Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

BUKU PANDUAN FRANCHISEE
Buku Panduan Franchisee adalah dokumen rahasia yang dikeluarkan oleh Franchisor untuk dijadikan pedoman dalam menjalani usaha outlet/toko Franchisee-nya. Segala peraturan, ketentuan dan panduan untuk perusahaan Franchisee dituangkan dalam buku Panduan. Perubahan dan penambahan untuk segala ketentuan dan peraturan baru akan dituangkan secara tertulis dan diberikan kepada Franchisee untuk dilampiri didalam Buku Panduan. Buku Panduan ini juga sebaiknya diberikan kepada outlet sebagai pegangan Supervisor, disamping Buku Panduan Outlet/Toko. Standarisasi penulisan Buku Panduan, sebagai berikut:

BAB I - PENDAHULUAN Berisi penjelasan mengenai maksud dan tujuan pembuatan Buku Panduan, sistematika penulisan, dan ketentuan-ketentuan penggunaan Buku Panduan Tujuan penulisan Buku ini adalah: • • • Membuat sebuah buku yang dapat menjadi pedoman / acuan Terwaralaba dalam menjalankan kegiatan usaha waralaba nya sehari-hari Mengarahkan Terwaralaba untuk menjalankan usaha waralabanya sesuai standar yang ditetapkan oleh franchisor Menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan yang dijalankan oleh seluruh Terwaralaba.

BAB II - PROFIL PERUSAHAAN Berisi tujuan usaha & visi, profil dan susunan direksi, struktur organisasi, uraian singkat sejarah perusahaan dan pengembangannya melalui sistem Waralaba, serta penyingkatan nama dan istilah. Didalam buku terdapat nama-nama dan istilah-istilah yang lazim digunakan dalam usaha ritel, namun mungkin belum dikenal oleh orang yang belum pernah menjalankan usaha di bidang ini. Oleh karena itu nama-nama dan istilah tersebut akan dikumpulkan pada lembar Indeks untuk memudahkan pencarian.

BAB III - ORGANISASI DAN MANAJEMEN Berisi uraian dari tugas dan tanggung jawab staf toko beserta prosedur kerjanya.

1

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Uraian yang lebih terperinci dapat dilihat pada Panduan Sistem dan Prosedur Operasi.

BAB IV - USAHA MINIMARKET Penjelasan umum tentang definisi dari minimarket, bentuk usaha, kemudahan-kemudahan yang ditawarkan, dan pelayanan kepada pelanggan. Arti kemudahan yang ditawarkan serta pelayanan yang baik dan ramah kepada pelanggan dapat menjadikan nama usaha dikenal oleh masyarakat.

BAB V - PROMOSI & PEMASARAN Menjelaskan tentang sistem promosi yang dijalankan pada usaha minimarket, dan strategi pemasaran yang diterapkan perusahaan. Promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang sangat penting dan saling berkaitan satu sama lainnya. Untuk mencapai target usaha, perlu dijalankan sistem pemasaran dengan strategi yang terencana untuk mencapai target dan didukung dengan kegiatan promosi yang terselenggara dengan baik.

BAB VI - SISTEM KONTROL Menguraikan tentang sistem kontrol kedalam dan keluar, yang diterapkan dalam usaha minimarket untuk mencegah kerugian yang mungkin terjadi.

2

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

I I.. P PE EN ND DA AH HU UL LU UA AN N
Buku Panduan dimaksudkan agar dapat menjadi pedoman bagi seluruh Franchisee. Dan dibuat berdasarkan peraturan dan standarisasi dari perusahaan Franchisor, yang juga telah disesuaikan dengan peraturan dan kebijakan-kebijakan pemerintah yang berlaku sesuai dengan bidang usaha, dalam pengembangan usahanya melalui Sistem Waralaba.

Dalam upaya untuk menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan-kebijakan perusahaan Franchisor, panduan diberikan untuk dijalankan oleh Franchisees-nya sesuai standard yang berlaku, disamping memudahkan Franchisor untuk mengadakan monitoring untuk standarisasi usaha yang dipercayakan kepada Franchisee-nya.

R R I O U F S I A H P P N I R O R U I..G F S IL A L H P A P A ER N R II N K A SA N SE JE A A H D A NA DA AT A PERUSAHAAN
Perusahaan yang merupakan bagian dari industri ritel ini berdiri tahun ………….. dengan nama …………………………………….. Perusahaan didirikan oleh ……………………., (sejarah singkat profil pengusaha) …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… Berdasarkan proven track record dari perkembangan perusahaan yang sudah berjalan, untuk usaha pengembangan lebih lanjut, salah satu upaya perusahaan adalah membuka outlet / toko minimarket melalui sistem Waralaba. Pengembangan usaha swalayan menjadi beberapa outlet / toko, lebih menitik-beratkan pada kenyamanan dan kemudahan sebagai nilai jual utama (keuntungan terhadap persaingan), dalam rangka memenuhi kebutuhan pokok pelanggan yang secara dinamis selalu berubah-ubah.

Perusahaan dikembangkan sebagai perusahaan Franchisor, oleh …………………………..… dengan pengembangannya melalui penambahan beberapa outlet / toko Franchisees yang menjalankan hak ekslusif untuk produk dan merk ini.

3

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 1. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. 2. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. 3. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. dst.

I II RG GA II AN I.. O NI IS SA OR AS SI ID DA AN NM MA AN NA AJ JE EM ME EN N

STRUKTUR ORGANISASI FRANCHISEE

Kepala Toko / Terwaralaba (Franchisee)

Supervisor Toko

Karyawan Toko

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI JABATAN 1. KEPALA TOKO / TERWARALABA Kepala Toko adalah terwaralaba sendiri. Hal ini dimaksudkan agar Terwaralaba juga menjadi operator yang terlibat dalam kegiatan usaha sehingga Terwaralaba dapat mengawasi sendiri usahanya.

Tanggung Jawab :

a. Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan karyawan dan pihak manajemen b. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional

4

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM toko secara keseluruhan c. Menjaga dan meningkatkan profit store d. Menyimpan segala kerahasiaan usaha beserta dokumen-dokumennya, dan juga segala bentuk komunikasi yang terjadi antara pihak toko dan manajemen e. Mengatur dan menjalankan keuangan toko untuk biaya operasional sesuai batas otoritas yang ditentukan f. Pembinaan karyawan demi pencapaian target kerja dan karyawan

Area Tugas :

a.

Perencanaan ( planning )

b. Kontrol dan pengawasan c. Anggaran dan Keuangan

d. Organizing e. f. Pembinaan karyawan Tugas-tugas tambahan

Dari setiap area tugas tersebut terdapat tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh Kepala Toko. Rinciannya dapat dilihat pada Buku Panduan Outlet Franchisee.

2. SUPERVISOR Supervisor adalah orang yang paling bertanggung jawab terhadap seluruh operasi dan

kinerja toko sehari-hari, mulai dari saat toko dibuka pagi hari sampai dengan saat toko tutup pada malam hari. Supervisor juga memegang peranan sebagai pengganti Kepala toko bila Kepala toko tidak berada di toko. Namun tidak semua kewenangan-kewenangan kepala toko dapat didelegasikan ke Supervisor (ada pembatasan wewenang).

Tanggung Jawab :

a. Melakukan komunikasi, koordinasi dan kerjasama dengan Kepala toko dan seluruh karyawannya b. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko secara keseluruhan c. Mencapai target penjualan dan profit d. Menjaga segala perlengkapan dan fasilitas usaha

5

Tanggung Jawab : Karyawan toko mempunyai 2 tanggung jawab utama. Supervisor dan sesama karyawan) b. dan koordinasi dengan seluruh staf toko (Kepala toko. KARYAWAN TOKO Karyawan toko merupakan pelaksana operasional dari seluruh kegiatan kerja toko. komunikasi. Menciptakan kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan Area Tugas : a. Biaya-biaya operasional d. Melakukan kerja sama. Mengelola keuangan harian sesuai batas otoritas yang ditentukan f. Sehingga dapat dikatakan bahwa karyawan toko merupakan ujung tombak pelayanan dari operasi toko.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM e. Evaluasi e. Mendorong pencapaian target kerja dan pembinaan karyawan Area Tugas : a. b. 6 . 3. Pengelolaan karyawan Dari setiap area tugas tersebut terdapat tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh Supervisor. Perencanaan dan kontrol b. yaitu: a. Rincian tersebut dapat dilihat pada Buku Panduan Outlet Franchisee. Selain itu karyawan toko memegang peranan penting untuk menciptakan suasana pelayanan kepada pelanggan dalam lingkungan yang bersih dan bersahabat. Operasional toko Pengontrolan Dari setiap area tugas tersebut terdapat rincian tugas lain yang dapat dilihat pada Buku Panduan Outlet Franchisee. Operasional c.

Menempatkan diri sebagai toko yang nyaman dengan operasional toko yang efisien dalam lingkungan yang bersahabat. Untuk kegiatan ini Pemilik Toko diharapkan melakukan usaha-usaha konkret. mengarah pada kelengkapan produk kebutuhan sehari-hari (basic needs) dengan harga yang lebih murah dari Supermarket dan Convenience Store. lebih dikhususkan kepada masyarakat menengah dan menengah kebawah. dsb. misalnya memuat berita lowongan di surat kabar atau menyebarkan berita lowongan tersebut di media lainnya yang efektif. U CH T HI IS US SE SA EM AH MI HA IN AF NI IM FR MA AR KONSEP USAHA Konsep yang ingin dikembangkan: Konsep minimarket dengan prototype ruang usaha tertentu (luas satu atau dua ruko / satu atau dua lantai. TUJUAN USAHA & ARTI KEMUDAHAN Menyediakan produk-produk asli dan berkualitas terbaik dan ternama kepada para pelanggan dengan cara yang paling mudah. Dengan adanya konsep usaha yang menunjang penyediaan produk kebutuhan sehari-hari. diperkirakan akan memperbaiki keadaan perekonomian..) Jadi konsep usaha yang akan dikembangkan adalah suatu tempat berbelanja para pelanggan kelas tertentu. disertai pelayanan yang baik 7 . Selain itu Pemilik Toko juga harus terlibat secara langsung dalam proses recruitment dan seleksi awal (interview) para pelamar.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM KEPEGAWAIAN RECRUITMENT Kegiatan recruitment calon karyawan toko dilakukan sepenuhnya oleh Pemilik Toko yang membutuhkan tenaga karyawan. PROSES RECRUITMENT CALON KARYAWAN : * Mengirimkan Surat Lamaran disertai Curriculum Vitae dan surat-surat referensi pendukung * Melengkapi formulir Daftar Isian Data Pelamar * Menjalani interview * Menjalani pelatihan. apabila lamaran diterima I II RA AN RK KE II NC ET I. dan penduduk daerah akan memerlukan minimarket untuk memenuhi kebutuhan mereka.

Selanjutnya di tingkat store. seperti: • • • Kemudahan dalam waktu (operasional toko 12 – 14 jam) Lokasi yang mudah dijangkau (di daerah pemukiman dan keramaian) Kemudahan dalam mendapatkan / memilih kebutuhan pokok (menyediakan hanya barang-barang pokok saja) VISI Menempatkan diri sebagai bagian dari sistem industri sebagai minimarket yang menitik beratkan pelayanan kepada konsumen dalam kemudahan. Memberikan Arti Kemudahan (memberikan pelayanan dan kemudahan-kemudahan kepada pelanggan). Hal ini menunjukkan pula keunggulan dari bisnis ini. diadakan category management dengan sistem scanning untuk mengarah pada margin yang terbaik. serta mempunyai nilai jual utama / keuntungan persaingan untuk penyediaan barang-barang yang laku keras. seperti : meningkatkan dan memperkuat saluran distribusi untuk aneka ragam barang di daerah per kotaan maupun pedesaan menyediakan konsumen barang-barang dengan akses harga termurah dan terbaik KEUNIKAN (UNIQUENESS) Keunikan atau orisinalitas dari suatu usaha (jasa atau produk) merupakan keunggulan tersendiri dari suatu usaha waralaba.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM kepada pelanggan adalah upaya untuk meraih kepuasan pelanggan dalam memenuhi kebutuhan pokok mereka. dan dapat memonitor margin mix yang optimal secara 8 . bersih dan bersahabat. Keunikan dapat diadakan pada system software yang dikembangkan. yang tidak mudah ditiru dan diikuti oleh pihak lain. Adanya orisinalitas dalam suatu usaha menjadikan bisnis tersebut tidak mudah dimasuki. MISI Pendirian dan pengembangan usaha disesuaikan dengan kebijakan pemerintah yang ada. lingkungan yang nyaman. karena entry barrier nya tinggi dan tidak mudah disaingi. yang mengarah pada tailormade software system dengan optimalisasi persediaan atau inventory dan dikaitkan pula dengan automatic replenishment.

dalam hal ini untuk menjalankan sistem waralaba atau mewaralabakan usahanya. biaya bank. 3. sehingga perputaran barang dagangan yang lebih cepat. misalnya: per bulan. dan jasa-jasa lain. b. Bertambahnya jumlah pelanggan sesuai dengan bertambahnya jumlah toko di berbagai kota. dsb. Untuk ini pihak pemberi Waralaba atau pemilik merk dagang telah mengatur untuk kepentingan toko / gerai Penerima Waralaba-nya.Beban Operasi Merupakan biaya yang dipikul oleh gerai Penerima Waralaba dalam menjalankan usahanya.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM terus menerus. misalnya: kemudahan dalam waktu / jam operasi toko. FAKTOR-FAKTOR YANG MENENTUKAN MARGIN / LABA 1. 2. 9 . Marketability dari usaha dapat terlihat dari perkembangan omset dari tahun ke tahun yang terus meningkat. yaitu : a. Untuk ini. lokasi yang mudah dijangkau. Gross margin merupakan faktor utama dari penghasilan toko Penerima Waralaba. Hal tersebut ditunjang pula dengan konsep usaha yang menyajikan arti kemudahan yang ditawarkan oleh bidang usaha ini. terutama dalam teknologi komputer. PENGALAMAN BISNIS & MARKETABILITY Pengalaman bisnis sebagai Proven Track Record dapat menjadi andalan dalam pengembangan di bisnis ritel. penyediaan produk untuk kebutuhan pokok dengan harga yang relatif murah. akan lebih memperkenalkan merk dagang di kalangan masyarakat konsumen. Beban operasi dibagi dalam 2 kategori. akan meningkatkan penghasilan pula untuk kurun waktu tertentu. bidang Research & Development harus terus mengikuti perkembangan. Biaya Pemasaran : seperti biaya cetak flyer atau edaran atau selebaran dilingkungan pada event-event promosi dan sebagainya. Biaya Operasi : seperti gaji karyawan.Pendapatan lain-lain Merupakan penghasilan dari usaha jasa tambahan di toko seperti: pemberlakuan eksklusif.Keuntungan Kotor atau Gross Margin Merupakan selisih antara harga penjualan dan harga pokok pembelian atau harga pembelian produk / barang dagangan.

G. Pencurian. Beban Bunga Sekiranya ada penggunaan kredit dari Bank atau lembaga keuangan yang tentunya akan diperhitungkan pada hasil akhir sebelum pajak (berikut penyicilan modal yang dipinjam). agar diketahui penyimpangan antara anggaran (budget) dan aktualnya (hasil penjualan).Beban Depresiasi Penyusutan berhubungan dengan penghapusan peralatan yang dipakai seperti AC. Umumnya produsen produk-produk makanan dan kelontong bersedia memberikan fee atau komisi pada distributor tunggal sebesar 15 – 17%. akan mempengaruhi gross margin. imbalan tersebut merupakan hasil kotor dalam melakukan tugas penyaluran. dan resiko barang rusak atau hilang selama dalam tanggung jawabnya.S. yang umumnya di depresiasi dalam waktu 5 (lima) tahun. Gross margin ini berhubungan erat dengan biaya distribusi (cost of distribution) suatu produk untuk sampai pada pasar. 6.. rusak karena kesalahan di gerai. Perampokan Unsur-unsur penghasilan maupun biaya harus di monitor secara terus menerus dan dilakukan paling sedikit seminggu sekali. 10 .Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 4. dan hal ini ditentukan oleh harga jual dan harga beli atau harga pokok penjualan. mengingat masih ada biaya-biaya yang harus dikeluarkan.O. Beban Biaya Disebabkan barang hilang. rak dsb. Gross margin ini umumnya oleh produsen atau supplier dilihat sebagai fee atau imbalan bagi distributor / penyalur dalam membawa produk sampai kepada konsumen. 7. cash register. 5. tentunya akan berakibat pula pada hasil akhir usaha toko. GROSS MARGIN Gross margin merupakan selisih antara Sales dan Cost of Good Sold (C. Disamping itu masih perlu diperhatikan kemungkinan kesalahan mencantumkan harga baik pada barang (labeling) maupun pada komputer (open price) dan kesalahan memasukkan harga pada saat pembayaran (input) di mesin kas register (oleh Kasir). Bagi penyalur.). karena harga pokok pembelian tetap harus dibayar sedangkan barang tidak dapat dijual. sedangkan sub-distributor memperoleh 8% sampai 9%.Pengutilan.

perlu dibentuk divisi: • • Divisi swalayan (retail) yang menitik beratkan pada usaha perdagangan eceran Divisi grosir. serta perluasan ruang/space toko. dan untuk menekan kekurangan barang. dengan perhitungan keuntungan yang dapat diatas perhitungan bunga deposito dan secara pasti nilai intrinsik usaha akan terus meningkat. tetapi juga dari kemudahan yang diberikan. Scanner dan Automatic Replenishment System akan membantu operasi toko untuk pemesanan barang untuk menjaga high turnover stock. Untuk menunjang pengembangannya. mempunyai ciri khas tersendiri yang menggambarkan makna dari tujuan usahanya. Popularitas dan daya ingat masyarakat terhadapnya juga timbul karena sebuah logo atau lambang. produk dengan mutu dan kwalitas baik. Sistem ini akan dapat membantu perusahaan untuk 11 . Citra perusahaan tidak hanya dikenal dari nama perusahaan. Logo dibuat mengandung makna yang seirama dengan kebijaksanaan perusahaan maupun produknya. akan membentuk jaringan penyaluran yang cukup kuat dan banyak sehingga mempunyai akses sampai pada ujung tombak eceran. USAHA PENGEMBANGAN MELALUI SISTEM WARALABA Menjalankan usaha minimarket ini akan cukup menarik. Dalam divisi swalayan. dan pelayanan serta lingkungan toko yang hangat dan bersih.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM PROFITABILITY Keuntungan perusahaan dapat dilihat dari Consumers acceptance terhadap kehadiran minimarket tersebut yang akan mempunyai dampak terhadap: peningkatan omset penjualan toko. penambahan outlet. yang bertujuan untuk pengembangan usaha perdagangan umum.seperti: • Toko beroperasi dari 12 sampai 14 jam sehari • Toko berukuran mulai dari 50m2 sampai 180m2 • Setiap 10 sampai 15 toko ditangani oleh 7 orang staff atau lebih tergantung dari besarnya toko • POS. pemeriksaan kilat. Untuk memperoleh keberhasilan dalam menjalankan usaha ini harus memiliki motivasi yang kuat. perlu ditunjang dengan pengoperasian toko yang optimal. Dengan strategi perluasan melalui sistem waralaba.

dengan satu prototype tertentu.000 500 sampai 2. ATM atau jasa pelayanan masyarakat lain yang dapat menambah daya tarik dan nilai tambah terhadap pelanggan. Perkembangan lebih lanjut yang kemungkinan dapat diperhitungkan adalah: • • • Menjalankan sistem “mail order” sampai dengan E-Commerce Kepemilikkan dan penggunaan paten “private label”. Perlu diketahui bahwa prototype satu atau dua ruko (lantai bawah) mempunyai luas hanya antara 80m2 sampai 120m2.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM menganalisa yang menjaga toko tetap “up to date” terhadap perubahan pasar dan responsif terhadap permintaan para pelanggan. Pengembangan prototype 1 atau 2 ruko (hanya lantai bawah saja) pada suatu minimarket. Mini Market AREA (SQ METER) 2. Super Market 3.500 sampai 5.500 180 sampai 500 12 . yang mana hal ini diharapkan juga dapat menambah jumlah minimarket di daerah pinggiran kota. photocopy. sehingga akan terasa lebih kecil dari ukuran idealnya. Hyper Market 2. Untuk jelasnya dapat dipaparkan dibawah berbagai jenis pasar : TYPES OF MARKET 1. misalnya 1 ruko untuk lantai bawah dan lantai atas (dua lantai) menjadi 2 ruko untuk lantai atas dan lantai bawah. ditujukan kepada masyarakat kelas menengah & menengah kebawah. • Persediaan barang per bulan memakai tempat penyediaan barang serendah mungkin. maka space untuk ini perlu diperluas dan menjadi 2 kali lebih luas. misalnya: Laundry. photo Processing. Perkembangan yang pesat dapat ditunjukkan dengan meningkatkan ruang / space toko. Pihak investor atau calon Franchisee akan melihat usaha yang menarik ini sebagai suatu business opportunity dan bersedia untuk mengambil peluang yang ada. setelah jaringan cukup kuat dan luas Sebagai distributor dari “many branded products” (tidak hanya terbatas pada satu brand) PROTOTYPE RUANG USAHA Penetapan prototype ruang usaha berdasarkan ruko dan perkiraan pengembangan usaha untuk type of market lain. • Pengadaan jasa tambahan yang akan menambah nilai toko.

13 . memanfaatkan luas tempat dengan harga sewa (beli) yang lebih murah serta melengkapi assortimen produk. Dengan demikian kita dapat memenuhi “scale effect” (efek skala) yang baik. Warung ( ** ) Convenience Store / Kios Modern 80 sampai 50 sampai 20 sampai 180 80 50 CLASS “A” CLASS “B” CLASS “C” 80 to 100 SQ Meter Items 1000 to 2000 Average 1600 100 to 120 SQ Meter Items 2000 to 2800 Average 2400 120 to 180 SQ Meter Items 2500 to 3000 Prototype yang memanfaatkan ruang usaha. makanan kering. Convenience Store / Kios Modern ( ** ) 5. Untuk pengembangan ruang usaha. jenisjenis produk apa yang dibutuhkan pelanggan. perlu diadakan survey terlebih dahulu. Untuk jenis-jenis produk yang akan disediakan. Sedangkan produk-produk personal/health care sampai pada stationneries dan pakaian dalam & lingerie serta beauty aids dan kosmetik perlu diperinci. mulai dari aluminium foil. Toko 6. Prototype ini (dalam perjalanan waktu) dengan memonitor secara cermat dan ketat. 9 bahan pokok sampai pada minuman ringan. Hal ni berkaitan dengan berbagai aspek seperti kebutuhan pelanggan. dapat ditentukan komposisinya. jumlah item bisa ditingkatkan dari 3000 sampai 5000 atau 6000 items. dll.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 4. segmentasi pasar sampai pada positioning dari usaha ini. berkaitan dengan peningkatan kelompok item produk. dukungan para supplier.

S ST RI IS SA TA AS AN SI ND I DA AR A. sehingga tetap menarik dalam visual dan tampilannya. Selain nama perusahaan yang ditampilkan bersama bentuk gambar. akan terkristalisasi. lebih memfokuskan kepada tulisan yang menampilkan jenis toko/outlet. I D E N T I T A S / L O G O Logo yang memiliki makna dan misi yang kuat akan sangat membantu perusahaan maupun produknya dalam mengambil posisi di masyarakat pembeli dan pemakai (brand positioning). item-item promosi. Standarisasi logo ini dipakai oleh perusahaan sesuai dengan fungsi atau item yang diperlukan dalam keperluan perusahaan tanpa melupakan aspek-aspek keindahan dalam bentuk dan warna. * Tambahan tulisan pada logo Nama perusahaan diposisikan diatas garis.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Dengan demikian diharapkan prototype ini. dalam hal ini minimarket yang menyediakan kebutuhan pokok dengan kwalitas terbaik. 14 . Contoh logo: “one step to one stop ……” Arti bentuk gambar dan tulisan yang ditampilkan dari logo berdasarkan: * Filosofi Deskripsi Bentuk Untuk bidang usaha ini misalnya: dapat ditampilkan gambar yang sederhana. dimana masalah ukuran luas (size) dan space serta kelompok produk yang disediakan dengan margin mix terbaik. yang dimaksud outlet minimarket (swalayan). dimana segala kebutuhan pokok bisa didapatkan. dan atribut lain yang digunakan. yang dapat mempertegas image dari produk yang diproduksi oleh nama perusahaan tersebut. baik dalam produk. dapat pula ditambahkan dengan tulisan dan/atau kalimat lain. yang dapat berarti “teratas” dalam pengelolaan bidang usaha minimarket. Garis lurus dapat diartikan ketegasan atau kepastian. agar masyarakat lingkungan lebih cepat mengenali kehadiran toko/outlet.

* Penggunaan dan panduan warna Presentase setiap warna merupakan sebuah pekerjaan teknis yang bermanfaat jangka panjang. dengan maksud agar lebih dikenali dalam fungsinya selain tetap menarik dan menampilkan keindahan dalam bentuk ataupun warna. Panduan warna menggunakan panduan warna separasi. dan sebagainya. sesuai warna yang terdapat pada logo). spanduk. yang menggunakan mesin cetak 4 warna. Arti warna logo : Ketentuan warna separasi : Warna 1 – (prosentasi) Warna 2 – (prosentasi) Warna 3 – (prosentasi) Warna 4 – (prosentasi) (dst. seperti: flyer.. dan segala kebutuhan pokok terdapat di satu toko. karena standard warna perusahaan akan menjadi salah satu ciri dan identitas perusahaan secara umum.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM “one step to one stop ……. : : : : 15 . dapat berarti: lokasi toko mudah dijangkau. tas belanja. kartu nama. BERMACAM BENTUK LOGO & SIGNANGE Adakalanya beberapa perusahaan membakukan lebih dari satu logo untuk mengadakan perubahan dan penyempurnaan logo. Promosi dengan tampilan dalam beberapa macam bentuk. Logo 1 Logo 2 Signage 1 Signage 2 Dst. topi .”. umbul-umbul. iklan majalah/koran.

kartu nama. dll..Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM B. FORM & ATRIBUT STATIONNERY Ditetapkan untuk dijadikan standard baku untuk pencetakan dan penggunaan ATK seperti: Kop dan kertas surat. amplop.dsb. : 16 . tas belanja. Disain Kop Surat : Disain amplop surat : Disain Kartu Nama : Disain Tas Belanja Dsb. Pakaian seragam ini ditentukan dan dibagi sesuai fungsinya: Seragam Karyawan Seragam Karyawati Seragam Karyawati Berjilbab Seragam Karyawati Hamil Seragam Show Room Seragam Petugas Lapangan Badge Topi Atribut lain C. S E R A G A M Pakaian seragam karyawan (corporate costume) merupakan salah satu atribut perusahaan yang dibakukan.

Batasan lain yang juga dapat ditentukan. (Undang-Undang Gangguan) E.G. (Strategi yang dipakai ini. toko swalayan harus mampu mendapatkan keuntungan dari hubungan ini. dimana mereka dapat meningkatkan tekanan harga ke supplier atau pabrik. 17 . P E R I J I N A N U S A H A Kelengkapan dokumen-dokumen atas nama Pemberi & Penerima Waralaba (Franchisor & Franchisee): o o o o o o NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) Surat Keterangan Domisili (Ijin Tempat) SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan) STPUW (Surat Tanda Pengusaha Usaha Waralaba) TDP (Tanda Daftar Perusahaan) U. memfokuskan pada barang yang laku keras pada setiap kategori atau departemen.U. tidak memerlukan waktu terlalu lama dan jauh untuk mencapai toko yang lainnya apabila kebutuhan yang diperlukan tidak didapatkan di toko yang pertama). Kategori utama barang dagangan yang berpengaruh besar pada penjualan ialah : 1. P E M B A T A S A N LOKASI Ditetapkan dari wilayah atau teritori tertentu. seperti misalnya: di areal perumahan. Perlatan rumah tangga 4. diantaranya lokasi yang mudah terjangkau oleh pelanggan. dan berusaha untuk menyediakan segala kemudahan bagi pelanggan. misalnya dengan penetapan areal toko dengan toko yang lainnya tidak saling berjauhan. M ME RC CH RA AN ER HA NG AN GD ND DA DI AG IS GA SI AN IN NG NG GA G // B AN N BA AR Dengan bantuan dari merchandiser. Perawatan tubuh & Kecantikan 3. agar memungkinkan pelanggan yang sudah dominan pada satu nama usaha minimarket. Makanan & minuman 2. dimana untuk berjalannya usaha ini diperlukan pendekatkan diri kepada pelanggan (individual approach).Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM D. Minuman keras & rokok.

Pendistribusian ke toko berasal dari DC. Ini sangat perlu mengingat logistik adalah isu terpenting pada minimarket/CS. perusahaan tidak memposisikan diri sebagai distributor tunggal. KATEGORI PRODUK Dibawah ini dapat dipaparkan kategori produk berdasarkan type usaha : Convenience Store & Minimarket 18 . barang-barang yang diawetkan. Strategi utama pada merchandising adalah untuk menjaga inventory turnover setinggi mungkin. Dengan demikian dalam merchandising policy. Pengembangan produk baru akan diseleksi untuk memastikan hanya produk yang memiliki nilai jual tinggi yang ada dalam rak. juga untuk memberikan keuntungan yang besar ke perusahaan. transportasi. dan departemen logistik pada DC akan distok dengan baik. kontrol pasar. PRODUK & PENGETAHUAN PRODUK Franchisor menyeleksi dengan ketat produk-produk untuk dijual dan memberi prioritas pada produk-produk kebutuhan sehari-hari yang cepat laku (fast moving). seperti: discount. suppliers credit dan pengikut sertaan pada program “below the line activities” dari produsen. dan advertising & promotion (A&P) dikerjakan oleh HO merchandisers. mengingat ruangan toko yang sangat terbatas. Biaya perkenalan akan dibebankan kepada para supplier atau pabrik yang barangnya diperkenalkan di toko. sistem pemesanan secara otomatis kepada supplier di-instal di DC.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Kebanyakan barang dikirimkan dari Supplier ke pusat pendistribusian (DC / Distribution Centre). Setiap produk mempunyai karakter tersendiri dan berbeda dengan yang lain. pemindahan barang dari kendaraan angkut ke gudang. Perlu ada kehati-hatian dalam menjaga penanganan yang tepat mengenai kondisi umur dan mutu produk. sementara replenishment dilakukan secara elektronik dari toko ke HO. untuk menjaga kesegaran produk di toko. tetapi dapat memanfaatkan jaringan distribusi yang ada sebagai kekuatan untuk memperoleh harga maupun fasilitas-fasilitas. barangbarang yang mudah rusak / pecah (perishable). Untuk meningkatkan level layanan ke toko. Seleksi dan pengembangan produk baru. sedangkan jumlah yang disediakan sekitar 2000 sampai 3500 macam barang. pengemasan serta cara atau alat untuk menyimpannya.

dsb. softdrink. dsb. Stationneries. Alat & bahan pembersih e. Sweets & Chocolates assortment c. d. Pastries. Kategori Produk: 1. socket. Footwear c. Alat dan keperluan rumah tangga b. d. majalah. battery. c. Rokok Photgraphic – films Barang-barang elektrikal.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM CONVENIENCE STORE Tujuan: * Untuk menentukan line of product dan pengelompokannya untuk retailing * Untuk memastikan semua produk yang dipajang untuk dijual adalah consumers product dan sesuai dengan kebutuhan konsumen. Pie. b. Dry food. alcoholic drinks. clear. including cooking oil. Embalage ( kertas pembungkus ) 19 . tissue paper. Daging b. detergent. Tib-bit range e. plug. Canned & bottled food. Produk Makanan a. Ice cream. fuse. ) 2. b. surat kabar. kelompok sembako dan bumbu-bumbu e. lampu senter. Confectioneries (dengan pemanas). bola lampu. e. Mainan – Toys d. Drinks. Kue dan sandwich range c. alat tulis. soap. dsb. Drink range ( brewerage. d. dsb. Makanan beku dan yang didinginkan (chilled) a. kertas. Toileteries. Puff. canned and bottled 3. Produk Non-Makanan a. dsb. washing powder. dsb. MINIMARKET Kategori Produk ditambah dengan : a. seasoning. cream. Rolls. cloths.

Pakaian dalam wanita / pria h. untuk tetap mengingatkan pelanggan. serta flyer dan brosur Media Elektronik. melalui brosur perusahaan. pos. Health care products V V. Kegiatan Marketing & Promotion pada umumnya dapat melalui: • • • • Media Cetak. majalah bisnis. yang akan sangat berguna bagi operasional usaha jaringan ritel Meningkatkan penjualan outlet dibantu dan dipandu oleh Franchisor Sistem Waralaba (franchise) yang diterapkan ini dimaksudkan agar setiap individu yang ingin menjalankan usaha sejenis ini mendapatkan kesempatan berusaha dengan baik. perkantoran terdekat dan di dalam toko. M RK RO OM KE MO OT MA ET TI IO AR TI ON N IN NG G & &P PR PEMASARAN TUJUAN PEMASARAN • • Membentuk citra (image) usaha yang kuat. seperti: Koran. Marketing pada harga di toko diimplementasikan dari waktu ke waktu sejalan dengan penambahan toko yang dibuka. melalui dukungan dan berdasarkan pengalaman dari usaha franchisor. misalnya. ke rumah-rumah terdekat.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM f. Promosi ini akan ditangani secara terpisah dari aktivitas yang dilakukan di toko gudang rabat.5% dari penjualan. Untuk Marketing dan Promotion budget dapat dialokasikan sebesar 0. spanduk dan umbul-umbul Kegiatan seminar/workshop & exhibition 20 . Promosi harga pada toko akan diprogram sepanjang tahun. seperti: Billboard. serta dimasa yang akan datang dapat membentuk jaringan (network) usaha yang sangat membantu perkembangan tiap-tiap pengusaha / franchisee. Kosmetik personal care g. seperti: Radio & Televisi Media Luar Ruang.. pendistribusian.

yaitu: o o Promosi Nasional (National Campaign). Sistem yang diterapkan antara lain: • • • Pelayanan pesan-antar (delivery service) ke rumah pelanggan pada radius tertentu dari lokasi toko. hingga mencapai target sasaran. yang mana secara tidak langsung juga akan mencapai target penjualan. maka akan diganti dengan menunjukkan struk pembelian) Promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang sangat penting dalam suatu kegiatan usaha untuk mencapai keberhasilan target usaha. maka keberadaan Minimarket dan produk-produk yang disediakannya tidak akan diketahui oleh masyarakat.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Target pemasaran dari Minimarket adalah kalangan menengah kebawah. seperti: * Berlokasi di dekat kawasan perumahan (strategi mendekatkan diri ke pelanggan) * Menyediakan barang-barang kebutuhan pokok sehari-hari berkwalitas baik & unggul * Harga barang yang terjangkau (relatif murah) Pada pelaksanaan operasi toko sehari-hari diterapkan beberapa sistem pemasaran untuk memacu pencapaian target penjualan. Program-program pemasaran tersebut akan efektif bila didukung dengan promosi yang baik dan berkelanjutan. dan Promosi Lokal (Local Campaign) 21 . kedua hal ini merupakan kegiatan utama untuk mendukung tercapainya target penjualan. PROMOSI Dalam usaha Waralaba Minimarket terdapat 2 macam kegiatan promosi. Oleh karena itu promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dan saling menunjang dalam kegiatan usaha. Untuk mencapai target pemasaran ini Minimarket menerapkan sistem pemasaran yang memberikan kemudahan-kemudahan bagi pelanggannya. Tanpa adanya kegiatan promosi dan pemasaran. begitu pula halnya dalam usaha Minimarket. dengan ketentuan nominal pembelanjaan Memberikan jaminan harga pada barang yang dijual (memberikan harga yang termurah bila ada ditemukan perbedaan harga antara di rak display dan di Kasir) Memberikan jaminan kwalitas barang yang dijual (apabila ada barang yang rusak.

akan menciptakan citra yang 22 . Perbedaan utama adalah pada ruang lingkup target promosi. Untuk menjamin terlaksananya program promosi dengan baik. Tujuannya untuk mencapai target penjualan atau meningkatkan penjualan toko. Tujuannya untuk memperkenalkan keberadaan toko / Minimarket kepada masyarakat secara nasional. SALESMANSHIP PROGRAM . supervisor. yang mana merupakan salah satu kunci untuk meraih kepuasan pelanggan. pihak manajemen Franchisor berhak untuk mengevaluasi program dan melakukan perubahan-perubahan bilamana perlu. Untuk pelaksanaannya. sesuai dengan tujuan usaha yang memfokuskan arti kemudahan bagi pelanggan. Dengan dukungan data-data dari Supervisor dan disesuaikan dengan kondisi pasar yang ada. 1.) Sistem pemasaran dan promosi yang baik. untuk mendapatkan persetujuan dari manajemen Franchisor. dengan usaha menciptakan kesan ramah dan bersahabat kepada pelanggan. Staf toko yang dimaksud disini adalah semua yang terlibat dalam operasional toko (karyawan. Dengan pelayanan yang ramah dan bersahabat. Promosi Nasional Rencana Program Promosi Nasional Tahunan dibuat dan diselenggarakan oleh Franchisorberikut penyediaan segala fasilitas perlengkapan atau barang sehubungan dengan kegiatan promosi. Promosi Lokal Kegiatan promosi ini diselenggarakan oleh toko / Minimarket (Terwaralaba) dilingkungannya sendiri. dll. perlu didukung pelayanan yang baik dari setiap staf toko. Kepala toko akan membuat Rencana Program Promosi Lokal Tahunan. untuk menjamin standarisasi desain dan bahan. yaitu masyarakat di lingkup nasional. Program Promosi tersebut dapat berjalan hanya atas persetujuan pihak manajemen. Promosi ini wajib diikuti dan dijalankan oleh seluruh Minimarket.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Kedua kegiatan tersebut mempunyai tujuan untuk mencapai target penjualan toko. dan masyarakat di lingkungan toko. melayani pelanggan.PELAYANAN KEPADA PELANGGAN (menyambut pelanggan. segala atribut yang dipakai juga harus mendapat persetujuan dari pihak manajemen Franchisor. dan melihat apakah program tersebut tidak menggangu program promosi yang telah dibuat oleh manajemen sendiri. 2. dan Kepala Toko / Terwaralaba). menerima telepon.

23 . dan bahwa Staf toko selalu siap untuk membantu dan melayani kebutuhan pelanggan. Hal ini akan membuat pengunjung merasa diperhatikan kehadirannya. dan sangat membantu untuk memulai komunikasi yang baik dan lancar dengan pelanggan sehingga pelanggan tidak akan ragu untuk menyampaikan pesannya kepada Staf toko. ada yang bisa dibantu?” Dan usahakan mendengarkan dengan sabar inquire penelpon. dengan menyebutkan nama pelanggan. Tata krama dalam menerima telepon juga perlu mendapat perhatian. CARA PELAYANAN “Tatap” Pandangan yang ramah dan langsung ke mata pelanggan (kontak mata) ketika komunikasi terjadi merupakan cara terbaik untuk menunjukkan bahwa kita sangat memperhatikan pelanggan. apa yang bisa kami bantu ?”. salam dan kemudian menawarkan bantuan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM baik bagi masyarakat. KETERANGAN DAN SARAN Terkadang pelanggan ingin mendapatkan keterangan mengenai produk yang ingin dibelinya. dimana hal ini adalah salah satu faktor yang sangat menentukan keberhasilan usaha anda. atau “Selamat pagi / siang / malam Bapak/Ibu ….Selamat Pagi.. 2. Hal ini menunjukkan bahwa pelanggan selalu diterima dengan baik oleh minimarket. sebelum menjawab setiap pertanyaan dengan sopan dan jelas. 1.”.. “Sapa” Dalam setiap komunikasi dengan pelanggan hendaknya Staf toko menyapa pelanggan terlebih dahulu dengan sapaan yang ramah dan sopan. Selain itu mendengarkan dengan baik pada setiap komunikasi yang terjadi dengan pelanggan akan sangat membantu Anda untuk mengetahui apa yang diinginkan atau apa yang ingin disampaikan oleh pelanggan. baik mengenai ketersediaannya di toko maupun mengenai produk yang ingin dibelinya. seperti: “Selamat pagi / siang / malam. “Senyum” Senyuman yang ramah dan tidak dibuat-buat kepada pelanggan merupakan keharusan dalam setiap komunikasi yang terjadi antara Staf toko dengan pelanggan. Menyebutkan nama perusahaan/outlet terlebih dahulu. apabila pengungjung adalah pelanggan tetap dan sudah dikenal staf toko. seperti: “Nama perusahaan . mengenai ketersediaannya maupun mengenai produk itu sendiri.

Penangan secara cepat dan efektif dapat mencegah munculnya reputasi buruk umumnya. stock dari produk-produk. Dan demi kemajuan toko maupun Franchisor sendiri. M IN L NG G & MO & K KO ON ON NT NI TR IT TO OR Pihak Franchisor akan mengadakan survey ke outlet-outlet Franchisee-nya guna melakukan monitoring.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Untuk itu setiap Staf toko harus dapat memberikan keterangan secara terperinci dan saran yang memuaskan untuk pelanggan. 3. dan juga membantu membenahi kelayakan dan keserasian outlet.. terutama mengenai produk minimarket. dengan mengatasi masalah yang mungkin timbul diantaranya. Mengadakan konsultasi untuk segala aspek maupun kendala dari jalannya operasional toko. pihak Franchisor juga akan memonitor perkembangan usaha toko. maka Supervisor toko harus dipanggil untuk mencoba menyelesaikan masalah. Franchisor & Franchisee-nya. V VI RI RO OL I. sekiranya pihak Franchisor tetap menjaga keharmonisan hubungan antara produsen / supplier dan MD dengan toko. maka seluruh Staf toko diharapkan memiliki pengetahuan tentang produk-produk yang dijual (product knowledge) di minimarket. menghindari penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi. Hal-hal yang perlu dilakukan staf toko dalam penanganan keluhan adalah sebagai berikut: • • • • Mendengarkan keluhan yang disampaikan pelanggan dengan serius Segera meminta maaf atas kesalahan / kekeliruan yang mungkin menjadi sebab timbulnya keluhan Apabila memungkinkan segera mencoba untuk menyelesaikan masalah yang terjadi Bila keluhan pelanggan mengenai produk yang dijual tidak dapat diselesaikan. dan bagi toko pada khususnya. meninjau penjualan. Supervisor toko akan memutuskan tindakan lanjutan apa yang harus dilakukan • Bila ternyata perlu dilakukan penukaran barang / pengembalian uang. Disamping itu. 24 . Survey akan dilaksanakan secara teratur dengan jadwal yang akan disetujui oleh kedua belah pihak. Monitoring dilaksanakan agar standarisasi usaha yang ditetapkan oleh Franchisor berjalan sebagaimana mestinya. maka harus dilakukan dengan mengacu pada Prosedur Kerja yang dijelaskan pada Lampiran. Dapat memberikan keterangan dan saran mengenai produk yang dijual. PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN Penanganan terhadap setiap keluhan pelanggan merupakan hal penting yang harus dapat dilakukan oleh setiap Staf toko.

Perangkat Keras (Hardware) Perangkat Keras yang biasa disebut Hardware biasanya terdiri dari Monitor. sistem dipergunakan di kantor pusat (franchisor) dan pada outlet/toko.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM P PA AN ND DU UA AN NS SI IS ST TE EM MK KO OM MP PU UT TE ER R PERANGKAT KOMPUTER 1. dan untuk kelengkapan pemakaian perangkat ini tergantung dari masing-masing Franchisee. Perangkat Lunak (Software) Software atau Perangkat Lunak dipergunakan sebagai kelengkapan untuk menjalankan suatu sistem informasi pada komputer. dan bila memungkinkan. ditambah dengan penggunaan Printer sebagai pelengkap. Keyboard dan Mouse. dan program aplikasi untuk operasional toko (sistem penjualan dan kontrol). biasanya dipergunakan untuk: • • • • • Transaksi penjualan Kontrol Stock internal Monitor penjualan. SISTEM KOMPUTER Pengenalan Sistem Dipergunakan program integrated (saling berhubungan satu sama lainnya) untuk Sistem Point Of Sales. sebagai berikut: • • • Melakukan pemesanan barang kepada supplier Kontrol seluruh outlet/toko Me-monitor penjualan outlet dari waktu ke waktu Sedangkan sistem pada outlet. Sistem pada kantor pusat Franchisor lebih banyak dipergunakan untuk kontrol. CPU. Software yang biasanya digunakan untuk operasional sebuah outlet/toko berupa: sistem khusus (Windows) untuk hal-hal umum. bisa ditambahkan juga untuk: Pemesanan barang ke bagian Logistik 25 . Merk perangkat bisa beragam. 2.

Pada Menu Produk. Input Pengeluaran Barang B. 3. Pembelian barang Pembelian barang dilakukan secara terpusat untuk semua jenis barang yang dijual. Input Barang Masuk 4.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM PENJELASAN SISTEM Sebaiknya dipakai sistem dengan program yang dapat melakukan beberapa pekerjaan. Pengiriman Barang Setelah proses order yang dibuat di kantor pusat. Penerimaan Barang Pencatatan setiap barang yang dikirim dan masuk dari Supplier 5. Transaksi. Peng-kode-an produk Untuk setiap produk baru. Pada Menu Transaksi: 1. seperti: 1. 2. Input Produk baru 2. A. Penjualan Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian 6. Input Stock Awal 3. Akses yang biasanya didapatkan dari program aplikasi ini mencakup untuk Produk. input yang dapat diprogram biasanya terdiri dari: 1. Input Penjualan 2. Input Retur Penjualan 26 . baru kemudian dikirimkan ke outlet. Kantor Pusat akan melakukan pemesanan barang. Kontrol stok barang: Mengawasi keadaan stok barang internal atau keseluruhan. kantor Pusat akan memberikan dan memasukkan kode barang di komputer. Laporan dan Utility pada Menu Utama. 4. dan supplier yang langsung mengirim pesanan barang tersebut ke outlet. barang baru dikirimkan ke setiap outlet.

Pada Menu Laporan terdiri dari: 1. Selain bantuan yang diberikan oleh Franchisor untuk penanganan masalah komputer. Kirim Data Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk menjalankanya. Laporan Stock 3. Contoh: Jenis masalah Masalah Teknis Masalah yang umum terjadi Komputer Hang Komputer / Monitor tidak hidup Tidak bisa print Tampil pesan kesalahan pada monitor Cara Penangan 27 . Setiap masalah harus ditangani secara cepat.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM C. PENANGANAN MASALAH KOMPUTER Franchisor memberikan panduan kepada Franchisees-nya mulai dari bagaimana mempergunakan sistem yang dipakai sampai pada penanganan permasalahan yang timbul dari pemakaian program aplikasi Franchisor.. hasil apa yang didapatkan. dan pada saat apa input seharusnya dijalankan. diharapkan agar Franchisee dapat mengatasi sendiri masalah yang timbul. Pada Utility terdiri dari: 1. Setiap sistem pasti akan mengalami masalah didalam operasionalnya. baik itu kesalahan teknis maupun non-teknis. Hal ini dimaksudkan agar karyawan sesuai dengan fungsinya dapat menjalankan tugasnya dengan semestinya. Backup Data 3. Laporan Penjualan 2. Password 2. sehingga tidak ada konsumen yang merasa dikecewakan karena pelayanan yang tidak memuaskan. dengan panduan dari supervisor Franchisor. Daftar Barang D.

Perencanaan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan target yang telah ditentukan. apabila timbul masalah diluar yang tertulis Salah entry P PA AN ND DU UA AN N P PE EN NG GE EL LO OL LA AA AN N K KE EU UA AN NG GA AN N Fungsi dan tugas pengelolaan Keuangan sebaiknya dilaksanakan oleh personil Keuangan yang memahami analisa efektifitas operasional keuangan. agar dapat dicapai efisiensi dalam penggunaan biaya perusahaan. MENGADAKAN PERENCANAAN BIAYA (BUDGETING) .Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Masalah Non-Teknis Untuk segera menghubungi Vendor. dan dibayarkan setiap bulan Pembayaran untuk order barang-barang rutin yang biasanya dilunasi secara angsuran dengan tenggang waktu yang pembayaran yang akan ditentukan kemudian. 40% untuk produk furniture. MELAKUKAN PEMBUKUAN / PELAPORAN KEUANGAN . yaitu ditentukan 5% (tergantung Franchisor) dari pendapatan penjualan Franchisee Manajemen Fee: Besarnya ditentukan secara kemudian oleh Franchisor. dan besarnya ditentukan kemudian oleh Franchisor Royalty Fee: Biaya Promosi & Marketing secara bulanan. Perincian dihitung dari pengeluaran aktifitas kegiatan untuk mencapai target. dan diterima hanya sekali dalam masa perjanjian. 45% untuk produk garmen. misalnya: pembagian hasil untuk Franchisee. PENGELUARAN UTAMA FRANCHISEE Franchise Fee: diterima setelah calon Franchisee menandatangani Surat Perjanjian. dsb. Contoh perkiraan Biaya Monitoring yang harus termasuk dalam rencana pengeluaran biaya. hingga dapat dihasilkan perkiraan modal kerja yang minimal yang harus disediakan dimuka. .Pencatatan Keuangan (posting) 28 .Arus Kas (Cash Flow) Arus Kas dibuat berdasarkan efisiensi waktu dari rencana kerja.

rencana arus kas serta analisa likwiditas.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Melakukan pencatatan secara benar dan akurat untuk data-data keuangan merupakan dasar untuk membuat laporan Keuangan yang benar. hingga analisa keuangan yang berisi mengenai umur hutang-piutang. . agar dapat berinteraksi dengan sistem keuangan Franchisor. Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana. Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana. 29 . sehingga data tersebut dapat di posting sesegera mungkin. disarankan Franchisor untuk membuat sistem keuangan dengan mengupayakan perangkat lunak yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Franchisor. Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya. berupa: • • • • Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan (R/L dan Neraca Percobaan) Laporan Kontribusi Penjualan Bulanan Laporan Analisa Penjualan Bulanan. rencana arus kas serta analisa likwiditas Laporan Stock Barang Konsinyasi Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya. tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu.Membuat Laporan Bulanan Laporan Keuangan dibuat setiap bulan. Neraca Percobaan. . dan analisa dan sistem keuangan yang dipakai dalam pencatatan harus sama dengan sistem yang dipakai oleh Franchisee (khususnya dalam hal penjualan). Franchisee diharapkan menggunakan sistem yang sama dengan Franchisor. Franchisee akan membuat Laporan Bulanan Keuangan kepada Franchisor secara berkala. mulai dari R/L. termasuk analisa keuangan mengenai hutangpiutang.Perangkat Lunak (Software)Keuangan Untuk menurunkan tingkat kesulitan dan untuk memudahkan pengecekan analisa penjualan. tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu.

• Security Deposit sbs. INVESTASI BIAYA YANG DIPERLUKAN FRANCHISEE A. _________ ( Lembaga Perijinan Usaha ) Rp. • Pembelian barang dagangan ( stok awal ) sbs. INVESTASI AWAL Sebelum Penandatangan Kontrak Waralaba : • Biaya Pembentukan Badan Usaha sbs. ________ (Kredit dari Bank untuk distributor yang ditunjuk) Rp. Investasi Awal B. _________ ( Notaris ) Rp. Bukti Sementara dipergunakan dalam keadaan mendesak dimana bila pengeluaran atau pendapatan sudah disepakati bersama. Rp. Biaya Lain-lain A. Setelah Penandatanganan Kontrak Waralaba : • Pembelian Peralatan Usaha sbs. diperlukan bukti-bukti pendukung (voucher dan dokumen yang sudah disetujui) sebagai data pelengkap yang menandakan bahwa semua masalah keuangan diketahui dan dikontrol secara benar serta dapat dipertanggungjawabkan. Rp. _________ (tergantung Franchisor) Rp. ________ (tergantung situasi) * Biaya launching toko sbs. tetapi belum memiliki bukti asli yang seharusnya digunakan sebagai lampiran sebenarnya. yaitu: Bukti Penerimaan. • Biaya Keanggotaan Asosiasi / lainnya sbs. • Biaya untuk lokasi & renovasi tempat usaha sbs. Bukti Pengeluaran dan Bukti Sementara. • Biaya Perijinan Usaha sbs.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam pemenuhan adminsitrasi keuangan. _________ (sewa / beli) Pada saat Penandatangan Kontrak Waralaba : *Franchise Fee sbs. Umumnya ada 3 (tiga) jenis bukti pendukung yang diperlukan. ________ 30 . ________ (disesuaikan dengan kondisi ) Rp. ________ Rp. TOTAL BIAYA : Rp. ________ ( Franchisor ) Rp.

• Transfer Fee sbs. _________ Perhitungan dengan prosentasi dari tarif tertinggi (Untuk kelalaian yang melibatkan hak dan nama franchisor) berdasarkan hukum Rp. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross(per bulan) income toko per bulan. saat Jumlah total income toko mencapai. _________ Perhitungan dengan prosentase dari total minimum gross income (untuk kebutuhan promosi toko & dilakukan dengan panduan F’or) Rp. Rp. _________ Biaya untuk evaluasi. (dilakukan oleh Franchisor) •Biaya Refurbishing sbs. _________ Disediakan oleh Franchisee berikut pengeluaran untuk tenaga pengajar • Continuing Advertising. Rp. (pada masa Perpanjangan kontrak) •Biaya Pelatihan sbs. _________ Perhitungan 70% dari nilai Franchise fee untuk pembaharuan hak franchise Rp. atau 31 . (Atas permintaan tertulis F’or) • Biaya Premium Asuransi sbs. (perusahaan Asuransi kelas “A”) P PE EL LA AT TI IH HA AN N F FR RA AN NC CH HI IS SE EE E Perusahaan Franchisor biasanya menyarankan kepada Franchisee untuk mengikuti programprogram pelatihan yang diperuntukkan bagi Kepala Toko sendiri (Terwaralaba) dan setiap karyawannya.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM B. Promotion Fee sbs • Local Advertising sbs. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross income toko per bulan (jumlah % tergantung dari F’or) Rp. BIAYA-BIAYA LAIN • Royalty Fee (per bulan) sbs. ________ Ongkos dan pengluaran atas Kebijakan asuransi *Biaya Audit sbs. • Renewal Fee sbs. _________ Kekurangan jumlah gross sales yang terjadi sehubungan dengan pelaporan yang tidak sesuai +bunga sesuai hukum. Intitutional &. •Bunga & Biaya Kerugian sbs. ________ Biaya perbaikkan dan pembaharuan untuk peninjauan ulang atas tanah. Program pelatihan dapat diberikan langsung oleh perusahaan Franchisor.. bangunan dsb.…(tergantung dari F’or) Rp. pelatihan dan bimbingan yang ditentukan oleh Franchisor (apabila terjadi penggantian kepemilikan toko) Rp. Rp. Ditam bah biaya audit bila kekurangan melebihi 10% dari pelaporan. Rp.

32 . Dan biasanya untuk program pelatihan awal diberikan secara cuma-cuma oleh Franchisor kepada Franchisee.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM lembaga yang ditunjuk oleh Franchisor. harga. dikelola dalam suasana yang bersih dan pelayanan yang bersahabat. bertujuan untuk menjaga agar hanya fast moving products yang ada di rak-rak penjualan. Setiap pemesanan barang dari toko minimarket diajukan kepada Merchandising Division (MD). U US SA AH HA AM MI IN NI IM MA AR RK KE ET T Merupakan bagian dari industri ritel yang menitik-beratkan pada kenyamanan dan kemudahan sebagai nilai jual utama / keuntungan terhadap persaingan. dan ketersediaan barang selalu terjaga dengan baik dan sama (standard) untuk seluruh toko minimarket. Diadakannya pelatihan ini dimaksudkan agar standarisasi usaha dapat dijalankan dengan sebaik-baiknya oleh Terwaralaba (Franchisee). B BE EN NT TU UK KU US SA AH HA A Minimarket adalah bidang usaha ritel berbentuk mini market yang mengutamakan penjualan hanya produk-produk yang laku keras (fast moving products). BUKU PANDUAN USAHA OUTLET FRANCHISEE Setiap toko akan memiliki Buku Panduan yang merupakan dokumen rahasia yang mengacu pada panduan dan menjadi pedoman dalam menjalankan operasional outlet/toko sesuai Sistem dan Prosedur yang berlaku yang ditetapkan oleh perusahaan Franchisor. Pengembangan produk baru akan diseleksi dengan ketat. Dengan demikian menjamin kwalitas. dalam rangka memenuhi kebutuhan pokok pelanggan yang secara dinamis selalu berubah-ubah. Seluruh barang yang dijual di minimarket akan disuplai dari Pusat Pendistribusian (Distribution Centre – DC). yang kemudian memproses dan meneruskannya ke DC. Seluruh proses pemesanan barang dagangan kepada supplier dilakukan oleh buyers / merchandisers. Biaya perkenalan produk baru di minimarket akan dibebankan kepada para supplier atau pabrik produsen produk tersebut.

Status karyawan toko adalah karyawan Terwaralaba .Program promosi tersentralisasi dari manajemen Franchisor . K KE EB BI IJ JA AK KS SA AN NA AA AN N Sebagai minimarket yang menjalankan sistem Waralaba. serta wajib menjalankan toko sesuai dengan standard yang ditentukan oleh manajemen perusahaan Franchisor selaku Pewaralaba. yang berupa kemudahan-kemudahan yang dapat diberikan kepada pelanggan. Waktu operasi (12 sampai 14 jam) 2.Barang disuplai secara sentralisasi dari Distribution Centre (DC) dan suplier-suplier yang telah ditunjuk oleh manajemen Franchisor .Barang-barang yang berasal dari luar itu harus mendapat persetujuan tertulis manajemen Franchisor Promosi : .Program promosi lokal / khusus harus mendapat persetujuan dari manajemen Franchisor 33 .Administrasi karyawan dilakukan oleh manajemen Terwaralaba Suplai Barang : . minimarket akan mampu melayani masyarakat dalam memenuhi kebutuhan pokoknya sehari-hari secara nyaman dan leluasa. di daerah pemukiman dan keramaian) 3. Kebijaksanaan tersebut juga mencakup untuk: Karyawan : . dalam hal ini adalah: 1.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM K KE EM MU UD DA AH HA AN NB BA AG GI IP PE EL LA AN NG GG GA AN N Dalam menjalankan usaha ini perusahaan memberikan beberapa kelebihan. Dengan kemudahan-kemudahan ini. berarti Terwaralaba Toko mendapatkan hak untuk memakai logo Franchisor. berhak mendapatkan pelayanan jasa Manajemen usaha ritel. Hal inilah yang dapat menjadikan bidang usaha minimarket memiliki keunggulan dalam nilai jual melalui sistem waralaba. Menyediakan hanya barang-barang kebutuhan pokok yang berkwalitas dengan harga yang relatif murah. Lokasi (mudah dijangkau.

.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM I ID DE EN NT TI IT TA AS S // L LO OG GO O // S SI IG GN NA AG GE E Contoh Logo : Contoh signage & penempatan : S SE ER RA AG GA AM M Pakaian seragam karyawan (corporate costume) merupakan salah satu atribut perusahaan yang dibakukan. : 34 . amplop. kartu nama. Pakaian seragam ini ditentukan dan dibagi sesuai fungsinya: Seragam Karyawan Seragam Karyawati Seragam Karyawati Berjilbab Seragam Karyawati Hamil Seragam Show Room Seragam Petugas Lapangan Badge Topi Atribut lain F FO OR RM M& &A AT TR RI IB BU UT TS ST TA AT TI IO ON NN NE ER RY Y Ditetapkan untuk dijadikan standard baku untuk pencetakan dan penggunaan ATK seperti: Kop dan kertas surat. Contoh disain Kop Surat : Contoh disain amplop surat : Contoh disain Kartu Nama : Contoh disain Tas Belanja Dsb. tas belanja. dll.dsb.

Rolls. tissue paper. soap. Barang-barang elektrikal. dsb. Tib-bit range e. b. socket. Stationneries. fuse. Daging b. including cooking oil. Pie. Rokok d.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM P PR RO OD DU UK K& &P PE EN NG GE ET TA AH HU UA AN NP PR RO OD DU UK K Franchisor menyeleksi dengan ketat produk-produk untuk dijual dan memberi prioritas pada produk-produk kebutuhan sehari-hari yang cepat laku (fast moving). surat kabar. Confectioneries (dengan pemanas). Pastries. cloths. Makanan beku dan yang didinginkan (chilled) a. Sweets & Chocolates assortment c. bola lampu. cream. plug. Drink range ( brewerage. Ice cream. b. Canned & bottled food. PRODUK UNTUK MINIMARKET BERDASARKAN KATEGORI 1. sedangkan jumlah yang disediakan sekitar 2000 sampai 3500 macam barang. washing powder. dsb. softdrink. clear. d. kertas. Perlu ada kehati-hatian dalam menjaga penanganan yang tepat mengenai kondisi umur dan mutu produk. majalah. detergent. dsb. barang-barang yang diawetkan. lampu senter. c. canned and bottled 3. seasoning. pemindahan barang dari kendaraan angkut ke gudang. Drinks. Produk Makanan a. dsb. pengemasan serta cara atau alat untuk menyimpannya. alat tulis. Setiap produk mempunyai karakter tersendiri dan berbeda dengan yang lain. d. Dry food. Toileteries. alcoholic drinks. battery. dsb. ) 2. kelompok sembako dan bumbu-bumbu e. Kue dan sandwich range c. Puff.dsb. 35 . Photgraphic – films e. Produk Non-Makanan a. barangbarang yang mudah rusak / pecah (perishable).

keseimbangan. Selain itu Pemilik Toko juga harus terlibat secara langsung dalam proses recruitment dan seleksi awal (interview) para pelamar. Produk lain a. apabila lamaran diterima TATA TERTIB Toko akan memberlakukan tata tertib bagi setiap karyawannya. dalam rangka memelihara keselarasan. Kosmetik personal care g. Embalage (kertas pembungkus) f. misalnya memuat berita lowongan di surat kabar atau menyebarkan berita lowongan tersebut di media lainnya yang efektif. Untuk kegiatan ini Pemilik Toko diharapkan melakukan usaha-usaha konkret. dan juga sebagai upaya untuk menciptakan ketenangan kerja demi kemajuan usaha toko. PROSES RECRUITMENT CALON KARYAWAN : * Mengirimkan Surat Lamaran disertai Curriculum Vitae dan surat-surat referensi pendukung * Melengkapi formulir Daftar Isian Data Pelamar * Menjalani interview * Menjalani pelatihan. Alat dan keperluan rumah tangga b.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 4. Mainan – Toys d. Jam Kerja 36 . Footwear c. keserasian. Alat & bahan pembersih e. Pakaian dalam wanita / pria h. Health care products K KE EP PE EG GA AW WA AI IA AN N RECRUITMENT KARYAWAN Kegiatan recruitment calon karyawan toko dilakukan sepenuhnya oleh Pemilik Toko yang membutuhkan tenaga karyawan. Tata tertib tersebut mencakup: 1.

Cuti Pengelompokkan cuti biasanya disesuaikan dengan Peraturan Depnaker yang berlaku. shift malam. 6. 37 . dsb. Rahasia Perusahaan Rahasia perusahaan adalah segala hal yang bila diketahui pihak lain dapat menimbulkan kerugian moril/materil. 2. seperti: Cuti Tahunan. Waktu kerja karyawan diperhitungkan dengan pemberlakukan shift. untuk menampilkan citra yang baik kepada pelanggan. dari mulai toko buka sampai tutup toko. 4. yang dimaksudkan untuk kerapihan dan juga sebagai pengenalan ciri identitas nama perusahaan dikalangan masyarakat. Sikap & Pelayanan kepada pelanggan Sikap yang dimaksud adalah yang berhubungan. Akumulasi kekurangan ataupun kelebihan jam kerja akan diperhitungkan dengan hak cuti Tahunan karyawan tersebut. 3. juga dalam penampilannya. ataupun menimbulkan ancaman bagi keselamatan usaha toko dan perusahaan. 5. Sebagian perusahaan biasanya juga melengkapi pakaian seragam dengan Badge / Kartu Tanda Pengenal. Seragam Kerja Setiap karyawan toko sebaiknya diwajibkan untuk memakai seragam pada saat kerja maupun sesudahnya. sepatu dan sebagainya termasuk masalah pemakaian perhiasan juga dapat diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya. Model. baik secara internal (sesama karyawan) maupun secara eksternal yaitu pelayanan terhadap pelanggan. shift pagi. Kerapihan dan Kebersihan Setiap karyawan diwajibkan untuk menjaga kerapihan dan kebersihan selain untuk toko. Kebijakan lain seperti kerapihan rambut. Sikap yang baik dan ramah. atau shift untuk waktu diantara keduanya (tergantung dari berapa jam toko buka). warna dan jumlah yang diberikan maupun kebijakan-kebijakan terhadap seragam kerja tersebut ditetapkan oleh perusahaan (Franchisor). Cuti Menikah maupun Cuti Melahirkan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Yang dimaksud adalah pengoperasian toko dalam waktu. Pemilik Toko (Terwaralaba) dan karyawannya terikat kewajiban untuk menyimpan rahasia perusahaan termasuk dokumen-dokumen yang dipercayakan kepadanya. dan kebijaksanaan dari perusahaan.

dengan menyebutkan nama pelanggan. dalam hal ini membantu pelanggan mencari atau menuntun untuk mendapatkan produk yang dibutuhkan. Contoh-contoh ini dapat dilihat di beberapa toko yang telah menerapkan sistem ini kepada karyawannya.. sebelum menjawab setiap pertanyaan dengan sopan dan jelas 38 . Hal ini akan membuat pengunjung merasa diperhatikan kehadirannya. Tata krama dalam menerima telepon juga perlu mendapat perhatian. seperti: “Nama perusahaan . “Sapa” Dalam setiap komunikasi dengan pelanggan hendaknya Staf toko menyapa pelanggan terlebih dahulu dengan sapaan yang ramah dan sopan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM memberikan kesan uluran tangan untuk membantu. dan sangat membantu untuk memulai komunikasi yang baik dan lancar dengan pelanggan sehingga pelanggan tidak akan ragu untuk menyampaikan pesannya kepada Staf toko. seperti: “Selamat pagi / siang / malam. atau “Selamat pagi / siang / malam Bapak/Ibu …. Hal ini menunjukkan bahwa pelanggan selalu diterima dengan baik oleh minimarket. “Senyum” Senyuman yang ramah dan tidak dibuat-buat kepada pelanggan merupakan keharusan dalam setiap komunikasi yang terjadi antara Staf toko dengan pelanggan. a. ada yang bisa dibantu?” Dan usahakan mendengarkan dengan sabar inquire penelpon.Selamat Pagi. dan bahwa Staf toko selalu siap untuk membantu dan melayani kebutuhan pelanggan. Menyebutkan nama perusahaan/outlet terlebih dahulu.”. apa yang bisa kami bantu ?”. CARA PELAYANAN “Tatap” Pandangan yang ramah dan langsung ke mata pelanggan (kontak mata) ketika komunikasi terjadi merupakan cara terbaik untuk menunjukkan bahwa kita sangat memperhatikan pelanggan. apabila pengungjung adalah pelanggan tetap dan sudah dikenal staf toko. Selain penggunaan bahasa yang baik kepada pelanggan. Selain itu mendengarkan dengan baik pada setiap komunikasi yang terjadi dengan pelanggan akan sangat membantu Anda untuk mengetahui apa yang diinginkan atau apa yang ingin disampaikan oleh pelanggan. penerapan sistem pelayanan “Tatap-Sapa-Senyum” adalah salah satu sistem yang dapat membantu meningkatkan hasil penjualan toko. salam dan kemudian menawarkan bantuan.

dalam hal ini demi kemajuan usaha toko. baik mengenai ketersediaannya di toko maupun mengenai produk yang ingin dibelinya. Hal-hal yang perlu dilakukan staf toko dalam penanganan keluhan adalah sebagai berikut: * Mendengarkan keluhan yang disampaikan pelanggan dengan serius * Segera meminta maaf atas kesalahan / kekeliruan yang mungkin menjadi sebab timbulnya keluhan. PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN Penanganan terhadap setiap keluhan pelanggan merupakan hal penting yang harus dapat dilakukan oleh setiap Staf toko. maka harus dilakukan dengan mengacu pada Prosedur Kerja yang dijelaskan pada Lampiran. Dapat memberikan keterangan dan saran mengenai produk yang dijual. dll. keperluan pribadi. Supervisor toko akan memutuskan tindakan lanjutan apa yang harus dilakukan * Bila ternyata perlu dilakukan penukaran barang / pengembalian uang. perusahaan perlu menjalankan beberapa kebijaksanaan untuk karyawan mengenai Hak.) * Penemuan penyimpangan-penyimpangan dalam pekerjaan * Tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas 39 . seperti: * Hal penggunaan telpon untuk keperluan pribadi * Tata tertib dalam hal penerimaan tamu pribadi * Pengajuan ijin / absen untuk meninggalkan pekerjaan (sakit. apabila memungkinkan segera mencoba untuk menyelesaikan masalah yang terjadi * Bila keluhan pelanggan mengenai produk yang dijual tidak dapat diselesaikan. dan juga untuk terciptanya keserasian antar karyawan toko. mengenai ketersediaannya maupun mengenai produk itu sendiri. terutama mengenai produk minimarket. Kebijakan Lain-lain Demi kelancaran jalannya pengoperasian toko. 7. c. KETERANGAN DAN SARAN Terkadang pelanggan ingin mendapatkan keterangan mengenai produk yang ingin dibelinya. Untuk itu setiap Staf toko harus dapat memberikan keterangan secara terperinci dan saran yang memuaskan untuk pelanggan. maka seluruh Staf toko diharapkan memiliki pengetahuan tentang produk-produk yang dijual (product knowledge) di minimarket. Penangan secara cepat dan efektif dapat mencegah munculnya reputasi buruk umumnya. dan bagi toko pada khususnya. Tanggung Jawab dan Laranganlarangan. maka Supervisor toko harus dipanggil untuk mencoba menyelesaikan masalah.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM b..

Menjaga dan meningkatkan profit store d. dan 40 . Menyimpan segala kerahasiaan usaha beserta dokumen-dokumennya. dan * Perihal Pengunduran Diri Karyawan. Hal ini dimaksudkan agar Terwaralaba juga menjadi operator yang terlibat dalam kegiatan usaha sehingga Terwaralaba dapat mengawasi sendiri usahanya. sehingga harapan didirikannya minimarket “membantu masyarakat sehingga mampu memiliki jiwa usaha di bidang retail“ dapat tercapai. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko secara keseluruhan c.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM * Larangan-larangan secara umum * Teguran / Peringatan dan Penerbitan Surat Peringatan * Pemutusan Hubungan Kerja. STRUKTUR & FUNGSI ORGANISASI TOKO Dalam operasinya toko memiliki struktur organisasi yang terpisah dari perusahaan. Selain itu juga Terwaralaba terpacu untuk memajukan usahanya. KEPALA TOKO / TERWARALABA Kepala Toko adalah terwaralaba sendiri. Struktur organisasi toko yang mana setiap fungsi mempunyai tugas dan tanggung jawab masing-masing. Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan karyawan dan pihak manajemen b. adalah sebagai berikut: STRUKTUR ORGANISASI TOKO: Kepala Toko / Terwaralaba Supervisor Toko Karyawan Toko TUGAS & TANGGUNG JAWAB FUNGSI 1. Tanggung Jawab a.

Pembinaan Karyawan * Membina dan menciptakan hubungan antar individu dan antar bagian 41 . Perencanaan (planning) * Pengendalian biaya yang efektif dan efisien * Peningkatan pelayanan kepada pelanggan * Perencanaan program kerja toko * Mengatur strategi kegiatan toko dalam rangka pencapaian target operasional * Penyusunan rencana penjualan / budget toko & Pengadaan promosi lokal b. Mengatur dan menjalankan keuangan toko untuk biaya operasional sesuai batas otoritas yang ditentukan f.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM juga segala bentuk komunikasi yang terjadi antara pihak toko & manajemen e. Anggaran dan Keuangan * Mendistribusikan anggaran kepada unit operasional toko * Pengendalian overs tock dan stock out (termasuk Bad stock–BS) * Pengendalian penagihan pendapatan lain-lain (other income) dan penghasilan dari operasi toko d. Kontrol dan Pengawasan * Kontrol dan pengawasan terhadap semua pengeluaran-pengeluaran keuangan * Pengendalian biaya yang efektif dan efisien * Peningkatan pelayanan kepada pelanggan * Perencanaan program kerja toko * Mengatur strategi kegiatan toko dalam rangka pencapaian target operasional * Penyusunan rencana penjualan / budget toko & Pengadaan promosi lokal c. Organizing * Menggerakkan dan memaksimalkan semua sumber daya yang ada guna pencapaian target kerja * Koordinasi dan pemeriksaan sistem informasi data * Melakukan kontrol inventaris c. Pembinaan karyawan demi pencapaian target kerja dan karyawan Area Tugas : a.

d. SUPERVISOR Supervisor adalah orang yang paling bertanggung jawab terhadap seluruh operasi dan kinerja toko sehari-hari. Menjaga segala perlengkapan dan fasilitas usaha e. koordinasi dan kerjasama dengan Kepala toko dan Jawab : seluruh karyawannya b. mulai dari saat toko dibuka pagi hari sampai dengan saat toko tutup pada malam hari.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM disamping berusaha menempatkan orang pada fungsi yang tepat * Mengembangkan SDM yang ada sehingga akan bermanfaat secara pribadi dan organisasi * Melakukan efisiensi dan rasionalisasi karyawan * Melakukan pelatihan karyawan. Perencanaan dan kontrol * Membuat Action Plan manajemen stok barang * Membuat rencana pengelolaan SDM * Membuat rencana dan pengawasan terhadap target penjualan dan profit * Membuat rencana pengaturan kerja bawahan 42 . Tugas-tugas Tambahan * Sewa-menyewa area toko * Membina hubungan baik dengan mitra kerja yang mempengaruhi citra manajemen Franchisor di masyarakat * Memberi masukan kepada manajemen franchisor tentang kemungkinankemungkinan terbaik bagi operasional toko * Melakukan koordinasi event-event promosi 2. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko secara keseluruhan c. Mencapai target penjualan dan profit d. Melakukan komunikasi. Namun tidak semua kewenangan-kewenangan kepala toko dapat didelegasikan ke Supervisor (ada pembatasan wewenang). Supervisor juga memegang peranan sebagai pengganti Kepala toko bila Kepala toko tidak berada di toko. Mendorong pencapaian target kerja dan pembinaan karyawan Area Tugas : a. Tanggung a. Mengelola keuangan harian sesuai batas otoritas yang ditentukan f.

Pengelolaan karyawan * Melakukan pembinaan dan pelatihan * Mengontrol. KARYAWAN TOKO Karyawan toko merupakan pelaksana operasional dari seluruh kegiatan kerja toko. Biaya-biaya Operasional * Melakukan pembayaran dengan lampiran yang sah dengan batas nilai maksimum yang telah ditentukan * Membuat Laporan pengeluaran Kas Kecil * Meng-entry biaya-biaya yang dikeluarkan kedalam komputer * Melaksanakan prosedur penyetoran uang d. menganalisa. membina dan memotivasi kinerja karyawan * Melakukan pengembangan prestasi kerja 3.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM * Melakukan kontrol kwalitas dan kwantitas barang * Melakukan pengecekkan faktur * Membuat analisa kompetitor b. Realisasi * Mengevaluasi penjualan dan pembelian * Mengevaluasi penggunaan asset toko sebagaimana mestinya e. Evaluasi * Mengevaluasi Target vs. Operasional * Memberikan modal ( uang receh ) kepada Kasir sebelum toko dibuka * Menerima uang hasil penjualan dari kasir * Meningkatkan penjualan dan keuntungan * Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan * Melakukan pengawasan penerimaan dan pengiriman barang * Meng-entry data barang masuk dan retur barang rusak dari supplier ke toko * Meng-identifikasi barang /menempelkan barcode kepada masing-masing item barang * Melakukan distribusi barang menurut kelompoknya * Menandatangani PO * Membuka dan menutup operasi toko setiap hari c. Selain itu karyawan toko memegang peranan penting untuk menciptakan suasana pelayanan kepada 43 .

yaitu: Jawab : a. Tanggung Karyawan toko mempunyai 2 tanggung jawab utama. Sehingga dapat dikatakan bahwa karyawan toko merupakan ujung tombak pelayanan dari operasi toko. Senyum. Operasional toko * Memberikan pelayanan TSS (Tatap. serta 44 .5M ) * Mengawasi pelanggan yang berbelanja * Menjelaskan product knowledge kepada pelanggan * Memberi label harga baik di barang dan juga di rak * Menjaga kebersihan area rak dan barang dagangan * Menertibkan lorong dari barang-barang dan kardus bekas * Memberi sign barang kosong & Menerima penitipan barang pelanggan * Menegur dengan sopan pelanggan yang tidak menitipkan barang * Menjaga kebersihan area toko (halaman. Melakukan kerja sama. Sapa) secara baik kepada Pelanggan * Menjaga kwalitas produk yang dijual * Mengatur floor display ( min. Menciptakan kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan Area Tugas : a. Supervisor dan sesama karyawan) b. floor. 1M dan max.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM pelanggan dalam lingkungan yang bersih dan bersahabat. komunikasi. dan koordinasi dengan seluruh staf toko (Kepala toko. 1. toilet) * Memberikan hadiah sesuai prosedur * Mengadakan pengecekkan ulang transaksi untuk pengambilan hadiah * Memberikan pelayanan dalam pembungkusan kado * Menyediakan leaflet dari brosur promosi * Merawat peralatan sound system * Mengoperasikan sound system/menyediakan musik dengan baik * Melakukan pengecekkan retur barang * Melakukan pengecekkan kembali barang yang diterima * Mensortir barang / memeriksa kondisi barang * Meminta modal ( uang receh ) kepada Supervisor sebelum memulai bekerja * Menyiapkan perlengkapan transaksi penjualan dan merapikan/ Membersihkan tempat kerja sebelum mulai kerja * Melakukan transaksi penjualan dan penerimaan uang.

masuk bertugas tepat pada waktunya dan selama bertugas di toko berperilaku positif dan ingin membantu guna mengembangkan hubungan yang baik dengan para pelanggan. Menciptakan kesan pertama yang baik: • • • • Mengenakan seragam perusahaan Berpenampilan rapih dan bersih Bersikap sopan dan ramah pada pelanggan setiap saat Berbicara dengan nada suara yang tepat 45 . Pengontrolan * Mengecek stok barang di gondola dan rak umum * Kontrol display dengan sistem FIFO ( First In First Out ) * Mengatur kelancaran pemasukkan barang dari gudang * Mengatur barang BS * Mengadakan pengecekkan price card pada rak dan setiap barang DISIPLIN HUBUNGAN DENGAN PELANGGAN & CUSTOMER SERVICE Perusahaan Franchisor telah menetapkan berbagai uraian jabatan bagi berbagai tingkatan dan tanggung jawab personalia di toko. setiap karyawan toko berhubungan dan berkaitan satu sama lain dan menjadi suatu kesatuan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM mengembalikan bila uang pelanggan lebih besar dari total belanja * Merapikan dan mengelompokkan nilai uang di tempat kasir * Pengecekkan kembali barang dalam setiap transaksi * Pada akhir tugas menyerahkan seluruh uang kepada Supervisor * Mengepak barang yang telah selesai ditransaksikan dan menyerahkan kepada konsumen * Menyediakan kantong plastik dan menghafalkan PLU barang yang laku terjual b. Tidak ada pemisah dalam “kerjasama tim total”. Walaupun uraian jabatan telah menentukan kewajiban dan fungsi. semua personalia di toko harus bekerja sebagai suatu tim. Setiap karyawan harus mempunyai disiplin kerja yang tinggi.

46 . Adalah sangat penting untuk menjaga kebersihan dan kerapihan daerah ini. karenanya ini merupakan daerah atau pusat mendapatkan masukan yang berharga dari pelanggan dan mengadakan dialog serta menjaga hubungan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Customer Service atau Pelayanan Pelanggan yang terbaik adalah memberi kepuasan berbelanja pada pelanggan dalam suasana yang menyenangkan dengan sapaan yang ramah dan membantu. agar merefleksikan reputasi dan godwill (nama baik) dari toko. Masalah-masalah yang biasa ditemukan dalam pelayanan pada pelanggan di dalam toko: • • • • • • Pada pintu / area kasir Kartu Keanggotaan. PELAYANAN DAN TEKNIK DISPLAY “Daerah penjualan dan pelayanan” adalah lokasi dimana pelanggan berhubungan dengan toko. PENJUALAN. Produk dipajang menurut kelompok jenis dan penggunaannya. Susunan pemajangan (display) produk membawa konsekwensi pada penjualan dan pemanfaatan ruangan yang terbatas secara ekonomis. Setiap pelanggan harus berada di daerah ini. dan disusun dengan rapih agar memudahkan pelanggan memilih barang. bila ada Permintaan yang tidak seharusnya Troli belanja / keranjang belanja Mengganti atau menukar barang Bermacam-macam situasi pelanggan yang menyulitkan Beberapa cara agar sebuah toko dapat memberikan pelayanan yang terbaik pada pelanggan: • • • • • Area penjualan yang bersih Barang di rak terisi dengan baik dan benar Lorong antar rak selalu bersih Troli tersedia dan bersih Label harga selalu tepat dan mudah dibaca.

materials (promosi / informasi produk) harus terlihat dengan jelas agar memandu pelanggan dan semua produk terpajang dengan baik. Teknik Display dan Produk: Selain hal pelayanan dan penjalan. pembatasan-pembatasannya. Semua barang harus mempunyai label harga Semua produk yang dipajang harus bersih dan tersusun pada bagian mukanya dan tidak terbalik. Penelitian dari P & G suatu display yang baik bisa meningkatkan penjualan sampai 220% atau 2. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan: a.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Signage display (papan petunjuk) dan P. menguasai pengetahuan teknis dari produk. eye cathcing (menarik untuk dilihat) dan mudah diambil oleh pelanggan. b. Pastikan semua rak dan shelves diisi dengan produk Harus dijaga agar tata penyusunan barang dilakukan dengan benar. d. (lihat Produk dan Pengetahuan Produk) Produk-produk yang di display biasanya terdiri dari: • • • • • • • • Barang-barang peralatan rumah tangga (home appliances) Peralatan tulis (stationneries) Barang-barang kebutuhan kantor Aksesoris dan perlengkapan Tas dan barang kulit Footware ( berkenaan dengan kaki. misal: kaos kaki ) Barang kalengan dan botol Minuman 47 .2 kali. karyawan toko harus mempunyai cukup pengetahuan mengenai produk.O. rapih dan cantik Usahakan secara khusus bahwa semua display menarik bagi pelanggan (eye catching) f. cara pemakaian dan nilai. agar dapat menangani pertanyaan-pertanyaan dari langganan dan memberi jawaban yang profesional. Jangan menyusun barang terlampau tinggi di rak sebelah atas Memaksimalkan penggunaan daerah penjualan dan display termasuk penyusunan di floor dan tempat-tempat lain c. g. e.P.

Semua peralatan harus dirawat secara teratur b. Persediaan yang ada di toko adalah untuk penjualan ritel. Toko dan peralatan merupakan asset atau kekayaan dari Penerima Waralaba. Pintu-pintu. Bangunan harus ditinjau dan diperiksa secara berkala dan terus menerus c. permen & coklat Barang kebutuhan pokok Rokok Makanan kering Barang-barang kebutuhan pribadi sehari-hari Mainan Kebutuhan bayi Produk-produk bahan pembersih (cleaner) PERAWATAN BANGUNAN DAN PERALATAN 1. kehilangan warna atau ditumbuhi lumut. Penanganan dan pemakaian yang salah bukan saja merusak peralatan tetapi mungkin pula membahayakan manusia. d. 2. Adalah sangat penting agar operasi toko diselenggarakan secara efektif dan efisien dan ditekankan pada beberapa hal: a. f. Sekiranya ada yang hilang atau tidak berfungsi harus segera diperbaiki. jendela-jendela dan tempat keluar masuk harus mempunyai kunci dan atau gembok. Plafon dari bangunan harus terpasang dengan baik dan kuat. Pemakaian yang benar dan perawatan yang baik adalah Penting guna menjaga service ability (kemampuan pelayanan) pada setiap saat. jika terdapat keretakan. g.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM • • • • • • • • • Susu Makanan kecil. Dinding bangunan harus dirapikan dan di cat ulang. e. dsb. jika bola lampu atau lampu neon tidak berfungsi ( mati ) maka harus diganti. Menjaga dan merawat toko dan peralatan. untuk mengamankan toko dari kemungkinan pencurian. Lampu-lampu dan lampu darurat harus setiap saat bisa dipakai. dan jika terjadi kerusakan selama penyimpanan maka kerugian akan menjadi beban dari pemilik toko atau Penerima Waralaba. Rak-rak dan shelving dalam toko dan di gudang toko harus dirawat dan dibersihkan secara teratur. jika berkarat atau rusak maka harus segera diperbaiki dan di cat ulang 48 .

penanganan yang baik dalam penyimpanan dan pemindahan produkproduk yang mudah rusak / pecah. dan hal-hal lain yang dapat menimbulkan kerugian baik secara materi maupun 49 . minimarket menerapkan sistem kontrol yang cukup ketat.Pemasangan Sistem Keamanan (Alarm) SISTEM KONTROL Dalam menjalankan suatu usaha. 3.Pilferage (Kerusakan). harus dirawat dan dijaga dengan baik agar setiap saat bisa berfungsi. 4. guna untuk mencegah terjadinya kerugian-kerugian akibat hilangnya barang dagangan.Pengadaan staf Keamanan . AC di toko harus di service dan dibersihkan paling sedikit sebulan sekali. Saluran air di sekitar bangunan. Harus dijaga jangan sampai saluran menjadi tersumbat. Dalam bidang usaha ritel. Karyawan harus memperhatikan hal ini. tubes. sehingga menimbulkan bau yang tidak sedap dan air tidak bisa mengalir. karena akan membantu memperbaiki kinerja secara keseluruhan dari usaha itu. Bila ada peralatan-peralatan yang lain seperti: Peralatan cleaning (kebersihan) / Showcase (lemari pajang atau lemari pendingin) / Microwave (alat pemanas) / Juice dispenser (alat pembuat minuman) / Dispenser minuman / Kaca / Stainless Steel / Lampu-lampu penerangan (neon. i.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM h. pencegahan dan penanganan secara bijaksana . Lantai dan ubin toko harus disapu dan di pel paling sedikit 2 (dua) kali sehari. Filternya harus dibersihkan setiap minggu. KEAMANAN . dll) / Peralatan / Hardware yang lain / Pintu gudang . dan antisipasi terhadap kerusakan dari pihak pelanggan . kesalahan informasi.Shoplifting (pencurian pada jam buka toko) Mempelajari ciri-ciri dan prilaku umum pengutil. sistem kontrol adalah bagian yang penting dan tidak dapat diabaikan. beritahukan pada Supervisor dan atau Kepala Toko untuk diambil tindakan. Jika ada ubin yang rusak atau patah. di kamar kecil dan kamar mandi harus dijaga dan dibersihkan setiap hari.

Perangkat Keras (Hardware) Perangkat Keras yang biasa disebut Hardware biasanya terdiri dari Monitor. Kerugian moral yang dibahas disini berbentuk turunnya semangat kerja dan loyalitas karyawan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM moral. sehingga akan tercipta pengembangan dari sistem operasi yang diterapkan di toko berorientasikan perkembangan yang terjadi di lapangan. Pelaksanaan sistem kontrol ini merupakan tanggung jawab dari Kepala toko dibantu oleh Supervisor dan karyawan toko. 50 . Merk perangkat bisa beragam. seperti pengawasan terhadap kwalitas barang. dan pelaksanaan dari sistem operasi yang dijalankan dalam organisasi toko. Ini dimaksudkan untuk menghindari terjadinya penyimpanganpenyimpangan yang dilakukan oleh staf toko dan juga untuk membantu manajemen mengevaluasi sistem yang telah ada. S SI IS ST TE EM M K KO OM MP PU UT TE ER R PERANGKAT KOMPUTER 1. pencurian. dan lain-lain. dan untuk kelengkapan pemakaian perangkat ini tergantung dari masing-masing Franchisee. Dalam pelaksanaannya sistem kontrol ini telah diaplikasikan langsung dalam tugas-tugas seluruh staf toko dalam kegiatan operasional sehari-hari. CPU. ditambah dengan penggunaan Printer sebagai pelengkap. Keyboard dan Mouse. namun untuk sistem kontrol internal merupakan tanggung jawab dari Kepala toko sendiri. • Kontrol Eksternal Yaitu pengontrolan dan pengawasan terhadap faktor-faktor eksternal organisasi toko yang memiliki kemungkinan untuk menimbulkan kerugian. Dalam hal ini penerapan sistem kontrol tersebut dapat dibagi menjadi: • Kontrol Internal Yaitu pengontrolan dan pengawasan terhadap kinerja seluruh karyawan toko ( termasuk Supervisor ). Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai sistem kontrol ini Anda dapat melihatnya di Lampiran _____ pada rincian tugastugas dan rincian Sistem Prosedur.

dan bila memungkinkan. bisa ditambahkan juga untuk: Pemesanan barang ke bagian Logistik PENJELASAN SISTEM Sebaiknya dipakai sistem dengan program yang dapat melakukan beberapa pekerjaan. dan program aplikasi untuk operasional toko (sistem penjualan dan kontrol). dan supplier yang langsung mengirim pesanan barang tersebut ke outlet. Software yang biasanya digunakan untuk operasional sebuah outlet/toko berupa: sistem khusus (Windows) untuk hal-hal umum. 51 . sebagai berikut: • • • Melakukan pemesanan barang kepada supplier Kontrol seluruh outlet/toko Me-monitor penjualan outlet dari waktu ke waktu Sedangkan sistem pada outlet. Perangkat Lunak (Software) Software atau Perangkat Lunak dipergunakan sebagai kelengkapan untuk menjalankan suatu sistem informasi pada komputer. Kantor Pusat akan melakukan pemesanan barang. biasanya dipergunakan untuk: • • • • • Transaksi penjualan Kontrol Stock internal Monitor penjualan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 2. sistem dipergunakan di kantor pusat (franchisor) dan pada outlet/toko. SISTEM KOMPUTER Pengenalan Sistem Dipergunakan program integrated (saling berhubungan satu sama lainnya) untuk Sistem Point Of Sales. seperti: 1. Pembelian barang Pembelian barang dilakukan secara terpusat untuk semua jenis barang yang dijual. Sistem pada kantor pusat Franchisor lebih banyak dipergunakan untuk kontrol.

Input Penjualan 2. Laporan Penjualan 2. Password 2. Pada Menu Produk. 4. A. kantor Pusat akan memberikan dan memasukkan kode barang di komputer. Pada Menu Laporan terdiri dari: 1. Input Stock Awal 3. Transaksi. Akses yang biasanya didapatkan dari program aplikasi ini mencakup untuk Produk. Daftar Barang D. Peng-kode-an produk Untuk setiap produk baru. Laporan Stock 3. Pengiriman Barang Setelah proses order yang dibuat di kantor pusat. input yang dapat diprogram biasanya terdiri dari: 1. Input Pengeluaran Barang B.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 2. Laporan dan Utility pada Menu Utama. Backup Data 52 . Input Barang Masuk 4. Input Retur Penjualan C. Input Produk baru 2. Penerimaan Barang Pencatatan setiap barang yang dikirim dan masuk dari Supplier 5. baru kemudian dikirimkan ke outlet. Pada Menu Transaksi: 1. Pada Utility terdiri dari: 1. 3. Kontrol stok barang: Mengawasi keadaan stok barang internal atau keseluruhan. barang baru dikirimkan ke setiap outlet. Penjualan Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian 6.

Contoh: Jenis masalah Masalah Teknis Masalah yang umum terjadi Komputer Hang Komputer / Monitor tidak hidup Tidak bisa print Tampil pesan kesalahan pada monitor Masalah Non-Teknis Untuk segera menghubungi Vendor. Hal ini dimaksudkan agar karyawan sesuai dengan fungsinya dapat menjalankan tugasnya dengan semestinya. Setiap masalah harus ditangani secara cepat. dan pada saat apa input seharusnya dijalankan. baik itu kesalahan teknis maupun non-teknis. Setiap sistem pasti akan mengalami masalah didalam operasionalnya. apabila timbul masalah diluar yang tertulis Salah entry Cara Penangan S SI IS ST TE EM M K KE EU UA AN NG GA AN N Fungsi dan tugas pengelolaan Keuangan sebaiknya dilaksanakan oleh personil Keuangan yang memahami analisa efektifitas operasional keuangan. sehingga tidak ada konsumen yang merasa dikecewakan karena pelayanan yang tidak memuaskan. agar dapat dicapai efisiensi dalam penggunaan biaya perusahaan. PENANGANAN MASALAH KOMPUTER Franchisor memberikan panduan kepada Franchisees-nya mulai dari bagaimana mempergunakan sistem yang dipakai sampai pada penanganan permasalahan yang timbul dari pemakaian program aplikasi Franchisor. Selain bantuan yang diberikan oleh Franchisor untuk penanganan masalah komputer.. 53 .Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 3. diharapkan agar Franchisee dapat mengatasi sendiri masalah yang timbul. hasil apa yang didapatkan. dengan panduan dari supervisor Franchisor. Kirim Data Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk menjalankanya.

Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana. dan diterima hanya sekali dalam masa perjanjian. sehingga data tersebut dapat di posting sesegera mungkin. hingga dapat dihasilkan perkiraan modal kerja yang minimal yang harus disediakan dimuka. 54 . Perincian dihitung dari pengeluaran aktifitas kegiatan untuk mencapai target. misalnya: pembagian hasil untuk Franchisee. . tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu.Arus Kas (Cash Flow) Arus Kas dibuat berdasarkan efisiensi waktu dari rencana kerja. dan besarnya ditentukan kemudian oleh Franchisor Royalty Fee: Biaya Promosi & Marketing secara bulanan. Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya. dsb. 45% untuk produk garmen. Neraca Percobaan. . 40% untuk produk furniture. MELAKUKAN PEMBUKUAN / PELAPORAN KEUANGAN .Membuat Laporan Bulanan Laporan Keuangan dibuat setiap bulan.Pencatatan Keuangan (posting) Melakukan pencatatan secara benar dan akurat untuk data-data keuangan merupakan dasar untuk membuat laporan Keuangan yang benar. MENGADAKAN PERENCANAAN BIAYA (BUDGETING) .Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM PENGELUARAN UTAMA FRANCHISEE Franchise Fee: diterima setelah calon Franchisee menandatangani Surat Perjanjian.Perencanaan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan target yang telah ditentukan. dan analisa dan sistem keuangan yang dipakai dalam pencatatan harus sama dengan sistem yang dipakai oleh Franchisee (khususnya dalam hal penjualan). rencana arus kas serta analisa likwiditas. yaitu ditentukan 5% (tergantung Franchisor) dari pendapatan penjualan Franchisee Pembayaran untuk order barang-barang rutin yang biasanya dilunasi secara angsuran dengan tenggang waktu yang pembayaran yang akan ditentukan kemudian. hingga analisa keuangan yang berisi mengenai umur hutang-piutang. mulai dari R/L. Contoh perkiraan Biaya Monitoring yang harus termasuk dalam rencana pengeluaran biaya.

Investasi Awal b. . Franchisee diharapkan menggunakan sistem yang sama dengan Franchisor. Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana. Umumnya ada 3 (tiga) jenis bukti pendukung yang diperlukan. disarankan Franchisor untuk membuat sistem keuangan dengan mengupayakan perangkat lunak yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Franchisor. tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Franchisee akan membuat Laporan Bulanan Keuangan kepada Franchisor secara berkala. termasuk analisa keuangan mengenai hutangpiutang. Bukti Pengeluaran dan Bukti Sementara. INVESTASI BIAYA YANG DIPERLUKAN FRANCHISEE a. Biaya Lain-lain 55 . berupa: • • • • Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan (R/L dan Neraca Percobaan) Laporan Kontribusi Penjualan Bulanan Laporan Analisa Penjualan Bulanan. tetapi belum memiliki bukti asli yang seharusnya digunakan sebagai lampiran sebenarnya. agar dapat berinteraksi dengan sistem keuangan Franchisor.Perangkat Lunak (Software)Keuangan Untuk menurunkan tingkat kesulitan dan untuk memudahkan pengecekan analisa penjualan. ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam pemenuhan adminsitrasi keuangan. yaitu: Bukti Penerimaan. Bukti Sementara dipergunakan dalam keadaan mendesak dimana bila pengeluaran atau pendapatan sudah disepakati bersama. diperlukan bukti-bukti pendukung (voucher dan dokumen yang sudah disetujui) sebagai data pelengkap yang menandakan bahwa semua masalah keuangan diketahui dan dikontrol secara benar serta dapat dipertanggungjawabkan. rencana arus kas serta analisa likwiditas Laporan Stock Barang Konsinyasi Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya.

_________ Perhitungan 70% dari nilai Franchise fee untuk pembaharuan hak franchise Rp. _________ Disediakan oleh Franchisee berikut pengeluaran untuk tenaga pengajar • Continuing Advertising. (pada masa Perpanjangan kontrak) •Biaya Pelatihan sbs. _________ (tergantung Franchisor) Rp. ________ Ongkos dan pengluaran atas Kebijakan asuransi *Biaya Audit sbs. • Biaya Keanggotaan Asosiasi / lainnya sbs. saat Jumlah total income toko mencapai. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross(per bulan) income toko per bulan. ________ B. ________ Biaya perbaikkan dan pembaharuan untuk peninjauan ulang atas tanah. • Transfer Fee sbs. Rp. • Biaya untuk lokasi & renovasi tempat usaha sbs. _________ Perhitungan dengan prosentase dari total minimum gross income (untuk kebutuhan promosi toko & dilakukan dengan panduan F’or) Rp. Setelah Penandatanganan Kontrak Waralaba : • Pembelian Peralatan Usaha sbs.…(tergantung dari F’or) Rp. ________ Rp. (Atas permintaan tertulis F’or) • Biaya Premium Asuransi sbs. • Biaya Perijinan Usaha sbs. (perusahaan Asuransi kelas “A”) 56 . ________ (tergantung situasi) * Biaya launching toko sbs. ________ (Kredit dari Bank untuk distributor yang ditunjuk) Rp. ________ ( Franchisor ) Rp. Intitutional &. _________ ( Notaris ) Rp. Rp. pelatihan dan bimbingan yang ditentukan oleh Franchisor (apabila terjadi penggantian kepemilikan toko) Rp. Rp. INVESTASI AWAL Sebelum Penandatangan Kontrak Waralaba : • Biaya Pembentukan Badan Usaha sbs. _________ Biaya untuk evaluasi. • Pembelian barang dagangan ( stok awal ) sbs. Ditam bah biaya audit bila kekurangan melebihi 10% dari pelaporan. • Renewal Fee sbs. _________ Perhitungan dengan prosentasi dari tarif tertinggi (Untuk kelalaian yang melibatkan hak dan nama franchisor) berdasarkan hukum Rp. TOTAL BIAYA : Rp. _________ Kekurangan jumlah gross sales yang terjadi sehubungan dengan pelaporan yang tidak sesuai +bunga sesuai hukum. Rp. Promotion Fee sbs • Local Advertising sbs. Rp. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross income toko per bulan (jumlah % tergantung dari F’or) Rp. •Bunga & Biaya Kerugian sbs. Rp. (dilakukan oleh Franchisor) •Biaya Refurbishing sbs. ________ (disesuaikan dengan kondisi ) Rp..Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM A. BIAYA-BIAYA LAIN • Royalty Fee (per bulan) sbs. _________ ( Lembaga Perijinan Usaha ) Rp. bangunan dsb. _________ (sewa / beli) Pada saat Penandatangan Kontrak Waralaba : *Franchise Fee sbs. • Security Deposit sbs.

e. c. Tujuan Personil toko yang dilibatkan/bertanggung jawab Operasional Sisdur Ketentuan yang harus diperhatikan (bila ada) Flow chart Sistem dan produser dimaksud mencakup: Pembukaan dan Penutupan Toko Pengadaan Barang Dagang Toko Penukaran Kemasan Khusus Penitipan Barang di Depositor Sistem Pemesanan Barang dari DC ke Toko Penataan Barang di Display Area Inventarisasi dengan kartu Inventaris Toko Sistem Pencatatan Display Barang Transaksi Penjualan Instruksi Perubahan Harga Transaksi Retur (Pengembalian Barang) Sistem Pencatatan Penjualan Penyimpanan Uang Hasil Penjualan Pengembalian Barang dari Toko ke DC (Retur) Laporan Keluhan Sistem Permintaan & Penggantian petty cash (PC) Laporan Keuangan Laporan ke Franchisor 57 .Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Terlampir panduan Sistem dan Prosedur Operasional Toko. d. b. dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut: a.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful