KOMUNIKASI PERKANTORAN 5

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Dalam kehidupan sehari-hari komunikasi merupakan bagian dari kehidupan manusia karena sejak dilahirkan manusia sudah berkomunikasi dengan lingkungannya. Orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna mengenai apa yang disampaikan. Bila tidak ada kesamaan makna berarti tidak akan terjadi komunikasi. Komunikasi merupakan suatu proses dimana seseorang memindahkan perasaan yang biasanya berupa lambang, kata-kata untuk mengubah tingkah laku orang lain. Dengan demikian, jika ada dua orang atau lebih bertemu dan saling berhubungan maka mereka akan berbicara atau memberikan tanda-tanda untuk mengetahui kehadiran orang lain. Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam setiap aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor, atau ada yang menyebut dengan istilah tata hubungan kantor (Office comunitation). Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan. Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak kepihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut.

1.2 Maksud dan Tujuan 1. Agar mahasiswa mengetahui pengertian komunikasi perkantoran. 2. Agar mahasiswa mengetahui unsur-unsur komunikasi perkantoran. 3. Agar mahasiswa mengetahui bagaimana proses komunikasi perkantoran. 4. Agar mahasiswa mengetahui pentingnya komunikasi kantor.

1

1.3 Sistematika Pembahasan Adapun sistematika pembahasan dalam makalah ini antara lain : 1. Pengertian komunikasi perkantoran 2. Proses komunikasi perkantoran

2

informasi. kantor merupakan suatu tempat pelaksanaan kegiata tata usaha atau pelaksanaan kegiatan yang bersifat tulis menulis. Dalam arti statis. Kantor adalah keseluruhan gedung dengan ruang-ruang kerjanya yang menjadi tempat pelaksanaan tata usaha dan kegiatan-kegiatan manajemen maupun pelbagai tugas resmi lainnya dari pimpinan suatu organisasi. biasanya 3 .BAB II PEMBAHASAN 2. informasi. yaitu: (1) dari segi fisik dan (2) dari segi aktivitas. Dari segi fisiknya: adalah kantor dalam arti sempit. sehingga bersifat statis. Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan dari seseorang ke alam pikiran orang lain sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan. Definisi komunikasi tersebut menekankan bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian pikiran.1 Pengertian Komunikasi Perkantoran Kantor merupakan pusat pengolahan keterangan-keterangan.  Komaruddin (2001:77) menjelaskan sebagai berikut: “komunikasi adalah proses penyampaian pikiran. tempat pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau pekerjaan tata usaha. Untuk kantor. informasi. peraturan atau instruksi dengan suatu cara tertentu agar penerimanya memahami pesan yang diterimanya”. tempat para pejabat berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor. peraturan atau instruksi agar terjadi suatu pemahaman sehingga memberikan hal tindakan atau umpan balik yang efektif.  The Liang Gie (1992:59) mengemukakan bahwa kmunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Setelah pengertian kantor. untuk memahami komunikasi kantor perlu dipahami juga apa yang dimaksud dengan komunikasi. Pada dasarnya pengertian kantor dapat ditinjau dari dua segi. peraturan atau instruksi dalam bekerja. kantor dalam bentuk luarnya atau gedungnya.

sender. issues) messages (orders. saran) kepada seorang komunikan (pihak yang dikirimi. Redfield (dalam The Liang Gie. selanjutnya akan dibahas mengenai pengertian “komunikasi kantor”. hadirin) untuk 4 . Berdasarkan pendapat di atas. audience) to influence the behavior of the communicate.dilakukan oleh atasan kepada bawahan mengenai pekerjaan yang harus dilakukan oleh bawahan agar terbina kerja sama yang baik dalam pencapaian tujuan kantor. Wursanto (1987:25) mengemukakan pengertian komunikasi kantor sebagai berikut: Komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor atau ada yang menyebut dengan istilah hubungan kantor (office communication) adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain (dari seseorang kepada orang lain. mengirim. I. suggestions) to communicate (addressee. laporan. The Liang Gie mengemukakan bahwa pada dasarnya komunikasi kantor mengandung arti yang sama dengan komunikasi administrasi. Setelah mengetahui apa yang dimaksud dengan kantor dan komunikasi. pengertian komunikasi kantor adalah sebagai berikut: Komunikasi administrasi dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu bentuk komunikasi sosial atau komunikasi antar manusia yang di dalamnya ada lima elemen: seorang komunikator (seorang pembicara. reports. dari suatu unit kepada unit lain) yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor. Berkaitan dengan pengertian komunikasi kantor. Komunikasi yang baik harus menimbulkan efek atau memberi hasil sesuai tujuan yaitu perubahan perilaku kepada komunikan atau setidak-tidaknya orang dapat mengerti. penyiar) yang menyampaikan (berkata. 1992:60) mengemukakan pengertian komunikasi kantor sebagai berikut: Administrative communication can best be regarded as a form of social or human communication informasi which there are these five elements: A communicator (a speaker. issuer) who transmits (says. reaction). respondent. sends. Charles E. memahami informasi yang disampaikan baik secara langsung tanpa menggunakan media maupun secara tidak langsung dengan menggunakan media.G. menyiarkan) warta (perintah. as seen in his response (reply. pengirim. penjawab.

2. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa komunikasi kantor adalah proses penyampaian informasi. 2. Tata hubungan administrasi. Definisi lain menyebut bahwa “Administrative communication is a process which involves the transmission and accurate replication of ideas for the purposes of eliciting actions which will accomplish company goals effectively” (William G. instruksi atau perintah mengenai pekerjaan atau tugas. 2.2 Jenis Komunikasi Perkantoran Komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi 2 macam. Hubungan tata usaha. (1962:173). disebut juga tata hubungan fungsi. yaitu : 1. yakni fungsi setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manager. Penyampaian itu bisa dari seorang pimpinan atau karyawan kepada pimpinan atau karyawan lain dari satu unit kepada unit lain dalam sebuah kantor baik secara langsung tanpa menggunakan media atau secara tidak langsung dengan menggunakan media untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif. Scott.mempengaruhi perilaku dari si penerima atau sebagaimana tampak dalam tanggapannya (jawaban. Jadi tata hubungan administrasi. reaksi). adalah tata hubungan yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atua sebagai manegeer dengan para bawahan atau para pelaksananya yang mengandung unsur perintah. yang tidak mengandung unsur perintah.3 Proses Komunikasi Kantor Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan. dalam The Liang Gie. Di dalam proses komunikasi mengandung unsur-unsur utama. yaitu:uyytnb 5 . adalah hubungan yang terjadi atau yang berlangsung antara satuan organisasi dalam suatu organisasi.

Komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbal balik yang dapat digambarkan sebagai berikut: a) Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk membaginya. Di dalam organisasi kantor yang sudah kompeks tentu saja masih banyak unsur-unsur komunikasi yang dapat masuk dalam proses selain ketiga unsur di atas. pembawaan diri maupun mood pengirim. Jika mereka telah 6 . dengan tanda-tanda tersebut diusahakan agar orang lain mengerti apa yang dimaksud.1. Penerima Berita Yakni orang yang menerima tanda yang dikirimkan dan menerjemahkannya ke dalam sesuatu yang berarti bagi dirinya. organisasi. ekspresi wajah. 3. tergantung pada pesan. Pengirim Berita Yakni orang yang bermaksud sesuatu kepada orang lain. agar komunukasi terjadi. c) Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi (verbal dan nonverbal. audiens. isyarat gerak). tindakan. Tanda dapat berupa kata. Caranya adalah dengan menggunakan tanda-tanda. 2. Sarana Komunikasi Yakni saluran serta mekanismme yang dipergunakan untuk menyalurkan tanda-tanda. misalnya alat pengirim warta. dan formalitas yang dibutuhkan. gambar atau angka. e) Penerimaan menguraikan pesan. penerimaan harus mendapatkan pesan. d) Penerimaan mendapatkan pesan. b) Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan. alat penerima warta. lokasi audiens. panjang. jika kita mengirimkan suratnya terlebih dahulu dan lain sebagainnya. nada dan tipe yang semuanya tergantung pada ide. dengan memahami pesan yang disampaikan dan menyimpannyadi pikirannya. isyarat dan lain sebagainya. kebutuhan akan kecepatan diterima.

Penyajian model komunikasi dimaksudkan untuk mempermudah memahami proses komunikasi dan melihat komponen dasar yang perlu ada dalam suatu komunikasi. telepon. Sedangkan oleh The Liang Gie (1992:66). radio. warna dan lain sebaginya yang secara langsung mampu “menerjemahkan’ pikiran dan atau perasaan komunikator kepada komunikan. gambar. komunikasi di dalam kantor itu prosesnya dibedakan menjadi dua macam. televisi. film dan banyak lagi adalah media kedua yang sering digunakan dalam komunikasi. yakni secara primer dan secara sekunder. majalah. dengan arti yang sama sesuai dengan yang dimaksud pengirim. menurut Onong Uchjana Effendy (2001:11-16) terbagi menjadi dua tahap. b) Proses komunikasi secara sekunder Proses komunikasi secara sekunder adalah penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua dalam melancarkan komunikasinya karena komunikan sebagai sasarannya berada di tempat relatif jauh atau jumlahnya banyak. Proses komunikasi sering juga dipandang sebagai kerangka model yang menunjukkan suatu rangkaian tahap demi tahap. isyarat. teleks. Proses komunikasi. surat kabar. Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi adalah bahasa. a) Proses komunikasi secara primer Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. kita harus menjelaskan hingga mengerti).memahami dengan benar pesan yang disampaikan. Sebagaimana yang dikemukakan Arni Muhammad (1995:5) yang dimaksudkan dengan model komunikasi adalah gambaran yang sederhana dari proses komunikasi yang memperlihatkan kaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya. Ika mereka belum mengerti. f) Penerima mendapatkan feedback yang memungkinkan pengirim mengevaluasi efektivitas dan pesan (komunikasi yang telah dilakukan. Surat. yaitu: 7 . kial.

Shanon dan Warren Weaver dalam bukunya The Mathematical theory of communication. Ini masih ditambah reaksi dari si penerima warta itu dan struktur organisasi sebagai lingkungan suasananya maupun sesuatu maksud khusus dari penyampaian warta itu. Hubungan tegak (vertikal) ialah proses penyampaian suatu warta dari pihak pimpinan kepada para karyawan (vertikal ke bawah) maupun dari pihak bawahan kepada pimpinan (vertikal ke atas). (3) alat pengirim warta. 8 . (5) sumber gangguan. 2.1. (9) pihak yang dituju. (4) isyarat yang dikeluarkan oleh alat pengirim itu. Claude E. (2) wartanya itu sendiri. (7) alat penerima yang menyajikan. (8) wartanya. Hubungan datar (horizontal) adalah hubungan diantara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kurang lebih sederajat. memberikan model proses komunikasi kantor yang dapat dilihat seperti di bawah ini: Gambar 1 Dari gambar di atas ternyata bahwa tatahubungan itu meliputi (1) sumber warta. (6) isyarat yang diterima.

Sebaliknya komunikasi ke bawahan adalah dari wewenang tinggi ke hierarki wewenang lebih rendah. 2001:84). Selanjutnya Arni Muhammad (1995:116) juga mengatakan bahwa: Yang dimaksud dengan komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. Sehubungan dengan hal tersebut. Komunikasi ke atas maksudnya komunikasi bawahan ke atasan. Komunikasi vertikal Komunikasi vertikal yakni komuniksi dari atas ke bawah (down ward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication). komunikasi ini terjadi dari hierarki wewenang rendah ke hierarki wewenang lebih tinggi. Komunikasi ini hanya berlangsung di dalam lingkungan itu sendiri”. memberikan saran 9 .C.G. Komunikasi intern adalah semua pesan yang dikirm dan diterima di dalam suatu organisasi baik yang formal maupun informal (Slamet Soesanto. pertanyaan dan kebijaksanaan umum. disiplin. (Onong Uchjana Effendy. Bentuk Komunikasi Kantor Komunikasi yang berlangsung dalam kantor berupa komunikasi intern dan komunikasi ekstern. Wursanto (1987:41) komunikasi intern yaitu “komunikasi yang berlangsung di dalam organisasi. Kebanyakan komunikasi ke bawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan pesan tersebut biasanya berhubungan dengan pengarahan tujuan. Pada komunikasi intern kita dapat menemukan tiga dimensi yaitu: a. perintah. 2001:123). Arni Muhammad (1995:108) berpendapat bahwa: Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atasan atau para pimpinan kepada bawahannya. Tujuan dari komunikasi ini adalah pemberian balikan. adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik (two way traffic communication). Sedangkan menurut L.

5. mengajukan ide-ide. Komunikasi dari atas ke bawah yaitu pimpinan sebagai komunikator dan bawahan sebagai komunikan dengan maksud untuk memberikan pengertian atau wewenang kepada bawahan untuk melakukan suatu pekerjaan yang harus dilaksanakan dalam kedudukannya sebagai anggota organisasi. Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dia maksudkan dari arus informasi yang ke bawah. juga yang menjadi komunikan bisa pimpinan atau bawahan tergantung dari kepentingannya masingmasing. Ceramah 4. Komunikasi tersebut biasanya dilakukan dalam bentuk: 1. Dengan adanya komunikasi ke atas supervisor dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan.dan mengajukan pertanyaan. 6. Dari pernyataan di atas dapat disimak bahwa dalam komunikasi vertikal yang menjadi komunikator bisa pimpinan atau bawahan. Komunikasi ke atas memperkuat operasi dan loyalitas karyawan terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan pertanyaan. Pemberian perintah. 4. bahkan mendorong dasas desus muncul dan membiarkan supervisor mengetahuinya. Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah-masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas-tugas organisasi. Komunikasi ke atas memperbolehkan. Arus komunikasi ke atas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan. instruksi dan petunjuk 2. 2. Teguran 10 . 1995:117) adalah sebagai berikut: 1. Informasi atau pengarahan 3. Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi menurut Pace (dalam Arni Muhammad. saran-saran tentang jalannya organisasi. 3.

dengan maksud untuk memberikan bahan-bahan atau keterangan yang diperlukan oleh pimpinan. bawahan bertindak sebagai komunikator sedangkan pimpinan bertindak sebagai komunikan.5. Gagasan dan pendapat Dari uraian-uraian di atas. Laporan 2. maka realisasi dari bentuk komunikasi ini antara lain: 1. jelaslah bahwa dalam suatu organisasi komunikasi dua arah secara timbal balik sangat penting sekali demi terciptanya kerjasama dan kesatuan langkah dalam mencapai tujuan. Saran-saran 4. juga sebagai saluran bagi penyampaian pikiranpikiran atau perasaan-perasaan para karyawan. Penjelasan Sebaliknya komunikasi vertikal dari bawahan ke atasan. Keluhan-keluhan 5. Untuk lebih jelasnya mengenai komunikasi vertikal ini dapat dilihat pada gambar berikut: Gambar 2 Komunikasi Vertikal Melalui Rantai Komando dalam Struktur Organisasi Kepala Biro Komunikasi ke atas Kepala Bagian Kepala Urusan Kepala Seksi Karyawan Komunikasi ke bawah 11 . Usulan-usulan 3.

G. nota dan surat kabar. komunikasi horizontal seringkali berlangsung tidak formal. dan setelah tugas pekerjaan. Komunikasi horizontal atau ke samping mempunyai peranan penting untuk mengkoordinasikan kegiatan. Rapat pimpinan.Sumber: L. misalnya menggunakan memo. antara anggota staf. sesama karyawan dan sebagainya. musyawarah kerja Secara tidak langsung. 1987:53) 12 . atau pada waktu pulang kerja (2001:124). Wursanto. dapat membantu interaksi dalam pelaksanaan tugas pekerjaan. melainkan pada saat istirahat. rekreasi. Tertulis. Wursanto. Komunikasi horizontal dapat dilakukan dengan berbagai cara: Secara langsung. 1987:48 b. misalnya melalui telepon 2. Komunikasi ini sering terjadi di luar waktu kerja. Etika Komunikasi Kantor. rapat dinas 2. (I. Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar.G. Berbeda dengan komunikasi vertikal yang sifatnya lebih formal. Dengan demikian komunikasi horizontal perlu bagi pelaksanaan koordinasi. disela-sela waktu istirahat. dilakukan dengan cara: 1. Yogyakarta: Kanisius. dengan cara: 1. biasanya komunikasi ini dilakukan oleh antar anggota staf. Rapat kerja. karyawan sesama karyawan dan sebagainya. Onong Uchjana Effendy mengemukakan bahwa: Komunikasi horizontal ialah komunikasi secara mendatar. sehingga suasana menjadi lebih akrab dan tidak formal. Jika tadi kita ketahui komunikasi vertikal lebih bersifat formal maka komunikasi ini sifatnya lebih cenderung nonformal. Komunikasi horizontal pada umumnya bersifat pemberian informasi antara pimpinan satuan unit yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijaksanaan pimpinan sehingga tidak mengandung unsur perintah. sedang rekreasi. Mereka berkomunikasi satu sama lain bukan pada waktu mereka sedang bekerja. Lisan.

Bentuk realisasi dari komunikasi ini berupa antara lain: 1. Wursanto menyatakan bahwa: Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang berlangsung antara karyawan pada tingkat kedudukan yang berbeda pada tugas atau fungsi yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lain (1987:53). Secara jelas komunikasi diagonal dapat dilihat pada gambar sebagai berikut: Gambar 3 Komunikasi Diagonal Kepala Biro Kepala Bagian Kepala Bagian Kasie Kasie Kasie Kasie 13 . Penyampaian informasi 2. Komunikasi diagonal sama pentingnya dengan pelaksanaan arah komunikasi lainnya meskipun berbeda tingkatan dan kewenangannya namun melalui komunikasi ini masing-masing pihak akan memperoleh informasi yang bermanfaat bagi pelaksanaan kerja.G. Komunikasi Diagonal Komunikasi diagonal menurut Onong Uchjana Effendy (2001:125) disebut juga komunikasi silang (cross communication) adalah komunikasi antara pimpinan seksi dengan karyawan seksi lain. c. Kemudian I. dan menunjang terciptanya koordinasi yang baik antar karyawan. Surat tembusan 3. Rapat koordinasi Komunikasi ini menimbulkan rasa kebersamaan dan mengurangi konflikkonflik yang mungkin timbul.

jelaslah bahwa media massa memiliki peranan penting dalam menyebarkan informasi. b. Komunikasi eksternal terdiri dari dua jalur secara timbal balik. Jika informasi 14 . dan dari khalayak kepada organisasi: a.Sedangkan komunikasi eksternal yaitu: “komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi” (Onong Uchjana Effendy. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak Komunikasi dari organisasi kepada khalayak pada umumnya bersifat informatif. 2001:128). informasi dapat diterima secara serempak. perusahaanperusahaan besar yang disebabkan luasnya ruang lingkup komunikasi. yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa ada keterlibatan setidak-tidaknya ada hubungan batin. maka komunikasi eksternal ini sering digunakan. Sistem manajemen semakin terbuka dengan semakin besarnya peranan fungsi marketing”. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. yakni komunikasi dari organisasi kepada khalayak. karena melalui media massa. Pada instansi-instansi pemerintah seperti departemen. 2001:129) Dengan demikian. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak dapat melalui seperti:          Majalah organisasi Press release Artikel surat kabar dan majalah Pidato radio Film dokumenter Brosur Leaflet Poster Konprensi pers (Onong Uchjana Effendy. Lain halnya dengan pendapat Komaruddin Sastradipoera (2001:84) bahwa “komunikasi ektern merupakan komunikasi akibat langsung dari konsep bahwa entitas manajemen adalah suatu sistem terbuka.

c. untuk keperluan ini haruslah memahami azas-azas atau prinsip-prinsip komunikasi dan menerapkannya dalam pelaksanaan tugasnya. baik berbicara maupun menulis kita harus menyadari siapa yang kita tuju. b. Pengirim warta tidak boleh menyalahkan pihak penerima warta apabila wartanya tidak dimengerti. agar dapat berkomunikasi dengan secara efektif adalah komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain. Karenanya harus diusahakan agar segera dapat diatasi dalam arti kata tidak menimbulkan permasalahan-permasalahan negatif. Misalnya pengacara berbicara dengan orang awam dalam hal hukum maka jangan digunakan istilahistilah hukum yang orang awam tidak tahu. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti.yang disebarkan kepada khalayak menimbulkan efek yang sifatnya kontroversial (menyebabkan adanya pro dan kontra di kalangan khalayak). Dan orang yang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai suatu kewajiban untuk meminta penjelasan. PRINSIP-PRINSIP DALAM KOMUNIKASI KANTOR Seorang Kepala Kantor atau Manajer Administratif mempunyai tugas utama membina sistem komunikasi sebaik-baiknya. Asas komunikasi. maka ini disebut opini publik (public opinion). Opini publik ini sering sekali merugikan organisasi. Alasan tidak dimengertinya warta adalah 15 . baik bagi organisasi maupun khalayak. D. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain. Orang hanya bisa memahami tentang sesuatu hal jika menghubungkannya dengan hal lain yang telah dimengerti. Geoffrey Mills dan Oliver Standingford mengemukakan prinsip-prinsip komunikasi sebagai berlikut : a. Komunikator wajib membuat dirinya dimengerti. Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannya pada sesuatu hal lain yang telah dimengerti.

mungkin ia memerlukan penjelasan tambahan. Pemilihan Media Adalah penting untuk memilih media yang paling tepat misalnya: a) Bersemuka (rapat. atau belum memberi penjelasan yang memadai. 2. konferensi. c) Tertulis (surat. 1. Ruang Lingkup Media Komunikasi Kantor Komunikasi merupakan salah satu kegiatan rutin dari suatu kantor. sederhana dan mudah ditafsirkan. 5% dipergunakan untuk menulis 2. diketahui bahwa antara 75% sampai 90% dari waktu kerja kita. 4. 3. Penerima warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pengirim warta. sistem komunikasi yang timbal balik. semangat kerja akan terangkat. wawancara). Selain prinsip dasar di atas terdapat hal-hal yang harus dipertimbangkan untuk melakukan komunikasi yang baik. buku. Berdasarkan hasil dari suatu penelitian. kurangnya perhatian adalah suatu kelemahan dalam komunikasi. buku pedoman dll). kita pergunakan untuk komunikasi. surat edaran.karena pembicara atau penulis tidak memilih kata-kata yang tepat. 10% dipergunakan untuk membaca 3. d. Sebaiknya digunakan kalimat yang pendekpendek. Kejelasan Bahasa yang digunakan harus jelas dan ringkas. Integritas dan Ketulusan Semakin banyak bawahan diberitahu mengenai organisasi dan masa depannya. b) Lisan (telepon. yaitu: 1. semakin mereka menghargai integritas manajemen. Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta wajib untuk meminta penjelasan. Perhatian Perhatian harus diberikan oleh penerima komunikasi. E. pemakainya harus mengingat sasaran dan komunikasi. radio. 35% dipergunakan untuk berbicara dan 16 .

4. komunikator harus merencanakan komunikasi dengan baik. karena surat tersebut mungkin tidak diperhatikan? 7. Wursanto. 3. Kesan. Berapakah biaya persiapan dan pelaksanaan untuk mengadakan komunikasi? Berapakah perbandingan antara biaya dan manfaat (cast-benefit) dari media komunikasi yang di pergunakan? 17 . menyampaikan pesan secara lengkap. 2. (Jiwanto dalam I. Agar komunikasi efektif. yaitu pesan yang disampaikan haru diterima dengan baik oleh komunikan. 50% dipergunakan untuk mendengarkan. Apakah komunikasi itu harus dilakukan dengan komunikasi tertulis. Catatan. yaitu merumuskan pesan dengan jelas. Kecermatan. Apakan akan muncul masalah apabila informasi tersebut jatuh ke tangan orang yang tidak berhak? 5. sehingga catatan harus disiapkan? 6. 1987:29) Oleh karena itu komunikasi kantor harus efektif.G. Kecepatan. dilakukan dalam waktu yang tepat serta menggunakan media yang benar. Kerahasiaan. Sampai sejauhmana pentingnya komunikasi. kesalahan dengar hampir tak dapat dihindarkan. Biaya. Keamanan. Apakan informasi yang akan disampaikan membutuhkan kecermatan? Apabila data dalam bentuk angka disampaikan melalui telepon. Apakah resiko hilangnya informasi selama informasi itu disampaikan? 4. Apakah komunikasi dalam bentuk sedemikian rupa sehingga ia dapat menghasilkan reaksi yang diinginkan dari orang yang menerimanya? Apakah panggilan telepon tidak menyinggung penerimanya? Apakah surat justru memperlambat penerimaan informasi. menggunakan cara yang dapat dimengerti oleh penerima pesan. kualitas media yang baik sangat berpengaruh dalam proses komunikasi. untuk itu pemilihan media komunikasi itu sangat penting. Menurut Komaruddin (1993:84) dalam memilih media komunikasi perlu mempertimbangkan seperti berikut: 1. Salah satu penentu efektivitas komunikasi adalah media yang digunakan.

pameran. Sistem komunikasi tulisan (writen communication) Ini meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas pengantar sendiri. Sistem panggilan tugas (staff location system) Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari. maka media komunikasi pun dapat dikelompokkan menjadi media komunikasi intern dan media komunikasi ekstern. A. ban berjalan. pamflet. Sistem mekanis (mechanical system) Ini meliputi pipa udara.C. Media Komunikasi Eksternal Media komunikasi eksternal menurut sifatnya: 1. mengklasifikasikan media komunikasi kantor menjadi: 1. caranya meliputi sistem radio. pembagian media ini dikemukakan oleh I.Media komunikasi yang tepat akan menunjang keberhasilan kerja dalam komunikasi. foto. teleks sampai televisi 4. menemukan dan memanggil seseorang petugas dalam lingkungan pembangunan atau badan usaha yang luas seperti. telegram dan warkat tertulis lainnya. bunyi. buletin dan sebagainya. radio atau hanya corong udara. Karena komunikasi yang berlangsung di dalam kantor dan di luar kantor. misalnya: manajer produksi di beberapa pabrik atau dokter di hospital. bel atau tanda lampu. 2. majalah. 1992:63). ialah segala barang cetak seperti surat kabar. lukisan. Sistem komunikasi lisan (oral communication) Ini meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun ke dalam kantor sendiri. ialah media yang dapat dilihat seperti film. 18 . 3. Wursanto (1087:83) dengan mengklasifikasikan berdasarkan sifat media komunikasi. brosur. 2. Komunikator harus mampu memutuskan media komunikasi mana yang akan dipakai dari media komunikasi yang ada di kantor. menurut J. televisi. Media cetak. Denyer (dalam The Liang Gie. pengeras suara. Media visual.G. Macam-macam media komunikasi yang dipergunakan oleh kantor telah dirancang sebagai suatu sistem komunikasi kantor.

baik 19 . Radio 3. gramafon. tape. Saluran media komunikasi ke atas tertulis Menyediakan kotak saran Mengadakan suggesion plan Grievance procedure. ialah media yang dapat di dengar. ialah media yang dapat dilihat maupun media yang dapat didengar. Media audio-visual. Pameran. telepon. Pers 2. keinginan. Saluran media komunikasi internal tertulis: 1. yaitu komunikasi yang berlangsung dalam suatu kantor. Film dan televisi 4. serta masalah lain yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan. dengan cara menyediakan formulir yang harus diisi oleh para karyawan. Komunikasi internal kami namakan komunikasi kantor. bertujuan untuk mengetahui keluhan. Termasuk media ini. 1. 1. 4. Media auditif.3. tuntutan para karyawan.2. recorder. Media komunikasi internal Media komunikasi internal ialah media yang dipergunakan dalam komunikasi internal. Saluran media komunikasi ke bawah tertulis Uraian tugas Buku pedoman (manual handbook) Majalah atau buletin Memo atao nota dalam Papan pengumuman Laporan tahunan Penyusunan anggaran 1. misalnya televisi.1. Termsuk media ini. video. film. B. misalnya radio. Di bawah ini dikemukakan beberapa jenis media komunikasi eksternal yang sering atau umum digunakan.

Dalam usaha mencapai komunikasi yang efektif ini terdapat faktor-faktor yang dapat mempengaruhinya. Misalnya situasi atau keadaan yang sedang kacau komunikasi akan terhambat sehingga komunikasi tidak berhasil.G. antara kedua belah pihak. b. Clarity (kejelasan) 20 . Wursanto. Center (dalam I. kunjungan dan konferensi. Credibility (kepercayaan) Dalam komunikasi antara komunikator dengan komunikan harus saling mempercayai. 1. d. wawancara. antara lain dapat meliputi: rapat kerja laporan. Efektivitas Komunikasi Kantor Keberhasilan komunikasi yang dilaksanakan dalam kantor tidak akan tercapai dengan baik jika tidak ada usaha-usaha untuk mencapai komunikasi yang efektif. Saluran media komunikasi horizontal tertulis Memo atau nota dalam antar unit/bagian Mekanisme penyusunan anggaran. telepon. Scot M.dengan menyebutkan identitas para karyawan maupun tidak menyebutkan identitas para pegawai yang bersangkutan. Content (kepuasan) Komunikasi harus dapat menimbulkan rasa kepuasan. Saluran media komunikasi internal lisan Saluran media komunikasi internal lisan. 1987:68-70). Kepuasan ini akan tercapai apabila si berita dapat dimengerti oleh pihak komunikan dan sebaliknya pihak komunikan mau memberikan reaksi atau respons kepada pihak komunikator. yaitu sebagai berikut: a. Context (perhubungan pertalian) Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan situasi atau kondisi lingkungan pada waktu komunikasi berlangsung. c. Faktor-faktor tersebut terdiri atas tujuh faktor sehingga disebut dengan the seven c’s communication. komunikasi tidak akan berhasil atau menghambat komunikasi. Kalau tidak ada unsur saling mempercayai. pertemuan.3. F. mengemukakan faktor-faktor yang menyebabkan komunikasi efektif. Cultip dan Allen H. 2.

hendaknya dipakai saluran-saluran komunikasi yang sudah biasa dipergunakan dan sudah dikenal oleh umum. semakin mereka akan menghargai integritas manajemen. Capability and Consistency (kesinambungan dan konsistensi) Komunikasi harus dilakukan terus menerus dan informasi yang disampaikan jangan bertentangan dengan informasi yang terdahulu.Kejelasan yang dimaksud adalah kejelasan yang meliputi akan kejelasan isi berita. karena bila orang dilewatkan begitu saja. kurangnya perhatian yang cermat adalah kelemahan yang lazim. Setiap perubahan harus dijelaskan secara hati-hati pada tahap awal. Channels of distribution (saluran pengiriman berita) Agar komunikasi berhasil. Janganlah mempergunakan istilah-istilah yang kemungkinan tidak dimengerti oleh pihak penerima berita. Harus diberikan oleh penerima komunikasi. (b) Perhatian. Selain pendapat di atas ada beberapa hal pokok yang harus dipertimbangkan dengan cermat dalam komunikasi yaitu: (a) Kejelasan . g. e. Saluran komunikasi yang sering dipergunakan. Dengan memenuhi ke tujuh faktor tersebut komunikasi diharapkan dapat berjalan dengan baik sehingga tercapai tujuan yang efektif. Adalah penting untuk memilih media yang tepat: (i) Bersemuka-untuk wawancara. Semakin banyak pekerja diberitahu mengenai perusahaan dan masa depannya. 21 . Semangat kerja akan terangkat dan keselarasan kerja didorong. televisi dan telepon. mereka merasa kehilangan status dan dengan sendirinya merasa marah. f. (d) Pemilihan media. kejelasan istilah-istilah yang dipergunakan dalam pengoperan lambang-lambang. Komunikasi sedapat mungkin harus pula dikirim sepanjang garis weweenang yang diterima. (c) Integrasi dan ketulusan. rapat dan konferensi. pemakaiannya harus jelas selalu mengingat sasaran komunikasi. Bahasa yang digunakan harus jelas dan ringkas. Capability of Audience (kemampuan pihak penerima berita) Pengirim berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan pihak penerima berita. bisa melalui radio. kejelasan akan tujuan yang hendak dicapai.

meyakinkan. Fungsi Penting Komunikasi Komunikasi memiliki empat fungsi penting yaitu: 1. buku pedoman.   Mengklarifikasi dengan menyingkat informasi.  Memberikan fakta dibandingkan kesan. buku majalah. akurat. dan etis  Menyatakan tanggung jawab secara jelas. saran. radio. surat kabar. Komunikasi informal juga dapat mengontrol prilaku karyawan.(ii) Lisan-telepon. G. dengan menggunakan bahasa yang konkret dan menjelaskan secara detail yang dimaksud. skema. memberikan solusi terhadap masalah. misalnya jika salah satu karyawan bekerja terlalu lambat. Membujuk dan menyediakan rekomendasai. dengan menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu. dengan menggunkan tabel. sistem komunikasi timbal balik. (iii) Tertulis-surat. dan lain-lain. Ciri-ciri Pesan yang Efektif  Menyediakan informasi yang praktis. teman yang lain akan 22 . surat edaran. bagan. iklan. dengan menjelaskan apa yang kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan. Informasi harus jelas. biasanya pesan yang disampaikan adalah membujuk pegawai untuk melakukan sesuatu atau pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan manfaat yang akan mereka peroleh. mendiskusikan status sebuah proyek. maupun diagram yang menjelaskan pesan yang dimaksud. dan hal-hal yang membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka. kepada siapa melaporka hasil pekerjaanya. karena pesan kita hanya ditujukan pada orang-orang tertentu saja.komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menyanyakan ulang deskripsi pekerjaanya. foto. Fungsi control Setiap organisasi mempunyai hieirarki dengan wewenang yang menyertainya. menjelaskan mengapa perubahan dilakukan.

dan bandara. Fungsi Emosi Salah satu tujuan bekerja adalah berinteraksi sosial. Hal ini membutuhkan pemahaman tentang hukum. Salah satu interaksi sosial tersebut adalah komunikasi di mana masing-masing anggota organisasi dapat mengekspresikan emosi yang negatif. 3. misalnya frustasi atau tidak puas dengan pekerjaan yang dikerjakannya selama ini kepada teman sekerja. Fungsi Motivasi Fungsi ini biasanya dilakukan melalui pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka lakukan.mengomunikasikan ketidakpuasan mereka dengan menjauh ataupun mengejek bahwa yang bersangkutan sangat lambat. semakin banyak bisnis beroperasi lintas batas suatu negara dan berkompetisi dalam skala global. internet. individu atau organisasi akan dengan mudah mengambil keputusan. mobil. handphone dan lain-lainnya merevolusi cara bagaimana orang berkomunikasi serta meningkatkan kecepatan maupun frekuensi berkomunikasi. Durasi waktupun bukan masalah . tidak hanya di kantor sebagaimana dulu. senaik apa mereka mengerjakannya. H. 2. Perkembangna tersebut menuntut pegawai untuk lebih efektif dan efisien dalam berkomunikasi. 4. Dengan mentrasfer data dan alternatif piliha yang ada. Tantangan Komunikasi pada Masa Kini Pada masa kini banyak tantangan pada proses Komunikasi diantaranya yaitu:  Perkembangan teknologi. Fungsi Informasi Fungsi ini perhubungan dengan memperlancar pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen. dan apa yang sebaiknya dilakukan untuk menigkatkan kinerjanya. karena komunukasi dbisa dilakukan dalam 24 jam setiap hari baik dirumah.  Globalisasi dan perbedaan budaya antar pegawai. budaya maupun 23 .

I. a) b) c) d) Perbedaan bahasa dan presepsi. anggota tim yang berasal dri departemen yang berbeda dengan latar belakang budaya yang berbeda tentunya akan sulit menciptakan iklim berkomunikasi yang baik tanpa kita mampu untuk mendengar dan memahami satu sama lain. Melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens Hal utama yang harus dilakukan dalam berkomunikasi adalah memfokuskan diri pada audiens yang akan dituju. Walaupun banyak manfaat yang didapatkan. pengambilan keputusan tidak hanya monopoli para manajer karena rentang operasi perusahaan yang semakin luas seiring denga globalisasi. Hal ini diantisipasi dengan dibentuknya organisasi berbasis tim yang bekerja bersama mencapai tujuan perusahaan dengan mengurangi hierarki yang menghambat pengambilan keputusan cepat. Gangguan komunikasi Overlood informasi Penyaringan yang tidak tepat Dari beberapa hambatan tersebut.praktek bisnis dari semua negara dan mampu berkomunukasi dengan menggunakan bahasa yang berbeda. Bahkan seluruh dunia telah menggunakan bahasa inggris sebagai bahasa kedua di negaranya.  Organisasi yang berbasis tim. karena kita akan berusaha menyajikan pesan atau informasi lebih berarti pada sisi penerimaan untuk mendapatkan feedback yang diharapkan atas terjadinya komunikasi. Hambatan Komunukasi dan Kiat Menghindarinya Menurut Robbins ada 4 hambatan komunukasi yang akan mempengaruhi kualitas komunikasi yang kita lakukan. komunikasi yang dilakukan dapat dipastikan efektif. Antara lain adalah: a. ada beberapa kiat yang dapat dilakukan untuk meminimalisir dampak ambatan tersebut. Dengan melakukan ini. 24 .

bagaimana akan menyampaikannya akan menentukan tingkat keberhasilan komunikasi yang akan dilakukan. Orang yang etis pada umumnya dapat dipercaya. Menggunakan pesan yang singkat dan efek Konsep 4 W (what. J. adil dan tidak memihak. Semakin sedikit hubungan dalam rantai komunikasi. menghargai hak orang lain dan memperhatikan dampak tindakan mereka terhadap masyarakat. Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka Dengan cara mengimplementasikan debirokratisasi organisasi. ETIKA KOMUNIKASI KANTOR “etika komunikasi kantor”. dan lebih mendekati pelanggan. Mengapa harus menyampaikannya. dengan mengurangi level pada struktur organisasi. Komitmen untuk berkomitmen secara etis Komit pada komunikasi yang etis dan sesuai dengan norma yang berlaku akan membuat lebih mudah berkomunikasi dengan orang lain. c. kaidah. how and when) dapat diterapkan untuk berkomunikasi. Etika berarti norma. Walaupun struktur datar tidak selalu lebih baik. Orang yang tidak eits biasanya egois dan tidak peduli salah atau benar. Informasi apa yang akan disampaikan. meningkatkan produktifitas. atau ukuran tingkah laku yang baik. semakin kecil salah pengertian yang akan terjadi. struktur yang datar dan rentang kendali yang lebar semakin kecil kemungkinan terjadinya distorsi pesan dibandingkan struktur yang tinggi dan rentang kendali yang sempit. d. merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri. namun tren selama ini menunjukkan bahwa struktur tersebut cukup efektif dan efisien dalam upaya menghemat biaya. why.b. Dengan kata lain. serta menghalalkan segala cara untuk mencapai hasil akhir. nilai. Komunikasi kantor ialah penyampaian warta yang 25 .

face to face) tanpa melalui perantara. Secara lisan. ARTI PENTINGNYA KOMUNIKASI DALAM SUATU KANTOR Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat panting dalam kegiatan kantor menilik hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersamasama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. Agama & Hukum . K. 1. Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun tertulis. Norma Sopan Santun adalah norma yang mengatur tata pergaulan sesama manusia di dalam masyarakat.seorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horisontal maupun vertikal atau secara diagonal. Secara tertulis misalnya dengan menggunakan surat.etika merupaka syarat mutlak dalam hubungan antar pagawai. 26 .oleh karena itu. Norma memiliki fungsi sebagai pedoman dan pengatur dasar kehidupan seseorang dalam bermasyarakat untuk mewujudkan kehidupan antara manusia yang aman. akan berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif. tentram dan sejahtera. dapat terjadi secara langsung (tatap muka.Kebiasaan Yang Berlaku dalam Kehidupan Sehari-Hari Berikut di bawah ini adalah beberapa norma yang berlaku dalam kehidupan masyarakat di Indonesia.mengandung macam-macam keterangan dalam bidang tata usaha dari seseorang kepada orang lain yang terjadi dalam lingkungan suatu kantor. Macam Norma .  Etika menjadi atau pedoman bagi pegawai dalam berhubungan atau dalam berkomunikasi.Norma Sopan Santun.setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai:  Kesusilaan.pengurusan innformasi atau information handling yakni menyampaian dan penerimaan berita.dan atau budi pekerti yang baik  Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya. Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai lainnya. Secara tidak langsug berarti melalui suatu perantara (telpon).

3. aman. Norma hukum adalah norma yang mengatur kehidupan sosial kemasyarakatan yang berasal dari kitab undang-undang hukum yang berlaku di negara kesatuan republik indonesia untuk menciptakan kondisi negara yang damai. Norma agama adalah norma yang mengatur kehidupan manusia yang berasal dari peraturan kitab suci melalui wahyu yang diturunkan nabi berdasarkan atas agama atau kepercayaannya masing-masing. 27 . Proses komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbalbalik yang dapat digambarkan adalah pengirim mempunyai ide. makmur dan sebagainya.2. Atau sebagai proses pemindahandata dan memahami makna yang dimaksudkan. BAB III KESIMPULAN Komunukasi adalah sebagai proses mengirim dan menerima pesan dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau dorongan untuk bertindak sesuai dengan pesan. tertib. setelah itu pengirim menyandikan ide. pengirim mempunyai pesan. sejahtera. tahap selanjutnya penerima mengirim pesan. Agama adalah sesuatu hal yang pribadi yang tidak dapat dipaksakan yang tercantum dalam undang-undang dasar '45 pasal 29. penerima menguraikan pesan dan penerima menerima pesan.

tidak ada fungsi yang lebih penting dari yang lain. baik berupa komunikasi internal atau eksternal dalam bentuk komunukasi formal atau informal. gangguan komunikasi. Ciri-ciri pesan yang efektif adalah menyediakan informasi yang praktis.Fungsi komunikasi adalah fungsi kontrol. fungsi motivasi. 28 . Dalam dunia organisaasi tentunya sangat penting komunikasi karena ibarat aliran darah organisasi itu yakni komunikasi. komitmen untuk berkomunikasi secara etis serta menggunakan pesan singkat dan efektif. fungsi emosi dan fungsi informasi. mengklarifikasi dan menyingkat informasi serta membujuk dan menyediakan rekomendasi. Adapun hambatan dalam komunikasi adalah perbedaan bahasa dan presepsi. yaitu melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens. Komunikasi internal adalah pertukaran ide didalam norganisasi sedangkan komunikasi eksternal dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi guna mencapai tujuan organisasi. mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka. Setiap proses komunikasi yang terjadi di dalam organisasi akan melibatkan lebih dari satu fungsi yang ada. memberikan fakta dibandingkan kesan. Dari fungsi keempat tersebut. overlood informasi dan penyaringan yang tidak tepat. Ada beberapa kiat untuk meminimalisir hambatan tersebut.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful