P. 1
Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

Cara-cara Menguruskan Fail Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah

|Views: 292|Likes:
Published by azmady
Cara-cara untuk menguruskan fail di sekolah dan di pejabat. Sesuai untuk semua guru terutamanya yang berada di sekolah rendah dan juga sekolah menengah. Penjelasan langkah demi langkah dan sangat udah difahami. Terdapat juga beberapa latihan yang boleh dicuba dan soalan untuk menguji pemahaman.
Cara-cara untuk menguruskan fail di sekolah dan di pejabat. Sesuai untuk semua guru terutamanya yang berada di sekolah rendah dan juga sekolah menengah. Penjelasan langkah demi langkah dan sangat udah difahami. Terdapat juga beberapa latihan yang boleh dicuba dan soalan untuk menguji pemahaman.

More info:

Categories:Types, School Work
Published by: azmady on May 03, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

10/23/2015

pdf

text

original

SISTEM PEMFAILAN

TAKLIMAT :

PENGENALAN

PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 5 TAHUN 2007
BERKUATKUASA 30 April, 2007

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

PENGENALAN

BHG. I BHG. II BHG. III BHG. IV BHG. V BHG. VI BHG. VIII
BHG. IX

– Pengurusan Am Pejabat – Pentadbiran Sumber Manusia – Keperbadian Dan Keterampilan – Pengurusan Perhubungan Pelanggan – Sistem Penyampaian Perkhidmatan – Urusan Surat Kerajaan – Penyelenggaraan, Pemuliharaan dan Pelupusan Rekod Awam – Pengurusan Komunikasi Dan Teknologi Maklumat – Inventori dan Bekalan Pejabat

BHG. VII – Pengurusan Fail

BHG. X

PENGURUSAN FAIL

BAHAGIAN VII :

PEMFAILAN

Berasal dari perkataan latin : fillum
Seutas benang untuk mengikat dokumen supaya tidak tercicir.

Satu folder di mana di dalamnya surat-suratan disusun dengan cermat dan teratur, diberi tajuk, nombor, didaftar dan diindekskan. Alat yang dinomborkan dan didaftarkan mengikut kaedah tertentu dan digunakan untuk menyimpan dokumen yang berkaitan dengan satu-satu perkara atau subjek. Tindakan memasukkan dokumen ke dalam alat tersebut.

PEMFAILAN Proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir. Satu proses Klasifikasi. Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supaya mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki. Penyusunan. .

pergerakan. surat dan catatan minit. pendaftaran. penyimpanan. Meliputi pembukaan. pemindahan dan pelupusan.PEMFAILAN Mengandungi dokumen. .

Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik. . Membantu pegawai atau staff yang terlibat dengan fail dan surat dalam kerja-kerja mereka. teratur dan berkesan. Memperkemaskan Arahan Perkhidmatan sedia ada supaya ianya sentiasa relevan dan dapat dijadikan panduan kepada agensi awam. Mendapat pengiktirafan kerajaan dalam Anugerah MS ISO. cekap dan berkesan di jabatan.PEMFAILAN Membantu agensi awam melaksanakan urusan pentadbiran pejabat dengan lebih cekap.

PEMFAILAN Alat perhubungan Menguruskan maklumat jabatan/agensi Membantu membuat keputusan Mengambil tindakan Mengekalkan ingatan Bahan rujukan utama Bahan bukti Bahan penyelidikan .

1/80) SAMPUL KECIL (Am 435A – Pin. 1/82) TERHAD (TANDA TERHAD) Putih SULIT (Am 436) Hijau RAHSIA (Am 437) Merah Jambu Berpalang Merah RAHSIA BESAR (Am 438) Kuning Berpalang Merah .PEMFAILAN TERBUKA (Am 435 – Pin.

5 Tahun 2007 – PPP Bhg. VII .PEMFAILAN Peruntukan Undang-Undang Bhg. ‘A’ (PU.A) Akta Arkib Negara Akta Rahsia Rasmi 1972 Peraturan Pentadbiran Arahan Perkhidmatan – BAB 4 – Sistem Fail Pekeliling Perkhidmatan Bil.

Cara mudah diperluas dan diguna berterusan.PEMFAILAN Fail manila kad tidak banyak gunakan ruang. Mudah disedia dan mudah disimpan. . Cross reference –maklumat berkaitan dimasukkan dalam fail berkenaan. Murah dan mudah diperoleh. Rekod mudah dicari bila perlu.

kelengkapan dan bekalan. kewangan dan personel.PEMFAILAN Mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan hal pentadbiran. bangunan dan harta. .

Personel : 500 .PEMFAILAN Fail Urusan Am (house keeping files) .Kelengkapan dan Bekalan (Aset Alih) : 300 .Pentadbiran Am : 100 .Bangunan dan Harta (Aset Tetap) : 200 .Kewangan : 400 .

Pengurusan Kokurikulum : 700 . Fail Urusan Fungsian (function files) .Pengurusan Kurikulum : 600 .PEMFAILAN Mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan fungsi dan aktiviti asas jabatan.

PEMFAILAN Terbuka Terperingkat : Dikelaskan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan Rahsia Besar Rahsia Sulit Terhad .

PEMFAILAN TERBUKA TERHAD - SULIT RAHSIA RAHSIA BESAR - Tiada had Pegawai yang menjalankan tugas Individu Maruah Negara Keselamatan Negara .

Rahsia : Boleh membahayakan keselamatan negara. Terhad : Boleh menghalang kelicinan proses pentadbiran.PEMFAILAN Rahsia Besar : Boleh menyebabkan kerosakan besar kepada negara. Sulit : Boleh memudaratkan kepentingan atau martabat negara. .

.PEMFAILAN Maklumat tentang urusan kerajaan yang masih dalam proses perancangan adalah merupakan antara rahsia besar kerajaan. Maklumat ini dimuatkan di dalam fail berwarna kuning dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail.

Fail yang menyimpan maklumat pengelasan rahsia berwarna merah jambu dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail. .PEMFAILAN Urusan berkaitan dengan program pembangunan kerajaan dianggap sebagai maklumat berkelas “Rahsia”.

Begitu juga urusan tatakelakuan pegawai awam. Maklumat berkenaan disimpan dalam fail warna hijau muda dan dicatat sebagai ‘SULIT’. .PEMFAILAN Urusan yang berkaitan dengan sesuatu keputusan kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri.

Maklumat seperti butiran peribadi staf dianggap sebagai maklumat terhad.PEMFAILAN TERHAD Biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail yang edarannya terhad disebabkan maklumat yang terkandung di dalamnya . Fail jenis ini berwarna putih. .

iaitu fail-fail berkaitan dengan pengurusan harian sesebuah jabatan. Fail jenis ini berwarna putih. . Fail-fail pentadbiran adalah tergulung dalam kategori ini.PEMFAILAN Kebanyakan fail di sesebuah jabatan adalah jenis terbuka.

Warna fail ialah kuning atau coklat.PEMFAILAN Sampul kecil ialah fail sementara diwujudkan berlandaskan fail utamanya. Fail timbul mengandungi bahan-bahan yang belum diedarkan kepada pegawaipegawai atau untuk perhatian pegawai atasan. .

PEMBUKAAN FAIL PROSEDUR : .

Kecuaian membuka fail kadangkadang akan menyebabkan perkara-perkara berikut : a. c.PROSEDUR Sebelum sesuatu fail dibuka. Pewujudan dua fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor yang berlainan. . b. Pewujudan dua fail dengan tajuk dan nombor yang sama. adalah menjadi tanggungjawab utama untuk menyemak dan memastikan fail berkenaan sudah dibuka ataupun belum dibuka. Pewujudan dua fail dengan tajuk berlainan tetapi nombor yang sama.

abjad. Semak setiap surat/memo yang diterima mempunyai nombor rujukan fail. komputer dan lain-lain panduan. akan dapat memastikan fail sudah atau belum dibuka. senarai fail. buku daftar fail. Sekiranya fail belum dibuka barulah fail baru perlu dibuka. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas. Baca isi kandungan surat dengan cermat dan semak perkara utama dalam surat. b. .PROSEDUR Untuk elak adalah menjadi tanggungjawab utama untuk mengikuti langkah-langkah berikut : a. c. Semak panduan-panduan yang sedia ada seperti doket.

Tidak guna singkatan seperti BPR. ANM. Elak guna perkataan/ejaan sama yang mempunyai makna berlainan (homographs) contohnya kabinet. Jelas. MNI.PROSEDUR Isi surat menentukan tajuk. Nombor fail ikut kod sistem fail sedia ada. bahagian kabinet dll. Berdasarkan fungsi jabatan/agensi. ringkas dan padat. BMW dll. BPR. PPR . .

nombor rujukan dan tarikh pembukaan dicatat di atas kulit fail. Daftarkan fail baru ke dalam rekod pendaftaran fail. Kandungkan surat mengikut taraf terperingkat. Setelah menerima surat. hendaklah dikandungkan ke dalam fail berkenaan. .PROSEDUR Tajuk.

PROSEDUR JBB1005 (S) / 100-09 / 09 / 003 Kod Sekolah Kumpulan Utama Taraf keselamatan Tajuk Utama Sub Tajuk Utama (Aktiviti) Sub-sub Tajuk Utama (Sub-Aktiviti) TAJUK FAIL: TINDAKAN TATATERTIB (SULIT) .

PROSEDUR JBB1005 / 100-09 / 10 / 004 Kod Sekolah Kumpulan Utama Tajuk Utama Sub Tajuk Utama (Aktiviti) Sub-sub Tajuk Utama (Sub-Aktiviti) .

PROSEDUR JBB1005 / FP : A-81679 Kod Sekolah Nama Ringkas Bagi Fail Peribadi Nombor Fail Peribadi di Jabatan .

PROSEDUR 100-1 / 01 JBB1005 / 100-1 / 01 150 Pentadbiran Am PEKELILING IKHTISAS 02/10/2008 .

.PROSEDUR Pertama : Tarikh kandungan pertama yang dimasukkan ke dalam fail. Bukan tarikh terima surat atau tarikh surat atau tarikh tutup fail. Akhir : Tarikh lampiran/surat terakhir dicatat sebelum fail ditutup.

KERTAS MINIT PENULISAN : .

.PENULISAN Buka surat dan copkan tarikh terima. Daftar surat dalam Buku Daftar Penerimaan Surat (Am 10). Dapatkan fail dan kandungkan surat dalam fail berkenaan. Serah surat kepada Ketua Jabatan untuk diminitkan kecuali surat untuk perhatian. Serah surat kepada pegawai berkenaan untuk tindakan.

.PENULISAN Catatkan bilangan kandungan fail di sudut kanan atas surat. nombor dan bulatan perlu ditanda warna biru atau hitam. nombor dan bulatan perlu ditanda dengan warna merah. Nombor kandungan diletakkan dalam bulatan. Surat dihantar keluar. Surat diterima.

PENULISAN Setiap fail perlu ada kertas minit. Kertas minit digunakan untuk mencatat semua surat-surat masuk dan keluar serta tindakan atau catatan berkaitan dengan isi kandungan surat-surat berkenaan. . Surat-surat keluar dicatat dengan dakwat biru/hitam. Surat-surat masuk dicatat dengan dakwat merah.

………………………..……… Surat bertarikh …………. dihantar pada . daripada ……………. kepada ….dikandung pada ..PENULISAN Surat bertarikh …………. ……………………….…………...………… ...

melainkan perenggan pertama hendaklah diberi nombor. . Minit dengan tulisan tangan hendaklah ditulis dengan jelas.PENULISAN Semua perenggan dalam sesuatu minit.

t. Terima kasih.2012 m. 2.t. Sila berbincang dan maklumkan kepada saya keputusannya.s : 1/1 20 dimasukkan 15.4.PENULISAN Kertas Minit No.2012 pada Pen. Kandungan (20) di atas untuk makluman dan tindakan. Fail : JBB1005/100-01/01/002 Surat / Memo Pekelling bertarikh Pengesahan dalam Perkhidmatan PPP J.Kanan Tadbiran. Ringkas tarikh . Pk.(AM)4220/2/Jld2/(45) 5. Pend.4.

4. Dimaklumkan kepada Pengetua untuk tindakan selanjutnya pada 16.2012. Ringkas tarikh .t.PENULISAN Kertas Minit No. Fail : JBA8011/100-01/01/002 m.s : 1/1 Telah berbincang dan keputusan telah dibuat dan dipersetujui. t.

Daripada. No. . Pindaan surat perlu mengandungi : Tajuk Surat. Dipindah Oleh dan Tarikh.Rujukan Surat.PENULISAN Surat-surat tersalah masuk fail. Dipindah ke Dalam Fail.

..…….. Tarikh: …………......………… Dipindah ke dalam Fail: .. Dipindah oleh: ……………………….….……………………………….Rujukan Surat: . .………………… …..….……………….….... ….………... No.…………………………….…………………….………………………….……………………...………………………………………….PENULISAN Tajuk Surat: ...……… Daripada: ………….…..…...………….………………………………..

TUTUP BUKA FAIL PROSEDUR : .

Fail Induk tidak dapat dikesan perlu buka sampul kecil.Jadikan sampul kecil sebagai kandungan apabila fail berkenaan dijumpai. . .Jika fail asal tidak dapat dikesan fail baru perlu dibuka.PROSEDUR Membuka Sampul Kecil sebagai Tindakan Fail Sementara . . .Nombor/tajuk fail sama dengan fail asal.

PROSEDUR Fail perlu ditutup sekiranya telah mengandungi 100 kandungan atau ketebalannya 4 sentimeter. . mana yang terdahulu. Di atas kulit fail yang telah ditutup itu hendaklah dipalang dengan dakwat merah dan dicatatkan perkataan ‘DITUTUP – JILID 2 DIBUKA’ dengan dakwat biru atau hitam menggunakan dakwat kekal.

PROSEDUR 100-1 / 01 JBB1005 / 100-1 / 01 150 Pentadbiran Am PEKELILING IKHTISAS 02/10/2008 .

100-1 / 01 JBB1005 / 100-1 / 01 Jld.2 151 Pentadbiran Am PEKELILING IKHTISAS .PROSEDUR Di atas kulit fail yang baru pula hendaklah dicatatkan tajuk dan nombor rujukan yang sama beserta dengan catatan ‘Jilid 2’ (Jld. 2).

JALAN PENAGA. BANDAR BARU KOTA PUTERI.A (Hons) Teknologi Maklumat (UPSI) 2005 DIPLOMA (edu) (IB Kuala Lumpur) 1992 KEJURULATIHAN : LEAD AUDITOR. JOHOR ALAMAT BERTUGAS : PEJABAT PELAJARAN DAERAH PASIR GUDANG d/a SK SERI KOTA PUTERI 4.SEKIAN HUSSIN BIN HAMIDON PENOLONG PPD PENGURUSAN KUALITI B. 81750 MASAI. JOHOR . INTERNATIONAL REGISTER OF CERTIFICATED AUDITORS (IRCA UK) 2011 TARIKH LAHIR : 22 OKTOBER 1971 TEMPAT LAHIR : JOHOR BAHRU.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->