SURAT-MENYURAT DINAS

Hakikat Surat
• Surat: sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis • Surat tetap dibutuhkan meskipun sudah ada alat komunikasi yang canggih, seperti telepon dan radio. • Peran surat sebagai sarana komunikasi tertulis tidak tergantikan oleh munculnya peralatan yang canggih.

SURAT DINAS

ALAT UNTUK MENYAMPAIKAN ATAU MEMINTA INFORMASI TERTULIS KEPADA PIHAK LAIN BERKAITAN DENGAN URUSAN KEDINASAN

• jangkauannya lebih luas dan fleksibel karena dapat dikirimkan ke berbagai pelosok . • penyampaian informasi lebih formal.Kelebihan surat • sebagai bukti autentik.

Fungsi Surat : – sebagai tanda bukti tertulis. – sebagai pedoman dasar untuk bertindak. – sebagai alat pengikat. – sebagai alat untuk mewakili perseorangan atau organisasi. – sebagai bukti historis . – sebagai keterangan yang dapat memberi rasa aman dalam melakukan aktivitas.

– bentuk dinas Indonesia lama (official style). – bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style). – bentuk lurus (block style). – bentuk setengah lurus (semi block style). – bentuk lekuk (indented style). – bentuk dinas Indonesia Baru (new official style). . surat dibedakan atas: – bentuk lurus penuh (full block style).Penggolongan Surat • Berdasarkan bentuknya.

Salam Pembuka.LOGO KEPALA SURAT Bentuk Lurus penuh Tanggal : Nomor : Lampiran: Hal : Yth. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… …… Paragraf Pembuka ………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………Paragraf Isi …………………………………………………………. ………………………… ………………………………. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial . ……………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup …………………………………………………………………..

.. Salam Pembuka. ………………………… ……………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… Paragraf Pembuka ………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………Paragraf Isi ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………… Paragraf Penutup …………………………………………………….LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Lurus Nomor : Lampiran: Hal : Yth. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial .

………………………… ……………………………….. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial .………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………Paragraf Isi ... …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………… …………………Paragraf Pembuka ………………………………………………. Salam Pembuka.LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Setengah Lurus Nomor : Lampiran: Hal : Yth... ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup ………………………………………………………………….

. Salam Pembuka.. ………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………………………… ……………………Paragraf Penutup ………………………………………… Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial .……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………Paragraf Pembuka ………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………. ……………. .………………………Paragraf Isi ………………………………………………………………………….LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Paragraf Menggantung Nomor : Lampiran: Hal : Yth.. ………………………… ………………………………..……….

LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Bertakuk Nomor : Lampiran: Hal : Yth…….. ………………………….. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan . ………………………… ………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Pembuka ………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Isi …………………………………………………………………………….. Salam Pembuka. ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup ………………………………………………….

surat untuk orang tua) • surat pribadi formal (missal: surat lamaran pekerjaan. – surat niaga • surat penawaran • surat pemesanan barang • surat pengiriman • surat penagihan • dll . surat dibedakan atas: – surat pribadi • surat pribadi nonformal (misal: surat antarteman. surat perjanjian kontrak) – surat dinas • surat keterangan • surat jalan • surat kelakuan baik • surat izin • dll.• Berdasarkan isinya. surat kuasa.

• memperhatikan penulisan ejaan dan penggunaan tanda baca pada kalimat sesuai dengan kaidah. . kecuali yang sudah lazim. • menghindari penggunaan singkatan dan akronim. ditanyakan. atau disampaikan kepada pihak penerima surat. • menyelesaikan pokok-pokok persoalan satu per satu secara teratur dan hanya mengungkapkan satu gagasan pokok untuk setiap alinea.Teknik Penyusunan Surat • menetapkan dahulu maksud surat: apa yang akan diberitahukan. diminta. • memperhatikan bentuk surat dan cara penulisannya sesuai dengan ketentuan.

dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis. Disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya.Syarat surat yang baik • • • Ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik Disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan surat. • • • . Bersih dan rapi. Mencerminkan sikap yang adab dan sopan. lugas. Disusun secara jelas.

tulisan. dan tata letak yang diserasikan dengan surat. .Kriteria Surat yang Efektif dan Efisien • jelas: tidak terdapat kata-kata yang terselubung atau meragukan • tepat: yang dikemukakan adalah fakta yang benar dan disampaikan secara objektif • singkat dan lugas: tidak berbelit-belit sehingga mengaburkan permasalahan • tuntas: informasi disampaikan secara lengkap • sopan: memilih kata-kata yang baik dan tidak menyinggung pihak lain • estetis: menggunakan bentuk kertas.

Jelas  jika isi atau informasi yang disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas dan eksplisit. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami. surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif. . tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi Komunikatif jika mudah dipahami dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya.Bahasa Surat 1. 2. lugas. Lugas jika kata-kata yang digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan. 3. 4. dan komunikatif dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis. yaitu jelas.

Tembusan 8. Kepala surat/kop surat 9.Bagian-bagian Surat 1. Inisial . Paragraf isi 2. Nomor surat 11. Alamat yang dituju 14. Salam pembuka 15. Tanda tangan 5. Lampiran 12. Tanggal surat 10. Paragraf penutup 3. Nama jelas 6. Paragraf pembuka 16. Nama jabatan 7. Salam penutup 4. Hal/pokok surat 13.

dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi pengirim surat. b) sebagai sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan instansi pengirim surat. alamat. nomor telepon.Kepala Surat/Kop Surat Fungsi: a) memberikan informasi kepada penerima surat mengenai nama. . faksimile.

Contoh Kepala Surat BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI Jalan Bina Warga 2. 791960885. 79182720 Faksimile (021) 79190868 . Kalibata Raya. Jakarta Telepon (021) 79190864.

Tanggal Surat    Contoh (yang tidak tepat): Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2009 Bandung. . 31-04-2009 24 Des ’08 Contoh (yang tepat): 25 Juni 2009 31 April 2009 24 Desember 2008 Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang waktu penulisan surat itu.

Lampiran  Digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat.  Jika tidak ada sesuatu yang disertakan. kata lampiran tidak perlu dicantumkan. Contoh penulisan yang tidak tepat: Lampiran: 5 (lima) lembar Lampiran: Satu (1) berkas Lampiran: Contoh penulisan yang tepat: Lampiran: Lima lembar Lampiran: Satu berkas .

Hal Surat/Pokok Surat Fungsi: 1) Memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. Contoh penulisan yang tidak tepat: Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli 2008 Contoh penulisan yang tepat: Hal: Undangan . 2) Agar efektif. tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat. hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang.

Alamat yang Dituju  Berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat. Daksinapati Barat IV Rawamangun JAKARTA Contoh penulisan yang tepat: Yth.  Unsur alamat hendaknya ditulis lengkap tidak disingkat. Contoh penulisan yang tidak tepat: Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa Jln. Kepala Pusat Bahasa Jalan Daksinapati Barat IV Rawamangun Jakarta 13220 .

.Salam Pembuka •Sebagai tanda hormat penulis surat kepada penerima surat •Penanda surat yang sopan dan beradab •Dapat diibaratkan sebagai ―ketukan pintu‖ atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain. Misalnya: Dengan hormat. Assalamualaikum wr.wb. Bapak … yang terhormat Salam sejahtera. •Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri.

05/1180/I/Bangda. Sehubungan dengan itu. sudah kami terima dengan baik. kami beri tahukan bahwa… . kami beri tahukan hal-hal berikut. (2) Kami beri tahukan bahwa… (3) Surat Saudara No.Paragraf Pembuka Bagian ini berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis. 005/1180/I/Bangda. tanggal 25 Juni 2008. Fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan. tanggal 25 Juni 2008. Misalnya: (1) Sehubungan dengan surat Saudara No.

7) Sehubungan dengan pertanyaan Anda tentang arti kata bina graha melalui surat tanggal 9 Desember 2009. bersama ini kami sampaikan kepada Saudara daftar buku terbitan kami tahun 2009. tentang syarat-syarat sayembara. tentang penyuluhan kesehatan. kami beritahukan bahwa …. . 6) Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 10 Agustus 2009. kami berikan jawaban sebagai berikut. Nomor 162/TU/K/2009. 5) Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu. kami beritahukan hal-hal berikut. Nomor 1415/K2/2009.4) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 12 Desember 2009.

tentang …. tanggal ….• Perhatikan kalimat berikut ini (salah) 1. . tanggal …. kami beritahukan bahwa …. tanggal …. penjelasan kami adalah sebagai berikut. tentang ….. Menunjuk surat Anda Nomor …. Menurut rencana. Menjawab surat Anda Nomor …. Bersama ini kami mengundang Saudara dalam rapat yang akan dilaksanakan …. 4.. tentang . 2. Membalas surat Bapak Nomor ….. kami menaggapinya sebagai berikut. 3. dalam pertemuan itu akan dihadiri oleh para Kepala Bagian. 5.

masing-masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda. • Jika ada dua masalah atau lebih. atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat. • Paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah.Paragraf Isi • Merupakan bagian inti dari sebuah surat. jawaban. • Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh tanggapan. • Berisi pokok persoalan yang ingin disampaikan. .

. kami ucapkan terima kasih. kami ucapkan terima kasih.Paragraf Penutup • • Merupakan bagian akhir dari sebuah surat. Misalnya: (1) Atas permintaan Saudara. • Biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih. (2) Atas kesediaan Saudara. kami sampaikan terima kasih. (3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak. (4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara. Berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai.

diucapkan terima kasih.Contoh yang Tidak Tepat (1) Atas perhatiannya. . dan atas perhatian dan kerja samanya. (4) Harap maklum adanya. kami ucapkan terima kasih. (2) Demikian atas bantuan Saudara. (3) Demikian harap maklum. (5) Demikianlah harap menjadikan periksa. diucapkan terima kasih. (6) Demikian kami haturkan dan terima kasih.

Misalnya: Salam kami. Wasalam. Hormat kami. Fungsinya antara lain: menunjukkan rasa hormatdan keakraban pengirim dan penerima surat. . Salam takzim. Salam ini dapat diibaratkan sebagai ―ucapan permisi‖ atau ―pamitan‖ setelah seseorang bertemu atau berkomunikasi dengan baik. tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat.Salam Penutup Dicantumkan di pojok kanan bawah.

M. Barokah. M. Dr. Tanda tangan Drs.Tanda Tangan • Merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. • Untuk surat-surat dinas di Indonesia.Si. tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian. Burhanuddin Kepala Tanda tangan Prof. NIP 132061473 Rektor .

Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital. M.Nama. Misalnya: (tanda tangan) Drs. dan NIP Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan. NIP 010345687 atau: (Tanda tangan) Dr.Hum. Awaluddin. Hasibuan. bukan kapital seluruhnya. Nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun digarisbawahi. Nomor induk pegawai (NIP) dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat.Si. tepatnya sejajar di bawah salam penutup. M. Kepala . Jabatan.

Direktur Jederal Pembangunan Daerah 2.Kepada Yth. Misalnya: Tembusan: 1. Kepala Biro Organisasi 3.Kepala Biro Keuangan Contoh yang tidak tepat: Tembusan 1.  Jika tdak ada yg diberi tembusan. Kepala Biro Keuangan 4.  Jika yang ditembusi hanya satu.Tembusan  Berfungsi untuk memberitahukan kpd penerima bhw surat yg sama juga dikirimkan kpd pihak lain yg dipandang perlu mengetahui isi surat tsb.Kepada Yth. kata ―tembusan‖ tdk perlu dicantumkan. pencantumannya disertai dgn nomor urut.Arsip .Kepala Biro Organisasi 3. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan) 2. nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.Kepada Yth.  Jika yg diberi tembusan lebih dari satu.

Misalnya: AM/ra . • Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat sehingga—jika terjadi kekeliruan dalam surat itu—pimpinan dng mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki. • Penempatan inisial di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan ada tembusannya).Inisial • Inisial adalah tanda tangan atau kode pengenal yg berupa singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful