SESI :5

I

PENDAHULUAN

Standar sistem mutu, yaitu ISO 9001:2008 telah diluncurkan dan dikenal dengan ISO 9001:2000 "Quality Management Systems " (QMS) atau Sistem Manajeman Mutu ( SMM). Sistem Manajemen Mutu merupakan versi terbaru dari seri ISO 9000:2008 yang diluncurkan pada tahun 2008 merupakan revisi dari versi sebelumnya yaitu ISO 9000:1994.

Dalam SMM dokumen dan rekaman merupakan persyaratan yang harus dipenuhi untuk mendaptkan sertifikasi ISO 9001:2008. Pengendalian dokumen sekarang ini telah dan masih menjadi unsur kunci di dalam standar Sistem Manajemen Mutu (SMM). Tanpa pengendalian dari prosedur dan rekaman yang handal, suatu integritas SMM institusi / perusahaan akan gagal dalam bisnisnya .Dokumen dan rekaman adalah sistem yang harus dipatuhi dan akan diaudit.

1.

DOKUMEN SMM ISO 9001:2008

1.

Persyaratan Dokumen

Sesuai dengan pasal 4.2 dalam ISO 9001 :2008, persyaratan dokumentasi secara umum adalah sebagai berikut (4.2.1)

Dokumentasi sistem manajemen mutu harus meliputi :

1. 2. 3.

pernyataan terdokumentasi dari kebijakan dan sasaran mutu manual mutu prosedur terdokumentasi dan catatan yang dibutuhkan oleh standar internasional, dan

SMM
1

4.

dokumen , catatan yang ditetapkan organisasi yang penting untuk memastikan perencanaan, operasi dan pengendalian yang efektif dari proses-proses.

Catatan 1:Bila istilah “prosedur terdokumentasi” tampak dalam Standar Internasional ini, maka berarti bahwa prosedur ditetapkan, didokumentasikan, dijalankan dan dipelihara. Suatu dokumen tunggal dapat mengidentifikasikan persyaratan untuk satu atau lebih prosedur. Suatu pernyataan untuk satu prosedur yang terdokumentasi dapat mencakup 1 atau lebih dokumen.

Catatan 2: Cakupan pendokumentasian sistem manajemen mutu (SMM) dapat berbeda dari satu organisasi ke organisasi yang lain karena : 1. ukuran organisasi dan jenis kegiatannya. 2. Kerumitan proses dan interaksinya, dan 3. Kompetensi karyawannya. Catatan 3 :Dokumentasi dapat berupa media apapun

Untuk pengendalian dokumen (4.2.3) disebutkan bahwa : dokumen yang diminta oleh sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Rekaman/Catatan adalah jenis khusus dari dokumen dan harus dikendalikan menurut persyaratan yang diberikan dalam 4.2.4.

Harus ditetapkan suatu prosedur terdokumentasi untuk menetapkan pengendalian yang diperlukan. 1. 2. 3. Untuk menyetujui dokumen akan kecukupannya sebelum diterbitkan. Untuk meninjau dan memutakhirkan seperlunya dan menyetujui ulang dokumen. Untuk memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen yang ditunjukkan Untuk memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian. Untuk memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali Untuk memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya dikendalikan.

4.

5. 6.

SMM
2

7.

Untuk mencegah pemakaian tak disengaja dari dokumen kadaluarsa dan membubuhkan identifikasi agar mampu telusur bila disimpan untuk tujuan apapun.

Sesuai dengan pasal 4.2.4 tentang Pengendalian rekaman. Rekaman harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuain pada persyaratan dan operasi efektif dari sistem manajemen mutunya. Rekaman harus tetap mudah dapat dibaca, siap ditunjukkan dan diambil. Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan kendali yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan pembuangan rekaman.

1.

Jenis Dokumen SMM ISO 9001:2008

Dalam rangka memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008, Sekolah sebagai suatu institusi membutuhkan dokumen-dokumen yang dipersyaratkan ,sebagaimana yang dipaparkan berikut ini :

Dokumen yang dipersyaratkan; Kebijakan Mutu dan Sasaran mutu Dokumen tingkat I : Pedoman Mutu Dokumen tingkat II : Prosedur Mutu Dokumen tingkat III : Instruksi Kerja Dokumen tingkat IV : Dokumen pendukung rekaman

Kebijakan mutu dan sasaran mutu merupakan dokumen tingkat I, yang dapat menyatu atau terpisah dari dokumen Pedoman Mutu.

1.

Kebijakan Mutu : Kebijkan mutu merupakan merupakan dokumen yang dibuat oleh lembaga/ institus1 yang berisi tentang ikrar top manajemen yang memastikan bahwa kebijakan mutu harus sesuai dengan tujuan organisasi, mencakup ikrar pelibatan untuk memenuhi persyaratan dan terus menerus memperbaiki keeketifan SMM, sebagai kerangka

SMM
3

Berorientasi mutu pada setiap kegiatannya. 3.kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu. 3. 1. Sasaran Mutu Merupakan dokumentasi yang harus disusun untuk memastikan bahwa sasaran mutu ditetapkan untuk memenuhi persyaratan produk. 4.. Dalam segala aktivitasnya menerapkan budaya mutu sebagai berikut : Mari berubah ! Mari berkompetisi ! Quality is not accident (kualitas bukan hasil dari sebuah kecelakaan). 2. 4. Kebijakan Mutu Sekolah………… Sekolah …………………………. Sumber daya manusia harus bertanggungjawab dan melaksanakan serta melakukan penyempurnaan dan berperan aktif untuk meninjau dan memperbaiki Sistem Manajemen Mutu secara berkelanjutan. di unit kerja masing-masing. Pelanggan yang berkaitan dengan layanan produk jasa Pendidikan dan Pelatihan puas. dengan kebijakan: 1. Perubahan itu masa depan 5.. Contoh : Kebijakan mutu. bertekad menerapkan Sistem Manajenen Mutu ISO 9001 : 2008 agar menjadi lembaga Pendidikan dan Pelatihan yang berstandar nasional. 2. ditetapkan pada fungsi dan SMM 4 . dikokunikasikan dan dipahami dalam organisasi dan harus ditijau secara terus menerus kesesuaiannya.

Pada saat menetapkan sasaran mutu berarti harus dibuat secara : 1. Sasaran mutu level unit Unit Lab (QC) Memastikan bahwa mutu barang jadi yang dihasilkan oleh bagian produksi sesuai dengan spesifikasi produk serta mengembangkan metode inspeksi sehingga kegagalan inspeksi SMM 5 . 3. Sasaran Membeli barang yang sesuai dengan permintaan pengguna Departemen mutu level dengan harga kompetitif tetapi mutu yang terjamin dan departemen Pembelian memastikan jadwal pengiriman terpenuhi sebesar 80% dari yang dijadwalkan. 2. dapat menggunakan konsep SMART (Spesifik.tingkat relevan dalam organisasi. Sasaran mutu harus terukur dan taat azas dengan kebijakan mutu . Sasaran Departemen Menurunkan tingkat keluhan pelanggan ditekan sebesar 10% mutu level Pemasaran dari tahun 2003. 5. Achiveable. 4. departemen Sasaran Departemen Meningkatkan efisiensi produksi dengan cara menurunkan mutu level tingkat kegagalan atau adjustment proses produksi sehingga Produksi departemen rencana produksi dapat tercapai sebesar 85%. Organisasi/ meningkatkan efisiensi produksi sebesar 90% dan meningkatkan Perusahaan penjualan dengan cara mendapatkan pelanggan baru sebesar 10% dari tahun 2003. Time-line). Untuk memastikan bahwa sasaran mutu dapat diukur . Measureble. ( ada batas waktu yang jelas untuk pencapai sasaran mutu Contoh: Sasaran mutu Sasaran mutu level organisasi Menurunkan tingkat keluhan pelanggan sebesar 25%. Tepat waktu tersebut). Dapat dicapai Berorientasi pada pencapaian hasil. Result-oriented. Spesifik (bukan bersifat umum) Dapat diukur.

dapat diturunkan sebesar 50% dari tahun 2003. Daftar isi Daftar isi memuat nama-nama bagian Pedoman Mutu 2.3 ISO 9001:2008. nomor halaman. Lembar pengendalian juga memuat uraian revisi yang menjelaskan bagian naskah yang berubah dan bagaimana perubahan itu. 1. seperti dinyatakan pada pasal 5. Pernyataan kebijakan mutu (ditandatangani manajemen puncak) Kebijakan mutu disusun oleh Manajemen Puncak.Daftar distribusi Daftar distribusi berisi fungsi-fungsi yang menerima dan memegang salinan Pedoman Mutu yang terkendali. 6. Pedoman Mutu Pedoman mutu/Manual Mutu merupakan dokumen mutu level pertama yang menyatakan bahwa organisasi/institusi menyatakan menerapkan SMM ISO 9001:2008 yang memuat : 1. status terbitan dan revisinya. Lembar revisi dan lembar pengendalian Lembar revisi merupakan daftar halaman dengan kolom-kolom untuk nama bagian dari dokumen. 3. Hal ini diperlukan agar pembaca dapat mengetahui bagian mana yang berubah. termasuk Badan sertifikasi. Kebijakan mutu Manajemen puncak harus memastikan kebijakan mutu SMM 6 .

1. 2. Lampiran-lampiran (daftar prosedur dsb) Di samping yang tersebut di atas mungkin ada lampiran-lampiran yang diperlukan. diberi tanggal dan ditandatangani oleh eksekutif puncak. SMM 7 . 7 dan 8 harus tertuang dalam Pedoman Mutu. “unsur ini tidak dilakukan dalam aktivitas perusahaan. Struktur organisasi Struktur organisasi digambarkan sampai tingkat tertentu yang dipandang cukup. (misalnya perusahaan tidak melakukan pelayanan. Kalau ada unsur yang tidak dapat diterapkan sesuai dengan aktivitas organisasi/perusahaan hanyan diperkenankan sebagian dari pasal 7. Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan menelaah sasaran mutu. maka ditulis misalnya . Ditelaah untuk kesesuaian yang berkelanjutan.1. Namun bila kelak diperlukan. dan 5. 5. 6. Dikomunikasikan dan dimengerti di dalam organisasi. misalnya daftar prosedur dan Uraian Jabatan (job description). Memuat komitmen untuk mematuhi persyaratan dan secara berkelanjutan menyempurnakan efektifitas SMM.5. Struktur organisasi hingga tingkat yang lebih ke bawah dapat dipelihara di bagian-bagian/departemen masing-masing.5 tentang pengawetan produk). pengawetan di SMM ISO 9001:2008 dinyatakan pada pasal 7.” 3. Unsur-unsur standar Setiap unsur-unsur standar dalam SMM ISO 9001:2008 mulai dari pasal 4. 3. oleh karena itu tidak diperlukan prosedur untuk unsur ini. Sesuai dengan maksud organisasi 2. 4. maka prosedur yang sesuai akan disusun oleh perusahaan.

di bagian lain disebut Manajer Departemen. 3. status terbitan. sehingga bila tercecer akan mudah untuk mengembalikan ke tempat sesuai. instruksi kerja dan lain-lain. maka bila ada revisi sulit untuk melepaskan halaman yang direvisi dan menggantinya dengan versi yang baru. Oleh karena itu sebaiknya memakai ordner atau sejenisnya sehingga penggantian dapat dilakukan dengan mudah.2. Format Pedoman Mutu Format bagi Pedoman Mutu yang dianjurkan adalah: 1. Kepala Divisi dan sebagainya. Jenis-jenis Prosedur Operasi Standar Dokumen prosedur mutu yang dipersyaratkan dan wajib harus ada meliputi 6 prosedur yaitu : 1.2.) Pengendalian Produk tidak sesuai ( 8. 3. Prosedur pengendalian dokumen (4. Dokumen Prosedur Operasi Standar (POS) 4.1. proses atau hal-hal lainnya jangan disebut dengan istilah yang berlainan. 2.4) Prosedur audit internal (8. tetapi paling sedikit yang disertakan dalam pedoman Mutu adalah Uraian Jabatan bagi Wakil Manajemen. 4. status revisi dan nomor halaman.Mengenai hal yang tersebut terakhir ini dapat dimuat dalam dokumen yang terpisah khusus untuk Uraian Jabatan fungsi-fungsi yang penting. Terdiri dari lembar-lembar yang lepas (loose leaf): Kalau dijilid secara permanent. Hal ini berlaku pula bagi jenis dokumen lain.3) SMM 8 . 4. Istilah dipakai secara konsekuen: Suatu pengertian. misalnya prosedur.2. Diberi identifikasi: Setiap halaman diberi identifikasi nama dan nomor bagian.3) Prosedur pengendalian rekaman (4. nama jabatan.2. 2. misalnya di sati bagian dokumen disebut Kepala Departemen. 4.

3. Referensi (reference) Dokumen atau standar lain yan g yang dapat menjadi acuan prosedur ini. 1. 5. Arti dan Manfaat Prosedur Prosedur memberikan keterangan bagaimana suatu proses atau tahapan – tahapan proses yang harus dilakukan . 4. Tujuan (purpose) Menyatakan untuk apa prosedur diperlukan. perlu dibuat pertanyaan mengenai : 1. Teknik Penulisan Prosedur Untuk melakukan penulisan prosedur ada beberapa metode/ bentuk.3 ) 1. yang telah banya digunakan adalah metode 6 bagian (six part prosedur). Untuk menjawab tahapan proses tersebut.5. Siapa (Who) Apa ( What) Dimana (Where) Kapan (When) Bagaimana (How) Prosedur harus mampu memberikan pedoman bagaimana seluruh personal di Organisasi/Perusahaan/Institusi dapat menjalankan tugasnya sesuai dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Definisi (definition) Keterangan mengenai istilah.) Prosedur tindakan pencegahan (8. 2.5. Ruang Lingkup ( Scope) Menyatakan batas-batas penerapan prosedur pada fungsi. 4. singkatan dan lain-lain yang dipakai pada prosedur ini SMM 9 . 2. Prosedur Tindakan koreksi (8. Metode 6 bagian dengan urutan sebagai berikut : 1. daerah kerja dan personil. istilah. 6.5.2. 3.

when. 1. “atau”. Daftar lampiran procedure. 2... Dokumentasi. Bagilah rangkaian kalimat menjadi paragraph terpisah bila mungkin (paragraf adalah bagian teks yang dimulai dengan baris baru dan terpisah dari kalimat yang dimulai baris baru berikutnya). Susunan kalimat yang singkat ttapi jelas. terutama yang berisi konsep yang berlainan. Hindari pemakaian kata-kata yang baru. ya penerapan rangkaian ISO 9008 antara lain terletak pada sampai di mana dokumen dimengerti oleh para karyawan. 5. instruksi kerja dll ditulis untuk kalangan yang luas. ………………………………… ………………………. Prosedur (procedure). ……………………. Untuk keperluan itu pedoman penulisan di bawah ini dianjurkan : 1. yang dirangkaikan dengan beberapa kata “dan”. Pisahkan setiap paragraf dengan ruang kosong (white space). berikan nomor pada paragraf dengan sistem penomoran yang konsisten. 2. SMM 10 2. lebih dari satu kali. 4. Hindarkan pemakaian kata atau susunan kalimat yang bermakna ganda (yang dapat ditafsirkan secara berlainan) atau tidak jelas.where) 6. Perkataan yang umum dipakai lebih baik daripada kata yang baku (standar) tetapi artinya tidak banyak yang mengerti.4. 2. Teknik Penulisan Prosedur. Kalau kalimat dapat dipecah menjadi dua atau lebih. lakukanlah. Hindarkan kalimat-kalimat yang panjang.1 ………………… . “kemudian”. misalnya contoh-contoh formulir. ………………………………………………… 1.(documentation). Bila sesuai. Isi prosedur yang sebenarnya mengenai tindakan-tindakan personil dan daerah kerja suatu aktifitas (what. Gunakan kata-kata yang sederhana. ………………… ……………………………… ……………. ……………………………………. 2.5. Penomoran yang dianjurkan adalah sistem desimal: 1. who. 3. 4. Oleh karena itu harus diusahakan agar mudah dimengerti oleh segenap karyawan.

Format paragraf seperti indent (baris-baris dicetak menjorok ke dalam) juga dapat memberi daya tarik untuk membaca. Sebaiknya satu atau dua daripadanya dapat mengacu pada nomor pasal pada standar. penyisipan. 8.6.Penomoran desimal memungkinkan penambahan. Penomoran Prosedur Penomoran prosedur dapat dilakukan sesuai dengan kebiasaan dalam perusahaan. 01 mengacu pada pasal 5. untuk mempermudah acu-silangnya. bergaris bawah atau pemilihan bentuk huruf tertentu) dapat memberikan tekanan pada pengertian yang perlu diperhatikan. atau penghapusan kalimat atau paragraf tanpa mengganggu sistem penomoran secara keseluruhan. 7. Pilih kertas lepasan (loose leaf) bagi dokumentasi mutu.5. Dengan demikian bila ada perubahan tidak perlu seluruh dokumen diganti. biasanya terdiri dari beberapa digit. misalnya : 5. Flow Chart SMM 11 . Hanging indent biasa dipakai bila paragraf didahului oleh penomoran. cetak miring. Ada indent biasa: semua baris menjorok ke dalam dan ada hanging indent: hanya baris ke-2 dan seterusnya yang menjorok ke dalam. 6.6 nomor urut 1. cukup yang mengalami perubahan saja. Format huruf (cetak tebal. 4.

agar prosedur dapat ditulis lebih mudah. 2.1. 7. Oleh karena itu sebaiknya penyusunan prosedur dilakukan sebagai berikut: 1. Perbedaan antara prosedur dan Istruksi Kerja adalah sebagai berikut: SMM 12 .8. 2. 6. Dianjurkan agar 12lterna-lambang yang dipakai dibatasi. misalnya hanya lingkaran untuk awal/akhir aktivitas. Pelajarii persyaratan yang ditentukan di quality manual perusahaan. Lakukan penyesuaian yang diperlukan. periksa apakah sesuai dengan persyaratan standar. segiempat untuk suatu aktivitas pada umumnya. belah ketupat untuk memilih 12lternative dan segitiga untuk penyimpanan. 4. 4. Tambahkan yang dianggap perlu Berikan pada seseorang yang tidak terkait pada bidang aktivitas prosedur tersebut untuk memeriksa apakah konsep mudah dimengerti Bila dirasa cukup usahakan persetujuan yang berwenang Terapkan. Flow chart dapat juga dipergunakan untuk persiapan penyusunan prosedur. Bandingkan ketiga 12nsure di atas. Instruksi kerja Pasal 7.2 SMM ISO 9001 : 2008 menyatakan: keadaan terkendali produksi dan penyediaan jasa harus mencakup tersedianya instruksi kerja bila perlu. 3. 8. 5. Kumpulkan informasi mengenai apa yang dilakukan aktivitas di bidang yang bersangkutan Pelajari dan buat ikhtisar syarat-syarat yang ditentukan ISO 9000 untuk bidang yang bersangkutan.Prosedur dapat juga dinyatakan atau dilengkapi dengan flow chart.5. Teliti apakah ada kejanggalan pada penerapannya.b dan 4. Langkah-langkah Penyusunan Prosedur Prosedur yang disusun harus memenuhi persyaratan minimum 12nsure12d an quality manual yang disusun perusahaan. bila ada kekurangan pada aktivitas yang sekarang dilakukan buat penyesuaian menurut standar yang diperlukan Susun konsep prosedur.

mengemas. Penulisan Instruksi Kerja Instruksi Kerja dapat ditulis dalam berbagai bentuk. Bagaimana tingkat pendidikan mereka yang harus menggunakan Instruksi Kerja tersebut? Apakah bahasa. proses yang terdiri dari urutan banyak langkah sehingga sulit diingat-ingat atau bila instruksi kerja tersebut dapat memudahkan pelaksanaan operasi yang harus dilakukan. mengisi order pembelian. Tolok ukur diperlukan atau tidaknya ini adalah bila ketiadaan Instruksi Kerja itu dapat berakibat merugikan bagi mutu. bongkar pasang mesin obil. memelihara mesin las dsb. dsb. dimana. inspeksi sebelum pengemasan. Prosedur terutama menjawab pertanyaanpertanyaan dengan siapa. menyalakan pemanas. Suatu pengujian. bilamana. dsb. meskipun pertanyaan dengan bagaimana secara lebih rinci dijawab pada Instruksi Kerja. Yang sangat penting diperhatikan dalam pembuatannya adalah kepada siapa Instruksi Kerja tersebut ditujukan : 4. sesingkat mungkin tetapi jelas. mengukur suhu. mulai menjalankan ketel uap.Prosedur meliputi rangkaian kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada suatu bidang operasi tertentu dari perusahaan. SMM 13 . misalnya mengukur karakteristik transistor. inspeksi atau memakai suatu alat bila ikut ditulis dalam prosedur akan membuat prosedur panjang dan perhatian pembaca akan teralihkan pada rincian sehingga dapat kehilangan gambaran mengenai keseluruhan aktivitas. mengecat. menguji daya tekan tabung. Dalam prosedur dapat disebutkan : 1. Termasuk dalam kategori “ketiadaannya berakibat merugikan bagi mutu” adalah operasi kritis. Suatu operasi. 3. apa. Kadang-kadang dijawab pertanyaan dengan bagaimana. Penyajian harus dalam bentuk yang sederhana. 2. Instruksi kerja menguraikan bagaimana satu langkah dalam suatu prosedur dilakukan. inspeksi yang tidak sederhana. Suatu penggunaan alat atau mesin. Operasi. Oleh karena itu dibuat Instruksi kerja yang merinci langkah-langkah yang disebutkan oleh prosedur tersebut bila diperlukan. misalnya menggunakan mesin las otomatis. kata-kata dan susunan kalimat adalah seperti yang mereka kenal dengan baik? 5. misalnya menurunkan barang dari truk. 1.

usahakan agar dibuat dengan kalimat-kalimat yang singkat. maka tulisan sebaiknya dibuat agak besar. 4. penulisan dengan ruang kosong antar 14aragraph. 5. Memilih program Setelah selesai klik start dan pilih shutdown Tunggu sampai komputer Log of Kemudian untuk keamanan cabut kabel power dari jaringan listrik SMM 14 . 11. Tunggu sampai desktop pada layer tampil semua 3. Contoh-contoh: 1). Kalau Instruksi Kerja akan dipergunakan di lapangan sambil kerja. 8. Tekan ON pada CPU 1. maka Instruksi Kerja dapat dibuat dengan salah satu cara di bawah ini : 7. Dengan bagan alir (flow chart) Dengan gambar.6. Periksa Arus yang akan digunakan 1. 9.Mengoperasikan Komputer 1. Hubungkan kabel power computer ke jaringan listrik 2. foto atau diagram grafis Dengan bentuk checklist Video Kalaupun dengan tulisan. 6. Apakah mereka mempunyai cukup waktu untuk membaca Instruksi Kerja tersebut setiap kali? Untuk mengatasi kesulitan bahasa dan waktu baca (misalnya operator perlu melihat Instruksi Kerja tersebut sambil mengerjakan tugasnya). setiap langkah diberi bernomor. 10.

14.2) Memanaskan mesin mobil 7. 11. Bentuk Grafis Contoh lihat di telpon-telpon umum SMM 15 . Periksa permukaan air di radiator 1. 15. 2. 12. Rencanakan: Ke pompa bensin terdekat bila penunjuk bensin kurang dari seperempat Beli air accu bila persediaan akan habis Ke bengkel kalau ada suara yang kurang normal Latihan: Coba rumuskan kembali kalau ditulis dalam bentuk teks biasa. Tambah air bila kurang 8. apakah seandainya suatu aktivitas disajikan dalam bentuk flow chart lebih jelas daripada ditulis dengan teks biasa? Juga akan lebih sederhana? 3. 10. Nilailah. Periksa air accu 1. Tambah air accu bila kurang 9. Periksan oli mesin Hidupkan mesin Tunggu dua menit lalu lihat penunjuk permukaan bensin Dengarkan suara mesin beberapa menit. 13. Bila ada suara tidak normal rencanakan ke bengkel Setelah mesin cukup panas matikan. Flow Chart Bentuk flow chart dapat juga dipergunakan.

Kecuali kewajiban untuk melaksanakan dengan baik. Perusahaan menentukan. Wewenang adalah kekuasaan yang diperlukan untuk melaksanakan tanggung jawab tersebut diatas. Oleh karena itu harus ada keseimbangan antara tanggung jawab dan wewenang yang diberikan kepada seseorang.4. Tanggung jawab dan wewenang Fungsi-fungsi dan hubunga diantaranya dalam organisasi. Dalam praktek tanggung jawab dan wewenang personel yang dianggap perlu ditetapkan dan didokumentasikan dalam bentuk Uraian Tugas. sampai tingkat mana Uraian Tugas dibuat. 1. termasuk tanggung jawab dan wewenang. pelatihan keterampilan dan pengalaman yang dapat dipakai. juga mengandung unsur untuk melaporkan dan mempertanggungjawabkan keberesan pelaksanaan tugas tersebut kepada atasannya. Tanggung jawab adalah suatu tugas yang diberikan dan harus dilaksanakan oleh sesorang. Fungsi mana atasan tersebut perlu ditegaskan. Penugasan Personel Personel yang ditugasi tanggung jawab yang ditetapkan dalam sistem manajemen mutu harus berkemampuan atas dasar pendidikan. tanggung jawab tidak mungkin dilaksanakan dengan baik. SMM 16 . Pendokumentasian Tanggung Jawab dan Wewenang Persyaratan Standar Syarat mengenai pendokumentasian tanggun jawab dan wewenang ditentukan pada pasal-pasal berikut ini : 1. harus ditetapkan dan dikomunikasikan agar memungkinkan manajemen mutu yang efektif (mangkus). Tanpa wewenang tertentu.

pelaporan. Nama-nama fungsi/jabatan pada bagan organisasi harus sesuai dengan yang disebut di dalam Pedoman Mutu. Berbagai format yang dapat dipakai untuk mendokumentasikan tanggung jawab dan wewenang ini. struktur organisasi yang dimuat dalam Pedoman Mutu atau kantor Direksi dapat dibuat hanya hingga tingkat tertentu yang dipandang cukup. SMM 17 . suatu varian dari berbagai cara yang banyak dipakai dalam organisasi/ perusahaan. Format Uraian Jabatan Prosedur banyak menyinggung tanggung jawab dan wewenang berbagai fungsi dalam perusahaan. prosedur.Yang dimaksud dengan “hubungan personel” adalah pertanggung -jawab. Pemilihannya tergantung dari mana yang dianggap lebih praktis bagi sesuatu tujuan. penugasan (pemberian instruksi). maka diperoleh daftar tanggung jawab dan wewenang suatu fungsi. Kalau yang disebutkan dalam prosedur itu dikumpulkna menurut jabatannya. Bagi suatu organisasi yang besar. Dalam implementasi ISO 9000 yang perlu dilakukan adalah memelihara dan menjaga kesesuaiannya dengan yang berlaku. Hubungan antar personel yang juga dipersyaratkan oleh Standar dapat dinyatakan dalam bentuk bagan struktur organisasi. kerjasama. Struktur organisasi ini sebaiknya juga dimasukkan dalam Manual Mutu (Quality Manual) dan fungsifungsi yang disebut dalam Pedoman Mutu harus dapat dilihat pada bagian struktur organisasi. sedangkan rincian lebih lanjut yang juga mencakup organisasi di Bagian/Departemen masing-masing dapat dipelihara di Bagian/Departemen yang bersangkutan. Contoh yang diberikan berikut ini menunjukkan daftar tanggung jawab dan wewenang suatu fungsi/jabatan. Pada umumnya suatu perusahaan telah mempunyai sejumlah Uraian Tugas bagi fungsi-fungsi yang dianggap penting. terutama yang berhubungan dengan operasi sistem mutu. perundingan dan komunikasi informasi. uraian tugas maupun dokumen lainnya.

3.. Berhubungan dengan : .. waka dan Kaprogli menyusun dan melaksanakan RAPBS Bersama-sama komite.. . waka dan Kaprogli menyusun dan melaksanakan RIPS.Dinas Pendidikan ... Menyusun dan melaksanakan program kerja sekolah. Bersama-sama komite............DU/DI .....MKKS .URAIAN JABATAN Nama Jabatan/Fungsi : Kepala sekolah Bertanggung jawab kepada : Kepala Dinas Pendidikan ...Unit kerja ..Pemda .Wali Siswa Jika berhalangan hadir diganti : .... SMM 18 . 2.Waka yang ditunjuk Tugas dan Tanggung Jawab : 1....

Melakukan pembinaan Pegawai. 17 Maret 2006 Dipahami : . Membuat Pedoman Mutu Sekolah Melakukan Supervisi dan evaluasi Mengembangkan SDM. 6. 5. 6. 7. Menentukan kebijakan sekolah. 4. 11. 10. 8.Kepala Sekolah ………… Disahkan : Kepala Dinas Pendidikan ………………… SMM 19 . Pungging. 2. 5. Melakukan kerja sama dengan masyarakat. 7. 10. Mengusulkan promosi. kenaikan pangkat dan mutasi Bersama-sama komite. 11. 9. Mengarahkan kegiatan sekolah Mengadakan Rapat Dinas. Menciptakan suasana kerja yang harmonis. Memberikan penilaian DP3 Menyetujui/menolak usulan program Kaprogli/unit kerja. 3. Mengelola dan mempertanggungjawabkan penggunaan keuangan sekolah Menyediakan Sumber daya Melaksanakan tugas lain dari atasan langsung. : Wewenang 1. waka dan Kaprogli Mengangkat dan memberhentikan personal dalam struktur organisasi sekolah. 8. 9. Memutuskan mutasi siswa Memberikan penghargaan dan sanksi Mengawasi/mengontrol keuangan sekolah.4.

Bentuk dan jumlah dari format sangat tergantung kebutuhan institusi/organisasi.(…………….) 5.Form Revisi/ Tanggal Lama Distribusi Baru Keterangan SMM 20 ..) ( . Judul No. Organisasi dapat merumuskan dan mengembangkan sendiri bentuk format sesuai dengan kebutuhannya. No. Contoh : Formulir DAFTAR FORMULIR Unit Kerja : …………………………. Formulir Pendukung Dokumen SMM ISO 9001:2008 Formulir merupakan lembar isian yang diperlukan untuk merekam datadata/informasi hasil dari suatu proses untuk mendukung instruksi kerja atau prosedur..

SMM 21 .

1). Prinsip manajemen mutu yang mendasari persyaratan di dalam standar yang baru ini. diperbaiki dan disetujui kembali 3. Bagaimana status perubahan dan revisi dijelaskan 4. Untuk menentukan dokumen tambahan apa yang dibutuhkan. yang meliputi keterkaitan kegiatan antar departemen dan interaksinya. pemantauan. Prosedur dan instruksi kerja yang terdokumentasikan. Pedoman mutu. Bagaimana dokumen eksternal diidentifikasi dan dikenali 7. Dokumen lain yang diperlukan untuk mendukung SMM ISO 9001:2008 Standar ISO 9001:2008 yang diperbaharui secara khusus memerlukan suatu Pedoman mutu yang memuat Kebijakan Mutu dan sasaran mutu. Bagaiman dokumen dibuat menjadi jelas dan dapat diidentifikasi 6. standar yang baru ini menekankan suatu "pendekatan proses" dan "pendekatan sistem"yang terdokumentasi untuk mengelola SMM. Bagaimana dokumen dikaji. Bagaimana menyediakan versi yang benar 5. dan perbaikan proses-proses di seluruh sistem dengan ketergantungan dan SMM 22 . mengimplikasikan bahwa pengendalian dan sinergi hanya dapat dicapai melalui pemahaman. Bagaimana dokumen disyahkan sebelum dikeluarkan 2. Suatu institusi / perusahaan harus mengidentifikasi dan mendokumentasikan proses individual yang "dibutuhkan" dan proses sistem (aktivitas dengan input dan output).2. Pengelolaan Dokumen Persyaratan untuk pengendalian dokumen adalah sebagai berikut: 1. Operasional dan Pengendalian yang efektif (Elemen 4. Bagaimana dokumen yang sudah usang dan kadaluarsa dapat diidentifikasi dan dikendalikan. Prosedur dan instruksi kerja yang terdokumentasikan meliputi dokumen-dokumen tertentu yang diidentifikasi di dalam standar ISO 9001:2008 dan dokumen lain yang dibutuhkan untuk memastikan Perencanaan Proses.1.5.

"Petunjuk" standar ISO 9001:2008 menggambarkan hal ini dan prinsip manajemen mutu lainnya yang merupakan "kandungan yang terpadu" dari persyaratan tersebut. Identifikasi dan Kemampuan telusur (traceability) 13. Pengendalian Produk tidak sesuai (cacat) 17. Tinjauan Manajemen 4. Pembelian 10. yang memerlukan 5. Validasi proses 12. Perencanaan 2. Pengukuran dan Pemantauan Produk/Proses 16. Audit internal. Manajemen Sumberdaya 5. Prasarana dan sarana ( fasilitas) 7. Properti Pelanggan. Pelatihan 6. Standar lain yang dapat diterapkan dan persyaratan status/peraturan. Perbaikan berkelanjutan 18. CONTOH DOKUMENTASI DARI ISO 9001:2008 YANG DIBUTUHKAN Contoh dari persyaratan khusus dari ISO 9001:2008 dokumentasi: 1. Proses-proses terkait pelanggan 8.keterkaitan lintas-fungsional yang melekat di dalamnya.2. Penyimpanan Produk 14. Bisnis proses 3. Perancangan dan Pengembangan 9. Proses Pengendalian Dokumen SMM 23 . Pengukuran Kepuasan Pelanggan 15. Pengendalian Produksi dan Pelayanan 11.

Petugas pengendali dokumen mengelola dokumen (Pedoman mutu. Rangkaian langkah-langkah di dalam proses manual biasanya digunakan untuk memungkinkan setiap pemeriksa memberi pengesahan dalam membuat perubahan atau komentar dimana pemeriksa berikutnya dapat membacanya. Di dalam perusahaan berbasis ISO. Perusahaan yang tidak menggunakan cara-cara elektronika. “Rute” informasi adalah langkah-langkah yang telah ditentukan beserta petugas yang berwenang untuk merubah “dokumen untuk tkan” tersebut akan dikirimkan atau diberikansehingga dapat dikaji dan disetujui. Titik kritis yang menghambat (bottleneck) meliputi waktu yang dihabiskan untuk membuat salinan dan mendistribusikan paklet perubahan. Jika ada lebih dari satu orang yang harus menerima informasi pada waktu yang sama. biasanya perusahaan tersebut memiliki matriks dari tipe dokumen dan fungsi/posisi mana yang diperlukan untuk mengkaji dan memberi persetujuan dari isu-isu atau perubahan baru terhadap berbagai jenis dokumen. biasanya memiliki “rangkaian langkah-langkah” di dalam rute pendistribusian dokumennya. prosedur. maka petugas pengendalian dokumen harus membuat salinan dari paket perubahan di dalam proses manual. Banyak waktu dan sumberdaya yang dihabiskan di dalam mempersiapkan dan menjalankan dokumen perubahan untuk diperiksa dan disetujui. Sebagai contoh. maka proses lainnya memerlukan rute dokumen atau informasi. serta “rute” informasi) yang masih berlaku dan dokumen lama yang dipersyratkan untuk mampu telusur jika terdapat dokumen yang diubah. proses Corrective Action akan meliputi suatu langkah pengkajian pada pengisian tindakan korektif untuk memverifikasi efektivitas dari tindakan yang didokumentasikan di dalam CAR. mengkomunikasikan perubahan. Disamping Dokumen dasar dan proses perubahan. dan memastikan pelacakan dilakukan setelah persetujuan diterima. Dokumen dikirimkan atau dibawa kepada mereka yang berhak mengkaji/memberi persetujuan setelah dilengkapi. (langkah 24arallel). dan mendistribusikan ulang.Pengendalian Dokumen dikelola oleh petugas Document control yang menerima informasi terkini yang telah disyahkan bentuk redline hard-copy. mereka perlu memiliki kemampuan untuk memulai dan merancang Corrective Action Requests (CAR’s) kepada bagian atau orang yang bertanggung jawab. instruksi kerja dan formulir yang diperlukan. jika suatu perusahaan memiliki proses Corrective Action. Auditor internal atau eksternal dapat SMM 24 . menunggu personal kunci untuk menandatangani terutama jika mereka tidak berada di fasilitas asalnya. Jika perusahaan telah memiliki sertifikat ISO 9001: 2008. status pelacakan secara manual dan pelaporannnya.

5. Rekaman yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2008 No Unsur Standar 1 5. Rekaman /Catatan Rekaman adalah bukti mampu telusur yang obyektif dari pemenuhan dari suatu persyaratan. dan diakhiri dengan cara yang tepat waktu. segera.6. Rekaman yang dibuat harus jelas. pengambilan.1 Rekaman yang dipersyaratkan Tinjauan Manajemen SMM 25 . pemanggilan kembali. serta dapat dibuka kembali (. dijalankan. perlindungan.mampu telusur). siap ditunjukkan dan diambil. dan dapat diidentifikasi. waktu penyimpanan. penyimpanan. Menyebarkan (routing) informasi CAR dari orang pertama (initiator) kepada pihak yang bertanggung-jawab dan pemeriksa biasanya memerlukan petugas Corrective Action yang memastikan tindakan korekltif tersebut dibebankan. Rekaman secara khusus diperlukan oleh standar SMM ISO 9001:2008 adalah meliputi hal-hal berikut ini: 5. dikaji. Sebagai contoh.1 Pengendalian rekaman Rekaman mutu harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuaian pada persyaratan dan operasi efektif dari sistem manajemen mutunya. Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan kendali yang diperlukan untuk identifikasi. masa simpan dan pembuangan rekaman.menjalankan fungsi pengkajian tindakan korektif. metode identifikasi. dan disposisi dijelaskan dalam prosedur rekaman yang diperlukan.3. "rekaman" meliputi formulir yang telah diisi atau minta dalam suatu rapat.3. Rekaman mutu harus tetap mudah dapat dibaca. penyimpanan.

8 7.2.3.5.4. 16 8. 18 8.(d) 12 7. 6 7. keterampilan dan pengalaman Bukti bahwa proses realisasi dan produk hasil memenuhi persyaratan Hasil dari tinjauan persyaratan yang berhubungan dengan produk dan tindakan yang timbul dari tinjauan Masukan perancangan dan pengembangan Hasil dari tinjauan perancangan dan pengembangan dan tindakan apapun yang diperlukan Hasil verifikasi perancangan dan pengembangan dan tindakan apapun yang diperlukan Hasil pembenaran perancangan dan pengembangan dan indakan apapun yang diperlukan Hasil perubahan perancangan dan pengembangan dan indakan apapun yang diperlukan Hasil penilaian pemasok dan tindakan yang timbul dari penilaian Seperti yang dipersyaratkan oleh organisasi untuk menunjukkan pembenaran proses dimana hasil keluaran tidak dapat diverifikasi oleh pengukuran atau pemantauan yang berurutan Identifikasi khas untuk produk bila mampu telusur dipersyaratkan Kepemilikan pelanggan yang hilang. 9 7.3.2. 7 7.2.2.2. 11 7.3.5.(e) 3 7. 19 8.2.2 6. SMM 26 .3. 5 7.5. termasuk konsesi yang diperoleh Hasil tindakan koreksi 4 7.(a) 15 7. rusak atau ditemukan tidak layak pakai Standar yang dipakai untuk kalibrasi atau verifikasi alat ukur bila tidak terdapat Standar pengukuran nasional atau internasional Pembenaran hasil sebelumnya bila ditemukan bahwa alat ukur tidak sesuai dengan persyaratannya Hasil audit internal Bukti bahwa produk sesuai dengan kriteria keberterimaannya dan penunjukan (penetapan) petugas yang berwenang untuk melepas produk Sifat ketidaksesuaian produk dan tindakan berurutan apapun yang dilakukan.6.2.4.3.6.1.1.4.2.5.4.3. pelatihan.3. 13 7. 17 8. 14 7.5. 10 7.2.d Pendidikan.6.2.7.

Hasil tindakan pencegahan SMM 27 .5.3.20 8.

SMM 28 . Presentasi 10 menit Tugas : 1. SMM untuk 2.LEMBAR LATIHAN Latihan materi 1 Waktu : Identifikasi persyaratan dokumen : 45 menit. Apakah perbedaan identifikasi pada dokumen tingkat I dan II dalam SMM dengan dokumen tingkat III dan IV. Dokumen mana yang harus direncanakan direvisi dalam mengantisipasi bila ada perubahan. 3. Sebutkan dokumen tingkat I sampai dengan tingkat IV yang terdapat dalam Sistem Manajemen Mutu.

SMM 29 .

Tugas : 1. 2. lakukan penyempurnaannya. presentasi 15 menit. apakah terdapat kesalahan dan kekurangan identitas bedasarkan karekteristik jenis dokumen yang terkendali dan tidak terkendali.Latihan materi 2 : Studi kasus Waktu : 45 menit. sesuai petunjuk dalam dokumen di tingkat yang lebih tinggi. Berdasarkan dokumen yang telah dibagikan. Jika terdapat kekurangan dalam dokumen yang dianalisis. lakukan analisis terhadap dokumen tingkat 1 sampai dengan IV. SMM 30 .

tentang kebijakan mutu yang saudaraketahui……………………………………………………………………. …………………. Audit internal termasuk dalam dokumen tingkat berapa. jelaskan alasannya. Jelaskan dengan singkat. Sebutkan enam perbedaan isi dokumen tingkat I dengan tingkat II. Sebutkan empat tingkatan dokumen yang saudara ketahui ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………… 2.…………………………………………………… ……………………………….. ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… 3.POST TEST PEMAHAMAN PENYUSUNAN DOKUMEN ISO 9001 :2008 Nama NIP SEKOLAH : : : 1. ………………………………………………………………………………………………………… SMM 31 . ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………… 4.

………………………………………………………………………………………………… ……… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………… SMM 32 . Sebutkan satu instruksi kerja yang sering saudara gunakan.5. Jelaskan tentang kegunaan dari pedoman mutu …………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………… 8. dan jelaskan mengapa instruksi kerja tersebut frekwensi penggunaannya melibihi instruksi kerja yang lainnya…………………. Sebutkan tujuh persyaratan pengendalian dokumen ……………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………… 7.. Mengapa kebijakan mutu dan sasaran mutu lembaga harus didistribusikan secara terkendali …………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………… 6.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful