ORGANISASI DAN STAF PERPUSTAKAAN

Oleh: Thalha Achmad 

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Setiap perpustakaan, baik kecil maupun besar, perlu diatur dan ditata dengan baik, sehingga pelaksnaan kegiatan kerjanya dapat berjalan dengan efesian dan efektif, jika suatu perpustakaan memiliki Struktrur Organisasi yang mantap dan staf/karyawan memiliki kompetensi yang menjadi pensyaratan yang harus dipengaruhi oleh sumbar daya manusia perpustakaan dewasa ini. Sumber daya manusia atau tenaga kerja perpustakaan yang memiliki kompetensi memungkinkan setiap jenis pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik, tepat waktu, tepat sasaran, dan sebanding antara biaya dan hasil yang diperoleh. Tampa Struktur organisasi yang mantap dan SDM yang memiliki kompetensi, mustahil suatu Perpustakaan dalam mencapai visi dan misinya sebagai unsur penunjang perpguruan tinggi dalam meujudkan berbagai fungsinya. Seperti fungsi edukasi (sumber belajar para civitas akademika), fungsi informasi, riset, rekreasi dan deposit.
Makalah ini disajikan pada acara Pengenalan Pustaka MABA-UMI tahun 2010 di Ruangan Perpustakaan UMI Makassar

1

Pembinaan Staf Perpustakaan yang mempengaruhi pola struktur organisasi 2 . Faktor-faktor apa yang mempengaruhi pola struktur organisasi suatu perpustakaan ? 3. Staf/karyawan Perpustakaan a. Pengertian judul. Rumusan Masalah Dari pemaparan latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan yang dianggap urgen untuk dibahas dalam makalah ini. Sistimatika Pembahasan Makalah ini membahas tentang: 1.B. yaitu : 1. 2. Struktur Organisasi Perpustakaan a. Macam-macam Staf perpustakaan b. Faktor-faktor Perpustakaan 3. Standar apa yang harus dipenuhi staf/karyawan perpustakaan ? C. yaitu membahas sekitar Pengertian Struktur organisaisi. Perpustakaan dan Kompetensi. Kompetensi Staf perpustakaan c. Macam-macam pola Struktur Organisasi perpustakaan b. Bagaimana pola struktur organisasi perpustakaan yang efektif ? 2.

87 1 3 . Jakarta.Dr.S. S t a f Staf perpustakaan merupakan komponen yang sangat penting dalam mencapai keberhasilan layanan perpustakaan. Suatu organisasi yang baik bentuknya sederhana sesuai dengan tuntutan tugas pokok dan fungsi yang menimbulkan beban kerja. oleh karena itu staf perpustakaan harus memenuhi dari segi jumlah dan mutu untuk memenuhi kebutuhan pelayanan dan progranm yang dikembangkan di perpustkaaan. Prajudi Atmosudirdjo.S.Mr. Prof. hal.Dr. Prajudi Atmosudirdjo dalam bukunya “dasar-dasar ilmu administrasi adalah “suatu bentuk kerjasama antara sekelompok orang berdasarkan suatu perjanjian untuk bekerjasama guna mencapai suatu tujuan bersama yang tertentu” 1 Organisasi dibentuk untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Organisasi Pengertian organisasi menurut Prof. Tujuan organisasi inilah yang mendorong orang-orang menjadi anggota suatu oraganisasi dengan harapan bahwa organisasi itu dapat memenuhi keinginankeinginanya bahkan dapat melindungi kepentingan hidupnya. ke-VII. B.BAB II TINJAUAN PUSTAKA A.Mr. Jilid I Cet. Dasar-dasar Ilmu Administrasi. 1978.

bagian sebuah gedung. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Pengantar Ilmu Perpustakaan. atau gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku atau terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan membaca. Perpustakaan Pengertian Perpustakan menurut Sulistyo Basuki dalam bukunya pengatar Ilmu Perpustakaan adalah “sebuah ruangan. h. bukan dijual” 2 2 Sulistyo Basuki. Cet.3 4 . Kedua 1993.C.

Sedang yang dimaksud “kompetensi” adalah “kewenangan (kekuasaan) untuk menentukan (memutuskan) sesuatu”. 1988. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. 860 2 Sulistyo Basuki. Pengertian Setiap perpustakaan. 194 3 Departemen Pendidikan & Kebuadyaan.Yang dimaksud “organisasi” adalah “menyusun struktur kekuasaan formal.453 1 5 . 3 Departemen Pendidikan & Kebuadyaan. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Kamus Besar Bahasa Indonesia. batasan jelas dan dikoordinasi untuk mencapai obyek tertentu” 2 . bangunan” 1 . RI. h. 1988. Jadi Struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan semua tugas kerja untuk mencapai tujuan organisasi. RI. h. baik kecil maupun besar. yaitu untuk meningkatkan layanan demi kepuasan pengguna perpustakaan. . Jakarta: Balai Pustaka.BAB III PEMBAHASAN A. agar dapat mencapai tujuannya. susunan. Jakarta: Balai Pustaka. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Sebelum membahas lebih jauh makalah ini. h.Kata “Struktur” berarti “cara bagaimana sesuatu disusun atau dubangun. Kedua 1993. perlu diatur dan ditata sedemikian rupa. terlebih dahulu kita memberikan pengertian judul: . . Cet.

Berdasarkan Fungsi. 32 4 6 .Kata “Perpustakaan” berasal dari kata dasar “pustaka” yang mendapat inbuhan per dan an. sehingga berarti tempat atau kumpulan bahan pustaka (wadah informasi dapat berupa buku & non buku). Macam-macam Pola Struktur Organisasi Perpustakaan Struktur organisasi perpustakaan ada beberapa macam: a. bagian Layanan teknis (pengadaan. bagian layanan Soeatminah. maka dapat disimpulkan bahwa makalah ini membahas Struktur/susunan organisasi dan kompetensi staf/karyawan yang terlibat dalam mengelolah Perpustakaan.. seperti bagian Tata usaha (mengurus masalah kepegawaian. 4 Jadi Perpustakaan adalah “lembaga yang menghimpun bahan pustaka dan menyediakan sarana bagi orang untuk memanfaatkan koleksi tersebut” Dari pengertian di atas. Cet. keempat. administrasi. 1992. Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan. perlengkapan dan kerumahtanggaan. Struktur Organisasi Perpustakaan 1. h. keuangan. Yogyakarta: Kanisius. Pola struktur organisasi yang disusun berdasarkan fungsi. Pengolahan dan perawatan koleksi). B.

bagian kejasama mempunyai hubungan erat dengan bagian pengembangan dan seterusnya. Bagian Penelitian dan pengembangan. Walaupun terbagi atas beberpa bagian. 7 4 7 . bagian jaringan kerjasama.pengguna (sirkulasi. bahkan sebahagian Perpustakaan umum (Daerah) di Indonesia . Departemen Pendidikan Nasinal. Tandon/cadangan dan koleksi khusus). hendaknya masing-masing bagian/seksi tidak bekerja autonom (sendiri-sendiri).Contoh Struktur organisasi Perpustakaan menurut fungsinya seperti yang digambarkan pada buku Pedoman Perpustakaan edisi 3 tahun 2004 yang diterbitkan oleh Dirjen Pendidikan Tinggi RI: RI. Dan bagian layanan pengguna mempunyai hubungan erat dengan bagian Jaringan kerjasama. Jakarta : Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Perpustakaan Perguruan Tinggi Buku Pedoman. perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia tersusun berdasarkan fungsi” 4 . misalnya bagian layanan teknis memiliki hubungan erat dengan bagian layanan pengguna. sehingga terpisah dari bagian yang lain. 2004. Referensi. Edisi ketiga. . Jadi pola ini sudah menjadi pedoman bagi perpustakaan Perguruan Tinggi seluruh Indonesia. “Pada umumnya. h.

Dan “banyak perpustakaan perguruan Tinggi membagi perpustakaan menjadi 3 kelompok subyek luas yaitu humaniora atau kemanusiaan.Kepala Tim Perpustakaan Wakil Kepala Sidang Pustakawan Adm. . Disamping koleksi berdasarkan subyek tersebut. masih 8 . Pembagian berdasarkan subyek dapat berfungsi sebagai perpustakaan khusus bagi pemakai. pembagian berdasarkan subyek biasanya bersifat terbuka dan tersedia ruangan studi yang berdekatan dengan rak buku. Berdasarkan Fungsi. Struktur organisasi perpustakaan berdasarkan subyek sering pula digunakan perpustakaan perguruan Tinggi dan perpustakaan umum. ilmu-ilmu sosial serta ilmu pengetahuan dan teknologi…. Perpustakaan (KTU) Sub Bagian Sub Bagian Sub Bagian Penelitian dan Pengembangan Layanan Teknis Layanan Pengguna Jaringan Kerjasama b.

” 5 Contoh Struktur organisasi perpustakaan berdasarkan subyek : Kepala Perpustakaan KTU Bagian Pengadaan Bagian Pengolahan Bagian Layanan Sirkulasi Bagian Koleksi Humaniora Bagian Koleksi Ilmu. h c. seperti bagian Tata usaha (mengurus masalah kepegawaian. Berdasarkan Kawasan Pola struktur organisasi yang disusun berdasarkan fungsi. Pola ini lazim digunakan oleh perpustakaan umum. bagian sirkulasi.ada lagi bagian umum serperti bagian referens. Pengantar Ilmu Perpustakaan. dan bagian pengadaan. keuangan. Perpustakaan perguruan tinggi Sulistyo Basuki. Struktur organisasi perpustakaan dibagi berdasarkan wilayah atau kawasan yang dilayaninya. 196 5 9 . Karena itu perpustakaan umum yang menganut berdsarkan kawasan akan memiliki perpustakaan pusat. Cet. Kedua 1993. perpustakaan cabang dan perpustakaan keliling (mobile liberaries). Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Sosial Bagian Koleksi IPTEK. h.

acap kali menggunakan pola ini misalnya mendirikan perpustakaan departemen. tuna-netra. remaja. Perpustakaan Pusat Perpustakaan Cabang Perpustakaan Keliling (Mobil) d. Pada perpusrakaan umum terdapat ruangan khusus untuk anakanak. kesehatan kedokteran. pensiunan) sedangkan pada perpustakaan perguruan tinggi biasa dikelompokkan pada perpustakaan program S1. atau kelompok berdasarkan ciri ekonomis (misalnya pengusaha. atau ruangan khusus koleksi langkah. Contoh struktur berdasarkan pemakai yang dilayani : 10 . Berdasarkan pemakai yang dilayani. fisika. koleksi khusus peneliti. S-2 dan S-3. seperti perpustakaan hukum. Contoh Struktur organisasi perpustakaan berdasarkan kawasan: Kepala Perpustakaan K T U.

pengkatalogan dan pengklasifikasian serta jasa layanan. Jurnal. dan ruangan multimedia. Struktur organiasasi berdasrakan jenis dokumen banyak digunakan perpustakaan nasional dan perpustakaan daerah. Bagian Pengadaan & Pengolahan Bagian Layanan Sirkulasi Bagian Koleksi S-1 Bagian Koleksi S-2 Bagian Koleksi S-3 e. Pada perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan umum. buku. Berdasarkan Jenis Dokumen. bagian terbitan Pemerintah. Tesis. audi visual.Kepala Perpustakaan K T U. bagian peta. bagian film. Contoh Struktur organisasi perpustakan berdasarkan jenis dokument yaitu: 11 . biasanya terdapat ruangan khusus Skripsi. Majalah. Pola struktur berdasarkan jenis dokumen dibagi menjadi: bagian buku. bagian majalah. Disertasi. Setiap bagain bertanggung jawab atas pengadaan.

12 .Kepala Perpustakaan K T U. Faktor yang Mempengaruhi Pola Struktur Organisasi Perpustakaan Pola sistem yang dianut oleh suatu perpustakaan perlu dikaji secara mendalam ditinjau dari segi efesiensi dan efektifitasnya. polanya harus sederhana. Penetuan pola struktur oerganisisi perpustakaan yang akan dipilih tergantung pada faktor: a. Pustakawan perlu memahami masalah pola organisasi kerena pemilihan pola yang kurang tepat dapat menimbulkan masalah pada jasa pelayanan yang kurang memuaskan tetapi biayanya mahal. Bagian Koleksi Buku Bagian Koleksi Peta Bagian Koleksi Audivisual Bagian Koleksi Khusus Bagian Koleksi Multi Media 2. Bila tujuannya memperoleh efesiensi. Tujuan Perpustakaan Tujuan atau obyek perpustakaan merupakan faktor yang penting bagi perencanaan bagian-bagian perpustakaan.

Jenis dokumen menentukan pola pengelolaan serta organisasi perpustakaan yang mengkhususkan diri pada dokumen kertografis seperti peta. Jenis Dokumen. Jenis Pemakai jenis pemakai yang akan dilayani menentukan pola organisasi. Gedung perpustakaan yang direncanakan dengan cermat serta lebih fleksibel (luwes) akan memudahkan penyeliaan serta memberikan berbagai pilihan dalam menentukan pola organisasi . c. d. e. perpustakaan khusus untuk tunanetra memerlukan jasa dan layanan yang berlainan dengan perpustakaan sekolah.b. Personalia perpustakaan. Keadaan gedung perpustakaan. atlas dan globe akan memerlukan tenaga yang dan materi konservasi yang berlainan dengan perpustakaan yang mengkhususkan diri pada buku saja. 13 . Setiap personil harus sesuai dengan pola organisasi yang ditentukan. Pola pada perpustakaan umum yung memetingkan jasa bagi pemakai umum memerlukan personil berlainan dengan perpustakaan khusus dengan jumlah pemakai terbatas. Misalnya.

Kegiatan outomasi perpustakaan. Automasi perpustakan menyangkut banyak aspek. Berbagai jasa perpustakaan dapat dilaksanakan lebih cepat dan efesien karena outomasi. Pustakawan dengan pendidikan paling rendah (S-1) dalam bidang ilmu perpustakaan. dokumentasi dan informasi (Pusdokinfo). dokumentasi dan informasi 14 . Bantuan keuangan. sehingga perlu ditimbang masak-masak dalam menetukan pola perpustakaan. Jenis Staf Perpustakaan Staf perpustakaan dewasa ini sebaiknya terdiri dari : a. atau S-1 bidang studi lain yang memiliki kompetensi dalam pengelolaan perpustakaan. dengan tugas melaksanakan tugas keprofesian dalam bidang perpustakaan. Karena keterbatasan dana memungkinkan memilih bentuk sentralisasi senua kegiatan dan jasa. g. namun sebaliknya automasi juga memerlukan biaya yang tidak sedikit. Asisten pustakawan dengan pendidikan ilmu perpustakaan tingkat diploma dalam bidang ilmu perpustakaan. Staf/Karyawan Perpustakaan 1. C. Ini memerlukan pertimbangan yang matang.f. b.

4) Menyediakan bimbingan dan bantuan terhadap pengguna layanan informasi dan perpustakaan. dan efektif dalam pembiayaan yang sejalan denganaturan strategis perguruan tingginya. yaitu: 1) Mempunyai pengetuhuan dan manpu menjalankan fungsi dan aktivitas sistem perpustakaan. Kompetensi Staf Perpustakaan Staf perpustakaan dewasa ini semakin dituntut memiliki kompetensi: a.c. seperti pranata komputer dan kearsipan. perlengkapan. keuangan. 2. Kompetensi professional yang harus dipenuhi oleh putakawan. Tenaga fungsional lain dengan pendidikan kejuruan atau keahlian tingkat kesarjanaan dengan tugas melaksanakan pekerjaan penunjang keprofesian. kerumahtanggaan. 3) Mengembangkan dan mengelola layanan informasi dengan baik. 2) Memiliki pengetahuan tentang subyek khusus yang sesuai dengan kegiatan perguruan tinggi. Tenaga administrasi dengan tugas melaksanakan kegiatan kepegawaian. mudah diakses. d. 15 .

9) Mengevaluasi hasil penggunaan informasi dan menyelenggarakan penelitian yang berhubungan dengan pemecahan masalah-masalah dengan manajeman informasi. 8) Mengembangkan produk-pruduk informasi khusus untuk digunakan di dalam atau di luar lembaga atau oleh pelanggan secara individu. 6) Mengetahui dan manpu menggunakan teknologi informasi untuk pengadaan. 10) Secara berkelanjutan memperbaiki layanan informasi untuk menanggapi perubahan kebutuhan. yang harus dimiliki pustakawan yaitu: 1) Memiliki komitmen untuk memberikan layanan terbaik. Kompetensi Individu. 16 .5) Melakukan survai mengenai jenis dan kebutuhan informasi. pengorganiosasian dan penyebaran informasi. 7) Mengetahui dan manpu menggunakan pendekatan bisnis dan manajemen untuk mengkomunikasikan perlunya layanan informasi kepada pimpinan perguruan tingginya. b. layanan informasi dan produk-produk yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.

keikutsertaan dalam seminar. Pembinaan Staf Perpustakaan Pembinaan staf perpustakaan dapat ditempuh dengan jalur seperti: a. diklat & pelatihan dibidang perpustakaan. S-1. Kenaikan pengkat fungsional dan reguler. 6) Memiliki keteranpilan berkomunikasi yang efektif. c. 9) Mampu merencanakan. lokakarya dan simposium d. 3) Berpandangan luas. S-2 dan S-3 dibidang ilmu perpustakaan. pendidikan pustakawan D-3. 7) Dapat bekerjasama secara baik dalam suatu tim kerja. 10) Memiliki perubahan. sifat positif dan fleksibel dalam menhadapi 17 . b. memprioritaskan dan memusatkan pada suatu hal yang kritis. 3. 5) Manpu menciptakan lingkungan kerja yang dihargai & dipercaya.2) Manpu mencari peluang dan melihat kesempatan baru baik di dalam maupun di luar perpustakaan. 4) Manpu mencari mitra kerja. 8) Memiliki sifat kepemimpinan.

baik kompetensi professional (mempunyai pengetuhuan/keahlian dibidang Perpusdokinfo). 3. Staf/karyawan perpustakaan adalah sataf yang memiliki kompetensi. Faktor yang mempengaruhi pemilihan sturuktur organisasi suatu perpustakaan adalah tujuan perpustakaan. jenis pemakai. maupun kompetensi Individu (memiliki krakter/akhlak dalam hal pengelolaan dan pengembangan perpustakaan). P E N U T U P A. bukan kepentingan pribadi.III. Dalam menyusun struktur organisasi suatu perpustakaan. 2. hendaknya disusun disusun secara profesional dengan pertimbangan kepentingan lembaga. Kesimpulan 1. 3. Sturuktur organisasi perpustaan yang efektif diterapkan dalam sutau adalah stutur organisasi yang dapat memenuhi kepentingan pengguna. 2. Makalah ini dapat menambah khasanah perpustakaan mengenai koleksi. Saran-saran dan Harapan 1. 18 . B. kondisi gedung dan jumlah anggaran yang tersedia. jenis dokumen. Hendaknya tidak menempatkan staf di perpustakaan yang tidak memiliki kompetensi dibidang kepustakawanan.

ke-VII. PT Gramedia Pustaka Utama. Cet. Cet. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta. Jilid I Cet. 1988 Soewarno Handayaningrat. Kedua. Gunung Agung. Maju Mundur.I. Perpustakaan Kepustakaan. Cet. 1992 Sumardji. Kanisius. Prajudi Atmosudirdjo. 1982 Soeatminah. Cv. 1993 Sukarna. 1991 19 .. Perpustakan Perguruan Tinggi buku pedoman. Organisasi Perpustakaan dan Tatakerjanya. 2004 Departemen Pendidikan & Kebuadyaan. Kanisius. Dasar-dasar Ilmu Administrasi. Cet. Sulistyo Basuki. 1978. Jakarta. Pengatar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen.IV. ke VIII. Jakarta.DAFTAR PUSTAKA Dirjen Pendidikan Tinggi. Jakarta. Depdiknas RI. Cet. Perpustakaan. Yogyakarta. II. Yogyakarta. Pengantar Ilmu Perpustakaan. P. Jakarta. RI. Depdiknas RI Dirrektorat Pendidikan Tinggi. 1988. Dasar-Dasar Manajemen. edisi ketiga. Jakarta: Balai Pustaka. dan Perpustakaan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful