KERTAS KERJA PERORANGAN DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III Analisis SWOT Rencana Kerja Peningkatan Koordinasi pada Kantor Kecamatan Lembeh Utara 1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Penyelenggaraan tugas – tugas pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan sebagaimana diamanatkan oleh Undang – Undang Nomor 32 tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah telah memberikan kewenangan kepada daerah untuk mengatur dan mengurus sendiri urusan pemerintahan menurut asas otonomi dan tugas pembantuan yang dalam pelaksanaan fungsi – fungsi pemerintahan daerah dilakukan oleh pemerintah daerah Kota Bitung dan Dewan Perwakilan Daerah Kota Bitung. Kepala Daerah adalah Kepala Pemerintah Daerah yang dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh perangkat daerah antara lain kecamatan yang dipimpin oleh Camat dimana dalam pelaksanaan tugasnya memperoleh pelimpahan sebagian wewenang Walikota untuk menangani sebagian urusan otonomi daerah. Berkaitan dengan hal tersebut diatas, pemerintah kecamatan khususnya kecamatan Lembeh Utara mutlak memerlukan dukungan aparat kecamatan yang memadai baik kuantitas maupun kualitas yang mampu mengkoordinasikan tugas – tugas pemerintahan secara optimal. Untuk menghasilkan pelaksanaan tugas yang berkualitas, perlu dijamin dengan koordinasi yang mantap. Fungsi koordinasi menjadi penting ketika 2 semua kegitan pembangunan dan kemasyarakatan akan di implementasikan secara menyeluruh kepada masyarakat. Disinilah arti penting koordinasi yang diangkat penulis sebagai Camat Lembeh Utara dalam penulisan kertas kerja perseorangan ini, dengan mengambil judul “ Rencana Kerja Peningkatan Koordinasi pada Kantor Kecamatan Lembeh Utara”. Kendala – kendala utama yang dihadapi dalam pelaksanaan tugas yang diangkat dalam penulisan KKP ini kemudian di analisis secara menyeluruh untuk mendapatkan prioritas strategi agar koordinasi dapat berjalan efektif dan efisien dalam kewilayahan Pemerintah Kecamatan Lembeh Utara. B. Isu Aktual Prioritas Dalam pelaksanaan tugas sehari – hari, kita dapat diperhadapkan oleh berbagai isu aktual disertai sikap atau tindakan kita terhadap isu tersebut. Ada beberapa isu aktual yang mempengaruhi optimalisasi kinerja Pemerintah Kecamatan Lembeh Utara yaitu : a. Rendahnya kualitas pelayanan air bersih b. Belum optimalnya penyiapan bahan informasi c. Masih rendahnya penyelenggaraan koordinasi d. Rendahnya kualitas pelayanan listrik e. Rendahnya kualitas pelayanan jasa transportasi Untuk menentukan skala prioritas isu aktual, ditentukan melalu matriks penilaian isu aktual prioritas yang mencakup empat kriteria penilaian yaitu : 3 Aktual (A), Kekhahalayakan (K), Problematika (P) dan Layak ( L ) terhadap masing –masing isu aktual. Skala penilaian setiap kriteria menggunakan skala nilai likert (1 – 5) sebagai berikut : 1. Nilai 5 : sangat aktual / sangat memenuhi kriteria Kekhahalayakan / sangat layak. 2. Nilai 4 : aktual / memiliki nilai problematik / sangat memenuhi kriteria Kekhahalayakan / memiliki nilai problematik / layak. 3. Nilai 3 : Cukup aktual / cukup memenuhi kriteria Kekhahalayakan / cukup memiliki nilai problematik / cukup layak. 4. Nilai 2 : Kurang aktual / kurang memenuhi kriteria Kekhahalayakan / kurang memiliki nilai problematik / kurang layak. 5. Nilai 1 : Tidak aktual / tidak memenuhi kriteria Kekhahalayakan / tidak memiliki nilai problematik / tidak layak Hasil skoring prioritas isu aktual yang diangkat tersebut diatas dapat dilihat sebagaimana tertera dalam tabel berikut ini 4 Tabel 1.1 Matriks Isu aktual N o 1 2 Isu Aktual Aktu al 5 4 Kekha layak an 5 4 Proble matik 5 5 Layak Tot al 17 18 Rank Rendahnya kualitas pelayanan air bersih Belum optimalnya penyiapan informasi Masih rendahnya penyelenggaraan koordinasi Rendahnya kualitas pelayanan listrik 2 5 III II 3 5 4 5 5 19 I 4 4 5 5 2 16 IV 5 Rendahnya pelayanan transportasi kualitas jasa 4 5 4 2 15 V Berdasarkan hasil analisa setiap faktor sesuai dengan kriteria penilaian terhadap setiap isu aktual yang ada, maka yang mempunyai nilai tertinggi atau isu aktual prioritas adalah masih rendahnya penyelenggaraan koordinasi. C. Perumusan Masalah Dengan kajian yang logis dan berdasarkan fakta di lapangan dapat di jelaskan rangkaian faktor – faktor penyebab dari isu tersebut . Masih rendahnya penyelenggaraan koordinasi merupakan akibat dari berbagai faktor penyebab yang dapat diketahui dengan menggunakan kriteria USG sebagai berikut : 5 Tabel 1. 2 Matriks Faktor Penyebab N o 1 2 Faktor penyebab Rendahnya kualitas aparatur Rendahnya masyarakat Egoisme sektoral Terbatasnya dana partisipasi U 5 4 S 5 4 G 5 3 Total 15 11 Rank I III 3 4 4 5 4 4 2 3 10 12 IV II 5 Terbatasnya sarana 4 4 2 10 V Dengan demikian permasalahan yang dihadapi harus dirumuskan secara jelas sebagai berikut : “ Rendahnya Kualitas Aparatur dalam Penyelenggaraan Koordinasi pada Kantor Kecamatan Lembeh Utara“. 6 BAB II GAMBARAN KEADAAN SEKARANG A. VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN . 1. VISI Penetapan visi sebagai bagian dari perencanaaan stratejik merupakan suatu langkah penting dalam perjalanan suatu organisasi. Visi tidak hanya penting pada waktu mulai berkarya, tetapi juga pada kehidupan organisasi. Visi yang tepat bagi masa depan suatu instansi pemerintah akan mampu menjadi akselator kegiatan instansi tersebut. Adapun tujuan penetapan visi adalah : a. mencerminkan apa yang ingin dicapai b. memberikan arah dan focus strategi yang jelas c. menjadi perekat dan menyatukan berbagai gagasan stratejik d. memiliki orientasi terhadap masa depan e. menumbuhkan organisasi f. menjamin kesinambungan kepemimpinan organisasi Visi Pemerintah Kecamatan Lembeh Utara adalah : “ Melayani untuk masyarakat dengan menjaga budaya dan kearifan lokal “ 7 komitmen seluruh jajaran dalam lindungan 2. MISI Untuk mewujudkan visi yang telah ditetapkan, setiap organisasi harus memiliki misi yang jelas. Misi merupakan pernyataan yang menetapkan tujuan instansi pemerintah dan sasaran yang ingin dicapai . Adapun misi dari Pemerintah Kecamatan Lembeh Utara yaitu : 1. Mengedepankan pelayanan publik yang handal dan bemutu 2. Memelihara budaya lokal sebagai kekayaan daerah 3. Mampu bersinergi dalam pembinaan kemasyarakatan 4. Menciptakan penyelenggaraan tugas –tugas pemerintahan umum yang efisien dan efektif 5. Mendorong terwujudnya masyarakat yang hidup sehat ramah lingkungan 3. Tujuan dan Sasaran Tujuan adalah sesuatu (apa) yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu 1 (satu) tahun sampai dengan 5 (lima) tahunan. Sedangkan sasaran merupakan penjabaran dari tujuan yang akan dicapai atau dihasilkan. Oleh instansi pemerintah dalam jangka waktu tahunan, semesteran, triwulanan atau bulanan. Menyikapi tugas pemerintah yang ada pada hakekatnya sebagai pelayanan masyarakat maka setidaknya perlakuan terhadap masyarakat sebagai objek perlu di prioritaskan. Berangkat dari 8 permasalahan ini maka kelurahan dan kecamatan perlu menyatukan persepsi layanan masyarakat, dan yang menjadi tujuan adalah bagaimana meningkatkan pelayanan kepada masyarakat serta perumusan sasaran adalah Meningkatnya Koordinasi pada Kantor Kecamatan Lembeh Utara. B. TUGAS POKOK DAN FUNGSI, KEBIJAKAN OPERASIONAL, PROGRAM DAN KEGIATAN 1. Tugas Pokok dan Fungsi Berpedoman pada Undang – Undang Nomor 32 tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, Peraturan Daerah Kota Bitung Nomor 8 tahun 2000 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi kecamatan dan Kelurahan se – Kota Bitung serta Keputuan Walikota Bitung Nomor 30 tahun 2001 tentang Tata Kerja Kecamatan dan Kelurahan se – Kota Bitung yang merupakan landasan penyelenggaraan pemerintah dan kebijakan pembangunan di wilayah kecamatan dan kelurahan, mak Camat mempunyai tugas Menjalankan Pelimpahan sebagian wewenang otonomi daerah yang dilimpahkan oleh Walikota. Selain tugas sebagaimana dimaksud tersebut Camat juga menyelenggarakan tugas umum pemerintahan meliputi : a. Mengkoordinasikan kegiatan pemberdayaan masyarakat. b. Mengkoordinasikan upaya penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum. 9 c. Mengkoordinasikan penerapan dan penegakan peraturan perundang – undangan. d. Mengkoordinasikan pelayanan umum. e. Mengkkordinasikan penyelengaaraan kegiatan pemerintahan di tingkat kecamatan. f. Membina penyelenggaraan pemerintahan kelurahan. g. Melaksanakan pelayanan masyarakat yang menjadi ruang lingkup tugasnya dan atau yang belum dapat dilaksanakan pemerintahan kelurahan. Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud diatas, Camat mempunyai fungsi sebagai berikut : a. Memimpin pelaksanaan kebijakan pemerintah daerah diwilayah kecamatan. b. Membantu Sekretaris Daerah dalam menyiapkan informasi mengenai wilayah kecamatan yang dibutuhkan dalam perumusan kebijakan bagi Kepala Daerah. c. Mengkoordinasikan pelayanan lintas kecamatan. pemeliharaan prasarana dan fasilitas 2. Kebijakan Operasional Adapun kebijakan opersional pembangunan pada dasarnya adalah penetapan pokok – pokok pikiran sebagai suatu upaya untuk melanjutkan dan mempertajam penyelesaian masalah – masalah 10 mendesak, sekaligus sebagai percepatan upaya pemberdayaan masyarakat dalam melaksanakan program pemerintah kecamatan sehingga masyarakat di wilayah kecamatan Lembeh Utara akan lebih maju, sejahtera dan mandiri. 3. Program dan kegiatan Adapun untuk menjabarkan tujuan sasaran, dan kebijakan operasional yang telah dibuat maka program dan kegiatan yang ingin ditingkatkan adalah : a. Program  Pembinaan dan peningkatan sumber daya manusia yang handal, inofatif dan kreatif melalui pelatihan seperti diklat.  Pembinaan dan sosialisasi pelayanan dan tersedianya administrasi yang baik pada pemerintah kecamatan Lembeh Utara melalui kegiatan kemasyarakatan masyarakat seperti dan sosialisasi sosialisasi program pemerintah kepada peningkatan kesadaran masyarakat untuk memiliki KTP, KK, dan lain – lain b. Kegiatan  Program pelayanan administrasi perkantoran  Program peningkatan sarana prasarana dan aparatur  Program peningkatan disiplin aparatur  Program Apel bersama seluruh Perangkat Pemerintahan 11  Program konsolidasi aparatur Pemerintah dengan Masyarakat C. PENGUKURAN DAN PENCAPAIAN KINERJA Pengukuran kinerja tidak dimaksudkan untuk berperan sebagai mekanisme untuk memberikan penghargaan ataupun hukuman tetapi penguluran kinerja berperan sebagai alat komunikasi dan alat manajemen untuk memperbaiki kinerja organisasi. Tujuan pengukuran kinerja antara lain :  menilai pencapaian – secara kuantitatif – setiap indikator kinerja sebagai bahan kontribusi bagi proses penilaian / evaluasi keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan program, kebijakan, sasaran dan tujuan.  Memberikan pemahaan bahwa pengukuran kinerja tidak hanya difokuskan kepada indikator input saja tetapi yang lebih penting adalah indikator output, outcomes, manfaat dan dampak.  Memberikan dasar pengukuran dan evaluasi kinerja yang lebih sistematis, terukur dan dapat diterapkan. Pengukuran kinerja saat ini adalah dengan menggunakan satuan ukuran presentase (%) indikator kinerja dalam mewujudkan sasaran prioritas sebagaimana dalam tabel berikut ini: 12 Tabel 2.1 Pengukuran Tingkat Kinerja Tujuan Sasaran Prioritas Indikator Kinerja Satuan ukuran Tkt kinerja saat ini Meningkatkan koordinasi Meningkatnya kualitas aparatur 1.Keterpaduan Program Kerja 2. Akurasi dan Kelengkapan % 80 % 75 % 75 Pemerintah pada dalam Kecamatan Lembeh Utara penyelenggaraan koordinasi pada data Kantor Kecamatan Lembeh Utara 3. Kecepatan Ideal Proses pelaksanaan Kegiatan 4.Evaluasi pelaksanaan Kegiatan % 75 13 BAB III GAMBARAN KEADAAN YANG DIINGINKAN A. TUJUAN DAN SASARAN 1. Tujuan Bertitik tolak dari tugas pokok dan fungsi serta permasalahan yang dihadapi maka untuk lebih meningkatkan daya guna dan hasil guna dalam pelaksanaan tugas, maka perlu mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan dan hendak dicapai yaitu : “ Meningkatkan Koordinasi Pada Kantor Kecamatan Lembeh Utara “ 2. Sasaran Untuk mencapai tujuan dimaksud harus dipilih kegiatan yang tepat untuk di upayakan agar tujuan yang ditetapkan dapat terealisasi sesuai dengan harapan. Oleh karena itu maka dalam kurun waktu 1 (satu) tahun sasaran prioritas yang ditetapkan adalah : “ Meningkatnya kualitas aparatur dalam penyelenggaraan koordinasi pemerintah Kecamatan Lembeh Utara “. B. TINGKAT KINERJA YANG DIINGINKAN Dalam kurun waktu 1 (satu) tahun mendatang tingkat kinerja yang diinginkan adalah tercapainya sasaran yaitu Meningkatnya koordinasi pada Kantor Kecamatan Lembeh Utara Yang telah ditetapkan berdasarkan indikator – indikator sebagai berikut : 14 1. Keterpaduan program kerja 2. Akurasi dan kelengkapan data 3. Kecepatan ideal proses pelaksanaan kegiatan 4. Evaluasi pelaksanaan kegiatan Gambaran kinerja sekarang dan yang akan datang dapat dilihat pada tabel 3 dibawah ini: Tabel 3.1 Kinerja saat ini dan Yang akan datang Tujuan Sasaran Indikator Kinerja Satuan Tingkat ukuran kinerja sekarang 3 bln 6 bln 9 bln 12 bln Kinerja yang akan datang Meningkatkan koordinasi pada Kantor Meningkatnya kualitas aparatur dalam penyelenggaraan koordinasi Kantor kecamatan Lembeh Utara pada 1.Keterpaduan Program kerja. % 75 80 85 90 100 Kecamatan Lembeh Utara Kota Bitung 2.Akurasi dan Kelengkapan data 3. Kecepatan ideal proses pelaksanaan kegiatan 4. Evaluasi Pelaksanaa kegiatan % 75 80 85 90 100 % 80 85 90 95 100 % 75 80 85 90 100 15 Dari tabel tersebut diatas dapat dilihat pencapaian kinerja yang diinginkan sebagai berikut : 1. Diperlukan koordinasi yang mantap antar instansi terkait. Apabila mekanisme jelas akan diperoleh program kerja yang terpadu. Berarti akan menghindar tumpang tindih program kerja dan kegiatan yang dilaksanakan berbagai instansi. 2. Akurasi dan kelengkapan data merupakan hal penting dalam suatu program kerja, sebab bila tidak adanya data yang lengkap dan akurat akan berdampak serius bagi rancangan program kerja terutam pemerintahan kecamatan yang memadukan berbagai sektor terkait. Hal – hal seperti kesalahan analisis dan penanganan masalah, pengambilan keputusan yang keliru merupakan hal – hal yang dapat terjadi bila data tidak akurat dan lengkap. 3. Sering kali program kerja pemerintahan harus segera dilaksanakan untuk mengatasi permasalahan yang mendesak. Apabila proses untuk menyiapkan sebuah program kerja sangat lama maka akan berdampak berkembangnya masalah yang sedang dihadapi. 4. Setiap program kerja yang telah dilaksanakan perlu dilakukan evaluasi agar dapat diketahui apakah masih sesuai dengan perkembangan situasi dan kondisi atau malah sudah menghambat kegiatan Pemerintahan Kecamatan. Evaluasi juga dapat di pakai sebagai informasi baru dalam program kerja selanjutnya. 16 C. KERANGKA PENGUKURAN DAN EVALUASI KINERJA Sebagaimana pembahasan terdahulu bahwa tingkat kinerja yang diinginkan adalah terciptanya sasaran yaitu meningkatnya kualitas aparatur dalam penyelenggaraan koordinasi pada Kantor Kecamatan Lembeh Utara Kota Bitung. Jika dilakukan pengukuran kinerja dan pencapaian tingkat kinerja terhadap indikator – indikator keberhasilan berdasarkan sistim akuntabilitas kinerja instansi pemerintah di kaitkan dengan sasaran maka diharapkan diperoleh hasil untuk satu tahun mendatang yaitu : 1. Keterpaduan program kerja bisa mencapai 100 % 2. Akurasi dan kelengkapan data dapat dipenuhi. 3. Kecepatan ideal proses pelaksanaan kegiatan bisa tepat waktu. 4. Evaluasi pelaksanaan kegiatan semakin baik. Melalui pengukuran dan evaluasi kinerja akan diperoleh informasi kemajuan kinerja yang dicapai, penyimpangan dan kesulitan yang dihadapi serta rencana tindak lanjut yang akan dilakukan. Rapat evaluasi dapat dijadikan sebagai forum pengkajian peningkatan kinerja organisasi serta dapat juga dianggap sebagai penyampaian pertanggungjawaban atau akuntabilitas pegawai kepada atasannya. Evaluasi dilakukan secara berkala sesuai kebutuhan atau menurut jadwal yang ditetapkan berdasarkan tahapan peningkatan kinerja yang telah ditentukan. Evaluasi pelaksanaan koordinasi pada Kantor Kecamatan Lembeh Utara dapat dilihat pada tabel dibawah ini : 17 Tabel 3.2 Pengukuran Kinerja Kegiatan Aspek yang dinilai Target % Pelaksanaan koordinasi Keterpaduan program kerja Akurasi dan kelengkapan data Ketepatan waktu Evaluasi / monitoring 100 100 100 100 75 75 80 75 Realisasi % 18 BAB IV ANALISIS MASALAH DAN RENCANA KERJA A. Identifikasi Dan Analisis Masalah Analisis adalah suatu proses merinci suatu objek dengan alat tertentu kedalam beberapa komponen yang saling berhubungan dengan menilai urgensi, dukungan dan keterkaitannya terhadap terjadinya sesuatu. Untuk mengkaji dan menganalisis lingkungan strategis berkaitan dengan kesenjangan yang muncul, maka penulis menggunakan teknik analisis SWOT ( Strenght, Weakness, Opportunity, Threat). Dengan mempergunakan pendekatan analisis ini maka teridentifikasi faktor pendorong dan penghambat organisasi baik yang bersifat internal maupun eksternal. Dengan analisis lingkungan internal dan eksternal diharapkan dapat memberikan informasi gambaran kemampuan organisasi dan posisi kekuatan organisasi serta factor kunci keberhasilan atau faktor strategis dalam mencapai visi dan misi. Berdasarkan konsep pemikiran seperti diatas, sudah sangat tepat menerapkan analisis SWOT terhadap keadaan lingkunganinternal dan eksternal organisasi sebagai suatu analisis yang komprehensip sebagaimana tabel berikut ini : 19 Tabel 4.1 Identifikasi Faktor-Faktor Pendorong dan Penghambat FAKTOR INTERNAL NO S1 S2 S3 STRENGHTS Adanya dukungan Pimpinan Adanya program kerja NO WEAKNESSES & W1 Rendahnya pengetahuan pemahaman aparatur W2 Terbatasnya jaringan kerja Adanya Uraian tugas yang W3 Sarana & Prasarana yang belum jelas memadai FAKTOR EKSTERNAL OPPORTUNITY Adanya pelatihan Aparatur Tingginya partisipasi masyarakat Adanya peraturan perundang-undangan yang mendukung NO T1 T2 T3 THREATS Banyaknya unit kerja yang akan dikoordinasikan Terbatasnya Teknologi Informasi Ego sektoral NO O1 O2 O3 B. Faktor Kunci Keberhasilan 1. Memilih dan Menetapkan Faktor Kunci Keberhasilan Setelah faktor Kekuatan, Kelemahan, peluang dan ancaman diidentifikasi melalui analisa SWOT, selanjutya dilakukan penilaian untuk mengetahui dan menentukan faktor pendorong dan faktor penghambat serta faktor yang menjadi kunci keberhasilan atau faktor strategis dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Faktor strategis adalah faktor yang mempunyai nilai yang lebih besar dibandingkan dengan faktor lainnya yang 20 terkait dalam pencapaian tujuan dan sasaran. Penilaian yang dilakukan dengan menentukan Nilai Urgensi (NU) mencari Bobot faktor (BF), Nilai Dukungan (ND) keterkaitan antar faktor. 1. Penentuan Nilai Urgensi (NU) dilakukan dengan memakai model rating scale (model skala nilai) 1 – 5.. Untuk memudahkan penilaian, terlebih dahulu dirancang suatu format penilaian yaitu : Sangat Baik = 5 Baik Cukup Kurang Buruk =4 =3 =2 =1 2. Penentuan Bobot Faktor (BF), yaitu menggunakan prosentase 1 – 100%. Nilai BF ditentukan dengan membandingkan Nilai satuan Urgensi dibagi jumlah Nilai Urgensi masing – masing faktor (internal dan eksternal) dikalikan dengan 100%. Dan hasil tersebut dapat diketahui tingkat urgensinya dan total urgensi masing – masing faktor. 3. Penentuan Nilai Dukungan (ND) dan nilai Bobot Dukungan (NBD). Dalam hal ini faktor pendorong dan penghambat yang berpotensi sebagai unggulan dalam mencapai keberhasilan diberi nilai dengan skala 1 – 5. Sedangkan Nilai Bobot Dukungan (NBD) diperoleh dengan mengalikan Bobot Faktor (BF) dengan Nilai Dukungan (ND) atau NBD = ND x BF 21 4. Menentukan Nilai Keterkaitan (NK) dan Nilai Rata – rata Keterkaitan (NRK). Nilai keterkaitan antara suatu faktor dengan faktor lainnya dinilai dengan skala 0 – 5. Nilai Rata – rata Keterkaitan semua faktor dibagi unsur yang dinilai. 5. Penentuan Nilai Bobot Keterkaitan (NBK) dan Total Nilai Bobot (TNB). Nilai Bobot keterkaitan diperoleh dengan mengalikan Nilai BF setiap faktor dengan NRK sedangkan TNB diperoleh dengan menjumlahkan NBD dengan NBK. 6. Penentuan Faktor Kunci Keberhasilan (FKK). Setelah mengetahui hasil TNB masing – masing faktor baik internal maupun eksternal pada kategori Strenghts, Weaknessen, Opprtunities dan Threaths. Jumlah yang paling besar masing – masing kategori diberi nilai bobot 1, nilai dibawahnya diberi nilai bobot 2 dan nilai dibawahnya lagi diberi nilai bobot 3. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel berikut ini.. Tabel 4.2 Matriks Urgensi Faktor Internal 22 Dari tabel diatas dapat kita lihat bahwa faktor internal yang paling urgen dan dominan sebagai kuncu keberhasilan adalah adanya dukungan pimpinan dan adanya uraian tugas yang jelas dengan bobot faktor 27 %. Tabel 4.3 Matriks Urgensi Faktor Eksternal Dari tabel diatas dapat kita ketahui bahwa dari faktor eksternal yang paling dominan sebagai kunci keberhasilan adalah adanya pelatihan aparatur, tingginya partisipasi masyarakat serta adanya peraturan yang mendukung dimana masing – masing memperoleh bobot faktor urgensi sebesar 27 %. 23 TABEL 4.4 Evaluasi Matriks Eksternal Dan Internal 24 Penentuan Faktor Kunci Keberhasilan (FKK) atau Kekuatan Kunci atau Faktor Strategis adalah dengan cara : a. Memilih faktor yang mempunyai TNB terbesar diantara faktor yang berpengaruh terhadap sasaran yang akan dicapai. b. c. d. e. Kalau TNB sama, dipilih NBD yang terbesar. Kalau NBD sama, dipilih NBK yang terbesar. Kalau NBK sama dipilih BF yang terbesar Kalau BF sama, dipilih berdasarkan pengalaman dan pertimbangan yang rasional. Berdasarkan kriteria diatas, dan hasil evaluasi dari tabel 4.4 maka Faktor Kunci Keberhasilan yang dipilih adalah seperti pada tabel 4.5 berikut ini : Tabel 4.5 Faktor Kunci Keberhasilan ( FKK ) FAKTOR INTERNAL STRENGTH 1 2 Adanya dukungan pimpinan 1 WEAKNESS Rendahnya Pengetahuan dan pemahaman aparatur Terbatasnya jaringan kerja Adanya Pembagian Tugas Yang 2 jelas FAKTOR EKSTERNAL OPPORTUNITY THREATS 1 yang 2 Terbatasnya teknologi informasi Banyaknya unit kerja yang dikoordinasikan 1 2 Adanya pelatihan aparatur Adanya peraturan mendukung 25 2. Peta Posisi Kekuatan Organisasi Dengan membandingkan Total Nilai Bobot (TNB) Strengths = 6,33; Weakness = 1,53; Opportunities = 5,60; Theaths = 1,20 maka kekuatan organisasi berada pada kuadran I, dimana peta kekuatan organisasi dengan kuadran I ini menggambarkan situasi / kondisi organisasi yang sangat menguntungkan dalam pencapaian sasaran karena memiliki peluang dan kekuatan sebagaimana tergambar pada Peta Kekuatan Organisasi, pada gambar dibawah ini : GAMBAR 1 PETA POSISI KEKUATAN ORGANISASI 26 3. Perumusan Tujuan Berdasarkan penentuan formula strategi matriks SWOT dengan cara mengintegrasi faktor – faktor kunci keberhasilan yang terdapat pada tabel sehingga tercipta kesatuan arah dan bersinergi dalam persiapan tujuan. Matriks SWOT dapat digunakan sebagai sarana dalam memproses beberapa strategi utama pada ke empat kuadran yang saling terkait dan fokus kearah tujuan yang telah dirumuskan sesuai peta kekuatan organisasi. Dari 8 alternatif terdapat 2 strategi ekspansi dirumuskan pada kuadran 1 (satu). Pada kuadran 1 ini dapat diinteraksikan kekuatan kunci sebagai suatu strategi. SO kearah ekspansi dalam mencapai tujuan organisasi pada kuadran 1 ini dianggap memiliki keunggulan untuk dikembangkan dalam pencapaian tujuan. Tahap selanjutnya adalah merumuskan tujuan sebagaimana pada tabel 4.6 : Tabel 4.6 Perumusan Tujuan ( Pada Kuadran 1 ) FAKTOR KEKUATAN KUNCI NO KEKUATAN KUNCI PELUANG KUNCI Adanya pelatihan aparatur Adanya aturan yang mendukung ALTERNATIF TUJUAN 1 Adanya dukungan Pimpinan Adanya Pembagian Tugas Yang Jelas Meningkatkan kualitas aparatur Meningkatkan pemahaman aparatur 2 C. Strategi dan Rencana Kegiatan 27 Berdasarkan tabel faktor kunci keberhasilan maka didapatkan formulasi strategi dalam menyiapkan kegiatan sebagaimana tabel di bawah ini : Tabel 4.7 Formulasi Strategi SWOT 28 Keterangan : Strategi S Strategi ST : Memanfaatkan kekuatan untuk meraih peluang : Menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman Strategi WO : Memperbaiki kelemahan yang masih potensial mendukung kekuatan meraih peluang atau sasaran yang akan dicapai Strategi WT : Meminimalkan kelemahan atau memperbaiki kekurangan agar ancaman tidak menjadi penghambat meraih peluang. Berdasarkan formulasi strategi SWOT diatas maka dapat ditetapkan dan dipersiapkan rencana kerja sebagai berikut : Tabel 4.8 Strategi yang Aplikatif No 1 Strategi (Program) Strategi SO : Manfaatkan dukungan pimpinan dengan mengikuti pelatihan aparatur Strategi WO : Tingkatkan pengetahuan dan pemahaman aparatur dengan mengikuti pelatihan aparatur Kegiatan  Mengadakan kerjasama dengan instansi terkait  Mengikutsertakan aparatur dalam kegiatan diklat  melakukan training atau workshop  membangun jaringan informasi 2 3 Strategi ST : Manfaatkan dukungan pimpinan untuk mengantisipasi keterbatasan teknologi informasi 29 4 Strategi WT : Tingkatkan pengetahuan dan pemahaman aparatur untuk mengimbangi keterbatasan teknologi  mengadakan bimtek  Membangun jaringan Informasi 1. Rencana Kegiatan Terkoordinasi Berdasarkan formulasi rumusan strategi dan program kegiatan yang telah disepakati, maka disusunlah rencana kegiatan terkoordinasi untuk masing – masing strategi sebagaimana tabel berikut : Tabel 4.9 Strategi dan Kegiatan Terkoordinasi Sasaran dan Indikator Meningkatnya kompetensi aparatur Indikator 1 Kompetensi dalam meng identifikasi masalah 2.Kompetensi Merumuskan program 3 Kompetensi koordinasi dgn bagian/bidang Yang ada. Strategi WO Tingkatkan kemampuan aparatur Strategi ST Antisipasi keterbatasan teknologi Strategi WT Tingkatkan kualitas aparatur Strategi (Program) Strategi SO Optimalkan dukungan pimpinan Penanggung jawab Walikota Camat Kabag Tapem Camat feb Sepanjang Tahun 30 jt 10 jt Biaya ( Rp ) 25 Jt Kegiatan 1.Bentuk Tim koordinasi 2.Buat program 3.Lakukan Monev Mengikut sertakan aparat dalam Diklat-Diklat 1. Bentuk jaringan informasi 2. In house taining 1. Lakukan bimtek 2. Bangun Jaringan informasi Waktu Jan Asisten I Maret April 10 jt Kabag Tapem Sekot Kabag Tapem Mei Juni Juli Agustus 25 jt 30 2. Penetapan Tolok Ukur Selanjutnya untuk lebih dapat diukur maka perlu ada penetapan tolok ukur dari semua kegiatan yang dilakukan seperti pada tabel 13 berikut: Tabel 4.10 Tolok Ukur No 1 Kegiatan Membentuk tim koordinasi waktu Jan Tolok ukur Terbentuknya koordinasi 2 Menyusun rencana kerja Jan, febr. Terbitnya rencana kerja 3 Melakukan monitoring dan Maret, evaluasi 4 Mengikuti Diklat-Diklat Juni Dokumen Monev Dokumen tim sept. des Sepanjang tahun Pasca Diklat 5 In house training Juli Terlaksananya training in house 6 Bimbingan teknis Agustus sept Tersedianya aparatur yang kompeten Terbangunnya kerja yang baik jaringan 7 Membangun informasi jaringan Nov, Des 31 3. Perkiraan Kesulitan dan rencana Antisipasi Tabel 4.11 Perkiraan kesulitan dan rencana antisipasi No 1 Kesulitan-kesulitan yang Strategi/Upaya mengatasi diperkirakan akan terjadi Tingkat kesibukan berbagai Mengirim jadwal pelaksanaan instansi pemerintah yang saling sedini mungkin kepada instansi berbeda-beda, mempertemukan sehingga dalam sulit terkait, agar mereka dapat satu menyusun rencana persiapan tempat dan waktu yang sama 2 Terbatasnya anggaran pemerintah pengiriman peserta. Mengupayakan adanya lembaga donor, disamping upaya untuk memperjuangkan pemerintah kepada Terkait dengan adanya rencana antisipasi yang simultan dengan kegiatan monitoring dan evaluasi sebagai suatu siklus input – proses – output dan feed back sebagai kelanjutan dari selurh kegiatan. D. Monitoring dan Evaluasi a. Monitoring Pemantauan pelaksanan kegiatan bertujuan untuk memastikan bahwa pelaksanaan rencana kegiatan dan sumber daya digunakan secara efektif dan efisien. Untuk mengetahui tingkat keberhasilan pelaksana kegiatan evaluasi dilakukan terhadap : 32 - Aspek Input Aspek Output Aspek Outcome Masalah diselesaikan dengan benar dan baik. Umpan balik diberikan dengan tehnik komparasi atau membandingkan realisasi dengan cara yang telah ditetapkan. Sehingga dapat diketahui kemajuan pelaksanaan kegiatan dan kinerja yang dicapai. Adapun jadwal monitoring dan evaluasi seperti pada tabel berikut : Tabel 4.12 Monitoring dan Evaluasi WAKTU NO 1 KEGIATAN Pemantuan Triwulan I Minggu I bulan januari sampai dengan akhir bulan maret Minggu terakhir bulan maret dilaksanakan evaluasi pelaksanaan tugas Setiap Triwulan dibuat laporan sesuai hasil evaluasi Triwulan II Minggu I bulan april sampai dengan akhir bulan juni Minggu terakhir bulan juni dilaksanakan evaluasi pelaksanaan tugas Setiap Triwulan dan mengakhiri semester I dibuat laporan sesuai hasil evaluasi Triwulan III Minggu I bulan juli sampai dengan akhir bulan september Minggu terakhir bulan september dilaksanakan evaluasi pelaksanaan tugas Setiap Triwulan dibuat laporan sesuai hasil evaluasi Triwulan IV Minggu I bulan oktober sampai dengan akhir bulan desember Minggu terakhir bulan desember dilaksanakan evaluasi pelaksanaan tugas Setiap Triwulan dan mengakhiri semester II dibuat laporan sesuai hasil evaluasi 2 Evaluasi 3 Laporan 33 b. Evaluasi Evaluasi kinerja merupakan kegiatan lebih lanjut dari pembahasan yang telah diungkapkan sebelumnya yaitu pengukuan kinerja. Evaluasi merupakan suatu proses umpan balik yang berguna untuk meningkatkan produktivitas dimasa mendatang. Evaluasi dilakukan dengan tehnik komparasi atau membandingkan realisasi dengan cara yang telah ditetapkan. Sehingga dapat diketahui kemajuan pelaksanaan kegiatan dan kinerja yang dicapai. Evaluasi memerankan berbagai fungsi yaitu : memberi informasi yang valid memberi sumbangan pada klarifikasi dan kritik memberi sumbangan pada aplikasi kebijakan melihat seberapa besar kesenjangan antara pencapaian kinerja kegiatan dan program dengan harapan atau rencana yang sudah ditetapkan. 34 BAB V PENUTUP Berdasarkan uraian pada bab – bab dalam KKP ini penulis menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Meningkatnya koordinasi pemerintah yang sasarannya adalah meningkatkan kualitas aparatur pemerintah Kecamatan Lembeh Utara, dapat mendorong efektifitas pelaksanaan tugas dalam membantu Walikota Bitung melaksanakan sebagian kewenangan otonomi daerah. 2. Dengan melaksanakan analisis manajemen SWOT terhadap lingkungan internal dan eksternal yang berpengaruh pada organisasi pemerintah Kecamatan Lembeh Utara, ditemukanlah faktor – faktor yang merupakan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman organisasi. 3. Untuk meningkatkan asa koordinasi pada Pemerintah Kecamatan Lembeh Utara, diperlukan peningkatan profesionalisme aparatur kecamatan melalui bimbingan tehnis yang komprehensif. 35 DAFTAR PUSTAKA 1. Undang – Undang Nomor 32 tahun 2004 ; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 101 tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan pegawai Negeri Sipil ; 3. Peraturan Daerah Kota Bitung Nomor 8 tahun 2000 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Kecamatan dan Kelurahan se – Kota Bitung ; 4. Modul Teknis Penulisan Kertas Kerja Perseorangan (KKP) ; 5. Modul Teknis Analisis Manajemen ( LAN – RI) 36 37
Sign up to vote on this title
UsefulNot useful