BUKU PEDOMAN UMUM

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF UNIVERSITAS UDAYANA

2 0  Y 0

F  & 

e W 7 7 `  4 A D 8 G A B & 5 $ 4 4 5 4 D 4 4 B C @ 4 Q 9 4 1 8 C F 9 7 @ 4 4 8 G 4 P 7 c 7 4 G 4 8  8 F e D  8 4 4 4 0 (  4 F 4 B 8 ' 7 @ B 4 6 D P $ D C @ P 4 4 4 P b D 9 D B 4 4 4 4  @ 9  a 8 7 a R W 4 3

F P D 4 D 9

F P

W b

C 4 @ D 4 A C

8 A B &

W 9 I P W D 9

4 4 4 G d f B D 4 S D @ 4 8 P C I D 4 9 S 4 C 4 7 D P D G 5 e 4 4 4 @ I P 4 D 8 4 B C A I A A

b 9  4 4 E r f  D D B 2 f 6 4 4 D 9 4 7 A   4 F e A E F 4 F  1 5

7 W G P 4 4 P 9 4 8 4 C 8 D D 9 E

8 C D 4 4 5  4

G A 7 G Q f 4 A D 4 D F D D 4 C A @ 4 G P C 5 A T 4 G  D E g G B S  4 5 4 F 9 9 P D 4 A E i 4 4

4 P G C

S C C W 4 9 F 4 7

@ B 4 S A D 8 4 B 4 H 4 7   D h

W d D 5 D A

D P

4 s 4 I P E D T e 9 G 4 i B 9 4 D 4 4 4 4   S

7 e 4 5 W B 9 @ @ R G 4 7 A 4 D C f D W A 8 D I ! 7 Q f 4 4 @ 4 1 8 7 C P 

C " P 8 W 9 4 F 4 D A 7 # 4 D @ D A A d C 8 C 4 W S D 4 4 D C 4 4 A W R 9 8 B 4 A R F 4 4 9 D G 9 @

E 9

ii
B 7 4 5 5 9 7 E 4 4 9 % 4 4 D G 4 7 5 X 9 C D i @ V 7 4 A Q 9 8 A D I A W 4 G 4 I q 7 @ B 1 D A P @ " C W 9 8 $ P D p f 5 V % 4 T D 4 9 e 4 $ W B 4 E W 8 c 7 P C q 9 @ F 5 A D 4 U F 4 & 4 4 W 2 q A W F P A 4 4 A 4 4 I A q W 5 D T W 4 A P G S P 4 8 q 4 4 7 P q 4 8 4 B 4 P 7 G 4 5 7 I @ 4 8 D C & q C C q I D F e  F W 9 4 E 2 s D A 3 (  8 D p A q ' 9 D D D B 5 4 q 4 5 P W S D C D 4 4 D 2 4 6 P B 9 @ G F D q A b I 9 q C D 4 F b T q B 9 2 C 7 R 4 C 4 5 D b 4 C 8 4 5 C 9 7 A q 9 4 4 A W D C 4 8 A C 4 S 8 9 4 q 4 q 4 @ B 4 I D G 5 5 W G C A 4 7 4 8 7 @ 8 d W 4 4 D 5 8 D 7 P 4 F 4 e C 4 9 p 7 4 s S W @ b 4 q 4 A 9 C 2 q E D e 4 4 F 4 q 1 9 P B 4 7 C 9 @ D 4 4 T f G @ E X P 7 f 4 5 C q W B 7 @ C C C D 7 2 q W 4 7 P 8 @ q 8 8 F 7 C @ D @ 7 8 4 q 4 4 F E G 5 @ 4 9 7 W C T q W 4 2 4 5 f 4 7 D q 8 D 9 D D C 4 q 4 P C 4 4 W D

BUKU PEDOMAN UMUM

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF UNIVERSITAS UDAYANA

PUSAT ARSIPARIS 2009

50

iii

01 TP.01

BUKU PEDOMAN UMUM

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF UNIVERSITAS UDAYANA
PUSAT ARSIPARIS 2009

TP.02

Pemanfaatan Komunikasi Media Pembelajaran 00 Pemanfaatan Informasi 01 Pemanfaatan Komunikasi Studio 00 Radio 01 Televisi 02 Multi Media

Teknologi

Teknologi Teknologi

Koordinator Tim Penyusun: Ida Bagus Arimbawa Penyunting: Jiwa Atmaja Cover & Ilustrasi: Repro Design & Lay Out: Putu Mertadana Diterbitkan oleh: Udayana University Press Kampus Unud Sudirman Gedung Pascasarjana Lt.1 R.1.1 Jl. P.B. Sudirman, Denpasar - Bali, Telp. 081 337 491 413 unudpress@yahoo.com hp://penerbit.unud.ac.id Cetakan Pertama: 2009, x + 112 hlm, 14 x 21 cm

CATATAN: Kesepakatan dalam Pelatihan Tata Kelola Kearsipan yang diikuti oleh para Arsiparis dilingkungan Univ. Udayana pada tanggal: 25 Pebruari 2009 disepakati sbb: Penetapan Kode Klasikasi arsip terhadap kode surat yang timpang dengan Kep. Setjend. Depdiknas Nomor: 41268/A.A1/kp/2008, diterapkan sbb: Ditulis Kode lama terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan garis miring lanjut penulisan kode sesuai kode yang tertuang pada Pola Klasikasi Arsip Depdiknas. Contoh: PM/ PP.04 = MASYARAKAT.

SURAT

ARSIP

PENGABDIAN

iv

49

PP.03

PP.04

PP.05 PP.06

PP.07 PP.08 PP.09

02 Bahan Ajar/Media Pembelajaran 03 Laboratorium Ijazah dan Transkrip 00 Ijazah 01 Transkrip 02 Keterangan Lulus Sementara 03 Legalisasi Penelitian dan Pengabdian Masyarakat 00 Penelitian ( Unud pake kode PL)PL/PP 01 Pengabdian Masyarakat ( Unud pake kode PM ) PM/PP.04 02 Pengembangan IPTEK Alumni ( Jobdes. BAK, pake kode KM) Tenaga Pengajar ( Pake Kode DT/ BAA) 00 Dosen 01 Guru Besar 02 Konsultan Akademik Forum Senat Wali Amanah Program Studi ( Pake Kode DT.BAA 00 Diploma 01 Strata-1 02 Strata-2 03 Strata-3 04 Extention 05 Jarak Jauh

KATA PENGANTAR

TP

TEKNOLOGI PENDIDIKAN TP.00 Sistem/Model Pembelajaran 00 Pemanfaatan Teknologi Informasi

Puji Syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa (Ida Sang Hyang Widhi Wasa) atas anugrahNya sehingga Buku Pedoman Umum Pengelolaan Arsip Inaktif Universitas Udayana ini dapat dirampungkan sesuai rencana. Buku ini memuat tentang pokok-pokok pengelolaan arsip inaktif/statis di lingkungan Universitas Udayana yang dapat dipakai sebagai pedoman/acuan dalam mengelola arsip inaktif/statis bagi unit-unit kerja di lingkungan Universitas Udayana. Karena buku pedoman ini hanya memuat ketentuan-ketentuan pokoknya saja, sudah barang tentu aturan-aturan yang bersifat spesik belum dimuat dan akan dimuat dalam buku khusus untuk itu. Tim Penyusun menyadari bahwa dengan keterbatasan pengetahuan, tentu buku ini belum dapat dikatagorikan sebagai Buku Pedoman yang sempurna, karena itu melalui kesempatan ini, dengan rendah hati kami mengharapkan masukan yang sifatnya membangun dan penyempurnaan buku ini pada masa yang akan datang. Masukan diharapkan dari berbagai pihak dan dapat disampaikan secara lisan atau tertulis kepada kami. Melalui kesempatan ini pula, Tim Penyusun menyampaikan ucapan terimakasih yang setinggitingginya kepada Rektor Universitas Udayana dan semua pihak atas sumbangsihnya baik dalam bentuk moril maupun materiel sehingga Buku Pedoman Umum Pengelolaan Arsip inaktif dapat terwujud. Bukit Jimbaran, November 2009 Tim Penyusun

48

termasuk Wali Amanah ? 01 Organisasi Kemahasiswaan (Jobdes. BAK, pake kode KM ) 02 Organisasi Profesi Dosen ? 03 Pemberdayaan Perguruan Tinggi 04 Dewan Pendidikan Tinggi II.2. PP PERKULIAHAN/ PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN PP.00 Administrasi Penyelenggaraan Pendidikan 00 Kalender Akademik 01 Penerimaan Mahasiswa Baru 02 Registrasi Mahasiswa 03 Absensi/Presensi Kehadiran Mahasiswa 04 Administrasi Ujian 05 Administrasi Pelulusan PP.01 Kemahasiswaan 00 Cuti Mahasiswa ( Jobdes. BAA, pake kode DT ) 01 Dispensasi ( Jobdes. BAK pake kode KM ) 02 Beasiswa (sda ) 03 Senat Mahasiswa (sda) 04 Kegiatan mahasiswa (sda) 05 Mahasiswa Berprestasi (sda) 06 Mahasiswa Meninggal Dunia (sda) 07 Mahasiswa Asing ( Jobdes. BAA, pake kode DT ) PP.02 Prasarana dan Sarana Akademik (Pake Kode DT/ BAA) 00 Kurikulum 01 Deskripsi Mata Kuliah

vi

47

WS.02

WS.03 WS.04 WS.05

Laporan 00 Laporan Hasil Pemeriksaan 01 Laporan Hasil Monitoring Tindak Lanjut Pengabdian Masyarakat Forum Komunikasi

DAFTAR ISI

II.

MASALAH SUBSTANTIF DILINGKUNGAN PENDIDIKAN TINGGI Akademik ( BAA ) 00 Kurikulum 01 Program Studi 02 Pengembangan Wawasan Akademik 03 Pengembangan Prestasi Akademik 04 Proses Pembelajaran 05 Sarana dan Media Pengajaran 06 Evaluasi Akademik DT.01 Penelitian dan Pengabdian Masyarakat 00 Penelitian ( Jobdes. Lemlit, pake kode PL ) 01 Pengabdian Masyarakat (KKN, KKL) ( Jobdes. LPM pake kode PM ) 02 Kreativitas Mahasiswa ( Jobdes. BAK, pake kode KM ) KM/DT.01.02 DT.02 Ketenagaan 00 Tenaga Akademik 01 Tenaga Non Akademik DT.03 Pembinaan Kelembagaan 00 Organisasi Perguruan Tinggi

II.1. DT.00

II.

KATA PENGANTAR ....................................................... BAB I PENDAHULUAN .................................................. a. Latar belakang ...................................................... b. Dasar Hukum........................................................ c. Maksud dan Tujuan ............................................. d. Pengertian Umum ................................................ BAB II PENGOLAHAN ................................................... a. Pendataan .............................................................. b. Pemilahan .............................................................. c. Pendiskripsian ...................................................... d. Pembuatan skema pengaturan arsip ................. e. Pengelompokan indek ......................................... f. Penomoran dan labelisasi.................................... g. Pembuatan DPA.................................................... BAB III PENYIMPANAN ................................................ a. Penataan Ruang simpan ...................................... b. Pemeliharaan ruang simpan ............................... c. Penataan arsip ....................................................... d. Retensi/ Penyusutan arsip ................................... BAB IV. LAYANAN ARSIP ............................................. a. Peminjaman arsip ................................................. b. Pencarian ............................................................... c. Pengambilan arsip ................................................ d. Pencatatan.............................................................. e. Penempatan arsip ................................................. BAB V. PENUTUP ............................................................ Lampiran Pola Klasikasi Arsip ....................................

v 1 1 2 3 4 7 7 11 12 15 16 19 20 23 23 25 26 27 30 30 31 32 33 34 35 37

46

vii

DL.01

DL.02

DL.03

DL.04 DL.05 I.11. PG PG.00 PG.01

Penyelenggaraan Diklat 00 Prajabatan (Jobdes BAUK/kepeg pake kode KP) 01 Pimpinan (sda) 02 Fungsional(Jobdes BAA ) 03 Teknis (Jobdes BAUK/Kepeg, pale kode KP) Pengiriman Peserta Diklat 00 Dalam Negeri 01 Luar Negeri Pengiriman Peserta Pendidikan Gelar Job Des BAA, (DT) 00 Dalam Negeri 01 Luar negeri Seminar/lokakarya/Workshop/Bimkos/ Bimtek Evaluasi Diklat PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN Rencana Litbang Pelaksanaan Litbang 00 Kurikulum 01 Penilaian dan Pengujian 02 Kebakan dan Inovasi 03 Statistik Bidang Pendidikan Evaluasi dan Laporan Penelitian Forum Komunikasi Kelitbangan PENGAWASAN Rencana Pengawasan Pelaksanaan Pengawasan 00 Rutin 01 Khusus 02 Monitoring

PG.02 PG.03 I.12. WS WS.00 WS.01

viii

45

TU.05

Konsumsi dan akomodasi Perawatan Perjalanan Dinas Pengurusan VISA/Paspor Mess, Rumah Jabatan, Rumah Dinas, Wisma / Villa,Hostel, Penginapan 06 Telekomunikasi ( Job Des Bag Perlengkapan 07 Kebersihan dan Taman Keamanan dan Ketertiban 00 Personil 01 Dokumen 02 Material/sik

01 02 03 04 05

BAB 1 PENDAHULUAN

a.

Latar belakang

I.9.

TI TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI ( Jobdes. DIVINKOM ) TI.00 Sistem Informasi Manajemen (SIM) 00 SIM Kepegawaian 01 SIM Keuangan 02 SIM Barang 03 SIM Persuratan 04 SIM Kearsipan TI.01 Sistem Informasi Pendidikan 00 Sistem Informasi Pendidikan Tinggi PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Rencana/Program Diklat 00 Rencana Kebutuhan Diklat (Jobdes. BAA untuk Dosen ) (Jobdes BAUK, Kepeg /Untuk Pegawai, pake kode KP.) 01 Kurikulum dan Silabus 02 Modul

I.10. DL DL.00

Fenomena arsip inaktif di lingkungan Universitas Udayana, secara umum terlihat masih beraneka ragam dan belum semuanya tertata rapi di masing- masing Unit Kerja. Menyimak kondisi seperti ini, di samping adanya himbauan dari Depdiknas, Rektor Universitas Udayana menyadari akan arti pentingnya suatu arsip pada masamasa yang akan datang. Mengantisipasi fenomena yang demikian, Rektor Universitas Udayana menaruh perhatian khusus dan berkomitmen serta berupaya agar arsip inaktif/statis di lingkungan Universitas Udayana dapat digali, ditata, serta dikelola sedemikian rupa, sehingga saat dibutuhkan arsip inaktif bisa ditemukan dengan cepat dan tepat. Di samping itu, Universitas Udayana telah memiliki Arsiparis yang berasal dari staf administrasi yang mempunyai hasrat ingin pindah ke status Arsiparis, dan sampai saat ini Universitas Udayana telah memliki Arsiparis sebanyak 26 orang. Di samping itu, pada masa akan datang Universitas Udayana akan membentuk pangkalan data sebagai antisipasi dalam menghadapi persaingan global yang telah mulai dirasakan dewasa ini. Atas dasar pemikiran yang demikian, akhirnya Rektor Universitas Udayana mengeluarkan Surat Keputusan nomor: 359/ H.14/TU/2008 tertanggal: 9 Oktober 2008 yang membentuk satu wadah beserta perangkat/struktur organisasinya, yang diberi nama Pusat Arsiparis. Pusat Arsiparis inilah yang diharapkan dapat bermanfaat sesuai dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) yang diberikan,

44

yaitu: a. Menyiapkan rumusan kebakan, standar, norma dan pedoman teknis pengelolaan arsip di lingkungan Universitas Udayana berdasarkan kebakan, standar, norma dan pedoman dari departemen. b. Mengelola arsip inaktif di lingkungan Universitas Udayana. c. Melakukan pembianaan dan pengawasan ketatausahaan dan kearsipan di lingkungan Universitas Udayana. d. Mengendalikan dan mengkoordinasikan pengelolaan arsip di lingkungan Universitas Udayana sejak penciptaan hingga penyusutan. b. Dasar Hukum

PR.01 PR.02 PR.03

Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Evaluasi Program Laporan 00 Laporan Berkala 01 Laporan Insidentil 02 PERLENGKAPAN Rencana Kebutuhan Perlengkapan Pengadaan Barang dan Jasa 00 Pengadaan Barang Habis Pakai 01 Pengadaan Barang Bergerak/ Inventaris 02 Pengadaan Barang Tidak Bergerak/Investasi/Asset 03 Pengadaan Jasa Penyimpanan/Pergudangan Penyaluran/Distribusi Inventarisasi Barang Pemeliharaan/Perbaikan 00 Barang Bergerak/Inventaris 01 Barang Tidak Bergerak/investasi/ Asset Penghapusan 00 Barang Bergerak/Inventaris 01 Barang Tidak Bergerak/Investasi/ Asset KETATAUSAHAAN Persuratan Penggandaan Kearsipan Kerumahtanggaan 00 Kendaraan Dinas

I.7.

LK LK.00 LK.01

Dasar hukum penyusunan Buku Pedoman ini sbb: 1. Undang- undang RI Nomor; 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. 2. Peraturan Pemerintah RI Nomor: 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip. 3. Keputusan Presiden RI Nomor: 105 tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis. 4. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 03 tahun 2000 tentang Standar minimal gedung dan ruang penyimpanan arsip inaktif. 5. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 10 tahun 2000 tentang Standar Folder dan Guide Arsip. 6. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 11 tahun 2000 tentang Standar Boks Arsip. 7. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 12 tahun 2000 tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip. 8. Peraturan MENPAN Nomor: Per/3/M.PAN/3/2009. 9. Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.

LK.02 LK03 LK.04 LK.05

LK.06

I.8.

TU TU.00 TU.01 TU.02 TU.03

43

HM.02

HM.03

HM.04 HM.05 HM.06

HM.07

HM.08

Keprotokolan 00 Penerimaan Tamu Dinas 01 Jamuan Makan/Resepsi 02 Acara Kedinasan 03 Upacara/Peringatan Hari Besar 04 Pelantikan dan Serah Terima Jabatan (Jobdes Bag Kepeg, pake kode KP) Kunjungan Dinas 00 Dalam Negeri 01 Luar Negeri Dengar Pendapat Sidang Kabinet/Rakor Penerbitan dan Publikasi 00 Buletin/Majalah ( Jobdes UPT Peerbit..? ) 01 Pameran ( Jobdes. Bag. SIM/ BAPSI, pake kode PR ) 02 Sayembara/Lomba/Festival Dokumentasi 00 Foto/Video/Film 01 Guntingan Koran/Kliping Koran Perpustakaan ( Job Des. Perpustakaan). 00 Pengadaan Bahan Pustaka 01 Pengolahan Bahan Pustaka 02 Pelayanan Bahan Pustaka 03 Penghapusan Bahan Pustaka PERENCANAAN Rencana/Program Kerja 00 Jangka Panjang 01 Jangka Menengah/Rencana Strategis 02 Tahunan

10. Peratuan Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 37 tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di lingkungan Depdiknas. 11. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor; 145/U/2004 tentang Jadual Retensi Arsip Keuangan dan Kepegawaian di lingkungan Depdiknas. 12. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor: 13 tahun 2006 tentang Jadual Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di lingkungan Depdiknas. 13. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor: 26 tahun 2006 tentang Jadual Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di lingkungan Perguruan Tinggi dan Kopertis. 14. Instruksi Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 1 tahun 2006 tentang pedoman Pelaksanaan Penyerahan Arsip Statis di lingkungan Depdiknas. 15. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 42 tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas. c. Maksud dan Tujuan

Buku Pedoman ini diharapkan dapat memberikan informasi umum tentang pengelolaan Arsip di Universitas Udayana, sehingga diharapkan para pengguna arsip mengetahui bahwa Universitas Udayana sudah memiliki Pusat Arsiparis dan mengerti tentang pengelolaan arsip di Universitas Udayana. Tujuan umum: Menjamin arsip dapat disediakan dengan cepat, tepat, aman, dan esien; menjamin arsip tidak mengalami kerusakan dan hilang; menjamin arsip yang bernilai guna kesejarahan dapat diselamatkan dan dilestarikan.

I.6.

PR PR.00

42

Tujuan khusus: Universitas Udayana memiliki arsip yang terintegrasi, terorganisir, tertata dengan rapi sesuai dengan kaidah - kaidah kearsipan yang berlaku di Indonesia Menghasilkan satu sistem akuisisi, pengumpulan, penataan, pelestarian dan pelayanan informasi kearsipan yang akuntabel sebagai penunjang kelancaran tugas - tugas Universitas Udayana (Tri Dharma Perguruan Tinggi) Meningkatkan kualitas sumber daya manusia pengelola kearsipan agar memiliki keahlian di bidang manajemen kearsipan yang profesional. Meningkatkan sarana prasarana penunjang kegiatan kearsipan yang dapat dimanfaatkan untuk menelaah, menganalisis, menyajikan data dan memberikan layanan informasi yang berhubungan dengan arsip untuk kepentingan Universitas Udayana dan stakeholders. d. Pengertian Umum

01

HK.06

Pendirian Lembaga Pendidikan Informal 02 Pendirian Lembaga Pendidikan Non Formal Sertikasi dan Akreditasi 00 Lembaga Pendidikan Formal (Jobdes Bag Perencanaan, pake kode PR ) 01 Guru/Dosen ( Jobdes. Bag Kepeg, pake kode KP )

I.4.

Untuk mendapatkan kesamaan persepsi terhadap segala sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) Pusat Arsiparis, dalam Buku Pedoman ini dipandang perlu menetapkan pengertian tentang arsip, lembaga dan lainnya yang terkait dengan kearsipan. 1. Universitas dimaksudkan adalah Universitas Udayana. 2. Fakultas dimaksudkan adalah semua fakultas yang berada di bawah/ di lingkungan Universitas Udayana. 3. Lembaga dimaksudkan adalah Lembaga Penelitian dan Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat. 4. Unit kerja lainnya adalah Jajaran BAUK, BAA, BAPSI,

OT ORGANISASI DAN TATA LAKSANA OT.00 Organisasi 00 Struktur, tugas, dan fungsi (Jobdes Bag Kepeg/ BAUK, pake kode KP) 01 Analisis jabatan (Jobdes TU) OT.01 Tata Laksana 00 Sistem dan Prosedur Kerja 01 Pembakuan Sarana Kerja OT.02 Evaluasi Organisasi dan Tata Kerja (Jobdes Kepeg, pake kode KP ) HM HM.00 KEHUMASAN Hubungan Antar Lembaga 00 Antar Lembaga Pemerintah 01 Swasta/LSM 02 Perusahaan 03 Lembaga Pendidikan Media Massa 00 Media Cetak 01 Media Elektronik 02 Media Internet

I.5.

HM.01

41

13 14 15 16 17 18 19

Surat Edaran/surat Edaran Bersama Eselon I Pedoman, Standar, Juklak, Juknis dan Protap Eselon I Peraturan/Keputusan Rektor Instruksi Rektor Peraturan/Keputusan Bersama Rektor Surat Edaran/Surat Edaran Bersama Bersama Rektor Pedoman, Standar, Juklak, Juknis dan Protan Rektor

HK.01

HK.02 HK.03 HK.04

MoU/Kontrak/Perjanjian Kerjasama ( Jobdes Bag. Kerjasama, pake kode LN/ DN ) 00 Dalam negeri 01 Luar Negeri Sosialisasi/penyuluhan/pembinaan hukum Bantuan/konsultasi/advokasi Kasus Hukum 00 Pidana 01 Perdata 02 Tata Usaha Negara 03 Agama 04 Adat 05 Ketenagakerjaan 06 Internasional Perizinan 00 Pendirian Lembaga Pendidikan Formal (Jobdes Bag. Perencanaan/ BAPSI, pake kode PR )

HK.05

BAK, UPT dan Unit kerja lainnya yang dibentuk atas dasar Surat Keputusan Rektor. 5. Sarana dan prasarana dimaksudkan adalah: a. Ruang penyimpanan arsip standar. b. Ruang tempat kerja pengolahan arsip. c. Ruang kerja Arsiparis dan sekretariat. d. Sarana lainnya untuk menunjang kegiatan Arsiparis. 6. Arsip adalah: a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah-naskah yang diterima oleh badan-badan swasta dan/ atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 7. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara (pasal 2 ayat a UU No. 7 Tahun 1971). 8. Arsip aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. 9. Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. 10. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun

40

11. 12. 13.

14.

15.

16. 17.

18.

untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Arsip vital adalah arsip dinamis yang esensial (mutlak) untuk kelangsungan hidup organisasi. Arsip konvensional adalah arsip yang berbasis kertas. Arsip audio visual atau arsip pandang dengar adalah arsip yang dapat dilihat dan/atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki bentuk sik beraneka ragam tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya. Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktivis dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer. Arsiparis adalah PNS yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan. Petugas arsip adalah staf yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas di bidang kearsipan. Unit kearsipan adalah unit pengelola arsip pada tingkat Departemen, unit utama, pusat-pusat, Perguruan Tinggi Negeri, Koordinator Perguruan Tinggi Swasta dan unit pelaksana teknis. Pola klasikasi arsip adalah pola penyimpanan arsip yang disusun secara sistematis dan logis serta hierarkis berdasarkan fungsi yang ada di Departemen yang digunakan sebagai dasar pemberkasan arsip secara subjek

KP.05

KP.06

KP.07

Kesejahteraan 00 Perumahan 01 Koperasi 02 Taspen 03 Asuransi Kesehatan 04 Angkutan pegawai 05 Bantuan sosial 06 Rekreasi Pemberhentian 00 Dengan hormat 01 Tidak dengan hormat Organisasi Non Kedinasan 00 Korpri 01 Dharma Wanita

I.3.

TU ( HK HUKUM ) HK.00 Peraturan Perundang-undangan 00 Undang-Undang 01 Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang 02 Peraturan Pemerintah 03 Peraturan/Keputusan Presiden 04 Instruksi Presiden 05 Peraturan/keputusan Menteri 06 Instruksi Menteri 07 Peraturan Bersama/Surat Keputusan Bersama 08 Surat Edaran/Surat Edaran Bersama 09 Pedoman, Standar, Juklak dan Protap 10 Peraturan/Keputusan Eselon I 11 Instruksi Eselon II 12 Peraturan Bersama/Surat keputusan Bersama Eselon I

39

KP.01

KP.02

KP.03 KP.04

KP.04

Analisis jabatan (Job Des Bag Tata Usaha) 02 Evaluasi jabatan 03 Standar kompetensi dan kualikasi 04 Daar urut kepangkatan 05 Usulan formasi 06 Penetapan formasi Pengadaan 00 Seleksi Penerimaan 01 Pengangkatan CPNS 02 Pengangkatan PNS 03 Pengangkatan kembali PNS 04 Pegawai honorer/kontrak Pembinaan 00 Kenaikan pangkat/golongan 01 Pengangkatan dalam jabatan fungsional 02 Pengangkatan dalam jabatan structural 03 Mutasi pegawai 04 Tugas perbantuan/dipekerjakan 05 Alih tugas/alih jabatan 06 Pembinaan jabatan fungsional Cuti 00 Cuti di luar tangguan Negara 01 Cuti Besar 02 Cuti tahunan 03 Cuti alasan penting 04 Cuti lainnya 05 Disiplin 00 Daar hadir 01 Hukuman disiplin

01

BAB II PENGOLAHAN

a.

Akuisisi

Dalam konteks University Archives, akuisisi diartikan sebagai penelusuran/penemuan arsip-arsip yang mempunyai nilai guna di lingkungan Universitas Udayana, baik yang bersifat permanen maupun tidak. Proses akuisisi itu sendiri dilakukan secara terus menerus sepanjang waktu, karena pertumbuhan arsip-arsip di unitunit kerja di lingkungan Universitas Udayana tidak akan pernah berhenti. Dalam konteks kelembagaan, strategi pelaksanaan akuisisi dapat bersifat pasif atau aktif. Strategi akuisisi yang bersifat pasif, yakni Pusat Arsiparis hanya terlibat dalam pekerjaan evaluasi bahan/arsip yang diserahkan oleh unit-unit kerja. Syarat utama dari strategi ini adalah tiap-tiap unit kerja sudah melaksanakan prosedur penyusutan secara konsisten dan sempurna serta penilaian arsip sudah dilakukan di unit-unit kerja. Sementara itu, strategi akuisisi bersifat aktif diberlakukan bila proses dan prosedur penyusutan di unit-unit kerja tidak berjalan sempurna, dan bahkan dilingkungan Universitas Udayana belum pernah dilakukan secara terjadwal mengikuti jadwal retensi yang diberlakukan dilingkungan Depdiknas. Salah satu indikator bahwa proses dan prosedur penyusutan tidak berjalan sempurna adalah tidak adanya Jadual Retensi Arsip (JRA) di masing-masing unit kerja. Oleh karena itu, Pusat Arsiparis Universitas Udayana menerapkan strategi akuisisi yang bersifat aktif dengan segala risiko yang mungkin akan timbul.

38

Unsur terpenting dalam akuisisi arsip ini adalah penilaian terhadap arsip, yang akan disimpan. Dalam hal ini, ada dua tahap dalam proses penilaian arsip, yakni tahap seleksi arsip dan penentuan penilaian arsip. Tahap seleksi arsip antara lain, upaya mengidentikasi arsip yang akan disimpan, jenis-jenis arsip, media arsip, unitunit yang mempunyai arsip permanen. Tahap berikutnya adalah penentuan nilai arsip yang layak disimpan di Pusat Arsip Universitas Udayana berdasarkan nilai evidensial dan informasionalnya. Arsip yang mengandung nilai evidensial meliputi: (1) Arsip-arsip yang memberikan penjelasan tentang perubahan dan perkembangan organisasi, asal-usul, struktur, peran administrasi dan operasional; (2) Arsip yang menjelaskan bukti-bukti keberadaan organisasi dan fungsi-fungsinya. Sedangkan nilai informasional adalah arsip-arsip yang memberikan informasi penting terhadap unit-unit kerja dan para peneliti (terutama still images) yang terkait dengan perorangan, benda, tempat, peristiwa, dan lain- lainnya. Pemindahan arsip inaktif oleh unit kerja dapat dilaksanakan pada Pusat Arsiparis dengan dua sistem, yaitu: a. Pemindahan arsip tidak teratur, bahwa arsip yang diserahkan kepada Pusat Arsiparis masih dalam keadaan kacau, di mana semua arsip diserahkan begitu saja tanpa memperhatikan arsip itu sendiri apakah mempunyai nilai guna atau tidak, dan tidak teratur. Di sini, diserahkan dalam bentuk jumlah (karung/kotak/box/dll) yang disertai dengan Berita Acara Pemindahan (BAP). b. Pemindahan arsip teratur, bahwa arsip yang diserahkan sudah jelas dan teratur. Dalam penyerahan arsip teratur ini hendaknya disertai dengan Daar

Lampiran Pola Klasikasi Arsip Berdasarkan Keputusan SekJend DEPDIKNAS No: 41268/A.A1/KP/2008, Pola Klasikasi Kearsipan dilingkungan Universitas Udayana dibagi dalam dua bagian yaitu: I. I.1. MASALAH FASILITATIF KU KEUANGAN KU.00 Penyusunan Anggaran 00 Pembahasan Anggaran 001 mbahasan anggaran pnbp unud 20010 002 Pendapatan SPP/SDPP Fak Kedokteran 01 Pagu Indikatif 02 DIPA KU.01 Pelaksanaan Anggaran 00 Pendapatan 00 Pajak 01 Bukan Pajak (PNBP) 01 Belanja Belanja Pegawai Belanja Operasional Belanja Modal KU.02 Perbendaharaan KU.03 Bantuan Luar Negeri KU.04 Sistem Akuntansi KU.05 PertanggungJawaban Keuangan 00 Neraca 01 Laporan Keuangan KP KEPEGAWAIAN KP.00 Formasi 00 Analisis kebutuhan pegawai

I.2.

37

Semoga buku pedoman ini dapat dipakai sebagai acuan bagi semua pihak di lingkungan Universitas Udayana, terutama dalam hal memberikan pelayanan arsip kepada yang membutuhkan dengan prosedur yang berlaku di Universitas Udayana.

Pertelaan Arsip Sementara (DPAS) agar lebih cepat dipahami dan diproses lebih lanjut. Berita Acara Pemindahan (BAP) dan Daar Pertelaan Arsip Sementara (DPAS) dibuat rangkap dua, yaitu rangkap pertama untuk Unit Kerja yang bersangkutan dan rangkap kedua untuk Pusat Arsiparis. Daar Pertelaan Arsip Sementara ini bermanfaat untuk memberikan gambaran tentang asal-usul arsip tersebut dan untuk mengetahui lebih cepat perihal yang terkandung pada arsip itu sendiri. Ada pun bentuk/format Daar Pertelaan Arsip Sementara adalah sebagai berikut:

Nopember 2009 Pusat Arsiparis Unud Tim Penyusun

DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA Nama Unit Kerja/ Instansi Alamat Telepon SERI/ URAIAN MASALAH/ PERIHAL : : :

NO URUT

NOMOR & KODE SURAT

KURUN WAKTU

JLH/LB/ EXP

KET ASLI/ COPY

Penerima

Denpasar/Bukit Jimbaran,...................2009 Pengolah

(..............................................) NIP:

(.........................................................) NIP:

36

Contoh Berita Acara Pemindahan (BAP) Arsip Sementara

KOP SURAT UNIT KERJA BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Nomor: ( unit kerja ybs ) Pada hari ini..........tanggal:.......bulan.....tahun......., yang bertandatanagan dibawah ini: Nama : NIP : Pangkat/ gol : Jabatan : Atas nama unit kerja.....................................................sebagai pihak pertama; Nama : NIP : Pangkat/ gol : Jaatan : Atas nama Pusat Arsiparis Universitas Udayana sebagai pihak kedua; Pihak pertama telah memindahkan arsip inaktif unit....................berjumlah....... bok/ berkas. Pihak kedua telah menerima dan membenarkan bahwa arsip yang dipindahkan oleh pihak pertama sesuai dengan Daar Pertelaan Arsip Sementara (DPAS) seperti tersebut di atas. Pihak kedua selanjutnya bertanggung jawab mengelola arsip inaktif yang telah dipindahkan oleh pihak pertama. Tempat, tanggal/ bulan/tahun Yang menyerahkan,

BAB V PENUTUP

Yang menerima

........................... NIP:

................................................. NIP:

Dari uraian tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa Buku Pedoman Umum Pengelolaan Arsip inaktif mutlak harus ada dan dapat dipakai sebagai pedoman dalam mengelola arsip inaktif simpan di lingkungan Universitas Udayana. Tanpa buku pedoman tentu dalam pengelolaan arsip simpan akan kehilangan arah, tidak sistematis dan akan terjadi adanya perbedaan persepsi dalam melaksanakan tugas. Buku Pedoman ini disusun berdasarkan aturanaturan yang berlaku sebagaimana menjadi dasar hukum buku pedoman ini, dan dengan mengadakan studi banding baik melalui web maupun media cetak, maka segala sesuatu yang termuat dalam buku pedoman ini dapat mendekati akurasinya dan dapat dipertanggung jawabkan. Buku Pedoman ini hanya memuat aturan-aturan pokoknya saja, terutama mengenai bagaimana mengelola arsip simpan dengan baik dan sistematis mulai dari mengakuisisi arsip, lanjut arsip tersebut diserahkan kepada pusat arsiparis, kemudian dikelola sampai dengan arsip tersebut disimpan pada ruang depo, termasuk memberikan pelayanan dan servis informasi tentang arsip inaktif kepada pengguna arsip dan stakeholders. Hal-hal yang bersifat spesik dalam pengelolaan arsip simpan, baik sik, seperti aturan-aturan yang harus terpenuhi dalam membangun gedung/ruang arsip simpan maupun non-sik seperti jadual retensi arsip simpan dan lainlainnya akan disusun dalam buku tersendiri.

10

35

jumlahnya, keasliannya, kapan dipinjam dan kapan kembali. Contoh : BUKU CATATAN PEMINJAMAN ARSIP

Untuk mencegah terjadinya kerusakan terhadap arsip simpan, hendaknya arsip-arsip yang akan dipindahkan difumigasi pada ruangan khusus untuk itu dan pengelola arsip simpan terhindar dari serangan penyakit yang menyertai arsip simpan itu sendiri. b. Pemilahan

No

Nama Peminjam

Jenis arsip

Jumlah arsip

Asli/ copy

Tgl pinjam

Tgl kembali

Ket

e.

Penempatan arsip Arsip yang dikembalikan agar diperiksa kembali kelengkapannya, dengan mencocokkan pada buku catatan peminjaman arsip. Bila telah lengkap, petugas arsip memberikan catatan pada buku catatan peminjaman arsip bahwa arsip dimaksud telah dikembalikan. Dilanjutkan dengan memasukkan kembali ke dalam box di mana arsip itu diambil/ disimpan. Out indikator Box keluar agar dicabut.

Pemilahan arsip inaktif diawali dengan mengadakan pemeriksaan terhadap arsip itu sendiri, yaitu suatu kegiatan kontrol awal yang harus dilaksanakan dalam rangka penyimpanan arsip, apakah arsip tersebut sudah benar-benar inaktif. Pemilahan dimaksudkan adalah memisahkan arsip yang mempunyai nilai guna dengan lembaran yang menyertai arsip itu sendiri, sehingga dapat diseleksi arsip mana yang akan dilanjutkan untuk diproses. Hal ini penting artinya jangan sampai lembaran yang tidak berguna mengacau arsip yang mempunyai nilai guna, di samping untuk menghindari adanya tumpukan arsip yang tidak berguna. Kemudian diperiksa pula kelengkapan dari setiap seri. Bila ditemukan ada seri arsip yang kurang lengkap, maka harus diupayakan kelengkapannya dengan cara memeriksa daar arsip yang berasal dari unit lain, atau menanyakan kepada unit kerja asal. Apabila langkah ini juga belum menghasilkan kelengkapan seri arsip yang dicari, maka sebaiknya menghubungi pejabat berwenang untuk membuat semacam arsip pengganti. Kegiatan ini juga merupakan recek dari kegiatan pemeriksaan yang dilakukan ketika akan menyimpan arsip inaktif. Selanjutnya, perlu juga diperiksa kondisi sik setiap lembar arsip, khusus untuk seri arsip memiliki retensi panjang atau mungkin merupakan arsip vital. Bila ditemukan arsip yang kondisinya sudah rusak maka perlu dilaksanakan perbaikan seperlunya.

34

11

Dalam hal pemilahan arsip hendaknya dilakukan dengan hati-hati jangan sampai arsip yang mempunyai nilai guna ternoda/rusak. Cara melaksanakan pemisahan antara arsip dengan nonarsip terlebih dahulu harus dikenali mana yang mempunyai nilai guna dan yang tidak, kemudian arsip yang tidak mempunyai nilai guna mulai dipisahkan untuk dimusnahkan. Lembaran yang menyertai arsip dapat dikatagorikan seperti: blangko kosong, ordener, sampul, amplop dan fotocopy arsip bilamana arsip yang aslinya tidak ada. Kemudian arsip yang mempunyai nilai guna dikumpulkan dan dikelompokkan berdasarkan: a. Seri, artinya berdasarkan kesamaan jenis/ bentuk, contoh: Kumpulan Surat Keputusan Rektor/ Dekan, Ketua/ Ketua Unit kerja lainnya. b. Rubrik, artinya berdasarkan kesamaan permasalahan yang terjadi contoh: Masalah Kepegawaian, Keuangan, Penelitian, dan lain-lain c. Dosir, artinya arsip dikumpulkan berdasarkan kesamaan urusan/ kegiatan contoh: personel le, seminar, Yayasan, kegiatan minat mahasiswa, dan lain-lain Arsip yang telah dikumpulkan dikelompokkan kembali sesuai dengan pola klasikasi arsip yang berlaku di Universitas Udayana untuk diproses pada tahap selanjutnya. c. Pendeskripsian

Contoh : OUT INDIKATOR ARSIP KELUAR

Nama Peminjam ( nama jelas dan lengkap) Kode R : No. Rak : No. B : (No. Bok) No. S : ( No. Sampul) Diskripsi: (Uraian singkat/ perihal arsip) (Hari, tgl, bln, th) (Hari, tgl, bln, th) (Nama dan paraf petugas)

Arsip yang dipinjam

Tgl Pengambilan Tgl Kembali Petugas

Penjelasan : 1. Out Indikator dibuat rangkap dua: 2. Satu rangkap ditempel pada Box arsip 3. Satu rangkap untuk petugas arsip ( Arsiparis) OUT INDIKATOR BOX KELUAR

Box Pengganti diisi label:

BOX KELUAR
(dengan label warna hau) (besarnya Box sama dengan box arsip keluar)
d. Pencatatan Langkah berikutnya adalah mencatat arsip yang akan dipinjam dalam sarana peminjaman baik berupa buku, formulir atau sarana lainnya. Hal-hal yang perlu dicatat meliputi: nama peminjam, jenis arsip,

Pendeskripsian arsip dilakukan terhadap arsip yang masih dalam keadaan kacau. Setelah semua seri arsip diperiksa dengan teliti, maka langkah berikutnya adalah melaksanakan pendeskripsian arsip. Kegiatan ini dilaksanakan untuk menguji kebenaran deskripsi arsip yang telah dilaksanakan oleh Arsiparis di central le.

12

33

c.

Pengambilan Arsip Setelah box arsip ditemukan, langkah berikutnya adalah mengambil arsip dari dalam box. Sebelum arsip diambil, terlebih dahulu harus kita siapkan out indikator (semacam tanda keluaran arsip). Bila yang diambil satu folder/map, maka perlu disiapkan out indikator berupa guide atau folder. Bila yang diambil satu box, maka perlu disiapkan out indikator berupa box. Juga memuat formulir yang di dalamnya berisi minimal tentang tanggal pengambilan, siapa yang meminjam, arsip apa yang dipinjam dan sampai kapan dipinjam. Setelah out indikator disiapkan dan telah diisi formulirnya secara benar, maka arsip yang bersangkutan diambil dari tempatnya, kemudian tempat tersebut diganti dengan box kosong yang berisi label out indikator box keluar dengan warna hau. Penggunaan out indikator semacam ini biasanya disebut charge out procedure, yang akan sangat berguna untuk mengontrol arsip yang dipinjam dan memudahkan dalam menyimpan kembali arsip, sehingga tidak salah tempat.

Pendeskripsian yang dilakukan di pusat arsip harus senantiasa memperhatikan hubungan antara arsip yang berasal dari unit kerja satu dengan unit kerja lainnya, sehingga dasar kegiatan deskripsi ini adalah pengetahuan atas seluruh koleksi arsip yang dimiliki organisasi. Di sini, jelas berbeda dengan deskripsi yang dilakukan oleh Arsiparis di central le (unit kerja), karena Arsiparis mendeskripsi arsip yang ada di lingkungan unit kerjanya saja. Kegiatan deskripsi yang demikian, akan menghasilkan suatu tunjuk silang, karena arsip dari unit yang satu berkait dengan arsip dari unit lainnya. Penciptaan tunjuk silang dapat dilaksanakan dalam bentuk lembaran, guide atau folder yang diletakkan di dalam box arsip, namun dapat pula dituangkan dalam daar pertelaan arsip sebagai alat bantu penemuan arsip. Untuk mendapatkan keseragaman dalam pelaksanaannya, maka pendeskripsian di sini dapat dilakukan dengan menggunakan format tertentu yang berisikan informasi tentang arsip dimaksud sebagai berikut:.

32

13

KARTU DESKRIPSI ARSIP INAKTIF PUSAT ARSIPARIS UNIVERSITAS UDAYANA

Contoh :

Unit Pencipta : Tahun berkas/Arsip: Uraian singkat:

Kode : No. Diskripsi : No. Sampul : No. Box : No. Rak :

PUSAT ARSIPARIS UNIVERSITAS UDAYANA FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP

Peminjam Jabatan Unit Kerja Indeks Isi Ringkas Dari : : (dosen/ pegawai/teknisi/strutural/lainnya) : : : : Kepada: Peminjam Kode:

Tingkat Keaslian: (Asli/Foto Copy):

Jlh. Berkas/Arsip : Kondisi Fisik arsip :

Mengetahui Kepala...................... ................................... NIP:...............................

........................................ NIP:................................

Keterangan ( cara pengisian ): 1. Unit pencipta: diisi dengan dari Unit Kerja mana asal arsip. 2. Tahun berkas/ arsip: diisi dengan tahun berapa berkas/ arsip itu diciptakan. 3. Kode: diisi dengan Kode surat/ berkas yang diarsipkan ( lihat Pola klasikasi Arsip). 4. Nomor deskripsi: diisi oleh petugas/Arsiparis pada saat pendeskripsian. 5. Uraian singkat: diisi dengan perihal surat yang akan diarsipkan. Bilamana terdapat dua atau lebih perihal/ masalah, dapat ditambahkan Cq. Masalah yang dimaksud. 6. Asli/ fotocopy: diisi dengan melihat arsip itu sendiri, apakah asli atau fotocopy atau turunan

Tanggal Peminjaman : ..................................................... Tanggal harus dikembalikan: ..................................................... Diterima kembali di arsip Tanggal: ......................... ....................................... Petugas Peminjam .........................................

b.

Pencarian Pencarian arsip inaktif dapat dilaksanakan melalui daar pertelaan arsip. Pertama yang harus kita ketahui adalah masalah apa yang akan dipinjam, kemudian dicari serinya. Berdasarkan seri arsip yang ada pada Daar Pertelaan Arsip (DPA) akan merujuk nomor box dan nomor sampul serta lokasi penyimpanan arsip yang akan dipinjam.

14

31

BAB IV LAYANAN ARSIP

Pelayanan arsip dapat berupa peminjaman arsip atau pemberian service informasi yang terkandung di dalam arsip yang disimpan. Kegiatan pelayanan arsip pada umumnya mengatur tentang kewenangan penggunaan arsip dan prosedur penggunaannya. Kewenangan penggunaan arsip pada umumnya diatur berdasarkan jenjang jabatan pengguna arsip. Pimpinan tertinggi dari suatu organisasi berhak menggunakan seluruh arsip dari organisasi itu. Kepala unit kerja A mempunyai kewenangan menggunakan arsip tentang pelaksanaan tugas dan fungsi unit A. Apabila unit A membutuhkan arsip yang ada pada unit B perlu memperoleh in dari pejabat unit B atau sebaliknya. Kewenangan pengguna arsip ini perlu diatur sedemikian rupa sehingga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip itu sendiri tetap terjaga. Setelah kewenangan pengguna arsip diatur, langkah berikutnya adalah: a. Peminjaman Arsip Peminjaman arsip atau pelayanan informasi dapat dilaksanakan melalui lisan, tertulis ataupun melalui telepon/fax/email. Akan sangat baik dalam kegiatan ini disiapkan formulir peminjaman. Formulir ini minimal memuat identitas peminjaman arsip, seperti : nama, unit kerja, dan jenis arsip yang dipinjam, untuk kepentingan apa dan berapa lama dipinjam.

Jumlah berkas: diisi dengan jumlah lembar, gabung/ set 8. Kondisi sik arsip: diisi dengan mencermati arsip itu sendiri apakah dalam keadaan baik/ rusak. 9. No. Sampul diisi nomor sampul pada saat arsip dimasukkan ke dalam sampul. 10. No. Box diisi dengan nomor box pada saat arsip dimasukkan kedalam box. 11. No. Rak diisi dengan nomor rak di mana arsip itu disimpan (bila rak penyimpan arsip lebih dari satu). Kartu pendeskripsian ini dibuat rangkap dua, yaitu: 1. Rangkap pertama dipergunakan untuk manufer tunjuk silang arsip dan selanjutnya dimanfaatkan untuk dimuat pada Daar Pertelaan Arsip (DPA) 2. Rangkap kedua dipergunakan pada arsip itu sendiri untuk mempermudah menemukan. d. Pembuatan skema pengaturan arsip

7.

Skema pengaturan arsip simpan dimaksudkan adalah pembuatan pos-pos masalah yang ada pada arsip simpan itu sendiri. Dalam hal ini, ada beberapa alternatif skema pengaturan yang umum bisa dimanfaatkan, yaitu: 1. Klasikasi, yaitu penyusunan arsip simpan dapat dilakukan berdasarkan pola klasikasi arsip yang berlaku di lingkungan Departemen masing- masing. Untuk di lingkungan Depdiknas, diberlakukan pola klasikasi berdasarkan Keputusan Setjend. Depdiknas Nomor: 41268/A.A1/KP/2008 yang mengatur tentang Pola Klasikasi Kearsipan di lingkungan Depdiknas. 2. Struktur organisasi, yaitu penyusunan arsip simpan dapat dilakukan berdasarkan struktur organisasi yang ada di lingkungan Perguruan Tinggi tersebut, seperti Rektorat, Lembaga, Biro, Bagian/Sub Bagian,

30

15

3.

4.

5.

6.

Fakultas dan Jurusan/ Program Studi. Tupoksi, yaitu penyusunan arsip simpan dilakukan berdasarkan tugas pokok dan fungsi dari masingmasing unit kerja yang ada di Perguruan Tinggi dimaksud baik yang eselon maupun noneselon. Deskripsi, yaitu penyusunan arsip simpan berdasarkan uraian singkat yang terkandung dalam surat/arsip itu sendiri dan sudah barang tentu memerlukan adanya keahlian dalam hal menentukan uraian surat yang akan dimanfaatkan sebagai deskripsi. Unit kerja terkait/yang bersangkutan, yaitu penyusunan arsip simpan berdasarkan unit-unit kerja yang ada dan dibentuk dengan Keputusan Rektor, baik eselon maupun noneselon, yang dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya ada kaitannya antara unit kerja yang satu dengan yang lainnya, seperti Lembaga Penelitian dengan pusat-pusat Penelitian, demikian juga dengan kelompok-kelompok peneliti, Badan Penjaminan Mutu (BPMU) dengan Unit Penjaminan Mutu Fakultas (UPMF), Pusat Arsiparis dengan Unit arsip Fakultas. Kombinasi dari 5 poin tersebut di atas. Bila ini dilakukan untuk arsip simpan maka sudah barang tentu akan sangat rumit dilaksanakan karena permasalahan yang terkandung di dalamnya sangat kompleks. Di lingkungan Universitas Udayana diharapkan bisa menerapkan skema pola klasikasi yang berlaku di lingkungan Depdiknas sehingga dengan demikian akan menjadi pola yang seragam dengan yang diterapkan Depdiknas. Pengelompokan Indeks

dan fasilitatif yang berlaku di lingkungan Perguruan Tinggi dan Kopertis sebagaimana tertuang pada Peraturan Menteri Pedidikan Nasional nomor: 26 tahun 2006. 2. Pelaksanaan pemusnahan Pemusnahan arsip ditentukan oleh pimpinan setelah mendapat persetujuan dari unit kerja asal arsip simpan. Pelaksanaan pemusnahan segera dilakukan dengan cara dibakar, dicacah, dikubur atau mempergunakan larutan kimia lainnya, yang pada akhirnya baik sik dan informasi yang terkandung dalam arsip tersebut tidak dapat dikenali lagi. Pemusnahan arsip tersebut disaksikan oleh minimal 2 orang pejabat hukum atau dari bagian perundang-undangan. Dokumentasi pemusnahan Sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah (PP) Nomor: 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip bahwa setiap pemusnahan arsip harus berdasarkan kebaksanaan pimpinan, artinya harus ada surat keputusan tentang arsip yang akan dimusnahkan. Kemudian harus pula dibuat berita acara pemusnahan dan daar arsip yang dimusnahkan. Semua dokumentasi dari kegiatan pemusnahan arsip perlu disimpan sebagai arsip vital, khususnya Surat Keputusan Pimpinan, berita acara dan daarnya, karena ia akan menjadi pengganti arsip yang telah dimusnahkan dan sebagai dokumentasi organisasi.

3.

e.

Berdasarkan Keputusan Sekretaris Jenderal Depdiknas nomor: 41268/ A.A1/KP/2008, tertanggal

16

29

untuk waktu tertentu, dimusnahkan atau mungkin diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk arsip yang bernilai guna sekunder (memiliki kandungan informasi bersejarah). Penyusunan daar pemusnahan arsip dilakukan oleh para Arsiparis yang diberikan tugas untuk itu berdasarkan format terlampir.

Contoh format daar pemusnahan arsip inaktif/ statis. DAFTAR RETENSI ARSIP INAKTIF/ STATIS UNIVERSITAS UDAYANA
No. 1 Kode surat 2 Perihal/Jenis/Seri/ Dosir 3 Thn 4 No. Box 5 Retensi 6

Penjelasan : 1. Diisi nomor urut; 2. kode surat diisi kode surat yang diarsipkan; 3. perihal/jenis/seri/dosir diisi dengan penjelasan singkat isi surat arsip termasuk jenisnya/seri/dosir; 4. tahun diisi dengan tahun surat yang diarsipkan; 5. no. Box diisi dengan nomor box di mana surat arsip itu disimpan; 6. retensi diisi dengan tenggang waktu sesuai dengan JRA. Kemudian mengundang unsur-unsur terkait untuk mencermati dan menentukan jadual retensinya dengan mengacu kepada jadual retensi arsip substantif

18 Juli 2008, yang mengatur tentang Pola Klasikasi Kearsipan di lingkungan Depdiknas, penerapan indeks dalam penyusunan arsip inaktif/ statis dibagi menjadi dua kelompok, yaitu: 1. Indeks yang menyangkut masalah fasilitatif Masalah fasilitatif kemudian dibagi dan dikelompokkan kembali yang disesuaikan dengan kode surat yang berlaku di lingkungan Depdiknas sbb: a. KU dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Keuangan. b. KP dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Kepegawaian. c. HK dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Hukum. d. OT dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Organisasi dan Tata Laksana. e. HM dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Kehumasan. f. PR dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah perencanaan. g. LK dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah perlengkapan h. TU dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah ketatausahaan. i. TI dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah teknologi informasi dan komunikasi. j. DL dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah pendidikan dan pelatihan. k. PG dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah penelitian dan pengembangan.

28

17

l.

WS dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah pengawasan. m. Dan seterusnya. Dari Kode Surat ini kemudian dikelompokkan kembali ke dalam subkode, yang disesuaikan dengan job diskription dari masing-masing Unit kerja dan dapat mempergunakan angka. 2. Indeks yang menyangkut masalah substantif Masalah substantif di sini tampaknya memang dikelompokkan sedemikian rupa, khusus yang menyangkut masalah tugas pokok Perguruan Tinggi, yaitu Tri Dharma Perguruan Tinggi, kemudian dibagi dan dikelompokkan kembali yang disesuaikan dengan kode surat yang berlaku di lingkungan Depdiknas sbb: 1. DT dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Pendidikan Tinggi yang meliputi: a. DT 00 Arsip yang menyangkut tentang akademik. b. DT 01 Arsip yang menyangkut tentang Penelitian dan Pengabdian Masyarakat. c. DT 02 Arsip yang menyangkut tentang ketenagaan. d. DT 03 Arsip yang menyangkut tentang pembinaan kelembagaan. 2. PP dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Pendidikan Tinggi yang meliputi: a. PP.00 Arsip yang menyangkut tentang administrasi penyelenggaraan pendidikan. b. PP.01. Arsip yang menyangkut tentang kemahasiswaan.

maka langkah berikutnya adalah menata box dalam rak arsip. Penataan box dalam rak arsip sangat tergantung pada sistem penomoran box yang digunakan dan sangat tergantung pada ruang dan alat simpan yang tersedia. Jika terdapat beberapa ruangan, maka perlu diberi kode huruf untuk setiap ruangan yang ada. Bila terdapat banyak rak dalam setiap ruangan, maka juga harus disiapkan kode untuk setiap rak. Dengan demikian, nomor box atau label box menjadi: A.02.56, yang artinya arsip disimpan di ruang A, pada rak 02 dan nomor box 56. D. Retensi Arsip Retensi dimaksudkan adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengadakan penyusutan/pemusnahan/ penghapusan terhadap arsip inaktif yang tidak mempunyai nilai guna lagi sesuai dengan Jadual Retensi Arsip (JRA) dengan tujuan mengurangi tumpukan arsip dan untuk memberikan kenyamanan, kebersihan, serta menjaga kesehatan dalam hal melaksanakan tugas-tugas rutin. Beberapa tahapan yang harus dilalui dan dilaksanakan adalah: 1. Penyeleksian Seleksi terhadap arsip yang tenggang waktu retensinya ditentukan telah habis dapat dilaksanakan berdasarkan Jadual Retensi Arsip (JRA) sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor : 26 tahun 2006 tentang Jadual Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif. Setelah arsip tersebut terseleksi, maka perlu dibuat daarnya, yang kemudian diajukan ke panitia pemusnahan arsip untuk diadakan penilaian kembali. Penilaian kembali terhadap arsip yang akan dimusnahkan ini kemungkinan akan menghasilkan suatu keputusan arsip tersebut disimpan kembali

18

27

Fentilasi dan kelembaban udara di ruang simpan/ depo hendaknya mendapatkan perhatian dengan baik untuk memberikan jaminan arsip dapat tersimpan dalam waktu lama yang disertai dengan alat pemantau suhu udara. Pemeliharaan ruang simpan pada hakikatnya [di dalamnya] meliputi pemeliharaan sik, yaitu: a. Pemeliharaan gedung/bangunan/ruang depo. Pemeliharaan gedung/bangunan/ruang depo arsip simpan perlu dikelola dengan baik, dan dibersihkan secara rutin termasuk dinding, langit-langit jangan sampai menglupas yang akan mengakibatkan berdebu, bocor atau lembab. Demikian pula pemeriksaan instalasi listrik dan air dilaksanakan secara pereodik. Apabila terdapat kerusakan-kerusakan sik/ gedung/ bangunan/ruang depo, maka segera diperbaiki agar arsip simpan tidak menjadi rusak. b. Peralatan. Demikian pula terhadap peralatan yang ada, hendaknya diperlakukan sama dengan pemeliharaan gedung/bangunan/ruang, terlebih lagi rak yang terbuat dari besi, maka perlu diberi bahan antikarat. Alat pemadam kebakaran harus ada dan senantiasa dikontrol oleh petugas.

c. d. e. f. g. h. i. j.

PP.02. Arsip yang menyangkut tentang Prasarana dan sarana Akademik. PP.03. Arsip yang menyangkut tentang Ijasah dan transkrip. PP.04 Arsip yang menyangkut tentang Penelitian dan Pengabdian Masyarakat. PP.05. Arsip yang menyangkut tentang alumni. PP.06 Arsip yang menyangkut tentang tenaga pengajar. PP.07. Arsip yang menyangkut tentang forum Senat. PP.08. Arsip yang menyangkut tentang Wali Amanah. PP.09. Arsip yang menyangkut tentang program studi.

C.

Penataan Arsip

Penataan arsip dalam setiap box sebaiknya hanya berisi satu seri arsip saja, atau seri yang sangat berdekatan dengan retensi yang sama. Jika dalam satu box berisi beberapa seri yang berbeda, maka akan mempersulit ketika arsip tersebut akan disusutkan. Setelah semua arsip dimasukkan dalam box dan box tersebut diberi nomor/kode sesuai dengan nomor urut atau lokasi penyimpanannya,

Dari kode surat ini kemudian dikelompokkan kembali ke dalam subkode, yang disesuaikan dengan job diskription dari masing-masing unit kerja dan dapat mempergunakan angka. Namun demikian, sampai saat ini terdapat perbedaan kode surat yang dimanfaatkan di lingkungan Universitas Udayan, seperti bidang kemahasiswaan dipakai kode KM, Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat mempergunakan kode PM.01.04. Untuk itu, pola klasikasi kearsipan di lingkungan Universitas Udayana tetap mengikuti pola klasikasi kearsipan di lingkungan Depdiknas dengan diadakan modikasi sesuai dengan kesepakatan para Arsiparis di lingkungan Universitas Udayana seperti terlampir. f. Penomoran dan Labelisasi

Pemberian nomor dan label pada setiap berkas yang akan diarsipkan mengandung makna yang sangat

26

19

penting, mengingat melalui kegiatan ini akan dapat memberikan petunjuk yang lengkap, jelas dan cepat dalam hal pencarian arsip-arsip/berkas yang disimpan, dengan memperhatikan pola klasikasi pengarsipan yang berlaku. Pemberian nomor dan labelisasi pada box arsip simpan ini dilaksanakan oleh Arsiparis yang ada di lingkungan unit kerja masing-masing, yang sudah barang tentu disesuaikan dengan nomor dan label dari mulai diarsipkan sampai berkelanjutan. g. Pembuatan DPA

b.

c.

Setelah selesai dilaksanakan pengolahan terhadap arsip simpan, sebagai langkah terakhir adalah membuat Daar Pertelaan Arsip (DPA). Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui hal-hal yang disimpan di Depo Arsip. Rentang waktu terhadap arsip simpan yang bisa dilaksanakan pada Pusat Arsiparis Universitas Udayana tentu menyesuaikan dengan ketentuan yang diatur dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor: 37 tahun 2006 pada pasal 16 disebutkan bahwa: 1. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki jangka simpan 10 (sepuluh) tahun atau lebih dilaksanakan pada pusat arsip departemen. 2. Pengelolaan arsip inaktif bagi arsip yang memiliki jangka simpan kurang dari 10 (sepuluh) tahun dilaksanakan pada pusat arsip unit utama, pusatpusat, dan unit organisasi lain di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.

Box dan kertas pembungkus dengan ukuran tertentu, tali pengikat, karet, ATK, plastik pembungkus, obat-obatan, masker, slop tangan, baju khusus, topi, kapur barus dan bahan pengawet lainnya. Filling kabinet, ordener, baki surat, lemari besi, rak buku, lemari arsip alat pengukur kelembaban udara, pengatur suhu udara khususnya diruang arsip vital, compack rolling shelving, rotary lling sistem, compack rotary lling, vertical plan lling sistem, data plan lling sistem, memory wrier, mikro lm, komputer, desk tray, roll le trolley (tempat penyimpan arsip yang mudah dipindahkan karena ada rodanya).

Penyediaan sarana prasarana yang diperlukan seyogyanya dilakukan oleh setiap unit kerja di mana Arsiparis ditempatkan. B. Pemeliharaan Ruang Simpan Pemeliharaan arsip simpan merupakan kegiatan yang harus dilakukan secara kontinyu, mengapa demikian?, karena bahan rekam yang digunakan untuk membuat arsip terdiri atas komponen-komponen yang satu dengan yang lainnya saling kontak. Kerusakan arsip, selain disebabkan oleh faktor dari dalam juga disebabkan oleh faktor luar, seperti udara, cahaya, mikro organisme serta oleh petugas arsip karena kesalahan penanganan maupun penyimpanannya. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan memberikan perawatan khusus oleh petugas dengan mempergunakan obat-obatan, seperti obat anti rayap, jamur, kapur barus dan lainnya baik dilakukan secara poles, oles, semprot, vacum cleaner dan lainnya.

20

25

bagian belakang yang di dalamnya terdapat berbagai fasilitas penyimpanan sesuai dengan media dan jenis arsip yang disimpan. Ruangan ini sebaiknya jauh dari tempat yang peruntukkannya sebagai : a. Penyimpanan zat kimia, dapur, regenci kamar mandi b. Unit mesin AC. c. Loteng atau basemen yang tidak dikontruksi khusus sesuai standar penyimpanan arsip. 4. Sarana lainnya yang perlu disediakan adalah sbb: a. Rak penyimpan arsip Model rak penyimpanan arsip dirancang sedemikian rupa sesuai dengan arsip yang akan disimpan. Rak ini bisa tertutup dan bisa juga terbuka, tergantung pemanfaatannya. Arsiparis wajib mengevaluasi arsip mana yang cocok tersimpan dalam rak terbuka begitu juga sebalikya. Rak terbuka sebaiknya terbuat dari besi baja, dengan tinggi hampir setinggi ruangan sehingga dapat mengoptimalkan penggunaan ruang secara vertikal. Jarak antara rak dengan langit-langit sekitar 60 cm. Untuk menstabilkan rak, maka bagian atasnya diikat dengan kawat baja dihubungkan dengan rak lainnya, sehingga semua rak dalam satu ruangan merupakan satu ikatan yang saling memperkuat satu sama lain. Pengaturan rak perlu dilaksanakan dengan baik sehingga tidak memakan banyak ruangan, tidak berada di bawah lampu dan kabel-kabel listrik serta pipa air. Jarak antara deretan rak membentuk lorong yang cukup untuk lalu-lalang pengambilan arsip simpan, dengan jarak kurang lebih 1 (satu) meter. Jarak antara rak dengan tembok lebih kurang 70 80 Cm.

Adapun Daar Pertelaan Arsip (DPA) dimaksud adalah sebagai berikut:

DAFTAR PERTELAAN ARSIP

UNIT KERJA
UNIT Telp KERJA Telp

: : ::
Indek Diskripsi/ Uraian masalah 4 Tahun Sistim Penyimpanan Lokasi Penyimpanan. No. Boks 10 Ket No. Rak 11 12 seri Rubrik Dosi No. r sampul 6 7 8 9

No

KodeKlasifikasi

Petunjuk Pengisian Form: 1. Unit Kerja diisi dengan nama unit kerja yang memiliki arsip (Fak/ PS/ Biro/ Lembaga/ UPT/ dan lain-lain). 2. Telepon: diisi dengan nomor telepon Unit Kerja yang bersangkutan. 3. No. Diisi dengan nomor urut. 4. Kode Klasikasi: diisi dengan kode yang tertuang dalam pola klasikasi kearsipan Universitas Udayana. 5. Indeks: diisi dengan indek surat yang tertuang dalam pola klasikasi kearsipan Universitas Udayana. 6. Deskripsi/ uraian masalah: diisi dengan pokok permasalahan yang tertuang pada surat/ berkas yang akan diarsipkan. 7. Tahun: diisi dengan tahun berapa surat/ berkas itu dibuat. 8. Seri: diisi dengan arsip simpan dalam bentuk seri. 9. Rubrik: diisi dengan arsip simpan dalam bentuk

24

21

10. 11. 12. 13. 14.

rubrik. Dosir: diisi dengan arsip simpan dalam bentuk dosir. No. Sampul diisi dengan nomor sampul sebagai pembungkus surat/ berkas yang akan diarsipkan. No. Boks: diisi dengan nomor boks penyimpan arsip. No. Rak: diisi dengan nomor rak yang dipakai untuk menyimpan arsip. Keterangan: diisi dengan hal-hal yang perlu untuk mempermudah mengetahui kondisi arsip.

BAB III PENYIMPANAN

A. Penataan Ruang Simpan Dalam hal memberikan jaminan terhadap keamanan arsip simpan, ruang simpan yang juga disebut Depo mutlak harus ada. Penataan ruang simpan arsip di dalamnya akan kita jumpai adanya sarana-prasarana yang harus dipenuhi. Untuk itu, standar minimal saranaprasarana yang diperlukan untuk mengelola arsip inaktif/ statis adalah sbb: 1. Tersedianya ruangan sekretariat Pengelola Arsip inaktif/statis yang memadai. Ruangan ini biasanya terletak di bagian depan, digunakan untuk tempat bekerja para pegawai/ Arsiparis. Luas ruangan ini tergantung dari jumlah pegawai pada unit kerja tersebut. 2. Tersedianya ruang fumigasi dan ruang sterill sesuai dengan standar Nasional. Ruangan ini dibangun sedemikian rupa diperuntukkan khusus untuk fumigasi terhadap arsip yang akan disimpan di Depo. Secara keseluruhan ruangan ini bersifat tertutup, menghindari jangan sampai zat- zat kimia yang dapat membunuh kuman-kuman yang ada pada arsip simpan bisa keluar dari ruangan. Luas ruangan ini menyesuaian dengan volume arsip yang ada. 3. Tersedianya ruangan Depo untuk menyimpan arsip inaktif/ statis yang mampu menampung semua Arsip yang akan disimpan, dengan ukuran luas, suhu udara, fentilasi, tingkat kelembaban sesuai dengan standar Nasional. Ruang penyimpanan ini terletak di

22

23