You are on page 1of 20

PENULISAN SURAT

DINAS
RANGKUMAN MATERI PENULISAN SURAT DINAS
DISUSUN OLEH:

1. MUHAMMAD FAUZI

I11110002

2. BAKRI BAIQUNI NASUTION


3. DWI ERLINDA PUTRI

I11110010

I11110012

4. QORY IRSAN

I11110028

5. RISTRA R. DIFARISSA

I11110039

6. FADILLA SAFIRA

I11110051

7. GANDRA WAHYUDI

I11110064

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN

UNIVERSITAS TANJUNGPURA
PONTIANAK

SURAT DINAS

A. Definisi Surat Dinas


Dalam kehidupan sehari-hari manusia akan bergaul dengan sesamanya.
Demikian pula , dalam rangka menjamin lancarnya suatu pemerintahan, suatu
instansi atau suatu departemen akan berkomunikasi dengan instansi atau
departemen yang lain karena kedua belah pihak saling memerlukan. Dalam
dunia bisnis dan dunia ekonomi terjadi peristiwa yang sama. Dalam pergaulan
seperti disebutkan diatas , manusia tidak terlepas dari saling memberikan
informasi, baik secara lisan maupun secara tertulis. Informasi secara lisan
terjadi jika si pemberi informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si
penerima informasi, contohnya melalui telepon, radio, dan melalui televisi.
Sebaliknya, informasi secara tertulis terjadi jika kondisi untuk lisan tidak
memungkinkan untuk dilakukan. Ada beberapa macam sarana komunikasi nonlisan,salah satunya adalah surat. Jadi, surat adalah salah satu sarana komunikasi
tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau
organisasi) kepada pihak lain (orang,instansi, atau organisasi). Sedangkan surat
dinas adalah apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi
yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang
bersangkutan.

B. Fungsi Surat Dinas


Surat dinas memiliki beberapa fungsi sebagai berikut:
1. Surat dinas sebagai bukti nyata hitam di atas putih, terutama surat-surat
perjanjian.
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena dapat diarsipkan dan di lihat
lagi jika diperlukan.
3. Surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang
perubahan dan perkembangan suatu instansi.
4.

Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat putusan atau


surat instruksi.

5. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan
lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran
mentalitas pengirimnya.

C. Syarat Surat Dinas yang Baik


Surat dinas sebagai sarana komunikasi tertulis, sebaiknya menggunakan
format yang menarik, tidak terlalu panjang, serta memakai bahasa yang jelas,
padat, adab, dan takzim. Format surat dinas dikatakan menarik jika letak bagianbagian surat teratur sesuai dengan ketentuan. Bagian-bagian surat dinas tidak
ditempatkan seenaknya menurut penulis. Selanjutnya, surat dinas diusahakan
tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan
menjemukan. Sebaliknya, surat yang singkat merupakan suatu keuntungan.
Kemudian, bahasa surat dinas dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap
dan unsur-unsur gramatikal, seperti subjek dan predikat, dinyatakan secara
tegas, serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat. Bahasa surat dinas
dikatakan padat jika langsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin
disampaikan tanpa basa-basi dan tanpa berbunga-bunga. Bahasa surat dinas
dikatakan adab jika pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan simpatik, tidak
menyinggung perasaan si penerima. Selain itu, surat harus bersih, necis, dan
tidak kotor.

KEPALA SURAT

Tanggal

Nomor Surat :
Lampiran

Hal

Yth. ..................................
yang

Alamat

.........................................

dituju

........................................

Salam Pembuka,
...............................................................................................................
Paragraf
...............................................................................................................
pembuka
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Paragraf Isi
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Paragraf
...............................................................................................................
penutup
...............................................................................................................

Salam Penutup,
Tanda Tangan

Nama Penanda Tangan


Nama Jabatan

Tembusan
.............
Inisial

Gambar 1

Format Lurus Penuh


(Full block style)

KEPALA SURAT

Nomor

Lampiran

Hal

Tanggal

Yth. .......................................... Alamat


yang
................................................. dituju
..............................................

Salam Pembuka,
...............................................................................................................
Paragraf
...............................................................................................................
pembuka
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Paragraf isi
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................

...............................................................................................................
Paragraf
...............................................................................................................
penutup
...............................................................................................................

Salam Penutup,
Tanda Tangan

Nama Penanda Tangan


Nama Jabatan

Tembusan
.............
Inisial

Gambar 2
Format Lurus
(Block style)

KEPALA SURAT

Nomor Surat :
Lampiran

Hal

Tanggal

Yth. ..................................... Alamat

............................................ yang
dituju
...........................................

Salam Pembuka,
........................................................................................................
Paragraf
...............................................................................................................
pembuka
...............................................................................................................
...............................................................................................................
........................................................................................................
Paragraf Isi
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
.........................................................................................................
Paragraf
...............................................................................................................
penutup
...............................................................................................................

Salam Penutup,
Tanda Tangan

Nama Penanda Tangan


Nama Jabatan

Tembusan
.............

Inisial

Gambar 3
Format Setengah Lurus a
(Semi block style)

KEPALA SURAT

Nomor Surat :
Lampiran

Hal

Tanggal

Yth. .....................................

Alamat

............................................
dituju

yang

...........................................

Salam Pembuka,
........................................................................................................
Paragraf
...............................................................................................................
pembuka
...............................................................................................................
...............................................................................................................
........................................................................................................
Paragraf Isi
...............................................................................................................

...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
.........................................................................................................
Paragraf
...............................................................................................................
penutup
...............................................................................................................

Salam Penutup,
Tanda Tangan

Nama Penanda Tangan


Nama Jabatan

Tembusan
.............
Inisial

Gambar 4
Format Setengah Lurus b

KEPALA SURAT

Nomor Surat :

Tanggal

Lampiran
Hal

:
:

Yth. ..................................... Alamat


.................................. yang
dituju
..............................
.........................

Salam Pembuka,
........................................................................................................
Paragraf
...............................................................................................................
pembuka
...............................................................................................................
...............................................................................................................
........................................................................................................
Paragraf Isi
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
.........................................................................................................
Paragraf
...............................................................................................................
penutup
...............................................................................................................

Salam Penutup,
Tanda Tangan

Nama Penanda Tangan


Nama Jabatan

Tembusan
...............
...............
................
Inisial

Gambar 5
Format Lekuk
(Indented style)

KEPALA SURAT

Nomor Surat :
Lampiran

Tanggal

Yth. .....................................
Alamat
............................................
dituju

Hal

:
yang

...........................................

Salam Pembuka,
................................................................................................................
Paragraf
.........................................................................................................
pembuka

.........................................................................................................
.........................................................................................................
..........................................................................................................
Paragraf Isi
.........................................................................................................
.........................................................................................................
.........................................................................................................
.........................................................................................................
..........................................................................................................
Paragraf
...............................................................................................................
penutup
.........................................................................................................

Salam Penutup,
Tanda Tangan

Nama Penanda Tangan


Nama Jabatan

Tembusan
.............
Inisial

Gambar 6
Format Paragraf Menggantung
(Hanging paragraph style)

Dapat diinformasikan bahwa format setengah lurus a (Gambar 3)


termasuk format surat resmi Indonesia versi lama, sedangkan format setengah
lurus b (Gambar 4) termasuk format surat resmi versi baru. Pada dasarnya, tidak
ada format yang dibakukan. Oleh karena itu, format manapun yang digunakan
tidak menjadi soal. Hal itu bergantung pada kelaziman anstansi yang
bersangkutan.
Berdasarkan pengamatan, surat-surat resmi Indonesia lama banyak
menggunakan format setengah lurus versi a, sedangkan surat-surat resmi
Indosia baru banyak menggunakan format setengah lurus versi b. Dalam kaitan
dengan format surat, Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa dalam
kegiatan surat-menyurat sehari-hari melazimkan format setengah lurus versi b.
Dan, Pusat Bahasa menganjurkan kepada masyarakat, melalui penyuluhan
bahasa Indonesia di berbagai instansi, penyuluhan bahasa Indonesia melalui
telepon atau melalui surat, untuk menggunakan format setengah lurus b karena
format ini dianggap lebih efisien dan lebih menarik.
D. Bagian-bagian Surat Dinas
1. Kepala Surat atau Kop Surat
Dalam kepala surat yang lengkap tercantum (biasanya sudah tercetak)
a. nama instansi
b. alamat lengkap
c. nomor telepon
d. kode pos
e. alamat yang dituju, dan
f. lambang instansi
kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat
tentang nama, alamat, serta keterangan lain yang berkaitan dengan
instansi atau badan pengirim surat.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada si penerima surat
kapan surat itu di tulis. Seperti diketahui, pengiriman surat kadangkadang cepat jika menggunakan prangko kilat atau khusus, tetapi kadangkadang lambat jika menggunakan perangko biasa. Adakalanya pengiriman
surat lambat sekali jika mengalami hambatan di perjalanan, sepertinya
sulitnya transportasi atau alamat yang dituju terletak di daerah terprencil.

Dengan tercantumnya tanggal surat, si penerima akan mengetahui berapa


lama sura itu di perjalanan.
Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota karena nama kota itu
karena tercantum pada kepala surat. Selanjutnya, nama bulan itu jangan
disingkatkan atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. Atau 11;
Februari menjadi Feb. Atau 2). Tahun juga dituliskan lengkap, tidak
disingkat dengan tanda koma di atas. Pada akhir tanggal surat tidak
dibubuhkan tanda baca apapun, baik titik maupun tanda hubung.
3. Nomor Surat
Setiap surat dinas yang keluar diberi nomor dan kode. Nomor dan kode
surat berguna untuk memudahkan mengatur penyimpanan surat,
memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan, dan mengetahui
setiap waktu banyaknya surat yang keluar. Nomor surat untuk setiap

instansi/organisasi berbeda-beda sesuai dengan ciri/identitas kantor tersebut.


Umumnya memuat nomor surat keluar, singkatan nama instansi/organisasi, bulan, dan
tahun.
Penulisan nomor dan kode surat diatur sebagai berikut. Kata Nomor
(lengkap) diikuti tanda titik atau jika nomor itu disingkat dengan No,
penulisan diikuti tanda titik, kemudian diikuti tanda titik, kemudian diikuti
tanda titik dua. Garis miring yang digunakan dalam nomor dan kode surat
tidak didahului dan tidak diikuti spasi. Kemudian, angka tahun sebaiknya
dituliskan lengkap dan tidak diikuti tanda baca apapun.
Contoh : 005/120/SMU/XII/2003
4. Lampiran
Penulisan lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat
dapat menelti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan.
Yang dilampirkan tiu dapat berupa buku, brosur, kwitansi, dan sebagainya.
Penulisannya yaitu kata Lampiran atau Lamp. diikuti tanda titik dua, lalu
dicantumkan jumlah dan nama barang yang dilampirkan dengan tidak
diikuti tanda baca apapun.
Huruf awal kata satu dan dua harus kapital, sedangkan kata yang lain
dengan huruf kecil semua. Pada akhir lampiran tidak perlu ada tanda baca
apapun.
Jika banyak lampiran berjumlah satu atau dua, bilangan tersebut
dituliskan dengan huruf, tidak dengan angka. Contoh :
Lampiran : Satu berkas

Lamp. : Dua eksemplar


Lampiran : 125 eksemplar
Jika dalam surat dinas ini tidak ada yang perlu dilampirkan, maka menu
atau bagian Lampiran ini tidak perlu dituliskan. Jadi, cukup mencantumkan
nomor surat dan hal surat.
5. Hal Surat
Penulisan Hal setelah lampiran berguna agar pembaca dengan cepat
mengetahui hal yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca
isi surat selengkapnya. Seperti kata Nomor dan kata Lampiran, kata Hal
pun harus diikuti tanda titik dua. Hal surat harus dituliskan dengan
singkat, tidak perlu ditulis panjang-panjang, dan tidak diakhiri tanda baca
apapun.
Dalam kaitan dengan ini, kita juga sering menjumpai kata Perihal dalam
surat dinas. Walaupun kata Hal dan Perihal itu bersinonim, atau berarti
sama, sebaiknya digunakan kata hal karena lebih singkat. Pokok surat
yang dicantumkan dalam bagian ini hendaknya diawali huruf kapital,
sedangkan yang lain dituliskan dengan huruf kecil jika kata-kata tersebut
bukan merupakan suatu nama. Pokok surat tidak ditulis berpanjangpanjang, tetapi singkat dan jelas, serta mencakupi seluruh pesan yang
ada dalam surat.
Perhatikan penulisan Hal yang salah.

Hal:

Penentuan petugas pameran


(dalam rangka Dies Natalis VI dan Lustrum II)
yang akan diselenggarakan
tanggal 5 10 Oktober 1987

Hal:

Permintaan bantuan tenaga pengajar


Mata kuliah bahasa Indonesia untuk Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi
Swadaya Jakarta

Perhatikan penulisan hal yang benar

Hal:

Petugas pameran Dies Natalis

Hal:

Permintaan bantuan tenaga pengajar bahasa Indonesia

6. Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa


yang harus menerima surat. Alamat dalam sekaligus dapat berfungsi
sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela.
Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut.
i) Ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat dan
salam pembuka
ii) Tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai
penghubung intrakalimat yang menyatakan arah (alamat pengirim pun
tidak didahului kata dari karena kata dari berfungsi sebagai
penghubung intrakalimat yang menyatakan asal), tetapi diawali
dengan Yth. atau Yang terhormat.
iii) Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis
surat mencantumkan sapaan Ibu, Bapak, Saudara, atau Sdr.
iv) Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan
namanya, seperti Drs., Ir., dan Drg., kata sapaan Bapak, Ibu, atau
Saudara tidak digunakan. Demikian juga, jika alamat yang di tuju itu
memiliki pangkat, seperti sersan atau kapten, kata sapaan bapak, ibu,
saudara tidak digunakan. Jika yang di tuju adalah jabatan orang
tersebut seprti direktur PT atau kepala instansi tertentu, kata sapaan
juga tidak digunakan. Ketentuan-ketentuan ini bertujuan agar sapaan
bapak, ibu, atau Sdr. tidak berimpit dengan gelar, pangkat, atau
dengan jabatan.

Perhatikan contoh penulisan alamt yang salah.


Kepada Yth. Bapak Syakuro, B.A.
Kepada Yth. Bapak Drs. Darwino
Kepada Yth. Ibu Ir. Mariani

Yth. Bapak Kepala Desa Tajur


Yth. Bapak Kapten Sumijo

Perhatikan contoh penulisan alamat yang benar.


Yth. Bapak Syakuro, B.A.
Yth. Bapak Darwino
Yth. Ir. Mariani
Yth. Kepala Desa Tajur
Yth. Kapten Sumijo
7. Penulisan kata jalan pada alamat tidak singkat. Kemudian, nama gang,
nomor, RT, dan RW biasanya dituliskan lengkap dengan huruf kapital
setiap awal kata. Selanjutnya, nama kota dan propinsi dituliskan dengan
huruf awal kapital, tidak perlu digarisbawahi atau diberi tanda baca apa
pun. Seperti pada alamat pengirim, pada alamat yang dituju pun perlu
dicantumkan kode pos jika kota tersebut telah memilikinya untuk
memeperlancar dan mempermudah penyampaian surat Anda ke alamat
yang dituju.

8. Salam pembuka
Salam pembuka dapat diibaratkan dengan ucapan Permisi, Punten (Sd.)
atau ketukan pintu ketika Anda bertamu ke rumah orang lain.
Penullisan sala pembuka mengikuti aturan berikut. Salam pembuka
dicantumkan di sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal,
dan alamat surat. Huruf pertama awal kata dituliskan dengan huruf
kapital, sedangkan kata yang lain dituliskan kecil semua, kemudian salam
pembuka itu diikuti tanda koma.
9. Isi Surat
Isi surat disebut juga tubuh surat. Bagian ini merupakan bagian yang
paling menentukan. Tercapai atau tidaknya maksud penulis surat, sesuai
dengan keinginan penulis surat, sesuai dengan keinginan penulis surat,
bergantung pada jelas atau tidaknya bagian ini. Isi surat terbagi menjadi
tiga bagian, yaitu
a. Paragraf terbuka,

b. Paragraf isi surat seungguhnya, dan


c. Paragraf penutup.
10.Salam Penutup
Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat
setelah penulis surat berkomunikasi dengan pembaca surat. Salam
penutup dicantumkan di antara paragraf penutup dan tanda tangan
pengirim. Salam penutup yang lazim digunakan dalam surat-surat dinas
bermacam-macam bergantung pada posisi pengirim terhadap penerima
surat.
Huruf awal kata salam penutuf ditulis dengan huruf kapital, sedangkan
kata-kata lainnya ditulis kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkantanda
koma.
11.Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan
Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang, yaitu pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau
organisasi. Nama jelas penanda tangan dicantumkan dibawah tanda
tangan dengan hanya huruf awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi
kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun. Di bawah nama penanda
tangan dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan
tersebut.

12.Tembusan
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa
surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut
mengetahui pula surat isi surat. Jadi, tembusan itu dicantumkan hanya jika
memang ada instansi lain yang harus mengetahui maksud surat.
13.Inisial
Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan
nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat. Inisial atau sandi
berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga
jika terjadi kesalahan dalam surat terseut, pengonsep dan pengetik surat
dapat dihubungi dengan mudah.

Contoh surat resmi

You might also like