BAB I PENDAHULUAN

Latar Belakang Masalah

Pada dasarnya

setiap perusahaan atau organisasi yang telah berdiri dan beroperasi akan

manghadapi situasi ketidakpastian dalam melangsungkan kegiatan operasionalnya. Sudah tentu hal ini menimbulkan berbagai masalah dan hambatan. Informasi diperlukan manajemen perusahaan untuk mengurangiketidakpastian yang dihadapi perusahaan. Informasi akuntansi berhubungan dengan data keuangan suatu perusahaan dimana merupakan bagian yang paling penting dari seluruh informasi yang diperlukan oleh manajemen. Untuk memenuhi kebutuhan berbagai informasi, baik dengan pihak manajemen atau pihak luar perusahaan, maka disusunlah suatu sistem yang dapat mengumpulkan berbagai data yang diperlukan untuk diolah menjadi informasi yang relevan, akurat, dan tepat waktu. Kebutuhan ini akan terpenuhi dengan adanya sistem informasi akuntansi. Hal ini akan membantu manajemen perusahaan dalam mengambil keputusan didalam menjalankan operasional perusahaan dalam hubungannya dengan kesinambungan perusahaan. Sistem informasi akuntansi harus dirancang dan digunakan secara efektif karena informasi akuntansi merupakan bagian yang paling penting dari seluruh informasi yang diperlukan oleh manajemen. Suatu sistem informasi meliput i lima fungsi utama yaitu pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalian dan pengamanan data, dan pengadaan informasi. Ini berarti sistem informasi akuntansi meliput i semua kegiatan usaha yang bersifat menyeluruh dan menyajikan informasi kepada semua pihak pemakai yang dinyatakan dalam nilai uang. Seperti telah diketahui, tujuan utama perusahaan pada umumnya adalah memperoleh keuntungan sebanyak-banyaknya. Salah satu cara memperoleh keuntungan adalah dengan cara melakukan penjualan secara efektif dan efisien karena penjualan merupakan sumber penerimaan perusahaan yang utama. Hasil penerimaan ini selanjutnya akan digunakan untuk membiayai aktifitas operasional perusahaan. Dengan demikian sudah tentu perusahaan membutuhkan adanya sistem informasi yang handal atas penjualan berikut piutang, dan penerimaan kasnya, karena pos-pos ini merupakan pos-pos yang merangsang timbulnya perbuatan-perbuatan negatif seperti penyelewengan, penggelapan, dan sebagainya. Sistem informasi terdiri dari formulir-formulir, catatan-catatan, alat-alat yang digunakan untuk mengolah data serta prosedur-prosedur. Prosedur adalah rangkaian kegiatan akuntansi yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian/lebih, dan disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang sama terhadap transaksi perusahaan yang terjadi.

Page 1

PT.Madjin Crumb Rubber Factory adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang eksport karet dimana perusahaan ini mempunyai pabrik pengolahan karet menjadi SIR20 yang terletak di Indrapura dan memiliki sebuah kantor di Medan yang bertugas dalam hal pengurusan dokumen eksportnya. Dalam hal ini penulis ingin mengevaluasi seberapa jauh penerapan sistem informasi akuntansi penjualan tunai perusahaan dalam usahanya mendukung tercapainya tujuan perusahaan.

Page 2

BAB II PEMBAHASAN Prosedur Penjualan Tunai Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Berdasarkan defenisi diatas bahwa prosedur merupakan suatu urutan pekerjaan menulis yang melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang sama terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Dengan demikian pekerjaan yang berulang-ulang harus dilakukan dengan prosedur yang sama. Sedangkan maksud dari kegiatan klerikal adalah kegiatan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar, yaitu menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftarkan, dan membandingkan.

Prosedur juga merupakan metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Prosedur yang baik pada umumnya memenuhi kriteria berikut ini : a. Prosedur harus dinyatakan dengan jelas dengan bentuk tertulis dan disusun secara sistematis dalam bentuk pedoman prosedur. b. Prosedur yang disusun harus cukup sederhana untuk memudahkan pelaksanaan tugas para pegawai. c. Pelaksanaan prosedur harus dapat dicapai dengan biaya rendah. d. Secara periodik prosedur yang disusun harus dievaluasi untuk dinilai efisiensi dan efektivitasnya serta diadakan perbaikan jika perlu. e. Prosedur yang disusun harus memperhatikan prinsip pengendalian intern, antara lain: 1. Penggunaan formulir yang dibubuhi nomor urut tercetak. 2. Pemisahan fungsi yang tegas dan tepat agar tercapai mekanisme saling uji. 3. Pekerjaan hanya dapat dilaksanakan setelah ada otorisasi dari pejabat yang berwenang.

Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa dengan jumlah yang dibebankan kepada pelanggan dalam transaksi perusahaan,baik secara tunai maupun secara kredit. Dalam pelaksanaan penjualan tunai tersebut terdapat jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai yang melibatkan beberapa unit atau bagian dalam organisasi. Kegiatan ini dapat dilihat dari diagram arus data atau Diagram Arus Data Logis (DAD), selain itu dapat juga dilihat dari bagan arus dokumen (flowchart), yang mengemukakan distribusi formulir-formulir.

Page 3

Aktifitas-aktifitas yang dilakukan tiap-tiap bagian dalam sistem informasi akuntansi penjualan tunai adalah sebagai berikut :

a. Bagian order penjualan 1. Menerima order dari pembeli 2. Mengisi faktur penjualan tunai sebanyak 3 lembar dan mendistribusikan tembusannya. Lembar 1 : diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran ke bagian kasir. Lembar 2 : dikirim ke bagian gudang. Lembar 3 : arsip bagian order penjualan menurut nomor urut faktur.

b. Bagian Kasir 1. Menerima faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan. 2. Menerima uang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam faktur penjualan tunai. 3. Mengoperasikan register kas untuk menghasilkan pita register kas. 4. Membubuhkan cap Lunas diatas faktur penjualan tunai dan menempelkan pita register kas pada faktur tersebut. 5. Menyerahkan faktur penjualan tunai dan pita register kas pada pembeli untuk kepentingan pengambilan barang kebagian pengiriman barang. 6. Mengisi bukti setor Bank 3 lembar pada akhir hari kerja. 7. Menyetor kas yang diterima dari hasil penjualan tunai ke Bank. 8. Mendistribusikan bukti setor Bank sebagai berikut : Lembar 1 : Diserahkan ke Bank bersama dengan kas yang disetor. Lembar 2 : Diserahkan kebagian jurnal. Lembar 3 : Disimpan dalam arsip bagian kasir berdasarkan urutan tanggal setor.

c. Bagian Gudang 1. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 dan menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam faktur penjualan tunai. 2. Mencatat kuantitas barang yang diserahkan ke bagian pengiriman ke dalam kartu gudang. 3. Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang bersama dengan faktur penjualan tunai lembar ke-2.

d. Bagian Pengiriman Barang 1. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 bersama dengan barang dari bagian gudang. 2. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 dilampiri dengan pita register kas dari bagian kasir.

Page 4

3. Membandingkan faktur penjualan tunai lembar ke-1 dan ke-2 dan memeriksa pita register kas untuk menentukan apakah harga barang telah dibayar. 4. Menyerahkan barang kepada pembeli. 5. Mendistribusikan faktur penjualan tunai sebagai berikut : Lembar 1 : Diserahkan kebagian dilampiri dengan pita register kas. Lembar 2 : Diserahkan kepada pembeli bersama dengan penyerahan barang.

e. Bagian Jurnal 1. Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas dari bagian pengiriman barang. 2. Mencatat faktur penjualan tunai ke dalam jurnal penjualan. 3. Mengirim faktur penjualan tunai dilampiri dengan pita register ke bagian kartu persediaan. 4. Menerima bukti setor Bank lembar ke-2 dari bagian kasir. 5. Mencatat bukti setor Bank lembar ke-2 dalam jurnal penerimaan kas. 6. Mengarsipkan bukti setor Bank lembar ke-2 dalam arsip berdasarkan urutan tanggal setor. 7. Menerima bukt i memorial dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan dari bagian kartu persediaan. 8. Mencatat bukt i memorial ke dalam jurnal umum. 9. Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan nomor bukti memorial.

f. Bagian Kartu Persediaan 1. Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas dari bagian jurnal. 2. Mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dijual dalam kartu persediaan berdasarkan faktur penjualan tunai. 3. Mengarsipkan faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas menurut nomor urut faktur penjualan tunai. 4. Secara periodik membuat dengan rekapitulasi harga pokok penjualan selama periode tertentu berdasarkan data harga pokok persediaan yang dijual dalam kartu persediaan. 5. Membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga pokok persediaan yang dijual selama periode tertentu berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan. 6. Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan ke bagian jurnal. Aliran formulir / dokumen dari sistem informasi akuntansi penjualan tunai ini dapat dilihat dari flowchart berikut :

Page 5

Bagian order Penjualan

Bagian Kasir

Bagian Gudang

Bagian Pengiriman 3 4 6

Bagian Jurnal

Bagian Kartu Persediaan

Mulai

1
Mengisi bukti setor bank

Menerima Order dari Pembeli

1 FPT

2 FPT 3

PRK 1 FPT

2 FPT PRK 1 FPT Buku Setor Bank RHPP

PRK FPT Bukti Memorial

Kartu Persediaan

Mengisi faktur penjualan tunai

Menerim a Uang dr Pembeli

FPT Bukti Setor Bank

1 2
Kartu Gudang Membandin gkan FPT lb1 & FPT lb2 Menyera hkan barang

Menyetor Kas ke Bank

Jurnal Penjualan

Jurnal Penerimaan Kas

Jurnal Umum
Membuat Rekapitula si HPP
Secara Periodik

1 2 FPT FPT
Mengope rasikan Register Kas

3 FPT Bukti Setor Bank 1 2 FPT 2

Menyerahkan Barang Kepada Pembeli

N
Selesai

RHPP

PRK 1 FPT 2 Via Pembeli 1 N 3

Bersama Uang

2 Bersama Barang 5 N 4 6 FPT 1 PRK FPT Bersama Barang Sbgai Slip Pembun gkus

Diserahkan ke Bank

Membuat bukti Memorial

RHPP Bukti Memorial

8 Page 6