Makalah tentang Memberikan Pelayanan Kepada Pelanggan

Hedi Putra | 4/22/2013 09:16:00 AM

| 0 komentar Ini adalah isi dari Makalah yang saya ringkas dari kumpulan makalah2 yang telah saya buat dalam artikel terdahulu.. (hehehe sayang blog nya kena banned) bagi adik2 sekolah silahkan COPAS.... MEMBERIKAN PELAYANAN KEPADA PELANGGAN A. Artikel Pelayanan Prima dan Konsep Pelayanan Prima 1. Pengertian Pelayanan Prima Pada hakikatnya, pengertian pelayanan prima adalah salah satu usaha yang dilakukan perusahaan untuk melayani pembeli (pelanggan) dengan sebaik-baiknya, sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan dan memenuhi kebutuhan serta keinginan pelanggan, baik yang berupa produk barang atau jasa. Definisi Pelayanan prima adalah pelayanan terbaik yang diberikan perusahaan untuk memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan, baik pelanggan didalam perusahaan maupun diluar perusahaan. Secara sederhana, pelayanan prima (excellent service) dapat diartikan sebagai suatu pelayanan yang terbaik dalam memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan. Dengan kata lain, pelayanan prima merupakan suatu pelayanan yang memenuhi standar kualitas. Pelayanan yang memenuhi standar kualitas adalah suatu pelayanan yang sesuai dengan harapan dan kepuasan pelanggan/masyarakat. Dalam pelayanan prima terdapat dua elemen yang saling berkaitan, yaitu pelayanan dan kualitas. Kedua elemen tersebut sangat penting untuk diperhatikan oleh tenaga pelayanan (penjual, pedagang, pelayan, atau salesman). Konsep pelayanan prima dapat diterapkan pada berbagai organisasi, instansi, pemerintah, ataupun perusahaan bisnis. Perlu diketahui bahwa kemajuan yang dicapai oleh suatu negara tercermin dari satandar pelayanan yang diberikan pemerintah kepada rakyatnya. Negara-negara yang tergolong miskin pada umumnya kualitas pelayanan yang diberikan di bawah standar minimal. Pada negara-negara berkembang kualitas pelayanan telah memenuhi standar minimal. Sedangkan di negara-negara maju kualitas pelayanan terhadap rakyatnya di atas standar minimal. Terdapat beberapa definisi tentang kualitas pelayanan yang dikemukakan oleh para ahli. Dan dari sejumlah definisi tersebut terdapat beberapa kesamaan, yaitu: 1. kualitas merupakan usaha untuk memenuhi harapan pelanggan 2. kualitas merupakan kondisi mutu yang setiap saat mengalami perubahan 3. kualitas itu mencakup proses, produk, barang, jasa, manusia, dan lingkungan 4. kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan. Vincent Gespersz menyatakan bahwa kualitas pelayanan meliputi dimensi-dimensi sebagai berikut: • Ketepatan waktu pelayanan berkaitan dengan waktu tunggu dan proses. • Kualitas pelayanan berkaitan dengan akurasi atau kepetatan pela yanan. • Kualitas pelayanan berkaitan dengan kesopanan dan keramahan pelaku bisnis. • Kualitas pelayanan berkaitan dengan tanggung jawab dalam penanganan keluhan pelanggan. • Kualitas pelayanan berkaitan dengan sedikit banyaknya petugas yang melayani serta fasilitas pendukung lainnya. • Kualitas pelayanan berkaitan dengan lokasi, ruangan tempat pelayanan, tempat parkir, ketersediaan informasi, dan petunujuk/panduan lainnya. • Kualitas pelayanan berhubungan dengan kondisi lingkungan, kebersihan, ruang tunggu , fasilitas musik, AC, alat komunikasi, dan lain-lain.

bahwa konsep dan pendekatan kualitas mengalami tahap-tahap perkembangan. Sejak awal abad ke-20 kegiatan inspeksi dikaitkan dengan pengendalian kualitas. akan tetapi kemunculannya sebagai fungsi manajemen terjadi belum lama ini. Pendekatan inspeksi Dalam era ini inspeksi atau pengawasan terhadap produk dilakukan secara langsung dan dibandingkan dengan standar yang seragam. pengendalian kualitas statistikal. Dua rekan Shewart mengembangkan teknik statistik untuk melakukan sampling sejumlah item yang terbatas di setiap kelompok produksi. Managing Quality. yaitu • Biaya kualitas • Pengendalian kualitas terpadu (totalquality control). Sejarah Perkembangan Pelayanan Prima Menurut Garvin dalam bukunya.A. biaya untuk mencapai tingkat kualitas tertentu dapat dibagi menjadi biaya yang dapat dihindari dan biaya yang tak dapat dihindari. antara lain pendekatan inspeksi. Shewhart. Menurutnya. Prinsip utamanya adalah quality is every body’s job. Biaya kualitas adalah istilah yang diciptakan oleh Yoseph Juran untuk menjawab pertanyaan “seberapa besar kualitas dirasa cukup?”. yaitu: • Pengendalian rancangan baru • Pengendalian bahan baku yang baru datang • Pengendalian produk . yaitu dengan dipublikasikannya hasil karya W.seorang peneliti kualitas dari Bell Telephone Laboratories. Pendekatan jaminan kualitas Dalam era ini terdapat pengembangan empat konsep baru yang penting. 1. a. dan manajemen kualitas strategic. dan kerugian finansial akibat pelanggan yang kecewa.2. Sasarannya adalah untuk melakukan tradeoff antara biaya tinggi akibat inspeksi 100% dengan resiko dari salah satu keadaan berikut: • Menerima suatu kelompok produk yang sesungguhnya terdiri dari item-item yang rusak dalam presentasi tinggi. Ia menyatakan bahwa kegiatan kualitas dapat dikelompokkan kedalam tiga kategori. Menurut pendapatnya bahwa pengendalian dimulai dari perancangan produk dan berakhir jika produk telah sampai ke tangan pelanggan yang puas. menyebutkan bahwa kualitas sebagai suatu konsep telah lama dikenal orang. 3. • Reliability engineering. Dan Menurutnya. • Biaya yang dapat dihindari adalah biaya kegagalan produk yang meliputi bahan baku yang rusak. Implikasi pandangan Juran ini adalah bahwa pengeluaran tambahan untuk perbaikan kualitas dapat dijustifikasi selama biaya kegagalan masih tinggi. Total Quality Control (TQC) merupakan hasil pemikiran Armand Feigenbaum yang dikemukakannya pada tahun 1965. jam kerja yang digunakan untuk perbaikan. dan • Menolak suatu kelompok produk yang sesungguhnya memenuhi standar kualitas. Tahapan perkembangan kualitas tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut. dan • Zero defect. pemrosesan keluhan. Pendekatan statistikal Gerakan penilaian kualitas yang menggunakan pendekatan ilmiah untuk pertama kalinya berlangsung pada tahun 1931. Ia menyebutkan bahwa variabilitas merupakan suatu kenyataan dalam industri dan hal ini dapat dipahami dengan menggunakan prinsip probabilitas dan statistik. 2. Pada waktu itu kualitas dipandang sebagai fungsi manajemen tersendiri. b. • Biaya yang tak dapat dihindari dikaitkan dengan inspeksi dan pengendalian kualitas yang dirancang untuk mencegah terjadinya kerusakan (defects). jaminan kualitas.

• Orientasi pada pelanggan karena kualitas ditentukan dari sudut pandang pelanggan atau masyarakat. company wide quality control (1968). Gugus kendali mutu terdiri dari kelompok-kelompok kecil karyawan yang dilatih keterampilan dalam menangani kualitas. • Keterlibatan semua fungsi dan bidang dalam peningkatan kualitas pelayanan. berikut ini akan dikemukan pengalaman-pengalaman perusahaan Jepang dan perusahaan Amerika dan Eropa. bekerja dengan baik. Mereka didorong untuk mengambil inisiatif dalam mengidentifikasi dan memecahkan masalah serta mengusulkan perbaikan pada manajemen. Konsep ini timbul karena kebutuhan pelanggan militer akan produk yang tidak hanya bekerja baik pada saat pertama kali. c. Menurut konsep zero defects kesalahan. seperti strategi zero defects yang berfokus pada motivasi dan inisiatif karyawan. seleksi pemasok. Reability engineering muncul pada tahun 1950-an. a. Pengalaman perusahaan Jepang Beberapa inovasi dilakukan oleh para ahli Jepang. gugus kendali mutu (1962). • Filosofi perbaikan kualitas secara berkesinambungan. Gerakan manajemen kualitas dengan penekanan pada pelanggan muncul hampir bersamaan dengan pemikiran dan konsep baru tentang manajemen sumber daya manusia.kesalahan yang disebabkan oleh : • Kurangnya pengetahuan dapat diatasi dengan menggunakan teknik-teknik pelatihan modern. Konsep ini menaruh perhatian utama pada pelanggan dan inisiatif karyawan sebagai masukan penting bagi program peningkatan kualitas. Adapun komponennya adalah sebagai berikut. seperti Diagram Sebab-Akibat hasil pemikiran Kooru Ishikawa (1952). Olah karena itu. kurangnya perhatian. dan motivasi karyawan. yang didorong oleh kebutuhan Angkatan Bersenjata Amerika untuk memiliki peralatan elektronik dan senjata udara yang dapat diandalkan. Pendekatan manajemen kualitas strategis Untuk memberikan gambaran tentang pendekatan manajemen kualitas strategis. tetapi juga diserahkan tepat waktu. dan pelayanan pelanggan. kesadaran. serta menghindari kebutuhan untuk penggantian suku cadang yang mahal. Tujuan utamanya adalah mengharapkan kesempurnaan pada saat pertama dan fokusnya pada identifikasi masalah pada sumbernya dengan perhatian khusus untuk mengoreksi penyebab umum kesalahan karyawan. kurangya fasilitas yang tepat. Zero defects pertama kali dimunculkan oleh Martin Company pada tahun 1961-1962. dan quality function deployment (1972).Sistem kualitas saat ini juga memasukkan pengembangan produk baru. • kurangnya perhatian merupakan kesalahan yang paling sulit untuk dideteksi. seperti kurang pengetahuan. Era ketiga konsep manajemen kualitas ini menendai titik balik yang nenentukan. • Keterlibatan semua level dan manajemen puncak sampai karyawan front-line dalam memperhatikan kualitas pelayanan. Konsep zero defects lebih dipusatkan pada harapan manajemen dan hubungan antar pribadi dari pada keterampilan rekayasa. perlu diatasi dengan program zero defects. konsep ini mendorong manajer (pimpinan) untuk menawarkan wewenang yang lebih besar kepada karyawan. Pengalaman perusahaan Amerika dan Eropa . Companywide quality control pada dasarnya merupakan perluasan dari ide TQC yang dikemukakan oleh Feingenbaum. • Kurangnya fasilitas yang memadai dapat diatasi dengan survey pabrik dan peralatan secara periodic. d. b. 4.

Buku yang kedua adalah In Search of Excellence (1982) hasil karya Tom Peters dan Robert Waterman yang menyoroti perusahaan-perusahaan Amerika yang sukses dan mengidentifikasi faktor-faktor keberhasilannya. Yang pertama adalah buku yang berjudul Quality is Free (1979) hasil karya PhilipCrosbyyang menyatakan bahwa kualitas yang sempurna mencakup dua hal. dan cepat. 3. Tujuan Pelayanan Prima Tujuan pelayanan prima antara lain sebagai berikut: • Untuk memberikan pelayanan yang bermutu tinggi kepada pelanggan. • Untuk menjaga agar pelanggan merasa diperhatikan segala kebutuhannya. Jalan satu-satunya untuk mencapai keabsolutan tersebut adalah Total Quality Control (TQC) yang didorong oleh Total Quality Management (TQM). • Untuk menumbuhkan kepercayaan pelanggan terhadap pelanggan terhadap barang/jasa yang ditawarkan. Buku yang ketiga adalah Managing Quality (1988) karangan David Garvin yang memberikan tinjauan terhadap evolusi sejarah kualitas. • Untuk menimbulkan keputusan dari pihak pelanggan agar segera membeli barang/jasa yang ditawarkan pada saat itu juga. Fungsi Pelayanan Prima Pelayanan prima berfungsi sebagai berikut. • Menciptakan suasana agar pelanggan merasa dipentingkan. 5. . Dari tujuan pelayanan prima tersebut diatas Sebab tujuan utama dari pelayanan prima adalah untuk memenuhi kepuasan pelanggan. Pada bulan Agustus 1987 Konggres Amerika memberikan penghargaan Malcolm Balrige National Award kepada kedua perusahaan pada setiap kategori: fanufactur. • Memuaskan pelanggan. • Untuk menciptakan kepercayaan dan kepuasan kepada pelanggan. • Untuk mempertahankan pelanggan. Sasaran utama penghargaan tersebut adalah untuk meningkatkan kesadaran terhadap pentingnya kualitas. tepat. • Menempatkan pelanggan sebagai mitra usaha. Obsesi kualitas menyeluruh Selain keempat era yang dikemukakan oleh Garvin tersebut. jasa dan usaha kecil. Christopher Lovelock menambahkan era kelima. Tahun 1987 dipandang sebagai awal dari era kualitas kelima ini. Hal yang mendasari era kelima ini adalah konsep kualitas absolut dan zero defect yang juga disebut kualitas (total quality). yaitu obsesi kualitas menyeluruh (Total Quality Obsession). yaitu tepat secara teknis dan layak secara ekonomis. • Memenangkan persaingan pasar.Menjelang awal tahun 1980-an perusahaan-perusahaan dikawasan Amerika dan Eropa mulai menyadari pentingnya peranan strategis kualitas yang telah diadopsi jepang selama lebih dari satu decade sebelumnya. • Untuk menghindari terjadinya tuntutan-tuntutan yang tidak perlu dikemudian hari terhadap produsen. 4. Sedikitnya ada tiga buku yang mendapat perhatian dan minat ahli manajemen terhadap kualitas selama decade 1980-an. • Melayani pelanggan dengan ramah. • Menciptakan pangsa pasar yang baik terhadap produk/jasa. sehingga memberikan pemahaman menyeluruh mengenai mengenai kualitas dari perspektif filosofi ekonomi dan pemasaran dengan menyajikan contoh-contoh penting dari industri yang berbeda. agar mau berbisnis lagi dengan perusahaan. Kesadaran ini muncul terutama karena tekanan persaingan dari produk industri Jepang yang memiliki keunggulan dalam kualitas.

menurut Zeithaml dkk (2006:4) pelayanan adalah “ Economic activities whose output is not a physical product or construction. B. Pelanggan eksternal inilah yang berperan sebagai pelanggan nyata atau pelanggan akhir. dan pelanggan eksternal. adalah setiap orang atau kelompok orang pengguna suatu produk (barang/jasa) yang dihasilkan oleh perusahaan bisnis. Pengertian Manajemen Pelayanan Publik Menurut Para Ahli Pengertian Manajemen Pelayanan Publik Menurut Para Ahli – Berikut ini adalah beberapa Kesimpulan dari Pengertian Manajemen Pelayanan Publik Menurut Para Ahli Tugas utama dari setiap instansi pemerintahan adalah memberikan pelayanan atau menyelenggarakan pelayanan publik (public service) agar terwujud kesejahteraan bagi rakyat (public welfare). Pelanggan perantara Pelanggan perantara (intermediate costumer) adalah setiap orang yang berperan sebagai perantara produk. Pelanggan internal Pelanggan internal (internal costumer). Sebagaimana. pelanggan internal ada dua macam. b. pelanggan perantara. tetapi masih dalam lingkungan atau instansi pemerintah. pelanggan adalah orang-orang atau pembeli yang tidak tergantung pada suatu produk. Pengertian Pelanggan Dalam pengertian sehari-hari pelanggan adalah orang-orang yang kegiatannya membeli dan menggunakan suatu produk. Ketiga jenis pelanggan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut: a. is generally . yaitu pelanggan internal. 2. adalah orang-orang atau pengguna produk yang berada di dalam perusahaan dan memiliki pengaruh terhadap maju mundurnya perusahaan. Berdasarkan keanggotaannya. Dilihat dari segi perbaikan kualitas. tetapi produk yang tergantung pada orang tersebut. toko buku sebagai pelanggan perantara. definisi pelanggan adalah setiap orang yang menuntut pemberian jasa (perusahaan) untuk memenuhi suatu standar kualitas pelayanan tertentu. Komponen distributor. Pelanggan eksternal Pelanggan eksternal (external costumer). 5. baik barang maupun jasa. Secara garis besarnya terdapat tiga jenis pelanggan. yaitu pelanggan internal organisasi dan pelanggan internal pemerintah. Oleh karena pelanggan ini pembeli atau pengguna suatu produk maka harus diberi kepuasan. 1. seperti agen-agen Koran yang memasarkan Koran. “Orang yang melakukan sesuatu yang baik bagi orang lain… karena itu.• Memberikan keuntungan pada perusahaan. secara terus menerus. Pelanggan internal pemerintah Adalah setiap orang yang terkena dampak produk dan bukan anggota organisasi penghasil produk. atau toko-toko buku merupakan contoh pelanggan perantara. c. Dengan kata lain. seorang pelayan yang baik ialah “melayani. sehingga dapat memberi pengaruh pada performansi (performance) pemberi jasa (perusahaan) tersebut. dan siswa SMK sebagai pelanggan akhir atau pelanggan nyata (real costumer). Pelanggan internal organisasi Adalah setiap orang yang terkena dampak produk dan merupakan anggoata dari organisasi yang menghasilkan produk tersebut. Pelanggan atau pemakai suatu produk adalah orang-orang yang berhubungan secara langsung maupun tidak langsung dengan perusahaan-perusahaan bisnis. Misalnya Penerbit Armico Bandung memerima pesanan buku dari toko buku untuk dijual kepada siswa SMK maka dalam hal ini Penerbit Armikco bertindak sebagai pemasok. bukan sebagai pemakai. Menurut Tampubolon (2001:139-141) pelayanan berarti. Adapun pihak-pihak yang berhubungan dan bernegosiasi dengan perusahaan-perusahaan bisnis sebelum tahap menghasilkan produk dinamakan pemasok. bukan dilayani”.

jasa kepada masyarakat baik secara individu maupun kelompok atau organisasi. 1.” Lembaga Administrasi Negara (1998) Pelayanan Umum diartikan sebagai segala bentuk kegiatan pelayanan umum yang dilaksanakan oleh instansi pemeirntahan di pusat. Oleh karena itu. Dalam pelayanan publik pada umumnya pemerintah melakukan pengaturan terhadap pelayanan jasa dan barang. dan di lingkungan BUMN/D dalam bentuk barang dan atau jasa. Sebagaimana telah dijelaskan pengertian pelayanan dan pengertian publik di atas. Pelayanan publik (public service) oleh birokrasi publik adalah merupakan salah satu perwujudan dari fungsi aparatur negara sebagai abdi masyarakat di samping sebagai abdi negara. Eksistensi lembaga negara termasuk di dalamnya pada hakekatnya pelayan masyarakat. penyelenggara negara atau pemerintah mulai dari pemerintah pusat sampai kelurahan/desa. Saefullah (2007:11) memberi definisi bahwa “Pelayanan publik adalah kegiatan-kegiatan yang dilakukan para pejabat dalam berbagai lembaga untuk memberikan pelayanan kepada publik. pelayanan publik sangat variatif dan tergantung dari perkembangan dan kemampuan masyarakat. Keputusan MenPan Nomor 81/1993 yang disempurnakan dengan Keputusan Menpan Nomor 63/2003 mendefinsikan pelayanan umum sebagai: “Segala bentuk pelayanan yang dilaksanakan oleh Instansi pemerintah di Pusat. Gabriel Roth (1991: 3) “any service available to the public whether provided publicly (as a museum) or privately (as is a restaurant meal)”. 2004). comfort. maka dalam prakteknya. mengatakan bahwa “Pelayanan publik dapat diartikan sebagai segenap aktivitas yang dilakukan oleh pemerintah untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dalam menjalani kehidupan berbangsa dan bernegara. publik dan pelayanan publik Menurut Para Ahli . dan di lingkungan Badan Usaha Milik Negara/Daerah dalam bentuk barang dan atau jasa. dalam bentuk barang dan jasa.consumed at the time it is produced. Pelayanan publik yang dimaksud adalah segala bentuk kegiatan pelayanan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau individu dalam bentuk barang.” Masih senada dengan pengertian di atas. berarti . baik yang sifatnya langsung maupun yang sifatnya tidak langsung”. Any service menurut Roth mengandung arti berkaitan dengan barang dan jasa dalam pelayanan. or health) that are essentially ingtangible concerns of its firts purchaser. namun untuk memberikan atau melayani masyarakat. and provides added value in forms (such as convenience. pemerintahan daerah. baik pada pemerintahan pusat. baik dalam rangka upaya pemenuhan kebuuthan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dengan demikian aparat pemerintah. di Daerah. sifatnya langsung maupun tidak langsung sesuai dengan peraturan perundang-undangan. amusement. maka dapat ditarik kesimpulan bahwa Pelayanan publik adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh para pejabat. Pengertian Manajemen Pelayanan Publik Menurut Para Ahli Seiring dengan pengertian pelayanan. di daerah. birokrasi publik berkewajiban dan bertanggung jawab untuk memberikan pelayanan publik yang baik dan profesional. Istilah-istilah pelayanan dan publik itulah memberikan dasar pengertian terhadap pelayanan publik. Joko Widodo (2001) “Pelayanan publik diartikan sebagai pemberian layanan (melayani) keprluan orang atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan. baik dalam rangka upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan. maupun pemerintahan desa sering disebut apparatus pemerintah yang berada pada lingkungan eksekutif telah memperoleh predikat “sebagai pelayan masyarakat”. timeliness. ia tidak dimaksudkan untuk melayani dirinya sendiri.” Awang Anwaruddin (Jurnal Ilmu Adminmistrasi Vol 1 No. Dari beberapa pengertian pelayanan publik yang telah dijelaskan oleh beberapa ahli atau pakar.

Dalam bahasa Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service).kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat. Istilah perlengkapan kantor ini meliputi barang-barang kecil yang digunakan sehari-hari seperti penjepit kertas. daftar. Segala macam pekerjaan yang bersifat komunikasi Terdiri dari : rapat briefing. Perlengkapan kantor adalah istilah generik yang mengacu kepada semua perlengkapan yang umumnya digunakan di kantor. pengolahan. badan. Segala macam pekerjaan yang bersifat registrasi Terdiri dari : agenda surat. Atau dengan kata lain. film mikro. perbaikan. 4. 2. manajemen pelayanan publik berarti merupakan suatu proses perencanaan dan pengimplementasiannya serta mengarahkan atau mengkoordinasikan penyelesaian aktivitas-aktivitas pelayanan publik demi tercapainya tujuan-tujuan pelayanan publik yang telah ditetapkan. pengolahan. penyusunan laporan. konfrensi. dan keluaran informasi (dalam bahasa sehari-hari disebut dengan “kertas kerja”). perpustakaan. markas. inspeksi. Aktivitas Kantor Aktivitas Kantor – Macam Macam Aktivitas Kantor dan Contoh Aktivitas Kantor menurut Prajudi Atmosudirodjo digolongkan menjadi 4 macam yaitu : 1. penyimpanan. ikhtisar. penyusunan table. wawancara. tetapi juga mencakup perlengkapan mahal seperti komputer. instansi. mesin faksimili. survey. filing. mesin foto kopi dan kas register. recording.Pengertian Manajemen Pelayanan Publik adalah suatu proses penerapan ilmu dan seni untuk menyusun rencana. biro. perusahaan dan organisasi lainnya mulai dari perorangan sampai pemerintah. staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan. yang maknanya: ruang tempat bekerja. Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan. pencatatan. pemberian peringatan. data processing. . pertemuan. Pengertian kantor menurut para ahli a) Menurut Moekijat(1997:3). pencatatan. Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2. dan penyampaian/ pendistribusian data/informasi. Segala macam pekerjaan komputasi Terdiri atas : analisis data. pelubang kertas. dokumentasi. pemberian keterangan. bolpen dan kertas. grafik. serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan. Segala macam pekerjaan yang bersifat informasi Terdiri dari : pengumpulan data.(lihat Ratminto dkk). atau ruang tempat kerja. perusahaan. perekaman tape. kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha. staples. jawatan instansi dan sebagainya. mengoordinasikan dan menyelesaikan aktivitasaktivitas pelayanan demi tercapainya tujuan-tujuan pelayanan. lemari arsip dan meja. dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan. penyimpanan penyampaian/pendistribusian data/informasi. riset. tempat kedudukan pimpinan. yang bekerja pengumpulan. jawatan. Pengertian Kantor Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”. Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti Ruang kerja. musyawarah. b) Prajudi Atmosudirjo (1982:25). posisi. printer. korespondensi. mengimplementasikan rencana. kamar kerja. statistik. yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis. 3. serta furnitur kantor seperti bilik. lembaga.

d) Memberi Informasi (to give information) Bila manajemen diminta sejumlah informasi yang diperlukan. Kantor harus berhati-hati terhadap makna rekaman dan memperhatikan dengan segera hal-hal yang memerlukan tindakan manajemen. Dari definisi-definisi diatas dapatlah ditarik kesimpulan bahwa kantor dalam arti dinamis adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan system antara orang. direktur pengelola tidak dapat menangani secara pribadi semua fakta yang berhubungan dengan perusahaan sehingga kantor besar atau kompleks harus memenuhi fungsi tersebut. uang tunai harus disimpan di dalam lemari besi maupun di dalam bank. faktur atau ringkasan rincian seperti laporan keuangan. kantor memberikan informasi tersebut dari rekaman yang tersedia. di dalam perusahaan besar dan kompleks. procedures. korespondensi. rekaman vital seperti kontrak besar harus dilindungi secara tepat. Kantor bertanggungjawab memberikan informasi dalam bentuk terbaik dalam melayani manajemen. mengolah. Misalnya melaporkan adanya kekurangan persediaan. faktur/kuitansi. dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima. Dari definisi tersebut. laporan keuangan. Di dalam perusahaan kecil yang hanya dikendalikan oleh satu orang. akuntansi. dll. d) Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung. teknologi. anggaran. rumah. laporan keuangan. and people are at work to manage one of the firm’s most vital resources information. dll. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum. transaksi. e) Melindungi Aset( to safeguard assets) Selain empat fungsi di atas. pesanan. menyimpan. b) Merekam dan menyimpan data-data serta informasi( to record information) Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut. Informasi-informasi tersebut diberikan baik secara lisan maupun tulisan. office is a function where interdependent system of technology. laporan perkembangan. pesanan. seperti mengumpulkaninformasi dan sumber-sumber yang berbeda dan membuat perhitungan/pembukuan. melaporkan adanya sejumlah utang yang mungkin tidak terbayar saat akan jatuh tempo. Contoh informasi tersebu adalah pesanan. faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. panggilan telepon. sampai menyalurkannya. Akan tetapi. ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja. laporan persediaan. mengumpulkan. tujuan kantor didefinisikan sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman. seperti penyiapan faktur/kuitansi. masih ada fungsi lain dari kantor yaitu mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan di dalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. . penetapan harga. Sebagian informasi yang diberikan bersifat rutin. c) Mengatur Informasi (to arrange information) Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya ketika diberikan. sebagian bersifat khusus.c) Kallaus dan Keeling. pelayanan kantor secara terpisah (desentralisasi) mungkin tidak diperlukan. Fungsi Kantor Menurut Mills. Kelima fungsi tersebut harus dilaksanakan dalam setiap organisasi. Mills memperluas menjadi fungsi kantor (pekerjaan yang dilakukan) yakni sebagai berikut: a) Menerima Informasi ( to receive information) Menerima informasi dalam bentuk surat. atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan seperti rician negosiasi. dll.

Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi: Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada. Misalnya kertas. tata usaha dan humas. keuangan. b)Perantara Kantor bertindak sebagai pusat pelayanan yang menghubungkan antarbagian dalam organisasi. Perbekalan/Peralatan Kantor Pengantar Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan. klip/penjepit kertas dsb. Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya penggaris. Selain lima fungsi di atas kantor masih mempunyai empat fungsi yaitu: a) Pusat syaraf administrasi dan perencanaan kebijaksanaan Sebagai badan eksekutif . Administrasi dalam hal ini adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu. c) Koordinator Mengawasi dan mengkoordinasi seluruh kegiatan organisasi. hecter/stepler. pita mesin dsb. komputer. Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor. Unsur-unsur dari administrasi : pengorganisasian. dsb. Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada. Misalnya mesin tik. Misalnya intercom. pesawat dan interior kantor. lemari. Misalnya meja. tinta. OHP. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. karbon. Macam-macam Peralatan Kantor Seperti dijelaskan di muka bahwa perbekalan kantor ada 5 macam yaitu : Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Memilih Peralatan Kantor Peralatan/perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu : Perabot. personalia. tanpa adanya perbekalan kantor yang memadahi tak mungkin ada hasil kantor yang baik. stensil. komunikasi. Untuk lebih jelasnya apa saja perbekalan kantor itu mari kita pelajari materi berikut. Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan. mesin. Misalnya kertas. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. peralatan/perlengkapan. amplop. . kursi. d)Penghubung dengan publik Mengadakan hubungan dengan pihak luar organisasi dan memberikan dukungan terhadap organisasi.Kantor adalah pelayanan dari manajeman. fax. mesin foto copy dsb. amplop. gunting dsb. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. kantor harus bertindak sebagai pusat administrasi. telepon. rak dsb.

Berikut ini contoh daftar kebutuhan perbekalan/ perlengkapan suatu kantor. vas bunga. lampu.Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar. Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/gunakan maka harus didaftar dahulu kebutuhan perbekalan/perlengkapan yang dibutuhkan. . Identifikasi KebutuhanUntuk dapat memilih peralatan kantor dengan tepat maka harus tahu tentang kebutuhannya. dsb. karena pada dasarnya tepat tidaknya pemilihan peralatan tergantung dengan kesesuaian kebutuhan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful