00/110

(f{ ~

8 E3m Q

Close

v) Surat Sukti Pembayaran. b) Eksternal: i) Surat Jalan, ii) Faktur Pembelian, iii) Son Pembayaran. AlURPROSES

OOKUMEI'f
FIm
hlllll!GalI

STMr

~.L"

eahlla.iu

PP(, SIafi 6Lmog.

f."l A

p!flfkt!!n O_,,"I!f! i'ln<l!!!~ ... e,lu)

P!l'~P:t.2baS!l31;

lARfllfra!tn..l!r13mpl

PP1(,512ff GIi.!ng

i:a"ti 1'6rilffi'i'cr~

limePc<tb:iin:a-...

i'effillaJmlaJ!i~

lav.n~1

rx.u

aikllil5ileJ;j

~-;1,rt ?ro<w.

Itisa;hl;n IIEPlm:fJming mamlllilbui SesiA

IjallWIj]II; Rl!aIsasiPtirrhasing!IlaJIlrjJum'a!

te iji;

00/110

1.1 Prosedur Permintaan Pembelian : 1) Tujuan a) Memberikan pedoman pembelian barang untuk senap bagian atau divisi yang berada di PT. Fortuna Pacific, b) Menstandarkan operasi yang dilakukan dalam pembelian bahan baku dan pembayarannya. 2) Ruang Lingkup Prosedur ini mengatur mekanisme permintaan keperluan produksi. 3) Tanggung Jawab a) Terhadap Stok Barang di Gudang Bahan Baku (Kering & Cold) : i) 5taft gudang bertanggung jawab terhadap stok/ketersediaan bailan baku yang diminta oleh PPIC untuk dipergunakan dalam proses produksi (sesuai dengan Purchase Order yang masuk dari marketing); terhadap bailan baku yang persediaannya sudah menipis/habis dan atau bailan baku baru, staff gudang bertanggung jawab memproses dan menyerahkan Form Permintaan Pembelian Barang (bailan baku) kepada purchasing; Berdasarkan waktunya maka permintaan pembelian barang (bailan baku) dapat dibagi menjadi : (1) Pembelian Bahan Baku Mingguan PPIC& Staff Gudang bertanggung jawab menerbitkan Permintaan Pembelian Barang (Bailan Baku) yang berdasarkan pada Purchase Order yang masuk dari marketing (buyer), berdasarkan waktunya dibagi menjadi : Purchase Order yang masuk dari marketing (buyer) pada hari sen in s/d kamis sore (maksimal jam 15:00) : pembelian barang ata u bahan baku sesuai dengan

Akan menjadi dasar untuk pagi.

Permintaan

Pembelian Barang (Bailan Baku) dan

diserallkan pada purchasing setiap minggunya pada maksimal hari jum'at jam 10:00 Realisasi penyediaan barang (bahan baku) atas poin sebelumnya oleh purchasing

00/110
diserahkan pada purchasing setiap minggunya pada maksimal hari jum'at jam 10:00 pagi. :1> Realisasi penyediaan barang (bahan baku) atas poin sebelumnya oleh purchasing adalah maksimal 5 (lima) hari kerja dan ata u pada hari Rabu (minggu) berikutnya. Purchase Order yang masuk dari marketing (buyer) pada hari kamis sore (setelah jam 15:00) - sabtu : :1> Menjadi dasar untuk Permintaan Pembelian Barang (Bahan Baku) dan diserahkan pada purchasing maksimal hari Senin jam 10:00 pagi. Realisasi penyediaan Barang (bahan baku) atas poin di atas oleh purchasing adalah maksimal4 (empat) hari kerja dan ata u pada hari Jum'at (minggu yang sama). (2) Pembelian Bahan Baku fresh food. PPIC & Staft gudang dapat menerbitkan Permintaan Pembelian Barang (Bahan Baku) untuk diserahkan kepada purchasing dengan ketentuan : Permintaan pembelian barang (bahan baku Fresh load setelah permintaan diterima. Permintaan pembelian barang (bahan baku Fresh load import) maksimal diberikan ke purchasing pada hari kerja (jam 15:00) untuk direalisasikan maksimal 2 (dua) han kerja setelah permintaan diterima. Permintaan yang dilakukan setelah pukul 15:00 akan dimasukkan pada permintaan hari berikutnya. (3) Pembelian Bahan Baku Insidentil, Terhadap Purchose Order yang didapatkan dari marketing beberapa pertimbangan tertentu) maka PPIC dan Staff dan sfatnva urgent (melihat Gudang dapat menerbitkan lokal) maksimal diberikan ke purchasing pada hari kerja (jam 15:00) untuk direalisasikan maksimal 1 (satu) hari kerja

Permintaan Pembelian Barang (Bahan Baku) untuk diserahkan kepada purchasing namun tetap dengan ketentuan :

0[6]/11

Permintaan pembelian barang (bahan baku) maksimal diberikan ke purchasing pada hari kera (jarn 15:00) untuk direalisasikan maksimal 2 (dua) hari kerja setelah permintaan diterirna.

Permintaan yang dilakukan setelah pukul 15:00 akan dimasukkan pada permintaan hari berikutnya.

ii) Purchasing bertanggung jawab untuk melakukan pengadaan bahan baku mulai dari proses pencarian calen supplier, negosiasi harga, penerbitan sampai penerimaan purchasing. iii) Staff administrasi Produksi bertanggung jawab : (1) Membantu (2) Membantu supplier, (3) Membantu purchasing melakukan foJlow up secara kontinyu terhadap supplier setelah PO purchasing dengan menerima permintaan purchasing melakukan monitoring pembelian barang dari PPIC, Staff update pembelian barang dari Gudang atau divisi lainnya, terhadap Purchase Order (PO) kepada supp/ier bahan baku dari supp/ier oleh staff gudang bersama-sama dengan

dterbitkan,
(4) Membantu barang, b) Terhadap Stok Barang di Gudang ATK & Infrastruktur lain : i) HRGA Manager dibantu oleh Office Boy bertanggung jawab terhadap stok/ketersediaan alat tulis kantor yang digunakan untuk menunjang pekerjaan karyawan/ti, bertanggung jawab memproses dan menyerahkan Form Permintaan Pembelian Barang kepada purchasing (setelah mengajukan approval ke Direktur) dengan ketentuan : purchasing dalam hal lainnya yang berhubungan dengan proses pembelian

(1) Oivisi HRGA menyebarkan permohonan

(antara tanggaI1-4)

pembelian barang kepada masing-rnasing divisi pembelian barang (approval direktur)

(2) Divis! HRGA merekap & memproses permintaan

0[6]/11
(1) Divis! HRGA menyebarkan permohonan (antara tanggaI1-4)

O
pembelian barang kepada masing-masng divisi pembelian barang (approval direktur)

(2) Divis! HRGA merekap & memproses permintaan

kemudian diserahkan pada purchasing (maksmal tanggaI6). (3) Purchasing merealisasikan pembelian dan menyerahkan kepada HRGA (maksimal 2 hari kerja setelah permohonan pembelian barang diterima) untuk didistribusikan kembali kepada divisi yang meminta. ii) HRGA Manager infrastruktur; dibantu oleh GA Officer bertanggung jawab terhadap stok/ketersediaan penunjang infrastruktur lainnya yang dgunakan untuk proses perawatan dan pemeliharaan

bertanggung jawab memproses dan menyerahkan Form Permintaan Pembelian

Barang kepada purchasing (setelah mengajukan approval ke Direktur) dengan ketentuan : (1) Divisi HRGA membuat dan memproses permintaan pembelian barang (approval direktur) kemudian diserahkan pada purchasing. (2) Purchasing merealisasikan pembelian dan menyerahkan kepada HRGA (maksimal 2 hari kerja setelah permohonan pembelian barang diterima). e) Terhadap barang - barang yang dikirimkan oleh supplier : Purchasing bertanggung jawab untuk mengeeek kelengkapan 4) Dokumentasi a) Internal: i) Form Permintaan Pembelan Barang, ii) Form Penerimaan Sarang, iii) Purchasing Order (PO), iv) Form Data Supplier, kesesuaian ourchose order berkas-berkas menerima bukti penerimaan bukti barang dari staft gudang, barang, memeriksa berkas-berkas (PO) dengan penerimaan

tagihan yang diberikan

oleh supplier, mengirimkan

tersebut ke bagian Finance untuk keperluan pernbavaran dan pembukuan perusahaan.