BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Dalam kehidupan sehari-hari komunikasi merupakan bagian dari kehidupan manusia karena sejak dilahirkan manusia sudah berkomunikasi dengan lingkungannya. Orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna mengenai apa yang disampaikan. Bila tidak ada kesamaan makna berarti tidak akan terjadi komunikasi. Komunikasi merupakan suatu proses dimana seseorang memindahkan perasaan yang biasanya berupa lambang, kata-kata untuk mengubah tingkah laku orang lain. Dengan demikian, jika ada dua orang atau lebih bertemu dan saling berhubungan maka mereka akan berbicara atau memberikan tanda-tanda untuk mengetahui kehadiran orang lain. Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor, atau ada yang menyebut dengan istilah tata hubungan kantor (Office comunitation). Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan. Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak kepihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut.

1.2 Maksud dan Tujuan 1. Agar mahasiswa mengetahui pengertian komunikasi perkantoran. 2. Agar mahasiswa mengetahui unsur-unsur komunikasi perkantoran. 3. Agar mahasiswa mengetahui bagaimana proses komunikasi perkantoran. 4. Agar mahasiswa mengetahui pentingnya komunikasi kantor.

1

1.3 Sistematika Pembahasan Adapun sistematika pembahasan dalam makalah ini antara lain : 1. Pengertian komunikasi perkantoran 2. Proses komunikasi perkantoran

2

kantor dalam bentuk luarnya atau gedungnya. Untuk kantor.BAB II PEMBAHASAN 2. kantor merupakan suatu tempat pelaksanaan kegiata tata usaha atau pelaksanaan kegiatan yang bersifat tulis menulis. tempat para pejabat berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor. sehingga bersifat statis. peraturan atau instruksi dengan suatu cara tertentu agar penerimanya memahami pesan yang diterimanya”.  Komaruddin (2001:77) menjelaskan sebagai berikut: “komunikasi adalah proses penyampaian pikiran.  The Liang Gie (1992:59) mengemukakan bahwa kmunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. informasi. Dalam arti statis. tempat pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau pekerjaan tata usaha. Pada dasarnya pengertian kantor dapat ditinjau dari dua segi. biasanya 3 . Setelah pengertian kantor. Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan dari seseorang ke alam pikiran orang lain sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan. Definisi komunikasi tersebut menekankan bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian pikiran. informasi. Kantor adalah keseluruhan gedung dengan ruang-ruang kerjanya yang menjadi tempat pelaksanaan tata usaha dan kegiatan-kegiatan manajemen maupun pelbagai tugas resmi lainnya dari pimpinan suatu organisasi. peraturan atau instruksi agar terjadi suatu pemahaman sehingga memberikan hal tindakan atau umpan balik yang efektif. informasi. peraturan atau instruksi dalam bekerja.1 Pengertian Komunikasi Perkantoran Kantor merupakan pusat pengolahan keterangan-keterangan. Dari segi fisiknya: adalah kantor dalam arti sempit. untuk memahami komunikasi kantor perlu dipahami juga apa yang dimaksud dengan komunikasi. yaitu: (1) dari segi fisik dan (2) dari segi aktivitas.

laporan. mengirim. pengertian komunikasi kantor adalah sebagai berikut: Komunikasi administrasi dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu bentuk komunikasi sosial atau komunikasi antar manusia yang di dalamnya ada lima elemen: seorang komunikator (seorang pembicara. 1992:60) mengemukakan pengertian komunikasi kantor sebagai berikut: Administrative communication can best be regarded as a form of social or human communication informasi which there are these five elements: A communicator (a speaker.G. Charles E. pengirim. menyiarkan) warta (perintah. as seen in his response (reply. audience) to influence the behavior of the communicate. reports. selanjutnya akan dibahas mengenai pengertian “komunikasi kantor”. Redfield (dalam The Liang Gie. issuer) who transmits (says. memahami informasi yang disampaikan baik secara langsung tanpa menggunakan media maupun secara tidak langsung dengan menggunakan media. penyiar) yang menyampaikan (berkata.dilakukan oleh atasan kepada bawahan mengenai pekerjaan yang harus dilakukan oleh bawahan agar terbina kerja sama yang baik dalam pencapaian tujuan kantor. suggestions) to communicate (addressee. hadirin) untuk 4 . The Liang Gie mengemukakan bahwa pada dasarnya komunikasi kantor mengandung arti yang sama dengan komunikasi administrasi. Berdasarkan pendapat di atas. I. Setelah mengetahui apa yang dimaksud dengan kantor dan komunikasi. Wursanto (1987:25) mengemukakan pengertian komunikasi kantor sebagai berikut: Komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor atau ada yang menyebut dengan istilah hubungan kantor (office communication) adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain (dari seseorang kepada orang lain. issues) messages (orders. Berkaitan dengan pengertian komunikasi kantor. dari suatu unit kepada unit lain) yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor. saran) kepada seorang komunikan (pihak yang dikirimi. respondent. reaction). sender. sends. penjawab. Komunikasi yang baik harus menimbulkan efek atau memberi hasil sesuai tujuan yaitu perubahan perilaku kepada komunikan atau setidak-tidaknya orang dapat mengerti.

Penyampaian itu bisa dari seorang pimpinan atau karyawan kepada pimpinan atau karyawan lain dari satu unit kepada unit lain dalam sebuah kantor baik secara langsung tanpa menggunakan media atau secara tidak langsung dengan menggunakan media untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif. 2. (1962:173). Definisi lain menyebut bahwa “Administrative communication is a process which involves the transmission and accurate replication of ideas for the purposes of eliciting actions which will accomplish company goals effectively” (William G. disebut juga tata hubungan fungsi. yakni fungsi setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manager. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa komunikasi kantor adalah proses penyampaian informasi. Jadi tata hubungan administrasi. dalam The Liang Gie. instruksi atau perintah mengenai pekerjaan atau tugas. Tata hubungan administrasi. Scott. 2.mempengaruhi perilaku dari si penerima atau sebagaimana tampak dalam tanggapannya (jawaban. Hubungan tata usaha.2 Jenis Komunikasi Perkantoran Komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi 2 macam. adalah tata hubungan yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atua sebagai manegeer dengan para bawahan atau para pelaksananya yang mengandung unsur perintah. reaksi). yang tidak mengandung unsur perintah.3 Proses Komunikasi Kantor Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan. Di dalam proses komunikasi mengandung unsur-unsur utama. 2. yaitu:uyytnb 5 . yaitu : 1. adalah hubungan yang terjadi atau yang berlangsung antara satuan organisasi dalam suatu organisasi.

e) Penerimaan menguraikan pesan. Jika mereka telah 6 . gambar atau angka. organisasi. isyarat gerak). misalnya alat pengirim warta. c) Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi (verbal dan nonverbal.1. Pengirim Berita Yakni orang yang bermaksud sesuatu kepada orang lain. tindakan. kebutuhan akan kecepatan diterima. 3. penerimaan harus mendapatkan pesan. Tanda dapat berupa kata. d) Penerimaan mendapatkan pesan. dengan memahami pesan yang disampaikan dan menyimpannyadi pikirannya. ekspresi wajah. dengan tanda-tanda tersebut diusahakan agar orang lain mengerti apa yang dimaksud. panjang. Di dalam organisasi kantor yang sudah kompeks tentu saja masih banyak unsur-unsur komunikasi yang dapat masuk dalam proses selain ketiga unsur di atas. isyarat dan lain sebagainya. tergantung pada pesan. lokasi audiens. dan formalitas yang dibutuhkan. alat penerima warta. nada dan tipe yang semuanya tergantung pada ide. b) Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan. pembawaan diri maupun mood pengirim. Caranya adalah dengan menggunakan tanda-tanda. agar komunukasi terjadi. Komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbal balik yang dapat digambarkan sebagai berikut: a) Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk membaginya. Sarana Komunikasi Yakni saluran serta mekanismme yang dipergunakan untuk menyalurkan tanda-tanda. 2. audiens. jika kita mengirimkan suratnya terlebih dahulu dan lain sebagainnya. Penerima Berita Yakni orang yang menerima tanda yang dikirimkan dan menerjemahkannya ke dalam sesuatu yang berarti bagi dirinya.

Sedangkan oleh The Liang Gie (1992:66). komunikasi di dalam kantor itu prosesnya dibedakan menjadi dua macam. telepon. Proses komunikasi sering juga dipandang sebagai kerangka model yang menunjukkan suatu rangkaian tahap demi tahap. yakni secara primer dan secara sekunder. kial. menurut Onong Uchjana Effendy (2001:11-16) terbagi menjadi dua tahap. dengan arti yang sama sesuai dengan yang dimaksud pengirim. b) Proses komunikasi secara sekunder Proses komunikasi secara sekunder adalah penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua dalam melancarkan komunikasinya karena komunikan sebagai sasarannya berada di tempat relatif jauh atau jumlahnya banyak. f) Penerima mendapatkan feedback yang memungkinkan pengirim mengevaluasi efektivitas dan pesan (komunikasi yang telah dilakukan. a) Proses komunikasi secara primer Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. Proses komunikasi. gambar. Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi adalah bahasa. Surat. kita harus menjelaskan hingga mengerti).memahami dengan benar pesan yang disampaikan. Sebagaimana yang dikemukakan Arni Muhammad (1995:5) yang dimaksudkan dengan model komunikasi adalah gambaran yang sederhana dari proses komunikasi yang memperlihatkan kaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya. Penyajian model komunikasi dimaksudkan untuk mempermudah memahami proses komunikasi dan melihat komponen dasar yang perlu ada dalam suatu komunikasi. radio. yaitu: 7 . televisi. film dan banyak lagi adalah media kedua yang sering digunakan dalam komunikasi. isyarat. surat kabar. warna dan lain sebaginya yang secara langsung mampu “menerjemahkan’ pikiran dan atau perasaan komunikator kepada komunikan. teleks. Ika mereka belum mengerti. majalah.

(6) isyarat yang diterima.1. 8 . Ini masih ditambah reaksi dari si penerima warta itu dan struktur organisasi sebagai lingkungan suasananya maupun sesuatu maksud khusus dari penyampaian warta itu. (3) alat pengirim warta. (8) wartanya. (2) wartanya itu sendiri. Hubungan tegak (vertikal) ialah proses penyampaian suatu warta dari pihak pimpinan kepada para karyawan (vertikal ke bawah) maupun dari pihak bawahan kepada pimpinan (vertikal ke atas). Claude E. (4) isyarat yang dikeluarkan oleh alat pengirim itu. 2. Shanon dan Warren Weaver dalam bukunya The Mathematical theory of communication. (5) sumber gangguan. (7) alat penerima yang menyajikan. Hubungan datar (horizontal) adalah hubungan diantara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kurang lebih sederajat. memberikan model proses komunikasi kantor yang dapat dilihat seperti di bawah ini: Gambar 1 Dari gambar di atas ternyata bahwa tatahubungan itu meliputi (1) sumber warta. (9) pihak yang dituju.

G. Komunikasi vertikal Komunikasi vertikal yakni komuniksi dari atas ke bawah (down ward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication). Komunikasi ke atas maksudnya komunikasi bawahan ke atasan. 2001:123). Tujuan dari komunikasi ini adalah pemberian balikan. 2001:84).C. memberikan saran 9 . Selanjutnya Arni Muhammad (1995:116) juga mengatakan bahwa: Yang dimaksud dengan komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. Sedangkan menurut L. Sebaliknya komunikasi ke bawahan adalah dari wewenang tinggi ke hierarki wewenang lebih rendah. komunikasi ini terjadi dari hierarki wewenang rendah ke hierarki wewenang lebih tinggi. Arni Muhammad (1995:108) berpendapat bahwa: Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atasan atau para pimpinan kepada bawahannya. Pada komunikasi intern kita dapat menemukan tiga dimensi yaitu: a. Bentuk Komunikasi Kantor Komunikasi yang berlangsung dalam kantor berupa komunikasi intern dan komunikasi ekstern. Komunikasi ini hanya berlangsung di dalam lingkungan itu sendiri”. (Onong Uchjana Effendy. pertanyaan dan kebijaksanaan umum. adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik (two way traffic communication). Kebanyakan komunikasi ke bawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan pesan tersebut biasanya berhubungan dengan pengarahan tujuan. perintah. Komunikasi intern adalah semua pesan yang dikirm dan diterima di dalam suatu organisasi baik yang formal maupun informal (Slamet Soesanto. Sehubungan dengan hal tersebut. Wursanto (1987:41) komunikasi intern yaitu “komunikasi yang berlangsung di dalam organisasi. disiplin.

Komunikasi tersebut biasanya dilakukan dalam bentuk: 1. Pemberian perintah. Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi menurut Pace (dalam Arni Muhammad. Komunikasi ke atas memperkuat operasi dan loyalitas karyawan terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan pertanyaan. 1995:117) adalah sebagai berikut: 1. 5. Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dia maksudkan dari arus informasi yang ke bawah. 6. Komunikasi ke atas memperbolehkan. saran-saran tentang jalannya organisasi.dan mengajukan pertanyaan. Dengan adanya komunikasi ke atas supervisor dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan. Arus komunikasi ke atas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan. juga yang menjadi komunikan bisa pimpinan atau bawahan tergantung dari kepentingannya masingmasing. Dari pernyataan di atas dapat disimak bahwa dalam komunikasi vertikal yang menjadi komunikator bisa pimpinan atau bawahan. bahkan mendorong dasas desus muncul dan membiarkan supervisor mengetahuinya. Komunikasi dari atas ke bawah yaitu pimpinan sebagai komunikator dan bawahan sebagai komunikan dengan maksud untuk memberikan pengertian atau wewenang kepada bawahan untuk melakukan suatu pekerjaan yang harus dilaksanakan dalam kedudukannya sebagai anggota organisasi. Informasi atau pengarahan 3. Ceramah 4. mengajukan ide-ide. 3. Teguran 10 . 2. 4. instruksi dan petunjuk 2. Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah-masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas-tugas organisasi.

Keluhan-keluhan 5. jelaslah bahwa dalam suatu organisasi komunikasi dua arah secara timbal balik sangat penting sekali demi terciptanya kerjasama dan kesatuan langkah dalam mencapai tujuan. Saran-saran 4. maka realisasi dari bentuk komunikasi ini antara lain: 1. Untuk lebih jelasnya mengenai komunikasi vertikal ini dapat dilihat pada gambar berikut: Gambar 2 Komunikasi Vertikal Melalui Rantai Komando dalam Struktur Organisasi Kepala Biro Komunikasi ke atas Kepala Bagian Kepala Urusan Kepala Seksi Karyawan Komunikasi ke bawah 11 . bawahan bertindak sebagai komunikator sedangkan pimpinan bertindak sebagai komunikan. Gagasan dan pendapat Dari uraian-uraian di atas. Penjelasan Sebaliknya komunikasi vertikal dari bawahan ke atasan. dengan maksud untuk memberikan bahan-bahan atau keterangan yang diperlukan oleh pimpinan. Usulan-usulan 3. juga sebagai saluran bagi penyampaian pikiranpikiran atau perasaan-perasaan para karyawan.5. Laporan 2.

Komunikasi horizontal atau ke samping mempunyai peranan penting untuk mengkoordinasikan kegiatan. misalnya menggunakan memo. Komunikasi horizontal dapat dilakukan dengan berbagai cara: Secara langsung. Tertulis. dan setelah tugas pekerjaan. musyawarah kerja Secara tidak langsung. Wursanto. Mereka berkomunikasi satu sama lain bukan pada waktu mereka sedang bekerja. Lisan. disela-sela waktu istirahat. biasanya komunikasi ini dilakukan oleh antar anggota staf. rapat dinas 2. Onong Uchjana Effendy mengemukakan bahwa: Komunikasi horizontal ialah komunikasi secara mendatar. atau pada waktu pulang kerja (2001:124). Komunikasi ini sering terjadi di luar waktu kerja. rekreasi. antara anggota staf. 1987:48 b. Rapat kerja. sehingga suasana menjadi lebih akrab dan tidak formal. Rapat pimpinan. dapat membantu interaksi dalam pelaksanaan tugas pekerjaan. 1987:53) 12 . sesama karyawan dan sebagainya. dilakukan dengan cara: 1. Wursanto. komunikasi horizontal seringkali berlangsung tidak formal. sedang rekreasi. Dengan demikian komunikasi horizontal perlu bagi pelaksanaan koordinasi. misalnya melalui telepon 2. Yogyakarta: Kanisius. melainkan pada saat istirahat. (I.G. Jika tadi kita ketahui komunikasi vertikal lebih bersifat formal maka komunikasi ini sifatnya lebih cenderung nonformal. karyawan sesama karyawan dan sebagainya.Sumber: L. Berbeda dengan komunikasi vertikal yang sifatnya lebih formal. Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar. Komunikasi horizontal pada umumnya bersifat pemberian informasi antara pimpinan satuan unit yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijaksanaan pimpinan sehingga tidak mengandung unsur perintah. nota dan surat kabar. dengan cara: 1. Etika Komunikasi Kantor.G.

G. Komunikasi diagonal sama pentingnya dengan pelaksanaan arah komunikasi lainnya meskipun berbeda tingkatan dan kewenangannya namun melalui komunikasi ini masing-masing pihak akan memperoleh informasi yang bermanfaat bagi pelaksanaan kerja. c. Wursanto menyatakan bahwa: Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang berlangsung antara karyawan pada tingkat kedudukan yang berbeda pada tugas atau fungsi yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lain (1987:53). dan menunjang terciptanya koordinasi yang baik antar karyawan. Kemudian I.Bentuk realisasi dari komunikasi ini berupa antara lain: 1. Komunikasi Diagonal Komunikasi diagonal menurut Onong Uchjana Effendy (2001:125) disebut juga komunikasi silang (cross communication) adalah komunikasi antara pimpinan seksi dengan karyawan seksi lain. Secara jelas komunikasi diagonal dapat dilihat pada gambar sebagai berikut: Gambar 3 Komunikasi Diagonal Kepala Biro Kepala Bagian Kepala Bagian Kasie Kasie Kasie Kasie 13 . Penyampaian informasi 2. Rapat koordinasi Komunikasi ini menimbulkan rasa kebersamaan dan mengurangi konflikkonflik yang mungkin timbul. Surat tembusan 3.

Komunikasi dari organisasi kepada khalayak Komunikasi dari organisasi kepada khalayak pada umumnya bersifat informatif. dan dari khalayak kepada organisasi: a. maka komunikasi eksternal ini sering digunakan. 2001:129) Dengan demikian. Jika informasi 14 . informasi dapat diterima secara serempak. Lain halnya dengan pendapat Komaruddin Sastradipoera (2001:84) bahwa “komunikasi ektern merupakan komunikasi akibat langsung dari konsep bahwa entitas manajemen adalah suatu sistem terbuka. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak dapat melalui seperti:          Majalah organisasi Press release Artikel surat kabar dan majalah Pidato radio Film dokumenter Brosur Leaflet Poster Konprensi pers (Onong Uchjana Effendy. yakni komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Pada instansi-instansi pemerintah seperti departemen.Sedangkan komunikasi eksternal yaitu: “komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi” (Onong Uchjana Effendy. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. Sistem manajemen semakin terbuka dengan semakin besarnya peranan fungsi marketing”. perusahaanperusahaan besar yang disebabkan luasnya ruang lingkup komunikasi. yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa ada keterlibatan setidak-tidaknya ada hubungan batin. Komunikasi eksternal terdiri dari dua jalur secara timbal balik. 2001:128). karena melalui media massa. jelaslah bahwa media massa memiliki peranan penting dalam menyebarkan informasi. b.

Orang hanya bisa memahami tentang sesuatu hal jika menghubungkannya dengan hal lain yang telah dimengerti. untuk keperluan ini haruslah memahami azas-azas atau prinsip-prinsip komunikasi dan menerapkannya dalam pelaksanaan tugasnya. Alasan tidak dimengertinya warta adalah 15 . Asas komunikasi. Dan orang yang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai suatu kewajiban untuk meminta penjelasan. D. c. Misalnya pengacara berbicara dengan orang awam dalam hal hukum maka jangan digunakan istilahistilah hukum yang orang awam tidak tahu. Karenanya harus diusahakan agar segera dapat diatasi dalam arti kata tidak menimbulkan permasalahan-permasalahan negatif. Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannya pada sesuatu hal lain yang telah dimengerti. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti. PRINSIP-PRINSIP DALAM KOMUNIKASI KANTOR Seorang Kepala Kantor atau Manajer Administratif mempunyai tugas utama membina sistem komunikasi sebaik-baiknya. Pengirim warta tidak boleh menyalahkan pihak penerima warta apabila wartanya tidak dimengerti. agar dapat berkomunikasi dengan secara efektif adalah komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain. Opini publik ini sering sekali merugikan organisasi. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain. baik berbicara maupun menulis kita harus menyadari siapa yang kita tuju. b. baik bagi organisasi maupun khalayak.yang disebarkan kepada khalayak menimbulkan efek yang sifatnya kontroversial (menyebabkan adanya pro dan kontra di kalangan khalayak). Geoffrey Mills dan Oliver Standingford mengemukakan prinsip-prinsip komunikasi sebagai berlikut : a. Komunikator wajib membuat dirinya dimengerti. maka ini disebut opini publik (public opinion).

Ruang Lingkup Media Komunikasi Kantor Komunikasi merupakan salah satu kegiatan rutin dari suatu kantor. kita pergunakan untuk komunikasi. 1. 2. semakin mereka menghargai integritas manajemen. mungkin ia memerlukan penjelasan tambahan. E. konferensi. 35% dipergunakan untuk berbicara dan 16 . buku. Pemilihan Media Adalah penting untuk memilih media yang paling tepat misalnya: a) Bersemuka (rapat. Sebaiknya digunakan kalimat yang pendekpendek. Kejelasan Bahasa yang digunakan harus jelas dan ringkas. Integritas dan Ketulusan Semakin banyak bawahan diberitahu mengenai organisasi dan masa depannya. 10% dipergunakan untuk membaca 3. pemakainya harus mengingat sasaran dan komunikasi. atau belum memberi penjelasan yang memadai. sederhana dan mudah ditafsirkan. Berdasarkan hasil dari suatu penelitian. Perhatian Perhatian harus diberikan oleh penerima komunikasi. b) Lisan (telepon. kurangnya perhatian adalah suatu kelemahan dalam komunikasi. buku pedoman dll). Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta wajib untuk meminta penjelasan. c) Tertulis (surat. Selain prinsip dasar di atas terdapat hal-hal yang harus dipertimbangkan untuk melakukan komunikasi yang baik. Penerima warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pengirim warta. sistem komunikasi yang timbal balik. 3. 5% dipergunakan untuk menulis 2. semangat kerja akan terangkat. yaitu: 1. wawancara). diketahui bahwa antara 75% sampai 90% dari waktu kerja kita. radio. 4.karena pembicara atau penulis tidak memilih kata-kata yang tepat. surat edaran. d.

dilakukan dalam waktu yang tepat serta menggunakan media yang benar. Kesan. untuk itu pemilihan media komunikasi itu sangat penting.G. karena surat tersebut mungkin tidak diperhatikan? 7. sehingga catatan harus disiapkan? 6. kesalahan dengar hampir tak dapat dihindarkan. Berapakah biaya persiapan dan pelaksanaan untuk mengadakan komunikasi? Berapakah perbandingan antara biaya dan manfaat (cast-benefit) dari media komunikasi yang di pergunakan? 17 . yaitu merumuskan pesan dengan jelas. Apakan informasi yang akan disampaikan membutuhkan kecermatan? Apabila data dalam bentuk angka disampaikan melalui telepon. (Jiwanto dalam I. Sampai sejauhmana pentingnya komunikasi. menyampaikan pesan secara lengkap. Wursanto. yaitu pesan yang disampaikan haru diterima dengan baik oleh komunikan.4. Apakan akan muncul masalah apabila informasi tersebut jatuh ke tangan orang yang tidak berhak? 5. menggunakan cara yang dapat dimengerti oleh penerima pesan. Kerahasiaan. Agar komunikasi efektif. 1987:29) Oleh karena itu komunikasi kantor harus efektif. Keamanan. Kecermatan. 3. Salah satu penentu efektivitas komunikasi adalah media yang digunakan. Kecepatan. kualitas media yang baik sangat berpengaruh dalam proses komunikasi. Biaya. komunikator harus merencanakan komunikasi dengan baik. Apakah komunikasi dalam bentuk sedemikian rupa sehingga ia dapat menghasilkan reaksi yang diinginkan dari orang yang menerimanya? Apakah panggilan telepon tidak menyinggung penerimanya? Apakah surat justru memperlambat penerimaan informasi. Apakah resiko hilangnya informasi selama informasi itu disampaikan? 4. 50% dipergunakan untuk mendengarkan. Menurut Komaruddin (1993:84) dalam memilih media komunikasi perlu mempertimbangkan seperti berikut: 1. Catatan. Apakah komunikasi itu harus dilakukan dengan komunikasi tertulis. 2.

Sistem komunikasi lisan (oral communication) Ini meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun ke dalam kantor sendiri. majalah. 1992:63). 18 . bunyi. bel atau tanda lampu. Media visual. Sistem mekanis (mechanical system) Ini meliputi pipa udara. Media cetak. foto. Sistem panggilan tugas (staff location system) Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari. brosur. pembagian media ini dikemukakan oleh I. teleks sampai televisi 4. A. mengklasifikasikan media komunikasi kantor menjadi: 1. 3. menurut J. menemukan dan memanggil seseorang petugas dalam lingkungan pembangunan atau badan usaha yang luas seperti. Komunikator harus mampu memutuskan media komunikasi mana yang akan dipakai dari media komunikasi yang ada di kantor. ialah media yang dapat dilihat seperti film.Media komunikasi yang tepat akan menunjang keberhasilan kerja dalam komunikasi. radio atau hanya corong udara. 2. Sistem komunikasi tulisan (writen communication) Ini meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas pengantar sendiri. caranya meliputi sistem radio. buletin dan sebagainya. Macam-macam media komunikasi yang dipergunakan oleh kantor telah dirancang sebagai suatu sistem komunikasi kantor. ban berjalan. Denyer (dalam The Liang Gie. telegram dan warkat tertulis lainnya.C.G. televisi. pengeras suara. lukisan. Wursanto (1087:83) dengan mengklasifikasikan berdasarkan sifat media komunikasi. pamflet. Media Komunikasi Eksternal Media komunikasi eksternal menurut sifatnya: 1. pameran. 2. maka media komunikasi pun dapat dikelompokkan menjadi media komunikasi intern dan media komunikasi ekstern. Karena komunikasi yang berlangsung di dalam kantor dan di luar kantor. ialah segala barang cetak seperti surat kabar. misalnya: manajer produksi di beberapa pabrik atau dokter di hospital.

Pameran. misalnya televisi. recorder. film. telepon. B. 4. ialah media yang dapat dilihat maupun media yang dapat didengar. Media auditif. Film dan televisi 4. Komunikasi internal kami namakan komunikasi kantor. Saluran media komunikasi ke bawah tertulis Uraian tugas Buku pedoman (manual handbook) Majalah atau buletin Memo atao nota dalam Papan pengumuman Laporan tahunan Penyusunan anggaran 1. ialah media yang dapat di dengar. Di bawah ini dikemukakan beberapa jenis media komunikasi eksternal yang sering atau umum digunakan. Media komunikasi internal Media komunikasi internal ialah media yang dipergunakan dalam komunikasi internal. 1. misalnya radio. baik 19 . Radio 3. yaitu komunikasi yang berlangsung dalam suatu kantor. bertujuan untuk mengetahui keluhan. tape. video.1. serta masalah lain yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan. dengan cara menyediakan formulir yang harus diisi oleh para karyawan. Termsuk media ini. Termasuk media ini. Media audio-visual. tuntutan para karyawan. Saluran media komunikasi ke atas tertulis Menyediakan kotak saran Mengadakan suggesion plan Grievance procedure.2.3. 1. Saluran media komunikasi internal tertulis: 1. Pers 2. keinginan. gramafon.

Content (kepuasan) Komunikasi harus dapat menimbulkan rasa kepuasan. 2.G. yaitu sebagai berikut: a. Center (dalam I. b. Cultip dan Allen H. wawancara. Saluran media komunikasi internal lisan Saluran media komunikasi internal lisan. Wursanto. Kalau tidak ada unsur saling mempercayai.3. Efektivitas Komunikasi Kantor Keberhasilan komunikasi yang dilaksanakan dalam kantor tidak akan tercapai dengan baik jika tidak ada usaha-usaha untuk mencapai komunikasi yang efektif. komunikasi tidak akan berhasil atau menghambat komunikasi. antara lain dapat meliputi: rapat kerja laporan. d. Saluran media komunikasi horizontal tertulis Memo atau nota dalam antar unit/bagian Mekanisme penyusunan anggaran. kunjungan dan konferensi. F. mengemukakan faktor-faktor yang menyebabkan komunikasi efektif. 1987:68-70). antara kedua belah pihak.dengan menyebutkan identitas para karyawan maupun tidak menyebutkan identitas para pegawai yang bersangkutan. Kepuasan ini akan tercapai apabila si berita dapat dimengerti oleh pihak komunikan dan sebaliknya pihak komunikan mau memberikan reaksi atau respons kepada pihak komunikator. Faktor-faktor tersebut terdiri atas tujuh faktor sehingga disebut dengan the seven c’s communication. 1. Context (perhubungan pertalian) Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan situasi atau kondisi lingkungan pada waktu komunikasi berlangsung. telepon. Credibility (kepercayaan) Dalam komunikasi antara komunikator dengan komunikan harus saling mempercayai. Scot M. Dalam usaha mencapai komunikasi yang efektif ini terdapat faktor-faktor yang dapat mempengaruhinya. Clarity (kejelasan) 20 . c. pertemuan. Misalnya situasi atau keadaan yang sedang kacau komunikasi akan terhambat sehingga komunikasi tidak berhasil.

Semangat kerja akan terangkat dan keselarasan kerja didorong. (c) Integrasi dan ketulusan.Kejelasan yang dimaksud adalah kejelasan yang meliputi akan kejelasan isi berita. Saluran komunikasi yang sering dipergunakan. mereka merasa kehilangan status dan dengan sendirinya merasa marah. bisa melalui radio. 21 . (d) Pemilihan media. kurangnya perhatian yang cermat adalah kelemahan yang lazim. e. hendaknya dipakai saluran-saluran komunikasi yang sudah biasa dipergunakan dan sudah dikenal oleh umum. kejelasan istilah-istilah yang dipergunakan dalam pengoperan lambang-lambang. f. rapat dan konferensi. Adalah penting untuk memilih media yang tepat: (i) Bersemuka-untuk wawancara. Capability of Audience (kemampuan pihak penerima berita) Pengirim berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan pihak penerima berita. g. Selain pendapat di atas ada beberapa hal pokok yang harus dipertimbangkan dengan cermat dalam komunikasi yaitu: (a) Kejelasan . Setiap perubahan harus dijelaskan secara hati-hati pada tahap awal. Komunikasi sedapat mungkin harus pula dikirim sepanjang garis weweenang yang diterima. karena bila orang dilewatkan begitu saja. Harus diberikan oleh penerima komunikasi. Dengan memenuhi ke tujuh faktor tersebut komunikasi diharapkan dapat berjalan dengan baik sehingga tercapai tujuan yang efektif. Channels of distribution (saluran pengiriman berita) Agar komunikasi berhasil. Bahasa yang digunakan harus jelas dan ringkas. pemakaiannya harus jelas selalu mengingat sasaran komunikasi. kejelasan akan tujuan yang hendak dicapai. Semakin banyak pekerja diberitahu mengenai perusahaan dan masa depannya. semakin mereka akan menghargai integritas manajemen. (b) Perhatian. Janganlah mempergunakan istilah-istilah yang kemungkinan tidak dimengerti oleh pihak penerima berita. televisi dan telepon. Capability and Consistency (kesinambungan dan konsistensi) Komunikasi harus dilakukan terus menerus dan informasi yang disampaikan jangan bertentangan dengan informasi yang terdahulu.

Komunikasi informal juga dapat mengontrol prilaku karyawan. mendiskusikan status sebuah proyek. buku pedoman. dengan menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu. (iii) Tertulis-surat. menjelaskan mengapa perubahan dilakukan. sistem komunikasi timbal balik. dengan menggunkan tabel. buku majalah. biasanya pesan yang disampaikan adalah membujuk pegawai untuk melakukan sesuatu atau pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan manfaat yang akan mereka peroleh. dan hal-hal yang membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka. foto. karena pesan kita hanya ditujukan pada orang-orang tertentu saja.(ii) Lisan-telepon. dan etis  Menyatakan tanggung jawab secara jelas. surat edaran. iklan. memberikan solusi terhadap masalah. Informasi harus jelas. kepada siapa melaporka hasil pekerjaanya. radio. Fungsi control Setiap organisasi mempunyai hieirarki dengan wewenang yang menyertainya. G. surat kabar. dengan menjelaskan apa yang kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan.  Memberikan fakta dibandingkan kesan.   Mengklarifikasi dengan menyingkat informasi.komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menyanyakan ulang deskripsi pekerjaanya. akurat. dengan menggunakan bahasa yang konkret dan menjelaskan secara detail yang dimaksud. bagan. Ciri-ciri Pesan yang Efektif  Menyediakan informasi yang praktis. Fungsi Penting Komunikasi Komunikasi memiliki empat fungsi penting yaitu: 1. dan lain-lain. saran. skema. maupun diagram yang menjelaskan pesan yang dimaksud. teman yang lain akan 22 . misalnya jika salah satu karyawan bekerja terlalu lambat. meyakinkan. Membujuk dan menyediakan rekomendasai.

Durasi waktupun bukan masalah . handphone dan lain-lainnya merevolusi cara bagaimana orang berkomunikasi serta meningkatkan kecepatan maupun frekuensi berkomunikasi. karena komunukasi dbisa dilakukan dalam 24 jam setiap hari baik dirumah.  Globalisasi dan perbedaan budaya antar pegawai. 4.mengomunikasikan ketidakpuasan mereka dengan menjauh ataupun mengejek bahwa yang bersangkutan sangat lambat. 3. Dengan mentrasfer data dan alternatif piliha yang ada. budaya maupun 23 . Fungsi Motivasi Fungsi ini biasanya dilakukan melalui pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka lakukan. H. senaik apa mereka mengerjakannya. Fungsi Informasi Fungsi ini perhubungan dengan memperlancar pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen. 2. Perkembangna tersebut menuntut pegawai untuk lebih efektif dan efisien dalam berkomunikasi. Tantangan Komunikasi pada Masa Kini Pada masa kini banyak tantangan pada proses Komunikasi diantaranya yaitu:  Perkembangan teknologi. internet. semakin banyak bisnis beroperasi lintas batas suatu negara dan berkompetisi dalam skala global. tidak hanya di kantor sebagaimana dulu. individu atau organisasi akan dengan mudah mengambil keputusan. Hal ini membutuhkan pemahaman tentang hukum. misalnya frustasi atau tidak puas dengan pekerjaan yang dikerjakannya selama ini kepada teman sekerja. mobil. Fungsi Emosi Salah satu tujuan bekerja adalah berinteraksi sosial. dan apa yang sebaiknya dilakukan untuk menigkatkan kinerjanya. Salah satu interaksi sosial tersebut adalah komunikasi di mana masing-masing anggota organisasi dapat mengekspresikan emosi yang negatif. dan bandara.

Hambatan Komunukasi dan Kiat Menghindarinya Menurut Robbins ada 4 hambatan komunukasi yang akan mempengaruhi kualitas komunikasi yang kita lakukan. karena kita akan berusaha menyajikan pesan atau informasi lebih berarti pada sisi penerimaan untuk mendapatkan feedback yang diharapkan atas terjadinya komunikasi. Gangguan komunikasi Overlood informasi Penyaringan yang tidak tepat Dari beberapa hambatan tersebut. Dengan melakukan ini. 24 . Walaupun banyak manfaat yang didapatkan. I. ada beberapa kiat yang dapat dilakukan untuk meminimalisir dampak ambatan tersebut. a) b) c) d) Perbedaan bahasa dan presepsi.praktek bisnis dari semua negara dan mampu berkomunukasi dengan menggunakan bahasa yang berbeda. Bahkan seluruh dunia telah menggunakan bahasa inggris sebagai bahasa kedua di negaranya. pengambilan keputusan tidak hanya monopoli para manajer karena rentang operasi perusahaan yang semakin luas seiring denga globalisasi. Melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens Hal utama yang harus dilakukan dalam berkomunikasi adalah memfokuskan diri pada audiens yang akan dituju. Antara lain adalah: a. Hal ini diantisipasi dengan dibentuknya organisasi berbasis tim yang bekerja bersama mencapai tujuan perusahaan dengan mengurangi hierarki yang menghambat pengambilan keputusan cepat. komunikasi yang dilakukan dapat dipastikan efektif.  Organisasi yang berbasis tim. anggota tim yang berasal dri departemen yang berbeda dengan latar belakang budaya yang berbeda tentunya akan sulit menciptakan iklim berkomunikasi yang baik tanpa kita mampu untuk mendengar dan memahami satu sama lain.

Mengapa harus menyampaikannya. dan lebih mendekati pelanggan. namun tren selama ini menunjukkan bahwa struktur tersebut cukup efektif dan efisien dalam upaya menghemat biaya. dengan mengurangi level pada struktur organisasi. Orang yang etis pada umumnya dapat dipercaya. Orang yang tidak eits biasanya egois dan tidak peduli salah atau benar. c. kaidah. Komitmen untuk berkomitmen secara etis Komit pada komunikasi yang etis dan sesuai dengan norma yang berlaku akan membuat lebih mudah berkomunikasi dengan orang lain. merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri. Walaupun struktur datar tidak selalu lebih baik. menghargai hak orang lain dan memperhatikan dampak tindakan mereka terhadap masyarakat. Komunikasi kantor ialah penyampaian warta yang 25 . J. how and when) dapat diterapkan untuk berkomunikasi. Semakin sedikit hubungan dalam rantai komunikasi. bagaimana akan menyampaikannya akan menentukan tingkat keberhasilan komunikasi yang akan dilakukan. nilai. Etika berarti norma. Menggunakan pesan yang singkat dan efek Konsep 4 W (what.b. adil dan tidak memihak. atau ukuran tingkah laku yang baik. d. Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka Dengan cara mengimplementasikan debirokratisasi organisasi. struktur yang datar dan rentang kendali yang lebar semakin kecil kemungkinan terjadinya distorsi pesan dibandingkan struktur yang tinggi dan rentang kendali yang sempit. semakin kecil salah pengertian yang akan terjadi. why. ETIKA KOMUNIKASI KANTOR “etika komunikasi kantor”. Informasi apa yang akan disampaikan. meningkatkan produktifitas. serta menghalalkan segala cara untuk mencapai hasil akhir. Dengan kata lain.

K. tentram dan sejahtera. face to face) tanpa melalui perantara. Secara tidak langsug berarti melalui suatu perantara (telpon).  Etika menjadi atau pedoman bagi pegawai dalam berhubungan atau dalam berkomunikasi. Secara tertulis misalnya dengan menggunakan surat.setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai:  Kesusilaan. akan berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif. Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun tertulis.pengurusan innformasi atau information handling yakni menyampaian dan penerimaan berita. Secara lisan.oleh karena itu. dapat terjadi secara langsung (tatap muka. Macam Norma .mengandung macam-macam keterangan dalam bidang tata usaha dari seseorang kepada orang lain yang terjadi dalam lingkungan suatu kantor.seorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horisontal maupun vertikal atau secara diagonal.Kebiasaan Yang Berlaku dalam Kehidupan Sehari-Hari Berikut di bawah ini adalah beberapa norma yang berlaku dalam kehidupan masyarakat di Indonesia. ARTI PENTINGNYA KOMUNIKASI DALAM SUATU KANTOR Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat panting dalam kegiatan kantor menilik hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersamasama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan.dan atau budi pekerti yang baik  Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya. 1. Agama & Hukum . Norma memiliki fungsi sebagai pedoman dan pengatur dasar kehidupan seseorang dalam bermasyarakat untuk mewujudkan kehidupan antara manusia yang aman.etika merupaka syarat mutlak dalam hubungan antar pagawai. Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai lainnya. Norma Sopan Santun adalah norma yang mengatur tata pergaulan sesama manusia di dalam masyarakat.Norma Sopan Santun. 26 .

Agama adalah sesuatu hal yang pribadi yang tidak dapat dipaksakan yang tercantum dalam undang-undang dasar '45 pasal 29. 3. Atau sebagai proses pemindahandata dan memahami makna yang dimaksudkan. 27 . makmur dan sebagainya. pengirim mempunyai pesan. Proses komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbalbalik yang dapat digambarkan adalah pengirim mempunyai ide. Norma agama adalah norma yang mengatur kehidupan manusia yang berasal dari peraturan kitab suci melalui wahyu yang diturunkan nabi berdasarkan atas agama atau kepercayaannya masing-masing. penerima menguraikan pesan dan penerima menerima pesan.2. aman. BAB III KESIMPULAN Komunukasi adalah sebagai proses mengirim dan menerima pesan dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau dorongan untuk bertindak sesuai dengan pesan. setelah itu pengirim menyandikan ide. Norma hukum adalah norma yang mengatur kehidupan sosial kemasyarakatan yang berasal dari kitab undang-undang hukum yang berlaku di negara kesatuan republik indonesia untuk menciptakan kondisi negara yang damai. tertib. tahap selanjutnya penerima mengirim pesan. sejahtera.

yaitu melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens. Ciri-ciri pesan yang efektif adalah menyediakan informasi yang praktis. memberikan fakta dibandingkan kesan. gangguan komunikasi. komitmen untuk berkomunikasi secara etis serta menggunakan pesan singkat dan efektif. mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka. overlood informasi dan penyaringan yang tidak tepat. fungsi emosi dan fungsi informasi. Ada beberapa kiat untuk meminimalisir hambatan tersebut. Adapun hambatan dalam komunikasi adalah perbedaan bahasa dan presepsi. baik berupa komunikasi internal atau eksternal dalam bentuk komunukasi formal atau informal. Dalam dunia organisaasi tentunya sangat penting komunikasi karena ibarat aliran darah organisasi itu yakni komunikasi. Setiap proses komunikasi yang terjadi di dalam organisasi akan melibatkan lebih dari satu fungsi yang ada. tidak ada fungsi yang lebih penting dari yang lain. Dari fungsi keempat tersebut. mengklarifikasi dan menyingkat informasi serta membujuk dan menyediakan rekomendasi.Fungsi komunikasi adalah fungsi kontrol. fungsi motivasi. 28 . Komunikasi internal adalah pertukaran ide didalam norganisasi sedangkan komunikasi eksternal dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi guna mencapai tujuan organisasi.