P. 1
Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad

Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad

|Views: 119|Likes:
Published by Octa Viri

More info:

Published by: Octa Viri on May 01, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

09/15/2013

pdf

text

original

Kode Modul: SEK.25.E.

6

MENGELOLA DOKUMEN DENGAN SISTEM ABJAD

Penyusun :

Eddy Roesdiono

Editor Kristansi PW Teguh Budi Karyanto

Penyunting Bahasa S. Amran Tasai

DIREKTORAT PENDIDIKAN MENENGAH KEJURUAN DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL 2004

Kode Modul: SEK.25.E.6

Mengelola Dokumen dengan dokum dokumen en abj abj ad

Sistem ABJAD

abj abjad

aBcDef
DIREKTORAT PENDIDIKAN MENENGAH KEJURUAN DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL 2004

K ode Modul: SEK..25.E.6: Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas karunia dan hidayah-Nya, sehingga kami dapat menyusun bahan ajar modul manual Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen, Program Keahlian Sekretaris/Administrasi Bisnis. Modul yang disusun ini menggunakan pendekatan pembelajaran berdasarkan kompetensi, sebagai konsekuensi logis dari Kurikulum SMK Edisi 2004 yang menggunakan pendekatan kompetensi (CBT: Competency Based Training). Sumber dan bahan ajar pokok Kurikulum SMK Edisi 2004 adalah modul, baik modul manual maupun interaktif dengan mengacu pada Standar Kompetensi Nasional (SKN) atau standardisasi pada dunia kerja dan industri. Modul ini, diharapkan dapat digunakan sebagai sumber belajar pokok oleh peserta didik untuk mencapai kom petensi kerja standar yang diharapkan oleh dunia kerja dan industri. Modul ini disusun melalui beberapa tahapan proses, yakni mulai dari penyiapan materi modul, penyusunan naskah secara tertulis, kemudian disetting dengan bantuan alat -alat komputer, ser ta divalidasi dan diujicobakan empirik secara terbatas. Validasi dilakukan dengan teknik telaah ahli (expert-judgment ), sementara uji coba empirik dilakukan pada beberapa peserta didik SMK. Diharapkan modul yang telah disusun ini dapat dijadikan bahan dan sumber belajar yang berbobot untuk membekali peserta didik kompetensi kerja. Namun, karena dinamika perubahan di dunia industri terjadi begitu cepat, kami masih akan selalu meminta masukan dari segala pihak untuk bahan perbaikan atau revisi agar modul ini selalu relevan dengan kondisi lapangan. Pekerjaan berat ini dapat terselesaikan, tentu dengan banyaknya dukungan dan bantuan dari berbagai pihak.. Dalam kesempatan ini, kami ucapkan terima kasih dan penghargaan yang sebesar -besarnya kepada berbagai pihak, terutama tim penyusun modul (penulis, editor, tenaga komputerisasi modul, tenaga ahli desain grafis) atas dedikasi, pengorbanan waktu, tenaga, dan pikiran untuk menyelesaikan penyusunan modul ini. Kami mengharapkan saran dan kritik dari para pakar di bidang psikologi, praktisi dunia usaha dan industri, dan pakar akademik sebagai bahan untuk melakukan peningkatan kualitas modul. Diharapkan para pemakai berpegang pada
Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen dengan Sistem Abjad

i

Dr. Ir. atau praktisi yang sedang mengembangkan bahan ajar modul SMK. Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah Direktur Pendidikan Menengah Kejuruan. Jakarta. Semoga modul ini dapat bermanfaat bagi kita semua. kesesuaian. Gatot Hari Priowirjanto NIP 130675814 Adminstra si Perkantoran Mengelola Dokumen dengan Sistem Abjad ii . dan potensi SMK dalam rangka membekali kompetensi yang terstandar pada peserta diklat .n. khususnya bagi peserta didik SMK Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen. dengan mengacu pada perkembangan iptek. dan fleksibilitas. Maret 2004 a.asas keterlaksanaan. dunia usaha dan industri.

.................................................................. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL ..... DESKRIPSI .............. Tes Praktik............................................................. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 2 ......................................................................................... 11 11 11 11 26 27 28 36 37 38 56 56 55 56 56 57 58 8 III.... Uraian Materi 1 ............................................. 2.......... Kegiatan Belajar 1................................. a........................................................................ b............................................... g............................................ c...................................................................................................................................................................... Penyimpanan dokumen dengan sistem abjad .............................................................. Lembar Kerja 1 ......................... B............................................................................... d................................................................. Rangkuman 1 ....................................... Kunci Jawaban 1....... Tes Formatif 1........................ b.......................................... d................................................................................................................... C........... Rangkuman 2 ........ i iii v vi I. Tugas 2 ................................................ Kunci Jawaban 2 ............................................... PETA KEDUDUKAN MODUL................................................... DAFTAR ISI........ KOMPETENSI ................................................... e.................................................................................................. B.. f......... F............................. CEK KEMAMPUAN ...... 1 2 3 5 6 7 II................................................ DAFTAR JUDUL MODUL ......... g................................... E...................................... 59 59 Adminstra si Perkantoran Mengelola Dokumen dengan Sistem Abjad iii .................. PEMBELAJARAN A................................................... PENDAHULUAN A............................ Tes Formatif 2.......................................... PRASYARAT ................. Kegiatan Belajar 2: Peraturan Mengindeks ............................................................................. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 1 .......... Lembar Kerja 2 ...... EVALUASI A........................................................................ f................. Tes Tertulis ............................. B.................................................................................. e.............. Kegiatan Belajar 1: ........ c................................ Tugas 1................... D...........................................DAFTAR ISI q q q q KATA PENGANTAR ................................. TUJUAN AKHIR .......................................................................................................... Rencana Belajar Siswa ... a............................... Uraian Materi 2 ........

.................. Lembar Penilaian Tes Praktik .................................................................................... PENUTUP ....KUNCI JAWABAN A.................................................................... IV................................................................................................................ Tes Tertulis ........................... 59 59 63 64 DAFTAR PUSTAKA........................................ Adminstra si Perkantoran Mengelola Dokumen dengan Sistem Abjad iv .......... B..............

PETA KEDUDUKAN MODUL
BIDANG BISNIS MANAJEMEN PROGRAM KEAHLIAN SEKRETARIS (ADMINISTRASI PERKANTORAN/BISNIS)

BM.20.A.1

BM.20.A.2

BM.20.A.3 BM.20.A.6

BM.20.A.4 BM.20.A.5

BM.20.B.1

BM.20.B.2

BM.20.B.3

BM.20.B.4

BM.20.B.5

BM.20.B.6

BM.20.C.1

BM.20.C.2

BM.20.C.3

SEK.25.D.1

SEK.25.D.2

SEK.25.D.3

SEK.25.D.4

SEK.25.E.1 SEK.25.E.8 SEK.25.F.1

SEK.25.E.2 SEK.25.E.7 SEK.25.F.2

SEK.25.E.3 SEK.25.E.6 SEK.25.F.3

SEK.25.E.4 SEK.25.E.5 SEK.25.F.4

SEK.25.G.1 SEK.25.G.8 SEK.25.G.9

SEK.25.G.2 SEK.25.G.7 SEK.25.G.10

SEK.25.G.3 SEK.25 .G.6

SEK.25.G.4 SEK.25.G.5

DAFTAR JUDUL MODUL
Adminstra si Perkantoran Mengelola Dokumen dengan Sistem Abjad

v

Bid ang Keahlian : BISNIS DAN MANAJEMEN Program Keahlian: SEKRETARIS (ADMINISTRASI PERKANTORAN/BISNIS)
No Kode Modul Nama MENGETIK NASKAH SECARA MANUAL, ELEKTRIK DAN ELEKTRONIK Durasi

1 2 3 4 5 6

BM.20.A.1 BM.20.A.2 BM.20.A.3 BM.20.A.4 BM.20.A.5 BM.20.A.6

Mengenalkan jenis dan bagian mesin tik manual, elektrik dan elektronik Mengetik berbagai bentuk surat Mengetik berbagai macam surat Mengetik berbagai macam pekerjaan kecil dan dokumen Mengetik berbagai macam daftar dan tabel berkolom Mengetik berbagai macam naskah
MENGOPERASIKAN KOMPUTER UNTUK MENYUSUN NASKAH, DAFTAR TABEL, PERHITUNGAN SEDERHANA, BAHAN PRESENTASI, EMAIL, CHATTING.

24 48 36 36 48 48

240

7 8 9 10 11 12

BM.20.B.1 BM.2 0.B.2 BM.20.B.3 BM.20.B.4 BM.20.B.5 BM.20.B.6

Mengoperasikan progam WS untuk menyusun naskah Mengoperasikan progran MS-Word untuk menyusun naskah Mengoperasikan program Excel untuk perhitungan, daftar, kolom dan tabel Mengoperasikan program Power-Point untuk menyusun bahan presentasi Menerapkan program Internet untuk Email Menerapkan program Internet untuk Chatting
MENGOPERASIKAN ALAT-ALAT KOMUNIKASI KANTOR

96 96 96 96 48 48 480

13 14 15

BM.20.C.1 BM.20.C.2 BM.20.C.3

Melaksanakan komunikasi, leadership, motivasi dan proaktif Mengoperasikan Telepon untuk berkomunikasi Mengoperasikan mesin Faksimili
MENGERJAKAN SURAT MENYURAT

120 32 32 184

16 17 18 19

SEK.25.D.1 SEK.25.D.2 SEK.25.D.3 SEK.25.D.4

Pengertian surat menyurat & etika dalam bersurat Mengerjakan surat pribadi Mengerjakan surat niaga Mengerjakan surat dinas
MENGARSIP SURAT DAN DOKUMEN KANTOR

12 24 120 120 276

20 21 22 23 24 25 26 27

SEK.25.E.1 SEK.25.E.2 SEK.25.E.3 SEK.25.E.4 SEK.25.E.5 SEK.25.E.6 SEK.25.E.7 SEK.25.E.8

Pengertian pengetahuan kearsipan Menerapkan teknik menyimpan dan menemukan kembali surat dan dokume n Merencanakan pengarsipan surat dan dokumen kantor Mengelola dokumen dengan sistem tanggal Mengelola dokumen dengan sistem nomor Mengelola dokumen dengan sistem abjad Mengelola dokumen dengan sistem wilayah Mengelola dokumen dengan sistem perihal (pokok masalah)

12 48 48 48 48 48 48 48 348

Adminstra si Perkantoran Mengelola Dokumen dengan Sistem Abjad

vi

MENGERJAKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

29 30 31 32

SEK.25.F.1 SEK.25.F.2 SEK.25.F.3 SEK.25.F.4

Mengerjakan tata usaha kepegawaian Mengerjakan tata usaha perlengkapan Mengerjakan tata usaha keuangan Mengerjakan tata ruang kantor
MENGERJAKAN TUGAS-TUGAS SEKRETARIS

48 96 120 120 384

33 34 35 36 37 38 39 40 41 42

SEK.25.G.1 SEK.25.G.2 SEK.25.G.3 SEK.25.G.4 SEK.25.G.5 SEK.25.G.6 SEK.25.G.7 SEK.25.G.8 SEK.25.G.9 SEK.25.G.10

Melakukan komunikasi dengan beretika Melakukan penampilan diri beretika Mengembangkan kepribadian diri sekretaris Mengelola kas kecil Mengelola administrasi kantor Menangani dikte Mengatur jadwal kegiatan pimpinan Menyusun laporan tugas sekretaris Melakukan kegiatan kehumasaan Melakukan tatacara protokoler

48 48 120 32 48 48 48 96 96 96 680

Adminstra si Perkantoran Mengelola Dokumen dengan Sistem Abjad

vii

Kolom. Nama keluarga sebagai tanda pengenal. Tanda (kata-kata. Memilih. pengelompokan. Suatu petunjuk berbentuk formulir yang berfungsi untuk menunjukkan letak surat yang dicari dalam tempat penyimpanan. Daftar kata atau istilah penting. Suatu sebutan/tamatan nama yang menunjukkan urutan. tulisan) yang disepakati untuk maksud-maksud tertentu. Lemari tempat penyimpanan arsip. Lembar pengganti di tempat sekelompok arsip yang sedang dipinjam.PERISTILAHAN/GLOSSARY Caption Familiy name Filing cabinet Folder Guide Out Sheet Out Guide Indeks : : : : : : : : Judul suatu bab atau artikel. Lembar pengganti di tempat selembar arsip yang sedang dipinjam. tersusun menurut abjad atau angka yang memberikan informasi mengenai halaman tempat kata atau istilah itu ditemukan. Petunjuk dalam pembagian surat/arsip yang ada dalam filing cabinet. Map untuk menempatkan surat/arsip dalam filing cabinet. Klasifikasi Kode Lajur Seniority Sortir Tunjuk silang : : : : : : Unit : Adminstra si Perkantoran Mengelola Dokumen dengan Sistem Abjad viii . Bagian terkecil dari sesuatu yang dapat berdiri sendiri.

wilayah.BAB I PENDAHULUAN DESKRIPSI Pengelolaan dokumen (warkat) merupakan salah satu subkompetensi yang harus dikuasai oleh seorang sekretaris dan merupakan bagian yang integral dari beberapa subkompetensi seorang sekretaris. pokok masalah. Anda diharapkan dapat mengelola dokumen dengan sistem abjad secara benar. Modul pengelolaan dokumen sistem abjad berkaitan dengan modul-modul pengelolaan dokumen sistem tanggal. penerimaan. penggunaan. Setelah mempelajari modul ini. Modul ini juga dilengkapi dengan tugas tugas yang berupa latihan dan evaluasi formatif untuk bahan perbaikan belajar dan evaluasi akhir modul tentang pengelolaan dokumen dengan sistem abjad. dan nomor. Modul pengelolaan dokumen (warkat) dengan sistem abjad membahas penyusunan. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 1 . dan pemeliharaan warkatwarkat/surat-surat dengan sistem abjad. penyimpanan.

Dengan kata lain. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 2 . Anda harus telah memiliki kemampuan awal atau penguasaan tentang ketentuan pokok kearsipan secara tuntas.PRASYARAT Sebelum mempelajari modul ini. sebelum mempelajari modul ini Anda harus telah menyelesaikan secara tuntas modul “Penerapan Ketentuan Pokok Kearsipan”.

3. Diskusikan dengan sesama peserta di dik apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul. Lakukan ini pada awal dan akhir mempelajari modul untuk meyakinkan penguasaan kompetensi sebagai pencapaian hasil belajar Anda. diskusikanlah materi itu dengan teman-teman Anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur. a) Langkah-langkah yang harus Anda (peserta diklat) tempuh 1. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 3 . 5. Bacalah dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada cek kemampuan sebagai pengukur kompetensi yang harus dikuasai dalam modul ini.PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL Bacalah petunjuk penggunaan modul ini dan pahamilah isinya. prasyarat. kerjakan tugas. Setelah Anda menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul ini. 6. dan pengertian istilah-istilah yang sulit dan yang penting dalam modul. Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini yang memuat kinerja yang diharapkan. 2. 4. pelajarilah modul selanjutnya sesuai dengan yang tertuang pada peta kedudukan modul untuk Program Keahlian Administrasi Perkantoran. kemudian cocokkan jawaban Anda dengan kunci jawaban. dan jawablah pertanyaan tes. bertanyalah pada guru/instruktur sampai siswa paham. Lakukan kegiatan ini sampai Anda tuntas menguasai hasil belajar yang diharapkan. Anda mendapatkan kesulitan. Jika siswa masih ragu. dan kondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui modul ini. untuk memudahkan Anda dan guru/instruktur dalam mempelajari proses pembelajaran. Bacalah dengan cermat peta kedudukan modul. Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar. 7. rencanakan kegiatan belajar. kriteria keberhasilan. Jika dalam proses memahami materi.

8. Identifikasi dan analisislah sarana-prasarana kegiatan belajar yang ada di SMK dan industri untuk mengoptimalkan kegiatan pembelajaran. agar mereka dapat belajar efisien untuk mencapai sub-kompetensi standar. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas Anda pelajari. Berikan perhatian khusus dan pada waktu perencanaan tempat kegiatan belajar penyelesaian akhir pemelajaran. 2. Berikan motivasi. ini. bimbingan dan pendampingan pada peserta didik agar gairah belajarnya meningkat. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 4 . Anda tidak dibenarkan melanjutkan kepada kegiatan belajar berikutnya. b) Peranan Guru/Instruktur 1. efektif dan 3. apabila Anda belum menguasai benar materi yang ada pada kegiatan belajar sebelumnya. 4. Bantulah p eserta didik dalam menyusun rencana kegiatan belajar dalam rangka mempelajari jenis modul kegiatan. ajukan uji kompetensi dan sertifikasi. 9. Pastikan bahwa peserta didik yang akan mempelajari modul ini telah mempelajari modul-modul prasyarat secara tuntas.

dokumen.TUJUAN AKHIR Spesifikasi kinerja yang diharapkan untuk dapat dikuasai setelah Anda menyelesaikan pembelajaran dalam modul ini. dan menemukannya kembali dengan sistem abjad. dokumen. dan arsip dengan sistem abjad. Kinerja Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 5 . arsip. tersebut mencakup 1) 2) pengetahuan dan ketentuan pokok kearsipan. Anda dapat menyimpan surat. mengelola surat.

2. • Karakteristik sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad • Menyusun tempat penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad • Menyimpan arsip berdasarkan sistem abjad • Menemukan kembali arsip dengan menggunakan sistem abjad • Mencari arsip pada tempat penyimpanan. • Mencari arsip pada tempat penyimpanan dengan sistem abjad. • Mampu menguraikan karakteristik penyimpanan arsip berdasarkan sistem tanggal • Mampu menjelaskan tempat dan cara menyimpan serta menemukan kembali arsip dengan menggunakan sistem abjad • Terampil menyusun tempat penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad • Terampil menyimpan arsip berdasarkan sistem abjad • Terampil mencari arsip pada tempat penyimpanan. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 7 . Menyimpan dan menemukan kembali surat dan dokumen (arsip) dengan sistem abjad. § § § § Cermat Teliti Peka Etika • Karakteristik penyimpanan arsip sistem abjad • Teknik menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan sistem abjad • Menyusun tempat penyimpanan arsip dengan sistem abjad.KOMPETENSI Kompetensi : Mengerjakan pengarsipan surat dan dokumen kantor SubKompetensi : Menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan sistem abjad Alokasi Waktu : 48 jam SUB KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA LINGKUP BELAJAR SIKAP MATERI POKOK PEMELAJARAN PENGETAHUAN KETERAMPILAN E. • Menyimpan arsip berdasarkan sistem abjad.

kedudukan. 1) 2) 3) 4) 5) 6) Apakah yang dimaksud dengan surat. Anda diminta untuk menjawab semua pertanyaan di bawah ini secara singkat dan tepat.CEK KEMAMPUAN Sebelum mempelajari modul ini. yakni asas. dan pekerjaan kearsipan dalam organisasi! Bagaimanakah karakteristik penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad? Jelaskan tentang tempat dan cara menyimpan serta cara menemukan kembali arsip dengan menggunakan sistem abjad! Uraikan langkah -langkah dalam menyusun tempat penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad! 7) Uraikan bagaimana langkah-langkah dalam menyimpan arsip berdasarkan sistem abjad! 8) Uraikan bagaimana langkah-langkah dalam mencari arsip pada tempat penyimpanan dengan sistem abjad! Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 7 . Pertanyaan yang harus Anda jawab adalah sebagai berikut. dan arsip? Apakah yang dimaksud dengan masalah pokok dalam kearsipan? Uraikan kelembagaan organisasi kearsipan. dokumen. Pelajari hal-hal yang belum Anda kuasai kompetensinya.

BAB II PEMBELAJARAN v Kompetensi SubKompetensi Alokasi Waktu Jenis Kegiatan RENCANA BELAJAR PESERTA DIKLAT : Mengerjakan pengarsipan surat dan dokumen : Menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan sistem abjad : 48 jam Tanggal Waktu Tempat Belajar Alasan Perubahan Tanda Tangan Guru Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 8 .

B. 3) unit kerja hanya menerima dan menyimpan dokumen/arsip yang berhubungan dengan fungsi/tugas masing-masing. Surat/warkat yang akan disimpan dikelola Huruf berdasarkan nama orang atau nama organisasi yang disimpan abjad. penggunaan. penyimpanan. 9 Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad . Nama orang dan nama perusahaan yang akan digunakan sebagai kode penyimpanan ini diindeks dan diurutkan sesuai dengan urutan abjad. 3) dapat menentukan kode penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengan sistem abjad. dan penemuan kembali surat/warkat dengan mengunakan petunjuk abjad. abjad yang digunakan adalah huruf pertama dari nama orang atau nama organisasi. sehingga susunan nama lebih membantu. diharapkan Anda dapat membuat daftar klasifikasi penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengan sistem abjad. Filing sistem abjad pada umumnya dipilih sebagai filing sistem arsip karena 1) 2) dokumen/arsip cenderung dicari atau diminta melalui nama. pemeliharaan.v KEGIATAN BELAJAR 1. seperti yang digunakan dalam kamus. penyusunan. Sistem ini cocok digunakan oleh organisasi yang masalahnya belum kompleks atau masih sederhana. petugas menginginkan agar dokumen/arsip dari nama yang sama akan berkelompok di bawah satu nama. 2) dapat membuat tab atau guide (penunjuk) penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengan sistem abjad. Uraian materi 1 FILING SISTEM ABJAD Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan. 4) Sistem nama mudah diingat. Kegiatan Pembelajaran 1: Penyimpanan Dokumen Berdasarkan Sistem Abj ad ♦ 1) Tujuan Pembelajaran 1 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran 1.

Meskipun sistem penyimpanan utama didasarkan atas nama wilayah. arsip harus disusun menurut urutan abjad. filing sistem abjad disebut sistem langsung (direct filing system ). Oleh karena itu. Oleh karena itu. Guide dalam metode penyimpanan abjad dibedakan menjadi dua tipe berdasarkan isinya.Filing sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menemukan kembali dokumen. di samping dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan utama. nama merupakan ciri atau identitas penting di dalam pencarian dokumen sesuai dengan kebutuhan dan jenis kegiatan dari unit kerja yang bersangkutan. Berikut ini akan dipaparkan cara penataan penyimpanan arsip. 1. yaitu yang berisi huruf dan Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 10 . Dalam mencari dokumen. Jadi . PENATAAN FILE DENGAN SISTEM ABJAD File yang ditata dengan sistem abjad terdiri atas banyak bagian kecil yang mewakili satu bagian abjad. petugas dapat langsung ke file (tempat) penyimpanan dokumen dan melihat huruf abjad dari nama yang dicari. filing sistem abjad dapat pula digunakan sebagai sistem penyimpanan lanjutan. Setiap bagian abjad tidak selalu berbentuk sebuah huruf dalam abjad. pencarian atau permintaan atas dokumen/arsip yang diperlukan hendaklah bertitik tolak dari nama koresponden. Filing sistem abjad dapat pula dipakai oleh sistem penyimpanan arsip lain. Yang dimaksud sistem langsung adalah sistem langsung menuju ke file penyimpanan dalam usahanya mencari dokumen tanpa alat bantu termasuk alat bantu indeks. Guide Guide berfungsi untuk membantu petugas dalam maka penyimpanan dan penemuan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Penempatan guide yang tepat akan mengurangi waktu yang tersita dalam pencarian huruf/nama yang dibutuhkan. untuk memperkuat penemuan arsip yang memuat wilayah tertentu. Apabila filing sis tem abjad yang dipilih sebagai sistem penyimpanan. yang berisi kata/nama/masalah.

Subbagian dalam kelompok surat ini diperlukan karena ada banyak nama yang dimulai dengan huruf-huruf ini. X. Dengan cara ini. Guide mempunyai sebuah tab untuk menulis salah satu huruf dari A sampai W. Setelah mempelajari sistem ini. U. seperti alpabet B. nama-nama yang dimulai dengan huruf awal O. Perangkat yang paling sederhana adalah 23 atau 25 bagian.a. Selain itu. guide kelompok yang lain. Q. Oleh karena itu. Guide A1 dan B2 pada posisi pertama merupakan guide utama. Z lebih sedikit frekuensinya sehingga kelompok surat ini tidak terlalu memerlukan subbagian. rapi. H. Seperangkat guide digunakan untuk membagi alpabet dalam bagian-bagian yang berbeda. S. Jika volume berkas individu di perusahaan dalam file penyimpanan itu sangat kecil. Y. dan W. Guide dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab. Guide Utama/Guide Primer Guide utama mewakili semua bagian kelompok berkas secara garis besar. Anda akan mengetahui bahwa ada beberapa bagian dari alpabet yang mempunyai lebih banyak sub bagian daripada bagian alpabet yang lain. maka hanya guide utama yang diperlukan untuk membagi file/berkas dalam beberapa bagian alpabet. dan tab akhir dengan kombinasi XYZ. Sebaliknya. guide juga berfungsi untuk menjaga agar berkas tetap berdiri. Tab akan mempermudah kita ketika kita akan menyelipkan berkas untuk menunjukkan bagian yang sesuai dengan alpabet. ratusan folder dengan nama yang diawali huruf besar A akan dapat dibedakan antara kelompok satu dengan Dalam sistem ini. guide perlu dibuat dari bahan yang tebal dan kaku sehingga penataan dan penemuan kembali berkas akan menjadi efisien. sebuah tab dengan label MC. hal ini akan berguna untuk membantu penyimpanan kembali surat/warkat pada tempat penyimpanan yang tepat dalam suatu bagian. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 11 . Selain itu. sebaiknya menggunakan warna tertentu. dan mudah ditata serta mudah ditemukan kembali.

seperti perlengkapan bidang yang dapat disusun dan ditemukan berdasarkan abjad. 2) memperlihatkan bagian masalah tertentu. c. Guide keluar akan tetap terus berada di tempat penyimpanan sampai kelompok berkas yang dipinjam dikembalikan ke tempat penyimpanan tersebut. Di bagian General A misalnya. yang merupakan subbagian dari berkas itu. Namun. Guide ini menunjukkan hal yang umum yang diikuti dengan kelompok surat yang diawali dengan huruf/kata yang sama. Guide Pembantu (Auxilary Guide) Guide pembantu diperlukan agar penemuan arsip dapat dilakukan dengan lebih cepat. 3) menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama.b. di belakangnya diikuti General Appliance. 2. guide ini diberi warna khusus yang mencolok. General Asbeston dan seterusnya. perbedaannya adalah bahwa guide keluar berfungsi untuk menggantikan sekelompok berkas yang sedang dipinjam. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 12 . Agar mudah terlihat dan terbaca. sedangkan lembar keluar berfungsi untuk menggantikan selembar arsip yang sedang dipinjam. Guide pembantu ini dibuat karena berkas individu dalam file penyimpanan bervolume besar. General Aquamarine. Guide pembantu ini disebut juga guide sekunder karena letaknya mengikuti atau berada di belakang guide primer. Guide Keluar dan Lembar Keluar (out guide & out sheet) 1. Guide ini berfungsi untuk 1) menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiri atas jumlah surat yang banyak. Lembar Keluar (out sheet ) berfungsi sama dengan guide keluar yaitu menggantikan berkas yang sedang dipinjam atau yang sedang keluar dari tempat penyimpanan. Guide Keluar (out guide) adalah guide yang dipergunakan sebagai petunjuk kelompok berkas yang sedang dipinjam atau sedang tidak berada di tempat penyimpanannya.

Folder Di belakang semua guide terdapat folder yang di gunakan untuk menyimpan kelompok berkas secara bersama. Folder khusus (special folder) Folder khusus merupakan guide untuk membantu dalam menunjukkan suatu sub bagian yang terdiri atas surat-surat khusus dari bagian alpabet. Karena jumlahnya sedikit. Keti ga jenis folder tersebut adalah (1) folder campuran. a. (2) folder individu. Dalam folder ini surat-surat khusus tentang jenis pekerjaan disusun pertama kali berdasarkan urutan nama. efisien. Folder ini biasanya memiliki volume yang banyak dan frekuensi penggunaan yang relatif sering. biaya penyimpanan. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 13 . b. c.2. arsip tersebut dibuatkan folder baru yang berdiri sendiri. baik tingginya maupun lebarnya. Ada tiga jenis folder yang digunakan dalam pengelolaan dokumen dengan sistem abjad. berkas itu disusun berdasarkan urutan tanggal. Folder harus tepat ukuran. Folder campuran (misscellaneus folder) Folder campuran digunakan untuk menyimpan arsip yang volumenya masih sedikit. sedangkan yang jumlahnya kurang dari lima akan disimpan ke dalam folder campuran. Surat/dokumen yang jumlahnya lebih dari lima lembar akan dimasukkan ke dalam folder individu. dan tempat penyimpanan. berkas individu tidak diperlukan. agar penyimpanan dapat dilakukan secara Dengan menggunakan folder ini kita dapat memperkecil volume berkas. Jika volume arsip yang ada dalam folder campuran meningkat. Folder individu ( individual folder ) Folder individual ditempatkan di antara guide primer dan surat yang namanya ada pada tab dal am susunan alfabetis. dan (3) folder khusus. Jika surat lebih dari satu.

Guide primer dan guide pembantu mempunyai pengaturan kata tangkap yang sama. 2) Folder khusus di tengah di depan folder individu. Usahakan mengisi laci dengan volume muatan folder yang tepat laci tidak boleh terlalu sesak tetapi juga tidak boleh terlalu longgar). 3) Folder campuran di bagian belakang. a. huruf. Kata Tangkap dan Label Istilah kata tangkap (captain ) dan label digunakan secara bergantian. jika guide primer terdiri atas huruf dan nomor. b. Kata. Jika label tersebut langsung diketik di atas folder. Informasi yang dimasukkan adalah kata tangkap yang diketik dan diselipkan di dalam jendela tab. • Laci yang penuh sesak sebaiknya segera dikurangi isinya. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 14 . Kedudukan folder dapat diatur sebagai berikut. Tab perlu diberi warna yang berbeda sehingga tab itu dapat membantu dan mempermudah kita dalam menyimpan dan menemukan posisi suatu arsip.Pemeliharaan Folder Folder perlu dirawat dan diperhatikan setiap saat agar dokumen yang disimpan selalu terjaga baik dari segi fisik dan informasinya. guide pembantu juga terdiri atas huruf dan nomor. dan nomor atau kombinasi ketiganya mem bangun kata tangkap atau label dalam tab guide dan folder. Label Folder Label folder sebaiknya dibuat dari kertas tempel. hal tersebut akan sangat menyulitkan petugas karena folder akan sulit digulung ke atas pada saat mengetik. Ada dua aspek yang diperlu diperhatikan dalam perawatan folder ini. Label Guide Guide mempunyai jendela tab sebagai tempat informasi diselipkan. Muatan isi folder tidak boleh dipaksakan. yaitu (1) folder yang kelebihan muatan dan (2) laci yang penuh sesak. 1) Folder individu di sebelah kanan. 3. Folder yang kelebihan muatan sebaiknya segera dibagi menjadi dua dengan menyiapkan folder baru.

Hal lain yang perlu diperhatikan adalah bahwa label sebaiknya dicetak pada kertas agar a) b) label tidak mudah rusak. Rita Nainggolan Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 15 .S. dan dari tepi atas 1 kait (satu jarak baris kosong). Rita (Dra) Straight Order H. 2) Jika label dibuat ganda.Brown Dra. Brown. Andalan. Tulisan tangan biasanya sulit dibaca dan tidak seragam. mudah diwarnai dengan warna cerah. 1) Pengetikan dimulai dengan jarak yang sama dari tepi kiri label. yaitu 2 atau 3 spasi. Andalan Miss Sue L. label juga bisa diberi warna yang spesifik. Sue L (Miss) Nainggolan. memungkinkan penghapusan dengan mudah yang tidak meninggalkan bekasnya. c) d) mudah dilubangi tapi cukup kuat untuk diketik. Indexing Order Sujono. label dilipat ke bawah dan diletakkan pada bagian belakang folder. Warna yang digunakan adalah warna pastel yang tidak menyilaukan mata yang ditempatkan secara berselang-seling antara warna yang satu dan warna yang lain. Setelah itu. Tunjukkan mana yang lebih mudah untuk dicek penyusunan alfabetisnya. H S. Sabukinten P. tetapi diketik sehingga hasilnya seragam dan mudah dibaca. 3) Kata tangkap sebaiknya ditampakkan dengan nama terbalik (disebut indexing order) atau dengan nama sebagaimana yang tertulis (disebut straight order). judul diketik setengah bagian bawah dan setengah bagian atas . Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan label adalah hal-hal sebagai berikut. Bandingkan dua daftar identifikasi nama di bawah ini. Label sebaiknya tidak ditulis tangan.Untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali suatu arsip. Sujono Sabukinten P.

9) Ketika folder -baru disiapkan. atau pada baris pertama nama kota dan negara. sebaiknya Anda berhati. Yang lebih penting pada masalah ini adalah konsistensi penggunaannya. Hal ini tidak perlu dijadikan masalah. sementara itu ada petugas atau pengetik yang senang menggunakan tanda baca sebagaimana biasanya. arsip untuk satu nama/perusahaan sudah berlebih isinya dan memungkinkan untuk dibuatkan folder tambahan. 5) Pada saat kita mengindeks sering terjadi berbedaan pendapat tentang tanda baca. atau tempat penyimpanan lain sebaiknya jelas dan singkat. Folder-baru mungkin diperlukan apabila (a) (b) (c) kelompok nama-baru ditambahkan pada file . Label Tempat Penyimpanan Label pada lemari bekas ( filling cabinet). pada baris pertama. (d) (e) folder telah lusuh dan harus diganti. 7) Untuk menghemat ruang sebaiknya digunakan block style (bentuk lurus penuh). 1) Cara penulisan indikasi rentang alfabetis dari isi dapat dilakukan antara lain dengan. c. yang menunjukkan hanya huruf pertama dari isi bagian tersebut (rak tersebut) yang ditulis. arsip inaktif dipindahkan ke unit kearsipan. Notasi terbuka ( open notation). 8) Label sebaiknya ditempel pada tab karena cara ini lebih mudah dilakukan. Ada pengetik atau petugas yang senang menghilangkan tanda baca. rak arsip. nama kota dan negara pada baris kedua. dan untuk mencegah kelebihan muatan. 6) Nama boleh diketik dengan huruf kapital semua atau menggunakan huruf kapital hanya pada huruf pertama dari setiap kata penting.4) Kata tangkap dapat terdiri atas orang. pada baris kedua berisi nama jalan atau alamat. folder lama telah penuh. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 16 .hati untuk menempatkan label dan format pengetikan yang tepat.

Guide alfabetis ditempatkan pada posisi pertama. m. awal dan akhir. 3) Multiple closed notation. dari alpabetic isi rak yang ditulis. Ohio. Frekuensi kombinasi dalam rentang adalah Aa-Be. folder individual pada posisi ketiga dan ke empat. dengan A1 dan Ba. hijau. Apabila huruf keduanya i. Empat yang dan dalam alfabetis mengantisipasi kesalahan yang ada akan dibahas berikut ini. tetapi juga frekuensi kombinasi dalam rentang tersebut Contoh: Rentang alfabetis ini adalah Aa-Be. yang menunjukkan kedua bagian. folder campuran diletakkan pada posisi kedua. k. warnanya kuning. kuning. terdapat guide khusus untuk nama yang memerlukan tempat yang besar atau untuk nama -nama yang frekuensi penggunaannya tinggi. x. b. j. yang menunjukkan bahwa tidak hanya rentang alfabetis dan isi file yang ditulis. s. Semua tab folder yang berwarna tertentu ada di belakang guide yang berwarna sama. t. f. Tanda arsip keluar (out indicator) yang mendapat tab ditempatkan pada posisi kelima. Apabila huruf kedua adalah e. w. warnanya adalah Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 17 . y dan z. Apabila huruf keduanya r. atau h . warna yang digunakan adalah hijau. d. g. u. v. biru. Dalam sistem ini penataan alfabetis dilakukan dengan menggunakan warna tertentu untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. dan ungu. l.2) Notasi tertutup (close notation). kecepatan dalam penyimpanan yang dari ketat sistem serta pengawasan penyimpanan. Warna tab ditentukan oleh huruf kedua dari unit yang dijadikan patokan. c. Aplikasi Sistem Penyimpanan Alfabetis Banyak perusahaan yang telah merancang sistem alfabetis . Apabila huruf kedua adalah a. 1) Variadex System Variadex system dirancang oleh Kardex system Inc. Tentu saja hal ini dilakukan dengan peralatan dan karakter tertentu diharapkan dapat membantu penemuan kembali arsip. Marietta. Setiap huruf alpabet diberi warna oranye. atau n. warnanya adalah oranye. atau d .

dan hanya guide yang diperlukan yang diberi huruf alpabet. Dua label yang berwarna diwakili oleh dua huruf pertama dari nama folder yang disimpan. Dua warna yang terlihat itu terdiri atas sepuluh warna spectrum warna yang diformulasikan secara khusus sehingga seandainya warna itu menyilaukan mata. (1) Penyimpanan dengan menggunakan rak terbuka akan lebih cepat dilakukan daripada menggunakan laci-laci yang harus dibuka dan ditutup. Folder yang menampung label berkode warna pada sisi terbuka dibagi dari bagian atas. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 18 . Label ketiga yang berwarna putih berisi nama lengkap. A berwarna merah dan C berwarna oranye. California. (3) Label dalam folder dan guide dapat dilihat dari sisi lain. folder untuk nama Natusch akan diberi tab yang berwarna oranye. Sistem ini digunakan untuk penataan di rak sebagai ganti penataan di dalam laci.z dapat diperlukan. sedangkan subbagian tidak diperlukan lagi. folder untuk Nowel diberi tab yang berwarna biru.ungu. 2) Alpha Code System Alpha code system diproduksi oleh TAB Product Company. folder untuk nama Neuman diberi tab yang berwarna kuning. Keuntungan sistem ini dapat disebutkan sebagai berikut. Tab folder yang panjang berisi tiga label. menjadi warna yang tidak menyilaukan mata lagi. Setiap huruf alfabetis dicetak dengan warna yang berbeda atau dengan satu atau dua garis yang berwarna sehingga setiap dua huruf pertama pada folder itu akan mudah terlihat. (4) Seperangkat guide alfabetis a . (2) Setiap folder yang salah simpan akan cepat terlihat sebab warna folder itu satu sama lain tidak sama. dan folder untuk nama Nugent atau Nystrom diberi tab yang berwarna ungu. folder untuk nama Nicholas diberi tab yang berwarna hijau. Palo alto. Sebagai contoh.

Sistem ini mempunyai guide alfabetis yang dinomori secara berurutan dengan tab one fifth cut yang ditegakkan pada bagian pertama dan kedua. Hal ini tidak akan menjadi masalah bila folder disimpan dalam penataan yang lurus. BL. Kerugiannya adalah bahwa penambahan folder individu untuk disimpan. M). Salah simpan lebih sering terjadi pada saat hanya mengandalkan penataan secara alfabetis saja tanpa warna yang dapat digunakan untuk mengecek. C. B. akan mengacaukan tatanan. BR). Penggunaan huruf dan nomor pada tab guide memungkinkan dilakukannya dua kali pengecekan secara sepat dan benar. Tampilan berkas yang disimpan di laci kelihatan kacau. Oleh karena itu. Michigan. Folder campuran mempunyai tab pada ukuran yang sama dan posisi seperti guide primer sehingga memudahkan petugas penyimpan untuk melihat alfabetis secara keseluruhan. 3) Super Ideal System Super ideal system dibuat oleh Shaw Waker of Muskegon. keuntungan sistem ini adalah tidak mengandalkan pada warna. kerugian sistem ini terletak pada sistem warna yang tidak sesuai dengan ketentuan meskipun sistem alf abetis dikelola secara menyeluruh dengan warna yang berbeda. Notasi pada beberapa guide dan tab folder campuran digunakan (contoh BE. dan folder file standar dan label dapat digunakan. Notasi tertutup ganda digunakan pada huruf -huruf alfabetis yang berisi kombinasi huruf yang banyak dipergunakan (Contoh. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 19 . Folder nama individual dengan one third cut ditegakkan dalam posisi dua dan posisi tiga. sejak beberapa kombinasi posisi tab ketiga dan keempat d isimpan bersamaan. Guide keluar dengan tab one third cut ada pada posisi ketiga.Sebaliknya. Guide nama dengan guide one third cut ada pada bagian kanan. Folder campuran dengan tab one fifth cut diberi nomor untuk menghubungkannya dengan guide yang diikuti pada posisi pertama. H.

Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 20 . untuk setengah bagian pertama dari alfabetis dan huruf berwarna pada latar belakang putih untuk menandai huruf alpabet. Urutan ini diulang lagi dari N . D biru muda. Ini mungkin terasa berat bagi orang yang tidak bisa membedakan tiga belas warna. E purple. Label tersedia dalam 13 warna dengan huruf warna putih di atas latar belakang berwarna. Sub bagian dari alfabetis ditentukan oleh perusahaan yang membutuhkan Guide keluar yang kalau dalam 7 warna sesuai dengan warna tempat berkas yang dipindahkan.4) Alpha – Z System Alpha-Z system yang diproduksi oleh Smead Manufacturing Company Hatings. dan M hijau muda. dan warna yang membingungkan akan menyebabkan kesalahan penyimpanan. J kuning. C hijau tua. warna yang berurutan dapat saja diambil secara bersamaan. Keuntungan terbesar dari sistem ini adalah bahwa folder dapat ditambahkan dengan sangat mudah sebanyak yang dibutuhkan. I pink. Kerugiannya. pada saat digunakan. Minnesota merupakan metode pemberian kode warna pada laci.Z. Peralatan dari bagian-bagian sistem ini mudah didapat di toko-toko terdekat. K coklat muda. Label pertama menampung nama yang diketik berwarna dan huruf alpabet pada unit pertama nama. B biru tua. digosok. Semua label mudah dibaca dan setiap sisi folder bagian alfabetis mudah dilihat dalam label yang disisipkan dan ditempel pada bagian atas guide biru yang tebal. Warna itu adalah A merah. F oranye. Folder mempunyai tab akhir dengan tanda tiga label. sebab label yang ditempatkan disitu terbuat dari tab yang biasa tetapi dilindungi dengan laminating. Label kedua dan ketiga diberi kode warna untuk menghubungkan dengan huruf II dan II pada unit pertama dari nama yang disimpan. Proteksi ini membuat folder menjadi kuat meskipun sering dipegang oleh petugas ketika petugas itu memindahkan dan menyisipkan arsip. G abuabu. L lavender. dan dilumasi. Berkas rak terbuka dengan elemen building block yang secara sederhana ditambahkan bersama berkas yang berkembang. H coklat tua.

karena semua berkas ditata berdasarkan nama. kesalahan penempatan berkas akan mudah diketahui. khususnya jika ejaannya sama.KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PEN YIMPANAN SECARA AL F ABETIS Penimpanan arsip secara alfabetis mempunyai keuntungan dan kerugian. d. Peralatan atau perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana. Rujuk silang sangat mudah diterapkan jika mengikuti prosedur atau petunjuk yang ada. 2. f. Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat sehingga serangkaian pemberkasan menjadi tidak sesuai dengan aturan. Ada kemungkinan terjadi kesalahan penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten. i. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 21 . Kesalahan berkas mudah dicek dengan abjad yang sama atau serangkai. Kesalahan penyimpanan merupakan hal yang tidak aneh jika tidak ada aturan yang dianut atau semua orang membuat aturan sendiri-sendiri. Petunjuk penataan berkas sangat sederhana dan mudah dipahami. d. b. Penimpanan arsip secara alfabetis dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya. Biaya pelaksanaannya lebih murah. Penyimpanan ini hanya memerlukan satu kali penyortiran. c. jika penyimpanannya didasarkan atas nama. Surat yang berkaitan dengan pemberkas an menjadi satu dan jarang terpisah. yaitu sesuai dengan kesamaan abjad. Dengan penggunaan warna dalam pengodean. e. Orang lebih mudah menemukan berkas berdasarkan nama. 1. b. c. h. Keuntungan a. g. Kerugian a. Nama yang sama mungkin membingungkan.

penyusunan. 3. cara pemberian peatihan terhadap para petugas. perkiraan perkembangan file. setiap kelompok alfabetis C. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 22 . dan penemuan kembali surat atau warkat dengan mengunakan petunjuk abjad berdasarkan nama orang atau nama organisasi. pemeliharaan. Pemberian label pada volder memakan tenaga yang banyak. 2. Kapasitas kelompok A. 6. khususnya jika penambahan tersebut memakan tempat dalam satu bagian berkas sehingga tempat untuk menyelipkan guide dan foldernya tidak ada lagi. h. setelah alfabetis itu dikelompok-kelompokkan. Rujuk silang yang berlebihan akan membuat file penyimpanan cepat penuh/sesak. 5. kelompok C. i.e. PENTINGNYA PEMILIHAN DAN DESAIN SISTEM PENYIMPAN AN SECARA BERHATI-HATI Hal yang perlu diketahui manajer arsip dalam memilih dan mendesain sistem alfabetis adalah sebagai berikut. f. dan beberapa huruf al fabet yang dijadikan sat u kelompok. penyimpanan. 1. Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan. 4. Rangkuman 1 1. Berkas atau arsip yang didasarkan pada nama sangat mudah dilihat dan diketahui oleh orang yang bermaksud tidak baik sehingga dari segi keamanan kurang baik. lama arsip disimpan. Penambahan berkas akan menyebabkan masalah. penggunaan. efisiensi petugas penyimpanan. volume arsip yang akan disimpan. kelompok B. g. Pemindahan atau penghapusan berkas yang sudah lama amat sulit atau jarang dilakukan sehingga arsip yang tidak berguna tetap masih tersimpan bersama-sama dengan berkas yang lain. jumlah file pada tersebut.

2. Kata tangkap sebaiknya ditampakkan dengan nama terbalik (indexing order). 4. Guide berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Ada dua tipe guide berdasarkan isinya. folder individu. Guide pembantu dibuat karena volume berkas individu dalam file penyimpanan besar. dan folder khusus. bukan nama sebagaimana yang tertulis (disebut straight order). yaitu folder campuran. pada baris pertama dicantumkan nama kota dan negara. nama kota dan negara pada baris kedua. Atau. rapi. yaitu yang berisi huruf dan yang berisi kata/nama/masalah. Guide ini berfungsi untuk (1) menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiri atas jumlah surat yang banyak. (2) memperlihatkan bagian masalah tertentu. Kata tangkap dapat terdiri atas nama pada baris pertama. Ada tiga jenis folder yang digunakan dalam pengelolaan dokumen dengan sistem abjad. Apakah perbedaan antara sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad dan nomor? 2. Di belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpan kelompok berkas secara bersama. 6. terdapat guide primer dan guide pembantu. D. Guide primer dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab yang mempermudah kita ketika kita akan menyelipkan berkas untuk menunjukkan bagian yang tepat dan sesuai dengan alpabet. dan mudah ditata serta ditemukan kembali. Selain itu guide juga berfungsi untuk menjaga agar berkas tetap berdiri. Tugas 1 1. 3. Sebutkan dan terangkan tiga macam guide yang ditemukan dalam sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan abjad! Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 23 . (3) menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama. Selain itu berdasarkan fungsinya. 5. sedangkan pada baris kedua dican tumkan nama jalan atau alamat. seperti perlengkapan bidang yang dapat disusun dan ditemukan berdasarkan abjad.

Cocokkan dengan apa yang telah Anda pelajari. Pada tanggal 15 Maret 2002 anda menerima delapan surat yang berasal dari Anton. Budi.3. Caterina. Apakah yang dimaksud dengan kata tangkap? Bagaimanakah cara membuatnya? Berikan contohnya! 5. Tes Formatif 1 Anda adalah seorang petugas arsip di Toko “Serba Ada”. Jelaskan secara singkat di mana letak penyimpanan surat-surat tersebut. Datanglah ke sebuah kantor yang menggunakan sistem abjad sebagai sistem filingnya. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 24 . Buatkan laporan tertulisnya! E. PT Ambar. dan Elya. PT Erman. Joko. Sebutkan dan terangkan tiga macam folder dalam sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan abjad! 4. Sistem penyimpanan yang digunakan olehToko “Serba Ada” adalah filing sistem abjad. Fransiska. Apakah yang dimaksud d engan label? Apa kegunaan label? Bagaimanakah cara membuat label? Berikan contohnya! 6. Pelajari hal -hal yang terkait dengan penyimpanan arsip dalam sistem tersebut.

Hormat saya. 3. 1. 2.Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003 Yth. Pasfoto. Pimpinan Toko “Serba Ada” Pasar Blok A Kavling 4 Lantai 3 Jl. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter. 12 Desember 75 : SMEA Jurusan Akuntansi : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua Permai Ciputat Jakarta Selatan Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut saya gambaran identitas saya sebagai berikut. Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan Bapak di harian Kompas kemarin. Anton Bahtiar Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 25 . Daftar riwayat hidup. 5. Jakarta Selatan Dengan hormat. Dalam hubungan itu saya mengajukan lamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga auditor di perusahaan Bapak. RS Fatmawati. Fotocopi ijazah dan transkrip nilai. lampirkan Atas perhatian dan pertimbangan Bapak. 4. Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut Nama Tempat/T anggal lahir Pendidikan Terakhir Alamat : Anton Bahtiar : Surabaya. saya ucapkan terima kasih. Surat keterangan berkelakuan baik dari polisi.

Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut Nama Tempat/T anggal lahir Pendidikan Alamat : Caterina Daud : Surabaya. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter. 5. saya ucapkan terima kasih. Pasfoto. Caterina Daud Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 26 . 4. 10 Maret 1976 : SMEA Jurusan Tata Niaga : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua Permai Ciputat Jakarta Selatan Sebagai bahan pertimbangan bagi bapak berikut saya lampirkan 1. 3 Jalan RS Fatmawati. Kavling 4 Lt. Dalam hubungan itu. Daftar riwayat hidup.Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003 Yth. Pimpinan Toko “Serba Ada” Pasar Blok A. Saya telah mem baca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan di harian Kompas kemarin. Surat keterangan dan kelakuan baik dari polisi. Fotokopi STTB SMEA. saya mengajukan lamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga pramuniaga di perusahaan Bapak. 2. Hormat saya. Jakarta Selatan Dengan hormat. Atas perhatian dan pertimbangan Bapak. 3.

Fotokopi STTB SMEA. Atas perhatian dan pertimbangan Bapak. Surat keterangan berkelakuan baik dari polisi. Jakarta Selatan Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut dilampirkan 1. Pimpinan Toko “Serba Ada” Pasar Blok A. 3. kami ucapkan terima kasih. 2.Hal : Lamar an Kerja 15 Maret 2003 Yth. Budi Waluyo Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 27 . Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut Nama Tempat/T anggal lahir Pendidikan Alamat : Budi Waluyo : Surabaya. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter. 5. Daftar riwayat hidup. Dalam hubungan itu saya mengajukan lamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga pembukuan di perusahaan Bapak. Kavling 4 Lantai 3 Jalan RS Fatmawati. Pasfoto. 1 Desember 1974 : SMEA Jurus an Akuntansi : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua Permai Ciputat. Hormat saya. Jakarta Selatan Dengan hormat. Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan Bapak di harian Kompas kemarin. 4.

Jakarta Selatan Dengan hormat. Dalam hubungan itu saya mengajukan lamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga administratif di perusahaan/ toko yang Bapak pimpin. Fotokopi STTB SMEA. Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan Bapak di harian Kompas kemarin. Nama Tempat/T anggal lahir Pendidikan Alamat : Fransiska : Surabaya. 12 Agustus 1975 : SMEA Jurusan Sekretaris : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua Permai Ciputat. Surat keterangan berkelakuan baik dari polri. Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut. Daftar riwayat hidup. Pasfoto. Atas perhatian dan dikabulkannya permohonan ini diucapkan terima kasih. 4. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter. Kavling 4 Lantai 3 Jalan RS Fatmawati. 2. 5. Pimpinan Toko “Serba Ada” Pasar Blok A. Hormat saya. Jakarta Selatan Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut dilampirkan 1. 3.Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003 Yth. Fransiska Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 28 .

Jakarta Selatan Dengan hormat. 12 Desember 1975 : SMEA Jurusan Tata Niaga : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua Permai Ciputat. Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan Bapak di harian Kompas kemarin. Dalam hubungan itu saya mengajukan lamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga pramuniaga di perusahaan Bapak. Atas perhatian dan dikabulkannya permohonan ini diucapkan terima kasih. Jakarta Selatan Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut dilampirkan 1.Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003 Yth. Pasfoto. Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut . Kavling 4 Lantai 3 Jalan RS Fatmawati. Daftar riwayat hidup. 4. Nama Tempat/T anggal lahir Pendidikan Alamat : Joko Purnomo : Surabaya. 3. Joko Purnomo Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 29 . Hormat saya. 2. 5. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter. Surat keterangan berkelakuan baik dari polri. Pimpinan Toko “Serba Ada” Pasar Blok A. Fotokopi STTB SMEA.

Pasfoto. 2. Atas perhatian dan pertimbangan Bapak saya ucapkan terima kasih. Surat keterangan berkelakuan baik dari polisi.Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003 Yth. 3. Kavling 4 Lt. saya mengajukan lamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga pramuniaga di perusahaan Bapak. Daftar riwayat hidup. Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut Nama Tempat/T anggal lahir Pendidikan Alamat : Elya Raharjo : Surabaya. 12 Oktober 1975 : SMEA Jurusan Tata Niaga : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua Permai Ciputat. Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan di harian Kompas kemarin. Dalam hubungan itu. 5. Elya Raharjo Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 30 . Pimpinan Toko “Serba Ada” Pasar Blok A. Jakarta Selatan Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut dilampirkan 1. Fotokopi STTB SMEA. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter. Jakarta Selatan Dengan hormat. 3 Jalan RS Fatmawati. Hormat saya. 4.

Dalam hubungan itu. Daftar riwayat hidup. 12 Oktober 1976 : SMEA Jurusan Tata Niaga : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua Permai Ciputat.Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003 Yth. 3. Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut Nama Tempat/T anggal lahir Pendidikan Alamat : Ambarwati : Surabaya. 2. Jakarta Sel atan Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut dilampirkan: 1. 5. Ambarwati Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 31 . Atas perhatian dan pertimbangan Bapak. Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan di harian Kompas kemarin. Pimpinan Toko “Serba Ada” Pasar Blok A. Kavling 4 Lt. saya mengajukan lamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga pramuniaga di perusahaan Bapak. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter. Surat keterangan berkelakuan baik dari polisi. 4. Jakarta Selatan Dengan hormat. 3 Jalan RS Fatmawati. saya ucapkan terima kasih. Pasfoto. Fotokopi STTB SMEA. Hormat saya.

J Q . dan folder di bawah ini.F.R W . Kunci Jawaban Formatif 1 Surat ditemukan pada filing cabinet (lemari berkas) pada laci.B A . guide (pemandu) . SURAT Ambarwati Bahtiar Anton Daud Caterina Fransiska Purnomo Joko Raharjo Elya Waluyo Budi KODE LACI FILING CABINET A .D E -F I .X GUIDE Am Ba Da Fr Pu Ra Wa FOLDER Am barwati Anton Bahtiar Caterina Daud Fransiska Joko Purnomo Elya Raharjo Budi Waluyo Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 32 .B C .

d. Serahkan arsip kepada orang yang memerlukannya. b. Cari arsip ke laci filing cabinet (lemari berkas) sesuai dengan kode arsip. folder/map. c. pena. g. 3. 2. Isi bon peminjaman. Teliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan temukan kodenya. a. Ambil arsip yang diminta. d. e. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 33 . Langkah Kerja a. format out guide (lembar isian peminjaman 1 folder arsip). e. odner (pengganti filing cabinet). penggaris penghapus/tip-ex). b. c. alat tulis -menulis (pensil. Tempatkan out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambil. atau h. Lembar kerja 1 PENEMUAN KEMBALI ARSIP YANG DISIMPAN 1. f. format bon peminjaman. Alat Agar latihan kegiatan dengan menggunakan job sheet (lembar kerja) ini berjalan dengan baik. g. Bahan Bahan yang diperlukan dalam kegiatan ini adalah sebagai berikut. contoh surat (sebagai arsip yang disimpan). f. Bergeraklah menuju tempat penyimpanan. stop map. stempel waktu. a. diperlukan alat seperti berikut. guide.G. format out sheet (lembar isian peminjaman 1 lembar arsip). b.

Nama Paulus Supardi Petrus Subarjo Engelbertus Situngkir Antonius Condromowo Theresia Elfrida Unit 1 Supardi Subarjo Unit 2 Paulus Petrus Pintamin Unit 3 Kode Su. Jo 2. Pa Su. An El. Th Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 34 . Sa. Nama orang Indonesia yang menggunakan nama babtis Nama orang Indonesia yang menggunakan nama babtis pengindeksannya dilakukan dengan mengutamakan nama diri yang kemudian diikuti oleh nama babtisnya. membuat kartu indeks dari surat atau berkas yang ada 3. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 2 Setelah mempelajari modul ini dengan tuntas tentang peraturan mengindeks. Dh Pa.2. Nama orang Indonesia pada umumnya Nama orang Indonesia yang tidak menggunakan nama keluarga (marga) diindeks urut dari belakang. Nama Jarwo Ismanto Dhuwung Sangkelat Krisse Adek Pamor Josh Sabuk Inten Unit 1 Ismanto Sangkelat Pamor Inten Unit 2 Jarwo Dhuwung Adek Sabuk Krisse Josh Unit 3 Kode Is. Uraian Materi 2 Mengindeks Nama Orang 1. Berikut ini dikemukakan contoh penerapan kaidah itu. Pe Pintamin Situngkir Engelbertus Si. Berikut ini dikemukakan contoh penerapan kaidah ini. memberi kode pada surat atau berkas yang ada. Ja Sa. Anda diharapkan dapat: 1. Ad. Kegiatan belajar 2: Peraturan Mengindeks a. b. Kr In. Condromowo Elfrida Antonius Theresia Co. mengindeks surat atau berkas yang ada 2. En Pi.

Hanya nama-nama yang tidak disingkat yang diindeks dan dikode. M. Nama singkatan yang tidak diketahui kepanjangannya Jika nama yang diindeks mempergunakan singkatan. singkatan itu ditulis kepanjangannya dan diindeks menurut ketentuan yang telah dikemukakan di atas. Unit 3 I.3. W. Tw. Sw. Gu. Up Si. Ti. D. Na Si. Tw. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 35 . singkatan tersebut tidak perlu diperhatikan. Ng. Ro Upih Kumukus Pa. Nama orang Indonesia yang diikuti nama marga Nama orang Indonesia yang mencantumkan nama marga pengindeksannya dilakukan dengan mengutamakan nama marganya. Supini Sw. Nama singkatan yang diketahui kepanjangannya Apabila nama seseorang didahului atau disertai oleh nama singkatan dan singkatan itu diketahui kepanjangannya. Gusti Angrumsari M. Berikut ini dikemukakan contoh penerapan kaidah itu. Tu. D. Kode Qu.D. 5. Nama Singobarong Rajaguguk Kholo Nadah Siahaan Ronkenduru Situngkir Tilam Upih Pardede Lingtang Kumukus Sinaga Unit 1 Rajaguguk Siahaan Situngkir Pardede Sinaga Unit 2 Singobarong Kholo Ronkenduru Tilam Lingtang Unit 3 Kode Ra. Ku 4. I. M. Sw. An. Li. Berikut ini dipaparkan contoh penerapan kaidah itu. Berikut ini dikemukakan contoh penerapannya. Nama Ngungrum Qurani I. Su. Unit 1 Qurani Angrumsari Ismanto Tutik Supini Unit 2 Ngungrum Gusti Tw. Si Nadah Si. Ismanto Tutik W. Kh. Singkatan tersebut langsung menjadi indeks dan dikode. Is. W.

Jo. Anderson Unit 1 Bush Franklin Brown Terry Anderson Unit 2 John Thomas Sue George Frank Unit 3 W D F R S (Dr.H) (R. Sinom Robyong KH. Ph. Su. Su Dh. R. Um Gu. Wijaya Kusuma Ir. S. Frank S. Gelar diindeks dan diletakkan di belakang nama dengan diberi tanda kurung. Bush Thomas D.A) (Ny) Unit 3 (Jend. Ag Su. b. singkatan. A. c.) Kode Bu. Kiai Haji. Nama John W. Franklin Sue F. R. MA. Guefuri Unit 1 Susastro Widodo Dharma Sutoyo Guefuri Unit 2 Riyanto Eko Agus Umar Abdullah Unit 3 Slamet Suparno Kode Su.R. F Te. Terry Dr. (K.) Se. Ge. dll. e. Bedande.Tubagus. Nama Jend.) Kode Ku.D. dll.A. Kapten. W Fr.Ek. Nama orang Eropa Nama orang Eropa dapat diindeks dengan memakai nama belakangnya.Krt. (Ny) 7. Wi. Sempono R. Gelar Rumah tangga: Tn. dll. Sombro Unit 1 Kusuma Robyong Sempono Tilamsari Sombro Unit 2 Wijaya Sinom (K. Andi. Gelar Kepangkatan: Jenderal. Sl Wi. Fr. D Br. Dr. BA. d. SH. a. Nama Gelar Macam macam gelar yang kita ketahui adalah sebagai berikut. nama pertama.) Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 36 . Biksu.A. (Jend.P. R An.) (Ir. Mayor. Ir. Berikut ini dikemukakan contoh penerapannya. Gelar Keagamaan: Haji. dll. Eko Widodo A. Ab 6. (R. Dr. Pendeta. Drs. Gelar Kesarjanaan: Prof.H. Th. Ri. (Ir. Pastur. Tilamsari Ny. Brown George R. Nn.Nama Slamet Riyanto S. Berikut ini dikemukakan c ontoh penerapannya. MSi. Gelar Kebangsawanan: G. S (Dr.) Ro.H) Ti. atau nama tengah. Dharma Umar S. Sersan.A) So. Si. Ny.

Berikut ini dikemukakan contoh penerapan kaidah ini. Dela. D’. Pt Kode Te. He Oh. Ma 10. Berikut ini dikemukakan contoh penerapan kaidah ini. Des. He De. Van. Fe Da. Di. Ma.8. Ha. Pe Lo. Cv Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 37 . kemudian dari badan hukumnya. Nama Koperasi Tegak PT Indocement CV Buana Harta Unit 1 Tegak Indocement Buana Harta Unit 2 Koperasi Perseroan Terbatas Commanditer Venootschap Perum Telkom PT Jasa Marga Telekomunikasi Jasa Marga Perusahaan Umum Perseroan Terbatas Te. Je Sm. le. Pe Ja. Mac. Ko In. Nama orang Eropa yang menggunakan kata penghubung Nama orang Eropa yang menggunakan kata penghubung dapat diindeks dan dikode sebagai satu kata/satu unit. dan Van der dapat diindeks dengan cara menjadikan awalan sebagai satu kesatuan dengan nama keluarga. Berikut ini dikemukakan c ontoh penerapan kaidah ini. la. Pt Bu. Nama Henry Van Houten Ferira O’Hara Sandro Da Lavenna Henry Mac Kenzie Mark Dela Ko zwseva Unit 1 Van Houten O’Hara Da Lavenna Mac Kenzie Dela Kozwseva Unit 2 Henry Ferira Sandro Henry Mark Unit 3 Kode Va. Nama orang Eropa yang diikuti dengan awalan Nama orang Eropa yang menggunakan awalan A’. Nama Jenny Duft-Frank Peter Smith-White Jane Loper-Tiana Unit 1 Duft-Frank Smith-White Loper-Tiana Unit 2 Jenny Peter Jane Unit 3 Kode Du. Ja 9. Nama perusahaan Nama perusahaan dapat diindeks dari nama badan usaha/ perusahaan terlebih dahulu. Sa Ma. De. Du.

Nama Pabrik Rokok 555 Fa. Ob (toko) Su. Nama perusahaan yang menggunakan angka Nama perusahaan/badan usaha yang menggunakan angka. 45 PT. ditulis lengkap dan dijadikan sebagai tanda pengenal utama. nama orang tersebut diindeks sesuai dengan peraturan mengindeks nam a orang. (Taman) Unit 2 Kode Fa (Rumah Sakit) Su. Nama Rumah Sakit Fatmawati Unit 1 Fatmawati (Rumah Sakit) Yayasan Sudirman Sudirman (Yayasan) Universitas Taruma Negara Negara Taruma (Universitas) Toko Obat Boike Taman Suropati Boike Suropati Obat (Toko) Taman Ne. Berikut ini dikemukakan contoh penerapan kaidah ini. ( Firma) Ti. (Pabrik) Em. Kemudian. Tiga Roda Unit 1 Triplefive Empat-Lima Tiga Roda Unit 2 Rokok (Pabrik) Firma Perseroan Terbatas Kode Tr. Se. Ro. pengideksannya dilakukan dengan menjadikan nama orang tersebut sebagai kata pengenal utama. Ta (Universitas) Bo. Nama badan usaha yang menggunakan nama orang Pada badan usaha yang menggunakan nama orang. Ro (Perseroan Terbatas) The 90 club Toko Sepatu 55 Ninety Lima-lima Club Sepatu (Toko) Ni. Berikut ini dikemukakan contoh penerapan kaidah ini.11. Cl Li. (Yayasan) 12. (Toko) Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 38 .

Berikut ini dikemukakan contoh penerapan kaidah ini. Co Ke. Dewan Partai Nasional Indonesia Br Gi Dp Pn Kode 15. dan badan sosial kemasyarakatan yang menggunakan singkatan Nama badan usaha jasa. Nama perusahaan/badan usaha yang menggunakan kata depan atau kata penghubung Nama perusahaan/badan usaha yang menggunakan kata partikel dari. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 39 . pada. Nama BRI GIA DPR PNI Unit 1 Bri Gia Dpr PNI Unit 2 Rakyat. dan badan sosial kemasyarakatan yang menggunakan singkatan boleh diindeks dengan nama singkatannya. niaga. kata partikel diindeks dengan me letakkannya dalam tanda kurung yang mengikuti kata depannya. Bank Garuda Indonesia Airways Perwakilan. Indonesia. Berikut ini dikemukakan contoh penerapannya.13. Pe 14. Rakyat. Pe Kode Ce. Nama CTC PJKA Unit 1 Central Trading Kereta Api Unit 2 Company Perusahaan Jawatan KUD Unit Desa (koperasi) Un. niaga. Berikut ini dikemukakan contoh penerapannya. baru diindeks. dan. Nama badan usaha jasa. (koperasi) Perum Telkom Telekomunikasi Perusahaan Umum Te. Nama perusahaan yang menggunakan singkatan Nama perusahaan/Badan Usaha yang menggunakan singkatan ditulis kepanjangannya terlebih dahulu.

(Kedutaan) (Kedutaan Besar) Besar Brunai Brunai Darusalam Kerajaan (Kedutaan Besar) Au.Ra Ka. Nama Kedutaan Unit 1 Besar Dominika Unit 2 Republik Unit 3 (Kedutaan) Kode Do. De Pendidikan Tinggi Dinas umum Kantor Urusan Agama Pekerjaan Pekerjaan Umum Urusan Agama Kantor Ur. Berikut ini dikemukakan contoh penerapannya. Au. di Pe. (Kedutaan Besar) Br. Nama Departemen Kehutanan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Direktoran Jenderal Dinas Pe. nama negara Nama kedutaan dan nama negara dijadikan sebagai kata tangkap utama dalam pengindeksan dan pengodean.Co Ta. Nama instansi/badan pemerintah Nama departemen.ka. direktorat jenderal. Ka Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 40 . Nama kedutaan besar. Di Unit 1 Kehutanan Unit 2 Departemen Kode Ke. dan sejenisnya. (Kedutaan Besar) Republik Dominika Kedutaan Australia Kedutaan Kerajaan Darusalam Besar Australia 17. 16.Nama Sudarpo and Co Fa. dapat diindeks sebagai berikut. Tanti dan Ranti Perusahaan Kayu dari Kalimantan Unit 1 Sudarpo (and) Tanti (dan) Kalimantan Unit 2 Company Ranti Kayu (dari) Perusahaan Perusahaan Kode Su.

Nama Unit 1 Unit 2 Pemerintah Tingkat I Kabupaten Kecamatan Kelurahan Rukun Warga Kode Daerah Ri. Ba Kepegawaian Kepegawaian 19. De Unit 1 Unit 2 Negara Badan Kode Ke. Ke Ng.18. Berikut ini dikemukakan contoh penerapannya. Ru Pemerintah Daerah Tingkat I Riau Riau Kabupaten Gunung Kidul Gunung Kidul Kecamatan Kjarangmojo Kelurahan Gedangrejo Rukun Warga Ngangkruk Karangmojo Gedangrejo Ngangkruk PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP 1. Ne. Badan Pemerintah Daerah Badan pemerintah dapat diindeks dengan kata tangkap utama. Pe Gu. Ag. Ra. Nama Badan Negara Dewan Rakyat Dewan Pertimbangan Pertimbangan Agung Agung Dewan Pe. Lembaga negara dan lembaga pemerintah non departemen Nama lembaga Negara dan lembaga pemerintah non departemen dapat diindeks sebagai berikut. yang menyangkut nama tempat. Persiapan Kegiatan yang penting sebelum melakukan penyimpanan arsip yang menggunakan filing sistem abjad adalah persiapan peralatan yang akan digunakan dalam penyimpanan arsip Peralatan yang perlu disiapkan antara lain adalah sebagai berikut. yang diikuti oleh bentuk atau tingkatnya. kota atau daerah. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 41 . Ke Ge. Ka Ka. De Perwakilan Perwakilan Rakyat Dewan Pe.

C D . guide (pemandu) A B A = TAB B = Pembatas c. label A . folder d. filing cabinet (lemari berkas) b.a.F Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 42 .

e. kartu indeks B Nama Nomor Surat Tanggal Surat Kode Surat : : : : Budiman 99/I/01 18 Oktober 2002 KP(Kepegawaian) g. rak penyortir f. Laci Kartu Indeks A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S E U V W X Y Z Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 43 .

a. Untuk lebih jelasnya Anda dapat melihat gambar berikut ini. di unit kerja masing-masing (desentralisasi) atau campuran.C. Ac. b. Ab. Penampungan Hal tersebut tidak pelaksanaanya harus tetap sama. A D - C F M P .Y Laci filing cabinet dalam filing sistem abjad 3. Laci pertama pada lemari berkas diberi guide mulai dari A sampai dengan abjad yang diperlukan. Dalam sistem penyimpanan ini arsip bisa disimpan di pusat arsip (sentralisasi).2. Langkah-langkah Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan alfabetis harus dilakukan dengan pengetahuan dan pemahaman.U J .L V . misalnya Aa.O . laci kedua berisi guide D – F dan seterusnya. menjadi masalah. Cara Menyusun Perlengkapan Penyusunan perlengkapan dapat dilakukan sebagai berikut. Ad. Apabila frekuensi arsip masih sangat sedikit.R G - I S . a. satu laci bisa dipergunakan untuk beberapa guide. Berikut Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 44 . Di belakang guide terdapat folder yang jumlahnya tergantung per abjad yang diperlukan. misalnya laci pertama berisi guide A . karena setiap kesalahan akan memakan banyak biaya. tetapi prosedur ini dikemukakan proses penyimpanan tersebut.

(2) (3) Dalam arsip korespondensi. Proses ini disebut pengindeksan atau pengklasifikasian. c. Petugas arsip harus memastikan bahwa arsip tersebut (1) ditangani dengan hati-hati. Penentuan indeks berarti pemberian nama sebagai dasar penyimpanan. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 45 . Pengindeksan Arsip yang siap disimpan dapat diindeks sesuai dengan asal arsip. dan hasil penerimaan dari unit sendiri . dan hasil penerimaan dari luar unit dikumpulkan diproses untuk disimpan. Proses ini disebut penompangan. Sebelum disimpan. Arsip tidak akan disimpan sebelum isinya dicatat oleh petugas yang berwenang.Arsip hasil penciptaan sendiri. b. dan (2) dicatat sesuai dengan tanggal yang tepat. Apalagi bila arsip tersebut sampai tidak ditindak lanjuti oleh pejabat yang berwenang. Penyimpanan arsip sebelum dicatat akan menyebabkan kesalahan yang tidak dapat diperbaiki dan mer ugikan kegiatan perusahaan. beberapa aturan di bawah ini perlu diperhatikan. Penelitian Arsip yang telah terkumpul itu diteliti sehingga ditemukan tanda bahwa arsip siap disimpan. (4) Jika surat tidak mempunyai kepala surat. kepala surat itu tidak digunakan sebagai kode penyimpanan. Agar pemberian indeks dilakukan dengan tepat. Apabila kepala surat tidak memuat alamat penulis atau hubungan bisnis si penulis. terlebih dahulu arsip itu dibaca untuk menentukan tempat penyimpanannya. kode penyimpanan surat dapat menggunakan nama penanda tangan. nama kepala surat sering digunakan untuk permintaan arsip. Maka prosedur pertama yang harus dilakukan adalah “pastikan arsip yang akan disimpan tersebut telah memenuhi aturan penyimpanan yang telah disetujui oleh penanggungjawabnya”. (1) Nama yang digunakan adalah nama yang paling sering digunakan dalam pencarian arsip.

Jika pokok masalah digunakan dalam penyimpanan sistem alfabetis. penentuan kode itu harus diklarifikasikan kepada pembuat surat tersebut. (6) (7) Untuk surat keluar. d. sedangkan nama yang lain dipakai sebagai rujuk silang. pembuatan rujuk silang dilakukan saat itu juga. Pengkodean Hasil pengindeksan arsip dapat menjadi kode yang berfungsi sebagai dasar penyimpanan arsip tersebut. Pada saat pemberian kode Anda harus berhati-hati dan 46 Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad .(5) Jika nama perusahaan sama pentingnya dengan nama penanda tangan. arsip akan diberi tanda atau kode tempat penyimpanan. Pemberian kode yang tepat akan menghemat waktu pada saat Anda akan menyimpan kembali arsip. nama orang/organisasi harus tampak pada arsip tersebut. (8) (9) Pada surat tembusan nama penulis digunakan sebagai dasar penyimpanan. nama yang penting adalah nama pada alamat dalam. nama atau masalah tersebut dapat digunakan sebagai kode dalam penyimpanan. (12) Jika ada dua nama yang sama pentingnya. Petugas harus menulis subjek tersebut pada sudut kanan atas. pilihlah nama perusahaan yang dijadikan kode penyimpanan. nama perusahaan dipakai sebagai kode penyimpanan. Jika arsip sudah siap disimpan. pilihlah salah satu dari nama itu. Pengodean dapat diartikan sebagai pemberian tanda pada arsip yang mengindikasikan penyimpanannya dalam file. (10) Jika nama atau masalah yang ada di dalam arsip tersebut dianggap paling penting. seperangkat aturan dalam penyimpanan alfabetis harus diikuti. Apabila ada kata yang penting. Agar Anda dapat memberi kode yang tepat. Jika hal tersebut telah dilakukan. petugas sudah dapat membaca sekilas atau mengindeks isi surat untuk konfirmasi pemberian kode tersebut. Jika nama individu dan nama perusahaan tercantum pada alamat dalam. (11) Jika ada masalah yang membingungkan Anda dalam menentukan nama yang terpenting.

e. Apabila kegiatan penyortiran ditunda hingga kegiatan pemberian kode selesai . Penyortiran itu dapat diartikan sebagai tindakan menyusun berkas secara abjad atau numerik. f. Penyortiran sangat penting dilakukan secepatnya setelah pemberian kode dan pembuatan rujuk silang. berarti kehilangan arsip waktu. Penyortiran Setelah ditetapkan kodenya. dan ketenangan sewaktu pencarian arsip. Di sebagian besar instansi. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 47 . penyortiran merupakan langkah awal sebelum dilakukan pemberkasan. yaitu kegiatan menempatkan berkas di dalam tempat penyimpanannya.konsisten. dan seterusnya. arsip akan bertumpuk secara tidak teratur. berkas itu langsung disortir sesuai dengan tempat kelompok yang sama. Singkirkan benda yang merusak arsip seperti pin. pengelompokan D-E-F menjadi satu. Oleh sebab itu arsip segera disortir secara garis besar (rough sorting) menjadi yang dikelompokkan secara alfabetis. Sebagai contoh penyortiran adalah pengelompokan A-B-C menjadi satu. Penyimpanan dilakukan dengan memperhatikan hal -hal berikut. Setelah dikelompokkan ke bagian masing-masing. Kegiatan ini selanjutnya disebut fine sorting . berarti Anda melakukan pekerjaan dua kali. a. uang. Hal itu memakan waktu dan tenaga yang lebih banyak setelah berkas diberi kode. berkas siap disimpan dan dipindahkan ke tempat penyimpanan. arsip disortir sesuai dengan kode penyimpanan. Apabila anda lakukan secara tergesa-gesa. agar pemberkasan tidak tertunda. dan klip. Penyimpanan Kegiatan penyimpanan adalah kegiatan yang sangat penting di dalam kegiatan kantor. hal itu hanya akan berakibat kesalahan. Jika kegiatan penyortiran ditunda hingga semua kegiatan pemberian kode selesai. Arsip itu dipisahkan berdasarkan kelompok alfabetisnya itu masing-masing untuk penyimpanan sementara. Kesalahan penyimpanan.

Banyak kantor yang mempunyai tempat penyimpanan arsip. selalu menyortir arsip sebelum disimpan. 4. c. tab tersebut akan rusak dan arsip akan terselip di luar folder. e. seperti halnya yang dilakukan pada penataan di folder campuran. mengetahui pentingnya pembuatan tanda pengenal pada sistem penataan secara alfabetis. arsip aktif dan arsip yang paling banyak digunakan biasanya disimpan pada laci bagian tengah. d.b. Ketika arsip diambil dari tempat penyimpanan folder dibuka seperti membuka buku dari tepi tab ke arah kanan yang dibuka langsung pada posisi siap dibaca. Selalu tempatkan arsip-arsip paling baru di posisi paling atas pada folder individu sehingga ketika folder dibuka. mahir menyiapkan atau membuat rujuk silang. sebaiknya tarik folder ke atas dahulu. tidak berdasar penting tidaknya isi arsip. Arsip yang diambil (dipinjam) ketika dikembalikan harus disusun secara kronologis semacam itu. Petugas penyimpanan arsip adalah orang yang 1. Oleh karena itu. 5. membuat kode arsip secara teliti. Tatalah arsip yang disimpan dalam folder masalah/sub jek (application folder) berdasarkan alfabetis. Sebelum arsip dimasukkan dalam folder. arsip paling tua ada di paling belakang. Tempatkan setiap arsip pada folder dengan maka bagian atas di sebelah tepi kiri. memahami dan bisa menerapkan aturan pengindeksan secara alfabetis dengan baik. kemudian berdasar tanggal. 3. Jika Anda menarik folder dengan memegang tab secara terulang terus-menerus. dan memanfaatkan keuntungan penggunaan peralatan baku untuk penyimpanan secara baik. dengan empat atau lima laci yang sulit dijangkau oleh petugas. 2. Arsip inaktif dan arsip yang jarang dipakai ditempatkan pada laci paling atas dan paling bawah. Anda sebaiknya menghindari menarik folder dengan memegang tab. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 48 . mengetahui.

Cari lah arsip ke laci filing cabinet (lemari berkas) sesuai dengan kode arsip. Isilah bon peminjaman. Serahkan arsip kepada yang memerlukan. e. Bergeraklah atau berjalanlah menuju tempat penyimpanan. Prosedur penemuan kembali arsip yang disimpan Penemuan kembali arsip filing sistem abjad dapat dilakukan langsung ke tempat penyimpanan. 2. b. 3. agar pemberkasan tidak tertunda. (1) Telitilah arsip yang diminta atau yang akan dicari Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 49 . Penemuan kembali arsip filing sistem abjad dapat dicari langsung ke tempat penyimpanan. Penyortiran sangat penting dilakukan secepatnya setelah pemberian kode dan pembuatan rujuk silang. Langkah-langkah penemuannya kembali adalah sebagai berikut. a) Rangkuman 2 1. Dalam sistem abjad.sehingga hal itu dapat membantu mencapai keberhasilan dalam efisiensi sistem penyimpanan secara alfabetis. Ambillah arsip yang diminta. dan seterusnya. 4. c. Telitilah arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya. penyortiran. dan penyimpanan. Langkah-langkah penyimpanan arsip adalah penampungan. pengkodean. a. penelitian. 4. Langkah-langkah penemuannya kembali dapat dikemukakan sebagai berikut. pengelompokan D-E-F menjadi satu. pengindeksan. berkas l angsung disortir sesuai dengan tempat kelompok yang sama. pengindeksan yang dilakukan terhadap suatu surat dilakukan dengan memperhatikan nama-nama penulis surat atau lembaga yang menulis surat itu. Tempatkanlah out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambil. f. d. Setelah berkas diberi kode. g. Sebagai contoh penyortiran adalah pengelompokan A-B-C menjadi satu.

bantulah petugas arsip untuk melakukan penyimpanan surat pada hari ini. Jangan lupa membuat dan mengisi kartu peminjaman untuk surat yang Anda cari tersebut. Nama Sibaran Rajagugguk Nadia Siahaan Ronkenduru Situngkir Pardos Haris Pardede Johan Sinaga Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode 50 . (3) Bergeraklah menuju tempat penyimpanan.dan ditemukan kodenya. sesuai dengan prosedur yang telah Anda pelajari. 2. Apakah tata usaha di sekolah Anda menggunakan sistem abjad untuk mengelola arsipnya? Jika ya. Gunakan saja surat-surat pada tugas nomor 1 di atas sebagai bahan. Pakailah kembali contoh surat yang ada di tes formatif 1. Datanglah ke kantor-kantor instansi di sekitar sekolah Anda atau ke kantor TU atau perpustakaan sekolah Anda secara berkelompok (3-5 orang). pelajarilah sistem apa yang digunakan untuk mengelola arsipnya. (7) Serahkanlah arsip kepada yang memerlukan. Tuliskan pula kode surat itu masing-masing. (6) Letakkanlah out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambil. (2) Isilah bon peminjaman. Catatlah secara detail mengenai hal-hal yang terkait dengan itu. (5) Ambillah arsip yang diminta. 3. c) Tes formatif 2 1. Bagaimanakah prosedur penemuan kembali sebuah surat? Coba Anda praktikkan. (4) Carilah arsip ke laci filing cabinet (lemari arsip) sesuai dengan kode arsip. Buatlah kartu indeks. Diskusikan hasil pengamatan A nda di kelas. b) Tugas 2 1. Susunlah indeks nama orang yang disertai nama keluarga menurut klasifikasi abjad di bawah ini. Jika tidak. kemudian isilah kartu indeks tersebut sesuai dengan surat-surat yang ada.

Sempono R. Nama Jend. Si. Ha Si.A) So. (Ir. (Ny) Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 51 .2. Tilamsari Ny. Tilamsari Ny.) Kode Ku.) Se. Na Si. (Jend.H) Ti. Si Si. Susunlah indeks nama orang yang disertai dengan gelar menurut klasifikasi abjad di bawah ini. Wijaya Kusuma Ir. (R.A. Wijaya Kusuma Unit 1 Kusuma Unit 2 Wijaya Unit 3 (Jend. Sinom Robyong KH.A. Sinom Robyong KH. (K. Pa. Ro Pa.) Ir.) Ro. Sombro Robyong Sempono Tilamsari Sombro Sinom (K. Nama Sibaran Rajagugguk Nadia Siahaan Ronkenduru Situngkir Pardos Haris Pardede Johan Sinaga Sinaga Johan Unit 1 Rajagugguk Siahaan Situngkir Pardede Unit 2 Sibaran Nadia Ronkenduru Pardos Haris Unit 3 Kode Ra. Jo Kunci Jawaban 2.H) (R.A) (Ny) (Ir. Sempono R. Nama Jend. Sombro Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode d) Kunci Jawaban Formatif 2 Kunci Jawaban 1. Wi.

c. e. Tentukan unit sesuai dengan jenis nama. pena. b. 4) alat tulis-menulis (pensil. 5) stop map. Alat Agar latihan kegiatan dengan menggunakan job sheet (lembar kerja) ini berjalan dengan baik diperlukan alat yang antara lain sebagai berikut. penggaris penghapus/tip-ex). 2) format pengindeksan. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 52 . Bahan Bahan yang diperlukan dalam kegiatan ini adalah a. b. Langkah Kerja a. b. 1) nama orang (nama pelanggan). format indeks. contoh surat yang memuat nama pelanggan. d. 3) contoh format dan isian cara mengindek. c.e) Lembar kerja 2 Pengindeksan Nama a. Pilahlah nama-nama sesuai dengan jenisnya. Lakukan pengindeksan. Serahkan hasil indeks kepada petugas penyimpan. Telitilah nama pelanggan.

Lima macam gelar yang sering dipersoalkan dalam pengindeksan. Tubagus. kartu indeks 2. Biksu. Tilamsari Ny. dll. Wijaya Kusuma Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode Ir. rak penyortir f. Ph. a. Gelar kepangkatan : Jenderal. dr. Gelar kesarjanaan : Prof. Dr. Bedande. Sebutkan dan beri contoh macam-macam gelar dalam mengindeks filing sistem abjad! 3. Pendeta.D. Drs. MSi. Sebutkan dan jelaskan prosedur penemuan kembali arsip dalam filing sistem abjad! 4. Sebutkan peralatan yang diperlukan dalam filing sistem abjad! 2. Gelar kebangsawanan : GPH. Krt. Sombro Kunci Jawaban Evaluasi 1. Mayor. BA. dll. Andi. Peralatan yang perlu disiapkan antara lain adalah a. d.BAB III EVALUASI Lembar Evaluasi Jawab Pertanyaan dengan singkat dan benar! 1. Sersan. c. Sebutkan kerugian dalam menggunakan filing sistem abjad! 6 Susunlah indeks nama orang yang disertai dengan gelar menurut klasifikasi abjad di bawah ini! Nama Jend. Sinom Robyong KH. Kyai Haji. RA. MA.A. e. Gelar keagamaan : Haji. dll. b. dll. Pastur. Sebutkan keuntungan menggunakan filing sistem abjad! 5. Gelar rumah tangga : Tn. Gelar diindeks di belakang nama dengan diberi kurung Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 53 . SH. guide c. Sempono R. Ir. folder d. Ny. RR. Kapten. label e. Nn. filing cabinet b.

Dengan penggunaan warna dalam pengodean. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 54 . d. Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika Anda tidak mengikuti aturan secara konsisten. j. b. Ambillah arsip yang diminta. Telitilah arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya.3. Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami. Keuntungan arsip filling system abjaad a. Langkah-langkah penemuan kembali arsip dapat dikemukakan sebagai berikut. Penemuan kembali arsip filing sistem abjad dapat dilakukan langsung ke tempat penyimpanan. Kita dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya. karena semua berkas ditata berdasarkan nama. Surat yang berkaitan asal usulnya memberkas jadi satu dan jarang terpisah. a. Isilah bon peminjaman. Serahkan arsip kepada yang memerlukan. Kerugian arsip filing system abjad a. kesalahan pada penempatan akan mudah diketahui. Letakkanlah out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambil. Bergeraklah menuju tempat penyimpanan. Peralatan/perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana. c. Pelaksanaannya lebih murah. f. e. Orang lebih mudah menemukan berkas berdasarkan nama. yaitu sesuai dengan kesamaan abjad. Rujuk silang sangat mudah diterapkan jika mengikut prosedur atau petunjuk yang ada. c. i. Carilah arsip ke laci filing cabinet sesuai kode arsip. b. Arsip hanya memerlukan satu kali penyortiran. h. g. 4. d. Kesalahan berkas mudah dicek di tempat berkas dengan abjad yang sama/serangkai. f. 5. e. jika penyimpanannya didasarkan nama. g.

Kesalahan penyimpanan merupakan hal yang tidak aneh jika tidak ada aturan yang dianut. khususnya jika penambahan memakan tempat dalam satu bagian berkas sehingga berkas akan kehabisan tempat. Wi. Si. khususnya jika ejaannya sama. i. (Ir. g. (K.) Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 55 . f.) Se. (Ny) Unit 1 Kusuma Unit 2 Wijaya Unit 3 (Jend. Sombro Robyong Sempono Tilamsari Sombro Sinom (K. e. Berkas/arsip berdasar nama sangat mudah dilihat dan diketahui oleh orang yang berniat tidak baik sehingga dari segi keamanan kurang baik. Rujuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh/sesak. d. tersimpan jadi satu.b. 6.H) Ti. Memindahkan atau menghapuskan berkas yang sudah lama amat sulit atau jarang dilakukan sehingga arsip yang tidak berguna tetap. Nama yang sama mungkin membingungkan orang. Sempono R.H) (R. Pengindeks an nama orang yang disertai dengan gelar dilakukan menurut klasifikasi abjad Nama Jend. h. Sinom Robyong KH. Tilamsari Ny.A) So.) Kode Ku.) Ro. Penambahan berkas akan menyebabkan masalah. Kita m udah mengubah beberapa al fabet dalam surat sehingga serangkaian pemberkasan tidak sesuai aturan. (R. Pemberian label pada volder memakan banyak tenaga. c.A) (Ny) (Ir. untuk menyelipkan guide dan foldernya.A. Wijaya Kusuma Ir. (Jend. atau semua orang membuat aturan sendiri-sendiri.

apabila Anda telah menyelesaikan kompetensi tertentu. Apabila Anda telah menyelesaikan seluruh evaluasi dari setiap modul. Anda berhak untuk melanjutkan ke topik/modul berikutnya. Mintalah kepada guru/instruktur untuk melakukan uji kompetensi dengan sistem penilaian yang dilakukan langsung oleh pihak dunia industri atau asosiasi profesi yang berkompeten. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 56 . Selanjutnya.BAB IV PENUTUP Setelah menyelesaikan modul ini. Anda berhak mendapatkan sertifikat kompetensi ya ng dikeluarkan oleh dunia usaha industri atau asosiasi profesi di bidang administrasi bisnis. Anda berhak mengikuti tes praktik untuk mengetahui penguasaan Anda terhadap kompetensi yang telah Anda pelajari. hasil tersebut dapat dijadikan sebagai penentu pemenuhan standar kompetensi tertentu dan apabila memenuhi syarat. Apabila berdasarkan hasil evaluasi dalam modul ini Anda dinyatakan memenuhi syarat kelulusan. hasil yang berupa nilai dari guru/instruktur atau berupa portofolio dapat dijadikan sebagai bahan verifikasi oleh pihak industri atau asosiasi profesi.

Jakarta: Bhatara Karya Aksara. Zulkifli Amsyah. Jakarta: Gramedi a Pustaka Utama. The Liang Gie. Surabaya: Nurcahya. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Kearsipan. 2003. Sistem Penyimpanan Arsip dan Penemuan Arsip. Sri Widayati. Manajemen Arsip Dinamis . Record Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran. Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan di lingkungan Depdikbud.N. Sulistyo Basuki. 1979. Bandung: Titian Ilmu. Jakarta: Gramedia. Engelbertus Martono. Kamus Bahasa Indonesia. Manajemen Kearsipan . 2003. Maulana M. 1999. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan 1984. 1981. Jakarta. 1982. Syamsul Anwar . Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 57 . 2000. Jakarta: PPPG Kejuruan. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Karya Utama.DAFTAR PUSTAKA Biro Tata Usaha Depar temen Pendidikan dan Kebudayaan 1995. Kamus Administrasi Perkantoran.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->