Kode Modul: SEK.25.E.

6

MENGELOLA DOKUMEN DENGAN SISTEM ABJAD

Penyusun :

Eddy Roesdiono

Editor Kristansi PW Teguh Budi Karyanto

Penyunting Bahasa S. Amran Tasai

DIREKTORAT PENDIDIKAN MENENGAH KEJURUAN DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL 2004

Kode Modul: SEK.25.E.6

Mengelola Dokumen dengan dokum dokumen en abj abj ad

Sistem ABJAD

abj abjad

aBcDef
DIREKTORAT PENDIDIKAN MENENGAH KEJURUAN DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL 2004

K ode Modul: SEK..25.E.6: Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas karunia dan hidayah-Nya, sehingga kami dapat menyusun bahan ajar modul manual Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen, Program Keahlian Sekretaris/Administrasi Bisnis. Modul yang disusun ini menggunakan pendekatan pembelajaran berdasarkan kompetensi, sebagai konsekuensi logis dari Kurikulum SMK Edisi 2004 yang menggunakan pendekatan kompetensi (CBT: Competency Based Training). Sumber dan bahan ajar pokok Kurikulum SMK Edisi 2004 adalah modul, baik modul manual maupun interaktif dengan mengacu pada Standar Kompetensi Nasional (SKN) atau standardisasi pada dunia kerja dan industri. Modul ini, diharapkan dapat digunakan sebagai sumber belajar pokok oleh peserta didik untuk mencapai kom petensi kerja standar yang diharapkan oleh dunia kerja dan industri. Modul ini disusun melalui beberapa tahapan proses, yakni mulai dari penyiapan materi modul, penyusunan naskah secara tertulis, kemudian disetting dengan bantuan alat -alat komputer, ser ta divalidasi dan diujicobakan empirik secara terbatas. Validasi dilakukan dengan teknik telaah ahli (expert-judgment ), sementara uji coba empirik dilakukan pada beberapa peserta didik SMK. Diharapkan modul yang telah disusun ini dapat dijadikan bahan dan sumber belajar yang berbobot untuk membekali peserta didik kompetensi kerja. Namun, karena dinamika perubahan di dunia industri terjadi begitu cepat, kami masih akan selalu meminta masukan dari segala pihak untuk bahan perbaikan atau revisi agar modul ini selalu relevan dengan kondisi lapangan. Pekerjaan berat ini dapat terselesaikan, tentu dengan banyaknya dukungan dan bantuan dari berbagai pihak.. Dalam kesempatan ini, kami ucapkan terima kasih dan penghargaan yang sebesar -besarnya kepada berbagai pihak, terutama tim penyusun modul (penulis, editor, tenaga komputerisasi modul, tenaga ahli desain grafis) atas dedikasi, pengorbanan waktu, tenaga, dan pikiran untuk menyelesaikan penyusunan modul ini. Kami mengharapkan saran dan kritik dari para pakar di bidang psikologi, praktisi dunia usaha dan industri, dan pakar akademik sebagai bahan untuk melakukan peningkatan kualitas modul. Diharapkan para pemakai berpegang pada
Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen dengan Sistem Abjad

i

n. Maret 2004 a. dan potensi SMK dalam rangka membekali kompetensi yang terstandar pada peserta diklat . Dr. Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah Direktur Pendidikan Menengah Kejuruan. dengan mengacu pada perkembangan iptek. dan fleksibilitas. kesesuaian. dunia usaha dan industri.asas keterlaksanaan. Semoga modul ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Jakarta. khususnya bagi peserta didik SMK Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen. Gatot Hari Priowirjanto NIP 130675814 Adminstra si Perkantoran Mengelola Dokumen dengan Sistem Abjad ii . atau praktisi yang sedang mengembangkan bahan ajar modul SMK. Ir.

........................................................................................ b.................... Uraian Materi 1 . Kegiatan Belajar 2: Peraturan Mengindeks ............................................................................................................................ Kegiatan Belajar 1: ............ DESKRIPSI ............................................................................................................................................................... PEMBELAJARAN A...... Tes Tertulis ........... Tes Praktik.... Uraian Materi 2 .......................................... Tugas 2 ............................................................................................................................................................ D........................................................... DAFTAR JUDUL MODUL ............... Lembar Kerja 1 .. d............ Rangkuman 1 ................................................................. B....... 2.. B................ g................................................................................................ 11 11 11 11 26 27 28 36 37 38 56 56 55 56 56 57 58 8 III........................................................................................................ Tes Formatif 1...................... Lembar Kerja 2 ....................................................................... f..... TUJUAN AKHIR ............................................ F.. e.......... c........................................................ Kegiatan Belajar 1........................................ b........................ DAFTAR ISI......................................... PRASYARAT ....... CEK KEMAMPUAN .................... f.............................................................................................................................. E................................................... Kunci Jawaban 2 ........................................ Rencana Belajar Siswa ......... Tujuan Kegiatan Pembelajaran 2 ........................ Tujuan Kegiatan Pembelajaran 1 . KOMPETENSI .................... d............................................................... c............ a.....................................DAFTAR ISI q q q q KATA PENGANTAR .............................................. Penyimpanan dokumen dengan sistem abjad .............. C............ PENDAHULUAN A.......................................................... Rangkuman 2 ................................ EVALUASI A............................... B................................................................................. 1 2 3 5 6 7 II................................................ g..................................... i iii v vi I................................................................. Tes Formatif 2......... Tugas 1............ PETA KEDUDUKAN MODUL.. a......................................................... Kunci Jawaban 1................................................................................ e........ PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL .................................... 59 59 Adminstra si Perkantoran Mengelola Dokumen dengan Sistem Abjad iii .....

.............................. B............ 59 59 63 64 DAFTAR PUSTAKA.... PENUTUP ........................... Adminstra si Perkantoran Mengelola Dokumen dengan Sistem Abjad iv ...................................................................................................... IV.......................................................................... Tes Tertulis ........................................ Lembar Penilaian Tes Praktik .......KUNCI JAWABAN A.................................................................................

PETA KEDUDUKAN MODUL
BIDANG BISNIS MANAJEMEN PROGRAM KEAHLIAN SEKRETARIS (ADMINISTRASI PERKANTORAN/BISNIS)

BM.20.A.1

BM.20.A.2

BM.20.A.3 BM.20.A.6

BM.20.A.4 BM.20.A.5

BM.20.B.1

BM.20.B.2

BM.20.B.3

BM.20.B.4

BM.20.B.5

BM.20.B.6

BM.20.C.1

BM.20.C.2

BM.20.C.3

SEK.25.D.1

SEK.25.D.2

SEK.25.D.3

SEK.25.D.4

SEK.25.E.1 SEK.25.E.8 SEK.25.F.1

SEK.25.E.2 SEK.25.E.7 SEK.25.F.2

SEK.25.E.3 SEK.25.E.6 SEK.25.F.3

SEK.25.E.4 SEK.25.E.5 SEK.25.F.4

SEK.25.G.1 SEK.25.G.8 SEK.25.G.9

SEK.25.G.2 SEK.25.G.7 SEK.25.G.10

SEK.25.G.3 SEK.25 .G.6

SEK.25.G.4 SEK.25.G.5

DAFTAR JUDUL MODUL
Adminstra si Perkantoran Mengelola Dokumen dengan Sistem Abjad

v

Bid ang Keahlian : BISNIS DAN MANAJEMEN Program Keahlian: SEKRETARIS (ADMINISTRASI PERKANTORAN/BISNIS)
No Kode Modul Nama MENGETIK NASKAH SECARA MANUAL, ELEKTRIK DAN ELEKTRONIK Durasi

1 2 3 4 5 6

BM.20.A.1 BM.20.A.2 BM.20.A.3 BM.20.A.4 BM.20.A.5 BM.20.A.6

Mengenalkan jenis dan bagian mesin tik manual, elektrik dan elektronik Mengetik berbagai bentuk surat Mengetik berbagai macam surat Mengetik berbagai macam pekerjaan kecil dan dokumen Mengetik berbagai macam daftar dan tabel berkolom Mengetik berbagai macam naskah
MENGOPERASIKAN KOMPUTER UNTUK MENYUSUN NASKAH, DAFTAR TABEL, PERHITUNGAN SEDERHANA, BAHAN PRESENTASI, EMAIL, CHATTING.

24 48 36 36 48 48

240

7 8 9 10 11 12

BM.20.B.1 BM.2 0.B.2 BM.20.B.3 BM.20.B.4 BM.20.B.5 BM.20.B.6

Mengoperasikan progam WS untuk menyusun naskah Mengoperasikan progran MS-Word untuk menyusun naskah Mengoperasikan program Excel untuk perhitungan, daftar, kolom dan tabel Mengoperasikan program Power-Point untuk menyusun bahan presentasi Menerapkan program Internet untuk Email Menerapkan program Internet untuk Chatting
MENGOPERASIKAN ALAT-ALAT KOMUNIKASI KANTOR

96 96 96 96 48 48 480

13 14 15

BM.20.C.1 BM.20.C.2 BM.20.C.3

Melaksanakan komunikasi, leadership, motivasi dan proaktif Mengoperasikan Telepon untuk berkomunikasi Mengoperasikan mesin Faksimili
MENGERJAKAN SURAT MENYURAT

120 32 32 184

16 17 18 19

SEK.25.D.1 SEK.25.D.2 SEK.25.D.3 SEK.25.D.4

Pengertian surat menyurat & etika dalam bersurat Mengerjakan surat pribadi Mengerjakan surat niaga Mengerjakan surat dinas
MENGARSIP SURAT DAN DOKUMEN KANTOR

12 24 120 120 276

20 21 22 23 24 25 26 27

SEK.25.E.1 SEK.25.E.2 SEK.25.E.3 SEK.25.E.4 SEK.25.E.5 SEK.25.E.6 SEK.25.E.7 SEK.25.E.8

Pengertian pengetahuan kearsipan Menerapkan teknik menyimpan dan menemukan kembali surat dan dokume n Merencanakan pengarsipan surat dan dokumen kantor Mengelola dokumen dengan sistem tanggal Mengelola dokumen dengan sistem nomor Mengelola dokumen dengan sistem abjad Mengelola dokumen dengan sistem wilayah Mengelola dokumen dengan sistem perihal (pokok masalah)

12 48 48 48 48 48 48 48 348

Adminstra si Perkantoran Mengelola Dokumen dengan Sistem Abjad

vi

MENGERJAKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

29 30 31 32

SEK.25.F.1 SEK.25.F.2 SEK.25.F.3 SEK.25.F.4

Mengerjakan tata usaha kepegawaian Mengerjakan tata usaha perlengkapan Mengerjakan tata usaha keuangan Mengerjakan tata ruang kantor
MENGERJAKAN TUGAS-TUGAS SEKRETARIS

48 96 120 120 384

33 34 35 36 37 38 39 40 41 42

SEK.25.G.1 SEK.25.G.2 SEK.25.G.3 SEK.25.G.4 SEK.25.G.5 SEK.25.G.6 SEK.25.G.7 SEK.25.G.8 SEK.25.G.9 SEK.25.G.10

Melakukan komunikasi dengan beretika Melakukan penampilan diri beretika Mengembangkan kepribadian diri sekretaris Mengelola kas kecil Mengelola administrasi kantor Menangani dikte Mengatur jadwal kegiatan pimpinan Menyusun laporan tugas sekretaris Melakukan kegiatan kehumasaan Melakukan tatacara protokoler

48 48 120 32 48 48 48 96 96 96 680

Adminstra si Perkantoran Mengelola Dokumen dengan Sistem Abjad

vii

pengelompokan. Memilih. Kolom. Bagian terkecil dari sesuatu yang dapat berdiri sendiri. Petunjuk dalam pembagian surat/arsip yang ada dalam filing cabinet. tulisan) yang disepakati untuk maksud-maksud tertentu. Map untuk menempatkan surat/arsip dalam filing cabinet. Tanda (kata-kata. Suatu sebutan/tamatan nama yang menunjukkan urutan. Nama keluarga sebagai tanda pengenal. Lembar pengganti di tempat sekelompok arsip yang sedang dipinjam.PERISTILAHAN/GLOSSARY Caption Familiy name Filing cabinet Folder Guide Out Sheet Out Guide Indeks : : : : : : : : Judul suatu bab atau artikel. Lemari tempat penyimpanan arsip. Klasifikasi Kode Lajur Seniority Sortir Tunjuk silang : : : : : : Unit : Adminstra si Perkantoran Mengelola Dokumen dengan Sistem Abjad viii . Lembar pengganti di tempat selembar arsip yang sedang dipinjam. tersusun menurut abjad atau angka yang memberikan informasi mengenai halaman tempat kata atau istilah itu ditemukan. Suatu petunjuk berbentuk formulir yang berfungsi untuk menunjukkan letak surat yang dicari dalam tempat penyimpanan. Daftar kata atau istilah penting.

BAB I PENDAHULUAN DESKRIPSI Pengelolaan dokumen (warkat) merupakan salah satu subkompetensi yang harus dikuasai oleh seorang sekretaris dan merupakan bagian yang integral dari beberapa subkompetensi seorang sekretaris. dan pemeliharaan warkatwarkat/surat-surat dengan sistem abjad. wilayah. Modul ini juga dilengkapi dengan tugas tugas yang berupa latihan dan evaluasi formatif untuk bahan perbaikan belajar dan evaluasi akhir modul tentang pengelolaan dokumen dengan sistem abjad. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 1 . penggunaan. dan nomor. penerimaan. Setelah mempelajari modul ini. pokok masalah. Modul pengelolaan dokumen sistem abjad berkaitan dengan modul-modul pengelolaan dokumen sistem tanggal. Modul pengelolaan dokumen (warkat) dengan sistem abjad membahas penyusunan. Anda diharapkan dapat mengelola dokumen dengan sistem abjad secara benar. penyimpanan.

Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 2 . sebelum mempelajari modul ini Anda harus telah menyelesaikan secara tuntas modul “Penerapan Ketentuan Pokok Kearsipan”. Dengan kata lain. Anda harus telah memiliki kemampuan awal atau penguasaan tentang ketentuan pokok kearsipan secara tuntas.PRASYARAT Sebelum mempelajari modul ini.

kriteria keberhasilan. 4. Anda mendapatkan kesulitan. prasyarat. kemudian cocokkan jawaban Anda dengan kunci jawaban. 3. rencanakan kegiatan belajar. 7. diskusikanlah materi itu dengan teman-teman Anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur. untuk memudahkan Anda dan guru/instruktur dalam mempelajari proses pembelajaran. Bacalah dengan cermat peta kedudukan modul. Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini yang memuat kinerja yang diharapkan. Bacalah dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada cek kemampuan sebagai pengukur kompetensi yang harus dikuasai dalam modul ini.PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL Bacalah petunjuk penggunaan modul ini dan pahamilah isinya. dan jawablah pertanyaan tes. Lakukan kegiatan ini sampai Anda tuntas menguasai hasil belajar yang diharapkan. Setelah Anda menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul ini. 2. Jika siswa masih ragu. Lakukan ini pada awal dan akhir mempelajari modul untuk meyakinkan penguasaan kompetensi sebagai pencapaian hasil belajar Anda. pelajarilah modul selanjutnya sesuai dengan yang tertuang pada peta kedudukan modul untuk Program Keahlian Administrasi Perkantoran. bertanyalah pada guru/instruktur sampai siswa paham. 5. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 3 . dan kondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui modul ini. Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar. a) Langkah-langkah yang harus Anda (peserta diklat) tempuh 1. dan pengertian istilah-istilah yang sulit dan yang penting dalam modul. kerjakan tugas. Jika dalam proses memahami materi. 6. Diskusikan dengan sesama peserta di dik apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul.

9. ini. ajukan uji kompetensi dan sertifikasi. apabila Anda belum menguasai benar materi yang ada pada kegiatan belajar sebelumnya. Berikan perhatian khusus dan pada waktu perencanaan tempat kegiatan belajar penyelesaian akhir pemelajaran. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas Anda pelajari. bimbingan dan pendampingan pada peserta didik agar gairah belajarnya meningkat. 4. b) Peranan Guru/Instruktur 1.8. Bantulah p eserta didik dalam menyusun rencana kegiatan belajar dalam rangka mempelajari jenis modul kegiatan. Anda tidak dibenarkan melanjutkan kepada kegiatan belajar berikutnya. agar mereka dapat belajar efisien untuk mencapai sub-kompetensi standar. Pastikan bahwa peserta didik yang akan mempelajari modul ini telah mempelajari modul-modul prasyarat secara tuntas. Identifikasi dan analisislah sarana-prasarana kegiatan belajar yang ada di SMK dan industri untuk mengoptimalkan kegiatan pembelajaran. 2. efektif dan 3. Berikan motivasi. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 4 .

mengelola surat. Kinerja Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 5 . dokumen. arsip. dan menemukannya kembali dengan sistem abjad.TUJUAN AKHIR Spesifikasi kinerja yang diharapkan untuk dapat dikuasai setelah Anda menyelesaikan pembelajaran dalam modul ini. Anda dapat menyimpan surat. dan arsip dengan sistem abjad. tersebut mencakup 1) 2) pengetahuan dan ketentuan pokok kearsipan. dokumen.

§ § § § Cermat Teliti Peka Etika • Karakteristik penyimpanan arsip sistem abjad • Teknik menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan sistem abjad • Menyusun tempat penyimpanan arsip dengan sistem abjad. Menyimpan dan menemukan kembali surat dan dokumen (arsip) dengan sistem abjad. • Mampu menguraikan karakteristik penyimpanan arsip berdasarkan sistem tanggal • Mampu menjelaskan tempat dan cara menyimpan serta menemukan kembali arsip dengan menggunakan sistem abjad • Terampil menyusun tempat penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad • Terampil menyimpan arsip berdasarkan sistem abjad • Terampil mencari arsip pada tempat penyimpanan. • Karakteristik sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad • Menyusun tempat penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad • Menyimpan arsip berdasarkan sistem abjad • Menemukan kembali arsip dengan menggunakan sistem abjad • Mencari arsip pada tempat penyimpanan.KOMPETENSI Kompetensi : Mengerjakan pengarsipan surat dan dokumen kantor SubKompetensi : Menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan sistem abjad Alokasi Waktu : 48 jam SUB KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA LINGKUP BELAJAR SIKAP MATERI POKOK PEMELAJARAN PENGETAHUAN KETERAMPILAN E.2. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 7 . • Menyimpan arsip berdasarkan sistem abjad. • Mencari arsip pada tempat penyimpanan dengan sistem abjad.

dan arsip? Apakah yang dimaksud dengan masalah pokok dalam kearsipan? Uraikan kelembagaan organisasi kearsipan. dokumen. kedudukan. 1) 2) 3) 4) 5) 6) Apakah yang dimaksud dengan surat.CEK KEMAMPUAN Sebelum mempelajari modul ini. Pertanyaan yang harus Anda jawab adalah sebagai berikut. Pelajari hal-hal yang belum Anda kuasai kompetensinya. yakni asas. dan pekerjaan kearsipan dalam organisasi! Bagaimanakah karakteristik penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad? Jelaskan tentang tempat dan cara menyimpan serta cara menemukan kembali arsip dengan menggunakan sistem abjad! Uraikan langkah -langkah dalam menyusun tempat penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad! 7) Uraikan bagaimana langkah-langkah dalam menyimpan arsip berdasarkan sistem abjad! 8) Uraikan bagaimana langkah-langkah dalam mencari arsip pada tempat penyimpanan dengan sistem abjad! Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 7 . Anda diminta untuk menjawab semua pertanyaan di bawah ini secara singkat dan tepat.

BAB II PEMBELAJARAN v Kompetensi SubKompetensi Alokasi Waktu Jenis Kegiatan RENCANA BELAJAR PESERTA DIKLAT : Mengerjakan pengarsipan surat dan dokumen : Menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan sistem abjad : 48 jam Tanggal Waktu Tempat Belajar Alasan Perubahan Tanda Tangan Guru Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 8 .

v KEGIATAN BELAJAR 1. B. Kegiatan Pembelajaran 1: Penyimpanan Dokumen Berdasarkan Sistem Abj ad ♦ 1) Tujuan Pembelajaran 1 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran 1. seperti yang digunakan dalam kamus. petugas menginginkan agar dokumen/arsip dari nama yang sama akan berkelompok di bawah satu nama. 3) unit kerja hanya menerima dan menyimpan dokumen/arsip yang berhubungan dengan fungsi/tugas masing-masing. 2) dapat membuat tab atau guide (penunjuk) penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengan sistem abjad. 9 Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad . sehingga susunan nama lebih membantu. Uraian materi 1 FILING SISTEM ABJAD Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan. penyimpanan. dan penemuan kembali surat/warkat dengan mengunakan petunjuk abjad. penggunaan. 3) dapat menentukan kode penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengan sistem abjad. Surat/warkat yang akan disimpan dikelola Huruf berdasarkan nama orang atau nama organisasi yang disimpan abjad. 4) Sistem nama mudah diingat. Filing sistem abjad pada umumnya dipilih sebagai filing sistem arsip karena 1) 2) dokumen/arsip cenderung dicari atau diminta melalui nama. abjad yang digunakan adalah huruf pertama dari nama orang atau nama organisasi. penyusunan. Nama orang dan nama perusahaan yang akan digunakan sebagai kode penyimpanan ini diindeks dan diurutkan sesuai dengan urutan abjad. diharapkan Anda dapat membuat daftar klasifikasi penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengan sistem abjad. Sistem ini cocok digunakan oleh organisasi yang masalahnya belum kompleks atau masih sederhana. pemeliharaan.

Oleh karena itu. Berikut ini akan dipaparkan cara penataan penyimpanan arsip. Dalam mencari dokumen. pencarian atau permintaan atas dokumen/arsip yang diperlukan hendaklah bertitik tolak dari nama koresponden. arsip harus disusun menurut urutan abjad. yaitu yang berisi huruf dan Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 10 . Penempatan guide yang tepat akan mengurangi waktu yang tersita dalam pencarian huruf/nama yang dibutuhkan. nama merupakan ciri atau identitas penting di dalam pencarian dokumen sesuai dengan kebutuhan dan jenis kegiatan dari unit kerja yang bersangkutan. Oleh karena itu. filing sistem abjad disebut sistem langsung (direct filing system ). Guide dalam metode penyimpanan abjad dibedakan menjadi dua tipe berdasarkan isinya. untuk memperkuat penemuan arsip yang memuat wilayah tertentu. Setiap bagian abjad tidak selalu berbentuk sebuah huruf dalam abjad. PENATAAN FILE DENGAN SISTEM ABJAD File yang ditata dengan sistem abjad terdiri atas banyak bagian kecil yang mewakili satu bagian abjad. Yang dimaksud sistem langsung adalah sistem langsung menuju ke file penyimpanan dalam usahanya mencari dokumen tanpa alat bantu termasuk alat bantu indeks. Meskipun sistem penyimpanan utama didasarkan atas nama wilayah. Filing sistem abjad dapat pula dipakai oleh sistem penyimpanan arsip lain.Filing sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menemukan kembali dokumen. Guide Guide berfungsi untuk membantu petugas dalam maka penyimpanan dan penemuan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. 1. petugas dapat langsung ke file (tempat) penyimpanan dokumen dan melihat huruf abjad dari nama yang dicari. Jadi . Apabila filing sis tem abjad yang dipilih sebagai sistem penyimpanan. filing sistem abjad dapat pula digunakan sebagai sistem penyimpanan lanjutan. di samping dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan utama. yang berisi kata/nama/masalah.

rapi. seperti alpabet B. ratusan folder dengan nama yang diawali huruf besar A akan dapat dibedakan antara kelompok satu dengan Dalam sistem ini. Guide dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab. dan W. Sebaliknya. Selain itu. U. Guide mempunyai sebuah tab untuk menulis salah satu huruf dari A sampai W. nama-nama yang dimulai dengan huruf awal O. Jika volume berkas individu di perusahaan dalam file penyimpanan itu sangat kecil. Tab akan mempermudah kita ketika kita akan menyelipkan berkas untuk menunjukkan bagian yang sesuai dengan alpabet. X. guide kelompok yang lain. guide perlu dibuat dari bahan yang tebal dan kaku sehingga penataan dan penemuan kembali berkas akan menjadi efisien. Guide Utama/Guide Primer Guide utama mewakili semua bagian kelompok berkas secara garis besar. maka hanya guide utama yang diperlukan untuk membagi file/berkas dalam beberapa bagian alpabet. Guide A1 dan B2 pada posisi pertama merupakan guide utama. Perangkat yang paling sederhana adalah 23 atau 25 bagian. hal ini akan berguna untuk membantu penyimpanan kembali surat/warkat pada tempat penyimpanan yang tepat dalam suatu bagian. Q. Z lebih sedikit frekuensinya sehingga kelompok surat ini tidak terlalu memerlukan subbagian. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 11 .a. guide juga berfungsi untuk menjaga agar berkas tetap berdiri. sebaiknya menggunakan warna tertentu. S. Seperangkat guide digunakan untuk membagi alpabet dalam bagian-bagian yang berbeda. Y. Setelah mempelajari sistem ini. H. dan tab akhir dengan kombinasi XYZ. Anda akan mengetahui bahwa ada beberapa bagian dari alpabet yang mempunyai lebih banyak sub bagian daripada bagian alpabet yang lain. Oleh karena itu. Dengan cara ini. sebuah tab dengan label MC. dan mudah ditata serta mudah ditemukan kembali. Subbagian dalam kelompok surat ini diperlukan karena ada banyak nama yang dimulai dengan huruf-huruf ini. Selain itu.

Guide Pembantu (Auxilary Guide) Guide pembantu diperlukan agar penemuan arsip dapat dilakukan dengan lebih cepat. perbedaannya adalah bahwa guide keluar berfungsi untuk menggantikan sekelompok berkas yang sedang dipinjam. Lembar Keluar (out sheet ) berfungsi sama dengan guide keluar yaitu menggantikan berkas yang sedang dipinjam atau yang sedang keluar dari tempat penyimpanan. 2) memperlihatkan bagian masalah tertentu. di belakangnya diikuti General Appliance. c. 3) menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama.b. Guide keluar akan tetap terus berada di tempat penyimpanan sampai kelompok berkas yang dipinjam dikembalikan ke tempat penyimpanan tersebut. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 12 . Namun. Agar mudah terlihat dan terbaca. seperti perlengkapan bidang yang dapat disusun dan ditemukan berdasarkan abjad. Guide ini berfungsi untuk 1) menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiri atas jumlah surat yang banyak. yang merupakan subbagian dari berkas itu. General Aquamarine. Guide ini menunjukkan hal yang umum yang diikuti dengan kelompok surat yang diawali dengan huruf/kata yang sama. Guide pembantu ini dibuat karena berkas individu dalam file penyimpanan bervolume besar. 2. sedangkan lembar keluar berfungsi untuk menggantikan selembar arsip yang sedang dipinjam. Di bagian General A misalnya. guide ini diberi warna khusus yang mencolok. Guide pembantu ini disebut juga guide sekunder karena letaknya mengikuti atau berada di belakang guide primer. Guide Keluar (out guide) adalah guide yang dipergunakan sebagai petunjuk kelompok berkas yang sedang dipinjam atau sedang tidak berada di tempat penyimpanannya. Guide Keluar dan Lembar Keluar (out guide & out sheet) 1. General Asbeston dan seterusnya.

arsip tersebut dibuatkan folder baru yang berdiri sendiri. agar penyimpanan dapat dilakukan secara Dengan menggunakan folder ini kita dapat memperkecil volume berkas. efisien. baik tingginya maupun lebarnya. berkas individu tidak diperlukan. dan tempat penyimpanan. sedangkan yang jumlahnya kurang dari lima akan disimpan ke dalam folder campuran. Folder Di belakang semua guide terdapat folder yang di gunakan untuk menyimpan kelompok berkas secara bersama. Jika volume arsip yang ada dalam folder campuran meningkat. Folder individu ( individual folder ) Folder individual ditempatkan di antara guide primer dan surat yang namanya ada pada tab dal am susunan alfabetis. Karena jumlahnya sedikit. Folder khusus (special folder) Folder khusus merupakan guide untuk membantu dalam menunjukkan suatu sub bagian yang terdiri atas surat-surat khusus dari bagian alpabet. Folder ini biasanya memiliki volume yang banyak dan frekuensi penggunaan yang relatif sering. Surat/dokumen yang jumlahnya lebih dari lima lembar akan dimasukkan ke dalam folder individu. Keti ga jenis folder tersebut adalah (1) folder campuran. (2) folder individu. Ada tiga jenis folder yang digunakan dalam pengelolaan dokumen dengan sistem abjad. biaya penyimpanan. a. c.2. b. Folder harus tepat ukuran. dan (3) folder khusus. Folder campuran (misscellaneus folder) Folder campuran digunakan untuk menyimpan arsip yang volumenya masih sedikit. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 13 . Dalam folder ini surat-surat khusus tentang jenis pekerjaan disusun pertama kali berdasarkan urutan nama. Jika surat lebih dari satu. berkas itu disusun berdasarkan urutan tanggal.

Jika label tersebut langsung diketik di atas folder. Informasi yang dimasukkan adalah kata tangkap yang diketik dan diselipkan di dalam jendela tab. jika guide primer terdiri atas huruf dan nomor. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 14 . Guide primer dan guide pembantu mempunyai pengaturan kata tangkap yang sama. Kata. • Laci yang penuh sesak sebaiknya segera dikurangi isinya. Muatan isi folder tidak boleh dipaksakan. Kata Tangkap dan Label Istilah kata tangkap (captain ) dan label digunakan secara bergantian. 1) Folder individu di sebelah kanan. dan nomor atau kombinasi ketiganya mem bangun kata tangkap atau label dalam tab guide dan folder.Pemeliharaan Folder Folder perlu dirawat dan diperhatikan setiap saat agar dokumen yang disimpan selalu terjaga baik dari segi fisik dan informasinya. Label Folder Label folder sebaiknya dibuat dari kertas tempel. yaitu (1) folder yang kelebihan muatan dan (2) laci yang penuh sesak. 3) Folder campuran di bagian belakang. huruf. a. Usahakan mengisi laci dengan volume muatan folder yang tepat laci tidak boleh terlalu sesak tetapi juga tidak boleh terlalu longgar). Ada dua aspek yang diperlu diperhatikan dalam perawatan folder ini. Kedudukan folder dapat diatur sebagai berikut. Label Guide Guide mempunyai jendela tab sebagai tempat informasi diselipkan. 2) Folder khusus di tengah di depan folder individu. b. hal tersebut akan sangat menyulitkan petugas karena folder akan sulit digulung ke atas pada saat mengetik. Tab perlu diberi warna yang berbeda sehingga tab itu dapat membantu dan mempermudah kita dalam menyimpan dan menemukan posisi suatu arsip. 3. guide pembantu juga terdiri atas huruf dan nomor. Folder yang kelebihan muatan sebaiknya segera dibagi menjadi dua dengan menyiapkan folder baru.

Tunjukkan mana yang lebih mudah untuk dicek penyusunan alfabetisnya. Rita (Dra) Straight Order H. Tulisan tangan biasanya sulit dibaca dan tidak seragam. H S. memungkinkan penghapusan dengan mudah yang tidak meninggalkan bekasnya. Label sebaiknya tidak ditulis tangan. dan dari tepi atas 1 kait (satu jarak baris kosong).Untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali suatu arsip. Sue L (Miss) Nainggolan. mudah diwarnai dengan warna cerah. Andalan Miss Sue L. tetapi diketik sehingga hasilnya seragam dan mudah dibaca. label juga bisa diberi warna yang spesifik. yaitu 2 atau 3 spasi.S. Warna yang digunakan adalah warna pastel yang tidak menyilaukan mata yang ditempatkan secara berselang-seling antara warna yang satu dan warna yang lain. Rita Nainggolan Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 15 . c) d) mudah dilubangi tapi cukup kuat untuk diketik. label dilipat ke bawah dan diletakkan pada bagian belakang folder. Sabukinten P. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan label adalah hal-hal sebagai berikut. judul diketik setengah bagian bawah dan setengah bagian atas . Andalan. Bandingkan dua daftar identifikasi nama di bawah ini. 2) Jika label dibuat ganda. 1) Pengetikan dimulai dengan jarak yang sama dari tepi kiri label. Indexing Order Sujono. Sujono Sabukinten P. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah bahwa label sebaiknya dicetak pada kertas agar a) b) label tidak mudah rusak. Setelah itu. 3) Kata tangkap sebaiknya ditampakkan dengan nama terbalik (disebut indexing order) atau dengan nama sebagaimana yang tertulis (disebut straight order). Brown.Brown Dra.

arsip inaktif dipindahkan ke unit kearsipan. pada baris pertama. atau tempat penyimpanan lain sebaiknya jelas dan singkat.hati untuk menempatkan label dan format pengetikan yang tepat. atau pada baris pertama nama kota dan negara. folder lama telah penuh. 6) Nama boleh diketik dengan huruf kapital semua atau menggunakan huruf kapital hanya pada huruf pertama dari setiap kata penting. pada baris kedua berisi nama jalan atau alamat. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 16 . 9) Ketika folder -baru disiapkan. Ada pengetik atau petugas yang senang menghilangkan tanda baca. sebaiknya Anda berhati. 7) Untuk menghemat ruang sebaiknya digunakan block style (bentuk lurus penuh). (d) (e) folder telah lusuh dan harus diganti. 8) Label sebaiknya ditempel pada tab karena cara ini lebih mudah dilakukan. rak arsip. nama kota dan negara pada baris kedua. Yang lebih penting pada masalah ini adalah konsistensi penggunaannya. sementara itu ada petugas atau pengetik yang senang menggunakan tanda baca sebagaimana biasanya. 1) Cara penulisan indikasi rentang alfabetis dari isi dapat dilakukan antara lain dengan. 5) Pada saat kita mengindeks sering terjadi berbedaan pendapat tentang tanda baca. Notasi terbuka ( open notation).4) Kata tangkap dapat terdiri atas orang. dan untuk mencegah kelebihan muatan. c. Folder-baru mungkin diperlukan apabila (a) (b) (c) kelompok nama-baru ditambahkan pada file . Label Tempat Penyimpanan Label pada lemari bekas ( filling cabinet). Hal ini tidak perlu dijadikan masalah. yang menunjukkan hanya huruf pertama dari isi bagian tersebut (rak tersebut) yang ditulis. arsip untuk satu nama/perusahaan sudah berlebih isinya dan memungkinkan untuk dibuatkan folder tambahan.

Aplikasi Sistem Penyimpanan Alfabetis Banyak perusahaan yang telah merancang sistem alfabetis . s. 1) Variadex System Variadex system dirancang oleh Kardex system Inc. Guide alfabetis ditempatkan pada posisi pertama. b. w. dari alpabetic isi rak yang ditulis. terdapat guide khusus untuk nama yang memerlukan tempat yang besar atau untuk nama -nama yang frekuensi penggunaannya tinggi. Dalam sistem ini penataan alfabetis dilakukan dengan menggunakan warna tertentu untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. hijau. m. 3) Multiple closed notation. biru. Apabila huruf keduanya r. t. Empat yang dan dalam alfabetis mengantisipasi kesalahan yang ada akan dibahas berikut ini. atau n. Setiap huruf alpabet diberi warna oranye. yang menunjukkan bahwa tidak hanya rentang alfabetis dan isi file yang ditulis. f. atau d . folder individual pada posisi ketiga dan ke empat. j. warna yang digunakan adalah hijau. awal dan akhir. Apabila huruf keduanya i. Frekuensi kombinasi dalam rentang adalah Aa-Be. Warna tab ditentukan oleh huruf kedua dari unit yang dijadikan patokan. c. x. u. v. folder campuran diletakkan pada posisi kedua. Marietta. g. Apabila huruf kedua adalah e. Ohio. warnanya adalah Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 17 . Tentu saja hal ini dilakukan dengan peralatan dan karakter tertentu diharapkan dapat membantu penemuan kembali arsip. k. yang menunjukkan kedua bagian. kecepatan dalam penyimpanan yang dari ketat sistem serta pengawasan penyimpanan. Apabila huruf kedua adalah a. Tanda arsip keluar (out indicator) yang mendapat tab ditempatkan pada posisi kelima. l. atau h . d. Semua tab folder yang berwarna tertentu ada di belakang guide yang berwarna sama. warnanya adalah oranye.2) Notasi tertutup (close notation). tetapi juga frekuensi kombinasi dalam rentang tersebut Contoh: Rentang alfabetis ini adalah Aa-Be. warnanya kuning. kuning. y dan z. dengan A1 dan Ba. dan ungu.

dan folder untuk nama Nugent atau Nystrom diberi tab yang berwarna ungu. Label ketiga yang berwarna putih berisi nama lengkap. folder untuk nama Natusch akan diberi tab yang berwarna oranye. (2) Setiap folder yang salah simpan akan cepat terlihat sebab warna folder itu satu sama lain tidak sama. Sistem ini digunakan untuk penataan di rak sebagai ganti penataan di dalam laci.ungu. Setiap huruf alfabetis dicetak dengan warna yang berbeda atau dengan satu atau dua garis yang berwarna sehingga setiap dua huruf pertama pada folder itu akan mudah terlihat. folder untuk Nowel diberi tab yang berwarna biru. folder untuk nama Neuman diberi tab yang berwarna kuning. Folder yang menampung label berkode warna pada sisi terbuka dibagi dari bagian atas.z dapat diperlukan. Keuntungan sistem ini dapat disebutkan sebagai berikut. Palo alto. Dua warna yang terlihat itu terdiri atas sepuluh warna spectrum warna yang diformulasikan secara khusus sehingga seandainya warna itu menyilaukan mata. menjadi warna yang tidak menyilaukan mata lagi. 2) Alpha Code System Alpha code system diproduksi oleh TAB Product Company. Dua label yang berwarna diwakili oleh dua huruf pertama dari nama folder yang disimpan. sedangkan subbagian tidak diperlukan lagi. folder untuk nama Nicholas diberi tab yang berwarna hijau. (3) Label dalam folder dan guide dapat dilihat dari sisi lain. (4) Seperangkat guide alfabetis a . California. Sebagai contoh. dan hanya guide yang diperlukan yang diberi huruf alpabet. (1) Penyimpanan dengan menggunakan rak terbuka akan lebih cepat dilakukan daripada menggunakan laci-laci yang harus dibuka dan ditutup. Tab folder yang panjang berisi tiga label. A berwarna merah dan C berwarna oranye. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 18 .

Sistem ini mempunyai guide alfabetis yang dinomori secara berurutan dengan tab one fifth cut yang ditegakkan pada bagian pertama dan kedua. Notasi pada beberapa guide dan tab folder campuran digunakan (contoh BE. dan folder file standar dan label dapat digunakan. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 19 . BR). C. Folder campuran mempunyai tab pada ukuran yang sama dan posisi seperti guide primer sehingga memudahkan petugas penyimpan untuk melihat alfabetis secara keseluruhan. BL. Hal ini tidak akan menjadi masalah bila folder disimpan dalam penataan yang lurus. 3) Super Ideal System Super ideal system dibuat oleh Shaw Waker of Muskegon. akan mengacaukan tatanan. sejak beberapa kombinasi posisi tab ketiga dan keempat d isimpan bersamaan. Penggunaan huruf dan nomor pada tab guide memungkinkan dilakukannya dua kali pengecekan secara sepat dan benar. Kerugiannya adalah bahwa penambahan folder individu untuk disimpan. keuntungan sistem ini adalah tidak mengandalkan pada warna. Notasi tertutup ganda digunakan pada huruf -huruf alfabetis yang berisi kombinasi huruf yang banyak dipergunakan (Contoh. Tampilan berkas yang disimpan di laci kelihatan kacau. B. Folder campuran dengan tab one fifth cut diberi nomor untuk menghubungkannya dengan guide yang diikuti pada posisi pertama.Sebaliknya. M). Guide keluar dengan tab one third cut ada pada posisi ketiga. Guide nama dengan guide one third cut ada pada bagian kanan. kerugian sistem ini terletak pada sistem warna yang tidak sesuai dengan ketentuan meskipun sistem alf abetis dikelola secara menyeluruh dengan warna yang berbeda. Oleh karena itu. H. Folder nama individual dengan one third cut ditegakkan dalam posisi dua dan posisi tiga. Michigan. Salah simpan lebih sering terjadi pada saat hanya mengandalkan penataan secara alfabetis saja tanpa warna yang dapat digunakan untuk mengecek.

Minnesota merupakan metode pemberian kode warna pada laci. Urutan ini diulang lagi dari N .Z. C hijau tua. I pink. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 20 . sebab label yang ditempatkan disitu terbuat dari tab yang biasa tetapi dilindungi dengan laminating.4) Alpha – Z System Alpha-Z system yang diproduksi oleh Smead Manufacturing Company Hatings. K coklat muda. Label tersedia dalam 13 warna dengan huruf warna putih di atas latar belakang berwarna. Keuntungan terbesar dari sistem ini adalah bahwa folder dapat ditambahkan dengan sangat mudah sebanyak yang dibutuhkan. Peralatan dari bagian-bagian sistem ini mudah didapat di toko-toko terdekat. Berkas rak terbuka dengan elemen building block yang secara sederhana ditambahkan bersama berkas yang berkembang. Kerugiannya. L lavender. J kuning. H coklat tua. E purple. Warna itu adalah A merah. Label kedua dan ketiga diberi kode warna untuk menghubungkan dengan huruf II dan II pada unit pertama dari nama yang disimpan. Proteksi ini membuat folder menjadi kuat meskipun sering dipegang oleh petugas ketika petugas itu memindahkan dan menyisipkan arsip. Label pertama menampung nama yang diketik berwarna dan huruf alpabet pada unit pertama nama. warna yang berurutan dapat saja diambil secara bersamaan. pada saat digunakan. digosok. D biru muda. Semua label mudah dibaca dan setiap sisi folder bagian alfabetis mudah dilihat dalam label yang disisipkan dan ditempel pada bagian atas guide biru yang tebal. G abuabu. Folder mempunyai tab akhir dengan tanda tiga label. F oranye. dan dilumasi. dan M hijau muda. B biru tua. Ini mungkin terasa berat bagi orang yang tidak bisa membedakan tiga belas warna. Sub bagian dari alfabetis ditentukan oleh perusahaan yang membutuhkan Guide keluar yang kalau dalam 7 warna sesuai dengan warna tempat berkas yang dipindahkan. untuk setengah bagian pertama dari alfabetis dan huruf berwarna pada latar belakang putih untuk menandai huruf alpabet. dan warna yang membingungkan akan menyebabkan kesalahan penyimpanan.

b. 2. Dengan penggunaan warna dalam pengodean. Kesalahan penyimpanan merupakan hal yang tidak aneh jika tidak ada aturan yang dianut atau semua orang membuat aturan sendiri-sendiri. karena semua berkas ditata berdasarkan nama. d. Surat yang berkaitan dengan pemberkas an menjadi satu dan jarang terpisah. Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat sehingga serangkaian pemberkasan menjadi tidak sesuai dengan aturan. Petunjuk penataan berkas sangat sederhana dan mudah dipahami. Peralatan atau perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana. Kerugian a. khususnya jika ejaannya sama. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 21 . f. yaitu sesuai dengan kesamaan abjad. Ada kemungkinan terjadi kesalahan penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten.KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PEN YIMPANAN SECARA AL F ABETIS Penimpanan arsip secara alfabetis mempunyai keuntungan dan kerugian. c. e. i. c. Orang lebih mudah menemukan berkas berdasarkan nama. b. Nama yang sama mungkin membingungkan. d. Penimpanan arsip secara alfabetis dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya. jika penyimpanannya didasarkan atas nama. h. Biaya pelaksanaannya lebih murah. Rujuk silang sangat mudah diterapkan jika mengikuti prosedur atau petunjuk yang ada. kesalahan penempatan berkas akan mudah diketahui. Kesalahan berkas mudah dicek dengan abjad yang sama atau serangkai. Keuntungan a. g. Penyimpanan ini hanya memerlukan satu kali penyortiran. 1.

4. Penambahan berkas akan menyebabkan masalah. PENTINGNYA PEMILIHAN DAN DESAIN SISTEM PENYIMPAN AN SECARA BERHATI-HATI Hal yang perlu diketahui manajer arsip dalam memilih dan mendesain sistem alfabetis adalah sebagai berikut. penyimpanan. jumlah file pada tersebut. efisiensi petugas penyimpanan. Kapasitas kelompok A. penyusunan. penggunaan. Rangkuman 1 1. 2. dan beberapa huruf al fabet yang dijadikan sat u kelompok. volume arsip yang akan disimpan.e. 3. 1. Berkas atau arsip yang didasarkan pada nama sangat mudah dilihat dan diketahui oleh orang yang bermaksud tidak baik sehingga dari segi keamanan kurang baik. 5. Pemindahan atau penghapusan berkas yang sudah lama amat sulit atau jarang dilakukan sehingga arsip yang tidak berguna tetap masih tersimpan bersama-sama dengan berkas yang lain. Pemberian label pada volder memakan tenaga yang banyak. Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan. setelah alfabetis itu dikelompok-kelompokkan. 6. f. Rujuk silang yang berlebihan akan membuat file penyimpanan cepat penuh/sesak. dan penemuan kembali surat atau warkat dengan mengunakan petunjuk abjad berdasarkan nama orang atau nama organisasi. pemeliharaan. g. cara pemberian peatihan terhadap para petugas. perkiraan perkembangan file. lama arsip disimpan. setiap kelompok alfabetis C. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 22 . khususnya jika penambahan tersebut memakan tempat dalam satu bagian berkas sehingga tempat untuk menyelipkan guide dan foldernya tidak ada lagi. kelompok C. i. h. kelompok B.

(2) memperlihatkan bagian masalah tertentu. sedangkan pada baris kedua dican tumkan nama jalan atau alamat. Guide primer dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab yang mempermudah kita ketika kita akan menyelipkan berkas untuk menunjukkan bagian yang tepat dan sesuai dengan alpabet. dan mudah ditata serta ditemukan kembali. Tugas 1 1. 6. nama kota dan negara pada baris kedua. Sebutkan dan terangkan tiga macam guide yang ditemukan dalam sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan abjad! Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 23 .2. Ada dua tipe guide berdasarkan isinya. Selain itu berdasarkan fungsinya. dan folder khusus. 5. Apakah perbedaan antara sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad dan nomor? 2. Kata tangkap dapat terdiri atas nama pada baris pertama. D. Di belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpan kelompok berkas secara bersama. terdapat guide primer dan guide pembantu. Guide berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. pada baris pertama dicantumkan nama kota dan negara. Atau. 4. Ada tiga jenis folder yang digunakan dalam pengelolaan dokumen dengan sistem abjad. seperti perlengkapan bidang yang dapat disusun dan ditemukan berdasarkan abjad. yaitu folder campuran. Guide pembantu dibuat karena volume berkas individu dalam file penyimpanan besar. Kata tangkap sebaiknya ditampakkan dengan nama terbalik (indexing order). yaitu yang berisi huruf dan yang berisi kata/nama/masalah. rapi. bukan nama sebagaimana yang tertulis (disebut straight order). Selain itu guide juga berfungsi untuk menjaga agar berkas tetap berdiri. folder individu. 3. Guide ini berfungsi untuk (1) menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiri atas jumlah surat yang banyak. (3) menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama.

3. Sebutkan dan terangkan tiga macam folder dalam sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan abjad! 4. Datanglah ke sebuah kantor yang menggunakan sistem abjad sebagai sistem filingnya. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 24 . PT Ambar. Tes Formatif 1 Anda adalah seorang petugas arsip di Toko “Serba Ada”. Apakah yang dimaksud dengan kata tangkap? Bagaimanakah cara membuatnya? Berikan contohnya! 5. dan Elya. Fransiska. Cocokkan dengan apa yang telah Anda pelajari. Buatkan laporan tertulisnya! E. Pada tanggal 15 Maret 2002 anda menerima delapan surat yang berasal dari Anton. Pelajari hal -hal yang terkait dengan penyimpanan arsip dalam sistem tersebut. Caterina. Sistem penyimpanan yang digunakan olehToko “Serba Ada” adalah filing sistem abjad. Joko. Apakah yang dimaksud d engan label? Apa kegunaan label? Bagaimanakah cara membuat label? Berikan contohnya! 6. Budi. Jelaskan secara singkat di mana letak penyimpanan surat-surat tersebut. PT Erman.

Jakarta Selatan Dengan hormat. lampirkan Atas perhatian dan pertimbangan Bapak. 2. 4. 5. Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan Bapak di harian Kompas kemarin. 1. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter. Fotocopi ijazah dan transkrip nilai. Anton Bahtiar Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 25 .Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003 Yth. Pimpinan Toko “Serba Ada” Pasar Blok A Kavling 4 Lantai 3 Jl. Dalam hubungan itu saya mengajukan lamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga auditor di perusahaan Bapak. Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut Nama Tempat/T anggal lahir Pendidikan Terakhir Alamat : Anton Bahtiar : Surabaya. Pasfoto. saya ucapkan terima kasih. Surat keterangan berkelakuan baik dari polisi. RS Fatmawati. 3. 12 Desember 75 : SMEA Jurusan Akuntansi : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua Permai Ciputat Jakarta Selatan Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut saya gambaran identitas saya sebagai berikut. Daftar riwayat hidup. Hormat saya.

Saya telah mem baca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan di harian Kompas kemarin. Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut Nama Tempat/T anggal lahir Pendidikan Alamat : Caterina Daud : Surabaya. Daftar riwayat hidup. 3. Jakarta Selatan Dengan hormat. 2. Surat keterangan dan kelakuan baik dari polisi. saya mengajukan lamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga pramuniaga di perusahaan Bapak. 4. Fotokopi STTB SMEA. Atas perhatian dan pertimbangan Bapak. Caterina Daud Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 26 . Kavling 4 Lt. saya ucapkan terima kasih. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter.Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003 Yth. Pasfoto. Dalam hubungan itu. 3 Jalan RS Fatmawati. 5. 10 Maret 1976 : SMEA Jurusan Tata Niaga : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua Permai Ciputat Jakarta Selatan Sebagai bahan pertimbangan bagi bapak berikut saya lampirkan 1. Pimpinan Toko “Serba Ada” Pasar Blok A. Hormat saya.

Dalam hubungan itu saya mengajukan lamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga pembukuan di perusahaan Bapak. Surat keterangan berkelakuan baik dari polisi.Hal : Lamar an Kerja 15 Maret 2003 Yth. Hormat saya. Budi Waluyo Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 27 . Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan Bapak di harian Kompas kemarin. Kavling 4 Lantai 3 Jalan RS Fatmawati. 3. 4. Fotokopi STTB SMEA. Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut Nama Tempat/T anggal lahir Pendidikan Alamat : Budi Waluyo : Surabaya. 1 Desember 1974 : SMEA Jurus an Akuntansi : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua Permai Ciputat. 5. Daftar riwayat hidup. 2. Pasfoto. Jakarta Selatan Dengan hormat. kami ucapkan terima kasih. Atas perhatian dan pertimbangan Bapak. Jakarta Selatan Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut dilampirkan 1. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter. Pimpinan Toko “Serba Ada” Pasar Blok A.

Nama Tempat/T anggal lahir Pendidikan Alamat : Fransiska : Surabaya. Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan Bapak di harian Kompas kemarin. Atas perhatian dan dikabulkannya permohonan ini diucapkan terima kasih. Pimpinan Toko “Serba Ada” Pasar Blok A. Hormat saya. Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter. 4. Fotokopi STTB SMEA. Jakarta Selatan Dengan hormat. 5. Fransiska Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 28 . Jakarta Selatan Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut dilampirkan 1. Kavling 4 Lantai 3 Jalan RS Fatmawati. Surat keterangan berkelakuan baik dari polri. 12 Agustus 1975 : SMEA Jurusan Sekretaris : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua Permai Ciputat. 3.Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003 Yth. Pasfoto. Daftar riwayat hidup. 2. Dalam hubungan itu saya mengajukan lamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga administratif di perusahaan/ toko yang Bapak pimpin.

Surat keterangan berkelakuan baik dari polri. Fotokopi STTB SMEA. Dalam hubungan itu saya mengajukan lamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga pramuniaga di perusahaan Bapak. Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan Bapak di harian Kompas kemarin. Jakarta Selatan Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut dilampirkan 1.Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003 Yth. Pasfoto. Jakarta Selatan Dengan hormat. Atas perhatian dan dikabulkannya permohonan ini diucapkan terima kasih. 12 Desember 1975 : SMEA Jurusan Tata Niaga : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua Permai Ciputat. Joko Purnomo Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 29 . Nama Tempat/T anggal lahir Pendidikan Alamat : Joko Purnomo : Surabaya. Kavling 4 Lantai 3 Jalan RS Fatmawati. 2. Hormat saya. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter. 3. 4. 5. Pimpinan Toko “Serba Ada” Pasar Blok A. Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut . Daftar riwayat hidup.

Pimpinan Toko “Serba Ada” Pasar Blok A. 3 Jalan RS Fatmawati.Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003 Yth. Surat keterangan berkelakuan baik dari polisi. Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut Nama Tempat/T anggal lahir Pendidikan Alamat : Elya Raharjo : Surabaya. Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan di harian Kompas kemarin. 12 Oktober 1975 : SMEA Jurusan Tata Niaga : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua Permai Ciputat. Kavling 4 Lt. saya mengajukan lamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga pramuniaga di perusahaan Bapak. 5. Pasfoto. Dalam hubungan itu. 3. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter. Jakarta Selatan Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut dilampirkan 1. Elya Raharjo Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 30 . Daftar riwayat hidup. 4. 2. Hormat saya. Atas perhatian dan pertimbangan Bapak saya ucapkan terima kasih. Fotokopi STTB SMEA. Jakarta Selatan Dengan hormat.

saya ucapkan terima kasih. Pasfoto. Surat keterangan berkelakuan baik dari polisi. Pimpinan Toko “Serba Ada” Pasar Blok A. Jakarta Sel atan Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut dilampirkan: 1. Hormat saya. 5. 3. Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan di harian Kompas kemarin.Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003 Yth. Daftar riwayat hidup. 12 Oktober 1976 : SMEA Jurusan Tata Niaga : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua Permai Ciputat. Fotokopi STTB SMEA. Dalam hubungan itu. saya mengajukan lamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga pramuniaga di perusahaan Bapak. 3 Jalan RS Fatmawati. Ambarwati Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 31 . Atas perhatian dan pertimbangan Bapak. 4. Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut Nama Tempat/T anggal lahir Pendidikan Alamat : Ambarwati : Surabaya. Jakarta Selatan Dengan hormat. Kavling 4 Lt. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter. 2.

B C . SURAT Ambarwati Bahtiar Anton Daud Caterina Fransiska Purnomo Joko Raharjo Elya Waluyo Budi KODE LACI FILING CABINET A .X GUIDE Am Ba Da Fr Pu Ra Wa FOLDER Am barwati Anton Bahtiar Caterina Daud Fransiska Joko Purnomo Elya Raharjo Budi Waluyo Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 32 .F. dan folder di bawah ini. guide (pemandu) .B A .D E -F I .R W .J Q . Kunci Jawaban Formatif 1 Surat ditemukan pada filing cabinet (lemari berkas) pada laci.

e. Ambil arsip yang diminta. folder/map. penggaris penghapus/tip-ex). odner (pengganti filing cabinet). 2. diperlukan alat seperti berikut. Alat Agar latihan kegiatan dengan menggunakan job sheet (lembar kerja) ini berjalan dengan baik. b. f. Bergeraklah menuju tempat penyimpanan. Bahan Bahan yang diperlukan dalam kegiatan ini adalah sebagai berikut. contoh surat (sebagai arsip yang disimpan). Cari arsip ke laci filing cabinet (lemari berkas) sesuai dengan kode arsip. g. format out guide (lembar isian peminjaman 1 folder arsip). Serahkan arsip kepada orang yang memerlukannya. f. pena. a. format bon peminjaman. c. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 33 . stempel waktu. d. Lembar kerja 1 PENEMUAN KEMBALI ARSIP YANG DISIMPAN 1. Isi bon peminjaman. d.G. Tempatkan out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambil. Langkah Kerja a. atau h. g. format out sheet (lembar isian peminjaman 1 lembar arsip). Teliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan temukan kodenya. c. alat tulis -menulis (pensil. e. stop map. a. 3. guide. b. b.

Jo 2. Sa. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 2 Setelah mempelajari modul ini dengan tuntas tentang peraturan mengindeks. Nama orang Indonesia pada umumnya Nama orang Indonesia yang tidak menggunakan nama keluarga (marga) diindeks urut dari belakang. Uraian Materi 2 Mengindeks Nama Orang 1. Pa Su. En Pi. Ja Sa. Nama orang Indonesia yang menggunakan nama babtis Nama orang Indonesia yang menggunakan nama babtis pengindeksannya dilakukan dengan mengutamakan nama diri yang kemudian diikuti oleh nama babtisnya. Nama Jarwo Ismanto Dhuwung Sangkelat Krisse Adek Pamor Josh Sabuk Inten Unit 1 Ismanto Sangkelat Pamor Inten Unit 2 Jarwo Dhuwung Adek Sabuk Krisse Josh Unit 3 Kode Is. Kegiatan belajar 2: Peraturan Mengindeks a.2. An El. Berikut ini dikemukakan contoh penerapan kaidah ini. Nama Paulus Supardi Petrus Subarjo Engelbertus Situngkir Antonius Condromowo Theresia Elfrida Unit 1 Supardi Subarjo Unit 2 Paulus Petrus Pintamin Unit 3 Kode Su. mengindeks surat atau berkas yang ada 2. b. Dh Pa. Th Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 34 . membuat kartu indeks dari surat atau berkas yang ada 3. memberi kode pada surat atau berkas yang ada. Condromowo Elfrida Antonius Theresia Co. Anda diharapkan dapat: 1. Pe Pintamin Situngkir Engelbertus Si. Kr In. Berikut ini dikemukakan contoh penerapan kaidah itu. Ad.

Ku 4. Berikut ini dikemukakan contoh penerapan kaidah itu. Berikut ini dikemukakan contoh penerapannya. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 35 . singkatan tersebut tidak perlu diperhatikan. M. Li. Nama singkatan yang diketahui kepanjangannya Apabila nama seseorang didahului atau disertai oleh nama singkatan dan singkatan itu diketahui kepanjangannya. Si Nadah Si. Nama orang Indonesia yang diikuti nama marga Nama orang Indonesia yang mencantumkan nama marga pengindeksannya dilakukan dengan mengutamakan nama marganya.D. Nama singkatan yang tidak diketahui kepanjangannya Jika nama yang diindeks mempergunakan singkatan. D. D. An. Gusti Angrumsari M. Ti. Hanya nama-nama yang tidak disingkat yang diindeks dan dikode. Na Si. Nama Ngungrum Qurani I. Kode Qu. Nama Singobarong Rajaguguk Kholo Nadah Siahaan Ronkenduru Situngkir Tilam Upih Pardede Lingtang Kumukus Sinaga Unit 1 Rajaguguk Siahaan Situngkir Pardede Sinaga Unit 2 Singobarong Kholo Ronkenduru Tilam Lingtang Unit 3 Kode Ra. Tu. Unit 3 I. Ro Upih Kumukus Pa. Berikut ini dipaparkan contoh penerapan kaidah itu. singkatan itu ditulis kepanjangannya dan diindeks menurut ketentuan yang telah dikemukakan di atas. Kh. Su. Tw. Unit 1 Qurani Angrumsari Ismanto Tutik Supini Unit 2 Ngungrum Gusti Tw. Gu. Ng. W. I. Ismanto Tutik W. Sw. W. Is. M. Sw.3. Up Si. 5. Supini Sw. Tw. Singkatan tersebut langsung menjadi indeks dan dikode.

Nama Jend. S (Dr. Mayor.Tubagus. Su. Brown George R. SH.R. Gelar Kepangkatan: Jenderal. Ab 6.) Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 36 . (Ny) 7. R An. MSi. Gelar Kebangsawanan: G.Krt. Gelar Rumah tangga: Tn. Ri. Frank S.) (Ir. Drs. Franklin Sue F. Bush Thomas D. Pastur. b. Fr. Ph. MA.H) (R. A. Jo. Um Gu. Gelar Kesarjanaan: Prof. Gelar Keagamaan: Haji. Kapten. dll. Nn. Nama orang Eropa Nama orang Eropa dapat diindeks dengan memakai nama belakangnya. dll. W Fr.A.D. Nama Gelar Macam macam gelar yang kita ketahui adalah sebagai berikut. R. dll.P. Dr. Sempono R. Guefuri Unit 1 Susastro Widodo Dharma Sutoyo Guefuri Unit 2 Riyanto Eko Agus Umar Abdullah Unit 3 Slamet Suparno Kode Su.) Ro. Dr. D Br. Berikut ini dikemukakan c ontoh penerapannya. (Jend.) Se.A.) Kode Bu.H. Wijaya Kusuma Ir. Tilamsari Ny. nama pertama. Sombro Unit 1 Kusuma Robyong Sempono Tilamsari Sombro Unit 2 Wijaya Sinom (K. Sersan. Terry Dr. F Te. Th.H) Ti. Sl Wi. Eko Widodo A. dll. Ir. c. atau nama tengah. Dharma Umar S. S. Kiai Haji. Ge. e. BA. (Ir. Bedande. Wi. a. Ny.Ek. Gelar diindeks dan diletakkan di belakang nama dengan diberi tanda kurung.Nama Slamet Riyanto S. d. Pendeta. Biksu. Si. singkatan. Sinom Robyong KH. Berikut ini dikemukakan contoh penerapannya. (K. Nama John W.) Kode Ku. R.A) So. Andi. Ag Su.A) (Ny) Unit 3 (Jend. Anderson Unit 1 Bush Franklin Brown Terry Anderson Unit 2 John Thomas Sue George Frank Unit 3 W D F R S (Dr. (R. Su Dh.

He Oh. Pe Lo. Pt Bu. Nama perusahaan Nama perusahaan dapat diindeks dari nama badan usaha/ perusahaan terlebih dahulu. Nama Henry Van Houten Ferira O’Hara Sandro Da Lavenna Henry Mac Kenzie Mark Dela Ko zwseva Unit 1 Van Houten O’Hara Da Lavenna Mac Kenzie Dela Kozwseva Unit 2 Henry Ferira Sandro Henry Mark Unit 3 Kode Va. D’. la. Ha. He De. Des. Je Sm. Berikut ini dikemukakan contoh penerapan kaidah ini. Nama Jenny Duft-Frank Peter Smith-White Jane Loper-Tiana Unit 1 Duft-Frank Smith-White Loper-Tiana Unit 2 Jenny Peter Jane Unit 3 Kode Du. le. Ma 10. Nama orang Eropa yang diikuti dengan awalan Nama orang Eropa yang menggunakan awalan A’. Di. Fe Da. kemudian dari badan hukumnya. Cv Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 37 . Berikut ini dikemukakan c ontoh penerapan kaidah ini. Nama Koperasi Tegak PT Indocement CV Buana Harta Unit 1 Tegak Indocement Buana Harta Unit 2 Koperasi Perseroan Terbatas Commanditer Venootschap Perum Telkom PT Jasa Marga Telekomunikasi Jasa Marga Perusahaan Umum Perseroan Terbatas Te. Ma. Pe Ja. Ja 9. Sa Ma. Mac. Pt Kode Te. dan Van der dapat diindeks dengan cara menjadikan awalan sebagai satu kesatuan dengan nama keluarga. De.8. Van. Nama orang Eropa yang menggunakan kata penghubung Nama orang Eropa yang menggunakan kata penghubung dapat diindeks dan dikode sebagai satu kata/satu unit. Du. Ko In. Dela. Berikut ini dikemukakan contoh penerapan kaidah ini.

Berikut ini dikemukakan contoh penerapan kaidah ini. Ro. Cl Li. Tiga Roda Unit 1 Triplefive Empat-Lima Tiga Roda Unit 2 Rokok (Pabrik) Firma Perseroan Terbatas Kode Tr. ( Firma) Ti. pengideksannya dilakukan dengan menjadikan nama orang tersebut sebagai kata pengenal utama. Ob (toko) Su. (Pabrik) Em. Nama badan usaha yang menggunakan nama orang Pada badan usaha yang menggunakan nama orang. ditulis lengkap dan dijadikan sebagai tanda pengenal utama. Se. Nama perusahaan yang menggunakan angka Nama perusahaan/badan usaha yang menggunakan angka. (Yayasan) 12.11. nama orang tersebut diindeks sesuai dengan peraturan mengindeks nam a orang. Nama Rumah Sakit Fatmawati Unit 1 Fatmawati (Rumah Sakit) Yayasan Sudirman Sudirman (Yayasan) Universitas Taruma Negara Negara Taruma (Universitas) Toko Obat Boike Taman Suropati Boike Suropati Obat (Toko) Taman Ne. Kemudian. Nama Pabrik Rokok 555 Fa. Ta (Universitas) Bo. (Taman) Unit 2 Kode Fa (Rumah Sakit) Su. Berikut ini dikemukakan contoh penerapan kaidah ini. (Toko) Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 38 . 45 PT. Ro (Perseroan Terbatas) The 90 club Toko Sepatu 55 Ninety Lima-lima Club Sepatu (Toko) Ni.

13. Nama CTC PJKA Unit 1 Central Trading Kereta Api Unit 2 Company Perusahaan Jawatan KUD Unit Desa (koperasi) Un. Berikut ini dikemukakan contoh penerapannya. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 39 . Rakyat. niaga. Co Ke. dan. Pe 14. pada. dan badan sosial kemasyarakatan yang menggunakan singkatan boleh diindeks dengan nama singkatannya. baru diindeks. niaga. Nama BRI GIA DPR PNI Unit 1 Bri Gia Dpr PNI Unit 2 Rakyat. dan badan sosial kemasyarakatan yang menggunakan singkatan Nama badan usaha jasa. Nama perusahaan/badan usaha yang menggunakan kata depan atau kata penghubung Nama perusahaan/badan usaha yang menggunakan kata partikel dari. Nama badan usaha jasa. Nama perusahaan yang menggunakan singkatan Nama perusahaan/Badan Usaha yang menggunakan singkatan ditulis kepanjangannya terlebih dahulu. Indonesia. kata partikel diindeks dengan me letakkannya dalam tanda kurung yang mengikuti kata depannya. Dewan Partai Nasional Indonesia Br Gi Dp Pn Kode 15. Berikut ini dikemukakan contoh penerapan kaidah ini. Bank Garuda Indonesia Airways Perwakilan. Pe Kode Ce. (koperasi) Perum Telkom Telekomunikasi Perusahaan Umum Te. Berikut ini dikemukakan contoh penerapannya.

Nama Kedutaan Unit 1 Besar Dominika Unit 2 Republik Unit 3 (Kedutaan) Kode Do. Berikut ini dikemukakan contoh penerapannya. (Kedutaan Besar) Br. Nama Departemen Kehutanan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Direktoran Jenderal Dinas Pe.Nama Sudarpo and Co Fa. Di Unit 1 Kehutanan Unit 2 Departemen Kode Ke. dapat diindeks sebagai berikut. (Kedutaan Besar) Republik Dominika Kedutaan Australia Kedutaan Kerajaan Darusalam Besar Australia 17. nama negara Nama kedutaan dan nama negara dijadikan sebagai kata tangkap utama dalam pengindeksan dan pengodean. Nama kedutaan besar. Ka Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 40 .Co Ta.Ra Ka. De Pendidikan Tinggi Dinas umum Kantor Urusan Agama Pekerjaan Pekerjaan Umum Urusan Agama Kantor Ur. di Pe. (Kedutaan) (Kedutaan Besar) Besar Brunai Brunai Darusalam Kerajaan (Kedutaan Besar) Au. Tanti dan Ranti Perusahaan Kayu dari Kalimantan Unit 1 Sudarpo (and) Tanti (dan) Kalimantan Unit 2 Company Ranti Kayu (dari) Perusahaan Perusahaan Kode Su. Nama instansi/badan pemerintah Nama departemen. direktorat jenderal.ka. dan sejenisnya. Au. 16.

De Unit 1 Unit 2 Negara Badan Kode Ke. Ka Ka.18. Ne. Ru Pemerintah Daerah Tingkat I Riau Riau Kabupaten Gunung Kidul Gunung Kidul Kecamatan Kjarangmojo Kelurahan Gedangrejo Rukun Warga Ngangkruk Karangmojo Gedangrejo Ngangkruk PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP 1. Ke Ng. Ag. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 41 . Ba Kepegawaian Kepegawaian 19. Lembaga negara dan lembaga pemerintah non departemen Nama lembaga Negara dan lembaga pemerintah non departemen dapat diindeks sebagai berikut. Nama Unit 1 Unit 2 Pemerintah Tingkat I Kabupaten Kecamatan Kelurahan Rukun Warga Kode Daerah Ri. Ra. yang diikuti oleh bentuk atau tingkatnya. Nama Badan Negara Dewan Rakyat Dewan Pertimbangan Pertimbangan Agung Agung Dewan Pe. De Perwakilan Perwakilan Rakyat Dewan Pe. Pe Gu. Badan Pemerintah Daerah Badan pemerintah dapat diindeks dengan kata tangkap utama. Ke Ge. kota atau daerah. Berikut ini dikemukakan contoh penerapannya. yang menyangkut nama tempat. Persiapan Kegiatan yang penting sebelum melakukan penyimpanan arsip yang menggunakan filing sistem abjad adalah persiapan peralatan yang akan digunakan dalam penyimpanan arsip Peralatan yang perlu disiapkan antara lain adalah sebagai berikut.

F Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 42 . folder d.a. filing cabinet (lemari berkas) b. label A . guide (pemandu) A B A = TAB B = Pembatas c.C D .

Laci Kartu Indeks A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S E U V W X Y Z Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 43 . rak penyortir f.e. kartu indeks B Nama Nomor Surat Tanggal Surat Kode Surat : : : : Budiman 99/I/01 18 Oktober 2002 KP(Kepegawaian) g.

Y Laci filing cabinet dalam filing sistem abjad 3.C. di unit kerja masing-masing (desentralisasi) atau campuran. b. Penampungan Hal tersebut tidak pelaksanaanya harus tetap sama.U J . misalnya Aa. Berikut Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 44 . tetapi prosedur ini dikemukakan proses penyimpanan tersebut.2. satu laci bisa dipergunakan untuk beberapa guide. Untuk lebih jelasnya Anda dapat melihat gambar berikut ini.L V . Apabila frekuensi arsip masih sangat sedikit. Cara Menyusun Perlengkapan Penyusunan perlengkapan dapat dilakukan sebagai berikut. Dalam sistem penyimpanan ini arsip bisa disimpan di pusat arsip (sentralisasi). a. Di belakang guide terdapat folder yang jumlahnya tergantung per abjad yang diperlukan. Ad. Ac. Laci pertama pada lemari berkas diberi guide mulai dari A sampai dengan abjad yang diperlukan. a. karena setiap kesalahan akan memakan banyak biaya. laci kedua berisi guide D – F dan seterusnya. Langkah-langkah Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan alfabetis harus dilakukan dengan pengetahuan dan pemahaman. Ab. misalnya laci pertama berisi guide A .O . menjadi masalah.R G - I S . A D - C F M P .

Pengindeksan Arsip yang siap disimpan dapat diindeks sesuai dengan asal arsip. (1) Nama yang digunakan adalah nama yang paling sering digunakan dalam pencarian arsip. Maka prosedur pertama yang harus dilakukan adalah “pastikan arsip yang akan disimpan tersebut telah memenuhi aturan penyimpanan yang telah disetujui oleh penanggungjawabnya”. Proses ini disebut pengindeksan atau pengklasifikasian. terlebih dahulu arsip itu dibaca untuk menentukan tempat penyimpanannya. Proses ini disebut penompangan. Arsip tidak akan disimpan sebelum isinya dicatat oleh petugas yang berwenang. Agar pemberian indeks dilakukan dengan tepat. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 45 . kepala surat itu tidak digunakan sebagai kode penyimpanan. Penyimpanan arsip sebelum dicatat akan menyebabkan kesalahan yang tidak dapat diperbaiki dan mer ugikan kegiatan perusahaan. Petugas arsip harus memastikan bahwa arsip tersebut (1) ditangani dengan hati-hati. Apabila kepala surat tidak memuat alamat penulis atau hubungan bisnis si penulis. nama kepala surat sering digunakan untuk permintaan arsip. dan (2) dicatat sesuai dengan tanggal yang tepat. c. dan hasil penerimaan dari unit sendiri . kode penyimpanan surat dapat menggunakan nama penanda tangan. Penelitian Arsip yang telah terkumpul itu diteliti sehingga ditemukan tanda bahwa arsip siap disimpan. beberapa aturan di bawah ini perlu diperhatikan. Sebelum disimpan. Penentuan indeks berarti pemberian nama sebagai dasar penyimpanan. dan hasil penerimaan dari luar unit dikumpulkan diproses untuk disimpan.Arsip hasil penciptaan sendiri. (2) (3) Dalam arsip korespondensi. Apalagi bila arsip tersebut sampai tidak ditindak lanjuti oleh pejabat yang berwenang. (4) Jika surat tidak mempunyai kepala surat. b.

nama perusahaan dipakai sebagai kode penyimpanan. arsip akan diberi tanda atau kode tempat penyimpanan. penentuan kode itu harus diklarifikasikan kepada pembuat surat tersebut. Apabila ada kata yang penting. nama orang/organisasi harus tampak pada arsip tersebut.(5) Jika nama perusahaan sama pentingnya dengan nama penanda tangan. Pengkodean Hasil pengindeksan arsip dapat menjadi kode yang berfungsi sebagai dasar penyimpanan arsip tersebut. pilihlah nama perusahaan yang dijadikan kode penyimpanan. petugas sudah dapat membaca sekilas atau mengindeks isi surat untuk konfirmasi pemberian kode tersebut. (6) (7) Untuk surat keluar. d. Agar Anda dapat memberi kode yang tepat. (8) (9) Pada surat tembusan nama penulis digunakan sebagai dasar penyimpanan. (10) Jika nama atau masalah yang ada di dalam arsip tersebut dianggap paling penting. pembuatan rujuk silang dilakukan saat itu juga. Pada saat pemberian kode Anda harus berhati-hati dan 46 Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad . Jika nama individu dan nama perusahaan tercantum pada alamat dalam. pilihlah salah satu dari nama itu. (12) Jika ada dua nama yang sama pentingnya. Jika hal tersebut telah dilakukan. sedangkan nama yang lain dipakai sebagai rujuk silang. Petugas harus menulis subjek tersebut pada sudut kanan atas. (11) Jika ada masalah yang membingungkan Anda dalam menentukan nama yang terpenting. Jika arsip sudah siap disimpan. nama yang penting adalah nama pada alamat dalam. nama atau masalah tersebut dapat digunakan sebagai kode dalam penyimpanan. Jika pokok masalah digunakan dalam penyimpanan sistem alfabetis. seperangkat aturan dalam penyimpanan alfabetis harus diikuti. Pengodean dapat diartikan sebagai pemberian tanda pada arsip yang mengindikasikan penyimpanannya dalam file. Pemberian kode yang tepat akan menghemat waktu pada saat Anda akan menyimpan kembali arsip.

Setelah dikelompokkan ke bagian masing-masing. dan ketenangan sewaktu pencarian arsip. Penyimpanan Kegiatan penyimpanan adalah kegiatan yang sangat penting di dalam kegiatan kantor. berarti Anda melakukan pekerjaan dua kali. Apabila anda lakukan secara tergesa-gesa. yaitu kegiatan menempatkan berkas di dalam tempat penyimpanannya.konsisten. Singkirkan benda yang merusak arsip seperti pin. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 47 . Oleh sebab itu arsip segera disortir secara garis besar (rough sorting) menjadi yang dikelompokkan secara alfabetis. berkas itu langsung disortir sesuai dengan tempat kelompok yang sama. berkas siap disimpan dan dipindahkan ke tempat penyimpanan. Hal itu memakan waktu dan tenaga yang lebih banyak setelah berkas diberi kode. Arsip itu dipisahkan berdasarkan kelompok alfabetisnya itu masing-masing untuk penyimpanan sementara. Penyortiran Setelah ditetapkan kodenya. Penyimpanan dilakukan dengan memperhatikan hal -hal berikut. Penyortiran sangat penting dilakukan secepatnya setelah pemberian kode dan pembuatan rujuk silang. penyortiran merupakan langkah awal sebelum dilakukan pemberkasan. arsip disortir sesuai dengan kode penyimpanan. dan klip. a. agar pemberkasan tidak tertunda. Kesalahan penyimpanan. Sebagai contoh penyortiran adalah pengelompokan A-B-C menjadi satu. Apabila kegiatan penyortiran ditunda hingga kegiatan pemberian kode selesai . Kegiatan ini selanjutnya disebut fine sorting . uang. Di sebagian besar instansi. Jika kegiatan penyortiran ditunda hingga semua kegiatan pemberian kode selesai. berarti kehilangan arsip waktu. arsip akan bertumpuk secara tidak teratur. f. dan seterusnya. hal itu hanya akan berakibat kesalahan. Penyortiran itu dapat diartikan sebagai tindakan menyusun berkas secara abjad atau numerik. e. pengelompokan D-E-F menjadi satu.

dengan empat atau lima laci yang sulit dijangkau oleh petugas. e. mengetahui pentingnya pembuatan tanda pengenal pada sistem penataan secara alfabetis. d. c. 4. 2.b. dan memanfaatkan keuntungan penggunaan peralatan baku untuk penyimpanan secara baik. mahir menyiapkan atau membuat rujuk silang. selalu menyortir arsip sebelum disimpan. memahami dan bisa menerapkan aturan pengindeksan secara alfabetis dengan baik. Tempatkan setiap arsip pada folder dengan maka bagian atas di sebelah tepi kiri. Tatalah arsip yang disimpan dalam folder masalah/sub jek (application folder) berdasarkan alfabetis. Sebelum arsip dimasukkan dalam folder. Anda sebaiknya menghindari menarik folder dengan memegang tab. Oleh karena itu. Selalu tempatkan arsip-arsip paling baru di posisi paling atas pada folder individu sehingga ketika folder dibuka. Petugas penyimpanan arsip adalah orang yang 1. tab tersebut akan rusak dan arsip akan terselip di luar folder. membuat kode arsip secara teliti. sebaiknya tarik folder ke atas dahulu. arsip aktif dan arsip yang paling banyak digunakan biasanya disimpan pada laci bagian tengah. Banyak kantor yang mempunyai tempat penyimpanan arsip. 5. mengetahui. Ketika arsip diambil dari tempat penyimpanan folder dibuka seperti membuka buku dari tepi tab ke arah kanan yang dibuka langsung pada posisi siap dibaca. arsip paling tua ada di paling belakang. tidak berdasar penting tidaknya isi arsip. Arsip inaktif dan arsip yang jarang dipakai ditempatkan pada laci paling atas dan paling bawah. seperti halnya yang dilakukan pada penataan di folder campuran. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 48 . Jika Anda menarik folder dengan memegang tab secara terulang terus-menerus. kemudian berdasar tanggal. Arsip yang diambil (dipinjam) ketika dikembalikan harus disusun secara kronologis semacam itu. 3.

Langkah-langkah penemuannya kembali dapat dikemukakan sebagai berikut. 4. c. a. (1) Telitilah arsip yang diminta atau yang akan dicari Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 49 . agar pemberkasan tidak tertunda. dan penyimpanan. Serahkan arsip kepada yang memerlukan. f. a) Rangkuman 2 1. Setelah berkas diberi kode. Isilah bon peminjaman. 2. penyortiran. Bergeraklah atau berjalanlah menuju tempat penyimpanan. berkas l angsung disortir sesuai dengan tempat kelompok yang sama.sehingga hal itu dapat membantu mencapai keberhasilan dalam efisiensi sistem penyimpanan secara alfabetis. Penemuan kembali arsip filing sistem abjad dapat dicari langsung ke tempat penyimpanan. Langkah-langkah penemuannya kembali adalah sebagai berikut. Sebagai contoh penyortiran adalah pengelompokan A-B-C menjadi satu. Langkah-langkah penyimpanan arsip adalah penampungan. Penyortiran sangat penting dilakukan secepatnya setelah pemberian kode dan pembuatan rujuk silang. g. pengindeksan. pengelompokan D-E-F menjadi satu. Telitilah arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya. Dalam sistem abjad. 4. Tempatkanlah out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambil. e. pengkodean. Cari lah arsip ke laci filing cabinet (lemari berkas) sesuai dengan kode arsip. b. Ambillah arsip yang diminta. d. 3. penelitian. dan seterusnya. pengindeksan yang dilakukan terhadap suatu surat dilakukan dengan memperhatikan nama-nama penulis surat atau lembaga yang menulis surat itu. Prosedur penemuan kembali arsip yang disimpan Penemuan kembali arsip filing sistem abjad dapat dilakukan langsung ke tempat penyimpanan.

Jangan lupa membuat dan mengisi kartu peminjaman untuk surat yang Anda cari tersebut. b) Tugas 2 1. Diskusikan hasil pengamatan A nda di kelas. c) Tes formatif 2 1. pelajarilah sistem apa yang digunakan untuk mengelola arsipnya. (3) Bergeraklah menuju tempat penyimpanan. (2) Isilah bon peminjaman. (5) Ambillah arsip yang diminta. (7) Serahkanlah arsip kepada yang memerlukan. Jika tidak. Nama Sibaran Rajagugguk Nadia Siahaan Ronkenduru Situngkir Pardos Haris Pardede Johan Sinaga Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode 50 . Catatlah secara detail mengenai hal-hal yang terkait dengan itu. sesuai dengan prosedur yang telah Anda pelajari. Bagaimanakah prosedur penemuan kembali sebuah surat? Coba Anda praktikkan. (6) Letakkanlah out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambil. Datanglah ke kantor-kantor instansi di sekitar sekolah Anda atau ke kantor TU atau perpustakaan sekolah Anda secara berkelompok (3-5 orang). (4) Carilah arsip ke laci filing cabinet (lemari arsip) sesuai dengan kode arsip. Apakah tata usaha di sekolah Anda menggunakan sistem abjad untuk mengelola arsipnya? Jika ya. Susunlah indeks nama orang yang disertai nama keluarga menurut klasifikasi abjad di bawah ini. Gunakan saja surat-surat pada tugas nomor 1 di atas sebagai bahan.dan ditemukan kodenya. 3. kemudian isilah kartu indeks tersebut sesuai dengan surat-surat yang ada. Buatlah kartu indeks. 2. bantulah petugas arsip untuk melakukan penyimpanan surat pada hari ini. Pakailah kembali contoh surat yang ada di tes formatif 1. Tuliskan pula kode surat itu masing-masing.

Nama Jend. Tilamsari Ny.A) (Ny) (Ir.A. Ha Si. Si. Nama Jend. Wijaya Kusuma Ir. (Ny) Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 51 . Sombro Robyong Sempono Tilamsari Sombro Sinom (K. Sempono R. Wi. Ro Pa.) Ir.H) (R.) Ro. (R. Tilamsari Ny. Pa. Nama Sibaran Rajagugguk Nadia Siahaan Ronkenduru Situngkir Pardos Haris Pardede Johan Sinaga Sinaga Johan Unit 1 Rajagugguk Siahaan Situngkir Pardede Unit 2 Sibaran Nadia Ronkenduru Pardos Haris Unit 3 Kode Ra. Wijaya Kusuma Unit 1 Kusuma Unit 2 Wijaya Unit 3 (Jend. (K.A.) Se. (Ir. Na Si.) Kode Ku.A) So. Jo Kunci Jawaban 2. Sinom Robyong KH. Si Si. (Jend. Susunlah indeks nama orang yang disertai dengan gelar menurut klasifikasi abjad di bawah ini. Sinom Robyong KH.2. Sombro Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode d) Kunci Jawaban Formatif 2 Kunci Jawaban 1.H) Ti. Sempono R.

b. Bahan Bahan yang diperlukan dalam kegiatan ini adalah a. Telitilah nama pelanggan. 5) stop map. Lakukan pengindeksan. Langkah Kerja a. Tentukan unit sesuai dengan jenis nama. 3) contoh format dan isian cara mengindek. 2) format pengindeksan. 1) nama orang (nama pelanggan). b. Serahkan hasil indeks kepada petugas penyimpan. d. Pilahlah nama-nama sesuai dengan jenisnya. pena. e.e) Lembar kerja 2 Pengindeksan Nama a. contoh surat yang memuat nama pelanggan. Alat Agar latihan kegiatan dengan menggunakan job sheet (lembar kerja) ini berjalan dengan baik diperlukan alat yang antara lain sebagai berikut. format indeks. penggaris penghapus/tip-ex). c. c. 4) alat tulis-menulis (pensil. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 52 . b.

Pendeta. Gelar diindeks di belakang nama dengan diberi kurung Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 53 . Ph.D. Sebutkan kerugian dalam menggunakan filing sistem abjad! 6 Susunlah indeks nama orang yang disertai dengan gelar menurut klasifikasi abjad di bawah ini! Nama Jend. BA. Lima macam gelar yang sering dipersoalkan dalam pengindeksan. Sersan. Ny. MSi. RR. guide c. Bedande. Ir. Sempono R. Sombro Kunci Jawaban Evaluasi 1. Tilamsari Ny. Krt. Sebutkan keuntungan menggunakan filing sistem abjad! 5. Dr. Tubagus. d. dll. Nn. Wijaya Kusuma Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode Ir. Mayor. Andi. kartu indeks 2. Biksu. Sebutkan dan beri contoh macam-macam gelar dalam mengindeks filing sistem abjad! 3. rak penyortir f. Peralatan yang perlu disiapkan antara lain adalah a. Gelar kepangkatan : Jenderal. dll. dr. SH. filing cabinet b. Sebutkan peralatan yang diperlukan dalam filing sistem abjad! 2. MA. Drs. Gelar kebangsawanan : GPH. Sebutkan dan jelaskan prosedur penemuan kembali arsip dalam filing sistem abjad! 4. e.A. folder d. RA. Gelar keagamaan : Haji. Kyai Haji. dll. Sinom Robyong KH. label e. Kapten. Gelar rumah tangga : Tn.BAB III EVALUASI Lembar Evaluasi Jawab Pertanyaan dengan singkat dan benar! 1. c. Gelar kesarjanaan : Prof. dll. b. Pastur. a.

b. e. yaitu sesuai dengan kesamaan abjad. 5. Dengan penggunaan warna dalam pengodean. Langkah-langkah penemuan kembali arsip dapat dikemukakan sebagai berikut. Kesalahan berkas mudah dicek di tempat berkas dengan abjad yang sama/serangkai. c. b. Telitilah arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya. c. j. jika penyimpanannya didasarkan nama. karena semua berkas ditata berdasarkan nama. Isilah bon peminjaman. kesalahan pada penempatan akan mudah diketahui. Letakkanlah out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambil. Serahkan arsip kepada yang memerlukan. i. g. Carilah arsip ke laci filing cabinet sesuai kode arsip. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 54 . Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika Anda tidak mengikuti aturan secara konsisten. Keuntungan arsip filling system abjaad a. a. f. Peralatan/perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana. Penemuan kembali arsip filing sistem abjad dapat dilakukan langsung ke tempat penyimpanan. d. 4. Kerugian arsip filing system abjad a. e. Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami. Arsip hanya memerlukan satu kali penyortiran. g. Bergeraklah menuju tempat penyimpanan. Ambillah arsip yang diminta. Kita dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya. Pelaksanaannya lebih murah. Orang lebih mudah menemukan berkas berdasarkan nama. Rujuk silang sangat mudah diterapkan jika mengikut prosedur atau petunjuk yang ada. Surat yang berkaitan asal usulnya memberkas jadi satu dan jarang terpisah.3. d. h. f.

b. i.A) (Ny) (Ir. Memindahkan atau menghapuskan berkas yang sudah lama amat sulit atau jarang dilakukan sehingga arsip yang tidak berguna tetap. Wijaya Kusuma Ir. tersimpan jadi satu. d. Pemberian label pada volder memakan banyak tenaga. e.H) (R. Pengindeks an nama orang yang disertai dengan gelar dilakukan menurut klasifikasi abjad Nama Jend.A) So. khususnya jika penambahan memakan tempat dalam satu bagian berkas sehingga berkas akan kehabisan tempat. Kesalahan penyimpanan merupakan hal yang tidak aneh jika tidak ada aturan yang dianut. (Jend. Sombro Robyong Sempono Tilamsari Sombro Sinom (K.) Kode Ku. khususnya jika ejaannya sama. g. c. Berkas/arsip berdasar nama sangat mudah dilihat dan diketahui oleh orang yang berniat tidak baik sehingga dari segi keamanan kurang baik.A. Kita m udah mengubah beberapa al fabet dalam surat sehingga serangkaian pemberkasan tidak sesuai aturan.) Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 55 . Rujuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh/sesak. Wi. Sinom Robyong KH. f. Tilamsari Ny. h.) Ro. (Ir.) Se. untuk menyelipkan guide dan foldernya. (Ny) Unit 1 Kusuma Unit 2 Wijaya Unit 3 (Jend. Penambahan berkas akan menyebabkan masalah. Sempono R. Si. (R. (K. atau semua orang membuat aturan sendiri-sendiri.H) Ti. Nama yang sama mungkin membingungkan orang. 6.

Anda berhak untuk melanjutkan ke topik/modul berikutnya. Apabila Anda telah menyelesaikan seluruh evaluasi dari setiap modul. hasil yang berupa nilai dari guru/instruktur atau berupa portofolio dapat dijadikan sebagai bahan verifikasi oleh pihak industri atau asosiasi profesi. apabila Anda telah menyelesaikan kompetensi tertentu.BAB IV PENUTUP Setelah menyelesaikan modul ini. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 56 . Mintalah kepada guru/instruktur untuk melakukan uji kompetensi dengan sistem penilaian yang dilakukan langsung oleh pihak dunia industri atau asosiasi profesi yang berkompeten. Selanjutnya. Anda berhak mendapatkan sertifikat kompetensi ya ng dikeluarkan oleh dunia usaha industri atau asosiasi profesi di bidang administrasi bisnis. hasil tersebut dapat dijadikan sebagai penentu pemenuhan standar kompetensi tertentu dan apabila memenuhi syarat. Apabila berdasarkan hasil evaluasi dalam modul ini Anda dinyatakan memenuhi syarat kelulusan. Anda berhak mengikuti tes praktik untuk mengetahui penguasaan Anda terhadap kompetensi yang telah Anda pelajari.

Manajemen Arsip Dinamis . Departemen Pendidikan dan Kebudayaan 1984. Manajemen Kearsipan . 1982. Engelbertus Martono. Sri Widayati. Kearsipan. The Liang Gie. Jakarta: Karya Utama. 1999. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Sistem Penyimpanan Arsip dan Penemuan Arsip. Jakarta: PPPG Kejuruan. Sulistyo Basuki. Syamsul Anwar . Bandung: Titian Ilmu. Jakarta. Jakarta: Gramedi a Pustaka Utama. 2003. Jakarta: Gramedia. Maulana M. 2000. Administrasi Kearsipan. Surabaya: Nurcahya. Record Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran.N. 2003.DAFTAR PUSTAKA Biro Tata Usaha Depar temen Pendidikan dan Kebudayaan 1995. Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan di lingkungan Depdikbud. Kamus Bahasa Indonesia. Jakarta: Bhatara Karya Aksara. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 57 . Kamus Administrasi Perkantoran. Zulkifli Amsyah. 1979. 1981.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful