USER GUIDE

APLIKASI E-LICENSING BPOM

Copyright 2008. Badan Pengawas Obat dan Makanan

DAFTAR ISI

Daftar Isi .............................................................................. 1 Registrasi .............................................................................. 2 Penyetujuan Registrasi ........................................................... 8 Pengajuan Permohonan Ijin .................................................... 12 Pemeriksaan ......................................................................... 20 Tindak Lanjut ....................................................................... 25 Rekomendasi ........................................................................ 30 Webform NSW ...................................................................... 37

REGISTRASI

Tahap pertama pengajuan sertifikasi secara elektronik (E-Licensing) adalah sebagai berikut : Buka internet explorer, ketik http://e-bpom.pom.go.id/ akan tampil halaman muka (Homepage) dari aplikasi E-licensing BPOM.

Pilih Registrasi diperuntukkan bagi mereka (Perusahaan dan sejenisnya) yang baru akan mendaftarkan sebagai pelanggan. Tampilan halaman pendaftaran tersebut adalah sebagai berikut :

Form Registrasi Calon Pelanggan BPOM ini terbagi menjadi 3 bagian form yaitu: - Informasi Tentang Perusahaan - Informasi Tentang Penanggung Jawab - Informasi Tentang Login langkah selanjutnya yaitu mengisikan form Register seperti gambar berikut ini :

Informasi Tentang Perusahaan > Nama Perusahaan > Alamat > Kota > Kode Pos > Telepon > Faksimili > Jenis Usaha > No. Ijin Usaha > Tanggal Ijin > NPWP > Alamat NPWP > API/APIT > Alamat Gudang > Tlp. Gudang

Nama perusahaan yang mengajukan permohonan Alamat perusahaan yang mengajukan Kota dimana perusahaan ini berada Kode Pos dari daerah perusahaan Nomor telepon perusahaan Nomo fax perusahaan Jenis usaha dari perusahaan Nomor Ijin Usaha dari perusahaan Tanggal Ijin Usaha dari perusahaan Nomor Pokok Wajib Pajak Perusahaan Alamat NPWP Nomor Angka Pengenal Importir Alamat Gudang Perusahaan Nomor Telepon Gudang
4

Informasi Tentang Penanggung Jawab > Nama Nama penanggung jawab dari perusahaan yang mendaftar > Alamat > Telepon >Nomor Penugasan/SIK > Jabatan > Email Jabatan Penanggung Jawab Email penanggung jawab Alamat penanggung jawab Nomor telepon penanggung jawab Nomor Surat Penugasan atau Surat Izin Kerja

Informasi Tentang Login > User Login > Password >Konfirmasi Password >Ditujukan ke Nama user yang digunakan untuk login Password Pelanggan untuk login Konfirmasi Password pelanggan Direktorat atau Balai yang dituju

Setelah form register terisi lengkap, klik tombol Preview untuk memeriksa isian form registrasi yang telah diisi tadi, seperti gambar berikut:

Jika data yang diisikan sudah sesuai, langkah berikutnya klik tombol Daftar, maka data registrasi Anda akan diproses oleh administrator di BPOM.

Setelah itu pelanggan akan mendapatkan email konfirmasi sebagai berikut apabila registrasi telah di approve:

PENYETUJUAN REGISTRASI Admin adalah petugas di lingkungan BPOM yang bertugas untuk menyetujui registrasi/pendaftaran dari perusahaan yang mengajukan permohonan. Berikut dijelaskan cara penggunaannya, buka internet explorer, lalu ketik url berikut http://e-bpom.pom.go.id/ akan tampil form halaman muka sebagai berikut :

Isikan userlogin dan password untuk login sebagai admin. Kemudian akan muncul tampilan halaman admin sebagai berikut, kemudian klik Calon Pelanggan pada menu untuk melihat daftar calon pelanggan.

Kemudian akan muncul tampilan daftar calon pelanggan sebagai berikut:

Pilih calon pelanggan baru yang akan disetujui atau di Approve selanjutnya pilih Approve Calon Pelanggan pada dropdown menu dan tekan Proses.

10

Kemudian akan muncul Data Permohonan Calon Pelanggan Baru sebagai berikut, pada halaman ini admin dapat memeriksa data isian yang telah diisi oleh calon pelanggan. Pada Option Approve pilih Ya untuk mensetujui atau Tidak untuk tidak disetujui, Kemudian Klik Proses!. Maka proses penyetujuan calon pelanggan menjadi pelanggan telah selesai dilakukan, untuk menambah, menghapus, mengedit atau melihat data user dapat dilakukan di menu Daftar Pengguna.

11

PENGAJUAN PERMOHONAN IJIN Setiap user yang telah diberi hak akses oleh administrator masing-masing maka dapat mengajukan permohonan ijin dalam aplikasi ini, adapun caranya sebagai berikut : Buka Homepage Aplikasi E-Licensing BPOM dari sisi pengguna/Customer/Pemohon (http://ebpom.pom.go.id/), masuk ke halaman muka aplikasi lalu isikan login seperti ini. Masukan Userlogin dan Password dengan benar lalu klik Login.

Maka akan muncul tampilan User Area seperti dibawah ini:

12

Untuk melakukan mengajukan ijin, pada Menu klik Pilih Dokumen Baru kemudian piih jenis komoditinya.

Pada buku manual ini contohnya untuk membuat Surat Ijin Untuk komodisi Bahan Baku Obat. Kemudian akan muncul form Surat Permohonan Ijin seperti gambar berikut:

User kemudian mengisi dengan lengkap dan benar Form Surat Permohonan Ijin yang menerangkan data komoditi yang akan disertifikasi. Setelah itu klik Hal. Berikutnya. Akan muncul tampilan untuk Penambahan Detil Produk sebagai berikut:

13

A. Memasukkan Detil Produk Menggunakan Form Entry

Isikan Data produk tersebut secara lengkap. Kemudian tekan Simpan untuk menyimpan data produk tersebut.

B. Memasukkan Detil Produk Menggunakan Dokumen CSV Untuk memasukkan detil produk menggunakan dokumen CSV, klik Updload Detil

Akan muncul tampilan updload dokumen CSV sebagai berikut:

14

Bila anda belum memiliki Template Dokumen CSV. Anda dapat mendownloadnya pada halaman Upload Dokumen CSV ini. Klik tombol Browse, untuk mencari file CSV yang akan diupload.

Setelah itu klik tombol Open. Bila anda telah memilih file CSV yang akan di upload, akan muncul tampilan sebagai berikut:

15

Untuk memulai proses entry detil produk dari file CSV tersebut klik tombol Simpan. Kemudian akan muncul Confirmation Box seperti berikut ini:

Produk akan masuk kedalam daftar, anda dapat menghapus atau mengedit data produk tersebut dengan memilihnya pada dropdown kemudian pilih Proses.

Setiap produk tersebut harus dilengkapi dengan Dokumen Produk, untuk menambahkan dokumen produk, Pilih Produk yang akan ditambahkan dokumen kemudian pilih Tambah Dokumen Produk dari menu dropdown dan pilih Proses.

16

Akan muncul tampilan/form penambahan dokumen produk seperti berikut:

Isikan form penambahan produk tersebut, kemudian tekan simpan untuk menyimpan Dokumen Produk. Untuk melanjutkan proses selanjutnya, Surat permohanan ijin harus dilengkapi Dokumen Pelangkan seperti BL/AWB dan Invoice. Untuk menambahkan dokumen pelangkap tersebut, klik Dokumen Pelengkap.

Akan Muncul tampilan/form Penambahan Dokumen Pelengkap seperti berikut:

17

Isikan form tersebut, kemudian tekan Simpan untuk menyimpan dokumen pelengkap tersebut. Setelah mengisi semua data yang dibutuhkan, Klik tombol memeriksa isian Surat Permohonan Ijin tersebut. Akan muncul tampilan sebagai berikut: untuk

18

Bila terdapat kekuarangan data yang mandatory, akan muncul tampilan sebagai berikut:

Untuk mengirimkan data, Anda harus melengkapi data-data tersebut. Klik untuk melengkapi data. Bila semua data telah diisi dengan lengkap, langkah selanjutnya adalah mengirimkan data tersebut untuk dilakukan proses selanjutnya oleh BPOM. Klik tombol mengirimkan data tersebut. untuk

19

PEMERIKSAAN

Data Aplikasi yang diajukan User yang telah masuk ke BPOM harus diperiksa terlebih dahulu oleh Pemeriksa, untuk kelengkapan data dan sebagainya. Adapun tahapan pemeriksaanya adalah sebagai berikut: Buka Homepage Aplikasi E-Licensing BPOM dari sisi Pemeriksa (http://e-bpom.bpom.go.id/), masuk ke halaman muka aplikasi seperti ini.

Masukan Userlogin dan Password untuk Pemeriksa dengan benar lalu klik Login.

Maka akan Anda akan masuk ke halaman Pemeriksa seperti dibawah ini.

20

Untuk melakukan pemeriksaan data-data yang telah dikirimkan oleh Perusahaan. Klik menu Belum Diperiksa yang ada di menu Inbox.

Akan muncul daftar data yang belum diperiksa yang dikirimkan oleh perusahaan. Seperti berikut ini:

21

Untuk melakukan pemeriksaan, Pilih data yang akan diperiksa

Kemudian pilih Lihat Data pada dropdown menu dan klik Proses

Akan muncul tampilan View Persetujuan untuk memeriksa data-data yang telah dikirimkan oleh perusahaan seperti berikut ini:

22

Jika data-data tersebut telah sesuai dengan ketentuan, klik tombol Lengkap, jika tidak klik tombol Tidak Lengkap (Data akan dikembalikan ke perusahaan). Atau bila Anda ingin mencetak Draft Surat Keterangan klik tombol Preview.

Kemudian akan muncul lembar Penerimaan Dokumen seperti berikut, Anda dapat memberikan catatan pada lembar tersebut, setelah itu klik Selesai:

23

Maka Pemeriksaan Surat Permohonan Ijin tersebut telah selesai dilakukan dan selanjutnya untuk dilakukan langkah penindak lanjutan.

24

TINDAK LANJUT

Setelah data diperiksa oleh Pemeriksa, langkah berikutnya yaitu dilakukan Penindak Lanjutan. Untuk melakukan tindak lanjut Buka Homepage Aplikasi E-Licensing BPOM (http://ebpom.pom.go.id/), masuk ke halaman depan aplikasi seperti ini.

Kemudian masukkan userlogin dan password tindak lanjut untuk melakukan tindak lanjut.

Maka akan muncul Menu Tindak Lanjut seperti dibawah ini.

25

Lalu klik Belum Ditindak Lanjut pada menu untuk melakukan tindak lanjut yang ada di menu inbox.

Akan muncul daftar data yang belum ditindak lanjut. Seperti berikut ini:

26

Untuk melakukan tindak lanjut, Pilih data yang akan ditindak lanjut.

Kemudian pilih Lihat Data pada dropdown menu dan klik Proses

Akan muncul tampilan View Persetujuan untuk ditindak lanjut data-data yang telah dikirimkan oleh perusahaan seperti berikut ini:

27

Jika data-data tersebut telah sesuai dengan ketentuan, klik tombol Ditindak Lanjut. Bila tidak klik tombol Tidak Ditindak Lanjut (data akan dikembalikan ke pemeriksa) Atau bila Anda ingin mencetak Draft Surat Keterangan klik tombol Preview.

Kemudian akan muncul lembar Penerimaan Dokumen seperti berikut, Anda dapat memberikan catatan pada lembar tersebut, setelah itu klik Selesai:

28

Maka Penindak Lanjutan Surat Permohonan Ijin tersebut telah selesai dilakukan dan untuk selanjutnya dilakukan langkah rekomendasi.

29

REKOMENDASI

Setelah data Ditindak Lanjut oleh Penindak Lanjut, langkah berikutnya yaitu dilakukan Rekomendasi. Untuk melakukan rekomendasi Buka Homepage Aplikasi E-Licensing BPOM (http://e-bpom.pom.go.id/), masuk ke halaman depan aplikasi seperti ini.

Kemudian masukkan userlogin dan password perekomendasi untuk melakukan rekomendasi.

Maka akan muncul Menu Rekomendasi seperti dibawah ini.

30

Lalu klik Belum Rekomendasi pada menu inbox untuk melakukan tindak lanjut.

Akan muncul daftar data yang belum direkomendasi. Seperti berikut ini:

31

Untuk melakukan rekomendasi, Pilih data yang akan direkomendasi.

Kemudian pilih Lihat Data pada dropdown menu dan klik Proses

Akan muncul tampilan View Persetujuan untuk direkomendasi data-data yang telah dikirimkan oleh perusahaan seperti berikut ini:

32

Jika data-data tersebut telah sesuai dengan ketentuan, klik tombol Rekomendasi. Bila tidak klik tombol Tidak Direkomendasi (data akan dikembalikan ke penindak lanjut) Atau bila Anda ingin mencetak Draft Surat Keterangan klik tombol Preview.

Kemudian akan muncul lembar Penerimaan Dokumen seperti berikut, Anda dapat memberikan catatan pada lembar tersebut, setelah itu klik Selesai:

33

Maka Rekomendasi Surat Permohonan Ijin tersebut sekaligus pengiriman data ke NSW telah selesai dilakukan dan untuk selanjutnya dilakukan langkah pencetakan Surat Keterangan Impor. Masih login sebagai perekomendasi, klik menu Rekomendasi Selesai yang ada di menu inbox.

Akan tampil data-data yang telah direkomendasi seperti berikut ini:

34

Untuk mencetak data, Pilih data yang akan dicetak.

Kemudian pilih Cetak Data pada menu drop down, kemudian klik tombol Proses.

Akan muncul Preview Surat Keterangan Impor sebagai berikut:

35

Untuk mencetak klik tombol selesai dilakukan.

yang ada di menu bar. Setelah itu maka proses perijinan telah

36

WEBFORM NSW

FasilitaswebformdigunakanuntukmengirimkandatakeNSWbagiandayangtelahmemilikiSurat KeteranganImporsecaramanual.

Untuk cara penggunaan Web Form, ikuti langkah berikut ini: 1. Pada halaman depan aplikasi e-Licensing BPOM, login sebagai admin.

2. Kemudian akan muncul halaman admin sebagai berikut:

3.

Pada menu admin pilih Webform NSW, kemudian akan muncul tampilan halaman web form NSW sebagai berikut:

37

4.

Isikan form header permohonan ijin tersebut sesuai dengan SKI yang telah dikeluarkan.

5.

Setelah Anda mengisi dengan lengkap form tersebut klik tombol Halaman Selanjutnya, untuk melanjutkan proses pengisian webform tersebut. Akan muncul halaman/form isian untuk mengisikan detil dan dokumen produk sebagai berikut:

38

Isikan form isian detil produk tersebut secara lengkap.

Untuk menyimpan detil produk yang telah Anda isikan tersebut. Klik tombol Simpan. Detil produk tersebut akan masuk ke dalam list, Anda dapat menghapus detil tersebut dengan memilih Hapus Data pada dropdown menu, kemudian klik tombol Proses.

39

6.

Setelah mengisikan web form tersebut dengan lengkap, klik tombol Preview. Akan muncul halaman untuk memeriksa isian webform tersebut.

7.

Jika data isian tersebut telah diisikan dengan benar, maka Anda dapat mengirimkan data tersebut ke NSW. Untuk mengirimkan data ke NSW. Klik tombol Kirim. Jika masih terdapat kekurangan pada data isian, untuk melakukan perbaikan klik tombol Edit.

8.

Jika data tersebut berhasil dikirimkan ke NSW, maka pada list data yang ada akan berstatus Terkirim.

40