BUKU PEDOMAN UMUM

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF UNIVERSITAS UDAYANA

i

c

2 0    Y 0

2

1

£

2

1

£

)

§ ¡ F  &  £ £ ¡

e ¤ W 7 7 `  4 A D 8 G A B & 5 $ 4 4 ¨ ¥ ¤ £ © 5 4 D 4 4 B C @ ¡ 4 Q ¡ 9 4 1 8 C F 9 7 @ 4 4 8 G 4 P 7 c 7 4 ¡ G 4 8  ¢ 8 £ F e D  ¢ 8 4 4 4 £ 0 (  4 F 4 B 8   £ ' 7 @ B 4 6 D P $ D C ¡ @ P 4 4 4 P b D 9 D B © 4 ¡ 4 4 4  @ 9  a 8 7 a § R W 4 3 £ ¢

G

A

F P D 4 D 9

F P

9

7

7

A

W b

C 4 @ D 4 ¨ A C

¤ £ 8 A B &

W 9 I P W D 9

£ ¡

4 4 4 G d f B D 4 S D @ 4 8 P C ¨ I D 4 9 S 4 C 4 7 D P D G 5 e 4 4 © 4 @ I P 4 D 8 § 4 B C A ¦ I A A

C

B

A

8

b 9  4 4 E r f  D D B 2 f 6 4 4 D 9 4 7 A   4 F e A E F 4 F  1 5

F

D

4

4

7 W G P 4 ¡ 4 P 9 4 8 4 C 8 D D 9 E

b

8 C D 4 4 5  ¢ 4

b

C

G A 7 G Q f 4 A D 4 D F D D 4 C A @ 4 G P C 5 A T 4 G  D E g G B £ S  4 § 5 4 F 9 9 P ¡ D 4 A E i 4 4

b

@

@

4 P G C

S C C W 4 9 F 4 7

@ B 4 S A D 8 4 B 4 H 4 7   D h

W d D 5 D A

D P

4 s 4 I P E D T e 9 G 4 i B 9 4 D 4 4 4 4   S

W

P

B

7 e 4 5 W B 9 @ @ R G 4 7 A 4 D C f D W A 8 D I ! 7 Q f 4 4 @ 4 1 8 7 C P 

U

C £ " P 8 W 9 4 F 4 D A 7 # 4 D @ D A A d C 8 C 4 W S D 4 4 D C 4 4 ¡ A W R 9 © 8 B 4 A R F 4 4 9 D G 9 @

E 9

ii
B 7 4 5 5 9 7 E 4 4 9 % 4 4 D G 4 7 5 X 9 C D i @ V 7 4 A Q 9 8 A D I A W 4 ¡ G 4 I q 7 @ B 1 D § A P @ " C W 9 8 $ P D p f 5 V % 4 T D 4 9 e 4 $ W B 4 E W 8 c 7 P C q 9 @ F 5 A D 4 U F 4 & 4 4 £ W 2 q A W F P A 4 4 A 4 4 I A q W 5 D T W 4 A P G S P 4 8 q 4 4 7 P q 4 8 4 B 4 P 7 G 4 5 7 ¨ I @ 4 8 D C £ & q C C q I D F e  F W 9 4 E 2 s D A 3 (  8 D p A q £ ' 9 D D D B 5 4 q ¤ 4 5 P ¡ W S D C D 4 4 D 2 4 6 P B 9 @ G F D q A b I 9 q C D 4 F b T q B 9 2 C 7 R 4 C 4 5 D b 4 C 8 4 5 C 9 7 A q 9 4 4 A W D C 4 8 A C 4 S 8 9 4 q 4 q 4 @ B 4 I D G 5 5 W G C A 4 7 4 8 7 @ 8 d W 4 4 D 5 8 D 7 P 4 F 4 e C 4 9 p 7 4 s S W @ b 4 q 4 A 9 C 2 q E D e 4 4 F 4 q 1 9 P B 4 7 C 9 @ D 4 4 T f G @ E X P 7 f 4 5 C q W B 7 @ C C C D 7 2 q W 4 7 P 8 @ q 8 8 F 7 C @ D @ 7 8 4 q 4 4 F E G 5 @ 4 9 7 W C T q W 4 2 4 5 f 4 7 D q 8 D 9 D D C 4 q 4 P C 4 4 W D

BUKU PEDOMAN UMUM
PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF UNIVERSITAS UDAYANA

PUSAT ARSIPARIS 2009

50

iii

01 BUKU PEDOMAN UMUM PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF UNIVERSITAS UDAYANA PUSAT ARSIPARIS 2009 TP. Setjend. Telp.1. Udayana pada tanggal: 25 Pebruari 2009 disepakati sbb: Penetapan Kode Klasifikasi arsip terhadap kode surat yang timpang dengan Kep. P.02 Pemanfaatan Komunikasi Media Pembelajaran 00 Pemanfaatan Informasi 01 Pemanfaatan Komunikasi Studio 00 Radio 01 Televisi 02 Multi Media Teknologi Teknologi Teknologi Koordinator Tim Penyusun: Ida Bagus Arimbawa Penyunting: Jiwa Atmaja Cover & Ilustrasi: Repro Design & Lay Out: Putu Mertadana Diterbitkan oleh: Udayana University Press Kampus Unud Sudirman Gedung Pascasarjana Lt.A1/kp/2008. x + 112 hlm. Contoh: PM/ PP. Depdiknas Nomor: 41268/A.com hĴp://penerbit. diterapkan sbb: Ditulis Kode lama terlebih dahulu.Bali. Denpasar . Sudirman.unud.B.04 = MASYARAKAT.1 R. 14 x 21 cm CATATAN: Kesepakatan dalam Pelatihan Tata Kelola Kearsipan yang diikuti oleh para Arsiparis dilingkungan Univ. kemudian diikuti dengan garis miring lanjut penulisan kode sesuai kode yang tertuang pada Pola Klasifikasi Arsip Depdiknas.1 Jl. 081 337 491 413 unudpress@yahoo.01 TP. SURAT ARSIP PENGABDIAN t u v w x y € u y u  u ‚ ƒ „ … † x t u v w x y € u ‰ x † x „  … „  x ‘ „  u „  ˆ ‡ ‘ „  u „  ” • – — ˜ — ™ d e f ™ d g h i — j — g e f e i f ˜ k — ™ l — m n f k — d ’ • — ™ — j — g n “ f – g ˜ g o • n • k g m g • ™ j — ™ i — • p • ™ j f ˜ j g – • n q — ˜ • i f ™ f ˜ k • iv r j • 49 .id Cetakan Pertama: 2009.ac.

sudah barang tentu aturan-aturan yang bersifat spesifik belum dimuat dan akan dimuat dalam buku khusus untuk itu.BAA 00 Diploma 01 Strata-1 02 Strata-2 03 Strata-3 04 Extention 05 Jarak Jauh KATA PENGANTAR TP TEKNOLOGI PENDIDIKAN TP. Masukan diharapkan dari berbagai pihak dan dapat disampaikan secara lisan atau tertulis kepada kami. tentu buku ini belum dapat dikatagorikan sebagai “Buku Pedoman” yang sempurna. Buku ini memuat tentang pokok-pokok pengelolaan arsip inaktif/statis di lingkungan Universitas Udayana yang dapat dipakai sebagai pedoman/acuan dalam mengelola arsip inaktif/statis bagi unit-unit kerja di lingkungan Universitas Udayana. Tim Penyusun menyampaikan ucapan terimakasih yang setinggitingginya kepada Rektor Universitas Udayana dan semua pihak atas sumbangsihnya baik dalam bentuk moril maupun materiel sehingga Buku Pedoman Umum Pengelolaan Arsip inaktif dapat terwujud. Karena buku pedoman ini hanya memuat ketentuan-ketentuan pokoknya saja.PP. Melalui kesempatan ini pula. dengan rendah hati kami mengharapkan masukan yang sifatnya membangun dan penyempurnaan buku ini pada masa yang akan datang. November 2009 Tim Penyusun 48 v . BAK. pake kode KM) Tenaga Pengajar ( Pake Kode DT/ BAA) 00 Dosen 01 Guru Besar 02 Konsultan Akademik Forum Senat Wali Amanah Program Studi ( Pake Kode DT.08 PP.04 PP.03 PP. Tim Penyusun menyadari bahwa dengan keterbatasan pengetahuan. Bukit Jimbaran.04 02 Pengembangan IPTEK Alumni ( Jobdes.00 Sistem/Model Pembelajaran 00 Pemanfaatan Teknologi Informasi Puji Syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa (Ida Sang Hyang Widhi Wasa) atas anugrahNya sehingga Buku Pedoman Umum Pengelolaan Arsip Inaktif Universitas Udayana ini dapat dirampungkan sesuai rencana.09 02 Bahan Ajar/Media Pembelajaran 03 Laboratorium Ijazah dan Transkrip 00 Ijazah 01 Transkrip 02 Keterangan Lulus Sementara 03 Legalisasi Penelitian dan Pengabdian Masyarakat 00 Penelitian ( Unud pake kode PL)PL/PP 01 Pengabdian Masyarakat ( Unud pake kode PM ) PM/PP.05 PP.06 PP.07 PP. karena itu melalui kesempatan ini.

pake kode DT ) PP.02 Prasarana dan Sarana Akademik (Pake Kode DT/ BAA) 00 Kurikulum 01 Deskripsi Mata Kuliah vi 47 .2. BAA. pake kode KM ) 02 Organisasi Profesi Dosen ? 03 Pemberdayaan Perguruan Tinggi 04 Dewan Pendidikan Tinggi II.01 Kemahasiswaan 00 Cuti Mahasiswa ( Jobdes. pake kode DT ) 01 Dispensasi ( Jobdes.00 Administrasi Penyelenggaraan Pendidikan 00 Kalender Akademik 01 Penerimaan Mahasiswa Baru 02 Registrasi Mahasiswa 03 Absensi/Presensi Kehadiran Mahasiswa 04 Administrasi Ujian 05 Administrasi Pelulusan PP. BAK.termasuk Wali Amanah ? 01 Organisasi Kemahasiswaan (Jobdes. BAA. BAK pake kode KM ) 02 Beasiswa (sda ) 03 Senat Mahasiswa (sda) 04 Kegiatan mahasiswa (sda) 05 Mahasiswa Berprestasi (sda) 06 Mahasiswa Meninggal Dunia (sda) 07 Mahasiswa Asing ( Jobdes. PP PERKULIAHAN/ PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN PP.

....... a...... f........................................................................... Pemeliharaan ruang simpan ............ BAB V.................03 WS... c.. Pendiskripsian ............ DT......... c............. d........................................ BAB III PENYIMPANAN .. a....... Pembuatan DPA.............................. Lemlit................. a..... Peminjaman arsip ................ BAB IV.........................02 DT....................................................02 WS........................ KKL) ( Jobdes...........01 Penelitian dan Pengabdian Masyarakat 00 Penelitian ( Jobdes.............. d...04 WS................... Penomoran dan labelisasi............................... e... Pencarian ....... Pemilahan ............................................ b.............................. Penataan Ruang simpan ... c....... Dasar Hukum...............................01...................... Pendataan .................... d............. Penempatan arsip .... Maksud dan Tujuan ...................... pake kode PL ) 01 Pengabdian Masyarakat (KKN............... Retensi/ Penyusutan arsip .......................... b............................... d............................... BAB II PENGOLAHAN ....................................................... LAYANAN ARSIP .......03 Pembinaan Kelembagaan 00 Organisasi Perguruan Tinggi II............................ b.................... PENUTUP ....................... LPM pake kode PM ) 02 Kreativitas Mahasiswa ( Jobdes. Pengertian Umum ...... Pencatatan...............1................ g. Lampiran Pola Klasifikasi Arsip .... b........ pake kode KM ) KM/DT.... a................................ e................ Pembuatan skema pengaturan arsip ................. BAK.................................................... Pengelompokan indek ...............................................00 II................. Pengambilan arsip ...................................... v 1 1 2 3 4 7 7 11 12 15 16 19 20 23 23 25 26 27 30 30 31 32 33 34 35 37 46 vii ...................................... MASALAH SUBSTANTIF DILINGKUNGAN PENDIDIKAN TINGGI Akademik ( BAA ) 00 Kurikulum 01 Program Studi 02 Pengembangan Wawasan Akademik 03 Pengembangan Prestasi Akademik 04 Proses Pembelajaran 05 Sarana dan Media Pengajaran 06 Evaluasi Akademik DT................ c....................... KATA PENGANTAR .........02 Ketenagaan 00 Tenaga Akademik 01 Tenaga Non Akademik DT....................... BAB I PENDAHULUAN ....................................... Latar belakang .. Penataan arsip ..........WS...............05 Laporan 00 Laporan Hasil Pemeriksaan 01 Laporan Hasil Monitoring Tindak Lanjut Pengabdian Masyarakat Forum Komunikasi DAFTAR ISI II..

WS WS.03 I.00 PG. PG PG. (DT) 00 Dalam Negeri 01 Luar negeri Seminar/lokakarya/Workshop/Bimkos/ Bimtek Evaluasi Diklat PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN Rencana Litbang Pelaksanaan Litbang 00 Kurikulum 01 Penilaian dan Pengujian 02 Kebijakan dan Inovasi 03 Statistik Bidang Pendidikan Evaluasi dan Laporan Penelitian Forum Komunikasi Kelitbangan PENGAWASAN Rencana Pengawasan Pelaksanaan Pengawasan 00 Rutin 01 Khusus 02 Monitoring PG.01 viii 45 .11.00 WS.01 DL.01 Penyelenggaraan Diklat 00 Prajabatan (Jobdes BAUK/kepeg pake kode KP) 01 Pimpinan (sda) 02 Fungsional(Jobdes BAA ) 03 Teknis (Jobdes BAUK/Kepeg.02 DL.DL.04 DL.05 I.12. pale kode KP) Pengiriman Peserta Diklat 00 Dalam Negeri 01 Luar Negeri Pengiriman Peserta Pendidikan Gelar Job Des BAA.02 PG.03 DL.

pada masa akan datang Universitas Udayana akan membentuk pangkalan data sebagai antisipasi dalam menghadapi persaingan global yang telah mulai dirasakan dewasa ini.14/TU/2008 tertanggal: 9 Oktober 2008 yang membentuk satu wadah beserta perangkat/struktur organisasinya.05 Konsumsi dan akomodasi Perawatan Perjalanan Dinas Pengurusan VISA/Paspor Mess. Di samping itu. 44 1 . Kepeg /Untuk Pegawai. Wisma / Villa.00 Fenomena arsip inaktif di lingkungan Universitas Udayana. yang diberi nama Pusat Arsiparis. Latar belakang I. BAA untuk Dosen ) (Jobdes BAUK.TU. secara umum terlihat masih beraneka ragam dan belum semuanya tertata rapi di masing. akhirnya Rektor Universitas Udayana mengeluarkan Surat Keputusan nomor: 359/ H. DL DL. Mengantisipasi fenomena yang demikian.) 01 Kurikulum dan Silabus 02 Modul I. Rektor Universitas Udayana menaruh perhatian khusus dan berkomitmen serta berupaya agar arsip inaktif/statis di lingkungan Universitas Udayana dapat digali. Menyimak kondisi seperti ini. ditata. Atas dasar pemikiran yang demikian.01 Sistem Informasi Pendidikan 00 Sistem Informasi Pendidikan Tinggi PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Rencana/Program Diklat 00 Rencana Kebutuhan Diklat (Jobdes. serta dikelola sedemikian rupa. dan sampai saat ini Universitas Udayana telah memliki Arsiparis sebanyak 26 orang. sehingga saat dibutuhkan arsip inaktif bisa ditemukan dengan cepat dan tepat. DIVINKOM ) TI. Universitas Udayana telah memiliki Arsiparis yang berasal dari staf administrasi yang mempunyai hasrat ingin pindah ke status Arsiparis. TI TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI ( Jobdes. Rumah Jabatan. Rumah Dinas. Pusat Arsiparis inilah yang diharapkan dapat bermanfaat sesuai dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) yang diberikan.Hostel. Penginapan 06 Telekomunikasi ( Job Des Bag Perlengkapan 07 Kebersihan dan Taman Keamanan dan Ketertiban 00 Personil 01 Dokumen 02 Material/fisik 01 02 03 04 05 BAB 1 PENDAHULUAN a. pake kode KP. Di samping itu.10. di samping adanya himbauan dari Depdiknas.9. Rektor Universitas Udayana menyadari akan arti pentingnya suatu arsip pada masamasa yang akan datang.00 Sistem Informasi Manajemen (SIM) 00 SIM Kepegawaian 01 SIM Keuangan 02 SIM Barang 03 SIM Persuratan 04 SIM Kearsipan TI.masing Unit Kerja.

Mengelola arsip inaktif di lingkungan Universitas Udayana. Peraturan Pemerintah RI Nomor: 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip. Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya. Melakukan pembianaan dan pengawasan ketatausahaan dan kearsipan di lingkungan Universitas Udayana. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 12 tahun 2000 tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip.03 2 43 . d. b.02 PR.04 LK. 7.05 LK.02 LK03 LK.yaitu: a. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 10 tahun 2000 tentang Standar Folder dan Guide Arsip. Menyiapkan rumusan kebijakan.8.01 Dasar hukum penyusunan Buku Pedoman ini sbb: 1. LK. 3.03 Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Evaluasi Program Laporan 00 Laporan Berkala 01 Laporan Insidentil 02 PERLENGKAPAN Rencana Kebutuhan Perlengkapan Pengadaan Barang dan Jasa 00 Pengadaan Barang Habis Pakai 01 Pengadaan Barang Bergerak/ Inventaris 02 Pengadaan Barang Tidak Bergerak/Investasi/Asset 03 Pengadaan Jasa Penyimpanan/Pergudangan Penyaluran/Distribusi Inventarisasi Barang Pemeliharaan/Perbaikan 00 Barang Bergerak/Inventaris 01 Barang Tidak Bergerak/investasi/ Asset Penghapusan 00 Barang Bergerak/Inventaris 01 Barang Tidak Bergerak/Investasi/ Asset KETATAUSAHAAN Persuratan Penggandaan Kearsipan Kerumahtanggaan 00 Kendaraan Dinas I. LK LK. Mengendalikan dan mengkoordinasikan pengelolaan arsip di lingkungan Universitas Udayana sejak penciptaan hingga penyusutan. 9. 4.01 PR.00 TU. Dasar Hukum PR.undang RI Nomor. norma dan pedoman dari departemen.PAN/3/2009. Keputusan Presiden RI Nomor: 105 tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 11 tahun 2000 tentang Standar Boks Arsip. norma dan pedoman teknis pengelolaan arsip di lingkungan Universitas Udayana berdasarkan kebijakan.01 TU. Undang. c.02 TU.7. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 03 tahun 2000 tentang Standar minimal gedung dan ruang penyimpanan arsip inaktif. 8. 6. 2.00 LK. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Peraturan MENPAN Nomor: Per/3/M. 5. standar. TU TU. b.06 I. standar.

14. Instruksi Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 1 tahun 2006 tentang pedoman Pelaksanaan Penyerahan Arsip Statis di lingkungan Depdiknas. pake kode PR ) 02 Sayembara/Lomba/Festival Dokumentasi 00 Foto/Video/Film 01 Guntingan Koran/Kliping Koran Perpustakaan ( Job Des.? ) 01 Pameran ( Jobdes. 12. 00 Pengadaan Bahan Pustaka 01 Pengolahan Bahan Pustaka 02 Pelayanan Bahan Pustaka 03 Penghapusan Bahan Pustaka PERENCANAAN Rencana/Program Kerja 00 Jangka Panjang 01 Jangka Menengah/Rencana Strategis 02 Tahunan 10. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 42 tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas.00 42 3 .06 HM.08 Keprotokolan 00 Penerimaan Tamu Dinas 01 Jamuan Makan/Resepsi 02 Acara Kedinasan 03 Upacara/Peringatan Hari Besar 04 Pelantikan dan Serah Terima Jabatan (Jobdes Bag Kepeg. 15. pake kode KP) Kunjungan Dinas 00 Dalam Negeri 01 Luar Negeri Dengar Pendapat Sidang Kabinet/Rakor Penerbitan dan Publikasi 00 Buletin/Majalah ( Jobdes UPT Peerbit. Maksud dan Tujuan Buku Pedoman ini diharapkan dapat memberikan informasi umum tentang pengelolaan Arsip di Universitas Udayana.03 HM. I. • menjamin arsip yang bernilai guna kesejarahan dapat diselamatkan dan dilestarikan.02 HM.07 HM. PR PR. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor: 26 tahun 2006 tentang Jadual Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di lingkungan Perguruan Tinggi dan Kopertis. dan efisien. c. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor: 13 tahun 2006 tentang Jadual Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di lingkungan Depdiknas. sehingga diharapkan para pengguna arsip mengetahui bahwa Universitas Udayana sudah memiliki Pusat Arsiparis dan mengerti tentang pengelolaan arsip di Universitas Udayana. • menjamin arsip tidak mengalami kerusakan dan hilang. 145/U/2004 tentang Jadual Retensi Arsip Keuangan dan Kepegawaian di lingkungan Depdiknas. 13. tepat.. Tujuan umum: • Menjamin arsip dapat disediakan dengan cepat. Bag. SIM/ BAPSI.04 HM. Perpustakaan). aman. 11.HM. Peratuan Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 37 tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di lingkungan Depdiknas.05 HM.6.

BAPSI. HM.4.00 Organisasi 00 Struktur. Untuk mendapatkan kesamaan persepsi terhadap segala sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) Pusat Arsiparis. Pengertian Umum 01 HK. d.tugas Universitas Udayana (Tri Dharma Perguruan Tinggi) • Meningkatkan kualitas sumber daya manusia pengelola kearsipan agar memiliki keahlian di bidang manajemen kearsipan yang profesional. OT ORGANISASI DAN TATA LAKSANA OT. pake kode PR ) 01 Guru/Dosen ( Jobdes. 1.5. Lembaga dimaksudkan adalah Lembaga Penelitian dan Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat. menyajikan data dan memberikan layanan informasi yang berhubungan dengan arsip untuk kepentingan Universitas Udayana dan stakeholders. terorganisir. Bag Kepeg.kaidah kearsipan yang berlaku di Indonesia • Menghasilkan satu sistem akuisisi. lembaga dan lainnya yang terkait dengan kearsipan. pake kode KP ) I. 4. 3. pelestarian dan pelayanan informasi kearsipan yang akuntabel sebagai penunjang kelancaran tugas . dalam Buku Pedoman ini dipandang perlu menetapkan pengertian tentang arsip.02 Evaluasi Organisasi dan Tata Kerja (Jobdes Kepeg. pake kode KP ) HM HM. Universitas dimaksudkan adalah Universitas Udayana.00 KEHUMASAN Hubungan Antar Lembaga 00 Antar Lembaga Pemerintah 01 Swasta/LSM 02 Perusahaan 03 Lembaga Pendidikan Media Massa 00 Media Cetak 01 Media Elektronik 02 Media Internet I.01 Tata Laksana 00 Sistem dan Prosedur Kerja 01 Pembakuan Sarana Kerja OT. • Meningkatkan sarana prasarana penunjang kegiatan kearsipan yang dapat dimanfaatkan untuk menelaah. penataan.06 Pendirian Lembaga Pendidikan Informal 02 Pendirian Lembaga Pendidikan Non Formal Sertifikasi dan Akreditasi 00 Lembaga Pendidikan Formal (Jobdes Bag Perencanaan. 2. Unit kerja lainnya adalah Jajaran BAUK. pengumpulan. tertata dengan rapi sesuai dengan kaidah . BAA. pake kode KP) 01 Analisis jabatan (Jobdes TU) OT.01 4 41 . tugas. dan fungsi (Jobdes Bag Kepeg/ BAUK.Tujuan khusus: • Universitas Udayana memiliki arsip yang terintegrasi. menganalisis. Fakultas dimaksudkan adalah semua fakultas yang berada di bawah/ di lingkungan Universitas Udayana.

10. pelaksanaan.13 14 15 16 17 18 19 Surat Edaran/surat Edaran Bersama Eselon I Pedoman. 8. pake kode PR ) HK. Juklak. Sarana dan prasarana dimaksudkan adalah: a. d. b. 7. penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun 40 5 .03 HK. UPT dan Unit kerja lainnya yang dibentuk atas dasar Surat Keputusan Rektor.04 MoU/Kontrak/Perjanjian Kerjasama ( Jobdes Bag. 9. dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Juknis dan Protap Eselon I Peraturan/Keputusan Rektor Instruksi Rektor Peraturan/Keputusan Bersama Rektor Surat Edaran/Surat Edaran Bersama Bersama Rektor Pedoman. 6. b. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan. Standar. Ruang penyimpanan arsip standar.05 BAK.02 HK. Juklak. c. 7 Tahun 1971). Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara (pasal 2 ayat a UU No. Arsip adalah: a. Sarana lainnya untuk menunjang kegiatan Arsiparis. pake kode LN/ DN ) 00 Dalam negeri 01 Luar Negeri Sosialisasi/penyuluhan/pembinaan hukum Bantuan/konsultasi/advokasi Kasus Hukum 00 Pidana 01 Perdata 02 Tata Usaha Negara 03 Agama 04 Adat 05 Ketenagakerjaan 06 Internasional Perizinan 00 Pendirian Lembaga Pendidikan Formal (Jobdes Bag. Standar. Ruang kerja Arsiparis dan sekretariat. Ruang tempat kerja pengolahan arsip.01 HK. Naskah-naskah yang diterima oleh badan-badan swasta dan/ atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. Juknis dan Protan Rektor HK. 5. Perencanaan/ BAPSI. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan. Arsip aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. Kerjasama. dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Petugas arsip adalah staf yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas di bidang kearsipan. untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Pola klasifikasi arsip adalah pola penyimpanan arsip yang disusun secara sistematis dan logis serta hierarkis berdasarkan fungsi yang ada di Departemen yang digunakan sebagai dasar pemberkasan arsip secara subjek KP. 15. dan dipelihara sebagai bukti transaksi.05 KP. Arsip audio visual atau arsip pandang dengar adalah arsip yang dapat dilihat dan/atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki bentuk fisik beraneka ragam tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya. Perguruan Tinggi Negeri. tanggung jawab. unit utama.07 Kesejahteraan 00 Perumahan 01 Koperasi 02 Taspen 03 Asuransi Kesehatan 04 Angkutan pegawai 05 Bantuan sosial 06 Rekreasi Pemberhentian 00 Dengan hormat 01 Tidak dengan hormat Organisasi Non Kedinasan 00 Korpri 01 Dharma Wanita I.3. Arsip vital adalah arsip dinamis yang esensial (mutlak) untuk kelangsungan hidup organisasi. 17. wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan.00 Peraturan Perundang-undangan 00 Undang-Undang 01 Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang 02 Peraturan Pemerintah 03 Peraturan/Keputusan Presiden 04 Instruksi Presiden 05 Peraturan/keputusan Menteri 06 Instruksi Menteri 07 Peraturan Bersama/Surat Keputusan Bersama 08 Surat Edaran/Surat Edaran Bersama 09 Pedoman. 18. Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan. 13. Standar. TU ( HK HUKUM ) HK. digunakan. 16. 14.06 KP. aktivis dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer. Arsiparis adalah PNS yang diberi tugas. Unit kearsipan adalah unit pengelola arsip pada tingkat Departemen. 12.11. Juklak dan Protap 10 Peraturan/Keputusan Eselon I 11 Instruksi Eselon II 12 Peraturan Bersama/Surat keputusan Bersama Eselon I 6 39 . Koordinator Perguruan Tinggi Swasta dan unit pelaksana teknis. pusat-pusat. Arsip konvensional adalah arsip yang berbasis kertas.

dan bahkan dilingkungan Universitas Udayana belum pernah dilakukan secara terjadwal mengikuti jadwal retensi yang diberlakukan dilingkungan Depdiknas. Pusat Arsiparis Universitas Udayana menerapkan strategi akuisisi yang bersifat aktif dengan segala risiko yang mungkin akan timbul. karena pertumbuhan arsip-arsip di unitunit kerja di lingkungan Universitas Udayana tidak akan pernah berhenti. Sementara itu. Salah satu indikator bahwa proses dan prosedur penyusutan tidak berjalan sempurna adalah tidak adanya Jadual Retensi Arsip (JRA) di masing-masing unit kerja. akuisisi diartikan sebagai penelusuran/penemuan arsip-arsip yang mempunyai nilai guna di lingkungan Universitas Udayana. yakni Pusat Arsiparis hanya terlibat dalam pekerjaan evaluasi bahan/arsip yang diserahkan oleh unit-unit kerja.04 Analisis jabatan (Job Des Bag Tata Usaha) 02 Evaluasi jabatan 03 Standar kompetensi dan kualifikasi 04 DaĞar urut kepangkatan 05 Usulan formasi 06 Penetapan formasi Pengadaan 00 Seleksi Penerimaan 01 Pengangkatan CPNS 02 Pengangkatan PNS 03 Pengangkatan kembali PNS 04 Pegawai honorer/kontrak Pembinaan 00 Kenaikan pangkat/golongan 01 Pengangkatan dalam jabatan fungsional 02 Pengangkatan dalam jabatan structural 03 Mutasi pegawai 04 Tugas perbantuan/dipekerjakan 05 Alih tugas/alih jabatan 06 Pembinaan jabatan fungsional Cuti 00 Cuti di luar tangguan Negara 01 Cuti Besar 02 Cuti tahunan 03 Cuti alasan penting 04 Cuti lainnya 05 Disiplin 00 DaĞar hadir 01 Hukuman disiplin 01 BAB II PENGOLAHAN a. Oleh karena itu. Dalam konteks kelembagaan. Proses akuisisi itu sendiri dilakukan secara terus menerus sepanjang waktu.03 KP. 38 7 .KP.02 KP. Akuisisi Dalam konteks University Archives. strategi akuisisi bersifat aktif diberlakukan bila proses dan prosedur penyusutan di unit-unit kerja tidak berjalan sempurna. baik yang bersifat permanen maupun tidak. Syarat utama dari strategi ini adalah tiap-tiap unit kerja sudah melaksanakan prosedur penyusutan secara konsisten dan sempurna serta penilaian arsip sudah dilakukan di unit-unit kerja.04 KP.01 KP. strategi pelaksanaan akuisisi dapat bersifat pasif atau aktif. Strategi akuisisi yang bersifat pasif.

Arsip yang mengandung nilai evidensial meliputi: (1) Arsip-arsip yang memberikan penjelasan tentang perubahan dan perkembangan organisasi. b. Tahap seleksi arsip antara lain. yang akan disimpan. Pemindahan arsip tidak teratur.01 Pelaksanaan Anggaran 00 Pendapatan 00 Pajak 01 Bukan Pajak (PNBP) 01 Belanja Belanja Pegawai Belanja Operasional Belanja Modal KU.00 Formasi 00 Analisis kebutuhan pegawai I. benda. upaya mengidentifikasi arsip yang akan disimpan. Pemindahan arsip inaktif oleh unit kerja dapat dilaksanakan pada Pusat Arsiparis dengan dua sistem. bahwa arsip yang diserahkan sudah jelas dan teratur.04 Sistem Akuntansi KU. Dalam hal ini. Dalam penyerahan arsip teratur ini hendaknya disertai dengan DaĞar Lampiran Pola Klasifikasi Arsip Berdasarkan Keputusan SekJend DEPDIKNAS No: 41268/A. Pemindahan arsip teratur.A1/KP/2008. asal-usul. MASALAH FASILITATIF KU KEUANGAN KU.00 Penyusunan Anggaran 00 Pembahasan Anggaran 001 mbahasan anggaran pnbp unud 20010 002 Pendapatan SPP/SDPP Fak Kedokteran 01 Pagu Indikatif 02 DIPA KU. tempat.2. bahwa arsip yang diserahkan kepada Pusat Arsiparis masih dalam keadaan kacau. peran administrasi dan operasional.02 Perbendaharaan KU.lainnya. peristiwa. media arsip. dan lain. diserahkan dalam bentuk jumlah (karung/kotak/box/dll) yang disertai dengan Berita Acara Pemindahan (BAP). jenis-jenis arsip. yakni tahap seleksi arsip dan penentuan penilaian arsip. ada dua tahap dalam proses penilaian arsip.05 PertanggungJawaban Keuangan 00 Neraca 01 Laporan Keuangan KP KEPEGAWAIAN KP.1. 8 37 . yaitu: a. dan tidak teratur. unitunit yang mempunyai arsip permanen. I.Unsur terpenting dalam akuisisi arsip ini adalah penilaian terhadap arsip. Sedangkan nilai informasional adalah arsip-arsip yang memberikan informasi penting terhadap unit-unit kerja dan para peneliti (terutama still images) yang terkait dengan perorangan. struktur. Tahap berikutnya adalah penentuan nilai arsip yang layak disimpan di Pusat Arsip Universitas Udayana berdasarkan nilai evidensial dan informasionalnya.03 Bantuan Luar Negeri KU. Pola Klasifikasi Kearsipan dilingkungan Universitas Udayana dibagi dalam dua bagian yaitu: I. (2) Arsip yang menjelaskan bukti-bukti keberadaan organisasi dan fungsi-fungsinya. di mana semua arsip diserahkan begitu saja tanpa memperhatikan arsip itu sendiri apakah mempunyai nilai guna atau tidak. Di sini.

..... yaitu rangkap pertama untuk Unit Kerja yang bersangkutan dan rangkap kedua untuk Pusat Arsiparis...2009 Pengolah (....) NIP: (....... DaĞar Pertelaan Arsip Sementara ini bermanfaat untuk memberikan gambaran tentang asal-usul arsip tersebut dan untuk mengetahui lebih cepat perihal yang terkandung pada arsip itu sendiri..) NIP: 36 9 ....Semoga buku pedoman ini dapat dipakai sebagai acuan bagi semua pihak di lingkungan Universitas Udayana...... terutama dalam hal memberikan pelayanan arsip kepada yang membutuhkan dengan prosedur yang berlaku di Universitas Udayana................................................ Pertelaan Arsip Sementara (DPAS) agar lebih cepat dipahami dan diproses lebih lanjut.. Berita Acara Pemindahan (BAP) dan DaĞar Pertelaan Arsip Sementara (DPAS) dibuat rangkap dua.................. Ada pun bentuk/format DaĞar Pertelaan Arsip Sementara adalah sebagai berikut: Nopember 2009 Pusat Arsiparis Unud Tim Penyusun DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA Nama Unit Kerja/ Instansi Alamat Telepon SERI/ URAIAN MASALAH/ PERIHAL : : : NO URUT NOMOR & KODE SURAT KURUN WAKTU JLH/LB/ EXP KET ASLI/ COPY Penerima Denpasar/Bukit Jimbaran...............................

. baik fisik.... Pihak kedua selanjutnya bertanggung jawab mengelola arsip inaktif yang telah dipindahkan oleh pihak pertama...... Tanpa buku pedoman tentu dalam pengelolaan arsip simpan akan kehilangan arah..... lanjut arsip tersebut diserahkan kepada pusat arsiparis.....sebagai pihak pertama......... NIP: ......... Pihak pertama telah memindahkan arsip inaktif unit............bulan......................tanggal:. Tempat.. tidak sistematis dan akan terjadi adanya perbedaan persepsi dalam melaksanakan tugas...... Buku Pedoman ini hanya memuat aturan-aturan pokoknya saja............tahun..... termasuk memberikan pelayanan dan servis informasi tentang arsip inaktif kepada pengguna arsip dan stakeholders.. 10 35 ... Hal-hal yang bersifat spesifik dalam pengelolaan arsip simpan.. bok/ berkas...... Buku Pedoman ini disusun berdasarkan aturanaturan yang berlaku sebagaimana menjadi dasar hukum buku pedoman ini......... dan dengan mengadakan studi banding baik melalui web maupun media cetak. yang bertandatanagan dibawah ini: Nama : NIP : Pangkat/ gol : Jabatan : Atas nama unit kerja..Contoh Berita Acara Pemindahan (BAP) Arsip Sementara KOP SURAT UNIT KERJA BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Nomor: ( unit kerja ybs ) Pada hari ini.......................... terutama mengenai bagaimana mengelola arsip simpan dengan baik dan sistematis mulai dari mengakuisisi arsip.. Nama : NIP : Pangkat/ gol : Jaatan : Atas nama Pusat Arsiparis Universitas Udayana sebagai pihak kedua.. seperti aturan-aturan yang harus terpenuhi dalam membangun gedung/ruang arsip simpan maupun non-fisik seperti jadual retensi arsip simpan dan lainlainnya akan disusun dalam buku tersendiri..berjumlah......... BAB V PENUTUP Yang menerima ......... kemudian dikelola sampai dengan arsip tersebut disimpan pada ruang depo. Pihak kedua telah menerima dan membenarkan bahwa arsip yang dipindahkan oleh pihak pertama sesuai dengan DaĞar Pertelaan Arsip Sementara (DPAS) seperti tersebut di atas........... NIP: Dari uraian tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa Buku Pedoman Umum Pengelolaan Arsip inaktif mutlak harus ada dan dapat dipakai sebagai pedoman dalam mengelola arsip inaktif simpan di lingkungan Universitas Udayana....... maka segala sesuatu yang termuat dalam buku pedoman ini dapat mendekati akurasinya dan dapat dipertanggung jawabkan.. tanggal/ bulan/tahun Yang menyerahkan.............

atau menanyakan kepada unit kerja asal.jumlahnya. Dilanjutkan dengan memasukkan kembali ke dalam box di mana arsip itu diambil/ disimpan. apakah arsip tersebut sudah benar-benar inaktif. di samping untuk menghindari adanya tumpukan arsip yang tidak berguna. perlu juga diperiksa kondisi fisik setiap lembar arsip. maka harus diupayakan kelengkapannya dengan cara memeriksa daĞar arsip yang berasal dari unit lain. Bila telah lengkap. keasliannya. kapan dipinjam dan kapan kembali. Apabila langkah ini juga belum menghasilkan kelengkapan seri arsip yang dicari. maka sebaiknya menghubungi pejabat berwenang untuk membuat semacam arsip pengganti. Kegiatan ini juga merupakan recek dari kegiatan pemeriksaan yang dilakukan ketika akan menyimpan arsip inaktif. 34 11 . Pemilahan No Nama Peminjam Jenis arsip Jumlah arsip Asli/ copy Tgl pinjam Tgl kembali Ket e. sehingga dapat diseleksi arsip mana yang akan dilanjutkan untuk diproses. b. hendaknya arsip-arsip yang akan dipindahkan difumigasi pada ruangan khusus untuk itu dan pengelola arsip simpan terhindar dari serangan penyakit yang menyertai arsip simpan itu sendiri. yaitu suatu kegiatan kontrol awal yang harus dilaksanakan dalam rangka penyimpanan arsip. Pemilahan arsip inaktif diawali dengan mengadakan pemeriksaan terhadap arsip itu sendiri. Kemudian diperiksa pula kelengkapan dari setiap seri. dengan mencocokkan pada buku catatan peminjaman arsip. Hal ini penting artinya jangan sampai lembaran yang tidak berguna mengacau arsip yang mempunyai nilai guna. petugas arsip memberikan catatan pada buku catatan peminjaman arsip bahwa arsip dimaksud telah dikembalikan. Penempatan arsip Arsip yang dikembalikan agar diperiksa kembali kelengkapannya. Selanjutnya. Bila ditemukan ada seri arsip yang kurang lengkap. khusus untuk seri arsip memiliki retensi panjang atau mungkin merupakan arsip vital. Contoh : BUKU CATATAN PEMINJAMAN ARSIP Untuk mencegah terjadinya kerusakan terhadap arsip simpan. Out indikator Box keluar agar dicabut. Bila ditemukan arsip yang kondisinya sudah rusak maka perlu dilaksanakan perbaikan seperlunya. Pemilahan dimaksudkan adalah memisahkan arsip yang mempunyai nilai guna dengan lembaran yang menyertai arsip itu sendiri.

bln. th) (Hari. tgl. Lembaran yang menyertai arsip dapat dikatagorikan seperti: blangko kosong. amplop dan fotocopy arsip bilamana arsip yang aslinya tidak ada. c. Ketua/ Ketua Unit kerja lainnya. Satu rangkap ditempel pada Box arsip 3. ordener. Pendeskripsian arsip dilakukan terhadap arsip yang masih dalam keadaan kacau. Hal-hal yang perlu dicatat meliputi: nama peminjam. artinya berdasarkan kesamaan permasalahan yang terjadi contoh: Masalah Kepegawaian. seminar. Penelitian. dan lain-lain Arsip yang telah dikumpulkan dikelompokkan kembali sesuai dengan pola klasifikasi arsip yang berlaku di Universitas Udayana untuk diproses pada tahap selanjutnya. Rubrik. Out Indikator dibuat rangkap dua: 2. Setelah semua seri arsip diperiksa dengan teliti. Kemudian arsip yang mempunyai nilai guna dikumpulkan dan dikelompokkan berdasarkan: a. Satu rangkap untuk petugas arsip ( Arsiparis) OUT INDIKATOR BOX KELUAR Box Pengganti diisi label: BOX KELUAR (dengan label warna hijau) (besarnya Box sama dengan box arsip keluar) d. Keuangan. Pencatatan Langkah berikutnya adalah mencatat arsip yang akan dipinjam dalam sarana peminjaman baik berupa buku.Dalam hal pemilahan arsip hendaknya dilakukan dengan hati-hati jangan sampai arsip yang mempunyai nilai guna ternoda/rusak. Seri. tgl. artinya berdasarkan kesamaan jenis/ bentuk. formulir atau sarana lainnya. Dosir. jenis arsip. artinya arsip dikumpulkan berdasarkan kesamaan urusan/ kegiatan contoh: personel file. 12 33 . Pendeskripsian Contoh : OUT INDIKATOR ARSIP KELUAR Nama Peminjam ( nama jelas dan lengkap) Kode R : No. S : ( No. kegiatan minat mahasiswa. contoh: Kumpulan Surat Keputusan Rektor/ Dekan. bln. Yayasan. Sampul) Diskripsi: (Uraian singkat/ perihal arsip) (Hari. maka langkah berikutnya adalah melaksanakan pendeskripsian arsip. Rak : No. kemudian arsip yang tidak mempunyai nilai guna mulai dipisahkan untuk dimusnahkan. th) (Nama dan paraf petugas) Arsip yang dipinjam Tgl Pengambilan Tgl Kembali Petugas Penjelasan : 1. Bok) No. sampul. Kegiatan ini dilaksanakan untuk menguji kebenaran deskripsi arsip yang telah dilaksanakan oleh Arsiparis di central file. dan lain-lain c. b. B : (No. Cara melaksanakan pemisahan antara arsip dengan nonarsip terlebih dahulu harus dikenali mana yang mempunyai nilai guna dan yang tidak.

kemudian tempat tersebut diganti dengan box kosong yang berisi label out indikator box keluar dengan warna hijau. Kegiatan deskripsi yang demikian. Setelah out indikator disiapkan dan telah diisi formulirnya secara benar. Juga memuat formulir yang di dalamnya berisi minimal tentang tanggal pengambilan. Di sini. jelas berbeda dengan deskripsi yang dilakukan oleh Arsiparis di central file (unit kerja).c. Sebelum arsip diambil. siapa yang meminjam. Penciptaan tunjuk silang dapat dilaksanakan dalam bentuk lembaran. langkah berikutnya adalah mengambil arsip dari dalam box. Bila yang diambil satu folder/map. Pendeskripsian yang dilakukan di pusat arsip harus senantiasa memperhatikan hubungan antara arsip yang berasal dari unit kerja satu dengan unit kerja lainnya. Pengambilan Arsip Setelah box arsip ditemukan. 32 13 . akan menghasilkan suatu tunjuk silang. terlebih dahulu harus kita siapkan out indikator (semacam tanda keluaran arsip). sehingga dasar kegiatan deskripsi ini adalah pengetahuan atas seluruh koleksi arsip yang dimiliki organisasi. arsip apa yang dipinjam dan sampai kapan dipinjam. maka perlu disiapkan out indikator berupa box. Bila yang diambil satu box. Penggunaan out indikator semacam ini biasanya disebut charge out procedure. maka arsip yang bersangkutan diambil dari tempatnya. karena arsip dari unit yang satu berkait dengan arsip dari unit lainnya. maka perlu disiapkan out indikator berupa guide atau folder. karena Arsiparis mendeskripsi arsip yang ada di lingkungan unit kerjanya saja. Untuk mendapatkan keseragaman dalam pelaksanaannya. namun dapat pula dituangkan dalam daĞar pertelaan arsip sebagai alat bantu penemuan arsip. maka pendeskripsian di sini dapat dilakukan dengan menggunakan format tertentu yang berisikan informasi tentang arsip dimaksud sebagai berikut:. yang akan sangat berguna untuk mengontrol arsip yang dipinjam dan memudahkan dalam menyimpan kembali arsip. guide atau folder yang diletakkan di dalam box arsip. sehingga tidak salah tempat.

.................................. Tanggal harus dikembalikan: ...................................................... Rak : PUSAT ARSIPARIS UNIVERSITAS UDAYANA FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP Peminjam Jabatan Unit Kerja Indeks Isi Ringkas Dari : : (dosen/ pegawai/teknisi/strutural/lainnya) : : : : Kepada: Peminjam Kode: Tingkat Keaslian: (Asli/Foto Copy): Jlh.. Sampul : No.................................... 4.. NIP:....... Kode: diisi dengan Kode surat/ berkas yang diarsipkan ( lihat Pola klasifikasi Arsip)... ..............................KARTU DESKRIPSI ARSIP INAKTIF PUSAT ARSIPARIS UNIVERSITAS UDAYANA Contoh : Unit Pencipta : Tahun berkas/Arsip: Uraian singkat: Kode : No.. Unit pencipta: diisi dengan dari Unit Kerja mana asal arsip. ........... Uraian singkat: diisi dengan perihal surat yang akan diarsipkan....... 6.............. NIP:............. 2... 5................ Berkas/Arsip : Kondisi Fisik arsip : Mengetahui Kepala... kemudian dicari serinya............ apakah asli atau fotocopy atau turunan Tanggal Peminjaman : ................. 3............ Diterima kembali di arsip Tanggal: .... Petugas Peminjam ...................... dapat ditambahkan Cq...... Bilamana terdapat dua atau lebih perihal/ masalah.......... Nomor deskripsi: diisi oleh petugas/Arsiparis pada saat pendeskripsian... Keterangan ( cara pengisian ): 1... Asli/ fotocopy: diisi dengan melihat arsip itu sendiri.... Diskripsi : No. Box : No.......... 14 31 .................. Pencarian Pencarian arsip inaktif dapat dilaksanakan melalui daĞar pertelaan arsip........... .. Pertama yang harus kita ketahui adalah masalah apa yang akan dipinjam. Berdasarkan seri arsip yang ada pada DaĞar Pertelaan Arsip (DPA) akan merujuk nomor box dan nomor sampul serta lokasi penyimpanan arsip yang akan dipinjam... Tahun berkas/ arsip: diisi dengan tahun berapa berkas/ arsip itu diciptakan..... b.......... Masalah yang dimaksud.....

Kewenangan penggunaan arsip pada umumnya diatur berdasarkan jenjang jabatan pengguna arsip. yaitu penyusunan arsip simpan dapat dilakukan berdasarkan struktur organisasi yang ada di lingkungan Perguruan Tinggi tersebut. Sampul diisi nomor sampul pada saat arsip dimasukkan ke dalam sampul. seperti Rektorat. Kewenangan pengguna arsip ini perlu diatur sedemikian rupa sehingga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip itu sendiri tetap terjaga. Peminjaman Arsip Peminjaman arsip atau pelayanan informasi dapat dilaksanakan melalui lisan. Depdiknas Nomor: 41268/A. Biro. d. yaitu: 1. Box diisi dengan nomor box pada saat arsip dimasukkan kedalam box. Kartu pendeskripsian ini dibuat rangkap dua. diberlakukan pola klasifikasi berdasarkan Keputusan Setjend. Pimpinan tertinggi dari suatu organisasi berhak menggunakan seluruh arsip dari organisasi itu. Lembaga. Dalam hal ini.BAB IV LAYANAN ARSIP Pelayanan arsip dapat berupa peminjaman arsip atau pemberian service informasi yang terkandung di dalam arsip yang disimpan. Setelah kewenangan pengguna arsip diatur. No. Skema pengaturan arsip simpan dimaksudkan adalah pembuatan pos-pos masalah yang ada pada arsip simpan itu sendiri. Klasifikasi. Rak diisi dengan nomor rak di mana arsip itu disimpan (bila rak penyimpan arsip lebih dari satu). Untuk di lingkungan Depdiknas. untuk kepentingan apa dan berapa lama dipinjam. Akan sangat baik dalam kegiatan ini disiapkan formulir peminjaman. yaitu: 1. 30 15 . ada beberapa alternatif skema pengaturan yang umum bisa dimanfaatkan. Kondisi fisik arsip: diisi dengan mencermati arsip itu sendiri apakah dalam keadaan baik/ rusak. yaitu penyusunan arsip simpan dapat dilakukan berdasarkan pola klasifikasi arsip yang berlaku di lingkungan Departemen masing. dan jenis arsip yang dipinjam. 10. Pembuatan skema pengaturan arsip 7. gabung/ set 8. tertulis ataupun melalui telepon/fax/email. Apabila unit A membutuhkan arsip yang ada pada unit B perlu memperoleh ijin dari pejabat unit B atau sebaliknya. No. langkah berikutnya adalah: a. 11. Jumlah berkas: diisi dengan jumlah lembar. Rangkap pertama dipergunakan untuk manufer tunjuk silang arsip dan selanjutnya dimanfaatkan untuk dimuat pada DaĞar Pertelaan Arsip (DPA) 2. 9. Kepala unit kerja A mempunyai kewenangan menggunakan arsip tentang pelaksanaan tugas dan fungsi unit A. Bagian/Sub Bagian. Formulir ini minimal memuat identitas peminjaman arsip.masing.A1/KP/2008 yang mengatur tentang Pola Klasifikasi Kearsipan di lingkungan Depdiknas. seperti : nama. unit kerja. No. Kegiatan pelayanan arsip pada umumnya mengatur tentang kewenangan penggunaan arsip dan prosedur penggunaannya. 2. Rangkap kedua dipergunakan pada arsip itu sendiri untuk mempermudah menemukan. Struktur organisasi.

dikubur atau mempergunakan larutan kimia lainnya. Unit kerja terkait/yang bersangkutan. yang dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya ada kaitannya antara unit kerja yang satu dengan yang lainnya. dicacah. e. 5. tertanggal 16 29 . Tupoksi. Dokumentasi pemusnahan Sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah (PP) Nomor: 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip bahwa setiap pemusnahan arsip harus berdasarkan kebijaksanaan pimpinan. Pelaksanaan pemusnahan segera dilakukan dengan cara dibakar. Bila ini dilakukan untuk arsip simpan maka sudah barang tentu akan sangat rumit dilaksanakan karena permasalahan yang terkandung di dalamnya sangat kompleks. Badan Penjaminan Mutu (BPMU) dengan Unit Penjaminan Mutu Fakultas (UPMF). Pelaksanaan pemusnahan Pemusnahan arsip ditentukan oleh pimpinan setelah mendapat persetujuan dari unit kerja asal arsip simpan. karena ia akan menjadi pengganti arsip yang telah dimusnahkan dan sebagai dokumentasi organisasi. Fakultas dan Jurusan/ Program Studi.3. 4. Pusat Arsiparis dengan Unit arsip Fakultas. 3. demikian juga dengan kelompok-kelompok peneliti. khususnya Surat Keputusan Pimpinan. 6. yaitu penyusunan arsip simpan berdasarkan unit-unit kerja yang ada dan dibentuk dengan Keputusan Rektor. Pengelompokan Indeks dan fasilitatif yang berlaku di lingkungan Perguruan Tinggi dan Kopertis sebagaimana tertuang pada Peraturan Menteri Pedidikan Nasional nomor: 26 tahun 2006. artinya harus ada surat keputusan tentang arsip yang akan dimusnahkan.A1/KP/2008. Pemusnahan arsip tersebut disaksikan oleh minimal 2 orang pejabat hukum atau dari bagian perundang-undangan. seperti Lembaga Penelitian dengan pusat-pusat Penelitian. Kombinasi dari 5 poin tersebut di atas. 2. Di lingkungan Universitas Udayana diharapkan bisa menerapkan skema pola klasifikasi yang berlaku di lingkungan Depdiknas sehingga dengan demikian akan menjadi pola yang seragam dengan yang diterapkan Depdiknas. Berdasarkan Keputusan Sekretaris Jenderal Depdiknas nomor: 41268/ A. yaitu penyusunan arsip simpan berdasarkan uraian singkat yang terkandung dalam surat/arsip itu sendiri dan sudah barang tentu memerlukan adanya keahlian dalam hal menentukan uraian surat yang akan dimanfaatkan sebagai deskripsi. baik eselon maupun noneselon. yang pada akhirnya baik fisik dan informasi yang terkandung dalam arsip tersebut tidak dapat dikenali lagi. Semua dokumentasi dari kegiatan pemusnahan arsip perlu disimpan sebagai arsip vital. berita acara dan daĞarnya. Deskripsi. Kemudian harus pula dibuat berita acara pemusnahan dan daĞar arsip yang dimusnahkan. yaitu penyusunan arsip simpan dilakukan berdasarkan tugas pokok dan fungsi dari masingmasing unit kerja yang ada di Perguruan Tinggi dimaksud baik yang eselon maupun noneselon.

kode surat diisi kode surat yang diarsipkan. Box 5 Retensi 6 Penjelasan : 1. HK dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Hukum. HM dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Kehumasan. 5. penerapan indeks dalam penyusunan arsip inaktif/ statis dibagi menjadi dua kelompok. DAFTAR RETENSI ARSIP INAKTIF/ STATIS UNIVERSITAS UDAYANA No. d. TU dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah ketatausahaan. OT dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Organisasi dan Tata Laksana. 28 17 . 3. PG dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah penelitian dan pengembangan. KU dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Keuangan. b. c. dimusnahkan atau mungkin diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk arsip yang bernilai guna sekunder (memiliki kandungan informasi bersejarah). no. tahun diisi dengan tahun surat yang diarsipkan. 6. yang mengatur tentang Pola Klasifikasi Kearsipan di lingkungan Depdiknas. Diisi nomor urut. Contoh format daĞar pemusnahan arsip inaktif/ statis. TI dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah teknologi informasi dan komunikasi. perihal/jenis/seri/dosir diisi dengan penjelasan singkat isi surat arsip termasuk jenisnya/seri/dosir. i. 4. 1 Kode surat 2 Perihal/Jenis/Seri/ Dosir 3 Thn 4 No. f.untuk waktu tertentu. Box diisi dengan nomor box di mana surat arsip itu disimpan. j. LK dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah perlengkapan h. retensi diisi dengan tenggang waktu sesuai dengan JRA. e. Kemudian mengundang unsur-unsur terkait untuk mencermati dan menentukan jadual retensinya dengan mengacu kepada jadual retensi arsip substantif 18 Juli 2008. KP dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Kepegawaian. g. Penyusunan daĞar pemusnahan arsip dilakukan oleh para Arsiparis yang diberikan tugas untuk itu berdasarkan format terlampir. Indeks yang menyangkut masalah fasilitatif Masalah fasilitatif kemudian dibagi dan dikelompokkan kembali yang disesuaikan dengan kode surat yang berlaku di lingkungan Depdiknas sbb: a. PR dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah perencanaan. yaitu: 1. 2. DL dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah pendidikan dan pelatihan. k.

Penataan box dalam rak arsip sangat tergantung pada sistem penomoran box yang digunakan dan sangat tergantung pada ruang dan alat simpan yang tersedia.l. maka perlu diberi kode huruf untuk setiap ruangan yang ada. WS dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah pengawasan. maka juga harus disiapkan kode untuk setiap rak. Dari Kode Surat ini kemudian dikelompokkan kembali ke dalam subkode. d. maka langkah berikutnya adalah menata box dalam rak arsip. c. m. serta menjaga kesehatan dalam hal melaksanakan tugas-tugas rutin. yang artinya arsip disimpan di ruang A. nomor box atau label box menjadi: A. kemudian dibagi dan dikelompokkan kembali yang disesuaikan dengan kode surat yang berlaku di lingkungan Depdiknas sbb: 1. khusus yang menyangkut masalah tugas pokok Perguruan Tinggi. Setelah arsip tersebut terseleksi. DT 00 Arsip yang menyangkut tentang akademik. Penyeleksian Seleksi terhadap arsip yang tenggang waktu retensinya ditentukan telah habis dapat dilaksanakan berdasarkan Jadual Retensi Arsip (JRA) sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor : 26 tahun 2006 tentang Jadual Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif. DT 03 Arsip yang menyangkut tentang pembinaan kelembagaan. PP dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Pendidikan Tinggi yang meliputi: a. Indeks yang menyangkut masalah substantif Masalah substantif di sini tampaknya memang dikelompokkan sedemikian rupa. DT 01 Arsip yang menyangkut tentang Penelitian dan Pengabdian Masyarakat.00 Arsip yang menyangkut tentang administrasi penyelenggaraan pendidikan. pada rak 02 dan nomor box 56. 2. Bila terdapat banyak rak dalam setiap ruangan. kebersihan. Dengan demikian. D. Dan seterusnya.01. yaitu Tri Dharma Perguruan Tinggi. Penilaian kembali terhadap arsip yang akan dimusnahkan ini kemungkinan akan menghasilkan suatu keputusan arsip tersebut disimpan kembali 18 27 . PP. DT dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Pendidikan Tinggi yang meliputi: a.02. Jika terdapat beberapa ruangan. PP. b. Beberapa tahapan yang harus dilalui dan dilaksanakan adalah: 1. yang kemudian diajukan ke panitia pemusnahan arsip untuk diadakan penilaian kembali. Arsip yang menyangkut tentang kemahasiswaan. b. DT 02 Arsip yang menyangkut tentang ketenagaan. yang disesuaikan dengan job diskription dari masing-masing Unit kerja dan dapat mempergunakan angka.56. maka perlu dibuat daĞarnya. Retensi Arsip Retensi dimaksudkan adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengadakan penyusutan/pemusnahan/ penghapusan terhadap arsip inaktif yang tidak mempunyai nilai guna lagi sesuai dengan Jadual Retensi Arsip (JRA) dengan tujuan mengurangi tumpukan arsip dan untuk memberikan kenyamanan. 2.

i. atau seri yang sangat berdekatan dengan retensi yang sama. dan dibersihkan secara rutin termasuk dinding. Untuk itu. Peralatan. C. maka segera diperbaiki agar arsip simpan tidak menjadi rusak. Pemeliharaan ruang simpan pada hakikatnya [di dalamnya] meliputi pemeliharaan fisik. e. c. Arsip yang menyangkut tentang alumni.02. Dari kode surat ini kemudian dikelompokkan kembali ke dalam subkode. Arsip yang menyangkut tentang Prasarana dan sarana Akademik. PP.04. hendaknya diperlakukan sama dengan pemeliharaan gedung/bangunan/ruang. PP. PP. g.08. bocor atau lembab. Jika dalam satu box berisi beberapa seri yang berbeda. pola klasifikasi kearsipan di lingkungan Universitas Udayana tetap mengikuti pola klasifikasi kearsipan di lingkungan Depdiknas dengan diadakan modifikasi sesuai dengan kesepakatan para Arsiparis di lingkungan Universitas Udayana seperti terlampir. Demikian pula terhadap peralatan yang ada. Penomoran dan Labelisasi Pemberian nomor dan label pada setiap berkas yang akan diarsipkan mengandung makna yang sangat 26 19 . yaitu: a.04 Arsip yang menyangkut tentang Penelitian dan Pengabdian Masyarakat. Namun demikian. Arsip yang menyangkut tentang program studi. Arsip yang menyangkut tentang Ijasah dan transkrip. Pemeliharaan gedung/bangunan/ruang depo arsip simpan perlu dikelola dengan baik. Alat pemadam kebakaran harus ada dan senantiasa dikontrol oleh petugas. f. Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat mempergunakan kode PM. terlebih lagi rak yang terbuat dari besi. Setelah semua arsip dimasukkan dalam box dan box tersebut diberi nomor/kode sesuai dengan nomor urut atau lokasi penyimpanannya. PP. langit-langit jangan sampai menglupas yang akan mengakibatkan berdebu.07. maka akan mempersulit ketika arsip tersebut akan disusutkan. f. Apabila terdapat kerusakan-kerusakan fisik/ gedung/ bangunan/ruang depo. PP.06 Arsip yang menyangkut tentang tenaga pengajar. Demikian pula pemeriksaan instalasi listrik dan air dilaksanakan secara pereodik. PP. Penataan Arsip Penataan arsip dalam setiap box sebaiknya hanya berisi satu seri arsip saja. Pemeliharaan gedung/bangunan/ruang depo. b.03. PP.05. seperti bidang kemahasiswaan dipakai kode KM.01. PP. Arsip yang menyangkut tentang forum Senat. h.Fentilasi dan kelembaban udara di ruang simpan/ depo hendaknya mendapatkan perhatian dengan baik untuk memberikan jaminan arsip dapat tersimpan dalam waktu lama yang disertai dengan alat pemantau suhu udara. maka perlu diberi bahan antikarat. j. d. sampai saat ini terdapat perbedaan kode surat yang dimanfaatkan di lingkungan Universitas Udayan. Arsip yang menyangkut tentang Wali Amanah.09. yang disesuaikan dengan job diskription dari masing-masing unit kerja dan dapat mempergunakan angka.

baju khusus. vacum cleaner dan lainnya. kapur barus dan bahan pengawet lainnya. slop tangan. compack rolling shelving. data plan filling sistem. seperti obat anti rayap. rak buku. mengingat melalui kegiatan ini akan dapat memberikan petunjuk yang lengkap. baki surat. kapur barus dan lainnya baik dilakukan secara poles. Pemberian nomor dan labelisasi pada box arsip simpan ini dilaksanakan oleh Arsiparis yang ada di lingkungan unit kerja masing-masing. ordener. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan memberikan perawatan khusus oleh petugas dengan mempergunakan obat-obatan. karet. cahaya. Filling kabinet. oles. sebagai langkah terakhir adalah membuat DaĞar Pertelaan Arsip (DPA). lemari arsip alat pengukur kelembaban udara. dengan memperhatikan pola klasifikasi pengarsipan yang berlaku. Kerusakan arsip. g. Pembuatan DPA b. mikro film. semprot. ATK. plastik pembungkus. lemari besi. 20 25 . Pengelolaan arsip inaktif bagi arsip yang memiliki jangka simpan kurang dari 10 (sepuluh) tahun dilaksanakan pada pusat arsip unit utama. desk tray. dan unit organisasi lain di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki jangka simpan 10 (sepuluh) tahun atau lebih dilaksanakan pada pusat arsip departemen. pengatur suhu udara khususnya diruang arsip vital. Box dan kertas pembungkus dengan ukuran tertentu. topi. rotary filling sistem. jamur. 2. obat-obatan. B. Penyediaan sarana prasarana yang diperlukan seyogyanya dilakukan oleh setiap unit kerja di mana Arsiparis ditempatkan. selain disebabkan oleh faktor dari dalam juga disebabkan oleh faktor luar. komputer. seperti udara. karena bahan rekam yang digunakan untuk membuat arsip terdiri atas komponen-komponen yang satu dengan yang lainnya saling kontak. jelas dan cepat dalam hal pencarian arsip-arsip/berkas yang disimpan. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui hal-hal yang disimpan di Depo Arsip. compack rotary filling. c. mengapa demikian?. pusatpusat. Setelah selesai dilaksanakan pengolahan terhadap arsip simpan. yang sudah barang tentu disesuaikan dengan nomor dan label dari mulai diarsipkan sampai berkelanjutan. Rentang waktu terhadap arsip simpan yang bisa dilaksanakan pada Pusat Arsiparis Universitas Udayana tentu menyesuaikan dengan ketentuan yang diatur dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor: 37 tahun 2006 pada pasal 16 disebutkan bahwa: 1.penting. tali pengikat. masker. vertical plan filling sistem. mikro organisme serta oleh petugas arsip karena kesalahan penanganan maupun penyimpanannya. memory wriĴer. Pemeliharaan Ruang Simpan Pemeliharaan arsip simpan merupakan kegiatan yang harus dilakukan secara kontinyu. roll file trolley (tempat penyimpan arsip yang mudah dipindahkan karena ada rodanya).

Jarak antara rak dengan tembok lebih kurang 70 – 80 Cm. maka bagian atasnya diikat dengan kawat baja dihubungkan dengan rak lainnya. 6. Rak penyimpan arsip Model rak penyimpanan arsip dirancang sedemikian rupa sesuai dengan arsip yang akan disimpan. Arsiparis wajib mengevaluasi arsip mana yang cocok tersimpan dalam rak terbuka begitu juga sebalikya. Adapun DaĞar Pertelaan Arsip (DPA) dimaksud adalah sebagai berikut: DAFTAR PERTELAAN ARSIP UNIT KERJA UNIT Telp KERJA Telp : : :: Indek Diskripsi/ Uraian masalah 4 Tahun Sistim Penyimpanan Lokasi Penyimpanan. 9. 4. Diisi dengan nomor urut. Rak ini bisa tertutup dan bisa juga terbuka. Unit mesin AC. 2. sehingga semua rak dalam satu ruangan merupakan satu ikatan yang saling memperkuat satu sama lain. Jarak antara rak dengan langit-langit sekitar 60 cm. r sampul 6 7 8 9 No KodeKlasifikasi 1 2 3 5 Petunjuk Pengisian Form: 1. No. 7. dengan jarak kurang lebih 1 (satu) meter. dapur. Untuk menstabilkan rak.bagian belakang yang di dalamnya terdapat berbagai fasilitas penyimpanan sesuai dengan media dan jenis arsip yang disimpan. 4. Deskripsi/ uraian masalah: diisi dengan pokok permasalahan yang tertuang pada surat/ berkas yang akan diarsipkan. Ruangan ini sebaiknya jauh dari tempat yang peruntukkannya sebagai : a. Jarak antara deretan rak membentuk lorong yang cukup untuk lalu-lalang pengambilan arsip simpan. 5. regenci kamar mandi b. Kode Klasifikasi: diisi dengan kode yang tertuang dalam pola klasifikasi kearsipan Universitas Udayana. Loteng atau basemen yang tidak dikontruksi khusus sesuai standar penyimpanan arsip. Rubrik: diisi dengan arsip simpan dalam bentuk 24 21 . Boks 10 Ket No. Pengaturan rak perlu dilaksanakan dengan baik sehingga tidak memakan banyak ruangan. c. Telepon: diisi dengan nomor telepon Unit Kerja yang bersangkutan. No. 3. Sarana lainnya yang perlu disediakan adalah sbb: a. dengan tinggi hampir setinggi ruangan sehingga dapat mengoptimalkan penggunaan ruang secara vertikal. Tahun: diisi dengan tahun berapa surat/ berkas itu dibuat. Unit Kerja diisi dengan nama unit kerja yang memiliki arsip (Fak/ PS/ Biro/ Lembaga/ UPT/ dan lain-lain). Penyimpanan zat kimia. Indeks: diisi dengan indek surat yang tertuang dalam pola klasifikasi kearsipan Universitas Udayana. 8. Rak 11 12 seri Rubrik Dosi No. tidak berada di bawah lampu dan kabel-kabel listrik serta pipa air. Rak terbuka sebaiknya terbuat dari besi baja. tergantung pemanfaatannya. Seri: diisi dengan arsip simpan dalam bentuk seri.

Untuk itu. Luas ruangan ini tergantung dari jumlah pegawai pada unit kerja tersebut. 2. suhu udara. standar minimal saranaprasarana yang diperlukan untuk mengelola arsip inaktif/ statis adalah sbb: 1. Ruangan ini dibangun sedemikian rupa diperuntukkan khusus untuk fumigasi terhadap arsip yang akan disimpan di Depo. digunakan untuk tempat bekerja para pegawai/ Arsiparis. Luas ruangan ini menyesuaian dengan volume arsip yang ada. Boks: diisi dengan nomor boks penyimpan arsip. Keterangan: diisi dengan hal-hal yang perlu untuk mempermudah mengetahui kondisi arsip. Secara keseluruhan ruangan ini bersifat tertutup.10. 3. rubrik. 12. Ruang penyimpanan ini terletak di 22 23 . Tersedianya ruangan sekretariat Pengelola Arsip inaktif/statis yang memadai. 11. tingkat kelembaban sesuai dengan standar Nasional. No. dengan ukuran luas. ruang simpan yang juga disebut Depo mutlak harus ada. Sampul diisi dengan nomor sampul sebagai pembungkus surat/ berkas yang akan diarsipkan. No. No. Tersedianya ruangan Depo untuk menyimpan arsip inaktif/ statis yang mampu menampung semua Arsip yang akan disimpan. Penataan ruang simpan arsip di dalamnya akan kita jumpai adanya sarana-prasarana yang harus dipenuhi. Dosir: diisi dengan arsip simpan dalam bentuk dosir.zat kimia yang dapat membunuh kuman-kuman yang ada pada arsip simpan bisa keluar dari ruangan. Penataan Ruang Simpan Dalam hal memberikan jaminan terhadap keamanan arsip simpan. Rak: diisi dengan nomor rak yang dipakai untuk menyimpan arsip. fentilasi. BAB III PENYIMPANAN A. menghindari jangan sampai zat. Tersedianya ruang fumigasi dan ruang sterill sesuai dengan standar Nasional. 13. 14. Ruangan ini biasanya terletak di bagian depan.