BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Dalam kehidupan sehari-hari komunikasi merupakan bagian dari kehidupan manusia karena sejak dilahirkan manusia sudah berkomunikasi dengan lingkungannya. Orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna mengenai apa yang disampaikan. Bila tidak ada kesamaan makna berarti tidak akan terjadi komunikasi. Komunikasi merupakan suatu proses dimana seseorang memindahkan perasaan yang biasanya berupa lambang, kata-kata untuk mengubah tingkah laku orang lain. Dengan demikian, jika ada dua orang atau lebih bertemu dan saling berhubungan maka mereka akan berbicara atau memberikan tanda-tanda untuk mengetahui kehadiran orang lain. Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor, atau ada yang menyebut dengan istilah tata hubungan kantor (Office comunitation). Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan. Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak kepihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut.

1.2 Maksud dan Tujuan 1. Agar mahasiswa mengetahui pengertian komunikasi perkantoran. 2. Agar mahasiswa mengetahui unsur-unsur komunikasi perkantoran. 3. Agar mahasiswa mengetahui bagaimana proses komunikasi perkantoran. 4. Agar mahasiswa mengetahui pentingnya komunikasi kantor.

1

1.3 Sistematika Pembahasan Adapun sistematika pembahasan dalam makalah ini antara lain : 1. Pengertian komunikasi perkantoran 2. Proses komunikasi perkantoran

2

peraturan atau instruksi dengan suatu cara tertentu agar penerimanya memahami pesan yang diterimanya”.1 Pengertian Komunikasi Perkantoran Kantor merupakan pusat pengolahan keterangan-keterangan. informasi. informasi. Untuk kantor. Setelah pengertian kantor. Kantor adalah keseluruhan gedung dengan ruang-ruang kerjanya yang menjadi tempat pelaksanaan tata usaha dan kegiatan-kegiatan manajemen maupun pelbagai tugas resmi lainnya dari pimpinan suatu organisasi. peraturan atau instruksi dalam bekerja. tempat pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau pekerjaan tata usaha. kantor dalam bentuk luarnya atau gedungnya.  The Liang Gie (1992:59) mengemukakan bahwa kmunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan dari seseorang ke alam pikiran orang lain sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan. Definisi komunikasi tersebut menekankan bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian pikiran. Dalam arti statis. Dari segi fisiknya: adalah kantor dalam arti sempit. yaitu: (1) dari segi fisik dan (2) dari segi aktivitas. tempat para pejabat berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor. sehingga bersifat statis. kantor merupakan suatu tempat pelaksanaan kegiata tata usaha atau pelaksanaan kegiatan yang bersifat tulis menulis. biasanya 3 .BAB II PEMBAHASAN 2.  Komaruddin (2001:77) menjelaskan sebagai berikut: “komunikasi adalah proses penyampaian pikiran. untuk memahami komunikasi kantor perlu dipahami juga apa yang dimaksud dengan komunikasi. Pada dasarnya pengertian kantor dapat ditinjau dari dua segi. informasi. peraturan atau instruksi agar terjadi suatu pemahaman sehingga memberikan hal tindakan atau umpan balik yang efektif.

selanjutnya akan dibahas mengenai pengertian “komunikasi kantor”. mengirim. 1992:60) mengemukakan pengertian komunikasi kantor sebagai berikut: Administrative communication can best be regarded as a form of social or human communication informasi which there are these five elements: A communicator (a speaker. menyiarkan) warta (perintah. The Liang Gie mengemukakan bahwa pada dasarnya komunikasi kantor mengandung arti yang sama dengan komunikasi administrasi.G. suggestions) to communicate (addressee. Komunikasi yang baik harus menimbulkan efek atau memberi hasil sesuai tujuan yaitu perubahan perilaku kepada komunikan atau setidak-tidaknya orang dapat mengerti. Berkaitan dengan pengertian komunikasi kantor. saran) kepada seorang komunikan (pihak yang dikirimi. pengirim. pengertian komunikasi kantor adalah sebagai berikut: Komunikasi administrasi dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu bentuk komunikasi sosial atau komunikasi antar manusia yang di dalamnya ada lima elemen: seorang komunikator (seorang pembicara. penjawab. I. issuer) who transmits (says. memahami informasi yang disampaikan baik secara langsung tanpa menggunakan media maupun secara tidak langsung dengan menggunakan media. reaction). audience) to influence the behavior of the communicate. Charles E. respondent. laporan. Redfield (dalam The Liang Gie. penyiar) yang menyampaikan (berkata. hadirin) untuk 4 . Setelah mengetahui apa yang dimaksud dengan kantor dan komunikasi. Wursanto (1987:25) mengemukakan pengertian komunikasi kantor sebagai berikut: Komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor atau ada yang menyebut dengan istilah hubungan kantor (office communication) adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain (dari seseorang kepada orang lain. as seen in his response (reply. sends. dari suatu unit kepada unit lain) yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor.dilakukan oleh atasan kepada bawahan mengenai pekerjaan yang harus dilakukan oleh bawahan agar terbina kerja sama yang baik dalam pencapaian tujuan kantor. sender. reports. Berdasarkan pendapat di atas. issues) messages (orders.

Tata hubungan administrasi. Definisi lain menyebut bahwa “Administrative communication is a process which involves the transmission and accurate replication of ideas for the purposes of eliciting actions which will accomplish company goals effectively” (William G.mempengaruhi perilaku dari si penerima atau sebagaimana tampak dalam tanggapannya (jawaban. 2. Penyampaian itu bisa dari seorang pimpinan atau karyawan kepada pimpinan atau karyawan lain dari satu unit kepada unit lain dalam sebuah kantor baik secara langsung tanpa menggunakan media atau secara tidak langsung dengan menggunakan media untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif. dalam The Liang Gie. yang tidak mengandung unsur perintah. Hubungan tata usaha. reaksi).3 Proses Komunikasi Kantor Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa komunikasi kantor adalah proses penyampaian informasi. Scott. adalah tata hubungan yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atua sebagai manegeer dengan para bawahan atau para pelaksananya yang mengandung unsur perintah. 2. yaitu:uyytnb 5 . instruksi atau perintah mengenai pekerjaan atau tugas.2 Jenis Komunikasi Perkantoran Komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi 2 macam. (1962:173). 2. Di dalam proses komunikasi mengandung unsur-unsur utama. disebut juga tata hubungan fungsi. yaitu : 1. yakni fungsi setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manager. adalah hubungan yang terjadi atau yang berlangsung antara satuan organisasi dalam suatu organisasi. Jadi tata hubungan administrasi.

organisasi. Jika mereka telah 6 . panjang. penerimaan harus mendapatkan pesan. isyarat gerak). 3. nada dan tipe yang semuanya tergantung pada ide. isyarat dan lain sebagainya. Sarana Komunikasi Yakni saluran serta mekanismme yang dipergunakan untuk menyalurkan tanda-tanda. pembawaan diri maupun mood pengirim.1. ekspresi wajah. Tanda dapat berupa kata. gambar atau angka. jika kita mengirimkan suratnya terlebih dahulu dan lain sebagainnya. Di dalam organisasi kantor yang sudah kompeks tentu saja masih banyak unsur-unsur komunikasi yang dapat masuk dalam proses selain ketiga unsur di atas. tindakan. lokasi audiens. agar komunukasi terjadi. dengan tanda-tanda tersebut diusahakan agar orang lain mengerti apa yang dimaksud. Komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbal balik yang dapat digambarkan sebagai berikut: a) Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk membaginya. b) Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan. Caranya adalah dengan menggunakan tanda-tanda. e) Penerimaan menguraikan pesan. dan formalitas yang dibutuhkan. dengan memahami pesan yang disampaikan dan menyimpannyadi pikirannya. tergantung pada pesan. 2. Pengirim Berita Yakni orang yang bermaksud sesuatu kepada orang lain. Penerima Berita Yakni orang yang menerima tanda yang dikirimkan dan menerjemahkannya ke dalam sesuatu yang berarti bagi dirinya. kebutuhan akan kecepatan diterima. audiens. d) Penerimaan mendapatkan pesan. misalnya alat pengirim warta. alat penerima warta. c) Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi (verbal dan nonverbal.

Proses komunikasi. Penyajian model komunikasi dimaksudkan untuk mempermudah memahami proses komunikasi dan melihat komponen dasar yang perlu ada dalam suatu komunikasi. menurut Onong Uchjana Effendy (2001:11-16) terbagi menjadi dua tahap. f) Penerima mendapatkan feedback yang memungkinkan pengirim mengevaluasi efektivitas dan pesan (komunikasi yang telah dilakukan. majalah. yakni secara primer dan secara sekunder. televisi. a) Proses komunikasi secara primer Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. yaitu: 7 . radio. telepon. komunikasi di dalam kantor itu prosesnya dibedakan menjadi dua macam. Ika mereka belum mengerti.memahami dengan benar pesan yang disampaikan. Proses komunikasi sering juga dipandang sebagai kerangka model yang menunjukkan suatu rangkaian tahap demi tahap. Sedangkan oleh The Liang Gie (1992:66). b) Proses komunikasi secara sekunder Proses komunikasi secara sekunder adalah penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua dalam melancarkan komunikasinya karena komunikan sebagai sasarannya berada di tempat relatif jauh atau jumlahnya banyak. kita harus menjelaskan hingga mengerti). surat kabar. warna dan lain sebaginya yang secara langsung mampu “menerjemahkan’ pikiran dan atau perasaan komunikator kepada komunikan. film dan banyak lagi adalah media kedua yang sering digunakan dalam komunikasi. kial. Surat. dengan arti yang sama sesuai dengan yang dimaksud pengirim. isyarat. teleks. Sebagaimana yang dikemukakan Arni Muhammad (1995:5) yang dimaksudkan dengan model komunikasi adalah gambaran yang sederhana dari proses komunikasi yang memperlihatkan kaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya. Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi adalah bahasa. gambar.

(5) sumber gangguan. (9) pihak yang dituju. Hubungan tegak (vertikal) ialah proses penyampaian suatu warta dari pihak pimpinan kepada para karyawan (vertikal ke bawah) maupun dari pihak bawahan kepada pimpinan (vertikal ke atas). Shanon dan Warren Weaver dalam bukunya The Mathematical theory of communication. (3) alat pengirim warta. (7) alat penerima yang menyajikan. (4) isyarat yang dikeluarkan oleh alat pengirim itu. Ini masih ditambah reaksi dari si penerima warta itu dan struktur organisasi sebagai lingkungan suasananya maupun sesuatu maksud khusus dari penyampaian warta itu. (6) isyarat yang diterima. Hubungan datar (horizontal) adalah hubungan diantara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kurang lebih sederajat.1. memberikan model proses komunikasi kantor yang dapat dilihat seperti di bawah ini: Gambar 1 Dari gambar di atas ternyata bahwa tatahubungan itu meliputi (1) sumber warta. (8) wartanya. 2. 8 . (2) wartanya itu sendiri. Claude E.

Arni Muhammad (1995:108) berpendapat bahwa: Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atasan atau para pimpinan kepada bawahannya. Selanjutnya Arni Muhammad (1995:116) juga mengatakan bahwa: Yang dimaksud dengan komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. komunikasi ini terjadi dari hierarki wewenang rendah ke hierarki wewenang lebih tinggi. memberikan saran 9 . Komunikasi intern adalah semua pesan yang dikirm dan diterima di dalam suatu organisasi baik yang formal maupun informal (Slamet Soesanto. Tujuan dari komunikasi ini adalah pemberian balikan. Komunikasi ke atas maksudnya komunikasi bawahan ke atasan. Komunikasi ini hanya berlangsung di dalam lingkungan itu sendiri”. 2001:123). Sedangkan menurut L. disiplin. Komunikasi vertikal Komunikasi vertikal yakni komuniksi dari atas ke bawah (down ward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication). Bentuk Komunikasi Kantor Komunikasi yang berlangsung dalam kantor berupa komunikasi intern dan komunikasi ekstern. adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik (two way traffic communication). 2001:84). perintah. Sebaliknya komunikasi ke bawahan adalah dari wewenang tinggi ke hierarki wewenang lebih rendah.G. Pada komunikasi intern kita dapat menemukan tiga dimensi yaitu: a.C. Wursanto (1987:41) komunikasi intern yaitu “komunikasi yang berlangsung di dalam organisasi. pertanyaan dan kebijaksanaan umum. Kebanyakan komunikasi ke bawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan pesan tersebut biasanya berhubungan dengan pengarahan tujuan. Sehubungan dengan hal tersebut. (Onong Uchjana Effendy.

bahkan mendorong dasas desus muncul dan membiarkan supervisor mengetahuinya. 6. mengajukan ide-ide. Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi menurut Pace (dalam Arni Muhammad.dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi tersebut biasanya dilakukan dalam bentuk: 1. Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dia maksudkan dari arus informasi yang ke bawah. juga yang menjadi komunikan bisa pimpinan atau bawahan tergantung dari kepentingannya masingmasing. 3. Komunikasi ke atas memperbolehkan. Arus komunikasi ke atas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan. 1995:117) adalah sebagai berikut: 1. Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah-masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas-tugas organisasi. Dari pernyataan di atas dapat disimak bahwa dalam komunikasi vertikal yang menjadi komunikator bisa pimpinan atau bawahan. Dengan adanya komunikasi ke atas supervisor dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan. Teguran 10 . Pemberian perintah. saran-saran tentang jalannya organisasi. 5. 4. instruksi dan petunjuk 2. Ceramah 4. 2. Komunikasi dari atas ke bawah yaitu pimpinan sebagai komunikator dan bawahan sebagai komunikan dengan maksud untuk memberikan pengertian atau wewenang kepada bawahan untuk melakukan suatu pekerjaan yang harus dilaksanakan dalam kedudukannya sebagai anggota organisasi. Komunikasi ke atas memperkuat operasi dan loyalitas karyawan terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan pertanyaan. Informasi atau pengarahan 3.

maka realisasi dari bentuk komunikasi ini antara lain: 1. Untuk lebih jelasnya mengenai komunikasi vertikal ini dapat dilihat pada gambar berikut: Gambar 2 Komunikasi Vertikal Melalui Rantai Komando dalam Struktur Organisasi Kepala Biro Komunikasi ke atas Kepala Bagian Kepala Urusan Kepala Seksi Karyawan Komunikasi ke bawah 11 . Laporan 2. Saran-saran 4. Penjelasan Sebaliknya komunikasi vertikal dari bawahan ke atasan. Keluhan-keluhan 5. juga sebagai saluran bagi penyampaian pikiranpikiran atau perasaan-perasaan para karyawan. Usulan-usulan 3. jelaslah bahwa dalam suatu organisasi komunikasi dua arah secara timbal balik sangat penting sekali demi terciptanya kerjasama dan kesatuan langkah dalam mencapai tujuan. dengan maksud untuk memberikan bahan-bahan atau keterangan yang diperlukan oleh pimpinan. bawahan bertindak sebagai komunikator sedangkan pimpinan bertindak sebagai komunikan.5. Gagasan dan pendapat Dari uraian-uraian di atas.

Rapat kerja. sesama karyawan dan sebagainya. sedang rekreasi. komunikasi horizontal seringkali berlangsung tidak formal. Komunikasi ini sering terjadi di luar waktu kerja. rapat dinas 2. Komunikasi horizontal pada umumnya bersifat pemberian informasi antara pimpinan satuan unit yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijaksanaan pimpinan sehingga tidak mengandung unsur perintah. dapat membantu interaksi dalam pelaksanaan tugas pekerjaan. atau pada waktu pulang kerja (2001:124). dengan cara: 1.G.Sumber: L. Komunikasi horizontal dapat dilakukan dengan berbagai cara: Secara langsung. (I. Wursanto. Komunikasi horizontal atau ke samping mempunyai peranan penting untuk mengkoordinasikan kegiatan. Onong Uchjana Effendy mengemukakan bahwa: Komunikasi horizontal ialah komunikasi secara mendatar. musyawarah kerja Secara tidak langsung. Rapat pimpinan. karyawan sesama karyawan dan sebagainya. Jika tadi kita ketahui komunikasi vertikal lebih bersifat formal maka komunikasi ini sifatnya lebih cenderung nonformal. 1987:53) 12 . Mereka berkomunikasi satu sama lain bukan pada waktu mereka sedang bekerja. Etika Komunikasi Kantor.G. antara anggota staf. sehingga suasana menjadi lebih akrab dan tidak formal. Lisan. misalnya melalui telepon 2. Yogyakarta: Kanisius. Berbeda dengan komunikasi vertikal yang sifatnya lebih formal. dilakukan dengan cara: 1. biasanya komunikasi ini dilakukan oleh antar anggota staf. Dengan demikian komunikasi horizontal perlu bagi pelaksanaan koordinasi. 1987:48 b. disela-sela waktu istirahat. Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar. rekreasi. Tertulis. melainkan pada saat istirahat. dan setelah tugas pekerjaan. misalnya menggunakan memo. nota dan surat kabar. Wursanto.

G. Komunikasi Diagonal Komunikasi diagonal menurut Onong Uchjana Effendy (2001:125) disebut juga komunikasi silang (cross communication) adalah komunikasi antara pimpinan seksi dengan karyawan seksi lain. c. Rapat koordinasi Komunikasi ini menimbulkan rasa kebersamaan dan mengurangi konflikkonflik yang mungkin timbul. Penyampaian informasi 2. dan menunjang terciptanya koordinasi yang baik antar karyawan. Surat tembusan 3. Kemudian I. Wursanto menyatakan bahwa: Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang berlangsung antara karyawan pada tingkat kedudukan yang berbeda pada tugas atau fungsi yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lain (1987:53). Komunikasi diagonal sama pentingnya dengan pelaksanaan arah komunikasi lainnya meskipun berbeda tingkatan dan kewenangannya namun melalui komunikasi ini masing-masing pihak akan memperoleh informasi yang bermanfaat bagi pelaksanaan kerja.Bentuk realisasi dari komunikasi ini berupa antara lain: 1. Secara jelas komunikasi diagonal dapat dilihat pada gambar sebagai berikut: Gambar 3 Komunikasi Diagonal Kepala Biro Kepala Bagian Kepala Bagian Kasie Kasie Kasie Kasie 13 .

dan dari khalayak kepada organisasi: a.Sedangkan komunikasi eksternal yaitu: “komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi” (Onong Uchjana Effendy. 2001:129) Dengan demikian. karena melalui media massa. yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa ada keterlibatan setidak-tidaknya ada hubungan batin. Lain halnya dengan pendapat Komaruddin Sastradipoera (2001:84) bahwa “komunikasi ektern merupakan komunikasi akibat langsung dari konsep bahwa entitas manajemen adalah suatu sistem terbuka. Pada instansi-instansi pemerintah seperti departemen. informasi dapat diterima secara serempak. perusahaanperusahaan besar yang disebabkan luasnya ruang lingkup komunikasi. b. 2001:128). Sistem manajemen semakin terbuka dengan semakin besarnya peranan fungsi marketing”. jelaslah bahwa media massa memiliki peranan penting dalam menyebarkan informasi. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. Jika informasi 14 . Komunikasi dari organisasi kepada khalayak dapat melalui seperti:          Majalah organisasi Press release Artikel surat kabar dan majalah Pidato radio Film dokumenter Brosur Leaflet Poster Konprensi pers (Onong Uchjana Effendy. Komunikasi eksternal terdiri dari dua jalur secara timbal balik. yakni komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak Komunikasi dari organisasi kepada khalayak pada umumnya bersifat informatif. maka komunikasi eksternal ini sering digunakan.

Opini publik ini sering sekali merugikan organisasi. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain. Karenanya harus diusahakan agar segera dapat diatasi dalam arti kata tidak menimbulkan permasalahan-permasalahan negatif. c. PRINSIP-PRINSIP DALAM KOMUNIKASI KANTOR Seorang Kepala Kantor atau Manajer Administratif mempunyai tugas utama membina sistem komunikasi sebaik-baiknya. Asas komunikasi. Alasan tidak dimengertinya warta adalah 15 .yang disebarkan kepada khalayak menimbulkan efek yang sifatnya kontroversial (menyebabkan adanya pro dan kontra di kalangan khalayak). D. b. Misalnya pengacara berbicara dengan orang awam dalam hal hukum maka jangan digunakan istilahistilah hukum yang orang awam tidak tahu. Dan orang yang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai suatu kewajiban untuk meminta penjelasan. Orang hanya bisa memahami tentang sesuatu hal jika menghubungkannya dengan hal lain yang telah dimengerti. agar dapat berkomunikasi dengan secara efektif adalah komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain. Komunikator wajib membuat dirinya dimengerti. Pengirim warta tidak boleh menyalahkan pihak penerima warta apabila wartanya tidak dimengerti. baik berbicara maupun menulis kita harus menyadari siapa yang kita tuju. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti. baik bagi organisasi maupun khalayak. untuk keperluan ini haruslah memahami azas-azas atau prinsip-prinsip komunikasi dan menerapkannya dalam pelaksanaan tugasnya. Geoffrey Mills dan Oliver Standingford mengemukakan prinsip-prinsip komunikasi sebagai berlikut : a. Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannya pada sesuatu hal lain yang telah dimengerti. maka ini disebut opini publik (public opinion).

d. Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta wajib untuk meminta penjelasan. Selain prinsip dasar di atas terdapat hal-hal yang harus dipertimbangkan untuk melakukan komunikasi yang baik. wawancara).karena pembicara atau penulis tidak memilih kata-kata yang tepat. 3. 2. mungkin ia memerlukan penjelasan tambahan. 4. atau belum memberi penjelasan yang memadai. Perhatian Perhatian harus diberikan oleh penerima komunikasi. kurangnya perhatian adalah suatu kelemahan dalam komunikasi. semangat kerja akan terangkat. kita pergunakan untuk komunikasi. Kejelasan Bahasa yang digunakan harus jelas dan ringkas. Pemilihan Media Adalah penting untuk memilih media yang paling tepat misalnya: a) Bersemuka (rapat. 35% dipergunakan untuk berbicara dan 16 . 10% dipergunakan untuk membaca 3. 1. c) Tertulis (surat. Ruang Lingkup Media Komunikasi Kantor Komunikasi merupakan salah satu kegiatan rutin dari suatu kantor. buku. surat edaran. semakin mereka menghargai integritas manajemen. yaitu: 1. Sebaiknya digunakan kalimat yang pendekpendek. E. sederhana dan mudah ditafsirkan. 5% dipergunakan untuk menulis 2. sistem komunikasi yang timbal balik. diketahui bahwa antara 75% sampai 90% dari waktu kerja kita. konferensi. buku pedoman dll). Berdasarkan hasil dari suatu penelitian. b) Lisan (telepon. pemakainya harus mengingat sasaran dan komunikasi. Penerima warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pengirim warta. Integritas dan Ketulusan Semakin banyak bawahan diberitahu mengenai organisasi dan masa depannya. radio.

Menurut Komaruddin (1993:84) dalam memilih media komunikasi perlu mempertimbangkan seperti berikut: 1. 2. untuk itu pemilihan media komunikasi itu sangat penting. komunikator harus merencanakan komunikasi dengan baik. kualitas media yang baik sangat berpengaruh dalam proses komunikasi. sehingga catatan harus disiapkan? 6. yaitu pesan yang disampaikan haru diterima dengan baik oleh komunikan. Catatan. Kecermatan. 3. Apakah komunikasi itu harus dilakukan dengan komunikasi tertulis. Apakah resiko hilangnya informasi selama informasi itu disampaikan? 4. menyampaikan pesan secara lengkap. dilakukan dalam waktu yang tepat serta menggunakan media yang benar. yaitu merumuskan pesan dengan jelas. kesalahan dengar hampir tak dapat dihindarkan. 50% dipergunakan untuk mendengarkan. Agar komunikasi efektif. karena surat tersebut mungkin tidak diperhatikan? 7. Keamanan. Wursanto. Berapakah biaya persiapan dan pelaksanaan untuk mengadakan komunikasi? Berapakah perbandingan antara biaya dan manfaat (cast-benefit) dari media komunikasi yang di pergunakan? 17 .G. 1987:29) Oleh karena itu komunikasi kantor harus efektif. menggunakan cara yang dapat dimengerti oleh penerima pesan.4. Apakan akan muncul masalah apabila informasi tersebut jatuh ke tangan orang yang tidak berhak? 5. Sampai sejauhmana pentingnya komunikasi. Kerahasiaan. Biaya. (Jiwanto dalam I. Apakan informasi yang akan disampaikan membutuhkan kecermatan? Apabila data dalam bentuk angka disampaikan melalui telepon. Kesan. Apakah komunikasi dalam bentuk sedemikian rupa sehingga ia dapat menghasilkan reaksi yang diinginkan dari orang yang menerimanya? Apakah panggilan telepon tidak menyinggung penerimanya? Apakah surat justru memperlambat penerimaan informasi. Salah satu penentu efektivitas komunikasi adalah media yang digunakan. Kecepatan.

ban berjalan. 1992:63). menurut J. radio atau hanya corong udara. Sistem komunikasi tulisan (writen communication) Ini meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas pengantar sendiri. teleks sampai televisi 4. brosur. A. Sistem komunikasi lisan (oral communication) Ini meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun ke dalam kantor sendiri.G. 2. Komunikator harus mampu memutuskan media komunikasi mana yang akan dipakai dari media komunikasi yang ada di kantor.C. maka media komunikasi pun dapat dikelompokkan menjadi media komunikasi intern dan media komunikasi ekstern. bel atau tanda lampu. Sistem panggilan tugas (staff location system) Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari. 3. majalah. Media visual. Karena komunikasi yang berlangsung di dalam kantor dan di luar kantor. Media cetak. lukisan. televisi.Media komunikasi yang tepat akan menunjang keberhasilan kerja dalam komunikasi. pameran. menemukan dan memanggil seseorang petugas dalam lingkungan pembangunan atau badan usaha yang luas seperti. Macam-macam media komunikasi yang dipergunakan oleh kantor telah dirancang sebagai suatu sistem komunikasi kantor. ialah media yang dapat dilihat seperti film. pamflet. pembagian media ini dikemukakan oleh I. Sistem mekanis (mechanical system) Ini meliputi pipa udara. Wursanto (1087:83) dengan mengklasifikasikan berdasarkan sifat media komunikasi. Denyer (dalam The Liang Gie. mengklasifikasikan media komunikasi kantor menjadi: 1. ialah segala barang cetak seperti surat kabar. caranya meliputi sistem radio. 2. Media Komunikasi Eksternal Media komunikasi eksternal menurut sifatnya: 1. telegram dan warkat tertulis lainnya. misalnya: manajer produksi di beberapa pabrik atau dokter di hospital. foto. pengeras suara. bunyi. 18 . buletin dan sebagainya.

baik 19 . Saluran media komunikasi ke atas tertulis Menyediakan kotak saran Mengadakan suggesion plan Grievance procedure. Termsuk media ini. misalnya televisi. Pers 2. Film dan televisi 4. Radio 3. Media audio-visual. Termasuk media ini. misalnya radio. Komunikasi internal kami namakan komunikasi kantor. serta masalah lain yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan. Media komunikasi internal Media komunikasi internal ialah media yang dipergunakan dalam komunikasi internal. 1. ialah media yang dapat di dengar. dengan cara menyediakan formulir yang harus diisi oleh para karyawan. Saluran media komunikasi internal tertulis: 1. Pameran. telepon. 1. Saluran media komunikasi ke bawah tertulis Uraian tugas Buku pedoman (manual handbook) Majalah atau buletin Memo atao nota dalam Papan pengumuman Laporan tahunan Penyusunan anggaran 1. video. keinginan. recorder. Di bawah ini dikemukakan beberapa jenis media komunikasi eksternal yang sering atau umum digunakan. gramafon. film. tuntutan para karyawan.1. yaitu komunikasi yang berlangsung dalam suatu kantor.2. bertujuan untuk mengetahui keluhan. tape. Media auditif. B. 4.3. ialah media yang dapat dilihat maupun media yang dapat didengar.

antara kedua belah pihak. Dalam usaha mencapai komunikasi yang efektif ini terdapat faktor-faktor yang dapat mempengaruhinya. d. F. Content (kepuasan) Komunikasi harus dapat menimbulkan rasa kepuasan. pertemuan.3. Scot M. Context (perhubungan pertalian) Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan situasi atau kondisi lingkungan pada waktu komunikasi berlangsung. Credibility (kepercayaan) Dalam komunikasi antara komunikator dengan komunikan harus saling mempercayai.G. Faktor-faktor tersebut terdiri atas tujuh faktor sehingga disebut dengan the seven c’s communication. antara lain dapat meliputi: rapat kerja laporan. Clarity (kejelasan) 20 . komunikasi tidak akan berhasil atau menghambat komunikasi. Cultip dan Allen H. Misalnya situasi atau keadaan yang sedang kacau komunikasi akan terhambat sehingga komunikasi tidak berhasil. 2. 1987:68-70). b. Efektivitas Komunikasi Kantor Keberhasilan komunikasi yang dilaksanakan dalam kantor tidak akan tercapai dengan baik jika tidak ada usaha-usaha untuk mencapai komunikasi yang efektif. Saluran media komunikasi horizontal tertulis Memo atau nota dalam antar unit/bagian Mekanisme penyusunan anggaran.dengan menyebutkan identitas para karyawan maupun tidak menyebutkan identitas para pegawai yang bersangkutan. yaitu sebagai berikut: a. Wursanto. telepon. 1. Kepuasan ini akan tercapai apabila si berita dapat dimengerti oleh pihak komunikan dan sebaliknya pihak komunikan mau memberikan reaksi atau respons kepada pihak komunikator. kunjungan dan konferensi. Saluran media komunikasi internal lisan Saluran media komunikasi internal lisan. mengemukakan faktor-faktor yang menyebabkan komunikasi efektif. wawancara. c. Kalau tidak ada unsur saling mempercayai. Center (dalam I.

pemakaiannya harus jelas selalu mengingat sasaran komunikasi. Channels of distribution (saluran pengiriman berita) Agar komunikasi berhasil. hendaknya dipakai saluran-saluran komunikasi yang sudah biasa dipergunakan dan sudah dikenal oleh umum. Adalah penting untuk memilih media yang tepat: (i) Bersemuka-untuk wawancara. Capability of Audience (kemampuan pihak penerima berita) Pengirim berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan pihak penerima berita. kejelasan akan tujuan yang hendak dicapai. Selain pendapat di atas ada beberapa hal pokok yang harus dipertimbangkan dengan cermat dalam komunikasi yaitu: (a) Kejelasan .Kejelasan yang dimaksud adalah kejelasan yang meliputi akan kejelasan isi berita. semakin mereka akan menghargai integritas manajemen. Saluran komunikasi yang sering dipergunakan. Capability and Consistency (kesinambungan dan konsistensi) Komunikasi harus dilakukan terus menerus dan informasi yang disampaikan jangan bertentangan dengan informasi yang terdahulu. (c) Integrasi dan ketulusan. bisa melalui radio. televisi dan telepon. (b) Perhatian. karena bila orang dilewatkan begitu saja. (d) Pemilihan media. Komunikasi sedapat mungkin harus pula dikirim sepanjang garis weweenang yang diterima. Harus diberikan oleh penerima komunikasi. Dengan memenuhi ke tujuh faktor tersebut komunikasi diharapkan dapat berjalan dengan baik sehingga tercapai tujuan yang efektif. e. kurangnya perhatian yang cermat adalah kelemahan yang lazim. mereka merasa kehilangan status dan dengan sendirinya merasa marah. rapat dan konferensi. Semakin banyak pekerja diberitahu mengenai perusahaan dan masa depannya. Semangat kerja akan terangkat dan keselarasan kerja didorong. kejelasan istilah-istilah yang dipergunakan dalam pengoperan lambang-lambang. Janganlah mempergunakan istilah-istilah yang kemungkinan tidak dimengerti oleh pihak penerima berita. g. f. Setiap perubahan harus dijelaskan secara hati-hati pada tahap awal. 21 . Bahasa yang digunakan harus jelas dan ringkas.

 Memberikan fakta dibandingkan kesan. buku pedoman. surat kabar. foto. saran. Fungsi control Setiap organisasi mempunyai hieirarki dengan wewenang yang menyertainya. dengan menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu. Komunikasi informal juga dapat mengontrol prilaku karyawan. karena pesan kita hanya ditujukan pada orang-orang tertentu saja. biasanya pesan yang disampaikan adalah membujuk pegawai untuk melakukan sesuatu atau pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan manfaat yang akan mereka peroleh. Ciri-ciri Pesan yang Efektif  Menyediakan informasi yang praktis.   Mengklarifikasi dengan menyingkat informasi. dengan menjelaskan apa yang kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan. surat edaran. memberikan solusi terhadap masalah. menjelaskan mengapa perubahan dilakukan. G. akurat. sistem komunikasi timbal balik. mendiskusikan status sebuah proyek. bagan. Informasi harus jelas. dengan menggunakan bahasa yang konkret dan menjelaskan secara detail yang dimaksud. maupun diagram yang menjelaskan pesan yang dimaksud. meyakinkan. kepada siapa melaporka hasil pekerjaanya.(ii) Lisan-telepon. misalnya jika salah satu karyawan bekerja terlalu lambat. Membujuk dan menyediakan rekomendasai. dan lain-lain. dan etis  Menyatakan tanggung jawab secara jelas. dan hal-hal yang membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka. dengan menggunkan tabel. buku majalah. iklan. skema.komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menyanyakan ulang deskripsi pekerjaanya. radio. teman yang lain akan 22 . Fungsi Penting Komunikasi Komunikasi memiliki empat fungsi penting yaitu: 1. (iii) Tertulis-surat.

Perkembangna tersebut menuntut pegawai untuk lebih efektif dan efisien dalam berkomunikasi. mobil. 3. handphone dan lain-lainnya merevolusi cara bagaimana orang berkomunikasi serta meningkatkan kecepatan maupun frekuensi berkomunikasi. Durasi waktupun bukan masalah . H. Salah satu interaksi sosial tersebut adalah komunikasi di mana masing-masing anggota organisasi dapat mengekspresikan emosi yang negatif. internet. Dengan mentrasfer data dan alternatif piliha yang ada. individu atau organisasi akan dengan mudah mengambil keputusan. Fungsi Emosi Salah satu tujuan bekerja adalah berinteraksi sosial. dan apa yang sebaiknya dilakukan untuk menigkatkan kinerjanya.mengomunikasikan ketidakpuasan mereka dengan menjauh ataupun mengejek bahwa yang bersangkutan sangat lambat. karena komunukasi dbisa dilakukan dalam 24 jam setiap hari baik dirumah. 4. Fungsi Informasi Fungsi ini perhubungan dengan memperlancar pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen. Hal ini membutuhkan pemahaman tentang hukum. 2. Tantangan Komunikasi pada Masa Kini Pada masa kini banyak tantangan pada proses Komunikasi diantaranya yaitu:  Perkembangan teknologi. senaik apa mereka mengerjakannya. tidak hanya di kantor sebagaimana dulu.  Globalisasi dan perbedaan budaya antar pegawai. budaya maupun 23 . semakin banyak bisnis beroperasi lintas batas suatu negara dan berkompetisi dalam skala global. Fungsi Motivasi Fungsi ini biasanya dilakukan melalui pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka lakukan. misalnya frustasi atau tidak puas dengan pekerjaan yang dikerjakannya selama ini kepada teman sekerja. dan bandara.

karena kita akan berusaha menyajikan pesan atau informasi lebih berarti pada sisi penerimaan untuk mendapatkan feedback yang diharapkan atas terjadinya komunikasi. Hal ini diantisipasi dengan dibentuknya organisasi berbasis tim yang bekerja bersama mencapai tujuan perusahaan dengan mengurangi hierarki yang menghambat pengambilan keputusan cepat. a) b) c) d) Perbedaan bahasa dan presepsi. Antara lain adalah: a. Bahkan seluruh dunia telah menggunakan bahasa inggris sebagai bahasa kedua di negaranya. pengambilan keputusan tidak hanya monopoli para manajer karena rentang operasi perusahaan yang semakin luas seiring denga globalisasi. Melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens Hal utama yang harus dilakukan dalam berkomunikasi adalah memfokuskan diri pada audiens yang akan dituju. Hambatan Komunukasi dan Kiat Menghindarinya Menurut Robbins ada 4 hambatan komunukasi yang akan mempengaruhi kualitas komunikasi yang kita lakukan.  Organisasi yang berbasis tim. Dengan melakukan ini. ada beberapa kiat yang dapat dilakukan untuk meminimalisir dampak ambatan tersebut. Walaupun banyak manfaat yang didapatkan. anggota tim yang berasal dri departemen yang berbeda dengan latar belakang budaya yang berbeda tentunya akan sulit menciptakan iklim berkomunikasi yang baik tanpa kita mampu untuk mendengar dan memahami satu sama lain. komunikasi yang dilakukan dapat dipastikan efektif.praktek bisnis dari semua negara dan mampu berkomunukasi dengan menggunakan bahasa yang berbeda. Gangguan komunikasi Overlood informasi Penyaringan yang tidak tepat Dari beberapa hambatan tersebut. 24 . I.

menghargai hak orang lain dan memperhatikan dampak tindakan mereka terhadap masyarakat. meningkatkan produktifitas. kaidah. adil dan tidak memihak. Orang yang etis pada umumnya dapat dipercaya. why. bagaimana akan menyampaikannya akan menentukan tingkat keberhasilan komunikasi yang akan dilakukan. Etika berarti norma. how and when) dapat diterapkan untuk berkomunikasi. Komitmen untuk berkomitmen secara etis Komit pada komunikasi yang etis dan sesuai dengan norma yang berlaku akan membuat lebih mudah berkomunikasi dengan orang lain. Menggunakan pesan yang singkat dan efek Konsep 4 W (what. serta menghalalkan segala cara untuk mencapai hasil akhir. c. Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka Dengan cara mengimplementasikan debirokratisasi organisasi. ETIKA KOMUNIKASI KANTOR “etika komunikasi kantor”. namun tren selama ini menunjukkan bahwa struktur tersebut cukup efektif dan efisien dalam upaya menghemat biaya. dan lebih mendekati pelanggan. Walaupun struktur datar tidak selalu lebih baik.b. semakin kecil salah pengertian yang akan terjadi. Dengan kata lain. d. Mengapa harus menyampaikannya. Semakin sedikit hubungan dalam rantai komunikasi. Orang yang tidak eits biasanya egois dan tidak peduli salah atau benar. J. nilai. dengan mengurangi level pada struktur organisasi. atau ukuran tingkah laku yang baik. Informasi apa yang akan disampaikan. Komunikasi kantor ialah penyampaian warta yang 25 . struktur yang datar dan rentang kendali yang lebar semakin kecil kemungkinan terjadinya distorsi pesan dibandingkan struktur yang tinggi dan rentang kendali yang sempit. merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri.

 Etika menjadi atau pedoman bagi pegawai dalam berhubungan atau dalam berkomunikasi.pengurusan innformasi atau information handling yakni menyampaian dan penerimaan berita. 26 . dapat terjadi secara langsung (tatap muka. Secara tidak langsug berarti melalui suatu perantara (telpon).seorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horisontal maupun vertikal atau secara diagonal. akan berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif. Agama & Hukum .setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai:  Kesusilaan. Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun tertulis.mengandung macam-macam keterangan dalam bidang tata usaha dari seseorang kepada orang lain yang terjadi dalam lingkungan suatu kantor. Secara tertulis misalnya dengan menggunakan surat. ARTI PENTINGNYA KOMUNIKASI DALAM SUATU KANTOR Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat panting dalam kegiatan kantor menilik hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersamasama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan.dan atau budi pekerti yang baik  Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya. K. Secara lisan. face to face) tanpa melalui perantara. Macam Norma .oleh karena itu. Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai lainnya. tentram dan sejahtera. Norma memiliki fungsi sebagai pedoman dan pengatur dasar kehidupan seseorang dalam bermasyarakat untuk mewujudkan kehidupan antara manusia yang aman. Norma Sopan Santun adalah norma yang mengatur tata pergaulan sesama manusia di dalam masyarakat.Kebiasaan Yang Berlaku dalam Kehidupan Sehari-Hari Berikut di bawah ini adalah beberapa norma yang berlaku dalam kehidupan masyarakat di Indonesia.etika merupaka syarat mutlak dalam hubungan antar pagawai. 1.Norma Sopan Santun.

sejahtera. Atau sebagai proses pemindahandata dan memahami makna yang dimaksudkan. Proses komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbalbalik yang dapat digambarkan adalah pengirim mempunyai ide. tahap selanjutnya penerima mengirim pesan. penerima menguraikan pesan dan penerima menerima pesan. tertib. pengirim mempunyai pesan. aman. 27 . setelah itu pengirim menyandikan ide. Norma agama adalah norma yang mengatur kehidupan manusia yang berasal dari peraturan kitab suci melalui wahyu yang diturunkan nabi berdasarkan atas agama atau kepercayaannya masing-masing. Agama adalah sesuatu hal yang pribadi yang tidak dapat dipaksakan yang tercantum dalam undang-undang dasar '45 pasal 29. Norma hukum adalah norma yang mengatur kehidupan sosial kemasyarakatan yang berasal dari kitab undang-undang hukum yang berlaku di negara kesatuan republik indonesia untuk menciptakan kondisi negara yang damai. BAB III KESIMPULAN Komunukasi adalah sebagai proses mengirim dan menerima pesan dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau dorongan untuk bertindak sesuai dengan pesan. makmur dan sebagainya.2. 3.

overlood informasi dan penyaringan yang tidak tepat. yaitu melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens. Setiap proses komunikasi yang terjadi di dalam organisasi akan melibatkan lebih dari satu fungsi yang ada. Ciri-ciri pesan yang efektif adalah menyediakan informasi yang praktis. gangguan komunikasi. Adapun hambatan dalam komunikasi adalah perbedaan bahasa dan presepsi. fungsi motivasi. 28 .Fungsi komunikasi adalah fungsi kontrol. Ada beberapa kiat untuk meminimalisir hambatan tersebut. baik berupa komunikasi internal atau eksternal dalam bentuk komunukasi formal atau informal. memberikan fakta dibandingkan kesan. Komunikasi internal adalah pertukaran ide didalam norganisasi sedangkan komunikasi eksternal dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi guna mencapai tujuan organisasi. Dari fungsi keempat tersebut. mengklarifikasi dan menyingkat informasi serta membujuk dan menyediakan rekomendasi. tidak ada fungsi yang lebih penting dari yang lain. Dalam dunia organisaasi tentunya sangat penting komunikasi karena ibarat aliran darah organisasi itu yakni komunikasi. mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka. komitmen untuk berkomunikasi secara etis serta menggunakan pesan singkat dan efektif. fungsi emosi dan fungsi informasi.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful