BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Dalam kehidupan sehari-hari komunikasi merupakan bagian dari kehidupan manusia karena sejak dilahirkan manusia sudah berkomunikasi dengan lingkungannya. Orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna mengenai apa yang disampaikan. Bila tidak ada kesamaan makna berarti tidak akan terjadi komunikasi. Komunikasi merupakan suatu proses dimana seseorang memindahkan perasaan yang biasanya berupa lambang, kata-kata untuk mengubah tingkah laku orang lain. Dengan demikian, jika ada dua orang atau lebih bertemu dan saling berhubungan maka mereka akan berbicara atau memberikan tanda-tanda untuk mengetahui kehadiran orang lain. Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor, atau ada yang menyebut dengan istilah tata hubungan kantor (Office comunitation). Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan. Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak kepihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut.

1.2 Maksud dan Tujuan 1. Agar mahasiswa mengetahui pengertian komunikasi perkantoran. 2. Agar mahasiswa mengetahui unsur-unsur komunikasi perkantoran. 3. Agar mahasiswa mengetahui bagaimana proses komunikasi perkantoran. 4. Agar mahasiswa mengetahui pentingnya komunikasi kantor.

1

1.3 Sistematika Pembahasan Adapun sistematika pembahasan dalam makalah ini antara lain : 1. Pengertian komunikasi perkantoran 2. Proses komunikasi perkantoran

2

kantor merupakan suatu tempat pelaksanaan kegiata tata usaha atau pelaksanaan kegiatan yang bersifat tulis menulis. untuk memahami komunikasi kantor perlu dipahami juga apa yang dimaksud dengan komunikasi. tempat para pejabat berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor.  The Liang Gie (1992:59) mengemukakan bahwa kmunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. peraturan atau instruksi agar terjadi suatu pemahaman sehingga memberikan hal tindakan atau umpan balik yang efektif. tempat pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau pekerjaan tata usaha. informasi. biasanya 3 . Dari segi fisiknya: adalah kantor dalam arti sempit. peraturan atau instruksi dengan suatu cara tertentu agar penerimanya memahami pesan yang diterimanya”. Untuk kantor. Dalam arti statis.1 Pengertian Komunikasi Perkantoran Kantor merupakan pusat pengolahan keterangan-keterangan. sehingga bersifat statis. Pada dasarnya pengertian kantor dapat ditinjau dari dua segi. peraturan atau instruksi dalam bekerja. Definisi komunikasi tersebut menekankan bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian pikiran. kantor dalam bentuk luarnya atau gedungnya.BAB II PEMBAHASAN 2. Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan dari seseorang ke alam pikiran orang lain sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan. Setelah pengertian kantor. informasi.  Komaruddin (2001:77) menjelaskan sebagai berikut: “komunikasi adalah proses penyampaian pikiran. yaitu: (1) dari segi fisik dan (2) dari segi aktivitas. Kantor adalah keseluruhan gedung dengan ruang-ruang kerjanya yang menjadi tempat pelaksanaan tata usaha dan kegiatan-kegiatan manajemen maupun pelbagai tugas resmi lainnya dari pimpinan suatu organisasi. informasi.

penyiar) yang menyampaikan (berkata. memahami informasi yang disampaikan baik secara langsung tanpa menggunakan media maupun secara tidak langsung dengan menggunakan media. saran) kepada seorang komunikan (pihak yang dikirimi. Berkaitan dengan pengertian komunikasi kantor. laporan. pengirim. Wursanto (1987:25) mengemukakan pengertian komunikasi kantor sebagai berikut: Komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor atau ada yang menyebut dengan istilah hubungan kantor (office communication) adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain (dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi yang baik harus menimbulkan efek atau memberi hasil sesuai tujuan yaitu perubahan perilaku kepada komunikan atau setidak-tidaknya orang dapat mengerti. reaction). selanjutnya akan dibahas mengenai pengertian “komunikasi kantor”. audience) to influence the behavior of the communicate.dilakukan oleh atasan kepada bawahan mengenai pekerjaan yang harus dilakukan oleh bawahan agar terbina kerja sama yang baik dalam pencapaian tujuan kantor. The Liang Gie mengemukakan bahwa pada dasarnya komunikasi kantor mengandung arti yang sama dengan komunikasi administrasi. mengirim. Redfield (dalam The Liang Gie. reports. dari suatu unit kepada unit lain) yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor. menyiarkan) warta (perintah. issuer) who transmits (says. respondent. Berdasarkan pendapat di atas. I. 1992:60) mengemukakan pengertian komunikasi kantor sebagai berikut: Administrative communication can best be regarded as a form of social or human communication informasi which there are these five elements: A communicator (a speaker. hadirin) untuk 4 .G. as seen in his response (reply. Setelah mengetahui apa yang dimaksud dengan kantor dan komunikasi. suggestions) to communicate (addressee. Charles E. penjawab. sender. issues) messages (orders. pengertian komunikasi kantor adalah sebagai berikut: Komunikasi administrasi dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu bentuk komunikasi sosial atau komunikasi antar manusia yang di dalamnya ada lima elemen: seorang komunikator (seorang pembicara. sends.

instruksi atau perintah mengenai pekerjaan atau tugas. Hubungan tata usaha. adalah hubungan yang terjadi atau yang berlangsung antara satuan organisasi dalam suatu organisasi. yaitu:uyytnb 5 . reaksi). 2. adalah tata hubungan yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atua sebagai manegeer dengan para bawahan atau para pelaksananya yang mengandung unsur perintah. yang tidak mengandung unsur perintah. Jadi tata hubungan administrasi. Definisi lain menyebut bahwa “Administrative communication is a process which involves the transmission and accurate replication of ideas for the purposes of eliciting actions which will accomplish company goals effectively” (William G. disebut juga tata hubungan fungsi. Tata hubungan administrasi. (1962:173).2 Jenis Komunikasi Perkantoran Komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi 2 macam.mempengaruhi perilaku dari si penerima atau sebagaimana tampak dalam tanggapannya (jawaban.3 Proses Komunikasi Kantor Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan. Di dalam proses komunikasi mengandung unsur-unsur utama. yaitu : 1. 2. 2. yakni fungsi setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manager. dalam The Liang Gie. Scott. Penyampaian itu bisa dari seorang pimpinan atau karyawan kepada pimpinan atau karyawan lain dari satu unit kepada unit lain dalam sebuah kantor baik secara langsung tanpa menggunakan media atau secara tidak langsung dengan menggunakan media untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa komunikasi kantor adalah proses penyampaian informasi.

Sarana Komunikasi Yakni saluran serta mekanismme yang dipergunakan untuk menyalurkan tanda-tanda. Komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbal balik yang dapat digambarkan sebagai berikut: a) Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk membaginya. isyarat dan lain sebagainya. tergantung pada pesan. misalnya alat pengirim warta. c) Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi (verbal dan nonverbal. 3. gambar atau angka. 2. Jika mereka telah 6 . b) Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan.1. dengan tanda-tanda tersebut diusahakan agar orang lain mengerti apa yang dimaksud. Penerima Berita Yakni orang yang menerima tanda yang dikirimkan dan menerjemahkannya ke dalam sesuatu yang berarti bagi dirinya. jika kita mengirimkan suratnya terlebih dahulu dan lain sebagainnya. organisasi. Caranya adalah dengan menggunakan tanda-tanda. pembawaan diri maupun mood pengirim. d) Penerimaan mendapatkan pesan. e) Penerimaan menguraikan pesan. audiens. nada dan tipe yang semuanya tergantung pada ide. Di dalam organisasi kantor yang sudah kompeks tentu saja masih banyak unsur-unsur komunikasi yang dapat masuk dalam proses selain ketiga unsur di atas. lokasi audiens. ekspresi wajah. panjang. alat penerima warta. kebutuhan akan kecepatan diterima. agar komunukasi terjadi. tindakan. isyarat gerak). Tanda dapat berupa kata. penerimaan harus mendapatkan pesan. dengan memahami pesan yang disampaikan dan menyimpannyadi pikirannya. dan formalitas yang dibutuhkan. Pengirim Berita Yakni orang yang bermaksud sesuatu kepada orang lain.

menurut Onong Uchjana Effendy (2001:11-16) terbagi menjadi dua tahap. Penyajian model komunikasi dimaksudkan untuk mempermudah memahami proses komunikasi dan melihat komponen dasar yang perlu ada dalam suatu komunikasi. yaitu: 7 .memahami dengan benar pesan yang disampaikan. b) Proses komunikasi secara sekunder Proses komunikasi secara sekunder adalah penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua dalam melancarkan komunikasinya karena komunikan sebagai sasarannya berada di tempat relatif jauh atau jumlahnya banyak. gambar. Sedangkan oleh The Liang Gie (1992:66). Sebagaimana yang dikemukakan Arni Muhammad (1995:5) yang dimaksudkan dengan model komunikasi adalah gambaran yang sederhana dari proses komunikasi yang memperlihatkan kaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya. dengan arti yang sama sesuai dengan yang dimaksud pengirim. Surat. televisi. radio. teleks. yakni secara primer dan secara sekunder. f) Penerima mendapatkan feedback yang memungkinkan pengirim mengevaluasi efektivitas dan pesan (komunikasi yang telah dilakukan. kita harus menjelaskan hingga mengerti). surat kabar. a) Proses komunikasi secara primer Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. warna dan lain sebaginya yang secara langsung mampu “menerjemahkan’ pikiran dan atau perasaan komunikator kepada komunikan. Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi adalah bahasa. isyarat. Proses komunikasi sering juga dipandang sebagai kerangka model yang menunjukkan suatu rangkaian tahap demi tahap. Proses komunikasi. Ika mereka belum mengerti. majalah. komunikasi di dalam kantor itu prosesnya dibedakan menjadi dua macam. film dan banyak lagi adalah media kedua yang sering digunakan dalam komunikasi. telepon. kial.

Hubungan tegak (vertikal) ialah proses penyampaian suatu warta dari pihak pimpinan kepada para karyawan (vertikal ke bawah) maupun dari pihak bawahan kepada pimpinan (vertikal ke atas). Hubungan datar (horizontal) adalah hubungan diantara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kurang lebih sederajat. (5) sumber gangguan. (3) alat pengirim warta. Ini masih ditambah reaksi dari si penerima warta itu dan struktur organisasi sebagai lingkungan suasananya maupun sesuatu maksud khusus dari penyampaian warta itu. memberikan model proses komunikasi kantor yang dapat dilihat seperti di bawah ini: Gambar 1 Dari gambar di atas ternyata bahwa tatahubungan itu meliputi (1) sumber warta. (4) isyarat yang dikeluarkan oleh alat pengirim itu. Claude E. 2.1. (9) pihak yang dituju. 8 . (7) alat penerima yang menyajikan. Shanon dan Warren Weaver dalam bukunya The Mathematical theory of communication. (2) wartanya itu sendiri. (8) wartanya. (6) isyarat yang diterima.

Pada komunikasi intern kita dapat menemukan tiga dimensi yaitu: a. 2001:84). memberikan saran 9 .C. Komunikasi ini hanya berlangsung di dalam lingkungan itu sendiri”. Wursanto (1987:41) komunikasi intern yaitu “komunikasi yang berlangsung di dalam organisasi. Arni Muhammad (1995:108) berpendapat bahwa: Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atasan atau para pimpinan kepada bawahannya. Bentuk Komunikasi Kantor Komunikasi yang berlangsung dalam kantor berupa komunikasi intern dan komunikasi ekstern. Sebaliknya komunikasi ke bawahan adalah dari wewenang tinggi ke hierarki wewenang lebih rendah. Kebanyakan komunikasi ke bawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan pesan tersebut biasanya berhubungan dengan pengarahan tujuan.G. Sehubungan dengan hal tersebut. pertanyaan dan kebijaksanaan umum. komunikasi ini terjadi dari hierarki wewenang rendah ke hierarki wewenang lebih tinggi. Tujuan dari komunikasi ini adalah pemberian balikan. Sedangkan menurut L. perintah. 2001:123). Komunikasi ke atas maksudnya komunikasi bawahan ke atasan. Komunikasi vertikal Komunikasi vertikal yakni komuniksi dari atas ke bawah (down ward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication). (Onong Uchjana Effendy. adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik (two way traffic communication). Komunikasi intern adalah semua pesan yang dikirm dan diterima di dalam suatu organisasi baik yang formal maupun informal (Slamet Soesanto. Selanjutnya Arni Muhammad (1995:116) juga mengatakan bahwa: Yang dimaksud dengan komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. disiplin.

saran-saran tentang jalannya organisasi. 2. Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah-masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas-tugas organisasi. Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dia maksudkan dari arus informasi yang ke bawah. bahkan mendorong dasas desus muncul dan membiarkan supervisor mengetahuinya. Informasi atau pengarahan 3. Komunikasi tersebut biasanya dilakukan dalam bentuk: 1. instruksi dan petunjuk 2. 5. 1995:117) adalah sebagai berikut: 1. Teguran 10 . 6. Dengan adanya komunikasi ke atas supervisor dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan. 4. Komunikasi dari atas ke bawah yaitu pimpinan sebagai komunikator dan bawahan sebagai komunikan dengan maksud untuk memberikan pengertian atau wewenang kepada bawahan untuk melakukan suatu pekerjaan yang harus dilaksanakan dalam kedudukannya sebagai anggota organisasi. 3. Komunikasi ke atas memperkuat operasi dan loyalitas karyawan terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan pertanyaan.dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi menurut Pace (dalam Arni Muhammad. Pemberian perintah. Ceramah 4. Arus komunikasi ke atas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan. Komunikasi ke atas memperbolehkan. Dari pernyataan di atas dapat disimak bahwa dalam komunikasi vertikal yang menjadi komunikator bisa pimpinan atau bawahan. juga yang menjadi komunikan bisa pimpinan atau bawahan tergantung dari kepentingannya masingmasing. mengajukan ide-ide.

maka realisasi dari bentuk komunikasi ini antara lain: 1. bawahan bertindak sebagai komunikator sedangkan pimpinan bertindak sebagai komunikan. Untuk lebih jelasnya mengenai komunikasi vertikal ini dapat dilihat pada gambar berikut: Gambar 2 Komunikasi Vertikal Melalui Rantai Komando dalam Struktur Organisasi Kepala Biro Komunikasi ke atas Kepala Bagian Kepala Urusan Kepala Seksi Karyawan Komunikasi ke bawah 11 . Laporan 2. Gagasan dan pendapat Dari uraian-uraian di atas. Saran-saran 4.5. Usulan-usulan 3. juga sebagai saluran bagi penyampaian pikiranpikiran atau perasaan-perasaan para karyawan. dengan maksud untuk memberikan bahan-bahan atau keterangan yang diperlukan oleh pimpinan. Penjelasan Sebaliknya komunikasi vertikal dari bawahan ke atasan. Keluhan-keluhan 5. jelaslah bahwa dalam suatu organisasi komunikasi dua arah secara timbal balik sangat penting sekali demi terciptanya kerjasama dan kesatuan langkah dalam mencapai tujuan.

Rapat kerja. Rapat pimpinan. Komunikasi horizontal atau ke samping mempunyai peranan penting untuk mengkoordinasikan kegiatan. rekreasi. dan setelah tugas pekerjaan. Berbeda dengan komunikasi vertikal yang sifatnya lebih formal. sesama karyawan dan sebagainya. misalnya melalui telepon 2. misalnya menggunakan memo. dapat membantu interaksi dalam pelaksanaan tugas pekerjaan. karyawan sesama karyawan dan sebagainya. musyawarah kerja Secara tidak langsung. rapat dinas 2. Wursanto. Jika tadi kita ketahui komunikasi vertikal lebih bersifat formal maka komunikasi ini sifatnya lebih cenderung nonformal. sehingga suasana menjadi lebih akrab dan tidak formal.Sumber: L. sedang rekreasi. Lisan. Komunikasi ini sering terjadi di luar waktu kerja. 1987:48 b. dilakukan dengan cara: 1. Komunikasi horizontal dapat dilakukan dengan berbagai cara: Secara langsung. antara anggota staf. nota dan surat kabar. atau pada waktu pulang kerja (2001:124). Tertulis.G. komunikasi horizontal seringkali berlangsung tidak formal. Wursanto.G. Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar. Mereka berkomunikasi satu sama lain bukan pada waktu mereka sedang bekerja. dengan cara: 1. Onong Uchjana Effendy mengemukakan bahwa: Komunikasi horizontal ialah komunikasi secara mendatar. Yogyakarta: Kanisius. Dengan demikian komunikasi horizontal perlu bagi pelaksanaan koordinasi. Etika Komunikasi Kantor. melainkan pada saat istirahat. 1987:53) 12 . Komunikasi horizontal pada umumnya bersifat pemberian informasi antara pimpinan satuan unit yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijaksanaan pimpinan sehingga tidak mengandung unsur perintah. (I. disela-sela waktu istirahat. biasanya komunikasi ini dilakukan oleh antar anggota staf.

Bentuk realisasi dari komunikasi ini berupa antara lain: 1. Wursanto menyatakan bahwa: Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang berlangsung antara karyawan pada tingkat kedudukan yang berbeda pada tugas atau fungsi yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lain (1987:53). Surat tembusan 3. Komunikasi diagonal sama pentingnya dengan pelaksanaan arah komunikasi lainnya meskipun berbeda tingkatan dan kewenangannya namun melalui komunikasi ini masing-masing pihak akan memperoleh informasi yang bermanfaat bagi pelaksanaan kerja. Penyampaian informasi 2. Secara jelas komunikasi diagonal dapat dilihat pada gambar sebagai berikut: Gambar 3 Komunikasi Diagonal Kepala Biro Kepala Bagian Kepala Bagian Kasie Kasie Kasie Kasie 13 . c. Kemudian I.G. dan menunjang terciptanya koordinasi yang baik antar karyawan. Rapat koordinasi Komunikasi ini menimbulkan rasa kebersamaan dan mengurangi konflikkonflik yang mungkin timbul. Komunikasi Diagonal Komunikasi diagonal menurut Onong Uchjana Effendy (2001:125) disebut juga komunikasi silang (cross communication) adalah komunikasi antara pimpinan seksi dengan karyawan seksi lain.

Jika informasi 14 . yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa ada keterlibatan setidak-tidaknya ada hubungan batin. Lain halnya dengan pendapat Komaruddin Sastradipoera (2001:84) bahwa “komunikasi ektern merupakan komunikasi akibat langsung dari konsep bahwa entitas manajemen adalah suatu sistem terbuka. b. yakni komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak Komunikasi dari organisasi kepada khalayak pada umumnya bersifat informatif. informasi dapat diterima secara serempak. Komunikasi eksternal terdiri dari dua jalur secara timbal balik. maka komunikasi eksternal ini sering digunakan. perusahaanperusahaan besar yang disebabkan luasnya ruang lingkup komunikasi. karena melalui media massa. Pada instansi-instansi pemerintah seperti departemen. Sistem manajemen semakin terbuka dengan semakin besarnya peranan fungsi marketing”. dan dari khalayak kepada organisasi: a. 2001:129) Dengan demikian. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.Sedangkan komunikasi eksternal yaitu: “komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi” (Onong Uchjana Effendy. jelaslah bahwa media massa memiliki peranan penting dalam menyebarkan informasi. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak dapat melalui seperti:          Majalah organisasi Press release Artikel surat kabar dan majalah Pidato radio Film dokumenter Brosur Leaflet Poster Konprensi pers (Onong Uchjana Effendy. 2001:128).

Misalnya pengacara berbicara dengan orang awam dalam hal hukum maka jangan digunakan istilahistilah hukum yang orang awam tidak tahu. baik bagi organisasi maupun khalayak. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain. b. Opini publik ini sering sekali merugikan organisasi. maka ini disebut opini publik (public opinion).yang disebarkan kepada khalayak menimbulkan efek yang sifatnya kontroversial (menyebabkan adanya pro dan kontra di kalangan khalayak). Komunikator wajib membuat dirinya dimengerti. Asas komunikasi. c. agar dapat berkomunikasi dengan secara efektif adalah komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain. Dan orang yang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai suatu kewajiban untuk meminta penjelasan. Geoffrey Mills dan Oliver Standingford mengemukakan prinsip-prinsip komunikasi sebagai berlikut : a. Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannya pada sesuatu hal lain yang telah dimengerti. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti. untuk keperluan ini haruslah memahami azas-azas atau prinsip-prinsip komunikasi dan menerapkannya dalam pelaksanaan tugasnya. PRINSIP-PRINSIP DALAM KOMUNIKASI KANTOR Seorang Kepala Kantor atau Manajer Administratif mempunyai tugas utama membina sistem komunikasi sebaik-baiknya. Karenanya harus diusahakan agar segera dapat diatasi dalam arti kata tidak menimbulkan permasalahan-permasalahan negatif. Alasan tidak dimengertinya warta adalah 15 . Orang hanya bisa memahami tentang sesuatu hal jika menghubungkannya dengan hal lain yang telah dimengerti. baik berbicara maupun menulis kita harus menyadari siapa yang kita tuju. Pengirim warta tidak boleh menyalahkan pihak penerima warta apabila wartanya tidak dimengerti. D.

atau belum memberi penjelasan yang memadai. kurangnya perhatian adalah suatu kelemahan dalam komunikasi. Pemilihan Media Adalah penting untuk memilih media yang paling tepat misalnya: a) Bersemuka (rapat. Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta wajib untuk meminta penjelasan. mungkin ia memerlukan penjelasan tambahan. buku pedoman dll). Perhatian Perhatian harus diberikan oleh penerima komunikasi. 10% dipergunakan untuk membaca 3. 1. Kejelasan Bahasa yang digunakan harus jelas dan ringkas. c) Tertulis (surat. buku. konferensi. 4. sederhana dan mudah ditafsirkan. 35% dipergunakan untuk berbicara dan 16 . semakin mereka menghargai integritas manajemen. b) Lisan (telepon. Penerima warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pengirim warta. Ruang Lingkup Media Komunikasi Kantor Komunikasi merupakan salah satu kegiatan rutin dari suatu kantor. surat edaran. yaitu: 1. Sebaiknya digunakan kalimat yang pendekpendek. 3. 5% dipergunakan untuk menulis 2. Berdasarkan hasil dari suatu penelitian. radio. pemakainya harus mengingat sasaran dan komunikasi. Integritas dan Ketulusan Semakin banyak bawahan diberitahu mengenai organisasi dan masa depannya. Selain prinsip dasar di atas terdapat hal-hal yang harus dipertimbangkan untuk melakukan komunikasi yang baik. sistem komunikasi yang timbal balik. E. semangat kerja akan terangkat. d. diketahui bahwa antara 75% sampai 90% dari waktu kerja kita. wawancara).karena pembicara atau penulis tidak memilih kata-kata yang tepat. 2. kita pergunakan untuk komunikasi.

1987:29) Oleh karena itu komunikasi kantor harus efektif. untuk itu pemilihan media komunikasi itu sangat penting. menggunakan cara yang dapat dimengerti oleh penerima pesan. (Jiwanto dalam I. Catatan. 50% dipergunakan untuk mendengarkan. Kesan. Apakan informasi yang akan disampaikan membutuhkan kecermatan? Apabila data dalam bentuk angka disampaikan melalui telepon. Keamanan.G. Agar komunikasi efektif. Biaya. dilakukan dalam waktu yang tepat serta menggunakan media yang benar. menyampaikan pesan secara lengkap. Kecepatan. Kecermatan. Menurut Komaruddin (1993:84) dalam memilih media komunikasi perlu mempertimbangkan seperti berikut: 1. Salah satu penentu efektivitas komunikasi adalah media yang digunakan. Kerahasiaan. komunikator harus merencanakan komunikasi dengan baik. 2. kesalahan dengar hampir tak dapat dihindarkan. yaitu pesan yang disampaikan haru diterima dengan baik oleh komunikan. Apakah komunikasi itu harus dilakukan dengan komunikasi tertulis. Apakah resiko hilangnya informasi selama informasi itu disampaikan? 4. karena surat tersebut mungkin tidak diperhatikan? 7. Apakah komunikasi dalam bentuk sedemikian rupa sehingga ia dapat menghasilkan reaksi yang diinginkan dari orang yang menerimanya? Apakah panggilan telepon tidak menyinggung penerimanya? Apakah surat justru memperlambat penerimaan informasi. yaitu merumuskan pesan dengan jelas. Sampai sejauhmana pentingnya komunikasi. Berapakah biaya persiapan dan pelaksanaan untuk mengadakan komunikasi? Berapakah perbandingan antara biaya dan manfaat (cast-benefit) dari media komunikasi yang di pergunakan? 17 . Wursanto. 3. sehingga catatan harus disiapkan? 6. Apakan akan muncul masalah apabila informasi tersebut jatuh ke tangan orang yang tidak berhak? 5.4. kualitas media yang baik sangat berpengaruh dalam proses komunikasi.

maka media komunikasi pun dapat dikelompokkan menjadi media komunikasi intern dan media komunikasi ekstern. pamflet.C. bunyi. Wursanto (1087:83) dengan mengklasifikasikan berdasarkan sifat media komunikasi. menemukan dan memanggil seseorang petugas dalam lingkungan pembangunan atau badan usaha yang luas seperti. brosur. A. 2.Media komunikasi yang tepat akan menunjang keberhasilan kerja dalam komunikasi. telegram dan warkat tertulis lainnya. mengklasifikasikan media komunikasi kantor menjadi: 1. Sistem komunikasi lisan (oral communication) Ini meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun ke dalam kantor sendiri. Denyer (dalam The Liang Gie. radio atau hanya corong udara.G. Komunikator harus mampu memutuskan media komunikasi mana yang akan dipakai dari media komunikasi yang ada di kantor. Karena komunikasi yang berlangsung di dalam kantor dan di luar kantor. misalnya: manajer produksi di beberapa pabrik atau dokter di hospital. Media Komunikasi Eksternal Media komunikasi eksternal menurut sifatnya: 1. caranya meliputi sistem radio. ialah media yang dapat dilihat seperti film. bel atau tanda lampu. Macam-macam media komunikasi yang dipergunakan oleh kantor telah dirancang sebagai suatu sistem komunikasi kantor. menurut J. pembagian media ini dikemukakan oleh I. 3. pengeras suara. foto. Media cetak. majalah. Sistem mekanis (mechanical system) Ini meliputi pipa udara. ban berjalan. Sistem komunikasi tulisan (writen communication) Ini meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas pengantar sendiri. lukisan. Media visual. teleks sampai televisi 4. 1992:63). buletin dan sebagainya. pameran. 18 . 2. ialah segala barang cetak seperti surat kabar. televisi. Sistem panggilan tugas (staff location system) Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari.

recorder. Film dan televisi 4. telepon. Pameran. bertujuan untuk mengetahui keluhan. gramafon. baik 19 . film. Radio 3. dengan cara menyediakan formulir yang harus diisi oleh para karyawan. Media komunikasi internal Media komunikasi internal ialah media yang dipergunakan dalam komunikasi internal.3.1. serta masalah lain yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan. misalnya radio. 1. Pers 2. ialah media yang dapat dilihat maupun media yang dapat didengar. misalnya televisi. Komunikasi internal kami namakan komunikasi kantor. B. tape. Termsuk media ini. ialah media yang dapat di dengar. Saluran media komunikasi ke atas tertulis Menyediakan kotak saran Mengadakan suggesion plan Grievance procedure. Media audio-visual. keinginan. Di bawah ini dikemukakan beberapa jenis media komunikasi eksternal yang sering atau umum digunakan.2. 4. Saluran media komunikasi internal tertulis: 1. yaitu komunikasi yang berlangsung dalam suatu kantor. video. tuntutan para karyawan. 1. Media auditif. Saluran media komunikasi ke bawah tertulis Uraian tugas Buku pedoman (manual handbook) Majalah atau buletin Memo atao nota dalam Papan pengumuman Laporan tahunan Penyusunan anggaran 1. Termasuk media ini.

Scot M. Center (dalam I.3. Kepuasan ini akan tercapai apabila si berita dapat dimengerti oleh pihak komunikan dan sebaliknya pihak komunikan mau memberikan reaksi atau respons kepada pihak komunikator. 1. antara lain dapat meliputi: rapat kerja laporan. b. pertemuan. mengemukakan faktor-faktor yang menyebabkan komunikasi efektif. 1987:68-70). 2. komunikasi tidak akan berhasil atau menghambat komunikasi. Content (kepuasan) Komunikasi harus dapat menimbulkan rasa kepuasan. Misalnya situasi atau keadaan yang sedang kacau komunikasi akan terhambat sehingga komunikasi tidak berhasil. Cultip dan Allen H. Context (perhubungan pertalian) Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan situasi atau kondisi lingkungan pada waktu komunikasi berlangsung. d. antara kedua belah pihak. Efektivitas Komunikasi Kantor Keberhasilan komunikasi yang dilaksanakan dalam kantor tidak akan tercapai dengan baik jika tidak ada usaha-usaha untuk mencapai komunikasi yang efektif. c. Clarity (kejelasan) 20 .dengan menyebutkan identitas para karyawan maupun tidak menyebutkan identitas para pegawai yang bersangkutan. kunjungan dan konferensi. F. Dalam usaha mencapai komunikasi yang efektif ini terdapat faktor-faktor yang dapat mempengaruhinya. yaitu sebagai berikut: a.G. wawancara. Credibility (kepercayaan) Dalam komunikasi antara komunikator dengan komunikan harus saling mempercayai. Saluran media komunikasi horizontal tertulis Memo atau nota dalam antar unit/bagian Mekanisme penyusunan anggaran. Faktor-faktor tersebut terdiri atas tujuh faktor sehingga disebut dengan the seven c’s communication. Saluran media komunikasi internal lisan Saluran media komunikasi internal lisan. Kalau tidak ada unsur saling mempercayai. Wursanto. telepon.

Setiap perubahan harus dijelaskan secara hati-hati pada tahap awal. rapat dan konferensi. kejelasan akan tujuan yang hendak dicapai.Kejelasan yang dimaksud adalah kejelasan yang meliputi akan kejelasan isi berita. Komunikasi sedapat mungkin harus pula dikirim sepanjang garis weweenang yang diterima. Selain pendapat di atas ada beberapa hal pokok yang harus dipertimbangkan dengan cermat dalam komunikasi yaitu: (a) Kejelasan . Janganlah mempergunakan istilah-istilah yang kemungkinan tidak dimengerti oleh pihak penerima berita. kurangnya perhatian yang cermat adalah kelemahan yang lazim. Bahasa yang digunakan harus jelas dan ringkas. Semangat kerja akan terangkat dan keselarasan kerja didorong. hendaknya dipakai saluran-saluran komunikasi yang sudah biasa dipergunakan dan sudah dikenal oleh umum. Dengan memenuhi ke tujuh faktor tersebut komunikasi diharapkan dapat berjalan dengan baik sehingga tercapai tujuan yang efektif. Saluran komunikasi yang sering dipergunakan. f. e. Adalah penting untuk memilih media yang tepat: (i) Bersemuka-untuk wawancara. Harus diberikan oleh penerima komunikasi. Channels of distribution (saluran pengiriman berita) Agar komunikasi berhasil. (c) Integrasi dan ketulusan. Capability and Consistency (kesinambungan dan konsistensi) Komunikasi harus dilakukan terus menerus dan informasi yang disampaikan jangan bertentangan dengan informasi yang terdahulu. pemakaiannya harus jelas selalu mengingat sasaran komunikasi. karena bila orang dilewatkan begitu saja. semakin mereka akan menghargai integritas manajemen. Semakin banyak pekerja diberitahu mengenai perusahaan dan masa depannya. (b) Perhatian. bisa melalui radio. kejelasan istilah-istilah yang dipergunakan dalam pengoperan lambang-lambang. g. 21 . (d) Pemilihan media. televisi dan telepon. Capability of Audience (kemampuan pihak penerima berita) Pengirim berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan pihak penerima berita. mereka merasa kehilangan status dan dengan sendirinya merasa marah.

biasanya pesan yang disampaikan adalah membujuk pegawai untuk melakukan sesuatu atau pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan manfaat yang akan mereka peroleh. akurat. G. Komunikasi informal juga dapat mengontrol prilaku karyawan. surat kabar.   Mengklarifikasi dengan menyingkat informasi. dengan menggunakan bahasa yang konkret dan menjelaskan secara detail yang dimaksud. foto.(ii) Lisan-telepon. dan hal-hal yang membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka. buku majalah. kepada siapa melaporka hasil pekerjaanya. surat edaran. dan lain-lain. buku pedoman. memberikan solusi terhadap masalah. saran. Fungsi Penting Komunikasi Komunikasi memiliki empat fungsi penting yaitu: 1. Ciri-ciri Pesan yang Efektif  Menyediakan informasi yang praktis. Informasi harus jelas. meyakinkan. misalnya jika salah satu karyawan bekerja terlalu lambat. Fungsi control Setiap organisasi mempunyai hieirarki dengan wewenang yang menyertainya. karena pesan kita hanya ditujukan pada orang-orang tertentu saja.komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menyanyakan ulang deskripsi pekerjaanya. skema. dengan menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu.  Memberikan fakta dibandingkan kesan. maupun diagram yang menjelaskan pesan yang dimaksud. dengan menggunkan tabel. dan etis  Menyatakan tanggung jawab secara jelas. teman yang lain akan 22 . bagan. sistem komunikasi timbal balik. dengan menjelaskan apa yang kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan. menjelaskan mengapa perubahan dilakukan. iklan. Membujuk dan menyediakan rekomendasai. (iii) Tertulis-surat. radio. mendiskusikan status sebuah proyek.

budaya maupun 23 . mobil. Fungsi Motivasi Fungsi ini biasanya dilakukan melalui pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka lakukan.  Globalisasi dan perbedaan budaya antar pegawai. dan bandara. internet. 2. 3. handphone dan lain-lainnya merevolusi cara bagaimana orang berkomunikasi serta meningkatkan kecepatan maupun frekuensi berkomunikasi. Hal ini membutuhkan pemahaman tentang hukum. senaik apa mereka mengerjakannya. Fungsi Informasi Fungsi ini perhubungan dengan memperlancar pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen. semakin banyak bisnis beroperasi lintas batas suatu negara dan berkompetisi dalam skala global. karena komunukasi dbisa dilakukan dalam 24 jam setiap hari baik dirumah. Durasi waktupun bukan masalah . 4. dan apa yang sebaiknya dilakukan untuk menigkatkan kinerjanya. Perkembangna tersebut menuntut pegawai untuk lebih efektif dan efisien dalam berkomunikasi. Salah satu interaksi sosial tersebut adalah komunikasi di mana masing-masing anggota organisasi dapat mengekspresikan emosi yang negatif. H.mengomunikasikan ketidakpuasan mereka dengan menjauh ataupun mengejek bahwa yang bersangkutan sangat lambat. Dengan mentrasfer data dan alternatif piliha yang ada. Fungsi Emosi Salah satu tujuan bekerja adalah berinteraksi sosial. misalnya frustasi atau tidak puas dengan pekerjaan yang dikerjakannya selama ini kepada teman sekerja. tidak hanya di kantor sebagaimana dulu. individu atau organisasi akan dengan mudah mengambil keputusan. Tantangan Komunikasi pada Masa Kini Pada masa kini banyak tantangan pada proses Komunikasi diantaranya yaitu:  Perkembangan teknologi.

a) b) c) d) Perbedaan bahasa dan presepsi. komunikasi yang dilakukan dapat dipastikan efektif. Dengan melakukan ini.praktek bisnis dari semua negara dan mampu berkomunukasi dengan menggunakan bahasa yang berbeda. anggota tim yang berasal dri departemen yang berbeda dengan latar belakang budaya yang berbeda tentunya akan sulit menciptakan iklim berkomunikasi yang baik tanpa kita mampu untuk mendengar dan memahami satu sama lain. Gangguan komunikasi Overlood informasi Penyaringan yang tidak tepat Dari beberapa hambatan tersebut. Melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens Hal utama yang harus dilakukan dalam berkomunikasi adalah memfokuskan diri pada audiens yang akan dituju. Walaupun banyak manfaat yang didapatkan. I. Hal ini diantisipasi dengan dibentuknya organisasi berbasis tim yang bekerja bersama mencapai tujuan perusahaan dengan mengurangi hierarki yang menghambat pengambilan keputusan cepat. Antara lain adalah: a. 24 . Hambatan Komunukasi dan Kiat Menghindarinya Menurut Robbins ada 4 hambatan komunukasi yang akan mempengaruhi kualitas komunikasi yang kita lakukan. Bahkan seluruh dunia telah menggunakan bahasa inggris sebagai bahasa kedua di negaranya. pengambilan keputusan tidak hanya monopoli para manajer karena rentang operasi perusahaan yang semakin luas seiring denga globalisasi. karena kita akan berusaha menyajikan pesan atau informasi lebih berarti pada sisi penerimaan untuk mendapatkan feedback yang diharapkan atas terjadinya komunikasi. ada beberapa kiat yang dapat dilakukan untuk meminimalisir dampak ambatan tersebut.  Organisasi yang berbasis tim.

how and when) dapat diterapkan untuk berkomunikasi. Komitmen untuk berkomitmen secara etis Komit pada komunikasi yang etis dan sesuai dengan norma yang berlaku akan membuat lebih mudah berkomunikasi dengan orang lain. Dengan kata lain. Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka Dengan cara mengimplementasikan debirokratisasi organisasi. ETIKA KOMUNIKASI KANTOR “etika komunikasi kantor”. serta menghalalkan segala cara untuk mencapai hasil akhir. Menggunakan pesan yang singkat dan efek Konsep 4 W (what. kaidah. Etika berarti norma. menghargai hak orang lain dan memperhatikan dampak tindakan mereka terhadap masyarakat. Orang yang etis pada umumnya dapat dipercaya. bagaimana akan menyampaikannya akan menentukan tingkat keberhasilan komunikasi yang akan dilakukan. Semakin sedikit hubungan dalam rantai komunikasi. struktur yang datar dan rentang kendali yang lebar semakin kecil kemungkinan terjadinya distorsi pesan dibandingkan struktur yang tinggi dan rentang kendali yang sempit. atau ukuran tingkah laku yang baik. Walaupun struktur datar tidak selalu lebih baik. semakin kecil salah pengertian yang akan terjadi. adil dan tidak memihak. Informasi apa yang akan disampaikan. dengan mengurangi level pada struktur organisasi. why.b. c. nilai. Komunikasi kantor ialah penyampaian warta yang 25 . Orang yang tidak eits biasanya egois dan tidak peduli salah atau benar. meningkatkan produktifitas. Mengapa harus menyampaikannya. dan lebih mendekati pelanggan. d. namun tren selama ini menunjukkan bahwa struktur tersebut cukup efektif dan efisien dalam upaya menghemat biaya. J. merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri.

Macam Norma . Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai lainnya. Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun tertulis. Secara tertulis misalnya dengan menggunakan surat. tentram dan sejahtera.  Etika menjadi atau pedoman bagi pegawai dalam berhubungan atau dalam berkomunikasi.pengurusan innformasi atau information handling yakni menyampaian dan penerimaan berita.mengandung macam-macam keterangan dalam bidang tata usaha dari seseorang kepada orang lain yang terjadi dalam lingkungan suatu kantor. Secara lisan. Norma memiliki fungsi sebagai pedoman dan pengatur dasar kehidupan seseorang dalam bermasyarakat untuk mewujudkan kehidupan antara manusia yang aman.etika merupaka syarat mutlak dalam hubungan antar pagawai. dapat terjadi secara langsung (tatap muka. K. ARTI PENTINGNYA KOMUNIKASI DALAM SUATU KANTOR Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat panting dalam kegiatan kantor menilik hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersamasama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. akan berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif. 1. 26 . face to face) tanpa melalui perantara. Agama & Hukum .seorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horisontal maupun vertikal atau secara diagonal.dan atau budi pekerti yang baik  Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya.oleh karena itu.Kebiasaan Yang Berlaku dalam Kehidupan Sehari-Hari Berikut di bawah ini adalah beberapa norma yang berlaku dalam kehidupan masyarakat di Indonesia.Norma Sopan Santun. Secara tidak langsug berarti melalui suatu perantara (telpon). Norma Sopan Santun adalah norma yang mengatur tata pergaulan sesama manusia di dalam masyarakat.setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai:  Kesusilaan.

Norma hukum adalah norma yang mengatur kehidupan sosial kemasyarakatan yang berasal dari kitab undang-undang hukum yang berlaku di negara kesatuan republik indonesia untuk menciptakan kondisi negara yang damai. makmur dan sebagainya. penerima menguraikan pesan dan penerima menerima pesan. Atau sebagai proses pemindahandata dan memahami makna yang dimaksudkan. sejahtera. Proses komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbalbalik yang dapat digambarkan adalah pengirim mempunyai ide. pengirim mempunyai pesan. aman. 3. Norma agama adalah norma yang mengatur kehidupan manusia yang berasal dari peraturan kitab suci melalui wahyu yang diturunkan nabi berdasarkan atas agama atau kepercayaannya masing-masing. tertib. 27 . Agama adalah sesuatu hal yang pribadi yang tidak dapat dipaksakan yang tercantum dalam undang-undang dasar '45 pasal 29. setelah itu pengirim menyandikan ide. BAB III KESIMPULAN Komunukasi adalah sebagai proses mengirim dan menerima pesan dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau dorongan untuk bertindak sesuai dengan pesan.2. tahap selanjutnya penerima mengirim pesan.

mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka. Dalam dunia organisaasi tentunya sangat penting komunikasi karena ibarat aliran darah organisasi itu yakni komunikasi. komitmen untuk berkomunikasi secara etis serta menggunakan pesan singkat dan efektif. fungsi emosi dan fungsi informasi. Setiap proses komunikasi yang terjadi di dalam organisasi akan melibatkan lebih dari satu fungsi yang ada. gangguan komunikasi. overlood informasi dan penyaringan yang tidak tepat. Adapun hambatan dalam komunikasi adalah perbedaan bahasa dan presepsi.Fungsi komunikasi adalah fungsi kontrol. Komunikasi internal adalah pertukaran ide didalam norganisasi sedangkan komunikasi eksternal dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi guna mencapai tujuan organisasi. mengklarifikasi dan menyingkat informasi serta membujuk dan menyediakan rekomendasi. 28 . baik berupa komunikasi internal atau eksternal dalam bentuk komunukasi formal atau informal. Ciri-ciri pesan yang efektif adalah menyediakan informasi yang praktis. fungsi motivasi. memberikan fakta dibandingkan kesan. yaitu melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens. Dari fungsi keempat tersebut. tidak ada fungsi yang lebih penting dari yang lain. Ada beberapa kiat untuk meminimalisir hambatan tersebut.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful