P. 1
Contoh SOP Franchisee Minimarket

Contoh SOP Franchisee Minimarket

|Views: 3,341|Likes:
Published by Resya Dian
this file about how to make sop for franchisee for minimarket business
this file about how to make sop for franchisee for minimarket business

More info:

Categories:Types, Business/Law
Published by: Resya Dian on May 12, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

09/02/2014

pdf

text

original

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

BUKU PANDUAN FRANCHISEE
Buku Panduan Franchisee adalah dokumen rahasia yang dikeluarkan oleh Franchisor untuk dijadikan pedoman dalam menjalani usaha outlet/toko Franchisee-nya. Segala peraturan, ketentuan dan panduan untuk perusahaan Franchisee dituangkan dalam buku Panduan. Perubahan dan penambahan untuk segala ketentuan dan peraturan baru akan dituangkan secara tertulis dan diberikan kepada Franchisee untuk dilampiri didalam Buku Panduan. Buku Panduan ini juga sebaiknya diberikan kepada outlet sebagai pegangan Supervisor, disamping Buku Panduan Outlet/Toko. Standarisasi penulisan Buku Panduan, sebagai berikut:

BAB I - PENDAHULUAN Berisi penjelasan mengenai maksud dan tujuan pembuatan Buku Panduan, sistematika penulisan, dan ketentuan-ketentuan penggunaan Buku Panduan Tujuan penulisan Buku ini adalah: • • • Membuat sebuah buku yang dapat menjadi pedoman / acuan Terwaralaba dalam menjalankan kegiatan usaha waralaba nya sehari-hari Mengarahkan Terwaralaba untuk menjalankan usaha waralabanya sesuai standar yang ditetapkan oleh franchisor Menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan yang dijalankan oleh seluruh Terwaralaba.

BAB II - PROFIL PERUSAHAAN Berisi tujuan usaha & visi, profil dan susunan direksi, struktur organisasi, uraian singkat sejarah perusahaan dan pengembangannya melalui sistem Waralaba, serta penyingkatan nama dan istilah. Didalam buku terdapat nama-nama dan istilah-istilah yang lazim digunakan dalam usaha ritel, namun mungkin belum dikenal oleh orang yang belum pernah menjalankan usaha di bidang ini. Oleh karena itu nama-nama dan istilah tersebut akan dikumpulkan pada lembar Indeks untuk memudahkan pencarian.

BAB III - ORGANISASI DAN MANAJEMEN Berisi uraian dari tugas dan tanggung jawab staf toko beserta prosedur kerjanya.

1

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Uraian yang lebih terperinci dapat dilihat pada Panduan Sistem dan Prosedur Operasi.

BAB IV - USAHA MINIMARKET Penjelasan umum tentang definisi dari minimarket, bentuk usaha, kemudahan-kemudahan yang ditawarkan, dan pelayanan kepada pelanggan. Arti kemudahan yang ditawarkan serta pelayanan yang baik dan ramah kepada pelanggan dapat menjadikan nama usaha dikenal oleh masyarakat.

BAB V - PROMOSI & PEMASARAN Menjelaskan tentang sistem promosi yang dijalankan pada usaha minimarket, dan strategi pemasaran yang diterapkan perusahaan. Promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang sangat penting dan saling berkaitan satu sama lainnya. Untuk mencapai target usaha, perlu dijalankan sistem pemasaran dengan strategi yang terencana untuk mencapai target dan didukung dengan kegiatan promosi yang terselenggara dengan baik.

BAB VI - SISTEM KONTROL Menguraikan tentang sistem kontrol kedalam dan keluar, yang diterapkan dalam usaha minimarket untuk mencegah kerugian yang mungkin terjadi.

2

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

I I.. P PE EN ND DA AH HU UL LU UA AN N
Buku Panduan dimaksudkan agar dapat menjadi pedoman bagi seluruh Franchisee. Dan dibuat berdasarkan peraturan dan standarisasi dari perusahaan Franchisor, yang juga telah disesuaikan dengan peraturan dan kebijakan-kebijakan pemerintah yang berlaku sesuai dengan bidang usaha, dalam pengembangan usahanya melalui Sistem Waralaba.

Dalam upaya untuk menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan-kebijakan perusahaan Franchisor, panduan diberikan untuk dijalankan oleh Franchisees-nya sesuai standard yang berlaku, disamping memudahkan Franchisor untuk mengadakan monitoring untuk standarisasi usaha yang dipercayakan kepada Franchisee-nya.

R R I O U F S I A H P P N I R O R U I..G F S IL A L H P A P A ER N R II N K A SA N SE JE A A H D A NA DA AT A PERUSAHAAN
Perusahaan yang merupakan bagian dari industri ritel ini berdiri tahun ………….. dengan nama …………………………………….. Perusahaan didirikan oleh ……………………., (sejarah singkat profil pengusaha) …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… Berdasarkan proven track record dari perkembangan perusahaan yang sudah berjalan, untuk usaha pengembangan lebih lanjut, salah satu upaya perusahaan adalah membuka outlet / toko minimarket melalui sistem Waralaba. Pengembangan usaha swalayan menjadi beberapa outlet / toko, lebih menitik-beratkan pada kenyamanan dan kemudahan sebagai nilai jual utama (keuntungan terhadap persaingan), dalam rangka memenuhi kebutuhan pokok pelanggan yang secara dinamis selalu berubah-ubah.

Perusahaan dikembangkan sebagai perusahaan Franchisor, oleh …………………………..… dengan pengembangannya melalui penambahan beberapa outlet / toko Franchisees yang menjalankan hak ekslusif untuk produk dan merk ini.

3

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 1. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. 2. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. 3. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. dst.

I II RG GA II AN I.. O NI IS SA OR AS SI ID DA AN NM MA AN NA AJ JE EM ME EN N

STRUKTUR ORGANISASI FRANCHISEE

Kepala Toko / Terwaralaba (Franchisee)

Supervisor Toko

Karyawan Toko

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI JABATAN 1. KEPALA TOKO / TERWARALABA Kepala Toko adalah terwaralaba sendiri. Hal ini dimaksudkan agar Terwaralaba juga menjadi operator yang terlibat dalam kegiatan usaha sehingga Terwaralaba dapat mengawasi sendiri usahanya.

Tanggung Jawab :

a. Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan karyawan dan pihak manajemen b. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional

4

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM toko secara keseluruhan c. Menjaga dan meningkatkan profit store d. Menyimpan segala kerahasiaan usaha beserta dokumen-dokumennya, dan juga segala bentuk komunikasi yang terjadi antara pihak toko dan manajemen e. Mengatur dan menjalankan keuangan toko untuk biaya operasional sesuai batas otoritas yang ditentukan f. Pembinaan karyawan demi pencapaian target kerja dan karyawan

Area Tugas :

a.

Perencanaan ( planning )

b. Kontrol dan pengawasan c. Anggaran dan Keuangan

d. Organizing e. f. Pembinaan karyawan Tugas-tugas tambahan

Dari setiap area tugas tersebut terdapat tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh Kepala Toko. Rinciannya dapat dilihat pada Buku Panduan Outlet Franchisee.

2. SUPERVISOR Supervisor adalah orang yang paling bertanggung jawab terhadap seluruh operasi dan

kinerja toko sehari-hari, mulai dari saat toko dibuka pagi hari sampai dengan saat toko tutup pada malam hari. Supervisor juga memegang peranan sebagai pengganti Kepala toko bila Kepala toko tidak berada di toko. Namun tidak semua kewenangan-kewenangan kepala toko dapat didelegasikan ke Supervisor (ada pembatasan wewenang).

Tanggung Jawab :

a. Melakukan komunikasi, koordinasi dan kerjasama dengan Kepala toko dan seluruh karyawannya b. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko secara keseluruhan c. Mencapai target penjualan dan profit d. Menjaga segala perlengkapan dan fasilitas usaha

5

komunikasi. Mendorong pencapaian target kerja dan pembinaan karyawan Area Tugas : a. Biaya-biaya operasional d. dan koordinasi dengan seluruh staf toko (Kepala toko.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM e. Melakukan kerja sama. Operasional c. Sehingga dapat dikatakan bahwa karyawan toko merupakan ujung tombak pelayanan dari operasi toko. Menciptakan kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan Area Tugas : a. Evaluasi e. b. Selain itu karyawan toko memegang peranan penting untuk menciptakan suasana pelayanan kepada pelanggan dalam lingkungan yang bersih dan bersahabat. Operasional toko Pengontrolan Dari setiap area tugas tersebut terdapat rincian tugas lain yang dapat dilihat pada Buku Panduan Outlet Franchisee. Perencanaan dan kontrol b. 6 . Tanggung Jawab : Karyawan toko mempunyai 2 tanggung jawab utama. KARYAWAN TOKO Karyawan toko merupakan pelaksana operasional dari seluruh kegiatan kerja toko. Supervisor dan sesama karyawan) b. Mengelola keuangan harian sesuai batas otoritas yang ditentukan f. Rincian tersebut dapat dilihat pada Buku Panduan Outlet Franchisee. yaitu: a. Pengelolaan karyawan Dari setiap area tugas tersebut terdapat tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh Supervisor. 3.

disertai pelayanan yang baik 7 . Menempatkan diri sebagai toko yang nyaman dengan operasional toko yang efisien dalam lingkungan yang bersahabat. dan penduduk daerah akan memerlukan minimarket untuk memenuhi kebutuhan mereka. mengarah pada kelengkapan produk kebutuhan sehari-hari (basic needs) dengan harga yang lebih murah dari Supermarket dan Convenience Store. lebih dikhususkan kepada masyarakat menengah dan menengah kebawah. Selain itu Pemilik Toko juga harus terlibat secara langsung dalam proses recruitment dan seleksi awal (interview) para pelamar. dsb. misalnya memuat berita lowongan di surat kabar atau menyebarkan berita lowongan tersebut di media lainnya yang efektif. PROSES RECRUITMENT CALON KARYAWAN : * Mengirimkan Surat Lamaran disertai Curriculum Vitae dan surat-surat referensi pendukung * Melengkapi formulir Daftar Isian Data Pelamar * Menjalani interview * Menjalani pelatihan. apabila lamaran diterima I II RA AN RK KE II NC ET I. TUJUAN USAHA & ARTI KEMUDAHAN Menyediakan produk-produk asli dan berkualitas terbaik dan ternama kepada para pelanggan dengan cara yang paling mudah.) Jadi konsep usaha yang akan dikembangkan adalah suatu tempat berbelanja para pelanggan kelas tertentu. Dengan adanya konsep usaha yang menunjang penyediaan produk kebutuhan sehari-hari.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM KEPEGAWAIAN RECRUITMENT Kegiatan recruitment calon karyawan toko dilakukan sepenuhnya oleh Pemilik Toko yang membutuhkan tenaga karyawan. Untuk kegiatan ini Pemilik Toko diharapkan melakukan usaha-usaha konkret. diperkirakan akan memperbaiki keadaan perekonomian. U CH T HI IS US SE SA EM AH MI HA IN AF NI IM FR MA AR KONSEP USAHA Konsep yang ingin dikembangkan: Konsep minimarket dengan prototype ruang usaha tertentu (luas satu atau dua ruko / satu atau dua lantai..

Adanya orisinalitas dalam suatu usaha menjadikan bisnis tersebut tidak mudah dimasuki. karena entry barrier nya tinggi dan tidak mudah disaingi. serta mempunyai nilai jual utama / keuntungan persaingan untuk penyediaan barang-barang yang laku keras. bersih dan bersahabat. diadakan category management dengan sistem scanning untuk mengarah pada margin yang terbaik. dan dapat memonitor margin mix yang optimal secara 8 . yang tidak mudah ditiru dan diikuti oleh pihak lain. Memberikan Arti Kemudahan (memberikan pelayanan dan kemudahan-kemudahan kepada pelanggan). seperti: • • • Kemudahan dalam waktu (operasional toko 12 – 14 jam) Lokasi yang mudah dijangkau (di daerah pemukiman dan keramaian) Kemudahan dalam mendapatkan / memilih kebutuhan pokok (menyediakan hanya barang-barang pokok saja) VISI Menempatkan diri sebagai bagian dari sistem industri sebagai minimarket yang menitik beratkan pelayanan kepada konsumen dalam kemudahan. lingkungan yang nyaman.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM kepada pelanggan adalah upaya untuk meraih kepuasan pelanggan dalam memenuhi kebutuhan pokok mereka. Hal ini menunjukkan pula keunggulan dari bisnis ini. yang mengarah pada tailormade software system dengan optimalisasi persediaan atau inventory dan dikaitkan pula dengan automatic replenishment. MISI Pendirian dan pengembangan usaha disesuaikan dengan kebijakan pemerintah yang ada. Selanjutnya di tingkat store. Keunikan dapat diadakan pada system software yang dikembangkan. seperti : meningkatkan dan memperkuat saluran distribusi untuk aneka ragam barang di daerah per kotaan maupun pedesaan menyediakan konsumen barang-barang dengan akses harga termurah dan terbaik KEUNIKAN (UNIQUENESS) Keunikan atau orisinalitas dari suatu usaha (jasa atau produk) merupakan keunggulan tersendiri dari suatu usaha waralaba.

Biaya Pemasaran : seperti biaya cetak flyer atau edaran atau selebaran dilingkungan pada event-event promosi dan sebagainya. misalnya: kemudahan dalam waktu / jam operasi toko. terutama dalam teknologi komputer.Pendapatan lain-lain Merupakan penghasilan dari usaha jasa tambahan di toko seperti: pemberlakuan eksklusif. b.Keuntungan Kotor atau Gross Margin Merupakan selisih antara harga penjualan dan harga pokok pembelian atau harga pembelian produk / barang dagangan. Untuk ini. penyediaan produk untuk kebutuhan pokok dengan harga yang relatif murah. biaya bank. 3. PENGALAMAN BISNIS & MARKETABILITY Pengalaman bisnis sebagai Proven Track Record dapat menjadi andalan dalam pengembangan di bisnis ritel. FAKTOR-FAKTOR YANG MENENTUKAN MARGIN / LABA 1. Marketability dari usaha dapat terlihat dari perkembangan omset dari tahun ke tahun yang terus meningkat.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM terus menerus. dan jasa-jasa lain.Beban Operasi Merupakan biaya yang dipikul oleh gerai Penerima Waralaba dalam menjalankan usahanya. Biaya Operasi : seperti gaji karyawan. Bertambahnya jumlah pelanggan sesuai dengan bertambahnya jumlah toko di berbagai kota. 9 . lokasi yang mudah dijangkau. Untuk ini pihak pemberi Waralaba atau pemilik merk dagang telah mengatur untuk kepentingan toko / gerai Penerima Waralaba-nya. dsb. Hal tersebut ditunjang pula dengan konsep usaha yang menyajikan arti kemudahan yang ditawarkan oleh bidang usaha ini. 2. Gross margin merupakan faktor utama dari penghasilan toko Penerima Waralaba. akan meningkatkan penghasilan pula untuk kurun waktu tertentu. yaitu : a. akan lebih memperkenalkan merk dagang di kalangan masyarakat konsumen. sehingga perputaran barang dagangan yang lebih cepat. Beban operasi dibagi dalam 2 kategori. dalam hal ini untuk menjalankan sistem waralaba atau mewaralabakan usahanya. misalnya: per bulan. bidang Research & Development harus terus mengikuti perkembangan.

6. rak dsb..). Gross margin ini umumnya oleh produsen atau supplier dilihat sebagai fee atau imbalan bagi distributor / penyalur dalam membawa produk sampai kepada konsumen.G. cash register. dan resiko barang rusak atau hilang selama dalam tanggung jawabnya. 10 . sedangkan sub-distributor memperoleh 8% sampai 9%. agar diketahui penyimpangan antara anggaran (budget) dan aktualnya (hasil penjualan).S.O. tentunya akan berakibat pula pada hasil akhir usaha toko. Pencurian. Perampokan Unsur-unsur penghasilan maupun biaya harus di monitor secara terus menerus dan dilakukan paling sedikit seminggu sekali. karena harga pokok pembelian tetap harus dibayar sedangkan barang tidak dapat dijual. Bagi penyalur. Gross margin ini berhubungan erat dengan biaya distribusi (cost of distribution) suatu produk untuk sampai pada pasar.Beban Depresiasi Penyusutan berhubungan dengan penghapusan peralatan yang dipakai seperti AC. Umumnya produsen produk-produk makanan dan kelontong bersedia memberikan fee atau komisi pada distributor tunggal sebesar 15 – 17%. akan mempengaruhi gross margin. 7. GROSS MARGIN Gross margin merupakan selisih antara Sales dan Cost of Good Sold (C. imbalan tersebut merupakan hasil kotor dalam melakukan tugas penyaluran. 5. Beban Biaya Disebabkan barang hilang. rusak karena kesalahan di gerai. Disamping itu masih perlu diperhatikan kemungkinan kesalahan mencantumkan harga baik pada barang (labeling) maupun pada komputer (open price) dan kesalahan memasukkan harga pada saat pembayaran (input) di mesin kas register (oleh Kasir). Beban Bunga Sekiranya ada penggunaan kredit dari Bank atau lembaga keuangan yang tentunya akan diperhitungkan pada hasil akhir sebelum pajak (berikut penyicilan modal yang dipinjam).Pengutilan. yang umumnya di depresiasi dalam waktu 5 (lima) tahun. dan hal ini ditentukan oleh harga jual dan harga beli atau harga pokok penjualan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 4. mengingat masih ada biaya-biaya yang harus dikeluarkan.

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM PROFITABILITY Keuntungan perusahaan dapat dilihat dari Consumers acceptance terhadap kehadiran minimarket tersebut yang akan mempunyai dampak terhadap: peningkatan omset penjualan toko. Untuk memperoleh keberhasilan dalam menjalankan usaha ini harus memiliki motivasi yang kuat. produk dengan mutu dan kwalitas baik. pemeriksaan kilat. dan pelayanan serta lingkungan toko yang hangat dan bersih. Logo dibuat mengandung makna yang seirama dengan kebijaksanaan perusahaan maupun produknya.seperti: • Toko beroperasi dari 12 sampai 14 jam sehari • Toko berukuran mulai dari 50m2 sampai 180m2 • Setiap 10 sampai 15 toko ditangani oleh 7 orang staff atau lebih tergantung dari besarnya toko • POS. Scanner dan Automatic Replenishment System akan membantu operasi toko untuk pemesanan barang untuk menjaga high turnover stock. Citra perusahaan tidak hanya dikenal dari nama perusahaan. USAHA PENGEMBANGAN MELALUI SISTEM WARALABA Menjalankan usaha minimarket ini akan cukup menarik. penambahan outlet. dan untuk menekan kekurangan barang. Untuk menunjang pengembangannya. perlu ditunjang dengan pengoperasian toko yang optimal. perlu dibentuk divisi: • • Divisi swalayan (retail) yang menitik beratkan pada usaha perdagangan eceran Divisi grosir. Popularitas dan daya ingat masyarakat terhadapnya juga timbul karena sebuah logo atau lambang. dengan perhitungan keuntungan yang dapat diatas perhitungan bunga deposito dan secara pasti nilai intrinsik usaha akan terus meningkat. tetapi juga dari kemudahan yang diberikan. akan membentuk jaringan penyaluran yang cukup kuat dan banyak sehingga mempunyai akses sampai pada ujung tombak eceran. mempunyai ciri khas tersendiri yang menggambarkan makna dari tujuan usahanya. Dalam divisi swalayan. serta perluasan ruang/space toko. Dengan strategi perluasan melalui sistem waralaba. Sistem ini akan dapat membantu perusahaan untuk 11 . yang bertujuan untuk pengembangan usaha perdagangan umum.

000 500 sampai 2. Mini Market AREA (SQ METER) 2.500 sampai 5. ditujukan kepada masyarakat kelas menengah & menengah kebawah. Pihak investor atau calon Franchisee akan melihat usaha yang menarik ini sebagai suatu business opportunity dan bersedia untuk mengambil peluang yang ada. Pengembangan prototype 1 atau 2 ruko (hanya lantai bawah saja) pada suatu minimarket. Super Market 3. • Pengadaan jasa tambahan yang akan menambah nilai toko. Perlu diketahui bahwa prototype satu atau dua ruko (lantai bawah) mempunyai luas hanya antara 80m2 sampai 120m2. misalnya 1 ruko untuk lantai bawah dan lantai atas (dua lantai) menjadi 2 ruko untuk lantai atas dan lantai bawah. • Persediaan barang per bulan memakai tempat penyediaan barang serendah mungkin.500 180 sampai 500 12 . Untuk jelasnya dapat dipaparkan dibawah berbagai jenis pasar : TYPES OF MARKET 1. photocopy. ATM atau jasa pelayanan masyarakat lain yang dapat menambah daya tarik dan nilai tambah terhadap pelanggan. setelah jaringan cukup kuat dan luas Sebagai distributor dari “many branded products” (tidak hanya terbatas pada satu brand) PROTOTYPE RUANG USAHA Penetapan prototype ruang usaha berdasarkan ruko dan perkiraan pengembangan usaha untuk type of market lain. misalnya: Laundry. dengan satu prototype tertentu. photo Processing. yang mana hal ini diharapkan juga dapat menambah jumlah minimarket di daerah pinggiran kota. Perkembangan yang pesat dapat ditunjukkan dengan meningkatkan ruang / space toko.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM menganalisa yang menjaga toko tetap “up to date” terhadap perubahan pasar dan responsif terhadap permintaan para pelanggan. Hyper Market 2. sehingga akan terasa lebih kecil dari ukuran idealnya. maka space untuk ini perlu diperluas dan menjadi 2 kali lebih luas. Perkembangan lebih lanjut yang kemungkinan dapat diperhitungkan adalah: • • • Menjalankan sistem “mail order” sampai dengan E-Commerce Kepemilikkan dan penggunaan paten “private label”.

mulai dari aluminium foil.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 4. 13 . Dengan demikian kita dapat memenuhi “scale effect” (efek skala) yang baik. dll. perlu diadakan survey terlebih dahulu. 9 bahan pokok sampai pada minuman ringan. Untuk jenis-jenis produk yang akan disediakan. jenisjenis produk apa yang dibutuhkan pelanggan. jumlah item bisa ditingkatkan dari 3000 sampai 5000 atau 6000 items. dapat ditentukan komposisinya. berkaitan dengan peningkatan kelompok item produk. Prototype ini (dalam perjalanan waktu) dengan memonitor secara cermat dan ketat. dukungan para supplier. memanfaatkan luas tempat dengan harga sewa (beli) yang lebih murah serta melengkapi assortimen produk. segmentasi pasar sampai pada positioning dari usaha ini. Sedangkan produk-produk personal/health care sampai pada stationneries dan pakaian dalam & lingerie serta beauty aids dan kosmetik perlu diperinci. makanan kering. Warung ( ** ) Convenience Store / Kios Modern 80 sampai 50 sampai 20 sampai 180 80 50 CLASS “A” CLASS “B” CLASS “C” 80 to 100 SQ Meter Items 1000 to 2000 Average 1600 100 to 120 SQ Meter Items 2000 to 2800 Average 2400 120 to 180 SQ Meter Items 2500 to 3000 Prototype yang memanfaatkan ruang usaha. Convenience Store / Kios Modern ( ** ) 5. Toko 6. Hal ni berkaitan dengan berbagai aspek seperti kebutuhan pelanggan. Untuk pengembangan ruang usaha.

item-item promosi. 14 .Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Dengan demikian diharapkan prototype ini. yang dimaksud outlet minimarket (swalayan). S ST RI IS SA TA AS AN SI ND I DA AR A. dimana masalah ukuran luas (size) dan space serta kelompok produk yang disediakan dengan margin mix terbaik. yang dapat mempertegas image dari produk yang diproduksi oleh nama perusahaan tersebut. dan atribut lain yang digunakan. Contoh logo: “one step to one stop ……” Arti bentuk gambar dan tulisan yang ditampilkan dari logo berdasarkan: * Filosofi Deskripsi Bentuk Untuk bidang usaha ini misalnya: dapat ditampilkan gambar yang sederhana. Standarisasi logo ini dipakai oleh perusahaan sesuai dengan fungsi atau item yang diperlukan dalam keperluan perusahaan tanpa melupakan aspek-aspek keindahan dalam bentuk dan warna. lebih memfokuskan kepada tulisan yang menampilkan jenis toko/outlet. baik dalam produk. dalam hal ini minimarket yang menyediakan kebutuhan pokok dengan kwalitas terbaik. Selain nama perusahaan yang ditampilkan bersama bentuk gambar. Garis lurus dapat diartikan ketegasan atau kepastian. sehingga tetap menarik dalam visual dan tampilannya. I D E N T I T A S / L O G O Logo yang memiliki makna dan misi yang kuat akan sangat membantu perusahaan maupun produknya dalam mengambil posisi di masyarakat pembeli dan pemakai (brand positioning). dimana segala kebutuhan pokok bisa didapatkan. akan terkristalisasi. * Tambahan tulisan pada logo Nama perusahaan diposisikan diatas garis. agar masyarakat lingkungan lebih cepat mengenali kehadiran toko/outlet. dapat pula ditambahkan dengan tulisan dan/atau kalimat lain. yang dapat berarti “teratas” dalam pengelolaan bidang usaha minimarket.

dapat berarti: lokasi toko mudah dijangkau.”. dengan maksud agar lebih dikenali dalam fungsinya selain tetap menarik dan menampilkan keindahan dalam bentuk ataupun warna. Arti warna logo : Ketentuan warna separasi : Warna 1 – (prosentasi) Warna 2 – (prosentasi) Warna 3 – (prosentasi) Warna 4 – (prosentasi) (dst. Logo 1 Logo 2 Signage 1 Signage 2 Dst. Promosi dengan tampilan dalam beberapa macam bentuk. spanduk. seperti: flyer. umbul-umbul. dan sebagainya. : : : : 15 .. sesuai warna yang terdapat pada logo). karena standard warna perusahaan akan menjadi salah satu ciri dan identitas perusahaan secara umum. topi . kartu nama. yang menggunakan mesin cetak 4 warna. dan segala kebutuhan pokok terdapat di satu toko. tas belanja. Panduan warna menggunakan panduan warna separasi. iklan majalah/koran. BERMACAM BENTUK LOGO & SIGNANGE Adakalanya beberapa perusahaan membakukan lebih dari satu logo untuk mengadakan perubahan dan penyempurnaan logo. * Penggunaan dan panduan warna Presentase setiap warna merupakan sebuah pekerjaan teknis yang bermanfaat jangka panjang.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM “one step to one stop …….

S E R A G A M Pakaian seragam karyawan (corporate costume) merupakan salah satu atribut perusahaan yang dibakukan. dll. FORM & ATRIBUT STATIONNERY Ditetapkan untuk dijadikan standard baku untuk pencetakan dan penggunaan ATK seperti: Kop dan kertas surat.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM B.. tas belanja. Disain Kop Surat : Disain amplop surat : Disain Kartu Nama : Disain Tas Belanja Dsb. : 16 . amplop. Pakaian seragam ini ditentukan dan dibagi sesuai fungsinya: Seragam Karyawan Seragam Karyawati Seragam Karyawati Berjilbab Seragam Karyawati Hamil Seragam Show Room Seragam Petugas Lapangan Badge Topi Atribut lain C. kartu nama.dsb.

memfokuskan pada barang yang laku keras pada setiap kategori atau departemen. misalnya dengan penetapan areal toko dengan toko yang lainnya tidak saling berjauhan. Perlatan rumah tangga 4. P E R I J I N A N U S A H A Kelengkapan dokumen-dokumen atas nama Pemberi & Penerima Waralaba (Franchisor & Franchisee): o o o o o o NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) Surat Keterangan Domisili (Ijin Tempat) SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan) STPUW (Surat Tanda Pengusaha Usaha Waralaba) TDP (Tanda Daftar Perusahaan) U. (Undang-Undang Gangguan) E. dimana untuk berjalannya usaha ini diperlukan pendekatkan diri kepada pelanggan (individual approach). tidak memerlukan waktu terlalu lama dan jauh untuk mencapai toko yang lainnya apabila kebutuhan yang diperlukan tidak didapatkan di toko yang pertama).Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM D. Kategori utama barang dagangan yang berpengaruh besar pada penjualan ialah : 1. M ME RC CH RA AN ER HA NG AN GD ND DA DI AG IS GA SI AN IN NG NG GA G // B AN N BA AR Dengan bantuan dari merchandiser. Minuman keras & rokok.U. P E M B A T A S A N LOKASI Ditetapkan dari wilayah atau teritori tertentu. 17 . Perawatan tubuh & Kecantikan 3.G. toko swalayan harus mampu mendapatkan keuntungan dari hubungan ini. Batasan lain yang juga dapat ditentukan. agar memungkinkan pelanggan yang sudah dominan pada satu nama usaha minimarket. dimana mereka dapat meningkatkan tekanan harga ke supplier atau pabrik. dan berusaha untuk menyediakan segala kemudahan bagi pelanggan. diantaranya lokasi yang mudah terjangkau oleh pelanggan. (Strategi yang dipakai ini. Makanan & minuman 2. seperti misalnya: di areal perumahan.

PRODUK & PENGETAHUAN PRODUK Franchisor menyeleksi dengan ketat produk-produk untuk dijual dan memberi prioritas pada produk-produk kebutuhan sehari-hari yang cepat laku (fast moving). barang-barang yang diawetkan. Pendistribusian ke toko berasal dari DC.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Kebanyakan barang dikirimkan dari Supplier ke pusat pendistribusian (DC / Distribution Centre). juga untuk memberikan keuntungan yang besar ke perusahaan. Dengan demikian dalam merchandising policy. mengingat ruangan toko yang sangat terbatas. KATEGORI PRODUK Dibawah ini dapat dipaparkan kategori produk berdasarkan type usaha : Convenience Store & Minimarket 18 . sedangkan jumlah yang disediakan sekitar 2000 sampai 3500 macam barang. seperti: discount. Pengembangan produk baru akan diseleksi untuk memastikan hanya produk yang memiliki nilai jual tinggi yang ada dalam rak. pengemasan serta cara atau alat untuk menyimpannya. Untuk meningkatkan level layanan ke toko. barangbarang yang mudah rusak / pecah (perishable). Perlu ada kehati-hatian dalam menjaga penanganan yang tepat mengenai kondisi umur dan mutu produk. perusahaan tidak memposisikan diri sebagai distributor tunggal. kontrol pasar. Setiap produk mempunyai karakter tersendiri dan berbeda dengan yang lain. pemindahan barang dari kendaraan angkut ke gudang. sementara replenishment dilakukan secara elektronik dari toko ke HO. Seleksi dan pengembangan produk baru. dan advertising & promotion (A&P) dikerjakan oleh HO merchandisers. transportasi. Strategi utama pada merchandising adalah untuk menjaga inventory turnover setinggi mungkin. untuk menjaga kesegaran produk di toko. dan departemen logistik pada DC akan distok dengan baik. sistem pemesanan secara otomatis kepada supplier di-instal di DC. suppliers credit dan pengikut sertaan pada program “below the line activities” dari produsen. Biaya perkenalan akan dibebankan kepada para supplier atau pabrik yang barangnya diperkenalkan di toko. Ini sangat perlu mengingat logistik adalah isu terpenting pada minimarket/CS. tetapi dapat memanfaatkan jaringan distribusi yang ada sebagai kekuatan untuk memperoleh harga maupun fasilitas-fasilitas.

Confectioneries (dengan pemanas). softdrink. Dry food. detergent. MINIMARKET Kategori Produk ditambah dengan : a. Pastries. ) 2. dsb. Daging b. e. Sweets & Chocolates assortment c. washing powder. b. Stationneries. Ice cream. Embalage ( kertas pembungkus ) 19 . battery. Footwear c. soap. surat kabar. dsb. Rolls. canned and bottled 3. Pie. including cooking oil. Drinks. c. dsb. Tib-bit range e. Produk Makanan a. dsb. dsb. Kue dan sandwich range c. Mainan – Toys d. lampu senter. socket. alcoholic drinks. Drink range ( brewerage. Puff. Makanan beku dan yang didinginkan (chilled) a. Toileteries. cream. Produk Non-Makanan a. Canned & bottled food. cloths. Rokok Photgraphic – films Barang-barang elektrikal. tissue paper. kelompok sembako dan bumbu-bumbu e. clear.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM CONVENIENCE STORE Tujuan: * Untuk menentukan line of product dan pengelompokannya untuk retailing * Untuk memastikan semua produk yang dipajang untuk dijual adalah consumers product dan sesuai dengan kebutuhan konsumen. dsb. b. d. Kategori Produk: 1. d. bola lampu. fuse. Alat dan keperluan rumah tangga b. alat tulis. seasoning. plug. d. majalah. kertas. Alat & bahan pembersih e.

seperti: Koran. seperti: Radio & Televisi Media Luar Ruang. M RK RO OM KE MO OT MA ET TI IO AR TI ON N IN NG G & &P PR PEMASARAN TUJUAN PEMASARAN • • Membentuk citra (image) usaha yang kuat. yang akan sangat berguna bagi operasional usaha jaringan ritel Meningkatkan penjualan outlet dibantu dan dipandu oleh Franchisor Sistem Waralaba (franchise) yang diterapkan ini dimaksudkan agar setiap individu yang ingin menjalankan usaha sejenis ini mendapatkan kesempatan berusaha dengan baik. melalui brosur perusahaan. Pakaian dalam wanita / pria h. melalui dukungan dan berdasarkan pengalaman dari usaha franchisor. Kosmetik personal care g.5% dari penjualan. Promosi harga pada toko akan diprogram sepanjang tahun. Promosi ini akan ditangani secara terpisah dari aktivitas yang dilakukan di toko gudang rabat. pos. serta flyer dan brosur Media Elektronik. perkantoran terdekat dan di dalam toko. misalnya. Marketing pada harga di toko diimplementasikan dari waktu ke waktu sejalan dengan penambahan toko yang dibuka. Untuk Marketing dan Promotion budget dapat dialokasikan sebesar 0. Health care products V V. spanduk dan umbul-umbul Kegiatan seminar/workshop & exhibition 20 . pendistribusian.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM f. ke rumah-rumah terdekat. Kegiatan Marketing & Promotion pada umumnya dapat melalui: • • • • Media Cetak. seperti: Billboard. majalah bisnis.. serta dimasa yang akan datang dapat membentuk jaringan (network) usaha yang sangat membantu perkembangan tiap-tiap pengusaha / franchisee. untuk tetap mengingatkan pelanggan.

Tanpa adanya kegiatan promosi dan pemasaran. seperti: * Berlokasi di dekat kawasan perumahan (strategi mendekatkan diri ke pelanggan) * Menyediakan barang-barang kebutuhan pokok sehari-hari berkwalitas baik & unggul * Harga barang yang terjangkau (relatif murah) Pada pelaksanaan operasi toko sehari-hari diterapkan beberapa sistem pemasaran untuk memacu pencapaian target penjualan. begitu pula halnya dalam usaha Minimarket. Oleh karena itu promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dan saling menunjang dalam kegiatan usaha. hingga mencapai target sasaran.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Target pemasaran dari Minimarket adalah kalangan menengah kebawah. PROMOSI Dalam usaha Waralaba Minimarket terdapat 2 macam kegiatan promosi. yaitu: o o Promosi Nasional (National Campaign). dengan ketentuan nominal pembelanjaan Memberikan jaminan harga pada barang yang dijual (memberikan harga yang termurah bila ada ditemukan perbedaan harga antara di rak display dan di Kasir) Memberikan jaminan kwalitas barang yang dijual (apabila ada barang yang rusak. Untuk mencapai target pemasaran ini Minimarket menerapkan sistem pemasaran yang memberikan kemudahan-kemudahan bagi pelanggannya. kedua hal ini merupakan kegiatan utama untuk mendukung tercapainya target penjualan. yang mana secara tidak langsung juga akan mencapai target penjualan. maka akan diganti dengan menunjukkan struk pembelian) Promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang sangat penting dalam suatu kegiatan usaha untuk mencapai keberhasilan target usaha. Program-program pemasaran tersebut akan efektif bila didukung dengan promosi yang baik dan berkelanjutan. Sistem yang diterapkan antara lain: • • • Pelayanan pesan-antar (delivery service) ke rumah pelanggan pada radius tertentu dari lokasi toko. maka keberadaan Minimarket dan produk-produk yang disediakannya tidak akan diketahui oleh masyarakat. dan Promosi Lokal (Local Campaign) 21 .

yang mana merupakan salah satu kunci untuk meraih kepuasan pelanggan. Promosi ini wajib diikuti dan dijalankan oleh seluruh Minimarket. Kepala toko akan membuat Rencana Program Promosi Lokal Tahunan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Kedua kegiatan tersebut mempunyai tujuan untuk mencapai target penjualan toko. dll. perlu didukung pelayanan yang baik dari setiap staf toko.PELAYANAN KEPADA PELANGGAN (menyambut pelanggan. dan masyarakat di lingkungan toko. dan Kepala Toko / Terwaralaba). sesuai dengan tujuan usaha yang memfokuskan arti kemudahan bagi pelanggan. pihak manajemen Franchisor berhak untuk mengevaluasi program dan melakukan perubahan-perubahan bilamana perlu. Dengan pelayanan yang ramah dan bersahabat. 2. Tujuannya untuk memperkenalkan keberadaan toko / Minimarket kepada masyarakat secara nasional. dan melihat apakah program tersebut tidak menggangu program promosi yang telah dibuat oleh manajemen sendiri. yaitu masyarakat di lingkup nasional. melayani pelanggan. Untuk pelaksanaannya. SALESMANSHIP PROGRAM . supervisor. untuk mendapatkan persetujuan dari manajemen Franchisor. Promosi Nasional Rencana Program Promosi Nasional Tahunan dibuat dan diselenggarakan oleh Franchisorberikut penyediaan segala fasilitas perlengkapan atau barang sehubungan dengan kegiatan promosi. untuk menjamin standarisasi desain dan bahan. 1. Dengan dukungan data-data dari Supervisor dan disesuaikan dengan kondisi pasar yang ada. Staf toko yang dimaksud disini adalah semua yang terlibat dalam operasional toko (karyawan. akan menciptakan citra yang 22 . Tujuannya untuk mencapai target penjualan atau meningkatkan penjualan toko. segala atribut yang dipakai juga harus mendapat persetujuan dari pihak manajemen Franchisor. Program Promosi tersebut dapat berjalan hanya atas persetujuan pihak manajemen. dengan usaha menciptakan kesan ramah dan bersahabat kepada pelanggan. menerima telepon. Perbedaan utama adalah pada ruang lingkup target promosi. Untuk menjamin terlaksananya program promosi dengan baik.) Sistem pemasaran dan promosi yang baik. Promosi Lokal Kegiatan promosi ini diselenggarakan oleh toko / Minimarket (Terwaralaba) dilingkungannya sendiri.

“Sapa” Dalam setiap komunikasi dengan pelanggan hendaknya Staf toko menyapa pelanggan terlebih dahulu dengan sapaan yang ramah dan sopan. Selain itu mendengarkan dengan baik pada setiap komunikasi yang terjadi dengan pelanggan akan sangat membantu Anda untuk mengetahui apa yang diinginkan atau apa yang ingin disampaikan oleh pelanggan. 2. CARA PELAYANAN “Tatap” Pandangan yang ramah dan langsung ke mata pelanggan (kontak mata) ketika komunikasi terjadi merupakan cara terbaik untuk menunjukkan bahwa kita sangat memperhatikan pelanggan. seperti: “Nama perusahaan . Menyebutkan nama perusahaan/outlet terlebih dahulu. mengenai ketersediaannya maupun mengenai produk itu sendiri.”. sebelum menjawab setiap pertanyaan dengan sopan dan jelas. atau “Selamat pagi / siang / malam Bapak/Ibu …. dan bahwa Staf toko selalu siap untuk membantu dan melayani kebutuhan pelanggan. KETERANGAN DAN SARAN Terkadang pelanggan ingin mendapatkan keterangan mengenai produk yang ingin dibelinya. dengan menyebutkan nama pelanggan.Selamat Pagi. “Senyum” Senyuman yang ramah dan tidak dibuat-buat kepada pelanggan merupakan keharusan dalam setiap komunikasi yang terjadi antara Staf toko dengan pelanggan. ada yang bisa dibantu?” Dan usahakan mendengarkan dengan sabar inquire penelpon. dimana hal ini adalah salah satu faktor yang sangat menentukan keberhasilan usaha anda..Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM baik bagi masyarakat. dan sangat membantu untuk memulai komunikasi yang baik dan lancar dengan pelanggan sehingga pelanggan tidak akan ragu untuk menyampaikan pesannya kepada Staf toko. apa yang bisa kami bantu ?”. seperti: “Selamat pagi / siang / malam. Hal ini akan membuat pengunjung merasa diperhatikan kehadirannya.. salam dan kemudian menawarkan bantuan. Hal ini menunjukkan bahwa pelanggan selalu diterima dengan baik oleh minimarket. Tata krama dalam menerima telepon juga perlu mendapat perhatian. 1. baik mengenai ketersediaannya di toko maupun mengenai produk yang ingin dibelinya. 23 . apabila pengungjung adalah pelanggan tetap dan sudah dikenal staf toko.

maka harus dilakukan dengan mengacu pada Prosedur Kerja yang dijelaskan pada Lampiran. pihak Franchisor juga akan memonitor perkembangan usaha toko. M IN L NG G & MO & K KO ON ON NT NI TR IT TO OR Pihak Franchisor akan mengadakan survey ke outlet-outlet Franchisee-nya guna melakukan monitoring. Survey akan dilaksanakan secara teratur dengan jadwal yang akan disetujui oleh kedua belah pihak. PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN Penanganan terhadap setiap keluhan pelanggan merupakan hal penting yang harus dapat dilakukan oleh setiap Staf toko. meninjau penjualan. 24 . Penangan secara cepat dan efektif dapat mencegah munculnya reputasi buruk umumnya. Hal-hal yang perlu dilakukan staf toko dalam penanganan keluhan adalah sebagai berikut: • • • • Mendengarkan keluhan yang disampaikan pelanggan dengan serius Segera meminta maaf atas kesalahan / kekeliruan yang mungkin menjadi sebab timbulnya keluhan Apabila memungkinkan segera mencoba untuk menyelesaikan masalah yang terjadi Bila keluhan pelanggan mengenai produk yang dijual tidak dapat diselesaikan. maka Supervisor toko harus dipanggil untuk mencoba menyelesaikan masalah. dan bagi toko pada khususnya. Mengadakan konsultasi untuk segala aspek maupun kendala dari jalannya operasional toko. V VI RI RO OL I. Monitoring dilaksanakan agar standarisasi usaha yang ditetapkan oleh Franchisor berjalan sebagaimana mestinya. Disamping itu. 3. dan juga membantu membenahi kelayakan dan keserasian outlet. Dapat memberikan keterangan dan saran mengenai produk yang dijual. dengan mengatasi masalah yang mungkin timbul diantaranya. terutama mengenai produk minimarket. sekiranya pihak Franchisor tetap menjaga keharmonisan hubungan antara produsen / supplier dan MD dengan toko. Supervisor toko akan memutuskan tindakan lanjutan apa yang harus dilakukan • Bila ternyata perlu dilakukan penukaran barang / pengembalian uang. Franchisor & Franchisee-nya. maka seluruh Staf toko diharapkan memiliki pengetahuan tentang produk-produk yang dijual (product knowledge) di minimarket. stock dari produk-produk.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Untuk itu setiap Staf toko harus dapat memberikan keterangan secara terperinci dan saran yang memuaskan untuk pelanggan. menghindari penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi. Dan demi kemajuan toko maupun Franchisor sendiri..

SISTEM KOMPUTER Pengenalan Sistem Dipergunakan program integrated (saling berhubungan satu sama lainnya) untuk Sistem Point Of Sales. dan program aplikasi untuk operasional toko (sistem penjualan dan kontrol). biasanya dipergunakan untuk: • • • • • Transaksi penjualan Kontrol Stock internal Monitor penjualan. dan bila memungkinkan. Sistem pada kantor pusat Franchisor lebih banyak dipergunakan untuk kontrol. Keyboard dan Mouse. Perangkat Lunak (Software) Software atau Perangkat Lunak dipergunakan sebagai kelengkapan untuk menjalankan suatu sistem informasi pada komputer. Software yang biasanya digunakan untuk operasional sebuah outlet/toko berupa: sistem khusus (Windows) untuk hal-hal umum. dan untuk kelengkapan pemakaian perangkat ini tergantung dari masing-masing Franchisee. Merk perangkat bisa beragam. 2. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat Keras yang biasa disebut Hardware biasanya terdiri dari Monitor. ditambah dengan penggunaan Printer sebagai pelengkap. sistem dipergunakan di kantor pusat (franchisor) dan pada outlet/toko. CPU.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM P PA AN ND DU UA AN NS SI IS ST TE EM MK KO OM MP PU UT TE ER R PERANGKAT KOMPUTER 1. sebagai berikut: • • • Melakukan pemesanan barang kepada supplier Kontrol seluruh outlet/toko Me-monitor penjualan outlet dari waktu ke waktu Sedangkan sistem pada outlet. bisa ditambahkan juga untuk: Pemesanan barang ke bagian Logistik 25 .

Akses yang biasanya didapatkan dari program aplikasi ini mencakup untuk Produk. Penerimaan Barang Pencatatan setiap barang yang dikirim dan masuk dari Supplier 5. Pada Menu Produk. Kantor Pusat akan melakukan pemesanan barang. input yang dapat diprogram biasanya terdiri dari: 1. dan supplier yang langsung mengirim pesanan barang tersebut ke outlet. seperti: 1.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM PENJELASAN SISTEM Sebaiknya dipakai sistem dengan program yang dapat melakukan beberapa pekerjaan. Pada Menu Transaksi: 1. Transaksi. Kontrol stok barang: Mengawasi keadaan stok barang internal atau keseluruhan. kantor Pusat akan memberikan dan memasukkan kode barang di komputer. Pembelian barang Pembelian barang dilakukan secara terpusat untuk semua jenis barang yang dijual. barang baru dikirimkan ke setiap outlet. Penjualan Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian 6. 2. Input Penjualan 2. 3. A. Laporan dan Utility pada Menu Utama. Peng-kode-an produk Untuk setiap produk baru. Input Retur Penjualan 26 . Input Produk baru 2. Input Barang Masuk 4. baru kemudian dikirimkan ke outlet. 4. Input Stock Awal 3. Input Pengeluaran Barang B. Pengiriman Barang Setelah proses order yang dibuat di kantor pusat.

dan pada saat apa input seharusnya dijalankan. Laporan Penjualan 2. Password 2. Selain bantuan yang diberikan oleh Franchisor untuk penanganan masalah komputer. Daftar Barang D. Laporan Stock 3. sehingga tidak ada konsumen yang merasa dikecewakan karena pelayanan yang tidak memuaskan. Hal ini dimaksudkan agar karyawan sesuai dengan fungsinya dapat menjalankan tugasnya dengan semestinya. Pada Menu Laporan terdiri dari: 1. Backup Data 3. Setiap sistem pasti akan mengalami masalah didalam operasionalnya. dengan panduan dari supervisor Franchisor. Contoh: Jenis masalah Masalah Teknis Masalah yang umum terjadi Komputer Hang Komputer / Monitor tidak hidup Tidak bisa print Tampil pesan kesalahan pada monitor Cara Penangan 27 . Setiap masalah harus ditangani secara cepat. diharapkan agar Franchisee dapat mengatasi sendiri masalah yang timbul. hasil apa yang didapatkan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM C. Kirim Data Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk menjalankanya. Pada Utility terdiri dari: 1. PENANGANAN MASALAH KOMPUTER Franchisor memberikan panduan kepada Franchisees-nya mulai dari bagaimana mempergunakan sistem yang dipakai sampai pada penanganan permasalahan yang timbul dari pemakaian program aplikasi Franchisor. baik itu kesalahan teknis maupun non-teknis..

Contoh perkiraan Biaya Monitoring yang harus termasuk dalam rencana pengeluaran biaya.Perencanaan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan target yang telah ditentukan. yaitu ditentukan 5% (tergantung Franchisor) dari pendapatan penjualan Franchisee Manajemen Fee: Besarnya ditentukan secara kemudian oleh Franchisor.Arus Kas (Cash Flow) Arus Kas dibuat berdasarkan efisiensi waktu dari rencana kerja. MENGADAKAN PERENCANAAN BIAYA (BUDGETING) .Pencatatan Keuangan (posting) 28 . dan besarnya ditentukan kemudian oleh Franchisor Royalty Fee: Biaya Promosi & Marketing secara bulanan. MELAKUKAN PEMBUKUAN / PELAPORAN KEUANGAN . dan dibayarkan setiap bulan Pembayaran untuk order barang-barang rutin yang biasanya dilunasi secara angsuran dengan tenggang waktu yang pembayaran yang akan ditentukan kemudian. 45% untuk produk garmen. PENGELUARAN UTAMA FRANCHISEE Franchise Fee: diterima setelah calon Franchisee menandatangani Surat Perjanjian.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Masalah Non-Teknis Untuk segera menghubungi Vendor. . Perincian dihitung dari pengeluaran aktifitas kegiatan untuk mencapai target. dsb. 40% untuk produk furniture. dan diterima hanya sekali dalam masa perjanjian. hingga dapat dihasilkan perkiraan modal kerja yang minimal yang harus disediakan dimuka. misalnya: pembagian hasil untuk Franchisee. apabila timbul masalah diluar yang tertulis Salah entry P PA AN ND DU UA AN N P PE EN NG GE EL LO OL LA AA AN N K KE EU UA AN NG GA AN N Fungsi dan tugas pengelolaan Keuangan sebaiknya dilaksanakan oleh personil Keuangan yang memahami analisa efektifitas operasional keuangan. agar dapat dicapai efisiensi dalam penggunaan biaya perusahaan.

. Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana. . dan analisa dan sistem keuangan yang dipakai dalam pencatatan harus sama dengan sistem yang dipakai oleh Franchisee (khususnya dalam hal penjualan). Franchisee akan membuat Laporan Bulanan Keuangan kepada Franchisor secara berkala. tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu. rencana arus kas serta analisa likwiditas Laporan Stock Barang Konsinyasi Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya. Neraca Percobaan. mulai dari R/L. sehingga data tersebut dapat di posting sesegera mungkin. Franchisee diharapkan menggunakan sistem yang sama dengan Franchisor.Perangkat Lunak (Software)Keuangan Untuk menurunkan tingkat kesulitan dan untuk memudahkan pengecekan analisa penjualan. tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu. termasuk analisa keuangan mengenai hutangpiutang. berupa: • • • • Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan (R/L dan Neraca Percobaan) Laporan Kontribusi Penjualan Bulanan Laporan Analisa Penjualan Bulanan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Melakukan pencatatan secara benar dan akurat untuk data-data keuangan merupakan dasar untuk membuat laporan Keuangan yang benar. agar dapat berinteraksi dengan sistem keuangan Franchisor.Membuat Laporan Bulanan Laporan Keuangan dibuat setiap bulan. Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana. hingga analisa keuangan yang berisi mengenai umur hutang-piutang. disarankan Franchisor untuk membuat sistem keuangan dengan mengupayakan perangkat lunak yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Franchisor. 29 . Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya. rencana arus kas serta analisa likwiditas.

tetapi belum memiliki bukti asli yang seharusnya digunakan sebagai lampiran sebenarnya. _________ (tergantung Franchisor) Rp. • Pembelian barang dagangan ( stok awal ) sbs. Biaya Lain-lain A. ________ 30 . INVESTASI AWAL Sebelum Penandatangan Kontrak Waralaba : • Biaya Pembentukan Badan Usaha sbs.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam pemenuhan adminsitrasi keuangan. • Biaya Perijinan Usaha sbs. ________ (tergantung situasi) * Biaya launching toko sbs. Rp. _________ (sewa / beli) Pada saat Penandatangan Kontrak Waralaba : *Franchise Fee sbs. • Biaya Keanggotaan Asosiasi / lainnya sbs. • Biaya untuk lokasi & renovasi tempat usaha sbs. Investasi Awal B. _________ ( Lembaga Perijinan Usaha ) Rp. ________ Rp. Bukti Pengeluaran dan Bukti Sementara. • Security Deposit sbs. Rp. Bukti Sementara dipergunakan dalam keadaan mendesak dimana bila pengeluaran atau pendapatan sudah disepakati bersama. _________ ( Notaris ) Rp. Umumnya ada 3 (tiga) jenis bukti pendukung yang diperlukan. ________ (disesuaikan dengan kondisi ) Rp. INVESTASI BIAYA YANG DIPERLUKAN FRANCHISEE A. ________ (Kredit dari Bank untuk distributor yang ditunjuk) Rp. ________ ( Franchisor ) Rp. diperlukan bukti-bukti pendukung (voucher dan dokumen yang sudah disetujui) sebagai data pelengkap yang menandakan bahwa semua masalah keuangan diketahui dan dikontrol secara benar serta dapat dipertanggungjawabkan. yaitu: Bukti Penerimaan. Setelah Penandatanganan Kontrak Waralaba : • Pembelian Peralatan Usaha sbs. TOTAL BIAYA : Rp.

Rp. atau 31 . • Transfer Fee sbs. Ditam bah biaya audit bila kekurangan melebihi 10% dari pelaporan. Rp. _________ Kekurangan jumlah gross sales yang terjadi sehubungan dengan pelaporan yang tidak sesuai +bunga sesuai hukum. Rp.…(tergantung dari F’or) Rp. saat Jumlah total income toko mencapai. _________ Perhitungan dengan prosentasi dari tarif tertinggi (Untuk kelalaian yang melibatkan hak dan nama franchisor) berdasarkan hukum Rp. ________ Biaya perbaikkan dan pembaharuan untuk peninjauan ulang atas tanah. •Bunga & Biaya Kerugian sbs. _________ Perhitungan dengan prosentase dari total minimum gross income (untuk kebutuhan promosi toko & dilakukan dengan panduan F’or) Rp. BIAYA-BIAYA LAIN • Royalty Fee (per bulan) sbs. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross(per bulan) income toko per bulan. Rp. pelatihan dan bimbingan yang ditentukan oleh Franchisor (apabila terjadi penggantian kepemilikan toko) Rp.. bangunan dsb. • Renewal Fee sbs. (dilakukan oleh Franchisor) •Biaya Refurbishing sbs. _________ Perhitungan 70% dari nilai Franchise fee untuk pembaharuan hak franchise Rp. Promotion Fee sbs • Local Advertising sbs. Program pelatihan dapat diberikan langsung oleh perusahaan Franchisor. Intitutional &. (Atas permintaan tertulis F’or) • Biaya Premium Asuransi sbs.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM B. (pada masa Perpanjangan kontrak) •Biaya Pelatihan sbs. (perusahaan Asuransi kelas “A”) P PE EL LA AT TI IH HA AN N F FR RA AN NC CH HI IS SE EE E Perusahaan Franchisor biasanya menyarankan kepada Franchisee untuk mengikuti programprogram pelatihan yang diperuntukkan bagi Kepala Toko sendiri (Terwaralaba) dan setiap karyawannya. _________ Disediakan oleh Franchisee berikut pengeluaran untuk tenaga pengajar • Continuing Advertising. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross income toko per bulan (jumlah % tergantung dari F’or) Rp. _________ Biaya untuk evaluasi. ________ Ongkos dan pengluaran atas Kebijakan asuransi *Biaya Audit sbs.

bertujuan untuk menjaga agar hanya fast moving products yang ada di rak-rak penjualan. Dengan demikian menjamin kwalitas. Diadakannya pelatihan ini dimaksudkan agar standarisasi usaha dapat dijalankan dengan sebaik-baiknya oleh Terwaralaba (Franchisee). U US SA AH HA AM MI IN NI IM MA AR RK KE ET T Merupakan bagian dari industri ritel yang menitik-beratkan pada kenyamanan dan kemudahan sebagai nilai jual utama / keuntungan terhadap persaingan. Setiap pemesanan barang dari toko minimarket diajukan kepada Merchandising Division (MD). Dan biasanya untuk program pelatihan awal diberikan secara cuma-cuma oleh Franchisor kepada Franchisee. B BE EN NT TU UK KU US SA AH HA A Minimarket adalah bidang usaha ritel berbentuk mini market yang mengutamakan penjualan hanya produk-produk yang laku keras (fast moving products).Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM lembaga yang ditunjuk oleh Franchisor. Seluruh proses pemesanan barang dagangan kepada supplier dilakukan oleh buyers / merchandisers. harga. dan ketersediaan barang selalu terjaga dengan baik dan sama (standard) untuk seluruh toko minimarket. 32 . dikelola dalam suasana yang bersih dan pelayanan yang bersahabat. yang kemudian memproses dan meneruskannya ke DC. Biaya perkenalan produk baru di minimarket akan dibebankan kepada para supplier atau pabrik produsen produk tersebut. BUKU PANDUAN USAHA OUTLET FRANCHISEE Setiap toko akan memiliki Buku Panduan yang merupakan dokumen rahasia yang mengacu pada panduan dan menjadi pedoman dalam menjalankan operasional outlet/toko sesuai Sistem dan Prosedur yang berlaku yang ditetapkan oleh perusahaan Franchisor. dalam rangka memenuhi kebutuhan pokok pelanggan yang secara dinamis selalu berubah-ubah. Pengembangan produk baru akan diseleksi dengan ketat. Seluruh barang yang dijual di minimarket akan disuplai dari Pusat Pendistribusian (Distribution Centre – DC).

dalam hal ini adalah: 1. Menyediakan hanya barang-barang kebutuhan pokok yang berkwalitas dengan harga yang relatif murah.Program promosi lokal / khusus harus mendapat persetujuan dari manajemen Franchisor 33 .Barang disuplai secara sentralisasi dari Distribution Centre (DC) dan suplier-suplier yang telah ditunjuk oleh manajemen Franchisor . Dengan kemudahan-kemudahan ini.Status karyawan toko adalah karyawan Terwaralaba . K KE EB BI IJ JA AK KS SA AN NA AA AN N Sebagai minimarket yang menjalankan sistem Waralaba. Waktu operasi (12 sampai 14 jam) 2.Program promosi tersentralisasi dari manajemen Franchisor . Hal inilah yang dapat menjadikan bidang usaha minimarket memiliki keunggulan dalam nilai jual melalui sistem waralaba. minimarket akan mampu melayani masyarakat dalam memenuhi kebutuhan pokoknya sehari-hari secara nyaman dan leluasa. serta wajib menjalankan toko sesuai dengan standard yang ditentukan oleh manajemen perusahaan Franchisor selaku Pewaralaba.Administrasi karyawan dilakukan oleh manajemen Terwaralaba Suplai Barang : .Barang-barang yang berasal dari luar itu harus mendapat persetujuan tertulis manajemen Franchisor Promosi : .Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM K KE EM MU UD DA AH HA AN NB BA AG GI IP PE EL LA AN NG GG GA AN N Dalam menjalankan usaha ini perusahaan memberikan beberapa kelebihan. berhak mendapatkan pelayanan jasa Manajemen usaha ritel. Lokasi (mudah dijangkau. di daerah pemukiman dan keramaian) 3. yang berupa kemudahan-kemudahan yang dapat diberikan kepada pelanggan. berarti Terwaralaba Toko mendapatkan hak untuk memakai logo Franchisor. Kebijaksanaan tersebut juga mencakup untuk: Karyawan : .

Contoh disain Kop Surat : Contoh disain amplop surat : Contoh disain Kartu Nama : Contoh disain Tas Belanja Dsb. tas belanja. : 34 . dll.. kartu nama.dsb.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM I ID DE EN NT TI IT TA AS S // L LO OG GO O // S SI IG GN NA AG GE E Contoh Logo : Contoh signage & penempatan : S SE ER RA AG GA AM M Pakaian seragam karyawan (corporate costume) merupakan salah satu atribut perusahaan yang dibakukan. amplop. Pakaian seragam ini ditentukan dan dibagi sesuai fungsinya: Seragam Karyawan Seragam Karyawati Seragam Karyawati Berjilbab Seragam Karyawati Hamil Seragam Show Room Seragam Petugas Lapangan Badge Topi Atribut lain F FO OR RM M& &A AT TR RI IB BU UT TS ST TA AT TI IO ON NN NE ER RY Y Ditetapkan untuk dijadikan standard baku untuk pencetakan dan penggunaan ATK seperti: Kop dan kertas surat.

d. clear. Photgraphic – films e. Tib-bit range e. PRODUK UNTUK MINIMARKET BERDASARKAN KATEGORI 1. Rokok d. dsb. Puff. dsb. Canned & bottled food. kertas. cloths. tissue paper. alcoholic drinks. Kue dan sandwich range c. soap. Pie. pemindahan barang dari kendaraan angkut ke gudang. Stationneries. socket. Dry food. canned and bottled 3. Barang-barang elektrikal. barang-barang yang diawetkan. battery. Makanan beku dan yang didinginkan (chilled) a. Toileteries. d. washing powder. dsb. Daging b. Confectioneries (dengan pemanas). cream. b. b. kelompok sembako dan bumbu-bumbu e. sedangkan jumlah yang disediakan sekitar 2000 sampai 3500 macam barang. Sweets & Chocolates assortment c.dsb. Rolls. Ice cream. dsb. surat kabar. including cooking oil. detergent. ) 2. majalah. Drink range ( brewerage. bola lampu.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM P PR RO OD DU UK K& &P PE EN NG GE ET TA AH HU UA AN NP PR RO OD DU UK K Franchisor menyeleksi dengan ketat produk-produk untuk dijual dan memberi prioritas pada produk-produk kebutuhan sehari-hari yang cepat laku (fast moving). lampu senter. fuse. c. Produk Makanan a. seasoning. 35 . pengemasan serta cara atau alat untuk menyimpannya. alat tulis. Produk Non-Makanan a. Pastries. Perlu ada kehati-hatian dalam menjaga penanganan yang tepat mengenai kondisi umur dan mutu produk. barangbarang yang mudah rusak / pecah (perishable). plug. softdrink. dsb. Drinks. Setiap produk mempunyai karakter tersendiri dan berbeda dengan yang lain.

Alat & bahan pembersih e. Health care products K KE EP PE EG GA AW WA AI IA AN N RECRUITMENT KARYAWAN Kegiatan recruitment calon karyawan toko dilakukan sepenuhnya oleh Pemilik Toko yang membutuhkan tenaga karyawan. Selain itu Pemilik Toko juga harus terlibat secara langsung dalam proses recruitment dan seleksi awal (interview) para pelamar. Footwear c. Kosmetik personal care g. Tata tertib tersebut mencakup: 1. Embalage (kertas pembungkus) f.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 4. Produk lain a. keseimbangan. Untuk kegiatan ini Pemilik Toko diharapkan melakukan usaha-usaha konkret. apabila lamaran diterima TATA TERTIB Toko akan memberlakukan tata tertib bagi setiap karyawannya. keserasian. PROSES RECRUITMENT CALON KARYAWAN : * Mengirimkan Surat Lamaran disertai Curriculum Vitae dan surat-surat referensi pendukung * Melengkapi formulir Daftar Isian Data Pelamar * Menjalani interview * Menjalani pelatihan. Jam Kerja 36 . Alat dan keperluan rumah tangga b. misalnya memuat berita lowongan di surat kabar atau menyebarkan berita lowongan tersebut di media lainnya yang efektif. dalam rangka memelihara keselarasan. dan juga sebagai upaya untuk menciptakan ketenangan kerja demi kemajuan usaha toko. Mainan – Toys d. Pakaian dalam wanita / pria h.

Kerapihan dan Kebersihan Setiap karyawan diwajibkan untuk menjaga kerapihan dan kebersihan selain untuk toko. dan kebijaksanaan dari perusahaan. Kebijakan lain seperti kerapihan rambut. 3. dari mulai toko buka sampai tutup toko. untuk menampilkan citra yang baik kepada pelanggan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Yang dimaksud adalah pengoperasian toko dalam waktu. Rahasia Perusahaan Rahasia perusahaan adalah segala hal yang bila diketahui pihak lain dapat menimbulkan kerugian moril/materil. 37 . Seragam Kerja Setiap karyawan toko sebaiknya diwajibkan untuk memakai seragam pada saat kerja maupun sesudahnya. Akumulasi kekurangan ataupun kelebihan jam kerja akan diperhitungkan dengan hak cuti Tahunan karyawan tersebut. Sikap & Pelayanan kepada pelanggan Sikap yang dimaksud adalah yang berhubungan. Pemilik Toko (Terwaralaba) dan karyawannya terikat kewajiban untuk menyimpan rahasia perusahaan termasuk dokumen-dokumen yang dipercayakan kepadanya. Model. shift pagi. Cuti Pengelompokkan cuti biasanya disesuaikan dengan Peraturan Depnaker yang berlaku. 2. Sebagian perusahaan biasanya juga melengkapi pakaian seragam dengan Badge / Kartu Tanda Pengenal. yang dimaksudkan untuk kerapihan dan juga sebagai pengenalan ciri identitas nama perusahaan dikalangan masyarakat. sepatu dan sebagainya termasuk masalah pemakaian perhiasan juga dapat diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya. 4. dsb. juga dalam penampilannya. atau shift untuk waktu diantara keduanya (tergantung dari berapa jam toko buka). 6. 5. Cuti Menikah maupun Cuti Melahirkan. baik secara internal (sesama karyawan) maupun secara eksternal yaitu pelayanan terhadap pelanggan. Sikap yang baik dan ramah. ataupun menimbulkan ancaman bagi keselamatan usaha toko dan perusahaan. warna dan jumlah yang diberikan maupun kebijakan-kebijakan terhadap seragam kerja tersebut ditetapkan oleh perusahaan (Franchisor). shift malam. Waktu kerja karyawan diperhitungkan dengan pemberlakukan shift. seperti: Cuti Tahunan.

“Sapa” Dalam setiap komunikasi dengan pelanggan hendaknya Staf toko menyapa pelanggan terlebih dahulu dengan sapaan yang ramah dan sopan. Tata krama dalam menerima telepon juga perlu mendapat perhatian. dan sangat membantu untuk memulai komunikasi yang baik dan lancar dengan pelanggan sehingga pelanggan tidak akan ragu untuk menyampaikan pesannya kepada Staf toko. penerapan sistem pelayanan “Tatap-Sapa-Senyum” adalah salah satu sistem yang dapat membantu meningkatkan hasil penjualan toko.Selamat Pagi. “Senyum” Senyuman yang ramah dan tidak dibuat-buat kepada pelanggan merupakan keharusan dalam setiap komunikasi yang terjadi antara Staf toko dengan pelanggan. atau “Selamat pagi / siang / malam Bapak/Ibu …. dalam hal ini membantu pelanggan mencari atau menuntun untuk mendapatkan produk yang dibutuhkan. CARA PELAYANAN “Tatap” Pandangan yang ramah dan langsung ke mata pelanggan (kontak mata) ketika komunikasi terjadi merupakan cara terbaik untuk menunjukkan bahwa kita sangat memperhatikan pelanggan. Hal ini menunjukkan bahwa pelanggan selalu diterima dengan baik oleh minimarket.. seperti: “Selamat pagi / siang / malam. ada yang bisa dibantu?” Dan usahakan mendengarkan dengan sabar inquire penelpon. a. Hal ini akan membuat pengunjung merasa diperhatikan kehadirannya. dengan menyebutkan nama pelanggan. apa yang bisa kami bantu ?”.”. Contoh-contoh ini dapat dilihat di beberapa toko yang telah menerapkan sistem ini kepada karyawannya. Selain penggunaan bahasa yang baik kepada pelanggan. sebelum menjawab setiap pertanyaan dengan sopan dan jelas 38 . Menyebutkan nama perusahaan/outlet terlebih dahulu.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM memberikan kesan uluran tangan untuk membantu. seperti: “Nama perusahaan . Selain itu mendengarkan dengan baik pada setiap komunikasi yang terjadi dengan pelanggan akan sangat membantu Anda untuk mengetahui apa yang diinginkan atau apa yang ingin disampaikan oleh pelanggan. apabila pengungjung adalah pelanggan tetap dan sudah dikenal staf toko. salam dan kemudian menawarkan bantuan. dan bahwa Staf toko selalu siap untuk membantu dan melayani kebutuhan pelanggan.

maka Supervisor toko harus dipanggil untuk mencoba menyelesaikan masalah. maka seluruh Staf toko diharapkan memiliki pengetahuan tentang produk-produk yang dijual (product knowledge) di minimarket. c. dan bagi toko pada khususnya. Hal-hal yang perlu dilakukan staf toko dalam penanganan keluhan adalah sebagai berikut: * Mendengarkan keluhan yang disampaikan pelanggan dengan serius * Segera meminta maaf atas kesalahan / kekeliruan yang mungkin menjadi sebab timbulnya keluhan. seperti: * Hal penggunaan telpon untuk keperluan pribadi * Tata tertib dalam hal penerimaan tamu pribadi * Pengajuan ijin / absen untuk meninggalkan pekerjaan (sakit. Untuk itu setiap Staf toko harus dapat memberikan keterangan secara terperinci dan saran yang memuaskan untuk pelanggan.) * Penemuan penyimpangan-penyimpangan dalam pekerjaan * Tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas 39 . Penangan secara cepat dan efektif dapat mencegah munculnya reputasi buruk umumnya. Supervisor toko akan memutuskan tindakan lanjutan apa yang harus dilakukan * Bila ternyata perlu dilakukan penukaran barang / pengembalian uang. apabila memungkinkan segera mencoba untuk menyelesaikan masalah yang terjadi * Bila keluhan pelanggan mengenai produk yang dijual tidak dapat diselesaikan. Kebijakan Lain-lain Demi kelancaran jalannya pengoperasian toko. perusahaan perlu menjalankan beberapa kebijaksanaan untuk karyawan mengenai Hak. KETERANGAN DAN SARAN Terkadang pelanggan ingin mendapatkan keterangan mengenai produk yang ingin dibelinya. keperluan pribadi. maka harus dilakukan dengan mengacu pada Prosedur Kerja yang dijelaskan pada Lampiran. Tanggung Jawab dan Laranganlarangan.. terutama mengenai produk minimarket. dalam hal ini demi kemajuan usaha toko. dll.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM b. 7. baik mengenai ketersediaannya di toko maupun mengenai produk yang ingin dibelinya. mengenai ketersediaannya maupun mengenai produk itu sendiri. dan juga untuk terciptanya keserasian antar karyawan toko. Dapat memberikan keterangan dan saran mengenai produk yang dijual. PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN Penanganan terhadap setiap keluhan pelanggan merupakan hal penting yang harus dapat dilakukan oleh setiap Staf toko.

Hal ini dimaksudkan agar Terwaralaba juga menjadi operator yang terlibat dalam kegiatan usaha sehingga Terwaralaba dapat mengawasi sendiri usahanya. Struktur organisasi toko yang mana setiap fungsi mempunyai tugas dan tanggung jawab masing-masing. Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan karyawan dan pihak manajemen b.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM * Larangan-larangan secara umum * Teguran / Peringatan dan Penerbitan Surat Peringatan * Pemutusan Hubungan Kerja. Menjaga dan meningkatkan profit store d. adalah sebagai berikut: STRUKTUR ORGANISASI TOKO: Kepala Toko / Terwaralaba Supervisor Toko Karyawan Toko TUGAS & TANGGUNG JAWAB FUNGSI 1. Selain itu juga Terwaralaba terpacu untuk memajukan usahanya. sehingga harapan didirikannya minimarket “membantu masyarakat sehingga mampu memiliki jiwa usaha di bidang retail“ dapat tercapai. STRUKTUR & FUNGSI ORGANISASI TOKO Dalam operasinya toko memiliki struktur organisasi yang terpisah dari perusahaan. Tanggung Jawab a. dan 40 . KEPALA TOKO / TERWARALABA Kepala Toko adalah terwaralaba sendiri. dan * Perihal Pengunduran Diri Karyawan. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko secara keseluruhan c. Menyimpan segala kerahasiaan usaha beserta dokumen-dokumennya.

Perencanaan (planning) * Pengendalian biaya yang efektif dan efisien * Peningkatan pelayanan kepada pelanggan * Perencanaan program kerja toko * Mengatur strategi kegiatan toko dalam rangka pencapaian target operasional * Penyusunan rencana penjualan / budget toko & Pengadaan promosi lokal b. Pembinaan Karyawan * Membina dan menciptakan hubungan antar individu dan antar bagian 41 . Kontrol dan Pengawasan * Kontrol dan pengawasan terhadap semua pengeluaran-pengeluaran keuangan * Pengendalian biaya yang efektif dan efisien * Peningkatan pelayanan kepada pelanggan * Perencanaan program kerja toko * Mengatur strategi kegiatan toko dalam rangka pencapaian target operasional * Penyusunan rencana penjualan / budget toko & Pengadaan promosi lokal c. Mengatur dan menjalankan keuangan toko untuk biaya operasional sesuai batas otoritas yang ditentukan f.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM juga segala bentuk komunikasi yang terjadi antara pihak toko & manajemen e. Pembinaan karyawan demi pencapaian target kerja dan karyawan Area Tugas : a. Organizing * Menggerakkan dan memaksimalkan semua sumber daya yang ada guna pencapaian target kerja * Koordinasi dan pemeriksaan sistem informasi data * Melakukan kontrol inventaris c. Anggaran dan Keuangan * Mendistribusikan anggaran kepada unit operasional toko * Pengendalian overs tock dan stock out (termasuk Bad stock–BS) * Pengendalian penagihan pendapatan lain-lain (other income) dan penghasilan dari operasi toko d.

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM disamping berusaha menempatkan orang pada fungsi yang tepat * Mengembangkan SDM yang ada sehingga akan bermanfaat secara pribadi dan organisasi * Melakukan efisiensi dan rasionalisasi karyawan * Melakukan pelatihan karyawan. Namun tidak semua kewenangan-kewenangan kepala toko dapat didelegasikan ke Supervisor (ada pembatasan wewenang). Perencanaan dan kontrol * Membuat Action Plan manajemen stok barang * Membuat rencana pengelolaan SDM * Membuat rencana dan pengawasan terhadap target penjualan dan profit * Membuat rencana pengaturan kerja bawahan 42 . Tugas-tugas Tambahan * Sewa-menyewa area toko * Membina hubungan baik dengan mitra kerja yang mempengaruhi citra manajemen Franchisor di masyarakat * Memberi masukan kepada manajemen franchisor tentang kemungkinankemungkinan terbaik bagi operasional toko * Melakukan koordinasi event-event promosi 2. d. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko secara keseluruhan c. Melakukan komunikasi. Mendorong pencapaian target kerja dan pembinaan karyawan Area Tugas : a. koordinasi dan kerjasama dengan Kepala toko dan Jawab : seluruh karyawannya b. SUPERVISOR Supervisor adalah orang yang paling bertanggung jawab terhadap seluruh operasi dan kinerja toko sehari-hari. Mencapai target penjualan dan profit d. Menjaga segala perlengkapan dan fasilitas usaha e. mulai dari saat toko dibuka pagi hari sampai dengan saat toko tutup pada malam hari. Supervisor juga memegang peranan sebagai pengganti Kepala toko bila Kepala toko tidak berada di toko. Tanggung a. Mengelola keuangan harian sesuai batas otoritas yang ditentukan f.

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM * Melakukan kontrol kwalitas dan kwantitas barang * Melakukan pengecekkan faktur * Membuat analisa kompetitor b. KARYAWAN TOKO Karyawan toko merupakan pelaksana operasional dari seluruh kegiatan kerja toko. Operasional * Memberikan modal ( uang receh ) kepada Kasir sebelum toko dibuka * Menerima uang hasil penjualan dari kasir * Meningkatkan penjualan dan keuntungan * Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan * Melakukan pengawasan penerimaan dan pengiriman barang * Meng-entry data barang masuk dan retur barang rusak dari supplier ke toko * Meng-identifikasi barang /menempelkan barcode kepada masing-masing item barang * Melakukan distribusi barang menurut kelompoknya * Menandatangani PO * Membuka dan menutup operasi toko setiap hari c. Pengelolaan karyawan * Melakukan pembinaan dan pelatihan * Mengontrol. Realisasi * Mengevaluasi penjualan dan pembelian * Mengevaluasi penggunaan asset toko sebagaimana mestinya e. Selain itu karyawan toko memegang peranan penting untuk menciptakan suasana pelayanan kepada 43 . Evaluasi * Mengevaluasi Target vs. membina dan memotivasi kinerja karyawan * Melakukan pengembangan prestasi kerja 3. menganalisa. Biaya-biaya Operasional * Melakukan pembayaran dengan lampiran yang sah dengan batas nilai maksimum yang telah ditentukan * Membuat Laporan pengeluaran Kas Kecil * Meng-entry biaya-biaya yang dikeluarkan kedalam komputer * Melaksanakan prosedur penyetoran uang d.

komunikasi. Sapa) secara baik kepada Pelanggan * Menjaga kwalitas produk yang dijual * Mengatur floor display ( min. Supervisor dan sesama karyawan) b. Sehingga dapat dikatakan bahwa karyawan toko merupakan ujung tombak pelayanan dari operasi toko. toilet) * Memberikan hadiah sesuai prosedur * Mengadakan pengecekkan ulang transaksi untuk pengambilan hadiah * Memberikan pelayanan dalam pembungkusan kado * Menyediakan leaflet dari brosur promosi * Merawat peralatan sound system * Mengoperasikan sound system/menyediakan musik dengan baik * Melakukan pengecekkan retur barang * Melakukan pengecekkan kembali barang yang diterima * Mensortir barang / memeriksa kondisi barang * Meminta modal ( uang receh ) kepada Supervisor sebelum memulai bekerja * Menyiapkan perlengkapan transaksi penjualan dan merapikan/ Membersihkan tempat kerja sebelum mulai kerja * Melakukan transaksi penjualan dan penerimaan uang.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM pelanggan dalam lingkungan yang bersih dan bersahabat. dan koordinasi dengan seluruh staf toko (Kepala toko.5M ) * Mengawasi pelanggan yang berbelanja * Menjelaskan product knowledge kepada pelanggan * Memberi label harga baik di barang dan juga di rak * Menjaga kebersihan area rak dan barang dagangan * Menertibkan lorong dari barang-barang dan kardus bekas * Memberi sign barang kosong & Menerima penitipan barang pelanggan * Menegur dengan sopan pelanggan yang tidak menitipkan barang * Menjaga kebersihan area toko (halaman. floor. Operasional toko * Memberikan pelayanan TSS (Tatap. Senyum. 1. Tanggung Karyawan toko mempunyai 2 tanggung jawab utama. Menciptakan kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan Area Tugas : a. Melakukan kerja sama. 1M dan max. yaitu: Jawab : a. serta 44 .

Setiap karyawan harus mempunyai disiplin kerja yang tinggi. Walaupun uraian jabatan telah menentukan kewajiban dan fungsi. Pengontrolan * Mengecek stok barang di gondola dan rak umum * Kontrol display dengan sistem FIFO ( First In First Out ) * Mengatur kelancaran pemasukkan barang dari gudang * Mengatur barang BS * Mengadakan pengecekkan price card pada rak dan setiap barang DISIPLIN HUBUNGAN DENGAN PELANGGAN & CUSTOMER SERVICE Perusahaan Franchisor telah menetapkan berbagai uraian jabatan bagi berbagai tingkatan dan tanggung jawab personalia di toko.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM mengembalikan bila uang pelanggan lebih besar dari total belanja * Merapikan dan mengelompokkan nilai uang di tempat kasir * Pengecekkan kembali barang dalam setiap transaksi * Pada akhir tugas menyerahkan seluruh uang kepada Supervisor * Mengepak barang yang telah selesai ditransaksikan dan menyerahkan kepada konsumen * Menyediakan kantong plastik dan menghafalkan PLU barang yang laku terjual b. Tidak ada pemisah dalam “kerjasama tim total”. Menciptakan kesan pertama yang baik: • • • • Mengenakan seragam perusahaan Berpenampilan rapih dan bersih Bersikap sopan dan ramah pada pelanggan setiap saat Berbicara dengan nada suara yang tepat 45 . semua personalia di toko harus bekerja sebagai suatu tim. masuk bertugas tepat pada waktunya dan selama bertugas di toko berperilaku positif dan ingin membantu guna mengembangkan hubungan yang baik dengan para pelanggan. setiap karyawan toko berhubungan dan berkaitan satu sama lain dan menjadi suatu kesatuan.

Susunan pemajangan (display) produk membawa konsekwensi pada penjualan dan pemanfaatan ruangan yang terbatas secara ekonomis.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Customer Service atau Pelayanan Pelanggan yang terbaik adalah memberi kepuasan berbelanja pada pelanggan dalam suasana yang menyenangkan dengan sapaan yang ramah dan membantu. 46 . karenanya ini merupakan daerah atau pusat mendapatkan masukan yang berharga dari pelanggan dan mengadakan dialog serta menjaga hubungan. Adalah sangat penting untuk menjaga kebersihan dan kerapihan daerah ini. PELAYANAN DAN TEKNIK DISPLAY “Daerah penjualan dan pelayanan” adalah lokasi dimana pelanggan berhubungan dengan toko. bila ada Permintaan yang tidak seharusnya Troli belanja / keranjang belanja Mengganti atau menukar barang Bermacam-macam situasi pelanggan yang menyulitkan Beberapa cara agar sebuah toko dapat memberikan pelayanan yang terbaik pada pelanggan: • • • • • Area penjualan yang bersih Barang di rak terisi dengan baik dan benar Lorong antar rak selalu bersih Troli tersedia dan bersih Label harga selalu tepat dan mudah dibaca. agar merefleksikan reputasi dan godwill (nama baik) dari toko. Masalah-masalah yang biasa ditemukan dalam pelayanan pada pelanggan di dalam toko: • • • • • • Pada pintu / area kasir Kartu Keanggotaan. PENJUALAN. Produk dipajang menurut kelompok jenis dan penggunaannya. dan disusun dengan rapih agar memudahkan pelanggan memilih barang. Setiap pelanggan harus berada di daerah ini.

O. e.2 kali. (lihat Produk dan Pengetahuan Produk) Produk-produk yang di display biasanya terdiri dari: • • • • • • • • Barang-barang peralatan rumah tangga (home appliances) Peralatan tulis (stationneries) Barang-barang kebutuhan kantor Aksesoris dan perlengkapan Tas dan barang kulit Footware ( berkenaan dengan kaki. pembatasan-pembatasannya. menguasai pengetahuan teknis dari produk.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Signage display (papan petunjuk) dan P. b. Semua barang harus mempunyai label harga Semua produk yang dipajang harus bersih dan tersusun pada bagian mukanya dan tidak terbalik. eye cathcing (menarik untuk dilihat) dan mudah diambil oleh pelanggan. g. d. Teknik Display dan Produk: Selain hal pelayanan dan penjalan. Jangan menyusun barang terlampau tinggi di rak sebelah atas Memaksimalkan penggunaan daerah penjualan dan display termasuk penyusunan di floor dan tempat-tempat lain c. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan: a. cara pemakaian dan nilai. materials (promosi / informasi produk) harus terlihat dengan jelas agar memandu pelanggan dan semua produk terpajang dengan baik.P. misal: kaos kaki ) Barang kalengan dan botol Minuman 47 . agar dapat menangani pertanyaan-pertanyaan dari langganan dan memberi jawaban yang profesional. Pastikan semua rak dan shelves diisi dengan produk Harus dijaga agar tata penyusunan barang dilakukan dengan benar. karyawan toko harus mempunyai cukup pengetahuan mengenai produk. rapih dan cantik Usahakan secara khusus bahwa semua display menarik bagi pelanggan (eye catching) f. Penelitian dari P & G suatu display yang baik bisa meningkatkan penjualan sampai 220% atau 2.

jika bola lampu atau lampu neon tidak berfungsi ( mati ) maka harus diganti. Toko dan peralatan merupakan asset atau kekayaan dari Penerima Waralaba. Dinding bangunan harus dirapikan dan di cat ulang. g. e. Pemakaian yang benar dan perawatan yang baik adalah Penting guna menjaga service ability (kemampuan pelayanan) pada setiap saat. jika berkarat atau rusak maka harus segera diperbaiki dan di cat ulang 48 . Bangunan harus ditinjau dan diperiksa secara berkala dan terus menerus c. dsb. Plafon dari bangunan harus terpasang dengan baik dan kuat. jendela-jendela dan tempat keluar masuk harus mempunyai kunci dan atau gembok. untuk mengamankan toko dari kemungkinan pencurian. Persediaan yang ada di toko adalah untuk penjualan ritel. kehilangan warna atau ditumbuhi lumut.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM • • • • • • • • • Susu Makanan kecil. Lampu-lampu dan lampu darurat harus setiap saat bisa dipakai. Semua peralatan harus dirawat secara teratur b. Pintu-pintu. jika terdapat keretakan. 2. Sekiranya ada yang hilang atau tidak berfungsi harus segera diperbaiki. Penanganan dan pemakaian yang salah bukan saja merusak peralatan tetapi mungkin pula membahayakan manusia. d. dan jika terjadi kerusakan selama penyimpanan maka kerugian akan menjadi beban dari pemilik toko atau Penerima Waralaba. Adalah sangat penting agar operasi toko diselenggarakan secara efektif dan efisien dan ditekankan pada beberapa hal: a. f. Menjaga dan merawat toko dan peralatan. Rak-rak dan shelving dalam toko dan di gudang toko harus dirawat dan dibersihkan secara teratur. permen & coklat Barang kebutuhan pokok Rokok Makanan kering Barang-barang kebutuhan pribadi sehari-hari Mainan Kebutuhan bayi Produk-produk bahan pembersih (cleaner) PERAWATAN BANGUNAN DAN PERALATAN 1.

AC di toko harus di service dan dibersihkan paling sedikit sebulan sekali. Lantai dan ubin toko harus disapu dan di pel paling sedikit 2 (dua) kali sehari. guna untuk mencegah terjadinya kerugian-kerugian akibat hilangnya barang dagangan. di kamar kecil dan kamar mandi harus dijaga dan dibersihkan setiap hari. 4.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM h.Pilferage (Kerusakan). kesalahan informasi. pencegahan dan penanganan secara bijaksana . i. 3. minimarket menerapkan sistem kontrol yang cukup ketat. Jika ada ubin yang rusak atau patah. sehingga menimbulkan bau yang tidak sedap dan air tidak bisa mengalir. Harus dijaga jangan sampai saluran menjadi tersumbat. dll) / Peralatan / Hardware yang lain / Pintu gudang . Saluran air di sekitar bangunan.Pengadaan staf Keamanan . sistem kontrol adalah bagian yang penting dan tidak dapat diabaikan. penanganan yang baik dalam penyimpanan dan pemindahan produkproduk yang mudah rusak / pecah.Shoplifting (pencurian pada jam buka toko) Mempelajari ciri-ciri dan prilaku umum pengutil. dan antisipasi terhadap kerusakan dari pihak pelanggan . Dalam bidang usaha ritel. tubes. harus dirawat dan dijaga dengan baik agar setiap saat bisa berfungsi. Filternya harus dibersihkan setiap minggu. beritahukan pada Supervisor dan atau Kepala Toko untuk diambil tindakan.Pemasangan Sistem Keamanan (Alarm) SISTEM KONTROL Dalam menjalankan suatu usaha. Bila ada peralatan-peralatan yang lain seperti: Peralatan cleaning (kebersihan) / Showcase (lemari pajang atau lemari pendingin) / Microwave (alat pemanas) / Juice dispenser (alat pembuat minuman) / Dispenser minuman / Kaca / Stainless Steel / Lampu-lampu penerangan (neon. KEAMANAN . dan hal-hal lain yang dapat menimbulkan kerugian baik secara materi maupun 49 . karena akan membantu memperbaiki kinerja secara keseluruhan dari usaha itu. Karyawan harus memperhatikan hal ini.

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai sistem kontrol ini Anda dapat melihatnya di Lampiran _____ pada rincian tugastugas dan rincian Sistem Prosedur. S SI IS ST TE EM M K KO OM MP PU UT TE ER R PERANGKAT KOMPUTER 1. Dalam pelaksanaannya sistem kontrol ini telah diaplikasikan langsung dalam tugas-tugas seluruh staf toko dalam kegiatan operasional sehari-hari. sehingga akan tercipta pengembangan dari sistem operasi yang diterapkan di toko berorientasikan perkembangan yang terjadi di lapangan. Ini dimaksudkan untuk menghindari terjadinya penyimpanganpenyimpangan yang dilakukan oleh staf toko dan juga untuk membantu manajemen mengevaluasi sistem yang telah ada. CPU. ditambah dengan penggunaan Printer sebagai pelengkap. 50 .Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM moral. namun untuk sistem kontrol internal merupakan tanggung jawab dari Kepala toko sendiri. dan pelaksanaan dari sistem operasi yang dijalankan dalam organisasi toko. dan lain-lain. Pelaksanaan sistem kontrol ini merupakan tanggung jawab dari Kepala toko dibantu oleh Supervisor dan karyawan toko. • Kontrol Eksternal Yaitu pengontrolan dan pengawasan terhadap faktor-faktor eksternal organisasi toko yang memiliki kemungkinan untuk menimbulkan kerugian. seperti pengawasan terhadap kwalitas barang. Keyboard dan Mouse. dan untuk kelengkapan pemakaian perangkat ini tergantung dari masing-masing Franchisee. Dalam hal ini penerapan sistem kontrol tersebut dapat dibagi menjadi: • Kontrol Internal Yaitu pengontrolan dan pengawasan terhadap kinerja seluruh karyawan toko ( termasuk Supervisor ). Merk perangkat bisa beragam. Kerugian moral yang dibahas disini berbentuk turunnya semangat kerja dan loyalitas karyawan. pencurian. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat Keras yang biasa disebut Hardware biasanya terdiri dari Monitor.

sistem dipergunakan di kantor pusat (franchisor) dan pada outlet/toko. seperti: 1. Sistem pada kantor pusat Franchisor lebih banyak dipergunakan untuk kontrol.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 2. SISTEM KOMPUTER Pengenalan Sistem Dipergunakan program integrated (saling berhubungan satu sama lainnya) untuk Sistem Point Of Sales. biasanya dipergunakan untuk: • • • • • Transaksi penjualan Kontrol Stock internal Monitor penjualan. Pembelian barang Pembelian barang dilakukan secara terpusat untuk semua jenis barang yang dijual. dan supplier yang langsung mengirim pesanan barang tersebut ke outlet. Perangkat Lunak (Software) Software atau Perangkat Lunak dipergunakan sebagai kelengkapan untuk menjalankan suatu sistem informasi pada komputer. Kantor Pusat akan melakukan pemesanan barang. sebagai berikut: • • • Melakukan pemesanan barang kepada supplier Kontrol seluruh outlet/toko Me-monitor penjualan outlet dari waktu ke waktu Sedangkan sistem pada outlet. Software yang biasanya digunakan untuk operasional sebuah outlet/toko berupa: sistem khusus (Windows) untuk hal-hal umum. 51 . dan program aplikasi untuk operasional toko (sistem penjualan dan kontrol). dan bila memungkinkan. bisa ditambahkan juga untuk: Pemesanan barang ke bagian Logistik PENJELASAN SISTEM Sebaiknya dipakai sistem dengan program yang dapat melakukan beberapa pekerjaan.

Pada Menu Transaksi: 1. Transaksi. kantor Pusat akan memberikan dan memasukkan kode barang di komputer. baru kemudian dikirimkan ke outlet. 4. Pengiriman Barang Setelah proses order yang dibuat di kantor pusat.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 2. Input Penjualan 2. Kontrol stok barang: Mengawasi keadaan stok barang internal atau keseluruhan. Pada Menu Laporan terdiri dari: 1. Pada Utility terdiri dari: 1. Password 2. Input Barang Masuk 4. Laporan Penjualan 2. 3. A. Akses yang biasanya didapatkan dari program aplikasi ini mencakup untuk Produk. Input Stock Awal 3. input yang dapat diprogram biasanya terdiri dari: 1. Daftar Barang D. Backup Data 52 . Laporan Stock 3. Peng-kode-an produk Untuk setiap produk baru. Penerimaan Barang Pencatatan setiap barang yang dikirim dan masuk dari Supplier 5. barang baru dikirimkan ke setiap outlet. Input Pengeluaran Barang B. Input Retur Penjualan C. Penjualan Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian 6. Pada Menu Produk. Laporan dan Utility pada Menu Utama. Input Produk baru 2.

hasil apa yang didapatkan. Selain bantuan yang diberikan oleh Franchisor untuk penanganan masalah komputer. Kirim Data Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk menjalankanya. PENANGANAN MASALAH KOMPUTER Franchisor memberikan panduan kepada Franchisees-nya mulai dari bagaimana mempergunakan sistem yang dipakai sampai pada penanganan permasalahan yang timbul dari pemakaian program aplikasi Franchisor. apabila timbul masalah diluar yang tertulis Salah entry Cara Penangan S SI IS ST TE EM M K KE EU UA AN NG GA AN N Fungsi dan tugas pengelolaan Keuangan sebaiknya dilaksanakan oleh personil Keuangan yang memahami analisa efektifitas operasional keuangan. Contoh: Jenis masalah Masalah Teknis Masalah yang umum terjadi Komputer Hang Komputer / Monitor tidak hidup Tidak bisa print Tampil pesan kesalahan pada monitor Masalah Non-Teknis Untuk segera menghubungi Vendor. Hal ini dimaksudkan agar karyawan sesuai dengan fungsinya dapat menjalankan tugasnya dengan semestinya. 53 . diharapkan agar Franchisee dapat mengatasi sendiri masalah yang timbul. dengan panduan dari supervisor Franchisor. dan pada saat apa input seharusnya dijalankan. agar dapat dicapai efisiensi dalam penggunaan biaya perusahaan. Setiap masalah harus ditangani secara cepat. sehingga tidak ada konsumen yang merasa dikecewakan karena pelayanan yang tidak memuaskan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 3. baik itu kesalahan teknis maupun non-teknis.. Setiap sistem pasti akan mengalami masalah didalam operasionalnya.

40% untuk produk furniture. tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu. rencana arus kas serta analisa likwiditas. Perincian dihitung dari pengeluaran aktifitas kegiatan untuk mencapai target. dsb.Membuat Laporan Bulanan Laporan Keuangan dibuat setiap bulan. dan diterima hanya sekali dalam masa perjanjian.Pencatatan Keuangan (posting) Melakukan pencatatan secara benar dan akurat untuk data-data keuangan merupakan dasar untuk membuat laporan Keuangan yang benar. misalnya: pembagian hasil untuk Franchisee. hingga analisa keuangan yang berisi mengenai umur hutang-piutang. Neraca Percobaan. mulai dari R/L. sehingga data tersebut dapat di posting sesegera mungkin. 54 .Perencanaan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan target yang telah ditentukan. Contoh perkiraan Biaya Monitoring yang harus termasuk dalam rencana pengeluaran biaya. Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya. Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana. MENGADAKAN PERENCANAAN BIAYA (BUDGETING) . dan analisa dan sistem keuangan yang dipakai dalam pencatatan harus sama dengan sistem yang dipakai oleh Franchisee (khususnya dalam hal penjualan). 45% untuk produk garmen. yaitu ditentukan 5% (tergantung Franchisor) dari pendapatan penjualan Franchisee Pembayaran untuk order barang-barang rutin yang biasanya dilunasi secara angsuran dengan tenggang waktu yang pembayaran yang akan ditentukan kemudian. . dan besarnya ditentukan kemudian oleh Franchisor Royalty Fee: Biaya Promosi & Marketing secara bulanan. .Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM PENGELUARAN UTAMA FRANCHISEE Franchise Fee: diterima setelah calon Franchisee menandatangani Surat Perjanjian.Arus Kas (Cash Flow) Arus Kas dibuat berdasarkan efisiensi waktu dari rencana kerja. hingga dapat dihasilkan perkiraan modal kerja yang minimal yang harus disediakan dimuka. MELAKUKAN PEMBUKUAN / PELAPORAN KEUANGAN .

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Franchisee akan membuat Laporan Bulanan Keuangan kepada Franchisor secara berkala. rencana arus kas serta analisa likwiditas Laporan Stock Barang Konsinyasi Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya. yaitu: Bukti Penerimaan. termasuk analisa keuangan mengenai hutangpiutang. Investasi Awal b. .Perangkat Lunak (Software)Keuangan Untuk menurunkan tingkat kesulitan dan untuk memudahkan pengecekan analisa penjualan. disarankan Franchisor untuk membuat sistem keuangan dengan mengupayakan perangkat lunak yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Franchisor. Umumnya ada 3 (tiga) jenis bukti pendukung yang diperlukan. Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana. berupa: • • • • Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan (R/L dan Neraca Percobaan) Laporan Kontribusi Penjualan Bulanan Laporan Analisa Penjualan Bulanan. ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam pemenuhan adminsitrasi keuangan. Bukti Sementara dipergunakan dalam keadaan mendesak dimana bila pengeluaran atau pendapatan sudah disepakati bersama. tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu. Biaya Lain-lain 55 . INVESTASI BIAYA YANG DIPERLUKAN FRANCHISEE a. Franchisee diharapkan menggunakan sistem yang sama dengan Franchisor. agar dapat berinteraksi dengan sistem keuangan Franchisor. diperlukan bukti-bukti pendukung (voucher dan dokumen yang sudah disetujui) sebagai data pelengkap yang menandakan bahwa semua masalah keuangan diketahui dan dikontrol secara benar serta dapat dipertanggungjawabkan. tetapi belum memiliki bukti asli yang seharusnya digunakan sebagai lampiran sebenarnya. Bukti Pengeluaran dan Bukti Sementara.

INVESTASI AWAL Sebelum Penandatangan Kontrak Waralaba : • Biaya Pembentukan Badan Usaha sbs. • Biaya Perijinan Usaha sbs. ________ Rp. _________ Perhitungan dengan prosentase dari total minimum gross income (untuk kebutuhan promosi toko & dilakukan dengan panduan F’or) Rp. • Transfer Fee sbs. _________ Disediakan oleh Franchisee berikut pengeluaran untuk tenaga pengajar • Continuing Advertising. ________ B. BIAYA-BIAYA LAIN • Royalty Fee (per bulan) sbs.. (perusahaan Asuransi kelas “A”) 56 . • Biaya Keanggotaan Asosiasi / lainnya sbs. • Biaya untuk lokasi & renovasi tempat usaha sbs. ________ (disesuaikan dengan kondisi ) Rp. _________ Biaya untuk evaluasi. ________ (Kredit dari Bank untuk distributor yang ditunjuk) Rp. _________ Perhitungan 70% dari nilai Franchise fee untuk pembaharuan hak franchise Rp. • Pembelian barang dagangan ( stok awal ) sbs. Rp. (Atas permintaan tertulis F’or) • Biaya Premium Asuransi sbs. •Bunga & Biaya Kerugian sbs. Rp. _________ (sewa / beli) Pada saat Penandatangan Kontrak Waralaba : *Franchise Fee sbs. Promotion Fee sbs • Local Advertising sbs. (dilakukan oleh Franchisor) •Biaya Refurbishing sbs. _________ Perhitungan dengan prosentasi dari tarif tertinggi (Untuk kelalaian yang melibatkan hak dan nama franchisor) berdasarkan hukum Rp. (pada masa Perpanjangan kontrak) •Biaya Pelatihan sbs. _________ (tergantung Franchisor) Rp. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross(per bulan) income toko per bulan. Rp.…(tergantung dari F’or) Rp. • Renewal Fee sbs. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross income toko per bulan (jumlah % tergantung dari F’or) Rp. ________ ( Franchisor ) Rp. _________ Kekurangan jumlah gross sales yang terjadi sehubungan dengan pelaporan yang tidak sesuai +bunga sesuai hukum. Setelah Penandatanganan Kontrak Waralaba : • Pembelian Peralatan Usaha sbs. _________ ( Notaris ) Rp. ________ Biaya perbaikkan dan pembaharuan untuk peninjauan ulang atas tanah.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM A. Rp. TOTAL BIAYA : Rp. Intitutional &. _________ ( Lembaga Perijinan Usaha ) Rp. Rp. Rp. ________ (tergantung situasi) * Biaya launching toko sbs. • Security Deposit sbs. saat Jumlah total income toko mencapai. ________ Ongkos dan pengluaran atas Kebijakan asuransi *Biaya Audit sbs. Ditam bah biaya audit bila kekurangan melebihi 10% dari pelaporan. pelatihan dan bimbingan yang ditentukan oleh Franchisor (apabila terjadi penggantian kepemilikan toko) Rp. bangunan dsb.

dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut: a.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Terlampir panduan Sistem dan Prosedur Operasional Toko. Tujuan Personil toko yang dilibatkan/bertanggung jawab Operasional Sisdur Ketentuan yang harus diperhatikan (bila ada) Flow chart Sistem dan produser dimaksud mencakup: Pembukaan dan Penutupan Toko Pengadaan Barang Dagang Toko Penukaran Kemasan Khusus Penitipan Barang di Depositor Sistem Pemesanan Barang dari DC ke Toko Penataan Barang di Display Area Inventarisasi dengan kartu Inventaris Toko Sistem Pencatatan Display Barang Transaksi Penjualan Instruksi Perubahan Harga Transaksi Retur (Pengembalian Barang) Sistem Pencatatan Penjualan Penyimpanan Uang Hasil Penjualan Pengembalian Barang dari Toko ke DC (Retur) Laporan Keluhan Sistem Permintaan & Penggantian petty cash (PC) Laporan Keuangan Laporan ke Franchisor 57 . e. d. c. b.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->