SURAT-MENYURAT DINAS

Hakikat Surat
• Surat: sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis • Surat tetap dibutuhkan meskipun sudah ada alat komunikasi yang canggih, seperti telepon dan radio. • Peran surat sebagai sarana komunikasi tertulis tidak tergantikan oleh munculnya peralatan yang canggih.

SURAT DINAS

ALAT UNTUK MENYAMPAIKAN ATAU MEMINTA INFORMASI TERTULIS KEPADA PIHAK LAIN BERKAITAN DENGAN URUSAN KEDINASAN

• penyampaian informasi lebih formal. • jangkauannya lebih luas dan fleksibel karena dapat dikirimkan ke berbagai pelosok .Kelebihan surat • sebagai bukti autentik.

– sebagai alat pengikat. – sebagai keterangan yang dapat memberi rasa aman dalam melakukan aktivitas. – sebagai bukti historis . – sebagai pedoman dasar untuk bertindak.Fungsi Surat : – sebagai tanda bukti tertulis. – sebagai alat untuk mewakili perseorangan atau organisasi.

– bentuk setengah lurus (semi block style). . – bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style).Penggolongan Surat • Berdasarkan bentuknya. – bentuk lurus (block style). surat dibedakan atas: – bentuk lurus penuh (full block style). – bentuk dinas Indonesia Baru (new official style). – bentuk lekuk (indented style). – bentuk dinas Indonesia lama (official style).

Salam Pembuka. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………Paragraf Isi ………………………………………………………….LOGO KEPALA SURAT Bentuk Lurus penuh Tanggal : Nomor : Lampiran: Hal : Yth. ……………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup …………………………………………………………………. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial . ………………………… ……………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… …… Paragraf Pembuka ………………………………………………...

. ………………………… ………………………………... ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… Paragraf Pembuka ………………………………………………. Salam Pembuka. ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………Paragraf Isi ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………… Paragraf Penutup …………………………………………………….LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Lurus Nomor : Lampiran: Hal : Yth. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial .

.. Salam Pembuka..LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Setengah Lurus Nomor : Lampiran: Hal : Yth. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial . …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………… …………………Paragraf Pembuka ………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………Paragraf Isi . ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup ………………………………………………………………….………………………………………………………... ………………………… ……………………………….

………………………… ………………………………. ………………………………………………………………………………………. .………………………Paragraf Isi …………………………………………………………………………..………..……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………Paragraf Pembuka ………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………….. Salam Pembuka. ……………..LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Paragraf Menggantung Nomor : Lampiran: Hal : Yth.…………………………………………………………………………………………………………………… ……………………Paragraf Penutup ………………………………………… Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial ..

. …………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup ………………………………………………….LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Bertakuk Nomor : Lampiran: Hal : Yth……. …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Pembuka ………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Isi ……………………………………………………………………………. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan .. Salam Pembuka.. ………………………… ……………………………….

surat perjanjian kontrak) – surat dinas • surat keterangan • surat jalan • surat kelakuan baik • surat izin • dll. surat untuk orang tua) • surat pribadi formal (missal: surat lamaran pekerjaan. surat dibedakan atas: – surat pribadi • surat pribadi nonformal (misal: surat antarteman. surat kuasa. – surat niaga • surat penawaran • surat pemesanan barang • surat pengiriman • surat penagihan • dll .• Berdasarkan isinya.

• menghindari penggunaan singkatan dan akronim. • menyelesaikan pokok-pokok persoalan satu per satu secara teratur dan hanya mengungkapkan satu gagasan pokok untuk setiap alinea. diminta. kecuali yang sudah lazim.Teknik Penyusunan Surat • menetapkan dahulu maksud surat: apa yang akan diberitahukan. atau disampaikan kepada pihak penerima surat. . • memperhatikan bentuk surat dan cara penulisannya sesuai dengan ketentuan. ditanyakan. • memperhatikan penulisan ejaan dan penggunaan tanda baca pada kalimat sesuai dengan kaidah.

Syarat surat yang baik • • • Ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik Disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan surat. Mencerminkan sikap yang adab dan sopan. lugas. Disusun secara jelas. Bersih dan rapi. Disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya. • • • . dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis.

dan tata letak yang diserasikan dengan surat. . tulisan.Kriteria Surat yang Efektif dan Efisien • jelas: tidak terdapat kata-kata yang terselubung atau meragukan • tepat: yang dikemukakan adalah fakta yang benar dan disampaikan secara objektif • singkat dan lugas: tidak berbelit-belit sehingga mengaburkan permasalahan • tuntas: informasi disampaikan secara lengkap • sopan: memilih kata-kata yang baik dan tidak menyinggung pihak lain • estetis: menggunakan bentuk kertas.

surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif. . Lugas jika kata-kata yang digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan. Jelas  jika isi atau informasi yang disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas dan eksplisit. tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi Komunikatif jika mudah dipahami dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami. dan komunikatif dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis. 4. lugas.Bahasa Surat 1. 2. 3. yaitu jelas.

Salam penutup 4. Tembusan 8. Alamat yang dituju 14. Paragraf pembuka 16. Tanggal surat 10. Paragraf isi 2.Bagian-bagian Surat 1. Paragraf penutup 3. Nomor surat 11. Nama jelas 6. Lampiran 12. Inisial . Nama jabatan 7. Kepala surat/kop surat 9. Salam pembuka 15. Hal/pokok surat 13. Tanda tangan 5.

faksimile. dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi pengirim surat.Kepala Surat/Kop Surat Fungsi: a) memberikan informasi kepada penerima surat mengenai nama. nomor telepon. . alamat. b) sebagai sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan instansi pengirim surat.

Kalibata Raya. 791960885. 79182720 Faksimile (021) 79190868 . Jakarta Telepon (021) 79190864.Contoh Kepala Surat BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI Jalan Bina Warga 2.

Tanggal Surat    Contoh (yang tidak tepat): Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2009 Bandung. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang waktu penulisan surat itu. . 31-04-2009 24 Des ’08 Contoh (yang tepat): 25 Juni 2009 31 April 2009 24 Desember 2008 Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas.

kata lampiran tidak perlu dicantumkan.Lampiran  Digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat.  Jika tidak ada sesuatu yang disertakan. Contoh penulisan yang tidak tepat: Lampiran: 5 (lima) lembar Lampiran: Satu (1) berkas Lampiran: Contoh penulisan yang tepat: Lampiran: Lima lembar Lampiran: Satu berkas .

tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat. Contoh penulisan yang tidak tepat: Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli 2008 Contoh penulisan yang tepat: Hal: Undangan . hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang.Hal Surat/Pokok Surat Fungsi: 1) Memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. 2) Agar efektif.

Bapak Kepala Pusat Bahasa Jln. Contoh penulisan yang tidak tepat: Kepada Yth. Kepala Pusat Bahasa Jalan Daksinapati Barat IV Rawamangun Jakarta 13220 .Alamat yang Dituju  Berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat.  Unsur alamat hendaknya ditulis lengkap tidak disingkat. Daksinapati Barat IV Rawamangun JAKARTA Contoh penulisan yang tepat: Yth.

•Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri. Assalamualaikum wr. . Misalnya: Dengan hormat.Salam Pembuka •Sebagai tanda hormat penulis surat kepada penerima surat •Penanda surat yang sopan dan beradab •Dapat diibaratkan sebagai ―ketukan pintu‖ atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain.wb. Bapak … yang terhormat Salam sejahtera.

Fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan.Paragraf Pembuka Bagian ini berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis. sudah kami terima dengan baik. tanggal 25 Juni 2008. 005/1180/I/Bangda. Sehubungan dengan itu. kami beri tahukan hal-hal berikut. tanggal 25 Juni 2008. Misalnya: (1) Sehubungan dengan surat Saudara No.05/1180/I/Bangda. (2) Kami beri tahukan bahwa… (3) Surat Saudara No. kami beri tahukan bahwa… .

tentang syarat-syarat sayembara. Nomor 1415/K2/2009.4) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 12 Desember 2009. . 7) Sehubungan dengan pertanyaan Anda tentang arti kata bina graha melalui surat tanggal 9 Desember 2009. bersama ini kami sampaikan kepada Saudara daftar buku terbitan kami tahun 2009. kami beritahukan bahwa …. 6) Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 10 Agustus 2009. kami berikan jawaban sebagai berikut. Nomor 162/TU/K/2009. 5) Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu. tentang penyuluhan kesehatan. kami beritahukan hal-hal berikut.

kami menaggapinya sebagai berikut. tentang …. tanggal …. 4. Bersama ini kami mengundang Saudara dalam rapat yang akan dilaksanakan …. kami beritahukan bahwa ….. Menjawab surat Anda Nomor …. 3. tanggal …. . 2. tanggal …. tentang …. dalam pertemuan itu akan dihadiri oleh para Kepala Bagian... Menunjuk surat Anda Nomor …. penjelasan kami adalah sebagai berikut.• Perhatikan kalimat berikut ini (salah) 1. 5. tentang . Membalas surat Bapak Nomor …. Menurut rencana.

masing-masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda. • Berisi pokok persoalan yang ingin disampaikan. • Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh tanggapan. • Jika ada dua masalah atau lebih.Paragraf Isi • Merupakan bagian inti dari sebuah surat. atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat. . jawaban. • Paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah.

kami ucapkan terima kasih.Paragraf Penutup • • Merupakan bagian akhir dari sebuah surat. (3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak. Misalnya: (1) Atas permintaan Saudara. . (4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara. • Biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih. (2) Atas kesediaan Saudara. Berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. kami ucapkan terima kasih. kami sampaikan terima kasih.

(2) Demikian atas bantuan Saudara. . (5) Demikianlah harap menjadikan periksa. dan atas perhatian dan kerja samanya. diucapkan terima kasih. (6) Demikian kami haturkan dan terima kasih. (4) Harap maklum adanya. (3) Demikian harap maklum.Contoh yang Tidak Tepat (1) Atas perhatiannya. kami ucapkan terima kasih. diucapkan terima kasih.

Salam Penutup Dicantumkan di pojok kanan bawah. Misalnya: Salam kami. Hormat kami. Salam takzim. Fungsinya antara lain: menunjukkan rasa hormatdan keakraban pengirim dan penerima surat. Salam ini dapat diibaratkan sebagai ―ucapan permisi‖ atau ―pamitan‖ setelah seseorang bertemu atau berkomunikasi dengan baik. Wasalam. . tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat.

Si.M. Burhanuddin Kepala Tanda tangan Prof. • Untuk surat-surat dinas di Indonesia. Tanda tangan Drs. M.Tanda Tangan • Merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. NIP 132061473 Rektor . tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian. Barokah. Dr.

tepatnya sejajar di bawah salam penutup. NIP 010345687 atau: (Tanda tangan) Dr. Awaluddin. M. Hasibuan. Jabatan.Si. Nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun digarisbawahi. Misalnya: (tanda tangan) Drs. bukan kapital seluruhnya. dan NIP Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan.Nama. Kepala .Hum. Nomor induk pegawai (NIP) dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat. Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital. M.

Kepada Yth.Arsip .Kepala Biro Keuangan Contoh yang tidak tepat: Tembusan 1.Kepada Yth.Direktur Jederal Pembangunan Daerah 2.  Jika tdak ada yg diberi tembusan. pencantumannya disertai dgn nomor urut.  Jika yg diberi tembusan lebih dari satu. Kepala Biro Organisasi 3.  Jika yang ditembusi hanya satu. kata ―tembusan‖ tdk perlu dicantumkan. nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.Tembusan  Berfungsi untuk memberitahukan kpd penerima bhw surat yg sama juga dikirimkan kpd pihak lain yg dipandang perlu mengetahui isi surat tsb. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan) 2. Misalnya: Tembusan: 1. Kepala Biro Keuangan 4.Kepala Biro Organisasi 3.Kepada Yth.

• Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat sehingga—jika terjadi kekeliruan dalam surat itu—pimpinan dng mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki. • Penempatan inisial di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan ada tembusannya). Misalnya: AM/ra .Inisial • Inisial adalah tanda tangan atau kode pengenal yg berupa singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat.