BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Dalam kehidupan sehari-hari komunikasi merupakan bagian dari kehidupan manusia karena sejak dilahirkan manusia sudah berkomunikasi dengan lingkungannya. Orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna mengenai apa yang disampaikan. Bila tidak ada kesamaan makna berarti tidak akan terjadi komunikasi. Komunikasi merupakan suatu proses dimana seseorang memindahkan perasaan yang biasanya berupa lambang, kata-kata untuk mengubah tingkah laku orang lain. Dengan demikian, jika ada dua orang atau lebih bertemu dan saling berhubungan maka mereka akan berbicara atau memberikan tanda-tanda untuk mengetahui kehadiran orang lain. Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor, atau ada yang menyebut dengan istilah tata hubungan kantor (Office comunitation). Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan. Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak kepihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut.

1.2 Maksud dan Tujuan 1. Agar mahasiswa mengetahui pengertian komunikasi perkantoran. 2. Agar mahasiswa mengetahui unsur-unsur komunikasi perkantoran. 3. Agar mahasiswa mengetahui bagaimana proses komunikasi perkantoran. 4. Agar mahasiswa mengetahui pentingnya komunikasi kantor.

1

1.3 Sistematika Pembahasan Adapun sistematika pembahasan dalam makalah ini antara lain : 1. Pengertian komunikasi perkantoran 2. Proses komunikasi perkantoran

2

BAB II PEMBAHASAN 2. yaitu: (1) dari segi fisik dan (2) dari segi aktivitas. kantor merupakan suatu tempat pelaksanaan kegiata tata usaha atau pelaksanaan kegiatan yang bersifat tulis menulis. Untuk kantor. informasi. informasi. peraturan atau instruksi dengan suatu cara tertentu agar penerimanya memahami pesan yang diterimanya”. Setelah pengertian kantor. kantor dalam bentuk luarnya atau gedungnya. tempat para pejabat berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor. Definisi komunikasi tersebut menekankan bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian pikiran. Kantor adalah keseluruhan gedung dengan ruang-ruang kerjanya yang menjadi tempat pelaksanaan tata usaha dan kegiatan-kegiatan manajemen maupun pelbagai tugas resmi lainnya dari pimpinan suatu organisasi. biasanya 3 . Pada dasarnya pengertian kantor dapat ditinjau dari dua segi. Dari segi fisiknya: adalah kantor dalam arti sempit.  The Liang Gie (1992:59) mengemukakan bahwa kmunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. informasi. peraturan atau instruksi agar terjadi suatu pemahaman sehingga memberikan hal tindakan atau umpan balik yang efektif. untuk memahami komunikasi kantor perlu dipahami juga apa yang dimaksud dengan komunikasi. sehingga bersifat statis.1 Pengertian Komunikasi Perkantoran Kantor merupakan pusat pengolahan keterangan-keterangan. Dalam arti statis. peraturan atau instruksi dalam bekerja. Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan dari seseorang ke alam pikiran orang lain sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan.  Komaruddin (2001:77) menjelaskan sebagai berikut: “komunikasi adalah proses penyampaian pikiran. tempat pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau pekerjaan tata usaha.

dari suatu unit kepada unit lain) yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor.dilakukan oleh atasan kepada bawahan mengenai pekerjaan yang harus dilakukan oleh bawahan agar terbina kerja sama yang baik dalam pencapaian tujuan kantor. saran) kepada seorang komunikan (pihak yang dikirimi. mengirim. reports. suggestions) to communicate (addressee. Berkaitan dengan pengertian komunikasi kantor. I. penyiar) yang menyampaikan (berkata. issues) messages (orders. sender. pengirim. respondent. Setelah mengetahui apa yang dimaksud dengan kantor dan komunikasi. Komunikasi yang baik harus menimbulkan efek atau memberi hasil sesuai tujuan yaitu perubahan perilaku kepada komunikan atau setidak-tidaknya orang dapat mengerti. 1992:60) mengemukakan pengertian komunikasi kantor sebagai berikut: Administrative communication can best be regarded as a form of social or human communication informasi which there are these five elements: A communicator (a speaker. Charles E. Berdasarkan pendapat di atas. menyiarkan) warta (perintah. issuer) who transmits (says. The Liang Gie mengemukakan bahwa pada dasarnya komunikasi kantor mengandung arti yang sama dengan komunikasi administrasi. audience) to influence the behavior of the communicate. reaction). hadirin) untuk 4 . penjawab. memahami informasi yang disampaikan baik secara langsung tanpa menggunakan media maupun secara tidak langsung dengan menggunakan media. selanjutnya akan dibahas mengenai pengertian “komunikasi kantor”. laporan. pengertian komunikasi kantor adalah sebagai berikut: Komunikasi administrasi dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu bentuk komunikasi sosial atau komunikasi antar manusia yang di dalamnya ada lima elemen: seorang komunikator (seorang pembicara. Wursanto (1987:25) mengemukakan pengertian komunikasi kantor sebagai berikut: Komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor atau ada yang menyebut dengan istilah hubungan kantor (office communication) adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain (dari seseorang kepada orang lain. Redfield (dalam The Liang Gie. sends.G. as seen in his response (reply.

2. yakni fungsi setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manager.2 Jenis Komunikasi Perkantoran Komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi 2 macam. Di dalam proses komunikasi mengandung unsur-unsur utama. yaitu : 1. Hubungan tata usaha. adalah tata hubungan yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atua sebagai manegeer dengan para bawahan atau para pelaksananya yang mengandung unsur perintah. 2. Penyampaian itu bisa dari seorang pimpinan atau karyawan kepada pimpinan atau karyawan lain dari satu unit kepada unit lain dalam sebuah kantor baik secara langsung tanpa menggunakan media atau secara tidak langsung dengan menggunakan media untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif. Jadi tata hubungan administrasi. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa komunikasi kantor adalah proses penyampaian informasi.mempengaruhi perilaku dari si penerima atau sebagaimana tampak dalam tanggapannya (jawaban. Tata hubungan administrasi. yaitu:uyytnb 5 . Definisi lain menyebut bahwa “Administrative communication is a process which involves the transmission and accurate replication of ideas for the purposes of eliciting actions which will accomplish company goals effectively” (William G. dalam The Liang Gie. yang tidak mengandung unsur perintah. Scott. adalah hubungan yang terjadi atau yang berlangsung antara satuan organisasi dalam suatu organisasi. disebut juga tata hubungan fungsi. reaksi). instruksi atau perintah mengenai pekerjaan atau tugas.3 Proses Komunikasi Kantor Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan. (1962:173). 2.

c) Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi (verbal dan nonverbal. isyarat gerak). isyarat dan lain sebagainya. Caranya adalah dengan menggunakan tanda-tanda. pembawaan diri maupun mood pengirim. Penerima Berita Yakni orang yang menerima tanda yang dikirimkan dan menerjemahkannya ke dalam sesuatu yang berarti bagi dirinya. tindakan.1. dan formalitas yang dibutuhkan. b) Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan. ekspresi wajah. dengan memahami pesan yang disampaikan dan menyimpannyadi pikirannya. kebutuhan akan kecepatan diterima. Di dalam organisasi kantor yang sudah kompeks tentu saja masih banyak unsur-unsur komunikasi yang dapat masuk dalam proses selain ketiga unsur di atas. audiens. 3. alat penerima warta. penerimaan harus mendapatkan pesan. misalnya alat pengirim warta. e) Penerimaan menguraikan pesan. Tanda dapat berupa kata. organisasi. d) Penerimaan mendapatkan pesan. dengan tanda-tanda tersebut diusahakan agar orang lain mengerti apa yang dimaksud. jika kita mengirimkan suratnya terlebih dahulu dan lain sebagainnya. gambar atau angka. lokasi audiens. Komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbal balik yang dapat digambarkan sebagai berikut: a) Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk membaginya. panjang. Jika mereka telah 6 . nada dan tipe yang semuanya tergantung pada ide. Sarana Komunikasi Yakni saluran serta mekanismme yang dipergunakan untuk menyalurkan tanda-tanda. agar komunukasi terjadi. 2. tergantung pada pesan. Pengirim Berita Yakni orang yang bermaksud sesuatu kepada orang lain.

a) Proses komunikasi secara primer Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. Penyajian model komunikasi dimaksudkan untuk mempermudah memahami proses komunikasi dan melihat komponen dasar yang perlu ada dalam suatu komunikasi. Surat. surat kabar. radio. film dan banyak lagi adalah media kedua yang sering digunakan dalam komunikasi. teleks. televisi. kita harus menjelaskan hingga mengerti). kial. warna dan lain sebaginya yang secara langsung mampu “menerjemahkan’ pikiran dan atau perasaan komunikator kepada komunikan. Sebagaimana yang dikemukakan Arni Muhammad (1995:5) yang dimaksudkan dengan model komunikasi adalah gambaran yang sederhana dari proses komunikasi yang memperlihatkan kaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya. Proses komunikasi. majalah. telepon. yaitu: 7 . Proses komunikasi sering juga dipandang sebagai kerangka model yang menunjukkan suatu rangkaian tahap demi tahap. Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi adalah bahasa. yakni secara primer dan secara sekunder. dengan arti yang sama sesuai dengan yang dimaksud pengirim. isyarat. komunikasi di dalam kantor itu prosesnya dibedakan menjadi dua macam. Ika mereka belum mengerti. b) Proses komunikasi secara sekunder Proses komunikasi secara sekunder adalah penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua dalam melancarkan komunikasinya karena komunikan sebagai sasarannya berada di tempat relatif jauh atau jumlahnya banyak. Sedangkan oleh The Liang Gie (1992:66).memahami dengan benar pesan yang disampaikan. f) Penerima mendapatkan feedback yang memungkinkan pengirim mengevaluasi efektivitas dan pesan (komunikasi yang telah dilakukan. menurut Onong Uchjana Effendy (2001:11-16) terbagi menjadi dua tahap. gambar.

(3) alat pengirim warta.1. Hubungan tegak (vertikal) ialah proses penyampaian suatu warta dari pihak pimpinan kepada para karyawan (vertikal ke bawah) maupun dari pihak bawahan kepada pimpinan (vertikal ke atas). (8) wartanya. memberikan model proses komunikasi kantor yang dapat dilihat seperti di bawah ini: Gambar 1 Dari gambar di atas ternyata bahwa tatahubungan itu meliputi (1) sumber warta. Ini masih ditambah reaksi dari si penerima warta itu dan struktur organisasi sebagai lingkungan suasananya maupun sesuatu maksud khusus dari penyampaian warta itu. 8 . (7) alat penerima yang menyajikan. (4) isyarat yang dikeluarkan oleh alat pengirim itu. (9) pihak yang dituju. (5) sumber gangguan. (2) wartanya itu sendiri. Hubungan datar (horizontal) adalah hubungan diantara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kurang lebih sederajat. 2. (6) isyarat yang diterima. Shanon dan Warren Weaver dalam bukunya The Mathematical theory of communication. Claude E.

2001:84). (Onong Uchjana Effendy.G.C. perintah. Komunikasi ini hanya berlangsung di dalam lingkungan itu sendiri”. Bentuk Komunikasi Kantor Komunikasi yang berlangsung dalam kantor berupa komunikasi intern dan komunikasi ekstern. Sebaliknya komunikasi ke bawahan adalah dari wewenang tinggi ke hierarki wewenang lebih rendah. adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik (two way traffic communication). Tujuan dari komunikasi ini adalah pemberian balikan. Sehubungan dengan hal tersebut. memberikan saran 9 . pertanyaan dan kebijaksanaan umum. Sedangkan menurut L. Komunikasi intern adalah semua pesan yang dikirm dan diterima di dalam suatu organisasi baik yang formal maupun informal (Slamet Soesanto. Pada komunikasi intern kita dapat menemukan tiga dimensi yaitu: a. Kebanyakan komunikasi ke bawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan pesan tersebut biasanya berhubungan dengan pengarahan tujuan. Selanjutnya Arni Muhammad (1995:116) juga mengatakan bahwa: Yang dimaksud dengan komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. Komunikasi ke atas maksudnya komunikasi bawahan ke atasan. Komunikasi vertikal Komunikasi vertikal yakni komuniksi dari atas ke bawah (down ward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication). disiplin. Wursanto (1987:41) komunikasi intern yaitu “komunikasi yang berlangsung di dalam organisasi. 2001:123). Arni Muhammad (1995:108) berpendapat bahwa: Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atasan atau para pimpinan kepada bawahannya. komunikasi ini terjadi dari hierarki wewenang rendah ke hierarki wewenang lebih tinggi.

3. instruksi dan petunjuk 2. Komunikasi ke atas memperkuat operasi dan loyalitas karyawan terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan pertanyaan. Dengan adanya komunikasi ke atas supervisor dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan. 6. Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dia maksudkan dari arus informasi yang ke bawah. Komunikasi dari atas ke bawah yaitu pimpinan sebagai komunikator dan bawahan sebagai komunikan dengan maksud untuk memberikan pengertian atau wewenang kepada bawahan untuk melakukan suatu pekerjaan yang harus dilaksanakan dalam kedudukannya sebagai anggota organisasi.dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah-masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas-tugas organisasi. Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi menurut Pace (dalam Arni Muhammad. 5. bahkan mendorong dasas desus muncul dan membiarkan supervisor mengetahuinya. saran-saran tentang jalannya organisasi. juga yang menjadi komunikan bisa pimpinan atau bawahan tergantung dari kepentingannya masingmasing. Arus komunikasi ke atas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan. 1995:117) adalah sebagai berikut: 1. 2. mengajukan ide-ide. Pemberian perintah. Komunikasi ke atas memperbolehkan. 4. Ceramah 4. Informasi atau pengarahan 3. Teguran 10 . Komunikasi tersebut biasanya dilakukan dalam bentuk: 1. Dari pernyataan di atas dapat disimak bahwa dalam komunikasi vertikal yang menjadi komunikator bisa pimpinan atau bawahan.

maka realisasi dari bentuk komunikasi ini antara lain: 1. dengan maksud untuk memberikan bahan-bahan atau keterangan yang diperlukan oleh pimpinan. bawahan bertindak sebagai komunikator sedangkan pimpinan bertindak sebagai komunikan. Saran-saran 4. Penjelasan Sebaliknya komunikasi vertikal dari bawahan ke atasan. jelaslah bahwa dalam suatu organisasi komunikasi dua arah secara timbal balik sangat penting sekali demi terciptanya kerjasama dan kesatuan langkah dalam mencapai tujuan. juga sebagai saluran bagi penyampaian pikiranpikiran atau perasaan-perasaan para karyawan. Usulan-usulan 3. Keluhan-keluhan 5.5. Untuk lebih jelasnya mengenai komunikasi vertikal ini dapat dilihat pada gambar berikut: Gambar 2 Komunikasi Vertikal Melalui Rantai Komando dalam Struktur Organisasi Kepala Biro Komunikasi ke atas Kepala Bagian Kepala Urusan Kepala Seksi Karyawan Komunikasi ke bawah 11 . Laporan 2. Gagasan dan pendapat Dari uraian-uraian di atas.

disela-sela waktu istirahat.G. misalnya menggunakan memo. nota dan surat kabar. Komunikasi horizontal atau ke samping mempunyai peranan penting untuk mengkoordinasikan kegiatan. dan setelah tugas pekerjaan. Wursanto. Rapat pimpinan. atau pada waktu pulang kerja (2001:124).Sumber: L. dengan cara: 1. Lisan. Mereka berkomunikasi satu sama lain bukan pada waktu mereka sedang bekerja. Yogyakarta: Kanisius. sedang rekreasi. rekreasi. sesama karyawan dan sebagainya. Wursanto. (I. Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar. musyawarah kerja Secara tidak langsung. Etika Komunikasi Kantor. Dengan demikian komunikasi horizontal perlu bagi pelaksanaan koordinasi. Onong Uchjana Effendy mengemukakan bahwa: Komunikasi horizontal ialah komunikasi secara mendatar. Berbeda dengan komunikasi vertikal yang sifatnya lebih formal. biasanya komunikasi ini dilakukan oleh antar anggota staf. karyawan sesama karyawan dan sebagainya. sehingga suasana menjadi lebih akrab dan tidak formal. misalnya melalui telepon 2. komunikasi horizontal seringkali berlangsung tidak formal. Komunikasi horizontal dapat dilakukan dengan berbagai cara: Secara langsung. dilakukan dengan cara: 1. 1987:48 b. Rapat kerja. melainkan pada saat istirahat. Komunikasi horizontal pada umumnya bersifat pemberian informasi antara pimpinan satuan unit yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijaksanaan pimpinan sehingga tidak mengandung unsur perintah. Jika tadi kita ketahui komunikasi vertikal lebih bersifat formal maka komunikasi ini sifatnya lebih cenderung nonformal. 1987:53) 12 .G. Komunikasi ini sering terjadi di luar waktu kerja. Tertulis. antara anggota staf. rapat dinas 2. dapat membantu interaksi dalam pelaksanaan tugas pekerjaan.

Wursanto menyatakan bahwa: Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang berlangsung antara karyawan pada tingkat kedudukan yang berbeda pada tugas atau fungsi yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lain (1987:53). dan menunjang terciptanya koordinasi yang baik antar karyawan. Secara jelas komunikasi diagonal dapat dilihat pada gambar sebagai berikut: Gambar 3 Komunikasi Diagonal Kepala Biro Kepala Bagian Kepala Bagian Kasie Kasie Kasie Kasie 13 . Penyampaian informasi 2. Rapat koordinasi Komunikasi ini menimbulkan rasa kebersamaan dan mengurangi konflikkonflik yang mungkin timbul. Kemudian I.G.Bentuk realisasi dari komunikasi ini berupa antara lain: 1. c. Komunikasi Diagonal Komunikasi diagonal menurut Onong Uchjana Effendy (2001:125) disebut juga komunikasi silang (cross communication) adalah komunikasi antara pimpinan seksi dengan karyawan seksi lain. Komunikasi diagonal sama pentingnya dengan pelaksanaan arah komunikasi lainnya meskipun berbeda tingkatan dan kewenangannya namun melalui komunikasi ini masing-masing pihak akan memperoleh informasi yang bermanfaat bagi pelaksanaan kerja. Surat tembusan 3.

Sistem manajemen semakin terbuka dengan semakin besarnya peranan fungsi marketing”. b. Pada instansi-instansi pemerintah seperti departemen. perusahaanperusahaan besar yang disebabkan luasnya ruang lingkup komunikasi. informasi dapat diterima secara serempak. Jika informasi 14 . 2001:128). Komunikasi eksternal terdiri dari dua jalur secara timbal balik. 2001:129) Dengan demikian. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak Komunikasi dari organisasi kepada khalayak pada umumnya bersifat informatif. maka komunikasi eksternal ini sering digunakan. karena melalui media massa. Lain halnya dengan pendapat Komaruddin Sastradipoera (2001:84) bahwa “komunikasi ektern merupakan komunikasi akibat langsung dari konsep bahwa entitas manajemen adalah suatu sistem terbuka.Sedangkan komunikasi eksternal yaitu: “komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi” (Onong Uchjana Effendy. yakni komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak dapat melalui seperti:          Majalah organisasi Press release Artikel surat kabar dan majalah Pidato radio Film dokumenter Brosur Leaflet Poster Konprensi pers (Onong Uchjana Effendy. yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa ada keterlibatan setidak-tidaknya ada hubungan batin. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. dan dari khalayak kepada organisasi: a. jelaslah bahwa media massa memiliki peranan penting dalam menyebarkan informasi.

Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti. b. untuk keperluan ini haruslah memahami azas-azas atau prinsip-prinsip komunikasi dan menerapkannya dalam pelaksanaan tugasnya. Dan orang yang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai suatu kewajiban untuk meminta penjelasan. baik berbicara maupun menulis kita harus menyadari siapa yang kita tuju. Karenanya harus diusahakan agar segera dapat diatasi dalam arti kata tidak menimbulkan permasalahan-permasalahan negatif. c. agar dapat berkomunikasi dengan secara efektif adalah komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain. Opini publik ini sering sekali merugikan organisasi. PRINSIP-PRINSIP DALAM KOMUNIKASI KANTOR Seorang Kepala Kantor atau Manajer Administratif mempunyai tugas utama membina sistem komunikasi sebaik-baiknya. Alasan tidak dimengertinya warta adalah 15 . maka ini disebut opini publik (public opinion). D. Misalnya pengacara berbicara dengan orang awam dalam hal hukum maka jangan digunakan istilahistilah hukum yang orang awam tidak tahu. Pengirim warta tidak boleh menyalahkan pihak penerima warta apabila wartanya tidak dimengerti. baik bagi organisasi maupun khalayak.yang disebarkan kepada khalayak menimbulkan efek yang sifatnya kontroversial (menyebabkan adanya pro dan kontra di kalangan khalayak). Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannya pada sesuatu hal lain yang telah dimengerti. Orang hanya bisa memahami tentang sesuatu hal jika menghubungkannya dengan hal lain yang telah dimengerti. Asas komunikasi. Komunikator wajib membuat dirinya dimengerti. Geoffrey Mills dan Oliver Standingford mengemukakan prinsip-prinsip komunikasi sebagai berlikut : a. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain.

2. wawancara). surat edaran. 3. buku pedoman dll). Sebaiknya digunakan kalimat yang pendekpendek. mungkin ia memerlukan penjelasan tambahan.karena pembicara atau penulis tidak memilih kata-kata yang tepat. buku. kurangnya perhatian adalah suatu kelemahan dalam komunikasi. sederhana dan mudah ditafsirkan. Penerima warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pengirim warta. 4. Pemilihan Media Adalah penting untuk memilih media yang paling tepat misalnya: a) Bersemuka (rapat. atau belum memberi penjelasan yang memadai. kita pergunakan untuk komunikasi. pemakainya harus mengingat sasaran dan komunikasi. Kejelasan Bahasa yang digunakan harus jelas dan ringkas. Perhatian Perhatian harus diberikan oleh penerima komunikasi. semangat kerja akan terangkat. 10% dipergunakan untuk membaca 3. Selain prinsip dasar di atas terdapat hal-hal yang harus dipertimbangkan untuk melakukan komunikasi yang baik. E. 1. 5% dipergunakan untuk menulis 2. radio. Berdasarkan hasil dari suatu penelitian. Integritas dan Ketulusan Semakin banyak bawahan diberitahu mengenai organisasi dan masa depannya. 35% dipergunakan untuk berbicara dan 16 . Ruang Lingkup Media Komunikasi Kantor Komunikasi merupakan salah satu kegiatan rutin dari suatu kantor. b) Lisan (telepon. diketahui bahwa antara 75% sampai 90% dari waktu kerja kita. c) Tertulis (surat. Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta wajib untuk meminta penjelasan. konferensi. yaitu: 1. semakin mereka menghargai integritas manajemen. d. sistem komunikasi yang timbal balik.

dilakukan dalam waktu yang tepat serta menggunakan media yang benar. Kecermatan. Kerahasiaan. kesalahan dengar hampir tak dapat dihindarkan. karena surat tersebut mungkin tidak diperhatikan? 7. Apakan informasi yang akan disampaikan membutuhkan kecermatan? Apabila data dalam bentuk angka disampaikan melalui telepon. 2. yaitu pesan yang disampaikan haru diterima dengan baik oleh komunikan. menggunakan cara yang dapat dimengerti oleh penerima pesan. kualitas media yang baik sangat berpengaruh dalam proses komunikasi. (Jiwanto dalam I. Apakah komunikasi itu harus dilakukan dengan komunikasi tertulis. 1987:29) Oleh karena itu komunikasi kantor harus efektif. untuk itu pemilihan media komunikasi itu sangat penting. sehingga catatan harus disiapkan? 6. Salah satu penentu efektivitas komunikasi adalah media yang digunakan. Agar komunikasi efektif. Biaya. menyampaikan pesan secara lengkap. Wursanto. 50% dipergunakan untuk mendengarkan. yaitu merumuskan pesan dengan jelas. Sampai sejauhmana pentingnya komunikasi.G. Apakah resiko hilangnya informasi selama informasi itu disampaikan? 4. komunikator harus merencanakan komunikasi dengan baik. Apakah komunikasi dalam bentuk sedemikian rupa sehingga ia dapat menghasilkan reaksi yang diinginkan dari orang yang menerimanya? Apakah panggilan telepon tidak menyinggung penerimanya? Apakah surat justru memperlambat penerimaan informasi. Kesan. Keamanan. 3.4. Berapakah biaya persiapan dan pelaksanaan untuk mengadakan komunikasi? Berapakah perbandingan antara biaya dan manfaat (cast-benefit) dari media komunikasi yang di pergunakan? 17 . Apakan akan muncul masalah apabila informasi tersebut jatuh ke tangan orang yang tidak berhak? 5. Kecepatan. Menurut Komaruddin (1993:84) dalam memilih media komunikasi perlu mempertimbangkan seperti berikut: 1. Catatan.

buletin dan sebagainya. Karena komunikasi yang berlangsung di dalam kantor dan di luar kantor. teleks sampai televisi 4.C. Media Komunikasi Eksternal Media komunikasi eksternal menurut sifatnya: 1.G. Komunikator harus mampu memutuskan media komunikasi mana yang akan dipakai dari media komunikasi yang ada di kantor. caranya meliputi sistem radio. mengklasifikasikan media komunikasi kantor menjadi: 1.Media komunikasi yang tepat akan menunjang keberhasilan kerja dalam komunikasi. Wursanto (1087:83) dengan mengklasifikasikan berdasarkan sifat media komunikasi. maka media komunikasi pun dapat dikelompokkan menjadi media komunikasi intern dan media komunikasi ekstern. radio atau hanya corong udara. ban berjalan. 1992:63). majalah. lukisan. ialah segala barang cetak seperti surat kabar. A. Media cetak. 2. menurut J. 18 . misalnya: manajer produksi di beberapa pabrik atau dokter di hospital. brosur. Sistem panggilan tugas (staff location system) Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari. pamflet. Macam-macam media komunikasi yang dipergunakan oleh kantor telah dirancang sebagai suatu sistem komunikasi kantor. pameran. Sistem komunikasi lisan (oral communication) Ini meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun ke dalam kantor sendiri. televisi. Media visual. telegram dan warkat tertulis lainnya. foto. pembagian media ini dikemukakan oleh I. ialah media yang dapat dilihat seperti film. pengeras suara. Sistem komunikasi tulisan (writen communication) Ini meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas pengantar sendiri. bunyi. Sistem mekanis (mechanical system) Ini meliputi pipa udara. bel atau tanda lampu. 3. 2. menemukan dan memanggil seseorang petugas dalam lingkungan pembangunan atau badan usaha yang luas seperti. Denyer (dalam The Liang Gie.

4. Media komunikasi internal Media komunikasi internal ialah media yang dipergunakan dalam komunikasi internal. serta masalah lain yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan. Saluran media komunikasi ke bawah tertulis Uraian tugas Buku pedoman (manual handbook) Majalah atau buletin Memo atao nota dalam Papan pengumuman Laporan tahunan Penyusunan anggaran 1. ialah media yang dapat di dengar. yaitu komunikasi yang berlangsung dalam suatu kantor. tape. ialah media yang dapat dilihat maupun media yang dapat didengar. tuntutan para karyawan. Di bawah ini dikemukakan beberapa jenis media komunikasi eksternal yang sering atau umum digunakan. video. telepon. Media auditif. 1.3. keinginan. 1. recorder. Pameran. Komunikasi internal kami namakan komunikasi kantor. dengan cara menyediakan formulir yang harus diisi oleh para karyawan.2. Saluran media komunikasi internal tertulis: 1. Media audio-visual. baik 19 . misalnya radio. Termasuk media ini. misalnya televisi. Film dan televisi 4.1. Pers 2. Radio 3. bertujuan untuk mengetahui keluhan. gramafon. Termsuk media ini. Saluran media komunikasi ke atas tertulis Menyediakan kotak saran Mengadakan suggesion plan Grievance procedure. B. film.

Saluran media komunikasi internal lisan Saluran media komunikasi internal lisan. Saluran media komunikasi horizontal tertulis Memo atau nota dalam antar unit/bagian Mekanisme penyusunan anggaran. Wursanto. b. Efektivitas Komunikasi Kantor Keberhasilan komunikasi yang dilaksanakan dalam kantor tidak akan tercapai dengan baik jika tidak ada usaha-usaha untuk mencapai komunikasi yang efektif. Center (dalam I. Content (kepuasan) Komunikasi harus dapat menimbulkan rasa kepuasan. Scot M. Kalau tidak ada unsur saling mempercayai. antara lain dapat meliputi: rapat kerja laporan. Kepuasan ini akan tercapai apabila si berita dapat dimengerti oleh pihak komunikan dan sebaliknya pihak komunikan mau memberikan reaksi atau respons kepada pihak komunikator. kunjungan dan konferensi. pertemuan.dengan menyebutkan identitas para karyawan maupun tidak menyebutkan identitas para pegawai yang bersangkutan. wawancara. d. telepon.G. antara kedua belah pihak. 2. Faktor-faktor tersebut terdiri atas tujuh faktor sehingga disebut dengan the seven c’s communication. yaitu sebagai berikut: a.3. F. c. Cultip dan Allen H. 1. Clarity (kejelasan) 20 . komunikasi tidak akan berhasil atau menghambat komunikasi. mengemukakan faktor-faktor yang menyebabkan komunikasi efektif. Credibility (kepercayaan) Dalam komunikasi antara komunikator dengan komunikan harus saling mempercayai. Dalam usaha mencapai komunikasi yang efektif ini terdapat faktor-faktor yang dapat mempengaruhinya. Misalnya situasi atau keadaan yang sedang kacau komunikasi akan terhambat sehingga komunikasi tidak berhasil. 1987:68-70). Context (perhubungan pertalian) Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan situasi atau kondisi lingkungan pada waktu komunikasi berlangsung.

Capability and Consistency (kesinambungan dan konsistensi) Komunikasi harus dilakukan terus menerus dan informasi yang disampaikan jangan bertentangan dengan informasi yang terdahulu. (d) Pemilihan media. Bahasa yang digunakan harus jelas dan ringkas. mereka merasa kehilangan status dan dengan sendirinya merasa marah. kejelasan akan tujuan yang hendak dicapai. televisi dan telepon. Channels of distribution (saluran pengiriman berita) Agar komunikasi berhasil. Adalah penting untuk memilih media yang tepat: (i) Bersemuka-untuk wawancara. pemakaiannya harus jelas selalu mengingat sasaran komunikasi. Komunikasi sedapat mungkin harus pula dikirim sepanjang garis weweenang yang diterima. Selain pendapat di atas ada beberapa hal pokok yang harus dipertimbangkan dengan cermat dalam komunikasi yaitu: (a) Kejelasan . kejelasan istilah-istilah yang dipergunakan dalam pengoperan lambang-lambang. Semangat kerja akan terangkat dan keselarasan kerja didorong. f. Saluran komunikasi yang sering dipergunakan. karena bila orang dilewatkan begitu saja. Dengan memenuhi ke tujuh faktor tersebut komunikasi diharapkan dapat berjalan dengan baik sehingga tercapai tujuan yang efektif. hendaknya dipakai saluran-saluran komunikasi yang sudah biasa dipergunakan dan sudah dikenal oleh umum. 21 . bisa melalui radio. Janganlah mempergunakan istilah-istilah yang kemungkinan tidak dimengerti oleh pihak penerima berita. e. (c) Integrasi dan ketulusan. rapat dan konferensi. Harus diberikan oleh penerima komunikasi. kurangnya perhatian yang cermat adalah kelemahan yang lazim. Capability of Audience (kemampuan pihak penerima berita) Pengirim berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan pihak penerima berita.Kejelasan yang dimaksud adalah kejelasan yang meliputi akan kejelasan isi berita. (b) Perhatian. g. Setiap perubahan harus dijelaskan secara hati-hati pada tahap awal. Semakin banyak pekerja diberitahu mengenai perusahaan dan masa depannya. semakin mereka akan menghargai integritas manajemen.

Informasi harus jelas. bagan. dengan menggunkan tabel. surat kabar. Membujuk dan menyediakan rekomendasai. foto. (iii) Tertulis-surat. dengan menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu. menjelaskan mengapa perubahan dilakukan. maupun diagram yang menjelaskan pesan yang dimaksud. Komunikasi informal juga dapat mengontrol prilaku karyawan. meyakinkan.  Memberikan fakta dibandingkan kesan. dengan menjelaskan apa yang kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan. biasanya pesan yang disampaikan adalah membujuk pegawai untuk melakukan sesuatu atau pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan manfaat yang akan mereka peroleh. mendiskusikan status sebuah proyek. memberikan solusi terhadap masalah. misalnya jika salah satu karyawan bekerja terlalu lambat. Fungsi Penting Komunikasi Komunikasi memiliki empat fungsi penting yaitu: 1. saran. dan etis  Menyatakan tanggung jawab secara jelas. iklan. Ciri-ciri Pesan yang Efektif  Menyediakan informasi yang praktis. radio. G. skema. surat edaran. Fungsi control Setiap organisasi mempunyai hieirarki dengan wewenang yang menyertainya.komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menyanyakan ulang deskripsi pekerjaanya.   Mengklarifikasi dengan menyingkat informasi. buku pedoman. karena pesan kita hanya ditujukan pada orang-orang tertentu saja. teman yang lain akan 22 . dengan menggunakan bahasa yang konkret dan menjelaskan secara detail yang dimaksud. kepada siapa melaporka hasil pekerjaanya. dan lain-lain. akurat. buku majalah. dan hal-hal yang membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka. sistem komunikasi timbal balik.(ii) Lisan-telepon.

3. semakin banyak bisnis beroperasi lintas batas suatu negara dan berkompetisi dalam skala global. individu atau organisasi akan dengan mudah mengambil keputusan. 4. Dengan mentrasfer data dan alternatif piliha yang ada. dan apa yang sebaiknya dilakukan untuk menigkatkan kinerjanya. Hal ini membutuhkan pemahaman tentang hukum. Perkembangna tersebut menuntut pegawai untuk lebih efektif dan efisien dalam berkomunikasi. dan bandara. misalnya frustasi atau tidak puas dengan pekerjaan yang dikerjakannya selama ini kepada teman sekerja. Fungsi Informasi Fungsi ini perhubungan dengan memperlancar pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen.mengomunikasikan ketidakpuasan mereka dengan menjauh ataupun mengejek bahwa yang bersangkutan sangat lambat. mobil. H. Tantangan Komunikasi pada Masa Kini Pada masa kini banyak tantangan pada proses Komunikasi diantaranya yaitu:  Perkembangan teknologi. handphone dan lain-lainnya merevolusi cara bagaimana orang berkomunikasi serta meningkatkan kecepatan maupun frekuensi berkomunikasi. 2. budaya maupun 23 . tidak hanya di kantor sebagaimana dulu. Salah satu interaksi sosial tersebut adalah komunikasi di mana masing-masing anggota organisasi dapat mengekspresikan emosi yang negatif. internet. Fungsi Motivasi Fungsi ini biasanya dilakukan melalui pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka lakukan. Durasi waktupun bukan masalah . senaik apa mereka mengerjakannya. Fungsi Emosi Salah satu tujuan bekerja adalah berinteraksi sosial.  Globalisasi dan perbedaan budaya antar pegawai. karena komunukasi dbisa dilakukan dalam 24 jam setiap hari baik dirumah.

24 . Walaupun banyak manfaat yang didapatkan. ada beberapa kiat yang dapat dilakukan untuk meminimalisir dampak ambatan tersebut. Hambatan Komunukasi dan Kiat Menghindarinya Menurut Robbins ada 4 hambatan komunukasi yang akan mempengaruhi kualitas komunikasi yang kita lakukan. pengambilan keputusan tidak hanya monopoli para manajer karena rentang operasi perusahaan yang semakin luas seiring denga globalisasi. Dengan melakukan ini. Hal ini diantisipasi dengan dibentuknya organisasi berbasis tim yang bekerja bersama mencapai tujuan perusahaan dengan mengurangi hierarki yang menghambat pengambilan keputusan cepat.  Organisasi yang berbasis tim. Melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens Hal utama yang harus dilakukan dalam berkomunikasi adalah memfokuskan diri pada audiens yang akan dituju. anggota tim yang berasal dri departemen yang berbeda dengan latar belakang budaya yang berbeda tentunya akan sulit menciptakan iklim berkomunikasi yang baik tanpa kita mampu untuk mendengar dan memahami satu sama lain. I. karena kita akan berusaha menyajikan pesan atau informasi lebih berarti pada sisi penerimaan untuk mendapatkan feedback yang diharapkan atas terjadinya komunikasi.praktek bisnis dari semua negara dan mampu berkomunukasi dengan menggunakan bahasa yang berbeda. Gangguan komunikasi Overlood informasi Penyaringan yang tidak tepat Dari beberapa hambatan tersebut. Antara lain adalah: a. Bahkan seluruh dunia telah menggunakan bahasa inggris sebagai bahasa kedua di negaranya. komunikasi yang dilakukan dapat dipastikan efektif. a) b) c) d) Perbedaan bahasa dan presepsi.

Mengapa harus menyampaikannya. menghargai hak orang lain dan memperhatikan dampak tindakan mereka terhadap masyarakat. Menggunakan pesan yang singkat dan efek Konsep 4 W (what. namun tren selama ini menunjukkan bahwa struktur tersebut cukup efektif dan efisien dalam upaya menghemat biaya. J. merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri. Walaupun struktur datar tidak selalu lebih baik. c. Komunikasi kantor ialah penyampaian warta yang 25 . d. dengan mengurangi level pada struktur organisasi. struktur yang datar dan rentang kendali yang lebar semakin kecil kemungkinan terjadinya distorsi pesan dibandingkan struktur yang tinggi dan rentang kendali yang sempit. Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka Dengan cara mengimplementasikan debirokratisasi organisasi. Orang yang etis pada umumnya dapat dipercaya. why. meningkatkan produktifitas. Orang yang tidak eits biasanya egois dan tidak peduli salah atau benar. Etika berarti norma. serta menghalalkan segala cara untuk mencapai hasil akhir. Komitmen untuk berkomitmen secara etis Komit pada komunikasi yang etis dan sesuai dengan norma yang berlaku akan membuat lebih mudah berkomunikasi dengan orang lain.b. kaidah. Informasi apa yang akan disampaikan. Semakin sedikit hubungan dalam rantai komunikasi. dan lebih mendekati pelanggan. how and when) dapat diterapkan untuk berkomunikasi. atau ukuran tingkah laku yang baik. bagaimana akan menyampaikannya akan menentukan tingkat keberhasilan komunikasi yang akan dilakukan. semakin kecil salah pengertian yang akan terjadi. nilai. adil dan tidak memihak. Dengan kata lain. ETIKA KOMUNIKASI KANTOR “etika komunikasi kantor”.

Kebiasaan Yang Berlaku dalam Kehidupan Sehari-Hari Berikut di bawah ini adalah beberapa norma yang berlaku dalam kehidupan masyarakat di Indonesia. Norma memiliki fungsi sebagai pedoman dan pengatur dasar kehidupan seseorang dalam bermasyarakat untuk mewujudkan kehidupan antara manusia yang aman. 1.etika merupaka syarat mutlak dalam hubungan antar pagawai.Norma Sopan Santun. Secara lisan.oleh karena itu.pengurusan innformasi atau information handling yakni menyampaian dan penerimaan berita. Macam Norma .setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai:  Kesusilaan. ARTI PENTINGNYA KOMUNIKASI DALAM SUATU KANTOR Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat panting dalam kegiatan kantor menilik hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersamasama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. Secara tidak langsug berarti melalui suatu perantara (telpon). Norma Sopan Santun adalah norma yang mengatur tata pergaulan sesama manusia di dalam masyarakat.mengandung macam-macam keterangan dalam bidang tata usaha dari seseorang kepada orang lain yang terjadi dalam lingkungan suatu kantor.seorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horisontal maupun vertikal atau secara diagonal. 26 .  Etika menjadi atau pedoman bagi pegawai dalam berhubungan atau dalam berkomunikasi. Secara tertulis misalnya dengan menggunakan surat.dan atau budi pekerti yang baik  Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya. K. Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun tertulis. Agama & Hukum . tentram dan sejahtera. dapat terjadi secara langsung (tatap muka. Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai lainnya. akan berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif. face to face) tanpa melalui perantara.

makmur dan sebagainya. tertib. Proses komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbalbalik yang dapat digambarkan adalah pengirim mempunyai ide. penerima menguraikan pesan dan penerima menerima pesan. Agama adalah sesuatu hal yang pribadi yang tidak dapat dipaksakan yang tercantum dalam undang-undang dasar '45 pasal 29. 3. BAB III KESIMPULAN Komunukasi adalah sebagai proses mengirim dan menerima pesan dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau dorongan untuk bertindak sesuai dengan pesan. Norma agama adalah norma yang mengatur kehidupan manusia yang berasal dari peraturan kitab suci melalui wahyu yang diturunkan nabi berdasarkan atas agama atau kepercayaannya masing-masing. Norma hukum adalah norma yang mengatur kehidupan sosial kemasyarakatan yang berasal dari kitab undang-undang hukum yang berlaku di negara kesatuan republik indonesia untuk menciptakan kondisi negara yang damai. Atau sebagai proses pemindahandata dan memahami makna yang dimaksudkan. sejahtera. setelah itu pengirim menyandikan ide. tahap selanjutnya penerima mengirim pesan. aman.2. 27 . pengirim mempunyai pesan.

baik berupa komunikasi internal atau eksternal dalam bentuk komunukasi formal atau informal. Ada beberapa kiat untuk meminimalisir hambatan tersebut. Komunikasi internal adalah pertukaran ide didalam norganisasi sedangkan komunikasi eksternal dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi guna mencapai tujuan organisasi. Setiap proses komunikasi yang terjadi di dalam organisasi akan melibatkan lebih dari satu fungsi yang ada. fungsi emosi dan fungsi informasi. yaitu melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens. memberikan fakta dibandingkan kesan.Fungsi komunikasi adalah fungsi kontrol. Dalam dunia organisaasi tentunya sangat penting komunikasi karena ibarat aliran darah organisasi itu yakni komunikasi. fungsi motivasi. gangguan komunikasi. Adapun hambatan dalam komunikasi adalah perbedaan bahasa dan presepsi. 28 . overlood informasi dan penyaringan yang tidak tepat. tidak ada fungsi yang lebih penting dari yang lain. komitmen untuk berkomunikasi secara etis serta menggunakan pesan singkat dan efektif. mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka. Ciri-ciri pesan yang efektif adalah menyediakan informasi yang praktis. mengklarifikasi dan menyingkat informasi serta membujuk dan menyediakan rekomendasi. Dari fungsi keempat tersebut.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful