Professional Documents
Culture Documents
Hakikat Surat
Surat: sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis Surat tetap dibutuhkan meskipun sudah ada alat komunikasi yang canggih, seperti telepon dan radio. Peran surat sebagai sarana komunikasi tertulis tidak tergantikan oleh munculnya peralatan yang canggih.
SURAT DINAS
ALAT UNTUK MENYAMPAIKAN ATAU MEMINTA INFORMASI TERTULIS KEPADA PIHAK LAIN BERKAITAN DENGAN URUSAN KEDINASAN
Kelebihan surat
sebagai bukti autentik; penyampaian informasi lebih formal; jangkauannya lebih luas dan fleksibel karena dapat dikirimkan ke berbagai pelosok
Fungsi Surat :
sebagai tanda bukti tertulis; sebagai alat pengikat; sebagai alat untuk mewakili perseorangan atau organisasi; sebagai pedoman dasar untuk bertindak; sebagai keterangan yang dapat memberi rasa aman dalam melakukan aktivitas; sebagai bukti historis
Penggolongan Surat
Berdasarkan bentuknya, surat dibedakan atas: bentuk lurus penuh (full block style); bentuk lurus (block style); bentuk setengah lurus (semi block style); bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style); bentuk lekuk (indented style); bentuk dinas Indonesia lama (official style); bentuk dinas Indonesia Baru (new official style).
LOGO
KEPALA SURAT
Bentuk Lurus penuh
Paragraf Isi ..
Paragraf Penutup .. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial
LOGO
KEPALA SURAT
Tanggal
Bentuk Lurus
Paragraf Isi
Paragraf Penutup .. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial
LOGO
KEPALA SURAT
Tanggal
Nomor : Lampiran: Hal : Yth. .. Salam Pembuka, Paragraf Pembuka .. Paragraf Isi .... Paragraf Penutup .. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial
LOGO
KEPALA SURAT
Tanggal
.Paragraf Isi .. ..
.. Paragraf Penutup
LOGO
KEPALA SURAT
Tanggal
Bentuk Bertakuk
Paragraf Isi .
Paragraf Penutup ..
Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan
Berdasarkan isinya, surat dibedakan atas: surat pribadi surat pribadi nonformal (misal: surat antarteman, surat untuk orang tua) surat pribadi formal (missal: surat lamaran pekerjaan, surat kuasa, surat perjanjian kontrak) surat dinas surat keterangan surat jalan surat kelakuan baik surat izin dll. surat niaga surat penawaran surat pemesanan barang surat pengiriman surat penagihan dll
Bahasa Surat
1. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami, surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis. Jelas jika isi atau informasi yang disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas dan eksplisit. Lugas jika kata-kata yang digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan, tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi Komunikatif jika mudah dipahami dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya.
2. 3. 4.
Bagian-bagian Surat
1. Kepala surat/kop surat 9. Paragraf isi 2. Tanggal surat 10. Paragraf penutup 3. Nomor surat 11. Salam penutup 4. Lampiran 12. Tanda tangan 5. Hal/pokok surat 13. Nama jelas 6. Alamat yang dituju 14. Nama jabatan 7. Salam pembuka 15. Tembusan 8. Paragraf pembuka 16. Inisial
Tanggal Surat
Contoh (yang tidak tepat): Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2009 Bandung, 31-04-2009 24 Des 08 Contoh (yang tepat): 25 Juni 2009 31 April 2009 24 Desember 2008 Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang waktu penulisan surat itu.
Lampiran
Digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat. Jika tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan.
Contoh penulisan yang tidak tepat: Lampiran: 5 (lima) lembar Lampiran: Satu (1) berkas Lampiran: Contoh penulisan yang tepat: Lampiran: Lima lembar Lampiran: Satu berkas
Salam Pembuka
Sebagai tanda hormat penulis surat kepada penerima surat Penanda surat yang sopan dan beradab Dapat diibaratkan sebagai ketukan pintu atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain. Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri. Misalnya: Dengan hormat, Bapak yang terhormat Salam sejahtera, Assalamualaikum wr.wb.
Paragraf Pembuka
Bagian ini berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis. Fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan. Misalnya: (1) Sehubungan dengan surat Saudara No.05/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2008, kami beri tahukan hal-hal berikut. (2) Kami beri tahukan bahwa (3) Surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2008, sudah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu, kami beri tahukan bahwa
4) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 12 Desember 2009, Nomor 1415/K2/2009, tentang syarat-syarat sayembara, kami beritahukan hal-hal berikut. 5) Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu, bersama ini kami sampaikan kepada Saudara daftar buku terbitan kami tahun 2009. 6) Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 10 Agustus 2009, Nomor 162/TU/K/2009, tentang penyuluhan kesehatan, kami beritahukan bahwa . 7) Sehubungan dengan pertanyaan Anda tentang arti kata bina graha melalui surat tanggal 9 Desember 2009, kami berikan jawaban sebagai berikut.
Paragraf Isi
Merupakan bagian inti dari sebuah surat. Berisi pokok persoalan yang ingin disampaikan. Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat. Paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah. Jika ada dua masalah atau lebih, masing-masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.
Paragraf Penutup
Merupakan bagian akhir dari sebuah surat. Berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. Biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih. Misalnya: (1) Atas permintaan Saudara, kami ucapkan terima kasih. (2) Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih. (3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan terima kasih. (4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.
Salam Penutup
Dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Salam ini dapat diibaratkan sebagai ucapan permisi atau pamitan setelah seseorang bertemu atau berkomunikasi dengan baik. Fungsinya antara lain: menunjukkan rasa hormatdan keakraban pengirim dan penerima surat. Misalnya: Salam kami, Hormat kami, Salam takzim, Wasalam,
Tanda Tangan
Merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian.
Tanda tangan Drs. Burhanuddin Kepala Tanda tangan Prof. Dr.M. Barokah, M.Si. NIP 132061473 Rektor
Tembusan
Berfungsi untuk memberitahukan kpd penerima bhw surat yg sama juga dikirimkan kpd pihak lain yg dipandang perlu mengetahui isi surat tsb. Jika tdak ada yg diberi tembusan, kata tembusan tdk perlu dicantumkan. Jika yg diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dgn nomor urut. Jika yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.
Misalnya: Tembusan: 1.Direktur Jederal Pembangunan Daerah 2.Kepala Biro Organisasi 3.Kepala Biro Keuangan Contoh yang tidak tepat: Tembusan 1.Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan) 2.Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi 3.Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan 4.Arsip
Inisial
Inisial adalah tanda tangan atau kode pengenal yg berupa singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat sehinggajika terjadi kekeliruan dalam surat itupimpinan dng mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki. Penempatan inisial di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan ada tembusannya). Misalnya: AM/ra