LEMBAR PERSETUJUAN PROPOSAL LAPORAN AKHIR PERAN SEKRETARIS DALAM MENANGANI PENYELENGGARAAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN DI PT ASURANSI JASA

INDONESIA KANTOR CABANG MALANG

Diajukan oleh : Yessi Puspitasari 0732610076 Administrasi Perkantoran Menyetujui Pembimbing 1 Pembimbing 2

Dra Nilawati Fiernaningsih, M.AB NIP 196312171988032001

Dra Siti Nurbaya, M.AB NIP 196103251995122001

Mengetahui, Ketua Jurusan

Drs. Halid Hasan, MStratHRM NIP. 196312121990031003

I.

Judul Tugas Akhir Peran Sekretaris Dalam Menangani Penyelenggaraan Perjalanan Dinas

Pimpinan di PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang.

II.

Latar Belakang Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung

jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk melancarkan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan roda perusahaan, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar. Seorang sekretaris telah diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya sebagai sekretaris secara baik dan benar. Bila pelimpahan wewenang ini dapat dilaksanakan dengan baik, maka pimpinan dapat memusatkan konsentrasinya pada pengawasan dan perencanaan perusahaan. Pada dasarnya tugas sekretaris meliputi tugas rutin, tugas insidentil, dan juga tugas kreatif. Tugas rutin seorang sekretaris meliputi korespondensi, menerima tamu, menerima telepon, hingga kearsipan. Tugas insidentil meliputi mempersiapkan rapat, mengatur pertemuan pimpinan dengan relasi, mengurus perjalanan dinas, dan sebagainya. Sedangkan tugas kreatif sekretaris meliputi mengirimkan bunga atau surat ucapan kepada rekan pimpinan, membuat kliping, dan sebagainya.

mempersiapkan segala sesuatu. Pimpinan PT Asuransi Jasa Indonesia melakukan perjalanan dinas mencapai 3-5 kali dalam satu bulan. sampai segala sesuatu yang dapat menunjang keberhasilan dan kenyamanan pimpinan dalam perjalanan dinasnya. Oleh karena itu. Perusahaan milik pemerintah biasanya memiliki kegiatan yang beragam dan kompleks. termasuk menyelenggarakan perjalanan dinas. Mengatur dan menyiapkan perjalanan dinas pimpinan meliputi. Agar perjalanan dinas dapat berjalan secara efektif dan efisien. sehingga pekerjaan pimpinan tidak akan terbengkalai hanya karena kesalahan dalam menyusun jadwal atau tidak adanya jadwal yang digunakan sebagai acuan pelaksanaan perjalanan dinas. seberapapun pentingnya suatu pekerjaan apabila tidak mampu menyusunnya dengan baik. karena perjalanan dinas merupakan salah satu aktivitas organisasi atau perusahaan yang sering dilakukan pimpinan. . mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya. maka perlu dilakukan penjadwalan dan pengaturan pada perjalanan dinas tersebut.Salah satu tugas sekretaris dalam melaksanakan instruksi adalah melakukan persiapan-persiapan perjalanan dinas pimpinan. PT Asuransi Jasa Indonesia adalah suatu perusahaan asuransi yang sahamnya 100% dimiliki oleh pemerintah dan karenanya disebut juga sebagai BUMN. pembuatan jadwal perjalanan. maka hasilnya juga akan kurang memuaskan. konfirmasi tiket dan hotel.

pimpinan dibantu oleh seorang sekretaris dalam menjalankan tugas rutinnya. Karena dengan lancarnya tugas pimpinan. Sekretaris menjalankan segala tugas rutin pimpinan. akan diadakan penelitian mengenai tugas sekretaris dalam penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. Namun terkadang karena tugas yang dikerjakan sekretaris sangat kompleks. Seorang sekretaris secara tidak langsung juga ikut berperan terhadap kesuksesan perjalanan dinas pimpinannya. termasuk menangani perjalanan dinas pimpinan. Oleh karena itu dipilih judul penelitian yaitu : “PERAN SEKRETARIS DALAM MENANGANI PENYELENGGARAAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN DI PT ASURANSI JASA INDONESIA KANTOR CABANG MALANG.” III. Dan berpengaruh pula pada kinerja perusahaan dalam proses meningkatkan kerja sama dan mendukung perkembangan perusahaan dalam segala bidang. dalam pengaturan perjalanan dinas ada kemungkinan untuk melakukan kesalahan dan kelalaian.Pada PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang. maka juga akan berdampak pula pada lancarnya kegiatan yang ada di perusahaan tersebut. Berdasarkan uraian di atas. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian pada latar belakang diatas maka rumusan masalah yang digunakan untuk kegiatan penelitian ini adalah: “Bagaimana peran sekretaris dalam menangani perjalanan dinas pimpinan di PT Asuransi Jasa Indonesia?” .

. Tujuan dan Kegunaan Penelitian Setiap kegiatan penelitian yang dilakukan pasti mempunyai tujuan dan kegunaan yang diharapkan dapat tercapai serta memberikan manfaat bagi diri pribadi. Mempraktekkan ilmu kesekretariatan yang sudah didapatkan di bangku kuliah untuk diaplikasikan ke dalam dunia kerja yang sesungguhnya. 2) Bagi Institusi tempat observasi : a. Mempermudah sekretaris dalam mempersiapkan penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan.IV. b.1 Tujuan penelitian 1) Mengetahui proses penanganan perjalanan dinas pimpinan. Mengembangkan kemampuan dan keterampilan dalam penanganan penyelenggaraan perjalanan dinas. b. 4. 4. 2) Mengetahui peran sekretaris dalam penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. perusahaan dan masyarakat luas. Meningkatkan produktivitas sekretaris dan perusahaan c. Sebagai sarana pertukaran informasi antar institusi pendidikan.2 Kegunaan Penelitian 1) Bagi Mahasiswa : a.

b. V.X. Pendapat tentang definisi sekretaris yang dikemukakan oleh M. 5.G. Tulusharyono. M. namun lebih jauh sebagai faktor penting yang mendukung kelancaran tugas-tugas pimpinan karena sebagian tugas sekretaris adalah berkaitan erat dengan pimpinan.M. yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai pemimpin.” .3) Bagi Politeknik : a.1 Tinjauan Pustaka Pengertian Sekretaris Dewasa ini peran seorang sekretaris bukan hanya sebagai salah satu karyawan dalam sebuah perusahaan.(2002:24) tentang sekretaris adalah sebagai berikut : “Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan. Sebagai sarana bahan masukan untuk mengevaluasi sampai sejauh mana sistem pendidikan yang dijalankan dapat diterapkan dalam praktek sebenarnya.” Lebih lanjut menurut Saiman. Hartiti Hendarto dan F. (2003:4) yaitu : “Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang. Sebagai sarana penyampaian informasi secara nyata kepada pihak luar mengenai kurikulum dan sistem pengajaran yang diterapkan oleh jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Malang.

1. membuat keputusan. . Sekretaris Pimpinan (Private Secretary) Sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab Sekretaris Organisasi Sekretaris organisasi adalah seorang office manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu. tetapi juga memiliki wewenang untuk merencanakan sendiri rencana organisasinya. jenis sekretaris dapat dikelompokkan berdasarkan : 1. Ia bekerja tidak hanya atas perintah atasannya. yang meliputi kegiatan mencatat dan menulis dari suatu kegiatan perkantoran. 5. pengarahan koordinasi.Sekretaris jendral di Departemen . pengendalian. Sekretaris organisasi disebut juga Executive Secretary. menyusun struktur kerja organisasi. karena ia diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan.Company Secretary . a. Contoh sekretaris organisasi : . Sekretaris pimpinan adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan.Dari dua pendapat diatas. Sekretaris pimpinan bekerja tidak hanya untuk kepentingan pribadi pimpinan. Karena luasnya ruang lingkup pekerjaan yang menentukan tugas-tugasnya.Business Secretary . Menurut Ursula Ernawati dalam bukunya Pedoman Lengkap Kesekretariatan untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (2004:13-16).1 Jenis-Jenis Sekretaris Sekretaris memiliki ruang lingkup pekerjaan yang sangat luas. seorang sekretaris dibedakan menjadi beberapa jenis.Sekretaris Wilayah Daerah di Pemerintah Daerah tingkat I b. namun bersifat kedinasan. dapat disimpulkan bahwa pengertian sekretaris pada hakikatnya adalah seseorang yang membantu pimpinan dalam mengerjakan tugas-tugasnnya.

. . Contohnya : sekretaris pribadi seorang artis. seperti : bidang hukum. yang terbatas pada masalah bisnis dan kedinasan. juga tidak berwenang mewakili pimpinannya membuat suatu kebijaksanaan. . Sekretaris Junior Yaitu sekretaris yang baru memulai meniti karir sebagai sekretaris. The Legal Secretary (sekretaris yang bekonsentrasi dalam bidang hukum) Yaitu sekretaris yang membantu ahli hukum seperti konsultan hukum. notaris. mampu mengatur pekerjaannya sesuai prosedur. 3. tetapi ia diangkat dan digaji secara perorangan. bidang medis. b. c. dan sebagainya. tetapi hanya membantu pimpinannya yang ahli hukum dalam melaksanakan tugas kesekretarisannya. Jadi ia bukan termasuk kelompok policy maker. Yang termasuk sekretaris junior ini adalah mahasiswa yang baru lulus kuliah. Berdasarkan Spesialisasi dalam Pekerjaan Yang dimaksud di sini adalah sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang tertentu. Sehingga dalam dunia usaha dikenal : a. Jadi ia bukanlah pegawai atau staf dari organisasi atau perusahaan.Tugasnya adalah meringankan beban kerja pimpinannya. bidang teknik. Umumnya ditempatkan sebagai assisten sekretaris senior agar dapat belajar dariya.Ia bukan pimpinan suatu unit organisasi dan belum tentu mempunyai anak buah. ia diharapkan mampu bekerja mandiri. Jadi di sini dimaksudkan bahwa ia hanya memiliki seorang atau beberapa atasan langsung.Adapun ciri-ciri sekretaris pimpinan adalah : . Apabila atasan lain yang bukan pimpinannya ingin meminta bantuan si sekretaris maka terlebih dahulu harus meminta izin pada atasan langsung si sekretaris. . karena telah berpengalaman bekerja.Ia bekerja untuk seorang pimpinan tertentu. Biasanya belum berpengalaman kerja sehingga ia masih harus belajar dan memerlukan bimbingan. pengacara. Sekretaris Pribadi (Personal Secretary) Sekretaris pribadi adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk membantu kepentingan seorang tertentu dan bersifat pribadi. 2. Ia sendiri bukan ahli hukum. Biasanya hanya diberi tugas-tugas yang bersifat rutin. Sekretaris Senior Yaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik. Berdasarkan kemampuan kerja dan pengalaman kerja a.Ia tidak memiliki wewenang untuk membuat kebijakan organisasi atau perusahaan. bidang akuntansi. Oleh karena itu. dan sebagainya.

sitimutmainnah32. c. The Medical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang medis) Yaitu sekretaris yang membantu seorang dokter atau ahli medis. namun lebih jauh seorang sekretaris dapat menjadi seorang sekretaris pribadi bahkan . 2. Sekretaris Senior Sekretaris yang memiliki profesionalisme yang mantap dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya. The Accounting Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang akuntansi) Yaitu sekretaris yang membantu seorang akuntan.com tentang jenis-jenis sekretaris dapat dikelompokkan menjadi : 1. Sekretaris Pribadi Sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator(perantara) pimpinan. Sekretaris tidak hanya bertumpu pada pekerjaan kantor yang berhubungan dengan pimpinan sebuah perusahaan. Sekretaris Instansi Sekretaris yang bertugas sebagai office karena secara formal menjalankan fungsi manager yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Berdasarkan kemampuannya dan pengalamanya kerjanya sekretaris dibedakan menjadi : a. paramedis ataupun ahli medis lainnya. Sekretaris Junior Sekretaris yang baru meniti karirnya sebagai sekretaris dan belum memiliki banyak pengalaman. ia bukanlah seorang dokter. b.wewenang dan tanggung jawabnya : a. Jenis-jenis sekretaris berdasarkan kedudukan. Sama halnya dengan The Legal Secretary. dapat disimpulkan bahwa jenis sekretaris dibagi menjadi beberapa kelompok. d.blogspot. Dari beberapa pendapat di atas. Sedangkan teori yang dikemukakan oleh Siti Mutmainah dalam blog pribadinya www. b. The Technical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang teknik tertentu) Yaitu sekretaris yang membantu seorang insinyur dalam bidang teknik tertentu.b.

perkantoran. mengatur ruang kantor pimpinan. Semua itu juga merupakan tugas sekretaris.1. 2. lembaga. pengaturan keuangan. dan penyelenggaraan rapat. Menurut Wewenangnya. . arrange schedule. menyusul jadwal pertemuan pimpinan. Tugas instruksi.” (Saiman. 5. making call. di antaranya : 1. making appointment. Seperti dalam hal korespondensi. 2002:40) Menurut Neni Nuraeni dalam websitenya www. menerima tamu. b. Menurut Jenis Tugasnya. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan.com menjelaskan bahwa sekretaris dibanding dengan posisi lain. Tugas resepsionis. korespondenci. filling. “Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan.greatsecretary.2 Tugas Sekretaris Tugas seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas seorang pimpinan.kepada seseorang yang tidak menjabat sebagai pimpinan perusahaan. dokumentasi. Tugas administrasi. kearsipan. meliputi surat menyurat. termasuk karyawan yang memiliki multi tugas. maupun kantor. Tugas rutin. Meliputi pembuatan formulir telepon. melayani tamu. pembuatan laporan. misalnya seorang artis atau pengacara. Tugas kreatif. a. a.wordpress. Meliputi pengetikan.mengirim ucapan kepada klien. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi. b. namun seorang sekretaris juga dituntut untuk mampu dan berkompeten dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatannya. filling. surat menyurat. c. Meliputi making call. persiapan dan penyelenggaraan rapat.

c. Tugas insidentil. Tugas Pelaksanaan Instruksi Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan. Tugas rutin adalah tugas yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim. praktek yang sudah lazim. . pengelolaan waktu. mempersiapkan respsi/jamuan. 1. perjalanan dinas. Meliputi mengatur rumah tangga kantor. dan lain-lain. Meliputi mempersiapkan rapat. fungsi. prosedur yang sudah mapan. Sedangkan menurut Eti Ratnawati dan Sunarto dalam bukunya berjudul Kompetensi Sekretaris Profesional (2006:16-18). tugas pelaksanaan instruksi. tamu. Tugas Rutin Kata rutin berasal dari kata Perancis la routine yang berarti kebiasaan. telepon. dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. dan lain-lain. presentasi. pengetahuan. tugas sekretaris dapat dibagi menjadi tiga kelompok : tugas rutin. Tugas ini muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar bantuan yang diberikan kepada pimpinan lebih berarti dan bermutu. Tugas social. dan tugas kreatif. peran. Tugas-tugas itu antara lain berkaitan dengan rapat yang tidak rutin. halhal yang dilakukan sehari-hari. Tugas Kreatif Tugas kreatif tidak termasuk ke dalam tugas rutin dan tugas instruksi. dapat disimpulkan bahwa tugas sekretaris sangat kompleks dan tidak hanya berhubungan dengan tugas pimpinan saja. seperti perencanaan kerja. mengirim ucapan selamat kepada relasi. pengurusan surat-surat masuk. 2. Tugas itu diperintahkan karena tidak termasuk ke dalam kelompok tugas rutin dan harus dikerjakan di tengah –tengah kerja rutin. rapat rutin. acara kegiatan pimpinan. Dari beberapa pendapat di atas.mempersiapkan pidato. atau kecakapan yang diperlukan agar kualitas. proyek khusus. arsip.acara resmi kantor. d. laporan. Tugas rutin sekretaris mencakup pembuatan surat-surat keluar. daapt berhubungan dengan pengaturan menyangkut ruang dan penyediaan peralatan kerja.dan tugas keseluruhannya makin meningkat. tanpa perlu menunggu perintah atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. 3. dapat menyangkut peningkatan kepribadian. Tugas kreatif dapat berkaitan dengan efisiensi kerja.

dibutuhkan seseorang yang membantu menangani persiapannya. dapat dilaksanakan dengan menggunakan kendaraan sendiri maupun kendaraan pribadi yang biayanya ditanggung oleh perusahaan yang menuggaskan. .id) Sedangkan pendapat lain yang dikemukakan oleh Drs. Sekretaris yang memiliki kegiatan dalam hal kesekretariatan dituntut untuk mampu mempersiapkan kelengkapan perjalanan dinas meliputi dokumen perjalanan dinas.” (www.batan. tugas insidentil dan tugas sosial. tugas kreatif.2 Pengertian Perjalanan Dinas Perjalanan dinas adalah kegiatan yang sering dilakukan di dalam sebuah perusahaan. Karena persiapan yang begitu rumit. Ignatius Wursanto (2006:209) “Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. perjalanan dinas meliputi perjalanan dinas dalam kota dan luar kota. dapat disimpulkan bahwa perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh pegawai atau karyawan suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan keperluan dinas. 5. meliputi tugas rutin. “Perjalanan dinas adalah perjalanan ke luar tempat kedudukan yang jaraknya sekurang-kurangnya 5 (lima) kilometer dari batas kota. perjalanan dinas ini perlu dilakukan. yang dilakukan untuk kepentingan perusahaan. tugas pelaksanaan instruksi.go. maupun luar negeri yang biayanya ditanggung oleh perusahaan dan dilakukan selama beberapa waktu.” Dari beberapa pendapat di atas.Sekretaris juga memiliki tugas-tugas yang berhubungan dengan kesekretariatan. Dengan berbagai keperluan.

1 Langkah-langkah Mengatur Perjalanan Dinas Seorang sekretaris yang handal.id) menjelaskan ada beberapa hal yang harus dilakukan oleh sekretaris sehubungan dengan penyelenggaraan perjalanan dinas. 5. 2. Eny Winarni dalam artikelnya yang berjudul Mengatur Perjalanan Bisnis (www. Ia harus mempersiapkan segala sesuatu. seorang sekretaris harus berusaha mendapatkan informasi yang akurat menyangkut beberapa hal di bawah ini : 1. Menurut Dra. 4. Ini semua dimaksudkan agar sekretaris bisa merencanakan perjalanan pimpinan.or. Tujuan Perjalanan Sekretaris dapat bertanya kepada pimpinan atau mempelajari dokumen-dokumen yang terkait dengan perjalanan dinas untuk mengetahui tujuan perjalanan pimpinan agar dapat mengatur jadwal dan acara kegiatan (itinerary) pimpinan secara baik.2. Selain itu sekretaris perlu mengetahui pimpinan akan singgah di tempat mana saja selama perjalanannya. dan sebagainya. mengurus visa.smk6dki. 3. adapun yang harus dipersiapkan oleh sekretaris adalah : 1.5. Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidak ringan. . tanggal. reservasi tiket dan hotel. Waktu Keberangkatan dan Tempat Tujuan Sekretaris harus mengetahui secara pasti tentang hari. umumnya dipercayai pimpinannya untuk mengatur perjalanan dinas pimpinan. 2. Merencanakan Perjalanan Mempersiapkan Daftar Perjalanan Mempersiapkan Dokumen Perjalanan Mempersiapkan Transportasi Mempersiapkan Akomodasi Menurut Ursula Ernawati dalam bukunya Pedoman Kesekretariatan Lengkap Untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (2003 : 146-149). bulan dan jam berapa pimpinan akan memulai perjalanannya. mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya.

apakah transportasi darat. sekretaris harus mempersiapkan seluruh kelengkapan dokumen perjalanan dinas. laut. transportasi dan akomodasi. tempat. atau udara. Dari pendapat di atas. waktu dan tanggal keberangkatan. yaitu menentukan tujuan perjalanan dinas.3. Biasanya pimpinan lebih menyukai hotel yang letaknya dekat dengan lokasi tempat pertemuan dilaksanakan. Dokumen Internal Dokumen internal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga atau perusahaan yang bersangkutan. dan tentu saja daerah yang aman dan nyaman. yaitu : 1. 4.2. meliputi : . 5. Selain itu. ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. Transportasi Sekretaris harus mengetahui jenis transportasi apa yang diinginkan oleh pimpinan.2 Macam-Macam Dokumen Perjalanan (Travel Documents) Dalam perjalanan dinas diperlukan beberapa dokumen penting yang harus dimiliki oleh pimpinan yang akan melaksanakan perjalanan dinas. Menurut Ignatius Wursanto dalam bukunya yang berjudul Kompetensi Sekretaris Professional menjelaskan bahwa ada beberapa dokumen perjalanan dinas yang harus disiapkan sebelum melakukan perjalanan dinas. Akomodasi Sekretaris harus mengetahui hotel atau motel yang diinginkan pimpinan. Seorang sekretaris harus melakukan konfirmasi dengan pimpinan atas segala sesuatu yang perlu dipersiapkan.

b. Paspor (Passport) Adalah sebuah buku kecil berisi identitas orang yang memegangnya. 2. c. Jenis dokumen eksternal yang dibutuhkan berbeda-beda tergantung pada jenis transportasi yang digunakan pimpinan dalam perjalanan dinasnya. terdapat berbagai macam dokumen perjalanan yang perlu dipersiapkan untuk mengunjungi Negara asing yaitu sebagai berikut : 1. Sedangkan menurut Ernawati.a. Kartu Tanda Penduduk (KTP). Visa Visa adalah surat ijin yang diberikan kepada seseorang yang akan mengadakan perjalanan ke luar negeri. berlaku sebagai tanda pengenal yang sah. Paspor Merupakan tanda bukti diri di Negara lain. Kartu Keluarga dan Ijazah pendidikan terakhir. Dokumen tersebut diperlukan untuk mengurus paspor. b. . Surat Tugas Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu tugas kedinasan. Surat Perintah Perjalanan Dinas Surat perintah perjalanan dinas adalah surat perintah dari pejabat yang berwenang untuk mengadakan perjalanan dinas. d. Dokumen Eksternal Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait. Ursula (2003:160-167). Berbagai jenis dokumen eksternal antara lain : a. Fiskal Fiskal adalah pajak yang harus dibayar oleh seseorang yang akan mengadakan perjalanan baik dinas maupun pribadi ke luar negeri. Tanpa paspor seseorang tidak bisa berpergian keluar negeri.

5. 6. berupa keterangan yang ditulis di atas selembar formulir ditempel pada salah satu halaman paspor. Surat Keterangan Fiskal Adalah surat keterangan pembayaran pajak yang diwajibkan pemerintah terhadap warga negaranya yang akan berangkat ke luar negeri. visa.2. Dari beberapa pendapat di atas. 4.3 Mempersiapkan Daftar Perjalanan (Itinerary) Sekretaris bertanggungjawab kepada penyusunan jadwal kegiatan pimpinan pada saat perjalanan dinas. Surat keterangan ini dapat berubah tergantung epidemic yang menyerang suatu Negara. Sedangkan apabila pimpinan melakukan perjalanan dinas ke luar negeri dibutuhkan dokumen lain meliputi paspor. waktu penerbangan. Visa Adalah izin masuk ke suatu Negara. surat perintah perjalanan dinas. Voucher Sebaiknya sebelum pimpinan berangkat. Masa berlaku exit permit adalah untuk 3 (tiga) bulan.2. apabila masa waktu telah lewat (dipakai atau belum) maka harus dimintakan lagi untuk perjalanan lainnya. sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan. kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah atau pegawai negeri. Tiket Pesawat Terbang (Air Ticket) Seorang sekretaris harus memperhatikan hal-hal berikut ini dalam pemesanan tiket pesawat. 5. 3. Sekretaris dapat membantu . antara lain: rute penerbangan. Karena itu. dan fiskal. Exit Permit Adalah izin meninggalkan Negara tempat tinggalnya untuk berpergian ke Negara lain untuk sementara waktu sebagai turis atau sebagai traveler lainnya. kelas penerbangan. sekretaris sudah membeli voucher kamar hotel melalui biro perjalanan (travel agent) karena lebih murah dan nyaman. dan seating arrangement. Sertifikat Kesehatan Adalah surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu seperti cholera. yellow fever dan sebagainya. 7. dapat disimpulkan macam-macam dokumen perjalanan dinas adalah meliputi surat tugas.

Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro. Jenis pelayanan. (kelas utama atau ekonomi). Mempelajari Time Table Sekretaris harus mempelajari time table yang berpedoman dari airlines. 2. Alat transportasi apa yang dipakai (kereta api. Menurut Ernawati. atau mobil). meliputi perbedaan waktu (apabila perjalanan ke luar negeri). Jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai persinggahan. 7. dalam artikelnya Praktek Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan menjelaskan bahwa seorang sekretaris harus memperhatikan beberapa hal sebelum membuat jadwal kegiatan pimpinan. Apa tujuan utama kepergian pimpinan. pesawat. kapal laut. 5. Dari beberapa pendapat di atas. Mengetahui rencana perjalanan pimpinan Sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan termasuk acara kegiatan pimpinan. Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight secedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat. bis. 6. Ini diperlukan untuk menyusun jadwal kegiatan pimpinan selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas. Apakah pimpinan punya pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki. Sedangkan menurut Azizah V. menjelaskan langkah-langkah yang perlu dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan daftar perjalanan. sebagai berikut : 1.pimpinan dalam menyusun jadwal perjalanan dengan berpedoman pada timetable dari airlines. Hal yang perlu diperhatikan antara lain meliputi : 1. Ursula dalam bukunya “Pedoman Kesekretariatan Lengkap (2003:157). disimpulkan bahwa sekretaris harus mengetahui beberapa informasi penting sebagai pedoman menyusun jadwal . 3. baik dengan cara bertanya langsung kepada pimpinan ataupun mempelajari surat-surat yang berkaitan dengan acara pimpinan di luar negeri. 2. 4.

alat transportasi. Dari metode observasi akan didapat data tentang bagaimana cara sekretaris mempersiapkan dokumen perjalanan dinas serta prosedur persiapannya. Adapun cara-cara yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1) Observasi “Observasi atau disebut pula dengan pengamatan. Metodologi Penelitian VI. 2006:156) Dalam penelitian ini pengumpulan data dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap tugas yang dilakukan sekretaris dalam menangani perjalanan dinas. meliputi kegiatan pemuatan perhatian terhadap sesuatu objek dengan menggunakan seluruh alat indra”. (Arikunto. dan jenis penginapan. .1 Metode Pengambilan data Dalam penelitian ini digunakan metode pengambilan data secara Penelitian Lapangan (Field Research) yaitu pengumpulan data yang dilaksanakan dengan cara datang langsung ke obyek penelitian untuk mengamati secara langsung keadaan yang sebenarnya. Informasi-informasi tersebut meliputi tujuan dan waktu keberangkatan. jenis transportasi. VI.kegiatan pimpinan (itinerary) selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas.

dokumen dan arsip-arsip yang berhubungan dengan tugas sekretaris dalam menangani penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan pada PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang. (Marzuki. menyalin. Selain itu. 3) Dokumentasi “Dokumentasi merupakan suatu cara yang dilakukan dengan mengumpulkan dan mencatat data yang berasal dari dokumentasi perusahaan maupun referensi yang berkaitan dengan obyek yang diteliti.1. data juga diperoleh dengan pencarian data-data tertentu yang terkait dengan permasalahan yang dibahas melalui surat kabar dan internet. interview akan dilakukan secara langsung (face to face) kepada sekretaris. Adapun interview guide dapat dilihat pada lampiran 8.2) Interview “Interview adalah cara pengumpulan data dengan jalan tanya jawab sepihak yang dikerjakan secara sistematik dan berlandaskan tujuan penelitian”. Pertanyaan interview meliputi hal – hal yang akan menjawab kebutuhan informasi tentang penanganan penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. . Dokumentasi ini dilakukan dengan cara mengambil. 2005:66) Pada penelitian ini. dan mengutip catatan-catatan.

.id. 2005:60). (Marzuki.3 Jenis Penelitian Metode analisis data yang dilakukan adalah dengan menggunakan metode analisis data secara deskriptif. Data primer yang dimaksud adalah data – data yang memberikan informasi mengenai proses penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. yaitu mengumpulkan data yang berisi uraian.2 Data Sekunder “Data Sekunder adalah data yang bukan diusahakan sendiri pengumpulannya oleh misalnya dari biro statistik. visi dan misi. Data sekunder berupa profil perusahaan.1 Data Primer Data yang diambil dalam penelitian ini adalah jenis data primer. itinerary.2 Jenis Data 6. majalah. serta produk yang ditawarkan oleh perusahaan. 6. atau publik lainnya”. meliputi dokumen atau catatan perjalanan dinas.2. dan jadwal kegiatan pimpinan selama perjalanan dinas. VI. (Marzuki.jasindo.VI. 2005:60) Data – data yang dimaksud berupa gambaran umum perusahaan yang diketahui dari official website PT Asuransi Jasa Indonesia di www. paparan.2. riwayat singkat perusahaan. tentang objek sebagaimana adanya pada suatu waktu. Data tersebut diperoleh secara langsung dari institusi tempat dilaksanakannya observasi. “Data primer yaitu data yang diperoleh langsung dari sumber yang diamati dan dicatat untuk pertama kalinya”.co. struktur organisasi.

yaitu data yang diperoleh dipilih dan disusun secara sistematis kemudian dianalisa berdasarkan kajian teori untuk mendapatkan deskripsi tentang penanganan penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan pada PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang. .Untuk menganalisa data secara deskriptif peneliti mempergunakan metode analisis diskriptif.

Jadwal Penelitian No.VII. 10. 6. 1. Kegiatan Penyusunan proposal Pengumpulan data Analisis data Penyusunan Bab I Penyusunan Bab II Penyusunan Bab III Penyusunan Bab IV Penyusunan Bab V Ujian Laporan Akhir Revisi Laporan Akhir Pengumpulan Laporan Februari Maret April Mei Juni 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 Waktu 5 minggu 10 minggu 10 minggu 2 minggu 2 minggu 2 minggu 4 minggu 2 minggu 1 minggu 1 minggu 1 minggu . 3. 7. 2. 5. 11. 8. 4. 9.

Apakah perusahaan memiliki kerjasama khusus kepada travel agent atau hotel? . Bila anda mempersiapkan perjalanan dinas. dokumen apa saja yang perlu disiapkan? 6. Bagaimana prosedur pengaturan jadwal perjalanan dan itinerary untuk pimpinan selama pelaksanaan perjalanan dinas? 8. Sudah berapa lama anda bekerja menjadi sekretaris di PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang ini? 2. Dalam satu bulan berapa kali pimpinan anda melaksanakan perjalanan dinas? 3. Lampiran 8.1 Interview Guide 1. dikonsultasikan kepada pimpinan? 11. Apakah perihal pemesanan tiket atau kamar hotel. Jenis transportasi apa yang biasa digunakan dalam perjalanan dinas? 10. Berapa hari anda menyiapkan dokumen sebelum perjalanan dinas dilaksanakan? 12. Bagaimana prosedur perencanaan keuangan bagi perjalanan dinas pimpinan? 9. Apakah anda membuat Itinerary untuk perjalanan dinas pimpinan? 7. Dalam rangka apa saja biasanya pimpinan melaksanakan perjalanan dinas? 4.VIII. Bagaimana prosedur penanganan perjalanan dinas di perusahaan ini? 5.

Edisi tiga belas. Manajemen Sekretaris. Kesekretarisan.blogspot.X. (http://www. 2009. Erni dan Sri Herniwati. F.or.go. (http://www. 2002. Eny.com diakses tanggal 20 April 2010.com diakses tanggal 18 April 2010. Prosedur Pengajuan Perjalanan Dinas. 2003. Daftar Pustaka Winarni. Bandung : ALFABETA Ernawati. 2005. 14:10) Wursanto. 2007. Ignatius. 2009.smk6dki. Neni. Azizah. 2010. Praktek Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan. 2003. Yogyakarta: BPFE-UII Sugiono.id diakses 13 April 2010. PPM Saiman. 2005. V. 13:02) . 1995. 14:00) Nurnaeni.batan.Mempersiapkan Perjalanan Bisnis Pimpinan. Peranan dan Tugas Sekretaris. (http://sitimutmainnah32. 2006. Ursula. 2009. Bandung: Percetakan Angkasa.wordpress. Edisi 2. Menjadi Sekretaris Profesional. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta : Andi Offset. Metode Penelitian Administrasi.G. 17:00) Hariwigati.id diakses 13 April 2010. Fungsi dan Jenis Sekretaris. Pedoman Kesekretariatan Lengkap. 18:00) Hendarto.IX. Siti. Metodologi Riset. Bogor : Graha Ilmu Badan Tenaga Nuklir Nasional.com diakses tanggal 18 April 2010. M. Jakarta : Ghalia Indonesia Mutmainnah. (http://cari-pdf. (http://greatsecretary. Hartiti dan Tulusharyono. Marzuki.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful

Master Your Semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master Your Semester with a Special Offer from Scribd & The New York Times

Cancel anytime.