SURAT-MENYURAT DINAS

Hakikat Surat
• Surat: sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis • Surat tetap dibutuhkan meskipun sudah ada alat komunikasi yang canggih, seperti telepon dan radio. • Peran surat sebagai sarana komunikasi tertulis tidak tergantikan oleh munculnya peralatan yang canggih.

SURAT DINAS

ALAT UNTUK MENYAMPAIKAN ATAU MEMINTA INFORMASI TERTULIS KEPADA PIHAK LAIN BERKAITAN DENGAN URUSAN KEDINASAN

• penyampaian informasi lebih formal.Kelebihan surat • sebagai bukti autentik. • jangkauannya lebih luas dan fleksibel karena dapat dikirimkan ke berbagai pelosok .

Fungsi Surat : – sebagai tanda bukti tertulis. – sebagai keterangan yang dapat memberi rasa aman dalam melakukan aktivitas. – sebagai alat untuk mewakili perseorangan atau organisasi. – sebagai pedoman dasar untuk bertindak. – sebagai alat pengikat. – sebagai bukti historis .

– bentuk setengah lurus (semi block style).Penggolongan Surat • Berdasarkan bentuknya. – bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style). – bentuk dinas Indonesia Baru (new official style). . – bentuk lurus (block style). – bentuk lekuk (indented style). surat dibedakan atas: – bentuk lurus penuh (full block style). – bentuk dinas Indonesia lama (official style).

Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial .LOGO KEPALA SURAT Bentuk Lurus penuh Tanggal : Nomor : Lampiran: Hal : Yth.. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… …… Paragraf Pembuka ……………………………………………….. ………………………… ……………………………….. Salam Pembuka. ……………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup …………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………Paragraf Isi ………………………………………………………….

LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Lurus Nomor : Lampiran: Hal : Yth.. ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………Paragraf Isi ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………… Paragraf Penutup …………………………………………………….. Salam Pembuka.. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… Paragraf Pembuka ………………………………………………. ………………………… ………………………………. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial .

…………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………… …………………Paragraf Pembuka ………………………………………………..………………………………………………………. Salam Pembuka.. ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup …………………………………………………………………. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial .. ………………………… ………………………………...LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Setengah Lurus Nomor : Lampiran: Hal : Yth. ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………Paragraf Isi .

………………………………………………………………………………………. ……………. Salam Pembuka..…………………………………………………………………………………………………………………… ……………………Paragraf Penutup ………………………………………… Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial ..………………………Paragraf Isi ………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………Paragraf Pembuka ………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………….……….LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Paragraf Menggantung Nomor : Lampiran: Hal : Yth. ………………………… ……………………………….... .

LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Bertakuk Nomor : Lampiran: Hal : Yth……. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan . Salam Pembuka.. ………………………… ………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Pembuka ………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Isi ……………………………………………………………………………. ………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup …………………………………………………..

surat perjanjian kontrak) – surat dinas • surat keterangan • surat jalan • surat kelakuan baik • surat izin • dll. surat untuk orang tua) • surat pribadi formal (missal: surat lamaran pekerjaan. surat kuasa.• Berdasarkan isinya. – surat niaga • surat penawaran • surat pemesanan barang • surat pengiriman • surat penagihan • dll . surat dibedakan atas: – surat pribadi • surat pribadi nonformal (misal: surat antarteman.

. • menyelesaikan pokok-pokok persoalan satu per satu secara teratur dan hanya mengungkapkan satu gagasan pokok untuk setiap alinea.Teknik Penyusunan Surat • menetapkan dahulu maksud surat: apa yang akan diberitahukan. atau disampaikan kepada pihak penerima surat. • menghindari penggunaan singkatan dan akronim. • memperhatikan bentuk surat dan cara penulisannya sesuai dengan ketentuan. kecuali yang sudah lazim. • memperhatikan penulisan ejaan dan penggunaan tanda baca pada kalimat sesuai dengan kaidah. diminta. ditanyakan.

Bersih dan rapi. lugas. Mencerminkan sikap yang adab dan sopan. Disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya. • • • .Syarat surat yang baik • • • Ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik Disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan surat. dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis. Disusun secara jelas.

.Kriteria Surat yang Efektif dan Efisien • jelas: tidak terdapat kata-kata yang terselubung atau meragukan • tepat: yang dikemukakan adalah fakta yang benar dan disampaikan secara objektif • singkat dan lugas: tidak berbelit-belit sehingga mengaburkan permasalahan • tuntas: informasi disampaikan secara lengkap • sopan: memilih kata-kata yang baik dan tidak menyinggung pihak lain • estetis: menggunakan bentuk kertas. dan tata letak yang diserasikan dengan surat. tulisan.

tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi Komunikatif jika mudah dipahami dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya. lugas. Jelas  jika isi atau informasi yang disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas dan eksplisit. 4. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami. dan komunikatif dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis. surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif. . 2.Bahasa Surat 1. 3. yaitu jelas. Lugas jika kata-kata yang digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan.

Inisial . Lampiran 12. Paragraf pembuka 16. Paragraf isi 2.Bagian-bagian Surat 1. Tanggal surat 10. Nama jelas 6. Nomor surat 11. Tanda tangan 5. Salam penutup 4. Kepala surat/kop surat 9. Paragraf penutup 3. Alamat yang dituju 14. Nama jabatan 7. Hal/pokok surat 13. Salam pembuka 15. Tembusan 8.

nomor telepon.Kepala Surat/Kop Surat Fungsi: a) memberikan informasi kepada penerima surat mengenai nama. alamat. dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi pengirim surat. . b) sebagai sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan instansi pengirim surat. faksimile.

79182720 Faksimile (021) 79190868 . Jakarta Telepon (021) 79190864. 791960885.Contoh Kepala Surat BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI Jalan Bina Warga 2. Kalibata Raya.

. 31-04-2009 24 Des ’08 Contoh (yang tepat): 25 Juni 2009 31 April 2009 24 Desember 2008 Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang waktu penulisan surat itu.Tanggal Surat    Contoh (yang tidak tepat): Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2009 Bandung.

kata lampiran tidak perlu dicantumkan.Lampiran  Digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat. Contoh penulisan yang tidak tepat: Lampiran: 5 (lima) lembar Lampiran: Satu (1) berkas Lampiran: Contoh penulisan yang tepat: Lampiran: Lima lembar Lampiran: Satu berkas .  Jika tidak ada sesuatu yang disertakan.

Contoh penulisan yang tidak tepat: Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli 2008 Contoh penulisan yang tepat: Hal: Undangan . hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang. 2) Agar efektif. tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat.Hal Surat/Pokok Surat Fungsi: 1) Memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat.

Kepala Pusat Bahasa Jalan Daksinapati Barat IV Rawamangun Jakarta 13220 . Daksinapati Barat IV Rawamangun JAKARTA Contoh penulisan yang tepat: Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa Jln.  Unsur alamat hendaknya ditulis lengkap tidak disingkat.Alamat yang Dituju  Berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat. Contoh penulisan yang tidak tepat: Kepada Yth.

. •Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri.Salam Pembuka •Sebagai tanda hormat penulis surat kepada penerima surat •Penanda surat yang sopan dan beradab •Dapat diibaratkan sebagai ―ketukan pintu‖ atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain. Misalnya: Dengan hormat.wb. Assalamualaikum wr. Bapak … yang terhormat Salam sejahtera.

Paragraf Pembuka Bagian ini berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis. 005/1180/I/Bangda. Sehubungan dengan itu. Fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan. tanggal 25 Juni 2008.05/1180/I/Bangda. Misalnya: (1) Sehubungan dengan surat Saudara No. kami beri tahukan bahwa… . sudah kami terima dengan baik. tanggal 25 Juni 2008. kami beri tahukan hal-hal berikut. (2) Kami beri tahukan bahwa… (3) Surat Saudara No.

4) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 12 Desember 2009. tentang syarat-syarat sayembara. kami berikan jawaban sebagai berikut. kami beritahukan hal-hal berikut. . 6) Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 10 Agustus 2009. bersama ini kami sampaikan kepada Saudara daftar buku terbitan kami tahun 2009. tentang penyuluhan kesehatan. Nomor 162/TU/K/2009. kami beritahukan bahwa …. 5) Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu. Nomor 1415/K2/2009. 7) Sehubungan dengan pertanyaan Anda tentang arti kata bina graha melalui surat tanggal 9 Desember 2009.

Menjawab surat Anda Nomor …. tanggal ….. 4. kami menaggapinya sebagai berikut.• Perhatikan kalimat berikut ini (salah) 1. tentang …. Menunjuk surat Anda Nomor ….. tanggal …. 3. Bersama ini kami mengundang Saudara dalam rapat yang akan dilaksanakan …. penjelasan kami adalah sebagai berikut. Menurut rencana. kami beritahukan bahwa …. tanggal …. Membalas surat Bapak Nomor …. tentang . tentang …. . 2. dalam pertemuan itu akan dihadiri oleh para Kepala Bagian. 5..

• Berisi pokok persoalan yang ingin disampaikan. • Paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah. atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat.Paragraf Isi • Merupakan bagian inti dari sebuah surat. • Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh tanggapan. • Jika ada dua masalah atau lebih. . jawaban. masing-masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.

. (4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara. (3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak. • Biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih. Berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. kami ucapkan terima kasih. Misalnya: (1) Atas permintaan Saudara. kami ucapkan terima kasih. kami sampaikan terima kasih. (2) Atas kesediaan Saudara.Paragraf Penutup • • Merupakan bagian akhir dari sebuah surat.

Contoh yang Tidak Tepat (1) Atas perhatiannya. (6) Demikian kami haturkan dan terima kasih. kami ucapkan terima kasih. (4) Harap maklum adanya. . (2) Demikian atas bantuan Saudara. dan atas perhatian dan kerja samanya. (5) Demikianlah harap menjadikan periksa. diucapkan terima kasih. (3) Demikian harap maklum. diucapkan terima kasih.

. Misalnya: Salam kami. tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Fungsinya antara lain: menunjukkan rasa hormatdan keakraban pengirim dan penerima surat. Wasalam. Hormat kami.Salam Penutup Dicantumkan di pojok kanan bawah. Salam ini dapat diibaratkan sebagai ―ucapan permisi‖ atau ―pamitan‖ setelah seseorang bertemu atau berkomunikasi dengan baik. Salam takzim.

• Untuk surat-surat dinas di Indonesia. Barokah. M. Dr.Si.Tanda Tangan • Merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. NIP 132061473 Rektor . tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian. Burhanuddin Kepala Tanda tangan Prof.M. Tanda tangan Drs.

NIP 010345687 atau: (Tanda tangan) Dr. Misalnya: (tanda tangan) Drs. Jabatan. Kepala . M. M.Si. Hasibuan. Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital. Nomor induk pegawai (NIP) dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat. bukan kapital seluruhnya. Awaluddin. Nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun digarisbawahi. tepatnya sejajar di bawah salam penutup.Nama. dan NIP Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan.Hum.

nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.Kepala Biro Keuangan Contoh yang tidak tepat: Tembusan 1.Arsip .  Jika yg diberi tembusan lebih dari satu. pencantumannya disertai dgn nomor urut.Direktur Jederal Pembangunan Daerah 2.Kepada Yth.Tembusan  Berfungsi untuk memberitahukan kpd penerima bhw surat yg sama juga dikirimkan kpd pihak lain yg dipandang perlu mengetahui isi surat tsb.  Jika yang ditembusi hanya satu. Misalnya: Tembusan: 1.Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan) 2. kata ―tembusan‖ tdk perlu dicantumkan.  Jika tdak ada yg diberi tembusan.Kepala Biro Organisasi 3. Kepala Biro Keuangan 4. Kepala Biro Organisasi 3.Kepada Yth.

• Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat sehingga—jika terjadi kekeliruan dalam surat itu—pimpinan dng mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki. • Penempatan inisial di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan ada tembusannya). Misalnya: AM/ra .Inisial • Inisial adalah tanda tangan atau kode pengenal yg berupa singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful