Tugas Sistem Informasi Manajemen

Otomatisasi Kantor

Disusun Oleh :
Andrias Simon Yuli Andriawan Ridwan Ovandi M. Rifki M. Fadli Ozi Kurnia Ponco Sutanto Husni Mubarak Abdul Ghoni Hendy Erwanda M. Ari Kurniawan ERC1B010121 ERC1B010012 ERC1B010034 ERC1B010044 ERC1B010040 ERC1B010079 ERC1B009002 ERC1B010074 ERC1B010134 ERC1B010046 ERC1B010020

Universitas Jambi Fakultas Ekonomi Jurusan Manajemen Tahun 2012
1

Sutau perusahaan dalam mengembangkan pemrosen data dibutuhkan suatu kecepatan dalam pemrosen data menjadi sebuah informasi. peranan sistem informasi dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi. Itulah yang melatarbelakangi kami dalam menyusun makalah yang bertemakan otomatisasi kantor. Dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif. Banyak penulis yang menulis tentang masalah itu. Karena bagaimanapun kita dituntut untuk memberikan yang terbaik dalam waktu yang seefisien mungkin sehingga bisa memberikan suatu kepuasan. Berikut akan di jelaskan lebih lanjut dan terperinci. Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat. keberadaan sistem informasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini.1 Latar Belakang Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK). 2 . Berikut ini akan di bahas salah satu sistem informasi yaitu Office Automation (OA) / Otomatisasi Kantor. baik untuk perusahaan maupun pelanggan perusahaan. dengan adanya makalah ini diharapkan dapat menambah pengetahuan bagi mahasiswa yang mau mendirikan suatu perusahaan.BAB I PENDAHULUAN I. Seperti halnya sistem informasi yang lain. otomatisasi kantor juga memberikan fasilitas tugas – tugas pemrosesan informasi sehari – hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis.

Apakah Definisi Otomatisasi Kantor ? 2. Siapa Pengguna Otomatisasi Kantor ? 4. yaitu masalah yang akan kita coba paparkan dalam bab berikutnya. I. Tujuan Otomatisasi Kantor ? 3. Model Otomatisasi Kantor ? 5. Macam-Macam System Otomatiasi Kantor ? 7.tapi tidak banyak pula yang tahu tentang masalah itu. Aplikasi Otomatisasi Kantor ? 6.2 Rumusan Masalah 1. Factor-Faktor Yang Mempenagruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor ? 3 .

tetapi kemampuannya untuk memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orangorang didalam dan diluar perusahaan menarik para manajer dan professional sebagai pemakai. Selectric merupakan mesin ketik IBM yang telah menampilkan elelmen pentikan berbentuk bola yang berputar. pada awalnya OA. pada tahun 1964. MT / ST merupakan mesin ketik selectrik yang ditempeli unit pita magnetic. 4 .BAB II GAMBARAN UMUM Otomatisasi kantor dimulai di pabrik dan menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor ( office automation ) atau OA. Bukti yang nyata. ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan listriknya. dimaksudkan untuk membantu pekerjaan sekretaris dan administrative ( clerical ). Asal mula otomatisasi kantor adalah di awal tahun 1960-an. IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selection Typewriter ( MT / ST ) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetic secara otomatis.

computer tidak menggantikan pekerja saat ini. tetapi computer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menanangani beban kerja yang bertambah.2 Tujuan Otomatisasi Kantor Dalam pembangunan suatu perusahaan atau system. memproses.BAB III PEMBAHASAN III.1 Definisi Otomatisasi Kantor ( OA ) Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O’Brien ( 1996 ) sebagai system informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan. grup-grup kerja dan organisasi. “Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan. Dengan kata lain dapat kita artikan dalam definisi lannya adalah . baik secara tidak langsung maupun secara langsung tujuan itu harus tercapai.  Menghemat biaya operasional. 5 . apa yang dituju oleh otomatisasi kantor ini? mari perhatikan beberapa tujuan otomatisasi kantor dibawah ini yaitu. dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual. disitu pasti ada yang akan di tuju.” III. Dengan adanya otomatisasi kantor pasti ada yang di tuju. menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan.

sudah saatnya meninggalkan cara lama yang sudah tidak efesien lagi. sebagai suatu cara komunikasi bisnis. merubah cara komunikasi dalam perusahaan dengan menggunakan teknologi yang efektif dan efisien.  Pelengkap-bukan pengganti. Pemecahan masalah kelompok. Produk OA memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.  Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional. dengan begitu feedback yang didapat pasti akan baik karena segala sesuatu sudah terstruktur. 6 . penggunaan tekonologi dapat berupa hardware ataupun software.  Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan. pesan tertulis pada memo. Jadi secara garis besar dari beberapa sub item tujuan yang ada diatas dapat kita kembangkan menjadi suatu runtutan mengenai tujuan adanya OA atau Office Automation dalam suatu perusahaan atau kantor. cara OA berkontribusi pada komunikasi keadaan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok. dengan cara mengambil keputusan-keputusan tepat yang dengan menggunakan teknologi. percakapan telepon. OA bukan tanpa keterbatasan. beberapa teknologi pendukung komunikasi sangat berkembang pesat belakangan ini. yaitu sebagai berikut: Dengan adanya OA atau Office automation dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas sekretaris dan pegawai administrative. dan sejenisnya.  Penggabungan dan penerapan teknologi.

biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas. otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah. menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.3 Pengguna Otomatisasi Kantor Agar suatu system atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah system itu bagus atau tidak. apakah anda penasaran siapa sebenarnya yang memakai otomatisasi kantor yang ada dalam suatu system informasi? Jika anda penasaran. cara mendorong korespondensi masuk. maka OA menjadi peralatan yang digunakan dalam pemecahan masalah. mari telaah siapa pengguna otomisasi kantoor dibawah ini:  manajer . Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. Dengan kata lain. seperti menangani korespondensi. adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan. III. merancang dan mengembangkan sehingga suatu system dapat berjalan. terutama sumber daya manusia. otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.  Professional. ia yang akan menilai. maka disini kita perlukan yang namanya pemakai. wiraniaga dan lain-lain.Selanjutnya ternyata para pekerja terdidik juga dapat memanfaatkannya. contohnya pembeli. OA memudahkan para pekerja terdidik untuk menyimpan korespondensi keluar. Tetapi korespondensi keluar merupakan korespondensi masuk orang lain.  Sekretaris. orang yang tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administrative. 7 .

 Pegawai administratif. seperti mengoperasikan mesin fotokopi. 8 . menyusun dokumen. biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris. menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

III. Model OA( office Automation ) 9 .4 Model Otomatisasi Kantor Lingkungan Perusahaan System Otomatisasi Kantor Pemecah Masalah Aplikasi Otomatisasi Kantor Non-komputer Komunikasi informasi Pemecah Masalah Lain aplikasi Otomatisasi Kantor Berbasis komputer Database Input Sumber daya fisik mengubah Output Sumber Daya fisik Lingkungan Gambar 1.

Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut. III.  Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer seperti pengolah kata. 10 . diatas adalah :  Karena OA tidak memiliki mengelola data. Informasi dikumpulkan dari system fisik perusahaan ( SIA mengumpulkan datanya ). e-mail. penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi juga disediakan oleh lingkungan. yaitu:  Pengolahan Kata ( word processing ) Pengolahan kata adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak.5 Aplikasi pada Office Automation ( OA ) Aplikasi OA telah berkembang satu demi satu hingga sekarang sedikitnya terdapat beberapa aplikasi. dann konferensi komputer.Keterangan Gambar.  Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis nonkomputer seperti konferensi video dan audio.  Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan perusahaan dengan lingkungan.

 Kalender Elektronik ( Elelctronic Calendaring ) Kalender elektronik adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer.  Voice Mail Voice mail serupa dengan surat elektronik. hanya bedanya kalau voice mail menggunakan suara melalui telepon dalam mengirimkan atau menerima pesan. 11 . sedangkan surat elektronik kita harus mengetiknya. menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal computer dan alat penyimpanan. Surat Elektronik ( E-mail ) Surat elektronik atau yang sekarang lebih kita kenal dengan E-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim.  Konferensi Video Konferensi video adalah penggunaan peralatan televise untuk menghubungan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis.  Konferensi Audio Konferensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi.

 Pencitraan ( imaging ) Pencitraan merupakan salah satu aplikasi OA yang digunakan untuk mengenal karakter secara optic (optical character recognition ) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sementara. singkatan dari facsimile tranmision.  Desktop publishing 12 .  Video tex Video tex adalah penggunaan computer untuk menampilkan pada layer CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan.  Transmisi faksimile atau FAX FAX. adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. Konferensi komputer Koferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah masalah yang sedang dipecahkan.

Bulletin board system ( BBS ) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain.  System Kolaborasi Elektronik Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan. III. aplikasi-aplikasi itu kedalam subsistem dari suatu system ototmatisasi kantor. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail.6 Macam-Macam System Otomatisasi Kantor Dari aplikasi-aplikasi OA yang telah disebutkan diatas. maka kita dapat menggolongkan. grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. facsimile dan bulletin board system. yaitu:  System Komunikasi Elektonik System komunikasi elektronik ( electronic communication system ) merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu. Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya.Desktop Publishing ( DTP ) adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh type setter. tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA. voice mail.  System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik 13 . yang tergolong dalam system kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting.

Yang termasuk aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing. Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator. tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks. presentase graphics dan multimedia presentation. grafik.  System Pengolahan Kantor System pengolahan kantor ( office management systems ) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Elektonik document management ( EDM ) merupakana system penyimpanan document yang membentuk basis data imej ( image database ) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali. notepad. 14 . jam.System publikasi elektronik ( electronic publishing system ) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik. suara dan video. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. elektonik document management. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka. foto. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja. kalender. daftar nomer telepon dan daftar jam janjian.

Telecommuting .Multimedia Presentation .Dalam system otomatisasi kantor ini.7 Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor Banyak aplikasi dalam otomatisasi kantor.Facsimile .Electronic Document .Management . untuk lebih jelasnya.Electronic Scheduling Gambar 2.System .E-mail .Presentation Graphics .Bulletin Board . III. yang kiranya dapat memberikan kepuasaan baik dari pelanggan maupun dalam perusahaan itu 15 . kita perhatikan grafik yang ada di bawah ini : System Otomatisasi Kantor System Komunikasi Elektronik System Kolaborasi elektronik System Publikasi dan Pengolahan Imej Elektronik System Pengelolaan Kantor . Area system otomatisasi kantor.Desktop Accessories .Teleconference .Desktop Pubishing . membuat seorang manajer harus melakukan suatu pemilihan dalam membuat suatu sytem yang baik.Voice mail .

sendiri. manajer yang memilih komunikasi tatap muka dengan menggunakan konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.  Sumber daya OA yang butuhkan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan.  Pilihan pribadi. 16 . Adapunn yang mempengaruhi pemilihan aplikasi otomatisasi kantor adalah sebagai berikut:  Jenis Organisasi. yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan penggunaan konferensi audio dan video.

Konsep SIM ( Sistem Informasi Manajemen ) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.1 Kesimpulan Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh. electronik calendaring. suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence). Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. facsimile transmission. e-mail. voice mail.BAB IV PENUTUP IV. Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik. 17 . Konsep penggunaan komputer sebagai SIM ( Sistem Informasi Manajemen ) dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful