PENULISAN SURAT

DINAS
RANGKUMAN MATERI PENULISAN SURAT DINAS
DISUSUN OLEH:

1. MUHAMMAD FAUZI

I11110002

2. BAKRI BAIQUNI NASUTION
3. DWI ERLINDA PUTRI

I11110010

I11110012

4. QORY IRSAN

I11110028

5. RISTRA R. DIFARISSA

I11110039

6. FADILLA SAFIRA

I11110051

7. GANDRA WAHYUDI

I11110064

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN

UNIVERSITAS TANJUNGPURA
PONTIANAK

SURAT DINAS

A. Definisi Surat Dinas
Dalam kehidupan sehari-hari manusia akan bergaul dengan sesamanya.
Demikian pula , dalam rangka menjamin lancarnya suatu pemerintahan, suatu
instansi atau suatu departemen akan berkomunikasi dengan instansi atau
departemen yang lain karena kedua belah pihak saling memerlukan. Dalam
dunia bisnis dan dunia ekonomi terjadi peristiwa yang sama. Dalam pergaulan
seperti disebutkan diatas , manusia tidak terlepas dari saling memberikan
informasi, baik secara lisan maupun secara tertulis. Informasi secara lisan
terjadi jika si pemberi informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si
penerima informasi, contohnya melalui telepon, radio, dan melalui televisi.
Sebaliknya, informasi secara tertulis terjadi jika kondisi untuk lisan tidak
memungkinkan untuk dilakukan. Ada beberapa macam sarana komunikasi nonlisan,salah satunya adalah surat. Jadi, surat adalah salah satu sarana komunikasi
tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau
organisasi) kepada pihak lain (orang,instansi, atau organisasi). Sedangkan surat
dinas adalah apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi
yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang
bersangkutan.

B. Fungsi Surat Dinas
Surat dinas memiliki beberapa fungsi sebagai berikut:
1. Surat dinas sebagai bukti nyata hitam di atas putih, terutama surat-surat
perjanjian.
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena dapat diarsipkan dan di lihat
lagi jika diperlukan.
3. Surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang
perubahan dan perkembangan suatu instansi.
4.

Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat putusan atau
surat instruksi.

5. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan
lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran
mentalitas pengirimnya.

. ....... surat dinas diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan.. Sebaliknya...... Syarat Surat Dinas yang Baik Surat dinas sebagai sarana komunikasi tertulis. tidak terlalu panjang.... dituju . necis........ . Kemudian.... dinyatakan secara tegas. seperti subjek dan predikat... Selain itu. yang Alamat ........ tidak menyinggung perasaan si penerima................ Bahasa surat dinas dikatakan padat jika langsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa-basi dan tanpa berbunga-bunga.... serta memakai bahasa yang jelas. surat harus bersih.. bahasa surat dinas dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap dan unsur-unsur gramatikal....... adab.. surat yang singkat merupakan suatu keuntungan........ KEPALA SURAT Tanggal : Nomor Surat : Lampiran : Hal : Yth..... serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat. Selanjutnya....C............ dan takzim.... Bahasa surat dinas dikatakan adab jika pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan simpatik. dan tidak kotor. Format surat dinas dikatakan menarik jika letak bagianbagian surat teratur sesuai dengan ketentuan..... sebaiknya menggunakan format yang menarik. Bagian-bagian surat dinas tidak ditempatkan seenaknya menurut penulis. padat....................

................................................................................................................................ .................................................................................................... ................................................................................................................................................ Inisial Gambar 1 ....................................................... Paragraf ................ Paragraf Isi ........... penutup ............. Salam Penutup.................................................Salam Pembuka.................................................................................... Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan ...... ........................................................................................................................................................................................................................................ ..................... ........................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................. ............................... Paragraf ............................................................................. pembuka ................................................................................

........................................................................................................................................ .............................................................. pembuka ......... dituju . Paragraf ........................................................................................................... Salam Pembuka............................................................................................................................................. ........................................ ................................................................................................................................................................................................................................................... Alamat yang ........................ ..............Format Lurus Penuh (Full block style) KEPALA SURAT Nomor : Lampiran : Hal : Tanggal : Yth.......................................... Paragraf isi ....... ....................................................................................................................................................................................... .................................................................................... .............................. ................

...................... Alamat ............................................................................... ................................................................... Inisial Gambar 2 Format Lurus (Block style) KEPALA SURAT Nomor Surat : Lampiran : Hal : Tanggal : Yth............... Salam Penutup............................... penutup ............................................................................................................................................ Paragraf ......................... Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan .......

........................ ............................................................................. Paragraf .............................. ........................... Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan .................................................................................................... Paragraf ..... ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... pembuka .................... penutup ................................................................................................. .............................................................................. yang dituju ............................................................................................................................................................... Paragraf Isi .......... Salam Penutup.................................................................................. .......................................... ............................. ............................. Salam Pembuka.................................... .................

............................................... Alamat ..................................................................... ............................................................................................................................................ Salam Pembuka................. ................................................................... ....... Paragraf Isi ........................... pembuka .................................................................. dituju yang .............................................................. Paragraf .........................................................................................Inisial Gambar 3 Format Setengah Lurus a (Semi block style) KEPALA SURAT Nomor Surat : Lampiran : Hal : Tanggal : Yth................................................... .......................................................................... ...............................................................

................................................... ......... Inisial Gambar 4 Format Setengah Lurus b KEPALA SURAT Nomor Surat : Tanggal : ............... Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan .................... ..................... Paragraf ................................................................................................................................ .............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. Salam Penutup.......................... penutup .......................................

........................................................ ............................................................................................................................................................................................. Tanda Tangan ..................................................................................................................................................... Paragraf ................................................................................................................ ........ ................... ...................................................................Lampiran Hal : : Yth......... .... Salam Penutup.................................................................................................... Paragraf .................. ........................................... ..................................... Paragraf Isi ................................................................... .................... yang dituju ............................................................................................................ pembuka ..................................................................................... Alamat .............................................................................................................. .............................. Salam Pembuka......................................................................................................................................................................................... penutup ..........................

.............Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan ....................................... Salam Pembuka...................... ........................ Paragraf ................. ....... .......... dituju Hal : yang ... pembuka ............................................................................................................................................................................................... Alamat ...................................... ....... Inisial Gambar 5 Format Lekuk (Indented style) KEPALA SURAT Nomor Surat : Lampiran Tanggal : : Yth...................

................................................ Inisial Gambar 6 Format Paragraf Menggantung (Hanging paragraph style) .......................................................................................... .............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. ........................ Salam Penutup............................ ...................................... Paragraf ............................................................................................ Tanda Tangan Nama Penanda Tangan Nama Jabatan Tembusan ..................................................... ........ ................................................................ penutup ............................................................... ...................................................................... Paragraf Isi .................................................................................................................................................................................

nomor telepon d. melalui penyuluhan bahasa Indonesia di berbagai instansi. nama instansi b. Tanggal Surat Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada si penerima surat kapan surat itu di tulis. tidak ada format yang dibakukan. format manapun yang digunakan tidak menjadi soal. untuk menggunakan format setengah lurus b karena format ini dianggap lebih efisien dan lebih menarik. Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa dalam kegiatan surat-menyurat sehari-hari melazimkan format setengah lurus versi b. lambang instansi kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang nama. sepertinya sulitnya transportasi atau alamat yang dituju terletak di daerah terprencil.Dapat diinformasikan bahwa format setengah lurus a (Gambar 3) termasuk format surat resmi Indonesia versi lama. Berdasarkan pengamatan. alamat yang dituju. tetapi kadangkadang lambat jika menggunakan perangko biasa. Hal itu bergantung pada kelaziman anstansi yang bersangkutan. D. dan f. sedangkan format setengah lurus b (Gambar 4) termasuk format surat resmi versi baru. Seperti diketahui. pengiriman surat kadangkadang cepat jika menggunakan prangko kilat atau khusus. alamat. . Oleh karena itu. Bagian-bagian Surat Dinas 1. Dan. kode pos e. alamat lengkap c. serta keterangan lain yang berkaitan dengan instansi atau badan pengirim surat. sedangkan surat-surat resmi Indosia baru banyak menggunakan format setengah lurus versi b. Adakalanya pengiriman surat lambat sekali jika mengalami hambatan di perjalanan. surat-surat resmi Indonesia lama banyak menggunakan format setengah lurus versi a. Kepala Surat atau Kop Surat Dalam kepala surat yang lengkap tercantum (biasanya sudah tercetak) a. Dalam kaitan dengan format surat. Pusat Bahasa menganjurkan kepada masyarakat. 2. penyuluhan bahasa Indonesia melalui telepon atau melalui surat. Pada dasarnya.

Kata Nomor (lengkap) diikuti tanda titik atau jika nomor itu disingkat dengan No. brosur. si penerima akan mengetahui berapa lama sura itu di perjalanan. bilangan tersebut dituliskan dengan huruf. Pada akhir lampiran tidak perlu ada tanda baca apapun. Contoh : 005/120/SMU/XII/2003 4. Atau 2). dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar. tidak dengan angka. dan sebagainya. Penulisan nomor dan kode surat diatur sebagai berikut. Nomor dan kode surat berguna untuk memudahkan mengatur penyimpanan surat. Pada akhir tanggal surat tidak dibubuhkan tanda baca apapun. Kemudian. Huruf awal kata satu dan dua harus kapital. penulisan diikuti tanda titik.Dengan tercantumnya tanggal surat. Nomor Surat Setiap surat dinas yang keluar diberi nomor dan kode. tidak disingkat dengan tanda koma di atas. Tahun juga dituliskan lengkap. baik titik maupun tanda hubung. Umumnya memuat nomor surat keluar. sedangkan kata yang lain dengan huruf kecil semua. bulan. Jika banyak lampiran berjumlah satu atau dua. Garis miring yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi. Contoh : Lampiran : Satu berkas . Penulisannya yaitu kata Lampiran atau Lamp. 3. diikuti tanda titik dua. nama bulan itu jangan disingkatkan atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. Atau 11. Selanjutnya. kwitansi. Nomor surat untuk setiap instansi/organisasi berbeda-beda sesuai dengan ciri/identitas kantor tersebut. dan tahun. kemudian diikuti tanda titik. singkatan nama instansi/organisasi. angka tahun sebaiknya dituliskan lengkap dan tidak diikuti tanda baca apapun. Yang dilampirkan tiu dapat berupa buku. memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan. Lampiran Penulisan lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat menelti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota karena nama kota itu karena tercantum pada kepala surat. kemudian diikuti tanda titik dua. lalu dicantumkan jumlah dan nama barang yang dilampirkan dengan tidak diikuti tanda baca apapun. Februari menjadi Feb.

Pokok surat tidak ditulis berpanjangpanjang. cukup mencantumkan nomor surat dan hal surat. Pokok surat yang dicantumkan dalam bagian ini hendaknya diawali huruf kapital. serta mencakupi seluruh pesan yang ada dalam surat. sedangkan yang lain dituliskan dengan huruf kecil jika kata-kata tersebut bukan merupakan suatu nama. tetapi singkat dan jelas. Seperti kata Nomor dan kata Lampiran. Walaupun kata Hal dan Perihal itu bersinonim. Jadi. Hal surat harus dituliskan dengan singkat.Lamp. tidak perlu ditulis panjang-panjang. atau berarti sama. 5. dan tidak diakhiri tanda baca apapun. Hal Surat Penulisan Hal setelah lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya. Hal: Penentuan petugas pameran (dalam rangka Dies Natalis VI dan Lustrum II) yang akan diselenggarakan tanggal 5 – 10 Oktober 1987 Hal: Permintaan bantuan tenaga pengajar Mata kuliah bahasa Indonesia untuk Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Swadaya Jakarta . Perhatikan penulisan Hal yang salah. Dalam kaitan dengan ini. kita juga sering menjumpai kata Perihal dalam surat dinas. : Dua eksemplar Lampiran : 125 eksemplar Jika dalam surat dinas ini tidak ada yang perlu dilampirkan. maka menu atau bagian Lampiran ini tidak perlu dituliskan. sebaiknya digunakan kata hal karena lebih singkat. kata Hal pun harus diikuti tanda titik dua.

A. Darwino Kepada Yth. seperti sersan atau kapten. atau Sdr. kata sapaan bapak. Bapak Drs. Jika yang di tuju adalah jabatan orang tersebut seprti direktur PT atau kepala instansi tertentu. i) Ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat dan salam pembuka ii) Tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah (alamat pengirim pun tidak didahului kata dari karena kata dari berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan asal). ibu. dan Drg. biasanya penulis surat mencantumkan sapaan Ibu. jika alamat yang di tuju itu memiliki pangkat. Demikian juga. Bapak Syakuro. Ir. atau Sdr. atau Yang terhormat.. B. seperti Drs. Kepada Yth. Saudara. Alamat dalam sekaligus dapat berfungsi sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela. kata sapaan Bapak. pangkat.Perhatikan penulisan hal yang benar Hal: Petugas pameran Dies Natalis Hal: Permintaan bantuan tenaga pengajar bahasa Indonesia 6. tetapi diawali dengan Yth. Ibu. Kepada Yth. ibu. Perhatikan contoh penulisan alamt yang salah. saudara tidak digunakan. iv) Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya.. Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut. atau dengan jabatan. tidak berimpit dengan gelar. Ibu Ir. Ketentuan-ketentuan ini bertujuan agar sapaan bapak. Mariani . atau Saudara tidak digunakan. kata sapaan juga tidak digunakan.. Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus menerima surat. Bapak. iii) Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju.

. Ir. Selanjutnya. nama gang. Bapak Kepala Desa Tajur Yth. Seperti pada alamat pengirim. 8. Isi Surat Isi surat disebut juga tubuh surat. bergantung pada jelas atau tidaknya bagian ini. nomor. pada alamat yang dituju pun perlu dicantumkan kode pos jika kota tersebut telah memilikinya untuk memeperlancar dan mempermudah penyampaian surat Anda ke alamat yang dituju. Salam pembuka Salam pembuka dapat diibaratkan dengan ucapan Permisi. tidak perlu digarisbawahi atau diberi tanda baca apa pun. Kepala Desa Tajur Yth. Bagian ini merupakan bagian yang paling menentukan. Bapak Kapten Sumijo Perhatikan contoh penulisan alamat yang benar. kemudian salam pembuka itu diikuti tanda koma.A. Yth. sesuai dengan keinginan penulis surat.Yth. Tercapai atau tidaknya maksud penulis surat. Bapak Syakuro. Kapten Sumijo 7. RT. Kemudian. Paragraf terbuka.) atau ketukan pintu ketika Anda bertamu ke rumah orang lain. Penulisan kata jalan pada alamat tidak singkat. 9. sedangkan kata yang lain dituliskan kecil semua. dan RW biasanya dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Mariani Yth. Isi surat terbagi menjadi tiga bagian. Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor. Huruf pertama awal kata dituliskan dengan huruf kapital. lampiran. Bapak Darwino Yth. Penullisan sala pembuka mengikuti aturan berikut. sesuai dengan keinginan penulis surat. yaitu a. hal. Punten (Sd. dan alamat surat. B. nama kota dan propinsi dituliskan dengan huruf awal kapital. Yth.

lembaga. atau organisasi.b. 12. yaitu pemegang pimpinan suatu instansi. Sesudah salam penutup dibubuhkantanda koma.Tanda Tangan. yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat.Inisial Inisial disebut juga sandi. Paragraf penutup. 11. sedangkan kata-kata lainnya ditulis kecil. Paragraf isi surat seungguhnya. Jadi. Inisial atau sandi berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat terseut. 13.Tembusan Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui pula surat isi surat. Huruf awal kata salam penutuf ditulis dengan huruf kapital. tembusan itu dicantumkan hanya jika memang ada instansi lain yang harus mengetahui maksud surat. Nama Jelas. Salam penutup yang lazim digunakan dalam surat-surat dinas bermacam-macam bergantung pada posisi pengirim terhadap penerima surat. dan c. Di bawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan tersebut. Salam penutup dicantumkan di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim. dan Jabatan Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun. . pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah. 10.Salam Penutup Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat setelah penulis surat berkomunikasi dengan pembaca surat. Nama jelas penanda tangan dicantumkan dibawah tanda tangan dengan hanya huruf awal setiap kata ditulis kapital.

Contoh surat resmi .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful