ORGANISASI DAN STAF PERPUSTAKAAN

Oleh: Thalha Achmad 

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Setiap perpustakaan, baik kecil maupun besar, perlu diatur dan ditata dengan baik, sehingga pelaksnaan kegiatan kerjanya dapat berjalan dengan efesian dan efektif, jika suatu perpustakaan memiliki Struktrur Organisasi yang mantap dan staf/karyawan memiliki kompetensi yang menjadi pensyaratan yang harus dipengaruhi oleh sumbar daya manusia perpustakaan dewasa ini. Sumber daya manusia atau tenaga kerja perpustakaan yang memiliki kompetensi memungkinkan setiap jenis pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik, tepat waktu, tepat sasaran, dan sebanding antara biaya dan hasil yang diperoleh. Tampa Struktur organisasi yang mantap dan SDM yang memiliki kompetensi, mustahil suatu Perpustakaan dalam mencapai visi dan misinya sebagai unsur penunjang perpguruan tinggi dalam meujudkan berbagai fungsinya. Seperti fungsi edukasi (sumber belajar para civitas akademika), fungsi informasi, riset, rekreasi dan deposit.
Makalah ini disajikan pada acara Pengenalan Pustaka MABA-UMI tahun 2010 di Ruangan Perpustakaan UMI Makassar

1

Kompetensi Staf perpustakaan c. Faktor-faktor apa yang mempengaruhi pola struktur organisasi suatu perpustakaan ? 3. Rumusan Masalah Dari pemaparan latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan yang dianggap urgen untuk dibahas dalam makalah ini. Standar apa yang harus dipenuhi staf/karyawan perpustakaan ? C. Perpustakaan dan Kompetensi. Struktur Organisasi Perpustakaan a. Pengertian judul. yaitu : 1. Macam-macam pola Struktur Organisasi perpustakaan b. Pembinaan Staf Perpustakaan yang mempengaruhi pola struktur organisasi 2 . 2. Faktor-faktor Perpustakaan 3. Bagaimana pola struktur organisasi perpustakaan yang efektif ? 2.B. Staf/karyawan Perpustakaan a. yaitu membahas sekitar Pengertian Struktur organisaisi. Macam-macam Staf perpustakaan b. Sistimatika Pembahasan Makalah ini membahas tentang: 1.

1978.Mr. ke-VII. 87 1 3 .Dr.Mr. B. Prof. Dasar-dasar Ilmu Administrasi. Tujuan organisasi inilah yang mendorong orang-orang menjadi anggota suatu oraganisasi dengan harapan bahwa organisasi itu dapat memenuhi keinginankeinginanya bahkan dapat melindungi kepentingan hidupnya.S. Jakarta. hal. S t a f Staf perpustakaan merupakan komponen yang sangat penting dalam mencapai keberhasilan layanan perpustakaan. oleh karena itu staf perpustakaan harus memenuhi dari segi jumlah dan mutu untuk memenuhi kebutuhan pelayanan dan progranm yang dikembangkan di perpustkaaan. Jilid I Cet.Dr.S.BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Suatu organisasi yang baik bentuknya sederhana sesuai dengan tuntutan tugas pokok dan fungsi yang menimbulkan beban kerja. Prajudi Atmosudirdjo. Prajudi Atmosudirdjo dalam bukunya “dasar-dasar ilmu administrasi adalah “suatu bentuk kerjasama antara sekelompok orang berdasarkan suatu perjanjian untuk bekerjasama guna mencapai suatu tujuan bersama yang tertentu” 1 Organisasi dibentuk untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Organisasi Pengertian organisasi menurut Prof.

Pengantar Ilmu Perpustakaan. bukan dijual” 2 2 Sulistyo Basuki. Kedua 1993. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. atau gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku atau terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan membaca. h. Perpustakaan Pengertian Perpustakan menurut Sulistyo Basuki dalam bukunya pengatar Ilmu Perpustakaan adalah “sebuah ruangan. Cet.C. bagian sebuah gedung.3 4 .

susunan. baik kecil maupun besar. RI. batasan jelas dan dikoordinasi untuk mencapai obyek tertentu” 2 . bangunan” 1 . h. Kedua 1993. Pengertian Setiap perpustakaan. perlu diatur dan ditata sedemikian rupa. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Cet. terlebih dahulu kita memberikan pengertian judul: . h. . 1988. 1988. Kamus Besar Bahasa Indonesia. 194 3 Departemen Pendidikan & Kebuadyaan.453 1 5 . 860 2 Sulistyo Basuki. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. 3 Departemen Pendidikan & Kebuadyaan. Jakarta: Balai Pustaka. Sebelum membahas lebih jauh makalah ini.Kata “Struktur” berarti “cara bagaimana sesuatu disusun atau dubangun. Jadi Struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan semua tugas kerja untuk mencapai tujuan organisasi. Kamus Besar Bahasa Indonesia.Yang dimaksud “organisasi” adalah “menyusun struktur kekuasaan formal. yaitu untuk meningkatkan layanan demi kepuasan pengguna perpustakaan. . RI. Jakarta: Balai Pustaka. h. agar dapat mencapai tujuannya.Sedang yang dimaksud “kompetensi” adalah “kewenangan (kekuasaan) untuk menentukan (memutuskan) sesuatu”.BAB III PEMBAHASAN A.

Pola struktur organisasi yang disusun berdasarkan fungsi. seperti bagian Tata usaha (mengurus masalah kepegawaian. Berdasarkan Fungsi. 4 Jadi Perpustakaan adalah “lembaga yang menghimpun bahan pustaka dan menyediakan sarana bagi orang untuk memanfaatkan koleksi tersebut” Dari pengertian di atas. h. keuangan. administrasi. 1992. maka dapat disimpulkan bahwa makalah ini membahas Struktur/susunan organisasi dan kompetensi staf/karyawan yang terlibat dalam mengelolah Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius. bagian Layanan teknis (pengadaan. Cet. B. Struktur Organisasi Perpustakaan 1.Kata “Perpustakaan” berasal dari kata dasar “pustaka” yang mendapat inbuhan per dan an. sehingga berarti tempat atau kumpulan bahan pustaka (wadah informasi dapat berupa buku & non buku). 32 4 6 . Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan.. Macam-macam Pola Struktur Organisasi Perpustakaan Struktur organisasi perpustakaan ada beberapa macam: a. keempat. Pengolahan dan perawatan koleksi). bagian layanan Soeatminah. perlengkapan dan kerumahtanggaan.

bagian jaringan kerjasama. h. Perpustakaan Perguruan Tinggi Buku Pedoman. 2004. Departemen Pendidikan Nasinal. Jadi pola ini sudah menjadi pedoman bagi perpustakaan Perguruan Tinggi seluruh Indonesia. perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia tersusun berdasarkan fungsi” 4 . misalnya bagian layanan teknis memiliki hubungan erat dengan bagian layanan pengguna. Bagian Penelitian dan pengembangan.Contoh Struktur organisasi Perpustakaan menurut fungsinya seperti yang digambarkan pada buku Pedoman Perpustakaan edisi 3 tahun 2004 yang diterbitkan oleh Dirjen Pendidikan Tinggi RI: RI. Edisi ketiga. bahkan sebahagian Perpustakaan umum (Daerah) di Indonesia . Referensi. 7 4 7 . sehingga terpisah dari bagian yang lain. “Pada umumnya. Dan bagian layanan pengguna mempunyai hubungan erat dengan bagian Jaringan kerjasama. hendaknya masing-masing bagian/seksi tidak bekerja autonom (sendiri-sendiri). Walaupun terbagi atas beberpa bagian. bagian kejasama mempunyai hubungan erat dengan bagian pengembangan dan seterusnya. Tandon/cadangan dan koleksi khusus). Jakarta : Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. .pengguna (sirkulasi.

ilmu-ilmu sosial serta ilmu pengetahuan dan teknologi…. Pembagian berdasarkan subyek dapat berfungsi sebagai perpustakaan khusus bagi pemakai. masih 8 .Kepala Tim Perpustakaan Wakil Kepala Sidang Pustakawan Adm. pembagian berdasarkan subyek biasanya bersifat terbuka dan tersedia ruangan studi yang berdekatan dengan rak buku. Berdasarkan Fungsi. Perpustakaan (KTU) Sub Bagian Sub Bagian Sub Bagian Penelitian dan Pengembangan Layanan Teknis Layanan Pengguna Jaringan Kerjasama b. . Struktur organisasi perpustakaan berdasarkan subyek sering pula digunakan perpustakaan perguruan Tinggi dan perpustakaan umum. Disamping koleksi berdasarkan subyek tersebut. Dan “banyak perpustakaan perguruan Tinggi membagi perpustakaan menjadi 3 kelompok subyek luas yaitu humaniora atau kemanusiaan.

h c. Pola ini lazim digunakan oleh perpustakaan umum.” 5 Contoh Struktur organisasi perpustakaan berdasarkan subyek : Kepala Perpustakaan KTU Bagian Pengadaan Bagian Pengolahan Bagian Layanan Sirkulasi Bagian Koleksi Humaniora Bagian Koleksi Ilmu. Struktur organisasi perpustakaan dibagi berdasarkan wilayah atau kawasan yang dilayaninya. h. Perpustakaan perguruan tinggi Sulistyo Basuki. 196 5 9 . Cet. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.ada lagi bagian umum serperti bagian referens. bagian sirkulasi. Berdasarkan Kawasan Pola struktur organisasi yang disusun berdasarkan fungsi. Karena itu perpustakaan umum yang menganut berdsarkan kawasan akan memiliki perpustakaan pusat. dan bagian pengadaan. perpustakaan cabang dan perpustakaan keliling (mobile liberaries). seperti bagian Tata usaha (mengurus masalah kepegawaian. Pengantar Ilmu Perpustakaan. keuangan. Sosial Bagian Koleksi IPTEK. Kedua 1993.

kesehatan kedokteran. Perpustakaan Pusat Perpustakaan Cabang Perpustakaan Keliling (Mobil) d. Contoh struktur berdasarkan pemakai yang dilayani : 10 . seperti perpustakaan hukum. tuna-netra. atau ruangan khusus koleksi langkah. Berdasarkan pemakai yang dilayani. remaja. koleksi khusus peneliti.acap kali menggunakan pola ini misalnya mendirikan perpustakaan departemen. S-2 dan S-3. fisika. pensiunan) sedangkan pada perpustakaan perguruan tinggi biasa dikelompokkan pada perpustakaan program S1. Contoh Struktur organisasi perpustakaan berdasarkan kawasan: Kepala Perpustakaan K T U. Pada perpusrakaan umum terdapat ruangan khusus untuk anakanak. atau kelompok berdasarkan ciri ekonomis (misalnya pengusaha.

Pada perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan umum. audi visual. Bagian Pengadaan & Pengolahan Bagian Layanan Sirkulasi Bagian Koleksi S-1 Bagian Koleksi S-2 Bagian Koleksi S-3 e. Pola struktur berdasarkan jenis dokumen dibagi menjadi: bagian buku. Disertasi. Majalah. bagian majalah. bagian terbitan Pemerintah. pengkatalogan dan pengklasifikasian serta jasa layanan. dan ruangan multimedia. Tesis. bagian film. Berdasarkan Jenis Dokumen. bagian peta. Struktur organiasasi berdasrakan jenis dokumen banyak digunakan perpustakaan nasional dan perpustakaan daerah. Contoh Struktur organisasi perpustakan berdasarkan jenis dokument yaitu: 11 .Kepala Perpustakaan K T U. buku. Setiap bagain bertanggung jawab atas pengadaan. Jurnal. biasanya terdapat ruangan khusus Skripsi.

12 .Kepala Perpustakaan K T U. Tujuan Perpustakaan Tujuan atau obyek perpustakaan merupakan faktor yang penting bagi perencanaan bagian-bagian perpustakaan. Penetuan pola struktur oerganisisi perpustakaan yang akan dipilih tergantung pada faktor: a. Pustakawan perlu memahami masalah pola organisasi kerena pemilihan pola yang kurang tepat dapat menimbulkan masalah pada jasa pelayanan yang kurang memuaskan tetapi biayanya mahal. Bagian Koleksi Buku Bagian Koleksi Peta Bagian Koleksi Audivisual Bagian Koleksi Khusus Bagian Koleksi Multi Media 2. Bila tujuannya memperoleh efesiensi. Faktor yang Mempengaruhi Pola Struktur Organisasi Perpustakaan Pola sistem yang dianut oleh suatu perpustakaan perlu dikaji secara mendalam ditinjau dari segi efesiensi dan efektifitasnya. polanya harus sederhana.

Setiap personil harus sesuai dengan pola organisasi yang ditentukan.b. Pola pada perpustakaan umum yung memetingkan jasa bagi pemakai umum memerlukan personil berlainan dengan perpustakaan khusus dengan jumlah pemakai terbatas. Misalnya. Jenis Pemakai jenis pemakai yang akan dilayani menentukan pola organisasi. perpustakaan khusus untuk tunanetra memerlukan jasa dan layanan yang berlainan dengan perpustakaan sekolah. Jenis dokumen menentukan pola pengelolaan serta organisasi perpustakaan yang mengkhususkan diri pada dokumen kertografis seperti peta. Keadaan gedung perpustakaan. Personalia perpustakaan. 13 . c. d. Jenis Dokumen. atlas dan globe akan memerlukan tenaga yang dan materi konservasi yang berlainan dengan perpustakaan yang mengkhususkan diri pada buku saja. e. Gedung perpustakaan yang direncanakan dengan cermat serta lebih fleksibel (luwes) akan memudahkan penyeliaan serta memberikan berbagai pilihan dalam menentukan pola organisasi .

g. Berbagai jasa perpustakaan dapat dilaksanakan lebih cepat dan efesien karena outomasi. Automasi perpustakan menyangkut banyak aspek. Asisten pustakawan dengan pendidikan ilmu perpustakaan tingkat diploma dalam bidang ilmu perpustakaan. Ini memerlukan pertimbangan yang matang. sehingga perlu ditimbang masak-masak dalam menetukan pola perpustakaan. C. Jenis Staf Perpustakaan Staf perpustakaan dewasa ini sebaiknya terdiri dari : a. Karena keterbatasan dana memungkinkan memilih bentuk sentralisasi senua kegiatan dan jasa. Staf/Karyawan Perpustakaan 1. b. Pustakawan dengan pendidikan paling rendah (S-1) dalam bidang ilmu perpustakaan. atau S-1 bidang studi lain yang memiliki kompetensi dalam pengelolaan perpustakaan. Bantuan keuangan. namun sebaliknya automasi juga memerlukan biaya yang tidak sedikit. dokumentasi dan informasi 14 . dokumentasi dan informasi (Pusdokinfo). dengan tugas melaksanakan tugas keprofesian dalam bidang perpustakaan.f. Kegiatan outomasi perpustakaan.

Tenaga fungsional lain dengan pendidikan kejuruan atau keahlian tingkat kesarjanaan dengan tugas melaksanakan pekerjaan penunjang keprofesian.c. kerumahtanggaan. 3) Mengembangkan dan mengelola layanan informasi dengan baik. 15 . mudah diakses. Tenaga administrasi dengan tugas melaksanakan kegiatan kepegawaian. Kompetensi professional yang harus dipenuhi oleh putakawan. keuangan. perlengkapan. Kompetensi Staf Perpustakaan Staf perpustakaan dewasa ini semakin dituntut memiliki kompetensi: a. 2) Memiliki pengetahuan tentang subyek khusus yang sesuai dengan kegiatan perguruan tinggi. dan efektif dalam pembiayaan yang sejalan denganaturan strategis perguruan tingginya. 4) Menyediakan bimbingan dan bantuan terhadap pengguna layanan informasi dan perpustakaan. d. 2. seperti pranata komputer dan kearsipan. yaitu: 1) Mempunyai pengetuhuan dan manpu menjalankan fungsi dan aktivitas sistem perpustakaan.

10) Secara berkelanjutan memperbaiki layanan informasi untuk menanggapi perubahan kebutuhan. 9) Mengevaluasi hasil penggunaan informasi dan menyelenggarakan penelitian yang berhubungan dengan pemecahan masalah-masalah dengan manajeman informasi. 8) Mengembangkan produk-pruduk informasi khusus untuk digunakan di dalam atau di luar lembaga atau oleh pelanggan secara individu. 16 . yang harus dimiliki pustakawan yaitu: 1) Memiliki komitmen untuk memberikan layanan terbaik. Kompetensi Individu. pengorganiosasian dan penyebaran informasi.5) Melakukan survai mengenai jenis dan kebutuhan informasi. 6) Mengetahui dan manpu menggunakan teknologi informasi untuk pengadaan. layanan informasi dan produk-produk yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. 7) Mengetahui dan manpu menggunakan pendekatan bisnis dan manajemen untuk mengkomunikasikan perlunya layanan informasi kepada pimpinan perguruan tingginya. b.

Kenaikan pengkat fungsional dan reguler. 9) Mampu merencanakan. S-2 dan S-3 dibidang ilmu perpustakaan. 3. Pembinaan Staf Perpustakaan Pembinaan staf perpustakaan dapat ditempuh dengan jalur seperti: a. sifat positif dan fleksibel dalam menhadapi 17 . keikutsertaan dalam seminar.2) Manpu mencari peluang dan melihat kesempatan baru baik di dalam maupun di luar perpustakaan. 5) Manpu menciptakan lingkungan kerja yang dihargai & dipercaya. 3) Berpandangan luas. c. 4) Manpu mencari mitra kerja. 10) Memiliki perubahan. b. memprioritaskan dan memusatkan pada suatu hal yang kritis. S-1. 7) Dapat bekerjasama secara baik dalam suatu tim kerja. 6) Memiliki keteranpilan berkomunikasi yang efektif. 8) Memiliki sifat kepemimpinan. lokakarya dan simposium d. pendidikan pustakawan D-3. diklat & pelatihan dibidang perpustakaan.

18 . Hendaknya tidak menempatkan staf di perpustakaan yang tidak memiliki kompetensi dibidang kepustakawanan. Saran-saran dan Harapan 1. bukan kepentingan pribadi. 3. kondisi gedung dan jumlah anggaran yang tersedia. Sturuktur organisasi perpustaan yang efektif diterapkan dalam sutau adalah stutur organisasi yang dapat memenuhi kepentingan pengguna. Makalah ini dapat menambah khasanah perpustakaan mengenai koleksi. 2. jenis dokumen. Dalam menyusun struktur organisasi suatu perpustakaan.III. jenis pemakai. maupun kompetensi Individu (memiliki krakter/akhlak dalam hal pengelolaan dan pengembangan perpustakaan). B. 3. P E N U T U P A. Kesimpulan 1. Staf/karyawan perpustakaan adalah sataf yang memiliki kompetensi. 2. Faktor yang mempengaruhi pemilihan sturuktur organisasi suatu perpustakaan adalah tujuan perpustakaan. baik kompetensi professional (mempunyai pengetuhuan/keahlian dibidang Perpusdokinfo). hendaknya disusun disusun secara profesional dengan pertimbangan kepentingan lembaga.

Jakarta. 1993 Sukarna. Yogyakarta. Jakarta.IV. Cet. Prajudi Atmosudirdjo. Maju Mundur. Depdiknas RI. Cet. Jakarta. 1992 Sumardji. dan Perpustakaan. Perpustakan Perguruan Tinggi buku pedoman. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Cet. Gunung Agung. Jakarta. ke-VII. 1988 Soewarno Handayaningrat. Cet. Kamus Besar Bahasa Indonesia. 1982 Soeatminah. Perpustakaan Kepustakaan. II. Kedua. Perpustakaan. RI. Jakarta: Balai Pustaka. Cv.. Pengatar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. P. Yogyakarta. Organisasi Perpustakaan dan Tatakerjanya. edisi ketiga.DAFTAR PUSTAKA Dirjen Pendidikan Tinggi. 1978. Jilid I Cet. Kanisius. Depdiknas RI Dirrektorat Pendidikan Tinggi. PT Gramedia Pustaka Utama. ke VIII. 1988.I. Jakarta. 1991 19 . 2004 Departemen Pendidikan & Kebuadyaan. Kanisius. Sulistyo Basuki. Cet. Dasar-Dasar Manajemen. Dasar-dasar Ilmu Administrasi.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful