Tugas Sistem Informasi Manajemen

Otomatisasi Kantor

Disusun Oleh :
Andrias Simon Yuli Andriawan Ridwan Ovandi M. Rifki M. Fadli Ozi Kurnia Ponco Sutanto Husni Mubarak Abdul Ghoni Hendy Erwanda M. Ari Kurniawan ERC1B010121 ERC1B010012 ERC1B010034 ERC1B010044 ERC1B010040 ERC1B010079 ERC1B009002 ERC1B010074 ERC1B010134 ERC1B010046 ERC1B010020

Universitas Jambi Fakultas Ekonomi Jurusan Manajemen Tahun 2012
1

Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat. 2 . Itulah yang melatarbelakangi kami dalam menyusun makalah yang bertemakan otomatisasi kantor.1 Latar Belakang Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK).BAB I PENDAHULUAN I. Seperti halnya sistem informasi yang lain. keberadaan sistem informasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini. baik untuk perusahaan maupun pelanggan perusahaan. Sutau perusahaan dalam mengembangkan pemrosen data dibutuhkan suatu kecepatan dalam pemrosen data menjadi sebuah informasi. Banyak penulis yang menulis tentang masalah itu. Berikut ini akan di bahas salah satu sistem informasi yaitu Office Automation (OA) / Otomatisasi Kantor. dengan adanya makalah ini diharapkan dapat menambah pengetahuan bagi mahasiswa yang mau mendirikan suatu perusahaan. Berikut akan di jelaskan lebih lanjut dan terperinci. peranan sistem informasi dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi. otomatisasi kantor juga memberikan fasilitas tugas – tugas pemrosesan informasi sehari – hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis. Dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif. Karena bagaimanapun kita dituntut untuk memberikan yang terbaik dalam waktu yang seefisien mungkin sehingga bisa memberikan suatu kepuasan.

Apakah Definisi Otomatisasi Kantor ? 2. Tujuan Otomatisasi Kantor ? 3. Macam-Macam System Otomatiasi Kantor ? 7.2 Rumusan Masalah 1. yaitu masalah yang akan kita coba paparkan dalam bab berikutnya. Siapa Pengguna Otomatisasi Kantor ? 4. Factor-Faktor Yang Mempenagruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor ? 3 . Aplikasi Otomatisasi Kantor ? 6. Model Otomatisasi Kantor ? 5. I.tapi tidak banyak pula yang tahu tentang masalah itu.

4 . Selectric merupakan mesin ketik IBM yang telah menampilkan elelmen pentikan berbentuk bola yang berputar. IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selection Typewriter ( MT / ST ) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetic secara otomatis. pada awalnya OA. Bukti yang nyata. ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan listriknya. Asal mula otomatisasi kantor adalah di awal tahun 1960-an. pada tahun 1964. dimaksudkan untuk membantu pekerjaan sekretaris dan administrative ( clerical ).BAB II GAMBARAN UMUM Otomatisasi kantor dimulai di pabrik dan menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor ( office automation ) atau OA. MT / ST merupakan mesin ketik selectrik yang ditempeli unit pita magnetic. tetapi kemampuannya untuk memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orangorang didalam dan diluar perusahaan menarik para manajer dan professional sebagai pemakai.

tetapi computer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menanangani beban kerja yang bertambah. dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual. 5 .1 Definisi Otomatisasi Kantor ( OA ) Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O’Brien ( 1996 ) sebagai system informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan. baik secara tidak langsung maupun secara langsung tujuan itu harus tercapai.BAB III PEMBAHASAN III. menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan.” III. computer tidak menggantikan pekerja saat ini.  Menghemat biaya operasional. apa yang dituju oleh otomatisasi kantor ini? mari perhatikan beberapa tujuan otomatisasi kantor dibawah ini yaitu. “Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan. disitu pasti ada yang akan di tuju. Dengan kata lain dapat kita artikan dalam definisi lannya adalah . memproses.2 Tujuan Otomatisasi Kantor Dalam pembangunan suatu perusahaan atau system. Dengan adanya otomatisasi kantor pasti ada yang di tuju. grup-grup kerja dan organisasi.

yaitu sebagai berikut: Dengan adanya OA atau Office automation dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas sekretaris dan pegawai administrative. sebagai suatu cara komunikasi bisnis. Pemecahan masalah kelompok. penggunaan tekonologi dapat berupa hardware ataupun software. 6 . Produk OA memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.  Pelengkap-bukan pengganti.  Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional. dengan begitu feedback yang didapat pasti akan baik karena segala sesuatu sudah terstruktur. beberapa teknologi pendukung komunikasi sangat berkembang pesat belakangan ini. dan sejenisnya. cara OA berkontribusi pada komunikasi keadaan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok. merubah cara komunikasi dalam perusahaan dengan menggunakan teknologi yang efektif dan efisien. dengan cara mengambil keputusan-keputusan tepat yang dengan menggunakan teknologi. percakapan telepon. Jadi secara garis besar dari beberapa sub item tujuan yang ada diatas dapat kita kembangkan menjadi suatu runtutan mengenai tujuan adanya OA atau Office Automation dalam suatu perusahaan atau kantor.  Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan. pesan tertulis pada memo.  Penggabungan dan penerapan teknologi. sudah saatnya meninggalkan cara lama yang sudah tidak efesien lagi. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka. OA bukan tanpa keterbatasan.

ia yang akan menilai. Tetapi korespondensi keluar merupakan korespondensi masuk orang lain. 7 .  Professional. apakah anda penasaran siapa sebenarnya yang memakai otomatisasi kantor yang ada dalam suatu system informasi? Jika anda penasaran. adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan. maka disini kita perlukan yang namanya pemakai. otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. OA memudahkan para pekerja terdidik untuk menyimpan korespondensi keluar. III.3 Pengguna Otomatisasi Kantor Agar suatu system atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah system itu bagus atau tidak. maka OA menjadi peralatan yang digunakan dalam pemecahan masalah. Dengan kata lain. mari telaah siapa pengguna otomisasi kantoor dibawah ini:  manajer .Selanjutnya ternyata para pekerja terdidik juga dapat memanfaatkannya. orang yang tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administrative. menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan. cara mendorong korespondensi masuk. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah. merancang dan mengembangkan sehingga suatu system dapat berjalan. terutama sumber daya manusia. seperti menangani korespondensi. biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas.  Sekretaris. otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. contohnya pembeli. wiraniaga dan lain-lain.

seperti mengoperasikan mesin fotokopi. biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris. menyusun dokumen. menyimpan dokumen dan mengirimkan surat. Pegawai administratif. 8 .

III.4 Model Otomatisasi Kantor Lingkungan Perusahaan System Otomatisasi Kantor Pemecah Masalah Aplikasi Otomatisasi Kantor Non-komputer Komunikasi informasi Pemecah Masalah Lain aplikasi Otomatisasi Kantor Berbasis komputer Database Input Sumber daya fisik mengubah Output Sumber Daya fisik Lingkungan Gambar 1. Model OA( office Automation ) 9 .

Keterangan Gambar. III.5 Aplikasi pada Office Automation ( OA ) Aplikasi OA telah berkembang satu demi satu hingga sekarang sedikitnya terdapat beberapa aplikasi. yaitu:  Pengolahan Kata ( word processing ) Pengolahan kata adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak. penggunaan database dibatasi pada isi informasi.  Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan perusahaan dengan lingkungan. e-mail. 10 . dann konferensi komputer. Informasi juga disediakan oleh lingkungan. diatas adalah :  Karena OA tidak memiliki mengelola data.  Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer seperti pengolah kata. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut. Informasi dikumpulkan dari system fisik perusahaan ( SIA mengumpulkan datanya ).  Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis nonkomputer seperti konferensi video dan audio.

 Kalender Elektronik ( Elelctronic Calendaring ) Kalender elektronik adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal computer dan alat penyimpanan. sedangkan surat elektronik kita harus mengetiknya.  Konferensi Audio Konferensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi.  Konferensi Video Konferensi video adalah penggunaan peralatan televise untuk menghubungan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. 11 . Surat Elektronik ( E-mail ) Surat elektronik atau yang sekarang lebih kita kenal dengan E-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim. hanya bedanya kalau voice mail menggunakan suara melalui telepon dalam mengirimkan atau menerima pesan.  Voice Mail Voice mail serupa dengan surat elektronik.

adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. singkatan dari facsimile tranmision.  Video tex Video tex adalah penggunaan computer untuk menampilkan pada layer CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan.  Pencitraan ( imaging ) Pencitraan merupakan salah satu aplikasi OA yang digunakan untuk mengenal karakter secara optic (optical character recognition ) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sementara. Konferensi komputer Koferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah masalah yang sedang dipecahkan.  Transmisi faksimile atau FAX FAX.  Desktop publishing 12 .

Desktop Publishing ( DTP ) adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh type setter.  System Kolaborasi Elektronik Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan. grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. Contoh aplikasi yang ada pada OA. facsimile dan bulletin board system. tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama.6 Macam-Macam System Otomatisasi Kantor Dari aplikasi-aplikasi OA yang telah disebutkan diatas.  System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik 13 . III. maka kita dapat menggolongkan. Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya. yang tergolong dalam system kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting. Bulletin board system ( BBS ) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain. yaitu:  System Komunikasi Elektonik System komunikasi elektronik ( electronic communication system ) merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail. voice mail. aplikasi-aplikasi itu kedalam subsistem dari suatu system ototmatisasi kantor.

grafik. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik. presentase graphics dan multimedia presentation. suara dan video. elektonik document management. foto. kalender. notepad. 14 .  System Pengolahan Kantor System pengolahan kantor ( office management systems ) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Elektonik document management ( EDM ) merupakana system penyimpanan document yang membentuk basis data imej ( image database ) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka. tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks.System publikasi elektronik ( electronic publishing system ) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. jam. Yang termasuk aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing. daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja. Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator.

III.Electronic Document .Voice mail .Multimedia Presentation .Bulletin Board . untuk lebih jelasnya.Desktop Pubishing .Telecommuting .Facsimile .Teleconference .Management .Desktop Accessories . yang kiranya dapat memberikan kepuasaan baik dari pelanggan maupun dalam perusahaan itu 15 .7 Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor Banyak aplikasi dalam otomatisasi kantor.Electronic Scheduling Gambar 2.Presentation Graphics . Area system otomatisasi kantor.E-mail .System . kita perhatikan grafik yang ada di bawah ini : System Otomatisasi Kantor System Komunikasi Elektronik System Kolaborasi elektronik System Publikasi dan Pengolahan Imej Elektronik System Pengelolaan Kantor .Dalam system otomatisasi kantor ini. membuat seorang manajer harus melakukan suatu pemilihan dalam membuat suatu sytem yang baik.

yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan penggunaan konferensi audio dan video. 16 .sendiri. Adapunn yang mempengaruhi pemilihan aplikasi otomatisasi kantor adalah sebagai berikut:  Jenis Organisasi. manajer yang memilih komunikasi tatap muka dengan menggunakan konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.  Sumber daya OA yang butuhkan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan.  Pilihan pribadi.

facsimile transmission.1 Kesimpulan Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. 17 . OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh. electronik calendaring. suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence). Konsep penggunaan komputer sebagai SIM ( Sistem Informasi Manajemen ) dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM ( Sistem Informasi Manajemen ) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. voice mail.BAB IV PENUTUP IV. e-mail.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful