Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

BUKU PANDUAN FRANCHISEE
Buku Panduan Franchisee adalah dokumen rahasia yang dikeluarkan oleh Franchisor untuk dijadikan pedoman dalam menjalani usaha outlet/toko Franchisee-nya. Segala peraturan, ketentuan dan panduan untuk perusahaan Franchisee dituangkan dalam buku Panduan. Perubahan dan penambahan untuk segala ketentuan dan peraturan baru akan dituangkan secara tertulis dan diberikan kepada Franchisee untuk dilampiri didalam Buku Panduan. Buku Panduan ini juga sebaiknya diberikan kepada outlet sebagai pegangan Supervisor, disamping Buku Panduan Outlet/Toko. Standarisasi penulisan Buku Panduan, sebagai berikut:

BAB I - PENDAHULUAN Berisi penjelasan mengenai maksud dan tujuan pembuatan Buku Panduan, sistematika penulisan, dan ketentuan-ketentuan penggunaan Buku Panduan Tujuan penulisan Buku ini adalah: • • • Membuat sebuah buku yang dapat menjadi pedoman / acuan Terwaralaba dalam menjalankan kegiatan usaha waralaba nya sehari-hari Mengarahkan Terwaralaba untuk menjalankan usaha waralabanya sesuai standar yang ditetapkan oleh franchisor Menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan yang dijalankan oleh seluruh Terwaralaba.

BAB II - PROFIL PERUSAHAAN Berisi tujuan usaha & visi, profil dan susunan direksi, struktur organisasi, uraian singkat sejarah perusahaan dan pengembangannya melalui sistem Waralaba, serta penyingkatan nama dan istilah. Didalam buku terdapat nama-nama dan istilah-istilah yang lazim digunakan dalam usaha ritel, namun mungkin belum dikenal oleh orang yang belum pernah menjalankan usaha di bidang ini. Oleh karena itu nama-nama dan istilah tersebut akan dikumpulkan pada lembar Indeks untuk memudahkan pencarian.

BAB III - ORGANISASI DAN MANAJEMEN Berisi uraian dari tugas dan tanggung jawab staf toko beserta prosedur kerjanya.

1

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Uraian yang lebih terperinci dapat dilihat pada Panduan Sistem dan Prosedur Operasi.

BAB IV - USAHA MINIMARKET Penjelasan umum tentang definisi dari minimarket, bentuk usaha, kemudahan-kemudahan yang ditawarkan, dan pelayanan kepada pelanggan. Arti kemudahan yang ditawarkan serta pelayanan yang baik dan ramah kepada pelanggan dapat menjadikan nama usaha dikenal oleh masyarakat.

BAB V - PROMOSI & PEMASARAN Menjelaskan tentang sistem promosi yang dijalankan pada usaha minimarket, dan strategi pemasaran yang diterapkan perusahaan. Promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang sangat penting dan saling berkaitan satu sama lainnya. Untuk mencapai target usaha, perlu dijalankan sistem pemasaran dengan strategi yang terencana untuk mencapai target dan didukung dengan kegiatan promosi yang terselenggara dengan baik.

BAB VI - SISTEM KONTROL Menguraikan tentang sistem kontrol kedalam dan keluar, yang diterapkan dalam usaha minimarket untuk mencegah kerugian yang mungkin terjadi.

2

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM

I I.. P PE EN ND DA AH HU UL LU UA AN N
Buku Panduan dimaksudkan agar dapat menjadi pedoman bagi seluruh Franchisee. Dan dibuat berdasarkan peraturan dan standarisasi dari perusahaan Franchisor, yang juga telah disesuaikan dengan peraturan dan kebijakan-kebijakan pemerintah yang berlaku sesuai dengan bidang usaha, dalam pengembangan usahanya melalui Sistem Waralaba.

Dalam upaya untuk menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan-kebijakan perusahaan Franchisor, panduan diberikan untuk dijalankan oleh Franchisees-nya sesuai standard yang berlaku, disamping memudahkan Franchisor untuk mengadakan monitoring untuk standarisasi usaha yang dipercayakan kepada Franchisee-nya.

R R I O U F S I A H P P N I R O R U I..G F S IL A L H P A P A ER N R II N K A SA N SE JE A A H D A NA DA AT A PERUSAHAAN
Perusahaan yang merupakan bagian dari industri ritel ini berdiri tahun ………….. dengan nama …………………………………….. Perusahaan didirikan oleh ……………………., (sejarah singkat profil pengusaha) …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… Berdasarkan proven track record dari perkembangan perusahaan yang sudah berjalan, untuk usaha pengembangan lebih lanjut, salah satu upaya perusahaan adalah membuka outlet / toko minimarket melalui sistem Waralaba. Pengembangan usaha swalayan menjadi beberapa outlet / toko, lebih menitik-beratkan pada kenyamanan dan kemudahan sebagai nilai jual utama (keuntungan terhadap persaingan), dalam rangka memenuhi kebutuhan pokok pelanggan yang secara dinamis selalu berubah-ubah.

Perusahaan dikembangkan sebagai perusahaan Franchisor, oleh …………………………..… dengan pengembangannya melalui penambahan beberapa outlet / toko Franchisees yang menjalankan hak ekslusif untuk produk dan merk ini.

3

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 1. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. 2. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. 3. Outlet (Franchisee)…………………………… lokasi ………………………….. Berdiri tahun …………., pemilik …………………………………………….….. dst.

I II RG GA II AN I.. O NI IS SA OR AS SI ID DA AN NM MA AN NA AJ JE EM ME EN N

STRUKTUR ORGANISASI FRANCHISEE

Kepala Toko / Terwaralaba (Franchisee)

Supervisor Toko

Karyawan Toko

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI JABATAN 1. KEPALA TOKO / TERWARALABA Kepala Toko adalah terwaralaba sendiri. Hal ini dimaksudkan agar Terwaralaba juga menjadi operator yang terlibat dalam kegiatan usaha sehingga Terwaralaba dapat mengawasi sendiri usahanya.

Tanggung Jawab :

a. Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan karyawan dan pihak manajemen b. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional

4

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM toko secara keseluruhan c. Menjaga dan meningkatkan profit store d. Menyimpan segala kerahasiaan usaha beserta dokumen-dokumennya, dan juga segala bentuk komunikasi yang terjadi antara pihak toko dan manajemen e. Mengatur dan menjalankan keuangan toko untuk biaya operasional sesuai batas otoritas yang ditentukan f. Pembinaan karyawan demi pencapaian target kerja dan karyawan

Area Tugas :

a.

Perencanaan ( planning )

b. Kontrol dan pengawasan c. Anggaran dan Keuangan

d. Organizing e. f. Pembinaan karyawan Tugas-tugas tambahan

Dari setiap area tugas tersebut terdapat tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh Kepala Toko. Rinciannya dapat dilihat pada Buku Panduan Outlet Franchisee.

2. SUPERVISOR Supervisor adalah orang yang paling bertanggung jawab terhadap seluruh operasi dan

kinerja toko sehari-hari, mulai dari saat toko dibuka pagi hari sampai dengan saat toko tutup pada malam hari. Supervisor juga memegang peranan sebagai pengganti Kepala toko bila Kepala toko tidak berada di toko. Namun tidak semua kewenangan-kewenangan kepala toko dapat didelegasikan ke Supervisor (ada pembatasan wewenang).

Tanggung Jawab :

a. Melakukan komunikasi, koordinasi dan kerjasama dengan Kepala toko dan seluruh karyawannya b. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko secara keseluruhan c. Mencapai target penjualan dan profit d. Menjaga segala perlengkapan dan fasilitas usaha

5

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM e. KARYAWAN TOKO Karyawan toko merupakan pelaksana operasional dari seluruh kegiatan kerja toko. Sehingga dapat dikatakan bahwa karyawan toko merupakan ujung tombak pelayanan dari operasi toko. komunikasi. b. Operasional toko Pengontrolan Dari setiap area tugas tersebut terdapat rincian tugas lain yang dapat dilihat pada Buku Panduan Outlet Franchisee. Melakukan kerja sama. Perencanaan dan kontrol b. Supervisor dan sesama karyawan) b. yaitu: a. Selain itu karyawan toko memegang peranan penting untuk menciptakan suasana pelayanan kepada pelanggan dalam lingkungan yang bersih dan bersahabat. 6 . Biaya-biaya operasional d. Menciptakan kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan Area Tugas : a. Tanggung Jawab : Karyawan toko mempunyai 2 tanggung jawab utama. Evaluasi e. dan koordinasi dengan seluruh staf toko (Kepala toko. Mengelola keuangan harian sesuai batas otoritas yang ditentukan f. Pengelolaan karyawan Dari setiap area tugas tersebut terdapat tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh Supervisor. 3. Operasional c. Rincian tersebut dapat dilihat pada Buku Panduan Outlet Franchisee. Mendorong pencapaian target kerja dan pembinaan karyawan Area Tugas : a.

lebih dikhususkan kepada masyarakat menengah dan menengah kebawah. PROSES RECRUITMENT CALON KARYAWAN : * Mengirimkan Surat Lamaran disertai Curriculum Vitae dan surat-surat referensi pendukung * Melengkapi formulir Daftar Isian Data Pelamar * Menjalani interview * Menjalani pelatihan.. dsb. mengarah pada kelengkapan produk kebutuhan sehari-hari (basic needs) dengan harga yang lebih murah dari Supermarket dan Convenience Store.) Jadi konsep usaha yang akan dikembangkan adalah suatu tempat berbelanja para pelanggan kelas tertentu. Selain itu Pemilik Toko juga harus terlibat secara langsung dalam proses recruitment dan seleksi awal (interview) para pelamar. diperkirakan akan memperbaiki keadaan perekonomian. Menempatkan diri sebagai toko yang nyaman dengan operasional toko yang efisien dalam lingkungan yang bersahabat. Dengan adanya konsep usaha yang menunjang penyediaan produk kebutuhan sehari-hari. misalnya memuat berita lowongan di surat kabar atau menyebarkan berita lowongan tersebut di media lainnya yang efektif. TUJUAN USAHA & ARTI KEMUDAHAN Menyediakan produk-produk asli dan berkualitas terbaik dan ternama kepada para pelanggan dengan cara yang paling mudah. apabila lamaran diterima I II RA AN RK KE II NC ET I.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM KEPEGAWAIAN RECRUITMENT Kegiatan recruitment calon karyawan toko dilakukan sepenuhnya oleh Pemilik Toko yang membutuhkan tenaga karyawan. U CH T HI IS US SE SA EM AH MI HA IN AF NI IM FR MA AR KONSEP USAHA Konsep yang ingin dikembangkan: Konsep minimarket dengan prototype ruang usaha tertentu (luas satu atau dua ruko / satu atau dua lantai. Untuk kegiatan ini Pemilik Toko diharapkan melakukan usaha-usaha konkret. dan penduduk daerah akan memerlukan minimarket untuk memenuhi kebutuhan mereka. disertai pelayanan yang baik 7 .

Keunikan dapat diadakan pada system software yang dikembangkan. MISI Pendirian dan pengembangan usaha disesuaikan dengan kebijakan pemerintah yang ada. Adanya orisinalitas dalam suatu usaha menjadikan bisnis tersebut tidak mudah dimasuki. Memberikan Arti Kemudahan (memberikan pelayanan dan kemudahan-kemudahan kepada pelanggan). yang mengarah pada tailormade software system dengan optimalisasi persediaan atau inventory dan dikaitkan pula dengan automatic replenishment. serta mempunyai nilai jual utama / keuntungan persaingan untuk penyediaan barang-barang yang laku keras. karena entry barrier nya tinggi dan tidak mudah disaingi. yang tidak mudah ditiru dan diikuti oleh pihak lain. seperti: • • • Kemudahan dalam waktu (operasional toko 12 – 14 jam) Lokasi yang mudah dijangkau (di daerah pemukiman dan keramaian) Kemudahan dalam mendapatkan / memilih kebutuhan pokok (menyediakan hanya barang-barang pokok saja) VISI Menempatkan diri sebagai bagian dari sistem industri sebagai minimarket yang menitik beratkan pelayanan kepada konsumen dalam kemudahan. diadakan category management dengan sistem scanning untuk mengarah pada margin yang terbaik. bersih dan bersahabat. seperti : meningkatkan dan memperkuat saluran distribusi untuk aneka ragam barang di daerah per kotaan maupun pedesaan menyediakan konsumen barang-barang dengan akses harga termurah dan terbaik KEUNIKAN (UNIQUENESS) Keunikan atau orisinalitas dari suatu usaha (jasa atau produk) merupakan keunggulan tersendiri dari suatu usaha waralaba. dan dapat memonitor margin mix yang optimal secara 8 .Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM kepada pelanggan adalah upaya untuk meraih kepuasan pelanggan dalam memenuhi kebutuhan pokok mereka. lingkungan yang nyaman. Selanjutnya di tingkat store. Hal ini menunjukkan pula keunggulan dari bisnis ini.

misalnya: kemudahan dalam waktu / jam operasi toko. Biaya Pemasaran : seperti biaya cetak flyer atau edaran atau selebaran dilingkungan pada event-event promosi dan sebagainya. dalam hal ini untuk menjalankan sistem waralaba atau mewaralabakan usahanya. 3. dsb. b.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM terus menerus.Keuntungan Kotor atau Gross Margin Merupakan selisih antara harga penjualan dan harga pokok pembelian atau harga pembelian produk / barang dagangan. 2. Hal tersebut ditunjang pula dengan konsep usaha yang menyajikan arti kemudahan yang ditawarkan oleh bidang usaha ini. lokasi yang mudah dijangkau. akan meningkatkan penghasilan pula untuk kurun waktu tertentu. biaya bank.Beban Operasi Merupakan biaya yang dipikul oleh gerai Penerima Waralaba dalam menjalankan usahanya. akan lebih memperkenalkan merk dagang di kalangan masyarakat konsumen. Marketability dari usaha dapat terlihat dari perkembangan omset dari tahun ke tahun yang terus meningkat. bidang Research & Development harus terus mengikuti perkembangan. PENGALAMAN BISNIS & MARKETABILITY Pengalaman bisnis sebagai Proven Track Record dapat menjadi andalan dalam pengembangan di bisnis ritel. Biaya Operasi : seperti gaji karyawan. Untuk ini pihak pemberi Waralaba atau pemilik merk dagang telah mengatur untuk kepentingan toko / gerai Penerima Waralaba-nya. yaitu : a. FAKTOR-FAKTOR YANG MENENTUKAN MARGIN / LABA 1. dan jasa-jasa lain. terutama dalam teknologi komputer. misalnya: per bulan. Untuk ini. penyediaan produk untuk kebutuhan pokok dengan harga yang relatif murah. Bertambahnya jumlah pelanggan sesuai dengan bertambahnya jumlah toko di berbagai kota. Gross margin merupakan faktor utama dari penghasilan toko Penerima Waralaba. sehingga perputaran barang dagangan yang lebih cepat.Pendapatan lain-lain Merupakan penghasilan dari usaha jasa tambahan di toko seperti: pemberlakuan eksklusif. Beban operasi dibagi dalam 2 kategori. 9 .

G. rak dsb. 6. Pencurian. Disamping itu masih perlu diperhatikan kemungkinan kesalahan mencantumkan harga baik pada barang (labeling) maupun pada komputer (open price) dan kesalahan memasukkan harga pada saat pembayaran (input) di mesin kas register (oleh Kasir). cash register. dan hal ini ditentukan oleh harga jual dan harga beli atau harga pokok penjualan. Beban Biaya Disebabkan barang hilang. yang umumnya di depresiasi dalam waktu 5 (lima) tahun. tentunya akan berakibat pula pada hasil akhir usaha toko.S. Gross margin ini umumnya oleh produsen atau supplier dilihat sebagai fee atau imbalan bagi distributor / penyalur dalam membawa produk sampai kepada konsumen. GROSS MARGIN Gross margin merupakan selisih antara Sales dan Cost of Good Sold (C. Gross margin ini berhubungan erat dengan biaya distribusi (cost of distribution) suatu produk untuk sampai pada pasar. Bagi penyalur. 5. Beban Bunga Sekiranya ada penggunaan kredit dari Bank atau lembaga keuangan yang tentunya akan diperhitungkan pada hasil akhir sebelum pajak (berikut penyicilan modal yang dipinjam). sedangkan sub-distributor memperoleh 8% sampai 9%. Perampokan Unsur-unsur penghasilan maupun biaya harus di monitor secara terus menerus dan dilakukan paling sedikit seminggu sekali.).O..Beban Depresiasi Penyusutan berhubungan dengan penghapusan peralatan yang dipakai seperti AC. 7. mengingat masih ada biaya-biaya yang harus dikeluarkan. akan mempengaruhi gross margin.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 4. imbalan tersebut merupakan hasil kotor dalam melakukan tugas penyaluran. agar diketahui penyimpangan antara anggaran (budget) dan aktualnya (hasil penjualan). rusak karena kesalahan di gerai.Pengutilan. Umumnya produsen produk-produk makanan dan kelontong bersedia memberikan fee atau komisi pada distributor tunggal sebesar 15 – 17%. 10 . dan resiko barang rusak atau hilang selama dalam tanggung jawabnya. karena harga pokok pembelian tetap harus dibayar sedangkan barang tidak dapat dijual.

produk dengan mutu dan kwalitas baik. penambahan outlet. dan untuk menekan kekurangan barang. pemeriksaan kilat. Scanner dan Automatic Replenishment System akan membantu operasi toko untuk pemesanan barang untuk menjaga high turnover stock. Sistem ini akan dapat membantu perusahaan untuk 11 . Dengan strategi perluasan melalui sistem waralaba. USAHA PENGEMBANGAN MELALUI SISTEM WARALABA Menjalankan usaha minimarket ini akan cukup menarik. tetapi juga dari kemudahan yang diberikan. Untuk menunjang pengembangannya. mempunyai ciri khas tersendiri yang menggambarkan makna dari tujuan usahanya. perlu ditunjang dengan pengoperasian toko yang optimal. Citra perusahaan tidak hanya dikenal dari nama perusahaan. serta perluasan ruang/space toko. dan pelayanan serta lingkungan toko yang hangat dan bersih. Popularitas dan daya ingat masyarakat terhadapnya juga timbul karena sebuah logo atau lambang.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM PROFITABILITY Keuntungan perusahaan dapat dilihat dari Consumers acceptance terhadap kehadiran minimarket tersebut yang akan mempunyai dampak terhadap: peningkatan omset penjualan toko. yang bertujuan untuk pengembangan usaha perdagangan umum. Untuk memperoleh keberhasilan dalam menjalankan usaha ini harus memiliki motivasi yang kuat.seperti: • Toko beroperasi dari 12 sampai 14 jam sehari • Toko berukuran mulai dari 50m2 sampai 180m2 • Setiap 10 sampai 15 toko ditangani oleh 7 orang staff atau lebih tergantung dari besarnya toko • POS. Logo dibuat mengandung makna yang seirama dengan kebijaksanaan perusahaan maupun produknya. akan membentuk jaringan penyaluran yang cukup kuat dan banyak sehingga mempunyai akses sampai pada ujung tombak eceran. perlu dibentuk divisi: • • Divisi swalayan (retail) yang menitik beratkan pada usaha perdagangan eceran Divisi grosir. Dalam divisi swalayan. dengan perhitungan keuntungan yang dapat diatas perhitungan bunga deposito dan secara pasti nilai intrinsik usaha akan terus meningkat.

Mini Market AREA (SQ METER) 2.500 180 sampai 500 12 . yang mana hal ini diharapkan juga dapat menambah jumlah minimarket di daerah pinggiran kota. maka space untuk ini perlu diperluas dan menjadi 2 kali lebih luas. misalnya 1 ruko untuk lantai bawah dan lantai atas (dua lantai) menjadi 2 ruko untuk lantai atas dan lantai bawah. sehingga akan terasa lebih kecil dari ukuran idealnya. ditujukan kepada masyarakat kelas menengah & menengah kebawah. setelah jaringan cukup kuat dan luas Sebagai distributor dari “many branded products” (tidak hanya terbatas pada satu brand) PROTOTYPE RUANG USAHA Penetapan prototype ruang usaha berdasarkan ruko dan perkiraan pengembangan usaha untuk type of market lain. Super Market 3. • Pengadaan jasa tambahan yang akan menambah nilai toko. • Persediaan barang per bulan memakai tempat penyediaan barang serendah mungkin.000 500 sampai 2. photo Processing. dengan satu prototype tertentu. Hyper Market 2. Perlu diketahui bahwa prototype satu atau dua ruko (lantai bawah) mempunyai luas hanya antara 80m2 sampai 120m2. Perkembangan yang pesat dapat ditunjukkan dengan meningkatkan ruang / space toko. Pengembangan prototype 1 atau 2 ruko (hanya lantai bawah saja) pada suatu minimarket.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM menganalisa yang menjaga toko tetap “up to date” terhadap perubahan pasar dan responsif terhadap permintaan para pelanggan. misalnya: Laundry. Perkembangan lebih lanjut yang kemungkinan dapat diperhitungkan adalah: • • • Menjalankan sistem “mail order” sampai dengan E-Commerce Kepemilikkan dan penggunaan paten “private label”. Pihak investor atau calon Franchisee akan melihat usaha yang menarik ini sebagai suatu business opportunity dan bersedia untuk mengambil peluang yang ada. photocopy. Untuk jelasnya dapat dipaparkan dibawah berbagai jenis pasar : TYPES OF MARKET 1. ATM atau jasa pelayanan masyarakat lain yang dapat menambah daya tarik dan nilai tambah terhadap pelanggan.500 sampai 5.

Untuk pengembangan ruang usaha. mulai dari aluminium foil. 13 . 9 bahan pokok sampai pada minuman ringan. Hal ni berkaitan dengan berbagai aspek seperti kebutuhan pelanggan. jumlah item bisa ditingkatkan dari 3000 sampai 5000 atau 6000 items. Toko 6. berkaitan dengan peningkatan kelompok item produk. Untuk jenis-jenis produk yang akan disediakan. Prototype ini (dalam perjalanan waktu) dengan memonitor secara cermat dan ketat. dll. jenisjenis produk apa yang dibutuhkan pelanggan. dukungan para supplier. segmentasi pasar sampai pada positioning dari usaha ini. Warung ( ** ) Convenience Store / Kios Modern 80 sampai 50 sampai 20 sampai 180 80 50 CLASS “A” CLASS “B” CLASS “C” 80 to 100 SQ Meter Items 1000 to 2000 Average 1600 100 to 120 SQ Meter Items 2000 to 2800 Average 2400 120 to 180 SQ Meter Items 2500 to 3000 Prototype yang memanfaatkan ruang usaha. Convenience Store / Kios Modern ( ** ) 5. memanfaatkan luas tempat dengan harga sewa (beli) yang lebih murah serta melengkapi assortimen produk. Dengan demikian kita dapat memenuhi “scale effect” (efek skala) yang baik. makanan kering. perlu diadakan survey terlebih dahulu.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 4. Sedangkan produk-produk personal/health care sampai pada stationneries dan pakaian dalam & lingerie serta beauty aids dan kosmetik perlu diperinci. dapat ditentukan komposisinya.

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Dengan demikian diharapkan prototype ini. S ST RI IS SA TA AS AN SI ND I DA AR A. Garis lurus dapat diartikan ketegasan atau kepastian. agar masyarakat lingkungan lebih cepat mengenali kehadiran toko/outlet. dimana segala kebutuhan pokok bisa didapatkan. dalam hal ini minimarket yang menyediakan kebutuhan pokok dengan kwalitas terbaik. dapat pula ditambahkan dengan tulisan dan/atau kalimat lain. lebih memfokuskan kepada tulisan yang menampilkan jenis toko/outlet. sehingga tetap menarik dalam visual dan tampilannya. baik dalam produk. 14 . yang dapat berarti “teratas” dalam pengelolaan bidang usaha minimarket. dimana masalah ukuran luas (size) dan space serta kelompok produk yang disediakan dengan margin mix terbaik. yang dimaksud outlet minimarket (swalayan). Contoh logo: “one step to one stop ……” Arti bentuk gambar dan tulisan yang ditampilkan dari logo berdasarkan: * Filosofi Deskripsi Bentuk Untuk bidang usaha ini misalnya: dapat ditampilkan gambar yang sederhana. item-item promosi. yang dapat mempertegas image dari produk yang diproduksi oleh nama perusahaan tersebut. * Tambahan tulisan pada logo Nama perusahaan diposisikan diatas garis. akan terkristalisasi. I D E N T I T A S / L O G O Logo yang memiliki makna dan misi yang kuat akan sangat membantu perusahaan maupun produknya dalam mengambil posisi di masyarakat pembeli dan pemakai (brand positioning). Standarisasi logo ini dipakai oleh perusahaan sesuai dengan fungsi atau item yang diperlukan dalam keperluan perusahaan tanpa melupakan aspek-aspek keindahan dalam bentuk dan warna. Selain nama perusahaan yang ditampilkan bersama bentuk gambar. dan atribut lain yang digunakan.

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM “one step to one stop ……. Promosi dengan tampilan dalam beberapa macam bentuk. dapat berarti: lokasi toko mudah dijangkau. spanduk. seperti: flyer. : : : : 15 . iklan majalah/koran. dan segala kebutuhan pokok terdapat di satu toko.. Logo 1 Logo 2 Signage 1 Signage 2 Dst. yang menggunakan mesin cetak 4 warna. * Penggunaan dan panduan warna Presentase setiap warna merupakan sebuah pekerjaan teknis yang bermanfaat jangka panjang. kartu nama. dan sebagainya. karena standard warna perusahaan akan menjadi salah satu ciri dan identitas perusahaan secara umum. BERMACAM BENTUK LOGO & SIGNANGE Adakalanya beberapa perusahaan membakukan lebih dari satu logo untuk mengadakan perubahan dan penyempurnaan logo. topi . Arti warna logo : Ketentuan warna separasi : Warna 1 – (prosentasi) Warna 2 – (prosentasi) Warna 3 – (prosentasi) Warna 4 – (prosentasi) (dst. Panduan warna menggunakan panduan warna separasi.”. sesuai warna yang terdapat pada logo). tas belanja. umbul-umbul. dengan maksud agar lebih dikenali dalam fungsinya selain tetap menarik dan menampilkan keindahan dalam bentuk ataupun warna.

dsb. kartu nama. FORM & ATRIBUT STATIONNERY Ditetapkan untuk dijadikan standard baku untuk pencetakan dan penggunaan ATK seperti: Kop dan kertas surat.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM B.. amplop. Pakaian seragam ini ditentukan dan dibagi sesuai fungsinya: Seragam Karyawan Seragam Karyawati Seragam Karyawati Berjilbab Seragam Karyawati Hamil Seragam Show Room Seragam Petugas Lapangan Badge Topi Atribut lain C. S E R A G A M Pakaian seragam karyawan (corporate costume) merupakan salah satu atribut perusahaan yang dibakukan. : 16 . dll. tas belanja. Disain Kop Surat : Disain amplop surat : Disain Kartu Nama : Disain Tas Belanja Dsb.

Batasan lain yang juga dapat ditentukan. Perlatan rumah tangga 4. P E R I J I N A N U S A H A Kelengkapan dokumen-dokumen atas nama Pemberi & Penerima Waralaba (Franchisor & Franchisee): o o o o o o NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) Surat Keterangan Domisili (Ijin Tempat) SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan) STPUW (Surat Tanda Pengusaha Usaha Waralaba) TDP (Tanda Daftar Perusahaan) U. 17 . P E M B A T A S A N LOKASI Ditetapkan dari wilayah atau teritori tertentu. dimana mereka dapat meningkatkan tekanan harga ke supplier atau pabrik. seperti misalnya: di areal perumahan. Minuman keras & rokok.G. Perawatan tubuh & Kecantikan 3. toko swalayan harus mampu mendapatkan keuntungan dari hubungan ini. memfokuskan pada barang yang laku keras pada setiap kategori atau departemen. (Undang-Undang Gangguan) E. diantaranya lokasi yang mudah terjangkau oleh pelanggan. dan berusaha untuk menyediakan segala kemudahan bagi pelanggan. dimana untuk berjalannya usaha ini diperlukan pendekatkan diri kepada pelanggan (individual approach). (Strategi yang dipakai ini. tidak memerlukan waktu terlalu lama dan jauh untuk mencapai toko yang lainnya apabila kebutuhan yang diperlukan tidak didapatkan di toko yang pertama).Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM D.U. M ME RC CH RA AN ER HA NG AN GD ND DA DI AG IS GA SI AN IN NG NG GA G // B AN N BA AR Dengan bantuan dari merchandiser. Kategori utama barang dagangan yang berpengaruh besar pada penjualan ialah : 1. misalnya dengan penetapan areal toko dengan toko yang lainnya tidak saling berjauhan. Makanan & minuman 2. agar memungkinkan pelanggan yang sudah dominan pada satu nama usaha minimarket.

untuk menjaga kesegaran produk di toko. Setiap produk mempunyai karakter tersendiri dan berbeda dengan yang lain.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Kebanyakan barang dikirimkan dari Supplier ke pusat pendistribusian (DC / Distribution Centre). sementara replenishment dilakukan secara elektronik dari toko ke HO. Pendistribusian ke toko berasal dari DC. KATEGORI PRODUK Dibawah ini dapat dipaparkan kategori produk berdasarkan type usaha : Convenience Store & Minimarket 18 . Strategi utama pada merchandising adalah untuk menjaga inventory turnover setinggi mungkin. juga untuk memberikan keuntungan yang besar ke perusahaan. transportasi. mengingat ruangan toko yang sangat terbatas. tetapi dapat memanfaatkan jaringan distribusi yang ada sebagai kekuatan untuk memperoleh harga maupun fasilitas-fasilitas. barang-barang yang diawetkan. sistem pemesanan secara otomatis kepada supplier di-instal di DC. barangbarang yang mudah rusak / pecah (perishable). pemindahan barang dari kendaraan angkut ke gudang. Biaya perkenalan akan dibebankan kepada para supplier atau pabrik yang barangnya diperkenalkan di toko. Perlu ada kehati-hatian dalam menjaga penanganan yang tepat mengenai kondisi umur dan mutu produk. perusahaan tidak memposisikan diri sebagai distributor tunggal. Seleksi dan pengembangan produk baru. sedangkan jumlah yang disediakan sekitar 2000 sampai 3500 macam barang. Untuk meningkatkan level layanan ke toko. Pengembangan produk baru akan diseleksi untuk memastikan hanya produk yang memiliki nilai jual tinggi yang ada dalam rak. Dengan demikian dalam merchandising policy. pengemasan serta cara atau alat untuk menyimpannya. kontrol pasar. Ini sangat perlu mengingat logistik adalah isu terpenting pada minimarket/CS. seperti: discount. suppliers credit dan pengikut sertaan pada program “below the line activities” dari produsen. PRODUK & PENGETAHUAN PRODUK Franchisor menyeleksi dengan ketat produk-produk untuk dijual dan memberi prioritas pada produk-produk kebutuhan sehari-hari yang cepat laku (fast moving). dan advertising & promotion (A&P) dikerjakan oleh HO merchandisers. dan departemen logistik pada DC akan distok dengan baik.

socket. b. Toileteries. soap. majalah. cream. Produk Non-Makanan a. including cooking oil. clear. Rokok Photgraphic – films Barang-barang elektrikal. tissue paper. Pie. alcoholic drinks. Stationneries. c. d. alat tulis.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM CONVENIENCE STORE Tujuan: * Untuk menentukan line of product dan pengelompokannya untuk retailing * Untuk memastikan semua produk yang dipajang untuk dijual adalah consumers product dan sesuai dengan kebutuhan konsumen. Drink range ( brewerage. Kategori Produk: 1. Sweets & Chocolates assortment c. Produk Makanan a. Footwear c. softdrink. d. seasoning. lampu senter. kelompok sembako dan bumbu-bumbu e. Daging b. dsb. Canned & bottled food. MINIMARKET Kategori Produk ditambah dengan : a. dsb. plug. b. Embalage ( kertas pembungkus ) 19 . dsb. Rolls. dsb. kertas. dsb. Confectioneries (dengan pemanas). Ice cream. Alat dan keperluan rumah tangga b. Makanan beku dan yang didinginkan (chilled) a. e. surat kabar. canned and bottled 3. battery. Tib-bit range e. Alat & bahan pembersih e. Drinks. ) 2. washing powder. Kue dan sandwich range c. detergent. Pastries. Dry food. cloths. dsb. Puff. fuse. bola lampu. d. Mainan – Toys d.

Pakaian dalam wanita / pria h.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM f.. pendistribusian. melalui dukungan dan berdasarkan pengalaman dari usaha franchisor. Kosmetik personal care g. pos. perkantoran terdekat dan di dalam toko. melalui brosur perusahaan. yang akan sangat berguna bagi operasional usaha jaringan ritel Meningkatkan penjualan outlet dibantu dan dipandu oleh Franchisor Sistem Waralaba (franchise) yang diterapkan ini dimaksudkan agar setiap individu yang ingin menjalankan usaha sejenis ini mendapatkan kesempatan berusaha dengan baik. Untuk Marketing dan Promotion budget dapat dialokasikan sebesar 0. seperti: Radio & Televisi Media Luar Ruang. M RK RO OM KE MO OT MA ET TI IO AR TI ON N IN NG G & &P PR PEMASARAN TUJUAN PEMASARAN • • Membentuk citra (image) usaha yang kuat. spanduk dan umbul-umbul Kegiatan seminar/workshop & exhibition 20 . serta dimasa yang akan datang dapat membentuk jaringan (network) usaha yang sangat membantu perkembangan tiap-tiap pengusaha / franchisee. misalnya. Marketing pada harga di toko diimplementasikan dari waktu ke waktu sejalan dengan penambahan toko yang dibuka.5% dari penjualan. ke rumah-rumah terdekat. seperti: Koran. untuk tetap mengingatkan pelanggan. seperti: Billboard. Promosi harga pada toko akan diprogram sepanjang tahun. Kegiatan Marketing & Promotion pada umumnya dapat melalui: • • • • Media Cetak. Promosi ini akan ditangani secara terpisah dari aktivitas yang dilakukan di toko gudang rabat. serta flyer dan brosur Media Elektronik. Health care products V V. majalah bisnis.

Oleh karena itu promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dan saling menunjang dalam kegiatan usaha. yaitu: o o Promosi Nasional (National Campaign). yang mana secara tidak langsung juga akan mencapai target penjualan. PROMOSI Dalam usaha Waralaba Minimarket terdapat 2 macam kegiatan promosi. Tanpa adanya kegiatan promosi dan pemasaran. begitu pula halnya dalam usaha Minimarket. maka akan diganti dengan menunjukkan struk pembelian) Promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang sangat penting dalam suatu kegiatan usaha untuk mencapai keberhasilan target usaha. Untuk mencapai target pemasaran ini Minimarket menerapkan sistem pemasaran yang memberikan kemudahan-kemudahan bagi pelanggannya.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Target pemasaran dari Minimarket adalah kalangan menengah kebawah. kedua hal ini merupakan kegiatan utama untuk mendukung tercapainya target penjualan. dengan ketentuan nominal pembelanjaan Memberikan jaminan harga pada barang yang dijual (memberikan harga yang termurah bila ada ditemukan perbedaan harga antara di rak display dan di Kasir) Memberikan jaminan kwalitas barang yang dijual (apabila ada barang yang rusak. dan Promosi Lokal (Local Campaign) 21 . hingga mencapai target sasaran. seperti: * Berlokasi di dekat kawasan perumahan (strategi mendekatkan diri ke pelanggan) * Menyediakan barang-barang kebutuhan pokok sehari-hari berkwalitas baik & unggul * Harga barang yang terjangkau (relatif murah) Pada pelaksanaan operasi toko sehari-hari diterapkan beberapa sistem pemasaran untuk memacu pencapaian target penjualan. Program-program pemasaran tersebut akan efektif bila didukung dengan promosi yang baik dan berkelanjutan. maka keberadaan Minimarket dan produk-produk yang disediakannya tidak akan diketahui oleh masyarakat. Sistem yang diterapkan antara lain: • • • Pelayanan pesan-antar (delivery service) ke rumah pelanggan pada radius tertentu dari lokasi toko.

SALESMANSHIP PROGRAM .) Sistem pemasaran dan promosi yang baik. Untuk pelaksanaannya. Tujuannya untuk memperkenalkan keberadaan toko / Minimarket kepada masyarakat secara nasional. Perbedaan utama adalah pada ruang lingkup target promosi. akan menciptakan citra yang 22 . Dengan dukungan data-data dari Supervisor dan disesuaikan dengan kondisi pasar yang ada. menerima telepon. yang mana merupakan salah satu kunci untuk meraih kepuasan pelanggan. dengan usaha menciptakan kesan ramah dan bersahabat kepada pelanggan. yaitu masyarakat di lingkup nasional. untuk menjamin standarisasi desain dan bahan. melayani pelanggan. Promosi ini wajib diikuti dan dijalankan oleh seluruh Minimarket. Staf toko yang dimaksud disini adalah semua yang terlibat dalam operasional toko (karyawan. Dengan pelayanan yang ramah dan bersahabat. supervisor. Tujuannya untuk mencapai target penjualan atau meningkatkan penjualan toko. Promosi Nasional Rencana Program Promosi Nasional Tahunan dibuat dan diselenggarakan oleh Franchisorberikut penyediaan segala fasilitas perlengkapan atau barang sehubungan dengan kegiatan promosi. Program Promosi tersebut dapat berjalan hanya atas persetujuan pihak manajemen.PELAYANAN KEPADA PELANGGAN (menyambut pelanggan. dll. 2. pihak manajemen Franchisor berhak untuk mengevaluasi program dan melakukan perubahan-perubahan bilamana perlu. dan Kepala Toko / Terwaralaba). 1. Kepala toko akan membuat Rencana Program Promosi Lokal Tahunan. segala atribut yang dipakai juga harus mendapat persetujuan dari pihak manajemen Franchisor. perlu didukung pelayanan yang baik dari setiap staf toko. dan masyarakat di lingkungan toko.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Kedua kegiatan tersebut mempunyai tujuan untuk mencapai target penjualan toko. Promosi Lokal Kegiatan promosi ini diselenggarakan oleh toko / Minimarket (Terwaralaba) dilingkungannya sendiri. sesuai dengan tujuan usaha yang memfokuskan arti kemudahan bagi pelanggan. untuk mendapatkan persetujuan dari manajemen Franchisor. dan melihat apakah program tersebut tidak menggangu program promosi yang telah dibuat oleh manajemen sendiri. Untuk menjamin terlaksananya program promosi dengan baik.

KETERANGAN DAN SARAN Terkadang pelanggan ingin mendapatkan keterangan mengenai produk yang ingin dibelinya.”. mengenai ketersediaannya maupun mengenai produk itu sendiri. 23 . 1. Menyebutkan nama perusahaan/outlet terlebih dahulu.. “Sapa” Dalam setiap komunikasi dengan pelanggan hendaknya Staf toko menyapa pelanggan terlebih dahulu dengan sapaan yang ramah dan sopan. Selain itu mendengarkan dengan baik pada setiap komunikasi yang terjadi dengan pelanggan akan sangat membantu Anda untuk mengetahui apa yang diinginkan atau apa yang ingin disampaikan oleh pelanggan. Hal ini akan membuat pengunjung merasa diperhatikan kehadirannya. “Senyum” Senyuman yang ramah dan tidak dibuat-buat kepada pelanggan merupakan keharusan dalam setiap komunikasi yang terjadi antara Staf toko dengan pelanggan. ada yang bisa dibantu?” Dan usahakan mendengarkan dengan sabar inquire penelpon. salam dan kemudian menawarkan bantuan. apa yang bisa kami bantu ?”. 2. CARA PELAYANAN “Tatap” Pandangan yang ramah dan langsung ke mata pelanggan (kontak mata) ketika komunikasi terjadi merupakan cara terbaik untuk menunjukkan bahwa kita sangat memperhatikan pelanggan. Tata krama dalam menerima telepon juga perlu mendapat perhatian. dengan menyebutkan nama pelanggan. dan bahwa Staf toko selalu siap untuk membantu dan melayani kebutuhan pelanggan. dimana hal ini adalah salah satu faktor yang sangat menentukan keberhasilan usaha anda. seperti: “Selamat pagi / siang / malam. baik mengenai ketersediaannya di toko maupun mengenai produk yang ingin dibelinya. seperti: “Nama perusahaan . atau “Selamat pagi / siang / malam Bapak/Ibu …. apabila pengungjung adalah pelanggan tetap dan sudah dikenal staf toko.. Hal ini menunjukkan bahwa pelanggan selalu diterima dengan baik oleh minimarket. dan sangat membantu untuk memulai komunikasi yang baik dan lancar dengan pelanggan sehingga pelanggan tidak akan ragu untuk menyampaikan pesannya kepada Staf toko.Selamat Pagi. sebelum menjawab setiap pertanyaan dengan sopan dan jelas.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM baik bagi masyarakat.

dan juga membantu membenahi kelayakan dan keserasian outlet. stock dari produk-produk. Hal-hal yang perlu dilakukan staf toko dalam penanganan keluhan adalah sebagai berikut: • • • • Mendengarkan keluhan yang disampaikan pelanggan dengan serius Segera meminta maaf atas kesalahan / kekeliruan yang mungkin menjadi sebab timbulnya keluhan Apabila memungkinkan segera mencoba untuk menyelesaikan masalah yang terjadi Bila keluhan pelanggan mengenai produk yang dijual tidak dapat diselesaikan. Monitoring dilaksanakan agar standarisasi usaha yang ditetapkan oleh Franchisor berjalan sebagaimana mestinya. sekiranya pihak Franchisor tetap menjaga keharmonisan hubungan antara produsen / supplier dan MD dengan toko. Franchisor & Franchisee-nya. Survey akan dilaksanakan secara teratur dengan jadwal yang akan disetujui oleh kedua belah pihak. maka harus dilakukan dengan mengacu pada Prosedur Kerja yang dijelaskan pada Lampiran.. maka Supervisor toko harus dipanggil untuk mencoba menyelesaikan masalah. Mengadakan konsultasi untuk segala aspek maupun kendala dari jalannya operasional toko. pihak Franchisor juga akan memonitor perkembangan usaha toko. 24 . dan bagi toko pada khususnya. terutama mengenai produk minimarket. menghindari penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi. V VI RI RO OL I. Dapat memberikan keterangan dan saran mengenai produk yang dijual. maka seluruh Staf toko diharapkan memiliki pengetahuan tentang produk-produk yang dijual (product knowledge) di minimarket. dengan mengatasi masalah yang mungkin timbul diantaranya. Disamping itu. 3. Dan demi kemajuan toko maupun Franchisor sendiri. Penangan secara cepat dan efektif dapat mencegah munculnya reputasi buruk umumnya.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Untuk itu setiap Staf toko harus dapat memberikan keterangan secara terperinci dan saran yang memuaskan untuk pelanggan. Supervisor toko akan memutuskan tindakan lanjutan apa yang harus dilakukan • Bila ternyata perlu dilakukan penukaran barang / pengembalian uang. M IN L NG G & MO & K KO ON ON NT NI TR IT TO OR Pihak Franchisor akan mengadakan survey ke outlet-outlet Franchisee-nya guna melakukan monitoring. PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN Penanganan terhadap setiap keluhan pelanggan merupakan hal penting yang harus dapat dilakukan oleh setiap Staf toko. meninjau penjualan.

2. Perangkat Lunak (Software) Software atau Perangkat Lunak dipergunakan sebagai kelengkapan untuk menjalankan suatu sistem informasi pada komputer.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM P PA AN ND DU UA AN NS SI IS ST TE EM MK KO OM MP PU UT TE ER R PERANGKAT KOMPUTER 1. Merk perangkat bisa beragam. Software yang biasanya digunakan untuk operasional sebuah outlet/toko berupa: sistem khusus (Windows) untuk hal-hal umum. dan bila memungkinkan. dan untuk kelengkapan pemakaian perangkat ini tergantung dari masing-masing Franchisee. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat Keras yang biasa disebut Hardware biasanya terdiri dari Monitor. dan program aplikasi untuk operasional toko (sistem penjualan dan kontrol). Sistem pada kantor pusat Franchisor lebih banyak dipergunakan untuk kontrol. Keyboard dan Mouse. SISTEM KOMPUTER Pengenalan Sistem Dipergunakan program integrated (saling berhubungan satu sama lainnya) untuk Sistem Point Of Sales. ditambah dengan penggunaan Printer sebagai pelengkap. bisa ditambahkan juga untuk: Pemesanan barang ke bagian Logistik 25 . biasanya dipergunakan untuk: • • • • • Transaksi penjualan Kontrol Stock internal Monitor penjualan. sebagai berikut: • • • Melakukan pemesanan barang kepada supplier Kontrol seluruh outlet/toko Me-monitor penjualan outlet dari waktu ke waktu Sedangkan sistem pada outlet. CPU. sistem dipergunakan di kantor pusat (franchisor) dan pada outlet/toko.

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM PENJELASAN SISTEM Sebaiknya dipakai sistem dengan program yang dapat melakukan beberapa pekerjaan. Kantor Pusat akan melakukan pemesanan barang. 2. Kontrol stok barang: Mengawasi keadaan stok barang internal atau keseluruhan. 3. Input Retur Penjualan 26 . Laporan dan Utility pada Menu Utama. Pada Menu Transaksi: 1. Peng-kode-an produk Untuk setiap produk baru. A. kantor Pusat akan memberikan dan memasukkan kode barang di komputer. Penerimaan Barang Pencatatan setiap barang yang dikirim dan masuk dari Supplier 5. baru kemudian dikirimkan ke outlet. Input Pengeluaran Barang B. seperti: 1. Penjualan Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian 6. Transaksi. Input Stock Awal 3. input yang dapat diprogram biasanya terdiri dari: 1. 4. Pada Menu Produk. Pengiriman Barang Setelah proses order yang dibuat di kantor pusat. Input Penjualan 2. barang baru dikirimkan ke setiap outlet. Akses yang biasanya didapatkan dari program aplikasi ini mencakup untuk Produk. Input Produk baru 2. Input Barang Masuk 4. Pembelian barang Pembelian barang dilakukan secara terpusat untuk semua jenis barang yang dijual. dan supplier yang langsung mengirim pesanan barang tersebut ke outlet.

dengan panduan dari supervisor Franchisor. hasil apa yang didapatkan. Pada Utility terdiri dari: 1. Laporan Stock 3. Contoh: Jenis masalah Masalah Teknis Masalah yang umum terjadi Komputer Hang Komputer / Monitor tidak hidup Tidak bisa print Tampil pesan kesalahan pada monitor Cara Penangan 27 . Setiap sistem pasti akan mengalami masalah didalam operasionalnya. Kirim Data Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk menjalankanya. sehingga tidak ada konsumen yang merasa dikecewakan karena pelayanan yang tidak memuaskan. Backup Data 3. Daftar Barang D. Laporan Penjualan 2. baik itu kesalahan teknis maupun non-teknis. Setiap masalah harus ditangani secara cepat.. dan pada saat apa input seharusnya dijalankan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM C. diharapkan agar Franchisee dapat mengatasi sendiri masalah yang timbul. Hal ini dimaksudkan agar karyawan sesuai dengan fungsinya dapat menjalankan tugasnya dengan semestinya. Password 2. Selain bantuan yang diberikan oleh Franchisor untuk penanganan masalah komputer. Pada Menu Laporan terdiri dari: 1. PENANGANAN MASALAH KOMPUTER Franchisor memberikan panduan kepada Franchisees-nya mulai dari bagaimana mempergunakan sistem yang dipakai sampai pada penanganan permasalahan yang timbul dari pemakaian program aplikasi Franchisor.

hingga dapat dihasilkan perkiraan modal kerja yang minimal yang harus disediakan dimuka. dan diterima hanya sekali dalam masa perjanjian.Arus Kas (Cash Flow) Arus Kas dibuat berdasarkan efisiensi waktu dari rencana kerja. PENGELUARAN UTAMA FRANCHISEE Franchise Fee: diterima setelah calon Franchisee menandatangani Surat Perjanjian. misalnya: pembagian hasil untuk Franchisee.Pencatatan Keuangan (posting) 28 . dan besarnya ditentukan kemudian oleh Franchisor Royalty Fee: Biaya Promosi & Marketing secara bulanan. Perincian dihitung dari pengeluaran aktifitas kegiatan untuk mencapai target. MELAKUKAN PEMBUKUAN / PELAPORAN KEUANGAN . agar dapat dicapai efisiensi dalam penggunaan biaya perusahaan.Perencanaan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan target yang telah ditentukan. 40% untuk produk furniture. yaitu ditentukan 5% (tergantung Franchisor) dari pendapatan penjualan Franchisee Manajemen Fee: Besarnya ditentukan secara kemudian oleh Franchisor. .Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Masalah Non-Teknis Untuk segera menghubungi Vendor. dan dibayarkan setiap bulan Pembayaran untuk order barang-barang rutin yang biasanya dilunasi secara angsuran dengan tenggang waktu yang pembayaran yang akan ditentukan kemudian. dsb. MENGADAKAN PERENCANAAN BIAYA (BUDGETING) . 45% untuk produk garmen. apabila timbul masalah diluar yang tertulis Salah entry P PA AN ND DU UA AN N P PE EN NG GE EL LO OL LA AA AN N K KE EU UA AN NG GA AN N Fungsi dan tugas pengelolaan Keuangan sebaiknya dilaksanakan oleh personil Keuangan yang memahami analisa efektifitas operasional keuangan. Contoh perkiraan Biaya Monitoring yang harus termasuk dalam rencana pengeluaran biaya.

tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu. Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana. agar dapat berinteraksi dengan sistem keuangan Franchisor. Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya. tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu. rencana arus kas serta analisa likwiditas Laporan Stock Barang Konsinyasi Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya. . 29 . Neraca Percobaan. Franchisee diharapkan menggunakan sistem yang sama dengan Franchisor. . Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana. Franchisee akan membuat Laporan Bulanan Keuangan kepada Franchisor secara berkala. dan analisa dan sistem keuangan yang dipakai dalam pencatatan harus sama dengan sistem yang dipakai oleh Franchisee (khususnya dalam hal penjualan).Membuat Laporan Bulanan Laporan Keuangan dibuat setiap bulan. sehingga data tersebut dapat di posting sesegera mungkin. disarankan Franchisor untuk membuat sistem keuangan dengan mengupayakan perangkat lunak yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Franchisor. hingga analisa keuangan yang berisi mengenai umur hutang-piutang. rencana arus kas serta analisa likwiditas.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Melakukan pencatatan secara benar dan akurat untuk data-data keuangan merupakan dasar untuk membuat laporan Keuangan yang benar. termasuk analisa keuangan mengenai hutangpiutang. berupa: • • • • Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan (R/L dan Neraca Percobaan) Laporan Kontribusi Penjualan Bulanan Laporan Analisa Penjualan Bulanan.Perangkat Lunak (Software)Keuangan Untuk menurunkan tingkat kesulitan dan untuk memudahkan pengecekan analisa penjualan. mulai dari R/L.

Setelah Penandatanganan Kontrak Waralaba : • Pembelian Peralatan Usaha sbs. • Pembelian barang dagangan ( stok awal ) sbs. Rp. • Security Deposit sbs. ________ (disesuaikan dengan kondisi ) Rp. Rp. ________ (Kredit dari Bank untuk distributor yang ditunjuk) Rp. TOTAL BIAYA : Rp. tetapi belum memiliki bukti asli yang seharusnya digunakan sebagai lampiran sebenarnya. Bukti Pengeluaran dan Bukti Sementara. ________ (tergantung situasi) * Biaya launching toko sbs.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam pemenuhan adminsitrasi keuangan. Bukti Sementara dipergunakan dalam keadaan mendesak dimana bila pengeluaran atau pendapatan sudah disepakati bersama. INVESTASI AWAL Sebelum Penandatangan Kontrak Waralaba : • Biaya Pembentukan Badan Usaha sbs. _________ (tergantung Franchisor) Rp. Umumnya ada 3 (tiga) jenis bukti pendukung yang diperlukan. _________ ( Lembaga Perijinan Usaha ) Rp. Biaya Lain-lain A. yaitu: Bukti Penerimaan. • Biaya Keanggotaan Asosiasi / lainnya sbs. ________ ( Franchisor ) Rp. ________ 30 . • Biaya untuk lokasi & renovasi tempat usaha sbs. • Biaya Perijinan Usaha sbs. INVESTASI BIAYA YANG DIPERLUKAN FRANCHISEE A. Investasi Awal B. _________ ( Notaris ) Rp. diperlukan bukti-bukti pendukung (voucher dan dokumen yang sudah disetujui) sebagai data pelengkap yang menandakan bahwa semua masalah keuangan diketahui dan dikontrol secara benar serta dapat dipertanggungjawabkan. _________ (sewa / beli) Pada saat Penandatangan Kontrak Waralaba : *Franchise Fee sbs. ________ Rp.

• Renewal Fee sbs.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM B. _________ Perhitungan dengan prosentasi dari tarif tertinggi (Untuk kelalaian yang melibatkan hak dan nama franchisor) berdasarkan hukum Rp. pelatihan dan bimbingan yang ditentukan oleh Franchisor (apabila terjadi penggantian kepemilikan toko) Rp. Rp. _________ Disediakan oleh Franchisee berikut pengeluaran untuk tenaga pengajar • Continuing Advertising. • Transfer Fee sbs. (pada masa Perpanjangan kontrak) •Biaya Pelatihan sbs. (Atas permintaan tertulis F’or) • Biaya Premium Asuransi sbs. (dilakukan oleh Franchisor) •Biaya Refurbishing sbs. •Bunga & Biaya Kerugian sbs.…(tergantung dari F’or) Rp. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross(per bulan) income toko per bulan. saat Jumlah total income toko mencapai. Rp. (perusahaan Asuransi kelas “A”) P PE EL LA AT TI IH HA AN N F FR RA AN NC CH HI IS SE EE E Perusahaan Franchisor biasanya menyarankan kepada Franchisee untuk mengikuti programprogram pelatihan yang diperuntukkan bagi Kepala Toko sendiri (Terwaralaba) dan setiap karyawannya. BIAYA-BIAYA LAIN • Royalty Fee (per bulan) sbs.. _________ Perhitungan 70% dari nilai Franchise fee untuk pembaharuan hak franchise Rp. _________ Perhitungan dengan prosentase dari total minimum gross income (untuk kebutuhan promosi toko & dilakukan dengan panduan F’or) Rp. ________ Biaya perbaikkan dan pembaharuan untuk peninjauan ulang atas tanah. Rp. Ditam bah biaya audit bila kekurangan melebihi 10% dari pelaporan. _________ Kekurangan jumlah gross sales yang terjadi sehubungan dengan pelaporan yang tidak sesuai +bunga sesuai hukum. atau 31 . bangunan dsb. Program pelatihan dapat diberikan langsung oleh perusahaan Franchisor. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross income toko per bulan (jumlah % tergantung dari F’or) Rp. Promotion Fee sbs • Local Advertising sbs. ________ Ongkos dan pengluaran atas Kebijakan asuransi *Biaya Audit sbs. Intitutional &. Rp. _________ Biaya untuk evaluasi.

harga. BUKU PANDUAN USAHA OUTLET FRANCHISEE Setiap toko akan memiliki Buku Panduan yang merupakan dokumen rahasia yang mengacu pada panduan dan menjadi pedoman dalam menjalankan operasional outlet/toko sesuai Sistem dan Prosedur yang berlaku yang ditetapkan oleh perusahaan Franchisor. Seluruh proses pemesanan barang dagangan kepada supplier dilakukan oleh buyers / merchandisers. dan ketersediaan barang selalu terjaga dengan baik dan sama (standard) untuk seluruh toko minimarket. Setiap pemesanan barang dari toko minimarket diajukan kepada Merchandising Division (MD). Dengan demikian menjamin kwalitas. yang kemudian memproses dan meneruskannya ke DC. dikelola dalam suasana yang bersih dan pelayanan yang bersahabat. dalam rangka memenuhi kebutuhan pokok pelanggan yang secara dinamis selalu berubah-ubah. bertujuan untuk menjaga agar hanya fast moving products yang ada di rak-rak penjualan. Pengembangan produk baru akan diseleksi dengan ketat. Diadakannya pelatihan ini dimaksudkan agar standarisasi usaha dapat dijalankan dengan sebaik-baiknya oleh Terwaralaba (Franchisee). 32 . B BE EN NT TU UK KU US SA AH HA A Minimarket adalah bidang usaha ritel berbentuk mini market yang mengutamakan penjualan hanya produk-produk yang laku keras (fast moving products). Dan biasanya untuk program pelatihan awal diberikan secara cuma-cuma oleh Franchisor kepada Franchisee. Seluruh barang yang dijual di minimarket akan disuplai dari Pusat Pendistribusian (Distribution Centre – DC). Biaya perkenalan produk baru di minimarket akan dibebankan kepada para supplier atau pabrik produsen produk tersebut.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM lembaga yang ditunjuk oleh Franchisor. U US SA AH HA AM MI IN NI IM MA AR RK KE ET T Merupakan bagian dari industri ritel yang menitik-beratkan pada kenyamanan dan kemudahan sebagai nilai jual utama / keuntungan terhadap persaingan.

Menyediakan hanya barang-barang kebutuhan pokok yang berkwalitas dengan harga yang relatif murah.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM K KE EM MU UD DA AH HA AN NB BA AG GI IP PE EL LA AN NG GG GA AN N Dalam menjalankan usaha ini perusahaan memberikan beberapa kelebihan. berhak mendapatkan pelayanan jasa Manajemen usaha ritel. Lokasi (mudah dijangkau. Waktu operasi (12 sampai 14 jam) 2.Barang disuplai secara sentralisasi dari Distribution Centre (DC) dan suplier-suplier yang telah ditunjuk oleh manajemen Franchisor . Hal inilah yang dapat menjadikan bidang usaha minimarket memiliki keunggulan dalam nilai jual melalui sistem waralaba.Program promosi lokal / khusus harus mendapat persetujuan dari manajemen Franchisor 33 . dalam hal ini adalah: 1. yang berupa kemudahan-kemudahan yang dapat diberikan kepada pelanggan.Status karyawan toko adalah karyawan Terwaralaba . berarti Terwaralaba Toko mendapatkan hak untuk memakai logo Franchisor. K KE EB BI IJ JA AK KS SA AN NA AA AN N Sebagai minimarket yang menjalankan sistem Waralaba. minimarket akan mampu melayani masyarakat dalam memenuhi kebutuhan pokoknya sehari-hari secara nyaman dan leluasa. Dengan kemudahan-kemudahan ini.Barang-barang yang berasal dari luar itu harus mendapat persetujuan tertulis manajemen Franchisor Promosi : . serta wajib menjalankan toko sesuai dengan standard yang ditentukan oleh manajemen perusahaan Franchisor selaku Pewaralaba.Administrasi karyawan dilakukan oleh manajemen Terwaralaba Suplai Barang : .Program promosi tersentralisasi dari manajemen Franchisor . di daerah pemukiman dan keramaian) 3. Kebijaksanaan tersebut juga mencakup untuk: Karyawan : .

Contoh disain Kop Surat : Contoh disain amplop surat : Contoh disain Kartu Nama : Contoh disain Tas Belanja Dsb.dsb. tas belanja.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM I ID DE EN NT TI IT TA AS S // L LO OG GO O // S SI IG GN NA AG GE E Contoh Logo : Contoh signage & penempatan : S SE ER RA AG GA AM M Pakaian seragam karyawan (corporate costume) merupakan salah satu atribut perusahaan yang dibakukan.. : 34 . kartu nama. dll. amplop. Pakaian seragam ini ditentukan dan dibagi sesuai fungsinya: Seragam Karyawan Seragam Karyawati Seragam Karyawati Berjilbab Seragam Karyawati Hamil Seragam Show Room Seragam Petugas Lapangan Badge Topi Atribut lain F FO OR RM M& &A AT TR RI IB BU UT TS ST TA AT TI IO ON NN NE ER RY Y Ditetapkan untuk dijadikan standard baku untuk pencetakan dan penggunaan ATK seperti: Kop dan kertas surat.

) 2. Toileteries. Confectioneries (dengan pemanas).dsb. 35 . Setiap produk mempunyai karakter tersendiri dan berbeda dengan yang lain. Ice cream. Produk Makanan a. Produk Non-Makanan a. dsb. PRODUK UNTUK MINIMARKET BERDASARKAN KATEGORI 1. c. Canned & bottled food. Stationneries. dsb. cream. dsb. majalah. sedangkan jumlah yang disediakan sekitar 2000 sampai 3500 macam barang. Kue dan sandwich range c. surat kabar. b. soap. kelompok sembako dan bumbu-bumbu e. barangbarang yang mudah rusak / pecah (perishable). bola lampu. Drinks. Dry food. b. seasoning. Sweets & Chocolates assortment c. Daging b. Perlu ada kehati-hatian dalam menjaga penanganan yang tepat mengenai kondisi umur dan mutu produk. detergent. socket. Barang-barang elektrikal. plug. alat tulis. kertas. d. including cooking oil. clear. Pastries. fuse. cloths. battery.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM P PR RO OD DU UK K& &P PE EN NG GE ET TA AH HU UA AN NP PR RO OD DU UK K Franchisor menyeleksi dengan ketat produk-produk untuk dijual dan memberi prioritas pada produk-produk kebutuhan sehari-hari yang cepat laku (fast moving). Makanan beku dan yang didinginkan (chilled) a. washing powder. lampu senter. dsb. Pie. Rokok d. barang-barang yang diawetkan. dsb. d. canned and bottled 3. Puff. Tib-bit range e. softdrink. alcoholic drinks. pengemasan serta cara atau alat untuk menyimpannya. Drink range ( brewerage. Rolls. pemindahan barang dari kendaraan angkut ke gudang. Photgraphic – films e. tissue paper.

Untuk kegiatan ini Pemilik Toko diharapkan melakukan usaha-usaha konkret.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 4. Tata tertib tersebut mencakup: 1. Alat & bahan pembersih e. Kosmetik personal care g. Pakaian dalam wanita / pria h. Embalage (kertas pembungkus) f. misalnya memuat berita lowongan di surat kabar atau menyebarkan berita lowongan tersebut di media lainnya yang efektif. Footwear c. PROSES RECRUITMENT CALON KARYAWAN : * Mengirimkan Surat Lamaran disertai Curriculum Vitae dan surat-surat referensi pendukung * Melengkapi formulir Daftar Isian Data Pelamar * Menjalani interview * Menjalani pelatihan. keserasian. dan juga sebagai upaya untuk menciptakan ketenangan kerja demi kemajuan usaha toko. Health care products K KE EP PE EG GA AW WA AI IA AN N RECRUITMENT KARYAWAN Kegiatan recruitment calon karyawan toko dilakukan sepenuhnya oleh Pemilik Toko yang membutuhkan tenaga karyawan. Jam Kerja 36 . apabila lamaran diterima TATA TERTIB Toko akan memberlakukan tata tertib bagi setiap karyawannya. dalam rangka memelihara keselarasan. Mainan – Toys d. Produk lain a. Alat dan keperluan rumah tangga b. keseimbangan. Selain itu Pemilik Toko juga harus terlibat secara langsung dalam proses recruitment dan seleksi awal (interview) para pelamar.

baik secara internal (sesama karyawan) maupun secara eksternal yaitu pelayanan terhadap pelanggan. sepatu dan sebagainya termasuk masalah pemakaian perhiasan juga dapat diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya. 6. atau shift untuk waktu diantara keduanya (tergantung dari berapa jam toko buka). Akumulasi kekurangan ataupun kelebihan jam kerja akan diperhitungkan dengan hak cuti Tahunan karyawan tersebut. 2. 4. juga dalam penampilannya.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Yang dimaksud adalah pengoperasian toko dalam waktu. Kebijakan lain seperti kerapihan rambut. Seragam Kerja Setiap karyawan toko sebaiknya diwajibkan untuk memakai seragam pada saat kerja maupun sesudahnya. Sikap & Pelayanan kepada pelanggan Sikap yang dimaksud adalah yang berhubungan. dari mulai toko buka sampai tutup toko. 3. seperti: Cuti Tahunan. warna dan jumlah yang diberikan maupun kebijakan-kebijakan terhadap seragam kerja tersebut ditetapkan oleh perusahaan (Franchisor). 5. ataupun menimbulkan ancaman bagi keselamatan usaha toko dan perusahaan. shift malam. dan kebijaksanaan dari perusahaan. shift pagi. Cuti Pengelompokkan cuti biasanya disesuaikan dengan Peraturan Depnaker yang berlaku. yang dimaksudkan untuk kerapihan dan juga sebagai pengenalan ciri identitas nama perusahaan dikalangan masyarakat. Cuti Menikah maupun Cuti Melahirkan. dsb. Sebagian perusahaan biasanya juga melengkapi pakaian seragam dengan Badge / Kartu Tanda Pengenal. untuk menampilkan citra yang baik kepada pelanggan. Model. Kerapihan dan Kebersihan Setiap karyawan diwajibkan untuk menjaga kerapihan dan kebersihan selain untuk toko. 37 . Pemilik Toko (Terwaralaba) dan karyawannya terikat kewajiban untuk menyimpan rahasia perusahaan termasuk dokumen-dokumen yang dipercayakan kepadanya. Rahasia Perusahaan Rahasia perusahaan adalah segala hal yang bila diketahui pihak lain dapat menimbulkan kerugian moril/materil. Sikap yang baik dan ramah. Waktu kerja karyawan diperhitungkan dengan pemberlakukan shift.

”. Tata krama dalam menerima telepon juga perlu mendapat perhatian. CARA PELAYANAN “Tatap” Pandangan yang ramah dan langsung ke mata pelanggan (kontak mata) ketika komunikasi terjadi merupakan cara terbaik untuk menunjukkan bahwa kita sangat memperhatikan pelanggan. dengan menyebutkan nama pelanggan. sebelum menjawab setiap pertanyaan dengan sopan dan jelas 38 . seperti: “Nama perusahaan . apa yang bisa kami bantu ?”. salam dan kemudian menawarkan bantuan. Selain penggunaan bahasa yang baik kepada pelanggan. atau “Selamat pagi / siang / malam Bapak/Ibu …. Hal ini menunjukkan bahwa pelanggan selalu diterima dengan baik oleh minimarket. Menyebutkan nama perusahaan/outlet terlebih dahulu. a. “Senyum” Senyuman yang ramah dan tidak dibuat-buat kepada pelanggan merupakan keharusan dalam setiap komunikasi yang terjadi antara Staf toko dengan pelanggan. “Sapa” Dalam setiap komunikasi dengan pelanggan hendaknya Staf toko menyapa pelanggan terlebih dahulu dengan sapaan yang ramah dan sopan. Selain itu mendengarkan dengan baik pada setiap komunikasi yang terjadi dengan pelanggan akan sangat membantu Anda untuk mengetahui apa yang diinginkan atau apa yang ingin disampaikan oleh pelanggan. Hal ini akan membuat pengunjung merasa diperhatikan kehadirannya. dalam hal ini membantu pelanggan mencari atau menuntun untuk mendapatkan produk yang dibutuhkan. ada yang bisa dibantu?” Dan usahakan mendengarkan dengan sabar inquire penelpon. penerapan sistem pelayanan “Tatap-Sapa-Senyum” adalah salah satu sistem yang dapat membantu meningkatkan hasil penjualan toko. dan bahwa Staf toko selalu siap untuk membantu dan melayani kebutuhan pelanggan. seperti: “Selamat pagi / siang / malam. Contoh-contoh ini dapat dilihat di beberapa toko yang telah menerapkan sistem ini kepada karyawannya. dan sangat membantu untuk memulai komunikasi yang baik dan lancar dengan pelanggan sehingga pelanggan tidak akan ragu untuk menyampaikan pesannya kepada Staf toko. apabila pengungjung adalah pelanggan tetap dan sudah dikenal staf toko.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM memberikan kesan uluran tangan untuk membantu.Selamat Pagi..

Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM b. dll. Supervisor toko akan memutuskan tindakan lanjutan apa yang harus dilakukan * Bila ternyata perlu dilakukan penukaran barang / pengembalian uang. terutama mengenai produk minimarket. baik mengenai ketersediaannya di toko maupun mengenai produk yang ingin dibelinya. 7. Kebijakan Lain-lain Demi kelancaran jalannya pengoperasian toko. dan juga untuk terciptanya keserasian antar karyawan toko. PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN Penanganan terhadap setiap keluhan pelanggan merupakan hal penting yang harus dapat dilakukan oleh setiap Staf toko. mengenai ketersediaannya maupun mengenai produk itu sendiri. c. Untuk itu setiap Staf toko harus dapat memberikan keterangan secara terperinci dan saran yang memuaskan untuk pelanggan.) * Penemuan penyimpangan-penyimpangan dalam pekerjaan * Tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas 39 . Tanggung Jawab dan Laranganlarangan. Dapat memberikan keterangan dan saran mengenai produk yang dijual. dan bagi toko pada khususnya.. Hal-hal yang perlu dilakukan staf toko dalam penanganan keluhan adalah sebagai berikut: * Mendengarkan keluhan yang disampaikan pelanggan dengan serius * Segera meminta maaf atas kesalahan / kekeliruan yang mungkin menjadi sebab timbulnya keluhan. keperluan pribadi. maka seluruh Staf toko diharapkan memiliki pengetahuan tentang produk-produk yang dijual (product knowledge) di minimarket. maka Supervisor toko harus dipanggil untuk mencoba menyelesaikan masalah. KETERANGAN DAN SARAN Terkadang pelanggan ingin mendapatkan keterangan mengenai produk yang ingin dibelinya. perusahaan perlu menjalankan beberapa kebijaksanaan untuk karyawan mengenai Hak. apabila memungkinkan segera mencoba untuk menyelesaikan masalah yang terjadi * Bila keluhan pelanggan mengenai produk yang dijual tidak dapat diselesaikan. seperti: * Hal penggunaan telpon untuk keperluan pribadi * Tata tertib dalam hal penerimaan tamu pribadi * Pengajuan ijin / absen untuk meninggalkan pekerjaan (sakit. dalam hal ini demi kemajuan usaha toko. maka harus dilakukan dengan mengacu pada Prosedur Kerja yang dijelaskan pada Lampiran. Penangan secara cepat dan efektif dapat mencegah munculnya reputasi buruk umumnya.

STRUKTUR & FUNGSI ORGANISASI TOKO Dalam operasinya toko memiliki struktur organisasi yang terpisah dari perusahaan. dan 40 . dan * Perihal Pengunduran Diri Karyawan. Tanggung Jawab a. Struktur organisasi toko yang mana setiap fungsi mempunyai tugas dan tanggung jawab masing-masing. sehingga harapan didirikannya minimarket “membantu masyarakat sehingga mampu memiliki jiwa usaha di bidang retail“ dapat tercapai. Selain itu juga Terwaralaba terpacu untuk memajukan usahanya. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko secara keseluruhan c. Menjaga dan meningkatkan profit store d. Hal ini dimaksudkan agar Terwaralaba juga menjadi operator yang terlibat dalam kegiatan usaha sehingga Terwaralaba dapat mengawasi sendiri usahanya. Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan karyawan dan pihak manajemen b. KEPALA TOKO / TERWARALABA Kepala Toko adalah terwaralaba sendiri. Menyimpan segala kerahasiaan usaha beserta dokumen-dokumennya. adalah sebagai berikut: STRUKTUR ORGANISASI TOKO: Kepala Toko / Terwaralaba Supervisor Toko Karyawan Toko TUGAS & TANGGUNG JAWAB FUNGSI 1.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM * Larangan-larangan secara umum * Teguran / Peringatan dan Penerbitan Surat Peringatan * Pemutusan Hubungan Kerja.

Pembinaan Karyawan * Membina dan menciptakan hubungan antar individu dan antar bagian 41 . Organizing * Menggerakkan dan memaksimalkan semua sumber daya yang ada guna pencapaian target kerja * Koordinasi dan pemeriksaan sistem informasi data * Melakukan kontrol inventaris c.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM juga segala bentuk komunikasi yang terjadi antara pihak toko & manajemen e. Pembinaan karyawan demi pencapaian target kerja dan karyawan Area Tugas : a. Mengatur dan menjalankan keuangan toko untuk biaya operasional sesuai batas otoritas yang ditentukan f. Anggaran dan Keuangan * Mendistribusikan anggaran kepada unit operasional toko * Pengendalian overs tock dan stock out (termasuk Bad stock–BS) * Pengendalian penagihan pendapatan lain-lain (other income) dan penghasilan dari operasi toko d. Kontrol dan Pengawasan * Kontrol dan pengawasan terhadap semua pengeluaran-pengeluaran keuangan * Pengendalian biaya yang efektif dan efisien * Peningkatan pelayanan kepada pelanggan * Perencanaan program kerja toko * Mengatur strategi kegiatan toko dalam rangka pencapaian target operasional * Penyusunan rencana penjualan / budget toko & Pengadaan promosi lokal c. Perencanaan (planning) * Pengendalian biaya yang efektif dan efisien * Peningkatan pelayanan kepada pelanggan * Perencanaan program kerja toko * Mengatur strategi kegiatan toko dalam rangka pencapaian target operasional * Penyusunan rencana penjualan / budget toko & Pengadaan promosi lokal b.

Mencapai target penjualan dan profit d. koordinasi dan kerjasama dengan Kepala toko dan Jawab : seluruh karyawannya b. SUPERVISOR Supervisor adalah orang yang paling bertanggung jawab terhadap seluruh operasi dan kinerja toko sehari-hari. Mengelola keuangan harian sesuai batas otoritas yang ditentukan f. Perencanaan dan kontrol * Membuat Action Plan manajemen stok barang * Membuat rencana pengelolaan SDM * Membuat rencana dan pengawasan terhadap target penjualan dan profit * Membuat rencana pengaturan kerja bawahan 42 . Tugas-tugas Tambahan * Sewa-menyewa area toko * Membina hubungan baik dengan mitra kerja yang mempengaruhi citra manajemen Franchisor di masyarakat * Memberi masukan kepada manajemen franchisor tentang kemungkinankemungkinan terbaik bagi operasional toko * Melakukan koordinasi event-event promosi 2. mulai dari saat toko dibuka pagi hari sampai dengan saat toko tutup pada malam hari. Mendorong pencapaian target kerja dan pembinaan karyawan Area Tugas : a. Namun tidak semua kewenangan-kewenangan kepala toko dapat didelegasikan ke Supervisor (ada pembatasan wewenang). d. Tanggung a. Supervisor juga memegang peranan sebagai pengganti Kepala toko bila Kepala toko tidak berada di toko. Melakukan komunikasi. Menjaga segala perlengkapan dan fasilitas usaha e. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional toko secara keseluruhan c.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM disamping berusaha menempatkan orang pada fungsi yang tepat * Mengembangkan SDM yang ada sehingga akan bermanfaat secara pribadi dan organisasi * Melakukan efisiensi dan rasionalisasi karyawan * Melakukan pelatihan karyawan.

menganalisa.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM * Melakukan kontrol kwalitas dan kwantitas barang * Melakukan pengecekkan faktur * Membuat analisa kompetitor b. Pengelolaan karyawan * Melakukan pembinaan dan pelatihan * Mengontrol. Biaya-biaya Operasional * Melakukan pembayaran dengan lampiran yang sah dengan batas nilai maksimum yang telah ditentukan * Membuat Laporan pengeluaran Kas Kecil * Meng-entry biaya-biaya yang dikeluarkan kedalam komputer * Melaksanakan prosedur penyetoran uang d. Selain itu karyawan toko memegang peranan penting untuk menciptakan suasana pelayanan kepada 43 . Evaluasi * Mengevaluasi Target vs. Realisasi * Mengevaluasi penjualan dan pembelian * Mengevaluasi penggunaan asset toko sebagaimana mestinya e. Operasional * Memberikan modal ( uang receh ) kepada Kasir sebelum toko dibuka * Menerima uang hasil penjualan dari kasir * Meningkatkan penjualan dan keuntungan * Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan * Melakukan pengawasan penerimaan dan pengiriman barang * Meng-entry data barang masuk dan retur barang rusak dari supplier ke toko * Meng-identifikasi barang /menempelkan barcode kepada masing-masing item barang * Melakukan distribusi barang menurut kelompoknya * Menandatangani PO * Membuka dan menutup operasi toko setiap hari c. membina dan memotivasi kinerja karyawan * Melakukan pengembangan prestasi kerja 3. KARYAWAN TOKO Karyawan toko merupakan pelaksana operasional dari seluruh kegiatan kerja toko.

Tanggung Karyawan toko mempunyai 2 tanggung jawab utama. komunikasi. Supervisor dan sesama karyawan) b. toilet) * Memberikan hadiah sesuai prosedur * Mengadakan pengecekkan ulang transaksi untuk pengambilan hadiah * Memberikan pelayanan dalam pembungkusan kado * Menyediakan leaflet dari brosur promosi * Merawat peralatan sound system * Mengoperasikan sound system/menyediakan musik dengan baik * Melakukan pengecekkan retur barang * Melakukan pengecekkan kembali barang yang diterima * Mensortir barang / memeriksa kondisi barang * Meminta modal ( uang receh ) kepada Supervisor sebelum memulai bekerja * Menyiapkan perlengkapan transaksi penjualan dan merapikan/ Membersihkan tempat kerja sebelum mulai kerja * Melakukan transaksi penjualan dan penerimaan uang.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM pelanggan dalam lingkungan yang bersih dan bersahabat. Sehingga dapat dikatakan bahwa karyawan toko merupakan ujung tombak pelayanan dari operasi toko. 1M dan max. dan koordinasi dengan seluruh staf toko (Kepala toko. serta 44 . Melakukan kerja sama. floor. Sapa) secara baik kepada Pelanggan * Menjaga kwalitas produk yang dijual * Mengatur floor display ( min. Senyum. Operasional toko * Memberikan pelayanan TSS (Tatap. Menciptakan kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan Area Tugas : a. 1. yaitu: Jawab : a.5M ) * Mengawasi pelanggan yang berbelanja * Menjelaskan product knowledge kepada pelanggan * Memberi label harga baik di barang dan juga di rak * Menjaga kebersihan area rak dan barang dagangan * Menertibkan lorong dari barang-barang dan kardus bekas * Memberi sign barang kosong & Menerima penitipan barang pelanggan * Menegur dengan sopan pelanggan yang tidak menitipkan barang * Menjaga kebersihan area toko (halaman.

setiap karyawan toko berhubungan dan berkaitan satu sama lain dan menjadi suatu kesatuan. Walaupun uraian jabatan telah menentukan kewajiban dan fungsi.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM mengembalikan bila uang pelanggan lebih besar dari total belanja * Merapikan dan mengelompokkan nilai uang di tempat kasir * Pengecekkan kembali barang dalam setiap transaksi * Pada akhir tugas menyerahkan seluruh uang kepada Supervisor * Mengepak barang yang telah selesai ditransaksikan dan menyerahkan kepada konsumen * Menyediakan kantong plastik dan menghafalkan PLU barang yang laku terjual b. Menciptakan kesan pertama yang baik: • • • • Mengenakan seragam perusahaan Berpenampilan rapih dan bersih Bersikap sopan dan ramah pada pelanggan setiap saat Berbicara dengan nada suara yang tepat 45 . Setiap karyawan harus mempunyai disiplin kerja yang tinggi. Pengontrolan * Mengecek stok barang di gondola dan rak umum * Kontrol display dengan sistem FIFO ( First In First Out ) * Mengatur kelancaran pemasukkan barang dari gudang * Mengatur barang BS * Mengadakan pengecekkan price card pada rak dan setiap barang DISIPLIN HUBUNGAN DENGAN PELANGGAN & CUSTOMER SERVICE Perusahaan Franchisor telah menetapkan berbagai uraian jabatan bagi berbagai tingkatan dan tanggung jawab personalia di toko. masuk bertugas tepat pada waktunya dan selama bertugas di toko berperilaku positif dan ingin membantu guna mengembangkan hubungan yang baik dengan para pelanggan. semua personalia di toko harus bekerja sebagai suatu tim. Tidak ada pemisah dalam “kerjasama tim total”.

dan disusun dengan rapih agar memudahkan pelanggan memilih barang. PELAYANAN DAN TEKNIK DISPLAY “Daerah penjualan dan pelayanan” adalah lokasi dimana pelanggan berhubungan dengan toko. PENJUALAN. agar merefleksikan reputasi dan godwill (nama baik) dari toko.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Customer Service atau Pelayanan Pelanggan yang terbaik adalah memberi kepuasan berbelanja pada pelanggan dalam suasana yang menyenangkan dengan sapaan yang ramah dan membantu. Adalah sangat penting untuk menjaga kebersihan dan kerapihan daerah ini. 46 . Produk dipajang menurut kelompok jenis dan penggunaannya. Susunan pemajangan (display) produk membawa konsekwensi pada penjualan dan pemanfaatan ruangan yang terbatas secara ekonomis. karenanya ini merupakan daerah atau pusat mendapatkan masukan yang berharga dari pelanggan dan mengadakan dialog serta menjaga hubungan. Setiap pelanggan harus berada di daerah ini. bila ada Permintaan yang tidak seharusnya Troli belanja / keranjang belanja Mengganti atau menukar barang Bermacam-macam situasi pelanggan yang menyulitkan Beberapa cara agar sebuah toko dapat memberikan pelayanan yang terbaik pada pelanggan: • • • • • Area penjualan yang bersih Barang di rak terisi dengan baik dan benar Lorong antar rak selalu bersih Troli tersedia dan bersih Label harga selalu tepat dan mudah dibaca. Masalah-masalah yang biasa ditemukan dalam pelayanan pada pelanggan di dalam toko: • • • • • • Pada pintu / area kasir Kartu Keanggotaan.

O. eye cathcing (menarik untuk dilihat) dan mudah diambil oleh pelanggan. Semua barang harus mempunyai label harga Semua produk yang dipajang harus bersih dan tersusun pada bagian mukanya dan tidak terbalik. menguasai pengetahuan teknis dari produk. (lihat Produk dan Pengetahuan Produk) Produk-produk yang di display biasanya terdiri dari: • • • • • • • • Barang-barang peralatan rumah tangga (home appliances) Peralatan tulis (stationneries) Barang-barang kebutuhan kantor Aksesoris dan perlengkapan Tas dan barang kulit Footware ( berkenaan dengan kaki.2 kali. cara pemakaian dan nilai. Penelitian dari P & G suatu display yang baik bisa meningkatkan penjualan sampai 220% atau 2. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan: a. rapih dan cantik Usahakan secara khusus bahwa semua display menarik bagi pelanggan (eye catching) f. d. pembatasan-pembatasannya. Pastikan semua rak dan shelves diisi dengan produk Harus dijaga agar tata penyusunan barang dilakukan dengan benar.P. materials (promosi / informasi produk) harus terlihat dengan jelas agar memandu pelanggan dan semua produk terpajang dengan baik. Jangan menyusun barang terlampau tinggi di rak sebelah atas Memaksimalkan penggunaan daerah penjualan dan display termasuk penyusunan di floor dan tempat-tempat lain c. karyawan toko harus mempunyai cukup pengetahuan mengenai produk. b.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Signage display (papan petunjuk) dan P. agar dapat menangani pertanyaan-pertanyaan dari langganan dan memberi jawaban yang profesional. g. misal: kaos kaki ) Barang kalengan dan botol Minuman 47 . e. Teknik Display dan Produk: Selain hal pelayanan dan penjalan.

d. e. jendela-jendela dan tempat keluar masuk harus mempunyai kunci dan atau gembok. dsb. Plafon dari bangunan harus terpasang dengan baik dan kuat. Adalah sangat penting agar operasi toko diselenggarakan secara efektif dan efisien dan ditekankan pada beberapa hal: a. Dinding bangunan harus dirapikan dan di cat ulang.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM • • • • • • • • • Susu Makanan kecil. Rak-rak dan shelving dalam toko dan di gudang toko harus dirawat dan dibersihkan secara teratur. jika berkarat atau rusak maka harus segera diperbaiki dan di cat ulang 48 . Persediaan yang ada di toko adalah untuk penjualan ritel. Sekiranya ada yang hilang atau tidak berfungsi harus segera diperbaiki. Pemakaian yang benar dan perawatan yang baik adalah Penting guna menjaga service ability (kemampuan pelayanan) pada setiap saat. Toko dan peralatan merupakan asset atau kekayaan dari Penerima Waralaba. dan jika terjadi kerusakan selama penyimpanan maka kerugian akan menjadi beban dari pemilik toko atau Penerima Waralaba. Semua peralatan harus dirawat secara teratur b. Lampu-lampu dan lampu darurat harus setiap saat bisa dipakai. jika bola lampu atau lampu neon tidak berfungsi ( mati ) maka harus diganti. untuk mengamankan toko dari kemungkinan pencurian. f. g. Penanganan dan pemakaian yang salah bukan saja merusak peralatan tetapi mungkin pula membahayakan manusia. Pintu-pintu. 2. kehilangan warna atau ditumbuhi lumut. permen & coklat Barang kebutuhan pokok Rokok Makanan kering Barang-barang kebutuhan pribadi sehari-hari Mainan Kebutuhan bayi Produk-produk bahan pembersih (cleaner) PERAWATAN BANGUNAN DAN PERALATAN 1. jika terdapat keretakan. Bangunan harus ditinjau dan diperiksa secara berkala dan terus menerus c. Menjaga dan merawat toko dan peralatan.

Pemasangan Sistem Keamanan (Alarm) SISTEM KONTROL Dalam menjalankan suatu usaha. kesalahan informasi.Shoplifting (pencurian pada jam buka toko) Mempelajari ciri-ciri dan prilaku umum pengutil.Pengadaan staf Keamanan . pencegahan dan penanganan secara bijaksana . di kamar kecil dan kamar mandi harus dijaga dan dibersihkan setiap hari. karena akan membantu memperbaiki kinerja secara keseluruhan dari usaha itu.Pilferage (Kerusakan). 3. Filternya harus dibersihkan setiap minggu. Karyawan harus memperhatikan hal ini. 4. guna untuk mencegah terjadinya kerugian-kerugian akibat hilangnya barang dagangan. penanganan yang baik dalam penyimpanan dan pemindahan produkproduk yang mudah rusak / pecah. Dalam bidang usaha ritel. sistem kontrol adalah bagian yang penting dan tidak dapat diabaikan. i. beritahukan pada Supervisor dan atau Kepala Toko untuk diambil tindakan.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM h. Bila ada peralatan-peralatan yang lain seperti: Peralatan cleaning (kebersihan) / Showcase (lemari pajang atau lemari pendingin) / Microwave (alat pemanas) / Juice dispenser (alat pembuat minuman) / Dispenser minuman / Kaca / Stainless Steel / Lampu-lampu penerangan (neon. KEAMANAN . dll) / Peralatan / Hardware yang lain / Pintu gudang . Lantai dan ubin toko harus disapu dan di pel paling sedikit 2 (dua) kali sehari. dan hal-hal lain yang dapat menimbulkan kerugian baik secara materi maupun 49 . Jika ada ubin yang rusak atau patah. Saluran air di sekitar bangunan. AC di toko harus di service dan dibersihkan paling sedikit sebulan sekali. harus dirawat dan dijaga dengan baik agar setiap saat bisa berfungsi. tubes. minimarket menerapkan sistem kontrol yang cukup ketat. dan antisipasi terhadap kerusakan dari pihak pelanggan . sehingga menimbulkan bau yang tidak sedap dan air tidak bisa mengalir. Harus dijaga jangan sampai saluran menjadi tersumbat.

• Kontrol Eksternal Yaitu pengontrolan dan pengawasan terhadap faktor-faktor eksternal organisasi toko yang memiliki kemungkinan untuk menimbulkan kerugian. pencurian. Merk perangkat bisa beragam.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM moral. Keyboard dan Mouse. CPU. dan pelaksanaan dari sistem operasi yang dijalankan dalam organisasi toko. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai sistem kontrol ini Anda dapat melihatnya di Lampiran _____ pada rincian tugastugas dan rincian Sistem Prosedur. ditambah dengan penggunaan Printer sebagai pelengkap. 50 . Pelaksanaan sistem kontrol ini merupakan tanggung jawab dari Kepala toko dibantu oleh Supervisor dan karyawan toko. sehingga akan tercipta pengembangan dari sistem operasi yang diterapkan di toko berorientasikan perkembangan yang terjadi di lapangan. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat Keras yang biasa disebut Hardware biasanya terdiri dari Monitor. seperti pengawasan terhadap kwalitas barang. Dalam hal ini penerapan sistem kontrol tersebut dapat dibagi menjadi: • Kontrol Internal Yaitu pengontrolan dan pengawasan terhadap kinerja seluruh karyawan toko ( termasuk Supervisor ). Dalam pelaksanaannya sistem kontrol ini telah diaplikasikan langsung dalam tugas-tugas seluruh staf toko dalam kegiatan operasional sehari-hari. S SI IS ST TE EM M K KO OM MP PU UT TE ER R PERANGKAT KOMPUTER 1. dan lain-lain. Kerugian moral yang dibahas disini berbentuk turunnya semangat kerja dan loyalitas karyawan. Ini dimaksudkan untuk menghindari terjadinya penyimpanganpenyimpangan yang dilakukan oleh staf toko dan juga untuk membantu manajemen mengevaluasi sistem yang telah ada. dan untuk kelengkapan pemakaian perangkat ini tergantung dari masing-masing Franchisee. namun untuk sistem kontrol internal merupakan tanggung jawab dari Kepala toko sendiri.

seperti: 1. SISTEM KOMPUTER Pengenalan Sistem Dipergunakan program integrated (saling berhubungan satu sama lainnya) untuk Sistem Point Of Sales.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 2. Pembelian barang Pembelian barang dilakukan secara terpusat untuk semua jenis barang yang dijual. bisa ditambahkan juga untuk: Pemesanan barang ke bagian Logistik PENJELASAN SISTEM Sebaiknya dipakai sistem dengan program yang dapat melakukan beberapa pekerjaan. sebagai berikut: • • • Melakukan pemesanan barang kepada supplier Kontrol seluruh outlet/toko Me-monitor penjualan outlet dari waktu ke waktu Sedangkan sistem pada outlet. Sistem pada kantor pusat Franchisor lebih banyak dipergunakan untuk kontrol. 51 . dan supplier yang langsung mengirim pesanan barang tersebut ke outlet. sistem dipergunakan di kantor pusat (franchisor) dan pada outlet/toko. dan program aplikasi untuk operasional toko (sistem penjualan dan kontrol). Kantor Pusat akan melakukan pemesanan barang. Software yang biasanya digunakan untuk operasional sebuah outlet/toko berupa: sistem khusus (Windows) untuk hal-hal umum. biasanya dipergunakan untuk: • • • • • Transaksi penjualan Kontrol Stock internal Monitor penjualan. Perangkat Lunak (Software) Software atau Perangkat Lunak dipergunakan sebagai kelengkapan untuk menjalankan suatu sistem informasi pada komputer. dan bila memungkinkan.

Input Stock Awal 3. Input Pengeluaran Barang B. Peng-kode-an produk Untuk setiap produk baru. Kontrol stok barang: Mengawasi keadaan stok barang internal atau keseluruhan. Input Penjualan 2.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 2. Pengiriman Barang Setelah proses order yang dibuat di kantor pusat. Input Barang Masuk 4. Input Produk baru 2. Daftar Barang D. baru kemudian dikirimkan ke outlet. Penjualan Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian 6. Password 2. Penerimaan Barang Pencatatan setiap barang yang dikirim dan masuk dari Supplier 5. Akses yang biasanya didapatkan dari program aplikasi ini mencakup untuk Produk. kantor Pusat akan memberikan dan memasukkan kode barang di komputer. input yang dapat diprogram biasanya terdiri dari: 1. Backup Data 52 . Transaksi. Pada Utility terdiri dari: 1. Input Retur Penjualan C. A. Pada Menu Laporan terdiri dari: 1. Laporan Stock 3. 4. Pada Menu Produk. Pada Menu Transaksi: 1. Laporan Penjualan 2. 3. barang baru dikirimkan ke setiap outlet. Laporan dan Utility pada Menu Utama.

apabila timbul masalah diluar yang tertulis Salah entry Cara Penangan S SI IS ST TE EM M K KE EU UA AN NG GA AN N Fungsi dan tugas pengelolaan Keuangan sebaiknya dilaksanakan oleh personil Keuangan yang memahami analisa efektifitas operasional keuangan. dan pada saat apa input seharusnya dijalankan. Selain bantuan yang diberikan oleh Franchisor untuk penanganan masalah komputer. Setiap masalah harus ditangani secara cepat. dengan panduan dari supervisor Franchisor.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM 3. hasil apa yang didapatkan.. Setiap sistem pasti akan mengalami masalah didalam operasionalnya. agar dapat dicapai efisiensi dalam penggunaan biaya perusahaan. sehingga tidak ada konsumen yang merasa dikecewakan karena pelayanan yang tidak memuaskan. baik itu kesalahan teknis maupun non-teknis. Contoh: Jenis masalah Masalah Teknis Masalah yang umum terjadi Komputer Hang Komputer / Monitor tidak hidup Tidak bisa print Tampil pesan kesalahan pada monitor Masalah Non-Teknis Untuk segera menghubungi Vendor. PENANGANAN MASALAH KOMPUTER Franchisor memberikan panduan kepada Franchisees-nya mulai dari bagaimana mempergunakan sistem yang dipakai sampai pada penanganan permasalahan yang timbul dari pemakaian program aplikasi Franchisor. Kirim Data Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk menjalankanya. diharapkan agar Franchisee dapat mengatasi sendiri masalah yang timbul. 53 . Hal ini dimaksudkan agar karyawan sesuai dengan fungsinya dapat menjalankan tugasnya dengan semestinya.

Perincian dihitung dari pengeluaran aktifitas kegiatan untuk mencapai target. dan besarnya ditentukan kemudian oleh Franchisor Royalty Fee: Biaya Promosi & Marketing secara bulanan. Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya. hingga analisa keuangan yang berisi mengenai umur hutang-piutang.Arus Kas (Cash Flow) Arus Kas dibuat berdasarkan efisiensi waktu dari rencana kerja. 40% untuk produk furniture. MENGADAKAN PERENCANAAN BIAYA (BUDGETING) . 54 . Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana. yaitu ditentukan 5% (tergantung Franchisor) dari pendapatan penjualan Franchisee Pembayaran untuk order barang-barang rutin yang biasanya dilunasi secara angsuran dengan tenggang waktu yang pembayaran yang akan ditentukan kemudian.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM PENGELUARAN UTAMA FRANCHISEE Franchise Fee: diterima setelah calon Franchisee menandatangani Surat Perjanjian. MELAKUKAN PEMBUKUAN / PELAPORAN KEUANGAN . misalnya: pembagian hasil untuk Franchisee.Membuat Laporan Bulanan Laporan Keuangan dibuat setiap bulan. dan analisa dan sistem keuangan yang dipakai dalam pencatatan harus sama dengan sistem yang dipakai oleh Franchisee (khususnya dalam hal penjualan). tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu.Pencatatan Keuangan (posting) Melakukan pencatatan secara benar dan akurat untuk data-data keuangan merupakan dasar untuk membuat laporan Keuangan yang benar. dan diterima hanya sekali dalam masa perjanjian.Perencanaan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan target yang telah ditentukan. . Neraca Percobaan. sehingga data tersebut dapat di posting sesegera mungkin. dsb. rencana arus kas serta analisa likwiditas. Contoh perkiraan Biaya Monitoring yang harus termasuk dalam rencana pengeluaran biaya. mulai dari R/L. hingga dapat dihasilkan perkiraan modal kerja yang minimal yang harus disediakan dimuka. . 45% untuk produk garmen.

diperlukan bukti-bukti pendukung (voucher dan dokumen yang sudah disetujui) sebagai data pelengkap yang menandakan bahwa semua masalah keuangan diketahui dan dikontrol secara benar serta dapat dipertanggungjawabkan. tetapi belum memiliki bukti asli yang seharusnya digunakan sebagai lampiran sebenarnya. INVESTASI BIAYA YANG DIPERLUKAN FRANCHISEE a.Perangkat Lunak (Software)Keuangan Untuk menurunkan tingkat kesulitan dan untuk memudahkan pengecekan analisa penjualan. Biaya Lain-lain 55 . termasuk analisa keuangan mengenai hutangpiutang. tanpa menambah modal kerja atau apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu. Bukti Pengeluaran dan Bukti Sementara. ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam pemenuhan adminsitrasi keuangan. Franchisee diharapkan menggunakan sistem yang sama dengan Franchisor. Bukti Sementara dipergunakan dalam keadaan mendesak dimana bila pengeluaran atau pendapatan sudah disepakati bersama. yaitu: Bukti Penerimaan. . disarankan Franchisor untuk membuat sistem keuangan dengan mengupayakan perangkat lunak yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Franchisor.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Franchisee akan membuat Laporan Bulanan Keuangan kepada Franchisor secara berkala. Umumnya ada 3 (tiga) jenis bukti pendukung yang diperlukan. Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana. agar dapat berinteraksi dengan sistem keuangan Franchisor. rencana arus kas serta analisa likwiditas Laporan Stock Barang Konsinyasi Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya. Investasi Awal b. berupa: • • • • Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan (R/L dan Neraca Percobaan) Laporan Kontribusi Penjualan Bulanan Laporan Analisa Penjualan Bulanan.

________ (Kredit dari Bank untuk distributor yang ditunjuk) Rp. Rp. Rp. • Biaya Perijinan Usaha sbs. _________ Perhitungan dengan prosentasi dari tarif tertinggi (Untuk kelalaian yang melibatkan hak dan nama franchisor) berdasarkan hukum Rp. • Biaya untuk lokasi & renovasi tempat usaha sbs. _________ Kekurangan jumlah gross sales yang terjadi sehubungan dengan pelaporan yang tidak sesuai +bunga sesuai hukum. (pada masa Perpanjangan kontrak) •Biaya Pelatihan sbs. ________ (disesuaikan dengan kondisi ) Rp. _________ Perhitungan 70% dari nilai Franchise fee untuk pembaharuan hak franchise Rp. ________ Ongkos dan pengluaran atas Kebijakan asuransi *Biaya Audit sbs. Setelah Penandatanganan Kontrak Waralaba : • Pembelian Peralatan Usaha sbs. Intitutional &. ________ ( Franchisor ) Rp.…(tergantung dari F’or) Rp. _________ ( Notaris ) Rp. Ditam bah biaya audit bila kekurangan melebihi 10% dari pelaporan. _________ Disediakan oleh Franchisee berikut pengeluaran untuk tenaga pengajar • Continuing Advertising.. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross income toko per bulan (jumlah % tergantung dari F’or) Rp. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross(per bulan) income toko per bulan. ________ B. INVESTASI AWAL Sebelum Penandatangan Kontrak Waralaba : • Biaya Pembentukan Badan Usaha sbs. (Atas permintaan tertulis F’or) • Biaya Premium Asuransi sbs. saat Jumlah total income toko mencapai. TOTAL BIAYA : Rp. ________ Biaya perbaikkan dan pembaharuan untuk peninjauan ulang atas tanah. bangunan dsb. _________ (sewa / beli) Pada saat Penandatangan Kontrak Waralaba : *Franchise Fee sbs. Rp. • Biaya Keanggotaan Asosiasi / lainnya sbs. Rp. pelatihan dan bimbingan yang ditentukan oleh Franchisor (apabila terjadi penggantian kepemilikan toko) Rp. Rp. ________ (tergantung situasi) * Biaya launching toko sbs. • Security Deposit sbs. (dilakukan oleh Franchisor) •Biaya Refurbishing sbs.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM A. ________ Rp. BIAYA-BIAYA LAIN • Royalty Fee (per bulan) sbs. Promotion Fee sbs • Local Advertising sbs. _________ (tergantung Franchisor) Rp. • Renewal Fee sbs. • Transfer Fee sbs. Rp. _________ Biaya untuk evaluasi. (perusahaan Asuransi kelas “A”) 56 . •Bunga & Biaya Kerugian sbs. • Pembelian barang dagangan ( stok awal ) sbs. _________ ( Lembaga Perijinan Usaha ) Rp. _________ Perhitungan dengan prosentase dari total minimum gross income (untuk kebutuhan promosi toko & dilakukan dengan panduan F’or) Rp.

d. dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut: a. e. b. Tujuan Personil toko yang dilibatkan/bertanggung jawab Operasional Sisdur Ketentuan yang harus diperhatikan (bila ada) Flow chart Sistem dan produser dimaksud mencakup: Pembukaan dan Penutupan Toko Pengadaan Barang Dagang Toko Penukaran Kemasan Khusus Penitipan Barang di Depositor Sistem Pemesanan Barang dari DC ke Toko Penataan Barang di Display Area Inventarisasi dengan kartu Inventaris Toko Sistem Pencatatan Display Barang Transaksi Penjualan Instruksi Perubahan Harga Transaksi Retur (Pengembalian Barang) Sistem Pencatatan Penjualan Penyimpanan Uang Hasil Penjualan Pengembalian Barang dari Toko ke DC (Retur) Laporan Keluhan Sistem Permintaan & Penggantian petty cash (PC) Laporan Keuangan Laporan ke Franchisor 57 . c.Contoh Format Standar dari Konsultan Franchise IFBM Terlampir panduan Sistem dan Prosedur Operasional Toko.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful