P. 1
Otomatisasi Kantor

Otomatisasi Kantor

|Views: 242|Likes:
Published by richostan

More info:

Published by: richostan on Apr 30, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

08/08/2015

pdf

text

original

Tugas Sistem Informasi Manajemen

Otomatisasi Kantor

Disusun Oleh :
Andrias Simon Yuli Andriawan Ridwan Ovandi M. Rifki M. Fadli Ozi Kurnia Ponco Sutanto Husni Mubarak Abdul Ghoni Hendy Erwanda M. Ari Kurniawan ERC1B010121 ERC1B010012 ERC1B010034 ERC1B010044 ERC1B010040 ERC1B010079 ERC1B009002 ERC1B010074 ERC1B010134 ERC1B010046 ERC1B010020

Universitas Jambi Fakultas Ekonomi Jurusan Manajemen Tahun 2012
1

Berikut ini akan di bahas salah satu sistem informasi yaitu Office Automation (OA) / Otomatisasi Kantor. baik untuk perusahaan maupun pelanggan perusahaan. Karena bagaimanapun kita dituntut untuk memberikan yang terbaik dalam waktu yang seefisien mungkin sehingga bisa memberikan suatu kepuasan. Sutau perusahaan dalam mengembangkan pemrosen data dibutuhkan suatu kecepatan dalam pemrosen data menjadi sebuah informasi. dengan adanya makalah ini diharapkan dapat menambah pengetahuan bagi mahasiswa yang mau mendirikan suatu perusahaan. keberadaan sistem informasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini. Berikut akan di jelaskan lebih lanjut dan terperinci. Seperti halnya sistem informasi yang lain. Banyak penulis yang menulis tentang masalah itu. peranan sistem informasi dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi. Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat.BAB I PENDAHULUAN I. otomatisasi kantor juga memberikan fasilitas tugas – tugas pemrosesan informasi sehari – hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis. Dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif. 2 . Itulah yang melatarbelakangi kami dalam menyusun makalah yang bertemakan otomatisasi kantor.1 Latar Belakang Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK).

Siapa Pengguna Otomatisasi Kantor ? 4. yaitu masalah yang akan kita coba paparkan dalam bab berikutnya. I.2 Rumusan Masalah 1. Tujuan Otomatisasi Kantor ? 3. Macam-Macam System Otomatiasi Kantor ? 7. Factor-Faktor Yang Mempenagruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor ? 3 . Apakah Definisi Otomatisasi Kantor ? 2. Model Otomatisasi Kantor ? 5. Aplikasi Otomatisasi Kantor ? 6.tapi tidak banyak pula yang tahu tentang masalah itu.

tetapi kemampuannya untuk memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orangorang didalam dan diluar perusahaan menarik para manajer dan professional sebagai pemakai. MT / ST merupakan mesin ketik selectrik yang ditempeli unit pita magnetic. Bukti yang nyata. IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selection Typewriter ( MT / ST ) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetic secara otomatis. dimaksudkan untuk membantu pekerjaan sekretaris dan administrative ( clerical ). 4 . pada awalnya OA. Selectric merupakan mesin ketik IBM yang telah menampilkan elelmen pentikan berbentuk bola yang berputar.BAB II GAMBARAN UMUM Otomatisasi kantor dimulai di pabrik dan menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor ( office automation ) atau OA. ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan listriknya. pada tahun 1964. Asal mula otomatisasi kantor adalah di awal tahun 1960-an.

computer tidak menggantikan pekerja saat ini. menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan. “Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan.  Menghemat biaya operasional. grup-grup kerja dan organisasi.” III. 5 . disitu pasti ada yang akan di tuju.1 Definisi Otomatisasi Kantor ( OA ) Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O’Brien ( 1996 ) sebagai system informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan. baik secara tidak langsung maupun secara langsung tujuan itu harus tercapai. dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual. tetapi computer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menanangani beban kerja yang bertambah.2 Tujuan Otomatisasi Kantor Dalam pembangunan suatu perusahaan atau system. apa yang dituju oleh otomatisasi kantor ini? mari perhatikan beberapa tujuan otomatisasi kantor dibawah ini yaitu. Dengan kata lain dapat kita artikan dalam definisi lannya adalah . Dengan adanya otomatisasi kantor pasti ada yang di tuju.BAB III PEMBAHASAN III. memproses.

pesan tertulis pada memo. OA bukan tanpa keterbatasan.  Penggabungan dan penerapan teknologi. penggunaan tekonologi dapat berupa hardware ataupun software. yaitu sebagai berikut: Dengan adanya OA atau Office automation dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas sekretaris dan pegawai administrative. dengan cara mengambil keputusan-keputusan tepat yang dengan menggunakan teknologi. 6 . OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional. Jadi secara garis besar dari beberapa sub item tujuan yang ada diatas dapat kita kembangkan menjadi suatu runtutan mengenai tujuan adanya OA atau Office Automation dalam suatu perusahaan atau kantor. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka. cara OA berkontribusi pada komunikasi keadaan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok. merubah cara komunikasi dalam perusahaan dengan menggunakan teknologi yang efektif dan efisien. sudah saatnya meninggalkan cara lama yang sudah tidak efesien lagi. beberapa teknologi pendukung komunikasi sangat berkembang pesat belakangan ini.  Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan. dan sejenisnya.  Pelengkap-bukan pengganti. percakapan telepon. Pemecahan masalah kelompok. sebagai suatu cara komunikasi bisnis. Produk OA memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.  Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor. dengan begitu feedback yang didapat pasti akan baik karena segala sesuatu sudah terstruktur.

Dengan kata lain. otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas.  Professional. terutama sumber daya manusia. otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. contohnya pembeli. Tetapi korespondensi keluar merupakan korespondensi masuk orang lain. maka disini kita perlukan yang namanya pemakai. adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan.3 Pengguna Otomatisasi Kantor Agar suatu system atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah system itu bagus atau tidak. cara mendorong korespondensi masuk. OA memudahkan para pekerja terdidik untuk menyimpan korespondensi keluar. merancang dan mengembangkan sehingga suatu system dapat berjalan. biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas. III. wiraniaga dan lain-lain. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah. menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan. apakah anda penasaran siapa sebenarnya yang memakai otomatisasi kantor yang ada dalam suatu system informasi? Jika anda penasaran. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. orang yang tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administrative. 7 . maka OA menjadi peralatan yang digunakan dalam pemecahan masalah.  Sekretaris. ia yang akan menilai. seperti menangani korespondensi.Selanjutnya ternyata para pekerja terdidik juga dapat memanfaatkannya. mari telaah siapa pengguna otomisasi kantoor dibawah ini:  manajer .

menyusun dokumen. menyimpan dokumen dan mengirimkan surat. Pegawai administratif. 8 . biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris. seperti mengoperasikan mesin fotokopi.

4 Model Otomatisasi Kantor Lingkungan Perusahaan System Otomatisasi Kantor Pemecah Masalah Aplikasi Otomatisasi Kantor Non-komputer Komunikasi informasi Pemecah Masalah Lain aplikasi Otomatisasi Kantor Berbasis komputer Database Input Sumber daya fisik mengubah Output Sumber Daya fisik Lingkungan Gambar 1. Model OA( office Automation ) 9 .III.

 Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Informasi dikumpulkan dari system fisik perusahaan ( SIA mengumpulkan datanya ). diatas adalah :  Karena OA tidak memiliki mengelola data.Keterangan Gambar. yaitu:  Pengolahan Kata ( word processing ) Pengolahan kata adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak.5 Aplikasi pada Office Automation ( OA ) Aplikasi OA telah berkembang satu demi satu hingga sekarang sedikitnya terdapat beberapa aplikasi. dann konferensi komputer. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut. Informasi juga disediakan oleh lingkungan. penggunaan database dibatasi pada isi informasi. 10 .  Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer seperti pengolah kata. e-mail. III.  Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis nonkomputer seperti konferensi video dan audio.

 Kalender Elektronik ( Elelctronic Calendaring ) Kalender elektronik adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal computer dan alat penyimpanan.  Voice Mail Voice mail serupa dengan surat elektronik. 11 . hanya bedanya kalau voice mail menggunakan suara melalui telepon dalam mengirimkan atau menerima pesan. Surat Elektronik ( E-mail ) Surat elektronik atau yang sekarang lebih kita kenal dengan E-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim. sedangkan surat elektronik kita harus mengetiknya.  Konferensi Audio Konferensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi.  Konferensi Video Konferensi video adalah penggunaan peralatan televise untuk menghubungan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis.

 Video tex Video tex adalah penggunaan computer untuk menampilkan pada layer CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan.  Transmisi faksimile atau FAX FAX. singkatan dari facsimile tranmision.  Pencitraan ( imaging ) Pencitraan merupakan salah satu aplikasi OA yang digunakan untuk mengenal karakter secara optic (optical character recognition ) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sementara. Konferensi komputer Koferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah masalah yang sedang dipecahkan. adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain.  Desktop publishing 12 .

tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama.  System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik 13 . yang tergolong dalam system kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting. Bulletin board system ( BBS ) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain. Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya. grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. facsimile dan bulletin board system. maka kita dapat menggolongkan. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail.  System Kolaborasi Elektronik Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan. yaitu:  System Komunikasi Elektonik System komunikasi elektronik ( electronic communication system ) merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu. Contoh aplikasi yang ada pada OA. III. aplikasi-aplikasi itu kedalam subsistem dari suatu system ototmatisasi kantor.Desktop Publishing ( DTP ) adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh type setter.6 Macam-Macam System Otomatisasi Kantor Dari aplikasi-aplikasi OA yang telah disebutkan diatas. voice mail.

Yang termasuk aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing. notepad. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja.System publikasi elektronik ( electronic publishing system ) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Elektonik document management ( EDM ) merupakana system penyimpanan document yang membentuk basis data imej ( image database ) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali. Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator.  System Pengolahan Kantor System pengolahan kantor ( office management systems ) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. suara dan video. presentase graphics dan multimedia presentation. tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks. elektonik document management. foto. daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. 14 . Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. grafik. jam. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka. kalender.

Dalam system otomatisasi kantor ini. untuk lebih jelasnya.Management .Desktop Pubishing .Bulletin Board .System . Area system otomatisasi kantor.Telecommuting . membuat seorang manajer harus melakukan suatu pemilihan dalam membuat suatu sytem yang baik. kita perhatikan grafik yang ada di bawah ini : System Otomatisasi Kantor System Komunikasi Elektronik System Kolaborasi elektronik System Publikasi dan Pengolahan Imej Elektronik System Pengelolaan Kantor . yang kiranya dapat memberikan kepuasaan baik dari pelanggan maupun dalam perusahaan itu 15 .Electronic Scheduling Gambar 2.Facsimile .Multimedia Presentation .E-mail . III.Teleconference .Desktop Accessories .Voice mail .7 Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor Banyak aplikasi dalam otomatisasi kantor.Presentation Graphics .Electronic Document .

Adapunn yang mempengaruhi pemilihan aplikasi otomatisasi kantor adalah sebagai berikut:  Jenis Organisasi.  Pilihan pribadi.  Sumber daya OA yang butuhkan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan.sendiri. manajer yang memilih komunikasi tatap muka dengan menggunakan konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik. yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan penggunaan konferensi audio dan video. 16 .

Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik. electronik calendaring. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.BAB IV PENUTUP IV. 17 . Konsep SIM ( Sistem Informasi Manajemen ) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. e-mail.1 Kesimpulan Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. voice mail. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh. facsimile transmission. suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence). Konsep penggunaan komputer sebagai SIM ( Sistem Informasi Manajemen ) dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->