Tugas Sistem Informasi Manajemen

Otomatisasi Kantor

Disusun Oleh :
Andrias Simon Yuli Andriawan Ridwan Ovandi M. Rifki M. Fadli Ozi Kurnia Ponco Sutanto Husni Mubarak Abdul Ghoni Hendy Erwanda M. Ari Kurniawan ERC1B010121 ERC1B010012 ERC1B010034 ERC1B010044 ERC1B010040 ERC1B010079 ERC1B009002 ERC1B010074 ERC1B010134 ERC1B010046 ERC1B010020

Universitas Jambi Fakultas Ekonomi Jurusan Manajemen Tahun 2012
1

Banyak penulis yang menulis tentang masalah itu. Berikut akan di jelaskan lebih lanjut dan terperinci. Seperti halnya sistem informasi yang lain. otomatisasi kantor juga memberikan fasilitas tugas – tugas pemrosesan informasi sehari – hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis. Karena bagaimanapun kita dituntut untuk memberikan yang terbaik dalam waktu yang seefisien mungkin sehingga bisa memberikan suatu kepuasan. keberadaan sistem informasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini. baik untuk perusahaan maupun pelanggan perusahaan.1 Latar Belakang Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK). Berikut ini akan di bahas salah satu sistem informasi yaitu Office Automation (OA) / Otomatisasi Kantor. peranan sistem informasi dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi. Sutau perusahaan dalam mengembangkan pemrosen data dibutuhkan suatu kecepatan dalam pemrosen data menjadi sebuah informasi.BAB I PENDAHULUAN I. Dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif. Itulah yang melatarbelakangi kami dalam menyusun makalah yang bertemakan otomatisasi kantor. 2 . Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat. dengan adanya makalah ini diharapkan dapat menambah pengetahuan bagi mahasiswa yang mau mendirikan suatu perusahaan.

Model Otomatisasi Kantor ? 5. I.tapi tidak banyak pula yang tahu tentang masalah itu. yaitu masalah yang akan kita coba paparkan dalam bab berikutnya.2 Rumusan Masalah 1. Tujuan Otomatisasi Kantor ? 3. Aplikasi Otomatisasi Kantor ? 6. Factor-Faktor Yang Mempenagruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor ? 3 . Siapa Pengguna Otomatisasi Kantor ? 4. Macam-Macam System Otomatiasi Kantor ? 7. Apakah Definisi Otomatisasi Kantor ? 2.

pada tahun 1964. dimaksudkan untuk membantu pekerjaan sekretaris dan administrative ( clerical ). IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selection Typewriter ( MT / ST ) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetic secara otomatis. Selectric merupakan mesin ketik IBM yang telah menampilkan elelmen pentikan berbentuk bola yang berputar. ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan listriknya. pada awalnya OA.BAB II GAMBARAN UMUM Otomatisasi kantor dimulai di pabrik dan menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor ( office automation ) atau OA. 4 . tetapi kemampuannya untuk memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orangorang didalam dan diluar perusahaan menarik para manajer dan professional sebagai pemakai. Asal mula otomatisasi kantor adalah di awal tahun 1960-an. MT / ST merupakan mesin ketik selectrik yang ditempeli unit pita magnetic. Bukti yang nyata.

Dengan kata lain dapat kita artikan dalam definisi lannya adalah .2 Tujuan Otomatisasi Kantor Dalam pembangunan suatu perusahaan atau system. computer tidak menggantikan pekerja saat ini.  Menghemat biaya operasional.BAB III PEMBAHASAN III. dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual. disitu pasti ada yang akan di tuju. “Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan.” III. memproses. 5 . grup-grup kerja dan organisasi. tetapi computer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menanangani beban kerja yang bertambah. Dengan adanya otomatisasi kantor pasti ada yang di tuju. baik secara tidak langsung maupun secara langsung tujuan itu harus tercapai.1 Definisi Otomatisasi Kantor ( OA ) Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O’Brien ( 1996 ) sebagai system informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan. apa yang dituju oleh otomatisasi kantor ini? mari perhatikan beberapa tujuan otomatisasi kantor dibawah ini yaitu. menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan.

beberapa teknologi pendukung komunikasi sangat berkembang pesat belakangan ini. OA bukan tanpa keterbatasan. dengan cara mengambil keputusan-keputusan tepat yang dengan menggunakan teknologi. Jadi secara garis besar dari beberapa sub item tujuan yang ada diatas dapat kita kembangkan menjadi suatu runtutan mengenai tujuan adanya OA atau Office Automation dalam suatu perusahaan atau kantor. percakapan telepon. cara OA berkontribusi pada komunikasi keadaan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok. sudah saatnya meninggalkan cara lama yang sudah tidak efesien lagi. penggunaan tekonologi dapat berupa hardware ataupun software. sebagai suatu cara komunikasi bisnis.  Penggabungan dan penerapan teknologi. dengan begitu feedback yang didapat pasti akan baik karena segala sesuatu sudah terstruktur.  Pelengkap-bukan pengganti. Pemecahan masalah kelompok. 6 . OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional. dan sejenisnya. yaitu sebagai berikut: Dengan adanya OA atau Office automation dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas sekretaris dan pegawai administrative.  Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor.  Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan. Produk OA memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik. pesan tertulis pada memo. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka. merubah cara komunikasi dalam perusahaan dengan menggunakan teknologi yang efektif dan efisien.

orang yang tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administrative. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah. 7 .  Sekretaris.3 Pengguna Otomatisasi Kantor Agar suatu system atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah system itu bagus atau tidak. otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. apakah anda penasaran siapa sebenarnya yang memakai otomatisasi kantor yang ada dalam suatu system informasi? Jika anda penasaran. cara mendorong korespondensi masuk. Tetapi korespondensi keluar merupakan korespondensi masuk orang lain. Dengan kata lain. adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan. mari telaah siapa pengguna otomisasi kantoor dibawah ini:  manajer . contohnya pembeli. III.  Professional. menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. merancang dan mengembangkan sehingga suatu system dapat berjalan. biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas.Selanjutnya ternyata para pekerja terdidik juga dapat memanfaatkannya. wiraniaga dan lain-lain. maka OA menjadi peralatan yang digunakan dalam pemecahan masalah. terutama sumber daya manusia. OA memudahkan para pekerja terdidik untuk menyimpan korespondensi keluar. maka disini kita perlukan yang namanya pemakai. otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. ia yang akan menilai. seperti menangani korespondensi.

biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris. Pegawai administratif. seperti mengoperasikan mesin fotokopi. menyimpan dokumen dan mengirimkan surat. menyusun dokumen. 8 .

III.4 Model Otomatisasi Kantor Lingkungan Perusahaan System Otomatisasi Kantor Pemecah Masalah Aplikasi Otomatisasi Kantor Non-komputer Komunikasi informasi Pemecah Masalah Lain aplikasi Otomatisasi Kantor Berbasis komputer Database Input Sumber daya fisik mengubah Output Sumber Daya fisik Lingkungan Gambar 1. Model OA( office Automation ) 9 .

Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.  Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer seperti pengolah kata.Keterangan Gambar. penggunaan database dibatasi pada isi informasi. 10 . yaitu:  Pengolahan Kata ( word processing ) Pengolahan kata adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak.  Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis nonkomputer seperti konferensi video dan audio.5 Aplikasi pada Office Automation ( OA ) Aplikasi OA telah berkembang satu demi satu hingga sekarang sedikitnya terdapat beberapa aplikasi. Informasi juga disediakan oleh lingkungan. dann konferensi komputer. III. e-mail.  Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Informasi dikumpulkan dari system fisik perusahaan ( SIA mengumpulkan datanya ). diatas adalah :  Karena OA tidak memiliki mengelola data.

 Konferensi Audio Konferensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi.  Konferensi Video Konferensi video adalah penggunaan peralatan televise untuk menghubungan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. sedangkan surat elektronik kita harus mengetiknya. Surat Elektronik ( E-mail ) Surat elektronik atau yang sekarang lebih kita kenal dengan E-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim.  Voice Mail Voice mail serupa dengan surat elektronik. 11 . hanya bedanya kalau voice mail menggunakan suara melalui telepon dalam mengirimkan atau menerima pesan. menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal computer dan alat penyimpanan.  Kalender Elektronik ( Elelctronic Calendaring ) Kalender elektronik adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer.

 Konferensi komputer Koferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah masalah yang sedang dipecahkan. singkatan dari facsimile tranmision.  Video tex Video tex adalah penggunaan computer untuk menampilkan pada layer CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan.  Pencitraan ( imaging ) Pencitraan merupakan salah satu aplikasi OA yang digunakan untuk mengenal karakter secara optic (optical character recognition ) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sementara. adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain.  Desktop publishing 12 .  Transmisi faksimile atau FAX FAX.

aplikasi-aplikasi itu kedalam subsistem dari suatu system ototmatisasi kantor. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail. voice mail. III. facsimile dan bulletin board system. Bulletin board system ( BBS ) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain. Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya.  System Kolaborasi Elektronik Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan. Contoh aplikasi yang ada pada OA.6 Macam-Macam System Otomatisasi Kantor Dari aplikasi-aplikasi OA yang telah disebutkan diatas. tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. yaitu:  System Komunikasi Elektonik System komunikasi elektronik ( electronic communication system ) merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu.Desktop Publishing ( DTP ) adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh type setter. maka kita dapat menggolongkan.  System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik 13 . yang tergolong dalam system kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting.

Yang termasuk aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing. kalender. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik. suara dan video. jam. presentase graphics dan multimedia presentation. daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. grafik. tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks. Elektonik document management ( EDM ) merupakana system penyimpanan document yang membentuk basis data imej ( image database ) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. 14 .  System Pengolahan Kantor System pengolahan kantor ( office management systems ) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka.System publikasi elektronik ( electronic publishing system ) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. elektonik document management. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka. Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator. notepad. foto.

membuat seorang manajer harus melakukan suatu pemilihan dalam membuat suatu sytem yang baik.Facsimile .Desktop Pubishing .Management .Dalam system otomatisasi kantor ini.Electronic Scheduling Gambar 2. untuk lebih jelasnya.Multimedia Presentation .Presentation Graphics .7 Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor Banyak aplikasi dalam otomatisasi kantor.Electronic Document .Telecommuting .Desktop Accessories .Teleconference .System . kita perhatikan grafik yang ada di bawah ini : System Otomatisasi Kantor System Komunikasi Elektronik System Kolaborasi elektronik System Publikasi dan Pengolahan Imej Elektronik System Pengelolaan Kantor . Area system otomatisasi kantor.Bulletin Board . yang kiranya dapat memberikan kepuasaan baik dari pelanggan maupun dalam perusahaan itu 15 .Voice mail . III.E-mail .

16 .  Pilihan pribadi.sendiri. yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan penggunaan konferensi audio dan video. Adapunn yang mempengaruhi pemilihan aplikasi otomatisasi kantor adalah sebagai berikut:  Jenis Organisasi.  Sumber daya OA yang butuhkan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan. manajer yang memilih komunikasi tatap muka dengan menggunakan konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.

Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. voice mail. e-mail. Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik. suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence). Konsep SIM ( Sistem Informasi Manajemen ) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. electronik calendaring. facsimile transmission.BAB IV PENUTUP IV. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM ( Sistem Informasi Manajemen ) dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. 17 .1 Kesimpulan Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer.