ORGANISASI DAN STAF PERPUSTAKAAN

Oleh: Thalha Achmad 

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Setiap perpustakaan, baik kecil maupun besar, perlu diatur dan ditata dengan baik, sehingga pelaksnaan kegiatan kerjanya dapat berjalan dengan efesian dan efektif, jika suatu perpustakaan memiliki Struktrur Organisasi yang mantap dan staf/karyawan memiliki kompetensi yang menjadi pensyaratan yang harus dipengaruhi oleh sumbar daya manusia perpustakaan dewasa ini. Sumber daya manusia atau tenaga kerja perpustakaan yang memiliki kompetensi memungkinkan setiap jenis pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik, tepat waktu, tepat sasaran, dan sebanding antara biaya dan hasil yang diperoleh. Tampa Struktur organisasi yang mantap dan SDM yang memiliki kompetensi, mustahil suatu Perpustakaan dalam mencapai visi dan misinya sebagai unsur penunjang perpguruan tinggi dalam meujudkan berbagai fungsinya. Seperti fungsi edukasi (sumber belajar para civitas akademika), fungsi informasi, riset, rekreasi dan deposit.
Makalah ini disajikan pada acara Pengenalan Pustaka MABA-UMI tahun 2010 di Ruangan Perpustakaan UMI Makassar

1

Macam-macam Staf perpustakaan b. yaitu : 1. Struktur Organisasi Perpustakaan a. Macam-macam pola Struktur Organisasi perpustakaan b. Pembinaan Staf Perpustakaan yang mempengaruhi pola struktur organisasi 2 . Perpustakaan dan Kompetensi.B. Bagaimana pola struktur organisasi perpustakaan yang efektif ? 2. Faktor-faktor apa yang mempengaruhi pola struktur organisasi suatu perpustakaan ? 3. yaitu membahas sekitar Pengertian Struktur organisaisi. Staf/karyawan Perpustakaan a. Faktor-faktor Perpustakaan 3. 2. Sistimatika Pembahasan Makalah ini membahas tentang: 1. Rumusan Masalah Dari pemaparan latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan yang dianggap urgen untuk dibahas dalam makalah ini. Pengertian judul. Standar apa yang harus dipenuhi staf/karyawan perpustakaan ? C. Kompetensi Staf perpustakaan c.

Prajudi Atmosudirdjo. oleh karena itu staf perpustakaan harus memenuhi dari segi jumlah dan mutu untuk memenuhi kebutuhan pelayanan dan progranm yang dikembangkan di perpustkaaan.S. 87 1 3 . Suatu organisasi yang baik bentuknya sederhana sesuai dengan tuntutan tugas pokok dan fungsi yang menimbulkan beban kerja. Jilid I Cet.Dr. Organisasi Pengertian organisasi menurut Prof. Dasar-dasar Ilmu Administrasi. Prajudi Atmosudirdjo dalam bukunya “dasar-dasar ilmu administrasi adalah “suatu bentuk kerjasama antara sekelompok orang berdasarkan suatu perjanjian untuk bekerjasama guna mencapai suatu tujuan bersama yang tertentu” 1 Organisasi dibentuk untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Tujuan organisasi inilah yang mendorong orang-orang menjadi anggota suatu oraganisasi dengan harapan bahwa organisasi itu dapat memenuhi keinginankeinginanya bahkan dapat melindungi kepentingan hidupnya. S t a f Staf perpustakaan merupakan komponen yang sangat penting dalam mencapai keberhasilan layanan perpustakaan.Mr. 1978.Dr. B.S. Jakarta.BAB II TINJAUAN PUSTAKA A.Mr. hal. Prof. ke-VII.

Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.3 4 . Pengantar Ilmu Perpustakaan. Perpustakaan Pengertian Perpustakan menurut Sulistyo Basuki dalam bukunya pengatar Ilmu Perpustakaan adalah “sebuah ruangan. Cet. atau gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku atau terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan membaca. h. bukan dijual” 2 2 Sulistyo Basuki.C. Kedua 1993. bagian sebuah gedung.

bangunan” 1 . 860 2 Sulistyo Basuki. Jakarta: Balai Pustaka. Jakarta: Balai Pustaka. terlebih dahulu kita memberikan pengertian judul: . RI.Sedang yang dimaksud “kompetensi” adalah “kewenangan (kekuasaan) untuk menentukan (memutuskan) sesuatu”. 3 Departemen Pendidikan & Kebuadyaan. Cet. Pengertian Setiap perpustakaan. RI. baik kecil maupun besar. 1988. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. .453 1 5 .Yang dimaksud “organisasi” adalah “menyusun struktur kekuasaan formal.Kata “Struktur” berarti “cara bagaimana sesuatu disusun atau dubangun. Kedua 1993. . Pengantar Ilmu Perpustakaan. yaitu untuk meningkatkan layanan demi kepuasan pengguna perpustakaan. Kamus Besar Bahasa Indonesia. h. Sebelum membahas lebih jauh makalah ini. 194 3 Departemen Pendidikan & Kebuadyaan. susunan. batasan jelas dan dikoordinasi untuk mencapai obyek tertentu” 2 . agar dapat mencapai tujuannya. Jadi Struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan semua tugas kerja untuk mencapai tujuan organisasi. h. perlu diatur dan ditata sedemikian rupa. h. Kamus Besar Bahasa Indonesia.BAB III PEMBAHASAN A. 1988.

maka dapat disimpulkan bahwa makalah ini membahas Struktur/susunan organisasi dan kompetensi staf/karyawan yang terlibat dalam mengelolah Perpustakaan. Cet. Pola struktur organisasi yang disusun berdasarkan fungsi. 1992.. keempat. bagian Layanan teknis (pengadaan. keuangan. seperti bagian Tata usaha (mengurus masalah kepegawaian. Berdasarkan Fungsi. Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan. bagian layanan Soeatminah. h. administrasi.Kata “Perpustakaan” berasal dari kata dasar “pustaka” yang mendapat inbuhan per dan an. Pengolahan dan perawatan koleksi). B. 4 Jadi Perpustakaan adalah “lembaga yang menghimpun bahan pustaka dan menyediakan sarana bagi orang untuk memanfaatkan koleksi tersebut” Dari pengertian di atas. Struktur Organisasi Perpustakaan 1. Macam-macam Pola Struktur Organisasi Perpustakaan Struktur organisasi perpustakaan ada beberapa macam: a. 32 4 6 . Yogyakarta: Kanisius. sehingga berarti tempat atau kumpulan bahan pustaka (wadah informasi dapat berupa buku & non buku). perlengkapan dan kerumahtanggaan.

. Dan bagian layanan pengguna mempunyai hubungan erat dengan bagian Jaringan kerjasama. misalnya bagian layanan teknis memiliki hubungan erat dengan bagian layanan pengguna. Jadi pola ini sudah menjadi pedoman bagi perpustakaan Perguruan Tinggi seluruh Indonesia. “Pada umumnya.pengguna (sirkulasi. h. hendaknya masing-masing bagian/seksi tidak bekerja autonom (sendiri-sendiri). bahkan sebahagian Perpustakaan umum (Daerah) di Indonesia . 2004. Edisi ketiga. Departemen Pendidikan Nasinal. perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia tersusun berdasarkan fungsi” 4 . Jakarta : Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Referensi. 7 4 7 . Tandon/cadangan dan koleksi khusus). Bagian Penelitian dan pengembangan.Contoh Struktur organisasi Perpustakaan menurut fungsinya seperti yang digambarkan pada buku Pedoman Perpustakaan edisi 3 tahun 2004 yang diterbitkan oleh Dirjen Pendidikan Tinggi RI: RI. Perpustakaan Perguruan Tinggi Buku Pedoman. Walaupun terbagi atas beberpa bagian. sehingga terpisah dari bagian yang lain. bagian kejasama mempunyai hubungan erat dengan bagian pengembangan dan seterusnya. bagian jaringan kerjasama.

Perpustakaan (KTU) Sub Bagian Sub Bagian Sub Bagian Penelitian dan Pengembangan Layanan Teknis Layanan Pengguna Jaringan Kerjasama b. pembagian berdasarkan subyek biasanya bersifat terbuka dan tersedia ruangan studi yang berdekatan dengan rak buku. Berdasarkan Fungsi. ilmu-ilmu sosial serta ilmu pengetahuan dan teknologi…. Pembagian berdasarkan subyek dapat berfungsi sebagai perpustakaan khusus bagi pemakai. . Struktur organisasi perpustakaan berdasarkan subyek sering pula digunakan perpustakaan perguruan Tinggi dan perpustakaan umum. Disamping koleksi berdasarkan subyek tersebut. Dan “banyak perpustakaan perguruan Tinggi membagi perpustakaan menjadi 3 kelompok subyek luas yaitu humaniora atau kemanusiaan.Kepala Tim Perpustakaan Wakil Kepala Sidang Pustakawan Adm. masih 8 .

perpustakaan cabang dan perpustakaan keliling (mobile liberaries). Karena itu perpustakaan umum yang menganut berdsarkan kawasan akan memiliki perpustakaan pusat. h. h c. Pola ini lazim digunakan oleh perpustakaan umum. 196 5 9 . Sosial Bagian Koleksi IPTEK.” 5 Contoh Struktur organisasi perpustakaan berdasarkan subyek : Kepala Perpustakaan KTU Bagian Pengadaan Bagian Pengolahan Bagian Layanan Sirkulasi Bagian Koleksi Humaniora Bagian Koleksi Ilmu. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Cet. bagian sirkulasi.ada lagi bagian umum serperti bagian referens. seperti bagian Tata usaha (mengurus masalah kepegawaian. Kedua 1993. Struktur organisasi perpustakaan dibagi berdasarkan wilayah atau kawasan yang dilayaninya. Perpustakaan perguruan tinggi Sulistyo Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Berdasarkan Kawasan Pola struktur organisasi yang disusun berdasarkan fungsi. dan bagian pengadaan. keuangan.

tuna-netra. Contoh Struktur organisasi perpustakaan berdasarkan kawasan: Kepala Perpustakaan K T U. atau kelompok berdasarkan ciri ekonomis (misalnya pengusaha. remaja. Contoh struktur berdasarkan pemakai yang dilayani : 10 . Berdasarkan pemakai yang dilayani.acap kali menggunakan pola ini misalnya mendirikan perpustakaan departemen. kesehatan kedokteran. pensiunan) sedangkan pada perpustakaan perguruan tinggi biasa dikelompokkan pada perpustakaan program S1. koleksi khusus peneliti. Perpustakaan Pusat Perpustakaan Cabang Perpustakaan Keliling (Mobil) d. fisika. S-2 dan S-3. seperti perpustakaan hukum. Pada perpusrakaan umum terdapat ruangan khusus untuk anakanak. atau ruangan khusus koleksi langkah.

Tesis. Struktur organiasasi berdasrakan jenis dokumen banyak digunakan perpustakaan nasional dan perpustakaan daerah. buku. bagian majalah. bagian peta. Berdasarkan Jenis Dokumen. Bagian Pengadaan & Pengolahan Bagian Layanan Sirkulasi Bagian Koleksi S-1 Bagian Koleksi S-2 Bagian Koleksi S-3 e. pengkatalogan dan pengklasifikasian serta jasa layanan. biasanya terdapat ruangan khusus Skripsi. dan ruangan multimedia. Setiap bagain bertanggung jawab atas pengadaan. Pola struktur berdasarkan jenis dokumen dibagi menjadi: bagian buku. Jurnal. Majalah. audi visual. Disertasi. bagian film. bagian terbitan Pemerintah.Kepala Perpustakaan K T U. Pada perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan umum. Contoh Struktur organisasi perpustakan berdasarkan jenis dokument yaitu: 11 .

Bagian Koleksi Buku Bagian Koleksi Peta Bagian Koleksi Audivisual Bagian Koleksi Khusus Bagian Koleksi Multi Media 2. Bila tujuannya memperoleh efesiensi. Penetuan pola struktur oerganisisi perpustakaan yang akan dipilih tergantung pada faktor: a. Faktor yang Mempengaruhi Pola Struktur Organisasi Perpustakaan Pola sistem yang dianut oleh suatu perpustakaan perlu dikaji secara mendalam ditinjau dari segi efesiensi dan efektifitasnya.Kepala Perpustakaan K T U. 12 . polanya harus sederhana. Pustakawan perlu memahami masalah pola organisasi kerena pemilihan pola yang kurang tepat dapat menimbulkan masalah pada jasa pelayanan yang kurang memuaskan tetapi biayanya mahal. Tujuan Perpustakaan Tujuan atau obyek perpustakaan merupakan faktor yang penting bagi perencanaan bagian-bagian perpustakaan.

b. atlas dan globe akan memerlukan tenaga yang dan materi konservasi yang berlainan dengan perpustakaan yang mengkhususkan diri pada buku saja. d. Jenis Pemakai jenis pemakai yang akan dilayani menentukan pola organisasi. e. perpustakaan khusus untuk tunanetra memerlukan jasa dan layanan yang berlainan dengan perpustakaan sekolah. Gedung perpustakaan yang direncanakan dengan cermat serta lebih fleksibel (luwes) akan memudahkan penyeliaan serta memberikan berbagai pilihan dalam menentukan pola organisasi . Personalia perpustakaan. 13 . Misalnya. Pola pada perpustakaan umum yung memetingkan jasa bagi pemakai umum memerlukan personil berlainan dengan perpustakaan khusus dengan jumlah pemakai terbatas. Setiap personil harus sesuai dengan pola organisasi yang ditentukan. Jenis dokumen menentukan pola pengelolaan serta organisasi perpustakaan yang mengkhususkan diri pada dokumen kertografis seperti peta. Keadaan gedung perpustakaan. Jenis Dokumen. c.

atau S-1 bidang studi lain yang memiliki kompetensi dalam pengelolaan perpustakaan. Ini memerlukan pertimbangan yang matang. Staf/Karyawan Perpustakaan 1. sehingga perlu ditimbang masak-masak dalam menetukan pola perpustakaan. b. Kegiatan outomasi perpustakaan. Bantuan keuangan. Jenis Staf Perpustakaan Staf perpustakaan dewasa ini sebaiknya terdiri dari : a. Pustakawan dengan pendidikan paling rendah (S-1) dalam bidang ilmu perpustakaan. Karena keterbatasan dana memungkinkan memilih bentuk sentralisasi senua kegiatan dan jasa. dokumentasi dan informasi 14 . g.f. Berbagai jasa perpustakaan dapat dilaksanakan lebih cepat dan efesien karena outomasi. dokumentasi dan informasi (Pusdokinfo). Asisten pustakawan dengan pendidikan ilmu perpustakaan tingkat diploma dalam bidang ilmu perpustakaan. dengan tugas melaksanakan tugas keprofesian dalam bidang perpustakaan. namun sebaliknya automasi juga memerlukan biaya yang tidak sedikit. Automasi perpustakan menyangkut banyak aspek. C.

Tenaga fungsional lain dengan pendidikan kejuruan atau keahlian tingkat kesarjanaan dengan tugas melaksanakan pekerjaan penunjang keprofesian. yaitu: 1) Mempunyai pengetuhuan dan manpu menjalankan fungsi dan aktivitas sistem perpustakaan. Kompetensi Staf Perpustakaan Staf perpustakaan dewasa ini semakin dituntut memiliki kompetensi: a. keuangan. 4) Menyediakan bimbingan dan bantuan terhadap pengguna layanan informasi dan perpustakaan.c. Tenaga administrasi dengan tugas melaksanakan kegiatan kepegawaian. d. seperti pranata komputer dan kearsipan. Kompetensi professional yang harus dipenuhi oleh putakawan. 2) Memiliki pengetahuan tentang subyek khusus yang sesuai dengan kegiatan perguruan tinggi. kerumahtanggaan. 15 . perlengkapan. dan efektif dalam pembiayaan yang sejalan denganaturan strategis perguruan tingginya. mudah diakses. 2. 3) Mengembangkan dan mengelola layanan informasi dengan baik.

6) Mengetahui dan manpu menggunakan teknologi informasi untuk pengadaan. Kompetensi Individu. yang harus dimiliki pustakawan yaitu: 1) Memiliki komitmen untuk memberikan layanan terbaik. layanan informasi dan produk-produk yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. 9) Mengevaluasi hasil penggunaan informasi dan menyelenggarakan penelitian yang berhubungan dengan pemecahan masalah-masalah dengan manajeman informasi. b. 7) Mengetahui dan manpu menggunakan pendekatan bisnis dan manajemen untuk mengkomunikasikan perlunya layanan informasi kepada pimpinan perguruan tingginya. 16 . 8) Mengembangkan produk-pruduk informasi khusus untuk digunakan di dalam atau di luar lembaga atau oleh pelanggan secara individu. pengorganiosasian dan penyebaran informasi. 10) Secara berkelanjutan memperbaiki layanan informasi untuk menanggapi perubahan kebutuhan.5) Melakukan survai mengenai jenis dan kebutuhan informasi.

5) Manpu menciptakan lingkungan kerja yang dihargai & dipercaya. 9) Mampu merencanakan. 3) Berpandangan luas.2) Manpu mencari peluang dan melihat kesempatan baru baik di dalam maupun di luar perpustakaan. pendidikan pustakawan D-3. 10) Memiliki perubahan. keikutsertaan dalam seminar. memprioritaskan dan memusatkan pada suatu hal yang kritis. Pembinaan Staf Perpustakaan Pembinaan staf perpustakaan dapat ditempuh dengan jalur seperti: a. S-2 dan S-3 dibidang ilmu perpustakaan. 7) Dapat bekerjasama secara baik dalam suatu tim kerja. b. c. lokakarya dan simposium d. 3. 6) Memiliki keteranpilan berkomunikasi yang efektif. 8) Memiliki sifat kepemimpinan. Kenaikan pengkat fungsional dan reguler. diklat & pelatihan dibidang perpustakaan. S-1. sifat positif dan fleksibel dalam menhadapi 17 . 4) Manpu mencari mitra kerja.

B. 18 . Sturuktur organisasi perpustaan yang efektif diterapkan dalam sutau adalah stutur organisasi yang dapat memenuhi kepentingan pengguna. 3. Faktor yang mempengaruhi pemilihan sturuktur organisasi suatu perpustakaan adalah tujuan perpustakaan. 2. hendaknya disusun disusun secara profesional dengan pertimbangan kepentingan lembaga. maupun kompetensi Individu (memiliki krakter/akhlak dalam hal pengelolaan dan pengembangan perpustakaan). jenis dokumen.III. Saran-saran dan Harapan 1. Kesimpulan 1. jenis pemakai. Staf/karyawan perpustakaan adalah sataf yang memiliki kompetensi. Makalah ini dapat menambah khasanah perpustakaan mengenai koleksi. 3. baik kompetensi professional (mempunyai pengetuhuan/keahlian dibidang Perpusdokinfo). Dalam menyusun struktur organisasi suatu perpustakaan. Hendaknya tidak menempatkan staf di perpustakaan yang tidak memiliki kompetensi dibidang kepustakawanan. kondisi gedung dan jumlah anggaran yang tersedia. bukan kepentingan pribadi. 2. P E N U T U P A.

Perpustakaan.. Perpustakan Perguruan Tinggi buku pedoman. Jilid I Cet. edisi ketiga. RI. Dasar-dasar Ilmu Administrasi. 1982 Soeatminah. 1988 Soewarno Handayaningrat. 1992 Sumardji.DAFTAR PUSTAKA Dirjen Pendidikan Tinggi. Cet. Yogyakarta. Jakarta. 2004 Departemen Pendidikan & Kebuadyaan. Pengatar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. Gunung Agung. Cet. II. Jakarta. dan Perpustakaan. Perpustakaan Kepustakaan. Prajudi Atmosudirdjo. Cet. Sulistyo Basuki. Dasar-Dasar Manajemen.IV. Pengantar Ilmu Perpustakaan. 1993 Sukarna. Kanisius. Jakarta. Kanisius.I. Kedua. Cet. Jakarta. Depdiknas RI. 1988. Jakarta: Balai Pustaka. Maju Mundur. Depdiknas RI Dirrektorat Pendidikan Tinggi. ke VIII. 1991 19 . Cet. 1978. Cv. P. Jakarta. Yogyakarta. PT Gramedia Pustaka Utama. Kamus Besar Bahasa Indonesia. ke-VII. Organisasi Perpustakaan dan Tatakerjanya.