BUKU PEDOMAN UMUM

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF UNIVERSITAS UDAYANA

i

c

2 0    Y 0

2

1

£

2

1

£

)

§ ¡ F  &  £ £ ¡

e ¤ W 7 7 `  4 A D 8 G A B & 5 $ 4 4 ¨ ¥ ¤ £ © 5 4 D 4 4 B C @ ¡ 4 Q ¡ 9 4 1 8 C F 9 7 @ 4 4 8 G 4 P 7 c 7 4 ¡ G 4 8  ¢ 8 £ F e D  ¢ 8 4 4 4 £ 0 (  4 F 4 B 8   £ ' 7 @ B 4 6 D P $ D C ¡ @ P 4 4 4 P b D 9 D B © 4 ¡ 4 4 4  @ 9  a 8 7 a § R W 4 3 £ ¢

G

A

F P D 4 D 9

F P

9

7

7

A

W b

C 4 @ D 4 ¨ A C

¤ £ 8 A B &

W 9 I P W D 9

£ ¡

4 4 4 G d f B D 4 S D @ 4 8 P C ¨ I D 4 9 S 4 C 4 7 D P D G 5 e 4 4 © 4 @ I P 4 D 8 § 4 B C A ¦ I A A

C

B

A

8

b 9  4 4 E r f  D D B 2 f 6 4 4 D 9 4 7 A   4 F e A E F 4 F  1 5

F

D

4

4

7 W G P 4 ¡ 4 P 9 4 8 4 C 8 D D 9 E

b

8 C D 4 4 5  ¢ 4

b

C

G A 7 G Q f 4 A D 4 D F D D 4 C A @ 4 G P C 5 A T 4 G  D E g G B £ S  4 § 5 4 F 9 9 P ¡ D 4 A E i 4 4

b

@

@

4 P G C

S C C W 4 9 F 4 7

@ B 4 S A D 8 4 B 4 H 4 7   D h

W d D 5 D A

D P

4 s 4 I P E D T e 9 G 4 i B 9 4 D 4 4 4 4   S

W

P

B

7 e 4 5 W B 9 @ @ R G 4 7 A 4 D C f D W A 8 D I ! 7 Q f 4 4 @ 4 1 8 7 C P 

U

C £ " P 8 W 9 4 F 4 D A 7 # 4 D @ D A A d C 8 C 4 W S D 4 4 D C 4 4 ¡ A W R 9 © 8 B 4 A R F 4 4 9 D G 9 @

E 9

ii
B 7 4 5 5 9 7 E 4 4 9 % 4 4 D G 4 7 5 X 9 C D i @ V 7 4 A Q 9 8 A D I A W 4 ¡ G 4 I q 7 @ B 1 D § A P @ " C W 9 8 $ P D p f 5 V % 4 T D 4 9 e 4 $ W B 4 E W 8 c 7 P C q 9 @ F 5 A D 4 U F 4 & 4 4 £ W 2 q A W F P A 4 4 A 4 4 I A q W 5 D T W 4 A P G S P 4 8 q 4 4 7 P q 4 8 4 B 4 P 7 G 4 5 7 ¨ I @ 4 8 D C £ & q C C q I D F e  F W 9 4 E 2 s D A 3 (  8 D p A q £ ' 9 D D D B 5 4 q ¤ 4 5 P ¡ W S D C D 4 4 D 2 4 6 P B 9 @ G F D q A b I 9 q C D 4 F b T q B 9 2 C 7 R 4 C 4 5 D b 4 C 8 4 5 C 9 7 A q 9 4 4 A W D C 4 8 A C 4 S 8 9 4 q 4 q 4 @ B 4 I D G 5 5 W G C A 4 7 4 8 7 @ 8 d W 4 4 D 5 8 D 7 P 4 F 4 e C 4 9 p 7 4 s S W @ b 4 q 4 A 9 C 2 q E D e 4 4 F 4 q 1 9 P B 4 7 C 9 @ D 4 4 T f G @ E X P 7 f 4 5 C q W B 7 @ C C C D 7 2 q W 4 7 P 8 @ q 8 8 F 7 C @ D @ 7 8 4 q 4 4 F E G 5 @ 4 9 7 W C T q W 4 2 4 5 f 4 7 D q 8 D 9 D D C 4 q 4 P C 4 4 W D

BUKU PEDOMAN UMUM
PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF UNIVERSITAS UDAYANA

PUSAT ARSIPARIS 2009

50

iii

14 x 21 cm CATATAN: Kesepakatan dalam Pelatihan Tata Kelola Kearsipan yang diikuti oleh para Arsiparis dilingkungan Univ.1 Jl.ac. Depdiknas Nomor: 41268/A. P. 081 337 491 413 unudpress@yahoo. Contoh: PM/ PP. x + 112 hlm. kemudian diikuti dengan garis miring lanjut penulisan kode sesuai kode yang tertuang pada Pola Klasifikasi Arsip Depdiknas. Telp.Bali. Denpasar .id Cetakan Pertama: 2009.01 BUKU PEDOMAN UMUM PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF UNIVERSITAS UDAYANA PUSAT ARSIPARIS 2009 TP. SURAT ARSIP PENGABDIAN t u v w x y € u y u  u ‚ ƒ „ … † x t u v w x y € u ‰ x † x „  … „  x ‘ „  u „  ˆ ‡ ‘ „  u „  ” • – — ˜ — ™ d e f ™ d g h i — j — g e f e i f ˜ k — ™ l — m n f k — d ’ • — ™ — j — g n “ f – g ˜ g o • n • k g m g • ™ j — ™ i — • p • ™ j f ˜ j g – • n q — ˜ • i f ™ f ˜ k • iv r j • 49 .A1/kp/2008. diterapkan sbb: Ditulis Kode lama terlebih dahulu.1.com hĴp://penerbit.unud.01 TP. Udayana pada tanggal: 25 Pebruari 2009 disepakati sbb: Penetapan Kode Klasifikasi arsip terhadap kode surat yang timpang dengan Kep. Sudirman. Setjend.B.04 = MASYARAKAT.02 Pemanfaatan Komunikasi Media Pembelajaran 00 Pemanfaatan Informasi 01 Pemanfaatan Komunikasi Studio 00 Radio 01 Televisi 02 Multi Media Teknologi Teknologi Teknologi Koordinator Tim Penyusun: Ida Bagus Arimbawa Penyunting: Jiwa Atmaja Cover & Ilustrasi: Repro Design & Lay Out: Putu Mertadana Diterbitkan oleh: Udayana University Press Kampus Unud Sudirman Gedung Pascasarjana Lt.1 R.

06 PP. Karena buku pedoman ini hanya memuat ketentuan-ketentuan pokoknya saja.PP.08 PP. Tim Penyusun menyadari bahwa dengan keterbatasan pengetahuan. tentu buku ini belum dapat dikatagorikan sebagai “Buku Pedoman” yang sempurna.03 PP. sudah barang tentu aturan-aturan yang bersifat spesifik belum dimuat dan akan dimuat dalam buku khusus untuk itu. BAK. dengan rendah hati kami mengharapkan masukan yang sifatnya membangun dan penyempurnaan buku ini pada masa yang akan datang.04 02 Pengembangan IPTEK Alumni ( Jobdes. November 2009 Tim Penyusun 48 v . Bukit Jimbaran.00 Sistem/Model Pembelajaran 00 Pemanfaatan Teknologi Informasi Puji Syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa (Ida Sang Hyang Widhi Wasa) atas anugrahNya sehingga Buku Pedoman Umum Pengelolaan Arsip Inaktif Universitas Udayana ini dapat dirampungkan sesuai rencana. Buku ini memuat tentang pokok-pokok pengelolaan arsip inaktif/statis di lingkungan Universitas Udayana yang dapat dipakai sebagai pedoman/acuan dalam mengelola arsip inaktif/statis bagi unit-unit kerja di lingkungan Universitas Udayana.05 PP. Melalui kesempatan ini pula. Masukan diharapkan dari berbagai pihak dan dapat disampaikan secara lisan atau tertulis kepada kami. karena itu melalui kesempatan ini.BAA 00 Diploma 01 Strata-1 02 Strata-2 03 Strata-3 04 Extention 05 Jarak Jauh KATA PENGANTAR TP TEKNOLOGI PENDIDIKAN TP. Tim Penyusun menyampaikan ucapan terimakasih yang setinggitingginya kepada Rektor Universitas Udayana dan semua pihak atas sumbangsihnya baik dalam bentuk moril maupun materiel sehingga Buku Pedoman Umum Pengelolaan Arsip inaktif dapat terwujud.09 02 Bahan Ajar/Media Pembelajaran 03 Laboratorium Ijazah dan Transkrip 00 Ijazah 01 Transkrip 02 Keterangan Lulus Sementara 03 Legalisasi Penelitian dan Pengabdian Masyarakat 00 Penelitian ( Unud pake kode PL)PL/PP 01 Pengabdian Masyarakat ( Unud pake kode PM ) PM/PP.07 PP.04 PP. pake kode KM) Tenaga Pengajar ( Pake Kode DT/ BAA) 00 Dosen 01 Guru Besar 02 Konsultan Akademik Forum Senat Wali Amanah Program Studi ( Pake Kode DT.

01 Kemahasiswaan 00 Cuti Mahasiswa ( Jobdes. BAK. pake kode KM ) 02 Organisasi Profesi Dosen ? 03 Pemberdayaan Perguruan Tinggi 04 Dewan Pendidikan Tinggi II.00 Administrasi Penyelenggaraan Pendidikan 00 Kalender Akademik 01 Penerimaan Mahasiswa Baru 02 Registrasi Mahasiswa 03 Absensi/Presensi Kehadiran Mahasiswa 04 Administrasi Ujian 05 Administrasi Pelulusan PP.02 Prasarana dan Sarana Akademik (Pake Kode DT/ BAA) 00 Kurikulum 01 Deskripsi Mata Kuliah vi 47 . pake kode DT ) PP. BAA. BAA.termasuk Wali Amanah ? 01 Organisasi Kemahasiswaan (Jobdes. PP PERKULIAHAN/ PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN PP. pake kode DT ) 01 Dispensasi ( Jobdes. BAK pake kode KM ) 02 Beasiswa (sda ) 03 Senat Mahasiswa (sda) 04 Kegiatan mahasiswa (sda) 05 Mahasiswa Berprestasi (sda) 06 Mahasiswa Meninggal Dunia (sda) 07 Mahasiswa Asing ( Jobdes.2.

........ LAYANAN ARSIP ....02 Ketenagaan 00 Tenaga Akademik 01 Tenaga Non Akademik DT.......... Lemlit..................... Pengelompokan indek ............ a........................................ Pembuatan skema pengaturan arsip . BAB III PENYIMPANAN ............................................. c................. a................. Penataan Ruang simpan ................................................ pake kode PL ) 01 Pengabdian Masyarakat (KKN.................... Retensi/ Penyusutan arsip .......... Dasar Hukum........................... d....................1..... KKL) ( Jobdes..... b........................................ Pemilahan ....... Maksud dan Tujuan .... pake kode KM ) KM/DT...................03 Pembinaan Kelembagaan 00 Organisasi Perguruan Tinggi II..................... e......... KATA PENGANTAR .........................02 DT.... d.... c.. Peminjaman arsip .. Penataan arsip .........02 WS...................04 WS............................. Pencarian .....03 WS...... BAB II PENGOLAHAN ...05 Laporan 00 Laporan Hasil Pemeriksaan 01 Laporan Hasil Monitoring Tindak Lanjut Pengabdian Masyarakat Forum Komunikasi DAFTAR ISI II..... Pengertian Umum ... PENUTUP .......................... DT..... Pengambilan arsip ....................... Pencatatan............................ Latar belakang .... b............................00 II............................. Penempatan arsip ............................................................. d................................. v 1 1 2 3 4 7 7 11 12 15 16 19 20 23 23 25 26 27 30 30 31 32 33 34 35 37 46 vii .................................................... d..................... BAB IV................................................. e.................. a....................... Pendiskripsian .. BAB I PENDAHULUAN .... c......................................................................... b............. LPM pake kode PM ) 02 Kreativitas Mahasiswa ( Jobdes.......................... Lampiran Pola Klasifikasi Arsip .WS............. b.................................................. Pendataan ........................ c..................... g.............................. Penomoran dan labelisasi........01...... Pemeliharaan ruang simpan ... f..................... a.... MASALAH SUBSTANTIF DILINGKUNGAN PENDIDIKAN TINGGI Akademik ( BAA ) 00 Kurikulum 01 Program Studi 02 Pengembangan Wawasan Akademik 03 Pengembangan Prestasi Akademik 04 Proses Pembelajaran 05 Sarana dan Media Pengajaran 06 Evaluasi Akademik DT................................................................................... Pembuatan DPA................01 Penelitian dan Pengabdian Masyarakat 00 Penelitian ( Jobdes.......... BAK......... BAB V..

02 PG.00 WS.01 Penyelenggaraan Diklat 00 Prajabatan (Jobdes BAUK/kepeg pake kode KP) 01 Pimpinan (sda) 02 Fungsional(Jobdes BAA ) 03 Teknis (Jobdes BAUK/Kepeg.03 DL.01 DL. WS WS.00 PG. (DT) 00 Dalam Negeri 01 Luar negeri Seminar/lokakarya/Workshop/Bimkos/ Bimtek Evaluasi Diklat PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN Rencana Litbang Pelaksanaan Litbang 00 Kurikulum 01 Penilaian dan Pengujian 02 Kebijakan dan Inovasi 03 Statistik Bidang Pendidikan Evaluasi dan Laporan Penelitian Forum Komunikasi Kelitbangan PENGAWASAN Rencana Pengawasan Pelaksanaan Pengawasan 00 Rutin 01 Khusus 02 Monitoring PG.01 viii 45 .12.03 I.05 I.11.DL. pale kode KP) Pengiriman Peserta Diklat 00 Dalam Negeri 01 Luar Negeri Pengiriman Peserta Pendidikan Gelar Job Des BAA. PG PG.02 DL.04 DL.

ditata. secara umum terlihat masih beraneka ragam dan belum semuanya tertata rapi di masing. Penginapan 06 Telekomunikasi ( Job Des Bag Perlengkapan 07 Kebersihan dan Taman Keamanan dan Ketertiban 00 Personil 01 Dokumen 02 Material/fisik 01 02 03 04 05 BAB 1 PENDAHULUAN a. Mengantisipasi fenomena yang demikian. DL DL. DIVINKOM ) TI. Pusat Arsiparis inilah yang diharapkan dapat bermanfaat sesuai dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) yang diberikan.9. TI TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI ( Jobdes. Di samping itu. sehingga saat dibutuhkan arsip inaktif bisa ditemukan dengan cepat dan tepat.10.00 Fenomena arsip inaktif di lingkungan Universitas Udayana. Menyimak kondisi seperti ini. Atas dasar pemikiran yang demikian. Universitas Udayana telah memiliki Arsiparis yang berasal dari staf administrasi yang mempunyai hasrat ingin pindah ke status Arsiparis. yang diberi nama Pusat Arsiparis.masing Unit Kerja. di samping adanya himbauan dari Depdiknas. akhirnya Rektor Universitas Udayana mengeluarkan Surat Keputusan nomor: 359/ H. dan sampai saat ini Universitas Udayana telah memliki Arsiparis sebanyak 26 orang.14/TU/2008 tertanggal: 9 Oktober 2008 yang membentuk satu wadah beserta perangkat/struktur organisasinya. Wisma / Villa.TU. Rektor Universitas Udayana menyadari akan arti pentingnya suatu arsip pada masamasa yang akan datang.01 Sistem Informasi Pendidikan 00 Sistem Informasi Pendidikan Tinggi PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Rencana/Program Diklat 00 Rencana Kebutuhan Diklat (Jobdes. Latar belakang I.00 Sistem Informasi Manajemen (SIM) 00 SIM Kepegawaian 01 SIM Keuangan 02 SIM Barang 03 SIM Persuratan 04 SIM Kearsipan TI. pake kode KP. Kepeg /Untuk Pegawai.Hostel. pada masa akan datang Universitas Udayana akan membentuk pangkalan data sebagai antisipasi dalam menghadapi persaingan global yang telah mulai dirasakan dewasa ini.05 Konsumsi dan akomodasi Perawatan Perjalanan Dinas Pengurusan VISA/Paspor Mess. Di samping itu. Rumah Jabatan. BAA untuk Dosen ) (Jobdes BAUK. Rumah Dinas. 44 1 . Rektor Universitas Udayana menaruh perhatian khusus dan berkomitmen serta berupaya agar arsip inaktif/statis di lingkungan Universitas Udayana dapat digali.) 01 Kurikulum dan Silabus 02 Modul I. serta dikelola sedemikian rupa.

6. Peraturan Pemerintah RI Nomor: 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.undang RI Nomor.04 LK. Melakukan pembianaan dan pengawasan ketatausahaan dan kearsipan di lingkungan Universitas Udayana. norma dan pedoman dari departemen. Mengendalikan dan mengkoordinasikan pengelolaan arsip di lingkungan Universitas Udayana sejak penciptaan hingga penyusutan. 8.PAN/3/2009. LK. standar. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Peraturan MENPAN Nomor: Per/3/M. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 12 tahun 2000 tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip. Dasar Hukum PR.05 LK. norma dan pedoman teknis pengelolaan arsip di lingkungan Universitas Udayana berdasarkan kebijakan.8. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 03 tahun 2000 tentang Standar minimal gedung dan ruang penyimpanan arsip inaktif. 4.02 PR.00 TU. 5.01 Dasar hukum penyusunan Buku Pedoman ini sbb: 1.06 I.01 PR.02 LK03 LK. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 10 tahun 2000 tentang Standar Folder dan Guide Arsip. d. b.02 TU. Undang. standar. 7. c.00 LK.7. 9. b. Mengelola arsip inaktif di lingkungan Universitas Udayana.03 Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Evaluasi Program Laporan 00 Laporan Berkala 01 Laporan Insidentil 02 PERLENGKAPAN Rencana Kebutuhan Perlengkapan Pengadaan Barang dan Jasa 00 Pengadaan Barang Habis Pakai 01 Pengadaan Barang Bergerak/ Inventaris 02 Pengadaan Barang Tidak Bergerak/Investasi/Asset 03 Pengadaan Jasa Penyimpanan/Pergudangan Penyaluran/Distribusi Inventarisasi Barang Pemeliharaan/Perbaikan 00 Barang Bergerak/Inventaris 01 Barang Tidak Bergerak/investasi/ Asset Penghapusan 00 Barang Bergerak/Inventaris 01 Barang Tidak Bergerak/Investasi/ Asset KETATAUSAHAAN Persuratan Penggandaan Kearsipan Kerumahtanggaan 00 Kendaraan Dinas I. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 11 tahun 2000 tentang Standar Boks Arsip.03 2 43 . Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.yaitu: a. Menyiapkan rumusan kebijakan. 2. 3. LK LK.01 TU. Keputusan Presiden RI Nomor: 105 tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis. TU TU.

aman.07 HM. Bag.03 HM. c. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 42 tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas.. Instruksi Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 1 tahun 2006 tentang pedoman Pelaksanaan Penyerahan Arsip Statis di lingkungan Depdiknas.06 HM.00 42 3 . pake kode KP) Kunjungan Dinas 00 Dalam Negeri 01 Luar Negeri Dengar Pendapat Sidang Kabinet/Rakor Penerbitan dan Publikasi 00 Buletin/Majalah ( Jobdes UPT Peerbit. I.6. 00 Pengadaan Bahan Pustaka 01 Pengolahan Bahan Pustaka 02 Pelayanan Bahan Pustaka 03 Penghapusan Bahan Pustaka PERENCANAAN Rencana/Program Kerja 00 Jangka Panjang 01 Jangka Menengah/Rencana Strategis 02 Tahunan 10. pake kode PR ) 02 Sayembara/Lomba/Festival Dokumentasi 00 Foto/Video/Film 01 Guntingan Koran/Kliping Koran Perpustakaan ( Job Des. 12. tepat.05 HM. 15. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor: 26 tahun 2006 tentang Jadual Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di lingkungan Perguruan Tinggi dan Kopertis. 145/U/2004 tentang Jadual Retensi Arsip Keuangan dan Kepegawaian di lingkungan Depdiknas. PR PR.HM. dan efisien.04 HM. • menjamin arsip tidak mengalami kerusakan dan hilang. Peratuan Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 37 tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di lingkungan Depdiknas. 11.08 Keprotokolan 00 Penerimaan Tamu Dinas 01 Jamuan Makan/Resepsi 02 Acara Kedinasan 03 Upacara/Peringatan Hari Besar 04 Pelantikan dan Serah Terima Jabatan (Jobdes Bag Kepeg. Perpustakaan). Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor: 13 tahun 2006 tentang Jadual Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di lingkungan Depdiknas.? ) 01 Pameran ( Jobdes. Tujuan umum: • Menjamin arsip dapat disediakan dengan cepat. • menjamin arsip yang bernilai guna kesejarahan dapat diselamatkan dan dilestarikan. 14. 13. sehingga diharapkan para pengguna arsip mengetahui bahwa Universitas Udayana sudah memiliki Pusat Arsiparis dan mengerti tentang pengelolaan arsip di Universitas Udayana. SIM/ BAPSI. Maksud dan Tujuan Buku Pedoman ini diharapkan dapat memberikan informasi umum tentang pengelolaan Arsip di Universitas Udayana. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor.02 HM.

5.02 Evaluasi Organisasi dan Tata Kerja (Jobdes Kepeg. Unit kerja lainnya adalah Jajaran BAUK.06 Pendirian Lembaga Pendidikan Informal 02 Pendirian Lembaga Pendidikan Non Formal Sertifikasi dan Akreditasi 00 Lembaga Pendidikan Formal (Jobdes Bag Perencanaan. Pengertian Umum 01 HK. pake kode PR ) 01 Guru/Dosen ( Jobdes. pake kode KP ) I. menyajikan data dan memberikan layanan informasi yang berhubungan dengan arsip untuk kepentingan Universitas Udayana dan stakeholders.01 Tata Laksana 00 Sistem dan Prosedur Kerja 01 Pembakuan Sarana Kerja OT. OT ORGANISASI DAN TATA LAKSANA OT. BAPSI. Fakultas dimaksudkan adalah semua fakultas yang berada di bawah/ di lingkungan Universitas Udayana.01 4 41 . tertata dengan rapi sesuai dengan kaidah .00 Organisasi 00 Struktur. 4.tugas Universitas Udayana (Tri Dharma Perguruan Tinggi) • Meningkatkan kualitas sumber daya manusia pengelola kearsipan agar memiliki keahlian di bidang manajemen kearsipan yang profesional. penataan. tugas. 3. 2. Universitas dimaksudkan adalah Universitas Udayana. pake kode KP) 01 Analisis jabatan (Jobdes TU) OT. pengumpulan. HM.Tujuan khusus: • Universitas Udayana memiliki arsip yang terintegrasi. dalam Buku Pedoman ini dipandang perlu menetapkan pengertian tentang arsip. Untuk mendapatkan kesamaan persepsi terhadap segala sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) Pusat Arsiparis.kaidah kearsipan yang berlaku di Indonesia • Menghasilkan satu sistem akuisisi. d. terorganisir. lembaga dan lainnya yang terkait dengan kearsipan. Bag Kepeg. dan fungsi (Jobdes Bag Kepeg/ BAUK.4. • Meningkatkan sarana prasarana penunjang kegiatan kearsipan yang dapat dimanfaatkan untuk menelaah.00 KEHUMASAN Hubungan Antar Lembaga 00 Antar Lembaga Pemerintah 01 Swasta/LSM 02 Perusahaan 03 Lembaga Pendidikan Media Massa 00 Media Cetak 01 Media Elektronik 02 Media Internet I. Lembaga dimaksudkan adalah Lembaga Penelitian dan Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat. pelestarian dan pelayanan informasi kearsipan yang akuntabel sebagai penunjang kelancaran tugas . 1. menganalisis. pake kode KP ) HM HM. BAA.

pake kode LN/ DN ) 00 Dalam negeri 01 Luar Negeri Sosialisasi/penyuluhan/pembinaan hukum Bantuan/konsultasi/advokasi Kasus Hukum 00 Pidana 01 Perdata 02 Tata Usaha Negara 03 Agama 04 Adat 05 Ketenagakerjaan 06 Internasional Perizinan 00 Pendirian Lembaga Pendidikan Formal (Jobdes Bag. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan. 5. 6. 10. Kerjasama. Juklak.05 BAK.13 14 15 16 17 18 19 Surat Edaran/surat Edaran Bersama Eselon I Pedoman.01 HK. Arsip adalah: a. pake kode PR ) HK. pelaksanaan. dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 9. dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 7 Tahun 1971). Ruang kerja Arsiparis dan sekretariat. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok.02 HK. b. Standar. Arsip aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. Naskah-naskah yang diterima oleh badan-badan swasta dan/ atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. Juklak. Sarana dan prasarana dimaksudkan adalah: a. 7. d. c. Standar. b. Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. Sarana lainnya untuk menunjang kegiatan Arsiparis. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan. UPT dan Unit kerja lainnya yang dibentuk atas dasar Surat Keputusan Rektor. Perencanaan/ BAPSI.04 MoU/Kontrak/Perjanjian Kerjasama ( Jobdes Bag. penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun 40 5 . Juknis dan Protan Rektor HK. Ruang tempat kerja pengolahan arsip. Juknis dan Protap Eselon I Peraturan/Keputusan Rektor Instruksi Rektor Peraturan/Keputusan Bersama Rektor Surat Edaran/Surat Edaran Bersama Bersama Rektor Pedoman.03 HK. 8. penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara (pasal 2 ayat a UU No. Ruang penyimpanan arsip standar.

wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan.11. 12. Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan. 15. Standar. Perguruan Tinggi Negeri. Petugas arsip adalah staf yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas di bidang kearsipan.06 KP.07 Kesejahteraan 00 Perumahan 01 Koperasi 02 Taspen 03 Asuransi Kesehatan 04 Angkutan pegawai 05 Bantuan sosial 06 Rekreasi Pemberhentian 00 Dengan hormat 01 Tidak dengan hormat Organisasi Non Kedinasan 00 Korpri 01 Dharma Wanita I. Pola klasifikasi arsip adalah pola penyimpanan arsip yang disusun secara sistematis dan logis serta hierarkis berdasarkan fungsi yang ada di Departemen yang digunakan sebagai dasar pemberkasan arsip secara subjek KP. Arsip audio visual atau arsip pandang dengar adalah arsip yang dapat dilihat dan/atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki bentuk fisik beraneka ragam tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya. 18. dan dipelihara sebagai bukti transaksi. Juklak dan Protap 10 Peraturan/Keputusan Eselon I 11 Instruksi Eselon II 12 Peraturan Bersama/Surat keputusan Bersama Eselon I 6 39 . tanggung jawab. Arsip konvensional adalah arsip yang berbasis kertas. aktivis dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer. Arsip vital adalah arsip dinamis yang esensial (mutlak) untuk kelangsungan hidup organisasi.3. digunakan. 17. untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.00 Peraturan Perundang-undangan 00 Undang-Undang 01 Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang 02 Peraturan Pemerintah 03 Peraturan/Keputusan Presiden 04 Instruksi Presiden 05 Peraturan/keputusan Menteri 06 Instruksi Menteri 07 Peraturan Bersama/Surat Keputusan Bersama 08 Surat Edaran/Surat Edaran Bersama 09 Pedoman. pusat-pusat.05 KP. 13. 16. Koordinator Perguruan Tinggi Swasta dan unit pelaksana teknis. TU ( HK HUKUM ) HK. Arsiparis adalah PNS yang diberi tugas. Unit kearsipan adalah unit pengelola arsip pada tingkat Departemen. 14. unit utama.

dan bahkan dilingkungan Universitas Udayana belum pernah dilakukan secara terjadwal mengikuti jadwal retensi yang diberlakukan dilingkungan Depdiknas.04 KP.KP. Strategi akuisisi yang bersifat pasif. Sementara itu. karena pertumbuhan arsip-arsip di unitunit kerja di lingkungan Universitas Udayana tidak akan pernah berhenti. akuisisi diartikan sebagai penelusuran/penemuan arsip-arsip yang mempunyai nilai guna di lingkungan Universitas Udayana. yakni Pusat Arsiparis hanya terlibat dalam pekerjaan evaluasi bahan/arsip yang diserahkan oleh unit-unit kerja. Oleh karena itu. Syarat utama dari strategi ini adalah tiap-tiap unit kerja sudah melaksanakan prosedur penyusutan secara konsisten dan sempurna serta penilaian arsip sudah dilakukan di unit-unit kerja. baik yang bersifat permanen maupun tidak. Dalam konteks kelembagaan. strategi pelaksanaan akuisisi dapat bersifat pasif atau aktif.04 Analisis jabatan (Job Des Bag Tata Usaha) 02 Evaluasi jabatan 03 Standar kompetensi dan kualifikasi 04 DaĞar urut kepangkatan 05 Usulan formasi 06 Penetapan formasi Pengadaan 00 Seleksi Penerimaan 01 Pengangkatan CPNS 02 Pengangkatan PNS 03 Pengangkatan kembali PNS 04 Pegawai honorer/kontrak Pembinaan 00 Kenaikan pangkat/golongan 01 Pengangkatan dalam jabatan fungsional 02 Pengangkatan dalam jabatan structural 03 Mutasi pegawai 04 Tugas perbantuan/dipekerjakan 05 Alih tugas/alih jabatan 06 Pembinaan jabatan fungsional Cuti 00 Cuti di luar tangguan Negara 01 Cuti Besar 02 Cuti tahunan 03 Cuti alasan penting 04 Cuti lainnya 05 Disiplin 00 DaĞar hadir 01 Hukuman disiplin 01 BAB II PENGOLAHAN a. Akuisisi Dalam konteks University Archives. Pusat Arsiparis Universitas Udayana menerapkan strategi akuisisi yang bersifat aktif dengan segala risiko yang mungkin akan timbul.03 KP.01 KP. 38 7 .02 KP. Proses akuisisi itu sendiri dilakukan secara terus menerus sepanjang waktu. Salah satu indikator bahwa proses dan prosedur penyusutan tidak berjalan sempurna adalah tidak adanya Jadual Retensi Arsip (JRA) di masing-masing unit kerja. strategi akuisisi bersifat aktif diberlakukan bila proses dan prosedur penyusutan di unit-unit kerja tidak berjalan sempurna.

bahwa arsip yang diserahkan kepada Pusat Arsiparis masih dalam keadaan kacau.04 Sistem Akuntansi KU. tempat. yang akan disimpan.00 Penyusunan Anggaran 00 Pembahasan Anggaran 001 mbahasan anggaran pnbp unud 20010 002 Pendapatan SPP/SDPP Fak Kedokteran 01 Pagu Indikatif 02 DIPA KU.02 Perbendaharaan KU. Pola Klasifikasi Kearsipan dilingkungan Universitas Udayana dibagi dalam dua bagian yaitu: I. unitunit yang mempunyai arsip permanen. media arsip. MASALAH FASILITATIF KU KEUANGAN KU.lainnya. bahwa arsip yang diserahkan sudah jelas dan teratur. dan tidak teratur. Sedangkan nilai informasional adalah arsip-arsip yang memberikan informasi penting terhadap unit-unit kerja dan para peneliti (terutama still images) yang terkait dengan perorangan. b. Di sini. Pemindahan arsip tidak teratur. struktur. Tahap seleksi arsip antara lain.05 PertanggungJawaban Keuangan 00 Neraca 01 Laporan Keuangan KP KEPEGAWAIAN KP. di mana semua arsip diserahkan begitu saja tanpa memperhatikan arsip itu sendiri apakah mempunyai nilai guna atau tidak.01 Pelaksanaan Anggaran 00 Pendapatan 00 Pajak 01 Bukan Pajak (PNBP) 01 Belanja Belanja Pegawai Belanja Operasional Belanja Modal KU. Pemindahan arsip teratur.00 Formasi 00 Analisis kebutuhan pegawai I. diserahkan dalam bentuk jumlah (karung/kotak/box/dll) yang disertai dengan Berita Acara Pemindahan (BAP). Arsip yang mengandung nilai evidensial meliputi: (1) Arsip-arsip yang memberikan penjelasan tentang perubahan dan perkembangan organisasi. asal-usul.1. benda. Dalam hal ini. Pemindahan arsip inaktif oleh unit kerja dapat dilaksanakan pada Pusat Arsiparis dengan dua sistem. peran administrasi dan operasional. Tahap berikutnya adalah penentuan nilai arsip yang layak disimpan di Pusat Arsip Universitas Udayana berdasarkan nilai evidensial dan informasionalnya. yaitu: a. 8 37 . jenis-jenis arsip. upaya mengidentifikasi arsip yang akan disimpan. I. ada dua tahap dalam proses penilaian arsip. (2) Arsip yang menjelaskan bukti-bukti keberadaan organisasi dan fungsi-fungsinya.2. Dalam penyerahan arsip teratur ini hendaknya disertai dengan DaĞar Lampiran Pola Klasifikasi Arsip Berdasarkan Keputusan SekJend DEPDIKNAS No: 41268/A.A1/KP/2008. dan lain. peristiwa.03 Bantuan Luar Negeri KU. yakni tahap seleksi arsip dan penentuan penilaian arsip.Unsur terpenting dalam akuisisi arsip ini adalah penilaian terhadap arsip.

DaĞar Pertelaan Arsip Sementara ini bermanfaat untuk memberikan gambaran tentang asal-usul arsip tersebut dan untuk mengetahui lebih cepat perihal yang terkandung pada arsip itu sendiri......... Berita Acara Pemindahan (BAP) dan DaĞar Pertelaan Arsip Sementara (DPAS) dibuat rangkap dua.................2009 Pengolah (....... Ada pun bentuk/format DaĞar Pertelaan Arsip Sementara adalah sebagai berikut: Nopember 2009 Pusat Arsiparis Unud Tim Penyusun DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA Nama Unit Kerja/ Instansi Alamat Telepon SERI/ URAIAN MASALAH/ PERIHAL : : : NO URUT NOMOR & KODE SURAT KURUN WAKTU JLH/LB/ EXP KET ASLI/ COPY Penerima Denpasar/Bukit Jimbaran.. Pertelaan Arsip Sementara (DPAS) agar lebih cepat dipahami dan diproses lebih lanjut.......Semoga buku pedoman ini dapat dipakai sebagai acuan bagi semua pihak di lingkungan Universitas Udayana.........) NIP: 36 9 .................................................................. yaitu rangkap pertama untuk Unit Kerja yang bersangkutan dan rangkap kedua untuk Pusat Arsiparis........ terutama dalam hal memberikan pelayanan arsip kepada yang membutuhkan dengan prosedur yang berlaku di Universitas Udayana....) NIP: (.

.......tanggal:........tahun....... terutama mengenai bagaimana mengelola arsip simpan dengan baik dan sistematis mulai dari mengakuisisi arsip..... Pihak kedua telah menerima dan membenarkan bahwa arsip yang dipindahkan oleh pihak pertama sesuai dengan DaĞar Pertelaan Arsip Sementara (DPAS) seperti tersebut di atas..... Tanpa buku pedoman tentu dalam pengelolaan arsip simpan akan kehilangan arah..... Tempat.. Buku Pedoman ini hanya memuat aturan-aturan pokoknya saja... lanjut arsip tersebut diserahkan kepada pusat arsiparis... dan dengan mengadakan studi banding baik melalui web maupun media cetak......berjumlah... NIP: Dari uraian tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa Buku Pedoman Umum Pengelolaan Arsip inaktif mutlak harus ada dan dapat dipakai sebagai pedoman dalam mengelola arsip inaktif simpan di lingkungan Universitas Udayana..... Buku Pedoman ini disusun berdasarkan aturanaturan yang berlaku sebagaimana menjadi dasar hukum buku pedoman ini... NIP: ......... yang bertandatanagan dibawah ini: Nama : NIP : Pangkat/ gol : Jabatan : Atas nama unit kerja. Pihak pertama telah memindahkan arsip inaktif unit.. termasuk memberikan pelayanan dan servis informasi tentang arsip inaktif kepada pengguna arsip dan stakeholders............ Hal-hal yang bersifat spesifik dalam pengelolaan arsip simpan...... bok/ berkas... Pihak kedua selanjutnya bertanggung jawab mengelola arsip inaktif yang telah dipindahkan oleh pihak pertama........... Nama : NIP : Pangkat/ gol : Jaatan : Atas nama Pusat Arsiparis Universitas Udayana sebagai pihak kedua... baik fisik....... maka segala sesuatu yang termuat dalam buku pedoman ini dapat mendekati akurasinya dan dapat dipertanggung jawabkan. tidak sistematis dan akan terjadi adanya perbedaan persepsi dalam melaksanakan tugas. 10 35 ............. tanggal/ bulan/tahun Yang menyerahkan..........Contoh Berita Acara Pemindahan (BAP) Arsip Sementara KOP SURAT UNIT KERJA BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Nomor: ( unit kerja ybs ) Pada hari ini.... BAB V PENUTUP Yang menerima .........sebagai pihak pertama...bulan........................... seperti aturan-aturan yang harus terpenuhi dalam membangun gedung/ruang arsip simpan maupun non-fisik seperti jadual retensi arsip simpan dan lainlainnya akan disusun dalam buku tersendiri........ kemudian dikelola sampai dengan arsip tersebut disimpan pada ruang depo................

Bila telah lengkap. Dilanjutkan dengan memasukkan kembali ke dalam box di mana arsip itu diambil/ disimpan. Hal ini penting artinya jangan sampai lembaran yang tidak berguna mengacau arsip yang mempunyai nilai guna. Penempatan arsip Arsip yang dikembalikan agar diperiksa kembali kelengkapannya. maka harus diupayakan kelengkapannya dengan cara memeriksa daĞar arsip yang berasal dari unit lain. Pemilahan No Nama Peminjam Jenis arsip Jumlah arsip Asli/ copy Tgl pinjam Tgl kembali Ket e. b. kapan dipinjam dan kapan kembali. Apabila langkah ini juga belum menghasilkan kelengkapan seri arsip yang dicari. atau menanyakan kepada unit kerja asal. khusus untuk seri arsip memiliki retensi panjang atau mungkin merupakan arsip vital. keasliannya. Kemudian diperiksa pula kelengkapan dari setiap seri.jumlahnya. 34 11 . maka sebaiknya menghubungi pejabat berwenang untuk membuat semacam arsip pengganti. di samping untuk menghindari adanya tumpukan arsip yang tidak berguna. hendaknya arsip-arsip yang akan dipindahkan difumigasi pada ruangan khusus untuk itu dan pengelola arsip simpan terhindar dari serangan penyakit yang menyertai arsip simpan itu sendiri. Pemilahan arsip inaktif diawali dengan mengadakan pemeriksaan terhadap arsip itu sendiri. petugas arsip memberikan catatan pada buku catatan peminjaman arsip bahwa arsip dimaksud telah dikembalikan. sehingga dapat diseleksi arsip mana yang akan dilanjutkan untuk diproses. Selanjutnya. yaitu suatu kegiatan kontrol awal yang harus dilaksanakan dalam rangka penyimpanan arsip. Pemilahan dimaksudkan adalah memisahkan arsip yang mempunyai nilai guna dengan lembaran yang menyertai arsip itu sendiri. Contoh : BUKU CATATAN PEMINJAMAN ARSIP Untuk mencegah terjadinya kerusakan terhadap arsip simpan. Bila ditemukan ada seri arsip yang kurang lengkap. Bila ditemukan arsip yang kondisinya sudah rusak maka perlu dilaksanakan perbaikan seperlunya. apakah arsip tersebut sudah benar-benar inaktif. perlu juga diperiksa kondisi fisik setiap lembar arsip. dengan mencocokkan pada buku catatan peminjaman arsip. Kegiatan ini juga merupakan recek dari kegiatan pemeriksaan yang dilakukan ketika akan menyimpan arsip inaktif. Out indikator Box keluar agar dicabut.

maka langkah berikutnya adalah melaksanakan pendeskripsian arsip. tgl. tgl. c. Hal-hal yang perlu dicatat meliputi: nama peminjam. 12 33 . bln. Cara melaksanakan pemisahan antara arsip dengan nonarsip terlebih dahulu harus dikenali mana yang mempunyai nilai guna dan yang tidak. th) (Nama dan paraf petugas) Arsip yang dipinjam Tgl Pengambilan Tgl Kembali Petugas Penjelasan : 1. Out Indikator dibuat rangkap dua: 2. Rak : No. Lembaran yang menyertai arsip dapat dikatagorikan seperti: blangko kosong. artinya arsip dikumpulkan berdasarkan kesamaan urusan/ kegiatan contoh: personel file. dan lain-lain c. kegiatan minat mahasiswa. Pendeskripsian arsip dilakukan terhadap arsip yang masih dalam keadaan kacau. formulir atau sarana lainnya. kemudian arsip yang tidak mempunyai nilai guna mulai dipisahkan untuk dimusnahkan. artinya berdasarkan kesamaan permasalahan yang terjadi contoh: Masalah Kepegawaian.Dalam hal pemilahan arsip hendaknya dilakukan dengan hati-hati jangan sampai arsip yang mempunyai nilai guna ternoda/rusak. Rubrik. Keuangan. contoh: Kumpulan Surat Keputusan Rektor/ Dekan. Ketua/ Ketua Unit kerja lainnya. dan lain-lain Arsip yang telah dikumpulkan dikelompokkan kembali sesuai dengan pola klasifikasi arsip yang berlaku di Universitas Udayana untuk diproses pada tahap selanjutnya. artinya berdasarkan kesamaan jenis/ bentuk. bln. amplop dan fotocopy arsip bilamana arsip yang aslinya tidak ada. sampul. Kegiatan ini dilaksanakan untuk menguji kebenaran deskripsi arsip yang telah dilaksanakan oleh Arsiparis di central file. Satu rangkap ditempel pada Box arsip 3. Setelah semua seri arsip diperiksa dengan teliti. Seri. ordener. Dosir. B : (No. Kemudian arsip yang mempunyai nilai guna dikumpulkan dan dikelompokkan berdasarkan: a. jenis arsip. b. S : ( No. Satu rangkap untuk petugas arsip ( Arsiparis) OUT INDIKATOR BOX KELUAR Box Pengganti diisi label: BOX KELUAR (dengan label warna hijau) (besarnya Box sama dengan box arsip keluar) d. seminar. th) (Hari. Yayasan. Sampul) Diskripsi: (Uraian singkat/ perihal arsip) (Hari. Penelitian. Pencatatan Langkah berikutnya adalah mencatat arsip yang akan dipinjam dalam sarana peminjaman baik berupa buku. Bok) No. Pendeskripsian Contoh : OUT INDIKATOR ARSIP KELUAR Nama Peminjam ( nama jelas dan lengkap) Kode R : No.

langkah berikutnya adalah mengambil arsip dari dalam box. arsip apa yang dipinjam dan sampai kapan dipinjam. Pengambilan Arsip Setelah box arsip ditemukan. maka arsip yang bersangkutan diambil dari tempatnya. Pendeskripsian yang dilakukan di pusat arsip harus senantiasa memperhatikan hubungan antara arsip yang berasal dari unit kerja satu dengan unit kerja lainnya. maka pendeskripsian di sini dapat dilakukan dengan menggunakan format tertentu yang berisikan informasi tentang arsip dimaksud sebagai berikut:. jelas berbeda dengan deskripsi yang dilakukan oleh Arsiparis di central file (unit kerja). maka perlu disiapkan out indikator berupa box. siapa yang meminjam. karena arsip dari unit yang satu berkait dengan arsip dari unit lainnya. sehingga tidak salah tempat. namun dapat pula dituangkan dalam daĞar pertelaan arsip sebagai alat bantu penemuan arsip. Bila yang diambil satu folder/map. Bila yang diambil satu box. Kegiatan deskripsi yang demikian. Juga memuat formulir yang di dalamnya berisi minimal tentang tanggal pengambilan. kemudian tempat tersebut diganti dengan box kosong yang berisi label out indikator box keluar dengan warna hijau. Sebelum arsip diambil. Di sini. maka perlu disiapkan out indikator berupa guide atau folder. guide atau folder yang diletakkan di dalam box arsip. sehingga dasar kegiatan deskripsi ini adalah pengetahuan atas seluruh koleksi arsip yang dimiliki organisasi. Untuk mendapatkan keseragaman dalam pelaksanaannya. akan menghasilkan suatu tunjuk silang. Penciptaan tunjuk silang dapat dilaksanakan dalam bentuk lembaran. terlebih dahulu harus kita siapkan out indikator (semacam tanda keluaran arsip). yang akan sangat berguna untuk mengontrol arsip yang dipinjam dan memudahkan dalam menyimpan kembali arsip. Setelah out indikator disiapkan dan telah diisi formulirnya secara benar. Penggunaan out indikator semacam ini biasanya disebut charge out procedure. 32 13 . karena Arsiparis mendeskripsi arsip yang ada di lingkungan unit kerjanya saja.c.

........... Diterima kembali di arsip Tanggal: ................................ Tanggal harus dikembalikan: .. Berdasarkan seri arsip yang ada pada DaĞar Pertelaan Arsip (DPA) akan merujuk nomor box dan nomor sampul serta lokasi penyimpanan arsip yang akan dipinjam.. ................ b. Kode: diisi dengan Kode surat/ berkas yang diarsipkan ( lihat Pola klasifikasi Arsip)................................ NIP:.. Asli/ fotocopy: diisi dengan melihat arsip itu sendiri..KARTU DESKRIPSI ARSIP INAKTIF PUSAT ARSIPARIS UNIVERSITAS UDAYANA Contoh : Unit Pencipta : Tahun berkas/Arsip: Uraian singkat: Kode : No............... Box : No............................. Diskripsi : No................. 5..................... Uraian singkat: diisi dengan perihal surat yang akan diarsipkan... Masalah yang dimaksud...... Tahun berkas/ arsip: diisi dengan tahun berapa berkas/ arsip itu diciptakan....... ....... ................ 2................ Berkas/Arsip : Kondisi Fisik arsip : Mengetahui Kepala..... Sampul : No... 6.... Petugas Peminjam ................ apakah asli atau fotocopy atau turunan Tanggal Peminjaman : ................ dapat ditambahkan Cq... Pertama yang harus kita ketahui adalah masalah apa yang akan dipinjam..... Rak : PUSAT ARSIPARIS UNIVERSITAS UDAYANA FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP Peminjam Jabatan Unit Kerja Indeks Isi Ringkas Dari : : (dosen/ pegawai/teknisi/strutural/lainnya) : : : : Kepada: Peminjam Kode: Tingkat Keaslian: (Asli/Foto Copy): Jlh....................... kemudian dicari serinya.... 14 31 . 3. Pencarian Pencarian arsip inaktif dapat dilaksanakan melalui daĞar pertelaan arsip...... Bilamana terdapat dua atau lebih perihal/ masalah..... Keterangan ( cara pengisian ): 1.......... 4......... NIP:........... Nomor deskripsi: diisi oleh petugas/Arsiparis pada saat pendeskripsian....... Unit pencipta: diisi dengan dari Unit Kerja mana asal arsip...............................

Struktur organisasi. Pembuatan skema pengaturan arsip 7. ada beberapa alternatif skema pengaturan yang umum bisa dimanfaatkan. Biro. yaitu penyusunan arsip simpan dapat dilakukan berdasarkan struktur organisasi yang ada di lingkungan Perguruan Tinggi tersebut.A1/KP/2008 yang mengatur tentang Pola Klasifikasi Kearsipan di lingkungan Depdiknas. Rangkap kedua dipergunakan pada arsip itu sendiri untuk mempermudah menemukan. tertulis ataupun melalui telepon/fax/email. Jumlah berkas: diisi dengan jumlah lembar. Sampul diisi nomor sampul pada saat arsip dimasukkan ke dalam sampul.masing. 2. yaitu: 1. d. diberlakukan pola klasifikasi berdasarkan Keputusan Setjend. untuk kepentingan apa dan berapa lama dipinjam. Peminjaman Arsip Peminjaman arsip atau pelayanan informasi dapat dilaksanakan melalui lisan. 30 15 . Setelah kewenangan pengguna arsip diatur. Rangkap pertama dipergunakan untuk manufer tunjuk silang arsip dan selanjutnya dimanfaatkan untuk dimuat pada DaĞar Pertelaan Arsip (DPA) 2. langkah berikutnya adalah: a. Kondisi fisik arsip: diisi dengan mencermati arsip itu sendiri apakah dalam keadaan baik/ rusak. No. Akan sangat baik dalam kegiatan ini disiapkan formulir peminjaman. yaitu: 1. Kartu pendeskripsian ini dibuat rangkap dua. Pimpinan tertinggi dari suatu organisasi berhak menggunakan seluruh arsip dari organisasi itu. Kepala unit kerja A mempunyai kewenangan menggunakan arsip tentang pelaksanaan tugas dan fungsi unit A. Kewenangan pengguna arsip ini perlu diatur sedemikian rupa sehingga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip itu sendiri tetap terjaga. dan jenis arsip yang dipinjam. gabung/ set 8. Bagian/Sub Bagian.BAB IV LAYANAN ARSIP Pelayanan arsip dapat berupa peminjaman arsip atau pemberian service informasi yang terkandung di dalam arsip yang disimpan. 10. No. Depdiknas Nomor: 41268/A. 11. yaitu penyusunan arsip simpan dapat dilakukan berdasarkan pola klasifikasi arsip yang berlaku di lingkungan Departemen masing. unit kerja. seperti : nama. Rak diisi dengan nomor rak di mana arsip itu disimpan (bila rak penyimpan arsip lebih dari satu). Untuk di lingkungan Depdiknas. Klasifikasi. 9. Dalam hal ini. Kewenangan penggunaan arsip pada umumnya diatur berdasarkan jenjang jabatan pengguna arsip. Kegiatan pelayanan arsip pada umumnya mengatur tentang kewenangan penggunaan arsip dan prosedur penggunaannya. Formulir ini minimal memuat identitas peminjaman arsip. Box diisi dengan nomor box pada saat arsip dimasukkan kedalam box. No. seperti Rektorat. Skema pengaturan arsip simpan dimaksudkan adalah pembuatan pos-pos masalah yang ada pada arsip simpan itu sendiri. Lembaga. Apabila unit A membutuhkan arsip yang ada pada unit B perlu memperoleh ijin dari pejabat unit B atau sebaliknya.

2. 5. Unit kerja terkait/yang bersangkutan. khususnya Surat Keputusan Pimpinan. Dokumentasi pemusnahan Sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah (PP) Nomor: 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip bahwa setiap pemusnahan arsip harus berdasarkan kebijaksanaan pimpinan. seperti Lembaga Penelitian dengan pusat-pusat Penelitian. yang dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya ada kaitannya antara unit kerja yang satu dengan yang lainnya. Badan Penjaminan Mutu (BPMU) dengan Unit Penjaminan Mutu Fakultas (UPMF). Berdasarkan Keputusan Sekretaris Jenderal Depdiknas nomor: 41268/ A. Di lingkungan Universitas Udayana diharapkan bisa menerapkan skema pola klasifikasi yang berlaku di lingkungan Depdiknas sehingga dengan demikian akan menjadi pola yang seragam dengan yang diterapkan Depdiknas. yaitu penyusunan arsip simpan dilakukan berdasarkan tugas pokok dan fungsi dari masingmasing unit kerja yang ada di Perguruan Tinggi dimaksud baik yang eselon maupun noneselon. Kombinasi dari 5 poin tersebut di atas. 3. Pusat Arsiparis dengan Unit arsip Fakultas. Tupoksi. Kemudian harus pula dibuat berita acara pemusnahan dan daĞar arsip yang dimusnahkan. berita acara dan daĞarnya. e. Pengelompokan Indeks dan fasilitatif yang berlaku di lingkungan Perguruan Tinggi dan Kopertis sebagaimana tertuang pada Peraturan Menteri Pedidikan Nasional nomor: 26 tahun 2006. Pemusnahan arsip tersebut disaksikan oleh minimal 2 orang pejabat hukum atau dari bagian perundang-undangan.A1/KP/2008. karena ia akan menjadi pengganti arsip yang telah dimusnahkan dan sebagai dokumentasi organisasi. Fakultas dan Jurusan/ Program Studi. Bila ini dilakukan untuk arsip simpan maka sudah barang tentu akan sangat rumit dilaksanakan karena permasalahan yang terkandung di dalamnya sangat kompleks. dikubur atau mempergunakan larutan kimia lainnya. yang pada akhirnya baik fisik dan informasi yang terkandung dalam arsip tersebut tidak dapat dikenali lagi. Semua dokumentasi dari kegiatan pemusnahan arsip perlu disimpan sebagai arsip vital. tertanggal 16 29 . Pelaksanaan pemusnahan Pemusnahan arsip ditentukan oleh pimpinan setelah mendapat persetujuan dari unit kerja asal arsip simpan. baik eselon maupun noneselon. Pelaksanaan pemusnahan segera dilakukan dengan cara dibakar. Deskripsi. 6. 4. dicacah. demikian juga dengan kelompok-kelompok peneliti. artinya harus ada surat keputusan tentang arsip yang akan dimusnahkan. yaitu penyusunan arsip simpan berdasarkan uraian singkat yang terkandung dalam surat/arsip itu sendiri dan sudah barang tentu memerlukan adanya keahlian dalam hal menentukan uraian surat yang akan dimanfaatkan sebagai deskripsi. yaitu penyusunan arsip simpan berdasarkan unit-unit kerja yang ada dan dibentuk dengan Keputusan Rektor.3.

6. retensi diisi dengan tenggang waktu sesuai dengan JRA. KU dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Keuangan. TI dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah teknologi informasi dan komunikasi. HK dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Hukum. DL dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah pendidikan dan pelatihan. 28 17 . KP dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Kepegawaian. k. Kemudian mengundang unsur-unsur terkait untuk mencermati dan menentukan jadual retensinya dengan mengacu kepada jadual retensi arsip substantif 18 Juli 2008. LK dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah perlengkapan h. f. Penyusunan daĞar pemusnahan arsip dilakukan oleh para Arsiparis yang diberikan tugas untuk itu berdasarkan format terlampir. Indeks yang menyangkut masalah fasilitatif Masalah fasilitatif kemudian dibagi dan dikelompokkan kembali yang disesuaikan dengan kode surat yang berlaku di lingkungan Depdiknas sbb: a. e. j. yang mengatur tentang Pola Klasifikasi Kearsipan di lingkungan Depdiknas. Box diisi dengan nomor box di mana surat arsip itu disimpan. tahun diisi dengan tahun surat yang diarsipkan. 1 Kode surat 2 Perihal/Jenis/Seri/ Dosir 3 Thn 4 No. PG dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah penelitian dan pengembangan. 4. HM dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Kehumasan. perihal/jenis/seri/dosir diisi dengan penjelasan singkat isi surat arsip termasuk jenisnya/seri/dosir. no. 3. kode surat diisi kode surat yang diarsipkan. c. Box 5 Retensi 6 Penjelasan : 1. Diisi nomor urut. 2. OT dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Organisasi dan Tata Laksana. Contoh format daĞar pemusnahan arsip inaktif/ statis. d. TU dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah ketatausahaan. i. DAFTAR RETENSI ARSIP INAKTIF/ STATIS UNIVERSITAS UDAYANA No. PR dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah perencanaan. 5.untuk waktu tertentu. g. penerapan indeks dalam penyusunan arsip inaktif/ statis dibagi menjadi dua kelompok. yaitu: 1. b. dimusnahkan atau mungkin diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk arsip yang bernilai guna sekunder (memiliki kandungan informasi bersejarah).

pada rak 02 dan nomor box 56. maka juga harus disiapkan kode untuk setiap rak. Dengan demikian. Penilaian kembali terhadap arsip yang akan dimusnahkan ini kemungkinan akan menghasilkan suatu keputusan arsip tersebut disimpan kembali 18 27 . WS dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah pengawasan. Retensi Arsip Retensi dimaksudkan adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengadakan penyusutan/pemusnahan/ penghapusan terhadap arsip inaktif yang tidak mempunyai nilai guna lagi sesuai dengan Jadual Retensi Arsip (JRA) dengan tujuan mengurangi tumpukan arsip dan untuk memberikan kenyamanan. Penataan box dalam rak arsip sangat tergantung pada sistem penomoran box yang digunakan dan sangat tergantung pada ruang dan alat simpan yang tersedia. maka langkah berikutnya adalah menata box dalam rak arsip. DT 03 Arsip yang menyangkut tentang pembinaan kelembagaan. kebersihan. d. Dan seterusnya. DT 02 Arsip yang menyangkut tentang ketenagaan. yang disesuaikan dengan job diskription dari masing-masing Unit kerja dan dapat mempergunakan angka. Arsip yang menyangkut tentang kemahasiswaan. nomor box atau label box menjadi: A.56. yaitu Tri Dharma Perguruan Tinggi. Setelah arsip tersebut terseleksi. b. Jika terdapat beberapa ruangan. Dari Kode Surat ini kemudian dikelompokkan kembali ke dalam subkode. m. DT 00 Arsip yang menyangkut tentang akademik. Indeks yang menyangkut masalah substantif Masalah substantif di sini tampaknya memang dikelompokkan sedemikian rupa. D. b. PP. yang artinya arsip disimpan di ruang A. DT 01 Arsip yang menyangkut tentang Penelitian dan Pengabdian Masyarakat. khusus yang menyangkut masalah tugas pokok Perguruan Tinggi. Beberapa tahapan yang harus dilalui dan dilaksanakan adalah: 1. PP. DT dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Pendidikan Tinggi yang meliputi: a.01. Bila terdapat banyak rak dalam setiap ruangan. maka perlu dibuat daĞarnya. PP dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Pendidikan Tinggi yang meliputi: a. 2. Penyeleksian Seleksi terhadap arsip yang tenggang waktu retensinya ditentukan telah habis dapat dilaksanakan berdasarkan Jadual Retensi Arsip (JRA) sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor : 26 tahun 2006 tentang Jadual Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif.l.00 Arsip yang menyangkut tentang administrasi penyelenggaraan pendidikan. maka perlu diberi kode huruf untuk setiap ruangan yang ada. c. serta menjaga kesehatan dalam hal melaksanakan tugas-tugas rutin. 2. yang kemudian diajukan ke panitia pemusnahan arsip untuk diadakan penilaian kembali. kemudian dibagi dan dikelompokkan kembali yang disesuaikan dengan kode surat yang berlaku di lingkungan Depdiknas sbb: 1.02.

01. Peralatan. PP. maka segera diperbaiki agar arsip simpan tidak menjadi rusak. PP. i. Setelah semua arsip dimasukkan dalam box dan box tersebut diberi nomor/kode sesuai dengan nomor urut atau lokasi penyimpanannya. f. Arsip yang menyangkut tentang forum Senat. Untuk itu. f. Arsip yang menyangkut tentang Wali Amanah. yang disesuaikan dengan job diskription dari masing-masing unit kerja dan dapat mempergunakan angka. d. Pemeliharaan gedung/bangunan/ruang depo. Dari kode surat ini kemudian dikelompokkan kembali ke dalam subkode. Demikian pula pemeriksaan instalasi listrik dan air dilaksanakan secara pereodik. Jika dalam satu box berisi beberapa seri yang berbeda. hendaknya diperlakukan sama dengan pemeliharaan gedung/bangunan/ruang. dan dibersihkan secara rutin termasuk dinding. Arsip yang menyangkut tentang program studi. Penomoran dan Labelisasi Pemberian nomor dan label pada setiap berkas yang akan diarsipkan mengandung makna yang sangat 26 19 .03.02. PP. Pemeliharaan ruang simpan pada hakikatnya [di dalamnya] meliputi pemeliharaan fisik. bocor atau lembab. Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat mempergunakan kode PM. h. langit-langit jangan sampai menglupas yang akan mengakibatkan berdebu. Arsip yang menyangkut tentang alumni. c. maka akan mempersulit ketika arsip tersebut akan disusutkan. yaitu: a. C. j. Demikian pula terhadap peralatan yang ada. Alat pemadam kebakaran harus ada dan senantiasa dikontrol oleh petugas.04 Arsip yang menyangkut tentang Penelitian dan Pengabdian Masyarakat. seperti bidang kemahasiswaan dipakai kode KM. g. Arsip yang menyangkut tentang Prasarana dan sarana Akademik.09. Penataan Arsip Penataan arsip dalam setiap box sebaiknya hanya berisi satu seri arsip saja. terlebih lagi rak yang terbuat dari besi. PP. Pemeliharaan gedung/bangunan/ruang depo arsip simpan perlu dikelola dengan baik. PP.05.06 Arsip yang menyangkut tentang tenaga pengajar. atau seri yang sangat berdekatan dengan retensi yang sama.07. PP. sampai saat ini terdapat perbedaan kode surat yang dimanfaatkan di lingkungan Universitas Udayan. maka perlu diberi bahan antikarat. pola klasifikasi kearsipan di lingkungan Universitas Udayana tetap mengikuti pola klasifikasi kearsipan di lingkungan Depdiknas dengan diadakan modifikasi sesuai dengan kesepakatan para Arsiparis di lingkungan Universitas Udayana seperti terlampir.Fentilasi dan kelembaban udara di ruang simpan/ depo hendaknya mendapatkan perhatian dengan baik untuk memberikan jaminan arsip dapat tersimpan dalam waktu lama yang disertai dengan alat pemantau suhu udara. Namun demikian. b. Apabila terdapat kerusakan-kerusakan fisik/ gedung/ bangunan/ruang depo. Arsip yang menyangkut tentang Ijasah dan transkrip.04.08. PP. PP. e.

seperti obat anti rayap. karet. compack rotary filling. dengan memperhatikan pola klasifikasi pengarsipan yang berlaku. lemari arsip alat pengukur kelembaban udara. Pemeliharaan Ruang Simpan Pemeliharaan arsip simpan merupakan kegiatan yang harus dilakukan secara kontinyu. vacum cleaner dan lainnya. karena bahan rekam yang digunakan untuk membuat arsip terdiri atas komponen-komponen yang satu dengan yang lainnya saling kontak. topi. memory wriĴer. mikro organisme serta oleh petugas arsip karena kesalahan penanganan maupun penyimpanannya. compack rolling shelving. kapur barus dan bahan pengawet lainnya. jelas dan cepat dalam hal pencarian arsip-arsip/berkas yang disimpan. jamur. c. 2. baki surat. tali pengikat. sebagai langkah terakhir adalah membuat DaĞar Pertelaan Arsip (DPA). pusatpusat. Filling kabinet. B. Pemberian nomor dan labelisasi pada box arsip simpan ini dilaksanakan oleh Arsiparis yang ada di lingkungan unit kerja masing-masing. data plan filling sistem. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki jangka simpan 10 (sepuluh) tahun atau lebih dilaksanakan pada pusat arsip departemen. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui hal-hal yang disimpan di Depo Arsip. rotary filling sistem. komputer. obat-obatan. g. pengatur suhu udara khususnya diruang arsip vital. Setelah selesai dilaksanakan pengolahan terhadap arsip simpan. dan unit organisasi lain di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional. semprot. Rentang waktu terhadap arsip simpan yang bisa dilaksanakan pada Pusat Arsiparis Universitas Udayana tentu menyesuaikan dengan ketentuan yang diatur dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor: 37 tahun 2006 pada pasal 16 disebutkan bahwa: 1. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan memberikan perawatan khusus oleh petugas dengan mempergunakan obat-obatan. selain disebabkan oleh faktor dari dalam juga disebabkan oleh faktor luar. baju khusus. yang sudah barang tentu disesuaikan dengan nomor dan label dari mulai diarsipkan sampai berkelanjutan. kapur barus dan lainnya baik dilakukan secara poles. Kerusakan arsip. Pengelolaan arsip inaktif bagi arsip yang memiliki jangka simpan kurang dari 10 (sepuluh) tahun dilaksanakan pada pusat arsip unit utama. oles. vertical plan filling sistem. roll file trolley (tempat penyimpan arsip yang mudah dipindahkan karena ada rodanya). desk tray. masker. seperti udara. plastik pembungkus. ATK. ordener. Pembuatan DPA b. mengingat melalui kegiatan ini akan dapat memberikan petunjuk yang lengkap. 20 25 .penting. mikro film. Box dan kertas pembungkus dengan ukuran tertentu. rak buku. cahaya. slop tangan. lemari besi. Penyediaan sarana prasarana yang diperlukan seyogyanya dilakukan oleh setiap unit kerja di mana Arsiparis ditempatkan. mengapa demikian?.

2. dapur. regenci kamar mandi b. Loteng atau basemen yang tidak dikontruksi khusus sesuai standar penyimpanan arsip.bagian belakang yang di dalamnya terdapat berbagai fasilitas penyimpanan sesuai dengan media dan jenis arsip yang disimpan. Penyimpanan zat kimia. Ruangan ini sebaiknya jauh dari tempat yang peruntukkannya sebagai : a. Jarak antara deretan rak membentuk lorong yang cukup untuk lalu-lalang pengambilan arsip simpan. Seri: diisi dengan arsip simpan dalam bentuk seri. Rubrik: diisi dengan arsip simpan dalam bentuk 24 21 . Jarak antara rak dengan tembok lebih kurang 70 – 80 Cm. 7. Boks 10 Ket No. dengan tinggi hampir setinggi ruangan sehingga dapat mengoptimalkan penggunaan ruang secara vertikal. Rak 11 12 seri Rubrik Dosi No. Kode Klasifikasi: diisi dengan kode yang tertuang dalam pola klasifikasi kearsipan Universitas Udayana. Indeks: diisi dengan indek surat yang tertuang dalam pola klasifikasi kearsipan Universitas Udayana. Pengaturan rak perlu dilaksanakan dengan baik sehingga tidak memakan banyak ruangan. Tahun: diisi dengan tahun berapa surat/ berkas itu dibuat. 3. sehingga semua rak dalam satu ruangan merupakan satu ikatan yang saling memperkuat satu sama lain. 4. Rak terbuka sebaiknya terbuat dari besi baja. r sampul 6 7 8 9 No KodeKlasifikasi 1 2 3 5 Petunjuk Pengisian Form: 1. 8. Rak penyimpan arsip Model rak penyimpanan arsip dirancang sedemikian rupa sesuai dengan arsip yang akan disimpan. 5. No. 9. Unit Kerja diisi dengan nama unit kerja yang memiliki arsip (Fak/ PS/ Biro/ Lembaga/ UPT/ dan lain-lain). Rak ini bisa tertutup dan bisa juga terbuka. Deskripsi/ uraian masalah: diisi dengan pokok permasalahan yang tertuang pada surat/ berkas yang akan diarsipkan. Diisi dengan nomor urut. Adapun DaĞar Pertelaan Arsip (DPA) dimaksud adalah sebagai berikut: DAFTAR PERTELAAN ARSIP UNIT KERJA UNIT Telp KERJA Telp : : :: Indek Diskripsi/ Uraian masalah 4 Tahun Sistim Penyimpanan Lokasi Penyimpanan. Untuk menstabilkan rak. dengan jarak kurang lebih 1 (satu) meter. c. Jarak antara rak dengan langit-langit sekitar 60 cm. Unit mesin AC. Sarana lainnya yang perlu disediakan adalah sbb: a. No. maka bagian atasnya diikat dengan kawat baja dihubungkan dengan rak lainnya. Arsiparis wajib mengevaluasi arsip mana yang cocok tersimpan dalam rak terbuka begitu juga sebalikya. tidak berada di bawah lampu dan kabel-kabel listrik serta pipa air. 4. Telepon: diisi dengan nomor telepon Unit Kerja yang bersangkutan. 6. tergantung pemanfaatannya.

tingkat kelembaban sesuai dengan standar Nasional.10. Luas ruangan ini menyesuaian dengan volume arsip yang ada. digunakan untuk tempat bekerja para pegawai/ Arsiparis. 13. 12. 2. Dosir: diisi dengan arsip simpan dalam bentuk dosir. No. rubrik. fentilasi. No. Ruang penyimpanan ini terletak di 22 23 . Boks: diisi dengan nomor boks penyimpan arsip. Penataan Ruang Simpan Dalam hal memberikan jaminan terhadap keamanan arsip simpan. Ruangan ini biasanya terletak di bagian depan. Ruangan ini dibangun sedemikian rupa diperuntukkan khusus untuk fumigasi terhadap arsip yang akan disimpan di Depo. ruang simpan yang juga disebut Depo mutlak harus ada. Tersedianya ruang fumigasi dan ruang sterill sesuai dengan standar Nasional. No. Penataan ruang simpan arsip di dalamnya akan kita jumpai adanya sarana-prasarana yang harus dipenuhi. menghindari jangan sampai zat. Tersedianya ruangan Depo untuk menyimpan arsip inaktif/ statis yang mampu menampung semua Arsip yang akan disimpan. Tersedianya ruangan sekretariat Pengelola Arsip inaktif/statis yang memadai. Luas ruangan ini tergantung dari jumlah pegawai pada unit kerja tersebut. standar minimal saranaprasarana yang diperlukan untuk mengelola arsip inaktif/ statis adalah sbb: 1. BAB III PENYIMPANAN A. Keterangan: diisi dengan hal-hal yang perlu untuk mempermudah mengetahui kondisi arsip. Rak: diisi dengan nomor rak yang dipakai untuk menyimpan arsip. dengan ukuran luas. 3. 11. Untuk itu.zat kimia yang dapat membunuh kuman-kuman yang ada pada arsip simpan bisa keluar dari ruangan. 14. suhu udara. Secara keseluruhan ruangan ini bersifat tertutup. Sampul diisi dengan nomor sampul sebagai pembungkus surat/ berkas yang akan diarsipkan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful