ORGANISASI DAN STAF PERPUSTAKAAN

Oleh: Thalha Achmad 

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Setiap perpustakaan, baik kecil maupun besar, perlu diatur dan ditata dengan baik, sehingga pelaksnaan kegiatan kerjanya dapat berjalan dengan efesian dan efektif, jika suatu perpustakaan memiliki Struktrur Organisasi yang mantap dan staf/karyawan memiliki kompetensi yang menjadi pensyaratan yang harus dipengaruhi oleh sumbar daya manusia perpustakaan dewasa ini. Sumber daya manusia atau tenaga kerja perpustakaan yang memiliki kompetensi memungkinkan setiap jenis pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik, tepat waktu, tepat sasaran, dan sebanding antara biaya dan hasil yang diperoleh. Tampa Struktur organisasi yang mantap dan SDM yang memiliki kompetensi, mustahil suatu Perpustakaan dalam mencapai visi dan misinya sebagai unsur penunjang perpguruan tinggi dalam meujudkan berbagai fungsinya. Seperti fungsi edukasi (sumber belajar para civitas akademika), fungsi informasi, riset, rekreasi dan deposit.
Makalah ini disajikan pada acara Pengenalan Pustaka MABA-UMI tahun 2010 di Ruangan Perpustakaan UMI Makassar

1

Rumusan Masalah Dari pemaparan latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan yang dianggap urgen untuk dibahas dalam makalah ini. Perpustakaan dan Kompetensi. Pembinaan Staf Perpustakaan yang mempengaruhi pola struktur organisasi 2 . Faktor-faktor Perpustakaan 3. Standar apa yang harus dipenuhi staf/karyawan perpustakaan ? C. Struktur Organisasi Perpustakaan a. Bagaimana pola struktur organisasi perpustakaan yang efektif ? 2. yaitu : 1. Sistimatika Pembahasan Makalah ini membahas tentang: 1. 2. Staf/karyawan Perpustakaan a. yaitu membahas sekitar Pengertian Struktur organisaisi. Macam-macam Staf perpustakaan b. Faktor-faktor apa yang mempengaruhi pola struktur organisasi suatu perpustakaan ? 3. Pengertian judul.B. Macam-macam pola Struktur Organisasi perpustakaan b. Kompetensi Staf perpustakaan c.

Jakarta. Prajudi Atmosudirdjo. S t a f Staf perpustakaan merupakan komponen yang sangat penting dalam mencapai keberhasilan layanan perpustakaan.BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Prof.Dr.Mr. Suatu organisasi yang baik bentuknya sederhana sesuai dengan tuntutan tugas pokok dan fungsi yang menimbulkan beban kerja. B. Tujuan organisasi inilah yang mendorong orang-orang menjadi anggota suatu oraganisasi dengan harapan bahwa organisasi itu dapat memenuhi keinginankeinginanya bahkan dapat melindungi kepentingan hidupnya.S. 1978.S. hal. Organisasi Pengertian organisasi menurut Prof. Jilid I Cet. oleh karena itu staf perpustakaan harus memenuhi dari segi jumlah dan mutu untuk memenuhi kebutuhan pelayanan dan progranm yang dikembangkan di perpustkaaan.Dr.Mr. 87 1 3 . Prajudi Atmosudirdjo dalam bukunya “dasar-dasar ilmu administrasi adalah “suatu bentuk kerjasama antara sekelompok orang berdasarkan suatu perjanjian untuk bekerjasama guna mencapai suatu tujuan bersama yang tertentu” 1 Organisasi dibentuk untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dasar-dasar Ilmu Administrasi. ke-VII.

3 4 .C. bagian sebuah gedung. Perpustakaan Pengertian Perpustakan menurut Sulistyo Basuki dalam bukunya pengatar Ilmu Perpustakaan adalah “sebuah ruangan. Cet. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. atau gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku atau terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan membaca. Kedua 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. bukan dijual” 2 2 Sulistyo Basuki. h.

batasan jelas dan dikoordinasi untuk mencapai obyek tertentu” 2 . Pengertian Setiap perpustakaan. h. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. h. Kamus Besar Bahasa Indonesia. RI. Jadi Struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan semua tugas kerja untuk mencapai tujuan organisasi. Kamus Besar Bahasa Indonesia.453 1 5 . terlebih dahulu kita memberikan pengertian judul: . Cet. . h. yaitu untuk meningkatkan layanan demi kepuasan pengguna perpustakaan. baik kecil maupun besar. . Sebelum membahas lebih jauh makalah ini.BAB III PEMBAHASAN A. 3 Departemen Pendidikan & Kebuadyaan. Pengantar Ilmu Perpustakaan.Sedang yang dimaksud “kompetensi” adalah “kewenangan (kekuasaan) untuk menentukan (memutuskan) sesuatu”. 860 2 Sulistyo Basuki. 1988. agar dapat mencapai tujuannya. RI. Kedua 1993.Kata “Struktur” berarti “cara bagaimana sesuatu disusun atau dubangun. 194 3 Departemen Pendidikan & Kebuadyaan. susunan.Yang dimaksud “organisasi” adalah “menyusun struktur kekuasaan formal. bangunan” 1 . perlu diatur dan ditata sedemikian rupa. 1988. Jakarta: Balai Pustaka. Jakarta: Balai Pustaka.

1992. Pola struktur organisasi yang disusun berdasarkan fungsi. 4 Jadi Perpustakaan adalah “lembaga yang menghimpun bahan pustaka dan menyediakan sarana bagi orang untuk memanfaatkan koleksi tersebut” Dari pengertian di atas. Yogyakarta: Kanisius. administrasi. Cet. Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan. bagian Layanan teknis (pengadaan. sehingga berarti tempat atau kumpulan bahan pustaka (wadah informasi dapat berupa buku & non buku). bagian layanan Soeatminah. Macam-macam Pola Struktur Organisasi Perpustakaan Struktur organisasi perpustakaan ada beberapa macam: a. keempat. seperti bagian Tata usaha (mengurus masalah kepegawaian. Pengolahan dan perawatan koleksi). perlengkapan dan kerumahtanggaan. B. Berdasarkan Fungsi. maka dapat disimpulkan bahwa makalah ini membahas Struktur/susunan organisasi dan kompetensi staf/karyawan yang terlibat dalam mengelolah Perpustakaan.. Struktur Organisasi Perpustakaan 1. keuangan. 32 4 6 . h.Kata “Perpustakaan” berasal dari kata dasar “pustaka” yang mendapat inbuhan per dan an.

Referensi. Edisi ketiga.pengguna (sirkulasi.Contoh Struktur organisasi Perpustakaan menurut fungsinya seperti yang digambarkan pada buku Pedoman Perpustakaan edisi 3 tahun 2004 yang diterbitkan oleh Dirjen Pendidikan Tinggi RI: RI. sehingga terpisah dari bagian yang lain. bagian kejasama mempunyai hubungan erat dengan bagian pengembangan dan seterusnya. Walaupun terbagi atas beberpa bagian. Dan bagian layanan pengguna mempunyai hubungan erat dengan bagian Jaringan kerjasama. Jadi pola ini sudah menjadi pedoman bagi perpustakaan Perguruan Tinggi seluruh Indonesia. Jakarta : Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia tersusun berdasarkan fungsi” 4 . misalnya bagian layanan teknis memiliki hubungan erat dengan bagian layanan pengguna. Tandon/cadangan dan koleksi khusus). Departemen Pendidikan Nasinal. 7 4 7 . h. 2004. bahkan sebahagian Perpustakaan umum (Daerah) di Indonesia . . Bagian Penelitian dan pengembangan. Perpustakaan Perguruan Tinggi Buku Pedoman. bagian jaringan kerjasama. “Pada umumnya. hendaknya masing-masing bagian/seksi tidak bekerja autonom (sendiri-sendiri).

Pembagian berdasarkan subyek dapat berfungsi sebagai perpustakaan khusus bagi pemakai. masih 8 . pembagian berdasarkan subyek biasanya bersifat terbuka dan tersedia ruangan studi yang berdekatan dengan rak buku.Kepala Tim Perpustakaan Wakil Kepala Sidang Pustakawan Adm. Perpustakaan (KTU) Sub Bagian Sub Bagian Sub Bagian Penelitian dan Pengembangan Layanan Teknis Layanan Pengguna Jaringan Kerjasama b. Struktur organisasi perpustakaan berdasarkan subyek sering pula digunakan perpustakaan perguruan Tinggi dan perpustakaan umum. . Berdasarkan Fungsi. ilmu-ilmu sosial serta ilmu pengetahuan dan teknologi…. Dan “banyak perpustakaan perguruan Tinggi membagi perpustakaan menjadi 3 kelompok subyek luas yaitu humaniora atau kemanusiaan. Disamping koleksi berdasarkan subyek tersebut.

Kedua 1993. bagian sirkulasi. Pola ini lazim digunakan oleh perpustakaan umum. Berdasarkan Kawasan Pola struktur organisasi yang disusun berdasarkan fungsi. Cet. 196 5 9 . Sosial Bagian Koleksi IPTEK. seperti bagian Tata usaha (mengurus masalah kepegawaian.ada lagi bagian umum serperti bagian referens. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. dan bagian pengadaan. keuangan. perpustakaan cabang dan perpustakaan keliling (mobile liberaries). Perpustakaan perguruan tinggi Sulistyo Basuki. Struktur organisasi perpustakaan dibagi berdasarkan wilayah atau kawasan yang dilayaninya. h. h c. Pengantar Ilmu Perpustakaan.” 5 Contoh Struktur organisasi perpustakaan berdasarkan subyek : Kepala Perpustakaan KTU Bagian Pengadaan Bagian Pengolahan Bagian Layanan Sirkulasi Bagian Koleksi Humaniora Bagian Koleksi Ilmu. Karena itu perpustakaan umum yang menganut berdsarkan kawasan akan memiliki perpustakaan pusat.

Berdasarkan pemakai yang dilayani. kesehatan kedokteran. tuna-netra. Pada perpusrakaan umum terdapat ruangan khusus untuk anakanak. koleksi khusus peneliti. Perpustakaan Pusat Perpustakaan Cabang Perpustakaan Keliling (Mobil) d. fisika. atau kelompok berdasarkan ciri ekonomis (misalnya pengusaha. Contoh Struktur organisasi perpustakaan berdasarkan kawasan: Kepala Perpustakaan K T U. atau ruangan khusus koleksi langkah. S-2 dan S-3. remaja. pensiunan) sedangkan pada perpustakaan perguruan tinggi biasa dikelompokkan pada perpustakaan program S1. seperti perpustakaan hukum.acap kali menggunakan pola ini misalnya mendirikan perpustakaan departemen. Contoh struktur berdasarkan pemakai yang dilayani : 10 .

Kepala Perpustakaan K T U. Tesis. Jurnal. bagian terbitan Pemerintah. Contoh Struktur organisasi perpustakan berdasarkan jenis dokument yaitu: 11 . pengkatalogan dan pengklasifikasian serta jasa layanan. Pola struktur berdasarkan jenis dokumen dibagi menjadi: bagian buku. bagian peta. bagian majalah. bagian film. dan ruangan multimedia. Bagian Pengadaan & Pengolahan Bagian Layanan Sirkulasi Bagian Koleksi S-1 Bagian Koleksi S-2 Bagian Koleksi S-3 e. Pada perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan umum. Disertasi. Berdasarkan Jenis Dokumen. Majalah. Struktur organiasasi berdasrakan jenis dokumen banyak digunakan perpustakaan nasional dan perpustakaan daerah. biasanya terdapat ruangan khusus Skripsi. audi visual. buku. Setiap bagain bertanggung jawab atas pengadaan.

Kepala Perpustakaan K T U. 12 . Tujuan Perpustakaan Tujuan atau obyek perpustakaan merupakan faktor yang penting bagi perencanaan bagian-bagian perpustakaan. Penetuan pola struktur oerganisisi perpustakaan yang akan dipilih tergantung pada faktor: a. Pustakawan perlu memahami masalah pola organisasi kerena pemilihan pola yang kurang tepat dapat menimbulkan masalah pada jasa pelayanan yang kurang memuaskan tetapi biayanya mahal. Faktor yang Mempengaruhi Pola Struktur Organisasi Perpustakaan Pola sistem yang dianut oleh suatu perpustakaan perlu dikaji secara mendalam ditinjau dari segi efesiensi dan efektifitasnya. Bagian Koleksi Buku Bagian Koleksi Peta Bagian Koleksi Audivisual Bagian Koleksi Khusus Bagian Koleksi Multi Media 2. polanya harus sederhana. Bila tujuannya memperoleh efesiensi.

13 . Gedung perpustakaan yang direncanakan dengan cermat serta lebih fleksibel (luwes) akan memudahkan penyeliaan serta memberikan berbagai pilihan dalam menentukan pola organisasi . Personalia perpustakaan. Setiap personil harus sesuai dengan pola organisasi yang ditentukan. Misalnya. atlas dan globe akan memerlukan tenaga yang dan materi konservasi yang berlainan dengan perpustakaan yang mengkhususkan diri pada buku saja. d. c. e. Pola pada perpustakaan umum yung memetingkan jasa bagi pemakai umum memerlukan personil berlainan dengan perpustakaan khusus dengan jumlah pemakai terbatas.b. Jenis dokumen menentukan pola pengelolaan serta organisasi perpustakaan yang mengkhususkan diri pada dokumen kertografis seperti peta. Jenis Pemakai jenis pemakai yang akan dilayani menentukan pola organisasi. Keadaan gedung perpustakaan. Jenis Dokumen. perpustakaan khusus untuk tunanetra memerlukan jasa dan layanan yang berlainan dengan perpustakaan sekolah.

dokumentasi dan informasi (Pusdokinfo). Ini memerlukan pertimbangan yang matang.f. g. dokumentasi dan informasi 14 . Jenis Staf Perpustakaan Staf perpustakaan dewasa ini sebaiknya terdiri dari : a. Asisten pustakawan dengan pendidikan ilmu perpustakaan tingkat diploma dalam bidang ilmu perpustakaan. b. Pustakawan dengan pendidikan paling rendah (S-1) dalam bidang ilmu perpustakaan. Berbagai jasa perpustakaan dapat dilaksanakan lebih cepat dan efesien karena outomasi. sehingga perlu ditimbang masak-masak dalam menetukan pola perpustakaan. Staf/Karyawan Perpustakaan 1. Karena keterbatasan dana memungkinkan memilih bentuk sentralisasi senua kegiatan dan jasa. Automasi perpustakan menyangkut banyak aspek. namun sebaliknya automasi juga memerlukan biaya yang tidak sedikit. C. dengan tugas melaksanakan tugas keprofesian dalam bidang perpustakaan. Bantuan keuangan. atau S-1 bidang studi lain yang memiliki kompetensi dalam pengelolaan perpustakaan. Kegiatan outomasi perpustakaan.

c. yaitu: 1) Mempunyai pengetuhuan dan manpu menjalankan fungsi dan aktivitas sistem perpustakaan. 3) Mengembangkan dan mengelola layanan informasi dengan baik. 2) Memiliki pengetahuan tentang subyek khusus yang sesuai dengan kegiatan perguruan tinggi. Kompetensi professional yang harus dipenuhi oleh putakawan. 15 . perlengkapan. dan efektif dalam pembiayaan yang sejalan denganaturan strategis perguruan tingginya. Tenaga fungsional lain dengan pendidikan kejuruan atau keahlian tingkat kesarjanaan dengan tugas melaksanakan pekerjaan penunjang keprofesian. 2. seperti pranata komputer dan kearsipan. d. 4) Menyediakan bimbingan dan bantuan terhadap pengguna layanan informasi dan perpustakaan. mudah diakses. Tenaga administrasi dengan tugas melaksanakan kegiatan kepegawaian. Kompetensi Staf Perpustakaan Staf perpustakaan dewasa ini semakin dituntut memiliki kompetensi: a. keuangan. kerumahtanggaan.

6) Mengetahui dan manpu menggunakan teknologi informasi untuk pengadaan. yang harus dimiliki pustakawan yaitu: 1) Memiliki komitmen untuk memberikan layanan terbaik. 7) Mengetahui dan manpu menggunakan pendekatan bisnis dan manajemen untuk mengkomunikasikan perlunya layanan informasi kepada pimpinan perguruan tingginya. 16 .5) Melakukan survai mengenai jenis dan kebutuhan informasi. 8) Mengembangkan produk-pruduk informasi khusus untuk digunakan di dalam atau di luar lembaga atau oleh pelanggan secara individu. layanan informasi dan produk-produk yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. 9) Mengevaluasi hasil penggunaan informasi dan menyelenggarakan penelitian yang berhubungan dengan pemecahan masalah-masalah dengan manajeman informasi. 10) Secara berkelanjutan memperbaiki layanan informasi untuk menanggapi perubahan kebutuhan. b. pengorganiosasian dan penyebaran informasi. Kompetensi Individu.

3. 3) Berpandangan luas. c. Kenaikan pengkat fungsional dan reguler. memprioritaskan dan memusatkan pada suatu hal yang kritis.2) Manpu mencari peluang dan melihat kesempatan baru baik di dalam maupun di luar perpustakaan. 5) Manpu menciptakan lingkungan kerja yang dihargai & dipercaya. sifat positif dan fleksibel dalam menhadapi 17 . 8) Memiliki sifat kepemimpinan. 4) Manpu mencari mitra kerja. pendidikan pustakawan D-3. lokakarya dan simposium d. keikutsertaan dalam seminar. 9) Mampu merencanakan. 10) Memiliki perubahan. diklat & pelatihan dibidang perpustakaan. 7) Dapat bekerjasama secara baik dalam suatu tim kerja. b. 6) Memiliki keteranpilan berkomunikasi yang efektif. S-1. S-2 dan S-3 dibidang ilmu perpustakaan. Pembinaan Staf Perpustakaan Pembinaan staf perpustakaan dapat ditempuh dengan jalur seperti: a.

3. jenis pemakai. Saran-saran dan Harapan 1. Makalah ini dapat menambah khasanah perpustakaan mengenai koleksi. P E N U T U P A.III. B. maupun kompetensi Individu (memiliki krakter/akhlak dalam hal pengelolaan dan pengembangan perpustakaan). Hendaknya tidak menempatkan staf di perpustakaan yang tidak memiliki kompetensi dibidang kepustakawanan. 3. 2. Faktor yang mempengaruhi pemilihan sturuktur organisasi suatu perpustakaan adalah tujuan perpustakaan. 2. Staf/karyawan perpustakaan adalah sataf yang memiliki kompetensi. hendaknya disusun disusun secara profesional dengan pertimbangan kepentingan lembaga. Sturuktur organisasi perpustaan yang efektif diterapkan dalam sutau adalah stutur organisasi yang dapat memenuhi kepentingan pengguna. jenis dokumen. bukan kepentingan pribadi. kondisi gedung dan jumlah anggaran yang tersedia. baik kompetensi professional (mempunyai pengetuhuan/keahlian dibidang Perpusdokinfo). 18 . Dalam menyusun struktur organisasi suatu perpustakaan. Kesimpulan 1.

1978. Jakarta: Balai Pustaka. Perpustakan Perguruan Tinggi buku pedoman. Kamus Besar Bahasa Indonesia. 1991 19 . Perpustakaan Kepustakaan. edisi ketiga. Jakarta. 1993 Sukarna. Jakarta. PT Gramedia Pustaka Utama. 1988 Soewarno Handayaningrat. Depdiknas RI Dirrektorat Pendidikan Tinggi. Organisasi Perpustakaan dan Tatakerjanya. Depdiknas RI. dan Perpustakaan. Cet. Maju Mundur. Jakarta. ke-VII.I. Pengantar Ilmu Perpustakaan. RI. 1992 Sumardji. Yogyakarta. Kedua. ke VIII. Perpustakaan.IV. Jakarta.. Cv. Prajudi Atmosudirdjo. 1988. Cet. Jilid I Cet. Dasar-dasar Ilmu Administrasi. Kanisius. II. 2004 Departemen Pendidikan & Kebuadyaan. Jakarta. Gunung Agung. Dasar-Dasar Manajemen. Kanisius. Cet. Pengatar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. 1982 Soeatminah.DAFTAR PUSTAKA Dirjen Pendidikan Tinggi. P. Yogyakarta. Sulistyo Basuki. Cet. Cet.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful