LEMBAR PERSETUJUAN PROPOSAL LAPORAN AKHIR PERAN SEKRETARIS DALAM MENANGANI PENYELENGGARAAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN DI PT ASURANSI JASA

INDONESIA KANTOR CABANG MALANG

Diajukan oleh : Yessi Puspitasari 0732610076 Administrasi Perkantoran Menyetujui Pembimbing 1 Pembimbing 2

Dra Nilawati Fiernaningsih, M.AB NIP 196312171988032001

Dra Siti Nurbaya, M.AB NIP 196103251995122001

Mengetahui, Ketua Jurusan

Drs. Halid Hasan, MStratHRM NIP. 196312121990031003

I.

Judul Tugas Akhir Peran Sekretaris Dalam Menangani Penyelenggaraan Perjalanan Dinas

Pimpinan di PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang.

II.

Latar Belakang Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung

jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk melancarkan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan roda perusahaan, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar. Seorang sekretaris telah diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya sebagai sekretaris secara baik dan benar. Bila pelimpahan wewenang ini dapat dilaksanakan dengan baik, maka pimpinan dapat memusatkan konsentrasinya pada pengawasan dan perencanaan perusahaan. Pada dasarnya tugas sekretaris meliputi tugas rutin, tugas insidentil, dan juga tugas kreatif. Tugas rutin seorang sekretaris meliputi korespondensi, menerima tamu, menerima telepon, hingga kearsipan. Tugas insidentil meliputi mempersiapkan rapat, mengatur pertemuan pimpinan dengan relasi, mengurus perjalanan dinas, dan sebagainya. Sedangkan tugas kreatif sekretaris meliputi mengirimkan bunga atau surat ucapan kepada rekan pimpinan, membuat kliping, dan sebagainya.

konfirmasi tiket dan hotel. Pimpinan PT Asuransi Jasa Indonesia melakukan perjalanan dinas mencapai 3-5 kali dalam satu bulan. maka hasilnya juga akan kurang memuaskan. Oleh karena itu. Mengatur dan menyiapkan perjalanan dinas pimpinan meliputi. Agar perjalanan dinas dapat berjalan secara efektif dan efisien.Salah satu tugas sekretaris dalam melaksanakan instruksi adalah melakukan persiapan-persiapan perjalanan dinas pimpinan. mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya. seberapapun pentingnya suatu pekerjaan apabila tidak mampu menyusunnya dengan baik. pembuatan jadwal perjalanan. mempersiapkan segala sesuatu. sampai segala sesuatu yang dapat menunjang keberhasilan dan kenyamanan pimpinan dalam perjalanan dinasnya. Perusahaan milik pemerintah biasanya memiliki kegiatan yang beragam dan kompleks. maka perlu dilakukan penjadwalan dan pengaturan pada perjalanan dinas tersebut. sehingga pekerjaan pimpinan tidak akan terbengkalai hanya karena kesalahan dalam menyusun jadwal atau tidak adanya jadwal yang digunakan sebagai acuan pelaksanaan perjalanan dinas. . termasuk menyelenggarakan perjalanan dinas. PT Asuransi Jasa Indonesia adalah suatu perusahaan asuransi yang sahamnya 100% dimiliki oleh pemerintah dan karenanya disebut juga sebagai BUMN. karena perjalanan dinas merupakan salah satu aktivitas organisasi atau perusahaan yang sering dilakukan pimpinan.

Pada PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang. Karena dengan lancarnya tugas pimpinan. Sekretaris menjalankan segala tugas rutin pimpinan. akan diadakan penelitian mengenai tugas sekretaris dalam penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. pimpinan dibantu oleh seorang sekretaris dalam menjalankan tugas rutinnya. Oleh karena itu dipilih judul penelitian yaitu : “PERAN SEKRETARIS DALAM MENANGANI PENYELENGGARAAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN DI PT ASURANSI JASA INDONESIA KANTOR CABANG MALANG. Berdasarkan uraian di atas. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian pada latar belakang diatas maka rumusan masalah yang digunakan untuk kegiatan penelitian ini adalah: “Bagaimana peran sekretaris dalam menangani perjalanan dinas pimpinan di PT Asuransi Jasa Indonesia?” . Dan berpengaruh pula pada kinerja perusahaan dalam proses meningkatkan kerja sama dan mendukung perkembangan perusahaan dalam segala bidang. Namun terkadang karena tugas yang dikerjakan sekretaris sangat kompleks.” III. dalam pengaturan perjalanan dinas ada kemungkinan untuk melakukan kesalahan dan kelalaian. Seorang sekretaris secara tidak langsung juga ikut berperan terhadap kesuksesan perjalanan dinas pimpinannya. maka juga akan berdampak pula pada lancarnya kegiatan yang ada di perusahaan tersebut. termasuk menangani perjalanan dinas pimpinan.

4. Mempermudah sekretaris dalam mempersiapkan penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. 2) Bagi Institusi tempat observasi : a.1 Tujuan penelitian 1) Mengetahui proses penanganan perjalanan dinas pimpinan.2 Kegunaan Penelitian 1) Bagi Mahasiswa : a. Tujuan dan Kegunaan Penelitian Setiap kegiatan penelitian yang dilakukan pasti mempunyai tujuan dan kegunaan yang diharapkan dapat tercapai serta memberikan manfaat bagi diri pribadi. .IV. Mempraktekkan ilmu kesekretariatan yang sudah didapatkan di bangku kuliah untuk diaplikasikan ke dalam dunia kerja yang sesungguhnya. Mengembangkan kemampuan dan keterampilan dalam penanganan penyelenggaraan perjalanan dinas. b. perusahaan dan masyarakat luas. b. 2) Mengetahui peran sekretaris dalam penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. Sebagai sarana pertukaran informasi antar institusi pendidikan. 4. Meningkatkan produktivitas sekretaris dan perusahaan c.

yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai pemimpin. Sebagai sarana penyampaian informasi secara nyata kepada pihak luar mengenai kurikulum dan sistem pengajaran yang diterapkan oleh jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Malang.G. Sebagai sarana bahan masukan untuk mengevaluasi sampai sejauh mana sistem pendidikan yang dijalankan dapat diterapkan dalam praktek sebenarnya. Tulusharyono. namun lebih jauh sebagai faktor penting yang mendukung kelancaran tugas-tugas pimpinan karena sebagian tugas sekretaris adalah berkaitan erat dengan pimpinan.” Lebih lanjut menurut Saiman. V.X.M.(2002:24) tentang sekretaris adalah sebagai berikut : “Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan. 5.” . Hartiti Hendarto dan F. (2003:4) yaitu : “Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang.1 Tinjauan Pustaka Pengertian Sekretaris Dewasa ini peran seorang sekretaris bukan hanya sebagai salah satu karyawan dalam sebuah perusahaan. Pendapat tentang definisi sekretaris yang dikemukakan oleh M. M. b.3) Bagi Politeknik : a.

dapat disimpulkan bahwa pengertian sekretaris pada hakikatnya adalah seseorang yang membantu pimpinan dalam mengerjakan tugas-tugasnnya. Contoh sekretaris organisasi : . karena ia diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan.Dari dua pendapat diatas. Sekretaris pimpinan bekerja tidak hanya untuk kepentingan pribadi pimpinan. pengendalian. Sekretaris Pimpinan (Private Secretary) Sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. Sekretaris pimpinan adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan.Company Secretary . Ia bekerja tidak hanya atas perintah atasannya. Karena luasnya ruang lingkup pekerjaan yang menentukan tugas-tugasnya. Sekretaris organisasi disebut juga Executive Secretary. pengarahan koordinasi. seorang sekretaris dibedakan menjadi beberapa jenis.Business Secretary . Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab Sekretaris Organisasi Sekretaris organisasi adalah seorang office manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu. tetapi juga memiliki wewenang untuk merencanakan sendiri rencana organisasinya. yang meliputi kegiatan mencatat dan menulis dari suatu kegiatan perkantoran. 5.Sekretaris Wilayah Daerah di Pemerintah Daerah tingkat I b. Menurut Ursula Ernawati dalam bukunya Pedoman Lengkap Kesekretariatan untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (2004:13-16). jenis sekretaris dapat dikelompokkan berdasarkan : 1.Sekretaris jendral di Departemen . a. menyusun struktur kerja organisasi.1 Jenis-Jenis Sekretaris Sekretaris memiliki ruang lingkup pekerjaan yang sangat luas.1. membuat keputusan. namun bersifat kedinasan. .

ia diharapkan mampu bekerja mandiri. Sekretaris Senior Yaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik. Berdasarkan kemampuan kerja dan pengalaman kerja a. dan sebagainya. .Ia tidak memiliki wewenang untuk membuat kebijakan organisasi atau perusahaan. Biasanya hanya diberi tugas-tugas yang bersifat rutin. . c. Sehingga dalam dunia usaha dikenal : a.Adapun ciri-ciri sekretaris pimpinan adalah : . bidang teknik. Berdasarkan Spesialisasi dalam Pekerjaan Yang dimaksud di sini adalah sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang tertentu. Apabila atasan lain yang bukan pimpinannya ingin meminta bantuan si sekretaris maka terlebih dahulu harus meminta izin pada atasan langsung si sekretaris. b.Tugasnya adalah meringankan beban kerja pimpinannya. yang terbatas pada masalah bisnis dan kedinasan. Umumnya ditempatkan sebagai assisten sekretaris senior agar dapat belajar dariya. Sekretaris Pribadi (Personal Secretary) Sekretaris pribadi adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk membantu kepentingan seorang tertentu dan bersifat pribadi.Ia bukan pimpinan suatu unit organisasi dan belum tentu mempunyai anak buah. 3. Jadi di sini dimaksudkan bahwa ia hanya memiliki seorang atau beberapa atasan langsung. karena telah berpengalaman bekerja. dan sebagainya. Contohnya : sekretaris pribadi seorang artis. mampu mengatur pekerjaannya sesuai prosedur. juga tidak berwenang mewakili pimpinannya membuat suatu kebijaksanaan. Jadi ia bukanlah pegawai atau staf dari organisasi atau perusahaan. Biasanya belum berpengalaman kerja sehingga ia masih harus belajar dan memerlukan bimbingan. tetapi ia diangkat dan digaji secara perorangan. Sekretaris Junior Yaitu sekretaris yang baru memulai meniti karir sebagai sekretaris. bidang medis. 2. seperti : bidang hukum. pengacara. Ia sendiri bukan ahli hukum. . Yang termasuk sekretaris junior ini adalah mahasiswa yang baru lulus kuliah. bidang akuntansi. . The Legal Secretary (sekretaris yang bekonsentrasi dalam bidang hukum) Yaitu sekretaris yang membantu ahli hukum seperti konsultan hukum. tetapi hanya membantu pimpinannya yang ahli hukum dalam melaksanakan tugas kesekretarisannya. Oleh karena itu. notaris.Ia bekerja untuk seorang pimpinan tertentu. Jadi ia bukan termasuk kelompok policy maker.

namun lebih jauh seorang sekretaris dapat menjadi seorang sekretaris pribadi bahkan . c. Sekretaris tidak hanya bertumpu pada pekerjaan kantor yang berhubungan dengan pimpinan sebuah perusahaan. Sedangkan teori yang dikemukakan oleh Siti Mutmainah dalam blog pribadinya www. Sekretaris Senior Sekretaris yang memiliki profesionalisme yang mantap dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.com tentang jenis-jenis sekretaris dapat dikelompokkan menjadi : 1. b. The Accounting Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang akuntansi) Yaitu sekretaris yang membantu seorang akuntan. paramedis ataupun ahli medis lainnya. The Technical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang teknik tertentu) Yaitu sekretaris yang membantu seorang insinyur dalam bidang teknik tertentu. Sekretaris Pribadi Sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator(perantara) pimpinan.blogspot.b. The Medical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang medis) Yaitu sekretaris yang membantu seorang dokter atau ahli medis. Sekretaris Instansi Sekretaris yang bertugas sebagai office karena secara formal menjalankan fungsi manager yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. dapat disimpulkan bahwa jenis sekretaris dibagi menjadi beberapa kelompok. b. Sama halnya dengan The Legal Secretary. Dari beberapa pendapat di atas. ia bukanlah seorang dokter.wewenang dan tanggung jawabnya : a.sitimutmainnah32. d. Jenis-jenis sekretaris berdasarkan kedudukan. 2. Berdasarkan kemampuannya dan pengalamanya kerjanya sekretaris dibedakan menjadi : a. Sekretaris Junior Sekretaris yang baru meniti karirnya sebagai sekretaris dan belum memiliki banyak pengalaman.

misalnya seorang artis atau pengacara.greatsecretary. filling.com menjelaskan bahwa sekretaris dibanding dengan posisi lain. menyusul jadwal pertemuan pimpinan. Meliputi making call.wordpress. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi. melayani tamu. Tugas administrasi. korespondenci. termasuk karyawan yang memiliki multi tugas. Tugas resepsionis. di antaranya : 1. “Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. arrange schedule. lembaga. filling.2 Tugas Sekretaris Tugas seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas seorang pimpinan.kepada seseorang yang tidak menjabat sebagai pimpinan perusahaan. dan penyelenggaraan rapat. dokumentasi. a. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan. surat menyurat. Menurut Wewenangnya. Semua itu juga merupakan tugas sekretaris. 2. pembuatan laporan. persiapan dan penyelenggaraan rapat. Menurut Jenis Tugasnya. c. maupun kantor. Tugas instruksi. mengatur ruang kantor pimpinan. b.” (Saiman. namun seorang sekretaris juga dituntut untuk mampu dan berkompeten dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatannya. 5.perkantoran. Seperti dalam hal korespondensi. Tugas kreatif. Meliputi pengetikan. making appointment. a. meliputi surat menyurat. 2002:40) Menurut Neni Nuraeni dalam websitenya www. kearsipan. pengaturan keuangan.mengirim ucapan kepada klien. making call. b. Tugas rutin. .1. Meliputi pembuatan formulir telepon. menerima tamu.

c. 2. proyek khusus. tamu. Dari beberapa pendapat di atas. rapat rutin. Tugas social. dapat menyangkut peningkatan kepribadian. fungsi. Tugas Rutin Kata rutin berasal dari kata Perancis la routine yang berarti kebiasaan. Meliputi mengatur rumah tangga kantor. 1. mempersiapkan respsi/jamuan. 3. praktek yang sudah lazim. pengurusan surat-surat masuk. daapt berhubungan dengan pengaturan menyangkut ruang dan penyediaan peralatan kerja.acara resmi kantor. dapat disimpulkan bahwa tugas sekretaris sangat kompleks dan tidak hanya berhubungan dengan tugas pimpinan saja. tugas pelaksanaan instruksi. tugas sekretaris dapat dibagi menjadi tiga kelompok : tugas rutin. perjalanan dinas. dan lain-lain. Tugas-tugas itu antara lain berkaitan dengan rapat yang tidak rutin. Tugas Kreatif Tugas kreatif tidak termasuk ke dalam tugas rutin dan tugas instruksi. tanpa perlu menunggu perintah atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. presentasi. acara kegiatan pimpinan. seperti perencanaan kerja. atau kecakapan yang diperlukan agar kualitas. Tugas kreatif dapat berkaitan dengan efisiensi kerja.mempersiapkan pidato. dan tugas kreatif. pengelolaan waktu. pengetahuan. Tugas insidentil. Tugas itu diperintahkan karena tidak termasuk ke dalam kelompok tugas rutin dan harus dikerjakan di tengah –tengah kerja rutin. d. arsip. . peran.dan tugas keseluruhannya makin meningkat. halhal yang dilakukan sehari-hari. Tugas rutin adalah tugas yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim. Tugas Pelaksanaan Instruksi Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan. laporan. Meliputi mempersiapkan rapat. Tugas ini muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar bantuan yang diberikan kepada pimpinan lebih berarti dan bermutu. prosedur yang sudah mapan. dan lain-lain. telepon. mengirim ucapan selamat kepada relasi. dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. Sedangkan menurut Eti Ratnawati dan Sunarto dalam bukunya berjudul Kompetensi Sekretaris Profesional (2006:16-18). Tugas rutin sekretaris mencakup pembuatan surat-surat keluar.

Karena persiapan yang begitu rumit. dapat disimpulkan bahwa perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh pegawai atau karyawan suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan keperluan dinas. dapat dilaksanakan dengan menggunakan kendaraan sendiri maupun kendaraan pribadi yang biayanya ditanggung oleh perusahaan yang menuggaskan. 5. perjalanan dinas ini perlu dilakukan. perjalanan dinas meliputi perjalanan dinas dalam kota dan luar kota. tugas kreatif.” (www.batan. Sekretaris yang memiliki kegiatan dalam hal kesekretariatan dituntut untuk mampu mempersiapkan kelengkapan perjalanan dinas meliputi dokumen perjalanan dinas. maupun luar negeri yang biayanya ditanggung oleh perusahaan dan dilakukan selama beberapa waktu.” Dari beberapa pendapat di atas. dibutuhkan seseorang yang membantu menangani persiapannya.2 Pengertian Perjalanan Dinas Perjalanan dinas adalah kegiatan yang sering dilakukan di dalam sebuah perusahaan. tugas insidentil dan tugas sosial. .Sekretaris juga memiliki tugas-tugas yang berhubungan dengan kesekretariatan. Dengan berbagai keperluan. tugas pelaksanaan instruksi. meliputi tugas rutin. yang dilakukan untuk kepentingan perusahaan. Ignatius Wursanto (2006:209) “Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. “Perjalanan dinas adalah perjalanan ke luar tempat kedudukan yang jaraknya sekurang-kurangnya 5 (lima) kilometer dari batas kota.go.id) Sedangkan pendapat lain yang dikemukakan oleh Drs.

Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidak ringan.smk6dki. dan sebagainya. 5. Ini semua dimaksudkan agar sekretaris bisa merencanakan perjalanan pimpinan. 4. tanggal.2. Merencanakan Perjalanan Mempersiapkan Daftar Perjalanan Mempersiapkan Dokumen Perjalanan Mempersiapkan Transportasi Mempersiapkan Akomodasi Menurut Ursula Ernawati dalam bukunya Pedoman Kesekretariatan Lengkap Untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (2003 : 146-149). Menurut Dra. 2.5. . Eny Winarni dalam artikelnya yang berjudul Mengatur Perjalanan Bisnis (www. reservasi tiket dan hotel. 2. Tujuan Perjalanan Sekretaris dapat bertanya kepada pimpinan atau mempelajari dokumen-dokumen yang terkait dengan perjalanan dinas untuk mengetahui tujuan perjalanan pimpinan agar dapat mengatur jadwal dan acara kegiatan (itinerary) pimpinan secara baik. Waktu Keberangkatan dan Tempat Tujuan Sekretaris harus mengetahui secara pasti tentang hari. Selain itu sekretaris perlu mengetahui pimpinan akan singgah di tempat mana saja selama perjalanannya. mengurus visa. Ia harus mempersiapkan segala sesuatu. 3.1 Langkah-langkah Mengatur Perjalanan Dinas Seorang sekretaris yang handal.or. bulan dan jam berapa pimpinan akan memulai perjalanannya. umumnya dipercayai pimpinannya untuk mengatur perjalanan dinas pimpinan. mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya. adapun yang harus dipersiapkan oleh sekretaris adalah : 1.id) menjelaskan ada beberapa hal yang harus dilakukan oleh sekretaris sehubungan dengan penyelenggaraan perjalanan dinas. seorang sekretaris harus berusaha mendapatkan informasi yang akurat menyangkut beberapa hal di bawah ini : 1.

atau udara. Menurut Ignatius Wursanto dalam bukunya yang berjudul Kompetensi Sekretaris Professional menjelaskan bahwa ada beberapa dokumen perjalanan dinas yang harus disiapkan sebelum melakukan perjalanan dinas. sekretaris harus mempersiapkan seluruh kelengkapan dokumen perjalanan dinas. Biasanya pimpinan lebih menyukai hotel yang letaknya dekat dengan lokasi tempat pertemuan dilaksanakan. 4. yaitu menentukan tujuan perjalanan dinas. 5. Akomodasi Sekretaris harus mengetahui hotel atau motel yang diinginkan pimpinan. transportasi dan akomodasi. Transportasi Sekretaris harus mengetahui jenis transportasi apa yang diinginkan oleh pimpinan. Dokumen Internal Dokumen internal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga atau perusahaan yang bersangkutan. ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. Selain itu. waktu dan tanggal keberangkatan.3. Seorang sekretaris harus melakukan konfirmasi dengan pimpinan atas segala sesuatu yang perlu dipersiapkan. dan tentu saja daerah yang aman dan nyaman. laut.2. tempat. meliputi : . yaitu : 1. Dari pendapat di atas.2 Macam-Macam Dokumen Perjalanan (Travel Documents) Dalam perjalanan dinas diperlukan beberapa dokumen penting yang harus dimiliki oleh pimpinan yang akan melaksanakan perjalanan dinas. apakah transportasi darat.

Fiskal Fiskal adalah pajak yang harus dibayar oleh seseorang yang akan mengadakan perjalanan baik dinas maupun pribadi ke luar negeri. Paspor Merupakan tanda bukti diri di Negara lain. berlaku sebagai tanda pengenal yang sah. b. Dokumen Eksternal Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait. Sedangkan menurut Ernawati. . Kartu Tanda Penduduk (KTP). Kartu Keluarga dan Ijazah pendidikan terakhir. Dokumen tersebut diperlukan untuk mengurus paspor. Visa Visa adalah surat ijin yang diberikan kepada seseorang yang akan mengadakan perjalanan ke luar negeri.a. Ursula (2003:160-167). b. Jenis dokumen eksternal yang dibutuhkan berbeda-beda tergantung pada jenis transportasi yang digunakan pimpinan dalam perjalanan dinasnya. Paspor (Passport) Adalah sebuah buku kecil berisi identitas orang yang memegangnya. Berbagai jenis dokumen eksternal antara lain : a. d. Surat Tugas Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu tugas kedinasan. 2. c. Tanpa paspor seseorang tidak bisa berpergian keluar negeri. terdapat berbagai macam dokumen perjalanan yang perlu dipersiapkan untuk mengunjungi Negara asing yaitu sebagai berikut : 1. Surat Perintah Perjalanan Dinas Surat perintah perjalanan dinas adalah surat perintah dari pejabat yang berwenang untuk mengadakan perjalanan dinas.

visa. Surat Keterangan Fiskal Adalah surat keterangan pembayaran pajak yang diwajibkan pemerintah terhadap warga negaranya yang akan berangkat ke luar negeri. 5. surat perintah perjalanan dinas. dapat disimpulkan macam-macam dokumen perjalanan dinas adalah meliputi surat tugas. Masa berlaku exit permit adalah untuk 3 (tiga) bulan. sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan. Tiket Pesawat Terbang (Air Ticket) Seorang sekretaris harus memperhatikan hal-hal berikut ini dalam pemesanan tiket pesawat. 7. waktu penerbangan. sekretaris sudah membeli voucher kamar hotel melalui biro perjalanan (travel agent) karena lebih murah dan nyaman. kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah atau pegawai negeri. 5. Dari beberapa pendapat di atas. Exit Permit Adalah izin meninggalkan Negara tempat tinggalnya untuk berpergian ke Negara lain untuk sementara waktu sebagai turis atau sebagai traveler lainnya. Surat keterangan ini dapat berubah tergantung epidemic yang menyerang suatu Negara. Voucher Sebaiknya sebelum pimpinan berangkat. yellow fever dan sebagainya. dan seating arrangement.2. Visa Adalah izin masuk ke suatu Negara.2. Sekretaris dapat membantu . antara lain: rute penerbangan. kelas penerbangan. Sertifikat Kesehatan Adalah surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu seperti cholera. berupa keterangan yang ditulis di atas selembar formulir ditempel pada salah satu halaman paspor. apabila masa waktu telah lewat (dipakai atau belum) maka harus dimintakan lagi untuk perjalanan lainnya. Sedangkan apabila pimpinan melakukan perjalanan dinas ke luar negeri dibutuhkan dokumen lain meliputi paspor.3 Mempersiapkan Daftar Perjalanan (Itinerary) Sekretaris bertanggungjawab kepada penyusunan jadwal kegiatan pimpinan pada saat perjalanan dinas. 3. dan fiskal. 6. Karena itu. 4.

Apa tujuan utama kepergian pimpinan. Alat transportasi apa yang dipakai (kereta api. Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight secedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat. Ini diperlukan untuk menyusun jadwal kegiatan pimpinan selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas. 2. Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro. sebagai berikut : 1.pimpinan dalam menyusun jadwal perjalanan dengan berpedoman pada timetable dari airlines. disimpulkan bahwa sekretaris harus mengetahui beberapa informasi penting sebagai pedoman menyusun jadwal . pesawat. 4. (kelas utama atau ekonomi). bis. meliputi perbedaan waktu (apabila perjalanan ke luar negeri). dalam artikelnya Praktek Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan menjelaskan bahwa seorang sekretaris harus memperhatikan beberapa hal sebelum membuat jadwal kegiatan pimpinan. Jenis pelayanan. Mengetahui rencana perjalanan pimpinan Sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan termasuk acara kegiatan pimpinan. 7. 6. Apakah pimpinan punya pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki. Sedangkan menurut Azizah V. baik dengan cara bertanya langsung kepada pimpinan ataupun mempelajari surat-surat yang berkaitan dengan acara pimpinan di luar negeri. Jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai persinggahan. Ursula dalam bukunya “Pedoman Kesekretariatan Lengkap (2003:157). 2. 5. Dari beberapa pendapat di atas. Mempelajari Time Table Sekretaris harus mempelajari time table yang berpedoman dari airlines. atau mobil). menjelaskan langkah-langkah yang perlu dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan daftar perjalanan. 3. kapal laut. Menurut Ernawati. Hal yang perlu diperhatikan antara lain meliputi : 1.

jenis transportasi. VI. Dari metode observasi akan didapat data tentang bagaimana cara sekretaris mempersiapkan dokumen perjalanan dinas serta prosedur persiapannya.kegiatan pimpinan (itinerary) selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas. 2006:156) Dalam penelitian ini pengumpulan data dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap tugas yang dilakukan sekretaris dalam menangani perjalanan dinas. dan jenis penginapan. Adapun cara-cara yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1) Observasi “Observasi atau disebut pula dengan pengamatan. alat transportasi. meliputi kegiatan pemuatan perhatian terhadap sesuatu objek dengan menggunakan seluruh alat indra”. Informasi-informasi tersebut meliputi tujuan dan waktu keberangkatan. (Arikunto. Metodologi Penelitian VI. .1 Metode Pengambilan data Dalam penelitian ini digunakan metode pengambilan data secara Penelitian Lapangan (Field Research) yaitu pengumpulan data yang dilaksanakan dengan cara datang langsung ke obyek penelitian untuk mengamati secara langsung keadaan yang sebenarnya.

data juga diperoleh dengan pencarian data-data tertentu yang terkait dengan permasalahan yang dibahas melalui surat kabar dan internet. dokumen dan arsip-arsip yang berhubungan dengan tugas sekretaris dalam menangani penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan pada PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang.2) Interview “Interview adalah cara pengumpulan data dengan jalan tanya jawab sepihak yang dikerjakan secara sistematik dan berlandaskan tujuan penelitian”. menyalin. Selain itu. Adapun interview guide dapat dilihat pada lampiran 8. interview akan dilakukan secara langsung (face to face) kepada sekretaris. . 2005:66) Pada penelitian ini. Pertanyaan interview meliputi hal – hal yang akan menjawab kebutuhan informasi tentang penanganan penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan.1. Dokumentasi ini dilakukan dengan cara mengambil. 3) Dokumentasi “Dokumentasi merupakan suatu cara yang dilakukan dengan mengumpulkan dan mencatat data yang berasal dari dokumentasi perusahaan maupun referensi yang berkaitan dengan obyek yang diteliti. dan mengutip catatan-catatan. (Marzuki.

VI. struktur organisasi.2. (Marzuki.1 Data Primer Data yang diambil dalam penelitian ini adalah jenis data primer. Data tersebut diperoleh secara langsung dari institusi tempat dilaksanakannya observasi. visi dan misi. yaitu mengumpulkan data yang berisi uraian.id. (Marzuki. 2005:60).2.2 Data Sekunder “Data Sekunder adalah data yang bukan diusahakan sendiri pengumpulannya oleh misalnya dari biro statistik. serta produk yang ditawarkan oleh perusahaan. tentang objek sebagaimana adanya pada suatu waktu. atau publik lainnya”.co.3 Jenis Penelitian Metode analisis data yang dilakukan adalah dengan menggunakan metode analisis data secara deskriptif. paparan.VI. 2005:60) Data – data yang dimaksud berupa gambaran umum perusahaan yang diketahui dari official website PT Asuransi Jasa Indonesia di www. Data primer yang dimaksud adalah data – data yang memberikan informasi mengenai proses penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan.jasindo. . majalah. riwayat singkat perusahaan. dan jadwal kegiatan pimpinan selama perjalanan dinas. Data sekunder berupa profil perusahaan.2 Jenis Data 6. 6. itinerary. meliputi dokumen atau catatan perjalanan dinas. “Data primer yaitu data yang diperoleh langsung dari sumber yang diamati dan dicatat untuk pertama kalinya”.

Untuk menganalisa data secara deskriptif peneliti mempergunakan metode analisis diskriptif. . yaitu data yang diperoleh dipilih dan disusun secara sistematis kemudian dianalisa berdasarkan kajian teori untuk mendapatkan deskripsi tentang penanganan penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan pada PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang.

8. 5. 2. 7. 6. 10.VII. 1. 11. 9. 4. Kegiatan Penyusunan proposal Pengumpulan data Analisis data Penyusunan Bab I Penyusunan Bab II Penyusunan Bab III Penyusunan Bab IV Penyusunan Bab V Ujian Laporan Akhir Revisi Laporan Akhir Pengumpulan Laporan Februari Maret April Mei Juni 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 Waktu 5 minggu 10 minggu 10 minggu 2 minggu 2 minggu 2 minggu 4 minggu 2 minggu 1 minggu 1 minggu 1 minggu . Jadwal Penelitian No. 3.

Bagaimana prosedur pengaturan jadwal perjalanan dan itinerary untuk pimpinan selama pelaksanaan perjalanan dinas? 8. Sudah berapa lama anda bekerja menjadi sekretaris di PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang ini? 2. Jenis transportasi apa yang biasa digunakan dalam perjalanan dinas? 10. Apakah perusahaan memiliki kerjasama khusus kepada travel agent atau hotel? . Dalam rangka apa saja biasanya pimpinan melaksanakan perjalanan dinas? 4. Bagaimana prosedur penanganan perjalanan dinas di perusahaan ini? 5.VIII. Bagaimana prosedur perencanaan keuangan bagi perjalanan dinas pimpinan? 9. Bila anda mempersiapkan perjalanan dinas.1 Interview Guide 1. dokumen apa saja yang perlu disiapkan? 6. Berapa hari anda menyiapkan dokumen sebelum perjalanan dinas dilaksanakan? 12. Dalam satu bulan berapa kali pimpinan anda melaksanakan perjalanan dinas? 3. Apakah anda membuat Itinerary untuk perjalanan dinas pimpinan? 7. Lampiran 8. Apakah perihal pemesanan tiket atau kamar hotel. dikonsultasikan kepada pimpinan? 11.

smk6dki. 17:00) Hariwigati. Erni dan Sri Herniwati. 14:10) Wursanto. Pedoman Kesekretariatan Lengkap. 2009.id diakses 13 April 2010. Jakarta : Ghalia Indonesia Mutmainnah. Peranan dan Tugas Sekretaris. Eny.id diakses 13 April 2010. 2005. Prosedur Pengajuan Perjalanan Dinas. 2010. F. (http://www. 2006.IX. Manajemen Sekretaris. Yogyakarta : Andi Offset.blogspot. Neni.go. Edisi tiga belas.com diakses tanggal 18 April 2010. Bandung : ALFABETA Ernawati. (http://sitimutmainnah32. 2005.com diakses tanggal 20 April 2010. Metodologi Riset. (http://www. M. 2007. 2009. Kesekretarisan.batan.G. (http://greatsecretary. 1995. Edisi 2. 2002. V. Ursula. 2009. 2003. Bandung: Percetakan Angkasa. Metode Penelitian Administrasi. Yogyakarta: BPFE-UII Sugiono. Daftar Pustaka Winarni. Kompetensi Sekretaris Profesional. 14:00) Nurnaeni.wordpress.Mempersiapkan Perjalanan Bisnis Pimpinan. Siti. Hartiti dan Tulusharyono. 18:00) Hendarto. Menjadi Sekretaris Profesional.or. (http://cari-pdf. Bogor : Graha Ilmu Badan Tenaga Nuklir Nasional. PPM Saiman. 2003. Marzuki. Praktek Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan. Azizah. Fungsi dan Jenis Sekretaris. Ignatius. 13:02) .X.com diakses tanggal 18 April 2010.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful