SESI :5

I

PENDAHULUAN

Standar sistem mutu, yaitu ISO 9001:2008 telah diluncurkan dan dikenal dengan ISO 9001:2000 "Quality Management Systems " (QMS) atau Sistem Manajeman Mutu ( SMM). Sistem Manajemen Mutu merupakan versi terbaru dari seri ISO 9000:2008 yang diluncurkan pada tahun 2008 merupakan revisi dari versi sebelumnya yaitu ISO 9000:1994.

Dalam SMM dokumen dan rekaman merupakan persyaratan yang harus dipenuhi untuk mendaptkan sertifikasi ISO 9001:2008. Pengendalian dokumen sekarang ini telah dan masih menjadi unsur kunci di dalam standar Sistem Manajemen Mutu (SMM). Tanpa pengendalian dari prosedur dan rekaman yang handal, suatu integritas SMM institusi / perusahaan akan gagal dalam bisnisnya .Dokumen dan rekaman adalah sistem yang harus dipatuhi dan akan diaudit.

1.

DOKUMEN SMM ISO 9001:2008

1.

Persyaratan Dokumen

Sesuai dengan pasal 4.2 dalam ISO 9001 :2008, persyaratan dokumentasi secara umum adalah sebagai berikut (4.2.1)

Dokumentasi sistem manajemen mutu harus meliputi :

1. 2. 3.

pernyataan terdokumentasi dari kebijakan dan sasaran mutu manual mutu prosedur terdokumentasi dan catatan yang dibutuhkan oleh standar internasional, dan

SMM
1

4.

dokumen , catatan yang ditetapkan organisasi yang penting untuk memastikan perencanaan, operasi dan pengendalian yang efektif dari proses-proses.

Catatan 1:Bila istilah “prosedur terdokumentasi” tampak dalam Standar Internasional ini, maka berarti bahwa prosedur ditetapkan, didokumentasikan, dijalankan dan dipelihara. Suatu dokumen tunggal dapat mengidentifikasikan persyaratan untuk satu atau lebih prosedur. Suatu pernyataan untuk satu prosedur yang terdokumentasi dapat mencakup 1 atau lebih dokumen.

Catatan 2: Cakupan pendokumentasian sistem manajemen mutu (SMM) dapat berbeda dari satu organisasi ke organisasi yang lain karena : 1. ukuran organisasi dan jenis kegiatannya. 2. Kerumitan proses dan interaksinya, dan 3. Kompetensi karyawannya. Catatan 3 :Dokumentasi dapat berupa media apapun

Untuk pengendalian dokumen (4.2.3) disebutkan bahwa : dokumen yang diminta oleh sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Rekaman/Catatan adalah jenis khusus dari dokumen dan harus dikendalikan menurut persyaratan yang diberikan dalam 4.2.4.

Harus ditetapkan suatu prosedur terdokumentasi untuk menetapkan pengendalian yang diperlukan. 1. 2. 3. Untuk menyetujui dokumen akan kecukupannya sebelum diterbitkan. Untuk meninjau dan memutakhirkan seperlunya dan menyetujui ulang dokumen. Untuk memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen yang ditunjukkan Untuk memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian. Untuk memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali Untuk memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya dikendalikan.

4.

5. 6.

SMM
2

7.

Untuk mencegah pemakaian tak disengaja dari dokumen kadaluarsa dan membubuhkan identifikasi agar mampu telusur bila disimpan untuk tujuan apapun.

Sesuai dengan pasal 4.2.4 tentang Pengendalian rekaman. Rekaman harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuain pada persyaratan dan operasi efektif dari sistem manajemen mutunya. Rekaman harus tetap mudah dapat dibaca, siap ditunjukkan dan diambil. Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan kendali yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan pembuangan rekaman.

1.

Jenis Dokumen SMM ISO 9001:2008

Dalam rangka memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008, Sekolah sebagai suatu institusi membutuhkan dokumen-dokumen yang dipersyaratkan ,sebagaimana yang dipaparkan berikut ini :

Dokumen yang dipersyaratkan; Kebijakan Mutu dan Sasaran mutu Dokumen tingkat I : Pedoman Mutu Dokumen tingkat II : Prosedur Mutu Dokumen tingkat III : Instruksi Kerja Dokumen tingkat IV : Dokumen pendukung rekaman

Kebijakan mutu dan sasaran mutu merupakan dokumen tingkat I, yang dapat menyatu atau terpisah dari dokumen Pedoman Mutu.

1.

Kebijakan Mutu : Kebijkan mutu merupakan merupakan dokumen yang dibuat oleh lembaga/ institus1 yang berisi tentang ikrar top manajemen yang memastikan bahwa kebijakan mutu harus sesuai dengan tujuan organisasi, mencakup ikrar pelibatan untuk memenuhi persyaratan dan terus menerus memperbaiki keeketifan SMM, sebagai kerangka

SMM
3

di unit kerja masing-masing. bertekad menerapkan Sistem Manajenen Mutu ISO 9001 : 2008 agar menjadi lembaga Pendidikan dan Pelatihan yang berstandar nasional. Berorientasi mutu pada setiap kegiatannya.kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu. 4... Pelanggan yang berkaitan dengan layanan produk jasa Pendidikan dan Pelatihan puas. ditetapkan pada fungsi dan SMM 4 . Kebijakan Mutu Sekolah………… Sekolah …………………………. Sumber daya manusia harus bertanggungjawab dan melaksanakan serta melakukan penyempurnaan dan berperan aktif untuk meninjau dan memperbaiki Sistem Manajemen Mutu secara berkelanjutan. Dalam segala aktivitasnya menerapkan budaya mutu sebagai berikut : Mari berubah ! Mari berkompetisi ! Quality is not accident (kualitas bukan hasil dari sebuah kecelakaan). 2. 4. 3. 1. 3. Contoh : Kebijakan mutu. dikokunikasikan dan dipahami dalam organisasi dan harus ditijau secara terus menerus kesesuaiannya. Sasaran Mutu Merupakan dokumentasi yang harus disusun untuk memastikan bahwa sasaran mutu ditetapkan untuk memenuhi persyaratan produk. dengan kebijakan: 1. 2. Perubahan itu masa depan 5.

Result-oriented. Achiveable. Sasaran Departemen Menurunkan tingkat keluhan pelanggan ditekan sebesar 10% mutu level Pemasaran dari tahun 2003. dapat menggunakan konsep SMART (Spesifik. 4. Measureble. Sasaran mutu level unit Unit Lab (QC) Memastikan bahwa mutu barang jadi yang dihasilkan oleh bagian produksi sesuai dengan spesifikasi produk serta mengembangkan metode inspeksi sehingga kegagalan inspeksi SMM 5 .tingkat relevan dalam organisasi. ( ada batas waktu yang jelas untuk pencapai sasaran mutu Contoh: Sasaran mutu Sasaran mutu level organisasi Menurunkan tingkat keluhan pelanggan sebesar 25%. 5. Tepat waktu tersebut). 2. Organisasi/ meningkatkan efisiensi produksi sebesar 90% dan meningkatkan Perusahaan penjualan dengan cara mendapatkan pelanggan baru sebesar 10% dari tahun 2003. Spesifik (bukan bersifat umum) Dapat diukur. Dapat dicapai Berorientasi pada pencapaian hasil. Sasaran Membeli barang yang sesuai dengan permintaan pengguna Departemen mutu level dengan harga kompetitif tetapi mutu yang terjamin dan departemen Pembelian memastikan jadwal pengiriman terpenuhi sebesar 80% dari yang dijadwalkan. 3. Untuk memastikan bahwa sasaran mutu dapat diukur . Time-line). Sasaran mutu harus terukur dan taat azas dengan kebijakan mutu . Pada saat menetapkan sasaran mutu berarti harus dibuat secara : 1. departemen Sasaran Departemen Meningkatkan efisiensi produksi dengan cara menurunkan mutu level tingkat kegagalan atau adjustment proses produksi sehingga Produksi departemen rencana produksi dapat tercapai sebesar 85%.

nomor halaman. 6. Pernyataan kebijakan mutu (ditandatangani manajemen puncak) Kebijakan mutu disusun oleh Manajemen Puncak.3 ISO 9001:2008. Daftar isi Daftar isi memuat nama-nama bagian Pedoman Mutu 2. status terbitan dan revisinya. Pedoman Mutu Pedoman mutu/Manual Mutu merupakan dokumen mutu level pertama yang menyatakan bahwa organisasi/institusi menyatakan menerapkan SMM ISO 9001:2008 yang memuat : 1. 3.dapat diturunkan sebesar 50% dari tahun 2003. Kebijakan mutu Manajemen puncak harus memastikan kebijakan mutu SMM 6 . termasuk Badan sertifikasi. Lembar pengendalian juga memuat uraian revisi yang menjelaskan bagian naskah yang berubah dan bagaimana perubahan itu. Hal ini diperlukan agar pembaca dapat mengetahui bagian mana yang berubah. 1. seperti dinyatakan pada pasal 5. Lembar revisi dan lembar pengendalian Lembar revisi merupakan daftar halaman dengan kolom-kolom untuk nama bagian dari dokumen.Daftar distribusi Daftar distribusi berisi fungsi-fungsi yang menerima dan memegang salinan Pedoman Mutu yang terkendali.

Memuat komitmen untuk mematuhi persyaratan dan secara berkelanjutan menyempurnakan efektifitas SMM. pengawetan di SMM ISO 9001:2008 dinyatakan pada pasal 7.1. Namun bila kelak diperlukan. Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan menelaah sasaran mutu. Struktur organisasi hingga tingkat yang lebih ke bawah dapat dipelihara di bagian-bagian/departemen masing-masing. Ditelaah untuk kesesuaian yang berkelanjutan. diberi tanggal dan ditandatangani oleh eksekutif puncak. 6. Dikomunikasikan dan dimengerti di dalam organisasi. misalnya daftar prosedur dan Uraian Jabatan (job description). 4. SMM 7 .5. 2. oleh karena itu tidak diperlukan prosedur untuk unsur ini. 5.5 tentang pengawetan produk). Sesuai dengan maksud organisasi 2. 7 dan 8 harus tertuang dalam Pedoman Mutu.” 3. 1. Lampiran-lampiran (daftar prosedur dsb) Di samping yang tersebut di atas mungkin ada lampiran-lampiran yang diperlukan. dan 5. 3. Struktur organisasi Struktur organisasi digambarkan sampai tingkat tertentu yang dipandang cukup. (misalnya perusahaan tidak melakukan pelayanan. “unsur ini tidak dilakukan dalam aktivitas perusahaan. Unsur-unsur standar Setiap unsur-unsur standar dalam SMM ISO 9001:2008 mulai dari pasal 4. maka ditulis misalnya . maka prosedur yang sesuai akan disusun oleh perusahaan. Kalau ada unsur yang tidak dapat diterapkan sesuai dengan aktivitas organisasi/perusahaan hanyan diperkenankan sebagian dari pasal 7.

2.1. 4. misalnya di sati bagian dokumen disebut Kepala Departemen. Kepala Divisi dan sebagainya.) Pengendalian Produk tidak sesuai ( 8. Hal ini berlaku pula bagi jenis dokumen lain.2. Terdiri dari lembar-lembar yang lepas (loose leaf): Kalau dijilid secara permanent. status terbitan. 3. proses atau hal-hal lainnya jangan disebut dengan istilah yang berlainan. Diberi identifikasi: Setiap halaman diberi identifikasi nama dan nomor bagian. Istilah dipakai secara konsekuen: Suatu pengertian. 4.3) Prosedur pengendalian rekaman (4.Mengenai hal yang tersebut terakhir ini dapat dimuat dalam dokumen yang terpisah khusus untuk Uraian Jabatan fungsi-fungsi yang penting. status revisi dan nomor halaman. tetapi paling sedikit yang disertakan dalam pedoman Mutu adalah Uraian Jabatan bagi Wakil Manajemen. 3. Oleh karena itu sebaiknya memakai ordner atau sejenisnya sehingga penggantian dapat dilakukan dengan mudah. Dokumen Prosedur Operasi Standar (POS) 4.4) Prosedur audit internal (8.3) SMM 8 . misalnya prosedur. di bagian lain disebut Manajer Departemen. sehingga bila tercecer akan mudah untuk mengembalikan ke tempat sesuai. Jenis-jenis Prosedur Operasi Standar Dokumen prosedur mutu yang dipersyaratkan dan wajib harus ada meliputi 6 prosedur yaitu : 1. 4. instruksi kerja dan lain-lain. Prosedur pengendalian dokumen (4. nama jabatan. 2.2. 2.2. maka bila ada revisi sulit untuk melepaskan halaman yang direvisi dan menggantinya dengan versi yang baru. Format Pedoman Mutu Format bagi Pedoman Mutu yang dianjurkan adalah: 1.

3 ) 1. Tujuan (purpose) Menyatakan untuk apa prosedur diperlukan. daerah kerja dan personil. Metode 6 bagian dengan urutan sebagai berikut : 1. 4. perlu dibuat pertanyaan mengenai : 1. Untuk menjawab tahapan proses tersebut.2. 2. 4. Referensi (reference) Dokumen atau standar lain yan g yang dapat menjadi acuan prosedur ini. 2. 3. istilah. Teknik Penulisan Prosedur Untuk melakukan penulisan prosedur ada beberapa metode/ bentuk. 1.) Prosedur tindakan pencegahan (8. Definisi (definition) Keterangan mengenai istilah.5. singkatan dan lain-lain yang dipakai pada prosedur ini SMM 9 . 3. Ruang Lingkup ( Scope) Menyatakan batas-batas penerapan prosedur pada fungsi.5. 6. 5. Arti dan Manfaat Prosedur Prosedur memberikan keterangan bagaimana suatu proses atau tahapan – tahapan proses yang harus dilakukan . yang telah banya digunakan adalah metode 6 bagian (six part prosedur). Prosedur Tindakan koreksi (8. Siapa (Who) Apa ( What) Dimana (Where) Kapan (When) Bagaimana (How) Prosedur harus mampu memberikan pedoman bagaimana seluruh personal di Organisasi/Perusahaan/Institusi dapat menjalankan tugasnya sesuai dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.5.

. 3.(documentation). ………………… ……………………………… …………….4. “kemudian”. “atau”. Pisahkan setiap paragraf dengan ruang kosong (white space). ……………………. ya penerapan rangkaian ISO 9008 antara lain terletak pada sampai di mana dokumen dimengerti oleh para karyawan. 2. lebih dari satu kali. Teknik Penulisan Prosedur. who.5.1 ………………… . 2. 1.where) 6. ……………………………………. Susunan kalimat yang singkat ttapi jelas. ………………………………… ……………………….. Kalau kalimat dapat dipecah menjadi dua atau lebih. 2. yang dirangkaikan dengan beberapa kata “dan”. Daftar lampiran procedure. Prosedur (procedure). instruksi kerja dll ditulis untuk kalangan yang luas. Oleh karena itu harus diusahakan agar mudah dimengerti oleh segenap karyawan. Bila sesuai. Untuk keperluan itu pedoman penulisan di bawah ini dianjurkan : 1. 2. lakukanlah. when. Isi prosedur yang sebenarnya mengenai tindakan-tindakan personil dan daerah kerja suatu aktifitas (what. ………………………………………………… 1. terutama yang berisi konsep yang berlainan. Perkataan yang umum dipakai lebih baik daripada kata yang baku (standar) tetapi artinya tidak banyak yang mengerti. Bagilah rangkaian kalimat menjadi paragraph terpisah bila mungkin (paragraf adalah bagian teks yang dimulai dengan baris baru dan terpisah dari kalimat yang dimulai baris baru berikutnya). 5. Hindarkan kalimat-kalimat yang panjang. 4. misalnya contoh-contoh formulir. Gunakan kata-kata yang sederhana. Dokumentasi. SMM 10 2. berikan nomor pada paragraf dengan sistem penomoran yang konsisten. Hindari pemakaian kata-kata yang baru. Hindarkan pemakaian kata atau susunan kalimat yang bermakna ganda (yang dapat ditafsirkan secara berlainan) atau tidak jelas. Penomoran yang dianjurkan adalah sistem desimal: 1. 4.

6 nomor urut 1. penyisipan. Hanging indent biasa dipakai bila paragraf didahului oleh penomoran. Ada indent biasa: semua baris menjorok ke dalam dan ada hanging indent: hanya baris ke-2 dan seterusnya yang menjorok ke dalam. misalnya : 5. biasanya terdiri dari beberapa digit. Sebaiknya satu atau dua daripadanya dapat mengacu pada nomor pasal pada standar. 01 mengacu pada pasal 5. 8.6. 6. Format huruf (cetak tebal. untuk mempermudah acu-silangnya. bergaris bawah atau pemilihan bentuk huruf tertentu) dapat memberikan tekanan pada pengertian yang perlu diperhatikan. Pilih kertas lepasan (loose leaf) bagi dokumentasi mutu. Flow Chart SMM 11 . Dengan demikian bila ada perubahan tidak perlu seluruh dokumen diganti. 7.5. atau penghapusan kalimat atau paragraf tanpa mengganggu sistem penomoran secara keseluruhan.Penomoran desimal memungkinkan penambahan. cetak miring. Penomoran Prosedur Penomoran prosedur dapat dilakukan sesuai dengan kebiasaan dalam perusahaan. Format paragraf seperti indent (baris-baris dicetak menjorok ke dalam) juga dapat memberi daya tarik untuk membaca. cukup yang mengalami perubahan saja. 4.

b dan 4. Flow chart dapat juga dipergunakan untuk persiapan penyusunan prosedur. belah ketupat untuk memilih 12lternative dan segitiga untuk penyimpanan. 7. Bandingkan ketiga 12nsure di atas.1. Oleh karena itu sebaiknya penyusunan prosedur dilakukan sebagai berikut: 1. agar prosedur dapat ditulis lebih mudah. Instruksi kerja Pasal 7. 4. 8. Perbedaan antara prosedur dan Istruksi Kerja adalah sebagai berikut: SMM 12 . 3. Dianjurkan agar 12lterna-lambang yang dipakai dibatasi. Langkah-langkah Penyusunan Prosedur Prosedur yang disusun harus memenuhi persyaratan minimum 12nsure12d an quality manual yang disusun perusahaan. 6. bila ada kekurangan pada aktivitas yang sekarang dilakukan buat penyesuaian menurut standar yang diperlukan Susun konsep prosedur.8. 5.2 SMM ISO 9001 : 2008 menyatakan: keadaan terkendali produksi dan penyediaan jasa harus mencakup tersedianya instruksi kerja bila perlu. misalnya hanya lingkaran untuk awal/akhir aktivitas. Pelajarii persyaratan yang ditentukan di quality manual perusahaan. segiempat untuk suatu aktivitas pada umumnya.5. 2. 2. Kumpulkan informasi mengenai apa yang dilakukan aktivitas di bidang yang bersangkutan Pelajari dan buat ikhtisar syarat-syarat yang ditentukan ISO 9000 untuk bidang yang bersangkutan.Prosedur dapat juga dinyatakan atau dilengkapi dengan flow chart. 4. Tambahkan yang dianggap perlu Berikan pada seseorang yang tidak terkait pada bidang aktivitas prosedur tersebut untuk memeriksa apakah konsep mudah dimengerti Bila dirasa cukup usahakan persetujuan yang berwenang Terapkan. periksa apakah sesuai dengan persyaratan standar. Teliti apakah ada kejanggalan pada penerapannya. Lakukan penyesuaian yang diperlukan.

proses yang terdiri dari urutan banyak langkah sehingga sulit diingat-ingat atau bila instruksi kerja tersebut dapat memudahkan pelaksanaan operasi yang harus dilakukan.Prosedur meliputi rangkaian kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada suatu bidang operasi tertentu dari perusahaan. sesingkat mungkin tetapi jelas. Operasi. Oleh karena itu dibuat Instruksi kerja yang merinci langkah-langkah yang disebutkan oleh prosedur tersebut bila diperlukan. inspeksi yang tidak sederhana. meskipun pertanyaan dengan bagaimana secara lebih rinci dijawab pada Instruksi Kerja. misalnya mengukur karakteristik transistor. Bagaimana tingkat pendidikan mereka yang harus menggunakan Instruksi Kerja tersebut? Apakah bahasa. Tolok ukur diperlukan atau tidaknya ini adalah bila ketiadaan Instruksi Kerja itu dapat berakibat merugikan bagi mutu. 3. mulai menjalankan ketel uap. Suatu operasi. Suatu pengujian. inspeksi sebelum pengemasan. Termasuk dalam kategori “ketiadaannya berakibat merugikan bagi mutu” adalah operasi kritis. 1. Suatu penggunaan alat atau mesin. inspeksi atau memakai suatu alat bila ikut ditulis dalam prosedur akan membuat prosedur panjang dan perhatian pembaca akan teralihkan pada rincian sehingga dapat kehilangan gambaran mengenai keseluruhan aktivitas. Penulisan Instruksi Kerja Instruksi Kerja dapat ditulis dalam berbagai bentuk. memelihara mesin las dsb. bongkar pasang mesin obil. mengisi order pembelian. menyalakan pemanas. 2. Penyajian harus dalam bentuk yang sederhana. SMM 13 . kata-kata dan susunan kalimat adalah seperti yang mereka kenal dengan baik? 5. bilamana. Kadang-kadang dijawab pertanyaan dengan bagaimana. Yang sangat penting diperhatikan dalam pembuatannya adalah kepada siapa Instruksi Kerja tersebut ditujukan : 4. mengukur suhu. dimana. mengemas. dsb. apa. Dalam prosedur dapat disebutkan : 1. mengecat. menguji daya tekan tabung. misalnya menggunakan mesin las otomatis. misalnya menurunkan barang dari truk. dsb. Instruksi kerja menguraikan bagaimana satu langkah dalam suatu prosedur dilakukan. Prosedur terutama menjawab pertanyaanpertanyaan dengan siapa.

6. Apakah mereka mempunyai cukup waktu untuk membaca Instruksi Kerja tersebut setiap kali? Untuk mengatasi kesulitan bahasa dan waktu baca (misalnya operator perlu melihat Instruksi Kerja tersebut sambil mengerjakan tugasnya). setiap langkah diberi bernomor. Hubungkan kabel power computer ke jaringan listrik 2. penulisan dengan ruang kosong antar 14aragraph. usahakan agar dibuat dengan kalimat-kalimat yang singkat. Memilih program Setelah selesai klik start dan pilih shutdown Tunggu sampai komputer Log of Kemudian untuk keamanan cabut kabel power dari jaringan listrik SMM 14 .6. 9. 10. Dengan bagan alir (flow chart) Dengan gambar. maka tulisan sebaiknya dibuat agak besar. 8. 11. 4. Tekan ON pada CPU 1. Contoh-contoh: 1). 5. Tunggu sampai desktop pada layer tampil semua 3. Periksa Arus yang akan digunakan 1.Mengoperasikan Komputer 1. maka Instruksi Kerja dapat dibuat dengan salah satu cara di bawah ini : 7. Kalau Instruksi Kerja akan dipergunakan di lapangan sambil kerja. foto atau diagram grafis Dengan bentuk checklist Video Kalaupun dengan tulisan.

Bila ada suara tidak normal rencanakan ke bengkel Setelah mesin cukup panas matikan. Periksa permukaan air di radiator 1. Nilailah. Rencanakan: Ke pompa bensin terdekat bila penunjuk bensin kurang dari seperempat Beli air accu bila persediaan akan habis Ke bengkel kalau ada suara yang kurang normal Latihan: Coba rumuskan kembali kalau ditulis dalam bentuk teks biasa. 15. 2. Tambah air bila kurang 8. Tambah air accu bila kurang 9. 11.2) Memanaskan mesin mobil 7. 12. Periksa air accu 1. 14. apakah seandainya suatu aktivitas disajikan dalam bentuk flow chart lebih jelas daripada ditulis dengan teks biasa? Juga akan lebih sederhana? 3. Periksan oli mesin Hidupkan mesin Tunggu dua menit lalu lihat penunjuk permukaan bensin Dengarkan suara mesin beberapa menit. 10. Flow Chart Bentuk flow chart dapat juga dipergunakan. Bentuk Grafis Contoh lihat di telpon-telpon umum SMM 15 . 13.

4. Penugasan Personel Personel yang ditugasi tanggung jawab yang ditetapkan dalam sistem manajemen mutu harus berkemampuan atas dasar pendidikan. Tanggung jawab adalah suatu tugas yang diberikan dan harus dilaksanakan oleh sesorang. SMM 16 . termasuk tanggung jawab dan wewenang. Fungsi mana atasan tersebut perlu ditegaskan. tanggung jawab tidak mungkin dilaksanakan dengan baik. pelatihan keterampilan dan pengalaman yang dapat dipakai. harus ditetapkan dan dikomunikasikan agar memungkinkan manajemen mutu yang efektif (mangkus). Dalam praktek tanggung jawab dan wewenang personel yang dianggap perlu ditetapkan dan didokumentasikan dalam bentuk Uraian Tugas. Perusahaan menentukan. Wewenang adalah kekuasaan yang diperlukan untuk melaksanakan tanggung jawab tersebut diatas. juga mengandung unsur untuk melaporkan dan mempertanggungjawabkan keberesan pelaksanaan tugas tersebut kepada atasannya. Tanpa wewenang tertentu. Tanggung jawab dan wewenang Fungsi-fungsi dan hubunga diantaranya dalam organisasi. sampai tingkat mana Uraian Tugas dibuat. 1. Pendokumentasian Tanggung Jawab dan Wewenang Persyaratan Standar Syarat mengenai pendokumentasian tanggun jawab dan wewenang ditentukan pada pasal-pasal berikut ini : 1. Oleh karena itu harus ada keseimbangan antara tanggung jawab dan wewenang yang diberikan kepada seseorang. Kecuali kewajiban untuk melaksanakan dengan baik.

penugasan (pemberian instruksi). terutama yang berhubungan dengan operasi sistem mutu. Hubungan antar personel yang juga dipersyaratkan oleh Standar dapat dinyatakan dalam bentuk bagan struktur organisasi. SMM 17 . struktur organisasi yang dimuat dalam Pedoman Mutu atau kantor Direksi dapat dibuat hanya hingga tingkat tertentu yang dipandang cukup. Pada umumnya suatu perusahaan telah mempunyai sejumlah Uraian Tugas bagi fungsi-fungsi yang dianggap penting. uraian tugas maupun dokumen lainnya. suatu varian dari berbagai cara yang banyak dipakai dalam organisasi/ perusahaan. sedangkan rincian lebih lanjut yang juga mencakup organisasi di Bagian/Departemen masing-masing dapat dipelihara di Bagian/Departemen yang bersangkutan. perundingan dan komunikasi informasi. Dalam implementasi ISO 9000 yang perlu dilakukan adalah memelihara dan menjaga kesesuaiannya dengan yang berlaku. Bagi suatu organisasi yang besar. pelaporan.Yang dimaksud dengan “hubungan personel” adalah pertanggung -jawab. Contoh yang diberikan berikut ini menunjukkan daftar tanggung jawab dan wewenang suatu fungsi/jabatan. Pemilihannya tergantung dari mana yang dianggap lebih praktis bagi sesuatu tujuan. Struktur organisasi ini sebaiknya juga dimasukkan dalam Manual Mutu (Quality Manual) dan fungsifungsi yang disebut dalam Pedoman Mutu harus dapat dilihat pada bagian struktur organisasi. prosedur. Format Uraian Jabatan Prosedur banyak menyinggung tanggung jawab dan wewenang berbagai fungsi dalam perusahaan. Berbagai format yang dapat dipakai untuk mendokumentasikan tanggung jawab dan wewenang ini. maka diperoleh daftar tanggung jawab dan wewenang suatu fungsi. kerjasama. Nama-nama fungsi/jabatan pada bagan organisasi harus sesuai dengan yang disebut di dalam Pedoman Mutu. Kalau yang disebutkan dalam prosedur itu dikumpulkna menurut jabatannya.

...URAIAN JABATAN Nama Jabatan/Fungsi : Kepala sekolah Bertanggung jawab kepada : Kepala Dinas Pendidikan ..MKKS .. waka dan Kaprogli menyusun dan melaksanakan RIPS.Waka yang ditunjuk Tugas dan Tanggung Jawab : 1. Bersama-sama komite.... waka dan Kaprogli menyusun dan melaksanakan RAPBS Bersama-sama komite..Unit kerja ..Dinas Pendidikan . SMM 18 .......... Menyusun dan melaksanakan program kerja sekolah..DU/DI .. 2...... .. Berhubungan dengan : .Pemda .. 3..Wali Siswa Jika berhalangan hadir diganti : .

8. Membuat Pedoman Mutu Sekolah Melakukan Supervisi dan evaluasi Mengembangkan SDM. 2. Mengarahkan kegiatan sekolah Mengadakan Rapat Dinas. 9. 6. 10. 5. 3. Menciptakan suasana kerja yang harmonis. 11. 10. Memberikan penilaian DP3 Menyetujui/menolak usulan program Kaprogli/unit kerja. Melakukan kerja sama dengan masyarakat. 8. 9. 5. Pungging. 4. 11.4. Mengusulkan promosi.Kepala Sekolah ………… Disahkan : Kepala Dinas Pendidikan ………………… SMM 19 . 7. Melakukan pembinaan Pegawai. 17 Maret 2006 Dipahami : . kenaikan pangkat dan mutasi Bersama-sama komite. Memutuskan mutasi siswa Memberikan penghargaan dan sanksi Mengawasi/mengontrol keuangan sekolah. waka dan Kaprogli Mengangkat dan memberhentikan personal dalam struktur organisasi sekolah. Menentukan kebijakan sekolah. Mengelola dan mempertanggungjawabkan penggunaan keuangan sekolah Menyediakan Sumber daya Melaksanakan tugas lain dari atasan langsung. 6. : Wewenang 1. 7.

(…………….. Organisasi dapat merumuskan dan mengembangkan sendiri bentuk format sesuai dengan kebutuhannya. Contoh : Formulir DAFTAR FORMULIR Unit Kerja : …………………………. Formulir Pendukung Dokumen SMM ISO 9001:2008 Formulir merupakan lembar isian yang diperlukan untuk merekam datadata/informasi hasil dari suatu proses untuk mendukung instruksi kerja atau prosedur..Form Revisi/ Tanggal Lama Distribusi Baru Keterangan SMM 20 .) ( .) 5. No. Judul No. Bentuk dan jumlah dari format sangat tergantung kebutuhan institusi/organisasi.

SMM 21 .

standar yang baru ini menekankan suatu "pendekatan proses" dan "pendekatan sistem"yang terdokumentasi untuk mengelola SMM. Bagaimana dokumen dikaji. dan perbaikan proses-proses di seluruh sistem dengan ketergantungan dan SMM 22 . Prinsip manajemen mutu yang mendasari persyaratan di dalam standar yang baru ini. Suatu institusi / perusahaan harus mengidentifikasi dan mendokumentasikan proses individual yang "dibutuhkan" dan proses sistem (aktivitas dengan input dan output). Prosedur dan instruksi kerja yang terdokumentasikan.5.1. Bagaimana menyediakan versi yang benar 5. Bagaimana dokumen disyahkan sebelum dikeluarkan 2. Pedoman mutu. Untuk menentukan dokumen tambahan apa yang dibutuhkan.2. Dokumen lain yang diperlukan untuk mendukung SMM ISO 9001:2008 Standar ISO 9001:2008 yang diperbaharui secara khusus memerlukan suatu Pedoman mutu yang memuat Kebijakan Mutu dan sasaran mutu. Bagaimana dokumen eksternal diidentifikasi dan dikenali 7. Pengelolaan Dokumen Persyaratan untuk pengendalian dokumen adalah sebagai berikut: 1. pemantauan.1). mengimplikasikan bahwa pengendalian dan sinergi hanya dapat dicapai melalui pemahaman. Prosedur dan instruksi kerja yang terdokumentasikan meliputi dokumen-dokumen tertentu yang diidentifikasi di dalam standar ISO 9001:2008 dan dokumen lain yang dibutuhkan untuk memastikan Perencanaan Proses. Bagaiman dokumen dibuat menjadi jelas dan dapat diidentifikasi 6. Bagaimana status perubahan dan revisi dijelaskan 4. diperbaiki dan disetujui kembali 3. yang meliputi keterkaitan kegiatan antar departemen dan interaksinya. Operasional dan Pengendalian yang efektif (Elemen 4. Bagaimana dokumen yang sudah usang dan kadaluarsa dapat diidentifikasi dan dikendalikan.

Standar lain yang dapat diterapkan dan persyaratan status/peraturan. "Petunjuk" standar ISO 9001:2008 menggambarkan hal ini dan prinsip manajemen mutu lainnya yang merupakan "kandungan yang terpadu" dari persyaratan tersebut. Pengukuran Kepuasan Pelanggan 15. Perencanaan 2. Validasi proses 12. Perbaikan berkelanjutan 18. Properti Pelanggan. Pembelian 10. yang memerlukan 5. Proses Pengendalian Dokumen SMM 23 .keterkaitan lintas-fungsional yang melekat di dalamnya. Audit internal. Pengendalian Produk tidak sesuai (cacat) 17. Prasarana dan sarana ( fasilitas) 7.2. Penyimpanan Produk 14. Pengukuran dan Pemantauan Produk/Proses 16. Manajemen Sumberdaya 5. Pengendalian Produksi dan Pelayanan 11. Proses-proses terkait pelanggan 8. CONTOH DOKUMENTASI DARI ISO 9001:2008 YANG DIBUTUHKAN Contoh dari persyaratan khusus dari ISO 9001:2008 dokumentasi: 1. Identifikasi dan Kemampuan telusur (traceability) 13. Bisnis proses 3. Perancangan dan Pengembangan 9. Tinjauan Manajemen 4. Pelatihan 6.

dan mendistribusikan ulang. Perusahaan yang tidak menggunakan cara-cara elektronika. Jika ada lebih dari satu orang yang harus menerima informasi pada waktu yang sama. serta “rute” informasi) yang masih berlaku dan dokumen lama yang dipersyratkan untuk mampu telusur jika terdapat dokumen yang diubah. prosedur. Titik kritis yang menghambat (bottleneck) meliputi waktu yang dihabiskan untuk membuat salinan dan mendistribusikan paklet perubahan. Petugas pengendali dokumen mengelola dokumen (Pedoman mutu. Auditor internal atau eksternal dapat SMM 24 . biasanya perusahaan tersebut memiliki matriks dari tipe dokumen dan fungsi/posisi mana yang diperlukan untuk mengkaji dan memberi persetujuan dari isu-isu atau perubahan baru terhadap berbagai jenis dokumen. Rangkaian langkah-langkah di dalam proses manual biasanya digunakan untuk memungkinkan setiap pemeriksa memberi pengesahan dalam membuat perubahan atau komentar dimana pemeriksa berikutnya dapat membacanya. menunggu personal kunci untuk menandatangani terutama jika mereka tidak berada di fasilitas asalnya. jika suatu perusahaan memiliki proses Corrective Action. status pelacakan secara manual dan pelaporannnya. mereka perlu memiliki kemampuan untuk memulai dan merancang Corrective Action Requests (CAR’s) kepada bagian atau orang yang bertanggung jawab. biasanya memiliki “rangkaian langkah-langkah” di dalam rute pendistribusian dokumennya.Pengendalian Dokumen dikelola oleh petugas Document control yang menerima informasi terkini yang telah disyahkan bentuk redline hard-copy. instruksi kerja dan formulir yang diperlukan. maka proses lainnya memerlukan rute dokumen atau informasi. (langkah 24arallel). dan memastikan pelacakan dilakukan setelah persetujuan diterima. Di dalam perusahaan berbasis ISO. Disamping Dokumen dasar dan proses perubahan. Dokumen dikirimkan atau dibawa kepada mereka yang berhak mengkaji/memberi persetujuan setelah dilengkapi. Sebagai contoh. maka petugas pengendalian dokumen harus membuat salinan dari paket perubahan di dalam proses manual. proses Corrective Action akan meliputi suatu langkah pengkajian pada pengisian tindakan korektif untuk memverifikasi efektivitas dari tindakan yang didokumentasikan di dalam CAR. “Rute” informasi adalah langkah-langkah yang telah ditentukan beserta petugas yang berwenang untuk merubah “dokumen untuk tkan” tersebut akan dikirimkan atau diberikansehingga dapat dikaji dan disetujui. Banyak waktu dan sumberdaya yang dihabiskan di dalam mempersiapkan dan menjalankan dokumen perubahan untuk diperiksa dan disetujui. mengkomunikasikan perubahan. Jika perusahaan telah memiliki sertifikat ISO 9001: 2008.

1 Rekaman yang dipersyaratkan Tinjauan Manajemen SMM 25 . Rekaman /Catatan Rekaman adalah bukti mampu telusur yang obyektif dari pemenuhan dari suatu persyaratan. perlindungan. segera. Menyebarkan (routing) informasi CAR dari orang pertama (initiator) kepada pihak yang bertanggung-jawab dan pemeriksa biasanya memerlukan petugas Corrective Action yang memastikan tindakan korekltif tersebut dibebankan. Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan kendali yang diperlukan untuk identifikasi. dan disposisi dijelaskan dalam prosedur rekaman yang diperlukan.mampu telusur). dan dapat diidentifikasi. "rekaman" meliputi formulir yang telah diisi atau minta dalam suatu rapat. penyimpanan.1 Pengendalian rekaman Rekaman mutu harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuaian pada persyaratan dan operasi efektif dari sistem manajemen mutunya. penyimpanan. metode identifikasi. Rekaman yang dibuat harus jelas. siap ditunjukkan dan diambil. pemanggilan kembali.menjalankan fungsi pengkajian tindakan korektif. serta dapat dibuka kembali (. Sebagai contoh. dijalankan. waktu penyimpanan. Rekaman mutu harus tetap mudah dapat dibaca. dikaji. Rekaman secara khusus diperlukan oleh standar SMM ISO 9001:2008 adalah meliputi hal-hal berikut ini: 5.6. 5. masa simpan dan pembuangan rekaman.3. pengambilan. dan diakhiri dengan cara yang tepat waktu. Rekaman yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2008 No Unsur Standar 1 5.3.

14 7.3.7.4.5.1.2.5.3.6.3.1. 10 7.2.4.2. 7 7.2. 16 8.3.2.3.2.2.3. 11 7. 6 7.5. pelatihan. 9 7. SMM 26 .2. 8 7.6. 13 7.2 6.(e) 3 7.(a) 15 7.2.3. keterampilan dan pengalaman Bukti bahwa proses realisasi dan produk hasil memenuhi persyaratan Hasil dari tinjauan persyaratan yang berhubungan dengan produk dan tindakan yang timbul dari tinjauan Masukan perancangan dan pengembangan Hasil dari tinjauan perancangan dan pengembangan dan tindakan apapun yang diperlukan Hasil verifikasi perancangan dan pengembangan dan tindakan apapun yang diperlukan Hasil pembenaran perancangan dan pengembangan dan indakan apapun yang diperlukan Hasil perubahan perancangan dan pengembangan dan indakan apapun yang diperlukan Hasil penilaian pemasok dan tindakan yang timbul dari penilaian Seperti yang dipersyaratkan oleh organisasi untuk menunjukkan pembenaran proses dimana hasil keluaran tidak dapat diverifikasi oleh pengukuran atau pemantauan yang berurutan Identifikasi khas untuk produk bila mampu telusur dipersyaratkan Kepemilikan pelanggan yang hilang.4. 17 8. 19 8. 18 8.4.(d) 12 7.d Pendidikan. 5 7.5. rusak atau ditemukan tidak layak pakai Standar yang dipakai untuk kalibrasi atau verifikasi alat ukur bila tidak terdapat Standar pengukuran nasional atau internasional Pembenaran hasil sebelumnya bila ditemukan bahwa alat ukur tidak sesuai dengan persyaratannya Hasil audit internal Bukti bahwa produk sesuai dengan kriteria keberterimaannya dan penunjukan (penetapan) petugas yang berwenang untuk melepas produk Sifat ketidaksesuaian produk dan tindakan berurutan apapun yang dilakukan.5.2. termasuk konsesi yang diperoleh Hasil tindakan koreksi 4 7.6.

3.20 8.5. Hasil tindakan pencegahan SMM 27 .

SMM 28 . Dokumen mana yang harus direncanakan direvisi dalam mengantisipasi bila ada perubahan. Presentasi 10 menit Tugas : 1. Sebutkan dokumen tingkat I sampai dengan tingkat IV yang terdapat dalam Sistem Manajemen Mutu. Apakah perbedaan identifikasi pada dokumen tingkat I dan II dalam SMM dengan dokumen tingkat III dan IV. SMM untuk 2. 3.LEMBAR LATIHAN Latihan materi 1 Waktu : Identifikasi persyaratan dokumen : 45 menit.

SMM 29 .

sesuai petunjuk dalam dokumen di tingkat yang lebih tinggi. Tugas : 1. 2.Latihan materi 2 : Studi kasus Waktu : 45 menit. lakukan analisis terhadap dokumen tingkat 1 sampai dengan IV. apakah terdapat kesalahan dan kekurangan identitas bedasarkan karekteristik jenis dokumen yang terkendali dan tidak terkendali. SMM 30 . Jika terdapat kekurangan dalam dokumen yang dianalisis. Berdasarkan dokumen yang telah dibagikan. lakukan penyempurnaannya. presentasi 15 menit.

tentang kebijakan mutu yang saudaraketahui…………………………………………………………………….. …………………. Sebutkan empat tingkatan dokumen yang saudara ketahui ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………… 2. Jelaskan dengan singkat.POST TEST PEMAHAMAN PENYUSUNAN DOKUMEN ISO 9001 :2008 Nama NIP SEKOLAH : : : 1. Audit internal termasuk dalam dokumen tingkat berapa. ………………………………………………………………………………………………………… SMM 31 . jelaskan alasannya. ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… 3. Sebutkan enam perbedaan isi dokumen tingkat I dengan tingkat II. ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………… 4.…………………………………………………… ……………………………….

dan jelaskan mengapa instruksi kerja tersebut frekwensi penggunaannya melibihi instruksi kerja yang lainnya…………………. ………………………………………………………………………………………………… ……… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………… SMM 32 . Sebutkan satu instruksi kerja yang sering saudara gunakan. Sebutkan tujuh persyaratan pengendalian dokumen ……………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………… 7. Mengapa kebijakan mutu dan sasaran mutu lembaga harus didistribusikan secara terkendali …………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………… 6.5. Jelaskan tentang kegunaan dari pedoman mutu …………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………… 8..

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful