P. 1
Surat Dinas (B. Indo)

Surat Dinas (B. Indo)

|Views: 33|Likes:
Published by arif_aha
slide ppt b/indo
slide ppt b/indo

More info:

Published by: arif_aha on May 28, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

01/18/2014

pdf

text

original

SURAT-MENYURAT DINAS

Hakikat Surat
• Surat: sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis • Surat tetap dibutuhkan meskipun sudah ada alat komunikasi yang canggih, seperti telepon dan radio. • Peran surat sebagai sarana komunikasi tertulis tidak tergantikan oleh munculnya peralatan yang canggih.

SURAT DINAS

ALAT UNTUK MENYAMPAIKAN ATAU MEMINTA INFORMASI TERTULIS KEPADA PIHAK LAIN BERKAITAN DENGAN URUSAN KEDINASAN

• penyampaian informasi lebih formal. • jangkauannya lebih luas dan fleksibel karena dapat dikirimkan ke berbagai pelosok .Kelebihan surat • sebagai bukti autentik.

Fungsi Surat : – sebagai tanda bukti tertulis. – sebagai bukti historis . – sebagai pedoman dasar untuk bertindak. – sebagai alat untuk mewakili perseorangan atau organisasi. – sebagai alat pengikat. – sebagai keterangan yang dapat memberi rasa aman dalam melakukan aktivitas.

– bentuk lekuk (indented style). – bentuk lurus (block style). – bentuk setengah lurus (semi block style).Penggolongan Surat • Berdasarkan bentuknya. – bentuk dinas Indonesia Baru (new official style). – bentuk dinas Indonesia lama (official style). – bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style). surat dibedakan atas: – bentuk lurus penuh (full block style). .

……………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup ………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… …… Paragraf Pembuka ……………………………………………….. Salam Pembuka. ………………………… ……………………………….LOGO KEPALA SURAT Bentuk Lurus penuh Tanggal : Nomor : Lampiran: Hal : Yth. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial .. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………Paragraf Isi ………………………………………………………….

. ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………Paragraf Isi ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………… Paragraf Penutup ……………………………………………………. ………………………… ………………………………... Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial . Salam Pembuka. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… Paragraf Pembuka ……………………………………………….LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Lurus Nomor : Lampiran: Hal : Yth.

…………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………… …………………Paragraf Pembuka ………………………………………………... Salam Pembuka.LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Setengah Lurus Nomor : Lampiran: Hal : Yth.………………………………………………………. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial .. ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………Paragraf Isi . ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup ………………………………………………………………….. ………………………… ………………………………..

……….…………………………………………………………………………………………………………………… ……………………Paragraf Penutup ………………………………………… Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial .. ……………..………………………Paragraf Isi …………………………………………………………………………. .. Salam Pembuka.. ………………………………………………………………………………………..LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Paragraf Menggantung Nomor : Lampiran: Hal : Yth. ………………………… ……………………………….……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………Paragraf Pembuka ………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………….

.LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Bertakuk Nomor : Lampiran: Hal : Yth……... Salam Pembuka. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan . …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Pembuka ………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Isi ……………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup …………………………………………………. …………………………. ………………………… ……………………………….

• Berdasarkan isinya. – surat niaga • surat penawaran • surat pemesanan barang • surat pengiriman • surat penagihan • dll . surat dibedakan atas: – surat pribadi • surat pribadi nonformal (misal: surat antarteman. surat perjanjian kontrak) – surat dinas • surat keterangan • surat jalan • surat kelakuan baik • surat izin • dll. surat kuasa. surat untuk orang tua) • surat pribadi formal (missal: surat lamaran pekerjaan.

Teknik Penyusunan Surat • menetapkan dahulu maksud surat: apa yang akan diberitahukan. kecuali yang sudah lazim. • memperhatikan bentuk surat dan cara penulisannya sesuai dengan ketentuan. • menyelesaikan pokok-pokok persoalan satu per satu secara teratur dan hanya mengungkapkan satu gagasan pokok untuk setiap alinea. diminta. . • memperhatikan penulisan ejaan dan penggunaan tanda baca pada kalimat sesuai dengan kaidah. • menghindari penggunaan singkatan dan akronim. ditanyakan. atau disampaikan kepada pihak penerima surat.

Syarat surat yang baik • • • Ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik Disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan surat. lugas. Disusun secara jelas. dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis. Disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya. • • • . Bersih dan rapi. Mencerminkan sikap yang adab dan sopan.

dan tata letak yang diserasikan dengan surat. . tulisan.Kriteria Surat yang Efektif dan Efisien • jelas: tidak terdapat kata-kata yang terselubung atau meragukan • tepat: yang dikemukakan adalah fakta yang benar dan disampaikan secara objektif • singkat dan lugas: tidak berbelit-belit sehingga mengaburkan permasalahan • tuntas: informasi disampaikan secara lengkap • sopan: memilih kata-kata yang baik dan tidak menyinggung pihak lain • estetis: menggunakan bentuk kertas.

3. 4. Lugas jika kata-kata yang digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan. Jelas  jika isi atau informasi yang disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas dan eksplisit. 2. lugas. yaitu jelas. tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi Komunikatif jika mudah dipahami dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami. surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif. dan komunikatif dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis.Bahasa Surat 1. .

Bagian-bagian Surat 1. Salam penutup 4. Lampiran 12. Paragraf pembuka 16. Tembusan 8. Tanda tangan 5. Kepala surat/kop surat 9. Tanggal surat 10. Inisial . Salam pembuka 15. Hal/pokok surat 13. Paragraf isi 2. Nama jabatan 7. Nama jelas 6. Alamat yang dituju 14. Paragraf penutup 3. Nomor surat 11.

. alamat. b) sebagai sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan instansi pengirim surat. dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi pengirim surat.Kepala Surat/Kop Surat Fungsi: a) memberikan informasi kepada penerima surat mengenai nama. nomor telepon. faksimile.

Kalibata Raya.Contoh Kepala Surat BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI Jalan Bina Warga 2. 791960885. Jakarta Telepon (021) 79190864. 79182720 Faksimile (021) 79190868 .

31-04-2009 24 Des ’08 Contoh (yang tepat): 25 Juni 2009 31 April 2009 24 Desember 2008 Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas. .Tanggal Surat    Contoh (yang tidak tepat): Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2009 Bandung. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang waktu penulisan surat itu.

Contoh penulisan yang tidak tepat: Lampiran: 5 (lima) lembar Lampiran: Satu (1) berkas Lampiran: Contoh penulisan yang tepat: Lampiran: Lima lembar Lampiran: Satu berkas . kata lampiran tidak perlu dicantumkan.  Jika tidak ada sesuatu yang disertakan.Lampiran  Digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat.

tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat.Hal Surat/Pokok Surat Fungsi: 1) Memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. 2) Agar efektif. Contoh penulisan yang tidak tepat: Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli 2008 Contoh penulisan yang tepat: Hal: Undangan . hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang.

 Unsur alamat hendaknya ditulis lengkap tidak disingkat. Daksinapati Barat IV Rawamangun JAKARTA Contoh penulisan yang tepat: Yth.Alamat yang Dituju  Berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat. Kepala Pusat Bahasa Jalan Daksinapati Barat IV Rawamangun Jakarta 13220 . Bapak Kepala Pusat Bahasa Jln. Contoh penulisan yang tidak tepat: Kepada Yth.

Assalamualaikum wr. .Salam Pembuka •Sebagai tanda hormat penulis surat kepada penerima surat •Penanda surat yang sopan dan beradab •Dapat diibaratkan sebagai ―ketukan pintu‖ atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain. Bapak … yang terhormat Salam sejahtera.wb. •Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri. Misalnya: Dengan hormat.

05/1180/I/Bangda. (2) Kami beri tahukan bahwa… (3) Surat Saudara No. sudah kami terima dengan baik.Paragraf Pembuka Bagian ini berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis. kami beri tahukan hal-hal berikut. Sehubungan dengan itu. kami beri tahukan bahwa… . 005/1180/I/Bangda. Misalnya: (1) Sehubungan dengan surat Saudara No. Fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan. tanggal 25 Juni 2008. tanggal 25 Juni 2008.

tentang penyuluhan kesehatan. bersama ini kami sampaikan kepada Saudara daftar buku terbitan kami tahun 2009. 5) Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu.4) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 12 Desember 2009. kami berikan jawaban sebagai berikut. 7) Sehubungan dengan pertanyaan Anda tentang arti kata bina graha melalui surat tanggal 9 Desember 2009. kami beritahukan bahwa …. Nomor 1415/K2/2009. kami beritahukan hal-hal berikut. tentang syarat-syarat sayembara. Nomor 162/TU/K/2009. . 6) Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 10 Agustus 2009.

Menurut rencana. Menjawab surat Anda Nomor ….• Perhatikan kalimat berikut ini (salah) 1. kami menaggapinya sebagai berikut. 4. 2. tanggal ….. tentang ….. Membalas surat Bapak Nomor …. tentang …. kami beritahukan bahwa …. . dalam pertemuan itu akan dihadiri oleh para Kepala Bagian. 5.. Bersama ini kami mengundang Saudara dalam rapat yang akan dilaksanakan …. tentang . 3. tanggal …. tanggal …. penjelasan kami adalah sebagai berikut. Menunjuk surat Anda Nomor ….

jawaban. • Jika ada dua masalah atau lebih. masing-masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda. • Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh tanggapan. . • Paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah.Paragraf Isi • Merupakan bagian inti dari sebuah surat. • Berisi pokok persoalan yang ingin disampaikan. atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat.

• Biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih. kami ucapkan terima kasih. . kami sampaikan terima kasih. kami ucapkan terima kasih. Berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. (3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak.Paragraf Penutup • • Merupakan bagian akhir dari sebuah surat. (4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara. Misalnya: (1) Atas permintaan Saudara. (2) Atas kesediaan Saudara.

(3) Demikian harap maklum.Contoh yang Tidak Tepat (1) Atas perhatiannya. diucapkan terima kasih. . kami ucapkan terima kasih. (5) Demikianlah harap menjadikan periksa. diucapkan terima kasih. (2) Demikian atas bantuan Saudara. (4) Harap maklum adanya. (6) Demikian kami haturkan dan terima kasih. dan atas perhatian dan kerja samanya.

Salam ini dapat diibaratkan sebagai ―ucapan permisi‖ atau ―pamitan‖ setelah seseorang bertemu atau berkomunikasi dengan baik. Hormat kami. tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat.Salam Penutup Dicantumkan di pojok kanan bawah. . Misalnya: Salam kami. Wasalam. Fungsinya antara lain: menunjukkan rasa hormatdan keakraban pengirim dan penerima surat. Salam takzim.

M. tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian.M. Burhanuddin Kepala Tanda tangan Prof. Barokah. Dr.Si. • Untuk surat-surat dinas di Indonesia. Tanda tangan Drs.Tanda Tangan • Merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. NIP 132061473 Rektor .

NIP 010345687 atau: (Tanda tangan) Dr.Si. Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital. M. dan NIP Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan. Awaluddin. Jabatan. Kepala .Hum.Nama. Misalnya: (tanda tangan) Drs. Nomor induk pegawai (NIP) dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat. Hasibuan. tepatnya sejajar di bawah salam penutup. bukan kapital seluruhnya. M. Nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun digarisbawahi.

Kepada Yth. nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.Arsip .Direktur Jederal Pembangunan Daerah 2.Kepada Yth. pencantumannya disertai dgn nomor urut. Misalnya: Tembusan: 1.Kepala Biro Organisasi 3.  Jika yg diberi tembusan lebih dari satu.  Jika yang ditembusi hanya satu.  Jika tdak ada yg diberi tembusan. Kepala Biro Keuangan 4. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan) 2. kata ―tembusan‖ tdk perlu dicantumkan.Tembusan  Berfungsi untuk memberitahukan kpd penerima bhw surat yg sama juga dikirimkan kpd pihak lain yg dipandang perlu mengetahui isi surat tsb.Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi 3.Kepala Biro Keuangan Contoh yang tidak tepat: Tembusan 1.

• Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat sehingga—jika terjadi kekeliruan dalam surat itu—pimpinan dng mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki. • Penempatan inisial di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan ada tembusannya). Misalnya: AM/ra .Inisial • Inisial adalah tanda tangan atau kode pengenal yg berupa singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->