BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI PADA PT.

TELESINDO SHOP

3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang dan Sejarah PT. Telesindo Shop Cikal bakal perusahaan yang dimulai sejak 1992 dengan nama PT. Setia Utama Telesindo, PT. Telesindo Shop didirikan pada 8 Mei 2001 melalui keputusan pemerintah dengan nomor SIUP (Surat Izin Usaha Perusahaan) 1489/0903/SIUP/PK/VIII/2001. Dimulai sebagai toko handphone dengan dibukanya “Outlet Setia Utama Telesindo” yang terletak di Mall Ciputra, seiring berjalannya waktu pada tahun 1997 pendiri PT. Telesindo Shop dapat membuktikan bahwa perusahaan dapat berkembang dengan baik sehingga menjadi dealer resmi Telkomsel (Authorized Dealer). Dengan didukung oleh jalur distribusi yang mencakup hampir seluruh wilayah nusantara, menjadikan PT. Telesindo Shop sebagai “Leading Distributor” terutama untuk produk-produk “Wireless Communication”. Kerja keras, komitmen dan kejujuran menjadikan PT. Telesindo Shop sebagai salah satu ikon selular yang disegani di Indonesia. Kualitas kerja yang baik dan profesionalisme yang terbukti akhirnya membuka jalan bagi PT. Telesindo Shop untuk berkembang lebih maju lagi dengan diangkat sebagai authorized dealer PT. Telkomsel dan dipercaya sebagai distribution channel untuk berbagai produk

53

54 operator selular. Dan sampai saat ini PT. Telesindo Shop merupakan brand dari Divisi Retail memiliki: Lebih dari 50 kantor cabang Lebih dari 380 outlet Lebih dari 18.000 Reseller Terletak di lebih dari 100 kota Lebih dari 2000 karyawan. Sebagai bagian dari service terhadap kesetiaan pelanggan dan konsumen, PT. Telesindo Shop meluncurkan website www.telesindoshop.com. Lewat situs ini, PT. Telesindo Shop juga menyediakan layanan belanja online terhadap kebutuhan selular pelanggan. Dengan belanja online ini diharapkan dapat melayani secara cepat dan tepat kebutuhan selular pelanggan. Tidak hanya beragam jenis merek handset, dilengkapi juga dengan beragam produk selular lainnya, seperti layanan konten, dari Games hingga Musik, serta beragam asesoris ponsel yang dapat dipesan hanya lewat online shopping di www.telesindoshop.com. 3.1.2 Visi dan Misi PT. Telesindo Shop Untuk memenuhi kebutuhan telekomunikasi selular di Indonesia, PT. Telesindo Shop memberi solusi dalam melengkapi aktifitas berkomunikasi melalui pelayanannya yang mendukung pengguna kebutuhan telekomunikasi di berbagai aspek sosial. Dalam menjalankan kegiatan usahanya PT. Telesindo Shop memiliki

55 visi dan misi yang harus dicapai oleh karyawan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab masing - masing. 3.1.2.1 Visi Perusahaan PT. Telesindo Shop mempunyai visi perusahaan sebagai berikut: Menjunjung tinggi Fairly Partnership baik terhadap principle maupun mitra bisnis. 3.1.2.2 Misi Perusahaan PT. Telesindo Shop mempunyai misi perusahaan sebagai berikut: Bertekad untuk menjadi terdepan sebagai distribution channel dan penyedia solusi telekomunikasi dengan memberikan kepedulian terhadap konsumen, konsistensi ketersediaan produk dan pengetahuan handal tentang industri telekomunikasi. 3.1.3 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Penting bagi setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang baik. Struktur organisasi perusahaan dapat berjalan baik dan efisien bila terdapat pembagian tugas, pelimpahan wewenang, serta tanggung jawab setiap bagian secara jelas yang digambarkan dalam struktur organisasi. 3.1.3.1 Struktur Organisasi Dalam sebuah perusahaan terdapat struktur organisasi yang berfungsi mengatur seluruh kegiatan perusahaan. Berikut ini struktur organisasi yang

56 menggambarkan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab pada PT. Telesindo Shop:
Direktur

Wakil Direktur

Pembelian

Penjualan

Akuntansi dan Keuangan

Personalia

Gudang

TI

Manajer Pembelian

Manajer Penjualan

Manajer Akuntansi

Manajer Keuangan

Manajer Personalia

Manajer Gudang

Manajer TI

Staf Pembelian

Sales Counter Staff

Admin Sales

Salesman

Staf Akuntansi

Staf Keuangan

Staf HRD

Supervisor Gudang

Staf TI

Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi pada PT. Telesindo Shop (Sumber : Company Profile 2005) 3.1.3.2 Uraian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang Tujuan dalam pembagian fungsi, tugas, tanggung jawab, dan wewenang adalah agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efektif, ekonomis, dan efisien agar sasaran yang telah disusun oleh perusahaan dapat dicapai. Deskripsi tugas, wewenang, serta tanggung jawab dari masing - masing jenjang manajemen menurut struktur organisasi PT. Telesindo Shop adalah sebagai berikut:

Mengambil keputusan dalam menghadapi berbagai persoalan dan membantu para manager dalam menyelesaikan persoalan. Mempertimbangkan usulan dari bawahannya yang bermanfaat bagi perusahaan. c. Merencanakan. menjalankan. f. Bertanggung jawab atas kemajuan perusahaan. umum. dan mengawasi operasi bisnis perusahaan.57 1. Mengangkat. i. Mengontrol dan mendukung semua kegiatan manager dan mengevaluasi hasil lapangan. dan pengawasan intern d. meminta pertanggungjawaban dan memberhentikan para manager. Menetapkan dan menentukan berbagai kebijakan perusahaan. Menetapkan rencana operasi perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. . g. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kegiatan sistem dan pengembangan informasi teknologi. sekretariat. b. h. e. j. Direktur Tugas dan tanggung jawab direktur sebagai berikut: a. Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan badan – badan di luar perusahaan.

Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Pembelian. Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas pembelian. b. Manajer Pembelian Tugas dan tanggung jawab Manager Pembelian sebagai berikut: a. c. Menganalisis segmen pasar yang baru. d. . b. 3. b. Menentukan strategi pemasaran yang akan dilakukan. 2. Menggantikan posisi direktur bila yang bersangkutan berhalangan. Menangani semua rencana kerja bersama dengan direktur. Manajer Penjualan Tugas dan tanggung jawab Manager Penjualan sebagai berikut: a. Membuat keputusan untuk menangani masalah pembelian perusahaan. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Penjualan. Memeriksa dan menyetujui (otorisasi) perintah kerja serta yang berkaitan dengan anggaran perusahaan secara keseluruhan.58 k. Memberikan laporan pembelian ke Wakil Direktur sebagai laporan pertanggungjawaban. 4. c. Wakil Direktur Tugas dan tanggung jawab wakil direktur sebagai berikut: a.

dan mengawasi pengelolaan dana dalam perusahaan dan kegiatan administrasi perusahaan. Menyelenggarakan administrasi keuangan dan pembukuan. d. Mempertanggungjawabkan laporan akuntansi kepada Wakil Direktur. c. Membuat keputusan untuk menangani masalah penjualan perusahaan. serta bertanggung jawab terhadap semua laporan akuntansi yang dikeluarkan. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Akuntansi. b. Mengecek laporan penjualan yang dibuat oleh Sales Administrasi. f. e. g. e. Manajer Akuntansi Tugas dan tanggung jawab Manajer Akuntansi sebagai berikut: a. Manajer Keuangan Tugas dan tanggung jawab Manajer Keuangan sebagai berikut: a. Memberikan laporan penjualan ke Wakil Direktur sebagai laporan pertanggungjawaban. 5. . Memeriksa laporan akuntansi yang dibuat oleh Staf Akuntansi. Membuat keputusan untuk menangani masalah akuntansi perusahaan. Mengkoordinasikan. Bertanggung jawab atas pencapaian target penjualan sesuai yang telah ditetapkan.59 d. 6.

Melakukan training atau pelatihan pada karyawan baru. Manajer Personalia Tugas dan tanggung jawab Manager Personalia sebagai berikut: a. 8. Bertanggung jawab kepada Direktur atas SDM dalam perusahaan. Membuat keputusan untuk menangani masalah keuangan perusahaan. Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas yang berkaitan dengan karyawan. f. Menjadwalkan rapat rutin perusahaan. Manajer Gudang Tugas dan tanggung jawab Manajer Gudang sebagai berikut: . f. c. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Finance. e. Mempertanggungjawabkan laporan keuangan kepada Wakil Direktur. Membuat keputusan untuk menangani masalah yang berkaitan dengan SDM perusahaan. c.60 b. Menerima. 7. b. d. Bertanggung jawab terhadap anggaran keuangan. e. Memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh Staf Finance. d. memberhentikan dan menetapkan posisi karyawan dari masing-masing bagian dan membuat iklan lowongan pekerjaan. realisasi dan pengawasannya.

c. e. Membuat keputusan untuk menangani masalah persediaan / stok barang dalam perusahaan. pengiriman dan retur barang yang telah terjadi. Mengawasi kegiatan penerimaan barang dan pengiriman barang. Mengawasi kinerja jaringan dan aktivitas yang berlangsung di dalamnya. . Bertanggung jawab atas semua pengembangan sistem informasi yang ada di perusahaan.61 a. Melakukan backup data secara rutin. Manajer TI Tugas dan tanggung jawab Manajer TI sebagai berikut: a. e. Memeriksa jadwal pengiriman dan penerimaan barang. Menganalisa sistem yang sedang berjalan dan program yang dibutuhkan oleh perusahaan. 9. f. Melaporkan kegiatan penerimaan. b. Bertanggung jawab atas kelancaran pengoperasian hardware dan software serta seluruh jaringan yang ada. Mengecek stok barang. b. c. Melakukan maintenance aset sistem informasi perusahaan secara berkala. d. d.

. c. Melakukan penawaran harga dengan supplier. d. 12. Membuat Sales Order dan Kwitansi atau Nota Penjualan berdasarkan pesanan. Mengarsip Sales Order sebagai dokumen perusahaan. b. Staf Pembelian Tugas dan tanggung jawab Staf Pembelian sebagai berikut: a. 10. Mencari supplier baru.62 g. Mengatur dan mengurus hal . Menginput pengeluaran barang yang dipesan dalam daftar stok barang. Sales Administrasi Tugas dan tanggung jawab Sales Administrasi sebagai berikut: a. Membuat keputusan untuk menangani masalah sistem informasi dalam perusahaan. 11. c.hal yang berhubungan dengan administrasi penjualan. b. Bertanggung jawab untuk melakukan pengadaan barang. Memberi penjelasan kepada customer tentang produk yang ada. Bagian Sales Counter Staff Tugas dan tanggung jawab Bagian Sales Counter Staff sebagai berikut: a.

jurnal penerimaan kas dan jurnal keuangan lainnya yang dibutuhkan oleh perusahaan dan . g. e. laba rugi. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan. f. 13. d.63 b. b. Salesman Tugas dan tanggung jawab Salesman sebagai berikut: a. Mencari pelanggan baru. Mengunjungi pelanggan untuk menawarkan barang dan melaporkan hasil kunjungan. 14. Menerima dan menyetujui pesanan. Membuat laporan akuntansi. b. c. Berusaha memenuhi target penjualan yang ditetapkan. laporan neraca. Staf Akuntansi Tugas dan tanggung jawab Staf Akuntansi sebagai berikut: a. Menerima dan mencatat pesanan barang dari pelanggan. Membuat laporan penjualan. Melakukan survey dan menilai kualitas pelanggan baru. c. Mengatur dan mengawasi pemasukan dan pengeluaran kas. Melakukan promosi terhadap produk – produk perusahaan kepada pelanggan.

Bertanggung jawab untuk mengelola keuangan dalam perusahaan. e. c. 15. . Menangani semua data akuntansi yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. Membuat laporan pajak. Melakukan pencatatan – pencatatan dan bertanggung jawab atas pencatatan transaksi yang berhubungan dengan segala kegiatan perusahaan. dan juga pembayaran pajak kepada Pemerintah. b. Mengkoordinir dan mengawasi hasil penagihan piutang pelanggan. c. ketentuan perpajakan. Mengurus dan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan pajak seperti perhitungan pajak. Staf Keuangan Tugas dan tanggung jawab Staf Keuangan sebagai berikut: a. g. Melakukan pembayaran utang kepada pihak supplier. f. Mengawasi pelaksanaan prosedur keuangan yang diterapkan. d. d. laba rugi dan membuat pembukuan mengenai pendapatan dan pengeluaran uang dari semua transaksi yang terjadi. Menyusun laporan neraca.64 membuat pembukuan mengenai pendapatan dan pengeluaran uang dari semua transaksi yang terjadi.

Mengkoordinir dan memonitor aktivitas dari para pekerja. Melakukan pelatihan kepada para karyawan. dan keamanan. d. house keeping. Menyiapkan barang sesuai dengan pesanan. 16. Menanggani penggajian karyawan. Mengecek stok barang. e. via transfer dan lain sebagainya. c. g. cek. Mengatasi dan bertanggung jawab atas keluhan karyawan. Mengatur jadwal pengiriman barang. Mengurus bagian receptionist. d. b. Menyiapkan keperluan rapat rutin perusahaan. b. Menyusun Laporan Penerimaan Uang. . c. Mengecek keadaan barang tersebut sebelum dikirim. Melakukan pengecekan pembayaran pelanggan lewat giro. 17.65 e. Staf HRD Tugas dan tanggung jawab Staf HRD sebagai berikut: a. f. Supervisor Gudang Tugas dan tanggung jawab Supervisor Gudang sebagai berikut: a.

Melakukan backup data secara rutin. 18. Bertanggung jawab atas pemeliharaan mesin – mesin yang ada di pabrik. Membuat aplikasi sistem yang baru bila sistem yang lama tidak dapat lagi mendukung kegiatan di dalam perusahaan.2 Sistem yang Berjalan 3. Bertanggung jawab untuk mengawasi semua kegiatan yang dilakukan di gudang agar berjalan dengan baik. g. b. h.1 Deskripsi Prosedur Penjualan Tunai Fungsi yang terkait dengan kegiatan penjualan tunai antara lain: . Menganalisa sistem yang sedang berjalan dan program yang dibutuhkan oleh perusahaan.66 e. Mengawasi arus keluar masuknya barang dalam gudang. c. d. 3. Staf TI Tugas dan tanggung jawab Staf TI sebagai berikut: a. Melakukan maintenance aset sistem informasi. i. Bertanggung jawab atas seluruh kehilangan barang di gudang.2. f. Membuat Laporan Stok.

Sesuai dengan kebijakan perusahaan mengenai penjualan tunai. 2. apakah jenis barang yang dipesan tersedia atau tidak. barang-barang yang dipesan dapat dibayar dan diterima langsung oleh customer dan barang-barang yang dipesan dapat juga dikirim dengan opsi pembayaran dilakukan pada saat barang sudah diterima oleh customer. atau facsimile ke perusahaan dan pelanggan datang langsung ke PT.67 1. Pemesanan dapat dilakukan melalui via telepon. Jika barang yang diminta ternyata tidak tersedia. 2. 3. maka customer dapat memesan barang yang lain atau membatalkan pemesanan. email. Kemudian sales counter staff mengecek data barang di Database Barang. . Telesindo Shop. 5. sales counter staff akan langsung meng-input data pesanan. Jika stok masih tersedia. Sales Counter Staff Sales Administrasi / Kasir Bagian Gudang / Logistics Bagian Keuangan / Finance Bagian Akuntansi / Accounting Adapun uraian proses penjualan pada sistem informasi penjualan PT. Telesindo Shop sebagai berikut: Proses penjualan dimulai ketika pelanggan melakukan pemesanan ke sales counter staff dan customer menentukan jenis pembayarannya secara tunai.

1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian finance/accounting. masing-masing rangkap ke.4 yang diterima dari dari sales counter staff. .2 berwarna Merah diarsipkan oleh bagian sales administrasi. rangkap ke. Kemudian kasir akan mencetak faktur setelah pembayaran diterima.4 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian gudang dan rangkap ke.2 berwarna Merah ditujukan kepada customer.3 berwarna Hijau ditujukan kepada sales counter staff. maka bagian logistics atau gudang melakukan pengecekan sesuai dengan jenis dan pesanan customer. Order Confirmation itu juga dijadikan dasar oleh bagian logistics untuk mencetak surat jalan pengiriman barang atau Delivery Order sebanyak 3 (tiga) rangkap. masing-masing rangkap ke. Sesuai dengan order confirmation rangkap ke.1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian accounting. dan rangkap ke. Jika customer ingin agar barang yang dipesan dikirim maka prosedurnya sebagai berikut: Pertama barang-barang yang dipesan oleh pelanggan akan dicatat dalam bentuk Sales Order atau Order Confirmation oleh sales counter staff sebanyak 4 (empat) rangkap. rangkap ke.68 Jika customer ingin membayar dan menerima langsung barang yang dipesannya. rangkap ke. maka sales counter staff akan membuatkan nota penjualan yang langsung dibayarkan ke kasir.3 berwarna Kuning disimpan bagian gudang sebagai arsip. Faktur ini digunakan customer untuk mengambil langsung barang yang sudah dibeli di bagian sales counter.

1 dan 3. bagian gudang akan mempersiapkan barang sesuai pesanan.dan memberikan surat jalan beserta barang kepada supir atau bagian pengiriman dan penagihan untuk dikirim. Dan bagian gudang mengarsip surat jalan rangkap ke. Faktur Penjualan rangkap ke.2 disimpan oleh pelanggan.2 yang telah diotorisasi oleh bagian sales administrasi.2 berwarna Merah diarsipkan oleh bagian sales administrasi. dan rangkap ke. rangkap ke. Setelah itu barang yang telah siap akan dikirimkan ke pelanggan oleh bagian pengiriman dengan menyertakan Faktur Penjualan rangkap ke.2 dan menyerahkan faktur penjualan rangkap ke. sales admin. Sales invoice ini dibuat berdasarkan Order Confirmation rangkap ke.1 dan uang . sales administrasi akan mengarsip faktur penjualan rangkap ke.3.69 Jika barang yang dipesan tersedia. Setelah itu pelanggan akan menandatangani Surat Jalan dan Faktur penjualan yang ada. surat jalan rangkap ke. Barang yang telah diterima pelanggan akan diperiksa kembali. Setelah menerima uang pembayaran yang disetorkan oleh bagian pengiriman. Jika telah sesuai maka sales administrasi akan meng-input data pembayaran ke komputer yang selanjutnya dibuat Laporan Penjualan setiap akhir bulan. kemudian membuat sales invoice atau faktur penjualan sebanyak 3 (tiga) rangkap. Setelah membuat surat jalan 3 (tiga) rangkap. maka sales administrasi akan mengecek kesesuaian antara surat jalan yang diterima dari bagian pengiriman dengan bukti pembayaran atau uang yang diterima dari customer.3.3 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian finance/accounting.1 dan surat jalan rangkap ke. masing-masing rangkap ke1 berwarna Putih ditujukan kepada customer (jika lunas). Selanjutnya.

1 dan 2 serta SI rangkap ke. staf setelah menerima SJ membuat laporan keuangan / rangkap ke.1 dan 3. rangkap ke. Nantinya bagian keuangan akan memeriksa dan membuat laporan penerimaan uang.1 Event Table Penjualan Tunai .1 dan 2 serta SI rangkap ke. staf setelah pelanggan menerima menerima uang dan SJ pengiriman dan menandatangani SJ rangkap ke. sales setelah menerima SO mencetak Sales Invoice rangkap ke.3.1 dan 3 dari staf membawa SJ rangkap gudang ke. Event mencatat pesanan melakukan konfirmasi penjualan Internal Agent Staf penjualan Start When pelanggan datang memesan barang Activity in the event menyiapkan barang mengirim barang menerima pembayaran membuat laporan penerimaan uang membuat laporan stok membuat laporan penjualan dan mengecek stok barang dan mencetak Sales Order (SO) 4 rangkap admin.70 yang diterima serta laporan penjualan kepada bagian finance atau keuangan.3 serta bukti finance pembayaran / uang dari admin.1 dan SI rangkap ke. sales pada saat akhir bulan membuat laporan penjualan Tabel 3.4 dari staf (SJ) 3 rangkap logistics penjualan Staf setelah menerima barang. SJ mengirim barang ke pengiriman rangkap ke. staf gudang / pada saat akhir bulan membuat laporan stok logistics admin.2 dari staf (SI) 3 rangkap dan penjualan menghubungi staf gudang untuk menyiapkan barang staf gudang / setelah menerima SO mencetak Surat Jalan rangkap ke. sales.1 dan 2 serta SI pelanggan dan rangkap ke.1 dan SI penerimaan uang rangkap ke.1 dan 3.

menerima SJ rangkap ke.1 dan 2 serta SI rangkap ke. menerima SJ rangkap ke.71 actor pelanggan sales counter staff komputer activity memesan barang 1.1 dan 2 serta SI rangkap ke.1 dan 3 ke staf pengiriman mengirim barang 20.1 dan 3 ke staf gudang 13. sales komputer staf gudang komputer staf pengiriman pelanggan staf pengiriman admin.3 7. memberikan SJ rangkap ke. mencetak Sales Invoice (SI) 3 rangkap 11.2 dari sales counter staff 10. menerima SI rangkap ke.2 dan SI rangkap ke. memberikan SJ rangkap ke.1 dan SI rangkap ke.1 dan SI rangkap ke. menerima SJ rangkap ke.3 serta bukti admin.3 serta bukti pembayaran / uang tersebut ke admin sales membuat laporan penjualan 29. menerima SO rangkap ke. mencetak Sales Order (SO) 4 rangkap 5. menerima detail pesanan 3. memberikan detail pesanan mencatat pesanan 2. memberikan SJ rangkap ke.3 19. memberikan SO rangkap ke. melakukan konfirmasi ke staf gudang untuk menyiapkan barang 12.3 yang sudah ditandatangani ke staf pengiriman menyetorkan uang 27.1 dari staf gudang 25. menerima SO rangkap ke. mengarsip SJ rangkap ke. memberikan SI rangkap ke. melakukan pembayaran 24. menerima SJ rangkap ke. memberikan SO rangkap ke-1 ke staf accounting melakukan konfirmasi penjualan 9.4 dari sales counter staff 15.3 yang ditandatangani pelanggan serta bukti pembayaran / uang 28.1 dan 3 dari staf gudang 21. sales 16. mencetak Surat Jalan (SJ) 3 rangkap 18. menerima barang 26. mengarsip SI rangkap ke. sales 6.2 ke admin. menandatangani SJ rangkap ke.1 dan 3 23.1 dan 3 dari admin.1 dan SI rangkap ke. menyiapkan barang 17. mengirim barang menerima pembayaran 22.1 dan 2 serta SI rangkap ke. sales . memberikan SO rangkap ke.2 menyiapkan barang 14. mengecek stok barang 4. mengarsip SO rangkap ke.1 dan SI rangkap ke.4 ke bagian gudang / logistics 8.

SI rangkap ke.1. SI rangkap ke.3. dan laporan penjualan ke staf keuangan membuat laporan penerimaan uang 32. membuat laporan stok 36.3. SI rangkap ke. membuat laporan penerimaan uang 34. laporan penjualan dan laporan penerimaan uang ke staf accounting membuat laporan stok 35.1. memberikan SJ rangkap ke.72 pembayaran / uang dari staf pengiriman 30.2 Workflow Table Penjualan Tunai . bukti pembayaran / uang.3. bukti pembayaran / uang. dan laporan penjualan dari admin. membuat laporan penjualan 31.sales 33. menerima SJ rangkap ke.1. memberikan laporan stok ke staf acounting staf keuangan staf gudang Tabel 3. memberikan SJ rangkap ke.

73 3.2 Overview Activity Diagram dan Detail Activity Diagram 3.2.2 Overview Activity Diagram Penjualan Tunai .1 Overview Activity Diagram Gambar 3.2.2.

2.74 3.2.2 Detail Activity Diagram Gambar 3.3 Detail Activity Diagram Penjualan Tunai Detail Pemesanan Barang Detail mencatat pesanan .

75 Detail melakukan konfirmasi penjualan Detail menyiapkan barang .

Pengiriman SJ SJ SI SI Menerima barang. SJ rangkap ke-1.76 Detail mengirim barang Detail menerima pembayaran Pelanggan Bag. Serta SJ rangkap ke-1 dan 2 SJ Melakukan pembayaran SI Memberikan SI rangkap ke-3 dan SJ rangkap ke-1 Menerima SI rangkap ke-3. SI rangkap ke-1 dan 3. dan bukti pembayaran/uang .

77 Detail menyetor uang Detail membuat laporan penjualan .

dan LP dari admin.sales Membuat laporan penerimaan uang LPU Tr_Laporan_ Penerimaan_ Uang Detail membuat laporan stok Bag.78 Detail membuat laporan penerimaan uang Bag. Gudang Komputer Membuat laporan stok LS Tr_Laporan _Stok . SI rangkap ke-3. Finance Komputer SI SJ LP Menerima SJ rangkap ke-1.

Faktur Penjualan berisi daftar barang yang dipesan oleh pelanggan. Faktur Penjualan dicetak sebanyak 3 (tiga) rangkap. .2. 2. pada saat customer melakukan pemesanan barang. Sales Order dicetak 4 (empat) rangkap.3 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian finance/accounting.3 berwarna Hijau ditujukan kepada sales. rangkap ke.4 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian gudang. sebagai bukti atas pemesanan barang yang telah dilakukan. dan rangkap ke. masing-masing rangkap ke.2 berwarna Merah ditujukan kepada sales administrasi. Sales Order (SO) atau Order Confirmation Sales Order atau Order Confirmation digunakan untuk mencatat produk pesanan dari customer. rangkap ke. Faktur Penjualan (Sales Invoice) Faktur Penjualan dibuat oleh sales administrasi pada PT.3 Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan pada proses sistem penjualan tunai PT.1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian accounting. Telesindo Shop: 1.2 berwarna Merah ditujukan kepada sales administrasi. Telesindo Shop. dan rangkap ke.79 3. Faktur digunakan oleh perusahaan untuk melakukan penagihan kepada customer. rangkap ke. dan sebagai dasar untuk membuat Surat Jalan dan Faktur Penjualan. masing-masing rangkap ke.1 berwarna Putih ditujukan kepada customer (jika lunas). Dokumen ini dikeluarkan oleh sales counter staff.

4 Laporan yang Dihasilkan Laporan-laporan yang dihasilkan di dalam sistem penjualan tunai PT. Surat Jalan Pengiriman Barang Surat jalan digunakan untuk menyiapkan barang. Faktur ini dijadikan bukti bahwa barang yang dibeli sudah lunas dibayar oleh customer. 3. dan digunakan untuk mengirim barang kepada customer. Nota penjualan dibuatkan oleh sales counter staff. Surat Jalan dicetak sebanyak 3 (tiga) rangkap. 4. Faktur / Struk Pembayaran Faktur atau struk pembayaran dibuat dan di-input oleh kasir setelah menerima nota penjualan dan bukti pembayaran atau uang dari customer.3 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian gudang. masing-masing rangkap ke. Nota Penjualan Nota penjualan digunakan sebagai bukti jumlah pesanan barang oleh customer yang harus dibayarkan customer ke kasir.2.1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian finance/accounting rangkap ke. Telesindo Shop ialah sebagai berikut: . dan rangkap ke.2 berwarna Merah ditujukan kepada customer. 5.80 3.

Laporan Penjualan Laporan penjualan dibuat oleh sales administrasi untuk melaporkan hasil penjualan kepada manajer keuangan untuk nantinya ditujukan kepada manajer akuntansi. Laporan penjualan per item Laporan ini terdiri dari kode customer yang berbeda. Laporan ini diserahkan kepada manajer akuntansi. nota delivery order atau surat jalan berbeda yang berisi informasi satu nama customer yang membeli satu barang tertentu. invoice dan no. dan nama customer. Laporan penjualan per item dan per customer Laporan ini terdiri dari perincian tanggal pembelian. Laporan penjualan per customer Laporan ini terdiri dari tanggal pembelian. no.invoice.81 1. Laporan penjualan ada 3 yaitu: a. item barang yang dibeli. . b. invoice berbeda yang berisi informasi satu item barang yang dijual. jumlah dan periode tagihan. 2. no. tanggal. Laporan Penerimaan Uang Laporan Penerimaan Uang dibuat oleh bagian finance terdiri dari no. nama salesman. c. no. invoice berbeda yang berisi informasi satu nama customer saja. no.

Inventory Control System (2001-2003 HaiTek Software) Spesifikasi software: 1. Telesindo Shop menggunakan aplikasi sistem penjualan dengan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic.82 3. sehingga dapat mendukung proses penjualan secara keseluruhan. menjaga integritas data. dengan database di Ms. Aplikasi ini dirancang oleh IT Consultant PT. diharapkan dapat membantu proses pencatatan yang terkomputerisasi. PT. Microsoft Windows XP 2. Yahoo! Messenger . dan melakukan pelatihan penggunaan komputer kepada karyawan secara berkala. Software Winzip : untuk Backup data 4. Spesifikasi aplikasi: 1.3. merancang program yang dibutuhkan oleh perusahaan. dengan bantuan perusahaan software lain sebagai pihak ketiga yang ditunjuk oleh perusahaan dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Dengan adanya aplikasi ini. Telesindo Shop juga merekrut karyawan sebagai IT Consultant yang bertugas untuk melakukan maintenance aset sistem informasi secara berkala. Mozilla Firefox 3.Access. Aplikasi ini dinamakan Inventory Control System.3 Struktur Aplikasi yang Digunakan 3.1 Software / Aplikasi & Hardware PT. Telesindo Shop.

Monitor 3. Memory 4. Harddisk 5. CD ROM . Mouse dan Keyboard 7. Mouse dan Keyboard 8. Harddisk 5. Printer : 17” inch Viewsonic : 256 MB : 40 GB : Pentium 4 dengan kecepatan 1.6 GHz : Epson LX 300 dan HP Laser Jet 1100 7. Processor 6. Monitor 3.83 Spesifikasi hardware yang digunakan karyawan adalah sebagai berikut: 1. Motherboard : ASUS P4 intel 845 E SC 2. Motherboard : ASUS P4 intel 845 E SC 2. CD ROM Sedangkan untuk spesifikasi hardware server adalah sebagai berikut: 1.4 GHz 6. Memory 4. Processor : 17” inch LG : 512 MB : 80 GB : Pentium 4 dengan kecepatan 2.

Staf finance berhak mengakses sistem komputer untuk membuat laporan penerimaan uang. 3. Manajer akuntansi. b. c. manajer penjualan. Supervisor gudang berhak mengakses sistem komputer untuk menginput delivery order (surat jalan) dan mengupdate stok barang. Setiap karyawan sebagai user dari aplikasi memiliki hak akses yang berbeda-beda.2 User dari Aplikasi Sistem informasi penjualan yang dimiliki PT.3 Database Adapun PT. manajer gudang. Staf penjualan berhak mengakses sistem komputer untuk menginput invoice dan membuat laporan penjualan. Manager TI berhak mengakses sistem komputer untuk melakukan backup data secara rutin. laporan stok dan laporan penerimaan uang.84 3.3. d. Database ini secara langsung dapat diakses di dalam aplikasi penjualan tersebut. Berikut ini adalah pengambaran hak akses karyawan terutama terkait dengan proses penjualan tunai: a. Telesindo Shop tidak bisa diakses secara bebas oleh setiap karyawan.3. Database yang tersedia contohnya sebagai berikut: . manajer finance. Telesindo Shop menggunakan penggunaan database dengan Microsoft Access. e. staf finance dan staf akuntansi berhak mengakses sistem komputer untuk memeriksa laporan penjualan.

kode barang.tlp. jabatan.tlp. nama barang. quantity. total. . Database Laporan (Tr_Laporan) Terdiri dari tanggal. e. Database Supplier (Ms_Supplier) Terdiri dari nama. g. surat jalan. alamat. tlp. item. lokasi. b. posisi.85 a. Database Customer (Ms_Customer) Terdiri dari nama. piutang. harga. no. penjualan. subtotal. item. no. customer / supplier. kode barang. BPB. grup. no. hutang. quantity. tipe pembayaran. quantity. tgl. Database Karyawan (Ms_Barang) Terdiri dari nama. quantity. c. supplier. tipe pembayaran. imei. f. total. no. Database Penjualan (Tr_Penjualan) Terdiri dari tanggal. subtotal. harga. lokasi. surat jalan. no. no. no. imei. saldo akhir. imei. tgl. alamat. Database Barang (Ms_Barang) Terdiri dari nama. harga jual / HPP. HPP. harga. pembelian. nama barang. Database Pembelian (Tr_Pembelian) Terdiri dari tanggal. no. no. no. total. customer. saldo awal. no. d. nama barang. alamat. imei.

Telesindo Shop juga mengintegrasikan jaringan LAN (Local Area Network) untuk memudahkan penggunaan sistem informasi. Telesindo Shop menggunakan aplikasi sistem penjualan yang dinamakan Inventory Control System. PT. 3.3.4 Network Jaringan dan network yang digunakan pada PT.4 Uraian Cara Penggunaan Aplikasi PT. Berikut uraian cara penggunaan aplikasi tersebut: Gambar 3. Telesindo Shop menggunakan tipe topologi jaringan Star yaitu dimana server berada di pusat atau central dan bercabang ke komputer lainnya.4 Tampilan Menu Login .86 3.

Pada menu Transaksi terdapat sub menu Pembelian. Utility dan Help. Pengiriman Ke Cabang. serta Adjustment Inventory. Browse IMEI. Inquery. Retur Pembelian. Penjualan. Retur Penjualan. Masing-masing user mempunyai ID dan Password yang berbeda. . Transaksi.5 Tampilan Transaksi Di dalam menu utama terdapat menu File.87 User tidak dapat masuk atau Log In ke dalam sistem jika user salah meng-input User ID atau User Name atau Password. Penerimaan Dari Cabang. Terdapat option untuk me-reset jika ingin mengulang Log In dan Cancel untuk membatalkan Log In dan keluar dari sistem. Laporan. Proses. Audit. Gambar 3. Semua field harus diisi termasuk Lokasi.

total disc. Preview (jika ingin melihat hasil entry). Print (jika ingin mencetak form ini). payment. grand total. Selain itu di dalam form ini juga terdapat icon untuk Swap (jika ingin menukar atau mengganti entry). keterangan.6 Tampilan Form Faktur Penjualan Tampilan form Faktur Penjualan yang terdiri dari nomor. tanggal (untuk tanggal. customer. total payment. Surat Jalan. kode barang.88 Gambar 3. keterangan. . quantity. nama barang. charge. dan Tutup (jika ingin menutup form ini dan keluar). Hapus (jika ada kesalahan entry yang ingin dihapus). akan langsung di-generate). total Dpp. quantity. charge. harga.. Post (jika entry sudah selesai). total Ppn. nama. harga. no. icon opsi untuk jenis penjualan (yang terdiri dari penjualan retail dan murni). Reset (jika ingin mengulang entry dari awal). item.

7 Tampilan Browse IMEI Di dalam menu Browse IMEI terdapat sub menu Join Transaksi. Pengiriman ke Cabang. Retur Pembelian. Retur Penjualan. . Adjustmen serta Cari Imei. Pembelian.89 Gambar 3. Penjualan. Penerimaan dari Cabang.

Refresh (jika ingin me-refresh tampilan IMEI Penjualan).8 Tampilan IMEI Penjualan Tampilan ini menjelaskan sub menu Penjualan pada menu Browse IMEI yang terdiri dari Tanggal. To End (jika ingin menuju ke informasi paling bawah). Barang. Terdapat juga icon untuk mempermudah pencarian atau browse IMEI Penjualan yaitu Index by Nomor Bukti (jika ingin meng-index sesuai dengan no. Bukti Penjualan).90 Gambar 3. IMEI. dan Tutup (jika ingin menutup tampilan ini dan keluar). Customer. No. Find (jika ingin mencari langsung IMEI sesuai informasi yang telah diketahui). Faktur. To Top (jika ingin kembali ke informasi paling atas). . Kode.

91 Gambar 3. To End (jika ingin menuju ke informasi paling bawah).9 Tampilan IMEI Retur Penjualan Sedangkan tampilan ini menjelaskan sub menu Retur Penjualan pada menu Browse IMEI yang terdiri dari Tanggal. dan Tutup (jika ingin menutup tampilan ini dan keluar). IMEI. Barang. To Top (jika ingin kembali ke informasi paling atas). Kode. Terdapat juga icon untuk mempermudah pencarian atau browse IMEI Retur Penjualan yaitu Index by Nomor Bukti (jika ingin meng-index sesuai dengan no. No. Find (jika ingin mencari langsung IMEI sesuai informasi yang telah diketahui). Nota. Refresh (jika ingin me-refresh tampilan IMEI Retur Penjualan). Bukti Retur Penjualan). Customer. .

Resume Laporan Selisih Harga. Adjustment. List Imei.10 Tampilan Laporan Di dalam menu Laporan terdapat sub menu Pembelian. Penjualan.92 Gambar 3. Pengiriman ke Cabang. Cross Check serta Stok. . Retur Penjualan. Retur Pembelian. Penerimaan dari Cabang.

11 Tampilan Sub Menu Laporan Tampilan ini menjelaskan sub menu Laporan Penjualan pada menu Laporan yang terdiri dari 3 jenis yaitu Detail. .93 Gambar 3. Rekap. dan Khusus.

dan putus). Partai. konsinyasi. Grup (memilih grup barang yang ingin di-input).12 Tampilan Laporan Penjualan Berikut ini tampilan dari detail Laporan Penjualan pada menu Laporan yang terdiri dari Periode (menunjukkan periode laporan). Harga HPP. Retail. Lokasi. Sedangkan untuk Print Options terdapat pilihan yaitu Cetak ke Excel. Payment. Segmen. terdapat pilihan Harga Jual. Jenis (terdiri dari semua. dan Halaman. Reset (jika ingin me-reset laporan ini). Supplier. Customer. Barang. End User dan Tanpa HCO / E-Pay. Item. Semua. terdapat Tanggal. Faktur. Brand. Untuk Sales Options. dan Payment. Pada tampilan ini juga terdapat icon Print (jika ingin mencetak laporan ini). dan Tutup (jika ingin menutup tampilan ini dan keluar).94 Gambar 3. Customer. Brand. Supplier. Segment. Untuk bantuan keyword. .

yang digunakan user untuk mengubah atau meng-edit User ID. Data Changes. untuk menampilkan saldo awal Harga Pokok Persediaan. Saldo Awal Inventory. Update Quantity on Hand. untuk meng-download data. untuk menampilkan saldo awal persediaan. Saldo Awal HPP. Download Data. Backup. digunakan untuk mengupdate jumlah barang.13 Tampilan Utility Pada menu Utility terdapat sub menu Maintenance User. Upload Data. digunakan untuk menggunakan data dari luar. untuk mengirimkan pesan atau message. Export. untuk meng-upload data. Restore. digunakan untuk meng-back up data. untuk . yang digunakan user untuk menganti password. digunakan untuk memanggil kembali data. Send Message.95 Gambar 3. Ubah Password. digunakan untuk mengubah atau meng-edit database yang ada. Maintenance Database.

96 mengetahui perubahan data. untuk melihat barcode. . Barcode. untuk pengaturan aplikasi. dan Setup.