LEMBAR PERSETUJUAN PROPOSAL LAPORAN AKHIR PERAN SEKRETARIS DALAM MENANGANI PENYELENGGARAAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN DI PT ASURANSI JASA

INDONESIA KANTOR CABANG MALANG

Diajukan oleh : Yessi Puspitasari 0732610076 Administrasi Perkantoran Menyetujui Pembimbing 1 Pembimbing 2

Dra Nilawati Fiernaningsih, M.AB NIP 196312171988032001

Dra Siti Nurbaya, M.AB NIP 196103251995122001

Mengetahui, Ketua Jurusan

Drs. Halid Hasan, MStratHRM NIP. 196312121990031003

I.

Judul Tugas Akhir Peran Sekretaris Dalam Menangani Penyelenggaraan Perjalanan Dinas

Pimpinan di PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang.

II.

Latar Belakang Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung

jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk melancarkan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan roda perusahaan, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar. Seorang sekretaris telah diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya sebagai sekretaris secara baik dan benar. Bila pelimpahan wewenang ini dapat dilaksanakan dengan baik, maka pimpinan dapat memusatkan konsentrasinya pada pengawasan dan perencanaan perusahaan. Pada dasarnya tugas sekretaris meliputi tugas rutin, tugas insidentil, dan juga tugas kreatif. Tugas rutin seorang sekretaris meliputi korespondensi, menerima tamu, menerima telepon, hingga kearsipan. Tugas insidentil meliputi mempersiapkan rapat, mengatur pertemuan pimpinan dengan relasi, mengurus perjalanan dinas, dan sebagainya. Sedangkan tugas kreatif sekretaris meliputi mengirimkan bunga atau surat ucapan kepada rekan pimpinan, membuat kliping, dan sebagainya.

PT Asuransi Jasa Indonesia adalah suatu perusahaan asuransi yang sahamnya 100% dimiliki oleh pemerintah dan karenanya disebut juga sebagai BUMN. karena perjalanan dinas merupakan salah satu aktivitas organisasi atau perusahaan yang sering dilakukan pimpinan. sampai segala sesuatu yang dapat menunjang keberhasilan dan kenyamanan pimpinan dalam perjalanan dinasnya. Perusahaan milik pemerintah biasanya memiliki kegiatan yang beragam dan kompleks. termasuk menyelenggarakan perjalanan dinas. . Mengatur dan menyiapkan perjalanan dinas pimpinan meliputi. sehingga pekerjaan pimpinan tidak akan terbengkalai hanya karena kesalahan dalam menyusun jadwal atau tidak adanya jadwal yang digunakan sebagai acuan pelaksanaan perjalanan dinas. pembuatan jadwal perjalanan. Pimpinan PT Asuransi Jasa Indonesia melakukan perjalanan dinas mencapai 3-5 kali dalam satu bulan. seberapapun pentingnya suatu pekerjaan apabila tidak mampu menyusunnya dengan baik. maka hasilnya juga akan kurang memuaskan. Agar perjalanan dinas dapat berjalan secara efektif dan efisien. maka perlu dilakukan penjadwalan dan pengaturan pada perjalanan dinas tersebut. konfirmasi tiket dan hotel.Salah satu tugas sekretaris dalam melaksanakan instruksi adalah melakukan persiapan-persiapan perjalanan dinas pimpinan. Oleh karena itu. mempersiapkan segala sesuatu. mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya.

Karena dengan lancarnya tugas pimpinan. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian pada latar belakang diatas maka rumusan masalah yang digunakan untuk kegiatan penelitian ini adalah: “Bagaimana peran sekretaris dalam menangani perjalanan dinas pimpinan di PT Asuransi Jasa Indonesia?” .Pada PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang. termasuk menangani perjalanan dinas pimpinan.” III. Oleh karena itu dipilih judul penelitian yaitu : “PERAN SEKRETARIS DALAM MENANGANI PENYELENGGARAAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN DI PT ASURANSI JASA INDONESIA KANTOR CABANG MALANG. akan diadakan penelitian mengenai tugas sekretaris dalam penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. Seorang sekretaris secara tidak langsung juga ikut berperan terhadap kesuksesan perjalanan dinas pimpinannya. maka juga akan berdampak pula pada lancarnya kegiatan yang ada di perusahaan tersebut. Sekretaris menjalankan segala tugas rutin pimpinan. pimpinan dibantu oleh seorang sekretaris dalam menjalankan tugas rutinnya. dalam pengaturan perjalanan dinas ada kemungkinan untuk melakukan kesalahan dan kelalaian. Berdasarkan uraian di atas. Namun terkadang karena tugas yang dikerjakan sekretaris sangat kompleks. Dan berpengaruh pula pada kinerja perusahaan dalam proses meningkatkan kerja sama dan mendukung perkembangan perusahaan dalam segala bidang.

Tujuan dan Kegunaan Penelitian Setiap kegiatan penelitian yang dilakukan pasti mempunyai tujuan dan kegunaan yang diharapkan dapat tercapai serta memberikan manfaat bagi diri pribadi. Mempermudah sekretaris dalam mempersiapkan penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. b. perusahaan dan masyarakat luas. 4. . b.IV. Sebagai sarana pertukaran informasi antar institusi pendidikan. 2) Bagi Institusi tempat observasi : a. 4.1 Tujuan penelitian 1) Mengetahui proses penanganan perjalanan dinas pimpinan. 2) Mengetahui peran sekretaris dalam penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan.2 Kegunaan Penelitian 1) Bagi Mahasiswa : a. Mengembangkan kemampuan dan keterampilan dalam penanganan penyelenggaraan perjalanan dinas. Mempraktekkan ilmu kesekretariatan yang sudah didapatkan di bangku kuliah untuk diaplikasikan ke dalam dunia kerja yang sesungguhnya. Meningkatkan produktivitas sekretaris dan perusahaan c.

Sebagai sarana penyampaian informasi secara nyata kepada pihak luar mengenai kurikulum dan sistem pengajaran yang diterapkan oleh jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Malang. 5.G. Tulusharyono.(2002:24) tentang sekretaris adalah sebagai berikut : “Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan. M. V. yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai pemimpin.M.” . Sebagai sarana bahan masukan untuk mengevaluasi sampai sejauh mana sistem pendidikan yang dijalankan dapat diterapkan dalam praktek sebenarnya.3) Bagi Politeknik : a.X. (2003:4) yaitu : “Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang. b. namun lebih jauh sebagai faktor penting yang mendukung kelancaran tugas-tugas pimpinan karena sebagian tugas sekretaris adalah berkaitan erat dengan pimpinan. Hartiti Hendarto dan F. Pendapat tentang definisi sekretaris yang dikemukakan oleh M.1 Tinjauan Pustaka Pengertian Sekretaris Dewasa ini peran seorang sekretaris bukan hanya sebagai salah satu karyawan dalam sebuah perusahaan.” Lebih lanjut menurut Saiman.

Company Secretary .Sekretaris jendral di Departemen . pengarahan koordinasi. menyusun struktur kerja organisasi.1. Karena luasnya ruang lingkup pekerjaan yang menentukan tugas-tugasnya.Dari dua pendapat diatas.1 Jenis-Jenis Sekretaris Sekretaris memiliki ruang lingkup pekerjaan yang sangat luas.Business Secretary . Ia bekerja tidak hanya atas perintah atasannya. Menurut Ursula Ernawati dalam bukunya Pedoman Lengkap Kesekretariatan untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (2004:13-16). namun bersifat kedinasan. dapat disimpulkan bahwa pengertian sekretaris pada hakikatnya adalah seseorang yang membantu pimpinan dalam mengerjakan tugas-tugasnnya. Sekretaris organisasi disebut juga Executive Secretary. pengendalian.Sekretaris Wilayah Daerah di Pemerintah Daerah tingkat I b. Contoh sekretaris organisasi : . karena ia diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan. Sekretaris Pimpinan (Private Secretary) Sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya. seorang sekretaris dibedakan menjadi beberapa jenis. 5. yang meliputi kegiatan mencatat dan menulis dari suatu kegiatan perkantoran. tetapi juga memiliki wewenang untuk merencanakan sendiri rencana organisasinya. Sekretaris pimpinan adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab Sekretaris Organisasi Sekretaris organisasi adalah seorang office manager yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu. Sekretaris pimpinan bekerja tidak hanya untuk kepentingan pribadi pimpinan. a. jenis sekretaris dapat dikelompokkan berdasarkan : 1. membuat keputusan. .

. notaris. . c. Apabila atasan lain yang bukan pimpinannya ingin meminta bantuan si sekretaris maka terlebih dahulu harus meminta izin pada atasan langsung si sekretaris. Contohnya : sekretaris pribadi seorang artis. dan sebagainya. dan sebagainya. Sekretaris Junior Yaitu sekretaris yang baru memulai meniti karir sebagai sekretaris.Ia bekerja untuk seorang pimpinan tertentu. Sehingga dalam dunia usaha dikenal : a. Jadi ia bukan termasuk kelompok policy maker. 3. .Adapun ciri-ciri sekretaris pimpinan adalah : .Ia tidak memiliki wewenang untuk membuat kebijakan organisasi atau perusahaan. Jadi di sini dimaksudkan bahwa ia hanya memiliki seorang atau beberapa atasan langsung. mampu mengatur pekerjaannya sesuai prosedur. 2. Ia sendiri bukan ahli hukum. tetapi ia diangkat dan digaji secara perorangan. juga tidak berwenang mewakili pimpinannya membuat suatu kebijaksanaan. seperti : bidang hukum. tetapi hanya membantu pimpinannya yang ahli hukum dalam melaksanakan tugas kesekretarisannya. Yang termasuk sekretaris junior ini adalah mahasiswa yang baru lulus kuliah. karena telah berpengalaman bekerja. Biasanya hanya diberi tugas-tugas yang bersifat rutin.Tugasnya adalah meringankan beban kerja pimpinannya. Biasanya belum berpengalaman kerja sehingga ia masih harus belajar dan memerlukan bimbingan. Berdasarkan Spesialisasi dalam Pekerjaan Yang dimaksud di sini adalah sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang tertentu. bidang medis. b. Sekretaris Senior Yaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik. yang terbatas pada masalah bisnis dan kedinasan. bidang akuntansi. ia diharapkan mampu bekerja mandiri. Umumnya ditempatkan sebagai assisten sekretaris senior agar dapat belajar dariya. Jadi ia bukanlah pegawai atau staf dari organisasi atau perusahaan.Ia bukan pimpinan suatu unit organisasi dan belum tentu mempunyai anak buah. . pengacara. Oleh karena itu. bidang teknik. The Legal Secretary (sekretaris yang bekonsentrasi dalam bidang hukum) Yaitu sekretaris yang membantu ahli hukum seperti konsultan hukum. Sekretaris Pribadi (Personal Secretary) Sekretaris pribadi adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk membantu kepentingan seorang tertentu dan bersifat pribadi. Berdasarkan kemampuan kerja dan pengalaman kerja a.

Dari beberapa pendapat di atas. namun lebih jauh seorang sekretaris dapat menjadi seorang sekretaris pribadi bahkan . b.blogspot. Sekretaris Junior Sekretaris yang baru meniti karirnya sebagai sekretaris dan belum memiliki banyak pengalaman. b. ia bukanlah seorang dokter. Sekretaris Instansi Sekretaris yang bertugas sebagai office karena secara formal menjalankan fungsi manager yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. The Technical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang teknik tertentu) Yaitu sekretaris yang membantu seorang insinyur dalam bidang teknik tertentu. The Medical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang medis) Yaitu sekretaris yang membantu seorang dokter atau ahli medis. paramedis ataupun ahli medis lainnya.wewenang dan tanggung jawabnya : a.sitimutmainnah32. Berdasarkan kemampuannya dan pengalamanya kerjanya sekretaris dibedakan menjadi : a. d. Jenis-jenis sekretaris berdasarkan kedudukan.com tentang jenis-jenis sekretaris dapat dikelompokkan menjadi : 1. c. Sekretaris tidak hanya bertumpu pada pekerjaan kantor yang berhubungan dengan pimpinan sebuah perusahaan. Sama halnya dengan The Legal Secretary. Sedangkan teori yang dikemukakan oleh Siti Mutmainah dalam blog pribadinya www. 2. Sekretaris Senior Sekretaris yang memiliki profesionalisme yang mantap dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya. dapat disimpulkan bahwa jenis sekretaris dibagi menjadi beberapa kelompok.b. The Accounting Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang akuntansi) Yaitu sekretaris yang membantu seorang akuntan. Sekretaris Pribadi Sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator(perantara) pimpinan.

namun seorang sekretaris juga dituntut untuk mampu dan berkompeten dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatannya. Menurut Wewenangnya.perkantoran. dokumentasi. di antaranya : 1. 2002:40) Menurut Neni Nuraeni dalam websitenya www.” (Saiman. surat menyurat. meliputi surat menyurat. a. a. pengaturan keuangan. mengatur ruang kantor pimpinan. Meliputi making call.2 Tugas Sekretaris Tugas seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas seorang pimpinan. korespondenci. menerima tamu. 2.kepada seseorang yang tidak menjabat sebagai pimpinan perusahaan. persiapan dan penyelenggaraan rapat. Tugas kreatif. menyusul jadwal pertemuan pimpinan. Tugas rutin.greatsecretary. making appointment. Meliputi pengetikan. . c. melayani tamu. b. dan penyelenggaraan rapat. Tugas instruksi. “Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. kearsipan. Meliputi pembuatan formulir telepon. misalnya seorang artis atau pengacara. Semua itu juga merupakan tugas sekretaris. making call. Seperti dalam hal korespondensi. Tugas resepsionis. filling. 5. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi. Menurut Jenis Tugasnya. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan.mengirim ucapan kepada klien.wordpress. Tugas administrasi. pembuatan laporan. b. filling. maupun kantor.com menjelaskan bahwa sekretaris dibanding dengan posisi lain.1. lembaga. arrange schedule. termasuk karyawan yang memiliki multi tugas.

pengetahuan. tugas sekretaris dapat dibagi menjadi tiga kelompok : tugas rutin. d. dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. fungsi. acara kegiatan pimpinan. peran. prosedur yang sudah mapan. tamu. atau kecakapan yang diperlukan agar kualitas. dan lain-lain. .acara resmi kantor. Tugas rutin adalah tugas yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim. dan lain-lain. presentasi. daapt berhubungan dengan pengaturan menyangkut ruang dan penyediaan peralatan kerja. Meliputi mempersiapkan rapat. Tugas Pelaksanaan Instruksi Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan. rapat rutin. tugas pelaksanaan instruksi. mempersiapkan respsi/jamuan. Tugas kreatif dapat berkaitan dengan efisiensi kerja. seperti perencanaan kerja. Tugas social. dapat menyangkut peningkatan kepribadian. perjalanan dinas. arsip. Tugas-tugas itu antara lain berkaitan dengan rapat yang tidak rutin. Tugas Rutin Kata rutin berasal dari kata Perancis la routine yang berarti kebiasaan. pengelolaan waktu. Dari beberapa pendapat di atas. Tugas itu diperintahkan karena tidak termasuk ke dalam kelompok tugas rutin dan harus dikerjakan di tengah –tengah kerja rutin. Tugas insidentil. Sedangkan menurut Eti Ratnawati dan Sunarto dalam bukunya berjudul Kompetensi Sekretaris Profesional (2006:16-18). Tugas rutin sekretaris mencakup pembuatan surat-surat keluar. Tugas ini muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar bantuan yang diberikan kepada pimpinan lebih berarti dan bermutu. dapat disimpulkan bahwa tugas sekretaris sangat kompleks dan tidak hanya berhubungan dengan tugas pimpinan saja. tanpa perlu menunggu perintah atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. 3.c. praktek yang sudah lazim. Tugas Kreatif Tugas kreatif tidak termasuk ke dalam tugas rutin dan tugas instruksi. 2. dan tugas kreatif.dan tugas keseluruhannya makin meningkat. 1. laporan. mengirim ucapan selamat kepada relasi. Meliputi mengatur rumah tangga kantor. telepon. pengurusan surat-surat masuk. proyek khusus.mempersiapkan pidato. halhal yang dilakukan sehari-hari.

5. . meliputi tugas rutin. dapat disimpulkan bahwa perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh pegawai atau karyawan suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan keperluan dinas. yang dilakukan untuk kepentingan perusahaan.batan. dibutuhkan seseorang yang membantu menangani persiapannya. tugas pelaksanaan instruksi.” Dari beberapa pendapat di atas. “Perjalanan dinas adalah perjalanan ke luar tempat kedudukan yang jaraknya sekurang-kurangnya 5 (lima) kilometer dari batas kota. Karena persiapan yang begitu rumit.2 Pengertian Perjalanan Dinas Perjalanan dinas adalah kegiatan yang sering dilakukan di dalam sebuah perusahaan. Sekretaris yang memiliki kegiatan dalam hal kesekretariatan dituntut untuk mampu mempersiapkan kelengkapan perjalanan dinas meliputi dokumen perjalanan dinas. Dengan berbagai keperluan.go. tugas kreatif. maupun luar negeri yang biayanya ditanggung oleh perusahaan dan dilakukan selama beberapa waktu. perjalanan dinas meliputi perjalanan dinas dalam kota dan luar kota. tugas insidentil dan tugas sosial. Ignatius Wursanto (2006:209) “Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. dapat dilaksanakan dengan menggunakan kendaraan sendiri maupun kendaraan pribadi yang biayanya ditanggung oleh perusahaan yang menuggaskan.id) Sedangkan pendapat lain yang dikemukakan oleh Drs.Sekretaris juga memiliki tugas-tugas yang berhubungan dengan kesekretariatan. perjalanan dinas ini perlu dilakukan.” (www.

3. mengurus visa. Ini semua dimaksudkan agar sekretaris bisa merencanakan perjalanan pimpinan. Selain itu sekretaris perlu mengetahui pimpinan akan singgah di tempat mana saja selama perjalanannya. reservasi tiket dan hotel. 2. seorang sekretaris harus berusaha mendapatkan informasi yang akurat menyangkut beberapa hal di bawah ini : 1. bulan dan jam berapa pimpinan akan memulai perjalanannya. Merencanakan Perjalanan Mempersiapkan Daftar Perjalanan Mempersiapkan Dokumen Perjalanan Mempersiapkan Transportasi Mempersiapkan Akomodasi Menurut Ursula Ernawati dalam bukunya Pedoman Kesekretariatan Lengkap Untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (2003 : 146-149). umumnya dipercayai pimpinannya untuk mengatur perjalanan dinas pimpinan.1 Langkah-langkah Mengatur Perjalanan Dinas Seorang sekretaris yang handal. Ia harus mempersiapkan segala sesuatu. Tujuan Perjalanan Sekretaris dapat bertanya kepada pimpinan atau mempelajari dokumen-dokumen yang terkait dengan perjalanan dinas untuk mengetahui tujuan perjalanan pimpinan agar dapat mengatur jadwal dan acara kegiatan (itinerary) pimpinan secara baik.5.2.smk6dki. 5. .or. Eny Winarni dalam artikelnya yang berjudul Mengatur Perjalanan Bisnis (www. Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidak ringan. Menurut Dra.id) menjelaskan ada beberapa hal yang harus dilakukan oleh sekretaris sehubungan dengan penyelenggaraan perjalanan dinas. adapun yang harus dipersiapkan oleh sekretaris adalah : 1. 4. mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya. 2. dan sebagainya. Waktu Keberangkatan dan Tempat Tujuan Sekretaris harus mengetahui secara pasti tentang hari. tanggal.

tempat. dan tentu saja daerah yang aman dan nyaman. laut. Menurut Ignatius Wursanto dalam bukunya yang berjudul Kompetensi Sekretaris Professional menjelaskan bahwa ada beberapa dokumen perjalanan dinas yang harus disiapkan sebelum melakukan perjalanan dinas. 4. yaitu menentukan tujuan perjalanan dinas. apakah transportasi darat. 5.3. Biasanya pimpinan lebih menyukai hotel yang letaknya dekat dengan lokasi tempat pertemuan dilaksanakan. sekretaris harus mempersiapkan seluruh kelengkapan dokumen perjalanan dinas. Seorang sekretaris harus melakukan konfirmasi dengan pimpinan atas segala sesuatu yang perlu dipersiapkan. Dokumen Internal Dokumen internal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga atau perusahaan yang bersangkutan.2 Macam-Macam Dokumen Perjalanan (Travel Documents) Dalam perjalanan dinas diperlukan beberapa dokumen penting yang harus dimiliki oleh pimpinan yang akan melaksanakan perjalanan dinas. Dari pendapat di atas. Selain itu. atau udara. Transportasi Sekretaris harus mengetahui jenis transportasi apa yang diinginkan oleh pimpinan. meliputi : .2. yaitu : 1. Akomodasi Sekretaris harus mengetahui hotel atau motel yang diinginkan pimpinan. waktu dan tanggal keberangkatan. ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. transportasi dan akomodasi.

terdapat berbagai macam dokumen perjalanan yang perlu dipersiapkan untuk mengunjungi Negara asing yaitu sebagai berikut : 1. Paspor Merupakan tanda bukti diri di Negara lain. b. Surat Perintah Perjalanan Dinas Surat perintah perjalanan dinas adalah surat perintah dari pejabat yang berwenang untuk mengadakan perjalanan dinas. Dokumen Eksternal Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait. berlaku sebagai tanda pengenal yang sah. Dokumen tersebut diperlukan untuk mengurus paspor. Ursula (2003:160-167). . 2. Kartu Keluarga dan Ijazah pendidikan terakhir. Sedangkan menurut Ernawati. Tanpa paspor seseorang tidak bisa berpergian keluar negeri.a. Paspor (Passport) Adalah sebuah buku kecil berisi identitas orang yang memegangnya. Fiskal Fiskal adalah pajak yang harus dibayar oleh seseorang yang akan mengadakan perjalanan baik dinas maupun pribadi ke luar negeri. c. Jenis dokumen eksternal yang dibutuhkan berbeda-beda tergantung pada jenis transportasi yang digunakan pimpinan dalam perjalanan dinasnya. Berbagai jenis dokumen eksternal antara lain : a. d. Visa Visa adalah surat ijin yang diberikan kepada seseorang yang akan mengadakan perjalanan ke luar negeri. Kartu Tanda Penduduk (KTP). Surat Tugas Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu tugas kedinasan. b.

Sertifikat Kesehatan Adalah surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu seperti cholera. Masa berlaku exit permit adalah untuk 3 (tiga) bulan. Surat Keterangan Fiskal Adalah surat keterangan pembayaran pajak yang diwajibkan pemerintah terhadap warga negaranya yang akan berangkat ke luar negeri. 5.2. visa. Tiket Pesawat Terbang (Air Ticket) Seorang sekretaris harus memperhatikan hal-hal berikut ini dalam pemesanan tiket pesawat. sekretaris sudah membeli voucher kamar hotel melalui biro perjalanan (travel agent) karena lebih murah dan nyaman. 5. 4. Dari beberapa pendapat di atas. surat perintah perjalanan dinas. dapat disimpulkan macam-macam dokumen perjalanan dinas adalah meliputi surat tugas. Visa Adalah izin masuk ke suatu Negara. waktu penerbangan. 3. Karena itu. Sekretaris dapat membantu . sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan. yellow fever dan sebagainya. apabila masa waktu telah lewat (dipakai atau belum) maka harus dimintakan lagi untuk perjalanan lainnya. antara lain: rute penerbangan. Surat keterangan ini dapat berubah tergantung epidemic yang menyerang suatu Negara. Exit Permit Adalah izin meninggalkan Negara tempat tinggalnya untuk berpergian ke Negara lain untuk sementara waktu sebagai turis atau sebagai traveler lainnya. 6. Sedangkan apabila pimpinan melakukan perjalanan dinas ke luar negeri dibutuhkan dokumen lain meliputi paspor. kelas penerbangan. dan fiskal. berupa keterangan yang ditulis di atas selembar formulir ditempel pada salah satu halaman paspor. Voucher Sebaiknya sebelum pimpinan berangkat. dan seating arrangement.3 Mempersiapkan Daftar Perjalanan (Itinerary) Sekretaris bertanggungjawab kepada penyusunan jadwal kegiatan pimpinan pada saat perjalanan dinas. kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah atau pegawai negeri. 7.2.

Hal yang perlu diperhatikan antara lain meliputi : 1.pimpinan dalam menyusun jadwal perjalanan dengan berpedoman pada timetable dari airlines. 6. Dari beberapa pendapat di atas. Mengetahui rencana perjalanan pimpinan Sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan termasuk acara kegiatan pimpinan. Menurut Ernawati. dalam artikelnya Praktek Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan menjelaskan bahwa seorang sekretaris harus memperhatikan beberapa hal sebelum membuat jadwal kegiatan pimpinan. Mempelajari Time Table Sekretaris harus mempelajari time table yang berpedoman dari airlines. disimpulkan bahwa sekretaris harus mengetahui beberapa informasi penting sebagai pedoman menyusun jadwal . pesawat. 2. 7. (kelas utama atau ekonomi). sebagai berikut : 1. Jenis pelayanan. bis. Apakah pimpinan punya pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki. 5. Jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai persinggahan. 4. Ursula dalam bukunya “Pedoman Kesekretariatan Lengkap (2003:157). Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro. 2. baik dengan cara bertanya langsung kepada pimpinan ataupun mempelajari surat-surat yang berkaitan dengan acara pimpinan di luar negeri. Ini diperlukan untuk menyusun jadwal kegiatan pimpinan selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas. 3. Alat transportasi apa yang dipakai (kereta api. Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight secedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat. atau mobil). menjelaskan langkah-langkah yang perlu dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan daftar perjalanan. kapal laut. Sedangkan menurut Azizah V. meliputi perbedaan waktu (apabila perjalanan ke luar negeri). Apa tujuan utama kepergian pimpinan.

kegiatan pimpinan (itinerary) selama pimpinan melaksanakan perjalanan dinas. . Metodologi Penelitian VI.1 Metode Pengambilan data Dalam penelitian ini digunakan metode pengambilan data secara Penelitian Lapangan (Field Research) yaitu pengumpulan data yang dilaksanakan dengan cara datang langsung ke obyek penelitian untuk mengamati secara langsung keadaan yang sebenarnya. Informasi-informasi tersebut meliputi tujuan dan waktu keberangkatan. jenis transportasi. Dari metode observasi akan didapat data tentang bagaimana cara sekretaris mempersiapkan dokumen perjalanan dinas serta prosedur persiapannya. 2006:156) Dalam penelitian ini pengumpulan data dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap tugas yang dilakukan sekretaris dalam menangani perjalanan dinas. meliputi kegiatan pemuatan perhatian terhadap sesuatu objek dengan menggunakan seluruh alat indra”. Adapun cara-cara yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1) Observasi “Observasi atau disebut pula dengan pengamatan. dan jenis penginapan. (Arikunto. VI. alat transportasi.

Selain itu.2) Interview “Interview adalah cara pengumpulan data dengan jalan tanya jawab sepihak yang dikerjakan secara sistematik dan berlandaskan tujuan penelitian”. data juga diperoleh dengan pencarian data-data tertentu yang terkait dengan permasalahan yang dibahas melalui surat kabar dan internet. . 3) Dokumentasi “Dokumentasi merupakan suatu cara yang dilakukan dengan mengumpulkan dan mencatat data yang berasal dari dokumentasi perusahaan maupun referensi yang berkaitan dengan obyek yang diteliti. dokumen dan arsip-arsip yang berhubungan dengan tugas sekretaris dalam menangani penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan pada PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang. (Marzuki. 2005:66) Pada penelitian ini. dan mengutip catatan-catatan. menyalin. Adapun interview guide dapat dilihat pada lampiran 8. Pertanyaan interview meliputi hal – hal yang akan menjawab kebutuhan informasi tentang penanganan penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan. interview akan dilakukan secara langsung (face to face) kepada sekretaris. Dokumentasi ini dilakukan dengan cara mengambil.1.

2005:60) Data – data yang dimaksud berupa gambaran umum perusahaan yang diketahui dari official website PT Asuransi Jasa Indonesia di www. meliputi dokumen atau catatan perjalanan dinas. paparan.3 Jenis Penelitian Metode analisis data yang dilakukan adalah dengan menggunakan metode analisis data secara deskriptif.id. 6.2.2 Data Sekunder “Data Sekunder adalah data yang bukan diusahakan sendiri pengumpulannya oleh misalnya dari biro statistik. “Data primer yaitu data yang diperoleh langsung dari sumber yang diamati dan dicatat untuk pertama kalinya”. Data sekunder berupa profil perusahaan.jasindo. Data primer yang dimaksud adalah data – data yang memberikan informasi mengenai proses penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan.2 Jenis Data 6. Data tersebut diperoleh secara langsung dari institusi tempat dilaksanakannya observasi. 2005:60). yaitu mengumpulkan data yang berisi uraian.2.1 Data Primer Data yang diambil dalam penelitian ini adalah jenis data primer. VI. riwayat singkat perusahaan. . struktur organisasi. atau publik lainnya”. majalah. visi dan misi. itinerary. serta produk yang ditawarkan oleh perusahaan.co. tentang objek sebagaimana adanya pada suatu waktu. (Marzuki. (Marzuki.VI. dan jadwal kegiatan pimpinan selama perjalanan dinas.

yaitu data yang diperoleh dipilih dan disusun secara sistematis kemudian dianalisa berdasarkan kajian teori untuk mendapatkan deskripsi tentang penanganan penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan pada PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang.Untuk menganalisa data secara deskriptif peneliti mempergunakan metode analisis diskriptif. .

2. 7. 9. 6. Kegiatan Penyusunan proposal Pengumpulan data Analisis data Penyusunan Bab I Penyusunan Bab II Penyusunan Bab III Penyusunan Bab IV Penyusunan Bab V Ujian Laporan Akhir Revisi Laporan Akhir Pengumpulan Laporan Februari Maret April Mei Juni 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 Waktu 5 minggu 10 minggu 10 minggu 2 minggu 2 minggu 2 minggu 4 minggu 2 minggu 1 minggu 1 minggu 1 minggu . Jadwal Penelitian No.VII. 11. 1. 4. 3. 10. 5. 8.

Dalam satu bulan berapa kali pimpinan anda melaksanakan perjalanan dinas? 3. Bila anda mempersiapkan perjalanan dinas. Lampiran 8. Sudah berapa lama anda bekerja menjadi sekretaris di PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang ini? 2.1 Interview Guide 1. dokumen apa saja yang perlu disiapkan? 6. Bagaimana prosedur perencanaan keuangan bagi perjalanan dinas pimpinan? 9. Bagaimana prosedur pengaturan jadwal perjalanan dan itinerary untuk pimpinan selama pelaksanaan perjalanan dinas? 8. Apakah perihal pemesanan tiket atau kamar hotel. Apakah anda membuat Itinerary untuk perjalanan dinas pimpinan? 7.VIII. Berapa hari anda menyiapkan dokumen sebelum perjalanan dinas dilaksanakan? 12. Apakah perusahaan memiliki kerjasama khusus kepada travel agent atau hotel? . Jenis transportasi apa yang biasa digunakan dalam perjalanan dinas? 10. dikonsultasikan kepada pimpinan? 11. Bagaimana prosedur penanganan perjalanan dinas di perusahaan ini? 5. Dalam rangka apa saja biasanya pimpinan melaksanakan perjalanan dinas? 4.

id diakses 13 April 2010.or. (http://www. Azizah. Ignatius.com diakses tanggal 20 April 2010. Erni dan Sri Herniwati.Mempersiapkan Perjalanan Bisnis Pimpinan. Ursula. 1995. Bandung : ALFABETA Ernawati. Edisi 2. (http://cari-pdf. 2003. 2009. Siti.X.IX. Yogyakarta: BPFE-UII Sugiono. 2007. Hartiti dan Tulusharyono.go. Edisi tiga belas. 17:00) Hariwigati. Kesekretarisan. 13:02) . Peranan dan Tugas Sekretaris. Bogor : Graha Ilmu Badan Tenaga Nuklir Nasional.batan. Jakarta : Ghalia Indonesia Mutmainnah. 14:10) Wursanto. Metode Penelitian Administrasi. 2009. Neni. V. 2003. 2006. 2002. (http://sitimutmainnah32.smk6dki. Fungsi dan Jenis Sekretaris.id diakses 13 April 2010. Pedoman Kesekretariatan Lengkap. M.com diakses tanggal 18 April 2010. 18:00) Hendarto. 2005.blogspot. Yogyakarta : Andi Offset. Menjadi Sekretaris Profesional. PPM Saiman. 2005. Metodologi Riset. Bandung: Percetakan Angkasa. Marzuki. (http://www. 14:00) Nurnaeni. 2009. Daftar Pustaka Winarni.wordpress. (http://greatsecretary. Prosedur Pengajuan Perjalanan Dinas. Praktek Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan.G. 2010. Kompetensi Sekretaris Profesional. Manajemen Sekretaris. Eny.com diakses tanggal 18 April 2010. F.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful