Contoh SOP Franchisee Minimarket

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

BUKU PANDUAN FRANCHISEE
Buku Panduan Franchisee adalah dokumen rahasia yang dikeluarkan oleh Franchisor untuk dijadikan pedoman dalam menjalani usaha outlet/toko Franchisee-nya. Segala peraturan, ketentuan dan panduan untuk perusahaan Franchisee dituangkan dalam buku Panduan. Perubahan dan penambahan untuk segala ketentuan dan peraturan baru akan dituangkan secara tertulis dan diberikan kepada Franchisee untuk dilampiri didalam Buku Panduan. Buku Panduan ini juga sebaiknya diberikan kepada outlet sebagai pegangan Supervisor, disamping Buku Panduan Outlet/Toko. Standarisasi penulisan Buku Panduan, sebagai berikut:

BAB I - PENDAHULUAN Berisi penjelasan mengenai maksud dan tujuan pembuatan Buku Panduan, sistematika penulisan, dan ketentuan-ketentuan penggunaan Buku Panduan Tujuan penulisan Buku ini adalah: • • • Membuat sebuah buku yang dapat menjadi pedoman / acuan Terwaralaba dalam menjalankan kegiatan usaha waralaba nya sehari-hari Mengarahkan Terwaralaba untuk menjalankan usaha waralabanya sesuai standar yang ditetapkan oleh franchisor Menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan yang dijalankan oleh seluruh Terwaralaba.

BAB II - PROFIL PERUSAHAAN Berisi tujuan usaha & visi, profil dan susunan direksi, struktur organisasi, uraian singkat sejarah perusahaan dan pengembangannya melalui sistem Waralaba, serta penyingkatan nama dan istilah. Didalam buku terdapat nama-nama dan istilah-istilah yang lazim digunakan dalam usaha ritel, namun mungkin belum dikenal oleh orang yang belum pernah menjalankan usaha di bidang ini. Oleh karena itu nama-nama dan istilah tersebut akan dikumpulkan pada lembar Indeks untuk memudahkan pencarian.

BAB III - ORGANISASI DAN MANAJEMEN Berisi uraian dari tugas dan tanggung jawab staf toko beserta prosedur kerjanya.

1

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Uraian yang lebih terperinci dapat dilihat pada Panduan Sistem dan Prosedur Operasi.

BAB IV - USAHA MINIMARKET Penjelasan umum tentang definisi dari minimarket, bentuk usaha, kemudahan-kemudahan yang ditawarkan, dan pelayanan kepada pelanggan. Arti kemudahan yang ditawarkan serta pelayanan yang baik dan ramah kepada pelanggan dapat menjadikan nama usaha dikenal oleh masyarakat.

BAB V - PROMOSI & PEMASARAN Menjelaskan tentang sistem promosi yang dijalankan pada usaha minimarket, dan strategi pemasaran yang diterapkan perusahaan. Promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang sangat penting dan saling berkaitan satu sama lainnya. Untuk mencapai target usaha, perlu dijalankan sistem pemasaran dengan strategi yang terencana untuk mencapai target dan didukung dengan kegiatan promosi yang terselenggara dengan baik.

BAB VI - SISTEM KONTROL Menguraikan tentang sistem kontrol kedalam dan keluar, yang diterapkan dalam usaha minimarket untuk mencegah kerugian yang mungkin terjadi.

2

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

I I.. P PE EN ND DA AH HU UL LU UA AN N
Buku Panduan dimaksudkan agar dapat menjadi pedoman bagi seluruh Franchisee. Dan dibuat berdasarkan peraturan dan standarisasi dari perusahaan Franchisor, yang juga telah disesuaikan dengan peraturan dan kebijakan-kebijakan pemerintah yang berlaku sesuai dengan bidang usaha, dalam pengembangan usahanya melalui Sistem Waralaba.

Dalam upaya untuk menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan-kebijakan perusahaan Franchisor, panduan diberikan untuk dijalankan oleh Franchisees-nya sesuai standard yang berlaku, disamping memudahkan Franchisor untuk mengadakan monitoring untuk standarisasi usaha yang dipercayakan kepada Franchisee-nya.

R R I O U F S I A H P P N I R O R U I..G F S IL A L H P A P A ER N R II N K A SA N SE JE A A H D A NA DA AT A PERUSAHAAN
Perusahaan yang merupakan bagian dari industri ritel ini berdiri tahun ………….. dengan nama …………………………………….. Perusahaan didirikan oleh ……………………., (sejarah singkat profil pengusaha) …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… Berdasarkan proven track record dari perkembangan perusahaan yang sudah berjalan, untuk usaha pengembangan lebih lanjut, salah satu upaya perusahaan adalah membuka outlet / toko minimarket melalui sistem Waralaba. Pengembangan usaha swalayan menjadi beberapa outlet / toko, lebih menitik-beratkan pada kenyamanan dan kemudahan sebagai nilai jual utama (keuntungan terhadap persaingan), dalam rangka memenuhi kebutuhan pokok pelanggan yang secara dinamis selalu berubah-ubah.

Perusahaan dikembangkan sebagai perusahaan Franchisor, oleh …………………………..… dengan pengembangannya melalui penambahan beberapa outlet / toko Franchisees yang menjalankan hak ekslusif untuk produk dan merk ini.

3

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 1. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. 2. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. 3. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. dst.

I II RG GA II AN I.. O NI IS SA OR AS SI ID DA AN NM MA AN NA AJ JE EM ME EN N

STRUKTUR ORGANISASI FRANCHISEE

Kepala Toko / Terwaralaba (Franchisee)

Supervisor Toko

Karyawan Toko

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI JABATAN 1. KEPALA TOKO / TERWARALABA Kepala Toko adalah terwaralaba sendiri. Hal ini dimaksudkan agar Terwaralaba juga menjadi operator yang terlibat dalam kegiatan usaha sehingga Terwaralaba dapat mengawasi sendiri usahanya.

Tanggung Jawab :

a. Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan karyawan dan pihak manajemen b. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional

4

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM toko secara keseluruhan c. Menjaga dan meningkatkan profit store d. Menyimpan segala kerahasiaan usaha beserta dokumen-dokumennya, dan juga segala bentuk komunikasi yang terjadi antara pihak toko dan manajemen e. Mengatur dan menjalankan keuangan toko untuk biaya operasional sesuai batas otoritas yang ditentukan f. Pembinaan karyawan demi pencapaian target kerja dan karyawan

Area Tugas :

a.

Perencanaan ( planning )

b. Kontrol dan pengawasan c. Anggaran dan Keuangan

d. Organizing e. f. Pembinaan karyawan Tugas-tugas tambahan

Dari setiap area tugas tersebut terdapat tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh Kepala Toko. Rinciannya dapat dilihat pada Buku Panduan Outlet Franchisee.

2. SUPERVISOR Supervisor adalah orang yang paling bertanggung jawab terhadap seluruh operasi dan

kinerja toko sehari-hari, mulai dari saat toko dibuka pagi hari sampai dengan saat toko tutup pada malam hari. Supervisor juga memegang peranan sebagai pengganti Kepala toko bila Kepala toko tidak berada di toko. Namun tidak semua kewenangan-kewenangan kepala toko dapat didelegasikan ke Supervisor (ada pembatasan wewenang).

Tanggung Jawab :

a. Melakukan komunikasi, koordinasi dan kerjasama dengan Kepala toko dan seluruh karyawannya b. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko secara keseluruhan c. Mencapai target penjualan dan profit d. Menjaga segala perlengkapan dan fasilitas usaha

5

Melakukan kerja sama. Menciptakan kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan Area Tugas : a. yaitu: a. Supervisor dan sesama karyawan) b. Evaluasi e. Operasional toko Pengontrolan Dari setiap area tugas tersebut terdapat rincian tugas lain yang dapat dilihat pada Buku Panduan Outlet Franchisee. Sehingga dapat dikatakan bahwa karyawan toko merupakan ujung tombak pelayanan dari operasi toko. KARYAWAN TOKO Karyawan toko merupakan pelaksana operasional dari seluruh kegiatan kerja toko. Mengelola keuangan harian sesuai batas otoritas yang ditentukan f. Operasional c. Selain itu karyawan toko memegang peranan penting untuk menciptakan suasana pelayanan kepada pelanggan dalam lingkungan yang bersih dan bersahabat. Pengelolaan karyawan Dari setiap area tugas tersebut terdapat tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh Supervisor. Biaya-biaya operasional d. Tanggung Jawab : Karyawan toko mempunyai 2 tanggung jawab utama. komunikasi. 6 . 3. Perencanaan dan kontrol b. Rincian tersebut dapat dilihat pada Buku Panduan Outlet Franchisee. b.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM e. dan koordinasi dengan seluruh staf toko (Kepala toko. Mendorong pencapaian target kerja dan pembinaan karyawan Area Tugas : a.

misalnya memuat berita lowongan di surat kabar atau menyebarkan berita lowongan tersebut di media lainnya yang efektif. disertai pelayanan yang baik 7 .Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM KEPEGAWAIAN RECRUITMENT Kegiatan recruitment calon karyawan toko dilakukan sepenuhnya oleh Pemilik Toko yang membutuhkan tenaga karyawan.) Jadi konsep usaha yang akan dikembangkan adalah suatu tempat berbelanja para pelanggan kelas tertentu. apabila lamaran diterima I II RA AN RK KE II NC ET I. Dengan adanya konsep usaha yang menunjang penyediaan produk kebutuhan sehari-hari. Menempatkan diri sebagai toko yang nyaman dengan operasional toko yang efisien dalam lingkungan yang bersahabat. lebih dikhususkan kepada masyarakat menengah dan menengah kebawah. Selain itu Pemilik Toko juga harus terlibat secara langsung dalam proses recruitment dan seleksi awal (interview) para pelamar. PROSES RECRUITMENT CALON KARYAWAN : * Mengirimkan Surat Lamaran disertai Curriculum Vitae dan surat-surat referensi pendukung * Melengkapi formulir Daftar Isian Data Pelamar * Menjalani interview * Menjalani pelatihan.. dsb. TUJUAN USAHA & ARTI KEMUDAHAN Menyediakan produk-produk asli dan berkualitas terbaik dan ternama kepada para pelanggan dengan cara yang paling mudah. U CH T HI IS US SE SA EM AH MI HA IN AF NI IM FR MA AR KONSEP USAHA Konsep yang ingin dikembangkan: Konsep minimarket dengan prototype ruang usaha tertentu (luas satu atau dua ruko / satu atau dua lantai. dan penduduk daerah akan memerlukan minimarket untuk memenuhi kebutuhan mereka. Untuk kegiatan ini Pemilik Toko diharapkan melakukan usaha-usaha konkret. mengarah pada kelengkapan produk kebutuhan sehari-hari (basic needs) dengan harga yang lebih murah dari Supermarket dan Convenience Store. diperkirakan akan memperbaiki keadaan perekonomian.

Keunikan dapat diadakan pada system software yang dikembangkan. seperti: • • • Kemudahan dalam waktu (operasional toko 12 – 14 jam) Lokasi yang mudah dijangkau (di daerah pemukiman dan keramaian) Kemudahan dalam mendapatkan / memilih kebutuhan pokok (menyediakan hanya barang-barang pokok saja) VISI Menempatkan diri sebagai bagian dari sistem industri sebagai minimarket yang menitik beratkan pelayanan kepada konsumen dalam kemudahan. yang mengarah pada tailormade software system dengan optimalisasi persediaan atau inventory dan dikaitkan pula dengan automatic replenishment.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM kepada pelanggan adalah upaya untuk meraih kepuasan pelanggan dalam memenuhi kebutuhan pokok mereka. seperti : meningkatkan dan memperkuat saluran distribusi untuk aneka ragam barang di daerah per kotaan maupun pedesaan menyediakan konsumen barang-barang dengan akses harga termurah dan terbaik KEUNIKAN (UNIQUENESS) Keunikan atau orisinalitas dari suatu usaha (jasa atau produk) merupakan keunggulan tersendiri dari suatu usaha waralaba. lingkungan yang nyaman. serta mempunyai nilai jual utama / keuntungan persaingan untuk penyediaan barang-barang yang laku keras. diadakan category management dengan sistem scanning untuk mengarah pada margin yang terbaik. MISI Pendirian dan pengembangan usaha disesuaikan dengan kebijakan pemerintah yang ada. Selanjutnya di tingkat store. Hal ini menunjukkan pula keunggulan dari bisnis ini. Memberikan Arti Kemudahan (memberikan pelayanan dan kemudahan-kemudahan kepada pelanggan). dan dapat memonitor margin mix yang optimal secara 8 . yang tidak mudah ditiru dan diikuti oleh pihak lain. Adanya orisinalitas dalam suatu usaha menjadikan bisnis tersebut tidak mudah dimasuki. karena entry barrier nya tinggi dan tidak mudah disaingi. bersih dan bersahabat.

akan lebih memperkenalkan merk dagang di kalangan masyarakat konsumen. terutama dalam teknologi komputer. Untuk ini pihak pemberi Waralaba atau pemilik merk dagang telah mengatur untuk kepentingan toko / gerai Penerima Waralaba-nya.Beban Operasi Merupakan biaya yang dipikul oleh gerai Penerima Waralaba dalam menjalankan usahanya.Pendapatan lain-lain Merupakan penghasilan dari usaha jasa tambahan di toko seperti: pemberlakuan eksklusif. FAKTOR-FAKTOR YANG MENENTUKAN MARGIN / LABA 1. biaya bank. penyediaan produk untuk kebutuhan pokok dengan harga yang relatif murah. PENGALAMAN BISNIS & MARKETABILITY Pengalaman bisnis sebagai Proven Track Record dapat menjadi andalan dalam pengembangan di bisnis ritel. Gross margin merupakan faktor utama dari penghasilan toko Penerima Waralaba. 9 . Biaya Operasi : seperti gaji karyawan. misalnya: kemudahan dalam waktu / jam operasi toko.Keuntungan Kotor atau Gross Margin Merupakan selisih antara harga penjualan dan harga pokok pembelian atau harga pembelian produk / barang dagangan. 2. sehingga perputaran barang dagangan yang lebih cepat. lokasi yang mudah dijangkau. Beban operasi dibagi dalam 2 kategori. bidang Research & Development harus terus mengikuti perkembangan. 3. akan meningkatkan penghasilan pula untuk kurun waktu tertentu.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM terus menerus. Bertambahnya jumlah pelanggan sesuai dengan bertambahnya jumlah toko di berbagai kota. misalnya: per bulan. dan jasa-jasa lain. dalam hal ini untuk menjalankan sistem waralaba atau mewaralabakan usahanya. Marketability dari usaha dapat terlihat dari perkembangan omset dari tahun ke tahun yang terus meningkat. Hal tersebut ditunjang pula dengan konsep usaha yang menyajikan arti kemudahan yang ditawarkan oleh bidang usaha ini. yaitu : a. dsb. Untuk ini. Biaya Pemasaran : seperti biaya cetak flyer atau edaran atau selebaran dilingkungan pada event-event promosi dan sebagainya. b.

Pencurian. dan resiko barang rusak atau hilang selama dalam tanggung jawabnya.G. agar diketahui penyimpangan antara anggaran (budget) dan aktualnya (hasil penjualan). GROSS MARGIN Gross margin merupakan selisih antara Sales dan Cost of Good Sold (C. rusak karena kesalahan di gerai. 5. dan hal ini ditentukan oleh harga jual dan harga beli atau harga pokok penjualan. tentunya akan berakibat pula pada hasil akhir usaha toko. imbalan tersebut merupakan hasil kotor dalam melakukan tugas penyaluran.). 10 .S. cash register. 6. Disamping itu masih perlu diperhatikan kemungkinan kesalahan mencantumkan harga baik pada barang (labeling) maupun pada komputer (open price) dan kesalahan memasukkan harga pada saat pembayaran (input) di mesin kas register (oleh Kasir). karena harga pokok pembelian tetap harus dibayar sedangkan barang tidak dapat dijual.Beban Depresiasi Penyusutan berhubungan dengan penghapusan peralatan yang dipakai seperti AC. akan mempengaruhi gross margin. Umumnya produsen produk-produk makanan dan kelontong bersedia memberikan fee atau komisi pada distributor tunggal sebesar 15 – 17%. Beban Bunga Sekiranya ada penggunaan kredit dari Bank atau lembaga keuangan yang tentunya akan diperhitungkan pada hasil akhir sebelum pajak (berikut penyicilan modal yang dipinjam). Bagi penyalur. sedangkan sub-distributor memperoleh 8% sampai 9%. mengingat masih ada biaya-biaya yang harus dikeluarkan.Pengutilan. rak dsb. Gross margin ini umumnya oleh produsen atau supplier dilihat sebagai fee atau imbalan bagi distributor / penyalur dalam membawa produk sampai kepada konsumen. 7.O.. Beban Biaya Disebabkan barang hilang.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 4. Gross margin ini berhubungan erat dengan biaya distribusi (cost of distribution) suatu produk untuk sampai pada pasar. Perampokan Unsur-unsur penghasilan maupun biaya harus di monitor secara terus menerus dan dilakukan paling sedikit seminggu sekali. yang umumnya di depresiasi dalam waktu 5 (lima) tahun.

yang bertujuan untuk pengembangan usaha perdagangan umum. Sistem ini akan dapat membantu perusahaan untuk 11 . akan membentuk jaringan penyaluran yang cukup kuat dan banyak sehingga mempunyai akses sampai pada ujung tombak eceran. perlu ditunjang dengan pengoperasian toko yang optimal. Untuk memperoleh keberhasilan dalam menjalankan usaha ini harus memiliki motivasi yang kuat. perlu dibentuk divisi: • • Divisi swalayan (retail) yang menitik beratkan pada usaha perdagangan eceran Divisi grosir.seperti: • Toko beroperasi dari 12 sampai 14 jam sehari • Toko berukuran mulai dari 50m2 sampai 180m2 • Setiap 10 sampai 15 toko ditangani oleh 7 orang staff atau lebih tergantung dari besarnya toko • POS. Scanner dan Automatic Replenishment System akan membantu operasi toko untuk pemesanan barang untuk menjaga high turnover stock. tetapi juga dari kemudahan yang diberikan. dan pelayanan serta lingkungan toko yang hangat dan bersih. pemeriksaan kilat. Logo dibuat mengandung makna yang seirama dengan kebijaksanaan perusahaan maupun produknya. dengan perhitungan keuntungan yang dapat diatas perhitungan bunga deposito dan secara pasti nilai intrinsik usaha akan terus meningkat. serta perluasan ruang/space toko. mempunyai ciri khas tersendiri yang menggambarkan makna dari tujuan usahanya.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM PROFITABILITY Keuntungan perusahaan dapat dilihat dari Consumers acceptance terhadap kehadiran minimarket tersebut yang akan mempunyai dampak terhadap: peningkatan omset penjualan toko. Untuk menunjang pengembangannya. produk dengan mutu dan kwalitas baik. dan untuk menekan kekurangan barang. Citra perusahaan tidak hanya dikenal dari nama perusahaan. Dalam divisi swalayan. Popularitas dan daya ingat masyarakat terhadapnya juga timbul karena sebuah logo atau lambang. Dengan strategi perluasan melalui sistem waralaba. penambahan outlet. USAHA PENGEMBANGAN MELALUI SISTEM WARALABA Menjalankan usaha minimarket ini akan cukup menarik.

Perkembangan lebih lanjut yang kemungkinan dapat diperhitungkan adalah: • • • Menjalankan sistem “mail order” sampai dengan E-Commerce Kepemilikkan dan penggunaan paten “private label”. ditujukan kepada masyarakat kelas menengah & menengah kebawah.500 sampai 5. Untuk jelasnya dapat dipaparkan dibawah berbagai jenis pasar : TYPES OF MARKET 1.000 500 sampai 2. Perlu diketahui bahwa prototype satu atau dua ruko (lantai bawah) mempunyai luas hanya antara 80m2 sampai 120m2. Super Market 3. yang mana hal ini diharapkan juga dapat menambah jumlah minimarket di daerah pinggiran kota. sehingga akan terasa lebih kecil dari ukuran idealnya.500 180 sampai 500 12 . photo Processing. setelah jaringan cukup kuat dan luas Sebagai distributor dari “many branded products” (tidak hanya terbatas pada satu brand) PROTOTYPE RUANG USAHA Penetapan prototype ruang usaha berdasarkan ruko dan perkiraan pengembangan usaha untuk type of market lain. Hyper Market 2. ATM atau jasa pelayanan masyarakat lain yang dapat menambah daya tarik dan nilai tambah terhadap pelanggan. Perkembangan yang pesat dapat ditunjukkan dengan meningkatkan ruang / space toko. photocopy.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM menganalisa yang menjaga toko tetap “up to date” terhadap perubahan pasar dan responsif terhadap permintaan para pelanggan. • Pengadaan jasa tambahan yang akan menambah nilai toko. misalnya: Laundry. misalnya 1 ruko untuk lantai bawah dan lantai atas (dua lantai) menjadi 2 ruko untuk lantai atas dan lantai bawah. dengan satu prototype tertentu. Pengembangan prototype 1 atau 2 ruko (hanya lantai bawah saja) pada suatu minimarket. • Persediaan barang per bulan memakai tempat penyediaan barang serendah mungkin. Pihak investor atau calon Franchisee akan melihat usaha yang menarik ini sebagai suatu business opportunity dan bersedia untuk mengambil peluang yang ada. Mini Market AREA (SQ METER) 2. maka space untuk ini perlu diperluas dan menjadi 2 kali lebih luas.

makanan kering. Toko 6. memanfaatkan luas tempat dengan harga sewa (beli) yang lebih murah serta melengkapi assortimen produk. Prototype ini (dalam perjalanan waktu) dengan memonitor secara cermat dan ketat. Untuk jenis-jenis produk yang akan disediakan. Untuk pengembangan ruang usaha. segmentasi pasar sampai pada positioning dari usaha ini.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 4. jenisjenis produk apa yang dibutuhkan pelanggan. perlu diadakan survey terlebih dahulu. Warung ( ** ) Convenience Store / Kios Modern 80 sampai 50 sampai 20 sampai 180 80 50 CLASS “A” CLASS “B” CLASS “C” 80 to 100 SQ Meter Items 1000 to 2000 Average 1600 100 to 120 SQ Meter Items 2000 to 2800 Average 2400 120 to 180 SQ Meter Items 2500 to 3000 Prototype yang memanfaatkan ruang usaha. 9 bahan pokok sampai pada minuman ringan. 13 . dll. jumlah item bisa ditingkatkan dari 3000 sampai 5000 atau 6000 items. Sedangkan produk-produk personal/health care sampai pada stationneries dan pakaian dalam & lingerie serta beauty aids dan kosmetik perlu diperinci. dukungan para supplier. Convenience Store / Kios Modern ( ** ) 5. berkaitan dengan peningkatan kelompok item produk. dapat ditentukan komposisinya. mulai dari aluminium foil. Dengan demikian kita dapat memenuhi “scale effect” (efek skala) yang baik. Hal ni berkaitan dengan berbagai aspek seperti kebutuhan pelanggan.

yang dapat mempertegas image dari produk yang diproduksi oleh nama perusahaan tersebut. baik dalam produk. akan terkristalisasi. yang dimaksud outlet minimarket (swalayan). agar masyarakat lingkungan lebih cepat mengenali kehadiran toko/outlet.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Dengan demikian diharapkan prototype ini. dapat pula ditambahkan dengan tulisan dan/atau kalimat lain. dalam hal ini minimarket yang menyediakan kebutuhan pokok dengan kwalitas terbaik. S ST RI IS SA TA AS AN SI ND I DA AR A. Standarisasi logo ini dipakai oleh perusahaan sesuai dengan fungsi atau item yang diperlukan dalam keperluan perusahaan tanpa melupakan aspek-aspek keindahan dalam bentuk dan warna. * Tambahan tulisan pada logo Nama perusahaan diposisikan diatas garis. dimana segala kebutuhan pokok bisa didapatkan. Selain nama perusahaan yang ditampilkan bersama bentuk gambar. 14 . dan atribut lain yang digunakan. sehingga tetap menarik dalam visual dan tampilannya. lebih memfokuskan kepada tulisan yang menampilkan jenis toko/outlet. item-item promosi. yang dapat berarti “teratas” dalam pengelolaan bidang usaha minimarket. Contoh logo: “one step to one stop ……” Arti bentuk gambar dan tulisan yang ditampilkan dari logo berdasarkan: * Filosofi Deskripsi Bentuk Untuk bidang usaha ini misalnya: dapat ditampilkan gambar yang sederhana. I D E N T I T A S / L O G O Logo yang memiliki makna dan misi yang kuat akan sangat membantu perusahaan maupun produknya dalam mengambil posisi di masyarakat pembeli dan pemakai (brand positioning). dimana masalah ukuran luas (size) dan space serta kelompok produk yang disediakan dengan margin mix terbaik. Garis lurus dapat diartikan ketegasan atau kepastian.

topi .. seperti: flyer. karena standard warna perusahaan akan menjadi salah satu ciri dan identitas perusahaan secara umum. Panduan warna menggunakan panduan warna separasi. iklan majalah/koran. dapat berarti: lokasi toko mudah dijangkau. kartu nama. Logo 1 Logo 2 Signage 1 Signage 2 Dst. dengan maksud agar lebih dikenali dalam fungsinya selain tetap menarik dan menampilkan keindahan dalam bentuk ataupun warna. * Penggunaan dan panduan warna Presentase setiap warna merupakan sebuah pekerjaan teknis yang bermanfaat jangka panjang.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM “one step to one stop ……. spanduk. Arti warna logo : Ketentuan warna separasi : Warna 1 – (prosentasi) Warna 2 – (prosentasi) Warna 3 – (prosentasi) Warna 4 – (prosentasi) (dst. Promosi dengan tampilan dalam beberapa macam bentuk.”. umbul-umbul. dan segala kebutuhan pokok terdapat di satu toko. yang menggunakan mesin cetak 4 warna. dan sebagainya. tas belanja. sesuai warna yang terdapat pada logo). : : : : 15 . BERMACAM BENTUK LOGO & SIGNANGE Adakalanya beberapa perusahaan membakukan lebih dari satu logo untuk mengadakan perubahan dan penyempurnaan logo.

S E R A G A M Pakaian seragam karyawan (corporate costume) merupakan salah satu atribut perusahaan yang dibakukan. : 16 ..Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM B.dsb. FORM & ATRIBUT STATIONNERY Ditetapkan untuk dijadikan standard baku untuk pencetakan dan penggunaan ATK seperti: Kop dan kertas surat. kartu nama. Disain Kop Surat : Disain amplop surat : Disain Kartu Nama : Disain Tas Belanja Dsb. Pakaian seragam ini ditentukan dan dibagi sesuai fungsinya: Seragam Karyawan Seragam Karyawati Seragam Karyawati Berjilbab Seragam Karyawati Hamil Seragam Show Room Seragam Petugas Lapangan Badge Topi Atribut lain C. tas belanja. dll. amplop.

Makanan & minuman 2. dan berusaha untuk menyediakan segala kemudahan bagi pelanggan. tidak memerlukan waktu terlalu lama dan jauh untuk mencapai toko yang lainnya apabila kebutuhan yang diperlukan tidak didapatkan di toko yang pertama). (Strategi yang dipakai ini. agar memungkinkan pelanggan yang sudah dominan pada satu nama usaha minimarket. Kategori utama barang dagangan yang berpengaruh besar pada penjualan ialah : 1. dimana mereka dapat meningkatkan tekanan harga ke supplier atau pabrik. seperti misalnya: di areal perumahan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM D. Batasan lain yang juga dapat ditentukan. (Undang-Undang Gangguan) E. dimana untuk berjalannya usaha ini diperlukan pendekatkan diri kepada pelanggan (individual approach). diantaranya lokasi yang mudah terjangkau oleh pelanggan. Perlatan rumah tangga 4. M ME RC CH RA AN ER HA NG AN GD ND DA DI AG IS GA SI AN IN NG NG GA G // B AN N BA AR Dengan bantuan dari merchandiser. Perawatan tubuh & Kecantikan 3. Minuman keras & rokok. memfokuskan pada barang yang laku keras pada setiap kategori atau departemen.U. 17 . P E R I J I N A N U S A H A Kelengkapan dokumen-dokumen atas nama Pemberi & Penerima Waralaba (Franchisor & Franchisee): o o o o o o NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) Surat Keterangan Domisili (Ijin Tempat) SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan) STPUW (Surat Tanda Pengusaha Usaha Waralaba) TDP (Tanda Daftar Perusahaan) U. toko swalayan harus mampu mendapatkan keuntungan dari hubungan ini. P E M B A T A S A N LOKASI Ditetapkan dari wilayah atau teritori tertentu.G. misalnya dengan penetapan areal toko dengan toko yang lainnya tidak saling berjauhan.

PRODUK & PENGETAHUAN PRODUK Franchisor menyeleksi dengan ketat produk-produk untuk dijual dan memberi prioritas pada produk-produk kebutuhan sehari-hari yang cepat laku (fast moving). Seleksi dan pengembangan produk baru. Untuk meningkatkan level layanan ke toko. Setiap produk mempunyai karakter tersendiri dan berbeda dengan yang lain. sementara replenishment dilakukan secara elektronik dari toko ke HO. Biaya perkenalan akan dibebankan kepada para supplier atau pabrik yang barangnya diperkenalkan di toko. kontrol pasar. Pengembangan produk baru akan diseleksi untuk memastikan hanya produk yang memiliki nilai jual tinggi yang ada dalam rak. dan advertising & promotion (A&P) dikerjakan oleh HO merchandisers. perusahaan tidak memposisikan diri sebagai distributor tunggal. Pendistribusian ke toko berasal dari DC. Dengan demikian dalam merchandising policy. Perlu ada kehati-hatian dalam menjaga penanganan yang tepat mengenai kondisi umur dan mutu produk. pengemasan serta cara atau alat untuk menyimpannya. barang-barang yang diawetkan. barangbarang yang mudah rusak / pecah (perishable).Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Kebanyakan barang dikirimkan dari Supplier ke pusat pendistribusian (DC / Distribution Centre). untuk menjaga kesegaran produk di toko. pemindahan barang dari kendaraan angkut ke gudang. Strategi utama pada merchandising adalah untuk menjaga inventory turnover setinggi mungkin. sedangkan jumlah yang disediakan sekitar 2000 sampai 3500 macam barang. suppliers credit dan pengikut sertaan pada program “below the line activities” dari produsen. dan departemen logistik pada DC akan distok dengan baik. mengingat ruangan toko yang sangat terbatas. sistem pemesanan secara otomatis kepada supplier di-instal di DC. tetapi dapat memanfaatkan jaringan distribusi yang ada sebagai kekuatan untuk memperoleh harga maupun fasilitas-fasilitas. transportasi. KATEGORI PRODUK Dibawah ini dapat dipaparkan kategori produk berdasarkan type usaha : Convenience Store & Minimarket 18 . seperti: discount. juga untuk memberikan keuntungan yang besar ke perusahaan. Ini sangat perlu mengingat logistik adalah isu terpenting pada minimarket/CS.

Ice cream. Toileteries. tissue paper. Daging b. Rolls. battery. majalah. Alat dan keperluan rumah tangga b. lampu senter. Pie. kertas. cloths. softdrink. dsb. c. Confectioneries (dengan pemanas). Drinks. Puff. Kategori Produk: 1. Embalage ( kertas pembungkus ) 19 . washing powder. seasoning. Pastries. plug. Sweets & Chocolates assortment c. including cooking oil. ) 2. dsb. dsb. Footwear c. Dry food. b. surat kabar. bola lampu. soap. dsb. alat tulis. dsb. detergent. cream. fuse. Produk Makanan a. Canned & bottled food.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM CONVENIENCE STORE Tujuan: * Untuk menentukan line of product dan pengelompokannya untuk retailing * Untuk memastikan semua produk yang dipajang untuk dijual adalah consumers product dan sesuai dengan kebutuhan konsumen. b. d. kelompok sembako dan bumbu-bumbu e. Rokok Photgraphic – films Barang-barang elektrikal. MINIMARKET Kategori Produk ditambah dengan : a. Alat & bahan pembersih e. d. Tib-bit range e. Drink range ( brewerage. Kue dan sandwich range c. Produk Non-Makanan a. socket. d. alcoholic drinks. clear. Stationneries. e. Mainan – Toys d. Makanan beku dan yang didinginkan (chilled) a. dsb. canned and bottled 3.

Pakaian dalam wanita / pria h. Kegiatan Marketing & Promotion pada umumnya dapat melalui: • • • • Media Cetak. untuk tetap mengingatkan pelanggan. Kosmetik personal care g. ke rumah-rumah terdekat. M RK RO OM KE MO OT MA ET TI IO AR TI ON N IN NG G & &P PR PEMASARAN TUJUAN PEMASARAN • • Membentuk citra (image) usaha yang kuat. melalui dukungan dan berdasarkan pengalaman dari usaha franchisor. seperti: Billboard. pendistribusian. perkantoran terdekat dan di dalam toko. seperti: Radio & Televisi Media Luar Ruang. spanduk dan umbul-umbul Kegiatan seminar/workshop & exhibition 20 . Promosi harga pada toko akan diprogram sepanjang tahun.. Health care products V V. Promosi ini akan ditangani secara terpisah dari aktivitas yang dilakukan di toko gudang rabat. Marketing pada harga di toko diimplementasikan dari waktu ke waktu sejalan dengan penambahan toko yang dibuka. yang akan sangat berguna bagi operasional usaha jaringan ritel Meningkatkan penjualan outlet dibantu dan dipandu oleh Franchisor Sistem Waralaba (franchise) yang diterapkan ini dimaksudkan agar setiap individu yang ingin menjalankan usaha sejenis ini mendapatkan kesempatan berusaha dengan baik. seperti: Koran. serta flyer dan brosur Media Elektronik. serta dimasa yang akan datang dapat membentuk jaringan (network) usaha yang sangat membantu perkembangan tiap-tiap pengusaha / franchisee. Untuk Marketing dan Promotion budget dapat dialokasikan sebesar 0.5% dari penjualan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM f. melalui brosur perusahaan. pos. majalah bisnis. misalnya.

seperti: * Berlokasi di dekat kawasan perumahan (strategi mendekatkan diri ke pelanggan) * Menyediakan barang-barang kebutuhan pokok sehari-hari berkwalitas baik & unggul * Harga barang yang terjangkau (relatif murah) Pada pelaksanaan operasi toko sehari-hari diterapkan beberapa sistem pemasaran untuk memacu pencapaian target penjualan. maka keberadaan Minimarket dan produk-produk yang disediakannya tidak akan diketahui oleh masyarakat. yaitu: o o Promosi Nasional (National Campaign). Tanpa adanya kegiatan promosi dan pemasaran. Program-program pemasaran tersebut akan efektif bila didukung dengan promosi yang baik dan berkelanjutan. begitu pula halnya dalam usaha Minimarket. dan Promosi Lokal (Local Campaign) 21 . Untuk mencapai target pemasaran ini Minimarket menerapkan sistem pemasaran yang memberikan kemudahan-kemudahan bagi pelanggannya. dengan ketentuan nominal pembelanjaan Memberikan jaminan harga pada barang yang dijual (memberikan harga yang termurah bila ada ditemukan perbedaan harga antara di rak display dan di Kasir) Memberikan jaminan kwalitas barang yang dijual (apabila ada barang yang rusak. kedua hal ini merupakan kegiatan utama untuk mendukung tercapainya target penjualan. maka akan diganti dengan menunjukkan struk pembelian) Promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang sangat penting dalam suatu kegiatan usaha untuk mencapai keberhasilan target usaha. Oleh karena itu promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dan saling menunjang dalam kegiatan usaha. PROMOSI Dalam usaha Waralaba Minimarket terdapat 2 macam kegiatan promosi. hingga mencapai target sasaran. Sistem yang diterapkan antara lain: • • • Pelayanan pesan-antar (delivery service) ke rumah pelanggan pada radius tertentu dari lokasi toko. yang mana secara tidak langsung juga akan mencapai target penjualan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Target pemasaran dari Minimarket adalah kalangan menengah kebawah.

akan menciptakan citra yang 22 . perlu didukung pelayanan yang baik dari setiap staf toko.) Sistem pemasaran dan promosi yang baik. 1. untuk mendapatkan persetujuan dari manajemen Franchisor. yang mana merupakan salah satu kunci untuk meraih kepuasan pelanggan. Untuk menjamin terlaksananya program promosi dengan baik. Untuk pelaksanaannya. Promosi Nasional Rencana Program Promosi Nasional Tahunan dibuat dan diselenggarakan oleh Franchisorberikut penyediaan segala fasilitas perlengkapan atau barang sehubungan dengan kegiatan promosi. Tujuannya untuk mencapai target penjualan atau meningkatkan penjualan toko. sesuai dengan tujuan usaha yang memfokuskan arti kemudahan bagi pelanggan. Perbedaan utama adalah pada ruang lingkup target promosi. Dengan pelayanan yang ramah dan bersahabat.PELAYANAN KEPADA PELANGGAN (menyambut pelanggan. Dengan dukungan data-data dari Supervisor dan disesuaikan dengan kondisi pasar yang ada. Promosi Lokal Kegiatan promosi ini diselenggarakan oleh toko / Minimarket (Terwaralaba) dilingkungannya sendiri. menerima telepon. yaitu masyarakat di lingkup nasional. dan masyarakat di lingkungan toko. untuk menjamin standarisasi desain dan bahan. dan melihat apakah program tersebut tidak menggangu program promosi yang telah dibuat oleh manajemen sendiri. pihak manajemen Franchisor berhak untuk mengevaluasi program dan melakukan perubahan-perubahan bilamana perlu. Staf toko yang dimaksud disini adalah semua yang terlibat dalam operasional toko (karyawan. SALESMANSHIP PROGRAM . Program Promosi tersebut dapat berjalan hanya atas persetujuan pihak manajemen. dengan usaha menciptakan kesan ramah dan bersahabat kepada pelanggan. melayani pelanggan. dan Kepala Toko / Terwaralaba). Promosi ini wajib diikuti dan dijalankan oleh seluruh Minimarket. dll. Kepala toko akan membuat Rencana Program Promosi Lokal Tahunan. supervisor. 2. Tujuannya untuk memperkenalkan keberadaan toko / Minimarket kepada masyarakat secara nasional. segala atribut yang dipakai juga harus mendapat persetujuan dari pihak manajemen Franchisor.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Kedua kegiatan tersebut mempunyai tujuan untuk mencapai target penjualan toko.

. atau “Selamat pagi / siang / malam Bapak/Ibu …. KETERANGAN DAN SARAN Terkadang pelanggan ingin mendapatkan keterangan mengenai produk yang ingin dibelinya. ada yang bisa dibantu?” Dan usahakan mendengarkan dengan sabar inquire penelpon. Selain itu mendengarkan dengan baik pada setiap komunikasi yang terjadi dengan pelanggan akan sangat membantu Anda untuk mengetahui apa yang diinginkan atau apa yang ingin disampaikan oleh pelanggan. 23 .. 1. apabila pengungjung adalah pelanggan tetap dan sudah dikenal staf toko. apa yang bisa kami bantu ?”. Tata krama dalam menerima telepon juga perlu mendapat perhatian. dimana hal ini adalah salah satu faktor yang sangat menentukan keberhasilan usaha anda. seperti: “Selamat pagi / siang / malam.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM baik bagi masyarakat. “Senyum” Senyuman yang ramah dan tidak dibuat-buat kepada pelanggan merupakan keharusan dalam setiap komunikasi yang terjadi antara Staf toko dengan pelanggan. dengan menyebutkan nama pelanggan. Hal ini menunjukkan bahwa pelanggan selalu diterima dengan baik oleh minimarket.”. Hal ini akan membuat pengunjung merasa diperhatikan kehadirannya. sebelum menjawab setiap pertanyaan dengan sopan dan jelas. 2. mengenai ketersediaannya maupun mengenai produk itu sendiri. Menyebutkan nama perusahaan/outlet terlebih dahulu. dan bahwa Staf toko selalu siap untuk membantu dan melayani kebutuhan pelanggan. salam dan kemudian menawarkan bantuan. dan sangat membantu untuk memulai komunikasi yang baik dan lancar dengan pelanggan sehingga pelanggan tidak akan ragu untuk menyampaikan pesannya kepada Staf toko. “Sapa” Dalam setiap komunikasi dengan pelanggan hendaknya Staf toko menyapa pelanggan terlebih dahulu dengan sapaan yang ramah dan sopan. seperti: “Nama perusahaan . baik mengenai ketersediaannya di toko maupun mengenai produk yang ingin dibelinya. CARA PELAYANAN “Tatap” Pandangan yang ramah dan langsung ke mata pelanggan (kontak mata) ketika komunikasi terjadi merupakan cara terbaik untuk menunjukkan bahwa kita sangat memperhatikan pelanggan.Selamat Pagi.

sekiranya pihak Franchisor tetap menjaga keharmonisan hubungan antara produsen / supplier dan MD dengan toko. pihak Franchisor juga akan memonitor perkembangan usaha toko. Disamping itu. menghindari penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi. Penangan secara cepat dan efektif dapat mencegah munculnya reputasi buruk umumnya.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Untuk itu setiap Staf toko harus dapat memberikan keterangan secara terperinci dan saran yang memuaskan untuk pelanggan.. maka seluruh Staf toko diharapkan memiliki pengetahuan tentang produk-produk yang dijual (product knowledge) di minimarket. Dapat memberikan keterangan dan saran mengenai produk yang dijual. Supervisor toko akan memutuskan tindakan lanjutan apa yang harus dilakukan • Bila ternyata perlu dilakukan penukaran barang / pengembalian uang. Dan demi kemajuan toko maupun Franchisor sendiri. dengan mengatasi masalah yang mungkin timbul diantaranya. Hal-hal yang perlu dilakukan staf toko dalam penanganan keluhan adalah sebagai berikut: • • • • Mendengarkan keluhan yang disampaikan pelanggan dengan serius Segera meminta maaf atas kesalahan / kekeliruan yang mungkin menjadi sebab timbulnya keluhan Apabila memungkinkan segera mencoba untuk menyelesaikan masalah yang terjadi Bila keluhan pelanggan mengenai produk yang dijual tidak dapat diselesaikan. Franchisor & Franchisee-nya. 3. Monitoring dilaksanakan agar standarisasi usaha yang ditetapkan oleh Franchisor berjalan sebagaimana mestinya. terutama mengenai produk minimarket. dan juga membantu membenahi kelayakan dan keserasian outlet. Survey akan dilaksanakan secara teratur dengan jadwal yang akan disetujui oleh kedua belah pihak. meninjau penjualan. Mengadakan konsultasi untuk segala aspek maupun kendala dari jalannya operasional toko. stock dari produk-produk. 24 . dan bagi toko pada khususnya. PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN Penanganan terhadap setiap keluhan pelanggan merupakan hal penting yang harus dapat dilakukan oleh setiap Staf toko. maka harus dilakukan dengan mengacu pada Prosedur Kerja yang dijelaskan pada Lampiran. M IN L NG G & MO & K KO ON ON NT NI TR IT TO OR Pihak Franchisor akan mengadakan survey ke outlet-outlet Franchisee-nya guna melakukan monitoring. maka Supervisor toko harus dipanggil untuk mencoba menyelesaikan masalah. V VI RI RO OL I.

Software yang biasanya digunakan untuk operasional sebuah outlet/toko berupa: sistem khusus (Windows) untuk hal-hal umum. sistem dipergunakan di kantor pusat (franchisor) dan pada outlet/toko. sebagai berikut: • • • Melakukan pemesanan barang kepada supplier Kontrol seluruh outlet/toko Me-monitor penjualan outlet dari waktu ke waktu Sedangkan sistem pada outlet. dan untuk kelengkapan pemakaian perangkat ini tergantung dari masing-masing Franchisee. bisa ditambahkan juga untuk: Pemesanan barang ke bagian Logistik 25 . dan bila memungkinkan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM P PA AN ND DU UA AN NS SI IS ST TE EM MK KO OM MP PU UT TE ER R PERANGKAT KOMPUTER 1. Keyboard dan Mouse. dan program aplikasi untuk operasional toko (sistem penjualan dan kontrol). Merk perangkat bisa beragam. biasanya dipergunakan untuk: • • • • • Transaksi penjualan Kontrol Stock internal Monitor penjualan. Perangkat Lunak (Software) Software atau Perangkat Lunak dipergunakan sebagai kelengkapan untuk menjalankan suatu sistem informasi pada komputer. ditambah dengan penggunaan Printer sebagai pelengkap. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat Keras yang biasa disebut Hardware biasanya terdiri dari Monitor. 2. SISTEM KOMPUTER Pengenalan Sistem Dipergunakan program integrated (saling berhubungan satu sama lainnya) untuk Sistem Point Of Sales. CPU. Sistem pada kantor pusat Franchisor lebih banyak dipergunakan untuk kontrol.

barang baru dikirimkan ke setiap outlet. Transaksi. Input Stock Awal 3. Kantor Pusat akan melakukan pemesanan barang. Pada Menu Transaksi: 1. Akses yang biasanya didapatkan dari program aplikasi ini mencakup untuk Produk. Penjualan Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian 6. 4. Peng-kode-an produk Untuk setiap produk baru. Pada Menu Produk. 2. 3. seperti: 1. dan supplier yang langsung mengirim pesanan barang tersebut ke outlet. Laporan dan Utility pada Menu Utama. Input Barang Masuk 4. Input Penjualan 2. Input Pengeluaran Barang B. Input Produk baru 2. Kontrol stok barang: Mengawasi keadaan stok barang internal atau keseluruhan. Pengiriman Barang Setelah proses order yang dibuat di kantor pusat. Pembelian barang Pembelian barang dilakukan secara terpusat untuk semua jenis barang yang dijual. A. baru kemudian dikirimkan ke outlet. Input Retur Penjualan 26 . kantor Pusat akan memberikan dan memasukkan kode barang di komputer. Penerimaan Barang Pencatatan setiap barang yang dikirim dan masuk dari Supplier 5. input yang dapat diprogram biasanya terdiri dari: 1.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM PENJELASAN SISTEM Sebaiknya dipakai sistem dengan program yang dapat melakukan beberapa pekerjaan.

dengan panduan dari supervisor Franchisor. Hal ini dimaksudkan agar karyawan sesuai dengan fungsinya dapat menjalankan tugasnya dengan semestinya. Contoh: Jenis masalah Masalah Teknis Masalah yang umum terjadi Komputer Hang Komputer / Monitor tidak hidup Tidak bisa print Tampil pesan kesalahan pada monitor Cara Penangan 27 . dan pada saat apa input seharusnya dijalankan. hasil apa yang didapatkan. Selain bantuan yang diberikan oleh Franchisor untuk penanganan masalah komputer. sehingga tidak ada konsumen yang merasa dikecewakan karena pelayanan yang tidak memuaskan. Pada Menu Laporan terdiri dari: 1.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM C. Daftar Barang D. Setiap sistem pasti akan mengalami masalah didalam operasionalnya. Laporan Stock 3. Kirim Data Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk menjalankanya. Pada Utility terdiri dari: 1. Setiap masalah harus ditangani secara cepat. diharapkan agar Franchisee dapat mengatasi sendiri masalah yang timbul. Password 2. baik itu kesalahan teknis maupun non-teknis.. Backup Data 3. PENANGANAN MASALAH KOMPUTER Franchisor memberikan panduan kepada Franchisees-nya mulai dari bagaimana mempergunakan sistem yang dipakai sampai pada penanganan permasalahan yang timbul dari pemakaian program aplikasi Franchisor. Laporan Penjualan 2.

dan diterima hanya sekali dalam masa perjanjian. hingga dapat dihasilkan perkiraan modal kerja yang minimal yang harus disediakan dimuka. 45% untuk produk garmen. apabila timbul masalah diluar yang tertulis Salah entry P PA AN ND DU UA AN N P PE EN NG GE EL LO OL LA AA AN N K KE EU UA AN NG GA AN N Fungsi dan tugas pengelolaan Keuangan sebaiknya dilaksanakan oleh personil Keuangan yang memahami analisa efektifitas operasional keuangan.Pencatatan Keuangan (posting) 28 .Arus Kas (Cash Flow) Arus Kas dibuat berdasarkan efisiensi waktu dari rencana kerja.Perencanaan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan target yang telah ditentukan. dsb. agar dapat dicapai efisiensi dalam penggunaan biaya perusahaan. MENGADAKAN PERENCANAAN BIAYA (BUDGETING) . dan dibayarkan setiap bulan Pembayaran untuk order barang-barang rutin yang biasanya dilunasi secara angsuran dengan tenggang waktu yang pembayaran yang akan ditentukan kemudian. Contoh perkiraan Biaya Monitoring yang harus termasuk dalam rencana pengeluaran biaya. PENGELUARAN UTAMA FRANCHISEE Franchise Fee: diterima setelah calon Franchisee menandatangani Surat Perjanjian. 40% untuk produk furniture. yaitu ditentukan 5% (tergantung Franchisor) dari pendapatan penjualan Franchisee Manajemen Fee: Besarnya ditentukan secara kemudian oleh Franchisor. Perincian dihitung dari pengeluaran aktifitas kegiatan untuk mencapai target. MELAKUKAN PEMBUKUAN / PELAPORAN KEUANGAN .Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Masalah Non-Teknis Untuk segera menghubungi Vendor. misalnya: pembagian hasil untuk Franchisee. dan besarnya ditentukan kemudian oleh Franchisor Royalty Fee: Biaya Promosi & Marketing secara bulanan. .

. termasuk analisa keuangan mengenai hutangpiutang. tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu. disarankan Franchisor untuk membuat sistem keuangan dengan mengupayakan perangkat lunak yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Franchisor.Membuat Laporan Bulanan Laporan Keuangan dibuat setiap bulan. Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana. Franchisee akan membuat Laporan Bulanan Keuangan kepada Franchisor secara berkala. rencana arus kas serta analisa likwiditas. Franchisee diharapkan menggunakan sistem yang sama dengan Franchisor. Neraca Percobaan.Perangkat Lunak (Software)Keuangan Untuk menurunkan tingkat kesulitan dan untuk memudahkan pengecekan analisa penjualan. rencana arus kas serta analisa likwiditas Laporan Stock Barang Konsinyasi Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya. Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana. agar dapat berinteraksi dengan sistem keuangan Franchisor. Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Melakukan pencatatan secara benar dan akurat untuk data-data keuangan merupakan dasar untuk membuat laporan Keuangan yang benar. mulai dari R/L. hingga analisa keuangan yang berisi mengenai umur hutang-piutang. berupa: • • • • Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan (R/L dan Neraca Percobaan) Laporan Kontribusi Penjualan Bulanan Laporan Analisa Penjualan Bulanan. tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu. sehingga data tersebut dapat di posting sesegera mungkin. dan analisa dan sistem keuangan yang dipakai dalam pencatatan harus sama dengan sistem yang dipakai oleh Franchisee (khususnya dalam hal penjualan). 29 . .

INVESTASI AWAL Sebelum Penandatangan Kontrak Waralaba : • Biaya Pembentukan Badan Usaha sbs. Umumnya ada 3 (tiga) jenis bukti pendukung yang diperlukan. • Biaya Keanggotaan Asosiasi / lainnya sbs. Bukti Pengeluaran dan Bukti Sementara. ________ (disesuaikan dengan kondisi ) Rp. Rp. • Biaya untuk lokasi & renovasi tempat usaha sbs. Rp. ________ (Kredit dari Bank untuk distributor yang ditunjuk) Rp. ________ ( Franchisor ) Rp. Bukti Sementara dipergunakan dalam keadaan mendesak dimana bila pengeluaran atau pendapatan sudah disepakati bersama. TOTAL BIAYA : Rp. ________ 30 . tetapi belum memiliki bukti asli yang seharusnya digunakan sebagai lampiran sebenarnya. diperlukan bukti-bukti pendukung (voucher dan dokumen yang sudah disetujui) sebagai data pelengkap yang menandakan bahwa semua masalah keuangan diketahui dan dikontrol secara benar serta dapat dipertanggungjawabkan. Setelah Penandatanganan Kontrak Waralaba : • Pembelian Peralatan Usaha sbs. _________ (tergantung Franchisor) Rp. ________ (tergantung situasi) * Biaya launching toko sbs. ________ Rp. _________ (sewa / beli) Pada saat Penandatangan Kontrak Waralaba : *Franchise Fee sbs. _________ ( Notaris ) Rp. Biaya Lain-lain A. yaitu: Bukti Penerimaan. Investasi Awal B. • Pembelian barang dagangan ( stok awal ) sbs. • Security Deposit sbs. _________ ( Lembaga Perijinan Usaha ) Rp.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam pemenuhan adminsitrasi keuangan. • Biaya Perijinan Usaha sbs. INVESTASI BIAYA YANG DIPERLUKAN FRANCHISEE A.

Rp. _________ Kekurangan jumlah gross sales yang terjadi sehubungan dengan pelaporan yang tidak sesuai +bunga sesuai hukum. pelatihan dan bimbingan yang ditentukan oleh Franchisor (apabila terjadi penggantian kepemilikan toko) Rp. _________ Biaya untuk evaluasi. Promotion Fee sbs • Local Advertising sbs. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross income toko per bulan (jumlah % tergantung dari F’or) Rp. ________ Biaya perbaikkan dan pembaharuan untuk peninjauan ulang atas tanah. Rp. atau 31 . _________ Disediakan oleh Franchisee berikut pengeluaran untuk tenaga pengajar • Continuing Advertising. (perusahaan Asuransi kelas “A”) P PE EL LA AT TI IH HA AN N F FR RA AN NC CH HI IS SE EE E Perusahaan Franchisor biasanya menyarankan kepada Franchisee untuk mengikuti programprogram pelatihan yang diperuntukkan bagi Kepala Toko sendiri (Terwaralaba) dan setiap karyawannya.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM B. Ditam bah biaya audit bila kekurangan melebihi 10% dari pelaporan. bangunan dsb. _________ Perhitungan dengan prosentase dari total minimum gross income (untuk kebutuhan promosi toko & dilakukan dengan panduan F’or) Rp. saat Jumlah total income toko mencapai. _________ Perhitungan dengan prosentasi dari tarif tertinggi (Untuk kelalaian yang melibatkan hak dan nama franchisor) berdasarkan hukum Rp.. (pada masa Perpanjangan kontrak) •Biaya Pelatihan sbs. (dilakukan oleh Franchisor) •Biaya Refurbishing sbs. Rp. Rp.…(tergantung dari F’or) Rp. • Renewal Fee sbs. •Bunga & Biaya Kerugian sbs. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross(per bulan) income toko per bulan. Program pelatihan dapat diberikan langsung oleh perusahaan Franchisor. • Transfer Fee sbs. Intitutional &. (Atas permintaan tertulis F’or) • Biaya Premium Asuransi sbs. _________ Perhitungan 70% dari nilai Franchise fee untuk pembaharuan hak franchise Rp. ________ Ongkos dan pengluaran atas Kebijakan asuransi *Biaya Audit sbs. BIAYA-BIAYA LAIN • Royalty Fee (per bulan) sbs.

Diadakannya pelatihan ini dimaksudkan agar standarisasi usaha dapat dijalankan dengan sebaik-baiknya oleh Terwaralaba (Franchisee). dikelola dalam suasana yang bersih dan pelayanan yang bersahabat. Dengan demikian menjamin kwalitas. Seluruh barang yang dijual di minimarket akan disuplai dari Pusat Pendistribusian (Distribution Centre – DC). dan ketersediaan barang selalu terjaga dengan baik dan sama (standard) untuk seluruh toko minimarket. bertujuan untuk menjaga agar hanya fast moving products yang ada di rak-rak penjualan. B BE EN NT TU UK KU US SA AH HA A Minimarket adalah bidang usaha ritel berbentuk mini market yang mengutamakan penjualan hanya produk-produk yang laku keras (fast moving products). harga. BUKU PANDUAN USAHA OUTLET FRANCHISEE Setiap toko akan memiliki Buku Panduan yang merupakan dokumen rahasia yang mengacu pada panduan dan menjadi pedoman dalam menjalankan operasional outlet/toko sesuai Sistem dan Prosedur yang berlaku yang ditetapkan oleh perusahaan Franchisor. dalam rangka memenuhi kebutuhan pokok pelanggan yang secara dinamis selalu berubah-ubah. U US SA AH HA AM MI IN NI IM MA AR RK KE ET T Merupakan bagian dari industri ritel yang menitik-beratkan pada kenyamanan dan kemudahan sebagai nilai jual utama / keuntungan terhadap persaingan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM lembaga yang ditunjuk oleh Franchisor. Biaya perkenalan produk baru di minimarket akan dibebankan kepada para supplier atau pabrik produsen produk tersebut. Dan biasanya untuk program pelatihan awal diberikan secara cuma-cuma oleh Franchisor kepada Franchisee. yang kemudian memproses dan meneruskannya ke DC. Seluruh proses pemesanan barang dagangan kepada supplier dilakukan oleh buyers / merchandisers. Pengembangan produk baru akan diseleksi dengan ketat. 32 . Setiap pemesanan barang dari toko minimarket diajukan kepada Merchandising Division (MD).

Barang-barang yang berasal dari luar itu harus mendapat persetujuan tertulis manajemen Franchisor Promosi : . berhak mendapatkan pelayanan jasa Manajemen usaha ritel. K KE EB BI IJ JA AK KS SA AN NA AA AN N Sebagai minimarket yang menjalankan sistem Waralaba.Barang disuplai secara sentralisasi dari Distribution Centre (DC) dan suplier-suplier yang telah ditunjuk oleh manajemen Franchisor . dalam hal ini adalah: 1. Dengan kemudahan-kemudahan ini.Status karyawan toko adalah karyawan Terwaralaba .Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM K KE EM MU UD DA AH HA AN NB BA AG GI IP PE EL LA AN NG GG GA AN N Dalam menjalankan usaha ini perusahaan memberikan beberapa kelebihan. Kebijaksanaan tersebut juga mencakup untuk: Karyawan : . serta wajib menjalankan toko sesuai dengan standard yang ditentukan oleh manajemen perusahaan Franchisor selaku Pewaralaba. di daerah pemukiman dan keramaian) 3. Lokasi (mudah dijangkau. Waktu operasi (12 sampai 14 jam) 2. berarti Terwaralaba Toko mendapatkan hak untuk memakai logo Franchisor.Program promosi tersentralisasi dari manajemen Franchisor .Program promosi lokal / khusus harus mendapat persetujuan dari manajemen Franchisor 33 . yang berupa kemudahan-kemudahan yang dapat diberikan kepada pelanggan. Menyediakan hanya barang-barang kebutuhan pokok yang berkwalitas dengan harga yang relatif murah.Administrasi karyawan dilakukan oleh manajemen Terwaralaba Suplai Barang : . Hal inilah yang dapat menjadikan bidang usaha minimarket memiliki keunggulan dalam nilai jual melalui sistem waralaba. minimarket akan mampu melayani masyarakat dalam memenuhi kebutuhan pokoknya sehari-hari secara nyaman dan leluasa.

dll. tas belanja. Contoh disain Kop Surat : Contoh disain amplop surat : Contoh disain Kartu Nama : Contoh disain Tas Belanja Dsb. amplop..dsb. Pakaian seragam ini ditentukan dan dibagi sesuai fungsinya: Seragam Karyawan Seragam Karyawati Seragam Karyawati Berjilbab Seragam Karyawati Hamil Seragam Show Room Seragam Petugas Lapangan Badge Topi Atribut lain F FO OR RM M& &A AT TR RI IB BU UT TS ST TA AT TI IO ON NN NE ER RY Y Ditetapkan untuk dijadikan standard baku untuk pencetakan dan penggunaan ATK seperti: Kop dan kertas surat.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM I ID DE EN NT TI IT TA AS S // L LO OG GO O // S SI IG GN NA AG GE E Contoh Logo : Contoh signage & penempatan : S SE ER RA AG GA AM M Pakaian seragam karyawan (corporate costume) merupakan salah satu atribut perusahaan yang dibakukan. kartu nama. : 34 .

dsb. c. including cooking oil. Tib-bit range e. Ice cream. Toileteries. barang-barang yang diawetkan. Confectioneries (dengan pemanas). socket. d. Drinks. Makanan beku dan yang didinginkan (chilled) a. washing powder. pemindahan barang dari kendaraan angkut ke gudang. dsb. dsb. seasoning. barangbarang yang mudah rusak / pecah (perishable). Pastries. Rolls. alat tulis. majalah. surat kabar. Canned & bottled food. Drink range ( brewerage. d. b. soap. Puff. Produk Non-Makanan a. sedangkan jumlah yang disediakan sekitar 2000 sampai 3500 macam barang. clear. Daging b. Rokok d. b. cream. Produk Makanan a. kelompok sembako dan bumbu-bumbu e. Kue dan sandwich range c. detergent. Stationneries. dsb. PRODUK UNTUK MINIMARKET BERDASARKAN KATEGORI 1. Photgraphic – films e. kertas. Barang-barang elektrikal. alcoholic drinks. Sweets & Chocolates assortment c. bola lampu. canned and bottled 3. fuse. softdrink. Pie. tissue paper. Dry food. Perlu ada kehati-hatian dalam menjaga penanganan yang tepat mengenai kondisi umur dan mutu produk. ) 2. cloths.dsb. 35 .Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM P PR RO OD DU UK K& &P PE EN NG GE ET TA AH HU UA AN NP PR RO OD DU UK K Franchisor menyeleksi dengan ketat produk-produk untuk dijual dan memberi prioritas pada produk-produk kebutuhan sehari-hari yang cepat laku (fast moving). plug. pengemasan serta cara atau alat untuk menyimpannya. lampu senter. Setiap produk mempunyai karakter tersendiri dan berbeda dengan yang lain. dsb. battery.

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 4. Footwear c. Produk lain a. Tata tertib tersebut mencakup: 1. PROSES RECRUITMENT CALON KARYAWAN : * Mengirimkan Surat Lamaran disertai Curriculum Vitae dan surat-surat referensi pendukung * Melengkapi formulir Daftar Isian Data Pelamar * Menjalani interview * Menjalani pelatihan. Kosmetik personal care g. apabila lamaran diterima TATA TERTIB Toko akan memberlakukan tata tertib bagi setiap karyawannya. keseimbangan. Mainan – Toys d. dan juga sebagai upaya untuk menciptakan ketenangan kerja demi kemajuan usaha toko. dalam rangka memelihara keselarasan. Jam Kerja 36 . Untuk kegiatan ini Pemilik Toko diharapkan melakukan usaha-usaha konkret. keserasian. Alat & bahan pembersih e. misalnya memuat berita lowongan di surat kabar atau menyebarkan berita lowongan tersebut di media lainnya yang efektif. Embalage (kertas pembungkus) f. Selain itu Pemilik Toko juga harus terlibat secara langsung dalam proses recruitment dan seleksi awal (interview) para pelamar. Alat dan keperluan rumah tangga b. Pakaian dalam wanita / pria h. Health care products K KE EP PE EG GA AW WA AI IA AN N RECRUITMENT KARYAWAN Kegiatan recruitment calon karyawan toko dilakukan sepenuhnya oleh Pemilik Toko yang membutuhkan tenaga karyawan.

Sikap yang baik dan ramah. Model. warna dan jumlah yang diberikan maupun kebijakan-kebijakan terhadap seragam kerja tersebut ditetapkan oleh perusahaan (Franchisor). 37 . atau shift untuk waktu diantara keduanya (tergantung dari berapa jam toko buka). 6. dsb. shift pagi. 4. sepatu dan sebagainya termasuk masalah pemakaian perhiasan juga dapat diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya. juga dalam penampilannya. seperti: Cuti Tahunan. dari mulai toko buka sampai tutup toko.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Yang dimaksud adalah pengoperasian toko dalam waktu. 2. Akumulasi kekurangan ataupun kelebihan jam kerja akan diperhitungkan dengan hak cuti Tahunan karyawan tersebut. ataupun menimbulkan ancaman bagi keselamatan usaha toko dan perusahaan. Cuti Pengelompokkan cuti biasanya disesuaikan dengan Peraturan Depnaker yang berlaku. Kerapihan dan Kebersihan Setiap karyawan diwajibkan untuk menjaga kerapihan dan kebersihan selain untuk toko. dan kebijaksanaan dari perusahaan. Rahasia Perusahaan Rahasia perusahaan adalah segala hal yang bila diketahui pihak lain dapat menimbulkan kerugian moril/materil. Kebijakan lain seperti kerapihan rambut. Sebagian perusahaan biasanya juga melengkapi pakaian seragam dengan Badge / Kartu Tanda Pengenal. yang dimaksudkan untuk kerapihan dan juga sebagai pengenalan ciri identitas nama perusahaan dikalangan masyarakat. Cuti Menikah maupun Cuti Melahirkan. baik secara internal (sesama karyawan) maupun secara eksternal yaitu pelayanan terhadap pelanggan. 5. Seragam Kerja Setiap karyawan toko sebaiknya diwajibkan untuk memakai seragam pada saat kerja maupun sesudahnya. shift malam. Pemilik Toko (Terwaralaba) dan karyawannya terikat kewajiban untuk menyimpan rahasia perusahaan termasuk dokumen-dokumen yang dipercayakan kepadanya. 3. Waktu kerja karyawan diperhitungkan dengan pemberlakukan shift. Sikap & Pelayanan kepada pelanggan Sikap yang dimaksud adalah yang berhubungan. untuk menampilkan citra yang baik kepada pelanggan.

ada yang bisa dibantu?” Dan usahakan mendengarkan dengan sabar inquire penelpon. dan bahwa Staf toko selalu siap untuk membantu dan melayani kebutuhan pelanggan. a. Selain itu mendengarkan dengan baik pada setiap komunikasi yang terjadi dengan pelanggan akan sangat membantu Anda untuk mengetahui apa yang diinginkan atau apa yang ingin disampaikan oleh pelanggan. sebelum menjawab setiap pertanyaan dengan sopan dan jelas 38 . seperti: “Selamat pagi / siang / malam. Menyebutkan nama perusahaan/outlet terlebih dahulu. Hal ini menunjukkan bahwa pelanggan selalu diterima dengan baik oleh minimarket. seperti: “Nama perusahaan .. apa yang bisa kami bantu ?”.”. Tata krama dalam menerima telepon juga perlu mendapat perhatian. Selain penggunaan bahasa yang baik kepada pelanggan. dan sangat membantu untuk memulai komunikasi yang baik dan lancar dengan pelanggan sehingga pelanggan tidak akan ragu untuk menyampaikan pesannya kepada Staf toko. CARA PELAYANAN “Tatap” Pandangan yang ramah dan langsung ke mata pelanggan (kontak mata) ketika komunikasi terjadi merupakan cara terbaik untuk menunjukkan bahwa kita sangat memperhatikan pelanggan. salam dan kemudian menawarkan bantuan. atau “Selamat pagi / siang / malam Bapak/Ibu …. dengan menyebutkan nama pelanggan. Contoh-contoh ini dapat dilihat di beberapa toko yang telah menerapkan sistem ini kepada karyawannya. “Senyum” Senyuman yang ramah dan tidak dibuat-buat kepada pelanggan merupakan keharusan dalam setiap komunikasi yang terjadi antara Staf toko dengan pelanggan. Hal ini akan membuat pengunjung merasa diperhatikan kehadirannya. “Sapa” Dalam setiap komunikasi dengan pelanggan hendaknya Staf toko menyapa pelanggan terlebih dahulu dengan sapaan yang ramah dan sopan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM memberikan kesan uluran tangan untuk membantu. dalam hal ini membantu pelanggan mencari atau menuntun untuk mendapatkan produk yang dibutuhkan.Selamat Pagi. penerapan sistem pelayanan “Tatap-Sapa-Senyum” adalah salah satu sistem yang dapat membantu meningkatkan hasil penjualan toko. apabila pengungjung adalah pelanggan tetap dan sudah dikenal staf toko.

apabila memungkinkan segera mencoba untuk menyelesaikan masalah yang terjadi * Bila keluhan pelanggan mengenai produk yang dijual tidak dapat diselesaikan. Hal-hal yang perlu dilakukan staf toko dalam penanganan keluhan adalah sebagai berikut: * Mendengarkan keluhan yang disampaikan pelanggan dengan serius * Segera meminta maaf atas kesalahan / kekeliruan yang mungkin menjadi sebab timbulnya keluhan. baik mengenai ketersediaannya di toko maupun mengenai produk yang ingin dibelinya. KETERANGAN DAN SARAN Terkadang pelanggan ingin mendapatkan keterangan mengenai produk yang ingin dibelinya. maka seluruh Staf toko diharapkan memiliki pengetahuan tentang produk-produk yang dijual (product knowledge) di minimarket. Supervisor toko akan memutuskan tindakan lanjutan apa yang harus dilakukan * Bila ternyata perlu dilakukan penukaran barang / pengembalian uang. Penangan secara cepat dan efektif dapat mencegah munculnya reputasi buruk umumnya. dan bagi toko pada khususnya. PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN Penanganan terhadap setiap keluhan pelanggan merupakan hal penting yang harus dapat dilakukan oleh setiap Staf toko.. dalam hal ini demi kemajuan usaha toko.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM b. 7. maka harus dilakukan dengan mengacu pada Prosedur Kerja yang dijelaskan pada Lampiran. keperluan pribadi. dll. terutama mengenai produk minimarket. Untuk itu setiap Staf toko harus dapat memberikan keterangan secara terperinci dan saran yang memuaskan untuk pelanggan.) * Penemuan penyimpangan-penyimpangan dalam pekerjaan * Tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas 39 . c. maka Supervisor toko harus dipanggil untuk mencoba menyelesaikan masalah. seperti: * Hal penggunaan telpon untuk keperluan pribadi * Tata tertib dalam hal penerimaan tamu pribadi * Pengajuan ijin / absen untuk meninggalkan pekerjaan (sakit. Kebijakan Lain-lain Demi kelancaran jalannya pengoperasian toko. mengenai ketersediaannya maupun mengenai produk itu sendiri. dan juga untuk terciptanya keserasian antar karyawan toko. Dapat memberikan keterangan dan saran mengenai produk yang dijual. Tanggung Jawab dan Laranganlarangan. perusahaan perlu menjalankan beberapa kebijaksanaan untuk karyawan mengenai Hak.

Struktur organisasi toko yang mana setiap fungsi mempunyai tugas dan tanggung jawab masing-masing. sehingga harapan didirikannya minimarket “membantu masyarakat sehingga mampu memiliki jiwa usaha di bidang retail“ dapat tercapai. Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan karyawan dan pihak manajemen b. dan * Perihal Pengunduran Diri Karyawan. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko secara keseluruhan c. STRUKTUR & FUNGSI ORGANISASI TOKO Dalam operasinya toko memiliki struktur organisasi yang terpisah dari perusahaan. Hal ini dimaksudkan agar Terwaralaba juga menjadi operator yang terlibat dalam kegiatan usaha sehingga Terwaralaba dapat mengawasi sendiri usahanya. dan 40 . Menjaga dan meningkatkan profit store d. KEPALA TOKO / TERWARALABA Kepala Toko adalah terwaralaba sendiri.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM * Larangan-larangan secara umum * Teguran / Peringatan dan Penerbitan Surat Peringatan * Pemutusan Hubungan Kerja. Selain itu juga Terwaralaba terpacu untuk memajukan usahanya. Tanggung Jawab a. adalah sebagai berikut: STRUKTUR ORGANISASI TOKO: Kepala Toko / Terwaralaba Supervisor Toko Karyawan Toko TUGAS & TANGGUNG JAWAB FUNGSI 1. Menyimpan segala kerahasiaan usaha beserta dokumen-dokumennya.

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM juga segala bentuk komunikasi yang terjadi antara pihak toko & manajemen e. Anggaran dan Keuangan * Mendistribusikan anggaran kepada unit operasional toko * Pengendalian overs tock dan stock out (termasuk Bad stock–BS) * Pengendalian penagihan pendapatan lain-lain (other income) dan penghasilan dari operasi toko d. Kontrol dan Pengawasan * Kontrol dan pengawasan terhadap semua pengeluaran-pengeluaran keuangan * Pengendalian biaya yang efektif dan efisien * Peningkatan pelayanan kepada pelanggan * Perencanaan program kerja toko * Mengatur strategi kegiatan toko dalam rangka pencapaian target operasional * Penyusunan rencana penjualan / budget toko & Pengadaan promosi lokal c. Pembinaan Karyawan * Membina dan menciptakan hubungan antar individu dan antar bagian 41 . Organizing * Menggerakkan dan memaksimalkan semua sumber daya yang ada guna pencapaian target kerja * Koordinasi dan pemeriksaan sistem informasi data * Melakukan kontrol inventaris c. Pembinaan karyawan demi pencapaian target kerja dan karyawan Area Tugas : a. Perencanaan (planning) * Pengendalian biaya yang efektif dan efisien * Peningkatan pelayanan kepada pelanggan * Perencanaan program kerja toko * Mengatur strategi kegiatan toko dalam rangka pencapaian target operasional * Penyusunan rencana penjualan / budget toko & Pengadaan promosi lokal b. Mengatur dan menjalankan keuangan toko untuk biaya operasional sesuai batas otoritas yang ditentukan f.

Mencapai target penjualan dan profit d. Mendorong pencapaian target kerja dan pembinaan karyawan Area Tugas : a. Supervisor juga memegang peranan sebagai pengganti Kepala toko bila Kepala toko tidak berada di toko. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko secara keseluruhan c. Melakukan komunikasi. koordinasi dan kerjasama dengan Kepala toko dan Jawab : seluruh karyawannya b. mulai dari saat toko dibuka pagi hari sampai dengan saat toko tutup pada malam hari. Namun tidak semua kewenangan-kewenangan kepala toko dapat didelegasikan ke Supervisor (ada pembatasan wewenang). Perencanaan dan kontrol * Membuat Action Plan manajemen stok barang * Membuat rencana pengelolaan SDM * Membuat rencana dan pengawasan terhadap target penjualan dan profit * Membuat rencana pengaturan kerja bawahan 42 . d. Menjaga segala perlengkapan dan fasilitas usaha e. SUPERVISOR Supervisor adalah orang yang paling bertanggung jawab terhadap seluruh operasi dan kinerja toko sehari-hari. Tugas-tugas Tambahan * Sewa-menyewa area toko * Membina hubungan baik dengan mitra kerja yang mempengaruhi citra manajemen Franchisor di masyarakat * Memberi masukan kepada manajemen franchisor tentang kemungkinankemungkinan terbaik bagi operasional toko * Melakukan koordinasi event-event promosi 2. Mengelola keuangan harian sesuai batas otoritas yang ditentukan f.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM disamping berusaha menempatkan orang pada fungsi yang tepat * Mengembangkan SDM yang ada sehingga akan bermanfaat secara pribadi dan organisasi * Melakukan efisiensi dan rasionalisasi karyawan * Melakukan pelatihan karyawan. Tanggung a.

Biaya-biaya Operasional * Melakukan pembayaran dengan lampiran yang sah dengan batas nilai maksimum yang telah ditentukan * Membuat Laporan pengeluaran Kas Kecil * Meng-entry biaya-biaya yang dikeluarkan kedalam komputer * Melaksanakan prosedur penyetoran uang d. KARYAWAN TOKO Karyawan toko merupakan pelaksana operasional dari seluruh kegiatan kerja toko. menganalisa. Pengelolaan karyawan * Melakukan pembinaan dan pelatihan * Mengontrol. membina dan memotivasi kinerja karyawan * Melakukan pengembangan prestasi kerja 3. Selain itu karyawan toko memegang peranan penting untuk menciptakan suasana pelayanan kepada 43 . Realisasi * Mengevaluasi penjualan dan pembelian * Mengevaluasi penggunaan asset toko sebagaimana mestinya e. Operasional * Memberikan modal ( uang receh ) kepada Kasir sebelum toko dibuka * Menerima uang hasil penjualan dari kasir * Meningkatkan penjualan dan keuntungan * Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan * Melakukan pengawasan penerimaan dan pengiriman barang * Meng-entry data barang masuk dan retur barang rusak dari supplier ke toko * Meng-identifikasi barang /menempelkan barcode kepada masing-masing item barang * Melakukan distribusi barang menurut kelompoknya * Menandatangani PO * Membuka dan menutup operasi toko setiap hari c. Evaluasi * Mengevaluasi Target vs.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM * Melakukan kontrol kwalitas dan kwantitas barang * Melakukan pengecekkan faktur * Membuat analisa kompetitor b.

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM pelanggan dalam lingkungan yang bersih dan bersahabat.5M ) * Mengawasi pelanggan yang berbelanja * Menjelaskan product knowledge kepada pelanggan * Memberi label harga baik di barang dan juga di rak * Menjaga kebersihan area rak dan barang dagangan * Menertibkan lorong dari barang-barang dan kardus bekas * Memberi sign barang kosong & Menerima penitipan barang pelanggan * Menegur dengan sopan pelanggan yang tidak menitipkan barang * Menjaga kebersihan area toko (halaman. Senyum. Melakukan kerja sama. serta 44 . Sapa) secara baik kepada Pelanggan * Menjaga kwalitas produk yang dijual * Mengatur floor display ( min. 1. komunikasi. 1M dan max. Supervisor dan sesama karyawan) b. Menciptakan kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan Area Tugas : a. yaitu: Jawab : a. Tanggung Karyawan toko mempunyai 2 tanggung jawab utama. floor. Sehingga dapat dikatakan bahwa karyawan toko merupakan ujung tombak pelayanan dari operasi toko. toilet) * Memberikan hadiah sesuai prosedur * Mengadakan pengecekkan ulang transaksi untuk pengambilan hadiah * Memberikan pelayanan dalam pembungkusan kado * Menyediakan leaflet dari brosur promosi * Merawat peralatan sound system * Mengoperasikan sound system/menyediakan musik dengan baik * Melakukan pengecekkan retur barang * Melakukan pengecekkan kembali barang yang diterima * Mensortir barang / memeriksa kondisi barang * Meminta modal ( uang receh ) kepada Supervisor sebelum memulai bekerja * Menyiapkan perlengkapan transaksi penjualan dan merapikan/ Membersihkan tempat kerja sebelum mulai kerja * Melakukan transaksi penjualan dan penerimaan uang. dan koordinasi dengan seluruh staf toko (Kepala toko. Operasional toko * Memberikan pelayanan TSS (Tatap.

Menciptakan kesan pertama yang baik: • • • • Mengenakan seragam perusahaan Berpenampilan rapih dan bersih Bersikap sopan dan ramah pada pelanggan setiap saat Berbicara dengan nada suara yang tepat 45 . Setiap karyawan harus mempunyai disiplin kerja yang tinggi. masuk bertugas tepat pada waktunya dan selama bertugas di toko berperilaku positif dan ingin membantu guna mengembangkan hubungan yang baik dengan para pelanggan. Pengontrolan * Mengecek stok barang di gondola dan rak umum * Kontrol display dengan sistem FIFO ( First In First Out ) * Mengatur kelancaran pemasukkan barang dari gudang * Mengatur barang BS * Mengadakan pengecekkan price card pada rak dan setiap barang DISIPLIN HUBUNGAN DENGAN PELANGGAN & CUSTOMER SERVICE Perusahaan Franchisor telah menetapkan berbagai uraian jabatan bagi berbagai tingkatan dan tanggung jawab personalia di toko. setiap karyawan toko berhubungan dan berkaitan satu sama lain dan menjadi suatu kesatuan. Walaupun uraian jabatan telah menentukan kewajiban dan fungsi.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM mengembalikan bila uang pelanggan lebih besar dari total belanja * Merapikan dan mengelompokkan nilai uang di tempat kasir * Pengecekkan kembali barang dalam setiap transaksi * Pada akhir tugas menyerahkan seluruh uang kepada Supervisor * Mengepak barang yang telah selesai ditransaksikan dan menyerahkan kepada konsumen * Menyediakan kantong plastik dan menghafalkan PLU barang yang laku terjual b. semua personalia di toko harus bekerja sebagai suatu tim. Tidak ada pemisah dalam “kerjasama tim total”.

Susunan pemajangan (display) produk membawa konsekwensi pada penjualan dan pemanfaatan ruangan yang terbatas secara ekonomis. Masalah-masalah yang biasa ditemukan dalam pelayanan pada pelanggan di dalam toko: • • • • • • Pada pintu / area kasir Kartu Keanggotaan. dan disusun dengan rapih agar memudahkan pelanggan memilih barang. 46 . PELAYANAN DAN TEKNIK DISPLAY “Daerah penjualan dan pelayanan” adalah lokasi dimana pelanggan berhubungan dengan toko. agar merefleksikan reputasi dan godwill (nama baik) dari toko.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Customer Service atau Pelayanan Pelanggan yang terbaik adalah memberi kepuasan berbelanja pada pelanggan dalam suasana yang menyenangkan dengan sapaan yang ramah dan membantu. Setiap pelanggan harus berada di daerah ini. Adalah sangat penting untuk menjaga kebersihan dan kerapihan daerah ini. bila ada Permintaan yang tidak seharusnya Troli belanja / keranjang belanja Mengganti atau menukar barang Bermacam-macam situasi pelanggan yang menyulitkan Beberapa cara agar sebuah toko dapat memberikan pelayanan yang terbaik pada pelanggan: • • • • • Area penjualan yang bersih Barang di rak terisi dengan baik dan benar Lorong antar rak selalu bersih Troli tersedia dan bersih Label harga selalu tepat dan mudah dibaca. PENJUALAN. karenanya ini merupakan daerah atau pusat mendapatkan masukan yang berharga dari pelanggan dan mengadakan dialog serta menjaga hubungan. Produk dipajang menurut kelompok jenis dan penggunaannya.

menguasai pengetahuan teknis dari produk. Jangan menyusun barang terlampau tinggi di rak sebelah atas Memaksimalkan penggunaan daerah penjualan dan display termasuk penyusunan di floor dan tempat-tempat lain c. pembatasan-pembatasannya. Penelitian dari P & G suatu display yang baik bisa meningkatkan penjualan sampai 220% atau 2. rapih dan cantik Usahakan secara khusus bahwa semua display menarik bagi pelanggan (eye catching) f. Semua barang harus mempunyai label harga Semua produk yang dipajang harus bersih dan tersusun pada bagian mukanya dan tidak terbalik. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan: a. e. materials (promosi / informasi produk) harus terlihat dengan jelas agar memandu pelanggan dan semua produk terpajang dengan baik. Teknik Display dan Produk: Selain hal pelayanan dan penjalan.2 kali. g.P. (lihat Produk dan Pengetahuan Produk) Produk-produk yang di display biasanya terdiri dari: • • • • • • • • Barang-barang peralatan rumah tangga (home appliances) Peralatan tulis (stationneries) Barang-barang kebutuhan kantor Aksesoris dan perlengkapan Tas dan barang kulit Footware ( berkenaan dengan kaki. d. b. agar dapat menangani pertanyaan-pertanyaan dari langganan dan memberi jawaban yang profesional.O. misal: kaos kaki ) Barang kalengan dan botol Minuman 47 . Pastikan semua rak dan shelves diisi dengan produk Harus dijaga agar tata penyusunan barang dilakukan dengan benar. karyawan toko harus mempunyai cukup pengetahuan mengenai produk.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Signage display (papan petunjuk) dan P. cara pemakaian dan nilai. eye cathcing (menarik untuk dilihat) dan mudah diambil oleh pelanggan.

g. Lampu-lampu dan lampu darurat harus setiap saat bisa dipakai. jika bola lampu atau lampu neon tidak berfungsi ( mati ) maka harus diganti. jika terdapat keretakan. Menjaga dan merawat toko dan peralatan. Pemakaian yang benar dan perawatan yang baik adalah Penting guna menjaga service ability (kemampuan pelayanan) pada setiap saat. dan jika terjadi kerusakan selama penyimpanan maka kerugian akan menjadi beban dari pemilik toko atau Penerima Waralaba.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM • • • • • • • • • Susu Makanan kecil. Pintu-pintu. Rak-rak dan shelving dalam toko dan di gudang toko harus dirawat dan dibersihkan secara teratur. f. e. d. jika berkarat atau rusak maka harus segera diperbaiki dan di cat ulang 48 . Dinding bangunan harus dirapikan dan di cat ulang. untuk mengamankan toko dari kemungkinan pencurian. Plafon dari bangunan harus terpasang dengan baik dan kuat. 2. kehilangan warna atau ditumbuhi lumut. Adalah sangat penting agar operasi toko diselenggarakan secara efektif dan efisien dan ditekankan pada beberapa hal: a. Persediaan yang ada di toko adalah untuk penjualan ritel. Bangunan harus ditinjau dan diperiksa secara berkala dan terus menerus c. dsb. jendela-jendela dan tempat keluar masuk harus mempunyai kunci dan atau gembok. Sekiranya ada yang hilang atau tidak berfungsi harus segera diperbaiki. Toko dan peralatan merupakan asset atau kekayaan dari Penerima Waralaba. permen & coklat Barang kebutuhan pokok Rokok Makanan kering Barang-barang kebutuhan pribadi sehari-hari Mainan Kebutuhan bayi Produk-produk bahan pembersih (cleaner) PERAWATAN BANGUNAN DAN PERALATAN 1. Semua peralatan harus dirawat secara teratur b. Penanganan dan pemakaian yang salah bukan saja merusak peralatan tetapi mungkin pula membahayakan manusia.

pencegahan dan penanganan secara bijaksana . Filternya harus dibersihkan setiap minggu. tubes. Jika ada ubin yang rusak atau patah.Shoplifting (pencurian pada jam buka toko) Mempelajari ciri-ciri dan prilaku umum pengutil. Bila ada peralatan-peralatan yang lain seperti: Peralatan cleaning (kebersihan) / Showcase (lemari pajang atau lemari pendingin) / Microwave (alat pemanas) / Juice dispenser (alat pembuat minuman) / Dispenser minuman / Kaca / Stainless Steel / Lampu-lampu penerangan (neon. penanganan yang baik dalam penyimpanan dan pemindahan produkproduk yang mudah rusak / pecah. sehingga menimbulkan bau yang tidak sedap dan air tidak bisa mengalir. 3. Karyawan harus memperhatikan hal ini. i.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM h.Pemasangan Sistem Keamanan (Alarm) SISTEM KONTROL Dalam menjalankan suatu usaha. beritahukan pada Supervisor dan atau Kepala Toko untuk diambil tindakan. KEAMANAN . minimarket menerapkan sistem kontrol yang cukup ketat. AC di toko harus di service dan dibersihkan paling sedikit sebulan sekali. Saluran air di sekitar bangunan. di kamar kecil dan kamar mandi harus dijaga dan dibersihkan setiap hari. Harus dijaga jangan sampai saluran menjadi tersumbat. 4. Lantai dan ubin toko harus disapu dan di pel paling sedikit 2 (dua) kali sehari. guna untuk mencegah terjadinya kerugian-kerugian akibat hilangnya barang dagangan. dan hal-hal lain yang dapat menimbulkan kerugian baik secara materi maupun 49 .Pilferage (Kerusakan). kesalahan informasi.Pengadaan staf Keamanan . karena akan membantu memperbaiki kinerja secara keseluruhan dari usaha itu. dll) / Peralatan / Hardware yang lain / Pintu gudang . dan antisipasi terhadap kerusakan dari pihak pelanggan . harus dirawat dan dijaga dengan baik agar setiap saat bisa berfungsi. sistem kontrol adalah bagian yang penting dan tidak dapat diabaikan. Dalam bidang usaha ritel.

Ini dimaksudkan untuk menghindari terjadinya penyimpanganpenyimpangan yang dilakukan oleh staf toko dan juga untuk membantu manajemen mengevaluasi sistem yang telah ada. Dalam pelaksanaannya sistem kontrol ini telah diaplikasikan langsung dalam tugas-tugas seluruh staf toko dalam kegiatan operasional sehari-hari. ditambah dengan penggunaan Printer sebagai pelengkap. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat Keras yang biasa disebut Hardware biasanya terdiri dari Monitor. • Kontrol Eksternal Yaitu pengontrolan dan pengawasan terhadap faktor-faktor eksternal organisasi toko yang memiliki kemungkinan untuk menimbulkan kerugian. S SI IS ST TE EM M K KO OM MP PU UT TE ER R PERANGKAT KOMPUTER 1. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai sistem kontrol ini Anda dapat melihatnya di Lampiran _____ pada rincian tugastugas dan rincian Sistem Prosedur. Dalam hal ini penerapan sistem kontrol tersebut dapat dibagi menjadi: • Kontrol Internal Yaitu pengontrolan dan pengawasan terhadap kinerja seluruh karyawan toko ( termasuk Supervisor ). Merk perangkat bisa beragam. Pelaksanaan sistem kontrol ini merupakan tanggung jawab dari Kepala toko dibantu oleh Supervisor dan karyawan toko.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM moral. Kerugian moral yang dibahas disini berbentuk turunnya semangat kerja dan loyalitas karyawan. CPU. dan untuk kelengkapan pemakaian perangkat ini tergantung dari masing-masing Franchisee. dan pelaksanaan dari sistem operasi yang dijalankan dalam organisasi toko. 50 . namun untuk sistem kontrol internal merupakan tanggung jawab dari Kepala toko sendiri. sehingga akan tercipta pengembangan dari sistem operasi yang diterapkan di toko berorientasikan perkembangan yang terjadi di lapangan. seperti pengawasan terhadap kwalitas barang. Keyboard dan Mouse. dan lain-lain. pencurian.

Kantor Pusat akan melakukan pemesanan barang. sebagai berikut: • • • Melakukan pemesanan barang kepada supplier Kontrol seluruh outlet/toko Me-monitor penjualan outlet dari waktu ke waktu Sedangkan sistem pada outlet. dan supplier yang langsung mengirim pesanan barang tersebut ke outlet. Pembelian barang Pembelian barang dilakukan secara terpusat untuk semua jenis barang yang dijual. Software yang biasanya digunakan untuk operasional sebuah outlet/toko berupa: sistem khusus (Windows) untuk hal-hal umum. 51 .Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 2. biasanya dipergunakan untuk: • • • • • Transaksi penjualan Kontrol Stock internal Monitor penjualan. bisa ditambahkan juga untuk: Pemesanan barang ke bagian Logistik PENJELASAN SISTEM Sebaiknya dipakai sistem dengan program yang dapat melakukan beberapa pekerjaan. dan bila memungkinkan. Perangkat Lunak (Software) Software atau Perangkat Lunak dipergunakan sebagai kelengkapan untuk menjalankan suatu sistem informasi pada komputer. sistem dipergunakan di kantor pusat (franchisor) dan pada outlet/toko. SISTEM KOMPUTER Pengenalan Sistem Dipergunakan program integrated (saling berhubungan satu sama lainnya) untuk Sistem Point Of Sales. dan program aplikasi untuk operasional toko (sistem penjualan dan kontrol). seperti: 1. Sistem pada kantor pusat Franchisor lebih banyak dipergunakan untuk kontrol.

Penjualan Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian 6. Password 2. Laporan dan Utility pada Menu Utama. Laporan Penjualan 2. Laporan Stock 3. Pada Menu Laporan terdiri dari: 1. kantor Pusat akan memberikan dan memasukkan kode barang di komputer. Pada Menu Transaksi: 1. 4. A. input yang dapat diprogram biasanya terdiri dari: 1. Pada Menu Produk. Input Penjualan 2. Input Retur Penjualan C. Penerimaan Barang Pencatatan setiap barang yang dikirim dan masuk dari Supplier 5. 3. Input Barang Masuk 4.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 2. Backup Data 52 . baru kemudian dikirimkan ke outlet. Transaksi. Akses yang biasanya didapatkan dari program aplikasi ini mencakup untuk Produk. Pada Utility terdiri dari: 1. Pengiriman Barang Setelah proses order yang dibuat di kantor pusat. Daftar Barang D. Input Stock Awal 3. Input Produk baru 2. Input Pengeluaran Barang B. Peng-kode-an produk Untuk setiap produk baru. barang baru dikirimkan ke setiap outlet. Kontrol stok barang: Mengawasi keadaan stok barang internal atau keseluruhan.

hasil apa yang didapatkan.. dengan panduan dari supervisor Franchisor. 53 . Setiap masalah harus ditangani secara cepat. Selain bantuan yang diberikan oleh Franchisor untuk penanganan masalah komputer. Setiap sistem pasti akan mengalami masalah didalam operasionalnya. dan pada saat apa input seharusnya dijalankan. diharapkan agar Franchisee dapat mengatasi sendiri masalah yang timbul. Contoh: Jenis masalah Masalah Teknis Masalah yang umum terjadi Komputer Hang Komputer / Monitor tidak hidup Tidak bisa print Tampil pesan kesalahan pada monitor Masalah Non-Teknis Untuk segera menghubungi Vendor. baik itu kesalahan teknis maupun non-teknis. apabila timbul masalah diluar yang tertulis Salah entry Cara Penangan S SI IS ST TE EM M K KE EU UA AN NG GA AN N Fungsi dan tugas pengelolaan Keuangan sebaiknya dilaksanakan oleh personil Keuangan yang memahami analisa efektifitas operasional keuangan. Kirim Data Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk menjalankanya. agar dapat dicapai efisiensi dalam penggunaan biaya perusahaan. PENANGANAN MASALAH KOMPUTER Franchisor memberikan panduan kepada Franchisees-nya mulai dari bagaimana mempergunakan sistem yang dipakai sampai pada penanganan permasalahan yang timbul dari pemakaian program aplikasi Franchisor. Hal ini dimaksudkan agar karyawan sesuai dengan fungsinya dapat menjalankan tugasnya dengan semestinya.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 3. sehingga tidak ada konsumen yang merasa dikecewakan karena pelayanan yang tidak memuaskan.

54 . yaitu ditentukan 5% (tergantung Franchisor) dari pendapatan penjualan Franchisee Pembayaran untuk order barang-barang rutin yang biasanya dilunasi secara angsuran dengan tenggang waktu yang pembayaran yang akan ditentukan kemudian. hingga dapat dihasilkan perkiraan modal kerja yang minimal yang harus disediakan dimuka. mulai dari R/L. dan besarnya ditentukan kemudian oleh Franchisor Royalty Fee: Biaya Promosi & Marketing secara bulanan.Membuat Laporan Bulanan Laporan Keuangan dibuat setiap bulan. MELAKUKAN PEMBUKUAN / PELAPORAN KEUANGAN . sehingga data tersebut dapat di posting sesegera mungkin. rencana arus kas serta analisa likwiditas. Contoh perkiraan Biaya Monitoring yang harus termasuk dalam rencana pengeluaran biaya. 45% untuk produk garmen.Pencatatan Keuangan (posting) Melakukan pencatatan secara benar dan akurat untuk data-data keuangan merupakan dasar untuk membuat laporan Keuangan yang benar. . Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya. . MENGADAKAN PERENCANAAN BIAYA (BUDGETING) .Perencanaan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan target yang telah ditentukan. Perincian dihitung dari pengeluaran aktifitas kegiatan untuk mencapai target. dan analisa dan sistem keuangan yang dipakai dalam pencatatan harus sama dengan sistem yang dipakai oleh Franchisee (khususnya dalam hal penjualan). dan diterima hanya sekali dalam masa perjanjian. misalnya: pembagian hasil untuk Franchisee. hingga analisa keuangan yang berisi mengenai umur hutang-piutang. 40% untuk produk furniture. dsb. Neraca Percobaan. Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM PENGELUARAN UTAMA FRANCHISEE Franchise Fee: diterima setelah calon Franchisee menandatangani Surat Perjanjian. tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu.Arus Kas (Cash Flow) Arus Kas dibuat berdasarkan efisiensi waktu dari rencana kerja.

termasuk analisa keuangan mengenai hutangpiutang. Bukti Sementara dipergunakan dalam keadaan mendesak dimana bila pengeluaran atau pendapatan sudah disepakati bersama. diperlukan bukti-bukti pendukung (voucher dan dokumen yang sudah disetujui) sebagai data pelengkap yang menandakan bahwa semua masalah keuangan diketahui dan dikontrol secara benar serta dapat dipertanggungjawabkan. tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu. Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana. berupa: • • • • Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan (R/L dan Neraca Percobaan) Laporan Kontribusi Penjualan Bulanan Laporan Analisa Penjualan Bulanan. agar dapat berinteraksi dengan sistem keuangan Franchisor. Bukti Pengeluaran dan Bukti Sementara. yaitu: Bukti Penerimaan. Umumnya ada 3 (tiga) jenis bukti pendukung yang diperlukan. rencana arus kas serta analisa likwiditas Laporan Stock Barang Konsinyasi Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya. ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam pemenuhan adminsitrasi keuangan. .Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Franchisee akan membuat Laporan Bulanan Keuangan kepada Franchisor secara berkala. Biaya Lain-lain 55 . Investasi Awal b.Perangkat Lunak (Software)Keuangan Untuk menurunkan tingkat kesulitan dan untuk memudahkan pengecekan analisa penjualan. INVESTASI BIAYA YANG DIPERLUKAN FRANCHISEE a. Franchisee diharapkan menggunakan sistem yang sama dengan Franchisor. tetapi belum memiliki bukti asli yang seharusnya digunakan sebagai lampiran sebenarnya. disarankan Franchisor untuk membuat sistem keuangan dengan mengupayakan perangkat lunak yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Franchisor.

Rp. • Biaya untuk lokasi & renovasi tempat usaha sbs. Rp. BIAYA-BIAYA LAIN • Royalty Fee (per bulan) sbs. Intitutional &.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM A. _________ Perhitungan 70% dari nilai Franchise fee untuk pembaharuan hak franchise Rp. bangunan dsb. •Bunga & Biaya Kerugian sbs. (Atas permintaan tertulis F’or) • Biaya Premium Asuransi sbs. ________ (tergantung situasi) * Biaya launching toko sbs. ________ Rp. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross(per bulan) income toko per bulan. • Security Deposit sbs. ________ Ongkos dan pengluaran atas Kebijakan asuransi *Biaya Audit sbs. _________ (sewa / beli) Pada saat Penandatangan Kontrak Waralaba : *Franchise Fee sbs. INVESTASI AWAL Sebelum Penandatangan Kontrak Waralaba : • Biaya Pembentukan Badan Usaha sbs. ________ Biaya perbaikkan dan pembaharuan untuk peninjauan ulang atas tanah. Rp. (pada masa Perpanjangan kontrak) •Biaya Pelatihan sbs. Ditam bah biaya audit bila kekurangan melebihi 10% dari pelaporan. • Pembelian barang dagangan ( stok awal ) sbs. _________ Disediakan oleh Franchisee berikut pengeluaran untuk tenaga pengajar • Continuing Advertising. _________ Biaya untuk evaluasi. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross income toko per bulan (jumlah % tergantung dari F’or) Rp. Rp. _________ ( Lembaga Perijinan Usaha ) Rp. pelatihan dan bimbingan yang ditentukan oleh Franchisor (apabila terjadi penggantian kepemilikan toko) Rp. saat Jumlah total income toko mencapai. _________ ( Notaris ) Rp. ________ B. Promotion Fee sbs • Local Advertising sbs. _________ Perhitungan dengan prosentasi dari tarif tertinggi (Untuk kelalaian yang melibatkan hak dan nama franchisor) berdasarkan hukum Rp. _________ Perhitungan dengan prosentase dari total minimum gross income (untuk kebutuhan promosi toko & dilakukan dengan panduan F’or) Rp. _________ (tergantung Franchisor) Rp. Rp. ________ (disesuaikan dengan kondisi ) Rp.. TOTAL BIAYA : Rp. ________ ( Franchisor ) Rp. • Biaya Perijinan Usaha sbs.…(tergantung dari F’or) Rp. _________ Kekurangan jumlah gross sales yang terjadi sehubungan dengan pelaporan yang tidak sesuai +bunga sesuai hukum. (perusahaan Asuransi kelas “A”) 56 . • Biaya Keanggotaan Asosiasi / lainnya sbs. • Renewal Fee sbs. ________ (Kredit dari Bank untuk distributor yang ditunjuk) Rp. Rp. • Transfer Fee sbs. (dilakukan oleh Franchisor) •Biaya Refurbishing sbs. Setelah Penandatanganan Kontrak Waralaba : • Pembelian Peralatan Usaha sbs.

d. c. dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut: a.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Terlampir panduan Sistem dan Prosedur Operasional Toko. Tujuan Personil toko yang dilibatkan/bertanggung jawab Operasional Sisdur Ketentuan yang harus diperhatikan (bila ada) Flow chart Sistem dan produser dimaksud mencakup: Pembukaan dan Penutupan Toko Pengadaan Barang Dagang Toko Penukaran Kemasan Khusus Penitipan Barang di Depositor Sistem Pemesanan Barang dari DC ke Toko Penataan Barang di Display Area Inventarisasi dengan kartu Inventaris Toko Sistem Pencatatan Display Barang Transaksi Penjualan Instruksi Perubahan Harga Transaksi Retur (Pengembalian Barang) Sistem Pencatatan Penjualan Penyimpanan Uang Hasil Penjualan Pengembalian Barang dari Toko ke DC (Retur) Laporan Keluhan Sistem Permintaan & Penggantian petty cash (PC) Laporan Keuangan Laporan ke Franchisor 57 . b. e.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful