TUGAS OBSERVASI PROSEDUR ADMINISTRASI SURAT MASUK/SURAT KELUAR/SISTEM ARSIP PT.

SURVEYOR INDONESIA

Kelompok 1.A : Meilani Yuliani Sri Susanti Ega Novita Sari Noni (22120030) Eva Nurmalasari Fransisca Anneke Paays Ulya Mulkiyah Kelas : 22.1A.01

Kata Pengantar
Dengan mengucap Bismillahirahmannirrohim, serta syukur Alhamdulillah kehadapan Allah SWT yang telah memberikan taufik dan hidayahnya, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah observasi, guna untuk memenuhi nilai UAS ( Ujian Akhir Semester) semester 1. Makalah ini ditulis untuk memenuhi tugas Administrasi Bisnis mengenai surat masuk/surat keluar/sistem arsip dan untuk memberitahukan kepada mahasiswa tentang surat masuk/surat keluar/sistem arsip pada PT. Surveyor Indonesia. Kami berharap semoga makalah observasi ini dapat diterima dengan baik oleh semua mahasiswa dan dosen. Akhir kata tidak lupa kami ucapkan Terima Kasih kepada semua pihak yang tidak bisa kami ucapkan satu persatu yang telah membantu untuk menyusun makalah ini. Semoga penulisan makalah observasi ini, dapat memenuhi segala persyaratan yang telah di tetapkan, ada manfaatnya bagi pembaca yang ingin mempelajarinya. Makalah observasi ini masih jauh dari kesempurnaan sehingga kritik dan saran akan kami terima dengan lapang dada.

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.

2.2 Jenis Surat

Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

a. Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu: 1. Tidak menggunakan kop surat 2. Tidak ada nomor surat 3. Salam pembuka dan penutup bervariasi 4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis 5. Format surat bebas

b. Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:

1.Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi 2.Ada nomor surat, lampiran, dan perihal 3.Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim 4.Penggunaan ragam bahasa resmi 5.Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi 6.Ada aturan format bakuBagian-bagian surat resmi: Kepala/kop surat Kop surat terdiri dari: 1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar. 2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil 3. Logo instansi/lembaga 4 Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan 5 Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat Hal, berupa garis besar isi surat 6 Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat) 7 Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada) 8 Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma) 9 Isi surat Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan. Penutup surat Penutup surat, berisi: 1. salam penutup 2. jabatan 3. tanda tangan 4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP) Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

c.Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas: 1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan 2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal 3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku 4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi 5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat 6. Format surat tertentu

Keterangan : 1. Kepala/Kop surat 2. Nomor surat 3. Hal/perihal 4. Lampiran 5. Tanggal surat 6. Alamat surat tujuan 7. Salam pembuka 8. Isi surat 9. Salam penutup 10. Pengirim surat

BAB III PEMBAHASAN

3.1 SEJARAH PT.SURVEYOR INDONESIA
Surveyor Indonesia didirikan pada tanggal 1 Agustus 1991. Pada awalnya misi kami adalah untuk membantu Pemerintah Republik Indonesia dalam memperlancar aliran barang modal dan peralatan ke Indonesia dari seluruh dunia melalui jasa pemeriksaan pra-pengapalan yang bertaraf internasional. Sejak bulan April 1997, kami telah merumuskan misi sebagai perusahaan jasa surveyor dalam arti luas. Dengan rumusan misi yang baru, kami memberikan beberapa layanan berupa pemeriksaan teknis, survei, pengkajian, penilaian pengawasan, auditing serta konsultasi. Pasar yang kami layani mencakup berbagai bidang jasa termasuk industri, pemerintah, pengembangan wilayah, minyak dan gas bumi, mineral, sistem dan sertifikasi, lingkungan, pertanian serta manajemen outsourcing. Melalui pengalaman di berbagai bidang, kami telah membangun pengetahuan luas dalam proses bisnis yang membuat kami mampu memberikan pelayanan yang sesuai dengan kebutuhan khusus dari pengguna jasa kami. Kami telah banyak mengembangkan dan memberikan berbagai jasa survei, inspeksi dan konsultasi kepada pelanggan-pelanggan kami, baik pemerintah pusat, pemerintah daerah, Badan Usaha Milik Negara, dan perusahaan-perusahaan swasta. Kami terus melakukan inovasi jasa-jasa baru dengan dukungan teknologi sehingga memberi nilai tambah kepada pelanggan. Jasa-jasa inovatif ini mempunyai manfaat yang sesuai dan memberi kontribusi yang strategis bagi kepentingan nasional dalam jangka panjang. Surveyor Indonesia berkantor pusat di Jakarta dan memiliki 6 kantor cabang dan beberapa unit wilayah kerja di seluruh Indonesia, menyediakan pelayanan baik di pasar dalam negeri maupun luar negeri.

3.2 Visi, Misi dan Nilai Perusahaan 3.2.a VISI & MISI Visi
Menjadi Perusahaan Independent Assurance Kelas Dunia

Misi

Memberikan jasa yang berdasarkan standar dan regulasi

Melaksanakan jasa secara profesional dan berdaya saing untuk mendukung perdagangan global. Memberikan nilai tambah kepada pemangku kepentingan melalui penelitian yang berkualitas dan modal manusia yang berkompeten

3.2.b NILAI-NILAI PERUSAHAAN Inovasi

Menghasilkan solusi baru, produk baru dan cara-cara yang lebih tepat dalam berusaha

Kompeten
Memiliki keahlian, pengetahuan, perilaku dan sikap yang tepat untuk melaksanakan pekerjaan secara profesional

Integritas
Menyatakan yang sebenarnya secara tidak memihak

Kepedulian
Menunjukkan kepedulian, penghargaan & sikap membantu Menghasilkan solusi baru, produk baru dan cara-cara yang lebih tepat dalam berusaha

Kompeten
Memiliki keahlian, pengetahuan, perilaku dan sikap yang tepat untuk melaksanakan pekerjaan secara profesional

Integritas
Menyatakan yang sebenarnya secara tidak memihak

Kepedulian
Menunjukkan kepedulian, penghargaan & sikap membantu