SESI :5

I

PENDAHULUAN

Standar sistem mutu, yaitu ISO 9001:2008 telah diluncurkan dan dikenal dengan ISO 9001:2000 "Quality Management Systems " (QMS) atau Sistem Manajeman Mutu ( SMM). Sistem Manajemen Mutu merupakan versi terbaru dari seri ISO 9000:2008 yang diluncurkan pada tahun 2008 merupakan revisi dari versi sebelumnya yaitu ISO 9000:1994.

Dalam SMM dokumen dan rekaman merupakan persyaratan yang harus dipenuhi untuk mendaptkan sertifikasi ISO 9001:2008. Pengendalian dokumen sekarang ini telah dan masih menjadi unsur kunci di dalam standar Sistem Manajemen Mutu (SMM). Tanpa pengendalian dari prosedur dan rekaman yang handal, suatu integritas SMM institusi / perusahaan akan gagal dalam bisnisnya .Dokumen dan rekaman adalah sistem yang harus dipatuhi dan akan diaudit.

1.

DOKUMEN SMM ISO 9001:2008

1.

Persyaratan Dokumen

Sesuai dengan pasal 4.2 dalam ISO 9001 :2008, persyaratan dokumentasi secara umum adalah sebagai berikut (4.2.1)

Dokumentasi sistem manajemen mutu harus meliputi :

1. 2. 3.

pernyataan terdokumentasi dari kebijakan dan sasaran mutu manual mutu prosedur terdokumentasi dan catatan yang dibutuhkan oleh standar internasional, dan

SMM
1

4.

dokumen , catatan yang ditetapkan organisasi yang penting untuk memastikan perencanaan, operasi dan pengendalian yang efektif dari proses-proses.

Catatan 1:Bila istilah “prosedur terdokumentasi” tampak dalam Standar Internasional ini, maka berarti bahwa prosedur ditetapkan, didokumentasikan, dijalankan dan dipelihara. Suatu dokumen tunggal dapat mengidentifikasikan persyaratan untuk satu atau lebih prosedur. Suatu pernyataan untuk satu prosedur yang terdokumentasi dapat mencakup 1 atau lebih dokumen.

Catatan 2: Cakupan pendokumentasian sistem manajemen mutu (SMM) dapat berbeda dari satu organisasi ke organisasi yang lain karena : 1. ukuran organisasi dan jenis kegiatannya. 2. Kerumitan proses dan interaksinya, dan 3. Kompetensi karyawannya. Catatan 3 :Dokumentasi dapat berupa media apapun

Untuk pengendalian dokumen (4.2.3) disebutkan bahwa : dokumen yang diminta oleh sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Rekaman/Catatan adalah jenis khusus dari dokumen dan harus dikendalikan menurut persyaratan yang diberikan dalam 4.2.4.

Harus ditetapkan suatu prosedur terdokumentasi untuk menetapkan pengendalian yang diperlukan. 1. 2. 3. Untuk menyetujui dokumen akan kecukupannya sebelum diterbitkan. Untuk meninjau dan memutakhirkan seperlunya dan menyetujui ulang dokumen. Untuk memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen yang ditunjukkan Untuk memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian. Untuk memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali Untuk memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya dikendalikan.

4.

5. 6.

SMM
2

7.

Untuk mencegah pemakaian tak disengaja dari dokumen kadaluarsa dan membubuhkan identifikasi agar mampu telusur bila disimpan untuk tujuan apapun.

Sesuai dengan pasal 4.2.4 tentang Pengendalian rekaman. Rekaman harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuain pada persyaratan dan operasi efektif dari sistem manajemen mutunya. Rekaman harus tetap mudah dapat dibaca, siap ditunjukkan dan diambil. Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan kendali yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan pembuangan rekaman.

1.

Jenis Dokumen SMM ISO 9001:2008

Dalam rangka memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008, Sekolah sebagai suatu institusi membutuhkan dokumen-dokumen yang dipersyaratkan ,sebagaimana yang dipaparkan berikut ini :

Dokumen yang dipersyaratkan; Kebijakan Mutu dan Sasaran mutu Dokumen tingkat I : Pedoman Mutu Dokumen tingkat II : Prosedur Mutu Dokumen tingkat III : Instruksi Kerja Dokumen tingkat IV : Dokumen pendukung rekaman

Kebijakan mutu dan sasaran mutu merupakan dokumen tingkat I, yang dapat menyatu atau terpisah dari dokumen Pedoman Mutu.

1.

Kebijakan Mutu : Kebijkan mutu merupakan merupakan dokumen yang dibuat oleh lembaga/ institus1 yang berisi tentang ikrar top manajemen yang memastikan bahwa kebijakan mutu harus sesuai dengan tujuan organisasi, mencakup ikrar pelibatan untuk memenuhi persyaratan dan terus menerus memperbaiki keeketifan SMM, sebagai kerangka

SMM
3

kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu. Dalam segala aktivitasnya menerapkan budaya mutu sebagai berikut : Mari berubah ! Mari berkompetisi ! Quality is not accident (kualitas bukan hasil dari sebuah kecelakaan). Sasaran Mutu Merupakan dokumentasi yang harus disusun untuk memastikan bahwa sasaran mutu ditetapkan untuk memenuhi persyaratan produk. Kebijakan Mutu Sekolah………… Sekolah …………………………. ditetapkan pada fungsi dan SMM 4 . 4. Berorientasi mutu pada setiap kegiatannya. di unit kerja masing-masing. Perubahan itu masa depan 5. Contoh : Kebijakan mutu. Sumber daya manusia harus bertanggungjawab dan melaksanakan serta melakukan penyempurnaan dan berperan aktif untuk meninjau dan memperbaiki Sistem Manajemen Mutu secara berkelanjutan. dengan kebijakan: 1. 2.. dikokunikasikan dan dipahami dalam organisasi dan harus ditijau secara terus menerus kesesuaiannya. 3. 1. 2. bertekad menerapkan Sistem Manajenen Mutu ISO 9001 : 2008 agar menjadi lembaga Pendidikan dan Pelatihan yang berstandar nasional. 3. Pelanggan yang berkaitan dengan layanan produk jasa Pendidikan dan Pelatihan puas.. 4.

Pada saat menetapkan sasaran mutu berarti harus dibuat secara : 1. 4. Sasaran Membeli barang yang sesuai dengan permintaan pengguna Departemen mutu level dengan harga kompetitif tetapi mutu yang terjamin dan departemen Pembelian memastikan jadwal pengiriman terpenuhi sebesar 80% dari yang dijadwalkan.tingkat relevan dalam organisasi. Sasaran Departemen Menurunkan tingkat keluhan pelanggan ditekan sebesar 10% mutu level Pemasaran dari tahun 2003. Dapat dicapai Berorientasi pada pencapaian hasil. departemen Sasaran Departemen Meningkatkan efisiensi produksi dengan cara menurunkan mutu level tingkat kegagalan atau adjustment proses produksi sehingga Produksi departemen rencana produksi dapat tercapai sebesar 85%. Sasaran mutu level unit Unit Lab (QC) Memastikan bahwa mutu barang jadi yang dihasilkan oleh bagian produksi sesuai dengan spesifikasi produk serta mengembangkan metode inspeksi sehingga kegagalan inspeksi SMM 5 . Time-line). Organisasi/ meningkatkan efisiensi produksi sebesar 90% dan meningkatkan Perusahaan penjualan dengan cara mendapatkan pelanggan baru sebesar 10% dari tahun 2003. Sasaran mutu harus terukur dan taat azas dengan kebijakan mutu . Untuk memastikan bahwa sasaran mutu dapat diukur . Result-oriented. Achiveable. Tepat waktu tersebut). dapat menggunakan konsep SMART (Spesifik. ( ada batas waktu yang jelas untuk pencapai sasaran mutu Contoh: Sasaran mutu Sasaran mutu level organisasi Menurunkan tingkat keluhan pelanggan sebesar 25%. Measureble. 3. 5. Spesifik (bukan bersifat umum) Dapat diukur. 2.

termasuk Badan sertifikasi.Daftar distribusi Daftar distribusi berisi fungsi-fungsi yang menerima dan memegang salinan Pedoman Mutu yang terkendali. 1.dapat diturunkan sebesar 50% dari tahun 2003. Hal ini diperlukan agar pembaca dapat mengetahui bagian mana yang berubah. Lembar revisi dan lembar pengendalian Lembar revisi merupakan daftar halaman dengan kolom-kolom untuk nama bagian dari dokumen. seperti dinyatakan pada pasal 5. Kebijakan mutu Manajemen puncak harus memastikan kebijakan mutu SMM 6 .3 ISO 9001:2008. status terbitan dan revisinya. Daftar isi Daftar isi memuat nama-nama bagian Pedoman Mutu 2. 3. 6. nomor halaman. Pedoman Mutu Pedoman mutu/Manual Mutu merupakan dokumen mutu level pertama yang menyatakan bahwa organisasi/institusi menyatakan menerapkan SMM ISO 9001:2008 yang memuat : 1. Lembar pengendalian juga memuat uraian revisi yang menjelaskan bagian naskah yang berubah dan bagaimana perubahan itu. Pernyataan kebijakan mutu (ditandatangani manajemen puncak) Kebijakan mutu disusun oleh Manajemen Puncak.

1. (misalnya perusahaan tidak melakukan pelayanan. dan 5. 4. pengawetan di SMM ISO 9001:2008 dinyatakan pada pasal 7. Memuat komitmen untuk mematuhi persyaratan dan secara berkelanjutan menyempurnakan efektifitas SMM. maka prosedur yang sesuai akan disusun oleh perusahaan. 7 dan 8 harus tertuang dalam Pedoman Mutu. Sesuai dengan maksud organisasi 2. oleh karena itu tidak diperlukan prosedur untuk unsur ini. 2. Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan menelaah sasaran mutu.1. 3. “unsur ini tidak dilakukan dalam aktivitas perusahaan. misalnya daftar prosedur dan Uraian Jabatan (job description). Kalau ada unsur yang tidak dapat diterapkan sesuai dengan aktivitas organisasi/perusahaan hanyan diperkenankan sebagian dari pasal 7. maka ditulis misalnya . Struktur organisasi Struktur organisasi digambarkan sampai tingkat tertentu yang dipandang cukup. SMM 7 . Struktur organisasi hingga tingkat yang lebih ke bawah dapat dipelihara di bagian-bagian/departemen masing-masing.5. Ditelaah untuk kesesuaian yang berkelanjutan.5 tentang pengawetan produk). 5.” 3. Unsur-unsur standar Setiap unsur-unsur standar dalam SMM ISO 9001:2008 mulai dari pasal 4. Namun bila kelak diperlukan. diberi tanggal dan ditandatangani oleh eksekutif puncak. Lampiran-lampiran (daftar prosedur dsb) Di samping yang tersebut di atas mungkin ada lampiran-lampiran yang diperlukan. 6. Dikomunikasikan dan dimengerti di dalam organisasi.

Kepala Divisi dan sebagainya. 4.4) Prosedur audit internal (8. instruksi kerja dan lain-lain.2.3) Prosedur pengendalian rekaman (4. di bagian lain disebut Manajer Departemen. maka bila ada revisi sulit untuk melepaskan halaman yang direvisi dan menggantinya dengan versi yang baru. 4. 4. sehingga bila tercecer akan mudah untuk mengembalikan ke tempat sesuai. 3. status revisi dan nomor halaman.2. Oleh karena itu sebaiknya memakai ordner atau sejenisnya sehingga penggantian dapat dilakukan dengan mudah. Format Pedoman Mutu Format bagi Pedoman Mutu yang dianjurkan adalah: 1. tetapi paling sedikit yang disertakan dalam pedoman Mutu adalah Uraian Jabatan bagi Wakil Manajemen.Mengenai hal yang tersebut terakhir ini dapat dimuat dalam dokumen yang terpisah khusus untuk Uraian Jabatan fungsi-fungsi yang penting.) Pengendalian Produk tidak sesuai ( 8. proses atau hal-hal lainnya jangan disebut dengan istilah yang berlainan. 2.1. status terbitan.2.3) SMM 8 .2. Istilah dipakai secara konsekuen: Suatu pengertian. Terdiri dari lembar-lembar yang lepas (loose leaf): Kalau dijilid secara permanent. 3. misalnya prosedur. Diberi identifikasi: Setiap halaman diberi identifikasi nama dan nomor bagian. 2. Prosedur pengendalian dokumen (4. Hal ini berlaku pula bagi jenis dokumen lain. misalnya di sati bagian dokumen disebut Kepala Departemen. Jenis-jenis Prosedur Operasi Standar Dokumen prosedur mutu yang dipersyaratkan dan wajib harus ada meliputi 6 prosedur yaitu : 1. nama jabatan. Dokumen Prosedur Operasi Standar (POS) 4.

Teknik Penulisan Prosedur Untuk melakukan penulisan prosedur ada beberapa metode/ bentuk.5. Tujuan (purpose) Menyatakan untuk apa prosedur diperlukan. Ruang Lingkup ( Scope) Menyatakan batas-batas penerapan prosedur pada fungsi. 6.5. Metode 6 bagian dengan urutan sebagai berikut : 1. 3.2.3 ) 1. 4. 4.) Prosedur tindakan pencegahan (8. 2. Arti dan Manfaat Prosedur Prosedur memberikan keterangan bagaimana suatu proses atau tahapan – tahapan proses yang harus dilakukan . daerah kerja dan personil. 3. singkatan dan lain-lain yang dipakai pada prosedur ini SMM 9 . Siapa (Who) Apa ( What) Dimana (Where) Kapan (When) Bagaimana (How) Prosedur harus mampu memberikan pedoman bagaimana seluruh personal di Organisasi/Perusahaan/Institusi dapat menjalankan tugasnya sesuai dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.5. 2. istilah. Prosedur Tindakan koreksi (8. yang telah banya digunakan adalah metode 6 bagian (six part prosedur). 1. Untuk menjawab tahapan proses tersebut. 5. perlu dibuat pertanyaan mengenai : 1. Referensi (reference) Dokumen atau standar lain yan g yang dapat menjadi acuan prosedur ini. Definisi (definition) Keterangan mengenai istilah.

Dokumentasi.. Hindari pemakaian kata-kata yang baru.(documentation). ya penerapan rangkaian ISO 9008 antara lain terletak pada sampai di mana dokumen dimengerti oleh para karyawan. instruksi kerja dll ditulis untuk kalangan yang luas. 5. lakukanlah. ………………… ……………………………… ……………. 2. Penomoran yang dianjurkan adalah sistem desimal: 1. lebih dari satu kali. 2. misalnya contoh-contoh formulir. Bila sesuai.where) 6. ………………………………… ………………………. berikan nomor pada paragraf dengan sistem penomoran yang konsisten.4. Bagilah rangkaian kalimat menjadi paragraph terpisah bila mungkin (paragraf adalah bagian teks yang dimulai dengan baris baru dan terpisah dari kalimat yang dimulai baris baru berikutnya). 2. Gunakan kata-kata yang sederhana.1 ………………… . terutama yang berisi konsep yang berlainan. who. 4.. when. 2. Prosedur (procedure). 3. “atau”. ……………………………………. SMM 10 2. Perkataan yang umum dipakai lebih baik daripada kata yang baku (standar) tetapi artinya tidak banyak yang mengerti. Isi prosedur yang sebenarnya mengenai tindakan-tindakan personil dan daerah kerja suatu aktifitas (what. ………………………………………………… 1. Hindarkan kalimat-kalimat yang panjang. 1. Untuk keperluan itu pedoman penulisan di bawah ini dianjurkan : 1. Oleh karena itu harus diusahakan agar mudah dimengerti oleh segenap karyawan. Kalau kalimat dapat dipecah menjadi dua atau lebih. Teknik Penulisan Prosedur. yang dirangkaikan dengan beberapa kata “dan”. 4. ……………………. Hindarkan pemakaian kata atau susunan kalimat yang bermakna ganda (yang dapat ditafsirkan secara berlainan) atau tidak jelas.5. Pisahkan setiap paragraf dengan ruang kosong (white space). “kemudian”. Daftar lampiran procedure. Susunan kalimat yang singkat ttapi jelas.

4. Penomoran Prosedur Penomoran prosedur dapat dilakukan sesuai dengan kebiasaan dalam perusahaan. Ada indent biasa: semua baris menjorok ke dalam dan ada hanging indent: hanya baris ke-2 dan seterusnya yang menjorok ke dalam. Pilih kertas lepasan (loose leaf) bagi dokumentasi mutu. 01 mengacu pada pasal 5. 7. 8. atau penghapusan kalimat atau paragraf tanpa mengganggu sistem penomoran secara keseluruhan. Format huruf (cetak tebal.Penomoran desimal memungkinkan penambahan.6.6 nomor urut 1.5. Format paragraf seperti indent (baris-baris dicetak menjorok ke dalam) juga dapat memberi daya tarik untuk membaca. cetak miring. misalnya : 5. Flow Chart SMM 11 . bergaris bawah atau pemilihan bentuk huruf tertentu) dapat memberikan tekanan pada pengertian yang perlu diperhatikan. Dengan demikian bila ada perubahan tidak perlu seluruh dokumen diganti. biasanya terdiri dari beberapa digit. penyisipan. Hanging indent biasa dipakai bila paragraf didahului oleh penomoran. cukup yang mengalami perubahan saja. untuk mempermudah acu-silangnya. 6. Sebaiknya satu atau dua daripadanya dapat mengacu pada nomor pasal pada standar.

7.8. periksa apakah sesuai dengan persyaratan standar.5. Tambahkan yang dianggap perlu Berikan pada seseorang yang tidak terkait pada bidang aktivitas prosedur tersebut untuk memeriksa apakah konsep mudah dimengerti Bila dirasa cukup usahakan persetujuan yang berwenang Terapkan. Kumpulkan informasi mengenai apa yang dilakukan aktivitas di bidang yang bersangkutan Pelajari dan buat ikhtisar syarat-syarat yang ditentukan ISO 9000 untuk bidang yang bersangkutan. Flow chart dapat juga dipergunakan untuk persiapan penyusunan prosedur. 4. misalnya hanya lingkaran untuk awal/akhir aktivitas. 6. Langkah-langkah Penyusunan Prosedur Prosedur yang disusun harus memenuhi persyaratan minimum 12nsure12d an quality manual yang disusun perusahaan. Bandingkan ketiga 12nsure di atas. 3. 4.Prosedur dapat juga dinyatakan atau dilengkapi dengan flow chart.2 SMM ISO 9001 : 2008 menyatakan: keadaan terkendali produksi dan penyediaan jasa harus mencakup tersedianya instruksi kerja bila perlu. Lakukan penyesuaian yang diperlukan. Instruksi kerja Pasal 7. segiempat untuk suatu aktivitas pada umumnya.1. belah ketupat untuk memilih 12lternative dan segitiga untuk penyimpanan. 2. Perbedaan antara prosedur dan Istruksi Kerja adalah sebagai berikut: SMM 12 .b dan 4. agar prosedur dapat ditulis lebih mudah. Dianjurkan agar 12lterna-lambang yang dipakai dibatasi. Teliti apakah ada kejanggalan pada penerapannya. bila ada kekurangan pada aktivitas yang sekarang dilakukan buat penyesuaian menurut standar yang diperlukan Susun konsep prosedur. Oleh karena itu sebaiknya penyusunan prosedur dilakukan sebagai berikut: 1. 2. 8. 5. Pelajarii persyaratan yang ditentukan di quality manual perusahaan.

Tolok ukur diperlukan atau tidaknya ini adalah bila ketiadaan Instruksi Kerja itu dapat berakibat merugikan bagi mutu. sesingkat mungkin tetapi jelas. dsb. Suatu operasi. inspeksi sebelum pengemasan. proses yang terdiri dari urutan banyak langkah sehingga sulit diingat-ingat atau bila instruksi kerja tersebut dapat memudahkan pelaksanaan operasi yang harus dilakukan. inspeksi atau memakai suatu alat bila ikut ditulis dalam prosedur akan membuat prosedur panjang dan perhatian pembaca akan teralihkan pada rincian sehingga dapat kehilangan gambaran mengenai keseluruhan aktivitas. mengisi order pembelian. Bagaimana tingkat pendidikan mereka yang harus menggunakan Instruksi Kerja tersebut? Apakah bahasa. 3. Dalam prosedur dapat disebutkan : 1. 2. bongkar pasang mesin obil. misalnya menurunkan barang dari truk. SMM 13 . Operasi.Prosedur meliputi rangkaian kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada suatu bidang operasi tertentu dari perusahaan. bilamana. Kadang-kadang dijawab pertanyaan dengan bagaimana. memelihara mesin las dsb. Termasuk dalam kategori “ketiadaannya berakibat merugikan bagi mutu” adalah operasi kritis. mengecat. misalnya mengukur karakteristik transistor. meskipun pertanyaan dengan bagaimana secara lebih rinci dijawab pada Instruksi Kerja. menyalakan pemanas. 1. inspeksi yang tidak sederhana. menguji daya tekan tabung. Penulisan Instruksi Kerja Instruksi Kerja dapat ditulis dalam berbagai bentuk. dimana. dsb. mulai menjalankan ketel uap. kata-kata dan susunan kalimat adalah seperti yang mereka kenal dengan baik? 5. Penyajian harus dalam bentuk yang sederhana. misalnya menggunakan mesin las otomatis. Oleh karena itu dibuat Instruksi kerja yang merinci langkah-langkah yang disebutkan oleh prosedur tersebut bila diperlukan. mengemas. Suatu pengujian. Instruksi kerja menguraikan bagaimana satu langkah dalam suatu prosedur dilakukan. mengukur suhu. Suatu penggunaan alat atau mesin. Yang sangat penting diperhatikan dalam pembuatannya adalah kepada siapa Instruksi Kerja tersebut ditujukan : 4. apa. Prosedur terutama menjawab pertanyaanpertanyaan dengan siapa.

Kalau Instruksi Kerja akan dipergunakan di lapangan sambil kerja. Contoh-contoh: 1). foto atau diagram grafis Dengan bentuk checklist Video Kalaupun dengan tulisan. maka Instruksi Kerja dapat dibuat dengan salah satu cara di bawah ini : 7. 5.Mengoperasikan Komputer 1. maka tulisan sebaiknya dibuat agak besar. Memilih program Setelah selesai klik start dan pilih shutdown Tunggu sampai komputer Log of Kemudian untuk keamanan cabut kabel power dari jaringan listrik SMM 14 . setiap langkah diberi bernomor.6. 10. Dengan bagan alir (flow chart) Dengan gambar. 6. Tekan ON pada CPU 1. 4. Periksa Arus yang akan digunakan 1. 9. 8. Apakah mereka mempunyai cukup waktu untuk membaca Instruksi Kerja tersebut setiap kali? Untuk mengatasi kesulitan bahasa dan waktu baca (misalnya operator perlu melihat Instruksi Kerja tersebut sambil mengerjakan tugasnya). Tunggu sampai desktop pada layer tampil semua 3. penulisan dengan ruang kosong antar 14aragraph. usahakan agar dibuat dengan kalimat-kalimat yang singkat. Hubungkan kabel power computer ke jaringan listrik 2. 11.

Periksa air accu 1. 13. 2. Nilailah.2) Memanaskan mesin mobil 7. Bila ada suara tidak normal rencanakan ke bengkel Setelah mesin cukup panas matikan. Flow Chart Bentuk flow chart dapat juga dipergunakan. 12. Tambah air accu bila kurang 9. 11. Rencanakan: Ke pompa bensin terdekat bila penunjuk bensin kurang dari seperempat Beli air accu bila persediaan akan habis Ke bengkel kalau ada suara yang kurang normal Latihan: Coba rumuskan kembali kalau ditulis dalam bentuk teks biasa. Bentuk Grafis Contoh lihat di telpon-telpon umum SMM 15 . 14. 15. Periksan oli mesin Hidupkan mesin Tunggu dua menit lalu lihat penunjuk permukaan bensin Dengarkan suara mesin beberapa menit. apakah seandainya suatu aktivitas disajikan dalam bentuk flow chart lebih jelas daripada ditulis dengan teks biasa? Juga akan lebih sederhana? 3. Periksa permukaan air di radiator 1. 10. Tambah air bila kurang 8.

SMM 16 . 1. pelatihan keterampilan dan pengalaman yang dapat dipakai. sampai tingkat mana Uraian Tugas dibuat. juga mengandung unsur untuk melaporkan dan mempertanggungjawabkan keberesan pelaksanaan tugas tersebut kepada atasannya. Fungsi mana atasan tersebut perlu ditegaskan. Tanggung jawab adalah suatu tugas yang diberikan dan harus dilaksanakan oleh sesorang. Tanggung jawab dan wewenang Fungsi-fungsi dan hubunga diantaranya dalam organisasi. Tanpa wewenang tertentu. Wewenang adalah kekuasaan yang diperlukan untuk melaksanakan tanggung jawab tersebut diatas. Oleh karena itu harus ada keseimbangan antara tanggung jawab dan wewenang yang diberikan kepada seseorang. Dalam praktek tanggung jawab dan wewenang personel yang dianggap perlu ditetapkan dan didokumentasikan dalam bentuk Uraian Tugas. Pendokumentasian Tanggung Jawab dan Wewenang Persyaratan Standar Syarat mengenai pendokumentasian tanggun jawab dan wewenang ditentukan pada pasal-pasal berikut ini : 1. tanggung jawab tidak mungkin dilaksanakan dengan baik. Penugasan Personel Personel yang ditugasi tanggung jawab yang ditetapkan dalam sistem manajemen mutu harus berkemampuan atas dasar pendidikan. termasuk tanggung jawab dan wewenang. harus ditetapkan dan dikomunikasikan agar memungkinkan manajemen mutu yang efektif (mangkus).4. Perusahaan menentukan. Kecuali kewajiban untuk melaksanakan dengan baik.

prosedur. suatu varian dari berbagai cara yang banyak dipakai dalam organisasi/ perusahaan. Struktur organisasi ini sebaiknya juga dimasukkan dalam Manual Mutu (Quality Manual) dan fungsifungsi yang disebut dalam Pedoman Mutu harus dapat dilihat pada bagian struktur organisasi. Kalau yang disebutkan dalam prosedur itu dikumpulkna menurut jabatannya. Pada umumnya suatu perusahaan telah mempunyai sejumlah Uraian Tugas bagi fungsi-fungsi yang dianggap penting. Dalam implementasi ISO 9000 yang perlu dilakukan adalah memelihara dan menjaga kesesuaiannya dengan yang berlaku. Hubungan antar personel yang juga dipersyaratkan oleh Standar dapat dinyatakan dalam bentuk bagan struktur organisasi. sedangkan rincian lebih lanjut yang juga mencakup organisasi di Bagian/Departemen masing-masing dapat dipelihara di Bagian/Departemen yang bersangkutan. pelaporan. maka diperoleh daftar tanggung jawab dan wewenang suatu fungsi. Pemilihannya tergantung dari mana yang dianggap lebih praktis bagi sesuatu tujuan. SMM 17 . terutama yang berhubungan dengan operasi sistem mutu. Contoh yang diberikan berikut ini menunjukkan daftar tanggung jawab dan wewenang suatu fungsi/jabatan. Berbagai format yang dapat dipakai untuk mendokumentasikan tanggung jawab dan wewenang ini. Bagi suatu organisasi yang besar. kerjasama. Format Uraian Jabatan Prosedur banyak menyinggung tanggung jawab dan wewenang berbagai fungsi dalam perusahaan. penugasan (pemberian instruksi).Yang dimaksud dengan “hubungan personel” adalah pertanggung -jawab. Nama-nama fungsi/jabatan pada bagan organisasi harus sesuai dengan yang disebut di dalam Pedoman Mutu. struktur organisasi yang dimuat dalam Pedoman Mutu atau kantor Direksi dapat dibuat hanya hingga tingkat tertentu yang dipandang cukup. perundingan dan komunikasi informasi. uraian tugas maupun dokumen lainnya.

.Unit kerja . Menyusun dan melaksanakan program kerja sekolah..........DU/DI .Pemda ..Waka yang ditunjuk Tugas dan Tanggung Jawab : 1. waka dan Kaprogli menyusun dan melaksanakan RAPBS Bersama-sama komite.... waka dan Kaprogli menyusun dan melaksanakan RIPS.... 3.. Bersama-sama komite.Dinas Pendidikan . ..Wali Siswa Jika berhalangan hadir diganti : . Berhubungan dengan : ... 2...URAIAN JABATAN Nama Jabatan/Fungsi : Kepala sekolah Bertanggung jawab kepada : Kepala Dinas Pendidikan ..... SMM 18 ..MKKS ..

17 Maret 2006 Dipahami : . 10. 11. Melakukan kerja sama dengan masyarakat. 8. 3. Menciptakan suasana kerja yang harmonis. Menentukan kebijakan sekolah. Mengelola dan mempertanggungjawabkan penggunaan keuangan sekolah Menyediakan Sumber daya Melaksanakan tugas lain dari atasan langsung. waka dan Kaprogli Mengangkat dan memberhentikan personal dalam struktur organisasi sekolah. Memberikan penilaian DP3 Menyetujui/menolak usulan program Kaprogli/unit kerja. kenaikan pangkat dan mutasi Bersama-sama komite. 5. 6. Memutuskan mutasi siswa Memberikan penghargaan dan sanksi Mengawasi/mengontrol keuangan sekolah. 4. 6. Mengarahkan kegiatan sekolah Mengadakan Rapat Dinas. 7. Pungging.Kepala Sekolah ………… Disahkan : Kepala Dinas Pendidikan ………………… SMM 19 . Membuat Pedoman Mutu Sekolah Melakukan Supervisi dan evaluasi Mengembangkan SDM. 2. 9. 9. 8. : Wewenang 1. Melakukan pembinaan Pegawai. Mengusulkan promosi. 5.4. 10. 7. 11.

Bentuk dan jumlah dari format sangat tergantung kebutuhan institusi/organisasi.Form Revisi/ Tanggal Lama Distribusi Baru Keterangan SMM 20 .(……………... No. Formulir Pendukung Dokumen SMM ISO 9001:2008 Formulir merupakan lembar isian yang diperlukan untuk merekam datadata/informasi hasil dari suatu proses untuk mendukung instruksi kerja atau prosedur. Organisasi dapat merumuskan dan mengembangkan sendiri bentuk format sesuai dengan kebutuhannya.) ( . Judul No. Contoh : Formulir DAFTAR FORMULIR Unit Kerja : ………………………….) 5.

SMM 21 .

Pedoman mutu. Bagaimana menyediakan versi yang benar 5. Suatu institusi / perusahaan harus mengidentifikasi dan mendokumentasikan proses individual yang "dibutuhkan" dan proses sistem (aktivitas dengan input dan output). Prinsip manajemen mutu yang mendasari persyaratan di dalam standar yang baru ini. yang meliputi keterkaitan kegiatan antar departemen dan interaksinya. standar yang baru ini menekankan suatu "pendekatan proses" dan "pendekatan sistem"yang terdokumentasi untuk mengelola SMM. Bagaimana dokumen eksternal diidentifikasi dan dikenali 7. mengimplikasikan bahwa pengendalian dan sinergi hanya dapat dicapai melalui pemahaman. Pengelolaan Dokumen Persyaratan untuk pengendalian dokumen adalah sebagai berikut: 1. Operasional dan Pengendalian yang efektif (Elemen 4. Bagaimana status perubahan dan revisi dijelaskan 4. Prosedur dan instruksi kerja yang terdokumentasikan meliputi dokumen-dokumen tertentu yang diidentifikasi di dalam standar ISO 9001:2008 dan dokumen lain yang dibutuhkan untuk memastikan Perencanaan Proses.1. Bagaimana dokumen disyahkan sebelum dikeluarkan 2. pemantauan. Dokumen lain yang diperlukan untuk mendukung SMM ISO 9001:2008 Standar ISO 9001:2008 yang diperbaharui secara khusus memerlukan suatu Pedoman mutu yang memuat Kebijakan Mutu dan sasaran mutu. dan perbaikan proses-proses di seluruh sistem dengan ketergantungan dan SMM 22 . Untuk menentukan dokumen tambahan apa yang dibutuhkan. Prosedur dan instruksi kerja yang terdokumentasikan. Bagaimana dokumen yang sudah usang dan kadaluarsa dapat diidentifikasi dan dikendalikan. diperbaiki dan disetujui kembali 3. Bagaimana dokumen dikaji.1). Bagaiman dokumen dibuat menjadi jelas dan dapat diidentifikasi 6.5.2.

Tinjauan Manajemen 4. Pengukuran dan Pemantauan Produk/Proses 16. Identifikasi dan Kemampuan telusur (traceability) 13. Standar lain yang dapat diterapkan dan persyaratan status/peraturan. Pengendalian Produk tidak sesuai (cacat) 17. Proses-proses terkait pelanggan 8. Validasi proses 12. Proses Pengendalian Dokumen SMM 23 . Audit internal. CONTOH DOKUMENTASI DARI ISO 9001:2008 YANG DIBUTUHKAN Contoh dari persyaratan khusus dari ISO 9001:2008 dokumentasi: 1. Manajemen Sumberdaya 5. Penyimpanan Produk 14. Pengukuran Kepuasan Pelanggan 15. Perbaikan berkelanjutan 18. Perencanaan 2. Pembelian 10. Bisnis proses 3. "Petunjuk" standar ISO 9001:2008 menggambarkan hal ini dan prinsip manajemen mutu lainnya yang merupakan "kandungan yang terpadu" dari persyaratan tersebut.keterkaitan lintas-fungsional yang melekat di dalamnya. Pelatihan 6. Properti Pelanggan. Prasarana dan sarana ( fasilitas) 7. yang memerlukan 5. Pengendalian Produksi dan Pelayanan 11. Perancangan dan Pengembangan 9.2.

Rangkaian langkah-langkah di dalam proses manual biasanya digunakan untuk memungkinkan setiap pemeriksa memberi pengesahan dalam membuat perubahan atau komentar dimana pemeriksa berikutnya dapat membacanya. prosedur. Auditor internal atau eksternal dapat SMM 24 .Pengendalian Dokumen dikelola oleh petugas Document control yang menerima informasi terkini yang telah disyahkan bentuk redline hard-copy. jika suatu perusahaan memiliki proses Corrective Action. Banyak waktu dan sumberdaya yang dihabiskan di dalam mempersiapkan dan menjalankan dokumen perubahan untuk diperiksa dan disetujui. biasanya memiliki “rangkaian langkah-langkah” di dalam rute pendistribusian dokumennya. serta “rute” informasi) yang masih berlaku dan dokumen lama yang dipersyratkan untuk mampu telusur jika terdapat dokumen yang diubah. Di dalam perusahaan berbasis ISO. “Rute” informasi adalah langkah-langkah yang telah ditentukan beserta petugas yang berwenang untuk merubah “dokumen untuk tkan” tersebut akan dikirimkan atau diberikansehingga dapat dikaji dan disetujui. biasanya perusahaan tersebut memiliki matriks dari tipe dokumen dan fungsi/posisi mana yang diperlukan untuk mengkaji dan memberi persetujuan dari isu-isu atau perubahan baru terhadap berbagai jenis dokumen. Sebagai contoh. Jika ada lebih dari satu orang yang harus menerima informasi pada waktu yang sama. mereka perlu memiliki kemampuan untuk memulai dan merancang Corrective Action Requests (CAR’s) kepada bagian atau orang yang bertanggung jawab. menunggu personal kunci untuk menandatangani terutama jika mereka tidak berada di fasilitas asalnya. instruksi kerja dan formulir yang diperlukan. Jika perusahaan telah memiliki sertifikat ISO 9001: 2008. Titik kritis yang menghambat (bottleneck) meliputi waktu yang dihabiskan untuk membuat salinan dan mendistribusikan paklet perubahan. maka proses lainnya memerlukan rute dokumen atau informasi. Dokumen dikirimkan atau dibawa kepada mereka yang berhak mengkaji/memberi persetujuan setelah dilengkapi. status pelacakan secara manual dan pelaporannnya. dan memastikan pelacakan dilakukan setelah persetujuan diterima. (langkah 24arallel). Petugas pengendali dokumen mengelola dokumen (Pedoman mutu. mengkomunikasikan perubahan. maka petugas pengendalian dokumen harus membuat salinan dari paket perubahan di dalam proses manual. Disamping Dokumen dasar dan proses perubahan. proses Corrective Action akan meliputi suatu langkah pengkajian pada pengisian tindakan korektif untuk memverifikasi efektivitas dari tindakan yang didokumentasikan di dalam CAR. dan mendistribusikan ulang. Perusahaan yang tidak menggunakan cara-cara elektronika.

mampu telusur).6. penyimpanan. perlindungan. siap ditunjukkan dan diambil. pengambilan. waktu penyimpanan. "rekaman" meliputi formulir yang telah diisi atau minta dalam suatu rapat. metode identifikasi. 5. serta dapat dibuka kembali (. Rekaman yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2008 No Unsur Standar 1 5. segera.1 Rekaman yang dipersyaratkan Tinjauan Manajemen SMM 25 . Rekaman /Catatan Rekaman adalah bukti mampu telusur yang obyektif dari pemenuhan dari suatu persyaratan. Rekaman yang dibuat harus jelas. masa simpan dan pembuangan rekaman. dijalankan. dikaji. Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan kendali yang diperlukan untuk identifikasi.3. dan diakhiri dengan cara yang tepat waktu. Rekaman mutu harus tetap mudah dapat dibaca. dan disposisi dijelaskan dalam prosedur rekaman yang diperlukan. Rekaman secara khusus diperlukan oleh standar SMM ISO 9001:2008 adalah meliputi hal-hal berikut ini: 5. pemanggilan kembali.1 Pengendalian rekaman Rekaman mutu harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuaian pada persyaratan dan operasi efektif dari sistem manajemen mutunya. dan dapat diidentifikasi.3. penyimpanan. Menyebarkan (routing) informasi CAR dari orang pertama (initiator) kepada pihak yang bertanggung-jawab dan pemeriksa biasanya memerlukan petugas Corrective Action yang memastikan tindakan korekltif tersebut dibebankan.menjalankan fungsi pengkajian tindakan korektif. Sebagai contoh.

6.2.6. pelatihan.3.2. 14 7.4.2. 19 8.3. 17 8. 9 7.1. 13 7.(d) 12 7. 18 8. 11 7. termasuk konsesi yang diperoleh Hasil tindakan koreksi 4 7. 8 7. rusak atau ditemukan tidak layak pakai Standar yang dipakai untuk kalibrasi atau verifikasi alat ukur bila tidak terdapat Standar pengukuran nasional atau internasional Pembenaran hasil sebelumnya bila ditemukan bahwa alat ukur tidak sesuai dengan persyaratannya Hasil audit internal Bukti bahwa produk sesuai dengan kriteria keberterimaannya dan penunjukan (penetapan) petugas yang berwenang untuk melepas produk Sifat ketidaksesuaian produk dan tindakan berurutan apapun yang dilakukan.2. 7 7.3.1.3. 10 7. 16 8.5.6.(a) 15 7.4.d Pendidikan.2.4.2.5.2 6.7.5.2. 6 7.5.5.3.2. SMM 26 . 5 7.(e) 3 7.2. keterampilan dan pengalaman Bukti bahwa proses realisasi dan produk hasil memenuhi persyaratan Hasil dari tinjauan persyaratan yang berhubungan dengan produk dan tindakan yang timbul dari tinjauan Masukan perancangan dan pengembangan Hasil dari tinjauan perancangan dan pengembangan dan tindakan apapun yang diperlukan Hasil verifikasi perancangan dan pengembangan dan tindakan apapun yang diperlukan Hasil pembenaran perancangan dan pengembangan dan indakan apapun yang diperlukan Hasil perubahan perancangan dan pengembangan dan indakan apapun yang diperlukan Hasil penilaian pemasok dan tindakan yang timbul dari penilaian Seperti yang dipersyaratkan oleh organisasi untuk menunjukkan pembenaran proses dimana hasil keluaran tidak dapat diverifikasi oleh pengukuran atau pemantauan yang berurutan Identifikasi khas untuk produk bila mampu telusur dipersyaratkan Kepemilikan pelanggan yang hilang.2.4.3.3.

5. Hasil tindakan pencegahan SMM 27 .3.20 8.

Apakah perbedaan identifikasi pada dokumen tingkat I dan II dalam SMM dengan dokumen tingkat III dan IV. 3.LEMBAR LATIHAN Latihan materi 1 Waktu : Identifikasi persyaratan dokumen : 45 menit. Sebutkan dokumen tingkat I sampai dengan tingkat IV yang terdapat dalam Sistem Manajemen Mutu. Dokumen mana yang harus direncanakan direvisi dalam mengantisipasi bila ada perubahan. SMM untuk 2. Presentasi 10 menit Tugas : 1. SMM 28 .

SMM 29 .

presentasi 15 menit. apakah terdapat kesalahan dan kekurangan identitas bedasarkan karekteristik jenis dokumen yang terkendali dan tidak terkendali. sesuai petunjuk dalam dokumen di tingkat yang lebih tinggi. SMM 30 . lakukan analisis terhadap dokumen tingkat 1 sampai dengan IV. Tugas : 1. 2. Jika terdapat kekurangan dalam dokumen yang dianalisis.Latihan materi 2 : Studi kasus Waktu : 45 menit. lakukan penyempurnaannya. Berdasarkan dokumen yang telah dibagikan.

………………………………………………………………………………………………………… SMM 31 . ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… 3. Jelaskan dengan singkat.…………………………………………………… ……………………………….. Sebutkan empat tingkatan dokumen yang saudara ketahui ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………… 2. tentang kebijakan mutu yang saudaraketahui……………………………………………………………………. Sebutkan enam perbedaan isi dokumen tingkat I dengan tingkat II. …………………. ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………… 4.POST TEST PEMAHAMAN PENYUSUNAN DOKUMEN ISO 9001 :2008 Nama NIP SEKOLAH : : : 1. Audit internal termasuk dalam dokumen tingkat berapa. jelaskan alasannya.

Mengapa kebijakan mutu dan sasaran mutu lembaga harus didistribusikan secara terkendali …………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………… 6.5. Jelaskan tentang kegunaan dari pedoman mutu …………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………… 8. dan jelaskan mengapa instruksi kerja tersebut frekwensi penggunaannya melibihi instruksi kerja yang lainnya…………………. Sebutkan tujuh persyaratan pengendalian dokumen ……………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………… 7. ………………………………………………………………………………………………… ……… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………… SMM 32 .. Sebutkan satu instruksi kerja yang sering saudara gunakan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful