BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI PADA PT.

TELESINDO SHOP

3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang dan Sejarah PT. Telesindo Shop Cikal bakal perusahaan yang dimulai sejak 1992 dengan nama PT. Setia Utama Telesindo, PT. Telesindo Shop didirikan pada 8 Mei 2001 melalui keputusan pemerintah dengan nomor SIUP (Surat Izin Usaha Perusahaan) 1489/0903/SIUP/PK/VIII/2001. Dimulai sebagai toko handphone dengan dibukanya “Outlet Setia Utama Telesindo” yang terletak di Mall Ciputra, seiring berjalannya waktu pada tahun 1997 pendiri PT. Telesindo Shop dapat membuktikan bahwa perusahaan dapat berkembang dengan baik sehingga menjadi dealer resmi Telkomsel (Authorized Dealer). Dengan didukung oleh jalur distribusi yang mencakup hampir seluruh wilayah nusantara, menjadikan PT. Telesindo Shop sebagai “Leading Distributor” terutama untuk produk-produk “Wireless Communication”. Kerja keras, komitmen dan kejujuran menjadikan PT. Telesindo Shop sebagai salah satu ikon selular yang disegani di Indonesia. Kualitas kerja yang baik dan profesionalisme yang terbukti akhirnya membuka jalan bagi PT. Telesindo Shop untuk berkembang lebih maju lagi dengan diangkat sebagai authorized dealer PT. Telkomsel dan dipercaya sebagai distribution channel untuk berbagai produk

53

54 operator selular. Dan sampai saat ini PT. Telesindo Shop merupakan brand dari Divisi Retail memiliki: Lebih dari 50 kantor cabang Lebih dari 380 outlet Lebih dari 18.000 Reseller Terletak di lebih dari 100 kota Lebih dari 2000 karyawan. Sebagai bagian dari service terhadap kesetiaan pelanggan dan konsumen, PT. Telesindo Shop meluncurkan website www.telesindoshop.com. Lewat situs ini, PT. Telesindo Shop juga menyediakan layanan belanja online terhadap kebutuhan selular pelanggan. Dengan belanja online ini diharapkan dapat melayani secara cepat dan tepat kebutuhan selular pelanggan. Tidak hanya beragam jenis merek handset, dilengkapi juga dengan beragam produk selular lainnya, seperti layanan konten, dari Games hingga Musik, serta beragam asesoris ponsel yang dapat dipesan hanya lewat online shopping di www.telesindoshop.com. 3.1.2 Visi dan Misi PT. Telesindo Shop Untuk memenuhi kebutuhan telekomunikasi selular di Indonesia, PT. Telesindo Shop memberi solusi dalam melengkapi aktifitas berkomunikasi melalui pelayanannya yang mendukung pengguna kebutuhan telekomunikasi di berbagai aspek sosial. Dalam menjalankan kegiatan usahanya PT. Telesindo Shop memiliki

55 visi dan misi yang harus dicapai oleh karyawan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab masing - masing. 3.1.2.1 Visi Perusahaan PT. Telesindo Shop mempunyai visi perusahaan sebagai berikut: Menjunjung tinggi Fairly Partnership baik terhadap principle maupun mitra bisnis. 3.1.2.2 Misi Perusahaan PT. Telesindo Shop mempunyai misi perusahaan sebagai berikut: Bertekad untuk menjadi terdepan sebagai distribution channel dan penyedia solusi telekomunikasi dengan memberikan kepedulian terhadap konsumen, konsistensi ketersediaan produk dan pengetahuan handal tentang industri telekomunikasi. 3.1.3 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Penting bagi setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang baik. Struktur organisasi perusahaan dapat berjalan baik dan efisien bila terdapat pembagian tugas, pelimpahan wewenang, serta tanggung jawab setiap bagian secara jelas yang digambarkan dalam struktur organisasi. 3.1.3.1 Struktur Organisasi Dalam sebuah perusahaan terdapat struktur organisasi yang berfungsi mengatur seluruh kegiatan perusahaan. Berikut ini struktur organisasi yang

56 menggambarkan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab pada PT. Telesindo Shop:
Direktur

Wakil Direktur

Pembelian

Penjualan

Akuntansi dan Keuangan

Personalia

Gudang

TI

Manajer Pembelian

Manajer Penjualan

Manajer Akuntansi

Manajer Keuangan

Manajer Personalia

Manajer Gudang

Manajer TI

Staf Pembelian

Sales Counter Staff

Admin Sales

Salesman

Staf Akuntansi

Staf Keuangan

Staf HRD

Supervisor Gudang

Staf TI

Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi pada PT. Telesindo Shop (Sumber : Company Profile 2005) 3.1.3.2 Uraian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang Tujuan dalam pembagian fungsi, tugas, tanggung jawab, dan wewenang adalah agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efektif, ekonomis, dan efisien agar sasaran yang telah disusun oleh perusahaan dapat dicapai. Deskripsi tugas, wewenang, serta tanggung jawab dari masing - masing jenjang manajemen menurut struktur organisasi PT. Telesindo Shop adalah sebagai berikut:

Bertanggung jawab atas kemajuan perusahaan. menjalankan. Mengambil keputusan dalam menghadapi berbagai persoalan dan membantu para manager dalam menyelesaikan persoalan. meminta pertanggungjawaban dan memberhentikan para manager. Menetapkan dan menentukan berbagai kebijakan perusahaan. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kegiatan sistem dan pengembangan informasi teknologi. g. dan pengawasan intern d. c. Mempertimbangkan usulan dari bawahannya yang bermanfaat bagi perusahaan. f. . Merencanakan. e. sekretariat. Mengangkat.57 1. umum. Direktur Tugas dan tanggung jawab direktur sebagai berikut: a. j. Mengontrol dan mendukung semua kegiatan manager dan mengevaluasi hasil lapangan. h. Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan badan – badan di luar perusahaan. i. Menetapkan rencana operasi perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. dan mengawasi operasi bisnis perusahaan. b.

c. Menganalisis segmen pasar yang baru. Menentukan strategi pemasaran yang akan dilakukan. Memeriksa dan menyetujui (otorisasi) perintah kerja serta yang berkaitan dengan anggaran perusahaan secara keseluruhan. Manajer Penjualan Tugas dan tanggung jawab Manager Penjualan sebagai berikut: a. 4. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Penjualan. b. Menggantikan posisi direktur bila yang bersangkutan berhalangan. c. Wakil Direktur Tugas dan tanggung jawab wakil direktur sebagai berikut: a. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Pembelian. Memberikan laporan pembelian ke Wakil Direktur sebagai laporan pertanggungjawaban. 2.58 k. Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas pembelian. Membuat keputusan untuk menangani masalah pembelian perusahaan. . b. d. Menangani semua rencana kerja bersama dengan direktur. Manajer Pembelian Tugas dan tanggung jawab Manager Pembelian sebagai berikut: a. 3. b.

Memberikan laporan penjualan ke Wakil Direktur sebagai laporan pertanggungjawaban. c. serta bertanggung jawab terhadap semua laporan akuntansi yang dikeluarkan. Membuat keputusan untuk menangani masalah akuntansi perusahaan. f. dan mengawasi pengelolaan dana dalam perusahaan dan kegiatan administrasi perusahaan. Manajer Keuangan Tugas dan tanggung jawab Manajer Keuangan sebagai berikut: a. Menyelenggarakan administrasi keuangan dan pembukuan. d. b. Membuat keputusan untuk menangani masalah penjualan perusahaan. Memeriksa laporan akuntansi yang dibuat oleh Staf Akuntansi. 6. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Akuntansi.59 d. g. e. Manajer Akuntansi Tugas dan tanggung jawab Manajer Akuntansi sebagai berikut: a. Mempertanggungjawabkan laporan akuntansi kepada Wakil Direktur. 5. Bertanggung jawab atas pencapaian target penjualan sesuai yang telah ditetapkan. Mengkoordinasikan. Mengecek laporan penjualan yang dibuat oleh Sales Administrasi. . e.

f. Membuat keputusan untuk menangani masalah yang berkaitan dengan SDM perusahaan.60 b. Membuat keputusan untuk menangani masalah keuangan perusahaan. e. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Finance. Manajer Personalia Tugas dan tanggung jawab Manager Personalia sebagai berikut: a. c. f. b. Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas yang berkaitan dengan karyawan. c. Melakukan training atau pelatihan pada karyawan baru. 7. d. Menjadwalkan rapat rutin perusahaan. Bertanggung jawab terhadap anggaran keuangan. memberhentikan dan menetapkan posisi karyawan dari masing-masing bagian dan membuat iklan lowongan pekerjaan. Bertanggung jawab kepada Direktur atas SDM dalam perusahaan. Manajer Gudang Tugas dan tanggung jawab Manajer Gudang sebagai berikut: . d. Mempertanggungjawabkan laporan keuangan kepada Wakil Direktur. 8. Memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh Staf Finance. Menerima. realisasi dan pengawasannya. e.

Melakukan maintenance aset sistem informasi perusahaan secara berkala. b. 9. Manajer TI Tugas dan tanggung jawab Manajer TI sebagai berikut: a. Melakukan backup data secara rutin. c. Mengawasi kinerja jaringan dan aktivitas yang berlangsung di dalamnya. e. f. pengiriman dan retur barang yang telah terjadi. .61 a. d. c. Bertanggung jawab atas semua pengembangan sistem informasi yang ada di perusahaan. Mengawasi kegiatan penerimaan barang dan pengiriman barang. Membuat keputusan untuk menangani masalah persediaan / stok barang dalam perusahaan. Melaporkan kegiatan penerimaan. Menganalisa sistem yang sedang berjalan dan program yang dibutuhkan oleh perusahaan. b. e. d. Bertanggung jawab atas kelancaran pengoperasian hardware dan software serta seluruh jaringan yang ada. Mengecek stok barang. Memeriksa jadwal pengiriman dan penerimaan barang.

62 g. 11. Membuat keputusan untuk menangani masalah sistem informasi dalam perusahaan.hal yang berhubungan dengan administrasi penjualan. Mencari supplier baru. Melakukan penawaran harga dengan supplier. c. Menginput pengeluaran barang yang dipesan dalam daftar stok barang. 12. b. Mengarsip Sales Order sebagai dokumen perusahaan. Sales Administrasi Tugas dan tanggung jawab Sales Administrasi sebagai berikut: a. Bagian Sales Counter Staff Tugas dan tanggung jawab Bagian Sales Counter Staff sebagai berikut: a. Memberi penjelasan kepada customer tentang produk yang ada. Membuat Sales Order dan Kwitansi atau Nota Penjualan berdasarkan pesanan. Bertanggung jawab untuk melakukan pengadaan barang. d. . 10. Mengatur dan mengurus hal . c. b. Staf Pembelian Tugas dan tanggung jawab Staf Pembelian sebagai berikut: a.

jurnal penerimaan kas dan jurnal keuangan lainnya yang dibutuhkan oleh perusahaan dan . Menerima dan mencatat pesanan barang dari pelanggan. Mencari pelanggan baru. Membuat laporan penjualan. Berusaha memenuhi target penjualan yang ditetapkan. Staf Akuntansi Tugas dan tanggung jawab Staf Akuntansi sebagai berikut: a. e. laporan neraca. Menerima dan menyetujui pesanan. d. c. g. c. Melakukan promosi terhadap produk – produk perusahaan kepada pelanggan. Mengunjungi pelanggan untuk menawarkan barang dan melaporkan hasil kunjungan. Membuat laporan akuntansi. 13. Melakukan survey dan menilai kualitas pelanggan baru. Mengatur dan mengawasi pemasukan dan pengeluaran kas.63 b. b. laba rugi. Salesman Tugas dan tanggung jawab Salesman sebagai berikut: a. 14. f. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan. b.

Mengawasi pelaksanaan prosedur keuangan yang diterapkan. 15. . Menangani semua data akuntansi yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. Staf Keuangan Tugas dan tanggung jawab Staf Keuangan sebagai berikut: a. Mengkoordinir dan mengawasi hasil penagihan piutang pelanggan. f. c. e. Bertanggung jawab untuk mengelola keuangan dalam perusahaan. Melakukan pencatatan – pencatatan dan bertanggung jawab atas pencatatan transaksi yang berhubungan dengan segala kegiatan perusahaan. Menyusun laporan neraca. laba rugi dan membuat pembukuan mengenai pendapatan dan pengeluaran uang dari semua transaksi yang terjadi. d. dan juga pembayaran pajak kepada Pemerintah. d.64 membuat pembukuan mengenai pendapatan dan pengeluaran uang dari semua transaksi yang terjadi. c. Membuat laporan pajak. Mengurus dan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan pajak seperti perhitungan pajak. g. b. Melakukan pembayaran utang kepada pihak supplier. ketentuan perpajakan.

c. Menanggani penggajian karyawan. d. 17. d. Mengatasi dan bertanggung jawab atas keluhan karyawan. e. Melakukan pengecekan pembayaran pelanggan lewat giro. cek. Menyiapkan barang sesuai dengan pesanan. Mengecek stok barang. Mengurus bagian receptionist. 16. Mengecek keadaan barang tersebut sebelum dikirim. Menyiapkan keperluan rapat rutin perusahaan. house keeping. Staf HRD Tugas dan tanggung jawab Staf HRD sebagai berikut: a. f. . b. Menyusun Laporan Penerimaan Uang. g. dan keamanan.65 e. Melakukan pelatihan kepada para karyawan. Mengkoordinir dan memonitor aktivitas dari para pekerja. via transfer dan lain sebagainya. b. Supervisor Gudang Tugas dan tanggung jawab Supervisor Gudang sebagai berikut: a. c. Mengatur jadwal pengiriman barang.

3. Staf TI Tugas dan tanggung jawab Staf TI sebagai berikut: a. Menganalisa sistem yang sedang berjalan dan program yang dibutuhkan oleh perusahaan. Bertanggung jawab atas pemeliharaan mesin – mesin yang ada di pabrik. g. c. Melakukan maintenance aset sistem informasi. Membuat Laporan Stok. Bertanggung jawab atas seluruh kehilangan barang di gudang. Membuat aplikasi sistem yang baru bila sistem yang lama tidak dapat lagi mendukung kegiatan di dalam perusahaan. b.2 Sistem yang Berjalan 3. d. 18. i.66 e. h. Bertanggung jawab untuk mengawasi semua kegiatan yang dilakukan di gudang agar berjalan dengan baik. Melakukan backup data secara rutin. f. Mengawasi arus keluar masuknya barang dalam gudang.1 Deskripsi Prosedur Penjualan Tunai Fungsi yang terkait dengan kegiatan penjualan tunai antara lain: .2.

67 1. barang-barang yang dipesan dapat dibayar dan diterima langsung oleh customer dan barang-barang yang dipesan dapat juga dikirim dengan opsi pembayaran dilakukan pada saat barang sudah diterima oleh customer. Kemudian sales counter staff mengecek data barang di Database Barang. Sales Counter Staff Sales Administrasi / Kasir Bagian Gudang / Logistics Bagian Keuangan / Finance Bagian Akuntansi / Accounting Adapun uraian proses penjualan pada sistem informasi penjualan PT. 2. atau facsimile ke perusahaan dan pelanggan datang langsung ke PT. Telesindo Shop sebagai berikut: Proses penjualan dimulai ketika pelanggan melakukan pemesanan ke sales counter staff dan customer menentukan jenis pembayarannya secara tunai. Telesindo Shop. 3. Sesuai dengan kebijakan perusahaan mengenai penjualan tunai. apakah jenis barang yang dipesan tersedia atau tidak. email. Pemesanan dapat dilakukan melalui via telepon. 5. 2. sales counter staff akan langsung meng-input data pesanan. maka customer dapat memesan barang yang lain atau membatalkan pemesanan. . Jika stok masih tersedia. Jika barang yang diminta ternyata tidak tersedia.

rangkap ke. rangkap ke. Order Confirmation itu juga dijadikan dasar oleh bagian logistics untuk mencetak surat jalan pengiriman barang atau Delivery Order sebanyak 3 (tiga) rangkap.4 yang diterima dari dari sales counter staff. dan rangkap ke. maka bagian logistics atau gudang melakukan pengecekan sesuai dengan jenis dan pesanan customer. masing-masing rangkap ke. Jika customer ingin agar barang yang dipesan dikirim maka prosedurnya sebagai berikut: Pertama barang-barang yang dipesan oleh pelanggan akan dicatat dalam bentuk Sales Order atau Order Confirmation oleh sales counter staff sebanyak 4 (empat) rangkap.1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian finance/accounting.68 Jika customer ingin membayar dan menerima langsung barang yang dipesannya. maka sales counter staff akan membuatkan nota penjualan yang langsung dibayarkan ke kasir.4 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian gudang dan rangkap ke.3 berwarna Kuning disimpan bagian gudang sebagai arsip. rangkap ke. Sesuai dengan order confirmation rangkap ke. . Faktur ini digunakan customer untuk mengambil langsung barang yang sudah dibeli di bagian sales counter.3 berwarna Hijau ditujukan kepada sales counter staff. Kemudian kasir akan mencetak faktur setelah pembayaran diterima.1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian accounting. masing-masing rangkap ke.2 berwarna Merah diarsipkan oleh bagian sales administrasi.2 berwarna Merah ditujukan kepada customer.

maka sales administrasi akan mengecek kesesuaian antara surat jalan yang diterima dari bagian pengiriman dengan bukti pembayaran atau uang yang diterima dari customer. Faktur Penjualan rangkap ke. surat jalan rangkap ke.69 Jika barang yang dipesan tersedia. sales admin.3. sales administrasi akan mengarsip faktur penjualan rangkap ke.3 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian finance/accounting.3. kemudian membuat sales invoice atau faktur penjualan sebanyak 3 (tiga) rangkap.2 berwarna Merah diarsipkan oleh bagian sales administrasi.2 dan menyerahkan faktur penjualan rangkap ke. dan rangkap ke. Sales invoice ini dibuat berdasarkan Order Confirmation rangkap ke. Dan bagian gudang mengarsip surat jalan rangkap ke.1 dan uang . Setelah membuat surat jalan 3 (tiga) rangkap. Barang yang telah diterima pelanggan akan diperiksa kembali.2 yang telah diotorisasi oleh bagian sales administrasi. Selanjutnya. masing-masing rangkap ke1 berwarna Putih ditujukan kepada customer (jika lunas).dan memberikan surat jalan beserta barang kepada supir atau bagian pengiriman dan penagihan untuk dikirim. Setelah itu barang yang telah siap akan dikirimkan ke pelanggan oleh bagian pengiriman dengan menyertakan Faktur Penjualan rangkap ke.1 dan 3.2 disimpan oleh pelanggan. rangkap ke. bagian gudang akan mempersiapkan barang sesuai pesanan. Setelah menerima uang pembayaran yang disetorkan oleh bagian pengiriman. Setelah itu pelanggan akan menandatangani Surat Jalan dan Faktur penjualan yang ada.1 dan surat jalan rangkap ke. Jika telah sesuai maka sales administrasi akan meng-input data pembayaran ke komputer yang selanjutnya dibuat Laporan Penjualan setiap akhir bulan.

Nantinya bagian keuangan akan memeriksa dan membuat laporan penerimaan uang. staf setelah pelanggan menerima menerima uang dan SJ pengiriman dan menandatangani SJ rangkap ke.1 dan 3. staf gudang / pada saat akhir bulan membuat laporan stok logistics admin.1 dan 2 serta SI rangkap ke.1 dan 3. sales pada saat akhir bulan membuat laporan penjualan Tabel 3. SJ mengirim barang ke pengiriman rangkap ke. staf setelah menerima SJ membuat laporan keuangan / rangkap ke.1 dan 2 serta SI rangkap ke. rangkap ke.3.2 dari staf (SI) 3 rangkap dan penjualan menghubungi staf gudang untuk menyiapkan barang staf gudang / setelah menerima SO mencetak Surat Jalan rangkap ke.1 dan 3 dari staf membawa SJ rangkap gudang ke.4 dari staf (SJ) 3 rangkap logistics penjualan Staf setelah menerima barang.1 dan SI penerimaan uang rangkap ke. Event mencatat pesanan melakukan konfirmasi penjualan Internal Agent Staf penjualan Start When pelanggan datang memesan barang Activity in the event menyiapkan barang mengirim barang menerima pembayaran membuat laporan penerimaan uang membuat laporan stok membuat laporan penjualan dan mengecek stok barang dan mencetak Sales Order (SO) 4 rangkap admin.70 yang diterima serta laporan penjualan kepada bagian finance atau keuangan.1 dan 2 serta SI pelanggan dan rangkap ke.1 dan SI rangkap ke.1 Event Table Penjualan Tunai .3 serta bukti finance pembayaran / uang dari admin. sales setelah menerima SO mencetak Sales Invoice rangkap ke. sales.

1 dan 3 23. memberikan SJ rangkap ke. melakukan konfirmasi ke staf gudang untuk menyiapkan barang 12.3 7. menerima SO rangkap ke. menerima SJ rangkap ke. memberikan SO rangkap ke. memberikan SI rangkap ke. sales . sales 6.2 dan SI rangkap ke. sales 16. memberikan SO rangkap ke. menerima detail pesanan 3.4 ke bagian gudang / logistics 8. memberikan SJ rangkap ke.1 dan 2 serta SI rangkap ke.1 dan SI rangkap ke.4 dari sales counter staff 15. menerima SI rangkap ke.1 dan SI rangkap ke. menyiapkan barang 17.1 dan SI rangkap ke. mengecek stok barang 4. memberikan detail pesanan mencatat pesanan 2.2 dari sales counter staff 10.1 dari staf gudang 25. menerima SJ rangkap ke. menerima SJ rangkap ke.1 dan 3 ke staf gudang 13. menerima SO rangkap ke. memberikan SO rangkap ke-1 ke staf accounting melakukan konfirmasi penjualan 9.3 serta bukti admin.1 dan SI rangkap ke. mengarsip SI rangkap ke. mengarsip SJ rangkap ke.3 yang sudah ditandatangani ke staf pengiriman menyetorkan uang 27.1 dan 3 ke staf pengiriman mengirim barang 20.3 yang ditandatangani pelanggan serta bukti pembayaran / uang 28. mengirim barang menerima pembayaran 22. memberikan SJ rangkap ke.2 ke admin. mencetak Surat Jalan (SJ) 3 rangkap 18. melakukan pembayaran 24.1 dan 2 serta SI rangkap ke.71 actor pelanggan sales counter staff komputer activity memesan barang 1.1 dan 3 dari admin.1 dan 2 serta SI rangkap ke. menandatangani SJ rangkap ke. sales komputer staf gudang komputer staf pengiriman pelanggan staf pengiriman admin.2 menyiapkan barang 14.3 serta bukti pembayaran / uang tersebut ke admin sales membuat laporan penjualan 29. menerima SJ rangkap ke.1 dan 3 dari staf gudang 21. mencetak Sales Invoice (SI) 3 rangkap 11.3 19. menerima barang 26. mengarsip SO rangkap ke. mencetak Sales Order (SO) 4 rangkap 5.

3. bukti pembayaran / uang. bukti pembayaran / uang.1. dan laporan penjualan dari admin.1. memberikan SJ rangkap ke. membuat laporan penjualan 31. memberikan laporan stok ke staf acounting staf keuangan staf gudang Tabel 3. membuat laporan penerimaan uang 34. SI rangkap ke. menerima SJ rangkap ke.72 pembayaran / uang dari staf pengiriman 30.3. memberikan SJ rangkap ke. SI rangkap ke. laporan penjualan dan laporan penerimaan uang ke staf accounting membuat laporan stok 35.3.1.sales 33.2 Workflow Table Penjualan Tunai . SI rangkap ke. dan laporan penjualan ke staf keuangan membuat laporan penerimaan uang 32. membuat laporan stok 36.

2 Overview Activity Diagram Penjualan Tunai .2.1 Overview Activity Diagram Gambar 3.2 Overview Activity Diagram dan Detail Activity Diagram 3.73 3.2.2.

2.2 Detail Activity Diagram Gambar 3.3 Detail Activity Diagram Penjualan Tunai Detail Pemesanan Barang Detail mencatat pesanan .2.74 3.

75 Detail melakukan konfirmasi penjualan Detail menyiapkan barang .

76 Detail mengirim barang Detail menerima pembayaran Pelanggan Bag. Serta SJ rangkap ke-1 dan 2 SJ Melakukan pembayaran SI Memberikan SI rangkap ke-3 dan SJ rangkap ke-1 Menerima SI rangkap ke-3. SI rangkap ke-1 dan 3. dan bukti pembayaran/uang . Pengiriman SJ SJ SI SI Menerima barang. SJ rangkap ke-1.

77 Detail menyetor uang Detail membuat laporan penjualan .

dan LP dari admin. SI rangkap ke-3. Finance Komputer SI SJ LP Menerima SJ rangkap ke-1. Gudang Komputer Membuat laporan stok LS Tr_Laporan _Stok .sales Membuat laporan penerimaan uang LPU Tr_Laporan_ Penerimaan_ Uang Detail membuat laporan stok Bag.78 Detail membuat laporan penerimaan uang Bag.

rangkap ke.1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian accounting.2. masing-masing rangkap ke. Sales Order (SO) atau Order Confirmation Sales Order atau Order Confirmation digunakan untuk mencatat produk pesanan dari customer. rangkap ke. Telesindo Shop. 2. . sebagai bukti atas pemesanan barang yang telah dilakukan. masing-masing rangkap ke. Faktur Penjualan (Sales Invoice) Faktur Penjualan dibuat oleh sales administrasi pada PT. Faktur Penjualan dicetak sebanyak 3 (tiga) rangkap.4 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian gudang.1 berwarna Putih ditujukan kepada customer (jika lunas). Faktur Penjualan berisi daftar barang yang dipesan oleh pelanggan.2 berwarna Merah ditujukan kepada sales administrasi. dan rangkap ke. rangkap ke. dan rangkap ke.3 Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan pada proses sistem penjualan tunai PT.3 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian finance/accounting.2 berwarna Merah ditujukan kepada sales administrasi. Dokumen ini dikeluarkan oleh sales counter staff. pada saat customer melakukan pemesanan barang. Faktur digunakan oleh perusahaan untuk melakukan penagihan kepada customer. Telesindo Shop: 1.3 berwarna Hijau ditujukan kepada sales.79 3. Sales Order dicetak 4 (empat) rangkap. dan sebagai dasar untuk membuat Surat Jalan dan Faktur Penjualan.

3. Faktur ini dijadikan bukti bahwa barang yang dibeli sudah lunas dibayar oleh customer.1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian finance/accounting rangkap ke. masing-masing rangkap ke. 4. 5. dan rangkap ke.80 3. Telesindo Shop ialah sebagai berikut: .3 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian gudang. Surat Jalan Pengiriman Barang Surat jalan digunakan untuk menyiapkan barang. Faktur / Struk Pembayaran Faktur atau struk pembayaran dibuat dan di-input oleh kasir setelah menerima nota penjualan dan bukti pembayaran atau uang dari customer. Surat Jalan dicetak sebanyak 3 (tiga) rangkap. Nota Penjualan Nota penjualan digunakan sebagai bukti jumlah pesanan barang oleh customer yang harus dibayarkan customer ke kasir.4 Laporan yang Dihasilkan Laporan-laporan yang dihasilkan di dalam sistem penjualan tunai PT.2. dan digunakan untuk mengirim barang kepada customer. Nota penjualan dibuatkan oleh sales counter staff.2 berwarna Merah ditujukan kepada customer.

.81 1. no. Laporan ini diserahkan kepada manajer akuntansi. b.invoice. Laporan Penjualan Laporan penjualan dibuat oleh sales administrasi untuk melaporkan hasil penjualan kepada manajer keuangan untuk nantinya ditujukan kepada manajer akuntansi. no. Laporan penjualan ada 3 yaitu: a. tanggal. nama salesman. nota delivery order atau surat jalan berbeda yang berisi informasi satu nama customer yang membeli satu barang tertentu. no. invoice dan no. jumlah dan periode tagihan. Laporan penjualan per item dan per customer Laporan ini terdiri dari perincian tanggal pembelian. 2. no. dan nama customer. invoice berbeda yang berisi informasi satu item barang yang dijual. Laporan penjualan per customer Laporan ini terdiri dari tanggal pembelian. invoice berbeda yang berisi informasi satu nama customer saja. Laporan Penerimaan Uang Laporan Penerimaan Uang dibuat oleh bagian finance terdiri dari no. Laporan penjualan per item Laporan ini terdiri dari kode customer yang berbeda. c. item barang yang dibeli.

sehingga dapat mendukung proses penjualan secara keseluruhan.82 3. Aplikasi ini dinamakan Inventory Control System. PT. dengan bantuan perusahaan software lain sebagai pihak ketiga yang ditunjuk oleh perusahaan dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Dengan adanya aplikasi ini. Microsoft Windows XP 2. Spesifikasi aplikasi: 1.1 Software / Aplikasi & Hardware PT. Yahoo! Messenger . Inventory Control System (2001-2003 HaiTek Software) Spesifikasi software: 1. diharapkan dapat membantu proses pencatatan yang terkomputerisasi. Software Winzip : untuk Backup data 4. merancang program yang dibutuhkan oleh perusahaan.Access. Mozilla Firefox 3. dan melakukan pelatihan penggunaan komputer kepada karyawan secara berkala. Telesindo Shop menggunakan aplikasi sistem penjualan dengan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic.3. Telesindo Shop. Aplikasi ini dirancang oleh IT Consultant PT.3 Struktur Aplikasi yang Digunakan 3. Telesindo Shop juga merekrut karyawan sebagai IT Consultant yang bertugas untuk melakukan maintenance aset sistem informasi secara berkala. dengan database di Ms. menjaga integritas data.

CD ROM . Monitor 3. CD ROM Sedangkan untuk spesifikasi hardware server adalah sebagai berikut: 1. Harddisk 5.83 Spesifikasi hardware yang digunakan karyawan adalah sebagai berikut: 1. Memory 4. Motherboard : ASUS P4 intel 845 E SC 2. Harddisk 5. Motherboard : ASUS P4 intel 845 E SC 2. Processor 6. Mouse dan Keyboard 8.4 GHz 6. Mouse dan Keyboard 7. Printer : 17” inch Viewsonic : 256 MB : 40 GB : Pentium 4 dengan kecepatan 1. Monitor 3.6 GHz : Epson LX 300 dan HP Laser Jet 1100 7. Memory 4. Processor : 17” inch LG : 512 MB : 80 GB : Pentium 4 dengan kecepatan 2.

manajer gudang.2 User dari Aplikasi Sistem informasi penjualan yang dimiliki PT. Database ini secara langsung dapat diakses di dalam aplikasi penjualan tersebut. e. manajer finance. laporan stok dan laporan penerimaan uang.3. 3. Telesindo Shop menggunakan penggunaan database dengan Microsoft Access. Database yang tersedia contohnya sebagai berikut: . Staf penjualan berhak mengakses sistem komputer untuk menginput invoice dan membuat laporan penjualan. Manager TI berhak mengakses sistem komputer untuk melakukan backup data secara rutin.3. Supervisor gudang berhak mengakses sistem komputer untuk menginput delivery order (surat jalan) dan mengupdate stok barang. Staf finance berhak mengakses sistem komputer untuk membuat laporan penerimaan uang. manajer penjualan. b. Manajer akuntansi. c.3 Database Adapun PT. staf finance dan staf akuntansi berhak mengakses sistem komputer untuk memeriksa laporan penjualan. Telesindo Shop tidak bisa diakses secara bebas oleh setiap karyawan. Berikut ini adalah pengambaran hak akses karyawan terutama terkait dengan proses penjualan tunai: a. Setiap karyawan sebagai user dari aplikasi memiliki hak akses yang berbeda-beda.84 3. d.

surat jalan. tipe pembayaran. . alamat. alamat. quantity. g. nama barang. grup. Database Barang (Ms_Barang) Terdiri dari nama. nama barang. BPB. penjualan. f. no. tgl. kode barang.tlp. subtotal. item. no. no. no. tlp. nama barang. kode barang. no. Database Karyawan (Ms_Barang) Terdiri dari nama.tlp. posisi. saldo awal. lokasi. imei. tgl. piutang. c. imei. quantity. Database Supplier (Ms_Supplier) Terdiri dari nama. total. harga. customer. customer / supplier. no. subtotal. hutang. no. harga jual / HPP. lokasi. imei. harga.85 a. d. no. Database Laporan (Tr_Laporan) Terdiri dari tanggal. supplier. pembelian. tipe pembayaran. b. total. HPP. total. saldo akhir. jabatan. imei. harga. no. item. quantity. quantity. no. alamat. e. no. Database Pembelian (Tr_Pembelian) Terdiri dari tanggal. Database Customer (Ms_Customer) Terdiri dari nama. surat jalan. Database Penjualan (Tr_Penjualan) Terdiri dari tanggal.

4 Uraian Cara Penggunaan Aplikasi PT.3. Telesindo Shop menggunakan tipe topologi jaringan Star yaitu dimana server berada di pusat atau central dan bercabang ke komputer lainnya. PT. Berikut uraian cara penggunaan aplikasi tersebut: Gambar 3. 3.4 Tampilan Menu Login . Telesindo Shop menggunakan aplikasi sistem penjualan yang dinamakan Inventory Control System.4 Network Jaringan dan network yang digunakan pada PT. Telesindo Shop juga mengintegrasikan jaringan LAN (Local Area Network) untuk memudahkan penggunaan sistem informasi.86 3.

Browse IMEI. Pengiriman Ke Cabang. Retur Pembelian. Utility dan Help. Gambar 3. Laporan. Terdapat option untuk me-reset jika ingin mengulang Log In dan Cancel untuk membatalkan Log In dan keluar dari sistem. Masing-masing user mempunyai ID dan Password yang berbeda. Pada menu Transaksi terdapat sub menu Pembelian. Audit. Retur Penjualan. Penjualan. Proses. Semua field harus diisi termasuk Lokasi. Transaksi.87 User tidak dapat masuk atau Log In ke dalam sistem jika user salah meng-input User ID atau User Name atau Password. Penerimaan Dari Cabang.5 Tampilan Transaksi Di dalam menu utama terdapat menu File. Inquery. serta Adjustment Inventory. .

grand total. Preview (jika ingin melihat hasil entry). charge. payment. Hapus (jika ada kesalahan entry yang ingin dihapus). nama. total Dpp. total payment. quantity. quantity.. Selain itu di dalam form ini juga terdapat icon untuk Swap (jika ingin menukar atau mengganti entry). no.6 Tampilan Form Faktur Penjualan Tampilan form Faktur Penjualan yang terdiri dari nomor. Surat Jalan. akan langsung di-generate). item. kode barang. customer. tanggal (untuk tanggal. Reset (jika ingin mengulang entry dari awal). Print (jika ingin mencetak form ini). Post (jika entry sudah selesai). keterangan. dan Tutup (jika ingin menutup form ini dan keluar). charge. total Ppn. . total disc. nama barang. keterangan. harga. harga.88 Gambar 3. icon opsi untuk jenis penjualan (yang terdiri dari penjualan retail dan murni).

Retur Penjualan. Adjustmen serta Cari Imei. . Penerimaan dari Cabang. Pengiriman ke Cabang. Penjualan. Pembelian.89 Gambar 3. Retur Pembelian.7 Tampilan Browse IMEI Di dalam menu Browse IMEI terdapat sub menu Join Transaksi.

Find (jika ingin mencari langsung IMEI sesuai informasi yang telah diketahui).90 Gambar 3. IMEI. To Top (jika ingin kembali ke informasi paling atas). To End (jika ingin menuju ke informasi paling bawah). dan Tutup (jika ingin menutup tampilan ini dan keluar). No. . Terdapat juga icon untuk mempermudah pencarian atau browse IMEI Penjualan yaitu Index by Nomor Bukti (jika ingin meng-index sesuai dengan no. Customer. Refresh (jika ingin me-refresh tampilan IMEI Penjualan). Faktur.8 Tampilan IMEI Penjualan Tampilan ini menjelaskan sub menu Penjualan pada menu Browse IMEI yang terdiri dari Tanggal. Kode. Bukti Penjualan). Barang.

Kode. Customer. IMEI. Bukti Retur Penjualan). Refresh (jika ingin me-refresh tampilan IMEI Retur Penjualan). Terdapat juga icon untuk mempermudah pencarian atau browse IMEI Retur Penjualan yaitu Index by Nomor Bukti (jika ingin meng-index sesuai dengan no.9 Tampilan IMEI Retur Penjualan Sedangkan tampilan ini menjelaskan sub menu Retur Penjualan pada menu Browse IMEI yang terdiri dari Tanggal. To Top (jika ingin kembali ke informasi paling atas). To End (jika ingin menuju ke informasi paling bawah). Barang. Nota. No. Find (jika ingin mencari langsung IMEI sesuai informasi yang telah diketahui).91 Gambar 3. dan Tutup (jika ingin menutup tampilan ini dan keluar). .

Retur Pembelian. .10 Tampilan Laporan Di dalam menu Laporan terdapat sub menu Pembelian. Pengiriman ke Cabang. List Imei. Retur Penjualan. Adjustment. Resume Laporan Selisih Harga. Cross Check serta Stok. Penjualan.92 Gambar 3. Penerimaan dari Cabang.

. dan Khusus.11 Tampilan Sub Menu Laporan Tampilan ini menjelaskan sub menu Laporan Penjualan pada menu Laporan yang terdiri dari 3 jenis yaitu Detail. Rekap.93 Gambar 3.

terdapat pilihan Harga Jual. Supplier. Pada tampilan ini juga terdapat icon Print (jika ingin mencetak laporan ini). Barang. Payment. Customer.94 Gambar 3. dan Halaman. Harga HPP. Grup (memilih grup barang yang ingin di-input). Lokasi. Brand. Segmen. Segment. .12 Tampilan Laporan Penjualan Berikut ini tampilan dari detail Laporan Penjualan pada menu Laporan yang terdiri dari Periode (menunjukkan periode laporan). dan putus). Sedangkan untuk Print Options terdapat pilihan yaitu Cetak ke Excel. terdapat Tanggal. dan Tutup (jika ingin menutup tampilan ini dan keluar). Brand. Reset (jika ingin me-reset laporan ini). Retail. Untuk Sales Options. Semua. dan Payment. Jenis (terdiri dari semua. Faktur. Supplier. Item. End User dan Tanpa HCO / E-Pay. konsinyasi. Partai. Customer. Untuk bantuan keyword.

digunakan untuk memanggil kembali data. untuk mengirimkan pesan atau message. yang digunakan user untuk menganti password.13 Tampilan Utility Pada menu Utility terdapat sub menu Maintenance User. Data Changes.95 Gambar 3. Backup. Saldo Awal Inventory. digunakan untuk menggunakan data dari luar. untuk meng-download data. Download Data. Upload Data. Maintenance Database. untuk menampilkan saldo awal persediaan. untuk menampilkan saldo awal Harga Pokok Persediaan. untuk meng-upload data. digunakan untuk mengubah atau meng-edit database yang ada. Saldo Awal HPP. yang digunakan user untuk mengubah atau meng-edit User ID. digunakan untuk mengupdate jumlah barang. Ubah Password. Restore. Export. untuk . Send Message. digunakan untuk meng-back up data. Update Quantity on Hand.

untuk melihat barcode. untuk pengaturan aplikasi. dan Setup. .96 mengetahui perubahan data. Barcode.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful