SURAT-MENYURAT DINAS

Hakikat Surat
• Surat: sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis • Surat tetap dibutuhkan meskipun sudah ada alat komunikasi yang canggih, seperti telepon dan radio. • Peran surat sebagai sarana komunikasi tertulis tidak tergantikan oleh munculnya peralatan yang canggih.

SURAT DINAS

ALAT UNTUK MENYAMPAIKAN ATAU MEMINTA INFORMASI TERTULIS KEPADA PIHAK LAIN BERKAITAN DENGAN URUSAN KEDINASAN

• penyampaian informasi lebih formal. • jangkauannya lebih luas dan fleksibel karena dapat dikirimkan ke berbagai pelosok .Kelebihan surat • sebagai bukti autentik.

Fungsi Surat : – sebagai tanda bukti tertulis. – sebagai bukti historis . – sebagai keterangan yang dapat memberi rasa aman dalam melakukan aktivitas. – sebagai alat pengikat. – sebagai alat untuk mewakili perseorangan atau organisasi. – sebagai pedoman dasar untuk bertindak.

– bentuk setengah lurus (semi block style). – bentuk lurus (block style). – bentuk dinas Indonesia Baru (new official style).Penggolongan Surat • Berdasarkan bentuknya. – bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style). surat dibedakan atas: – bentuk lurus penuh (full block style). – bentuk dinas Indonesia lama (official style). – bentuk lekuk (indented style). .

.LOGO KEPALA SURAT Bentuk Lurus penuh Tanggal : Nomor : Lampiran: Hal : Yth. ……………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup …………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… …… Paragraf Pembuka ………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………Paragraf Isi …………………………………………………………. ………………………… ……………………………….. Salam Pembuka.. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial .

………………………… ………………………………. Salam Pembuka. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial . ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………Paragraf Isi ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………… Paragraf Penutup ……………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… Paragraf Pembuka ……………………………………………….LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Lurus Nomor : Lampiran: Hal : Yth..

. ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup …………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………… …………………Paragraf Pembuka ……………………………………………….. Salam Pembuka. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial . ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………Paragraf Isi . ………………………… ……………………………….………………………………………………………....LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Setengah Lurus Nomor : Lampiran: Hal : Yth.

……………..LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Paragraf Menggantung Nomor : Lampiran: Hal : Yth.……….……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………Paragraf Pembuka ………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………….. ………………………………………………………………………………………. ………………………… ……………………………….………………………Paragraf Isi …………………………………………………………………………. .…………………………………………………………………………………………………………………… ……………………Paragraf Penutup ………………………………………… Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial ... Salam Pembuka..

LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Bertakuk Nomor : Lampiran: Hal : Yth……. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan . Salam Pembuka.. …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Pembuka ………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Isi …………………………………………………………………………….. ………………………… ………………………………. ………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup ………………………………………………….

– surat niaga • surat penawaran • surat pemesanan barang • surat pengiriman • surat penagihan • dll . surat kuasa. surat untuk orang tua) • surat pribadi formal (missal: surat lamaran pekerjaan. surat perjanjian kontrak) – surat dinas • surat keterangan • surat jalan • surat kelakuan baik • surat izin • dll. surat dibedakan atas: – surat pribadi • surat pribadi nonformal (misal: surat antarteman.• Berdasarkan isinya.

• menyelesaikan pokok-pokok persoalan satu per satu secara teratur dan hanya mengungkapkan satu gagasan pokok untuk setiap alinea.Teknik Penyusunan Surat • menetapkan dahulu maksud surat: apa yang akan diberitahukan. • memperhatikan penulisan ejaan dan penggunaan tanda baca pada kalimat sesuai dengan kaidah. diminta. atau disampaikan kepada pihak penerima surat. ditanyakan. • menghindari penggunaan singkatan dan akronim. • memperhatikan bentuk surat dan cara penulisannya sesuai dengan ketentuan. . kecuali yang sudah lazim.

Syarat surat yang baik • • • Ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik Disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan surat. lugas. dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis. Disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya. Bersih dan rapi. • • • . Mencerminkan sikap yang adab dan sopan. Disusun secara jelas.

tulisan.Kriteria Surat yang Efektif dan Efisien • jelas: tidak terdapat kata-kata yang terselubung atau meragukan • tepat: yang dikemukakan adalah fakta yang benar dan disampaikan secara objektif • singkat dan lugas: tidak berbelit-belit sehingga mengaburkan permasalahan • tuntas: informasi disampaikan secara lengkap • sopan: memilih kata-kata yang baik dan tidak menyinggung pihak lain • estetis: menggunakan bentuk kertas. dan tata letak yang diserasikan dengan surat. .

yaitu jelas. Jelas  jika isi atau informasi yang disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas dan eksplisit. 2. tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi Komunikatif jika mudah dipahami dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya. Lugas jika kata-kata yang digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami.Bahasa Surat 1. 3. surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif. dan komunikatif dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis. . 4. lugas.

Inisial . Alamat yang dituju 14. Tanggal surat 10. Nomor surat 11. Tanda tangan 5. Salam penutup 4. Lampiran 12. Paragraf pembuka 16. Hal/pokok surat 13. Paragraf isi 2.Bagian-bagian Surat 1. Salam pembuka 15. Paragraf penutup 3. Nama jelas 6. Kepala surat/kop surat 9. Nama jabatan 7. Tembusan 8.

Kepala Surat/Kop Surat Fungsi: a) memberikan informasi kepada penerima surat mengenai nama. alamat. . faksimile. b) sebagai sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan instansi pengirim surat. dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi pengirim surat. nomor telepon.

Kalibata Raya. Jakarta Telepon (021) 79190864. 791960885. 79182720 Faksimile (021) 79190868 .Contoh Kepala Surat BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI Jalan Bina Warga 2.

31-04-2009 24 Des ’08 Contoh (yang tepat): 25 Juni 2009 31 April 2009 24 Desember 2008 Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas.Tanggal Surat    Contoh (yang tidak tepat): Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2009 Bandung. . Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang waktu penulisan surat itu.

 Jika tidak ada sesuatu yang disertakan.Lampiran  Digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat. kata lampiran tidak perlu dicantumkan. Contoh penulisan yang tidak tepat: Lampiran: 5 (lima) lembar Lampiran: Satu (1) berkas Lampiran: Contoh penulisan yang tepat: Lampiran: Lima lembar Lampiran: Satu berkas .

Hal Surat/Pokok Surat Fungsi: 1) Memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat. Contoh penulisan yang tidak tepat: Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli 2008 Contoh penulisan yang tepat: Hal: Undangan . 2) Agar efektif. hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang.

Daksinapati Barat IV Rawamangun JAKARTA Contoh penulisan yang tepat: Yth.Alamat yang Dituju  Berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat. Kepala Pusat Bahasa Jalan Daksinapati Barat IV Rawamangun Jakarta 13220 . Contoh penulisan yang tidak tepat: Kepada Yth.  Unsur alamat hendaknya ditulis lengkap tidak disingkat. Bapak Kepala Pusat Bahasa Jln.

•Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri.Salam Pembuka •Sebagai tanda hormat penulis surat kepada penerima surat •Penanda surat yang sopan dan beradab •Dapat diibaratkan sebagai ―ketukan pintu‖ atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain. Assalamualaikum wr. . Bapak … yang terhormat Salam sejahtera.wb. Misalnya: Dengan hormat.

Paragraf Pembuka Bagian ini berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis.05/1180/I/Bangda. Fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan. Sehubungan dengan itu. kami beri tahukan bahwa… . tanggal 25 Juni 2008. tanggal 25 Juni 2008. kami beri tahukan hal-hal berikut. sudah kami terima dengan baik. 005/1180/I/Bangda. (2) Kami beri tahukan bahwa… (3) Surat Saudara No. Misalnya: (1) Sehubungan dengan surat Saudara No.

kami beritahukan bahwa …. Nomor 162/TU/K/2009. tentang syarat-syarat sayembara.4) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 12 Desember 2009. . Nomor 1415/K2/2009. 7) Sehubungan dengan pertanyaan Anda tentang arti kata bina graha melalui surat tanggal 9 Desember 2009. 6) Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 10 Agustus 2009. kami beritahukan hal-hal berikut. bersama ini kami sampaikan kepada Saudara daftar buku terbitan kami tahun 2009. 5) Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu. kami berikan jawaban sebagai berikut. tentang penyuluhan kesehatan.

. penjelasan kami adalah sebagai berikut. 4.. 3.• Perhatikan kalimat berikut ini (salah) 1. Menjawab surat Anda Nomor …. dalam pertemuan itu akan dihadiri oleh para Kepala Bagian. tentang . kami beritahukan bahwa ….. tentang …. Menurut rencana. 5. 2. tanggal …. tanggal …. tentang ….. Bersama ini kami mengundang Saudara dalam rapat yang akan dilaksanakan …. Membalas surat Bapak Nomor …. kami menaggapinya sebagai berikut. tanggal …. Menunjuk surat Anda Nomor ….

• Berisi pokok persoalan yang ingin disampaikan. atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat. • Jika ada dua masalah atau lebih. • Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh tanggapan. • Paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah. jawaban. .Paragraf Isi • Merupakan bagian inti dari sebuah surat. masing-masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.

(3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak. . kami ucapkan terima kasih. Berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. Misalnya: (1) Atas permintaan Saudara. kami sampaikan terima kasih.Paragraf Penutup • • Merupakan bagian akhir dari sebuah surat. kami ucapkan terima kasih. (2) Atas kesediaan Saudara. (4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara. • Biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih.

kami ucapkan terima kasih. (5) Demikianlah harap menjadikan periksa. (2) Demikian atas bantuan Saudara. (4) Harap maklum adanya. dan atas perhatian dan kerja samanya.Contoh yang Tidak Tepat (1) Atas perhatiannya. diucapkan terima kasih. . (3) Demikian harap maklum. diucapkan terima kasih. (6) Demikian kami haturkan dan terima kasih.

Hormat kami. Salam takzim. Wasalam. Salam ini dapat diibaratkan sebagai ―ucapan permisi‖ atau ―pamitan‖ setelah seseorang bertemu atau berkomunikasi dengan baik.Salam Penutup Dicantumkan di pojok kanan bawah. Misalnya: Salam kami. . tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Fungsinya antara lain: menunjukkan rasa hormatdan keakraban pengirim dan penerima surat.

Tanda Tangan • Merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Barokah. M. Tanda tangan Drs. tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian. Dr.Si. NIP 132061473 Rektor . • Untuk surat-surat dinas di Indonesia.M. Burhanuddin Kepala Tanda tangan Prof.

Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital. dan NIP Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan. NIP 010345687 atau: (Tanda tangan) Dr. Nomor induk pegawai (NIP) dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat. Nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun digarisbawahi. M.Hum. M. Misalnya: (tanda tangan) Drs.Nama.Si. Awaluddin. bukan kapital seluruhnya. Hasibuan. tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Kepala . Jabatan.

nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.  Jika yg diberi tembusan lebih dari satu.Direktur Jederal Pembangunan Daerah 2.Arsip . Kepala Biro Keuangan 4. pencantumannya disertai dgn nomor urut.Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan) 2.Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi 3. kata ―tembusan‖ tdk perlu dicantumkan.Kepala Biro Keuangan Contoh yang tidak tepat: Tembusan 1.Kepada Yth.  Jika tdak ada yg diberi tembusan.Kepala Biro Organisasi 3.  Jika yang ditembusi hanya satu.Tembusan  Berfungsi untuk memberitahukan kpd penerima bhw surat yg sama juga dikirimkan kpd pihak lain yg dipandang perlu mengetahui isi surat tsb. Misalnya: Tembusan: 1.

Inisial • Inisial adalah tanda tangan atau kode pengenal yg berupa singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. • Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat sehingga—jika terjadi kekeliruan dalam surat itu—pimpinan dng mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki. Misalnya: AM/ra . • Penempatan inisial di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan ada tembusannya).