TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN MIDSTATE UNIVERSITY BUSINESS PLACEMENT OFFICE: MANAGEMENT OF THE COMPUTER SYSTEM

Oleh: Lereina Tri Sinar K Ajeng Faudinar Dian Palupi Dwi Henny W 040214718 040214574 040214502 040214461

Profil Perusahaan
The Midstate University merupakan sebuah universitas yang menggunakan sistem komputer pada Business Placement Office nya (bagian akademik). Sistem komputer pada BPO ini merupakan bagian yang penting dari keseluruhan kegiatan operasional BPO, dimana menghubungkan aktivitas para staf BPO dengan aktivitas staf departemen lain..Tanpa sistem komputer, BPO tidak bisa berfungsi. Lebih dari itu, system BPO telah diciptakan dan secara terus-menerus dikembangkan oleh staf-staf BPO. Maka dari itu Jim Wine, direktur BPO, adalah manajer de facto dari bagian kecil sebuah departemen yang menangani sistem informasi, dan kunci kesuksesannya sebagai manajer tergantung kepada sejauh mana dia mampu untuk mengatur fungsi sistem informasi tersebut.

BPO Computer Group Organization Chart

Assoc. Director Systems Technology Bill Alcorn

Operatians Supervisor Dick Greene Chief Programmer Ernie Mc Artor Web Coordinator Doran May

Part-time Programmer Part-time Programmer

Technical Assistant Mary Parsons Junior Programming John Long

1. Jim Wine : direktur BPO, merangkap pembantu dekan pada sekolah bisnis. Bertanggungjawab penuh terhadap kegiatan operasional BPO. Dia memiliki tim manajemennya yang bertugas menjalankan kegiatan operasional sehari-hari 2. Elliot Gordon : senior assosiate director, bertugas mengatur kegiatan operasional harian BPO, bertanggungjawab atas seluruh operasional kantor, program konsultasi bagi pelajar, staf pelatihan dan pengembangan serta tata usaha pada fasilitas BPO. 3. Margareth Brown : assosiate director, bertanggungjawab terhadap kegiatan perekrutan, pengembangan pegawai, pemasaran eksternal dan dokumentasi operasional. 4. Stanley Russ : assosiate director, bertanggungjawab terhadap konsultasi penempatan karier bagi para MBA, penempatan para MBA, program internasional, dan proyekproyek khusus. 5. Bill Alcorn : assosiate director, mengarahkan operasional komputer yang ada di BPO, termasuk untuk masalah teknis, system rancangan, pemrograman dan pengaturan.

Selain manajer diatas, BPO juga memiliki beberapa asisten direktur yang terdiri dari beberapa tenaga ahli komputer dan juru tulis. 1. Dick Greene : Pengawas operasional komputer, bertanggungjawab atas operasional sehari-hari back room. Greene sudah melakukan banyak usaha dalam pengorganisasikan proses komputer danjuga usaha untuk mendapatkan system

dokumentasi dalam bentuk yang baik. Selain itu dia juga bertindak sebagai pengawas dari asisten teknis yang bernama Mary Parsons (tugasnya mengatur aliran data antara unix server dengan web server dan untuk mendapatkan data pada system kemudian mendistribusikan laporannya. Selain itu Parsons juga memproses e-mail yang masuk ke BPO 2. Ernie McArtor : kepala bagain pemrograman, bertanggungjawab atas perubahan berkelanjutan dan penambahan system. Selain itu Ernie juga bertidak sebagai pengawas untuk seorang programer junior bernama John Long (tugaasnya meneliti, menangani beberapa hal ynag berhubungan dengan pemeliharaaan program dan bekerja pada proyek yang ditugaskan oleh McArtor. 3. Doran May : koordinator system Web. Dia direkrut setelah Wine dan Alcorn memutuskan untuk mengganti system yang telah ada menjadi system Web.

ISU DAN PERMASALAHAN :

Masalah departemen personalia Wine tidak memiliki kekuasaan untuk merekrut beberapa orang untuk mengisi posisi yang dibutuhkan, sehingga dia mengambil tenaga-tenaga administrasi dimana mereka tidak memiliki latar belakang pendidikan yang sesuai untuk mengisi kekosongan jabatan tersebut. Dampaknya banyak terjadi turn over karena ketidakmampuan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya. Adanya dualisme kepemimpinan antara Bill Alcorn dan Jim Wine yang menyebabkan ketidakotoritasan pada Jim Wine dalam mengambil keputusan. Masalah bidang teknologi Adanya perubahan di bidang teknologi sangat menguntungkan banyak pihak termasuk Midstate University. Namun memang tidak mudah mengembangkannya. Wine menemukan bahwa kesulitan dalam pengembangan teknologi lebih pada masalah politis dan birokrasi, bukan pada teknologi itu sendiri. Keharusan dalam merubah sistem operasi pada setiap perubahan hardware dan dengan konsekuensi melatih ulang karyawan beserta sistemnya.

Solusi yamg sebaiknya diambil oleh Midstate University:

Walaupun secara formalitas Bill Alcorn menjabat sebagai associate director dari Midstate University namun kenyataannya Jim Wine selaku de facto manager tidak mempunyai kekuasaan untuk merekrut karyawan baru yang memiliki kredibilitas sesuai dengan yang dibutuhkan. Sehingga Jim Wine merekrut karyawan yang berada dibawah struktur organisasinya yaitu tenaga-tenaga admistrasi, dimana mempunyai latar belakang pendidikan yang tidak sesuai dengan yang dibutuhkan. Hingga Wine akhirnya menyewa seorang petugas administrasi dengan biaya sebesar $ 10.000 / tahun dan mengajarkan mereka programming untuk mengisi jabatan yang kosong. Akhirnya yang harus dilakukan Bill Alcorn selaku Assoc. Director System Technology adalah memberikan kewenangan pada Wine untuk merekrut karyawan yang memiliki kompetensi di bidangnya tanpa harus menunggu persetujuan dari Bill Alcorn. Untuk menghadapi tantangan teknologi, perusahaan diharuskan mengadakan program pelatihan bagi karyawan agar dapat beradaptasi dengan perubahan sistem yang baru. Dengan pengeluaran anggaran untuk program pelatihan, berdampak keefisienan bagi perusahaan dalam mencegah terjadinya kesalahan / kebocoran biaya yang diakibatkan ketidakmampuan karyawan dalam mengoperasikan sistem yang baru.

Peran IT dalam membantu memecahkan permasalahan: Pada tahun-tahun awal aktivitas yang universitas lakukan ditentukan oleh keterbatasan hardware, kebijakan-kebijakan, keterbatasan keahlian tekhnik, dan biaya. Akhirnya Universitas telah menerapkan powerfull Pentium PCs dari Apple Computer. Dan mengeluarkan biaya sekitar $ 20.000 untuk menginstalkan server yang akan lebih memberikan powerfull dibandingkan dengan sistem yang digunakan universitas dahulu dalam bid processing. Manajer junior terbiasa menggunakan banyak program dalam memecahkan sebuah masalah, saat ini pekerja hanya cukup mengalokasikan data yang dibutuhkan, mendownload ke sistem mereka, pesan data, mendapatkan hasil, dan memberikan hasil tanpa perlu bergantung pada program tertentu. Dalam masa yang akan datang programming lebih berorientasi secara luas, jumlah permintaan pengkodean akan lebih sedikit. Manajer akan dapat melakukan tugas mereka sendiri dalam pengembangan dan modifikasi sistem tanpa menyuruh tenaga teknik yang akan melakukan untuk manajer. Sebelumnya universitas dilema dalam me-maintaining dan mengembangkan sistem yang kita sekarang gunakan atau mempertimbangkan membeli packaged system namun keuntungannya jauh lebih terlihat dalam maintaining.

Pemeliharaan memberikan fleksibilitas yang tinggi karena penjual hanya akan melakukan perubahan satu kali dalam setahun dan harus melakukan konfirmasi dalam penjadwalan yang kita punya. Tetapi Wine berharap penjual akan menawarkan sistem yang terbaik dan kita tidak perlu mengeluarkan biaya ekstra untuk mempunyai sistem yang unik dan akan memberikan keuggulan kompetitif .

Hasil Studi Kasus "Kantor Maya"

Secara umum Office Automation dapat didefinisikan sebagai otomatisasi proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven) menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga dokumen yang di-pergunakan dalam proses bisnis tidak lagi dalam bentuk hardcopy, melainkan dalam bentuk elektronik. Keuntungannya: 1. Pengurangan biaya fasilitas 2. Pengurangan biaya peralatan 3. Jaringan komunikasi formal 4. Pengurangan penghentian kerja 5. Kontribusi sosial Empat keuntungan yang pertama adalah yang diterima perusahaan, yang kelima adalah keutungan seorang pegawai yang tadinya sulit memperoleh pekerjaan karena keterbatasan fisik. Kerugiannya: 1. Rasa tidak memiliki 2. Takut kehilangan pekerjaan 3. Semangat kerja yang rendah 4. Ketegangan keluarga semua kerugian adalah kerugian pegawai. agar implementasi office automation berhasil, perusahaan harus memperhatikan faktor-faktor tersebut. Strategi Implementasi: 1.Sediakan sumber daya komputer 2. Sediakan sumber daya ke akses informasi 3. Sediakan perlengkapan nonkomputer 4. Gunakan konferensi telepon atau video 5. Jadualkan pertemuan rutin 6. Lakukan rutinitas kerja lima strategi yang pertama tanggung jawab perusahaan. strategi yang kelima adalah tanggung jawab pegawai (http://indrasufian.blogspot.com/2007/09/kantor-maya-office-automation.html)

Pertanyaannya menjadi, keunggulan ekonomis apakah yang dapat direalisasikan jika kampus perguruan tinggi menerapkan konsep kantor maya untuk kebutuhan komputasi mahasiswa? Kondisi yang terjadi: Jumlah mahasiswa = 100 orang Jumlah Komputer yang disediakan = 30 unit Jumlah Netbook yang diberikan = 100 unit

Pemasukan diambil dari biaya SPP mahasiswa Sistem anggaran dihitung dalan kurun waktu pertama, untuk tahun pertama

Pemasukan Biaya: 1 Mahasiswa = Rp15.000.000,untuk biaya perkuliahan semester 1 Jadi 100 X Rp15.000.000,- = Rp1.500.000.000

Konsep Kantor Maya disini adalah: Bagaimana mahasiswa dapat menggunakan fasilitas yang diberikan oleh Perguran Tinggi untuk dapat menunjang kegiatan belajar. Bagaimana mahasiswa dapat memanfaatkan akses internet yang disediakan oleh Perguruan Tinggi, tanpa harus menunggu jadwal kuliah di lab. TABEL ANGGARAN KOMPUTASI Pra Kantor Maya Jumlah Kebutuhan Deskripsi Harga Satuan Jumlah 30 unit Komputer dan Meja @Rp7.000.000,-/unit 210,000,000 Paket 30 unit Software 15,000,000 Biaya Listrik @Rp4.000.000,-/bulan 48,000,000 Biaya Telepon @Rp1.000.000,-/bulan 12,000,000 20 unit Alat-alat listrik 3,000,000 2 unit AC @Rp6.000.000,-/unit 12,000,000 1 unit Loker Mahasiswa 5,000,000 1 unit Lemari - Rak Server 5,000,000 1 unit Lemari Arsip 1,000,000 2 unit Printer 800,000 1 unit Scanner 1,000,000 1 unit LCD Projector 1,200,000 12 rim Kertas 4,000,000 Tinta 1,500,000 Alat Tulis Kantor 500,000 1 unit Telepon 250,000 1 orang Pegawai @Rp1.500.000,-/bulan 18,000,000 1 orang Teknisi Reparasi Komputer @Rp2.000.000,-/bulan 24,000,000 1 orang Teknisi Komputasi Komputer @Rp300.000,-/unit 6,000,000

Biaya perawatan Biaya tak terduga TOTAL

@Rp2.000.000,-/bulan 24,000,000 5,000,000 397,250,000

TABEL ANGGARAN KOMPUTASI Pasca Kantor Maya Jumlah Kebutuhan Deskripsi Harga Satuan Jumlah 100 unit Netbook @Rp2.500.000,-/unit 250,000,000 Paket 100 unit Software 50,000,000 Biaya Listrik @Rp125.000,-/bulan 1,500,000 50 unit Alat-alat listrik 500,000 1 unit Lemari - Rak Server 5,000,000 2 unit Printer 800,000 1 unit Scanner 1,000,000 12 rim Kertas 4,000,000 Tinta 1,500,000 Alat Tulis Kantor 500,000 1 orang Teknisi @Rp2.000.000,-/bulan 24,000,000 5 unit Hotspot 2,000,000 Internet Provider @Rp500.000,-/bulan 6,000,000 Biaya Perawatan 5,000,000 Biaya tak terduga 2,000,000 1 unit LCD 1,200,000 TOTAL 353,800,000

JADI : Keuntungan ekonomis yang didapat setelah menerapkan Konsep Kantor Maya, yaitu: Biaya Fasilitas PRA penerapan Konsep Kantor Maya > Biaya Fasilitas PASCA penerapan Konsep Kantor Maya

CYBER U
Dalam latihan ini anda akan menerapkan konsep-konsep kantor maya pada penggunaan lab komputer dikampus anda. Kebanyakan perguruan tinggi memiliki lab komputer yang di gunakan oleh para mahasiswa. Lab-lab ini akan mendukung tugas mata kuliah, berlokasi dikampus, memiliki jam-jam operasi yang berbeda-beda memberikan akses untuk printer, menawarkan akses atas bantuan dalam menggunakan komputer dan peranti lunak, dan memberikan unsur-unsur pendidikan lainnya. Akan tetapi mayoritas mahasiswa dengan ini memiliki akses ke komputer dan jaringan di luar kampus dan asrama-asrama. Pertanyaannya menjadi, keunggulan ekonomis apakah yang dapat direalisasikan jika kampus perguruan tinggi menerapkan konsep kantor maya untuk kebutuhan komputasi mahasiswa? Anda mungkin ingan memmbuat satu spreadsheet untuk melakukan perbandingan sehingga anda dapat mendokumentasikan estimasi yang anda buat dan juga melakukan perubahanperubahan untuk mengukur pengaruh ekonomi dari perubahan pada estimasi anda. Pastikan anda memasukkan paling sedikit unsur-umsur berikut ini : Biaya pembelian sebuah komputer dan printer bagi seorang mahasiswa Biaya mahasiswa dapat akses ke internet Biaya lab komputer (dikalikan dengan jumlah lab yang didanai oleh Perguruan tinggi) Biaya peranti keras komputer Biaya peranti lunak komputer Biaya asisten lab Biaya printer, kertas dan catridge tinta Biaya pendanaan perguruan tinggi Buatlah satu daftar untuk biaya-biaya situasi komputasi saat ini di kampus anda dan daftar kedua untuk biaya-biaya yang didasarkan atas kampus yang berpindah ke komputasi maya bagi para mahasiswanya.

1. 2. 3. a) b) c) d) e)