PENULISAN SURAT

DINAS
RANGKUMAN MATERI PENULISAN SURAT DINAS
DISUSUN OLEH:

1. MUHAMMAD FAUZI

I11110002

2. BAKRI BAIQUNI NASUTION
3. DWI ERLINDA PUTRI

I11110010

I11110012

4. QORY IRSAN

I11110028

5. RISTRA R. DIFARISSA

I11110039

6. FADILLA SAFIRA

I11110051

7. GANDRA WAHYUDI

I11110064

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN

UNIVERSITAS TANJUNGPURA
PONTIANAK

SURAT DINAS

A. Definisi Surat Dinas
Dalam kehidupan sehari-hari manusia akan bergaul dengan sesamanya.
Demikian pula , dalam rangka menjamin lancarnya suatu pemerintahan, suatu
instansi atau suatu departemen akan berkomunikasi dengan instansi atau
departemen yang lain karena kedua belah pihak saling memerlukan. Dalam
dunia bisnis dan dunia ekonomi terjadi peristiwa yang sama. Dalam pergaulan
seperti disebutkan diatas , manusia tidak terlepas dari saling memberikan
informasi, baik secara lisan maupun secara tertulis. Informasi secara lisan
terjadi jika si pemberi informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si
penerima informasi, contohnya melalui telepon, radio, dan melalui televisi.
Sebaliknya, informasi secara tertulis terjadi jika kondisi untuk lisan tidak
memungkinkan untuk dilakukan. Ada beberapa macam sarana komunikasi nonlisan,salah satunya adalah surat. Jadi, surat adalah salah satu sarana komunikasi
tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau
organisasi) kepada pihak lain (orang,instansi, atau organisasi). Sedangkan surat
dinas adalah apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi
yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang
bersangkutan.

B. Fungsi Surat Dinas
Surat dinas memiliki beberapa fungsi sebagai berikut:
1. Surat dinas sebagai bukti nyata hitam di atas putih, terutama surat-surat
perjanjian.
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena dapat diarsipkan dan di lihat
lagi jika diperlukan.
3. Surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang
perubahan dan perkembangan suatu instansi.
4.

Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat putusan atau
surat instruksi.

5. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan
lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran
mentalitas pengirimnya.

.. padat.. serta memakai bahasa yang jelas.. Selain itu......... surat yang singkat merupakan suatu keuntungan. Bahasa surat dinas dikatakan adab jika pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan simpatik.. dituju ...... dinyatakan secara tegas........... Bagian-bagian surat dinas tidak ditempatkan seenaknya menurut penulis. adab.... yang Alamat ........... serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat... surat harus bersih..... dan takzim.. surat dinas diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan. sebaiknya menggunakan format yang menarik... tidak terlalu panjang.. Syarat Surat Dinas yang Baik Surat dinas sebagai sarana komunikasi tertulis........C... bahasa surat dinas dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap dan unsur-unsur gramatikal....... KEPALA SURAT Tanggal : Nomor Surat : Lampiran : Hal : Yth..... dan tidak kotor.. Kemudian............ Bahasa surat dinas dikatakan padat jika langsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa-basi dan tanpa berbunga-bunga.. Format surat dinas dikatakan menarik jika letak bagianbagian surat teratur sesuai dengan ketentuan..... seperti subjek dan predikat.... tidak menyinggung perasaan si penerima.......... ..... Selanjutnya.... ...... Sebaliknya. necis..

............................... .......................................................... Salam Penutup.................................................................................................................Salam Pembuka........................................... ................................................................................................................................................ ......................................................................................................................................................................................................... Paragraf ............................................ ................................................ Paragraf Isi .............. ....................................................................................................................................................................................................................................................... Paragraf ..................................................................................................................................... .................................... pembuka ............................. penutup ................................................................................................ .............................................. Inisial Gambar 1 ................. Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan ................................................

........................................ Paragraf isi ............................................................................................................................ Alamat yang ................................................................................................................................ ......... .................................Format Lurus Penuh (Full block style) KEPALA SURAT Nomor : Lampiran : Hal : Tanggal : Yth....................................................... ......................................................................................................................................... pembuka ................................................ .................................................................................................................................................................................. ..... Salam Pembuka............................ Paragraf ........................................................................................................................................ .................................................. ..................................................................... ............................................ dituju .......................................................

................................................................................ Inisial Gambar 2 Format Lurus (Block style) KEPALA SURAT Nomor Surat : Lampiran : Hal : Tanggal : Yth............................. Alamat ..................... Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan ........................................................................................................................................................... Paragraf ................................................ Salam Penutup...................................... ...... penutup .........

........................................................................................................................................... .......................... Paragraf Isi ................................................................................................................................................ ................................................................................... pembuka ....... Salam Pembuka........................................................................................ ......................................... ...................................................................................................................................................................................... Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan ............................................... ............................. Paragraf ................................ Paragraf ............................................... Salam Penutup...................................................................................................................... yang dituju ..................................................................... penutup ..................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................... ................................................. ...............

........................................................ ........................... Alamat ................................................................................................................................................... .......... dituju yang ........................................................................... Paragraf ....................................Inisial Gambar 3 Format Setengah Lurus a (Semi block style) KEPALA SURAT Nomor Surat : Lampiran : Hal : Tanggal : Yth....................... ...................... Paragraf Isi ....................................................... ................................... Salam Pembuka.................................................................................. pembuka ........................... ........................................................................................................................................................................................

........................................................................................ Salam Penutup........................................................... Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan .. ............................................................................................................... ..................... Paragraf .................................................................................... Inisial Gambar 4 Format Setengah Lurus b KEPALA SURAT Nomor Surat : Tanggal : ................................................................................................................................................................................................................... .......................... penutup .........................................................................

........................................................................................................................................................................ Alamat ............................. Paragraf Isi ..................................... ......... ..................................................... Paragraf ...................................................................................... Salam Penutup........................................... yang dituju .................................................Lampiran Hal : : Yth................................................................................ ........................................................................................................................................................................... Tanda Tangan .......................................................................................................................................................................... .......................................................................................... Salam Pembuka... .. ............... Paragraf ........................................................ ......... ........................................................................................................................................... penutup ................................. .............................................................................................................................................................. pembuka ..........................................

................................................... Salam Pembuka.............. Inisial Gambar 5 Format Lekuk (Indented style) KEPALA SURAT Nomor Surat : Lampiran Tanggal : : Yth................. Paragraf .................... dituju Hal : yang ....................................................................................................... ..... .......................................... ..................................................... pembuka ............................................... Alamat ....................... ...Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan ............

.............................................................................................................................................................................................................................................................................. penutup .................................................................................................................................. Salam Penutup............................................... .......................... Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan ...................................................... ........................... Paragraf .............................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................. ................................................................................................. ....................... Paragraf Isi ........................................ ................... Inisial Gambar 6 Format Paragraf Menggantung (Hanging paragraph style) .....................................

alamat. untuk menggunakan format setengah lurus b karena format ini dianggap lebih efisien dan lebih menarik.Dapat diinformasikan bahwa format setengah lurus a (Gambar 3) termasuk format surat resmi Indonesia versi lama. alamat yang dituju. sedangkan format setengah lurus b (Gambar 4) termasuk format surat resmi versi baru. serta keterangan lain yang berkaitan dengan instansi atau badan pengirim surat. nama instansi b. sedangkan surat-surat resmi Indosia baru banyak menggunakan format setengah lurus versi b. alamat lengkap c. Kepala Surat atau Kop Surat Dalam kepala surat yang lengkap tercantum (biasanya sudah tercetak) a. Tanggal Surat Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada si penerima surat kapan surat itu di tulis. penyuluhan bahasa Indonesia melalui telepon atau melalui surat. Oleh karena itu. Dan. sepertinya sulitnya transportasi atau alamat yang dituju terletak di daerah terprencil. D. Hal itu bergantung pada kelaziman anstansi yang bersangkutan. Dalam kaitan dengan format surat. Pusat Bahasa menganjurkan kepada masyarakat. Seperti diketahui. Bagian-bagian Surat Dinas 1. 2. tidak ada format yang dibakukan. Pada dasarnya. dan f. . Berdasarkan pengamatan. kode pos e. surat-surat resmi Indonesia lama banyak menggunakan format setengah lurus versi a. lambang instansi kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang nama. Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa dalam kegiatan surat-menyurat sehari-hari melazimkan format setengah lurus versi b. format manapun yang digunakan tidak menjadi soal. pengiriman surat kadangkadang cepat jika menggunakan prangko kilat atau khusus. melalui penyuluhan bahasa Indonesia di berbagai instansi. Adakalanya pengiriman surat lambat sekali jika mengalami hambatan di perjalanan. nomor telepon d. tetapi kadangkadang lambat jika menggunakan perangko biasa.

Pada akhir lampiran tidak perlu ada tanda baca apapun. angka tahun sebaiknya dituliskan lengkap dan tidak diikuti tanda baca apapun. Contoh : 005/120/SMU/XII/2003 4. Selanjutnya. Kata Nomor (lengkap) diikuti tanda titik atau jika nomor itu disingkat dengan No. Pada akhir tanggal surat tidak dibubuhkan tanda baca apapun. Yang dilampirkan tiu dapat berupa buku. penulisan diikuti tanda titik. Tahun juga dituliskan lengkap. Garis miring yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi. tidak dengan angka. Nomor dan kode surat berguna untuk memudahkan mengatur penyimpanan surat. Penulisannya yaitu kata Lampiran atau Lamp. Atau 11. lalu dicantumkan jumlah dan nama barang yang dilampirkan dengan tidak diikuti tanda baca apapun. Lampiran Penulisan lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat menelti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan.Dengan tercantumnya tanggal surat. kemudian diikuti tanda titik dua. dan sebagainya. memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan. Kemudian. sedangkan kata yang lain dengan huruf kecil semua. Nomor Surat Setiap surat dinas yang keluar diberi nomor dan kode. Atau 2). si penerima akan mengetahui berapa lama sura itu di perjalanan. dan tahun. bulan. Jika banyak lampiran berjumlah satu atau dua. bilangan tersebut dituliskan dengan huruf. Contoh : Lampiran : Satu berkas . 3. Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota karena nama kota itu karena tercantum pada kepala surat. nama bulan itu jangan disingkatkan atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar. diikuti tanda titik dua. kemudian diikuti tanda titik. Penulisan nomor dan kode surat diatur sebagai berikut. Umumnya memuat nomor surat keluar. brosur. Huruf awal kata satu dan dua harus kapital. Nomor surat untuk setiap instansi/organisasi berbeda-beda sesuai dengan ciri/identitas kantor tersebut. baik titik maupun tanda hubung. tidak disingkat dengan tanda koma di atas. singkatan nama instansi/organisasi. Februari menjadi Feb. kwitansi.

cukup mencantumkan nomor surat dan hal surat. sebaiknya digunakan kata hal karena lebih singkat. Jadi. tetapi singkat dan jelas. tidak perlu ditulis panjang-panjang. atau berarti sama. kata Hal pun harus diikuti tanda titik dua. : Dua eksemplar Lampiran : 125 eksemplar Jika dalam surat dinas ini tidak ada yang perlu dilampirkan. Hal Surat Penulisan Hal setelah lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya. maka menu atau bagian Lampiran ini tidak perlu dituliskan. dan tidak diakhiri tanda baca apapun. Dalam kaitan dengan ini. Seperti kata Nomor dan kata Lampiran. Hal: Penentuan petugas pameran (dalam rangka Dies Natalis VI dan Lustrum II) yang akan diselenggarakan tanggal 5 – 10 Oktober 1987 Hal: Permintaan bantuan tenaga pengajar Mata kuliah bahasa Indonesia untuk Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Swadaya Jakarta . kita juga sering menjumpai kata Perihal dalam surat dinas. Walaupun kata Hal dan Perihal itu bersinonim. Pokok surat tidak ditulis berpanjangpanjang. Pokok surat yang dicantumkan dalam bagian ini hendaknya diawali huruf kapital. serta mencakupi seluruh pesan yang ada dalam surat.Lamp. Perhatikan penulisan Hal yang salah. Hal surat harus dituliskan dengan singkat. sedangkan yang lain dituliskan dengan huruf kecil jika kata-kata tersebut bukan merupakan suatu nama. 5.

Ibu Ir. Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus menerima surat. seperti sersan atau kapten. kata sapaan bapak. atau dengan jabatan. Saudara. kata sapaan juga tidak digunakan.A. tetapi diawali dengan Yth. biasanya penulis surat mencantumkan sapaan Ibu. Darwino Kepada Yth. Jika yang di tuju adalah jabatan orang tersebut seprti direktur PT atau kepala instansi tertentu. Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut. saudara tidak digunakan.. iv) Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya. Kepada Yth. Alamat dalam sekaligus dapat berfungsi sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela. pangkat. Demikian juga..Perhatikan penulisan hal yang benar Hal: Petugas pameran Dies Natalis Hal: Permintaan bantuan tenaga pengajar bahasa Indonesia 6. kata sapaan Bapak. jika alamat yang di tuju itu memiliki pangkat. tidak berimpit dengan gelar. atau Sdr. Perhatikan contoh penulisan alamt yang salah. Mariani . atau Sdr. iii) Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju. Ir. Kepada Yth. dan Drg. B. Ibu. seperti Drs. Bapak Syakuro. ibu. atau Yang terhormat. atau Saudara tidak digunakan. Bapak Drs. i) Ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat dan salam pembuka ii) Tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah (alamat pengirim pun tidak didahului kata dari karena kata dari berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan asal). ibu.. Ketentuan-ketentuan ini bertujuan agar sapaan bapak. Bapak.

Bapak Darwino Yth.A. bergantung pada jelas atau tidaknya bagian ini. lampiran. tidak perlu digarisbawahi atau diberi tanda baca apa pun. sesuai dengan keinginan penulis surat. Bapak Kepala Desa Tajur Yth. Yth. Tercapai atau tidaknya maksud penulis surat. Seperti pada alamat pengirim. Isi Surat Isi surat disebut juga tubuh surat. Bapak Kapten Sumijo Perhatikan contoh penulisan alamat yang benar. hal. Paragraf terbuka. sesuai dengan keinginan penulis surat. Selanjutnya. Kapten Sumijo 7. Mariani Yth. Huruf pertama awal kata dituliskan dengan huruf kapital. . Bagian ini merupakan bagian yang paling menentukan. nama gang. nama kota dan propinsi dituliskan dengan huruf awal kapital.Yth. yaitu a. Ir. Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor. dan RW biasanya dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Kemudian. B. Yth. sedangkan kata yang lain dituliskan kecil semua.) atau ketukan pintu ketika Anda bertamu ke rumah orang lain. RT. Kepala Desa Tajur Yth. Penullisan sala pembuka mengikuti aturan berikut. 9. Penulisan kata jalan pada alamat tidak singkat. 8. Isi surat terbagi menjadi tiga bagian. pada alamat yang dituju pun perlu dicantumkan kode pos jika kota tersebut telah memilikinya untuk memeperlancar dan mempermudah penyampaian surat Anda ke alamat yang dituju. kemudian salam pembuka itu diikuti tanda koma. Punten (Sd. Salam pembuka Salam pembuka dapat diibaratkan dengan ucapan Permisi. nomor. dan alamat surat. Bapak Syakuro.

11. Inisial atau sandi berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat terseut.Tanda Tangan. atau organisasi. 10. lembaga. Paragraf penutup. sedangkan kata-kata lainnya ditulis kecil. . Nama Jelas. yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat. Jadi. Paragraf isi surat seungguhnya.Tembusan Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui pula surat isi surat. Salam penutup dicantumkan di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim. dan c. Sesudah salam penutup dibubuhkantanda koma. Huruf awal kata salam penutuf ditulis dengan huruf kapital. Nama jelas penanda tangan dicantumkan dibawah tanda tangan dengan hanya huruf awal setiap kata ditulis kapital. tembusan itu dicantumkan hanya jika memang ada instansi lain yang harus mengetahui maksud surat. 12. pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah.Inisial Inisial disebut juga sandi. yaitu pemegang pimpinan suatu instansi. tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun.Salam Penutup Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat setelah penulis surat berkomunikasi dengan pembaca surat. 13.b. dan Jabatan Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Salam penutup yang lazim digunakan dalam surat-surat dinas bermacam-macam bergantung pada posisi pengirim terhadap penerima surat. Di bawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan tersebut.

Contoh surat resmi .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful