P. 1
KOMUNIKASI PERKANTORAN 5

KOMUNIKASI PERKANTORAN 5

|Views: 1,276|Likes:
Published by Anis Khoirunnisa

More info:

Published by: Anis Khoirunnisa on May 07, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

06/18/2014

pdf

text

original

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Dalam kehidupan sehari-hari komunikasi merupakan bagian dari kehidupan manusia karena sejak dilahirkan manusia sudah berkomunikasi dengan lingkungannya. Orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna mengenai apa yang disampaikan. Bila tidak ada kesamaan makna berarti tidak akan terjadi komunikasi. Komunikasi merupakan suatu proses dimana seseorang memindahkan perasaan yang biasanya berupa lambang, kata-kata untuk mengubah tingkah laku orang lain. Dengan demikian, jika ada dua orang atau lebih bertemu dan saling berhubungan maka mereka akan berbicara atau memberikan tanda-tanda untuk mengetahui kehadiran orang lain. Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor, atau ada yang menyebut dengan istilah tata hubungan kantor (Office comunitation). Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan. Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak kepihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut.

1.2 Maksud dan Tujuan 1. Agar mahasiswa mengetahui pengertian komunikasi perkantoran. 2. Agar mahasiswa mengetahui unsur-unsur komunikasi perkantoran. 3. Agar mahasiswa mengetahui bagaimana proses komunikasi perkantoran. 4. Agar mahasiswa mengetahui pentingnya komunikasi kantor.

1

1.3 Sistematika Pembahasan Adapun sistematika pembahasan dalam makalah ini antara lain : 1. Pengertian komunikasi perkantoran 2. Proses komunikasi perkantoran

2

informasi. tempat pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau pekerjaan tata usaha. sehingga bersifat statis.  The Liang Gie (1992:59) mengemukakan bahwa kmunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. kantor merupakan suatu tempat pelaksanaan kegiata tata usaha atau pelaksanaan kegiatan yang bersifat tulis menulis. peraturan atau instruksi dalam bekerja. kantor dalam bentuk luarnya atau gedungnya. peraturan atau instruksi dengan suatu cara tertentu agar penerimanya memahami pesan yang diterimanya”. Dalam arti statis. Kantor adalah keseluruhan gedung dengan ruang-ruang kerjanya yang menjadi tempat pelaksanaan tata usaha dan kegiatan-kegiatan manajemen maupun pelbagai tugas resmi lainnya dari pimpinan suatu organisasi. untuk memahami komunikasi kantor perlu dipahami juga apa yang dimaksud dengan komunikasi. peraturan atau instruksi agar terjadi suatu pemahaman sehingga memberikan hal tindakan atau umpan balik yang efektif. Pada dasarnya pengertian kantor dapat ditinjau dari dua segi. Dari segi fisiknya: adalah kantor dalam arti sempit. Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan dari seseorang ke alam pikiran orang lain sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan. Setelah pengertian kantor. biasanya 3 . informasi.BAB II PEMBAHASAN 2. tempat para pejabat berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor. yaitu: (1) dari segi fisik dan (2) dari segi aktivitas. Untuk kantor.  Komaruddin (2001:77) menjelaskan sebagai berikut: “komunikasi adalah proses penyampaian pikiran. informasi. Definisi komunikasi tersebut menekankan bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian pikiran.1 Pengertian Komunikasi Perkantoran Kantor merupakan pusat pengolahan keterangan-keterangan.

pengirim. suggestions) to communicate (addressee. audience) to influence the behavior of the communicate. Redfield (dalam The Liang Gie. laporan. mengirim. selanjutnya akan dibahas mengenai pengertian “komunikasi kantor”. pengertian komunikasi kantor adalah sebagai berikut: Komunikasi administrasi dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu bentuk komunikasi sosial atau komunikasi antar manusia yang di dalamnya ada lima elemen: seorang komunikator (seorang pembicara. as seen in his response (reply.dilakukan oleh atasan kepada bawahan mengenai pekerjaan yang harus dilakukan oleh bawahan agar terbina kerja sama yang baik dalam pencapaian tujuan kantor. saran) kepada seorang komunikan (pihak yang dikirimi. penjawab. Berkaitan dengan pengertian komunikasi kantor. menyiarkan) warta (perintah. issuer) who transmits (says. dari suatu unit kepada unit lain) yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor.G. respondent. 1992:60) mengemukakan pengertian komunikasi kantor sebagai berikut: Administrative communication can best be regarded as a form of social or human communication informasi which there are these five elements: A communicator (a speaker. Berdasarkan pendapat di atas. The Liang Gie mengemukakan bahwa pada dasarnya komunikasi kantor mengandung arti yang sama dengan komunikasi administrasi. memahami informasi yang disampaikan baik secara langsung tanpa menggunakan media maupun secara tidak langsung dengan menggunakan media. Komunikasi yang baik harus menimbulkan efek atau memberi hasil sesuai tujuan yaitu perubahan perilaku kepada komunikan atau setidak-tidaknya orang dapat mengerti. Setelah mengetahui apa yang dimaksud dengan kantor dan komunikasi. Wursanto (1987:25) mengemukakan pengertian komunikasi kantor sebagai berikut: Komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor atau ada yang menyebut dengan istilah hubungan kantor (office communication) adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain (dari seseorang kepada orang lain. reaction). Charles E. hadirin) untuk 4 . reports. I. sender. issues) messages (orders. sends. penyiar) yang menyampaikan (berkata.

Scott. yaitu : 1. dalam The Liang Gie. instruksi atau perintah mengenai pekerjaan atau tugas. Di dalam proses komunikasi mengandung unsur-unsur utama. Tata hubungan administrasi. 2.mempengaruhi perilaku dari si penerima atau sebagaimana tampak dalam tanggapannya (jawaban. yang tidak mengandung unsur perintah. 2.2 Jenis Komunikasi Perkantoran Komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi 2 macam. Jadi tata hubungan administrasi. yaitu:uyytnb 5 . 2. adalah tata hubungan yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atua sebagai manegeer dengan para bawahan atau para pelaksananya yang mengandung unsur perintah. (1962:173). Penyampaian itu bisa dari seorang pimpinan atau karyawan kepada pimpinan atau karyawan lain dari satu unit kepada unit lain dalam sebuah kantor baik secara langsung tanpa menggunakan media atau secara tidak langsung dengan menggunakan media untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif. adalah hubungan yang terjadi atau yang berlangsung antara satuan organisasi dalam suatu organisasi. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa komunikasi kantor adalah proses penyampaian informasi. Definisi lain menyebut bahwa “Administrative communication is a process which involves the transmission and accurate replication of ideas for the purposes of eliciting actions which will accomplish company goals effectively” (William G. yakni fungsi setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manager.3 Proses Komunikasi Kantor Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan. Hubungan tata usaha. reaksi). disebut juga tata hubungan fungsi.

pembawaan diri maupun mood pengirim. penerimaan harus mendapatkan pesan. d) Penerimaan mendapatkan pesan. c) Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi (verbal dan nonverbal. nada dan tipe yang semuanya tergantung pada ide. Di dalam organisasi kantor yang sudah kompeks tentu saja masih banyak unsur-unsur komunikasi yang dapat masuk dalam proses selain ketiga unsur di atas. dengan tanda-tanda tersebut diusahakan agar orang lain mengerti apa yang dimaksud. Caranya adalah dengan menggunakan tanda-tanda. lokasi audiens. e) Penerimaan menguraikan pesan.1. isyarat gerak). Tanda dapat berupa kata. misalnya alat pengirim warta. Sarana Komunikasi Yakni saluran serta mekanismme yang dipergunakan untuk menyalurkan tanda-tanda. Pengirim Berita Yakni orang yang bermaksud sesuatu kepada orang lain. alat penerima warta. 3. ekspresi wajah. organisasi. 2. isyarat dan lain sebagainya. tindakan. tergantung pada pesan. dengan memahami pesan yang disampaikan dan menyimpannyadi pikirannya. Jika mereka telah 6 . panjang. jika kita mengirimkan suratnya terlebih dahulu dan lain sebagainnya. kebutuhan akan kecepatan diterima. Penerima Berita Yakni orang yang menerima tanda yang dikirimkan dan menerjemahkannya ke dalam sesuatu yang berarti bagi dirinya. dan formalitas yang dibutuhkan. gambar atau angka. b) Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan. Komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbal balik yang dapat digambarkan sebagai berikut: a) Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk membaginya. agar komunukasi terjadi. audiens.

menurut Onong Uchjana Effendy (2001:11-16) terbagi menjadi dua tahap. warna dan lain sebaginya yang secara langsung mampu “menerjemahkan’ pikiran dan atau perasaan komunikator kepada komunikan. Proses komunikasi sering juga dipandang sebagai kerangka model yang menunjukkan suatu rangkaian tahap demi tahap. yaitu: 7 . Penyajian model komunikasi dimaksudkan untuk mempermudah memahami proses komunikasi dan melihat komponen dasar yang perlu ada dalam suatu komunikasi. teleks. kial. a) Proses komunikasi secara primer Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. majalah. Proses komunikasi. telepon. Ika mereka belum mengerti. f) Penerima mendapatkan feedback yang memungkinkan pengirim mengevaluasi efektivitas dan pesan (komunikasi yang telah dilakukan. radio. Sedangkan oleh The Liang Gie (1992:66). yakni secara primer dan secara sekunder. film dan banyak lagi adalah media kedua yang sering digunakan dalam komunikasi. komunikasi di dalam kantor itu prosesnya dibedakan menjadi dua macam. Sebagaimana yang dikemukakan Arni Muhammad (1995:5) yang dimaksudkan dengan model komunikasi adalah gambaran yang sederhana dari proses komunikasi yang memperlihatkan kaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya. b) Proses komunikasi secara sekunder Proses komunikasi secara sekunder adalah penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua dalam melancarkan komunikasinya karena komunikan sebagai sasarannya berada di tempat relatif jauh atau jumlahnya banyak. televisi.memahami dengan benar pesan yang disampaikan. gambar. Surat. kita harus menjelaskan hingga mengerti). Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi adalah bahasa. isyarat. surat kabar. dengan arti yang sama sesuai dengan yang dimaksud pengirim.

Hubungan datar (horizontal) adalah hubungan diantara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kurang lebih sederajat. Claude E. (6) isyarat yang diterima.1. (8) wartanya. (7) alat penerima yang menyajikan. Hubungan tegak (vertikal) ialah proses penyampaian suatu warta dari pihak pimpinan kepada para karyawan (vertikal ke bawah) maupun dari pihak bawahan kepada pimpinan (vertikal ke atas). memberikan model proses komunikasi kantor yang dapat dilihat seperti di bawah ini: Gambar 1 Dari gambar di atas ternyata bahwa tatahubungan itu meliputi (1) sumber warta. (3) alat pengirim warta. (4) isyarat yang dikeluarkan oleh alat pengirim itu. Ini masih ditambah reaksi dari si penerima warta itu dan struktur organisasi sebagai lingkungan suasananya maupun sesuatu maksud khusus dari penyampaian warta itu. 8 . (9) pihak yang dituju. Shanon dan Warren Weaver dalam bukunya The Mathematical theory of communication. 2. (2) wartanya itu sendiri. (5) sumber gangguan.

Komunikasi vertikal Komunikasi vertikal yakni komuniksi dari atas ke bawah (down ward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication). Selanjutnya Arni Muhammad (1995:116) juga mengatakan bahwa: Yang dimaksud dengan komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. komunikasi ini terjadi dari hierarki wewenang rendah ke hierarki wewenang lebih tinggi. Sebaliknya komunikasi ke bawahan adalah dari wewenang tinggi ke hierarki wewenang lebih rendah. Bentuk Komunikasi Kantor Komunikasi yang berlangsung dalam kantor berupa komunikasi intern dan komunikasi ekstern. 2001:84). (Onong Uchjana Effendy. Arni Muhammad (1995:108) berpendapat bahwa: Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atasan atau para pimpinan kepada bawahannya. Sedangkan menurut L.C. Wursanto (1987:41) komunikasi intern yaitu “komunikasi yang berlangsung di dalam organisasi. Komunikasi ke atas maksudnya komunikasi bawahan ke atasan. Komunikasi intern adalah semua pesan yang dikirm dan diterima di dalam suatu organisasi baik yang formal maupun informal (Slamet Soesanto.G. 2001:123). Sehubungan dengan hal tersebut. disiplin. Tujuan dari komunikasi ini adalah pemberian balikan. pertanyaan dan kebijaksanaan umum. Kebanyakan komunikasi ke bawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan pesan tersebut biasanya berhubungan dengan pengarahan tujuan. Komunikasi ini hanya berlangsung di dalam lingkungan itu sendiri”. adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik (two way traffic communication). Pada komunikasi intern kita dapat menemukan tiga dimensi yaitu: a. perintah. memberikan saran 9 .

Teguran 10 . 5. mengajukan ide-ide. 2. 1995:117) adalah sebagai berikut: 1. Ceramah 4. Pemberian perintah. Komunikasi ke atas memperbolehkan. Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah-masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas-tugas organisasi. 3. Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi menurut Pace (dalam Arni Muhammad. Komunikasi ke atas memperkuat operasi dan loyalitas karyawan terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan pertanyaan. 6. bahkan mendorong dasas desus muncul dan membiarkan supervisor mengetahuinya. Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dia maksudkan dari arus informasi yang ke bawah. Dengan adanya komunikasi ke atas supervisor dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan. Informasi atau pengarahan 3. saran-saran tentang jalannya organisasi. 4. juga yang menjadi komunikan bisa pimpinan atau bawahan tergantung dari kepentingannya masingmasing. Dari pernyataan di atas dapat disimak bahwa dalam komunikasi vertikal yang menjadi komunikator bisa pimpinan atau bawahan. Komunikasi dari atas ke bawah yaitu pimpinan sebagai komunikator dan bawahan sebagai komunikan dengan maksud untuk memberikan pengertian atau wewenang kepada bawahan untuk melakukan suatu pekerjaan yang harus dilaksanakan dalam kedudukannya sebagai anggota organisasi. Komunikasi tersebut biasanya dilakukan dalam bentuk: 1.dan mengajukan pertanyaan. Arus komunikasi ke atas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan. instruksi dan petunjuk 2.

Laporan 2. dengan maksud untuk memberikan bahan-bahan atau keterangan yang diperlukan oleh pimpinan. Usulan-usulan 3. jelaslah bahwa dalam suatu organisasi komunikasi dua arah secara timbal balik sangat penting sekali demi terciptanya kerjasama dan kesatuan langkah dalam mencapai tujuan. maka realisasi dari bentuk komunikasi ini antara lain: 1.5. Gagasan dan pendapat Dari uraian-uraian di atas. Untuk lebih jelasnya mengenai komunikasi vertikal ini dapat dilihat pada gambar berikut: Gambar 2 Komunikasi Vertikal Melalui Rantai Komando dalam Struktur Organisasi Kepala Biro Komunikasi ke atas Kepala Bagian Kepala Urusan Kepala Seksi Karyawan Komunikasi ke bawah 11 . juga sebagai saluran bagi penyampaian pikiranpikiran atau perasaan-perasaan para karyawan. Saran-saran 4. Keluhan-keluhan 5. bawahan bertindak sebagai komunikator sedangkan pimpinan bertindak sebagai komunikan. Penjelasan Sebaliknya komunikasi vertikal dari bawahan ke atasan.

komunikasi horizontal seringkali berlangsung tidak formal. Komunikasi ini sering terjadi di luar waktu kerja. Komunikasi horizontal pada umumnya bersifat pemberian informasi antara pimpinan satuan unit yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijaksanaan pimpinan sehingga tidak mengandung unsur perintah. nota dan surat kabar. Komunikasi horizontal dapat dilakukan dengan berbagai cara: Secara langsung. 1987:48 b. dilakukan dengan cara: 1. rapat dinas 2. misalnya melalui telepon 2. Mereka berkomunikasi satu sama lain bukan pada waktu mereka sedang bekerja. Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar. Onong Uchjana Effendy mengemukakan bahwa: Komunikasi horizontal ialah komunikasi secara mendatar.G. atau pada waktu pulang kerja (2001:124). musyawarah kerja Secara tidak langsung. antara anggota staf. Rapat kerja. Dengan demikian komunikasi horizontal perlu bagi pelaksanaan koordinasi. Yogyakarta: Kanisius. sedang rekreasi. Lisan. Jika tadi kita ketahui komunikasi vertikal lebih bersifat formal maka komunikasi ini sifatnya lebih cenderung nonformal. sehingga suasana menjadi lebih akrab dan tidak formal. Etika Komunikasi Kantor. (I. Berbeda dengan komunikasi vertikal yang sifatnya lebih formal. misalnya menggunakan memo. Komunikasi horizontal atau ke samping mempunyai peranan penting untuk mengkoordinasikan kegiatan. Tertulis. Wursanto.G. karyawan sesama karyawan dan sebagainya. dapat membantu interaksi dalam pelaksanaan tugas pekerjaan. 1987:53) 12 . biasanya komunikasi ini dilakukan oleh antar anggota staf. dan setelah tugas pekerjaan. Rapat pimpinan. rekreasi. disela-sela waktu istirahat.Sumber: L. sesama karyawan dan sebagainya. melainkan pada saat istirahat. Wursanto. dengan cara: 1.

Penyampaian informasi 2. c. Kemudian I. Rapat koordinasi Komunikasi ini menimbulkan rasa kebersamaan dan mengurangi konflikkonflik yang mungkin timbul. Komunikasi diagonal sama pentingnya dengan pelaksanaan arah komunikasi lainnya meskipun berbeda tingkatan dan kewenangannya namun melalui komunikasi ini masing-masing pihak akan memperoleh informasi yang bermanfaat bagi pelaksanaan kerja. Wursanto menyatakan bahwa: Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang berlangsung antara karyawan pada tingkat kedudukan yang berbeda pada tugas atau fungsi yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lain (1987:53). Secara jelas komunikasi diagonal dapat dilihat pada gambar sebagai berikut: Gambar 3 Komunikasi Diagonal Kepala Biro Kepala Bagian Kepala Bagian Kasie Kasie Kasie Kasie 13 . Surat tembusan 3. Komunikasi Diagonal Komunikasi diagonal menurut Onong Uchjana Effendy (2001:125) disebut juga komunikasi silang (cross communication) adalah komunikasi antara pimpinan seksi dengan karyawan seksi lain.G.Bentuk realisasi dari komunikasi ini berupa antara lain: 1. dan menunjang terciptanya koordinasi yang baik antar karyawan.

maka komunikasi eksternal ini sering digunakan. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. karena melalui media massa. perusahaanperusahaan besar yang disebabkan luasnya ruang lingkup komunikasi. Lain halnya dengan pendapat Komaruddin Sastradipoera (2001:84) bahwa “komunikasi ektern merupakan komunikasi akibat langsung dari konsep bahwa entitas manajemen adalah suatu sistem terbuka. b. Jika informasi 14 . Komunikasi dari organisasi kepada khalayak Komunikasi dari organisasi kepada khalayak pada umumnya bersifat informatif.Sedangkan komunikasi eksternal yaitu: “komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi” (Onong Uchjana Effendy. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak dapat melalui seperti:          Majalah organisasi Press release Artikel surat kabar dan majalah Pidato radio Film dokumenter Brosur Leaflet Poster Konprensi pers (Onong Uchjana Effendy. yakni komunikasi dari organisasi kepada khalayak. jelaslah bahwa media massa memiliki peranan penting dalam menyebarkan informasi. Sistem manajemen semakin terbuka dengan semakin besarnya peranan fungsi marketing”. Pada instansi-instansi pemerintah seperti departemen. Komunikasi eksternal terdiri dari dua jalur secara timbal balik. yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa ada keterlibatan setidak-tidaknya ada hubungan batin. informasi dapat diterima secara serempak. 2001:129) Dengan demikian. 2001:128). dan dari khalayak kepada organisasi: a.

Opini publik ini sering sekali merugikan organisasi. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti. maka ini disebut opini publik (public opinion). Geoffrey Mills dan Oliver Standingford mengemukakan prinsip-prinsip komunikasi sebagai berlikut : a. Misalnya pengacara berbicara dengan orang awam dalam hal hukum maka jangan digunakan istilahistilah hukum yang orang awam tidak tahu. Orang hanya bisa memahami tentang sesuatu hal jika menghubungkannya dengan hal lain yang telah dimengerti. D.yang disebarkan kepada khalayak menimbulkan efek yang sifatnya kontroversial (menyebabkan adanya pro dan kontra di kalangan khalayak). Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannya pada sesuatu hal lain yang telah dimengerti. PRINSIP-PRINSIP DALAM KOMUNIKASI KANTOR Seorang Kepala Kantor atau Manajer Administratif mempunyai tugas utama membina sistem komunikasi sebaik-baiknya. untuk keperluan ini haruslah memahami azas-azas atau prinsip-prinsip komunikasi dan menerapkannya dalam pelaksanaan tugasnya. Karenanya harus diusahakan agar segera dapat diatasi dalam arti kata tidak menimbulkan permasalahan-permasalahan negatif. Pengirim warta tidak boleh menyalahkan pihak penerima warta apabila wartanya tidak dimengerti. Komunikator wajib membuat dirinya dimengerti. agar dapat berkomunikasi dengan secara efektif adalah komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain. baik berbicara maupun menulis kita harus menyadari siapa yang kita tuju. Alasan tidak dimengertinya warta adalah 15 . Asas komunikasi. baik bagi organisasi maupun khalayak. c. Dan orang yang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai suatu kewajiban untuk meminta penjelasan. b.

surat edaran. buku. semangat kerja akan terangkat. atau belum memberi penjelasan yang memadai. sederhana dan mudah ditafsirkan. 5% dipergunakan untuk menulis 2. Sebaiknya digunakan kalimat yang pendekpendek. 4. kurangnya perhatian adalah suatu kelemahan dalam komunikasi. Selain prinsip dasar di atas terdapat hal-hal yang harus dipertimbangkan untuk melakukan komunikasi yang baik. semakin mereka menghargai integritas manajemen. Integritas dan Ketulusan Semakin banyak bawahan diberitahu mengenai organisasi dan masa depannya. Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta wajib untuk meminta penjelasan. E. pemakainya harus mengingat sasaran dan komunikasi. yaitu: 1. 1. 3. c) Tertulis (surat.karena pembicara atau penulis tidak memilih kata-kata yang tepat. Pemilihan Media Adalah penting untuk memilih media yang paling tepat misalnya: a) Bersemuka (rapat. Penerima warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pengirim warta. konferensi. 2. wawancara). mungkin ia memerlukan penjelasan tambahan. 35% dipergunakan untuk berbicara dan 16 . radio. kita pergunakan untuk komunikasi. b) Lisan (telepon. d. buku pedoman dll). 10% dipergunakan untuk membaca 3. Ruang Lingkup Media Komunikasi Kantor Komunikasi merupakan salah satu kegiatan rutin dari suatu kantor. Berdasarkan hasil dari suatu penelitian. Perhatian Perhatian harus diberikan oleh penerima komunikasi. diketahui bahwa antara 75% sampai 90% dari waktu kerja kita. sistem komunikasi yang timbal balik. Kejelasan Bahasa yang digunakan harus jelas dan ringkas.

Apakah komunikasi dalam bentuk sedemikian rupa sehingga ia dapat menghasilkan reaksi yang diinginkan dari orang yang menerimanya? Apakah panggilan telepon tidak menyinggung penerimanya? Apakah surat justru memperlambat penerimaan informasi. yaitu pesan yang disampaikan haru diterima dengan baik oleh komunikan. (Jiwanto dalam I. kesalahan dengar hampir tak dapat dihindarkan.G. Keamanan. karena surat tersebut mungkin tidak diperhatikan? 7. Apakah resiko hilangnya informasi selama informasi itu disampaikan? 4. Apakan informasi yang akan disampaikan membutuhkan kecermatan? Apabila data dalam bentuk angka disampaikan melalui telepon. Berapakah biaya persiapan dan pelaksanaan untuk mengadakan komunikasi? Berapakah perbandingan antara biaya dan manfaat (cast-benefit) dari media komunikasi yang di pergunakan? 17 . untuk itu pemilihan media komunikasi itu sangat penting. 1987:29) Oleh karena itu komunikasi kantor harus efektif. menyampaikan pesan secara lengkap. Agar komunikasi efektif. Kecepatan. Menurut Komaruddin (1993:84) dalam memilih media komunikasi perlu mempertimbangkan seperti berikut: 1. 50% dipergunakan untuk mendengarkan. Sampai sejauhmana pentingnya komunikasi. sehingga catatan harus disiapkan? 6. Kerahasiaan. Kecermatan. Biaya. Wursanto. Apakan akan muncul masalah apabila informasi tersebut jatuh ke tangan orang yang tidak berhak? 5. Apakah komunikasi itu harus dilakukan dengan komunikasi tertulis. 2. menggunakan cara yang dapat dimengerti oleh penerima pesan. dilakukan dalam waktu yang tepat serta menggunakan media yang benar. komunikator harus merencanakan komunikasi dengan baik. Kesan. yaitu merumuskan pesan dengan jelas.4. kualitas media yang baik sangat berpengaruh dalam proses komunikasi. 3. Catatan. Salah satu penentu efektivitas komunikasi adalah media yang digunakan.

lukisan. 2. Sistem komunikasi lisan (oral communication) Ini meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun ke dalam kantor sendiri. pameran. telegram dan warkat tertulis lainnya. Media visual.Media komunikasi yang tepat akan menunjang keberhasilan kerja dalam komunikasi. mengklasifikasikan media komunikasi kantor menjadi: 1. pembagian media ini dikemukakan oleh I. televisi. foto. buletin dan sebagainya. Media Komunikasi Eksternal Media komunikasi eksternal menurut sifatnya: 1. menurut J. bel atau tanda lampu. caranya meliputi sistem radio. 18 . 2. 3. Media cetak. pamflet.G.C. Sistem mekanis (mechanical system) Ini meliputi pipa udara. maka media komunikasi pun dapat dikelompokkan menjadi media komunikasi intern dan media komunikasi ekstern. Wursanto (1087:83) dengan mengklasifikasikan berdasarkan sifat media komunikasi. radio atau hanya corong udara. Sistem komunikasi tulisan (writen communication) Ini meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas pengantar sendiri. Karena komunikasi yang berlangsung di dalam kantor dan di luar kantor. Denyer (dalam The Liang Gie. Macam-macam media komunikasi yang dipergunakan oleh kantor telah dirancang sebagai suatu sistem komunikasi kantor. Komunikator harus mampu memutuskan media komunikasi mana yang akan dipakai dari media komunikasi yang ada di kantor. brosur. 1992:63). ialah segala barang cetak seperti surat kabar. majalah. ban berjalan. Sistem panggilan tugas (staff location system) Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari. menemukan dan memanggil seseorang petugas dalam lingkungan pembangunan atau badan usaha yang luas seperti. ialah media yang dapat dilihat seperti film. bunyi. teleks sampai televisi 4. pengeras suara. misalnya: manajer produksi di beberapa pabrik atau dokter di hospital. A.

Termsuk media ini. Saluran media komunikasi ke atas tertulis Menyediakan kotak saran Mengadakan suggesion plan Grievance procedure. Media auditif. telepon. Media komunikasi internal Media komunikasi internal ialah media yang dipergunakan dalam komunikasi internal. ialah media yang dapat di dengar. B. Saluran media komunikasi internal tertulis: 1. Film dan televisi 4.2. Komunikasi internal kami namakan komunikasi kantor. yaitu komunikasi yang berlangsung dalam suatu kantor. film. gramafon. baik 19 . Di bawah ini dikemukakan beberapa jenis media komunikasi eksternal yang sering atau umum digunakan. 4.1. Pameran. Radio 3. serta masalah lain yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan. Saluran media komunikasi ke bawah tertulis Uraian tugas Buku pedoman (manual handbook) Majalah atau buletin Memo atao nota dalam Papan pengumuman Laporan tahunan Penyusunan anggaran 1. keinginan. tuntutan para karyawan. misalnya radio. dengan cara menyediakan formulir yang harus diisi oleh para karyawan. Pers 2.3. Termasuk media ini. 1. misalnya televisi. Media audio-visual. video. tape. ialah media yang dapat dilihat maupun media yang dapat didengar. 1. bertujuan untuk mengetahui keluhan. recorder.

c. 1. komunikasi tidak akan berhasil atau menghambat komunikasi. 2. pertemuan. Kalau tidak ada unsur saling mempercayai. antara kedua belah pihak. Content (kepuasan) Komunikasi harus dapat menimbulkan rasa kepuasan.dengan menyebutkan identitas para karyawan maupun tidak menyebutkan identitas para pegawai yang bersangkutan. Clarity (kejelasan) 20 . Saluran media komunikasi internal lisan Saluran media komunikasi internal lisan. wawancara. antara lain dapat meliputi: rapat kerja laporan.G. Cultip dan Allen H. 1987:68-70). Context (perhubungan pertalian) Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan situasi atau kondisi lingkungan pada waktu komunikasi berlangsung. F. Kepuasan ini akan tercapai apabila si berita dapat dimengerti oleh pihak komunikan dan sebaliknya pihak komunikan mau memberikan reaksi atau respons kepada pihak komunikator. kunjungan dan konferensi. Faktor-faktor tersebut terdiri atas tujuh faktor sehingga disebut dengan the seven c’s communication. Credibility (kepercayaan) Dalam komunikasi antara komunikator dengan komunikan harus saling mempercayai. Efektivitas Komunikasi Kantor Keberhasilan komunikasi yang dilaksanakan dalam kantor tidak akan tercapai dengan baik jika tidak ada usaha-usaha untuk mencapai komunikasi yang efektif. yaitu sebagai berikut: a. mengemukakan faktor-faktor yang menyebabkan komunikasi efektif. Misalnya situasi atau keadaan yang sedang kacau komunikasi akan terhambat sehingga komunikasi tidak berhasil. Dalam usaha mencapai komunikasi yang efektif ini terdapat faktor-faktor yang dapat mempengaruhinya. Center (dalam I. telepon. Scot M.3. b. Wursanto. d. Saluran media komunikasi horizontal tertulis Memo atau nota dalam antar unit/bagian Mekanisme penyusunan anggaran.

Capability and Consistency (kesinambungan dan konsistensi) Komunikasi harus dilakukan terus menerus dan informasi yang disampaikan jangan bertentangan dengan informasi yang terdahulu.Kejelasan yang dimaksud adalah kejelasan yang meliputi akan kejelasan isi berita. Channels of distribution (saluran pengiriman berita) Agar komunikasi berhasil. Saluran komunikasi yang sering dipergunakan. Setiap perubahan harus dijelaskan secara hati-hati pada tahap awal. rapat dan konferensi. kejelasan akan tujuan yang hendak dicapai. g. bisa melalui radio. kejelasan istilah-istilah yang dipergunakan dalam pengoperan lambang-lambang. Bahasa yang digunakan harus jelas dan ringkas. e. Capability of Audience (kemampuan pihak penerima berita) Pengirim berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan pihak penerima berita. Janganlah mempergunakan istilah-istilah yang kemungkinan tidak dimengerti oleh pihak penerima berita. Dengan memenuhi ke tujuh faktor tersebut komunikasi diharapkan dapat berjalan dengan baik sehingga tercapai tujuan yang efektif. (b) Perhatian. (d) Pemilihan media. f. Harus diberikan oleh penerima komunikasi. pemakaiannya harus jelas selalu mengingat sasaran komunikasi. karena bila orang dilewatkan begitu saja. televisi dan telepon. Semangat kerja akan terangkat dan keselarasan kerja didorong. (c) Integrasi dan ketulusan. 21 . hendaknya dipakai saluran-saluran komunikasi yang sudah biasa dipergunakan dan sudah dikenal oleh umum. Komunikasi sedapat mungkin harus pula dikirim sepanjang garis weweenang yang diterima. Adalah penting untuk memilih media yang tepat: (i) Bersemuka-untuk wawancara. kurangnya perhatian yang cermat adalah kelemahan yang lazim. mereka merasa kehilangan status dan dengan sendirinya merasa marah. Semakin banyak pekerja diberitahu mengenai perusahaan dan masa depannya. Selain pendapat di atas ada beberapa hal pokok yang harus dipertimbangkan dengan cermat dalam komunikasi yaitu: (a) Kejelasan . semakin mereka akan menghargai integritas manajemen.

saran. biasanya pesan yang disampaikan adalah membujuk pegawai untuk melakukan sesuatu atau pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan manfaat yang akan mereka peroleh. G. Fungsi Penting Komunikasi Komunikasi memiliki empat fungsi penting yaitu: 1. dengan menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu. akurat. Informasi harus jelas. maupun diagram yang menjelaskan pesan yang dimaksud. dan lain-lain. Membujuk dan menyediakan rekomendasai. misalnya jika salah satu karyawan bekerja terlalu lambat. surat kabar. dan hal-hal yang membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka.(ii) Lisan-telepon.  Memberikan fakta dibandingkan kesan. skema. menjelaskan mengapa perubahan dilakukan. memberikan solusi terhadap masalah. buku majalah. kepada siapa melaporka hasil pekerjaanya. surat edaran. Ciri-ciri Pesan yang Efektif  Menyediakan informasi yang praktis. mendiskusikan status sebuah proyek. meyakinkan. Komunikasi informal juga dapat mengontrol prilaku karyawan. Fungsi control Setiap organisasi mempunyai hieirarki dengan wewenang yang menyertainya. buku pedoman. radio. dengan menggunakan bahasa yang konkret dan menjelaskan secara detail yang dimaksud. iklan.komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menyanyakan ulang deskripsi pekerjaanya. bagan. foto. karena pesan kita hanya ditujukan pada orang-orang tertentu saja.   Mengklarifikasi dengan menyingkat informasi. (iii) Tertulis-surat. dan etis  Menyatakan tanggung jawab secara jelas. dengan menjelaskan apa yang kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan. sistem komunikasi timbal balik. teman yang lain akan 22 . dengan menggunkan tabel.

handphone dan lain-lainnya merevolusi cara bagaimana orang berkomunikasi serta meningkatkan kecepatan maupun frekuensi berkomunikasi. mobil. Fungsi Motivasi Fungsi ini biasanya dilakukan melalui pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka lakukan. 3. dan bandara. semakin banyak bisnis beroperasi lintas batas suatu negara dan berkompetisi dalam skala global. Perkembangna tersebut menuntut pegawai untuk lebih efektif dan efisien dalam berkomunikasi. 4. Tantangan Komunikasi pada Masa Kini Pada masa kini banyak tantangan pada proses Komunikasi diantaranya yaitu:  Perkembangan teknologi. individu atau organisasi akan dengan mudah mengambil keputusan. budaya maupun 23 .  Globalisasi dan perbedaan budaya antar pegawai. Durasi waktupun bukan masalah . internet. Fungsi Informasi Fungsi ini perhubungan dengan memperlancar pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen. Salah satu interaksi sosial tersebut adalah komunikasi di mana masing-masing anggota organisasi dapat mengekspresikan emosi yang negatif. tidak hanya di kantor sebagaimana dulu. Fungsi Emosi Salah satu tujuan bekerja adalah berinteraksi sosial.mengomunikasikan ketidakpuasan mereka dengan menjauh ataupun mengejek bahwa yang bersangkutan sangat lambat. senaik apa mereka mengerjakannya. 2. dan apa yang sebaiknya dilakukan untuk menigkatkan kinerjanya. Hal ini membutuhkan pemahaman tentang hukum. misalnya frustasi atau tidak puas dengan pekerjaan yang dikerjakannya selama ini kepada teman sekerja. Dengan mentrasfer data dan alternatif piliha yang ada. H. karena komunukasi dbisa dilakukan dalam 24 jam setiap hari baik dirumah.

Hal ini diantisipasi dengan dibentuknya organisasi berbasis tim yang bekerja bersama mencapai tujuan perusahaan dengan mengurangi hierarki yang menghambat pengambilan keputusan cepat. komunikasi yang dilakukan dapat dipastikan efektif. pengambilan keputusan tidak hanya monopoli para manajer karena rentang operasi perusahaan yang semakin luas seiring denga globalisasi.  Organisasi yang berbasis tim. karena kita akan berusaha menyajikan pesan atau informasi lebih berarti pada sisi penerimaan untuk mendapatkan feedback yang diharapkan atas terjadinya komunikasi. Dengan melakukan ini. a) b) c) d) Perbedaan bahasa dan presepsi.praktek bisnis dari semua negara dan mampu berkomunukasi dengan menggunakan bahasa yang berbeda. Walaupun banyak manfaat yang didapatkan. Gangguan komunikasi Overlood informasi Penyaringan yang tidak tepat Dari beberapa hambatan tersebut. ada beberapa kiat yang dapat dilakukan untuk meminimalisir dampak ambatan tersebut. Hambatan Komunukasi dan Kiat Menghindarinya Menurut Robbins ada 4 hambatan komunukasi yang akan mempengaruhi kualitas komunikasi yang kita lakukan. Melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens Hal utama yang harus dilakukan dalam berkomunikasi adalah memfokuskan diri pada audiens yang akan dituju. I. Bahkan seluruh dunia telah menggunakan bahasa inggris sebagai bahasa kedua di negaranya. anggota tim yang berasal dri departemen yang berbeda dengan latar belakang budaya yang berbeda tentunya akan sulit menciptakan iklim berkomunikasi yang baik tanpa kita mampu untuk mendengar dan memahami satu sama lain. Antara lain adalah: a. 24 .

J. merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri. namun tren selama ini menunjukkan bahwa struktur tersebut cukup efektif dan efisien dalam upaya menghemat biaya. meningkatkan produktifitas. Menggunakan pesan yang singkat dan efek Konsep 4 W (what. Mengapa harus menyampaikannya. Etika berarti norma. Informasi apa yang akan disampaikan. Dengan kata lain. d. struktur yang datar dan rentang kendali yang lebar semakin kecil kemungkinan terjadinya distorsi pesan dibandingkan struktur yang tinggi dan rentang kendali yang sempit. kaidah. Komunikasi kantor ialah penyampaian warta yang 25 . c. dengan mengurangi level pada struktur organisasi. Orang yang etis pada umumnya dapat dipercaya. atau ukuran tingkah laku yang baik. why. adil dan tidak memihak. nilai. serta menghalalkan segala cara untuk mencapai hasil akhir. Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka Dengan cara mengimplementasikan debirokratisasi organisasi. Semakin sedikit hubungan dalam rantai komunikasi. Walaupun struktur datar tidak selalu lebih baik. dan lebih mendekati pelanggan. Orang yang tidak eits biasanya egois dan tidak peduli salah atau benar. how and when) dapat diterapkan untuk berkomunikasi.b. bagaimana akan menyampaikannya akan menentukan tingkat keberhasilan komunikasi yang akan dilakukan. Komitmen untuk berkomitmen secara etis Komit pada komunikasi yang etis dan sesuai dengan norma yang berlaku akan membuat lebih mudah berkomunikasi dengan orang lain. menghargai hak orang lain dan memperhatikan dampak tindakan mereka terhadap masyarakat. semakin kecil salah pengertian yang akan terjadi. ETIKA KOMUNIKASI KANTOR “etika komunikasi kantor”.

Norma Sopan Santun. 1. face to face) tanpa melalui perantara. Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun tertulis.Kebiasaan Yang Berlaku dalam Kehidupan Sehari-Hari Berikut di bawah ini adalah beberapa norma yang berlaku dalam kehidupan masyarakat di Indonesia.oleh karena itu. K. Agama & Hukum .dan atau budi pekerti yang baik  Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya.setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai:  Kesusilaan. Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai lainnya. Norma Sopan Santun adalah norma yang mengatur tata pergaulan sesama manusia di dalam masyarakat. tentram dan sejahtera.pengurusan innformasi atau information handling yakni menyampaian dan penerimaan berita. ARTI PENTINGNYA KOMUNIKASI DALAM SUATU KANTOR Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat panting dalam kegiatan kantor menilik hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersamasama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan.mengandung macam-macam keterangan dalam bidang tata usaha dari seseorang kepada orang lain yang terjadi dalam lingkungan suatu kantor. Macam Norma . dapat terjadi secara langsung (tatap muka.seorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horisontal maupun vertikal atau secara diagonal.  Etika menjadi atau pedoman bagi pegawai dalam berhubungan atau dalam berkomunikasi. Secara lisan. akan berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif.etika merupaka syarat mutlak dalam hubungan antar pagawai. Norma memiliki fungsi sebagai pedoman dan pengatur dasar kehidupan seseorang dalam bermasyarakat untuk mewujudkan kehidupan antara manusia yang aman. Secara tidak langsug berarti melalui suatu perantara (telpon). Secara tertulis misalnya dengan menggunakan surat. 26 .

Proses komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbalbalik yang dapat digambarkan adalah pengirim mempunyai ide. Norma hukum adalah norma yang mengatur kehidupan sosial kemasyarakatan yang berasal dari kitab undang-undang hukum yang berlaku di negara kesatuan republik indonesia untuk menciptakan kondisi negara yang damai. tertib. penerima menguraikan pesan dan penerima menerima pesan.2. sejahtera. tahap selanjutnya penerima mengirim pesan. BAB III KESIMPULAN Komunukasi adalah sebagai proses mengirim dan menerima pesan dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau dorongan untuk bertindak sesuai dengan pesan. Atau sebagai proses pemindahandata dan memahami makna yang dimaksudkan. makmur dan sebagainya. 3. pengirim mempunyai pesan. setelah itu pengirim menyandikan ide. Norma agama adalah norma yang mengatur kehidupan manusia yang berasal dari peraturan kitab suci melalui wahyu yang diturunkan nabi berdasarkan atas agama atau kepercayaannya masing-masing. 27 . aman. Agama adalah sesuatu hal yang pribadi yang tidak dapat dipaksakan yang tercantum dalam undang-undang dasar '45 pasal 29.

Fungsi komunikasi adalah fungsi kontrol. overlood informasi dan penyaringan yang tidak tepat. Komunikasi internal adalah pertukaran ide didalam norganisasi sedangkan komunikasi eksternal dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi guna mencapai tujuan organisasi. komitmen untuk berkomunikasi secara etis serta menggunakan pesan singkat dan efektif. yaitu melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens. tidak ada fungsi yang lebih penting dari yang lain. Dari fungsi keempat tersebut. gangguan komunikasi. mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka. mengklarifikasi dan menyingkat informasi serta membujuk dan menyediakan rekomendasi. Adapun hambatan dalam komunikasi adalah perbedaan bahasa dan presepsi. Ada beberapa kiat untuk meminimalisir hambatan tersebut. memberikan fakta dibandingkan kesan. Setiap proses komunikasi yang terjadi di dalam organisasi akan melibatkan lebih dari satu fungsi yang ada. baik berupa komunikasi internal atau eksternal dalam bentuk komunukasi formal atau informal. Ciri-ciri pesan yang efektif adalah menyediakan informasi yang praktis. fungsi emosi dan fungsi informasi. 28 . Dalam dunia organisaasi tentunya sangat penting komunikasi karena ibarat aliran darah organisasi itu yakni komunikasi. fungsi motivasi.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->