Kode Modul: SEK.25.E.

6

MENGELOLA DOKUMEN DENGAN SISTEM ABJAD

Penyusun :

Eddy Roesdiono

Editor Kristansi PW Teguh Budi Karyanto

Penyunting Bahasa S. Amran Tasai

DIREKTORAT PENDIDIKAN MENENGAH KEJURUAN DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL 2004

Kode Modul: SEK.25.E.6

Mengelola Dokumen dengan dokum dokumen en abj abj ad

Sistem ABJAD

abj abjad

aBcDef
DIREKTORAT PENDIDIKAN MENENGAH KEJURUAN DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL 2004

K ode Modul: SEK..25.E.6: Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas karunia dan hidayah-Nya, sehingga kami dapat menyusun bahan ajar modul manual Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen, Program Keahlian Sekretaris/Administrasi Bisnis. Modul yang disusun ini menggunakan pendekatan pembelajaran berdasarkan kompetensi, sebagai konsekuensi logis dari Kurikulum SMK Edisi 2004 yang menggunakan pendekatan kompetensi (CBT: Competency Based Training). Sumber dan bahan ajar pokok Kurikulum SMK Edisi 2004 adalah modul, baik modul manual maupun interaktif dengan mengacu pada Standar Kompetensi Nasional (SKN) atau standardisasi pada dunia kerja dan industri. Modul ini, diharapkan dapat digunakan sebagai sumber belajar pokok oleh peserta didik untuk mencapai kom petensi kerja standar yang diharapkan oleh dunia kerja dan industri. Modul ini disusun melalui beberapa tahapan proses, yakni mulai dari penyiapan materi modul, penyusunan naskah secara tertulis, kemudian disetting dengan bantuan alat -alat komputer, ser ta divalidasi dan diujicobakan empirik secara terbatas. Validasi dilakukan dengan teknik telaah ahli (expert-judgment ), sementara uji coba empirik dilakukan pada beberapa peserta didik SMK. Diharapkan modul yang telah disusun ini dapat dijadikan bahan dan sumber belajar yang berbobot untuk membekali peserta didik kompetensi kerja. Namun, karena dinamika perubahan di dunia industri terjadi begitu cepat, kami masih akan selalu meminta masukan dari segala pihak untuk bahan perbaikan atau revisi agar modul ini selalu relevan dengan kondisi lapangan. Pekerjaan berat ini dapat terselesaikan, tentu dengan banyaknya dukungan dan bantuan dari berbagai pihak.. Dalam kesempatan ini, kami ucapkan terima kasih dan penghargaan yang sebesar -besarnya kepada berbagai pihak, terutama tim penyusun modul (penulis, editor, tenaga komputerisasi modul, tenaga ahli desain grafis) atas dedikasi, pengorbanan waktu, tenaga, dan pikiran untuk menyelesaikan penyusunan modul ini. Kami mengharapkan saran dan kritik dari para pakar di bidang psikologi, praktisi dunia usaha dan industri, dan pakar akademik sebagai bahan untuk melakukan peningkatan kualitas modul. Diharapkan para pemakai berpegang pada
Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen dengan Sistem Abjad

i

dan fleksibilitas.n. dan potensi SMK dalam rangka membekali kompetensi yang terstandar pada peserta diklat . Jakarta. Semoga modul ini dapat bermanfaat bagi kita semua.asas keterlaksanaan. atau praktisi yang sedang mengembangkan bahan ajar modul SMK. Dr. dengan mengacu pada perkembangan iptek. kesesuaian. Maret 2004 a. Gatot Hari Priowirjanto NIP 130675814 Adminstra si Perkantoran Mengelola Dokumen dengan Sistem Abjad ii . dunia usaha dan industri. khususnya bagi peserta didik SMK Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen. Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah Direktur Pendidikan Menengah Kejuruan. Ir.

.............................. 59 59 Adminstra si Perkantoran Mengelola Dokumen dengan Sistem Abjad iii ...................................... b................ Tujuan Kegiatan Pembelajaran 1 .... D............................................................... Kunci Jawaban 2 ........ Kunci Jawaban 1............................. PEMBELAJARAN A.....DAFTAR ISI q q q q KATA PENGANTAR ......................................................................................................... PETA KEDUDUKAN MODUL............ d.............................................................................................................................. Rencana Belajar Siswa .................................................... Tes Formatif 1............................. c......... 1 2 3 5 6 7 II................................................................................................................................................................................. f......................... Kegiatan Belajar 1: .... g..................... Lembar Kerja 1 ..................... Uraian Materi 2 ................................................................... e.......................... Uraian Materi 1 .................. Rangkuman 2 ..... a........ Tes Formatif 2........... Tujuan Kegiatan Pembelajaran 2 ........ DAFTAR JUDUL MODUL .................. KOMPETENSI ........ E................................. Kegiatan Belajar 2: Peraturan Mengindeks ................ f..................................... CEK KEMAMPUAN ......................................... EVALUASI A...... Rangkuman 1 . 2........................... b................. a................................... Penyimpanan dokumen dengan sistem abjad ................................................... Tugas 1....................................... B... Tugas 2 .................................................. e............................. i iii v vi I.......................................................................................................................................................... C.......................................................... DAFTAR ISI.............................................. DESKRIPSI . Tes Tertulis ............................................................................... PRASYARAT ........... Tes Praktik... PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL ................................... Lembar Kerja 2 .. B.................................................. B................................................................................................................................................................ d............................................................................................................................................................................................................................................. Kegiatan Belajar 1.................................. F...................................................................................... c................... TUJUAN AKHIR ....................... PENDAHULUAN A. g..................... 11 11 11 11 26 27 28 36 37 38 56 56 55 56 56 57 58 8 III...........

................................................... Lembar Penilaian Tes Praktik ............KUNCI JAWABAN A................ 59 59 63 64 DAFTAR PUSTAKA........................................................................................... PENUTUP .......... Tes Tertulis ............................ B............................................................................... Adminstra si Perkantoran Mengelola Dokumen dengan Sistem Abjad iv ................... IV.......................................................................

PETA KEDUDUKAN MODUL
BIDANG BISNIS MANAJEMEN PROGRAM KEAHLIAN SEKRETARIS (ADMINISTRASI PERKANTORAN/BISNIS)

BM.20.A.1

BM.20.A.2

BM.20.A.3 BM.20.A.6

BM.20.A.4 BM.20.A.5

BM.20.B.1

BM.20.B.2

BM.20.B.3

BM.20.B.4

BM.20.B.5

BM.20.B.6

BM.20.C.1

BM.20.C.2

BM.20.C.3

SEK.25.D.1

SEK.25.D.2

SEK.25.D.3

SEK.25.D.4

SEK.25.E.1 SEK.25.E.8 SEK.25.F.1

SEK.25.E.2 SEK.25.E.7 SEK.25.F.2

SEK.25.E.3 SEK.25.E.6 SEK.25.F.3

SEK.25.E.4 SEK.25.E.5 SEK.25.F.4

SEK.25.G.1 SEK.25.G.8 SEK.25.G.9

SEK.25.G.2 SEK.25.G.7 SEK.25.G.10

SEK.25.G.3 SEK.25 .G.6

SEK.25.G.4 SEK.25.G.5

DAFTAR JUDUL MODUL
Adminstra si Perkantoran Mengelola Dokumen dengan Sistem Abjad

v

Bid ang Keahlian : BISNIS DAN MANAJEMEN Program Keahlian: SEKRETARIS (ADMINISTRASI PERKANTORAN/BISNIS)
No Kode Modul Nama MENGETIK NASKAH SECARA MANUAL, ELEKTRIK DAN ELEKTRONIK Durasi

1 2 3 4 5 6

BM.20.A.1 BM.20.A.2 BM.20.A.3 BM.20.A.4 BM.20.A.5 BM.20.A.6

Mengenalkan jenis dan bagian mesin tik manual, elektrik dan elektronik Mengetik berbagai bentuk surat Mengetik berbagai macam surat Mengetik berbagai macam pekerjaan kecil dan dokumen Mengetik berbagai macam daftar dan tabel berkolom Mengetik berbagai macam naskah
MENGOPERASIKAN KOMPUTER UNTUK MENYUSUN NASKAH, DAFTAR TABEL, PERHITUNGAN SEDERHANA, BAHAN PRESENTASI, EMAIL, CHATTING.

24 48 36 36 48 48

240

7 8 9 10 11 12

BM.20.B.1 BM.2 0.B.2 BM.20.B.3 BM.20.B.4 BM.20.B.5 BM.20.B.6

Mengoperasikan progam WS untuk menyusun naskah Mengoperasikan progran MS-Word untuk menyusun naskah Mengoperasikan program Excel untuk perhitungan, daftar, kolom dan tabel Mengoperasikan program Power-Point untuk menyusun bahan presentasi Menerapkan program Internet untuk Email Menerapkan program Internet untuk Chatting
MENGOPERASIKAN ALAT-ALAT KOMUNIKASI KANTOR

96 96 96 96 48 48 480

13 14 15

BM.20.C.1 BM.20.C.2 BM.20.C.3

Melaksanakan komunikasi, leadership, motivasi dan proaktif Mengoperasikan Telepon untuk berkomunikasi Mengoperasikan mesin Faksimili
MENGERJAKAN SURAT MENYURAT

120 32 32 184

16 17 18 19

SEK.25.D.1 SEK.25.D.2 SEK.25.D.3 SEK.25.D.4

Pengertian surat menyurat & etika dalam bersurat Mengerjakan surat pribadi Mengerjakan surat niaga Mengerjakan surat dinas
MENGARSIP SURAT DAN DOKUMEN KANTOR

12 24 120 120 276

20 21 22 23 24 25 26 27

SEK.25.E.1 SEK.25.E.2 SEK.25.E.3 SEK.25.E.4 SEK.25.E.5 SEK.25.E.6 SEK.25.E.7 SEK.25.E.8

Pengertian pengetahuan kearsipan Menerapkan teknik menyimpan dan menemukan kembali surat dan dokume n Merencanakan pengarsipan surat dan dokumen kantor Mengelola dokumen dengan sistem tanggal Mengelola dokumen dengan sistem nomor Mengelola dokumen dengan sistem abjad Mengelola dokumen dengan sistem wilayah Mengelola dokumen dengan sistem perihal (pokok masalah)

12 48 48 48 48 48 48 48 348

Adminstra si Perkantoran Mengelola Dokumen dengan Sistem Abjad

vi

MENGERJAKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

29 30 31 32

SEK.25.F.1 SEK.25.F.2 SEK.25.F.3 SEK.25.F.4

Mengerjakan tata usaha kepegawaian Mengerjakan tata usaha perlengkapan Mengerjakan tata usaha keuangan Mengerjakan tata ruang kantor
MENGERJAKAN TUGAS-TUGAS SEKRETARIS

48 96 120 120 384

33 34 35 36 37 38 39 40 41 42

SEK.25.G.1 SEK.25.G.2 SEK.25.G.3 SEK.25.G.4 SEK.25.G.5 SEK.25.G.6 SEK.25.G.7 SEK.25.G.8 SEK.25.G.9 SEK.25.G.10

Melakukan komunikasi dengan beretika Melakukan penampilan diri beretika Mengembangkan kepribadian diri sekretaris Mengelola kas kecil Mengelola administrasi kantor Menangani dikte Mengatur jadwal kegiatan pimpinan Menyusun laporan tugas sekretaris Melakukan kegiatan kehumasaan Melakukan tatacara protokoler

48 48 120 32 48 48 48 96 96 96 680

Adminstra si Perkantoran Mengelola Dokumen dengan Sistem Abjad

vii

Petunjuk dalam pembagian surat/arsip yang ada dalam filing cabinet. Nama keluarga sebagai tanda pengenal.PERISTILAHAN/GLOSSARY Caption Familiy name Filing cabinet Folder Guide Out Sheet Out Guide Indeks : : : : : : : : Judul suatu bab atau artikel. Lemari tempat penyimpanan arsip. pengelompokan. Lembar pengganti di tempat sekelompok arsip yang sedang dipinjam. Kolom. Lembar pengganti di tempat selembar arsip yang sedang dipinjam. Suatu sebutan/tamatan nama yang menunjukkan urutan. Suatu petunjuk berbentuk formulir yang berfungsi untuk menunjukkan letak surat yang dicari dalam tempat penyimpanan. Tanda (kata-kata. Map untuk menempatkan surat/arsip dalam filing cabinet. Bagian terkecil dari sesuatu yang dapat berdiri sendiri. Daftar kata atau istilah penting. tulisan) yang disepakati untuk maksud-maksud tertentu. Klasifikasi Kode Lajur Seniority Sortir Tunjuk silang : : : : : : Unit : Adminstra si Perkantoran Mengelola Dokumen dengan Sistem Abjad viii . tersusun menurut abjad atau angka yang memberikan informasi mengenai halaman tempat kata atau istilah itu ditemukan. Memilih.

penggunaan. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 1 . Modul ini juga dilengkapi dengan tugas tugas yang berupa latihan dan evaluasi formatif untuk bahan perbaikan belajar dan evaluasi akhir modul tentang pengelolaan dokumen dengan sistem abjad.BAB I PENDAHULUAN DESKRIPSI Pengelolaan dokumen (warkat) merupakan salah satu subkompetensi yang harus dikuasai oleh seorang sekretaris dan merupakan bagian yang integral dari beberapa subkompetensi seorang sekretaris. Modul pengelolaan dokumen (warkat) dengan sistem abjad membahas penyusunan. wilayah. Modul pengelolaan dokumen sistem abjad berkaitan dengan modul-modul pengelolaan dokumen sistem tanggal. Anda diharapkan dapat mengelola dokumen dengan sistem abjad secara benar. pokok masalah. dan pemeliharaan warkatwarkat/surat-surat dengan sistem abjad. penerimaan. Setelah mempelajari modul ini. dan nomor. penyimpanan.

Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 2 . Anda harus telah memiliki kemampuan awal atau penguasaan tentang ketentuan pokok kearsipan secara tuntas. Dengan kata lain.PRASYARAT Sebelum mempelajari modul ini. sebelum mempelajari modul ini Anda harus telah menyelesaikan secara tuntas modul “Penerapan Ketentuan Pokok Kearsipan”.

Jika dalam proses memahami materi. Jika siswa masih ragu. 6. Anda mendapatkan kesulitan. 5. kerjakan tugas. Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar. 3. diskusikanlah materi itu dengan teman-teman Anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur. 7. dan jawablah pertanyaan tes. Lakukan kegiatan ini sampai Anda tuntas menguasai hasil belajar yang diharapkan. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 3 . a) Langkah-langkah yang harus Anda (peserta diklat) tempuh 1. Setelah Anda menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul ini. rencanakan kegiatan belajar. untuk memudahkan Anda dan guru/instruktur dalam mempelajari proses pembelajaran. Bacalah dengan cermat peta kedudukan modul. Lakukan ini pada awal dan akhir mempelajari modul untuk meyakinkan penguasaan kompetensi sebagai pencapaian hasil belajar Anda. kriteria keberhasilan. kemudian cocokkan jawaban Anda dengan kunci jawaban. dan pengertian istilah-istilah yang sulit dan yang penting dalam modul. pelajarilah modul selanjutnya sesuai dengan yang tertuang pada peta kedudukan modul untuk Program Keahlian Administrasi Perkantoran. prasyarat. 4. 2. bertanyalah pada guru/instruktur sampai siswa paham. Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini yang memuat kinerja yang diharapkan.PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL Bacalah petunjuk penggunaan modul ini dan pahamilah isinya. dan kondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui modul ini. Bacalah dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada cek kemampuan sebagai pengukur kompetensi yang harus dikuasai dalam modul ini. Diskusikan dengan sesama peserta di dik apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul.

ajukan uji kompetensi dan sertifikasi.8. b) Peranan Guru/Instruktur 1. 2. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 4 . Berikan perhatian khusus dan pada waktu perencanaan tempat kegiatan belajar penyelesaian akhir pemelajaran. Anda tidak dibenarkan melanjutkan kepada kegiatan belajar berikutnya. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas Anda pelajari. bimbingan dan pendampingan pada peserta didik agar gairah belajarnya meningkat. agar mereka dapat belajar efisien untuk mencapai sub-kompetensi standar. Berikan motivasi. 4. 9. apabila Anda belum menguasai benar materi yang ada pada kegiatan belajar sebelumnya. Identifikasi dan analisislah sarana-prasarana kegiatan belajar yang ada di SMK dan industri untuk mengoptimalkan kegiatan pembelajaran. Bantulah p eserta didik dalam menyusun rencana kegiatan belajar dalam rangka mempelajari jenis modul kegiatan. efektif dan 3. Pastikan bahwa peserta didik yang akan mempelajari modul ini telah mempelajari modul-modul prasyarat secara tuntas. ini.

dokumen. dan menemukannya kembali dengan sistem abjad.TUJUAN AKHIR Spesifikasi kinerja yang diharapkan untuk dapat dikuasai setelah Anda menyelesaikan pembelajaran dalam modul ini. mengelola surat. dokumen. dan arsip dengan sistem abjad. Kinerja Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 5 . tersebut mencakup 1) 2) pengetahuan dan ketentuan pokok kearsipan. Anda dapat menyimpan surat. arsip.

Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 7 . § § § § Cermat Teliti Peka Etika • Karakteristik penyimpanan arsip sistem abjad • Teknik menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan sistem abjad • Menyusun tempat penyimpanan arsip dengan sistem abjad. Menyimpan dan menemukan kembali surat dan dokumen (arsip) dengan sistem abjad. • Mencari arsip pada tempat penyimpanan dengan sistem abjad.KOMPETENSI Kompetensi : Mengerjakan pengarsipan surat dan dokumen kantor SubKompetensi : Menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan sistem abjad Alokasi Waktu : 48 jam SUB KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA LINGKUP BELAJAR SIKAP MATERI POKOK PEMELAJARAN PENGETAHUAN KETERAMPILAN E.2. • Karakteristik sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad • Menyusun tempat penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad • Menyimpan arsip berdasarkan sistem abjad • Menemukan kembali arsip dengan menggunakan sistem abjad • Mencari arsip pada tempat penyimpanan. • Menyimpan arsip berdasarkan sistem abjad. • Mampu menguraikan karakteristik penyimpanan arsip berdasarkan sistem tanggal • Mampu menjelaskan tempat dan cara menyimpan serta menemukan kembali arsip dengan menggunakan sistem abjad • Terampil menyusun tempat penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad • Terampil menyimpan arsip berdasarkan sistem abjad • Terampil mencari arsip pada tempat penyimpanan.

Pelajari hal-hal yang belum Anda kuasai kompetensinya. yakni asas. dokumen.CEK KEMAMPUAN Sebelum mempelajari modul ini. kedudukan. dan pekerjaan kearsipan dalam organisasi! Bagaimanakah karakteristik penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad? Jelaskan tentang tempat dan cara menyimpan serta cara menemukan kembali arsip dengan menggunakan sistem abjad! Uraikan langkah -langkah dalam menyusun tempat penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad! 7) Uraikan bagaimana langkah-langkah dalam menyimpan arsip berdasarkan sistem abjad! 8) Uraikan bagaimana langkah-langkah dalam mencari arsip pada tempat penyimpanan dengan sistem abjad! Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 7 . dan arsip? Apakah yang dimaksud dengan masalah pokok dalam kearsipan? Uraikan kelembagaan organisasi kearsipan. Anda diminta untuk menjawab semua pertanyaan di bawah ini secara singkat dan tepat. Pertanyaan yang harus Anda jawab adalah sebagai berikut. 1) 2) 3) 4) 5) 6) Apakah yang dimaksud dengan surat.

BAB II PEMBELAJARAN v Kompetensi SubKompetensi Alokasi Waktu Jenis Kegiatan RENCANA BELAJAR PESERTA DIKLAT : Mengerjakan pengarsipan surat dan dokumen : Menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan sistem abjad : 48 jam Tanggal Waktu Tempat Belajar Alasan Perubahan Tanda Tangan Guru Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 8 .

Filing sistem abjad pada umumnya dipilih sebagai filing sistem arsip karena 1) 2) dokumen/arsip cenderung dicari atau diminta melalui nama.v KEGIATAN BELAJAR 1. dan penemuan kembali surat/warkat dengan mengunakan petunjuk abjad. abjad yang digunakan adalah huruf pertama dari nama orang atau nama organisasi. diharapkan Anda dapat membuat daftar klasifikasi penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengan sistem abjad. 2) dapat membuat tab atau guide (penunjuk) penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengan sistem abjad. penggunaan. Uraian materi 1 FILING SISTEM ABJAD Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan. Surat/warkat yang akan disimpan dikelola Huruf berdasarkan nama orang atau nama organisasi yang disimpan abjad. penyimpanan. B. Sistem ini cocok digunakan oleh organisasi yang masalahnya belum kompleks atau masih sederhana. 3) dapat menentukan kode penyimpanan arsip (dokumen dan surat) dengan sistem abjad. Kegiatan Pembelajaran 1: Penyimpanan Dokumen Berdasarkan Sistem Abj ad ♦ 1) Tujuan Pembelajaran 1 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran 1. 3) unit kerja hanya menerima dan menyimpan dokumen/arsip yang berhubungan dengan fungsi/tugas masing-masing. seperti yang digunakan dalam kamus. Nama orang dan nama perusahaan yang akan digunakan sebagai kode penyimpanan ini diindeks dan diurutkan sesuai dengan urutan abjad. sehingga susunan nama lebih membantu. penyusunan. pemeliharaan. petugas menginginkan agar dokumen/arsip dari nama yang sama akan berkelompok di bawah satu nama. 9 Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad . 4) Sistem nama mudah diingat.

Oleh karena itu. arsip harus disusun menurut urutan abjad. di samping dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan utama. Filing sistem abjad dapat pula dipakai oleh sistem penyimpanan arsip lain. Guide dalam metode penyimpanan abjad dibedakan menjadi dua tipe berdasarkan isinya. filing sistem abjad dapat pula digunakan sebagai sistem penyimpanan lanjutan. petugas dapat langsung ke file (tempat) penyimpanan dokumen dan melihat huruf abjad dari nama yang dicari. Jadi . 1. Apabila filing sis tem abjad yang dipilih sebagai sistem penyimpanan. yang berisi kata/nama/masalah. pencarian atau permintaan atas dokumen/arsip yang diperlukan hendaklah bertitik tolak dari nama koresponden. Berikut ini akan dipaparkan cara penataan penyimpanan arsip. Setiap bagian abjad tidak selalu berbentuk sebuah huruf dalam abjad. Yang dimaksud sistem langsung adalah sistem langsung menuju ke file penyimpanan dalam usahanya mencari dokumen tanpa alat bantu termasuk alat bantu indeks. yaitu yang berisi huruf dan Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 10 . Oleh karena itu. Guide Guide berfungsi untuk membantu petugas dalam maka penyimpanan dan penemuan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. nama merupakan ciri atau identitas penting di dalam pencarian dokumen sesuai dengan kebutuhan dan jenis kegiatan dari unit kerja yang bersangkutan. Penempatan guide yang tepat akan mengurangi waktu yang tersita dalam pencarian huruf/nama yang dibutuhkan. filing sistem abjad disebut sistem langsung (direct filing system ). untuk memperkuat penemuan arsip yang memuat wilayah tertentu. Dalam mencari dokumen.Filing sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menemukan kembali dokumen. Meskipun sistem penyimpanan utama didasarkan atas nama wilayah. PENATAAN FILE DENGAN SISTEM ABJAD File yang ditata dengan sistem abjad terdiri atas banyak bagian kecil yang mewakili satu bagian abjad.

sebaiknya menggunakan warna tertentu. Q. Selain itu. Tab akan mempermudah kita ketika kita akan menyelipkan berkas untuk menunjukkan bagian yang sesuai dengan alpabet. Seperangkat guide digunakan untuk membagi alpabet dalam bagian-bagian yang berbeda. dan tab akhir dengan kombinasi XYZ.a. Z lebih sedikit frekuensinya sehingga kelompok surat ini tidak terlalu memerlukan subbagian. hal ini akan berguna untuk membantu penyimpanan kembali surat/warkat pada tempat penyimpanan yang tepat dalam suatu bagian. dan W. Y. Perangkat yang paling sederhana adalah 23 atau 25 bagian. guide juga berfungsi untuk menjaga agar berkas tetap berdiri. Subbagian dalam kelompok surat ini diperlukan karena ada banyak nama yang dimulai dengan huruf-huruf ini. Selain itu. maka hanya guide utama yang diperlukan untuk membagi file/berkas dalam beberapa bagian alpabet. X. H. Guide mempunyai sebuah tab untuk menulis salah satu huruf dari A sampai W. sebuah tab dengan label MC. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 11 . dan mudah ditata serta mudah ditemukan kembali. Oleh karena itu. Guide Utama/Guide Primer Guide utama mewakili semua bagian kelompok berkas secara garis besar. Guide A1 dan B2 pada posisi pertama merupakan guide utama. Setelah mempelajari sistem ini. nama-nama yang dimulai dengan huruf awal O. Jika volume berkas individu di perusahaan dalam file penyimpanan itu sangat kecil. rapi. Guide dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab. S. Anda akan mengetahui bahwa ada beberapa bagian dari alpabet yang mempunyai lebih banyak sub bagian daripada bagian alpabet yang lain. Sebaliknya. ratusan folder dengan nama yang diawali huruf besar A akan dapat dibedakan antara kelompok satu dengan Dalam sistem ini. guide kelompok yang lain. guide perlu dibuat dari bahan yang tebal dan kaku sehingga penataan dan penemuan kembali berkas akan menjadi efisien. U. Dengan cara ini. seperti alpabet B.

Guide pembantu ini dibuat karena berkas individu dalam file penyimpanan bervolume besar. Lembar Keluar (out sheet ) berfungsi sama dengan guide keluar yaitu menggantikan berkas yang sedang dipinjam atau yang sedang keluar dari tempat penyimpanan. Di bagian General A misalnya. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 12 . General Asbeston dan seterusnya. yang merupakan subbagian dari berkas itu. Guide Pembantu (Auxilary Guide) Guide pembantu diperlukan agar penemuan arsip dapat dilakukan dengan lebih cepat. Guide ini menunjukkan hal yang umum yang diikuti dengan kelompok surat yang diawali dengan huruf/kata yang sama. Guide keluar akan tetap terus berada di tempat penyimpanan sampai kelompok berkas yang dipinjam dikembalikan ke tempat penyimpanan tersebut. seperti perlengkapan bidang yang dapat disusun dan ditemukan berdasarkan abjad. 2. Guide pembantu ini disebut juga guide sekunder karena letaknya mengikuti atau berada di belakang guide primer. guide ini diberi warna khusus yang mencolok.b. sedangkan lembar keluar berfungsi untuk menggantikan selembar arsip yang sedang dipinjam. di belakangnya diikuti General Appliance. General Aquamarine. c. 2) memperlihatkan bagian masalah tertentu. 3) menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama. Guide ini berfungsi untuk 1) menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiri atas jumlah surat yang banyak. Namun. Guide Keluar (out guide) adalah guide yang dipergunakan sebagai petunjuk kelompok berkas yang sedang dipinjam atau sedang tidak berada di tempat penyimpanannya. perbedaannya adalah bahwa guide keluar berfungsi untuk menggantikan sekelompok berkas yang sedang dipinjam. Agar mudah terlihat dan terbaca. Guide Keluar dan Lembar Keluar (out guide & out sheet) 1.

Karena jumlahnya sedikit. berkas itu disusun berdasarkan urutan tanggal. berkas individu tidak diperlukan. Folder campuran (misscellaneus folder) Folder campuran digunakan untuk menyimpan arsip yang volumenya masih sedikit. arsip tersebut dibuatkan folder baru yang berdiri sendiri. Folder harus tepat ukuran. agar penyimpanan dapat dilakukan secara Dengan menggunakan folder ini kita dapat memperkecil volume berkas. Keti ga jenis folder tersebut adalah (1) folder campuran. a. (2) folder individu. baik tingginya maupun lebarnya. efisien. Ada tiga jenis folder yang digunakan dalam pengelolaan dokumen dengan sistem abjad. biaya penyimpanan. Folder ini biasanya memiliki volume yang banyak dan frekuensi penggunaan yang relatif sering. b. Surat/dokumen yang jumlahnya lebih dari lima lembar akan dimasukkan ke dalam folder individu. dan (3) folder khusus. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 13 . Dalam folder ini surat-surat khusus tentang jenis pekerjaan disusun pertama kali berdasarkan urutan nama. Folder Di belakang semua guide terdapat folder yang di gunakan untuk menyimpan kelompok berkas secara bersama. Jika surat lebih dari satu. c. dan tempat penyimpanan. Folder khusus (special folder) Folder khusus merupakan guide untuk membantu dalam menunjukkan suatu sub bagian yang terdiri atas surat-surat khusus dari bagian alpabet.2. Folder individu ( individual folder ) Folder individual ditempatkan di antara guide primer dan surat yang namanya ada pada tab dal am susunan alfabetis. sedangkan yang jumlahnya kurang dari lima akan disimpan ke dalam folder campuran. Jika volume arsip yang ada dalam folder campuran meningkat.

hal tersebut akan sangat menyulitkan petugas karena folder akan sulit digulung ke atas pada saat mengetik. Kata Tangkap dan Label Istilah kata tangkap (captain ) dan label digunakan secara bergantian. a. Informasi yang dimasukkan adalah kata tangkap yang diketik dan diselipkan di dalam jendela tab. dan nomor atau kombinasi ketiganya mem bangun kata tangkap atau label dalam tab guide dan folder. 3. 3) Folder campuran di bagian belakang. jika guide primer terdiri atas huruf dan nomor. Jika label tersebut langsung diketik di atas folder. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 14 .Pemeliharaan Folder Folder perlu dirawat dan diperhatikan setiap saat agar dokumen yang disimpan selalu terjaga baik dari segi fisik dan informasinya. b. huruf. Folder yang kelebihan muatan sebaiknya segera dibagi menjadi dua dengan menyiapkan folder baru. Label Guide Guide mempunyai jendela tab sebagai tempat informasi diselipkan. Tab perlu diberi warna yang berbeda sehingga tab itu dapat membantu dan mempermudah kita dalam menyimpan dan menemukan posisi suatu arsip. • Laci yang penuh sesak sebaiknya segera dikurangi isinya. guide pembantu juga terdiri atas huruf dan nomor. Guide primer dan guide pembantu mempunyai pengaturan kata tangkap yang sama. Ada dua aspek yang diperlu diperhatikan dalam perawatan folder ini. Kedudukan folder dapat diatur sebagai berikut. 2) Folder khusus di tengah di depan folder individu. yaitu (1) folder yang kelebihan muatan dan (2) laci yang penuh sesak. Muatan isi folder tidak boleh dipaksakan. 1) Folder individu di sebelah kanan. Usahakan mengisi laci dengan volume muatan folder yang tepat laci tidak boleh terlalu sesak tetapi juga tidak boleh terlalu longgar). Label Folder Label folder sebaiknya dibuat dari kertas tempel. Kata.

Rita (Dra) Straight Order H. tetapi diketik sehingga hasilnya seragam dan mudah dibaca. Sabukinten P. Sujono Sabukinten P. Tunjukkan mana yang lebih mudah untuk dicek penyusunan alfabetisnya. memungkinkan penghapusan dengan mudah yang tidak meninggalkan bekasnya. 2) Jika label dibuat ganda.S. 3) Kata tangkap sebaiknya ditampakkan dengan nama terbalik (disebut indexing order) atau dengan nama sebagaimana yang tertulis (disebut straight order). Sue L (Miss) Nainggolan. Andalan Miss Sue L. c) d) mudah dilubangi tapi cukup kuat untuk diketik. dan dari tepi atas 1 kait (satu jarak baris kosong). Label sebaiknya tidak ditulis tangan. Tulisan tangan biasanya sulit dibaca dan tidak seragam. judul diketik setengah bagian bawah dan setengah bagian atas . label dilipat ke bawah dan diletakkan pada bagian belakang folder. yaitu 2 atau 3 spasi. Indexing Order Sujono.Brown Dra. mudah diwarnai dengan warna cerah. Rita Nainggolan Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 15 . Hal lain yang perlu diperhatikan adalah bahwa label sebaiknya dicetak pada kertas agar a) b) label tidak mudah rusak. Brown. Bandingkan dua daftar identifikasi nama di bawah ini. Warna yang digunakan adalah warna pastel yang tidak menyilaukan mata yang ditempatkan secara berselang-seling antara warna yang satu dan warna yang lain. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan label adalah hal-hal sebagai berikut. 1) Pengetikan dimulai dengan jarak yang sama dari tepi kiri label. Setelah itu. H S. label juga bisa diberi warna yang spesifik.Untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali suatu arsip. Andalan.

7) Untuk menghemat ruang sebaiknya digunakan block style (bentuk lurus penuh). Notasi terbuka ( open notation). (d) (e) folder telah lusuh dan harus diganti. atau pada baris pertama nama kota dan negara. 9) Ketika folder -baru disiapkan. 6) Nama boleh diketik dengan huruf kapital semua atau menggunakan huruf kapital hanya pada huruf pertama dari setiap kata penting.hati untuk menempatkan label dan format pengetikan yang tepat. yang menunjukkan hanya huruf pertama dari isi bagian tersebut (rak tersebut) yang ditulis. arsip untuk satu nama/perusahaan sudah berlebih isinya dan memungkinkan untuk dibuatkan folder tambahan. Ada pengetik atau petugas yang senang menghilangkan tanda baca. Label Tempat Penyimpanan Label pada lemari bekas ( filling cabinet). 5) Pada saat kita mengindeks sering terjadi berbedaan pendapat tentang tanda baca. Yang lebih penting pada masalah ini adalah konsistensi penggunaannya. pada baris pertama. pada baris kedua berisi nama jalan atau alamat. sebaiknya Anda berhati. nama kota dan negara pada baris kedua. atau tempat penyimpanan lain sebaiknya jelas dan singkat. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 16 . c. folder lama telah penuh. 8) Label sebaiknya ditempel pada tab karena cara ini lebih mudah dilakukan. sementara itu ada petugas atau pengetik yang senang menggunakan tanda baca sebagaimana biasanya. Hal ini tidak perlu dijadikan masalah. 1) Cara penulisan indikasi rentang alfabetis dari isi dapat dilakukan antara lain dengan.4) Kata tangkap dapat terdiri atas orang. rak arsip. dan untuk mencegah kelebihan muatan. Folder-baru mungkin diperlukan apabila (a) (b) (c) kelompok nama-baru ditambahkan pada file . arsip inaktif dipindahkan ke unit kearsipan.

dan ungu. y dan z. g. dengan A1 dan Ba. kecepatan dalam penyimpanan yang dari ketat sistem serta pengawasan penyimpanan. warnanya kuning. Tanda arsip keluar (out indicator) yang mendapat tab ditempatkan pada posisi kelima. Setiap huruf alpabet diberi warna oranye. Apabila huruf keduanya r. warnanya adalah Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 17 . Aplikasi Sistem Penyimpanan Alfabetis Banyak perusahaan yang telah merancang sistem alfabetis . folder individual pada posisi ketiga dan ke empat.2) Notasi tertutup (close notation). j. Marietta. Tentu saja hal ini dilakukan dengan peralatan dan karakter tertentu diharapkan dapat membantu penemuan kembali arsip. Empat yang dan dalam alfabetis mengantisipasi kesalahan yang ada akan dibahas berikut ini. d. Apabila huruf kedua adalah e. kuning. t. tetapi juga frekuensi kombinasi dalam rentang tersebut Contoh: Rentang alfabetis ini adalah Aa-Be. u. x. warnanya adalah oranye. Warna tab ditentukan oleh huruf kedua dari unit yang dijadikan patokan. 1) Variadex System Variadex system dirancang oleh Kardex system Inc. biru. c. yang menunjukkan kedua bagian. warna yang digunakan adalah hijau. yang menunjukkan bahwa tidak hanya rentang alfabetis dan isi file yang ditulis. Apabila huruf keduanya i. awal dan akhir. k. terdapat guide khusus untuk nama yang memerlukan tempat yang besar atau untuk nama -nama yang frekuensi penggunaannya tinggi. f. Ohio. folder campuran diletakkan pada posisi kedua. Dalam sistem ini penataan alfabetis dilakukan dengan menggunakan warna tertentu untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. atau h . Semua tab folder yang berwarna tertentu ada di belakang guide yang berwarna sama. w. l. m. Guide alfabetis ditempatkan pada posisi pertama. atau n. 3) Multiple closed notation. hijau. Apabila huruf kedua adalah a. Frekuensi kombinasi dalam rentang adalah Aa-Be. dari alpabetic isi rak yang ditulis. v. s. b. atau d .

Sistem ini digunakan untuk penataan di rak sebagai ganti penataan di dalam laci. Label ketiga yang berwarna putih berisi nama lengkap. Palo alto. menjadi warna yang tidak menyilaukan mata lagi. Dua warna yang terlihat itu terdiri atas sepuluh warna spectrum warna yang diformulasikan secara khusus sehingga seandainya warna itu menyilaukan mata. dan hanya guide yang diperlukan yang diberi huruf alpabet. dan folder untuk nama Nugent atau Nystrom diberi tab yang berwarna ungu. Sebagai contoh. folder untuk Nowel diberi tab yang berwarna biru. folder untuk nama Natusch akan diberi tab yang berwarna oranye. (3) Label dalam folder dan guide dapat dilihat dari sisi lain.z dapat diperlukan. sedangkan subbagian tidak diperlukan lagi. (4) Seperangkat guide alfabetis a . Dua label yang berwarna diwakili oleh dua huruf pertama dari nama folder yang disimpan. (2) Setiap folder yang salah simpan akan cepat terlihat sebab warna folder itu satu sama lain tidak sama. Tab folder yang panjang berisi tiga label. Folder yang menampung label berkode warna pada sisi terbuka dibagi dari bagian atas. A berwarna merah dan C berwarna oranye. folder untuk nama Nicholas diberi tab yang berwarna hijau. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 18 . California. (1) Penyimpanan dengan menggunakan rak terbuka akan lebih cepat dilakukan daripada menggunakan laci-laci yang harus dibuka dan ditutup.ungu. 2) Alpha Code System Alpha code system diproduksi oleh TAB Product Company. Setiap huruf alfabetis dicetak dengan warna yang berbeda atau dengan satu atau dua garis yang berwarna sehingga setiap dua huruf pertama pada folder itu akan mudah terlihat. folder untuk nama Neuman diberi tab yang berwarna kuning. Keuntungan sistem ini dapat disebutkan sebagai berikut.

3) Super Ideal System Super ideal system dibuat oleh Shaw Waker of Muskegon. Guide nama dengan guide one third cut ada pada bagian kanan. BR). sejak beberapa kombinasi posisi tab ketiga dan keempat d isimpan bersamaan. Tampilan berkas yang disimpan di laci kelihatan kacau. kerugian sistem ini terletak pada sistem warna yang tidak sesuai dengan ketentuan meskipun sistem alf abetis dikelola secara menyeluruh dengan warna yang berbeda. Salah simpan lebih sering terjadi pada saat hanya mengandalkan penataan secara alfabetis saja tanpa warna yang dapat digunakan untuk mengecek. Notasi pada beberapa guide dan tab folder campuran digunakan (contoh BE. keuntungan sistem ini adalah tidak mengandalkan pada warna. B. akan mengacaukan tatanan. H. Oleh karena itu. Folder campuran mempunyai tab pada ukuran yang sama dan posisi seperti guide primer sehingga memudahkan petugas penyimpan untuk melihat alfabetis secara keseluruhan. Michigan. dan folder file standar dan label dapat digunakan. Folder campuran dengan tab one fifth cut diberi nomor untuk menghubungkannya dengan guide yang diikuti pada posisi pertama. Notasi tertutup ganda digunakan pada huruf -huruf alfabetis yang berisi kombinasi huruf yang banyak dipergunakan (Contoh. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 19 .Sebaliknya. Sistem ini mempunyai guide alfabetis yang dinomori secara berurutan dengan tab one fifth cut yang ditegakkan pada bagian pertama dan kedua. Folder nama individual dengan one third cut ditegakkan dalam posisi dua dan posisi tiga. Hal ini tidak akan menjadi masalah bila folder disimpan dalam penataan yang lurus. M). Penggunaan huruf dan nomor pada tab guide memungkinkan dilakukannya dua kali pengecekan secara sepat dan benar. Kerugiannya adalah bahwa penambahan folder individu untuk disimpan. C. BL. Guide keluar dengan tab one third cut ada pada posisi ketiga.

Urutan ini diulang lagi dari N . Minnesota merupakan metode pemberian kode warna pada laci. H coklat tua. Kerugiannya. Proteksi ini membuat folder menjadi kuat meskipun sering dipegang oleh petugas ketika petugas itu memindahkan dan menyisipkan arsip. digosok. dan M hijau muda. pada saat digunakan. Peralatan dari bagian-bagian sistem ini mudah didapat di toko-toko terdekat. Keuntungan terbesar dari sistem ini adalah bahwa folder dapat ditambahkan dengan sangat mudah sebanyak yang dibutuhkan. Folder mempunyai tab akhir dengan tanda tiga label. Label kedua dan ketiga diberi kode warna untuk menghubungkan dengan huruf II dan II pada unit pertama dari nama yang disimpan. F oranye.4) Alpha – Z System Alpha-Z system yang diproduksi oleh Smead Manufacturing Company Hatings. Label tersedia dalam 13 warna dengan huruf warna putih di atas latar belakang berwarna. warna yang berurutan dapat saja diambil secara bersamaan. untuk setengah bagian pertama dari alfabetis dan huruf berwarna pada latar belakang putih untuk menandai huruf alpabet. sebab label yang ditempatkan disitu terbuat dari tab yang biasa tetapi dilindungi dengan laminating. C hijau tua. Berkas rak terbuka dengan elemen building block yang secara sederhana ditambahkan bersama berkas yang berkembang. dan warna yang membingungkan akan menyebabkan kesalahan penyimpanan. B biru tua. Semua label mudah dibaca dan setiap sisi folder bagian alfabetis mudah dilihat dalam label yang disisipkan dan ditempel pada bagian atas guide biru yang tebal. L lavender. Warna itu adalah A merah. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 20 . I pink. J kuning. E purple. Sub bagian dari alfabetis ditentukan oleh perusahaan yang membutuhkan Guide keluar yang kalau dalam 7 warna sesuai dengan warna tempat berkas yang dipindahkan. D biru muda. Label pertama menampung nama yang diketik berwarna dan huruf alpabet pada unit pertama nama. dan dilumasi. K coklat muda. Ini mungkin terasa berat bagi orang yang tidak bisa membedakan tiga belas warna.Z. G abuabu.

f. 2. kesalahan penempatan berkas akan mudah diketahui. Petunjuk penataan berkas sangat sederhana dan mudah dipahami. d. Keuntungan a. Kerugian a. Surat yang berkaitan dengan pemberkas an menjadi satu dan jarang terpisah. c. b. Biaya pelaksanaannya lebih murah. Nama yang sama mungkin membingungkan. h. c. Rujuk silang sangat mudah diterapkan jika mengikuti prosedur atau petunjuk yang ada. e. i. Orang lebih mudah menemukan berkas berdasarkan nama. d. Kesalahan penyimpanan merupakan hal yang tidak aneh jika tidak ada aturan yang dianut atau semua orang membuat aturan sendiri-sendiri. Ada kemungkinan terjadi kesalahan penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten. g. b. Penimpanan arsip secara alfabetis dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya. karena semua berkas ditata berdasarkan nama. 1. khususnya jika ejaannya sama. Peralatan atau perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana. jika penyimpanannya didasarkan atas nama. Dengan penggunaan warna dalam pengodean. Kesalahan berkas mudah dicek dengan abjad yang sama atau serangkai.KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PEN YIMPANAN SECARA AL F ABETIS Penimpanan arsip secara alfabetis mempunyai keuntungan dan kerugian. Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat sehingga serangkaian pemberkasan menjadi tidak sesuai dengan aturan. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 21 . yaitu sesuai dengan kesamaan abjad. Penyimpanan ini hanya memerlukan satu kali penyortiran.

cara pemberian peatihan terhadap para petugas. 3. pemeliharaan. penyusunan. Rangkuman 1 1. penggunaan. efisiensi petugas penyimpanan. 6. Rujuk silang yang berlebihan akan membuat file penyimpanan cepat penuh/sesak. khususnya jika penambahan tersebut memakan tempat dalam satu bagian berkas sehingga tempat untuk menyelipkan guide dan foldernya tidak ada lagi. kelompok C. 5. h. i. setelah alfabetis itu dikelompok-kelompokkan. Berkas atau arsip yang didasarkan pada nama sangat mudah dilihat dan diketahui oleh orang yang bermaksud tidak baik sehingga dari segi keamanan kurang baik. perkiraan perkembangan file. dan beberapa huruf al fabet yang dijadikan sat u kelompok. f. setiap kelompok alfabetis C. Kapasitas kelompok A. jumlah file pada tersebut. Pemberian label pada volder memakan tenaga yang banyak. volume arsip yang akan disimpan.e. penyimpanan. Pemindahan atau penghapusan berkas yang sudah lama amat sulit atau jarang dilakukan sehingga arsip yang tidak berguna tetap masih tersimpan bersama-sama dengan berkas yang lain. Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan. Penambahan berkas akan menyebabkan masalah. PENTINGNYA PEMILIHAN DAN DESAIN SISTEM PENYIMPAN AN SECARA BERHATI-HATI Hal yang perlu diketahui manajer arsip dalam memilih dan mendesain sistem alfabetis adalah sebagai berikut. kelompok B. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 22 . 1. 4. g. 2. lama arsip disimpan. dan penemuan kembali surat atau warkat dengan mengunakan petunjuk abjad berdasarkan nama orang atau nama organisasi.

folder individu. Guide primer dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab yang mempermudah kita ketika kita akan menyelipkan berkas untuk menunjukkan bagian yang tepat dan sesuai dengan alpabet. Selain itu guide juga berfungsi untuk menjaga agar berkas tetap berdiri. Apakah perbedaan antara sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad dan nomor? 2. sedangkan pada baris kedua dican tumkan nama jalan atau alamat. Guide ini berfungsi untuk (1) menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiri atas jumlah surat yang banyak. Guide berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain.2. Selain itu berdasarkan fungsinya. dan mudah ditata serta ditemukan kembali. nama kota dan negara pada baris kedua. D. terdapat guide primer dan guide pembantu. 3. Sebutkan dan terangkan tiga macam guide yang ditemukan dalam sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan abjad! Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 23 . (2) memperlihatkan bagian masalah tertentu. bukan nama sebagaimana yang tertulis (disebut straight order). dan folder khusus. yaitu folder campuran. Guide pembantu dibuat karena volume berkas individu dalam file penyimpanan besar. Kata tangkap dapat terdiri atas nama pada baris pertama. 4. Kata tangkap sebaiknya ditampakkan dengan nama terbalik (indexing order). yaitu yang berisi huruf dan yang berisi kata/nama/masalah. rapi. Di belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpan kelompok berkas secara bersama. Tugas 1 1. Ada dua tipe guide berdasarkan isinya. (3) menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama. 6. seperti perlengkapan bidang yang dapat disusun dan ditemukan berdasarkan abjad. 5. Ada tiga jenis folder yang digunakan dalam pengelolaan dokumen dengan sistem abjad. pada baris pertama dicantumkan nama kota dan negara. Atau.

3. Tes Formatif 1 Anda adalah seorang petugas arsip di Toko “Serba Ada”. Buatkan laporan tertulisnya! E. Sebutkan dan terangkan tiga macam folder dalam sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan abjad! 4. Datanglah ke sebuah kantor yang menggunakan sistem abjad sebagai sistem filingnya. Cocokkan dengan apa yang telah Anda pelajari. Caterina. Joko. Apakah yang dimaksud d engan label? Apa kegunaan label? Bagaimanakah cara membuat label? Berikan contohnya! 6. Apakah yang dimaksud dengan kata tangkap? Bagaimanakah cara membuatnya? Berikan contohnya! 5. PT Erman. dan Elya. Pelajari hal -hal yang terkait dengan penyimpanan arsip dalam sistem tersebut. Jelaskan secara singkat di mana letak penyimpanan surat-surat tersebut. PT Ambar. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 24 . Sistem penyimpanan yang digunakan olehToko “Serba Ada” adalah filing sistem abjad. Fransiska. Pada tanggal 15 Maret 2002 anda menerima delapan surat yang berasal dari Anton. Budi.

Surat keterangan berbadan sehat dari dokter. Pimpinan Toko “Serba Ada” Pasar Blok A Kavling 4 Lantai 3 Jl. 4.Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003 Yth. Surat keterangan berkelakuan baik dari polisi. 3. Daftar riwayat hidup. 2. Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan Bapak di harian Kompas kemarin. Fotocopi ijazah dan transkrip nilai. RS Fatmawati. 12 Desember 75 : SMEA Jurusan Akuntansi : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua Permai Ciputat Jakarta Selatan Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut saya gambaran identitas saya sebagai berikut. Pasfoto. 1. Anton Bahtiar Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 25 . saya ucapkan terima kasih. Dalam hubungan itu saya mengajukan lamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga auditor di perusahaan Bapak. lampirkan Atas perhatian dan pertimbangan Bapak. Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut Nama Tempat/T anggal lahir Pendidikan Terakhir Alamat : Anton Bahtiar : Surabaya. Jakarta Selatan Dengan hormat. 5. Hormat saya.

5.Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003 Yth. 3. 4. Pimpinan Toko “Serba Ada” Pasar Blok A. saya ucapkan terima kasih. Daftar riwayat hidup. Saya telah mem baca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan di harian Kompas kemarin. 3 Jalan RS Fatmawati. Fotokopi STTB SMEA. Pasfoto. 10 Maret 1976 : SMEA Jurusan Tata Niaga : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua Permai Ciputat Jakarta Selatan Sebagai bahan pertimbangan bagi bapak berikut saya lampirkan 1. Jakarta Selatan Dengan hormat. saya mengajukan lamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga pramuniaga di perusahaan Bapak. Hormat saya. Kavling 4 Lt. Dalam hubungan itu. Atas perhatian dan pertimbangan Bapak. Surat keterangan dan kelakuan baik dari polisi. 2. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter. Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut Nama Tempat/T anggal lahir Pendidikan Alamat : Caterina Daud : Surabaya. Caterina Daud Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 26 .

Kavling 4 Lantai 3 Jalan RS Fatmawati. Daftar riwayat hidup. 4. Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut Nama Tempat/T anggal lahir Pendidikan Alamat : Budi Waluyo : Surabaya. Pimpinan Toko “Serba Ada” Pasar Blok A. Jakarta Selatan Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut dilampirkan 1. 2. Fotokopi STTB SMEA.Hal : Lamar an Kerja 15 Maret 2003 Yth. Atas perhatian dan pertimbangan Bapak. Hormat saya. Jakarta Selatan Dengan hormat. 3. Pasfoto. 1 Desember 1974 : SMEA Jurus an Akuntansi : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua Permai Ciputat. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter. kami ucapkan terima kasih. Budi Waluyo Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 27 . Surat keterangan berkelakuan baik dari polisi. 5. Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan Bapak di harian Kompas kemarin. Dalam hubungan itu saya mengajukan lamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga pembukuan di perusahaan Bapak.

4. Hormat saya.Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003 Yth. Daftar riwayat hidup. Jakarta Selatan Dengan hormat. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter. Pimpinan Toko “Serba Ada” Pasar Blok A. Atas perhatian dan dikabulkannya permohonan ini diucapkan terima kasih. Fotokopi STTB SMEA. Fransiska Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 28 . Nama Tempat/T anggal lahir Pendidikan Alamat : Fransiska : Surabaya. 5. 3. Jakarta Selatan Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut dilampirkan 1. Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan Bapak di harian Kompas kemarin. Kavling 4 Lantai 3 Jalan RS Fatmawati. 12 Agustus 1975 : SMEA Jurusan Sekretaris : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua Permai Ciputat. Pasfoto. Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut. 2. Surat keterangan berkelakuan baik dari polri. Dalam hubungan itu saya mengajukan lamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga administratif di perusahaan/ toko yang Bapak pimpin.

Daftar riwayat hidup. 2. Jakarta Selatan Dengan hormat. Surat keterangan berkelakuan baik dari polri. Pasfoto. Dalam hubungan itu saya mengajukan lamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga pramuniaga di perusahaan Bapak.Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003 Yth. Jakarta Selatan Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut dilampirkan 1. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter. Joko Purnomo Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 29 . Kavling 4 Lantai 3 Jalan RS Fatmawati. 5. Fotokopi STTB SMEA. 3. Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut . Atas perhatian dan dikabulkannya permohonan ini diucapkan terima kasih. Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan Bapak di harian Kompas kemarin. Pimpinan Toko “Serba Ada” Pasar Blok A. 4. Hormat saya. 12 Desember 1975 : SMEA Jurusan Tata Niaga : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua Permai Ciputat. Nama Tempat/T anggal lahir Pendidikan Alamat : Joko Purnomo : Surabaya.

saya mengajukan lamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga pramuniaga di perusahaan Bapak. Dalam hubungan itu. 12 Oktober 1975 : SMEA Jurusan Tata Niaga : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua Permai Ciputat. Surat keterangan berkelakuan baik dari polisi. 5. Pimpinan Toko “Serba Ada” Pasar Blok A. 3. Elya Raharjo Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 30 . Pasfoto. 3 Jalan RS Fatmawati. Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut Nama Tempat/T anggal lahir Pendidikan Alamat : Elya Raharjo : Surabaya. Hormat saya. Atas perhatian dan pertimbangan Bapak saya ucapkan terima kasih. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter. 2. Daftar riwayat hidup.Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003 Yth. Fotokopi STTB SMEA. Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan di harian Kompas kemarin. Kavling 4 Lt. Jakarta Selatan Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut dilampirkan 1. 4. Jakarta Selatan Dengan hormat.

Pasfoto. Daftar riwayat hidup. 4. saya mengajukan lamaran secara tertulis untuk menjadi tenaga pramuniaga di perusahaan Bapak. saya ucapkan terima kasih. Ambarwati Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 31 . Saya telah membaca iklan tentang lowongan kerja pada perusahaan di harian Kompas kemarin. Adapun identitas dapat saya paparkan sebagai berikut Nama Tempat/T anggal lahir Pendidikan Alamat : Ambarwati : Surabaya. 3. Jakarta Selatan Dengan hormat. Jakarta Sel atan Sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak berikut dilampirkan: 1. Atas perhatian dan pertimbangan Bapak. Surat keterangan berkelakuan baik dari polisi. Fotokopi STTB SMEA. 12 Oktober 1976 : SMEA Jurusan Tata Niaga : Jalan Lempar Lembing C10/11 Sarua Permai Ciputat. Dalam hubungan itu. 3 Jalan RS Fatmawati. Kavling 4 Lt. Surat keterangan berbadan sehat dari dokter. Pimpinan Toko “Serba Ada” Pasar Blok A. 2. 5.Hal : Lamaran Kerja 15 Maret 2003 Yth. Hormat saya.

SURAT Ambarwati Bahtiar Anton Daud Caterina Fransiska Purnomo Joko Raharjo Elya Waluyo Budi KODE LACI FILING CABINET A .B A . dan folder di bawah ini.J Q . guide (pemandu) .R W . Kunci Jawaban Formatif 1 Surat ditemukan pada filing cabinet (lemari berkas) pada laci.F.D E -F I .X GUIDE Am Ba Da Fr Pu Ra Wa FOLDER Am barwati Anton Bahtiar Caterina Daud Fransiska Joko Purnomo Elya Raharjo Budi Waluyo Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 32 .B C .

c. b. c. folder/map. contoh surat (sebagai arsip yang disimpan). e. Isi bon peminjaman. f. diperlukan alat seperti berikut. b. Bahan Bahan yang diperlukan dalam kegiatan ini adalah sebagai berikut. stop map. g. e. g. a. Lembar kerja 1 PENEMUAN KEMBALI ARSIP YANG DISIMPAN 1. Cari arsip ke laci filing cabinet (lemari berkas) sesuai dengan kode arsip. b. f. Langkah Kerja a. atau h. stempel waktu. 2. Serahkan arsip kepada orang yang memerlukannya. Tempatkan out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambil. d. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 33 . Teliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan temukan kodenya. Alat Agar latihan kegiatan dengan menggunakan job sheet (lembar kerja) ini berjalan dengan baik. format out guide (lembar isian peminjaman 1 folder arsip). Bergeraklah menuju tempat penyimpanan. pena. Ambil arsip yang diminta. guide.G. alat tulis -menulis (pensil. 3. format bon peminjaman. penggaris penghapus/tip-ex). d. format out sheet (lembar isian peminjaman 1 lembar arsip). odner (pengganti filing cabinet). a.

Uraian Materi 2 Mengindeks Nama Orang 1. En Pi. Kegiatan belajar 2: Peraturan Mengindeks a. Condromowo Elfrida Antonius Theresia Co. Berikut ini dikemukakan contoh penerapan kaidah ini. Nama orang Indonesia yang menggunakan nama babtis Nama orang Indonesia yang menggunakan nama babtis pengindeksannya dilakukan dengan mengutamakan nama diri yang kemudian diikuti oleh nama babtisnya.2. Ja Sa. Th Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 34 . Ad. Sa. Dh Pa. Kr In. Pe Pintamin Situngkir Engelbertus Si. An El. Jo 2. Nama Jarwo Ismanto Dhuwung Sangkelat Krisse Adek Pamor Josh Sabuk Inten Unit 1 Ismanto Sangkelat Pamor Inten Unit 2 Jarwo Dhuwung Adek Sabuk Krisse Josh Unit 3 Kode Is. Nama Paulus Supardi Petrus Subarjo Engelbertus Situngkir Antonius Condromowo Theresia Elfrida Unit 1 Supardi Subarjo Unit 2 Paulus Petrus Pintamin Unit 3 Kode Su. Nama orang Indonesia pada umumnya Nama orang Indonesia yang tidak menggunakan nama keluarga (marga) diindeks urut dari belakang. membuat kartu indeks dari surat atau berkas yang ada 3. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 2 Setelah mempelajari modul ini dengan tuntas tentang peraturan mengindeks. mengindeks surat atau berkas yang ada 2. memberi kode pada surat atau berkas yang ada. b. Anda diharapkan dapat: 1. Pa Su. Berikut ini dikemukakan contoh penerapan kaidah itu.

Unit 1 Qurani Angrumsari Ismanto Tutik Supini Unit 2 Ngungrum Gusti Tw. Tw. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 35 . Supini Sw. Si Nadah Si. Kode Qu. Nama singkatan yang diketahui kepanjangannya Apabila nama seseorang didahului atau disertai oleh nama singkatan dan singkatan itu diketahui kepanjangannya. Nama singkatan yang tidak diketahui kepanjangannya Jika nama yang diindeks mempergunakan singkatan. Singkatan tersebut langsung menjadi indeks dan dikode. Is. Tu. Nama Singobarong Rajaguguk Kholo Nadah Siahaan Ronkenduru Situngkir Tilam Upih Pardede Lingtang Kumukus Sinaga Unit 1 Rajaguguk Siahaan Situngkir Pardede Sinaga Unit 2 Singobarong Kholo Ronkenduru Tilam Lingtang Unit 3 Kode Ra. Gusti Angrumsari M. An. 5. W. Berikut ini dikemukakan contoh penerapannya. Na Si. Ng. I. Berikut ini dikemukakan contoh penerapan kaidah itu. Sw. singkatan itu ditulis kepanjangannya dan diindeks menurut ketentuan yang telah dikemukakan di atas. Kh. Sw. Tw. Su. Nama Ngungrum Qurani I. Hanya nama-nama yang tidak disingkat yang diindeks dan dikode.3.D. M. M. Nama orang Indonesia yang diikuti nama marga Nama orang Indonesia yang mencantumkan nama marga pengindeksannya dilakukan dengan mengutamakan nama marganya. Li. Ismanto Tutik W. Up Si. Berikut ini dipaparkan contoh penerapan kaidah itu. D. singkatan tersebut tidak perlu diperhatikan. W. Ro Upih Kumukus Pa. Ti. D. Unit 3 I. Gu. Ku 4.

Anderson Unit 1 Bush Franklin Brown Terry Anderson Unit 2 John Thomas Sue George Frank Unit 3 W D F R S (Dr. Ir. Ri. Sersan. Gelar Kepangkatan: Jenderal. Terry Dr. dll.Krt. Nama Gelar Macam macam gelar yang kita ketahui adalah sebagai berikut. Jo. Th. MSi. Brown George R. D Br. (Ir. Eko Widodo A. A. W Fr. dll.P. (R. Mayor. Dr.) (Ir. Ge. Ny.A. e. Nama John W. Ag Su. c. Berikut ini dikemukakan contoh penerapannya. Pendeta. Dharma Umar S. Gelar diindeks dan diletakkan di belakang nama dengan diberi tanda kurung.H) Ti.) Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 36 . Bedande. Sl Wi. BA. Kapten.Nama Slamet Riyanto S. Sempono R.) Se. Sombro Unit 1 Kusuma Robyong Sempono Tilamsari Sombro Unit 2 Wijaya Sinom (K. Kiai Haji. Ph. Wijaya Kusuma Ir. Gelar Keagamaan: Haji. R. (K. Su Dh. d. Ab 6. S. Pastur. (Ny) 7. nama pertama.R. a.) Kode Ku.H) (R. Su. Si. Nn. atau nama tengah. Fr. Tilamsari Ny. Andi. Drs. Gelar Kesarjanaan: Prof. b.D. Nama orang Eropa Nama orang Eropa dapat diindeks dengan memakai nama belakangnya. Biksu.H. Gelar Rumah tangga: Tn. SH.A) So. singkatan.A.) Kode Bu. dll. Dr.Ek. Sinom Robyong KH. (Jend. Franklin Sue F.Tubagus.A) (Ny) Unit 3 (Jend. F Te. S (Dr.) Ro. dll. Nama Jend. R. Um Gu. Bush Thomas D. Frank S. Wi. MA. Berikut ini dikemukakan c ontoh penerapannya. Gelar Kebangsawanan: G. Guefuri Unit 1 Susastro Widodo Dharma Sutoyo Guefuri Unit 2 Riyanto Eko Agus Umar Abdullah Unit 3 Slamet Suparno Kode Su. R An.

Berikut ini dikemukakan contoh penerapan kaidah ini. dan Van der dapat diindeks dengan cara menjadikan awalan sebagai satu kesatuan dengan nama keluarga. D’. Ha. Van. Berikut ini dikemukakan c ontoh penerapan kaidah ini. Fe Da. kemudian dari badan hukumnya. Ja 9. la. le. Pt Bu. Dela. Ma. Je Sm. De. Cv Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 37 . Pe Ja. He Oh. Berikut ini dikemukakan contoh penerapan kaidah ini. Nama Henry Van Houten Ferira O’Hara Sandro Da Lavenna Henry Mac Kenzie Mark Dela Ko zwseva Unit 1 Van Houten O’Hara Da Lavenna Mac Kenzie Dela Kozwseva Unit 2 Henry Ferira Sandro Henry Mark Unit 3 Kode Va. Nama orang Eropa yang menggunakan kata penghubung Nama orang Eropa yang menggunakan kata penghubung dapat diindeks dan dikode sebagai satu kata/satu unit. He De. Nama Jenny Duft-Frank Peter Smith-White Jane Loper-Tiana Unit 1 Duft-Frank Smith-White Loper-Tiana Unit 2 Jenny Peter Jane Unit 3 Kode Du. Du. Nama perusahaan Nama perusahaan dapat diindeks dari nama badan usaha/ perusahaan terlebih dahulu. Ma 10. Di. Sa Ma. Nama orang Eropa yang diikuti dengan awalan Nama orang Eropa yang menggunakan awalan A’. Ko In. Pe Lo. Nama Koperasi Tegak PT Indocement CV Buana Harta Unit 1 Tegak Indocement Buana Harta Unit 2 Koperasi Perseroan Terbatas Commanditer Venootschap Perum Telkom PT Jasa Marga Telekomunikasi Jasa Marga Perusahaan Umum Perseroan Terbatas Te. Pt Kode Te. Des. Mac.8.

( Firma) Ti. (Yayasan) 12. nama orang tersebut diindeks sesuai dengan peraturan mengindeks nam a orang. Berikut ini dikemukakan contoh penerapan kaidah ini. Nama Pabrik Rokok 555 Fa. Ro. Berikut ini dikemukakan contoh penerapan kaidah ini. (Pabrik) Em.11. Nama Rumah Sakit Fatmawati Unit 1 Fatmawati (Rumah Sakit) Yayasan Sudirman Sudirman (Yayasan) Universitas Taruma Negara Negara Taruma (Universitas) Toko Obat Boike Taman Suropati Boike Suropati Obat (Toko) Taman Ne. Nama badan usaha yang menggunakan nama orang Pada badan usaha yang menggunakan nama orang. Cl Li. (Taman) Unit 2 Kode Fa (Rumah Sakit) Su. Tiga Roda Unit 1 Triplefive Empat-Lima Tiga Roda Unit 2 Rokok (Pabrik) Firma Perseroan Terbatas Kode Tr. 45 PT. pengideksannya dilakukan dengan menjadikan nama orang tersebut sebagai kata pengenal utama. ditulis lengkap dan dijadikan sebagai tanda pengenal utama. Ta (Universitas) Bo. Ro (Perseroan Terbatas) The 90 club Toko Sepatu 55 Ninety Lima-lima Club Sepatu (Toko) Ni. Se. Nama perusahaan yang menggunakan angka Nama perusahaan/badan usaha yang menggunakan angka. Kemudian. Ob (toko) Su. (Toko) Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 38 .

niaga. Nama perusahaan/badan usaha yang menggunakan kata depan atau kata penghubung Nama perusahaan/badan usaha yang menggunakan kata partikel dari. Rakyat. dan badan sosial kemasyarakatan yang menggunakan singkatan Nama badan usaha jasa. niaga. dan. Nama CTC PJKA Unit 1 Central Trading Kereta Api Unit 2 Company Perusahaan Jawatan KUD Unit Desa (koperasi) Un. pada.13. Nama badan usaha jasa. Berikut ini dikemukakan contoh penerapan kaidah ini. Pe Kode Ce. Pe 14. Indonesia. Nama BRI GIA DPR PNI Unit 1 Bri Gia Dpr PNI Unit 2 Rakyat. Berikut ini dikemukakan contoh penerapannya. kata partikel diindeks dengan me letakkannya dalam tanda kurung yang mengikuti kata depannya. Bank Garuda Indonesia Airways Perwakilan. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 39 . Co Ke. baru diindeks. Dewan Partai Nasional Indonesia Br Gi Dp Pn Kode 15. dan badan sosial kemasyarakatan yang menggunakan singkatan boleh diindeks dengan nama singkatannya. Nama perusahaan yang menggunakan singkatan Nama perusahaan/Badan Usaha yang menggunakan singkatan ditulis kepanjangannya terlebih dahulu. Berikut ini dikemukakan contoh penerapannya. (koperasi) Perum Telkom Telekomunikasi Perusahaan Umum Te.

Au. Nama Departemen Kehutanan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Direktoran Jenderal Dinas Pe. Nama instansi/badan pemerintah Nama departemen. dapat diindeks sebagai berikut. (Kedutaan) (Kedutaan Besar) Besar Brunai Brunai Darusalam Kerajaan (Kedutaan Besar) Au. dan sejenisnya. (Kedutaan Besar) Republik Dominika Kedutaan Australia Kedutaan Kerajaan Darusalam Besar Australia 17. Nama kedutaan besar.Co Ta. Ka Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 40 . di Pe. direktorat jenderal. 16. (Kedutaan Besar) Br.ka.Ra Ka. Nama Kedutaan Unit 1 Besar Dominika Unit 2 Republik Unit 3 (Kedutaan) Kode Do. nama negara Nama kedutaan dan nama negara dijadikan sebagai kata tangkap utama dalam pengindeksan dan pengodean. De Pendidikan Tinggi Dinas umum Kantor Urusan Agama Pekerjaan Pekerjaan Umum Urusan Agama Kantor Ur. Di Unit 1 Kehutanan Unit 2 Departemen Kode Ke. Tanti dan Ranti Perusahaan Kayu dari Kalimantan Unit 1 Sudarpo (and) Tanti (dan) Kalimantan Unit 2 Company Ranti Kayu (dari) Perusahaan Perusahaan Kode Su. Berikut ini dikemukakan contoh penerapannya.Nama Sudarpo and Co Fa.

De Unit 1 Unit 2 Negara Badan Kode Ke. Ka Ka.18. Ke Ng. Ba Kepegawaian Kepegawaian 19. Ra. Persiapan Kegiatan yang penting sebelum melakukan penyimpanan arsip yang menggunakan filing sistem abjad adalah persiapan peralatan yang akan digunakan dalam penyimpanan arsip Peralatan yang perlu disiapkan antara lain adalah sebagai berikut. yang menyangkut nama tempat. Lembaga negara dan lembaga pemerintah non departemen Nama lembaga Negara dan lembaga pemerintah non departemen dapat diindeks sebagai berikut. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 41 . Ag. yang diikuti oleh bentuk atau tingkatnya. Nama Unit 1 Unit 2 Pemerintah Tingkat I Kabupaten Kecamatan Kelurahan Rukun Warga Kode Daerah Ri. De Perwakilan Perwakilan Rakyat Dewan Pe. Badan Pemerintah Daerah Badan pemerintah dapat diindeks dengan kata tangkap utama. Ru Pemerintah Daerah Tingkat I Riau Riau Kabupaten Gunung Kidul Gunung Kidul Kecamatan Kjarangmojo Kelurahan Gedangrejo Rukun Warga Ngangkruk Karangmojo Gedangrejo Ngangkruk PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP 1. Pe Gu. kota atau daerah. Berikut ini dikemukakan contoh penerapannya. Nama Badan Negara Dewan Rakyat Dewan Pertimbangan Pertimbangan Agung Agung Dewan Pe. Ne. Ke Ge.

F Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 42 . folder d. filing cabinet (lemari berkas) b. label A .a.C D . guide (pemandu) A B A = TAB B = Pembatas c.

Laci Kartu Indeks A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S E U V W X Y Z Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 43 . kartu indeks B Nama Nomor Surat Tanggal Surat Kode Surat : : : : Budiman 99/I/01 18 Oktober 2002 KP(Kepegawaian) g. rak penyortir f.e.

O . a. A D - C F M P .U J . karena setiap kesalahan akan memakan banyak biaya. laci kedua berisi guide D – F dan seterusnya. Laci pertama pada lemari berkas diberi guide mulai dari A sampai dengan abjad yang diperlukan. Apabila frekuensi arsip masih sangat sedikit. Cara Menyusun Perlengkapan Penyusunan perlengkapan dapat dilakukan sebagai berikut. b.Y Laci filing cabinet dalam filing sistem abjad 3. di unit kerja masing-masing (desentralisasi) atau campuran. Ab. misalnya Aa. satu laci bisa dipergunakan untuk beberapa guide. Berikut Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 44 .L V . Untuk lebih jelasnya Anda dapat melihat gambar berikut ini. misalnya laci pertama berisi guide A . Ac. Penampungan Hal tersebut tidak pelaksanaanya harus tetap sama.C. Langkah-langkah Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan alfabetis harus dilakukan dengan pengetahuan dan pemahaman.R G - I S . Di belakang guide terdapat folder yang jumlahnya tergantung per abjad yang diperlukan. Ad. tetapi prosedur ini dikemukakan proses penyimpanan tersebut.2. Dalam sistem penyimpanan ini arsip bisa disimpan di pusat arsip (sentralisasi). menjadi masalah. a.

Agar pemberian indeks dilakukan dengan tepat. beberapa aturan di bawah ini perlu diperhatikan. Proses ini disebut pengindeksan atau pengklasifikasian. kode penyimpanan surat dapat menggunakan nama penanda tangan. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 45 . b. dan hasil penerimaan dari unit sendiri . Apalagi bila arsip tersebut sampai tidak ditindak lanjuti oleh pejabat yang berwenang. Pengindeksan Arsip yang siap disimpan dapat diindeks sesuai dengan asal arsip. Penyimpanan arsip sebelum dicatat akan menyebabkan kesalahan yang tidak dapat diperbaiki dan mer ugikan kegiatan perusahaan. terlebih dahulu arsip itu dibaca untuk menentukan tempat penyimpanannya.Arsip hasil penciptaan sendiri. Penentuan indeks berarti pemberian nama sebagai dasar penyimpanan. dan hasil penerimaan dari luar unit dikumpulkan diproses untuk disimpan. nama kepala surat sering digunakan untuk permintaan arsip. dan (2) dicatat sesuai dengan tanggal yang tepat. (4) Jika surat tidak mempunyai kepala surat. kepala surat itu tidak digunakan sebagai kode penyimpanan. c. Arsip tidak akan disimpan sebelum isinya dicatat oleh petugas yang berwenang. (1) Nama yang digunakan adalah nama yang paling sering digunakan dalam pencarian arsip. (2) (3) Dalam arsip korespondensi. Petugas arsip harus memastikan bahwa arsip tersebut (1) ditangani dengan hati-hati. Maka prosedur pertama yang harus dilakukan adalah “pastikan arsip yang akan disimpan tersebut telah memenuhi aturan penyimpanan yang telah disetujui oleh penanggungjawabnya”. Proses ini disebut penompangan. Apabila kepala surat tidak memuat alamat penulis atau hubungan bisnis si penulis. Penelitian Arsip yang telah terkumpul itu diteliti sehingga ditemukan tanda bahwa arsip siap disimpan. Sebelum disimpan.

d. Jika hal tersebut telah dilakukan. Petugas harus menulis subjek tersebut pada sudut kanan atas. (11) Jika ada masalah yang membingungkan Anda dalam menentukan nama yang terpenting. nama atau masalah tersebut dapat digunakan sebagai kode dalam penyimpanan. Pengodean dapat diartikan sebagai pemberian tanda pada arsip yang mengindikasikan penyimpanannya dalam file. nama orang/organisasi harus tampak pada arsip tersebut. (6) (7) Untuk surat keluar. pilihlah nama perusahaan yang dijadikan kode penyimpanan. pilihlah salah satu dari nama itu. Pemberian kode yang tepat akan menghemat waktu pada saat Anda akan menyimpan kembali arsip. Apabila ada kata yang penting. (10) Jika nama atau masalah yang ada di dalam arsip tersebut dianggap paling penting. nama yang penting adalah nama pada alamat dalam. (12) Jika ada dua nama yang sama pentingnya. Agar Anda dapat memberi kode yang tepat. sedangkan nama yang lain dipakai sebagai rujuk silang. arsip akan diberi tanda atau kode tempat penyimpanan.(5) Jika nama perusahaan sama pentingnya dengan nama penanda tangan. Jika arsip sudah siap disimpan. (8) (9) Pada surat tembusan nama penulis digunakan sebagai dasar penyimpanan. penentuan kode itu harus diklarifikasikan kepada pembuat surat tersebut. Pengkodean Hasil pengindeksan arsip dapat menjadi kode yang berfungsi sebagai dasar penyimpanan arsip tersebut. Jika nama individu dan nama perusahaan tercantum pada alamat dalam. nama perusahaan dipakai sebagai kode penyimpanan. petugas sudah dapat membaca sekilas atau mengindeks isi surat untuk konfirmasi pemberian kode tersebut. Jika pokok masalah digunakan dalam penyimpanan sistem alfabetis. Pada saat pemberian kode Anda harus berhati-hati dan 46 Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad . pembuatan rujuk silang dilakukan saat itu juga. seperangkat aturan dalam penyimpanan alfabetis harus diikuti.

arsip akan bertumpuk secara tidak teratur. penyortiran merupakan langkah awal sebelum dilakukan pemberkasan. pengelompokan D-E-F menjadi satu. Sebagai contoh penyortiran adalah pengelompokan A-B-C menjadi satu. f.konsisten. dan seterusnya. hal itu hanya akan berakibat kesalahan. agar pemberkasan tidak tertunda. Arsip itu dipisahkan berdasarkan kelompok alfabetisnya itu masing-masing untuk penyimpanan sementara. Kegiatan ini selanjutnya disebut fine sorting . arsip disortir sesuai dengan kode penyimpanan. Penyimpanan Kegiatan penyimpanan adalah kegiatan yang sangat penting di dalam kegiatan kantor. Apabila kegiatan penyortiran ditunda hingga kegiatan pemberian kode selesai . berarti Anda melakukan pekerjaan dua kali. Hal itu memakan waktu dan tenaga yang lebih banyak setelah berkas diberi kode. Di sebagian besar instansi. Penyortiran itu dapat diartikan sebagai tindakan menyusun berkas secara abjad atau numerik. Singkirkan benda yang merusak arsip seperti pin. berarti kehilangan arsip waktu. a. e. Jika kegiatan penyortiran ditunda hingga semua kegiatan pemberian kode selesai. uang. Penyimpanan dilakukan dengan memperhatikan hal -hal berikut. Penyortiran Setelah ditetapkan kodenya. Penyortiran sangat penting dilakukan secepatnya setelah pemberian kode dan pembuatan rujuk silang. berkas itu langsung disortir sesuai dengan tempat kelompok yang sama. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 47 . dan klip. yaitu kegiatan menempatkan berkas di dalam tempat penyimpanannya. Oleh sebab itu arsip segera disortir secara garis besar (rough sorting) menjadi yang dikelompokkan secara alfabetis. dan ketenangan sewaktu pencarian arsip. Apabila anda lakukan secara tergesa-gesa. Setelah dikelompokkan ke bagian masing-masing. Kesalahan penyimpanan. berkas siap disimpan dan dipindahkan ke tempat penyimpanan.

5. Oleh karena itu. Arsip inaktif dan arsip yang jarang dipakai ditempatkan pada laci paling atas dan paling bawah. Petugas penyimpanan arsip adalah orang yang 1. mengetahui pentingnya pembuatan tanda pengenal pada sistem penataan secara alfabetis. arsip paling tua ada di paling belakang. selalu menyortir arsip sebelum disimpan. seperti halnya yang dilakukan pada penataan di folder campuran. Selalu tempatkan arsip-arsip paling baru di posisi paling atas pada folder individu sehingga ketika folder dibuka. 4. Banyak kantor yang mempunyai tempat penyimpanan arsip. 3. Tatalah arsip yang disimpan dalam folder masalah/sub jek (application folder) berdasarkan alfabetis. 2. kemudian berdasar tanggal. membuat kode arsip secara teliti. tab tersebut akan rusak dan arsip akan terselip di luar folder. Sebelum arsip dimasukkan dalam folder. e. dengan empat atau lima laci yang sulit dijangkau oleh petugas. Jika Anda menarik folder dengan memegang tab secara terulang terus-menerus. memahami dan bisa menerapkan aturan pengindeksan secara alfabetis dengan baik. mahir menyiapkan atau membuat rujuk silang. Tempatkan setiap arsip pada folder dengan maka bagian atas di sebelah tepi kiri. Anda sebaiknya menghindari menarik folder dengan memegang tab. sebaiknya tarik folder ke atas dahulu. arsip aktif dan arsip yang paling banyak digunakan biasanya disimpan pada laci bagian tengah. dan memanfaatkan keuntungan penggunaan peralatan baku untuk penyimpanan secara baik. d. tidak berdasar penting tidaknya isi arsip. Arsip yang diambil (dipinjam) ketika dikembalikan harus disusun secara kronologis semacam itu.b. Ketika arsip diambil dari tempat penyimpanan folder dibuka seperti membuka buku dari tepi tab ke arah kanan yang dibuka langsung pada posisi siap dibaca. mengetahui. c. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 48 .

pengindeksan. pengelompokan D-E-F menjadi satu. a) Rangkuman 2 1. Setelah berkas diberi kode. penelitian. 2. b. Tempatkanlah out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambil. Langkah-langkah penemuannya kembali adalah sebagai berikut. (1) Telitilah arsip yang diminta atau yang akan dicari Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 49 . 4. 3. Penyortiran sangat penting dilakukan secepatnya setelah pemberian kode dan pembuatan rujuk silang. pengindeksan yang dilakukan terhadap suatu surat dilakukan dengan memperhatikan nama-nama penulis surat atau lembaga yang menulis surat itu. Ambillah arsip yang diminta. dan seterusnya. Serahkan arsip kepada yang memerlukan. e. Bergeraklah atau berjalanlah menuju tempat penyimpanan. Cari lah arsip ke laci filing cabinet (lemari berkas) sesuai dengan kode arsip. Langkah-langkah penyimpanan arsip adalah penampungan. 4. c.sehingga hal itu dapat membantu mencapai keberhasilan dalam efisiensi sistem penyimpanan secara alfabetis. a. Langkah-langkah penemuannya kembali dapat dikemukakan sebagai berikut. Telitilah arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya. Dalam sistem abjad. Sebagai contoh penyortiran adalah pengelompokan A-B-C menjadi satu. f. agar pemberkasan tidak tertunda. g. Penemuan kembali arsip filing sistem abjad dapat dicari langsung ke tempat penyimpanan. Isilah bon peminjaman. penyortiran. Prosedur penemuan kembali arsip yang disimpan Penemuan kembali arsip filing sistem abjad dapat dilakukan langsung ke tempat penyimpanan. d. pengkodean. dan penyimpanan. berkas l angsung disortir sesuai dengan tempat kelompok yang sama.

Diskusikan hasil pengamatan A nda di kelas. (6) Letakkanlah out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambil.dan ditemukan kodenya. (5) Ambillah arsip yang diminta. Catatlah secara detail mengenai hal-hal yang terkait dengan itu. Apakah tata usaha di sekolah Anda menggunakan sistem abjad untuk mengelola arsipnya? Jika ya. (4) Carilah arsip ke laci filing cabinet (lemari arsip) sesuai dengan kode arsip. Nama Sibaran Rajagugguk Nadia Siahaan Ronkenduru Situngkir Pardos Haris Pardede Johan Sinaga Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode 50 . Pakailah kembali contoh surat yang ada di tes formatif 1. bantulah petugas arsip untuk melakukan penyimpanan surat pada hari ini. Buatlah kartu indeks. kemudian isilah kartu indeks tersebut sesuai dengan surat-surat yang ada. sesuai dengan prosedur yang telah Anda pelajari. Jangan lupa membuat dan mengisi kartu peminjaman untuk surat yang Anda cari tersebut. (7) Serahkanlah arsip kepada yang memerlukan. Tuliskan pula kode surat itu masing-masing. Gunakan saja surat-surat pada tugas nomor 1 di atas sebagai bahan. c) Tes formatif 2 1. Datanglah ke kantor-kantor instansi di sekitar sekolah Anda atau ke kantor TU atau perpustakaan sekolah Anda secara berkelompok (3-5 orang). pelajarilah sistem apa yang digunakan untuk mengelola arsipnya. b) Tugas 2 1. 2. (2) Isilah bon peminjaman. (3) Bergeraklah menuju tempat penyimpanan. Susunlah indeks nama orang yang disertai nama keluarga menurut klasifikasi abjad di bawah ini. Bagaimanakah prosedur penemuan kembali sebuah surat? Coba Anda praktikkan. 3. Jika tidak.

Nama Sibaran Rajagugguk Nadia Siahaan Ronkenduru Situngkir Pardos Haris Pardede Johan Sinaga Sinaga Johan Unit 1 Rajagugguk Siahaan Situngkir Pardede Unit 2 Sibaran Nadia Ronkenduru Pardos Haris Unit 3 Kode Ra. Nama Jend. Susunlah indeks nama orang yang disertai dengan gelar menurut klasifikasi abjad di bawah ini. (Ny) Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 51 . Nama Jend. Sombro Robyong Sempono Tilamsari Sombro Sinom (K. Sombro Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode d) Kunci Jawaban Formatif 2 Kunci Jawaban 1.A) (Ny) (Ir. Pa. Jo Kunci Jawaban 2.A) So. Tilamsari Ny.H) Ti. Sempono R.) Ir.A. Sinom Robyong KH.2. Sinom Robyong KH. (K. Na Si. Si. Wijaya Kusuma Ir. Sempono R. Ro Pa. Si Si.A. Wi. (Jend. Ha Si.H) (R. (Ir.) Ro.) Se. Tilamsari Ny. (R. Wijaya Kusuma Unit 1 Kusuma Unit 2 Wijaya Unit 3 (Jend.) Kode Ku.

b. b. Tentukan unit sesuai dengan jenis nama. Bahan Bahan yang diperlukan dalam kegiatan ini adalah a. Alat Agar latihan kegiatan dengan menggunakan job sheet (lembar kerja) ini berjalan dengan baik diperlukan alat yang antara lain sebagai berikut. e. c. 1) nama orang (nama pelanggan). format indeks. Lakukan pengindeksan. pena. c. 2) format pengindeksan. 3) contoh format dan isian cara mengindek. penggaris penghapus/tip-ex). Langkah Kerja a. Pilahlah nama-nama sesuai dengan jenisnya. b. 5) stop map. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 52 . Serahkan hasil indeks kepada petugas penyimpan. Telitilah nama pelanggan. d.e) Lembar kerja 2 Pengindeksan Nama a. contoh surat yang memuat nama pelanggan. 4) alat tulis-menulis (pensil.

Gelar kebangsawanan : GPH. BA. Krt. Tilamsari Ny.A. dll. filing cabinet b. b. Ph.D.BAB III EVALUASI Lembar Evaluasi Jawab Pertanyaan dengan singkat dan benar! 1. Drs. dr. Mayor. Gelar kepangkatan : Jenderal. MA. Kapten. Pendeta. Nn. Sinom Robyong KH. Tubagus. Gelar kesarjanaan : Prof. Dr. dll. e. Sempono R. RR. Gelar rumah tangga : Tn. Sombro Kunci Jawaban Evaluasi 1. RA. folder d. guide c. label e. Sersan. Ny. Gelar diindeks di belakang nama dengan diberi kurung Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 53 . Sebutkan dan jelaskan prosedur penemuan kembali arsip dalam filing sistem abjad! 4. a. Sebutkan kerugian dalam menggunakan filing sistem abjad! 6 Susunlah indeks nama orang yang disertai dengan gelar menurut klasifikasi abjad di bawah ini! Nama Jend. Kyai Haji. Sebutkan dan beri contoh macam-macam gelar dalam mengindeks filing sistem abjad! 3. Peralatan yang perlu disiapkan antara lain adalah a. MSi. Sebutkan keuntungan menggunakan filing sistem abjad! 5. SH. Ir. Sebutkan peralatan yang diperlukan dalam filing sistem abjad! 2. Gelar keagamaan : Haji. c. Bedande. kartu indeks 2. Lima macam gelar yang sering dipersoalkan dalam pengindeksan. Andi. d. dll. Pastur. Biksu. Wijaya Kusuma Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode Ir. rak penyortir f. dll.

b. jika penyimpanannya didasarkan nama. Keuntungan arsip filling system abjaad a. Carilah arsip ke laci filing cabinet sesuai kode arsip. d. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 54 . Bergeraklah menuju tempat penyimpanan. g.3. Serahkan arsip kepada yang memerlukan. Dengan penggunaan warna dalam pengodean. j. Kerugian arsip filing system abjad a. a. 5. Kita dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya. e. Kesalahan berkas mudah dicek di tempat berkas dengan abjad yang sama/serangkai. yaitu sesuai dengan kesamaan abjad. f. Penemuan kembali arsip filing sistem abjad dapat dilakukan langsung ke tempat penyimpanan. karena semua berkas ditata berdasarkan nama. Arsip hanya memerlukan satu kali penyortiran. c. Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika Anda tidak mengikuti aturan secara konsisten. Ambillah arsip yang diminta. Letakkanlah out guide atau out sheet di tempat arsip yang diambil. b. Orang lebih mudah menemukan berkas berdasarkan nama. 4. Telitilah arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya. e. Pelaksanaannya lebih murah. f. Isilah bon peminjaman. Peralatan/perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana. g. c. Langkah-langkah penemuan kembali arsip dapat dikemukakan sebagai berikut. Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami. Rujuk silang sangat mudah diterapkan jika mengikut prosedur atau petunjuk yang ada. d. i. h. Surat yang berkaitan asal usulnya memberkas jadi satu dan jarang terpisah. kesalahan pada penempatan akan mudah diketahui.

(K.) Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 55 . khususnya jika ejaannya sama.A) So. Tilamsari Ny. f. Kesalahan penyimpanan merupakan hal yang tidak aneh jika tidak ada aturan yang dianut. e. Sempono R. (Ny) Unit 1 Kusuma Unit 2 Wijaya Unit 3 (Jend. Kita m udah mengubah beberapa al fabet dalam surat sehingga serangkaian pemberkasan tidak sesuai aturan. untuk menyelipkan guide dan foldernya. g. Penambahan berkas akan menyebabkan masalah. Pemberian label pada volder memakan banyak tenaga. Rujuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh/sesak. h. Pengindeks an nama orang yang disertai dengan gelar dilakukan menurut klasifikasi abjad Nama Jend.A. (R. Wi.H) Ti. Sombro Robyong Sempono Tilamsari Sombro Sinom (K.) Se. d. khususnya jika penambahan memakan tempat dalam satu bagian berkas sehingga berkas akan kehabisan tempat. Memindahkan atau menghapuskan berkas yang sudah lama amat sulit atau jarang dilakukan sehingga arsip yang tidak berguna tetap. atau semua orang membuat aturan sendiri-sendiri. Berkas/arsip berdasar nama sangat mudah dilihat dan diketahui oleh orang yang berniat tidak baik sehingga dari segi keamanan kurang baik.b. (Ir. Si. i. Wijaya Kusuma Ir.) Kode Ku. Nama yang sama mungkin membingungkan orang. (Jend.A) (Ny) (Ir.) Ro.H) (R. c. Sinom Robyong KH. 6. tersimpan jadi satu.

hasil tersebut dapat dijadikan sebagai penentu pemenuhan standar kompetensi tertentu dan apabila memenuhi syarat. Anda berhak mendapatkan sertifikat kompetensi ya ng dikeluarkan oleh dunia usaha industri atau asosiasi profesi di bidang administrasi bisnis. Mintalah kepada guru/instruktur untuk melakukan uji kompetensi dengan sistem penilaian yang dilakukan langsung oleh pihak dunia industri atau asosiasi profesi yang berkompeten.BAB IV PENUTUP Setelah menyelesaikan modul ini. apabila Anda telah menyelesaikan kompetensi tertentu. Anda berhak mengikuti tes praktik untuk mengetahui penguasaan Anda terhadap kompetensi yang telah Anda pelajari. Anda berhak untuk melanjutkan ke topik/modul berikutnya. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 56 . Apabila berdasarkan hasil evaluasi dalam modul ini Anda dinyatakan memenuhi syarat kelulusan. Apabila Anda telah menyelesaikan seluruh evaluasi dari setiap modul. hasil yang berupa nilai dari guru/instruktur atau berupa portofolio dapat dijadikan sebagai bahan verifikasi oleh pihak industri atau asosiasi profesi. Selanjutnya.

Maulana M. Syamsul Anwar . Jakarta. 1982. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. 2003.N. 1979. 1999. Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan di lingkungan Depdikbud. 2000. The Liang Gie. Kamus Administrasi Perkantoran. Sulistyo Basuki. Jakarta: Bhatara Karya Aksara.DAFTAR PUSTAKA Biro Tata Usaha Depar temen Pendidikan dan Kebudayaan 1995. Jakarta: PPPG Kejuruan. Kearsipan. Administrasi Kearsipan. Manajemen Kearsipan . Record Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran. Zulkifli Amsyah. Bandung: Titian Ilmu. Engelbertus Martono. Jakarta: Karya Utama. Sistem Penyimpanan Arsip dan Penemuan Arsip. Jakarta: Gramedia. Administrasi Perkantoran Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad 57 . Sri Widayati. Surabaya: Nurcahya. 2003. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan 1984. Manajemen Arsip Dinamis . Jakarta: Gramedi a Pustaka Utama. 1981. Kamus Bahasa Indonesia.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful