SESI :5

I

PENDAHULUAN

Standar sistem mutu, yaitu ISO 9001:2008 telah diluncurkan dan dikenal dengan ISO 9001:2000 "Quality Management Systems " (QMS) atau Sistem Manajeman Mutu ( SMM). Sistem Manajemen Mutu merupakan versi terbaru dari seri ISO 9000:2008 yang diluncurkan pada tahun 2008 merupakan revisi dari versi sebelumnya yaitu ISO 9000:1994.

Dalam SMM dokumen dan rekaman merupakan persyaratan yang harus dipenuhi untuk mendaptkan sertifikasi ISO 9001:2008. Pengendalian dokumen sekarang ini telah dan masih menjadi unsur kunci di dalam standar Sistem Manajemen Mutu (SMM). Tanpa pengendalian dari prosedur dan rekaman yang handal, suatu integritas SMM institusi / perusahaan akan gagal dalam bisnisnya .Dokumen dan rekaman adalah sistem yang harus dipatuhi dan akan diaudit.

1.

DOKUMEN SMM ISO 9001:2008

1.

Persyaratan Dokumen

Sesuai dengan pasal 4.2 dalam ISO 9001 :2008, persyaratan dokumentasi secara umum adalah sebagai berikut (4.2.1)

Dokumentasi sistem manajemen mutu harus meliputi :

1. 2. 3.

pernyataan terdokumentasi dari kebijakan dan sasaran mutu manual mutu prosedur terdokumentasi dan catatan yang dibutuhkan oleh standar internasional, dan

SMM
1

4.

dokumen , catatan yang ditetapkan organisasi yang penting untuk memastikan perencanaan, operasi dan pengendalian yang efektif dari proses-proses.

Catatan 1:Bila istilah “prosedur terdokumentasi” tampak dalam Standar Internasional ini, maka berarti bahwa prosedur ditetapkan, didokumentasikan, dijalankan dan dipelihara. Suatu dokumen tunggal dapat mengidentifikasikan persyaratan untuk satu atau lebih prosedur. Suatu pernyataan untuk satu prosedur yang terdokumentasi dapat mencakup 1 atau lebih dokumen.

Catatan 2: Cakupan pendokumentasian sistem manajemen mutu (SMM) dapat berbeda dari satu organisasi ke organisasi yang lain karena : 1. ukuran organisasi dan jenis kegiatannya. 2. Kerumitan proses dan interaksinya, dan 3. Kompetensi karyawannya. Catatan 3 :Dokumentasi dapat berupa media apapun

Untuk pengendalian dokumen (4.2.3) disebutkan bahwa : dokumen yang diminta oleh sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Rekaman/Catatan adalah jenis khusus dari dokumen dan harus dikendalikan menurut persyaratan yang diberikan dalam 4.2.4.

Harus ditetapkan suatu prosedur terdokumentasi untuk menetapkan pengendalian yang diperlukan. 1. 2. 3. Untuk menyetujui dokumen akan kecukupannya sebelum diterbitkan. Untuk meninjau dan memutakhirkan seperlunya dan menyetujui ulang dokumen. Untuk memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen yang ditunjukkan Untuk memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian. Untuk memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali Untuk memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya dikendalikan.

4.

5. 6.

SMM
2

7.

Untuk mencegah pemakaian tak disengaja dari dokumen kadaluarsa dan membubuhkan identifikasi agar mampu telusur bila disimpan untuk tujuan apapun.

Sesuai dengan pasal 4.2.4 tentang Pengendalian rekaman. Rekaman harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuain pada persyaratan dan operasi efektif dari sistem manajemen mutunya. Rekaman harus tetap mudah dapat dibaca, siap ditunjukkan dan diambil. Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan kendali yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan pembuangan rekaman.

1.

Jenis Dokumen SMM ISO 9001:2008

Dalam rangka memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008, Sekolah sebagai suatu institusi membutuhkan dokumen-dokumen yang dipersyaratkan ,sebagaimana yang dipaparkan berikut ini :

Dokumen yang dipersyaratkan; Kebijakan Mutu dan Sasaran mutu Dokumen tingkat I : Pedoman Mutu Dokumen tingkat II : Prosedur Mutu Dokumen tingkat III : Instruksi Kerja Dokumen tingkat IV : Dokumen pendukung rekaman

Kebijakan mutu dan sasaran mutu merupakan dokumen tingkat I, yang dapat menyatu atau terpisah dari dokumen Pedoman Mutu.

1.

Kebijakan Mutu : Kebijkan mutu merupakan merupakan dokumen yang dibuat oleh lembaga/ institus1 yang berisi tentang ikrar top manajemen yang memastikan bahwa kebijakan mutu harus sesuai dengan tujuan organisasi, mencakup ikrar pelibatan untuk memenuhi persyaratan dan terus menerus memperbaiki keeketifan SMM, sebagai kerangka

SMM
3

. dikokunikasikan dan dipahami dalam organisasi dan harus ditijau secara terus menerus kesesuaiannya. ditetapkan pada fungsi dan SMM 4 . 4. Pelanggan yang berkaitan dengan layanan produk jasa Pendidikan dan Pelatihan puas. Berorientasi mutu pada setiap kegiatannya. Sasaran Mutu Merupakan dokumentasi yang harus disusun untuk memastikan bahwa sasaran mutu ditetapkan untuk memenuhi persyaratan produk. Perubahan itu masa depan 5.. Sumber daya manusia harus bertanggungjawab dan melaksanakan serta melakukan penyempurnaan dan berperan aktif untuk meninjau dan memperbaiki Sistem Manajemen Mutu secara berkelanjutan. 3.kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu. 1. 2. 2. dengan kebijakan: 1. 4. di unit kerja masing-masing. Kebijakan Mutu Sekolah………… Sekolah …………………………. Dalam segala aktivitasnya menerapkan budaya mutu sebagai berikut : Mari berubah ! Mari berkompetisi ! Quality is not accident (kualitas bukan hasil dari sebuah kecelakaan). 3. bertekad menerapkan Sistem Manajenen Mutu ISO 9001 : 2008 agar menjadi lembaga Pendidikan dan Pelatihan yang berstandar nasional. Contoh : Kebijakan mutu.

Measureble. Sasaran Membeli barang yang sesuai dengan permintaan pengguna Departemen mutu level dengan harga kompetitif tetapi mutu yang terjamin dan departemen Pembelian memastikan jadwal pengiriman terpenuhi sebesar 80% dari yang dijadwalkan. Time-line). 2. 4. ( ada batas waktu yang jelas untuk pencapai sasaran mutu Contoh: Sasaran mutu Sasaran mutu level organisasi Menurunkan tingkat keluhan pelanggan sebesar 25%. Sasaran mutu harus terukur dan taat azas dengan kebijakan mutu . Sasaran Departemen Menurunkan tingkat keluhan pelanggan ditekan sebesar 10% mutu level Pemasaran dari tahun 2003. 3. Pada saat menetapkan sasaran mutu berarti harus dibuat secara : 1. Result-oriented. Dapat dicapai Berorientasi pada pencapaian hasil.tingkat relevan dalam organisasi. 5. Tepat waktu tersebut). Untuk memastikan bahwa sasaran mutu dapat diukur . departemen Sasaran Departemen Meningkatkan efisiensi produksi dengan cara menurunkan mutu level tingkat kegagalan atau adjustment proses produksi sehingga Produksi departemen rencana produksi dapat tercapai sebesar 85%. Spesifik (bukan bersifat umum) Dapat diukur. Sasaran mutu level unit Unit Lab (QC) Memastikan bahwa mutu barang jadi yang dihasilkan oleh bagian produksi sesuai dengan spesifikasi produk serta mengembangkan metode inspeksi sehingga kegagalan inspeksi SMM 5 . Achiveable. dapat menggunakan konsep SMART (Spesifik. Organisasi/ meningkatkan efisiensi produksi sebesar 90% dan meningkatkan Perusahaan penjualan dengan cara mendapatkan pelanggan baru sebesar 10% dari tahun 2003.

Pedoman Mutu Pedoman mutu/Manual Mutu merupakan dokumen mutu level pertama yang menyatakan bahwa organisasi/institusi menyatakan menerapkan SMM ISO 9001:2008 yang memuat : 1. seperti dinyatakan pada pasal 5. Pernyataan kebijakan mutu (ditandatangani manajemen puncak) Kebijakan mutu disusun oleh Manajemen Puncak. 1. termasuk Badan sertifikasi. status terbitan dan revisinya. 3. Kebijakan mutu Manajemen puncak harus memastikan kebijakan mutu SMM 6 . Daftar isi Daftar isi memuat nama-nama bagian Pedoman Mutu 2. Lembar revisi dan lembar pengendalian Lembar revisi merupakan daftar halaman dengan kolom-kolom untuk nama bagian dari dokumen. Lembar pengendalian juga memuat uraian revisi yang menjelaskan bagian naskah yang berubah dan bagaimana perubahan itu. nomor halaman.3 ISO 9001:2008. Hal ini diperlukan agar pembaca dapat mengetahui bagian mana yang berubah. 6.Daftar distribusi Daftar distribusi berisi fungsi-fungsi yang menerima dan memegang salinan Pedoman Mutu yang terkendali.dapat diturunkan sebesar 50% dari tahun 2003.

misalnya daftar prosedur dan Uraian Jabatan (job description). 6. pengawetan di SMM ISO 9001:2008 dinyatakan pada pasal 7. diberi tanggal dan ditandatangani oleh eksekutif puncak. Kalau ada unsur yang tidak dapat diterapkan sesuai dengan aktivitas organisasi/perusahaan hanyan diperkenankan sebagian dari pasal 7. Unsur-unsur standar Setiap unsur-unsur standar dalam SMM ISO 9001:2008 mulai dari pasal 4. 7 dan 8 harus tertuang dalam Pedoman Mutu. 1. 5. Struktur organisasi Struktur organisasi digambarkan sampai tingkat tertentu yang dipandang cukup. Memuat komitmen untuk mematuhi persyaratan dan secara berkelanjutan menyempurnakan efektifitas SMM. Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan menelaah sasaran mutu. maka prosedur yang sesuai akan disusun oleh perusahaan. Dikomunikasikan dan dimengerti di dalam organisasi. Ditelaah untuk kesesuaian yang berkelanjutan. Lampiran-lampiran (daftar prosedur dsb) Di samping yang tersebut di atas mungkin ada lampiran-lampiran yang diperlukan.1. Namun bila kelak diperlukan. Sesuai dengan maksud organisasi 2. 3. (misalnya perusahaan tidak melakukan pelayanan. 4. SMM 7 . maka ditulis misalnya .5 tentang pengawetan produk).” 3. Struktur organisasi hingga tingkat yang lebih ke bawah dapat dipelihara di bagian-bagian/departemen masing-masing. “unsur ini tidak dilakukan dalam aktivitas perusahaan. 2. oleh karena itu tidak diperlukan prosedur untuk unsur ini. dan 5.5.

Jenis-jenis Prosedur Operasi Standar Dokumen prosedur mutu yang dipersyaratkan dan wajib harus ada meliputi 6 prosedur yaitu : 1.) Pengendalian Produk tidak sesuai ( 8. Oleh karena itu sebaiknya memakai ordner atau sejenisnya sehingga penggantian dapat dilakukan dengan mudah. sehingga bila tercecer akan mudah untuk mengembalikan ke tempat sesuai.2. Hal ini berlaku pula bagi jenis dokumen lain. Dokumen Prosedur Operasi Standar (POS) 4. Terdiri dari lembar-lembar yang lepas (loose leaf): Kalau dijilid secara permanent. Istilah dipakai secara konsekuen: Suatu pengertian.2. tetapi paling sedikit yang disertakan dalam pedoman Mutu adalah Uraian Jabatan bagi Wakil Manajemen. 2. 3. status revisi dan nomor halaman.3) SMM 8 . nama jabatan.4) Prosedur audit internal (8. maka bila ada revisi sulit untuk melepaskan halaman yang direvisi dan menggantinya dengan versi yang baru. 4. Format Pedoman Mutu Format bagi Pedoman Mutu yang dianjurkan adalah: 1. proses atau hal-hal lainnya jangan disebut dengan istilah yang berlainan. misalnya di sati bagian dokumen disebut Kepala Departemen. 3. Kepala Divisi dan sebagainya. Prosedur pengendalian dokumen (4. misalnya prosedur. 4.3) Prosedur pengendalian rekaman (4. 4. 2. status terbitan.1. Diberi identifikasi: Setiap halaman diberi identifikasi nama dan nomor bagian.2.2. instruksi kerja dan lain-lain.Mengenai hal yang tersebut terakhir ini dapat dimuat dalam dokumen yang terpisah khusus untuk Uraian Jabatan fungsi-fungsi yang penting. di bagian lain disebut Manajer Departemen.

singkatan dan lain-lain yang dipakai pada prosedur ini SMM 9 . 3. 5. yang telah banya digunakan adalah metode 6 bagian (six part prosedur). 2. Tujuan (purpose) Menyatakan untuk apa prosedur diperlukan.) Prosedur tindakan pencegahan (8. Metode 6 bagian dengan urutan sebagai berikut : 1. 4. Ruang Lingkup ( Scope) Menyatakan batas-batas penerapan prosedur pada fungsi. istilah. daerah kerja dan personil. Prosedur Tindakan koreksi (8.5. Untuk menjawab tahapan proses tersebut.5. Definisi (definition) Keterangan mengenai istilah.2. 4. 2. Arti dan Manfaat Prosedur Prosedur memberikan keterangan bagaimana suatu proses atau tahapan – tahapan proses yang harus dilakukan . 1.5. perlu dibuat pertanyaan mengenai : 1. Teknik Penulisan Prosedur Untuk melakukan penulisan prosedur ada beberapa metode/ bentuk. 3. Referensi (reference) Dokumen atau standar lain yan g yang dapat menjadi acuan prosedur ini.3 ) 1. Siapa (Who) Apa ( What) Dimana (Where) Kapan (When) Bagaimana (How) Prosedur harus mampu memberikan pedoman bagaimana seluruh personal di Organisasi/Perusahaan/Institusi dapat menjalankan tugasnya sesuai dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. 6.

Kalau kalimat dapat dipecah menjadi dua atau lebih.5. 3. Perkataan yang umum dipakai lebih baik daripada kata yang baku (standar) tetapi artinya tidak banyak yang mengerti. Dokumentasi. yang dirangkaikan dengan beberapa kata “dan”. who.4. Hindarkan pemakaian kata atau susunan kalimat yang bermakna ganda (yang dapat ditafsirkan secara berlainan) atau tidak jelas. berikan nomor pada paragraf dengan sistem penomoran yang konsisten. lebih dari satu kali. ……………………………………. 4. “atau”. 1.(documentation).. Pisahkan setiap paragraf dengan ruang kosong (white space). ……………………. SMM 10 2. Bila sesuai.where) 6. Prosedur (procedure).1 ………………… . Oleh karena itu harus diusahakan agar mudah dimengerti oleh segenap karyawan. Teknik Penulisan Prosedur. 2. Isi prosedur yang sebenarnya mengenai tindakan-tindakan personil dan daerah kerja suatu aktifitas (what. Gunakan kata-kata yang sederhana. ………………………………… ………………………. Bagilah rangkaian kalimat menjadi paragraph terpisah bila mungkin (paragraf adalah bagian teks yang dimulai dengan baris baru dan terpisah dari kalimat yang dimulai baris baru berikutnya). lakukanlah.. ………………… ……………………………… ……………. Hindari pemakaian kata-kata yang baru. Penomoran yang dianjurkan adalah sistem desimal: 1. terutama yang berisi konsep yang berlainan. “kemudian”. 2. when. 2. Untuk keperluan itu pedoman penulisan di bawah ini dianjurkan : 1. instruksi kerja dll ditulis untuk kalangan yang luas. misalnya contoh-contoh formulir. ya penerapan rangkaian ISO 9008 antara lain terletak pada sampai di mana dokumen dimengerti oleh para karyawan. 5. ………………………………………………… 1. 4. 2. Susunan kalimat yang singkat ttapi jelas. Hindarkan kalimat-kalimat yang panjang. Daftar lampiran procedure.

Format paragraf seperti indent (baris-baris dicetak menjorok ke dalam) juga dapat memberi daya tarik untuk membaca. Ada indent biasa: semua baris menjorok ke dalam dan ada hanging indent: hanya baris ke-2 dan seterusnya yang menjorok ke dalam. Format huruf (cetak tebal.6 nomor urut 1. cetak miring. 01 mengacu pada pasal 5. untuk mempermudah acu-silangnya. misalnya : 5. Hanging indent biasa dipakai bila paragraf didahului oleh penomoran. Flow Chart SMM 11 . Sebaiknya satu atau dua daripadanya dapat mengacu pada nomor pasal pada standar. penyisipan.5. 6.Penomoran desimal memungkinkan penambahan. atau penghapusan kalimat atau paragraf tanpa mengganggu sistem penomoran secara keseluruhan. biasanya terdiri dari beberapa digit. bergaris bawah atau pemilihan bentuk huruf tertentu) dapat memberikan tekanan pada pengertian yang perlu diperhatikan. cukup yang mengalami perubahan saja. Penomoran Prosedur Penomoran prosedur dapat dilakukan sesuai dengan kebiasaan dalam perusahaan. 8. 7.6. Dengan demikian bila ada perubahan tidak perlu seluruh dokumen diganti. 4. Pilih kertas lepasan (loose leaf) bagi dokumentasi mutu.

Dianjurkan agar 12lterna-lambang yang dipakai dibatasi. Flow chart dapat juga dipergunakan untuk persiapan penyusunan prosedur. bila ada kekurangan pada aktivitas yang sekarang dilakukan buat penyesuaian menurut standar yang diperlukan Susun konsep prosedur. segiempat untuk suatu aktivitas pada umumnya. Pelajarii persyaratan yang ditentukan di quality manual perusahaan.1. misalnya hanya lingkaran untuk awal/akhir aktivitas. 2. 7. Bandingkan ketiga 12nsure di atas. 3.Prosedur dapat juga dinyatakan atau dilengkapi dengan flow chart. periksa apakah sesuai dengan persyaratan standar. Kumpulkan informasi mengenai apa yang dilakukan aktivitas di bidang yang bersangkutan Pelajari dan buat ikhtisar syarat-syarat yang ditentukan ISO 9000 untuk bidang yang bersangkutan.8. 4. agar prosedur dapat ditulis lebih mudah. Teliti apakah ada kejanggalan pada penerapannya. Langkah-langkah Penyusunan Prosedur Prosedur yang disusun harus memenuhi persyaratan minimum 12nsure12d an quality manual yang disusun perusahaan. Oleh karena itu sebaiknya penyusunan prosedur dilakukan sebagai berikut: 1. 4. 8. Tambahkan yang dianggap perlu Berikan pada seseorang yang tidak terkait pada bidang aktivitas prosedur tersebut untuk memeriksa apakah konsep mudah dimengerti Bila dirasa cukup usahakan persetujuan yang berwenang Terapkan.b dan 4. Perbedaan antara prosedur dan Istruksi Kerja adalah sebagai berikut: SMM 12 . Instruksi kerja Pasal 7. belah ketupat untuk memilih 12lternative dan segitiga untuk penyimpanan. 5. Lakukan penyesuaian yang diperlukan. 6. 2.2 SMM ISO 9001 : 2008 menyatakan: keadaan terkendali produksi dan penyediaan jasa harus mencakup tersedianya instruksi kerja bila perlu.5.

Suatu penggunaan alat atau mesin. proses yang terdiri dari urutan banyak langkah sehingga sulit diingat-ingat atau bila instruksi kerja tersebut dapat memudahkan pelaksanaan operasi yang harus dilakukan.Prosedur meliputi rangkaian kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada suatu bidang operasi tertentu dari perusahaan. inspeksi yang tidak sederhana. mengukur suhu. inspeksi sebelum pengemasan. Tolok ukur diperlukan atau tidaknya ini adalah bila ketiadaan Instruksi Kerja itu dapat berakibat merugikan bagi mutu. mengecat. dsb. Suatu operasi. mulai menjalankan ketel uap. Suatu pengujian. Oleh karena itu dibuat Instruksi kerja yang merinci langkah-langkah yang disebutkan oleh prosedur tersebut bila diperlukan. bongkar pasang mesin obil. apa. 2. Termasuk dalam kategori “ketiadaannya berakibat merugikan bagi mutu” adalah operasi kritis. meskipun pertanyaan dengan bagaimana secara lebih rinci dijawab pada Instruksi Kerja. dsb. misalnya mengukur karakteristik transistor. menyalakan pemanas. Dalam prosedur dapat disebutkan : 1. Operasi. Yang sangat penting diperhatikan dalam pembuatannya adalah kepada siapa Instruksi Kerja tersebut ditujukan : 4. Instruksi kerja menguraikan bagaimana satu langkah dalam suatu prosedur dilakukan. bilamana. Bagaimana tingkat pendidikan mereka yang harus menggunakan Instruksi Kerja tersebut? Apakah bahasa. sesingkat mungkin tetapi jelas. menguji daya tekan tabung. memelihara mesin las dsb. misalnya menggunakan mesin las otomatis. 1. Prosedur terutama menjawab pertanyaanpertanyaan dengan siapa. SMM 13 . kata-kata dan susunan kalimat adalah seperti yang mereka kenal dengan baik? 5. mengemas. Penyajian harus dalam bentuk yang sederhana. 3. Penulisan Instruksi Kerja Instruksi Kerja dapat ditulis dalam berbagai bentuk. Kadang-kadang dijawab pertanyaan dengan bagaimana. dimana. inspeksi atau memakai suatu alat bila ikut ditulis dalam prosedur akan membuat prosedur panjang dan perhatian pembaca akan teralihkan pada rincian sehingga dapat kehilangan gambaran mengenai keseluruhan aktivitas. mengisi order pembelian. misalnya menurunkan barang dari truk.

5. penulisan dengan ruang kosong antar 14aragraph. Memilih program Setelah selesai klik start dan pilih shutdown Tunggu sampai komputer Log of Kemudian untuk keamanan cabut kabel power dari jaringan listrik SMM 14 . Contoh-contoh: 1). 4. 6.6. usahakan agar dibuat dengan kalimat-kalimat yang singkat. 11. Tekan ON pada CPU 1. Tunggu sampai desktop pada layer tampil semua 3. setiap langkah diberi bernomor. maka Instruksi Kerja dapat dibuat dengan salah satu cara di bawah ini : 7. foto atau diagram grafis Dengan bentuk checklist Video Kalaupun dengan tulisan. Apakah mereka mempunyai cukup waktu untuk membaca Instruksi Kerja tersebut setiap kali? Untuk mengatasi kesulitan bahasa dan waktu baca (misalnya operator perlu melihat Instruksi Kerja tersebut sambil mengerjakan tugasnya). 9. maka tulisan sebaiknya dibuat agak besar. 8. Dengan bagan alir (flow chart) Dengan gambar. 10. Kalau Instruksi Kerja akan dipergunakan di lapangan sambil kerja. Periksa Arus yang akan digunakan 1. Hubungkan kabel power computer ke jaringan listrik 2.Mengoperasikan Komputer 1.

13. Periksa permukaan air di radiator 1. Periksa air accu 1. 14. 12. Nilailah. Bentuk Grafis Contoh lihat di telpon-telpon umum SMM 15 . Tambah air accu bila kurang 9. 2. Bila ada suara tidak normal rencanakan ke bengkel Setelah mesin cukup panas matikan. 11. Tambah air bila kurang 8. 15. Periksan oli mesin Hidupkan mesin Tunggu dua menit lalu lihat penunjuk permukaan bensin Dengarkan suara mesin beberapa menit. Rencanakan: Ke pompa bensin terdekat bila penunjuk bensin kurang dari seperempat Beli air accu bila persediaan akan habis Ke bengkel kalau ada suara yang kurang normal Latihan: Coba rumuskan kembali kalau ditulis dalam bentuk teks biasa. 10. apakah seandainya suatu aktivitas disajikan dalam bentuk flow chart lebih jelas daripada ditulis dengan teks biasa? Juga akan lebih sederhana? 3. Flow Chart Bentuk flow chart dapat juga dipergunakan.2) Memanaskan mesin mobil 7.

pelatihan keterampilan dan pengalaman yang dapat dipakai. Pendokumentasian Tanggung Jawab dan Wewenang Persyaratan Standar Syarat mengenai pendokumentasian tanggun jawab dan wewenang ditentukan pada pasal-pasal berikut ini : 1. Wewenang adalah kekuasaan yang diperlukan untuk melaksanakan tanggung jawab tersebut diatas. Perusahaan menentukan. 1. Tanggung jawab adalah suatu tugas yang diberikan dan harus dilaksanakan oleh sesorang. Tanpa wewenang tertentu. Penugasan Personel Personel yang ditugasi tanggung jawab yang ditetapkan dalam sistem manajemen mutu harus berkemampuan atas dasar pendidikan. tanggung jawab tidak mungkin dilaksanakan dengan baik. harus ditetapkan dan dikomunikasikan agar memungkinkan manajemen mutu yang efektif (mangkus). Fungsi mana atasan tersebut perlu ditegaskan. juga mengandung unsur untuk melaporkan dan mempertanggungjawabkan keberesan pelaksanaan tugas tersebut kepada atasannya. Tanggung jawab dan wewenang Fungsi-fungsi dan hubunga diantaranya dalam organisasi. termasuk tanggung jawab dan wewenang. Kecuali kewajiban untuk melaksanakan dengan baik. sampai tingkat mana Uraian Tugas dibuat. Dalam praktek tanggung jawab dan wewenang personel yang dianggap perlu ditetapkan dan didokumentasikan dalam bentuk Uraian Tugas. SMM 16 . Oleh karena itu harus ada keseimbangan antara tanggung jawab dan wewenang yang diberikan kepada seseorang.4.

Format Uraian Jabatan Prosedur banyak menyinggung tanggung jawab dan wewenang berbagai fungsi dalam perusahaan. Berbagai format yang dapat dipakai untuk mendokumentasikan tanggung jawab dan wewenang ini. Dalam implementasi ISO 9000 yang perlu dilakukan adalah memelihara dan menjaga kesesuaiannya dengan yang berlaku. Pada umumnya suatu perusahaan telah mempunyai sejumlah Uraian Tugas bagi fungsi-fungsi yang dianggap penting. kerjasama. pelaporan. sedangkan rincian lebih lanjut yang juga mencakup organisasi di Bagian/Departemen masing-masing dapat dipelihara di Bagian/Departemen yang bersangkutan. struktur organisasi yang dimuat dalam Pedoman Mutu atau kantor Direksi dapat dibuat hanya hingga tingkat tertentu yang dipandang cukup. terutama yang berhubungan dengan operasi sistem mutu. Bagi suatu organisasi yang besar. Struktur organisasi ini sebaiknya juga dimasukkan dalam Manual Mutu (Quality Manual) dan fungsifungsi yang disebut dalam Pedoman Mutu harus dapat dilihat pada bagian struktur organisasi. Contoh yang diberikan berikut ini menunjukkan daftar tanggung jawab dan wewenang suatu fungsi/jabatan. maka diperoleh daftar tanggung jawab dan wewenang suatu fungsi. prosedur. Kalau yang disebutkan dalam prosedur itu dikumpulkna menurut jabatannya. penugasan (pemberian instruksi). SMM 17 . Hubungan antar personel yang juga dipersyaratkan oleh Standar dapat dinyatakan dalam bentuk bagan struktur organisasi. suatu varian dari berbagai cara yang banyak dipakai dalam organisasi/ perusahaan.Yang dimaksud dengan “hubungan personel” adalah pertanggung -jawab. Pemilihannya tergantung dari mana yang dianggap lebih praktis bagi sesuatu tujuan. perundingan dan komunikasi informasi. Nama-nama fungsi/jabatan pada bagan organisasi harus sesuai dengan yang disebut di dalam Pedoman Mutu. uraian tugas maupun dokumen lainnya.

Bersama-sama komite.... waka dan Kaprogli menyusun dan melaksanakan RAPBS Bersama-sama komite.Dinas Pendidikan ......Wali Siswa Jika berhalangan hadir diganti : .. SMM 18 ... waka dan Kaprogli menyusun dan melaksanakan RIPS..Waka yang ditunjuk Tugas dan Tanggung Jawab : 1...URAIAN JABATAN Nama Jabatan/Fungsi : Kepala sekolah Bertanggung jawab kepada : Kepala Dinas Pendidikan ... 3.... Menyusun dan melaksanakan program kerja sekolah.......MKKS ...Unit kerja . 2.DU/DI . Berhubungan dengan : .. ..Pemda .

7. kenaikan pangkat dan mutasi Bersama-sama komite. 9. Menentukan kebijakan sekolah. Mengusulkan promosi. 8. 5. 6. Mengarahkan kegiatan sekolah Mengadakan Rapat Dinas. Mengelola dan mempertanggungjawabkan penggunaan keuangan sekolah Menyediakan Sumber daya Melaksanakan tugas lain dari atasan langsung. 6. 17 Maret 2006 Dipahami : . 11. 4. Melakukan pembinaan Pegawai. Membuat Pedoman Mutu Sekolah Melakukan Supervisi dan evaluasi Mengembangkan SDM. 7. 10. : Wewenang 1. 11. Menciptakan suasana kerja yang harmonis. 9. 10. 3. Memberikan penilaian DP3 Menyetujui/menolak usulan program Kaprogli/unit kerja. Pungging. 5.Kepala Sekolah ………… Disahkan : Kepala Dinas Pendidikan ………………… SMM 19 . Melakukan kerja sama dengan masyarakat.4. 8. waka dan Kaprogli Mengangkat dan memberhentikan personal dalam struktur organisasi sekolah. 2. Memutuskan mutasi siswa Memberikan penghargaan dan sanksi Mengawasi/mengontrol keuangan sekolah.

Judul No. Bentuk dan jumlah dari format sangat tergantung kebutuhan institusi/organisasi. No. Organisasi dapat merumuskan dan mengembangkan sendiri bentuk format sesuai dengan kebutuhannya. Contoh : Formulir DAFTAR FORMULIR Unit Kerja : ………………………….Form Revisi/ Tanggal Lama Distribusi Baru Keterangan SMM 20 ..(…………….) 5.. Formulir Pendukung Dokumen SMM ISO 9001:2008 Formulir merupakan lembar isian yang diperlukan untuk merekam datadata/informasi hasil dari suatu proses untuk mendukung instruksi kerja atau prosedur.) ( .

SMM 21 .

Bagaimana dokumen dikaji. Pedoman mutu.1). Prosedur dan instruksi kerja yang terdokumentasikan meliputi dokumen-dokumen tertentu yang diidentifikasi di dalam standar ISO 9001:2008 dan dokumen lain yang dibutuhkan untuk memastikan Perencanaan Proses. Bagaimana dokumen yang sudah usang dan kadaluarsa dapat diidentifikasi dan dikendalikan. Prinsip manajemen mutu yang mendasari persyaratan di dalam standar yang baru ini. Dokumen lain yang diperlukan untuk mendukung SMM ISO 9001:2008 Standar ISO 9001:2008 yang diperbaharui secara khusus memerlukan suatu Pedoman mutu yang memuat Kebijakan Mutu dan sasaran mutu. Operasional dan Pengendalian yang efektif (Elemen 4. Suatu institusi / perusahaan harus mengidentifikasi dan mendokumentasikan proses individual yang "dibutuhkan" dan proses sistem (aktivitas dengan input dan output).5. Prosedur dan instruksi kerja yang terdokumentasikan. Bagaimana menyediakan versi yang benar 5. Bagaimana dokumen disyahkan sebelum dikeluarkan 2. pemantauan. Bagaimana status perubahan dan revisi dijelaskan 4. Untuk menentukan dokumen tambahan apa yang dibutuhkan.1. Pengelolaan Dokumen Persyaratan untuk pengendalian dokumen adalah sebagai berikut: 1. standar yang baru ini menekankan suatu "pendekatan proses" dan "pendekatan sistem"yang terdokumentasi untuk mengelola SMM. diperbaiki dan disetujui kembali 3.2. Bagaimana dokumen eksternal diidentifikasi dan dikenali 7. yang meliputi keterkaitan kegiatan antar departemen dan interaksinya. Bagaiman dokumen dibuat menjadi jelas dan dapat diidentifikasi 6. mengimplikasikan bahwa pengendalian dan sinergi hanya dapat dicapai melalui pemahaman. dan perbaikan proses-proses di seluruh sistem dengan ketergantungan dan SMM 22 .

Manajemen Sumberdaya 5. "Petunjuk" standar ISO 9001:2008 menggambarkan hal ini dan prinsip manajemen mutu lainnya yang merupakan "kandungan yang terpadu" dari persyaratan tersebut. Prasarana dan sarana ( fasilitas) 7. CONTOH DOKUMENTASI DARI ISO 9001:2008 YANG DIBUTUHKAN Contoh dari persyaratan khusus dari ISO 9001:2008 dokumentasi: 1. Perencanaan 2. Pembelian 10. Proses-proses terkait pelanggan 8. Perancangan dan Pengembangan 9. Bisnis proses 3. Penyimpanan Produk 14.keterkaitan lintas-fungsional yang melekat di dalamnya. Pengendalian Produk tidak sesuai (cacat) 17. Pelatihan 6.2. Standar lain yang dapat diterapkan dan persyaratan status/peraturan. Audit internal. Properti Pelanggan. Perbaikan berkelanjutan 18. Pengukuran Kepuasan Pelanggan 15. yang memerlukan 5. Tinjauan Manajemen 4. Pengukuran dan Pemantauan Produk/Proses 16. Identifikasi dan Kemampuan telusur (traceability) 13. Validasi proses 12. Proses Pengendalian Dokumen SMM 23 . Pengendalian Produksi dan Pelayanan 11.

Rangkaian langkah-langkah di dalam proses manual biasanya digunakan untuk memungkinkan setiap pemeriksa memberi pengesahan dalam membuat perubahan atau komentar dimana pemeriksa berikutnya dapat membacanya. Disamping Dokumen dasar dan proses perubahan. dan mendistribusikan ulang. mengkomunikasikan perubahan. Banyak waktu dan sumberdaya yang dihabiskan di dalam mempersiapkan dan menjalankan dokumen perubahan untuk diperiksa dan disetujui. status pelacakan secara manual dan pelaporannnya. dan memastikan pelacakan dilakukan setelah persetujuan diterima. prosedur. Di dalam perusahaan berbasis ISO. jika suatu perusahaan memiliki proses Corrective Action. Auditor internal atau eksternal dapat SMM 24 . proses Corrective Action akan meliputi suatu langkah pengkajian pada pengisian tindakan korektif untuk memverifikasi efektivitas dari tindakan yang didokumentasikan di dalam CAR. Petugas pengendali dokumen mengelola dokumen (Pedoman mutu. Titik kritis yang menghambat (bottleneck) meliputi waktu yang dihabiskan untuk membuat salinan dan mendistribusikan paklet perubahan. instruksi kerja dan formulir yang diperlukan. Jika ada lebih dari satu orang yang harus menerima informasi pada waktu yang sama. Perusahaan yang tidak menggunakan cara-cara elektronika. menunggu personal kunci untuk menandatangani terutama jika mereka tidak berada di fasilitas asalnya. Sebagai contoh. biasanya perusahaan tersebut memiliki matriks dari tipe dokumen dan fungsi/posisi mana yang diperlukan untuk mengkaji dan memberi persetujuan dari isu-isu atau perubahan baru terhadap berbagai jenis dokumen. Jika perusahaan telah memiliki sertifikat ISO 9001: 2008. maka proses lainnya memerlukan rute dokumen atau informasi. serta “rute” informasi) yang masih berlaku dan dokumen lama yang dipersyratkan untuk mampu telusur jika terdapat dokumen yang diubah. mereka perlu memiliki kemampuan untuk memulai dan merancang Corrective Action Requests (CAR’s) kepada bagian atau orang yang bertanggung jawab. Dokumen dikirimkan atau dibawa kepada mereka yang berhak mengkaji/memberi persetujuan setelah dilengkapi.Pengendalian Dokumen dikelola oleh petugas Document control yang menerima informasi terkini yang telah disyahkan bentuk redline hard-copy. “Rute” informasi adalah langkah-langkah yang telah ditentukan beserta petugas yang berwenang untuk merubah “dokumen untuk tkan” tersebut akan dikirimkan atau diberikansehingga dapat dikaji dan disetujui. biasanya memiliki “rangkaian langkah-langkah” di dalam rute pendistribusian dokumennya. maka petugas pengendalian dokumen harus membuat salinan dari paket perubahan di dalam proses manual. (langkah 24arallel).

6. dan disposisi dijelaskan dalam prosedur rekaman yang diperlukan. Rekaman secara khusus diperlukan oleh standar SMM ISO 9001:2008 adalah meliputi hal-hal berikut ini: 5. Sebagai contoh. Rekaman mutu harus tetap mudah dapat dibaca. Menyebarkan (routing) informasi CAR dari orang pertama (initiator) kepada pihak yang bertanggung-jawab dan pemeriksa biasanya memerlukan petugas Corrective Action yang memastikan tindakan korekltif tersebut dibebankan.3.1 Pengendalian rekaman Rekaman mutu harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuaian pada persyaratan dan operasi efektif dari sistem manajemen mutunya. dan diakhiri dengan cara yang tepat waktu. penyimpanan. Rekaman yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2008 No Unsur Standar 1 5.mampu telusur). waktu penyimpanan. dikaji. dan dapat diidentifikasi.menjalankan fungsi pengkajian tindakan korektif. metode identifikasi. Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan kendali yang diperlukan untuk identifikasi. masa simpan dan pembuangan rekaman. Rekaman yang dibuat harus jelas. penyimpanan. siap ditunjukkan dan diambil. 5. pemanggilan kembali. "rekaman" meliputi formulir yang telah diisi atau minta dalam suatu rapat. perlindungan. Rekaman /Catatan Rekaman adalah bukti mampu telusur yang obyektif dari pemenuhan dari suatu persyaratan.1 Rekaman yang dipersyaratkan Tinjauan Manajemen SMM 25 .3. dijalankan. segera. pengambilan. serta dapat dibuka kembali (.

2.(e) 3 7.1.d Pendidikan.3.(d) 12 7. 16 8. 17 8. 10 7.2.4. 14 7. pelatihan.2.2.1.4. 6 7.5. 7 7.2 6.3.3.2.2.5.3. termasuk konsesi yang diperoleh Hasil tindakan koreksi 4 7.4.2.6. rusak atau ditemukan tidak layak pakai Standar yang dipakai untuk kalibrasi atau verifikasi alat ukur bila tidak terdapat Standar pengukuran nasional atau internasional Pembenaran hasil sebelumnya bila ditemukan bahwa alat ukur tidak sesuai dengan persyaratannya Hasil audit internal Bukti bahwa produk sesuai dengan kriteria keberterimaannya dan penunjukan (penetapan) petugas yang berwenang untuk melepas produk Sifat ketidaksesuaian produk dan tindakan berurutan apapun yang dilakukan.2. SMM 26 .4. keterampilan dan pengalaman Bukti bahwa proses realisasi dan produk hasil memenuhi persyaratan Hasil dari tinjauan persyaratan yang berhubungan dengan produk dan tindakan yang timbul dari tinjauan Masukan perancangan dan pengembangan Hasil dari tinjauan perancangan dan pengembangan dan tindakan apapun yang diperlukan Hasil verifikasi perancangan dan pengembangan dan tindakan apapun yang diperlukan Hasil pembenaran perancangan dan pengembangan dan indakan apapun yang diperlukan Hasil perubahan perancangan dan pengembangan dan indakan apapun yang diperlukan Hasil penilaian pemasok dan tindakan yang timbul dari penilaian Seperti yang dipersyaratkan oleh organisasi untuk menunjukkan pembenaran proses dimana hasil keluaran tidak dapat diverifikasi oleh pengukuran atau pemantauan yang berurutan Identifikasi khas untuk produk bila mampu telusur dipersyaratkan Kepemilikan pelanggan yang hilang.6. 13 7. 11 7.(a) 15 7. 9 7.3.2.2.5. 18 8.3.5.5.6. 19 8.7. 5 7.3. 8 7.

5. Hasil tindakan pencegahan SMM 27 .3.20 8.

Presentasi 10 menit Tugas : 1.LEMBAR LATIHAN Latihan materi 1 Waktu : Identifikasi persyaratan dokumen : 45 menit. Apakah perbedaan identifikasi pada dokumen tingkat I dan II dalam SMM dengan dokumen tingkat III dan IV. Sebutkan dokumen tingkat I sampai dengan tingkat IV yang terdapat dalam Sistem Manajemen Mutu. Dokumen mana yang harus direncanakan direvisi dalam mengantisipasi bila ada perubahan. 3. SMM untuk 2. SMM 28 .

SMM 29 .

lakukan penyempurnaannya. presentasi 15 menit. Berdasarkan dokumen yang telah dibagikan. apakah terdapat kesalahan dan kekurangan identitas bedasarkan karekteristik jenis dokumen yang terkendali dan tidak terkendali. sesuai petunjuk dalam dokumen di tingkat yang lebih tinggi.Latihan materi 2 : Studi kasus Waktu : 45 menit. Jika terdapat kekurangan dalam dokumen yang dianalisis. 2. lakukan analisis terhadap dokumen tingkat 1 sampai dengan IV. Tugas : 1. SMM 30 .

. ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… 3. jelaskan alasannya.POST TEST PEMAHAMAN PENYUSUNAN DOKUMEN ISO 9001 :2008 Nama NIP SEKOLAH : : : 1. ………………………………………………………………………………………………………… SMM 31 . Sebutkan enam perbedaan isi dokumen tingkat I dengan tingkat II. Jelaskan dengan singkat. tentang kebijakan mutu yang saudaraketahui……………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………… 4. …………………. Audit internal termasuk dalam dokumen tingkat berapa. Sebutkan empat tingkatan dokumen yang saudara ketahui ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………… 2.…………………………………………………… ……………………………….

………………………………………………………………………………………………… ……… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………… SMM 32 . dan jelaskan mengapa instruksi kerja tersebut frekwensi penggunaannya melibihi instruksi kerja yang lainnya…………………. Sebutkan satu instruksi kerja yang sering saudara gunakan. Sebutkan tujuh persyaratan pengendalian dokumen ……………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………… 7.. Mengapa kebijakan mutu dan sasaran mutu lembaga harus didistribusikan secara terkendali …………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………… 6.5. Jelaskan tentang kegunaan dari pedoman mutu …………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………… 8.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Cancel anytime.