PENULISAN SURAT

DINAS
RANGKUMAN MATERI PENULISAN SURAT DINAS
DISUSUN OLEH:

1. MUHAMMAD FAUZI

I11110002

2. BAKRI BAIQUNI NASUTION
3. DWI ERLINDA PUTRI

I11110010

I11110012

4. QORY IRSAN

I11110028

5. RISTRA R. DIFARISSA

I11110039

6. FADILLA SAFIRA

I11110051

7. GANDRA WAHYUDI

I11110064

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN

UNIVERSITAS TANJUNGPURA
PONTIANAK

SURAT DINAS

A. Definisi Surat Dinas
Dalam kehidupan sehari-hari manusia akan bergaul dengan sesamanya.
Demikian pula , dalam rangka menjamin lancarnya suatu pemerintahan, suatu
instansi atau suatu departemen akan berkomunikasi dengan instansi atau
departemen yang lain karena kedua belah pihak saling memerlukan. Dalam
dunia bisnis dan dunia ekonomi terjadi peristiwa yang sama. Dalam pergaulan
seperti disebutkan diatas , manusia tidak terlepas dari saling memberikan
informasi, baik secara lisan maupun secara tertulis. Informasi secara lisan
terjadi jika si pemberi informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si
penerima informasi, contohnya melalui telepon, radio, dan melalui televisi.
Sebaliknya, informasi secara tertulis terjadi jika kondisi untuk lisan tidak
memungkinkan untuk dilakukan. Ada beberapa macam sarana komunikasi nonlisan,salah satunya adalah surat. Jadi, surat adalah salah satu sarana komunikasi
tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau
organisasi) kepada pihak lain (orang,instansi, atau organisasi). Sedangkan surat
dinas adalah apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi
yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang
bersangkutan.

B. Fungsi Surat Dinas
Surat dinas memiliki beberapa fungsi sebagai berikut:
1. Surat dinas sebagai bukti nyata hitam di atas putih, terutama surat-surat
perjanjian.
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena dapat diarsipkan dan di lihat
lagi jika diperlukan.
3. Surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang
perubahan dan perkembangan suatu instansi.
4.

Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat putusan atau
surat instruksi.

5. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan
lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran
mentalitas pengirimnya.

. necis...... Selanjutnya.... serta memakai bahasa yang jelas....... serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat....C.......... bahasa surat dinas dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap dan unsur-unsur gramatikal...... Format surat dinas dikatakan menarik jika letak bagianbagian surat teratur sesuai dengan ketentuan..... Bahasa surat dinas dikatakan adab jika pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan simpatik.... surat dinas diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan.. Kemudian... seperti subjek dan predikat. KEPALA SURAT Tanggal : Nomor Surat : Lampiran : Hal : Yth...... dituju ..... padat. Sebaliknya. Bahasa surat dinas dikatakan padat jika langsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa-basi dan tanpa berbunga-bunga... .. Syarat Surat Dinas yang Baik Surat dinas sebagai sarana komunikasi tertulis.. tidak menyinggung perasaan si penerima.. dinyatakan secara tegas.. Bagian-bagian surat dinas tidak ditempatkan seenaknya menurut penulis. yang Alamat ....... dan tidak kotor............. .. adab.. sebaiknya menggunakan format yang menarik..... Selain itu... surat yang singkat merupakan suatu keuntungan..... dan takzim....... surat harus bersih........ tidak terlalu panjang.............

..................................................................................... Paragraf ...................... ........................................................................................................................................................ Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan .................................................................................................................................................................................... .............................................................................................................................................................................................................................. Paragraf Isi ......Salam Pembuka.................................................................................................................................................................................................................................... ... pembuka ................................................................ penutup ....... Salam Penutup.................................................................................................................................................................................................................................. ............................ Paragraf .......... Inisial Gambar 1 . .................. ..... ...........................................................................................

........................................................................................................................................................................................................................................ .............................................................. ................... Paragraf isi ............................................................................................................................................................................................................................................................................Format Lurus Penuh (Full block style) KEPALA SURAT Nomor : Lampiran : Hal : Tanggal : Yth........................................... ..................... Alamat yang ............................. ......................................... ............................... dituju ......................................................... Paragraf .......... .................................................................................... ................. ........................................................................ Salam Pembuka.............................................. pembuka ...........................................................................................................

................................................. Alamat .............................................. Paragraf ........................ Salam Penutup............................................ Inisial Gambar 2 Format Lurus (Block style) KEPALA SURAT Nomor Surat : Lampiran : Hal : Tanggal : Yth................................... Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan ................................................................................................................................................ penutup ..... .......................................

.................................................................................................................... ........................... Paragraf ................................................................................ ............................................................................................. ...................................................................... Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan ............................................................................................................................................ .......... .................................................................................................................. penutup .......................................... Paragraf Isi ................... ................................................................................................................................................................ Salam Pembuka. yang dituju .............................................................. ............................ pembuka ...................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................................................................................................................. Paragraf ... Salam Penutup...........................................

................................................. dituju yang ............... .............................................. Paragraf ................................................................................................................................................................................................................. Salam Pembuka.............................................. Paragraf Isi ........ .................................................................................................................... Alamat ....................................................................Inisial Gambar 3 Format Setengah Lurus a (Semi block style) KEPALA SURAT Nomor Surat : Lampiran : Hal : Tanggal : Yth..................................................... pembuka ............................................................... ................ ................................................................... .......................

.......................................... ........................ Inisial Gambar 4 Format Setengah Lurus b KEPALA SURAT Nomor Surat : Tanggal : ................................................ Salam Penutup............... ..................................................................................... Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan .................................................................................................................... Paragraf ...................................................................................................................................... penutup ................................................................... ................................................................................................................................................

............................................. . Salam Pembuka..................................... yang dituju ............................ Paragraf Isi ................................................................. ............................ Paragraf ............................................................................. ................................................................................ Tanda Tangan ........................................................................................................................... Salam Penutup..................................................................................................................................................................... ................... Paragraf ........................ ................................................................................................................................................................... Alamat ................................................................. penutup ....................................................................................................................................................................... pembuka .............................................................................. .........................................................................Lampiran Hal : : Yth........................................................................................................................................................... ................................... ..............

........................................................... Paragraf .......................................................... Salam Pembuka............. pembuka ................................ ...................................................................... Inisial Gambar 5 Format Lekuk (Indented style) KEPALA SURAT Nomor Surat : Lampiran Tanggal : : Yth..... .. Alamat ...................Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan .................................................................. ............ dituju Hal : yang .... ..................................................

....................................................................................................................................................................... Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan ......................................... ................................................................ Inisial Gambar 6 Format Paragraf Menggantung (Hanging paragraph style) .......................................................................................................................... ............................... Salam Penutup.......................................................................... penutup ................................................................ .................................................................................. Paragraf ................................................................................................... ........................... ................................ Paragraf Isi ........................................................................................... ...................................................................................................................................................................................

alamat lengkap c. untuk menggunakan format setengah lurus b karena format ini dianggap lebih efisien dan lebih menarik. kode pos e. Pada dasarnya. Berdasarkan pengamatan. format manapun yang digunakan tidak menjadi soal. melalui penyuluhan bahasa Indonesia di berbagai instansi. sedangkan format setengah lurus b (Gambar 4) termasuk format surat resmi versi baru. Seperti diketahui. Dan. Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa dalam kegiatan surat-menyurat sehari-hari melazimkan format setengah lurus versi b. surat-surat resmi Indonesia lama banyak menggunakan format setengah lurus versi a. sedangkan surat-surat resmi Indosia baru banyak menggunakan format setengah lurus versi b. nomor telepon d. Bagian-bagian Surat Dinas 1. serta keterangan lain yang berkaitan dengan instansi atau badan pengirim surat.Dapat diinformasikan bahwa format setengah lurus a (Gambar 3) termasuk format surat resmi Indonesia versi lama. Dalam kaitan dengan format surat. tidak ada format yang dibakukan. . Kepala Surat atau Kop Surat Dalam kepala surat yang lengkap tercantum (biasanya sudah tercetak) a. sepertinya sulitnya transportasi atau alamat yang dituju terletak di daerah terprencil. dan f. Hal itu bergantung pada kelaziman anstansi yang bersangkutan. pengiriman surat kadangkadang cepat jika menggunakan prangko kilat atau khusus. Adakalanya pengiriman surat lambat sekali jika mengalami hambatan di perjalanan. D. Tanggal Surat Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada si penerima surat kapan surat itu di tulis. 2. alamat. nama instansi b. tetapi kadangkadang lambat jika menggunakan perangko biasa. Pusat Bahasa menganjurkan kepada masyarakat. penyuluhan bahasa Indonesia melalui telepon atau melalui surat. lambang instansi kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang nama. alamat yang dituju. Oleh karena itu.

dan sebagainya. 3. lalu dicantumkan jumlah dan nama barang yang dilampirkan dengan tidak diikuti tanda baca apapun. Pada akhir lampiran tidak perlu ada tanda baca apapun. Yang dilampirkan tiu dapat berupa buku. Lampiran Penulisan lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat menelti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Nomor surat untuk setiap instansi/organisasi berbeda-beda sesuai dengan ciri/identitas kantor tersebut. dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar. tidak dengan angka. Kemudian. singkatan nama instansi/organisasi. Huruf awal kata satu dan dua harus kapital. Contoh : 005/120/SMU/XII/2003 4. Umumnya memuat nomor surat keluar. diikuti tanda titik dua. kwitansi. Contoh : Lampiran : Satu berkas . Pada akhir tanggal surat tidak dibubuhkan tanda baca apapun. baik titik maupun tanda hubung.Dengan tercantumnya tanggal surat. penulisan diikuti tanda titik. Penulisan nomor dan kode surat diatur sebagai berikut. Selanjutnya. kemudian diikuti tanda titik. nama bulan itu jangan disingkatkan atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. Februari menjadi Feb. bilangan tersebut dituliskan dengan huruf. memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan. bulan. Kata Nomor (lengkap) diikuti tanda titik atau jika nomor itu disingkat dengan No. si penerima akan mengetahui berapa lama sura itu di perjalanan. sedangkan kata yang lain dengan huruf kecil semua. kemudian diikuti tanda titik dua. Nomor dan kode surat berguna untuk memudahkan mengatur penyimpanan surat. angka tahun sebaiknya dituliskan lengkap dan tidak diikuti tanda baca apapun. Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota karena nama kota itu karena tercantum pada kepala surat. Penulisannya yaitu kata Lampiran atau Lamp. Atau 11. brosur. Nomor Surat Setiap surat dinas yang keluar diberi nomor dan kode. Garis miring yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi. Jika banyak lampiran berjumlah satu atau dua. tidak disingkat dengan tanda koma di atas. dan tahun. Tahun juga dituliskan lengkap. Atau 2).

tidak perlu ditulis panjang-panjang. sedangkan yang lain dituliskan dengan huruf kecil jika kata-kata tersebut bukan merupakan suatu nama. Seperti kata Nomor dan kata Lampiran. Hal: Penentuan petugas pameran (dalam rangka Dies Natalis VI dan Lustrum II) yang akan diselenggarakan tanggal 5 – 10 Oktober 1987 Hal: Permintaan bantuan tenaga pengajar Mata kuliah bahasa Indonesia untuk Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Swadaya Jakarta . kata Hal pun harus diikuti tanda titik dua. Walaupun kata Hal dan Perihal itu bersinonim. Dalam kaitan dengan ini. Pokok surat yang dicantumkan dalam bagian ini hendaknya diawali huruf kapital. Hal surat harus dituliskan dengan singkat. : Dua eksemplar Lampiran : 125 eksemplar Jika dalam surat dinas ini tidak ada yang perlu dilampirkan. dan tidak diakhiri tanda baca apapun. Hal Surat Penulisan Hal setelah lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya. maka menu atau bagian Lampiran ini tidak perlu dituliskan. tetapi singkat dan jelas. 5. Jadi. kita juga sering menjumpai kata Perihal dalam surat dinas. sebaiknya digunakan kata hal karena lebih singkat.Lamp. Perhatikan penulisan Hal yang salah. Pokok surat tidak ditulis berpanjangpanjang. serta mencakupi seluruh pesan yang ada dalam surat. atau berarti sama. cukup mencantumkan nomor surat dan hal surat.

Ibu. Saudara. Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut. kata sapaan juga tidak digunakan. Bapak. saudara tidak digunakan. atau Saudara tidak digunakan. Alamat dalam sekaligus dapat berfungsi sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela. kata sapaan Bapak.A. atau Sdr. seperti sersan atau kapten. Ibu Ir. Perhatikan contoh penulisan alamt yang salah.. kata sapaan bapak. Mariani . Ir. atau Sdr. tidak berimpit dengan gelar. jika alamat yang di tuju itu memiliki pangkat. ibu. Kepada Yth. dan Drg. Ketentuan-ketentuan ini bertujuan agar sapaan bapak. biasanya penulis surat mencantumkan sapaan Ibu. seperti Drs.Perhatikan penulisan hal yang benar Hal: Petugas pameran Dies Natalis Hal: Permintaan bantuan tenaga pengajar bahasa Indonesia 6. Darwino Kepada Yth.. Bapak Drs. Kepada Yth. i) Ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat dan salam pembuka ii) Tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah (alamat pengirim pun tidak didahului kata dari karena kata dari berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan asal). tetapi diawali dengan Yth.. iii) Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju. pangkat. iv) Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya. atau dengan jabatan. atau Yang terhormat. Bapak Syakuro. ibu. B. Jika yang di tuju adalah jabatan orang tersebut seprti direktur PT atau kepala instansi tertentu. Demikian juga. Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus menerima surat.

Yth. bergantung pada jelas atau tidaknya bagian ini. Bapak Kapten Sumijo Perhatikan contoh penulisan alamat yang benar. RT. 8. Salam pembuka Salam pembuka dapat diibaratkan dengan ucapan Permisi. sedangkan kata yang lain dituliskan kecil semua. Tercapai atau tidaknya maksud penulis surat. Kapten Sumijo 7. kemudian salam pembuka itu diikuti tanda koma. Isi Surat Isi surat disebut juga tubuh surat. dan alamat surat. Penulisan kata jalan pada alamat tidak singkat. Isi surat terbagi menjadi tiga bagian. Huruf pertama awal kata dituliskan dengan huruf kapital. Kemudian. sesuai dengan keinginan penulis surat. nama kota dan propinsi dituliskan dengan huruf awal kapital. tidak perlu digarisbawahi atau diberi tanda baca apa pun.) atau ketukan pintu ketika Anda bertamu ke rumah orang lain. Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor.A. Bagian ini merupakan bagian yang paling menentukan. Bapak Syakuro. lampiran. Yth. Penullisan sala pembuka mengikuti aturan berikut. 9. pada alamat yang dituju pun perlu dicantumkan kode pos jika kota tersebut telah memilikinya untuk memeperlancar dan mempermudah penyampaian surat Anda ke alamat yang dituju. Bapak Kepala Desa Tajur Yth. nomor. . Punten (Sd. B. nama gang. hal. Seperti pada alamat pengirim. sesuai dengan keinginan penulis surat. Bapak Darwino Yth. Mariani Yth. Selanjutnya. yaitu a. Ir. dan RW biasanya dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Kepala Desa Tajur Yth.Yth. Paragraf terbuka.

Salam penutup dicantumkan di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim. yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat. Nama Jelas. 13. 11. dan c. .Inisial Inisial disebut juga sandi. atau organisasi. dan Jabatan Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Jadi. pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah. tembusan itu dicantumkan hanya jika memang ada instansi lain yang harus mengetahui maksud surat. 12. Paragraf isi surat seungguhnya. Inisial atau sandi berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat terseut.Salam Penutup Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat setelah penulis surat berkomunikasi dengan pembaca surat.Tanda Tangan. Paragraf penutup.b. lembaga. Salam penutup yang lazim digunakan dalam surat-surat dinas bermacam-macam bergantung pada posisi pengirim terhadap penerima surat. tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun. yaitu pemegang pimpinan suatu instansi.Tembusan Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui pula surat isi surat. Sesudah salam penutup dibubuhkantanda koma. Nama jelas penanda tangan dicantumkan dibawah tanda tangan dengan hanya huruf awal setiap kata ditulis kapital. 10. Di bawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan tersebut. sedangkan kata-kata lainnya ditulis kecil. Huruf awal kata salam penutuf ditulis dengan huruf kapital.

Contoh surat resmi .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful