Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

BUKU PANDUAN FRANCHISEE
Buku Panduan Franchisee adalah dokumen rahasia yang dikeluarkan oleh Franchisor untuk dijadikan pedoman dalam menjalani usaha outlet/toko Franchisee-nya. Segala peraturan, ketentuan dan panduan untuk perusahaan Franchisee dituangkan dalam buku Panduan. Perubahan dan penambahan untuk segala ketentuan dan peraturan baru akan dituangkan secara tertulis dan diberikan kepada Franchisee untuk dilampiri didalam Buku Panduan. Buku Panduan ini juga sebaiknya diberikan kepada outlet sebagai pegangan Supervisor, disamping Buku Panduan Outlet/Toko. Standarisasi penulisan Buku Panduan, sebagai berikut:

BAB I - PENDAHULUAN Berisi penjelasan mengenai maksud dan tujuan pembuatan Buku Panduan, sistematika penulisan, dan ketentuan-ketentuan penggunaan Buku Panduan Tujuan penulisan Buku ini adalah: • • • Membuat sebuah buku yang dapat menjadi pedoman / acuan Terwaralaba dalam menjalankan kegiatan usaha waralaba nya sehari-hari Mengarahkan Terwaralaba untuk menjalankan usaha waralabanya sesuai standar yang ditetapkan oleh franchisor Menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan yang dijalankan oleh seluruh Terwaralaba.

BAB II - PROFIL PERUSAHAAN Berisi tujuan usaha & visi, profil dan susunan direksi, struktur organisasi, uraian singkat sejarah perusahaan dan pengembangannya melalui sistem Waralaba, serta penyingkatan nama dan istilah. Didalam buku terdapat nama-nama dan istilah-istilah yang lazim digunakan dalam usaha ritel, namun mungkin belum dikenal oleh orang yang belum pernah menjalankan usaha di bidang ini. Oleh karena itu nama-nama dan istilah tersebut akan dikumpulkan pada lembar Indeks untuk memudahkan pencarian.

BAB III - ORGANISASI DAN MANAJEMEN Berisi uraian dari tugas dan tanggung jawab staf toko beserta prosedur kerjanya.

1

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Uraian yang lebih terperinci dapat dilihat pada Panduan Sistem dan Prosedur Operasi.

BAB IV - USAHA MINIMARKET Penjelasan umum tentang definisi dari minimarket, bentuk usaha, kemudahan-kemudahan yang ditawarkan, dan pelayanan kepada pelanggan. Arti kemudahan yang ditawarkan serta pelayanan yang baik dan ramah kepada pelanggan dapat menjadikan nama usaha dikenal oleh masyarakat.

BAB V - PROMOSI & PEMASARAN Menjelaskan tentang sistem promosi yang dijalankan pada usaha minimarket, dan strategi pemasaran yang diterapkan perusahaan. Promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang sangat penting dan saling berkaitan satu sama lainnya. Untuk mencapai target usaha, perlu dijalankan sistem pemasaran dengan strategi yang terencana untuk mencapai target dan didukung dengan kegiatan promosi yang terselenggara dengan baik.

BAB VI - SISTEM KONTROL Menguraikan tentang sistem kontrol kedalam dan keluar, yang diterapkan dalam usaha minimarket untuk mencegah kerugian yang mungkin terjadi.

2

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

I I.. P PE EN ND DA AH HU UL LU UA AN N
Buku Panduan dimaksudkan agar dapat menjadi pedoman bagi seluruh Franchisee. Dan dibuat berdasarkan peraturan dan standarisasi dari perusahaan Franchisor, yang juga telah disesuaikan dengan peraturan dan kebijakan-kebijakan pemerintah yang berlaku sesuai dengan bidang usaha, dalam pengembangan usahanya melalui Sistem Waralaba.

Dalam upaya untuk menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan-kebijakan perusahaan Franchisor, panduan diberikan untuk dijalankan oleh Franchisees-nya sesuai standard yang berlaku, disamping memudahkan Franchisor untuk mengadakan monitoring untuk standarisasi usaha yang dipercayakan kepada Franchisee-nya.

R R I O U F S I A H P P N I R O R U I..G F S IL A L H P A P A ER N R II N K A SA N SE JE A A H D A NA DA AT A PERUSAHAAN
Perusahaan yang merupakan bagian dari industri ritel ini berdiri tahun ………….. dengan nama …………………………………….. Perusahaan didirikan oleh ……………………., (sejarah singkat profil pengusaha) …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… Berdasarkan proven track record dari perkembangan perusahaan yang sudah berjalan, untuk usaha pengembangan lebih lanjut, salah satu upaya perusahaan adalah membuka outlet / toko minimarket melalui sistem Waralaba. Pengembangan usaha swalayan menjadi beberapa outlet / toko, lebih menitik-beratkan pada kenyamanan dan kemudahan sebagai nilai jual utama (keuntungan terhadap persaingan), dalam rangka memenuhi kebutuhan pokok pelanggan yang secara dinamis selalu berubah-ubah.

Perusahaan dikembangkan sebagai perusahaan Franchisor, oleh …………………………..… dengan pengembangannya melalui penambahan beberapa outlet / toko Franchisees yang menjalankan hak ekslusif untuk produk dan merk ini.

3

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 1. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. 2. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. 3. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. dst.

I II RG GA II AN I.. O NI IS SA OR AS SI ID DA AN NM MA AN NA AJ JE EM ME EN N

STRUKTUR ORGANISASI FRANCHISEE

Kepala Toko / Terwaralaba (Franchisee)

Supervisor Toko

Karyawan Toko

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI JABATAN 1. KEPALA TOKO / TERWARALABA Kepala Toko adalah terwaralaba sendiri. Hal ini dimaksudkan agar Terwaralaba juga menjadi operator yang terlibat dalam kegiatan usaha sehingga Terwaralaba dapat mengawasi sendiri usahanya.

Tanggung Jawab :

a. Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan karyawan dan pihak manajemen b. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional

4

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM toko secara keseluruhan c. Menjaga dan meningkatkan profit store d. Menyimpan segala kerahasiaan usaha beserta dokumen-dokumennya, dan juga segala bentuk komunikasi yang terjadi antara pihak toko dan manajemen e. Mengatur dan menjalankan keuangan toko untuk biaya operasional sesuai batas otoritas yang ditentukan f. Pembinaan karyawan demi pencapaian target kerja dan karyawan

Area Tugas :

a.

Perencanaan ( planning )

b. Kontrol dan pengawasan c. Anggaran dan Keuangan

d. Organizing e. f. Pembinaan karyawan Tugas-tugas tambahan

Dari setiap area tugas tersebut terdapat tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh Kepala Toko. Rinciannya dapat dilihat pada Buku Panduan Outlet Franchisee.

2. SUPERVISOR Supervisor adalah orang yang paling bertanggung jawab terhadap seluruh operasi dan

kinerja toko sehari-hari, mulai dari saat toko dibuka pagi hari sampai dengan saat toko tutup pada malam hari. Supervisor juga memegang peranan sebagai pengganti Kepala toko bila Kepala toko tidak berada di toko. Namun tidak semua kewenangan-kewenangan kepala toko dapat didelegasikan ke Supervisor (ada pembatasan wewenang).

Tanggung Jawab :

a. Melakukan komunikasi, koordinasi dan kerjasama dengan Kepala toko dan seluruh karyawannya b. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko secara keseluruhan c. Mencapai target penjualan dan profit d. Menjaga segala perlengkapan dan fasilitas usaha

5

6 . Operasional c. Menciptakan kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan Area Tugas : a. Operasional toko Pengontrolan Dari setiap area tugas tersebut terdapat rincian tugas lain yang dapat dilihat pada Buku Panduan Outlet Franchisee. KARYAWAN TOKO Karyawan toko merupakan pelaksana operasional dari seluruh kegiatan kerja toko. Selain itu karyawan toko memegang peranan penting untuk menciptakan suasana pelayanan kepada pelanggan dalam lingkungan yang bersih dan bersahabat. Melakukan kerja sama. Supervisor dan sesama karyawan) b. 3. Mendorong pencapaian target kerja dan pembinaan karyawan Area Tugas : a. Mengelola keuangan harian sesuai batas otoritas yang ditentukan f. Pengelolaan karyawan Dari setiap area tugas tersebut terdapat tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh Supervisor.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM e. Biaya-biaya operasional d. Tanggung Jawab : Karyawan toko mempunyai 2 tanggung jawab utama. b. Rincian tersebut dapat dilihat pada Buku Panduan Outlet Franchisee. Evaluasi e. komunikasi. Perencanaan dan kontrol b. dan koordinasi dengan seluruh staf toko (Kepala toko. Sehingga dapat dikatakan bahwa karyawan toko merupakan ujung tombak pelayanan dari operasi toko. yaitu: a.

lebih dikhususkan kepada masyarakat menengah dan menengah kebawah. apabila lamaran diterima I II RA AN RK KE II NC ET I. PROSES RECRUITMENT CALON KARYAWAN : * Mengirimkan Surat Lamaran disertai Curriculum Vitae dan surat-surat referensi pendukung * Melengkapi formulir Daftar Isian Data Pelamar * Menjalani interview * Menjalani pelatihan. mengarah pada kelengkapan produk kebutuhan sehari-hari (basic needs) dengan harga yang lebih murah dari Supermarket dan Convenience Store.. Dengan adanya konsep usaha yang menunjang penyediaan produk kebutuhan sehari-hari. diperkirakan akan memperbaiki keadaan perekonomian. Menempatkan diri sebagai toko yang nyaman dengan operasional toko yang efisien dalam lingkungan yang bersahabat. misalnya memuat berita lowongan di surat kabar atau menyebarkan berita lowongan tersebut di media lainnya yang efektif. dan penduduk daerah akan memerlukan minimarket untuk memenuhi kebutuhan mereka. dsb. U CH T HI IS US SE SA EM AH MI HA IN AF NI IM FR MA AR KONSEP USAHA Konsep yang ingin dikembangkan: Konsep minimarket dengan prototype ruang usaha tertentu (luas satu atau dua ruko / satu atau dua lantai. Selain itu Pemilik Toko juga harus terlibat secara langsung dalam proses recruitment dan seleksi awal (interview) para pelamar. disertai pelayanan yang baik 7 . TUJUAN USAHA & ARTI KEMUDAHAN Menyediakan produk-produk asli dan berkualitas terbaik dan ternama kepada para pelanggan dengan cara yang paling mudah.) Jadi konsep usaha yang akan dikembangkan adalah suatu tempat berbelanja para pelanggan kelas tertentu.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM KEPEGAWAIAN RECRUITMENT Kegiatan recruitment calon karyawan toko dilakukan sepenuhnya oleh Pemilik Toko yang membutuhkan tenaga karyawan. Untuk kegiatan ini Pemilik Toko diharapkan melakukan usaha-usaha konkret.

Hal ini menunjukkan pula keunggulan dari bisnis ini. Keunikan dapat diadakan pada system software yang dikembangkan. lingkungan yang nyaman. seperti: • • • Kemudahan dalam waktu (operasional toko 12 – 14 jam) Lokasi yang mudah dijangkau (di daerah pemukiman dan keramaian) Kemudahan dalam mendapatkan / memilih kebutuhan pokok (menyediakan hanya barang-barang pokok saja) VISI Menempatkan diri sebagai bagian dari sistem industri sebagai minimarket yang menitik beratkan pelayanan kepada konsumen dalam kemudahan. dan dapat memonitor margin mix yang optimal secara 8 . MISI Pendirian dan pengembangan usaha disesuaikan dengan kebijakan pemerintah yang ada. Selanjutnya di tingkat store. yang mengarah pada tailormade software system dengan optimalisasi persediaan atau inventory dan dikaitkan pula dengan automatic replenishment. bersih dan bersahabat. karena entry barrier nya tinggi dan tidak mudah disaingi. yang tidak mudah ditiru dan diikuti oleh pihak lain. Adanya orisinalitas dalam suatu usaha menjadikan bisnis tersebut tidak mudah dimasuki.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM kepada pelanggan adalah upaya untuk meraih kepuasan pelanggan dalam memenuhi kebutuhan pokok mereka. Memberikan Arti Kemudahan (memberikan pelayanan dan kemudahan-kemudahan kepada pelanggan). diadakan category management dengan sistem scanning untuk mengarah pada margin yang terbaik. seperti : meningkatkan dan memperkuat saluran distribusi untuk aneka ragam barang di daerah per kotaan maupun pedesaan menyediakan konsumen barang-barang dengan akses harga termurah dan terbaik KEUNIKAN (UNIQUENESS) Keunikan atau orisinalitas dari suatu usaha (jasa atau produk) merupakan keunggulan tersendiri dari suatu usaha waralaba. serta mempunyai nilai jual utama / keuntungan persaingan untuk penyediaan barang-barang yang laku keras.

Pendapatan lain-lain Merupakan penghasilan dari usaha jasa tambahan di toko seperti: pemberlakuan eksklusif. 9 .Beban Operasi Merupakan biaya yang dipikul oleh gerai Penerima Waralaba dalam menjalankan usahanya. dalam hal ini untuk menjalankan sistem waralaba atau mewaralabakan usahanya. 2. Beban operasi dibagi dalam 2 kategori. Gross margin merupakan faktor utama dari penghasilan toko Penerima Waralaba. 3. Untuk ini. Marketability dari usaha dapat terlihat dari perkembangan omset dari tahun ke tahun yang terus meningkat. akan lebih memperkenalkan merk dagang di kalangan masyarakat konsumen. Bertambahnya jumlah pelanggan sesuai dengan bertambahnya jumlah toko di berbagai kota. dsb. biaya bank. akan meningkatkan penghasilan pula untuk kurun waktu tertentu. terutama dalam teknologi komputer. Biaya Operasi : seperti gaji karyawan. b. Biaya Pemasaran : seperti biaya cetak flyer atau edaran atau selebaran dilingkungan pada event-event promosi dan sebagainya. FAKTOR-FAKTOR YANG MENENTUKAN MARGIN / LABA 1. sehingga perputaran barang dagangan yang lebih cepat. misalnya: per bulan. Hal tersebut ditunjang pula dengan konsep usaha yang menyajikan arti kemudahan yang ditawarkan oleh bidang usaha ini.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM terus menerus. PENGALAMAN BISNIS & MARKETABILITY Pengalaman bisnis sebagai Proven Track Record dapat menjadi andalan dalam pengembangan di bisnis ritel. penyediaan produk untuk kebutuhan pokok dengan harga yang relatif murah. Untuk ini pihak pemberi Waralaba atau pemilik merk dagang telah mengatur untuk kepentingan toko / gerai Penerima Waralaba-nya. yaitu : a. dan jasa-jasa lain.Keuntungan Kotor atau Gross Margin Merupakan selisih antara harga penjualan dan harga pokok pembelian atau harga pembelian produk / barang dagangan. bidang Research & Development harus terus mengikuti perkembangan. misalnya: kemudahan dalam waktu / jam operasi toko. lokasi yang mudah dijangkau.

10 . Gross margin ini berhubungan erat dengan biaya distribusi (cost of distribution) suatu produk untuk sampai pada pasar. mengingat masih ada biaya-biaya yang harus dikeluarkan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 4.O. sedangkan sub-distributor memperoleh 8% sampai 9%. agar diketahui penyimpangan antara anggaran (budget) dan aktualnya (hasil penjualan). dan hal ini ditentukan oleh harga jual dan harga beli atau harga pokok penjualan. Disamping itu masih perlu diperhatikan kemungkinan kesalahan mencantumkan harga baik pada barang (labeling) maupun pada komputer (open price) dan kesalahan memasukkan harga pada saat pembayaran (input) di mesin kas register (oleh Kasir).Beban Depresiasi Penyusutan berhubungan dengan penghapusan peralatan yang dipakai seperti AC. Umumnya produsen produk-produk makanan dan kelontong bersedia memberikan fee atau komisi pada distributor tunggal sebesar 15 – 17%.. rak dsb. Gross margin ini umumnya oleh produsen atau supplier dilihat sebagai fee atau imbalan bagi distributor / penyalur dalam membawa produk sampai kepada konsumen. imbalan tersebut merupakan hasil kotor dalam melakukan tugas penyaluran. Bagi penyalur. GROSS MARGIN Gross margin merupakan selisih antara Sales dan Cost of Good Sold (C. yang umumnya di depresiasi dalam waktu 5 (lima) tahun. rusak karena kesalahan di gerai. akan mempengaruhi gross margin. Beban Bunga Sekiranya ada penggunaan kredit dari Bank atau lembaga keuangan yang tentunya akan diperhitungkan pada hasil akhir sebelum pajak (berikut penyicilan modal yang dipinjam).G.Pengutilan. 6. 7. cash register. Perampokan Unsur-unsur penghasilan maupun biaya harus di monitor secara terus menerus dan dilakukan paling sedikit seminggu sekali. 5. karena harga pokok pembelian tetap harus dibayar sedangkan barang tidak dapat dijual. tentunya akan berakibat pula pada hasil akhir usaha toko.). Pencurian. dan resiko barang rusak atau hilang selama dalam tanggung jawabnya. Beban Biaya Disebabkan barang hilang.S.

yang bertujuan untuk pengembangan usaha perdagangan umum. Untuk memperoleh keberhasilan dalam menjalankan usaha ini harus memiliki motivasi yang kuat. Untuk menunjang pengembangannya. Sistem ini akan dapat membantu perusahaan untuk 11 . Scanner dan Automatic Replenishment System akan membantu operasi toko untuk pemesanan barang untuk menjaga high turnover stock. serta perluasan ruang/space toko. mempunyai ciri khas tersendiri yang menggambarkan makna dari tujuan usahanya. pemeriksaan kilat. Citra perusahaan tidak hanya dikenal dari nama perusahaan. dan untuk menekan kekurangan barang. dan pelayanan serta lingkungan toko yang hangat dan bersih.seperti: • Toko beroperasi dari 12 sampai 14 jam sehari • Toko berukuran mulai dari 50m2 sampai 180m2 • Setiap 10 sampai 15 toko ditangani oleh 7 orang staff atau lebih tergantung dari besarnya toko • POS. akan membentuk jaringan penyaluran yang cukup kuat dan banyak sehingga mempunyai akses sampai pada ujung tombak eceran. Popularitas dan daya ingat masyarakat terhadapnya juga timbul karena sebuah logo atau lambang. perlu dibentuk divisi: • • Divisi swalayan (retail) yang menitik beratkan pada usaha perdagangan eceran Divisi grosir.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM PROFITABILITY Keuntungan perusahaan dapat dilihat dari Consumers acceptance terhadap kehadiran minimarket tersebut yang akan mempunyai dampak terhadap: peningkatan omset penjualan toko. dengan perhitungan keuntungan yang dapat diatas perhitungan bunga deposito dan secara pasti nilai intrinsik usaha akan terus meningkat. Dengan strategi perluasan melalui sistem waralaba. Dalam divisi swalayan. USAHA PENGEMBANGAN MELALUI SISTEM WARALABA Menjalankan usaha minimarket ini akan cukup menarik. produk dengan mutu dan kwalitas baik. perlu ditunjang dengan pengoperasian toko yang optimal. penambahan outlet. Logo dibuat mengandung makna yang seirama dengan kebijaksanaan perusahaan maupun produknya. tetapi juga dari kemudahan yang diberikan.

Pengembangan prototype 1 atau 2 ruko (hanya lantai bawah saja) pada suatu minimarket.500 180 sampai 500 12 . Untuk jelasnya dapat dipaparkan dibawah berbagai jenis pasar : TYPES OF MARKET 1. misalnya: Laundry.000 500 sampai 2. yang mana hal ini diharapkan juga dapat menambah jumlah minimarket di daerah pinggiran kota. Hyper Market 2. Super Market 3. Perkembangan lebih lanjut yang kemungkinan dapat diperhitungkan adalah: • • • Menjalankan sistem “mail order” sampai dengan E-Commerce Kepemilikkan dan penggunaan paten “private label”. sehingga akan terasa lebih kecil dari ukuran idealnya. ditujukan kepada masyarakat kelas menengah & menengah kebawah. Perkembangan yang pesat dapat ditunjukkan dengan meningkatkan ruang / space toko. Pihak investor atau calon Franchisee akan melihat usaha yang menarik ini sebagai suatu business opportunity dan bersedia untuk mengambil peluang yang ada. maka space untuk ini perlu diperluas dan menjadi 2 kali lebih luas. Mini Market AREA (SQ METER) 2. ATM atau jasa pelayanan masyarakat lain yang dapat menambah daya tarik dan nilai tambah terhadap pelanggan. misalnya 1 ruko untuk lantai bawah dan lantai atas (dua lantai) menjadi 2 ruko untuk lantai atas dan lantai bawah. photocopy. setelah jaringan cukup kuat dan luas Sebagai distributor dari “many branded products” (tidak hanya terbatas pada satu brand) PROTOTYPE RUANG USAHA Penetapan prototype ruang usaha berdasarkan ruko dan perkiraan pengembangan usaha untuk type of market lain. • Pengadaan jasa tambahan yang akan menambah nilai toko. Perlu diketahui bahwa prototype satu atau dua ruko (lantai bawah) mempunyai luas hanya antara 80m2 sampai 120m2. dengan satu prototype tertentu. photo Processing.500 sampai 5.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM menganalisa yang menjaga toko tetap “up to date” terhadap perubahan pasar dan responsif terhadap permintaan para pelanggan. • Persediaan barang per bulan memakai tempat penyediaan barang serendah mungkin.

9 bahan pokok sampai pada minuman ringan. 13 . Hal ni berkaitan dengan berbagai aspek seperti kebutuhan pelanggan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 4. Toko 6. Prototype ini (dalam perjalanan waktu) dengan memonitor secara cermat dan ketat. dll. dapat ditentukan komposisinya. berkaitan dengan peningkatan kelompok item produk. makanan kering. dukungan para supplier. Untuk pengembangan ruang usaha. memanfaatkan luas tempat dengan harga sewa (beli) yang lebih murah serta melengkapi assortimen produk. Dengan demikian kita dapat memenuhi “scale effect” (efek skala) yang baik. Convenience Store / Kios Modern ( ** ) 5. mulai dari aluminium foil. perlu diadakan survey terlebih dahulu. Untuk jenis-jenis produk yang akan disediakan. Sedangkan produk-produk personal/health care sampai pada stationneries dan pakaian dalam & lingerie serta beauty aids dan kosmetik perlu diperinci. jenisjenis produk apa yang dibutuhkan pelanggan. Warung ( ** ) Convenience Store / Kios Modern 80 sampai 50 sampai 20 sampai 180 80 50 CLASS “A” CLASS “B” CLASS “C” 80 to 100 SQ Meter Items 1000 to 2000 Average 1600 100 to 120 SQ Meter Items 2000 to 2800 Average 2400 120 to 180 SQ Meter Items 2500 to 3000 Prototype yang memanfaatkan ruang usaha. segmentasi pasar sampai pada positioning dari usaha ini. jumlah item bisa ditingkatkan dari 3000 sampai 5000 atau 6000 items.

I D E N T I T A S / L O G O Logo yang memiliki makna dan misi yang kuat akan sangat membantu perusahaan maupun produknya dalam mengambil posisi di masyarakat pembeli dan pemakai (brand positioning). Contoh logo: “one step to one stop ……” Arti bentuk gambar dan tulisan yang ditampilkan dari logo berdasarkan: * Filosofi Deskripsi Bentuk Untuk bidang usaha ini misalnya: dapat ditampilkan gambar yang sederhana. agar masyarakat lingkungan lebih cepat mengenali kehadiran toko/outlet. dimana segala kebutuhan pokok bisa didapatkan. yang dapat berarti “teratas” dalam pengelolaan bidang usaha minimarket.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Dengan demikian diharapkan prototype ini. * Tambahan tulisan pada logo Nama perusahaan diposisikan diatas garis. Garis lurus dapat diartikan ketegasan atau kepastian. akan terkristalisasi. lebih memfokuskan kepada tulisan yang menampilkan jenis toko/outlet. sehingga tetap menarik dalam visual dan tampilannya. dan atribut lain yang digunakan. yang dimaksud outlet minimarket (swalayan). yang dapat mempertegas image dari produk yang diproduksi oleh nama perusahaan tersebut. Selain nama perusahaan yang ditampilkan bersama bentuk gambar. Standarisasi logo ini dipakai oleh perusahaan sesuai dengan fungsi atau item yang diperlukan dalam keperluan perusahaan tanpa melupakan aspek-aspek keindahan dalam bentuk dan warna. 14 . dapat pula ditambahkan dengan tulisan dan/atau kalimat lain. S ST RI IS SA TA AS AN SI ND I DA AR A. dimana masalah ukuran luas (size) dan space serta kelompok produk yang disediakan dengan margin mix terbaik. dalam hal ini minimarket yang menyediakan kebutuhan pokok dengan kwalitas terbaik. item-item promosi. baik dalam produk.

umbul-umbul. karena standard warna perusahaan akan menjadi salah satu ciri dan identitas perusahaan secara umum. spanduk. BERMACAM BENTUK LOGO & SIGNANGE Adakalanya beberapa perusahaan membakukan lebih dari satu logo untuk mengadakan perubahan dan penyempurnaan logo. dengan maksud agar lebih dikenali dalam fungsinya selain tetap menarik dan menampilkan keindahan dalam bentuk ataupun warna.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM “one step to one stop ……. dan segala kebutuhan pokok terdapat di satu toko. Arti warna logo : Ketentuan warna separasi : Warna 1 – (prosentasi) Warna 2 – (prosentasi) Warna 3 – (prosentasi) Warna 4 – (prosentasi) (dst. dapat berarti: lokasi toko mudah dijangkau. Panduan warna menggunakan panduan warna separasi. yang menggunakan mesin cetak 4 warna. sesuai warna yang terdapat pada logo). seperti: flyer. : : : : 15 .”. kartu nama. topi . tas belanja. Promosi dengan tampilan dalam beberapa macam bentuk. * Penggunaan dan panduan warna Presentase setiap warna merupakan sebuah pekerjaan teknis yang bermanfaat jangka panjang.. iklan majalah/koran. dan sebagainya. Logo 1 Logo 2 Signage 1 Signage 2 Dst.

Pakaian seragam ini ditentukan dan dibagi sesuai fungsinya: Seragam Karyawan Seragam Karyawati Seragam Karyawati Berjilbab Seragam Karyawati Hamil Seragam Show Room Seragam Petugas Lapangan Badge Topi Atribut lain C. : 16 . S E R A G A M Pakaian seragam karyawan (corporate costume) merupakan salah satu atribut perusahaan yang dibakukan. kartu nama. amplop.dsb. dll. FORM & ATRIBUT STATIONNERY Ditetapkan untuk dijadikan standard baku untuk pencetakan dan penggunaan ATK seperti: Kop dan kertas surat. Disain Kop Surat : Disain amplop surat : Disain Kartu Nama : Disain Tas Belanja Dsb. tas belanja.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM B..

Batasan lain yang juga dapat ditentukan. M ME RC CH RA AN ER HA NG AN GD ND DA DI AG IS GA SI AN IN NG NG GA G // B AN N BA AR Dengan bantuan dari merchandiser. tidak memerlukan waktu terlalu lama dan jauh untuk mencapai toko yang lainnya apabila kebutuhan yang diperlukan tidak didapatkan di toko yang pertama). P E R I J I N A N U S A H A Kelengkapan dokumen-dokumen atas nama Pemberi & Penerima Waralaba (Franchisor & Franchisee): o o o o o o NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) Surat Keterangan Domisili (Ijin Tempat) SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan) STPUW (Surat Tanda Pengusaha Usaha Waralaba) TDP (Tanda Daftar Perusahaan) U. Perlatan rumah tangga 4.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM D. Perawatan tubuh & Kecantikan 3. agar memungkinkan pelanggan yang sudah dominan pada satu nama usaha minimarket.G. P E M B A T A S A N LOKASI Ditetapkan dari wilayah atau teritori tertentu. dan berusaha untuk menyediakan segala kemudahan bagi pelanggan. (Undang-Undang Gangguan) E. 17 . Kategori utama barang dagangan yang berpengaruh besar pada penjualan ialah : 1. seperti misalnya: di areal perumahan. misalnya dengan penetapan areal toko dengan toko yang lainnya tidak saling berjauhan. dimana untuk berjalannya usaha ini diperlukan pendekatkan diri kepada pelanggan (individual approach). diantaranya lokasi yang mudah terjangkau oleh pelanggan. Makanan & minuman 2. (Strategi yang dipakai ini. dimana mereka dapat meningkatkan tekanan harga ke supplier atau pabrik. Minuman keras & rokok. toko swalayan harus mampu mendapatkan keuntungan dari hubungan ini. memfokuskan pada barang yang laku keras pada setiap kategori atau departemen.U.

Pengembangan produk baru akan diseleksi untuk memastikan hanya produk yang memiliki nilai jual tinggi yang ada dalam rak.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Kebanyakan barang dikirimkan dari Supplier ke pusat pendistribusian (DC / Distribution Centre). Biaya perkenalan akan dibebankan kepada para supplier atau pabrik yang barangnya diperkenalkan di toko. juga untuk memberikan keuntungan yang besar ke perusahaan. sedangkan jumlah yang disediakan sekitar 2000 sampai 3500 macam barang. sistem pemesanan secara otomatis kepada supplier di-instal di DC. pengemasan serta cara atau alat untuk menyimpannya. suppliers credit dan pengikut sertaan pada program “below the line activities” dari produsen. Setiap produk mempunyai karakter tersendiri dan berbeda dengan yang lain. mengingat ruangan toko yang sangat terbatas. Pendistribusian ke toko berasal dari DC. Dengan demikian dalam merchandising policy. Ini sangat perlu mengingat logistik adalah isu terpenting pada minimarket/CS. Untuk meningkatkan level layanan ke toko. barang-barang yang diawetkan. seperti: discount. transportasi. perusahaan tidak memposisikan diri sebagai distributor tunggal. dan advertising & promotion (A&P) dikerjakan oleh HO merchandisers. KATEGORI PRODUK Dibawah ini dapat dipaparkan kategori produk berdasarkan type usaha : Convenience Store & Minimarket 18 . Perlu ada kehati-hatian dalam menjaga penanganan yang tepat mengenai kondisi umur dan mutu produk. dan departemen logistik pada DC akan distok dengan baik. tetapi dapat memanfaatkan jaringan distribusi yang ada sebagai kekuatan untuk memperoleh harga maupun fasilitas-fasilitas. Seleksi dan pengembangan produk baru. untuk menjaga kesegaran produk di toko. sementara replenishment dilakukan secara elektronik dari toko ke HO. kontrol pasar. PRODUK & PENGETAHUAN PRODUK Franchisor menyeleksi dengan ketat produk-produk untuk dijual dan memberi prioritas pada produk-produk kebutuhan sehari-hari yang cepat laku (fast moving). Strategi utama pada merchandising adalah untuk menjaga inventory turnover setinggi mungkin. barangbarang yang mudah rusak / pecah (perishable). pemindahan barang dari kendaraan angkut ke gudang.

socket. soap. majalah. tissue paper. Produk Makanan a. Sweets & Chocolates assortment c. Makanan beku dan yang didinginkan (chilled) a. Rolls. Ice cream. dsb. bola lampu. Canned & bottled food. cloths. Footwear c. Kue dan sandwich range c. surat kabar. Drink range ( brewerage. Alat & bahan pembersih e. seasoning. softdrink. Alat dan keperluan rumah tangga b. kertas. d. b. detergent.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM CONVENIENCE STORE Tujuan: * Untuk menentukan line of product dan pengelompokannya untuk retailing * Untuk memastikan semua produk yang dipajang untuk dijual adalah consumers product dan sesuai dengan kebutuhan konsumen. Puff. clear. Dry food. b. Drinks. kelompok sembako dan bumbu-bumbu e. plug. dsb. d. fuse. Toileteries. Pastries. lampu senter. d. c. Stationneries. Confectioneries (dengan pemanas). Embalage ( kertas pembungkus ) 19 . alcoholic drinks. dsb. Produk Non-Makanan a. ) 2. alat tulis. canned and bottled 3. cream. Pie. e. Kategori Produk: 1. dsb. dsb. Mainan – Toys d. battery. washing powder. Daging b. including cooking oil. dsb. Tib-bit range e. Rokok Photgraphic – films Barang-barang elektrikal. MINIMARKET Kategori Produk ditambah dengan : a.

Kosmetik personal care g. seperti: Billboard. serta dimasa yang akan datang dapat membentuk jaringan (network) usaha yang sangat membantu perkembangan tiap-tiap pengusaha / franchisee. ke rumah-rumah terdekat. M RK RO OM KE MO OT MA ET TI IO AR TI ON N IN NG G & &P PR PEMASARAN TUJUAN PEMASARAN • • Membentuk citra (image) usaha yang kuat. perkantoran terdekat dan di dalam toko. Promosi ini akan ditangani secara terpisah dari aktivitas yang dilakukan di toko gudang rabat. Untuk Marketing dan Promotion budget dapat dialokasikan sebesar 0.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM f.5% dari penjualan. melalui brosur perusahaan. Health care products V V. Pakaian dalam wanita / pria h. untuk tetap mengingatkan pelanggan. pendistribusian. melalui dukungan dan berdasarkan pengalaman dari usaha franchisor. Kegiatan Marketing & Promotion pada umumnya dapat melalui: • • • • Media Cetak. Promosi harga pada toko akan diprogram sepanjang tahun. spanduk dan umbul-umbul Kegiatan seminar/workshop & exhibition 20 . misalnya. majalah bisnis. serta flyer dan brosur Media Elektronik. Marketing pada harga di toko diimplementasikan dari waktu ke waktu sejalan dengan penambahan toko yang dibuka. seperti: Koran.. seperti: Radio & Televisi Media Luar Ruang. pos. yang akan sangat berguna bagi operasional usaha jaringan ritel Meningkatkan penjualan outlet dibantu dan dipandu oleh Franchisor Sistem Waralaba (franchise) yang diterapkan ini dimaksudkan agar setiap individu yang ingin menjalankan usaha sejenis ini mendapatkan kesempatan berusaha dengan baik.

maka akan diganti dengan menunjukkan struk pembelian) Promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang sangat penting dalam suatu kegiatan usaha untuk mencapai keberhasilan target usaha. Tanpa adanya kegiatan promosi dan pemasaran.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Target pemasaran dari Minimarket adalah kalangan menengah kebawah. kedua hal ini merupakan kegiatan utama untuk mendukung tercapainya target penjualan. dengan ketentuan nominal pembelanjaan Memberikan jaminan harga pada barang yang dijual (memberikan harga yang termurah bila ada ditemukan perbedaan harga antara di rak display dan di Kasir) Memberikan jaminan kwalitas barang yang dijual (apabila ada barang yang rusak. Sistem yang diterapkan antara lain: • • • Pelayanan pesan-antar (delivery service) ke rumah pelanggan pada radius tertentu dari lokasi toko. PROMOSI Dalam usaha Waralaba Minimarket terdapat 2 macam kegiatan promosi. maka keberadaan Minimarket dan produk-produk yang disediakannya tidak akan diketahui oleh masyarakat. dan Promosi Lokal (Local Campaign) 21 . begitu pula halnya dalam usaha Minimarket. yaitu: o o Promosi Nasional (National Campaign). hingga mencapai target sasaran. Untuk mencapai target pemasaran ini Minimarket menerapkan sistem pemasaran yang memberikan kemudahan-kemudahan bagi pelanggannya. Program-program pemasaran tersebut akan efektif bila didukung dengan promosi yang baik dan berkelanjutan. yang mana secara tidak langsung juga akan mencapai target penjualan. seperti: * Berlokasi di dekat kawasan perumahan (strategi mendekatkan diri ke pelanggan) * Menyediakan barang-barang kebutuhan pokok sehari-hari berkwalitas baik & unggul * Harga barang yang terjangkau (relatif murah) Pada pelaksanaan operasi toko sehari-hari diterapkan beberapa sistem pemasaran untuk memacu pencapaian target penjualan. Oleh karena itu promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dan saling menunjang dalam kegiatan usaha.

Dengan dukungan data-data dari Supervisor dan disesuaikan dengan kondisi pasar yang ada. untuk menjamin standarisasi desain dan bahan. Promosi Lokal Kegiatan promosi ini diselenggarakan oleh toko / Minimarket (Terwaralaba) dilingkungannya sendiri. yaitu masyarakat di lingkup nasional. dan masyarakat di lingkungan toko.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Kedua kegiatan tersebut mempunyai tujuan untuk mencapai target penjualan toko. Promosi ini wajib diikuti dan dijalankan oleh seluruh Minimarket. Tujuannya untuk mencapai target penjualan atau meningkatkan penjualan toko. SALESMANSHIP PROGRAM . Program Promosi tersebut dapat berjalan hanya atas persetujuan pihak manajemen. segala atribut yang dipakai juga harus mendapat persetujuan dari pihak manajemen Franchisor. supervisor. dan Kepala Toko / Terwaralaba). dll. 2. Untuk menjamin terlaksananya program promosi dengan baik. Promosi Nasional Rencana Program Promosi Nasional Tahunan dibuat dan diselenggarakan oleh Franchisorberikut penyediaan segala fasilitas perlengkapan atau barang sehubungan dengan kegiatan promosi. menerima telepon. dan melihat apakah program tersebut tidak menggangu program promosi yang telah dibuat oleh manajemen sendiri. Tujuannya untuk memperkenalkan keberadaan toko / Minimarket kepada masyarakat secara nasional. perlu didukung pelayanan yang baik dari setiap staf toko. sesuai dengan tujuan usaha yang memfokuskan arti kemudahan bagi pelanggan. Dengan pelayanan yang ramah dan bersahabat. akan menciptakan citra yang 22 . untuk mendapatkan persetujuan dari manajemen Franchisor. yang mana merupakan salah satu kunci untuk meraih kepuasan pelanggan.) Sistem pemasaran dan promosi yang baik. 1. Untuk pelaksanaannya.PELAYANAN KEPADA PELANGGAN (menyambut pelanggan. Perbedaan utama adalah pada ruang lingkup target promosi. pihak manajemen Franchisor berhak untuk mengevaluasi program dan melakukan perubahan-perubahan bilamana perlu. melayani pelanggan. Kepala toko akan membuat Rencana Program Promosi Lokal Tahunan. Staf toko yang dimaksud disini adalah semua yang terlibat dalam operasional toko (karyawan. dengan usaha menciptakan kesan ramah dan bersahabat kepada pelanggan.

. Selain itu mendengarkan dengan baik pada setiap komunikasi yang terjadi dengan pelanggan akan sangat membantu Anda untuk mengetahui apa yang diinginkan atau apa yang ingin disampaikan oleh pelanggan. atau “Selamat pagi / siang / malam Bapak/Ibu ….Selamat Pagi. seperti: “Nama perusahaan . apabila pengungjung adalah pelanggan tetap dan sudah dikenal staf toko. apa yang bisa kami bantu ?”. 1. “Senyum” Senyuman yang ramah dan tidak dibuat-buat kepada pelanggan merupakan keharusan dalam setiap komunikasi yang terjadi antara Staf toko dengan pelanggan. Hal ini akan membuat pengunjung merasa diperhatikan kehadirannya. baik mengenai ketersediaannya di toko maupun mengenai produk yang ingin dibelinya.”. dengan menyebutkan nama pelanggan.. Hal ini menunjukkan bahwa pelanggan selalu diterima dengan baik oleh minimarket. dimana hal ini adalah salah satu faktor yang sangat menentukan keberhasilan usaha anda. ada yang bisa dibantu?” Dan usahakan mendengarkan dengan sabar inquire penelpon. seperti: “Selamat pagi / siang / malam. Tata krama dalam menerima telepon juga perlu mendapat perhatian. CARA PELAYANAN “Tatap” Pandangan yang ramah dan langsung ke mata pelanggan (kontak mata) ketika komunikasi terjadi merupakan cara terbaik untuk menunjukkan bahwa kita sangat memperhatikan pelanggan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM baik bagi masyarakat. sebelum menjawab setiap pertanyaan dengan sopan dan jelas. “Sapa” Dalam setiap komunikasi dengan pelanggan hendaknya Staf toko menyapa pelanggan terlebih dahulu dengan sapaan yang ramah dan sopan. 2. Menyebutkan nama perusahaan/outlet terlebih dahulu. dan bahwa Staf toko selalu siap untuk membantu dan melayani kebutuhan pelanggan. KETERANGAN DAN SARAN Terkadang pelanggan ingin mendapatkan keterangan mengenai produk yang ingin dibelinya. 23 . salam dan kemudian menawarkan bantuan. mengenai ketersediaannya maupun mengenai produk itu sendiri. dan sangat membantu untuk memulai komunikasi yang baik dan lancar dengan pelanggan sehingga pelanggan tidak akan ragu untuk menyampaikan pesannya kepada Staf toko.

menghindari penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi. maka seluruh Staf toko diharapkan memiliki pengetahuan tentang produk-produk yang dijual (product knowledge) di minimarket. 3. Dan demi kemajuan toko maupun Franchisor sendiri. Mengadakan konsultasi untuk segala aspek maupun kendala dari jalannya operasional toko. dan juga membantu membenahi kelayakan dan keserasian outlet. Supervisor toko akan memutuskan tindakan lanjutan apa yang harus dilakukan • Bila ternyata perlu dilakukan penukaran barang / pengembalian uang. sekiranya pihak Franchisor tetap menjaga keharmonisan hubungan antara produsen / supplier dan MD dengan toko. Dapat memberikan keterangan dan saran mengenai produk yang dijual. pihak Franchisor juga akan memonitor perkembangan usaha toko. 24 . Survey akan dilaksanakan secara teratur dengan jadwal yang akan disetujui oleh kedua belah pihak. dengan mengatasi masalah yang mungkin timbul diantaranya. terutama mengenai produk minimarket. V VI RI RO OL I. stock dari produk-produk. PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN Penanganan terhadap setiap keluhan pelanggan merupakan hal penting yang harus dapat dilakukan oleh setiap Staf toko. maka harus dilakukan dengan mengacu pada Prosedur Kerja yang dijelaskan pada Lampiran. Penangan secara cepat dan efektif dapat mencegah munculnya reputasi buruk umumnya.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Untuk itu setiap Staf toko harus dapat memberikan keterangan secara terperinci dan saran yang memuaskan untuk pelanggan. dan bagi toko pada khususnya.. Hal-hal yang perlu dilakukan staf toko dalam penanganan keluhan adalah sebagai berikut: • • • • Mendengarkan keluhan yang disampaikan pelanggan dengan serius Segera meminta maaf atas kesalahan / kekeliruan yang mungkin menjadi sebab timbulnya keluhan Apabila memungkinkan segera mencoba untuk menyelesaikan masalah yang terjadi Bila keluhan pelanggan mengenai produk yang dijual tidak dapat diselesaikan. Franchisor & Franchisee-nya. maka Supervisor toko harus dipanggil untuk mencoba menyelesaikan masalah. Disamping itu. meninjau penjualan. M IN L NG G & MO & K KO ON ON NT NI TR IT TO OR Pihak Franchisor akan mengadakan survey ke outlet-outlet Franchisee-nya guna melakukan monitoring. Monitoring dilaksanakan agar standarisasi usaha yang ditetapkan oleh Franchisor berjalan sebagaimana mestinya.

Merk perangkat bisa beragam. CPU. dan program aplikasi untuk operasional toko (sistem penjualan dan kontrol).Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM P PA AN ND DU UA AN NS SI IS ST TE EM MK KO OM MP PU UT TE ER R PERANGKAT KOMPUTER 1. sebagai berikut: • • • Melakukan pemesanan barang kepada supplier Kontrol seluruh outlet/toko Me-monitor penjualan outlet dari waktu ke waktu Sedangkan sistem pada outlet. sistem dipergunakan di kantor pusat (franchisor) dan pada outlet/toko. Perangkat Lunak (Software) Software atau Perangkat Lunak dipergunakan sebagai kelengkapan untuk menjalankan suatu sistem informasi pada komputer. Keyboard dan Mouse. SISTEM KOMPUTER Pengenalan Sistem Dipergunakan program integrated (saling berhubungan satu sama lainnya) untuk Sistem Point Of Sales. Sistem pada kantor pusat Franchisor lebih banyak dipergunakan untuk kontrol. dan untuk kelengkapan pemakaian perangkat ini tergantung dari masing-masing Franchisee. bisa ditambahkan juga untuk: Pemesanan barang ke bagian Logistik 25 . ditambah dengan penggunaan Printer sebagai pelengkap. 2. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat Keras yang biasa disebut Hardware biasanya terdiri dari Monitor. Software yang biasanya digunakan untuk operasional sebuah outlet/toko berupa: sistem khusus (Windows) untuk hal-hal umum. dan bila memungkinkan. biasanya dipergunakan untuk: • • • • • Transaksi penjualan Kontrol Stock internal Monitor penjualan.

seperti: 1. Transaksi. 3. dan supplier yang langsung mengirim pesanan barang tersebut ke outlet. Pembelian barang Pembelian barang dilakukan secara terpusat untuk semua jenis barang yang dijual. Input Barang Masuk 4. Kontrol stok barang: Mengawasi keadaan stok barang internal atau keseluruhan. Akses yang biasanya didapatkan dari program aplikasi ini mencakup untuk Produk.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM PENJELASAN SISTEM Sebaiknya dipakai sistem dengan program yang dapat melakukan beberapa pekerjaan. input yang dapat diprogram biasanya terdiri dari: 1. Pada Menu Produk. Pengiriman Barang Setelah proses order yang dibuat di kantor pusat. Penerimaan Barang Pencatatan setiap barang yang dikirim dan masuk dari Supplier 5. Input Produk baru 2. 4. Input Stock Awal 3. Kantor Pusat akan melakukan pemesanan barang. Pada Menu Transaksi: 1. kantor Pusat akan memberikan dan memasukkan kode barang di komputer. Input Pengeluaran Barang B. 2. barang baru dikirimkan ke setiap outlet. Input Retur Penjualan 26 . Penjualan Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian 6. Laporan dan Utility pada Menu Utama. Input Penjualan 2. A. Peng-kode-an produk Untuk setiap produk baru. baru kemudian dikirimkan ke outlet.

Laporan Penjualan 2. diharapkan agar Franchisee dapat mengatasi sendiri masalah yang timbul.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM C. Laporan Stock 3. Password 2. Setiap masalah harus ditangani secara cepat. dan pada saat apa input seharusnya dijalankan. sehingga tidak ada konsumen yang merasa dikecewakan karena pelayanan yang tidak memuaskan. Setiap sistem pasti akan mengalami masalah didalam operasionalnya. Pada Menu Laporan terdiri dari: 1. hasil apa yang didapatkan. dengan panduan dari supervisor Franchisor. Daftar Barang D. Selain bantuan yang diberikan oleh Franchisor untuk penanganan masalah komputer. baik itu kesalahan teknis maupun non-teknis.. Kirim Data Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk menjalankanya. PENANGANAN MASALAH KOMPUTER Franchisor memberikan panduan kepada Franchisees-nya mulai dari bagaimana mempergunakan sistem yang dipakai sampai pada penanganan permasalahan yang timbul dari pemakaian program aplikasi Franchisor. Contoh: Jenis masalah Masalah Teknis Masalah yang umum terjadi Komputer Hang Komputer / Monitor tidak hidup Tidak bisa print Tampil pesan kesalahan pada monitor Cara Penangan 27 . Hal ini dimaksudkan agar karyawan sesuai dengan fungsinya dapat menjalankan tugasnya dengan semestinya. Pada Utility terdiri dari: 1. Backup Data 3.

PENGELUARAN UTAMA FRANCHISEE Franchise Fee: diterima setelah calon Franchisee menandatangani Surat Perjanjian. agar dapat dicapai efisiensi dalam penggunaan biaya perusahaan. Perincian dihitung dari pengeluaran aktifitas kegiatan untuk mencapai target. Contoh perkiraan Biaya Monitoring yang harus termasuk dalam rencana pengeluaran biaya. dan besarnya ditentukan kemudian oleh Franchisor Royalty Fee: Biaya Promosi & Marketing secara bulanan. dan dibayarkan setiap bulan Pembayaran untuk order barang-barang rutin yang biasanya dilunasi secara angsuran dengan tenggang waktu yang pembayaran yang akan ditentukan kemudian. MENGADAKAN PERENCANAAN BIAYA (BUDGETING) . dan diterima hanya sekali dalam masa perjanjian. MELAKUKAN PEMBUKUAN / PELAPORAN KEUANGAN .Arus Kas (Cash Flow) Arus Kas dibuat berdasarkan efisiensi waktu dari rencana kerja. hingga dapat dihasilkan perkiraan modal kerja yang minimal yang harus disediakan dimuka. . 45% untuk produk garmen. dsb.Pencatatan Keuangan (posting) 28 . 40% untuk produk furniture.Perencanaan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan target yang telah ditentukan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Masalah Non-Teknis Untuk segera menghubungi Vendor. misalnya: pembagian hasil untuk Franchisee. apabila timbul masalah diluar yang tertulis Salah entry P PA AN ND DU UA AN N P PE EN NG GE EL LO OL LA AA AN N K KE EU UA AN NG GA AN N Fungsi dan tugas pengelolaan Keuangan sebaiknya dilaksanakan oleh personil Keuangan yang memahami analisa efektifitas operasional keuangan. yaitu ditentukan 5% (tergantung Franchisor) dari pendapatan penjualan Franchisee Manajemen Fee: Besarnya ditentukan secara kemudian oleh Franchisor.

disarankan Franchisor untuk membuat sistem keuangan dengan mengupayakan perangkat lunak yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Franchisor. Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana. berupa: • • • • Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan (R/L dan Neraca Percobaan) Laporan Kontribusi Penjualan Bulanan Laporan Analisa Penjualan Bulanan. hingga analisa keuangan yang berisi mengenai umur hutang-piutang.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Melakukan pencatatan secara benar dan akurat untuk data-data keuangan merupakan dasar untuk membuat laporan Keuangan yang benar.Perangkat Lunak (Software)Keuangan Untuk menurunkan tingkat kesulitan dan untuk memudahkan pengecekan analisa penjualan. . dan analisa dan sistem keuangan yang dipakai dalam pencatatan harus sama dengan sistem yang dipakai oleh Franchisee (khususnya dalam hal penjualan). rencana arus kas serta analisa likwiditas Laporan Stock Barang Konsinyasi Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya. Franchisee diharapkan menggunakan sistem yang sama dengan Franchisor. agar dapat berinteraksi dengan sistem keuangan Franchisor. Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana. mulai dari R/L. Neraca Percobaan. rencana arus kas serta analisa likwiditas. Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya. Franchisee akan membuat Laporan Bulanan Keuangan kepada Franchisor secara berkala. . 29 . termasuk analisa keuangan mengenai hutangpiutang. tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu.Membuat Laporan Bulanan Laporan Keuangan dibuat setiap bulan. sehingga data tersebut dapat di posting sesegera mungkin. tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu.

Rp. ________ ( Franchisor ) Rp. tetapi belum memiliki bukti asli yang seharusnya digunakan sebagai lampiran sebenarnya. Biaya Lain-lain A. INVESTASI BIAYA YANG DIPERLUKAN FRANCHISEE A. ________ (disesuaikan dengan kondisi ) Rp. _________ (sewa / beli) Pada saat Penandatangan Kontrak Waralaba : *Franchise Fee sbs. Investasi Awal B.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam pemenuhan adminsitrasi keuangan. TOTAL BIAYA : Rp. ________ Rp. ________ 30 . _________ (tergantung Franchisor) Rp. • Pembelian barang dagangan ( stok awal ) sbs. • Biaya Keanggotaan Asosiasi / lainnya sbs. • Biaya Perijinan Usaha sbs. yaitu: Bukti Penerimaan. _________ ( Lembaga Perijinan Usaha ) Rp. Setelah Penandatanganan Kontrak Waralaba : • Pembelian Peralatan Usaha sbs. • Biaya untuk lokasi & renovasi tempat usaha sbs. Bukti Pengeluaran dan Bukti Sementara. diperlukan bukti-bukti pendukung (voucher dan dokumen yang sudah disetujui) sebagai data pelengkap yang menandakan bahwa semua masalah keuangan diketahui dan dikontrol secara benar serta dapat dipertanggungjawabkan. INVESTASI AWAL Sebelum Penandatangan Kontrak Waralaba : • Biaya Pembentukan Badan Usaha sbs. ________ (Kredit dari Bank untuk distributor yang ditunjuk) Rp. Bukti Sementara dipergunakan dalam keadaan mendesak dimana bila pengeluaran atau pendapatan sudah disepakati bersama. ________ (tergantung situasi) * Biaya launching toko sbs. Umumnya ada 3 (tiga) jenis bukti pendukung yang diperlukan. • Security Deposit sbs. _________ ( Notaris ) Rp. Rp.

(perusahaan Asuransi kelas “A”) P PE EL LA AT TI IH HA AN N F FR RA AN NC CH HI IS SE EE E Perusahaan Franchisor biasanya menyarankan kepada Franchisee untuk mengikuti programprogram pelatihan yang diperuntukkan bagi Kepala Toko sendiri (Terwaralaba) dan setiap karyawannya. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross(per bulan) income toko per bulan. (dilakukan oleh Franchisor) •Biaya Refurbishing sbs.…(tergantung dari F’or) Rp. Intitutional &. _________ Perhitungan dengan prosentase dari total minimum gross income (untuk kebutuhan promosi toko & dilakukan dengan panduan F’or) Rp. •Bunga & Biaya Kerugian sbs. _________ Kekurangan jumlah gross sales yang terjadi sehubungan dengan pelaporan yang tidak sesuai +bunga sesuai hukum. saat Jumlah total income toko mencapai. Promotion Fee sbs • Local Advertising sbs. • Renewal Fee sbs. pelatihan dan bimbingan yang ditentukan oleh Franchisor (apabila terjadi penggantian kepemilikan toko) Rp. Rp. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross income toko per bulan (jumlah % tergantung dari F’or) Rp. _________ Perhitungan dengan prosentasi dari tarif tertinggi (Untuk kelalaian yang melibatkan hak dan nama franchisor) berdasarkan hukum Rp. bangunan dsb. _________ Perhitungan 70% dari nilai Franchise fee untuk pembaharuan hak franchise Rp. (pada masa Perpanjangan kontrak) •Biaya Pelatihan sbs. Rp.. _________ Biaya untuk evaluasi.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM B. Rp. atau 31 . BIAYA-BIAYA LAIN • Royalty Fee (per bulan) sbs. _________ Disediakan oleh Franchisee berikut pengeluaran untuk tenaga pengajar • Continuing Advertising. Program pelatihan dapat diberikan langsung oleh perusahaan Franchisor. Rp. ________ Ongkos dan pengluaran atas Kebijakan asuransi *Biaya Audit sbs. Ditam bah biaya audit bila kekurangan melebihi 10% dari pelaporan. ________ Biaya perbaikkan dan pembaharuan untuk peninjauan ulang atas tanah. (Atas permintaan tertulis F’or) • Biaya Premium Asuransi sbs. • Transfer Fee sbs.

Biaya perkenalan produk baru di minimarket akan dibebankan kepada para supplier atau pabrik produsen produk tersebut.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM lembaga yang ditunjuk oleh Franchisor. U US SA AH HA AM MI IN NI IM MA AR RK KE ET T Merupakan bagian dari industri ritel yang menitik-beratkan pada kenyamanan dan kemudahan sebagai nilai jual utama / keuntungan terhadap persaingan. bertujuan untuk menjaga agar hanya fast moving products yang ada di rak-rak penjualan. dikelola dalam suasana yang bersih dan pelayanan yang bersahabat. B BE EN NT TU UK KU US SA AH HA A Minimarket adalah bidang usaha ritel berbentuk mini market yang mengutamakan penjualan hanya produk-produk yang laku keras (fast moving products). harga. 32 . dalam rangka memenuhi kebutuhan pokok pelanggan yang secara dinamis selalu berubah-ubah. dan ketersediaan barang selalu terjaga dengan baik dan sama (standard) untuk seluruh toko minimarket. Pengembangan produk baru akan diseleksi dengan ketat. Dan biasanya untuk program pelatihan awal diberikan secara cuma-cuma oleh Franchisor kepada Franchisee. yang kemudian memproses dan meneruskannya ke DC. Diadakannya pelatihan ini dimaksudkan agar standarisasi usaha dapat dijalankan dengan sebaik-baiknya oleh Terwaralaba (Franchisee). Seluruh barang yang dijual di minimarket akan disuplai dari Pusat Pendistribusian (Distribution Centre – DC). Setiap pemesanan barang dari toko minimarket diajukan kepada Merchandising Division (MD). Seluruh proses pemesanan barang dagangan kepada supplier dilakukan oleh buyers / merchandisers. BUKU PANDUAN USAHA OUTLET FRANCHISEE Setiap toko akan memiliki Buku Panduan yang merupakan dokumen rahasia yang mengacu pada panduan dan menjadi pedoman dalam menjalankan operasional outlet/toko sesuai Sistem dan Prosedur yang berlaku yang ditetapkan oleh perusahaan Franchisor. Dengan demikian menjamin kwalitas.

Dengan kemudahan-kemudahan ini. dalam hal ini adalah: 1.Administrasi karyawan dilakukan oleh manajemen Terwaralaba Suplai Barang : . di daerah pemukiman dan keramaian) 3. berhak mendapatkan pelayanan jasa Manajemen usaha ritel. berarti Terwaralaba Toko mendapatkan hak untuk memakai logo Franchisor. Waktu operasi (12 sampai 14 jam) 2.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM K KE EM MU UD DA AH HA AN NB BA AG GI IP PE EL LA AN NG GG GA AN N Dalam menjalankan usaha ini perusahaan memberikan beberapa kelebihan.Barang disuplai secara sentralisasi dari Distribution Centre (DC) dan suplier-suplier yang telah ditunjuk oleh manajemen Franchisor . yang berupa kemudahan-kemudahan yang dapat diberikan kepada pelanggan.Barang-barang yang berasal dari luar itu harus mendapat persetujuan tertulis manajemen Franchisor Promosi : . Kebijaksanaan tersebut juga mencakup untuk: Karyawan : .Status karyawan toko adalah karyawan Terwaralaba . Hal inilah yang dapat menjadikan bidang usaha minimarket memiliki keunggulan dalam nilai jual melalui sistem waralaba.Program promosi tersentralisasi dari manajemen Franchisor . Menyediakan hanya barang-barang kebutuhan pokok yang berkwalitas dengan harga yang relatif murah.Program promosi lokal / khusus harus mendapat persetujuan dari manajemen Franchisor 33 . K KE EB BI IJ JA AK KS SA AN NA AA AN N Sebagai minimarket yang menjalankan sistem Waralaba. serta wajib menjalankan toko sesuai dengan standard yang ditentukan oleh manajemen perusahaan Franchisor selaku Pewaralaba. Lokasi (mudah dijangkau. minimarket akan mampu melayani masyarakat dalam memenuhi kebutuhan pokoknya sehari-hari secara nyaman dan leluasa.

dll.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM I ID DE EN NT TI IT TA AS S // L LO OG GO O // S SI IG GN NA AG GE E Contoh Logo : Contoh signage & penempatan : S SE ER RA AG GA AM M Pakaian seragam karyawan (corporate costume) merupakan salah satu atribut perusahaan yang dibakukan. Pakaian seragam ini ditentukan dan dibagi sesuai fungsinya: Seragam Karyawan Seragam Karyawati Seragam Karyawati Berjilbab Seragam Karyawati Hamil Seragam Show Room Seragam Petugas Lapangan Badge Topi Atribut lain F FO OR RM M& &A AT TR RI IB BU UT TS ST TA AT TI IO ON NN NE ER RY Y Ditetapkan untuk dijadikan standard baku untuk pencetakan dan penggunaan ATK seperti: Kop dan kertas surat.dsb. : 34 . amplop. Contoh disain Kop Surat : Contoh disain amplop surat : Contoh disain Kartu Nama : Contoh disain Tas Belanja Dsb. kartu nama. tas belanja..

d. Ice cream. tissue paper. Pastries. soap. PRODUK UNTUK MINIMARKET BERDASARKAN KATEGORI 1. dsb. Drink range ( brewerage. Produk Makanan a. majalah. Confectioneries (dengan pemanas). battery. lampu senter. clear. pengemasan serta cara atau alat untuk menyimpannya. Makanan beku dan yang didinginkan (chilled) a. dsb. 35 . fuse. Produk Non-Makanan a. alat tulis. canned and bottled 3. including cooking oil. Barang-barang elektrikal. c. ) 2. Perlu ada kehati-hatian dalam menjaga penanganan yang tepat mengenai kondisi umur dan mutu produk. surat kabar. plug. Stationneries. bola lampu. cream. b. detergent. Rokok d. kertas. alcoholic drinks. Drinks. dsb.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM P PR RO OD DU UK K& &P PE EN NG GE ET TA AH HU UA AN NP PR RO OD DU UK K Franchisor menyeleksi dengan ketat produk-produk untuk dijual dan memberi prioritas pada produk-produk kebutuhan sehari-hari yang cepat laku (fast moving). Daging b. Toileteries. kelompok sembako dan bumbu-bumbu e. seasoning. barangbarang yang mudah rusak / pecah (perishable). dsb. cloths. Sweets & Chocolates assortment c. socket. softdrink. Tib-bit range e. Kue dan sandwich range c. sedangkan jumlah yang disediakan sekitar 2000 sampai 3500 macam barang. dsb. washing powder. barang-barang yang diawetkan. b. Rolls. Canned & bottled food. Photgraphic – films e. Dry food. Puff. d. Pie. pemindahan barang dari kendaraan angkut ke gudang. Setiap produk mempunyai karakter tersendiri dan berbeda dengan yang lain.dsb.

Alat & bahan pembersih e. Mainan – Toys d. Alat dan keperluan rumah tangga b. keseimbangan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 4. Tata tertib tersebut mencakup: 1. Pakaian dalam wanita / pria h. Selain itu Pemilik Toko juga harus terlibat secara langsung dalam proses recruitment dan seleksi awal (interview) para pelamar. Kosmetik personal care g. misalnya memuat berita lowongan di surat kabar atau menyebarkan berita lowongan tersebut di media lainnya yang efektif. keserasian. dan juga sebagai upaya untuk menciptakan ketenangan kerja demi kemajuan usaha toko. apabila lamaran diterima TATA TERTIB Toko akan memberlakukan tata tertib bagi setiap karyawannya. Produk lain a. Jam Kerja 36 . PROSES RECRUITMENT CALON KARYAWAN : * Mengirimkan Surat Lamaran disertai Curriculum Vitae dan surat-surat referensi pendukung * Melengkapi formulir Daftar Isian Data Pelamar * Menjalani interview * Menjalani pelatihan. Health care products K KE EP PE EG GA AW WA AI IA AN N RECRUITMENT KARYAWAN Kegiatan recruitment calon karyawan toko dilakukan sepenuhnya oleh Pemilik Toko yang membutuhkan tenaga karyawan. Untuk kegiatan ini Pemilik Toko diharapkan melakukan usaha-usaha konkret. Embalage (kertas pembungkus) f. Footwear c. dalam rangka memelihara keselarasan.

untuk menampilkan citra yang baik kepada pelanggan. Kebijakan lain seperti kerapihan rambut. atau shift untuk waktu diantara keduanya (tergantung dari berapa jam toko buka). Rahasia Perusahaan Rahasia perusahaan adalah segala hal yang bila diketahui pihak lain dapat menimbulkan kerugian moril/materil. shift malam. 2. sepatu dan sebagainya termasuk masalah pemakaian perhiasan juga dapat diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya. dari mulai toko buka sampai tutup toko. Cuti Menikah maupun Cuti Melahirkan. Sebagian perusahaan biasanya juga melengkapi pakaian seragam dengan Badge / Kartu Tanda Pengenal. 3. Seragam Kerja Setiap karyawan toko sebaiknya diwajibkan untuk memakai seragam pada saat kerja maupun sesudahnya. baik secara internal (sesama karyawan) maupun secara eksternal yaitu pelayanan terhadap pelanggan. seperti: Cuti Tahunan. dan kebijaksanaan dari perusahaan. 5. 4. Kerapihan dan Kebersihan Setiap karyawan diwajibkan untuk menjaga kerapihan dan kebersihan selain untuk toko. dsb. ataupun menimbulkan ancaman bagi keselamatan usaha toko dan perusahaan. Waktu kerja karyawan diperhitungkan dengan pemberlakukan shift. juga dalam penampilannya. Pemilik Toko (Terwaralaba) dan karyawannya terikat kewajiban untuk menyimpan rahasia perusahaan termasuk dokumen-dokumen yang dipercayakan kepadanya. Akumulasi kekurangan ataupun kelebihan jam kerja akan diperhitungkan dengan hak cuti Tahunan karyawan tersebut. Sikap & Pelayanan kepada pelanggan Sikap yang dimaksud adalah yang berhubungan. shift pagi. Sikap yang baik dan ramah. warna dan jumlah yang diberikan maupun kebijakan-kebijakan terhadap seragam kerja tersebut ditetapkan oleh perusahaan (Franchisor). 37 . Model.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Yang dimaksud adalah pengoperasian toko dalam waktu. yang dimaksudkan untuk kerapihan dan juga sebagai pengenalan ciri identitas nama perusahaan dikalangan masyarakat. 6. Cuti Pengelompokkan cuti biasanya disesuaikan dengan Peraturan Depnaker yang berlaku.

seperti: “Selamat pagi / siang / malam. dengan menyebutkan nama pelanggan. “Senyum” Senyuman yang ramah dan tidak dibuat-buat kepada pelanggan merupakan keharusan dalam setiap komunikasi yang terjadi antara Staf toko dengan pelanggan. penerapan sistem pelayanan “Tatap-Sapa-Senyum” adalah salah satu sistem yang dapat membantu meningkatkan hasil penjualan toko.”.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM memberikan kesan uluran tangan untuk membantu. sebelum menjawab setiap pertanyaan dengan sopan dan jelas 38 . dalam hal ini membantu pelanggan mencari atau menuntun untuk mendapatkan produk yang dibutuhkan. Selain itu mendengarkan dengan baik pada setiap komunikasi yang terjadi dengan pelanggan akan sangat membantu Anda untuk mengetahui apa yang diinginkan atau apa yang ingin disampaikan oleh pelanggan. Menyebutkan nama perusahaan/outlet terlebih dahulu. Contoh-contoh ini dapat dilihat di beberapa toko yang telah menerapkan sistem ini kepada karyawannya.. a. “Sapa” Dalam setiap komunikasi dengan pelanggan hendaknya Staf toko menyapa pelanggan terlebih dahulu dengan sapaan yang ramah dan sopan. CARA PELAYANAN “Tatap” Pandangan yang ramah dan langsung ke mata pelanggan (kontak mata) ketika komunikasi terjadi merupakan cara terbaik untuk menunjukkan bahwa kita sangat memperhatikan pelanggan. apa yang bisa kami bantu ?”. salam dan kemudian menawarkan bantuan. dan sangat membantu untuk memulai komunikasi yang baik dan lancar dengan pelanggan sehingga pelanggan tidak akan ragu untuk menyampaikan pesannya kepada Staf toko. ada yang bisa dibantu?” Dan usahakan mendengarkan dengan sabar inquire penelpon. Hal ini akan membuat pengunjung merasa diperhatikan kehadirannya. dan bahwa Staf toko selalu siap untuk membantu dan melayani kebutuhan pelanggan. Tata krama dalam menerima telepon juga perlu mendapat perhatian. Selain penggunaan bahasa yang baik kepada pelanggan.Selamat Pagi. atau “Selamat pagi / siang / malam Bapak/Ibu …. seperti: “Nama perusahaan . apabila pengungjung adalah pelanggan tetap dan sudah dikenal staf toko. Hal ini menunjukkan bahwa pelanggan selalu diterima dengan baik oleh minimarket.

Tanggung Jawab dan Laranganlarangan. dan bagi toko pada khususnya.. maka seluruh Staf toko diharapkan memiliki pengetahuan tentang produk-produk yang dijual (product knowledge) di minimarket. apabila memungkinkan segera mencoba untuk menyelesaikan masalah yang terjadi * Bila keluhan pelanggan mengenai produk yang dijual tidak dapat diselesaikan. maka harus dilakukan dengan mengacu pada Prosedur Kerja yang dijelaskan pada Lampiran.) * Penemuan penyimpangan-penyimpangan dalam pekerjaan * Tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas 39 . 7. dalam hal ini demi kemajuan usaha toko. Dapat memberikan keterangan dan saran mengenai produk yang dijual. c. Untuk itu setiap Staf toko harus dapat memberikan keterangan secara terperinci dan saran yang memuaskan untuk pelanggan. Kebijakan Lain-lain Demi kelancaran jalannya pengoperasian toko. terutama mengenai produk minimarket. PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN Penanganan terhadap setiap keluhan pelanggan merupakan hal penting yang harus dapat dilakukan oleh setiap Staf toko. keperluan pribadi. mengenai ketersediaannya maupun mengenai produk itu sendiri. dll. KETERANGAN DAN SARAN Terkadang pelanggan ingin mendapatkan keterangan mengenai produk yang ingin dibelinya. Hal-hal yang perlu dilakukan staf toko dalam penanganan keluhan adalah sebagai berikut: * Mendengarkan keluhan yang disampaikan pelanggan dengan serius * Segera meminta maaf atas kesalahan / kekeliruan yang mungkin menjadi sebab timbulnya keluhan. seperti: * Hal penggunaan telpon untuk keperluan pribadi * Tata tertib dalam hal penerimaan tamu pribadi * Pengajuan ijin / absen untuk meninggalkan pekerjaan (sakit. Penangan secara cepat dan efektif dapat mencegah munculnya reputasi buruk umumnya. Supervisor toko akan memutuskan tindakan lanjutan apa yang harus dilakukan * Bila ternyata perlu dilakukan penukaran barang / pengembalian uang. baik mengenai ketersediaannya di toko maupun mengenai produk yang ingin dibelinya. maka Supervisor toko harus dipanggil untuk mencoba menyelesaikan masalah. dan juga untuk terciptanya keserasian antar karyawan toko. perusahaan perlu menjalankan beberapa kebijaksanaan untuk karyawan mengenai Hak.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM b.

adalah sebagai berikut: STRUKTUR ORGANISASI TOKO: Kepala Toko / Terwaralaba Supervisor Toko Karyawan Toko TUGAS & TANGGUNG JAWAB FUNGSI 1. dan 40 . KEPALA TOKO / TERWARALABA Kepala Toko adalah terwaralaba sendiri. Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan karyawan dan pihak manajemen b.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM * Larangan-larangan secara umum * Teguran / Peringatan dan Penerbitan Surat Peringatan * Pemutusan Hubungan Kerja. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko secara keseluruhan c. Menjaga dan meningkatkan profit store d. sehingga harapan didirikannya minimarket “membantu masyarakat sehingga mampu memiliki jiwa usaha di bidang retail“ dapat tercapai. Selain itu juga Terwaralaba terpacu untuk memajukan usahanya. STRUKTUR & FUNGSI ORGANISASI TOKO Dalam operasinya toko memiliki struktur organisasi yang terpisah dari perusahaan. Hal ini dimaksudkan agar Terwaralaba juga menjadi operator yang terlibat dalam kegiatan usaha sehingga Terwaralaba dapat mengawasi sendiri usahanya. Menyimpan segala kerahasiaan usaha beserta dokumen-dokumennya. Struktur organisasi toko yang mana setiap fungsi mempunyai tugas dan tanggung jawab masing-masing. dan * Perihal Pengunduran Diri Karyawan. Tanggung Jawab a.

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM juga segala bentuk komunikasi yang terjadi antara pihak toko & manajemen e. Anggaran dan Keuangan * Mendistribusikan anggaran kepada unit operasional toko * Pengendalian overs tock dan stock out (termasuk Bad stock–BS) * Pengendalian penagihan pendapatan lain-lain (other income) dan penghasilan dari operasi toko d. Mengatur dan menjalankan keuangan toko untuk biaya operasional sesuai batas otoritas yang ditentukan f. Perencanaan (planning) * Pengendalian biaya yang efektif dan efisien * Peningkatan pelayanan kepada pelanggan * Perencanaan program kerja toko * Mengatur strategi kegiatan toko dalam rangka pencapaian target operasional * Penyusunan rencana penjualan / budget toko & Pengadaan promosi lokal b. Pembinaan Karyawan * Membina dan menciptakan hubungan antar individu dan antar bagian 41 . Pembinaan karyawan demi pencapaian target kerja dan karyawan Area Tugas : a. Kontrol dan Pengawasan * Kontrol dan pengawasan terhadap semua pengeluaran-pengeluaran keuangan * Pengendalian biaya yang efektif dan efisien * Peningkatan pelayanan kepada pelanggan * Perencanaan program kerja toko * Mengatur strategi kegiatan toko dalam rangka pencapaian target operasional * Penyusunan rencana penjualan / budget toko & Pengadaan promosi lokal c. Organizing * Menggerakkan dan memaksimalkan semua sumber daya yang ada guna pencapaian target kerja * Koordinasi dan pemeriksaan sistem informasi data * Melakukan kontrol inventaris c.

Melakukan komunikasi. Tanggung a. Tugas-tugas Tambahan * Sewa-menyewa area toko * Membina hubungan baik dengan mitra kerja yang mempengaruhi citra manajemen Franchisor di masyarakat * Memberi masukan kepada manajemen franchisor tentang kemungkinankemungkinan terbaik bagi operasional toko * Melakukan koordinasi event-event promosi 2. Mendorong pencapaian target kerja dan pembinaan karyawan Area Tugas : a. Menjaga segala perlengkapan dan fasilitas usaha e. koordinasi dan kerjasama dengan Kepala toko dan Jawab : seluruh karyawannya b. Namun tidak semua kewenangan-kewenangan kepala toko dapat didelegasikan ke Supervisor (ada pembatasan wewenang). d. Mencapai target penjualan dan profit d. mulai dari saat toko dibuka pagi hari sampai dengan saat toko tutup pada malam hari. SUPERVISOR Supervisor adalah orang yang paling bertanggung jawab terhadap seluruh operasi dan kinerja toko sehari-hari. Perencanaan dan kontrol * Membuat Action Plan manajemen stok barang * Membuat rencana pengelolaan SDM * Membuat rencana dan pengawasan terhadap target penjualan dan profit * Membuat rencana pengaturan kerja bawahan 42 . Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko secara keseluruhan c. Mengelola keuangan harian sesuai batas otoritas yang ditentukan f. Supervisor juga memegang peranan sebagai pengganti Kepala toko bila Kepala toko tidak berada di toko.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM disamping berusaha menempatkan orang pada fungsi yang tepat * Mengembangkan SDM yang ada sehingga akan bermanfaat secara pribadi dan organisasi * Melakukan efisiensi dan rasionalisasi karyawan * Melakukan pelatihan karyawan.

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM * Melakukan kontrol kwalitas dan kwantitas barang * Melakukan pengecekkan faktur * Membuat analisa kompetitor b. membina dan memotivasi kinerja karyawan * Melakukan pengembangan prestasi kerja 3. Biaya-biaya Operasional * Melakukan pembayaran dengan lampiran yang sah dengan batas nilai maksimum yang telah ditentukan * Membuat Laporan pengeluaran Kas Kecil * Meng-entry biaya-biaya yang dikeluarkan kedalam komputer * Melaksanakan prosedur penyetoran uang d. menganalisa. Selain itu karyawan toko memegang peranan penting untuk menciptakan suasana pelayanan kepada 43 . Pengelolaan karyawan * Melakukan pembinaan dan pelatihan * Mengontrol. Realisasi * Mengevaluasi penjualan dan pembelian * Mengevaluasi penggunaan asset toko sebagaimana mestinya e. KARYAWAN TOKO Karyawan toko merupakan pelaksana operasional dari seluruh kegiatan kerja toko. Operasional * Memberikan modal ( uang receh ) kepada Kasir sebelum toko dibuka * Menerima uang hasil penjualan dari kasir * Meningkatkan penjualan dan keuntungan * Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan * Melakukan pengawasan penerimaan dan pengiriman barang * Meng-entry data barang masuk dan retur barang rusak dari supplier ke toko * Meng-identifikasi barang /menempelkan barcode kepada masing-masing item barang * Melakukan distribusi barang menurut kelompoknya * Menandatangani PO * Membuka dan menutup operasi toko setiap hari c. Evaluasi * Mengevaluasi Target vs.

yaitu: Jawab : a. toilet) * Memberikan hadiah sesuai prosedur * Mengadakan pengecekkan ulang transaksi untuk pengambilan hadiah * Memberikan pelayanan dalam pembungkusan kado * Menyediakan leaflet dari brosur promosi * Merawat peralatan sound system * Mengoperasikan sound system/menyediakan musik dengan baik * Melakukan pengecekkan retur barang * Melakukan pengecekkan kembali barang yang diterima * Mensortir barang / memeriksa kondisi barang * Meminta modal ( uang receh ) kepada Supervisor sebelum memulai bekerja * Menyiapkan perlengkapan transaksi penjualan dan merapikan/ Membersihkan tempat kerja sebelum mulai kerja * Melakukan transaksi penjualan dan penerimaan uang. Melakukan kerja sama. floor. Sehingga dapat dikatakan bahwa karyawan toko merupakan ujung tombak pelayanan dari operasi toko. Senyum. dan koordinasi dengan seluruh staf toko (Kepala toko. Sapa) secara baik kepada Pelanggan * Menjaga kwalitas produk yang dijual * Mengatur floor display ( min.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM pelanggan dalam lingkungan yang bersih dan bersahabat. serta 44 . Supervisor dan sesama karyawan) b.5M ) * Mengawasi pelanggan yang berbelanja * Menjelaskan product knowledge kepada pelanggan * Memberi label harga baik di barang dan juga di rak * Menjaga kebersihan area rak dan barang dagangan * Menertibkan lorong dari barang-barang dan kardus bekas * Memberi sign barang kosong & Menerima penitipan barang pelanggan * Menegur dengan sopan pelanggan yang tidak menitipkan barang * Menjaga kebersihan area toko (halaman. komunikasi. Menciptakan kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan Area Tugas : a. Operasional toko * Memberikan pelayanan TSS (Tatap. 1M dan max. 1. Tanggung Karyawan toko mempunyai 2 tanggung jawab utama.

Pengontrolan * Mengecek stok barang di gondola dan rak umum * Kontrol display dengan sistem FIFO ( First In First Out ) * Mengatur kelancaran pemasukkan barang dari gudang * Mengatur barang BS * Mengadakan pengecekkan price card pada rak dan setiap barang DISIPLIN HUBUNGAN DENGAN PELANGGAN & CUSTOMER SERVICE Perusahaan Franchisor telah menetapkan berbagai uraian jabatan bagi berbagai tingkatan dan tanggung jawab personalia di toko. Setiap karyawan harus mempunyai disiplin kerja yang tinggi. semua personalia di toko harus bekerja sebagai suatu tim. Walaupun uraian jabatan telah menentukan kewajiban dan fungsi.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM mengembalikan bila uang pelanggan lebih besar dari total belanja * Merapikan dan mengelompokkan nilai uang di tempat kasir * Pengecekkan kembali barang dalam setiap transaksi * Pada akhir tugas menyerahkan seluruh uang kepada Supervisor * Mengepak barang yang telah selesai ditransaksikan dan menyerahkan kepada konsumen * Menyediakan kantong plastik dan menghafalkan PLU barang yang laku terjual b. Tidak ada pemisah dalam “kerjasama tim total”. setiap karyawan toko berhubungan dan berkaitan satu sama lain dan menjadi suatu kesatuan. masuk bertugas tepat pada waktunya dan selama bertugas di toko berperilaku positif dan ingin membantu guna mengembangkan hubungan yang baik dengan para pelanggan. Menciptakan kesan pertama yang baik: • • • • Mengenakan seragam perusahaan Berpenampilan rapih dan bersih Bersikap sopan dan ramah pada pelanggan setiap saat Berbicara dengan nada suara yang tepat 45 .

Masalah-masalah yang biasa ditemukan dalam pelayanan pada pelanggan di dalam toko: • • • • • • Pada pintu / area kasir Kartu Keanggotaan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Customer Service atau Pelayanan Pelanggan yang terbaik adalah memberi kepuasan berbelanja pada pelanggan dalam suasana yang menyenangkan dengan sapaan yang ramah dan membantu. Setiap pelanggan harus berada di daerah ini. Adalah sangat penting untuk menjaga kebersihan dan kerapihan daerah ini. Susunan pemajangan (display) produk membawa konsekwensi pada penjualan dan pemanfaatan ruangan yang terbatas secara ekonomis. 46 . agar merefleksikan reputasi dan godwill (nama baik) dari toko. PENJUALAN. PELAYANAN DAN TEKNIK DISPLAY “Daerah penjualan dan pelayanan” adalah lokasi dimana pelanggan berhubungan dengan toko. dan disusun dengan rapih agar memudahkan pelanggan memilih barang. bila ada Permintaan yang tidak seharusnya Troli belanja / keranjang belanja Mengganti atau menukar barang Bermacam-macam situasi pelanggan yang menyulitkan Beberapa cara agar sebuah toko dapat memberikan pelayanan yang terbaik pada pelanggan: • • • • • Area penjualan yang bersih Barang di rak terisi dengan baik dan benar Lorong antar rak selalu bersih Troli tersedia dan bersih Label harga selalu tepat dan mudah dibaca. Produk dipajang menurut kelompok jenis dan penggunaannya. karenanya ini merupakan daerah atau pusat mendapatkan masukan yang berharga dari pelanggan dan mengadakan dialog serta menjaga hubungan.

eye cathcing (menarik untuk dilihat) dan mudah diambil oleh pelanggan.O. menguasai pengetahuan teknis dari produk. d. e. b. misal: kaos kaki ) Barang kalengan dan botol Minuman 47 . materials (promosi / informasi produk) harus terlihat dengan jelas agar memandu pelanggan dan semua produk terpajang dengan baik. (lihat Produk dan Pengetahuan Produk) Produk-produk yang di display biasanya terdiri dari: • • • • • • • • Barang-barang peralatan rumah tangga (home appliances) Peralatan tulis (stationneries) Barang-barang kebutuhan kantor Aksesoris dan perlengkapan Tas dan barang kulit Footware ( berkenaan dengan kaki. rapih dan cantik Usahakan secara khusus bahwa semua display menarik bagi pelanggan (eye catching) f. Jangan menyusun barang terlampau tinggi di rak sebelah atas Memaksimalkan penggunaan daerah penjualan dan display termasuk penyusunan di floor dan tempat-tempat lain c. Pastikan semua rak dan shelves diisi dengan produk Harus dijaga agar tata penyusunan barang dilakukan dengan benar. cara pemakaian dan nilai.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Signage display (papan petunjuk) dan P. Semua barang harus mempunyai label harga Semua produk yang dipajang harus bersih dan tersusun pada bagian mukanya dan tidak terbalik.P. karyawan toko harus mempunyai cukup pengetahuan mengenai produk. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan: a. Penelitian dari P & G suatu display yang baik bisa meningkatkan penjualan sampai 220% atau 2. Teknik Display dan Produk: Selain hal pelayanan dan penjalan. g. agar dapat menangani pertanyaan-pertanyaan dari langganan dan memberi jawaban yang profesional.2 kali. pembatasan-pembatasannya.

g. Penanganan dan pemakaian yang salah bukan saja merusak peralatan tetapi mungkin pula membahayakan manusia. Menjaga dan merawat toko dan peralatan. Semua peralatan harus dirawat secara teratur b. jendela-jendela dan tempat keluar masuk harus mempunyai kunci dan atau gembok. kehilangan warna atau ditumbuhi lumut. f. Pemakaian yang benar dan perawatan yang baik adalah Penting guna menjaga service ability (kemampuan pelayanan) pada setiap saat. Toko dan peralatan merupakan asset atau kekayaan dari Penerima Waralaba. untuk mengamankan toko dari kemungkinan pencurian. Lampu-lampu dan lampu darurat harus setiap saat bisa dipakai. Sekiranya ada yang hilang atau tidak berfungsi harus segera diperbaiki. jika berkarat atau rusak maka harus segera diperbaiki dan di cat ulang 48 . jika bola lampu atau lampu neon tidak berfungsi ( mati ) maka harus diganti. Adalah sangat penting agar operasi toko diselenggarakan secara efektif dan efisien dan ditekankan pada beberapa hal: a. Persediaan yang ada di toko adalah untuk penjualan ritel. Dinding bangunan harus dirapikan dan di cat ulang. Plafon dari bangunan harus terpasang dengan baik dan kuat. 2. Bangunan harus ditinjau dan diperiksa secara berkala dan terus menerus c.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM • • • • • • • • • Susu Makanan kecil. Rak-rak dan shelving dalam toko dan di gudang toko harus dirawat dan dibersihkan secara teratur. d. e. dsb. dan jika terjadi kerusakan selama penyimpanan maka kerugian akan menjadi beban dari pemilik toko atau Penerima Waralaba. Pintu-pintu. permen & coklat Barang kebutuhan pokok Rokok Makanan kering Barang-barang kebutuhan pribadi sehari-hari Mainan Kebutuhan bayi Produk-produk bahan pembersih (cleaner) PERAWATAN BANGUNAN DAN PERALATAN 1. jika terdapat keretakan.

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM h.Shoplifting (pencurian pada jam buka toko) Mempelajari ciri-ciri dan prilaku umum pengutil. Karyawan harus memperhatikan hal ini. 4.Pemasangan Sistem Keamanan (Alarm) SISTEM KONTROL Dalam menjalankan suatu usaha. penanganan yang baik dalam penyimpanan dan pemindahan produkproduk yang mudah rusak / pecah. dll) / Peralatan / Hardware yang lain / Pintu gudang . minimarket menerapkan sistem kontrol yang cukup ketat. tubes. AC di toko harus di service dan dibersihkan paling sedikit sebulan sekali. karena akan membantu memperbaiki kinerja secara keseluruhan dari usaha itu. Harus dijaga jangan sampai saluran menjadi tersumbat. i. harus dirawat dan dijaga dengan baik agar setiap saat bisa berfungsi. 3.Pengadaan staf Keamanan . sistem kontrol adalah bagian yang penting dan tidak dapat diabaikan. Saluran air di sekitar bangunan. pencegahan dan penanganan secara bijaksana . Filternya harus dibersihkan setiap minggu. Dalam bidang usaha ritel. dan hal-hal lain yang dapat menimbulkan kerugian baik secara materi maupun 49 . kesalahan informasi. guna untuk mencegah terjadinya kerugian-kerugian akibat hilangnya barang dagangan. Bila ada peralatan-peralatan yang lain seperti: Peralatan cleaning (kebersihan) / Showcase (lemari pajang atau lemari pendingin) / Microwave (alat pemanas) / Juice dispenser (alat pembuat minuman) / Dispenser minuman / Kaca / Stainless Steel / Lampu-lampu penerangan (neon. sehingga menimbulkan bau yang tidak sedap dan air tidak bisa mengalir. beritahukan pada Supervisor dan atau Kepala Toko untuk diambil tindakan. Jika ada ubin yang rusak atau patah. di kamar kecil dan kamar mandi harus dijaga dan dibersihkan setiap hari. KEAMANAN . dan antisipasi terhadap kerusakan dari pihak pelanggan . Lantai dan ubin toko harus disapu dan di pel paling sedikit 2 (dua) kali sehari.Pilferage (Kerusakan).

sehingga akan tercipta pengembangan dari sistem operasi yang diterapkan di toko berorientasikan perkembangan yang terjadi di lapangan. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai sistem kontrol ini Anda dapat melihatnya di Lampiran _____ pada rincian tugastugas dan rincian Sistem Prosedur. CPU. S SI IS ST TE EM M K KO OM MP PU UT TE ER R PERANGKAT KOMPUTER 1. pencurian.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM moral. Merk perangkat bisa beragam. namun untuk sistem kontrol internal merupakan tanggung jawab dari Kepala toko sendiri. Kerugian moral yang dibahas disini berbentuk turunnya semangat kerja dan loyalitas karyawan. seperti pengawasan terhadap kwalitas barang. Ini dimaksudkan untuk menghindari terjadinya penyimpanganpenyimpangan yang dilakukan oleh staf toko dan juga untuk membantu manajemen mengevaluasi sistem yang telah ada. Dalam hal ini penerapan sistem kontrol tersebut dapat dibagi menjadi: • Kontrol Internal Yaitu pengontrolan dan pengawasan terhadap kinerja seluruh karyawan toko ( termasuk Supervisor ). Dalam pelaksanaannya sistem kontrol ini telah diaplikasikan langsung dalam tugas-tugas seluruh staf toko dalam kegiatan operasional sehari-hari. ditambah dengan penggunaan Printer sebagai pelengkap. Keyboard dan Mouse. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat Keras yang biasa disebut Hardware biasanya terdiri dari Monitor. dan untuk kelengkapan pemakaian perangkat ini tergantung dari masing-masing Franchisee. 50 . Pelaksanaan sistem kontrol ini merupakan tanggung jawab dari Kepala toko dibantu oleh Supervisor dan karyawan toko. dan pelaksanaan dari sistem operasi yang dijalankan dalam organisasi toko. • Kontrol Eksternal Yaitu pengontrolan dan pengawasan terhadap faktor-faktor eksternal organisasi toko yang memiliki kemungkinan untuk menimbulkan kerugian. dan lain-lain.

sebagai berikut: • • • Melakukan pemesanan barang kepada supplier Kontrol seluruh outlet/toko Me-monitor penjualan outlet dari waktu ke waktu Sedangkan sistem pada outlet. biasanya dipergunakan untuk: • • • • • Transaksi penjualan Kontrol Stock internal Monitor penjualan. Perangkat Lunak (Software) Software atau Perangkat Lunak dipergunakan sebagai kelengkapan untuk menjalankan suatu sistem informasi pada komputer.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 2. Kantor Pusat akan melakukan pemesanan barang. dan bila memungkinkan. SISTEM KOMPUTER Pengenalan Sistem Dipergunakan program integrated (saling berhubungan satu sama lainnya) untuk Sistem Point Of Sales. seperti: 1. 51 . Pembelian barang Pembelian barang dilakukan secara terpusat untuk semua jenis barang yang dijual. dan program aplikasi untuk operasional toko (sistem penjualan dan kontrol). sistem dipergunakan di kantor pusat (franchisor) dan pada outlet/toko. Software yang biasanya digunakan untuk operasional sebuah outlet/toko berupa: sistem khusus (Windows) untuk hal-hal umum. bisa ditambahkan juga untuk: Pemesanan barang ke bagian Logistik PENJELASAN SISTEM Sebaiknya dipakai sistem dengan program yang dapat melakukan beberapa pekerjaan. dan supplier yang langsung mengirim pesanan barang tersebut ke outlet. Sistem pada kantor pusat Franchisor lebih banyak dipergunakan untuk kontrol.

Input Stock Awal 3. Peng-kode-an produk Untuk setiap produk baru. Input Produk baru 2. Input Retur Penjualan C. Input Penjualan 2. input yang dapat diprogram biasanya terdiri dari: 1. 3. Pada Menu Transaksi: 1. 4. Akses yang biasanya didapatkan dari program aplikasi ini mencakup untuk Produk. Password 2. Laporan Stock 3. Laporan dan Utility pada Menu Utama. Kontrol stok barang: Mengawasi keadaan stok barang internal atau keseluruhan. barang baru dikirimkan ke setiap outlet. Transaksi. baru kemudian dikirimkan ke outlet. Pengiriman Barang Setelah proses order yang dibuat di kantor pusat. Penerimaan Barang Pencatatan setiap barang yang dikirim dan masuk dari Supplier 5. Pada Utility terdiri dari: 1. Backup Data 52 . kantor Pusat akan memberikan dan memasukkan kode barang di komputer. Pada Menu Produk. Daftar Barang D. Input Pengeluaran Barang B. Laporan Penjualan 2.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 2. Pada Menu Laporan terdiri dari: 1. Input Barang Masuk 4. A. Penjualan Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian 6.

53 .. Setiap masalah harus ditangani secara cepat. Hal ini dimaksudkan agar karyawan sesuai dengan fungsinya dapat menjalankan tugasnya dengan semestinya. apabila timbul masalah diluar yang tertulis Salah entry Cara Penangan S SI IS ST TE EM M K KE EU UA AN NG GA AN N Fungsi dan tugas pengelolaan Keuangan sebaiknya dilaksanakan oleh personil Keuangan yang memahami analisa efektifitas operasional keuangan. agar dapat dicapai efisiensi dalam penggunaan biaya perusahaan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 3. baik itu kesalahan teknis maupun non-teknis. PENANGANAN MASALAH KOMPUTER Franchisor memberikan panduan kepada Franchisees-nya mulai dari bagaimana mempergunakan sistem yang dipakai sampai pada penanganan permasalahan yang timbul dari pemakaian program aplikasi Franchisor. dengan panduan dari supervisor Franchisor. Setiap sistem pasti akan mengalami masalah didalam operasionalnya. hasil apa yang didapatkan. diharapkan agar Franchisee dapat mengatasi sendiri masalah yang timbul. Kirim Data Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk menjalankanya. Selain bantuan yang diberikan oleh Franchisor untuk penanganan masalah komputer. sehingga tidak ada konsumen yang merasa dikecewakan karena pelayanan yang tidak memuaskan. dan pada saat apa input seharusnya dijalankan. Contoh: Jenis masalah Masalah Teknis Masalah yang umum terjadi Komputer Hang Komputer / Monitor tidak hidup Tidak bisa print Tampil pesan kesalahan pada monitor Masalah Non-Teknis Untuk segera menghubungi Vendor.

dsb. 40% untuk produk furniture. misalnya: pembagian hasil untuk Franchisee. MENGADAKAN PERENCANAAN BIAYA (BUDGETING) . Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana. hingga dapat dihasilkan perkiraan modal kerja yang minimal yang harus disediakan dimuka. Contoh perkiraan Biaya Monitoring yang harus termasuk dalam rencana pengeluaran biaya. tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu. Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya. dan besarnya ditentukan kemudian oleh Franchisor Royalty Fee: Biaya Promosi & Marketing secara bulanan.Arus Kas (Cash Flow) Arus Kas dibuat berdasarkan efisiensi waktu dari rencana kerja. 54 . 45% untuk produk garmen. dan diterima hanya sekali dalam masa perjanjian. MELAKUKAN PEMBUKUAN / PELAPORAN KEUANGAN . Perincian dihitung dari pengeluaran aktifitas kegiatan untuk mencapai target.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM PENGELUARAN UTAMA FRANCHISEE Franchise Fee: diterima setelah calon Franchisee menandatangani Surat Perjanjian. .Membuat Laporan Bulanan Laporan Keuangan dibuat setiap bulan. .Pencatatan Keuangan (posting) Melakukan pencatatan secara benar dan akurat untuk data-data keuangan merupakan dasar untuk membuat laporan Keuangan yang benar. dan analisa dan sistem keuangan yang dipakai dalam pencatatan harus sama dengan sistem yang dipakai oleh Franchisee (khususnya dalam hal penjualan). mulai dari R/L. sehingga data tersebut dapat di posting sesegera mungkin. Neraca Percobaan. hingga analisa keuangan yang berisi mengenai umur hutang-piutang. yaitu ditentukan 5% (tergantung Franchisor) dari pendapatan penjualan Franchisee Pembayaran untuk order barang-barang rutin yang biasanya dilunasi secara angsuran dengan tenggang waktu yang pembayaran yang akan ditentukan kemudian. rencana arus kas serta analisa likwiditas.Perencanaan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan target yang telah ditentukan.

Franchisee diharapkan menggunakan sistem yang sama dengan Franchisor. yaitu: Bukti Penerimaan. INVESTASI BIAYA YANG DIPERLUKAN FRANCHISEE a. Investasi Awal b. ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam pemenuhan adminsitrasi keuangan. agar dapat berinteraksi dengan sistem keuangan Franchisor. tetapi belum memiliki bukti asli yang seharusnya digunakan sebagai lampiran sebenarnya. Bukti Sementara dipergunakan dalam keadaan mendesak dimana bila pengeluaran atau pendapatan sudah disepakati bersama. diperlukan bukti-bukti pendukung (voucher dan dokumen yang sudah disetujui) sebagai data pelengkap yang menandakan bahwa semua masalah keuangan diketahui dan dikontrol secara benar serta dapat dipertanggungjawabkan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Franchisee akan membuat Laporan Bulanan Keuangan kepada Franchisor secara berkala.Perangkat Lunak (Software)Keuangan Untuk menurunkan tingkat kesulitan dan untuk memudahkan pengecekan analisa penjualan. termasuk analisa keuangan mengenai hutangpiutang. Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana. Biaya Lain-lain 55 . berupa: • • • • Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan (R/L dan Neraca Percobaan) Laporan Kontribusi Penjualan Bulanan Laporan Analisa Penjualan Bulanan. rencana arus kas serta analisa likwiditas Laporan Stock Barang Konsinyasi Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya. disarankan Franchisor untuk membuat sistem keuangan dengan mengupayakan perangkat lunak yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Franchisor. tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu. Umumnya ada 3 (tiga) jenis bukti pendukung yang diperlukan. Bukti Pengeluaran dan Bukti Sementara. .

_________ ( Notaris ) Rp. _________ Biaya untuk evaluasi. Promotion Fee sbs • Local Advertising sbs. • Transfer Fee sbs. Ditam bah biaya audit bila kekurangan melebihi 10% dari pelaporan. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross(per bulan) income toko per bulan. INVESTASI AWAL Sebelum Penandatangan Kontrak Waralaba : • Biaya Pembentukan Badan Usaha sbs. (perusahaan Asuransi kelas “A”) 56 . • Biaya Perijinan Usaha sbs. bangunan dsb. TOTAL BIAYA : Rp.…(tergantung dari F’or) Rp. _________ Kekurangan jumlah gross sales yang terjadi sehubungan dengan pelaporan yang tidak sesuai +bunga sesuai hukum.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM A. • Biaya Keanggotaan Asosiasi / lainnya sbs. _________ Disediakan oleh Franchisee berikut pengeluaran untuk tenaga pengajar • Continuing Advertising. saat Jumlah total income toko mencapai. _________ Perhitungan dengan prosentase dari total minimum gross income (untuk kebutuhan promosi toko & dilakukan dengan panduan F’or) Rp. • Security Deposit sbs. ________ (Kredit dari Bank untuk distributor yang ditunjuk) Rp. _________ Perhitungan dengan prosentasi dari tarif tertinggi (Untuk kelalaian yang melibatkan hak dan nama franchisor) berdasarkan hukum Rp.. Rp. ________ Biaya perbaikkan dan pembaharuan untuk peninjauan ulang atas tanah. ________ (tergantung situasi) * Biaya launching toko sbs. Rp. •Bunga & Biaya Kerugian sbs. • Biaya untuk lokasi & renovasi tempat usaha sbs. Intitutional &. _________ (tergantung Franchisor) Rp. _________ (sewa / beli) Pada saat Penandatangan Kontrak Waralaba : *Franchise Fee sbs. ________ Ongkos dan pengluaran atas Kebijakan asuransi *Biaya Audit sbs. Rp. pelatihan dan bimbingan yang ditentukan oleh Franchisor (apabila terjadi penggantian kepemilikan toko) Rp. Rp. • Renewal Fee sbs. Setelah Penandatanganan Kontrak Waralaba : • Pembelian Peralatan Usaha sbs. • Pembelian barang dagangan ( stok awal ) sbs. ________ ( Franchisor ) Rp. ________ Rp. ________ B. (dilakukan oleh Franchisor) •Biaya Refurbishing sbs. _________ Perhitungan 70% dari nilai Franchise fee untuk pembaharuan hak franchise Rp. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross income toko per bulan (jumlah % tergantung dari F’or) Rp. BIAYA-BIAYA LAIN • Royalty Fee (per bulan) sbs. (pada masa Perpanjangan kontrak) •Biaya Pelatihan sbs. Rp. (Atas permintaan tertulis F’or) • Biaya Premium Asuransi sbs. Rp. _________ ( Lembaga Perijinan Usaha ) Rp. ________ (disesuaikan dengan kondisi ) Rp.

dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut: a. c.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Terlampir panduan Sistem dan Prosedur Operasional Toko. Tujuan Personil toko yang dilibatkan/bertanggung jawab Operasional Sisdur Ketentuan yang harus diperhatikan (bila ada) Flow chart Sistem dan produser dimaksud mencakup: Pembukaan dan Penutupan Toko Pengadaan Barang Dagang Toko Penukaran Kemasan Khusus Penitipan Barang di Depositor Sistem Pemesanan Barang dari DC ke Toko Penataan Barang di Display Area Inventarisasi dengan kartu Inventaris Toko Sistem Pencatatan Display Barang Transaksi Penjualan Instruksi Perubahan Harga Transaksi Retur (Pengembalian Barang) Sistem Pencatatan Penjualan Penyimpanan Uang Hasil Penjualan Pengembalian Barang dari Toko ke DC (Retur) Laporan Keluhan Sistem Permintaan & Penggantian petty cash (PC) Laporan Keuangan Laporan ke Franchisor 57 . e. d. b.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful