Tugas Sistem Informasi Manajemen

Otomatisasi Kantor

Disusun Oleh :
Andrias Simon Yuli Andriawan Ridwan Ovandi M. Rifki M. Fadli Ozi Kurnia Ponco Sutanto Husni Mubarak Abdul Ghoni Hendy Erwanda M. Ari Kurniawan ERC1B010121 ERC1B010012 ERC1B010034 ERC1B010044 ERC1B010040 ERC1B010079 ERC1B009002 ERC1B010074 ERC1B010134 ERC1B010046 ERC1B010020

Universitas Jambi Fakultas Ekonomi Jurusan Manajemen Tahun 2012
1

peranan sistem informasi dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi. 2 . Berikut akan di jelaskan lebih lanjut dan terperinci. dengan adanya makalah ini diharapkan dapat menambah pengetahuan bagi mahasiswa yang mau mendirikan suatu perusahaan.1 Latar Belakang Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK). Banyak penulis yang menulis tentang masalah itu. Sutau perusahaan dalam mengembangkan pemrosen data dibutuhkan suatu kecepatan dalam pemrosen data menjadi sebuah informasi.BAB I PENDAHULUAN I. Itulah yang melatarbelakangi kami dalam menyusun makalah yang bertemakan otomatisasi kantor. Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat. Karena bagaimanapun kita dituntut untuk memberikan yang terbaik dalam waktu yang seefisien mungkin sehingga bisa memberikan suatu kepuasan. Seperti halnya sistem informasi yang lain. Berikut ini akan di bahas salah satu sistem informasi yaitu Office Automation (OA) / Otomatisasi Kantor. Dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif. keberadaan sistem informasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini. baik untuk perusahaan maupun pelanggan perusahaan. otomatisasi kantor juga memberikan fasilitas tugas – tugas pemrosesan informasi sehari – hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis.

Model Otomatisasi Kantor ? 5. Tujuan Otomatisasi Kantor ? 3. Siapa Pengguna Otomatisasi Kantor ? 4. yaitu masalah yang akan kita coba paparkan dalam bab berikutnya. Factor-Faktor Yang Mempenagruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor ? 3 .tapi tidak banyak pula yang tahu tentang masalah itu. Aplikasi Otomatisasi Kantor ? 6. Apakah Definisi Otomatisasi Kantor ? 2.2 Rumusan Masalah 1. I. Macam-Macam System Otomatiasi Kantor ? 7.

tetapi kemampuannya untuk memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orangorang didalam dan diluar perusahaan menarik para manajer dan professional sebagai pemakai. pada tahun 1964.BAB II GAMBARAN UMUM Otomatisasi kantor dimulai di pabrik dan menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor ( office automation ) atau OA. Selectric merupakan mesin ketik IBM yang telah menampilkan elelmen pentikan berbentuk bola yang berputar. Asal mula otomatisasi kantor adalah di awal tahun 1960-an. dimaksudkan untuk membantu pekerjaan sekretaris dan administrative ( clerical ). Bukti yang nyata. pada awalnya OA. MT / ST merupakan mesin ketik selectrik yang ditempeli unit pita magnetic. ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan listriknya. IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selection Typewriter ( MT / ST ) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetic secara otomatis. 4 .

computer tidak menggantikan pekerja saat ini.BAB III PEMBAHASAN III. 5 . disitu pasti ada yang akan di tuju. Dengan kata lain dapat kita artikan dalam definisi lannya adalah . baik secara tidak langsung maupun secara langsung tujuan itu harus tercapai.” III. grup-grup kerja dan organisasi. dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual. tetapi computer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menanangani beban kerja yang bertambah. menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan. Dengan adanya otomatisasi kantor pasti ada yang di tuju. “Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan.2 Tujuan Otomatisasi Kantor Dalam pembangunan suatu perusahaan atau system.  Menghemat biaya operasional. apa yang dituju oleh otomatisasi kantor ini? mari perhatikan beberapa tujuan otomatisasi kantor dibawah ini yaitu. memproses.1 Definisi Otomatisasi Kantor ( OA ) Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O’Brien ( 1996 ) sebagai system informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan.

pesan tertulis pada memo. 6 . OA bukan tanpa keterbatasan. sudah saatnya meninggalkan cara lama yang sudah tidak efesien lagi. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka. percakapan telepon. penggunaan tekonologi dapat berupa hardware ataupun software. dan sejenisnya. Jadi secara garis besar dari beberapa sub item tujuan yang ada diatas dapat kita kembangkan menjadi suatu runtutan mengenai tujuan adanya OA atau Office Automation dalam suatu perusahaan atau kantor. yaitu sebagai berikut: Dengan adanya OA atau Office automation dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas sekretaris dan pegawai administrative. sebagai suatu cara komunikasi bisnis. Pemecahan masalah kelompok. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional. beberapa teknologi pendukung komunikasi sangat berkembang pesat belakangan ini. Produk OA memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik. dengan begitu feedback yang didapat pasti akan baik karena segala sesuatu sudah terstruktur.  Penggabungan dan penerapan teknologi.  Pelengkap-bukan pengganti.  Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor. cara OA berkontribusi pada komunikasi keadaan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok. dengan cara mengambil keputusan-keputusan tepat yang dengan menggunakan teknologi.  Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan. merubah cara komunikasi dalam perusahaan dengan menggunakan teknologi yang efektif dan efisien.

7 .  Sekretaris. terutama sumber daya manusia. contohnya pembeli. apakah anda penasaran siapa sebenarnya yang memakai otomatisasi kantor yang ada dalam suatu system informasi? Jika anda penasaran. Dengan kata lain. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah. adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan. cara mendorong korespondensi masuk. otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. merancang dan mengembangkan sehingga suatu system dapat berjalan.Selanjutnya ternyata para pekerja terdidik juga dapat memanfaatkannya. maka OA menjadi peralatan yang digunakan dalam pemecahan masalah. seperti menangani korespondensi. wiraniaga dan lain-lain. ia yang akan menilai. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas. orang yang tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administrative. menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan. III. Tetapi korespondensi keluar merupakan korespondensi masuk orang lain. OA memudahkan para pekerja terdidik untuk menyimpan korespondensi keluar.3 Pengguna Otomatisasi Kantor Agar suatu system atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah system itu bagus atau tidak.  Professional. mari telaah siapa pengguna otomisasi kantoor dibawah ini:  manajer . maka disini kita perlukan yang namanya pemakai. otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas.

seperti mengoperasikan mesin fotokopi. menyimpan dokumen dan mengirimkan surat. 8 . Pegawai administratif. menyusun dokumen. biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris.

Model OA( office Automation ) 9 .III.4 Model Otomatisasi Kantor Lingkungan Perusahaan System Otomatisasi Kantor Pemecah Masalah Aplikasi Otomatisasi Kantor Non-komputer Komunikasi informasi Pemecah Masalah Lain aplikasi Otomatisasi Kantor Berbasis komputer Database Input Sumber daya fisik mengubah Output Sumber Daya fisik Lingkungan Gambar 1.

Keterangan Gambar.  Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis nonkomputer seperti konferensi video dan audio. diatas adalah :  Karena OA tidak memiliki mengelola data. yaitu:  Pengolahan Kata ( word processing ) Pengolahan kata adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut. dann konferensi komputer. Informasi juga disediakan oleh lingkungan.  Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan perusahaan dengan lingkungan. e-mail. 10 . penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari system fisik perusahaan ( SIA mengumpulkan datanya ). III.5 Aplikasi pada Office Automation ( OA ) Aplikasi OA telah berkembang satu demi satu hingga sekarang sedikitnya terdapat beberapa aplikasi.  Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer seperti pengolah kata.

 Konferensi Audio Konferensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. 11 .  Voice Mail Voice mail serupa dengan surat elektronik. menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal computer dan alat penyimpanan.  Konferensi Video Konferensi video adalah penggunaan peralatan televise untuk menghubungan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis.  Kalender Elektronik ( Elelctronic Calendaring ) Kalender elektronik adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Surat Elektronik ( E-mail ) Surat elektronik atau yang sekarang lebih kita kenal dengan E-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim. hanya bedanya kalau voice mail menggunakan suara melalui telepon dalam mengirimkan atau menerima pesan. sedangkan surat elektronik kita harus mengetiknya.

 Desktop publishing 12 .  Transmisi faksimile atau FAX FAX.  Video tex Video tex adalah penggunaan computer untuk menampilkan pada layer CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan. singkatan dari facsimile tranmision. Konferensi komputer Koferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah masalah yang sedang dipecahkan.  Pencitraan ( imaging ) Pencitraan merupakan salah satu aplikasi OA yang digunakan untuk mengenal karakter secara optic (optical character recognition ) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sementara. adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain.

Desktop Publishing ( DTP ) adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh type setter. facsimile dan bulletin board system.  System Kolaborasi Elektronik Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan. yang tergolong dalam system kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting. Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya. maka kita dapat menggolongkan. Contoh aplikasi yang ada pada OA. Bulletin board system ( BBS ) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain. voice mail. yaitu:  System Komunikasi Elektonik System komunikasi elektronik ( electronic communication system ) merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu.  System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik 13 .6 Macam-Macam System Otomatisasi Kantor Dari aplikasi-aplikasi OA yang telah disebutkan diatas. aplikasi-aplikasi itu kedalam subsistem dari suatu system ototmatisasi kantor. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail. grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. III.

Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik. foto. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka. jam. notepad. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. presentase graphics dan multimedia presentation. grafik.System publikasi elektronik ( electronic publishing system ) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. elektonik document management. suara dan video. Elektonik document management ( EDM ) merupakana system penyimpanan document yang membentuk basis data imej ( image database ) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali. Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator. Yang termasuk aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing.  System Pengolahan Kantor System pengolahan kantor ( office management systems ) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja. 14 . kalender.

7 Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor Banyak aplikasi dalam otomatisasi kantor.Desktop Accessories . Area system otomatisasi kantor. yang kiranya dapat memberikan kepuasaan baik dari pelanggan maupun dalam perusahaan itu 15 . III.Voice mail .Teleconference . kita perhatikan grafik yang ada di bawah ini : System Otomatisasi Kantor System Komunikasi Elektronik System Kolaborasi elektronik System Publikasi dan Pengolahan Imej Elektronik System Pengelolaan Kantor .Dalam system otomatisasi kantor ini.Multimedia Presentation .Presentation Graphics .Bulletin Board . untuk lebih jelasnya.Electronic Scheduling Gambar 2.Facsimile .Telecommuting .Desktop Pubishing .Electronic Document .E-mail .Management .System . membuat seorang manajer harus melakukan suatu pemilihan dalam membuat suatu sytem yang baik.

Adapunn yang mempengaruhi pemilihan aplikasi otomatisasi kantor adalah sebagai berikut:  Jenis Organisasi. manajer yang memilih komunikasi tatap muka dengan menggunakan konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.sendiri. yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan penggunaan konferensi audio dan video. 16 .  Sumber daya OA yang butuhkan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan.  Pilihan pribadi.

Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik. facsimile transmission. electronik calendaring. suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence). Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. voice mail. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM ( Sistem Informasi Manajemen ) dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb.BAB IV PENUTUP IV. 17 . Konsep SIM ( Sistem Informasi Manajemen ) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. e-mail. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh.1 Kesimpulan Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful