ORGANISASI DAN STAF PERPUSTAKAAN

Oleh: Thalha Achmad 

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Setiap perpustakaan, baik kecil maupun besar, perlu diatur dan ditata dengan baik, sehingga pelaksnaan kegiatan kerjanya dapat berjalan dengan efesian dan efektif, jika suatu perpustakaan memiliki Struktrur Organisasi yang mantap dan staf/karyawan memiliki kompetensi yang menjadi pensyaratan yang harus dipengaruhi oleh sumbar daya manusia perpustakaan dewasa ini. Sumber daya manusia atau tenaga kerja perpustakaan yang memiliki kompetensi memungkinkan setiap jenis pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik, tepat waktu, tepat sasaran, dan sebanding antara biaya dan hasil yang diperoleh. Tampa Struktur organisasi yang mantap dan SDM yang memiliki kompetensi, mustahil suatu Perpustakaan dalam mencapai visi dan misinya sebagai unsur penunjang perpguruan tinggi dalam meujudkan berbagai fungsinya. Seperti fungsi edukasi (sumber belajar para civitas akademika), fungsi informasi, riset, rekreasi dan deposit.
Makalah ini disajikan pada acara Pengenalan Pustaka MABA-UMI tahun 2010 di Ruangan Perpustakaan UMI Makassar

1

B. Macam-macam Staf perpustakaan b. Bagaimana pola struktur organisasi perpustakaan yang efektif ? 2. yaitu : 1. Pengertian judul. Pembinaan Staf Perpustakaan yang mempengaruhi pola struktur organisasi 2 . Perpustakaan dan Kompetensi. Staf/karyawan Perpustakaan a. Faktor-faktor apa yang mempengaruhi pola struktur organisasi suatu perpustakaan ? 3. yaitu membahas sekitar Pengertian Struktur organisaisi. Rumusan Masalah Dari pemaparan latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan yang dianggap urgen untuk dibahas dalam makalah ini. Struktur Organisasi Perpustakaan a. Kompetensi Staf perpustakaan c. Macam-macam pola Struktur Organisasi perpustakaan b. Standar apa yang harus dipenuhi staf/karyawan perpustakaan ? C. 2. Faktor-faktor Perpustakaan 3. Sistimatika Pembahasan Makalah ini membahas tentang: 1.

Dr. oleh karena itu staf perpustakaan harus memenuhi dari segi jumlah dan mutu untuk memenuhi kebutuhan pelayanan dan progranm yang dikembangkan di perpustkaaan.Mr.Dr. Dasar-dasar Ilmu Administrasi. Prof. Jakarta. ke-VII. Organisasi Pengertian organisasi menurut Prof. Prajudi Atmosudirdjo. B.S.Mr.BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. 1978. S t a f Staf perpustakaan merupakan komponen yang sangat penting dalam mencapai keberhasilan layanan perpustakaan.S. hal. Suatu organisasi yang baik bentuknya sederhana sesuai dengan tuntutan tugas pokok dan fungsi yang menimbulkan beban kerja. Jilid I Cet. Tujuan organisasi inilah yang mendorong orang-orang menjadi anggota suatu oraganisasi dengan harapan bahwa organisasi itu dapat memenuhi keinginankeinginanya bahkan dapat melindungi kepentingan hidupnya. 87 1 3 . Prajudi Atmosudirdjo dalam bukunya “dasar-dasar ilmu administrasi adalah “suatu bentuk kerjasama antara sekelompok orang berdasarkan suatu perjanjian untuk bekerjasama guna mencapai suatu tujuan bersama yang tertentu” 1 Organisasi dibentuk untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

3 4 .C. atau gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku atau terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan membaca. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Kedua 1993. Cet. Perpustakaan Pengertian Perpustakan menurut Sulistyo Basuki dalam bukunya pengatar Ilmu Perpustakaan adalah “sebuah ruangan. h. bukan dijual” 2 2 Sulistyo Basuki. bagian sebuah gedung.

Yang dimaksud “organisasi” adalah “menyusun struktur kekuasaan formal.453 1 5 . RI. Kedua 1993. 1988. 860 2 Sulistyo Basuki. Jadi Struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan semua tugas kerja untuk mencapai tujuan organisasi. yaitu untuk meningkatkan layanan demi kepuasan pengguna perpustakaan. . Jakarta: Balai Pustaka. Pengertian Setiap perpustakaan. Pengantar Ilmu Perpustakaan. . bangunan” 1 . 3 Departemen Pendidikan & Kebuadyaan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. h. Kamus Besar Bahasa Indonesia. baik kecil maupun besar. 1988. h. susunan. h.Kata “Struktur” berarti “cara bagaimana sesuatu disusun atau dubangun.Sedang yang dimaksud “kompetensi” adalah “kewenangan (kekuasaan) untuk menentukan (memutuskan) sesuatu”. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Cet. Jakarta: Balai Pustaka. RI. batasan jelas dan dikoordinasi untuk mencapai obyek tertentu” 2 . agar dapat mencapai tujuannya. 194 3 Departemen Pendidikan & Kebuadyaan. terlebih dahulu kita memberikan pengertian judul: . Sebelum membahas lebih jauh makalah ini. perlu diatur dan ditata sedemikian rupa.BAB III PEMBAHASAN A.

1992. bagian Layanan teknis (pengadaan.Kata “Perpustakaan” berasal dari kata dasar “pustaka” yang mendapat inbuhan per dan an. maka dapat disimpulkan bahwa makalah ini membahas Struktur/susunan organisasi dan kompetensi staf/karyawan yang terlibat dalam mengelolah Perpustakaan. perlengkapan dan kerumahtanggaan. keempat. Yogyakarta: Kanisius. keuangan. Cet. Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan. Pengolahan dan perawatan koleksi). B. Pola struktur organisasi yang disusun berdasarkan fungsi. Macam-macam Pola Struktur Organisasi Perpustakaan Struktur organisasi perpustakaan ada beberapa macam: a. sehingga berarti tempat atau kumpulan bahan pustaka (wadah informasi dapat berupa buku & non buku). seperti bagian Tata usaha (mengurus masalah kepegawaian. 32 4 6 .. bagian layanan Soeatminah. Struktur Organisasi Perpustakaan 1. Berdasarkan Fungsi. administrasi. 4 Jadi Perpustakaan adalah “lembaga yang menghimpun bahan pustaka dan menyediakan sarana bagi orang untuk memanfaatkan koleksi tersebut” Dari pengertian di atas. h.

Jakarta : Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Edisi ketiga. Walaupun terbagi atas beberpa bagian. Tandon/cadangan dan koleksi khusus). Bagian Penelitian dan pengembangan. 2004. Dan bagian layanan pengguna mempunyai hubungan erat dengan bagian Jaringan kerjasama. bahkan sebahagian Perpustakaan umum (Daerah) di Indonesia . bagian jaringan kerjasama. 7 4 7 .pengguna (sirkulasi. misalnya bagian layanan teknis memiliki hubungan erat dengan bagian layanan pengguna. hendaknya masing-masing bagian/seksi tidak bekerja autonom (sendiri-sendiri). sehingga terpisah dari bagian yang lain.Contoh Struktur organisasi Perpustakaan menurut fungsinya seperti yang digambarkan pada buku Pedoman Perpustakaan edisi 3 tahun 2004 yang diterbitkan oleh Dirjen Pendidikan Tinggi RI: RI. Perpustakaan Perguruan Tinggi Buku Pedoman. bagian kejasama mempunyai hubungan erat dengan bagian pengembangan dan seterusnya. . Referensi. perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia tersusun berdasarkan fungsi” 4 . h. Jadi pola ini sudah menjadi pedoman bagi perpustakaan Perguruan Tinggi seluruh Indonesia. “Pada umumnya. Departemen Pendidikan Nasinal.

Kepala Tim Perpustakaan Wakil Kepala Sidang Pustakawan Adm. Perpustakaan (KTU) Sub Bagian Sub Bagian Sub Bagian Penelitian dan Pengembangan Layanan Teknis Layanan Pengguna Jaringan Kerjasama b. Berdasarkan Fungsi. . masih 8 . ilmu-ilmu sosial serta ilmu pengetahuan dan teknologi…. Struktur organisasi perpustakaan berdasarkan subyek sering pula digunakan perpustakaan perguruan Tinggi dan perpustakaan umum. Disamping koleksi berdasarkan subyek tersebut. Pembagian berdasarkan subyek dapat berfungsi sebagai perpustakaan khusus bagi pemakai. pembagian berdasarkan subyek biasanya bersifat terbuka dan tersedia ruangan studi yang berdekatan dengan rak buku. Dan “banyak perpustakaan perguruan Tinggi membagi perpustakaan menjadi 3 kelompok subyek luas yaitu humaniora atau kemanusiaan.

perpustakaan cabang dan perpustakaan keliling (mobile liberaries). Pola ini lazim digunakan oleh perpustakaan umum. Perpustakaan perguruan tinggi Sulistyo Basuki. Berdasarkan Kawasan Pola struktur organisasi yang disusun berdasarkan fungsi. bagian sirkulasi. 196 5 9 . keuangan. h c. Karena itu perpustakaan umum yang menganut berdsarkan kawasan akan memiliki perpustakaan pusat. Sosial Bagian Koleksi IPTEK.” 5 Contoh Struktur organisasi perpustakaan berdasarkan subyek : Kepala Perpustakaan KTU Bagian Pengadaan Bagian Pengolahan Bagian Layanan Sirkulasi Bagian Koleksi Humaniora Bagian Koleksi Ilmu.ada lagi bagian umum serperti bagian referens. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Kedua 1993. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. seperti bagian Tata usaha (mengurus masalah kepegawaian. h. Struktur organisasi perpustakaan dibagi berdasarkan wilayah atau kawasan yang dilayaninya. dan bagian pengadaan. Cet.

S-2 dan S-3. pensiunan) sedangkan pada perpustakaan perguruan tinggi biasa dikelompokkan pada perpustakaan program S1. remaja. tuna-netra. Berdasarkan pemakai yang dilayani. seperti perpustakaan hukum. atau ruangan khusus koleksi langkah. Perpustakaan Pusat Perpustakaan Cabang Perpustakaan Keliling (Mobil) d. Contoh Struktur organisasi perpustakaan berdasarkan kawasan: Kepala Perpustakaan K T U. Pada perpusrakaan umum terdapat ruangan khusus untuk anakanak. fisika. koleksi khusus peneliti. Contoh struktur berdasarkan pemakai yang dilayani : 10 .acap kali menggunakan pola ini misalnya mendirikan perpustakaan departemen. kesehatan kedokteran. atau kelompok berdasarkan ciri ekonomis (misalnya pengusaha.

Kepala Perpustakaan K T U. Setiap bagain bertanggung jawab atas pengadaan. Tesis. Disertasi. bagian terbitan Pemerintah. Bagian Pengadaan & Pengolahan Bagian Layanan Sirkulasi Bagian Koleksi S-1 Bagian Koleksi S-2 Bagian Koleksi S-3 e. audi visual. Pola struktur berdasarkan jenis dokumen dibagi menjadi: bagian buku. Berdasarkan Jenis Dokumen. Pada perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan umum. biasanya terdapat ruangan khusus Skripsi. bagian peta. Contoh Struktur organisasi perpustakan berdasarkan jenis dokument yaitu: 11 . bagian film. pengkatalogan dan pengklasifikasian serta jasa layanan. bagian majalah. buku. dan ruangan multimedia. Struktur organiasasi berdasrakan jenis dokumen banyak digunakan perpustakaan nasional dan perpustakaan daerah. Majalah. Jurnal.

Faktor yang Mempengaruhi Pola Struktur Organisasi Perpustakaan Pola sistem yang dianut oleh suatu perpustakaan perlu dikaji secara mendalam ditinjau dari segi efesiensi dan efektifitasnya. Tujuan Perpustakaan Tujuan atau obyek perpustakaan merupakan faktor yang penting bagi perencanaan bagian-bagian perpustakaan. Bagian Koleksi Buku Bagian Koleksi Peta Bagian Koleksi Audivisual Bagian Koleksi Khusus Bagian Koleksi Multi Media 2. Pustakawan perlu memahami masalah pola organisasi kerena pemilihan pola yang kurang tepat dapat menimbulkan masalah pada jasa pelayanan yang kurang memuaskan tetapi biayanya mahal. 12 . Penetuan pola struktur oerganisisi perpustakaan yang akan dipilih tergantung pada faktor: a. Bila tujuannya memperoleh efesiensi. polanya harus sederhana.Kepala Perpustakaan K T U.

13 . Misalnya. Setiap personil harus sesuai dengan pola organisasi yang ditentukan. perpustakaan khusus untuk tunanetra memerlukan jasa dan layanan yang berlainan dengan perpustakaan sekolah. e. Pola pada perpustakaan umum yung memetingkan jasa bagi pemakai umum memerlukan personil berlainan dengan perpustakaan khusus dengan jumlah pemakai terbatas. Jenis Dokumen. atlas dan globe akan memerlukan tenaga yang dan materi konservasi yang berlainan dengan perpustakaan yang mengkhususkan diri pada buku saja. Keadaan gedung perpustakaan. c. Personalia perpustakaan.b. Gedung perpustakaan yang direncanakan dengan cermat serta lebih fleksibel (luwes) akan memudahkan penyeliaan serta memberikan berbagai pilihan dalam menentukan pola organisasi . Jenis Pemakai jenis pemakai yang akan dilayani menentukan pola organisasi. Jenis dokumen menentukan pola pengelolaan serta organisasi perpustakaan yang mengkhususkan diri pada dokumen kertografis seperti peta. d.

Pustakawan dengan pendidikan paling rendah (S-1) dalam bidang ilmu perpustakaan.f. Staf/Karyawan Perpustakaan 1. Bantuan keuangan. dokumentasi dan informasi 14 . namun sebaliknya automasi juga memerlukan biaya yang tidak sedikit. Karena keterbatasan dana memungkinkan memilih bentuk sentralisasi senua kegiatan dan jasa. Ini memerlukan pertimbangan yang matang. Kegiatan outomasi perpustakaan. b. dokumentasi dan informasi (Pusdokinfo). Jenis Staf Perpustakaan Staf perpustakaan dewasa ini sebaiknya terdiri dari : a. atau S-1 bidang studi lain yang memiliki kompetensi dalam pengelolaan perpustakaan. dengan tugas melaksanakan tugas keprofesian dalam bidang perpustakaan. g. Asisten pustakawan dengan pendidikan ilmu perpustakaan tingkat diploma dalam bidang ilmu perpustakaan. Automasi perpustakan menyangkut banyak aspek. C. Berbagai jasa perpustakaan dapat dilaksanakan lebih cepat dan efesien karena outomasi. sehingga perlu ditimbang masak-masak dalam menetukan pola perpustakaan.

c. 3) Mengembangkan dan mengelola layanan informasi dengan baik. Kompetensi professional yang harus dipenuhi oleh putakawan. 4) Menyediakan bimbingan dan bantuan terhadap pengguna layanan informasi dan perpustakaan. yaitu: 1) Mempunyai pengetuhuan dan manpu menjalankan fungsi dan aktivitas sistem perpustakaan. Tenaga administrasi dengan tugas melaksanakan kegiatan kepegawaian. 2. seperti pranata komputer dan kearsipan. mudah diakses. 15 . perlengkapan. 2) Memiliki pengetahuan tentang subyek khusus yang sesuai dengan kegiatan perguruan tinggi. Kompetensi Staf Perpustakaan Staf perpustakaan dewasa ini semakin dituntut memiliki kompetensi: a. dan efektif dalam pembiayaan yang sejalan denganaturan strategis perguruan tingginya. kerumahtanggaan. d. keuangan. Tenaga fungsional lain dengan pendidikan kejuruan atau keahlian tingkat kesarjanaan dengan tugas melaksanakan pekerjaan penunjang keprofesian.

16 . 8) Mengembangkan produk-pruduk informasi khusus untuk digunakan di dalam atau di luar lembaga atau oleh pelanggan secara individu. yang harus dimiliki pustakawan yaitu: 1) Memiliki komitmen untuk memberikan layanan terbaik. 6) Mengetahui dan manpu menggunakan teknologi informasi untuk pengadaan. b. pengorganiosasian dan penyebaran informasi.5) Melakukan survai mengenai jenis dan kebutuhan informasi. 7) Mengetahui dan manpu menggunakan pendekatan bisnis dan manajemen untuk mengkomunikasikan perlunya layanan informasi kepada pimpinan perguruan tingginya. 10) Secara berkelanjutan memperbaiki layanan informasi untuk menanggapi perubahan kebutuhan. Kompetensi Individu. 9) Mengevaluasi hasil penggunaan informasi dan menyelenggarakan penelitian yang berhubungan dengan pemecahan masalah-masalah dengan manajeman informasi. layanan informasi dan produk-produk yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.

sifat positif dan fleksibel dalam menhadapi 17 . diklat & pelatihan dibidang perpustakaan. 3) Berpandangan luas. c. 4) Manpu mencari mitra kerja. pendidikan pustakawan D-3. 5) Manpu menciptakan lingkungan kerja yang dihargai & dipercaya. b. Pembinaan Staf Perpustakaan Pembinaan staf perpustakaan dapat ditempuh dengan jalur seperti: a. Kenaikan pengkat fungsional dan reguler. 8) Memiliki sifat kepemimpinan. 9) Mampu merencanakan. S-2 dan S-3 dibidang ilmu perpustakaan. 7) Dapat bekerjasama secara baik dalam suatu tim kerja. lokakarya dan simposium d. 10) Memiliki perubahan. keikutsertaan dalam seminar. S-1. 6) Memiliki keteranpilan berkomunikasi yang efektif. memprioritaskan dan memusatkan pada suatu hal yang kritis. 3.2) Manpu mencari peluang dan melihat kesempatan baru baik di dalam maupun di luar perpustakaan.

jenis pemakai. baik kompetensi professional (mempunyai pengetuhuan/keahlian dibidang Perpusdokinfo). Faktor yang mempengaruhi pemilihan sturuktur organisasi suatu perpustakaan adalah tujuan perpustakaan.III. 2. Kesimpulan 1. Makalah ini dapat menambah khasanah perpustakaan mengenai koleksi. Hendaknya tidak menempatkan staf di perpustakaan yang tidak memiliki kompetensi dibidang kepustakawanan. B. P E N U T U P A. hendaknya disusun disusun secara profesional dengan pertimbangan kepentingan lembaga. 18 . Dalam menyusun struktur organisasi suatu perpustakaan. bukan kepentingan pribadi. kondisi gedung dan jumlah anggaran yang tersedia. 2. 3. 3. Staf/karyawan perpustakaan adalah sataf yang memiliki kompetensi. Saran-saran dan Harapan 1. Sturuktur organisasi perpustaan yang efektif diterapkan dalam sutau adalah stutur organisasi yang dapat memenuhi kepentingan pengguna. jenis dokumen. maupun kompetensi Individu (memiliki krakter/akhlak dalam hal pengelolaan dan pengembangan perpustakaan).

Cv. 2004 Departemen Pendidikan & Kebuadyaan. Perpustakan Perguruan Tinggi buku pedoman. Jakarta. Jakarta. Cet. Sulistyo Basuki. Dasar-Dasar Manajemen. Gunung Agung. Yogyakarta. Yogyakarta. Perpustakaan Kepustakaan. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Depdiknas RI. II. Kanisius. 1988 Soewarno Handayaningrat. Kedua.. Depdiknas RI Dirrektorat Pendidikan Tinggi. RI.IV. Jakarta: Balai Pustaka. Maju Mundur. Kanisius. Perpustakaan. 1991 19 . Jakarta. Pengatar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. PT Gramedia Pustaka Utama. Cet. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Cet. 1988. P. Jakarta. Cet. 1992 Sumardji. ke VIII. Organisasi Perpustakaan dan Tatakerjanya.I. Dasar-dasar Ilmu Administrasi. 1982 Soeatminah. Prajudi Atmosudirdjo. 1993 Sukarna. ke-VII. 1978. Jakarta. Cet.DAFTAR PUSTAKA Dirjen Pendidikan Tinggi. Jilid I Cet. edisi ketiga. dan Perpustakaan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful