PENULISAN SURAT

DINAS
RANGKUMAN MATERI PENULISAN SURAT DINAS
DISUSUN OLEH:

1. MUHAMMAD FAUZI

I11110002

2. BAKRI BAIQUNI NASUTION
3. DWI ERLINDA PUTRI

I11110010

I11110012

4. QORY IRSAN

I11110028

5. RISTRA R. DIFARISSA

I11110039

6. FADILLA SAFIRA

I11110051

7. GANDRA WAHYUDI

I11110064

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN

UNIVERSITAS TANJUNGPURA
PONTIANAK

SURAT DINAS

A. Definisi Surat Dinas
Dalam kehidupan sehari-hari manusia akan bergaul dengan sesamanya.
Demikian pula , dalam rangka menjamin lancarnya suatu pemerintahan, suatu
instansi atau suatu departemen akan berkomunikasi dengan instansi atau
departemen yang lain karena kedua belah pihak saling memerlukan. Dalam
dunia bisnis dan dunia ekonomi terjadi peristiwa yang sama. Dalam pergaulan
seperti disebutkan diatas , manusia tidak terlepas dari saling memberikan
informasi, baik secara lisan maupun secara tertulis. Informasi secara lisan
terjadi jika si pemberi informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si
penerima informasi, contohnya melalui telepon, radio, dan melalui televisi.
Sebaliknya, informasi secara tertulis terjadi jika kondisi untuk lisan tidak
memungkinkan untuk dilakukan. Ada beberapa macam sarana komunikasi nonlisan,salah satunya adalah surat. Jadi, surat adalah salah satu sarana komunikasi
tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau
organisasi) kepada pihak lain (orang,instansi, atau organisasi). Sedangkan surat
dinas adalah apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi
yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang
bersangkutan.

B. Fungsi Surat Dinas
Surat dinas memiliki beberapa fungsi sebagai berikut:
1. Surat dinas sebagai bukti nyata hitam di atas putih, terutama surat-surat
perjanjian.
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena dapat diarsipkan dan di lihat
lagi jika diperlukan.
3. Surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang
perubahan dan perkembangan suatu instansi.
4.

Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat putusan atau
surat instruksi.

5. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan
lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran
mentalitas pengirimnya.

. surat harus bersih........ bahasa surat dinas dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap dan unsur-unsur gramatikal.. dinyatakan secara tegas. serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat. tidak menyinggung perasaan si penerima.. dituju .... adab...... dan tidak kotor............ Bahasa surat dinas dikatakan adab jika pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan simpatik. . Sebaliknya.............. necis...... padat. tidak terlalu panjang.... dan takzim.... Syarat Surat Dinas yang Baik Surat dinas sebagai sarana komunikasi tertulis.... Format surat dinas dikatakan menarik jika letak bagianbagian surat teratur sesuai dengan ketentuan... Selanjutnya. Selain itu...............C.. Kemudian.. ... surat dinas diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan.... Bagian-bagian surat dinas tidak ditempatkan seenaknya menurut penulis.. surat yang singkat merupakan suatu keuntungan........ yang Alamat .... Bahasa surat dinas dikatakan padat jika langsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa-basi dan tanpa berbunga-bunga. sebaiknya menggunakan format yang menarik................ seperti subjek dan predikat... serta memakai bahasa yang jelas.... KEPALA SURAT Tanggal : Nomor Surat : Lampiran : Hal : Yth...

.............................................................................................................. .............................................................................................................. pembuka ........................Salam Pembuka........................................................................................................... Paragraf ........................................................... Salam Penutup....................................................................................................................... Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan .............................................................................................................................................................. Inisial Gambar 1 ........................................................................................................................................................................................................... .. ................ ........... Paragraf ............................................................................................................................................. ................... penutup ................................................................................................................................................................... ............................ Paragraf Isi ...................................................... ........................

........................................................................................................................... pembuka ......................................................................................................................................................................................................... Alamat yang ................................................................................................................................................................................................ ............................................................. .................................................... Paragraf ............................... ............ ............................Format Lurus Penuh (Full block style) KEPALA SURAT Nomor : Lampiran : Hal : Tanggal : Yth.................................................................................................... Paragraf isi ............................................................................................................. ............... ..................................... ................. Salam Pembuka.................................................. ......................................... dituju ......................................................................

................................................................................................. Alamat ............................................ Salam Penutup....... penutup ................ Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan ............................................. ................................................................. Inisial Gambar 2 Format Lurus (Block style) KEPALA SURAT Nomor Surat : Lampiran : Hal : Tanggal : Yth.................................................................................................... Paragraf ............

........................................................ Paragraf ......................... Salam Penutup........................................... pembuka ............................... yang dituju ............................................................................................ Paragraf Isi ............................................... ............................................................................................................................................. ............................................................................... .......... Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan ...................................... .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... .................... Paragraf .................................................................................. .. ................................ ......................................................................................................................................................................................... Salam Pembuka............................................................................. penutup ...................................................................................................

................................................................................................................................................................................................................................ ................. Paragraf ....................................... pembuka .................................................................... Salam Pembuka................................................................... .................................................................................................... Paragraf Isi ................................................................ dituju yang ..................................Inisial Gambar 3 Format Setengah Lurus a (Semi block style) KEPALA SURAT Nomor Surat : Lampiran : Hal : Tanggal : Yth................................. .......................................................................... ........... Alamat ........................................ ........

............................................................. ................................................ .................................. ............................................................................................................... Inisial Gambar 4 Format Setengah Lurus b KEPALA SURAT Nomor Surat : Tanggal : ................................................................................................................................................................................................. Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan ..................................................................................... penutup ..................................... Paragraf ......... Salam Penutup.................................................................................................

............................................. Salam Penutup...................................... . Paragraf Isi ............................................................... yang dituju .................................. .................................................................................................. . Alamat ...................................................................................... ..................................................................................... ................................................... pembuka .......................................................................................... penutup ............ ..................................................................................... ........................ ...............................................Lampiran Hal : : Yth..... Salam Pembuka..................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Tanda Tangan ................................................................... ......... Paragraf ........................................................................................................................................................... Paragraf .........................................................................................................................................................

.................................................................... Alamat ........................................... Salam Pembuka.....................................Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan ................................................... Inisial Gambar 5 Format Lekuk (Indented style) KEPALA SURAT Nomor Surat : Lampiran Tanggal : : Yth... ................................ . .................... dituju Hal : yang ............................................................................... ................... Paragraf ..................... pembuka ................

.................................................................................................................................................................................................................................................... Salam Penutup...................................................................................... ........................................................................................ Paragraf ................................................................................................... ................................. penutup ............................................ ................................................... Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan ................................................................................................................................................................................................................................................ Paragraf Isi . Inisial Gambar 6 Format Paragraf Menggantung (Hanging paragraph style) ....................... ............................................................................................................. .......................................................

Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa dalam kegiatan surat-menyurat sehari-hari melazimkan format setengah lurus versi b. nomor telepon d. tidak ada format yang dibakukan. surat-surat resmi Indonesia lama banyak menggunakan format setengah lurus versi a. kode pos e. alamat lengkap c. 2. Tanggal Surat Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada si penerima surat kapan surat itu di tulis. sedangkan surat-surat resmi Indosia baru banyak menggunakan format setengah lurus versi b. Dalam kaitan dengan format surat. format manapun yang digunakan tidak menjadi soal. nama instansi b. Adakalanya pengiriman surat lambat sekali jika mengalami hambatan di perjalanan. pengiriman surat kadangkadang cepat jika menggunakan prangko kilat atau khusus. dan f. Dan. Bagian-bagian Surat Dinas 1. melalui penyuluhan bahasa Indonesia di berbagai instansi. lambang instansi kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang nama. serta keterangan lain yang berkaitan dengan instansi atau badan pengirim surat. Oleh karena itu. D. Berdasarkan pengamatan. penyuluhan bahasa Indonesia melalui telepon atau melalui surat. tetapi kadangkadang lambat jika menggunakan perangko biasa. . Kepala Surat atau Kop Surat Dalam kepala surat yang lengkap tercantum (biasanya sudah tercetak) a. alamat. Seperti diketahui.Dapat diinformasikan bahwa format setengah lurus a (Gambar 3) termasuk format surat resmi Indonesia versi lama. sedangkan format setengah lurus b (Gambar 4) termasuk format surat resmi versi baru. untuk menggunakan format setengah lurus b karena format ini dianggap lebih efisien dan lebih menarik. Hal itu bergantung pada kelaziman anstansi yang bersangkutan. Pusat Bahasa menganjurkan kepada masyarakat. sepertinya sulitnya transportasi atau alamat yang dituju terletak di daerah terprencil. alamat yang dituju. Pada dasarnya.

dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar. 3. tidak dengan angka. baik titik maupun tanda hubung. Garis miring yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi. Nomor surat untuk setiap instansi/organisasi berbeda-beda sesuai dengan ciri/identitas kantor tersebut. Atau 2). Nomor dan kode surat berguna untuk memudahkan mengatur penyimpanan surat. dan tahun. Yang dilampirkan tiu dapat berupa buku. Contoh : 005/120/SMU/XII/2003 4. Februari menjadi Feb. Jika banyak lampiran berjumlah satu atau dua. kemudian diikuti tanda titik. dan sebagainya. kemudian diikuti tanda titik dua. Penulisan nomor dan kode surat diatur sebagai berikut. brosur. angka tahun sebaiknya dituliskan lengkap dan tidak diikuti tanda baca apapun. Kemudian. nama bulan itu jangan disingkatkan atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. Kata Nomor (lengkap) diikuti tanda titik atau jika nomor itu disingkat dengan No. lalu dicantumkan jumlah dan nama barang yang dilampirkan dengan tidak diikuti tanda baca apapun. bilangan tersebut dituliskan dengan huruf. Umumnya memuat nomor surat keluar. Atau 11. singkatan nama instansi/organisasi. memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan. Penulisannya yaitu kata Lampiran atau Lamp. bulan. kwitansi. Contoh : Lampiran : Satu berkas . tidak disingkat dengan tanda koma di atas. Nomor Surat Setiap surat dinas yang keluar diberi nomor dan kode. Lampiran Penulisan lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat menelti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota karena nama kota itu karena tercantum pada kepala surat. Selanjutnya. penulisan diikuti tanda titik. Tahun juga dituliskan lengkap. si penerima akan mengetahui berapa lama sura itu di perjalanan. diikuti tanda titik dua. Huruf awal kata satu dan dua harus kapital. Pada akhir lampiran tidak perlu ada tanda baca apapun. sedangkan kata yang lain dengan huruf kecil semua. Pada akhir tanggal surat tidak dibubuhkan tanda baca apapun.Dengan tercantumnya tanggal surat.

sedangkan yang lain dituliskan dengan huruf kecil jika kata-kata tersebut bukan merupakan suatu nama. cukup mencantumkan nomor surat dan hal surat. Pokok surat tidak ditulis berpanjangpanjang. sebaiknya digunakan kata hal karena lebih singkat. Walaupun kata Hal dan Perihal itu bersinonim. atau berarti sama. dan tidak diakhiri tanda baca apapun. tetapi singkat dan jelas. Hal Surat Penulisan Hal setelah lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya. kata Hal pun harus diikuti tanda titik dua. Pokok surat yang dicantumkan dalam bagian ini hendaknya diawali huruf kapital. 5. tidak perlu ditulis panjang-panjang. maka menu atau bagian Lampiran ini tidak perlu dituliskan. kita juga sering menjumpai kata Perihal dalam surat dinas. serta mencakupi seluruh pesan yang ada dalam surat. Seperti kata Nomor dan kata Lampiran. Hal surat harus dituliskan dengan singkat. : Dua eksemplar Lampiran : 125 eksemplar Jika dalam surat dinas ini tidak ada yang perlu dilampirkan.Lamp. Hal: Penentuan petugas pameran (dalam rangka Dies Natalis VI dan Lustrum II) yang akan diselenggarakan tanggal 5 – 10 Oktober 1987 Hal: Permintaan bantuan tenaga pengajar Mata kuliah bahasa Indonesia untuk Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Swadaya Jakarta . Dalam kaitan dengan ini. Jadi. Perhatikan penulisan Hal yang salah.

kata sapaan bapak. Alamat dalam sekaligus dapat berfungsi sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela. atau dengan jabatan. tidak berimpit dengan gelar.A. Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus menerima surat. iv) Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya. Bapak. Darwino Kepada Yth. B.. Ketentuan-ketentuan ini bertujuan agar sapaan bapak. jika alamat yang di tuju itu memiliki pangkat. kata sapaan juga tidak digunakan. biasanya penulis surat mencantumkan sapaan Ibu. Jika yang di tuju adalah jabatan orang tersebut seprti direktur PT atau kepala instansi tertentu.Perhatikan penulisan hal yang benar Hal: Petugas pameran Dies Natalis Hal: Permintaan bantuan tenaga pengajar bahasa Indonesia 6. Perhatikan contoh penulisan alamt yang salah. Saudara. Bapak Syakuro. Kepada Yth. ibu. pangkat. tetapi diawali dengan Yth. Ir. i) Ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat dan salam pembuka ii) Tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah (alamat pengirim pun tidak didahului kata dari karena kata dari berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan asal). Ibu Ir. saudara tidak digunakan. Bapak Drs. dan Drg. Mariani . atau Sdr. Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut.. ibu. Kepada Yth. atau Sdr. Demikian juga. atau Saudara tidak digunakan.. atau Yang terhormat. seperti Drs. kata sapaan Bapak. iii) Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju. Ibu. seperti sersan atau kapten.

Seperti pada alamat pengirim. Yth. lampiran. Paragraf terbuka. Mariani Yth. Huruf pertama awal kata dituliskan dengan huruf kapital. Salam pembuka Salam pembuka dapat diibaratkan dengan ucapan Permisi. Isi surat terbagi menjadi tiga bagian. Kemudian. 8. yaitu a. bergantung pada jelas atau tidaknya bagian ini. Kapten Sumijo 7. Bapak Kapten Sumijo Perhatikan contoh penulisan alamat yang benar. tidak perlu digarisbawahi atau diberi tanda baca apa pun. sedangkan kata yang lain dituliskan kecil semua. kemudian salam pembuka itu diikuti tanda koma. . Ir. dan RW biasanya dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. sesuai dengan keinginan penulis surat. Bapak Kepala Desa Tajur Yth. nama gang. nama kota dan propinsi dituliskan dengan huruf awal kapital. Selanjutnya. Kepala Desa Tajur Yth. Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor. Bapak Syakuro. Isi Surat Isi surat disebut juga tubuh surat.Yth. B. Bapak Darwino Yth. Punten (Sd.A. Penullisan sala pembuka mengikuti aturan berikut.) atau ketukan pintu ketika Anda bertamu ke rumah orang lain. Tercapai atau tidaknya maksud penulis surat. nomor. sesuai dengan keinginan penulis surat. dan alamat surat. Penulisan kata jalan pada alamat tidak singkat. RT. pada alamat yang dituju pun perlu dicantumkan kode pos jika kota tersebut telah memilikinya untuk memeperlancar dan mempermudah penyampaian surat Anda ke alamat yang dituju. 9. Yth. Bagian ini merupakan bagian yang paling menentukan. hal.

13. dan Jabatan Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. lembaga. Inisial atau sandi berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat terseut. Jadi. tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun.Inisial Inisial disebut juga sandi.Tanda Tangan. Sesudah salam penutup dibubuhkantanda koma.b. 11. dan c. Nama Jelas. Nama jelas penanda tangan dicantumkan dibawah tanda tangan dengan hanya huruf awal setiap kata ditulis kapital. Salam penutup dicantumkan di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim. pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah. . Huruf awal kata salam penutuf ditulis dengan huruf kapital. sedangkan kata-kata lainnya ditulis kecil. Paragraf isi surat seungguhnya.Salam Penutup Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat setelah penulis surat berkomunikasi dengan pembaca surat. 12.Tembusan Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui pula surat isi surat. atau organisasi. tembusan itu dicantumkan hanya jika memang ada instansi lain yang harus mengetahui maksud surat. Di bawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan tersebut. yaitu pemegang pimpinan suatu instansi. Paragraf penutup. Salam penutup yang lazim digunakan dalam surat-surat dinas bermacam-macam bergantung pada posisi pengirim terhadap penerima surat. yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat. 10.

Contoh surat resmi .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful