SURAT-MENYURAT DINAS

Hakikat Surat
• Surat: sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis • Surat tetap dibutuhkan meskipun sudah ada alat komunikasi yang canggih, seperti telepon dan radio. • Peran surat sebagai sarana komunikasi tertulis tidak tergantikan oleh munculnya peralatan yang canggih.

SURAT DINAS

ALAT UNTUK MENYAMPAIKAN ATAU MEMINTA INFORMASI TERTULIS KEPADA PIHAK LAIN BERKAITAN DENGAN URUSAN KEDINASAN

• jangkauannya lebih luas dan fleksibel karena dapat dikirimkan ke berbagai pelosok .Kelebihan surat • sebagai bukti autentik. • penyampaian informasi lebih formal.

– sebagai alat untuk mewakili perseorangan atau organisasi. – sebagai alat pengikat. – sebagai keterangan yang dapat memberi rasa aman dalam melakukan aktivitas.Fungsi Surat : – sebagai tanda bukti tertulis. – sebagai pedoman dasar untuk bertindak. – sebagai bukti historis .

– bentuk lekuk (indented style). surat dibedakan atas: – bentuk lurus penuh (full block style). – bentuk lurus (block style). – bentuk setengah lurus (semi block style). . – bentuk dinas Indonesia lama (official style).Penggolongan Surat • Berdasarkan bentuknya. – bentuk dinas Indonesia Baru (new official style). – bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style).

………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… …… Paragraf Pembuka ………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup ………………………………………………………………….. ………………………… ………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………Paragraf Isi …………………………………………………………. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial .. Salam Pembuka..LOGO KEPALA SURAT Bentuk Lurus penuh Tanggal : Nomor : Lampiran: Hal : Yth.

.. ………………………… ………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… Paragraf Pembuka ……………………………………………….LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Lurus Nomor : Lampiran: Hal : Yth. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial . Salam Pembuka.. ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………Paragraf Isi ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………… Paragraf Penutup …………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………Paragraf Isi .. …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………… …………………Paragraf Pembuka ……………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup ………………………………………………………………….. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial ..……………………………………………………….. ………………………… ………………………………. Salam Pembuka.LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Setengah Lurus Nomor : Lampiran: Hal : Yth.

LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Paragraf Menggantung Nomor : Lampiran: Hal : Yth.. ...…………………………………………………………………………………………………………………… ……………………Paragraf Penutup ………………………………………… Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial .………………………Paragraf Isi …………………………………………………………………………. ………………………… ………………………………. …………….……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………Paragraf Pembuka ………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………….……….. ………………………………………………………………………………………. Salam Pembuka..

LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Bertakuk Nomor : Lampiran: Hal : Yth……... …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Pembuka ………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Isi ……………………………………………………………………………. ………………………… ………………………………. Salam Pembuka. …………………………. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan . ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup …………………………………………………..

surat perjanjian kontrak) – surat dinas • surat keterangan • surat jalan • surat kelakuan baik • surat izin • dll. surat dibedakan atas: – surat pribadi • surat pribadi nonformal (misal: surat antarteman.• Berdasarkan isinya. surat kuasa. – surat niaga • surat penawaran • surat pemesanan barang • surat pengiriman • surat penagihan • dll . surat untuk orang tua) • surat pribadi formal (missal: surat lamaran pekerjaan.

kecuali yang sudah lazim. • memperhatikan penulisan ejaan dan penggunaan tanda baca pada kalimat sesuai dengan kaidah. ditanyakan. atau disampaikan kepada pihak penerima surat. diminta. • menghindari penggunaan singkatan dan akronim.Teknik Penyusunan Surat • menetapkan dahulu maksud surat: apa yang akan diberitahukan. • memperhatikan bentuk surat dan cara penulisannya sesuai dengan ketentuan. • menyelesaikan pokok-pokok persoalan satu per satu secara teratur dan hanya mengungkapkan satu gagasan pokok untuk setiap alinea. .

lugas. • • • .Syarat surat yang baik • • • Ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik Disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan surat. dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis. Disusun secara jelas. Bersih dan rapi. Disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya. Mencerminkan sikap yang adab dan sopan.

tulisan. dan tata letak yang diserasikan dengan surat.Kriteria Surat yang Efektif dan Efisien • jelas: tidak terdapat kata-kata yang terselubung atau meragukan • tepat: yang dikemukakan adalah fakta yang benar dan disampaikan secara objektif • singkat dan lugas: tidak berbelit-belit sehingga mengaburkan permasalahan • tuntas: informasi disampaikan secara lengkap • sopan: memilih kata-kata yang baik dan tidak menyinggung pihak lain • estetis: menggunakan bentuk kertas. .

dan komunikatif dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis. 2. yaitu jelas. lugas. 3. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami. tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi Komunikatif jika mudah dipahami dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya. . Jelas  jika isi atau informasi yang disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas dan eksplisit. 4. surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif. Lugas jika kata-kata yang digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan.Bahasa Surat 1.

Tembusan 8. Hal/pokok surat 13. Salam penutup 4. Tanggal surat 10. Inisial . Tanda tangan 5. Lampiran 12.Bagian-bagian Surat 1. Paragraf pembuka 16. Nama jelas 6. Paragraf penutup 3. Salam pembuka 15. Alamat yang dituju 14. Nomor surat 11. Kepala surat/kop surat 9. Nama jabatan 7. Paragraf isi 2.

alamat. faksimile. b) sebagai sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan instansi pengirim surat. dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi pengirim surat. nomor telepon.Kepala Surat/Kop Surat Fungsi: a) memberikan informasi kepada penerima surat mengenai nama. .

Jakarta Telepon (021) 79190864. 79182720 Faksimile (021) 79190868 . Kalibata Raya.Contoh Kepala Surat BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI Jalan Bina Warga 2. 791960885.

31-04-2009 24 Des ’08 Contoh (yang tepat): 25 Juni 2009 31 April 2009 24 Desember 2008 Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas.Tanggal Surat    Contoh (yang tidak tepat): Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2009 Bandung. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang waktu penulisan surat itu. .

Contoh penulisan yang tidak tepat: Lampiran: 5 (lima) lembar Lampiran: Satu (1) berkas Lampiran: Contoh penulisan yang tepat: Lampiran: Lima lembar Lampiran: Satu berkas .  Jika tidak ada sesuatu yang disertakan. kata lampiran tidak perlu dicantumkan.Lampiran  Digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat.

Hal Surat/Pokok Surat Fungsi: 1) Memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. 2) Agar efektif. hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang. tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat. Contoh penulisan yang tidak tepat: Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli 2008 Contoh penulisan yang tepat: Hal: Undangan .

Bapak Kepala Pusat Bahasa Jln.  Unsur alamat hendaknya ditulis lengkap tidak disingkat. Daksinapati Barat IV Rawamangun JAKARTA Contoh penulisan yang tepat: Yth. Kepala Pusat Bahasa Jalan Daksinapati Barat IV Rawamangun Jakarta 13220 .Alamat yang Dituju  Berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat. Contoh penulisan yang tidak tepat: Kepada Yth.

Bapak … yang terhormat Salam sejahtera. . Misalnya: Dengan hormat. •Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri.wb.Salam Pembuka •Sebagai tanda hormat penulis surat kepada penerima surat •Penanda surat yang sopan dan beradab •Dapat diibaratkan sebagai ―ketukan pintu‖ atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain. Assalamualaikum wr.

(2) Kami beri tahukan bahwa… (3) Surat Saudara No. tanggal 25 Juni 2008. 005/1180/I/Bangda.05/1180/I/Bangda. Misalnya: (1) Sehubungan dengan surat Saudara No. tanggal 25 Juni 2008. kami beri tahukan bahwa… .Paragraf Pembuka Bagian ini berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis. kami beri tahukan hal-hal berikut. Fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan. sudah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu.

6) Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 10 Agustus 2009. . 5) Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu. bersama ini kami sampaikan kepada Saudara daftar buku terbitan kami tahun 2009.4) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 12 Desember 2009. kami berikan jawaban sebagai berikut. kami beritahukan hal-hal berikut. tentang syarat-syarat sayembara. tentang penyuluhan kesehatan. Nomor 162/TU/K/2009. kami beritahukan bahwa …. 7) Sehubungan dengan pertanyaan Anda tentang arti kata bina graha melalui surat tanggal 9 Desember 2009. Nomor 1415/K2/2009.

Bersama ini kami mengundang Saudara dalam rapat yang akan dilaksanakan …. tanggal …. 2. penjelasan kami adalah sebagai berikut. tentang …. kami menaggapinya sebagai berikut. Membalas surat Bapak Nomor …. kami beritahukan bahwa …. 5. Menunjuk surat Anda Nomor …. Menurut rencana.... tanggal …. . tentang . Menjawab surat Anda Nomor …. 4. tentang …. 3. dalam pertemuan itu akan dihadiri oleh para Kepala Bagian. tanggal ….• Perhatikan kalimat berikut ini (salah) 1.

. • Berisi pokok persoalan yang ingin disampaikan. jawaban. atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat. • Jika ada dua masalah atau lebih.Paragraf Isi • Merupakan bagian inti dari sebuah surat. masing-masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda. • Paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah. • Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh tanggapan.

kami sampaikan terima kasih. (4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara. kami ucapkan terima kasih.Paragraf Penutup • • Merupakan bagian akhir dari sebuah surat. Berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. (3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak. kami ucapkan terima kasih. • Biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih. Misalnya: (1) Atas permintaan Saudara. . (2) Atas kesediaan Saudara.

kami ucapkan terima kasih. (4) Harap maklum adanya. (2) Demikian atas bantuan Saudara. (5) Demikianlah harap menjadikan periksa. diucapkan terima kasih. (3) Demikian harap maklum. .Contoh yang Tidak Tepat (1) Atas perhatiannya. diucapkan terima kasih. dan atas perhatian dan kerja samanya. (6) Demikian kami haturkan dan terima kasih.

tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. .Salam Penutup Dicantumkan di pojok kanan bawah. Wasalam. Misalnya: Salam kami. Hormat kami. Salam ini dapat diibaratkan sebagai ―ucapan permisi‖ atau ―pamitan‖ setelah seseorang bertemu atau berkomunikasi dengan baik. Fungsinya antara lain: menunjukkan rasa hormatdan keakraban pengirim dan penerima surat. Salam takzim.

Tanda Tangan • Merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. M. • Untuk surat-surat dinas di Indonesia.M. Tanda tangan Drs. Barokah. tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian. NIP 132061473 Rektor .Si. Dr. Burhanuddin Kepala Tanda tangan Prof.

M. Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital. Kepala .Nama. Nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun digarisbawahi. Awaluddin. tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Hasibuan. Misalnya: (tanda tangan) Drs. Jabatan. Nomor induk pegawai (NIP) dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat. NIP 010345687 atau: (Tanda tangan) Dr.Hum. M.Si. dan NIP Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan. bukan kapital seluruhnya.

Kepada Yth. kata ―tembusan‖ tdk perlu dicantumkan.Kepada Yth.Kepada Yth.  Jika yg diberi tembusan lebih dari satu. pencantumannya disertai dgn nomor urut.  Jika tdak ada yg diberi tembusan. Misalnya: Tembusan: 1. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan) 2. Kepala Biro Keuangan 4. nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.  Jika yang ditembusi hanya satu. Kepala Biro Organisasi 3.Direktur Jederal Pembangunan Daerah 2.Kepala Biro Keuangan Contoh yang tidak tepat: Tembusan 1.Tembusan  Berfungsi untuk memberitahukan kpd penerima bhw surat yg sama juga dikirimkan kpd pihak lain yg dipandang perlu mengetahui isi surat tsb.Arsip .Kepala Biro Organisasi 3.

• Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat sehingga—jika terjadi kekeliruan dalam surat itu—pimpinan dng mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki. Misalnya: AM/ra .Inisial • Inisial adalah tanda tangan atau kode pengenal yg berupa singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. • Penempatan inisial di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan ada tembusannya).

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful