P. 1
Buku Arsiparis

Buku Arsiparis

|Views: 186|Likes:
Published by Ana Giana

More info:

Published by: Ana Giana on May 03, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

10/10/2015

pdf

text

original

BUKU PEDOMAN UMUM

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF UNIVERSITAS UDAYANA

i

c

2 0    Y 0

2

1

£

2

1

£

)

§ ¡ F  &  £ £ ¡

e ¤ W 7 7 `  4 A D 8 G A B & 5 $ 4 4 ¨ ¥ ¤ £ © 5 4 D 4 4 B C @ ¡ 4 Q ¡ 9 4 1 8 C F 9 7 @ 4 4 8 G 4 P 7 c 7 4 ¡ G 4 8  ¢ 8 £ F e D  ¢ 8 4 4 4 £ 0 (  4 F 4 B 8   £ ' 7 @ B 4 6 D P $ D C ¡ @ P 4 4 4 P b D 9 D B © 4 ¡ 4 4 4  @ 9  a 8 7 a § R W 4 3 £ ¢

G

A

F P D 4 D 9

F P

9

7

7

A

W b

C 4 @ D 4 ¨ A C

¤ £ 8 A B &

W 9 I P W D 9

£ ¡

4 4 4 G d f B D 4 S D @ 4 8 P C ¨ I D 4 9 S 4 C 4 7 D P D G 5 e 4 4 © 4 @ I P 4 D 8 § 4 B C A ¦ I A A

C

B

A

8

b 9  4 4 E r f  D D B 2 f 6 4 4 D 9 4 7 A   4 F e A E F 4 F  1 5

F

D

4

4

7 W G P 4 ¡ 4 P 9 4 8 4 C 8 D D 9 E

b

8 C D 4 4 5  ¢ 4

b

C

G A 7 G Q f 4 A D 4 D F D D 4 C A @ 4 G P C 5 A T 4 G  D E g G B £ S  4 § 5 4 F 9 9 P ¡ D 4 A E i 4 4

b

@

@

4 P G C

S C C W 4 9 F 4 7

@ B 4 S A D 8 4 B 4 H 4 7   D h

W d D 5 D A

D P

4 s 4 I P E D T e 9 G 4 i B 9 4 D 4 4 4 4   S

W

P

B

7 e 4 5 W B 9 @ @ R G 4 7 A 4 D C f D W A 8 D I ! 7 Q f 4 4 @ 4 1 8 7 C P 

U

C £ " P 8 W 9 4 F 4 D A 7 # 4 D @ D A A d C 8 C 4 W S D 4 4 D C 4 4 ¡ A W R 9 © 8 B 4 A R F 4 4 9 D G 9 @

E 9

ii
B 7 4 5 5 9 7 E 4 4 9 % 4 4 D G 4 7 5 X 9 C D i @ V 7 4 A Q 9 8 A D I A W 4 ¡ G 4 I q 7 @ B 1 D § A P @ " C W 9 8 $ P D p f 5 V % 4 T D 4 9 e 4 $ W B 4 E W 8 c 7 P C q 9 @ F 5 A D 4 U F 4 & 4 4 £ W 2 q A W F P A 4 4 A 4 4 I A q W 5 D T W 4 A P G S P 4 8 q 4 4 7 P q 4 8 4 B 4 P 7 G 4 5 7 ¨ I @ 4 8 D C £ & q C C q I D F e  F W 9 4 E 2 s D A 3 (  8 D p A q £ ' 9 D D D B 5 4 q ¤ 4 5 P ¡ W S D C D 4 4 D 2 4 6 P B 9 @ G F D q A b I 9 q C D 4 F b T q B 9 2 C 7 R 4 C 4 5 D b 4 C 8 4 5 C 9 7 A q 9 4 4 A W D C 4 8 A C 4 S 8 9 4 q 4 q 4 @ B 4 I D G 5 5 W G C A 4 7 4 8 7 @ 8 d W 4 4 D 5 8 D 7 P 4 F 4 e C 4 9 p 7 4 s S W @ b 4 q 4 A 9 C 2 q E D e 4 4 F 4 q 1 9 P B 4 7 C 9 @ D 4 4 T f G @ E X P 7 f 4 5 C q W B 7 @ C C C D 7 2 q W 4 7 P 8 @ q 8 8 F 7 C @ D @ 7 8 4 q 4 4 F E G 5 @ 4 9 7 W C T q W 4 2 4 5 f 4 7 D q 8 D 9 D D C 4 q 4 P C 4 4 W D

BUKU PEDOMAN UMUM
PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF UNIVERSITAS UDAYANA

PUSAT ARSIPARIS 2009

50

iii

04 = MASYARAKAT.01 TP. Depdiknas Nomor: 41268/A. P. 14 x 21 cm CATATAN: Kesepakatan dalam Pelatihan Tata Kelola Kearsipan yang diikuti oleh para Arsiparis dilingkungan Univ. 081 337 491 413 unudpress@yahoo. Setjend.01 BUKU PEDOMAN UMUM PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF UNIVERSITAS UDAYANA PUSAT ARSIPARIS 2009 TP.com hĴp://penerbit.1. Udayana pada tanggal: 25 Pebruari 2009 disepakati sbb: Penetapan Kode Klasifikasi arsip terhadap kode surat yang timpang dengan Kep. Telp.id Cetakan Pertama: 2009. x + 112 hlm.1 R. diterapkan sbb: Ditulis Kode lama terlebih dahulu.B. Denpasar .ac. Sudirman. kemudian diikuti dengan garis miring lanjut penulisan kode sesuai kode yang tertuang pada Pola Klasifikasi Arsip Depdiknas. SURAT ARSIP PENGABDIAN t u v w x y € u y u  u ‚ ƒ „ … † x t u v w x y € u ‰ x † x „  … „  x ‘ „  u „  ˆ ‡ ‘ „  u „  ” • – — ˜ — ™ d e f ™ d g h i — j — g e f e i f ˜ k — ™ l — m n f k — d ’ • — ™ — j — g n “ f – g ˜ g o • n • k g m g • ™ j — ™ i — • p • ™ j f ˜ j g – • n q — ˜ • i f ™ f ˜ k • iv r j • 49 .Bali.unud.02 Pemanfaatan Komunikasi Media Pembelajaran 00 Pemanfaatan Informasi 01 Pemanfaatan Komunikasi Studio 00 Radio 01 Televisi 02 Multi Media Teknologi Teknologi Teknologi Koordinator Tim Penyusun: Ida Bagus Arimbawa Penyunting: Jiwa Atmaja Cover & Ilustrasi: Repro Design & Lay Out: Putu Mertadana Diterbitkan oleh: Udayana University Press Kampus Unud Sudirman Gedung Pascasarjana Lt.1 Jl. Contoh: PM/ PP.A1/kp/2008.

03 PP.04 PP. Buku ini memuat tentang pokok-pokok pengelolaan arsip inaktif/statis di lingkungan Universitas Udayana yang dapat dipakai sebagai pedoman/acuan dalam mengelola arsip inaktif/statis bagi unit-unit kerja di lingkungan Universitas Udayana. Tim Penyusun menyampaikan ucapan terimakasih yang setinggitingginya kepada Rektor Universitas Udayana dan semua pihak atas sumbangsihnya baik dalam bentuk moril maupun materiel sehingga Buku Pedoman Umum Pengelolaan Arsip inaktif dapat terwujud. karena itu melalui kesempatan ini.PP. November 2009 Tim Penyusun 48 v . Karena buku pedoman ini hanya memuat ketentuan-ketentuan pokoknya saja. pake kode KM) Tenaga Pengajar ( Pake Kode DT/ BAA) 00 Dosen 01 Guru Besar 02 Konsultan Akademik Forum Senat Wali Amanah Program Studi ( Pake Kode DT. Melalui kesempatan ini pula.05 PP. sudah barang tentu aturan-aturan yang bersifat spesifik belum dimuat dan akan dimuat dalam buku khusus untuk itu. tentu buku ini belum dapat dikatagorikan sebagai “Buku Pedoman” yang sempurna.BAA 00 Diploma 01 Strata-1 02 Strata-2 03 Strata-3 04 Extention 05 Jarak Jauh KATA PENGANTAR TP TEKNOLOGI PENDIDIKAN TP.07 PP. Masukan diharapkan dari berbagai pihak dan dapat disampaikan secara lisan atau tertulis kepada kami. dengan rendah hati kami mengharapkan masukan yang sifatnya membangun dan penyempurnaan buku ini pada masa yang akan datang. BAK.08 PP.00 Sistem/Model Pembelajaran 00 Pemanfaatan Teknologi Informasi Puji Syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa (Ida Sang Hyang Widhi Wasa) atas anugrahNya sehingga Buku Pedoman Umum Pengelolaan Arsip Inaktif Universitas Udayana ini dapat dirampungkan sesuai rencana. Tim Penyusun menyadari bahwa dengan keterbatasan pengetahuan.04 02 Pengembangan IPTEK Alumni ( Jobdes.06 PP. Bukit Jimbaran.09 02 Bahan Ajar/Media Pembelajaran 03 Laboratorium Ijazah dan Transkrip 00 Ijazah 01 Transkrip 02 Keterangan Lulus Sementara 03 Legalisasi Penelitian dan Pengabdian Masyarakat 00 Penelitian ( Unud pake kode PL)PL/PP 01 Pengabdian Masyarakat ( Unud pake kode PM ) PM/PP.

00 Administrasi Penyelenggaraan Pendidikan 00 Kalender Akademik 01 Penerimaan Mahasiswa Baru 02 Registrasi Mahasiswa 03 Absensi/Presensi Kehadiran Mahasiswa 04 Administrasi Ujian 05 Administrasi Pelulusan PP.termasuk Wali Amanah ? 01 Organisasi Kemahasiswaan (Jobdes. pake kode KM ) 02 Organisasi Profesi Dosen ? 03 Pemberdayaan Perguruan Tinggi 04 Dewan Pendidikan Tinggi II. PP PERKULIAHAN/ PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN PP. BAA. pake kode DT ) 01 Dispensasi ( Jobdes. BAK. pake kode DT ) PP.01 Kemahasiswaan 00 Cuti Mahasiswa ( Jobdes.2. BAK pake kode KM ) 02 Beasiswa (sda ) 03 Senat Mahasiswa (sda) 04 Kegiatan mahasiswa (sda) 05 Mahasiswa Berprestasi (sda) 06 Mahasiswa Meninggal Dunia (sda) 07 Mahasiswa Asing ( Jobdes.02 Prasarana dan Sarana Akademik (Pake Kode DT/ BAA) 00 Kurikulum 01 Deskripsi Mata Kuliah vi 47 . BAA.

....................................... LAYANAN ARSIP . LPM pake kode PM ) 02 Kreativitas Mahasiswa ( Jobdes.........1.....................03 WS..... b........ BAB II PENGOLAHAN ............. a................................................ BAB IV.......... Pencarian ..... KATA PENGANTAR ............ f........ MASALAH SUBSTANTIF DILINGKUNGAN PENDIDIKAN TINGGI Akademik ( BAA ) 00 Kurikulum 01 Program Studi 02 Pengembangan Wawasan Akademik 03 Pengembangan Prestasi Akademik 04 Proses Pembelajaran 05 Sarana dan Media Pengajaran 06 Evaluasi Akademik DT..................................03 Pembinaan Kelembagaan 00 Organisasi Perguruan Tinggi II................00 II............................ BAB I PENDAHULUAN .............. Penataan Ruang simpan ............................................. d............... Pengertian Umum ...04 WS....................................... d..................01 Penelitian dan Pengabdian Masyarakat 00 Penelitian ( Jobdes. Pembuatan DPA.............. Pendiskripsian .... d.................... Penataan arsip . pake kode PL ) 01 Pengabdian Masyarakat (KKN.............................................. KKL) ( Jobdes.............. Penomoran dan labelisasi.................................................................................. BAB V.... Maksud dan Tujuan .....05 Laporan 00 Laporan Hasil Pemeriksaan 01 Laporan Hasil Monitoring Tindak Lanjut Pengabdian Masyarakat Forum Komunikasi DAFTAR ISI II...........................................................................01.. c..02 WS............ c.......... g....... b............... Pemeliharaan ruang simpan ... Dasar Hukum............ v 1 1 2 3 4 7 7 11 12 15 16 19 20 23 23 25 26 27 30 30 31 32 33 34 35 37 46 vii .. a........................................................................ c.......................... Latar belakang ....... Peminjaman arsip . Pemilahan .... Lampiran Pola Klasifikasi Arsip ..........................02 DT......................WS............. e.. Lemlit..... pake kode KM ) KM/DT...................... b...................... DT........................................................ Pengelompokan indek .............. BAK..... BAB III PENYIMPANAN .............................................................. d...02 Ketenagaan 00 Tenaga Akademik 01 Tenaga Non Akademik DT................. Penempatan arsip ............................. Pendataan .. a................ b.............. Pengambilan arsip .................... Pembuatan skema pengaturan arsip ... Retensi/ Penyusutan arsip .............................. a............................ e............................................ Pencatatan......... PENUTUP .......... c.......................................

00 PG.04 DL.02 DL.01 Penyelenggaraan Diklat 00 Prajabatan (Jobdes BAUK/kepeg pake kode KP) 01 Pimpinan (sda) 02 Fungsional(Jobdes BAA ) 03 Teknis (Jobdes BAUK/Kepeg.11. WS WS. pale kode KP) Pengiriman Peserta Diklat 00 Dalam Negeri 01 Luar Negeri Pengiriman Peserta Pendidikan Gelar Job Des BAA.01 DL.05 I.03 DL.00 WS. PG PG.02 PG.01 viii 45 . (DT) 00 Dalam Negeri 01 Luar negeri Seminar/lokakarya/Workshop/Bimkos/ Bimtek Evaluasi Diklat PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN Rencana Litbang Pelaksanaan Litbang 00 Kurikulum 01 Penilaian dan Pengujian 02 Kebijakan dan Inovasi 03 Statistik Bidang Pendidikan Evaluasi dan Laporan Penelitian Forum Komunikasi Kelitbangan PENGAWASAN Rencana Pengawasan Pelaksanaan Pengawasan 00 Rutin 01 Khusus 02 Monitoring PG.DL.03 I.12.

secara umum terlihat masih beraneka ragam dan belum semuanya tertata rapi di masing.TU. akhirnya Rektor Universitas Udayana mengeluarkan Surat Keputusan nomor: 359/ H. 44 1 .00 Sistem Informasi Manajemen (SIM) 00 SIM Kepegawaian 01 SIM Keuangan 02 SIM Barang 03 SIM Persuratan 04 SIM Kearsipan TI.masing Unit Kerja.10. yang diberi nama Pusat Arsiparis. DIVINKOM ) TI.14/TU/2008 tertanggal: 9 Oktober 2008 yang membentuk satu wadah beserta perangkat/struktur organisasinya.01 Sistem Informasi Pendidikan 00 Sistem Informasi Pendidikan Tinggi PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Rencana/Program Diklat 00 Rencana Kebutuhan Diklat (Jobdes.05 Konsumsi dan akomodasi Perawatan Perjalanan Dinas Pengurusan VISA/Paspor Mess.9. pada masa akan datang Universitas Udayana akan membentuk pangkalan data sebagai antisipasi dalam menghadapi persaingan global yang telah mulai dirasakan dewasa ini. Di samping itu. Penginapan 06 Telekomunikasi ( Job Des Bag Perlengkapan 07 Kebersihan dan Taman Keamanan dan Ketertiban 00 Personil 01 Dokumen 02 Material/fisik 01 02 03 04 05 BAB 1 PENDAHULUAN a. Atas dasar pemikiran yang demikian. pake kode KP. Wisma / Villa. Latar belakang I. Rumah Dinas.) 01 Kurikulum dan Silabus 02 Modul I. Pusat Arsiparis inilah yang diharapkan dapat bermanfaat sesuai dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) yang diberikan. ditata. Rumah Jabatan. Mengantisipasi fenomena yang demikian. di samping adanya himbauan dari Depdiknas. Rektor Universitas Udayana menyadari akan arti pentingnya suatu arsip pada masamasa yang akan datang. sehingga saat dibutuhkan arsip inaktif bisa ditemukan dengan cepat dan tepat.Hostel. Universitas Udayana telah memiliki Arsiparis yang berasal dari staf administrasi yang mempunyai hasrat ingin pindah ke status Arsiparis. BAA untuk Dosen ) (Jobdes BAUK. Kepeg /Untuk Pegawai. serta dikelola sedemikian rupa. Menyimak kondisi seperti ini. Rektor Universitas Udayana menaruh perhatian khusus dan berkomitmen serta berupaya agar arsip inaktif/statis di lingkungan Universitas Udayana dapat digali. TI TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI ( Jobdes.00 Fenomena arsip inaktif di lingkungan Universitas Udayana. Di samping itu. dan sampai saat ini Universitas Udayana telah memliki Arsiparis sebanyak 26 orang. DL DL.

Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya. d.02 PR. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.PAN/3/2009.01 Dasar hukum penyusunan Buku Pedoman ini sbb: 1.7. 3.02 TU. 7. TU TU. standar.yaitu: a. norma dan pedoman dari departemen. 6. c.03 2 43 . b. norma dan pedoman teknis pengelolaan arsip di lingkungan Universitas Udayana berdasarkan kebijakan.02 LK03 LK. Dasar Hukum PR. LK LK. standar. Menyiapkan rumusan kebijakan. Undang. b.05 LK.8. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 12 tahun 2000 tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip.undang RI Nomor.00 TU. LK.01 TU. Mengendalikan dan mengkoordinasikan pengelolaan arsip di lingkungan Universitas Udayana sejak penciptaan hingga penyusutan. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 10 tahun 2000 tentang Standar Folder dan Guide Arsip. 8.00 LK. 4. Peraturan MENPAN Nomor: Per/3/M. 5.04 LK. Melakukan pembianaan dan pengawasan ketatausahaan dan kearsipan di lingkungan Universitas Udayana. 9. Mengelola arsip inaktif di lingkungan Universitas Udayana. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 11 tahun 2000 tentang Standar Boks Arsip.03 Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Evaluasi Program Laporan 00 Laporan Berkala 01 Laporan Insidentil 02 PERLENGKAPAN Rencana Kebutuhan Perlengkapan Pengadaan Barang dan Jasa 00 Pengadaan Barang Habis Pakai 01 Pengadaan Barang Bergerak/ Inventaris 02 Pengadaan Barang Tidak Bergerak/Investasi/Asset 03 Pengadaan Jasa Penyimpanan/Pergudangan Penyaluran/Distribusi Inventarisasi Barang Pemeliharaan/Perbaikan 00 Barang Bergerak/Inventaris 01 Barang Tidak Bergerak/investasi/ Asset Penghapusan 00 Barang Bergerak/Inventaris 01 Barang Tidak Bergerak/Investasi/ Asset KETATAUSAHAAN Persuratan Penggandaan Kearsipan Kerumahtanggaan 00 Kendaraan Dinas I. Keputusan Presiden RI Nomor: 105 tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis.01 PR. Peraturan Pemerintah RI Nomor: 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip. 2.06 I. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 03 tahun 2000 tentang Standar minimal gedung dan ruang penyimpanan arsip inaktif.

Maksud dan Tujuan Buku Pedoman ini diharapkan dapat memberikan informasi umum tentang pengelolaan Arsip di Universitas Udayana. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor.02 HM. 14.08 Keprotokolan 00 Penerimaan Tamu Dinas 01 Jamuan Makan/Resepsi 02 Acara Kedinasan 03 Upacara/Peringatan Hari Besar 04 Pelantikan dan Serah Terima Jabatan (Jobdes Bag Kepeg. dan efisien. 145/U/2004 tentang Jadual Retensi Arsip Keuangan dan Kepegawaian di lingkungan Depdiknas. PR PR.00 42 3 . • menjamin arsip tidak mengalami kerusakan dan hilang. Peratuan Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 37 tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di lingkungan Depdiknas. I.HM. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor: 13 tahun 2006 tentang Jadual Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di lingkungan Depdiknas.06 HM. tepat. Instruksi Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 1 tahun 2006 tentang pedoman Pelaksanaan Penyerahan Arsip Statis di lingkungan Depdiknas. 13.? ) 01 Pameran ( Jobdes. pake kode KP) Kunjungan Dinas 00 Dalam Negeri 01 Luar Negeri Dengar Pendapat Sidang Kabinet/Rakor Penerbitan dan Publikasi 00 Buletin/Majalah ( Jobdes UPT Peerbit. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 42 tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas.6. Perpustakaan).. • menjamin arsip yang bernilai guna kesejarahan dapat diselamatkan dan dilestarikan. pake kode PR ) 02 Sayembara/Lomba/Festival Dokumentasi 00 Foto/Video/Film 01 Guntingan Koran/Kliping Koran Perpustakaan ( Job Des. 12. SIM/ BAPSI. aman. sehingga diharapkan para pengguna arsip mengetahui bahwa Universitas Udayana sudah memiliki Pusat Arsiparis dan mengerti tentang pengelolaan arsip di Universitas Udayana.05 HM. 15. 00 Pengadaan Bahan Pustaka 01 Pengolahan Bahan Pustaka 02 Pelayanan Bahan Pustaka 03 Penghapusan Bahan Pustaka PERENCANAAN Rencana/Program Kerja 00 Jangka Panjang 01 Jangka Menengah/Rencana Strategis 02 Tahunan 10. 11.03 HM.07 HM. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor: 26 tahun 2006 tentang Jadual Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di lingkungan Perguruan Tinggi dan Kopertis. c. Bag.04 HM. Tujuan umum: • Menjamin arsip dapat disediakan dengan cepat.

01 4 41 . menganalisis. 1. HM.kaidah kearsipan yang berlaku di Indonesia • Menghasilkan satu sistem akuisisi.Tujuan khusus: • Universitas Udayana memiliki arsip yang terintegrasi. lembaga dan lainnya yang terkait dengan kearsipan. Pengertian Umum 01 HK. Universitas dimaksudkan adalah Universitas Udayana. 4.00 Organisasi 00 Struktur. 3. Untuk mendapatkan kesamaan persepsi terhadap segala sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) Pusat Arsiparis. Unit kerja lainnya adalah Jajaran BAUK. 2.06 Pendirian Lembaga Pendidikan Informal 02 Pendirian Lembaga Pendidikan Non Formal Sertifikasi dan Akreditasi 00 Lembaga Pendidikan Formal (Jobdes Bag Perencanaan. pake kode PR ) 01 Guru/Dosen ( Jobdes. Lembaga dimaksudkan adalah Lembaga Penelitian dan Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat. pake kode KP) 01 Analisis jabatan (Jobdes TU) OT. dan fungsi (Jobdes Bag Kepeg/ BAUK.tugas Universitas Udayana (Tri Dharma Perguruan Tinggi) • Meningkatkan kualitas sumber daya manusia pengelola kearsipan agar memiliki keahlian di bidang manajemen kearsipan yang profesional. pelestarian dan pelayanan informasi kearsipan yang akuntabel sebagai penunjang kelancaran tugas . pake kode KP ) I. penataan. terorganisir. Fakultas dimaksudkan adalah semua fakultas yang berada di bawah/ di lingkungan Universitas Udayana. BAPSI.00 KEHUMASAN Hubungan Antar Lembaga 00 Antar Lembaga Pemerintah 01 Swasta/LSM 02 Perusahaan 03 Lembaga Pendidikan Media Massa 00 Media Cetak 01 Media Elektronik 02 Media Internet I. tertata dengan rapi sesuai dengan kaidah . dalam Buku Pedoman ini dipandang perlu menetapkan pengertian tentang arsip. pake kode KP ) HM HM. • Meningkatkan sarana prasarana penunjang kegiatan kearsipan yang dapat dimanfaatkan untuk menelaah. BAA. OT ORGANISASI DAN TATA LAKSANA OT. tugas.02 Evaluasi Organisasi dan Tata Kerja (Jobdes Kepeg.5. pengumpulan. menyajikan data dan memberikan layanan informasi yang berhubungan dengan arsip untuk kepentingan Universitas Udayana dan stakeholders. d.4. Bag Kepeg.01 Tata Laksana 00 Sistem dan Prosedur Kerja 01 Pembakuan Sarana Kerja OT.

8. Juknis dan Protap Eselon I Peraturan/Keputusan Rektor Instruksi Rektor Peraturan/Keputusan Bersama Rektor Surat Edaran/Surat Edaran Bersama Bersama Rektor Pedoman. Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. Juklak. Sarana lainnya untuk menunjang kegiatan Arsiparis. dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 7. pelaksanaan.01 HK. Arsip aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. Perencanaan/ BAPSI. dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. UPT dan Unit kerja lainnya yang dibentuk atas dasar Surat Keputusan Rektor. Juklak. b. penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun 40 5 . Naskah-naskah yang diterima oleh badan-badan swasta dan/ atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. Kerjasama. Standar.02 HK.13 14 15 16 17 18 19 Surat Edaran/surat Edaran Bersama Eselon I Pedoman.05 BAK. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan. Arsip adalah: a. b. d. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan. c. 10. Juknis dan Protan Rektor HK. 6. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. pake kode LN/ DN ) 00 Dalam negeri 01 Luar Negeri Sosialisasi/penyuluhan/pembinaan hukum Bantuan/konsultasi/advokasi Kasus Hukum 00 Pidana 01 Perdata 02 Tata Usaha Negara 03 Agama 04 Adat 05 Ketenagakerjaan 06 Internasional Perizinan 00 Pendirian Lembaga Pendidikan Formal (Jobdes Bag. penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara (pasal 2 ayat a UU No.03 HK. Ruang tempat kerja pengolahan arsip. 7 Tahun 1971). 9. pake kode PR ) HK. Sarana dan prasarana dimaksudkan adalah: a. Ruang kerja Arsiparis dan sekretariat.04 MoU/Kontrak/Perjanjian Kerjasama ( Jobdes Bag. Standar. 5. Ruang penyimpanan arsip standar.

tanggung jawab. Arsip vital adalah arsip dinamis yang esensial (mutlak) untuk kelangsungan hidup organisasi. Unit kearsipan adalah unit pengelola arsip pada tingkat Departemen. 12. aktivis dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer. Perguruan Tinggi Negeri. Juklak dan Protap 10 Peraturan/Keputusan Eselon I 11 Instruksi Eselon II 12 Peraturan Bersama/Surat keputusan Bersama Eselon I 6 39 . Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan.11.05 KP. 13. 14. Arsip konvensional adalah arsip yang berbasis kertas. dan dipelihara sebagai bukti transaksi. TU ( HK HUKUM ) HK. wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan. pusat-pusat. 16.3. 15. 17. Standar. digunakan. 18. Koordinator Perguruan Tinggi Swasta dan unit pelaksana teknis.00 Peraturan Perundang-undangan 00 Undang-Undang 01 Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang 02 Peraturan Pemerintah 03 Peraturan/Keputusan Presiden 04 Instruksi Presiden 05 Peraturan/keputusan Menteri 06 Instruksi Menteri 07 Peraturan Bersama/Surat Keputusan Bersama 08 Surat Edaran/Surat Edaran Bersama 09 Pedoman.07 Kesejahteraan 00 Perumahan 01 Koperasi 02 Taspen 03 Asuransi Kesehatan 04 Angkutan pegawai 05 Bantuan sosial 06 Rekreasi Pemberhentian 00 Dengan hormat 01 Tidak dengan hormat Organisasi Non Kedinasan 00 Korpri 01 Dharma Wanita I. Petugas arsip adalah staf yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas di bidang kearsipan.06 KP. untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Arsip audio visual atau arsip pandang dengar adalah arsip yang dapat dilihat dan/atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki bentuk fisik beraneka ragam tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya. unit utama. Pola klasifikasi arsip adalah pola penyimpanan arsip yang disusun secara sistematis dan logis serta hierarkis berdasarkan fungsi yang ada di Departemen yang digunakan sebagai dasar pemberkasan arsip secara subjek KP. Arsiparis adalah PNS yang diberi tugas.

KP. Oleh karena itu. akuisisi diartikan sebagai penelusuran/penemuan arsip-arsip yang mempunyai nilai guna di lingkungan Universitas Udayana. baik yang bersifat permanen maupun tidak. Strategi akuisisi yang bersifat pasif. dan bahkan dilingkungan Universitas Udayana belum pernah dilakukan secara terjadwal mengikuti jadwal retensi yang diberlakukan dilingkungan Depdiknas. Dalam konteks kelembagaan.03 KP. 38 7 . strategi pelaksanaan akuisisi dapat bersifat pasif atau aktif. Salah satu indikator bahwa proses dan prosedur penyusutan tidak berjalan sempurna adalah tidak adanya Jadual Retensi Arsip (JRA) di masing-masing unit kerja.04 Analisis jabatan (Job Des Bag Tata Usaha) 02 Evaluasi jabatan 03 Standar kompetensi dan kualifikasi 04 DaĞar urut kepangkatan 05 Usulan formasi 06 Penetapan formasi Pengadaan 00 Seleksi Penerimaan 01 Pengangkatan CPNS 02 Pengangkatan PNS 03 Pengangkatan kembali PNS 04 Pegawai honorer/kontrak Pembinaan 00 Kenaikan pangkat/golongan 01 Pengangkatan dalam jabatan fungsional 02 Pengangkatan dalam jabatan structural 03 Mutasi pegawai 04 Tugas perbantuan/dipekerjakan 05 Alih tugas/alih jabatan 06 Pembinaan jabatan fungsional Cuti 00 Cuti di luar tangguan Negara 01 Cuti Besar 02 Cuti tahunan 03 Cuti alasan penting 04 Cuti lainnya 05 Disiplin 00 DaĞar hadir 01 Hukuman disiplin 01 BAB II PENGOLAHAN a.01 KP. Proses akuisisi itu sendiri dilakukan secara terus menerus sepanjang waktu. Sementara itu.04 KP. Syarat utama dari strategi ini adalah tiap-tiap unit kerja sudah melaksanakan prosedur penyusutan secara konsisten dan sempurna serta penilaian arsip sudah dilakukan di unit-unit kerja. strategi akuisisi bersifat aktif diberlakukan bila proses dan prosedur penyusutan di unit-unit kerja tidak berjalan sempurna. karena pertumbuhan arsip-arsip di unitunit kerja di lingkungan Universitas Udayana tidak akan pernah berhenti. yakni Pusat Arsiparis hanya terlibat dalam pekerjaan evaluasi bahan/arsip yang diserahkan oleh unit-unit kerja. Akuisisi Dalam konteks University Archives. Pusat Arsiparis Universitas Udayana menerapkan strategi akuisisi yang bersifat aktif dengan segala risiko yang mungkin akan timbul.02 KP.

Tahap berikutnya adalah penentuan nilai arsip yang layak disimpan di Pusat Arsip Universitas Udayana berdasarkan nilai evidensial dan informasionalnya.lainnya. struktur. Pola Klasifikasi Kearsipan dilingkungan Universitas Udayana dibagi dalam dua bagian yaitu: I. bahwa arsip yang diserahkan sudah jelas dan teratur. yakni tahap seleksi arsip dan penentuan penilaian arsip.05 PertanggungJawaban Keuangan 00 Neraca 01 Laporan Keuangan KP KEPEGAWAIAN KP. Tahap seleksi arsip antara lain. b. peristiwa. unitunit yang mempunyai arsip permanen. ada dua tahap dalam proses penilaian arsip. 8 37 . Arsip yang mengandung nilai evidensial meliputi: (1) Arsip-arsip yang memberikan penjelasan tentang perubahan dan perkembangan organisasi. dan lain. Di sini.A1/KP/2008. MASALAH FASILITATIF KU KEUANGAN KU. yang akan disimpan. jenis-jenis arsip. upaya mengidentifikasi arsip yang akan disimpan.01 Pelaksanaan Anggaran 00 Pendapatan 00 Pajak 01 Bukan Pajak (PNBP) 01 Belanja Belanja Pegawai Belanja Operasional Belanja Modal KU. dan tidak teratur.02 Perbendaharaan KU. bahwa arsip yang diserahkan kepada Pusat Arsiparis masih dalam keadaan kacau. (2) Arsip yang menjelaskan bukti-bukti keberadaan organisasi dan fungsi-fungsinya.03 Bantuan Luar Negeri KU. peran administrasi dan operasional.04 Sistem Akuntansi KU.2. benda. Dalam penyerahan arsip teratur ini hendaknya disertai dengan DaĞar Lampiran Pola Klasifikasi Arsip Berdasarkan Keputusan SekJend DEPDIKNAS No: 41268/A.00 Formasi 00 Analisis kebutuhan pegawai I. yaitu: a. media arsip. diserahkan dalam bentuk jumlah (karung/kotak/box/dll) yang disertai dengan Berita Acara Pemindahan (BAP). Pemindahan arsip inaktif oleh unit kerja dapat dilaksanakan pada Pusat Arsiparis dengan dua sistem. Pemindahan arsip tidak teratur.Unsur terpenting dalam akuisisi arsip ini adalah penilaian terhadap arsip. Pemindahan arsip teratur. Dalam hal ini.00 Penyusunan Anggaran 00 Pembahasan Anggaran 001 mbahasan anggaran pnbp unud 20010 002 Pendapatan SPP/SDPP Fak Kedokteran 01 Pagu Indikatif 02 DIPA KU.1. tempat. I. di mana semua arsip diserahkan begitu saja tanpa memperhatikan arsip itu sendiri apakah mempunyai nilai guna atau tidak. Sedangkan nilai informasional adalah arsip-arsip yang memberikan informasi penting terhadap unit-unit kerja dan para peneliti (terutama still images) yang terkait dengan perorangan. asal-usul.

......... DaĞar Pertelaan Arsip Sementara ini bermanfaat untuk memberikan gambaran tentang asal-usul arsip tersebut dan untuk mengetahui lebih cepat perihal yang terkandung pada arsip itu sendiri..) NIP: (...........) NIP: 36 9 ..... terutama dalam hal memberikan pelayanan arsip kepada yang membutuhkan dengan prosedur yang berlaku di Universitas Udayana.................... Ada pun bentuk/format DaĞar Pertelaan Arsip Sementara adalah sebagai berikut: Nopember 2009 Pusat Arsiparis Unud Tim Penyusun DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA Nama Unit Kerja/ Instansi Alamat Telepon SERI/ URAIAN MASALAH/ PERIHAL : : : NO URUT NOMOR & KODE SURAT KURUN WAKTU JLH/LB/ EXP KET ASLI/ COPY Penerima Denpasar/Bukit Jimbaran...............................Semoga buku pedoman ini dapat dipakai sebagai acuan bagi semua pihak di lingkungan Universitas Udayana... Pertelaan Arsip Sementara (DPAS) agar lebih cepat dipahami dan diproses lebih lanjut......... Berita Acara Pemindahan (BAP) dan DaĞar Pertelaan Arsip Sementara (DPAS) dibuat rangkap dua........... yaitu rangkap pertama untuk Unit Kerja yang bersangkutan dan rangkap kedua untuk Pusat Arsiparis...............2009 Pengolah (..............

.... lanjut arsip tersebut diserahkan kepada pusat arsiparis...... 10 35 .... Pihak kedua selanjutnya bertanggung jawab mengelola arsip inaktif yang telah dipindahkan oleh pihak pertama..........Contoh Berita Acara Pemindahan (BAP) Arsip Sementara KOP SURAT UNIT KERJA BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Nomor: ( unit kerja ybs ) Pada hari ini. maka segala sesuatu yang termuat dalam buku pedoman ini dapat mendekati akurasinya dan dapat dipertanggung jawabkan..tanggal:.............. Buku Pedoman ini hanya memuat aturan-aturan pokoknya saja...berjumlah... tanggal/ bulan/tahun Yang menyerahkan. bok/ berkas. termasuk memberikan pelayanan dan servis informasi tentang arsip inaktif kepada pengguna arsip dan stakeholders... NIP: Dari uraian tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa Buku Pedoman Umum Pengelolaan Arsip inaktif mutlak harus ada dan dapat dipakai sebagai pedoman dalam mengelola arsip inaktif simpan di lingkungan Universitas Udayana.. yang bertandatanagan dibawah ini: Nama : NIP : Pangkat/ gol : Jabatan : Atas nama unit kerja........ Tempat..bulan.............. baik fisik... Pihak pertama telah memindahkan arsip inaktif unit.....tahun........... NIP: ......... BAB V PENUTUP Yang menerima ..... terutama mengenai bagaimana mengelola arsip simpan dengan baik dan sistematis mulai dari mengakuisisi arsip.sebagai pihak pertama.. tidak sistematis dan akan terjadi adanya perbedaan persepsi dalam melaksanakan tugas................. Hal-hal yang bersifat spesifik dalam pengelolaan arsip simpan.. Nama : NIP : Pangkat/ gol : Jaatan : Atas nama Pusat Arsiparis Universitas Udayana sebagai pihak kedua............................................ kemudian dikelola sampai dengan arsip tersebut disimpan pada ruang depo... Tanpa buku pedoman tentu dalam pengelolaan arsip simpan akan kehilangan arah. dan dengan mengadakan studi banding baik melalui web maupun media cetak. Buku Pedoman ini disusun berdasarkan aturanaturan yang berlaku sebagaimana menjadi dasar hukum buku pedoman ini. seperti aturan-aturan yang harus terpenuhi dalam membangun gedung/ruang arsip simpan maupun non-fisik seperti jadual retensi arsip simpan dan lainlainnya akan disusun dalam buku tersendiri................ Pihak kedua telah menerima dan membenarkan bahwa arsip yang dipindahkan oleh pihak pertama sesuai dengan DaĞar Pertelaan Arsip Sementara (DPAS) seperti tersebut di atas.........

di samping untuk menghindari adanya tumpukan arsip yang tidak berguna. Out indikator Box keluar agar dicabut. sehingga dapat diseleksi arsip mana yang akan dilanjutkan untuk diproses. b. perlu juga diperiksa kondisi fisik setiap lembar arsip. yaitu suatu kegiatan kontrol awal yang harus dilaksanakan dalam rangka penyimpanan arsip. maka sebaiknya menghubungi pejabat berwenang untuk membuat semacam arsip pengganti. petugas arsip memberikan catatan pada buku catatan peminjaman arsip bahwa arsip dimaksud telah dikembalikan. Selanjutnya. Dilanjutkan dengan memasukkan kembali ke dalam box di mana arsip itu diambil/ disimpan. Pemilahan No Nama Peminjam Jenis arsip Jumlah arsip Asli/ copy Tgl pinjam Tgl kembali Ket e. Bila telah lengkap. Apabila langkah ini juga belum menghasilkan kelengkapan seri arsip yang dicari. keasliannya. apakah arsip tersebut sudah benar-benar inaktif. khusus untuk seri arsip memiliki retensi panjang atau mungkin merupakan arsip vital. 34 11 . kapan dipinjam dan kapan kembali. Kemudian diperiksa pula kelengkapan dari setiap seri. Contoh : BUKU CATATAN PEMINJAMAN ARSIP Untuk mencegah terjadinya kerusakan terhadap arsip simpan. Pemilahan dimaksudkan adalah memisahkan arsip yang mempunyai nilai guna dengan lembaran yang menyertai arsip itu sendiri. Bila ditemukan ada seri arsip yang kurang lengkap.jumlahnya. Penempatan arsip Arsip yang dikembalikan agar diperiksa kembali kelengkapannya. atau menanyakan kepada unit kerja asal. maka harus diupayakan kelengkapannya dengan cara memeriksa daĞar arsip yang berasal dari unit lain. Pemilahan arsip inaktif diawali dengan mengadakan pemeriksaan terhadap arsip itu sendiri. Bila ditemukan arsip yang kondisinya sudah rusak maka perlu dilaksanakan perbaikan seperlunya. Hal ini penting artinya jangan sampai lembaran yang tidak berguna mengacau arsip yang mempunyai nilai guna. dengan mencocokkan pada buku catatan peminjaman arsip. Kegiatan ini juga merupakan recek dari kegiatan pemeriksaan yang dilakukan ketika akan menyimpan arsip inaktif. hendaknya arsip-arsip yang akan dipindahkan difumigasi pada ruangan khusus untuk itu dan pengelola arsip simpan terhindar dari serangan penyakit yang menyertai arsip simpan itu sendiri.

Kemudian arsip yang mempunyai nilai guna dikumpulkan dan dikelompokkan berdasarkan: a. jenis arsip. tgl. dan lain-lain c. Kegiatan ini dilaksanakan untuk menguji kebenaran deskripsi arsip yang telah dilaksanakan oleh Arsiparis di central file. Dosir. th) (Hari. amplop dan fotocopy arsip bilamana arsip yang aslinya tidak ada. S : ( No. Satu rangkap untuk petugas arsip ( Arsiparis) OUT INDIKATOR BOX KELUAR Box Pengganti diisi label: BOX KELUAR (dengan label warna hijau) (besarnya Box sama dengan box arsip keluar) d. Pendeskripsian arsip dilakukan terhadap arsip yang masih dalam keadaan kacau. Bok) No. c. artinya arsip dikumpulkan berdasarkan kesamaan urusan/ kegiatan contoh: personel file. dan lain-lain Arsip yang telah dikumpulkan dikelompokkan kembali sesuai dengan pola klasifikasi arsip yang berlaku di Universitas Udayana untuk diproses pada tahap selanjutnya. maka langkah berikutnya adalah melaksanakan pendeskripsian arsip. sampul. seminar. formulir atau sarana lainnya. th) (Nama dan paraf petugas) Arsip yang dipinjam Tgl Pengambilan Tgl Kembali Petugas Penjelasan : 1. Yayasan. Satu rangkap ditempel pada Box arsip 3. artinya berdasarkan kesamaan jenis/ bentuk. 12 33 . Seri. ordener. bln. Out Indikator dibuat rangkap dua: 2. b. Ketua/ Ketua Unit kerja lainnya. Sampul) Diskripsi: (Uraian singkat/ perihal arsip) (Hari.Dalam hal pemilahan arsip hendaknya dilakukan dengan hati-hati jangan sampai arsip yang mempunyai nilai guna ternoda/rusak. Lembaran yang menyertai arsip dapat dikatagorikan seperti: blangko kosong. Pendeskripsian Contoh : OUT INDIKATOR ARSIP KELUAR Nama Peminjam ( nama jelas dan lengkap) Kode R : No. kemudian arsip yang tidak mempunyai nilai guna mulai dipisahkan untuk dimusnahkan. kegiatan minat mahasiswa. bln. Rubrik. Hal-hal yang perlu dicatat meliputi: nama peminjam. B : (No. Rak : No. Setelah semua seri arsip diperiksa dengan teliti. artinya berdasarkan kesamaan permasalahan yang terjadi contoh: Masalah Kepegawaian. tgl. Cara melaksanakan pemisahan antara arsip dengan nonarsip terlebih dahulu harus dikenali mana yang mempunyai nilai guna dan yang tidak. Keuangan. contoh: Kumpulan Surat Keputusan Rektor/ Dekan. Penelitian. Pencatatan Langkah berikutnya adalah mencatat arsip yang akan dipinjam dalam sarana peminjaman baik berupa buku.

Bila yang diambil satu folder/map. maka arsip yang bersangkutan diambil dari tempatnya. Juga memuat formulir yang di dalamnya berisi minimal tentang tanggal pengambilan. jelas berbeda dengan deskripsi yang dilakukan oleh Arsiparis di central file (unit kerja). Pendeskripsian yang dilakukan di pusat arsip harus senantiasa memperhatikan hubungan antara arsip yang berasal dari unit kerja satu dengan unit kerja lainnya. siapa yang meminjam. arsip apa yang dipinjam dan sampai kapan dipinjam. maka pendeskripsian di sini dapat dilakukan dengan menggunakan format tertentu yang berisikan informasi tentang arsip dimaksud sebagai berikut:. Untuk mendapatkan keseragaman dalam pelaksanaannya. Sebelum arsip diambil. langkah berikutnya adalah mengambil arsip dari dalam box. sehingga tidak salah tempat. Di sini. akan menghasilkan suatu tunjuk silang. yang akan sangat berguna untuk mengontrol arsip yang dipinjam dan memudahkan dalam menyimpan kembali arsip. Penggunaan out indikator semacam ini biasanya disebut charge out procedure. Penciptaan tunjuk silang dapat dilaksanakan dalam bentuk lembaran. Bila yang diambil satu box. Setelah out indikator disiapkan dan telah diisi formulirnya secara benar. kemudian tempat tersebut diganti dengan box kosong yang berisi label out indikator box keluar dengan warna hijau. Kegiatan deskripsi yang demikian. sehingga dasar kegiatan deskripsi ini adalah pengetahuan atas seluruh koleksi arsip yang dimiliki organisasi. guide atau folder yang diletakkan di dalam box arsip. Pengambilan Arsip Setelah box arsip ditemukan.c. terlebih dahulu harus kita siapkan out indikator (semacam tanda keluaran arsip). namun dapat pula dituangkan dalam daĞar pertelaan arsip sebagai alat bantu penemuan arsip. karena Arsiparis mendeskripsi arsip yang ada di lingkungan unit kerjanya saja. karena arsip dari unit yang satu berkait dengan arsip dari unit lainnya. maka perlu disiapkan out indikator berupa guide atau folder. 32 13 . maka perlu disiapkan out indikator berupa box.

Rak : PUSAT ARSIPARIS UNIVERSITAS UDAYANA FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP Peminjam Jabatan Unit Kerja Indeks Isi Ringkas Dari : : (dosen/ pegawai/teknisi/strutural/lainnya) : : : : Kepada: Peminjam Kode: Tingkat Keaslian: (Asli/Foto Copy): Jlh........ 6..... NIP:......................... Berkas/Arsip : Kondisi Fisik arsip : Mengetahui Kepala............... Bilamana terdapat dua atau lebih perihal/ masalah........... kemudian dicari serinya. Tanggal harus dikembalikan: .... Diterima kembali di arsip Tanggal: ..... Unit pencipta: diisi dengan dari Unit Kerja mana asal arsip................................ Diskripsi : No.. Pencarian Pencarian arsip inaktif dapat dilaksanakan melalui daĞar pertelaan arsip......... Keterangan ( cara pengisian ): 1................ ..... Pertama yang harus kita ketahui adalah masalah apa yang akan dipinjam...............KARTU DESKRIPSI ARSIP INAKTIF PUSAT ARSIPARIS UNIVERSITAS UDAYANA Contoh : Unit Pencipta : Tahun berkas/Arsip: Uraian singkat: Kode : No............... 5. Asli/ fotocopy: diisi dengan melihat arsip itu sendiri............................. Uraian singkat: diisi dengan perihal surat yang akan diarsipkan.............. 4............. Masalah yang dimaksud.......... apakah asli atau fotocopy atau turunan Tanggal Peminjaman : ....... Nomor deskripsi: diisi oleh petugas/Arsiparis pada saat pendeskripsian. 3........... Berdasarkan seri arsip yang ada pada DaĞar Pertelaan Arsip (DPA) akan merujuk nomor box dan nomor sampul serta lokasi penyimpanan arsip yang akan dipinjam................. 2............................. . b. Tahun berkas/ arsip: diisi dengan tahun berapa berkas/ arsip itu diciptakan...... Sampul : No... 14 31 .......... Petugas Peminjam ..... Box : No...................... Kode: diisi dengan Kode surat/ berkas yang diarsipkan ( lihat Pola klasifikasi Arsip).... ................. dapat ditambahkan Cq.......... NIP:..................

No. Depdiknas Nomor: 41268/A. Kartu pendeskripsian ini dibuat rangkap dua. Rak diisi dengan nomor rak di mana arsip itu disimpan (bila rak penyimpan arsip lebih dari satu). dan jenis arsip yang dipinjam. Akan sangat baik dalam kegiatan ini disiapkan formulir peminjaman. d. Peminjaman Arsip Peminjaman arsip atau pelayanan informasi dapat dilaksanakan melalui lisan. Jumlah berkas: diisi dengan jumlah lembar. Kewenangan penggunaan arsip pada umumnya diatur berdasarkan jenjang jabatan pengguna arsip. Kondisi fisik arsip: diisi dengan mencermati arsip itu sendiri apakah dalam keadaan baik/ rusak. Kewenangan pengguna arsip ini perlu diatur sedemikian rupa sehingga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip itu sendiri tetap terjaga. Setelah kewenangan pengguna arsip diatur. No. Bagian/Sub Bagian.A1/KP/2008 yang mengatur tentang Pola Klasifikasi Kearsipan di lingkungan Depdiknas. 9. seperti : nama.BAB IV LAYANAN ARSIP Pelayanan arsip dapat berupa peminjaman arsip atau pemberian service informasi yang terkandung di dalam arsip yang disimpan. Struktur organisasi. Pembuatan skema pengaturan arsip 7. tertulis ataupun melalui telepon/fax/email. Apabila unit A membutuhkan arsip yang ada pada unit B perlu memperoleh ijin dari pejabat unit B atau sebaliknya. untuk kepentingan apa dan berapa lama dipinjam. yaitu: 1. Untuk di lingkungan Depdiknas. 30 15 . No. Pimpinan tertinggi dari suatu organisasi berhak menggunakan seluruh arsip dari organisasi itu. Kegiatan pelayanan arsip pada umumnya mengatur tentang kewenangan penggunaan arsip dan prosedur penggunaannya. gabung/ set 8. Dalam hal ini. Box diisi dengan nomor box pada saat arsip dimasukkan kedalam box. Rangkap pertama dipergunakan untuk manufer tunjuk silang arsip dan selanjutnya dimanfaatkan untuk dimuat pada DaĞar Pertelaan Arsip (DPA) 2.masing. 2. 11. unit kerja. diberlakukan pola klasifikasi berdasarkan Keputusan Setjend. seperti Rektorat. Klasifikasi. Rangkap kedua dipergunakan pada arsip itu sendiri untuk mempermudah menemukan. Formulir ini minimal memuat identitas peminjaman arsip. Sampul diisi nomor sampul pada saat arsip dimasukkan ke dalam sampul. yaitu penyusunan arsip simpan dapat dilakukan berdasarkan struktur organisasi yang ada di lingkungan Perguruan Tinggi tersebut. Skema pengaturan arsip simpan dimaksudkan adalah pembuatan pos-pos masalah yang ada pada arsip simpan itu sendiri. ada beberapa alternatif skema pengaturan yang umum bisa dimanfaatkan. Biro. Kepala unit kerja A mempunyai kewenangan menggunakan arsip tentang pelaksanaan tugas dan fungsi unit A. yaitu: 1. yaitu penyusunan arsip simpan dapat dilakukan berdasarkan pola klasifikasi arsip yang berlaku di lingkungan Departemen masing. 10. Lembaga. langkah berikutnya adalah: a.

berita acara dan daĞarnya. Fakultas dan Jurusan/ Program Studi.3. Unit kerja terkait/yang bersangkutan. Pelaksanaan pemusnahan segera dilakukan dengan cara dibakar. dikubur atau mempergunakan larutan kimia lainnya. Badan Penjaminan Mutu (BPMU) dengan Unit Penjaminan Mutu Fakultas (UPMF). khususnya Surat Keputusan Pimpinan. Semua dokumentasi dari kegiatan pemusnahan arsip perlu disimpan sebagai arsip vital. baik eselon maupun noneselon. yaitu penyusunan arsip simpan berdasarkan uraian singkat yang terkandung dalam surat/arsip itu sendiri dan sudah barang tentu memerlukan adanya keahlian dalam hal menentukan uraian surat yang akan dimanfaatkan sebagai deskripsi. seperti Lembaga Penelitian dengan pusat-pusat Penelitian. tertanggal 16 29 . yaitu penyusunan arsip simpan dilakukan berdasarkan tugas pokok dan fungsi dari masingmasing unit kerja yang ada di Perguruan Tinggi dimaksud baik yang eselon maupun noneselon. Pelaksanaan pemusnahan Pemusnahan arsip ditentukan oleh pimpinan setelah mendapat persetujuan dari unit kerja asal arsip simpan. Berdasarkan Keputusan Sekretaris Jenderal Depdiknas nomor: 41268/ A. 5. yaitu penyusunan arsip simpan berdasarkan unit-unit kerja yang ada dan dibentuk dengan Keputusan Rektor.A1/KP/2008. Pemusnahan arsip tersebut disaksikan oleh minimal 2 orang pejabat hukum atau dari bagian perundang-undangan. Pusat Arsiparis dengan Unit arsip Fakultas. Pengelompokan Indeks dan fasilitatif yang berlaku di lingkungan Perguruan Tinggi dan Kopertis sebagaimana tertuang pada Peraturan Menteri Pedidikan Nasional nomor: 26 tahun 2006. 6. Bila ini dilakukan untuk arsip simpan maka sudah barang tentu akan sangat rumit dilaksanakan karena permasalahan yang terkandung di dalamnya sangat kompleks. 3. artinya harus ada surat keputusan tentang arsip yang akan dimusnahkan. 4. yang dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya ada kaitannya antara unit kerja yang satu dengan yang lainnya. karena ia akan menjadi pengganti arsip yang telah dimusnahkan dan sebagai dokumentasi organisasi. Dokumentasi pemusnahan Sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah (PP) Nomor: 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip bahwa setiap pemusnahan arsip harus berdasarkan kebijaksanaan pimpinan. Tupoksi. 2. Kemudian harus pula dibuat berita acara pemusnahan dan daĞar arsip yang dimusnahkan. yang pada akhirnya baik fisik dan informasi yang terkandung dalam arsip tersebut tidak dapat dikenali lagi. e. Di lingkungan Universitas Udayana diharapkan bisa menerapkan skema pola klasifikasi yang berlaku di lingkungan Depdiknas sehingga dengan demikian akan menjadi pola yang seragam dengan yang diterapkan Depdiknas. Deskripsi. demikian juga dengan kelompok-kelompok peneliti. Kombinasi dari 5 poin tersebut di atas. dicacah.

HK dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Hukum. OT dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Organisasi dan Tata Laksana. PG dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah penelitian dan pengembangan. j. no. KP dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Kepegawaian. Contoh format daĞar pemusnahan arsip inaktif/ statis. yang mengatur tentang Pola Klasifikasi Kearsipan di lingkungan Depdiknas. 1 Kode surat 2 Perihal/Jenis/Seri/ Dosir 3 Thn 4 No. 4. Box diisi dengan nomor box di mana surat arsip itu disimpan. retensi diisi dengan tenggang waktu sesuai dengan JRA. yaitu: 1. Box 5 Retensi 6 Penjelasan : 1. b. d. 3. f. Kemudian mengundang unsur-unsur terkait untuk mencermati dan menentukan jadual retensinya dengan mengacu kepada jadual retensi arsip substantif 18 Juli 2008. LK dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah perlengkapan h. dimusnahkan atau mungkin diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk arsip yang bernilai guna sekunder (memiliki kandungan informasi bersejarah).untuk waktu tertentu. DL dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah pendidikan dan pelatihan. PR dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah perencanaan. DAFTAR RETENSI ARSIP INAKTIF/ STATIS UNIVERSITAS UDAYANA No. g. 28 17 . Penyusunan daĞar pemusnahan arsip dilakukan oleh para Arsiparis yang diberikan tugas untuk itu berdasarkan format terlampir. kode surat diisi kode surat yang diarsipkan. KU dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Keuangan. e. tahun diisi dengan tahun surat yang diarsipkan. TI dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah teknologi informasi dan komunikasi. perihal/jenis/seri/dosir diisi dengan penjelasan singkat isi surat arsip termasuk jenisnya/seri/dosir. i. TU dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah ketatausahaan. 5. Indeks yang menyangkut masalah fasilitatif Masalah fasilitatif kemudian dibagi dan dikelompokkan kembali yang disesuaikan dengan kode surat yang berlaku di lingkungan Depdiknas sbb: a. penerapan indeks dalam penyusunan arsip inaktif/ statis dibagi menjadi dua kelompok. HM dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Kehumasan. 6. Diisi nomor urut. c. 2. k.

Setelah arsip tersebut terseleksi. PP. Beberapa tahapan yang harus dilalui dan dilaksanakan adalah: 1. DT 00 Arsip yang menyangkut tentang akademik. WS dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah pengawasan. maka juga harus disiapkan kode untuk setiap rak. Bila terdapat banyak rak dalam setiap ruangan. Retensi Arsip Retensi dimaksudkan adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengadakan penyusutan/pemusnahan/ penghapusan terhadap arsip inaktif yang tidak mempunyai nilai guna lagi sesuai dengan Jadual Retensi Arsip (JRA) dengan tujuan mengurangi tumpukan arsip dan untuk memberikan kenyamanan.02. Jika terdapat beberapa ruangan. 2. DT 01 Arsip yang menyangkut tentang Penelitian dan Pengabdian Masyarakat. maka perlu diberi kode huruf untuk setiap ruangan yang ada. m. DT 03 Arsip yang menyangkut tentang pembinaan kelembagaan. Dan seterusnya. maka perlu dibuat daĞarnya. Penyeleksian Seleksi terhadap arsip yang tenggang waktu retensinya ditentukan telah habis dapat dilaksanakan berdasarkan Jadual Retensi Arsip (JRA) sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor : 26 tahun 2006 tentang Jadual Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif. Dengan demikian. maka langkah berikutnya adalah menata box dalam rak arsip. DT 02 Arsip yang menyangkut tentang ketenagaan. kemudian dibagi dan dikelompokkan kembali yang disesuaikan dengan kode surat yang berlaku di lingkungan Depdiknas sbb: 1. yang artinya arsip disimpan di ruang A. b. yaitu Tri Dharma Perguruan Tinggi. Indeks yang menyangkut masalah substantif Masalah substantif di sini tampaknya memang dikelompokkan sedemikian rupa. DT dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Pendidikan Tinggi yang meliputi: a. 2.01. Arsip yang menyangkut tentang kemahasiswaan. Dari Kode Surat ini kemudian dikelompokkan kembali ke dalam subkode. nomor box atau label box menjadi: A. yang kemudian diajukan ke panitia pemusnahan arsip untuk diadakan penilaian kembali. pada rak 02 dan nomor box 56. PP. Penataan box dalam rak arsip sangat tergantung pada sistem penomoran box yang digunakan dan sangat tergantung pada ruang dan alat simpan yang tersedia. c. D.l. PP dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Pendidikan Tinggi yang meliputi: a.56.00 Arsip yang menyangkut tentang administrasi penyelenggaraan pendidikan. yang disesuaikan dengan job diskription dari masing-masing Unit kerja dan dapat mempergunakan angka. b. kebersihan. Penilaian kembali terhadap arsip yang akan dimusnahkan ini kemungkinan akan menghasilkan suatu keputusan arsip tersebut disimpan kembali 18 27 . khusus yang menyangkut masalah tugas pokok Perguruan Tinggi. serta menjaga kesehatan dalam hal melaksanakan tugas-tugas rutin. d.

pola klasifikasi kearsipan di lingkungan Universitas Udayana tetap mengikuti pola klasifikasi kearsipan di lingkungan Depdiknas dengan diadakan modifikasi sesuai dengan kesepakatan para Arsiparis di lingkungan Universitas Udayana seperti terlampir. Arsip yang menyangkut tentang program studi. Arsip yang menyangkut tentang alumni. PP.03.05. PP.04. maka perlu diberi bahan antikarat.09. Penomoran dan Labelisasi Pemberian nomor dan label pada setiap berkas yang akan diarsipkan mengandung makna yang sangat 26 19 . i.Fentilasi dan kelembaban udara di ruang simpan/ depo hendaknya mendapatkan perhatian dengan baik untuk memberikan jaminan arsip dapat tersimpan dalam waktu lama yang disertai dengan alat pemantau suhu udara. Arsip yang menyangkut tentang forum Senat. h. Alat pemadam kebakaran harus ada dan senantiasa dikontrol oleh petugas. Demikian pula terhadap peralatan yang ada. Penataan Arsip Penataan arsip dalam setiap box sebaiknya hanya berisi satu seri arsip saja.01. PP. sampai saat ini terdapat perbedaan kode surat yang dimanfaatkan di lingkungan Universitas Udayan.04 Arsip yang menyangkut tentang Penelitian dan Pengabdian Masyarakat. C. Arsip yang menyangkut tentang Wali Amanah. Untuk itu. Jika dalam satu box berisi beberapa seri yang berbeda. Pemeliharaan gedung/bangunan/ruang depo arsip simpan perlu dikelola dengan baik. Peralatan. yaitu: a. Apabila terdapat kerusakan-kerusakan fisik/ gedung/ bangunan/ruang depo. Setelah semua arsip dimasukkan dalam box dan box tersebut diberi nomor/kode sesuai dengan nomor urut atau lokasi penyimpanannya. PP. Pemeliharaan ruang simpan pada hakikatnya [di dalamnya] meliputi pemeliharaan fisik. Arsip yang menyangkut tentang Prasarana dan sarana Akademik.02. f. bocor atau lembab. d. atau seri yang sangat berdekatan dengan retensi yang sama. maka segera diperbaiki agar arsip simpan tidak menjadi rusak. hendaknya diperlakukan sama dengan pemeliharaan gedung/bangunan/ruang. PP. e. Dari kode surat ini kemudian dikelompokkan kembali ke dalam subkode. f. Demikian pula pemeriksaan instalasi listrik dan air dilaksanakan secara pereodik. langit-langit jangan sampai menglupas yang akan mengakibatkan berdebu. b. Pemeliharaan gedung/bangunan/ruang depo.06 Arsip yang menyangkut tentang tenaga pengajar. g. c. terlebih lagi rak yang terbuat dari besi.08. j. Namun demikian. PP. PP. Arsip yang menyangkut tentang Ijasah dan transkrip. seperti bidang kemahasiswaan dipakai kode KM. PP.07. Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat mempergunakan kode PM. dan dibersihkan secara rutin termasuk dinding. yang disesuaikan dengan job diskription dari masing-masing unit kerja dan dapat mempergunakan angka. maka akan mempersulit ketika arsip tersebut akan disusutkan.

seperti udara. g. ATK. topi. jelas dan cepat dalam hal pencarian arsip-arsip/berkas yang disimpan. cahaya. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan memberikan perawatan khusus oleh petugas dengan mempergunakan obat-obatan. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki jangka simpan 10 (sepuluh) tahun atau lebih dilaksanakan pada pusat arsip departemen. pusatpusat. mengingat melalui kegiatan ini akan dapat memberikan petunjuk yang lengkap. lemari besi. slop tangan. Setelah selesai dilaksanakan pengolahan terhadap arsip simpan. desk tray. Pengelolaan arsip inaktif bagi arsip yang memiliki jangka simpan kurang dari 10 (sepuluh) tahun dilaksanakan pada pusat arsip unit utama. selain disebabkan oleh faktor dari dalam juga disebabkan oleh faktor luar. mengapa demikian?. rak buku. Pembuatan DPA b. compack rolling shelving. Filling kabinet. komputer. karet. Kerusakan arsip. compack rotary filling. rotary filling sistem. baki surat. yang sudah barang tentu disesuaikan dengan nomor dan label dari mulai diarsipkan sampai berkelanjutan. obat-obatan. karena bahan rekam yang digunakan untuk membuat arsip terdiri atas komponen-komponen yang satu dengan yang lainnya saling kontak. ordener. vertical plan filling sistem. data plan filling sistem. B. vacum cleaner dan lainnya. kapur barus dan lainnya baik dilakukan secara poles. seperti obat anti rayap. Penyediaan sarana prasarana yang diperlukan seyogyanya dilakukan oleh setiap unit kerja di mana Arsiparis ditempatkan. c.penting. dengan memperhatikan pola klasifikasi pengarsipan yang berlaku. pengatur suhu udara khususnya diruang arsip vital. Pemberian nomor dan labelisasi pada box arsip simpan ini dilaksanakan oleh Arsiparis yang ada di lingkungan unit kerja masing-masing. Pemeliharaan Ruang Simpan Pemeliharaan arsip simpan merupakan kegiatan yang harus dilakukan secara kontinyu. memory wriĴer. 2. kapur barus dan bahan pengawet lainnya. sebagai langkah terakhir adalah membuat DaĞar Pertelaan Arsip (DPA). mikro organisme serta oleh petugas arsip karena kesalahan penanganan maupun penyimpanannya. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui hal-hal yang disimpan di Depo Arsip. jamur. roll file trolley (tempat penyimpan arsip yang mudah dipindahkan karena ada rodanya). lemari arsip alat pengukur kelembaban udara. dan unit organisasi lain di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional. masker. plastik pembungkus. Rentang waktu terhadap arsip simpan yang bisa dilaksanakan pada Pusat Arsiparis Universitas Udayana tentu menyesuaikan dengan ketentuan yang diatur dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor: 37 tahun 2006 pada pasal 16 disebutkan bahwa: 1. oles. tali pengikat. semprot. baju khusus. 20 25 . Box dan kertas pembungkus dengan ukuran tertentu. mikro film.

Rak terbuka sebaiknya terbuat dari besi baja. Loteng atau basemen yang tidak dikontruksi khusus sesuai standar penyimpanan arsip. 2. Tahun: diisi dengan tahun berapa surat/ berkas itu dibuat. Rubrik: diisi dengan arsip simpan dalam bentuk 24 21 . Rak ini bisa tertutup dan bisa juga terbuka. Jarak antara rak dengan langit-langit sekitar 60 cm. 8. tergantung pemanfaatannya. maka bagian atasnya diikat dengan kawat baja dihubungkan dengan rak lainnya. Deskripsi/ uraian masalah: diisi dengan pokok permasalahan yang tertuang pada surat/ berkas yang akan diarsipkan. tidak berada di bawah lampu dan kabel-kabel listrik serta pipa air. Penyimpanan zat kimia. 7. 4. Unit Kerja diisi dengan nama unit kerja yang memiliki arsip (Fak/ PS/ Biro/ Lembaga/ UPT/ dan lain-lain). 4. Sarana lainnya yang perlu disediakan adalah sbb: a. Jarak antara rak dengan tembok lebih kurang 70 – 80 Cm.bagian belakang yang di dalamnya terdapat berbagai fasilitas penyimpanan sesuai dengan media dan jenis arsip yang disimpan. dengan tinggi hampir setinggi ruangan sehingga dapat mengoptimalkan penggunaan ruang secara vertikal. No. Untuk menstabilkan rak. Indeks: diisi dengan indek surat yang tertuang dalam pola klasifikasi kearsipan Universitas Udayana. Ruangan ini sebaiknya jauh dari tempat yang peruntukkannya sebagai : a. 5. Kode Klasifikasi: diisi dengan kode yang tertuang dalam pola klasifikasi kearsipan Universitas Udayana. 9. Seri: diisi dengan arsip simpan dalam bentuk seri. Diisi dengan nomor urut. Boks 10 Ket No. dengan jarak kurang lebih 1 (satu) meter. r sampul 6 7 8 9 No KodeKlasifikasi 1 2 3 5 Petunjuk Pengisian Form: 1. c. No. Adapun DaĞar Pertelaan Arsip (DPA) dimaksud adalah sebagai berikut: DAFTAR PERTELAAN ARSIP UNIT KERJA UNIT Telp KERJA Telp : : :: Indek Diskripsi/ Uraian masalah 4 Tahun Sistim Penyimpanan Lokasi Penyimpanan. dapur. Telepon: diisi dengan nomor telepon Unit Kerja yang bersangkutan. Rak 11 12 seri Rubrik Dosi No. Rak penyimpan arsip Model rak penyimpanan arsip dirancang sedemikian rupa sesuai dengan arsip yang akan disimpan. Jarak antara deretan rak membentuk lorong yang cukup untuk lalu-lalang pengambilan arsip simpan. sehingga semua rak dalam satu ruangan merupakan satu ikatan yang saling memperkuat satu sama lain. 3. Pengaturan rak perlu dilaksanakan dengan baik sehingga tidak memakan banyak ruangan. 6. Arsiparis wajib mengevaluasi arsip mana yang cocok tersimpan dalam rak terbuka begitu juga sebalikya. Unit mesin AC. regenci kamar mandi b.

Ruangan ini dibangun sedemikian rupa diperuntukkan khusus untuk fumigasi terhadap arsip yang akan disimpan di Depo. BAB III PENYIMPANAN A. Tersedianya ruang fumigasi dan ruang sterill sesuai dengan standar Nasional. dengan ukuran luas. 3.10. Untuk itu. Tersedianya ruangan Depo untuk menyimpan arsip inaktif/ statis yang mampu menampung semua Arsip yang akan disimpan. Keterangan: diisi dengan hal-hal yang perlu untuk mempermudah mengetahui kondisi arsip. Ruang penyimpanan ini terletak di 22 23 . Dosir: diisi dengan arsip simpan dalam bentuk dosir. No. Penataan Ruang Simpan Dalam hal memberikan jaminan terhadap keamanan arsip simpan. suhu udara. 13. tingkat kelembaban sesuai dengan standar Nasional. fentilasi. rubrik. 14. No. standar minimal saranaprasarana yang diperlukan untuk mengelola arsip inaktif/ statis adalah sbb: 1. Tersedianya ruangan sekretariat Pengelola Arsip inaktif/statis yang memadai. Sampul diisi dengan nomor sampul sebagai pembungkus surat/ berkas yang akan diarsipkan. menghindari jangan sampai zat. 11. ruang simpan yang juga disebut Depo mutlak harus ada. Luas ruangan ini tergantung dari jumlah pegawai pada unit kerja tersebut. Penataan ruang simpan arsip di dalamnya akan kita jumpai adanya sarana-prasarana yang harus dipenuhi. Rak: diisi dengan nomor rak yang dipakai untuk menyimpan arsip. Ruangan ini biasanya terletak di bagian depan. Boks: diisi dengan nomor boks penyimpan arsip. Luas ruangan ini menyesuaian dengan volume arsip yang ada. 12. Secara keseluruhan ruangan ini bersifat tertutup.zat kimia yang dapat membunuh kuman-kuman yang ada pada arsip simpan bisa keluar dari ruangan. digunakan untuk tempat bekerja para pegawai/ Arsiparis. 2. No.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->