BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Dalam kehidupan sehari-hari komunikasi merupakan bagian dari kehidupan manusia karena sejak dilahirkan manusia sudah berkomunikasi dengan lingkungannya. Orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna mengenai apa yang disampaikan. Bila tidak ada kesamaan makna berarti tidak akan terjadi komunikasi. Komunikasi merupakan suatu proses dimana seseorang memindahkan perasaan yang biasanya berupa lambang, kata-kata untuk mengubah tingkah laku orang lain. Dengan demikian, jika ada dua orang atau lebih bertemu dan saling berhubungan maka mereka akan berbicara atau memberikan tanda-tanda untuk mengetahui kehadiran orang lain. Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor, atau ada yang menyebut dengan istilah tata hubungan kantor (Office comunitation). Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan. Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak kepihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut.

1.2 Maksud dan Tujuan 1. Agar mahasiswa mengetahui pengertian komunikasi perkantoran. 2. Agar mahasiswa mengetahui unsur-unsur komunikasi perkantoran. 3. Agar mahasiswa mengetahui bagaimana proses komunikasi perkantoran. 4. Agar mahasiswa mengetahui pentingnya komunikasi kantor.

1

1.3 Sistematika Pembahasan Adapun sistematika pembahasan dalam makalah ini antara lain : 1. Pengertian komunikasi perkantoran 2. Proses komunikasi perkantoran

2

Definisi komunikasi tersebut menekankan bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian pikiran.  Komaruddin (2001:77) menjelaskan sebagai berikut: “komunikasi adalah proses penyampaian pikiran. tempat pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau pekerjaan tata usaha. Setelah pengertian kantor. Untuk kantor. yaitu: (1) dari segi fisik dan (2) dari segi aktivitas. peraturan atau instruksi dalam bekerja. informasi. untuk memahami komunikasi kantor perlu dipahami juga apa yang dimaksud dengan komunikasi. kantor merupakan suatu tempat pelaksanaan kegiata tata usaha atau pelaksanaan kegiatan yang bersifat tulis menulis. kantor dalam bentuk luarnya atau gedungnya. informasi. peraturan atau instruksi dengan suatu cara tertentu agar penerimanya memahami pesan yang diterimanya”. Dalam arti statis. Kantor adalah keseluruhan gedung dengan ruang-ruang kerjanya yang menjadi tempat pelaksanaan tata usaha dan kegiatan-kegiatan manajemen maupun pelbagai tugas resmi lainnya dari pimpinan suatu organisasi. Pada dasarnya pengertian kantor dapat ditinjau dari dua segi.BAB II PEMBAHASAN 2. informasi. tempat para pejabat berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor.1 Pengertian Komunikasi Perkantoran Kantor merupakan pusat pengolahan keterangan-keterangan. sehingga bersifat statis.  The Liang Gie (1992:59) mengemukakan bahwa kmunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Dari segi fisiknya: adalah kantor dalam arti sempit. biasanya 3 . Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan dari seseorang ke alam pikiran orang lain sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan. peraturan atau instruksi agar terjadi suatu pemahaman sehingga memberikan hal tindakan atau umpan balik yang efektif.

reports. dari suatu unit kepada unit lain) yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor. penjawab. audience) to influence the behavior of the communicate. sends. issues) messages (orders. Setelah mengetahui apa yang dimaksud dengan kantor dan komunikasi. respondent. Charles E. I. Berdasarkan pendapat di atas. pengertian komunikasi kantor adalah sebagai berikut: Komunikasi administrasi dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu bentuk komunikasi sosial atau komunikasi antar manusia yang di dalamnya ada lima elemen: seorang komunikator (seorang pembicara. Berkaitan dengan pengertian komunikasi kantor. saran) kepada seorang komunikan (pihak yang dikirimi. Komunikasi yang baik harus menimbulkan efek atau memberi hasil sesuai tujuan yaitu perubahan perilaku kepada komunikan atau setidak-tidaknya orang dapat mengerti. selanjutnya akan dibahas mengenai pengertian “komunikasi kantor”.dilakukan oleh atasan kepada bawahan mengenai pekerjaan yang harus dilakukan oleh bawahan agar terbina kerja sama yang baik dalam pencapaian tujuan kantor. suggestions) to communicate (addressee. hadirin) untuk 4 . menyiarkan) warta (perintah. The Liang Gie mengemukakan bahwa pada dasarnya komunikasi kantor mengandung arti yang sama dengan komunikasi administrasi. 1992:60) mengemukakan pengertian komunikasi kantor sebagai berikut: Administrative communication can best be regarded as a form of social or human communication informasi which there are these five elements: A communicator (a speaker. pengirim. penyiar) yang menyampaikan (berkata. sender. memahami informasi yang disampaikan baik secara langsung tanpa menggunakan media maupun secara tidak langsung dengan menggunakan media. reaction).G. issuer) who transmits (says. Redfield (dalam The Liang Gie. Wursanto (1987:25) mengemukakan pengertian komunikasi kantor sebagai berikut: Komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor atau ada yang menyebut dengan istilah hubungan kantor (office communication) adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain (dari seseorang kepada orang lain. laporan. as seen in his response (reply. mengirim.

2. dalam The Liang Gie. Hubungan tata usaha. yaitu : 1.mempengaruhi perilaku dari si penerima atau sebagaimana tampak dalam tanggapannya (jawaban. Di dalam proses komunikasi mengandung unsur-unsur utama. Penyampaian itu bisa dari seorang pimpinan atau karyawan kepada pimpinan atau karyawan lain dari satu unit kepada unit lain dalam sebuah kantor baik secara langsung tanpa menggunakan media atau secara tidak langsung dengan menggunakan media untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif.2 Jenis Komunikasi Perkantoran Komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi 2 macam. Definisi lain menyebut bahwa “Administrative communication is a process which involves the transmission and accurate replication of ideas for the purposes of eliciting actions which will accomplish company goals effectively” (William G. disebut juga tata hubungan fungsi. Tata hubungan administrasi. Scott. yang tidak mengandung unsur perintah. instruksi atau perintah mengenai pekerjaan atau tugas.3 Proses Komunikasi Kantor Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan. 2. adalah hubungan yang terjadi atau yang berlangsung antara satuan organisasi dalam suatu organisasi. adalah tata hubungan yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atua sebagai manegeer dengan para bawahan atau para pelaksananya yang mengandung unsur perintah. reaksi). Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa komunikasi kantor adalah proses penyampaian informasi. 2. Jadi tata hubungan administrasi. yaitu:uyytnb 5 . yakni fungsi setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manager. (1962:173).

dengan tanda-tanda tersebut diusahakan agar orang lain mengerti apa yang dimaksud. panjang. jika kita mengirimkan suratnya terlebih dahulu dan lain sebagainnya. alat penerima warta. isyarat gerak).1. 3. d) Penerimaan mendapatkan pesan. penerimaan harus mendapatkan pesan. pembawaan diri maupun mood pengirim. tergantung pada pesan. b) Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan. organisasi. Di dalam organisasi kantor yang sudah kompeks tentu saja masih banyak unsur-unsur komunikasi yang dapat masuk dalam proses selain ketiga unsur di atas. Jika mereka telah 6 . misalnya alat pengirim warta. c) Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi (verbal dan nonverbal. ekspresi wajah. Pengirim Berita Yakni orang yang bermaksud sesuatu kepada orang lain. gambar atau angka. isyarat dan lain sebagainya. Penerima Berita Yakni orang yang menerima tanda yang dikirimkan dan menerjemahkannya ke dalam sesuatu yang berarti bagi dirinya. Sarana Komunikasi Yakni saluran serta mekanismme yang dipergunakan untuk menyalurkan tanda-tanda. e) Penerimaan menguraikan pesan. audiens. lokasi audiens. Caranya adalah dengan menggunakan tanda-tanda. dengan memahami pesan yang disampaikan dan menyimpannyadi pikirannya. dan formalitas yang dibutuhkan. agar komunukasi terjadi. Tanda dapat berupa kata. Komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbal balik yang dapat digambarkan sebagai berikut: a) Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk membaginya. nada dan tipe yang semuanya tergantung pada ide. kebutuhan akan kecepatan diterima. tindakan. 2.

Proses komunikasi sering juga dipandang sebagai kerangka model yang menunjukkan suatu rangkaian tahap demi tahap. Proses komunikasi. Surat. Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi adalah bahasa. Sebagaimana yang dikemukakan Arni Muhammad (1995:5) yang dimaksudkan dengan model komunikasi adalah gambaran yang sederhana dari proses komunikasi yang memperlihatkan kaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya. warna dan lain sebaginya yang secara langsung mampu “menerjemahkan’ pikiran dan atau perasaan komunikator kepada komunikan. telepon. teleks. gambar. isyarat. Sedangkan oleh The Liang Gie (1992:66). komunikasi di dalam kantor itu prosesnya dibedakan menjadi dua macam. surat kabar. menurut Onong Uchjana Effendy (2001:11-16) terbagi menjadi dua tahap. f) Penerima mendapatkan feedback yang memungkinkan pengirim mengevaluasi efektivitas dan pesan (komunikasi yang telah dilakukan. radio. televisi. film dan banyak lagi adalah media kedua yang sering digunakan dalam komunikasi.memahami dengan benar pesan yang disampaikan. kial. Penyajian model komunikasi dimaksudkan untuk mempermudah memahami proses komunikasi dan melihat komponen dasar yang perlu ada dalam suatu komunikasi. kita harus menjelaskan hingga mengerti). b) Proses komunikasi secara sekunder Proses komunikasi secara sekunder adalah penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua dalam melancarkan komunikasinya karena komunikan sebagai sasarannya berada di tempat relatif jauh atau jumlahnya banyak. Ika mereka belum mengerti. dengan arti yang sama sesuai dengan yang dimaksud pengirim. yakni secara primer dan secara sekunder. yaitu: 7 . a) Proses komunikasi secara primer Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. majalah.

(8) wartanya. (4) isyarat yang dikeluarkan oleh alat pengirim itu. (7) alat penerima yang menyajikan. Claude E. Ini masih ditambah reaksi dari si penerima warta itu dan struktur organisasi sebagai lingkungan suasananya maupun sesuatu maksud khusus dari penyampaian warta itu. (3) alat pengirim warta. Hubungan datar (horizontal) adalah hubungan diantara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kurang lebih sederajat. 8 . 2. (5) sumber gangguan. Hubungan tegak (vertikal) ialah proses penyampaian suatu warta dari pihak pimpinan kepada para karyawan (vertikal ke bawah) maupun dari pihak bawahan kepada pimpinan (vertikal ke atas). Shanon dan Warren Weaver dalam bukunya The Mathematical theory of communication. (2) wartanya itu sendiri. (9) pihak yang dituju. (6) isyarat yang diterima. memberikan model proses komunikasi kantor yang dapat dilihat seperti di bawah ini: Gambar 1 Dari gambar di atas ternyata bahwa tatahubungan itu meliputi (1) sumber warta.1.

Selanjutnya Arni Muhammad (1995:116) juga mengatakan bahwa: Yang dimaksud dengan komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi.C. Sebaliknya komunikasi ke bawahan adalah dari wewenang tinggi ke hierarki wewenang lebih rendah. perintah. Sedangkan menurut L. Pada komunikasi intern kita dapat menemukan tiga dimensi yaitu: a. (Onong Uchjana Effendy. Komunikasi vertikal Komunikasi vertikal yakni komuniksi dari atas ke bawah (down ward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication). adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik (two way traffic communication). memberikan saran 9 . 2001:123). 2001:84). Bentuk Komunikasi Kantor Komunikasi yang berlangsung dalam kantor berupa komunikasi intern dan komunikasi ekstern.G. Komunikasi intern adalah semua pesan yang dikirm dan diterima di dalam suatu organisasi baik yang formal maupun informal (Slamet Soesanto. Sehubungan dengan hal tersebut. pertanyaan dan kebijaksanaan umum. Kebanyakan komunikasi ke bawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan pesan tersebut biasanya berhubungan dengan pengarahan tujuan. Arni Muhammad (1995:108) berpendapat bahwa: Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atasan atau para pimpinan kepada bawahannya. Komunikasi ke atas maksudnya komunikasi bawahan ke atasan. Tujuan dari komunikasi ini adalah pemberian balikan. Wursanto (1987:41) komunikasi intern yaitu “komunikasi yang berlangsung di dalam organisasi. disiplin. komunikasi ini terjadi dari hierarki wewenang rendah ke hierarki wewenang lebih tinggi. Komunikasi ini hanya berlangsung di dalam lingkungan itu sendiri”.

Informasi atau pengarahan 3. Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dia maksudkan dari arus informasi yang ke bawah. Komunikasi ke atas memperkuat operasi dan loyalitas karyawan terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan pertanyaan. Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi menurut Pace (dalam Arni Muhammad. juga yang menjadi komunikan bisa pimpinan atau bawahan tergantung dari kepentingannya masingmasing. 6. bahkan mendorong dasas desus muncul dan membiarkan supervisor mengetahuinya. Dengan adanya komunikasi ke atas supervisor dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan. 3. mengajukan ide-ide. Arus komunikasi ke atas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan. 4. 2. 1995:117) adalah sebagai berikut: 1. Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah-masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas-tugas organisasi. Pemberian perintah. Komunikasi dari atas ke bawah yaitu pimpinan sebagai komunikator dan bawahan sebagai komunikan dengan maksud untuk memberikan pengertian atau wewenang kepada bawahan untuk melakukan suatu pekerjaan yang harus dilaksanakan dalam kedudukannya sebagai anggota organisasi. Komunikasi ke atas memperbolehkan. Ceramah 4. saran-saran tentang jalannya organisasi. 5. instruksi dan petunjuk 2. Komunikasi tersebut biasanya dilakukan dalam bentuk: 1. Dari pernyataan di atas dapat disimak bahwa dalam komunikasi vertikal yang menjadi komunikator bisa pimpinan atau bawahan.dan mengajukan pertanyaan. Teguran 10 .

Saran-saran 4. maka realisasi dari bentuk komunikasi ini antara lain: 1. Untuk lebih jelasnya mengenai komunikasi vertikal ini dapat dilihat pada gambar berikut: Gambar 2 Komunikasi Vertikal Melalui Rantai Komando dalam Struktur Organisasi Kepala Biro Komunikasi ke atas Kepala Bagian Kepala Urusan Kepala Seksi Karyawan Komunikasi ke bawah 11 . juga sebagai saluran bagi penyampaian pikiranpikiran atau perasaan-perasaan para karyawan. Gagasan dan pendapat Dari uraian-uraian di atas. bawahan bertindak sebagai komunikator sedangkan pimpinan bertindak sebagai komunikan. Usulan-usulan 3. Keluhan-keluhan 5. Penjelasan Sebaliknya komunikasi vertikal dari bawahan ke atasan. Laporan 2. dengan maksud untuk memberikan bahan-bahan atau keterangan yang diperlukan oleh pimpinan.5. jelaslah bahwa dalam suatu organisasi komunikasi dua arah secara timbal balik sangat penting sekali demi terciptanya kerjasama dan kesatuan langkah dalam mencapai tujuan.

Sumber: L. musyawarah kerja Secara tidak langsung. Wursanto. Yogyakarta: Kanisius. atau pada waktu pulang kerja (2001:124). Berbeda dengan komunikasi vertikal yang sifatnya lebih formal. Onong Uchjana Effendy mengemukakan bahwa: Komunikasi horizontal ialah komunikasi secara mendatar. sedang rekreasi. karyawan sesama karyawan dan sebagainya. misalnya menggunakan memo. misalnya melalui telepon 2. Rapat pimpinan. disela-sela waktu istirahat. Dengan demikian komunikasi horizontal perlu bagi pelaksanaan koordinasi. nota dan surat kabar. Wursanto. Komunikasi horizontal pada umumnya bersifat pemberian informasi antara pimpinan satuan unit yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijaksanaan pimpinan sehingga tidak mengandung unsur perintah. sesama karyawan dan sebagainya. Tertulis. rapat dinas 2. Jika tadi kita ketahui komunikasi vertikal lebih bersifat formal maka komunikasi ini sifatnya lebih cenderung nonformal. dilakukan dengan cara: 1.G. komunikasi horizontal seringkali berlangsung tidak formal. Komunikasi horizontal atau ke samping mempunyai peranan penting untuk mengkoordinasikan kegiatan. Komunikasi ini sering terjadi di luar waktu kerja. 1987:48 b. 1987:53) 12 . sehingga suasana menjadi lebih akrab dan tidak formal. melainkan pada saat istirahat. Etika Komunikasi Kantor. Komunikasi horizontal dapat dilakukan dengan berbagai cara: Secara langsung.G. biasanya komunikasi ini dilakukan oleh antar anggota staf. dan setelah tugas pekerjaan. dapat membantu interaksi dalam pelaksanaan tugas pekerjaan. Lisan. rekreasi. Rapat kerja. Mereka berkomunikasi satu sama lain bukan pada waktu mereka sedang bekerja. (I. antara anggota staf. dengan cara: 1. Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar.

Kemudian I. Penyampaian informasi 2.Bentuk realisasi dari komunikasi ini berupa antara lain: 1. Secara jelas komunikasi diagonal dapat dilihat pada gambar sebagai berikut: Gambar 3 Komunikasi Diagonal Kepala Biro Kepala Bagian Kepala Bagian Kasie Kasie Kasie Kasie 13 . dan menunjang terciptanya koordinasi yang baik antar karyawan. Surat tembusan 3. Wursanto menyatakan bahwa: Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang berlangsung antara karyawan pada tingkat kedudukan yang berbeda pada tugas atau fungsi yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lain (1987:53). c. Rapat koordinasi Komunikasi ini menimbulkan rasa kebersamaan dan mengurangi konflikkonflik yang mungkin timbul. Komunikasi Diagonal Komunikasi diagonal menurut Onong Uchjana Effendy (2001:125) disebut juga komunikasi silang (cross communication) adalah komunikasi antara pimpinan seksi dengan karyawan seksi lain. Komunikasi diagonal sama pentingnya dengan pelaksanaan arah komunikasi lainnya meskipun berbeda tingkatan dan kewenangannya namun melalui komunikasi ini masing-masing pihak akan memperoleh informasi yang bermanfaat bagi pelaksanaan kerja.G.

perusahaanperusahaan besar yang disebabkan luasnya ruang lingkup komunikasi. dan dari khalayak kepada organisasi: a. Pada instansi-instansi pemerintah seperti departemen. yakni komunikasi dari organisasi kepada khalayak. maka komunikasi eksternal ini sering digunakan. jelaslah bahwa media massa memiliki peranan penting dalam menyebarkan informasi. Jika informasi 14 . karena melalui media massa.Sedangkan komunikasi eksternal yaitu: “komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi” (Onong Uchjana Effendy. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa ada keterlibatan setidak-tidaknya ada hubungan batin. Sistem manajemen semakin terbuka dengan semakin besarnya peranan fungsi marketing”. Lain halnya dengan pendapat Komaruddin Sastradipoera (2001:84) bahwa “komunikasi ektern merupakan komunikasi akibat langsung dari konsep bahwa entitas manajemen adalah suatu sistem terbuka. 2001:128). Komunikasi dari organisasi kepada khalayak Komunikasi dari organisasi kepada khalayak pada umumnya bersifat informatif. b. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak dapat melalui seperti:          Majalah organisasi Press release Artikel surat kabar dan majalah Pidato radio Film dokumenter Brosur Leaflet Poster Konprensi pers (Onong Uchjana Effendy. 2001:129) Dengan demikian. informasi dapat diterima secara serempak. Komunikasi eksternal terdiri dari dua jalur secara timbal balik.

Asas komunikasi. baik bagi organisasi maupun khalayak. D. Orang hanya bisa memahami tentang sesuatu hal jika menghubungkannya dengan hal lain yang telah dimengerti.yang disebarkan kepada khalayak menimbulkan efek yang sifatnya kontroversial (menyebabkan adanya pro dan kontra di kalangan khalayak). PRINSIP-PRINSIP DALAM KOMUNIKASI KANTOR Seorang Kepala Kantor atau Manajer Administratif mempunyai tugas utama membina sistem komunikasi sebaik-baiknya. Misalnya pengacara berbicara dengan orang awam dalam hal hukum maka jangan digunakan istilahistilah hukum yang orang awam tidak tahu. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti. untuk keperluan ini haruslah memahami azas-azas atau prinsip-prinsip komunikasi dan menerapkannya dalam pelaksanaan tugasnya. Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannya pada sesuatu hal lain yang telah dimengerti. c. Opini publik ini sering sekali merugikan organisasi. b. baik berbicara maupun menulis kita harus menyadari siapa yang kita tuju. Alasan tidak dimengertinya warta adalah 15 . Geoffrey Mills dan Oliver Standingford mengemukakan prinsip-prinsip komunikasi sebagai berlikut : a. agar dapat berkomunikasi dengan secara efektif adalah komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain. Karenanya harus diusahakan agar segera dapat diatasi dalam arti kata tidak menimbulkan permasalahan-permasalahan negatif. Pengirim warta tidak boleh menyalahkan pihak penerima warta apabila wartanya tidak dimengerti. Dan orang yang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai suatu kewajiban untuk meminta penjelasan. Komunikator wajib membuat dirinya dimengerti. maka ini disebut opini publik (public opinion).

Selain prinsip dasar di atas terdapat hal-hal yang harus dipertimbangkan untuk melakukan komunikasi yang baik. 1. 5% dipergunakan untuk menulis 2. buku pedoman dll). Integritas dan Ketulusan Semakin banyak bawahan diberitahu mengenai organisasi dan masa depannya. kita pergunakan untuk komunikasi. d. kurangnya perhatian adalah suatu kelemahan dalam komunikasi. E. sederhana dan mudah ditafsirkan. 3. Ruang Lingkup Media Komunikasi Kantor Komunikasi merupakan salah satu kegiatan rutin dari suatu kantor. Perhatian Perhatian harus diberikan oleh penerima komunikasi. pemakainya harus mengingat sasaran dan komunikasi. 2. 10% dipergunakan untuk membaca 3.karena pembicara atau penulis tidak memilih kata-kata yang tepat. Berdasarkan hasil dari suatu penelitian. Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta wajib untuk meminta penjelasan. Sebaiknya digunakan kalimat yang pendekpendek. Pemilihan Media Adalah penting untuk memilih media yang paling tepat misalnya: a) Bersemuka (rapat. b) Lisan (telepon. wawancara). 4. 35% dipergunakan untuk berbicara dan 16 . diketahui bahwa antara 75% sampai 90% dari waktu kerja kita. Kejelasan Bahasa yang digunakan harus jelas dan ringkas. surat edaran. semakin mereka menghargai integritas manajemen. buku. yaitu: 1. semangat kerja akan terangkat. radio. sistem komunikasi yang timbal balik. atau belum memberi penjelasan yang memadai. konferensi. mungkin ia memerlukan penjelasan tambahan. Penerima warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pengirim warta. c) Tertulis (surat.

sehingga catatan harus disiapkan? 6. kesalahan dengar hampir tak dapat dihindarkan. menggunakan cara yang dapat dimengerti oleh penerima pesan. Salah satu penentu efektivitas komunikasi adalah media yang digunakan. yaitu pesan yang disampaikan haru diterima dengan baik oleh komunikan.4. Berapakah biaya persiapan dan pelaksanaan untuk mengadakan komunikasi? Berapakah perbandingan antara biaya dan manfaat (cast-benefit) dari media komunikasi yang di pergunakan? 17 . 3. 1987:29) Oleh karena itu komunikasi kantor harus efektif. Catatan. Apakan akan muncul masalah apabila informasi tersebut jatuh ke tangan orang yang tidak berhak? 5. 50% dipergunakan untuk mendengarkan. Apakah komunikasi dalam bentuk sedemikian rupa sehingga ia dapat menghasilkan reaksi yang diinginkan dari orang yang menerimanya? Apakah panggilan telepon tidak menyinggung penerimanya? Apakah surat justru memperlambat penerimaan informasi. Apakan informasi yang akan disampaikan membutuhkan kecermatan? Apabila data dalam bentuk angka disampaikan melalui telepon. Apakah resiko hilangnya informasi selama informasi itu disampaikan? 4. Kecepatan. Sampai sejauhmana pentingnya komunikasi. menyampaikan pesan secara lengkap. Agar komunikasi efektif. Kesan. Menurut Komaruddin (1993:84) dalam memilih media komunikasi perlu mempertimbangkan seperti berikut: 1. 2. Keamanan. Kecermatan. Wursanto. (Jiwanto dalam I. karena surat tersebut mungkin tidak diperhatikan? 7. kualitas media yang baik sangat berpengaruh dalam proses komunikasi. dilakukan dalam waktu yang tepat serta menggunakan media yang benar. Kerahasiaan. Biaya.G. untuk itu pemilihan media komunikasi itu sangat penting. komunikator harus merencanakan komunikasi dengan baik. Apakah komunikasi itu harus dilakukan dengan komunikasi tertulis. yaitu merumuskan pesan dengan jelas.

mengklasifikasikan media komunikasi kantor menjadi: 1. misalnya: manajer produksi di beberapa pabrik atau dokter di hospital. televisi. 18 . ialah segala barang cetak seperti surat kabar. Sistem mekanis (mechanical system) Ini meliputi pipa udara. maka media komunikasi pun dapat dikelompokkan menjadi media komunikasi intern dan media komunikasi ekstern. pembagian media ini dikemukakan oleh I. ialah media yang dapat dilihat seperti film. buletin dan sebagainya.C. Media Komunikasi Eksternal Media komunikasi eksternal menurut sifatnya: 1. Sistem komunikasi tulisan (writen communication) Ini meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas pengantar sendiri. pamflet. 2. Sistem komunikasi lisan (oral communication) Ini meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun ke dalam kantor sendiri. ban berjalan. menurut J. teleks sampai televisi 4. brosur. Media visual. 2. bel atau tanda lampu. Komunikator harus mampu memutuskan media komunikasi mana yang akan dipakai dari media komunikasi yang ada di kantor. Denyer (dalam The Liang Gie. foto.Media komunikasi yang tepat akan menunjang keberhasilan kerja dalam komunikasi. 1992:63). 3. Karena komunikasi yang berlangsung di dalam kantor dan di luar kantor.G. A. menemukan dan memanggil seseorang petugas dalam lingkungan pembangunan atau badan usaha yang luas seperti. caranya meliputi sistem radio. pameran. radio atau hanya corong udara. bunyi. pengeras suara. Macam-macam media komunikasi yang dipergunakan oleh kantor telah dirancang sebagai suatu sistem komunikasi kantor. Wursanto (1087:83) dengan mengklasifikasikan berdasarkan sifat media komunikasi. majalah. lukisan. Sistem panggilan tugas (staff location system) Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari. Media cetak. telegram dan warkat tertulis lainnya.

1. baik 19 . keinginan.2. Radio 3. Media audio-visual. Media auditif. misalnya televisi. Termasuk media ini. Pameran. bertujuan untuk mengetahui keluhan. B. film. Saluran media komunikasi ke bawah tertulis Uraian tugas Buku pedoman (manual handbook) Majalah atau buletin Memo atao nota dalam Papan pengumuman Laporan tahunan Penyusunan anggaran 1. ialah media yang dapat dilihat maupun media yang dapat didengar. Saluran media komunikasi internal tertulis: 1. tape. Saluran media komunikasi ke atas tertulis Menyediakan kotak saran Mengadakan suggesion plan Grievance procedure. Film dan televisi 4. video. recorder. serta masalah lain yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan. 4. Pers 2. yaitu komunikasi yang berlangsung dalam suatu kantor. Media komunikasi internal Media komunikasi internal ialah media yang dipergunakan dalam komunikasi internal. 1. telepon. gramafon.1. Termsuk media ini. Di bawah ini dikemukakan beberapa jenis media komunikasi eksternal yang sering atau umum digunakan. Komunikasi internal kami namakan komunikasi kantor. tuntutan para karyawan.3. misalnya radio. dengan cara menyediakan formulir yang harus diisi oleh para karyawan. ialah media yang dapat di dengar.

1987:68-70). Clarity (kejelasan) 20 . antara lain dapat meliputi: rapat kerja laporan.3. komunikasi tidak akan berhasil atau menghambat komunikasi. c. d. Misalnya situasi atau keadaan yang sedang kacau komunikasi akan terhambat sehingga komunikasi tidak berhasil. Faktor-faktor tersebut terdiri atas tujuh faktor sehingga disebut dengan the seven c’s communication. F. Content (kepuasan) Komunikasi harus dapat menimbulkan rasa kepuasan. b.G. Kepuasan ini akan tercapai apabila si berita dapat dimengerti oleh pihak komunikan dan sebaliknya pihak komunikan mau memberikan reaksi atau respons kepada pihak komunikator. Cultip dan Allen H. Saluran media komunikasi internal lisan Saluran media komunikasi internal lisan. Dalam usaha mencapai komunikasi yang efektif ini terdapat faktor-faktor yang dapat mempengaruhinya. Efektivitas Komunikasi Kantor Keberhasilan komunikasi yang dilaksanakan dalam kantor tidak akan tercapai dengan baik jika tidak ada usaha-usaha untuk mencapai komunikasi yang efektif. 2. Credibility (kepercayaan) Dalam komunikasi antara komunikator dengan komunikan harus saling mempercayai. 1. Context (perhubungan pertalian) Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan situasi atau kondisi lingkungan pada waktu komunikasi berlangsung. yaitu sebagai berikut: a. Saluran media komunikasi horizontal tertulis Memo atau nota dalam antar unit/bagian Mekanisme penyusunan anggaran. pertemuan. mengemukakan faktor-faktor yang menyebabkan komunikasi efektif. telepon. wawancara. Scot M. Center (dalam I.dengan menyebutkan identitas para karyawan maupun tidak menyebutkan identitas para pegawai yang bersangkutan. antara kedua belah pihak. Wursanto. Kalau tidak ada unsur saling mempercayai. kunjungan dan konferensi.

Selain pendapat di atas ada beberapa hal pokok yang harus dipertimbangkan dengan cermat dalam komunikasi yaitu: (a) Kejelasan . rapat dan konferensi. kejelasan istilah-istilah yang dipergunakan dalam pengoperan lambang-lambang. Semangat kerja akan terangkat dan keselarasan kerja didorong. Bahasa yang digunakan harus jelas dan ringkas. (d) Pemilihan media. kurangnya perhatian yang cermat adalah kelemahan yang lazim. Janganlah mempergunakan istilah-istilah yang kemungkinan tidak dimengerti oleh pihak penerima berita. Harus diberikan oleh penerima komunikasi.Kejelasan yang dimaksud adalah kejelasan yang meliputi akan kejelasan isi berita. Capability and Consistency (kesinambungan dan konsistensi) Komunikasi harus dilakukan terus menerus dan informasi yang disampaikan jangan bertentangan dengan informasi yang terdahulu. e. bisa melalui radio. (c) Integrasi dan ketulusan. Capability of Audience (kemampuan pihak penerima berita) Pengirim berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan pihak penerima berita. Adalah penting untuk memilih media yang tepat: (i) Bersemuka-untuk wawancara. semakin mereka akan menghargai integritas manajemen. televisi dan telepon. Dengan memenuhi ke tujuh faktor tersebut komunikasi diharapkan dapat berjalan dengan baik sehingga tercapai tujuan yang efektif. g. 21 . kejelasan akan tujuan yang hendak dicapai. Setiap perubahan harus dijelaskan secara hati-hati pada tahap awal. Saluran komunikasi yang sering dipergunakan. Semakin banyak pekerja diberitahu mengenai perusahaan dan masa depannya. karena bila orang dilewatkan begitu saja. Channels of distribution (saluran pengiriman berita) Agar komunikasi berhasil. (b) Perhatian. f. hendaknya dipakai saluran-saluran komunikasi yang sudah biasa dipergunakan dan sudah dikenal oleh umum. mereka merasa kehilangan status dan dengan sendirinya merasa marah. pemakaiannya harus jelas selalu mengingat sasaran komunikasi. Komunikasi sedapat mungkin harus pula dikirim sepanjang garis weweenang yang diterima.

dan etis  Menyatakan tanggung jawab secara jelas. radio. Membujuk dan menyediakan rekomendasai. biasanya pesan yang disampaikan adalah membujuk pegawai untuk melakukan sesuatu atau pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan manfaat yang akan mereka peroleh. Informasi harus jelas. surat edaran. dengan menjelaskan apa yang kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan. akurat. maupun diagram yang menjelaskan pesan yang dimaksud. kepada siapa melaporka hasil pekerjaanya. karena pesan kita hanya ditujukan pada orang-orang tertentu saja. sistem komunikasi timbal balik. Komunikasi informal juga dapat mengontrol prilaku karyawan. dengan menggunakan bahasa yang konkret dan menjelaskan secara detail yang dimaksud. (iii) Tertulis-surat.(ii) Lisan-telepon. dengan menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu. Fungsi Penting Komunikasi Komunikasi memiliki empat fungsi penting yaitu: 1. dengan menggunkan tabel. saran. teman yang lain akan 22 . Fungsi control Setiap organisasi mempunyai hieirarki dengan wewenang yang menyertainya. buku pedoman. surat kabar.  Memberikan fakta dibandingkan kesan. bagan. iklan. foto. dan hal-hal yang membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka.komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menyanyakan ulang deskripsi pekerjaanya. G. mendiskusikan status sebuah proyek. menjelaskan mengapa perubahan dilakukan. dan lain-lain. misalnya jika salah satu karyawan bekerja terlalu lambat. memberikan solusi terhadap masalah. Ciri-ciri Pesan yang Efektif  Menyediakan informasi yang praktis. skema. meyakinkan. buku majalah.   Mengklarifikasi dengan menyingkat informasi.

mengomunikasikan ketidakpuasan mereka dengan menjauh ataupun mengejek bahwa yang bersangkutan sangat lambat. individu atau organisasi akan dengan mudah mengambil keputusan. misalnya frustasi atau tidak puas dengan pekerjaan yang dikerjakannya selama ini kepada teman sekerja. H. Salah satu interaksi sosial tersebut adalah komunikasi di mana masing-masing anggota organisasi dapat mengekspresikan emosi yang negatif. 3. Fungsi Motivasi Fungsi ini biasanya dilakukan melalui pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka lakukan. senaik apa mereka mengerjakannya. Fungsi Informasi Fungsi ini perhubungan dengan memperlancar pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen. Tantangan Komunikasi pada Masa Kini Pada masa kini banyak tantangan pada proses Komunikasi diantaranya yaitu:  Perkembangan teknologi. semakin banyak bisnis beroperasi lintas batas suatu negara dan berkompetisi dalam skala global. handphone dan lain-lainnya merevolusi cara bagaimana orang berkomunikasi serta meningkatkan kecepatan maupun frekuensi berkomunikasi. mobil. dan bandara. Fungsi Emosi Salah satu tujuan bekerja adalah berinteraksi sosial. Durasi waktupun bukan masalah . Dengan mentrasfer data dan alternatif piliha yang ada. Perkembangna tersebut menuntut pegawai untuk lebih efektif dan efisien dalam berkomunikasi. internet. tidak hanya di kantor sebagaimana dulu. 2.  Globalisasi dan perbedaan budaya antar pegawai. 4. karena komunukasi dbisa dilakukan dalam 24 jam setiap hari baik dirumah. Hal ini membutuhkan pemahaman tentang hukum. dan apa yang sebaiknya dilakukan untuk menigkatkan kinerjanya. budaya maupun 23 .

Hambatan Komunukasi dan Kiat Menghindarinya Menurut Robbins ada 4 hambatan komunukasi yang akan mempengaruhi kualitas komunikasi yang kita lakukan. Bahkan seluruh dunia telah menggunakan bahasa inggris sebagai bahasa kedua di negaranya. 24 . Hal ini diantisipasi dengan dibentuknya organisasi berbasis tim yang bekerja bersama mencapai tujuan perusahaan dengan mengurangi hierarki yang menghambat pengambilan keputusan cepat.  Organisasi yang berbasis tim. komunikasi yang dilakukan dapat dipastikan efektif. Gangguan komunikasi Overlood informasi Penyaringan yang tidak tepat Dari beberapa hambatan tersebut. anggota tim yang berasal dri departemen yang berbeda dengan latar belakang budaya yang berbeda tentunya akan sulit menciptakan iklim berkomunikasi yang baik tanpa kita mampu untuk mendengar dan memahami satu sama lain. ada beberapa kiat yang dapat dilakukan untuk meminimalisir dampak ambatan tersebut. a) b) c) d) Perbedaan bahasa dan presepsi. pengambilan keputusan tidak hanya monopoli para manajer karena rentang operasi perusahaan yang semakin luas seiring denga globalisasi. Melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens Hal utama yang harus dilakukan dalam berkomunikasi adalah memfokuskan diri pada audiens yang akan dituju. Walaupun banyak manfaat yang didapatkan. I. karena kita akan berusaha menyajikan pesan atau informasi lebih berarti pada sisi penerimaan untuk mendapatkan feedback yang diharapkan atas terjadinya komunikasi.praktek bisnis dari semua negara dan mampu berkomunukasi dengan menggunakan bahasa yang berbeda. Dengan melakukan ini. Antara lain adalah: a.

dengan mengurangi level pada struktur organisasi. merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri. c. Menggunakan pesan yang singkat dan efek Konsep 4 W (what. Walaupun struktur datar tidak selalu lebih baik. dan lebih mendekati pelanggan. Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka Dengan cara mengimplementasikan debirokratisasi organisasi. atau ukuran tingkah laku yang baik. Orang yang tidak eits biasanya egois dan tidak peduli salah atau benar. Etika berarti norma. nilai. bagaimana akan menyampaikannya akan menentukan tingkat keberhasilan komunikasi yang akan dilakukan. J. how and when) dapat diterapkan untuk berkomunikasi. semakin kecil salah pengertian yang akan terjadi. why. Komitmen untuk berkomitmen secara etis Komit pada komunikasi yang etis dan sesuai dengan norma yang berlaku akan membuat lebih mudah berkomunikasi dengan orang lain.b. Informasi apa yang akan disampaikan. adil dan tidak memihak. d. Mengapa harus menyampaikannya. Semakin sedikit hubungan dalam rantai komunikasi. Dengan kata lain. namun tren selama ini menunjukkan bahwa struktur tersebut cukup efektif dan efisien dalam upaya menghemat biaya. struktur yang datar dan rentang kendali yang lebar semakin kecil kemungkinan terjadinya distorsi pesan dibandingkan struktur yang tinggi dan rentang kendali yang sempit. menghargai hak orang lain dan memperhatikan dampak tindakan mereka terhadap masyarakat. Komunikasi kantor ialah penyampaian warta yang 25 . Orang yang etis pada umumnya dapat dipercaya. serta menghalalkan segala cara untuk mencapai hasil akhir. meningkatkan produktifitas. kaidah. ETIKA KOMUNIKASI KANTOR “etika komunikasi kantor”.

ARTI PENTINGNYA KOMUNIKASI DALAM SUATU KANTOR Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat panting dalam kegiatan kantor menilik hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersamasama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan.Kebiasaan Yang Berlaku dalam Kehidupan Sehari-Hari Berikut di bawah ini adalah beberapa norma yang berlaku dalam kehidupan masyarakat di Indonesia. Agama & Hukum . Secara tertulis misalnya dengan menggunakan surat.oleh karena itu. akan berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif.mengandung macam-macam keterangan dalam bidang tata usaha dari seseorang kepada orang lain yang terjadi dalam lingkungan suatu kantor. face to face) tanpa melalui perantara. Norma memiliki fungsi sebagai pedoman dan pengatur dasar kehidupan seseorang dalam bermasyarakat untuk mewujudkan kehidupan antara manusia yang aman.setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai:  Kesusilaan.etika merupaka syarat mutlak dalam hubungan antar pagawai. Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai lainnya. 26 . Secara lisan. K.seorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horisontal maupun vertikal atau secara diagonal.dan atau budi pekerti yang baik  Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya. dapat terjadi secara langsung (tatap muka. tentram dan sejahtera. 1. Secara tidak langsug berarti melalui suatu perantara (telpon).Norma Sopan Santun.  Etika menjadi atau pedoman bagi pegawai dalam berhubungan atau dalam berkomunikasi. Norma Sopan Santun adalah norma yang mengatur tata pergaulan sesama manusia di dalam masyarakat.pengurusan innformasi atau information handling yakni menyampaian dan penerimaan berita. Macam Norma . Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun tertulis.

makmur dan sebagainya. penerima menguraikan pesan dan penerima menerima pesan. Norma hukum adalah norma yang mengatur kehidupan sosial kemasyarakatan yang berasal dari kitab undang-undang hukum yang berlaku di negara kesatuan republik indonesia untuk menciptakan kondisi negara yang damai. tahap selanjutnya penerima mengirim pesan. BAB III KESIMPULAN Komunukasi adalah sebagai proses mengirim dan menerima pesan dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau dorongan untuk bertindak sesuai dengan pesan. tertib. Agama adalah sesuatu hal yang pribadi yang tidak dapat dipaksakan yang tercantum dalam undang-undang dasar '45 pasal 29. sejahtera. Proses komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbalbalik yang dapat digambarkan adalah pengirim mempunyai ide. Atau sebagai proses pemindahandata dan memahami makna yang dimaksudkan. 3. aman. pengirim mempunyai pesan.2. 27 . Norma agama adalah norma yang mengatur kehidupan manusia yang berasal dari peraturan kitab suci melalui wahyu yang diturunkan nabi berdasarkan atas agama atau kepercayaannya masing-masing. setelah itu pengirim menyandikan ide.

mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka. tidak ada fungsi yang lebih penting dari yang lain. yaitu melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens. Adapun hambatan dalam komunikasi adalah perbedaan bahasa dan presepsi. mengklarifikasi dan menyingkat informasi serta membujuk dan menyediakan rekomendasi. gangguan komunikasi. overlood informasi dan penyaringan yang tidak tepat. Dalam dunia organisaasi tentunya sangat penting komunikasi karena ibarat aliran darah organisasi itu yakni komunikasi. Setiap proses komunikasi yang terjadi di dalam organisasi akan melibatkan lebih dari satu fungsi yang ada. Dari fungsi keempat tersebut. 28 . Ciri-ciri pesan yang efektif adalah menyediakan informasi yang praktis. fungsi motivasi. memberikan fakta dibandingkan kesan. Ada beberapa kiat untuk meminimalisir hambatan tersebut. baik berupa komunikasi internal atau eksternal dalam bentuk komunukasi formal atau informal. Komunikasi internal adalah pertukaran ide didalam norganisasi sedangkan komunikasi eksternal dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi guna mencapai tujuan organisasi.Fungsi komunikasi adalah fungsi kontrol. fungsi emosi dan fungsi informasi. komitmen untuk berkomunikasi secara etis serta menggunakan pesan singkat dan efektif.