GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN BAGI SEMUA AGENSI DI BAWAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

2

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

3

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

KATA - KATA ALUAN
SETIAUSAHA BAHAGIAN BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA ASSALAMUALAIKUM DAN SALAM SEJAHTERA. Alhamdulillah, Syukur ke hadrat Ilahi dan KurniaNya membolehkan Bahagian ini menerbitkan sebuah buku Garis Panduan Penyediaan Penyata Perubahan (Kew. 8) untuk digunakan oleh semua Jabatan/ Bahagian/ Sekolah Kementerian Pelajaran Malaysia. Dengan adanya panduan ini, semua pegawai dan kakitangan yang menyediakan Penyata Perubahan dapat menyediakannya dengan cepat, lengkap, seragam dan teratur. Langkah ini juga sebagai usaha meningkatkan kecekapan pengurusan sesuatu urusan perkhidmatan dan kewangan yang berkaitan dengan pegawai dan kakitangan. Keseragaman Penyata Perubahan ini diharapkan dapat meminimumkan kesilapan semasa menyediakan Penyata Perubahan dan merekodkan perkara-perkara tertentu ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan (BRP). Ketua Jabatan yang menyelenggarakan BRP adalah dipohon agar sentiasa prihatin dengan catatan yang dibuat supaya pegawai dan kakitangan yang ditadbir akan dapat menerima semua faedah dari segi perkhidmatan dan kewangan yang sewajarnya. Akhir kata, saya bagi pihak warga Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM) merakamkan ucapan ribuan terima kasih kepada semua wakil Jabatan/ Bahagian di Kementerian ini yang telah memberi kerjasama sepenuhnya untuk menerbitkan Garis Panduan Penyediaan Penyata Perubahan ini. Moga usaha ini dapat meningkatkan kecemerlangan pengurusan sumber manusia di Jabatan/ Bahagian/ Sekolah masing-masing. Wassalam.

KHALID BIN ABU BAKAR Setiausaha Bahagian Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Kementerian Pelajaran Malaysia Disember 2009

4

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

JAWATANKUASA PENYEDIAAN

PENASIHAT

: Khalid Bin Abu Bakar Setiausaha Bahagian Bahagian Pengurusan Sumber Manusia : Faridatul Akmar Binti Mat Taib Timbalan Setiausaha Bahagian Pengurusan Sumber Manusia : Mahather Bin Smoh : Norsafaliza Binti Saad : Rosli Bin Mohamed : Maziah Binti Mohamed : Rosni Binti Ramly : Mohd Rizal Bin Sukor : Normala Binti Mohd Rodzi : Mohd Hanis Bin Mat Zin

PENGERUSI

SETIAUSAHA AHLI JAWATANKUASA

PESERTA BENGKEL BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA • • • • • • • • • • Misjijah Binti Marul Sharfeyney Binti Sazali Nora Binti Majid Rokiah Binti Md Top Abu Bakar Bin Othman Che Hawa Binti Abu Bakar Zakaria Bin Yahaya Mad Zin Bin Tangkar Ratna Binti Saadan Nor Lina Binti Makhusin • • • • • • • • • • Zaidatul Akhmar Binti Kamarudzaman Haslina Binti Abdul Hardy Marzura Binti Mohamad Wan Zaleha Binti Wan Mahayuddin Rosaliza Binti Adnan Norhaidah Binti Nordin Yahaya Binti Omar Zulkiflee Bin Zainol Abidin Zawiyah Binti Md. Jan Shommayyah Binti Md Din

5

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

BAHAGIAN KEWANGAN • • Salmah Binti Daud Siti Syuhaida Binti Saidin • Suraya Binti Md Arshad

BAHAGIAN AKAUN • • Fazillah Binti Abu Hassan Shaari Erlis Binti Dollah • • Sarimah Binti Hussain Rokiah Binti Ahmad

JPN JOHOR • • A. Rahim Bin Mahmud Asiah Binti Rapiee

JPN NEGERI SEMBILAN • • • Shaharuddin Bin Mohd Yusof Samsiah Binti Khamis Siti Mazlina Binti Judi

JPN MELAKA • • Jamaliah Binti Md. Nor Mohd Taib Bin Salleh

JPN SELANGOR • • • Norhana Binti Dato’ Tajuddin Hatirah Binti Md. Jamil Zaleha Binti Kechik

JPWP KUALA LUMPUR • • • • Nurahmadiana Binti Mohd Taib Mohd Sharif Bin Yusof Abd. Rahman Bin Rohani Norhayati Binti Sulaiman

JPWP PUTRAJAYA • Fairuz Bin Samian

JPN PERAK • • Esah Binti Mohamed Zaleha Binti Abd. Latiff

JPN KEDAH • • Siti Hajar Binti Md. Yatim Abdullah Bin Awang

JPN PULAU PINANG • • Ng Choi Mei Putih Binti Munshi

JPN PERLIS • • Zulkifli Bin Darus Jisma Binti Jonid

6

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN JPN KELANTAN • • Nazri Bin Mamat Rozman Bin Mohamad JPN TERENGGANU • Syed Mohd. Ali Bin Mahmud Jikesi Sipan JPWP LABUAN • • Mohd Salekhan Bin Osman Rainah Binti Rauf 7 . Bin Tuan Baru JPN PAHANG • Chang Jau Kuie JPN SARAWAK • • • Edwin Anjang Kim Key Nyuweh Nor Janah Binti Wahid JPN SABAH • • • • Suraini Bin Nurudin Mohd. Jamaludin Bin Japar Mohd.

ii. Urusan Pelantikan 2. Urusan Pinjaman/ Pertukaran Sementara 7. Urusan Pelepasan Jawatan Dengan Izin 9.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN KANDUNGAN MUKA SURAT 1 i. Urusan Persaraan/ Penamatan/ Peletakan Jawatan 23 33 40 47 51 61 75 83 10 11 18 2 87 3 PENUTUP 8 . Urusan Pelanjutan Tempoh Percubaan 4. Urusan Pertukaran 6. Urusan Pelantikan Kontrak 3. Urusan Jawatan Kumpulan 8. iii. BAHAGIAN PERTAMA Pendahuluan Pengenalan Buku Rekod Perkhidmatan Pengenalan Penyata Perubahan BAHAGIAN KEDUA PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN BAGI URUSAN-URUSAN PERKHIDMATAN 1. Urusan Pemberian Taraf Berpencen 5.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN BAHAGIAN PERTAMA PENDAHULUAN PENGENALAN BUKU REKOD PERKHIDMATAN PENGENALAN PENYATA PERUBAHAN (KEW. 8) 9 .

sah dan hendaklah sentiasa dikemaskini. 10 . Buku Perkhidmatan pula adalah sebuah buku yang disediakan khusus dan diberi nombor kod Am 274 yang digunakan bagi mencatat atau merekodkan maklumat peribadi. Setelah Penyata Perubahan tersebut diluluskan. 8) adalah satu daripada dokumen yang perlu disediakan apabila terdapat sebarang perubahan ke atas perkhidmatan dan emolumen seseorang pegawai. Diharapkan garis panduan ini dapat memberi panduan dalam menyediakan Penyata Perubahan. teratur.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 1. Menyedari akan pentingnya pengetahuan dan kefahaman dalam menyedia dan merekodkan maklumat yang terdapat di Penyata Perubahan dan boleh memberi kesan kepada perkhidmatan seseorang pegawai maka diwujudkan garis panduan ini. perkhidmatan. semua catatan yang dibuat di dalam Buku Perkhidmatan tidak boleh dipinda tanpa kelulusan dan kebenaran pegawai yang telah diberi kuasa. cuti dan kelakuan bagi setiap pegawai awam. PENDAHULUAN Penyata Perubahan (Kew. segala maklumat berkenaan perubahan tersebut hendaklah direkodkan ke dalam Buku Perkhidmatan pegawai berkenaan. Oleh itu. Tindakan merekod tersebut perlu dibuat dengan kemas.

5 Tahun 2007 – Panduan Pengurusan Pejabat “menetapkan supaya Ketua Jabatan membuka BRP apabila penjawat awam dilantik menjawat jawatan dalam sektor awam dan merekodkan kenyataan-kenyataan perkhidmatan mereka dengan penuh dan lengkap dalam dakwat KEKAL” b) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1982 (Badan Berkanun dan Kuasa Tempatan) – Kaedah Penyelenggaraan Rekod Perkhidmatan Yang Kemas kini Bagi Maksud Mendapat Faedah-Faedah Persaraan. PENGENALAN BUKU REKOD PERKHIDMATAN i) Latar Belakang Buku Rekod Perkhidmatan (BRP) bermaksud buku yang diberi nombor AM 274 di mana ianya adalah dokumen rasmi Kerajaan. Kewajipan membuka dan arahan menyelenggarakan BRP adalah seperti berikut:a) Bahagian II : Pekeliling Perkhidmatan Bil. 11 .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 2. ii) Terdapat empat (4) bahagian utama BRP:a) b) c) d) iii) Bahagian 1 – Maklumat Peribadi Bahagian 2 – Kenyataan Perkhidmatan Bahagian 3 – Kenyataan Cuti Bahagian 4 – Lembaran Kelakuan Dasar Buku Perkhidmatan a) Butir-butir peribadi pegawai dicatatkan tidak lewat daripada satu (1) bulan dari tarikh pegawai melaporkan diri bertugas.

e) Bertaraf SULIT tetapi tidak dikelaskan sebagai dokumen terperingkat mengikut Arahan Keselamatan. d) Disediakan semula berpandukan dokumen/ maklumat yang sahih jika ia rosak. hilang atau musnah. iv) Kaedah Merekod Maklumat a) Dicatat dengan tulisan tidak berangkai dan dengan pen dakwat kekal (hitam atau biru) b) Maklumat mengenai waris dicatatkan dengan pensel. jelas dan mudah dibaca. 12 . segala peraturan yang ditetapkan hendaklah dipatuhi. salinan pendua kepada BRP hendaklah disediakan. g) Semua catatan tidak boleh dipinda tanpa kelulusan dan kebenaran pegawai yang diberi kuasa. f) Diselenggarakan oleh Pegawai Penyelia Rekod atau Pegawai yang diberi kuasa.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN b) Disediakan sama ada dalam bentuk hard copy dan/ atau soft copy. terdekat yang mesti c) Catatan hendaklah dibuat dengan tulisan yang terang. c) Sebagai langkah keselamatan. h) Maklumat direkodkan dengan segera. Catatan secara manual dibuat oleh Pegawai yang diberi kuasa dan ianya disahkan cop jabatan. i) Sekiranya catatan dibuat dengan komputer.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN v) Penyediaan Semula Buku Rekod Perkhidmatan a) Buku/ salinan pendua yang hilang/ musnah perlu disediakan semula. g) Pastikan rekod pegawai dikemaskini dalam tempoh dua (2) tahun sebelum persaraan. vi) Tanggungjawab Ketua Jabatan a) Buka BRP bagi setiap pegawai lantikan baru dalam sektor awam. c) Jika masih gagal. c) Pegawai yang bertanggungjawab sahkan butiran yang direkodkan dan dipastikan kebenaran maklumat sebelum tandatangan. b) Tentukan setiap maklumat dinyatakan punca kuasa. e) Disimpan di tempat selamat dan berkunci serta diselenggarakan dengan baik oleh pegawai bertanggungjawab. dapatkan bantuan daripada rakan yang pernah bertugas dengan pegawai untuk membantu sediakan BRP yang baru. 13 . d) Beri nombor atau kod supaya mudah dirujuk. f) Rancang jadual pemeriksaan/ penyemakan BRP. b) Ketua Jabatan hendaklah mendapatkan dokumen dan maklumat berkaitan dengan kerjasama pegawai. agensi dan Pihak Berkuasa Melantik (PBM).

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN h) Semakan secara berkala bagi memastikan BRP diselenggara dengan sempurna serta maklumat di dalamnya direkodkan dengan tepat. i) Bagi pegawai yang bertukar ke Jabatan lain:• BRP dihantar ke Jabatan baru setelah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan/ mana-mana pegawai yang diberi kuasa selepas catatan terakhir. 14 . c) Pegawai perlu memaklumkan kepada Ketua Jabatan jika terdapat sebarang perubahan maklumat. mengikut b) Kemukakan maklumat peribadi semasa melapor diri bertugas kali pertama. • vii) Tanggungjawab Pegawai Bagi pegawai yang bertukar ke jabatan lain:a) BRP hendaklah dihantar dengan selamat kaedah yang ditetapkan oleh Ketua Jabatan. Semua maklumat urusan yang belum selesai dan belum direkodkan semasa di jabatan asal hendaklah dikembalikan semula untuk dilengkapkan. bertukar atau dilantik ke jawatan lain. d) Menyemak BRP sekurang-kurangnya satu (1) tahun sekali terutamanya dalam tempoh dua (2) tahun sebelum persaraan wajib bagi memastikan urusan pembayaran faedah persaraan tidak terjejas. Nama dan jawatan pegawai bertanggungjawab hendaklah dinyatakan.

g. d) Kelewatan atau kegagalan di dalam urusan penyediaan dokumen serta pembayaran faedah persaraan. ix) Pengesahan Dalam Perkhidmatan Pemberian taraf Berpencen Hadiah Latihan Naik Pangkat / Pemangkuan Permohonan ke Jawatan Baru Permohonan Cuti Tindakan Tatatertib Mengambilkira Perkhidmatan Lepas Persaraan Wajib / Pilihan Penamatan Perkhidmatan Implikasi Kegagalan Menyelenggara BRP a) Lewat atau gagal untuk dipertimbangkan bagi urusan kenaikan pangkat. i. d. c. h. j.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN e) Menyimpan dokumen penting yang berkaitan bagi membantu penyediaan semula BRP yang hilang. 15 . viii) Kegunaan Buku Rekod Perkhidmatan Kegunaan BRP adalah seperti berikut:a. f. b. b) Mengakibatkan kesulitan untuk mendapatkan kemudahan yang disediakan oleh kerajaan seperti :• • • • Kemudahan pinjaman Kemudahan biasiswa Kemudahan cuti belajar Kemudahan mengikuti kursus jika melibatkan c) Merumitkan urusan perkhidmatan pertukaran skim perkhidmatan. e.

xi) Kesilapan Nama dan Tarikh Lahir Jika terdapat sebarang kesilapan pada nama dan tarikh lahir. b) Butir-butir maklumat tidak tepat dan tidak lengkap. g) Ketidaktepatan penetapan Berpencen. kelulusan daripada Kementerian perlu diperolehi dengan mengemukakan dokumen berikut :- 16 . e) Kesukaran membaca tulisan yang direkodkan di BRP. i) Ketidaktepatan penetapan tarikh Pengesahan dalam Perkhidmatan. c) Maklumat dicatat dalam ayat kenyataan tidak sempurna sehingga membawa pengertian yang salah. f) Ketidaktepatan penetapan mata gaji. cuti dan elaun.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN e) Kelewatan penghantaran BRP apabila bertukar wilayah/ jabatan. tarikh Pemberian Taraf h) Ketidaktepatan penetapan tarikh pelantikan. x) Kelemahan Yang Dikenal pasti a) Maklumat tidak lengkap dan tidak dicatatkan langsung. f) Kesilapan semasa merekod dan mencatat maklumat peribadi. d) Rujukan kuasa sesuatu maklumat tidak dicatat dengan jelas.

17 .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN a) Pindaan Nama • • • Surat permohonan Pegawai Salinan Kad Pengenalan yang disahkan Salinan Lembaran Perkhidmatan tanpa pindaan b) Pindaan Tarikh Lahir • • • • Surat permohonan Pegawai Salinan Kad Pengenalan yang disahkan Salinan Lembaran Perkhidmatan tanpa pindaan Surat cabutan Pindaan Tarikh Lahir dari Jabatan Pendaftaran Negara.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 3. 8) perlu disediakan apabila terdapat sebarang perubahan ke atas perkhidmatan dan emolumen seseorang pegawai. PENGENALAN PENYATA PERUBAHAN (KEW. 18 . Penyedia. 8) Penyata Perubahan (Kew. Penyemak dan Pelulus perlu memastikan Penyata Perubahan ini adalah betul dari sebarang kesilapan semasa menyediakannya. Pekeliling atau Surat Pekeliling. Setiap Penyata Perubahan perlu dilengkapi dengan nombor rujukan berkaitan seperti surat kebenaran. Tiada sebarang pindaan boleh dibuat ke atas Penyata Perubahan dan perlu direkodkan ke dalam BRP pegawai. kelulusan.

8 19 .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN CONTOH BORANG KEW.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 20 .

8. 3. Kelulusan dan Surat Pekeliling Pekeliling Tarikh Penyata perubahan dikeluarkan Tandatangan Penyemak dan Pelulus. Gaji Perihal Perubahan Tarikh Kuatkuasa Urusan Gaji/ Elaun yang patut terima Ruang Catatan Tambahan ( Gaji yang telah diterima) Surat Kebenaran. Nama Pegawai dan Nombor Kad Pengenalan. 2.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Petunjuk: 1. 4. Jawatan Hakiki dan Gred No. 7. 5. 10. 9. 6. dan 21 .

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN BAHAGIAN KEDUA PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN BAGI URUSAN-URUSAN PERKHIDMATAN 22 .

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 1) URUSAN PELANTIKAN 1. c) Menandatangani Surat Setuju Terima jawatan. 23 . Syarat lantikan adalah seperti dinyatakan di dalam Surat Tawaran antaranya seperti berikut. a) Diperiksa dan Perubatan diperakui sihat oleh Pegawai b) Membuat akuan berkanun. sementara atau kontrak seperti berikut. i) Pelantikan Baru Pengambilan seseorang yang belum pernah berkhidmat dengan mana-mana Agensi Awam oleh Pihak Berkuasa Melantik. TAFSIRAN “Pelantikan” bermaksud pelantikan ke dalam perkhidmatan awam oleh Suruhanjaya secara tetap.1. atau pegawai yang pernah berkhidmat dengan Agensi Awam tetapi perkhidmatannya telah terputus. ii) Pengesahan Lantikan Pengesahan oleh Pihak Berkuasa Melantik mengenai pelantikan seseorang pegawai tetap setelah beliau memenuhi semua syarat lantikan. iii) Pengesahan Dalam Perkhidmatan Pengesahan oleh Pihak Berkuasa Melantik terhadap kebolehan pegawai melaksanakan tugas dan kesesuaian dalam perkhidmatan di sepanjang tempoh percubaannya.

i) Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan.3. PUNCA KUASA Sila rujuk kepada. 28 (8) ) 1. DOKUMEN SOKONGAN Dokumen sokongan yang diperlukan ialah.Z. i) Surat Tawaran Pelantikan ii) Surat Setuju Terima Pelantikan iii) Surat Aku Janji iv) Surat Akuan Sumpah v) Surat Akuan Perubatan vi) Sijil Akademik vii) Sijil Ikhtisas yang diiktiraf oleh JPA viii)Salinan Kad Pengenalan 24 . (P.U(A)176/2005) ii) Surat Pekeliling Perkhidmatan Kementerian Pelajaran Malaysia Bilangan 1 Tahun 2007 iii) Surat Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran Malaysia (SPP.2.10/1/5-1 Jld. Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 1.

Pelantikan Guru Sandaran Terlatih Siswazah Gred DC41 25 .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 1. CONTOH PENYATA PERUBAHAN BAGI PELANTIKAN i.4.

Pelantikan Guru Sandaran Terlatih Lepasan Diploma Gred DB29 26 .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN ii.

7.) Catatan No Surat Kebenaran JPN…………….. 27 ..2009 Butir.. TPG: 01 Julai Gaji Bulanan RM……. ( P1T….2009 dan ditempatkan di SK/SMK………dengan bayaran elaun bulanan sebanyak RM……….07. Pelantikan Guru Sandaran Tidak Terlatih Siswazah Gred DC41 Tarikh 1..butir Perubahan Dilantik sebagai Guru Sandaran Tidak Terlatih Siswazah Gred DC41 mulai 01. P1T…. RM…….GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN iii...RM…. Bth……………… ITKA BSH RM……. dalam tangga elaun….

.07. No Surat Kebenaran ITKA ITP BSH Syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatan: a) Memenuhi tempoh percubaan b) Hadir dengan jayanya Kursus Induksi yang ditetapkan oleh Ketua Jabatan/Perkhidmatan c) Lulus Tapisan Keselamatan Kasar . RM…….T.. (P.2009) TPG: 01 Julai 28 ..) DGA29 RM……..7.2009 dalam tempoh percubaan 1-3 tahun dengan gred dan gaji permulaan P….2009 Pendidikan Butir.) DB27 RM……. RM…. dan d) Diperakui oleh Ketua Perkhidmatan (Melapor diri di SK/SMK….. Pelantikan Pegawai Perkhidmatan Lepasan Diploma Gred DGA29 Tarikh 1. Gaji Bulanan Patut Terima RM……. RM……….T. (P. RM…….07.mulai 01..T…. Catatan Telah Terima RM…….butir Perubahan Dilantik sebagai Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Lepasan Diploma Gred DGA29 mulai 01....GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN iv. RM…….

) DG41 RM……. RM…. (P.2009 dalam tempoh percubaan 1-3 tahun dengan gred dan gaji permulaan P….GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN v. Pelantikan Pegawai Siswazah Gred DG41 Perkhidmatan Pendidikan Butir.. (P. RM…….07.butir Perubahan Dilantik sebagai Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG41 mulai 01.T. dan d) Diperakui oleh Ketua Perkhidmatan (Melapor diri di SK/SMK…. Bth………… ITKA ITP BSH Syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatan: a) Memenuhi tempoh percubaan b) Hadir dengan jayanya Kursus Induksi yang ditetapkan oleh Ketua Jabatan/Perkhidmatan c) Lulus Tapisan Keselamatan Kasar . RM…….... RM…….. No Surat Kebenaran SPP………..2009) TPG: 01 Julai 29 .07.T….T. Tarikh 1..7.) DC41 RM…….2009 Gaji Bulanan Patut Terima RM……... Bth………… JPN………. RM………. Catatan Telah Terima RM…….mulai 01..

Pelantikan Pemandu Kenderaan Gred R3 30 .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN vi.

mulai………) TPG: 01 Julai 31 ..7.mulai 01.. Bth………… JPN………..GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN vii.T…... Pelantikan Pembantu Tadbir (P/O) Gred N17 Butir. Bth………… ITKA ITP BSH Syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatan: a) Memenuhi tempoh percubaan b) Hadir dengan jayanya Kursus Induksi yang telah ditetapkan oleh Ketua Jabatan/Perkhidmatan c) Lulus Tapisan Keselamatan Kasar . RM……. (P1T1) RM……. Catatan No Surat Kebenaran SPP………. Tarikh 1. RM….2009 dalam tempoh percubaan 1-3 tahun dengan gred dan gaji permulaan P…. dan d) Diperakui oleh Ketua Perkhidmatan (Melapor diri di ….butir Perubahan Dilantik sebagai Pembantu Tadbir (P/O) Gred N17 dan ditempatkan……….07.2009 Gaji Bulanan RM…….. RM……….

Pengesahan Dalam Perkhimatan Penolong Pegawai Tadbir N27 32 .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN viii.

yang dipertimbangkan untuk dilantik secara kontrak berkhidmat dengan manamana agensi awam. sama ada warganegara (termasuk pesara) atau bukan warganegara. sama ada warganegara (termasuk pesara) atau bukan warganegara termasuk Penduduk Tetap (PR). “calon” bermaksud seseorang. “pihak berkuasa melantik” bermaksud PBM bagi sesebuah agensi yang diberi kuasa untuk melantik seseorang berkhidmat dengannya. 2. Ini termasuklah Ketua Jabatan atau Ketua Perkhidmatan yang diwakilkan kuasa oleh PBM.1. TAFSIRAN “Pelantikan kontrak” bermaksud pelantikan seseorang calon atau pegawai untuk berkhidmat dengan agensi awam yang diuruskan mengikut Pekeliling Perkhidmatan yang sedang berkuat kuasa bagi tempoh tertentu berasaskan kepada syarat perkhidmatan seperti yang dipersetujui dalam perjanjian kontrak yang ditandatangani oleh calon atau pegawai dengan Pihak Berkuasa Melantik (PBM). “pegawai” bermaksud pegawai lantikan kontrak yang sedang berkhidmat dalam tempoh kontraknya. hendaklah: 33 .2.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 2) URUSAN PELANTIKAN KONTRAK 2. SYARAT PELANTIKAN Calon yang hendak diambil berkhidmat secara kontrak.

34 . Bagi calon bukan warganegara. ii) Had umur a) Had umur minimum bagi calon warganegara ialah 18 tahun. Calon atau pegawai yang berumur lebih 56 tahun. Pegawai yang dilantik semula tidak dikehendaki menandatangani Surat Aku Janji yang baru.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN i) Memenuhi semua syarat yang ditetapkan dalam skim perkhidmatan bagi jawatan yang ditawarkan kepada calon. calon perlu menjalani pemeriksaan kesihatan dan diakui sihat oleh pengamal perubatan/ pergigian berdaftar. hendaklah menjalani pemeriksaan kesihatan. b) Had umur maksimum bagi warganegara (bukan pesara) ialah 56 tahun. had umur minimum ialah 27 tahun. Bagi calon bukan warganegara ialah 56 tahun dan bagi pesara ialah 60 tahun. Pegawai yang dilantik semula yang berumur kurang 56 tahun tidak perlu menjalani pemeriksaan kesihatan kecuali terdapat keperluan untuk berbuat demikian. prestasi kerja yang baik dan disahkan sihat. iv) Membuat akuan berkanun mengikut format Surat Akuan Sumpah seperti mana yang ditetapkan di bawah Akta Akuan Berkanun 1960 (Akta 13) v) Menandatangani Surat Aku Janji di hadapan Ketua Jabatan bagi pegawai yang dilantik kali pertama. sama ada untuk lantikan kali pertama atau lantikan semula. Had umur maksimum ini tertakluk kepada keperluan perkhidmatan. iii) Bagi pelantikan kali pertama.

PENYAMBUNGAN PERKHIDMATAN KONTRAK Ketua Jabatan hendaklah memohon kepada PBM secara bertulis untuk menyambung perkhidmatan pegawai dalam tempoh enam (6) bulan sebelum tamat tempoh kontrak. 2. 2. 35 .4. PENAMATAN JAWATAN PERKHIDMATAN DAN PELETAKAN i) Kerajaan boleh pada bila-bila masa menamatkan perkhidmatan pegawai dengan memberi 30 hari notis secara bertulis atau dengan membayar kepada pegawai satu (1) bulan gaji sebagai ganti notis tanpa memberi apa-apa alasan.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN vi) Pegawai dikehendaki menandatangani dan mematuhi peruntukan dalam Akta Rahsia Rasmi 1972 vii) Kelulusan pelantikan kontrak adalah di bawah bidang kuasa Agensi yang berkenaan.3. TEMPOH KONTRAK Tempoh sesuatu kontrak hendaklah tidak melebihi tiga (3) tahun. ii) Pegawai boleh pada bila-bila masa berhenti dari perkhidmatan dengan Kerajaan dengan memberi 30 hari notis secara bertulis atau dengan membayar satu (1) bulan gaji sebagai ganti notis. 2. Tempoh kontrak terdahulu tidak boleh diambilkira sebagai sebahagian daripada tempoh keseluruhan kontrak. Sesuatu kontrak akan dikira sebagai kontrak baru sekiranya seseorang pegawai tidak dilantik semula melebihi tempoh enam (6) bulan daripada kontrak sebelumnya tamat.5.

PUNCA KUASA i) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2008 .7.28.01.6. Tempoh perkhidmatan kontrak yang ditawarkan dari 23. ii) Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Perlantikan. Jawatan terakhir beliau sebelum bersara ialah PPPLD DGA29 dengan gaji hakiki terakhir berjumlah RM2741.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 2.09 hingga 22.Dasar dan Prosedur Pelantikan Secara Kontrak (Contract Of Service).03. CONTOH PENYATA PERUBAHAN BAGI PELANTIKAN SECARA KONTRAK i) Tawaran Pelantikan Secara Kontrak Selepas Bersara Wajib Encik Ahmad Bin Kamal (K/P: 520127-12-5977) telah dilantik secara kontrak sebagai PPPLD Gred DGA29 melalui surat KP(PP)0017/12/2/13/7(4) bertarikh 01.2010 dengan gaji RM2741. 2.28 36 .2009. Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005.03.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 37 .

2009 ITKA ITP BSH RM.. Tarikh berkuat kuasa penamatan pada 30.12..28..2010 dengan gaji terakhir RM2741.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN ii) Penamatan Tempoh Kontrak Sebelum Tamat Tarikh Perjanjian En Ahmad Bin Kamal (K/P: 520127-12-5977) telah menerima surat penamatan kontrak KP(PP)0017/12/2/13/7(10) bertarikh 01. 38 .01. RM…….2009.09.2009 Gaji Bulanan RM 2741.butir Perubahan Ditamatkan perkhidmatan secara kontrak sebagai PPPLD Gred DGA29 pada 30 Jan 2010 Tarikh 08...12.28 Catatan No Surat Kebenaran KP(PP)0017/12/2/13/ 7 (10) Bertarikh 01... Butir... RM…….

02.28.2010.03.2010 ITKA ITP BSH RM.2010 Gaji Bulanan RM 2741. Butir..2010 dengan gaji terakhir RM2741.. RM……..GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN iii) Penamatan Tempoh Kontrak Setelah Tamat Tarikh Perjanjian En Ahmad Bin Kamal (K/P: 520127-12-5977) telah menerima surat penamatan kontrak KP(PP)0017/12/2/13/7(15) bertarikh 01..28 Catatan No Surat Kebenaran KP(PP)0017/12/2/13/ 7 (15) Bertarikh 01... RM……. Tarikh berkuat kuasa penamatan pada 23.12. 39 .03...butir Perubahan Ditamatkan perkhidmatan secara kontrak sebagai PPPLD Gred DGA29 pada 23 Mac 2010 Tarikh 23..

c) Tidak menduduki peperiksaan atau kursus induksi tanpa sebab yang munasabah semasa dalam tempoh percubaan.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 3) URUSAN PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN 3. b) Telah memenuhi syarat untuk pengesahan tetapi gagal mendapat perakuan Ketua Jabatan. d) Anggota yang menduduki peperiksaan atau kursus induksi dalam tempoh percubaan asalnya tetapi gagal. TAFSIRAN “Pelanjutan Tempoh Percubaan” bermaksud seseorang pegawai tidak disahkan dalam perkhidmatannya dalam tempoh yang ditetapkan iaitu (dalam tempoh percubaan satu (1) hingga tiga (3) tahun) hendaklah mengemukakan suatu permohonan bagi pelanjutan tempoh percubaannya kepada Suruhanjaya melalui Ketua Jabatannya dalam tempoh tiga bulan selepas tamat tempoh percubaannya.1. i) Pegawai-pegawai yang boleh diberi Pelanjutan Tempoh Percubaan ialah:a) Anggota yang tidak hadir peperiksaan atau kursus induksi kerana peperiksaan atau kursus induksi tidak dijalankan. e) Telah memenuhi syarat tetapi pernah atau sedang dalam tindakan tatatertib semasa dalam tempoh percubaan. 40 .

3.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN ii) Pelanjutan tempoh percubaan sama ada dengan: a) Berdenda b) Tanpa Berdenda iii) Kesan pelanjutan berdenda:tempoh percubaan dengan a) Hilang kekananannya bagi suatu tempoh yang sama dengan tempoh pelanjutan itu. PERAKUAN PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN Pelanjutan tempoh percubaan tidak diberi secara automatik. Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan perakuan dengan menyertakan dokumen-dokumen berikut : i) Borang perakuan pelanjutan tempoh percubaan (Jadual Keempat) ii) Salinan kenyataan perkhidmatan yang kemaskini iii) Salinan keputusan peperiksaan (yang gagal) iv) Surat permohonan pelanjutan tempoh percubaan oleh anggota (dengan menyatakan sebab perlu dilanjutkan tempoh) 41 . dan c) Tarikh pergerakan gajinya berubah mengikut tarikh pengesahannya berkuatkuasa. b) Tidak layak mendapat apa-apa pergerakan gaji tahunan semasa tempoh pelanjutan percubaannya dengan berdenda.2.

3.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 3. Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 ii) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002 Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia iii) Surat Pekeliling Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Bilangan 1 Tahun 2000 – Garis Panduan Dalam Peraturan Pelanjutan Tempoh Percubaan iv) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991 Pelaksanaan Sistem Saraan Baru 42 . PUNCA KUASA i) Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan.

Dengan Berdenda (Kuasa Melantik Suruhanjaya Perkhidmatan Awam) Ruj Kami: SPA. TPG : 1 Julai 43 .00 ITP : RM 180. K/P : 780813-03-5298 Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) Gred N17 Pelanjutan Tempoh Percubaan Dengan Berdenda Saya dengan hormatnya memaklumkan bahawa Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia telah bersetuju meluluskan pelanjutan tempoh percubaan puan dengan berdenda sebagai Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) Gred N17 mulai dari 02.00. CONTOH PENYATA PERUBAHAN BAGI PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN i) Pelanjutan Tempoh Percubaan . atau sehingga puan lulus peperiksaan.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 3.53 . Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005.09.J/413907 Tarikh : 31 Mei 2006 Zakiah Binti Hamzah No.4. Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan.09. ITKA : RM 80.2005 hingga 01.2006. mengikut mana yang terdahulu. Maklumat Pegawai: Gaji : RM 1095. Kesan pelanjutan ini akan menyebabkan puan tertakluk di bawah Peraturan 30.

2005 hingga 01.09.butir Perubahan Diluluskan pelanjutan tempoh percubaan dengan berdenda mulai 02.53 Catatan No Surat Kebenaran SPA:………..GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 Butir.2006 Tarikh 02.09.09.2006 Gaji Bulanan RM 1095. Bertarikh………… TPG: 01 Julai 44 .09.2005 hingga 01.

dengan ini bersetuju melanjutkan tempoh percubaan tuan/puan selama 226 hari mulai 03.00 ITP : RM 135.00. TPG : 1 April 45 .2002 hingga 14.95.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN ii) Pelanjutan Tempoh Percubaan Tanpa Berdenda-(Kuasa Melantik Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran) Ruj Kami : SPP/7023 Tarikh : 19 Januari 2004 Mohd Wafi Bin Zaki No K/P: 650610-02-5821 Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Gred N17 Pelanjutan Tempoh Percubaan Tanpa Berdenda Saya diarah memaklumkan bahawa Suruhanjaya ini.10. setelah menimbangkan perakuan yang dikemukakan oleh Ketua Jabatan tuan/puan. ITKA : RM 80. Maklumat Pegawai: Gaji : RM 855.2002 dengan Tanpa Denda.05.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 46 .

Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan perakuan dengan menggunakan Borang Jadual Keenam (Peraturan 36) dan Borang Jadual Kelima (Peraturan 35) Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan. iii) Telah disahkan dalam perkhidmatan.U.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 4) URUSAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN 4.1991 hendaklah membuat pilihan sama ada ingin memilih ke Skim Berpencen atau terus mencarum ke Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP).04. dibawah Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan. 4. Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 (P.(A) 176/2005). Seseorang pegawai yang tidak memilih Skim KWSP layak diberi taraf berpencen mengikut Undang-Undang Pencen. 47 . ii) Anggota yang telah menggenapkan tempoh tiga (3) tahun perkhidmatan yang boleh diambilkira. Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan. Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 dan Perenggan 68 (Pekeliling Perkhidmatan Bil. anggota yang dilantik pada dan selepas 12. 9 Tahun 1991) . TAFSIRAN Mengikut Peruntukan 36(1). Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 yang telah ditandatangani oleh pegawai itu mengikut syarat-syarat berikut: i) Anggota yang tidak memilih Skim KWSP.2 SYARAT PEMBERIAN TARAF BERPENCEN Apabila seseorang pegawai layak untuk diberi taraf berpencen.1.

U. 2 Tahun 1991 – Tawaran Opsyen Skim Pencen atau KWSP. 4.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN iv) Pemberian taraf perkhidmatan. v) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002 Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan. 9 Tahun 1991 – Perlaksanaan Sistem Saraan Baru Berdasarkan Laporan Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Gaji Sektor Awam 1991. iii) Pekeliling Perkhidmatan Bil.(A) 176/2005) (Pelantikan Kenaikan Perkhidmatan) 2005 ii) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil.3 PUNCA KUASA berpencen sekali sahaja dalam i) Peraturan Pegawai Awam Pangkat dan Penamatan (P. vi) Akta Pencen 1980 (Akta 227). 15 Tahun 2001 – Tawaran Opsyen Skim KWSP. 48 . iv) Pekeliling Perkhidmatan Bil.

RM 180.2009. dengan ini meluluskan bahawa tuan/puan diberi taraf berpencen berkuatkuasa mulai 01.00 ITP .02 ITKA . K/P : 801120-09-5070 Pembantu Tadbir (P/0) Gred N17 Saya diarah memaklumkan bahawa Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran setelah menimbang perakuan yang dikemukakan oleh Ketua Jabatan tuan/puan. i) Pemberian Taraf Berpencen . Kami : SPP/05/AKS Tarikh : 02 September 2009 Rohayu Binti Ahmad No.4 CONTOH PENYATA PERUBAHAN BAGI PEMBERIAN TARAF BERPENCEN Penyata Perubahan perlu disediakan setelah mendapat surat kelulusan pemberian taraf berpencen daripada SPP/ SPA/ KPM.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 4. Maklumat Pegawai: Gaji P1T5 .09.00 BSH .00 49 .RM 115.RM 150.(Kuasa Melantik SPP) Ruj.RM 1020.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 50 .

2 DOKUMEN SOKONGAN Dokumen sokongan yang diperlukan ialah: i) ii) iii) iv) 5. TAFSIRAN Pertukaran seseorang pegawai/ kakitangan daripada Jabatan sekarang ke Jabatan baru dalam negeri yang sama atau berlainan negeri sama ada melalui permohonan pegawai/ kakitangan itu sendiri atau melalui arahan pertukaran Ketua Jabatan tempat pegawai/ kakitangan berkenaan bertugas.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 5) URUSAN PERTUKARAN 5. Terdapat beberapa jenis permohonan pertukaran iaitu:i) Pertukaran Di Antara Bahagian Di Kementerian ii) Pertukaran Di Antara Daerah Dalam Negeri Yang Sama iii) Pertukaran Di Antara Negeri/Jabatan/Kementerian 5.1.3 5 salinan Penyata Perubahan (1 Asal dan 4 Salinan) Salinan Surat Kelulusan Pertukaran Dari Ketua Jabatan Salinan Slip Gaji Terkini/ Kad Gaji Sijil Gaji Akhir (SGA/ LPC) PUNCA KUASA i) Surat Pekeliling Perkhidmatan Kementerian Pelajaran Malaysia Bilangan 4 Tahun 2005 ii) Pekeliling Jabatan Perkhidmatan Awam Surat kelulusan pertukaran daripada Ketua Jabatan :i) Kementerian Pelajaran Malaysia (Bahagian Pengurusan Sumber Manusia ) 51 .

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN ii) Kementerian Pelajaran Malaysia ( Bahagian Sekolah ) /Bahagian Pendidikan Islam/Bahagian Pendidikan Khas/Bahagian Pendidikan Teknik dan Vokasional/Bahagian Pendidikan Guru/Bahagian Matrikulasi iii) Jabatan Pelajaran Negeri/Pejabat Pelajaran Daerah iv) Jabatan Perkhidmatan Awam v) Jabatan Akauntan Negara dan vi) Jabatan Laut vii) Jabatan Kerja Raya viii)Jabatan Audit Negara 52 .

00 53 . Bahagian Pengurusan Sumber Manusia. Maklumat Pegawai: Gaji ITKA ITP BSH : : : : RM 1.00 RM 300.93 RM 115.069. Kementerian Pelajaran Malaysia ke Jabatan Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya berkuat kuasa mulai 1 Ogos 2009. K/P : 801127-03-5690 Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Gred N17 Dimaklumkan bahawa tuan telah ditukarkan penempatan dari Unit Pentadbiran.4 CONTOH PENYATA PERTUKARAN PERUBAHAN BAGI URUSAN i) Pertukaran Di Antara Bahagian di Kementerian Ruj Kami : KP(PP)0044/44 Tarikh : 08 Julai 2009 Normala Bt Mohd Rodzi No.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 5.00 RM 180.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 Disediakan oleh Ketua Jabatan Asal Butir.08.2009 RM 1096.00 ITP RM 180.07. ITKA RM 115.2009 Bertukar dari Unit Pentadbiran.2009.00 TPG: 01 Januari 54 .00 BSH RM 300. Bahagian Pengurusan 01. Kementerian Pelajaran Malaysia ke (P1T6) ke Jabatan Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya mulai 01.08.butir Perubahan Tarikh Gaji Bulanan Catatan No Surat Kebenaran KP(PP)0044/44 Bertarikh: 08.93 Sumber Manusia.

Kuala Lumpur ke SMK Cochrane. K/P : 650107-14-5423 Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG41 Dimaklumkan bahawa tuan telah ditukarkan penempatan dari SMK Aminuddin Baki.32 ITKA : RM 300. Jalan Kampung Pandan.677.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN ii) Pertukaran Di Antara Daerah Dalam Negeri Yang Sama Ruj Kami : JPWP.00 55 .00 BSH : RM 300. Maklumat Pegawai: Gaji : RM 3. Kuala Lumpur berkuat kuasa mulai 01 Januari 2009. Jalan Cochrane.00 ITP : RM 250.01-25678 Tarikh : 05 Disember 2008 Ahmad Bin Hussin No.

01.01. Kuala Lumpur mulai 01.32 Catatan Gaji dibayar sehingga 28.02.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 Disediakan oleh Ketua Jabatan Asal Butir. Kuala Lumpur ke SMK Cochrane.butir Perubahan Bertukar dari SMK Aminuddin Baki.2009.25678 Bertarikh: 05.00 TPG: 01 Januari 56 .2009 Gaji Bulanan RM 3677.2008 ITKA ITP BSH RM 300.2009 No Surat Kebenaran JPWP 01.12. Jalan Kampung Pandan.00 RM 300. Tarikh 01.00 RM 250.

00 BSH : RM 300. Maklumat Pegawai: Gaji : RM 820.38 ITKA : RM 115.00 57 .00 ITP : RM 180. Putrajaya mulai 16 Disember 2008.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN iii) Pertukaran Di Antara Negeri/Jabatan/Kementerian (Anggota Kumpulan Sokongan) Ruj Kami : KP(PP)5015/102062 Tarikh : 01 Disember 2008 Hanizan Binti Jamaluddin No K/P : 811215-08-6040 Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) N17 Dimaklumkan bahawa puan telah ditukarkan penempatan dari SMK Cyberjaya. Kementerian Pelajaran Malaysia. Sepang ke Bahagian Pembangunan.

Putrajaya mulai 16.12.02.2009 No Surat Kebenaran KP(PP)5015/102062 Bertarikh: 01.00 RM 300.butir Perubahan Bertukar dari SMK Cyberjaya.2008 Gaji Bulanan RM 820.2008 ITKA ITP BSH TPG: 01 Julai 58 .2008 Tarikh 16.00 Catatan Gaji dibayar sehingga 28.00 RM 180. Kementerian Pelajaran Malaysia.12. Sepang ke Bahagian Pembangunan.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 Disediakan oleh Ketua Jabatan Asal Butir.38 (P1T1) RM 115.12.

Negeri Sembilan mulai 01 Julai 2009.0658/5678 Tarikh : 21 Jun 2009 Abdullah Bin Jantan No K/P: 700420-04-5295 Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Lepasan Diploma Gred DGA 29 Dimaklumkan bahawa tuan telah ditukarkan penempatan dari SK Bukit Baru.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN iv) Pertukaran Di Antara Negeri/ Jabatan /Kementerian (Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Lepasan Diploma (PPPLD) Ruj Kami : KPM.00 BSH : RM 200. Maklumat Pegawai: Gaji : RM 2.424. Jelebu. Melaka ke SK Kuala Klawang.00 ITP : RM 180.11 ITKA : RM 160.00 59 .

2009 Gaji Bulanan RM 3595.butir Perubahan Bertukar dari SK Bukit Baru.00 TPG :01 Julai 60 . 21.2009 No Surat Kebenaran KPM.06.09.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 Butir. Melaka ke SK Kuala Klawang.0658/5678 Bth.00 RM 200. Tarikh 08.09.00 RM 180. Jelebu Negeri Sembilan.2009 ITKA ITP BSH RM 160.80 Catatan Gaji dibayar Sehingga 30.

“Pertukaran Sementara” bermaksud pelantikan seseorang pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan ke perkhidmatan yang lain dalam Angkatan Tentera. Perkhidmatan Awam Persekutuan. Kerajaan Negeri dan Badan Berkanun. Pasukan Polis dan Perkhidmatan Pelajaran atau pelantikan ke sesuatu jawatan dalam skim perkhidmatan yang lain di bawah PBM yang sama untuk tempoh tertentu. “Pegawai” bermaksud pegawai yang berkhidmat secara peminjaman / pertukaran sementara atau pegawai yang dicalonkan untuk tujuan tersebut. Pihak 61 . Perkhidmatan Kehakiman dan Perundangan. “Pelanjutan tempoh Pinjaman/ Pertukaran Sementara” bermaksud penyambungan tempoh peminjaman/ pertukaran sementara pegawai atas gred jawatan dan skim perkhidmatan yang sama dengan syarat tempoh peminjaman/ pertukaran sementara tersebut tidak terputus melebihi enam (6) bulan.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 6) URUSAN PINJAMAN / PERTUKARAN SEMENTARA 6. Agensi Antarabangsa. “Agensi Awam” bermaksud Kementerian atau Jabatan Kerajaan (Persekutuan dan Negeri). Peminjaman/ pertukaran sementara pegawai atas gred jawatan dan skim perkhidmatan yang sama yang terputus melebihi enam (6) bulan adalah merupakan peminjaman/ pertukaran sementara baru.1 TAFSIRAN “Pinjaman” bermaksud pelantikan seseorang pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan ke Agensi Swasta.

berwibawa dan bersesuaian dengan keperluan agensi berkenaan tanpa memutuskan ikatan pegawai itu dengan perkhidmatan hakikinya. “Jawatan Pinjaman” bermaksud Gred jawatan dan skim perkhidmatan pinjaman/ pertukaran sementara yang ditawarkan kepada pegawai. “Agensi Peminjam” bermaksud agensi yang mendapatkan perkhidmatan pegawai agensi awam secara peminjaman/ pertukaran sementara.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Berkuasa Berkanun (Persekutuan dan Negeri) dan Pihak Berkuasa Tempatan. Peminjaman atau Pertukaran Sementara adalah merupakan salah satu daripada kaedah pelantikan pegawai sedang berkhidmat yang boleh digunakan oleh sesebuah agensi untuk mendapatkan perkhidmatan pegawai yang berpengalaman.2 PRINSIP PEMINJAMAN/ PERTUKARAN SEMENTARA 6. “Agensi Pembekal” bermaksud agensi awam yang meminjamkan/ tukar sementara pegawainya kepada agensi peminjam. 62 .2. “Jawatan Hakiki” bermaksud Gred jawatan dan skim perkhidmatan pegawai sebelum dipinjam/ tukar sementara. 6. berkemahiran.1 Peminjaman/ Pertukaran Sementara perlu dipersetujui oleh ketiga-tiga pihak iaitu agensi peminjam. agensi pembekal dan pegawai.

2. 6. ii) Dua (2) pergerakan gaji biasa di jawatan hakiki bagi peminjaman ke Gred jawatan yang lebih tinggi daripada Gred jawatan hakiki.3 Tempoh Pinjaman/ Pertukaran Sementara adalah dua (2) tahun pertama dan tempoh keseluruhan tidak digalakkan melebihi lima (5) tahun supaya perkhidmatan pegawai dapat diuruskan dengan teratur.4 Penetapan insentif pegawai adalah seperti berikut:yang dipinjamkan i) Tiga (3) pergerakan gaji biasa di jawatan hakiki bagi peminjaman ke Gred jawatan yang sama atau setaraf. Bagi penetapan gaji KUP. elaun dan kemudahan di 63 .2. KPM.5 Bagi pegawai yang gaji jawatan hakiki berada di tanggagaji maksima. pegawai layak di beri gaji Khas Untuk Penyandang (KUP).6 Pembayaran gaji dan elaun dalam tempoh pinjaman adalah tanggungjawab agensi peminjam dan gaji di jawatan hakiki hendaklah direkodkan secara isyarat.2. 6.7 Apabila pegawai kembali ke jawatan hakiki pegawai akan menerima gaji. 6.2 Peminjaman/ Pertukaran Sementara ke Gred jawatan yang lebih rendah daripada Gred jawatan hakiki pegawai adalah tidak dibenarkan.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 6.2.2. 6.2. 6. agensi peminjam hendaklah mengemukakan permohonan ke JPA melalui Bahagian Pengurusan Sumber Manusia.

2 Mempunyai prestasi kerja ditahap yang baik (80% dan ke atas) bagi tiga (3) tahun berturutturut. 6. 6. 64 .3.3. 6. Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) dan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia (SPA).GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN jawatan hakiki seolah-olah pegawai tidak pernah dipinjamkan. KPM untuk dipertimbangkan dan diluluskan oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran (SPP).2. Pegawai dipertanggungjawabkan dalam perkara ini supaya tidak berlaku keciciran. 6.5 Pegawai tidak dibenarkan meninggalkan tugas di jawatan hakiki sehingga mendapat kelulusan daripada PBM.3. 6.3 Mempunyai kompetensi yang sesuai dengan bidang tugas jawatan pinjaman.3.1 Pegawai telah disahkan dalam perkhidmatan di jawatan hakiki. 6.3 SYARAT-SYARAT PEMINJAMAN 6.3.4 Permohonan bagi Pinjaman/ Pertukaran Sementara hendaklah diperakukan kepada Bahagian Pengurusan Sumber Manusia.8 Pegawai layak menduduki Peperiksaan Tahap Kecekapan (PTK) dalam skim jawatan hakiki semasa dalam tempoh peminjaman.

4 Tahun 2008 – Perjawatan di Pejabat Menteri dan Timbalan Menteri.5 CONTOH KEW. 12 Tahun 2008 – Dasar dan Prosedur Pelantikan Secara Peminjaman. 2011 : RM 1967.K/P Jawatan asal : KP(PP)5090/183822/(26) : 06 April 2009 : Encik Kamalrudin bin Omar : 630216-11-5381 :Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG41 TPG : 1 Januari Jawatan pertukaran : Pegawai Kaunseling Gred 41 Sementara (Terbuka) di JPN Negeri Sembilan.4.02.2 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6.55(P1T7) 65 .20 (P1T4) : RM2238. Tempoh Gaji Hakiki Gaji ditawarkan : 16 .02.1 Pekeliling Perkhidmatan Bil.4. Surat rujukan Bertarikh Nama No. 6. 8 BAGI PINJAMAN/ PERTUKARAN SEMENTARA i) Pelantikan Pertukaran Sementara Ke Jawatan Gred Yang Sama.2009 – 15.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 6. Pertukaran Sementara dan Pertukaran Tetap.4 PUNCA KUASA 6.

RM…….02.04..GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 Butir. RM…….2011 (P1T7) ITKA ITP BSH RM……. (Gaji Pertukaran Gaji Hakiki Sementara) secara Isyarat) TPG : 1 Januari 66 .2009 16.butir Perubahan Dilantik secara pertukaran sementara sebagai Pegawai Kaunseling Gred 41(Terbuka) di Jabatan Pelajaran Negeri Sembilan mulai 16 Februari 2009 hingga 15 Februari 2011.20 (P1T4) No Surat Kebenaran KP(PP)5090/183822/ (26) Bth: 06.2009 Patut Terima hingga RM 2238. Jawatan hakiki Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG 41 Tarikh Gaji Bulanan Catatan Telah Terima RM 1967.02.55 15...

Surat rujukan Bertarikh Nama No. : 15 Mei 2007 – 14 Mei 2009 : RM 1967.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN ii) Pelantikan Secara Pinjaman Ke Jawatan Gred Yang Lebih Tinggi Dari Gred Jawatan Hakiki.K/P Jawatan Asal : KP(PP)5090/178168/(48) : 08 September 2009 : Encik Zulkefli bin Shamsudin : 680322-08-551 : Pegawai PerkhidmatanPendidikan Siswazah Gred DG41 : Jurulatih Sukan Gred 44(Terbuka) di Majlis Sukan Negara.99 (P1T1) – Jadual Gaji DG44 : 01 April Jawatan Pinjaman Tempoh Gaji Hakiki Gaji ditawarkan TPG Hakiki 67 .20 (P1T4) – Jadual Gaji DG41 : RM 2982.

09. RM……. (Gaji Pertukaran Gaji Hakiki Sementara) secara Isyarat) TPG: 01 April (tidak berubah) 68 ...20 (P1T4) No Surat Kebenaran KP(PP)5090/178168/ (48) Bertarikh: 08.. RM…….2009 ITKA ITP BSH RM…….2009 Gaji Bulanan Patut Terima RM 2982.butir Perubahan Dilantik secara pinjaman sebagai Jurulatih Sukan Majlis Sukan Negara mulai 15 Mei 2007 hingga 14 Mei 2009.2007 hingga 14. Jawatan hakiki Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG 41 Tarikh 15.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 Butir.05.05.99 (P1T7) Catatan Telah Terima RM 1967.

K/P Jawatan asal : KP(PP)5090/178168/(49) : 01 Mac 2008 : Encik Zulkefli bin Shamsudin : 680322-08-551 :Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG41 : Jurulatih Sukan Gred 44(Terbuka) di Majlis Sukan Negara. Surat rujukan Bertarikh Nama No.65 (P1T5) – Jadual Gaji DG41 : RM 3133. : 15 Mei 2007 – 14 Mei 2009 : RM 2057.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN iii) Diberi Pergerakan Gaji Bagi Tahun 2008.27 (P1T2) – Jadual Gaji DG44 : 01 April 2008 Jawatan Pinjaman Tempoh Gaji Hakiki Gaji ditawarkan TPG Hakiki 69 .

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 70 .

K/P Jawatan asal : KP(PP)5090/178168/(50) : 08 April 2009 : Encik Zulkefli bin Shamsudin : 680322-08-551 :Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG41 Jawatan Pinjaman : Jurulatih Sukan Gred 44(Terbuka) di Majlis Sukan Negara.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN iv) Pelanjutan Tempoh Pinjaman.55 (P1T3) – Jadual Gaji DG44 : 01 April 71 .10 (P1T6) – Jadual Gaji DG41 : RM 3283. Surat kelulusan Bertarikh Nama No. Tempoh Gaji Hakiki Gaji ditawarkan TPG Hakiki : 15 Mei 2009 – 14 Mei 2011 : RM 2148.

RM 2148.2009 Gred 44 (terbuka) di Majlis Sukan Negara untuk hingga tempoh selam 2 tahun mulai 15 Mei 2009 hingga 14.05.butir Perubahan Tarikh Gaji Bulanan Patut Terima RM 3283.2011 14 Mei 2011.27 (P1T2) No Surat Kebenaran KP(PP)5090/178168/ (50) Bertarikh: 08.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 Butir.65 (P1T5) TPG: 01 April (tidak berubah) 72 .10 (P1T6) RM 2057.05.2009 Dilanjutkan tempoh pinjaman sebagai Jurulatih Sukan 15.04.10 (P1T3) Catatan Telah Terima RM 3133.

Tempoh : 15 Mei 2009 – 14 Mei 2011 Tarikh Penamatan : 05 September 2009 Gaji Hakiki : RM 2148.55 (P1T3) – Jadual Gaji DG44 TPG Hakiki : 01 April 73 .K/P Jawatan Asal : KP(PP)5090/178168/(55) : 05 Ogos 2009 : Encik Zulkefli bin Shamsudin : 680322-08-551 :Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG41 Jawatan Pinjaman : Jurulatih Sukan Gred 44(Terbuka) di Majlis Sukan Negara.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN v) Penempatan Semula Setelah Tamat Tempoh Pinjaman Surat rujukan Bertarikh Nama No.10 (P1T6) – Jadual Gaji DG41 Gaji ditawarkan : RM 3283.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 74 .

1. Dengan cara ini. Pertukaran seseorang pegawai ke dalam Jawatan Kumpulan KPM adalah bagi membolehkan seseorang yang menghadapi masalah kesihatan boleh terus mendapatkan rawatan atau memperolehi cuti sakit yang berpanjangan. KPM untuk menempatkan Pegawai Perkhidmatan Pelajaran dan Kakitangan Bukan Guru di luar dari jawatan hakiki di Jabatan/ Sekolah. TAFSIRAN Jawatan Kumpulan adalah sejumlah jawatan yang diwujudkan di bawah Bahagian Pengurusan Sumber Manusia. Barah atau sakit yang setaraf. 7. Sakit mental.2. ia dapat memastikan pelaksanaan proses pengajaran dan pembelajaran di sesebuah sekolah atau jabatan dijalankan tanpa gangguan. Pegawai dan kakitangan yang boleh dipertimbangkan ke Jawatan Kumpulan perlu memenuhi salah satu kriteria seperti berikut:i) ii) iii) iv) Sakit yang berpanjangan melebihi enam (6) bulan.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 7) JAWATAN KUMPULAN 7. dan Pegawai yang bercuti tanpa gaji bagi mengikut pasangan bertugas/ berkursus di dalam atau di luar negara. KRITERIA-KRITERIA YANG MELAYAKKAN PEGAWAI DITUKARKAN KE JAWATAN KUMPULAN i) Pegawai Yang Menghadapi Masalah Kesihatan 75 . Sakit Tibi. Kusta.

Walau bagaimanapun.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN a) Pegawai yang menghadapi masalah sakit yang berpanjangan melebihi enam (6) bulan dan sukar sembuh dalam jangka masa terdekat. Mereka hendaklah disahkan menghidap sakit berkenaan oleh Pegawai Perubatan Kerajaan dan mendapat sijil sakit yang dijangka berterusan selama 180 hari atau lebih. 15 Tahun 2007 selama setahun sehingga maksima lima (5) tahun (1. b) Pegawai yang menghidap sakit tibi. 14 Tahun 2005 selama setahun atau lebih.825 hari) 76 . iii) Pegawai Yang Telah Diluluskan Cuti Tanpa Gaji a) Pegawai yang telah diluluskan cuti tanpa gaji mengikut pasangan bertugas/ berkursus di dalam atau di luar negara mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil. mereka hendaklah terlebih dahulu disahkan menghidap sakit berkenaan oleh Pegawai Perubatan Kerajaan. kusta atau barah dan penyakit yang setaraf. Mereka hendaklah disahkan menghidap sakit berkenaan oleh Pegawai Perubatan Kerajaan dan mendapat sijil sakit yang dijangka berterusan selama 180 hari atau lebih. ii) Pegawai Yang Menghadapi Masalah Sakit Mental Pegawai yang menghadapi masalah sakit mental yang menyebabkan kehadiran mereka mendatangkan masalah kepada sekolah/ jabatan. b) Pegawai yang telah diluluskan cuti menjaga anak (cuti tanpa gaji) mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil.

77 . pegawai tidak sesuai untuk diambil tindakan tatatertib. khalwat dan sebagainya dan sedang disiasat atau didakwa oleh pihak berkuasa yang berkenaan.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN c) Pegawai yang telah diluluskan cuti tanpa gaji atas urusan persendirian mengikut Perintah Am Bab C dan Pekeliling Perkhidmatan Bil. cuti. 9 Tahun 1991 selama 360 hari secara berterusan. iv) Pegawai Yang Berprestasi Rendah a) Pegawai yang dikenalpasti berprestasi rendah iaitu berdasarkan markah Laporan Nilaian Prestasi Tahunan kurang daripada 60% selama dua (2) tahun berturut-turut dan berasaskan latarbelakang perkhidmatannya. v) Pegawai Yang Disyaki Telah Melakukan Kesalahan Jenayah Pegawai yang disyaki telah melakukan sesuatu kesalahan jenayah seperti rogol. vi) Pegawai Yang Perlu Ditempatkan ke Jawatan Kumpulan Atas Kepentingan Perkhidmatan Pendidikan Pegawai yang pada pendapat Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia (KPPM) perlu ditempatkan ke jawatan kumpulan kerana sesuatu kepentingan perkhidmatan pendidikan. pegawai boleh diambil tindakan untuk dibersarakan demi kepentingan Perkhidmatan Awam mengikut Pekeliling Perkhidmatan Perkhidmatan Bilangan 23 Tahun 2007. Walau bagaimanapun.

2 Tahun 2009 – Urusan Pertukaran dan Pengurusan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan dan Anggota Kumpulan Sokongan Pendidikan Dalam Jawatan Kumpulan Kementerian Pelajaran Malaysia. Walaubagaimana pun. ii) Surat arahan penempatan Kumpulan ke Jabatan asal. iii) JPN akan menyediakan Penyata Perubahan.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 7. DOKUMEN SOKONGAN i) Surat arahan penempatan ke Jawatan Kumpulan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia. 7. terdapat beberapa perkara yang perlu diberi perhatian iaitu: i) Sub waran bagi pembayaran emolumen diturunkan kepada semua JPN. semula dari Jabatan 78 .3. PUNCA KUASA Surat Pekeliling Perkhidmatan KPM Bil.4. ii) Pegawai kekal di tempat asal.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 7. Kami: KP(PP)5090/340722/(9) Bertarikh : 17 Ogos 2009 Puan Fatimah binti Ahmad No. CONTOH PENYATA PERUBAHAN JAWATAN KUMPULAN i) Jawatan Kumpulan Ruj. K/P: 710708-10-5636 JPWP Kuala Lumpur BAGI URUSAN Ditukarkan ke Jawatan Kumpulan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia.2 Surat Pekeliling Perkhidmatan KPM Bil.5. Kementerian Pelajaran Malaysia mengikut peraturan perenggan 3. 2 Tahun 2009 mulai 01 September 2009. 79 .

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 80 .

81 .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN ii) Penempatan Semula Surat Rujukan Tarikh Nama No. Bahagian Pengurusan Sumber Manusia. K/P : KP(PP)5090/280203(27) : 15 Jun 2009 : Encik Wahid bin Rosly : 710608-13-5147 Pemberitahuan penempatan semula dari Jawatan Kumpulan. KPM ditempatkan secara hakiki ke Jabatan Pelajaran Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur mulai 06 Julai 2009.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

Contoh Penyediaan Kew 8

82

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

8) PELEPASAN JAWATAN DENGAN IZIN 8.1. Pendahuluan Pelepasan Jawatan Dengan Izin adalah kelulusan yang diberikan secara bertulis oleh Ketua Jabatan/ Ketua Perkhidmatan bagi membenarkan seseorang pegawai yang bertaraf tetap meninggalkan jawatan asal untuk dilantik ke : i) Skim perkhidmatan yang lain di bawah Suruhanjaya yang sama; ii) Skim perkhidmatan yang sama/ berlainan di bawah Suruhanjaya yang lain; dan iii) Skim perkhidmatan yang sama/ berlainan ke Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun (Persekutuan dan Negeri) dan Pihak Berkuasa Tempatan 8.2 Perkara-perkara perhatian:yang penting yang perlu diberi

i) Jawatan baru yang ditawarkan hendaklah bertaraf tetap sahaja. ii) Pegawai yang ditawarkan jawatan untuk berkhidmat di bawah Perkhidmatan Awam Persekutuan hanya diberi Pelepasan Jawatan Dengan Izin dan pegawai perlu meletak jawatan. iii) Dengan kelulusan tersebut, perkhidmatan terdahulu pegawai boleh diambil kira bagi tujuan pemberian faedah persaraan. Sehubunga itu permohonan ini hanya melibatkan pegawai yang memilih Skim Berpencen sahaja.

83

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

8.3.

PUNCA KUASA i) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 23 Tahun 2009 – Dasar dan Prosedur Peletakan Jawatan dan Pelepasan Dengan Izin. ii) Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 – P.U.(A) 176/2005 (Peraturan 10, 11, 17,54) iii) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1980 – Cara Menamatkan Perkhidmatan Kakitangan Di Badan-badan Berkanun, Kuasa-Kuasa Tempatan Atau Jabatan Kerajaan Untuk Berkhidmat Dengan Pihak Majikan Yang Lain Bagi Maksud Mengambilkira Perkhidmatan Yang Terputus Untuk Faedah Pencen.

84

85 . beliau perlu meletak jawatannya sebagai PPPS sekiranya bersetuju menerima jawatan tersebut kerana UKM bukan Perkhidmatan Awam Persekutuan.2008. Men. CONTOH KEW. Selain diberi kelulusan pelepasan jawatan dengan izin. Beliau telah berjaya dan dilantik mulai 01. Beliau telah memohon pelepasan jawatan dengan izin daripada Ketua Perkhidmatan dan permohonan tersebut telah diluluskan.4.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 8. Beliau telah dilantik pada 01 Ogos 1998 dan telah diberi taraf tetap dan berpencen mulai 01 Januari 2002. Tun Perak. Johor.1. Beliau memohon jawatan sebagai pensyarah Gred DS45 di Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) dan permohonan beliau dikemukakan melalui Ketua Jabatan. 8 UNTUK JAWATAN DENGAN IZIN URUSAN PELEPASAN Encik Hairul seorang Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah (PPPS) Gred DG41 yang berkhidmat di Sek.

8 86 .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew.

iii) Pesara ertinya anggota yang telah bersara atau dibersarakan di bawah undang-undang pencen. Seseorang pegawai yang telah diberi taraf sebagai seorang pegawai berpencen di bawah Seksyen 7. Akta 227 Akta Pencen 1980 atau yang disifatkan sebagai seorang pegawai berpencen di bawah Seksyen 8 Akta 227 atau Seseorang pekerja yang telah diberi taraf sebagai pekerja berpencen di bawah Seksyen 6 Akta 239 atau yang disifatkan sebagai seorang pekerja berpencen di bawah Seksyen 7 Akta 239 ii) Anggota ertinya Pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan atau Negeri atau pekerja Pihak Berkuasa Berkanun atau Pihak Berkuasa Tempatan. PERSARAAN i) Anggota berpencen ertinya.1.10 87 .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 9) PERSARAAN / PENAMATAN / PELETAKAN JAWATAN Penamatan Perkhidmatan terdiri daripada berikut:i) Persaraan Wajib ii) Bersara Awal / Pilihan Sendiri iii) Persaraan atas sebab Kesihatan iv) Meninggal Dunia dalam Perkhidmatan v) Penamatan Perkhidmatan vi) Peletakan Jawatan 9. iv) Persaraan Atas Sebab Kesihatan ialah anggota berpencen yang didapati tidak berupaya menjalankan kewajipan kerana kelemahan akal atau tubuh yang kekal hendaklah dihadapkan ke Lembaga Perubatan mengikut lunas-lunas Pekeliling Perkhidmatan Bil.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Tahun 1995 dan sekiranya diperakukan oleh Lembaga tersebut anggota berkenaan boleh dibersarakan (Perenggan 10 (5) (a) Akta 227/239). vi) Persaraan Pilihan bermaksud anggota berpencen yang telah berumur 40 tahun boleh memohon persaraan pilihan. sangkut. 9. hendaklah memberi notis 90 hari 88 . sementara. sambilan. Pencen hanya akan dibayar pada umur layak menerimanya mengikut undang-undang pencen. dan lainlain) hendaklah memberi notis seperti yang termaktub di dalam kontrak atau notis 30 hari sebelum peletakan jawatan itu berkuatkuasa atau sebulan gaji sebagai ganti notis. v) Persaraan kerana Jawatan yang dipegang dihapuskan bermaksud sekiranya jawatan yang dipegang oleh anggota berpencen dihapuskan maka penyandangnya boleh dibersarakan (Perenggan 10 (5) (b) Akta 227/239). ii) Bagi seseorang pegawai dalam tempoh percubaan hendaklah memberi notis 30 hari sebelum peletakan jawatan itu berkuatkuasa atau sebulan gaji sebagai ganti notis. PELETAKAN JAWATAN Seseorang pegawai yang berhasrat untuk meletakkan jawatan hendaklah mengemukakan notis bertulis. iii) Bagi seseorang pegawai yang telah disahkan dalam perkhidmatannya.2. i) Bagi seseorang pegawai yang dilantik selain pelantikan tetap (Kontrak.

d) Memalsukan apa-apa dokumen yang berhubungan dengan pelantikan.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN sebelum peletakan jawatan itu berkuatkuasa atau sebulan gaji sebagai ganti notis. e) Gagal tapisan keselamatan. PENAMATAN PERKHIDMATAN i) Penamatan Perkhidmatan Pegawai Yang Belum Disahkan Yang di-Pertuan Agong (YDPA) boleh menamatkan perkhidmatan seseorang pegawai yang belum disahkan dalam perkhidmatannya jika pegawai itu telah: a) Menyembunyikan apa-apa maklumat tentang kesihatannya dalam borang pemeriksaan perubatan.U. b) Membuat akuan palsu dalam akuan berkanun seperti yang dikehendaki oleh Perenggan 19(1)(b) P.U. ii) Penamatan Perkhidmatan Pegawai Yang Gagal Disahkan a) YDPA boleh menamatkan perkhidmatan pegawai pada perlantikan pertama yang telah gagal untuk 89 . Notis peletakan jawatan itu hendaklah dihantar oleh Pegawai berkenaan kepada Ketua Perkhidmatan melalui Ketua Jabatan dan Ketua Perkhidmatan hendaklah merekodkan dan memaklumkan Suruhanjaya yang berkenaan dan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam mengenai peletakan jawatan pegawai tersebut.(A) 176/2005. 9.(A) 176/2005.3. c) Tidak mematuhi kehendak dalam Perenggan 19(1)(c) P.

b) Seseorang pegawai yang telah disahkan dalam perkhidmatan dalam skim perkhidmatan terdahulu dan kemudiannya dilantik ke dalam skim perkhidmatan baru tetapi gagal disahkan boleh dibersarakan demi kepentingan awam di bawah undang-undang pencen. PUNCA KUASA i) Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan. Kenaikan Pangkat Dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 P. 10/95 vii) Surat Perkhidmatan KPM Bil 1/1995 – Bersara secara Pilihan (PPPLD & PPPS) viii)Seksyen 10 (5) Akta Pencen 1980 – Bersara atas Sebab Kesihatan 90 .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN disahkan dalam perkhidmatannya semasa tempoh percubaan yang ditetapkan sama ada tempoh percubaan asalnya atau yang dilanjutkan.(A)176/2005 ii) Pekeliling Perkhidmatan Bil 4 tahun 2003 – Panduan Urusan Persaraan dan Pencen iii) Seksyen 10 (1) Akta Pencen 1980 (Akta 227) di baca bersama Akta Pencen Pindaan 2001 . 10/95 vi) Laporan Lembaga Perubatan – Lampiran A kepada P.Bersara wajib iv) Surat Pekeliling Perkhidmatan KPM Bil 3/1999 v) Perakuan Persaraan Atas Sebab Kesihatan – Lampiran D kepada P.4. 9. jika pegawai itu telah dimasukkan ke dalam jawatan berpencen dalam skim perkhidmatan terdahulu itu.P.U.P. c) Perkhidmatan seseorang pegawai selain yang disebut di atas hendaklah ditamatkan sekiranya pegawai itu tidak dapat dikembalikan ke dalam skim perkhidmatan terdahulunya.

Maklumat Pegawai: Gaji P1T3 .RM 1920.JPNS/PEN Tarikh : 04 Feb 2008 Razali Bin Abu Bakar NO.00 ITP .00 BSH .00 91 .RM115.5 C0NTOH PENYATA PERUBAHAN BAGI URUSAN PERSARAAN i) Persaraan Wajib Surat Rujukan : Bil(70)dlm.RM200.RM180.K/P : 530204-05-5075 Pembantu Tadbir (P/O) Gred N17 Saya dengan sukacitanya memaklumkan bahawa JPA telah bersetuju meluluskan persaraan tuan mulai 1 Oktober 2008.20 ITKA .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN ix) Seksyen 12 (Akta 227) Akta Pencen 1980 – Bersara secara Pilihan x) Peraturan 21 Peraturan – Peraturan Pencen 1980 (Pengiraan Cuti rehat) 9.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 92 .

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN ii) Persaraan Pilihan Pihak JPA dalam mesyuaratnya Bil 257 pada 25.32 (P1T8) ITKA : RM800 ITP : RM900 93 .723.12.K/P: 691201-05-4076 Pegawai PPPS Gred DG54 Maklumat pegawai: Gaji Akhir DG54 RM 6.09. Surat Rujukan Tarikh : JPA/Pen/09 (16) : 30 September 2007 Maimunah Binti Isa No.2007 telah memutuskan bahawa persaraan pilihan Puan Maimunah binti Isa telah diluluskan mulai 1.2007 mengikut Seksyen 12 (Akta 227) Akta Pencen 1980 – Bersara secara Pilihan.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 94 .

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN iii) Persaraan Atas Sebab Kesihatan Satu Mesyuarat Lembaga Perubatan yang bersidang pada 10.2006 mendapati beliau tidak sihat dan tidak layak untuk meneruskan perkhidmatan mengikut Laporan Lembaga Perubatan – Lampiran B kepada P. 10/95 dan Perakuan Persaraan Atas Sebab Kesihatan – Lampiran D kepada P. atas sebab 95 .93 (P1T6) ITK : RM600 ITP : RM450 Tarikh yang diluluskan persaraan kesihatan oleh JPA pada 21.P.2006.P. 10/95 Surat Rujukan Tarikh : JPA/Pen/09 (16) : 30 Julai 2006 Sallehuddin Bin Abu Bakar No.09.04.K/P: 680921-06-5159 Akauntan Gred W48 Maklumat Pegawai: Gaji Akhir W48 RM 4321.

2006 No Surat Kebenaran JPA/Pen/09 (16) Bth 30.93 (P1T6) Catatan Gaji dan elaunelaun dibayar sehingga 20.07.2006 Seksyen 10(5) Akta Pencen 1980 mulai 21.2006 ITKA ITP BSH RM 600.2006 Diluluskan Persaraan Atas Sebab Kesihatan mengikut 21.00 RM 450.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 Butir.butir Perubahan Tarikh Gaji Bulanan RM 4321.09.09.09.00 96 .00 RM 200.

Negeri Sembilan.80 ITKA : RM160.Mohd Shah bin Mohd Yusof.9.00 97 .2009 jam 3. Beliau berkhidmat di SK Paroi Seremban.00 BSH : RM 200.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN iv) Meninggal Dunia En. Guru Besar PPPLD Gred DGA34 telah meninggal dunia di Hospital Tuanku Jaafar. Seremban pada 8.00 EGB : RM100.00 ITP : RM180. Maklumat pendapatan beliau seperti berikut: Gaji : RM3595.30 petang kerana sakit jantung.

00 RM 180.2009 Gaji Bulanan RM 3595.2009 Tarikh 08.09.09.D451459 sehingga Bth 11.2009 kerana meninggal dunia jam 3.00 RM 200.2009 08.09.30 petang ITKA ITP BSH RM 160.00 98 .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 Butir.09.butir Perubahan Meninggal dunia pada 08.80 Catatan No Surat Kebenaran Gaji dan elaunSijil kematian elaun dibayar Bil.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN Contoh Penyediaan Kew 8 v) Ditamatkan Perkhidmatan Dengan Notis 99 .

Bahagian Kewangan. kewangan dan masa yang diambil bagi menjayakan Garis Panduan Penyediaan Penyata Perubahan ini. Pejabat Pelajaran Daerah. Bahagian Akaun dan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia di atas sumbangan yang diberikan sama ada dari segi tenaga. Semoga dengan terbitnya buku ini dapat membantu semua pegawai dan kakitangan di KPM dalam memantapkan lagi pemahaman dan kecekapan semasa penyediaan Penyata Perubahan dan penyelenggaraan Buku Rekod Perkhidmatan di bawah kawalan masing-masing.GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN BAHAGIAN TIGA PENUTUP Kami merakamkan setinggi-tinggi penghargaan terima kasih kepada semua pihak iaitu wakil-wakil dari Jabatan Pelajaran Negeri. 100 .

Penyata Perubahan . 8 BRP JPA PR PPPLD SPA SPP KWSP PPD KPM SGA LPC SMK SK KUP PTK BPSM KPPM JPN PP PPPS UKM YDPA ITKA ITP BSH EGB SPP .Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Lepasan Diploma .Kumpulan Wang Simpanan Pekerja .Imbuhan Tetap Perumahan .Last Payment Certificate .Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah .GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN GLOSARI Kew.Slip Gaji Akhir .Peperiksaan Tahap Kecekapan .Bahagian Pengurusan Sumber Manusia .Yang di-Pertuan Agong .Buku Rekod Perkhidmatan .Elaun Guru Besar .Sekolah Kebangsaan .Suruhanjaya Perkhidmatan Awam .Kementerian Pelajaran Malaysia .Jabatan Pelajaran Negeri .Jabatan Perkhidmatan Awam .Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia .Pekeliling Perkhidmatan .Khas Untuk Penyandang .Pejabat Pelajaran Daerah .Surat Pekeliling Perkhidmatan 101 .Sekolah Menengah Kebangsaan .Bayaran Sara Hidup .Universiti Kebangsaan Malaysia .Imbuhan Tetap Khidmat Awam .Penduduk Tetap .Suruhanjaya Perkhidmatan Pendidikan .

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN 102 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful