Makalah

Sistem Informasi Akuntansi

K ATA P ENGANTAR

Puji syukur, sudah sepantasnya dipanjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Kuasa yang telah memberikan rahmat dan ridho-Nya, kepada penulis sehingga makalah ini dapat diselesaikan. Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas Sistem Informasi Akuntansi. Penulis yakin bahwa makalah ini masih banyak kekurangannya. Hal ini disebabkan penulis kekurangan data, sementara data-data yang ada pada penulis kurang menyinggung teori-teori baru. Segala saran dan kritik dari manapun datangnya akan penulis terima dengan segala senang hati demi kesempurnaan makalah ini guna memenuhi harapan sebagai penerus bangsa.

Penulis

Sistem Akuntansi Pembelian |

1

.............................................................................. 1.................................. 17 Sistem Akuntansi Pembelian | 2 ...................................................................................................................................................................................................... 3 Tujuan ............................................................................. 2......................Makalah Sistem Informasi Akuntansi D AFTAR I SI Kata Pengantar ............................................ Pendahuluan ... 5 Pengertian Sistem Akuntansi .................. 5 Sistem Akuntansi Pembelian ............................. 2 BAB 1............ 4 PEMBAHASAN.............3 BAB 2......2 1...................................................2 BAB 3.............................................................. 1 Daftar Isi....................................................................................1 1..................... 3 Sasaran .....................................................1 2................................................................................. 7 Penutup ........ 3 Latar Belakang ....................................................

Semua prosedur harus dijalankan secara efektif dan efisien untuk melaksankan suatu system pembelian yang baik.2 T UJUAN Tujuan utama penyusunan sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut : a. Dengan sistem pembelian yang baik. hutang dagang dan pengeluaran kas Sistem aplikasi pembelian mencakup prosedur permintaan pembelian. Sistem Akuntansi Pembelian | 3 . maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. penerimaan. Baik itu pembelian bahan baku untuk jenis perusahaan manufaktur atau pembelian produk untuk jenis perusahaan dagang. 1. Untuk mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian. d. maka perusahaan dapat melakukan kontrol terhadap setiap kegiatan pembelian.Makalah Sistem Informasi Akuntansi BAB 1. Transaksi pembelian melibatkan bagian-bagian permintaan (gudang). P ENDAHULUAN 1. Untuk menjamin tersedianya informasi yang tepat guna. prosedur pencatatan penerimaan barang dan prosedur pencatatan pembayaran. prosedur order pembelian. sehingga perusahaan dapat terhindar dari kerugian dengan adanya pembelian fiktif yang mungkin saja dilakukan oleh pihak-pihak tertentu perusahaan. Untuk meningkatkan sistem pengendalian intern yang berkaitan dengan pembelian c.1 L ATAR B ELAKANG Dalam SIA siklus-siklus pemprosesan transaksi salah satunya adalah siklus pengeluaran yaitu kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan. Salah satu bagian dari siklus pengeluaran adalah pembelian. b. baik barang. prosedur penerimaan barang. pembelian. terpercaya dan tepat waktu.

Fungsi gudang bertanggungjawab mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang diterima oleh fungsi penerimaan. beberapa fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian. mutu. fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memeroleh informasi mengenai harga barang. Masing-masing fungsi mempunyai tanggung jawab yang berbeda. menentukan pemasok dan mengeluarkan order.3 S ASARAN Makalah ini disusun sebagai materi pembelajaran untuk memberikan pemahaman tentang Sistem akuntansi pembelian meliputi Transaksi pembelian. dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok.Makalah Sistem Informasi Akuntansi 1.terdapat 2 fungsi yaitu fungsi pencatat uang dan fungsi pencatat persediaan yang masing-masing memiliki tanggung ajwab yang berbeda. fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi. Fungsi penerimaan bertanggungjawab melakukan pemeriksaan terhadap jenis. antara lain fungsi gudang. fungsi pencatat uang bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian ke register bukti kas keluar dan untuk fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan Sistem Akuntansi Pembelian | 4 . fungsi pembelian. sedangkan dalam fungsi akuntansi .

arus informasi dalam jumlah yang sangat besar mengalir ke pengambil keputusan dan pemakai lainnya untuk memenuhi berbagai kebutuhan internal. Setiap hari dalam dunia bisnis. mengidentifikasikan. pemasok dan para stakeholders yang memiliki kepentingan terhadap perusahaan. maka disusunlah system akuntansi. Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak intern maupun ekstern perusahaan. mengumpulkan dan memberikan laporan untuk dikomunikasikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan Sistem Akuntansi Pembelian | 5 .1 P ENGERTIAN S I STEM A KUNTANSI Dalam perusahaan kebutuhan akan informasi merupakan sumber daya vital bagi kelangsungan hidup organisasi bisnis kontemporer.” Menurut Soemarso (2004:14) akuntansi dapat didefinisikan sebagai berikut : “Proses mengidentifikasikan. seperti pelanggan. mengatur dan melaporkan informasiinformasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut.” Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi suatu system yang dimulai dari mengidentifikasi. Selain itu. informasi mengalir keluar dari organisasi ke pemakai eksternal.Makalah Sistem Informasi Akuntansi BAB 2. System ini direncanakan untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak intern dan ekstern. PEMBAHASAN 2. mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi ekonomis mengenai suatu badan usaha kepada berbagai pihak. Adapun beberapa definisi mengenai system dan prosedur sebagai berikut : Menurut Bodnar dan Hopwood (2003:1) mendefinisikan akuntasi sebagai berikut : “Akuntansi sebagai suatu system informasi. System akuntansi ini dapat disusun oleh perusahaan baik secara manual ataupun dapat diproses dengan menggunakan mesin-mesin.

catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. 3. 5.Makalah Sistem Informasi Akuntansi agar dapat mengetahui atau mengevaluasi kondisi dan kegiatan ekonomi perusahaan. Menurut Mulyadi system akuntansi (2001:3) adalah “Organisasi formulir. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok. Dari definisi system akuntansi tersebut. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok. 6. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu. unsur suatu system akuntansi pokok adalah formulir. buku besar dan buku pembantu serta laporan. 2. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian. catatan yang terdiri dari jurnal. 4. System akuntansi menitik beratkan kepada informasi yang diberikan oleh manajemen untuk pengambilan keputusan Sistem Akuntansi Pembelian | 6 .” Informasi yang diperlukan oleh manajemen dan system pembelian menurut Mulyadi (2001:303) adalah : 1.

fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Fungsi Yang Terkait Fungsi yang terkait dalam system akuntansi pembelian adalah : a.2 S ISTEM A KUNTANSI P EMBELIAN Pembelian merupakan akun yang digunakan untuk mencatat semua barang yang dibeli perusahaan dalam satu periode. Seperti akan dijelaskan secara lebih detail pada bagian selanjutnya. jaringan prosedur yang membentuk system akuntansi pembelian. b. 1. Pembelian yang dilakukan perusahaan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan barang perusahaan dalam memproduksi. unsur-unsur pengendalian intern dalam pembelian dan bagan alir dokumen. Fungsi Pembelian Sistem Akuntansi Pembelian | 7 . dokumen yang digunakan. Fungsi Gudang Dalam system akuntansi pembelian. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokan dan pembelian impor.Makalah Sistem Informasi Akuntansi 2. Maka digunakanlah system akuntansi pembelian oleh perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Dalam pelaksanaan system Akuntansi Pembelian menurut Mulyadi (2001:299) terdapat beberapa hal yang harus diketahui antara lain : fungsi-fungsi yang terkait dalam pembelian. catatan akuntansi yang digunakan.

Prosedur Pencatatan Utang f. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang.Makalah Sistem Informasi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang. dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Prosedur Order Pembelian d. Prosedur Penerimaan Barang e. c. Fungsi Penerimaan Dalam system akuntansi pembelian. Mulyadi (2001:301) Sistem Akuntansi Pembelian | 8 . Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok c. : Sumber Sistem Informasi Akuntansi. Dalam system akuntansi pembelian. menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang. Prosedur Permintaan Pembelian b. 2. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Jaringan prosedur yang membentuk system akuntansi pembelian adalah : a. d. Sedangkan fungsi persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. Prosedur Distribusi Pembelian Ket. fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis.

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim Surat Order Pembelian kepada pemasok yang dipilih dan Sistem Akuntansi Pembelian | 9 .Dalam prosedur ini. untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Prosedur Order Pembelian. b.1 adalah sebagai berikut : a. c. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok .Makalah Sistem Informasi Akuntansi Jaringan prosedur yang membentuk akuntansi pembelian seperti dapat dilihat dalam gambar II. Fungsi Pembelian mengirimkan surat permintaan harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain. dalam prosedur ini Fungsi Gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir Surat Permintaan Pembelian kepada Fungsi Pembelian. Prosedur Permintaan Pembelian.

dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa pembelian. Prosedur Distribusi Pembelian. e. fungsi yang meminta barang. Prosedur Pencatatan Utang. Surat Permintaan Pembelian Surat Permintaan Pembelian ini merupajan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau pemakai barang untuk meminta fungsi pembeli melakukan pembelian barang dengan jenis. f.Makalah Sistem Informasi Akuntansi memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya Fungsi Penerimaan. g. Dalam prosedur ini Fungsi Penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis. Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntasi pembelian menurut mulyadi (2001:303) adalah a. d. Laporan Penerimaan Barang dan Faktur dari Pemasok dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan Laporan Manajemen. dokumen-dokumen yang berhubungan dengan 3. jumlah dan mutu. 1 lembar Sistem Akuntansi Pembelian | 10 . Surat Order Pembelian. Prosedur Penerimaan Barang. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan.

Surat Perubahan Order Dokumen ini kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya diterbitkan. Tembusan Pengakuan oleh Pemasok 3. Tembusan bagi Unit Peminta Barang 4. pengantiaan atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. spesifikasi. mutu dan kuantitas. b. perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas. c. Surat Order Pembelian 2.Makalah Sistem Informasi Akuntansi untuk fungsi pembeli dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sbb: 1. Sistem Akuntansi Pembelian | 11 . Surat Order Pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Surat Permintaan Penawaran Harga Dokumen ini digunakan untuk penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. Tembusan Fungsi Penerimaan 6. e. jadwal penyerahan barang. Laporan Penerimaan Barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis. spesifikasi. Tembusan Fungsi Akuntansi d. Arsip Pemasok 5.

Kartu Utang Sistem Akuntansi Pembelian | 12 . Jiki dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan Voucher Payable Procedure. Jurnal Pembelian Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure.Makalah Sistem Informasi Akuntansi Biasanya perubahantersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat order pembelian. Catatan Akuntansi Yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian menurut mulyadi (2001:308) adalah : a. 4. Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa dokumen-dokumen yang dipakai dalam sistem akuntansi pembelian ini merupakan hal penting dalam pembentukkan bagan alir dokumen pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai peruntah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran. f. b. Register Bukti Kas Keluar Register Bukti Kas Keluar (Voucher Register). c. jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. Bukti Kas Keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.

Pengendalain internal dapat melindungi aktiva dari pencurian. d. kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaaan yang dibeli. kartu utang dan kartu persediaan.Makalah Sistem Informasi Akuntansi Jika dalam pencatatan utang. jurnal pembelian. Tujuan pengendalian intern yaitu : menjaga kekayaan (persedian) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar) menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan). perusahaan menggunakan account payable procedure. Unsur Pengendalian Intern Dalam perusahaan dibutuhkan pengendalian intern yang sangar bagus dalam melakukan segala aktivitas kegiatan. yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.buku pembantu yang digunakan untuk mencatar utang kepada pemasok adalah kartu utang. Pengendalian ini dirancang sedemikian agar tercapainya tujuan yang diharapkan. 5. Kartu Persediaan Dalam sistem akuntansi pembelian. Sistem pencatatan dengan catatan seperti itulah yang dibutunkan dalam akuntansi pembelian. Salah satu pelanggaran palin serius terhadap penfendalian internal adalah penggelapan oleh karyawan. Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa dalam pencatatan akuntansi pembelian dibutunkan registrasi bukti kas keluar. penyalahgunaan. Jika dalam pencatatan utang. penggelapan. Sistem Akuntansi Pembelian | 13 . Menurut Warren et al (2005:662) pengendalian intern adalah kebijakan dan prosedur yang diterapkan perusahaan dengan tujuan menjaga aktiva. atau penempatan aktiva pada lokasi yang tidak tepat. perusahaan menggunakan account payable procedure.

Makalah Sistem Informasi Akuntansi memastikan informasi bisnis yang akurat. Dalam organisasi harus dipisahkan tiga fungsi pokok berikut ini Tidak ada satupun transaksi yang dilaksanakan dari awal sampai fungsi operasi. menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan)”. Hal ini dimaksudkan agar selalu terjadi pengecekan intern (internal check) dalam pelaksanaan suatu Sistem Akuntansi Pembelian | 14 . Perancangan organisasi harus didasarkan pada unsur pokok sistem pengendalian intern berikut ini : a. fungsi penyimpanan dan fungsi akuntansi. b. Sedangkan menurut Mulyadi (2001:163) “Unsur pengendalian intern yang ada dalm distem akuntansi pembelian adalah untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi berikutnya ini : menjaga kekayaan (persediaan). dan memastikan kepatuhan kepada hukum dan perundang-undangan. dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu”. akhir hanya oleh satu orang atau fungsi saja. memeriksa ketelitian. dan kewajiban perusahaan (utang dagang). Unsur pengendalian intern dalam sisem akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001:313) terdiri dari organisasi. sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta praktek yang sehat. Menurut Zaki Baridwan (2002:173) pengendalain intern adalah “Pengendalain intern ini meluputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan. Dari kedua definisi pengendalian intern di atas dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern bertujuan menjaga keamanan data perusahaan dengan lebih teliti dalam hasil yang didapatkan.

fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara meghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. Praktik yang Sehat Praktik yang sehat dalam organisasi terdiri dari penggunaaan formulir bernomor urut tercetak. Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan leh manager yang memiliki wewenang untuk itu. Sistem Otorisasi Dalam organisasi. Setiap transaksi yang terjadi dicatat melalui prosedur pencatatan tertentu. bukti kas keluar beserta untuk memperoleh potongan tunai.Makalah Sistem Informasi Akuntansi transaksi . terdapat pengecekkan harga. pada dokumen sumber atau dokumen pendukung. Sistem Akuntansi Pembelian | 15 . catatan ini berfungsi sebagai buku pembantu utaqng sevara periodik direkonsiliasi dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai. Tidak ada satupun transaksi yang terjadi yang tidak di otorisasi oleh yang memiliki wewenang untuk itu. syarat pembelian. dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut di proses untuk dibayar. Maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamananya dan data akuntansi yang dicatat terjamin keelitian dan keandalannya. bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok. 2. setiap transaksi keuangan terjadi melalui sistem otorisasi tertentu. 3. pemasok dipilik berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok. barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian . sehingga kekayaan perusahaan terjamin keamaannya dan data akuntanasi terjamin ketelitian dan keandalannya.

Dengan penggunaan unsur sistem pengendalian untern tersebut. pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Sistem Akuntansi Pembelian | 16 .Makalah Sistem Informasi Akuntansi Dari penjelasan diatas dapar disimpulkan bahwa dalam pengendalian intern sebuah perusahaan itu setiap transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi. setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan di cek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan yang lain.

mengetahui perusahaan. b. khususnya dalam memberikan informasi-informasi akuntansi yang di gunakan dalam menentukan apakah pembelian bahan baku di lakukan secara tunai atau kredit. 2. 3. Sistem Informasi Akuntansi sangat membantu dalam pengambilan keputusan manajemen pembelian. System ini direncanakan untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak intern dan ekstern.Makalah Sistem Informasi Akuntansi BAB 3. 4. Prosedur permintaan pembelian Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Sistem Akuntansi Pembelian | 17 . Fungsi Gudang Fungsi Pembelian Fungsi Penerimaan Fungsi Akuntansi atau mengumpulkan mengevaluasi dan memberikan dan laporan untuk dikomunikasikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan agar dapat kondisi kegiatan ekonomi Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian: a. maka disusunlah system akuntansi. System akuntansi ini dapat disusun oleh perusahaan baik secara manual ataupun dapat diproses dengan menggunakan mesin-mesin. P ENUTUP Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak intern maupun ekstern perusahaan. Sistem Akuntansi adalah akuntansi suatu system yang dimulai dari mengidentifikasi. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah: 1.

Makalah c. Sistem Informasi Akuntansi Prosedur order pembelian Prosedur penerimaan barang Prosedur pencatatan hutang Catatan akuntansi yang di gunakan untuk mencatat transaksi pembelian: a. e. d. c. d. b. Register bukti kas keluar Jurnal pembelian Kartu hutang Kartu persediaan Sistem Akuntansi Pembelian | 18 .