BUKU PEDOMAN UMUM

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF UNIVERSITAS UDAYANA

i

c

2 0    Y 0

2

1

£

2

1

£

)

§ ¡ F  &  £ £ ¡

e ¤ W 7 7 `  4 A D 8 G A B & 5 $ 4 4 ¨ ¥ ¤ £ © 5 4 D 4 4 B C @ ¡ 4 Q ¡ 9 4 1 8 C F 9 7 @ 4 4 8 G 4 P 7 c 7 4 ¡ G 4 8  ¢ 8 £ F e D  ¢ 8 4 4 4 £ 0 (  4 F 4 B 8   £ ' 7 @ B 4 6 D P $ D C ¡ @ P 4 4 4 P b D 9 D B © 4 ¡ 4 4 4  @ 9  a 8 7 a § R W 4 3 £ ¢

G

A

F P D 4 D 9

F P

9

7

7

A

W b

C 4 @ D 4 ¨ A C

¤ £ 8 A B &

W 9 I P W D 9

£ ¡

4 4 4 G d f B D 4 S D @ 4 8 P C ¨ I D 4 9 S 4 C 4 7 D P D G 5 e 4 4 © 4 @ I P 4 D 8 § 4 B C A ¦ I A A

C

B

A

8

b 9  4 4 E r f  D D B 2 f 6 4 4 D 9 4 7 A   4 F e A E F 4 F  1 5

F

D

4

4

7 W G P 4 ¡ 4 P 9 4 8 4 C 8 D D 9 E

b

8 C D 4 4 5  ¢ 4

b

C

G A 7 G Q f 4 A D 4 D F D D 4 C A @ 4 G P C 5 A T 4 G  D E g G B £ S  4 § 5 4 F 9 9 P ¡ D 4 A E i 4 4

b

@

@

4 P G C

S C C W 4 9 F 4 7

@ B 4 S A D 8 4 B 4 H 4 7   D h

W d D 5 D A

D P

4 s 4 I P E D T e 9 G 4 i B 9 4 D 4 4 4 4   S

W

P

B

7 e 4 5 W B 9 @ @ R G 4 7 A 4 D C f D W A 8 D I ! 7 Q f 4 4 @ 4 1 8 7 C P 

U

C £ " P 8 W 9 4 F 4 D A 7 # 4 D @ D A A d C 8 C 4 W S D 4 4 D C 4 4 ¡ A W R 9 © 8 B 4 A R F 4 4 9 D G 9 @

E 9

ii
B 7 4 5 5 9 7 E 4 4 9 % 4 4 D G 4 7 5 X 9 C D i @ V 7 4 A Q 9 8 A D I A W 4 ¡ G 4 I q 7 @ B 1 D § A P @ " C W 9 8 $ P D p f 5 V % 4 T D 4 9 e 4 $ W B 4 E W 8 c 7 P C q 9 @ F 5 A D 4 U F 4 & 4 4 £ W 2 q A W F P A 4 4 A 4 4 I A q W 5 D T W 4 A P G S P 4 8 q 4 4 7 P q 4 8 4 B 4 P 7 G 4 5 7 ¨ I @ 4 8 D C £ & q C C q I D F e  F W 9 4 E 2 s D A 3 (  8 D p A q £ ' 9 D D D B 5 4 q ¤ 4 5 P ¡ W S D C D 4 4 D 2 4 6 P B 9 @ G F D q A b I 9 q C D 4 F b T q B 9 2 C 7 R 4 C 4 5 D b 4 C 8 4 5 C 9 7 A q 9 4 4 A W D C 4 8 A C 4 S 8 9 4 q 4 q 4 @ B 4 I D G 5 5 W G C A 4 7 4 8 7 @ 8 d W 4 4 D 5 8 D 7 P 4 F 4 e C 4 9 p 7 4 s S W @ b 4 q 4 A 9 C 2 q E D e 4 4 F 4 q 1 9 P B 4 7 C 9 @ D 4 4 T f G @ E X P 7 f 4 5 C q W B 7 @ C C C D 7 2 q W 4 7 P 8 @ q 8 8 F 7 C @ D @ 7 8 4 q 4 4 F E G 5 @ 4 9 7 W C T q W 4 2 4 5 f 4 7 D q 8 D 9 D D C 4 q 4 P C 4 4 W D

BUKU PEDOMAN UMUM
PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF UNIVERSITAS UDAYANA

PUSAT ARSIPARIS 2009

50

iii

Depdiknas Nomor: 41268/A.unud.A1/kp/2008. Udayana pada tanggal: 25 Pebruari 2009 disepakati sbb: Penetapan Kode Klasifikasi arsip terhadap kode surat yang timpang dengan Kep.id Cetakan Pertama: 2009. kemudian diikuti dengan garis miring lanjut penulisan kode sesuai kode yang tertuang pada Pola Klasifikasi Arsip Depdiknas. Contoh: PM/ PP. Denpasar . P.1 Jl.ac.04 = MASYARAKAT. Setjend. Telp.01 TP.1 R.02 Pemanfaatan Komunikasi Media Pembelajaran 00 Pemanfaatan Informasi 01 Pemanfaatan Komunikasi Studio 00 Radio 01 Televisi 02 Multi Media Teknologi Teknologi Teknologi Koordinator Tim Penyusun: Ida Bagus Arimbawa Penyunting: Jiwa Atmaja Cover & Ilustrasi: Repro Design & Lay Out: Putu Mertadana Diterbitkan oleh: Udayana University Press Kampus Unud Sudirman Gedung Pascasarjana Lt. 14 x 21 cm CATATAN: Kesepakatan dalam Pelatihan Tata Kelola Kearsipan yang diikuti oleh para Arsiparis dilingkungan Univ. Sudirman.01 BUKU PEDOMAN UMUM PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF UNIVERSITAS UDAYANA PUSAT ARSIPARIS 2009 TP.com hĴp://penerbit.B. diterapkan sbb: Ditulis Kode lama terlebih dahulu. 081 337 491 413 unudpress@yahoo. SURAT ARSIP PENGABDIAN t u v w x y € u y u  u ‚ ƒ „ … † x t u v w x y € u ‰ x † x „  … „  x ‘ „  u „  ˆ ‡ ‘ „  u „  ” • – — ˜ — ™ d e f ™ d g h i — j — g e f e i f ˜ k — ™ l — m n f k — d ’ • — ™ — j — g n “ f – g ˜ g o • n • k g m g • ™ j — ™ i — • p • ™ j f ˜ j g – • n q — ˜ • i f ™ f ˜ k • iv r j • 49 .Bali.1. x + 112 hlm.

04 PP.BAA 00 Diploma 01 Strata-1 02 Strata-2 03 Strata-3 04 Extention 05 Jarak Jauh KATA PENGANTAR TP TEKNOLOGI PENDIDIKAN TP. Masukan diharapkan dari berbagai pihak dan dapat disampaikan secara lisan atau tertulis kepada kami.00 Sistem/Model Pembelajaran 00 Pemanfaatan Teknologi Informasi Puji Syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa (Ida Sang Hyang Widhi Wasa) atas anugrahNya sehingga Buku Pedoman Umum Pengelolaan Arsip Inaktif Universitas Udayana ini dapat dirampungkan sesuai rencana. Tim Penyusun menyampaikan ucapan terimakasih yang setinggitingginya kepada Rektor Universitas Udayana dan semua pihak atas sumbangsihnya baik dalam bentuk moril maupun materiel sehingga Buku Pedoman Umum Pengelolaan Arsip inaktif dapat terwujud.08 PP.05 PP.04 02 Pengembangan IPTEK Alumni ( Jobdes. Bukit Jimbaran. tentu buku ini belum dapat dikatagorikan sebagai “Buku Pedoman” yang sempurna.07 PP.PP. Melalui kesempatan ini pula. Karena buku pedoman ini hanya memuat ketentuan-ketentuan pokoknya saja. karena itu melalui kesempatan ini.06 PP. November 2009 Tim Penyusun 48 v . Tim Penyusun menyadari bahwa dengan keterbatasan pengetahuan.03 PP.09 02 Bahan Ajar/Media Pembelajaran 03 Laboratorium Ijazah dan Transkrip 00 Ijazah 01 Transkrip 02 Keterangan Lulus Sementara 03 Legalisasi Penelitian dan Pengabdian Masyarakat 00 Penelitian ( Unud pake kode PL)PL/PP 01 Pengabdian Masyarakat ( Unud pake kode PM ) PM/PP. dengan rendah hati kami mengharapkan masukan yang sifatnya membangun dan penyempurnaan buku ini pada masa yang akan datang. sudah barang tentu aturan-aturan yang bersifat spesifik belum dimuat dan akan dimuat dalam buku khusus untuk itu. Buku ini memuat tentang pokok-pokok pengelolaan arsip inaktif/statis di lingkungan Universitas Udayana yang dapat dipakai sebagai pedoman/acuan dalam mengelola arsip inaktif/statis bagi unit-unit kerja di lingkungan Universitas Udayana. BAK. pake kode KM) Tenaga Pengajar ( Pake Kode DT/ BAA) 00 Dosen 01 Guru Besar 02 Konsultan Akademik Forum Senat Wali Amanah Program Studi ( Pake Kode DT.

01 Kemahasiswaan 00 Cuti Mahasiswa ( Jobdes. pake kode DT ) 01 Dispensasi ( Jobdes. PP PERKULIAHAN/ PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN PP. BAK.termasuk Wali Amanah ? 01 Organisasi Kemahasiswaan (Jobdes.2. pake kode DT ) PP. BAA.00 Administrasi Penyelenggaraan Pendidikan 00 Kalender Akademik 01 Penerimaan Mahasiswa Baru 02 Registrasi Mahasiswa 03 Absensi/Presensi Kehadiran Mahasiswa 04 Administrasi Ujian 05 Administrasi Pelulusan PP. BAK pake kode KM ) 02 Beasiswa (sda ) 03 Senat Mahasiswa (sda) 04 Kegiatan mahasiswa (sda) 05 Mahasiswa Berprestasi (sda) 06 Mahasiswa Meninggal Dunia (sda) 07 Mahasiswa Asing ( Jobdes. pake kode KM ) 02 Organisasi Profesi Dosen ? 03 Pemberdayaan Perguruan Tinggi 04 Dewan Pendidikan Tinggi II. BAA.02 Prasarana dan Sarana Akademik (Pake Kode DT/ BAA) 00 Kurikulum 01 Deskripsi Mata Kuliah vi 47 .

................... KATA PENGANTAR .......................... Pengertian Umum ........................00 II.......04 WS............ BAB I PENDAHULUAN ...................................... Penomoran dan labelisasi....................................... c....... e....... LAYANAN ARSIP .................... Pembuatan DPA........ pake kode KM ) KM/DT............................. Pendataan .............01..... Pengelompokan indek ................. BAB III PENYIMPANAN ..1....... c................. a................ v 1 1 2 3 4 7 7 11 12 15 16 19 20 23 23 25 26 27 30 30 31 32 33 34 35 37 46 vii ......................02 Ketenagaan 00 Tenaga Akademik 01 Tenaga Non Akademik DT......... c.. a............. Pendiskripsian ...................... Maksud dan Tujuan ........... f......... Retensi/ Penyusutan arsip ...02 DT............. DT.... d........... MASALAH SUBSTANTIF DILINGKUNGAN PENDIDIKAN TINGGI Akademik ( BAA ) 00 Kurikulum 01 Program Studi 02 Pengembangan Wawasan Akademik 03 Pengembangan Prestasi Akademik 04 Proses Pembelajaran 05 Sarana dan Media Pengajaran 06 Evaluasi Akademik DT.. LPM pake kode PM ) 02 Kreativitas Mahasiswa ( Jobdes........ Pemilahan .......................................... Penataan Ruang simpan ....... Pengambilan arsip ........................ Pencatatan......... c..... BAK............... Peminjaman arsip ....... BAB II PENGOLAHAN ........................ KKL) ( Jobdes..02 WS.. a.............................................................................. Pemeliharaan ruang simpan ................... Pembuatan skema pengaturan arsip ........................ Latar belakang ......................... Pencarian .................... Lampiran Pola Klasifikasi Arsip ............................. Penataan arsip ................. d.............. b.03 Pembinaan Kelembagaan 00 Organisasi Perguruan Tinggi II.......................................WS............................ PENUTUP . Penempatan arsip ...... d........... BAB IV..................... b........................................................ pake kode PL ) 01 Pengabdian Masyarakat (KKN...................................... b...... Dasar Hukum............................................. g......................................01 Penelitian dan Pengabdian Masyarakat 00 Penelitian ( Jobdes................................ a.......................05 Laporan 00 Laporan Hasil Pemeriksaan 01 Laporan Hasil Monitoring Tindak Lanjut Pengabdian Masyarakat Forum Komunikasi DAFTAR ISI II.......................................03 WS.......................................................................... BAB V... Lemlit......... b............ d.............................. e............................

02 DL.01 DL.03 DL.01 viii 45 .12.00 PG.DL. pale kode KP) Pengiriman Peserta Diklat 00 Dalam Negeri 01 Luar Negeri Pengiriman Peserta Pendidikan Gelar Job Des BAA. (DT) 00 Dalam Negeri 01 Luar negeri Seminar/lokakarya/Workshop/Bimkos/ Bimtek Evaluasi Diklat PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN Rencana Litbang Pelaksanaan Litbang 00 Kurikulum 01 Penilaian dan Pengujian 02 Kebijakan dan Inovasi 03 Statistik Bidang Pendidikan Evaluasi dan Laporan Penelitian Forum Komunikasi Kelitbangan PENGAWASAN Rencana Pengawasan Pelaksanaan Pengawasan 00 Rutin 01 Khusus 02 Monitoring PG.02 PG.05 I.11. WS WS. PG PG.01 Penyelenggaraan Diklat 00 Prajabatan (Jobdes BAUK/kepeg pake kode KP) 01 Pimpinan (sda) 02 Fungsional(Jobdes BAA ) 03 Teknis (Jobdes BAUK/Kepeg.04 DL.03 I.00 WS.

Di samping itu. pake kode KP.05 Konsumsi dan akomodasi Perawatan Perjalanan Dinas Pengurusan VISA/Paspor Mess.00 Fenomena arsip inaktif di lingkungan Universitas Udayana. TI TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI ( Jobdes.Hostel. Rektor Universitas Udayana menyadari akan arti pentingnya suatu arsip pada masamasa yang akan datang.masing Unit Kerja. secara umum terlihat masih beraneka ragam dan belum semuanya tertata rapi di masing. Mengantisipasi fenomena yang demikian. Kepeg /Untuk Pegawai.TU. Rumah Jabatan. DL DL. ditata. sehingga saat dibutuhkan arsip inaktif bisa ditemukan dengan cepat dan tepat. pada masa akan datang Universitas Udayana akan membentuk pangkalan data sebagai antisipasi dalam menghadapi persaingan global yang telah mulai dirasakan dewasa ini. 44 1 . Pusat Arsiparis inilah yang diharapkan dapat bermanfaat sesuai dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) yang diberikan. di samping adanya himbauan dari Depdiknas. Wisma / Villa. Atas dasar pemikiran yang demikian.14/TU/2008 tertanggal: 9 Oktober 2008 yang membentuk satu wadah beserta perangkat/struktur organisasinya. BAA untuk Dosen ) (Jobdes BAUK. DIVINKOM ) TI. Latar belakang I. dan sampai saat ini Universitas Udayana telah memliki Arsiparis sebanyak 26 orang.) 01 Kurikulum dan Silabus 02 Modul I.01 Sistem Informasi Pendidikan 00 Sistem Informasi Pendidikan Tinggi PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Rencana/Program Diklat 00 Rencana Kebutuhan Diklat (Jobdes. Penginapan 06 Telekomunikasi ( Job Des Bag Perlengkapan 07 Kebersihan dan Taman Keamanan dan Ketertiban 00 Personil 01 Dokumen 02 Material/fisik 01 02 03 04 05 BAB 1 PENDAHULUAN a. akhirnya Rektor Universitas Udayana mengeluarkan Surat Keputusan nomor: 359/ H. Universitas Udayana telah memiliki Arsiparis yang berasal dari staf administrasi yang mempunyai hasrat ingin pindah ke status Arsiparis. serta dikelola sedemikian rupa. Rektor Universitas Udayana menaruh perhatian khusus dan berkomitmen serta berupaya agar arsip inaktif/statis di lingkungan Universitas Udayana dapat digali. Rumah Dinas.00 Sistem Informasi Manajemen (SIM) 00 SIM Kepegawaian 01 SIM Keuangan 02 SIM Barang 03 SIM Persuratan 04 SIM Kearsipan TI. Di samping itu.9. Menyimak kondisi seperti ini. yang diberi nama Pusat Arsiparis.10.

standar.01 PR. standar. c. Mengendalikan dan mengkoordinasikan pengelolaan arsip di lingkungan Universitas Udayana sejak penciptaan hingga penyusutan. TU TU.undang RI Nomor. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 03 tahun 2000 tentang Standar minimal gedung dan ruang penyimpanan arsip inaktif. LK LK. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 12 tahun 2000 tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip.7. 5. Keputusan Presiden RI Nomor: 105 tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis. Melakukan pembianaan dan pengawasan ketatausahaan dan kearsipan di lingkungan Universitas Udayana.04 LK.yaitu: a.02 TU. b. Mengelola arsip inaktif di lingkungan Universitas Udayana. norma dan pedoman teknis pengelolaan arsip di lingkungan Universitas Udayana berdasarkan kebijakan.05 LK. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 10 tahun 2000 tentang Standar Folder dan Guide Arsip.03 2 43 . d. Peraturan MENPAN Nomor: Per/3/M. Dasar Hukum PR.00 TU.PAN/3/2009.02 LK03 LK. LK.06 I. 2. 7. Menyiapkan rumusan kebijakan.03 Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Evaluasi Program Laporan 00 Laporan Berkala 01 Laporan Insidentil 02 PERLENGKAPAN Rencana Kebutuhan Perlengkapan Pengadaan Barang dan Jasa 00 Pengadaan Barang Habis Pakai 01 Pengadaan Barang Bergerak/ Inventaris 02 Pengadaan Barang Tidak Bergerak/Investasi/Asset 03 Pengadaan Jasa Penyimpanan/Pergudangan Penyaluran/Distribusi Inventarisasi Barang Pemeliharaan/Perbaikan 00 Barang Bergerak/Inventaris 01 Barang Tidak Bergerak/investasi/ Asset Penghapusan 00 Barang Bergerak/Inventaris 01 Barang Tidak Bergerak/Investasi/ Asset KETATAUSAHAAN Persuratan Penggandaan Kearsipan Kerumahtanggaan 00 Kendaraan Dinas I.00 LK. b. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. norma dan pedoman dari departemen. Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya. 4. 9.01 Dasar hukum penyusunan Buku Pedoman ini sbb: 1. 8.8. Undang. 3. 6.02 PR.01 TU. Peraturan Pemerintah RI Nomor: 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip. Keputusan Kepala ANRI Nomor: 11 tahun 2000 tentang Standar Boks Arsip.

c. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor: 26 tahun 2006 tentang Jadual Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di lingkungan Perguruan Tinggi dan Kopertis. 145/U/2004 tentang Jadual Retensi Arsip Keuangan dan Kepegawaian di lingkungan Depdiknas. Maksud dan Tujuan Buku Pedoman ini diharapkan dapat memberikan informasi umum tentang pengelolaan Arsip di Universitas Udayana. 14. 00 Pengadaan Bahan Pustaka 01 Pengolahan Bahan Pustaka 02 Pelayanan Bahan Pustaka 03 Penghapusan Bahan Pustaka PERENCANAAN Rencana/Program Kerja 00 Jangka Panjang 01 Jangka Menengah/Rencana Strategis 02 Tahunan 10.HM.08 Keprotokolan 00 Penerimaan Tamu Dinas 01 Jamuan Makan/Resepsi 02 Acara Kedinasan 03 Upacara/Peringatan Hari Besar 04 Pelantikan dan Serah Terima Jabatan (Jobdes Bag Kepeg. Instruksi Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 1 tahun 2006 tentang pedoman Pelaksanaan Penyerahan Arsip Statis di lingkungan Depdiknas.? ) 01 Pameran ( Jobdes.6. tepat. 12.06 HM. Bag. Tujuan umum: • Menjamin arsip dapat disediakan dengan cepat. pake kode PR ) 02 Sayembara/Lomba/Festival Dokumentasi 00 Foto/Video/Film 01 Guntingan Koran/Kliping Koran Perpustakaan ( Job Des.04 HM.03 HM. PR PR. dan efisien. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor..05 HM.02 HM. sehingga diharapkan para pengguna arsip mengetahui bahwa Universitas Udayana sudah memiliki Pusat Arsiparis dan mengerti tentang pengelolaan arsip di Universitas Udayana. • menjamin arsip tidak mengalami kerusakan dan hilang. 15. • menjamin arsip yang bernilai guna kesejarahan dapat diselamatkan dan dilestarikan. aman. Peratuan Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 37 tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di lingkungan Depdiknas. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 42 tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas. pake kode KP) Kunjungan Dinas 00 Dalam Negeri 01 Luar Negeri Dengar Pendapat Sidang Kabinet/Rakor Penerbitan dan Publikasi 00 Buletin/Majalah ( Jobdes UPT Peerbit.07 HM. 13. Perpustakaan).00 42 3 . Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor: 13 tahun 2006 tentang Jadual Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di lingkungan Depdiknas. 11. I. SIM/ BAPSI.

00 KEHUMASAN Hubungan Antar Lembaga 00 Antar Lembaga Pemerintah 01 Swasta/LSM 02 Perusahaan 03 Lembaga Pendidikan Media Massa 00 Media Cetak 01 Media Elektronik 02 Media Internet I. HM. 1. dalam Buku Pedoman ini dipandang perlu menetapkan pengertian tentang arsip. pake kode KP ) HM HM. terorganisir. d. OT ORGANISASI DAN TATA LAKSANA OT. Fakultas dimaksudkan adalah semua fakultas yang berada di bawah/ di lingkungan Universitas Udayana. menyajikan data dan memberikan layanan informasi yang berhubungan dengan arsip untuk kepentingan Universitas Udayana dan stakeholders. pelestarian dan pelayanan informasi kearsipan yang akuntabel sebagai penunjang kelancaran tugas . dan fungsi (Jobdes Bag Kepeg/ BAUK. tertata dengan rapi sesuai dengan kaidah .01 4 41 . Lembaga dimaksudkan adalah Lembaga Penelitian dan Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat. • Meningkatkan sarana prasarana penunjang kegiatan kearsipan yang dapat dimanfaatkan untuk menelaah.kaidah kearsipan yang berlaku di Indonesia • Menghasilkan satu sistem akuisisi. Universitas dimaksudkan adalah Universitas Udayana.01 Tata Laksana 00 Sistem dan Prosedur Kerja 01 Pembakuan Sarana Kerja OT.5. pake kode KP) 01 Analisis jabatan (Jobdes TU) OT. pengumpulan.4. 4. Unit kerja lainnya adalah Jajaran BAUK. 2.00 Organisasi 00 Struktur. 3. Bag Kepeg.06 Pendirian Lembaga Pendidikan Informal 02 Pendirian Lembaga Pendidikan Non Formal Sertifikasi dan Akreditasi 00 Lembaga Pendidikan Formal (Jobdes Bag Perencanaan. pake kode KP ) I. Untuk mendapatkan kesamaan persepsi terhadap segala sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) Pusat Arsiparis. lembaga dan lainnya yang terkait dengan kearsipan. BAA. tugas. penataan. pake kode PR ) 01 Guru/Dosen ( Jobdes.02 Evaluasi Organisasi dan Tata Kerja (Jobdes Kepeg. Pengertian Umum 01 HK.Tujuan khusus: • Universitas Udayana memiliki arsip yang terintegrasi. menganalisis. BAPSI.tugas Universitas Udayana (Tri Dharma Perguruan Tinggi) • Meningkatkan kualitas sumber daya manusia pengelola kearsipan agar memiliki keahlian di bidang manajemen kearsipan yang profesional.

02 HK. Arsip adalah: a. dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Juklak. Standar. 7 Tahun 1971). Arsip aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.01 HK. Juknis dan Protap Eselon I Peraturan/Keputusan Rektor Instruksi Rektor Peraturan/Keputusan Bersama Rektor Surat Edaran/Surat Edaran Bersama Bersama Rektor Pedoman.05 BAK. UPT dan Unit kerja lainnya yang dibentuk atas dasar Surat Keputusan Rektor. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. Juklak.13 14 15 16 17 18 19 Surat Edaran/surat Edaran Bersama Eselon I Pedoman. Perencanaan/ BAPSI. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan. Juknis dan Protan Rektor HK. b. Standar. Kerjasama. dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 8. Ruang penyimpanan arsip standar. Sarana dan prasarana dimaksudkan adalah: a. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan. pake kode PR ) HK. b. 6. Sarana lainnya untuk menunjang kegiatan Arsiparis.04 MoU/Kontrak/Perjanjian Kerjasama ( Jobdes Bag. pelaksanaan.03 HK. 9. pake kode LN/ DN ) 00 Dalam negeri 01 Luar Negeri Sosialisasi/penyuluhan/pembinaan hukum Bantuan/konsultasi/advokasi Kasus Hukum 00 Pidana 01 Perdata 02 Tata Usaha Negara 03 Agama 04 Adat 05 Ketenagakerjaan 06 Internasional Perizinan 00 Pendirian Lembaga Pendidikan Formal (Jobdes Bag. 10. Ruang kerja Arsiparis dan sekretariat. c. d. 7. 5. Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun 40 5 . Ruang tempat kerja pengolahan arsip. penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara (pasal 2 ayat a UU No. Naskah-naskah yang diterima oleh badan-badan swasta dan/ atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok.

07 Kesejahteraan 00 Perumahan 01 Koperasi 02 Taspen 03 Asuransi Kesehatan 04 Angkutan pegawai 05 Bantuan sosial 06 Rekreasi Pemberhentian 00 Dengan hormat 01 Tidak dengan hormat Organisasi Non Kedinasan 00 Korpri 01 Dharma Wanita I. 18. 17.3. Koordinator Perguruan Tinggi Swasta dan unit pelaksana teknis. Petugas arsip adalah staf yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas di bidang kearsipan. wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan. Perguruan Tinggi Negeri. unit utama. 14. 15. 12. Arsip vital adalah arsip dinamis yang esensial (mutlak) untuk kelangsungan hidup organisasi.05 KP. 16. tanggung jawab. digunakan. Arsip audio visual atau arsip pandang dengar adalah arsip yang dapat dilihat dan/atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki bentuk fisik beraneka ragam tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya.06 KP. Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan. Arsip konvensional adalah arsip yang berbasis kertas. Standar. Pola klasifikasi arsip adalah pola penyimpanan arsip yang disusun secara sistematis dan logis serta hierarkis berdasarkan fungsi yang ada di Departemen yang digunakan sebagai dasar pemberkasan arsip secara subjek KP. untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. aktivis dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer. dan dipelihara sebagai bukti transaksi. TU ( HK HUKUM ) HK.00 Peraturan Perundang-undangan 00 Undang-Undang 01 Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang 02 Peraturan Pemerintah 03 Peraturan/Keputusan Presiden 04 Instruksi Presiden 05 Peraturan/keputusan Menteri 06 Instruksi Menteri 07 Peraturan Bersama/Surat Keputusan Bersama 08 Surat Edaran/Surat Edaran Bersama 09 Pedoman. Unit kearsipan adalah unit pengelola arsip pada tingkat Departemen. 13. Juklak dan Protap 10 Peraturan/Keputusan Eselon I 11 Instruksi Eselon II 12 Peraturan Bersama/Surat keputusan Bersama Eselon I 6 39 . Arsiparis adalah PNS yang diberi tugas.11. pusat-pusat.

Akuisisi Dalam konteks University Archives. Sementara itu. karena pertumbuhan arsip-arsip di unitunit kerja di lingkungan Universitas Udayana tidak akan pernah berhenti. yakni Pusat Arsiparis hanya terlibat dalam pekerjaan evaluasi bahan/arsip yang diserahkan oleh unit-unit kerja.03 KP. Oleh karena itu. baik yang bersifat permanen maupun tidak.01 KP. Syarat utama dari strategi ini adalah tiap-tiap unit kerja sudah melaksanakan prosedur penyusutan secara konsisten dan sempurna serta penilaian arsip sudah dilakukan di unit-unit kerja. Pusat Arsiparis Universitas Udayana menerapkan strategi akuisisi yang bersifat aktif dengan segala risiko yang mungkin akan timbul. Dalam konteks kelembagaan.02 KP. strategi pelaksanaan akuisisi dapat bersifat pasif atau aktif. Proses akuisisi itu sendiri dilakukan secara terus menerus sepanjang waktu.04 KP.04 Analisis jabatan (Job Des Bag Tata Usaha) 02 Evaluasi jabatan 03 Standar kompetensi dan kualifikasi 04 DaĞar urut kepangkatan 05 Usulan formasi 06 Penetapan formasi Pengadaan 00 Seleksi Penerimaan 01 Pengangkatan CPNS 02 Pengangkatan PNS 03 Pengangkatan kembali PNS 04 Pegawai honorer/kontrak Pembinaan 00 Kenaikan pangkat/golongan 01 Pengangkatan dalam jabatan fungsional 02 Pengangkatan dalam jabatan structural 03 Mutasi pegawai 04 Tugas perbantuan/dipekerjakan 05 Alih tugas/alih jabatan 06 Pembinaan jabatan fungsional Cuti 00 Cuti di luar tangguan Negara 01 Cuti Besar 02 Cuti tahunan 03 Cuti alasan penting 04 Cuti lainnya 05 Disiplin 00 DaĞar hadir 01 Hukuman disiplin 01 BAB II PENGOLAHAN a. strategi akuisisi bersifat aktif diberlakukan bila proses dan prosedur penyusutan di unit-unit kerja tidak berjalan sempurna. akuisisi diartikan sebagai penelusuran/penemuan arsip-arsip yang mempunyai nilai guna di lingkungan Universitas Udayana. Strategi akuisisi yang bersifat pasif. 38 7 . dan bahkan dilingkungan Universitas Udayana belum pernah dilakukan secara terjadwal mengikuti jadwal retensi yang diberlakukan dilingkungan Depdiknas.KP. Salah satu indikator bahwa proses dan prosedur penyusutan tidak berjalan sempurna adalah tidak adanya Jadual Retensi Arsip (JRA) di masing-masing unit kerja.

MASALAH FASILITATIF KU KEUANGAN KU. Arsip yang mengandung nilai evidensial meliputi: (1) Arsip-arsip yang memberikan penjelasan tentang perubahan dan perkembangan organisasi.00 Penyusunan Anggaran 00 Pembahasan Anggaran 001 mbahasan anggaran pnbp unud 20010 002 Pendapatan SPP/SDPP Fak Kedokteran 01 Pagu Indikatif 02 DIPA KU.1. Pemindahan arsip inaktif oleh unit kerja dapat dilaksanakan pada Pusat Arsiparis dengan dua sistem. Pemindahan arsip tidak teratur. 8 37 . Tahap seleksi arsip antara lain. benda.A1/KP/2008. struktur. Pola Klasifikasi Kearsipan dilingkungan Universitas Udayana dibagi dalam dua bagian yaitu: I.05 PertanggungJawaban Keuangan 00 Neraca 01 Laporan Keuangan KP KEPEGAWAIAN KP.01 Pelaksanaan Anggaran 00 Pendapatan 00 Pajak 01 Bukan Pajak (PNBP) 01 Belanja Belanja Pegawai Belanja Operasional Belanja Modal KU. Pemindahan arsip teratur. unitunit yang mempunyai arsip permanen. upaya mengidentifikasi arsip yang akan disimpan. bahwa arsip yang diserahkan sudah jelas dan teratur. yakni tahap seleksi arsip dan penentuan penilaian arsip. Sedangkan nilai informasional adalah arsip-arsip yang memberikan informasi penting terhadap unit-unit kerja dan para peneliti (terutama still images) yang terkait dengan perorangan. Tahap berikutnya adalah penentuan nilai arsip yang layak disimpan di Pusat Arsip Universitas Udayana berdasarkan nilai evidensial dan informasionalnya.lainnya.00 Formasi 00 Analisis kebutuhan pegawai I. ada dua tahap dalam proses penilaian arsip. peran administrasi dan operasional. di mana semua arsip diserahkan begitu saja tanpa memperhatikan arsip itu sendiri apakah mempunyai nilai guna atau tidak. (2) Arsip yang menjelaskan bukti-bukti keberadaan organisasi dan fungsi-fungsinya. asal-usul. b. tempat.Unsur terpenting dalam akuisisi arsip ini adalah penilaian terhadap arsip.03 Bantuan Luar Negeri KU.2. yaitu: a. peristiwa. jenis-jenis arsip. Dalam hal ini. I. dan tidak teratur.04 Sistem Akuntansi KU.02 Perbendaharaan KU. media arsip. yang akan disimpan. diserahkan dalam bentuk jumlah (karung/kotak/box/dll) yang disertai dengan Berita Acara Pemindahan (BAP). dan lain. Dalam penyerahan arsip teratur ini hendaknya disertai dengan DaĞar Lampiran Pola Klasifikasi Arsip Berdasarkan Keputusan SekJend DEPDIKNAS No: 41268/A. bahwa arsip yang diserahkan kepada Pusat Arsiparis masih dalam keadaan kacau. Di sini.

.............2009 Pengolah (........ Pertelaan Arsip Sementara (DPAS) agar lebih cepat dipahami dan diproses lebih lanjut........Semoga buku pedoman ini dapat dipakai sebagai acuan bagi semua pihak di lingkungan Universitas Udayana.................................. yaitu rangkap pertama untuk Unit Kerja yang bersangkutan dan rangkap kedua untuk Pusat Arsiparis...... Berita Acara Pemindahan (BAP) dan DaĞar Pertelaan Arsip Sementara (DPAS) dibuat rangkap dua....) NIP: 36 9 ................................... DaĞar Pertelaan Arsip Sementara ini bermanfaat untuk memberikan gambaran tentang asal-usul arsip tersebut dan untuk mengetahui lebih cepat perihal yang terkandung pada arsip itu sendiri............ Ada pun bentuk/format DaĞar Pertelaan Arsip Sementara adalah sebagai berikut: Nopember 2009 Pusat Arsiparis Unud Tim Penyusun DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA Nama Unit Kerja/ Instansi Alamat Telepon SERI/ URAIAN MASALAH/ PERIHAL : : : NO URUT NOMOR & KODE SURAT KURUN WAKTU JLH/LB/ EXP KET ASLI/ COPY Penerima Denpasar/Bukit Jimbaran...) NIP: (. terutama dalam hal memberikan pelayanan arsip kepada yang membutuhkan dengan prosedur yang berlaku di Universitas Udayana......

............. lanjut arsip tersebut diserahkan kepada pusat arsiparis..tahun..sebagai pihak pertama.. Pihak kedua selanjutnya bertanggung jawab mengelola arsip inaktif yang telah dipindahkan oleh pihak pertama..... Hal-hal yang bersifat spesifik dalam pengelolaan arsip simpan. BAB V PENUTUP Yang menerima ...... yang bertandatanagan dibawah ini: Nama : NIP : Pangkat/ gol : Jabatan : Atas nama unit kerja....... Tempat........ NIP: Dari uraian tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa Buku Pedoman Umum Pengelolaan Arsip inaktif mutlak harus ada dan dapat dipakai sebagai pedoman dalam mengelola arsip inaktif simpan di lingkungan Universitas Udayana............. dan dengan mengadakan studi banding baik melalui web maupun media cetak.................................... Nama : NIP : Pangkat/ gol : Jaatan : Atas nama Pusat Arsiparis Universitas Udayana sebagai pihak kedua...... Buku Pedoman ini disusun berdasarkan aturanaturan yang berlaku sebagaimana menjadi dasar hukum buku pedoman ini..... maka segala sesuatu yang termuat dalam buku pedoman ini dapat mendekati akurasinya dan dapat dipertanggung jawabkan........... terutama mengenai bagaimana mengelola arsip simpan dengan baik dan sistematis mulai dari mengakuisisi arsip. seperti aturan-aturan yang harus terpenuhi dalam membangun gedung/ruang arsip simpan maupun non-fisik seperti jadual retensi arsip simpan dan lainlainnya akan disusun dalam buku tersendiri. Pihak pertama telah memindahkan arsip inaktif unit. termasuk memberikan pelayanan dan servis informasi tentang arsip inaktif kepada pengguna arsip dan stakeholders. kemudian dikelola sampai dengan arsip tersebut disimpan pada ruang depo... tanggal/ bulan/tahun Yang menyerahkan......... bok/ berkas... Buku Pedoman ini hanya memuat aturan-aturan pokoknya saja....... baik fisik..... tidak sistematis dan akan terjadi adanya perbedaan persepsi dalam melaksanakan tugas......... Pihak kedua telah menerima dan membenarkan bahwa arsip yang dipindahkan oleh pihak pertama sesuai dengan DaĞar Pertelaan Arsip Sementara (DPAS) seperti tersebut di atas..tanggal:.bulan...... NIP: .. Tanpa buku pedoman tentu dalam pengelolaan arsip simpan akan kehilangan arah....... 10 35 ...........berjumlah................Contoh Berita Acara Pemindahan (BAP) Arsip Sementara KOP SURAT UNIT KERJA BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Nomor: ( unit kerja ybs ) Pada hari ini......

Pemilahan arsip inaktif diawali dengan mengadakan pemeriksaan terhadap arsip itu sendiri. Kemudian diperiksa pula kelengkapan dari setiap seri. petugas arsip memberikan catatan pada buku catatan peminjaman arsip bahwa arsip dimaksud telah dikembalikan. Bila ditemukan arsip yang kondisinya sudah rusak maka perlu dilaksanakan perbaikan seperlunya. Bila telah lengkap. b. Penempatan arsip Arsip yang dikembalikan agar diperiksa kembali kelengkapannya. Contoh : BUKU CATATAN PEMINJAMAN ARSIP Untuk mencegah terjadinya kerusakan terhadap arsip simpan. Out indikator Box keluar agar dicabut. Hal ini penting artinya jangan sampai lembaran yang tidak berguna mengacau arsip yang mempunyai nilai guna. yaitu suatu kegiatan kontrol awal yang harus dilaksanakan dalam rangka penyimpanan arsip. Pemilahan No Nama Peminjam Jenis arsip Jumlah arsip Asli/ copy Tgl pinjam Tgl kembali Ket e. kapan dipinjam dan kapan kembali. Pemilahan dimaksudkan adalah memisahkan arsip yang mempunyai nilai guna dengan lembaran yang menyertai arsip itu sendiri. Dilanjutkan dengan memasukkan kembali ke dalam box di mana arsip itu diambil/ disimpan. maka sebaiknya menghubungi pejabat berwenang untuk membuat semacam arsip pengganti. perlu juga diperiksa kondisi fisik setiap lembar arsip.jumlahnya. 34 11 . apakah arsip tersebut sudah benar-benar inaktif. Kegiatan ini juga merupakan recek dari kegiatan pemeriksaan yang dilakukan ketika akan menyimpan arsip inaktif. khusus untuk seri arsip memiliki retensi panjang atau mungkin merupakan arsip vital. dengan mencocokkan pada buku catatan peminjaman arsip. Apabila langkah ini juga belum menghasilkan kelengkapan seri arsip yang dicari. Selanjutnya. atau menanyakan kepada unit kerja asal. hendaknya arsip-arsip yang akan dipindahkan difumigasi pada ruangan khusus untuk itu dan pengelola arsip simpan terhindar dari serangan penyakit yang menyertai arsip simpan itu sendiri. di samping untuk menghindari adanya tumpukan arsip yang tidak berguna. Bila ditemukan ada seri arsip yang kurang lengkap. sehingga dapat diseleksi arsip mana yang akan dilanjutkan untuk diproses. maka harus diupayakan kelengkapannya dengan cara memeriksa daĞar arsip yang berasal dari unit lain. keasliannya.

tgl. Seri. th) (Hari. Lembaran yang menyertai arsip dapat dikatagorikan seperti: blangko kosong. Hal-hal yang perlu dicatat meliputi: nama peminjam. artinya berdasarkan kesamaan jenis/ bentuk. contoh: Kumpulan Surat Keputusan Rektor/ Dekan. Rubrik. Pendeskripsian Contoh : OUT INDIKATOR ARSIP KELUAR Nama Peminjam ( nama jelas dan lengkap) Kode R : No. artinya arsip dikumpulkan berdasarkan kesamaan urusan/ kegiatan contoh: personel file. amplop dan fotocopy arsip bilamana arsip yang aslinya tidak ada. Bok) No. Setelah semua seri arsip diperiksa dengan teliti. Kemudian arsip yang mempunyai nilai guna dikumpulkan dan dikelompokkan berdasarkan: a. ordener. kegiatan minat mahasiswa. Dosir. Kegiatan ini dilaksanakan untuk menguji kebenaran deskripsi arsip yang telah dilaksanakan oleh Arsiparis di central file. dan lain-lain c. kemudian arsip yang tidak mempunyai nilai guna mulai dipisahkan untuk dimusnahkan.Dalam hal pemilahan arsip hendaknya dilakukan dengan hati-hati jangan sampai arsip yang mempunyai nilai guna ternoda/rusak. Penelitian. th) (Nama dan paraf petugas) Arsip yang dipinjam Tgl Pengambilan Tgl Kembali Petugas Penjelasan : 1. seminar. tgl. Ketua/ Ketua Unit kerja lainnya. Keuangan. 12 33 . formulir atau sarana lainnya. Out Indikator dibuat rangkap dua: 2. B : (No. artinya berdasarkan kesamaan permasalahan yang terjadi contoh: Masalah Kepegawaian. Yayasan. bln. Sampul) Diskripsi: (Uraian singkat/ perihal arsip) (Hari. jenis arsip. Pendeskripsian arsip dilakukan terhadap arsip yang masih dalam keadaan kacau. Satu rangkap ditempel pada Box arsip 3. Cara melaksanakan pemisahan antara arsip dengan nonarsip terlebih dahulu harus dikenali mana yang mempunyai nilai guna dan yang tidak. Pencatatan Langkah berikutnya adalah mencatat arsip yang akan dipinjam dalam sarana peminjaman baik berupa buku. Rak : No. Satu rangkap untuk petugas arsip ( Arsiparis) OUT INDIKATOR BOX KELUAR Box Pengganti diisi label: BOX KELUAR (dengan label warna hijau) (besarnya Box sama dengan box arsip keluar) d. sampul. bln. maka langkah berikutnya adalah melaksanakan pendeskripsian arsip. dan lain-lain Arsip yang telah dikumpulkan dikelompokkan kembali sesuai dengan pola klasifikasi arsip yang berlaku di Universitas Udayana untuk diproses pada tahap selanjutnya. b. S : ( No. c.

Kegiatan deskripsi yang demikian. Penggunaan out indikator semacam ini biasanya disebut charge out procedure. Untuk mendapatkan keseragaman dalam pelaksanaannya.c. maka perlu disiapkan out indikator berupa box. sehingga tidak salah tempat. Pendeskripsian yang dilakukan di pusat arsip harus senantiasa memperhatikan hubungan antara arsip yang berasal dari unit kerja satu dengan unit kerja lainnya. 32 13 . sehingga dasar kegiatan deskripsi ini adalah pengetahuan atas seluruh koleksi arsip yang dimiliki organisasi. guide atau folder yang diletakkan di dalam box arsip. kemudian tempat tersebut diganti dengan box kosong yang berisi label out indikator box keluar dengan warna hijau. akan menghasilkan suatu tunjuk silang. Bila yang diambil satu box. Pengambilan Arsip Setelah box arsip ditemukan. maka arsip yang bersangkutan diambil dari tempatnya. Sebelum arsip diambil. Penciptaan tunjuk silang dapat dilaksanakan dalam bentuk lembaran. karena Arsiparis mendeskripsi arsip yang ada di lingkungan unit kerjanya saja. namun dapat pula dituangkan dalam daĞar pertelaan arsip sebagai alat bantu penemuan arsip. langkah berikutnya adalah mengambil arsip dari dalam box. terlebih dahulu harus kita siapkan out indikator (semacam tanda keluaran arsip). Juga memuat formulir yang di dalamnya berisi minimal tentang tanggal pengambilan. Di sini. yang akan sangat berguna untuk mengontrol arsip yang dipinjam dan memudahkan dalam menyimpan kembali arsip. Bila yang diambil satu folder/map. maka pendeskripsian di sini dapat dilakukan dengan menggunakan format tertentu yang berisikan informasi tentang arsip dimaksud sebagai berikut:. karena arsip dari unit yang satu berkait dengan arsip dari unit lainnya. arsip apa yang dipinjam dan sampai kapan dipinjam. maka perlu disiapkan out indikator berupa guide atau folder. Setelah out indikator disiapkan dan telah diisi formulirnya secara benar. jelas berbeda dengan deskripsi yang dilakukan oleh Arsiparis di central file (unit kerja). siapa yang meminjam.

. Pencarian Pencarian arsip inaktif dapat dilaksanakan melalui daĞar pertelaan arsip............. Pertama yang harus kita ketahui adalah masalah apa yang akan dipinjam..... dapat ditambahkan Cq.................................................... Box : No... Kode: diisi dengan Kode surat/ berkas yang diarsipkan ( lihat Pola klasifikasi Arsip). Tanggal harus dikembalikan: ......... Nomor deskripsi: diisi oleh petugas/Arsiparis pada saat pendeskripsian........... Sampul : No.................... Berdasarkan seri arsip yang ada pada DaĞar Pertelaan Arsip (DPA) akan merujuk nomor box dan nomor sampul serta lokasi penyimpanan arsip yang akan dipinjam............... 14 31 ................... kemudian dicari serinya.... Diskripsi : No.... Tahun berkas/ arsip: diisi dengan tahun berapa berkas/ arsip itu diciptakan.............. Rak : PUSAT ARSIPARIS UNIVERSITAS UDAYANA FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP Peminjam Jabatan Unit Kerja Indeks Isi Ringkas Dari : : (dosen/ pegawai/teknisi/strutural/lainnya) : : : : Kepada: Peminjam Kode: Tingkat Keaslian: (Asli/Foto Copy): Jlh........ Masalah yang dimaksud............. Keterangan ( cara pengisian ): 1...... b.......... .... 3............ 6...................... Asli/ fotocopy: diisi dengan melihat arsip itu sendiri......... NIP:. 2..... 4. Diterima kembali di arsip Tanggal: .......................................... Berkas/Arsip : Kondisi Fisik arsip : Mengetahui Kepala.. apakah asli atau fotocopy atau turunan Tanggal Peminjaman : ....KARTU DESKRIPSI ARSIP INAKTIF PUSAT ARSIPARIS UNIVERSITAS UDAYANA Contoh : Unit Pencipta : Tahun berkas/Arsip: Uraian singkat: Kode : No...... NIP:.................................. Petugas Peminjam ........... ...... ................ Uraian singkat: diisi dengan perihal surat yang akan diarsipkan. Bilamana terdapat dua atau lebih perihal/ masalah.. 5. Unit pencipta: diisi dengan dari Unit Kerja mana asal arsip..........

Pembuatan skema pengaturan arsip 7. Kegiatan pelayanan arsip pada umumnya mengatur tentang kewenangan penggunaan arsip dan prosedur penggunaannya. unit kerja. No. Lembaga. Bagian/Sub Bagian. Rangkap kedua dipergunakan pada arsip itu sendiri untuk mempermudah menemukan. Kewenangan pengguna arsip ini perlu diatur sedemikian rupa sehingga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip itu sendiri tetap terjaga. Kartu pendeskripsian ini dibuat rangkap dua. dan jenis arsip yang dipinjam. yaitu penyusunan arsip simpan dapat dilakukan berdasarkan pola klasifikasi arsip yang berlaku di lingkungan Departemen masing. Klasifikasi. yaitu penyusunan arsip simpan dapat dilakukan berdasarkan struktur organisasi yang ada di lingkungan Perguruan Tinggi tersebut. d. Apabila unit A membutuhkan arsip yang ada pada unit B perlu memperoleh ijin dari pejabat unit B atau sebaliknya. yaitu: 1. Depdiknas Nomor: 41268/A. Rangkap pertama dipergunakan untuk manufer tunjuk silang arsip dan selanjutnya dimanfaatkan untuk dimuat pada DaĞar Pertelaan Arsip (DPA) 2. No. 2.A1/KP/2008 yang mengatur tentang Pola Klasifikasi Kearsipan di lingkungan Depdiknas.BAB IV LAYANAN ARSIP Pelayanan arsip dapat berupa peminjaman arsip atau pemberian service informasi yang terkandung di dalam arsip yang disimpan. Dalam hal ini. tertulis ataupun melalui telepon/fax/email. Kewenangan penggunaan arsip pada umumnya diatur berdasarkan jenjang jabatan pengguna arsip. Formulir ini minimal memuat identitas peminjaman arsip. diberlakukan pola klasifikasi berdasarkan Keputusan Setjend. Biro. No. Sampul diisi nomor sampul pada saat arsip dimasukkan ke dalam sampul. yaitu: 1. 10. Peminjaman Arsip Peminjaman arsip atau pelayanan informasi dapat dilaksanakan melalui lisan. Rak diisi dengan nomor rak di mana arsip itu disimpan (bila rak penyimpan arsip lebih dari satu).masing. Kepala unit kerja A mempunyai kewenangan menggunakan arsip tentang pelaksanaan tugas dan fungsi unit A. Untuk di lingkungan Depdiknas. 30 15 . ada beberapa alternatif skema pengaturan yang umum bisa dimanfaatkan. seperti Rektorat. Akan sangat baik dalam kegiatan ini disiapkan formulir peminjaman. langkah berikutnya adalah: a. 9. Box diisi dengan nomor box pada saat arsip dimasukkan kedalam box. Kondisi fisik arsip: diisi dengan mencermati arsip itu sendiri apakah dalam keadaan baik/ rusak. Skema pengaturan arsip simpan dimaksudkan adalah pembuatan pos-pos masalah yang ada pada arsip simpan itu sendiri. gabung/ set 8. untuk kepentingan apa dan berapa lama dipinjam. Struktur organisasi. Setelah kewenangan pengguna arsip diatur. Jumlah berkas: diisi dengan jumlah lembar. 11. seperti : nama. Pimpinan tertinggi dari suatu organisasi berhak menggunakan seluruh arsip dari organisasi itu.

berita acara dan daĞarnya.A1/KP/2008. Dokumentasi pemusnahan Sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah (PP) Nomor: 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip bahwa setiap pemusnahan arsip harus berdasarkan kebijaksanaan pimpinan. artinya harus ada surat keputusan tentang arsip yang akan dimusnahkan. khususnya Surat Keputusan Pimpinan. Pengelompokan Indeks dan fasilitatif yang berlaku di lingkungan Perguruan Tinggi dan Kopertis sebagaimana tertuang pada Peraturan Menteri Pedidikan Nasional nomor: 26 tahun 2006. seperti Lembaga Penelitian dengan pusat-pusat Penelitian. karena ia akan menjadi pengganti arsip yang telah dimusnahkan dan sebagai dokumentasi organisasi. 3. Kombinasi dari 5 poin tersebut di atas. Badan Penjaminan Mutu (BPMU) dengan Unit Penjaminan Mutu Fakultas (UPMF). Fakultas dan Jurusan/ Program Studi. 5. 2. Kemudian harus pula dibuat berita acara pemusnahan dan daĞar arsip yang dimusnahkan. 6. dicacah. Bila ini dilakukan untuk arsip simpan maka sudah barang tentu akan sangat rumit dilaksanakan karena permasalahan yang terkandung di dalamnya sangat kompleks. Pelaksanaan pemusnahan Pemusnahan arsip ditentukan oleh pimpinan setelah mendapat persetujuan dari unit kerja asal arsip simpan. Deskripsi. e. tertanggal 16 29 . yang pada akhirnya baik fisik dan informasi yang terkandung dalam arsip tersebut tidak dapat dikenali lagi. Pemusnahan arsip tersebut disaksikan oleh minimal 2 orang pejabat hukum atau dari bagian perundang-undangan. yaitu penyusunan arsip simpan dilakukan berdasarkan tugas pokok dan fungsi dari masingmasing unit kerja yang ada di Perguruan Tinggi dimaksud baik yang eselon maupun noneselon. Tupoksi. 4. dikubur atau mempergunakan larutan kimia lainnya. Pusat Arsiparis dengan Unit arsip Fakultas. demikian juga dengan kelompok-kelompok peneliti.3. Di lingkungan Universitas Udayana diharapkan bisa menerapkan skema pola klasifikasi yang berlaku di lingkungan Depdiknas sehingga dengan demikian akan menjadi pola yang seragam dengan yang diterapkan Depdiknas. Berdasarkan Keputusan Sekretaris Jenderal Depdiknas nomor: 41268/ A. yang dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya ada kaitannya antara unit kerja yang satu dengan yang lainnya. yaitu penyusunan arsip simpan berdasarkan uraian singkat yang terkandung dalam surat/arsip itu sendiri dan sudah barang tentu memerlukan adanya keahlian dalam hal menentukan uraian surat yang akan dimanfaatkan sebagai deskripsi. Unit kerja terkait/yang bersangkutan. baik eselon maupun noneselon. yaitu penyusunan arsip simpan berdasarkan unit-unit kerja yang ada dan dibentuk dengan Keputusan Rektor. Pelaksanaan pemusnahan segera dilakukan dengan cara dibakar. Semua dokumentasi dari kegiatan pemusnahan arsip perlu disimpan sebagai arsip vital.

DAFTAR RETENSI ARSIP INAKTIF/ STATIS UNIVERSITAS UDAYANA No. b. 4. yang mengatur tentang Pola Klasifikasi Kearsipan di lingkungan Depdiknas. e. 6.untuk waktu tertentu. HM dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Kehumasan. tahun diisi dengan tahun surat yang diarsipkan. Kemudian mengundang unsur-unsur terkait untuk mencermati dan menentukan jadual retensinya dengan mengacu kepada jadual retensi arsip substantif 18 Juli 2008. 5. Indeks yang menyangkut masalah fasilitatif Masalah fasilitatif kemudian dibagi dan dikelompokkan kembali yang disesuaikan dengan kode surat yang berlaku di lingkungan Depdiknas sbb: a. TI dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah teknologi informasi dan komunikasi. 2. no. retensi diisi dengan tenggang waktu sesuai dengan JRA. 1 Kode surat 2 Perihal/Jenis/Seri/ Dosir 3 Thn 4 No. KU dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Keuangan. f. c. DL dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah pendidikan dan pelatihan. kode surat diisi kode surat yang diarsipkan. j. perihal/jenis/seri/dosir diisi dengan penjelasan singkat isi surat arsip termasuk jenisnya/seri/dosir. Penyusunan daĞar pemusnahan arsip dilakukan oleh para Arsiparis yang diberikan tugas untuk itu berdasarkan format terlampir. KP dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Kepegawaian. Box 5 Retensi 6 Penjelasan : 1. yaitu: 1. PG dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah penelitian dan pengembangan. PR dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah perencanaan. Contoh format daĞar pemusnahan arsip inaktif/ statis. OT dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Organisasi dan Tata Laksana. 3. dimusnahkan atau mungkin diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk arsip yang bernilai guna sekunder (memiliki kandungan informasi bersejarah). 28 17 . Diisi nomor urut. i. d. LK dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah perlengkapan h. penerapan indeks dalam penyusunan arsip inaktif/ statis dibagi menjadi dua kelompok. k. TU dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah ketatausahaan. HK dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Hukum. Box diisi dengan nomor box di mana surat arsip itu disimpan. g.

yang disesuaikan dengan job diskription dari masing-masing Unit kerja dan dapat mempergunakan angka.l. yang kemudian diajukan ke panitia pemusnahan arsip untuk diadakan penilaian kembali. DT 03 Arsip yang menyangkut tentang pembinaan kelembagaan. PP dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Pendidikan Tinggi yang meliputi: a.00 Arsip yang menyangkut tentang administrasi penyelenggaraan pendidikan. kebersihan. Setelah arsip tersebut terseleksi. maka perlu diberi kode huruf untuk setiap ruangan yang ada. Penilaian kembali terhadap arsip yang akan dimusnahkan ini kemungkinan akan menghasilkan suatu keputusan arsip tersebut disimpan kembali 18 27 . maka langkah berikutnya adalah menata box dalam rak arsip. kemudian dibagi dan dikelompokkan kembali yang disesuaikan dengan kode surat yang berlaku di lingkungan Depdiknas sbb: 1.02. Dengan demikian. yang artinya arsip disimpan di ruang A. Dari Kode Surat ini kemudian dikelompokkan kembali ke dalam subkode. maka juga harus disiapkan kode untuk setiap rak. pada rak 02 dan nomor box 56. D. nomor box atau label box menjadi: A. Arsip yang menyangkut tentang kemahasiswaan. DT dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah Pendidikan Tinggi yang meliputi: a. 2.01. c. PP. WS dimaksudkan adalah untuk menyimpan arsip yang menyangkut masalah pengawasan. b. m. maka perlu dibuat daĞarnya. DT 01 Arsip yang menyangkut tentang Penelitian dan Pengabdian Masyarakat. yaitu Tri Dharma Perguruan Tinggi. Jika terdapat beberapa ruangan. Bila terdapat banyak rak dalam setiap ruangan. serta menjaga kesehatan dalam hal melaksanakan tugas-tugas rutin. DT 02 Arsip yang menyangkut tentang ketenagaan. d. 2. khusus yang menyangkut masalah tugas pokok Perguruan Tinggi. Beberapa tahapan yang harus dilalui dan dilaksanakan adalah: 1. b. PP.56. Indeks yang menyangkut masalah substantif Masalah substantif di sini tampaknya memang dikelompokkan sedemikian rupa. Penataan box dalam rak arsip sangat tergantung pada sistem penomoran box yang digunakan dan sangat tergantung pada ruang dan alat simpan yang tersedia. DT 00 Arsip yang menyangkut tentang akademik. Retensi Arsip Retensi dimaksudkan adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengadakan penyusutan/pemusnahan/ penghapusan terhadap arsip inaktif yang tidak mempunyai nilai guna lagi sesuai dengan Jadual Retensi Arsip (JRA) dengan tujuan mengurangi tumpukan arsip dan untuk memberikan kenyamanan. Dan seterusnya. Penyeleksian Seleksi terhadap arsip yang tenggang waktu retensinya ditentukan telah habis dapat dilaksanakan berdasarkan Jadual Retensi Arsip (JRA) sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor : 26 tahun 2006 tentang Jadual Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif.

Arsip yang menyangkut tentang alumni. Namun demikian.09.Fentilasi dan kelembaban udara di ruang simpan/ depo hendaknya mendapatkan perhatian dengan baik untuk memberikan jaminan arsip dapat tersimpan dalam waktu lama yang disertai dengan alat pemantau suhu udara. Pemeliharaan gedung/bangunan/ruang depo arsip simpan perlu dikelola dengan baik. Jika dalam satu box berisi beberapa seri yang berbeda. Pemeliharaan ruang simpan pada hakikatnya [di dalamnya] meliputi pemeliharaan fisik. terlebih lagi rak yang terbuat dari besi. Setelah semua arsip dimasukkan dalam box dan box tersebut diberi nomor/kode sesuai dengan nomor urut atau lokasi penyimpanannya. Demikian pula terhadap peralatan yang ada. f. Arsip yang menyangkut tentang Prasarana dan sarana Akademik. i. Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat mempergunakan kode PM.02. Untuk itu. maka akan mempersulit ketika arsip tersebut akan disusutkan. PP. h. g. PP. c. f. j. maka perlu diberi bahan antikarat. seperti bidang kemahasiswaan dipakai kode KM.05. PP. Arsip yang menyangkut tentang Wali Amanah. Arsip yang menyangkut tentang program studi. PP. Penomoran dan Labelisasi Pemberian nomor dan label pada setiap berkas yang akan diarsipkan mengandung makna yang sangat 26 19 . Demikian pula pemeriksaan instalasi listrik dan air dilaksanakan secara pereodik.07. e. PP. d. Apabila terdapat kerusakan-kerusakan fisik/ gedung/ bangunan/ruang depo.04 Arsip yang menyangkut tentang Penelitian dan Pengabdian Masyarakat. yang disesuaikan dengan job diskription dari masing-masing unit kerja dan dapat mempergunakan angka.06 Arsip yang menyangkut tentang tenaga pengajar. Pemeliharaan gedung/bangunan/ruang depo.04. Arsip yang menyangkut tentang Ijasah dan transkrip. PP. hendaknya diperlakukan sama dengan pemeliharaan gedung/bangunan/ruang. PP. Dari kode surat ini kemudian dikelompokkan kembali ke dalam subkode. yaitu: a. bocor atau lembab. pola klasifikasi kearsipan di lingkungan Universitas Udayana tetap mengikuti pola klasifikasi kearsipan di lingkungan Depdiknas dengan diadakan modifikasi sesuai dengan kesepakatan para Arsiparis di lingkungan Universitas Udayana seperti terlampir. Penataan Arsip Penataan arsip dalam setiap box sebaiknya hanya berisi satu seri arsip saja. C. dan dibersihkan secara rutin termasuk dinding.03. maka segera diperbaiki agar arsip simpan tidak menjadi rusak.01. Arsip yang menyangkut tentang forum Senat.08. b. Alat pemadam kebakaran harus ada dan senantiasa dikontrol oleh petugas. langit-langit jangan sampai menglupas yang akan mengakibatkan berdebu. sampai saat ini terdapat perbedaan kode surat yang dimanfaatkan di lingkungan Universitas Udayan. Peralatan. PP. atau seri yang sangat berdekatan dengan retensi yang sama.

Penyediaan sarana prasarana yang diperlukan seyogyanya dilakukan oleh setiap unit kerja di mana Arsiparis ditempatkan. 2. semprot. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui hal-hal yang disimpan di Depo Arsip. pusatpusat. dengan memperhatikan pola klasifikasi pengarsipan yang berlaku. seperti udara. dan unit organisasi lain di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional. oles. c. mikro film. jelas dan cepat dalam hal pencarian arsip-arsip/berkas yang disimpan. desk tray. data plan filling sistem. baki surat. selain disebabkan oleh faktor dari dalam juga disebabkan oleh faktor luar. Pembuatan DPA b. masker. roll file trolley (tempat penyimpan arsip yang mudah dipindahkan karena ada rodanya). g. topi. mikro organisme serta oleh petugas arsip karena kesalahan penanganan maupun penyimpanannya. karet. komputer. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan memberikan perawatan khusus oleh petugas dengan mempergunakan obat-obatan. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki jangka simpan 10 (sepuluh) tahun atau lebih dilaksanakan pada pusat arsip departemen. sebagai langkah terakhir adalah membuat DaĞar Pertelaan Arsip (DPA). kapur barus dan lainnya baik dilakukan secara poles. compack rolling shelving. Pemeliharaan Ruang Simpan Pemeliharaan arsip simpan merupakan kegiatan yang harus dilakukan secara kontinyu. Box dan kertas pembungkus dengan ukuran tertentu. vertical plan filling sistem. tali pengikat. yang sudah barang tentu disesuaikan dengan nomor dan label dari mulai diarsipkan sampai berkelanjutan. slop tangan. Setelah selesai dilaksanakan pengolahan terhadap arsip simpan. mengapa demikian?. mengingat melalui kegiatan ini akan dapat memberikan petunjuk yang lengkap. B. compack rotary filling. cahaya. jamur. memory wriĴer. plastik pembungkus. Filling kabinet. Rentang waktu terhadap arsip simpan yang bisa dilaksanakan pada Pusat Arsiparis Universitas Udayana tentu menyesuaikan dengan ketentuan yang diatur dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor: 37 tahun 2006 pada pasal 16 disebutkan bahwa: 1. pengatur suhu udara khususnya diruang arsip vital. rotary filling sistem. Pengelolaan arsip inaktif bagi arsip yang memiliki jangka simpan kurang dari 10 (sepuluh) tahun dilaksanakan pada pusat arsip unit utama. rak buku. lemari arsip alat pengukur kelembaban udara. seperti obat anti rayap. karena bahan rekam yang digunakan untuk membuat arsip terdiri atas komponen-komponen yang satu dengan yang lainnya saling kontak. ordener. ATK. 20 25 . baju khusus. Kerusakan arsip.penting. lemari besi. Pemberian nomor dan labelisasi pada box arsip simpan ini dilaksanakan oleh Arsiparis yang ada di lingkungan unit kerja masing-masing. vacum cleaner dan lainnya. kapur barus dan bahan pengawet lainnya. obat-obatan.

Rak terbuka sebaiknya terbuat dari besi baja. Telepon: diisi dengan nomor telepon Unit Kerja yang bersangkutan. 3. 4. No. maka bagian atasnya diikat dengan kawat baja dihubungkan dengan rak lainnya. Rak 11 12 seri Rubrik Dosi No. r sampul 6 7 8 9 No KodeKlasifikasi 1 2 3 5 Petunjuk Pengisian Form: 1.bagian belakang yang di dalamnya terdapat berbagai fasilitas penyimpanan sesuai dengan media dan jenis arsip yang disimpan. 9. Indeks: diisi dengan indek surat yang tertuang dalam pola klasifikasi kearsipan Universitas Udayana. Unit mesin AC. tergantung pemanfaatannya. c. dengan jarak kurang lebih 1 (satu) meter. Arsiparis wajib mengevaluasi arsip mana yang cocok tersimpan dalam rak terbuka begitu juga sebalikya. Ruangan ini sebaiknya jauh dari tempat yang peruntukkannya sebagai : a. 7. Tahun: diisi dengan tahun berapa surat/ berkas itu dibuat. 6. Jarak antara deretan rak membentuk lorong yang cukup untuk lalu-lalang pengambilan arsip simpan. dapur. Unit Kerja diisi dengan nama unit kerja yang memiliki arsip (Fak/ PS/ Biro/ Lembaga/ UPT/ dan lain-lain). Untuk menstabilkan rak. Deskripsi/ uraian masalah: diisi dengan pokok permasalahan yang tertuang pada surat/ berkas yang akan diarsipkan. No. Boks 10 Ket No. 8. Adapun DaĞar Pertelaan Arsip (DPA) dimaksud adalah sebagai berikut: DAFTAR PERTELAAN ARSIP UNIT KERJA UNIT Telp KERJA Telp : : :: Indek Diskripsi/ Uraian masalah 4 Tahun Sistim Penyimpanan Lokasi Penyimpanan. Diisi dengan nomor urut. Sarana lainnya yang perlu disediakan adalah sbb: a. tidak berada di bawah lampu dan kabel-kabel listrik serta pipa air. dengan tinggi hampir setinggi ruangan sehingga dapat mengoptimalkan penggunaan ruang secara vertikal. 5. Kode Klasifikasi: diisi dengan kode yang tertuang dalam pola klasifikasi kearsipan Universitas Udayana. Seri: diisi dengan arsip simpan dalam bentuk seri. Pengaturan rak perlu dilaksanakan dengan baik sehingga tidak memakan banyak ruangan. Penyimpanan zat kimia. sehingga semua rak dalam satu ruangan merupakan satu ikatan yang saling memperkuat satu sama lain. 4. Rak penyimpan arsip Model rak penyimpanan arsip dirancang sedemikian rupa sesuai dengan arsip yang akan disimpan. Loteng atau basemen yang tidak dikontruksi khusus sesuai standar penyimpanan arsip. Rak ini bisa tertutup dan bisa juga terbuka. Rubrik: diisi dengan arsip simpan dalam bentuk 24 21 . regenci kamar mandi b. Jarak antara rak dengan tembok lebih kurang 70 – 80 Cm. 2. Jarak antara rak dengan langit-langit sekitar 60 cm.

standar minimal saranaprasarana yang diperlukan untuk mengelola arsip inaktif/ statis adalah sbb: 1. Penataan ruang simpan arsip di dalamnya akan kita jumpai adanya sarana-prasarana yang harus dipenuhi. Penataan Ruang Simpan Dalam hal memberikan jaminan terhadap keamanan arsip simpan. fentilasi. Untuk itu. ruang simpan yang juga disebut Depo mutlak harus ada. Rak: diisi dengan nomor rak yang dipakai untuk menyimpan arsip. Tersedianya ruangan Depo untuk menyimpan arsip inaktif/ statis yang mampu menampung semua Arsip yang akan disimpan. BAB III PENYIMPANAN A. 12. No.10. 13. menghindari jangan sampai zat. 2. Luas ruangan ini tergantung dari jumlah pegawai pada unit kerja tersebut. Tersedianya ruang fumigasi dan ruang sterill sesuai dengan standar Nasional. digunakan untuk tempat bekerja para pegawai/ Arsiparis. Dosir: diisi dengan arsip simpan dalam bentuk dosir. Ruangan ini dibangun sedemikian rupa diperuntukkan khusus untuk fumigasi terhadap arsip yang akan disimpan di Depo. No. Boks: diisi dengan nomor boks penyimpan arsip. 11. suhu udara. No. dengan ukuran luas. Secara keseluruhan ruangan ini bersifat tertutup. 3.zat kimia yang dapat membunuh kuman-kuman yang ada pada arsip simpan bisa keluar dari ruangan. Keterangan: diisi dengan hal-hal yang perlu untuk mempermudah mengetahui kondisi arsip. tingkat kelembaban sesuai dengan standar Nasional. rubrik. Ruang penyimpanan ini terletak di 22 23 . 14. Tersedianya ruangan sekretariat Pengelola Arsip inaktif/statis yang memadai. Sampul diisi dengan nomor sampul sebagai pembungkus surat/ berkas yang akan diarsipkan. Ruangan ini biasanya terletak di bagian depan. Luas ruangan ini menyesuaian dengan volume arsip yang ada.