GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN BAGI SEMUA AGENSI DI BAWAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

2

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

3

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

KATA - KATA ALUAN
SETIAUSAHA BAHAGIAN BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA ASSALAMUALAIKUM DAN SALAM SEJAHTERA. Alhamdulillah, Syukur ke hadrat Ilahi dan KurniaNya membolehkan Bahagian ini menerbitkan sebuah buku Garis Panduan Penyediaan Penyata Perubahan (Kew. 8) untuk digunakan oleh semua Jabatan/ Bahagian/ Sekolah Kementerian Pelajaran Malaysia. Dengan adanya panduan ini, semua pegawai dan kakitangan yang menyediakan Penyata Perubahan dapat menyediakannya dengan cepat, lengkap, seragam dan teratur. Langkah ini juga sebagai usaha meningkatkan kecekapan pengurusan sesuatu urusan perkhidmatan dan kewangan yang berkaitan dengan pegawai dan kakitangan. Keseragaman Penyata Perubahan ini diharapkan dapat meminimumkan kesilapan semasa menyediakan Penyata Perubahan dan merekodkan perkara-perkara tertentu ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan (BRP). Ketua Jabatan yang menyelenggarakan BRP adalah dipohon agar sentiasa prihatin dengan catatan yang dibuat supaya pegawai dan kakitangan yang ditadbir akan dapat menerima semua faedah dari segi perkhidmatan dan kewangan yang sewajarnya. Akhir kata, saya bagi pihak warga Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM) merakamkan ucapan ribuan terima kasih kepada semua wakil Jabatan/ Bahagian di Kementerian ini yang telah memberi kerjasama sepenuhnya untuk menerbitkan Garis Panduan Penyediaan Penyata Perubahan ini. Moga usaha ini dapat meningkatkan kecemerlangan pengurusan sumber manusia di Jabatan/ Bahagian/ Sekolah masing-masing. Wassalam.

KHALID BIN ABU BAKAR Setiausaha Bahagian Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Kementerian Pelajaran Malaysia Disember 2009

4

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

JAWATANKUASA PENYEDIAAN

PENASIHAT

: Khalid Bin Abu Bakar Setiausaha Bahagian Bahagian Pengurusan Sumber Manusia : Faridatul Akmar Binti Mat Taib Timbalan Setiausaha Bahagian Pengurusan Sumber Manusia : Mahather Bin Smoh : Norsafaliza Binti Saad : Rosli Bin Mohamed : Maziah Binti Mohamed : Rosni Binti Ramly : Mohd Rizal Bin Sukor : Normala Binti Mohd Rodzi : Mohd Hanis Bin Mat Zin

PENGERUSI

SETIAUSAHA AHLI JAWATANKUASA

PESERTA BENGKEL BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA • • • • • • • • • • Misjijah Binti Marul Sharfeyney Binti Sazali Nora Binti Majid Rokiah Binti Md Top Abu Bakar Bin Othman Che Hawa Binti Abu Bakar Zakaria Bin Yahaya Mad Zin Bin Tangkar Ratna Binti Saadan Nor Lina Binti Makhusin • • • • • • • • • • Zaidatul Akhmar Binti Kamarudzaman Haslina Binti Abdul Hardy Marzura Binti Mohamad Wan Zaleha Binti Wan Mahayuddin Rosaliza Binti Adnan Norhaidah Binti Nordin Yahaya Binti Omar Zulkiflee Bin Zainol Abidin Zawiyah Binti Md. Jan Shommayyah Binti Md Din

5

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

BAHAGIAN KEWANGAN • • Salmah Binti Daud Siti Syuhaida Binti Saidin • Suraya Binti Md Arshad

BAHAGIAN AKAUN • • Fazillah Binti Abu Hassan Shaari Erlis Binti Dollah • • Sarimah Binti Hussain Rokiah Binti Ahmad

JPN JOHOR • • A. Rahim Bin Mahmud Asiah Binti Rapiee

JPN NEGERI SEMBILAN • • • Shaharuddin Bin Mohd Yusof Samsiah Binti Khamis Siti Mazlina Binti Judi

JPN MELAKA • • Jamaliah Binti Md. Nor Mohd Taib Bin Salleh

JPN SELANGOR • • • Norhana Binti Dato’ Tajuddin Hatirah Binti Md. Jamil Zaleha Binti Kechik

JPWP KUALA LUMPUR • • • • Nurahmadiana Binti Mohd Taib Mohd Sharif Bin Yusof Abd. Rahman Bin Rohani Norhayati Binti Sulaiman

JPWP PUTRAJAYA • Fairuz Bin Samian

JPN PERAK • • Esah Binti Mohamed Zaleha Binti Abd. Latiff

JPN KEDAH • • Siti Hajar Binti Md. Yatim Abdullah Bin Awang

JPN PULAU PINANG • • Ng Choi Mei Putih Binti Munshi

JPN PERLIS • • Zulkifli Bin Darus Jisma Binti Jonid

6

Bin Tuan Baru JPN PAHANG • Chang Jau Kuie JPN SARAWAK • • • Edwin Anjang Kim Key Nyuweh Nor Janah Binti Wahid JPN SABAH • • • • Suraini Bin Nurudin Mohd.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN JPN KELANTAN • • Nazri Bin Mamat Rozman Bin Mohamad JPN TERENGGANU • Syed Mohd. Ali Bin Mahmud Jikesi Sipan JPWP LABUAN • • Mohd Salekhan Bin Osman Rainah Binti Rauf 7 . Jamaludin Bin Japar Mohd.

iii. Urusan Pemberian Taraf Berpencen 5. Urusan Pertukaran 6. Urusan Pelantikan Kontrak 3. Urusan Jawatan Kumpulan 8. Urusan Persaraan/ Penamatan/ Peletakan Jawatan 23 33 40 47 51 61 75 83 10 11 18 2 87 3 PENUTUP 8 . Urusan Pelantikan 2. BAHAGIAN PERTAMA Pendahuluan Pengenalan Buku Rekod Perkhidmatan Pengenalan Penyata Perubahan BAHAGIAN KEDUA PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN BAGI URUSAN-URUSAN PERKHIDMATAN 1. Urusan Pelepasan Jawatan Dengan Izin 9. Urusan Pelanjutan Tempoh Percubaan 4. Urusan Pinjaman/ Pertukaran Sementara 7.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN KANDUNGAN MUKA SURAT 1 i. ii.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN BAHAGIAN PERTAMA PENDAHULUAN PENGENALAN BUKU REKOD PERKHIDMATAN PENGENALAN PENYATA PERUBAHAN (KEW. 8) 9 .

Oleh itu. 8) adalah satu daripada dokumen yang perlu disediakan apabila terdapat sebarang perubahan ke atas perkhidmatan dan emolumen seseorang pegawai. perkhidmatan. Buku Perkhidmatan pula adalah sebuah buku yang disediakan khusus dan diberi nombor kod Am 274 yang digunakan bagi mencatat atau merekodkan maklumat peribadi. Menyedari akan pentingnya pengetahuan dan kefahaman dalam menyedia dan merekodkan maklumat yang terdapat di Penyata Perubahan dan boleh memberi kesan kepada perkhidmatan seseorang pegawai maka diwujudkan garis panduan ini. Diharapkan garis panduan ini dapat memberi panduan dalam menyediakan Penyata Perubahan. semua catatan yang dibuat di dalam Buku Perkhidmatan tidak boleh dipinda tanpa kelulusan dan kebenaran pegawai yang telah diberi kuasa. cuti dan kelakuan bagi setiap pegawai awam. Tindakan merekod tersebut perlu dibuat dengan kemas. segala maklumat berkenaan perubahan tersebut hendaklah direkodkan ke dalam Buku Perkhidmatan pegawai berkenaan. sah dan hendaklah sentiasa dikemaskini. 10 . Setelah Penyata Perubahan tersebut diluluskan. PENDAHULUAN Penyata Perubahan (Kew.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 1. teratur.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 2. ii) Terdapat empat (4) bahagian utama BRP:a) b) c) d) iii) Bahagian 1 – Maklumat Peribadi Bahagian 2 – Kenyataan Perkhidmatan Bahagian 3 – Kenyataan Cuti Bahagian 4 – Lembaran Kelakuan Dasar Buku Perkhidmatan a) Butir-butir peribadi pegawai dicatatkan tidak lewat daripada satu (1) bulan dari tarikh pegawai melaporkan diri bertugas. PENGENALAN BUKU REKOD PERKHIDMATAN i) Latar Belakang Buku Rekod Perkhidmatan (BRP) bermaksud buku yang diberi nombor AM 274 di mana ianya adalah dokumen rasmi Kerajaan. 5 Tahun 2007 – Panduan Pengurusan Pejabat “menetapkan supaya Ketua Jabatan membuka BRP apabila penjawat awam dilantik menjawat jawatan dalam sektor awam dan merekodkan kenyataan-kenyataan perkhidmatan mereka dengan penuh dan lengkap dalam dakwat KEKAL” b) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1982 (Badan Berkanun dan Kuasa Tempatan) – Kaedah Penyelenggaraan Rekod Perkhidmatan Yang Kemas kini Bagi Maksud Mendapat Faedah-Faedah Persaraan. Kewajipan membuka dan arahan menyelenggarakan BRP adalah seperti berikut:a) Bahagian II : Pekeliling Perkhidmatan Bil. 11 .

segala peraturan yang ditetapkan hendaklah dipatuhi. f) Diselenggarakan oleh Pegawai Penyelia Rekod atau Pegawai yang diberi kuasa. terdekat yang mesti c) Catatan hendaklah dibuat dengan tulisan yang terang. c) Sebagai langkah keselamatan.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN b) Disediakan sama ada dalam bentuk hard copy dan/ atau soft copy. h) Maklumat direkodkan dengan segera. Catatan secara manual dibuat oleh Pegawai yang diberi kuasa dan ianya disahkan cop jabatan. hilang atau musnah. 12 . jelas dan mudah dibaca. salinan pendua kepada BRP hendaklah disediakan. d) Disediakan semula berpandukan dokumen/ maklumat yang sahih jika ia rosak. i) Sekiranya catatan dibuat dengan komputer. e) Bertaraf SULIT tetapi tidak dikelaskan sebagai dokumen terperingkat mengikut Arahan Keselamatan. iv) Kaedah Merekod Maklumat a) Dicatat dengan tulisan tidak berangkai dan dengan pen dakwat kekal (hitam atau biru) b) Maklumat mengenai waris dicatatkan dengan pensel. g) Semua catatan tidak boleh dipinda tanpa kelulusan dan kebenaran pegawai yang diberi kuasa.

f) Rancang jadual pemeriksaan/ penyemakan BRP. dapatkan bantuan daripada rakan yang pernah bertugas dengan pegawai untuk membantu sediakan BRP yang baru. vi) Tanggungjawab Ketua Jabatan a) Buka BRP bagi setiap pegawai lantikan baru dalam sektor awam. g) Pastikan rekod pegawai dikemaskini dalam tempoh dua (2) tahun sebelum persaraan.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN v) Penyediaan Semula Buku Rekod Perkhidmatan a) Buku/ salinan pendua yang hilang/ musnah perlu disediakan semula. b) Ketua Jabatan hendaklah mendapatkan dokumen dan maklumat berkaitan dengan kerjasama pegawai. c) Jika masih gagal. e) Disimpan di tempat selamat dan berkunci serta diselenggarakan dengan baik oleh pegawai bertanggungjawab. c) Pegawai yang bertanggungjawab sahkan butiran yang direkodkan dan dipastikan kebenaran maklumat sebelum tandatangan. 13 . agensi dan Pihak Berkuasa Melantik (PBM). d) Beri nombor atau kod supaya mudah dirujuk. b) Tentukan setiap maklumat dinyatakan punca kuasa.

Semua maklumat urusan yang belum selesai dan belum direkodkan semasa di jabatan asal hendaklah dikembalikan semula untuk dilengkapkan.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN h) Semakan secara berkala bagi memastikan BRP diselenggara dengan sempurna serta maklumat di dalamnya direkodkan dengan tepat. mengikut b) Kemukakan maklumat peribadi semasa melapor diri bertugas kali pertama. i) Bagi pegawai yang bertukar ke Jabatan lain:• BRP dihantar ke Jabatan baru setelah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan/ mana-mana pegawai yang diberi kuasa selepas catatan terakhir. c) Pegawai perlu memaklumkan kepada Ketua Jabatan jika terdapat sebarang perubahan maklumat. Nama dan jawatan pegawai bertanggungjawab hendaklah dinyatakan. • vii) Tanggungjawab Pegawai Bagi pegawai yang bertukar ke jabatan lain:a) BRP hendaklah dihantar dengan selamat kaedah yang ditetapkan oleh Ketua Jabatan. 14 . d) Menyemak BRP sekurang-kurangnya satu (1) tahun sekali terutamanya dalam tempoh dua (2) tahun sebelum persaraan wajib bagi memastikan urusan pembayaran faedah persaraan tidak terjejas. bertukar atau dilantik ke jawatan lain.

d) Kelewatan atau kegagalan di dalam urusan penyediaan dokumen serta pembayaran faedah persaraan.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN e) Menyimpan dokumen penting yang berkaitan bagi membantu penyediaan semula BRP yang hilang. b) Mengakibatkan kesulitan untuk mendapatkan kemudahan yang disediakan oleh kerajaan seperti :• • • • Kemudahan pinjaman Kemudahan biasiswa Kemudahan cuti belajar Kemudahan mengikuti kursus jika melibatkan c) Merumitkan urusan perkhidmatan pertukaran skim perkhidmatan. 15 . h. j. i. d. c. f. viii) Kegunaan Buku Rekod Perkhidmatan Kegunaan BRP adalah seperti berikut:a. g. e. ix) Pengesahan Dalam Perkhidmatan Pemberian taraf Berpencen Hadiah Latihan Naik Pangkat / Pemangkuan Permohonan ke Jawatan Baru Permohonan Cuti Tindakan Tatatertib Mengambilkira Perkhidmatan Lepas Persaraan Wajib / Pilihan Penamatan Perkhidmatan Implikasi Kegagalan Menyelenggara BRP a) Lewat atau gagal untuk dipertimbangkan bagi urusan kenaikan pangkat. b.

cuti dan elaun. tarikh Pemberian Taraf h) Ketidaktepatan penetapan tarikh pelantikan. b) Butir-butir maklumat tidak tepat dan tidak lengkap. c) Maklumat dicatat dalam ayat kenyataan tidak sempurna sehingga membawa pengertian yang salah. kelulusan daripada Kementerian perlu diperolehi dengan mengemukakan dokumen berikut :- 16 . f) Ketidaktepatan penetapan mata gaji. f) Kesilapan semasa merekod dan mencatat maklumat peribadi. xi) Kesilapan Nama dan Tarikh Lahir Jika terdapat sebarang kesilapan pada nama dan tarikh lahir. g) Ketidaktepatan penetapan Berpencen. x) Kelemahan Yang Dikenal pasti a) Maklumat tidak lengkap dan tidak dicatatkan langsung. i) Ketidaktepatan penetapan tarikh Pengesahan dalam Perkhidmatan. d) Rujukan kuasa sesuatu maklumat tidak dicatat dengan jelas. e) Kesukaran membaca tulisan yang direkodkan di BRP.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN e) Kelewatan penghantaran BRP apabila bertukar wilayah/ jabatan.

17 .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN a) Pindaan Nama • • • Surat permohonan Pegawai Salinan Kad Pengenalan yang disahkan Salinan Lembaran Perkhidmatan tanpa pindaan b) Pindaan Tarikh Lahir • • • • Surat permohonan Pegawai Salinan Kad Pengenalan yang disahkan Salinan Lembaran Perkhidmatan tanpa pindaan Surat cabutan Pindaan Tarikh Lahir dari Jabatan Pendaftaran Negara.

PENGENALAN PENYATA PERUBAHAN (KEW. Tiada sebarang pindaan boleh dibuat ke atas Penyata Perubahan dan perlu direkodkan ke dalam BRP pegawai. Pekeliling atau Surat Pekeliling. 18 . Setiap Penyata Perubahan perlu dilengkapi dengan nombor rujukan berkaitan seperti surat kebenaran. kelulusan.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 3. Penyemak dan Pelulus perlu memastikan Penyata Perubahan ini adalah betul dari sebarang kesilapan semasa menyediakannya. 8) Penyata Perubahan (Kew. 8) perlu disediakan apabila terdapat sebarang perubahan ke atas perkhidmatan dan emolumen seseorang pegawai. Penyedia.

8 19 .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN CONTOH BORANG KEW.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 20 .

6. 4. Nama Pegawai dan Nombor Kad Pengenalan. dan 21 . 3. 9. 7. Jawatan Hakiki dan Gred No. 2. 10. Kelulusan dan Surat Pekeliling Pekeliling Tarikh Penyata perubahan dikeluarkan Tandatangan Penyemak dan Pelulus.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Petunjuk: 1. 8. Gaji Perihal Perubahan Tarikh Kuatkuasa Urusan Gaji/ Elaun yang patut terima Ruang Catatan Tambahan ( Gaji yang telah diterima) Surat Kebenaran. 5.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN BAHAGIAN KEDUA PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN BAGI URUSAN-URUSAN PERKHIDMATAN 22 .

i) Pelantikan Baru Pengambilan seseorang yang belum pernah berkhidmat dengan mana-mana Agensi Awam oleh Pihak Berkuasa Melantik. c) Menandatangani Surat Setuju Terima jawatan.1. 23 . atau pegawai yang pernah berkhidmat dengan Agensi Awam tetapi perkhidmatannya telah terputus. iii) Pengesahan Dalam Perkhidmatan Pengesahan oleh Pihak Berkuasa Melantik terhadap kebolehan pegawai melaksanakan tugas dan kesesuaian dalam perkhidmatan di sepanjang tempoh percubaannya. sementara atau kontrak seperti berikut. a) Diperiksa dan Perubatan diperakui sihat oleh Pegawai b) Membuat akuan berkanun.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 1) URUSAN PELANTIKAN 1. ii) Pengesahan Lantikan Pengesahan oleh Pihak Berkuasa Melantik mengenai pelantikan seseorang pegawai tetap setelah beliau memenuhi semua syarat lantikan. Syarat lantikan adalah seperti dinyatakan di dalam Surat Tawaran antaranya seperti berikut. TAFSIRAN “Pelantikan” bermaksud pelantikan ke dalam perkhidmatan awam oleh Suruhanjaya secara tetap.

PUNCA KUASA Sila rujuk kepada.3.10/1/5-1 Jld.U(A)176/2005) ii) Surat Pekeliling Perkhidmatan Kementerian Pelajaran Malaysia Bilangan 1 Tahun 2007 iii) Surat Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran Malaysia (SPP. DOKUMEN SOKONGAN Dokumen sokongan yang diperlukan ialah. Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005.2. i) Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan. i) Surat Tawaran Pelantikan ii) Surat Setuju Terima Pelantikan iii) Surat Aku Janji iv) Surat Akuan Sumpah v) Surat Akuan Perubatan vi) Sijil Akademik vii) Sijil Ikhtisas yang diiktiraf oleh JPA viii)Salinan Kad Pengenalan 24 .Z. (P.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 1. 28 (8) ) 1.

Pelantikan Guru Sandaran Terlatih Siswazah Gred DC41 25 .4. CONTOH PENYATA PERUBAHAN BAGI PELANTIKAN i.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 1.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN ii. Pelantikan Guru Sandaran Terlatih Lepasan Diploma Gred DB29 26 .

. RM……. dalam tangga elaun….GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN iii.... Bth……………… ITKA BSH RM…….2009 Butir..butir Perubahan Dilantik sebagai Guru Sandaran Tidak Terlatih Siswazah Gred DC41 mulai 01. ( P1T….07. TPG: 01 Julai Gaji Bulanan RM…….2009 dan ditempatkan di SK/SMK………dengan bayaran elaun bulanan sebanyak RM………. Pelantikan Guru Sandaran Tidak Terlatih Siswazah Gred DC41 Tarikh 1. P1T….RM….. 27 .7.) Catatan No Surat Kebenaran JPN…………….

mulai 01. RM………. RM…….) DB27 RM……. RM…….) DGA29 RM…….T. (P.7. dan d) Diperakui oleh Ketua Perkhidmatan (Melapor diri di SK/SMK….. RM…….butir Perubahan Dilantik sebagai Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Lepasan Diploma Gred DGA29 mulai 01. Catatan Telah Terima RM…….07.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN iv..... No Surat Kebenaran ITKA ITP BSH Syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatan: a) Memenuhi tempoh percubaan b) Hadir dengan jayanya Kursus Induksi yang ditetapkan oleh Ketua Jabatan/Perkhidmatan c) Lulus Tapisan Keselamatan Kasar . Gaji Bulanan Patut Terima RM……..07.2009 Pendidikan Butir. (P.. Pelantikan Pegawai Perkhidmatan Lepasan Diploma Gred DGA29 Tarikh 1.T….. RM….2009) TPG: 01 Julai 28 .2009 dalam tempoh percubaan 1-3 tahun dengan gred dan gaji permulaan P…..T.

Catatan Telah Terima RM……..butir Perubahan Dilantik sebagai Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG41 mulai 01..7.. RM…. Bth………… ITKA ITP BSH Syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatan: a) Memenuhi tempoh percubaan b) Hadir dengan jayanya Kursus Induksi yang ditetapkan oleh Ketua Jabatan/Perkhidmatan c) Lulus Tapisan Keselamatan Kasar .T…..07.T.T. No Surat Kebenaran SPP……….) DC41 RM……. RM…….2009 dalam tempoh percubaan 1-3 tahun dengan gred dan gaji permulaan P…..07.mulai 01. dan d) Diperakui oleh Ketua Perkhidmatan (Melapor diri di SK/SMK…. RM……...) DG41 RM……. (P. RM……….2009 Gaji Bulanan Patut Terima RM…….GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN v. Bth………… JPN……….2009) TPG: 01 Julai 29 .. Pelantikan Pegawai Siswazah Gred DG41 Perkhidmatan Pendidikan Butir... RM……. Tarikh 1. (P.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN vi. Pelantikan Pemandu Kenderaan Gred R3 30 .

. RM…….. Bth………… ITKA ITP BSH Syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatan: a) Memenuhi tempoh percubaan b) Hadir dengan jayanya Kursus Induksi yang telah ditetapkan oleh Ketua Jabatan/Perkhidmatan c) Lulus Tapisan Keselamatan Kasar .mulai………) TPG: 01 Julai 31 . Tarikh 1.butir Perubahan Dilantik sebagai Pembantu Tadbir (P/O) Gred N17 dan ditempatkan……….2009 dalam tempoh percubaan 1-3 tahun dengan gred dan gaji permulaan P….GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN vii.T….mulai 01... Pelantikan Pembantu Tadbir (P/O) Gred N17 Butir.2009 Gaji Bulanan RM……. RM……….7. (P1T1) RM……. dan d) Diperakui oleh Ketua Perkhidmatan (Melapor diri di …. RM…..07. Catatan No Surat Kebenaran SPP……….. Bth………… JPN……….

Pengesahan Dalam Perkhimatan Penolong Pegawai Tadbir N27 32 .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN viii.

sama ada warganegara (termasuk pesara) atau bukan warganegara termasuk Penduduk Tetap (PR). yang dipertimbangkan untuk dilantik secara kontrak berkhidmat dengan manamana agensi awam.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 2) URUSAN PELANTIKAN KONTRAK 2. 2.1. hendaklah: 33 . SYARAT PELANTIKAN Calon yang hendak diambil berkhidmat secara kontrak. “pihak berkuasa melantik” bermaksud PBM bagi sesebuah agensi yang diberi kuasa untuk melantik seseorang berkhidmat dengannya.2. “calon” bermaksud seseorang. TAFSIRAN “Pelantikan kontrak” bermaksud pelantikan seseorang calon atau pegawai untuk berkhidmat dengan agensi awam yang diuruskan mengikut Pekeliling Perkhidmatan yang sedang berkuat kuasa bagi tempoh tertentu berasaskan kepada syarat perkhidmatan seperti yang dipersetujui dalam perjanjian kontrak yang ditandatangani oleh calon atau pegawai dengan Pihak Berkuasa Melantik (PBM). “pegawai” bermaksud pegawai lantikan kontrak yang sedang berkhidmat dalam tempoh kontraknya. sama ada warganegara (termasuk pesara) atau bukan warganegara. Ini termasuklah Ketua Jabatan atau Ketua Perkhidmatan yang diwakilkan kuasa oleh PBM.

Pegawai yang dilantik semula tidak dikehendaki menandatangani Surat Aku Janji yang baru.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN i) Memenuhi semua syarat yang ditetapkan dalam skim perkhidmatan bagi jawatan yang ditawarkan kepada calon. iv) Membuat akuan berkanun mengikut format Surat Akuan Sumpah seperti mana yang ditetapkan di bawah Akta Akuan Berkanun 1960 (Akta 13) v) Menandatangani Surat Aku Janji di hadapan Ketua Jabatan bagi pegawai yang dilantik kali pertama. Had umur maksimum ini tertakluk kepada keperluan perkhidmatan. calon perlu menjalani pemeriksaan kesihatan dan diakui sihat oleh pengamal perubatan/ pergigian berdaftar. 34 . b) Had umur maksimum bagi warganegara (bukan pesara) ialah 56 tahun. had umur minimum ialah 27 tahun. hendaklah menjalani pemeriksaan kesihatan. iii) Bagi pelantikan kali pertama. ii) Had umur a) Had umur minimum bagi calon warganegara ialah 18 tahun. Bagi calon bukan warganegara. Pegawai yang dilantik semula yang berumur kurang 56 tahun tidak perlu menjalani pemeriksaan kesihatan kecuali terdapat keperluan untuk berbuat demikian. Calon atau pegawai yang berumur lebih 56 tahun. sama ada untuk lantikan kali pertama atau lantikan semula. prestasi kerja yang baik dan disahkan sihat. Bagi calon bukan warganegara ialah 56 tahun dan bagi pesara ialah 60 tahun.

TEMPOH KONTRAK Tempoh sesuatu kontrak hendaklah tidak melebihi tiga (3) tahun. 35 . ii) Pegawai boleh pada bila-bila masa berhenti dari perkhidmatan dengan Kerajaan dengan memberi 30 hari notis secara bertulis atau dengan membayar satu (1) bulan gaji sebagai ganti notis.4.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN vi) Pegawai dikehendaki menandatangani dan mematuhi peruntukan dalam Akta Rahsia Rasmi 1972 vii) Kelulusan pelantikan kontrak adalah di bawah bidang kuasa Agensi yang berkenaan. 2. PENAMATAN JAWATAN PERKHIDMATAN DAN PELETAKAN i) Kerajaan boleh pada bila-bila masa menamatkan perkhidmatan pegawai dengan memberi 30 hari notis secara bertulis atau dengan membayar kepada pegawai satu (1) bulan gaji sebagai ganti notis tanpa memberi apa-apa alasan.3. PENYAMBUNGAN PERKHIDMATAN KONTRAK Ketua Jabatan hendaklah memohon kepada PBM secara bertulis untuk menyambung perkhidmatan pegawai dalam tempoh enam (6) bulan sebelum tamat tempoh kontrak. 2.5. Tempoh kontrak terdahulu tidak boleh diambilkira sebagai sebahagian daripada tempoh keseluruhan kontrak. Sesuatu kontrak akan dikira sebagai kontrak baru sekiranya seseorang pegawai tidak dilantik semula melebihi tempoh enam (6) bulan daripada kontrak sebelumnya tamat. 2.

PUNCA KUASA i) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2008 .09 hingga 22. Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005.01. ii) Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Perlantikan.28.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 2. 2.Dasar dan Prosedur Pelantikan Secara Kontrak (Contract Of Service).2009. CONTOH PENYATA PERUBAHAN BAGI PELANTIKAN SECARA KONTRAK i) Tawaran Pelantikan Secara Kontrak Selepas Bersara Wajib Encik Ahmad Bin Kamal (K/P: 520127-12-5977) telah dilantik secara kontrak sebagai PPPLD Gred DGA29 melalui surat KP(PP)0017/12/2/13/7(4) bertarikh 01.03. Jawatan terakhir beliau sebelum bersara ialah PPPLD DGA29 dengan gaji hakiki terakhir berjumlah RM2741.7.28 36 . Tempoh perkhidmatan kontrak yang ditawarkan dari 23.03.2010 dengan gaji RM2741.6.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 37 .

2010 dengan gaji terakhir RM2741.12. Butir.... 38 .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN ii) Penamatan Tempoh Kontrak Sebelum Tamat Tarikh Perjanjian En Ahmad Bin Kamal (K/P: 520127-12-5977) telah menerima surat penamatan kontrak KP(PP)0017/12/2/13/7(10) bertarikh 01...2009 Gaji Bulanan RM 2741.28. RM……. RM…….butir Perubahan Ditamatkan perkhidmatan secara kontrak sebagai PPPLD Gred DGA29 pada 30 Jan 2010 Tarikh 08.28 Catatan No Surat Kebenaran KP(PP)0017/12/2/13/ 7 (10) Bertarikh 01..2009.2009 ITKA ITP BSH RM..09..12.01.. Tarikh berkuat kuasa penamatan pada 30.

.03.butir Perubahan Ditamatkan perkhidmatan secara kontrak sebagai PPPLD Gred DGA29 pada 23 Mac 2010 Tarikh 23.2010 dengan gaji terakhir RM2741.2010 Gaji Bulanan RM 2741.. Butir..03..2010 ITKA ITP BSH RM..GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN iii) Penamatan Tempoh Kontrak Setelah Tamat Tarikh Perjanjian En Ahmad Bin Kamal (K/P: 520127-12-5977) telah menerima surat penamatan kontrak KP(PP)0017/12/2/13/7(15) bertarikh 01.02... Tarikh berkuat kuasa penamatan pada 23. 39 .28.2010.12.28 Catatan No Surat Kebenaran KP(PP)0017/12/2/13/ 7 (15) Bertarikh 01.. RM…….. RM…….

e) Telah memenuhi syarat tetapi pernah atau sedang dalam tindakan tatatertib semasa dalam tempoh percubaan.1. TAFSIRAN “Pelanjutan Tempoh Percubaan” bermaksud seseorang pegawai tidak disahkan dalam perkhidmatannya dalam tempoh yang ditetapkan iaitu (dalam tempoh percubaan satu (1) hingga tiga (3) tahun) hendaklah mengemukakan suatu permohonan bagi pelanjutan tempoh percubaannya kepada Suruhanjaya melalui Ketua Jabatannya dalam tempoh tiga bulan selepas tamat tempoh percubaannya.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 3) URUSAN PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN 3. i) Pegawai-pegawai yang boleh diberi Pelanjutan Tempoh Percubaan ialah:a) Anggota yang tidak hadir peperiksaan atau kursus induksi kerana peperiksaan atau kursus induksi tidak dijalankan. c) Tidak menduduki peperiksaan atau kursus induksi tanpa sebab yang munasabah semasa dalam tempoh percubaan. 40 . d) Anggota yang menduduki peperiksaan atau kursus induksi dalam tempoh percubaan asalnya tetapi gagal. b) Telah memenuhi syarat untuk pengesahan tetapi gagal mendapat perakuan Ketua Jabatan.

PERAKUAN PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN Pelanjutan tempoh percubaan tidak diberi secara automatik. Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan perakuan dengan menyertakan dokumen-dokumen berikut : i) Borang perakuan pelanjutan tempoh percubaan (Jadual Keempat) ii) Salinan kenyataan perkhidmatan yang kemaskini iii) Salinan keputusan peperiksaan (yang gagal) iv) Surat permohonan pelanjutan tempoh percubaan oleh anggota (dengan menyatakan sebab perlu dilanjutkan tempoh) 41 . dan c) Tarikh pergerakan gajinya berubah mengikut tarikh pengesahannya berkuatkuasa. b) Tidak layak mendapat apa-apa pergerakan gaji tahunan semasa tempoh pelanjutan percubaannya dengan berdenda. 3.2.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN ii) Pelanjutan tempoh percubaan sama ada dengan: a) Berdenda b) Tanpa Berdenda iii) Kesan pelanjutan berdenda:tempoh percubaan dengan a) Hilang kekananannya bagi suatu tempoh yang sama dengan tempoh pelanjutan itu.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 3. Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 ii) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002 Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia iii) Surat Pekeliling Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Bilangan 1 Tahun 2000 – Garis Panduan Dalam Peraturan Pelanjutan Tempoh Percubaan iv) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991 Pelaksanaan Sistem Saraan Baru 42 . PUNCA KUASA i) Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan.3.

atau sehingga puan lulus peperiksaan.00 ITP : RM 180.4. ITKA : RM 80. CONTOH PENYATA PERUBAHAN BAGI PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN i) Pelanjutan Tempoh Percubaan .09. K/P : 780813-03-5298 Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) Gred N17 Pelanjutan Tempoh Percubaan Dengan Berdenda Saya dengan hormatnya memaklumkan bahawa Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia telah bersetuju meluluskan pelanjutan tempoh percubaan puan dengan berdenda sebagai Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) Gred N17 mulai dari 02. mengikut mana yang terdahulu. Maklumat Pegawai: Gaji : RM 1095. Kesan pelanjutan ini akan menyebabkan puan tertakluk di bawah Peraturan 30.2006. Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan.53 .09. TPG : 1 Julai 43 .2005 hingga 01. Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 3.J/413907 Tarikh : 31 Mei 2006 Zakiah Binti Hamzah No.Dengan Berdenda (Kuasa Melantik Suruhanjaya Perkhidmatan Awam) Ruj Kami: SPA.00.

09.09.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 Butir.2006 Tarikh 02.2005 hingga 01.butir Perubahan Diluluskan pelanjutan tempoh percubaan dengan berdenda mulai 02. Bertarikh………… TPG: 01 Julai 44 .53 Catatan No Surat Kebenaran SPA:……….2005 hingga 01.09.09.2006 Gaji Bulanan RM 1095..

setelah menimbangkan perakuan yang dikemukakan oleh Ketua Jabatan tuan/puan.00.00 ITP : RM 135.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN ii) Pelanjutan Tempoh Percubaan Tanpa Berdenda-(Kuasa Melantik Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran) Ruj Kami : SPP/7023 Tarikh : 19 Januari 2004 Mohd Wafi Bin Zaki No K/P: 650610-02-5821 Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Gred N17 Pelanjutan Tempoh Percubaan Tanpa Berdenda Saya diarah memaklumkan bahawa Suruhanjaya ini. ITKA : RM 80.2002 dengan Tanpa Denda.2002 hingga 14. TPG : 1 April 45 . Maklumat Pegawai: Gaji : RM 855.05. dengan ini bersetuju melanjutkan tempoh percubaan tuan/puan selama 226 hari mulai 03.10.95.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 46 .

dibawah Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan. anggota yang dilantik pada dan selepas 12. TAFSIRAN Mengikut Peruntukan 36(1). Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 yang telah ditandatangani oleh pegawai itu mengikut syarat-syarat berikut: i) Anggota yang tidak memilih Skim KWSP. Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 dan Perenggan 68 (Pekeliling Perkhidmatan Bil. 47 . Seseorang pegawai yang tidak memilih Skim KWSP layak diberi taraf berpencen mengikut Undang-Undang Pencen.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 4) URUSAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN 4. 4.(A) 176/2005).04. iii) Telah disahkan dalam perkhidmatan. Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan perakuan dengan menggunakan Borang Jadual Keenam (Peraturan 36) dan Borang Jadual Kelima (Peraturan 35) Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan.1. Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 (P.U. 9 Tahun 1991) .2 SYARAT PEMBERIAN TARAF BERPENCEN Apabila seseorang pegawai layak untuk diberi taraf berpencen. ii) Anggota yang telah menggenapkan tempoh tiga (3) tahun perkhidmatan yang boleh diambilkira.1991 hendaklah membuat pilihan sama ada ingin memilih ke Skim Berpencen atau terus mencarum ke Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP). Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN iv) Pemberian taraf perkhidmatan. vi) Akta Pencen 1980 (Akta 227). 48 . 4 Tahun 2002 Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan.U. 2 Tahun 1991 – Tawaran Opsyen Skim Pencen atau KWSP.3 PUNCA KUASA berpencen sekali sahaja dalam i) Peraturan Pegawai Awam Pangkat dan Penamatan (P. v) Pekeliling Perkhidmatan Bil.(A) 176/2005) (Pelantikan Kenaikan Perkhidmatan) 2005 ii) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. iii) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 9 Tahun 1991 – Perlaksanaan Sistem Saraan Baru Berdasarkan Laporan Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Gaji Sektor Awam 1991. 4. iv) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 15 Tahun 2001 – Tawaran Opsyen Skim KWSP.

K/P : 801120-09-5070 Pembantu Tadbir (P/0) Gred N17 Saya diarah memaklumkan bahawa Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran setelah menimbang perakuan yang dikemukakan oleh Ketua Jabatan tuan/puan.RM 150.00 49 . i) Pemberian Taraf Berpencen .RM 1020.4 CONTOH PENYATA PERUBAHAN BAGI PEMBERIAN TARAF BERPENCEN Penyata Perubahan perlu disediakan setelah mendapat surat kelulusan pemberian taraf berpencen daripada SPP/ SPA/ KPM.00 BSH .00 ITP .RM 180.09.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 4. Maklumat Pegawai: Gaji P1T5 . Kami : SPP/05/AKS Tarikh : 02 September 2009 Rohayu Binti Ahmad No.RM 115.02 ITKA .(Kuasa Melantik SPP) Ruj. dengan ini meluluskan bahawa tuan/puan diberi taraf berpencen berkuatkuasa mulai 01.2009.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 50 .

Terdapat beberapa jenis permohonan pertukaran iaitu:i) Pertukaran Di Antara Bahagian Di Kementerian ii) Pertukaran Di Antara Daerah Dalam Negeri Yang Sama iii) Pertukaran Di Antara Negeri/Jabatan/Kementerian 5.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 5) URUSAN PERTUKARAN 5.3 5 salinan Penyata Perubahan (1 Asal dan 4 Salinan) Salinan Surat Kelulusan Pertukaran Dari Ketua Jabatan Salinan Slip Gaji Terkini/ Kad Gaji Sijil Gaji Akhir (SGA/ LPC) PUNCA KUASA i) Surat Pekeliling Perkhidmatan Kementerian Pelajaran Malaysia Bilangan 4 Tahun 2005 ii) Pekeliling Jabatan Perkhidmatan Awam Surat kelulusan pertukaran daripada Ketua Jabatan :i) Kementerian Pelajaran Malaysia (Bahagian Pengurusan Sumber Manusia ) 51 .1.2 DOKUMEN SOKONGAN Dokumen sokongan yang diperlukan ialah: i) ii) iii) iv) 5. TAFSIRAN Pertukaran seseorang pegawai/ kakitangan daripada Jabatan sekarang ke Jabatan baru dalam negeri yang sama atau berlainan negeri sama ada melalui permohonan pegawai/ kakitangan itu sendiri atau melalui arahan pertukaran Ketua Jabatan tempat pegawai/ kakitangan berkenaan bertugas.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN ii) Kementerian Pelajaran Malaysia ( Bahagian Sekolah ) /Bahagian Pendidikan Islam/Bahagian Pendidikan Khas/Bahagian Pendidikan Teknik dan Vokasional/Bahagian Pendidikan Guru/Bahagian Matrikulasi iii) Jabatan Pelajaran Negeri/Pejabat Pelajaran Daerah iv) Jabatan Perkhidmatan Awam v) Jabatan Akauntan Negara dan vi) Jabatan Laut vii) Jabatan Kerja Raya viii)Jabatan Audit Negara 52 .

00 53 .069.4 CONTOH PENYATA PERTUKARAN PERUBAHAN BAGI URUSAN i) Pertukaran Di Antara Bahagian di Kementerian Ruj Kami : KP(PP)0044/44 Tarikh : 08 Julai 2009 Normala Bt Mohd Rodzi No.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 5. Kementerian Pelajaran Malaysia ke Jabatan Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya berkuat kuasa mulai 1 Ogos 2009. Bahagian Pengurusan Sumber Manusia. K/P : 801127-03-5690 Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Gred N17 Dimaklumkan bahawa tuan telah ditukarkan penempatan dari Unit Pentadbiran. Maklumat Pegawai: Gaji ITKA ITP BSH : : : : RM 1.00 RM 300.93 RM 115.00 RM 180.

2009 Bertukar dari Unit Pentadbiran. Kementerian Pelajaran Malaysia ke (P1T6) ke Jabatan Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya mulai 01. Bahagian Pengurusan 01.2009.07. ITKA RM 115.butir Perubahan Tarikh Gaji Bulanan Catatan No Surat Kebenaran KP(PP)0044/44 Bertarikh: 08.2009 RM 1096.00 BSH RM 300.08.00 TPG: 01 Januari 54 .08.93 Sumber Manusia.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 Disediakan oleh Ketua Jabatan Asal Butir.00 ITP RM 180.

Jalan Kampung Pandan.00 55 .01-25678 Tarikh : 05 Disember 2008 Ahmad Bin Hussin No. Jalan Cochrane.32 ITKA : RM 300.00 ITP : RM 250. Maklumat Pegawai: Gaji : RM 3.00 BSH : RM 300. K/P : 650107-14-5423 Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG41 Dimaklumkan bahawa tuan telah ditukarkan penempatan dari SMK Aminuddin Baki.677. Kuala Lumpur berkuat kuasa mulai 01 Januari 2009.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN ii) Pertukaran Di Antara Daerah Dalam Negeri Yang Sama Ruj Kami : JPWP. Kuala Lumpur ke SMK Cochrane.

00 TPG: 01 Januari 56 .2008 ITKA ITP BSH RM 300.25678 Bertarikh: 05. Kuala Lumpur ke SMK Cochrane.00 RM 300.02.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 Disediakan oleh Ketua Jabatan Asal Butir.01.2009 Gaji Bulanan RM 3677.32 Catatan Gaji dibayar sehingga 28.2009.00 RM 250. Kuala Lumpur mulai 01. Jalan Kampung Pandan. Tarikh 01.2009 No Surat Kebenaran JPWP 01.12.01.butir Perubahan Bertukar dari SMK Aminuddin Baki.

00 BSH : RM 300.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN iii) Pertukaran Di Antara Negeri/Jabatan/Kementerian (Anggota Kumpulan Sokongan) Ruj Kami : KP(PP)5015/102062 Tarikh : 01 Disember 2008 Hanizan Binti Jamaluddin No K/P : 811215-08-6040 Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) N17 Dimaklumkan bahawa puan telah ditukarkan penempatan dari SMK Cyberjaya. Kementerian Pelajaran Malaysia.00 ITP : RM 180. Sepang ke Bahagian Pembangunan. Maklumat Pegawai: Gaji : RM 820.38 ITKA : RM 115.00 57 . Putrajaya mulai 16 Disember 2008.

butir Perubahan Bertukar dari SMK Cyberjaya.12.2008 Gaji Bulanan RM 820.2008 Tarikh 16. Kementerian Pelajaran Malaysia.2009 No Surat Kebenaran KP(PP)5015/102062 Bertarikh: 01.00 RM 300.38 (P1T1) RM 115.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 Disediakan oleh Ketua Jabatan Asal Butir.00 RM 180.2008 ITKA ITP BSH TPG: 01 Julai 58 . Putrajaya mulai 16. Sepang ke Bahagian Pembangunan.12.00 Catatan Gaji dibayar sehingga 28.12.02.

00 59 . Maklumat Pegawai: Gaji : RM 2.11 ITKA : RM 160.00 BSH : RM 200. Negeri Sembilan mulai 01 Julai 2009.00 ITP : RM 180. Jelebu.0658/5678 Tarikh : 21 Jun 2009 Abdullah Bin Jantan No K/P: 700420-04-5295 Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Lepasan Diploma Gred DGA 29 Dimaklumkan bahawa tuan telah ditukarkan penempatan dari SK Bukit Baru.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN iv) Pertukaran Di Antara Negeri/ Jabatan /Kementerian (Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Lepasan Diploma (PPPLD) Ruj Kami : KPM.424. Melaka ke SK Kuala Klawang.

21.2009 Gaji Bulanan RM 3595.0658/5678 Bth.00 RM 200. Tarikh 08.00 RM 180.00 TPG :01 Julai 60 .06.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 Butir.09. Melaka ke SK Kuala Klawang. Jelebu Negeri Sembilan.80 Catatan Gaji dibayar Sehingga 30.2009 No Surat Kebenaran KPM.butir Perubahan Bertukar dari SK Bukit Baru.09.2009 ITKA ITP BSH RM 160.

Agensi Antarabangsa. Perkhidmatan Kehakiman dan Perundangan. “Pertukaran Sementara” bermaksud pelantikan seseorang pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan ke perkhidmatan yang lain dalam Angkatan Tentera. Peminjaman/ pertukaran sementara pegawai atas gred jawatan dan skim perkhidmatan yang sama yang terputus melebihi enam (6) bulan adalah merupakan peminjaman/ pertukaran sementara baru.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 6) URUSAN PINJAMAN / PERTUKARAN SEMENTARA 6. Perkhidmatan Awam Persekutuan. Kerajaan Negeri dan Badan Berkanun.1 TAFSIRAN “Pinjaman” bermaksud pelantikan seseorang pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan ke Agensi Swasta. Pasukan Polis dan Perkhidmatan Pelajaran atau pelantikan ke sesuatu jawatan dalam skim perkhidmatan yang lain di bawah PBM yang sama untuk tempoh tertentu. “Pegawai” bermaksud pegawai yang berkhidmat secara peminjaman / pertukaran sementara atau pegawai yang dicalonkan untuk tujuan tersebut. “Agensi Awam” bermaksud Kementerian atau Jabatan Kerajaan (Persekutuan dan Negeri). “Pelanjutan tempoh Pinjaman/ Pertukaran Sementara” bermaksud penyambungan tempoh peminjaman/ pertukaran sementara pegawai atas gred jawatan dan skim perkhidmatan yang sama dengan syarat tempoh peminjaman/ pertukaran sementara tersebut tidak terputus melebihi enam (6) bulan. Pihak 61 .

6. berkemahiran.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Berkuasa Berkanun (Persekutuan dan Negeri) dan Pihak Berkuasa Tempatan. Peminjaman atau Pertukaran Sementara adalah merupakan salah satu daripada kaedah pelantikan pegawai sedang berkhidmat yang boleh digunakan oleh sesebuah agensi untuk mendapatkan perkhidmatan pegawai yang berpengalaman. “Jawatan Pinjaman” bermaksud Gred jawatan dan skim perkhidmatan pinjaman/ pertukaran sementara yang ditawarkan kepada pegawai.2 PRINSIP PEMINJAMAN/ PERTUKARAN SEMENTARA 6. berwibawa dan bersesuaian dengan keperluan agensi berkenaan tanpa memutuskan ikatan pegawai itu dengan perkhidmatan hakikinya.1 Peminjaman/ Pertukaran Sementara perlu dipersetujui oleh ketiga-tiga pihak iaitu agensi peminjam. “Agensi Peminjam” bermaksud agensi yang mendapatkan perkhidmatan pegawai agensi awam secara peminjaman/ pertukaran sementara. agensi pembekal dan pegawai. “Agensi Pembekal” bermaksud agensi awam yang meminjamkan/ tukar sementara pegawainya kepada agensi peminjam. “Jawatan Hakiki” bermaksud Gred jawatan dan skim perkhidmatan pegawai sebelum dipinjam/ tukar sementara.2. 62 .

6.7 Apabila pegawai kembali ke jawatan hakiki pegawai akan menerima gaji. agensi peminjam hendaklah mengemukakan permohonan ke JPA melalui Bahagian Pengurusan Sumber Manusia.2 Peminjaman/ Pertukaran Sementara ke Gred jawatan yang lebih rendah daripada Gred jawatan hakiki pegawai adalah tidak dibenarkan. KPM.2.2.2.4 Penetapan insentif pegawai adalah seperti berikut:yang dipinjamkan i) Tiga (3) pergerakan gaji biasa di jawatan hakiki bagi peminjaman ke Gred jawatan yang sama atau setaraf.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 6.6 Pembayaran gaji dan elaun dalam tempoh pinjaman adalah tanggungjawab agensi peminjam dan gaji di jawatan hakiki hendaklah direkodkan secara isyarat. pegawai layak di beri gaji Khas Untuk Penyandang (KUP). elaun dan kemudahan di 63 . 6. Bagi penetapan gaji KUP. 6. ii) Dua (2) pergerakan gaji biasa di jawatan hakiki bagi peminjaman ke Gred jawatan yang lebih tinggi daripada Gred jawatan hakiki.5 Bagi pegawai yang gaji jawatan hakiki berada di tanggagaji maksima.3 Tempoh Pinjaman/ Pertukaran Sementara adalah dua (2) tahun pertama dan tempoh keseluruhan tidak digalakkan melebihi lima (5) tahun supaya perkhidmatan pegawai dapat diuruskan dengan teratur. 6.2. 6.2.2.

3 Mempunyai kompetensi yang sesuai dengan bidang tugas jawatan pinjaman. Pegawai dipertanggungjawabkan dalam perkara ini supaya tidak berlaku keciciran. Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) dan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia (SPA).3.3.1 Pegawai telah disahkan dalam perkhidmatan di jawatan hakiki.2.3 SYARAT-SYARAT PEMINJAMAN 6.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN jawatan hakiki seolah-olah pegawai tidak pernah dipinjamkan.4 Permohonan bagi Pinjaman/ Pertukaran Sementara hendaklah diperakukan kepada Bahagian Pengurusan Sumber Manusia.8 Pegawai layak menduduki Peperiksaan Tahap Kecekapan (PTK) dalam skim jawatan hakiki semasa dalam tempoh peminjaman. 64 .3.2 Mempunyai prestasi kerja ditahap yang baik (80% dan ke atas) bagi tiga (3) tahun berturutturut.5 Pegawai tidak dibenarkan meninggalkan tugas di jawatan hakiki sehingga mendapat kelulusan daripada PBM.3. 6. 6. 6. 6.3. 6. 6. KPM untuk dipertimbangkan dan diluluskan oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran (SPP).

8 BAGI PINJAMAN/ PERTUKARAN SEMENTARA i) Pelantikan Pertukaran Sementara Ke Jawatan Gred Yang Sama.4. Tempoh Gaji Hakiki Gaji ditawarkan : 16 . Pertukaran Sementara dan Pertukaran Tetap. 6.1 Pekeliling Perkhidmatan Bil.2009 – 15.K/P Jawatan asal : KP(PP)5090/183822/(26) : 06 April 2009 : Encik Kamalrudin bin Omar : 630216-11-5381 :Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG41 TPG : 1 Januari Jawatan pertukaran : Pegawai Kaunseling Gred 41 Sementara (Terbuka) di JPN Negeri Sembilan. Surat rujukan Bertarikh Nama No.4.5 CONTOH KEW.20 (P1T4) : RM2238. 12 Tahun 2008 – Dasar dan Prosedur Pelantikan Secara Peminjaman.55(P1T7) 65 .02.4 PUNCA KUASA 6.2 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2008 – Perjawatan di Pejabat Menteri dan Timbalan Menteri.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 6. 2011 : RM 1967.02. 6.

2011 (P1T7) ITKA ITP BSH RM……...04.20 (P1T4) No Surat Kebenaran KP(PP)5090/183822/ (26) Bth: 06. RM…….butir Perubahan Dilantik secara pertukaran sementara sebagai Pegawai Kaunseling Gred 41(Terbuka) di Jabatan Pelajaran Negeri Sembilan mulai 16 Februari 2009 hingga 15 Februari 2011. (Gaji Pertukaran Gaji Hakiki Sementara) secara Isyarat) TPG : 1 Januari 66 .2009 Patut Terima hingga RM 2238.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 Butir.55 15. Jawatan hakiki Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG 41 Tarikh Gaji Bulanan Catatan Telah Terima RM 1967.02.2009 16.02.. RM…….

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN ii) Pelantikan Secara Pinjaman Ke Jawatan Gred Yang Lebih Tinggi Dari Gred Jawatan Hakiki. Surat rujukan Bertarikh Nama No.20 (P1T4) – Jadual Gaji DG41 : RM 2982.K/P Jawatan Asal : KP(PP)5090/178168/(48) : 08 September 2009 : Encik Zulkefli bin Shamsudin : 680322-08-551 : Pegawai PerkhidmatanPendidikan Siswazah Gred DG41 : Jurulatih Sukan Gred 44(Terbuka) di Majlis Sukan Negara.99 (P1T1) – Jadual Gaji DG44 : 01 April Jawatan Pinjaman Tempoh Gaji Hakiki Gaji ditawarkan TPG Hakiki 67 . : 15 Mei 2007 – 14 Mei 2009 : RM 1967.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 Butir.09.2009 ITKA ITP BSH RM…….2007 hingga 14.. Jawatan hakiki Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG 41 Tarikh 15.butir Perubahan Dilantik secara pinjaman sebagai Jurulatih Sukan Majlis Sukan Negara mulai 15 Mei 2007 hingga 14 Mei 2009..05. RM……. RM…….2009 Gaji Bulanan Patut Terima RM 2982. (Gaji Pertukaran Gaji Hakiki Sementara) secara Isyarat) TPG: 01 April (tidak berubah) 68 ..99 (P1T7) Catatan Telah Terima RM 1967.20 (P1T4) No Surat Kebenaran KP(PP)5090/178168/ (48) Bertarikh: 08.05.

K/P Jawatan asal : KP(PP)5090/178168/(49) : 01 Mac 2008 : Encik Zulkefli bin Shamsudin : 680322-08-551 :Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG41 : Jurulatih Sukan Gred 44(Terbuka) di Majlis Sukan Negara. Surat rujukan Bertarikh Nama No.65 (P1T5) – Jadual Gaji DG41 : RM 3133.27 (P1T2) – Jadual Gaji DG44 : 01 April 2008 Jawatan Pinjaman Tempoh Gaji Hakiki Gaji ditawarkan TPG Hakiki 69 .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN iii) Diberi Pergerakan Gaji Bagi Tahun 2008. : 15 Mei 2007 – 14 Mei 2009 : RM 2057.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 70 .

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN iv) Pelanjutan Tempoh Pinjaman.K/P Jawatan asal : KP(PP)5090/178168/(50) : 08 April 2009 : Encik Zulkefli bin Shamsudin : 680322-08-551 :Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG41 Jawatan Pinjaman : Jurulatih Sukan Gred 44(Terbuka) di Majlis Sukan Negara. Tempoh Gaji Hakiki Gaji ditawarkan TPG Hakiki : 15 Mei 2009 – 14 Mei 2011 : RM 2148. Surat kelulusan Bertarikh Nama No.10 (P1T6) – Jadual Gaji DG41 : RM 3283.55 (P1T3) – Jadual Gaji DG44 : 01 April 71 .

2009 Gred 44 (terbuka) di Majlis Sukan Negara untuk hingga tempoh selam 2 tahun mulai 15 Mei 2009 hingga 14.27 (P1T2) No Surat Kebenaran KP(PP)5090/178168/ (50) Bertarikh: 08.05.butir Perubahan Tarikh Gaji Bulanan Patut Terima RM 3283.10 (P1T3) Catatan Telah Terima RM 3133.05.04.2009 Dilanjutkan tempoh pinjaman sebagai Jurulatih Sukan 15.65 (P1T5) TPG: 01 April (tidak berubah) 72 .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 Butir.10 (P1T6) RM 2057.2011 14 Mei 2011. RM 2148.

55 (P1T3) – Jadual Gaji DG44 TPG Hakiki : 01 April 73 .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN v) Penempatan Semula Setelah Tamat Tempoh Pinjaman Surat rujukan Bertarikh Nama No.10 (P1T6) – Jadual Gaji DG41 Gaji ditawarkan : RM 3283. Tempoh : 15 Mei 2009 – 14 Mei 2011 Tarikh Penamatan : 05 September 2009 Gaji Hakiki : RM 2148.K/P Jawatan Asal : KP(PP)5090/178168/(55) : 05 Ogos 2009 : Encik Zulkefli bin Shamsudin : 680322-08-551 :Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG41 Jawatan Pinjaman : Jurulatih Sukan Gred 44(Terbuka) di Majlis Sukan Negara.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 74 .

KPM untuk menempatkan Pegawai Perkhidmatan Pelajaran dan Kakitangan Bukan Guru di luar dari jawatan hakiki di Jabatan/ Sekolah.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 7) JAWATAN KUMPULAN 7. 7. ia dapat memastikan pelaksanaan proses pengajaran dan pembelajaran di sesebuah sekolah atau jabatan dijalankan tanpa gangguan. Pegawai dan kakitangan yang boleh dipertimbangkan ke Jawatan Kumpulan perlu memenuhi salah satu kriteria seperti berikut:i) ii) iii) iv) Sakit yang berpanjangan melebihi enam (6) bulan. Kusta. Sakit mental.2. Dengan cara ini.1. dan Pegawai yang bercuti tanpa gaji bagi mengikut pasangan bertugas/ berkursus di dalam atau di luar negara. KRITERIA-KRITERIA YANG MELAYAKKAN PEGAWAI DITUKARKAN KE JAWATAN KUMPULAN i) Pegawai Yang Menghadapi Masalah Kesihatan 75 . Sakit Tibi. Pertukaran seseorang pegawai ke dalam Jawatan Kumpulan KPM adalah bagi membolehkan seseorang yang menghadapi masalah kesihatan boleh terus mendapatkan rawatan atau memperolehi cuti sakit yang berpanjangan. Barah atau sakit yang setaraf. TAFSIRAN Jawatan Kumpulan adalah sejumlah jawatan yang diwujudkan di bawah Bahagian Pengurusan Sumber Manusia.

14 Tahun 2005 selama setahun atau lebih. ii) Pegawai Yang Menghadapi Masalah Sakit Mental Pegawai yang menghadapi masalah sakit mental yang menyebabkan kehadiran mereka mendatangkan masalah kepada sekolah/ jabatan.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN a) Pegawai yang menghadapi masalah sakit yang berpanjangan melebihi enam (6) bulan dan sukar sembuh dalam jangka masa terdekat. Mereka hendaklah disahkan menghidap sakit berkenaan oleh Pegawai Perubatan Kerajaan dan mendapat sijil sakit yang dijangka berterusan selama 180 hari atau lebih. b) Pegawai yang menghidap sakit tibi. 15 Tahun 2007 selama setahun sehingga maksima lima (5) tahun (1. kusta atau barah dan penyakit yang setaraf. Mereka hendaklah disahkan menghidap sakit berkenaan oleh Pegawai Perubatan Kerajaan dan mendapat sijil sakit yang dijangka berterusan selama 180 hari atau lebih. iii) Pegawai Yang Telah Diluluskan Cuti Tanpa Gaji a) Pegawai yang telah diluluskan cuti tanpa gaji mengikut pasangan bertugas/ berkursus di dalam atau di luar negara mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil. b) Pegawai yang telah diluluskan cuti menjaga anak (cuti tanpa gaji) mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil. Walau bagaimanapun. mereka hendaklah terlebih dahulu disahkan menghidap sakit berkenaan oleh Pegawai Perubatan Kerajaan.825 hari) 76 .

Walau bagaimanapun. pegawai tidak sesuai untuk diambil tindakan tatatertib. khalwat dan sebagainya dan sedang disiasat atau didakwa oleh pihak berkuasa yang berkenaan. vi) Pegawai Yang Perlu Ditempatkan ke Jawatan Kumpulan Atas Kepentingan Perkhidmatan Pendidikan Pegawai yang pada pendapat Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia (KPPM) perlu ditempatkan ke jawatan kumpulan kerana sesuatu kepentingan perkhidmatan pendidikan.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN c) Pegawai yang telah diluluskan cuti tanpa gaji atas urusan persendirian mengikut Perintah Am Bab C dan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 9 Tahun 1991 selama 360 hari secara berterusan. cuti. 77 . iv) Pegawai Yang Berprestasi Rendah a) Pegawai yang dikenalpasti berprestasi rendah iaitu berdasarkan markah Laporan Nilaian Prestasi Tahunan kurang daripada 60% selama dua (2) tahun berturut-turut dan berasaskan latarbelakang perkhidmatannya. v) Pegawai Yang Disyaki Telah Melakukan Kesalahan Jenayah Pegawai yang disyaki telah melakukan sesuatu kesalahan jenayah seperti rogol. pegawai boleh diambil tindakan untuk dibersarakan demi kepentingan Perkhidmatan Awam mengikut Pekeliling Perkhidmatan Perkhidmatan Bilangan 23 Tahun 2007.

7. ii) Pegawai kekal di tempat asal. PUNCA KUASA Surat Pekeliling Perkhidmatan KPM Bil. Walaubagaimana pun. 2 Tahun 2009 – Urusan Pertukaran dan Pengurusan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan dan Anggota Kumpulan Sokongan Pendidikan Dalam Jawatan Kumpulan Kementerian Pelajaran Malaysia. semula dari Jabatan 78 .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 7.4. iii) JPN akan menyediakan Penyata Perubahan. DOKUMEN SOKONGAN i) Surat arahan penempatan ke Jawatan Kumpulan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia. ii) Surat arahan penempatan Kumpulan ke Jabatan asal.3. terdapat beberapa perkara yang perlu diberi perhatian iaitu: i) Sub waran bagi pembayaran emolumen diturunkan kepada semua JPN.

K/P: 710708-10-5636 JPWP Kuala Lumpur BAGI URUSAN Ditukarkan ke Jawatan Kumpulan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia. 79 . Kami: KP(PP)5090/340722/(9) Bertarikh : 17 Ogos 2009 Puan Fatimah binti Ahmad No.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 7.2 Surat Pekeliling Perkhidmatan KPM Bil. 2 Tahun 2009 mulai 01 September 2009. CONTOH PENYATA PERUBAHAN JAWATAN KUMPULAN i) Jawatan Kumpulan Ruj. Kementerian Pelajaran Malaysia mengikut peraturan perenggan 3.5.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 80 .

KPM ditempatkan secara hakiki ke Jabatan Pelajaran Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur mulai 06 Julai 2009. K/P : KP(PP)5090/280203(27) : 15 Jun 2009 : Encik Wahid bin Rosly : 710608-13-5147 Pemberitahuan penempatan semula dari Jawatan Kumpulan. 81 .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN ii) Penempatan Semula Surat Rujukan Tarikh Nama No. Bahagian Pengurusan Sumber Manusia.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

Contoh Penyediaan Kew 8

82

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

8) PELEPASAN JAWATAN DENGAN IZIN 8.1. Pendahuluan Pelepasan Jawatan Dengan Izin adalah kelulusan yang diberikan secara bertulis oleh Ketua Jabatan/ Ketua Perkhidmatan bagi membenarkan seseorang pegawai yang bertaraf tetap meninggalkan jawatan asal untuk dilantik ke : i) Skim perkhidmatan yang lain di bawah Suruhanjaya yang sama; ii) Skim perkhidmatan yang sama/ berlainan di bawah Suruhanjaya yang lain; dan iii) Skim perkhidmatan yang sama/ berlainan ke Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun (Persekutuan dan Negeri) dan Pihak Berkuasa Tempatan 8.2 Perkara-perkara perhatian:yang penting yang perlu diberi

i) Jawatan baru yang ditawarkan hendaklah bertaraf tetap sahaja. ii) Pegawai yang ditawarkan jawatan untuk berkhidmat di bawah Perkhidmatan Awam Persekutuan hanya diberi Pelepasan Jawatan Dengan Izin dan pegawai perlu meletak jawatan. iii) Dengan kelulusan tersebut, perkhidmatan terdahulu pegawai boleh diambil kira bagi tujuan pemberian faedah persaraan. Sehubunga itu permohonan ini hanya melibatkan pegawai yang memilih Skim Berpencen sahaja.

83

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

8.3.

PUNCA KUASA i) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 23 Tahun 2009 – Dasar dan Prosedur Peletakan Jawatan dan Pelepasan Dengan Izin. ii) Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 – P.U.(A) 176/2005 (Peraturan 10, 11, 17,54) iii) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1980 – Cara Menamatkan Perkhidmatan Kakitangan Di Badan-badan Berkanun, Kuasa-Kuasa Tempatan Atau Jabatan Kerajaan Untuk Berkhidmat Dengan Pihak Majikan Yang Lain Bagi Maksud Mengambilkira Perkhidmatan Yang Terputus Untuk Faedah Pencen.

84

1. Beliau memohon jawatan sebagai pensyarah Gred DS45 di Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) dan permohonan beliau dikemukakan melalui Ketua Jabatan. 85 . Men.2008. Beliau telah dilantik pada 01 Ogos 1998 dan telah diberi taraf tetap dan berpencen mulai 01 Januari 2002. Beliau telah berjaya dan dilantik mulai 01. Tun Perak. Beliau telah memohon pelepasan jawatan dengan izin daripada Ketua Perkhidmatan dan permohonan tersebut telah diluluskan. beliau perlu meletak jawatannya sebagai PPPS sekiranya bersetuju menerima jawatan tersebut kerana UKM bukan Perkhidmatan Awam Persekutuan.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 8. 8 UNTUK JAWATAN DENGAN IZIN URUSAN PELEPASAN Encik Hairul seorang Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah (PPPS) Gred DG41 yang berkhidmat di Sek.4. Johor. CONTOH KEW. Selain diberi kelulusan pelepasan jawatan dengan izin.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew. 8 86 .

PERSARAAN i) Anggota berpencen ertinya.10 87 . Seseorang pegawai yang telah diberi taraf sebagai seorang pegawai berpencen di bawah Seksyen 7. iv) Persaraan Atas Sebab Kesihatan ialah anggota berpencen yang didapati tidak berupaya menjalankan kewajipan kerana kelemahan akal atau tubuh yang kekal hendaklah dihadapkan ke Lembaga Perubatan mengikut lunas-lunas Pekeliling Perkhidmatan Bil. Akta 227 Akta Pencen 1980 atau yang disifatkan sebagai seorang pegawai berpencen di bawah Seksyen 8 Akta 227 atau Seseorang pekerja yang telah diberi taraf sebagai pekerja berpencen di bawah Seksyen 6 Akta 239 atau yang disifatkan sebagai seorang pekerja berpencen di bawah Seksyen 7 Akta 239 ii) Anggota ertinya Pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan atau Negeri atau pekerja Pihak Berkuasa Berkanun atau Pihak Berkuasa Tempatan. iii) Pesara ertinya anggota yang telah bersara atau dibersarakan di bawah undang-undang pencen.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 9) PERSARAAN / PENAMATAN / PELETAKAN JAWATAN Penamatan Perkhidmatan terdiri daripada berikut:i) Persaraan Wajib ii) Bersara Awal / Pilihan Sendiri iii) Persaraan atas sebab Kesihatan iv) Meninggal Dunia dalam Perkhidmatan v) Penamatan Perkhidmatan vi) Peletakan Jawatan 9.1.

sambilan. hendaklah memberi notis 90 hari 88 . ii) Bagi seseorang pegawai dalam tempoh percubaan hendaklah memberi notis 30 hari sebelum peletakan jawatan itu berkuatkuasa atau sebulan gaji sebagai ganti notis.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Tahun 1995 dan sekiranya diperakukan oleh Lembaga tersebut anggota berkenaan boleh dibersarakan (Perenggan 10 (5) (a) Akta 227/239). iii) Bagi seseorang pegawai yang telah disahkan dalam perkhidmatannya. 9.2. dan lainlain) hendaklah memberi notis seperti yang termaktub di dalam kontrak atau notis 30 hari sebelum peletakan jawatan itu berkuatkuasa atau sebulan gaji sebagai ganti notis. sementara. v) Persaraan kerana Jawatan yang dipegang dihapuskan bermaksud sekiranya jawatan yang dipegang oleh anggota berpencen dihapuskan maka penyandangnya boleh dibersarakan (Perenggan 10 (5) (b) Akta 227/239). Pencen hanya akan dibayar pada umur layak menerimanya mengikut undang-undang pencen. PELETAKAN JAWATAN Seseorang pegawai yang berhasrat untuk meletakkan jawatan hendaklah mengemukakan notis bertulis. vi) Persaraan Pilihan bermaksud anggota berpencen yang telah berumur 40 tahun boleh memohon persaraan pilihan. sangkut. i) Bagi seseorang pegawai yang dilantik selain pelantikan tetap (Kontrak.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN sebelum peletakan jawatan itu berkuatkuasa atau sebulan gaji sebagai ganti notis.U. c) Tidak mematuhi kehendak dalam Perenggan 19(1)(c) P. b) Membuat akuan palsu dalam akuan berkanun seperti yang dikehendaki oleh Perenggan 19(1)(b) P.3.(A) 176/2005. Notis peletakan jawatan itu hendaklah dihantar oleh Pegawai berkenaan kepada Ketua Perkhidmatan melalui Ketua Jabatan dan Ketua Perkhidmatan hendaklah merekodkan dan memaklumkan Suruhanjaya yang berkenaan dan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam mengenai peletakan jawatan pegawai tersebut. e) Gagal tapisan keselamatan. d) Memalsukan apa-apa dokumen yang berhubungan dengan pelantikan. PENAMATAN PERKHIDMATAN i) Penamatan Perkhidmatan Pegawai Yang Belum Disahkan Yang di-Pertuan Agong (YDPA) boleh menamatkan perkhidmatan seseorang pegawai yang belum disahkan dalam perkhidmatannya jika pegawai itu telah: a) Menyembunyikan apa-apa maklumat tentang kesihatannya dalam borang pemeriksaan perubatan. 9.(A) 176/2005. ii) Penamatan Perkhidmatan Pegawai Yang Gagal Disahkan a) YDPA boleh menamatkan perkhidmatan pegawai pada perlantikan pertama yang telah gagal untuk 89 .U.

P.(A)176/2005 ii) Pekeliling Perkhidmatan Bil 4 tahun 2003 – Panduan Urusan Persaraan dan Pencen iii) Seksyen 10 (1) Akta Pencen 1980 (Akta 227) di baca bersama Akta Pencen Pindaan 2001 .Bersara wajib iv) Surat Pekeliling Perkhidmatan KPM Bil 3/1999 v) Perakuan Persaraan Atas Sebab Kesihatan – Lampiran D kepada P. PUNCA KUASA i) Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan. Kenaikan Pangkat Dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 P. b) Seseorang pegawai yang telah disahkan dalam perkhidmatan dalam skim perkhidmatan terdahulu dan kemudiannya dilantik ke dalam skim perkhidmatan baru tetapi gagal disahkan boleh dibersarakan demi kepentingan awam di bawah undang-undang pencen.U.4. 10/95 vi) Laporan Lembaga Perubatan – Lampiran A kepada P. jika pegawai itu telah dimasukkan ke dalam jawatan berpencen dalam skim perkhidmatan terdahulu itu. 9. 10/95 vii) Surat Perkhidmatan KPM Bil 1/1995 – Bersara secara Pilihan (PPPLD & PPPS) viii)Seksyen 10 (5) Akta Pencen 1980 – Bersara atas Sebab Kesihatan 90 .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN disahkan dalam perkhidmatannya semasa tempoh percubaan yang ditetapkan sama ada tempoh percubaan asalnya atau yang dilanjutkan. c) Perkhidmatan seseorang pegawai selain yang disebut di atas hendaklah ditamatkan sekiranya pegawai itu tidak dapat dikembalikan ke dalam skim perkhidmatan terdahulunya.P.

5 C0NTOH PENYATA PERUBAHAN BAGI URUSAN PERSARAAN i) Persaraan Wajib Surat Rujukan : Bil(70)dlm.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN ix) Seksyen 12 (Akta 227) Akta Pencen 1980 – Bersara secara Pilihan x) Peraturan 21 Peraturan – Peraturan Pencen 1980 (Pengiraan Cuti rehat) 9.00 BSH .RM180.RM200.K/P : 530204-05-5075 Pembantu Tadbir (P/O) Gred N17 Saya dengan sukacitanya memaklumkan bahawa JPA telah bersetuju meluluskan persaraan tuan mulai 1 Oktober 2008.JPNS/PEN Tarikh : 04 Feb 2008 Razali Bin Abu Bakar NO.00 91 . Maklumat Pegawai: Gaji P1T3 .20 ITKA .00 ITP .RM 1920.RM115.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 92 .

K/P: 691201-05-4076 Pegawai PPPS Gred DG54 Maklumat pegawai: Gaji Akhir DG54 RM 6.2007 telah memutuskan bahawa persaraan pilihan Puan Maimunah binti Isa telah diluluskan mulai 1. Surat Rujukan Tarikh : JPA/Pen/09 (16) : 30 September 2007 Maimunah Binti Isa No.32 (P1T8) ITKA : RM800 ITP : RM900 93 .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN ii) Persaraan Pilihan Pihak JPA dalam mesyuaratnya Bil 257 pada 25.09.12.723.2007 mengikut Seksyen 12 (Akta 227) Akta Pencen 1980 – Bersara secara Pilihan.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 94 .

10/95 Surat Rujukan Tarikh : JPA/Pen/09 (16) : 30 Julai 2006 Sallehuddin Bin Abu Bakar No.K/P: 680921-06-5159 Akauntan Gred W48 Maklumat Pegawai: Gaji Akhir W48 RM 4321.2006 mendapati beliau tidak sihat dan tidak layak untuk meneruskan perkhidmatan mengikut Laporan Lembaga Perubatan – Lampiran B kepada P.2006.P.P.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN iii) Persaraan Atas Sebab Kesihatan Satu Mesyuarat Lembaga Perubatan yang bersidang pada 10.93 (P1T6) ITK : RM600 ITP : RM450 Tarikh yang diluluskan persaraan kesihatan oleh JPA pada 21. atas sebab 95 .09.04. 10/95 dan Perakuan Persaraan Atas Sebab Kesihatan – Lampiran D kepada P.

09.00 RM 200.09.2006 Diluluskan Persaraan Atas Sebab Kesihatan mengikut 21.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 Butir.07.butir Perubahan Tarikh Gaji Bulanan RM 4321.2006 Seksyen 10(5) Akta Pencen 1980 mulai 21.09.2006 No Surat Kebenaran JPA/Pen/09 (16) Bth 30.2006 ITKA ITP BSH RM 600.93 (P1T6) Catatan Gaji dan elaunelaun dibayar sehingga 20.00 RM 450.00 96 .

00 97 . Beliau berkhidmat di SK Paroi Seremban. Seremban pada 8.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN iv) Meninggal Dunia En.30 petang kerana sakit jantung.00 BSH : RM 200. Maklumat pendapatan beliau seperti berikut: Gaji : RM3595. Guru Besar PPPLD Gred DGA34 telah meninggal dunia di Hospital Tuanku Jaafar.9.00 EGB : RM100.00 ITP : RM180. Negeri Sembilan.80 ITKA : RM160.Mohd Shah bin Mohd Yusof.2009 jam 3.

09.2009 Gaji Bulanan RM 3595.00 RM 180.09.butir Perubahan Meninggal dunia pada 08.09.2009 08.D451459 sehingga Bth 11.00 98 .80 Catatan No Surat Kebenaran Gaji dan elaunSijil kematian elaun dibayar Bil.2009 kerana meninggal dunia jam 3.2009 Tarikh 08.00 RM 200.09.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 Butir.30 petang ITKA ITP BSH RM 160.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 v) Ditamatkan Perkhidmatan Dengan Notis 99 .

100 .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN BAHAGIAN TIGA PENUTUP Kami merakamkan setinggi-tinggi penghargaan terima kasih kepada semua pihak iaitu wakil-wakil dari Jabatan Pelajaran Negeri. kewangan dan masa yang diambil bagi menjayakan Garis Panduan Penyediaan Penyata Perubahan ini. Semoga dengan terbitnya buku ini dapat membantu semua pegawai dan kakitangan di KPM dalam memantapkan lagi pemahaman dan kecekapan semasa penyediaan Penyata Perubahan dan penyelenggaraan Buku Rekod Perkhidmatan di bawah kawalan masing-masing. Bahagian Kewangan. Bahagian Akaun dan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia di atas sumbangan yang diberikan sama ada dari segi tenaga. Pejabat Pelajaran Daerah.

Universiti Kebangsaan Malaysia .Kumpulan Wang Simpanan Pekerja .Penyata Perubahan . 8 BRP JPA PR PPPLD SPA SPP KWSP PPD KPM SGA LPC SMK SK KUP PTK BPSM KPPM JPN PP PPPS UKM YDPA ITKA ITP BSH EGB SPP .Khas Untuk Penyandang .Pejabat Pelajaran Daerah .Suruhanjaya Perkhidmatan Pendidikan .Jabatan Perkhidmatan Awam .Sekolah Menengah Kebangsaan .Jabatan Pelajaran Negeri .Buku Rekod Perkhidmatan .Sekolah Kebangsaan .Peperiksaan Tahap Kecekapan .Bahagian Pengurusan Sumber Manusia .Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Lepasan Diploma .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN GLOSARI Kew.Slip Gaji Akhir .Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia .Kementerian Pelajaran Malaysia .Suruhanjaya Perkhidmatan Awam .Penduduk Tetap .Elaun Guru Besar .Bayaran Sara Hidup .Pekeliling Perkhidmatan .Yang di-Pertuan Agong .Surat Pekeliling Perkhidmatan 101 .Last Payment Certificate .Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah .Imbuhan Tetap Perumahan .Imbuhan Tetap Khidmat Awam .

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 102 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful