Buku Garis Panduan Penyediaan Kew.8

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN BAGI SEMUA AGENSI DI BAWAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN
KATA - KATA ALUAN

SETIAUSAHA BAHAGIAN BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA ASSALAMUALAIKUM DAN SALAM SEJAHTERA. Alhamdulillah, Syukur ke hadrat Ilahi dan KurniaNya membolehkan Bahagian ini menerbitkan sebuah buku Garis Panduan Penyediaan Penyata Perubahan (Kew. 8) untuk digunakan oleh semua Jabatan/ Bahagian/ Sekolah Kementerian Pelajaran Malaysia. Dengan adanya panduan ini, semua pegawai dan kakitangan yang menyediakan Penyata Perubahan dapat menyediakannya dengan cepat, lengkap, seragam dan teratur. Langkah ini juga sebagai usaha meningkatkan kecekapan pengurusan sesuatu urusan perkhidmatan dan kewangan yang berkaitan dengan pegawai dan kakitangan. Keseragaman Penyata Perubahan ini diharapkan dapat meminimumkan kesilapan semasa menyediakan Penyata Perubahan dan merekodkan perkara-perkara tertentu ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan (BRP). Ketua Jabatan yang menyelenggarakan BRP adalah dipohon agar sentiasa prihatin dengan catatan yang dibuat supaya pegawai dan kakitangan yang ditadbir akan dapat menerima semua faedah dari segi perkhidmatan dan kewangan yang sewajarnya. Akhir kata, saya bagi pihak warga Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM) merakamkan ucapan ribuan terima kasih kepada semua wakil Jabatan/ Bahagian di Kementerian ini yang telah memberi kerjasama sepenuhnya untuk menerbitkan Garis Panduan Penyediaan Penyata Perubahan ini. Moga usaha ini dapat meningkatkan kecemerlangan pengurusan sumber manusia di Jabatan/ Bahagian/ Sekolah masing-masing. Wassalam.
KHALID BIN ABU BAKAR Setiausaha Bahagian Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Kementerian Pelajaran Malaysia Disember 2009
JAWATANKUASA PENYEDIAAN
PENASIHAT
: Khalid Bin Abu Bakar Setiausaha Bahagian Bahagian Pengurusan Sumber Manusia : Faridatul Akmar Binti Mat Taib Timbalan Setiausaha Bahagian Pengurusan Sumber Manusia : Mahather Bin Smoh : Norsafaliza Binti Saad : Rosli Bin Mohamed : Maziah Binti Mohamed : Rosni Binti Ramly : Mohd Rizal Bin Sukor : Normala Binti Mohd Rodzi : Mohd Hanis Bin Mat Zin
PENGERUSI
SETIAUSAHA AHLI JAWATANKUASA
PESERTA BENGKEL BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA Misjijah Binti Marul Sharfeyney Binti Sazali Nora Binti Majid Rokiah Binti Md Top Abu Bakar Bin Othman Che Hawa Binti Abu Bakar Zakaria Bin Yahaya Mad Zin Bin Tangkar Ratna Binti Saadan Nor Lina Binti Makhusin Zaidatul Akhmar Binti Kamarudzaman Haslina Binti Abdul Hardy Marzura Binti Mohamad Wan Zaleha Binti Wan Mahayuddin Rosaliza Binti Adnan Norhaidah Binti Nordin Yahaya Binti Omar Zulkiflee Bin Zainol Abidin Zawiyah Binti Md. Jan Shommayyah Binti Md Din
BAHAGIAN KEWANGAN Salmah Binti Daud Siti Syuhaida Binti Saidin Suraya Binti Md Arshad
BAHAGIAN AKAUN Fazillah Binti Abu Hassan Shaari Erlis Binti Dollah Sarimah Binti Hussain Rokiah Binti Ahmad
JPN JOHOR A. Rahim Bin Mahmud Asiah Binti Rapiee
JPN NEGERI SEMBILAN Shaharuddin Bin Mohd Yusof Samsiah Binti Khamis Siti Mazlina Binti Judi
JPN MELAKA Jamaliah Binti Md. Nor Mohd Taib Bin Salleh
JPN SELANGOR Norhana Binti Dato Tajuddin Hatirah Binti Md. Jamil Zaleha Binti Kechik
JPWP KUALA LUMPUR Nurahmadiana Binti Mohd Taib Mohd Sharif Bin Yusof Abd. Rahman Bin Rohani Norhayati Binti Sulaiman
JPWP PUTRAJAYA Fairuz Bin Samian
JPN PERAK Esah Binti Mohamed Zaleha Binti Abd. Latiff
JPN KEDAH Siti Hajar Binti Md. Yatim Abdullah Bin Awang
JPN PULAU PINANG Ng Choi Mei Putih Binti Munshi
JPN PERLIS Zulkifli Bin Darus Jisma Binti Jonid
JPN KELANTAN Nazri Bin Mamat Rozman Bin Mohamad
JPN TERENGGANU Syed Mohd. Bin Tuan Baru
JPN PAHANG Chang Jau Kuie
JPN SARAWAK Edwin Anjang Kim Key Nyuweh Nor Janah Binti Wahid
JPN SABAH Suraini Bin Nurudin Mohd. Jamaludin Bin Japar Mohd. Ali Bin Mahmud Jikesi Sipan
JPWP LABUAN Mohd Salekhan Bin Osman Rainah Binti Rauf
KANDUNGAN
MUKA SURAT
1
i. ii. iii.
BAHAGIAN PERTAMA Pendahuluan Pengenalan Buku Rekod Perkhidmatan Pengenalan Penyata Perubahan BAHAGIAN KEDUA PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN BAGI URUSAN-URUSAN PERKHIDMATAN 1. Urusan Pelantikan 2. Urusan Pelantikan Kontrak 3. Urusan Pelanjutan Tempoh Percubaan 4. Urusan Pemberian Taraf Berpencen 5. Urusan Pertukaran 6. Urusan Pinjaman/ Pertukaran Sementara 7. Urusan Jawatan Kumpulan 8. Urusan Pelepasan Jawatan Dengan Izin 9. Urusan Persaraan/ Penamatan/ Peletakan Jawatan 23 33 40 47 51 61 75 83 10 11 18
87
PENUTUP
8
BAHAGIAN PERTAMA
PENDAHULUAN PENGENALAN BUKU REKOD PERKHIDMATAN PENGENALAN PENYATA PERUBAHAN (KEW. 8)
1. PENDAHULUAN Penyata Perubahan (Kew. 8) adalah satu daripada dokumen yang perlu disediakan apabila terdapat sebarang perubahan ke atas perkhidmatan dan emolumen seseorang pegawai. Setelah Penyata Perubahan tersebut diluluskan, segala maklumat berkenaan perubahan tersebut hendaklah direkodkan ke dalam Buku Perkhidmatan pegawai berkenaan. Buku Perkhidmatan pula adalah sebuah buku yang disediakan khusus dan diberi nombor kod Am 274 yang digunakan bagi mencatat atau merekodkan maklumat peribadi, perkhidmatan, cuti dan kelakuan bagi setiap pegawai awam. Tindakan merekod tersebut perlu dibuat dengan kemas, teratur, sah dan hendaklah sentiasa dikemaskini. Oleh itu, semua catatan yang dibuat di dalam Buku Perkhidmatan tidak boleh dipinda tanpa kelulusan dan kebenaran pegawai yang telah diberi kuasa. Menyedari akan pentingnya pengetahuan dan kefahaman dalam menyedia dan merekodkan maklumat yang terdapat di Penyata Perubahan dan boleh memberi kesan kepada perkhidmatan seseorang pegawai maka diwujudkan garis panduan ini. Diharapkan garis panduan ini dapat memberi panduan dalam menyediakan Penyata Perubahan.
10
2. PENGENALAN BUKU REKOD PERKHIDMATAN i) Latar Belakang Buku Rekod Perkhidmatan (BRP) bermaksud buku yang diberi nombor AM 274 di mana ianya adalah dokumen rasmi Kerajaan. Kewajipan membuka dan arahan menyelenggarakan BRP adalah seperti berikut:a) Bahagian II : Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 Panduan Pengurusan Pejabat menetapkan supaya Ketua Jabatan membuka BRP apabila penjawat awam dilantik menjawat jawatan dalam sektor awam dan merekodkan kenyataan-kenyataan perkhidmatan mereka dengan penuh dan lengkap dalam dakwat KEKAL b) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1982 (Badan Berkanun dan Kuasa Tempatan) Kaedah Penyelenggaraan Rekod Perkhidmatan Yang Kemas kini Bagi Maksud Mendapat Faedah-Faedah Persaraan. ii) Terdapat empat (4) bahagian utama BRP:a) b) c) d) iii) Bahagian 1 Maklumat Peribadi Bahagian 2 Kenyataan Perkhidmatan Bahagian 3 Kenyataan Cuti Bahagian 4 Lembaran Kelakuan
Dasar Buku Perkhidmatan a) Butir-butir peribadi pegawai dicatatkan tidak lewat daripada satu (1) bulan dari tarikh pegawai melaporkan diri bertugas.
11
b) Disediakan sama ada dalam bentuk hard copy dan/ atau soft copy. c) Sebagai langkah keselamatan, salinan pendua kepada BRP hendaklah disediakan. d) Disediakan semula berpandukan dokumen/ maklumat yang sahih jika ia rosak, hilang atau musnah. e) Bertaraf SULIT tetapi tidak dikelaskan sebagai dokumen terperingkat mengikut Arahan Keselamatan. f) Diselenggarakan oleh Pegawai Penyelia Rekod atau Pegawai yang diberi kuasa. g) Semua catatan tidak boleh dipinda tanpa kelulusan dan kebenaran pegawai yang diberi kuasa. h) Maklumat direkodkan dengan segera. Catatan secara manual dibuat oleh Pegawai yang diberi kuasa dan ianya disahkan cop jabatan. i) Sekiranya catatan dibuat dengan komputer, segala peraturan yang ditetapkan hendaklah dipatuhi. iv) Kaedah Merekod Maklumat a) Dicatat dengan tulisan tidak berangkai dan dengan pen dakwat kekal (hitam atau biru) b) Maklumat mengenai waris dicatatkan dengan pensel. terdekat yang mesti
c) Catatan hendaklah dibuat dengan tulisan yang terang, jelas dan mudah dibaca.
12
v)
Penyediaan Semula Buku Rekod Perkhidmatan a) Buku/ salinan pendua yang hilang/ musnah perlu disediakan semula. b) Ketua Jabatan hendaklah mendapatkan dokumen dan maklumat berkaitan dengan kerjasama pegawai, agensi dan Pihak Berkuasa Melantik (PBM). c) Jika masih gagal, dapatkan bantuan daripada rakan yang pernah bertugas dengan pegawai untuk membantu sediakan BRP yang baru.
vi)
Tanggungjawab Ketua Jabatan a) Buka BRP bagi setiap pegawai lantikan baru dalam sektor awam. b) Tentukan setiap maklumat dinyatakan punca kuasa. c) Pegawai yang bertanggungjawab sahkan butiran yang direkodkan dan dipastikan kebenaran maklumat sebelum tandatangan. d) Beri nombor atau kod supaya mudah dirujuk. e) Disimpan di tempat selamat dan berkunci serta diselenggarakan dengan baik oleh pegawai bertanggungjawab. f) Rancang jadual pemeriksaan/ penyemakan BRP. g) Pastikan rekod pegawai dikemaskini dalam tempoh dua (2) tahun sebelum persaraan.
13
h) Semakan secara berkala bagi memastikan BRP diselenggara dengan sempurna serta maklumat di dalamnya direkodkan dengan tepat. i) Bagi pegawai yang bertukar ke Jabatan lain: BRP dihantar ke Jabatan baru setelah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan/ mana-mana pegawai yang diberi kuasa selepas catatan terakhir. Nama dan jawatan pegawai bertanggungjawab hendaklah dinyatakan. Semua maklumat urusan yang belum selesai dan belum direkodkan semasa di jabatan asal hendaklah dikembalikan semula untuk dilengkapkan.
vii)
Tanggungjawab Pegawai Bagi pegawai yang bertukar ke jabatan lain:a) BRP hendaklah dihantar dengan selamat kaedah yang ditetapkan oleh Ketua Jabatan. mengikut
b) Kemukakan maklumat peribadi semasa melapor diri bertugas kali pertama, bertukar atau dilantik ke jawatan lain. c) Pegawai perlu memaklumkan kepada Ketua Jabatan jika terdapat sebarang perubahan maklumat. d) Menyemak BRP sekurang-kurangnya satu (1) tahun sekali terutamanya dalam tempoh dua (2) tahun sebelum persaraan wajib bagi memastikan urusan pembayaran faedah persaraan tidak terjejas.
14
e) Menyimpan dokumen penting yang berkaitan bagi membantu penyediaan semula BRP yang hilang. viii) Kegunaan Buku Rekod Perkhidmatan Kegunaan BRP adalah seperti berikut:a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. ix) Pengesahan Dalam Perkhidmatan Pemberian taraf Berpencen Hadiah Latihan Naik Pangkat / Pemangkuan Permohonan ke Jawatan Baru Permohonan Cuti Tindakan Tatatertib Mengambilkira Perkhidmatan Lepas Persaraan Wajib / Pilihan Penamatan Perkhidmatan
Implikasi Kegagalan Menyelenggara BRP a) Lewat atau gagal untuk dipertimbangkan bagi urusan kenaikan pangkat. b) Mengakibatkan kesulitan untuk mendapatkan kemudahan yang disediakan oleh kerajaan seperti : Kemudahan pinjaman Kemudahan biasiswa Kemudahan cuti belajar Kemudahan mengikuti kursus jika melibatkan
c) Merumitkan urusan perkhidmatan pertukaran skim perkhidmatan.
d) Kelewatan atau kegagalan di dalam urusan penyediaan dokumen serta pembayaran faedah persaraan.
15
e) Kelewatan penghantaran BRP apabila bertukar wilayah/ jabatan. f) Ketidaktepatan penetapan mata gaji. g) Ketidaktepatan penetapan Berpencen. tarikh Pemberian Taraf
h) Ketidaktepatan penetapan tarikh pelantikan. i) Ketidaktepatan penetapan tarikh Pengesahan dalam Perkhidmatan. x) Kelemahan Yang Dikenal pasti a) Maklumat tidak lengkap dan tidak dicatatkan langsung. b) Butir-butir maklumat tidak tepat dan tidak lengkap. c) Maklumat dicatat dalam ayat kenyataan tidak sempurna sehingga membawa pengertian yang salah. d) Rujukan kuasa sesuatu maklumat tidak dicatat dengan jelas. e) Kesukaran membaca tulisan yang direkodkan di BRP. f) Kesilapan semasa merekod dan mencatat maklumat peribadi, cuti dan elaun. xi) Kesilapan Nama dan Tarikh Lahir Jika terdapat sebarang kesilapan pada nama dan tarikh lahir, kelulusan daripada Kementerian perlu diperolehi dengan mengemukakan dokumen berikut :-
16
a) Pindaan Nama Surat permohonan Pegawai Salinan Kad Pengenalan yang disahkan Salinan Lembaran Perkhidmatan tanpa pindaan
b) Pindaan Tarikh Lahir Surat permohonan Pegawai Salinan Kad Pengenalan yang disahkan Salinan Lembaran Perkhidmatan tanpa pindaan Surat cabutan Pindaan Tarikh Lahir dari Jabatan Pendaftaran Negara.
17
3. PENGENALAN PENYATA PERUBAHAN (KEW. 8) Penyata Perubahan (Kew. 8) perlu disediakan apabila terdapat sebarang perubahan ke atas perkhidmatan dan emolumen seseorang pegawai. Penyedia, Penyemak dan Pelulus perlu memastikan Penyata Perubahan ini adalah betul dari sebarang kesilapan semasa menyediakannya. Setiap Penyata Perubahan perlu dilengkapi dengan nombor rujukan berkaitan seperti surat kebenaran, kelulusan, Pekeliling atau Surat Pekeliling. Tiada sebarang pindaan boleh dibuat ke atas Penyata Perubahan dan perlu direkodkan ke dalam BRP pegawai.
18
CONTOH BORANG KEW. 8
19
20
Petunjuk: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Nama Pegawai dan Nombor Kad Pengenalan. Jawatan Hakiki dan Gred No. Gaji Perihal Perubahan Tarikh Kuatkuasa Urusan Gaji/ Elaun yang patut terima Ruang Catatan Tambahan ( Gaji yang telah diterima) Surat Kebenaran, Kelulusan dan Surat Pekeliling Pekeliling Tarikh Penyata perubahan dikeluarkan Tandatangan Penyemak dan Pelulus.
dan
21
BAHAGIAN KEDUA
PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN BAGI URUSAN-URUSAN PERKHIDMATAN
22
1) URUSAN PELANTIKAN 1.1. TAFSIRAN Pelantikan bermaksud pelantikan ke dalam perkhidmatan awam oleh Suruhanjaya secara tetap, sementara atau kontrak seperti berikut; i) Pelantikan Baru Pengambilan seseorang yang belum pernah berkhidmat dengan mana-mana Agensi Awam oleh Pihak Berkuasa Melantik, atau pegawai yang pernah berkhidmat dengan Agensi Awam tetapi perkhidmatannya telah terputus. ii) Pengesahan Lantikan Pengesahan oleh Pihak Berkuasa Melantik mengenai pelantikan seseorang pegawai tetap setelah beliau memenuhi semua syarat lantikan. Syarat lantikan adalah seperti dinyatakan di dalam Surat Tawaran antaranya seperti berikut; a) Diperiksa dan Perubatan diperakui sihat oleh Pegawai
b) Membuat akuan berkanun. c) Menandatangani Surat Setuju Terima jawatan. iii) Pengesahan Dalam Perkhidmatan Pengesahan oleh Pihak Berkuasa Melantik terhadap kebolehan pegawai melaksanakan tugas dan kesesuaian dalam perkhidmatan di sepanjang tempoh percubaannya.
23
1.2.
PUNCA KUASA Sila rujuk kepada; i) Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005. (P.U(A)176/2005) ii) Surat Pekeliling Perkhidmatan Kementerian Pelajaran Malaysia Bilangan 1 Tahun 2007 iii) Surat Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran Malaysia (SPP.Z.10/1/5-1 Jld. 28 (8) )
1.3.
DOKUMEN SOKONGAN Dokumen sokongan yang diperlukan ialah; i) Surat Tawaran Pelantikan ii) Surat Setuju Terima Pelantikan iii) Surat Aku Janji iv) Surat Akuan Sumpah v) Surat Akuan Perubatan vi) Sijil Akademik vii) Sijil Ikhtisas yang diiktiraf oleh JPA viii)Salinan Kad Pengenalan
24
1.4.
CONTOH PENYATA PERUBAHAN BAGI PELANTIKAN i. Pelantikan Guru Sandaran Terlatih Siswazah Gred DC41
25
ii.
Pelantikan Guru Sandaran Terlatih Lepasan Diploma Gred DB29
26
iii.
Pelantikan Guru Sandaran Tidak Terlatih Siswazah Gred DC41

Tarikh
1.7.2009
Butir- butir Perubahan

Dilantik sebagai Guru Sandaran Tidak Terlatih Siswazah Gred DC41 mulai 01.07.2009 dan ditempatkan di SK/SMKdengan bayaran elaun bulanan sebanyak RM. dalam tangga elaun.. P1T.RM.. TPG: 01 Julai
Gaji Bulanan
RM.. ( P1T.)
Catatan
No Surat Kebenaran JPN.. Bth
ITKA BSH
RM.. RM..
27
iv.
Pelantikan Pegawai Perkhidmatan Lepasan Diploma Gred DGA29

Tarikh
1.7.2009
Pendidikan

Dilantik sebagai Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Lepasan Diploma Gred DGA29 mulai 01.07.2009 dalam tempoh percubaan 1-3 tahun dengan gred dan gaji permulaan P.T. RM.
Gaji Bulanan
Patut Terima RM.. (P..T..) DGA29 RM. RM.... RM.
Catatan
Telah Terima RM.. (P..T..) DB27 RM. RM. RM.
No Surat Kebenaran
ITKA ITP BSH
Syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatan: a) Memenuhi tempoh percubaan b) Hadir dengan jayanya Kursus Induksi yang ditetapkan oleh Ketua Jabatan/Perkhidmatan c) Lulus Tapisan Keselamatan Kasar ; dan d) Diperakui oleh Ketua Perkhidmatan (Melapor diri di SK/SMK.mulai 01.07.2009)
TPG: 01 Julai
28
v.
Pelantikan Pegawai Siswazah Gred DG41
Perkhidmatan
Pendidikan

Dilantik sebagai Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG41 mulai 01.07.2009 dalam tempoh percubaan 1-3 tahun dengan gred dan gaji permulaan P.T. RM.
Tarikh
1.7.2009
Gaji Bulanan
Patut Terima RM.. (P..T..) DG41 RM. RM.... RM.
Catatan
Telah Terima RM. (P..T..) DC41 RM. RM. RM.
No Surat Kebenaran SPP.. Bth JPN.. Bth
ITKA ITP BSH
Syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatan: a) Memenuhi tempoh percubaan b) Hadir dengan jayanya Kursus Induksi yang ditetapkan oleh Ketua Jabatan/Perkhidmatan c) Lulus Tapisan Keselamatan Kasar ; dan d) Diperakui oleh Ketua Perkhidmatan (Melapor diri di SK/SMK.mulai 01.07.2009)
TPG: 01 Julai
29
vi.
Pelantikan Pemandu Kenderaan Gred R3
30
vii.
Pelantikan Pembantu Tadbir (P/O) Gred N17

Dilantik sebagai Pembantu Tadbir (P/O) Gred N17 dan ditempatkan..mulai 01.07.2009 dalam tempoh percubaan 1-3 tahun dengan gred dan gaji permulaan P.T. RM.
Tarikh
1.7.2009
Gaji Bulanan
RM. (P1T1) RM. RM.... RM.
Catatan
No Surat Kebenaran SPP.. Bth JPN.. Bth
ITKA ITP BSH
Syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatan: a) Memenuhi tempoh percubaan b) Hadir dengan jayanya Kursus Induksi yang telah ditetapkan oleh Ketua Jabatan/Perkhidmatan c) Lulus Tapisan Keselamatan Kasar ; dan d) Diperakui oleh Ketua Perkhidmatan (Melapor diri di .mulai)
TPG: 01 Julai
31
viii.
Pengesahan Dalam Perkhimatan Penolong Pegawai Tadbir N27
32
2) URUSAN PELANTIKAN KONTRAK 2.1. TAFSIRAN Pelantikan kontrak bermaksud pelantikan seseorang calon atau pegawai untuk berkhidmat dengan agensi awam yang diuruskan mengikut Pekeliling Perkhidmatan yang sedang berkuat kuasa bagi tempoh tertentu berasaskan kepada syarat perkhidmatan seperti yang dipersetujui dalam perjanjian kontrak yang ditandatangani oleh calon atau pegawai dengan Pihak Berkuasa Melantik (PBM). calon bermaksud seseorang, sama ada warganegara (termasuk pesara) atau bukan warganegara termasuk Penduduk Tetap (PR), yang dipertimbangkan untuk dilantik secara kontrak berkhidmat dengan manamana agensi awam; pegawai bermaksud pegawai lantikan kontrak yang sedang berkhidmat dalam tempoh kontraknya; pihak berkuasa melantik bermaksud PBM bagi sesebuah agensi yang diberi kuasa untuk melantik seseorang berkhidmat dengannya. Ini termasuklah Ketua Jabatan atau Ketua Perkhidmatan yang diwakilkan kuasa oleh PBM; 2.2. SYARAT PELANTIKAN Calon yang hendak diambil berkhidmat secara kontrak, sama ada warganegara (termasuk pesara) atau bukan warganegara, hendaklah:
33
i) Memenuhi semua syarat yang ditetapkan dalam skim perkhidmatan bagi jawatan yang ditawarkan kepada calon; ii) Had umur a) Had umur minimum bagi calon warganegara ialah 18 tahun. Bagi calon bukan warganegara, had umur minimum ialah 27 tahun; b) Had umur maksimum bagi warganegara (bukan pesara) ialah 56 tahun. Bagi calon bukan warganegara ialah 56 tahun dan bagi pesara ialah 60 tahun. Had umur maksimum ini tertakluk kepada keperluan perkhidmatan, prestasi kerja yang baik dan disahkan sihat; iii) Bagi pelantikan kali pertama, calon perlu menjalani pemeriksaan kesihatan dan diakui sihat oleh pengamal perubatan/ pergigian berdaftar. Pegawai yang dilantik semula yang berumur kurang 56 tahun tidak perlu menjalani pemeriksaan kesihatan kecuali terdapat keperluan untuk berbuat demikian. Calon atau pegawai yang berumur lebih 56 tahun, sama ada untuk lantikan kali pertama atau lantikan semula, hendaklah menjalani pemeriksaan kesihatan; iv) Membuat akuan berkanun mengikut format Surat Akuan Sumpah seperti mana yang ditetapkan di bawah Akta Akuan Berkanun 1960 (Akta 13) v) Menandatangani Surat Aku Janji di hadapan Ketua Jabatan bagi pegawai yang dilantik kali pertama. Pegawai yang dilantik semula tidak dikehendaki menandatangani Surat Aku Janji yang baru.
34
vi) Pegawai dikehendaki menandatangani dan mematuhi peruntukan dalam Akta Rahsia Rasmi 1972 vii) Kelulusan pelantikan kontrak adalah di bawah bidang kuasa Agensi yang berkenaan. 2.3. TEMPOH KONTRAK Tempoh sesuatu kontrak hendaklah tidak melebihi tiga (3) tahun. Sesuatu kontrak akan dikira sebagai kontrak baru sekiranya seseorang pegawai tidak dilantik semula melebihi tempoh enam (6) bulan daripada kontrak sebelumnya tamat. Tempoh kontrak terdahulu tidak boleh diambilkira sebagai sebahagian daripada tempoh keseluruhan kontrak; 2.4. PENYAMBUNGAN PERKHIDMATAN KONTRAK Ketua Jabatan hendaklah memohon kepada PBM secara bertulis untuk menyambung perkhidmatan pegawai dalam tempoh enam (6) bulan sebelum tamat tempoh kontrak; 2.5. PENAMATAN JAWATAN PERKHIDMATAN DAN PELETAKAN
i) Kerajaan boleh pada bila-bila masa menamatkan perkhidmatan pegawai dengan memberi 30 hari notis secara bertulis atau dengan membayar kepada pegawai satu (1) bulan gaji sebagai ganti notis tanpa memberi apa-apa alasan; ii) Pegawai boleh pada bila-bila masa berhenti dari perkhidmatan dengan Kerajaan dengan memberi 30 hari notis secara bertulis atau dengan membayar satu (1) bulan gaji sebagai ganti notis.
35
2.6.
PUNCA KUASA i) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2008 - Dasar dan Prosedur Pelantikan Secara Kontrak (Contract Of Service); ii) Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Perlantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005.
2.7.
CONTOH PENYATA PERUBAHAN BAGI PELANTIKAN SECARA KONTRAK i) Tawaran Pelantikan Secara Kontrak Selepas Bersara Wajib
Encik Ahmad Bin Kamal (K/P: 520127-12-5977) telah dilantik secara kontrak sebagai PPPLD Gred DGA29 melalui surat KP(PP)0017/12/2/13/7(4) bertarikh 01.01.2009. Jawatan terakhir beliau sebelum bersara ialah PPPLD DGA29 dengan gaji hakiki terakhir berjumlah RM2741.28. Tempoh perkhidmatan kontrak yang ditawarkan dari 23.03.09 hingga 22.03.2010 dengan gaji RM2741.28
36
37
ii) Penamatan Tempoh Kontrak Sebelum Tamat Tarikh Perjanjian En Ahmad Bin Kamal (K/P: 520127-12-5977) telah menerima surat penamatan kontrak KP(PP)0017/12/2/13/7(10) bertarikh 01.12.2009. Tarikh berkuat kuasa penamatan pada 30.01.2010 dengan gaji terakhir RM2741.28.
Ditamatkan perkhidmatan secara kontrak sebagai PPPLD Gred DGA29 pada 30 Jan 2010
Tarikh
08.09.2009
Gaji Bulanan
RM 2741.28
Catatan
No Surat Kebenaran KP(PP)0017/12/2/13/ 7 (10) Bertarikh 01.12.2009
ITKA ITP BSH
RM........ RM.. RM..
38
iii) Penamatan Tempoh Kontrak Setelah Tamat Tarikh Perjanjian En Ahmad Bin Kamal (K/P: 520127-12-5977) telah menerima surat penamatan kontrak KP(PP)0017/12/2/13/7(15) bertarikh 01.02.2010. Tarikh berkuat kuasa penamatan pada 23.03.2010 dengan gaji terakhir RM2741.28.
Ditamatkan perkhidmatan secara kontrak sebagai PPPLD Gred DGA29 pada 23 Mac 2010
Tarikh
23.03.2010
Gaji Bulanan
RM 2741.28
Catatan
No Surat Kebenaran KP(PP)0017/12/2/13/ 7 (15) Bertarikh 01.12.2010
ITKA ITP BSH
RM........ RM.. RM..
39
3) URUSAN PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN 3.1. TAFSIRAN Pelanjutan Tempoh Percubaan bermaksud seseorang pegawai tidak disahkan dalam perkhidmatannya dalam tempoh yang ditetapkan iaitu (dalam tempoh percubaan satu (1) hingga tiga (3) tahun) hendaklah mengemukakan suatu permohonan bagi pelanjutan tempoh percubaannya kepada Suruhanjaya melalui Ketua Jabatannya dalam tempoh tiga bulan selepas tamat tempoh percubaannya. i) Pegawai-pegawai yang boleh diberi Pelanjutan Tempoh Percubaan ialah:a) Anggota yang tidak hadir peperiksaan atau kursus induksi kerana peperiksaan atau kursus induksi tidak dijalankan; b) Telah memenuhi syarat untuk pengesahan tetapi gagal mendapat perakuan Ketua Jabatan; c) Tidak menduduki peperiksaan atau kursus induksi tanpa sebab yang munasabah semasa dalam tempoh percubaan; d) Anggota yang menduduki peperiksaan atau kursus induksi dalam tempoh percubaan asalnya tetapi gagal; e) Telah memenuhi syarat tetapi pernah atau sedang dalam tindakan tatatertib semasa dalam tempoh percubaan.
40
ii) Pelanjutan tempoh percubaan sama ada dengan: a) Berdenda b) Tanpa Berdenda iii) Kesan pelanjutan berdenda:tempoh percubaan dengan
a) Hilang kekananannya bagi suatu tempoh yang sama dengan tempoh pelanjutan itu; b) Tidak layak mendapat apa-apa pergerakan gaji tahunan semasa tempoh pelanjutan percubaannya dengan berdenda; dan c) Tarikh pergerakan gajinya berubah mengikut tarikh pengesahannya berkuatkuasa. 3.2. PERAKUAN PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN Pelanjutan tempoh percubaan tidak diberi secara automatik. Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan perakuan dengan menyertakan dokumen-dokumen berikut : i) Borang perakuan pelanjutan tempoh percubaan (Jadual Keempat) ii) Salinan kenyataan perkhidmatan yang kemaskini iii) Salinan keputusan peperiksaan (yang gagal) iv) Surat permohonan pelanjutan tempoh percubaan oleh anggota (dengan menyatakan sebab perlu dilanjutkan tempoh)
41
3.3.
PUNCA KUASA i) Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 ii) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002 Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia iii) Surat Pekeliling Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Bilangan 1 Tahun 2000 Garis Panduan Dalam Peraturan Pelanjutan Tempoh Percubaan iv) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991 Pelaksanaan Sistem Saraan Baru
42
3.4.
CONTOH PENYATA PERUBAHAN BAGI PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN i) Pelanjutan Tempoh Percubaan - Dengan Berdenda (Kuasa Melantik Suruhanjaya Perkhidmatan Awam) Ruj Kami: SPA.J/413907 Tarikh : 31 Mei 2006 Zakiah Binti Hamzah No. K/P : 780813-03-5298 Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) Gred N17 Pelanjutan Tempoh Percubaan Dengan Berdenda Saya dengan hormatnya memaklumkan bahawa Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia telah bersetuju meluluskan pelanjutan tempoh percubaan puan dengan berdenda sebagai Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) Gred N17 mulai dari 02.09.2005 hingga 01.09.2006, atau sehingga puan lulus peperiksaan, mengikut mana yang terdahulu. Kesan pelanjutan ini akan menyebabkan puan tertakluk di bawah Peraturan 30, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005. Maklumat Pegawai: Gaji : RM 1095.53 , ITKA : RM 80.00 ITP : RM 180.00, TPG : 1 Julai
43
Contoh Penyediaan Kew 8

Diluluskan pelanjutan tempoh percubaan dengan berdenda mulai 02.09.2005 hingga 01.09.2006
Tarikh
02.09.2005 hingga 01.09.2006
Gaji Bulanan
RM 1095.53
Catatan
No Surat Kebenaran SPA:.. Bertarikh
TPG: 01 Julai
44
ii) Pelanjutan Tempoh Percubaan Tanpa Berdenda-(Kuasa Melantik Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran) Ruj Kami : SPP/7023 Tarikh : 19 Januari 2004 Mohd Wafi Bin Zaki No K/P: 650610-02-5821 Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Gred N17 Pelanjutan Tempoh Percubaan Tanpa Berdenda Saya diarah memaklumkan bahawa Suruhanjaya ini, setelah menimbangkan perakuan yang dikemukakan oleh Ketua Jabatan tuan/puan, dengan ini bersetuju melanjutkan tempoh percubaan tuan/puan selama 226 hari mulai 03.05.2002 hingga 14.10.2002 dengan Tanpa Denda. Maklumat Pegawai: Gaji : RM 855.95, ITKA : RM 80.00 ITP : RM 135.00, TPG : 1 April
45
46
4) URUSAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN 4.1. TAFSIRAN Mengikut Peruntukan 36(1), Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 dan Perenggan 68 (Pekeliling Perkhidmatan Bil. 9 Tahun 1991) , anggota yang dilantik pada dan selepas 12.04.1991 hendaklah membuat pilihan sama ada ingin memilih ke Skim Berpencen atau terus mencarum ke Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP). Seseorang pegawai yang tidak memilih Skim KWSP layak diberi taraf berpencen mengikut Undang-Undang Pencen, dibawah Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 (P.U.(A) 176/2005). 4.2 SYARAT PEMBERIAN TARAF BERPENCEN Apabila seseorang pegawai layak untuk diberi taraf berpencen, Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan perakuan dengan menggunakan Borang Jadual Keenam (Peraturan 36) dan Borang Jadual Kelima (Peraturan 35) Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 yang telah ditandatangani oleh pegawai itu mengikut syarat-syarat berikut: i) Anggota yang tidak memilih Skim KWSP; ii) Anggota yang telah menggenapkan tempoh tiga (3) tahun perkhidmatan yang boleh diambilkira; iii) Telah disahkan dalam perkhidmatan;
47
iv) Pemberian taraf perkhidmatan. 4.3 PUNCA KUASA
berpencen
sekali
sahaja
dalam
i) Peraturan Pegawai Awam Pangkat dan Penamatan (P.U.(A) 176/2005)
(Pelantikan Kenaikan Perkhidmatan) 2005
ii) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 1991 Tawaran Opsyen Skim Pencen atau KWSP. iii) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 15 Tahun 2001 Tawaran Opsyen Skim KWSP. iv) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 9 Tahun 1991 Perlaksanaan Sistem Saraan Baru Berdasarkan Laporan Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Gaji Sektor Awam 1991. v) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002 Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan. vi) Akta Pencen 1980 (Akta 227).
48
4.4
CONTOH PENYATA PERUBAHAN BAGI PEMBERIAN TARAF BERPENCEN Penyata Perubahan perlu disediakan setelah mendapat surat kelulusan pemberian taraf berpencen daripada SPP/ SPA/ KPM. i) Pemberian Taraf Berpencen - (Kuasa Melantik SPP) Ruj. Kami : SPP/05/AKS Tarikh : 02 September 2009 Rohayu Binti Ahmad No. K/P : 801120-09-5070 Pembantu Tadbir (P/0) Gred N17 Saya diarah memaklumkan bahawa Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran setelah menimbang perakuan yang dikemukakan oleh Ketua Jabatan tuan/puan, dengan ini meluluskan bahawa tuan/puan diberi taraf berpencen berkuatkuasa mulai 01.09.2009. Maklumat Pegawai: Gaji P1T5 - RM 1020.02 ITKA - RM 115.00 ITP - RM 180.00 BSH - RM 150.00
49
50
5) URUSAN PERTUKARAN 5.1. TAFSIRAN Pertukaran seseorang pegawai/ kakitangan daripada Jabatan sekarang ke Jabatan baru dalam negeri yang sama atau berlainan negeri sama ada melalui permohonan pegawai/ kakitangan itu sendiri atau melalui arahan pertukaran Ketua Jabatan tempat pegawai/ kakitangan berkenaan bertugas. Terdapat beberapa jenis permohonan pertukaran iaitu:i) Pertukaran Di Antara Bahagian Di Kementerian ii) Pertukaran Di Antara Daerah Dalam Negeri Yang Sama iii) Pertukaran Di Antara Negeri/Jabatan/Kementerian 5.2 DOKUMEN SOKONGAN Dokumen sokongan yang diperlukan ialah: i) ii) iii) iv) 5.3 5 salinan Penyata Perubahan (1 Asal dan 4 Salinan) Salinan Surat Kelulusan Pertukaran Dari Ketua Jabatan Salinan Slip Gaji Terkini/ Kad Gaji Sijil Gaji Akhir (SGA/ LPC)
PUNCA KUASA i) Surat Pekeliling Perkhidmatan Kementerian Pelajaran Malaysia Bilangan 4 Tahun 2005 ii) Pekeliling Jabatan Perkhidmatan Awam Surat kelulusan pertukaran daripada Ketua Jabatan :i) Kementerian Pelajaran Malaysia (Bahagian Pengurusan Sumber Manusia )
51
ii) Kementerian Pelajaran Malaysia ( Bahagian Sekolah ) /Bahagian Pendidikan Islam/Bahagian Pendidikan Khas/Bahagian Pendidikan Teknik dan Vokasional/Bahagian Pendidikan Guru/Bahagian Matrikulasi iii) Jabatan Pelajaran Negeri/Pejabat Pelajaran Daerah iv) Jabatan Perkhidmatan Awam v) Jabatan Akauntan Negara dan vi) Jabatan Laut vii) Jabatan Kerja Raya viii)Jabatan Audit Negara
52
5.4
CONTOH PENYATA PERTUKARAN
PERUBAHAN
BAGI
URUSAN
i) Pertukaran Di Antara Bahagian di Kementerian Ruj Kami : KP(PP)0044/44 Tarikh : 08 Julai 2009 Normala Bt Mohd Rodzi No. K/P : 801127-03-5690 Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Gred N17 Dimaklumkan bahawa tuan telah ditukarkan penempatan dari Unit Pentadbiran, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Kementerian Pelajaran Malaysia ke Jabatan Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya berkuat kuasa mulai 1 Ogos 2009. Maklumat Pegawai: Gaji ITKA ITP BSH : : : : RM 1,069.93 RM 115.00 RM 180.00 RM 300.00
53
Contoh Penyediaan Kew 8 Disediakan oleh Ketua Jabatan Asal

Butir- butir Perubahan Tarikh Gaji Bulanan Catatan
No Surat Kebenaran KP(PP)0044/44 Bertarikh: 08.07.2009
Bertukar dari Unit Pentadbiran, Bahagian Pengurusan 01.08.2009 RM 1096.93 Sumber Manusia, Kementerian Pelajaran Malaysia ke (P1T6) ke Jabatan Pelajaran Wilayah Persekutuan Putrajaya mulai 01.08.2009. ITKA RM 115.00 ITP RM 180.00 BSH RM 300.00
TPG: 01 Januari
54
ii) Pertukaran Di Antara Daerah Dalam Negeri Yang Sama Ruj Kami : JPWP.01-25678 Tarikh : 05 Disember 2008 Ahmad Bin Hussin No. K/P : 650107-14-5423 Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG41 Dimaklumkan bahawa tuan telah ditukarkan penempatan dari SMK Aminuddin Baki, Jalan Kampung Pandan, Kuala Lumpur ke SMK Cochrane, Jalan Cochrane, Kuala Lumpur berkuat kuasa mulai 01 Januari 2009. Maklumat Pegawai: Gaji : RM 3,677.32 ITKA : RM 300.00 ITP : RM 250.00 BSH : RM 300.00
55

Bertukar dari SMK Aminuddin Baki, Jalan Kampung Pandan, Kuala Lumpur ke SMK Cochrane, Kuala Lumpur mulai 01.01.2009.
Tarikh
01.01.2009
Gaji Bulanan
RM 3677.32
Catatan
Gaji dibayar sehingga 28.02.2009
No Surat Kebenaran JPWP 01.25678 Bertarikh: 05.12.2008
ITKA ITP BSH
RM 300.00 RM 250.00 RM 300.00
TPG: 01 Januari
56
iii) Pertukaran Di Antara Negeri/Jabatan/Kementerian (Anggota Kumpulan Sokongan) Ruj Kami : KP(PP)5015/102062 Tarikh : 01 Disember 2008 Hanizan Binti Jamaluddin No K/P : 811215-08-6040 Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) N17 Dimaklumkan bahawa puan telah ditukarkan penempatan dari SMK Cyberjaya, Sepang ke Bahagian Pembangunan, Kementerian Pelajaran Malaysia, Putrajaya mulai 16 Disember 2008. Maklumat Pegawai: Gaji : RM 820.38 ITKA : RM 115.00 ITP : RM 180.00 BSH : RM 300.00
57

Bertukar dari SMK Cyberjaya, Sepang ke Bahagian Pembangunan, Kementerian Pelajaran Malaysia, Putrajaya mulai 16.12.2008
Tarikh
16.12.2008
Gaji Bulanan
RM 820.38 (P1T1) RM 115.00 RM 180.00 RM 300.00
Catatan
Gaji dibayar sehingga 28.02.2009
No Surat Kebenaran KP(PP)5015/102062 Bertarikh: 01.12.2008
ITKA ITP BSH
TPG: 01 Julai
58
iv) Pertukaran Di Antara Negeri/ Jabatan /Kementerian (Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Lepasan Diploma (PPPLD) Ruj Kami : KPM.0658/5678 Tarikh : 21 Jun 2009 Abdullah Bin Jantan No K/P: 700420-04-5295 Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Lepasan Diploma Gred DGA 29 Dimaklumkan bahawa tuan telah ditukarkan penempatan dari SK Bukit Baru, Melaka ke SK Kuala Klawang, Jelebu, Negeri Sembilan mulai 01 Julai 2009. Maklumat Pegawai: Gaji : RM 2,424.11 ITKA : RM 160.00 ITP : RM 180.00 BSH : RM 200.00
59

Bertukar dari SK Bukit Baru, Melaka ke SK Kuala Klawang, Jelebu Negeri Sembilan.
Tarikh
08.09.2009
Gaji Bulanan
RM 3595.80
Catatan
Gaji dibayar Sehingga 30.09.2009
No Surat Kebenaran KPM.0658/5678 Bth. 21.06.2009
ITKA ITP BSH
RM 160.00 RM 180.00 RM 200.00
TPG :01 Julai
60
6) URUSAN PINJAMAN / PERTUKARAN SEMENTARA 6.1 TAFSIRAN Pinjaman bermaksud pelantikan seseorang pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan ke Agensi Swasta, Agensi Antarabangsa, Kerajaan Negeri dan Badan Berkanun. Pertukaran Sementara bermaksud pelantikan seseorang pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan ke perkhidmatan yang lain dalam Angkatan Tentera, Perkhidmatan Kehakiman dan Perundangan, Perkhidmatan Awam Persekutuan, Pasukan Polis dan Perkhidmatan Pelajaran atau pelantikan ke sesuatu jawatan dalam skim perkhidmatan yang lain di bawah PBM yang sama untuk tempoh tertentu. Pelanjutan tempoh Pinjaman/ Pertukaran Sementara bermaksud penyambungan tempoh peminjaman/ pertukaran sementara pegawai atas gred jawatan dan skim perkhidmatan yang sama dengan syarat tempoh peminjaman/ pertukaran sementara tersebut tidak terputus melebihi enam (6) bulan. Peminjaman/ pertukaran sementara pegawai atas gred jawatan dan skim perkhidmatan yang sama yang terputus melebihi enam (6) bulan adalah merupakan peminjaman/ pertukaran sementara baru. Pegawai bermaksud pegawai yang berkhidmat secara peminjaman / pertukaran sementara atau pegawai yang dicalonkan untuk tujuan tersebut. Agensi Awam bermaksud Kementerian atau Jabatan Kerajaan (Persekutuan dan Negeri), Pihak
61
Berkuasa Berkanun (Persekutuan dan Negeri) dan Pihak Berkuasa Tempatan. Agensi Pembekal bermaksud agensi awam yang meminjamkan/ tukar sementara pegawainya kepada agensi peminjam. Agensi Peminjam bermaksud agensi yang mendapatkan perkhidmatan pegawai agensi awam secara peminjaman/ pertukaran sementara. Jawatan Hakiki bermaksud Gred jawatan dan skim perkhidmatan pegawai sebelum dipinjam/ tukar sementara. Jawatan Pinjaman bermaksud Gred jawatan dan skim perkhidmatan pinjaman/ pertukaran sementara yang ditawarkan kepada pegawai. Peminjaman atau Pertukaran Sementara adalah merupakan salah satu daripada kaedah pelantikan pegawai sedang berkhidmat yang boleh digunakan oleh sesebuah agensi untuk mendapatkan perkhidmatan pegawai yang berpengalaman, berkemahiran, berwibawa dan bersesuaian dengan keperluan agensi berkenaan tanpa memutuskan ikatan pegawai itu dengan perkhidmatan hakikinya.
6.2
PRINSIP PEMINJAMAN/ PERTUKARAN SEMENTARA 6.2.1 Peminjaman/ Pertukaran Sementara perlu dipersetujui oleh ketiga-tiga pihak iaitu agensi peminjam, agensi pembekal dan pegawai.
62
6.2.2 Peminjaman/ Pertukaran Sementara ke Gred jawatan yang lebih rendah daripada Gred jawatan hakiki pegawai adalah tidak dibenarkan. 6.2.3 Tempoh Pinjaman/ Pertukaran Sementara adalah dua (2) tahun pertama dan tempoh keseluruhan tidak digalakkan melebihi lima (5) tahun supaya perkhidmatan pegawai dapat diuruskan dengan teratur. 6.2.4 Penetapan insentif pegawai adalah seperti berikut:yang dipinjamkan
i) Tiga (3) pergerakan gaji biasa di jawatan hakiki bagi peminjaman ke Gred jawatan yang sama atau setaraf. ii) Dua (2) pergerakan gaji biasa di jawatan hakiki bagi peminjaman ke Gred jawatan yang lebih tinggi daripada Gred jawatan hakiki. 6.2.5 Bagi pegawai yang gaji jawatan hakiki berada di tanggagaji maksima, pegawai layak di beri gaji Khas Untuk Penyandang (KUP). Bagi penetapan gaji KUP, agensi peminjam hendaklah mengemukakan permohonan ke JPA melalui Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, KPM. 6.2.6 Pembayaran gaji dan elaun dalam tempoh pinjaman adalah tanggungjawab agensi peminjam dan gaji di jawatan hakiki hendaklah direkodkan secara isyarat. 6.2.7 Apabila pegawai kembali ke jawatan hakiki pegawai akan menerima gaji, elaun dan kemudahan di
63
jawatan hakiki seolah-olah pegawai tidak pernah dipinjamkan. 6.2.8 Pegawai layak menduduki Peperiksaan Tahap Kecekapan (PTK) dalam skim jawatan hakiki semasa dalam tempoh peminjaman. Pegawai dipertanggungjawabkan dalam perkara ini supaya tidak berlaku keciciran.
6.3
SYARAT-SYARAT PEMINJAMAN 6.3.1 Pegawai telah disahkan dalam perkhidmatan di jawatan hakiki. 6.3.2 Mempunyai prestasi kerja ditahap yang baik (80% dan ke atas) bagi tiga (3) tahun berturutturut. 6.3.3 Mempunyai kompetensi yang sesuai dengan bidang tugas jawatan pinjaman. 6.3.4 Permohonan bagi Pinjaman/ Pertukaran Sementara hendaklah diperakukan kepada Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, KPM untuk dipertimbangkan dan diluluskan oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran (SPP), Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) dan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia (SPA). 6.3.5 Pegawai tidak dibenarkan meninggalkan tugas di jawatan hakiki sehingga mendapat kelulusan daripada PBM.
64
6.4
PUNCA KUASA 6.4.1 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 12 Tahun 2008 Dasar dan Prosedur Pelantikan Secara Peminjaman, Pertukaran Sementara dan Pertukaran Tetap. 6.4.2 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2008 Perjawatan di Pejabat Menteri dan Timbalan Menteri.
6.5
CONTOH KEW. 8 BAGI PINJAMAN/ PERTUKARAN SEMENTARA i) Pelantikan Pertukaran Sementara Ke Jawatan Gred Yang Sama. Surat rujukan Bertarikh Nama No.K/P Jawatan asal : KP(PP)5090/183822/(26) : 06 April 2009 : Encik Kamalrudin bin Omar : 630216-11-5381 :Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG41
TPG : 1 Januari Jawatan pertukaran : Pegawai Kaunseling Gred 41 Sementara (Terbuka) di JPN Negeri Sembilan. Tempoh Gaji Hakiki Gaji ditawarkan : 16 .02.2009 15.02. 2011 : RM 1967.20 (P1T4) : RM2238.55(P1T7)
65

Dilantik secara pertukaran sementara sebagai Pegawai Kaunseling Gred 41(Terbuka) di Jabatan Pelajaran Negeri Sembilan mulai 16 Februari 2009 hingga 15 Februari 2011. Jawatan hakiki Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG 41
Tarikh
Gaji Bulanan
Catatan
Telah Terima RM 1967.20 (P1T4)
No Surat Kebenaran KP(PP)5090/183822/ (26) Bth: 06.04.2009
16.02.2009 Patut Terima hingga RM 2238.55 15.02.2011 (P1T7) ITKA ITP BSH RM.. RM.. RM..
(Gaji Pertukaran Gaji Hakiki Sementara) secara Isyarat) TPG : 1 Januari
66
ii) Pelantikan Secara Pinjaman Ke Jawatan Gred Yang Lebih Tinggi Dari Gred Jawatan Hakiki. Surat rujukan Bertarikh Nama No.K/P Jawatan Asal : KP(PP)5090/178168/(48) : 08 September 2009 : Encik Zulkefli bin Shamsudin : 680322-08-551 : Pegawai PerkhidmatanPendidikan Siswazah Gred DG41 : Jurulatih Sukan Gred 44(Terbuka) di Majlis Sukan Negara. : 15 Mei 2007 14 Mei 2009 : RM 1967.20 (P1T4) Jadual Gaji DG41 : RM 2982.99 (P1T1) Jadual Gaji DG44 : 01 April
Jawatan Pinjaman
Tempoh Gaji Hakiki Gaji ditawarkan TPG Hakiki
67

Dilantik secara pinjaman sebagai Jurulatih Sukan Majlis Sukan Negara mulai 15 Mei 2007 hingga 14 Mei 2009. Jawatan hakiki Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG 41
Tarikh
15.05.2007 hingga 14.05.2009
Gaji Bulanan
Patut Terima RM 2982.99 (P1T7)
Catatan
No Surat Kebenaran KP(PP)5090/178168/ (48) Bertarikh: 08.09.2009
ITKA ITP BSH
RM.. RM.. RM.. (Gaji Pertukaran Gaji Hakiki Sementara) secara Isyarat)
TPG: 01 April (tidak berubah)
68
iii) Diberi Pergerakan Gaji Bagi Tahun 2008. Surat rujukan Bertarikh Nama No.K/P Jawatan asal : KP(PP)5090/178168/(49) : 01 Mac 2008 : Encik Zulkefli bin Shamsudin : 680322-08-551 :Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG41 : Jurulatih Sukan Gred 44(Terbuka) di Majlis Sukan Negara. : 15 Mei 2007 14 Mei 2009 : RM 2057.65 (P1T5) Jadual Gaji DG41 : RM 3133.27 (P1T2) Jadual Gaji DG44 : 01 April 2008
Jawatan Pinjaman
Tempoh Gaji Hakiki Gaji ditawarkan TPG Hakiki
69
70
iv) Pelanjutan Tempoh Pinjaman. Surat kelulusan Bertarikh Nama No.K/P Jawatan asal : KP(PP)5090/178168/(50) : 08 April 2009 : Encik Zulkefli bin Shamsudin : 680322-08-551 :Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG41
Jawatan Pinjaman : Jurulatih Sukan Gred 44(Terbuka) di Majlis Sukan Negara. Tempoh Gaji Hakiki Gaji ditawarkan TPG Hakiki : 15 Mei 2009 14 Mei 2011 : RM 2148.10 (P1T6) Jadual Gaji DG41 : RM 3283.55 (P1T3) Jadual Gaji DG44 : 01 April
71

Butir- butir Perubahan Tarikh Gaji Bulanan
Patut Terima RM 3283.10 (P1T3)
Catatan
No Surat Kebenaran KP(PP)5090/178168/ (50) Bertarikh: 08.04.2009
Dilanjutkan tempoh pinjaman sebagai Jurulatih Sukan 15.05.2009 Gred 44 (terbuka) di Majlis Sukan Negara untuk hingga tempoh selam 2 tahun mulai 15 Mei 2009 hingga 14.05.2011 14 Mei 2011.
RM 2148.10 (P1T6)
RM 2057.65 (P1T5)
TPG: 01 April (tidak berubah)
72
v) Penempatan Semula Setelah Tamat Tempoh Pinjaman Surat rujukan Bertarikh Nama No.K/P Jawatan Asal : KP(PP)5090/178168/(55) : 05 Ogos 2009 : Encik Zulkefli bin Shamsudin : 680322-08-551 :Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG41
Jawatan Pinjaman : Jurulatih Sukan Gred 44(Terbuka) di Majlis Sukan Negara. Tempoh : 15 Mei 2009 14 Mei 2011 Tarikh Penamatan : 05 September 2009 Gaji Hakiki : RM 2148.10 (P1T6) Jadual Gaji DG41 Gaji ditawarkan : RM 3283.55 (P1T3) Jadual Gaji DG44 TPG Hakiki : 01 April
73
74
7) JAWATAN KUMPULAN 7.1. TAFSIRAN Jawatan Kumpulan adalah sejumlah jawatan yang diwujudkan di bawah Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, KPM untuk menempatkan Pegawai Perkhidmatan Pelajaran dan Kakitangan Bukan Guru di luar dari jawatan hakiki di Jabatan/ Sekolah. Pegawai dan kakitangan yang boleh dipertimbangkan ke Jawatan Kumpulan perlu memenuhi salah satu kriteria seperti berikut:i) ii) iii) iv) Sakit yang berpanjangan melebihi enam (6) bulan; Sakit Tibi, Kusta, Barah atau sakit yang setaraf; Sakit mental; dan Pegawai yang bercuti tanpa gaji bagi mengikut pasangan bertugas/ berkursus di dalam atau di luar negara.
Pertukaran seseorang pegawai ke dalam Jawatan Kumpulan KPM adalah bagi membolehkan seseorang yang menghadapi masalah kesihatan boleh terus mendapatkan rawatan atau memperolehi cuti sakit yang berpanjangan. Dengan cara ini, ia dapat memastikan pelaksanaan proses pengajaran dan pembelajaran di sesebuah sekolah atau jabatan dijalankan tanpa gangguan.
7.2.
KRITERIA-KRITERIA YANG MELAYAKKAN PEGAWAI DITUKARKAN KE JAWATAN KUMPULAN i) Pegawai Yang Menghadapi Masalah Kesihatan
75
a) Pegawai yang menghadapi masalah sakit yang berpanjangan melebihi enam (6) bulan dan sukar sembuh dalam jangka masa terdekat. Mereka hendaklah disahkan menghidap sakit berkenaan oleh Pegawai Perubatan Kerajaan dan mendapat sijil sakit yang dijangka berterusan selama 180 hari atau lebih. b) Pegawai yang menghidap sakit tibi, kusta atau barah dan penyakit yang setaraf. Mereka hendaklah disahkan menghidap sakit berkenaan oleh Pegawai Perubatan Kerajaan dan mendapat sijil sakit yang dijangka berterusan selama 180 hari atau lebih. ii) Pegawai Yang Menghadapi Masalah Sakit Mental Pegawai yang menghadapi masalah sakit mental yang menyebabkan kehadiran mereka mendatangkan masalah kepada sekolah/ jabatan. Walau bagaimanapun, mereka hendaklah terlebih dahulu disahkan menghidap sakit berkenaan oleh Pegawai Perubatan Kerajaan. iii) Pegawai Yang Telah Diluluskan Cuti Tanpa Gaji a) Pegawai yang telah diluluskan cuti tanpa gaji mengikut pasangan bertugas/ berkursus di dalam atau di luar negara mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil. 14 Tahun 2005 selama setahun atau lebih. b) Pegawai yang telah diluluskan cuti menjaga anak (cuti tanpa gaji) mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil. 15 Tahun 2007 selama setahun sehingga maksima lima (5) tahun (1,825 hari)
76
c) Pegawai yang telah diluluskan cuti tanpa gaji atas urusan persendirian mengikut Perintah Am Bab C dan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 9 Tahun 1991 selama 360 hari secara berterusan. iv) Pegawai Yang Berprestasi Rendah a) Pegawai yang dikenalpasti berprestasi rendah iaitu berdasarkan markah Laporan Nilaian Prestasi Tahunan kurang daripada 60% selama dua (2) tahun berturut-turut dan berasaskan latarbelakang perkhidmatannya, pegawai tidak sesuai untuk diambil tindakan tatatertib. Walau bagaimanapun, pegawai boleh diambil tindakan untuk dibersarakan demi kepentingan Perkhidmatan Awam mengikut Pekeliling Perkhidmatan Perkhidmatan Bilangan 23 Tahun 2007. v) Pegawai Yang Disyaki Telah Melakukan Kesalahan Jenayah Pegawai yang disyaki telah melakukan sesuatu kesalahan jenayah seperti rogol, cuti, khalwat dan sebagainya dan sedang disiasat atau didakwa oleh pihak berkuasa yang berkenaan. vi) Pegawai Yang Perlu Ditempatkan ke Jawatan Kumpulan Atas Kepentingan Perkhidmatan Pendidikan Pegawai yang pada pendapat Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia (KPPM) perlu ditempatkan ke jawatan kumpulan kerana sesuatu kepentingan perkhidmatan pendidikan.
77
7.3.
PUNCA KUASA Surat Pekeliling Perkhidmatan KPM Bil. 2 Tahun 2009 Urusan Pertukaran dan Pengurusan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan dan Anggota Kumpulan Sokongan Pendidikan Dalam Jawatan Kumpulan Kementerian Pelajaran Malaysia. Walaubagaimana pun, terdapat beberapa perkara yang perlu diberi perhatian iaitu: i) Sub waran bagi pembayaran emolumen diturunkan kepada semua JPN. ii) Pegawai kekal di tempat asal. iii) JPN akan menyediakan Penyata Perubahan.
7.4.
DOKUMEN SOKONGAN i) Surat arahan penempatan ke Jawatan Kumpulan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia. ii) Surat arahan penempatan Kumpulan ke Jabatan asal. semula dari Jabatan
78
7.5.
CONTOH PENYATA PERUBAHAN JAWATAN KUMPULAN i) Jawatan Kumpulan Ruj. Kami: KP(PP)5090/340722/(9) Bertarikh : 17 Ogos 2009 Puan Fatimah binti Ahmad No. K/P: 710708-10-5636 JPWP Kuala Lumpur
BAGI
URUSAN
Ditukarkan ke Jawatan Kumpulan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Kementerian Pelajaran Malaysia mengikut peraturan perenggan 3.2 Surat Pekeliling Perkhidmatan KPM Bil. 2 Tahun 2009 mulai 01 September 2009.
79
80
ii) Penempatan Semula Surat Rujukan Tarikh Nama No. K/P : KP(PP)5090/280203(27) : 15 Jun 2009 : Encik Wahid bin Rosly : 710608-13-5147
Pemberitahuan penempatan semula dari Jawatan Kumpulan, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, KPM ditempatkan secara hakiki ke Jabatan Pelajaran Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur mulai 06 Julai 2009.
81
82
8) PELEPASAN JAWATAN DENGAN IZIN 8.1. Pendahuluan Pelepasan Jawatan Dengan Izin adalah kelulusan yang diberikan secara bertulis oleh Ketua Jabatan/ Ketua Perkhidmatan bagi membenarkan seseorang pegawai yang bertaraf tetap meninggalkan jawatan asal untuk dilantik ke : i) Skim perkhidmatan yang lain di bawah Suruhanjaya yang sama; ii) Skim perkhidmatan yang sama/ berlainan di bawah Suruhanjaya yang lain; dan iii) Skim perkhidmatan yang sama/ berlainan ke Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun (Persekutuan dan Negeri) dan Pihak Berkuasa Tempatan 8.2 Perkara-perkara perhatian:yang penting yang perlu diberi
i) Jawatan baru yang ditawarkan hendaklah bertaraf tetap sahaja. ii) Pegawai yang ditawarkan jawatan untuk berkhidmat di bawah Perkhidmatan Awam Persekutuan hanya diberi Pelepasan Jawatan Dengan Izin dan pegawai perlu meletak jawatan. iii) Dengan kelulusan tersebut, perkhidmatan terdahulu pegawai boleh diambil kira bagi tujuan pemberian faedah persaraan. Sehubunga itu permohonan ini hanya melibatkan pegawai yang memilih Skim Berpencen sahaja.
83
8.3.
PUNCA KUASA i) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 23 Tahun 2009 Dasar dan Prosedur Peletakan Jawatan dan Pelepasan Dengan Izin. ii) Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 P.U.(A) 176/2005 (Peraturan 10, 11, 17,54) iii) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1980 Cara Menamatkan Perkhidmatan Kakitangan Di Badan-badan Berkanun, Kuasa-Kuasa Tempatan Atau Jabatan Kerajaan Untuk Berkhidmat Dengan Pihak Majikan Yang Lain Bagi Maksud Mengambilkira Perkhidmatan Yang Terputus Untuk Faedah Pencen.
84
8.4.
CONTOH KEW. 8 UNTUK JAWATAN DENGAN IZIN
URUSAN
PELEPASAN
Encik Hairul seorang Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah (PPPS) Gred DG41 yang berkhidmat di Sek. Men. Tun Perak, Johor. Beliau telah dilantik pada 01 Ogos 1998 dan telah diberi taraf tetap dan berpencen mulai 01 Januari 2002. Beliau memohon jawatan sebagai pensyarah Gred DS45 di Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) dan permohonan beliau dikemukakan melalui Ketua Jabatan. Beliau telah berjaya dan dilantik mulai 01.1.2008. Beliau telah memohon pelepasan jawatan dengan izin daripada Ketua Perkhidmatan dan permohonan tersebut telah diluluskan. Selain diberi kelulusan pelepasan jawatan dengan izin, beliau perlu meletak jawatannya sebagai PPPS sekiranya bersetuju menerima jawatan tersebut kerana UKM bukan Perkhidmatan Awam Persekutuan.
85
Contoh Penyediaan Kew. 8
86
9) PERSARAAN / PENAMATAN / PELETAKAN JAWATAN Penamatan Perkhidmatan terdiri daripada berikut:i) Persaraan Wajib ii) Bersara Awal / Pilihan Sendiri iii) Persaraan atas sebab Kesihatan iv) Meninggal Dunia dalam Perkhidmatan v) Penamatan Perkhidmatan vi) Peletakan Jawatan 9.1. PERSARAAN i) Anggota berpencen ertinya; Seseorang pegawai yang telah diberi taraf sebagai seorang pegawai berpencen di bawah Seksyen 7, Akta 227 Akta Pencen 1980 atau yang disifatkan sebagai seorang pegawai berpencen di bawah Seksyen 8 Akta 227 atau Seseorang pekerja yang telah diberi taraf sebagai pekerja berpencen di bawah Seksyen 6 Akta 239 atau yang disifatkan sebagai seorang pekerja berpencen di bawah Seksyen 7 Akta 239 ii) Anggota ertinya Pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan atau Negeri atau pekerja Pihak Berkuasa Berkanun atau Pihak Berkuasa Tempatan; iii) Pesara ertinya anggota yang telah bersara atau dibersarakan di bawah undang-undang pencen. iv) Persaraan Atas Sebab Kesihatan ialah anggota berpencen yang didapati tidak berupaya menjalankan kewajipan kerana kelemahan akal atau tubuh yang kekal hendaklah dihadapkan ke Lembaga Perubatan mengikut lunas-lunas Pekeliling Perkhidmatan Bil.10
87
Tahun 1995 dan sekiranya diperakukan oleh Lembaga tersebut anggota berkenaan boleh dibersarakan (Perenggan 10 (5) (a) Akta 227/239). v) Persaraan kerana Jawatan yang dipegang dihapuskan bermaksud sekiranya jawatan yang dipegang oleh anggota berpencen dihapuskan maka penyandangnya boleh dibersarakan (Perenggan 10 (5) (b) Akta 227/239). vi) Persaraan Pilihan bermaksud anggota berpencen yang telah berumur 40 tahun boleh memohon persaraan pilihan. Pencen hanya akan dibayar pada umur layak menerimanya mengikut undang-undang pencen. 9.2. PELETAKAN JAWATAN Seseorang pegawai yang berhasrat untuk meletakkan jawatan hendaklah mengemukakan notis bertulis; i) Bagi seseorang pegawai yang dilantik selain pelantikan tetap (Kontrak, sambilan, sangkut, sementara, dan lainlain) hendaklah memberi notis seperti yang termaktub di dalam kontrak atau notis 30 hari sebelum peletakan jawatan itu berkuatkuasa atau sebulan gaji sebagai ganti notis; ii) Bagi seseorang pegawai dalam tempoh percubaan hendaklah memberi notis 30 hari sebelum peletakan jawatan itu berkuatkuasa atau sebulan gaji sebagai ganti notis; iii) Bagi seseorang pegawai yang telah disahkan dalam perkhidmatannya, hendaklah memberi notis 90 hari
88
sebelum peletakan jawatan itu berkuatkuasa atau sebulan gaji sebagai ganti notis. Notis peletakan jawatan itu hendaklah dihantar oleh Pegawai berkenaan kepada Ketua Perkhidmatan melalui Ketua Jabatan dan Ketua Perkhidmatan hendaklah merekodkan dan memaklumkan Suruhanjaya yang berkenaan dan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam mengenai peletakan jawatan pegawai tersebut. 9.3. PENAMATAN PERKHIDMATAN i) Penamatan Perkhidmatan Pegawai Yang Belum Disahkan Yang di-Pertuan Agong (YDPA) boleh menamatkan perkhidmatan seseorang pegawai yang belum disahkan dalam perkhidmatannya jika pegawai itu telah: a) Menyembunyikan apa-apa maklumat tentang kesihatannya dalam borang pemeriksaan perubatan. b) Membuat akuan palsu dalam akuan berkanun seperti yang dikehendaki oleh Perenggan 19(1)(b) P.U.(A) 176/2005. c) Tidak mematuhi kehendak dalam Perenggan 19(1)(c) P.U.(A) 176/2005. d) Memalsukan apa-apa dokumen yang berhubungan dengan pelantikan. e) Gagal tapisan keselamatan. ii) Penamatan Perkhidmatan Pegawai Yang Gagal Disahkan a) YDPA boleh menamatkan perkhidmatan pegawai pada perlantikan pertama yang telah gagal untuk
89
disahkan dalam perkhidmatannya semasa tempoh percubaan yang ditetapkan sama ada tempoh percubaan asalnya atau yang dilanjutkan. b) Seseorang pegawai yang telah disahkan dalam perkhidmatan dalam skim perkhidmatan terdahulu dan kemudiannya dilantik ke dalam skim perkhidmatan baru tetapi gagal disahkan boleh dibersarakan demi kepentingan awam di bawah undang-undang pencen, jika pegawai itu telah dimasukkan ke dalam jawatan berpencen dalam skim perkhidmatan terdahulu itu. c) Perkhidmatan seseorang pegawai selain yang disebut di atas hendaklah ditamatkan sekiranya pegawai itu tidak dapat dikembalikan ke dalam skim perkhidmatan terdahulunya. 9.4. PUNCA KUASA i) Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat Dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 P.U.(A)176/2005 ii) Pekeliling Perkhidmatan Bil 4 tahun 2003 Panduan Urusan Persaraan dan Pencen iii) Seksyen 10 (1) Akta Pencen 1980 (Akta 227) di baca bersama Akta Pencen Pindaan 2001 - Bersara wajib iv) Surat Pekeliling Perkhidmatan KPM Bil 3/1999 v) Perakuan Persaraan Atas Sebab Kesihatan Lampiran D kepada P.P. 10/95 vi) Laporan Lembaga Perubatan Lampiran A kepada P.P. 10/95 vii) Surat Perkhidmatan KPM Bil 1/1995 Bersara secara Pilihan (PPPLD & PPPS) viii)Seksyen 10 (5) Akta Pencen 1980 Bersara atas Sebab Kesihatan
90
ix) Seksyen 12 (Akta 227) Akta Pencen 1980 Bersara secara Pilihan x) Peraturan 21 Peraturan Peraturan Pencen 1980 (Pengiraan Cuti rehat)
9.5
C0NTOH PENYATA PERUBAHAN BAGI URUSAN PERSARAAN i) Persaraan Wajib Surat Rujukan : Bil(70)dlm.JPNS/PEN Tarikh : 04 Feb 2008 Razali Bin Abu Bakar NO.K/P : 530204-05-5075 Pembantu Tadbir (P/O) Gred N17 Saya dengan sukacitanya memaklumkan bahawa JPA telah bersetuju meluluskan persaraan tuan mulai 1 Oktober 2008. Maklumat Pegawai:
Gaji P1T3 - RM 1920.20 ITKA - RM115.00 ITP - RM180.00 BSH - RM200.00
91
92
ii) Persaraan Pilihan Pihak JPA dalam mesyuaratnya Bil 257 pada 25.09.2007 telah memutuskan bahawa persaraan pilihan Puan Maimunah binti Isa telah diluluskan mulai 1.12.2007 mengikut Seksyen 12 (Akta 227) Akta Pencen 1980 Bersara secara Pilihan. Surat Rujukan Tarikh : JPA/Pen/09 (16) : 30 September 2007
Maimunah Binti Isa No.K/P: 691201-05-4076 Pegawai PPPS Gred DG54 Maklumat pegawai: Gaji Akhir DG54 RM 6,723.32 (P1T8) ITKA : RM800 ITP : RM900
93
94
iii) Persaraan Atas Sebab Kesihatan Satu Mesyuarat Lembaga Perubatan yang bersidang pada 10.04.2006 mendapati beliau tidak sihat dan tidak layak untuk meneruskan perkhidmatan mengikut Laporan Lembaga Perubatan Lampiran B kepada P.P. 10/95 dan Perakuan Persaraan Atas Sebab Kesihatan Lampiran D kepada P.P. 10/95 Surat Rujukan Tarikh : JPA/Pen/09 (16) : 30 Julai 2006
Sallehuddin Bin Abu Bakar No.K/P: 680921-06-5159 Akauntan Gred W48 Maklumat Pegawai: Gaji Akhir W48 RM 4321.93 (P1T6) ITK : RM600 ITP : RM450 Tarikh yang diluluskan persaraan kesihatan oleh JPA pada 21.09.2006. atas sebab
95

Butir- butir Perubahan Tarikh Gaji Bulanan
RM 4321.93 (P1T6)
Catatan
Gaji dan elaunelaun dibayar sehingga 20.09.2006
No Surat Kebenaran JPA/Pen/09 (16) Bth 30.07.2006
Diluluskan Persaraan Atas Sebab Kesihatan mengikut 21.09.2006 Seksyen 10(5) Akta Pencen 1980 mulai 21.09.2006
ITKA ITP BSH
RM 600.00 RM 450.00 RM 200.00
96
iv) Meninggal Dunia En.Mohd Shah bin Mohd Yusof, Guru Besar PPPLD Gred DGA34 telah meninggal dunia di Hospital Tuanku Jaafar, Seremban pada 8.9.2009 jam 3.30 petang kerana sakit jantung. Beliau berkhidmat di SK Paroi Seremban, Negeri Sembilan. Maklumat pendapatan beliau seperti berikut: Gaji : RM3595.80 ITKA : RM160.00 ITP : RM180.00 BSH : RM 200.00 EGB : RM100.00
97

Meninggal dunia pada 08.09.2009
Tarikh
08.09.2009
Gaji Bulanan
RM 3595.80
Catatan
No Surat Kebenaran
Gaji dan elaunSijil kematian elaun dibayar Bil.D451459 sehingga Bth 11.09.2009 08.09.2009 kerana meninggal dunia jam 3.30 petang
ITKA ITP BSH
RM 160.00 RM 180.00 RM 200.00
98
v) Ditamatkan Perkhidmatan Dengan Notis
99
BAHAGIAN TIGA
PENUTUP Kami merakamkan setinggi-tinggi penghargaan terima kasih kepada semua pihak iaitu wakil-wakil dari Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pelajaran Daerah, Bahagian Kewangan, Bahagian Akaun dan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia di atas sumbangan yang diberikan sama ada dari segi tenaga, kewangan dan masa yang diambil bagi menjayakan Garis Panduan Penyediaan Penyata Perubahan ini. Semoga dengan terbitnya buku ini dapat membantu semua pegawai dan kakitangan di KPM dalam memantapkan lagi pemahaman dan kecekapan semasa penyediaan Penyata Perubahan dan penyelenggaraan Buku Rekod Perkhidmatan di bawah kawalan masing-masing.
100
GLOSARI
Kew. 8 BRP JPA PR PPPLD SPA SPP KWSP PPD KPM SGA LPC SMK SK KUP PTK BPSM KPPM JPN PP PPPS UKM YDPA ITKA ITP BSH EGB SPP - Penyata Perubahan - Buku Rekod Perkhidmatan - Jabatan Perkhidmatan Awam - Penduduk Tetap - Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Lepasan Diploma - Suruhanjaya Perkhidmatan Awam - Suruhanjaya Perkhidmatan Pendidikan - Kumpulan Wang Simpanan Pekerja - Pejabat Pelajaran Daerah - Kementerian Pelajaran Malaysia - Slip Gaji Akhir - Last Payment Certificate - Sekolah Menengah Kebangsaan - Sekolah Kebangsaan - Khas Untuk Penyandang - Peperiksaan Tahap Kecekapan - Bahagian Pengurusan Sumber Manusia - Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia - Jabatan Pelajaran Negeri - Pekeliling Perkhidmatan - Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah - Universiti Kebangsaan Malaysia - Yang di-Pertuan Agong - Imbuhan Tetap Khidmat Awam - Imbuhan Tetap Perumahan - Bayaran Sara Hidup - Elaun Guru Besar - Surat Pekeliling Perkhidmatan
101
102

Buku Garis Panduan Penyediaan Kew.8

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Buku Garis Panduan Penyediaan Kew.8

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN BAGI SEMUA AGENSI DI BAWAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

KATA - KATA ALUAN

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

SETIAUSAHA AHLI JAWATANKUASA

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

JPN JOHOR A. Rahim Bin Mahmud Asiah Binti Rapiee

JPWP PUTRAJAYA Fairuz Bin Samian

JPN PERAK Esah Binti Mohamed Zaleha Binti Abd. Latiff

JPN PULAU PINANG Ng Choi Mei Putih Binti Munshi

JPN PERLIS Zulkifli Bin Darus Jisma Binti Jonid

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

JPN KELANTAN Nazri Bin Mamat Rozman Bin Mohamad

JPN TERENGGANU Syed Mohd. Bin Tuan Baru

JPN PAHANG Chang Jau Kuie

JPWP LABUAN Mohd Salekhan Bin Osman Rainah Binti Rauf

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

PENDAHULUAN PENGENALAN BUKU REKOD PERKHIDMATAN PENGENALAN PENYATA PERUBAHAN (KEW. 8)

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

c) Merumitkan urusan perkhidmatan pertukaran skim perkhidmatan.

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

CONTOH BORANG KEW. 8

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN BAGI URUSAN-URUSAN PERKHIDMATAN

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

Pelantikan Guru Sandaran Terlatih Lepasan Diploma Gred DB29

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

Pelantikan Guru Sandaran Tidak Terlatih Siswazah Gred DC41

Butir- butir Perubahan

No Surat Kebenaran JPN.. Bth

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

Pelantikan Pegawai Perkhidmatan Lepasan Diploma Gred DGA29

Butir- butir Perubahan

ITKA ITP BSH

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

Pelantikan Pegawai Siswazah Gred DG41

Butir- butir Perubahan

No Surat Kebenaran SPP.. Bth JPN.. Bth

ITKA ITP BSH

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

Pelantikan Pemandu Kenderaan Gred R3

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN

Pelantikan Pembantu Tadbir (P/O) Gred N17

Butir- butir Perubahan

No Surat Kebenaran SPP.. Bth JPN.. Bth

ITKA ITP BSH

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN