BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI PADA PT.

TELESINDO SHOP

3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang dan Sejarah PT. Telesindo Shop Cikal bakal perusahaan yang dimulai sejak 1992 dengan nama PT. Setia Utama Telesindo, PT. Telesindo Shop didirikan pada 8 Mei 2001 melalui keputusan pemerintah dengan nomor SIUP (Surat Izin Usaha Perusahaan) 1489/0903/SIUP/PK/VIII/2001. Dimulai sebagai toko handphone dengan dibukanya “Outlet Setia Utama Telesindo” yang terletak di Mall Ciputra, seiring berjalannya waktu pada tahun 1997 pendiri PT. Telesindo Shop dapat membuktikan bahwa perusahaan dapat berkembang dengan baik sehingga menjadi dealer resmi Telkomsel (Authorized Dealer). Dengan didukung oleh jalur distribusi yang mencakup hampir seluruh wilayah nusantara, menjadikan PT. Telesindo Shop sebagai “Leading Distributor” terutama untuk produk-produk “Wireless Communication”. Kerja keras, komitmen dan kejujuran menjadikan PT. Telesindo Shop sebagai salah satu ikon selular yang disegani di Indonesia. Kualitas kerja yang baik dan profesionalisme yang terbukti akhirnya membuka jalan bagi PT. Telesindo Shop untuk berkembang lebih maju lagi dengan diangkat sebagai authorized dealer PT. Telkomsel dan dipercaya sebagai distribution channel untuk berbagai produk

53

54 operator selular. Dan sampai saat ini PT. Telesindo Shop merupakan brand dari Divisi Retail memiliki: Lebih dari 50 kantor cabang Lebih dari 380 outlet Lebih dari 18.000 Reseller Terletak di lebih dari 100 kota Lebih dari 2000 karyawan. Sebagai bagian dari service terhadap kesetiaan pelanggan dan konsumen, PT. Telesindo Shop meluncurkan website www.telesindoshop.com. Lewat situs ini, PT. Telesindo Shop juga menyediakan layanan belanja online terhadap kebutuhan selular pelanggan. Dengan belanja online ini diharapkan dapat melayani secara cepat dan tepat kebutuhan selular pelanggan. Tidak hanya beragam jenis merek handset, dilengkapi juga dengan beragam produk selular lainnya, seperti layanan konten, dari Games hingga Musik, serta beragam asesoris ponsel yang dapat dipesan hanya lewat online shopping di www.telesindoshop.com. 3.1.2 Visi dan Misi PT. Telesindo Shop Untuk memenuhi kebutuhan telekomunikasi selular di Indonesia, PT. Telesindo Shop memberi solusi dalam melengkapi aktifitas berkomunikasi melalui pelayanannya yang mendukung pengguna kebutuhan telekomunikasi di berbagai aspek sosial. Dalam menjalankan kegiatan usahanya PT. Telesindo Shop memiliki

55 visi dan misi yang harus dicapai oleh karyawan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab masing - masing. 3.1.2.1 Visi Perusahaan PT. Telesindo Shop mempunyai visi perusahaan sebagai berikut: Menjunjung tinggi Fairly Partnership baik terhadap principle maupun mitra bisnis. 3.1.2.2 Misi Perusahaan PT. Telesindo Shop mempunyai misi perusahaan sebagai berikut: Bertekad untuk menjadi terdepan sebagai distribution channel dan penyedia solusi telekomunikasi dengan memberikan kepedulian terhadap konsumen, konsistensi ketersediaan produk dan pengetahuan handal tentang industri telekomunikasi. 3.1.3 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Penting bagi setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang baik. Struktur organisasi perusahaan dapat berjalan baik dan efisien bila terdapat pembagian tugas, pelimpahan wewenang, serta tanggung jawab setiap bagian secara jelas yang digambarkan dalam struktur organisasi. 3.1.3.1 Struktur Organisasi Dalam sebuah perusahaan terdapat struktur organisasi yang berfungsi mengatur seluruh kegiatan perusahaan. Berikut ini struktur organisasi yang

56 menggambarkan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab pada PT. Telesindo Shop:
Direktur

Wakil Direktur

Pembelian

Penjualan

Akuntansi dan Keuangan

Personalia

Gudang

TI

Manajer Pembelian

Manajer Penjualan

Manajer Akuntansi

Manajer Keuangan

Manajer Personalia

Manajer Gudang

Manajer TI

Staf Pembelian

Sales Counter Staff

Admin Sales

Salesman

Staf Akuntansi

Staf Keuangan

Staf HRD

Supervisor Gudang

Staf TI

Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi pada PT. Telesindo Shop (Sumber : Company Profile 2005) 3.1.3.2 Uraian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang Tujuan dalam pembagian fungsi, tugas, tanggung jawab, dan wewenang adalah agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efektif, ekonomis, dan efisien agar sasaran yang telah disusun oleh perusahaan dapat dicapai. Deskripsi tugas, wewenang, serta tanggung jawab dari masing - masing jenjang manajemen menurut struktur organisasi PT. Telesindo Shop adalah sebagai berikut:

Menetapkan dan menentukan berbagai kebijakan perusahaan. menjalankan. i. Bertanggung jawab atas kemajuan perusahaan. e. meminta pertanggungjawaban dan memberhentikan para manager. umum. dan pengawasan intern d. Merencanakan. j. Mempertimbangkan usulan dari bawahannya yang bermanfaat bagi perusahaan. Direktur Tugas dan tanggung jawab direktur sebagai berikut: a. Mengangkat. h. f. Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan badan – badan di luar perusahaan. Mengontrol dan mendukung semua kegiatan manager dan mengevaluasi hasil lapangan. sekretariat. dan mengawasi operasi bisnis perusahaan. c. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kegiatan sistem dan pengembangan informasi teknologi. Mengambil keputusan dalam menghadapi berbagai persoalan dan membantu para manager dalam menyelesaikan persoalan. g.57 1. Menetapkan rencana operasi perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. b. .

b. d. Menganalisis segmen pasar yang baru. c. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Pembelian. 2.58 k. . b. Menangani semua rencana kerja bersama dengan direktur. Memeriksa dan menyetujui (otorisasi) perintah kerja serta yang berkaitan dengan anggaran perusahaan secara keseluruhan. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Penjualan. 3. Membuat keputusan untuk menangani masalah pembelian perusahaan. Menentukan strategi pemasaran yang akan dilakukan. Memberikan laporan pembelian ke Wakil Direktur sebagai laporan pertanggungjawaban. c. 4. Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas pembelian. Manajer Pembelian Tugas dan tanggung jawab Manager Pembelian sebagai berikut: a. Wakil Direktur Tugas dan tanggung jawab wakil direktur sebagai berikut: a. Manajer Penjualan Tugas dan tanggung jawab Manager Penjualan sebagai berikut: a. Menggantikan posisi direktur bila yang bersangkutan berhalangan. b.

Bertanggung jawab atas pencapaian target penjualan sesuai yang telah ditetapkan.59 d. f. Memberikan laporan penjualan ke Wakil Direktur sebagai laporan pertanggungjawaban. b. Manajer Keuangan Tugas dan tanggung jawab Manajer Keuangan sebagai berikut: a. dan mengawasi pengelolaan dana dalam perusahaan dan kegiatan administrasi perusahaan. Manajer Akuntansi Tugas dan tanggung jawab Manajer Akuntansi sebagai berikut: a. serta bertanggung jawab terhadap semua laporan akuntansi yang dikeluarkan. g. Memeriksa laporan akuntansi yang dibuat oleh Staf Akuntansi. Mengecek laporan penjualan yang dibuat oleh Sales Administrasi. . e. Mengkoordinasikan. Menyelenggarakan administrasi keuangan dan pembukuan. Membuat keputusan untuk menangani masalah akuntansi perusahaan. d. 5. c. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Akuntansi. e. Mempertanggungjawabkan laporan akuntansi kepada Wakil Direktur. 6. Membuat keputusan untuk menangani masalah penjualan perusahaan.

Mempertanggungjawabkan laporan keuangan kepada Wakil Direktur. Manajer Personalia Tugas dan tanggung jawab Manager Personalia sebagai berikut: a. Bertanggung jawab kepada Direktur atas SDM dalam perusahaan. realisasi dan pengawasannya. 8. e.60 b. b. Memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh Staf Finance. Membuat keputusan untuk menangani masalah yang berkaitan dengan SDM perusahaan. Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas yang berkaitan dengan karyawan. Menjadwalkan rapat rutin perusahaan. Menerima. c. Melakukan training atau pelatihan pada karyawan baru. d. memberhentikan dan menetapkan posisi karyawan dari masing-masing bagian dan membuat iklan lowongan pekerjaan. d. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Finance. 7. Bertanggung jawab terhadap anggaran keuangan. e. c. f. Membuat keputusan untuk menangani masalah keuangan perusahaan. f. Manajer Gudang Tugas dan tanggung jawab Manajer Gudang sebagai berikut: .

Memeriksa jadwal pengiriman dan penerimaan barang. Melakukan maintenance aset sistem informasi perusahaan secara berkala. d. Mengecek stok barang. b. Bertanggung jawab atas semua pengembangan sistem informasi yang ada di perusahaan. e. c. d. b. Membuat keputusan untuk menangani masalah persediaan / stok barang dalam perusahaan. Mengawasi kinerja jaringan dan aktivitas yang berlangsung di dalamnya. c. Mengawasi kegiatan penerimaan barang dan pengiriman barang. Melaporkan kegiatan penerimaan. Bertanggung jawab atas kelancaran pengoperasian hardware dan software serta seluruh jaringan yang ada. e.61 a. Melakukan backup data secara rutin. . Manajer TI Tugas dan tanggung jawab Manajer TI sebagai berikut: a. 9. Menganalisa sistem yang sedang berjalan dan program yang dibutuhkan oleh perusahaan. f. pengiriman dan retur barang yang telah terjadi.

b. Membuat keputusan untuk menangani masalah sistem informasi dalam perusahaan. c. Staf Pembelian Tugas dan tanggung jawab Staf Pembelian sebagai berikut: a.hal yang berhubungan dengan administrasi penjualan. Melakukan penawaran harga dengan supplier. 12. 10. Menginput pengeluaran barang yang dipesan dalam daftar stok barang. Membuat Sales Order dan Kwitansi atau Nota Penjualan berdasarkan pesanan. d. Mengarsip Sales Order sebagai dokumen perusahaan. Bertanggung jawab untuk melakukan pengadaan barang. c. Memberi penjelasan kepada customer tentang produk yang ada. b. .62 g. Sales Administrasi Tugas dan tanggung jawab Sales Administrasi sebagai berikut: a. Bagian Sales Counter Staff Tugas dan tanggung jawab Bagian Sales Counter Staff sebagai berikut: a. Mengatur dan mengurus hal . 11. Mencari supplier baru.

e. Melakukan promosi terhadap produk – produk perusahaan kepada pelanggan. Menerima dan mencatat pesanan barang dari pelanggan. b. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Membuat laporan akuntansi. b. Berusaha memenuhi target penjualan yang ditetapkan. Mengunjungi pelanggan untuk menawarkan barang dan melaporkan hasil kunjungan. Salesman Tugas dan tanggung jawab Salesman sebagai berikut: a.63 b. f. Melakukan survey dan menilai kualitas pelanggan baru. jurnal penerimaan kas dan jurnal keuangan lainnya yang dibutuhkan oleh perusahaan dan . Membuat laporan penjualan. c. Menerima dan menyetujui pesanan. d. 14. Staf Akuntansi Tugas dan tanggung jawab Staf Akuntansi sebagai berikut: a. c. Mengatur dan mengawasi pemasukan dan pengeluaran kas. laporan neraca. laba rugi. g. 13. Mencari pelanggan baru.

Mengkoordinir dan mengawasi hasil penagihan piutang pelanggan. d. g. Mengawasi pelaksanaan prosedur keuangan yang diterapkan. ketentuan perpajakan. Menyusun laporan neraca. b. . c. laba rugi dan membuat pembukuan mengenai pendapatan dan pengeluaran uang dari semua transaksi yang terjadi. 15. c. Staf Keuangan Tugas dan tanggung jawab Staf Keuangan sebagai berikut: a. Melakukan pembayaran utang kepada pihak supplier. dan juga pembayaran pajak kepada Pemerintah. Mengurus dan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan pajak seperti perhitungan pajak. f. Bertanggung jawab untuk mengelola keuangan dalam perusahaan. Membuat laporan pajak.64 membuat pembukuan mengenai pendapatan dan pengeluaran uang dari semua transaksi yang terjadi. d. Melakukan pencatatan – pencatatan dan bertanggung jawab atas pencatatan transaksi yang berhubungan dengan segala kegiatan perusahaan. e. Menangani semua data akuntansi yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan.

b. Menyusun Laporan Penerimaan Uang. Mengatur jadwal pengiriman barang. 16. e. house keeping. Mengatasi dan bertanggung jawab atas keluhan karyawan. Melakukan pelatihan kepada para karyawan. dan keamanan. Staf HRD Tugas dan tanggung jawab Staf HRD sebagai berikut: a. d. Menyiapkan barang sesuai dengan pesanan. d. f. Mengurus bagian receptionist. c. Supervisor Gudang Tugas dan tanggung jawab Supervisor Gudang sebagai berikut: a. Mengkoordinir dan memonitor aktivitas dari para pekerja. Mengecek stok barang. Melakukan pengecekan pembayaran pelanggan lewat giro. Menyiapkan keperluan rapat rutin perusahaan. Mengecek keadaan barang tersebut sebelum dikirim. . c. 17. via transfer dan lain sebagainya. cek. g. Menanggani penggajian karyawan.65 e. b.

2 Sistem yang Berjalan 3. d. Menganalisa sistem yang sedang berjalan dan program yang dibutuhkan oleh perusahaan. Bertanggung jawab atas pemeliharaan mesin – mesin yang ada di pabrik. Membuat Laporan Stok. Melakukan backup data secara rutin. g.2. b. Melakukan maintenance aset sistem informasi. i. f. 18. Mengawasi arus keluar masuknya barang dalam gudang. Bertanggung jawab atas seluruh kehilangan barang di gudang.1 Deskripsi Prosedur Penjualan Tunai Fungsi yang terkait dengan kegiatan penjualan tunai antara lain: . Staf TI Tugas dan tanggung jawab Staf TI sebagai berikut: a. h. 3.66 e. c. Membuat aplikasi sistem yang baru bila sistem yang lama tidak dapat lagi mendukung kegiatan di dalam perusahaan. Bertanggung jawab untuk mengawasi semua kegiatan yang dilakukan di gudang agar berjalan dengan baik.

Sesuai dengan kebijakan perusahaan mengenai penjualan tunai. Telesindo Shop.67 1. Jika barang yang diminta ternyata tidak tersedia. Telesindo Shop sebagai berikut: Proses penjualan dimulai ketika pelanggan melakukan pemesanan ke sales counter staff dan customer menentukan jenis pembayarannya secara tunai. email. maka customer dapat memesan barang yang lain atau membatalkan pemesanan. 2. barang-barang yang dipesan dapat dibayar dan diterima langsung oleh customer dan barang-barang yang dipesan dapat juga dikirim dengan opsi pembayaran dilakukan pada saat barang sudah diterima oleh customer. 5. 3. Sales Counter Staff Sales Administrasi / Kasir Bagian Gudang / Logistics Bagian Keuangan / Finance Bagian Akuntansi / Accounting Adapun uraian proses penjualan pada sistem informasi penjualan PT. sales counter staff akan langsung meng-input data pesanan. . Kemudian sales counter staff mengecek data barang di Database Barang. apakah jenis barang yang dipesan tersedia atau tidak. Jika stok masih tersedia. 2. atau facsimile ke perusahaan dan pelanggan datang langsung ke PT. Pemesanan dapat dilakukan melalui via telepon.

2 berwarna Merah ditujukan kepada customer. rangkap ke. Order Confirmation itu juga dijadikan dasar oleh bagian logistics untuk mencetak surat jalan pengiriman barang atau Delivery Order sebanyak 3 (tiga) rangkap.3 berwarna Kuning disimpan bagian gudang sebagai arsip. Sesuai dengan order confirmation rangkap ke. Faktur ini digunakan customer untuk mengambil langsung barang yang sudah dibeli di bagian sales counter. maka sales counter staff akan membuatkan nota penjualan yang langsung dibayarkan ke kasir. dan rangkap ke.2 berwarna Merah diarsipkan oleh bagian sales administrasi.4 yang diterima dari dari sales counter staff. .4 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian gudang dan rangkap ke. Kemudian kasir akan mencetak faktur setelah pembayaran diterima.1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian finance/accounting.68 Jika customer ingin membayar dan menerima langsung barang yang dipesannya. rangkap ke. masing-masing rangkap ke. maka bagian logistics atau gudang melakukan pengecekan sesuai dengan jenis dan pesanan customer. rangkap ke.1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian accounting. Jika customer ingin agar barang yang dipesan dikirim maka prosedurnya sebagai berikut: Pertama barang-barang yang dipesan oleh pelanggan akan dicatat dalam bentuk Sales Order atau Order Confirmation oleh sales counter staff sebanyak 4 (empat) rangkap.3 berwarna Hijau ditujukan kepada sales counter staff. masing-masing rangkap ke.

sales admin. kemudian membuat sales invoice atau faktur penjualan sebanyak 3 (tiga) rangkap. Barang yang telah diterima pelanggan akan diperiksa kembali. maka sales administrasi akan mengecek kesesuaian antara surat jalan yang diterima dari bagian pengiriman dengan bukti pembayaran atau uang yang diterima dari customer. Jika telah sesuai maka sales administrasi akan meng-input data pembayaran ke komputer yang selanjutnya dibuat Laporan Penjualan setiap akhir bulan. bagian gudang akan mempersiapkan barang sesuai pesanan. sales administrasi akan mengarsip faktur penjualan rangkap ke.2 disimpan oleh pelanggan. Faktur Penjualan rangkap ke.dan memberikan surat jalan beserta barang kepada supir atau bagian pengiriman dan penagihan untuk dikirim.1 dan surat jalan rangkap ke.3. masing-masing rangkap ke1 berwarna Putih ditujukan kepada customer (jika lunas).69 Jika barang yang dipesan tersedia. Setelah menerima uang pembayaran yang disetorkan oleh bagian pengiriman. rangkap ke.2 berwarna Merah diarsipkan oleh bagian sales administrasi.1 dan uang . Setelah itu pelanggan akan menandatangani Surat Jalan dan Faktur penjualan yang ada. Dan bagian gudang mengarsip surat jalan rangkap ke. Sales invoice ini dibuat berdasarkan Order Confirmation rangkap ke.3. surat jalan rangkap ke. dan rangkap ke.1 dan 3.2 yang telah diotorisasi oleh bagian sales administrasi. Selanjutnya. Setelah itu barang yang telah siap akan dikirimkan ke pelanggan oleh bagian pengiriman dengan menyertakan Faktur Penjualan rangkap ke.3 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian finance/accounting.2 dan menyerahkan faktur penjualan rangkap ke. Setelah membuat surat jalan 3 (tiga) rangkap.

rangkap ke. sales. Event mencatat pesanan melakukan konfirmasi penjualan Internal Agent Staf penjualan Start When pelanggan datang memesan barang Activity in the event menyiapkan barang mengirim barang menerima pembayaran membuat laporan penerimaan uang membuat laporan stok membuat laporan penjualan dan mengecek stok barang dan mencetak Sales Order (SO) 4 rangkap admin.1 dan SI rangkap ke. sales pada saat akhir bulan membuat laporan penjualan Tabel 3.1 dan 3.70 yang diterima serta laporan penjualan kepada bagian finance atau keuangan.1 dan 2 serta SI rangkap ke.1 dan 3 dari staf membawa SJ rangkap gudang ke.1 dan SI penerimaan uang rangkap ke. staf gudang / pada saat akhir bulan membuat laporan stok logistics admin.2 dari staf (SI) 3 rangkap dan penjualan menghubungi staf gudang untuk menyiapkan barang staf gudang / setelah menerima SO mencetak Surat Jalan rangkap ke. staf setelah pelanggan menerima menerima uang dan SJ pengiriman dan menandatangani SJ rangkap ke. sales setelah menerima SO mencetak Sales Invoice rangkap ke.1 dan 2 serta SI pelanggan dan rangkap ke. SJ mengirim barang ke pengiriman rangkap ke.1 dan 3.4 dari staf (SJ) 3 rangkap logistics penjualan Staf setelah menerima barang.1 Event Table Penjualan Tunai .3.3 serta bukti finance pembayaran / uang dari admin.1 dan 2 serta SI rangkap ke. staf setelah menerima SJ membuat laporan keuangan / rangkap ke. Nantinya bagian keuangan akan memeriksa dan membuat laporan penerimaan uang.

mengarsip SJ rangkap ke. mengecek stok barang 4. menerima barang 26.2 menyiapkan barang 14.1 dan 3 dari admin. mengarsip SI rangkap ke. menerima detail pesanan 3.4 ke bagian gudang / logistics 8.1 dan 2 serta SI rangkap ke.3 yang ditandatangani pelanggan serta bukti pembayaran / uang 28. mengarsip SO rangkap ke. sales 16.2 dan SI rangkap ke.3 yang sudah ditandatangani ke staf pengiriman menyetorkan uang 27. memberikan SO rangkap ke. menerima SO rangkap ke.1 dan 3 ke staf gudang 13. mencetak Sales Order (SO) 4 rangkap 5.1 dan 3 ke staf pengiriman mengirim barang 20. memberikan SO rangkap ke. memberikan SJ rangkap ke. menerima SI rangkap ke. melakukan konfirmasi ke staf gudang untuk menyiapkan barang 12. memberikan SJ rangkap ke. sales . menerima SJ rangkap ke. memberikan SI rangkap ke.1 dan SI rangkap ke.3 serta bukti admin.3 19. menyiapkan barang 17.1 dan SI rangkap ke.3 7.1 dari staf gudang 25.1 dan SI rangkap ke. menandatangani SJ rangkap ke.1 dan 3 23.1 dan 3 dari staf gudang 21. mencetak Surat Jalan (SJ) 3 rangkap 18. menerima SJ rangkap ke. menerima SJ rangkap ke.71 actor pelanggan sales counter staff komputer activity memesan barang 1. sales 6.2 ke admin.1 dan 2 serta SI rangkap ke.3 serta bukti pembayaran / uang tersebut ke admin sales membuat laporan penjualan 29.4 dari sales counter staff 15. menerima SO rangkap ke. memberikan SJ rangkap ke. sales komputer staf gudang komputer staf pengiriman pelanggan staf pengiriman admin.2 dari sales counter staff 10. memberikan detail pesanan mencatat pesanan 2. mengirim barang menerima pembayaran 22. memberikan SO rangkap ke-1 ke staf accounting melakukan konfirmasi penjualan 9. melakukan pembayaran 24.1 dan 2 serta SI rangkap ke.1 dan SI rangkap ke. menerima SJ rangkap ke. mencetak Sales Invoice (SI) 3 rangkap 11.

bukti pembayaran / uang.1. memberikan laporan stok ke staf acounting staf keuangan staf gudang Tabel 3.1.72 pembayaran / uang dari staf pengiriman 30. membuat laporan penjualan 31. SI rangkap ke. menerima SJ rangkap ke. laporan penjualan dan laporan penerimaan uang ke staf accounting membuat laporan stok 35.3. membuat laporan penerimaan uang 34.2 Workflow Table Penjualan Tunai . dan laporan penjualan ke staf keuangan membuat laporan penerimaan uang 32. SI rangkap ke.3. bukti pembayaran / uang.1.sales 33. memberikan SJ rangkap ke. dan laporan penjualan dari admin. memberikan SJ rangkap ke. SI rangkap ke. membuat laporan stok 36.3.

2 Overview Activity Diagram dan Detail Activity Diagram 3.2.2.73 3.2.1 Overview Activity Diagram Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Penjualan Tunai .

2.2 Detail Activity Diagram Gambar 3.3 Detail Activity Diagram Penjualan Tunai Detail Pemesanan Barang Detail mencatat pesanan .74 3.2.

75 Detail melakukan konfirmasi penjualan Detail menyiapkan barang .

SJ rangkap ke-1. dan bukti pembayaran/uang . Pengiriman SJ SJ SI SI Menerima barang. SI rangkap ke-1 dan 3.76 Detail mengirim barang Detail menerima pembayaran Pelanggan Bag. Serta SJ rangkap ke-1 dan 2 SJ Melakukan pembayaran SI Memberikan SI rangkap ke-3 dan SJ rangkap ke-1 Menerima SI rangkap ke-3.

77 Detail menyetor uang Detail membuat laporan penjualan .

SI rangkap ke-3. Finance Komputer SI SJ LP Menerima SJ rangkap ke-1. dan LP dari admin.sales Membuat laporan penerimaan uang LPU Tr_Laporan_ Penerimaan_ Uang Detail membuat laporan stok Bag.78 Detail membuat laporan penerimaan uang Bag. Gudang Komputer Membuat laporan stok LS Tr_Laporan _Stok .

dan sebagai dasar untuk membuat Surat Jalan dan Faktur Penjualan. Telesindo Shop: 1.2. Sales Order (SO) atau Order Confirmation Sales Order atau Order Confirmation digunakan untuk mencatat produk pesanan dari customer.2 berwarna Merah ditujukan kepada sales administrasi. Dokumen ini dikeluarkan oleh sales counter staff. dan rangkap ke. 2. Faktur digunakan oleh perusahaan untuk melakukan penagihan kepada customer. masing-masing rangkap ke.3 Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan pada proses sistem penjualan tunai PT. rangkap ke. rangkap ke. Faktur Penjualan berisi daftar barang yang dipesan oleh pelanggan.3 berwarna Hijau ditujukan kepada sales. pada saat customer melakukan pemesanan barang. dan rangkap ke. .4 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian gudang.3 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian finance/accounting. masing-masing rangkap ke.2 berwarna Merah ditujukan kepada sales administrasi.1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian accounting. rangkap ke.79 3. Faktur Penjualan dicetak sebanyak 3 (tiga) rangkap.1 berwarna Putih ditujukan kepada customer (jika lunas). Sales Order dicetak 4 (empat) rangkap. sebagai bukti atas pemesanan barang yang telah dilakukan. Telesindo Shop. Faktur Penjualan (Sales Invoice) Faktur Penjualan dibuat oleh sales administrasi pada PT.

3. 5.2 berwarna Merah ditujukan kepada customer. Telesindo Shop ialah sebagai berikut: . dan digunakan untuk mengirim barang kepada customer. 4. Nota penjualan dibuatkan oleh sales counter staff. Faktur ini dijadikan bukti bahwa barang yang dibeli sudah lunas dibayar oleh customer.2. Surat Jalan Pengiriman Barang Surat jalan digunakan untuk menyiapkan barang. Surat Jalan dicetak sebanyak 3 (tiga) rangkap.3 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian gudang. Nota Penjualan Nota penjualan digunakan sebagai bukti jumlah pesanan barang oleh customer yang harus dibayarkan customer ke kasir. masing-masing rangkap ke. dan rangkap ke.4 Laporan yang Dihasilkan Laporan-laporan yang dihasilkan di dalam sistem penjualan tunai PT.1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian finance/accounting rangkap ke. Faktur / Struk Pembayaran Faktur atau struk pembayaran dibuat dan di-input oleh kasir setelah menerima nota penjualan dan bukti pembayaran atau uang dari customer.80 3.

no. no. c. Laporan Penerimaan Uang Laporan Penerimaan Uang dibuat oleh bagian finance terdiri dari no. jumlah dan periode tagihan. invoice dan no. item barang yang dibeli. Laporan penjualan per customer Laporan ini terdiri dari tanggal pembelian. tanggal. no.81 1.invoice. dan nama customer. invoice berbeda yang berisi informasi satu item barang yang dijual. invoice berbeda yang berisi informasi satu nama customer saja. Laporan penjualan ada 3 yaitu: a. . 2. b. Laporan ini diserahkan kepada manajer akuntansi. nama salesman. nota delivery order atau surat jalan berbeda yang berisi informasi satu nama customer yang membeli satu barang tertentu. Laporan penjualan per item Laporan ini terdiri dari kode customer yang berbeda. Laporan Penjualan Laporan penjualan dibuat oleh sales administrasi untuk melaporkan hasil penjualan kepada manajer keuangan untuk nantinya ditujukan kepada manajer akuntansi. no. Laporan penjualan per item dan per customer Laporan ini terdiri dari perincian tanggal pembelian.

dan melakukan pelatihan penggunaan komputer kepada karyawan secara berkala. dengan database di Ms. diharapkan dapat membantu proses pencatatan yang terkomputerisasi. Spesifikasi aplikasi: 1. PT. Telesindo Shop juga merekrut karyawan sebagai IT Consultant yang bertugas untuk melakukan maintenance aset sistem informasi secara berkala. Aplikasi ini dirancang oleh IT Consultant PT.82 3.Access. Aplikasi ini dinamakan Inventory Control System. Telesindo Shop. Software Winzip : untuk Backup data 4. Telesindo Shop menggunakan aplikasi sistem penjualan dengan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic. Mozilla Firefox 3. sehingga dapat mendukung proses penjualan secara keseluruhan.3. Yahoo! Messenger . merancang program yang dibutuhkan oleh perusahaan.3 Struktur Aplikasi yang Digunakan 3. Inventory Control System (2001-2003 HaiTek Software) Spesifikasi software: 1. Microsoft Windows XP 2.1 Software / Aplikasi & Hardware PT. dengan bantuan perusahaan software lain sebagai pihak ketiga yang ditunjuk oleh perusahaan dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Dengan adanya aplikasi ini. menjaga integritas data.

Mouse dan Keyboard 8. Harddisk 5. Monitor 3. Motherboard : ASUS P4 intel 845 E SC 2.6 GHz : Epson LX 300 dan HP Laser Jet 1100 7. Monitor 3. Motherboard : ASUS P4 intel 845 E SC 2. Harddisk 5.4 GHz 6. Processor 6. Mouse dan Keyboard 7. CD ROM Sedangkan untuk spesifikasi hardware server adalah sebagai berikut: 1.83 Spesifikasi hardware yang digunakan karyawan adalah sebagai berikut: 1. Memory 4. Processor : 17” inch LG : 512 MB : 80 GB : Pentium 4 dengan kecepatan 2. Printer : 17” inch Viewsonic : 256 MB : 40 GB : Pentium 4 dengan kecepatan 1. Memory 4. CD ROM .

Staf finance berhak mengakses sistem komputer untuk membuat laporan penerimaan uang. Setiap karyawan sebagai user dari aplikasi memiliki hak akses yang berbeda-beda. manajer gudang. manajer penjualan. Staf penjualan berhak mengakses sistem komputer untuk menginput invoice dan membuat laporan penjualan. e.3. c. staf finance dan staf akuntansi berhak mengakses sistem komputer untuk memeriksa laporan penjualan. Database yang tersedia contohnya sebagai berikut: . d.3 Database Adapun PT. 3.84 3. Telesindo Shop tidak bisa diakses secara bebas oleh setiap karyawan. Database ini secara langsung dapat diakses di dalam aplikasi penjualan tersebut. b. Manager TI berhak mengakses sistem komputer untuk melakukan backup data secara rutin.2 User dari Aplikasi Sistem informasi penjualan yang dimiliki PT. laporan stok dan laporan penerimaan uang. Berikut ini adalah pengambaran hak akses karyawan terutama terkait dengan proses penjualan tunai: a.3. Supervisor gudang berhak mengakses sistem komputer untuk menginput delivery order (surat jalan) dan mengupdate stok barang. manajer finance. Telesindo Shop menggunakan penggunaan database dengan Microsoft Access. Manajer akuntansi.

kode barang. total. customer. imei. b. subtotal. harga. alamat. quantity. Database Penjualan (Tr_Penjualan) Terdiri dari tanggal. harga.85 a. subtotal. Database Laporan (Tr_Laporan) Terdiri dari tanggal. hutang. no. surat jalan. . nama barang. f. Database Pembelian (Tr_Pembelian) Terdiri dari tanggal. jabatan. no. alamat. saldo awal. no. imei. tgl. tlp. lokasi. no. no. grup. g. pembelian. d. total. BPB. quantity. saldo akhir. lokasi. no. item. nama barang. tipe pembayaran. no. piutang. customer / supplier. imei. surat jalan. Database Customer (Ms_Customer) Terdiri dari nama.tlp. supplier. nama barang. e. tipe pembayaran. c. harga jual / HPP. harga. alamat. total. quantity. Database Barang (Ms_Barang) Terdiri dari nama. HPP. item. no.tlp. no. quantity. imei. posisi. no. tgl. kode barang. Database Supplier (Ms_Supplier) Terdiri dari nama. penjualan. no. Database Karyawan (Ms_Barang) Terdiri dari nama.

3.4 Network Jaringan dan network yang digunakan pada PT.4 Tampilan Menu Login . Berikut uraian cara penggunaan aplikasi tersebut: Gambar 3. Telesindo Shop menggunakan aplikasi sistem penjualan yang dinamakan Inventory Control System.4 Uraian Cara Penggunaan Aplikasi PT. 3.86 3. PT. Telesindo Shop juga mengintegrasikan jaringan LAN (Local Area Network) untuk memudahkan penggunaan sistem informasi. Telesindo Shop menggunakan tipe topologi jaringan Star yaitu dimana server berada di pusat atau central dan bercabang ke komputer lainnya.

Browse IMEI. Semua field harus diisi termasuk Lokasi. Inquery. serta Adjustment Inventory. Audit. Pengiriman Ke Cabang. Masing-masing user mempunyai ID dan Password yang berbeda.87 User tidak dapat masuk atau Log In ke dalam sistem jika user salah meng-input User ID atau User Name atau Password. . Retur Pembelian.5 Tampilan Transaksi Di dalam menu utama terdapat menu File. Retur Penjualan. Pada menu Transaksi terdapat sub menu Pembelian. Gambar 3. Laporan. Terdapat option untuk me-reset jika ingin mengulang Log In dan Cancel untuk membatalkan Log In dan keluar dari sistem. Transaksi. Proses. Penerimaan Dari Cabang. Penjualan. Utility dan Help.

no. Surat Jalan. Selain itu di dalam form ini juga terdapat icon untuk Swap (jika ingin menukar atau mengganti entry). total payment.6 Tampilan Form Faktur Penjualan Tampilan form Faktur Penjualan yang terdiri dari nomor. quantity.. total disc. item. grand total. Print (jika ingin mencetak form ini). quantity. keterangan. charge. payment. harga. customer. total Ppn. icon opsi untuk jenis penjualan (yang terdiri dari penjualan retail dan murni). charge. keterangan. Reset (jika ingin mengulang entry dari awal). total Dpp. nama barang. nama. Post (jika entry sudah selesai). Hapus (jika ada kesalahan entry yang ingin dihapus). . akan langsung di-generate). Preview (jika ingin melihat hasil entry).88 Gambar 3. tanggal (untuk tanggal. kode barang. harga. dan Tutup (jika ingin menutup form ini dan keluar).

Adjustmen serta Cari Imei. .89 Gambar 3. Pengiriman ke Cabang. Penerimaan dari Cabang. Penjualan. Retur Penjualan. Pembelian.7 Tampilan Browse IMEI Di dalam menu Browse IMEI terdapat sub menu Join Transaksi. Retur Pembelian.

Find (jika ingin mencari langsung IMEI sesuai informasi yang telah diketahui). Terdapat juga icon untuk mempermudah pencarian atau browse IMEI Penjualan yaitu Index by Nomor Bukti (jika ingin meng-index sesuai dengan no. To End (jika ingin menuju ke informasi paling bawah). . Refresh (jika ingin me-refresh tampilan IMEI Penjualan). Kode.8 Tampilan IMEI Penjualan Tampilan ini menjelaskan sub menu Penjualan pada menu Browse IMEI yang terdiri dari Tanggal.90 Gambar 3. No. IMEI. Bukti Penjualan). Barang. dan Tutup (jika ingin menutup tampilan ini dan keluar). Faktur. To Top (jika ingin kembali ke informasi paling atas). Customer.

dan Tutup (jika ingin menutup tampilan ini dan keluar). Kode. To Top (jika ingin kembali ke informasi paling atas). Nota. No.91 Gambar 3. Refresh (jika ingin me-refresh tampilan IMEI Retur Penjualan). To End (jika ingin menuju ke informasi paling bawah). . Barang. Customer. Find (jika ingin mencari langsung IMEI sesuai informasi yang telah diketahui). Bukti Retur Penjualan). Terdapat juga icon untuk mempermudah pencarian atau browse IMEI Retur Penjualan yaitu Index by Nomor Bukti (jika ingin meng-index sesuai dengan no.9 Tampilan IMEI Retur Penjualan Sedangkan tampilan ini menjelaskan sub menu Retur Penjualan pada menu Browse IMEI yang terdiri dari Tanggal. IMEI.

Penerimaan dari Cabang. Pengiriman ke Cabang.10 Tampilan Laporan Di dalam menu Laporan terdapat sub menu Pembelian. Retur Pembelian. Penjualan. Retur Penjualan. Resume Laporan Selisih Harga. .92 Gambar 3. Cross Check serta Stok. Adjustment. List Imei.

93 Gambar 3.11 Tampilan Sub Menu Laporan Tampilan ini menjelaskan sub menu Laporan Penjualan pada menu Laporan yang terdiri dari 3 jenis yaitu Detail. dan Khusus. . Rekap.

dan Halaman. Pada tampilan ini juga terdapat icon Print (jika ingin mencetak laporan ini). Customer. Partai. dan Payment. Supplier. Supplier. Reset (jika ingin me-reset laporan ini). Segment. Sedangkan untuk Print Options terdapat pilihan yaitu Cetak ke Excel. Customer. Grup (memilih grup barang yang ingin di-input). Untuk Sales Options. Retail. Lokasi. Segmen. Jenis (terdiri dari semua. Semua.12 Tampilan Laporan Penjualan Berikut ini tampilan dari detail Laporan Penjualan pada menu Laporan yang terdiri dari Periode (menunjukkan periode laporan). Untuk bantuan keyword. dan Tutup (jika ingin menutup tampilan ini dan keluar). Brand. Faktur. Barang. terdapat pilihan Harga Jual. Harga HPP. . konsinyasi. dan putus). Brand. terdapat Tanggal. Payment.94 Gambar 3. Item. End User dan Tanpa HCO / E-Pay.

digunakan untuk meng-back up data. Ubah Password. yang digunakan user untuk mengubah atau meng-edit User ID. yang digunakan user untuk menganti password. digunakan untuk mengupdate jumlah barang. Backup.95 Gambar 3. Send Message. untuk meng-download data. untuk menampilkan saldo awal persediaan. Upload Data. digunakan untuk memanggil kembali data. Data Changes. Saldo Awal Inventory. untuk mengirimkan pesan atau message. digunakan untuk mengubah atau meng-edit database yang ada. digunakan untuk menggunakan data dari luar. Download Data. untuk meng-upload data. Saldo Awal HPP. Maintenance Database.13 Tampilan Utility Pada menu Utility terdapat sub menu Maintenance User. untuk menampilkan saldo awal Harga Pokok Persediaan. Update Quantity on Hand. untuk . Restore. Export.

. Barcode. untuk pengaturan aplikasi. dan Setup. untuk melihat barcode.96 mengetahui perubahan data.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful