LEMBAR PERSETUJUAN PROPOSAL LAPORAN AKHIR PERAN SEKRETARIS DALAM MENANGANI PENYELENGGARAAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN DI PT ASURANSI JASA

INDONESIA KANTOR CABANG MALANG

Diajukan oleh : Yessi Puspitasari 0732610076 Administrasi Perkantoran Menyetujui Pembimbing 1 Pembimbing 2

Dra Nilawati Fiernaningsih, M.AB NIP 196312171988032001

Dra Siti Nurbaya, M.AB NIP 196103251995122001

Mengetahui, Ketua Jurusan

Drs. Halid Hasan, MStratHRM NIP. 196312121990031003

I.

Judul Tugas Akhir Peran Sekretaris Dalam Menangani Penyelenggaraan Perjalanan Dinas

Pimpinan di PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang.

II.

Latar Belakang Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung

jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk melancarkan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan roda perusahaan, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar. Seorang sekretaris telah diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya sebagai sekretaris secara baik dan benar. Bila pelimpahan wewenang ini dapat dilaksanakan dengan baik, maka pimpinan dapat memusatkan konsentrasinya pada pengawasan dan perencanaan perusahaan. Pada dasarnya tugas sekretaris meliputi tugas rutin, tugas insidentil, dan juga tugas kreatif. Tugas rutin seorang sekretaris meliputi korespondensi, menerima tamu, menerima telepon, hingga kearsipan. Tugas insidentil meliputi mempersiapkan rapat, mengatur pertemuan pimpinan dengan relasi, mengurus perjalanan dinas, dan sebagainya. Sedangkan tugas kreatif sekretaris meliputi mengirimkan bunga atau surat ucapan kepada rekan pimpinan, membuat kliping, dan sebagainya.

maka hasilnya juga akan kurang memuaskan. konfirmasi tiket dan hotel. . mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya. Perusahaan milik pemerintah biasanya memiliki kegiatan yang beragam dan kompleks. Oleh karena itu. karena perjalanan dinas merupakan salah satu aktivitas organisasi atau perusahaan yang sering dilakukan pimpinan. mempersiapkan segala sesuatu. seberapapun pentingnya suatu pekerjaan apabila tidak mampu menyusunnya dengan baik. Agar perjalanan dinas dapat berjalan secara efektif dan efisien.Salah satu tugas sekretaris dalam melaksanakan instruksi adalah melakukan persiapan-persiapan perjalanan dinas pimpinan. pembuatan jadwal perjalanan. termasuk menyelenggarakan perjalanan dinas. sehingga pekerjaan pimpinan tidak akan terbengkalai hanya karena kesalahan dalam menyusun jadwal atau tidak adanya jadwal yang digunakan sebagai acuan pelaksanaan perjalanan dinas. PT Asuransi Jasa Indonesia adalah suatu perusahaan asuransi yang sahamnya 100% dimiliki oleh pemerintah dan karenanya disebut juga sebagai BUMN. Mengatur dan menyiapkan perjalanan dinas pimpinan meliputi. maka perlu dilakukan penjadwalan dan pengaturan pada perjalanan dinas tersebut. Pimpinan PT Asuransi Jasa Indonesia melakukan perjalanan dinas mencapai 3-5 kali dalam satu bulan. sampai segala sesuatu yang dapat menunjang keberhasilan dan kenyamanan pimpinan dalam perjalanan dinasnya.

pimpinan dibantu oleh seorang sekretaris dalam menjalankan tugas rutinnya. Dan berpengaruh pula pada kinerja perusahaan dalam proses meningkatkan kerja sama dan mendukung perkembangan perusahaan dalam segala bidang.” III. Berdasarkan uraian di atas. Karena dengan lancarnya tugas pimpinan. akan diadakan penelitian mengenai tugas sekretaris dalam penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian pada latar belakang diatas maka rumusan masalah yang digunakan untuk kegiatan penelitian ini adalah: “Bagaimana peran sekretaris dalam menangani perjalanan dinas pimpinan di PT Asuransi Jasa Indonesia?” .Pada PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang. termasuk menangani perjalanan dinas pimpinan. Oleh karena itu dipilih judul penelitian yaitu : “PERAN SEKRETARIS DALAM MENANGANI PENYELENGGARAAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN DI PT ASURANSI JASA INDONESIA KANTOR CABANG MALANG. Sekretaris menjalankan segala tugas rutin pimpinan. Namun terkadang karena tugas yang dikerjakan sekretaris sangat kompleks. Seorang sekretaris secara tidak langsung juga ikut berperan terhadap kesuksesan perjalanan dinas pimpinannya. dalam pengaturan perjalanan dinas ada kemungkinan untuk melakukan kesalahan dan kelalaian. maka juga akan berdampak pula pada lancarnya kegiatan yang ada di perusahaan tersebut.

2 Kegunaan Penelitian 1) Bagi Mahasiswa : a. b. 2) Mengetahui peran sekretaris dalam penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. Meningkatkan produktivitas sekretaris dan perusahaan c. Tujuan dan Kegunaan Penelitian Setiap kegiatan penelitian yang dilakukan pasti mempunyai tujuan dan kegunaan yang diharapkan dapat tercapai serta memberikan manfaat bagi diri pribadi. Mempermudah sekretaris dalam mempersiapkan penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. Sebagai sarana pertukaran informasi antar institusi pendidikan. b. Mengembangkan kemampuan dan keterampilan dalam penanganan penyelenggaraan perjalanan dinas. Mempraktekkan ilmu kesekretariatan yang sudah didapatkan di bangku kuliah untuk diaplikasikan ke dalam dunia kerja yang sesungguhnya.IV. . perusahaan dan masyarakat luas. 4.1 Tujuan penelitian 1) Mengetahui proses penanganan perjalanan dinas pimpinan. 2) Bagi Institusi tempat observasi : a. 4.

X. Sebagai sarana bahan masukan untuk mengevaluasi sampai sejauh mana sistem pendidikan yang dijalankan dapat diterapkan dalam praktek sebenarnya.G. (2003:4) yaitu : “Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang. Tulusharyono. 5. namun lebih jauh sebagai faktor penting yang mendukung kelancaran tugas-tugas pimpinan karena sebagian tugas sekretaris adalah berkaitan erat dengan pimpinan.” Lebih lanjut menurut Saiman.1 Tinjauan Pustaka Pengertian Sekretaris Dewasa ini peran seorang sekretaris bukan hanya sebagai salah satu karyawan dalam sebuah perusahaan. Hartiti Hendarto dan F.” .3) Bagi Politeknik : a. yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai pemimpin. M. V.M.(2002:24) tentang sekretaris adalah sebagai berikut : “Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan. Sebagai sarana penyampaian informasi secara nyata kepada pihak luar mengenai kurikulum dan sistem pengajaran yang diterapkan oleh jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Malang. b. Pendapat tentang definisi sekretaris yang dikemukakan oleh M.

namun bersifat kedinasan. Karena luasnya ruang lingkup pekerjaan yang menentukan tugas-tugasnya. Menurut Ursula Ernawati dalam bukunya Pedoman Lengkap Kesekretariatan untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (2004:13-16). Sekretaris organisasi disebut juga Executive Secretary.Dari dua pendapat diatas.Sekretaris jendral di Departemen . yang meliputi kegiatan mencatat dan menulis dari suatu kegiatan perkantoran. menyusun struktur kerja organisasi.Company Secretary . a. Sekretaris pimpinan adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan. Contoh sekretaris organisasi : .1 Jenis-Jenis Sekretaris Sekretaris memiliki ruang lingkup pekerjaan yang sangat luas.Sekretaris Wilayah Daerah di Pemerintah Daerah tingkat I b.1. 5. jenis sekretaris dapat dikelompokkan berdasarkan : 1. membuat keputusan.Business Secretary . pengendalian. dapat disimpulkan bahwa pengertian sekretaris pada hakikatnya adalah seseorang yang membantu pimpinan dalam mengerjakan tugas-tugasnnya. tetapi juga memiliki wewenang untuk merencanakan sendiri rencana organisasinya. . Sekretaris Pimpinan (Private Secretary) Sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. Sekretaris pimpinan bekerja tidak hanya untuk kepentingan pribadi pimpinan. Ia bekerja tidak hanya atas perintah atasannya. karena ia diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan. seorang sekretaris dibedakan menjadi beberapa jenis. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab Sekretaris Organisasi Sekretaris organisasi adalah seorang office manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu. pengarahan koordinasi.

Contohnya : sekretaris pribadi seorang artis. bidang medis. Jadi ia bukanlah pegawai atau staf dari organisasi atau perusahaan. Umumnya ditempatkan sebagai assisten sekretaris senior agar dapat belajar dariya. Ia sendiri bukan ahli hukum. karena telah berpengalaman bekerja. yang terbatas pada masalah bisnis dan kedinasan. Sekretaris Senior Yaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik. .Ia bekerja untuk seorang pimpinan tertentu. . tetapi ia diangkat dan digaji secara perorangan. ia diharapkan mampu bekerja mandiri. pengacara. mampu mengatur pekerjaannya sesuai prosedur.Ia tidak memiliki wewenang untuk membuat kebijakan organisasi atau perusahaan. juga tidak berwenang mewakili pimpinannya membuat suatu kebijaksanaan. b.Tugasnya adalah meringankan beban kerja pimpinannya. . Oleh karena itu. notaris.Ia bukan pimpinan suatu unit organisasi dan belum tentu mempunyai anak buah. seperti : bidang hukum. . Jadi di sini dimaksudkan bahwa ia hanya memiliki seorang atau beberapa atasan langsung. Jadi ia bukan termasuk kelompok policy maker. Biasanya belum berpengalaman kerja sehingga ia masih harus belajar dan memerlukan bimbingan. Berdasarkan kemampuan kerja dan pengalaman kerja a. Sekretaris Pribadi (Personal Secretary) Sekretaris pribadi adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk membantu kepentingan seorang tertentu dan bersifat pribadi. Sehingga dalam dunia usaha dikenal : a. bidang teknik. Biasanya hanya diberi tugas-tugas yang bersifat rutin. c. Berdasarkan Spesialisasi dalam Pekerjaan Yang dimaksud di sini adalah sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang tertentu. dan sebagainya. 2. Sekretaris Junior Yaitu sekretaris yang baru memulai meniti karir sebagai sekretaris.Adapun ciri-ciri sekretaris pimpinan adalah : . Apabila atasan lain yang bukan pimpinannya ingin meminta bantuan si sekretaris maka terlebih dahulu harus meminta izin pada atasan langsung si sekretaris. Yang termasuk sekretaris junior ini adalah mahasiswa yang baru lulus kuliah. tetapi hanya membantu pimpinannya yang ahli hukum dalam melaksanakan tugas kesekretarisannya. bidang akuntansi. The Legal Secretary (sekretaris yang bekonsentrasi dalam bidang hukum) Yaitu sekretaris yang membantu ahli hukum seperti konsultan hukum. dan sebagainya. 3.

d.com tentang jenis-jenis sekretaris dapat dikelompokkan menjadi : 1.sitimutmainnah32. Sekretaris Instansi Sekretaris yang bertugas sebagai office karena secara formal menjalankan fungsi manager yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. The Accounting Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang akuntansi) Yaitu sekretaris yang membantu seorang akuntan. Sekretaris tidak hanya bertumpu pada pekerjaan kantor yang berhubungan dengan pimpinan sebuah perusahaan. dapat disimpulkan bahwa jenis sekretaris dibagi menjadi beberapa kelompok. namun lebih jauh seorang sekretaris dapat menjadi seorang sekretaris pribadi bahkan . Sekretaris Pribadi Sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator(perantara) pimpinan. Jenis-jenis sekretaris berdasarkan kedudukan. Sekretaris Senior Sekretaris yang memiliki profesionalisme yang mantap dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya. ia bukanlah seorang dokter. The Medical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang medis) Yaitu sekretaris yang membantu seorang dokter atau ahli medis.wewenang dan tanggung jawabnya : a. b. Sama halnya dengan The Legal Secretary. b.blogspot. 2. Dari beberapa pendapat di atas. Sedangkan teori yang dikemukakan oleh Siti Mutmainah dalam blog pribadinya www.b. paramedis ataupun ahli medis lainnya. c. The Technical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang teknik tertentu) Yaitu sekretaris yang membantu seorang insinyur dalam bidang teknik tertentu. Sekretaris Junior Sekretaris yang baru meniti karirnya sebagai sekretaris dan belum memiliki banyak pengalaman. Berdasarkan kemampuannya dan pengalamanya kerjanya sekretaris dibedakan menjadi : a.

misalnya seorang artis atau pengacara. dan penyelenggaraan rapat.2 Tugas Sekretaris Tugas seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas seorang pimpinan. maupun kantor.1. mengatur ruang kantor pimpinan.perkantoran. .com menjelaskan bahwa sekretaris dibanding dengan posisi lain. di antaranya : 1. Menurut Wewenangnya. menerima tamu.” (Saiman.mengirim ucapan kepada klien. filling. Semua itu juga merupakan tugas sekretaris. a. c. Meliputi pengetikan. making appointment. kearsipan. a. 5. b. surat menyurat. persiapan dan penyelenggaraan rapat. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi. “Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Tugas rutin. dokumentasi. korespondenci. Tugas administrasi. termasuk karyawan yang memiliki multi tugas. Seperti dalam hal korespondensi.kepada seseorang yang tidak menjabat sebagai pimpinan perusahaan.greatsecretary. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan. namun seorang sekretaris juga dituntut untuk mampu dan berkompeten dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatannya.wordpress. Tugas instruksi. meliputi surat menyurat. making call. b. menyusul jadwal pertemuan pimpinan. filling. Menurut Jenis Tugasnya. 2. Tugas kreatif. pembuatan laporan. lembaga. melayani tamu. Tugas resepsionis. Meliputi making call. 2002:40) Menurut Neni Nuraeni dalam websitenya www. arrange schedule. Meliputi pembuatan formulir telepon. pengaturan keuangan.

tanpa perlu menunggu perintah atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. Tugas kreatif dapat berkaitan dengan efisiensi kerja. presentasi. Tugas Rutin Kata rutin berasal dari kata Perancis la routine yang berarti kebiasaan. Tugas ini muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar bantuan yang diberikan kepada pimpinan lebih berarti dan bermutu. pengurusan surat-surat masuk. arsip. d. Tugas social. proyek khusus.mempersiapkan pidato. Meliputi mempersiapkan rapat. Tugas rutin sekretaris mencakup pembuatan surat-surat keluar. peran.c. dapat disimpulkan bahwa tugas sekretaris sangat kompleks dan tidak hanya berhubungan dengan tugas pimpinan saja. Dari beberapa pendapat di atas. 2. daapt berhubungan dengan pengaturan menyangkut ruang dan penyediaan peralatan kerja. rapat rutin. mempersiapkan respsi/jamuan. telepon. . dan lain-lain. Tugas insidentil. seperti perencanaan kerja. mengirim ucapan selamat kepada relasi. perjalanan dinas. tugas sekretaris dapat dibagi menjadi tiga kelompok : tugas rutin. tamu. praktek yang sudah lazim. dapat menyangkut peningkatan kepribadian. pengelolaan waktu. Tugas rutin adalah tugas yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim. Tugas-tugas itu antara lain berkaitan dengan rapat yang tidak rutin. Meliputi mengatur rumah tangga kantor. atau kecakapan yang diperlukan agar kualitas. Tugas itu diperintahkan karena tidak termasuk ke dalam kelompok tugas rutin dan harus dikerjakan di tengah –tengah kerja rutin. dan lain-lain. 3. dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. tugas pelaksanaan instruksi. fungsi. pengetahuan. dan tugas kreatif. Tugas Pelaksanaan Instruksi Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan. Tugas Kreatif Tugas kreatif tidak termasuk ke dalam tugas rutin dan tugas instruksi. laporan. prosedur yang sudah mapan. acara kegiatan pimpinan. 1.acara resmi kantor.dan tugas keseluruhannya makin meningkat. halhal yang dilakukan sehari-hari. Sedangkan menurut Eti Ratnawati dan Sunarto dalam bukunya berjudul Kompetensi Sekretaris Profesional (2006:16-18).

Dengan berbagai keperluan. yang dilakukan untuk kepentingan perusahaan.go. tugas kreatif.batan.” (www. 5. dapat disimpulkan bahwa perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh pegawai atau karyawan suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan keperluan dinas. tugas pelaksanaan instruksi. perjalanan dinas meliputi perjalanan dinas dalam kota dan luar kota. Sekretaris yang memiliki kegiatan dalam hal kesekretariatan dituntut untuk mampu mempersiapkan kelengkapan perjalanan dinas meliputi dokumen perjalanan dinas. maupun luar negeri yang biayanya ditanggung oleh perusahaan dan dilakukan selama beberapa waktu. dibutuhkan seseorang yang membantu menangani persiapannya. Karena persiapan yang begitu rumit.Sekretaris juga memiliki tugas-tugas yang berhubungan dengan kesekretariatan. . meliputi tugas rutin. Ignatius Wursanto (2006:209) “Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. tugas insidentil dan tugas sosial. perjalanan dinas ini perlu dilakukan.2 Pengertian Perjalanan Dinas Perjalanan dinas adalah kegiatan yang sering dilakukan di dalam sebuah perusahaan.id) Sedangkan pendapat lain yang dikemukakan oleh Drs. dapat dilaksanakan dengan menggunakan kendaraan sendiri maupun kendaraan pribadi yang biayanya ditanggung oleh perusahaan yang menuggaskan. “Perjalanan dinas adalah perjalanan ke luar tempat kedudukan yang jaraknya sekurang-kurangnya 5 (lima) kilometer dari batas kota.” Dari beberapa pendapat di atas.

tanggal. bulan dan jam berapa pimpinan akan memulai perjalanannya. mengurus visa.id) menjelaskan ada beberapa hal yang harus dilakukan oleh sekretaris sehubungan dengan penyelenggaraan perjalanan dinas. Merencanakan Perjalanan Mempersiapkan Daftar Perjalanan Mempersiapkan Dokumen Perjalanan Mempersiapkan Transportasi Mempersiapkan Akomodasi Menurut Ursula Ernawati dalam bukunya Pedoman Kesekretariatan Lengkap Untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (2003 : 146-149). Waktu Keberangkatan dan Tempat Tujuan Sekretaris harus mengetahui secara pasti tentang hari. 3. Eny Winarni dalam artikelnya yang berjudul Mengatur Perjalanan Bisnis (www. Selain itu sekretaris perlu mengetahui pimpinan akan singgah di tempat mana saja selama perjalanannya. Tujuan Perjalanan Sekretaris dapat bertanya kepada pimpinan atau mempelajari dokumen-dokumen yang terkait dengan perjalanan dinas untuk mengetahui tujuan perjalanan pimpinan agar dapat mengatur jadwal dan acara kegiatan (itinerary) pimpinan secara baik. Ia harus mempersiapkan segala sesuatu. reservasi tiket dan hotel. adapun yang harus dipersiapkan oleh sekretaris adalah : 1.smk6dki. umumnya dipercayai pimpinannya untuk mengatur perjalanan dinas pimpinan. seorang sekretaris harus berusaha mendapatkan informasi yang akurat menyangkut beberapa hal di bawah ini : 1. Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidak ringan.1 Langkah-langkah Mengatur Perjalanan Dinas Seorang sekretaris yang handal.2. . 4. Menurut Dra. dan sebagainya. 2.5. 5. Ini semua dimaksudkan agar sekretaris bisa merencanakan perjalanan pimpinan.or. 2. mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya.

dan tentu saja daerah yang aman dan nyaman. laut.3. tempat. 4. sekretaris harus mempersiapkan seluruh kelengkapan dokumen perjalanan dinas. apakah transportasi darat. atau udara. Biasanya pimpinan lebih menyukai hotel yang letaknya dekat dengan lokasi tempat pertemuan dilaksanakan.2 Macam-Macam Dokumen Perjalanan (Travel Documents) Dalam perjalanan dinas diperlukan beberapa dokumen penting yang harus dimiliki oleh pimpinan yang akan melaksanakan perjalanan dinas. Akomodasi Sekretaris harus mengetahui hotel atau motel yang diinginkan pimpinan. Menurut Ignatius Wursanto dalam bukunya yang berjudul Kompetensi Sekretaris Professional menjelaskan bahwa ada beberapa dokumen perjalanan dinas yang harus disiapkan sebelum melakukan perjalanan dinas. ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. yaitu menentukan tujuan perjalanan dinas.2. transportasi dan akomodasi. Seorang sekretaris harus melakukan konfirmasi dengan pimpinan atas segala sesuatu yang perlu dipersiapkan. meliputi : . Transportasi Sekretaris harus mengetahui jenis transportasi apa yang diinginkan oleh pimpinan. 5. yaitu : 1. Dari pendapat di atas. waktu dan tanggal keberangkatan. Selain itu. Dokumen Internal Dokumen internal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga atau perusahaan yang bersangkutan.

Dokumen Eksternal Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait. . d. Surat Perintah Perjalanan Dinas Surat perintah perjalanan dinas adalah surat perintah dari pejabat yang berwenang untuk mengadakan perjalanan dinas.a. Kartu Keluarga dan Ijazah pendidikan terakhir. Visa Visa adalah surat ijin yang diberikan kepada seseorang yang akan mengadakan perjalanan ke luar negeri. Fiskal Fiskal adalah pajak yang harus dibayar oleh seseorang yang akan mengadakan perjalanan baik dinas maupun pribadi ke luar negeri. Tanpa paspor seseorang tidak bisa berpergian keluar negeri. b. Jenis dokumen eksternal yang dibutuhkan berbeda-beda tergantung pada jenis transportasi yang digunakan pimpinan dalam perjalanan dinasnya. Paspor (Passport) Adalah sebuah buku kecil berisi identitas orang yang memegangnya. b. Dokumen tersebut diperlukan untuk mengurus paspor. Kartu Tanda Penduduk (KTP). berlaku sebagai tanda pengenal yang sah. 2. Berbagai jenis dokumen eksternal antara lain : a. terdapat berbagai macam dokumen perjalanan yang perlu dipersiapkan untuk mengunjungi Negara asing yaitu sebagai berikut : 1. c. Sedangkan menurut Ernawati. Paspor Merupakan tanda bukti diri di Negara lain. Ursula (2003:160-167). Surat Tugas Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu tugas kedinasan.

3 Mempersiapkan Daftar Perjalanan (Itinerary) Sekretaris bertanggungjawab kepada penyusunan jadwal kegiatan pimpinan pada saat perjalanan dinas. Masa berlaku exit permit adalah untuk 3 (tiga) bulan. kelas penerbangan. waktu penerbangan. sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan.2. Surat keterangan ini dapat berubah tergantung epidemic yang menyerang suatu Negara. 5. Tiket Pesawat Terbang (Air Ticket) Seorang sekretaris harus memperhatikan hal-hal berikut ini dalam pemesanan tiket pesawat. 5. Visa Adalah izin masuk ke suatu Negara. 4. dapat disimpulkan macam-macam dokumen perjalanan dinas adalah meliputi surat tugas. sekretaris sudah membeli voucher kamar hotel melalui biro perjalanan (travel agent) karena lebih murah dan nyaman. 7. Sedangkan apabila pimpinan melakukan perjalanan dinas ke luar negeri dibutuhkan dokumen lain meliputi paspor. Voucher Sebaiknya sebelum pimpinan berangkat. 6. Sertifikat Kesehatan Adalah surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu seperti cholera. kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah atau pegawai negeri. 3. apabila masa waktu telah lewat (dipakai atau belum) maka harus dimintakan lagi untuk perjalanan lainnya. Dari beberapa pendapat di atas. Sekretaris dapat membantu . Exit Permit Adalah izin meninggalkan Negara tempat tinggalnya untuk berpergian ke Negara lain untuk sementara waktu sebagai turis atau sebagai traveler lainnya. antara lain: rute penerbangan. Karena itu. berupa keterangan yang ditulis di atas selembar formulir ditempel pada salah satu halaman paspor. dan fiskal. dan seating arrangement. yellow fever dan sebagainya.2. Surat Keterangan Fiskal Adalah surat keterangan pembayaran pajak yang diwajibkan pemerintah terhadap warga negaranya yang akan berangkat ke luar negeri. visa. surat perintah perjalanan dinas.

kapal laut. Ini diperlukan untuk menyusun jadwal kegiatan pimpinan selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas. 3. Jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai persinggahan. disimpulkan bahwa sekretaris harus mengetahui beberapa informasi penting sebagai pedoman menyusun jadwal . 7. 6.pimpinan dalam menyusun jadwal perjalanan dengan berpedoman pada timetable dari airlines. 5. dalam artikelnya Praktek Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan menjelaskan bahwa seorang sekretaris harus memperhatikan beberapa hal sebelum membuat jadwal kegiatan pimpinan. Dari beberapa pendapat di atas. Mengetahui rencana perjalanan pimpinan Sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan termasuk acara kegiatan pimpinan. 4. Hal yang perlu diperhatikan antara lain meliputi : 1. Ursula dalam bukunya “Pedoman Kesekretariatan Lengkap (2003:157). Apa tujuan utama kepergian pimpinan. Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro. Menurut Ernawati. pesawat. menjelaskan langkah-langkah yang perlu dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan daftar perjalanan. Alat transportasi apa yang dipakai (kereta api. bis. 2. Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight secedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat. Mempelajari Time Table Sekretaris harus mempelajari time table yang berpedoman dari airlines. atau mobil). Jenis pelayanan. 2. meliputi perbedaan waktu (apabila perjalanan ke luar negeri). (kelas utama atau ekonomi). Sedangkan menurut Azizah V. Apakah pimpinan punya pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki. sebagai berikut : 1. baik dengan cara bertanya langsung kepada pimpinan ataupun mempelajari surat-surat yang berkaitan dengan acara pimpinan di luar negeri.

VI. (Arikunto. Informasi-informasi tersebut meliputi tujuan dan waktu keberangkatan.1 Metode Pengambilan data Dalam penelitian ini digunakan metode pengambilan data secara Penelitian Lapangan (Field Research) yaitu pengumpulan data yang dilaksanakan dengan cara datang langsung ke obyek penelitian untuk mengamati secara langsung keadaan yang sebenarnya. alat transportasi. 2006:156) Dalam penelitian ini pengumpulan data dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap tugas yang dilakukan sekretaris dalam menangani perjalanan dinas. dan jenis penginapan. meliputi kegiatan pemuatan perhatian terhadap sesuatu objek dengan menggunakan seluruh alat indra”. Metodologi Penelitian VI.kegiatan pimpinan (itinerary) selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas. . Dari metode observasi akan didapat data tentang bagaimana cara sekretaris mempersiapkan dokumen perjalanan dinas serta prosedur persiapannya. jenis transportasi. Adapun cara-cara yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1) Observasi “Observasi atau disebut pula dengan pengamatan.

2005:66) Pada penelitian ini.1.2) Interview “Interview adalah cara pengumpulan data dengan jalan tanya jawab sepihak yang dikerjakan secara sistematik dan berlandaskan tujuan penelitian”. data juga diperoleh dengan pencarian data-data tertentu yang terkait dengan permasalahan yang dibahas melalui surat kabar dan internet. . 3) Dokumentasi “Dokumentasi merupakan suatu cara yang dilakukan dengan mengumpulkan dan mencatat data yang berasal dari dokumentasi perusahaan maupun referensi yang berkaitan dengan obyek yang diteliti. Selain itu. Dokumentasi ini dilakukan dengan cara mengambil. Adapun interview guide dapat dilihat pada lampiran 8. interview akan dilakukan secara langsung (face to face) kepada sekretaris. dan mengutip catatan-catatan. dokumen dan arsip-arsip yang berhubungan dengan tugas sekretaris dalam menangani penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan pada PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang. Pertanyaan interview meliputi hal – hal yang akan menjawab kebutuhan informasi tentang penanganan penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. (Marzuki. menyalin.

id. tentang objek sebagaimana adanya pada suatu waktu. 2005:60) Data – data yang dimaksud berupa gambaran umum perusahaan yang diketahui dari official website PT Asuransi Jasa Indonesia di www. Data tersebut diperoleh secara langsung dari institusi tempat dilaksanakannya observasi. riwayat singkat perusahaan.2. (Marzuki. itinerary. atau publik lainnya”.2. meliputi dokumen atau catatan perjalanan dinas. majalah. .1 Data Primer Data yang diambil dalam penelitian ini adalah jenis data primer. dan jadwal kegiatan pimpinan selama perjalanan dinas. “Data primer yaitu data yang diperoleh langsung dari sumber yang diamati dan dicatat untuk pertama kalinya”. 6.VI.3 Jenis Penelitian Metode analisis data yang dilakukan adalah dengan menggunakan metode analisis data secara deskriptif. yaitu mengumpulkan data yang berisi uraian.2 Jenis Data 6.co. VI. (Marzuki. visi dan misi. Data primer yang dimaksud adalah data – data yang memberikan informasi mengenai proses penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. serta produk yang ditawarkan oleh perusahaan.jasindo. struktur organisasi. paparan. 2005:60).2 Data Sekunder “Data Sekunder adalah data yang bukan diusahakan sendiri pengumpulannya oleh misalnya dari biro statistik. Data sekunder berupa profil perusahaan.

yaitu data yang diperoleh dipilih dan disusun secara sistematis kemudian dianalisa berdasarkan kajian teori untuk mendapatkan deskripsi tentang penanganan penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan pada PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang.Untuk menganalisa data secara deskriptif peneliti mempergunakan metode analisis diskriptif. .

10. 4. 9. 2. 1. 3. Jadwal Penelitian No. Kegiatan Penyusunan proposal Pengumpulan data Analisis data Penyusunan Bab I Penyusunan Bab II Penyusunan Bab III Penyusunan Bab IV Penyusunan Bab V Ujian Laporan Akhir Revisi Laporan Akhir Pengumpulan Laporan Februari Maret April Mei Juni 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 Waktu 5 minggu 10 minggu 10 minggu 2 minggu 2 minggu 2 minggu 4 minggu 2 minggu 1 minggu 1 minggu 1 minggu . 8. 5. 7.VII. 11. 6.

Bagaimana prosedur penanganan perjalanan dinas di perusahaan ini? 5. Apakah perihal pemesanan tiket atau kamar hotel. Apakah perusahaan memiliki kerjasama khusus kepada travel agent atau hotel? .1 Interview Guide 1.VIII. dikonsultasikan kepada pimpinan? 11. Sudah berapa lama anda bekerja menjadi sekretaris di PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang ini? 2. Berapa hari anda menyiapkan dokumen sebelum perjalanan dinas dilaksanakan? 12. dokumen apa saja yang perlu disiapkan? 6. Apakah anda membuat Itinerary untuk perjalanan dinas pimpinan? 7. Jenis transportasi apa yang biasa digunakan dalam perjalanan dinas? 10. Dalam rangka apa saja biasanya pimpinan melaksanakan perjalanan dinas? 4. Bagaimana prosedur pengaturan jadwal perjalanan dan itinerary untuk pimpinan selama pelaksanaan perjalanan dinas? 8. Bagaimana prosedur perencanaan keuangan bagi perjalanan dinas pimpinan? 9. Dalam satu bulan berapa kali pimpinan anda melaksanakan perjalanan dinas? 3. Bila anda mempersiapkan perjalanan dinas. Lampiran 8.

smk6dki. F. Neni. 2005.id diakses 13 April 2010.Mempersiapkan Perjalanan Bisnis Pimpinan. 2009. Peranan dan Tugas Sekretaris. 2005.G. (http://sitimutmainnah32.or. 2002. 18:00) Hendarto. Kesekretarisan. M. 2010. Bandung: Percetakan Angkasa. (http://www. Marzuki.go. Pedoman Kesekretariatan Lengkap. Metode Penelitian Administrasi. Manajemen Sekretaris. 2003. Yogyakarta : Andi Offset. (http://greatsecretary. 1995.id diakses 13 April 2010. Metodologi Riset.IX. V.blogspot. 17:00) Hariwigati. Yogyakarta: BPFE-UII Sugiono. 14:00) Nurnaeni. 14:10) Wursanto. 2009. 2003. (http://cari-pdf.batan. 2009. Erni dan Sri Herniwati. Praktek Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan.com diakses tanggal 20 April 2010. PPM Saiman.wordpress. 2006. (http://www. Edisi 2. Prosedur Pengajuan Perjalanan Dinas. Siti. Eny. Kompetensi Sekretaris Profesional. Azizah. Bandung : ALFABETA Ernawati. Bogor : Graha Ilmu Badan Tenaga Nuklir Nasional.X. 13:02) . Hartiti dan Tulusharyono. Menjadi Sekretaris Profesional. Fungsi dan Jenis Sekretaris. Ursula. Jakarta : Ghalia Indonesia Mutmainnah.com diakses tanggal 18 April 2010. Ignatius. Daftar Pustaka Winarni.com diakses tanggal 18 April 2010. Edisi tiga belas. 2007.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Cancel anytime.