Penjualan tunai dalam artian bahwa pembayaran itu dibayar per kas pada saat transaksi itu terjadi

. Yaitu di Kasir. Dalam contoh yang anda berikan saya lebih cenderung mengatakan bahwa itu adalah penjualan kredit, karena bagaimanapun penagihan tetap melibatkan bagian piutang. Ada hal yang penting dalam hal penjualan tunai. 1. Invoice langsung diterima oleh customer dan copy untuk buku besar langsung ke bagian akuntansi 2. Bagian piutang tidak dilibatkan dalam penjualan tunai 3. Perubahan persediaan dilakukan pada saat pembuatan invoice. (dalam sistem berbasis komputer) kalau pada sistem kredit pada saat pembuatan surat jalan. Jenis Penjualan Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya membahas pada sebuah perusahaan dagang yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ; Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer. Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang. Unit Organisasi yang terkait Procedure penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.[1] Dalam system berjalan sesungguhnya terdapat unit-unit fungsional namun belum mendukung arus informasi dapat berjalan dengan baik. Hal ini merupakan salah satu hambatan yang menyebabkan proses pencatatan transaksi tidak berjalan sebagaimana mestinya. Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu : Bagian Order Penjualan Bagian Otorita Kredit Bagian Billing/Piutang Bagian Stock & Delivery Bagian Buku Besar Bagian Pembelian Bagian Gudang

Invoice 2. arsip di bagian order penjualan Faktur Pajak 1. tembusan Jurnal 4. Arsip bagian delivery Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB) Invoice/Faktur 1. Faktur Pajak 2. Arsip 3. Extra Copy Kwitansi Sumber daya Hardware : Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan link .Bagian IT/Pengolahan Data Elektoronik Dokumen yang digunakan Penawaran Harga (PH) Order Form (OF) Memo Purcahse Order (PO) Surat Pengantar Supplier (SPS) Berita Acara Penerimaan Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ) 1 & 2 Tembusan pengiriman 3 Tembusan langganan 4. tembusan Piutang 3.

Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer. maka akan direkam sebagai back : : - . Quantity. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani. tanggal penyerahan barang. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. nomor surat pesanan atau pemesan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order. meliputi nama product. harga.Brainware : Menggunakan Personal yang telah ada dengan memberikan pelatihan Strukture Organisasi Melakukan konsolidasi Sasaran Automatisasi system akuntansi Penjualan Terbentuk system pengolahan data terdistribusi Mengurangi volume pekerjaan bagian akuntansi Menghindari keterlambatan laporan akuntansi Penjualan Dll Waktu yang diperlukan Aplikasi Penjualan sudah dapat digunakan Juni 2005 untuk bagian-bagian tertentu dan efektif mulai awal periode akuntansi 2006 Biaya Konsultan/dokumentasi : Programmer Pelatihan Uraian Prosedur Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing Merima Order dari langganan. dll. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request).

berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang. Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal. Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier. Bagian Gudang . dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery. Menyerahkan Delivery order. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang. Menerima faktur lembar ke-1. Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bagian Kredit Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer. Mencatat pembelian. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang. (order yang belum terpenuhi). Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.order. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery. Bagian Stock & Delivery Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order. untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani.

Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir) Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. . Menyerahkan barang kepada customer Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang. Membawa dan Menyerahkan barang ke customer Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani. Delivery Order Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang. Delivery Order dari bagian Stock & Delivery Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya. Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan Bagian Transportasi (Sopir) Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier) Menerima PO/Memo. & Delivery (melalui Kurir) Penjualan Barang Dari Stock Gudang Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang.Menerima Perintah/Permintaan Barang Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang) Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.

faktur pajak lembar Extra Copy. Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang Tembusan Jurnal. Delivery order lembar ke-2. Bagian Administrasi Keuangan Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah : Bagian Piutang Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar. Bagian buku besar . Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar Mengarsip Invoice lembar ke-4. Faktur Pajak lembar ke-2. Membuat surat penagihan B. (melalui Kurir) Bagian Invoice/Faktur Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery.Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui Kurir) Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. Menerbitkan listing penjualan harian Mendistribusikan Dokumen Invoice/Faktur. Faktur Pajak lembar ke-1. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server Menerbitkan faktur pajak.

2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang. · Pembelian Barang Dagang · Local · Import Pembelian Barang kebutuhan Kantor Pembelian barang teknik Unit Organisasi yang terkait Procedure PEMBELIAN melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi pembelian yang terjadi dapat diawasi dengan baik . Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik. pengendalian proses. Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan. pembelian dapat dibedakan beberapa jenis pembelian yaitu . Mencatat Jurnal transaksi Penjualan Bagian Jurnal Pembelian Menerima Copy Po dari bagian pembelian Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang Bagian pengolahan IT/Data elektronik Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Menerima copy Faktur Pajak. Pembelian Jenis Pembelian Pada PT.Bagian Jurnal Penjualan Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke. Sinarindo Megah Perkasa. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada. pemilihan teknologi dll.

Purchase order dibuat berdasarkan permintaan bagian yang memerlukan barang menggunakan surat permintaan pembelian (Purchase requested) Bagian yang mebutuhkan barang dapat memeberikan rekomendasikan supplier kepada bagian pembelian. namun keputusan pemilihan supplier merupakan ortorisasi bagian pembelian. disebutkan secara lengkap pada surat permintaan pembelian Bagian Pembelian Menerima dokumen Permintaan Pembelian dari bagian yang membutuhkan. dilakukan dengan menerbitkan order pembelian (Purchase Order) melalui department pembelian. Sepsifikasi barang yang diminta. . Jadi bukan hanya berdasarkan dara pada sistek komputer.Terdapat ( ) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem pembelian dan pembelian yaitu : Bagian yang membutuhkan barang Bagian Pembelian Bagian Penerimaan Bagian Akuntansi Dokumen yang digunakan Permintaan Pembelian/ Purchase Request Order Pembelian / Purchase Order Surat Jalan / Faktur /Nota dari supplier Berita Acara Penerimaan Uraian Prosedur Bagian yang membutuhkan Barang Membuat permintaan pembelian dan dilegalisasi oleh atasan langsung Untuk pembelian barang teknik terlebih dahulu harus diperiksa dan disetujui oleh bagian maintenance Memberikan keterangan yang jelas terhadap barang yang akan dibeli Mengirimkan permintaan pembelian yang telah disetujui oleh atasan langsung ke bagian pembelian Purchase Order Untuk memenuhi kebutuhan barang yang dibutuhkan perusahaan.

dapat dilakukan via telpon atau email Memilih Supplier yang memberikan spesifikasi sesuai dengan permintaan dengan harga terbaik. Bagian Utang 1. Membuat Order pembelian (Purchase Order) Mendistribusikan ke bagian terkait.Memeriksa status track record supplier yang direkomendasikan (bila ada) Membuata permintaan penawaran harga. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar. Merekam data transaksi PEMBELIAN dengan cara memasukan nomor order PEMBELIAN. Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal 4. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan dengan system PEMBELIAN adalah : A. Membuat surat penagihan B. 6. Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian 5. Bagian buku besar Bagian Jurnal PEMBELIAN . Bagian Gudang Menerima Perintah/Permintaan Barang Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua PEMBELIAN menggunakan barang yang ada di gudang) Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi. Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice 2. Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan Bagian Administrasi Keuangan Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Perekaman meliputi data transaksi piutang 3.

Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik. pengendalian proses. Menjurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang Bagian IT/Pengolahan Data elektronik Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Mencatat Jurnal transaksi PEMBELIAN Bagian Jurnal Pembelian 1. Menerima Copy Po dari bagian pembelian 2. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada. pemilihan teknologi dll. Menerima copy list PEMBELIAN harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke. 3.1. 2. Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan 3. . Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Menerima copy Faktur Pajak.2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful