MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN

Memilih jenis penggandaan dokumen yang sesuai

Bisnis Manajemen

Indikator:
1. Alat serta materi yang sesuai diidentifikasi dan dipilih untuk melaksanakan tugas 2. Jumlah dan sumber diperhitungkan secara tepat untuk menyelesaikan pekerjaan

Bisnis dan Manajemen

Tujuan Pembelajaran:
Setelah berdiskusi siswa dapat:  Menjelaskan pengertian penggandaan  Menjelaskan fungsi penggandaan  Menyebutkan Jenis-jenis alat pengganda.  Menyebutkan bagian-bagian dari jenis mesin pengganda  Menjelaskan fungsi masing-masing bagian dari berbagai mesin pengganda.  Menjelaskan hal-hal yang harus diperhatikan untuk memilih peralatan pengganda

Bisnis dan Manajemen

Pengertian Penggandaan:
 Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Balai Pustaka, ditulis arti kata penggandaan, yakni : proses, cara, perbuatan menggandakan.  Jadi kata menggandakan dapat diartikan, usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen.  Dapat diartikan pula penggandaan dokumen, berarti suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan menggunakan alat pengganda.
Bisnis dan Manajemen

Fungsi Penggandaan
1. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin 2. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya 3. Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan 4. Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya 5. Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal
Bisnis dan Manajemen

3. Mesin stensil. bahan kimia. serta dapat merubah warna sesuai keinginan.Jenis-Jenis Alat Pengganda: 1. Mesin rissograph. yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi denganmenggunakan cahaya. yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy. yakni : suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil. 2. koreksilak Bisnis dan Manajemen . Mesin foto copy biasa. panas. atau muatan listrik statis. dapat memperbesar dan memperkecil.

Mesin Foto Copy  Proses foto copy dimulai pada saat dokumen asli yang akan diduplikasikan diletakkan pada permukaan kaca. sebagai berikut : Bisnis dan Manajemen . untuk lebih jelas pelajarilah terlebih dahulu bagian-bagian dari mesin foto copy.  Bagian kertas putih akan memantulkan cahaya lebih banyak daripada bagian yang berwarna. Kemudian dokumen tersebut disinari dengan cahaya yang berjalan.

Berfungsi untuk menutup atau memegang lembaran asli yang akan dicopy Bisnis dan Manajemen .Bagian-Bagian Mesin Fotokopi  Tutup asli (original cover. original holder. platen cover).

Skala ini berfungsi untuk mengatur lembaran asli agar tepat pada posisi tengah Bisnis dan Manajemen . Berfungsi untuk meletakkan lembar asli. pada bagian tepi kanan terdapat skala yang perbangkal pada titik tengah.Bagian-Bagian Mesin Fotokopi  Kaca tempat asli (original glass).

Bagian-Bagian Mesin Fotokopi  Papan tempat asli (original tray. Berfungsi untuk meletakkan lembar asli yang belum dicopy atau yang sudah dicopy Bisnis dan Manajemen . original support).

power switch).Bagian-Bagian Mesin Fotokopi  Tombol on–off (on-off switch. Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan mesin. Bisnis dan Manajemen .

Berfungsi sebagai tempat penampung hasil penggandaan Bisnis dan Manajemen .Bagian-Bagian Mesin Fotokopi  Papan hasil penggandaan (copy tray).

memperbaiki kertas yang menggulung roll dan service mesin Bisnis dan Manajemen .Bagian-Bagian Mesin Fotokopi  Kerangka mesin. Pada mesin tertentu di bagian samping terdapat tutup mesin yang mudah dibuka untuk mengganti tinta.

by pass base). Berfungsi untuk operasi manual atau memasukkan kertas copy satu per satu Bisnis dan Manajemen . manual feed table.Bagian-Bagian Mesin Fotokopi  Papan kertas untuk operasi manual (by pass feed table.

Papan kertas untuk mendapatkan penggandaan (salinan). Tiap baki memuat 250500 lembar kertas dengan ukuran sendiri-sendiri. seperti : A4.Bagian-Bagian Mesin Fotokopi  Baki kertas kaset (cassette). A3. B4 dan B5 Bisnis dan Manajemen .

yakni : Lembar kertas. Untuk menempatkan persediaan kertas copy Bisnis dan Manajemen .Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi.

yakni  Papan dokumen otomatis. Untuk memasukkan dokumen/lemba r asli secara otomatis. sangat bermanfaat untuk menggandakan lembar asli yang banyak Bisnis dan Manajemen .Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi.

Sorter ini terdiri atas 10 rak dan 20 rak Bisnis dan Manajemen . yakni  Papan penyortir (sorter).Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi. Untuk memisah-Misahkan hasil penggandaan yang terdiri dari lembaran asli yang banyak dengan salinan yang banyak pula.

Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi. Untuk meletakkan kertas dalam jumlah banyak. dapat menampung sampai 1. yakni  Papan kertas besar (large capacity).000 lembar kertas dengan ukuran A4 dan B4 Bisnis dan Manajemen .

kecepatan menyalin 5-10 lembar per menit. dengan ukuran kertas A4 (210 x 297 mm) Bisnis dan Manajemen .Mesin foto copy kecil (Portable)  Mesin foto copy kecil (Portable). Ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing.

berat mesin ± 70 kg kecepatan menyalin 15-25 lembar per menit. dengan ukuran kertas A3 (297x420 mm) dan B4 (257x364 mm) Bisnis dan Manajemen .Mesin foto copy sedang (standar)  Mesin foto copy sedang (standar).

dapat memperbesar dan memperkecil. berat mesin di atas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3 lembar per menit. serta dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis Bisnis dan Manajemen .Mesin foto copy besar  Mesin foto copy besar. menggandakan pada kertas berwarna.

Mesin Stensil  Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang Cash Register disebut dengan stensil sheet atau sit stensil. Bisnis dan Manajemen .

Ada 2 macam mesin stensil Mesin stensil manual Mesin stensil manual dan elektrik Bisnis dan Manajemen .

 Kain penyaring (silk screen) dibersihkan dengan bensin  Setelah dibersihkan. Bisnis dan Manajemen .  Rol perataan tinta/cairan (inpression roller) dibersihkan dengan sabun (untuk mesin stensil jangan menggunakan bensin atau minyak tanah).Cara perawatan mesin stensil  Selalu dibersihkan dari kotoran yang berupa debu. pada bagian yang berputar diberi minyak pelumas. serbuk kertas dan lain-lain.  Diletakkan pada tempat yang kering dan tidak terkena sinar matahari langsung.

Memilih jenis penggandaan dokumen yang sesuai:  Spesifikasi alat/mesin yang dibutuhkan dalam penggandaan dokumen. Jumlah salinan yang dibutuhkan 2. Perlu tidaknya penduplikasian warna 4. Mesin dipergunakan untuk pemakaian yang intensif atau yang biasa Bisnis dan Manajemen . Jenis dan kualitas kertas yang digunakan 3. dalam memilih peralatan pengganda dokumen. perlu memperhatikan hal-hal berikut: 1.

MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN Melakukan penggandaan Bisnis Manajemen .

Dokumen digandakan dan dikumpulkan . Pekerjaan diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan Bisnis dan Manajemen . 2. Penggandaan dijilid sesuai dengan spesifikasi 4.Indikator: 1. Dokumen digandakan sesuai standar untuk dipresentasikan 3.

 Melakukan penjilidan sesuai dengan spesifikasi Bisnis dan Manajemen .Tujuan Pembelajaran: Melalui pengamatan siswa dapat:  Melakukan penggandaan dokumen sesuai petunjuk yang terdapat pada manual book  Mengoperasikan mesin pengganda sesuai dengan fungsi masing-masing bagian dari berbagai mesin pengganda.

Pengoperasian Mesin Foto Copy  Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON Bisnis dan Manajemen .

Pengoperasian Mesin Foto Copy  Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah Bisnis dan Manajemen .

Pengoperasian Mesin Foto Copy  Dengan menekan tombol pengatur hasil copy. Bisnis dan Manajemen .

Pengoperasian Mesin Foto Copy  Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki Bisnis dan Manajemen .

Pengoperasian Mesin Foto Copy  Tekan tombol cetak (start) Bisnis dan Manajemen .

Pengoperasian Mesin Foto Copy  Jika sudah selesai tekan tombol OFF Bisnis dan Manajemen .

Bisnis dan Manajemen . Hal ini dikarenakan kesalahan pengetikan memang dapat dibetulkan dengan koreksi. Sebelum mengetik pada sit stensil sebaiknya huruf pada tuts dibersihkan terlebih dahulu dengan sikat kawat halus karena sering kotor terkena endapan beas karbon atau tip-eks. Pengetikan pada sit stensil sebaiknya tidak perlu tergesa-gesa. 2. tetapi akan menghasilkan cetakan yang kurang memuaskan. Di dalam menghentak tuts tidak perlu ekstra kuat.Cara pengoperasian mesin stensil 1. tetapi denga normal hentakan saja sudah cukup untuk menghasilkan cetakan yang baik. 4. 3. Sit stensil harus benar-benar rata pada roll mesin tik agar menghasilkan bekas ketikan yang baik di sit stensil.

kemudian dioperasikan. Bisnis dan Manajemen . Stensil digores. entah dengan mesin tik (tanpa tinta) atau dengan tulisan tangan atau digambari menggunakan pena khusus. Senantiasa membaca dulu hasil ketikan sebelum kita melepaskannya dari mesin. Master dapat pula disiapkan dengan proses pengopian pemindahan-panas atau dengan pemotong stensil elektronik. Stensil terdiri atas suatu lapisan bahan dengan pelapis yang kedap tinta. Mesin putar. 6. 7. bisa menggunakan tangan atau listrik. Tinta ditekan menembus goresan pada stensil ke kertas yang melekat rapat.Cara pengoperasian mesin stensil 5.

Bisnis dan Manajemen . Penjilidan dapat dilakukan dengan mempergunakan penjepret yang besar untuk buku atau diklat. Selain mempergunakan alat jepret untuk kertas atau steples.Penjilidan Dokumen:  Dalam menjilid buku atau diklat maupun data untuk keperluan persiapan rapat sangat diperlukan kerapian. dapat pula menggunakan mesin penjilid khusus terutama untuk buku atau diklat yang mempunyai ketebalan tertentu yang tidak dapat dilakukan dengan menggunakan steples. namun mesin ini menggunakan kawat penguat yang biasanya berbentuk spiral atau plastik berbentuk spiral.

mengingat kemampuan menampung yang besar. hal ini tergantung dari kemampuan besar atau kecilnya kawat/plastik spiral yang akan dipergunakan Bisnis dan Manajemen .Mesin binding manual  Penggunaan mesin ini lebih praktis. karena penjilidan denganmesin binding dapat dilakukan dari jumlah 10 halaman hingga 100 halaman atau dengan perkiraan ketebalan 4 cm. Namun.

Mesin penjilid manual (digerakkan dengan tenaga manusia) 2.Mesin penjilid buku 2. mesin penjilid dibagi dua yaitu: 1.Mesin penjilid listrik (digerakkan dengan tenaga listrik) Bisnis dan Manajemen .Mesin penjilid laporan (menggunakan kawat spiral/wire ring)  Berdasarkan tenaga penggeraknya. kalender meja. mesin penjilid dibagi menjadi dua yaitu: 1. dan sebagainya. diktat. boolet.Penjilidan Dokumen:  Mesin Jilid (Binding Machine) Mesin jilid digunakan untuk menjilid buku. Berdasarkan jenisnya.

Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian ke dalam lubang-lubang kertas sampai seluruhnya rapi 4.Cara kerja mesin binding adalah sebagai berikut : 1. Untuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi plastik penjilid Bisnis dan Manajemen . Susun Dokumen yang akan dijilid sesuai nomor atau Urutannya 2. Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis 3.

kemudian posisi gagang dikembalikan tegak lurus.Cara mempergunakan mesin penjilid : 1. Plastik penjilid dipasan pada gigi pemegang plastik dengan posisi ujung gigi ring plastik di depan dengan punggung di belakang. Bisnis dan Manajemen . kertas yang akan dijilid diratakan. tangan kanan menarik dan menekan gagang ke depan sampai kertas itu berlubang. 2. Posisi gagang (handle) tegak lurus. Tangan kiri memegang kertas. 3. penuntunan kertas diletakkan pada papan kertas dan dimasukkan pada tempat pelunak sampai menyentuh tepi bagian dalam (sekali melubangi 15 lembar).

7. Gagang didorong kearah belakang mesin secukupnya untuk membuka gigi rin plastik penjilid. Tariklah kertas laporan yang baru dijilid ke atas sampai lepas. Kertas yang akan dijilid dimasukkan secara tegak sedemikian rupa agar tiap-tiap lubang kertas tepat pada ujung gigi ring plastik penjilid dengan cover menghadap kedepan. 6. Bisnis dan Manajemen . 5.Cara mempergunakan mesin penjilid : 4. Kertas yang akan dijilid diletakkan mendatar dengan cover dibawah dan gagang ditarik kembali pada posisi tegak lurus hingga ujung gigi ring plastik penjilid menutup lagi.

laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihkan 3. Setelah dipergunakan.Cara pemeliharaan mesin penjilid: 1. Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat. 2. Bisnis dan Manajemen . As dan per mesin sesekali diberi pelumas.

MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN Mendistribusikan dokumen Bisnis Manajemen .

Dokumen asli disimpan di tempat yang telah ditentukan sesuai dengan isinya Bisnis dan Manajemen .Indikator: 1. Dokumen yang sudah lengkap dikirimkan kepada yang berkepentingan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan 2.

Tujuan Pembelajaran: Siswa dapat:  Mengirim dokumen kepada yang berkepentingan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan  Menyimpan dokumen asli di tempat yang telah ditentukan sesuai dengan isinya Bisnis dan Manajemen .

yaitu : Bisnis dan Manajemen .Prosedur Distribusi  Ada 2 macam prosedur distribusi di dalam suatu organisasi yaitu Prosedur distribusi internal dan prosedur distribusi eksternal  Prosedur distribusi internal ditempuh melalui 9 kegiatan.

Penerimaan Tugas penerimaan surat dilakukan dengan 4 cara : 1. Menggolongkan surat sesuai dengan jenisnya 4. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk 2. Meneliti ketepatan alamat pengirim 3. Menandatangai bukti penerimaan sebagai tanda bahwa surat telah diterima Bisnis dan Manajemen .a.

Memisahkan surat-surat untuk pimpinan. Bisnis dan Manajemen .b. 1. Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri agar dapat diterima oleh orang yang memeng berhak. rahasia. Penyortiran  Pekerjaan penyortiran meliputi 3 tugas . Mengolongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin. pribadi. dan sebaginya. sekertaris. kilat. seperti surat tercatat/terdaftar. karyawan dan surat-surat dinas lainnya 2. Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus. surat dinas penting dan surat dinas rahasia 3. wesel pos.

kegiatan selanjutnya adalah pemeriksaan kelengkapan surat yang meliputi :  Apakah nomor surat sesuai dengan nomor amplop  Apakah alamatnya sudah cocok (alamat dalam dan alamat sampul). terlebih dahulu harus dibubuhkan stempel agenda atau mesin stempel (time stamps) pada ruang kosong.c. Setelah stempel agenda dibubuhkan. sertakan surat yang dimaksud  Apakah lampirannya sudah cocok Bisnis dan Manajemen . Pemberian tanggal dan pemeriksaan lampiran sebelum dicatat ke dalam agenda. satu kan surat dengan sampulnya  Apakah perihalnya ada hubungan dengan surat terdahulu. Pembukaan sampul d. Bila alamat pengirim tidak ada.

Bila surat-surat yang sudah selesai diagendakan dan ternyata surat tersebut dibutuhkan oleh beberapa pejabat untuk diketahui. Membaca. Pengagendaan surat g. dan membuat catatan penting/memberi tanda f. Pengarahan surat masuk h. Bisnis dan Manajemen .e. Penggandaan surat masuk j. maka untuk surat-surat semacam ini diperlukan pengarahan i. Penyimpanan surat. Memberi garis bawah.

Konsep dibuat oleh sekertaris/kepala tata usaha b.  Proses distribusi eksternal mencakup 5 macam kegiatan. yaitu : a. Persyaratan dari konsep Beberapa persyaratan dari konsep surat antara lain sebagai berikut : • Bersifat formal/dinas • Objektif • Ringkas dan jelas maksudnya • Sopan dan ramah bahasanya • Seragam dalam bentuknya • Rapih dalam pengetikan Bisnis dan Manajemen .Distribusi eksternal  adalah suatu tata cara atau aturan yang menyebarluaskan dokumen dimana dilakukan di luar perusahaan atau organisasi.

Penyimpanan berkas/arsip surat Bisnis dan Manajemen .yaitu : • Surat yang telah ditandatangani. Penandatanganan e.amplop) menjadi surat dinas resmi • Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas • Setelah selesai pencatatan dalam buku verbal. maka surat siap untuk dikirim f.c. Pengetikan d. dicap dan disertai kelengkapan lainnya (lampiran. Pengiriman surat keluar g. Pencatatan Ada 3 cara dalam pencatatan.

Penyimpanan sistem subjek/pokok masalah e. Penyimpanan sistem wilayah d. Penyimpanan sistem tanggal c. Penyimanan sistem nomor Bisnis dan Manajemen . nama yang umum dipakai ada lima macam yaitu : a. Penyimpanan sistem abjad b.Penyimpanan Dokumen Terdapat beberapa macam sistem penyimpanan dokumen (sistem filing ).