan pengeluaran uang dari semua transaksi yang terjadi. Staf Keuangan Tugas dan tanggung jawab Staf Keuangan sebagai berikut: a. g. d. Bertanggung jawab untuk mengelola keuangan dalam perusahaan. f. b.64 membuat pembukuan mengenai pendapatan dan pengeluaran uang dari semua transaksi yang terjadi. c. . Melakukan pembayaran utang kepada pihak supplier. Membuat laporan pajak. e. dan juga pembayaran pajak kepada Pemerintah.

17. . b. Mengecek keadaan barang tersebut sebelum dikirim. via transfer dan lain sebagainya. Melakukan pelatihan kepada para karyawan. Staf HRD Tugas dan tanggung jawab Staf HRD sebagai berikut: a. f. Mengecek stok barang. dan keamanan. Supervisor Gudang Tugas dan tanggung jawab Supervisor Gudang sebagai berikut: a. Menyiapkan keperluan rapat rutin perusahaan. Mengatasi dan bertanggung jawab atas keluhan karyawan. cek. Melakukan pengecekan pembayaran pelanggan lewat giro. 16. d. Menanggani penggajian karyawan. Mengatur jadwal pengiriman barang. Mengurus bagian receptionist.65 e. g. Mengkoordinir dan memonitor aktivitas dari para pekerja. Menyusun Laporan Penerimaan Uang. b. d. e. c. house keeping. Menyiapkan barang sesuai dengan pesanan. c.

66 e. c. Membuat aplikasi sistem yang baru bila sistem yang lama tidak dapat lagi mendukung kegiatan di dalam perusahaan. h. Bertanggung jawab untuk mengawasi semua kegiatan yang dilakukan di gudang agar berjalan dengan baik. i. Mengawasi arus keluar masuknya barang dalam gudang. g. Membuat Laporan Stok. Melakukan maintenance aset sistem informasi. Menganalisa sistem yang sedang berjalan dan program yang dibutuhkan oleh perusahaan. Melakukan backup data secara rutin.1 Deskripsi Prosedur Penjualan Tunai Fungsi yang terkait dengan kegiatan penjualan tunai antara lain: . d.2. Bertanggung jawab atas pemeliharaan mesin – mesin yang ada di pabrik. b.2 Sistem yang Berjalan 3. Staf TI Tugas dan tanggung jawab Staf TI sebagai berikut: a. f. Bertanggung jawab atas seluruh kehilangan barang di gudang. 18. 3.

apakah jenis barang yang dipesan tersedia atau tidak. maka customer dapat memesan barang yang lain atau membatalkan pemesanan. Telesindo Shop. sales counter staff akan langsung meng-input data pesanan.67 1. Kemudian sales counter staff mengecek data barang di Database Barang. 2. 2. . 3. barang-barang yang dipesan dapat dibayar dan diterima langsung oleh customer dan barang-barang yang dipesan dapat juga dikirim dengan opsi pembayaran dilakukan pada saat barang sudah diterima oleh customer. Sales Counter Staff Sales Administrasi / Kasir Bagian Gudang / Logistics Bagian Keuangan / Finance Bagian Akuntansi / Accounting Adapun uraian proses penjualan pada sistem informasi penjualan PT. Jika barang yang diminta ternyata tidak tersedia. email. Telesindo Shop sebagai berikut: Proses penjualan dimulai ketika pelanggan melakukan pemesanan ke sales counter staff dan customer menentukan jenis pembayarannya secara tunai. atau facsimile ke perusahaan dan pelanggan datang langsung ke PT. Jika stok masih tersedia. 5. Sesuai dengan kebijakan perusahaan mengenai penjualan tunai. Pemesanan dapat dilakukan melalui via telepon.

Faktur ini digunakan customer untuk mengambil langsung barang yang sudah dibeli di bagian sales counter. Jika customer ingin agar barang yang dipesan dikirim maka prosedurnya sebagai berikut: Pertama barang-barang yang dipesan oleh pelanggan akan dicatat dalam bentuk Sales Order atau Order Confirmation oleh sales counter staff sebanyak 4 (empat) rangkap. Sesuai dengan order confirmation rangkap ke.4 yang diterima dari dari sales counter staff. Order Confirmation itu juga dijadikan dasar oleh bagian logistics untuk mencetak surat jalan pengiriman barang atau Delivery Order sebanyak 3 (tiga) rangkap.68 Jika customer ingin membayar dan menerima langsung barang yang dipesannya. rangkap ke. Kemudian kasir akan mencetak faktur setelah pembayaran diterima. rangkap ke.2 berwarna Merah diarsipkan oleh bagian sales administrasi. maka sales counter staff akan membuatkan nota penjualan yang langsung dibayarkan ke kasir.2 berwarna Merah ditujukan kepada customer.1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian finance/accounting.3 berwarna Kuning disimpan bagian gudang sebagai arsip.4 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian gudang dan rangkap ke. maka bagian logistics atau gudang melakukan pengecekan sesuai dengan jenis dan pesanan customer. dan rangkap ke.1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian accounting.3 berwarna Hijau ditujukan kepada sales counter staff. rangkap ke. masing-masing rangkap ke. masing-masing rangkap ke. .

dan memberikan surat jalan beserta barang kepada supir atau bagian pengiriman dan penagihan untuk dikirim.3. Dan bagian gudang mengarsip surat jalan rangkap ke. Barang yang telah diterima pelanggan akan diperiksa kembali.69 Jika barang yang dipesan tersedia. Setelah menerima uang pembayaran yang disetorkan oleh bagian pengiriman.2 yang telah diotorisasi oleh bagian sales administrasi. Faktur Penjualan rangkap ke. sales admin. rangkap ke. Setelah itu pelanggan akan menandatangani Surat Jalan dan Faktur penjualan yang ada.3.3 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian finance/accounting. Sales invoice ini dibuat berdasarkan Order Confirmation rangkap ke. dan rangkap ke.1 dan uang . bagian gudang akan mempersiapkan barang sesuai pesanan. Setelah membuat surat jalan 3 (tiga) rangkap.2 disimpan oleh pelanggan.2 berwarna Merah diarsipkan oleh bagian sales administrasi.1 dan surat jalan rangkap ke.1 dan 3. maka sales administrasi akan mengecek kesesuaian antara surat jalan yang diterima dari bagian pengiriman dengan bukti pembayaran atau uang yang diterima dari customer. Setelah itu barang yang telah siap akan dikirimkan ke pelanggan oleh bagian pengiriman dengan menyertakan Faktur Penjualan rangkap ke. masing-masing rangkap ke1 berwarna Putih ditujukan kepada customer (jika lunas).2 dan menyerahkan faktur penjualan rangkap ke. Jika telah sesuai maka sales administrasi akan meng-input data pembayaran ke komputer yang selanjutnya dibuat Laporan Penjualan setiap akhir bulan. Selanjutnya. surat jalan rangkap ke. kemudian membuat sales invoice atau faktur penjualan sebanyak 3 (tiga) rangkap. sales administrasi akan mengarsip faktur penjualan rangkap ke.

3 serta bukti finance pembayaran / uang dari admin.1 dan SI penerimaan uang rangkap ke.1 dan 3 dari staf membawa SJ rangkap gudang ke. sales pada saat akhir bulan membuat laporan penjualan Tabel 3. sales. Nantinya bagian keuangan akan memeriksa dan membuat laporan penerimaan uang.70 yang diterima serta laporan penjualan kepada bagian finance atau keuangan.1 dan 2 serta SI pelanggan dan rangkap ke.1 dan SI rangkap ke. sales setelah menerima SO mencetak Sales Invoice rangkap ke.1 Event Table Penjualan Tunai .1 dan 3.4 dari staf (SJ) 3 rangkap logistics penjualan Staf setelah menerima barang. staf setelah menerima SJ membuat laporan keuangan / rangkap ke. staf gudang / pada saat akhir bulan membuat laporan stok logistics admin. rangkap ke. SJ mengirim barang ke pengiriman rangkap ke.2 dari staf (SI) 3 rangkap dan penjualan menghubungi staf gudang untuk menyiapkan barang staf gudang / setelah menerima SO mencetak Surat Jalan rangkap ke.1 dan 2 serta SI rangkap ke. staf setelah pelanggan menerima menerima uang dan SJ pengiriman dan menandatangani SJ rangkap ke.1 dan 2 serta SI rangkap ke.1 dan 3. Event mencatat pesanan melakukan konfirmasi penjualan Internal Agent Staf penjualan Start When pelanggan datang memesan barang Activity in the event menyiapkan barang mengirim barang menerima pembayaran membuat laporan penerimaan uang membuat laporan stok membuat laporan penjualan dan mengecek stok barang dan mencetak Sales Order (SO) 4 rangkap admin.3.

menerima detail pesanan 3. mengarsip SO rangkap ke. mengarsip SJ rangkap ke. mengarsip SI rangkap ke. memberikan detail pesanan mencatat pesanan 2.3 serta bukti pembayaran / uang tersebut ke admin sales membuat laporan penjualan 29.2 ke admin.1 dan SI rangkap ke. mencetak Surat Jalan (SJ) 3 rangkap 18. menandatangani SJ rangkap ke. mengirim barang menerima pembayaran 22.1 dan 3 ke staf pengiriman mengirim barang 20.1 dan SI rangkap ke. memberikan SO rangkap ke. menerima SI rangkap ke. memberikan SJ rangkap ke.1 dan 2 serta SI rangkap ke. menerima SO rangkap ke. menerima SJ rangkap ke.3 7. memberikan SJ rangkap ke. sales komputer staf gudang komputer staf pengiriman pelanggan staf pengiriman admin. memberikan SI rangkap ke.1 dan 2 serta SI rangkap ke.4 ke bagian gudang / logistics 8. sales 16. menerima SJ rangkap ke. memberikan SJ rangkap ke.2 menyiapkan barang 14.2 dan SI rangkap ke.1 dan 3 23.1 dan SI rangkap ke.1 dan 3 dari admin.1 dan 2 serta SI rangkap ke. mengecek stok barang 4.4 dari sales counter staff 15. memberikan SO rangkap ke.3 19.3 yang sudah ditandatangani ke staf pengiriman menyetorkan uang 27. mencetak Sales Order (SO) 4 rangkap 5.1 dari staf gudang 25. memberikan SO rangkap ke-1 ke staf accounting melakukan konfirmasi penjualan 9. sales 6. menyiapkan barang 17. melakukan pembayaran 24.1 dan 3 dari staf gudang 21. menerima barang 26.71 actor pelanggan sales counter staff komputer activity memesan barang 1. menerima SJ rangkap ke.1 dan SI rangkap ke.2 dari sales counter staff 10. sales .1 dan 3 ke staf gudang 13.3 serta bukti admin. mencetak Sales Invoice (SI) 3 rangkap 11.3 yang ditandatangani pelanggan serta bukti pembayaran / uang 28. melakukan konfirmasi ke staf gudang untuk menyiapkan barang 12. menerima SO rangkap ke. menerima SJ rangkap ke.

bukti pembayaran / uang. dan laporan penjualan dari admin.1.3.1. bukti pembayaran / uang. laporan penjualan dan laporan penerimaan uang ke staf accounting membuat laporan stok 35.3.2 Workflow Table Penjualan Tunai .sales 33. memberikan SJ rangkap ke. menerima SJ rangkap ke.3. membuat laporan stok 36. membuat laporan penerimaan uang 34. SI rangkap ke. SI rangkap ke. membuat laporan penjualan 31. memberikan SJ rangkap ke. SI rangkap ke. dan laporan penjualan ke staf keuangan membuat laporan penerimaan uang 32. memberikan laporan stok ke staf acounting staf keuangan staf gudang Tabel 3.72 pembayaran / uang dari staf pengiriman 30.1.

2.1 Overview Activity Diagram Gambar 3.2 Overview Activity Diagram dan Detail Activity Diagram 3.2 Overview Activity Diagram Penjualan Tunai .2.2.73 3.

2.2.3 Detail Activity Diagram Penjualan Tunai Detail Pemesanan Barang Detail mencatat pesanan .74 3.2 Detail Activity Diagram Gambar 3.

75 Detail melakukan konfirmasi penjualan Detail menyiapkan barang .

76 Detail mengirim barang Detail menerima pembayaran Pelanggan Bag. Serta SJ rangkap ke-1 dan 2 SJ Melakukan pembayaran SI Memberikan SI rangkap ke-3 dan SJ rangkap ke-1 Menerima SI rangkap ke-3. Pengiriman SJ SJ SI SI Menerima barang. dan bukti pembayaran/uang . SI rangkap ke-1 dan 3. SJ rangkap ke-1.

77 Detail menyetor uang Detail membuat laporan penjualan .

78 Detail membuat laporan penerimaan uang Bag. SI rangkap ke-3.sales Membuat laporan penerimaan uang LPU Tr_Laporan_ Penerimaan_ Uang Detail membuat laporan stok Bag. dan LP dari admin. Finance Komputer SI SJ LP Menerima SJ rangkap ke-1. Gudang Komputer Membuat laporan stok LS Tr_Laporan _Stok .

3 Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan pada proses sistem penjualan tunai PT. masing-masing rangkap ke. Dokumen ini dikeluarkan oleh sales counter staff. Telesindo Shop: 1. 2. rangkap ke. Faktur Penjualan dicetak sebanyak 3 (tiga) rangkap. pada saat customer melakukan pemesanan barang.4 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian gudang.79 3. sebagai bukti atas pemesanan barang yang telah dilakukan.2.3 berwarna Hijau ditujukan kepada sales.1 berwarna Putih ditujukan kepada customer (jika lunas). Faktur Penjualan berisi daftar barang yang dipesan oleh pelanggan. Faktur Penjualan (Sales Invoice) Faktur Penjualan dibuat oleh sales administrasi pada PT. dan sebagai dasar untuk membuat Surat Jalan dan Faktur Penjualan. Faktur digunakan oleh perusahaan untuk melakukan penagihan kepada customer. .2 berwarna Merah ditujukan kepada sales administrasi.2 berwarna Merah ditujukan kepada sales administrasi. masing-masing rangkap ke. rangkap ke.1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian accounting. Sales Order dicetak 4 (empat) rangkap. Sales Order (SO) atau Order Confirmation Sales Order atau Order Confirmation digunakan untuk mencatat produk pesanan dari customer. dan rangkap ke. Telesindo Shop. rangkap ke. dan rangkap ke.3 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian finance/accounting.

4. Faktur ini dijadikan bukti bahwa barang yang dibeli sudah lunas dibayar oleh customer. Faktur / Struk Pembayaran Faktur atau struk pembayaran dibuat dan di-input oleh kasir setelah menerima nota penjualan dan bukti pembayaran atau uang dari customer. 3. dan digunakan untuk mengirim barang kepada customer.2 berwarna Merah ditujukan kepada customer. dan rangkap ke. Telesindo Shop ialah sebagai berikut: . masing-masing rangkap ke.80 3. Nota penjualan dibuatkan oleh sales counter staff. Surat Jalan dicetak sebanyak 3 (tiga) rangkap.1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian finance/accounting rangkap ke. Nota Penjualan Nota penjualan digunakan sebagai bukti jumlah pesanan barang oleh customer yang harus dibayarkan customer ke kasir. 5.2.4 Laporan yang Dihasilkan Laporan-laporan yang dihasilkan di dalam sistem penjualan tunai PT. Surat Jalan Pengiriman Barang Surat jalan digunakan untuk menyiapkan barang.3 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian gudang.

invoice dan no. tanggal. nota delivery order atau surat jalan berbeda yang berisi informasi satu nama customer yang membeli satu barang tertentu. jumlah dan periode tagihan. Laporan penjualan per item Laporan ini terdiri dari kode customer yang berbeda. Laporan penjualan per customer Laporan ini terdiri dari tanggal pembelian. b. invoice berbeda yang berisi informasi satu nama customer saja. no. no. 2. c. no.invoice. Laporan Penerimaan Uang Laporan Penerimaan Uang dibuat oleh bagian finance terdiri dari no. Laporan penjualan per item dan per customer Laporan ini terdiri dari perincian tanggal pembelian. dan nama customer. item barang yang dibeli. no. Laporan ini diserahkan kepada manajer akuntansi. Laporan penjualan ada 3 yaitu: a. nama salesman. Laporan Penjualan Laporan penjualan dibuat oleh sales administrasi untuk melaporkan hasil penjualan kepada manajer keuangan untuk nantinya ditujukan kepada manajer akuntansi.81 1. invoice berbeda yang berisi informasi satu item barang yang dijual. .

1 Software / Aplikasi & Hardware PT. Yahoo! Messenger .3 Struktur Aplikasi yang Digunakan 3. sehingga dapat mendukung proses penjualan secara keseluruhan. Telesindo Shop menggunakan aplikasi sistem penjualan dengan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic. dan melakukan pelatihan penggunaan komputer kepada karyawan secara berkala. Mozilla Firefox 3. diharapkan dapat membantu proses pencatatan yang terkomputerisasi.Access. menjaga integritas data. dengan database di Ms. Spesifikasi aplikasi: 1. Microsoft Windows XP 2.82 3.3. Inventory Control System (2001-2003 HaiTek Software) Spesifikasi software: 1. Software Winzip : untuk Backup data 4. Telesindo Shop. PT. Aplikasi ini dinamakan Inventory Control System. Aplikasi ini dirancang oleh IT Consultant PT. dengan bantuan perusahaan software lain sebagai pihak ketiga yang ditunjuk oleh perusahaan dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Dengan adanya aplikasi ini. Telesindo Shop juga merekrut karyawan sebagai IT Consultant yang bertugas untuk melakukan maintenance aset sistem informasi secara berkala. merancang program yang dibutuhkan oleh perusahaan.

CD ROM . Mouse dan Keyboard 7. Harddisk 5.4 GHz 6. Monitor 3. Harddisk 5. Processor 6. Printer : 17” inch Viewsonic : 256 MB : 40 GB : Pentium 4 dengan kecepatan 1.83 Spesifikasi hardware yang digunakan karyawan adalah sebagai berikut: 1. Monitor 3. Mouse dan Keyboard 8. Processor : 17” inch LG : 512 MB : 80 GB : Pentium 4 dengan kecepatan 2. CD ROM Sedangkan untuk spesifikasi hardware server adalah sebagai berikut: 1. Motherboard : ASUS P4 intel 845 E SC 2. Memory 4.6 GHz : Epson LX 300 dan HP Laser Jet 1100 7. Memory 4. Motherboard : ASUS P4 intel 845 E SC 2.

3.3 Database Adapun PT. d. c. Telesindo Shop tidak bisa diakses secara bebas oleh setiap karyawan. Setiap karyawan sebagai user dari aplikasi memiliki hak akses yang berbeda-beda. Supervisor gudang berhak mengakses sistem komputer untuk menginput delivery order (surat jalan) dan mengupdate stok barang. b. Manajer akuntansi.84 3. manajer finance. laporan stok dan laporan penerimaan uang. Database yang tersedia contohnya sebagai berikut: .3. Berikut ini adalah pengambaran hak akses karyawan terutama terkait dengan proses penjualan tunai: a.3. e. Staf penjualan berhak mengakses sistem komputer untuk menginput invoice dan membuat laporan penjualan. manajer gudang. Manager TI berhak mengakses sistem komputer untuk melakukan backup data secara rutin. Database ini secara langsung dapat diakses di dalam aplikasi penjualan tersebut.2 User dari Aplikasi Sistem informasi penjualan yang dimiliki PT. Staf finance berhak mengakses sistem komputer untuk membuat laporan penerimaan uang. manajer penjualan. Telesindo Shop menggunakan penggunaan database dengan Microsoft Access. staf finance dan staf akuntansi berhak mengakses sistem komputer untuk memeriksa laporan penjualan.

saldo awal. quantity. total. nama barang. imei. pembelian.85 a. lokasi. penjualan. quantity. kode barang. harga. quantity. Database Karyawan (Ms_Barang) Terdiri dari nama. Database Barang (Ms_Barang) Terdiri dari nama. subtotal. hutang. nama barang. no. c. BPB. total. imei. Database Laporan (Tr_Laporan) Terdiri dari tanggal. no. tlp. harga. e. no. saldo akhir. no. customer / supplier. harga jual / HPP. no. item. piutang. Database Supplier (Ms_Supplier) Terdiri dari nama. posisi. harga. customer. no. alamat. Database Pembelian (Tr_Pembelian) Terdiri dari tanggal. quantity. Database Penjualan (Tr_Penjualan) Terdiri dari tanggal. no. surat jalan.tlp. tipe pembayaran. . no. g. alamat.tlp. subtotal. no. b. HPP. imei. total. item. grup. nama barang. d. f. lokasi. supplier. jabatan. Database Customer (Ms_Customer) Terdiri dari nama. imei. no. tgl. no. kode barang. surat jalan. alamat. tipe pembayaran. tgl.

4 Network Jaringan dan network yang digunakan pada PT.3.4 Tampilan Menu Login . Berikut uraian cara penggunaan aplikasi tersebut: Gambar 3. Telesindo Shop menggunakan tipe topologi jaringan Star yaitu dimana server berada di pusat atau central dan bercabang ke komputer lainnya. 3. Telesindo Shop juga mengintegrasikan jaringan LAN (Local Area Network) untuk memudahkan penggunaan sistem informasi. Telesindo Shop menggunakan aplikasi sistem penjualan yang dinamakan Inventory Control System. PT.4 Uraian Cara Penggunaan Aplikasi PT.86 3.

Browse IMEI. Pada menu Transaksi terdapat sub menu Pembelian.87 User tidak dapat masuk atau Log In ke dalam sistem jika user salah meng-input User ID atau User Name atau Password. Inquery. Retur Penjualan. Semua field harus diisi termasuk Lokasi. Proses. . Penjualan. Transaksi. Utility dan Help. Pengiriman Ke Cabang.5 Tampilan Transaksi Di dalam menu utama terdapat menu File. Retur Pembelian. Audit. Gambar 3. Masing-masing user mempunyai ID dan Password yang berbeda. Laporan. Terdapat option untuk me-reset jika ingin mengulang Log In dan Cancel untuk membatalkan Log In dan keluar dari sistem. Penerimaan Dari Cabang. serta Adjustment Inventory.

dan Tutup (jika ingin menutup form ini dan keluar). keterangan. harga. keterangan. charge. Preview (jika ingin melihat hasil entry). Hapus (jika ada kesalahan entry yang ingin dihapus). total Dpp.6 Tampilan Form Faktur Penjualan Tampilan form Faktur Penjualan yang terdiri dari nomor. nama. Post (jika entry sudah selesai). harga. Print (jika ingin mencetak form ini). total Ppn. payment. akan langsung di-generate). total payment. quantity. kode barang. Selain itu di dalam form ini juga terdapat icon untuk Swap (jika ingin menukar atau mengganti entry). item. nama barang. quantity. Surat Jalan. tanggal (untuk tanggal. icon opsi untuk jenis penjualan (yang terdiri dari penjualan retail dan murni). Reset (jika ingin mengulang entry dari awal). customer. total disc. charge. .. grand total. no.88 Gambar 3.

7 Tampilan Browse IMEI Di dalam menu Browse IMEI terdapat sub menu Join Transaksi. . Retur Penjualan. Pembelian.89 Gambar 3. Adjustmen serta Cari Imei. Penerimaan dari Cabang. Retur Pembelian. Pengiriman ke Cabang. Penjualan.

Customer. To Top (jika ingin kembali ke informasi paling atas). Kode. To End (jika ingin menuju ke informasi paling bawah). Bukti Penjualan). dan Tutup (jika ingin menutup tampilan ini dan keluar). Faktur. . IMEI.8 Tampilan IMEI Penjualan Tampilan ini menjelaskan sub menu Penjualan pada menu Browse IMEI yang terdiri dari Tanggal. Refresh (jika ingin me-refresh tampilan IMEI Penjualan). Barang. No.90 Gambar 3. Terdapat juga icon untuk mempermudah pencarian atau browse IMEI Penjualan yaitu Index by Nomor Bukti (jika ingin meng-index sesuai dengan no. Find (jika ingin mencari langsung IMEI sesuai informasi yang telah diketahui).

Customer.91 Gambar 3. Refresh (jika ingin me-refresh tampilan IMEI Retur Penjualan). Bukti Retur Penjualan). Terdapat juga icon untuk mempermudah pencarian atau browse IMEI Retur Penjualan yaitu Index by Nomor Bukti (jika ingin meng-index sesuai dengan no. IMEI. . To End (jika ingin menuju ke informasi paling bawah). To Top (jika ingin kembali ke informasi paling atas). Nota. Kode. Barang. Find (jika ingin mencari langsung IMEI sesuai informasi yang telah diketahui).9 Tampilan IMEI Retur Penjualan Sedangkan tampilan ini menjelaskan sub menu Retur Penjualan pada menu Browse IMEI yang terdiri dari Tanggal. No. dan Tutup (jika ingin menutup tampilan ini dan keluar).

10 Tampilan Laporan Di dalam menu Laporan terdapat sub menu Pembelian. List Imei. Retur Pembelian. Adjustment. Penjualan. Resume Laporan Selisih Harga. Penerimaan dari Cabang. Cross Check serta Stok. .92 Gambar 3. Pengiriman ke Cabang. Retur Penjualan.

93 Gambar 3. .11 Tampilan Sub Menu Laporan Tampilan ini menjelaskan sub menu Laporan Penjualan pada menu Laporan yang terdiri dari 3 jenis yaitu Detail. dan Khusus. Rekap.

Supplier. konsinyasi. Barang. Sedangkan untuk Print Options terdapat pilihan yaitu Cetak ke Excel. Brand. Customer. Item. Untuk Sales Options. Semua. dan Tutup (jika ingin menutup tampilan ini dan keluar).94 Gambar 3. Faktur. . Reset (jika ingin me-reset laporan ini). Harga HPP. Supplier. terdapat pilihan Harga Jual. Retail. terdapat Tanggal. Pada tampilan ini juga terdapat icon Print (jika ingin mencetak laporan ini). Untuk bantuan keyword. Segment. End User dan Tanpa HCO / E-Pay. Grup (memilih grup barang yang ingin di-input). Payment. dan Halaman. Segmen. Partai. Customer. dan Payment. Jenis (terdiri dari semua.12 Tampilan Laporan Penjualan Berikut ini tampilan dari detail Laporan Penjualan pada menu Laporan yang terdiri dari Periode (menunjukkan periode laporan). dan putus). Brand. Lokasi.

Ubah Password.13 Tampilan Utility Pada menu Utility terdapat sub menu Maintenance User. Update Quantity on Hand. digunakan untuk menggunakan data dari luar. Send Message. untuk menampilkan saldo awal Harga Pokok Persediaan. Saldo Awal HPP. Download Data. Restore. yang digunakan user untuk menganti password. yang digunakan user untuk mengubah atau meng-edit User ID. digunakan untuk memanggil kembali data. untuk meng-upload data. untuk meng-download data. digunakan untuk mengupdate jumlah barang. Upload Data. untuk menampilkan saldo awal persediaan. digunakan untuk mengubah atau meng-edit database yang ada. untuk mengirimkan pesan atau message. digunakan untuk meng-back up data.95 Gambar 3. Saldo Awal Inventory. Data Changes. Export. untuk . Backup. Maintenance Database.

96 mengetahui perubahan data. . dan Setup. untuk melihat barcode. untuk pengaturan aplikasi. Barcode.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->