Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

BUKU PANDUAN FRANCHISEE
Buku Panduan Franchisee adalah dokumen rahasia yang dikeluarkan oleh Franchisor untuk dijadikan pedoman dalam menjalani usaha outlet/toko Franchisee-nya. Segala peraturan, ketentuan dan panduan untuk perusahaan Franchisee dituangkan dalam buku Panduan. Perubahan dan penambahan untuk segala ketentuan dan peraturan baru akan dituangkan secara tertulis dan diberikan kepada Franchisee untuk dilampiri didalam Buku Panduan. Buku Panduan ini juga sebaiknya diberikan kepada outlet sebagai pegangan Supervisor, disamping Buku Panduan Outlet/Toko. Standarisasi penulisan Buku Panduan, sebagai berikut:

BAB I - PENDAHULUAN Berisi penjelasan mengenai maksud dan tujuan pembuatan Buku Panduan, sistematika penulisan, dan ketentuan-ketentuan penggunaan Buku Panduan Tujuan penulisan Buku ini adalah: • • • Membuat sebuah buku yang dapat menjadi pedoman / acuan Terwaralaba dalam menjalankan kegiatan usaha waralaba nya sehari-hari Mengarahkan Terwaralaba untuk menjalankan usaha waralabanya sesuai standar yang ditetapkan oleh franchisor Menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan yang dijalankan oleh seluruh Terwaralaba.

BAB II - PROFIL PERUSAHAAN Berisi tujuan usaha & visi, profil dan susunan direksi, struktur organisasi, uraian singkat sejarah perusahaan dan pengembangannya melalui sistem Waralaba, serta penyingkatan nama dan istilah. Didalam buku terdapat nama-nama dan istilah-istilah yang lazim digunakan dalam usaha ritel, namun mungkin belum dikenal oleh orang yang belum pernah menjalankan usaha di bidang ini. Oleh karena itu nama-nama dan istilah tersebut akan dikumpulkan pada lembar Indeks untuk memudahkan pencarian.

BAB III - ORGANISASI DAN MANAJEMEN Berisi uraian dari tugas dan tanggung jawab staf toko beserta prosedur kerjanya.

1

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Uraian yang lebih terperinci dapat dilihat pada Panduan Sistem dan Prosedur Operasi.

BAB IV - USAHA MINIMARKET Penjelasan umum tentang definisi dari minimarket, bentuk usaha, kemudahan-kemudahan yang ditawarkan, dan pelayanan kepada pelanggan. Arti kemudahan yang ditawarkan serta pelayanan yang baik dan ramah kepada pelanggan dapat menjadikan nama usaha dikenal oleh masyarakat.

BAB V - PROMOSI & PEMASARAN Menjelaskan tentang sistem promosi yang dijalankan pada usaha minimarket, dan strategi pemasaran yang diterapkan perusahaan. Promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang sangat penting dan saling berkaitan satu sama lainnya. Untuk mencapai target usaha, perlu dijalankan sistem pemasaran dengan strategi yang terencana untuk mencapai target dan didukung dengan kegiatan promosi yang terselenggara dengan baik.

BAB VI - SISTEM KONTROL Menguraikan tentang sistem kontrol kedalam dan keluar, yang diterapkan dalam usaha minimarket untuk mencegah kerugian yang mungkin terjadi.

2

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

I I.. P PE EN ND DA AH HU UL LU UA AN N
Buku Panduan dimaksudkan agar dapat menjadi pedoman bagi seluruh Franchisee. Dan dibuat berdasarkan peraturan dan standarisasi dari perusahaan Franchisor, yang juga telah disesuaikan dengan peraturan dan kebijakan-kebijakan pemerintah yang berlaku sesuai dengan bidang usaha, dalam pengembangan usahanya melalui Sistem Waralaba.

Dalam upaya untuk menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan-kebijakan perusahaan Franchisor, panduan diberikan untuk dijalankan oleh Franchisees-nya sesuai standard yang berlaku, disamping memudahkan Franchisor untuk mengadakan monitoring untuk standarisasi usaha yang dipercayakan kepada Franchisee-nya.

R R I O U F S I A H P P N I R O R U I..G F S IL A L H P A P A ER N R II N K A SA N SE JE A A H D A NA DA AT A PERUSAHAAN
Perusahaan yang merupakan bagian dari industri ritel ini berdiri tahun ………….. dengan nama …………………………………….. Perusahaan didirikan oleh ……………………., (sejarah singkat profil pengusaha) …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… Berdasarkan proven track record dari perkembangan perusahaan yang sudah berjalan, untuk usaha pengembangan lebih lanjut, salah satu upaya perusahaan adalah membuka outlet / toko minimarket melalui sistem Waralaba. Pengembangan usaha swalayan menjadi beberapa outlet / toko, lebih menitik-beratkan pada kenyamanan dan kemudahan sebagai nilai jual utama (keuntungan terhadap persaingan), dalam rangka memenuhi kebutuhan pokok pelanggan yang secara dinamis selalu berubah-ubah.

Perusahaan dikembangkan sebagai perusahaan Franchisor, oleh …………………………..… dengan pengembangannya melalui penambahan beberapa outlet / toko Franchisees yang menjalankan hak ekslusif untuk produk dan merk ini.

3

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 1. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. 2. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. 3. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. dst.

I II RG GA II AN I.. O NI IS SA OR AS SI ID DA AN NM MA AN NA AJ JE EM ME EN N

STRUKTUR ORGANISASI FRANCHISEE

Kepala Toko / Terwaralaba (Franchisee)

Supervisor Toko

Karyawan Toko

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI JABATAN 1. KEPALA TOKO / TERWARALABA Kepala Toko adalah terwaralaba sendiri. Hal ini dimaksudkan agar Terwaralaba juga menjadi operator yang terlibat dalam kegiatan usaha sehingga Terwaralaba dapat mengawasi sendiri usahanya.

Tanggung Jawab :

a. Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan karyawan dan pihak manajemen b. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional

4

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM toko secara keseluruhan c. Menjaga dan meningkatkan profit store d. Menyimpan segala kerahasiaan usaha beserta dokumen-dokumennya, dan juga segala bentuk komunikasi yang terjadi antara pihak toko dan manajemen e. Mengatur dan menjalankan keuangan toko untuk biaya operasional sesuai batas otoritas yang ditentukan f. Pembinaan karyawan demi pencapaian target kerja dan karyawan

Area Tugas :

a.

Perencanaan ( planning )

b. Kontrol dan pengawasan c. Anggaran dan Keuangan

d. Organizing e. f. Pembinaan karyawan Tugas-tugas tambahan

Dari setiap area tugas tersebut terdapat tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh Kepala Toko. Rinciannya dapat dilihat pada Buku Panduan Outlet Franchisee.

2. SUPERVISOR Supervisor adalah orang yang paling bertanggung jawab terhadap seluruh operasi dan

kinerja toko sehari-hari, mulai dari saat toko dibuka pagi hari sampai dengan saat toko tutup pada malam hari. Supervisor juga memegang peranan sebagai pengganti Kepala toko bila Kepala toko tidak berada di toko. Namun tidak semua kewenangan-kewenangan kepala toko dapat didelegasikan ke Supervisor (ada pembatasan wewenang).

Tanggung Jawab :

a. Melakukan komunikasi, koordinasi dan kerjasama dengan Kepala toko dan seluruh karyawannya b. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko secara keseluruhan c. Mencapai target penjualan dan profit d. Menjaga segala perlengkapan dan fasilitas usaha

5

Menciptakan kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan Area Tugas : a. b. 6 . 3. komunikasi. Pengelolaan karyawan Dari setiap area tugas tersebut terdapat tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh Supervisor. Mendorong pencapaian target kerja dan pembinaan karyawan Area Tugas : a. Sehingga dapat dikatakan bahwa karyawan toko merupakan ujung tombak pelayanan dari operasi toko. Perencanaan dan kontrol b. Melakukan kerja sama. dan koordinasi dengan seluruh staf toko (Kepala toko. Mengelola keuangan harian sesuai batas otoritas yang ditentukan f. Selain itu karyawan toko memegang peranan penting untuk menciptakan suasana pelayanan kepada pelanggan dalam lingkungan yang bersih dan bersahabat. Biaya-biaya operasional d. KARYAWAN TOKO Karyawan toko merupakan pelaksana operasional dari seluruh kegiatan kerja toko. Supervisor dan sesama karyawan) b. Operasional c.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM e. Operasional toko Pengontrolan Dari setiap area tugas tersebut terdapat rincian tugas lain yang dapat dilihat pada Buku Panduan Outlet Franchisee. Rincian tersebut dapat dilihat pada Buku Panduan Outlet Franchisee. Evaluasi e. yaitu: a. Tanggung Jawab : Karyawan toko mempunyai 2 tanggung jawab utama.

dsb. Selain itu Pemilik Toko juga harus terlibat secara langsung dalam proses recruitment dan seleksi awal (interview) para pelamar. misalnya memuat berita lowongan di surat kabar atau menyebarkan berita lowongan tersebut di media lainnya yang efektif. PROSES RECRUITMENT CALON KARYAWAN : * Mengirimkan Surat Lamaran disertai Curriculum Vitae dan surat-surat referensi pendukung * Melengkapi formulir Daftar Isian Data Pelamar * Menjalani interview * Menjalani pelatihan. lebih dikhususkan kepada masyarakat menengah dan menengah kebawah.) Jadi konsep usaha yang akan dikembangkan adalah suatu tempat berbelanja para pelanggan kelas tertentu. Dengan adanya konsep usaha yang menunjang penyediaan produk kebutuhan sehari-hari. Menempatkan diri sebagai toko yang nyaman dengan operasional toko yang efisien dalam lingkungan yang bersahabat. diperkirakan akan memperbaiki keadaan perekonomian. disertai pelayanan yang baik 7 . U CH T HI IS US SE SA EM AH MI HA IN AF NI IM FR MA AR KONSEP USAHA Konsep yang ingin dikembangkan: Konsep minimarket dengan prototype ruang usaha tertentu (luas satu atau dua ruko / satu atau dua lantai. apabila lamaran diterima I II RA AN RK KE II NC ET I. TUJUAN USAHA & ARTI KEMUDAHAN Menyediakan produk-produk asli dan berkualitas terbaik dan ternama kepada para pelanggan dengan cara yang paling mudah. dan penduduk daerah akan memerlukan minimarket untuk memenuhi kebutuhan mereka.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM KEPEGAWAIAN RECRUITMENT Kegiatan recruitment calon karyawan toko dilakukan sepenuhnya oleh Pemilik Toko yang membutuhkan tenaga karyawan.. Untuk kegiatan ini Pemilik Toko diharapkan melakukan usaha-usaha konkret. mengarah pada kelengkapan produk kebutuhan sehari-hari (basic needs) dengan harga yang lebih murah dari Supermarket dan Convenience Store.

serta mempunyai nilai jual utama / keuntungan persaingan untuk penyediaan barang-barang yang laku keras. Adanya orisinalitas dalam suatu usaha menjadikan bisnis tersebut tidak mudah dimasuki. yang mengarah pada tailormade software system dengan optimalisasi persediaan atau inventory dan dikaitkan pula dengan automatic replenishment. Memberikan Arti Kemudahan (memberikan pelayanan dan kemudahan-kemudahan kepada pelanggan).Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM kepada pelanggan adalah upaya untuk meraih kepuasan pelanggan dalam memenuhi kebutuhan pokok mereka. MISI Pendirian dan pengembangan usaha disesuaikan dengan kebijakan pemerintah yang ada. Keunikan dapat diadakan pada system software yang dikembangkan. seperti: • • • Kemudahan dalam waktu (operasional toko 12 – 14 jam) Lokasi yang mudah dijangkau (di daerah pemukiman dan keramaian) Kemudahan dalam mendapatkan / memilih kebutuhan pokok (menyediakan hanya barang-barang pokok saja) VISI Menempatkan diri sebagai bagian dari sistem industri sebagai minimarket yang menitik beratkan pelayanan kepada konsumen dalam kemudahan. Hal ini menunjukkan pula keunggulan dari bisnis ini. seperti : meningkatkan dan memperkuat saluran distribusi untuk aneka ragam barang di daerah per kotaan maupun pedesaan menyediakan konsumen barang-barang dengan akses harga termurah dan terbaik KEUNIKAN (UNIQUENESS) Keunikan atau orisinalitas dari suatu usaha (jasa atau produk) merupakan keunggulan tersendiri dari suatu usaha waralaba. diadakan category management dengan sistem scanning untuk mengarah pada margin yang terbaik. karena entry barrier nya tinggi dan tidak mudah disaingi. dan dapat memonitor margin mix yang optimal secara 8 . yang tidak mudah ditiru dan diikuti oleh pihak lain. Selanjutnya di tingkat store. lingkungan yang nyaman. bersih dan bersahabat.

bidang Research & Development harus terus mengikuti perkembangan. Beban operasi dibagi dalam 2 kategori. dalam hal ini untuk menjalankan sistem waralaba atau mewaralabakan usahanya. dsb.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM terus menerus. lokasi yang mudah dijangkau. misalnya: kemudahan dalam waktu / jam operasi toko. FAKTOR-FAKTOR YANG MENENTUKAN MARGIN / LABA 1. akan meningkatkan penghasilan pula untuk kurun waktu tertentu. Untuk ini pihak pemberi Waralaba atau pemilik merk dagang telah mengatur untuk kepentingan toko / gerai Penerima Waralaba-nya.Pendapatan lain-lain Merupakan penghasilan dari usaha jasa tambahan di toko seperti: pemberlakuan eksklusif.Keuntungan Kotor atau Gross Margin Merupakan selisih antara harga penjualan dan harga pokok pembelian atau harga pembelian produk / barang dagangan. dan jasa-jasa lain. biaya bank. Bertambahnya jumlah pelanggan sesuai dengan bertambahnya jumlah toko di berbagai kota. sehingga perputaran barang dagangan yang lebih cepat. yaitu : a. terutama dalam teknologi komputer. b. Marketability dari usaha dapat terlihat dari perkembangan omset dari tahun ke tahun yang terus meningkat. Hal tersebut ditunjang pula dengan konsep usaha yang menyajikan arti kemudahan yang ditawarkan oleh bidang usaha ini. akan lebih memperkenalkan merk dagang di kalangan masyarakat konsumen. Untuk ini.Beban Operasi Merupakan biaya yang dipikul oleh gerai Penerima Waralaba dalam menjalankan usahanya. Gross margin merupakan faktor utama dari penghasilan toko Penerima Waralaba. penyediaan produk untuk kebutuhan pokok dengan harga yang relatif murah. 3. Biaya Pemasaran : seperti biaya cetak flyer atau edaran atau selebaran dilingkungan pada event-event promosi dan sebagainya. 2. misalnya: per bulan. 9 . PENGALAMAN BISNIS & MARKETABILITY Pengalaman bisnis sebagai Proven Track Record dapat menjadi andalan dalam pengembangan di bisnis ritel. Biaya Operasi : seperti gaji karyawan.

Gross margin ini umumnya oleh produsen atau supplier dilihat sebagai fee atau imbalan bagi distributor / penyalur dalam membawa produk sampai kepada konsumen.Pengutilan.G. Pencurian. imbalan tersebut merupakan hasil kotor dalam melakukan tugas penyaluran. cash register. yang umumnya di depresiasi dalam waktu 5 (lima) tahun.O. 5. Beban Bunga Sekiranya ada penggunaan kredit dari Bank atau lembaga keuangan yang tentunya akan diperhitungkan pada hasil akhir sebelum pajak (berikut penyicilan modal yang dipinjam). mengingat masih ada biaya-biaya yang harus dikeluarkan. rusak karena kesalahan di gerai. Bagi penyalur. karena harga pokok pembelian tetap harus dibayar sedangkan barang tidak dapat dijual. tentunya akan berakibat pula pada hasil akhir usaha toko. dan resiko barang rusak atau hilang selama dalam tanggung jawabnya. Gross margin ini berhubungan erat dengan biaya distribusi (cost of distribution) suatu produk untuk sampai pada pasar.Beban Depresiasi Penyusutan berhubungan dengan penghapusan peralatan yang dipakai seperti AC. Disamping itu masih perlu diperhatikan kemungkinan kesalahan mencantumkan harga baik pada barang (labeling) maupun pada komputer (open price) dan kesalahan memasukkan harga pada saat pembayaran (input) di mesin kas register (oleh Kasir). 10 . GROSS MARGIN Gross margin merupakan selisih antara Sales dan Cost of Good Sold (C.S. Beban Biaya Disebabkan barang hilang.. Perampokan Unsur-unsur penghasilan maupun biaya harus di monitor secara terus menerus dan dilakukan paling sedikit seminggu sekali.). 6. sedangkan sub-distributor memperoleh 8% sampai 9%. rak dsb. 7.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 4. agar diketahui penyimpangan antara anggaran (budget) dan aktualnya (hasil penjualan). dan hal ini ditentukan oleh harga jual dan harga beli atau harga pokok penjualan. Umumnya produsen produk-produk makanan dan kelontong bersedia memberikan fee atau komisi pada distributor tunggal sebesar 15 – 17%. akan mempengaruhi gross margin.

Logo dibuat mengandung makna yang seirama dengan kebijaksanaan perusahaan maupun produknya. Dalam divisi swalayan. perlu ditunjang dengan pengoperasian toko yang optimal. Untuk memperoleh keberhasilan dalam menjalankan usaha ini harus memiliki motivasi yang kuat. Dengan strategi perluasan melalui sistem waralaba. akan membentuk jaringan penyaluran yang cukup kuat dan banyak sehingga mempunyai akses sampai pada ujung tombak eceran.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM PROFITABILITY Keuntungan perusahaan dapat dilihat dari Consumers acceptance terhadap kehadiran minimarket tersebut yang akan mempunyai dampak terhadap: peningkatan omset penjualan toko. Popularitas dan daya ingat masyarakat terhadapnya juga timbul karena sebuah logo atau lambang. Citra perusahaan tidak hanya dikenal dari nama perusahaan. pemeriksaan kilat. mempunyai ciri khas tersendiri yang menggambarkan makna dari tujuan usahanya. Untuk menunjang pengembangannya. produk dengan mutu dan kwalitas baik. penambahan outlet. dan pelayanan serta lingkungan toko yang hangat dan bersih. Scanner dan Automatic Replenishment System akan membantu operasi toko untuk pemesanan barang untuk menjaga high turnover stock. perlu dibentuk divisi: • • Divisi swalayan (retail) yang menitik beratkan pada usaha perdagangan eceran Divisi grosir. dengan perhitungan keuntungan yang dapat diatas perhitungan bunga deposito dan secara pasti nilai intrinsik usaha akan terus meningkat.seperti: • Toko beroperasi dari 12 sampai 14 jam sehari • Toko berukuran mulai dari 50m2 sampai 180m2 • Setiap 10 sampai 15 toko ditangani oleh 7 orang staff atau lebih tergantung dari besarnya toko • POS. USAHA PENGEMBANGAN MELALUI SISTEM WARALABA Menjalankan usaha minimarket ini akan cukup menarik. Sistem ini akan dapat membantu perusahaan untuk 11 . serta perluasan ruang/space toko. tetapi juga dari kemudahan yang diberikan. yang bertujuan untuk pengembangan usaha perdagangan umum. dan untuk menekan kekurangan barang.

Mini Market AREA (SQ METER) 2.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM menganalisa yang menjaga toko tetap “up to date” terhadap perubahan pasar dan responsif terhadap permintaan para pelanggan. • Persediaan barang per bulan memakai tempat penyediaan barang serendah mungkin. photocopy. sehingga akan terasa lebih kecil dari ukuran idealnya. • Pengadaan jasa tambahan yang akan menambah nilai toko. setelah jaringan cukup kuat dan luas Sebagai distributor dari “many branded products” (tidak hanya terbatas pada satu brand) PROTOTYPE RUANG USAHA Penetapan prototype ruang usaha berdasarkan ruko dan perkiraan pengembangan usaha untuk type of market lain.000 500 sampai 2. Untuk jelasnya dapat dipaparkan dibawah berbagai jenis pasar : TYPES OF MARKET 1. ATM atau jasa pelayanan masyarakat lain yang dapat menambah daya tarik dan nilai tambah terhadap pelanggan.500 sampai 5. ditujukan kepada masyarakat kelas menengah & menengah kebawah. photo Processing. Hyper Market 2. misalnya: Laundry. Super Market 3. Pengembangan prototype 1 atau 2 ruko (hanya lantai bawah saja) pada suatu minimarket. Pihak investor atau calon Franchisee akan melihat usaha yang menarik ini sebagai suatu business opportunity dan bersedia untuk mengambil peluang yang ada. Perkembangan lebih lanjut yang kemungkinan dapat diperhitungkan adalah: • • • Menjalankan sistem “mail order” sampai dengan E-Commerce Kepemilikkan dan penggunaan paten “private label”.500 180 sampai 500 12 . maka space untuk ini perlu diperluas dan menjadi 2 kali lebih luas. misalnya 1 ruko untuk lantai bawah dan lantai atas (dua lantai) menjadi 2 ruko untuk lantai atas dan lantai bawah. yang mana hal ini diharapkan juga dapat menambah jumlah minimarket di daerah pinggiran kota. dengan satu prototype tertentu. Perkembangan yang pesat dapat ditunjukkan dengan meningkatkan ruang / space toko. Perlu diketahui bahwa prototype satu atau dua ruko (lantai bawah) mempunyai luas hanya antara 80m2 sampai 120m2.

Untuk pengembangan ruang usaha. perlu diadakan survey terlebih dahulu. 9 bahan pokok sampai pada minuman ringan. mulai dari aluminium foil. Warung ( ** ) Convenience Store / Kios Modern 80 sampai 50 sampai 20 sampai 180 80 50 CLASS “A” CLASS “B” CLASS “C” 80 to 100 SQ Meter Items 1000 to 2000 Average 1600 100 to 120 SQ Meter Items 2000 to 2800 Average 2400 120 to 180 SQ Meter Items 2500 to 3000 Prototype yang memanfaatkan ruang usaha. Convenience Store / Kios Modern ( ** ) 5. memanfaatkan luas tempat dengan harga sewa (beli) yang lebih murah serta melengkapi assortimen produk. Dengan demikian kita dapat memenuhi “scale effect” (efek skala) yang baik. segmentasi pasar sampai pada positioning dari usaha ini. berkaitan dengan peningkatan kelompok item produk. dukungan para supplier. jumlah item bisa ditingkatkan dari 3000 sampai 5000 atau 6000 items. dll. Prototype ini (dalam perjalanan waktu) dengan memonitor secara cermat dan ketat. 13 . Hal ni berkaitan dengan berbagai aspek seperti kebutuhan pelanggan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 4. Toko 6. makanan kering. jenisjenis produk apa yang dibutuhkan pelanggan. Sedangkan produk-produk personal/health care sampai pada stationneries dan pakaian dalam & lingerie serta beauty aids dan kosmetik perlu diperinci. Untuk jenis-jenis produk yang akan disediakan. dapat ditentukan komposisinya.

14 . yang dapat berarti “teratas” dalam pengelolaan bidang usaha minimarket. * Tambahan tulisan pada logo Nama perusahaan diposisikan diatas garis. Standarisasi logo ini dipakai oleh perusahaan sesuai dengan fungsi atau item yang diperlukan dalam keperluan perusahaan tanpa melupakan aspek-aspek keindahan dalam bentuk dan warna. lebih memfokuskan kepada tulisan yang menampilkan jenis toko/outlet. yang dapat mempertegas image dari produk yang diproduksi oleh nama perusahaan tersebut. dimana masalah ukuran luas (size) dan space serta kelompok produk yang disediakan dengan margin mix terbaik. Selain nama perusahaan yang ditampilkan bersama bentuk gambar. item-item promosi. Contoh logo: “one step to one stop ……” Arti bentuk gambar dan tulisan yang ditampilkan dari logo berdasarkan: * Filosofi Deskripsi Bentuk Untuk bidang usaha ini misalnya: dapat ditampilkan gambar yang sederhana. agar masyarakat lingkungan lebih cepat mengenali kehadiran toko/outlet. dalam hal ini minimarket yang menyediakan kebutuhan pokok dengan kwalitas terbaik. baik dalam produk. Garis lurus dapat diartikan ketegasan atau kepastian. S ST RI IS SA TA AS AN SI ND I DA AR A. akan terkristalisasi. I D E N T I T A S / L O G O Logo yang memiliki makna dan misi yang kuat akan sangat membantu perusahaan maupun produknya dalam mengambil posisi di masyarakat pembeli dan pemakai (brand positioning). dan atribut lain yang digunakan. dapat pula ditambahkan dengan tulisan dan/atau kalimat lain. yang dimaksud outlet minimarket (swalayan). sehingga tetap menarik dalam visual dan tampilannya.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Dengan demikian diharapkan prototype ini. dimana segala kebutuhan pokok bisa didapatkan.

Panduan warna menggunakan panduan warna separasi. Arti warna logo : Ketentuan warna separasi : Warna 1 – (prosentasi) Warna 2 – (prosentasi) Warna 3 – (prosentasi) Warna 4 – (prosentasi) (dst. tas belanja. Logo 1 Logo 2 Signage 1 Signage 2 Dst. kartu nama. : : : : 15 . sesuai warna yang terdapat pada logo).Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM “one step to one stop ……. dengan maksud agar lebih dikenali dalam fungsinya selain tetap menarik dan menampilkan keindahan dalam bentuk ataupun warna. dapat berarti: lokasi toko mudah dijangkau. seperti: flyer. * Penggunaan dan panduan warna Presentase setiap warna merupakan sebuah pekerjaan teknis yang bermanfaat jangka panjang. iklan majalah/koran. topi . dan sebagainya. Promosi dengan tampilan dalam beberapa macam bentuk.. umbul-umbul. yang menggunakan mesin cetak 4 warna. spanduk. BERMACAM BENTUK LOGO & SIGNANGE Adakalanya beberapa perusahaan membakukan lebih dari satu logo untuk mengadakan perubahan dan penyempurnaan logo.”. karena standard warna perusahaan akan menjadi salah satu ciri dan identitas perusahaan secara umum. dan segala kebutuhan pokok terdapat di satu toko.

dsb. kartu nama. : 16 . amplop. S E R A G A M Pakaian seragam karyawan (corporate costume) merupakan salah satu atribut perusahaan yang dibakukan. tas belanja. FORM & ATRIBUT STATIONNERY Ditetapkan untuk dijadikan standard baku untuk pencetakan dan penggunaan ATK seperti: Kop dan kertas surat. dll. Disain Kop Surat : Disain amplop surat : Disain Kartu Nama : Disain Tas Belanja Dsb. Pakaian seragam ini ditentukan dan dibagi sesuai fungsinya: Seragam Karyawan Seragam Karyawati Seragam Karyawati Berjilbab Seragam Karyawati Hamil Seragam Show Room Seragam Petugas Lapangan Badge Topi Atribut lain C.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM B..

memfokuskan pada barang yang laku keras pada setiap kategori atau departemen. Perlatan rumah tangga 4. Makanan & minuman 2.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM D. 17 . Perawatan tubuh & Kecantikan 3. misalnya dengan penetapan areal toko dengan toko yang lainnya tidak saling berjauhan. seperti misalnya: di areal perumahan. dimana untuk berjalannya usaha ini diperlukan pendekatkan diri kepada pelanggan (individual approach). diantaranya lokasi yang mudah terjangkau oleh pelanggan.U. agar memungkinkan pelanggan yang sudah dominan pada satu nama usaha minimarket. dan berusaha untuk menyediakan segala kemudahan bagi pelanggan. (Undang-Undang Gangguan) E. Minuman keras & rokok. P E R I J I N A N U S A H A Kelengkapan dokumen-dokumen atas nama Pemberi & Penerima Waralaba (Franchisor & Franchisee): o o o o o o NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) Surat Keterangan Domisili (Ijin Tempat) SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan) STPUW (Surat Tanda Pengusaha Usaha Waralaba) TDP (Tanda Daftar Perusahaan) U.G. M ME RC CH RA AN ER HA NG AN GD ND DA DI AG IS GA SI AN IN NG NG GA G // B AN N BA AR Dengan bantuan dari merchandiser. (Strategi yang dipakai ini. tidak memerlukan waktu terlalu lama dan jauh untuk mencapai toko yang lainnya apabila kebutuhan yang diperlukan tidak didapatkan di toko yang pertama). P E M B A T A S A N LOKASI Ditetapkan dari wilayah atau teritori tertentu. Batasan lain yang juga dapat ditentukan. dimana mereka dapat meningkatkan tekanan harga ke supplier atau pabrik. Kategori utama barang dagangan yang berpengaruh besar pada penjualan ialah : 1. toko swalayan harus mampu mendapatkan keuntungan dari hubungan ini.

barang-barang yang diawetkan. KATEGORI PRODUK Dibawah ini dapat dipaparkan kategori produk berdasarkan type usaha : Convenience Store & Minimarket 18 . untuk menjaga kesegaran produk di toko. sistem pemesanan secara otomatis kepada supplier di-instal di DC. Pengembangan produk baru akan diseleksi untuk memastikan hanya produk yang memiliki nilai jual tinggi yang ada dalam rak. sedangkan jumlah yang disediakan sekitar 2000 sampai 3500 macam barang. mengingat ruangan toko yang sangat terbatas. suppliers credit dan pengikut sertaan pada program “below the line activities” dari produsen. dan advertising & promotion (A&P) dikerjakan oleh HO merchandisers.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Kebanyakan barang dikirimkan dari Supplier ke pusat pendistribusian (DC / Distribution Centre). barangbarang yang mudah rusak / pecah (perishable). transportasi. Strategi utama pada merchandising adalah untuk menjaga inventory turnover setinggi mungkin. Seleksi dan pengembangan produk baru. juga untuk memberikan keuntungan yang besar ke perusahaan. sementara replenishment dilakukan secara elektronik dari toko ke HO. PRODUK & PENGETAHUAN PRODUK Franchisor menyeleksi dengan ketat produk-produk untuk dijual dan memberi prioritas pada produk-produk kebutuhan sehari-hari yang cepat laku (fast moving). Setiap produk mempunyai karakter tersendiri dan berbeda dengan yang lain. pemindahan barang dari kendaraan angkut ke gudang. dan departemen logistik pada DC akan distok dengan baik. Untuk meningkatkan level layanan ke toko. Perlu ada kehati-hatian dalam menjaga penanganan yang tepat mengenai kondisi umur dan mutu produk. seperti: discount. pengemasan serta cara atau alat untuk menyimpannya. perusahaan tidak memposisikan diri sebagai distributor tunggal. Ini sangat perlu mengingat logistik adalah isu terpenting pada minimarket/CS. Biaya perkenalan akan dibebankan kepada para supplier atau pabrik yang barangnya diperkenalkan di toko. tetapi dapat memanfaatkan jaringan distribusi yang ada sebagai kekuatan untuk memperoleh harga maupun fasilitas-fasilitas. Pendistribusian ke toko berasal dari DC. Dengan demikian dalam merchandising policy. kontrol pasar.

bola lampu. d. alcoholic drinks. Toileteries. d. dsb. including cooking oil. Drinks. Pie. canned and bottled 3. majalah. lampu senter. Drink range ( brewerage. plug. cream. Rolls. kelompok sembako dan bumbu-bumbu e. ) 2. seasoning. Alat dan keperluan rumah tangga b. dsb. Produk Makanan a. kertas. dsb. Daging b. washing powder. Makanan beku dan yang didinginkan (chilled) a. Embalage ( kertas pembungkus ) 19 . Footwear c. Pastries. Tib-bit range e. Alat & bahan pembersih e. Stationneries. battery. Sweets & Chocolates assortment c. Puff. detergent. dsb. e. Kategori Produk: 1. Rokok Photgraphic – films Barang-barang elektrikal. Ice cream. d. soap. Kue dan sandwich range c. dsb. clear. tissue paper. cloths. Produk Non-Makanan a. alat tulis. MINIMARKET Kategori Produk ditambah dengan : a. socket. dsb. fuse. c. surat kabar. b. Mainan – Toys d.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM CONVENIENCE STORE Tujuan: * Untuk menentukan line of product dan pengelompokannya untuk retailing * Untuk memastikan semua produk yang dipajang untuk dijual adalah consumers product dan sesuai dengan kebutuhan konsumen. b. Canned & bottled food. Dry food. Confectioneries (dengan pemanas). softdrink.

serta dimasa yang akan datang dapat membentuk jaringan (network) usaha yang sangat membantu perkembangan tiap-tiap pengusaha / franchisee. melalui dukungan dan berdasarkan pengalaman dari usaha franchisor.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM f. Promosi ini akan ditangani secara terpisah dari aktivitas yang dilakukan di toko gudang rabat. perkantoran terdekat dan di dalam toko. melalui brosur perusahaan. seperti: Koran. seperti: Billboard. Health care products V V. spanduk dan umbul-umbul Kegiatan seminar/workshop & exhibition 20 . pos. Marketing pada harga di toko diimplementasikan dari waktu ke waktu sejalan dengan penambahan toko yang dibuka. Kosmetik personal care g.5% dari penjualan. serta flyer dan brosur Media Elektronik. seperti: Radio & Televisi Media Luar Ruang.. ke rumah-rumah terdekat. majalah bisnis. Kegiatan Marketing & Promotion pada umumnya dapat melalui: • • • • Media Cetak. yang akan sangat berguna bagi operasional usaha jaringan ritel Meningkatkan penjualan outlet dibantu dan dipandu oleh Franchisor Sistem Waralaba (franchise) yang diterapkan ini dimaksudkan agar setiap individu yang ingin menjalankan usaha sejenis ini mendapatkan kesempatan berusaha dengan baik. misalnya. Pakaian dalam wanita / pria h. M RK RO OM KE MO OT MA ET TI IO AR TI ON N IN NG G & &P PR PEMASARAN TUJUAN PEMASARAN • • Membentuk citra (image) usaha yang kuat. untuk tetap mengingatkan pelanggan. pendistribusian. Untuk Marketing dan Promotion budget dapat dialokasikan sebesar 0. Promosi harga pada toko akan diprogram sepanjang tahun.

PROMOSI Dalam usaha Waralaba Minimarket terdapat 2 macam kegiatan promosi. Untuk mencapai target pemasaran ini Minimarket menerapkan sistem pemasaran yang memberikan kemudahan-kemudahan bagi pelanggannya. Tanpa adanya kegiatan promosi dan pemasaran. kedua hal ini merupakan kegiatan utama untuk mendukung tercapainya target penjualan. maka akan diganti dengan menunjukkan struk pembelian) Promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang sangat penting dalam suatu kegiatan usaha untuk mencapai keberhasilan target usaha. Program-program pemasaran tersebut akan efektif bila didukung dengan promosi yang baik dan berkelanjutan. begitu pula halnya dalam usaha Minimarket. dengan ketentuan nominal pembelanjaan Memberikan jaminan harga pada barang yang dijual (memberikan harga yang termurah bila ada ditemukan perbedaan harga antara di rak display dan di Kasir) Memberikan jaminan kwalitas barang yang dijual (apabila ada barang yang rusak. yang mana secara tidak langsung juga akan mencapai target penjualan. seperti: * Berlokasi di dekat kawasan perumahan (strategi mendekatkan diri ke pelanggan) * Menyediakan barang-barang kebutuhan pokok sehari-hari berkwalitas baik & unggul * Harga barang yang terjangkau (relatif murah) Pada pelaksanaan operasi toko sehari-hari diterapkan beberapa sistem pemasaran untuk memacu pencapaian target penjualan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Target pemasaran dari Minimarket adalah kalangan menengah kebawah. dan Promosi Lokal (Local Campaign) 21 . hingga mencapai target sasaran. Sistem yang diterapkan antara lain: • • • Pelayanan pesan-antar (delivery service) ke rumah pelanggan pada radius tertentu dari lokasi toko. yaitu: o o Promosi Nasional (National Campaign). Oleh karena itu promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dan saling menunjang dalam kegiatan usaha. maka keberadaan Minimarket dan produk-produk yang disediakannya tidak akan diketahui oleh masyarakat.

Dengan dukungan data-data dari Supervisor dan disesuaikan dengan kondisi pasar yang ada. untuk mendapatkan persetujuan dari manajemen Franchisor. yang mana merupakan salah satu kunci untuk meraih kepuasan pelanggan. segala atribut yang dipakai juga harus mendapat persetujuan dari pihak manajemen Franchisor. Dengan pelayanan yang ramah dan bersahabat. supervisor.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Kedua kegiatan tersebut mempunyai tujuan untuk mencapai target penjualan toko. sesuai dengan tujuan usaha yang memfokuskan arti kemudahan bagi pelanggan. perlu didukung pelayanan yang baik dari setiap staf toko.) Sistem pemasaran dan promosi yang baik. untuk menjamin standarisasi desain dan bahan. Promosi Nasional Rencana Program Promosi Nasional Tahunan dibuat dan diselenggarakan oleh Franchisorberikut penyediaan segala fasilitas perlengkapan atau barang sehubungan dengan kegiatan promosi. Untuk menjamin terlaksananya program promosi dengan baik. pihak manajemen Franchisor berhak untuk mengevaluasi program dan melakukan perubahan-perubahan bilamana perlu. 1. Tujuannya untuk mencapai target penjualan atau meningkatkan penjualan toko. Perbedaan utama adalah pada ruang lingkup target promosi. dll. menerima telepon. Program Promosi tersebut dapat berjalan hanya atas persetujuan pihak manajemen. Tujuannya untuk memperkenalkan keberadaan toko / Minimarket kepada masyarakat secara nasional. akan menciptakan citra yang 22 . dengan usaha menciptakan kesan ramah dan bersahabat kepada pelanggan. Promosi Lokal Kegiatan promosi ini diselenggarakan oleh toko / Minimarket (Terwaralaba) dilingkungannya sendiri. Kepala toko akan membuat Rencana Program Promosi Lokal Tahunan. Untuk pelaksanaannya. Promosi ini wajib diikuti dan dijalankan oleh seluruh Minimarket. dan masyarakat di lingkungan toko. 2. SALESMANSHIP PROGRAM .PELAYANAN KEPADA PELANGGAN (menyambut pelanggan. dan Kepala Toko / Terwaralaba). Staf toko yang dimaksud disini adalah semua yang terlibat dalam operasional toko (karyawan. melayani pelanggan. dan melihat apakah program tersebut tidak menggangu program promosi yang telah dibuat oleh manajemen sendiri. yaitu masyarakat di lingkup nasional.

Hal ini menunjukkan bahwa pelanggan selalu diterima dengan baik oleh minimarket. seperti: “Selamat pagi / siang / malam. mengenai ketersediaannya maupun mengenai produk itu sendiri. 23 . ada yang bisa dibantu?” Dan usahakan mendengarkan dengan sabar inquire penelpon. 1. Selain itu mendengarkan dengan baik pada setiap komunikasi yang terjadi dengan pelanggan akan sangat membantu Anda untuk mengetahui apa yang diinginkan atau apa yang ingin disampaikan oleh pelanggan. baik mengenai ketersediaannya di toko maupun mengenai produk yang ingin dibelinya. 2. dan bahwa Staf toko selalu siap untuk membantu dan melayani kebutuhan pelanggan..”. Menyebutkan nama perusahaan/outlet terlebih dahulu. dengan menyebutkan nama pelanggan. Hal ini akan membuat pengunjung merasa diperhatikan kehadirannya. apa yang bisa kami bantu ?”..Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM baik bagi masyarakat. seperti: “Nama perusahaan . dan sangat membantu untuk memulai komunikasi yang baik dan lancar dengan pelanggan sehingga pelanggan tidak akan ragu untuk menyampaikan pesannya kepada Staf toko. salam dan kemudian menawarkan bantuan. apabila pengungjung adalah pelanggan tetap dan sudah dikenal staf toko. KETERANGAN DAN SARAN Terkadang pelanggan ingin mendapatkan keterangan mengenai produk yang ingin dibelinya. sebelum menjawab setiap pertanyaan dengan sopan dan jelas. dimana hal ini adalah salah satu faktor yang sangat menentukan keberhasilan usaha anda. Tata krama dalam menerima telepon juga perlu mendapat perhatian. atau “Selamat pagi / siang / malam Bapak/Ibu …. “Senyum” Senyuman yang ramah dan tidak dibuat-buat kepada pelanggan merupakan keharusan dalam setiap komunikasi yang terjadi antara Staf toko dengan pelanggan. “Sapa” Dalam setiap komunikasi dengan pelanggan hendaknya Staf toko menyapa pelanggan terlebih dahulu dengan sapaan yang ramah dan sopan.Selamat Pagi. CARA PELAYANAN “Tatap” Pandangan yang ramah dan langsung ke mata pelanggan (kontak mata) ketika komunikasi terjadi merupakan cara terbaik untuk menunjukkan bahwa kita sangat memperhatikan pelanggan.

Survey akan dilaksanakan secara teratur dengan jadwal yang akan disetujui oleh kedua belah pihak. dan juga membantu membenahi kelayakan dan keserasian outlet. terutama mengenai produk minimarket. Franchisor & Franchisee-nya. Monitoring dilaksanakan agar standarisasi usaha yang ditetapkan oleh Franchisor berjalan sebagaimana mestinya. sekiranya pihak Franchisor tetap menjaga keharmonisan hubungan antara produsen / supplier dan MD dengan toko. pihak Franchisor juga akan memonitor perkembangan usaha toko. M IN L NG G & MO & K KO ON ON NT NI TR IT TO OR Pihak Franchisor akan mengadakan survey ke outlet-outlet Franchisee-nya guna melakukan monitoring. maka seluruh Staf toko diharapkan memiliki pengetahuan tentang produk-produk yang dijual (product knowledge) di minimarket. dan bagi toko pada khususnya. menghindari penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi. 3. maka harus dilakukan dengan mengacu pada Prosedur Kerja yang dijelaskan pada Lampiran. stock dari produk-produk.. 24 . dengan mengatasi masalah yang mungkin timbul diantaranya.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Untuk itu setiap Staf toko harus dapat memberikan keterangan secara terperinci dan saran yang memuaskan untuk pelanggan. V VI RI RO OL I. Hal-hal yang perlu dilakukan staf toko dalam penanganan keluhan adalah sebagai berikut: • • • • Mendengarkan keluhan yang disampaikan pelanggan dengan serius Segera meminta maaf atas kesalahan / kekeliruan yang mungkin menjadi sebab timbulnya keluhan Apabila memungkinkan segera mencoba untuk menyelesaikan masalah yang terjadi Bila keluhan pelanggan mengenai produk yang dijual tidak dapat diselesaikan. Penangan secara cepat dan efektif dapat mencegah munculnya reputasi buruk umumnya. Mengadakan konsultasi untuk segala aspek maupun kendala dari jalannya operasional toko. meninjau penjualan. Disamping itu. maka Supervisor toko harus dipanggil untuk mencoba menyelesaikan masalah. Supervisor toko akan memutuskan tindakan lanjutan apa yang harus dilakukan • Bila ternyata perlu dilakukan penukaran barang / pengembalian uang. Dapat memberikan keterangan dan saran mengenai produk yang dijual. PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN Penanganan terhadap setiap keluhan pelanggan merupakan hal penting yang harus dapat dilakukan oleh setiap Staf toko. Dan demi kemajuan toko maupun Franchisor sendiri.

biasanya dipergunakan untuk: • • • • • Transaksi penjualan Kontrol Stock internal Monitor penjualan. sistem dipergunakan di kantor pusat (franchisor) dan pada outlet/toko. Software yang biasanya digunakan untuk operasional sebuah outlet/toko berupa: sistem khusus (Windows) untuk hal-hal umum. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat Keras yang biasa disebut Hardware biasanya terdiri dari Monitor. dan untuk kelengkapan pemakaian perangkat ini tergantung dari masing-masing Franchisee. Perangkat Lunak (Software) Software atau Perangkat Lunak dipergunakan sebagai kelengkapan untuk menjalankan suatu sistem informasi pada komputer. bisa ditambahkan juga untuk: Pemesanan barang ke bagian Logistik 25 . Merk perangkat bisa beragam. Keyboard dan Mouse. dan bila memungkinkan. sebagai berikut: • • • Melakukan pemesanan barang kepada supplier Kontrol seluruh outlet/toko Me-monitor penjualan outlet dari waktu ke waktu Sedangkan sistem pada outlet. Sistem pada kantor pusat Franchisor lebih banyak dipergunakan untuk kontrol. SISTEM KOMPUTER Pengenalan Sistem Dipergunakan program integrated (saling berhubungan satu sama lainnya) untuk Sistem Point Of Sales.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM P PA AN ND DU UA AN NS SI IS ST TE EM MK KO OM MP PU UT TE ER R PERANGKAT KOMPUTER 1. dan program aplikasi untuk operasional toko (sistem penjualan dan kontrol). 2. ditambah dengan penggunaan Printer sebagai pelengkap. CPU.

Penerimaan Barang Pencatatan setiap barang yang dikirim dan masuk dari Supplier 5.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM PENJELASAN SISTEM Sebaiknya dipakai sistem dengan program yang dapat melakukan beberapa pekerjaan. Kontrol stok barang: Mengawasi keadaan stok barang internal atau keseluruhan. baru kemudian dikirimkan ke outlet. Input Barang Masuk 4. Akses yang biasanya didapatkan dari program aplikasi ini mencakup untuk Produk. Pada Menu Produk. Peng-kode-an produk Untuk setiap produk baru. Input Stock Awal 3. 2. Transaksi. A. Input Retur Penjualan 26 . Input Produk baru 2. kantor Pusat akan memberikan dan memasukkan kode barang di komputer. 3. Pembelian barang Pembelian barang dilakukan secara terpusat untuk semua jenis barang yang dijual. barang baru dikirimkan ke setiap outlet. 4. seperti: 1. Laporan dan Utility pada Menu Utama. Kantor Pusat akan melakukan pemesanan barang. dan supplier yang langsung mengirim pesanan barang tersebut ke outlet. Input Penjualan 2. input yang dapat diprogram biasanya terdiri dari: 1. Pengiriman Barang Setelah proses order yang dibuat di kantor pusat. Penjualan Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian 6. Pada Menu Transaksi: 1. Input Pengeluaran Barang B.

. Kirim Data Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk menjalankanya. diharapkan agar Franchisee dapat mengatasi sendiri masalah yang timbul. Setiap sistem pasti akan mengalami masalah didalam operasionalnya. sehingga tidak ada konsumen yang merasa dikecewakan karena pelayanan yang tidak memuaskan. Contoh: Jenis masalah Masalah Teknis Masalah yang umum terjadi Komputer Hang Komputer / Monitor tidak hidup Tidak bisa print Tampil pesan kesalahan pada monitor Cara Penangan 27 . Pada Utility terdiri dari: 1.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM C. Setiap masalah harus ditangani secara cepat. Laporan Penjualan 2. dan pada saat apa input seharusnya dijalankan. Selain bantuan yang diberikan oleh Franchisor untuk penanganan masalah komputer. Pada Menu Laporan terdiri dari: 1. dengan panduan dari supervisor Franchisor. Hal ini dimaksudkan agar karyawan sesuai dengan fungsinya dapat menjalankan tugasnya dengan semestinya. Daftar Barang D. PENANGANAN MASALAH KOMPUTER Franchisor memberikan panduan kepada Franchisees-nya mulai dari bagaimana mempergunakan sistem yang dipakai sampai pada penanganan permasalahan yang timbul dari pemakaian program aplikasi Franchisor. Password 2. baik itu kesalahan teknis maupun non-teknis. Backup Data 3. Laporan Stock 3. hasil apa yang didapatkan.

hingga dapat dihasilkan perkiraan modal kerja yang minimal yang harus disediakan dimuka. dan dibayarkan setiap bulan Pembayaran untuk order barang-barang rutin yang biasanya dilunasi secara angsuran dengan tenggang waktu yang pembayaran yang akan ditentukan kemudian. dsb. agar dapat dicapai efisiensi dalam penggunaan biaya perusahaan.Perencanaan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan target yang telah ditentukan. MENGADAKAN PERENCANAAN BIAYA (BUDGETING) .Pencatatan Keuangan (posting) 28 .Arus Kas (Cash Flow) Arus Kas dibuat berdasarkan efisiensi waktu dari rencana kerja.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Masalah Non-Teknis Untuk segera menghubungi Vendor. misalnya: pembagian hasil untuk Franchisee. dan diterima hanya sekali dalam masa perjanjian. MELAKUKAN PEMBUKUAN / PELAPORAN KEUANGAN . Contoh perkiraan Biaya Monitoring yang harus termasuk dalam rencana pengeluaran biaya. 40% untuk produk furniture. yaitu ditentukan 5% (tergantung Franchisor) dari pendapatan penjualan Franchisee Manajemen Fee: Besarnya ditentukan secara kemudian oleh Franchisor. PENGELUARAN UTAMA FRANCHISEE Franchise Fee: diterima setelah calon Franchisee menandatangani Surat Perjanjian. . dan besarnya ditentukan kemudian oleh Franchisor Royalty Fee: Biaya Promosi & Marketing secara bulanan. Perincian dihitung dari pengeluaran aktifitas kegiatan untuk mencapai target. 45% untuk produk garmen. apabila timbul masalah diluar yang tertulis Salah entry P PA AN ND DU UA AN N P PE EN NG GE EL LO OL LA AA AN N K KE EU UA AN NG GA AN N Fungsi dan tugas pengelolaan Keuangan sebaiknya dilaksanakan oleh personil Keuangan yang memahami analisa efektifitas operasional keuangan.

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Melakukan pencatatan secara benar dan akurat untuk data-data keuangan merupakan dasar untuk membuat laporan Keuangan yang benar. Franchisee diharapkan menggunakan sistem yang sama dengan Franchisor. . disarankan Franchisor untuk membuat sistem keuangan dengan mengupayakan perangkat lunak yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Franchisor. Franchisee akan membuat Laporan Bulanan Keuangan kepada Franchisor secara berkala. mulai dari R/L.Membuat Laporan Bulanan Laporan Keuangan dibuat setiap bulan. dan analisa dan sistem keuangan yang dipakai dalam pencatatan harus sama dengan sistem yang dipakai oleh Franchisee (khususnya dalam hal penjualan). Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya. agar dapat berinteraksi dengan sistem keuangan Franchisor. Neraca Percobaan. . Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana. Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana. 29 . termasuk analisa keuangan mengenai hutangpiutang. rencana arus kas serta analisa likwiditas. rencana arus kas serta analisa likwiditas Laporan Stock Barang Konsinyasi Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya. tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu. hingga analisa keuangan yang berisi mengenai umur hutang-piutang.Perangkat Lunak (Software)Keuangan Untuk menurunkan tingkat kesulitan dan untuk memudahkan pengecekan analisa penjualan. sehingga data tersebut dapat di posting sesegera mungkin. tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu. berupa: • • • • Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan (R/L dan Neraca Percobaan) Laporan Kontribusi Penjualan Bulanan Laporan Analisa Penjualan Bulanan.

Rp. ________ ( Franchisor ) Rp. Bukti Sementara dipergunakan dalam keadaan mendesak dimana bila pengeluaran atau pendapatan sudah disepakati bersama. diperlukan bukti-bukti pendukung (voucher dan dokumen yang sudah disetujui) sebagai data pelengkap yang menandakan bahwa semua masalah keuangan diketahui dan dikontrol secara benar serta dapat dipertanggungjawabkan. _________ (sewa / beli) Pada saat Penandatangan Kontrak Waralaba : *Franchise Fee sbs. Biaya Lain-lain A. ________ (disesuaikan dengan kondisi ) Rp. _________ ( Notaris ) Rp. • Biaya Perijinan Usaha sbs. • Pembelian barang dagangan ( stok awal ) sbs. Investasi Awal B. ________ (Kredit dari Bank untuk distributor yang ditunjuk) Rp. Umumnya ada 3 (tiga) jenis bukti pendukung yang diperlukan. • Biaya Keanggotaan Asosiasi / lainnya sbs. ________ (tergantung situasi) * Biaya launching toko sbs. ________ 30 . Bukti Pengeluaran dan Bukti Sementara. Setelah Penandatanganan Kontrak Waralaba : • Pembelian Peralatan Usaha sbs. _________ (tergantung Franchisor) Rp. yaitu: Bukti Penerimaan. tetapi belum memiliki bukti asli yang seharusnya digunakan sebagai lampiran sebenarnya. INVESTASI BIAYA YANG DIPERLUKAN FRANCHISEE A. _________ ( Lembaga Perijinan Usaha ) Rp. Rp.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam pemenuhan adminsitrasi keuangan. • Security Deposit sbs. INVESTASI AWAL Sebelum Penandatangan Kontrak Waralaba : • Biaya Pembentukan Badan Usaha sbs. ________ Rp. TOTAL BIAYA : Rp. • Biaya untuk lokasi & renovasi tempat usaha sbs.

________ Ongkos dan pengluaran atas Kebijakan asuransi *Biaya Audit sbs. Rp. •Bunga & Biaya Kerugian sbs. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross income toko per bulan (jumlah % tergantung dari F’or) Rp. _________ Perhitungan 70% dari nilai Franchise fee untuk pembaharuan hak franchise Rp. saat Jumlah total income toko mencapai. ________ Biaya perbaikkan dan pembaharuan untuk peninjauan ulang atas tanah. Program pelatihan dapat diberikan langsung oleh perusahaan Franchisor. • Transfer Fee sbs.. bangunan dsb. _________ Perhitungan dengan prosentasi dari tarif tertinggi (Untuk kelalaian yang melibatkan hak dan nama franchisor) berdasarkan hukum Rp. Rp. (pada masa Perpanjangan kontrak) •Biaya Pelatihan sbs. (dilakukan oleh Franchisor) •Biaya Refurbishing sbs.…(tergantung dari F’or) Rp. BIAYA-BIAYA LAIN • Royalty Fee (per bulan) sbs. atau 31 . _________ Kekurangan jumlah gross sales yang terjadi sehubungan dengan pelaporan yang tidak sesuai +bunga sesuai hukum. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross(per bulan) income toko per bulan. Promotion Fee sbs • Local Advertising sbs. (Atas permintaan tertulis F’or) • Biaya Premium Asuransi sbs. _________ Disediakan oleh Franchisee berikut pengeluaran untuk tenaga pengajar • Continuing Advertising. Rp. _________ Perhitungan dengan prosentase dari total minimum gross income (untuk kebutuhan promosi toko & dilakukan dengan panduan F’or) Rp.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM B. • Renewal Fee sbs. (perusahaan Asuransi kelas “A”) P PE EL LA AT TI IH HA AN N F FR RA AN NC CH HI IS SE EE E Perusahaan Franchisor biasanya menyarankan kepada Franchisee untuk mengikuti programprogram pelatihan yang diperuntukkan bagi Kepala Toko sendiri (Terwaralaba) dan setiap karyawannya. pelatihan dan bimbingan yang ditentukan oleh Franchisor (apabila terjadi penggantian kepemilikan toko) Rp. _________ Biaya untuk evaluasi. Rp. Ditam bah biaya audit bila kekurangan melebihi 10% dari pelaporan. Intitutional &.

dikelola dalam suasana yang bersih dan pelayanan yang bersahabat. Biaya perkenalan produk baru di minimarket akan dibebankan kepada para supplier atau pabrik produsen produk tersebut. Dan biasanya untuk program pelatihan awal diberikan secara cuma-cuma oleh Franchisor kepada Franchisee. BUKU PANDUAN USAHA OUTLET FRANCHISEE Setiap toko akan memiliki Buku Panduan yang merupakan dokumen rahasia yang mengacu pada panduan dan menjadi pedoman dalam menjalankan operasional outlet/toko sesuai Sistem dan Prosedur yang berlaku yang ditetapkan oleh perusahaan Franchisor. Pengembangan produk baru akan diseleksi dengan ketat. dalam rangka memenuhi kebutuhan pokok pelanggan yang secara dinamis selalu berubah-ubah. Diadakannya pelatihan ini dimaksudkan agar standarisasi usaha dapat dijalankan dengan sebaik-baiknya oleh Terwaralaba (Franchisee). Seluruh barang yang dijual di minimarket akan disuplai dari Pusat Pendistribusian (Distribution Centre – DC). B BE EN NT TU UK KU US SA AH HA A Minimarket adalah bidang usaha ritel berbentuk mini market yang mengutamakan penjualan hanya produk-produk yang laku keras (fast moving products). Seluruh proses pemesanan barang dagangan kepada supplier dilakukan oleh buyers / merchandisers. 32 . U US SA AH HA AM MI IN NI IM MA AR RK KE ET T Merupakan bagian dari industri ritel yang menitik-beratkan pada kenyamanan dan kemudahan sebagai nilai jual utama / keuntungan terhadap persaingan. harga. Setiap pemesanan barang dari toko minimarket diajukan kepada Merchandising Division (MD).Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM lembaga yang ditunjuk oleh Franchisor. dan ketersediaan barang selalu terjaga dengan baik dan sama (standard) untuk seluruh toko minimarket. bertujuan untuk menjaga agar hanya fast moving products yang ada di rak-rak penjualan. yang kemudian memproses dan meneruskannya ke DC. Dengan demikian menjamin kwalitas.

Lokasi (mudah dijangkau. di daerah pemukiman dan keramaian) 3. K KE EB BI IJ JA AK KS SA AN NA AA AN N Sebagai minimarket yang menjalankan sistem Waralaba. Dengan kemudahan-kemudahan ini. yang berupa kemudahan-kemudahan yang dapat diberikan kepada pelanggan. Hal inilah yang dapat menjadikan bidang usaha minimarket memiliki keunggulan dalam nilai jual melalui sistem waralaba.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM K KE EM MU UD DA AH HA AN NB BA AG GI IP PE EL LA AN NG GG GA AN N Dalam menjalankan usaha ini perusahaan memberikan beberapa kelebihan.Program promosi tersentralisasi dari manajemen Franchisor .Barang-barang yang berasal dari luar itu harus mendapat persetujuan tertulis manajemen Franchisor Promosi : . berhak mendapatkan pelayanan jasa Manajemen usaha ritel. Waktu operasi (12 sampai 14 jam) 2.Barang disuplai secara sentralisasi dari Distribution Centre (DC) dan suplier-suplier yang telah ditunjuk oleh manajemen Franchisor .Administrasi karyawan dilakukan oleh manajemen Terwaralaba Suplai Barang : . berarti Terwaralaba Toko mendapatkan hak untuk memakai logo Franchisor. minimarket akan mampu melayani masyarakat dalam memenuhi kebutuhan pokoknya sehari-hari secara nyaman dan leluasa. serta wajib menjalankan toko sesuai dengan standard yang ditentukan oleh manajemen perusahaan Franchisor selaku Pewaralaba. dalam hal ini adalah: 1.Status karyawan toko adalah karyawan Terwaralaba . Menyediakan hanya barang-barang kebutuhan pokok yang berkwalitas dengan harga yang relatif murah.Program promosi lokal / khusus harus mendapat persetujuan dari manajemen Franchisor 33 . Kebijaksanaan tersebut juga mencakup untuk: Karyawan : .

amplop. Pakaian seragam ini ditentukan dan dibagi sesuai fungsinya: Seragam Karyawan Seragam Karyawati Seragam Karyawati Berjilbab Seragam Karyawati Hamil Seragam Show Room Seragam Petugas Lapangan Badge Topi Atribut lain F FO OR RM M& &A AT TR RI IB BU UT TS ST TA AT TI IO ON NN NE ER RY Y Ditetapkan untuk dijadikan standard baku untuk pencetakan dan penggunaan ATK seperti: Kop dan kertas surat.dsb. kartu nama.. tas belanja. dll. Contoh disain Kop Surat : Contoh disain amplop surat : Contoh disain Kartu Nama : Contoh disain Tas Belanja Dsb. : 34 .Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM I ID DE EN NT TI IT TA AS S // L LO OG GO O // S SI IG GN NA AG GE E Contoh Logo : Contoh signage & penempatan : S SE ER RA AG GA AM M Pakaian seragam karyawan (corporate costume) merupakan salah satu atribut perusahaan yang dibakukan.

majalah. Kue dan sandwich range c. soap. Makanan beku dan yang didinginkan (chilled) a. tissue paper. fuse. cloths. Drinks. washing powder. ) 2. dsb. dsb. Ice cream. kertas. Pastries. Tib-bit range e. b. barang-barang yang diawetkan. surat kabar. Stationneries. Canned & bottled food. Puff. battery. plug. lampu senter. seasoning. Barang-barang elektrikal. Produk Makanan a. b. Produk Non-Makanan a. dsb. pengemasan serta cara atau alat untuk menyimpannya. clear. cream. bola lampu. dsb.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM P PR RO OD DU UK K& &P PE EN NG GE ET TA AH HU UA AN NP PR RO OD DU UK K Franchisor menyeleksi dengan ketat produk-produk untuk dijual dan memberi prioritas pada produk-produk kebutuhan sehari-hari yang cepat laku (fast moving). Pie. kelompok sembako dan bumbu-bumbu e. pemindahan barang dari kendaraan angkut ke gudang. Setiap produk mempunyai karakter tersendiri dan berbeda dengan yang lain. sedangkan jumlah yang disediakan sekitar 2000 sampai 3500 macam barang. Rokok d. including cooking oil. Daging b. d. d. c. Sweets & Chocolates assortment c. Toileteries. detergent. canned and bottled 3. barangbarang yang mudah rusak / pecah (perishable).dsb. Rolls. PRODUK UNTUK MINIMARKET BERDASARKAN KATEGORI 1. alat tulis. dsb. softdrink. 35 . socket. alcoholic drinks. Perlu ada kehati-hatian dalam menjaga penanganan yang tepat mengenai kondisi umur dan mutu produk. Dry food. Drink range ( brewerage. Photgraphic – films e. Confectioneries (dengan pemanas).

Selain itu Pemilik Toko juga harus terlibat secara langsung dalam proses recruitment dan seleksi awal (interview) para pelamar. Kosmetik personal care g. Pakaian dalam wanita / pria h. Embalage (kertas pembungkus) f. Health care products K KE EP PE EG GA AW WA AI IA AN N RECRUITMENT KARYAWAN Kegiatan recruitment calon karyawan toko dilakukan sepenuhnya oleh Pemilik Toko yang membutuhkan tenaga karyawan. Alat dan keperluan rumah tangga b. Alat & bahan pembersih e. keseimbangan. Jam Kerja 36 . Footwear c.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 4. keserasian. PROSES RECRUITMENT CALON KARYAWAN : * Mengirimkan Surat Lamaran disertai Curriculum Vitae dan surat-surat referensi pendukung * Melengkapi formulir Daftar Isian Data Pelamar * Menjalani interview * Menjalani pelatihan. Tata tertib tersebut mencakup: 1. Produk lain a. misalnya memuat berita lowongan di surat kabar atau menyebarkan berita lowongan tersebut di media lainnya yang efektif. dan juga sebagai upaya untuk menciptakan ketenangan kerja demi kemajuan usaha toko. dalam rangka memelihara keselarasan. apabila lamaran diterima TATA TERTIB Toko akan memberlakukan tata tertib bagi setiap karyawannya. Untuk kegiatan ini Pemilik Toko diharapkan melakukan usaha-usaha konkret. Mainan – Toys d.

5. dsb. 4. dari mulai toko buka sampai tutup toko. Akumulasi kekurangan ataupun kelebihan jam kerja akan diperhitungkan dengan hak cuti Tahunan karyawan tersebut. Waktu kerja karyawan diperhitungkan dengan pemberlakukan shift. sepatu dan sebagainya termasuk masalah pemakaian perhiasan juga dapat diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya. Sikap & Pelayanan kepada pelanggan Sikap yang dimaksud adalah yang berhubungan. Kebijakan lain seperti kerapihan rambut. 6. Sikap yang baik dan ramah. dan kebijaksanaan dari perusahaan. juga dalam penampilannya. Cuti Pengelompokkan cuti biasanya disesuaikan dengan Peraturan Depnaker yang berlaku. seperti: Cuti Tahunan. Model. Kerapihan dan Kebersihan Setiap karyawan diwajibkan untuk menjaga kerapihan dan kebersihan selain untuk toko. ataupun menimbulkan ancaman bagi keselamatan usaha toko dan perusahaan. atau shift untuk waktu diantara keduanya (tergantung dari berapa jam toko buka). 2. Sebagian perusahaan biasanya juga melengkapi pakaian seragam dengan Badge / Kartu Tanda Pengenal. 37 . Rahasia Perusahaan Rahasia perusahaan adalah segala hal yang bila diketahui pihak lain dapat menimbulkan kerugian moril/materil. warna dan jumlah yang diberikan maupun kebijakan-kebijakan terhadap seragam kerja tersebut ditetapkan oleh perusahaan (Franchisor).Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Yang dimaksud adalah pengoperasian toko dalam waktu. untuk menampilkan citra yang baik kepada pelanggan. Cuti Menikah maupun Cuti Melahirkan. baik secara internal (sesama karyawan) maupun secara eksternal yaitu pelayanan terhadap pelanggan. 3. shift malam. shift pagi. Pemilik Toko (Terwaralaba) dan karyawannya terikat kewajiban untuk menyimpan rahasia perusahaan termasuk dokumen-dokumen yang dipercayakan kepadanya. Seragam Kerja Setiap karyawan toko sebaiknya diwajibkan untuk memakai seragam pada saat kerja maupun sesudahnya. yang dimaksudkan untuk kerapihan dan juga sebagai pengenalan ciri identitas nama perusahaan dikalangan masyarakat.

ada yang bisa dibantu?” Dan usahakan mendengarkan dengan sabar inquire penelpon. dan bahwa Staf toko selalu siap untuk membantu dan melayani kebutuhan pelanggan. dalam hal ini membantu pelanggan mencari atau menuntun untuk mendapatkan produk yang dibutuhkan. Menyebutkan nama perusahaan/outlet terlebih dahulu. “Senyum” Senyuman yang ramah dan tidak dibuat-buat kepada pelanggan merupakan keharusan dalam setiap komunikasi yang terjadi antara Staf toko dengan pelanggan. Tata krama dalam menerima telepon juga perlu mendapat perhatian. apabila pengungjung adalah pelanggan tetap dan sudah dikenal staf toko. sebelum menjawab setiap pertanyaan dengan sopan dan jelas 38 .. apa yang bisa kami bantu ?”. dan sangat membantu untuk memulai komunikasi yang baik dan lancar dengan pelanggan sehingga pelanggan tidak akan ragu untuk menyampaikan pesannya kepada Staf toko. seperti: “Selamat pagi / siang / malam. atau “Selamat pagi / siang / malam Bapak/Ibu …. penerapan sistem pelayanan “Tatap-Sapa-Senyum” adalah salah satu sistem yang dapat membantu meningkatkan hasil penjualan toko. Contoh-contoh ini dapat dilihat di beberapa toko yang telah menerapkan sistem ini kepada karyawannya. CARA PELAYANAN “Tatap” Pandangan yang ramah dan langsung ke mata pelanggan (kontak mata) ketika komunikasi terjadi merupakan cara terbaik untuk menunjukkan bahwa kita sangat memperhatikan pelanggan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM memberikan kesan uluran tangan untuk membantu. salam dan kemudian menawarkan bantuan. Selain penggunaan bahasa yang baik kepada pelanggan. “Sapa” Dalam setiap komunikasi dengan pelanggan hendaknya Staf toko menyapa pelanggan terlebih dahulu dengan sapaan yang ramah dan sopan.Selamat Pagi.”. seperti: “Nama perusahaan . Hal ini menunjukkan bahwa pelanggan selalu diterima dengan baik oleh minimarket. Hal ini akan membuat pengunjung merasa diperhatikan kehadirannya. Selain itu mendengarkan dengan baik pada setiap komunikasi yang terjadi dengan pelanggan akan sangat membantu Anda untuk mengetahui apa yang diinginkan atau apa yang ingin disampaikan oleh pelanggan. a. dengan menyebutkan nama pelanggan.

apabila memungkinkan segera mencoba untuk menyelesaikan masalah yang terjadi * Bila keluhan pelanggan mengenai produk yang dijual tidak dapat diselesaikan. terutama mengenai produk minimarket. perusahaan perlu menjalankan beberapa kebijaksanaan untuk karyawan mengenai Hak. Kebijakan Lain-lain Demi kelancaran jalannya pengoperasian toko. c. dalam hal ini demi kemajuan usaha toko. maka Supervisor toko harus dipanggil untuk mencoba menyelesaikan masalah. Tanggung Jawab dan Laranganlarangan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM b. dan juga untuk terciptanya keserasian antar karyawan toko. KETERANGAN DAN SARAN Terkadang pelanggan ingin mendapatkan keterangan mengenai produk yang ingin dibelinya. dll. mengenai ketersediaannya maupun mengenai produk itu sendiri.. PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN Penanganan terhadap setiap keluhan pelanggan merupakan hal penting yang harus dapat dilakukan oleh setiap Staf toko. maka seluruh Staf toko diharapkan memiliki pengetahuan tentang produk-produk yang dijual (product knowledge) di minimarket. maka harus dilakukan dengan mengacu pada Prosedur Kerja yang dijelaskan pada Lampiran. baik mengenai ketersediaannya di toko maupun mengenai produk yang ingin dibelinya. keperluan pribadi. Supervisor toko akan memutuskan tindakan lanjutan apa yang harus dilakukan * Bila ternyata perlu dilakukan penukaran barang / pengembalian uang. Untuk itu setiap Staf toko harus dapat memberikan keterangan secara terperinci dan saran yang memuaskan untuk pelanggan.) * Penemuan penyimpangan-penyimpangan dalam pekerjaan * Tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas 39 . Dapat memberikan keterangan dan saran mengenai produk yang dijual. seperti: * Hal penggunaan telpon untuk keperluan pribadi * Tata tertib dalam hal penerimaan tamu pribadi * Pengajuan ijin / absen untuk meninggalkan pekerjaan (sakit. dan bagi toko pada khususnya. Hal-hal yang perlu dilakukan staf toko dalam penanganan keluhan adalah sebagai berikut: * Mendengarkan keluhan yang disampaikan pelanggan dengan serius * Segera meminta maaf atas kesalahan / kekeliruan yang mungkin menjadi sebab timbulnya keluhan. Penangan secara cepat dan efektif dapat mencegah munculnya reputasi buruk umumnya. 7.

Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan karyawan dan pihak manajemen b. dan * Perihal Pengunduran Diri Karyawan. adalah sebagai berikut: STRUKTUR ORGANISASI TOKO: Kepala Toko / Terwaralaba Supervisor Toko Karyawan Toko TUGAS & TANGGUNG JAWAB FUNGSI 1. Menyimpan segala kerahasiaan usaha beserta dokumen-dokumennya. STRUKTUR & FUNGSI ORGANISASI TOKO Dalam operasinya toko memiliki struktur organisasi yang terpisah dari perusahaan. sehingga harapan didirikannya minimarket “membantu masyarakat sehingga mampu memiliki jiwa usaha di bidang retail“ dapat tercapai. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko secara keseluruhan c. Selain itu juga Terwaralaba terpacu untuk memajukan usahanya. Struktur organisasi toko yang mana setiap fungsi mempunyai tugas dan tanggung jawab masing-masing. Hal ini dimaksudkan agar Terwaralaba juga menjadi operator yang terlibat dalam kegiatan usaha sehingga Terwaralaba dapat mengawasi sendiri usahanya. Menjaga dan meningkatkan profit store d.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM * Larangan-larangan secara umum * Teguran / Peringatan dan Penerbitan Surat Peringatan * Pemutusan Hubungan Kerja. KEPALA TOKO / TERWARALABA Kepala Toko adalah terwaralaba sendiri. Tanggung Jawab a. dan 40 .

Organizing * Menggerakkan dan memaksimalkan semua sumber daya yang ada guna pencapaian target kerja * Koordinasi dan pemeriksaan sistem informasi data * Melakukan kontrol inventaris c. Mengatur dan menjalankan keuangan toko untuk biaya operasional sesuai batas otoritas yang ditentukan f. Pembinaan karyawan demi pencapaian target kerja dan karyawan Area Tugas : a. Kontrol dan Pengawasan * Kontrol dan pengawasan terhadap semua pengeluaran-pengeluaran keuangan * Pengendalian biaya yang efektif dan efisien * Peningkatan pelayanan kepada pelanggan * Perencanaan program kerja toko * Mengatur strategi kegiatan toko dalam rangka pencapaian target operasional * Penyusunan rencana penjualan / budget toko & Pengadaan promosi lokal c. Perencanaan (planning) * Pengendalian biaya yang efektif dan efisien * Peningkatan pelayanan kepada pelanggan * Perencanaan program kerja toko * Mengatur strategi kegiatan toko dalam rangka pencapaian target operasional * Penyusunan rencana penjualan / budget toko & Pengadaan promosi lokal b.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM juga segala bentuk komunikasi yang terjadi antara pihak toko & manajemen e. Anggaran dan Keuangan * Mendistribusikan anggaran kepada unit operasional toko * Pengendalian overs tock dan stock out (termasuk Bad stock–BS) * Pengendalian penagihan pendapatan lain-lain (other income) dan penghasilan dari operasi toko d. Pembinaan Karyawan * Membina dan menciptakan hubungan antar individu dan antar bagian 41 .

Supervisor juga memegang peranan sebagai pengganti Kepala toko bila Kepala toko tidak berada di toko.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM disamping berusaha menempatkan orang pada fungsi yang tepat * Mengembangkan SDM yang ada sehingga akan bermanfaat secara pribadi dan organisasi * Melakukan efisiensi dan rasionalisasi karyawan * Melakukan pelatihan karyawan. SUPERVISOR Supervisor adalah orang yang paling bertanggung jawab terhadap seluruh operasi dan kinerja toko sehari-hari. Perencanaan dan kontrol * Membuat Action Plan manajemen stok barang * Membuat rencana pengelolaan SDM * Membuat rencana dan pengawasan terhadap target penjualan dan profit * Membuat rencana pengaturan kerja bawahan 42 . Mendorong pencapaian target kerja dan pembinaan karyawan Area Tugas : a. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko secara keseluruhan c. Mengelola keuangan harian sesuai batas otoritas yang ditentukan f. Menjaga segala perlengkapan dan fasilitas usaha e. mulai dari saat toko dibuka pagi hari sampai dengan saat toko tutup pada malam hari. Melakukan komunikasi. Mencapai target penjualan dan profit d. Tugas-tugas Tambahan * Sewa-menyewa area toko * Membina hubungan baik dengan mitra kerja yang mempengaruhi citra manajemen Franchisor di masyarakat * Memberi masukan kepada manajemen franchisor tentang kemungkinankemungkinan terbaik bagi operasional toko * Melakukan koordinasi event-event promosi 2. Namun tidak semua kewenangan-kewenangan kepala toko dapat didelegasikan ke Supervisor (ada pembatasan wewenang). koordinasi dan kerjasama dengan Kepala toko dan Jawab : seluruh karyawannya b. Tanggung a. d.

membina dan memotivasi kinerja karyawan * Melakukan pengembangan prestasi kerja 3. Pengelolaan karyawan * Melakukan pembinaan dan pelatihan * Mengontrol. Realisasi * Mengevaluasi penjualan dan pembelian * Mengevaluasi penggunaan asset toko sebagaimana mestinya e. Evaluasi * Mengevaluasi Target vs. KARYAWAN TOKO Karyawan toko merupakan pelaksana operasional dari seluruh kegiatan kerja toko. Selain itu karyawan toko memegang peranan penting untuk menciptakan suasana pelayanan kepada 43 . Operasional * Memberikan modal ( uang receh ) kepada Kasir sebelum toko dibuka * Menerima uang hasil penjualan dari kasir * Meningkatkan penjualan dan keuntungan * Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan * Melakukan pengawasan penerimaan dan pengiriman barang * Meng-entry data barang masuk dan retur barang rusak dari supplier ke toko * Meng-identifikasi barang /menempelkan barcode kepada masing-masing item barang * Melakukan distribusi barang menurut kelompoknya * Menandatangani PO * Membuka dan menutup operasi toko setiap hari c. menganalisa. Biaya-biaya Operasional * Melakukan pembayaran dengan lampiran yang sah dengan batas nilai maksimum yang telah ditentukan * Membuat Laporan pengeluaran Kas Kecil * Meng-entry biaya-biaya yang dikeluarkan kedalam komputer * Melaksanakan prosedur penyetoran uang d.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM * Melakukan kontrol kwalitas dan kwantitas barang * Melakukan pengecekkan faktur * Membuat analisa kompetitor b.

Sapa) secara baik kepada Pelanggan * Menjaga kwalitas produk yang dijual * Mengatur floor display ( min. dan koordinasi dengan seluruh staf toko (Kepala toko. 1. yaitu: Jawab : a. Senyum. Operasional toko * Memberikan pelayanan TSS (Tatap. Supervisor dan sesama karyawan) b. Sehingga dapat dikatakan bahwa karyawan toko merupakan ujung tombak pelayanan dari operasi toko.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM pelanggan dalam lingkungan yang bersih dan bersahabat. Melakukan kerja sama.5M ) * Mengawasi pelanggan yang berbelanja * Menjelaskan product knowledge kepada pelanggan * Memberi label harga baik di barang dan juga di rak * Menjaga kebersihan area rak dan barang dagangan * Menertibkan lorong dari barang-barang dan kardus bekas * Memberi sign barang kosong & Menerima penitipan barang pelanggan * Menegur dengan sopan pelanggan yang tidak menitipkan barang * Menjaga kebersihan area toko (halaman. floor. komunikasi. Menciptakan kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan Area Tugas : a. serta 44 . Tanggung Karyawan toko mempunyai 2 tanggung jawab utama. toilet) * Memberikan hadiah sesuai prosedur * Mengadakan pengecekkan ulang transaksi untuk pengambilan hadiah * Memberikan pelayanan dalam pembungkusan kado * Menyediakan leaflet dari brosur promosi * Merawat peralatan sound system * Mengoperasikan sound system/menyediakan musik dengan baik * Melakukan pengecekkan retur barang * Melakukan pengecekkan kembali barang yang diterima * Mensortir barang / memeriksa kondisi barang * Meminta modal ( uang receh ) kepada Supervisor sebelum memulai bekerja * Menyiapkan perlengkapan transaksi penjualan dan merapikan/ Membersihkan tempat kerja sebelum mulai kerja * Melakukan transaksi penjualan dan penerimaan uang. 1M dan max.

Pengontrolan * Mengecek stok barang di gondola dan rak umum * Kontrol display dengan sistem FIFO ( First In First Out ) * Mengatur kelancaran pemasukkan barang dari gudang * Mengatur barang BS * Mengadakan pengecekkan price card pada rak dan setiap barang DISIPLIN HUBUNGAN DENGAN PELANGGAN & CUSTOMER SERVICE Perusahaan Franchisor telah menetapkan berbagai uraian jabatan bagi berbagai tingkatan dan tanggung jawab personalia di toko. masuk bertugas tepat pada waktunya dan selama bertugas di toko berperilaku positif dan ingin membantu guna mengembangkan hubungan yang baik dengan para pelanggan. setiap karyawan toko berhubungan dan berkaitan satu sama lain dan menjadi suatu kesatuan. Walaupun uraian jabatan telah menentukan kewajiban dan fungsi.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM mengembalikan bila uang pelanggan lebih besar dari total belanja * Merapikan dan mengelompokkan nilai uang di tempat kasir * Pengecekkan kembali barang dalam setiap transaksi * Pada akhir tugas menyerahkan seluruh uang kepada Supervisor * Mengepak barang yang telah selesai ditransaksikan dan menyerahkan kepada konsumen * Menyediakan kantong plastik dan menghafalkan PLU barang yang laku terjual b. Setiap karyawan harus mempunyai disiplin kerja yang tinggi. Menciptakan kesan pertama yang baik: • • • • Mengenakan seragam perusahaan Berpenampilan rapih dan bersih Bersikap sopan dan ramah pada pelanggan setiap saat Berbicara dengan nada suara yang tepat 45 . Tidak ada pemisah dalam “kerjasama tim total”. semua personalia di toko harus bekerja sebagai suatu tim.

Adalah sangat penting untuk menjaga kebersihan dan kerapihan daerah ini. dan disusun dengan rapih agar memudahkan pelanggan memilih barang. PELAYANAN DAN TEKNIK DISPLAY “Daerah penjualan dan pelayanan” adalah lokasi dimana pelanggan berhubungan dengan toko. agar merefleksikan reputasi dan godwill (nama baik) dari toko. Masalah-masalah yang biasa ditemukan dalam pelayanan pada pelanggan di dalam toko: • • • • • • Pada pintu / area kasir Kartu Keanggotaan. Setiap pelanggan harus berada di daerah ini. bila ada Permintaan yang tidak seharusnya Troli belanja / keranjang belanja Mengganti atau menukar barang Bermacam-macam situasi pelanggan yang menyulitkan Beberapa cara agar sebuah toko dapat memberikan pelayanan yang terbaik pada pelanggan: • • • • • Area penjualan yang bersih Barang di rak terisi dengan baik dan benar Lorong antar rak selalu bersih Troli tersedia dan bersih Label harga selalu tepat dan mudah dibaca. karenanya ini merupakan daerah atau pusat mendapatkan masukan yang berharga dari pelanggan dan mengadakan dialog serta menjaga hubungan. Produk dipajang menurut kelompok jenis dan penggunaannya. 46 . PENJUALAN. Susunan pemajangan (display) produk membawa konsekwensi pada penjualan dan pemanfaatan ruangan yang terbatas secara ekonomis.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Customer Service atau Pelayanan Pelanggan yang terbaik adalah memberi kepuasan berbelanja pada pelanggan dalam suasana yang menyenangkan dengan sapaan yang ramah dan membantu.

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Signage display (papan petunjuk) dan P. b. Jangan menyusun barang terlampau tinggi di rak sebelah atas Memaksimalkan penggunaan daerah penjualan dan display termasuk penyusunan di floor dan tempat-tempat lain c. (lihat Produk dan Pengetahuan Produk) Produk-produk yang di display biasanya terdiri dari: • • • • • • • • Barang-barang peralatan rumah tangga (home appliances) Peralatan tulis (stationneries) Barang-barang kebutuhan kantor Aksesoris dan perlengkapan Tas dan barang kulit Footware ( berkenaan dengan kaki. rapih dan cantik Usahakan secara khusus bahwa semua display menarik bagi pelanggan (eye catching) f.P. g. Pastikan semua rak dan shelves diisi dengan produk Harus dijaga agar tata penyusunan barang dilakukan dengan benar. materials (promosi / informasi produk) harus terlihat dengan jelas agar memandu pelanggan dan semua produk terpajang dengan baik. agar dapat menangani pertanyaan-pertanyaan dari langganan dan memberi jawaban yang profesional.O.2 kali. d. eye cathcing (menarik untuk dilihat) dan mudah diambil oleh pelanggan. misal: kaos kaki ) Barang kalengan dan botol Minuman 47 . pembatasan-pembatasannya. cara pemakaian dan nilai. karyawan toko harus mempunyai cukup pengetahuan mengenai produk. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan: a. e. Teknik Display dan Produk: Selain hal pelayanan dan penjalan. menguasai pengetahuan teknis dari produk. Semua barang harus mempunyai label harga Semua produk yang dipajang harus bersih dan tersusun pada bagian mukanya dan tidak terbalik. Penelitian dari P & G suatu display yang baik bisa meningkatkan penjualan sampai 220% atau 2.

untuk mengamankan toko dari kemungkinan pencurian. Lampu-lampu dan lampu darurat harus setiap saat bisa dipakai. Adalah sangat penting agar operasi toko diselenggarakan secara efektif dan efisien dan ditekankan pada beberapa hal: a.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM • • • • • • • • • Susu Makanan kecil. d. e. Menjaga dan merawat toko dan peralatan. Plafon dari bangunan harus terpasang dengan baik dan kuat. dsb. jika berkarat atau rusak maka harus segera diperbaiki dan di cat ulang 48 . Persediaan yang ada di toko adalah untuk penjualan ritel. kehilangan warna atau ditumbuhi lumut. f. jika bola lampu atau lampu neon tidak berfungsi ( mati ) maka harus diganti. g. permen & coklat Barang kebutuhan pokok Rokok Makanan kering Barang-barang kebutuhan pribadi sehari-hari Mainan Kebutuhan bayi Produk-produk bahan pembersih (cleaner) PERAWATAN BANGUNAN DAN PERALATAN 1. Pintu-pintu. Dinding bangunan harus dirapikan dan di cat ulang. 2. Semua peralatan harus dirawat secara teratur b. Penanganan dan pemakaian yang salah bukan saja merusak peralatan tetapi mungkin pula membahayakan manusia. Sekiranya ada yang hilang atau tidak berfungsi harus segera diperbaiki. dan jika terjadi kerusakan selama penyimpanan maka kerugian akan menjadi beban dari pemilik toko atau Penerima Waralaba. Rak-rak dan shelving dalam toko dan di gudang toko harus dirawat dan dibersihkan secara teratur. Pemakaian yang benar dan perawatan yang baik adalah Penting guna menjaga service ability (kemampuan pelayanan) pada setiap saat. jendela-jendela dan tempat keluar masuk harus mempunyai kunci dan atau gembok. jika terdapat keretakan. Bangunan harus ditinjau dan diperiksa secara berkala dan terus menerus c. Toko dan peralatan merupakan asset atau kekayaan dari Penerima Waralaba.

AC di toko harus di service dan dibersihkan paling sedikit sebulan sekali. dll) / Peralatan / Hardware yang lain / Pintu gudang . Saluran air di sekitar bangunan. sistem kontrol adalah bagian yang penting dan tidak dapat diabaikan. karena akan membantu memperbaiki kinerja secara keseluruhan dari usaha itu. sehingga menimbulkan bau yang tidak sedap dan air tidak bisa mengalir.Shoplifting (pencurian pada jam buka toko) Mempelajari ciri-ciri dan prilaku umum pengutil.Pengadaan staf Keamanan .Pilferage (Kerusakan). pencegahan dan penanganan secara bijaksana . Lantai dan ubin toko harus disapu dan di pel paling sedikit 2 (dua) kali sehari. Harus dijaga jangan sampai saluran menjadi tersumbat. 3.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM h. beritahukan pada Supervisor dan atau Kepala Toko untuk diambil tindakan. penanganan yang baik dalam penyimpanan dan pemindahan produkproduk yang mudah rusak / pecah. harus dirawat dan dijaga dengan baik agar setiap saat bisa berfungsi. Karyawan harus memperhatikan hal ini.Pemasangan Sistem Keamanan (Alarm) SISTEM KONTROL Dalam menjalankan suatu usaha. di kamar kecil dan kamar mandi harus dijaga dan dibersihkan setiap hari. 4. kesalahan informasi. i. tubes. dan antisipasi terhadap kerusakan dari pihak pelanggan . dan hal-hal lain yang dapat menimbulkan kerugian baik secara materi maupun 49 . guna untuk mencegah terjadinya kerugian-kerugian akibat hilangnya barang dagangan. Filternya harus dibersihkan setiap minggu. KEAMANAN . minimarket menerapkan sistem kontrol yang cukup ketat. Jika ada ubin yang rusak atau patah. Dalam bidang usaha ritel. Bila ada peralatan-peralatan yang lain seperti: Peralatan cleaning (kebersihan) / Showcase (lemari pajang atau lemari pendingin) / Microwave (alat pemanas) / Juice dispenser (alat pembuat minuman) / Dispenser minuman / Kaca / Stainless Steel / Lampu-lampu penerangan (neon.

Dalam hal ini penerapan sistem kontrol tersebut dapat dibagi menjadi: • Kontrol Internal Yaitu pengontrolan dan pengawasan terhadap kinerja seluruh karyawan toko ( termasuk Supervisor ). ditambah dengan penggunaan Printer sebagai pelengkap. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai sistem kontrol ini Anda dapat melihatnya di Lampiran _____ pada rincian tugastugas dan rincian Sistem Prosedur. Pelaksanaan sistem kontrol ini merupakan tanggung jawab dari Kepala toko dibantu oleh Supervisor dan karyawan toko. Keyboard dan Mouse. seperti pengawasan terhadap kwalitas barang. sehingga akan tercipta pengembangan dari sistem operasi yang diterapkan di toko berorientasikan perkembangan yang terjadi di lapangan. namun untuk sistem kontrol internal merupakan tanggung jawab dari Kepala toko sendiri. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat Keras yang biasa disebut Hardware biasanya terdiri dari Monitor. S SI IS ST TE EM M K KO OM MP PU UT TE ER R PERANGKAT KOMPUTER 1. dan pelaksanaan dari sistem operasi yang dijalankan dalam organisasi toko. Dalam pelaksanaannya sistem kontrol ini telah diaplikasikan langsung dalam tugas-tugas seluruh staf toko dalam kegiatan operasional sehari-hari. CPU. dan lain-lain. pencurian. • Kontrol Eksternal Yaitu pengontrolan dan pengawasan terhadap faktor-faktor eksternal organisasi toko yang memiliki kemungkinan untuk menimbulkan kerugian. Merk perangkat bisa beragam. Ini dimaksudkan untuk menghindari terjadinya penyimpanganpenyimpangan yang dilakukan oleh staf toko dan juga untuk membantu manajemen mengevaluasi sistem yang telah ada. Kerugian moral yang dibahas disini berbentuk turunnya semangat kerja dan loyalitas karyawan. 50 . dan untuk kelengkapan pemakaian perangkat ini tergantung dari masing-masing Franchisee.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM moral.

51 . Sistem pada kantor pusat Franchisor lebih banyak dipergunakan untuk kontrol. seperti: 1. Pembelian barang Pembelian barang dilakukan secara terpusat untuk semua jenis barang yang dijual. biasanya dipergunakan untuk: • • • • • Transaksi penjualan Kontrol Stock internal Monitor penjualan. SISTEM KOMPUTER Pengenalan Sistem Dipergunakan program integrated (saling berhubungan satu sama lainnya) untuk Sistem Point Of Sales. Kantor Pusat akan melakukan pemesanan barang. dan program aplikasi untuk operasional toko (sistem penjualan dan kontrol). dan supplier yang langsung mengirim pesanan barang tersebut ke outlet. dan bila memungkinkan. Software yang biasanya digunakan untuk operasional sebuah outlet/toko berupa: sistem khusus (Windows) untuk hal-hal umum. sistem dipergunakan di kantor pusat (franchisor) dan pada outlet/toko.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 2. Perangkat Lunak (Software) Software atau Perangkat Lunak dipergunakan sebagai kelengkapan untuk menjalankan suatu sistem informasi pada komputer. bisa ditambahkan juga untuk: Pemesanan barang ke bagian Logistik PENJELASAN SISTEM Sebaiknya dipakai sistem dengan program yang dapat melakukan beberapa pekerjaan. sebagai berikut: • • • Melakukan pemesanan barang kepada supplier Kontrol seluruh outlet/toko Me-monitor penjualan outlet dari waktu ke waktu Sedangkan sistem pada outlet.

Pada Menu Produk. Laporan Penjualan 2. Input Stock Awal 3. 4. Input Produk baru 2.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 2. Pada Menu Laporan terdiri dari: 1. 3. Input Penjualan 2. input yang dapat diprogram biasanya terdiri dari: 1. Akses yang biasanya didapatkan dari program aplikasi ini mencakup untuk Produk. Backup Data 52 . Laporan Stock 3. Pada Utility terdiri dari: 1. Penerimaan Barang Pencatatan setiap barang yang dikirim dan masuk dari Supplier 5. Laporan dan Utility pada Menu Utama. kantor Pusat akan memberikan dan memasukkan kode barang di komputer. Input Pengeluaran Barang B. Pengiriman Barang Setelah proses order yang dibuat di kantor pusat. Input Retur Penjualan C. A. baru kemudian dikirimkan ke outlet. Pada Menu Transaksi: 1. Kontrol stok barang: Mengawasi keadaan stok barang internal atau keseluruhan. Transaksi. Password 2. Daftar Barang D. Input Barang Masuk 4. Peng-kode-an produk Untuk setiap produk baru. Penjualan Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian 6. barang baru dikirimkan ke setiap outlet.

agar dapat dicapai efisiensi dalam penggunaan biaya perusahaan. PENANGANAN MASALAH KOMPUTER Franchisor memberikan panduan kepada Franchisees-nya mulai dari bagaimana mempergunakan sistem yang dipakai sampai pada penanganan permasalahan yang timbul dari pemakaian program aplikasi Franchisor.. Hal ini dimaksudkan agar karyawan sesuai dengan fungsinya dapat menjalankan tugasnya dengan semestinya. dengan panduan dari supervisor Franchisor. Contoh: Jenis masalah Masalah Teknis Masalah yang umum terjadi Komputer Hang Komputer / Monitor tidak hidup Tidak bisa print Tampil pesan kesalahan pada monitor Masalah Non-Teknis Untuk segera menghubungi Vendor. diharapkan agar Franchisee dapat mengatasi sendiri masalah yang timbul. apabila timbul masalah diluar yang tertulis Salah entry Cara Penangan S SI IS ST TE EM M K KE EU UA AN NG GA AN N Fungsi dan tugas pengelolaan Keuangan sebaiknya dilaksanakan oleh personil Keuangan yang memahami analisa efektifitas operasional keuangan. baik itu kesalahan teknis maupun non-teknis. sehingga tidak ada konsumen yang merasa dikecewakan karena pelayanan yang tidak memuaskan. Setiap masalah harus ditangani secara cepat. Kirim Data Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk menjalankanya. Setiap sistem pasti akan mengalami masalah didalam operasionalnya. hasil apa yang didapatkan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 3. 53 . Selain bantuan yang diberikan oleh Franchisor untuk penanganan masalah komputer. dan pada saat apa input seharusnya dijalankan.

Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya. . tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu. sehingga data tersebut dapat di posting sesegera mungkin. dan besarnya ditentukan kemudian oleh Franchisor Royalty Fee: Biaya Promosi & Marketing secara bulanan. rencana arus kas serta analisa likwiditas. Perincian dihitung dari pengeluaran aktifitas kegiatan untuk mencapai target. Contoh perkiraan Biaya Monitoring yang harus termasuk dalam rencana pengeluaran biaya. Neraca Percobaan. 54 . dsb. dan diterima hanya sekali dalam masa perjanjian.Membuat Laporan Bulanan Laporan Keuangan dibuat setiap bulan. Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana.Pencatatan Keuangan (posting) Melakukan pencatatan secara benar dan akurat untuk data-data keuangan merupakan dasar untuk membuat laporan Keuangan yang benar. hingga analisa keuangan yang berisi mengenai umur hutang-piutang. 40% untuk produk furniture. . MENGADAKAN PERENCANAAN BIAYA (BUDGETING) . hingga dapat dihasilkan perkiraan modal kerja yang minimal yang harus disediakan dimuka.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM PENGELUARAN UTAMA FRANCHISEE Franchise Fee: diterima setelah calon Franchisee menandatangani Surat Perjanjian. dan analisa dan sistem keuangan yang dipakai dalam pencatatan harus sama dengan sistem yang dipakai oleh Franchisee (khususnya dalam hal penjualan).Perencanaan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan target yang telah ditentukan. MELAKUKAN PEMBUKUAN / PELAPORAN KEUANGAN . misalnya: pembagian hasil untuk Franchisee. 45% untuk produk garmen.Arus Kas (Cash Flow) Arus Kas dibuat berdasarkan efisiensi waktu dari rencana kerja. mulai dari R/L. yaitu ditentukan 5% (tergantung Franchisor) dari pendapatan penjualan Franchisee Pembayaran untuk order barang-barang rutin yang biasanya dilunasi secara angsuran dengan tenggang waktu yang pembayaran yang akan ditentukan kemudian.

rencana arus kas serta analisa likwiditas Laporan Stock Barang Konsinyasi Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya. Umumnya ada 3 (tiga) jenis bukti pendukung yang diperlukan. Investasi Awal b.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Franchisee akan membuat Laporan Bulanan Keuangan kepada Franchisor secara berkala. INVESTASI BIAYA YANG DIPERLUKAN FRANCHISEE a. Biaya Lain-lain 55 . Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana. berupa: • • • • Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan (R/L dan Neraca Percobaan) Laporan Kontribusi Penjualan Bulanan Laporan Analisa Penjualan Bulanan. Bukti Pengeluaran dan Bukti Sementara. termasuk analisa keuangan mengenai hutangpiutang. diperlukan bukti-bukti pendukung (voucher dan dokumen yang sudah disetujui) sebagai data pelengkap yang menandakan bahwa semua masalah keuangan diketahui dan dikontrol secara benar serta dapat dipertanggungjawabkan. . agar dapat berinteraksi dengan sistem keuangan Franchisor.Perangkat Lunak (Software)Keuangan Untuk menurunkan tingkat kesulitan dan untuk memudahkan pengecekan analisa penjualan. ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam pemenuhan adminsitrasi keuangan. Franchisee diharapkan menggunakan sistem yang sama dengan Franchisor. tetapi belum memiliki bukti asli yang seharusnya digunakan sebagai lampiran sebenarnya. tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu. disarankan Franchisor untuk membuat sistem keuangan dengan mengupayakan perangkat lunak yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Franchisor. Bukti Sementara dipergunakan dalam keadaan mendesak dimana bila pengeluaran atau pendapatan sudah disepakati bersama. yaitu: Bukti Penerimaan.

_________ Perhitungan 70% dari nilai Franchise fee untuk pembaharuan hak franchise Rp. ________ Ongkos dan pengluaran atas Kebijakan asuransi *Biaya Audit sbs. Intitutional &. Rp. TOTAL BIAYA : Rp. • Transfer Fee sbs. pelatihan dan bimbingan yang ditentukan oleh Franchisor (apabila terjadi penggantian kepemilikan toko) Rp. • Renewal Fee sbs. _________ Perhitungan dengan prosentasi dari tarif tertinggi (Untuk kelalaian yang melibatkan hak dan nama franchisor) berdasarkan hukum Rp. _________ (sewa / beli) Pada saat Penandatangan Kontrak Waralaba : *Franchise Fee sbs. Setelah Penandatanganan Kontrak Waralaba : • Pembelian Peralatan Usaha sbs. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross(per bulan) income toko per bulan. saat Jumlah total income toko mencapai. ________ Biaya perbaikkan dan pembaharuan untuk peninjauan ulang atas tanah. bangunan dsb. • Biaya Perijinan Usaha sbs. • Pembelian barang dagangan ( stok awal ) sbs. _________ Biaya untuk evaluasi. ________ ( Franchisor ) Rp.…(tergantung dari F’or) Rp. BIAYA-BIAYA LAIN • Royalty Fee (per bulan) sbs. _________ (tergantung Franchisor) Rp. • Biaya untuk lokasi & renovasi tempat usaha sbs.. Rp. ________ (tergantung situasi) * Biaya launching toko sbs. ________ Rp. •Bunga & Biaya Kerugian sbs. _________ ( Notaris ) Rp. Rp. (dilakukan oleh Franchisor) •Biaya Refurbishing sbs. _________ Kekurangan jumlah gross sales yang terjadi sehubungan dengan pelaporan yang tidak sesuai +bunga sesuai hukum. (pada masa Perpanjangan kontrak) •Biaya Pelatihan sbs. _________ Disediakan oleh Franchisee berikut pengeluaran untuk tenaga pengajar • Continuing Advertising. Promotion Fee sbs • Local Advertising sbs. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross income toko per bulan (jumlah % tergantung dari F’or) Rp. • Biaya Keanggotaan Asosiasi / lainnya sbs.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM A. INVESTASI AWAL Sebelum Penandatangan Kontrak Waralaba : • Biaya Pembentukan Badan Usaha sbs. ________ B. Rp. (perusahaan Asuransi kelas “A”) 56 . Rp. _________ Perhitungan dengan prosentase dari total minimum gross income (untuk kebutuhan promosi toko & dilakukan dengan panduan F’or) Rp. ________ (Kredit dari Bank untuk distributor yang ditunjuk) Rp. Ditam bah biaya audit bila kekurangan melebihi 10% dari pelaporan. • Security Deposit sbs. _________ ( Lembaga Perijinan Usaha ) Rp. (Atas permintaan tertulis F’or) • Biaya Premium Asuransi sbs. ________ (disesuaikan dengan kondisi ) Rp. Rp.

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Terlampir panduan Sistem dan Prosedur Operasional Toko. d. b. Tujuan Personil toko yang dilibatkan/bertanggung jawab Operasional Sisdur Ketentuan yang harus diperhatikan (bila ada) Flow chart Sistem dan produser dimaksud mencakup: Pembukaan dan Penutupan Toko Pengadaan Barang Dagang Toko Penukaran Kemasan Khusus Penitipan Barang di Depositor Sistem Pemesanan Barang dari DC ke Toko Penataan Barang di Display Area Inventarisasi dengan kartu Inventaris Toko Sistem Pencatatan Display Barang Transaksi Penjualan Instruksi Perubahan Harga Transaksi Retur (Pengembalian Barang) Sistem Pencatatan Penjualan Penyimpanan Uang Hasil Penjualan Pengembalian Barang dari Toko ke DC (Retur) Laporan Keluhan Sistem Permintaan & Penggantian petty cash (PC) Laporan Keuangan Laporan ke Franchisor 57 . dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut: a. c. e.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful