SURAT-MENYURAT DINAS

Hakikat Surat
• Surat: sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis • Surat tetap dibutuhkan meskipun sudah ada alat komunikasi yang canggih, seperti telepon dan radio. • Peran surat sebagai sarana komunikasi tertulis tidak tergantikan oleh munculnya peralatan yang canggih.

SURAT DINAS

ALAT UNTUK MENYAMPAIKAN ATAU MEMINTA INFORMASI TERTULIS KEPADA PIHAK LAIN BERKAITAN DENGAN URUSAN KEDINASAN

Kelebihan surat • sebagai bukti autentik. • penyampaian informasi lebih formal. • jangkauannya lebih luas dan fleksibel karena dapat dikirimkan ke berbagai pelosok .

Fungsi Surat : – sebagai tanda bukti tertulis. – sebagai keterangan yang dapat memberi rasa aman dalam melakukan aktivitas. – sebagai pedoman dasar untuk bertindak. – sebagai bukti historis . – sebagai alat untuk mewakili perseorangan atau organisasi. – sebagai alat pengikat.

– bentuk setengah lurus (semi block style). – bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style). . – bentuk lurus (block style). surat dibedakan atas: – bentuk lurus penuh (full block style). – bentuk dinas Indonesia Baru (new official style). – bentuk dinas Indonesia lama (official style).Penggolongan Surat • Berdasarkan bentuknya. – bentuk lekuk (indented style).

………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… …… Paragraf Pembuka ………………………………………………..LOGO KEPALA SURAT Bentuk Lurus penuh Tanggal : Nomor : Lampiran: Hal : Yth. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial .. Salam Pembuka. ………………………… ……………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup …………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………Paragraf Isi ………………………………………………………….

Salam Pembuka. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial .. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… Paragraf Pembuka ………………………………………………..LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Lurus Nomor : Lampiran: Hal : Yth.. ………………………… ………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………Paragraf Isi ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………… Paragraf Penutup …………………………………………………….

.. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial . ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup ………………………………………………………………….LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Setengah Lurus Nomor : Lampiran: Hal : Yth. ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………Paragraf Isi . ………………………… ………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………… …………………Paragraf Pembuka ……………………………………………….. Salam Pembuka...……………………………………………………….

……….……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………Paragraf Pembuka ………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………. ……………. Salam Pembuka...…………………………………………………………………………………………………………………… ……………………Paragraf Penutup ………………………………………… Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial . .………………………Paragraf Isi ………………………………………………………………………….... ………………………… ……………………………….LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Paragraf Menggantung Nomor : Lampiran: Hal : Yth. ……………………………………………………………………………………….

. Salam Pembuka. ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup ………………………………………………….LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Bertakuk Nomor : Lampiran: Hal : Yth……. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan .. …………………………. ………………………… ………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Pembuka ………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Isi ……………………………………………………………………………..

– surat niaga • surat penawaran • surat pemesanan barang • surat pengiriman • surat penagihan • dll .• Berdasarkan isinya. surat untuk orang tua) • surat pribadi formal (missal: surat lamaran pekerjaan. surat perjanjian kontrak) – surat dinas • surat keterangan • surat jalan • surat kelakuan baik • surat izin • dll. surat dibedakan atas: – surat pribadi • surat pribadi nonformal (misal: surat antarteman. surat kuasa.

• menghindari penggunaan singkatan dan akronim. • memperhatikan bentuk surat dan cara penulisannya sesuai dengan ketentuan. atau disampaikan kepada pihak penerima surat. • menyelesaikan pokok-pokok persoalan satu per satu secara teratur dan hanya mengungkapkan satu gagasan pokok untuk setiap alinea. diminta.Teknik Penyusunan Surat • menetapkan dahulu maksud surat: apa yang akan diberitahukan. kecuali yang sudah lazim. ditanyakan. • memperhatikan penulisan ejaan dan penggunaan tanda baca pada kalimat sesuai dengan kaidah. .

Disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya. lugas.Syarat surat yang baik • • • Ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik Disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan surat. dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis. • • • . Mencerminkan sikap yang adab dan sopan. Bersih dan rapi. Disusun secara jelas.

dan tata letak yang diserasikan dengan surat.Kriteria Surat yang Efektif dan Efisien • jelas: tidak terdapat kata-kata yang terselubung atau meragukan • tepat: yang dikemukakan adalah fakta yang benar dan disampaikan secara objektif • singkat dan lugas: tidak berbelit-belit sehingga mengaburkan permasalahan • tuntas: informasi disampaikan secara lengkap • sopan: memilih kata-kata yang baik dan tidak menyinggung pihak lain • estetis: menggunakan bentuk kertas. tulisan. .

yaitu jelas. Lugas jika kata-kata yang digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan. lugas. Jelas  jika isi atau informasi yang disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas dan eksplisit. 3.Bahasa Surat 1. . 4. surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif. 2. tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi Komunikatif jika mudah dipahami dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami. dan komunikatif dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis.

Inisial . Tembusan 8. Nama jelas 6. Paragraf isi 2. Hal/pokok surat 13. Salam penutup 4. Alamat yang dituju 14. Nama jabatan 7. Paragraf pembuka 16. Paragraf penutup 3. Salam pembuka 15. Lampiran 12. Tanda tangan 5. Kepala surat/kop surat 9.Bagian-bagian Surat 1. Nomor surat 11. Tanggal surat 10.

dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi pengirim surat. b) sebagai sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan instansi pengirim surat.Kepala Surat/Kop Surat Fungsi: a) memberikan informasi kepada penerima surat mengenai nama. alamat. nomor telepon. . faksimile.

791960885. Kalibata Raya. Jakarta Telepon (021) 79190864. 79182720 Faksimile (021) 79190868 .Contoh Kepala Surat BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI Jalan Bina Warga 2.

. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang waktu penulisan surat itu.Tanggal Surat    Contoh (yang tidak tepat): Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2009 Bandung. 31-04-2009 24 Des ’08 Contoh (yang tepat): 25 Juni 2009 31 April 2009 24 Desember 2008 Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas.

 Jika tidak ada sesuatu yang disertakan. kata lampiran tidak perlu dicantumkan.Lampiran  Digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat. Contoh penulisan yang tidak tepat: Lampiran: 5 (lima) lembar Lampiran: Satu (1) berkas Lampiran: Contoh penulisan yang tepat: Lampiran: Lima lembar Lampiran: Satu berkas .

Contoh penulisan yang tidak tepat: Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli 2008 Contoh penulisan yang tepat: Hal: Undangan . tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat.Hal Surat/Pokok Surat Fungsi: 1) Memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang. 2) Agar efektif.

Alamat yang Dituju  Berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat.  Unsur alamat hendaknya ditulis lengkap tidak disingkat. Bapak Kepala Pusat Bahasa Jln. Kepala Pusat Bahasa Jalan Daksinapati Barat IV Rawamangun Jakarta 13220 . Daksinapati Barat IV Rawamangun JAKARTA Contoh penulisan yang tepat: Yth. Contoh penulisan yang tidak tepat: Kepada Yth.

•Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri.Salam Pembuka •Sebagai tanda hormat penulis surat kepada penerima surat •Penanda surat yang sopan dan beradab •Dapat diibaratkan sebagai ―ketukan pintu‖ atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain. . Bapak … yang terhormat Salam sejahtera. Misalnya: Dengan hormat. Assalamualaikum wr.wb.

Sehubungan dengan itu. 005/1180/I/Bangda.05/1180/I/Bangda. tanggal 25 Juni 2008.Paragraf Pembuka Bagian ini berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis. sudah kami terima dengan baik. Fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan. kami beri tahukan hal-hal berikut. (2) Kami beri tahukan bahwa… (3) Surat Saudara No. kami beri tahukan bahwa… . tanggal 25 Juni 2008. Misalnya: (1) Sehubungan dengan surat Saudara No.

6) Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 10 Agustus 2009.4) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 12 Desember 2009. Nomor 1415/K2/2009. kami berikan jawaban sebagai berikut. . tentang penyuluhan kesehatan. bersama ini kami sampaikan kepada Saudara daftar buku terbitan kami tahun 2009. 7) Sehubungan dengan pertanyaan Anda tentang arti kata bina graha melalui surat tanggal 9 Desember 2009. tentang syarat-syarat sayembara. kami beritahukan bahwa …. 5) Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu. kami beritahukan hal-hal berikut. Nomor 162/TU/K/2009.

penjelasan kami adalah sebagai berikut.. Bersama ini kami mengundang Saudara dalam rapat yang akan dilaksanakan …. Menunjuk surat Anda Nomor …. tentang . 5. tentang …. kami beritahukan bahwa …. 3. 4. kami menaggapinya sebagai berikut. tanggal ….• Perhatikan kalimat berikut ini (salah) 1. Membalas surat Bapak Nomor ….. 2. tanggal …. tentang …. dalam pertemuan itu akan dihadiri oleh para Kepala Bagian. Menjawab surat Anda Nomor …. .. tanggal …. Menurut rencana.

jawaban.Paragraf Isi • Merupakan bagian inti dari sebuah surat. atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat. • Paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah. . • Jika ada dua masalah atau lebih. • Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh tanggapan. • Berisi pokok persoalan yang ingin disampaikan. masing-masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.

Berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. . Misalnya: (1) Atas permintaan Saudara.Paragraf Penutup • • Merupakan bagian akhir dari sebuah surat. • Biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih. kami ucapkan terima kasih. kami ucapkan terima kasih. (2) Atas kesediaan Saudara. (3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak. kami sampaikan terima kasih. (4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.

. (6) Demikian kami haturkan dan terima kasih. diucapkan terima kasih. kami ucapkan terima kasih. (4) Harap maklum adanya. diucapkan terima kasih. dan atas perhatian dan kerja samanya.Contoh yang Tidak Tepat (1) Atas perhatiannya. (5) Demikianlah harap menjadikan periksa. (2) Demikian atas bantuan Saudara. (3) Demikian harap maklum.

Salam ini dapat diibaratkan sebagai ―ucapan permisi‖ atau ―pamitan‖ setelah seseorang bertemu atau berkomunikasi dengan baik. Wasalam. Misalnya: Salam kami. tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Hormat kami. Salam takzim. Fungsinya antara lain: menunjukkan rasa hormatdan keakraban pengirim dan penerima surat.Salam Penutup Dicantumkan di pojok kanan bawah. .

Dr. Barokah. NIP 132061473 Rektor . Burhanuddin Kepala Tanda tangan Prof. tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian. M. Tanda tangan Drs.Tanda Tangan • Merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. • Untuk surat-surat dinas di Indonesia.Si.M.

Si.Hum. NIP 010345687 atau: (Tanda tangan) Dr. Hasibuan. Kepala . Misalnya: (tanda tangan) Drs. Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital. Jabatan. bukan kapital seluruhnya. M. Nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun digarisbawahi.Nama. Awaluddin. dan NIP Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan. tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Nomor induk pegawai (NIP) dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat. M.

Kepala Biro Organisasi 3.Direktur Jederal Pembangunan Daerah 2.Kepada Yth.Tembusan  Berfungsi untuk memberitahukan kpd penerima bhw surat yg sama juga dikirimkan kpd pihak lain yg dipandang perlu mengetahui isi surat tsb.Kepada Yth. Misalnya: Tembusan: 1. Kepala Biro Keuangan 4.Kepada Yth.Arsip .  Jika yg diberi tembusan lebih dari satu. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan) 2. pencantumannya disertai dgn nomor urut. kata ―tembusan‖ tdk perlu dicantumkan.  Jika yang ditembusi hanya satu.Kepala Biro Organisasi 3.Kepala Biro Keuangan Contoh yang tidak tepat: Tembusan 1. nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.  Jika tdak ada yg diberi tembusan.

• Penempatan inisial di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan ada tembusannya). • Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat sehingga—jika terjadi kekeliruan dalam surat itu—pimpinan dng mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki.Inisial • Inisial adalah tanda tangan atau kode pengenal yg berupa singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. Misalnya: AM/ra .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful