LEMBAR PERSETUJUAN PROPOSAL LAPORAN AKHIR PERAN SEKRETARIS DALAM MENANGANI PENYELENGGARAAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN DI PT ASURANSI JASA

INDONESIA KANTOR CABANG MALANG

Diajukan oleh : Yessi Puspitasari 0732610076 Administrasi Perkantoran Menyetujui Pembimbing 1 Pembimbing 2

Dra Nilawati Fiernaningsih, M.AB NIP 196312171988032001

Dra Siti Nurbaya, M.AB NIP 196103251995122001

Mengetahui, Ketua Jurusan

Drs. Halid Hasan, MStratHRM NIP. 196312121990031003

I.

Judul Tugas Akhir Peran Sekretaris Dalam Menangani Penyelenggaraan Perjalanan Dinas

Pimpinan di PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang.

II.

Latar Belakang Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung

jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk melancarkan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan roda perusahaan, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar. Seorang sekretaris telah diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya sebagai sekretaris secara baik dan benar. Bila pelimpahan wewenang ini dapat dilaksanakan dengan baik, maka pimpinan dapat memusatkan konsentrasinya pada pengawasan dan perencanaan perusahaan. Pada dasarnya tugas sekretaris meliputi tugas rutin, tugas insidentil, dan juga tugas kreatif. Tugas rutin seorang sekretaris meliputi korespondensi, menerima tamu, menerima telepon, hingga kearsipan. Tugas insidentil meliputi mempersiapkan rapat, mengatur pertemuan pimpinan dengan relasi, mengurus perjalanan dinas, dan sebagainya. Sedangkan tugas kreatif sekretaris meliputi mengirimkan bunga atau surat ucapan kepada rekan pimpinan, membuat kliping, dan sebagainya.

Salah satu tugas sekretaris dalam melaksanakan instruksi adalah melakukan persiapan-persiapan perjalanan dinas pimpinan, karena perjalanan dinas merupakan salah satu aktivitas organisasi atau perusahaan yang sering dilakukan pimpinan. Agar perjalanan dinas dapat berjalan secara efektif dan efisien, maka perlu dilakukan penjadwalan dan pengaturan pada perjalanan dinas tersebut, sehingga pekerjaan pimpinan tidak akan terbengkalai hanya karena kesalahan dalam menyusun jadwal atau tidak adanya jadwal yang digunakan sebagai acuan pelaksanaan perjalanan dinas. Oleh karena itu, seberapapun pentingnya suatu pekerjaan apabila tidak mampu menyusunnya dengan baik, maka hasilnya juga akan kurang memuaskan. Mengatur dan menyiapkan perjalanan dinas pimpinan meliputi, mempersiapkan segala sesuatu, mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya, konfirmasi tiket dan hotel, pembuatan jadwal perjalanan, sampai segala sesuatu yang dapat menunjang keberhasilan dan kenyamanan pimpinan dalam perjalanan dinasnya. PT Asuransi Jasa Indonesia adalah suatu perusahaan asuransi yang sahamnya 100% dimiliki oleh pemerintah dan karenanya disebut juga sebagai BUMN. Perusahaan milik pemerintah biasanya memiliki kegiatan yang beragam dan kompleks, termasuk menyelenggarakan perjalanan dinas. Pimpinan PT Asuransi Jasa Indonesia melakukan perjalanan dinas mencapai 3-5 kali dalam satu bulan.

Pada PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang, pimpinan dibantu oleh seorang sekretaris dalam menjalankan tugas rutinnya. Sekretaris menjalankan segala tugas rutin pimpinan, termasuk menangani perjalanan dinas pimpinan. Namun terkadang karena tugas yang dikerjakan sekretaris sangat kompleks, dalam pengaturan perjalanan dinas ada kemungkinan untuk melakukan kesalahan dan kelalaian. Seorang sekretaris secara tidak langsung juga ikut berperan terhadap kesuksesan perjalanan dinas pimpinannya. Dan berpengaruh pula pada kinerja perusahaan dalam proses meningkatkan kerja sama dan mendukung perkembangan perusahaan dalam segala bidang. Karena dengan lancarnya tugas pimpinan, maka juga akan berdampak pula pada lancarnya kegiatan yang ada di perusahaan tersebut. Berdasarkan uraian di atas, akan diadakan penelitian mengenai tugas sekretaris dalam penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. Oleh karena itu dipilih judul penelitian yaitu : PERAN SEKRETARIS DALAM MENANGANI PENYELENGGARAAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN DI PT ASURANSI JASA INDONESIA KANTOR CABANG MALANG.

III. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian pada latar belakang diatas maka rumusan masalah yang digunakan untuk kegiatan penelitian ini adalah: Bagaimana peran sekretaris dalam menangani perjalanan dinas pimpinan di PT Asuransi Jasa Indonesia?

IV. Tujuan dan Kegunaan Penelitian Setiap kegiatan penelitian yang dilakukan pasti mempunyai tujuan dan kegunaan yang diharapkan dapat tercapai serta memberikan manfaat bagi diri pribadi, perusahaan dan masyarakat luas. 4.1 Tujuan penelitian 1) Mengetahui proses penanganan perjalanan dinas pimpinan. 2) Mengetahui peran sekretaris dalam penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. 4.2 Kegunaan Penelitian 1) Bagi Mahasiswa : a. Mempraktekkan ilmu kesekretariatan yang sudah didapatkan di bangku kuliah untuk diaplikasikan ke dalam dunia kerja yang sesungguhnya. b. Mengembangkan kemampuan dan keterampilan dalam penanganan penyelenggaraan perjalanan dinas. 2) Bagi Institusi tempat observasi : a. Mempermudah sekretaris dalam mempersiapkan penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. b. Meningkatkan produktivitas sekretaris dan perusahaan c. Sebagai sarana pertukaran informasi antar institusi pendidikan.

3) Bagi Politeknik : a. Sebagai sarana penyampaian informasi secara nyata kepada pihak luar mengenai kurikulum dan sistem pengajaran yang diterapkan oleh jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Malang. b. Sebagai sarana bahan masukan untuk mengevaluasi sampai sejauh mana sistem pendidikan yang dijalankan dapat diterapkan dalam praktek sebenarnya.

V. 5.1

Tinjauan Pustaka Pengertian Sekretaris Dewasa ini peran seorang sekretaris bukan hanya sebagai salah satu

karyawan dalam sebuah perusahaan, namun lebih jauh sebagai faktor penting yang mendukung kelancaran tugas-tugas pimpinan karena sebagian tugas sekretaris adalah berkaitan erat dengan pimpinan. Pendapat tentang definisi sekretaris yang dikemukakan oleh M.G. Hartiti Hendarto dan F.X. Tulusharyono, M.M, (2003:4) yaitu : Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai pemimpin. Lebih lanjut menurut Saiman,(2002:24) tentang sekretaris adalah sebagai berikut : Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.

Dari dua pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa pengertian sekretaris pada hakikatnya adalah seseorang yang membantu pimpinan dalam mengerjakan tugas-tugasnnya, yang meliputi kegiatan mencatat dan menulis dari suatu kegiatan perkantoran. 5.1.1 Jenis-Jenis Sekretaris Sekretaris memiliki ruang lingkup pekerjaan yang sangat luas. Karena luasnya ruang lingkup pekerjaan yang menentukan tugas-tugasnya, seorang sekretaris dibedakan menjadi beberapa jenis. Menurut Ursula Ernawati dalam bukunya Pedoman Lengkap Kesekretariatan untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (2004:13-16), jenis sekretaris dapat dikelompokkan berdasarkan : 1. a. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab Sekretaris Organisasi

Sekretaris organisasi adalah seorang office manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu. Sekretaris organisasi disebut juga Executive Secretary. Ia bekerja tidak hanya atas perintah atasannya, tetapi juga memiliki wewenang untuk merencanakan sendiri rencana organisasinya, menyusun struktur kerja organisasi, membuat keputusan, pengarahan koordinasi, pengendalian. Contoh sekretaris organisasi : - Business Secretary - Company Secretary - Sekretaris jendral di Departemen - Sekretaris Wilayah Daerah di Pemerintah Daerah tingkat I b. Sekretaris Pimpinan (Private Secretary) Sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. Sekretaris pimpinan adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan, karena ia diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan. Sekretaris pimpinan bekerja tidak hanya untuk kepentingan pribadi pimpinan, namun bersifat kedinasan.

Adapun ciri-ciri sekretaris pimpinan adalah : - Ia bukan pimpinan suatu unit organisasi dan belum tentu mempunyai anak buah. - Ia tidak memiliki wewenang untuk membuat kebijakan organisasi atau perusahaan, juga tidak berwenang mewakili pimpinannya membuat suatu kebijaksanaan. Jadi ia bukan termasuk kelompok policy maker. - Tugasnya adalah meringankan beban kerja pimpinannya, yang terbatas pada masalah bisnis dan kedinasan. - Ia bekerja untuk seorang pimpinan tertentu. Jadi di sini dimaksudkan bahwa ia hanya memiliki seorang atau beberapa atasan langsung. Apabila atasan lain yang bukan pimpinannya ingin meminta bantuan si sekretaris maka terlebih dahulu harus meminta izin pada atasan langsung si sekretaris. c. Sekretaris Pribadi (Personal Secretary) Sekretaris pribadi adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk membantu kepentingan seorang tertentu dan bersifat pribadi. Jadi ia bukanlah pegawai atau staf dari organisasi atau perusahaan, tetapi ia diangkat dan digaji secara perorangan. Contohnya : sekretaris pribadi seorang artis. 2. Berdasarkan kemampuan kerja dan pengalaman kerja a. Sekretaris Junior Yaitu sekretaris yang baru memulai meniti karir sebagai sekretaris. Biasanya belum berpengalaman kerja sehingga ia masih harus belajar dan memerlukan bimbingan. Yang termasuk sekretaris junior ini adalah mahasiswa yang baru lulus kuliah. Umumnya ditempatkan sebagai assisten sekretaris senior agar dapat belajar dariya. Biasanya hanya diberi tugas-tugas yang bersifat rutin. b. Sekretaris Senior Yaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik, karena telah berpengalaman bekerja. Oleh karena itu, ia diharapkan mampu bekerja mandiri, mampu mengatur pekerjaannya sesuai prosedur. 3. Berdasarkan Spesialisasi dalam Pekerjaan Yang dimaksud di sini adalah sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang tertentu, seperti : bidang hukum, bidang medis, bidang teknik, bidang akuntansi, dan sebagainya. Sehingga dalam dunia usaha dikenal : a. The Legal Secretary (sekretaris yang bekonsentrasi dalam bidang hukum) Yaitu sekretaris yang membantu ahli hukum seperti konsultan hukum, pengacara, notaris, dan sebagainya. Ia sendiri bukan ahli hukum, tetapi hanya membantu pimpinannya yang ahli hukum dalam melaksanakan tugas kesekretarisannya.

b. The Medical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang medis) Yaitu sekretaris yang membantu seorang dokter atau ahli medis. Sama halnya dengan The Legal Secretary, ia bukanlah seorang dokter, paramedis ataupun ahli medis lainnya. c. The Technical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang teknik tertentu) Yaitu sekretaris yang membantu seorang insinyur dalam bidang teknik tertentu. d. The Accounting Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang akuntansi) Yaitu sekretaris yang membantu seorang akuntan. Sedangkan teori yang dikemukakan oleh Siti Mutmainah dalam blog pribadinya www.sitimutmainnah32.blogspot.com tentang jenis-jenis sekretaris dapat dikelompokkan menjadi : 1. Jenis-jenis sekretaris berdasarkan kedudukan,wewenang dan tanggung jawabnya : a. Sekretaris Instansi Sekretaris yang bertugas sebagai office karena secara formal menjalankan fungsi manager yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. b. Sekretaris Pribadi Sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator(perantara) pimpinan. 2. Berdasarkan kemampuannya dan pengalamanya kerjanya sekretaris dibedakan menjadi : a. Sekretaris Junior Sekretaris yang baru meniti karirnya sebagai sekretaris dan belum memiliki banyak pengalaman. b. Sekretaris Senior Sekretaris yang memiliki profesionalisme yang mantap dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya. Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa jenis sekretaris dibagi menjadi beberapa kelompok. Sekretaris tidak hanya bertumpu pada pekerjaan kantor yang berhubungan dengan pimpinan sebuah perusahaan, namun lebih jauh seorang sekretaris dapat menjadi seorang sekretaris pribadi bahkan

kepada seseorang yang tidak menjabat sebagai pimpinan perusahaan, misalnya seorang artis atau pengacara. 5.1.2 Tugas Sekretaris Tugas seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas seorang pimpinan, namun seorang sekretaris juga dituntut untuk mampu dan berkompeten dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatannya. Seperti dalam hal korespondensi, kearsipan, dan penyelenggaraan rapat. Semua itu juga merupakan tugas sekretaris. Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor. (Saiman, 2002:40) Menurut Neni Nuraeni dalam websitenya www.greatsecretary.wordpress.com menjelaskan bahwa sekretaris dibanding dengan posisi lain, termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya : 1. Menurut Wewenangnya. a. b. c. Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat. Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule. Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2.

Menurut Jenis Tugasnya. a. b. Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling. Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.

c. d.

Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor. Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Sedangkan menurut Eti Ratnawati dan Sunarto dalam bukunya berjudul Kompetensi Sekretaris Profesional (2006:16-18), tugas sekretaris dapat dibagi menjadi tiga kelompok : tugas rutin, tugas pelaksanaan instruksi, dan tugas kreatif. 1. Tugas Rutin Kata rutin berasal dari kata Perancis la routine yang berarti kebiasaan, praktek yang sudah lazim, prosedur yang sudah mapan, halhal yang dilakukan sehari-hari. Tugas rutin adalah tugas yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim, tanpa perlu menunggu perintah atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. Tugas rutin sekretaris mencakup pembuatan surat-surat keluar, pengurusan surat-surat masuk, arsip, tamu, telepon, acara kegiatan pimpinan, laporan, rapat rutin, dan lain-lain. Tugas Pelaksanaan Instruksi Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan. Tugas itu diperintahkan karena tidak termasuk ke dalam kelompok tugas rutin dan harus dikerjakan di tengah tengah kerja rutin. Tugas-tugas itu antara lain berkaitan dengan rapat yang tidak rutin, perjalanan dinas, proyek khusus, dan lain-lain. Tugas Kreatif Tugas kreatif tidak termasuk ke dalam tugas rutin dan tugas instruksi. Tugas ini muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar bantuan yang diberikan kepada pimpinan lebih berarti dan bermutu. Tugas kreatif dapat berkaitan dengan efisiensi kerja, seperti perencanaan kerja, pengelolaan waktu, daapt berhubungan dengan pengaturan menyangkut ruang dan penyediaan peralatan kerja, dapat menyangkut peningkatan kepribadian, pengetahuan, atau kecakapan yang diperlukan agar kualitas, peran, fungsi,dan tugas keseluruhannya makin meningkat. Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa tugas sekretaris sangat kompleks dan tidak hanya berhubungan dengan tugas pimpinan saja.

2.

3.

Sekretaris juga memiliki tugas-tugas yang berhubungan dengan kesekretariatan, meliputi tugas rutin, tugas pelaksanaan instruksi, tugas kreatif, tugas insidentil dan tugas sosial. 5.2 Pengertian Perjalanan Dinas Perjalanan dinas adalah kegiatan yang sering dilakukan di dalam sebuah perusahaan. Dengan berbagai keperluan, perjalanan dinas ini perlu dilakukan. Karena persiapan yang begitu rumit, dibutuhkan seseorang yang membantu menangani persiapannya. Sekretaris yang memiliki kegiatan dalam hal kesekretariatan dituntut untuk mampu mempersiapkan kelengkapan perjalanan dinas meliputi dokumen perjalanan dinas. Perjalanan dinas adalah perjalanan ke luar tempat kedudukan yang jaraknya sekurang-kurangnya 5 (lima) kilometer dari batas kota, yang dilakukan untuk kepentingan perusahaan, dapat dilaksanakan dengan menggunakan kendaraan sendiri maupun kendaraan pribadi yang biayanya ditanggung oleh perusahaan yang menuggaskan. (www.batan.go.id) Sedangkan pendapat lain yang dikemukakan oleh Drs. Ignatius Wursanto (2006:209) Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh pegawai atau karyawan suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan keperluan dinas, perjalanan dinas meliputi perjalanan dinas dalam kota dan luar kota, maupun luar negeri yang biayanya ditanggung oleh perusahaan dan dilakukan selama beberapa waktu.

5.2.1

Langkah-langkah Mengatur Perjalanan Dinas Seorang sekretaris yang handal, umumnya dipercayai pimpinannya untuk

mengatur perjalanan dinas pimpinan. Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidak ringan. Ia harus mempersiapkan segala sesuatu, mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya. Menurut Dra. Eny Winarni dalam artikelnya yang berjudul Mengatur Perjalanan Bisnis (www.smk6dki.or.id) menjelaskan ada beberapa hal yang harus dilakukan oleh sekretaris sehubungan dengan penyelenggaraan perjalanan dinas, adapun yang harus dipersiapkan oleh sekretaris adalah : 1. 2. 3. 4. 5. Merencanakan Perjalanan Mempersiapkan Daftar Perjalanan Mempersiapkan Dokumen Perjalanan Mempersiapkan Transportasi Mempersiapkan Akomodasi

Menurut Ursula Ernawati dalam bukunya Pedoman Kesekretariatan Lengkap Untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (2003 : 146-149), seorang sekretaris harus berusaha mendapatkan informasi yang akurat menyangkut beberapa hal di bawah ini : 1. Tujuan Perjalanan Sekretaris dapat bertanya kepada pimpinan atau mempelajari dokumen-dokumen yang terkait dengan perjalanan dinas untuk mengetahui tujuan perjalanan pimpinan agar dapat mengatur jadwal dan acara kegiatan (itinerary) pimpinan secara baik. Waktu Keberangkatan dan Tempat Tujuan Sekretaris harus mengetahui secara pasti tentang hari, tanggal, bulan dan jam berapa pimpinan akan memulai perjalanannya. Selain itu sekretaris perlu mengetahui pimpinan akan singgah di tempat mana saja selama perjalanannya. Ini semua dimaksudkan agar sekretaris bisa merencanakan perjalanan pimpinan, mengurus visa, reservasi tiket dan hotel, dan sebagainya.

2.

3. 4.

Transportasi Sekretaris harus mengetahui jenis transportasi apa yang diinginkan oleh pimpinan, apakah transportasi darat, laut, atau udara. Akomodasi Sekretaris harus mengetahui hotel atau motel yang diinginkan pimpinan. Biasanya pimpinan lebih menyukai hotel yang letaknya dekat dengan lokasi tempat pertemuan dilaksanakan, dan tentu saja daerah yang aman dan nyaman. Dari pendapat di atas, ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang

sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan, yaitu menentukan tujuan perjalanan dinas, tempat, waktu dan tanggal keberangkatan, transportasi dan akomodasi. Selain itu, sekretaris harus mempersiapkan seluruh kelengkapan dokumen perjalanan dinas. 5.2.2 Macam-Macam Dokumen Perjalanan (Travel Documents) Dalam perjalanan dinas diperlukan beberapa dokumen penting yang harus dimiliki oleh pimpinan yang akan melaksanakan perjalanan dinas. Seorang sekretaris harus melakukan konfirmasi dengan pimpinan atas segala sesuatu yang perlu dipersiapkan. Menurut Ignatius Wursanto dalam bukunya yang berjudul Kompetensi Sekretaris Professional menjelaskan bahwa ada beberapa dokumen perjalanan dinas yang harus disiapkan sebelum melakukan perjalanan dinas, yaitu : 1. Dokumen Internal

Dokumen internal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga atau perusahaan yang bersangkutan, meliputi :

a.

Surat Tugas Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu tugas kedinasan.

b.

Surat Perintah Perjalanan Dinas Surat perintah perjalanan dinas adalah surat perintah dari pejabat yang berwenang untuk mengadakan perjalanan dinas.

2.

Dokumen Eksternal Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait. Jenis dokumen eksternal yang dibutuhkan berbeda-beda tergantung pada jenis transportasi yang digunakan pimpinan dalam perjalanan dinasnya. Berbagai jenis dokumen eksternal antara lain : a. Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga dan Ijazah pendidikan terakhir. Dokumen tersebut diperlukan untuk mengurus paspor. b. Paspor Merupakan tanda bukti diri di Negara lain. Tanpa paspor seseorang tidak bisa berpergian keluar negeri. c. Fiskal Fiskal adalah pajak yang harus dibayar oleh seseorang yang akan mengadakan perjalanan baik dinas maupun pribadi ke luar negeri. d. Visa Visa adalah surat ijin yang diberikan kepada seseorang yang akan mengadakan perjalanan ke luar negeri. Sedangkan menurut Ernawati, Ursula (2003:160-167), terdapat berbagai

macam dokumen perjalanan yang perlu dipersiapkan untuk mengunjungi Negara asing yaitu sebagai berikut : 1. Paspor (Passport) Adalah sebuah buku kecil berisi identitas orang yang memegangnya, berlaku sebagai tanda pengenal yang sah.

2. Exit Permit Adalah izin meninggalkan Negara tempat tinggalnya untuk berpergian ke Negara lain untuk sementara waktu sebagai turis atau sebagai traveler lainnya. Masa berlaku exit permit adalah untuk 3 (tiga) bulan, apabila masa waktu telah lewat (dipakai atau belum) maka harus dimintakan lagi untuk perjalanan lainnya. 3. Surat Keterangan Fiskal Adalah surat keterangan pembayaran pajak yang diwajibkan pemerintah terhadap warga negaranya yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah atau pegawai negeri. 4. Sertifikat Kesehatan Adalah surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu seperti cholera, yellow fever dan sebagainya. Surat keterangan ini dapat berubah tergantung epidemic yang menyerang suatu Negara. 5. Visa Adalah izin masuk ke suatu Negara, berupa keterangan yang ditulis di atas selembar formulir ditempel pada salah satu halaman paspor. 6. Tiket Pesawat Terbang (Air Ticket) Seorang sekretaris harus memperhatikan hal-hal berikut ini dalam pemesanan tiket pesawat, antara lain: rute penerbangan, waktu penerbangan, kelas penerbangan, dan seating arrangement. 7. Voucher Sebaiknya sebelum pimpinan berangkat, sekretaris sudah membeli voucher kamar hotel melalui biro perjalanan (travel agent) karena lebih murah dan nyaman. Dari beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan macam-macam dokumen perjalanan dinas adalah meliputi surat tugas, surat perintah perjalanan dinas. Sedangkan apabila pimpinan melakukan perjalanan dinas ke luar negeri dibutuhkan dokumen lain meliputi paspor, visa, dan fiskal.

5.2.3 Mempersiapkan Daftar Perjalanan (Itinerary) Sekretaris bertanggungjawab kepada penyusunan jadwal kegiatan pimpinan pada saat perjalanan dinas. Karena itu, sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris dapat membantu

pimpinan dalam menyusun jadwal perjalanan dengan berpedoman pada timetable dari airlines. Menurut Ernawati, Ursula dalam bukunya Pedoman Kesekretariatan Lengkap (2003:157), menjelaskan langkah-langkah yang perlu dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan daftar perjalanan, sebagai berikut : 1. Mengetahui rencana perjalanan pimpinan Sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan termasuk acara kegiatan pimpinan, baik dengan cara bertanya langsung kepada pimpinan ataupun mempelajari surat-surat yang berkaitan dengan acara pimpinan di luar negeri. 2. Mempelajari Time Table Sekretaris harus mempelajari time table yang berpedoman dari airlines, meliputi perbedaan waktu (apabila perjalanan ke luar negeri). Ini diperlukan untuk menyusun jadwal kegiatan pimpinan selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas. Sedangkan menurut Azizah V. dalam artikelnya Praktek Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan menjelaskan bahwa seorang sekretaris harus memperhatikan beberapa hal sebelum membuat jadwal kegiatan pimpinan. Hal yang perlu diperhatikan antara lain meliputi : 1. Apa tujuan utama kepergian pimpinan. 2. Jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai persinggahan. 3. Alat transportasi apa yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat, atau mobil). 4. Jenis pelayanan, (kelas utama atau ekonomi). 5. Apakah pimpinan punya pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki. 6. Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro. 7. Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight secedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat. Dari beberapa pendapat di atas, disimpulkan bahwa sekretaris harus mengetahui beberapa informasi penting sebagai pedoman menyusun jadwal

kegiatan pimpinan (itinerary) selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas. Informasi-informasi tersebut meliputi tujuan dan waktu keberangkatan, jenis transportasi, alat transportasi, dan jenis penginapan.

VI. Metodologi Penelitian VI.1 Metode Pengambilan data Dalam penelitian ini digunakan metode pengambilan data secara Penelitian Lapangan (Field Research) yaitu pengumpulan data yang dilaksanakan dengan cara datang langsung ke obyek penelitian untuk mengamati secara langsung keadaan yang sebenarnya. Adapun cara-cara yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1) Observasi Observasi atau disebut pula dengan pengamatan, meliputi kegiatan pemuatan perhatian terhadap sesuatu objek dengan menggunakan seluruh alat indra. (Arikunto, 2006:156) Dalam penelitian ini pengumpulan data dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap tugas yang dilakukan sekretaris dalam menangani perjalanan dinas. Dari metode observasi akan didapat data tentang bagaimana cara sekretaris mempersiapkan dokumen perjalanan dinas serta prosedur persiapannya.

2) Interview Interview adalah cara pengumpulan data dengan jalan tanya jawab sepihak yang dikerjakan secara sistematik dan berlandaskan tujuan penelitian. (Marzuki, 2005:66) Pada penelitian ini, interview akan dilakukan secara langsung (face to face) kepada sekretaris. Pertanyaan interview meliputi hal hal yang akan menjawab kebutuhan informasi tentang penanganan penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. Adapun interview guide dapat dilihat pada lampiran 8.1. 3) Dokumentasi Dokumentasi merupakan suatu cara yang dilakukan dengan mengumpulkan dan mencatat data yang berasal dari dokumentasi perusahaan maupun referensi yang berkaitan dengan obyek yang diteliti. Selain itu, data juga diperoleh dengan pencarian data-data tertentu yang terkait dengan permasalahan yang dibahas melalui surat kabar dan internet. Dokumentasi ini dilakukan dengan cara mengambil, menyalin, dan mengutip catatan-catatan, dokumen dan arsip-arsip yang berhubungan dengan tugas sekretaris dalam menangani penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan pada PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang.

VI.2 Jenis Data 6.2.1 Data Primer Data yang diambil dalam penelitian ini adalah jenis data primer. Data primer yaitu data yang diperoleh langsung dari sumber yang diamati dan dicatat untuk pertama kalinya. (Marzuki, 2005:60). Data tersebut diperoleh secara langsung dari institusi tempat dilaksanakannya observasi. Data primer yang dimaksud adalah data data yang memberikan informasi mengenai proses penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan, meliputi dokumen atau catatan perjalanan dinas, itinerary, dan jadwal kegiatan pimpinan selama perjalanan dinas. 6.2.2 Data Sekunder Data Sekunder adalah data yang bukan diusahakan sendiri pengumpulannya oleh misalnya dari biro statistik, majalah, atau publik lainnya. (Marzuki, 2005:60) Data data yang dimaksud berupa gambaran umum perusahaan yang diketahui dari official website PT Asuransi Jasa Indonesia di www.jasindo.co.id. Data sekunder berupa profil perusahaan, riwayat singkat perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi, serta produk yang ditawarkan oleh perusahaan. VI.3 Jenis Penelitian Metode analisis data yang dilakukan adalah dengan menggunakan metode analisis data secara deskriptif, yaitu mengumpulkan data yang berisi uraian, paparan, tentang objek sebagaimana adanya pada suatu waktu.

Untuk menganalisa data secara deskriptif peneliti mempergunakan metode analisis diskriptif, yaitu data yang diperoleh dipilih dan disusun secara sistematis kemudian dianalisa berdasarkan kajian teori untuk mendapatkan deskripsi tentang penanganan penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan pada PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang.

VII. Jadwal Penelitian

No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Kegiatan Penyusunan proposal Pengumpulan data Analisis data Penyusunan Bab I Penyusunan Bab II Penyusunan Bab III Penyusunan Bab IV Penyusunan Bab V Ujian Laporan Akhir Revisi Laporan Akhir Pengumpulan Laporan

Februari Maret April Mei Juni 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4

Waktu 5 minggu 10 minggu 10 minggu 2 minggu 2 minggu 2 minggu 4 minggu 2 minggu 1 minggu 1 minggu 1 minggu

VIII. Lampiran 8.1 Interview Guide 1. Sudah berapa lama anda bekerja menjadi sekretaris di PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang ini? 2. Dalam satu bulan berapa kali pimpinan anda melaksanakan perjalanan dinas? 3. Dalam rangka apa saja biasanya pimpinan melaksanakan perjalanan dinas? 4. Bagaimana prosedur penanganan perjalanan dinas di perusahaan ini? 5. Bila anda mempersiapkan perjalanan dinas, dokumen apa saja yang perlu disiapkan? 6. Apakah anda membuat Itinerary untuk perjalanan dinas pimpinan? 7. Bagaimana prosedur pengaturan jadwal perjalanan dan itinerary untuk pimpinan selama pelaksanaan perjalanan dinas? 8. Bagaimana prosedur perencanaan keuangan bagi perjalanan dinas pimpinan? 9. Jenis transportasi apa yang biasa digunakan dalam perjalanan dinas? 10. Apakah perihal pemesanan tiket atau kamar hotel, dikonsultasikan kepada pimpinan? 11. Berapa hari anda menyiapkan dokumen sebelum perjalanan dinas dilaksanakan? 12. Apakah perusahaan memiliki kerjasama khusus kepada travel agent atau hotel?

IX. Daftar Pustaka Winarni, Eny. 2009.Mempersiapkan Perjalanan Bisnis Pimpinan. (http://www.smk6dki.or.id diakses 13 April 2010, 17:00) Hariwigati, Erni dan Sri Herniwati. 1995. Kesekretarisan. Bandung: Percetakan Angkasa. Marzuki. 2005. Metodologi Riset. Edisi 2. Yogyakarta: BPFE-UII Sugiono. 2005. Metode Penelitian Administrasi. Edisi tiga belas, Bandung : ALFABETA Ernawati, Ursula. 2003. Pedoman Kesekretariatan Lengkap. Bogor : Graha Ilmu Badan Tenaga Nuklir Nasional. 2010. Prosedur Pengajuan Perjalanan Dinas. (http://www.batan.go.id diakses 13 April 2010, 18:00) Hendarto, M.G. Hartiti dan Tulusharyono, F.X. 2003. Menjadi Sekretaris Profesional. PPM Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia Mutmainnah, Siti. 2009. Fungsi dan Jenis Sekretaris. (http://sitimutmainnah32.blogspot.com diakses tanggal 18 April 2010, 14:00) Nurnaeni, Neni. 2007. Peranan dan Tugas Sekretaris. (http://greatsecretary.wordpress.com diakses tanggal 18 April 2010, 14:10) Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta : Andi Offset. V. Azizah. 2009. Praktek Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan. (http://cari-pdf.com diakses tanggal 20 April 2010, 13:02)