Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

BUKU PANDUAN FRANCHISEE
Buku Panduan Franchisee adalah dokumen rahasia yang dikeluarkan oleh Franchisor untuk dijadikan pedoman dalam menjalani usaha outlet/toko Franchisee-nya. Segala peraturan, ketentuan dan panduan untuk perusahaan Franchisee dituangkan dalam buku Panduan. Perubahan dan penambahan untuk segala ketentuan dan peraturan baru akan dituangkan secara tertulis dan diberikan kepada Franchisee untuk dilampiri didalam Buku Panduan. Buku Panduan ini juga sebaiknya diberikan kepada outlet sebagai pegangan Supervisor, disamping Buku Panduan Outlet/Toko. Standarisasi penulisan Buku Panduan, sebagai berikut:

BAB I - PENDAHULUAN Berisi penjelasan mengenai maksud dan tujuan pembuatan Buku Panduan, sistematika penulisan, dan ketentuan-ketentuan penggunaan Buku Panduan Tujuan penulisan Buku ini adalah: • • • Membuat sebuah buku yang dapat menjadi pedoman / acuan Terwaralaba dalam menjalankan kegiatan usaha waralaba nya sehari-hari Mengarahkan Terwaralaba untuk menjalankan usaha waralabanya sesuai standar yang ditetapkan oleh franchisor Menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan yang dijalankan oleh seluruh Terwaralaba.

BAB II - PROFIL PERUSAHAAN Berisi tujuan usaha & visi, profil dan susunan direksi, struktur organisasi, uraian singkat sejarah perusahaan dan pengembangannya melalui sistem Waralaba, serta penyingkatan nama dan istilah. Didalam buku terdapat nama-nama dan istilah-istilah yang lazim digunakan dalam usaha ritel, namun mungkin belum dikenal oleh orang yang belum pernah menjalankan usaha di bidang ini. Oleh karena itu nama-nama dan istilah tersebut akan dikumpulkan pada lembar Indeks untuk memudahkan pencarian.

BAB III - ORGANISASI DAN MANAJEMEN Berisi uraian dari tugas dan tanggung jawab staf toko beserta prosedur kerjanya.

1

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Uraian yang lebih terperinci dapat dilihat pada Panduan Sistem dan Prosedur Operasi.

BAB IV - USAHA MINIMARKET Penjelasan umum tentang definisi dari minimarket, bentuk usaha, kemudahan-kemudahan yang ditawarkan, dan pelayanan kepada pelanggan. Arti kemudahan yang ditawarkan serta pelayanan yang baik dan ramah kepada pelanggan dapat menjadikan nama usaha dikenal oleh masyarakat.

BAB V - PROMOSI & PEMASARAN Menjelaskan tentang sistem promosi yang dijalankan pada usaha minimarket, dan strategi pemasaran yang diterapkan perusahaan. Promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang sangat penting dan saling berkaitan satu sama lainnya. Untuk mencapai target usaha, perlu dijalankan sistem pemasaran dengan strategi yang terencana untuk mencapai target dan didukung dengan kegiatan promosi yang terselenggara dengan baik.

BAB VI - SISTEM KONTROL Menguraikan tentang sistem kontrol kedalam dan keluar, yang diterapkan dalam usaha minimarket untuk mencegah kerugian yang mungkin terjadi.

2

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

I I.. P PE EN ND DA AH HU UL LU UA AN N
Buku Panduan dimaksudkan agar dapat menjadi pedoman bagi seluruh Franchisee. Dan dibuat berdasarkan peraturan dan standarisasi dari perusahaan Franchisor, yang juga telah disesuaikan dengan peraturan dan kebijakan-kebijakan pemerintah yang berlaku sesuai dengan bidang usaha, dalam pengembangan usahanya melalui Sistem Waralaba.

Dalam upaya untuk menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan-kebijakan perusahaan Franchisor, panduan diberikan untuk dijalankan oleh Franchisees-nya sesuai standard yang berlaku, disamping memudahkan Franchisor untuk mengadakan monitoring untuk standarisasi usaha yang dipercayakan kepada Franchisee-nya.

R R I O U F S I A H P P N I R O R U I..G F S IL A L H P A P A ER N R II N K A SA N SE JE A A H D A NA DA AT A PERUSAHAAN
Perusahaan yang merupakan bagian dari industri ritel ini berdiri tahun ………….. dengan nama …………………………………….. Perusahaan didirikan oleh ……………………., (sejarah singkat profil pengusaha) …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… Berdasarkan proven track record dari perkembangan perusahaan yang sudah berjalan, untuk usaha pengembangan lebih lanjut, salah satu upaya perusahaan adalah membuka outlet / toko minimarket melalui sistem Waralaba. Pengembangan usaha swalayan menjadi beberapa outlet / toko, lebih menitik-beratkan pada kenyamanan dan kemudahan sebagai nilai jual utama (keuntungan terhadap persaingan), dalam rangka memenuhi kebutuhan pokok pelanggan yang secara dinamis selalu berubah-ubah.

Perusahaan dikembangkan sebagai perusahaan Franchisor, oleh …………………………..… dengan pengembangannya melalui penambahan beberapa outlet / toko Franchisees yang menjalankan hak ekslusif untuk produk dan merk ini.

3

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 1. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. 2. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. 3. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. dst.

I II RG GA II AN I.. O NI IS SA OR AS SI ID DA AN NM MA AN NA AJ JE EM ME EN N

STRUKTUR ORGANISASI FRANCHISEE

Kepala Toko / Terwaralaba (Franchisee)

Supervisor Toko

Karyawan Toko

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI JABATAN 1. KEPALA TOKO / TERWARALABA Kepala Toko adalah terwaralaba sendiri. Hal ini dimaksudkan agar Terwaralaba juga menjadi operator yang terlibat dalam kegiatan usaha sehingga Terwaralaba dapat mengawasi sendiri usahanya.

Tanggung Jawab :

a. Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan karyawan dan pihak manajemen b. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional

4

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM toko secara keseluruhan c. Menjaga dan meningkatkan profit store d. Menyimpan segala kerahasiaan usaha beserta dokumen-dokumennya, dan juga segala bentuk komunikasi yang terjadi antara pihak toko dan manajemen e. Mengatur dan menjalankan keuangan toko untuk biaya operasional sesuai batas otoritas yang ditentukan f. Pembinaan karyawan demi pencapaian target kerja dan karyawan

Area Tugas :

a.

Perencanaan ( planning )

b. Kontrol dan pengawasan c. Anggaran dan Keuangan

d. Organizing e. f. Pembinaan karyawan Tugas-tugas tambahan

Dari setiap area tugas tersebut terdapat tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh Kepala Toko. Rinciannya dapat dilihat pada Buku Panduan Outlet Franchisee.

2. SUPERVISOR Supervisor adalah orang yang paling bertanggung jawab terhadap seluruh operasi dan

kinerja toko sehari-hari, mulai dari saat toko dibuka pagi hari sampai dengan saat toko tutup pada malam hari. Supervisor juga memegang peranan sebagai pengganti Kepala toko bila Kepala toko tidak berada di toko. Namun tidak semua kewenangan-kewenangan kepala toko dapat didelegasikan ke Supervisor (ada pembatasan wewenang).

Tanggung Jawab :

a. Melakukan komunikasi, koordinasi dan kerjasama dengan Kepala toko dan seluruh karyawannya b. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko secara keseluruhan c. Mencapai target penjualan dan profit d. Menjaga segala perlengkapan dan fasilitas usaha

5

Operasional toko Pengontrolan Dari setiap area tugas tersebut terdapat rincian tugas lain yang dapat dilihat pada Buku Panduan Outlet Franchisee. Pengelolaan karyawan Dari setiap area tugas tersebut terdapat tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh Supervisor. Selain itu karyawan toko memegang peranan penting untuk menciptakan suasana pelayanan kepada pelanggan dalam lingkungan yang bersih dan bersahabat. Perencanaan dan kontrol b. yaitu: a. Melakukan kerja sama. dan koordinasi dengan seluruh staf toko (Kepala toko. Menciptakan kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan Area Tugas : a. Mendorong pencapaian target kerja dan pembinaan karyawan Area Tugas : a. b. 3. Sehingga dapat dikatakan bahwa karyawan toko merupakan ujung tombak pelayanan dari operasi toko. Supervisor dan sesama karyawan) b. Tanggung Jawab : Karyawan toko mempunyai 2 tanggung jawab utama. Operasional c. Rincian tersebut dapat dilihat pada Buku Panduan Outlet Franchisee. 6 . Mengelola keuangan harian sesuai batas otoritas yang ditentukan f. Evaluasi e. Biaya-biaya operasional d.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM e. komunikasi. KARYAWAN TOKO Karyawan toko merupakan pelaksana operasional dari seluruh kegiatan kerja toko.

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM KEPEGAWAIAN RECRUITMENT Kegiatan recruitment calon karyawan toko dilakukan sepenuhnya oleh Pemilik Toko yang membutuhkan tenaga karyawan. TUJUAN USAHA & ARTI KEMUDAHAN Menyediakan produk-produk asli dan berkualitas terbaik dan ternama kepada para pelanggan dengan cara yang paling mudah. U CH T HI IS US SE SA EM AH MI HA IN AF NI IM FR MA AR KONSEP USAHA Konsep yang ingin dikembangkan: Konsep minimarket dengan prototype ruang usaha tertentu (luas satu atau dua ruko / satu atau dua lantai. dan penduduk daerah akan memerlukan minimarket untuk memenuhi kebutuhan mereka. PROSES RECRUITMENT CALON KARYAWAN : * Mengirimkan Surat Lamaran disertai Curriculum Vitae dan surat-surat referensi pendukung * Melengkapi formulir Daftar Isian Data Pelamar * Menjalani interview * Menjalani pelatihan. lebih dikhususkan kepada masyarakat menengah dan menengah kebawah. Untuk kegiatan ini Pemilik Toko diharapkan melakukan usaha-usaha konkret. disertai pelayanan yang baik 7 . Menempatkan diri sebagai toko yang nyaman dengan operasional toko yang efisien dalam lingkungan yang bersahabat. apabila lamaran diterima I II RA AN RK KE II NC ET I.) Jadi konsep usaha yang akan dikembangkan adalah suatu tempat berbelanja para pelanggan kelas tertentu. misalnya memuat berita lowongan di surat kabar atau menyebarkan berita lowongan tersebut di media lainnya yang efektif. diperkirakan akan memperbaiki keadaan perekonomian.. mengarah pada kelengkapan produk kebutuhan sehari-hari (basic needs) dengan harga yang lebih murah dari Supermarket dan Convenience Store. Dengan adanya konsep usaha yang menunjang penyediaan produk kebutuhan sehari-hari. dsb. Selain itu Pemilik Toko juga harus terlibat secara langsung dalam proses recruitment dan seleksi awal (interview) para pelamar.

serta mempunyai nilai jual utama / keuntungan persaingan untuk penyediaan barang-barang yang laku keras. karena entry barrier nya tinggi dan tidak mudah disaingi. Keunikan dapat diadakan pada system software yang dikembangkan. diadakan category management dengan sistem scanning untuk mengarah pada margin yang terbaik.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM kepada pelanggan adalah upaya untuk meraih kepuasan pelanggan dalam memenuhi kebutuhan pokok mereka. Hal ini menunjukkan pula keunggulan dari bisnis ini. bersih dan bersahabat. Adanya orisinalitas dalam suatu usaha menjadikan bisnis tersebut tidak mudah dimasuki. yang tidak mudah ditiru dan diikuti oleh pihak lain. dan dapat memonitor margin mix yang optimal secara 8 . Selanjutnya di tingkat store. Memberikan Arti Kemudahan (memberikan pelayanan dan kemudahan-kemudahan kepada pelanggan). yang mengarah pada tailormade software system dengan optimalisasi persediaan atau inventory dan dikaitkan pula dengan automatic replenishment. lingkungan yang nyaman. seperti: • • • Kemudahan dalam waktu (operasional toko 12 – 14 jam) Lokasi yang mudah dijangkau (di daerah pemukiman dan keramaian) Kemudahan dalam mendapatkan / memilih kebutuhan pokok (menyediakan hanya barang-barang pokok saja) VISI Menempatkan diri sebagai bagian dari sistem industri sebagai minimarket yang menitik beratkan pelayanan kepada konsumen dalam kemudahan. seperti : meningkatkan dan memperkuat saluran distribusi untuk aneka ragam barang di daerah per kotaan maupun pedesaan menyediakan konsumen barang-barang dengan akses harga termurah dan terbaik KEUNIKAN (UNIQUENESS) Keunikan atau orisinalitas dari suatu usaha (jasa atau produk) merupakan keunggulan tersendiri dari suatu usaha waralaba. MISI Pendirian dan pengembangan usaha disesuaikan dengan kebijakan pemerintah yang ada.

Beban operasi dibagi dalam 2 kategori. 3. penyediaan produk untuk kebutuhan pokok dengan harga yang relatif murah. PENGALAMAN BISNIS & MARKETABILITY Pengalaman bisnis sebagai Proven Track Record dapat menjadi andalan dalam pengembangan di bisnis ritel. FAKTOR-FAKTOR YANG MENENTUKAN MARGIN / LABA 1.Beban Operasi Merupakan biaya yang dipikul oleh gerai Penerima Waralaba dalam menjalankan usahanya. yaitu : a. Bertambahnya jumlah pelanggan sesuai dengan bertambahnya jumlah toko di berbagai kota.Keuntungan Kotor atau Gross Margin Merupakan selisih antara harga penjualan dan harga pokok pembelian atau harga pembelian produk / barang dagangan. dan jasa-jasa lain. 2. Hal tersebut ditunjang pula dengan konsep usaha yang menyajikan arti kemudahan yang ditawarkan oleh bidang usaha ini. Biaya Pemasaran : seperti biaya cetak flyer atau edaran atau selebaran dilingkungan pada event-event promosi dan sebagainya.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM terus menerus. biaya bank. Marketability dari usaha dapat terlihat dari perkembangan omset dari tahun ke tahun yang terus meningkat. bidang Research & Development harus terus mengikuti perkembangan. misalnya: kemudahan dalam waktu / jam operasi toko. dsb. Untuk ini. b. akan lebih memperkenalkan merk dagang di kalangan masyarakat konsumen. Biaya Operasi : seperti gaji karyawan. sehingga perputaran barang dagangan yang lebih cepat. Gross margin merupakan faktor utama dari penghasilan toko Penerima Waralaba. 9 . terutama dalam teknologi komputer. lokasi yang mudah dijangkau. Untuk ini pihak pemberi Waralaba atau pemilik merk dagang telah mengatur untuk kepentingan toko / gerai Penerima Waralaba-nya. dalam hal ini untuk menjalankan sistem waralaba atau mewaralabakan usahanya.Pendapatan lain-lain Merupakan penghasilan dari usaha jasa tambahan di toko seperti: pemberlakuan eksklusif. akan meningkatkan penghasilan pula untuk kurun waktu tertentu. misalnya: per bulan.

imbalan tersebut merupakan hasil kotor dalam melakukan tugas penyaluran.G. Disamping itu masih perlu diperhatikan kemungkinan kesalahan mencantumkan harga baik pada barang (labeling) maupun pada komputer (open price) dan kesalahan memasukkan harga pada saat pembayaran (input) di mesin kas register (oleh Kasir). rak dsb. karena harga pokok pembelian tetap harus dibayar sedangkan barang tidak dapat dijual. akan mempengaruhi gross margin. sedangkan sub-distributor memperoleh 8% sampai 9%. 6. Umumnya produsen produk-produk makanan dan kelontong bersedia memberikan fee atau komisi pada distributor tunggal sebesar 15 – 17%.O. Beban Biaya Disebabkan barang hilang.Beban Depresiasi Penyusutan berhubungan dengan penghapusan peralatan yang dipakai seperti AC. GROSS MARGIN Gross margin merupakan selisih antara Sales dan Cost of Good Sold (C. yang umumnya di depresiasi dalam waktu 5 (lima) tahun. 7. rusak karena kesalahan di gerai.. dan resiko barang rusak atau hilang selama dalam tanggung jawabnya.Pengutilan. Gross margin ini umumnya oleh produsen atau supplier dilihat sebagai fee atau imbalan bagi distributor / penyalur dalam membawa produk sampai kepada konsumen. Bagi penyalur. Pencurian.). 10 . mengingat masih ada biaya-biaya yang harus dikeluarkan. Perampokan Unsur-unsur penghasilan maupun biaya harus di monitor secara terus menerus dan dilakukan paling sedikit seminggu sekali. tentunya akan berakibat pula pada hasil akhir usaha toko. 5. dan hal ini ditentukan oleh harga jual dan harga beli atau harga pokok penjualan. Gross margin ini berhubungan erat dengan biaya distribusi (cost of distribution) suatu produk untuk sampai pada pasar.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 4. cash register. Beban Bunga Sekiranya ada penggunaan kredit dari Bank atau lembaga keuangan yang tentunya akan diperhitungkan pada hasil akhir sebelum pajak (berikut penyicilan modal yang dipinjam).S. agar diketahui penyimpangan antara anggaran (budget) dan aktualnya (hasil penjualan).

dan pelayanan serta lingkungan toko yang hangat dan bersih. Dengan strategi perluasan melalui sistem waralaba. dengan perhitungan keuntungan yang dapat diatas perhitungan bunga deposito dan secara pasti nilai intrinsik usaha akan terus meningkat. Citra perusahaan tidak hanya dikenal dari nama perusahaan. Untuk menunjang pengembangannya. penambahan outlet. USAHA PENGEMBANGAN MELALUI SISTEM WARALABA Menjalankan usaha minimarket ini akan cukup menarik. perlu ditunjang dengan pengoperasian toko yang optimal.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM PROFITABILITY Keuntungan perusahaan dapat dilihat dari Consumers acceptance terhadap kehadiran minimarket tersebut yang akan mempunyai dampak terhadap: peningkatan omset penjualan toko. produk dengan mutu dan kwalitas baik. Logo dibuat mengandung makna yang seirama dengan kebijaksanaan perusahaan maupun produknya. mempunyai ciri khas tersendiri yang menggambarkan makna dari tujuan usahanya. Popularitas dan daya ingat masyarakat terhadapnya juga timbul karena sebuah logo atau lambang.seperti: • Toko beroperasi dari 12 sampai 14 jam sehari • Toko berukuran mulai dari 50m2 sampai 180m2 • Setiap 10 sampai 15 toko ditangani oleh 7 orang staff atau lebih tergantung dari besarnya toko • POS. perlu dibentuk divisi: • • Divisi swalayan (retail) yang menitik beratkan pada usaha perdagangan eceran Divisi grosir. yang bertujuan untuk pengembangan usaha perdagangan umum. Sistem ini akan dapat membantu perusahaan untuk 11 . serta perluasan ruang/space toko. pemeriksaan kilat. dan untuk menekan kekurangan barang. akan membentuk jaringan penyaluran yang cukup kuat dan banyak sehingga mempunyai akses sampai pada ujung tombak eceran. Untuk memperoleh keberhasilan dalam menjalankan usaha ini harus memiliki motivasi yang kuat. Dalam divisi swalayan. Scanner dan Automatic Replenishment System akan membantu operasi toko untuk pemesanan barang untuk menjaga high turnover stock. tetapi juga dari kemudahan yang diberikan.

• Pengadaan jasa tambahan yang akan menambah nilai toko. Untuk jelasnya dapat dipaparkan dibawah berbagai jenis pasar : TYPES OF MARKET 1. dengan satu prototype tertentu. • Persediaan barang per bulan memakai tempat penyediaan barang serendah mungkin.000 500 sampai 2.500 sampai 5. ATM atau jasa pelayanan masyarakat lain yang dapat menambah daya tarik dan nilai tambah terhadap pelanggan. Pihak investor atau calon Franchisee akan melihat usaha yang menarik ini sebagai suatu business opportunity dan bersedia untuk mengambil peluang yang ada. photo Processing. yang mana hal ini diharapkan juga dapat menambah jumlah minimarket di daerah pinggiran kota. Pengembangan prototype 1 atau 2 ruko (hanya lantai bawah saja) pada suatu minimarket. misalnya 1 ruko untuk lantai bawah dan lantai atas (dua lantai) menjadi 2 ruko untuk lantai atas dan lantai bawah.500 180 sampai 500 12 . photocopy. Mini Market AREA (SQ METER) 2. maka space untuk ini perlu diperluas dan menjadi 2 kali lebih luas. Perkembangan yang pesat dapat ditunjukkan dengan meningkatkan ruang / space toko. misalnya: Laundry. Hyper Market 2.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM menganalisa yang menjaga toko tetap “up to date” terhadap perubahan pasar dan responsif terhadap permintaan para pelanggan. setelah jaringan cukup kuat dan luas Sebagai distributor dari “many branded products” (tidak hanya terbatas pada satu brand) PROTOTYPE RUANG USAHA Penetapan prototype ruang usaha berdasarkan ruko dan perkiraan pengembangan usaha untuk type of market lain. Perkembangan lebih lanjut yang kemungkinan dapat diperhitungkan adalah: • • • Menjalankan sistem “mail order” sampai dengan E-Commerce Kepemilikkan dan penggunaan paten “private label”. Perlu diketahui bahwa prototype satu atau dua ruko (lantai bawah) mempunyai luas hanya antara 80m2 sampai 120m2. sehingga akan terasa lebih kecil dari ukuran idealnya. Super Market 3. ditujukan kepada masyarakat kelas menengah & menengah kebawah.

9 bahan pokok sampai pada minuman ringan. berkaitan dengan peningkatan kelompok item produk. Warung ( ** ) Convenience Store / Kios Modern 80 sampai 50 sampai 20 sampai 180 80 50 CLASS “A” CLASS “B” CLASS “C” 80 to 100 SQ Meter Items 1000 to 2000 Average 1600 100 to 120 SQ Meter Items 2000 to 2800 Average 2400 120 to 180 SQ Meter Items 2500 to 3000 Prototype yang memanfaatkan ruang usaha. jenisjenis produk apa yang dibutuhkan pelanggan. dapat ditentukan komposisinya. Untuk jenis-jenis produk yang akan disediakan. makanan kering. jumlah item bisa ditingkatkan dari 3000 sampai 5000 atau 6000 items. Hal ni berkaitan dengan berbagai aspek seperti kebutuhan pelanggan. Convenience Store / Kios Modern ( ** ) 5. dukungan para supplier. Untuk pengembangan ruang usaha. dll. mulai dari aluminium foil. Dengan demikian kita dapat memenuhi “scale effect” (efek skala) yang baik. segmentasi pasar sampai pada positioning dari usaha ini. Prototype ini (dalam perjalanan waktu) dengan memonitor secara cermat dan ketat. Sedangkan produk-produk personal/health care sampai pada stationneries dan pakaian dalam & lingerie serta beauty aids dan kosmetik perlu diperinci. Toko 6. memanfaatkan luas tempat dengan harga sewa (beli) yang lebih murah serta melengkapi assortimen produk. perlu diadakan survey terlebih dahulu. 13 .Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 4.

* Tambahan tulisan pada logo Nama perusahaan diposisikan diatas garis. yang dimaksud outlet minimarket (swalayan). lebih memfokuskan kepada tulisan yang menampilkan jenis toko/outlet. Selain nama perusahaan yang ditampilkan bersama bentuk gambar. akan terkristalisasi. Standarisasi logo ini dipakai oleh perusahaan sesuai dengan fungsi atau item yang diperlukan dalam keperluan perusahaan tanpa melupakan aspek-aspek keindahan dalam bentuk dan warna. baik dalam produk. dan atribut lain yang digunakan. I D E N T I T A S / L O G O Logo yang memiliki makna dan misi yang kuat akan sangat membantu perusahaan maupun produknya dalam mengambil posisi di masyarakat pembeli dan pemakai (brand positioning). dimana segala kebutuhan pokok bisa didapatkan. Garis lurus dapat diartikan ketegasan atau kepastian. yang dapat berarti “teratas” dalam pengelolaan bidang usaha minimarket. dimana masalah ukuran luas (size) dan space serta kelompok produk yang disediakan dengan margin mix terbaik. dalam hal ini minimarket yang menyediakan kebutuhan pokok dengan kwalitas terbaik. sehingga tetap menarik dalam visual dan tampilannya. 14 . item-item promosi.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Dengan demikian diharapkan prototype ini. yang dapat mempertegas image dari produk yang diproduksi oleh nama perusahaan tersebut. S ST RI IS SA TA AS AN SI ND I DA AR A. agar masyarakat lingkungan lebih cepat mengenali kehadiran toko/outlet. dapat pula ditambahkan dengan tulisan dan/atau kalimat lain. Contoh logo: “one step to one stop ……” Arti bentuk gambar dan tulisan yang ditampilkan dari logo berdasarkan: * Filosofi Deskripsi Bentuk Untuk bidang usaha ini misalnya: dapat ditampilkan gambar yang sederhana.

”. dan segala kebutuhan pokok terdapat di satu toko. spanduk. seperti: flyer. * Penggunaan dan panduan warna Presentase setiap warna merupakan sebuah pekerjaan teknis yang bermanfaat jangka panjang. umbul-umbul. karena standard warna perusahaan akan menjadi salah satu ciri dan identitas perusahaan secara umum. kartu nama. Logo 1 Logo 2 Signage 1 Signage 2 Dst. iklan majalah/koran. dengan maksud agar lebih dikenali dalam fungsinya selain tetap menarik dan menampilkan keindahan dalam bentuk ataupun warna. tas belanja. topi . : : : : 15 .Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM “one step to one stop ……. Arti warna logo : Ketentuan warna separasi : Warna 1 – (prosentasi) Warna 2 – (prosentasi) Warna 3 – (prosentasi) Warna 4 – (prosentasi) (dst.. BERMACAM BENTUK LOGO & SIGNANGE Adakalanya beberapa perusahaan membakukan lebih dari satu logo untuk mengadakan perubahan dan penyempurnaan logo. sesuai warna yang terdapat pada logo). Panduan warna menggunakan panduan warna separasi. dan sebagainya. dapat berarti: lokasi toko mudah dijangkau. Promosi dengan tampilan dalam beberapa macam bentuk. yang menggunakan mesin cetak 4 warna.

tas belanja. Pakaian seragam ini ditentukan dan dibagi sesuai fungsinya: Seragam Karyawan Seragam Karyawati Seragam Karyawati Berjilbab Seragam Karyawati Hamil Seragam Show Room Seragam Petugas Lapangan Badge Topi Atribut lain C. : 16 .dsb. kartu nama. amplop. Disain Kop Surat : Disain amplop surat : Disain Kartu Nama : Disain Tas Belanja Dsb.. FORM & ATRIBUT STATIONNERY Ditetapkan untuk dijadikan standard baku untuk pencetakan dan penggunaan ATK seperti: Kop dan kertas surat. dll.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM B. S E R A G A M Pakaian seragam karyawan (corporate costume) merupakan salah satu atribut perusahaan yang dibakukan.

M ME RC CH RA AN ER HA NG AN GD ND DA DI AG IS GA SI AN IN NG NG GA G // B AN N BA AR Dengan bantuan dari merchandiser.G. dimana mereka dapat meningkatkan tekanan harga ke supplier atau pabrik. Makanan & minuman 2. dimana untuk berjalannya usaha ini diperlukan pendekatkan diri kepada pelanggan (individual approach). 17 . agar memungkinkan pelanggan yang sudah dominan pada satu nama usaha minimarket. toko swalayan harus mampu mendapatkan keuntungan dari hubungan ini. Kategori utama barang dagangan yang berpengaruh besar pada penjualan ialah : 1. (Strategi yang dipakai ini. Perawatan tubuh & Kecantikan 3. Minuman keras & rokok. Perlatan rumah tangga 4. tidak memerlukan waktu terlalu lama dan jauh untuk mencapai toko yang lainnya apabila kebutuhan yang diperlukan tidak didapatkan di toko yang pertama). misalnya dengan penetapan areal toko dengan toko yang lainnya tidak saling berjauhan. memfokuskan pada barang yang laku keras pada setiap kategori atau departemen. diantaranya lokasi yang mudah terjangkau oleh pelanggan. Batasan lain yang juga dapat ditentukan. (Undang-Undang Gangguan) E.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM D. seperti misalnya: di areal perumahan. P E R I J I N A N U S A H A Kelengkapan dokumen-dokumen atas nama Pemberi & Penerima Waralaba (Franchisor & Franchisee): o o o o o o NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) Surat Keterangan Domisili (Ijin Tempat) SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan) STPUW (Surat Tanda Pengusaha Usaha Waralaba) TDP (Tanda Daftar Perusahaan) U. dan berusaha untuk menyediakan segala kemudahan bagi pelanggan. P E M B A T A S A N LOKASI Ditetapkan dari wilayah atau teritori tertentu.U.

Ini sangat perlu mengingat logistik adalah isu terpenting pada minimarket/CS. Pengembangan produk baru akan diseleksi untuk memastikan hanya produk yang memiliki nilai jual tinggi yang ada dalam rak. barang-barang yang diawetkan. perusahaan tidak memposisikan diri sebagai distributor tunggal. Pendistribusian ke toko berasal dari DC. pemindahan barang dari kendaraan angkut ke gudang. tetapi dapat memanfaatkan jaringan distribusi yang ada sebagai kekuatan untuk memperoleh harga maupun fasilitas-fasilitas. barangbarang yang mudah rusak / pecah (perishable). sementara replenishment dilakukan secara elektronik dari toko ke HO. kontrol pasar. Strategi utama pada merchandising adalah untuk menjaga inventory turnover setinggi mungkin. transportasi. Biaya perkenalan akan dibebankan kepada para supplier atau pabrik yang barangnya diperkenalkan di toko. Setiap produk mempunyai karakter tersendiri dan berbeda dengan yang lain. PRODUK & PENGETAHUAN PRODUK Franchisor menyeleksi dengan ketat produk-produk untuk dijual dan memberi prioritas pada produk-produk kebutuhan sehari-hari yang cepat laku (fast moving). mengingat ruangan toko yang sangat terbatas. sistem pemesanan secara otomatis kepada supplier di-instal di DC. Perlu ada kehati-hatian dalam menjaga penanganan yang tepat mengenai kondisi umur dan mutu produk. sedangkan jumlah yang disediakan sekitar 2000 sampai 3500 macam barang. juga untuk memberikan keuntungan yang besar ke perusahaan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Kebanyakan barang dikirimkan dari Supplier ke pusat pendistribusian (DC / Distribution Centre). dan advertising & promotion (A&P) dikerjakan oleh HO merchandisers. Seleksi dan pengembangan produk baru. Untuk meningkatkan level layanan ke toko. suppliers credit dan pengikut sertaan pada program “below the line activities” dari produsen. Dengan demikian dalam merchandising policy. dan departemen logistik pada DC akan distok dengan baik. seperti: discount. pengemasan serta cara atau alat untuk menyimpannya. untuk menjaga kesegaran produk di toko. KATEGORI PRODUK Dibawah ini dapat dipaparkan kategori produk berdasarkan type usaha : Convenience Store & Minimarket 18 .

dsb. dsb. battery. Drink range ( brewerage. plug. b. Embalage ( kertas pembungkus ) 19 . including cooking oil. Pie. Mainan – Toys d. seasoning. canned and bottled 3. Makanan beku dan yang didinginkan (chilled) a. d. b. dsb. Drinks. Footwear c. Puff. lampu senter. ) 2. softdrink. d. Ice cream. Rolls. Canned & bottled food. bola lampu. detergent. dsb. Sweets & Chocolates assortment c. kertas. fuse. MINIMARKET Kategori Produk ditambah dengan : a. Tib-bit range e. surat kabar. dsb.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM CONVENIENCE STORE Tujuan: * Untuk menentukan line of product dan pengelompokannya untuk retailing * Untuk memastikan semua produk yang dipajang untuk dijual adalah consumers product dan sesuai dengan kebutuhan konsumen. Confectioneries (dengan pemanas). Alat dan keperluan rumah tangga b. Kue dan sandwich range c. tissue paper. e. soap. Daging b. cream. dsb. Stationneries. Rokok Photgraphic – films Barang-barang elektrikal. Alat & bahan pembersih e. Pastries. cloths. Produk Non-Makanan a. Dry food. alcoholic drinks. c. clear. Produk Makanan a. d. kelompok sembako dan bumbu-bumbu e. Kategori Produk: 1. Toileteries. alat tulis. washing powder. socket. majalah.

5% dari penjualan. ke rumah-rumah terdekat. perkantoran terdekat dan di dalam toko. seperti: Billboard. Promosi harga pada toko akan diprogram sepanjang tahun. melalui brosur perusahaan. yang akan sangat berguna bagi operasional usaha jaringan ritel Meningkatkan penjualan outlet dibantu dan dipandu oleh Franchisor Sistem Waralaba (franchise) yang diterapkan ini dimaksudkan agar setiap individu yang ingin menjalankan usaha sejenis ini mendapatkan kesempatan berusaha dengan baik. pos. pendistribusian. M RK RO OM KE MO OT MA ET TI IO AR TI ON N IN NG G & &P PR PEMASARAN TUJUAN PEMASARAN • • Membentuk citra (image) usaha yang kuat. misalnya. seperti: Koran. Marketing pada harga di toko diimplementasikan dari waktu ke waktu sejalan dengan penambahan toko yang dibuka. Promosi ini akan ditangani secara terpisah dari aktivitas yang dilakukan di toko gudang rabat.. spanduk dan umbul-umbul Kegiatan seminar/workshop & exhibition 20 . untuk tetap mengingatkan pelanggan. seperti: Radio & Televisi Media Luar Ruang. Kosmetik personal care g. majalah bisnis. Untuk Marketing dan Promotion budget dapat dialokasikan sebesar 0. Pakaian dalam wanita / pria h.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM f. serta dimasa yang akan datang dapat membentuk jaringan (network) usaha yang sangat membantu perkembangan tiap-tiap pengusaha / franchisee. Kegiatan Marketing & Promotion pada umumnya dapat melalui: • • • • Media Cetak. Health care products V V. serta flyer dan brosur Media Elektronik. melalui dukungan dan berdasarkan pengalaman dari usaha franchisor.

PROMOSI Dalam usaha Waralaba Minimarket terdapat 2 macam kegiatan promosi. Program-program pemasaran tersebut akan efektif bila didukung dengan promosi yang baik dan berkelanjutan. yang mana secara tidak langsung juga akan mencapai target penjualan. maka keberadaan Minimarket dan produk-produk yang disediakannya tidak akan diketahui oleh masyarakat. seperti: * Berlokasi di dekat kawasan perumahan (strategi mendekatkan diri ke pelanggan) * Menyediakan barang-barang kebutuhan pokok sehari-hari berkwalitas baik & unggul * Harga barang yang terjangkau (relatif murah) Pada pelaksanaan operasi toko sehari-hari diterapkan beberapa sistem pemasaran untuk memacu pencapaian target penjualan. Sistem yang diterapkan antara lain: • • • Pelayanan pesan-antar (delivery service) ke rumah pelanggan pada radius tertentu dari lokasi toko. hingga mencapai target sasaran. yaitu: o o Promosi Nasional (National Campaign). dengan ketentuan nominal pembelanjaan Memberikan jaminan harga pada barang yang dijual (memberikan harga yang termurah bila ada ditemukan perbedaan harga antara di rak display dan di Kasir) Memberikan jaminan kwalitas barang yang dijual (apabila ada barang yang rusak. dan Promosi Lokal (Local Campaign) 21 . kedua hal ini merupakan kegiatan utama untuk mendukung tercapainya target penjualan. begitu pula halnya dalam usaha Minimarket. Untuk mencapai target pemasaran ini Minimarket menerapkan sistem pemasaran yang memberikan kemudahan-kemudahan bagi pelanggannya. maka akan diganti dengan menunjukkan struk pembelian) Promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang sangat penting dalam suatu kegiatan usaha untuk mencapai keberhasilan target usaha.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Target pemasaran dari Minimarket adalah kalangan menengah kebawah. Oleh karena itu promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dan saling menunjang dalam kegiatan usaha. Tanpa adanya kegiatan promosi dan pemasaran.

yaitu masyarakat di lingkup nasional.PELAYANAN KEPADA PELANGGAN (menyambut pelanggan. dan Kepala Toko / Terwaralaba). dan melihat apakah program tersebut tidak menggangu program promosi yang telah dibuat oleh manajemen sendiri. dan masyarakat di lingkungan toko. dengan usaha menciptakan kesan ramah dan bersahabat kepada pelanggan. Perbedaan utama adalah pada ruang lingkup target promosi. Promosi ini wajib diikuti dan dijalankan oleh seluruh Minimarket. menerima telepon. perlu didukung pelayanan yang baik dari setiap staf toko. Kepala toko akan membuat Rencana Program Promosi Lokal Tahunan. Dengan dukungan data-data dari Supervisor dan disesuaikan dengan kondisi pasar yang ada. untuk menjamin standarisasi desain dan bahan. 2. sesuai dengan tujuan usaha yang memfokuskan arti kemudahan bagi pelanggan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Kedua kegiatan tersebut mempunyai tujuan untuk mencapai target penjualan toko. untuk mendapatkan persetujuan dari manajemen Franchisor. Tujuannya untuk mencapai target penjualan atau meningkatkan penjualan toko.) Sistem pemasaran dan promosi yang baik. Dengan pelayanan yang ramah dan bersahabat. 1. Staf toko yang dimaksud disini adalah semua yang terlibat dalam operasional toko (karyawan. segala atribut yang dipakai juga harus mendapat persetujuan dari pihak manajemen Franchisor. Untuk menjamin terlaksananya program promosi dengan baik. Promosi Nasional Rencana Program Promosi Nasional Tahunan dibuat dan diselenggarakan oleh Franchisorberikut penyediaan segala fasilitas perlengkapan atau barang sehubungan dengan kegiatan promosi. melayani pelanggan. Untuk pelaksanaannya. dll. Tujuannya untuk memperkenalkan keberadaan toko / Minimarket kepada masyarakat secara nasional. pihak manajemen Franchisor berhak untuk mengevaluasi program dan melakukan perubahan-perubahan bilamana perlu. SALESMANSHIP PROGRAM . akan menciptakan citra yang 22 . Program Promosi tersebut dapat berjalan hanya atas persetujuan pihak manajemen. yang mana merupakan salah satu kunci untuk meraih kepuasan pelanggan. supervisor. Promosi Lokal Kegiatan promosi ini diselenggarakan oleh toko / Minimarket (Terwaralaba) dilingkungannya sendiri.

”..Selamat Pagi. sebelum menjawab setiap pertanyaan dengan sopan dan jelas. salam dan kemudian menawarkan bantuan. “Sapa” Dalam setiap komunikasi dengan pelanggan hendaknya Staf toko menyapa pelanggan terlebih dahulu dengan sapaan yang ramah dan sopan. KETERANGAN DAN SARAN Terkadang pelanggan ingin mendapatkan keterangan mengenai produk yang ingin dibelinya. mengenai ketersediaannya maupun mengenai produk itu sendiri. CARA PELAYANAN “Tatap” Pandangan yang ramah dan langsung ke mata pelanggan (kontak mata) ketika komunikasi terjadi merupakan cara terbaik untuk menunjukkan bahwa kita sangat memperhatikan pelanggan. Menyebutkan nama perusahaan/outlet terlebih dahulu. 23 . seperti: “Nama perusahaan . apa yang bisa kami bantu ?”. Selain itu mendengarkan dengan baik pada setiap komunikasi yang terjadi dengan pelanggan akan sangat membantu Anda untuk mengetahui apa yang diinginkan atau apa yang ingin disampaikan oleh pelanggan. “Senyum” Senyuman yang ramah dan tidak dibuat-buat kepada pelanggan merupakan keharusan dalam setiap komunikasi yang terjadi antara Staf toko dengan pelanggan. dimana hal ini adalah salah satu faktor yang sangat menentukan keberhasilan usaha anda. dan bahwa Staf toko selalu siap untuk membantu dan melayani kebutuhan pelanggan. Hal ini menunjukkan bahwa pelanggan selalu diterima dengan baik oleh minimarket. seperti: “Selamat pagi / siang / malam. dengan menyebutkan nama pelanggan. dan sangat membantu untuk memulai komunikasi yang baik dan lancar dengan pelanggan sehingga pelanggan tidak akan ragu untuk menyampaikan pesannya kepada Staf toko.. ada yang bisa dibantu?” Dan usahakan mendengarkan dengan sabar inquire penelpon.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM baik bagi masyarakat. 2. 1. Tata krama dalam menerima telepon juga perlu mendapat perhatian. baik mengenai ketersediaannya di toko maupun mengenai produk yang ingin dibelinya. apabila pengungjung adalah pelanggan tetap dan sudah dikenal staf toko. atau “Selamat pagi / siang / malam Bapak/Ibu …. Hal ini akan membuat pengunjung merasa diperhatikan kehadirannya.

V VI RI RO OL I.. Supervisor toko akan memutuskan tindakan lanjutan apa yang harus dilakukan • Bila ternyata perlu dilakukan penukaran barang / pengembalian uang. Dan demi kemajuan toko maupun Franchisor sendiri. Hal-hal yang perlu dilakukan staf toko dalam penanganan keluhan adalah sebagai berikut: • • • • Mendengarkan keluhan yang disampaikan pelanggan dengan serius Segera meminta maaf atas kesalahan / kekeliruan yang mungkin menjadi sebab timbulnya keluhan Apabila memungkinkan segera mencoba untuk menyelesaikan masalah yang terjadi Bila keluhan pelanggan mengenai produk yang dijual tidak dapat diselesaikan. Disamping itu. M IN L NG G & MO & K KO ON ON NT NI TR IT TO OR Pihak Franchisor akan mengadakan survey ke outlet-outlet Franchisee-nya guna melakukan monitoring. 24 . maka harus dilakukan dengan mengacu pada Prosedur Kerja yang dijelaskan pada Lampiran. pihak Franchisor juga akan memonitor perkembangan usaha toko. 3. Monitoring dilaksanakan agar standarisasi usaha yang ditetapkan oleh Franchisor berjalan sebagaimana mestinya. dan bagi toko pada khususnya. Dapat memberikan keterangan dan saran mengenai produk yang dijual. dengan mengatasi masalah yang mungkin timbul diantaranya. menghindari penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi. maka Supervisor toko harus dipanggil untuk mencoba menyelesaikan masalah.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Untuk itu setiap Staf toko harus dapat memberikan keterangan secara terperinci dan saran yang memuaskan untuk pelanggan. terutama mengenai produk minimarket. Survey akan dilaksanakan secara teratur dengan jadwal yang akan disetujui oleh kedua belah pihak. stock dari produk-produk. sekiranya pihak Franchisor tetap menjaga keharmonisan hubungan antara produsen / supplier dan MD dengan toko. meninjau penjualan. PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN Penanganan terhadap setiap keluhan pelanggan merupakan hal penting yang harus dapat dilakukan oleh setiap Staf toko. maka seluruh Staf toko diharapkan memiliki pengetahuan tentang produk-produk yang dijual (product knowledge) di minimarket. Franchisor & Franchisee-nya. dan juga membantu membenahi kelayakan dan keserasian outlet. Penangan secara cepat dan efektif dapat mencegah munculnya reputasi buruk umumnya. Mengadakan konsultasi untuk segala aspek maupun kendala dari jalannya operasional toko.

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM P PA AN ND DU UA AN NS SI IS ST TE EM MK KO OM MP PU UT TE ER R PERANGKAT KOMPUTER 1. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat Keras yang biasa disebut Hardware biasanya terdiri dari Monitor. Merk perangkat bisa beragam. SISTEM KOMPUTER Pengenalan Sistem Dipergunakan program integrated (saling berhubungan satu sama lainnya) untuk Sistem Point Of Sales. Sistem pada kantor pusat Franchisor lebih banyak dipergunakan untuk kontrol. dan bila memungkinkan. ditambah dengan penggunaan Printer sebagai pelengkap. dan untuk kelengkapan pemakaian perangkat ini tergantung dari masing-masing Franchisee. dan program aplikasi untuk operasional toko (sistem penjualan dan kontrol). Keyboard dan Mouse. bisa ditambahkan juga untuk: Pemesanan barang ke bagian Logistik 25 . sebagai berikut: • • • Melakukan pemesanan barang kepada supplier Kontrol seluruh outlet/toko Me-monitor penjualan outlet dari waktu ke waktu Sedangkan sistem pada outlet. CPU. biasanya dipergunakan untuk: • • • • • Transaksi penjualan Kontrol Stock internal Monitor penjualan. Software yang biasanya digunakan untuk operasional sebuah outlet/toko berupa: sistem khusus (Windows) untuk hal-hal umum. 2. Perangkat Lunak (Software) Software atau Perangkat Lunak dipergunakan sebagai kelengkapan untuk menjalankan suatu sistem informasi pada komputer. sistem dipergunakan di kantor pusat (franchisor) dan pada outlet/toko.

2. Laporan dan Utility pada Menu Utama.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM PENJELASAN SISTEM Sebaiknya dipakai sistem dengan program yang dapat melakukan beberapa pekerjaan. Input Pengeluaran Barang B. Input Produk baru 2. 4. 3. Kontrol stok barang: Mengawasi keadaan stok barang internal atau keseluruhan. Kantor Pusat akan melakukan pemesanan barang. Input Penjualan 2. Pembelian barang Pembelian barang dilakukan secara terpusat untuk semua jenis barang yang dijual. A. Input Stock Awal 3. Transaksi. baru kemudian dikirimkan ke outlet. Input Retur Penjualan 26 . Penjualan Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian 6. Penerimaan Barang Pencatatan setiap barang yang dikirim dan masuk dari Supplier 5. Pada Menu Transaksi: 1. Peng-kode-an produk Untuk setiap produk baru. kantor Pusat akan memberikan dan memasukkan kode barang di komputer. barang baru dikirimkan ke setiap outlet. dan supplier yang langsung mengirim pesanan barang tersebut ke outlet. Input Barang Masuk 4. Pada Menu Produk. seperti: 1. input yang dapat diprogram biasanya terdiri dari: 1. Pengiriman Barang Setelah proses order yang dibuat di kantor pusat. Akses yang biasanya didapatkan dari program aplikasi ini mencakup untuk Produk.

Password 2. sehingga tidak ada konsumen yang merasa dikecewakan karena pelayanan yang tidak memuaskan. dan pada saat apa input seharusnya dijalankan. Pada Utility terdiri dari: 1. dengan panduan dari supervisor Franchisor.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM C. Contoh: Jenis masalah Masalah Teknis Masalah yang umum terjadi Komputer Hang Komputer / Monitor tidak hidup Tidak bisa print Tampil pesan kesalahan pada monitor Cara Penangan 27 . Laporan Penjualan 2. Kirim Data Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk menjalankanya. diharapkan agar Franchisee dapat mengatasi sendiri masalah yang timbul. baik itu kesalahan teknis maupun non-teknis. Pada Menu Laporan terdiri dari: 1. hasil apa yang didapatkan. Daftar Barang D. PENANGANAN MASALAH KOMPUTER Franchisor memberikan panduan kepada Franchisees-nya mulai dari bagaimana mempergunakan sistem yang dipakai sampai pada penanganan permasalahan yang timbul dari pemakaian program aplikasi Franchisor. Hal ini dimaksudkan agar karyawan sesuai dengan fungsinya dapat menjalankan tugasnya dengan semestinya. Setiap sistem pasti akan mengalami masalah didalam operasionalnya. Setiap masalah harus ditangani secara cepat.. Laporan Stock 3. Selain bantuan yang diberikan oleh Franchisor untuk penanganan masalah komputer. Backup Data 3.

Contoh perkiraan Biaya Monitoring yang harus termasuk dalam rencana pengeluaran biaya. MENGADAKAN PERENCANAAN BIAYA (BUDGETING) . MELAKUKAN PEMBUKUAN / PELAPORAN KEUANGAN . Perincian dihitung dari pengeluaran aktifitas kegiatan untuk mencapai target. misalnya: pembagian hasil untuk Franchisee. hingga dapat dihasilkan perkiraan modal kerja yang minimal yang harus disediakan dimuka. dsb. agar dapat dicapai efisiensi dalam penggunaan biaya perusahaan. dan dibayarkan setiap bulan Pembayaran untuk order barang-barang rutin yang biasanya dilunasi secara angsuran dengan tenggang waktu yang pembayaran yang akan ditentukan kemudian. 40% untuk produk furniture. apabila timbul masalah diluar yang tertulis Salah entry P PA AN ND DU UA AN N P PE EN NG GE EL LO OL LA AA AN N K KE EU UA AN NG GA AN N Fungsi dan tugas pengelolaan Keuangan sebaiknya dilaksanakan oleh personil Keuangan yang memahami analisa efektifitas operasional keuangan. PENGELUARAN UTAMA FRANCHISEE Franchise Fee: diterima setelah calon Franchisee menandatangani Surat Perjanjian. 45% untuk produk garmen. dan besarnya ditentukan kemudian oleh Franchisor Royalty Fee: Biaya Promosi & Marketing secara bulanan.Perencanaan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan target yang telah ditentukan.Arus Kas (Cash Flow) Arus Kas dibuat berdasarkan efisiensi waktu dari rencana kerja.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Masalah Non-Teknis Untuk segera menghubungi Vendor.Pencatatan Keuangan (posting) 28 . dan diterima hanya sekali dalam masa perjanjian. yaitu ditentukan 5% (tergantung Franchisor) dari pendapatan penjualan Franchisee Manajemen Fee: Besarnya ditentukan secara kemudian oleh Franchisor. .

Neraca Percobaan. . rencana arus kas serta analisa likwiditas Laporan Stock Barang Konsinyasi Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya. sehingga data tersebut dapat di posting sesegera mungkin. agar dapat berinteraksi dengan sistem keuangan Franchisor.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Melakukan pencatatan secara benar dan akurat untuk data-data keuangan merupakan dasar untuk membuat laporan Keuangan yang benar. Franchisee diharapkan menggunakan sistem yang sama dengan Franchisor. Franchisee akan membuat Laporan Bulanan Keuangan kepada Franchisor secara berkala. Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana. Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana.Perangkat Lunak (Software)Keuangan Untuk menurunkan tingkat kesulitan dan untuk memudahkan pengecekan analisa penjualan. tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu. 29 . rencana arus kas serta analisa likwiditas. mulai dari R/L. disarankan Franchisor untuk membuat sistem keuangan dengan mengupayakan perangkat lunak yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Franchisor.Membuat Laporan Bulanan Laporan Keuangan dibuat setiap bulan. . termasuk analisa keuangan mengenai hutangpiutang. dan analisa dan sistem keuangan yang dipakai dalam pencatatan harus sama dengan sistem yang dipakai oleh Franchisee (khususnya dalam hal penjualan). tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu. hingga analisa keuangan yang berisi mengenai umur hutang-piutang. berupa: • • • • Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan (R/L dan Neraca Percobaan) Laporan Kontribusi Penjualan Bulanan Laporan Analisa Penjualan Bulanan. Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya.

_________ ( Notaris ) Rp. _________ ( Lembaga Perijinan Usaha ) Rp. Biaya Lain-lain A. ________ (disesuaikan dengan kondisi ) Rp. Investasi Awal B. • Security Deposit sbs. Bukti Sementara dipergunakan dalam keadaan mendesak dimana bila pengeluaran atau pendapatan sudah disepakati bersama. • Biaya Keanggotaan Asosiasi / lainnya sbs. • Biaya untuk lokasi & renovasi tempat usaha sbs. Rp. ________ (Kredit dari Bank untuk distributor yang ditunjuk) Rp.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam pemenuhan adminsitrasi keuangan. ________ (tergantung situasi) * Biaya launching toko sbs. TOTAL BIAYA : Rp. Bukti Pengeluaran dan Bukti Sementara. • Pembelian barang dagangan ( stok awal ) sbs. tetapi belum memiliki bukti asli yang seharusnya digunakan sebagai lampiran sebenarnya. Rp. yaitu: Bukti Penerimaan. _________ (sewa / beli) Pada saat Penandatangan Kontrak Waralaba : *Franchise Fee sbs. ________ Rp. • Biaya Perijinan Usaha sbs. INVESTASI BIAYA YANG DIPERLUKAN FRANCHISEE A. Umumnya ada 3 (tiga) jenis bukti pendukung yang diperlukan. ________ ( Franchisor ) Rp. Setelah Penandatanganan Kontrak Waralaba : • Pembelian Peralatan Usaha sbs. ________ 30 . INVESTASI AWAL Sebelum Penandatangan Kontrak Waralaba : • Biaya Pembentukan Badan Usaha sbs. diperlukan bukti-bukti pendukung (voucher dan dokumen yang sudah disetujui) sebagai data pelengkap yang menandakan bahwa semua masalah keuangan diketahui dan dikontrol secara benar serta dapat dipertanggungjawabkan. _________ (tergantung Franchisor) Rp.

(dilakukan oleh Franchisor) •Biaya Refurbishing sbs. Rp. Promotion Fee sbs • Local Advertising sbs. _________ Perhitungan 70% dari nilai Franchise fee untuk pembaharuan hak franchise Rp. BIAYA-BIAYA LAIN • Royalty Fee (per bulan) sbs.. • Renewal Fee sbs. Rp. _________ Perhitungan dengan prosentasi dari tarif tertinggi (Untuk kelalaian yang melibatkan hak dan nama franchisor) berdasarkan hukum Rp. (perusahaan Asuransi kelas “A”) P PE EL LA AT TI IH HA AN N F FR RA AN NC CH HI IS SE EE E Perusahaan Franchisor biasanya menyarankan kepada Franchisee untuk mengikuti programprogram pelatihan yang diperuntukkan bagi Kepala Toko sendiri (Terwaralaba) dan setiap karyawannya. ________ Ongkos dan pengluaran atas Kebijakan asuransi *Biaya Audit sbs. bangunan dsb. _________ Biaya untuk evaluasi. (pada masa Perpanjangan kontrak) •Biaya Pelatihan sbs. Program pelatihan dapat diberikan langsung oleh perusahaan Franchisor. ________ Biaya perbaikkan dan pembaharuan untuk peninjauan ulang atas tanah. atau 31 . Rp. Rp. Ditam bah biaya audit bila kekurangan melebihi 10% dari pelaporan.…(tergantung dari F’or) Rp. saat Jumlah total income toko mencapai. Intitutional &. pelatihan dan bimbingan yang ditentukan oleh Franchisor (apabila terjadi penggantian kepemilikan toko) Rp. _________ Kekurangan jumlah gross sales yang terjadi sehubungan dengan pelaporan yang tidak sesuai +bunga sesuai hukum. (Atas permintaan tertulis F’or) • Biaya Premium Asuransi sbs. • Transfer Fee sbs. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross income toko per bulan (jumlah % tergantung dari F’or) Rp. _________ Perhitungan dengan prosentase dari total minimum gross income (untuk kebutuhan promosi toko & dilakukan dengan panduan F’or) Rp. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross(per bulan) income toko per bulan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM B. _________ Disediakan oleh Franchisee berikut pengeluaran untuk tenaga pengajar • Continuing Advertising. •Bunga & Biaya Kerugian sbs.

BUKU PANDUAN USAHA OUTLET FRANCHISEE Setiap toko akan memiliki Buku Panduan yang merupakan dokumen rahasia yang mengacu pada panduan dan menjadi pedoman dalam menjalankan operasional outlet/toko sesuai Sistem dan Prosedur yang berlaku yang ditetapkan oleh perusahaan Franchisor. dan ketersediaan barang selalu terjaga dengan baik dan sama (standard) untuk seluruh toko minimarket. bertujuan untuk menjaga agar hanya fast moving products yang ada di rak-rak penjualan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM lembaga yang ditunjuk oleh Franchisor. Seluruh barang yang dijual di minimarket akan disuplai dari Pusat Pendistribusian (Distribution Centre – DC). dalam rangka memenuhi kebutuhan pokok pelanggan yang secara dinamis selalu berubah-ubah. U US SA AH HA AM MI IN NI IM MA AR RK KE ET T Merupakan bagian dari industri ritel yang menitik-beratkan pada kenyamanan dan kemudahan sebagai nilai jual utama / keuntungan terhadap persaingan. harga. B BE EN NT TU UK KU US SA AH HA A Minimarket adalah bidang usaha ritel berbentuk mini market yang mengutamakan penjualan hanya produk-produk yang laku keras (fast moving products). Dan biasanya untuk program pelatihan awal diberikan secara cuma-cuma oleh Franchisor kepada Franchisee. yang kemudian memproses dan meneruskannya ke DC. Seluruh proses pemesanan barang dagangan kepada supplier dilakukan oleh buyers / merchandisers. Dengan demikian menjamin kwalitas. dikelola dalam suasana yang bersih dan pelayanan yang bersahabat. Pengembangan produk baru akan diseleksi dengan ketat. Diadakannya pelatihan ini dimaksudkan agar standarisasi usaha dapat dijalankan dengan sebaik-baiknya oleh Terwaralaba (Franchisee). Biaya perkenalan produk baru di minimarket akan dibebankan kepada para supplier atau pabrik produsen produk tersebut. Setiap pemesanan barang dari toko minimarket diajukan kepada Merchandising Division (MD). 32 .

Dengan kemudahan-kemudahan ini. di daerah pemukiman dan keramaian) 3.Administrasi karyawan dilakukan oleh manajemen Terwaralaba Suplai Barang : . K KE EB BI IJ JA AK KS SA AN NA AA AN N Sebagai minimarket yang menjalankan sistem Waralaba. Hal inilah yang dapat menjadikan bidang usaha minimarket memiliki keunggulan dalam nilai jual melalui sistem waralaba. Waktu operasi (12 sampai 14 jam) 2. berarti Terwaralaba Toko mendapatkan hak untuk memakai logo Franchisor.Barang-barang yang berasal dari luar itu harus mendapat persetujuan tertulis manajemen Franchisor Promosi : . berhak mendapatkan pelayanan jasa Manajemen usaha ritel.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM K KE EM MU UD DA AH HA AN NB BA AG GI IP PE EL LA AN NG GG GA AN N Dalam menjalankan usaha ini perusahaan memberikan beberapa kelebihan.Status karyawan toko adalah karyawan Terwaralaba . serta wajib menjalankan toko sesuai dengan standard yang ditentukan oleh manajemen perusahaan Franchisor selaku Pewaralaba. yang berupa kemudahan-kemudahan yang dapat diberikan kepada pelanggan.Barang disuplai secara sentralisasi dari Distribution Centre (DC) dan suplier-suplier yang telah ditunjuk oleh manajemen Franchisor .Program promosi lokal / khusus harus mendapat persetujuan dari manajemen Franchisor 33 . Lokasi (mudah dijangkau. Menyediakan hanya barang-barang kebutuhan pokok yang berkwalitas dengan harga yang relatif murah. minimarket akan mampu melayani masyarakat dalam memenuhi kebutuhan pokoknya sehari-hari secara nyaman dan leluasa. dalam hal ini adalah: 1. Kebijaksanaan tersebut juga mencakup untuk: Karyawan : .Program promosi tersentralisasi dari manajemen Franchisor .

. tas belanja. dll.dsb. kartu nama. Pakaian seragam ini ditentukan dan dibagi sesuai fungsinya: Seragam Karyawan Seragam Karyawati Seragam Karyawati Berjilbab Seragam Karyawati Hamil Seragam Show Room Seragam Petugas Lapangan Badge Topi Atribut lain F FO OR RM M& &A AT TR RI IB BU UT TS ST TA AT TI IO ON NN NE ER RY Y Ditetapkan untuk dijadikan standard baku untuk pencetakan dan penggunaan ATK seperti: Kop dan kertas surat. amplop.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM I ID DE EN NT TI IT TA AS S // L LO OG GO O // S SI IG GN NA AG GE E Contoh Logo : Contoh signage & penempatan : S SE ER RA AG GA AM M Pakaian seragam karyawan (corporate costume) merupakan salah satu atribut perusahaan yang dibakukan. Contoh disain Kop Surat : Contoh disain amplop surat : Contoh disain Kartu Nama : Contoh disain Tas Belanja Dsb. : 34 .

seasoning. socket. Tib-bit range e. Setiap produk mempunyai karakter tersendiri dan berbeda dengan yang lain. Drinks. dsb. fuse. clear. canned and bottled 3. cloths. soap. Stationneries. Sweets & Chocolates assortment c. washing powder. d. dsb. dsb. cream. battery. tissue paper. pemindahan barang dari kendaraan angkut ke gudang. majalah. alcoholic drinks. lampu senter. b. including cooking oil. surat kabar. plug. Photgraphic – films e. pengemasan serta cara atau alat untuk menyimpannya. dsb. Makanan beku dan yang didinginkan (chilled) a. dsb. 35 . Puff. Canned & bottled food. barang-barang yang diawetkan. Toileteries. bola lampu. alat tulis. Ice cream.dsb. Drink range ( brewerage. Barang-barang elektrikal. Pastries. Perlu ada kehati-hatian dalam menjaga penanganan yang tepat mengenai kondisi umur dan mutu produk. PRODUK UNTUK MINIMARKET BERDASARKAN KATEGORI 1. ) 2. kelompok sembako dan bumbu-bumbu e. d. Produk Makanan a. Pie. detergent. Dry food. softdrink. b. sedangkan jumlah yang disediakan sekitar 2000 sampai 3500 macam barang. barangbarang yang mudah rusak / pecah (perishable). kertas. Rolls. Confectioneries (dengan pemanas). Rokok d. Daging b. Kue dan sandwich range c.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM P PR RO OD DU UK K& &P PE EN NG GE ET TA AH HU UA AN NP PR RO OD DU UK K Franchisor menyeleksi dengan ketat produk-produk untuk dijual dan memberi prioritas pada produk-produk kebutuhan sehari-hari yang cepat laku (fast moving). Produk Non-Makanan a. c.

apabila lamaran diterima TATA TERTIB Toko akan memberlakukan tata tertib bagi setiap karyawannya. Mainan – Toys d. Health care products K KE EP PE EG GA AW WA AI IA AN N RECRUITMENT KARYAWAN Kegiatan recruitment calon karyawan toko dilakukan sepenuhnya oleh Pemilik Toko yang membutuhkan tenaga karyawan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 4. misalnya memuat berita lowongan di surat kabar atau menyebarkan berita lowongan tersebut di media lainnya yang efektif. dalam rangka memelihara keselarasan. Pakaian dalam wanita / pria h. Kosmetik personal care g. keseimbangan. PROSES RECRUITMENT CALON KARYAWAN : * Mengirimkan Surat Lamaran disertai Curriculum Vitae dan surat-surat referensi pendukung * Melengkapi formulir Daftar Isian Data Pelamar * Menjalani interview * Menjalani pelatihan. Untuk kegiatan ini Pemilik Toko diharapkan melakukan usaha-usaha konkret. Alat dan keperluan rumah tangga b. dan juga sebagai upaya untuk menciptakan ketenangan kerja demi kemajuan usaha toko. Embalage (kertas pembungkus) f. Footwear c. Selain itu Pemilik Toko juga harus terlibat secara langsung dalam proses recruitment dan seleksi awal (interview) para pelamar. keserasian. Alat & bahan pembersih e. Jam Kerja 36 . Produk lain a. Tata tertib tersebut mencakup: 1.

Waktu kerja karyawan diperhitungkan dengan pemberlakukan shift. Akumulasi kekurangan ataupun kelebihan jam kerja akan diperhitungkan dengan hak cuti Tahunan karyawan tersebut. yang dimaksudkan untuk kerapihan dan juga sebagai pengenalan ciri identitas nama perusahaan dikalangan masyarakat. Sikap yang baik dan ramah. Seragam Kerja Setiap karyawan toko sebaiknya diwajibkan untuk memakai seragam pada saat kerja maupun sesudahnya. dan kebijaksanaan dari perusahaan. Kebijakan lain seperti kerapihan rambut. dsb. dari mulai toko buka sampai tutup toko. Cuti Menikah maupun Cuti Melahirkan. Kerapihan dan Kebersihan Setiap karyawan diwajibkan untuk menjaga kerapihan dan kebersihan selain untuk toko. Cuti Pengelompokkan cuti biasanya disesuaikan dengan Peraturan Depnaker yang berlaku. Sebagian perusahaan biasanya juga melengkapi pakaian seragam dengan Badge / Kartu Tanda Pengenal. 5. untuk menampilkan citra yang baik kepada pelanggan. Pemilik Toko (Terwaralaba) dan karyawannya terikat kewajiban untuk menyimpan rahasia perusahaan termasuk dokumen-dokumen yang dipercayakan kepadanya. ataupun menimbulkan ancaman bagi keselamatan usaha toko dan perusahaan. 3. 6.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Yang dimaksud adalah pengoperasian toko dalam waktu. sepatu dan sebagainya termasuk masalah pemakaian perhiasan juga dapat diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya. atau shift untuk waktu diantara keduanya (tergantung dari berapa jam toko buka). Sikap & Pelayanan kepada pelanggan Sikap yang dimaksud adalah yang berhubungan. 37 . seperti: Cuti Tahunan. warna dan jumlah yang diberikan maupun kebijakan-kebijakan terhadap seragam kerja tersebut ditetapkan oleh perusahaan (Franchisor). Model. Rahasia Perusahaan Rahasia perusahaan adalah segala hal yang bila diketahui pihak lain dapat menimbulkan kerugian moril/materil. juga dalam penampilannya. 4. shift pagi. baik secara internal (sesama karyawan) maupun secara eksternal yaitu pelayanan terhadap pelanggan. shift malam. 2.

apabila pengungjung adalah pelanggan tetap dan sudah dikenal staf toko. Selain itu mendengarkan dengan baik pada setiap komunikasi yang terjadi dengan pelanggan akan sangat membantu Anda untuk mengetahui apa yang diinginkan atau apa yang ingin disampaikan oleh pelanggan.Selamat Pagi. atau “Selamat pagi / siang / malam Bapak/Ibu …. a. apa yang bisa kami bantu ?”. Selain penggunaan bahasa yang baik kepada pelanggan. “Sapa” Dalam setiap komunikasi dengan pelanggan hendaknya Staf toko menyapa pelanggan terlebih dahulu dengan sapaan yang ramah dan sopan. Hal ini menunjukkan bahwa pelanggan selalu diterima dengan baik oleh minimarket. dan sangat membantu untuk memulai komunikasi yang baik dan lancar dengan pelanggan sehingga pelanggan tidak akan ragu untuk menyampaikan pesannya kepada Staf toko. CARA PELAYANAN “Tatap” Pandangan yang ramah dan langsung ke mata pelanggan (kontak mata) ketika komunikasi terjadi merupakan cara terbaik untuk menunjukkan bahwa kita sangat memperhatikan pelanggan. Menyebutkan nama perusahaan/outlet terlebih dahulu. seperti: “Nama perusahaan . sebelum menjawab setiap pertanyaan dengan sopan dan jelas 38 . seperti: “Selamat pagi / siang / malam.”..Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM memberikan kesan uluran tangan untuk membantu. Hal ini akan membuat pengunjung merasa diperhatikan kehadirannya. Tata krama dalam menerima telepon juga perlu mendapat perhatian. dalam hal ini membantu pelanggan mencari atau menuntun untuk mendapatkan produk yang dibutuhkan. salam dan kemudian menawarkan bantuan. “Senyum” Senyuman yang ramah dan tidak dibuat-buat kepada pelanggan merupakan keharusan dalam setiap komunikasi yang terjadi antara Staf toko dengan pelanggan. dengan menyebutkan nama pelanggan. dan bahwa Staf toko selalu siap untuk membantu dan melayani kebutuhan pelanggan. ada yang bisa dibantu?” Dan usahakan mendengarkan dengan sabar inquire penelpon. Contoh-contoh ini dapat dilihat di beberapa toko yang telah menerapkan sistem ini kepada karyawannya. penerapan sistem pelayanan “Tatap-Sapa-Senyum” adalah salah satu sistem yang dapat membantu meningkatkan hasil penjualan toko.

perusahaan perlu menjalankan beberapa kebijaksanaan untuk karyawan mengenai Hak. 7. Penangan secara cepat dan efektif dapat mencegah munculnya reputasi buruk umumnya. dan juga untuk terciptanya keserasian antar karyawan toko. KETERANGAN DAN SARAN Terkadang pelanggan ingin mendapatkan keterangan mengenai produk yang ingin dibelinya. seperti: * Hal penggunaan telpon untuk keperluan pribadi * Tata tertib dalam hal penerimaan tamu pribadi * Pengajuan ijin / absen untuk meninggalkan pekerjaan (sakit. maka harus dilakukan dengan mengacu pada Prosedur Kerja yang dijelaskan pada Lampiran. keperluan pribadi. PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN Penanganan terhadap setiap keluhan pelanggan merupakan hal penting yang harus dapat dilakukan oleh setiap Staf toko. Tanggung Jawab dan Laranganlarangan. apabila memungkinkan segera mencoba untuk menyelesaikan masalah yang terjadi * Bila keluhan pelanggan mengenai produk yang dijual tidak dapat diselesaikan.. c. dll. dalam hal ini demi kemajuan usaha toko. Hal-hal yang perlu dilakukan staf toko dalam penanganan keluhan adalah sebagai berikut: * Mendengarkan keluhan yang disampaikan pelanggan dengan serius * Segera meminta maaf atas kesalahan / kekeliruan yang mungkin menjadi sebab timbulnya keluhan. Kebijakan Lain-lain Demi kelancaran jalannya pengoperasian toko. Supervisor toko akan memutuskan tindakan lanjutan apa yang harus dilakukan * Bila ternyata perlu dilakukan penukaran barang / pengembalian uang.) * Penemuan penyimpangan-penyimpangan dalam pekerjaan * Tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas 39 . mengenai ketersediaannya maupun mengenai produk itu sendiri. maka seluruh Staf toko diharapkan memiliki pengetahuan tentang produk-produk yang dijual (product knowledge) di minimarket. maka Supervisor toko harus dipanggil untuk mencoba menyelesaikan masalah. Untuk itu setiap Staf toko harus dapat memberikan keterangan secara terperinci dan saran yang memuaskan untuk pelanggan. baik mengenai ketersediaannya di toko maupun mengenai produk yang ingin dibelinya. terutama mengenai produk minimarket. dan bagi toko pada khususnya.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM b. Dapat memberikan keterangan dan saran mengenai produk yang dijual.

Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko secara keseluruhan c. adalah sebagai berikut: STRUKTUR ORGANISASI TOKO: Kepala Toko / Terwaralaba Supervisor Toko Karyawan Toko TUGAS & TANGGUNG JAWAB FUNGSI 1. Menjaga dan meningkatkan profit store d. KEPALA TOKO / TERWARALABA Kepala Toko adalah terwaralaba sendiri. Tanggung Jawab a. Hal ini dimaksudkan agar Terwaralaba juga menjadi operator yang terlibat dalam kegiatan usaha sehingga Terwaralaba dapat mengawasi sendiri usahanya. Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan karyawan dan pihak manajemen b. Struktur organisasi toko yang mana setiap fungsi mempunyai tugas dan tanggung jawab masing-masing. STRUKTUR & FUNGSI ORGANISASI TOKO Dalam operasinya toko memiliki struktur organisasi yang terpisah dari perusahaan. sehingga harapan didirikannya minimarket “membantu masyarakat sehingga mampu memiliki jiwa usaha di bidang retail“ dapat tercapai. Selain itu juga Terwaralaba terpacu untuk memajukan usahanya.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM * Larangan-larangan secara umum * Teguran / Peringatan dan Penerbitan Surat Peringatan * Pemutusan Hubungan Kerja. Menyimpan segala kerahasiaan usaha beserta dokumen-dokumennya. dan 40 . dan * Perihal Pengunduran Diri Karyawan.

Pembinaan Karyawan * Membina dan menciptakan hubungan antar individu dan antar bagian 41 . Perencanaan (planning) * Pengendalian biaya yang efektif dan efisien * Peningkatan pelayanan kepada pelanggan * Perencanaan program kerja toko * Mengatur strategi kegiatan toko dalam rangka pencapaian target operasional * Penyusunan rencana penjualan / budget toko & Pengadaan promosi lokal b. Anggaran dan Keuangan * Mendistribusikan anggaran kepada unit operasional toko * Pengendalian overs tock dan stock out (termasuk Bad stock–BS) * Pengendalian penagihan pendapatan lain-lain (other income) dan penghasilan dari operasi toko d. Pembinaan karyawan demi pencapaian target kerja dan karyawan Area Tugas : a. Organizing * Menggerakkan dan memaksimalkan semua sumber daya yang ada guna pencapaian target kerja * Koordinasi dan pemeriksaan sistem informasi data * Melakukan kontrol inventaris c. Mengatur dan menjalankan keuangan toko untuk biaya operasional sesuai batas otoritas yang ditentukan f.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM juga segala bentuk komunikasi yang terjadi antara pihak toko & manajemen e. Kontrol dan Pengawasan * Kontrol dan pengawasan terhadap semua pengeluaran-pengeluaran keuangan * Pengendalian biaya yang efektif dan efisien * Peningkatan pelayanan kepada pelanggan * Perencanaan program kerja toko * Mengatur strategi kegiatan toko dalam rangka pencapaian target operasional * Penyusunan rencana penjualan / budget toko & Pengadaan promosi lokal c.

mulai dari saat toko dibuka pagi hari sampai dengan saat toko tutup pada malam hari. Tanggung a. koordinasi dan kerjasama dengan Kepala toko dan Jawab : seluruh karyawannya b. Supervisor juga memegang peranan sebagai pengganti Kepala toko bila Kepala toko tidak berada di toko. Mengelola keuangan harian sesuai batas otoritas yang ditentukan f. Menjaga segala perlengkapan dan fasilitas usaha e. Namun tidak semua kewenangan-kewenangan kepala toko dapat didelegasikan ke Supervisor (ada pembatasan wewenang).Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM disamping berusaha menempatkan orang pada fungsi yang tepat * Mengembangkan SDM yang ada sehingga akan bermanfaat secara pribadi dan organisasi * Melakukan efisiensi dan rasionalisasi karyawan * Melakukan pelatihan karyawan. Perencanaan dan kontrol * Membuat Action Plan manajemen stok barang * Membuat rencana pengelolaan SDM * Membuat rencana dan pengawasan terhadap target penjualan dan profit * Membuat rencana pengaturan kerja bawahan 42 . SUPERVISOR Supervisor adalah orang yang paling bertanggung jawab terhadap seluruh operasi dan kinerja toko sehari-hari. Tugas-tugas Tambahan * Sewa-menyewa area toko * Membina hubungan baik dengan mitra kerja yang mempengaruhi citra manajemen Franchisor di masyarakat * Memberi masukan kepada manajemen franchisor tentang kemungkinankemungkinan terbaik bagi operasional toko * Melakukan koordinasi event-event promosi 2. Mencapai target penjualan dan profit d. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko secara keseluruhan c. Mendorong pencapaian target kerja dan pembinaan karyawan Area Tugas : a. Melakukan komunikasi. d.

membina dan memotivasi kinerja karyawan * Melakukan pengembangan prestasi kerja 3. Pengelolaan karyawan * Melakukan pembinaan dan pelatihan * Mengontrol. Realisasi * Mengevaluasi penjualan dan pembelian * Mengevaluasi penggunaan asset toko sebagaimana mestinya e. Selain itu karyawan toko memegang peranan penting untuk menciptakan suasana pelayanan kepada 43 . menganalisa. Evaluasi * Mengevaluasi Target vs. KARYAWAN TOKO Karyawan toko merupakan pelaksana operasional dari seluruh kegiatan kerja toko. Biaya-biaya Operasional * Melakukan pembayaran dengan lampiran yang sah dengan batas nilai maksimum yang telah ditentukan * Membuat Laporan pengeluaran Kas Kecil * Meng-entry biaya-biaya yang dikeluarkan kedalam komputer * Melaksanakan prosedur penyetoran uang d.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM * Melakukan kontrol kwalitas dan kwantitas barang * Melakukan pengecekkan faktur * Membuat analisa kompetitor b. Operasional * Memberikan modal ( uang receh ) kepada Kasir sebelum toko dibuka * Menerima uang hasil penjualan dari kasir * Meningkatkan penjualan dan keuntungan * Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan * Melakukan pengawasan penerimaan dan pengiriman barang * Meng-entry data barang masuk dan retur barang rusak dari supplier ke toko * Meng-identifikasi barang /menempelkan barcode kepada masing-masing item barang * Melakukan distribusi barang menurut kelompoknya * Menandatangani PO * Membuka dan menutup operasi toko setiap hari c.

5M ) * Mengawasi pelanggan yang berbelanja * Menjelaskan product knowledge kepada pelanggan * Memberi label harga baik di barang dan juga di rak * Menjaga kebersihan area rak dan barang dagangan * Menertibkan lorong dari barang-barang dan kardus bekas * Memberi sign barang kosong & Menerima penitipan barang pelanggan * Menegur dengan sopan pelanggan yang tidak menitipkan barang * Menjaga kebersihan area toko (halaman. Melakukan kerja sama. dan koordinasi dengan seluruh staf toko (Kepala toko. toilet) * Memberikan hadiah sesuai prosedur * Mengadakan pengecekkan ulang transaksi untuk pengambilan hadiah * Memberikan pelayanan dalam pembungkusan kado * Menyediakan leaflet dari brosur promosi * Merawat peralatan sound system * Mengoperasikan sound system/menyediakan musik dengan baik * Melakukan pengecekkan retur barang * Melakukan pengecekkan kembali barang yang diterima * Mensortir barang / memeriksa kondisi barang * Meminta modal ( uang receh ) kepada Supervisor sebelum memulai bekerja * Menyiapkan perlengkapan transaksi penjualan dan merapikan/ Membersihkan tempat kerja sebelum mulai kerja * Melakukan transaksi penjualan dan penerimaan uang. floor. Menciptakan kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan Area Tugas : a. yaitu: Jawab : a. Supervisor dan sesama karyawan) b. Sehingga dapat dikatakan bahwa karyawan toko merupakan ujung tombak pelayanan dari operasi toko. Tanggung Karyawan toko mempunyai 2 tanggung jawab utama.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM pelanggan dalam lingkungan yang bersih dan bersahabat. Sapa) secara baik kepada Pelanggan * Menjaga kwalitas produk yang dijual * Mengatur floor display ( min. serta 44 . Operasional toko * Memberikan pelayanan TSS (Tatap. 1. Senyum. komunikasi. 1M dan max.

Menciptakan kesan pertama yang baik: • • • • Mengenakan seragam perusahaan Berpenampilan rapih dan bersih Bersikap sopan dan ramah pada pelanggan setiap saat Berbicara dengan nada suara yang tepat 45 . semua personalia di toko harus bekerja sebagai suatu tim.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM mengembalikan bila uang pelanggan lebih besar dari total belanja * Merapikan dan mengelompokkan nilai uang di tempat kasir * Pengecekkan kembali barang dalam setiap transaksi * Pada akhir tugas menyerahkan seluruh uang kepada Supervisor * Mengepak barang yang telah selesai ditransaksikan dan menyerahkan kepada konsumen * Menyediakan kantong plastik dan menghafalkan PLU barang yang laku terjual b. setiap karyawan toko berhubungan dan berkaitan satu sama lain dan menjadi suatu kesatuan. Pengontrolan * Mengecek stok barang di gondola dan rak umum * Kontrol display dengan sistem FIFO ( First In First Out ) * Mengatur kelancaran pemasukkan barang dari gudang * Mengatur barang BS * Mengadakan pengecekkan price card pada rak dan setiap barang DISIPLIN HUBUNGAN DENGAN PELANGGAN & CUSTOMER SERVICE Perusahaan Franchisor telah menetapkan berbagai uraian jabatan bagi berbagai tingkatan dan tanggung jawab personalia di toko. masuk bertugas tepat pada waktunya dan selama bertugas di toko berperilaku positif dan ingin membantu guna mengembangkan hubungan yang baik dengan para pelanggan. Tidak ada pemisah dalam “kerjasama tim total”. Walaupun uraian jabatan telah menentukan kewajiban dan fungsi. Setiap karyawan harus mempunyai disiplin kerja yang tinggi.

Masalah-masalah yang biasa ditemukan dalam pelayanan pada pelanggan di dalam toko: • • • • • • Pada pintu / area kasir Kartu Keanggotaan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Customer Service atau Pelayanan Pelanggan yang terbaik adalah memberi kepuasan berbelanja pada pelanggan dalam suasana yang menyenangkan dengan sapaan yang ramah dan membantu. dan disusun dengan rapih agar memudahkan pelanggan memilih barang. karenanya ini merupakan daerah atau pusat mendapatkan masukan yang berharga dari pelanggan dan mengadakan dialog serta menjaga hubungan. bila ada Permintaan yang tidak seharusnya Troli belanja / keranjang belanja Mengganti atau menukar barang Bermacam-macam situasi pelanggan yang menyulitkan Beberapa cara agar sebuah toko dapat memberikan pelayanan yang terbaik pada pelanggan: • • • • • Area penjualan yang bersih Barang di rak terisi dengan baik dan benar Lorong antar rak selalu bersih Troli tersedia dan bersih Label harga selalu tepat dan mudah dibaca. PELAYANAN DAN TEKNIK DISPLAY “Daerah penjualan dan pelayanan” adalah lokasi dimana pelanggan berhubungan dengan toko. Setiap pelanggan harus berada di daerah ini. agar merefleksikan reputasi dan godwill (nama baik) dari toko. Susunan pemajangan (display) produk membawa konsekwensi pada penjualan dan pemanfaatan ruangan yang terbatas secara ekonomis. Adalah sangat penting untuk menjaga kebersihan dan kerapihan daerah ini. Produk dipajang menurut kelompok jenis dan penggunaannya. 46 . PENJUALAN.

misal: kaos kaki ) Barang kalengan dan botol Minuman 47 . agar dapat menangani pertanyaan-pertanyaan dari langganan dan memberi jawaban yang profesional. menguasai pengetahuan teknis dari produk. d. rapih dan cantik Usahakan secara khusus bahwa semua display menarik bagi pelanggan (eye catching) f.P. (lihat Produk dan Pengetahuan Produk) Produk-produk yang di display biasanya terdiri dari: • • • • • • • • Barang-barang peralatan rumah tangga (home appliances) Peralatan tulis (stationneries) Barang-barang kebutuhan kantor Aksesoris dan perlengkapan Tas dan barang kulit Footware ( berkenaan dengan kaki. e. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan: a.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Signage display (papan petunjuk) dan P.O. Teknik Display dan Produk: Selain hal pelayanan dan penjalan. pembatasan-pembatasannya. Semua barang harus mempunyai label harga Semua produk yang dipajang harus bersih dan tersusun pada bagian mukanya dan tidak terbalik. Pastikan semua rak dan shelves diisi dengan produk Harus dijaga agar tata penyusunan barang dilakukan dengan benar. materials (promosi / informasi produk) harus terlihat dengan jelas agar memandu pelanggan dan semua produk terpajang dengan baik. cara pemakaian dan nilai. karyawan toko harus mempunyai cukup pengetahuan mengenai produk. Penelitian dari P & G suatu display yang baik bisa meningkatkan penjualan sampai 220% atau 2. b. g. eye cathcing (menarik untuk dilihat) dan mudah diambil oleh pelanggan.2 kali. Jangan menyusun barang terlampau tinggi di rak sebelah atas Memaksimalkan penggunaan daerah penjualan dan display termasuk penyusunan di floor dan tempat-tempat lain c.

dan jika terjadi kerusakan selama penyimpanan maka kerugian akan menjadi beban dari pemilik toko atau Penerima Waralaba. Dinding bangunan harus dirapikan dan di cat ulang. kehilangan warna atau ditumbuhi lumut. f. dsb. g. Adalah sangat penting agar operasi toko diselenggarakan secara efektif dan efisien dan ditekankan pada beberapa hal: a. untuk mengamankan toko dari kemungkinan pencurian. Lampu-lampu dan lampu darurat harus setiap saat bisa dipakai. Semua peralatan harus dirawat secara teratur b.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM • • • • • • • • • Susu Makanan kecil. Pintu-pintu. e. jendela-jendela dan tempat keluar masuk harus mempunyai kunci dan atau gembok. jika bola lampu atau lampu neon tidak berfungsi ( mati ) maka harus diganti. Plafon dari bangunan harus terpasang dengan baik dan kuat. permen & coklat Barang kebutuhan pokok Rokok Makanan kering Barang-barang kebutuhan pribadi sehari-hari Mainan Kebutuhan bayi Produk-produk bahan pembersih (cleaner) PERAWATAN BANGUNAN DAN PERALATAN 1. Menjaga dan merawat toko dan peralatan. Persediaan yang ada di toko adalah untuk penjualan ritel. jika terdapat keretakan. Toko dan peralatan merupakan asset atau kekayaan dari Penerima Waralaba. d. 2. Bangunan harus ditinjau dan diperiksa secara berkala dan terus menerus c. Pemakaian yang benar dan perawatan yang baik adalah Penting guna menjaga service ability (kemampuan pelayanan) pada setiap saat. jika berkarat atau rusak maka harus segera diperbaiki dan di cat ulang 48 . Penanganan dan pemakaian yang salah bukan saja merusak peralatan tetapi mungkin pula membahayakan manusia. Rak-rak dan shelving dalam toko dan di gudang toko harus dirawat dan dibersihkan secara teratur. Sekiranya ada yang hilang atau tidak berfungsi harus segera diperbaiki.

minimarket menerapkan sistem kontrol yang cukup ketat.Pemasangan Sistem Keamanan (Alarm) SISTEM KONTROL Dalam menjalankan suatu usaha. di kamar kecil dan kamar mandi harus dijaga dan dibersihkan setiap hari. sehingga menimbulkan bau yang tidak sedap dan air tidak bisa mengalir. pencegahan dan penanganan secara bijaksana . 3. beritahukan pada Supervisor dan atau Kepala Toko untuk diambil tindakan. karena akan membantu memperbaiki kinerja secara keseluruhan dari usaha itu. kesalahan informasi. Saluran air di sekitar bangunan. Harus dijaga jangan sampai saluran menjadi tersumbat. penanganan yang baik dalam penyimpanan dan pemindahan produkproduk yang mudah rusak / pecah.Pengadaan staf Keamanan . sistem kontrol adalah bagian yang penting dan tidak dapat diabaikan. tubes. Lantai dan ubin toko harus disapu dan di pel paling sedikit 2 (dua) kali sehari. Bila ada peralatan-peralatan yang lain seperti: Peralatan cleaning (kebersihan) / Showcase (lemari pajang atau lemari pendingin) / Microwave (alat pemanas) / Juice dispenser (alat pembuat minuman) / Dispenser minuman / Kaca / Stainless Steel / Lampu-lampu penerangan (neon. Dalam bidang usaha ritel. dan hal-hal lain yang dapat menimbulkan kerugian baik secara materi maupun 49 .Shoplifting (pencurian pada jam buka toko) Mempelajari ciri-ciri dan prilaku umum pengutil.Pilferage (Kerusakan). Karyawan harus memperhatikan hal ini. KEAMANAN . dll) / Peralatan / Hardware yang lain / Pintu gudang .Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM h. harus dirawat dan dijaga dengan baik agar setiap saat bisa berfungsi. i. Filternya harus dibersihkan setiap minggu. 4. dan antisipasi terhadap kerusakan dari pihak pelanggan . AC di toko harus di service dan dibersihkan paling sedikit sebulan sekali. guna untuk mencegah terjadinya kerugian-kerugian akibat hilangnya barang dagangan. Jika ada ubin yang rusak atau patah.

Dalam hal ini penerapan sistem kontrol tersebut dapat dibagi menjadi: • Kontrol Internal Yaitu pengontrolan dan pengawasan terhadap kinerja seluruh karyawan toko ( termasuk Supervisor ). • Kontrol Eksternal Yaitu pengontrolan dan pengawasan terhadap faktor-faktor eksternal organisasi toko yang memiliki kemungkinan untuk menimbulkan kerugian. pencurian. seperti pengawasan terhadap kwalitas barang. CPU. S SI IS ST TE EM M K KO OM MP PU UT TE ER R PERANGKAT KOMPUTER 1. dan untuk kelengkapan pemakaian perangkat ini tergantung dari masing-masing Franchisee.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM moral. Kerugian moral yang dibahas disini berbentuk turunnya semangat kerja dan loyalitas karyawan. dan lain-lain. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat Keras yang biasa disebut Hardware biasanya terdiri dari Monitor. sehingga akan tercipta pengembangan dari sistem operasi yang diterapkan di toko berorientasikan perkembangan yang terjadi di lapangan. dan pelaksanaan dari sistem operasi yang dijalankan dalam organisasi toko. Dalam pelaksanaannya sistem kontrol ini telah diaplikasikan langsung dalam tugas-tugas seluruh staf toko dalam kegiatan operasional sehari-hari. 50 . Ini dimaksudkan untuk menghindari terjadinya penyimpanganpenyimpangan yang dilakukan oleh staf toko dan juga untuk membantu manajemen mengevaluasi sistem yang telah ada. Keyboard dan Mouse. ditambah dengan penggunaan Printer sebagai pelengkap. namun untuk sistem kontrol internal merupakan tanggung jawab dari Kepala toko sendiri. Merk perangkat bisa beragam. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai sistem kontrol ini Anda dapat melihatnya di Lampiran _____ pada rincian tugastugas dan rincian Sistem Prosedur. Pelaksanaan sistem kontrol ini merupakan tanggung jawab dari Kepala toko dibantu oleh Supervisor dan karyawan toko.

51 . sebagai berikut: • • • Melakukan pemesanan barang kepada supplier Kontrol seluruh outlet/toko Me-monitor penjualan outlet dari waktu ke waktu Sedangkan sistem pada outlet. dan bila memungkinkan. Sistem pada kantor pusat Franchisor lebih banyak dipergunakan untuk kontrol. sistem dipergunakan di kantor pusat (franchisor) dan pada outlet/toko. Perangkat Lunak (Software) Software atau Perangkat Lunak dipergunakan sebagai kelengkapan untuk menjalankan suatu sistem informasi pada komputer. SISTEM KOMPUTER Pengenalan Sistem Dipergunakan program integrated (saling berhubungan satu sama lainnya) untuk Sistem Point Of Sales. biasanya dipergunakan untuk: • • • • • Transaksi penjualan Kontrol Stock internal Monitor penjualan. bisa ditambahkan juga untuk: Pemesanan barang ke bagian Logistik PENJELASAN SISTEM Sebaiknya dipakai sistem dengan program yang dapat melakukan beberapa pekerjaan. seperti: 1. Pembelian barang Pembelian barang dilakukan secara terpusat untuk semua jenis barang yang dijual. dan supplier yang langsung mengirim pesanan barang tersebut ke outlet. Software yang biasanya digunakan untuk operasional sebuah outlet/toko berupa: sistem khusus (Windows) untuk hal-hal umum. Kantor Pusat akan melakukan pemesanan barang. dan program aplikasi untuk operasional toko (sistem penjualan dan kontrol).Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 2.

input yang dapat diprogram biasanya terdiri dari: 1. Input Penjualan 2. Penerimaan Barang Pencatatan setiap barang yang dikirim dan masuk dari Supplier 5. Transaksi. Laporan Stock 3. 3. Pada Menu Laporan terdiri dari: 1. Backup Data 52 . Penjualan Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian 6. Input Stock Awal 3. A. Pada Utility terdiri dari: 1. kantor Pusat akan memberikan dan memasukkan kode barang di komputer. Pada Menu Transaksi: 1.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 2. Peng-kode-an produk Untuk setiap produk baru. Input Barang Masuk 4. Pada Menu Produk. Akses yang biasanya didapatkan dari program aplikasi ini mencakup untuk Produk. Kontrol stok barang: Mengawasi keadaan stok barang internal atau keseluruhan. baru kemudian dikirimkan ke outlet. Daftar Barang D. 4. Password 2. Pengiriman Barang Setelah proses order yang dibuat di kantor pusat. Input Pengeluaran Barang B. Input Retur Penjualan C. Laporan Penjualan 2. Laporan dan Utility pada Menu Utama. Input Produk baru 2. barang baru dikirimkan ke setiap outlet.

sehingga tidak ada konsumen yang merasa dikecewakan karena pelayanan yang tidak memuaskan. hasil apa yang didapatkan. Setiap sistem pasti akan mengalami masalah didalam operasionalnya. agar dapat dicapai efisiensi dalam penggunaan biaya perusahaan. PENANGANAN MASALAH KOMPUTER Franchisor memberikan panduan kepada Franchisees-nya mulai dari bagaimana mempergunakan sistem yang dipakai sampai pada penanganan permasalahan yang timbul dari pemakaian program aplikasi Franchisor. Setiap masalah harus ditangani secara cepat. Kirim Data Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk menjalankanya. apabila timbul masalah diluar yang tertulis Salah entry Cara Penangan S SI IS ST TE EM M K KE EU UA AN NG GA AN N Fungsi dan tugas pengelolaan Keuangan sebaiknya dilaksanakan oleh personil Keuangan yang memahami analisa efektifitas operasional keuangan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 3. dan pada saat apa input seharusnya dijalankan. Hal ini dimaksudkan agar karyawan sesuai dengan fungsinya dapat menjalankan tugasnya dengan semestinya. Contoh: Jenis masalah Masalah Teknis Masalah yang umum terjadi Komputer Hang Komputer / Monitor tidak hidup Tidak bisa print Tampil pesan kesalahan pada monitor Masalah Non-Teknis Untuk segera menghubungi Vendor. 53 . dengan panduan dari supervisor Franchisor.. baik itu kesalahan teknis maupun non-teknis. Selain bantuan yang diberikan oleh Franchisor untuk penanganan masalah komputer. diharapkan agar Franchisee dapat mengatasi sendiri masalah yang timbul.

dan analisa dan sistem keuangan yang dipakai dalam pencatatan harus sama dengan sistem yang dipakai oleh Franchisee (khususnya dalam hal penjualan). dan besarnya ditentukan kemudian oleh Franchisor Royalty Fee: Biaya Promosi & Marketing secara bulanan. 45% untuk produk garmen. misalnya: pembagian hasil untuk Franchisee. Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana. Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya. dan diterima hanya sekali dalam masa perjanjian. Perincian dihitung dari pengeluaran aktifitas kegiatan untuk mencapai target. dsb. tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu. sehingga data tersebut dapat di posting sesegera mungkin. mulai dari R/L. Contoh perkiraan Biaya Monitoring yang harus termasuk dalam rencana pengeluaran biaya. . hingga analisa keuangan yang berisi mengenai umur hutang-piutang. 40% untuk produk furniture.Perencanaan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan target yang telah ditentukan. 54 . MELAKUKAN PEMBUKUAN / PELAPORAN KEUANGAN .Arus Kas (Cash Flow) Arus Kas dibuat berdasarkan efisiensi waktu dari rencana kerja. MENGADAKAN PERENCANAAN BIAYA (BUDGETING) . hingga dapat dihasilkan perkiraan modal kerja yang minimal yang harus disediakan dimuka.Pencatatan Keuangan (posting) Melakukan pencatatan secara benar dan akurat untuk data-data keuangan merupakan dasar untuk membuat laporan Keuangan yang benar. . yaitu ditentukan 5% (tergantung Franchisor) dari pendapatan penjualan Franchisee Pembayaran untuk order barang-barang rutin yang biasanya dilunasi secara angsuran dengan tenggang waktu yang pembayaran yang akan ditentukan kemudian. Neraca Percobaan. rencana arus kas serta analisa likwiditas.Membuat Laporan Bulanan Laporan Keuangan dibuat setiap bulan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM PENGELUARAN UTAMA FRANCHISEE Franchise Fee: diterima setelah calon Franchisee menandatangani Surat Perjanjian.

Franchisee diharapkan menggunakan sistem yang sama dengan Franchisor. Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana. Bukti Pengeluaran dan Bukti Sementara.Perangkat Lunak (Software)Keuangan Untuk menurunkan tingkat kesulitan dan untuk memudahkan pengecekan analisa penjualan. tetapi belum memiliki bukti asli yang seharusnya digunakan sebagai lampiran sebenarnya. disarankan Franchisor untuk membuat sistem keuangan dengan mengupayakan perangkat lunak yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Franchisor. . Umumnya ada 3 (tiga) jenis bukti pendukung yang diperlukan. rencana arus kas serta analisa likwiditas Laporan Stock Barang Konsinyasi Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya. agar dapat berinteraksi dengan sistem keuangan Franchisor. Investasi Awal b. tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu. yaitu: Bukti Penerimaan. diperlukan bukti-bukti pendukung (voucher dan dokumen yang sudah disetujui) sebagai data pelengkap yang menandakan bahwa semua masalah keuangan diketahui dan dikontrol secara benar serta dapat dipertanggungjawabkan. INVESTASI BIAYA YANG DIPERLUKAN FRANCHISEE a.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Franchisee akan membuat Laporan Bulanan Keuangan kepada Franchisor secara berkala. termasuk analisa keuangan mengenai hutangpiutang. ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam pemenuhan adminsitrasi keuangan. Biaya Lain-lain 55 . Bukti Sementara dipergunakan dalam keadaan mendesak dimana bila pengeluaran atau pendapatan sudah disepakati bersama. berupa: • • • • Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan (R/L dan Neraca Percobaan) Laporan Kontribusi Penjualan Bulanan Laporan Analisa Penjualan Bulanan.

_________ Kekurangan jumlah gross sales yang terjadi sehubungan dengan pelaporan yang tidak sesuai +bunga sesuai hukum. _________ Biaya untuk evaluasi. (perusahaan Asuransi kelas “A”) 56 . ________ ( Franchisor ) Rp. BIAYA-BIAYA LAIN • Royalty Fee (per bulan) sbs. ________ Rp. ________ (disesuaikan dengan kondisi ) Rp. ________ (tergantung situasi) * Biaya launching toko sbs. • Biaya Perijinan Usaha sbs. • Transfer Fee sbs. ________ Ongkos dan pengluaran atas Kebijakan asuransi *Biaya Audit sbs. (Atas permintaan tertulis F’or) • Biaya Premium Asuransi sbs. _________ Disediakan oleh Franchisee berikut pengeluaran untuk tenaga pengajar • Continuing Advertising. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross(per bulan) income toko per bulan. bangunan dsb. TOTAL BIAYA : Rp. Rp. (dilakukan oleh Franchisor) •Biaya Refurbishing sbs. _________ (sewa / beli) Pada saat Penandatangan Kontrak Waralaba : *Franchise Fee sbs. Intitutional &. • Security Deposit sbs. _________ (tergantung Franchisor) Rp. Rp. • Renewal Fee sbs. _________ Perhitungan dengan prosentasi dari tarif tertinggi (Untuk kelalaian yang melibatkan hak dan nama franchisor) berdasarkan hukum Rp. _________ Perhitungan 70% dari nilai Franchise fee untuk pembaharuan hak franchise Rp. pelatihan dan bimbingan yang ditentukan oleh Franchisor (apabila terjadi penggantian kepemilikan toko) Rp.…(tergantung dari F’or) Rp. saat Jumlah total income toko mencapai. Ditam bah biaya audit bila kekurangan melebihi 10% dari pelaporan.. Rp. ________ B. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross income toko per bulan (jumlah % tergantung dari F’or) Rp. Promotion Fee sbs • Local Advertising sbs. • Pembelian barang dagangan ( stok awal ) sbs. Rp. ________ (Kredit dari Bank untuk distributor yang ditunjuk) Rp. • Biaya untuk lokasi & renovasi tempat usaha sbs. (pada masa Perpanjangan kontrak) •Biaya Pelatihan sbs. INVESTASI AWAL Sebelum Penandatangan Kontrak Waralaba : • Biaya Pembentukan Badan Usaha sbs. •Bunga & Biaya Kerugian sbs. _________ Perhitungan dengan prosentase dari total minimum gross income (untuk kebutuhan promosi toko & dilakukan dengan panduan F’or) Rp.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM A. _________ ( Lembaga Perijinan Usaha ) Rp. Rp. _________ ( Notaris ) Rp. Rp. • Biaya Keanggotaan Asosiasi / lainnya sbs. Setelah Penandatanganan Kontrak Waralaba : • Pembelian Peralatan Usaha sbs. ________ Biaya perbaikkan dan pembaharuan untuk peninjauan ulang atas tanah.

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Terlampir panduan Sistem dan Prosedur Operasional Toko. e. d. b. Tujuan Personil toko yang dilibatkan/bertanggung jawab Operasional Sisdur Ketentuan yang harus diperhatikan (bila ada) Flow chart Sistem dan produser dimaksud mencakup: Pembukaan dan Penutupan Toko Pengadaan Barang Dagang Toko Penukaran Kemasan Khusus Penitipan Barang di Depositor Sistem Pemesanan Barang dari DC ke Toko Penataan Barang di Display Area Inventarisasi dengan kartu Inventaris Toko Sistem Pencatatan Display Barang Transaksi Penjualan Instruksi Perubahan Harga Transaksi Retur (Pengembalian Barang) Sistem Pencatatan Penjualan Penyimpanan Uang Hasil Penjualan Pengembalian Barang dari Toko ke DC (Retur) Laporan Keluhan Sistem Permintaan & Penggantian petty cash (PC) Laporan Keuangan Laporan ke Franchisor 57 . c. dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut: a.