SISTEM AKUNTANSI PIUTANG

SISTEM AKUNTANSI PIUTANG Prosedur Pencatatan Piutang Prosedur pencatatan piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur. Mutasi piutang disebabkan oleh transaksi penjualan kredit, penerimaan kas dari debitur, retur penjualan, dam penghapusan piutang. Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen Informasi mengenai piutang yang dilaporkan kepada manajemen adalah: 1. Saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur. 2. Riwayat pelunasaan piutang yang dilakukan oleh setiap debitur 3. Umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu Dalam akuntansi piutang, secara periodik dihasilkan peernyataan piutang yang dikirimkan kepada setiap debitur. Pernyataan piutang ini merupakan unsur pengendalian intern yang baik dalam pencatatan piutang, dengan mengirimkan secara periodik pernyataan piutang kepada setiap debitur, catatan piutang perusahaan diuji ketelitiannya dengan menggunakan tangapan yang diterima dari debitur dari pengiriman pernyataan tersebut dan dapat menimbulkan citra yang baik dimatta para debitur mengenai keandalaan pertanggungjawaban keuangan perusahaan. Untuk mengetahui status piutang dan kemungkinan tertagih dan tidaknya piutang, secara periodik fungsi pencatatan piutang menyajikan informasi umur piutang setiap debitur kepada manajer keungan. Daftar umur piutang ini merupakan laporan yang dihasilkan dari kartu piutang. Dokumen Dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan kedalam kartu piutang adalah: 1. Faktur Penjualan, dokumen ini digunakan sebagi dasar pencatatan timbulnya piutang atas dasar transaksi penjualan kredit. Dokumen ini dilampiri dengan surat muat (bill of loading) dan surat order pengiriman sebagai dokumen pendukung untuk mencatat transaksi penjualan kredit. 2. Bukti Kas Masuk, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur. 3. Memo Kredit, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian order penjualan. 4. Bukti Memorial (Journal Voucher), bukti memorial adalah dokumen sumber untuk dasar pencatatan transaksi kedalam jurnal umum. Dokumen inidigunakan sebagai dasar pencatatan penghapusan piutang. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kredit yang memberikan otorisasi penghapusan piutang yang sudah tidak dapat ditagih lagi. Catatan Akuntansi Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang menyangkut piutang adalah: 1. Jurnal Penjualan, catatan ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penjualan kredit. 2. Jurnal Retur Penjualan, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan. 3. Jurnal Penerimaan Kas, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur. 4. Kartu Piutang, catatan akuntansi ini digunakan untu mencatat mutasi dan saldo piutang kepada debitur. Organisasi Tugas fungsi akuntansi dalam hubungannya dengan pencatatan piutang adalah: 1. Menyelenggarakan catatan piutang kepada setiap debitur, yang dapat berupa kartu piutang yang merupakan buku pembantu piutang, yang digunakan untuk merinci rekening kontro piutang dalam buku

dan kemudian dibuat pita pembuktian ketelitian posting dari kartu piutang kemudian dicocokan dengan pita daftar total yang menyertai media pada saat diterima dari bagian penagihan. Setiap pelanggan akan menerima pernyataan piutang pada tanggal hari kerja yang sama setiap bulan. oleh bagian piutang diarsippkan menurut nama pelanggan dalam arsip faktur yang belum bayar (unpaid invoice file). Metode Pencatatan Tanpa Buku Pembantu (ledgerless bookeping). posting transaksi berkurangnya piutang dari transaksi retur penjulan di posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah di catat dalam jurnal retur penjualan. Transaksi Penghapusan Piutang. Dalam metode ini. 3. Pencocokan ini dimaksudkan untuk membuktikan ketelitian posting yang telah dilakukan. jurnal hanya menunjukkan jumlah total harian saja (tidak rinci). Jumlah faktur penjualan yang tercantum dalam pita daftar total tersebut dicatat dalam jurnal penjualan. 2. Transaksi Penjualan Kredit.. Pada metode ini faktur penjualan yang diterima dari bagian penaggihan. menunggu beberapa hari. Menghasilkan pernyataan piutang (account receivable statement) secara periodik dengan mengirimkannya kesetiap debitur. Posting Ditunda. Metode Konvesional. 2. Posting langsung kedalam kartu piutang dengan tulisan tangan. Faktur yang diterima dari bagian penagihan diterima oleh bagian piutang dalam batch disertai dengan pita daftar total (pre-list tape). Dalam metode ini pada akhir bulan.besar. b. posting transaksi berkurangnya piutang dari pelunasan piutang oleh debitur di posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal umum. Posting lansung kedalam kartu piutang dan pernyataan piutang. atau berupa arsip faktur terbuka (open invoice file).berbagai transaksi yang mempengaruhi piutang adalah: 1. Jurnal penjualan diisi dengan jumlah total penjualan harian yang merupakan julah faktur penjulaan selama sehari. Selanjutnya. 3. diadakan rekonsiliasi antara rekening kontrol piutang dengan daftar saldo (trial balance) yang disusun dari kartu piutang. faktur penjualan yang merupakan dasar untuk pencatatan timbulnya piutang di posting langsung setiap hari secara rinci ke dalam kartu piutang. dalam metode ini posting kedalam kartu piutang dilakukan atas dasar data yang dicatat dalam jurnal. Metode Posting Harian: 1. untuk nantinya secara sekaligus di posting kedalam kartu piutang bersama-sama dalam sekali periode posting dengan menggunakan mesin pembukuan. transaksi ini di posting dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal penjualan tersebut. 3. metode ini dibagi menjadi dua golongan berikut ini: a. 4. Metode Pencatatan Piutang Pencatatan piutang dapat dilakukan dengan salah satu dari metode berikut ini: 1. 2. transaksi berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang di posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang dicatat dalam jurnal umum. setiap bulan. 2. Ada dua cara menangani media yang akan diposting kedalam kartu piutang: 1. oleh bagian piutang disimpan sementara. Metode Posting Periodik: 1. Dalam metode ini. Transaksi Retur Penjualan. Media di posting kedalam kartu piutang sesuai dengan urutan pada waktu diterima dari bagian penagihan. yang berfungsi sebagai buku pembantu piutang. (2) mencatat dan menghitung saldo kartu piutang. Setiapbulan pula. 2. Metode Posting Langsung. Pada saat diterima . Media disortasi meurut abjad sebelum diposting. Penagihan Bersiklus (Cycle Billing). Menyelenggarakan catatan riwayat krredit setiap debitur untuk memudahkan penyediaan data guna memutuskan pemberian kredit kepada pelanggan dan guna mengikuti data penagihan dari setiap debitur. dilakukan kegiatan posting yang meliputi (1) posting media yang dikumpulkan selama sebulan tersebut kedalam pernyataan piutang dan kartu piutang. Transaksi Penerimaan Kas Dari Piutang. media di posting kedalam pernyataan piutang dengan kartu piutang dengan kartu piutang sebagai tembusan lembar kedua berfungsi sebagai kartu piutang. dalam metode ini Faktur penjualan beserta dokumen pendukungnay yang diterima dari bagian penagihan. 2. jurnal penjualan tersebut di posting ke rekening kontrolpiutang dalam buku besar. di posting satu per satu kedalam kartu piutang. metode ini membagi pekerjaan posting kedalam kartu piutang dan pernyataan piutang tersebut tersebar merata kedalam hari kerja selama sebulan.

Prosedur pembuatan pernyataan piutang saldo berjalan dengan rekening konvensional adalah ebaqgai berikut: a. dan faktur asli disimpan kembali kedalam arsip faktur yang belum dibayar. Pernyataan Saldo Berjalan Dengan Rekening Konvensional (Running Balance Statement With Conventional Account). pernyataan piutang ini berisi: (1) saldo kewajiban debitur pada awal bulan. 2. 4. lembar pertama formulir pernyataan piutang tersebut dipisahkan dari lembar kedua. Lembar kedua kemudian disimpan dalam arsip menurut nama debitur. c. Pernyataan Faktur Yang Belum Dillunasi (Open Item Statement). Pernyataan Satuan. Pada awal bulan berikutnya. Pada akhir bulan. Metode pencacatatan ini menggunakan batch system. jika saldo yang tercantum dalam pernyataan piutang berbeda dengan saldo yang tercantum dalam catatannya 2. Dengan demikian kartu piutang dalam bentuk pernyataan piutang ini dapat berisi informasi sekaligus. Pernyataan piutang dapat berbentuk berikut ini: 1. pendebitan dan pengkreditan kerekening debitur tersebut kedalam pernyataan piutang yang dipakai dalam bulan sebelumnya sebagai tembusannya. (2) mutasi debit dan kredit selama sebulan beserta penjelasan rinci setiap transaksi. lembar pertama akan berfungsi sebagai pernyataan piutang. c. Pada akhir bulan. dan (3) saldo kewajiban debitur pada akhir bulan. Pada Awal Bulan. Jika pelanggan hanya membayar sebagian jumlah dalma faktur. yang catat piutangnya hanya berisi mutasi tiap bulannya. b. Metode Pencatatan Piutang Dengan Komputer. arsip transaksi digunakan untuk memutakhirkan arsip induk piutang. d. Pengunaan bentuk pernyataan piutang ini dimungkinkan jika para pelanggan diharuskan membayar jumlah yang tercantum dalam faktur. pernyataan ini tidak memberikan informasi apapun kepada debitur untuk dasar rekonsiliasi dengan catatanya. dan berfungsi sebagai catatan piutang (buku pembantu piutang) e. jumlah kas yang diterima dan sisa yang belum dibayar oleh pelanggan dicatat pada faktur tersebut. Saldo piutang kepada debitur pada akhir bulan yang lalu (dari arsip tembusan pernyataan piutang bulan sebelumnya) dicantumkan dalam formulir pernyataan piutang tersebut. 4. sedangkan lembar kedua akan berfungsi sebagai catatan piutang (pengganti kartu piutang) b.dalam sistem ini dibentuk dua macam arsip: arsip transaksi (transaction file) dan arsip induk (master file) dan pancatatan piutangnya dilkukan secara hariain dan setiap hari pula. Perbedaan diantara pernyataan satuan dengan pernyataan saldo berjalan dengan rekening konvensional adalah terletak pada cara posting dan isi catatan piutangnya. Prosedur pembuatan pernyataan piutang dilakukan sebagai berikut: a. Hal ini tidak akan terjadi dalam bentuk pernyataan piutang satuan. . Jika pelanggan pelanggan membayar penuh jumlah yang tercantum dalam faktur penjualan. Pada awal bulan. Dalam sistem ini dokumen sumber yang mengubah piutang dikumpulkan dan sekaligus di posting setiap hari untuk memutakhirkan catatan piutang. d. Semua transaksi pendebitan dan pengkreditan ke rekening debitur tersebut dicatat dalam formulir pernyataan piutang yang sebagai tembusannya adalah kartu piutang. Pada awal blan berikutnya diambil formulir pernyataan piutang baru sebanyak 1 lembar dan selama kartu piutang debitur yang bersangkutan belum penuh. Pernyataan piutang berisi daftar faktur-faktur yang belum dilunasi oleh debiturnya pada tanggal tertentu disertai dengan tanggal faktur danjumlah rupiahnya. kemudian dipindahkan kedalam arsip faktur yang telah dibayar. Lembar pertama formulir tersebut berfungsi sebagai pernyataan piutang. Kemudian dibuat faktur tiruan yang berisi informasi yang sama dengan faktur aslinya. Prosedur Pencatatan Piutang Pernyataan piutang adalah formulir piutang yang menyajikan jumlah kewajiban debitur pad atanggal tertentu dan (dalam pernyataan piutang bentuk tertentu) disertai dengan rinciannya. dan kemudian dikirimkan kepada debitur yang bersangkutan. diambil formulir pencatatan piutang 1 lembar. satu set formulir pernyataan piutang yang baru (2 lembar) diambil disisi dengan saldo piutang kepada debitur yang bersangkutan pada akhir bulan yang sebelumnya (diambilkan dari arsip tembusan pernyataan piutang) 3. faktur yang bersangkutan di ambil dari arsip faktur yang belum di bayar dan di cap “lunas”. Semua transaksi pendebitan dan pengkeditan ke rekening debitur tersebut di catat dalam formulir pernyataan piutang (2 lembar) tersebut. diambil formulir pernyataan piutang 2 lembar.pembayarannya ada dua cara yang ditempuh: 1. pernyataan piutang dikirim kepada debitur yang bersangkutan. dan faktur tiruan tersebut kemudian disimpan dalam arsip faktur yang telah dibayar. Pernyataan Saldo Akhir Bulan.

Dalam junal disediakan kolom-kolom sesuai dengan unsur klasifikasi yang diinginkan tercantum dalam laporan penjualan. Penggunaan rekening tunggal dan rekening berkolom merupakan jawaban untuk menampung unsur klasifikasi yang banyak. dan jumlahnya ditulis pada summary strip akhir minggu. dihitung jumlahnya untuk kemudian dicatat dalam summary strip atau rekening. Jika perusahaan menjual berbagai produk. faktur ini merupakan media campuran. Media tunggal adalah media yang berisi satu pendebitan atau satu pengkreditan saja. Dengan demikian metode ini ditentukan oleh dua faktor: (1) jumlah unsur dalam klasifikasi. Metode Summary Strip Dan Metode Tiket Tunggal (Summary Strip And Unit Ticket Methods). Sedangkan dalam metode tiket tunggal dilakukan dengan mengubah media yang dipakai seebagai distribusi menjadi media tunggal. maka faktur penjualan ini merupakan media tunggal. Metode Rekening Tunggal Dan Rekening Berkolom (Unit Account And Columnar Acount Methods). Media tunggal dapat diperoleh dengan cara berikut ini: . Metode berkolom ini terdiri dari: a. misalnya mingguan. lebih banyak yang dapat ditampung oleh jurnal berkolom. Jurnal penjualan merupakan tembusan yang dihasilkan dari posting dengan mesin pembukuan transaksi penjualan kedalam dartu piutang. Setiap unsur dalam klasifikasi disediakan satu rekening. b. Hasil Penjualan Menurut Pramuniaga Metode Distribusi Penjulan Ada 5 metode distribusi penjualan : 1. Metode jurnal berkolom yang diselenggarakan dengan mesin pembukuan. Untuk membuat laporan periodik. dan jumlah tersebut disajikkan dalam laporan hasil penjualan menurut jenis produk. 3. dalam metode in jurnal penjualan dipakai sebagai alat distribusi. dengan demikian jumlah unsur berapapun dalam klasifikasi dapat ditampung dengan penyediaan rekening ini. Hasil Penjualan Menurut Saluran Distribusi 6. worksheet akan mampu menampung tambahan unsur dalam klasifikasi.Distribusi Penjualan Distribusi Penjualan adalah prosedur peringkasan rincian yang tercantum dalam faktur penjualan dan pengumpulan total ringkasan penjualan menurut daerah pemasaran tersebut untuk keperluan pembuatan laporan hasil penjualan menurut daerah pemasaran. Namun jumlha unsur dalam kasifikasi yang dapat ditampun oleh worksheet inipun terbatas. Hasil Penjualan Menurut Daerah Pemasaran 5. dan (2) frekuensi kegiatan setiap unsur dalam klasifikasi tersebut. diberbagai daerah pemasaran pada berbagai jenis pelanggan dengan berbagai variasi order size melalui berbagai pramuniaga. Hasil Penjualan Menurut Besarnya Order 4. atau satu kolom untuk setiap kelompok unsur dalam klasifikasi. Dari summary strip atau rekening ini kemudian dibuat laporan penjualan. c. Dalam metode ini faktur penjualan diubah menjasi media tingga. Dalam metode ini. Metode Jurnal Berkolom. maka laporan penjualan yang biasanya dibutuhkan oleh manajer pemasaran adalah sebagai berikut: 1. Tiket yang telah diisi data tersebut kemudian disortasi menurut klasifikasi yang telah ditentuka. Jika setiap faktur penjualan dapat digunakan dengan merekam beberapa produk sekaligus. Faktur penjuaan dicatat kedalam worksheet yang bersangkutan ssetiap hari dan pada akhir bulan setiap kolom worksheet dijumlah. 2. Hasil Penjualan Menurut Pelanggan 3. Metode worksheet. Hasil Penjualan Menurut Produk 2. distribusi data penjualan dilakukan dengan menyediakan satu kolom untuk setiap unsur dalam klasifikasi. summary strip harian dijajarkan. Dalam metode ini jurnal penjualan dihasilkan dari hasil posting transaksi penjualan kedalam kartu piutang. Media campuran (mixed media) adalah media yang berisi lebuh dari satu pendebitan atau lebih dari satu pengkreditan. Metode Berkolom (Columnar Methods). Umlah kolom yang disediakan oleh jurnal sangat terbatas. berupa tiket tunggal. Jika faktur penjualan dibatasi hanya digunakan untuk merekam satu macam produk yang dijual. Dengan menggunakan metode summary strip faktur penjualan disortasi menurut klasifikasi yang ditetapkan sebelumnya dan jumlah setiap unsur klasifikasi dihitung dan dicatat dalam summary strip. dilakukan penjumlahan setiap baris dalam summary strip secara mendatar. Dalam metode ini jurnal berkolom merupakan alat untuk menampung data sesuai dengan klasifikasi yang diinginkan dan merupakan sumber informasi untuk membuat laporan penjualan.

100 unsur atau lebih dari 1000 unsur. atau register yang harus disediakan dalam distribusi. hal ini akan menentukan jumlah kolom.1. Metode Register (Register Methods). berbagai distribusi penjualan dapat dilkukan dengan komputer tersebut. . Jika media berupa media tunggal. sehingga memungkinkan dihasilkannya laporan penjualan harian untuk 16 macamklasifikasi barang. Informasi Yang Akan Dicantumkan Dalam Laporan. sperti klasifikasi informasi yang dikehendaki tampak pada laporan dan dengan menggunakan metode ini juga pekerjaan sortasi dan sortasi kembali dilakukan dengan program komputer yang memerlukan waktu yang singkat. Metode ini menghasilkan informasi penjualan yang luar biasa. membuat media asli sebagai media tunggal. 5. Kegiatan stiap unsur dalam periode tertentu juga menentukan metode distribusi yang dipilih. membuat tiket tunggal dari faktur penjualan melalui kegiatan tersendiri. namun hanya 10 unsur yang aktif dalam setiap harinya. hal ini memerlukan metode distribusi yang berbeda dengan jika dari 100 unsur tersebut hanya 90%nya yang aktif. metode distribusi dengan menggunakan jurnla berkolom tidak dapat menghasilkan informasi tersebut. Metode register dalam distribusi penjualan dilakukan dengan alat register kas. Metode Dengan Komputer. kita hanya perlu memberikan kode yang benar terhadap transaksi penjualan yang terjadi. 2. jika register kas ini di hubungkan dengan komputer. Jika berbagai jenis klasifikasi perlu disajikan dalam laporan. Register kas yang lebih canggih dapat memilki register sampai 16. Media Yang Dipakai Sebagai Sumber Data Jika media yang dipakai sebagai dasar berupa media camouran. Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan metode ditribusi. Informasi yang dibtuhkan oleh manajemen sangat menentukan isi laporan yang akan dihasilkan oleh kegiatan distribusi. Apakah klasifikasi terdiri dari 5 unsur. Jika dalam klasifikasi terdapat 100 unsur. sehingga mmanajemen dapatmemperoleh laporan penjualan menurut informasi yang dikehendakinya. 3. 4.hal ini akan mendorong orang untuk memilih metode distribusi yang berisi didalamnya kegiatan sortasi penjualan. 3. rekening. Jumlah Unsur Dalam Klasifikasi Jumlah unsur dalam klasifikasimenentukan metode distribusi yang akan digunakan. hal ini memerlukan pengubahan media tersebut menjadi media tunggal untuk memudahkan sortasi bagi keperluan pembuatan laporan. dengan ketelitian yang tinggi. 2. membuat media tunggal sebagai produk sampingan dalam pembuatan faktur penjualan. Register kas yang sederhana dilengkapi dengan dua register yang memungkinkan setiap hari register kas ini menyajikan jumlah penjualan dengan dua macam klasifikasi. Dalam memilih metode distribusi berbagai faktor berikut ini harus dipertimbangkan: 1.