LEMBAR PERSETUJUAN PROPOSAL LAPORAN AKHIR PERAN SEKRETARIS DALAM MENANGANI PENYELENGGARAAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN DI PT ASURANSI JASA

INDONESIA KANTOR CABANG MALANG

Diajukan oleh : Yessi Puspitasari 0732610076 Administrasi Perkantoran Menyetujui Pembimbing 1 Pembimbing 2

Dra Nilawati Fiernaningsih, M.AB NIP 196312171988032001

Dra Siti Nurbaya, M.AB NIP 196103251995122001

Mengetahui, Ketua Jurusan

Drs. Halid Hasan, MStratHRM NIP. 196312121990031003

I.

Judul Tugas Akhir Peran Sekretaris Dalam Menangani Penyelenggaraan Perjalanan Dinas

Pimpinan di PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang.

II.

Latar Belakang Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung

jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk melancarkan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan roda perusahaan, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar. Seorang sekretaris telah diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya sebagai sekretaris secara baik dan benar. Bila pelimpahan wewenang ini dapat dilaksanakan dengan baik, maka pimpinan dapat memusatkan konsentrasinya pada pengawasan dan perencanaan perusahaan. Pada dasarnya tugas sekretaris meliputi tugas rutin, tugas insidentil, dan juga tugas kreatif. Tugas rutin seorang sekretaris meliputi korespondensi, menerima tamu, menerima telepon, hingga kearsipan. Tugas insidentil meliputi mempersiapkan rapat, mengatur pertemuan pimpinan dengan relasi, mengurus perjalanan dinas, dan sebagainya. Sedangkan tugas kreatif sekretaris meliputi mengirimkan bunga atau surat ucapan kepada rekan pimpinan, membuat kliping, dan sebagainya.

mempersiapkan segala sesuatu. maka perlu dilakukan penjadwalan dan pengaturan pada perjalanan dinas tersebut. Pimpinan PT Asuransi Jasa Indonesia melakukan perjalanan dinas mencapai 3-5 kali dalam satu bulan. pembuatan jadwal perjalanan. termasuk menyelenggarakan perjalanan dinas. mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya. Oleh karena itu. seberapapun pentingnya suatu pekerjaan apabila tidak mampu menyusunnya dengan baik. maka hasilnya juga akan kurang memuaskan. . Mengatur dan menyiapkan perjalanan dinas pimpinan meliputi. sehingga pekerjaan pimpinan tidak akan terbengkalai hanya karena kesalahan dalam menyusun jadwal atau tidak adanya jadwal yang digunakan sebagai acuan pelaksanaan perjalanan dinas. karena perjalanan dinas merupakan salah satu aktivitas organisasi atau perusahaan yang sering dilakukan pimpinan.Salah satu tugas sekretaris dalam melaksanakan instruksi adalah melakukan persiapan-persiapan perjalanan dinas pimpinan. sampai segala sesuatu yang dapat menunjang keberhasilan dan kenyamanan pimpinan dalam perjalanan dinasnya. Agar perjalanan dinas dapat berjalan secara efektif dan efisien. Perusahaan milik pemerintah biasanya memiliki kegiatan yang beragam dan kompleks. PT Asuransi Jasa Indonesia adalah suatu perusahaan asuransi yang sahamnya 100% dimiliki oleh pemerintah dan karenanya disebut juga sebagai BUMN. konfirmasi tiket dan hotel.

maka juga akan berdampak pula pada lancarnya kegiatan yang ada di perusahaan tersebut. termasuk menangani perjalanan dinas pimpinan. Oleh karena itu dipilih judul penelitian yaitu : “PERAN SEKRETARIS DALAM MENANGANI PENYELENGGARAAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN DI PT ASURANSI JASA INDONESIA KANTOR CABANG MALANG.Pada PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang. Sekretaris menjalankan segala tugas rutin pimpinan. Karena dengan lancarnya tugas pimpinan. Namun terkadang karena tugas yang dikerjakan sekretaris sangat kompleks. Dan berpengaruh pula pada kinerja perusahaan dalam proses meningkatkan kerja sama dan mendukung perkembangan perusahaan dalam segala bidang. akan diadakan penelitian mengenai tugas sekretaris dalam penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. dalam pengaturan perjalanan dinas ada kemungkinan untuk melakukan kesalahan dan kelalaian. Berdasarkan uraian di atas.” III. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian pada latar belakang diatas maka rumusan masalah yang digunakan untuk kegiatan penelitian ini adalah: “Bagaimana peran sekretaris dalam menangani perjalanan dinas pimpinan di PT Asuransi Jasa Indonesia?” . pimpinan dibantu oleh seorang sekretaris dalam menjalankan tugas rutinnya. Seorang sekretaris secara tidak langsung juga ikut berperan terhadap kesuksesan perjalanan dinas pimpinannya.

Meningkatkan produktivitas sekretaris dan perusahaan c. Mempermudah sekretaris dalam mempersiapkan penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. Tujuan dan Kegunaan Penelitian Setiap kegiatan penelitian yang dilakukan pasti mempunyai tujuan dan kegunaan yang diharapkan dapat tercapai serta memberikan manfaat bagi diri pribadi. 4. 2) Bagi Institusi tempat observasi : a. perusahaan dan masyarakat luas. 4.1 Tujuan penelitian 1) Mengetahui proses penanganan perjalanan dinas pimpinan.2 Kegunaan Penelitian 1) Bagi Mahasiswa : a. b. Mempraktekkan ilmu kesekretariatan yang sudah didapatkan di bangku kuliah untuk diaplikasikan ke dalam dunia kerja yang sesungguhnya. 2) Mengetahui peran sekretaris dalam penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. .IV. Sebagai sarana pertukaran informasi antar institusi pendidikan. Mengembangkan kemampuan dan keterampilan dalam penanganan penyelenggaraan perjalanan dinas. b.

X. Sebagai sarana penyampaian informasi secara nyata kepada pihak luar mengenai kurikulum dan sistem pengajaran yang diterapkan oleh jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Malang. M.G. Pendapat tentang definisi sekretaris yang dikemukakan oleh M. yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai pemimpin.” Lebih lanjut menurut Saiman. namun lebih jauh sebagai faktor penting yang mendukung kelancaran tugas-tugas pimpinan karena sebagian tugas sekretaris adalah berkaitan erat dengan pimpinan.1 Tinjauan Pustaka Pengertian Sekretaris Dewasa ini peran seorang sekretaris bukan hanya sebagai salah satu karyawan dalam sebuah perusahaan. Tulusharyono.3) Bagi Politeknik : a. b. 5. Sebagai sarana bahan masukan untuk mengevaluasi sampai sejauh mana sistem pendidikan yang dijalankan dapat diterapkan dalam praktek sebenarnya. V.” .M. Hartiti Hendarto dan F.(2002:24) tentang sekretaris adalah sebagai berikut : “Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan. (2003:4) yaitu : “Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang.

karena ia diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan. pengarahan koordinasi. Sekretaris Pimpinan (Private Secretary) Sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. jenis sekretaris dapat dikelompokkan berdasarkan : 1. tetapi juga memiliki wewenang untuk merencanakan sendiri rencana organisasinya.1 Jenis-Jenis Sekretaris Sekretaris memiliki ruang lingkup pekerjaan yang sangat luas. Sekretaris pimpinan bekerja tidak hanya untuk kepentingan pribadi pimpinan. Sekretaris organisasi disebut juga Executive Secretary.Business Secretary . Karena luasnya ruang lingkup pekerjaan yang menentukan tugas-tugasnya. pengendalian. a. Menurut Ursula Ernawati dalam bukunya Pedoman Lengkap Kesekretariatan untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (2004:13-16). Contoh sekretaris organisasi : . membuat keputusan.Company Secretary . yang meliputi kegiatan mencatat dan menulis dari suatu kegiatan perkantoran. Sekretaris pimpinan adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan. namun bersifat kedinasan.Sekretaris Wilayah Daerah di Pemerintah Daerah tingkat I b. 5.1. menyusun struktur kerja organisasi.Dari dua pendapat diatas. seorang sekretaris dibedakan menjadi beberapa jenis. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab Sekretaris Organisasi Sekretaris organisasi adalah seorang office manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu.Sekretaris jendral di Departemen . . Ia bekerja tidak hanya atas perintah atasannya. dapat disimpulkan bahwa pengertian sekretaris pada hakikatnya adalah seseorang yang membantu pimpinan dalam mengerjakan tugas-tugasnnya.

Berdasarkan kemampuan kerja dan pengalaman kerja a. The Legal Secretary (sekretaris yang bekonsentrasi dalam bidang hukum) Yaitu sekretaris yang membantu ahli hukum seperti konsultan hukum. 3.Ia bekerja untuk seorang pimpinan tertentu. 2. Biasanya hanya diberi tugas-tugas yang bersifat rutin. tetapi hanya membantu pimpinannya yang ahli hukum dalam melaksanakan tugas kesekretarisannya. yang terbatas pada masalah bisnis dan kedinasan. c. dan sebagainya. Yang termasuk sekretaris junior ini adalah mahasiswa yang baru lulus kuliah. Apabila atasan lain yang bukan pimpinannya ingin meminta bantuan si sekretaris maka terlebih dahulu harus meminta izin pada atasan langsung si sekretaris. notaris. Sehingga dalam dunia usaha dikenal : a. Sekretaris Senior Yaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik. Berdasarkan Spesialisasi dalam Pekerjaan Yang dimaksud di sini adalah sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang tertentu. Jadi ia bukanlah pegawai atau staf dari organisasi atau perusahaan. bidang medis. . tetapi ia diangkat dan digaji secara perorangan. ia diharapkan mampu bekerja mandiri. Sekretaris Pribadi (Personal Secretary) Sekretaris pribadi adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk membantu kepentingan seorang tertentu dan bersifat pribadi. karena telah berpengalaman bekerja.Ia tidak memiliki wewenang untuk membuat kebijakan organisasi atau perusahaan.Adapun ciri-ciri sekretaris pimpinan adalah : . Sekretaris Junior Yaitu sekretaris yang baru memulai meniti karir sebagai sekretaris. . mampu mengatur pekerjaannya sesuai prosedur. Jadi ia bukan termasuk kelompok policy maker. bidang akuntansi.Ia bukan pimpinan suatu unit organisasi dan belum tentu mempunyai anak buah. pengacara. Biasanya belum berpengalaman kerja sehingga ia masih harus belajar dan memerlukan bimbingan.Tugasnya adalah meringankan beban kerja pimpinannya. b. . Ia sendiri bukan ahli hukum. . juga tidak berwenang mewakili pimpinannya membuat suatu kebijaksanaan. Umumnya ditempatkan sebagai assisten sekretaris senior agar dapat belajar dariya. bidang teknik. Jadi di sini dimaksudkan bahwa ia hanya memiliki seorang atau beberapa atasan langsung. dan sebagainya. Oleh karena itu. Contohnya : sekretaris pribadi seorang artis. seperti : bidang hukum.

Sekretaris Pribadi Sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator(perantara) pimpinan. Dari beberapa pendapat di atas. namun lebih jauh seorang sekretaris dapat menjadi seorang sekretaris pribadi bahkan . Jenis-jenis sekretaris berdasarkan kedudukan. Berdasarkan kemampuannya dan pengalamanya kerjanya sekretaris dibedakan menjadi : a. Sama halnya dengan The Legal Secretary.b. b.com tentang jenis-jenis sekretaris dapat dikelompokkan menjadi : 1. Sekretaris Junior Sekretaris yang baru meniti karirnya sebagai sekretaris dan belum memiliki banyak pengalaman. d. Sekretaris Instansi Sekretaris yang bertugas sebagai office karena secara formal menjalankan fungsi manager yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. ia bukanlah seorang dokter.blogspot. c.sitimutmainnah32. b. The Medical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang medis) Yaitu sekretaris yang membantu seorang dokter atau ahli medis.wewenang dan tanggung jawabnya : a. dapat disimpulkan bahwa jenis sekretaris dibagi menjadi beberapa kelompok. paramedis ataupun ahli medis lainnya. Sekretaris tidak hanya bertumpu pada pekerjaan kantor yang berhubungan dengan pimpinan sebuah perusahaan. The Accounting Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang akuntansi) Yaitu sekretaris yang membantu seorang akuntan. Sedangkan teori yang dikemukakan oleh Siti Mutmainah dalam blog pribadinya www. 2. Sekretaris Senior Sekretaris yang memiliki profesionalisme yang mantap dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya. The Technical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang teknik tertentu) Yaitu sekretaris yang membantu seorang insinyur dalam bidang teknik tertentu.

greatsecretary. menyusul jadwal pertemuan pimpinan. . termasuk karyawan yang memiliki multi tugas. c. dan penyelenggaraan rapat.perkantoran. Meliputi pembuatan formulir telepon. filling.wordpress. “Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. arrange schedule. b. misalnya seorang artis atau pengacara. Semua itu juga merupakan tugas sekretaris. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan. Tugas rutin. lembaga. dokumentasi. b. a. kearsipan. meliputi surat menyurat. surat menyurat. pembuatan laporan. pengaturan keuangan. maupun kantor. Tugas kreatif. namun seorang sekretaris juga dituntut untuk mampu dan berkompeten dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatannya. making call. Meliputi making call. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi. Menurut Jenis Tugasnya. making appointment. Menurut Wewenangnya. Tugas instruksi. 2.2 Tugas Sekretaris Tugas seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas seorang pimpinan. a. di antaranya : 1. Tugas administrasi. Seperti dalam hal korespondensi. persiapan dan penyelenggaraan rapat. 5. 2002:40) Menurut Neni Nuraeni dalam websitenya www. melayani tamu. menerima tamu. korespondenci. Tugas resepsionis.kepada seseorang yang tidak menjabat sebagai pimpinan perusahaan.mengirim ucapan kepada klien. mengatur ruang kantor pimpinan. filling.com menjelaskan bahwa sekretaris dibanding dengan posisi lain. Meliputi pengetikan.” (Saiman.1.

Dari beberapa pendapat di atas.c. tanpa perlu menunggu perintah atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. presentasi.dan tugas keseluruhannya makin meningkat. tugas sekretaris dapat dibagi menjadi tiga kelompok : tugas rutin. Tugas rutin sekretaris mencakup pembuatan surat-surat keluar. arsip. dapat disimpulkan bahwa tugas sekretaris sangat kompleks dan tidak hanya berhubungan dengan tugas pimpinan saja. peran.acara resmi kantor. mempersiapkan respsi/jamuan. tamu. Tugas-tugas itu antara lain berkaitan dengan rapat yang tidak rutin. Tugas insidentil. Tugas itu diperintahkan karena tidak termasuk ke dalam kelompok tugas rutin dan harus dikerjakan di tengah –tengah kerja rutin. Sedangkan menurut Eti Ratnawati dan Sunarto dalam bukunya berjudul Kompetensi Sekretaris Profesional (2006:16-18). Tugas Rutin Kata rutin berasal dari kata Perancis la routine yang berarti kebiasaan. Tugas rutin adalah tugas yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim. daapt berhubungan dengan pengaturan menyangkut ruang dan penyediaan peralatan kerja. prosedur yang sudah mapan. 3. dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. Tugas ini muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar bantuan yang diberikan kepada pimpinan lebih berarti dan bermutu. dan tugas kreatif. acara kegiatan pimpinan.mempersiapkan pidato. Tugas Pelaksanaan Instruksi Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan. seperti perencanaan kerja. dapat menyangkut peningkatan kepribadian. fungsi. mengirim ucapan selamat kepada relasi. Tugas kreatif dapat berkaitan dengan efisiensi kerja. halhal yang dilakukan sehari-hari. Tugas Kreatif Tugas kreatif tidak termasuk ke dalam tugas rutin dan tugas instruksi. d. 2. 1. . pengurusan surat-surat masuk. dan lain-lain. telepon. praktek yang sudah lazim. pengetahuan. laporan. pengelolaan waktu. atau kecakapan yang diperlukan agar kualitas. dan lain-lain. Meliputi mempersiapkan rapat. rapat rutin. perjalanan dinas. tugas pelaksanaan instruksi. proyek khusus. Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor.

5. Ignatius Wursanto (2006:209) “Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. Sekretaris yang memiliki kegiatan dalam hal kesekretariatan dituntut untuk mampu mempersiapkan kelengkapan perjalanan dinas meliputi dokumen perjalanan dinas. . perjalanan dinas meliputi perjalanan dinas dalam kota dan luar kota. yang dilakukan untuk kepentingan perusahaan. maupun luar negeri yang biayanya ditanggung oleh perusahaan dan dilakukan selama beberapa waktu. dapat disimpulkan bahwa perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh pegawai atau karyawan suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan keperluan dinas. “Perjalanan dinas adalah perjalanan ke luar tempat kedudukan yang jaraknya sekurang-kurangnya 5 (lima) kilometer dari batas kota. Karena persiapan yang begitu rumit.” (www.2 Pengertian Perjalanan Dinas Perjalanan dinas adalah kegiatan yang sering dilakukan di dalam sebuah perusahaan. tugas pelaksanaan instruksi.Sekretaris juga memiliki tugas-tugas yang berhubungan dengan kesekretariatan. meliputi tugas rutin.id) Sedangkan pendapat lain yang dikemukakan oleh Drs. tugas kreatif.go. tugas insidentil dan tugas sosial. dapat dilaksanakan dengan menggunakan kendaraan sendiri maupun kendaraan pribadi yang biayanya ditanggung oleh perusahaan yang menuggaskan. perjalanan dinas ini perlu dilakukan. Dengan berbagai keperluan. dibutuhkan seseorang yang membantu menangani persiapannya.” Dari beberapa pendapat di atas.batan.

3. 4. Eny Winarni dalam artikelnya yang berjudul Mengatur Perjalanan Bisnis (www.id) menjelaskan ada beberapa hal yang harus dilakukan oleh sekretaris sehubungan dengan penyelenggaraan perjalanan dinas.smk6dki. Merencanakan Perjalanan Mempersiapkan Daftar Perjalanan Mempersiapkan Dokumen Perjalanan Mempersiapkan Transportasi Mempersiapkan Akomodasi Menurut Ursula Ernawati dalam bukunya Pedoman Kesekretariatan Lengkap Untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (2003 : 146-149). Selain itu sekretaris perlu mengetahui pimpinan akan singgah di tempat mana saja selama perjalanannya. dan sebagainya.1 Langkah-langkah Mengatur Perjalanan Dinas Seorang sekretaris yang handal. Ia harus mempersiapkan segala sesuatu. tanggal. umumnya dipercayai pimpinannya untuk mengatur perjalanan dinas pimpinan.5. . bulan dan jam berapa pimpinan akan memulai perjalanannya.2. mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya. Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidak ringan.or. 2. reservasi tiket dan hotel. Ini semua dimaksudkan agar sekretaris bisa merencanakan perjalanan pimpinan. 5. mengurus visa. Menurut Dra. Waktu Keberangkatan dan Tempat Tujuan Sekretaris harus mengetahui secara pasti tentang hari. Tujuan Perjalanan Sekretaris dapat bertanya kepada pimpinan atau mempelajari dokumen-dokumen yang terkait dengan perjalanan dinas untuk mengetahui tujuan perjalanan pimpinan agar dapat mengatur jadwal dan acara kegiatan (itinerary) pimpinan secara baik. adapun yang harus dipersiapkan oleh sekretaris adalah : 1. 2. seorang sekretaris harus berusaha mendapatkan informasi yang akurat menyangkut beberapa hal di bawah ini : 1.

Seorang sekretaris harus melakukan konfirmasi dengan pimpinan atas segala sesuatu yang perlu dipersiapkan. laut. 4. ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.3. Biasanya pimpinan lebih menyukai hotel yang letaknya dekat dengan lokasi tempat pertemuan dilaksanakan. Akomodasi Sekretaris harus mengetahui hotel atau motel yang diinginkan pimpinan. atau udara. Menurut Ignatius Wursanto dalam bukunya yang berjudul Kompetensi Sekretaris Professional menjelaskan bahwa ada beberapa dokumen perjalanan dinas yang harus disiapkan sebelum melakukan perjalanan dinas. apakah transportasi darat. tempat. 5. Dokumen Internal Dokumen internal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga atau perusahaan yang bersangkutan. waktu dan tanggal keberangkatan. sekretaris harus mempersiapkan seluruh kelengkapan dokumen perjalanan dinas. transportasi dan akomodasi.2. meliputi : . yaitu : 1. yaitu menentukan tujuan perjalanan dinas. Selain itu.2 Macam-Macam Dokumen Perjalanan (Travel Documents) Dalam perjalanan dinas diperlukan beberapa dokumen penting yang harus dimiliki oleh pimpinan yang akan melaksanakan perjalanan dinas. Dari pendapat di atas. Transportasi Sekretaris harus mengetahui jenis transportasi apa yang diinginkan oleh pimpinan. dan tentu saja daerah yang aman dan nyaman.

Surat Tugas Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu tugas kedinasan. Paspor (Passport) Adalah sebuah buku kecil berisi identitas orang yang memegangnya. Ursula (2003:160-167). Visa Visa adalah surat ijin yang diberikan kepada seseorang yang akan mengadakan perjalanan ke luar negeri. Jenis dokumen eksternal yang dibutuhkan berbeda-beda tergantung pada jenis transportasi yang digunakan pimpinan dalam perjalanan dinasnya. 2. Paspor Merupakan tanda bukti diri di Negara lain. Berbagai jenis dokumen eksternal antara lain : a. Kartu Keluarga dan Ijazah pendidikan terakhir. terdapat berbagai macam dokumen perjalanan yang perlu dipersiapkan untuk mengunjungi Negara asing yaitu sebagai berikut : 1. d. Dokumen Eksternal Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait. b. Tanpa paspor seseorang tidak bisa berpergian keluar negeri. berlaku sebagai tanda pengenal yang sah. Kartu Tanda Penduduk (KTP). . c. Dokumen tersebut diperlukan untuk mengurus paspor. b. Surat Perintah Perjalanan Dinas Surat perintah perjalanan dinas adalah surat perintah dari pejabat yang berwenang untuk mengadakan perjalanan dinas. Sedangkan menurut Ernawati. Fiskal Fiskal adalah pajak yang harus dibayar oleh seseorang yang akan mengadakan perjalanan baik dinas maupun pribadi ke luar negeri.a.

5.2. Exit Permit Adalah izin meninggalkan Negara tempat tinggalnya untuk berpergian ke Negara lain untuk sementara waktu sebagai turis atau sebagai traveler lainnya. sekretaris sudah membeli voucher kamar hotel melalui biro perjalanan (travel agent) karena lebih murah dan nyaman. kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah atau pegawai negeri. Sertifikat Kesehatan Adalah surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu seperti cholera. Tiket Pesawat Terbang (Air Ticket) Seorang sekretaris harus memperhatikan hal-hal berikut ini dalam pemesanan tiket pesawat. 3. Visa Adalah izin masuk ke suatu Negara. waktu penerbangan. Voucher Sebaiknya sebelum pimpinan berangkat. berupa keterangan yang ditulis di atas selembar formulir ditempel pada salah satu halaman paspor. sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan. Karena itu. Sekretaris dapat membantu . 6. visa. Masa berlaku exit permit adalah untuk 3 (tiga) bulan. dan seating arrangement. dapat disimpulkan macam-macam dokumen perjalanan dinas adalah meliputi surat tugas. dan fiskal. 4.2. Dari beberapa pendapat di atas. 5. apabila masa waktu telah lewat (dipakai atau belum) maka harus dimintakan lagi untuk perjalanan lainnya. Surat Keterangan Fiskal Adalah surat keterangan pembayaran pajak yang diwajibkan pemerintah terhadap warga negaranya yang akan berangkat ke luar negeri. 7. surat perintah perjalanan dinas. antara lain: rute penerbangan.3 Mempersiapkan Daftar Perjalanan (Itinerary) Sekretaris bertanggungjawab kepada penyusunan jadwal kegiatan pimpinan pada saat perjalanan dinas. kelas penerbangan. Surat keterangan ini dapat berubah tergantung epidemic yang menyerang suatu Negara. Sedangkan apabila pimpinan melakukan perjalanan dinas ke luar negeri dibutuhkan dokumen lain meliputi paspor. yellow fever dan sebagainya.

Mengetahui rencana perjalanan pimpinan Sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan termasuk acara kegiatan pimpinan.pimpinan dalam menyusun jadwal perjalanan dengan berpedoman pada timetable dari airlines. dalam artikelnya Praktek Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan menjelaskan bahwa seorang sekretaris harus memperhatikan beberapa hal sebelum membuat jadwal kegiatan pimpinan. Ini diperlukan untuk menyusun jadwal kegiatan pimpinan selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas. 2. Jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai persinggahan. disimpulkan bahwa sekretaris harus mengetahui beberapa informasi penting sebagai pedoman menyusun jadwal . Apakah pimpinan punya pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki. meliputi perbedaan waktu (apabila perjalanan ke luar negeri). bis. sebagai berikut : 1. Sedangkan menurut Azizah V. pesawat. 2. Dari beberapa pendapat di atas. 5. menjelaskan langkah-langkah yang perlu dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan daftar perjalanan. atau mobil). Apa tujuan utama kepergian pimpinan. Jenis pelayanan. Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro. Hal yang perlu diperhatikan antara lain meliputi : 1. Ursula dalam bukunya “Pedoman Kesekretariatan Lengkap (2003:157). Mempelajari Time Table Sekretaris harus mempelajari time table yang berpedoman dari airlines. Menurut Ernawati. 4. Alat transportasi apa yang dipakai (kereta api. (kelas utama atau ekonomi). Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight secedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat. kapal laut. baik dengan cara bertanya langsung kepada pimpinan ataupun mempelajari surat-surat yang berkaitan dengan acara pimpinan di luar negeri. 7. 6. 3.

Metodologi Penelitian VI. jenis transportasi. (Arikunto. Informasi-informasi tersebut meliputi tujuan dan waktu keberangkatan.1 Metode Pengambilan data Dalam penelitian ini digunakan metode pengambilan data secara Penelitian Lapangan (Field Research) yaitu pengumpulan data yang dilaksanakan dengan cara datang langsung ke obyek penelitian untuk mengamati secara langsung keadaan yang sebenarnya. dan jenis penginapan. Adapun cara-cara yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1) Observasi “Observasi atau disebut pula dengan pengamatan. 2006:156) Dalam penelitian ini pengumpulan data dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap tugas yang dilakukan sekretaris dalam menangani perjalanan dinas. .kegiatan pimpinan (itinerary) selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas. meliputi kegiatan pemuatan perhatian terhadap sesuatu objek dengan menggunakan seluruh alat indra”. VI. alat transportasi. Dari metode observasi akan didapat data tentang bagaimana cara sekretaris mempersiapkan dokumen perjalanan dinas serta prosedur persiapannya.

(Marzuki. dan mengutip catatan-catatan.1. dokumen dan arsip-arsip yang berhubungan dengan tugas sekretaris dalam menangani penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan pada PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang. 3) Dokumentasi “Dokumentasi merupakan suatu cara yang dilakukan dengan mengumpulkan dan mencatat data yang berasal dari dokumentasi perusahaan maupun referensi yang berkaitan dengan obyek yang diteliti. 2005:66) Pada penelitian ini. menyalin. . data juga diperoleh dengan pencarian data-data tertentu yang terkait dengan permasalahan yang dibahas melalui surat kabar dan internet. Dokumentasi ini dilakukan dengan cara mengambil. Selain itu.2) Interview “Interview adalah cara pengumpulan data dengan jalan tanya jawab sepihak yang dikerjakan secara sistematik dan berlandaskan tujuan penelitian”. Pertanyaan interview meliputi hal – hal yang akan menjawab kebutuhan informasi tentang penanganan penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. interview akan dilakukan secara langsung (face to face) kepada sekretaris. Adapun interview guide dapat dilihat pada lampiran 8.

(Marzuki. visi dan misi. dan jadwal kegiatan pimpinan selama perjalanan dinas.1 Data Primer Data yang diambil dalam penelitian ini adalah jenis data primer. Data tersebut diperoleh secara langsung dari institusi tempat dilaksanakannya observasi. paparan.jasindo.2 Jenis Data 6. struktur organisasi.2. . atau publik lainnya”. Data sekunder berupa profil perusahaan. tentang objek sebagaimana adanya pada suatu waktu. yaitu mengumpulkan data yang berisi uraian. riwayat singkat perusahaan.id.co. Data primer yang dimaksud adalah data – data yang memberikan informasi mengenai proses penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. majalah. “Data primer yaitu data yang diperoleh langsung dari sumber yang diamati dan dicatat untuk pertama kalinya”. 6.3 Jenis Penelitian Metode analisis data yang dilakukan adalah dengan menggunakan metode analisis data secara deskriptif. VI. (Marzuki.2 Data Sekunder “Data Sekunder adalah data yang bukan diusahakan sendiri pengumpulannya oleh misalnya dari biro statistik. 2005:60) Data – data yang dimaksud berupa gambaran umum perusahaan yang diketahui dari official website PT Asuransi Jasa Indonesia di www.VI. itinerary. 2005:60). meliputi dokumen atau catatan perjalanan dinas. serta produk yang ditawarkan oleh perusahaan.2.

Untuk menganalisa data secara deskriptif peneliti mempergunakan metode analisis diskriptif. . yaitu data yang diperoleh dipilih dan disusun secara sistematis kemudian dianalisa berdasarkan kajian teori untuk mendapatkan deskripsi tentang penanganan penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan pada PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang.

Jadwal Penelitian No. 5. Kegiatan Penyusunan proposal Pengumpulan data Analisis data Penyusunan Bab I Penyusunan Bab II Penyusunan Bab III Penyusunan Bab IV Penyusunan Bab V Ujian Laporan Akhir Revisi Laporan Akhir Pengumpulan Laporan Februari Maret April Mei Juni 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 Waktu 5 minggu 10 minggu 10 minggu 2 minggu 2 minggu 2 minggu 4 minggu 2 minggu 1 minggu 1 minggu 1 minggu . 3. 4. 10. 1. 8.VII. 7. 11. 2. 9. 6.

1 Interview Guide 1. Bagaimana prosedur perencanaan keuangan bagi perjalanan dinas pimpinan? 9. Dalam satu bulan berapa kali pimpinan anda melaksanakan perjalanan dinas? 3. Bagaimana prosedur penanganan perjalanan dinas di perusahaan ini? 5. Bagaimana prosedur pengaturan jadwal perjalanan dan itinerary untuk pimpinan selama pelaksanaan perjalanan dinas? 8. Apakah perusahaan memiliki kerjasama khusus kepada travel agent atau hotel? . dokumen apa saja yang perlu disiapkan? 6. Lampiran 8. Jenis transportasi apa yang biasa digunakan dalam perjalanan dinas? 10. Sudah berapa lama anda bekerja menjadi sekretaris di PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang ini? 2. Apakah anda membuat Itinerary untuk perjalanan dinas pimpinan? 7. Dalam rangka apa saja biasanya pimpinan melaksanakan perjalanan dinas? 4. dikonsultasikan kepada pimpinan? 11. Berapa hari anda menyiapkan dokumen sebelum perjalanan dinas dilaksanakan? 12.VIII. Apakah perihal pemesanan tiket atau kamar hotel. Bila anda mempersiapkan perjalanan dinas.

2005. Fungsi dan Jenis Sekretaris.com diakses tanggal 18 April 2010. V. Hartiti dan Tulusharyono.X. (http://sitimutmainnah32. 2002. Bandung : ALFABETA Ernawati. (http://www.smk6dki. Menjadi Sekretaris Profesional. 2007. Yogyakarta: BPFE-UII Sugiono. 2009. 2003. Metode Penelitian Administrasi. Bandung: Percetakan Angkasa. Yogyakarta : Andi Offset. Praktek Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan.or. 2006.id diakses 13 April 2010. 18:00) Hendarto.wordpress. Marzuki. 17:00) Hariwigati. (http://www. 14:00) Nurnaeni.IX. Pedoman Kesekretariatan Lengkap.go. 1995. Kesekretarisan. Edisi tiga belas. Manajemen Sekretaris. Ursula.Mempersiapkan Perjalanan Bisnis Pimpinan. 2005. Erni dan Sri Herniwati. (http://greatsecretary.com diakses tanggal 20 April 2010. 14:10) Wursanto. Kompetensi Sekretaris Profesional. Ignatius. Neni.blogspot. PPM Saiman.batan.com diakses tanggal 18 April 2010. Peranan dan Tugas Sekretaris. Eny. Edisi 2. 2009. Jakarta : Ghalia Indonesia Mutmainnah. Siti. Bogor : Graha Ilmu Badan Tenaga Nuklir Nasional.G. Prosedur Pengajuan Perjalanan Dinas. 13:02) . (http://cari-pdf. 2009. Azizah.id diakses 13 April 2010. M. Metodologi Riset. Daftar Pustaka Winarni. 2010. F. 2003.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful

Master Your Semester with Scribd & The New York Times

Special offer: Get 4 months of Scribd and The New York Times for just $1.87 per week!

Master Your Semester with a Special Offer from Scribd & The New York Times