MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN

Memilih jenis penggandaan dokumen yang sesuai

Bisnis Manajemen

Indikator:
1. Alat serta materi yang sesuai diidentifikasi dan dipilih untuk melaksanakan tugas 2. Jumlah dan sumber diperhitungkan secara tepat untuk menyelesaikan pekerjaan

Bisnis dan Manajemen

Tujuan Pembelajaran:
Setelah berdiskusi siswa dapat:  Menjelaskan pengertian penggandaan  Menjelaskan fungsi penggandaan  Menyebutkan Jenis-jenis alat pengganda.  Menyebutkan bagian-bagian dari jenis mesin pengganda  Menjelaskan fungsi masing-masing bagian dari berbagai mesin pengganda.  Menjelaskan hal-hal yang harus diperhatikan untuk memilih peralatan pengganda

Bisnis dan Manajemen

Pengertian Penggandaan:
 Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Balai Pustaka, ditulis arti kata penggandaan, yakni : proses, cara, perbuatan menggandakan.  Jadi kata menggandakan dapat diartikan, usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen.  Dapat diartikan pula penggandaan dokumen, berarti suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan menggunakan alat pengganda.
Bisnis dan Manajemen

Fungsi Penggandaan
1. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin 2. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya 3. Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan 4. Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya 5. Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal
Bisnis dan Manajemen

3. serta dapat merubah warna sesuai keinginan. yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy. 2. panas. Mesin rissograph. Mesin stensil. dapat memperbesar dan memperkecil. bahan kimia. atau muatan listrik statis.Jenis-Jenis Alat Pengganda: 1. yakni : suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil. yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi denganmenggunakan cahaya. koreksilak Bisnis dan Manajemen . Mesin foto copy biasa.

sebagai berikut : Bisnis dan Manajemen .Mesin Foto Copy  Proses foto copy dimulai pada saat dokumen asli yang akan diduplikasikan diletakkan pada permukaan kaca. Kemudian dokumen tersebut disinari dengan cahaya yang berjalan.  Bagian kertas putih akan memantulkan cahaya lebih banyak daripada bagian yang berwarna. untuk lebih jelas pelajarilah terlebih dahulu bagian-bagian dari mesin foto copy.

Bagian-Bagian Mesin Fotokopi  Tutup asli (original cover. platen cover). original holder. Berfungsi untuk menutup atau memegang lembaran asli yang akan dicopy Bisnis dan Manajemen .

Skala ini berfungsi untuk mengatur lembaran asli agar tepat pada posisi tengah Bisnis dan Manajemen . pada bagian tepi kanan terdapat skala yang perbangkal pada titik tengah.Bagian-Bagian Mesin Fotokopi  Kaca tempat asli (original glass). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli.

Berfungsi untuk meletakkan lembar asli yang belum dicopy atau yang sudah dicopy Bisnis dan Manajemen . original support).Bagian-Bagian Mesin Fotokopi  Papan tempat asli (original tray.

Bisnis dan Manajemen .Bagian-Bagian Mesin Fotokopi  Tombol on–off (on-off switch. Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan mesin. power switch).

Bagian-Bagian Mesin Fotokopi  Papan hasil penggandaan (copy tray). Berfungsi sebagai tempat penampung hasil penggandaan Bisnis dan Manajemen .

memperbaiki kertas yang menggulung roll dan service mesin Bisnis dan Manajemen . Pada mesin tertentu di bagian samping terdapat tutup mesin yang mudah dibuka untuk mengganti tinta.Bagian-Bagian Mesin Fotokopi  Kerangka mesin.

Berfungsi untuk operasi manual atau memasukkan kertas copy satu per satu Bisnis dan Manajemen . by pass base). manual feed table.Bagian-Bagian Mesin Fotokopi  Papan kertas untuk operasi manual (by pass feed table.

Papan kertas untuk mendapatkan penggandaan (salinan). seperti : A4. Tiap baki memuat 250500 lembar kertas dengan ukuran sendiri-sendiri.Bagian-Bagian Mesin Fotokopi  Baki kertas kaset (cassette). A3. B4 dan B5 Bisnis dan Manajemen .

Untuk menempatkan persediaan kertas copy Bisnis dan Manajemen .Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi. yakni : Lembar kertas.

Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi. Untuk memasukkan dokumen/lemba r asli secara otomatis. yakni  Papan dokumen otomatis. sangat bermanfaat untuk menggandakan lembar asli yang banyak Bisnis dan Manajemen .

Sorter ini terdiri atas 10 rak dan 20 rak Bisnis dan Manajemen . yakni  Papan penyortir (sorter).Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi. Untuk memisah-Misahkan hasil penggandaan yang terdiri dari lembaran asli yang banyak dengan salinan yang banyak pula.

Untuk meletakkan kertas dalam jumlah banyak.Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi. dapat menampung sampai 1.000 lembar kertas dengan ukuran A4 dan B4 Bisnis dan Manajemen . yakni  Papan kertas besar (large capacity).

dengan ukuran kertas A4 (210 x 297 mm) Bisnis dan Manajemen .Mesin foto copy kecil (Portable)  Mesin foto copy kecil (Portable). Ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing. kecepatan menyalin 5-10 lembar per menit.

berat mesin ± 70 kg kecepatan menyalin 15-25 lembar per menit. dengan ukuran kertas A3 (297x420 mm) dan B4 (257x364 mm) Bisnis dan Manajemen .Mesin foto copy sedang (standar)  Mesin foto copy sedang (standar).

berat mesin di atas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3 lembar per menit. dapat memperbesar dan memperkecil.Mesin foto copy besar  Mesin foto copy besar. serta dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis Bisnis dan Manajemen . menggandakan pada kertas berwarna.

Mesin Stensil  Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang Cash Register disebut dengan stensil sheet atau sit stensil. Bisnis dan Manajemen .

Ada 2 macam mesin stensil Mesin stensil manual Mesin stensil manual dan elektrik Bisnis dan Manajemen .

 Rol perataan tinta/cairan (inpression roller) dibersihkan dengan sabun (untuk mesin stensil jangan menggunakan bensin atau minyak tanah). serbuk kertas dan lain-lain.  Diletakkan pada tempat yang kering dan tidak terkena sinar matahari langsung.  Kain penyaring (silk screen) dibersihkan dengan bensin  Setelah dibersihkan.Cara perawatan mesin stensil  Selalu dibersihkan dari kotoran yang berupa debu. Bisnis dan Manajemen . pada bagian yang berputar diberi minyak pelumas.

Jenis dan kualitas kertas yang digunakan 3. Mesin dipergunakan untuk pemakaian yang intensif atau yang biasa Bisnis dan Manajemen . perlu memperhatikan hal-hal berikut: 1. Perlu tidaknya penduplikasian warna 4.Memilih jenis penggandaan dokumen yang sesuai:  Spesifikasi alat/mesin yang dibutuhkan dalam penggandaan dokumen. Jumlah salinan yang dibutuhkan 2. dalam memilih peralatan pengganda dokumen.

MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN Melakukan penggandaan Bisnis Manajemen .

Penggandaan dijilid sesuai dengan spesifikasi 4. Pekerjaan diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan Bisnis dan Manajemen .Indikator: 1. 2. Dokumen digandakan sesuai standar untuk dipresentasikan 3. Dokumen digandakan dan dikumpulkan .

 Melakukan penjilidan sesuai dengan spesifikasi Bisnis dan Manajemen .Tujuan Pembelajaran: Melalui pengamatan siswa dapat:  Melakukan penggandaan dokumen sesuai petunjuk yang terdapat pada manual book  Mengoperasikan mesin pengganda sesuai dengan fungsi masing-masing bagian dari berbagai mesin pengganda.

Pengoperasian Mesin Foto Copy  Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON Bisnis dan Manajemen .

Pengoperasian Mesin Foto Copy  Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah Bisnis dan Manajemen .

Bisnis dan Manajemen .Pengoperasian Mesin Foto Copy  Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.

Pengoperasian Mesin Foto Copy  Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki Bisnis dan Manajemen .

Pengoperasian Mesin Foto Copy  Tekan tombol cetak (start) Bisnis dan Manajemen .

Pengoperasian Mesin Foto Copy  Jika sudah selesai tekan tombol OFF Bisnis dan Manajemen .

Sebelum mengetik pada sit stensil sebaiknya huruf pada tuts dibersihkan terlebih dahulu dengan sikat kawat halus karena sering kotor terkena endapan beas karbon atau tip-eks. 2. tetapi akan menghasilkan cetakan yang kurang memuaskan. Pengetikan pada sit stensil sebaiknya tidak perlu tergesa-gesa. tetapi denga normal hentakan saja sudah cukup untuk menghasilkan cetakan yang baik.Cara pengoperasian mesin stensil 1. 4. Sit stensil harus benar-benar rata pada roll mesin tik agar menghasilkan bekas ketikan yang baik di sit stensil. 3. Hal ini dikarenakan kesalahan pengetikan memang dapat dibetulkan dengan koreksi. Di dalam menghentak tuts tidak perlu ekstra kuat. Bisnis dan Manajemen .

entah dengan mesin tik (tanpa tinta) atau dengan tulisan tangan atau digambari menggunakan pena khusus.Cara pengoperasian mesin stensil 5. Bisnis dan Manajemen . Stensil digores. Master dapat pula disiapkan dengan proses pengopian pemindahan-panas atau dengan pemotong stensil elektronik. Tinta ditekan menembus goresan pada stensil ke kertas yang melekat rapat. Senantiasa membaca dulu hasil ketikan sebelum kita melepaskannya dari mesin. 7. Mesin putar. Stensil terdiri atas suatu lapisan bahan dengan pelapis yang kedap tinta. kemudian dioperasikan. bisa menggunakan tangan atau listrik. 6.

dapat pula menggunakan mesin penjilid khusus terutama untuk buku atau diklat yang mempunyai ketebalan tertentu yang tidak dapat dilakukan dengan menggunakan steples. namun mesin ini menggunakan kawat penguat yang biasanya berbentuk spiral atau plastik berbentuk spiral. Bisnis dan Manajemen . Selain mempergunakan alat jepret untuk kertas atau steples.Penjilidan Dokumen:  Dalam menjilid buku atau diklat maupun data untuk keperluan persiapan rapat sangat diperlukan kerapian. Penjilidan dapat dilakukan dengan mempergunakan penjepret yang besar untuk buku atau diklat.

karena penjilidan denganmesin binding dapat dilakukan dari jumlah 10 halaman hingga 100 halaman atau dengan perkiraan ketebalan 4 cm. mengingat kemampuan menampung yang besar.Mesin binding manual  Penggunaan mesin ini lebih praktis. Namun. hal ini tergantung dari kemampuan besar atau kecilnya kawat/plastik spiral yang akan dipergunakan Bisnis dan Manajemen .

mesin penjilid dibagi menjadi dua yaitu: 1. kalender meja.Mesin penjilid laporan (menggunakan kawat spiral/wire ring)  Berdasarkan tenaga penggeraknya.Mesin penjilid manual (digerakkan dengan tenaga manusia) 2. diktat. dan sebagainya. boolet. mesin penjilid dibagi dua yaitu: 1.Mesin penjilid buku 2. Berdasarkan jenisnya.Penjilidan Dokumen:  Mesin Jilid (Binding Machine) Mesin jilid digunakan untuk menjilid buku.Mesin penjilid listrik (digerakkan dengan tenaga listrik) Bisnis dan Manajemen .

Cara kerja mesin binding adalah sebagai berikut : 1. Susun Dokumen yang akan dijilid sesuai nomor atau Urutannya 2. Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian ke dalam lubang-lubang kertas sampai seluruhnya rapi 4. Untuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi plastik penjilid Bisnis dan Manajemen . Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis 3.

2. Tangan kiri memegang kertas. penuntunan kertas diletakkan pada papan kertas dan dimasukkan pada tempat pelunak sampai menyentuh tepi bagian dalam (sekali melubangi 15 lembar). tangan kanan menarik dan menekan gagang ke depan sampai kertas itu berlubang.Cara mempergunakan mesin penjilid : 1. Plastik penjilid dipasan pada gigi pemegang plastik dengan posisi ujung gigi ring plastik di depan dengan punggung di belakang. 3. Posisi gagang (handle) tegak lurus. Bisnis dan Manajemen . kemudian posisi gagang dikembalikan tegak lurus. kertas yang akan dijilid diratakan.

Tariklah kertas laporan yang baru dijilid ke atas sampai lepas. 7. Bisnis dan Manajemen . Kertas yang akan dijilid diletakkan mendatar dengan cover dibawah dan gagang ditarik kembali pada posisi tegak lurus hingga ujung gigi ring plastik penjilid menutup lagi. 5.Cara mempergunakan mesin penjilid : 4. Gagang didorong kearah belakang mesin secukupnya untuk membuka gigi rin plastik penjilid. Kertas yang akan dijilid dimasukkan secara tegak sedemikian rupa agar tiap-tiap lubang kertas tepat pada ujung gigi ring plastik penjilid dengan cover menghadap kedepan. 6.

laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihkan 3. As dan per mesin sesekali diberi pelumas. Setelah dipergunakan.Cara pemeliharaan mesin penjilid: 1. Bisnis dan Manajemen . 2. Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat.

MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN Mendistribusikan dokumen Bisnis Manajemen .

Dokumen yang sudah lengkap dikirimkan kepada yang berkepentingan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan 2.Indikator: 1. Dokumen asli disimpan di tempat yang telah ditentukan sesuai dengan isinya Bisnis dan Manajemen .

Tujuan Pembelajaran: Siswa dapat:  Mengirim dokumen kepada yang berkepentingan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan  Menyimpan dokumen asli di tempat yang telah ditentukan sesuai dengan isinya Bisnis dan Manajemen .

Prosedur Distribusi  Ada 2 macam prosedur distribusi di dalam suatu organisasi yaitu Prosedur distribusi internal dan prosedur distribusi eksternal  Prosedur distribusi internal ditempuh melalui 9 kegiatan. yaitu : Bisnis dan Manajemen .

Menandatangai bukti penerimaan sebagai tanda bahwa surat telah diterima Bisnis dan Manajemen .a. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk 2. Menggolongkan surat sesuai dengan jenisnya 4. Meneliti ketepatan alamat pengirim 3. Penerimaan Tugas penerimaan surat dilakukan dengan 4 cara : 1.

Memisahkan surat-surat untuk pimpinan. wesel pos. Penyortiran  Pekerjaan penyortiran meliputi 3 tugas . Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus. 1. surat dinas penting dan surat dinas rahasia 3. sekertaris. kilat. Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri agar dapat diterima oleh orang yang memeng berhak. seperti surat tercatat/terdaftar. pribadi. Bisnis dan Manajemen . Mengolongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin.b. karyawan dan surat-surat dinas lainnya 2. rahasia. dan sebaginya.

Pemberian tanggal dan pemeriksaan lampiran sebelum dicatat ke dalam agenda.c. sertakan surat yang dimaksud  Apakah lampirannya sudah cocok Bisnis dan Manajemen . Setelah stempel agenda dibubuhkan. satu kan surat dengan sampulnya  Apakah perihalnya ada hubungan dengan surat terdahulu. Bila alamat pengirim tidak ada. kegiatan selanjutnya adalah pemeriksaan kelengkapan surat yang meliputi :  Apakah nomor surat sesuai dengan nomor amplop  Apakah alamatnya sudah cocok (alamat dalam dan alamat sampul). Pembukaan sampul d. terlebih dahulu harus dibubuhkan stempel agenda atau mesin stempel (time stamps) pada ruang kosong.

Bila surat-surat yang sudah selesai diagendakan dan ternyata surat tersebut dibutuhkan oleh beberapa pejabat untuk diketahui.e. Membaca. dan membuat catatan penting/memberi tanda f. Penyimpanan surat. Pengarahan surat masuk h. maka untuk surat-surat semacam ini diperlukan pengarahan i. Bisnis dan Manajemen . Penggandaan surat masuk j. Memberi garis bawah. Pengagendaan surat g.

 Proses distribusi eksternal mencakup 5 macam kegiatan.Distribusi eksternal  adalah suatu tata cara atau aturan yang menyebarluaskan dokumen dimana dilakukan di luar perusahaan atau organisasi. yaitu : a. Persyaratan dari konsep Beberapa persyaratan dari konsep surat antara lain sebagai berikut : • Bersifat formal/dinas • Objektif • Ringkas dan jelas maksudnya • Sopan dan ramah bahasanya • Seragam dalam bentuknya • Rapih dalam pengetikan Bisnis dan Manajemen . Konsep dibuat oleh sekertaris/kepala tata usaha b.

yaitu : • Surat yang telah ditandatangani. dicap dan disertai kelengkapan lainnya (lampiran. Penyimpanan berkas/arsip surat Bisnis dan Manajemen . Penandatanganan e.c.amplop) menjadi surat dinas resmi • Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas • Setelah selesai pencatatan dalam buku verbal. Pengetikan d. Pengiriman surat keluar g. Pencatatan Ada 3 cara dalam pencatatan. maka surat siap untuk dikirim f.

Penyimpanan sistem subjek/pokok masalah e. Penyimpanan sistem abjad b. nama yang umum dipakai ada lima macam yaitu : a. Penyimanan sistem nomor Bisnis dan Manajemen . Penyimpanan sistem tanggal c. Penyimpanan sistem wilayah d.Penyimpanan Dokumen Terdapat beberapa macam sistem penyimpanan dokumen (sistem filing ).

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful