SURAT-MENYURAT DINAS

Hakikat Surat
• Surat: sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis • Surat tetap dibutuhkan meskipun sudah ada alat komunikasi yang canggih, seperti telepon dan radio. • Peran surat sebagai sarana komunikasi tertulis tidak tergantikan oleh munculnya peralatan yang canggih.

SURAT DINAS

ALAT UNTUK MENYAMPAIKAN ATAU MEMINTA INFORMASI TERTULIS KEPADA PIHAK LAIN BERKAITAN DENGAN URUSAN KEDINASAN

Kelebihan surat • sebagai bukti autentik. • jangkauannya lebih luas dan fleksibel karena dapat dikirimkan ke berbagai pelosok . • penyampaian informasi lebih formal.

– sebagai bukti historis . – sebagai pedoman dasar untuk bertindak. – sebagai alat untuk mewakili perseorangan atau organisasi. – sebagai alat pengikat.Fungsi Surat : – sebagai tanda bukti tertulis. – sebagai keterangan yang dapat memberi rasa aman dalam melakukan aktivitas.

– bentuk dinas Indonesia Baru (new official style). .Penggolongan Surat • Berdasarkan bentuknya. – bentuk lekuk (indented style). – bentuk lurus (block style). – bentuk setengah lurus (semi block style). – bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style). – bentuk dinas Indonesia lama (official style). surat dibedakan atas: – bentuk lurus penuh (full block style).

Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial . ………………………… ………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup …………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………Paragraf Isi ………………………………………………………….. Salam Pembuka.. ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… …… Paragraf Pembuka ……………………………………………….LOGO KEPALA SURAT Bentuk Lurus penuh Tanggal : Nomor : Lampiran: Hal : Yth..

Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial . ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………… Paragraf Pembuka ………………………………………………. Salam Pembuka. ………………………… ……………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………Paragraf Isi ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………… Paragraf Penutup …………………………………………………….LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Lurus Nomor : Lampiran: Hal : Yth...

………………………… ……………………………….... ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup …………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………Paragraf Isi .LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Setengah Lurus Nomor : Lampiran: Hal : Yth. Salam Pembuka..………………………………………………………. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial . …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………… …………………Paragraf Pembuka ………………………………………………..

.. ………………………………………………………………………………………..LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Paragraf Menggantung Nomor : Lampiran: Hal : Yth. ……………. ..………………………Paragraf Isi …………………………………………………………………………. Salam Pembuka.…………………………………………………………………………………………………………………… ……………………Paragraf Penutup ………………………………………… Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan Tembusan: Inisial .……….. ………………………… ……………………………….……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………Paragraf Pembuka ………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………….

..LOGO KEPALA SURAT Tanggal Bentuk Bertakuk Nomor : Lampiran: Hal : Yth……. Salam Pembuka. ………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Penutup …………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Pembuka ………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Paragraf Isi ……………………………………………………………………………. Salam Penutup Tandsa Tangan Nama Jabatan . ………………………… ……………………………….. ………………………….

– surat niaga • surat penawaran • surat pemesanan barang • surat pengiriman • surat penagihan • dll . surat kuasa. surat perjanjian kontrak) – surat dinas • surat keterangan • surat jalan • surat kelakuan baik • surat izin • dll.• Berdasarkan isinya. surat dibedakan atas: – surat pribadi • surat pribadi nonformal (misal: surat antarteman. surat untuk orang tua) • surat pribadi formal (missal: surat lamaran pekerjaan.

.Teknik Penyusunan Surat • menetapkan dahulu maksud surat: apa yang akan diberitahukan. • memperhatikan bentuk surat dan cara penulisannya sesuai dengan ketentuan. diminta. ditanyakan. • menghindari penggunaan singkatan dan akronim. kecuali yang sudah lazim. • memperhatikan penulisan ejaan dan penggunaan tanda baca pada kalimat sesuai dengan kaidah. atau disampaikan kepada pihak penerima surat. • menyelesaikan pokok-pokok persoalan satu per satu secara teratur dan hanya mengungkapkan satu gagasan pokok untuk setiap alinea.

Mencerminkan sikap yang adab dan sopan. Disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya. lugas.Syarat surat yang baik • • • Ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik Disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan surat. • • • . dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis. Disusun secara jelas. Bersih dan rapi.

dan tata letak yang diserasikan dengan surat. . tulisan.Kriteria Surat yang Efektif dan Efisien • jelas: tidak terdapat kata-kata yang terselubung atau meragukan • tepat: yang dikemukakan adalah fakta yang benar dan disampaikan secara objektif • singkat dan lugas: tidak berbelit-belit sehingga mengaburkan permasalahan • tuntas: informasi disampaikan secara lengkap • sopan: memilih kata-kata yang baik dan tidak menyinggung pihak lain • estetis: menggunakan bentuk kertas.

Lugas jika kata-kata yang digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan. lugas. 4.Bahasa Surat 1. tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi Komunikatif jika mudah dipahami dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya. yaitu jelas. surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif. 3. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami. . Jelas  jika isi atau informasi yang disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas dan eksplisit. dan komunikatif dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis. 2.

Lampiran 12. Paragraf pembuka 16. Nama jelas 6. Hal/pokok surat 13. Nomor surat 11. Tanggal surat 10. Kepala surat/kop surat 9. Inisial . Paragraf isi 2. Nama jabatan 7. Salam pembuka 15. Tanda tangan 5. Paragraf penutup 3. Alamat yang dituju 14. Salam penutup 4. Tembusan 8.Bagian-bagian Surat 1.

alamat. b) sebagai sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan instansi pengirim surat.Kepala Surat/Kop Surat Fungsi: a) memberikan informasi kepada penerima surat mengenai nama. . dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi pengirim surat. faksimile. nomor telepon.

79182720 Faksimile (021) 79190868 .Contoh Kepala Surat BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI Jalan Bina Warga 2. Kalibata Raya. Jakarta Telepon (021) 79190864. 791960885.

31-04-2009 24 Des ’08 Contoh (yang tepat): 25 Juni 2009 31 April 2009 24 Desember 2008 Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang waktu penulisan surat itu.Tanggal Surat    Contoh (yang tidak tepat): Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2009 Bandung. .

Lampiran  Digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat.  Jika tidak ada sesuatu yang disertakan. Contoh penulisan yang tidak tepat: Lampiran: 5 (lima) lembar Lampiran: Satu (1) berkas Lampiran: Contoh penulisan yang tepat: Lampiran: Lima lembar Lampiran: Satu berkas . kata lampiran tidak perlu dicantumkan.

2) Agar efektif. Contoh penulisan yang tidak tepat: Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli 2008 Contoh penulisan yang tepat: Hal: Undangan .Hal Surat/Pokok Surat Fungsi: 1) Memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang. tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat.

Daksinapati Barat IV Rawamangun JAKARTA Contoh penulisan yang tepat: Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa Jln. Kepala Pusat Bahasa Jalan Daksinapati Barat IV Rawamangun Jakarta 13220 . Contoh penulisan yang tidak tepat: Kepada Yth.Alamat yang Dituju  Berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat.  Unsur alamat hendaknya ditulis lengkap tidak disingkat.

. Assalamualaikum wr. Misalnya: Dengan hormat. •Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri. Bapak … yang terhormat Salam sejahtera.wb.Salam Pembuka •Sebagai tanda hormat penulis surat kepada penerima surat •Penanda surat yang sopan dan beradab •Dapat diibaratkan sebagai ―ketukan pintu‖ atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain.

Paragraf Pembuka Bagian ini berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis. tanggal 25 Juni 2008. 005/1180/I/Bangda. sudah kami terima dengan baik. tanggal 25 Juni 2008. Fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan. Sehubungan dengan itu.05/1180/I/Bangda. kami beri tahukan bahwa… . (2) Kami beri tahukan bahwa… (3) Surat Saudara No. kami beri tahukan hal-hal berikut. Misalnya: (1) Sehubungan dengan surat Saudara No.

. 6) Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 10 Agustus 2009. tentang penyuluhan kesehatan. Nomor 1415/K2/2009. bersama ini kami sampaikan kepada Saudara daftar buku terbitan kami tahun 2009. kami beritahukan bahwa ….4) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 12 Desember 2009. kami beritahukan hal-hal berikut. 5) Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu. tentang syarat-syarat sayembara. kami berikan jawaban sebagai berikut. Nomor 162/TU/K/2009. 7) Sehubungan dengan pertanyaan Anda tentang arti kata bina graha melalui surat tanggal 9 Desember 2009.

tanggal …. kami menaggapinya sebagai berikut. Menurut rencana. . tentang …. 5. 2. tentang . tanggal …. penjelasan kami adalah sebagai berikut. 3. 4. Bersama ini kami mengundang Saudara dalam rapat yang akan dilaksanakan ….. dalam pertemuan itu akan dihadiri oleh para Kepala Bagian. kami beritahukan bahwa …..• Perhatikan kalimat berikut ini (salah) 1. Membalas surat Bapak Nomor …. Menjawab surat Anda Nomor …. Menunjuk surat Anda Nomor …. tanggal ….. tentang ….

. • Berisi pokok persoalan yang ingin disampaikan. • Jika ada dua masalah atau lebih.Paragraf Isi • Merupakan bagian inti dari sebuah surat. masing-masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda. • Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh tanggapan. • Paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah. atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat. jawaban.

Misalnya: (1) Atas permintaan Saudara. (3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak. • Biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih. (2) Atas kesediaan Saudara. Berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. . kami ucapkan terima kasih. (4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara. kami sampaikan terima kasih. kami ucapkan terima kasih.Paragraf Penutup • • Merupakan bagian akhir dari sebuah surat.

(2) Demikian atas bantuan Saudara. (5) Demikianlah harap menjadikan periksa. diucapkan terima kasih. diucapkan terima kasih. .Contoh yang Tidak Tepat (1) Atas perhatiannya. (3) Demikian harap maklum. (4) Harap maklum adanya. (6) Demikian kami haturkan dan terima kasih. kami ucapkan terima kasih. dan atas perhatian dan kerja samanya.

Salam ini dapat diibaratkan sebagai ―ucapan permisi‖ atau ―pamitan‖ setelah seseorang bertemu atau berkomunikasi dengan baik. Salam takzim. . tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Misalnya: Salam kami.Salam Penutup Dicantumkan di pojok kanan bawah. Wasalam. Hormat kami. Fungsinya antara lain: menunjukkan rasa hormatdan keakraban pengirim dan penerima surat.

NIP 132061473 Rektor .Tanda Tangan • Merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Dr. Burhanuddin Kepala Tanda tangan Prof. M. Barokah. Tanda tangan Drs. • Untuk surat-surat dinas di Indonesia.Si.M. tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian.

Jabatan.Hum. Misalnya: (tanda tangan) Drs. Awaluddin. Kepala . NIP 010345687 atau: (Tanda tangan) Dr. Nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun digarisbawahi. Nomor induk pegawai (NIP) dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat. dan NIP Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan. Hasibuan. Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital. tepatnya sejajar di bawah salam penutup. M. M.Nama.Si. bukan kapital seluruhnya.

kata ―tembusan‖ tdk perlu dicantumkan.Tembusan  Berfungsi untuk memberitahukan kpd penerima bhw surat yg sama juga dikirimkan kpd pihak lain yg dipandang perlu mengetahui isi surat tsb.Kepala Biro Organisasi 3.Arsip .  Jika tdak ada yg diberi tembusan. pencantumannya disertai dgn nomor urut. Kepala Biro Keuangan 4. nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.  Jika yg diberi tembusan lebih dari satu.Direktur Jederal Pembangunan Daerah 2.Kepala Biro Keuangan Contoh yang tidak tepat: Tembusan 1.Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan) 2. Kepala Biro Organisasi 3.Kepada Yth. Misalnya: Tembusan: 1.  Jika yang ditembusi hanya satu.Kepada Yth.

• Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat sehingga—jika terjadi kekeliruan dalam surat itu—pimpinan dng mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki.Inisial • Inisial adalah tanda tangan atau kode pengenal yg berupa singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. • Penempatan inisial di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan ada tembusannya). Misalnya: AM/ra .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful