P. 1
30346965 Proposal Tugas Akhir Peran Sekretaris Dalam Menangani Perjalanan Dinas Pimpinan

30346965 Proposal Tugas Akhir Peran Sekretaris Dalam Menangani Perjalanan Dinas Pimpinan

|Views: 1,751|Likes:
Published by Mayron HerManto
sekretariatan
sekretariatan

More info:

Published by: Mayron HerManto on May 15, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

03/06/2014

pdf

text

original

LEMBAR PERSETUJUAN PROPOSAL LAPORAN AKHIR PERAN SEKRETARIS DALAM MENANGANI PENYELENGGARAAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN DI PT ASURANSI JASA

INDONESIA KANTOR CABANG MALANG

Diajukan oleh : Yessi Puspitasari 0732610076 Administrasi Perkantoran Menyetujui Pembimbing 1 Pembimbing 2

Dra Nilawati Fiernaningsih, M.AB NIP 196312171988032001

Dra Siti Nurbaya, M.AB NIP 196103251995122001

Mengetahui, Ketua Jurusan

Drs. Halid Hasan, MStratHRM NIP. 196312121990031003

I.

Judul Tugas Akhir Peran Sekretaris Dalam Menangani Penyelenggaraan Perjalanan Dinas

Pimpinan di PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang.

II.

Latar Belakang Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung

jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk melancarkan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan roda perusahaan, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar. Seorang sekretaris telah diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya sebagai sekretaris secara baik dan benar. Bila pelimpahan wewenang ini dapat dilaksanakan dengan baik, maka pimpinan dapat memusatkan konsentrasinya pada pengawasan dan perencanaan perusahaan. Pada dasarnya tugas sekretaris meliputi tugas rutin, tugas insidentil, dan juga tugas kreatif. Tugas rutin seorang sekretaris meliputi korespondensi, menerima tamu, menerima telepon, hingga kearsipan. Tugas insidentil meliputi mempersiapkan rapat, mengatur pertemuan pimpinan dengan relasi, mengurus perjalanan dinas, dan sebagainya. Sedangkan tugas kreatif sekretaris meliputi mengirimkan bunga atau surat ucapan kepada rekan pimpinan, membuat kliping, dan sebagainya.

mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya. seberapapun pentingnya suatu pekerjaan apabila tidak mampu menyusunnya dengan baik. maka perlu dilakukan penjadwalan dan pengaturan pada perjalanan dinas tersebut. PT Asuransi Jasa Indonesia adalah suatu perusahaan asuransi yang sahamnya 100% dimiliki oleh pemerintah dan karenanya disebut juga sebagai BUMN. sehingga pekerjaan pimpinan tidak akan terbengkalai hanya karena kesalahan dalam menyusun jadwal atau tidak adanya jadwal yang digunakan sebagai acuan pelaksanaan perjalanan dinas. Agar perjalanan dinas dapat berjalan secara efektif dan efisien. Perusahaan milik pemerintah biasanya memiliki kegiatan yang beragam dan kompleks.Salah satu tugas sekretaris dalam melaksanakan instruksi adalah melakukan persiapan-persiapan perjalanan dinas pimpinan. pembuatan jadwal perjalanan. Oleh karena itu. maka hasilnya juga akan kurang memuaskan. Mengatur dan menyiapkan perjalanan dinas pimpinan meliputi. . Pimpinan PT Asuransi Jasa Indonesia melakukan perjalanan dinas mencapai 3-5 kali dalam satu bulan. mempersiapkan segala sesuatu. karena perjalanan dinas merupakan salah satu aktivitas organisasi atau perusahaan yang sering dilakukan pimpinan. termasuk menyelenggarakan perjalanan dinas. konfirmasi tiket dan hotel. sampai segala sesuatu yang dapat menunjang keberhasilan dan kenyamanan pimpinan dalam perjalanan dinasnya.

Dan berpengaruh pula pada kinerja perusahaan dalam proses meningkatkan kerja sama dan mendukung perkembangan perusahaan dalam segala bidang. Karena dengan lancarnya tugas pimpinan. Sekretaris menjalankan segala tugas rutin pimpinan. Berdasarkan uraian di atas. termasuk menangani perjalanan dinas pimpinan. Oleh karena itu dipilih judul penelitian yaitu : “PERAN SEKRETARIS DALAM MENANGANI PENYELENGGARAAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN DI PT ASURANSI JASA INDONESIA KANTOR CABANG MALANG. pimpinan dibantu oleh seorang sekretaris dalam menjalankan tugas rutinnya. akan diadakan penelitian mengenai tugas sekretaris dalam penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan.” III.Pada PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang. maka juga akan berdampak pula pada lancarnya kegiatan yang ada di perusahaan tersebut. Namun terkadang karena tugas yang dikerjakan sekretaris sangat kompleks. dalam pengaturan perjalanan dinas ada kemungkinan untuk melakukan kesalahan dan kelalaian. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian pada latar belakang diatas maka rumusan masalah yang digunakan untuk kegiatan penelitian ini adalah: “Bagaimana peran sekretaris dalam menangani perjalanan dinas pimpinan di PT Asuransi Jasa Indonesia?” . Seorang sekretaris secara tidak langsung juga ikut berperan terhadap kesuksesan perjalanan dinas pimpinannya.

4. .1 Tujuan penelitian 1) Mengetahui proses penanganan perjalanan dinas pimpinan. 2) Mengetahui peran sekretaris dalam penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. Mengembangkan kemampuan dan keterampilan dalam penanganan penyelenggaraan perjalanan dinas. perusahaan dan masyarakat luas. Sebagai sarana pertukaran informasi antar institusi pendidikan. Mempraktekkan ilmu kesekretariatan yang sudah didapatkan di bangku kuliah untuk diaplikasikan ke dalam dunia kerja yang sesungguhnya. Meningkatkan produktivitas sekretaris dan perusahaan c. b. Tujuan dan Kegunaan Penelitian Setiap kegiatan penelitian yang dilakukan pasti mempunyai tujuan dan kegunaan yang diharapkan dapat tercapai serta memberikan manfaat bagi diri pribadi. 4.IV. b. Mempermudah sekretaris dalam mempersiapkan penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan.2 Kegunaan Penelitian 1) Bagi Mahasiswa : a. 2) Bagi Institusi tempat observasi : a.

Tulusharyono.3) Bagi Politeknik : a. Sebagai sarana penyampaian informasi secara nyata kepada pihak luar mengenai kurikulum dan sistem pengajaran yang diterapkan oleh jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Malang. 5. M. Hartiti Hendarto dan F.M.(2002:24) tentang sekretaris adalah sebagai berikut : “Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan. (2003:4) yaitu : “Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang.1 Tinjauan Pustaka Pengertian Sekretaris Dewasa ini peran seorang sekretaris bukan hanya sebagai salah satu karyawan dalam sebuah perusahaan. Sebagai sarana bahan masukan untuk mengevaluasi sampai sejauh mana sistem pendidikan yang dijalankan dapat diterapkan dalam praktek sebenarnya. namun lebih jauh sebagai faktor penting yang mendukung kelancaran tugas-tugas pimpinan karena sebagian tugas sekretaris adalah berkaitan erat dengan pimpinan.G.X.” Lebih lanjut menurut Saiman. yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai pemimpin. Pendapat tentang definisi sekretaris yang dikemukakan oleh M. b.” . V.

jenis sekretaris dapat dikelompokkan berdasarkan : 1.Dari dua pendapat diatas. Karena luasnya ruang lingkup pekerjaan yang menentukan tugas-tugasnya. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab Sekretaris Organisasi Sekretaris organisasi adalah seorang office manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu. tetapi juga memiliki wewenang untuk merencanakan sendiri rencana organisasinya. Sekretaris organisasi disebut juga Executive Secretary. yang meliputi kegiatan mencatat dan menulis dari suatu kegiatan perkantoran. 5. . Contoh sekretaris organisasi : . a. menyusun struktur kerja organisasi.Business Secretary . membuat keputusan. namun bersifat kedinasan. Sekretaris pimpinan bekerja tidak hanya untuk kepentingan pribadi pimpinan. Sekretaris pimpinan adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan. Ia bekerja tidak hanya atas perintah atasannya. pengarahan koordinasi. dapat disimpulkan bahwa pengertian sekretaris pada hakikatnya adalah seseorang yang membantu pimpinan dalam mengerjakan tugas-tugasnnya.Sekretaris Wilayah Daerah di Pemerintah Daerah tingkat I b. karena ia diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan. Sekretaris Pimpinan (Private Secretary) Sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. seorang sekretaris dibedakan menjadi beberapa jenis. pengendalian.1.1 Jenis-Jenis Sekretaris Sekretaris memiliki ruang lingkup pekerjaan yang sangat luas. Menurut Ursula Ernawati dalam bukunya Pedoman Lengkap Kesekretariatan untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (2004:13-16).Sekretaris jendral di Departemen .Company Secretary .

juga tidak berwenang mewakili pimpinannya membuat suatu kebijaksanaan. yang terbatas pada masalah bisnis dan kedinasan. Ia sendiri bukan ahli hukum. Berdasarkan Spesialisasi dalam Pekerjaan Yang dimaksud di sini adalah sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang tertentu. dan sebagainya. Contohnya : sekretaris pribadi seorang artis. ia diharapkan mampu bekerja mandiri. Berdasarkan kemampuan kerja dan pengalaman kerja a.Tugasnya adalah meringankan beban kerja pimpinannya. bidang medis.Ia bukan pimpinan suatu unit organisasi dan belum tentu mempunyai anak buah. dan sebagainya.Ia tidak memiliki wewenang untuk membuat kebijakan organisasi atau perusahaan. Sekretaris Pribadi (Personal Secretary) Sekretaris pribadi adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk membantu kepentingan seorang tertentu dan bersifat pribadi. Sehingga dalam dunia usaha dikenal : a. Sekretaris Junior Yaitu sekretaris yang baru memulai meniti karir sebagai sekretaris. Umumnya ditempatkan sebagai assisten sekretaris senior agar dapat belajar dariya. Biasanya belum berpengalaman kerja sehingga ia masih harus belajar dan memerlukan bimbingan. Biasanya hanya diberi tugas-tugas yang bersifat rutin.Adapun ciri-ciri sekretaris pimpinan adalah : . Jadi di sini dimaksudkan bahwa ia hanya memiliki seorang atau beberapa atasan langsung. . Yang termasuk sekretaris junior ini adalah mahasiswa yang baru lulus kuliah. The Legal Secretary (sekretaris yang bekonsentrasi dalam bidang hukum) Yaitu sekretaris yang membantu ahli hukum seperti konsultan hukum. Oleh karena itu. tetapi hanya membantu pimpinannya yang ahli hukum dalam melaksanakan tugas kesekretarisannya. 3. bidang akuntansi. karena telah berpengalaman bekerja. pengacara. c. mampu mengatur pekerjaannya sesuai prosedur. seperti : bidang hukum. . 2. Jadi ia bukan termasuk kelompok policy maker. notaris. tetapi ia diangkat dan digaji secara perorangan. b. bidang teknik. Jadi ia bukanlah pegawai atau staf dari organisasi atau perusahaan.Ia bekerja untuk seorang pimpinan tertentu. . Sekretaris Senior Yaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik. Apabila atasan lain yang bukan pimpinannya ingin meminta bantuan si sekretaris maka terlebih dahulu harus meminta izin pada atasan langsung si sekretaris. .

paramedis ataupun ahli medis lainnya.b. dapat disimpulkan bahwa jenis sekretaris dibagi menjadi beberapa kelompok. Sekretaris Junior Sekretaris yang baru meniti karirnya sebagai sekretaris dan belum memiliki banyak pengalaman. Sekretaris Instansi Sekretaris yang bertugas sebagai office karena secara formal menjalankan fungsi manager yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris Senior Sekretaris yang memiliki profesionalisme yang mantap dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.wewenang dan tanggung jawabnya : a. The Medical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang medis) Yaitu sekretaris yang membantu seorang dokter atau ahli medis. The Accounting Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang akuntansi) Yaitu sekretaris yang membantu seorang akuntan. c.sitimutmainnah32. Sekretaris Pribadi Sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator(perantara) pimpinan. Sama halnya dengan The Legal Secretary. b. The Technical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang teknik tertentu) Yaitu sekretaris yang membantu seorang insinyur dalam bidang teknik tertentu. d. Sedangkan teori yang dikemukakan oleh Siti Mutmainah dalam blog pribadinya www. b. Berdasarkan kemampuannya dan pengalamanya kerjanya sekretaris dibedakan menjadi : a. Sekretaris tidak hanya bertumpu pada pekerjaan kantor yang berhubungan dengan pimpinan sebuah perusahaan. ia bukanlah seorang dokter.com tentang jenis-jenis sekretaris dapat dikelompokkan menjadi : 1. Dari beberapa pendapat di atas. Jenis-jenis sekretaris berdasarkan kedudukan. namun lebih jauh seorang sekretaris dapat menjadi seorang sekretaris pribadi bahkan . 2.blogspot.

perkantoran.mengirim ucapan kepada klien. 5. lembaga. filling. dan penyelenggaraan rapat. making call. b. . making appointment. 2. Semua itu juga merupakan tugas sekretaris. Meliputi making call. persiapan dan penyelenggaraan rapat.com menjelaskan bahwa sekretaris dibanding dengan posisi lain. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi. Tugas resepsionis. meliputi surat menyurat.kepada seseorang yang tidak menjabat sebagai pimpinan perusahaan. Menurut Wewenangnya. pengaturan keuangan. melayani tamu.wordpress. Tugas rutin. “Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. misalnya seorang artis atau pengacara. filling. Tugas administrasi. maupun kantor. pembuatan laporan. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan. arrange schedule. namun seorang sekretaris juga dituntut untuk mampu dan berkompeten dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatannya. b. termasuk karyawan yang memiliki multi tugas. Tugas instruksi. c. menerima tamu. mengatur ruang kantor pimpinan. di antaranya : 1. Seperti dalam hal korespondensi.greatsecretary. Menurut Jenis Tugasnya. a. menyusul jadwal pertemuan pimpinan. korespondenci. dokumentasi. 2002:40) Menurut Neni Nuraeni dalam websitenya www. Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon.1. a.2 Tugas Sekretaris Tugas seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas seorang pimpinan.” (Saiman. Meliputi pengetikan. surat menyurat. kearsipan.

Meliputi mempersiapkan rapat. laporan. halhal yang dilakukan sehari-hari. atau kecakapan yang diperlukan agar kualitas. Tugas Pelaksanaan Instruksi Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan. presentasi. telepon.c. rapat rutin. tugas sekretaris dapat dibagi menjadi tiga kelompok : tugas rutin. tugas pelaksanaan instruksi. dapat menyangkut peningkatan kepribadian. Dari beberapa pendapat di atas. pengelolaan waktu. daapt berhubungan dengan pengaturan menyangkut ruang dan penyediaan peralatan kerja. 2. dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.dan tugas keseluruhannya makin meningkat. tamu. 3. Meliputi mengatur rumah tangga kantor. Tugas ini muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar bantuan yang diberikan kepada pimpinan lebih berarti dan bermutu. Tugas Kreatif Tugas kreatif tidak termasuk ke dalam tugas rutin dan tugas instruksi. proyek khusus. dan lain-lain. pengetahuan. prosedur yang sudah mapan. dan lain-lain. Tugas kreatif dapat berkaitan dengan efisiensi kerja. mempersiapkan respsi/jamuan. fungsi. Tugas rutin adalah tugas yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim. acara kegiatan pimpinan. seperti perencanaan kerja. d.acara resmi kantor. Tugas social. . arsip. praktek yang sudah lazim. Tugas Rutin Kata rutin berasal dari kata Perancis la routine yang berarti kebiasaan. peran. Tugas-tugas itu antara lain berkaitan dengan rapat yang tidak rutin. mengirim ucapan selamat kepada relasi. perjalanan dinas. 1. dapat disimpulkan bahwa tugas sekretaris sangat kompleks dan tidak hanya berhubungan dengan tugas pimpinan saja. tanpa perlu menunggu perintah atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. Sedangkan menurut Eti Ratnawati dan Sunarto dalam bukunya berjudul Kompetensi Sekretaris Profesional (2006:16-18). Tugas insidentil.mempersiapkan pidato. dan tugas kreatif. pengurusan surat-surat masuk. Tugas itu diperintahkan karena tidak termasuk ke dalam kelompok tugas rutin dan harus dikerjakan di tengah –tengah kerja rutin. Tugas rutin sekretaris mencakup pembuatan surat-surat keluar.

tugas pelaksanaan instruksi. perjalanan dinas meliputi perjalanan dinas dalam kota dan luar kota. 5. dapat disimpulkan bahwa perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh pegawai atau karyawan suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan keperluan dinas.2 Pengertian Perjalanan Dinas Perjalanan dinas adalah kegiatan yang sering dilakukan di dalam sebuah perusahaan. Sekretaris yang memiliki kegiatan dalam hal kesekretariatan dituntut untuk mampu mempersiapkan kelengkapan perjalanan dinas meliputi dokumen perjalanan dinas. Karena persiapan yang begitu rumit.Sekretaris juga memiliki tugas-tugas yang berhubungan dengan kesekretariatan.go. Ignatius Wursanto (2006:209) “Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan.batan. dibutuhkan seseorang yang membantu menangani persiapannya. . dapat dilaksanakan dengan menggunakan kendaraan sendiri maupun kendaraan pribadi yang biayanya ditanggung oleh perusahaan yang menuggaskan. “Perjalanan dinas adalah perjalanan ke luar tempat kedudukan yang jaraknya sekurang-kurangnya 5 (lima) kilometer dari batas kota. yang dilakukan untuk kepentingan perusahaan. tugas insidentil dan tugas sosial.” Dari beberapa pendapat di atas. tugas kreatif. Dengan berbagai keperluan.id) Sedangkan pendapat lain yang dikemukakan oleh Drs. perjalanan dinas ini perlu dilakukan. maupun luar negeri yang biayanya ditanggung oleh perusahaan dan dilakukan selama beberapa waktu. meliputi tugas rutin.” (www.

or. Menurut Dra.smk6dki. Ini semua dimaksudkan agar sekretaris bisa merencanakan perjalanan pimpinan. seorang sekretaris harus berusaha mendapatkan informasi yang akurat menyangkut beberapa hal di bawah ini : 1. adapun yang harus dipersiapkan oleh sekretaris adalah : 1. bulan dan jam berapa pimpinan akan memulai perjalanannya. reservasi tiket dan hotel.1 Langkah-langkah Mengatur Perjalanan Dinas Seorang sekretaris yang handal.2. 4. umumnya dipercayai pimpinannya untuk mengatur perjalanan dinas pimpinan. Waktu Keberangkatan dan Tempat Tujuan Sekretaris harus mengetahui secara pasti tentang hari. Ia harus mempersiapkan segala sesuatu. Tujuan Perjalanan Sekretaris dapat bertanya kepada pimpinan atau mempelajari dokumen-dokumen yang terkait dengan perjalanan dinas untuk mengetahui tujuan perjalanan pimpinan agar dapat mengatur jadwal dan acara kegiatan (itinerary) pimpinan secara baik.id) menjelaskan ada beberapa hal yang harus dilakukan oleh sekretaris sehubungan dengan penyelenggaraan perjalanan dinas. Merencanakan Perjalanan Mempersiapkan Daftar Perjalanan Mempersiapkan Dokumen Perjalanan Mempersiapkan Transportasi Mempersiapkan Akomodasi Menurut Ursula Ernawati dalam bukunya Pedoman Kesekretariatan Lengkap Untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (2003 : 146-149). 3. Selain itu sekretaris perlu mengetahui pimpinan akan singgah di tempat mana saja selama perjalanannya. tanggal. 2. . Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidak ringan. 2. Eny Winarni dalam artikelnya yang berjudul Mengatur Perjalanan Bisnis (www. mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya. 5.5. dan sebagainya. mengurus visa.

tempat. sekretaris harus mempersiapkan seluruh kelengkapan dokumen perjalanan dinas. Selain itu. yaitu : 1. Seorang sekretaris harus melakukan konfirmasi dengan pimpinan atas segala sesuatu yang perlu dipersiapkan.2. waktu dan tanggal keberangkatan. 5. laut. apakah transportasi darat. Akomodasi Sekretaris harus mengetahui hotel atau motel yang diinginkan pimpinan.3. atau udara. Dari pendapat di atas. transportasi dan akomodasi. Transportasi Sekretaris harus mengetahui jenis transportasi apa yang diinginkan oleh pimpinan. Dokumen Internal Dokumen internal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga atau perusahaan yang bersangkutan. Menurut Ignatius Wursanto dalam bukunya yang berjudul Kompetensi Sekretaris Professional menjelaskan bahwa ada beberapa dokumen perjalanan dinas yang harus disiapkan sebelum melakukan perjalanan dinas. ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. yaitu menentukan tujuan perjalanan dinas. meliputi : . dan tentu saja daerah yang aman dan nyaman.2 Macam-Macam Dokumen Perjalanan (Travel Documents) Dalam perjalanan dinas diperlukan beberapa dokumen penting yang harus dimiliki oleh pimpinan yang akan melaksanakan perjalanan dinas. 4. Biasanya pimpinan lebih menyukai hotel yang letaknya dekat dengan lokasi tempat pertemuan dilaksanakan.

terdapat berbagai macam dokumen perjalanan yang perlu dipersiapkan untuk mengunjungi Negara asing yaitu sebagai berikut : 1. d. Visa Visa adalah surat ijin yang diberikan kepada seseorang yang akan mengadakan perjalanan ke luar negeri. Berbagai jenis dokumen eksternal antara lain : a. Sedangkan menurut Ernawati. Jenis dokumen eksternal yang dibutuhkan berbeda-beda tergantung pada jenis transportasi yang digunakan pimpinan dalam perjalanan dinasnya. Kartu Tanda Penduduk (KTP). b. b. berlaku sebagai tanda pengenal yang sah. Ursula (2003:160-167). Paspor Merupakan tanda bukti diri di Negara lain. Surat Perintah Perjalanan Dinas Surat perintah perjalanan dinas adalah surat perintah dari pejabat yang berwenang untuk mengadakan perjalanan dinas. Paspor (Passport) Adalah sebuah buku kecil berisi identitas orang yang memegangnya. Tanpa paspor seseorang tidak bisa berpergian keluar negeri.a. 2. Fiskal Fiskal adalah pajak yang harus dibayar oleh seseorang yang akan mengadakan perjalanan baik dinas maupun pribadi ke luar negeri. Dokumen Eksternal Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait. Dokumen tersebut diperlukan untuk mengurus paspor. . Kartu Keluarga dan Ijazah pendidikan terakhir. Surat Tugas Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu tugas kedinasan. c.

Sertifikat Kesehatan Adalah surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu seperti cholera. sekretaris sudah membeli voucher kamar hotel melalui biro perjalanan (travel agent) karena lebih murah dan nyaman. 3. Karena itu. Surat keterangan ini dapat berubah tergantung epidemic yang menyerang suatu Negara.2. apabila masa waktu telah lewat (dipakai atau belum) maka harus dimintakan lagi untuk perjalanan lainnya. visa. Sedangkan apabila pimpinan melakukan perjalanan dinas ke luar negeri dibutuhkan dokumen lain meliputi paspor. Masa berlaku exit permit adalah untuk 3 (tiga) bulan. Voucher Sebaiknya sebelum pimpinan berangkat. yellow fever dan sebagainya.2. Exit Permit Adalah izin meninggalkan Negara tempat tinggalnya untuk berpergian ke Negara lain untuk sementara waktu sebagai turis atau sebagai traveler lainnya. waktu penerbangan. 7. dan fiskal.3 Mempersiapkan Daftar Perjalanan (Itinerary) Sekretaris bertanggungjawab kepada penyusunan jadwal kegiatan pimpinan pada saat perjalanan dinas. sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan. 5. dan seating arrangement. Tiket Pesawat Terbang (Air Ticket) Seorang sekretaris harus memperhatikan hal-hal berikut ini dalam pemesanan tiket pesawat. 6. Dari beberapa pendapat di atas. 5. Surat Keterangan Fiskal Adalah surat keterangan pembayaran pajak yang diwajibkan pemerintah terhadap warga negaranya yang akan berangkat ke luar negeri. kelas penerbangan. Visa Adalah izin masuk ke suatu Negara. surat perintah perjalanan dinas. kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah atau pegawai negeri. dapat disimpulkan macam-macam dokumen perjalanan dinas adalah meliputi surat tugas. Sekretaris dapat membantu . berupa keterangan yang ditulis di atas selembar formulir ditempel pada salah satu halaman paspor. antara lain: rute penerbangan. 4.

Mempelajari Time Table Sekretaris harus mempelajari time table yang berpedoman dari airlines. meliputi perbedaan waktu (apabila perjalanan ke luar negeri). Jenis pelayanan. Jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai persinggahan.pimpinan dalam menyusun jadwal perjalanan dengan berpedoman pada timetable dari airlines. kapal laut. sebagai berikut : 1. disimpulkan bahwa sekretaris harus mengetahui beberapa informasi penting sebagai pedoman menyusun jadwal . Apa tujuan utama kepergian pimpinan. Apakah pimpinan punya pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki. pesawat. Alat transportasi apa yang dipakai (kereta api. Ini diperlukan untuk menyusun jadwal kegiatan pimpinan selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas. dalam artikelnya Praktek Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan menjelaskan bahwa seorang sekretaris harus memperhatikan beberapa hal sebelum membuat jadwal kegiatan pimpinan. Ursula dalam bukunya “Pedoman Kesekretariatan Lengkap (2003:157). 2. atau mobil). Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight secedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat. Menurut Ernawati. Mengetahui rencana perjalanan pimpinan Sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan termasuk acara kegiatan pimpinan. 2. 4. Sedangkan menurut Azizah V. baik dengan cara bertanya langsung kepada pimpinan ataupun mempelajari surat-surat yang berkaitan dengan acara pimpinan di luar negeri. Hal yang perlu diperhatikan antara lain meliputi : 1. bis. 3. 6. 5. Dari beberapa pendapat di atas. 7. (kelas utama atau ekonomi). Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro. menjelaskan langkah-langkah yang perlu dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan daftar perjalanan.

Adapun cara-cara yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1) Observasi “Observasi atau disebut pula dengan pengamatan. Informasi-informasi tersebut meliputi tujuan dan waktu keberangkatan.kegiatan pimpinan (itinerary) selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas. meliputi kegiatan pemuatan perhatian terhadap sesuatu objek dengan menggunakan seluruh alat indra”. 2006:156) Dalam penelitian ini pengumpulan data dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap tugas yang dilakukan sekretaris dalam menangani perjalanan dinas. alat transportasi. Metodologi Penelitian VI. dan jenis penginapan. jenis transportasi. (Arikunto.1 Metode Pengambilan data Dalam penelitian ini digunakan metode pengambilan data secara Penelitian Lapangan (Field Research) yaitu pengumpulan data yang dilaksanakan dengan cara datang langsung ke obyek penelitian untuk mengamati secara langsung keadaan yang sebenarnya. VI. . Dari metode observasi akan didapat data tentang bagaimana cara sekretaris mempersiapkan dokumen perjalanan dinas serta prosedur persiapannya.

1. Pertanyaan interview meliputi hal – hal yang akan menjawab kebutuhan informasi tentang penanganan penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. menyalin.2) Interview “Interview adalah cara pengumpulan data dengan jalan tanya jawab sepihak yang dikerjakan secara sistematik dan berlandaskan tujuan penelitian”. 3) Dokumentasi “Dokumentasi merupakan suatu cara yang dilakukan dengan mengumpulkan dan mencatat data yang berasal dari dokumentasi perusahaan maupun referensi yang berkaitan dengan obyek yang diteliti. Dokumentasi ini dilakukan dengan cara mengambil. data juga diperoleh dengan pencarian data-data tertentu yang terkait dengan permasalahan yang dibahas melalui surat kabar dan internet. Selain itu. . 2005:66) Pada penelitian ini. interview akan dilakukan secara langsung (face to face) kepada sekretaris. (Marzuki. dan mengutip catatan-catatan. dokumen dan arsip-arsip yang berhubungan dengan tugas sekretaris dalam menangani penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan pada PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang. Adapun interview guide dapat dilihat pada lampiran 8.

tentang objek sebagaimana adanya pada suatu waktu.2. (Marzuki. paparan. (Marzuki. Data primer yang dimaksud adalah data – data yang memberikan informasi mengenai proses penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. dan jadwal kegiatan pimpinan selama perjalanan dinas. 2005:60). yaitu mengumpulkan data yang berisi uraian.id. atau publik lainnya”.3 Jenis Penelitian Metode analisis data yang dilakukan adalah dengan menggunakan metode analisis data secara deskriptif.VI. serta produk yang ditawarkan oleh perusahaan. “Data primer yaitu data yang diperoleh langsung dari sumber yang diamati dan dicatat untuk pertama kalinya”. majalah. riwayat singkat perusahaan. Data tersebut diperoleh secara langsung dari institusi tempat dilaksanakannya observasi. VI.co.2 Jenis Data 6. 2005:60) Data – data yang dimaksud berupa gambaran umum perusahaan yang diketahui dari official website PT Asuransi Jasa Indonesia di www. visi dan misi. Data sekunder berupa profil perusahaan.2.jasindo. meliputi dokumen atau catatan perjalanan dinas.2 Data Sekunder “Data Sekunder adalah data yang bukan diusahakan sendiri pengumpulannya oleh misalnya dari biro statistik. 6. . struktur organisasi. itinerary.1 Data Primer Data yang diambil dalam penelitian ini adalah jenis data primer.

yaitu data yang diperoleh dipilih dan disusun secara sistematis kemudian dianalisa berdasarkan kajian teori untuk mendapatkan deskripsi tentang penanganan penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan pada PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang.Untuk menganalisa data secara deskriptif peneliti mempergunakan metode analisis diskriptif. .

4. 9. Jadwal Penelitian No. Kegiatan Penyusunan proposal Pengumpulan data Analisis data Penyusunan Bab I Penyusunan Bab II Penyusunan Bab III Penyusunan Bab IV Penyusunan Bab V Ujian Laporan Akhir Revisi Laporan Akhir Pengumpulan Laporan Februari Maret April Mei Juni 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 Waktu 5 minggu 10 minggu 10 minggu 2 minggu 2 minggu 2 minggu 4 minggu 2 minggu 1 minggu 1 minggu 1 minggu .VII. 1. 10. 11. 8. 5. 3. 7. 6. 2.

Berapa hari anda menyiapkan dokumen sebelum perjalanan dinas dilaksanakan? 12. Bila anda mempersiapkan perjalanan dinas. dokumen apa saja yang perlu disiapkan? 6.VIII. Apakah perusahaan memiliki kerjasama khusus kepada travel agent atau hotel? . Sudah berapa lama anda bekerja menjadi sekretaris di PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang ini? 2. Dalam satu bulan berapa kali pimpinan anda melaksanakan perjalanan dinas? 3. Apakah perihal pemesanan tiket atau kamar hotel. Bagaimana prosedur pengaturan jadwal perjalanan dan itinerary untuk pimpinan selama pelaksanaan perjalanan dinas? 8. Jenis transportasi apa yang biasa digunakan dalam perjalanan dinas? 10. Bagaimana prosedur perencanaan keuangan bagi perjalanan dinas pimpinan? 9.1 Interview Guide 1. Dalam rangka apa saja biasanya pimpinan melaksanakan perjalanan dinas? 4. Bagaimana prosedur penanganan perjalanan dinas di perusahaan ini? 5. Lampiran 8. dikonsultasikan kepada pimpinan? 11. Apakah anda membuat Itinerary untuk perjalanan dinas pimpinan? 7.

Prosedur Pengajuan Perjalanan Dinas.com diakses tanggal 20 April 2010. Marzuki.Mempersiapkan Perjalanan Bisnis Pimpinan. 2009. Hartiti dan Tulusharyono. 2002. Bandung : ALFABETA Ernawati.com diakses tanggal 18 April 2010. Bandung: Percetakan Angkasa. Kesekretarisan. Kompetensi Sekretaris Profesional.id diakses 13 April 2010. Peranan dan Tugas Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia Mutmainnah. 2006. Yogyakarta : Andi Offset. Yogyakarta: BPFE-UII Sugiono. Ursula. (http://cari-pdf. 13:02) . Siti. Eny. Erni dan Sri Herniwati. Manajemen Sekretaris.go.com diakses tanggal 18 April 2010. PPM Saiman.smk6dki. Neni. Pedoman Kesekretariatan Lengkap. Edisi tiga belas. Ignatius. 2009.X. (http://www.G. 14:10) Wursanto. F. 14:00) Nurnaeni. Menjadi Sekretaris Profesional.blogspot. Daftar Pustaka Winarni. 2005. 2003. 2005. (http://www. Metode Penelitian Administrasi. Praktek Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan.id diakses 13 April 2010. (http://sitimutmainnah32. Fungsi dan Jenis Sekretaris. 2010. 2009. Azizah. Metodologi Riset. (http://greatsecretary.batan. Edisi 2.or. M. 2003. 18:00) Hendarto. 17:00) Hariwigati.wordpress. 2007.IX. 1995. Bogor : Graha Ilmu Badan Tenaga Nuklir Nasional. V.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->