P. 1
Dokumen Syarat ISO 9001:2008 smk

Dokumen Syarat ISO 9001:2008 smk

|Views: 1,423|Likes:
Published by goeswids2

More info:

Published by: goeswids2 on May 23, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

06/19/2014

pdf

text

original

SESI :5

I

PENDAHULUAN

Standar sistem mutu, yaitu ISO 9001:2008 telah diluncurkan dan dikenal dengan ISO 9001:2000 "Quality Management Systems " (QMS) atau Sistem Manajeman Mutu ( SMM). Sistem Manajemen Mutu merupakan versi terbaru dari seri ISO 9000:2008 yang diluncurkan pada tahun 2008 merupakan revisi dari versi sebelumnya yaitu ISO 9000:1994.

Dalam SMM dokumen dan rekaman merupakan persyaratan yang harus dipenuhi untuk mendaptkan sertifikasi ISO 9001:2008. Pengendalian dokumen sekarang ini telah dan masih menjadi unsur kunci di dalam standar Sistem Manajemen Mutu (SMM). Tanpa pengendalian dari prosedur dan rekaman yang handal, suatu integritas SMM institusi / perusahaan akan gagal dalam bisnisnya .Dokumen dan rekaman adalah sistem yang harus dipatuhi dan akan diaudit.

1.

DOKUMEN SMM ISO 9001:2008

1.

Persyaratan Dokumen

Sesuai dengan pasal 4.2 dalam ISO 9001 :2008, persyaratan dokumentasi secara umum adalah sebagai berikut (4.2.1)

Dokumentasi sistem manajemen mutu harus meliputi :

1. 2. 3.

pernyataan terdokumentasi dari kebijakan dan sasaran mutu manual mutu prosedur terdokumentasi dan catatan yang dibutuhkan oleh standar internasional, dan

SMM
1

4.

dokumen , catatan yang ditetapkan organisasi yang penting untuk memastikan perencanaan, operasi dan pengendalian yang efektif dari proses-proses.

Catatan 1:Bila istilah “prosedur terdokumentasi” tampak dalam Standar Internasional ini, maka berarti bahwa prosedur ditetapkan, didokumentasikan, dijalankan dan dipelihara. Suatu dokumen tunggal dapat mengidentifikasikan persyaratan untuk satu atau lebih prosedur. Suatu pernyataan untuk satu prosedur yang terdokumentasi dapat mencakup 1 atau lebih dokumen.

Catatan 2: Cakupan pendokumentasian sistem manajemen mutu (SMM) dapat berbeda dari satu organisasi ke organisasi yang lain karena : 1. ukuran organisasi dan jenis kegiatannya. 2. Kerumitan proses dan interaksinya, dan 3. Kompetensi karyawannya. Catatan 3 :Dokumentasi dapat berupa media apapun

Untuk pengendalian dokumen (4.2.3) disebutkan bahwa : dokumen yang diminta oleh sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Rekaman/Catatan adalah jenis khusus dari dokumen dan harus dikendalikan menurut persyaratan yang diberikan dalam 4.2.4.

Harus ditetapkan suatu prosedur terdokumentasi untuk menetapkan pengendalian yang diperlukan. 1. 2. 3. Untuk menyetujui dokumen akan kecukupannya sebelum diterbitkan. Untuk meninjau dan memutakhirkan seperlunya dan menyetujui ulang dokumen. Untuk memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen yang ditunjukkan Untuk memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian. Untuk memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali Untuk memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya dikendalikan.

4.

5. 6.

SMM
2

7.

Untuk mencegah pemakaian tak disengaja dari dokumen kadaluarsa dan membubuhkan identifikasi agar mampu telusur bila disimpan untuk tujuan apapun.

Sesuai dengan pasal 4.2.4 tentang Pengendalian rekaman. Rekaman harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuain pada persyaratan dan operasi efektif dari sistem manajemen mutunya. Rekaman harus tetap mudah dapat dibaca, siap ditunjukkan dan diambil. Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan kendali yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan pembuangan rekaman.

1.

Jenis Dokumen SMM ISO 9001:2008

Dalam rangka memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008, Sekolah sebagai suatu institusi membutuhkan dokumen-dokumen yang dipersyaratkan ,sebagaimana yang dipaparkan berikut ini :

Dokumen yang dipersyaratkan; Kebijakan Mutu dan Sasaran mutu Dokumen tingkat I : Pedoman Mutu Dokumen tingkat II : Prosedur Mutu Dokumen tingkat III : Instruksi Kerja Dokumen tingkat IV : Dokumen pendukung rekaman

Kebijakan mutu dan sasaran mutu merupakan dokumen tingkat I, yang dapat menyatu atau terpisah dari dokumen Pedoman Mutu.

1.

Kebijakan Mutu : Kebijkan mutu merupakan merupakan dokumen yang dibuat oleh lembaga/ institus1 yang berisi tentang ikrar top manajemen yang memastikan bahwa kebijakan mutu harus sesuai dengan tujuan organisasi, mencakup ikrar pelibatan untuk memenuhi persyaratan dan terus menerus memperbaiki keeketifan SMM, sebagai kerangka

SMM
3

dengan kebijakan: 1.. 2. Sasaran Mutu Merupakan dokumentasi yang harus disusun untuk memastikan bahwa sasaran mutu ditetapkan untuk memenuhi persyaratan produk. ditetapkan pada fungsi dan SMM 4 .kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu. Berorientasi mutu pada setiap kegiatannya. 3. dikokunikasikan dan dipahami dalam organisasi dan harus ditijau secara terus menerus kesesuaiannya. 3. Pelanggan yang berkaitan dengan layanan produk jasa Pendidikan dan Pelatihan puas.. Contoh : Kebijakan mutu. bertekad menerapkan Sistem Manajenen Mutu ISO 9001 : 2008 agar menjadi lembaga Pendidikan dan Pelatihan yang berstandar nasional. Perubahan itu masa depan 5. 2. 1. 4. Sumber daya manusia harus bertanggungjawab dan melaksanakan serta melakukan penyempurnaan dan berperan aktif untuk meninjau dan memperbaiki Sistem Manajemen Mutu secara berkelanjutan. 4. di unit kerja masing-masing. Dalam segala aktivitasnya menerapkan budaya mutu sebagai berikut : Mari berubah ! Mari berkompetisi ! Quality is not accident (kualitas bukan hasil dari sebuah kecelakaan). Kebijakan Mutu Sekolah………… Sekolah ………………………….

4. Pada saat menetapkan sasaran mutu berarti harus dibuat secara : 1. Time-line). Sasaran mutu level unit Unit Lab (QC) Memastikan bahwa mutu barang jadi yang dihasilkan oleh bagian produksi sesuai dengan spesifikasi produk serta mengembangkan metode inspeksi sehingga kegagalan inspeksi SMM 5 . Untuk memastikan bahwa sasaran mutu dapat diukur . Organisasi/ meningkatkan efisiensi produksi sebesar 90% dan meningkatkan Perusahaan penjualan dengan cara mendapatkan pelanggan baru sebesar 10% dari tahun 2003. Tepat waktu tersebut). 3. Achiveable. 5. Sasaran mutu harus terukur dan taat azas dengan kebijakan mutu . Sasaran Departemen Menurunkan tingkat keluhan pelanggan ditekan sebesar 10% mutu level Pemasaran dari tahun 2003. ( ada batas waktu yang jelas untuk pencapai sasaran mutu Contoh: Sasaran mutu Sasaran mutu level organisasi Menurunkan tingkat keluhan pelanggan sebesar 25%. Result-oriented. Dapat dicapai Berorientasi pada pencapaian hasil.tingkat relevan dalam organisasi. departemen Sasaran Departemen Meningkatkan efisiensi produksi dengan cara menurunkan mutu level tingkat kegagalan atau adjustment proses produksi sehingga Produksi departemen rencana produksi dapat tercapai sebesar 85%. Sasaran Membeli barang yang sesuai dengan permintaan pengguna Departemen mutu level dengan harga kompetitif tetapi mutu yang terjamin dan departemen Pembelian memastikan jadwal pengiriman terpenuhi sebesar 80% dari yang dijadwalkan. dapat menggunakan konsep SMART (Spesifik. Measureble. 2. Spesifik (bukan bersifat umum) Dapat diukur.

1. Hal ini diperlukan agar pembaca dapat mengetahui bagian mana yang berubah. Lembar pengendalian juga memuat uraian revisi yang menjelaskan bagian naskah yang berubah dan bagaimana perubahan itu. 6. termasuk Badan sertifikasi. Lembar revisi dan lembar pengendalian Lembar revisi merupakan daftar halaman dengan kolom-kolom untuk nama bagian dari dokumen. status terbitan dan revisinya. nomor halaman. 3. seperti dinyatakan pada pasal 5.dapat diturunkan sebesar 50% dari tahun 2003. Pedoman Mutu Pedoman mutu/Manual Mutu merupakan dokumen mutu level pertama yang menyatakan bahwa organisasi/institusi menyatakan menerapkan SMM ISO 9001:2008 yang memuat : 1.Daftar distribusi Daftar distribusi berisi fungsi-fungsi yang menerima dan memegang salinan Pedoman Mutu yang terkendali.3 ISO 9001:2008. Daftar isi Daftar isi memuat nama-nama bagian Pedoman Mutu 2. Pernyataan kebijakan mutu (ditandatangani manajemen puncak) Kebijakan mutu disusun oleh Manajemen Puncak. Kebijakan mutu Manajemen puncak harus memastikan kebijakan mutu SMM 6 .

Struktur organisasi hingga tingkat yang lebih ke bawah dapat dipelihara di bagian-bagian/departemen masing-masing.5 tentang pengawetan produk). diberi tanggal dan ditandatangani oleh eksekutif puncak. Sesuai dengan maksud organisasi 2. Lampiran-lampiran (daftar prosedur dsb) Di samping yang tersebut di atas mungkin ada lampiran-lampiran yang diperlukan. 2. Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan menelaah sasaran mutu.1. maka ditulis misalnya . (misalnya perusahaan tidak melakukan pelayanan. “unsur ini tidak dilakukan dalam aktivitas perusahaan. pengawetan di SMM ISO 9001:2008 dinyatakan pada pasal 7. misalnya daftar prosedur dan Uraian Jabatan (job description).” 3. 6. Struktur organisasi Struktur organisasi digambarkan sampai tingkat tertentu yang dipandang cukup. dan 5. Namun bila kelak diperlukan. 4. Memuat komitmen untuk mematuhi persyaratan dan secara berkelanjutan menyempurnakan efektifitas SMM. SMM 7 . oleh karena itu tidak diperlukan prosedur untuk unsur ini. Dikomunikasikan dan dimengerti di dalam organisasi. 3. maka prosedur yang sesuai akan disusun oleh perusahaan.5. Kalau ada unsur yang tidak dapat diterapkan sesuai dengan aktivitas organisasi/perusahaan hanyan diperkenankan sebagian dari pasal 7. 1. 7 dan 8 harus tertuang dalam Pedoman Mutu. Unsur-unsur standar Setiap unsur-unsur standar dalam SMM ISO 9001:2008 mulai dari pasal 4. 5. Ditelaah untuk kesesuaian yang berkelanjutan.

Hal ini berlaku pula bagi jenis dokumen lain. Jenis-jenis Prosedur Operasi Standar Dokumen prosedur mutu yang dipersyaratkan dan wajib harus ada meliputi 6 prosedur yaitu : 1. Prosedur pengendalian dokumen (4. 3.3) SMM 8 . misalnya di sati bagian dokumen disebut Kepala Departemen.2. 4.4) Prosedur audit internal (8. Kepala Divisi dan sebagainya. Format Pedoman Mutu Format bagi Pedoman Mutu yang dianjurkan adalah: 1. sehingga bila tercecer akan mudah untuk mengembalikan ke tempat sesuai.2. 4. tetapi paling sedikit yang disertakan dalam pedoman Mutu adalah Uraian Jabatan bagi Wakil Manajemen. status revisi dan nomor halaman. proses atau hal-hal lainnya jangan disebut dengan istilah yang berlainan.3) Prosedur pengendalian rekaman (4. nama jabatan.2.) Pengendalian Produk tidak sesuai ( 8. Oleh karena itu sebaiknya memakai ordner atau sejenisnya sehingga penggantian dapat dilakukan dengan mudah. 4. Terdiri dari lembar-lembar yang lepas (loose leaf): Kalau dijilid secara permanent. misalnya prosedur. instruksi kerja dan lain-lain. Dokumen Prosedur Operasi Standar (POS) 4. 2. maka bila ada revisi sulit untuk melepaskan halaman yang direvisi dan menggantinya dengan versi yang baru. Istilah dipakai secara konsekuen: Suatu pengertian. di bagian lain disebut Manajer Departemen.1. 3.Mengenai hal yang tersebut terakhir ini dapat dimuat dalam dokumen yang terpisah khusus untuk Uraian Jabatan fungsi-fungsi yang penting. status terbitan. 2. Diberi identifikasi: Setiap halaman diberi identifikasi nama dan nomor bagian.2.

6.) Prosedur tindakan pencegahan (8. daerah kerja dan personil. Metode 6 bagian dengan urutan sebagai berikut : 1. 4.5. Prosedur Tindakan koreksi (8. 3. perlu dibuat pertanyaan mengenai : 1. 1.5. Tujuan (purpose) Menyatakan untuk apa prosedur diperlukan. 2. Definisi (definition) Keterangan mengenai istilah. Arti dan Manfaat Prosedur Prosedur memberikan keterangan bagaimana suatu proses atau tahapan – tahapan proses yang harus dilakukan . Teknik Penulisan Prosedur Untuk melakukan penulisan prosedur ada beberapa metode/ bentuk.5. 5. istilah.3 ) 1. Untuk menjawab tahapan proses tersebut. Siapa (Who) Apa ( What) Dimana (Where) Kapan (When) Bagaimana (How) Prosedur harus mampu memberikan pedoman bagaimana seluruh personal di Organisasi/Perusahaan/Institusi dapat menjalankan tugasnya sesuai dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. yang telah banya digunakan adalah metode 6 bagian (six part prosedur). 2.2. singkatan dan lain-lain yang dipakai pada prosedur ini SMM 9 . 4. 3. Ruang Lingkup ( Scope) Menyatakan batas-batas penerapan prosedur pada fungsi. Referensi (reference) Dokumen atau standar lain yan g yang dapat menjadi acuan prosedur ini.

……………………………………. Dokumentasi. Prosedur (procedure). 2. ………………………………………………… 1. 4. instruksi kerja dll ditulis untuk kalangan yang luas.where) 6. Penomoran yang dianjurkan adalah sistem desimal: 1. Gunakan kata-kata yang sederhana. 2. ……………………. terutama yang berisi konsep yang berlainan. Pisahkan setiap paragraf dengan ruang kosong (white space). 4. who. when.4. 2. 3. Teknik Penulisan Prosedur. Hindarkan kalimat-kalimat yang panjang. 1. Oleh karena itu harus diusahakan agar mudah dimengerti oleh segenap karyawan. “kemudian”. Isi prosedur yang sebenarnya mengenai tindakan-tindakan personil dan daerah kerja suatu aktifitas (what.(documentation). Bila sesuai.1 ………………… . Kalau kalimat dapat dipecah menjadi dua atau lebih. 5.5. SMM 10 2. misalnya contoh-contoh formulir. yang dirangkaikan dengan beberapa kata “dan”. lebih dari satu kali. Bagilah rangkaian kalimat menjadi paragraph terpisah bila mungkin (paragraf adalah bagian teks yang dimulai dengan baris baru dan terpisah dari kalimat yang dimulai baris baru berikutnya). Hindarkan pemakaian kata atau susunan kalimat yang bermakna ganda (yang dapat ditafsirkan secara berlainan) atau tidak jelas. ………………… ……………………………… …………….. Daftar lampiran procedure. berikan nomor pada paragraf dengan sistem penomoran yang konsisten.. “atau”. 2. Hindari pemakaian kata-kata yang baru. lakukanlah. ya penerapan rangkaian ISO 9008 antara lain terletak pada sampai di mana dokumen dimengerti oleh para karyawan. Susunan kalimat yang singkat ttapi jelas. Perkataan yang umum dipakai lebih baik daripada kata yang baku (standar) tetapi artinya tidak banyak yang mengerti. ………………………………… ………………………. Untuk keperluan itu pedoman penulisan di bawah ini dianjurkan : 1.

01 mengacu pada pasal 5. Format huruf (cetak tebal. Dengan demikian bila ada perubahan tidak perlu seluruh dokumen diganti. Penomoran Prosedur Penomoran prosedur dapat dilakukan sesuai dengan kebiasaan dalam perusahaan. 8. Sebaiknya satu atau dua daripadanya dapat mengacu pada nomor pasal pada standar. bergaris bawah atau pemilihan bentuk huruf tertentu) dapat memberikan tekanan pada pengertian yang perlu diperhatikan. 4. Flow Chart SMM 11 . penyisipan. untuk mempermudah acu-silangnya. biasanya terdiri dari beberapa digit. Ada indent biasa: semua baris menjorok ke dalam dan ada hanging indent: hanya baris ke-2 dan seterusnya yang menjorok ke dalam. 7. Hanging indent biasa dipakai bila paragraf didahului oleh penomoran. misalnya : 5. atau penghapusan kalimat atau paragraf tanpa mengganggu sistem penomoran secara keseluruhan.5. cukup yang mengalami perubahan saja.Penomoran desimal memungkinkan penambahan. Pilih kertas lepasan (loose leaf) bagi dokumentasi mutu.6 nomor urut 1. cetak miring.6. 6. Format paragraf seperti indent (baris-baris dicetak menjorok ke dalam) juga dapat memberi daya tarik untuk membaca.

8. periksa apakah sesuai dengan persyaratan standar. 6. Bandingkan ketiga 12nsure di atas.5. 3. Tambahkan yang dianggap perlu Berikan pada seseorang yang tidak terkait pada bidang aktivitas prosedur tersebut untuk memeriksa apakah konsep mudah dimengerti Bila dirasa cukup usahakan persetujuan yang berwenang Terapkan. 4. 4. segiempat untuk suatu aktivitas pada umumnya. 7. Oleh karena itu sebaiknya penyusunan prosedur dilakukan sebagai berikut: 1.b dan 4. Langkah-langkah Penyusunan Prosedur Prosedur yang disusun harus memenuhi persyaratan minimum 12nsure12d an quality manual yang disusun perusahaan. agar prosedur dapat ditulis lebih mudah. bila ada kekurangan pada aktivitas yang sekarang dilakukan buat penyesuaian menurut standar yang diperlukan Susun konsep prosedur. 8. Pelajarii persyaratan yang ditentukan di quality manual perusahaan. Instruksi kerja Pasal 7. misalnya hanya lingkaran untuk awal/akhir aktivitas. Kumpulkan informasi mengenai apa yang dilakukan aktivitas di bidang yang bersangkutan Pelajari dan buat ikhtisar syarat-syarat yang ditentukan ISO 9000 untuk bidang yang bersangkutan. 2. belah ketupat untuk memilih 12lternative dan segitiga untuk penyimpanan. Dianjurkan agar 12lterna-lambang yang dipakai dibatasi.1. Lakukan penyesuaian yang diperlukan. Teliti apakah ada kejanggalan pada penerapannya.Prosedur dapat juga dinyatakan atau dilengkapi dengan flow chart. 5. Flow chart dapat juga dipergunakan untuk persiapan penyusunan prosedur.2 SMM ISO 9001 : 2008 menyatakan: keadaan terkendali produksi dan penyediaan jasa harus mencakup tersedianya instruksi kerja bila perlu. Perbedaan antara prosedur dan Istruksi Kerja adalah sebagai berikut: SMM 12 . 2.

sesingkat mungkin tetapi jelas. Penulisan Instruksi Kerja Instruksi Kerja dapat ditulis dalam berbagai bentuk. misalnya menurunkan barang dari truk. misalnya menggunakan mesin las otomatis. inspeksi atau memakai suatu alat bila ikut ditulis dalam prosedur akan membuat prosedur panjang dan perhatian pembaca akan teralihkan pada rincian sehingga dapat kehilangan gambaran mengenai keseluruhan aktivitas. Yang sangat penting diperhatikan dalam pembuatannya adalah kepada siapa Instruksi Kerja tersebut ditujukan : 4. Instruksi kerja menguraikan bagaimana satu langkah dalam suatu prosedur dilakukan. menguji daya tekan tabung. mengemas. dimana. Bagaimana tingkat pendidikan mereka yang harus menggunakan Instruksi Kerja tersebut? Apakah bahasa. mengukur suhu. 1. Kadang-kadang dijawab pertanyaan dengan bagaimana. Dalam prosedur dapat disebutkan : 1. SMM 13 . Prosedur terutama menjawab pertanyaanpertanyaan dengan siapa. meskipun pertanyaan dengan bagaimana secara lebih rinci dijawab pada Instruksi Kerja. Oleh karena itu dibuat Instruksi kerja yang merinci langkah-langkah yang disebutkan oleh prosedur tersebut bila diperlukan. inspeksi sebelum pengemasan. bilamana.Prosedur meliputi rangkaian kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada suatu bidang operasi tertentu dari perusahaan. misalnya mengukur karakteristik transistor. mulai menjalankan ketel uap. Suatu pengujian. kata-kata dan susunan kalimat adalah seperti yang mereka kenal dengan baik? 5. dsb. Termasuk dalam kategori “ketiadaannya berakibat merugikan bagi mutu” adalah operasi kritis. Suatu penggunaan alat atau mesin. inspeksi yang tidak sederhana. mengecat. memelihara mesin las dsb. mengisi order pembelian. Tolok ukur diperlukan atau tidaknya ini adalah bila ketiadaan Instruksi Kerja itu dapat berakibat merugikan bagi mutu. 2. bongkar pasang mesin obil. dsb. Operasi. 3. menyalakan pemanas. apa. Suatu operasi. Penyajian harus dalam bentuk yang sederhana. proses yang terdiri dari urutan banyak langkah sehingga sulit diingat-ingat atau bila instruksi kerja tersebut dapat memudahkan pelaksanaan operasi yang harus dilakukan.

4.Mengoperasikan Komputer 1. Periksa Arus yang akan digunakan 1. Tekan ON pada CPU 1. Hubungkan kabel power computer ke jaringan listrik 2. usahakan agar dibuat dengan kalimat-kalimat yang singkat. foto atau diagram grafis Dengan bentuk checklist Video Kalaupun dengan tulisan. Apakah mereka mempunyai cukup waktu untuk membaca Instruksi Kerja tersebut setiap kali? Untuk mengatasi kesulitan bahasa dan waktu baca (misalnya operator perlu melihat Instruksi Kerja tersebut sambil mengerjakan tugasnya). Dengan bagan alir (flow chart) Dengan gambar. maka tulisan sebaiknya dibuat agak besar. penulisan dengan ruang kosong antar 14aragraph. Contoh-contoh: 1).6. setiap langkah diberi bernomor. Memilih program Setelah selesai klik start dan pilih shutdown Tunggu sampai komputer Log of Kemudian untuk keamanan cabut kabel power dari jaringan listrik SMM 14 . 6. 9. 8. 10. maka Instruksi Kerja dapat dibuat dengan salah satu cara di bawah ini : 7. 11. 5. Tunggu sampai desktop pada layer tampil semua 3. Kalau Instruksi Kerja akan dipergunakan di lapangan sambil kerja.

Periksa air accu 1. Periksan oli mesin Hidupkan mesin Tunggu dua menit lalu lihat penunjuk permukaan bensin Dengarkan suara mesin beberapa menit. Bila ada suara tidak normal rencanakan ke bengkel Setelah mesin cukup panas matikan. Periksa permukaan air di radiator 1. apakah seandainya suatu aktivitas disajikan dalam bentuk flow chart lebih jelas daripada ditulis dengan teks biasa? Juga akan lebih sederhana? 3.2) Memanaskan mesin mobil 7. 12. 14. Rencanakan: Ke pompa bensin terdekat bila penunjuk bensin kurang dari seperempat Beli air accu bila persediaan akan habis Ke bengkel kalau ada suara yang kurang normal Latihan: Coba rumuskan kembali kalau ditulis dalam bentuk teks biasa. Tambah air bila kurang 8. 13. 2. Bentuk Grafis Contoh lihat di telpon-telpon umum SMM 15 . Nilailah. 11. 10. Flow Chart Bentuk flow chart dapat juga dipergunakan. Tambah air accu bila kurang 9. 15.

Tanggung jawab adalah suatu tugas yang diberikan dan harus dilaksanakan oleh sesorang. Wewenang adalah kekuasaan yang diperlukan untuk melaksanakan tanggung jawab tersebut diatas. Tanpa wewenang tertentu. termasuk tanggung jawab dan wewenang. sampai tingkat mana Uraian Tugas dibuat. tanggung jawab tidak mungkin dilaksanakan dengan baik. pelatihan keterampilan dan pengalaman yang dapat dipakai. Tanggung jawab dan wewenang Fungsi-fungsi dan hubunga diantaranya dalam organisasi. Dalam praktek tanggung jawab dan wewenang personel yang dianggap perlu ditetapkan dan didokumentasikan dalam bentuk Uraian Tugas. Kecuali kewajiban untuk melaksanakan dengan baik.4. Fungsi mana atasan tersebut perlu ditegaskan. juga mengandung unsur untuk melaporkan dan mempertanggungjawabkan keberesan pelaksanaan tugas tersebut kepada atasannya. 1. Perusahaan menentukan. Oleh karena itu harus ada keseimbangan antara tanggung jawab dan wewenang yang diberikan kepada seseorang. harus ditetapkan dan dikomunikasikan agar memungkinkan manajemen mutu yang efektif (mangkus). Pendokumentasian Tanggung Jawab dan Wewenang Persyaratan Standar Syarat mengenai pendokumentasian tanggun jawab dan wewenang ditentukan pada pasal-pasal berikut ini : 1. SMM 16 . Penugasan Personel Personel yang ditugasi tanggung jawab yang ditetapkan dalam sistem manajemen mutu harus berkemampuan atas dasar pendidikan.

Pada umumnya suatu perusahaan telah mempunyai sejumlah Uraian Tugas bagi fungsi-fungsi yang dianggap penting. penugasan (pemberian instruksi). maka diperoleh daftar tanggung jawab dan wewenang suatu fungsi. SMM 17 . perundingan dan komunikasi informasi. prosedur. Format Uraian Jabatan Prosedur banyak menyinggung tanggung jawab dan wewenang berbagai fungsi dalam perusahaan. Kalau yang disebutkan dalam prosedur itu dikumpulkna menurut jabatannya. Bagi suatu organisasi yang besar. terutama yang berhubungan dengan operasi sistem mutu. Dalam implementasi ISO 9000 yang perlu dilakukan adalah memelihara dan menjaga kesesuaiannya dengan yang berlaku. pelaporan. Contoh yang diberikan berikut ini menunjukkan daftar tanggung jawab dan wewenang suatu fungsi/jabatan. uraian tugas maupun dokumen lainnya. struktur organisasi yang dimuat dalam Pedoman Mutu atau kantor Direksi dapat dibuat hanya hingga tingkat tertentu yang dipandang cukup. Pemilihannya tergantung dari mana yang dianggap lebih praktis bagi sesuatu tujuan. Nama-nama fungsi/jabatan pada bagan organisasi harus sesuai dengan yang disebut di dalam Pedoman Mutu. kerjasama. Struktur organisasi ini sebaiknya juga dimasukkan dalam Manual Mutu (Quality Manual) dan fungsifungsi yang disebut dalam Pedoman Mutu harus dapat dilihat pada bagian struktur organisasi.Yang dimaksud dengan “hubungan personel” adalah pertanggung -jawab. suatu varian dari berbagai cara yang banyak dipakai dalam organisasi/ perusahaan. sedangkan rincian lebih lanjut yang juga mencakup organisasi di Bagian/Departemen masing-masing dapat dipelihara di Bagian/Departemen yang bersangkutan. Berbagai format yang dapat dipakai untuk mendokumentasikan tanggung jawab dan wewenang ini. Hubungan antar personel yang juga dipersyaratkan oleh Standar dapat dinyatakan dalam bentuk bagan struktur organisasi.

URAIAN JABATAN Nama Jabatan/Fungsi : Kepala sekolah Bertanggung jawab kepada : Kepala Dinas Pendidikan ...MKKS .....Wali Siswa Jika berhalangan hadir diganti : .Dinas Pendidikan ...DU/DI .Waka yang ditunjuk Tugas dan Tanggung Jawab : 1.. waka dan Kaprogli menyusun dan melaksanakan RIPS.Pemda . SMM 18 ..Unit kerja .. Menyusun dan melaksanakan program kerja sekolah... ........... waka dan Kaprogli menyusun dan melaksanakan RAPBS Bersama-sama komite... Bersama-sama komite. Berhubungan dengan : .... 3. 2..

5. 4. Menentukan kebijakan sekolah. 6. 17 Maret 2006 Dipahami : . Melakukan kerja sama dengan masyarakat. 11. Mengarahkan kegiatan sekolah Mengadakan Rapat Dinas. 7. 10. 8. 9.Kepala Sekolah ………… Disahkan : Kepala Dinas Pendidikan ………………… SMM 19 . Membuat Pedoman Mutu Sekolah Melakukan Supervisi dan evaluasi Mengembangkan SDM.4. Mengelola dan mempertanggungjawabkan penggunaan keuangan sekolah Menyediakan Sumber daya Melaksanakan tugas lain dari atasan langsung. : Wewenang 1. Memutuskan mutasi siswa Memberikan penghargaan dan sanksi Mengawasi/mengontrol keuangan sekolah. Menciptakan suasana kerja yang harmonis. 5. 8. kenaikan pangkat dan mutasi Bersama-sama komite. 9. 6. Mengusulkan promosi. waka dan Kaprogli Mengangkat dan memberhentikan personal dalam struktur organisasi sekolah. 3. Pungging. 10. 7. 2. Memberikan penilaian DP3 Menyetujui/menolak usulan program Kaprogli/unit kerja. Melakukan pembinaan Pegawai. 11.

) ( .. Judul No. Contoh : Formulir DAFTAR FORMULIR Unit Kerja : ………………………….Form Revisi/ Tanggal Lama Distribusi Baru Keterangan SMM 20 .) 5. Organisasi dapat merumuskan dan mengembangkan sendiri bentuk format sesuai dengan kebutuhannya. No. Formulir Pendukung Dokumen SMM ISO 9001:2008 Formulir merupakan lembar isian yang diperlukan untuk merekam datadata/informasi hasil dari suatu proses untuk mendukung instruksi kerja atau prosedur..(……………. Bentuk dan jumlah dari format sangat tergantung kebutuhan institusi/organisasi.

SMM 21 .

Suatu institusi / perusahaan harus mengidentifikasi dan mendokumentasikan proses individual yang "dibutuhkan" dan proses sistem (aktivitas dengan input dan output). pemantauan.2.5. yang meliputi keterkaitan kegiatan antar departemen dan interaksinya. Prinsip manajemen mutu yang mendasari persyaratan di dalam standar yang baru ini. Prosedur dan instruksi kerja yang terdokumentasikan meliputi dokumen-dokumen tertentu yang diidentifikasi di dalam standar ISO 9001:2008 dan dokumen lain yang dibutuhkan untuk memastikan Perencanaan Proses. Bagaimana dokumen eksternal diidentifikasi dan dikenali 7. Dokumen lain yang diperlukan untuk mendukung SMM ISO 9001:2008 Standar ISO 9001:2008 yang diperbaharui secara khusus memerlukan suatu Pedoman mutu yang memuat Kebijakan Mutu dan sasaran mutu. Prosedur dan instruksi kerja yang terdokumentasikan. Operasional dan Pengendalian yang efektif (Elemen 4. Pedoman mutu. dan perbaikan proses-proses di seluruh sistem dengan ketergantungan dan SMM 22 . Untuk menentukan dokumen tambahan apa yang dibutuhkan. Pengelolaan Dokumen Persyaratan untuk pengendalian dokumen adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana dokumen yang sudah usang dan kadaluarsa dapat diidentifikasi dan dikendalikan. Bagaiman dokumen dibuat menjadi jelas dan dapat diidentifikasi 6. diperbaiki dan disetujui kembali 3. Bagaimana menyediakan versi yang benar 5.1). standar yang baru ini menekankan suatu "pendekatan proses" dan "pendekatan sistem"yang terdokumentasi untuk mengelola SMM.1. mengimplikasikan bahwa pengendalian dan sinergi hanya dapat dicapai melalui pemahaman. Bagaimana dokumen disyahkan sebelum dikeluarkan 2. Bagaimana dokumen dikaji. Bagaimana status perubahan dan revisi dijelaskan 4.

Pelatihan 6. Prasarana dan sarana ( fasilitas) 7. Tinjauan Manajemen 4. CONTOH DOKUMENTASI DARI ISO 9001:2008 YANG DIBUTUHKAN Contoh dari persyaratan khusus dari ISO 9001:2008 dokumentasi: 1.keterkaitan lintas-fungsional yang melekat di dalamnya. Pengukuran Kepuasan Pelanggan 15. Standar lain yang dapat diterapkan dan persyaratan status/peraturan. Identifikasi dan Kemampuan telusur (traceability) 13. Proses-proses terkait pelanggan 8. Validasi proses 12. Properti Pelanggan. Pengendalian Produksi dan Pelayanan 11. Pengukuran dan Pemantauan Produk/Proses 16. Perencanaan 2.2. Bisnis proses 3. "Petunjuk" standar ISO 9001:2008 menggambarkan hal ini dan prinsip manajemen mutu lainnya yang merupakan "kandungan yang terpadu" dari persyaratan tersebut. Pembelian 10. Perbaikan berkelanjutan 18. Penyimpanan Produk 14. yang memerlukan 5. Pengendalian Produk tidak sesuai (cacat) 17. Proses Pengendalian Dokumen SMM 23 . Manajemen Sumberdaya 5. Perancangan dan Pengembangan 9. Audit internal.

Auditor internal atau eksternal dapat SMM 24 . maka proses lainnya memerlukan rute dokumen atau informasi. menunggu personal kunci untuk menandatangani terutama jika mereka tidak berada di fasilitas asalnya. prosedur. proses Corrective Action akan meliputi suatu langkah pengkajian pada pengisian tindakan korektif untuk memverifikasi efektivitas dari tindakan yang didokumentasikan di dalam CAR. instruksi kerja dan formulir yang diperlukan. “Rute” informasi adalah langkah-langkah yang telah ditentukan beserta petugas yang berwenang untuk merubah “dokumen untuk tkan” tersebut akan dikirimkan atau diberikansehingga dapat dikaji dan disetujui. Banyak waktu dan sumberdaya yang dihabiskan di dalam mempersiapkan dan menjalankan dokumen perubahan untuk diperiksa dan disetujui. maka petugas pengendalian dokumen harus membuat salinan dari paket perubahan di dalam proses manual. mengkomunikasikan perubahan. Petugas pengendali dokumen mengelola dokumen (Pedoman mutu. Dokumen dikirimkan atau dibawa kepada mereka yang berhak mengkaji/memberi persetujuan setelah dilengkapi. biasanya memiliki “rangkaian langkah-langkah” di dalam rute pendistribusian dokumennya. serta “rute” informasi) yang masih berlaku dan dokumen lama yang dipersyratkan untuk mampu telusur jika terdapat dokumen yang diubah. Rangkaian langkah-langkah di dalam proses manual biasanya digunakan untuk memungkinkan setiap pemeriksa memberi pengesahan dalam membuat perubahan atau komentar dimana pemeriksa berikutnya dapat membacanya. biasanya perusahaan tersebut memiliki matriks dari tipe dokumen dan fungsi/posisi mana yang diperlukan untuk mengkaji dan memberi persetujuan dari isu-isu atau perubahan baru terhadap berbagai jenis dokumen. mereka perlu memiliki kemampuan untuk memulai dan merancang Corrective Action Requests (CAR’s) kepada bagian atau orang yang bertanggung jawab. jika suatu perusahaan memiliki proses Corrective Action. (langkah 24arallel).Pengendalian Dokumen dikelola oleh petugas Document control yang menerima informasi terkini yang telah disyahkan bentuk redline hard-copy. dan memastikan pelacakan dilakukan setelah persetujuan diterima. Disamping Dokumen dasar dan proses perubahan. Jika ada lebih dari satu orang yang harus menerima informasi pada waktu yang sama. Di dalam perusahaan berbasis ISO. dan mendistribusikan ulang. Perusahaan yang tidak menggunakan cara-cara elektronika. status pelacakan secara manual dan pelaporannnya. Sebagai contoh. Titik kritis yang menghambat (bottleneck) meliputi waktu yang dihabiskan untuk membuat salinan dan mendistribusikan paklet perubahan. Jika perusahaan telah memiliki sertifikat ISO 9001: 2008.

metode identifikasi. perlindungan. dan dapat diidentifikasi.mampu telusur). siap ditunjukkan dan diambil.6. Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan kendali yang diperlukan untuk identifikasi.menjalankan fungsi pengkajian tindakan korektif. segera. Sebagai contoh.1 Rekaman yang dipersyaratkan Tinjauan Manajemen SMM 25 . dan disposisi dijelaskan dalam prosedur rekaman yang diperlukan. Rekaman secara khusus diperlukan oleh standar SMM ISO 9001:2008 adalah meliputi hal-hal berikut ini: 5. dikaji. Rekaman yang dibuat harus jelas.1 Pengendalian rekaman Rekaman mutu harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuaian pada persyaratan dan operasi efektif dari sistem manajemen mutunya. Rekaman /Catatan Rekaman adalah bukti mampu telusur yang obyektif dari pemenuhan dari suatu persyaratan. Rekaman yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2008 No Unsur Standar 1 5. 5. penyimpanan. pemanggilan kembali. pengambilan.3. dijalankan. masa simpan dan pembuangan rekaman.3. Rekaman mutu harus tetap mudah dapat dibaca. "rekaman" meliputi formulir yang telah diisi atau minta dalam suatu rapat. dan diakhiri dengan cara yang tepat waktu. serta dapat dibuka kembali (. waktu penyimpanan. Menyebarkan (routing) informasi CAR dari orang pertama (initiator) kepada pihak yang bertanggung-jawab dan pemeriksa biasanya memerlukan petugas Corrective Action yang memastikan tindakan korekltif tersebut dibebankan. penyimpanan.

2. 6 7.4.2. pelatihan.4.5.3.2. 19 8.2 6.5.3.3. keterampilan dan pengalaman Bukti bahwa proses realisasi dan produk hasil memenuhi persyaratan Hasil dari tinjauan persyaratan yang berhubungan dengan produk dan tindakan yang timbul dari tinjauan Masukan perancangan dan pengembangan Hasil dari tinjauan perancangan dan pengembangan dan tindakan apapun yang diperlukan Hasil verifikasi perancangan dan pengembangan dan tindakan apapun yang diperlukan Hasil pembenaran perancangan dan pengembangan dan indakan apapun yang diperlukan Hasil perubahan perancangan dan pengembangan dan indakan apapun yang diperlukan Hasil penilaian pemasok dan tindakan yang timbul dari penilaian Seperti yang dipersyaratkan oleh organisasi untuk menunjukkan pembenaran proses dimana hasil keluaran tidak dapat diverifikasi oleh pengukuran atau pemantauan yang berurutan Identifikasi khas untuk produk bila mampu telusur dipersyaratkan Kepemilikan pelanggan yang hilang. 18 8. 10 7.2.3.4.6.(e) 3 7.3.(a) 15 7.2.1. 9 7.1.d Pendidikan.2.6. termasuk konsesi yang diperoleh Hasil tindakan koreksi 4 7.5. 13 7. 7 7. SMM 26 .(d) 12 7.2.6.5. 8 7. 17 8.2. 5 7. 11 7.2.7. 16 8.3.4. rusak atau ditemukan tidak layak pakai Standar yang dipakai untuk kalibrasi atau verifikasi alat ukur bila tidak terdapat Standar pengukuran nasional atau internasional Pembenaran hasil sebelumnya bila ditemukan bahwa alat ukur tidak sesuai dengan persyaratannya Hasil audit internal Bukti bahwa produk sesuai dengan kriteria keberterimaannya dan penunjukan (penetapan) petugas yang berwenang untuk melepas produk Sifat ketidaksesuaian produk dan tindakan berurutan apapun yang dilakukan.2.3.5. 14 7.

3.5.20 8. Hasil tindakan pencegahan SMM 27 .

3. Presentasi 10 menit Tugas : 1. Apakah perbedaan identifikasi pada dokumen tingkat I dan II dalam SMM dengan dokumen tingkat III dan IV. SMM untuk 2. Sebutkan dokumen tingkat I sampai dengan tingkat IV yang terdapat dalam Sistem Manajemen Mutu.LEMBAR LATIHAN Latihan materi 1 Waktu : Identifikasi persyaratan dokumen : 45 menit. Dokumen mana yang harus direncanakan direvisi dalam mengantisipasi bila ada perubahan. SMM 28 .

SMM 29 .

lakukan penyempurnaannya. apakah terdapat kesalahan dan kekurangan identitas bedasarkan karekteristik jenis dokumen yang terkendali dan tidak terkendali. presentasi 15 menit. Jika terdapat kekurangan dalam dokumen yang dianalisis.Latihan materi 2 : Studi kasus Waktu : 45 menit. Tugas : 1. Berdasarkan dokumen yang telah dibagikan. sesuai petunjuk dalam dokumen di tingkat yang lebih tinggi. SMM 30 . 2. lakukan analisis terhadap dokumen tingkat 1 sampai dengan IV.

………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… 3.POST TEST PEMAHAMAN PENYUSUNAN DOKUMEN ISO 9001 :2008 Nama NIP SEKOLAH : : : 1. Sebutkan enam perbedaan isi dokumen tingkat I dengan tingkat II. …………………. Audit internal termasuk dalam dokumen tingkat berapa.…………………………………………………… ………………………………. tentang kebijakan mutu yang saudaraketahui……………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………… SMM 31 . Jelaskan dengan singkat. jelaskan alasannya. ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………… 4.. Sebutkan empat tingkatan dokumen yang saudara ketahui ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………… 2.

dan jelaskan mengapa instruksi kerja tersebut frekwensi penggunaannya melibihi instruksi kerja yang lainnya…………………. Mengapa kebijakan mutu dan sasaran mutu lembaga harus didistribusikan secara terkendali …………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………… 6. Sebutkan tujuh persyaratan pengendalian dokumen ……………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………… 7. ………………………………………………………………………………………………… ……… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………… SMM 32 . Jelaskan tentang kegunaan dari pedoman mutu …………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………… 8. Sebutkan satu instruksi kerja yang sering saudara gunakan.5..

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->