PENULISAN SURAT

DINAS
RANGKUMAN MATERI PENULISAN SURAT DINAS
DISUSUN OLEH:

1. MUHAMMAD FAUZI

I11110002

2. BAKRI BAIQUNI NASUTION
3. DWI ERLINDA PUTRI

I11110010

I11110012

4. QORY IRSAN

I11110028

5. RISTRA R. DIFARISSA

I11110039

6. FADILLA SAFIRA

I11110051

7. GANDRA WAHYUDI

I11110064

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN

UNIVERSITAS TANJUNGPURA
PONTIANAK

SURAT DINAS

A. Definisi Surat Dinas
Dalam kehidupan sehari-hari manusia akan bergaul dengan sesamanya.
Demikian pula , dalam rangka menjamin lancarnya suatu pemerintahan, suatu
instansi atau suatu departemen akan berkomunikasi dengan instansi atau
departemen yang lain karena kedua belah pihak saling memerlukan. Dalam
dunia bisnis dan dunia ekonomi terjadi peristiwa yang sama. Dalam pergaulan
seperti disebutkan diatas , manusia tidak terlepas dari saling memberikan
informasi, baik secara lisan maupun secara tertulis. Informasi secara lisan
terjadi jika si pemberi informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si
penerima informasi, contohnya melalui telepon, radio, dan melalui televisi.
Sebaliknya, informasi secara tertulis terjadi jika kondisi untuk lisan tidak
memungkinkan untuk dilakukan. Ada beberapa macam sarana komunikasi nonlisan,salah satunya adalah surat. Jadi, surat adalah salah satu sarana komunikasi
tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau
organisasi) kepada pihak lain (orang,instansi, atau organisasi). Sedangkan surat
dinas adalah apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi
yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang
bersangkutan.

B. Fungsi Surat Dinas
Surat dinas memiliki beberapa fungsi sebagai berikut:
1. Surat dinas sebagai bukti nyata hitam di atas putih, terutama surat-surat
perjanjian.
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena dapat diarsipkan dan di lihat
lagi jika diperlukan.
3. Surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang
perubahan dan perkembangan suatu instansi.
4.

Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat putusan atau
surat instruksi.

5. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan
lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran
mentalitas pengirimnya.

......... adab.... KEPALA SURAT Tanggal : Nomor Surat : Lampiran : Hal : Yth..... Bahasa surat dinas dikatakan padat jika langsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa-basi dan tanpa berbunga-bunga...... dinyatakan secara tegas. Bahasa surat dinas dikatakan adab jika pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan simpatik.............. surat harus bersih........ Format surat dinas dikatakan menarik jika letak bagianbagian surat teratur sesuai dengan ketentuan. padat..... Selanjutnya.................. dan tidak kotor..... Syarat Surat Dinas yang Baik Surat dinas sebagai sarana komunikasi tertulis....... tidak terlalu panjang.... necis. ....... bahasa surat dinas dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap dan unsur-unsur gramatikal... surat dinas diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan.... Kemudian. serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat.. seperti subjek dan predikat..... Bagian-bagian surat dinas tidak ditempatkan seenaknya menurut penulis.C. dan takzim.. Sebaliknya.. serta memakai bahasa yang jelas... surat yang singkat merupakan suatu keuntungan. ... Selain itu.. sebaiknya menggunakan format yang menarik. yang Alamat .... dituju ..... tidak menyinggung perasaan si penerima........

............................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Paragraf ..................... pembuka ................................Salam Pembuka........................................................................................................................................................................... Inisial Gambar 1 ................................................................. .................. ................. ... penutup .................................................................................................................................. Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan ................................ .................................................................................................. .............................................. Paragraf .................................................................................................................................................................................................................... Paragraf Isi ...................................................... ................ .................... Salam Penutup..............................................................................................................

................ Paragraf ....................Format Lurus Penuh (Full block style) KEPALA SURAT Nomor : Lampiran : Hal : Tanggal : Yth....... Salam Pembuka................................................................................ ........... Paragraf isi ................................................... .................................................... ............................................................................................................................................... ............................................. Alamat yang ............................................................................................................................................................................................................................................. ........ pembuka ................................................................................................................................................................................................................................ dituju .................................................................................................................... ................................................................................................ ....................... ..........

........................................................ ............................................................................................................................... Salam Penutup................................ Inisial Gambar 2 Format Lurus (Block style) KEPALA SURAT Nomor Surat : Lampiran : Hal : Tanggal : Yth....... penutup ..................................................................................... Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan .................. Alamat ................................................... Paragraf ..........

............................................................................................................ ..................................................................... ......................................... Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan ..................................................................................................................... .................... ................... ........................... Salam Penutup.......................................................................................................................................................................................................................................... penutup ..................................................................................................................................................................................................................... Paragraf ................................................................ pembuka .................................................... ........................................................................................ Salam Pembuka........................................................................... Paragraf Isi ........................................................ yang dituju .......................................................................................................................... Paragraf ........ ................................................................................................ ......

.............................................. .................................................. Salam Pembuka........................................ .................................................................................................................................................................................................................... .......................................................................................Inisial Gambar 3 Format Setengah Lurus a (Semi block style) KEPALA SURAT Nomor Surat : Lampiran : Hal : Tanggal : Yth........................................................................ ............... ................. dituju yang .................................... Paragraf ................................................ pembuka .... Alamat .......................................... Paragraf Isi ..............................................................................................................

..................................................................................................................................... ........................................................................................... Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan ........................................................................................................................... Inisial Gambar 4 Format Setengah Lurus b KEPALA SURAT Nomor Surat : Tanggal : ................................................... .................................. penutup .... .............................. Salam Penutup........................................................................................................................................................................................ Paragraf .........................

...................................................... pembuka ................................................................................................. .................... Paragraf . penutup ..................................................................................................................................................................... ...................................................................................................... ......................................................................................... Tanda Tangan ............................. Salam Pembuka......... Salam Penutup................................. ...........................................................................................Lampiran Hal : : Yth.................................................................................................................................................................................................................................................. .................................................................................. ..... .......................................... Alamat .......... Paragraf Isi ............................... .............. Paragraf ........................................................................................................................................................................................................................... yang dituju ............................. ..............................................................................

...............................................................Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan ............................ Alamat .................. Paragraf .................................................. ........... dituju Hal : yang .................. ........................................ pembuka ......................................... . Inisial Gambar 5 Format Lekuk (Indented style) KEPALA SURAT Nomor Surat : Lampiran Tanggal : : Yth.................................................................................... Salam Pembuka............ ........................

......................................................... Inisial Gambar 6 Format Paragraf Menggantung (Hanging paragraph style) ...................................... ......................................................................................................................................... Paragraf Isi ................................................ ........................................................................................................................ penutup ........................................................................ Paragraf .................... .... ................................................................................................................................................................................................................ Salam Penutup........................................................ .............................................................. ........................................................................................................................ Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan ...................................................................................................................................

penyuluhan bahasa Indonesia melalui telepon atau melalui surat. nama instansi b. surat-surat resmi Indonesia lama banyak menggunakan format setengah lurus versi a. Kepala Surat atau Kop Surat Dalam kepala surat yang lengkap tercantum (biasanya sudah tercetak) a. serta keterangan lain yang berkaitan dengan instansi atau badan pengirim surat. lambang instansi kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang nama. Oleh karena itu. nomor telepon d. melalui penyuluhan bahasa Indonesia di berbagai instansi. Bagian-bagian Surat Dinas 1. Dan. Pada dasarnya. dan f. Tanggal Surat Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada si penerima surat kapan surat itu di tulis. sepertinya sulitnya transportasi atau alamat yang dituju terletak di daerah terprencil. sedangkan format setengah lurus b (Gambar 4) termasuk format surat resmi versi baru. . Berdasarkan pengamatan. untuk menggunakan format setengah lurus b karena format ini dianggap lebih efisien dan lebih menarik. Dalam kaitan dengan format surat. Seperti diketahui. Hal itu bergantung pada kelaziman anstansi yang bersangkutan. Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa dalam kegiatan surat-menyurat sehari-hari melazimkan format setengah lurus versi b. 2. pengiriman surat kadangkadang cepat jika menggunakan prangko kilat atau khusus. tidak ada format yang dibakukan. alamat. Pusat Bahasa menganjurkan kepada masyarakat. D. Adakalanya pengiriman surat lambat sekali jika mengalami hambatan di perjalanan. tetapi kadangkadang lambat jika menggunakan perangko biasa. format manapun yang digunakan tidak menjadi soal. kode pos e. sedangkan surat-surat resmi Indosia baru banyak menggunakan format setengah lurus versi b.Dapat diinformasikan bahwa format setengah lurus a (Gambar 3) termasuk format surat resmi Indonesia versi lama. alamat lengkap c. alamat yang dituju.

dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar. kemudian diikuti tanda titik dua. memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan. Penulisannya yaitu kata Lampiran atau Lamp. dan tahun. nama bulan itu jangan disingkatkan atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. Garis miring yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi. Atau 2). dan sebagainya. Tahun juga dituliskan lengkap. Yang dilampirkan tiu dapat berupa buku. Februari menjadi Feb. kemudian diikuti tanda titik. Kemudian. Contoh : 005/120/SMU/XII/2003 4. bulan. singkatan nama instansi/organisasi. Kata Nomor (lengkap) diikuti tanda titik atau jika nomor itu disingkat dengan No. Nomor dan kode surat berguna untuk memudahkan mengatur penyimpanan surat. Pada akhir lampiran tidak perlu ada tanda baca apapun. Lampiran Penulisan lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat menelti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Penulisan nomor dan kode surat diatur sebagai berikut. Nomor surat untuk setiap instansi/organisasi berbeda-beda sesuai dengan ciri/identitas kantor tersebut. Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota karena nama kota itu karena tercantum pada kepala surat. Nomor Surat Setiap surat dinas yang keluar diberi nomor dan kode. Umumnya memuat nomor surat keluar. sedangkan kata yang lain dengan huruf kecil semua. brosur. tidak disingkat dengan tanda koma di atas. tidak dengan angka. Jika banyak lampiran berjumlah satu atau dua. kwitansi. lalu dicantumkan jumlah dan nama barang yang dilampirkan dengan tidak diikuti tanda baca apapun. Pada akhir tanggal surat tidak dibubuhkan tanda baca apapun. bilangan tersebut dituliskan dengan huruf. Contoh : Lampiran : Satu berkas . Selanjutnya. angka tahun sebaiknya dituliskan lengkap dan tidak diikuti tanda baca apapun. si penerima akan mengetahui berapa lama sura itu di perjalanan. baik titik maupun tanda hubung. Huruf awal kata satu dan dua harus kapital. Atau 11. 3.Dengan tercantumnya tanggal surat. diikuti tanda titik dua. penulisan diikuti tanda titik.

Perhatikan penulisan Hal yang salah. Pokok surat yang dicantumkan dalam bagian ini hendaknya diawali huruf kapital. serta mencakupi seluruh pesan yang ada dalam surat. Seperti kata Nomor dan kata Lampiran. Hal Surat Penulisan Hal setelah lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya. Hal surat harus dituliskan dengan singkat. Jadi. : Dua eksemplar Lampiran : 125 eksemplar Jika dalam surat dinas ini tidak ada yang perlu dilampirkan. 5.Lamp. kata Hal pun harus diikuti tanda titik dua. atau berarti sama. dan tidak diakhiri tanda baca apapun. maka menu atau bagian Lampiran ini tidak perlu dituliskan. tidak perlu ditulis panjang-panjang. Pokok surat tidak ditulis berpanjangpanjang. Dalam kaitan dengan ini. Hal: Penentuan petugas pameran (dalam rangka Dies Natalis VI dan Lustrum II) yang akan diselenggarakan tanggal 5 – 10 Oktober 1987 Hal: Permintaan bantuan tenaga pengajar Mata kuliah bahasa Indonesia untuk Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Swadaya Jakarta . sebaiknya digunakan kata hal karena lebih singkat. tetapi singkat dan jelas. cukup mencantumkan nomor surat dan hal surat. sedangkan yang lain dituliskan dengan huruf kecil jika kata-kata tersebut bukan merupakan suatu nama. kita juga sering menjumpai kata Perihal dalam surat dinas. Walaupun kata Hal dan Perihal itu bersinonim.

Mariani . Demikian juga. kata sapaan juga tidak digunakan. Ibu Ir. iii) Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju. Jika yang di tuju adalah jabatan orang tersebut seprti direktur PT atau kepala instansi tertentu. Kepada Yth. kata sapaan Bapak. seperti sersan atau kapten. Perhatikan contoh penulisan alamt yang salah. tetapi diawali dengan Yth. saudara tidak digunakan. Bapak Drs. biasanya penulis surat mencantumkan sapaan Ibu. atau Saudara tidak digunakan. Saudara. seperti Drs. kata sapaan bapak.. pangkat. ibu.. dan Drg. Ibu. Darwino Kepada Yth. atau dengan jabatan.Perhatikan penulisan hal yang benar Hal: Petugas pameran Dies Natalis Hal: Permintaan bantuan tenaga pengajar bahasa Indonesia 6. Bapak. jika alamat yang di tuju itu memiliki pangkat. B.A. atau Sdr. Ir. i) Ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat dan salam pembuka ii) Tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah (alamat pengirim pun tidak didahului kata dari karena kata dari berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan asal).. Ketentuan-ketentuan ini bertujuan agar sapaan bapak. Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus menerima surat. Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut. atau Sdr. ibu. tidak berimpit dengan gelar. iv) Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya. Bapak Syakuro. Kepada Yth. atau Yang terhormat. Alamat dalam sekaligus dapat berfungsi sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela.

Kapten Sumijo 7. lampiran. Kemudian. nomor. Huruf pertama awal kata dituliskan dengan huruf kapital. nama gang. 9. kemudian salam pembuka itu diikuti tanda koma. bergantung pada jelas atau tidaknya bagian ini. 8. Penullisan sala pembuka mengikuti aturan berikut. Penulisan kata jalan pada alamat tidak singkat. pada alamat yang dituju pun perlu dicantumkan kode pos jika kota tersebut telah memilikinya untuk memeperlancar dan mempermudah penyampaian surat Anda ke alamat yang dituju. Punten (Sd. tidak perlu digarisbawahi atau diberi tanda baca apa pun. Isi Surat Isi surat disebut juga tubuh surat. Mariani Yth. Isi surat terbagi menjadi tiga bagian. Bapak Kepala Desa Tajur Yth. nama kota dan propinsi dituliskan dengan huruf awal kapital. dan alamat surat.Yth. Ir. sesuai dengan keinginan penulis surat. Bapak Syakuro. RT. Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor. Bapak Darwino Yth. Kepala Desa Tajur Yth. sesuai dengan keinginan penulis surat. Seperti pada alamat pengirim. dan RW biasanya dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Paragraf terbuka. Tercapai atau tidaknya maksud penulis surat. Bagian ini merupakan bagian yang paling menentukan. Bapak Kapten Sumijo Perhatikan contoh penulisan alamat yang benar. hal. B. . Selanjutnya. Salam pembuka Salam pembuka dapat diibaratkan dengan ucapan Permisi. sedangkan kata yang lain dituliskan kecil semua. Yth.A. yaitu a. Yth.) atau ketukan pintu ketika Anda bertamu ke rumah orang lain.

Salam penutup dicantumkan di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim. yaitu pemegang pimpinan suatu instansi.Tanda Tangan. dan c. pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah. Inisial atau sandi berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat terseut. tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun. Paragraf isi surat seungguhnya. Di bawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan tersebut. Jadi.Inisial Inisial disebut juga sandi. 13. . 12.Salam Penutup Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat setelah penulis surat berkomunikasi dengan pembaca surat. Sesudah salam penutup dibubuhkantanda koma. sedangkan kata-kata lainnya ditulis kecil. atau organisasi. tembusan itu dicantumkan hanya jika memang ada instansi lain yang harus mengetahui maksud surat. Paragraf penutup. 10. dan Jabatan Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat. Nama Jelas. Huruf awal kata salam penutuf ditulis dengan huruf kapital.b. Nama jelas penanda tangan dicantumkan dibawah tanda tangan dengan hanya huruf awal setiap kata ditulis kapital.Tembusan Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui pula surat isi surat. lembaga. Salam penutup yang lazim digunakan dalam surat-surat dinas bermacam-macam bergantung pada posisi pengirim terhadap penerima surat. 11.

Contoh surat resmi .